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Le renforcement du CICF a pour objectif de permettre aux tablissements de disposer dune comptabilit
fiable, support indispensable dune gestion de qualit. Afin de permettre aux tablissements passs au r-
gime des responsabilits et comptences largies de progresser en ce domaine, le ministre de lenseigne-
ment suprieur et de la recherche et le ministre de lconomie et des finances ont conu le prsent guide
pratique. Destin aux acteurs oprationnels, ce guide sappuie sur les tmoignages et lexprience dexperts,
runis spcifiquement. Il a pour objet dillustrer lensemble des tapes qui doivent conduire la production
dune cartographie des risques et dun plan daction, partir de cas concrets.
Nous remercions lensemble des experts qui ont contribu la production de ce guide de leur participation
et de leurs travaux au service de la communaut des acteurs de la matrise des risques comptables et finan-
ciers des tablissements publics caractre scientifique, culturel et professionnel.
En esprant que ce document rponde vos attentes et contribue au renforcement de la dmarche au sein
de votre tablissement, nous vous en souhaitons une bonne lecture.
"
Le directeur, adjoint au directeur gnral des Le directeur des affaires financires du ministre
finances publiques, charg de la gestion publique de lenseignement suprieur et de la recherche
C. valuation de lexistant 9
CHAPITRE II
LES STRUCTURES DE GOUVERNANCE : QUEL RLE, QUELLES PRATIQUES ?
I. Un pilotage par des structures de gouvernance collgiales situes au plus haut de la hirarchie de lta-
blissement
Luniversit Paris Sud et la composition dun comit de pilotage gomtrie variable 10
II. Un accompagnement technique par un ou des rfrents, positionns un niveau lev, ventuellement
soutenus par des relais dans les composantes ou directions oprationnelles
Lorganisation de la dmarche et le positionnement du rfrent luniversit Paris Est Crteil
Luniversit Paris Sud et la nomination de pilotes de processus 11
CHAPITRE III.
LES RISQUES EN ENVIRONNEMENT EPSCP :
COMMENT LES IDENTIFIER ET LES HIRARCHISER ?
CHAPITRE IV.
COMMENT ACTIVER LES LEVIERS DU CONTRLE INTERNE?
CHAPITRE V.
LVALUATION : COMMENT SASSURER DU BON FONCTIONNEMENT
DE SON DISPOSITIF DE MATRISE DES RISQUES COMPTABLES ET FINANCIERS?
A. Laudit interne : une fonction qui contribue au renforcement de la matrise des risques 34
C. Audit interne et matrise des risques : deux dmarches qui se compltent et simbriquent
Tmoignage : la fonction daudit luniversit de Strasbourg 36
BIBLIOGRAPHIE 42
L
es tablissements publics caractre scien- tablissement. Il a t conu partir de tmoignages
tifique, culturel et professionnel (EPSCP), dtablissements dans lesquels la dmarche a dj
au rang desquelles figurent notamment les progress. Il constitue une boite ides adap-
universits, occupent une place importante te lenvironnement des EPSCP venant compl-
au sein du compte 26 du compte gnral ter le cadre de rfrence de la matrise des risques
de ltat, la valeur de ses participations financires. financiers et comptables dans les tablissements
Le renforcement de la dmarche de contrle interne publics nationaux. Les rfrents sont invits utiliser
comptable et financier (CICF) ou matrise des les conseils compils dans ce guide en fonction du
risques comptables et financiers dans les EPSCP degr davancement de la dmarche dans leur ta-
reprsente donc un enjeu important de fiabilisation blissement.
des comptes de ltat.
De gauche droite : Marylne LACOURARIE (Paris Sud XI), Franoise GRANI-CARBONELL (MESR), Nathalie
MERCIER (Toulouse III), Valrie JARLAUD-VIALLE (DGFiP), Gabrielle COCCHI (Bordeaux I), Jean-Luc PAIN (CBCM),
Jean Pascal CHAPAT (MESR), Guylaine CAVAILLES (Toulouse III), Pascale LENEINDRE (Bordeaux II), Serge
BOURGINE (AMUE), Anita PANETIER (Bordeaux IV), Jrme POZUELOS (ENS Cachan), Sandrine IRAGABA (Univer-
sit Paris Est Crteil Val de Marne), Jean-Gilles HOARAU (Association des agents comptables duniversits), Mohana
ODEIDE (Bordeaux IV), Christian JOSEPH (Paris II).
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CHAPITRE I
I. Pour aborder la dmarche risques. Il ne sagit donc pas de mettre en uvre une
dmarche nouvelle, mais de faire voluer et dappro-
fondir, le cas chant, la dmarche existante.
A. Dfinition : quest-ce que le contrle interne
comptable et financier ? Lapport de la dmarche se vrifie diffrents
niveaux :
Le contrle interne comptable et financier, dfini
comme lensemble des dispositifs formaliss et - introduction, dans un cadre normalis, de struc-
permanents choisis par lencadrement, mis en uvre tures de pilotage de la dmarche (comit de gou-
par les responsables de tous niveaux pour matriser vernance, cf. chapitre II) ; ces structures permettent
le fonctionnement de leurs activits financires et pa- notamment de sensibiliser des services qui nont
trimoniales [] et donner une assurance raisonnable pas forcment conscience de participer la fonc-
quant latteinte de lobjectif de qualit des comptes, tion comptable et financire de ltablissement ;
cest--dire de leur fidlit la ralit conomique,
patrimoniale et financire , est un outil essentiel - passage dune conception des oprations comp-
pour satisfaire lexigence constitutionnelle de rgu- tables et financires fonde sur la notion de pure r-
larit et de sincrit des comptes des administrations gularit une conception fonde sur une approche
publiques. par les risques et les enjeux. Sans pour autant
abandonner la notion de rgularit des oprations,
Selon la Cour des comptes, entre dans le champ la dmarche propose dorienter laction en fonction
du contrle interne comptable, lensemble des opra- dune hirarchisation des risques et des enjeux ;
tions ayant une incidence financire, depuis leur fait
gnrateur jusqu leur dnouement comptable . - mise en place dune veille externe permanente afin
de matriser les risques et rflexion continue sur
B. Lapport de la dmarche pour les EPSCP lefficacit des procdures internes luvre ;
Toute organisation dispose par construction dun - formalisation de la traabilit de lactivit comptable
contrle interne, cest dire dune dmarche lui per- et financire, dans une perspective damlioration
mettant datteindre ses objectifs en matrisant ses de lauditabilit des comptes.
titre dexemple, lENS Cachan a choisi de travailler dans un premier temps sur trois circuits priori-
taires : la gestion des missions, la gestion des heures complmentaires, la gestion de la cration de tiers
dans le systme dinformation. Malgr un poids financier faible en comparaison avec des activits comme
la gestion de la paie, les achats ou les recettes, ces processus taient sources de nombreuses frictions en
interne, dune mobilisation surdimensionne des agents, de dlais de traitement incompatibles avec les
objectifs oprationnels de ltablissement et prsentaient un risque de dgradation de limage de lcole
auprs des intervenants extrieurs.
En partant dun objectif de matrise fonde sur la mise en place de rgles claires, documentes et connues
de tous, lapport du dispositif de contrle interne et de la dmarche qualit, initis par lcole, a t de
favoriser la mobilisation de diffrents acteurs du circuit : les gestionnaires en charge du fait gnrateur, les
services centraux en charge des contrles, diffrents chefs de service et ce, afin de travailler collective-
ment la mise en place de circuits rationaliss.
Ce choix stratgique de la direction et du comit de pilotage du projet a permis de dmontrer concrte-
ment quune dmarche de contrle interne peut aboutir augmenter la matrise dun processus par une
simplification des circuits, un accs facilit la documentation dans une recherche permanente datteinte
des objectifs oprationnels.
La suppression de contrles en doublon, la mise en place de circuits de signature simplifis ont ainsi fluidifi
le traitement administratif de ces dossiers et ont permis de redployer lactivit de contrle sur des risques
enjeux financiers plus importants et ainsi, ladhsion au projet par les acteurs a pu tre renforce.
Jrme POZUELOS,
Responsable qualit et contrle interne, rfrent matrise des risques - Janvier 2012
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C. valuation de lexistant La bonne comprhension par les acteurs des enjeux
de la dmarche est essentielle son bon fonction-
Pralablement au renforcement du contrle interne nement. La dmarche de matrise des risques peut
comptable et financier, il est ncessaire den valuer effectivement paratre technique. Au del de cette
le degr de formalisation. Cette premire tape per- dimension technique, elle questionne des choix de
mettra de faire le point sur les forces et faiblesses gestion quelle contribue clairer : diagnostiquer
de la dmarche dans ltablissement et orientera en le processus stocks permet par exemple de sinter-
partie le travail. roger sur la pertinence et la redfinition ventuelle
de la politique dachat de ltablissement ; ltude
Pour valuer lexistant, la DGFiP propose un ques- des provisions pour allocation de perte demploi et
tionnaire dauto-valuation (cf. annexe IX). Ce ques- indemnits de licenciement permet ltablissement
tionnaire peut tre complt et amend en fonction de sinterroger sur sa politique de recrutement de
des spcificits de ltablissement. personnels contractuels. La bonne comprhension
des enjeux de la dmarche, pralable son renfor-
cement, constitue en pratique un facteur de russite
II. Quelques recommandations pratiques en permettant chacun des acteurs de sapproprier
la dmarche.
A. Sengager progressivement en slectionnant un
processus permettant de communiquer positive- Aprs un travail pralable de recensement de la do-
cumentation existante (Agence de mutualisation des
ment et de valoriser la dmarche
universits et des tablissements denseignement
suprieur - AMUE, Direction gnrale des Finances
Le renforcement de la dmarche sur un processus
publiques - DGFiP, Ministre de lEnseignement
pilote(1) permet daffiner la mthode, de mieux matri-
suprieur et de la recherche - MESR) le projet doit
ser les risques du projet et de communiquer ensuite
sappuyer sur les comptences dj prsentes dans
sur la base dune bonne pratique.
ltablissement (contrle qualit, agence comptable,
contrle de gestion,).
Le renforcement sur le processus choisi pourra tre
loccasion :
Par ailleurs, le contrle interne tant constitu dun
corpus relativement technique il est recommand,
- de valoriser le travail dj ralis ;
pour les personnes rfrentes, de recourir un
- de quantifier les gains ou lamlioration des condi-
cycle de formation. Plusieurs organisme (notam-
tions dexercice des missions par les services ges-
ment lIGPDE - Institut de la gestion publique et du
tionnaires et lagence comptable ;
dveloppement conomique) offrent des formations
- de montrer les simplifications et allgements ap-
adaptes aux enjeux du renforcement du CICF au
ports aux dispositifs de CICF antrieurement en
sein des administrations publiques et plus particuli-
place ;
rement des oprateurs de ltat.
- de rsoudre les difficults dun processus chroni-
quement source de difficults.
Il convient de noter que sensibilisation et formation
font elles-mmes parties de la dmarche de matrise
Il convient alors de choisir un processus simple pour
des risques.
ne pas allonger les dlais du retour sur investisse-
ment.
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CHAPITRE II
Identifier les structures responsables de la matrise des risques comptables et financiers est un pralable
la dmarche. Compte tenu du champ large du contrle interne ainsi que de son ventuel impact sur lorga-
nisation de linstitution, les structures qui portent la dmarche doivent bnficier dun rattachement adquat.
I. Un pilotage par des structures de gouver- lisation inutile de ressources humaines. Lobjectif
nance collgiales situes au plus haut de consiste plutt organiser des synergies entre les
diffrentes dmarches qui sintressent aux affaires
la hirarchie de ltablissement
financires et comptables : prparation de la certifi-
cation par les commissaires aux comptes (puisque
Deux structures collgiales peuvent piloter la d-
la certification repose sur la qualit du dispositif de
marche.
contrle interne), prparation des documents bud-
gtaires et comptables prsents en conseil dad-
- Une structure dappui (de type comit de pilotage)
ministration, dploiement dune dmarche qualit
assure la dfinition de la stratgie, les arbitrages,
(intrinsquement lie au contrle interne), contrle
la coordination et le suivi des travaux. Elle est posi-
interne comptable et financier La mme structure
tionne au plus prs de la prsidence ou de la direc-
peut par exemple tre runie en formation comit
tion gnrale des services, associant, notamment
de pilotage du contrle interne, ou en formation
lagence comptable, les directions oprationnelles
comit de pilotage de la dmarche qualit. Cette
ainsi que, entre autres, les services informatiques.
organisation est dautant plus intressante que le
comit de pilotage pourra effectuer ses arbitrage
- Une structure de niveau suprieure (de type conseil
sur une dmarche en intgrant galement des don-
dadministration) est informe des grandes orienta-
nes lies une autre dmarche.
tions du contrle interne comptable et financier.
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Luniversit Paris Sud et la composition
dun comit de pilotage gomtrie variable
Luniversit Paris Sud a distingu deux phases sa dmarche de matrise des risques : une premire
phase en mode projet , et une seconde en mode consolidation .
Le comit de pilotage est constitu dun noyau dur dans lequel figurent : un porteur politique (le vice pr-
sident valuation Pilotage Performance ), lagent comptable, le directeur financier et des pilotes de
processus.
En mode projet , le comit est renforc par un chef de projet assist dun stagiaire. Ces derniers ont
notamment un rle de sensibilisation des acteurs et didentification des atouts et des faiblesses de lta-
blissement pour dployer la dmarche.
En mode consolidation , ce chef de projet est remplac par un qualiticien, qui est galement nomm
rfrent technique permanent du contrle interne. Celui-ci a un rle daccompagnement des acteurs dans
la dmarche et de reporting sur le bon fonctionnement du dispositif de contrle interne.
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IV. Un dialogue formalis avec les acteurs ce qui augmente sa lgitimit et son acceptation par
les acteurs en charge de sa mise en uvre. Cela
Pour favoriser le dmarrage de la dmarche, certains permet galement didentifier de bonnes pratiques
tablissements ont choisi de formaliser les changes sur le terrain.
entre les acteurs chargs de sa conception et de sa
mise en uvre. La formalisation du dialogue entre acteurs peut
prendre la forme de groupes de travail consacrs
Cette approche, par exemple retenue par lcole nor- ltude dun processus, qui runissent diffrents ac-
male suprieure de Cachan, prsente lavantage din- teurs des services concerns par le processus.
troduire une dimension participative la dmarche,
La mthodologie retenue sest appuye sur loutil ACIDUES mis disposition par le Ministre de lEnsei-
gnement Suprieur et de la Recherche. Lobjectif tait de faire un premier tat des lieux de la matrise des
risques sur des processus cls afin de dimensionner la dmarche entreprendre dans un second temps.
En tant adapt aux enjeux et aux risques des EPSCP, loutil constitue un guide pertinent pour cette phase
en amont.
Les actions entreprises ont t hirarchises en fonction de leur impact financier, la masse salariale (69%
du budget 2011), le patrimoine (11%) et les contrats de recherche (6%) tant les plus gros postes du bud-
get de notre tablissement.
Pour chacun de ces processus cl, des pilotes de processus ont t nomms. Ces pilotes de processus
ont pour fonction de sassurer de la ralit et de lefficacit du dploiement de la dmarche sur les pro-
cessus concerns et deffectuer un reporting sur les ventuels difficults rencontres par les acteurs de
terrain. Ils ont ainsi une fonction de liant entre les acteurs en charge de llaboration et du pilotage de
la dmarche et les acteurs en charge du dploiement de la dmarche.
LENS Cachan a fait le choix de sappuyer sur une approche par processus pour le dploiement de son
dispositif. Son organisation est ainsi modlise selon une cartographie qui regroupe des macro-pro-
cessus . Pour chacun dentre eux, un pilote a t dsign. Il sagit le plus souvent dun chef de service
ou dun membre de la direction. Ainsi, outre ses structures de gouvernance : un comit stratgique et un
comit de pilotage, le dispositif sappuie sur les pilotes de processus pour sensibiliser, au plus prs du ter-
rain, les acteurs la dmarche qualit et au dispositif de contrle interne. Au dmarrage de la dmarche,
les pilotes des processus support se runissent 1 2 fois par mois pour tre informs de lavancement
des travaux et pour remettre un avis sur les documents produits avant quils soient prsents la direction
pour validation.
En parallle, des groupes de travail thmatiques (achat, recettes, documentation, etc.) ont t constitus
avec une dizaine de gestionnaires volontaires issus de diffrents services. La finalit de ces groupes de
travail est de pouvoir sappuyer sur les acteurs qui se situent en premire ligne de la mise en uvre op-
rationnelle des procdures et ce, afin de capitaliser lexprience acquise et denrichir lanalyse des risques
des diffrents retours dexprience.
Ces groupes de travail doivent galement permettre, travers une vision partage par les services repr-
sents, de favoriser les changes et didentifier les actions damlioration pertinentes qui permettront de
renforcer la matrise des processus de ltablissement.
Jrme POZUELOS,
Responsable qualit et contrle interne,
rfrent matrise des risques
Mars 2012
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Lorganisation de la dmarche lUniversit Paris Est Crteil Val de Marne
Compte tenu de ses incidences sur le fonctionnement et les mthodes de travail des services et com-
posantes, et de limportance de la qualit des comptes dans une perspective de pilotage de luniversit, le
CICF a naturellement vocation tre port et pilot au plus haut niveau. Cette dmarche est rattache
la DGS et pilote par le COPIL (le Comit de pilotage et de suivi du CICF).
- le prsident ou son reprsentant (un de ses vice-prsidents en fonction des thmes abords),
- le directeur gnral des services et/ou son reprsentant (le directeur gnral des services adjoint aux
affaires financires),
- la directrice des services financiers,
- lagent comptable,
- un directeur de composante, un responsable administratif de Composante,
- un reprsentant de la direction du dveloppement,
- le rfrent du CICF au sein de ltablissement.
En fonction des thmatiques abordes, dautres personnes peuvent tre ponctuellement invites parti-
ciper au comit (Chefs de services, agents, etc.)
Le rfrent du CICF est rattach la Direction Gnrale des services. Il est charg dimpulser et de mettre
en uvre la dmarche du CICF, tout particulirement dans la perspective de la certification des comptes
des universits issue de la loi relative aux liberts et responsabilits des universits (LRU). Il travaille en
troite collaboration avec la cellule danalyse et daide au pilotage tout particulirement le qualiticien de la
cellule.
Depuis la mise en place du CICF quatre processus ont t labors et valids par le COPIL :
- La gestion de la paye du personnel
- La commande publique
- Les contrats de recherche
- La prparation et gestion des missions
Ces processus ont t dploys avec les services et composantes concerns. Le rfrent CICF dispose des r-
frents techniques dans les services et les composantes qui sont ses interlocuteurs directs en matire de CICF.
Les documents relatifs aux processus labors sont diffuss sur lintranet de luniversit et sont acces-
sibles dans lespace finances sous rubrique CICF .
Sandrine IRAGABA
Responsable du contrle interne financier et comptable
Rfrente matrise des risques
Fvrier 2012
13
CHAPITRE III
14
raison pour laquelle des choix, fonds sur une ap- commissaires aux comptes des 73 universits certi-
proche par les risques et par les enjeux, doivent tre fies pour lexercice 2011 et dans les rapports daudit
formaliss par ltablissement afin de dterminer les comptable et financier de la DGFiP depuis 2006.
processus et les zones de risques quil sagira de fia-
biliser en priorit. 2. Un premier constat utile au lancement de la d-
marche
Lanalyse de la dmarche de matrise des risques
dans les EPSCP se concentre prioritairement sur Cette approche macro des risques comptables et
les quatre processus porteurs des plus gros enjeux financiers permet de faire assez facilement un pre-
financiers : mier constat, didentifier les zones de fragilit sur les
quatre processus enjeux et dlaborer un premier
- Rmunrations ;
plan daction en vue de les matriser.
- Parc immobilier ;
- Contrats de recherche ; Elle permet galement de tester le bon fonc-
- Commande publique. tionnement des instances de gouvernance et
damorcer la dmarche. Une fois la cartographie
Cette analyse des acteurs est conforte par les rap- des risques mme incomplte et le plan dac-
ports de la Cour des comptes(3) , par celle des com- tion associ adopts en comit de gouvernance, la
missaires aux comptes des tablissements et par dmarche est effectivement lance et aboutira natu-
les diffrents rapports daudit labors par la DGFiP rellement un enrichissement progressif des docu-
dans les universits. ments de pilotage.
La DGFiP et le MESR recommandent donc aux Cette premire approche macro dbouche effec-
EPSCP de se concentrer dans un premier temps sur tivement assez naturellement sur la programmation
ces processus enjeux. dactions de diagnostics. Une fois identifies les
zones de fragilit portes par certains processus
II. Les mthodes didentification et de cota- enjeux, les plans dactions peuvent programmer
un diagnostic sur le processus le plus critique afin
tion des risques davoir une ide plus prcise des risques quil porte
et des actions mener afin de les rduire.
A. Une premire approche gnrale des risques
comptables et financiers B. Approfondir dans un second temps : lapproche
par diagnostics
1. Des sources multiples
1. Les diagnostics de processus par rfrentiels
Dans un premier temps, certains EPSCP choisissent de contrle interne comptables et rfrentiel de
dlaborer une cartographie des risques gnrale contrle interne organisationnel
ou macroscopique : elles se concentrent sur un
nombre limit de risques majeurs quelles ont identi- La direction gnrale des Finances publiques met
fis partir de diffrentes sources. la disposition des tablissements publics et des op-
rateurs de ltat 19 rfrentiels de contrle interne
Ces sources sont constitues la plupart du temps de qui listent de manire trs dtaille, par processus,
rapports daudits comptables et financiers mens par les risques susceptibles dintervenir tout le long des
la direction gnrale des Finances publiques ou de oprations qui composent la chane comptable et fi-
rapports de la Cour des comptes. Dans le cadre du nancire dun processus (pour cela, chaque proces-
passage aux responsabilits et comptences lar- sus est dcoup en procdures, tches, oprations).
gies, les universits accdant ce rgime ont fait
lobjet dun programme daudit resserr, qui consti- Les rfrentiels de contrle interne (RCI)
tue autant de sources dans lesquelles puiser pour
laborer une premire cartographie des risques. Les Pour chaque risque identifi, une action correctrice
rapports annuels des commissaires aux comptes, est propose, en fonction des trois leviers du contrle
qui certifient les comptes des universits, constituent interne. Les RCI sur les processus Parc immobi-
galement une source privilgier. Pour les univer- lier , Commande publique et Rmunrations
sits qui se sont dotes dun service daudit interne, peuvent plus particulirement intresser les EPSCP
les rapports de ce service peuvent galement tre au regard de leur activit et des processus enjeux
prcieux. identifis.
