Les directives du FIDA pour la passation des marchs et le Manuel des achats ont t labors par le groupe

de travail ci-aprs, sous la conduite de Kevin Cleaver, Vice-Prsident adjoint en charge des programmes,
Dpartement gestion des programmes (PMD):

Dina Saleh, Coordonnatrice et Rdactrice en Chef

Amin Belhamissi, Division des Politiques et du Conseil Technique
Robert Creswell, Bureau de lAudit et de la Surveillance
Francisco David E Silva, Division Amrique Latine et Carabes
Shankar Achuthan Kutty, Division Asie et Pacifique
Ruth Farrant, Division Asie de lEst et du Sud-Est
Charles Forrest, Bureau du Conseiller Juridique
Bernardino Fortuna, Division du Contrleur et des Services Financiers
Karen Juergens, Bureau de lAudit et de la Surveillance
Esther Kasalu-Coffin, Division Asie de lEst et du Sud-Est
Sandro Luzzietti, Division des Services Administratifs
Luisa Migliaccio, Division du Contrleur et des Services Financiers
Perin Saint Ange, Division Afrique de lOuest et du Centre
Bambis Constantinides, Directeur, Division du Contrleur et des services financiers, et Shyam Khadka,
Administrateur principal de portefeuille, Secrtariat de PMD, ont fourni des orientations gnrales.

Ces directives ont t approuves par le Conseil dadministration du FIDA en septembre 2010.

Les procdures de passation des marchs sont mises jour rgulirement.

Pour des informations actualises, prire de consulter http://www.ifad.org/pub/basic/index.htm.
Manuel de passation des
marchs
Table des matires
Introduction ............................................................................................. 4
Vue densemble
ModuleA: Vue densemble du cycle du projet....................................... 9
Gestion du processus
ModuleB: Responsabilit en matire de passation des marchs........... 13
ModuleC: Correspondance et gestion des dossiers.............................. 15
valuation
ModuleD: Apprciation de la capacit de lemprunteur/du bnficiaire
en matire de passation des marchs................................... 17
Planification
ModuleE1: Planification de la passation des marchs............................. 29
ModuleE2: Plan de passation des marchs (chantillons)....................... 31
Identification
ModuleF1: Dtermination du besoin....................................................... 35
ModuleF2: noncs des besoins et spcifications des biens.................. 39
ModuleF3: noncs des besoins concernant les travaux....................... 44
ModuleF4: noncs des besoins (mandat) concernant les services........ 48
ModuleF5: Choix dune mthode de passation des marchs................. 54
ModuleG: Dtermination des sources dapprovisionnement.................. 60
Dossier dappel doffres
ModuleH: Invitation soumettre des offres........................................... 67
ModuleH1: Dossier dappel doffres concernant les biens....................... 69
ModuleH2: Dossier dappel doffres concernant les travaux.................... 72
ModuleH3: Dossier dappel doffres concernant les services
de consultants...................................................................... 75
Passation des marchs
ModuleI1: Types de marchs applicables aux biens.............................. 85
ModuleI2: Types de marchs applicables aux travaux........................... 87
ModuleI3: Types de marchs concernant les consultants...................... 93
ModuleJ: Modalits de paiement, cautions, retenues et garanties........ 97
Processus de soumission
ModuleK1: La publication du dossier dappel doffres............................. 103
ModuleK2: Sances dinformation lintention des soumissionnaires
ventuels et visites de site.................................................... 105
ModuleK3: claircissements, modifications et annulations
des appels doffres............................................................... 107
ModuleK4: Rception des soumissions.................................................. 110
ModuleK5: Ouverture des plis................................................................. 113

Manuel de passation des marchs 1

 valuation des soumissions
ModuleL1: Comits dvaluation et rgles gnrales dvaluation.......... 121
ModuleL2: Procdures gnrales dvaluation concernant les biens,
les travaux et les services autres que les services
de consultants...................................................................... 126
ModuleL3: valuations spcifiques concernant les biens........................ 131
ModuleL4: valuations spcifiques concernant les travaux..................... 133
ModuleL5: valuations spcifiques concernant les services autres
que les services de consultants............................................ 135
ModuleL6: Procdures gnrales dvaluation concernant les services
de consultants...................................................................... 136
ModuleL7: valuation des propositions de services de consultants
par le biais de la slection fonde sur la qualit et
le cot (SFQC)...................................................................... 141
ModuleL8: valuation des propositions de services de consultants par
le bais de la slection au moindre cot (SMC)....................... 151
ModuleL9: Prorogation de la validit des offres....................................... 161
ModuleL10: Post-slection....................................................................... 163
ModuleL11: Annulation de la procdure de passation des marchs
aprs louverture des plis...................................................... 165
Attribution du march
ModuleM1: Lettres dacceptation des offres............................................ 167
ModuleM2: Ngociation relative aux services de consultants................... 169
ModuleM3: Prparation et publication des documents de march.......... 172
ModuleM4: Rejet des offres et compte-rendu aux soumissionnaires
non retenus.......................................................................... 174
ModuleM5: Passation du march, entre en vigueur et prise deffet........ 176
Gestion du contrat
ModuleN1: Gestion du march............................................................... 179
ModuleN2: Modifications du march....................................................... 185
ModuleN3: Achvement du march........................................................ 188
ModuleN4: Rsiliation dun march......................................................... 189
ModuleO: Plaintes et diffrends............................................................. 191
Participation de la communaut
ModuleP: Passation des marchs avec la participation
des communauts................................................................ 193

2 Manuel de passation des marchs

Dfinitions
Les termes utiliss dans les prsentes directives sentendent comme suit:

Lemprunteur/le bnficiaire est la partie dsigne comme telle dans laccord

de financement ou autre convention, et sapplique galement aux bnficiaires
des prts et des dons.

On entend par communaut des personnes ou des groupes de bnficiaires

de projets, des groupes communautaires sans statut juridique, des associations
ou groupes ayant un statut juridique mais ayant ou non une personnalit juridique
distincte en tant que groupe, les organisations et corporations de petits artisans
et petits commerants et les petites organisations locales qui appuient et facilitent
les activits rurales agricoles et sociales. Dans de tels cas, la communaut peut
intervenir en tant quagent dachat, agent dexcution, contractant ou fournisseur
de biens, de travaux et de services connexes pour les activits du projet.

Le processus de passation des marchs dsigne lensemble du cycle dachat,

depuis lidentification des besoins jusqu lexcution du contrat.

La direction du projet est la partie dsigne comme telle par lemprunteur/le

bnficiaire dans laccord de financement pour excuter et grer le projet. Le
terme couvre galement les units de coordination du projet et les units
dexcution du projet.

Le terme services est utilis au sens large pour dsigner la fois les services
de consultants et les autres prestations.

Manuel de passation des marchs 3

Introduction
1. Objet et mode demploi du Manuel
Le prsent Manuel expose de manire plus
approfondie les Directives concernant la passation
des marchs relatifs aux biens, aux travaux et aux
services financs par des prts ou des dons du FIDA;
il a pour objectifs:
de fournir au personnel du FIDA un avis et une
assistance pour laider accomplir les tches
qui lui incombent en matire de passation
des marchs et daider les emprunteurs/les
bnficiaires appliquer les procdures de
passation des marchs financs par le FIDA;
de fournir des indications dtailles pour
lvaluation de la capacit de passation des
marchs que lemprunteur/le bnficiaire devrait
possder pour mettre en uvre les dispositions
de sa rglementation nationale en matire de
passation des marchs, pour autant quelles
soient juges compatibles avec les Directives
du FIDA, telles que contenues dans la version
rvise des Conditions gnrales approuve en
avril 2009; et
de servir de rfrence principale pour les
situations dans lesquelles on estime que
les systmes de passation des marchs de
lemprunteur/du bnficiaire ne sont pas
acceptables ou compatibles avec les Directives
du FIDA concernant la passation des marchs.
Ces directives visent :
(i) fournir des indications dtailles sur les
processus de passation des marchs;
(ii) fournir des mesures uniformes pour la
passation des marchs relatifs aux biens,
aux travaux et aux services;
(iii) assurer la transparence et lobligation de
rendre des comptes dans toutes les oprations,
et la compatibilit avec les Directives du FIDA
concernant la passation des marchs;
(iv) amliorer lefficience et lefficacit des
oprations dachat;
(v) promouvoir lapplication systmatique
des meilleures pratiques et des normes
internationales de passation des marchs.
Le Manuel a pour but de fournir des indications
pratiques, simples mais dtailles, au personnel
du FIDA et lemprunteur/au bnficiaire sur les
mesures prendre au stade de la passation des
marchs. Il est conu de manire tre simple
utiliser et comprendre; cet effet, lensemble du
processus de passation des marchs est divis en
4 Manuel de passation des marchs
une srie de grandes tapes procdurales distinctes
et chacune de ces tapes est elle-mme divise en
instructions suivre point par point.
Il comporte deux parties:
la premire partie comprend lintroduction
gnrale et les dispositions applicables toutes
les activits de passation des marchs;
la deuxime partie regroupe les diffrents
modules traitant daspects spcifiques de la
passation des marchs, qui pourront ainsi tre
modifis ou actualiss individuellement en cas
de besoin.
Le Manuel couvre le cycle complet de la passation
des marchs, depuis la planification jusqu la
livraison finale ou lexcution et lachvement du
contrat. Il contribuera :
(i) supprimer ou minimiser la ncessit de
prendre de nouvelles dcisions chaque fois
quune situation comparable se prsente;
(ii) introduire des procdures pour toutes les
activits de routine en matire de passation
des marchs;
(iii) fournir un point de rfrence pour lvaluation
des principes et des pratiques; et
(iv) faire fonction de Manuel de formation pour
lemprunteur/le bnficiaire et le personnel du
FIDA ainsi que fournir des indications bases
sur les meilleures pratiques internationales.
Une application systmatique des dispositions et des
procdures dcrites dans le Manuel est essentielle
pour amliorer lefficience, la transparence,
luniformit des documents et des dcisions ainsi
que pour rduire les cots de passation des marchs.
1.1 Drogations
Des drogations aux dispositions du Manuel
peuvent tre justifies dans un certain nombre de
cas, parmi lesquels:
lexistence dune situation spciale, comme
une situation dextrme urgence ou toute autre
circonstance que le FIDA pourrait considrer
comme constituant une situation spciale;
des besoins exceptionnels introduits titre de
dispositions spciales dans un mcanisme de
prt ou de crdit qui ne seraient pas couverts
par ailleurs dans le prsent Manuel et nen
constituent pas une rvision;
lobligation davoir recours des processus
drogeant la norme pour des achats spcialiss;
 des dispositions rglementaires ou des
politiques gouvernementales qui rendraient
lune ou lautre partie du prsent Manuel
incompatible avec les nouvelles dispositions,
en attendant que soit approuve la rvision
approprie.
1.2 Rvisions
Le FIDA entend amliorer en permanence les
modules pour prendre en compte les modifications
apparues au Fonds, lvolution des besoins, le
contexte commercial et ladoption de procdures
et de pratiques nouvelles et amliores. Un certain
nombre de facteurs peuvent rendre ncessaire la
rvision dun module, savoir par exemple:
des modifications des politiques du FIDA;
lintroduction de nouvelles pratiques, politiques
ou procdures amliores;
la suppression de pratiques, politiques ou
procdures dpasses;
les enseignements tirs de lexprience concrte.
Toute proposition de modification dun module ou
damlioration concrte suggre par les utilisateurs
sera soumise au FIDA pour examen.
Une liste actualise des modules les plus rcents sera
disponible sur le site Web du FIDA et il appartiendra
aux utilisateurs de sassurer quils disposent de la
version la plus rcente.
2. Dispositions gnrales
Produits de lvaluation:
Lvaluation de lorganisme dexcution a pour
objectif global de tirer, dans le document de
conception du projet, des conclusions finales
quant aux points prsentant les risques les plus
importants dans la composante du projet relative
la passation des marchs. Ces points seront
regroups par catgories en domaines thmatiques
au cours de la (des) phase(s) dvaluation, par
exemple, la planification de la passation des marchs
ou la gestion des contrats.
1 Le plan de passation des marchs fera partie du PTBA du projet et couvrira tous les marchs importants qu'il est prvu de
passer sur une priode d'au moins 12 mois (soit 18 mois pour le plan initial). Dans le cas de projets comportant une participation
de la communaut la passation des marchs, le FIDA pourra tre invit assouplir cette rgle.
Lvaluation peut permettre de dtecter des
insuffisances graves auxquelles il faut remdier
avant le lancement du projet (en mettant en place,
par exemple, une unit de passation des marchs
ou en prparant la documentation essentielle
pour les appels doffres ou les marchs). Au
cas o lorganisme dexcution ne serait pas en
mesure de financer ces activits, lquipe de projet
devra examiner et convenir avec lemprunteur/le
bnficiaire dautres sources de financement.
Toutes les mesures proposes pour grer chacun
des risques recenss seront intgres en tant que
composantes du projet dans le document de
conception et finances en tant que de besoin
sur les ressources du financement. Les dispositions
contenues dans le prsent Manuel pour un lment
spcifique demeureront dapplication jusquau
moment o la capacit de lemprunteur/du
bnficiaire/de lorganisme dexcution de grer le
domaine thmatique sera entirement dveloppe
et juge acceptable. Lors de la passation des marchs
de biens, de travaux et de services de consultants
dans le cadre dun projet donn, il convient de
respecter les principes spcifiques suivants:
(i) les marchs seront passs conformment
aux Directives du FIDA, laccord de
financement correspondant chaque march
et aux amendements dment agrs cet
accord; ils seront galement conformes la
rglementation nationale de lemprunteur/
du bnficiaire en matire de passation des
marchs ou au prsent Manuel, selon le cas;
(ii) les marchs doivent tre passs durant la
priode dexcution des projets, sauf dans
les situations vises par larticle4.8a) ii)
des Conditions gnrales du FIDA applicables
au financement du dveloppement agricole ou
lorsque laccord de financement prvoit un
financement rtroactif et dans ce cas, en
respectant les limites spcifies dans laccord;
(iii) le montant du march ne doit pas dpasser
les crdits ouverts en vertu de laccord de
financement;
(iv) les marchs doivent respecter le programme
de travail et budget annuel (PTBA) dment
approuv, y compris un plan de passation de
marchs pour au moins 18mois 1;
(v) les marchs doivent tre passs de faon
optimiser lemploi des ressources,
conformment la dfinition donne par les
Directives du FIDA concernant la passation
des marchs.
Introduction 5
3. Passation de marchs anticips
et financement rtroactif
Dans certaines circonstances, par exemple pour
acclrer lexcution dun projet, lemprunteur/le
bnficiaire pourra engager les premires tapes
de la passation des marchs avant davoir sign
laccord de financement avec le FIDA. En pareil
cas, les procdures de passation des marchs
y compris la publicit doivent tre conformes
aux prsentes directives pour que les ventuels
marchs puissent tre financs par le FIDA
(remboursement aprs lentre en vigueur du prt),
et le processus ordinaire dexamen par le Fonds
doit tre respect. Les emprunteurs/les bnficiaires
procdent cette passation de marchs anticips
leurs propres risques et toute participation du FIDA
aux procdures, ltablissement des documents
ou la proposition dadjudication nengage pas le
Fonds accorder un prt pour le projet en question.
Si le march est pass, le remboursement par le
FIDA des paiements faits par lemprunteur/le
bnficiaire en vertu du march avant la signature
de laccord de prt est dsign par lexpression
financement rtroactif et nest autoris que dans
les limites spcifies dans laccord de financement.
4. Co-entreprises
Les fournisseurs, entrepreneurs et consultants du
pays emprunteur/bnficiaire sont encourags
participer au processus de passation des marchs
dans la mesure o le FIDA souhaite renforcer les
capacits nationales. Ils peuvent soumissionner
indpendamment ou en co-entreprise avec des
socits trangres, mais le FIDA nacceptera
pas de conditions dappel doffres exigeant la
formation dune co-entreprise ou toute autre forme
dassociation obligatoire entre des entreprises
nationales et trangres.
5. Codes de conduite et
conflits dintrt
Codes de conduite
Les personnes ou les groupes observant de
lextrieur le processus de passation des marchs
peuvent rapidement et facilement sen faire une
opinion ngative. Il est par consquent impratif,
non seulement que les marchs soient passs de
manire thique, transparente et honnte, mais
aussi que cette dmarche soit visible.
2 Notamment, mais pas exclusivement, les cadeaux, services, faveurs ou marques dhospitalit.
6 Manuel de passation des marchs
Afin de donner aux emprunteurs/bnficiaires et
au personnel du FIDA des indications sur ce que
lon attend deux, les Directives du FIDA concernant
la passation des marchs noncent lexigence dune
conduite thique.
Aucune personne ou entit nusera de son autorit,
de sa position ou de sa fonction pour en retirer
un avantage personnel, ce dernier terme tant
dfini comme le fait de solliciter ou daccepter
quoi que ce soit ayant une valeur matrielle, sous
quelque forme que ce soit, ou den tirer avantage, de
quelque manire que ce soit2, soit en personne, soit
indirectement par lintermdiaire de proches parents
ou associs, la faveur de la passation dun march
financ par le FIDA.
Les fonctionnaires de lemprunteur/du bnficiaire
participant aux activits de passation des marchs
doivent:
A) prserver et rehausser la rputation du pays
emprunteur/bnficiaire en veillant :
(i) observer les normes les plus strictes
dhonntet et dintgrit dans toutes
leurs relations professionnelles;
(ii) atteindre les normes de comptence
professionnelle les plus leves possibles;
(iii) utiliser les fonds et autres ressources du
FIDA dont ils ont la responsabilit de
manire optimale et aux fins auxquelles
ces fonds et ressources ont t fournis au
pays emprunteur/bnficiaire; et
(iv) respecter dans leur lettre et leur esprit:
laccord de financement,
les lois et rglements du pays
emprunteur/bnficiaire,
lthique professionnelle reconnue, et
les obligations contractuelles;
B) respecter le caractre confidentiel des
informations obtenues dans lexercice de leurs
fonctions et ne pas utiliser ces informations
des fins de gain personnel ou au profit abusif
dun quelconque soumissionnaire, fournisseur
ou entrepreneur; et veiller ce que les
informations communiques dans lexercice
de leurs fonctions soient vridiques, impartiales
et loyales.
Dans ce contexte, les incertitudes concernent le
plus souvent deux aspects: quelles sont les rgles
relatives lacceptation de cadeaux ou de marques
dhospitalit et quelle conduite tenir en cas de
conflits dintrt. Ces deux aspects sont examins
ci-aprs de manire plus dtaille.
Cadeaux et hospitalit En cas de doute quant lexistence ou la possibilit
dexistence ou dapparition dun conflit dintrt, le
Les membres du personnel du FIDA ou FIDA pourra tre consult en vue dobtenir un avis
fonctionnaires de lemprunteur/du bnficiaire ou des directives; le principe gnral est toutefois
participant aux activits de passation des marchs que, dans le doute, il est prfrable de sabstenir de
finances par le FIDA: participer au processus plutt que de courir le risque
(i) ne seront pas autoriss accepter un dune perception ngative du processus ou dune
quelconque cadeau dentreprise3 de la part dclaration dinfraction aux rgles de passation
de fournisseurs, entrepreneurs ou consultants des marchs.
actuels ou ventuels, moins que ces cadeaux
naient une trs faible valeur intrinsque, 6. Application et limitations
comme un calendrier ou un agenda
Ce Manuel sapplique toutes les oprations de
professionnel;
passation des marchs entreprises par les projets
(ii) sabstiendront daccepter une quelconque utilisant des fonds du FIDA, indpendamment du
marque dhospitalit dentreprise dont type de financement, dans les cas o le processus
lacceptation pourrait tre perue par des tiers de passation des marchs de lemprunteur/du
comme susceptible dinfluencer une dcision bnficiaire a t considr comme inadquat.
professionnelle; et
Une application systmatique des dispositions
(iii) devront signaler promptement au FIDA et aux et des procdures dcrites dans le Manuel est
autorits nationales, en tant que de besoin, essentielle pour parvenir amliorer lefficience,
tout cas de pratique irrgulire, y compris la transparence, luniformit des documents et
mais pas exclusivement les cas de fraude ou des dcisions et rduire les cots de la passation
de corruption tels quils sont dfinis par la des marchs.
politique du FIDA en matire de prvention
Le FIDA entend amliorer les modules en
de la corruption4 dont serait souponn
permanence, afin de prendre en compte les
un collgue, soumissionnaire, fournisseur,
modifications apparues au Fonds, lvolution
entrepreneur ou consultant.
des besoins, le contexte commercial ainsi que
ladoption de procdures et de pratiques nouvelles
Conflits dintrt et amliores.
(i) Les Directives du FIDA concernant la
passation des marchs exigent que tout
fonctionnaire de lemprunteur/du bnficiaire
participant aux activits de passation des
marchs finances par le FIDA dclare tout
intrt personnel susceptible dentacher
ou de paratre entacher aux yeux de tiers
limpartialit de son action dans tout domaine
li leurs attributions (conflit dintrt).
(ii) Ds que se manifeste lexistence dune
situation de ce type, ou la possibilit quune
telle situation se prsente, il appartiendra
au(x) fonctionnaire(s) concern(s) de
sabstenir immdiatement de participer un
quelconque aspect du processus de passation
des marchs afin dviter de se trouver en
position de conflit.
(iii) Lorsque le FIDA prend connaissance
dune situation o un conflit dintrt a pu
exister mais na pas t dclar, cela suffit,
conformment aux Directives du FIDA
concernant la passation des marchs, pour
dclarer lexistence dune infraction
ces rgles.

3 Conformment au Code de conduite du FIDA, intgr au Manuel des procdures relatives aux ressources humaines,
et susceptible dtre priodiquement actualis.
4 Dfinie dans le document Politique du FIDA en matire de prvention de la fraude et de la corruption dans le cadre de
ses activits et oprations (EB 2005/ 85/R.5); ce document est susceptible dtre priodiquement actualis.

Introduction 7
ModuleA: Vue densemble du cycle
du projet
Objet du module
Ce module prsente les considrations fondamentales pour les aspects relatifs la passation des marchs
de trois lments essentiels du cycle du projet, savoir:
- la conception du projet;
- les ngociations de financement; et
- la supervision de lexcution.
Les informations quil contient doivent tre lues paralllement aux Directives du FIDA en matire de
conception des projets et des Directives du FIDA en matire de supervision.

Champ dapplication
Ce module sapplique tous les projets financs par le FIDA.

1. Introduction 2. Conception du projet

Le programme sur lefficacit de laide a
sensiblement modifi le contexte dans lequel sont
conus et excuts les projets appuys par le FIDA.
La Dclaration de Paris sur lefficacit de laide et le
Programme daction dAccra auxquels le FIDA, en
tant que signataire, apporte son plein appui, mettent
laccent sur trois points: un soutien systmatique
aux stratgies dinspiration nationale pour atteindre
des rsultats en matire de dveloppement, une
plus grande utilisation des systmes administratifs
nationaux et un nombre accru dinterventions
conjointement coordonnes et prvisibles entre
les donateurs daide. Ils exigent galement une
focalisation sur la gestion axe sur les rsultats en
matire de dveloppement (GaRD).
La plupart des concepts de projet du FIDA sont
recenss en premier lieu dans le programme
doptions stratgiques pour le pays (COSOP).
Le projet est ensuite inscrit dans le plan de
financement, avant le passage la phase de
conception, laquelle font suite la phase de
ngociation et, enfin, la supervision de lexcution.
Les sections ci-aprs prsentent un examen plus
dtaill de ces trois lments du cycle du projet.
Cette phase inclut un examen exhaustif de tous
les aspects des marchs que doivent prendre en
considration lemprunteur/le bnficiaire ou son
organisme dexcution principal responsable de la
passation des marchs5.
Le charg de programme de pays du FIDA (CPP)
et lquipe de conception6 doivent travailler en
troite liaison avec lemprunteur/le bnficiaire pour
mener bien les activits suivantes en rapport avec
la passation des marchs:
valuer lexprience, les connaissances et la
capacit de lorganisme dexcution principal, ou
des organismes, le cas chant (voir le ModuleD
pour des orientations sur cette tche);
dterminer les ressources ncessaires et
disponibles pour les achats;
mettre au point un programme de renforcement
des capacits lintention du personnel de
lemprunteur/du bnficiaire ou du personnel
des organismes dexcution concerns par la
passation des marchs;
indiquer une stratgie globale cohrente
dacquisitions pour la dure de vie du projet;
assurer la prparation par lemprunteur/le
bnficiaire, avec laide du CPP et du spcialiste
des marchs, dun plan initial de 18 mois. Ce
plan inclut les accords conclus propos des
activits de passation des marchs, les mthodes
appliquer, les seuils de lexamen pralable, les
quantits, lestimation des cots et la dfinition
dun calendrier dexcution concret (voir le
ModuleE Planification de la passation
des marchs);

5 Voir le ModuleB pour des orientations sur les responsabilits en matire de passation des marchs.
6 Voir la Section IV, Processus de conception du projet, des Directives du FIDA en matire de conception des projets (v. 2007)
La configuration de lquipe de gestion du programme de pays (CPMT) doit inclure un spcialiste de la passation des marchs
(membre du personnel ou spcialiste sous contrat).

Module A:FIDA
Vue Manuel de passation
densemble du cycledesdu
marchs
projet 9
 prendre des dispositions pour un financement
rtroactif lorsquune passation anticipe des
marchs est prvue;
esquisser les mesures prliminaires prendre
par lemprunteur/le bnficiaire pour lancer les
processus ncessaires pour la premire anne
dexcution, avec notamment la mise en place
de systmes de suivi de la passation des marchs,
la prparation du dossier dappel doffres,
lobtention des approbations et des avis du
FIDA, ainsi que la publication des avis gnraux
de marchs;
convenir expressment des modalits de laudit
du projet.
Lquipe de gestion du programme de pays du
FIDA (EGPP)7 examinera ensuite le projet de
dispositions contenues dans la lettre lemprunteur/
au bnficiaire et/ou laccord de financement dans
lequel seront prciss les arrangements en matire
de passation des marchs.
Les rsultats des mesures ci-dessus seront exposs
dans le document de conception du projet en vue
dinformer les parties prenantes des questions
suivantes:
(a) cohrence des activits de passation des marchs:
aperu gnral des objectifs densemble du
projet, programme de travail et budget annuel,
plan de passation des marchs et calendrier
inscrit dans la priode dexcution du projet;
(b) respect des principes de passation des marchs
et des directives du FIDA: les marchs doivent
tre passs dans le respect des rgles et des
procdures applicables et le document de
conception doit faire spcifiquement rfrence
la manire dont le projet garantira le respect
de ces dispositions;
(c) valuation de la capacit de lemprunteur/
du bnficiaire/de lorganisme dexcution:
rapport sur les conclusions de lvaluation et
formulation dune dcision claire propos de
lapproche du FIDA concernant lutilisation des
systmes nationaux de passation des marchs,
dfinition de la participation des parties au
processus, ainsi que proposition du FIDA
relative la cration ou au renforcement de
la capacit de passation des marchs;
7 Il sagit essentiellement dun groupe-ressource de parties prenantes au programme de pays du FIDA qui participent la
totalit de la conception et de lexcution du programme de pays, partir du COSOP et en passant par les diverses phases de la
conception, de lexcution et de la supervision des projets et programmes. Il comporte une composante interne au FIDA et une
composante dans le pays. Le nombre de ses membres est variable, tant donn que les membres de lEGPP ne seront pas tous
concerns par tous les processus, et la participation variera en fonction de lactivit entreprise.
10 FIDAdensemble
Vue Manuel de passation des marchs
(d) risques et stratgies dattnuation: recensement
des risques potentiels lis la mise en uvre
du plan de passation des marchs, capacit de
lemprunteur/du bnficiaire/de lorganisme
dexcutionet mesures susceptibles dtre
adoptes pour attnuer ces risques. Ces
mesures peuvent inclure une proposition de
conditionnalits de dcaissement, un niveau
lev de supervision directe, le renforcement
des comptences et/ou des connaissances du
personnel de lemprunteur/du bnficiaire en
matire de passation des marchs ou toute
autres mesure dattnuation considre comme
adquate et raisonnable;
(e) allocation des ressources: cette section du
document de conception sert souligner
et intgrer les priorits de la direction pour
lexcution, en prvoyant les besoins de
passation des marchs et en facilitant la
mobilisation du personnel et des ressources
lorsquils sont requis;
(f) dispositions de supervision: niveau de
supervision considr comme un outil
ncessaire la gestion du projet et la matrise
des cots et comme base partir de laquelle il
sera ensuite possible dvaluer la supervisionet
le suivi des questions de passation des marchs.
Lorsque les fonds du prt sont verss un
intermdiaire financier (comme une banque
de crdit agricole ou une socit de financement
du dveloppement) pour rtrocession aux
bnficiaires (agriculteurs, groupes de paysans,
associations ou coopratives dagriculteurs,
microentreprises du secteur priv ou entreprises
commerciales autonomes du secteur public, pour
le financement partiel de sous-projets), les marchs
sont gnralement passs par les bnficiaires
conformment aux usages du secteur priv local
et aux pratiques commerciales locales acceptables
par le FIDA. Cependant, mme dans ce cas,
lappel restreint la concurrence internationale ou
nationale peut tre la mthode la plus approprie
pour la passation des marchs portant sur des
articles importants ou sur de grandes quantits de
biens similaires pouvant tre regroups pour tre
achets en bloc.
Le document dexcution du projet dcrira
les procdures suivre et dfinira les principales
responsabilits des institutions financires
intermdiaires ou des bnficiaires des prts
secondaires. On y trouvera notamment des
dispositions telles que lvaluation de la capacit
des bnficiaires, laccord sur les modalits de
supervision et de surveillance au titre de chacun
des prts secondaires et la conservation de toutes
les pices comptables en vue dun examen postrieur
par le FIDA et daudits, la demande.
3. Ngociation de financement
La ngociation de laccord de prt est une tape
essentielle dans le lancement de la passation
des marchs, tant donn que ce processus a
des incidences sur tous les aspects du projet.
Lemprunteur/le bnficiaire et le FIDA entament
des ngociations en vue dun accord sur lampleur
du projet, les exigences relatives son excution et
les modalits et conditions du financement. Les deux
parties examinent le document de conception du
projet en vue de finaliser, au terme de la discussion,
les dispositions relatives la passation des marchs,
qui seront dfinies en tant quobligations juridiques
dans le plan de passation des marchs et dans
la lettre lemprunteur/au bnficiaire. En rgle
gnrale, ces questions ne sont pas incluses dans
laccord de financement, sauf lorsque les parties la
ngociation le jugent ncessaire.
Lobjectif est de faire en sorte que lemprunteur/
le bnficiaire et le FIDA soient daccord sur les
aspects spcifiques du processus de passation des
marchs. Toute modification aux accords conclus au
moment des ngociations devra tre entrine par
les deux parties ou par le biais de consultations avec
les reprsentants de lemprunteur/du bnficiaire,
pralables un amendement de la lettre
lemprunteur/au bnficiaire.
Lun des tout premiers aspects rgler, en matire
de passation des marchs, est celui de dcider si
lexamen par le FIDA se fera au pralable ou a
posteriori. En rgle gnrale, le seuil de lexamen
pralable dpendra dun certain nombre de facteurs
parmi lesquels la valeur du march, la capacit
de passation des marchs de lemprunteur/du
bnficiaire et la complexit du march passer.
Le tableau ci-aprs indique cependant les seuils
retenus par le FIDA partir desquels il est
recommand de procder un examen pralable.
Catgorie Valeur estime du march
Biens
Plus de 200 000 USD
Travaux
Services Plus de 100 000 USD
4. Supervision du projet
Les oprations de passation des marchs
seffectuent au cours de la phase dexcution
et, malgr toutes les prcautions et mesures
dattnuation du risque mises en place, il subsiste
toujours des facteurs de risque qui ne peuvent
tre attnus que par des pratiques de vigilance
constantes qui sexerceront pendant la totalit
du cycle de passation des marchs, depuis sa
planification jusqu son achvement.
Bien que la responsabilit de la passation des
marchs incombe principalement lemprunteur/au
bnficiaire, le personnel du FIDA doit jouer un rle
de surveillance pour garantir le respect des Directives
du FIDA concernant la passation des marchs. Il
devra mettre profit cette fonction de surveillance
non seulement pour sassurer du respect des rgles
par lemprunteur/le bnficiaire, mais aussi pour
en tirer des enseignements et faire fond sur cette
exprience pour amliorer la future conception des
projets ainsi que les politiques et les procdures.
Il peut savrer ncessaire, au cours de la phase
dexcution du projet, de modifier le programme
de passation des marchs. Une bonne supervision
exige par consquent une capacit dadaptation
et de la souplesse dans le cadre des politiques
existantes, sans remettre en question les principes
fondamentaux.
De manire gnrale, lEGPP du FIDA devrait
poursuivre une approche axe sur la solution des
problmes sans contrevenir aux politiques du Fonds
et devrait faire en sorte que des messages cohrents
soient transmis en permanence lemprunteur/
au bnficiaire, verbalement ou par crit, afin de
faciliter une meilleure comprhension des attentes et
des normes du FIDA.
Les directives en matire de supervision contiennent
un examen dtaill de la fonction de supervision
du FIDA; toutefois, pour ce qui concerne
particulirement la supervision de la passation des
marchs, le personnel du FIDA (CPP et spcialistes
de la passation des marchs) est encourag
accomplir les tches suivantes, dont on a constat
quelles amlioraient lefficacit du projet:
prvoir la tenue dun atelier de dmarrage
du projet, afin de prsenter et dexpliquer au
personnel de lemprunteur/du bnficiaire
les procdures et les exigences en matire de
passation des marchs;
veiller ce que toute formation ultrieure en
matire de passation des marchs repose sur
une valuation des besoins de formation;
Module A:FIDA
Vue Manuel de passation
densemble du cycledesdu
marchs
projet 11
 procder des actualisations priodiques pour
tenir compte de toute modification significative
du systme et des pratiques de passation des
marchs de lemprunteur/du bnficiaire;
revoir le plan de passation des marchs et
veiller ce que les ventuelles rvisions soient
appliques en cas de besoin;
guider lemprunteur/le bnficiaire dans la
prparation du dossier dappel doffres;
mettre lavis applicable de non-objection
du FIDA (pour les soumissions et pour les
adjudications) dans les cas o lintervention
du FIDA est limite un examen pralable;
dans les marchs relatifs aux travaux de gnie
civil, prter une attention particulire aux clauses
du contrat, notamment celles concernant les
propositions de variations (calendrier et prix);
entreprendre priodiquement des missions sur
le terrain;
procder des examens a posteriori et assurer le
suivi de lexcution du march;
assurer le suivi de lexcution de lensemble
du processus de passation des marchs et
recommander des amliorations et/ou apporter
les adaptations ncessaires;
veiller une allocation approprie des ressources
(en temps et en argent) afin que le FIDA puisse
exercer de manire adquate ses fonctions de
conseil et de surveillance.

12 FIDA Manuel
Gestion de passation des marchs
du processus
ModuleB: Responsabilit en matire
de passation des marchs
Objet du module
Ce module dfinit les responsabilits gnrales de lemprunteur/du bnficiaire et du personnel du FIDA
concernant les arrangements relatifs la passation des marchs dans les projets financs par le FIDA.
Il fournit des indications gnrales. Il ne vise pas ni dans sa conception ni dans son intention prvaloir
sur une disposition spcifique un projet individuel qui pourrait tre expose dans laccord de financement
ou la lettre lemprunteur/au bnficiaire.

Champ dapplication
Ce module sapplique tous les projets financs par le FIDA.

1. Principes gnraux concernant Conformment aux Conditions gnrales

les responsabilits en matire de
passation des marchs
Cest lemprunteur/au bnficiaire quincombe
la responsabilit principale de la passation des
marchs et de sa gestion, tandis que le FIDA
conserve une responsabilit fiduciaire et doit veiller
ce que les fonds quil met disposition soient
utiliss exclusivement aux fins prvues dans les
accords de financement applicables.
Lemprunteur/le bnficiaire est responsable sur
les plans juridique et oprationnel en tant que
client, de toutes les transactions dachat pour le
projet et utilise cette fin les fonds mis disposition
par le FIDA.
La responsabilit fiduciaire du FIDA sexerce dans
le cadre de ses rles de surveillance et de conseil.
Dans ce second rle, le FIDA encourage le
renforcement des capacits des fins multiples
conomie, efficience et quit sociale
principalement par le biais de ses activits dappui
lexcution.
2. Organisme dexcution principal
Lorganisme dexcution principal est dsign et
dfini dans les Annexes 1 ou 3 (selon le cas8) de
laccord de financement. Il assume la responsabilit
gnrale de lexcution du projet.
Il sagira, dans la plupart des cas, dun ministre
du gouvernement central auquel sera confie la
principale obligation contractuelle au nom du
gouvernement emprunteur/ bnficiaire.
applicables au financement du dveloppement
agricole adoptes par le FIDA (les conditions
gnrales), lorganisme dexcution principal est
notamment charg, en matire de passation des
marchs, des tches suivantes:
assurer le suivi de la gestion de la passation
des marchs et veiller galement au respect des
responsabilits fiduciaires;
dsigner les personnes qui seront responsables,
au jour le jour, de lexcution du projet;
prparer le programme de travail et budget
annuel (PTBA);
mettre en place et maintenir un systme de
gestion de linformation conformment au
Guide pratique de suivi-valuation des projets
de dveloppement adopt par le FIDA;
suivre lavancement de lexcution du projet;
conserver et prsenter les justificatifs la
demande du FIDA;
soumettre au FIDA des rapports priodiques
sur lavancement du projet, conformment la
dfinition donne dans les Conditions gnrales;
procder lexamen conjoint mi-parcours de
lexcution du projet;
assurer un suivi et prendre des mesures, le
cas chant, propos de conclusions, de
recommandations ainsi que de problmes
de non-excution et de contrle interne;
tenir le FIDA inform de toute situation
interfrant ou menaant dinterfrer avec
lexcution du projet ou la ralisation des
objectifs du projet;

8 Lannexe exacte dpend de la version de laccord de financement utilise; dans les versions les plus anciennes (avant avril
2009), ce point sera normalement dfini dans lAnnexe 3; dans les versions postrieures cette date, les modalits dexcution
des accords de financement sont exposes dans lAnnexe 1.