Afin de faciliter ce travail macro , les annexes I IV Ce sont les chefs des services concerns par le pro-
listent, pour les quatre processus enjeux voqus cessus qui slectionnent la partie du rfrentiel qui
ci-dessous, les risques majeurs relevs dans les rap- les concerne et tudient avec les oprationnels les
ports de la Cour des comptes, dans les rapports des risques qui sont susceptibles dintervenir sur les op-
rations quils passent au quotidien. titre dexemple,
(3) Cf. le rapport de la Cour des comptes sur le passage des universi-
ts aux responsabilits et comptences largies ainsi que ses rapports
le rfrentiel Parc immobilier fait intervenir trois
successifs sur la certification des comptes de lEtat (www.ccomptes.fr) catgories dacteurs :
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- les services gestionnaires qui peuvent grer des en forme de retour dexprience leur permet souvent
biens immobiliers sous lautorit de lordonnateur ; de dgager des bonnes pratiques afin dadapter leur
technique de diagnostic pour les processus suivants.
- un service ddi au suivi du parc immobilier, charg Il est important de dvelopper un savoir faire en la
de centraliser linformation sous lautorit de lor- matire.
donnateur (ce service peut tre le service financier,
ou une structure en dpendant) ; Ces rfrentiels sont enfin modulables en fonction
de lorganisation des tablissements. Il est possible
- lagence comptable. de les complter. Il est galement possible que cer-
tains types de risques, propres lenvironnement
Les responsables de ces trois catgories de services EPSCP, naient pas t pris en compte. cet gard,
slectionnent, dans le rfrentiel Parc immobilier , les diagnostics par RCI sont complmentaires de la
la partie qui concerne leur activit et mnent le dia- mthode de diagnostic dveloppe par le ministre
gnostic, en lien avec les agents qui passent les op- de lEnseignement suprieur et de la recherche.
rations.
2. Les diagnostics par ACIDUES
Ce nest donc pas directement au rfrent contrle
interne de mener le diagnostic. Cependant, on ob- Afin de faciliter lamorce dun contrle interne, le
serve dans la plupart des cas, que ce rfrent est ministre de lEnseignement suprieur et de la re-
en pratique en charge de consolider le diagnostic en cherche a mis la disposition des tablissements un
centralisant linformation transmise par les diffrents outil dinitiation au contrle interne, ACIDUES (Auto-
services qui ont identifi les risques. Il a galement diagnostic de la matrise des risques des Universits
une fonction dassistance aux chefs de service, dans et des tablissements dEnseignement Suprieur),
lhypothse o ceux-ci auraient des difficults utili- ainsi que des questionnaires permettant de mesurer
ser le rfrentiel. le niveau global de matrise des risques lis un pro-
cessus donn.
Les grilles de diagnostic
Ainsi, ACIDUES donne pour chaque grande tape
Des grilles de diagnostic , qui dclinent sous la forme dun processus donn, une valeur chiffre valuant
de questions les rfrentiels de contrle interne, le niveau de risque. Cet outil est un premier support
existent galement et permettent dutiliser les RCI dentre dans la dmarche de contrle interne comp-
de manire plus simple pour les chefs de service. table et financier. Il permet de mettre en vidence et
Il en existe ce jour pour les processus Com- de hirarchiser les risques auxquels ltablissement
mande publique , Rmunration et Frais de est expos, et de donner de premiers lments de
dplacement . constat pour orienter llaboration dun plan daction
visant amliorer la prise en charge de ces risques. Il
Il existe par ailleurs un rfrentiel de contrle interne nest pas en revanche destin soutenir lensemble
organisationnel (RCIO) ainsi quune grille de dia- de la dmarche de contrle interne comptable et
gnostic associe, qui identifie les risques transver- financier quil convient de mettre en place.
saux ports par lorganisation financire, comptable
et informatique de ltablissement. Il est structur de Cet outil est en ligne sur lintranet de la direction des
la mme manire que les RCI pour les processus, et affaires financires du ministre de lEnseignement
son utilisation est similaire. suprieur et de la recherche (intradaf) :
Les EPSCP peuvent programmer des diagnostics - http://idaf.pleiade.education.fr/
en fonction des enjeux financiers ports par les pro-
cessus et des zones de fragilit quils identifient, - nom dutilisateur : ven, mot de passe : zen
mais galement en fonction des moyens humains - rubrique budget et comptabilit > sous-rubrique
quils peuvent consacrer au diagnostic. Cette pro- contrle interne comptable
grammation est souvent formalise dans des plans
de contrle interne et valide en comit de pilotage - kit acidues V3
du contrle interne, ce qui confre une lgitimit
la dmarche de diagnostic et aux acteurs qui vont la Cinq fiches de procdures sont traites :
mettre en uvre.
- Recettes,
Certains tablissement choisissent dentrer dans
la dmarche de diagnostic en se concentrant sur - Patrimoine immobilier,
le diagnostic dun processus : une fois celui-ci la- - Rmunrations,
bor, ils analysent les difficults auxquelles ils ont - Contrats de recherche,
t confronts et les atouts sur lesquels ils ont pu - Gestion des marchs.
sappuyer pour mener le diagnostic. Cette analyse
(4) Ces rfrentiels sont tlchargeables sur le site de la performance
publique ladresse suivante : http://www.performance-publique.budget.
gouv.fr/la-nouvelle-gestion-publique/les-operateurs-de-letat.html
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Luniversit Paris Sud et lchange avec les acteurs
Dans le cadre du diagnostic portant sur son processus march publics , le rfrent matrise des risques
de luniversit de Paris Sud a consult les diffrents acteurs intervenant tout au long de la chane finan-
cire et comptable. Cette consultation a pris la forme dentretiens rpartis sur trois mois entre le rfrent
et chaque personne du service central des marchs, la responsable achat et les rfrents achat des com-
posantes de luniversit.
A titre dexemple, ces entretiens ont permis de faire merger un certain nombre dlments de fragilit
pour les acteurs du service central des marchs, par exemple :
- ce service reoit les demandes de la Direction du patrimoine et/ou des services techniques au coup par
coup sans planning de programmation des travaux ;
- le nouvel outil de gestion SIFAC a introduit un certain nombre de perturbations : changement annuel des
noms des marchs, incohrence entre la logique de march et celle des bons de commande, absence
de web SIFAC pour informer les utilisateurs ;
- suivi de la vie des marchs sur Excel sans alerte automatique pour signaler la fin prochaine dun march
et prparer son renouvellement
Tous ces lments permettent dapprofondir lanalyse faite dans le cadre du diagnostic par rfrentiel
de contrle interne ou par ACIDUES. Ils permettent galement aux acteurs dexprimer des difficults qui
pourront peut-tre faire lobjet dune action si elles savrent corrles un risque.
3. La connaissance des oprationnels effet pas possible de traiter de front lintgralit des
risques identifis dans le cadre dun diagnostic de
Les oprationnels qui interviennent sur les proces- processus. Il serait par ailleurs contre-productif de se
sus enjeux sont probablement les acteurs qui concentrer sur la rduction dun risque mineur aux
dtiennent la meilleure connaissance des risques dpens dactions de matrise des risques majeurs.
qui psent sur ces processus. Cette source dinfor-
mation doit donc tre valorise. Cest le sens de la Il convient ds lors de hirarchiser les diffrents types
dmarche de luniversit de Paris-Sud, dans le cadre de risques afin de dterminer les actions mettre
du diagnostic effectu sur son processus marchs en uvre en priorit pour les traiter. La plupart des
publics (voir encadr ci-dessus). EPSCP utilisent ainsi des techniques de cotation qui
permettent dobjectiver les arbitrages effectus
Lchange avec les oprationnels permet de compl- dans les actions de traitement des risques.
ter et denrichir les constats effectus dans le cadre
de la dmarche de diagnostic. Ces techniques de cotation des risques comp-
tables et financiers sont variables, mais les EPSCP
Cet change permet galement de partager avec les retiennent globalement une mthode qui prend en
acteurs le diagnostic effectu. Ces derniers tant compte trois critres :
lorigine des actions qui vont tre mises en uvre
afin de rduire les risques identifis, il est important
- limpact du risque ;
que le constat soit partag et accept. Une bonne
appropriation par les acteurs constitue un gage de - la probabilit doccurrence du risque ;
succs dans la mise en uvre ultrieure du plan - le niveau de matrise par les oprationnels.
daction.
La plupart des tablissements positionnent ainsi
C. La cotation des risques chaque risque sur une grille en fonction de leur ni-
veau de criticit, qui correspond limpact du risque
La difficult, une fois les risques identifis et recen- multipli par sa probabilit doccurrence. Sur une
ss, consiste souvent les hirarchiser. Il nest en chelle de cotation allant de 1 (impact et probabilit
17
faibles) 3 (impact et probabilit forts), les niveaux et les risques rsiduels en fonction de cette matrise
de criticit peuvent tre reprsents de la sorte : des risques par les oprationnels (voir annexe XV
pour une analyse plus dtaille).
Probabilit
3) 3 6 9 Lvaluation des risques lUniversit Paris Est
2) 2 4 6 Crteil Val de Marne
1) 1 2 3
1 2 3 Impact Trois critres sont retenus pour procder lva-
luation dun risque :
Certains tablissements affinent lanalyse en dis-
- limpact du risque (I) : mesure la gravit du risque
tinguant diffrentes catgories dimpacts et en attri-
sil se ralise ;
buant une cotation chaque catgorie. Il est ainsi
possible de coter spcifiquement limpact juridique et - la probabilit doccurrence (P) : exprime son de-
lgal, comptable et financier, oprationnel, et qualit gr de vraisemblance ou sa potentialit de sur-
avant den tablir une synthse. venance ;
- le niveau de contrle (C) : caractrise leffica-
Concernant limpact strictement financier, certains cit des actions mises en place pour matriser
tablissements dveloppent une approche par pro- le risque (au niveau de la probabilit ou de lim-
cessus. Ils dterminent ainsi limpact financier en pact).
fonction de la valorisation financire du processus
concern par le risque. Afin deffectuer cette valorisa- Ces trois caractristiques sont ensuite notes de
tion financire, ils procdent une revue analytique 15:
du bilan et du compte de rsultat. Ainsi, si le pro-
cessus reprsente une part importante du bilan ou - une note de 1 signifie un impact faible, un risque
du compte de rsultat, limpact sera jug significatif ; trs peu probable et un niveau de contrle lev ;
inversement, si le processus est financirement mar- - une note de 5 signifie un impact majeur, une forte
ginal sur le bilan ou le compte de rsultat, limpact probabilit doccurrence et un contrle faible voir
sera jug faible. titre purement indicatif, certains inexistant.
tablissements considrent que :
La hirarchisation des risques se fait travers
- le risque est lev si le processus reprsente plus deux codes :
de 20% de lactif ou du passif du bilan et/ou sil im-
pacte plus de 20% des produits et des charges du - un code chiffre : en multipliant pour chaque risque
compte de rsultat ; majeur les trois notes, on peut ainsi obtenir un
classement allant des risques les plus faibles
- le risque est moyen si le processus reprsente au (1 x 1 x 1 = 1) aux risques les plus importants
moins 10% de lactif ou du passif du bilan et/ou sil (5 x 5 x 5 = 125) ;
impacte au moins 10% des produits et des charges - un code couleur : trois couleurs sont retenues
du compte de rsultat ; le vert, lorange et le rouge. La couleur verte si-
gnifie que le risque est faible (< 18), la couleur
- le risque est faible si le processus reprsente moins orange signifie quil existe un risque fort ma-
de 10% de lactif ou du passif du bilan et/ou sil im- triser (entre 19 et 49) et la couleur rouge signifie
pacte moins de 10% des produits et des charges du quil subsiste un risque majeur traiter durgence
compte de rsultat. (> 50). Lattribution des couleurs la cotation des
risques (I*P*C) permet de rapidement visualiser
Aprs avoir positionn le risque sur cette chelle de les risques majeurs.
criticit en fonction de la probabilit doccurrence et Extrait du guide du contrle interne comptable et financier
de limpact, certains tablissements nuancent lana- Novembre 2010
lyse en intgrant le niveau de matrise du risque par
les oprationnels. Si un risque peut tre identifi
comme critique compte tenu de son impact potentiel, Ces techniques de cotation ont cependant des limites
il ne devra nanmoins pas ncessairement faire lob- quil faut avoir lesprit.
jet dune action prioritaire sil est matris par les op-
rationnels. Ce niveau de matrise sera quantifiable Tout dabord, elles ne prtendent pas une ob-
en fonction dlments probants : existence dune jectivit totale : le choix daffecter la note 2 ou
documentation des procdures, contrles formaliss 3 sur la probabilit doccurrence ou limpact
par les agents et le chef de service, contrles int- dun risque peut parfois tre difficile effectuer.
grs aux systmes dinformation, traabilit des op- De mme, le niveau de matrise du risque par les
rations, sparation des tches entre acteurs oprationnels peut parfois tre difficile valuer :
comment quantifier et restituer par exemple dans le
Cette rflexion sur le niveau de matrise du risque niveau de matrise lexprience qua un agent dune
par les oprationnels peut galement tre loccasion opration ? La cotation dun risque se fait donc la
didentifier les contrles redondants et inefficaces. plupart du temps dans le cadre dun change entre
LENS de Cachan distingue ainsi les risques bruts le chef du service concern dune part, les opra-
18
tionnels et le rfrent contrle interne dautre part. priorit, au risque de dresponsabiliser les acteurs.
Cest dans le cadre de ce dialogue qumerge Ainsi, ce systme de cotation ne doit pas se subs-
souvent un consensus concernant la cotation des tituer la dcision du comit de gouvernance du
risques, la vision de loprationnel tant ncessai- contrle interne, qui est le seul responsable en
rement diffrente de celle du chef de service et de matire darbitrages. Les pratiques rvlent sou-
celle du rfrent contrle interne. vent quaprs stre livr cet exercice, les acteurs
concerns par le processus dont les risques ont t
Ensuite, ce systme de cotation doit plus tre cots se runissent et changent sur les rsultats
considr comme un outil daide la dcision que de la cotation. Cet change permet de revenir sur
comme un systme infaillible. Il ne faut pas appli- certains rsultats, de les modifier ventuellement
quer de manire mcanique les rsultats dune et dtablir un diagnostic partag.
cotation pour dterminer les actions mener en
La ncessit danalyser les rsultats dun diagnostic : lexemple de lUniversit Paris Sud
Dans le cadre de la cotation des risques, le comit de pilotage se runit aprs un diagnostic sur un pro-
cessus afin :
- davoir un retour de la part des acteurs sur le processus diagnostiqu ;
- de complter, classer et amender les risques identifis comme critiques ;
- de prparer un plan dactions.
La runion a consist prsenter le document rsumant les rsultats de lauto-diagnostic ACIDUES sur
le processus contrats de recherche, ainsi qu rpondre aux questions sur les diffrents risques critiques
identifis et leurs signification.
1. Les taux de matrise des risques par sous-processus ne surprennent pas les participants, avec une fai-
blesse pointe et dj identifie sur le sous-processus Vie du Contrat (gestion administrative et financire
du contrat de recherche). A linverse, le sous-processus Conclusion du contrat est en cours de stabilisation
dans le cadre de la dmarche qualit.
2. Certains risques ne sont pas propres au Service dActivits Industrielles et Commerciales (SAIC) : par
exemple, le SAIC peut envoyer le bilan financier et le chercheur le bilan scientifique sparment au parte-
naire financeur. En particulier, cela dpend beaucoup du laboratoire et du chercheur avec lequel le SAIC
travaille (exprience, existence ou non dun administrateur). Ou le silence dautres services sollicits sur
certains problmes.
En plus du risque de ne pas respecter les impratifs du calendrier dvaluation financier et scientifique
identifi comme trs critique au sein dACIDUES, les intervenants indiquent que cela implique toute une
srie dautres risques associs : engager des dpenses en dehors du champ de validit du contrat, ne
pas solder les dpenses et titres imputs au projet, ne pas respecter les masses financires prvues au
contrat, ne pas mettre une facture .
lments extraits de la note de restitution du diagnostic contrats de recherche
Juillet 2010
III. Construire sa cartographie des risques et sation, documentation et traabilit), eux mme d-
son plan daction composs en facteurs de risque. Pour chaque levier,
il existe ainsi deux ou trois facteurs de risque.
A. laboration de la cartographie des risques
Pour le levier organisation, les risques se dcom-
Une fois les processus enjeux identifis, les risques posent principalement en :
diagnostiqus et cots, la dernire tape consiste
formaliser ces constats dans le cadre dune carto- - risques lis lattribution des tches : il sagit des
graphie des risques. Pour cela, les tablissements risques tenant labsence dattribution de fonctions
denseignement suprieur sinspirent en gnral du prcises aux acteurs, labsence de sparation des
modle de cartographie des risques propos par la tches qui leur incombent ou encore labsence de
DGFiP. supplance ;
- risques lis aux points de contrles : il sagit des
Ce modle propose une ventilation des risques en risques lis labsence, la non-pertinence ou linsuf-
fonction des trois leviers du contrle interne (organi- fisance des points de contrle ;
19
- risques lis la conservation des biens et valeurs :
il sagit des risques lis linsuffisance de scurits - valoriser, a contrario, les zones de forces pour les-
actives et passives destines assurer la sauve- quelles les leviers du contrle interne sont dj acti-
garde des actifs. vs. A ce titre, la cartographie contribue renforcer
la dmarche de matrise des risques comptables et
Pour le levier documentation, les risques se dcom- financiers sur les dispositifs qui existent dj.
posent notamment en :
La pratique des EPSCP en matire dutilisation de
- risques lis la documentation : il sagit des risques
ce modle de prsentation de la cartographie des
lis labsence ou linsuffisance de la documentation
risques est variable :
des procdures et de formalisation de lattribution
des tches ;
- certains EPSCP reprennent intgralement le mo-
- risques lis la formation : il sagit de risques lis dle de prsentation propos par la DGFiP ;
labsence ou linsuffisance de formation des acteurs
de la fonction comptable et financire. - dautres tablissements utilisent le modle propos
Pour le levier traabilit, les risques se dcomposent par la DGFiP comme outil de synthse. Aprs avoir
par exemple en : recens les risques par processus, les avoir cot
et prsent de manire dtaille dans un docu-
- risques lis lidentification des acteurs : il sagit
ment propre chaque processus, luniversit de
des risques lis labsence ou linsuffisance de for-
Paris Est Crteil a synthtis ces risques travers
malisation des contrles et des scurits daccs au
le modle de la DGFiP pour visualiser, de manire
systme dinformation ;
globale, les zones de risque par levier de contrle
- risques lis la traabilit des oprations : il sagit interne (cf. annexe XVII) sur un processus donn ;
des risques lis linsuffisance de scurit du sys-
tme dinformation pour assurer lintgrit des don- - dautres tablissements enfin utilisent la cartogra-
nes ou des conditions darchivage ne garantissant phie des risques qui dcoule de loutil ACIDUES
pas la conservation des pices justificatives. (cf. universit de Paris XI en annexe III). Cette car-
tographie est complmentaire du modle propos
Lobjectif est ainsi de ventiler tous les risques identi- par la DGFiP. Elle repose effectivement sur une
fis et cots pralablement en fonction de ces trois mthode qui permet de faire merger les risques
leviers du contrle interne, et au sein de chaque le- en identifiant les dispositifs de matrise absents et
vier, en fonction du facteur de risque. La cartographie les risques associs. Si elle ne ventile pas le risque
des risques est ainsi constitue du croisement entre en fonction des leviers du contrle interne, elle d-
cette ventilation par leviers du contrle interne et le taille la cotation du risque et renvoie aux leviers du
processus concern par les risques. La cartographie contrle interne en indiquant le niveau de matrise
se prsente sous cette forme (exemple avec les pro- par les oprationnels.
cessus commande publique et parc immobilier) :
Les tablissements sont invits utiliser le modle
Chaque risque est mentionn dans la case appro- DGFiP. Limportant est dintgrer la cartographie
prie et est identifi par un code couleur : rouge pour des risques les leviers du contrle interne afin davoir
un risque fort, orange pour un risque moyen et vert une vision claire et synthtique des axes damliora-
pour un risque faible. Une explication littrale peut tion.
tre ajoute pour chaque risque relev.
La cartographie des risques est systmatiquement
Lintrt dune telle prsentation est double : valide en comit de gouvernance du contrle in-
terne. Elle est la plupart du temps prsente par
- obtenir une vision globale et consolide, un mo- le rfrent CICF qui a galement accompagn les
ment donn et pour tous les processus de ltablisse- chefs des services concerns dans la ralisation du
ment, des zones o les risques sont levs, moyens diagnostic. Cest galement souvent le rfrent CICF
ou faibles. Elle permet ainsi didentifier les zones qui est charg de llaboration de la cartographie,
de fragilit quil convient de couvrir en priorit et les partir des informations tires du diagnostic que lui
axes damlioration en termes de leviers de contrle transmettent les chefs de service.
interne ;
20
B. laboration du plan daction enjeu, tout en restant dans un cadre de faisabilit.
Il est en effet contre-productif de fixer des objectifs
Le plan daction dcoule trs logiquement de la car- dmesurs, y compris dans une situation dgrade,
tographie des risques dans la mesure o le travail ou dinscrire des actions pour des risques somme
pralable de recensement et de hirarchisation des toute mineurs.
risques et des enjeux permet in fine de classer et
de hirarchiser les actions prioritaires devant figurer Ce sont des mesures de nature systmique qui
dans le plan daction. Llaboration de cet outil de figurent dans le plan daction. Les mesures ponc-
pilotage ne pose donc pas de difficult particulire tuelles de supervision sont appeles figurer dans
aux tablissements. le plan de contrle interne (cf. infra). Ces deux types
de mesures peuvent se combiner.
Pour les principaux risques dtects, le plan daction
mentionne laction de couverture de ce risque, ainsi Par exemple, si linventaire immobilier ncessite une
que la personne responsable de cette action, le dlai rorganisation des acteurs, il sagit dune action. Si
de ralisation de laction et ventuellement le pour- en revanche, le dysfonctionnement est li lab-
centage davancement, lorsque celui-ci est identi- sence de suivi correcte des numros dinventaire, un
fiable. Le modle propos par la DGFiP, largement contrle de supervision peut tre programm dans le
repris par les tablissements est le suivant (exemple plan de contrle interne.
avec les processus commande publique et parc im-
mobilier) : Le rfrent se charge en rgle gnrale de veiller la
Il est important que les actions prioritaires corres- mise en uvre du plan daction et sassure du niveau
pondent aux risques identifis comme forts puis davancement de chaque action.
moyens dans la cartographie des risques. La concor-
dance entre les deux documents doit tre la plus com- Le plan daction est valid en comit de gouvernance
plte possible. Les actions de couverture des risques en mme temps que la cartographie des risques as-
doivent par ailleurs tre suffisamment concrtes et socie. La cartographie des risques et le plan dac-
prcises pour que leur mise en uvre soit effective. tion doivent tre prsents annuellement au Conseil
dadministration.