Module B: Responsabilit enFIDA Manuel

matire de de passationdes
passation desmarchs
marchs 13
 notifier au FIDA toute allgation de fraude ou
de corruption en rapport avec le projet;
maintenir des comptes distincts pour rendre
compte des oprations, des ressources et des
dpenses en rapport avec le projet.
3. Unit dexcution
Pour chaque projet, lorganisme dexcution
principal peut dcider de dsigner une unit
dexcution charge de la gestion au jour le jour
des activits oprationnelles de ce projet.
Dans ce cas, la passation des marchs peut tre
entreprise par:
une unit dexcution de projet dj existante
dans le cadre dun projet en cours;
une nouvelle unit dexcution de projet
spcialement cre pour ce projet;
le service existant charg de la passation des
marchs au sein de lagent principal du projet;
un service existant charg de la passation
des marchs au sein dun autre organisme
gouvernemental;
un organisme commercial de passation des
marchs recrut cet effet par le gouvernement;
un organisme des Nations Unies.
Lorsquune unit dexcution auxiliaire est
dsigne cette fin, lorganisme dexcution
principal conserve la responsabilit densemble et
lobligation de rendre compte du projet au FIDA.
Cet organisme est par consquent tenu de superviser
en permanence le travail de lunit dexcution.
Dans le contexte de la passation des marchs, une
unit dexcution serait responsable de la totalit du
processus, y compris mais pas exclusivement, des
fonctions suivantes:
prparation des plans de passation des marchs;
prparation des noncs des besoins, des
cahiers des charges, des mandats et/ou des devis
quantitatifs;
accord avec le FIDA sur la mthode de passation
des marchs ou sur la mthode de choix pour
chaque activit de passation des marchs;
dmarrage des activits de prslection, publicit,
gestion des dclarations dintrt et tablissement
de la liste des soumissionnaires admissibles;
prparation des invitations soumissionner et
des bauches de contrats;
publication des dossiers dappel doffres, rponse
aux demandes dclaircissement et gestion
densemble du processus dappel doffres;
rception, ouverture des plis et valuation des
soumissions;
compte-rendu de lvaluation;
14 FIDA Manuel
Gestion de passation des marchs
du processus
annulation des soumissions;
ngociation et adjudication du march;
rdaction des documents de march et
attribution du march;
gestion des marchs;
facturation et paiement;
rglement des diffrends;
excution du contrat et valuation.
Il lui incombe galement de veiller ce que la
procdure de passation des marchs soit approuve
conformment aux niveaux dcisionnels existant
lchelon national et/ou conformment la
supervision requise par le FIDA dans le cadre
du projet.
4. Agents spcialiss dans la
passation des marchs/gestionnaires
de contrat
Lorsque lemprunteur/le bnficiaire ne possde
pas les capacits administratives, les ressources ou
lexprience ncessaires pour passer un march avec
des fournisseurs trangers, il pourra choisir (ou y
tre tenu par le FIDA) demployer comme agent une
entreprise ou une entit spcialise dans la passation
des marchs internationaux. Linstitution cooprante
ne pourra pas faire fonction dagent de passation
des marchs. Lagent devra respecter, au nom de
lemprunteur/du bnficiaire, toutes les procdures
nonces dans laccord de financement.
On pourra recourir des gestionnaires de contrats
de la mme manire, sur la base dhonoraires,
pour passer des marchs de travaux divers tels
que reconstruction, rparation, rnovation ou
construction neuve en situation durgence, ou
lorsquil faut passer un grand nombre de marchs
dun faible montant.
Le processus dacquisition des services dagents
spcialiss dans la passation des marchs et de
gestionnaires de contrat est le mme que celui
concernant les services de consultants dcrit dans
le prsent Manuel.
ModuleC: Correspondance et
gestion des dossiers
Objet du module
Il est essentiel, pour pouvoir attester du caractre transparent et vrifiable dun processus de passation
des marchs, de maintenir un systme prcis de conservation des dossiers et dutiliser un systme de
numros de rfrence des marchs passs.
Une correspondance et des moyens de communication efficaces sont galement essentiels pour la
gestion des relations avec les soumissionnaires, les fournisseurs, les entreprises contractantes et les
consultants. Mais ils peuvent engager ou contraindre les expditeurs et les destinataires une conduite
ayant des incidences juridiques, contractuelles ou financires.
Les dossiers documentaires, tant imprims que sous forme lectronique, sont par consquent essentiels
pour une gestion efficace et efficiente des activits, puisquils apportent un tmoignage lappui des
dcisions et des mesures prises et constituent un journal daudit qui pourra tre utilis pour vrifier la
transparence, la justification comptable et lefficacit.
Une gestion efficiente des archives est aussi indispensable pour garantir lefficacit du stockage des
donnes, leur rcupration et leur utilisation, en prenant dment en compte la scurit, lintgrit et
la confidentialit.
Les Conditions gnrales applicables au financement du dveloppement agricole adoptes par le
FIDA stipulent que lemprunteur/le bnficiaire doit conserver lensemble des documents et pices
pour en permettre lexamen par le FIDA tout moment pendant une priode de trois ans compter
de lachvement de la procdure dappel doffres ou du contrat. En application de cette disposition,
ce module fournit des rgles gnrales concernant la conservation des communications et des pices
essentielles se rapportant la passation des marchs.

Champ dapplication
On peut sattendre ce que la plupart des gouvernements aient dfini des procdures pour la
conservation des dossiers dans le cadre du systme public de passation des marchs. Sil a t convenu
dutiliser le systme national de conservation des archives et de la correspondance pour la passation des
marchs dans le cadre du projet, il ny aura pas lieu dappliquer ce module.
dfaut de telles procdures, ou si le FIDA a conclu quelles ne rpondent pas ses besoins, cest ce
module qui sera utilis.

1. Correspondance et 2. Pices conserver

communication
Afin de raliser au mieux les buts et les objectifs
des archives relatives la passation des marchs,
tous les changes de communications, de dcisions
et dinstructions entre le FIDA et lemprunteur/le
bnficiaire et entre lemprunteur/le bnficiaire et
les soumissionnaires, les fournisseurs, les entreprises
contractantes et les consultants doivent se faire par
crit ou faire lobjet dun compte-rendu crit9.
Lanalyse des meilleures pratiques montre que
chaque activit de passation des marchs devra faire
lobjet dun fichier ou dun dossier distinct dans
lequel les pices seront conserves correctement
encodes par ordre chronologique, se rapportant
uniquement au march en question. Les documents
relatifs des marchs passs un autre moment ne
doivent pas tre mlangs dans les archives de la
passation des marchs. Lobjectif est de pouvoir tre
en mesure dexaminer tout moment, de manire
logique et squentielle, lhistorique complet du
march concernant une exigence.

9 Lorsque ce sont des runions qui tiennent lieu de mthode de communication, un procs-verbal devra tre tabli pour
enregistrer linformation fournie et les dbats qui se sont tenus cette occasion.

Module ModuleC: Correspondance

B: Responsabilit enFIDA deet
Manuel
matire degestion des
passationdes
passation dossiers
desmarchs
marchs 15
Le tableau ci-aprs numre les documents qui doivent tre conservs dans les dossiers relatifs
aux marchs passs:

Document Format prfr

(i) copie de lavis publi ou de la liste restreinte (le cas chant)* Copie papier
(ii) copie des documents de prslection et dinvitation et de tout Copie papier
amendement, extension ou claircissement demands et publis*
(iii) Compte-rendu de louverture des plis sign par toutes les personnes prsentes Copie papier
(iv) copie complte de chaque soumission reue et value ainsi que des Copie papier
claircissements demands et des rponses fournies
(v) copie du rapport dvaluation* Copie papier
(vi) procs-verbaux signs de toutes les runions concernant la passation des Copie papier ou
marchs, y compris les runions des soumissionnaires ventuels et les image vido
runions de ngociation lorsque de telles runions se sont tenues
(vii) avis dadjudication du march* Copie papier
(viii) toute lettre dacceptation de la soumission adresse au fournisseur, Copie papier
lentreprise contractante ou au consultant*
(ix) document de march sign et acceptation du march* Copie papier
(x) toute modification du march* Copie papier
(xi) toute correspondance relative au march entre lentit acheteuse et un Copie papier ou
fournisseur, une entreprise contractante ou un consultant image vido
(xii) documents postrieurs au march concernant lexcution des obligations Copie papier
contractuelles, en particulier des photocopies de garanties bancaires ou de
garanties de paiement
(xiii) procs-verbaux signs de toutes les runions concernant la gestion des Copie papier
marchs, y compris les runions consacres lavancement ou au rexamen
du march
(xiv) documents de livraison signs attestant de la livraison des fournitures, ou Copie papier
procs-verbaux de rception signs en rapport avec un march concernant
des services ou des travaux au titre du contrat, y compris les ventuels
comptes rendus dexcution des marchs
(xv) copie de toutes les factures relatives aux travaux, services ou fournitures, Copie papier
y compris les documents de travail vrifiant lexactitude des paiements
rclams et donnant des prcisions sur les paiements effectivement autoriss
(xvi) copie des feuilles de travail/relevs des paiements cumulatifs faisant apparatre Image vido
la gestion de tous les paiements effectus
(xvii) copie de toutes les demandes dautorisation soumises lautorit comptente Copie papier
et de toutes les dcisions prises par lautorit en matire de passation des
marchs, y compris lapprobation des documents dinvitation, lapprobation
du ou des rapport(s) dvaluation, ladjudication du march, lapprobation des
documents de march et de leurs amendements, et toute ventuelle dcision
de suspension ou dannulation de la procdure de passation du march
(xviii) copie de toutes les rclamations formules par lentit acheteuse en rapport Copie papier ou
avec une garantie, une absence de garantie, une livraison incomplte, un image vido
dommage ou dautres rclamations adresses au fournisseur ou lentit
acheteuse
(xix) en cas dexamen pralable par le FIDA, toutes les demandes et Copie papier ou
correspondances en rapport avec la demande davis de non-objection du FIDA image vido
(xx) toute autre communication se rapportant la passation du march en question, Copie papier ou
y compris la correspondance interne de lentit image vido

* Il conviendrait aussi, idalement, de conserver les projets de ces documents et rapports publis, par souci dexhaustivit et pour
disposer dun tableau complet de lvolution du document publi. Il est toutefois admis que, lorsque des problmes despace se
posent, cela pourrait ne pas tre toujours possible en pratique.

16 FIDA Manuel
Gestion de passation des marchs
du processus
ModuleD: Apprciation de la capacit de
lemprunteur/du bnficiaire en matire
de passation des marchs
Objet du module
Ce module a pour objet daider le personnel du FIDA et les consultants dans leur tche dapprciation de
la capacit dun emprunteur/dun bnficiaire en matire de passation des marchs, comme lexigent les
Directives du FIDA concernant la passation des marchs.
Champ dapplication
Ce module est dapplication dans tous les cas o il est ncessaire dapprcier un systme de passation
des marchs.
1. Considrations dordre gnral
Comme prvu dans les Directives du FIDA
concernant la passation des marchs, les Conditions
gnrales du FIDA ont t rvises en avril 2009
pour prendre en compte la nouvelle approche du
FIDA concernant les marchs financs par ses prts
et ses dons.
Sur la question spcifique de la passation
des marchs, les Conditions gnrales mettent
laccent sur lutilisation des rgles nationales
de lemprunteur/du bnficiaire en la matire,
pour autant quelles soient considres comme
compatibles avec les Directives du FIDA. Cette
approche est conforme aux divers engagements
pris par la communaut internationale des
donateurs en faveur dune utilisation croissante
des systmes nationaux lorsquon peut dmontrer
leur compatibilit avec les exigences des donateurs.
Les Directives stendent sur une approche en deux
phases de lexamen, par le FIDA, des systmes de
passation des marchs dun emprunteur/bnficiaire:
Phase 1: valuation gnrale du pays
Il sagit dune tude sur dossier ralise dans la
perspective du COSOP et visant fournir une
valuation de haut niveau de la situation un
double point de vue:
le cadre lgislatif et rglementaire en vigueur
dans le pays,
et le systme national de passation des marchs
publics.
Module D: Apprciation de la capacit de lemprunteur/du bnficiaire enFIDA Manuel
Phase 2: valuation spcifique du projet
Au cours de la phase de conception du projet, le
FIDA procdera une valuation plus pousse:
du degr dapplication effective du cadre
rglementaire, et
de la capacit de passation des marchs de
lorganisme dsign cet effet dans le cadre
du projet.
Lvaluation des systmes, structures, processus
et activits utiliss au sein dun systme national
permet au FIDA dapprocher en bonne connaissance
de cause la prise de dcisions et lapprciation/
lattnuation du risque. Partager les conclusions
de ces valuations avec lemprunteur/le bnficiaire
inclut galement une composante dveloppement
des capacits, car cela contribue dvelopper
les capacits nationales existantes en aidant
les instances concernes entreprendre leurs
fonctions dexcution.
Les sections ci-aprs prsentent des informations
plus dtailles sur les activits spcifiques
entreprendre dans le cadre de chacune de ces
deux tapes.
Phase 1: valuation gnrale du pays
Lexamen dun systme national de passation
des marchs suppose une dfinition claire de
lexpression systme national.
Tout systme de passation des marchs comporte
un certain nombre de composantes qui, mises
ensemble, constituent le systme. Il est par
consquent ncessaire de veiller ce que chaque
composante soit tudie selon ses propres mrites.
Ces composantes (parfois qualifies de questions
essentielles) peuvent souvent tre regroupes
en catgories relevant de deux environnements
distincts:
lenvironnement porteur global, et
lenvironnement organisationnel/oprationnel.
matire de de passationdes
passation desmarchs
marchs 17
Le tableau ci-aprs prsente quelques exemples des composantes (ou questions essentielles) relevant de
chacun des deux environnements:

Environnement porteur Environnement organisationnel/oprationnel

Cadre juridique/politique Structure organisationnelle
Niveau de direction/volont politique Application concrte des processus
Structure institutionnelle Ressources humaines
Porte des processus et des procdures Ressources physiques
Disponibilit d'outils et d'orientations Obligations de rendre compte
Engagement et perception publics Niveau de direction

Dans la perspective de la prparation du COSOP,
les chargs de programme de pays (CPP) sont
responsables de la collecte des donnes existantes
en rapport avec la passation des marchs publics
dans le pays concern.
Les sources des donnes utiliser varieront selon la
disponibilit et lexhaustivit des informations et
de la taille du portefeuille de pays, mais
comprendront gnralement:
les rsultats des valuations des systmes
nationaux de passation des marchs conduites
par le comit daide au dveloppement (CAD)
de lOCDE;
les rcents rapports et les conclusions
dautres organismes dexcution, donateurs
et partenaires du dveloppement (comme le
Rapport analytique de la Banque mondiale
sur la passation des marchs au niveau des
pays CPAR);
les rsultats dautres institutions travaillant dans
le domaine de la passation des marchs (comme
Transparency International ou les autorits
nationales responsables de la passation des
marchs publics);
le bilan des projets antrieurs du FIDA.
Le tableau ci-aprs donne une indication de
quelques-uns des outils utiliss pour valuer la
performance dun systme national de passation
des marchs. Une grande partie de ces documents
peuvent tre tlchargs partir dInternet ou
sont disponibles auprs des bureaux de pays des
partenaires du dveloppement au cours de la
mission de prparation du COSOP.

Outil OCDE-CAD CPAR de la Banque UCS de la Estimation des

mondiale Banque mondiale capacits du PNUD
Objectif Apprciation des Apprciation des Apprciation des Dveloppement des
principal capacits risques risques capacits

Public vis Pays partenaire et Banque mondiale et Banque mondiale Pays partenaire et
donateurs/partenaires ses partenaires et ses partenaires donateurs/partenaires
du dveloppement du dveloppement
quipe Pays partenaire (chef Banque mondiale Mixte Nations Unies chef
d'valuation de file), donateurs/ (chef de file), autres de file
consultants donateurs/consultants
Conception valuation quantitative valuation qualitative valuation valuation quantitative
de et qualitative quantitative et et qualitative
l'valuation qualitative
Rsultat Renforcement du Efficience des Cohrence avec Stratgies de
attendu systme national oprations de la les directives de la dveloppement des
de passation des Banque mondiale BM/ Recensement capacits
marchs des lments de
risque fiduciaire
Disponibles www.unpcdc.org www.worldbank.org www.worldbank.org www.unpcdc.org
aux adresses
cites www.oecd.org/ www.unpcdc.org
dac/effectiveness/
procurement

18 FIDA Manuel de passation des marchs

valuation
La collecte de ces donnes doit permettre:
1) de disposer dune valuation densemble de la
passation des marchs publics dans le pays; et,
2) de comprendre lensemble des perceptions
internationales de la vigueur et de la maturit
du systme public de passation des marchs,
afin dtre en mesure de dterminer o peuvent
se prsenter les plus grands risques fiduciaires et
oprationnels.
Ce faisant, il faut prendre en compte les aspects
suivants:
(i) lexistence de lois, dcrets, rglementations
ou procdures applicables rgissant la
passation des marchs de biens, de travaux
et de services conformment des normes
internationalement acceptables et rpondant
aux exigences de la Section B des Directives;
(ii) le niveau de diffusion et de disponibilit,
au sein du public, de ces lois, dcrets,
rglementations ou procdures;
(iii) les dispositions organisationnelles relatives
la centralisation ou la dcentralisation de
la fonction de passation des marchs;
(iv) les systmes et les politiques qui dfinissent
les tches et les responsabilits dans le cadre
du processus de passation des marchs et en
garantissent la distinction;
(v) lexistence de manuels dexcution, directives,
manuels, formulaires normaliss/ modles
pour les documents, contrats et clauses
standard;
(vi) le niveau de diffusion et de disponibilit de
ces manuels dexcution, directives, manuels,
formulaires normaliss/modles pour les
documents, contrats et clauses standard;
(vii) la prsence dun systme pleinement
oprationnel de rgulation de la passation
des marchs;
(viii) lexistence dun systme acceptable de
rclamations et dappels en rapport avec
la passation des marchs;
(ix) les processus et procdures permettant
un audit ou un examen indpendant de
la passation des marchs;
(x) le niveau peru de risque fiduciaire pour
le FIDA.
la suite de cet examen, le COSOP devrait inclure
une opinion informe sur la question de savoir
si le systme de passation des marchs dun pays
donn peut tre considr comme acceptable pour
la conduite dactivits de passation des marchs
finances par le projet. Le COSOP devrait, cet
gard, classer le systme dans lune des trois
catgories suivantes:
Module D: Apprciation de la capacit de lemprunteur/du bnficiaire enFIDA Manuel
a) utilisable sans aucune adaptation;
b) utilisable, mais certaines dispositions doivent
tre examines au cours de la conception du
projet pour attnuer des risques perus;
c) non utilisable au stade actuel.
Lorsquil ressort de lvaluation quun systme
ne peut pas tre utilis dans sa totalit, le FIDA
recommandera lutilisation de certains aspects du
systme en fonction des possibilits et envisagera,
au cours de la phase de conception du projet,
dapporter un soutien lamlioration de ce systme
par le biais dune activit distincte du programme
au cours de la phase dexcution.
Le COSOP devrait aussi dcrire les grandes lignes de
tous les projets, programmes ou initiatives prvus
ou en cours susceptibles davoir un impact sur le
systme, la structure ou la capacit de passation des
marchs publics pendant la dure de vie du COSOP,
savoir par exemple:
projets de rforme de la passation des marchs
(ou de certaines de ses composantes dans le
cadre plus gnral de la gestion financire
publique);
initiatives de formation axes sur la passation
des marchs;
campagnes de recrutement prvues.
Le FIDA partagera ses conclusions avec le pays
emprunteur/bnficiaire, avec un recensement
des faiblesses observes. Ce partage ne sert pas
uniquement promouvoir la transparence;
il constitue galement un outil utile, que
lemprunteur/le bnficiaire peut mettre profit
pour entreprendre un programme de renforcement
des capacits visant amliorer ses systmes.
Phase 2: valuation spcifique
du projet
Lorsquils abordent la conception du projet,
les concepteurs doivent procder par tapes,
comme suit:
i) Se familiariser avec les observations
contenues dans le COSOP
Il est impratif, pour les concepteurs du projet,
dtre informs des questions souleves dans le
COSOP afin de sassurer quelles puissent tre
abordes dans le cadre du projet.
Selon lanciennet du COSOP au moment
de la conception du projet, il peut savrer
ncessaire den valider nouveau les donnes
et les conclusions, afin de prendre en compte
les ventuelles amliorations ou dtriorations
du systme depuis ltablissement du COSOP.
matire de de passationdes
passation desmarchs
marchs 19
 En rgle gnrale, si le COSOP remonte
plus dun an, une revalidation sera considre
comme ncessaire, ce qui constituera ltape
ii). Si le COSOP remonte moins dun an,
et moins que le COSOP nait conclu que
le systme nest pas utilisable au stade actuel19,
on passera directement ltape iii).
ii) Revalidation du COSOP
La revalidation du COSOP nest pas envisage
comme un processus long et difficile. Elle doit
consister en une tude sur dossier des donnes,
suivie dune brve actualisation de la situation
telle quelle se prsente au moment de la
conception du projet.
Lquipe de conception du projet devra recenser
les domaines qui, dans le COSOP, prsentent
les plus grands risques et vrifier si sont
intervenus des changements significatifs, qui
justifieraient une rvision des conclusions
du COSOP.
Lun des moyens les plus rapides dy parvenir
consisterait consulter le gouvernement
du pays emprunteur/bnficiaire et dautres
organisations donatrices actives dans le pays
pour comprendre leurs positions cet gard.
Cette consultation pourrait prcder un examen
des nouveaux rapports ou publications parus
depuis la publication du COSOP.
Au terme de ce processus de revalidation, il sera
possible de dterminer si la situation actuelle
est meilleure, pire ou inchange par rapport
ce quelle tait lors de la rdaction du COSOP.
Larbre de dcision ci-dessous prsente sous
une forme graphique les mesures prendre
la suite de ce processus de revalidation.
iii) Entreprendre une valuation institutionnelle
Bien qu lchelon national, les donnes
relatives aux cadres et aux structures juridiques
puissent trs probablement tre obtenues
auprs dautres sources (comme les Rapports
analytiques de la Banque mondiale sur la
passation des marchs ou les valuations des
systmes nationaux de passation des marchs
conduites par lOCDE), lexprience montre
quil existe trs peu de donnes disponibles
lchelon dcentralis, sur le terrain, qui est
celui auquel sont excuts la plupart des
projets du FIDA.
OUI

A
Entreprendre une valuation
Y a-t-il eu une institutionnelle
Revalider au stade de la NON
conception du projet dtrioration? Mettre l'accent sur les questions
concrtes de mise en uvre

1. Quantier les domaines

OUI de dtrioration
2. Entreprendre une valuation et une
attnuation du risque
Les
amliorations
Y a-t-il eu des OUI sont-elles
amliorations? sufsantes

B
pour justier Entreprendre une valuation
"A"? institutionnelle
Revalider au stade Mettre l'accent sur:
de la conception NON NON 1. l'attnuation du risque dans les
du projet autres domaines de proccupation
2. les questions concrtes de
La mise en uvre.
dtrioration
Y a-t-il eu une OUI est-elle
dtrioration? sufsante
pour justier
"C"?

OUI Quantier les domaines d'amlioration

C Revalider au stade
de la conception du projet
Y a-t-il eu des
amliorations
NON
Utiliser les Directives
du FIDA concernant la passation
des marchs

OUI

10 Dans cette hypothse, le systme national ne devra pas tre utilis; il ne sera pas ncesaire de procder lvaluation de la
phase 2 et on appliquera les mthodes de passation des marchs du FIDA.

20 FIDA Manuel de passation des marchs

valuation
 Dans le cadre de la phase 2, une valuation
institutionnelle de la passation des marchs,
portant sur lorganisme dexcution propos
pour le projet est ncessaire dans tous les
cas, sauf lorsquil a t constat, tant dans le
COSOP qu loccasion de la revalidation du
COSOP, que le systme national nest
pas utilisable.
Lvaluation de la passation des marchs dans
le cadre de la phase 2 a plusieurs objectifs:
valuer la capacit de lorganisme dexcution
et ladquation des systmes de passation des
marchs et des systmes connexes en place
administrer la passation des marchs financs
par le projet;
valuer les facteurs de risque (institutionnels,
politiques, organisationnels, procduraux,
etc.) pouvant avoir une influence ngative sur
la capacit de lorganisme de mener bien le
processus de passation des marchs;
laborer un plan daction mettre en uvre
dans le cadre du projet, en tant que de besoin,
pour remdier aux insuffisances dtectes par
lanalyse des capacits et minimiser les risques
recenss par lanalyse du risque; et
proposer un plan appropri de supervision
de la passation des marchs pour le projet en
prenant en compte les points forts, les faiblesses
et les risques relatifs rvls par lvaluation.
Pour pouvoir entreprendre une valuation
de la passation des marchs au niveau
oprationnel dans le cas o il est peu probable
quil existe des donnes provenant dautres
sources, le FIDA devra conduire son propre
examen. Le Fonds aura besoin, dans ce
contexte, dun outil pour faciliter et normaliser
ce processus. Loutil joint au prsent module
(voir Appendice 1) devra tre utilis au cours
de la mission de conception du projet. Mis
au point partir de la liste de contrle utilise
par la Banque mondiale pour lvaluation
des organismes, cet outil couvre un ventail
de questions examiner en vue dvaluer la
capacit et devrait tre appliqu de manire
souple, en fonction des cas.
Module D: Apprciation de la capacit de lemprunteur/du bnficiaire enFIDA Manuel
Loutil dvaluation
Loutil consiste en une valuation sappuyant sur
des observations et comporte une liste de points
valuer. Il couvre divers aspects, allant du statut
juridique de lorganisme valuer aux comptences
de son personnel en matire de passation
des marchs.
Afin de rendre le processus aussi simple que
possible, trois catgories ont t retenues et la note
attribue pour chaque question correspondra une
seule de ces catgories: 3 pleinement satisfaisant,
2 partiellement satisfaisant, 1 insuffisant, sur
la base de bandes de pourcentage. Cette approche
contribuera rduire la subjectivit entre les
diffrents valuateurs. Les notes seront attribues
sur la base dlments effectifs et non ponctuels,
tels quobservs par lvaluateur. Les critres utiliss
pour la notation doivent tre objectifs
et homognes.
On ne procdera pas un regroupement des notes
attribues pour chaque critre: chaque indicateur
sera valu sur ses mrites propres, dans le cadre
dun domaine thmatique, par exemple la
planification de la passation des marchs ou
ladministration des contrats, etc. La dcision de
ne pas utiliser un domaine thmatique particulier
dans lensemble ou dans une partie du systme
national de passation des marchs sera prise en
fonction des notations individuelles et en prenant
en compte la gravit des insuffisances observes;
certains domaines thmatiques peuvent regrouper
plusieurs notations, ce qui exigerait une dcision
quant lutilisation dune partie ou de la totalit
de ce domaine.
On prvoit que, pour mener bien cette valuation,
les valuateurs examineront au minimum cinq
activits de passation des marchs entreprises par
lentit/lorganisme au cours des 12 mois prcdents
(comprenant au moins un march dans chacune
des trois catgories biens, travaux et services).
matire de de passationdes
passation desmarchs
marchs 21
Application de loutil
La note pertinente pour chaque indicateur de
lvaluation sera inscrite dans la colonne Notation
de la Feuille de notation. Selon les notations,
lindicateur sera automatiquement marqu rouge
(si la note est 1), orange (si la note est 2) ou vert
(si la note est 3), pour identifier les domaines
auxquels doit tre porte une attention urgente
(questions rouges) dans la conception du projet.
Afin de prsenter les questions dlicates sous
une forme graphique, loutil dispose dj dune
fonctionnalit de codage couleur automatique,
lie aux trois catgories de la notation. La notation
infrieure, correspondant aux domaines de
proccupation, sera mise en vidence par une
coloration ROUGE (insuffisant); les questions
obtenant les notations les plus leves seront
marques en VERT (pleinement satisfaisant),
tandis que les notations intermdiaires seront
colores en ORANGE (partiellement satisfaisant).
Ce systme de code couleur est couramment utilis
dans le contexte de lvaluation et de la gestion
du risque. Il attire immdiatement lattention
sur les questions tudier en priorit.
lheure actuelle, les fourchettes de pourcentages
utilises sont les suivantes:
0 25% de conformit parmi les dossiers
examins = notation 1 (rouge)
26 74% de conformit parmi les dossiers
examins = notation 2 (orange)
75 100% de conformit parmi les dossiers
examins = notation 3 (vert).
Il est toutefois probable que lexprience conduira
adapter et affiner ces fourchettes de pourcentages.
La feuille de notation sera accompagne de
notes aux valuateurs, qui leur serviront de guide
sur la manire dappliquer les notations chaque
domaine thmatique et chaque indicateur. Par
exemple, lun des indicateurs noter au titre du
domaine thmatique planification de la passation
des marchs se prsente sous la forme de la
question suivante:
22 FIDA Manuel de passation des marchs
valuation
Les plans de passation des marchs
sont-ils en rgle gnrale prpars
lavance, et sont-ils ralistes?
Pour cette question, les notes aux valuateurs
les informeront quils devront demander
consulter au minimum cinq plans de passation
des marchs concernant des projets en cours
dexcution par lorganisme. Elles prciseront
quen cas de disponibilit dun nombre
suprieur de plans, cest lvaluateur et non
lorganisme quappartiendra le choix des
plans examiner. Cette formule permet dviter
que lorganisme ne prsente lexamen que
les meilleurs chantillons.
Lvaluateur sera inform quen labsence de
plan, la note inscrire devra tre 1 (rouge).
Lorsque des plans sont soumis, leur examen
devra dterminer sils ont t excuts en
temps opportun et dans quelle mesure ils
taient concrets et complets en termes
de calendrier et de valeurs, ce qui donnera
lvaluateur la possibilit de noter la
performance de lorganisme sur cette question.
En cas de nouveaux emprunteurs/bnficiaires ou
organismes dexcution, il peut savrer ncessaire
de revoir la totalit des rubriques numres dans
lappendice 1. Toutefois, si lorganisme faisant
lobjet de lvaluation est dj bien connu du FIDA,
lessentiel de linformation numre dans loutil
sera sans doute dj disponible et une grande
partie de lvaluation pourra tre ralise sans
consultations; ainsi, seules les parties dlicates
de lvaluation devraient tre actualises ou
conduites sur le terrain, le cas chant.
Pour ce qui concerne les projets auxquels
participent plusieurs organismes dexcution,
lquipe de conception du projet devra apprcier
la capacit de lorganisme dsign comme chef
de file ou coordonnateur du projet, ainsi que
de tous les organismes jouant un rle important
dans ladministration de la passation des marchs
pour le projet, ou dun chantillon reprsentatif
des organismes sils jouent tous un rle similaire.
Cette valuation, comme dans le cas dun organisme
unique, servira de base la conception des plans
de renforcement des capacits et de supervision
de la passation des marchs.
Qui doit entreprendre lvaluation?
Lvaluation de lorganisme dexcution devra
tre ralise par un spcialiste de la passation des
marchs ou un administrateur accrdit en matire
de passation des marchs11 dtach auprs du projet
au stade de la conception et utilisant loutil ci-joint
pour garantir la cohrence de lapproche.
Pour les aspects de lvaluation concernant les
contrles financiers et administratifs en place,
on fera appel au spcialiste du dcaissement
ou de la gestion financire dtach auprs du
projet. Deux raisons justifient cette approche:
le caractre spcialis de lvaluation des contrles
financiers, dune part, et la ncessit, dautre part,
dune valuation aux fins de la gestion financires.
Le Service juridique devra aussi intervenir, en tant
que de besoin, propos de toute question qui
pourrait surgir en rapport avec les aspects juridiques
du processus de passation des marchs.
Lvaluation et llaboration du plan daction
devront tre accomplies avec la pleine participation
de lemprunteur/du bnficiaire et de lorganisme
dexcution pour garantir lappropriation des
mesures proposes.
Combien de temps doit-elle prendre?
Il nexiste pas de calendrier dfinitivement tabli
et la dure de lvaluation dpendra de plusieurs
facteurs, comme:
la taille du projet;
le nombre dorganismes dexcution valuer;
le volume de donnes dj disponibles;
le nombre et la gravit des risques.
On peut toutefois prvoir, de manire trs gnrale,
quil faudra au minimum cinq jours de travail pour
raliser une valuation approfondie. On estime
quune valuation durant moins de cinq jours ne
serait pas assez dtaille pour rpondre aux besoins
dune conception exhaustive.
Analyse du risque
Lanalyse des risques associs au processus de
passation des marchs est lun des aspects cls de
lvaluation. Cette analyse, qui doit inclure les
risques pouvant se prsenter dans tous les domaines
couverts par lvaluation, est troitement lie la
transparence et la prvisibilit de lexcution par
lorganisme du processus de passation des marchs.
Cette valuation devrait aboutir une notation des
risques de la passation des marchs, qui pourront
tre levs, moyens ou faibles; elle est essentielle
pour la dtermination de lapproche de supervision
recommander.
11 On trouvera des prcisions sur ce point dans le ModuleB1.
Module D: Apprciation de la capacit de lemprunteur/du bnficiaire enFIDA Manuel
Quelle quelle soit, une valuation du risque exige
une considrable apprciation professionnelle et il
nexiste pas dinstructions ou de mesures prcises
aboutissant une valuation globale nettement
dfinie. Par ailleurs, diffrentes institutions peuvent
prsenter des faiblesses dans les mmes domaines,
mais des degrs variables de gravit. En rgle
gnrale, une institution manifestant de svres
dfaillances dans des domaines cls couverts par
lvaluation devrait se retrouver dans la catgorie des
risques levs, tandis quune institution obtenant de
bonnes notations dans la plupart de ces domaines
devrait entrer dans la zone des risques moyens.
Seules les institutions obtenant des notes bonnes
ou plus dans tous les domaines devraient tre
considres comme prsentant des risques faibles.
Produits de lvaluation
Lobjectif global de lvaluation de lorganisme
dexcution est dtablir, dans le document de
conception du projet, des conclusions fermes sur
les points o les risques sont les plus levs dans
la composante passation des marchs du projet.
Lvaluation peut faire apparatre des dfaillances
graves auxquelles une solution doit tre apporte
avant le lancement du projet (par exemple, la mise
en place dune unit charge de la passation des
marchs, ou la prparation de la documentation
essentielle concernant lappel doffres ou le contrat).
Si lorganisme dexcution nest pas en mesure
de financer ces activits, lquipe de projet devra
rechercher et agrer avec lemprunteur/le bnficiaire
dautres sources de financement.
Toute mesure ventuelle propose en vue de grer
chacun des risques recenss devra tre intgre au
document de conception, en tant que composante
du projet, et finance sur les ressources attribues
au financement, selon les besoins. En attendant
que lorganisme dexcution de lemprunteur/du
bnficiaire ait pleinement dvelopp sa capacit
de gestion du domaine et que cette capacit soit
juge acceptable, les dispositions prvues dans le
Manuel pour le(les) lments(s) spcifique(s)
seront dapplication.
matire de de passationdes
passation desmarchs
marchs 23
 LOUTIL DVALUATION FEUILLE DE NOTATION
PAYS: Appendice 1

24
NOM DE L'ENTIT/ORGANISME VALU
DATE DE L'VALUATION NOTE AUX VALUATEURS
QUIPE D'VALUATION DU FIDA
Il est important de vrifier le
statut de l'organisme afin d'tablir

valuation
la lgalit de ses oprations. Si
l'organisme ne relve pas des
lois et rglements nationaux, il
faudra rflchir srieusement
son utilisation comme agent
d'excution du projet.

CARACTRISTIQUES GNRALES
Quelle est la personnalit juridique de cet organisme (service gouvernemental, socit d'tat, entreprise parapublique?) (Si la lgislation nationale n'est pas
Les lois et rglements nationaux s'appliquent-ils cet organisme? On fera rfrence, pour l'analyse du systme juridique, d'application, dcrire sa propre

FIDA Manuel de passation des marchs

aux outils d'valuation existants (CPAR, valuation de l'OCDE). rglementation et indiquer si elle
couvre tous les aspects essentiels)

PLANIFICATION DE LA PASSATION DES MARCHS NOTATION (1, 2 ou 3)

Les plans de passation des marchs sont-ils, en rgle gnrale, prpars l'avance et sont-ils ralistes?
(Voir le ModuleE du Manuel)
Les mthodes de passation des marchs utilises sont-elles conformes au cadre national?
Les composantes du projet sont-elles regroupes de manire adquate du point de vue de la passation des marchs?
(Voir le ModuleE du Manuel)

DOSSIER D'APPEL D'OFFRES

L'organisme dispose-t-il de personnel capable d'assurer la prparation du dossier d'appel d'offres?
Quelle est la qualit gnrale des documents produits par l'organisme? Recenser les amliorations requises.
Les spcifications techniques et le mandat sont-ils clairs, neutres et prcis (y compris les tableaux des besoins).
Existe-t-il des dossiers d'appel d'offres standard (nationaux ou internationaux) pour les biens, les travaux et les consultants?
Dans l'affirmative, les numrer.
Les dossiers d'appel d'offres contiennent-ils toutes les informations ncessaires (voir les modules H1 H3 du Manuel) la
prparation de soumissions rpondant aux besoins et la communication claire des critres d'valuation?
Les stipulations contractuelles contenues dans le dossier d'appel d'offres incluent-elles les exigences minimales pour garantir
une protection adquate l'entit acheteuse? (voir les conditions gnrales du contrat, le modle de la Banque mondiale et
la lgislation nationale concernant la passation des marchs).
Des bons de commande normaliss (ou des bons quivalents) sont-ils utiliss pour les achats?
 PRSLECTION NOTATION (1, 2 ou 3)
Une prslection est-elle pratique le cas chant? (Voir le ModuleG du Manuel pour la dfinition des cas dans lesquels
la prslection serait approprie).
Les documents de prslection dcrivent-ils de manire claire et complte toutes les conditions requises pour que les
soumissions rpondent aux besoins, ainsi que les normes de slection?
Des informations financires sont-elles requises et analyses pour apprcier les capacits financires d'excution des marchs?

PUBLICIT
Les marchs doivent-ils tre adjugs aprs appel d'offres concurrentiel faisant l'objet d'une publicit dans un support
largement diffus?
Le dlai minimal ncessaire pour obtenir les documents et prparer les soumissions est-il respect? (vrifier les rglementations
nationales concernant les dlais minimaux).

COMMUNICATIONS ENTRE LES SOUMISSIONNAIRES ET L'ORGANISME ACHETEUR

Les demandes d'claircissements obtiennent-elles des rponses crites, rapides et compltes, et ces rponses sont-elles
communiques tous les soumissionnaires ventuels?
Les claircissements, le procs-verbal de la sance d'information l'intention des soumissionnaires ventuels, le cas chant,
et les modifications apportes aux documents sont-ils promptement communiqus tous les soumissionnaires ventuels?

RCEPTION DES OFFRES ET OUVERTURE DES PLIS

Les soumissions reues avant la date limite sont-elles entreposes en lieu sr (coffre ou autre conteneur ferm cl)?
Les sances d'ouverture des plis sont-elles publiques?
Si les sances d'ouverture des plis sont publiques, ont-elles lieu dans les 48 heures suivant la date limite de soumission?

Module D: Apprciation de la capacit de lemprunteur/du bnficiaire enFIDA

Les procdures d'ouverture des plis sont-elles gnralement conformes aux dispositions du Manuel? Un procs-verbal

matire
est-il tabli?

Manuel
de de
EXAMEN ET VALUATION DES OFFRES
Les offres sont-elles values par un comit possdant les qualifications adquates ? (Voir le ModuleL1 du Manuel)

passation
La recevabilit des soumissions est-elle tablie sur la base des documents requis dcrits dans le dossier?

passationdes
Les valuations des offres sont-elles ralises de manire approfondie et sur la base des critres spcifis dans le dossier?
Les valuations sont-elles menes bien avant l'expiration de la validit originale de l'offre?

desmarchs
marchs
Des rapports d'valuation des offres sont-ils prpars, et contiennent-ils toutes les informations essentielles ?
(Voir, pour plus de prcisions, les modules du groupe L)

25
 ATTRIBUTION DU MARCH ET DATE D'ENTRE EN VIGUEUR

26
Les marchs doivent-ils tre attribus au soumissionnaire ayant dpos une soumission rpondant aux besoins, comportant
l'offre juge la plus avantageuse et jug qualifi pour excuter le march de manire satisfaisante?
Les soumissionnaires dont l'offre n'a pas t retenue sont-ils informs par crit de ce que le march ne leur a pas t attribu?
Les conditions pralables l'entre en vigueur du contrat sont-elles clairement dfinies dans le contrat? (Garantie d'excution,

valuation
paiement anticip, etc.)

GESTION DES MARCHS

Existe-t-il un systme de suivi des marchs, sous forme manuelle ou lectronique, en vigueur? Examiner un chantillon.
Existe-t-il un processus utilis pour le suivi de la livraison des biens et de la prestation des services, afin d'en vrifier la quantit,
la qualit et l'opportunit?
Les modifications du march sont-elles prises en compte rapidement, conformment aux stipulations contractuelles et la
pratique tablie? (Voir le ModuleN2 du Manuel)

FIDA Manuel de passation des marchs

Les diffrends contractuels sont-ils grs conformment un systme formel de rclamations/arbitrage? (Voir le ModuleO
du Manuel)
Les marchs de travaux sont-ils superviss par des ingnieurs indpendants ou par un directeur de projet nomm?
Les marchs sont-ils excuts dans les temps et sans dpassement du prix originalement approuv?
Les paiements finaux et la clture du march sont-ils effectus conformment aux procdures nationales pertinentes
(ou, dfaut de telles procdures, conformment au ModuleO du Manuel)?

ORGANISATION ET FONCTIONS
Le personnel charg de la passation des marchs a-t-il accs des exemplaires du cadre rglementaire national en la matire
(lois, rglements, manuels/guides des utilisateurs)?
Les fonctions de passation des marchs et de gestion financire sont-elles distinctes?