Les actions peuvent tre annuelles ou pluri-an-
nuelles : limportant est de traiter les zones de risques
Commentaires sur
Risque Acteurs % avancement % avancement
Processus Action chance ltat davancement
dtect concerns M M-1
des actions
Commande
publique
Parc
immobilier
21
CHAPITRE IV
Afin de matriser les risques identifis, formaliss et hirarchiss dans la cartographie des risques, les ta-
blissements dfinissent des actions. Ces actions vont activer un ou plusieurs des leviers du contrle interne.
Ces leviers sont au nombre de trois : organisation, documentation et traabilit.
Les contrles de supervision contemporains consti- Une procdure sur la gestion de la paye du per-
tuent un passage oblig , un contrle clef intgr sonnel a t formalise en troite collaboration
au droulement de la procdure. Ils sont exhaus- avec lagence comptable et le rfrent du CICF.
tifs et ne rpondent pas une priodicit donne, Cette dernire est accessible sur intranet du per-
puisquils sont directement lis la mise en uvre sonnel. Elle est actualise semestriellement, et
dune procdure ncessitant une validation (informa- ponctuellement si besoin.
tique et / ou scripturale). Extrait du guide du contrle interne comptable et financier
Novembre 2010
Les contrles de supervision a posteriori sont des
contrles qui ne sont pas intgrs aux procdures
et qui interviennent aprs le dnouement de la pro- 1. laborer et valider le plan de contrle interne :
cdure ; ils fonctionnent par chantillonnage ou limportance de lchange entre acteurs
peuvent tre exhaustifs.
Les diffrentes pratiques des EPSCP rvlent que le
En matire de dpense, le comptable peut moduler plan de contrle interne est systmatiquement la-
ses contrles dans le cadre dun plan de contrle hi- bor par le chef du service concern par les opra-
rarchis de la dpense ou de contrle allg en par- tions du processus qui fait lobjet des contrles. Cette
tenariat, aprs avoir valu la qualit des procdures laboration se fait en rgle gnrale en lien avec le
mises en uvre (et donc le contrle interne). rfrent contrle interne.
22
Cet change est important dans la mesure o il per- mutuels qui y sont lis, en est une pice matresse.
met darticuler la vision globale des risques porte Il faut galement tre conscient que ce type de
par le rfrent (qui a une image, travers le suivi quil contrle, dvolu lencadrement dun service, nest
opre de la cartographie des risques, de lensemble pas anodin en termes de charge de travail : l comme
des risques qui psent sur tous les processus) et la ailleurs, le contrle interne est une approche par les
vision oprationnelle porte par le chef de service. risques et les enjeux et il repose fondamentalement
En effet, un contrle de supervision a posteriori qui sur un arbitrage permanent.
paratra important un chef de service au regard de
son activit oprationnelle pourra ainsi tre consid- Cest la raison pour laquelle, le plan de contrle
r comme secondaire par le rfrent contrle interne interne doit tre articul avec la cartographie des
au regard des enjeux et des risques qui psent sur risques de ltablissement.
les autres processus. Cest pourquoi, afin darriver
A lUniversit Paris Est Crteil, chaque service tabli son plan de contrle. Le rfrent participe aux ru-
nions dharmonisation et ensuite le soumet au COPIL pour validation. Le plan de contrle est actualis
annuellement en fonction de types danomalies releves en cours danne.
La priodicit des contrles nest pas intensive et sadapte. Le plan de contrles postriori est constitu
partir des chantillons de petite taille.
un arbitrage satisfaisant, lchange entre acteurs est 3. Se servir des outils de pilotage pour program-
donc essentiel. La validation du plan de contrle joue mer ses contrles de supervision a posteriori
galement un rle dans la mesure o elle acte les
choix qui ont t oprs. Une bonne pratique, mise en uvre par luniversit
Certains EPSCP valident le plan de contrle interne Lyon 1, consiste utiliser la cartographie des risques
en comit de gouvernance du contrle interne. lorsque les risques identifis peuvent faire lobjet
Dautres prfrent une validation par le directeur dun contrle de supervision a posteriori - pour for-
des services ou un responsable administratif si- maliser les contrles. Cet outil de pilotage du contrle
geant en comit de gouvernance. Dans tous les cas, interne permet de hirarchiser les risques entre eux
il est important de recueillir un visa hirarchique qui travers un systme de cotation (voir chapitre III).
approuve les choix oprs par le chef de service et Les contrles qui seront programms dans le cadre
lgitime la dmarche auprs des oprationnels. du plan de contrle interne sur un processus donn
peuvent dcouler de cette cartographie des risques
2. Savoir doser les contrles de supervision a afin de tenir compte de cette cotation.
posteriori pour ne pas engorger lactivit opra-
tionnelle Ainsi, les risques qui auront t fortement cots
(risques forts , avec probabilit doccurrence im-
Les EPSCP qui ont formalis leurs plans de contrle portante et impact financier fort) devront faire lobjet
interne sont attentifs ne pas surcharger les ser- dun traitement prioritaire dans le cadre de la pro-
vices en matire de contrle de supervision. En rgle grammation des contrles formaliss dans le plan de
gnrale, le dosage en matire de contrles se contrle interne. Cela passera en rgle gnral par
fait en fonction dun arbitrage entre la gravit du un dispositif de contrle de supervision a posteriori
risque que le service cherche matriser dune part resserr : contrles mensuels ou trimestriels sur
et le cot de la mesure de contrle dploye (cot en un dispositif dauto-contrles et de contrles mutuels
terme de moyens humains) dautre part. renforc.
ce titre, il est inutile de mettre en place un dispositif de A contrario, les risques cots moyens ou
contrle de supervision lourd (par exemple contrles faibles pourront faire lobjet dune programma-
trs frquents sur un chantillon de taille importante) tion secondaire dans le plan de contrle interne :
si le risque identifi est limit (impact faible en termes contrles annuels sur un dispositif dauto-contrles
financiers et probabilit doccurrence limite). et de contrles mutuels allg (ou non programma-
tion des contrles de supervision).
Il ne faut jamais omettre que ces contrles de super-
vision sont censs complter et valuer le dispositif
de contrle interne de 1er niveau mis en place, dont la
sparation ordonnateur / comptable et les contrles
23
1. Fonctionnement des contrles de
Plan de contrle interne du processus
rmunrations de luniversit Lyon I supervision a posteriori
Dans ce dernier cas, la programmation dactions - Les logigrammes dautre part, qui dcrivent de
correctrices rsultant des contrles de supervision manire schmatique les acteurs et les services
a posteriori participe pleinement de cette dynamique impliqus dans la procdure, les contrles, et les
damlioration et de mise jour du dispositif de outils utiliss (applications informatiques). Les lo-
contrle interne. gigrammes sont notamment des outils utiliss en
dmarche qualit, afin de visualiser les ressources
Deux types dactions doivent en effet tre program- dployes en vue datteindre un objectif et didenti-
mes : fier les ventuels redondances dans les contrles.
Pour un exemple sur les droits de scolarit de la
- dune part une action immdiate, afin de corriger procdure recette, voir lannexe XIV.
lerreur dtecte (rectification dcriture comptable,
rectification dimputation, etc.) Ces deux outils semblent particulirement adapts
aux universits, qui font souvent intervenir, sur une
- dautre part une action plus long terme, afin dam- mme procdure, un grand nombre dacteurs rele-
liorer lefficacit du dispositif de contrle interne. vant de diffrents services. Les universits se carac-
trisent effectivement par une fonction comptable et
Ce dernier type daction peut ventuellement venir financire assez dissmine (direction administra-
enrichir le plan daction. De mme, le dysfonctionne- tive et financire, agence comptable, units budg-
ment dtect (risque de contrle) peut venir enrichir taires). Au del des simples outils, la documen-
la cartographie des risques. En ce sens, les contrles tation des procdures peut tre perue comme un
de supervision a posteriori contribuent la mise moyen pour dcloisonner cette fonction comptable et
jour de ces deux documents de pilotage du contrle financire et harmoniser les pratiques. Logigrammes
interne. et fiches de procdure permettent alors de clari-
fier laction des diffrents acteurs en dcloisonnant
Par ailleurs, la cartographie des risques tant gale- leur activit et en les positionnant tout au long de la
ment le support source du plan de contrle interne, chane des oprations.
les rsultats peuvent conduire programmer ou d-
programmer un contrle de supervision.
La documentation des procdures luniversit
A contrario, il convient galement de tirer les leons Lyon I : un outil permettant daboutir un meilleur
des contrles de supervision qui rvlent un trs partage de la fonction comptable et financire de
faible taux danomalie. Ces derniers signifient en luniversit
effet un fonctionnement efficace du dispositif de ma-
trise des risques sur le processus concern. Il est luniversit Lyon I, un groupe dlaboration des
alors possible dadapter les contrles qui sont placs normes (GEN) a t constitu afin de rationaliser
tout le long des oprations qui composent ce proces- lorganisation financire et comptable de ltablis-
sus pour les dplacer sur des processus pour les- sement et daboutir un mode de fonctionnement
quels les contrles de supervision rvlent des taux connu et partag.
danomalie plus importants.
Les travaux de ce groupe ont notamment men
la rdaction de procdures communes tout
ltablissement, avec la remise plat de tous les
II. Le levier documentation des procdures,
formulaires et de documents complmentaires
des organisations et des risques (notes dinformation, annexes, points rglemen-
taires). Les procdures ont ensuite t classes
A. Documenter les procdures et les organisations selon quelles sont globales, organisationnelles ou
techniques (relatives loutil SIFAC).
1. Fiches de procdures et logigrammes : des
outils pour lutter contre la dispersion de la fonc- ce jour, 117 procdures ont t rdiges, per-
tion comptable et financire mettant de dcrire les tapes de chacun des pro-
cessus .
La pratique montre que les EPSCP privilgient deux
types de supports pour documenter leurs proc- Extrait dune note du directeur gnral des services
dures : Septembre 2011
La documentation des procdures lUniversit Le circuit de validation est le mme dans les deux
Paris Est Crteil cas : le rfrent contrle interne sassure que len-
semble des acteurs sont daccord avec le docu-
Une procdure est un document formalisant les ment produit avant quil soit prsent la direc-
tches ou activits accomplir pour mettre en trice gnrale des services pour validation. Aprs
uvre les processus. Les procdures dcrivent validation, le document simpose tous les ser-
les modes de fonctionnement ou activits trans- vices au sein de ltablissement.
versales de luniversit propres un processus.
Afin daugmenter encore les changes autour de
Elles peuvent tre rdiges par toute personne la documentation des procdures, lENS Cachan
comptente dans le domaine concern. Nan- a fait le choix dinvestir dans un outil de gestion
moins le document sera relu par le chef de ser- lectronique de documents. Cet outil vise faci-
vice le cas chant, puis par le rfrent du CICF liter laccs la documentation tout en automati-
ou par le Directeur gnral des services adjoint sant un certain nombre de tches : validation par
aux affaires financires avant de le proposer au un clic, notifications automatiques, circuits de rvi-
comit de pilotage pour validation puis diffusion. sion, rgles de diffusion. La mise en uvre op-
rationnelle est prvue dans le courant du second
Les procdures au sein de lUPEC sont formali- semestre 2012.
ses sous forme de texte (fiche de la procdure)
ou sous forme de schmas (logigramme). Jrme POZUELOS,
Responsable qualit et contrle interne,
Extrait du guide du contrle interne comptable et financier rfrent matrise des risques
Novembre 2010 Mars 2012
27
au rfrent contrle interne, qui met un avis sur la ganigrammes fonctionnels. Cette approche est bien
forme et transmet au comit de gouvernance ou entendu valable pour les services des EPSCP.
la direction des services.
Fond sur une entre par processus, cet outil for-
Dans les tablissements de taille plus rduite, il est malise lorganisation dun service et permet davoir
possible de concevoir un circuit dlaboration col- un regard critique sur cette dernire en fonction des
lectif des fiches de procdures. Une fois le besoin normes du contrle interne (cf. modle dorgani-
identifi, la logique consiste runir lensemble des gramme fonctionnel en annexe VIII).
acteurs concerns sur le processus slectionn
afin de dfinir collectivement les diffrentes tapes 1. Un outil adapter en fonction du service
de la procdure. Cela permet de lgitimer la proc-
dure travers lmergence de solutions collectives, Dans les universits, qui sont des structures de taille
ce qui constitue un gage supplmentaire de bonne importante en termes dagents comme de masses fi-
application de la procdure. Cela permet gale- nancires, il est recommand de dployer cet outil par
ment, travers lchange avec les oprationnels, service. Cest le choix qui a par exemple t fait par luni-
didentifier des zones de risques dont lencadre- versit Lyon I (annexe XI). Lensemble des services qui
ment navait pas forcment conscience. La valida- impactent la fonction comptable et financire, cot ges-
tion de la fiche de procdure se fait ensuite par un tionnaires comme agence comptable, sont susceptibles
schma classique, avec un passage par le rfrent de mettre en uvre des organigrammes fonctionnels.
matrise des risques et une validation par la direc-
tion des services. Cette approche a galement le Si les organigrammes fonctionnels reprennent le d-
mrite de raisonner en processus et non en coupage de lactivit financire et comptable des ta-
service . Elle participe ainsi, dans llaboration blissements publics nationaux telle quelle est propo-
mme des fiches de procdures, une logique de se dans la cartographie des processus, les services
dcloisonnement de la fonction comptable et finan- qui les dploient peuvent nanmoins les adapter en
cire. fonction de leurs spcificits : cration de nouvelles
tches, suppression de tches sur lesquelles les
4. Faire vivre la documentation en la rendant oprationnels ninterviennent pas (sauf sil sagit de
disponible mettre en exergue les difficults lies une tche qui
serait tort vacante).
Il est essentiel de partager les fiches de procdure et
les logigrammes le plus largement possible afin de Les organigrammes fonctionnels peuvent trouver
rendre ces outils efficients. Les EPSCP optent majo- leurs limites dans des structures de petite taille (ser-
ritairement pour une diffusion de linformation par une vices de un, deux ou trois agents), dans lesquelles
mise en ligne des fiches et des logigrammes sous il est difficile dassurer une sparation effective des
un espace informatique partag. Tous les acteurs tches. Dans ce cas, il est recommand de contour-
concerns par le processus peuvent ainsi trouver ner cette difficult en mettant en place des contrles
rapidement linformation. Le rfrent contrle interne de supervision sur les oprations enjeux.
est en rgle gnrale en charge de la mise en forme
et de la publication de cette documentation. 2. Privilgier une approche par enjeux
Certaines informations sensibles (processus rmu- Les pratiques montrent que cet outil est dploy
nration ou trsorerie) mritent cependant dtre pro- dabord dans les services porteurs denjeux finan-
tges et il est concevable den restreindre laccs ciers importants (service commande publique, ser-
un nombre limit dagents. vice dpense de lagence comptable, service res-
sources humaines pour lactivit de rmunration du
Faire vivre la documentation signifie galement
la mettre jour rgulirement, en fonction des volu-
tions de la rglementation, des outils informatiques, Lorganigramme fonctionnel : quel intrt ?
ou du positionnement et de lintensit des contrles. 1. Il permet de dcrire lorganisation dun service.
Si cette tche revient en rgle gnrale au chef du Diffuss tous (agents du service, autres ser-
service concern, la supervision de la mise jour est vices), il sagit dun vecteur dinformation.
effectue soit par le rfrent contrle interne de lta-
blissement, soit par le pilote de processus lorsque 2. Son entre par processus permet de sassurer
ltablissement en a dsign. Enfin, certains tablis- que toutes les tches relevant de ce service
sements mentionnent la date de mise jour du docu- sont effectivement prises en compte.
ment et dcrivent les modifications apportes. 3. Il donne un panorama permettant rapidement
de dtecter les incohrences ventuelles de
B. Documenter lorganisation des acteurs : lorgani- lorganisation (doublons, cumul de tches).
gramme fonctionnel
4. Laddition des organigrammes fonctionnels dun
Le cadre de rfrence de la matrise des risques tablissement donne sa direction un coup dil
financiers et comptables dans les tablissements densemble de sa fonction comptable et financire.
publics nationaux recommande le dploiement dor-
28
La diffusion des fiches de procdure luniversit Lyon I
Luniversit Lyon I a ainsi organis sous son intranet un espace sur lequel il publie une documentation trs
large relative au contrle interne. Lentre sur cet espace est scuris.
Lespace reprend le dcoupage de lactivit comptable et financire de ltablissement, avec une organi-
sation par cycle et processus. Loprationnel qui cherche une information soriente donc naturellement en
fonction du processus sur lequel il intervient. Pour chaque processus sont mis en ligne un certain nombre
dinformation :
Laccs aux processus est soit ouvert tous le personnel de luniversit, soit restreint (uniquement
lagence comptable et la DRH) pour certains processus sensibles.
29
personnel) avant dtre mis en place progressive- tches : efficacit des contrles, suivi et formali-
ment dans tous les autres services. sation des oprations, identification des interven-
La mise en place dun organigramme fonctionnel dans tions Rflchir lorganisation de la traabilit
un service peut par ailleurs tre lobjet dune action sur un processus est une manire de sassurer de
mentionne dans le plan daction de ltablissement. la bonne planification des tches qui composent ce
processus : est-ce que les contrles sont effectifs ?
3. Assurer un suivi rgulier de lorganigramme Est-ce que les oprations sont formalises ? Est-ce
fonctionnel quil existe un risque de perte dinformation ?
La traabilit comporte deux dimensions : traabilit
Lorganigramme fonctionnel est labor par le chef du
des acteurs dune part (qui a pass cette opration ?)
service concern, ventuellement en lien avec le rf-
et traabilit des oprations dautre part (quelle op-
rent contrle interne. Il est mis jour rgulirement
ration a t passe et comment est-elle enregistre
par le chef de service, en fonction des mouvements
dans le systme dinformation ?).
de personnel ou de fonction au sein du service.
Ici encore, lexception des tats financiers annuels
dont les tats sont rglementaires, lorganisation de la
Lorganigramme fonctionnel peut par ailleurs tre mis
traabilit doit tre adapte aux enjeux, notamment fi-
jour en fonction des actions menes pour matri-
nanciers, ports par les processus de ltablissement.
ser certains risques. La premire version de lorga-
Il est conseill de scuriser en priorit la traabilit des
nigramme fonctionnel permet en effet davoir une
processus porteurs denjeux financiers importants ou
photographie de lorganisation un moment don-
sur lesquels les risques ne sont pas matriss.
n. Cette version peut faire apparatre des risques
quil conviendra de corriger (risque de rupture dans Lorganisation dun systme de traabilit dcoule
la continuit du service ou de non sparation des en gnral de lidentification dun risque. Ainsi, cest
tches), ce qui peut impliquer de revoir lorganisa- souvent parce que le levier tranabilit nest pas acti-
tion. Une seconde version de lorganigramme fonc- v que la matrise de ce risque par les oprationnels
tionnel doit alors tre tablie en fonction de ces modi- nest pas optimale. Les actions correctrices mettre
fications dans lorganisation du service. en uvre dcoulent alors souvent du plan daction
tabli suite la validation de la cartographie des
risques.
III. Le levier traabilit des acteurs et des Ces actions qui visent organiser la traabilit sont
oprations multiples : modification du systme dinformation afin
quil garde en mmoire lintervention des acteurs,
La traabilit a pour objectif de permettre tout mo- interfaage dapplications informatiques pour viter
ment de justifier une opration comptable, en remon- la rupture de la piste daudit, archivage des grilles de
tant de lenregistrement en comptabilit jusquau fait contrles de supervision, habilitations informatiques,
gnrateur de lopration et inversement. gestion des mots de passe, archivage des pices
La traabilit est un levier essentiel en terme de ma- justificatives, etc.
trise des risques pour deux raisons : La constitution dun dossier de rvision constitue une
- elle permet ltablissement de justifier ses op- bonne pratique en terme dorganisation de la traa-
rations dans le cadre dun audit. En effet, pour un bilit. Le dossier de rvision retrace lensemble de la
auditeur, une opration ou un contrle qui ne sont politique de contrle interne de ltablissement pour
pas tracs sont rputs navoir jamais exists ; un exercice donn.
- elle permet ltablissement de mieux planifier ses Ce dossier peut tre constitu de diffrentes sries
de documents :
Documents de pilotage de la dmarche de matrise des risques(cartographie des risques et plan daction)
Plan de contrle interne du processus concern et ventuelles modifications apportes en cours dexercice
Comptes-rendus des comits de gouvernance consacrs au processus ou des runions techniques
Documents gnraux
avec les chefs de services concerns
chelle de maturit de la gestion des risques
Rapports daudit comptable et financier
Organigrammes fonctionnels
Documents relatifs aux contrles Fiches de contrles
raliss par les oprationnels Liste des habilitations au systme dinformation
Plans de contrle, dont plan de contrle hirarchis de la dpense et conventions allges en partenariat
Documents relatifs aux contrles
Grilles de contrles de supervision posteriori, le cas chant
raliss par lencadrement
30
Lintrt du dossier de rvision est double :
Le dossier de contrle interne lUniversit Paris
- dune part, il constitue la mmoire de la d- Est Crteil
marche de matrise des risques mis en uvre pour
un exercice donn au sein de ltablissement ; titre dexemple, luniversit Paris Est Crteil a
cr, pour le processus rmunrations, un dossier
- dautre part, il constitue une base de travail pour de contrle interne de la paye.
les auditeurs, internes ou externes. Ceux-ci vont
en effet lutiliser pour analyser le degr de forma- Lensemble des grilles de contrles est repris dans
lisation du contrle interne dans ltablissement et un fichier de synthse. Ce dernier sert de base
dterminer un programme de travail. Les auditeurs aux runions annuellement organises conjointe-
modulent en effet leurs contrles en fonction du ment par la DRH et lagence comptable dtaillant
degr de formalisation des dispositifs de contrle les principales anomalies releves pour mettre en
interne sur un processus donn. Lexistence dun place le cas chant, des actions correctives.
dossier de rvision bien document sur un proces-
sus constitue ainsi une assurance en termes de for-
malisation du contrle interne.
Le dossier de clture complte le dossier de rvision.
Il comprend (en papier ou dmatrialis) :
- les comptes de ltablissement (bilan, compte de
rsultat, annexes) ;
- les documents et pices justifiant les oprations
(grand livre, livre journal, tats de dveloppement,
etc.)
Dossier de rvision et dossier de clture peuvent tre
fusionns. Quels que soient les termes et les moda-
lits, il convient dassurer la traabilit, en particulier
par un plan de classement et un acteur qui en est le
responsable.
31
CHAPITRE V
Une fois le dispositif de contrle interne formalis, il est important den valuer le bon fonctionnement. Cette
valuation passe la fois par lanalyse du rsultat des contrles de supervision a posteriori (cf. chapitre IV)
et par laudit interne et externe (notamment laudit de certification). Lchelle de maturit de la gestion des
risques permet galement de se situer dans la dmarche.
I. Se situer dans la dmarche : lchelle de Sur le plan pratique, lvaluation est ralise par le
maturit de la gestion des risques rfrent contrle interne au moyen dun fichier Excel
structur par levier de contrle interne. Pour chaque
Lchelle de maturit de la gestion des risques en- levier ( organisation , documentation , traabi-
tend permettre tout responsable de comparer la lit , ainsi quun levier pilotage ), la trame dva-
dmarche de matrise des risques mise en uvre luation fait apparatre :
par ltablissement un schma thorique dcrivant
les diffrents paliers tendant vers un dispositif de - les composantes constitutives du levier, pour cha-
contrle interne optimis. cune desquelles une note est attribue ;
Elle autorise ainsi, sur la base dun systme de cota- - les paliers de lchelle et les critres caractrisant
tion adoss une chelle de rfrence, une auto- chaque palier, pour chacune des composantes
valuation de la maturit du contrle interne au sein considres (colonnes Palier et Critres de
dun tablissement, distincte mais complmentaire la trame dvaluation) ;
de lvaluation par laudit. Elle sinscrit en outre dans
une logique damlioration continue de la dmarche - Les lments probants ncessaires la justifica-
de matrise des risques, les constats issus de lauto- tion de lvaluation mene ( preuves requises du
valuation ayant vocation alimenter la stratgie de niveau de maturit renseign dans la trame dva-
matrise des risques de ltablissement (cartographie luation) ;
des risques et plan daction).
- pour chaque composante, une cellule devant faire
A. Un dispositif dvaluation adoss une chelle apparatre la note attribue (de 1 5). Cette note
de rfrence et un systme de cotation sera dtermine en prenant en considration les
critres et les lments probants dcrits dans la
Un contrle interne optimis se construit dans la du- trame dvaluation.
re en franchissant diffrents paliers.
Une note moyenne par levier est ensuite automa-
La progressivit de la dmarche peut tre reprsen- tiquement calcule, partir des notes attribues
te sous la forme dune chelle de maturit compor- chacune des composantes.
tant plusieurs paliers. Chaque palier correspond
un degr supplmentaire de maturit intgrant les En outre, une synthse graphique de lvaluation est
acquis du palier prcdent en lamliorant. automatiquement tablie, permettant de visualiser
dune part le degr de maturit par levier de matrise
Sur la base de cette chelle et partir dun systme (exemple 1), et la maturit globale du dispositif exis-
de notation allant de 1 5, les leviers oprationnels tant dans ltablissement dautre part (exemple 2).
de la matrise des risques (organisation documen-
tation traabilit) ainsi que la dimension pilotage du
chantier sont valus, au titre dun processus donn.
32
Exemple 1 : synthse graphique au titre du levier Documentation
documentation
Documentation sursur
lesles risques
risques
5
4
3
systme dinformation 5 la rglementation et aux instructions et
5Accs
Systme d'information 3 circulaires
accs la rglementation et aux instructions et circulaires
3
2
3
4
Formation
formation Guidesdede
guides procdure
procdure
organigramme fonctionnel
Organigramme fonctionnel
Ce graphique indique par exemple que les axes damlioration du contrle interne comptable et financier
sur le levier documentation de ltablissement se situent sur les composantes documentation sur les
risques , systme dinformation et guides de procdure . Les composantes accs la rglementa-
tion et aux instructions et circulaires , formation et organigramme fonctionnel semblent a contrario
matrises.
Exemple 2 : synthse graphique du niveau de maturit du dispositif de contrle interne de ltablissement
organisation
Organisation de la fonction
de la fonction comptable
comptable et financire
et financire
5
4,5
3,5
2,5
1,5
0,5
pilotage documentation des procdures financires et comptables
Pilotage 0 Documentation des procdures financires et compta
traabilit des
Traabilit desacteurs etdes
acteurs et desoprations
oprations financires
financires et et
comptables comptables
Ce graphique indique par exemple que les axes damlioration du contrle interne comptable et financier se
situent sur les leviers organisation de la fonction comptable et financire et traabilit des acteurs et
des oprations financires et comptables .
Lvaluation se doit dtre la plus objective possible. Elle est ralise par le rfrent contrle interne en asso-
ciant lensemble des acteurs de la fonction comptable partage de ltablissement (chefs de services ges-
tionnaires / ordonnateur / agence comptable). Lassociation de lensemble de ces acteurs doit ainsi permettre
de faire merger, lors de runions destines complter la trame dvaluation, un consensus propos la
validation du rfrent et du comit de gouvernance.
Lchelle de maturit ainsi que le mode opratoire associ sont accessibles pour les agents comptables via
lintranet de la DGFiP (ULYSSE, espace oprateurs de ltat, la documentation oprateurs de ltat, contrle
interne).
33
B. Un support au service du renforcement du pilo- A. Laudit interne : une fonction qui contribue au
tage de la dmarche de matrise des risques au renforcement de la matrise des risques
sein de ltablissement
1. Un renforcement de la matrise des risques
Lchelle de maturit de la gestion des risques finan-
ciers et comptables a t exprimente depuis 2010 Selon lInstitut Franais de laudit et du contrle in-
dans plusieurs tablissements publics nationaux. Il terne (IFACI), laudit interne est une activit ind-
ressort des exprimentations conduites que ce sup- pendante et objective qui donne une organisation
port contribue au renforcement du pilotage de la d- une assurance sur le degr de matrise de ses op-
marche de contrle interne : rations, lui apporte ses conseils pour les amliorer,
et contribue crer de la valeur ajoute. Il aide cette
- en mettant la disposition des tablissements un organisation atteindre ses objectifs en valuant,
document synthtique listant les attentes en matire par une approche systmatique et mthodique, ses
de gestion des risques financiers et comptables (et processus de management des risques, de contrle
dcrivant ainsi les caractristiques dun dispositif et de gouvernement dentreprise, et en faisant des
de contrle interne optimis) ; propositions pour renforcer leur efficacit .
- en permettant ltablissement de se situer dans
Cette dfinition est reprise par le dcret du 28 juin
la dmarche : lutilisation de ce support permet
2011 relatif laudit interne dans ladministration qui
tout moment dobtenir une photographie du ni-
dispose que laudit interne est une activit exerce
veau de maturit du dispositif. Elle peut tre utilise
de manire indpendante et objective qui donne
lors du lancement des travaux de renforcement du
chaque ministre une assurance sur le degr de ma-
contrle interne (pour dresser un tat des lieux du
trise de ses oprations et lui apporte ses conseils
dispositif existant) ou ultrieurement pour mesurer
pour lamliorer. Laudit interne sassure ainsi que les
les progrs accomplis ;
dispositifs de contrle interne sont efficaces .
- en enrichissant la cartographie des risques et le
plan daction de ltablissement des constats d- Laudit interne se distingue donc du contrle interne
coulant de lvaluation mene ; par lindpendance de lauditeur. Cette indpen-
dance signifie que lauditeur interne nest pas asso-
- en enrichissant, au moyen notamment des syn- ci la mise en place du contrle interne ; il est, en
thses graphiques, la communication interne ou ex- revanche, hirarchiquement sous lautorit de la di-
terne relative au chantier de la matrise des risques rection (en cela, il est interne ltablissement)
financiers et comptables, destination des acteurs au plus haut niveau (de manire ce quil soit bien
oprationnels de la dmarche, des acteurs de gou- dissoci des oprationnels). Laudit interne rejoint
vernance de ltablissement, du ministre de tutelle cependant le contrle interne par la recherche dune
ou des auditeurs. assurance sur le degr de matrise des oprations.
Les conseils que formule lauditeur ont pour objec-
tif de renforcer cette matrise. L aussi, lapproche
de lauditeur sera proportionne aux enjeux : il sagit
II. Une dmarche complmentaire la ma- datteindre une assurance raisonnable en termes de
trise des risques : laudit interne matrise des oprations.
Laudit interne est une fonction qui commence se Laudit renforce le contrle interne par sa dimension
dployer dans certains EPSCP. Peu dtablissements de conseil. Lauditeur est effectivement appel for-
layant vraiment mis en place, il est difficile davoir un muler un certain nombre dobservations et de recom-
aperu et de proposer la communaut des bonnes mandations, suite sa mission (do limportance de
pratiques en la matire. La fonction se dveloppe sa lgitimit et donc de son positionnement dans la
cependant, en raison notamment des nouvelles res- structure). Ces recommandations ont pour objectif
ponsabilits qui incombent aux universits qui acc- damliorer le degr de matrise des oprations dans
dent lautonomie. Laudit value le contrle interne le service audit. cet gard, lauditeur est fond, si
et contribue fiabiliser les processus, notamment le cahier des charges de la mission daudit le stipule,
ceux qui composent la fonction financire et comp- valuer lefficacit des dispositifs de contrle in-
table dun tablissement public. terne dploys dans un service ou sur un processus.
Ses observations doivent contribuer lamlioration
Il nest pas obligatoire, mais simplement souhaitable de ce dispositif.
de mettre en place un service daudit interne : il faut
que le volume dactivit et la complexit de lorgani- 2. qui passe par une mthode trs rigoureuse.
sation de ltablissement soient suffisamment impor-
tants pour que linvestissement dans une telle struc- Les missions dassurance (audits portant sur le dia-
ture puisse permettre den recueillir les fruits. gnostic du contrle interne) sont encadres par des
normes tablies lInstitute of Internal Auditors (IIA).
La premire spcificit de laudit interne en uni- Il faut prciser que laudit interne lUnistra a une
versit est sa nouveaut dans ce contexte. Alors porte large et nintervient pas uniquement sur le
que cette fonction est largement rpandue dans CICF, bien au contraire.
les organisations prives, son apparition et son
dveloppement dans les universits est tout r- En loccurrence, laudit interne constitue un l-
cent. ma connaissance, luniversit de Stras- ment dvaluation priodique extrieur au proces-
bourg a t la premire universit franaise la sus de CICF. Il intervient donc dans le cadre de la
mettre en place de faon structure ds janvier composante pilotage de ce dispositif (selon lac-
2009. Dautres universits, notamment fusion- ception du COSO). ce titre, il participe lamlio-
nes, sont galement en train de se doter de cette ration du CICF par les recommandations quil peut
fonction. Il reste du chemin accomplir pour faire tre amen formuler dans ses rapports. Laudit
connatre et reconnatre cette fonction particulire interne peut galement jouer un rle en matire de
et nouvelle au sein de luniversit et rder ses conseil, indpendamment des missions daudit, par
mthodes et outils jusquau suivi de la mise en exemple dans le cadre du dispositif de pilotage du
uvre des recommandations formules dans les dveloppement du CICF ou de sensibilisation la
rapports daudit. matrise des risques. Enfin, lexistence du service
daudit interne, susceptible dauditer tout processus
Si les normes professionnelles internationales de la demande du comit daudit, doit inciter chaque
laudit interne semblent largement transposables responsable oprationnel structurer efficacement
dans le milieu universitaire, elles ncessitent les dispositifs de contrle interne quil met en place.
cependant des adaptations spcifiques au sec-
teur public, comme lIFACI les a proposes dans Le rle de laudit interne est complmentaire celui
ses publications relatives la transposition des des commissaires aux comptes, et le comit daudit
normes de laudit aux administrations de ltat ou veille la coordination entre les travaux de laudit
aux collectivits territoriales. interne et des CAC. titre dillustration, une mission
daudit interne a t programme en 2012 sur le pro-
On peut galement signaler que laudit interne cessus paie. Elle vient en complment des travaux
naborde pas les domaines strictement acad- des CAC, dont elle tient compte. Cette mission sera
miques comme lenseignement (par exemple : en outre ralise en collaboration avec les services
la pdagogie) ou la recherche (par exemple : les daudit de la DRFiP, dans le cadre de la convention
protocoles exprimentaux) qui constituent le cur de partenariat conclue entre luniversit et la DRFiP.
de mtier de luniversit.
Jean-Emmanuel RUDIO
Responsable du service daudit interne
Mai 2012
37
III. La certification des comptes : un renfor- On observe par ailleurs que la qualit de linforma-
cement de la dmarche de matrise des tion financire et comptable produite par les EPSCP
qui se soumettent la certification progresse : la
risques (7)
diminution du nombre de rserves dune anne sur
lautre en tmoigne. A titre dexemple, les 18 tablis-
Au del de laudit interne, laudit externe constitue
sements certifiant leurs comptes en 2009 cumulaient
galement un moyen dvaluer la solidit du dispositif
en moyenne 4,8 rserves alors quen 2010 ils nen
de contrle interne de ltablissement, en proposant
cumulaient plus que 3,2. On observe galement un
une analyse fonde sur un regard extrieur lta-
effet dapprentissage et dentranement collectif, le
blissement. Cet audit externe peut ainsi tre men
nombre moyen de rserve des tablissements pri-
soit par des auditeurs provenant des ministres co-
mo certifiants se rduisant au fil du temps : ainsi,
nomiques et financiers (DGFiP ou CGEFi), soit par
les 8 nouveaux tablissements qui se sont engags
des auditeurs provenant de corps rattachs au minis-
dans la certification en 2010 cumulaient en moyenne
tre de tutelle (Inspection gnrale de ladministra-
2,7 rserves alors quen 2011 ils nen avaient plus
tion de lducation nationale et de la recherche pour
que 2. La certification constitue donc bien un levier
le MESR), soit par des structures juridictionnelles
damlioration de la qualit comptable.
spcialises (Cour des comptes).
20
La premire phase consiste slectionner un cabi-
0
net de commissaire aux comptes. Cela seffectue n-
2009 2010 2011 2012 cessairement par une procdure de march public,
(7)
De manire gnrale, sur ce sujet le lecteur est renvoy la plaquette de la DGFiP les enjeux de la certification des comptes des oprateurs de ltat :
pourquoi faire certifier ses comptes ? disponible sur le site de la performance publique (http://www.performance-publique.budget.gouv.fr/la-nouvelle-
gestion-publique/les-operateurs-de-letat.html)
38
qui stale en moyenne sur cinq mois, de la rdaction contrles sur les processus pour lesquels un dispositif
de lacte de consultation, au visa de la direction des de contrle interne efficace et formalis existe. Par ail-
affaires juridiques (DAJ) des ministres financiers, au leurs, un tablissement qui a formalis sa dmarche
vote du conseil dadministration, et la nomination offi- de matrise des risques a de meilleures chances dan-
cielle par le Ministre charg de lconomie. Ltablisse- ticiper et de dsamorcer un risque majeur, qui affec-
ment sengage par ailleurs dans une relation durable terait la qualit de sa production financire et comp-
avec le cabinet slectionn, puisque le mandat du com- table ; ainsi, il ne risque pas de voir des commissaires
missaire aux comptes schelonne sur les six exercices aux comptes diminuer la qualit de leur apprciation
qui suivent la nomination des commissaires, ce qui lui sur la fiabilit de ses tats financiers.
permet daccompagner lentit de manire adapte
sa situation. Il est conseill de bien anticiper cette Cette complmentarit entre les deux dmarches se
nomination, et den scuriser juridiquement toutes les vrifie tant au niveau des objectifs que des moyens
tapes en lien notamment avec la DGFiP et la Direction mis en uvre et de leurs modalits de dploiement.
des affaires juridiques (DAJ) du ministre du Budget .
1. Complmentarit dans les objectifs
En cours dexercice, le commissaire tablit par la
suite une premire analyse des risques de lactivit La certification comme le contrle interne a pour
de ltablissement. Il analyse galement ce stade principal objectif damliorer la qualit comptable et
les moyens dploys par ltablissement pour matri- financire dun tablissement. Chaque dmarche
ser ces risques (dispositifs de contrle interne) ainsi sappuie sur les moyens et les outils dploys par
que leur efficacit. ce titre, la prsence dune car- lautre dmarche pour atteindre cet objectif.
tographie des risques et dun plan daction associ
constituera un lment qui contribuera une appr- Ainsi, le contrle interne vise lamlioration de la
ciation favorable de la qualit comptable de ltablis- qualit en formalisant par exemple le levier traa-
sement par le commissaire aux comptes. bilit. Ce levier permet de scuriser la piste daudit
et damliorer ainsi lauditabilit des comptes. Cela
En fonction de cette premire analyse, le commis- scurise et facilite le travail dun commissaire aux
saire aux comptes se dplace dans ltablissement comptes, qui pourra par exemple analyser une cri-
pour mener ses diligences en fonction du programme ture comptable en remontant la chane financire et
daudit quil a pralablement tablit. Il se livre ainsi comptable de son dnouement (validation de lcri-
des contrles sur place et sur pices, proportionns ture dfinitive) sa naissance (engagement).
aux enjeux et aux risques. De son cot, la certification vise lamlioration de
la qualit, notamment en identifiant des axes dam-
En fin dexercice, il livre ensuite son opinion sur la lioration par la formulation de rserves ou dobserva-
qualit comptable de ltablissement, dans le cadre tions. Ces rserves et ces observations sont gnra-
dun rapport. Ce rapport peut prendre la forme : lement reprises dans la cartographie des risques et
dans le plan daction des tablissements. Elles sont
- soit dune certification sans rserves ;
ainsi intgres la dmarche de matrise des risques
- soit dune certification avec rserves ; et contribuent orienter les choix et les arbitrages
qui seront effectus en comit de gouvernance du
- soit dun refus de certifier ; contrle interne. La certification influence donc le
pilotage de la matrise des risques.
Le rapport peut par ailleurs saccompagner davis et
de recommandations. 2. Complmentarit dans les mthodes
B. Certification des comptes et matrise des Les liens entre la certification et matrise des risques
risques : deux dmarches complmentaires sont galement visibles au niveau des mthodes de
travail dployes par les deux dmarches.
La certification contribue lamlioration de la qualit
comptable. ce titre, elle est complmentaire de la Tout dabord, le certificateur va tenir compte du dispo-
dmarche de matrise des risques. Il faut cependant sitif de contrle interne existant sur un processus don-
prciser quun tablissement peut tre certifi sans r- n afin de moduler ses travaux et ses contrles sur ce
serves sans pour autant avoir de dispositifs de contrle processus. Ainsi, si un dispositif de contrle formalis
interne efficaces et formaliss (malgr les carences du est suffisamment efficace par exemple sur le proces-
dispositif de matrise des risques, lobjectif de qualit sus rmunrations, le certificateur allgera, dans son
comptable est atteint). Inversement, un tablissement programme de travail, les contrles quil effectuera sur
peut avoir un dispositif de contrle interne formalis ce processus. ce titre, le dossier de rvision est un
mais tre certifi avec rserves (malgr la prsence outil prcieux pour les commissaires aux comptes, car
dune dmarche de matrise des risques de qualit, il fournit de nombreuses informations sur la qualit du
lobjectif de qualit comptable reste atteindre). contrle interne sur un processus donn. linverse,
si le certificateur relve quaucun dispositif de contrle
Nanmoins, la prsence dune dmarche efficace de interne efficace nexiste sur un processus donn, il
matrise des risques constitue un gage supplmen- renforcera les contrles quil effectuera sur ce proces-
taire de qualit comptable pour les commissaires sus.
aux comptes. Ces derniers allgent dailleurs leurs
39
Dautre part, le certificateur ne travaille pas dans une ce titre, lun des apports essentiel de la dmarche de
logique de rgularit stricte, mais dveloppe, comme le certification pour le contrle interne est quelle permet
contrle interne comptable et financier, une approche dobjectiver certaines problmatiques comptables et
par les risques et les enjeux. Les contrles du certifica- financires : elle dresse ainsi un constat, notamment
teur seront donc plus stricts sur les processus prsen- travers le dialogue avec les acteurs de la fonction
tant de forts enjeux financiers ou sur lesquels psent financire et comptable de ltablissement. Ce constat
des risques comptables et financiers importants. Le peut servir de levier pour mobiliser les quipes, du
commissaire aux comptes sintresse dailleurs aux cot ordonnateur comme du cot comptable, sur un
erreurs quil juge significatives . Cest la raison pour mme chantier de qualit. La certification contribue
laquelle il est important, lors de llaboration de la car- ainsi renforcer les synergies entre acteurs. Le t-
tographie des risques, de veiller dune part valoriser moignage de luniversit de Paris II illustre bien cette
financirement ses processus et dautre part identi- complmentarit entre les deux dmarches.
fier et valuer prcisment les risques qui psent sur
eux. Une annexe mthodologique prcisant les choix Les deux dmarches sont par ailleurs volutives et
et mthodes peut, ce titre, tre particulirement utile prennes : la dmarche de contrle interne comme
aux commissaires aux comptes. la certification sinscrivent dans la dure. Pour la cer-
tification, cette prennit se traduit par des contrats
3. Complmentarit dans les modalits des avec le cabinet de commissaires aux comptes dune
dmarches dure de six ans. Pour la dmarche de contrle in-
terne, la prennit est assure par la mise en place
Les deux dmarches sinscrivent dans la mme lo- de structures de gouvernance de la dmarche et la
gique de dcloisonnement de la fonction financire mise jour rgulire des outils de pilotage.
et comptable des tablissements.
Tmoignage : les liens entre certification des comptes et matrise des risques
luniversit de Paris II Panthon-Assas
Pour se prparer la certification des comptes, lUniversit a fait appel lassistance dun cabinet de com-
missaires aux comptes pendant une anne.
Lintervention dun cabinet extrieur a permis de mieux faire participer les principaux acteurs de ltablis-
sement. Quatre guides qualit (Recettes, Dpenses, Comptabilit Patrimoniale, Rmunrations) ont t
conus et ont permis de dcliner les points forts et les points faibles ainsi quun certain nombre de recom-
mandations. Ces travaux ont galement conduit une meilleure lisibilit de la comptabilit patrimoniale
et une simplification des comptes utiliss par la direction des affaires financires et lagence comptable ;
Lors de la premire certification des comptes en 2010, lUniversit a fait lobjet de 3 rserves :
- Lexistence dun passif non justifi
- Labsence de traduction comptable des passifs sociaux (congs)
- Labsence de mise en uvre de la rgle de dcomposition des actifs immobiliers.