SYSTMES D'APPUI ET DE CONTRLE

Des dispositions d'audit indpendant sont en place et des audits sont raliss.
L'unit a-t-elle accs un conseil juridique, et est-il tabli qu'elle a recours ce service.
 DOSSIERS CONSERVER
L'organisme conserve-t-il des dossiers complets sur le processus? Il s'agirait notamment des documents suivants:
copies de toutes les publicits, documents de prslection (le cas chant), rapport d'valuation de la prslection
justifiant les ventuelles dcisions de non-slection de certains soumissionnaires ventuels, dossier d'appel d'offres
et ses additifs ventuels, procs-verbal de la sance d'information l'intention des soumissionnaires ventuels
(le cas chant), procs-verbal de la sance d'ouverture des plis, rapport final de l'valuation des soumissions
(y compris un compte-rendu dtaill des raisons de l'acceptation ou du rejet de chacune des soumissions, copies
des soumissions, recours contre les procdures ou recommandations d'adjudication, copie signe du march dfinitif
et ventuelles garanties de bonne excution ou de paiement anticip mises, etc.
Des dossiers adquats de l'administration des marchs sont-ils conservs? Il s'agirait notamment des avis contractuels
publis par le fournisseur, l'entreprise contractante, l'acheteur ou l'employeur; d'un compte-rendu dtaill de toutes les
modifications ou commandes rectificatives concernant la porte, les quantits, le calendrier ou le prix du march; des
relevs des factures et paiements; des rapports d'avancement; des certificats d'inspection, d'acceptation et d'achvement
des travaux; d'un relev des rclamations et diffrends et de leur rsultat, etc.
Des rapports priodiques sont-ils tablis sur l'ensemble des activits de passation des marchs?
Conserve-t-on un relev des prix du march? Comment est-il utilis? Sert-il l'tablissement d'un indice national des prix?

DOTATION EN PERSONNEL
L'organisme dispose-t-il de personnel form la passation des marchs conformment d'ventuelles exigences
dfinies par le cadre rglementaire national?

Module D: Apprciation de la capacit de lemprunteur/du bnficiaire enFIDA

27 matire
Manuel
de de
passation
passationdes
desmarchs
marchs
ModuleE1: Planification de la passation
des marchs
Objet du module
Les Directives du FIDA concernant la passation des marchs stipulent que lemprunteur/le bnficiaire
tablira au dbut de chaque projet, en coordination avec le FIDA, un plan de passation des marchs
couvrant les 18 premiers mois du projet; ce plan feront suite des plans successifs de 12 mois,
synchroniss au cours de lexcution avec les plans de travail et budgets annuels.
Dans le processus de passation des marchs, la planification est un lment essentiel pour la
dtermination des objectifs et des priorits, lestimation des charges de travail et lallocation des
ressources. Elle permet lentit acheteuse de planifier, organiser, prvoir et programmer ses activits
de passation des marchs et de recenser les domaines dans lesquels les besoins pourraient tre
regroups. Pour le FIDA, elle constitue un outil grce auquel il peut suivre lexcution du projet.
Dans toute la mesure du possible, la planification de la passation des marchs devrait tre intgre
la planification financire dun projet afin que les budgets et la passation des marchs soient synchroniss
autant que faire se peut.
Le prsent Modulefournit lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA des conseils pratiques
sur la manire de prparer un plan, sur ce qui devrait y figurer et sur les dates auxquelles les plans
devraient tre actualiss.

Champ dapplication
Ce module sapplique tous les projets financs par le FIDA.

1. Prsentation du plan Exemple 1:

Lorsquil existe des modles nationaux de plans
de passation des marchs et que le FIDA a agr
lutilisation de ces plans pour un projet, ces modles
peuvent tre utiliss.
Si de tels modles nexistent pas, ou sils nont pas
t approuvs par le FIDA, le FIDA et lemprunteur/
le bnficiaire devront convenir dadopter une
prsentation utilise par dautres institutions
financires internationales, qui serait bien connue
de lemprunteur/du bnficiaire et dj utilise
pour dautres projets. Un exemple est joint au
prsent module.
2. Donnes inclure
Chaque plan de passation des marchs doit
comporter, au minimum, les informations
mentionnes ci-dessous.
Brve description de chaque activit de passation
de marchs entreprendre au cours de la priode
ou du plan.
Le plan doit distinguer les biens, les travaux
et les services et donner une brve description
de chaque activit. Une brve description se
dfinit comme une description suffisante pour
tre reconnue comme une activit de passation
de marchs, mais pas dtaille au point de
devenir une spcification.
vhicule sera considr comme insuffisant;
vhicule de projet 4x4, 6 siges sera bref
et adquat;
vhicule de projet 4x4, cylindre , poids
du vhicule , direction assiste, conduite
gauche serait plus proche dune spcification
et par consquent trop dtaill ce stade.
Exemple 2:
travaux de gnie civil est trop vague;
construction dun petit abri pour un
gnrateur sera adquat;
abri pour un gnrateur lectrique domestique
de 10KVA, construction en parpaings, 6 pieds x
6 pieds x 6 pieds, toit plat sera trop prcis aux
fins de la planification.
La nature et la quantit des biens/travaux/
services doivent tre compatibles avec les
activits inscrites dans le programme de travail
annuel; cest lemprunteur/au bnficiaire
quil appartient de fournir ces informations
dans le projet de plan de passation des marchs.
Le FIDA donnera son accord ou proposera des
amendements en tant que de besoin.
Pour cette section du Plan de passation des
marchs, on pourra aussi trouver dans le
groupe de modules F des informations utiles
complmentaires.

Module E1: Planification de la passation des marchs

Introduction 29
 Valeur estime de chaque activit
Afin dharmoniser dans toute la mesure du
possible le plan et le budget, il est ncessaire
dinclure, pour chaque activit de passation
des marchs, les prvisions de dpenses.
Les prix estimatifs peuvent tre obtenus
auprs dun certain nombre de sources, parmi
lesquelles sans que cette liste soit limitative :
des achats antrieurs du mme ordre (dans
le cadre dun projet antrieur ou en cours,
ou dans le cadre de projets rcents mens
dans un pays voisin);
les prix publis par des fournisseurs
ventuels;
toute liste nationale de prix existante;
Internet.
Lessentiel est de disposer dun budget raliste
bas sur des donnes fiables, tant donn que
la valeur estime dune activit dacquisition
peut avoir une influence directe sur la mthode
de passation des marchs adopter et sur la
mthode dexamen quutilisera le FIDA pour
cette activit.
Cest lemprunteur/au bnficiaire quil
appartient de fournir ces informations dans
le projet de plan de passation des marchs.
Mthode de passation des marchs adopter pour
chaque activit
Le plan devra faire tat de la mthode de
passation des marchs adopter pour chaque
activit distincte de passation des marchs.
Le ModuleF5 fournit des informations sur
la manire de choisir ces mthodes.
Mthode dexamen quutilisera le FIDA pour
chaque activit
Le plan doit faire tat de la mthode agre
dexamen que le FIDA adoptera pour chaque
activit distincte de passation des marchs.
Ce choix devra tre arrt par le FIDA dans
le cadre de son examen du plan.
On pourra trouver des prcisions
complmentaires sur les mthodes dexamen et
les seuils dans le ModuleA.
12 Lorsque des plans sont actualiss ou modifis, il est de bonne pratique de conserver, comme point de rfrence, les dates
originellement prvues.
30 FIDA Manuel de passation des marchs
Planification
Autres donnes
Outre les informations minimales numres
ci-dessus, on considre quil est de bonne
pratique, pour un plan de passation des
marchs, dexploiter des informations
supplmentaires telles que:
la chronologie prvue des activits de
passation des marchs12 (ou, au moins,
les dates de dmarrage et dachvement);
les marchs passer par composante
du projet;
les dates de lexamen pralable du FIDA;
lentit responsable, dans les cas o diverses
entits passent des marchs dans le cadre
du projet (comme lUnit de coordination
du projet, le District A, le Ministre de
lagriculture).
Bien quil ne sagisse pas de donnes
obligatoires, ces informations apportent une
aide la gestion du projet en donnant au
plan de passation des marchs un caractre le
rapprochant davantage dun outil actif de suivi
et de surveillance, par opposition une simple
liste initiale dactivits de passation
des marchs.
3. Quand actualiser un plan
Comme on la indiqu plus haut, le plan initial
de passation des marchs couvrant les 18 premiers
mois du projet doit tre tabli au dbut de chaque
projet et sera suivi, au cours de la phase dexcution,
de plans successifs de 12 mois.
Une fois que ce plan initial a reu lavis de non-
objection du FIDA, le plan constituera le fondement
des activits de passation des marchs du projet.
Il est toutefois important de souligner que les plans
de passation des marchs ne sont pas des documents
statiques. Ils doivent tre considrs comme des
documents volutifs et faire lobjet dactualisations
priodiques. Les adaptations ou les modifications
importantes doivent tre introduites rapidement;
en tout tat de cause, les plans devront tre
rexamins au moins une fois par an, mais lidal
serait de procder un examen trimestriel. Toute
adaptation ou modification importante exigera un
avis de non-objection du FIDA.
 ModuleE2: Plan de passation des marchs (chantillons)
Biens
Pays/Organisation:
Projet/Programme:
Priode de linvitation
Prt no: DONNES FONDAMENTALES Dossier dappel doffres valuation des soumissions Finalisation du march
soumissionner

N de Clture des Rapport

Mthode de Prslection Examen Date de lavis Date de Avis de Montant Date Date de
Numro publication de Prvu / Date de soumissions/ dvaluation
Description* passation des ou post- pralable ou de non- lappel non- du march dadjudication signature
de lot lavis dappel Effectif proposition Ouverture des
marchs slection a posteriori objection doffres objection en USD du march du contrat
doffres des plis soumissions
Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu

Module E2: Plan de passation des marchs (chantillons)

Introduction
Effectif

Prvu

31
Effectif
Cot total 0,00 Prvu
0,00 Effectif

* Remplir uniquement les cases en gris

32
Travaux
Projet/Programme:

Priode de linvitation valuation des

Prt no: DONNES FONDAMENTALES Dossier dappel doffres Finalisation du march
soumissionner soumissions
N de
Montant Date de Clture des Rapport
publication Mthode de Montant Prslection Examen Date de Avis Montant Date Date de
Numro forfaitaire Prvu / Date de lavis soumissions/ dvaluation

Planification
Description* de lavis passation estimatif ou post- pralable ou lappel de non- du march dadjudication signature
de lot ou devis Effectif proposition de non- Ouverture des
dappel des marchs en USD slection a posteriori doffres objection en USD du march du contrat
quantitatif objection des plis soumissions
doffres
Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu

FIDA Manuel de passation des marchs

Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif

Prvu
Effectif
Cot total 0,00 Prvu
0,00 Effectif

* Remplir uniquement les cases en gris

 Consultants
Pays/Organisation:
Projet/Programme:
Prt no: Demande de
Liste Demande de valuation des offres
dclarations Mandat Offres Finalisation du march
restreinte propositions Techniques (T) et financires (F)
dintrt

(T)
Description*
contrat

march

Date de
Date de
Date de
Date de
Date de
objection

Montant

slection
/ Ouverture

March en
du rapport
du rapport

linvitation
Avis de non-

publication
proposition
proposition
Montant du

Soumission
Soumission

prparation

Mthode de
concernant le
Signature du

ou a posteriori
non objection

non-objection
non-objection
Ouverture des

Prvu / Effectif
Prvu / Effectif

Prvu / Effectif

Date de clture
march en USD

dvaluation (T)
dvaluation (T)
Adjudication du

Date de lavis de
Date de lavis de
Date de lavis de

Examen pralable

estimatif en USD

heures contrles
Date de soumission
rapport dvaluation
offres financires
dvaluation (T) & (F)

Avis de non objection

Prvu Prvu concernant le rapport
Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu
Effectif Effectif Effectif

Prvu Prvu Prvu

Module E2: Plan de passation des marchs (chantillons)

Introduction
Effectif Effectif Effectif
Cot total 0,00 Prvu Prvu Prvu 0,00

33
0,00 Effectif Effectif Effectif 0,00

Remplir uniquement les cases en gris

ModuleF1: Dtermination du besoin
Objet du module
Ce module fait partie du groupe F (Dfinition de la passation des marchs) et fournit des avis
lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA sur les aspects suivants de la dtermination
des besoins:
types de besoin;
besoins ou dsirs;
solutions de remplacement;
lments moteurs de la passation des marchs.
Il contient aussi un diagramme fonctionnel qui en rsume la teneur.
Champ dapplication
Ce module sapplique tous les projets financs par le FIDA.
1. Types de besoin
De manire gnrale, les besoins entrent dans
lune des catgories suivantes:
i) Besoins prvus
Il sagit des besoins prvus pour le projet,
qui constitueront la base du programme de
travail, du plan de passation des marchs et
du budget annuels.
Ces besoins seront connus au dbut du projet
et constitueront lessentiel des marchs prvus.
ii) Besoins intrimaires
Ils rsulteront de la dtermination des
besoins lorsquun lment de relais
ou de reconstitution de stocks savre
ncessaire. Selon les prvisions, ces besoins ne
reprsenteront pas plus dun ou deux douzimes
du besoin global en approvisionnement pour
un article spcifique quelconque et les marchs
passs seront normalement de faible valeur.
Les besoins intrimaires seront normalement
considrs comme une reconstitution de
stocks de moindre importance pour viter des
situations de stock nul en attendant la livraison
des besoins annuels. Ces besoins nauront en
gnral pas t dtermins de manire explicite
au dbut du projet et il est peu probable que
les dtails prcis en soient connus avant
lexamen du calendrier complet de livraison
des besoins annuels.
ii) Besoins spcifiques, exceptionnels, durgence
Ces besoins rsultent de situations inattendues;
ils sont peu susceptibles de se reproduire et dtre
connus avant quils ne se prsentent. On pourrait
prvoir, dans le budget, un petit poste dpenses
imprvues pour faire face ces situations.
Pour des raisons lies la planification, il est
videmment prfrable que 90% au moins des
besoins du projet entrent dans la catgorie des
besoins prvus, car elle est la plus anticipative et
donne lacheteur la meilleure chance dutiliser ses
ressources bon escient. Pour les autres catgories,
de type correctif, il pourra tre par consquent
plus difficile dobtenir un bon rapport qualit/prix
(voir ci-dessous la section lments moteurs de la
passation des marchs).
2. Besoins ou dsirs
Il est souvent facile de tomber dans le pige de la
confusion entre ce qui relve des besoins et ce qui
est de lordre des dsirs. Lacquisition de vhicules
et dordinateurs en donne un bon exemple, encore
que la distinction sapplique galement aux services
et aux travaux.
Exemples:
Pour ce qui concerne les vhicules, le besoin
premier est celui dun vhicule pour transporter
les personnes du point A au point B. On prendra
aussi en compte la ncessit dun minimum
de confort (plus les dplacements peuvent
tre longs, plus le confort sera souhaitable) et
peut-tre le type de terrain sur lequel le vhicule
sera sans doute utilis. Du point de vue le plus
lmentaire, tel est le besoin.
FIDA Manuel
Module de passation des
F1: Dtermination dumarchs
besoin 35
 Comparez ce besoin un dsir un grand
vhicule 4x4 avec intrieur cuir et lecteur de
CD et vous commencez percevoir le dilemme.
Si, par exemple, le vhicule est seulement destin
de courts dplacements en milieu urbain, le
besoin de quatre roues motrices se transforme
en dsir, et nest plus un simple besoin.
Dans le cas des ordinateurs de bureau, le
besoin de base peut tre reprsent par un
ordinateur dot des fonctions bureautiques de
base tableur et traitement de texte, accs
Internet, lecteur de CD/DVD-ROM, ainsi quune
vitesse et un disque dur de taille raisonnable.
Le dsir serait reprsent, dans ce cas, par
des cartes graphiques haut de gamme, plusieurs
lecteurs de disques durs ou un graveur de
DVD, et les spcifications commencent soudain
augmenter.
On dit souvent, en matire de passation des
marchs, que le mieux est lennemi du bien. Cela
signifie, fondamentalement, que quelque chose peut
rpondre parfaitement nos besoins, mais que nous
lcartons parce quil existe quelque chose dautre
que nous prfrons, mme si nous navons pas un
besoin rel de certaines de ses caractristiques.
La publicit des produits sefforce souvent de faire
passer pour des avantages des caractristiques
supplmentaires, en tentant de stimuler le dsir
des acheteurs. Invariablement, toutefois, les dsirs
conduisent pousser les spcifications au-del des
besoins fonctionnels, ce qui augmentera le prix.
Dans les acquisitions, les dsirs lemportent
souvent sur les besoins lorsquun lment de
statut ou de prestige est attach certains biens
(les vhicules en sont aussi un bon exemple).
Pour certains articles au moins, un bon moyen
de contourner ce problme consiste adopter des
spcifications normalises pour certains articles
de prestige comme les vhicules, les ordinateurs
ou les tlphones mobiles. Ce point est examin
de manire plus dtaille dans le ModuleF2.
Il est donc ncessaire, en rsum, de vrifier, dans
le contexte des marchs passer, quils refltent les
besoins lgitimes et justifiables de lentit concerne.
3. Solutions de remplacement
Pour toute action que nous entreprenons, il existe
une solution de remplacement, et la passation des
marchs ne fait pas exception. Les paragraphes
qui suivent prsentent une brve analyse de deux
aspects en rapport avec lexamen des solutions de
remplacement en matire de passation des marchs.
36 FIDA Manuel de passation des marchs
Identification
i) Solution de remplacement au besoin
Il sagit ici de savoir si le besoin peru constitue
effectivement la solution et de poser la question
centrale: Existe-t-il un autre moyen permettant
datteindre le mme rsultat?
Il est ncessaire, pour rpondre cette question,
dexaminer la raison principale de la formulation
du besoin. Faut-il y voir le symptme de quelque
chose dautre qui, faute de solution, constituerait
encore un problme?
Exemple
La formation est souvent perue comme la
solution une performance insuffisante; elle
ne constitue toutefois pas ncessairement
la solution si cette insuffisance nest pas due
un manque de comptences ou de
connaissances. Si le problme sous-jacent tient
plutt la faiblesse du moral, de la motivation
ou de lintrt, ou labsence doutils permettant
daccomplir la tche de manire adquate
(cest--dire au fait de ne pas disposer de
lquipement ou des installations appropries),
une formation professionnelle ne rsoudra
pas le problme fondamental. Si le moral, la
motivation ou les attitudes sont en cause dans
la performance, la question relve de la gestion
des ressources humaines. De mme, si labsence
dinstallations adquates constitue un obstacle
la performance, la mise disposition de ces
installations deviendra prioritaire.
Bien que les solutions de remplacement soient
gnralement plus faciles dterminer dans
le cas des marchs de services, ce concept
sapplique galement dans le cas des biens.
On peut citer comme bon exemple celui dun
pont pour le franchissement dune rivire. Il
existe plus dune manire de franchir une rivire,
et le creusement dun tunnel ou la mise en place
dun transbordeur pourraient constituer une
solution de remplacement.
Lessentiel est de sinterroger sur les marchs
passer et de les mettre lpreuve ds les
premiers stades du processus, pour sassurer
que le besoin permettra effectivement
datteindre les buts fixs.
ii) Le but de la passation des marchs
Lautre question est celle de lappropriation.
La passation des marchs sur la base de
lappropriation est ce que nous faisons, dans
notre vie prive, pendant plus de 90% du temps.
Cest un cycle tout simple: nous avons un besoin,
nous achetons ce dont nous avons besoin,
nous le possdons. Aprs quoi, nous pouvons
le consommer (produits alimentaires, matires
premires) ou nous pouvons le conserver.
 En termes de passation des marchs dans le
cadre dun projet, toutefois, il existe une bien
plus grande possibilit dadoption dune stratgie
diffrente, et une stratgie qui rponde nos
besoins sans pour autant rendre ncessaire une
appropriation: la location.
Cette formule peut sappliquer en particulier
aux marchs concernant les biens, mais elle
peut aussi constituer une solution trs rentable
pour satisfaire un besoin sans devoir dpenser
pour acqurir un produit. Des articles comme
les quipements de bureau, les vhicules, les
matriels agricoles/de construction ne doivent
pas ncessairement tre achets ltat neuf et
devenir la proprit du projet, spcialement sil
sagit dun besoin court terme. Ils pourraient
tre lous pour une priode dfinie et restitus
au terme de leur utilisation.
4. lments moteurs de la passation
des marchs
Face la question Quel but voulons-nous atteindre
par cet exercice de passation des marchs?, la rponse
la plus courante pourrait tre: Nous assurer que nous
obtenions ce que nous voulons, quand nous le voulons,
et un bon prix.
Il serait difficile de ne pas tre daccord avec cette
dclaration dintention. On peut sattendre, si lun
ou lautre de ces critres nest pas respect, une
insatisfaction vis--vis du processus de passation
des marchs. Cet nonc est toutefois quelque
peu simpliste. Comment fait-on, par exemple,
pour parvenir en premier lieu un accord sur la
dfinition du bon moment, du bon prix et de la
bonne qualit? Si nous navons pas dfini et agr
ce qui est bon, comment pouvons-nous tenter
de le fournir? Et quel point est-il raliste et
ralisable desprer obtenir les trois lments?
Cela se rsume, fondamentalement, lexamen
au cas par cas de ce qui dfinira le succs de chaque
activit de passation des marchs, titre individuel.
Faut-il choisir le cot le plus bas, la fourniture la
plus rapide, ou la qualit la plus leve? Le scnario
idal consisterait obtenir les trois lments en
gale proportion, mais la ralit est que les trois
objectifs peuvent souvent tre contradictoires.
Si l'lment (exemple)
moteur est..
- quipement de scurit
La qualit
- Consultation de haut niveau
- Articles de papeterie
Le cot
- Travaux de base
- Demandes saisonnires
Le temps
- Besoins d'urgence
Peut-on obtenir la meilleure qualit au moindre prix?,
Si le dlai est une condition essentielle, seriez-vous
dispos payer davantage pour garantir une livraison
rapide?
Cette ralit peut tre reprsente par un simple
graphique, souvent dsign sous le nom de Triangle
de la passation des marchs ou Triangle TCQ:
T= temps
C= cot Q= qualit
Le dilemme est que lon peut imprimer une
rotation au triangle pour choisir clairement une
priorit (comme dans lexemple ci-dessus) ou une
combinaison de priorits qui doivent tre comprises
et soigneusement quilibres pour garantir le succs
de lexercice.
Ce nest que lorsque les priorits sont clairement
dtermines et bien comprises par toutes les parties
que nous pouvons tre srs que nos efforts sont
synchroniss et que nous uvrons vers les mmes
objectifs.
Il peut initialement sembler, comme on la
mentionn ci-dessus, que les trois objectifs
aient la mme priorit. Il sagit l dune raction
naturelle, mais un examen plus pouss des besoins
montrera toujours quil existe une hirarchie entre
les objectifs. Lun des aspects aura toujours une
moindre lasticit que les autres. Ce processus
consistant en la dtermination de llment moteur
est une composante essentielle du processus de
dtermination du besoin.
Une fois dtermin llment moteur, le processus
de passation des marchs pourra se drouler en
mettant laccent sur lobjectif choisi. Cela ne signifie
pas, naturellement, que les autres objectifs ne sont
plus pris en compte. Ils demeurent une composante
essentielle du processus, mais llment moteur
influe sur le processus dcisionnel du simple fait
quil bnficie de la plus haute priorit.
Le tableau ci-aprs montre comment llment
moteur peut influencer les dcisions prises quant
lapproche de lactivit de passation des marchs:
Mettre l'accent sur ... Envisager
de recruter un technicien
La bonne dfinition des
spcialis pour aider
spcifications
tablir les spcifications
- La suppression des le cot total de
lments non essentiels possession, et pas
seulement le prix
- Les aspects commerciaux
la planification et les
La rapidit de l'acquisition
grandes tapes
FIDA Manuel
Module de passation des
F1: Dtermination dumarchs
besoin 37
On voit donc que diffrents lments moteurs
dterminent diffrents domaines de focalisation,
et il ne serait pas rentable de consacrer des semaines
la prparation des meilleures spcifications
possible si le facteur temps tait prioritaire.
Il convient de noter, en conclusion, que parmi
lensemble des lments moteurs existants, le
temps est le moins favorable du point de vue de la
passation des marchs. La raison en est que lorsque
lacqureur est soumis une contrainte de temps, le
prix augmente invariablement et/ou loptimisation
des ressources diminue. Il y a plusieurs explications
cela, les principales tant que:
lacqureur agit en raction et ne peut donc pas
planifier son acquisition;
on ne dispose gnralement pas dassez de temps
pour organiser un processus concurrentiel;
lquilibre des pouvoirs, dans la ngociation, est
favorable au soumissionnaire, au fournisseur,
lentrepreneur ou au consultant, car ils savent
que lacqureur na pas le temps de sengager
dans des discussions de longue dure;
les biens sont gnralement standard, et peuvent
par consquent ne pas rpondre toutes les
spcifications requises.
Il est certes admis quon ne peut prvoir tous les
vnements et que des situations imprvisibles
peuvent surgir. Souvent, toutefois, les contraintes de
temps dcoulent dun dfaut de planification, et cest
pourquoi il est prfrable de planifier au maximum
la passation des marchs afin dviter de se retrouver
dans la position o le temps est llment moteur (le
ModuleE contient des prcisions sur la planification
de la passation des marchs).