Deux rfrents du CICF ont t nomms, le chef des affaires financires et lagent comptable. Le plan
daction de la dmarche de CICF a port prioritairement sur la leve progressive des rserves, le renfor-
cement du contrle interne des rmunrations et sur les recettes et a t prsent en conseil dadminis-
tration.
Les rserves des commissaires aux comptes ont ainsi servi de levier pour amliorer la qualit comptable
en favorisant des synergies entre les diffrents services.
Ainsi, la DRH sest dote dun nouvel applicatif permettant de mieux dterminer les soldes de congs de
chaque agent. La transmission de ces donnes chiffres a permis de comptabiliser tous les congs (y
compris les congs des fonctionnaires) en charges payer.
cet effet, les conseils des commissaires aux comptes ont permis de mieux utiliser le compte de report
nouveau prvu par linstruction du 21 dcembre 2010. Cette pratique a permis de ne pas faire peser sur
lexercice les rgularisations relevant dexercices antrieurs.
40
chant les recettes au bon exercice. De mme, des produits recevoir ainsi que charges payer et des provi-
sions ont t comptabilises.
Lassistance dun cabinet externe permet aussi de faire travailler ensemble les services pour mieux
atteindre lobjectif de la qualit comptable.
Lors de la deuxime anne de certification des comptes de ltablissement, la rserve sur la comptabilisa-
tion des passifs sociaux a t leve. De mme la rserve sur la comptabilisation des recettes dappren-
tissage.
En matire de comptabilit patrimoniale, toutes les valuations complmentaires ont t intgres pour
mieux fiabiliser le bilan de lUniversit. Les travaux complmentaires ont galement t effectus en sap-
puyant sur linstruction sur les corrections derreurs du 21 dcembre 2010. Lapproche par composants a
t tudie et les composants ont t vots en conseil dadministration.
Cette dmarche damlioration progressive va se consolider dans les annes qui viennent en concertation
avec les principaux services. Un dialogue de gestion permanent, motiv et responsabilisant peut senrichir
des diffrentes opinions, des enjeux financiers et des recommandations ministrielles.
Les dispositifs de contrle interne ont port essentiellement sur la fiabilisation du bilan, de lannexe, lam-
lioration des pratiques comptables (charges payer, provisions, produits constats davance, produits
recevoir) et doivent se consolider et amliorer de faon collgiale la qualit comptable de ltablissement.
Enfin, ltablissement a fait lobjet dun contrle des comptes et de la gestion de la Cour des comptes
pendant une anne. Le travail effectu en matire de contrle interne, la formalisation de certaines proc-
dures, les dispositifs de contrle interne sur la paie ont t utiles et pris en compte lors de laudit de la Cour
des Comptes. Celle-ci sest aussi appuye sur les opinions des commissaires aux comptes. La Cour des
comptes a transmis certaines de ses conclusions de son rapport provisoire au cabinet de commissaires
aux comptes. Les observations de la Cour des Comptes, les opinions des commissaires aux comptes ont
galement t communiques lors laudit comptable et financier de la DRFIP.
Les observations de la Cour des comptes ainsi que les opinions des commissaires aux comptes et les
conclusions de laudit de la DRFIP permettront de reprciser le plan daction et damlioration de la qualit
comptable et ce en concertation avec les principaux acteurs de ltablissement.
Christian JOSEPH
Agent comptable
Rfrent matrise des risques
Avril 2012
41
BIBLIOGRAPHIE
Cadre de rfrence de la matrise des risques financiers et comptables des tablissements publics nationaux.
Mars 2009.
Vademecum sur la mise en uvre du cadre de rfrence de la matrise des risques financiers et comp-
tables des tablissements publics nationaux.
Mars 2009.
Circulaire relative la mise en uvre de la dmarche de contrle interne comptable et financier : prsen-
tation au conseil dadministration en 2011 dune cartographie des risques et dun plan daction plurian-
nuel. Juin 2011.
Certification
Les enjeux de la certification des comptes des oprateurs de ltat : pourquoi faire certifier ses comptes ?
Juillet 2011.
Guide pratique sur la procdure des marchs publics dans le cadre de la nomination des commissaires
aux comptes. Octobre 2010.
TABLE DES ILLUSTRATIONS
Tmoignage : les liens entre certification des comptes et matrise des risques
luniversit de Paris II Panthon-Assas 37
ANNEXES
Modles
Illustrations
PROCESSUS REMUNERATIONS
Un certain nombre de risques sont identifis de manire rcurrente sur ce processus, soit
par les auditeurs de la DGFiP, soit par les commissaires aux comptes, soit par les acteurs
mme de la dmarche au sein des tablissements.
La premire partie de cette annexe indique pour linformation des praticiens les principaux
risques rcurrents ainsi identifis, ainsi que leurs origines principales. Cette liste ne saurait
en aucun cas dispenser les tablissements de lanalyse prcise des risques auxquels ils sont
confronts, qui sont dans chaque cas spcifiques par dfinition. Ils peuvent toutefois sen
inspirer pour construire une premire bauche de cartographie des risques.
La seconde partie de cette annexe illustre, par deux cartographies des risques portant sur le
processus rmunration, lapproche par diagnostic (via ACIDUES et RCIC cf. chapitre III),
qui permet davoir une vision plus prcise des risques qui affectent un processus. Les
tablissements peuvent les consulter pour information avant de se lancer dans leur propre
dmarche de diagnostic.
- Les droits acquis au titre de congs non pris ne sont pas comptabiliss. Ce problme,
qui fait lobjet dune rserve par les commissaires aux comptes dans vingt-et-un
tablissements, est souvent li lincapacit de ltablissement de mener de faon
exhaustive une valuation de ces droits, la fois pour les personnels fonctionnaires et
contractuels.
- Les charges relatives aux droits acquis au titre des comptes pargne temps (CET) ne
sont pas comptabilises ou sont sous-estimes. Dans de nombreux tablissements, la
provision CET est sous estime. En effet, en gnral seuls les jours CET montisables et
dont lindemnisation a t demande sont souvent pris en compte. La provision ninclut pas
les jours CET qui nont pas t montiss et pour lesquels aucune valuation fiable nest
ralise.
Dans les deux cas, la mise en place dun plan de contrle, fond sur des contrle posteriori
par sondage peut palier cette difficult, avec ventuellement une rvision de la chane de
la paye cot ordonnateur pour rduire le dlais de mandatement.
Cette absence dassurance quant la correcte valuation des heures complmentaires est
souvent lorigine de leur non comptabilisation en charges payer.
Impacts - Gravit
Risque
Priorit
Code de
Rfrentiel du traitement
Volume financier Probabilit
Cycle Processus N contrle de la Domaine Risques matriser du Matrise
(en M) (1)
service
paie risque
des universits
Lgal / juridique
(1x2)
Financier et comptable
Synthse des impacts (2)
Priorit
Code de
Rfrentiel du traitement
Volume financier Probabilit
Cycle Processus N contrle de la Domaine Risques matriser du Matrise
(en M) (1)
service
paie risque
des universits
Lgal / juridique
(1x2)
Financier et comptable
Synthse des impacts (2)
Priorit
Code de
Rfrentiel du traitement
Volume financier Probabilit
Cycle Processus N contrle de la Domaine Risques matriser du Matrise
(en M) (1)
service
paie risque
des universits
Lgal / juridique
(1x2)
Financier et comptable
Synthse des impacts (2)
Priorit
Code de
Rfrentiel du traitement
Volume financier Probabilit
Cycle Processus N contrle de la Domaine Risques matriser du Matrise
(en M) (1)
service
paie risque
des universits
Lgal / juridique
(1x2)
Financier et comptable
Synthse des impacts (2)
6.Contrles de substance : rglement des Les rejets de virements ne sont pas correctement
Paie Paie 55 R006 #DIV/0! ###
rmunrations et des cotisations sociales rgulariss.
6.Contrles de substance : rglement des Non respect des dlais de paiement des
Paie Paie 57 R008 #DIV/0! ###
rmunrations et des cotisations sociales cotisations sociales
Discordance entre le versement automatique des
7.Contrles de substance : contrle
Paie Paie 58 C001 critures comptables dans le systme 3 2 2 2 1 2
comptable
d'information comptable.
8.Contrles de substance : contrle
Insuffisance de crdits disponibles en fin
Paie Paie 59 B001 budgtaire, de la masse salariale et des #DIV/0! ###
d'anne.
emplois
8.Contrles de substance : contrle Incohrence entre les systmes dinformation du
Paie Paie 60 B002 budgtaire, de la masse salariale et des faonnier et de ltablissement quant la masse 3 2 2 2 1 2
emplois salariale paye.
8.Contrles de substance : contrle
Non-respect des plafonds d'emplois et de
Paie Paie 61 B003 budgtaire, de la masse salariale et des 3 3 2 2 2 1 2
l'obligation d'information.
emplois
Mauvais enregistrement des retenues et
Paie Paie 62 O001 9.Oppositions et retenues #DIV/0! ###
oppositions
Impacts - Gravit
Risque
Priorit
Code de
Rfrentiel du traitement
Volume financier Probabilit
Cycle Processus N contrle de la Domaine Risques matriser du Matrise
(en M) (1)
service
paie risque
des universits
Lgal / juridique
(1x2)
Financier et comptable
Synthse des impacts (2)
Totalement
5 Peu probable 1
Maitris
Bien Matris 4 Peu probable 1
Partiellement
3 Probable 2
Maitris
Non Maitris 1-2 Fort probable 3
Niveau de Probabilit de
Code maitrise du ralisation du
Rfrentiel du risque risque
Volume financier
Cycle Processus N contrle de la Domaine Risques matriser
(en M)
risques
acteurs
paie
critures
contrles
Primtre
circulaires
Formation
Accs la
fonctionnel
Archivage et
Synthse
instructions et
des universits
Traabilit des
Traabilit des
Organiser
Synthse
Organnigramme
des justifications
Identification des
sauvegardes des
oprations et des
Points de contrle
documenter
rglementation et aux
donnes comptables et
6/26
Critres de qualit comptable
= leviers de maitrise des risques
Risque Organiser Documenter Tracer
Niveau de Probabilit de
Code maitrise du ralisation du
Rfrentiel du risque risque
Volume financier
Cycle Processus N contrle de la Domaine Risques matriser
(en M)
risques
acteurs
paie
critures
contrles
Primtre
circulaires
Formation
Accs la
fonctionnel
Archivage et
Synthse
instructions et
des universits
Traabilit des
Traabilit des
Organiser
Synthse
Organnigramme
des justifications
Identification des
sauvegardes des
oprations et des
Points de contrle
documenter
rglementation et aux
donnes comptables et
7/26
Critres de qualit comptable
= leviers de maitrise des risques
Risque Organiser Documenter Tracer
Niveau de Probabilit de
Code maitrise du ralisation du
Rfrentiel du risque risque
Volume financier
Cycle Processus N contrle de la Domaine Risques matriser
(en M)
risques
acteurs
paie
critures
contrles
Primtre
circulaires
Formation
Accs la
fonctionnel
Archivage et
Synthse
instructions et
des universits
Traabilit des
Traabilit des
Organiser
Synthse
Organnigramme
des justifications
Identification des
sauvegardes des
oprations et des
Points de contrle
documenter
rglementation et aux
donnes comptables et
8/26
Critres de qualit comptable
= leviers de maitrise des risques
Risque Organiser Documenter Tracer
Niveau de Probabilit de
Code maitrise du ralisation du
Rfrentiel du risque risque
Volume financier
Cycle Processus N contrle de la Domaine Risques matriser
(en M)
risques
acteurs
paie
critures
contrles
Primtre
circulaires
Formation
Accs la
fonctionnel
Archivage et
Synthse
instructions et
des universits
Traabilit des
Traabilit des
Organiser
Synthse
Organnigramme
des justifications
Identification des
sauvegardes des
oprations et des
Points de contrle
documenter
rglementation et aux
donnes comptables et
9/26
CARTOGRAPHIE DES RISQUES "Processus Paye" Version Fvrier 2011
Critre
N de risque qualit Libells Facteurs Cotation Plan d'actions
comptable
I P C I*P*C
Organisation au niveau des services concerns
Non sparation des fonctions : un administrateur paye
intervient au contrle de 1r niveau en tant que
Volume important des
gestionnaire de deux UFR : 220 et 240 donc fait la
dossiers traiter.
UPEC GP 001 saisie; de 2me niveau en tant qu' administrateur, au 4 4 2 32 Un poste de controleur de paye a t cr. Le contrleur prend ses fonctions de coordinatrice et contrleur paye le 14 fvrier 2011
Organisation au
3me niveau, en tant que Responsable adjoint contrle
niveau du service
interne paye. La mme personne est la correspondante
TG et fait la validation du fichier
Retard d'envoie de bulletins de salaires : quelquefois la
TG envoie les bulletins de paye tardivement, par
Procdure fixer entre la TG et la DRH pour se fixer un dlai limite d'envoi de bulletins de salaires. Que la TG Prvienne systmatiquement la
UPEC GP 002 consquent, les gestionnaires paye ne peuvent pas Organisation 4 4 3 48
DRH ds que les bulletins de salaire sont dits pour que cette dernire envoie le chauffeur.
faire un rapprochement entre leur saisie et les bulletins
de paye temps.
Enqutes ponctuelles sur certains cas: par exemple au niveau de transport, vrifier les PJ priodiquement pour tre sur que la situation de la
Nombre important de
Non exaustivit du contrle 3 3 3 27 personne n'a pas chang.
dossiers traiter
Garder l'ide de la qualit.
UPEC GP 003 Exactitude Absence du contrle
Possibilit par la DRH de modifier la saisie aprs le l'agence comptable
5 5 5 125 Mettre en place un contrle l'agence comptable de liste de mouvements de paye avant l'envoie la TG
contrle de l'agence comptable, avant l'envoie des
fichiers la TG
Prise en charge hors dlai pour paiement d'un agent
Documentation et diffusion des modalits de la constitution du dossier agent, de lenregistrement dans les fichiers informatiques et du circuit de
transmission, y compris au niveau des dlais.
La prise en charge dun agent nouvellement recru nest tablissement et diffusion dun guide de la paye
UPC GP 004 Organisation 5 4 4 80
pas ralise. Organigramme fonctionnel indiquant les services et les personnels chargs de linstruction de la paye.
Procdure de relance des services concerns par les priodes des mouvements importants
Contrle priodique (mensuel ou trimestriel) par rotation sur lensemble des fichiers de paye : rapprochement (par thme ou globalement) des
Carence dans la prise en compte des nouvelles dossiers avec les informations transmises pour paye (autocontrle).
UPEC GP 005 Organisation 2 3 1 6
situations.
Contrle de supervision contemporain, lors de la transmission du dossier pour mandatement.
Pices justificatives insuffisantes ou irrgulires
Traabilit : conservation des pices fondant les modifications de rmunration dans le dossier de chaque agent concern.
Les pices justificatives sont manquantes ou
UPEC GP 006 Contrle imparfait 5 2 2 20 Organisation : contrle de la prsence et de la qualit des pices justificatives (autocontrle).
incompltes
Les rgles de liquidation des primes et indemnits ne Etablissement et diffusion des modes de traitement des situations donnant droit primes ou indemnits ; tablissement et diffusion des modes
UPEC GP 008 Contrle imparfait 3 1 3 9
sont pas
Erreur appliques
dans le calcul des cotisations sociales : opratoires de liquidation des cotisations sociales. (augmentation du risque suite au changement de gestionnaire),
Documentation : Mise disposition de la documentation sur la paye. Sensibilisation et formation des agents au visa de la paye. Diffusion de
Aucun plan de contrle hirarchis na t tabli ni la liste des pices justificatives des textes rglementaire relatifs la nature de des dpenses considrs. Organisation : laboration dun
UPEC GP 022 Totalit Organisation 5 3 3 45
valid. plan annuel de contrle hirarchis de la dpense (CHD). Validation de l'tablissement et des modifications du plan de contrle par le
commissaire au compte. Dsignation des agents en charge du contrle de premier niveau dans l'organigramme fonctionnel.
UPEC GP 030 Ralit Lopposition nest pas assigne sur le bon comptable. Contrle non pratiqu 4 4 4 64 Dsignation du ou des agent(s) charg(s) de la rception des oppositions dans lorganigramme fonctionnel.
Absence de prise en compte de linsaisissabilit de Contrle des tous les oppositions notifies l'entit : Contrle de la rgularit de lopposition Contrle des
UPEC GP 031 Ralit Contrle non pratiqu 4 4 4 64
certaines crances. mainleves,
Opposition : les pices justificatives sont insuffisantes ou errons
Les pices disponibles ne permettent pas de
UPEC GP 032 Justification Contrle non pratiqu 4 4 4 64 Documentation : tablissement et diffusion dun guide de traitement des oppositions.
dsintresser le crancier.
Les oppositions ne sont pas formalises sur des
UPEC GP 033 Justification documents rglementaires. Elles ne comportent pas les Contrle non pratiqu 5 4 5 100 Organisation : contrle de la prsence et de la qualit des pices justifiant l'opposition (aucontrle).
mentions obligatoires.
Absence de tenue d'un fichier d'oppositions
Les oppositions ou mainleves ne sont pas
systmatiquement traites (intgration dans les outils
Prsentation et
de suivi). Les tiers saisissants ne sont pas tous Documentation : laboration et diffusion des modalits de gestion des oppositions, des modalits de classement des oppositions pour pouvoir
UPEC GP 034 bonne Contrle non pratiqu 4 4 4 64
enregistrs, ni suivis. Les oppositions et les pices tre exploites.
information
justificatives ne sont pas classes. Les oppositions dj
excutes ne sont pas radies.
Opposition non prise en compte au moment du paiement
Documentation : tablissement et diffusion dun guide de traitement des oppositions, portant notamment sur les modalits de gestion et de
Lopposition nest pas prise en compte lagent
UPEC GP 035 Totalit Contrle non pratiqu 4 4 4 64 classement des oppositions. Organisation : Contrle systmatique de labsence dopposition avant chaque mise en paiement par
comptable.
rapprochement
Paiement de l'opposition non conforme aux dispositions rglementaires
Un certain nombre de risques sont identifis de manire rcurrente sur ce processus, soit
par les auditeurs de la DGFiP, soit par les commissaires aux comptes, soit par les acteurs
mme de la dmarche au sein des tablissements.
La premire partie de cette annexe indique pour linformation des praticiens les principaux
risques rcurrents ainsi identifis, ainsi que leurs origines principales. Cette liste ne saurait
en aucun cas dispenser les tablissements de lanalyse prcise des risques auxquels ils sont
confronts, qui sont dans chaque cas spcifiques par dfinition. Ils peuvent toutefois sen
inspirer pour construire une premire bauche de cartographie des risques.
La seconde partie de cette annexe illustre, par deux cartographies des risques portant sur le
processus parc immobilier, lapproche par diagnostic (via ACIDUES et RCIC cf. chapitre
III), qui permet davoir une vision plus prcise des risques qui affectent un processus. Les
tablissements peuvent les consulter pour information avant de se lancer dans leur propre
dmarche de diagnostic.
- Certaines rgularisations devant tre portes sur les tats financiers ne sont pas
effectues. Certaines rgularisations comptables doivent tre effectues afin de tenir
compte des lments transmis par France Domaine. Cest le cas notamment pour le retrait
des travaux raliss dans le pass ou en cours, ou la reprise des subventions qui ont servis
financer ces travaux. Or, certains tablissements ne rgularisent pas suite aux valuations
de France Domaine.
- Un manque de communication entre les diffrents services des universits peut tre
lorigine derreurs de comptabilisation.
Ainsi, certaines agences comptables ne sont pas toujours informes en cas de sorties
de biens (absence de transmission de pices justificatives), ce qui nuit la mise jour
de ltat de lactif.
Dans certaines universits, un dfaut de communication entre services empche la
correcte comptabilisation des amortissements : ainsi, les dates de mise en service
relles ne sont pas toujours communiques au service crant les fiches
immobilisations.
De manire gnrale, il est possible de relever une absence de rflexion commune
entre lordonnateur et le comptable sur la mise en uvre des volutions du PCG. Les
rglements du Comit de la rglementation comptable intgrs dans linstruction n06-
07-M9 du 23/01/06 nont la plupart du temps pas fait lobjet dune rflexion concerte.
- Des dfaillances dans les outils permettant de suivre le parc immobilier ainsi que
dans certaines pratiques comptables sont relevables.
Ainsi, certaines universits ne disposent pas de tableaux complets de variation des
immobilisations.
Les cessions de biens ne sont parfois comptabilises que partiellement : la vente est
comptabilise au compte 775 mais le bien n'est pas sorti de la classe 2 et il n'est pas
procd la dtermination de plus/moins value.
Il est galement possible de relever une absence de cohrence dans lenregistrement
des immobilisations selon la nature des biens. Le contrle seffectue sur des comptes
3 chiffres ce qui altre la qualit comptable et la lisibilit des comptes de classe 2.
- Des problmes dans lapplication uniforme des rgles comptables sont enfin
relevables. Ainsi, certaines composantes dune mme universit ne respectent pas les
rgles donnes en matire de suivi de linventaire, en particulier en termes denregistrement
des entres, des sorties et des mouvements inter-composantes. Cela est li aux modalits
htrognes de suivi de linventaire entre les composantes, en labsence notamment doutil
moderne permettant la centralisation des donnes.
Priorit
de
traitement
Volume financier Probabilit
Cycle Processus N Risque Dtail du risque du Matrise
(en M) (1)
service
risque
Lgal / juridique
(1x2)
Financier et comptable
Synthse des impacts (2)
Totalement
5 Peu probable 1
Maitris
Bien Matris 4 Peu probable 1
Partiellement
3 Probable 2
Maitris
Non Maitris 1-2 Fort probable 3
Niveau de maitrise du
Probabilit de ralisation du risque
risque
Volume financier
Cycle Processus N Risque Dtail du risque
(en M)
risques
acteurs
critures
contrles
Primtre
circulaires
Formation
Accs la
fonctionnel
Archivage et
Synthse
instructions et
Traabilit des
Organiser
Traabilit des
Synthse
Organnigramme
des justifications
Identification des
sauvegardes des
oprations et des
Points de contrle
documenter
Un bien inscrit au bilan est L'inventaire n'est pas fiable car non
Immobilisations Immo. Corporelles 7 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3
contrl par une autre entit. exhaustif.