5. Diagramme fonctionnel

De quel type de Rguliers, projets et planifis

passation des Intrimaires
marchs s'agit-il? Exceptionnels, d'urgence

S'agit-il d'un De quoi a-t-on rellement besoin?

besoin ou d'un Qu'est-ce qui est considr comme facultatif
dsir? ou supplmentaire par rapport aux besoins?
Ce besoin est-il lgitime et justifi?

Quel est l'objectif?

Envisager toutes Existe-t-il un autre moyen d'atteindre l'objectif?
les solutions de La passation de ce march rsoudra-t-elle
remplacement la question?
Existe-t-il une solution autre que la proprit?

Choisir Quelle est la priorit?

les lments Comment le succs sera-t-il dfini?
moteurs Quel est l'lment moteur prsentant
la moindre lasticit?

38 FIDA Manuel de passation des marchs

Identification
ModuleF2: noncs des besoins et
spcifications des biens
Objet du module
Lnonc des besoins est un document cl, utilis tout au long du processus de passation des
marchs pour:
informer les soumissionnaires ventuels des besoins de lentit acheteuse par le biais de
son inclusion dans le document dinvitation;
indiquer la norme technique sur la base de laquelle seront values les soumissions;
constituer une partie du march, en dfinissant les biens fournir; et
dfinir la norme technique sur la base de laquelle les biens fournis peuvent tre inspects,
avant leur acceptation.
Ce module fournit un avis sur les bonnes pratiques suivre pour la prparation de lnonc des
besoins et des spcifications et sur les questions prendre en compte. Il vise proposer non pas
une liste exhaustive, mais plutt un guide gnral en rapport avec les grandes questions prendre en
considration.

Champ dapplication
Ce module sapplique tous les marchs dacquisition de biens financs par le FIDA. Dautres modules
distincts traitent des besoins relatifs aux travaux et aux services.

1. Prparation de la liste des articles Exemple:

La prparation de la description des besoins Brve
devra dmarrer par une brve description du description
Numro Unit de
besoin, extraite du plan de passation des marchs des biens et Quantit
de larticle mesure
(voir le ModuleE). des services
connexes
Les biens dont lacquisition doit tre ralise au
1 Ordinateur 2 unit
titre dun exercice spcifique de passation de march
personnel de
doivent tre regroups, en vue de llaboration dune bureau
liste complte darticles pour cet appel doffres.
2 Imprimante 1 unit
La liste devra dcrire brivement chacun des biens LaserJet papier
dont lentit acheteuse a besoin et prciser les format A4
quantits de chacun dentre eux. Il conviendra (impression noir
et blanc)
denvisager linclusion des pices de rechange ou
des articles consommables ncessaires, soit en 2a Cartouches 2 unit
prcisant les articles requis, soit en demandant de toner pour
les pices de rechange ou les consommables larticle n2
normalement ncessaires pour une priode de 3 Alimentation 1 unit
fonctionnement spcifie, un an par exemple. sans coupure
La liste des biens devra galement dcrire les 4 Logiciel 1 ensemble
ventuels travaux ou services connexes requis, bureautique
comme linstallation et la mise en service, la pour ordinateur
prparation du site en vue de linstallation ou personnel
la formation des utilisateurs. (traitement de
texte et tableur)
Chaque article sera numrot, de faon squentielle
5 Scanneur 1 unit
sur la liste, des fins de rfrence. Outre la quantit,
on prcisera imprativement lunit de mesure
(kilos, litres, rames, etc.). Pour les articles formant
un tout, comme les vhicules ou les ordinateurs,
lunit de mesure indique sera unit.

FIDA
Module F2: noncs desModuleManuel
F1:
besoins de passation des
et Dtermination
spcifications du marchs
desbesoin
biens 39
2. Prparation des spcifications
Une fois prpare la liste des articles, il convient
den tablir les spcifications techniques. Une
bonne prparation des spcifications facilitera la
prparation des offres par les fournisseurs ventuels
et une valuation homogne des soumissions par
lentit acheteuse; il est donc important dy consacrer
le temps ncessaire pour quelles soient adquates.
2.1 Diffrents types de spcifications
Les spcifications sont essentiellement de trois types:
i) Performance. Il sagit de dcrire:
ce que larticle doit faire,
la performance mesurable de larticle, et
les qualits de larticle.
Le soumissionnaire choisit alors lapproche
ou le produit le mieux adapt la ralisation
de la performance requise. Cette approche
permet de proposer de nouvelles ides et de
nouvelles technologies, mais lvaluation nest
pas toujours facile, sauf si les paramtres de
performance sont clairement dfinis.
ii) Fonctionnelle. Une spcification fonctionnelle
dcrit:
la fonction gnrale de larticle ce quil
est et comment il doit tre utilis;
un nom compris par le fournisseur et par
lacqureur; et
un article gnrique.
iii) Technique (ou de conception). Cette
composante porte sur:
une description complte des
caractristiques techniques et physiques
de chaque lment;
la manire dont il est fabriqu et laspect
quil devrait avoir.
Ce type de spcification nest en gnral
utilis que pour un produit complexe dont
les composantes doivent tre inspectes ou
testes individuellement ou lorsque le respect
dun processus spcifique de fabrication est
indispensable pour rpondre une norme
donne. Il garantit la similarit des offres
des diffrents fournisseurs, de sorte que leur
valuation est plus facile, mais il exige une
excellente connaissance technique du produit
requis, tant donn que lacqureur impose le
mode de fabrication et les matriaux devant
tre utiliss. Le risque est que, en tant ce
point prescriptive, lentit acheteuse endosse
une responsabilit nettement plus forte au cas
o la performance des biens serait insuffisante.
Cette spcification constitue par consquent
13 moins que le FIDA nait donn son accord lacquisition dquipement remis neuf et pleinement garanti.
40 FIDA Manuel de passation des marchs
Identification
une approche haut risque, quil convient
dutiliser avec prcaution et en prenant toujours
lavis dun technicien spcialiste du genre
de produit.
2.2 Que faut-il inclure dans une
spcification?
On trouve habituellement, dans la plupart des
spcifications, des lments de donnes concernant
aussi bien la performance que la fonction. Selon le
type de spcification, les rgles gnrales relatives
aux meilleures pratiques en matire de prparation
des spcifications sont notamment les suivantes.
i) Il convient dinclure lobjectif gnral et
lutilisation prvue des biens et dindiquer
lexistence ventuelle de besoins spciaux (par
exemple une utilisation hors route en terrain
montagneux pour un vhicule, ou utilisation
dune imprimante pour des programmes de
microdition). Il est souvent utile dinclure
une brve description fonctionnelle des biens,
y compris des conditions dans lesquelles ils
doivent fonctionner (plages de temprature ou
dhumidit, par exemple). Pour les vhicules,
cette information peut souvent tre couverte
par lindication adquat pour une utilisation
en [pays X].
ii) Les spcifications doivent dfinir les
caractristiques techniques minimales, les
paramtres de performance et les normes de
qualit des biens requis par lentit acheteuse.
Cela inclut notamment les productions,
calendriers et tous autres indicateurs ou critres
au moyen desquels on peut juger ou apprcier
le caractre satisfaisant dune performance.
Lvaluation permettra ensuite de dterminer
si les soumissions rpondent cette norme
minimale. Un dpassement de la norme ne
doit pas se traduire, dans lvaluation, par un
crdit supplmentaire.
iii) Il faut toujours exiger que les biens soient neufs
et jamais utiliss13. Il est aussi souvent indiqu
dans les spcifications que les biens doivent tre
du modle le plus rcent ou courant et intgrer
les dernires amliorations sur les plans de la
conception et des matriaux. Cette disposition
peut certes prvenir la fourniture de stocks
anciens; en contrepartie, il nest pas toujours
ncessaire ou conomique dacqurir les
modles les plus rcents (voir le ModuleF1).
iv) Les spcifications techniques doivent contenir
une description complte, prcise et non ambigu
des biens requis, en prcisant:
les diverses fonctions ou caractristiques
requises, savoir par exemple impression
couleur pour une imprimante, impression
recto verso pour un photocopieur,
dimensions des articles, dosage dun
mdicament, climatisation dans
un vhicule;
la performance requise, et par exemple
vitesse dune imprimante, dun
photocopieur ou du processeur dun
ordinateur, ou prcision du matriel
de laboratoire; et/ou
les normes de qualit concernant
lquipement, les matriaux ou la qualit
dexcution du travail.
v) Les spcifications doivent tre gnriques, cest--
dire quelles ne doivent pas faire rfrence une
marque en particulier, marque de fabrique ou
modle, brevet, numro de catalogue ou tout
autre dtail qui limiterait la spcification un
fabricant particulier.
Exemple:
Une spcification relative une imprimante ne
doit pas indiquer Hewlett Packard ou Canon,
mais donner les caractristiques de limprimante
requise, comme Imprimante LaserJet, noir
et blanc, vitesse minimale dimpression de 20
pages/minute, qualit minimale dimpression
1200x1200 dpi, capacit minimale dentre
de 200 feuilles A4, etc.
Dans des cas exceptionnels, lorsquil nexiste
pas de moyen suffisamment prcis pour dcrire
les biens sans avoir recours un nom de
marque ou une dsignation du mme ordre,
on inclura imprativement les mots ou
quivalent. Lutilisation de marques ou de
modles particuliers peut aussi tre admise
pour des raisons de compatibilit (par exemple
pices de rechange ou consommables pour
un quipement donn et pour lequel il faut
indiquer le numro de rfrence du fabricant
afin dtre sr dacqurir la bonne pice. Il
sera raisonnable, dans un tel cas, dinclure
la marque, le modle et la description de
lquipement principal pour lequel les pices
de rechange sont requises).
Module F2: noncs desModuleManuel
vi) Il convient dinclure toute caractristique
environnementale ou de sret que doivent
possder les biens afin de rpondre aux normes
du secteur, nationales ou internationales,
applicables. Il est toutefois important de veiller
ce que les normes spcifies ne soient pas
restrictives et on utilisera, dans la mesure du
possible, des normes internationales reconnues.
Lorsque dautres normes sont utilises, elles
doivent normalement tre accompagnes dune
dclaration aux termes de laquelle dautres
normes faisant autorit garantissant une
qualit au moins gale pour lessentiel seront
galement acceptables.
vii) On numrera toute la documentation requise
(par exemple manuels de fonctionnement/
de maintenance, guides dutilisation, licences,
certificats dpreuves) et la langue dans laquelle
cette documentation doit tre disponible.
Selon la nature des besoins, les lments ci-aprs
pourraient aussi tre ncessaires.
viii) Descriptions des procds de fabrication, de la
qualit dexcution du travail ou des matriaux
requis. Cet aspect ne serait applicable que
pour les besoins trs spcialiss lorsque le
respect dun processus spcifique de fabrication
ou lutilisation dun matriel particulier est
indispensable pour rpondre une norme
donne (voir le paragraphe 2.1 ci-dessus sur
les spcifications techniques).
ix) Dventuels besoins en matire de
conditionnement, de marquage et dtiquetage,
par exemple la ncessit de placer les
comprims dans des plaquettes alvolaires
correspondant aux doses hebdomadaires, de
conditionner individuellement les ncessaires
de test de dpistage du VIH, en mme temps
que les gants de protection et les instructions
dutilisation, ou dindiquer la date limite
dutilisation des mdicaments.
x) Lors de lacquisition de machines dusine, les
plans du site o elles seront installes devraient
tre inclus pour fournir aux soumissionnaires
ventuels autant dinformations que possible
sur le lieu final dimplantation de lquipement
(dimensions du btiment/du site, disponibilit
deau et dlectricit, accs au btiment/au site).
FIDA
F1:
besoins de passation des
et Dtermination
spcifications du marchs
desbesoin
biens 41
xi) Prcisions sur les ventuels travaux ou services
connexes requis. Par exemple:
lorsque le fournisseur est responsable
de la prparation dun site en vue dune
installation, il conviendra de prciser
ltat actuel du site et les travaux requis,
en indiquant par exemple lpaisseur
spcifique de la dalle de bton destine
recevoir les machines;
le nombre de personnes former en vue
de lutilisation, de lentretien ou de la
rparation de lquipement, le lieu o
cette formation sera conduite, le niveau
atteindre, etc.
2.3 Qui devrait prparer les
spcifications?
Cest lemprunteur/au bnficiaire quincombe
la prparation du projet initial de spcifications.
Lorsquil ne dispose pas des comptences techniques
requises cet effet, il pourra solliciter un avis
technique auprs de sources externes autres
organismes gouvernementaux ou spcialistes
externes en matire de prparation de spcifications.
Le rle du FIDA, en ce qui concerne les
spcifications, est limit leur examen dans le cadre
de tout processus dexamen pralable quil consacre
un document de demande de soumissions.
2.4 Utilisation de spcifications
normalises/antrieures
La prparation de spcifications peut tre un
exercice coteux en temps. Il nest par consquent
pas rare quon utilise des spcifications normalises,
au sein dun systme national de passation des
marchs ou au sein de ministres ou organismes
gouvernementaux spcifiques.
Ce sont l des outils utiles, mais il convient de
les utiliser avec prudence car ils appartiennent
essentiellement deux types de spcifications
normalises, prsentant des caractristiques
trs diffrentes:
le premier groupe comprend les spcifications
qui constituent des normes nationales ou
des normes dentreprise tablies des fins de
normalisation. Elles sont gnralement dictes
par un point dautorit central, sont obligatoires
et prescrivent exactement les biens acqurir.
Elles constituent un outil utile pour les articles
trs courants, frquemment acquis et peu
susceptibles de varier dans le temps (articles
de papeterie, par exemple), mais elles peuvent
aussi tre utilises pour contrler la passation
des marchs concernant dautres articles, dun
42 FIDA Manuel de passation des marchs
Identification
cot plus lev, comme les vhicules (afin
dassurer lhomognit de la flotte et de faciliter
lentretien courant), les ordinateurs et les
tlphones mobiles. Ce contrle permet de
faire en sorte que tout le personnel du mme
grade/chelon/statut dispose du mme matriel,
et dviter les questions de dsirs et de
besoins (voir le ModuleF1);
le second groupe comprend les spcifications
servant de modles gnriques, qui fournissent
un point de dpart la prparation dune
spcification plus dtaille correspondant aux
besoins particuliers dune activit de passation
des marchs en cours. tant donn que chaque
activit de passation des marchs est unique,
il ne faut pas sattendre ce que des modles
gnriques (ou des spcifications antrieures)
puissent tre intgralement adopts; en fait,
telle nest pas lintention. Ils constituent de
simples esquisses utiliser comme guides: il
est essentiel de les valuer et de les amliorer
pour sassurer quils rpondent pleinement aux
besoins de lactivit spcifique en question.
Lutilisation de spcifications normalises exige par
consquent que lon connaisse le type de norme
dont il sagit.
3. Calendrier de livraison
Le calendrier de livraison devra prciser la priode et
le lieu de livraison pour chacun des biens. En cas de
travaux ou de services connexes, le calendrier devra
aussi en prciser le site et la priode dachvement.
Il conviendra, lors de ltablissement du calendrier
de livraison, de prendre en compte les instructions
suivantes:
i) Les priodes de livraison et dachvement
doivent tre ralistes. Fixer des dlais irralistes
pour les livraisons ou lachvement de travaux
peut restreindre la concurrence ou entraner des
rclamations de la part de soumissionnaires
ventuels. Les priodes de livraison et
dachvement peuvent tre exprimes de
diverses manires. Il sagira gnralement:
dune date prcise (par exemple, le 30
juin). Cette formule ne doit tre utilise
que lorsque le temps est llment moteur
principal (voir le ModuleF1) et quaucun
retard ne peut tre tolr. Elle peut aussi
tre applique dans des circonstances
particulires (vnement spcifique comme
une confrence) ou pour rpondre une
demande saisonnire; ou
dun nombre souhaitable de jours, de
semaines ou de mois compter de la date
dadjudication du march.
ii) La priode de livraison doit aussi prendre
en compte la question de savoir si le march
concerne lacquisition de biens standard
facilement disponibles ou de biens quil
faudra sans doute fabriquer sur commande.
iii) Il faudra aussi se demander si la livraison
du volume total du march en une seule fois
est possible, sur le plan logistique, en termes
dinstallations de rception et de stockage. Le
cas chant, diffrentes priodes de livraison
pourraient tre fixes pour diffrents articles,
ou bien lensemble des besoins pourrait tre
subdivis en plusieurs lots, avec des livraisons
chelonnes.
iv) La priode de livraison demande doit aussi
tenir compte dun autre facteur: les biens
sont-ils probablement disponibles dans
le pays ou doivent-ils tre imports? Si les
biens doivent faire lobjet dune acquisition
internationale, la localisation des biens et les
dlais de transport probables devront tre pris
en compte.
v) On devra veiller ce que la priode de
livraison spcifie prenne en compte
lIncoterm spcifi pour la livraison. Il faut
se souvenir que dans certains Incoterms,
la livraison intervient lorsque les biens
sont remis au transporteur, et non lorsquils
parviennent leur destination finale. En vertu
dautres Incoterms, un dlai raliste doit tre
prvu pour la livraison, compte tenu du
mode de transport.
5. En rsum
Lors de la prparation des noncs des besoins et
des spcifications concernant les biens:
numrez tous les biens requis, leurs quantits
et lunit de mesure retenue;
soyez inform du type de spcification utilis;
prparez la spcification en y incluant toutes
les prcisions pertinentes;
envisagez le recours un expert technique si
les connaissances ncessaires la prparation
de la spcification nexistent pas en interne;
soyez inform de toute spcification standard
dont lutilisation pourrait devoir tre obligatoire;
noubliez pas que chaque march est unique
et que vous devez donc utiliser des spcifications
antrieures ou des modles gnriques
uniquement comme point de dpart et comme
guide;
prenez en compte les besoins relatifs la
livraison et la logistique;
soyez inform des erreurs courantes et cherchez
les viter;
en cas de doute, demandez toujours des avis
ou des conseils.

4. Problmes courants pouvant

provoquer lannulation, le retard
ou la rinitialisation dune
passation de march
Il convient de noter quil existe, dans llaboration
des noncs des besoins et des spcifications, un
certain nombre de secteurs susceptibles de soulever
des problmes au cours du processus dappel
doffres et den provoquer lannulation, le retard ou
la rinitialisation. On peut citer, parmi les
plus courants:
des stipulations involontaires dans les
spcifications fonctionnelles ou de performance
qui limitent les soumissionnaires une marque
ou un modle uniques dquipement;
lindication dune priode de livraison
irraliste excluant effectivement les sources
dapprovisionnement extrieures au pays;
des spcifications imprcises entranant de fortes
diffrences dans les soumissions, et rendant
difficile une valuation technique significative.

FIDA
Module F2: noncs desModuleManuel
F1:
besoins de passation des
et Dtermination
spcifications du marchs
desbesoin
biens 43
ModuleF3: noncs des besoins
concernant les travaux
Objet du module
Lnonc des besoins est un document cl, utilis tout au long du processus de passation des
marchs pour:
informer les soumissionnaires ventuels des besoins de lentit acheteuse par le biais de son
inclusion dans le document dinvitation;
indiquer la norme technique et, pour certains besoins, les quantits estimes, sur la base
desquelles seront values les soumissions;
constituer une partie du march, en dfinissant les travaux raliser et la norme technique sur
la base de laquelle les travaux pourront tre inspects avant leur rception; et
fournir, pour certains types de marchs, les taux et les quantits estimes par rapport auxquels
le travail effectif est mesur en vue du paiement.
Ce module fournit un avis sur les bonnes pratiques suivre pour la prparation de lnonc des besoins
et des spcifications/devis quantitatifs et sur les questions prendre en compte. Il ne vise pas proposer
une liste exhaustive, mais plutt un guide gnral en rapport avec les grandes questions prendre
en considration.

Champ dapplication
Ce module sapplique tous les marchs de travaux financs par le FIDA. Dautres modules distincts
traitent des besoins relatifs aux biens et aux services.

1. Introduction Il sera utile de joindre aux dessins dexcution une

Lnonc des besoins concernant les travaux
doit tre prpar par un ingnieur possdant les
qualifications techniques et lexprience appropries.
Lorsque lautorit responsable des acquisitions
ne dispose pas de cette comptence, il conviendra
davoir recours un avis technique externe.
La prparation de lnonc des besoins devra
dmarrer par une brve description gnrale du
besoin (par exemple, construction de salles de classe
ou remise en tat de routes daroport) repris du
plan de passation des marchs (voir le ModuleE).
Ce document sera ensuite normalement toff
pour devenir un nonc de projet plus dtaill
lintention de lingnieur.
Un nonc des besoins concernant les travaux nest
pas un document unique; il regroupe en fait une
srie de composantes, dcrites ci-aprs.
carte simplifie indiquant la localisation du site dans
le contexte gographique local, et notamment les
routes principales, ports, aroports et voies ferres.
Il est de pratique courante, lors de la prparation
du document dinvitation soumissionner (voir le
ModuleH2), dy insrer une liste de dessins, encore
que les dessins eux-mmes soient souvent relis
et diffuss sous la forme dun volume distinct, en
particulier si ces dessins sont nombreux ou de grand
format, A1 ou A2 par exemple.
3. Spcifications
Pour les soumissionnaires, un ensemble de
spcifications claires et prcises constitue un
pralable indispensable, qui leur permettra de
rpondre de manire raliste et comptitive aux
besoins de lentit acheteuse sans assortir leur
soumission de rserves ou de conditions.

2. Dessins Les spcifications doivent tre rdiges de manire

permettre la plus large concurrence possible
Les dessins techniques contribuent dfinir les
et, dans le mme temps, prsenter un nonc
travaux requis par lentit acheteuse. Les dessins
clair des normes respecter en matire de qualit
dexcution, mme sils ne sont pas entirement
de lexcution, de matriaux et de performance
finaliss, doivent tre suffisamment dtaills pour
des biens et services connexes acqurir. Les
permettre aux soumissionnaires de comprendre
spcifications doivent exiger que tous les matriaux
le type et la complexit des travaux raliser et
utiliser dans les travaux soient neufs et non
de chiffrer leur soumission de manire prcise
usags, cette disposition ne sappliquant toutefois
et adquate.

44 FIDA Manuel de passation des marchs

Identification
pas lquipement utilis pour faciliter les travaux
(vhicules et outils de construction, par exemple).
Si lentrepreneur est tenu davoir recours aux
dernires amliorations en matire de conception
et/ou aux matriaux les plus rcents, cette exigence
devra figurer dans les spcifications; il conviendra
nanmoins de veiller, dans la rdaction des
spcifications, ce quelles ne contiennent pas
trop de restrictions ou dexclusions.
La spcification de normes relatives aux biens,
aux matriaux et la qualit de lexcution doit
sappuyer, dans toute la mesure du possible, sur
les normes internationales reconnues. Si ce sont
des normes nationales ou autres qui sont utilises,
les spcifications devront prciser que les biens,
les matriaux et la qualit de lexcution rpondant
dautres normes faisant autorit et assurant une
qualit pour lessentiel gale ou suprieure seront
galement acceptables.
Il nexiste pas densemble standard de spcifications
internationales dapplication universelle dans tous
les secteurs, mais il existe nanmoins des principes
et des pratiques tablis. La plupart des spcifications
sont, en rgle gnrale, spcialement rdiges
en fonction des travaux spcifiques raliser; il
y a toutefois des avantages considrables tirer
de la normalisation des spcifications gnrales
applicables aux travaux rptitifs dans les secteurs
publics reconnus comme les autoroutes, les ports,
les chemins de fer, le logement urbain, lirrigation
et lapprovisionnement en eau, dans la mme
rgion ou dans des rgions prsentant des
conditions similaires.
L o de telles spcifications gnrales existent,
elles sont habituellement publies par un point
central dautorit, lchelon national ou rgional,
et couvrent gnralement toutes les catgories de
qualit de lexcution, de matriaux et dquipement
entrant couramment en jeu dans la construction,
bien quils ne seront pas tous ncessairement utiliss
dans un march de travaux spcifique. On peut alors
avoir procder des suppressions ou des additions
pour adapter les spcifications gnrales aux travaux
spcifiques faisant lobjet du march.
14 Voir le ModuleI2.
15 Mesure habituellement effectue par un mtreur directement employ par le client cette fin.
4. Devis quantitatif (DQ)
Lorsque le march doit tre conclu sur la base dun
devis quantitatif 14, un DQ sera prpar en vue de
son inclusion dans le document dinvitation
soumissionner.
Le devis quantitatif a deux objectifs principaux:
fournir suffisamment dinformations sur le
volume des travaux raliser pour permettre
une prparation efficace et prcise des offres; et
fournir un DQ chiffr utiliser pour lvaluation
priodique des travaux excuts aprs la
passation du march.
Afin datteindre ces objectifs, les travaux devront tre
numrs dans le devis quantitatif de manire assez
dtaille pour permettre une distinction entre les
diverses catgories de travaux, ou entre les travaux
de mme nature excuts en diffrents lieux ou dans
dautres circonstances, ce qui pourrait entraner
des diffrences de cot. Le FIDA na pas tabli de
format ou de modle prescrit de DQ, compte tenu
des nombreuses variantes pouvant tre utilises dans
les pays emprunteurs/bnficiaires. La rgle gnrale
veut toutefois que le DQ soit aussi simple et bref
que possible.
Pour les marchs bass sur un devis quantitatif,
les soumissionnaires sont invits chiffrer le DQ
dans leurs soumissions et ce DQ chiffr devient une
partie du march. Le paiement seffectue ensuite
suivant le taux indiqu dans le DQ chiffr, mais sur
la base de la quantit de matriaux utiliss, mesure
priodiquement par le client15.
5. Calendrier des activits
Pour ce qui concerne les marchs prix forfaitaire,
on prparera un calendrier des activits intgrer
au document dinvitation soumissionner.
Les soumissionnaires sont invits proposer un prix
forfaitaire bas sur le calendrier des activits: le prix
de soumission de ladjudicataire devient le prix du
march. Le travail effectivement excut ne fera pas
lobjet dune nouvelle mesure avant le paiement,
comme dans un march sur devis quantitatif, de
sorte que la ventilation du prix sur le calendrier
des activits sert uniquement pour les rvisions
du march.
FIDAbesoins
Module F3: noncsModule
des Manuel de passation des
F1: Dtermination
concernant dumarchs
les besoin
travaux 45
Le calendrier des activits a par consquent pour
objectif de fournir une ventilation des activits et
de leur cot, dterminant ainsi les travaux payer
sur une base forfaitaire. Cette ventilation doit:
servir de base pour la certification dventuels
paiements intrimaires au fournisseur; et
aider lvaluation de toute rvision ordonne.
La ventilation des travaux doit se faire en tenant
compte du caractre de chaque activit et, le cas
chant, de chaque emplacement. Lentit acheteuse
devra dterminer jusqu quel point les travaux
doivent tre ventils en tenant compte de la
complexit des travaux et de la date dachvement
indique.
Des calendriers peuvent tre proposs pour chaque
lment distinct des travaux. Si les travaux exigent
la mise disposition dinstallations et doutillage,
des calendriers distincts peuvent tre tablis pour
la seule fourniture des installations et de loutillage.
Comme pour le DQ, le calendrier des activits doit
tre aussi simple et bref que possible.
6. Calendrier dachvement requis
Le calendrier dachvement devra prciser la
priode dachvement et le site concern pour
chaque partie des travaux. Il convient de veiller,
lors de la prparation du calendrier dachvement,
ce que les priodes dachvement soient ralistes.
Fixer des dlais irralistes pour les priodes
dachvement peut restreindre la concurrence
ou entraner des rclamations de la part de
soumissionnaires ventuels.
Les priodes de livraison et dachvement peuvent
tre exprimes de diverses manires. Il sagira
gnralement:
dune date prcise (par exemple, le 30 juin).
Cette formule ne doit tre utilise que lorsque
le temps est llment moteur principal (voir
le ModuleF1) et quaucun retard ne peut
tre tolr. Elle peut aussi tre applique
dans des circonstances particulires, comme
une construction destine des vnements
spcifiques devant se tenir une date immuable
(les Jeux olympiques, par exemple); ou
dun nombre souhaitable de jours, de semaines
ou de mois compter de la date dadjudication
du march.
46 FIDA Manuel de passation des marchs
Identification
7. nonc gnral des travaux
Lnonc des travaux doit inclure:
une description des travaux;
les quantits approximatives des principaux
articles;
un texte dexplication des travaux requis,
le cas chant; et
les objectifs des travaux requis, en tant
que de besoin.
Lnonc des travaux constituera normalement
la premire partie de lnonc des besoins, mais
il devra tre prpar en dernier, une fois que
seront connus les chiffres approximatifs, etc. Une
description denviron une deux pages est adquate
pour la plupart des marchs.
8. Besoins en matire de supervision
Lnonc des travaux doit fournir des prcisions:
i) sur la supervision dont feront lobjet les
travaux, et notamment le nom de lorganisme
de supervision et le niveau de cette supervision;
ii) sur les arrangements en matire de rapports de
gestion qui sappliqueront aux travaux;
iii) sur tout autre arrangement dordre administratif
qui sera ncessaire pour les travaux et le march
ventuel.
9. Prescriptions en matire
dinspection et dessais
Il conviendra de rflchir la manire dont
lachvement dfinitif sera contrl et dont il
sera vrifi quil rpond la norme contractuelle.
Cette opration est gnralement ralise par le
biais de prescriptions en matire dinspection et
dessais; le niveau spcifique dinspection et
dessais prescrits dpendra du type, de lchelle,
de la valeur et de la complexit des travaux, mais
il sera nanmoins important que toute prescription
cet gard soit intgre lnonc des besoins afin
que les soumissionnaires soient informs que cette
inspection aura lieu. Deux questions principales
doivent tre mentionnes:
les prcisions sur les prescriptions spcifiques en
matire dinspection des travaux, et notamment,
le cas chant, le nom des inspecteurs dsigns et
un rsum de la porte de leurs services;
les prcisions sur les prescriptions spcifiques en
matire dessais, et notamment, le cas chant,
lintitul de lessai spcifique conduire et le
nom du laboratoire ou de lorganisme dsign
pour la conduite des essais.
10. Problmes courants pouvant
provoquer lannulation, le retard
ou la rinitialisation dune
passation de march
Il convient de noter quil existe, dans llaboration
des noncs des besoins, un certain nombre de
secteurs susceptibles de soulever des problmes au
cours du processus dappel doffres et den provoquer
lannulation, le retard ou la rinitialisation. On peut
citer, parmi les plus courants:
un excs de spcification limitant la concurrence;
lindication de priodes dachvement irralistes;
des spcifications/DQ imprcises entranant de
fortes diffrences dans les soumissions;
et rendant difficile une valuation technique
significative.

11. Rsum
Lors de la prparation des noncs des besoins
concernant les travaux, il faudra:
extraire du plan de passation des marchs la
description de base des travaux;
dsigner un spcialiste technique;
prparer les dessins et les spcifications pour
les travaux;
se prononcer sur le point de savoir si le type
de march le plus adquat est le march sur
devis quantitatif ou le march forfaitaire
(voir le ModuleI2);
prparer un devis quantitatif ou un calendrier
des activits, selon les besoins;
prparer le calendrier dachvement requis;
prparer un nonc gnral des travaux, qui
constituera la premire partie de lnonc
des besoins;
prendre en considration les besoins en matire
de supervision, les relations de travail et dautres
arrangements dordre administratif;
rflchir aux prescriptions en matire
dinspection et dessais;
tre inform des erreurs courantes et sefforcer
de les viter.

FIDAbesoins
Module F3: noncsModule
des Manuel de passation des
F1: Dtermination
concernant dumarchs
les besoin
travaux 47
ModuleF4: noncs des besoins
(mandat) concernant les services
Objet du module
Lnonc des besoins est un document cl, utilis tout au long du processus de passation des
marchs pour:
informer les soumissionnaires ventuels des besoins de lentit acheteuse par le biais de son
inclusion dans le document dinvitation;
fournir le mandat sur la base duquel seront values les soumissions ou les propositions;
constituer une partie du march, en dfinissant les services fournir; et
dfinir la norme technique et/ou les produits livrables qui serviront de base lapprciation des
services prests avant leur rception.
Un nonc des besoins concernant les services est gnralement dsign sous le nom de mandat.
Cest ce terme qui sera donc utilis dans lensemble de ce module.
Ce Modulefournit un avis sur les bonnes pratiques suivre pour la prparation dun mandat pour les
services de consultants ou autres types de services et sur les questions prendre en compte. Il ne vise
pas proposer une liste exhaustive, mais plutt un guide gnral en rapport avec les grandes questions
prendre en considration.

Champ dapplication
Ce module sapplique tous les marchs de services financs par le FIDA. Dautres modules distincts
traitent des besoins relatifs aux biens et aux travaux.

1. Diffrences entre les services Conception technique Services financiers

de consultants et les autres types ou supervision
de services Architecture Services de passation
Le terme de services est un terme gnral pouvant des marchs
tre utilis pour dcrire des services de consultation tablissement de Services de formation
ou dautres types de services de nature diffrente. l'avant-mtr et de renforcement
Ces deux catgories sont brivement dfinies ci- des capacits
aprs.
Comptabilit tudes orientes
i) Les services de consultants sont les services vers la recherche de
de type intellectuel ou consultatif prests par solutions
un praticien comptent et qualifi dans un Audit Commercialisation
domaine ou une profession spcifique. Le
consultant peut tre une personne ou une ii) Les autres types de services (autres que de
socit de conseil. consultants), par contre, sont les services dans
le cadre desquels vous recrutez une socit ou
On dit gnralement que lorsque vous faites une personne et la chargez deffectuer un travail
lacquisition de services de consultants, pour vous. Bien que cela inclue aussi un certain
vous louez le cerveau du consultant pour niveau de connaissances ou de comptences
conseiller, appuyer ou guider le client ou, spcialises, cest du service lui-mme que vous
dans le cas de la formation, pour transfrer faites lacquisition.
des connaissances. Il sagit souvent de services
court terme, parmi lesquels on peut citer: Pour faciliter la distinction entrer les deux
catgories, on utilise souvent lexpression de
prestataire de services pour qualifier une
entreprise ou une personne prestant des services
autres que des services de consultants.

48 FIDA Manuel de passation des marchs

Identification
 On peut citer divers exemples de services de
cette catgorie:
Services de Services de scurit
restauration
Services de nettoyage Services de conduite
Services dentretien/ Services de jardinage
rparation
Il est important de connatre le type de service
dont on fait lacquisition, tant donn que les
informations quil faudra communiquer aux
soumissionnaires dans le mandat ne seront pas
les mmes, comme le montrent les prcisions
contenues dans le tableau ci-dessous.
2. La rdaction dun mandat
Un mandat, quel quil soit, doit fournir aux
soumissionnaires suffisamment dinformations
pour leur permettre de comprendre de quels services
a besoin lentit acheteuse; il doit tre complet,
clair et prcis. Un mandat bien prpar facilitera la
prparation des offres par les soumissionnaires et
lvaluation des offres par lentit acheteuse.
Module F4: noncs des besoins
Le FIDA nest pas attach un modle spcifique
de mandat, tant donn quil existe de nombreux
mandats standard utiliss dans la plupart des pays
emprunteurs/bnficiaires. Un bon mandat, quil
concerne des services de consultants ou dautres
types de services, devra toutefois inclure les
informations suivantes:
gnralits
but et objectifs de la mission
objet du march
comptences et connaissances du consultant/
prestataire de service
niveau de contribution
localisation
calendrier des rapports et des produits attendus
services fournir par le client
arrangements institutionnels et organisation.
Le contenu exact de chacune de ces sections sera
dtermin par la mission proprement dite, mais il
devra gnralement inclure, en tant que de besoin,
les informations numres dans le tableau ci-aprs.
FIDA
Module
Manuel de passation les
F1: Dtermination
(mandat) concernant des marchs
duservices
besoin 49
50
Services autres que les services de consultants Services de consultants
Gnralits

Brve narration (1 2 pages) exposant les raisons pour lesquelles Brve narration (1 2 pages) prsentant la mission ainsi que des prcisions
les services sont requis sur l'ensemble du projet dont la mission fait partie

Identification
But et objectifs

Dclaration de haut niveau sur le but que l'activit est suppose atteindre Dclaration de haut niveau sur le but que l'activit est suppose atteindre
Objet du march

La description de l'objet devrait tre aussi dtaille que possible pour permettre aux soumissionnaires
de comprendre les besoins lis aux travaux, mais ne devrait pas tre trop prescriptive

FIDA Manuel de passation des marchs

Il est important de veiller ce que l'objet du march soit compatible avec les ventuelles contraintes financires

Ampleur effective des services requis ou liste des tches spcifiques/ rsultats
Tches et fonctions effectives remplir ou description de l'objet des attendus, et par exemple rapports et recommandations d'tudes, logiciel, bases
services requis de donnes, documents d'invitation, dessins, spcifications, cartes, matriels
de formation, etc.
Comptences et connaissances du consultant/prestataire de service

Il s'agit ici d'un aspect essentiel du mandat, tant donn que ce sont les comptences, les connaissances et l'exprience du consultant/prestataire
de services dont on fait l'acquisition. Il est important de faire en sorte que:
un juste quilibre soit maintenu entre les qualifications universitaires (thorie) et l'exprience (pratique) des consultants recruts;
les qualifications/exprience exiges soient compatibles avec le budget disponible. Les conseils sont bon march, mais les bons conseils ne le sont pas;
les besoins spcifis soient ralistes et ne restreignent pas, volontairement ou involontairement, la concurrence.