E GIE
Processus Gestion du parc immobilier
(Probabilit x Impact)
- Prise en compte du bien
Lgal / juridique
Recensement des risques Probabilit Impacts Gravit Matrise Priorit
Rputation /
Comptable
Qualit de
Financier
Image /
Prise de dcision d'entre du bien
Expertises et valuations
Ne pas conduire / c onduire partiellement les
expertises et tudes ncessaires pour permettre la 4
prise de dcision 2 3 1 3 2 2 2 2
Se fonder sur des rsultats d'expertise errons /
incomplets / inadapts 1 3 1 3 1 2 1 2 8
Prparation de la dcision
Ne pas solliciter les avis requis 1 1 2 2 1 1 1 1 9
Ne pas obtenir les avis requis 1 1 1 2 1 1 1 1 8
Produire une proposition de dcision irrgulire
(aspec ts juridiques notamment) 1 1 1 2 2 1 1 2 9
Prise de dcision
Ne pas soumettre la dcision la validation du
Conseil d'administration 1 1 1 3 2 2 1 1 9
Soumettre la dcision la signature d'une autorit
non habilite 2 2 2 3 2 2 2 2 3
Soumettre la signature un dossier incomplet /
irrgulier 3 3 3 2 3 3 3 1 1
Dans le cas d'une dcision multipartite, ne pas
soumettre le contrat la signature de toutes les 3
parties prenantes 1 2 2 3 3 3 2 1
Ne pas prendre la dcision 1 1 1 2 3 2 1 1 9
Diffusion / publicit de la dcision
Ne pas disposer initialement de l'arrt de mise
disposition 2 1 3 3 1 2 2 1 3
Ne pas diffuser / diffuser partiellement la dc ision,
notamment aux parties prenantes ou des 5
instances rglementaires spcifiques 1 1 1 2 2 1 1 1
Ne pas conserver / perdre la dcision et les
documents justific atifs y affrents 2 1 3 3 2 2 2 1 4
Prise en compte du bien
Identification du bien entrant
Ne pas disposer des pices juridiques (dc ision
d'entre du bien, arrt de mise disposition) 2 1 3 2 1 2 2 1 3
Ne pas affecter le bien / Ne pas c onnaitre
l'affectation du bien 3 3 3 1 2 2 3 3 1
Ne pas disposer des lments physiques et
rglementaire 3 3 1 2 2 2 3 2 2
Ne pas disposer de l'valuation financire du bien et
de ses composants 3 3 3 1 2 2 3 1 1
Intgration au bilan et/ ou l'inventaire
Ne pas tenir d'inventaire physique 3 3 3 3 3 3 3 2 1
Ne pas intgrer / intgrer tort au bilan un bien 3 3 3 2 3 3 3 1 6
Ne pas intgrer / intgrer tort un bien hors bilan 3 1 1 2 2 1 2 1 7
Inscrire un bien avec une valeur errone 2 3 3 2 3 3 3 2 6
T raitement et conservation des actes et pices
Dtruire / perdre des pices 1 1 1 2 3 2 1 1 5
Classer un dossier incomplet 2 1 1 1 2 1 1 2 5
Ne pas retrouver, dans les dlais, un dossier lors
d'un contrle 2 1 1 2 3 2 2 1 7
1
ACIDUES
(Probabilit x Impact)
GIE
Sous proc essus - Intervention sur le bien
- Hygine sc urit et ac cessibilit
Lgal / juridique
Recensement des risques Probabilit Impacts Gravit Matrise Priorit
Rputation
Comptable
Financier
/ Qualit
Image /
Intervention sur le bien
Suivi de l'tat du bien
Laisser se dteriorer un bien du patrimoine utilis 2 3 1 2 3 2 2 2 4
Ne pas mettre en uvre des mesures de
c onservation des biens non utiliss 2 2 1 2 2 2 2 2 4
Entretenir un bien ne relevant pas des obligations
d'entretien de l'tablissement 1 3 3 3 1 3 2 2 4
Contrats d'assurance
Ne pas disposer d'un c ontrat d'assuranc e en
c onformit avec le c ontrle du bien, son affectation
et ou la nature des risques auxquels le bien est
expos 3 2 1 2 2 2 3 2 1
Travaux
Entreprendre des travaux sans la dc ision d'une
autorit habilite 3 2 1 3 3 2 3 1 1
Ne pas entreprendre les travaux dc ids / ou avec
retard 3 3 1 2 3 2 3 1 1
Enregistrer tort des travaux immobilisables en
c harges de fonc tionnement (et inversement) 3 3 3 2 1 2 3 1 6
ne pas rgulariser les c omptes d'immobilisation en
c ours 2 1 3 2 1 2 2 1 7
Ne pas ac tualiser les documents relatifs aux
lments physiques et reglementaires 3 1 2 2 2 2 3 3 6
(Probabilit x Impact)
Image / Rputation /
Qualit de service
Lgal / juridique
Comptable
Financier
Recensement et inventaire
Inventaire physique
Ne pas mettre jour l'inventaire physique 3 3 3 3 3 3 3 3 6
Ne pas disposer de tout ou partie des pices
justificatives 3 2 2 2 2 2 3 2 2
Prendre en compte le bien sur la base de pices
justificatives errones 1 2 2 2 2 2 1 3 5
Ne pas renseigner l'outil de gestion patrimoniale
(Etat) 3 1 1 2 2 1 2 2 4
(R) Evaluation du patrimoine immobilier
3
ANNEXE III
Un certain nombre de risques sont identifis de manire rcurrente sur ce processus, soit
par les auditeurs de la DGFiP, soit par les commissaires aux comptes, soit par les acteurs
mme de la dmarche au sein des tablissements.
La premire partie de cette annexe indique pour linformation des praticiens les principaux
risques rcurrents ainsi identifis, ainsi que leurs origines principales. Cette liste ne saurait
en aucun cas dispenser les tablissements de lanalyse prcise des risques auxquels ils sont
confronts, qui sont dans chaque cas spcifiques par dfinition. Ils peuvent toutefois sen
inspirer pour construire une premire bauche de cartographie des risques.
La seconde partie de cette annexe illustre, par deux cartographies des risques portant sur le
processus contrats de recherches, lapproche par diagnostic (via ACIDUES et RCIC cf.
chapitre III), qui permet davoir une vision plus prcise des risques qui affectent un
processus. Les tablissements peuvent les consulter pour information avant de se lancer
dans leur propre dmarche de diagnostic.
Trois critres de qualit comptable sont en gnral impacts par des dfaillance releves par
les auditeurs: le critre de rattachement des charges et des produits au bon exercice dune
part et les critres dexhaustivit et dexactitude dautre part.
le logiciel partag qui permettrait de suivre lexcution des conventions en lien avec le
logiciel comptable nest pas toujours oprationnel ;
une estimation des produits lis aux contrats de recherche qui intervient trop
tardivement et empche la comptabilisation de produits recevoir.
2. Les modalits de comptabilisation des contrats ne sont pas encore fixes entre les
diffrentes composantes dans certaines universits. Le suivi des contrats des recherche
pluriannuel peut en effet varier selon les services dun mme tablissement, certains tant
grs en ressources affectes, dautres lavancement ou encore lachvement.
3. Certaines universits ont appliqu pour la premire fois en 2010 la mthode de
lavancement1, avec comptabilisation de factures tablir et des charges constates
davance. Les procdures ne semblent cependant pas encore fiables, car le taux
danomalie reste important sur ce type dcriture, les tablissements tant incapables de
fournir les pices justificatives.
4. Pour plusieurs universits, lexactitude ainsi que lexhaustivit des produits sur
contrats de recherche font galement lobjet de rserves de la part des auditeurs
externes, souvent pour les raisons suivantes :
le suivi administratif des conventions de recherche napparat pas assez fiabilis parmi
les services ordonnateur : la composante en charge de la recherche nassure parfois
pas de rle pivot suffisant et les laboratoires connaissent une autonomie importante
pour laborer le dossier administratif et technique ncessaire la signature dune
convention. Il ne sollicitent pas la validation pralable de leurs projets de convention
par la composante recherche, les services financiers, et lagence comptable afin de
vrifier leur ralit juridique, budgtaire et comptable avant signature avec les bailleurs
de fonds.
5. Il a parfois t galement relev une confusion des rles entre lagence comptable et
les services financiers. Lagence comptable procde en effet lmission des ordres de
recettes la place des services financiers sur la base de situations budgtaires de
consommations des crdits dites partir dun module partag. Ce dfaut organisationnel
ne scurise pas les procdures (principe de sparation des tches) et conduit un suivi
insuffisant, lensemble des points de contrle ntant pas exerc par chacun des acteurs.
6. Le principe des droits constats nest par ailleurs pas toujours respect, dans la mesure
o les titres de recette sur contrats de recherche sont parfois mis par lagence
comptable rception des fonds. Il nexiste pas toujours de systme permettant la
constatation immdiate des droits des tablissements ds rception de la notification
en raison de labsence de titrage par les services financiers.
1
Une instruction DGFiP est actuellement en cours de prparation sur ce sujet.
ANNEXE 3
Etape 3. Cartographie des risques par sous-processus et priorisation des risques matriser
Impacts financiers et
comptables
Impacts lgaux /
juridiques
Evaluation partir
tablissements de
Lgal / juridique
risques associs
du questionnaire
cadre lgislatif et rglementaire
Synthse des
Moyenne des
Rputation /
Financier et
et de la grille
l'chantillon
comptable
Qualit de
dispositifs /
impacts
Image /
service
Tache 1 : Dfinition du projet
Contrle et validation du projet scientifique
Dilvulgation du projet 1 3 2 1 2 1 2 8
Prendre en compte un projet non valid / partiellement valid par les autorits scientifiques
comptentes 1 2 2 1 1 1 3 5
Cadrage stratgique du projet (validation de la forme contractuelle)
Adopter un type de contrat inadapt aux objectifs de l'quipe de recherche et de ses partenaires
3 2 2 3 2 3 3 6
Contracter sur la base de conditions scientifiques, matrielles ou financires dsquilibres (
l'avantage ou au dtriment de l'quipe de recherche) 3 3 1 2 2 3 3 6
Tache 2 : Elaboration du contrat
Ngociation de la dimension scientifique
Ngociation de la dimension matrielle et financire
Ne pas prendre en compte / prendre en compte partiellement les consquences du contrat sur la
situation individuelle d'agents (contractualisation) 1 3 2 3 3 2 1 3
Ne pas dfinir / dfinir partiellement ou trop prcisment le dtail des conditions financires et
matrielles (rpartitions entre fonctionnement, rmunration, investissement, conditions
d'utilisation de matriel, de structures etc...)
3 3 3 1 2 3 2 2
Ne pas dfinir / dfinir partiellement trop prcisment ou trop peu prcisment les aspects du
contrat lis la proprit intellectuelle 2 2 3 3 3 3 2 2
Ne pas prvoir l'tude du cot complet 3 3 1 2 2 3 2 2
Ne pas solliciter le concours des services d'hygine et de scurit dans le cadre de l'utilisation de
locaux ou d'quipements le ncessitant 2 2 3 2 2 2 1 3
Formalisation du contrat
Non cohrence de l'annexe scientifique avec le contrat 1 2 1 3 2 1 1 9
Ne pas respecter la forme contractuelle adapte 2 2 1 3 2 2 2 4
Mauvaise dfinition des parties prenantes au contrat 2 1 2 3 2 2 2 4
Accepter des clauses inapplicables 2 2 2 2 2 2 1 3
Tache 3 : Conclusion du contrat
Signature et validation
Soumettre le contrat la signature d'une autorit non habilite 1 1 2 3 2 1 2 8
Soumettre la signature un dossier incomplet / irrgulier 2 2 1 3 2 2 1 3
Ne pas soumettre le contrat la signature de toutes les parties prenantes 1 2 1 2 1 1 2 8
Ne pas soumettre le contrat la validation du Conseil scientifique 2 2 1 2 1 1 3 5
Diffusion
Ne pas diffuser le contrat l'ensemble des parties prenantes (signataires et non signataires) 3 1 3 1 1 2 3 7
PROCESSUS Contrats de recherche
PROCEDURE Procdure 2 : Vie du Contrat
Gravit
Recensement des risques Probabilit Impacts (Probabilit x Matrise Priorit
Lgal / juridique
Objectifs : Impact)
Permettre, dans le cadre du contrat, la mise en uvre
l'chantillon)
tablisseme
Rputation
Synthse
comptable
des activits permettant de satisfaire son objet
impacts
Financier
(Moyenne
/ Qualit
Image /
des
scientifique et matriel
nts de
des
et
Tache 1 : Gestion financire et matrielle du contrat
Gestion des recettes
Ne pas mettre une facture 2 3 2 2 2 2 1 3
Ne pas affecter les recettes au bon projet 2 3 2 1 2 2 1 3
Gestion des dpenses
Ne pas ouvrir dans les dlais les lignes budgtaires
permettant les dpenses 1 2 3 1 2 1 1 9
Ouvrir une ligne budgtaire avant signature du contrat sans
autorisation 2 3 2 3 3 3 2 2
Engager des dpenses en dehors du champ d'application du
contrat 3 3 3 3 3 3 2 2
Tache 2 : Gestion des ressources humaines lies au contrat
Ne pas transmettre au service comptent les documents
permettant la prise en charge d'un chercheur 1 2 2 2 2 1 3 5
Demander la prise en charge d'un chercheur dj rmunr
(Chevauchement de deux contrats) 2 2 1 3 2 2 1 3
Ne pas recevoir l'information concernant la prise en charge
d'un contractuel (prolongation de contrat) 3 1 1 1 1 2 2 4
Tache 3 : Evaluation et volution de l'activit
Evaluation priodique
Ne pas valuer les projets 2 3 2 1 2 2 2 4
Ne pas respecter les impratifs de calendrier d'valuation
(financements europens) 2 3 3 3 3 3 1 1
Ne pas prendre en compte, ou prendre en compte une partie
seulement des indicateurs de suivi / d'valuation dfinis au
contrat 2 2 2 2 2 2 2 4
Ne pas diffuser, diffuser partiellement ou trop largement,
l'valuation d'un projet 1 2 1 1 1 1 2 8
Dfinition des volutions apporter
Ne pas prendre en compte / prendre en compte tardivement
un besoin d'adaptation du contrat 2 2 2 3 2 2 2 4
Rdaction des documents affrents
Rdiger un avenant dont le contenu n'est pas conforme (hors
conditions de dure ou de financement) 2 1 2 3 2 2 2 4
Emettre un document juridiquement inadapt aux intrts de
l'tablissement ou entach d'illgalit 1 2 2 3 2 1 2 8
PROCESSUS Contrats de recherche
PROCEDURE Procdure 3 : Fin du contrat
Recensement des risques Probabilit Impacts Gravit Matrise Priorit
Financier et comptable
Un certain nombre de risques sont identifis de manire rcurrente sur ce processus, soit
par les auditeurs de la DGFiP, soit par les commissaires aux comptes, soit par les acteurs
mme de la dmarche au sein des tablissements.
La premire partie de cette annexe indique pour linformation des praticiens les principaux
risques rcurrents ainsi identifis, ainsi que leurs origines principales. Cette liste ne saurait
en aucun cas dispenser les tablissements de lanalyse prcise des risques auxquels ils sont
confronts, qui sont dans chaque cas spcifiques par dfinition. Ils peuvent toutefois sen
inspirer pour construire une premire bauche de cartographie des risques.
La seconde partie de cette annexe illustre, par deux cartographies des risques portant sur le
processus commande publique, lapproche par diagnostic (via ACIDUES et RCIC cf.
chapitre III), qui permet davoir une vision plus prcise des risques qui affectent un
processus. Les tablissements peuvent les consulter pour information avant de se lancer
dans leur propre dmarche de diagnostic.
- De manire gnrale, la qualit du visa des mandats sur les oprations lies aux
marchs publics est perfectible. Ce problme, qui provient dun manque de formation des
agents, dun dfaut de documentation des procdures ou dun dfaut dorganisation
(manque de polyvalence), est souvent lorigine des risques rcurrents relevs ci-dessous
(mauvaises imputations comptables, dlai global de paiement non respect). La qualit du
visa des dpenses lies des marchs publics est mesurable travers la mise en place de
contrles de supervision a posteriori.
A titre dexemple, le visa des marchs se limite souvent un visa du premier mandat
li au march. Les mandats qui suivent ne font pas lobjet dun visa spcifique
(rapprochement avec les conditions du march, formules de rvision, etc).
Les auditeurs relvent galement que certains mandats lis des marchs ne sont
accompagns soit daucune pice justificative, soit de pices justificatives
insuffisantes, cela ne permettant pas lagent en charge du visa dassurer un visa de
qualit. Les contrats lis des marchs ne sont parfois pas transmis lagence
comptable.
Certains mandats ont galement t pris en charge alors que les marchs de travaux
auxquels ils se rattachent ne mentionnent pas de dates de fin de travaux, ce qui
empche le versement dintrts moratoires.
Il arrive galement que lagence comptable dispose bien des pices essentielles de
chaque march (acte dengagement, bordereau des prix, avenants ventuels), mais
que les agents chargs du visa ne sy rfrent pas lors du visa.
Lagence comptable limite parfois ses contrles sur marchs de travaux un rle de
caissier, dans la mesure o le service financier assure le visa et le suivi des marchs
qui proviennent des services en charge du patrimoine.
- Plusieurs universits neffectuent pas de suivi comptable des stocks lis aux
marchs publics. Cela empche de constater en dbut et en fin dexercice les critures
comptables de variation de stocks. Ce problme est largement li lorganisation
dcentralise des universits : souvent, chaque composante passe ses commandes auprs
des prestataires retenus dans le cadre du march. Les achats sont ensuite imputs sur le
budget des composantes et aucune comptabilit centralise nest tenue.
- Les auditeurs relvent frquemment de mauvaises imputations comptables dans les
critures lies aux oprations de marchs publics.
Il arrive ainsi que plusieurs dpenses lies des marchs soient imputes de
manire alatoire en investissement ou en fonctionnement. Ce problme est
frquemment li la non matrise par les agents en charge du visa des imputations
comptables. La mauvaise valuation des prvisions budgtaires ainsi que la
disponibilit des crdits psent galement sur le choix de limputation comptable.
Quelques erreurs dimputation moins significatives ont galement pu tre constate :
ainsi, les intrts moratoires sur marchs doivent tre comptabiliss en charges
exceptionnelles (sur le compte 6711) et non en charges financires.
- Le dlai global de paiement sur les dpenses lies aux marchs publics est
globalement peu respect et peu suivi. Le dpassement du dlai de 45 jours est frquent.
Le problme est souvent li un dlai de mandatement excessivement long, en raison de
lclatement gographique des sites, du problme de lissage des missions de mandats
dans lanne ou du problme de polyvalence qui peut tre rencontr dans certaines unit
budgtaires.
Au del de labsence de versement dintrts moratoires (sauf lorsque les fournisseurs les
rclament), les auditeurs relvent galement un traitement comptable erron des pnalits
de retard sur marchs dans le cadre de mandats dinvestissements. Ces pnalits sont
effectivement compenses avec le prix des immobilisations acquises, ce qui a pour effet :
des montants intgrs au patrimoine et amortis qui ne sont pas exacts (ce sont des
montants rduits, qui ont donc un impact sur la dotation annuelle aux amortissements
des immobilisations).
le rsultat exceptionnel de ltablissement nest pas sincre puisque certains des
produits le constituant ne sont pas retracs en comptabilit
- Le service en charge du visa des mandats lis aux marchs publics au sein des
agences comptables souffre souvent dun manque de polyvalence. Le visa des
marchs est en effet souvent effectu par un agent spcialis, les autres agents se
rpartissant les dpenses courantes de fonctionnement. Ce dfaut de polyvalence induit un
risque de non continuit de service en cas dabsence de lagent spcialis. Le principe de
sparation des tches, qui rend possible la ralisation dun contrle mutuel et garanti ainsi la
qualit du visa, nest pas non plus respect. Dans les structures de taille rduite, pour
lesquelles il nest pas possible dinstaurer une sparation des tches, le dploiement dun
dispositif de contrle interne sur les visas de marchs pourra se faire travers un contrle
de supervision renforc de lagent comptable.
- Le traitement comptable des retenues de garanties, qui donnent lieu prcompte par
lordonnateur sur le montant d au crancier est galement lobjet de problmes dans
plusieurs tablissements, en particulier sur les points suivants :
Les retenues de garantie ne sont pas comptabilises. Lapplication de la retenue de
garantie se traduit par une retenue linitiative des services gestionnaires sans
traduction comptable. Il ny a donc aucune certitude que toutes les retenues
antrieurement effectues aient t libres ce jour, ni que toutes celles prvues
aux marchs aient t effectues.
Lorsquelles sont comptabilises, les retenues de garantie ne le sont pas aux
comptes prvus : (# 4017 et 4047 non ouverts)
Les retenues de garanties ne sont pas contrles. Elle doivent ltre ponctuellement
par rapprochement de ltat de dveloppement de solde du compte4017 avec les
pices.
Les retenues de garanties sont liquides par un service ordonnateurs, alors quelles
devraient ltre par lagence comptable. .
Lagent comptable nest pas en mesure dapprcier un ventuel retard dans le
remboursement des retenues de garantie, en raison de la non transmission par
lordonnateur du procs verbal de rception sans rserve.
- Les auditeurs notent souvent une mauvaise utilisation des comptes 23 et 21, avec
labsence de basculement des travaux en cours en compte dimmobilisation pour certains
marchs publics de travaux. La gestion morcele et labsence de vision globale et de suivi
individualis des marchs en est souvent responsable. Ainsi, les problmes suivant sont
souvent relevs :
L imputation des tranches ou des acomptes est changeante au lieu dimpacter un
unique compte 23 ;
Les diffrentes factures dun march en cours sont comptabilises sur un compte 21
alors quelles devraient impacter un compte 23 ;
Le transfert du compte 23 vers le compte 21 nest pas immdiat ds la mise en
service.
Cartographie des risques du processus commande publique de luniversit Paris Est Crteil
CARTOGRAPHIE DES RISQUES V04/07/2011 "Processus commande publique" AGENCE COMPTABLE + ORDONNATEUR
Critre qualit
N de risque Libells Facteurs Cotation Plan d'actions
comptable
I P C I*P*C En cours A mener
RISQUES ORDONNATEUR
Etablir une procdure permettant l'accs aux informations sur les prix par les
personnes effectuant les contrles des factures
UPEC CP 001
Absence de contrle des prix dans les marchs bons de Manque d'organisation Mettre en place une procdure de contle systmatique au niveau des antennes financires
5 4 3 60 Contrle systmatique fait par l'agence comptable. Echange d'informations
commandes structurelle (responsables financiers)
entre le SDMP et le bureau des depenses l'AC
Grand nombre de
Cration d'un nouveau poste au SDMP
dossiers traiter
Non respect de la procdure existante : certains
Mobilisation des agents respecter la procdure existante.
achats sont faits hors procdure du code des marchs
UPEC CP 002 5 4 3 60
Manque de
Formation en interne
competence technique
dans certains
Mettre en place un rseau des rfrents par composante.
domaines.
La procdure retenue nest pas Organisation : contrle du respect de la procdure.
UPEC CP 003 4 1 1 4
conforme la rglementation.
Pices justificatives insuffisantes ou irrgulires Documentation : tablissement et diffusion dun guide de la commande
UPEC CP 004 5 3 3 45
publique.
L'autocontrole au niveau du SDMP
UPEC CP 005 Cohrence dans la rdaction des pices des marchs 4 2 2 16
Contrle de cohrence des pices pour le march du service technique
Tous les documents des marchs sont centraliss au SDMP et mis la
UPEC CP 006 5 1 1 5
Ltablissement est engag par une personne non habilite signature systmatique par la prsidente,
Dsignation d'un correspondant au niveau de la DSF pour valider les crdits allous.
UPEC CP 007 Les limites des crdits allous ne sont pas respectes. 5 3 5 75
Erreur dans la dfinition du support
UPEC CP 008 4 2 1 8 L'autocontrole au niveau du SMP
et le degr de publicit adapts.
Transmission des pices justificatives (devis, catalogue etc.) ayant permis
UPEC CP 009 Mauvaise valuation financire des besoins par les utilisateurs 5 3 4 60
l'valuation financire
UPEC CP 010 L'oubli de diffusion des rponses l'ensemble des candidats. 5 2 2 20 Obliger les candidats s'identifier sur profil acheteur,
Difficult d'estimer des besoins
UPEC CP 011 5 4 4 80 Formation en interne prvue pour fin 2011
Mauvaise dfinition des besoins et critres d'attribution
RISQUES AGENCE COMPTABLE
VERSEMENT DES AVANCES
Demande davance non traite dans les dlais
La demande davance nest pas transmise au service charg de
Rattachement la liquidation. Etablir une procdure permettant l'accs aux informations sur les prix par les personnes
UPEC CP 012 Organisation 5 5 3 75
la bonne priode Contrle fait par l'agence comptable. Echange d'informations entre le SDMP effectuant les contrles des factures
Elle nest pas traite dans les dlais. et le bureau des depenses l'AC
Erreur de liquidation-avance
Organisation : contrle de supervision posteriori sur chantillon, programmer dans le plan
Le montant de lavance ne correspond pas aux rgles du code Non maitrise de de contrle interne.
UPEC CP 013 Exactitude 5 3 4 60 Organisation : contrle du montant verser par avance (autocontrle).
des marchs publics. rglementation
Documentation: diffusion du code des march partie ( 85-87).
Documentation : diffusion de linstruction M 9-3
UPEC CP 014 Imputation Lcriture a t enregistre sur une mauvaise imputation. Contrle imparfait 5 3 3 45
Les pices justificatives sont manquantes ou incompltes.En Documentation: tablissement et diffusion en cour dune liste des pices
Besoin de
particulier pour les marchs formaliss (pices constitutives) et justificatives par type de commande (notamment pices des marchs), ainsi
UPEC CP 019 Justification perfectionnement 5 3 3 45
les actes additionnels, que des formules et contenus obligatoires de ces pices. Organisation: Contrle de supervision posteriori
Organisation
Les modalits de contrle ne sont pas respectes.
Carence dans l'approche par les risques et les enjeux du contrle de la dpense
Organisation: mise en place d'un plan de contrle hirarchis de la dpense ( CHD) ou un
plan de contrle allg en partenariat( CAP):
Organisation: mise en place d'un plan de contrle hirarchis de la dpense ( CHD) ou un plan
de contrle allg en partenariat( CAP):
Traabilit: traabilit des paiements par avances: mise en place dun dispositif de suivi des
La rcupration et le contrle du seuil des avances ne sont pas paiements par avances (exemple : tableau de bord ; outil de type tableur), et chaque
UPEC CP 031 Exactitude Contrle non pratiqu 5 4 4 80
effectus. paiement, des taux dexcution des marchs ayant fait lobjet dune avance.
Organisation : les oppositions, cessions et mainleves doivent tre traites le jour de leur
Non rception ou
Les cessions de crance ou mainleves ne sont pas transmises arrive (autocontrle).
UPEC CP 037 non traitement Organisation 5 3 4 60
directement lagent comptable.
des opposition
Dsignation de lagent charg de la rception des oppositions dans lorganigramme fonctionnel.
Documentation : diffusion du dcret n93-977 du 31 juillet 1993 rel atif aux saisies et cessions
notifies aux comptables publics (articles 4 et 6) et des autres textes sur les oppositions
(procdures civiles dexcution, cessions de crances).
Documentation : diffusion du dcret n93-977 du 31 juillet 1993 rel atif aux saisies et cessions
notifies aux comptables publics (articles 4 et 6) et des autres textes sur les oppositions
(procdures civiles dexcution, cessions de crances).
Documentation : diffusion du dcret n93-977 du 31 juillet 1993 r elatif aux saisies et cessions
notifies aux comptables publics (articles 4 et 6) et des autres textes sur les oppositions
(procdures civiles dexcution, cessions de crances).
Organisation : les oppositions, cessions et mainleves doivent tre traites le jour de leur
Absence de prise en compte de linsaisissabilit de certaines arrive (autocontrle).
UPEC CP 040 Ralit Contrle non pratiqu 5 3 4 60
crances.
Dsignation de lagent charg de la rception des oppositions dans lorganigramme fonctionnel.
Documentation : diffusion du dcret n93-977 du 31 juillet 1993 r elatif aux saisies et cessions
notifies aux comptables publics (articles 4 et 6) et des autres textes sur les oppositions
(procdures civiles dexcution, cessions de crances).
Organisation : les oppositions, cessions et mainleves doivent tre traites le jour de leur
arrive (autocontrle).
Signature et visa de lacte de signification de lhuissier par une
UPEC CP 041 Ralit Documentation 5 3 4 60
personne non comptente.(du ressort de l'AC)
Dsignation de lagent charg de la rception des oppositions dans lorganigramme fonctionnel.
Organisation : les oppositions, cessions et mainleves doivent tre traites le jour de leur
Non respect du dlais de 24 heures pour renseigner en cas de arrive (autocontrle).
UPEC CP 042 Ralit Contrle non pratiqu 5 3 4 60
saisie.
Dsignation de lagent charg de la rception des oppositions dans lorganigramme fonctionnel.
Documentation : diffusion du dcret n93-977 du 31 juillet 1993 rel atif aux saisies et cessions
notifies aux comptables publics (articles 4 et 6) et des autres textes sur les oppositions
(procdures civiles dexcution, cessions de crances).
Les oppositions ou mainleves ne sont pas systmatiquement Organisation : les oppositions, cessions et mainleves doivent tre traites le jour de leur
Prsentation et
traites (intgration dans les outils de suivi). arrive (autocontrle).
UPEC CP 045 bonne Traabilit 5 3 4 60
information
Lopposition nest pas prise en compte par lagent comptable. Dsignation de lagent charg de la rception des oppositions dans lorganigramme fonctionnel.
Documentation : diffusion du dcret n93-977 du 31 juillet 1993 rel atif aux saisies et cessions
notifies aux comptables publics (articles 4 et 6) et des autres textes sur les oppositions
(procdures civiles dexcution, cessions de crances).
Organisation : les oppositions, cessions et mainleves doivent tre traites le jour de leur
Prsentation et
Les pices disponibles ne permettent pas de dsintresser le arrive (autocontrle).
UPEC CP 046 bonne Organisation 5 3 4 60
crancier.
information
Dsignation de lagent charg de la rception des oppositions dans lorganigramme fonctionnel.
Organisation : les oppositions, cessions et mainleves doivent tre traites le jour de leur
Les sommes retenues en vertu dune opposition
arrive (autocontrle).
Rattachement sont verses immdiatement au crancier saisissant, sans Contrle non
UPEC CP 047 5 3 4 60
la bonne priode attendre la fin du dlai de contestation. pratiqu
Dsignation de lagent charg de la rception des oppositions dans lorganigramme fonctionnel.
Organisation : les oppositions, cessions et mainleves doivent tre traites le jour de leur
Contrle non arrive (autocontrle).
UPEC CP 048 Exactitude Le montant vers au saisissant ou cessionnaire est faux. 5 3 4 60
pratiqu
Dsignation de lagent charg de la rception des oppositions dans lorganigramme fonctionnel.
Organisation : les oppositions, cessions et mainleves doivent tre traites le jour de leur
Besoin de arrive (autocontrle).
UPEC CP 049 Imputation Lopposition a t enregistre sur un mauvais compte. 5 3 4 60
perfectionnement
Dsignation de lagent charg de la rception des oppositions dans lorganigramme fonctionnel.
Les informations relatives aux retenues de garantie ne sont pas Inscription des modalits de retenue de garantie sur une fiche de suivi des
UPEC CP 050 Totalit Organisation 5 3 4 60
transfres lagent comptable. marchs (montant du march initial, montant).
Inscription des modalits de retenue de garantie sur une fiche de suivi des marchs (montant du
march initial, montant).
La retenue de garantie nest pas liquide : la commande publique Contrle non
UPEC CP 051 Totalit 5 3 4 60 Report systmatique du montant retenu chaque paiement au titulaire du march.
nest pas garantie. pratiqu
Organisation : chaque agent en charge du visa doit contrler que lordonnateur applique bien
le contrat et que les informations relatives aux retenues de garantie ont bien t transfres
(autocontrle).
Traabilit : Le montant cumul du dispositif de suivi doit prendre en compte les retenues de
garantie opres, avec le dtail des calculs raliss.
Organisation : dispositif de suivi des comptes de tiers, Analyse priodique des dossiers
enregistrs dans le dispositif de suivi des marchs comportant une retenue garantie
(autocontrle).
Rattachement La garantie nest pas identifie et nest pas libre dans les Contrle non
UPEC CP 055 5 3 4 60
la bonne priode dlais rglementaires pratiqu Relance ventuelle de lordonnateur.
Le service des marchs transmet la caution personnelle ou la garantie 1re demande, le cas
chant. En cas de retenue de garantie, celle ci est enregistre dans SIFAC avec le % de
retenue de garantie.
Libration de garantie tort
Documentation: diffusion des textes rglementaires et des rgles spcifiques la procdure
de retenue des garanties du fournisseur (articles 101 103 du code des marchs publics).
Organisation : dispositif de suivi des comptes de tiers, Analyse priodique des dossiers
La libration de garantie est ralise avant les dlais fixs par la Besoin de enregistrs dans le dispositif de suivi des marchs comportant une retenue garantie
UPEC CP 056 Ralit 5 3 4 60
rglementation. perfectionnement (autocontrle).
Contrle de la liste des tablissements bancaires figurant sur site Banque de France
(instructions 02-101 du 23 dcembre 2002 et 03-016 du 20 fvrier 2003) (autocontrle).
La libration de garantie est ralise sur la base dun document Besoin de
UPEC CP 057 Justification 5 3 4 60
incomplet ou erron. perfectionnement
Contrle de supervision, de la mise en place et de leffectivit de ces mesures.
Traabilit : Le montant cumul du dispositif de suivi doit prendre en compte les retenues de
garantie opres, avec le dtail des calculs raliss.
UPEC CP 059 Totalit absence dtablissement dun annuaire des services Organisation 5 3 3 45 Courriers de relances adresss aux services gestionnaires rests muets,
gestionnaires susceptibles de produire de linformation sur les
charges rattacher l'exercice. Organisation : contrle du respect du calendrier et de la rception de linformation
(autocontrle), trac sur le fichier de suivi .
Le comptable ne reoit pas les donnes pour lensemble des
gestionnaires. Contrle de supervision posteriori, de la mise en place et de leffectivit de ces mesures.
Charge constate d'avance non rattach l'exercice: Documentation : tablissement dun annuaire des services gestionnaires responsables de la
production de linformation sur les charges rattacher l'exercice
Absence de recensement de lensemble des charges rattacher
lexercice. Traabilit : recensement et suivi des charges rattacher l'exercice.
UPEC CP 060 Totalit Absence dtablissement dun annuaire des services Organisation 5 3 4 60 Courriers de relances adresss aux services gestionnaires rests muets,
gestionnaires susceptibles de produire de linformation sur les
charges rattacher. Organisation : contrle du respect du calendrier et de la rception de linformation
(autocontrle), trac sur le fichier de suivi .
Le comptable ne reoit pas les donnes pour lensemble des
gestionnaires. Contrle de supervision posteriori, de la mise en place et de leffectivit de ces mesures.
Informations transmises hors dlai
Rattachement Les lments dinformation comptable sur les charges rattacher Documentation: documentation et diffusion dun calendrier, tabli en concertation avec
UPEC CP 061 Organisation 5 3 3 45
la bonne priode l'exercice ne sont pas transmises dans les dlais. lordonnateur, de transmission de linformation comptable
Carence dans les documents appuyant la constitution des charges rattacher l'exercice
Prsentation et Aucun document comptable (application des modalits de
Documentation : laboration et diffusion dune liste de
UPEC CP 062 bonne calcul...) ne vient lappui de lordre de dpense ou de lordre de Documentation 5 2 2 20
documents comptables par type de charges rattacher.
information reversement.
Les charges ne sont pas rattaches au bon exercice
Documentation : laboration et diffusion dune note de recensement des charges rattacher
l'exercice avec typologie des faits gnrateurs.
Rattachement Les charges payer ne relvent pas du bon exercice de Contrle non ventuellement, un contrle peut tre mis en uvre ultrieurement la clture pour sassurer
UPEC CP 063 5 3 3 45
la bonne priode rattachement. pratiqu que des charges, dsormais prsentes en pices de dpenses, nauraient pas d tre
comptabilises en charges payer (autocontrle).
La dtection de telles charges donnerait lieu notification aux services gestionnaires pour prise
en compte lors de la prochaine clture.
Organisation : revue analytique des charges rattacher par comparaison de son volution
dun exercice sur lautre (autocontrle).
Processus
Centralisation
des rgies
Procdure :
Institution
Centralisation
des rgies
Procdure :
Rception
Interventions
Procdure :
Prise en charge
Nb de comptes /
tats /
procdures/
Thmes de contrle Primtre du contrle priodicit du contrle actions maxi
Service Observation
contrler selon la
priodicit
chantillonage
rectifications d'critures tous cycles mensuel tous services
30 par service
chantillonage
anomalies cycle charges mensuel dpense
30
Comptabilit
balance d'entre tous cycles annuel la reprise de BE exhaustif
trsorerie
Cliquez ici Cliquez ici Cliquez ici Cliquez ici Cliquez ici Cliquez ici
Rsultats du contrle
Nb d'oprations ne rpondant pas
Montant des oprations ne rpondant pas au
au moins un critre de qualit Taux d'erreur dtect (en Nb) Taux d'erreur dtect (en montant)
moins un critre de qualit comptable
comptable
Plan de contrle
Organisation administrative - Responsable des archives Mle ANNA Mle INNESSERME Mme ANRU
interne
Inventaire - Mise jour de l'actif Mle INNESSERME Mle ANNA Mme ANRU Comtemporain
Inventaire - Mise jour de l'actif Mle ANNA Mle INNESSERME Mme ANRU Comtemporain
Processus Participations
Mle CENERESSE
Inventaire - Mise jour de l'actif Mme BERGE-AIME M. KNAZEA
Mme ANRU
Comtemporain
Processus Stocks
tablissement des engagements - Intgration comptable Mle ANNA Mle INNESSERME Mme ANRU Comtemporain
Cessation des engagements - intgration comptable Mle ANNA Mle INNESSERME Mme ANRU Comtemporain
tablissement des engagements - Intgration comptable Mle ANNA Mle INNESSERME Mme ANRU Comtemporain
Cessation des engagements - intgration comptable Mle ANNA Mle INNESSERME Mme ANRU Comtemporain
tablissement des provisions - Intgration comptable Mle INNESSERME Mle ANNA Mme ANRU Comtemporain
Reprise des provisions - Intgration comptable Mle INNESSERME Mle ANNA Mme ANRU Comtemporain
CYCLE CHARGES
Processus Interventions
Plan de contrle
Prise en charge - Visa M. CESSI Mle HUGAPPE M. VEHENEFFE
interne
Comtemporain &
Prise en charge - Rcuprations des avances M. CESSI Mle HUGAPPE M. VEHENEFFE Plan de contrle
interne
Comtemporain &
Prise en charge - Oppositions M. CESSI Mle HUGAPPE M. VEHENEFFE Plan de contrle
interne
Plan de contrle
Inventaire - Intgration comptable M. CESSI Mle HUGAPPE M. VEHENEFFE
interne
Processus Baux
Processus Dplacements
Processus Rmunrations
Prise en charge - Oppositions Mle INNESSERME Mle ANNA Mme ANRU Comtemporain
CYCLE PRODUITS
Annulation de l'ordre de recouvrer - Traitement comptable Mme BERGE-AIME M. KNAZEA Mle CENERESSE Comtemporain
Remise gracieuse - Traitement comptable M. KNAZEA Mme BERGE-AIME Mle CENERESSE Comtemporain
Admission en non-valeur - Traitement comptable M. KNAZEA Mme BERGE-AIME Mle CENERESSE Comtemporain
Annulation de l'ordre de recouvrer - Traitement comptable Mme BERGE-AIME M. KNAZEA Mle CENERESSE Comtemporain
Remise gracieuse - Traitement comptable M. KNAZEA Mme BERGE-AIME Mle CENERESSE Comtemporain
Admission en non-valeur - Traitement comptable M. KNAZEA Mme BERGE-AIME Mle CENERESSE Comtemporain
Annulation de l'ordre de recouvrer - Traitement comptable Mme BERGE-AIME M. KNAZEA Mle CENERESSE Comtemporain
Remise gracieuse - Traitement comptable M. KNAZEA Mme BERGE-AIME Mle CENERESSE Comtemporain
Admission en non-valeur - Traitement comptable M. KNAZEA Mme BERGE-AIME Mle CENERESSE Comtemporain
CYCLE TRESORERIE
Mle PAMME
Encaissement - Virements M. PARITROIT
Mle INNESSERME
Paiement - Chques M. PARITROIT Mle ANNA M. HEPAD Comtemporain M. Hepad dlgation pour signature des chques
Processus Numraire
Approvisionnement/Dgagement de la caisse M. PARITROIT Mle PAMME M. HEPAD Comtemporain M. Hepad dlgation pour relation avec la TG
Dette financire
Prise en charge du remboursement - Visa Mle INNESSERME Mle ANNA Mme ANRU Comtemporain
Inventaire - Intgration comptable Mle INNESSERME Mle ANNA Mme ANRU Comtemporain
Procdure Rception des oprations / Intgration M. RAIMENNE Mle ANNA M. HEPAD Comtemporain
Institution de la rgie / tablissement des actes constitutifs Mle ANNA Mme ANRU Comtemporain
Plan de contrle
Rception / Intgration M. RAIMENNE Mle ANNA M. HEPAD
interne
Plan de contrle
Rception / Vrification M. RAIMENNE Mle ANNA M. HEPAD
interne
Arrt annuel - Traitement de la balance Mle INNESSERME Mle ANNA Mme ANRU Comtemporain
tablissement du compte financier - Prparation Mle INNESSERME Mle ANNA Mme ANRU Comtemporain
tablissement du compte financier - Visa Mle INNESSERME Mle ANNA Mme ANRU Comtemporain
tablissement du compte financier - Arrt Mle INNESSERME Mle ANNA Mme ANRU Comtemporain
Plan de contrle
Balance d'entre annuelle - Reprise M. RAIMENNE Mle INNESSERME Mme ANRU
interne
Questionnaire
Renforcement de la dmarche de
matrise des risques financiers et comptables
Destinataires :
1.4 DIVERS 5
2.1 DOCUMENTATION MISE EN UVRE DANS LE CADRE DE LA DMARCHE DE MAITRISE DES RISQUES FINANCIERS ET
COMPTABLES 6
2.2 DISPOSITIFS DVALUATION DES DISPOSITIFS DE MATRISE DES RISQUES FINANCIERS ET COMPTABLES 8
1. D E M A R C H E DE M A I T R I SE DE S R I S QU E S FI NA N C I E R S E T C O M P T A B L E S
1.1 H I E R A R C H I S A T I O N D E S R I S Q U E S E T P L A N D A C T I O N
OUI NON
OUI NON
OUI NON
4. Si oui, quelles sont les sources mobilises pour laborer et enrichir cette
cartographie ?
Rponse :
Rponse :
OUI NON
7. Si oui, lesquels ?
Rponse :
OUI NON
Rponse :
OUI NON
OUI NON
Rponse
13. Si oui, qui assure le suivi du plan daction et selon quelles modalits ?
Rponse :
1.2 G O U V E R N A N C E E T P I L O T A G E
OUI NON
Rponse :
OUI NON
Rponse :
Rponse :
OUI NON
Rponse :
Rponse :
1.3 C E R T I F I C A T I O N D E S C O M P T E S
OUI NON
Rponse :
Rponse :
1.4 D I V E R S
25. Quels sont les principaux faits marquants des 3 derniers exercices ayant
eu une incidence sur les comptes au 31 dcembre (changement de
primtre, statuts, modalits de financement) ?
Rponse :
2. M I S E E N U V R E DE L A DE M A R C H E D E M A I T R IS E D E S R I S QU E S F I NA NC I E R S E T
COMPTABLES
2.1 D O C U M E N T A T I O N M I S E E N U V R E D A N S L E C A D R E D E L A D E M A R C H E D E M A I T R I S E
DES RISQUES FINANCIERS ET COMPTABLES
OUI NON
Rponse :
OUI NON
Rponse :
OUI NON
OUI NON
OUI NON
Rponse :
OUI NON
Rponse :
OUI NON
Rponse :
Rponse :
OUI NON
Rponse :
OUI NON
Rponse :
OUI NON
Rponse :
Rponse :
2.3 L E F O N C T I O N N E M E N T D E S S Y S T E M E S D I N F O R M A T I O N
Rponse :
OUI NON
3. L E S R E L A T I O NS A V E C L TA T
3.1 L E S C O N T R A T S / C O N V E N T I O N S
OUI NON
Rponse
OUI NON
OUI NON
3.2 L E S C O M P T E S L I E S E N T R E L E T A B L I S S E M E N T E T L T A T
52. Quen est-il des flux financiers qui vous lient avec les ministres de
tutelle la date de clture de votre dernier exercice ? nature et le montant
de ces flux :
/
Rponse :
53. Des provisions pour risques contentieux et/ou des engagements hors
bilan font-ils lobjet dun suivi particulier ?
OUI NON
Rponse :
OUI NON
Rponse :
72 Acomptes redondants M ? X X X X X X X X X X X X
78 Quotit saisissable DFV cf. contrle a posteriori AC
ANNEXE
Primtre XIII :
dapplication
Service centraux et communs
Processus concern :
Gestion de la paye du personnel
Ressources humaines
SCC-RH-PRO-001-01
Procdure
12 page(s)
Sommaire
I PREAMBULE .........................................................................................................................................................................3
I.1 OBJET DE LA PROCEDURE .............................................................................................................................................3
I.2 DATE DAPPLICATION DE LA PROCEDURE.....................................................................................................................3
I.3 DOCUMENTS DE REFERENCE ........................................................................................................................................3
I.4 INITIALISATION DE LA PROCEDURE ...............................................................................................................................3
I.5 DEFINITIONS : ................................................................................................................................................................3
I.6 LE CONTROLE INTERNE DE LA PAYE...............................................................................................................................4
I.6.1. Remarques pralables : .........................................................................................................................................4
I.6.2 Calendrier des oprations : (Voir calendrier en annexes) .....................................................................................4
IV.1.2 Le dpartement informatique de Chlons-en-Champagne envoie laccus de rception du fichier GEST .......9
IV.1.3. La TG de Seine-Saint-Denis paye les agents .......................................................................................................9
IV.1.4. Lenvoi dun avis de prlvement lagence comptable ..................................................................................9
IV.1.5. Contrle de la DRH ..............................................................................................................................................9
- Les comptes-rendus des entretiens passs avec les chefs des services concerns par la paye (voir
organigramme fonctionnel en annexe).
I.5 DEFINITIONS
UPEC : Universit Paris-Est Crteil
TG : Trsorerie Gnrale
AC : Agence Comptable
- Le rfrentiel utilis pour le contrle de la paye, est le rfrentiel du contrle de la paye des universits
labor par des agents comptables de diffrentes universits (Paris I Sorbonne, Paris II Panthon Assas, et
Paris VII Denis Diderot).
- Un rfrentiel de signature des pices est labor, afin que les gestionnaires et les responsables du contrle
puissent identifier les signataires : mettre en place dans le cadre du plan daction.
- Le contrle des emplois est suivi par la responsable des indicateurs de la DRH.
- Deux jours de contrle interne par lagence comptable et corrections apporter le cas chant par les
gestionnaires.
- Une journe de contrle des fiches de paie est prvue pour la correction ventuelle danomalie le mois
suivant (voir Tableau Calendrier des oprations en annexes)
- Pour les agents contractuels : la composante ou le service concern constitue une demande daccord
pralable de recrutement pour les agents contractuels, et ensuite lenvoie la DRH pour tre vrifie et
traite.
- Pour les agents titulaires Biatos : les dossiers sont labors par les gestionnaires du service Biatos la DRH,
partir dune mutation, dune nomination ou dun concours.
- Pour les enseignants titulaires : les dossiers sont constitus dans les composantes et transmis la DRH.
Un contrle des pices justificatives des mouvements de paye est fait par les gestionnaires de la DRH au vu
des dlais de saisie de la paye, toutes les pices sont contrles en amont de la saisie (Voir calendrier en
annexes et tableau ci-dessous).
Aprs avoir contrl toutes les pices justificatives et les documents cits ci-dessus, si le dossier est complet,
les gestionnaires procdent la saisie du dossier du personnel dans le logiciel HARPEGE.
En cas de dossier incomplet, celui-ci est renvoy au service concern ou la composante concerne pour la
demande des informations manquantes.
La gestion des cessations de paiement est faite selon le cas : Fin de contrat, mutation, dmission, dcs etc.
Mais dans tous les cas, la DRH procde la saisie de fin de situation ; dabord dans HARPEGE (pour fermer le
dossier du personnel), et ensuite dans GIRAFE (pour cessations de paiement). Les gestionnaires le font
lappui des pices justificatives.
Pour le dcs on vrifie le certificat de dcs, pour la mutation, la russite aux concours et laffectation on
vrifie lavis daffectation, larrt, et le certificat de cessation de paiement.
Les mmes contrles que prcdemment sauf que lon tient compte des modifications qui ont eu lieu dans le
dossier agent : changement de situation familiale, volution de carrire etc.
Mme procdure que prcdemment sauf quon tient compte des modifications qui ont eu lieu dans le
dossier agent.
II.3. Liquidation
II.3.1. Saisie de la liquidation par un gestionnaire de la DRH sur GIRAFE :
La saisie de la liquidation est faite par les gestionnaires paye lappui des pices justificatives. Cette dernire
est faite pendant huit dix jours dans le logiciel GIRAFE. Ensuite, ils sautocontrlent en comparant la saisie
avec les pices justificatives. --> Contrle de premier niveau.
Les administrateurs paye de chaque service (3 personnes : Un pour le service enseignants, un pour le service
BIATOS titulaires, et lautre pour les agents contractuels) procdent au contrle des lments saisis par les
gestionnaires. La vrification porte sur les lments suivants :
- saisie correcte des lments ; en cas de saisie incorrecte il est demand au gestionnaire de rectifier sa saisie
- prsence des pices justificatives ; en cas dabsence de pice celle-ci est rclame au gestionnaire, si cette
pice nest pas fournie, la saisie est supprime. Contrle de deuxime niveau.
Des responsables du contrle de la paye (2 personnes) procdent au contrle mensuel dun pourcentage de la
paye dans tout les types de populations afin de dfinir un potentiel de pourcentage derreur et damliorer le
contrle, voir demander aux gestionnaires de refaire leurs contrles si le % est > 3% (pratique PARIS 6,
dfinir pour PARIS 12) et au contrle par thmes (primes, transport, divers lments variables contrles
priodiques, recrutement, paiements des primes).-->Contrle de troisime niveau
Aprs avoir fait le contrle de 1er niveau (par les gestionnaires de la paye) et celui du 2me niveau (par les
administrateurs paye), si le dossier est complet et quil ny a aucune anomalie, les administrateurs procdent
SCC-RH-PRO-001-01 Page 7 sur 12
- Toute dition papier est susceptible de ne pas tre un document jour -
ldition des listes de mouvements de la paye quils envoient ensuite lagence comptable. En cas de dossier
incomplet, linformation manquante est rclame aux services concerns sinon la paie est rejete.
- Remise lagent comptable par la DRH, de la liste des mouvements de paye aprs la saisie dans GIRAFE.
- Les pices sont centralises dans le service de la responsable du contrle paye de la DRH.
- Le contrle sur place est effectu par le responsable du contrle de la paye lagence comptable ou son
supplant. Le contrle des mouvements de la paye est ralis conformment au plan de contrle qui tient
compte des enjeux financiers induits par ces mouvements. Ce plan de contrle privilgiera les lments de
paye qui ont t modifis.
- Le contrle de lagence comptable est retrac dans le cadre dun plan de contrle dfini annuellement. Il se
dcompose en un contrle priori ralis avant signature par lagent comptable de la liste des mouvements
de paye (cf 4.1 A) 3) ) et en un contrle posteriori ralis partir des mandats en 2010 et des flux
budgtaires mensuels pris en charge dans SIFAC partir de 2011.
- Le comptable restitue la DRH le compte rendu de son contrle afin damliorer et de fiabiliser la paye.
Aprs le contrle par lagent comptable, celui-ci restitue la DRH le compte rendu du contrle effectu. Aprs
la prise en compte des observations, la coordinatrice paye procde la gnration et la constitution du fichier
(GEST) qui contient toute la saisie de tous les mouvements de paye. Cette opration gnre ldition
automatique de la liste des mouvements de paye.
La coordinatrice paye fait signer cette liste par lagent comptable ou par les agents accrdits par lagent
comptable. (Voir liste des accrditations)
Une collaboratrice ou un collaborateur de lagent comptable envoie par VPN (Virement par numrisation) le
fichier GEST (qui contient toute la saisie de tous les mouvements paye) au dpartement informatique de
Chlons-en-Champagne (Trsor Public). La coordinatrice paye envoie la liste de tous les mouvements de paye
et les pices justificatives (domiciliation bancaire, carte vitale, pice didentit) (fichier papier) par chauffeur
la Trsorerie Gnrale de Seine-Saint-Denis.
A la rception du fichier par VPN, laccus de rception est envoy automatiquement par VPN lagence
comptable. Une copie est remise la coordinatrice paye la DRH par lagence comptable. Un correspondant
de la Trsorerie Gnrale de Seine-Saint-Denis contacte par tlphone ou par mail la coordonatrice paye la
DRH pour confirmer cette rception.
Aprs avoir envoy laccus de rception du fichier la DRH et la copie lagence comptable, la TG vrifie les
pices justificatives qui lui sont transmises et procde la liquidation de la paye des agents (Voir calendrier ci-
joint) au versement des charges salariales et ldition de bulletins de salaires. Elle dbite doffice le compte
de lagence comptable de lUPEC du montant pay aux alentours du 27 de chaque mois (procdure de la paye
sans ordonnancement pralable).
A la rception de laccus de rception, les agents accrdits de lagence comptable (trsorerie) consultent en
ligne sur le site intranet de la DGFIP Magellan le compte de dpts de fonds de lUPEC tenu la TG du Val
de Marne pour vrifier la date de dbit du montant de la paye verse aux agents. Quelques jours aprs, la
TG envoie par courrier un certificat administratif lagence comptable pour informer du montant du
prlvement ralis au titre de la paye du mois.
Les mandats sont tablis par le service financier et transmis lagence comptable. Le dpartement
informatique de Chlons-en-Champagne envoie les fichiers KX (qui contiennent lensemble des informations
permettant le mandatement de la paye) par VPN lagence comptable. La coordinatrice paye de la DRH
charge ces fichiers lagence comptable sur la cl USB, afin quils soient traits par le Centre de Ressources
Informatique au CRI. Ceux ci sont mis la disposition du service financier aprs retraitement.
La responsable du pilotage de la masse salariale, procde au contrle de ces fichiers et ltablissement des
documents par composante et par imputation budgtaire qui servent de base lordonnancement par le
service financier. Une personne du service de contrle des oprations financires tablit les mandats, qui sont
signs par lordonnateur et ensuite envoys lagence comptable.
A rception des mandats, lagence comptable effectue tous les recoupements ncessaires avec les nets
payer, le prlvement sur le compte et le livre de paye . Lagence comptable prend en charge les mandats
de la paye mis par lordonnateur : dbit classe 6 crdit classe 4 (compte 40122). Pour enregistrer le
paiement, elle solde le 40.122 par le crdit du compte 472122 Paie faon . Le solde du compte 47212 doit
correspondre aux montants des heures complmentaires dfiscalises dont le remboursement est
demander par courriel ladresse du ministre : exoheuresup.budget@finances.fr et mettre en copie le
ministre de lducation nationale ladresse suivante : florence.boisliveau@education.gouv.fr.
Les fichiers transmis par le Trsor Public (fichiers KX), les documents justificatifs de la paye tablis par le
service financier et les pices justificatives individuelles des agents rmunrs affrents aux mouvements de
mois sont conservs lagence comptable lappui des mandats en 2010 et comme justificatifs des flux
budgtaires pris en charges en 2011 aprs le passage SIFAC.
Toute opposition doit tre notifie lagent comptable assignataire de la dpense. Lacte doit contenir
la dsignation de la crance saisie, dfaut, la notification est refuse. Elle doit tre traite le jour de son
arrive.
Procdure :
- Signature de laccus de rception par lAgent comptable qui est transmis au crancier
immdiatement.
- Conservation et classement dune copie des documents par ordre alphabtique de dbiteurs (une
copie sera adresse galement la DRH).
Les oppositions doivent tre obligatoirement suivies sur un fichier indiquant par numro doppositions :
Ce fichier doit tre suivi et mis jour rgulirement par rapport aux retours de la T.G (la TG adresse un tat
des oppositions pratiqus transmettre par la DRH lagence comptable) et aux bulletins de paie afin de
contrler la liquidation du montant verser.
GIRO FLEE
Chauffeur
DAFP
AC-6
Analyse de la fiche et
Transmission de la fiche informative
signature
Maracuja
FC recouvrem ent
ANNEXE XV
Lidentification des risques repose sur les procdures de lorganisation. La mthodologie sera
oriente vers une description fine des risques et des actions de maitrise en sappuyant sur la
ralit des activits de lEcole partir dune analyse des procdures.
Typologie Exemples
Les risques bruts sont identifis chaque tape des procdures rdiges sous forme de
logigramme puis sont recenss dans une cartographie faisant apparaitre les diffrents types
dimpact :
Recensement des risques Typologie Probabilit Impacts Criticit Maitrise
Comptable et financier
oprationnels
Qualit
Finalit :
Risques gnriques
Risques spcifiques
une tape
Limpact et la probabilit sont mesurs partir dun rfrentiel qui doit tre adapt chaque
processus :
Lidentification dun risque brut suppose dimaginer labsence de toute action de maitrise lors du
droulement de la procdure. Les actions de maitrise sont ensuite identifies selon la typologie
suivante :
Typologie Exemples
Organigramme/activits/mission, dfinition de fonctions (rles et responsabilits),
sparation des fonctions, habilitations (signatures, accs informatiques), gestion de
Organisation
l'adquation charges/ressources/comptences, planification des travaux, traabilit
des informations
Rglementation, loi, procdures, modes opratoires, rgles de gestion, guide
Documentation
utilisateur, supports de formation, notes de service, contrats de service
Elments de documentation,
dfinis, formaliss, jour,
Elments formaliss, jour
diffuss, expliqus, compris
mais dont la diffusion auprs Elments obsoltes, non
Documentation (on s'assure de la
de tous les intervenants n'est diffuss, non mis jour
comprhension), mis
pas garantie
disposition, rfrencs,
archivs
Documentation/Formation
Planning de paie +
Formulaires de recensement des variables -
Contrles automatiss
Alerte sur le nom du salari, le numro de SS, le
+
RIB
Contrles manuels
Cette mthode danalyse permet ainsi de mesurer le risque rsiduel et de dterminer les risques
qui sont traiter en priorit et ceux pour lesquels les actions de maitrise sont surdimensionnes
(supprimer des actions de maitrise superflues permet de fluidifier les processus).
Les donnes recueillies permettent dtablir des indicateurs de la maitrise des risques (pour
lensemble de lorganisation ou bien processus par processus).
Impact
3 6 9
Niveau de
3
risques
2 4 6
2
1 2 3
1
Probabilit
1 2 3
Exemple dindicateur ralis partir dune matrice dans laquelle on recense le nombre de
risques dun processus que lon regroupe par niveau de criticit. Ici le chiffre reprsente le
nombre de risques recenss dans chaque zone de criticit.
Nombre de risques
ANNEXE XVI
ANNEXE XVII
Cycle rmunration
Environnement fonctionnel et informatique
Systme d'information
Organisation administrative Observations
Logiciel budgtaire et comptable NABUCO Logiciels : HARPEGE, GIRAFE Logiciel Bureautique : Excel, Word
:Identifications
les acteurs concerns
des acteurs
par la paye sont bien identifis. Un organigramme fonctio
:Traabilit
Certaines oprations
des oprations
sont traces et celles qui ne les sont c' est en cours de r
ANNEXE XVIII
Charte approuve par le Conseil dAdministration de lUdS le 08/06/2010
CharteCharte
de lAudit Interne
de lAudit Interne
En contribuant prvenir et matriser les risques de ne pas atteindre les objectifs que sest fixs luniversit, le
dispositif de contrle interne joue un rle cl dans la conduite et le pilotage de chacune de ses activits.
Le contrle interne ne peut cependant lui seul fournir une garantie absolue que les objectifs seront atteints.
Page 1 / 5
Charte de lAudit Interne
La conception et la mise en uvre du dispositif de contrle interne font partie des attributions de la direction de
ltablissement et des responsables oprationnels. Chaque agent de lUdS est charg dappliquer, en ce qui le
concerne, le dispositif de contrle interne mis en place.
Laudit interne na aucune responsabilit oprationnelle au sein de ltablissement. Lauditeur interne na, sur
les activits quil audite, ni responsabilit directe ni autorit. Il ne se substitue pas aux responsables
oprationnels. Les recommandations quil est amen formuler ne doivent en aucune faon dcharger les
personnels de lorganisation audite des responsabilits qui leur sont confies.
La conception et la mise en uvre dun systme de contrle interne ne sont pas du ressort du service dAudit
Interne, mais des diffrents responsables oprationnels. Laudit interne apporte de manire discontinue une
analyse approfondie et une valuation des dispositifs mis en place.
Il participe la sensibilisation des responsables oprationnels sur la ncessit du contrle interne, ses principes
et son amlioration.
Page 2 / 5
Charte de lAudit Interne
9. Quels sont les droits et obligations des auditeurs du service daudit interne ?
Droits
o Pour raliser leur mission, les auditeurs ont un accs libre et sans restriction tous documents,
informations, ou personnes ncessaires la bonne excution de laudit. Tout personnel de luniversit de
Strasbourg se doit dapporter sa collaboration pleine et entire laudit dans son domaine de comptence.
o Lindpendance des auditeurs devra tre respecte par toutes les parties concernes.
o Le service daudit interne sera destinataire de toute tude ou analyse ralise par un oprateur ou
organisme externe sur le fonctionnement de ltablissement (Chambre Rgionale des Comptes, AERES,
Commissaire aux comptes, consultant externe, IGAENR, Urssaf, TPG).
o Le service daudit interne peut solliciter lavis et lassistance de personnes qualifies (membres de
luniversit ou professionnels externes) pour sacquitter de tout ou partie de sa mission.
Luniversit alloue au service daudit interne les moyens lui permettant de raliser les missions qui lui sont
confies.
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Charte de lAudit Interne
Chaque mission est ainsi ralise en collaboration avec lentit audite, dans une dmarche participative et
transparente, respectant le droit de rponse de laudit (approche contradictoire).
Schmatiquement, le droulement dune mission daudit est le suivant : [SAI = Service dAudit Interne]
Prcisions :
o Le rapport dfinitif, valid par le comit daudit, est transmis la direction de lentit audite et au
Prsident de luniversit. Le rapport est un document interne et confidentiel. Le Prsident de
lUniversit arrte la liste des destinataires et les modalits de sa diffusion ventuelle. Tout destinataire
du rapport daudit sengage respecter et protger sa confidentialit. Les rapports pourront galement
tre communiqus, sur dcision expresse du Prsident de luniversit, certaines instances externes
ltablissement (Chambre Rgionale des Comptes, Commissaires aux comptes, IGAENR ).
o Suivi des recommandations : le service daudit interne sassurera aprs 3 mois et 6 mois que les
recommandations et les actions de progrs proposes ont t engages et quelles ont atteint les
rsultats attendus. Les responsables des entits audites transmettront spontanment au service de
laudit interne les informations relatives au suivi des recommandations afin de prparer les deux bilans
priodiques voqus ci-dessus. Le SAI rend compte semestriellement au comit daudit du suivi des
recommandations.
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Charte de lAudit Interne
Le rapport comporte notamment des indicateurs sur la qualit des missions ralises par le SAI. A cette fin, un
programme dassurance et damlioration de la qualit de son activit est propos par le responsable du Service
dAudit Interne au Comit dAudit. Ce programme doit permettre un contrle de son efficacit et de son
efficience (respect du code de dontologie, des normes professionnelles, indicateurs dactivit et de
performance).
Une valuation externe de lactivit du service daudit interne pourra tre envisage terme.
o Missions
Les missions du comit daudit sont les suivantes :
- Garantir lindpendance de la fonction daudit interne ;
- Arrter la programmation des travaux daudit (plan pluriannuel et annuel daudit) et suivre sa ralisation ;
- Statuer sur les propositions/demandes daudit et les prioriser (missions ponctuelles) ;
- Examiner et valider les rapports daudit avant leur diffusion ;
- Examiner le suivi des principales recommandations dgages par les missions daudit interne ;
- Superviser lactivit du service daudit interne sur la base du rapport annuel quil produit et dun bilan
semestriel intermdiaire, tenant compte du programme dassurance qualit mis en place ;
- Examiner des travaux des commissaires aux comptes et autres consultants pour veiller la cohrence
avec les audits internes ;
- Examiner des dispositifs de contrle interne mis en place par luniversit ;
- Proposer les suites ventuelles donner en cas dirrgularit constate lors des missions daudit ;
- Conseiller la direction de luniversit et le conseil dadministration sur le contrle interne mis en place.
o Composition
La composition du comit daudit est la suivante :
- Le comit daudit est compos de 3 membres extrieurs lUdS.
- Les personnalits qui le composent sont proposes par le Prsident et approuves par le CA de lUDS.
- Elles sont proposes sur la base de leur exprience et de leurs comptences.
- La dure de leur mandat est lie celle du Prsident qui les a proposes.
- Les membres du comit ne pourront pas tre reprsents et ils sont tenus aux mmes rgles
(notamment de confidentialit) que les auditeurs internes (cf. supra point 9).
o Fonctionnement
Le comit dsigne un prsident en son sein.
Le comit se runit au moins deux fois par an, sur convocation de son prsident. Des runions
supplmentaires peuvent tre organises linitiative du prsident du comit ou la demande dun membre
du comit ou de la direction de ltablissement (demandes adresses au prsident du comit).
Les outils de collaboration distance (messagerie, visioconfrence) seront mis en uvre en tant que de
besoin pour fluidifier les relations entre le comit daudit, le service daudit interne et la direction de lUdS.
Chaque runion fait lobjet dun compte rendu crit prpar par le responsable de laudit interne et sign par
le prsident du comit.
Le prsident du comit rend compte de son activit au Prsident de lUniversit et au conseil
dadministration (rapport annuel au minimum).
Le comit peut inviter ses sances toute personne quil jugera utile pour lexcution de sa mission.
Le Prsident ou son reprsentant, le Directeur Gnral des Services, lAgent Comptable et le responsable
de laudit interne de luniversit assistent aux runions du comit avec voix consultative.
En cas de risque de conflit dintrt, le membre du comit concern se retire des dbats.
Les dcisions du comit sont prises la majorit simple des membres prsents. En cas de partage des
voix, celle du prsident est prpondrante.
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ANNEXE XIX
Organigramme fonctionnel prcisant le positionnement particulier
du Service dAudit interne de lUniversite de Strasbourg
Pilote
Rend compte au CA
Conseil Pilote le service et en
dAdministration assure lindpendance Rend compte au comit