Rle, qualifications et exprience de tout membre essentiel du personnel. Les
"membres essentiels du personnel" incluront gnralement le personnel qui
effectuera le travail et ses superviseurs.
Les questions prendre en compte seront notamment:
les qualifications/la formation professionnelle (certificat dans le domaine de la
restauration, formation en matire de scurit, par exemple);
les annes d'exprience pratique dans le cadre de missions du mme type;
les connaissances locales (utiles pour des questions comme la restauration, la Il est utile d'indiquer si l'on envisage la ncessit d'un seul consultant ou d'une
conduite et le jardinage).
Rle, qualifications et exprience du(des) consultant(s) essentiel(s). Les
"consultants essentiels" sont ceux qui seront spcifiquement chargs d'effectuer
le travail. Les questions prendre en compte seront notamment:
les qualifications universitaires;
les annes d'exprience pratique dans le cadre de missions du mme type;
la connaissance du pays, de la rgion, du secteur;
les comptences linguistiques.
quipe. Dans la seconde hypothse, il sera utile de donner une indication de la
composition de l'quipe.
 Niveau de contribution

Dure du march ou date d'achvement prvue

Priode de la mission et dates prvues d'achvement. Si la date d'achvement
Horaires de travail ou heures auxquelles le prestataire de service aura accs au est imprative et ne peut pas tre dpasse, cela devra tre indiqu.
site/aux locaux

Estimation du montant ou de la valeur du travail impliqu, lorsque l'ampleur des Si l'information est souhaite/connue, on pourra aussi spcifier un nombre
services ne peut pas tre dfinie avec prcision (par exemple, services de rparation de jours-personne. Il pourra s'agir d'une donne spcifique ou d'une estimation,
d'une flotte de 50 vhicules pour une priode d'un an) selon le type de travail et le budget disponible.
Localisation

La (les) localisation(s) ou les locaux o seront prests ces services

La localisation des locaux ou sera effectue la mission
(on en spcifiera l'adresse, par exemple)
Calendrier des rapports et des produits attendus

Prcisions sur les normes attendues, le service mesurable/les niveaux de

Prcisions sur les rsultats mesurables ou les rapports requis, et notamment
performance (par exemple, nettoyage quotidien des bureaux, rparations
le rapport initial, les rapports d'activit et le rapport final, et dates de leur
effectuer dans un dlai de X jours), et les rapports qui pourraient tre prvus
soumission
dans le contrat.
Services fournir par le client

Il est important de respecter les noncs de service ou de personnel fournir vous pourriez autrement vous retrouver en situation de violation de contrat.

Installations, services ou ressources fournir par l'entit acheteuse. Il pourrait Installations, services ou ressources fournir par l'entit acheteuse (locaux
s'agir d'installations, de toilettes, de locaux de rangement, de personnel de pour bureaux, vhicules, communications, documents, personnel de contrepartie,
contrepartie, etc.). par exemple).

Module F4: noncs des besoins

FIDA
Arrangements institutionnels et organisation

Module
(mandat)
Dispositions pour la soumission de rapports (de gestion) l'entit acheteuse, Dispositions pour la soumission de rapports de gestion l'entit acheteuse, et

Manuel
y compris les voies de communication et le(s) point(s) de contact pour la gestion notamment les lignes de communication et le point de contact pour la gestion
et l'administration de la mission de la mission, ainsi que les prcisions quant au point de soumission des produits
attendus/rapports.

concernant
Autres lments susceptibles d'tre inclus

F1: Dtermination
de passation les
des
Prescriptions en matire d'inspection ou d'essais qualitatifs ou indicateurs/
Prcisions sur les indicateurs d'une performance russie
dfinitions d'une performance russie
Tout autre quipement ou ressources particuliers fournir par le fournisseur

marchs
besoin
duservices
(par exemple, matriel de contrle de scurit pour un march de scurit Besoins lis aux transferts de connaissances ou aux programmes de formation
d'un immeuble)

51
Autres prcisions ou besoins pertinents la mission Autres prcisions ou besoins pertinents la mission
Toute rdaction, rvision ou approbation dun
mandat exigera la prise en considration des
points suivants:
Quels sont les rsultats attendus?
Quels sont les rsultats attendus de lexcution
de ce mandat: quest-ce qui aura chang, se sera
amlior, aura t accompli ou aura t atteint?
quoi ressemblera le succs?
Une fois dtermin le rsultat attendu, comment
saurons-nous sil a t effectivement atteint?
Les rsultats attendus sont-ils mesurables?
Lorsque lon cherchera vrifier le succs, on
se demandera si les rsultats attendus dfinis
dans le mandat sont aligns sur la ralisation
de ces rsultats et sils sont mesurables.
Quelles sont les comptences ncessaires?
Quelles sont les comptences et les
connaissances requises pour parvenir aux
rsultats attendus? Lexprience est-elle plus
importante que les qualifications universitaires
ou linverse est-il vrai?
Combien de temps faudra-t-il pour y parvenir?
Il arrive souvent que lon sous-estime le temps
ncessaire lachvement dun travail. Tel est
particulirement le cas si le mandat porte sur des
services de consultants et sil y a un lment de
familiarisation ou si des recherches prliminaires
doivent tre effectues.
Existe-t-il des obstacles spcifiques lachvement
du travail?
Y a-t-il quelque chose qui puisse constituer
un obstacle lachvement russi? Parmi les
problmes frquents dans ce contexte, on
peut citer la mise disposition de fonds de
contrepartie ou dapprobateurs de produits,
les restrictions daccs aux installations ou
au matriel, etc.
Existe-t-il aussi, par ailleurs, un lment fournir
par le client dont il faut faire lacquisition
ou quil faut organiser avant que les services
puissent dbuter? On peut citer, par exemple,
les vhicules, lquipement de bureau, des
cls supplmentaires, des laissez-passer de
scurit, etc.
Comment linformation de suivi sera-t-elle obtenue
au cours de lexcution?
Il est de bonne pratique dassurer un suivi
rgulier du march pendant toute la dure
dexcution (voir le ModuleN). Il faudra,
pour y parvenir, rflchir aux mcanismes
pouvant tre inclus dans le mandat afin de
rendre possible un suivi intrimaire. Cet
objectif peut habituellement tre atteint par
le biais de mcanismes comme ltablissement
de rapports davancement ou de rapports sur
les exceptions, la dfinition dchances ou
la tenue de runions davancement.
52 FIDA Manuel de passation des marchs
Identification
Ce mandat permettra-t-il dobtenir le
rsultat attendu?
titre de contrle final, il est toujours utile
de sinterroger sur le point de savoir si la
formulation du mandat est adquate pour
rendre compte de la nature et du type de rsultat
attendu du travail. Si la rponse est ngative,
il convient de rviser le mandat.
3. Qui doit rdiger le mandat?
Cest lemprunteur/au bnficiaire quincombe
la responsabilit de la prparation du projet initial
de mandat.
Un mandat doit tre rdig, de prfrence, par des
spcialistes du domaine technique et avec lappui
de personnel connaissant les conditions et les
besoins locaux. Sil ne possde pas en interne les
comptences techniques requises, lemprunteur/
le bnficiaire devra rechercher un appui technique
auprs de sources externes, comme dautres
organismes gouvernementaux ou des spcialistes
techniques externes.
Le rle du FIDA, pour ce qui concerne les
spcifications, est limit leur examen dans le cadre
de tout processus dexamen pralable quil consacre
un document de demande de soumissions.
4. Utilisation de mandats
normaliss/antrieurs
La prparation dun mandat peut tre un exercice
coteux en temps mais, contrairement ce que
lon observe dans le cas des spcifications relatives
aux biens ou aux travaux, il est plutt rare de voir
des mandats normaliss, que ce soit au sein dun
systme national de passation des marchs ou dans
des ministres ou des organismes gouvernementaux
spcifiques.
Ce sont l, lorsquils existent, des outils utiles et
permettant de gagner du temps, mais il convient
de les utiliser avec prudence car ils appartiennent
essentiellement deux types de normes, prsentant
des caractristiques trs diffrentes:
le premier groupe comprend ceux qui
constituent des normes nationales ou des
normes dentreprise tablies des fins de
normalisation. Ils sont gnralement dicts
par un point dautorit central, sont obligatoires
et prescrivent des normes minimales. Ils peuvent
exister pour des services tout fait standard,
faisant couramment lobjet de marchs et dont
il est peu probable quils changent avec le temps
(les services de scurit, par exemple);
 le second groupe comprend les mandats 6. En rsum
prcdemment utiliss et pouvant servir Lors de la prparation dun mandat, il faudra:
de modles gnriques, qui fournissent un savoir sil sagit dun service de consultants
point de dpart la prparation dun mandat ou dun autre type de service;
plus spcifique correspondant aux besoins tre inform de lexistence ventuelle dun
particuliers du nouveau service requis. tant mandat standard dont lutilisation pourrait
donn que chaque activit de passation des tre obligatoire;
marchs est unique, il ne faut pas sattendre ne pas oublier que chaque march est unique
ce quun mandat antrieurement utilis et quil faut donc utiliser des spcifications
pour un service du mme ordre puisse tre antrieures ou des modles gnriques
entirement adquat; en fait, il est extrmement uniquement comme point de dpart et
rare que tel soit le cas, puisque les enseignements comme guide;
tirs de prcdentes expriences devront prparer le mandat en y incluant toutes les
tre intgrs au mandat, dans le cadre dun informations pertinentes numres plus haut;
processus damlioration permanent. obtenir la contribution dun spcialiste externe
Lutilisation de mandats existants/prcdents/ si les connaissances ncessaires la prparation
normaliss exige par consquent quon connaisse du mandat ne sont pas disponibles en interne;
lhistorique du modle, afin de sassurer quil examiner le projet de mandat et sinterroger sur
comprenne tous les aspects numrs la section2 le point de savoir si son excution est susceptible
ci-dessus, et quil soit pertinent pour la mission. daboutir aux rsultats et objectifs souhaits;
tre inform des erreurs courantes et sefforcer
de les viter;
5. Problmes courants pouvant en cas de doute, toujours demander des avis
provoquer lannulation, le retard ou des conseils.
ou la rinitialisation dune passation
de march
Il existe, dans llaboration des mandats, un
certain nombre de secteurs susceptibles de soulever
des problmes au cours du processus dappel
doffres et den provoquer lannulation, le retard
ou la rinitialisation. On peut citer, parmi les
plus courants:
un manque de cohrence ou des
contradictions entre les diffrentes
sections du mandat;
des ambiguts dans le mandat entranant
de fortes diffrences dans les soumissions
reues et rendant difficile lvaluation technique;
un mandat trop normatif ne permettant pas
aux soumissionnaires de proposer leurs propres
solutions, approches ou mthodes;
un volume de travail irraliste par rapport
au calendrier;
des stipulations involontaires quant aux
qualifications ou lexprience, qui limitent
la concurrence;
lomission de lune ou lautre des informations
faisant partie intgrante du processus de
composition dun appel doffres.

FIDA
Module
Module F4: noncs des besoins Manuel de passation les
F1: Dtermination
(mandat) concernant des marchs
duservices
besoin 53
ModuleF5: Choix dune mthode
de passation des marchs
Objet du module
Le choix de la mthode suivre est souvent considr comme la dcision essentielle prendre dans
le processus de planification de la passation des marchs et constitue lun des lments dentre
obligatoires dans le Plan annuel de passation des marchs (voir le module E).
Les mthodes sont multiples et certaines circonstances sont particulirement propices chaque mthode
de passation des marchs concernant les biens et les travaux16. Le choix de la bonne mthode ds le
dbut de lactivit de passation des marchs est par consquent un facteur important pour le succs de
lexercice, tant donn quun choix erron pourrait avoir une incidence ngative sur le processus dappel
doffres.
Ce module fournit lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA un avis sur la formulation en
connaissance de cause dun choix concernant la mthode la plus approprie pour chaque circonstance.
Il contient aussi, titre indicatif, un arbre de dcisions qui en constitue un rsum.

Champ dapplication
Ce module sapplique toutes les passations de marchs finances par le FIDA.

1. Quelles sont les mthodes videntes dans les mthodes adoptes ou prfres
disponibles pour les biens et les par les pays/organismes de dveloppement/
travaux? institutions financires.

Il existe un certain nombre de mthodes et de
processus diffrents, et diffrentes terminologies
en usage dans diffrents pays et organismes de
dveloppement/institutions financires. Il existe
aussi, nanmoins, des caractristiques gnrales
Les mthodes les mieux connues et les plus
couramment utilises pour la passation des marchs
de biens et de travaux, et celles dfinies dans les
Directives du FIDA concernant la passation des
marchs, sont les suivantes:

Tableau 1

Mthode de passation des marchs Autre terminologie utilise

Appel la concurrence internationale /
Appel d'offres international (AOI)1
Mise en concurrence internationale
Appel d'offres international restreint (LIB)
Appel d'offres national (NCB)
Achat au meilleur prix sur le march national ou
Demande de prix
international
March de gr gr2 Attribution d'un contrat un fournisseur unique

1 Lorsque cest la mthode de lAOI qui est utilise, les procdures dAOI de la Banque mondiale, telles qunonces
dans les Directives de la Banque concernant la passation des marchs, sappliqueront dans tous les cas.
2 La mthode des marchs de gr gr ne peut tre utilise que dans des circonstances exceptionnelles, dcrites
plus loin, et uniquement avec laccord explicite du FIDA.

16 Pour ce qui concerne la passation des marchs de services, laccent est mis davantage sur la mthode de choix.
Voir le point 2 ci-dessous.

54 FIDA Manuel de passation des marchs

Identification
Le Tableau 2 (ci-dessous) prsente les applications
gnrales ou les circonstances dont on pense
gnralement quelles sont les plus appropries
chaque mthode de passation des marchs, ainsi
quune indication du laps de temps probablement
ncessaire. On notera que, par souci de cohrence,
la terminologie utilise dans le Tableau 2 est celle
qui apparat dans la premire colonne du Tableau 1
ci-dessus.

Tableau 2

Mthode de Description Applications adquates Caractristiques Laps de temps

passation des sommaire indicatif pour
marchs chaque mthode
MTHODES LES PLUS COURANTES
Appel d'offres Processus utilis Marchs de biens et de travaux Publicit ouverte Travaux avec
international par dfaut pour d'un montant lev prslection:
La prfrence
(AOI) les marchs de 16 20 mois
Marchs susceptibles d'intresser nationale peut
biens et de travaux
des soumissionnaires trangers s'appliquer Travaux sans
passer sur le
prslection:
march international L'objet du march (biens ou Ouverture publique
8 12 mois
en rgime de travaux) est largement disponible des plis
concurrence ouverte AOI pour des biens:
Soumissions
8 10 mois.
gnralement
formules
en monnaies
"principales"

Appel d'offres Comme dans l'AOI, Seuls quelques fournisseurs Pas de publicit Biens: 4 6 mois.
international mais invitation sont connus (et dans ce cas,
Liste de
restreint directe au lieu de tous doivent tre autoriss
soumissions
(LIB) publicit soumissionner)
restreinte
Faible valeur
Pas de prfrence
Circonstances exceptionnelles, par nationale
exemple une intervention d'urgence
Ouverture publique
en rapport avec une catastrophe
naturelle de grande ampleur, qui
peut justifier quon renonce la
publicit pour un appel d'offres

Appel d'offres Habituellement, Les biens ou travaux peuvent tre Publicit Biens: 5 6 mois
national le processus le obtenus sur le march local des gnralement
(NCB) plus couramment prix infrieurs ceux pratiqus sur rduite la presse
utilis sur le march le march international nationale
intrieur
Peut tre la mthode la plus efficace Dossier d'appel
Processus d'appel et conomique d'acheter des biens d'offres pouvant
d'offres complet ou des travaux qui, en raison de tre tabli dans la
o la possibilit leur nature ou de leur ampleur, ont langue officielle du
de soumettre des peu de chances d'intresser des pays emprunteur/
offres est annonce fournisseurs trangers bnficiaire
uniquement sur le
Valeur probable du march Monnaie locale
march local
infrieure au niveau minimal auquel gnralement
les soumissionnaires trangers utilise pour
souhaitent participer, eu gard aux l'valuation
capacits et la comptitivit des
Ouverture publique
soumissionnaires locaux
Travaux disperss sur le plan
gographique ou tals dans le
temps, rendant plus difficiles les
conomies d'chelle
Cots de mise en uvre de l'AOI
excessivement levs

FIDA Manuel
Module F5: Choix duneModule
mthode de passationdes
F1:deDtermination
passation des
du marchs
besoin
marchs 55
 Mthode de Description Applications adquates Caractristiques Laps de temps
passation des sommaire indicatif
marchs pour chaque
mthode
Achat au meilleur prix Comparaison des Les biens requis sont facilement Pas de publicit Biens: 2 4 mois
sur le march national tarifs d'au moins trois disponibles dans le commerce
Pas d'ouverture Travaux: 2 6 mois
ou international fournisseurs ou sont des produits standard
publique
de valeur relativement peu
leve Indications de
prix au lieu de
Travaux, lorsque leur dfinition
soumissions
est simple

Marchs de gr gr Passation de marchs Lorsqu'il est ncessaire Prix ngoci Biens et travaux:
sans mise en d'tendre un march de 1 3 mois
Le recours cette
concurrence fournitures ou de travaux en
mthode exige
cours, pour un montant ne
en gnral une
dpassant pas 25% de la valeur
autorisation ou
du premier contrat
une drogation
Lorsque l'quipement requis spciales,
est couvert par un brevet, il n'y compte tenu du
a qu'une seule source et aucune manque de forces
solution de remplacement concurrentielles
Il est ncessaire de normaliser
par rapport l'quipement
existant et de parvenir une
compatibilit des pices de
rechange
En situations d'urgence,
lorsqu'une livraison d'urgence
est ncessaire
AUTRES MTHODES
Achat sur les marchs Achats de biens sur Tout produit achet et vendu Courte validit Peut tre d' peine
de produits primaires les marchs des sur les marchs des produits de l'offre quelques semaines
produits primaires primaires (ptroles, mtaux,
Monnaie unique
crales, par exemple)
(du march) pour
l'offre et le paiement
L'adjudication
peut tre rpartie
entre plusieurs
fournisseurs pour
garantir la fourniture
de la quantit totale
de la commande
Travaux en rgie17 Utilisation du Lorsqu'il est difficile de dfinir Il peut tre difficile
personnel et de les quantits de travaux de quantifier la
l'quipement de valeur des facteurs
Petits travaux, disperss, dans
l'emprunteur/du de production
des emplacements lointains
bnficiaire pour
Pas de concurrence
excuter les travaux Pas de perturbation
ou de processus
de construction d'oprations en cours
de passation des
Situations d'urgence exigeant marchs
une raction rapide
Marchs passs Marchs de biens Petites quantits de biens Pas de publicit Dpend du produit
auprs d'institutions spcifiques passs disponibles dans le commerce,
Pas de concurrence
des Nations Unies auprs d'institutions essentiellement dans les
spcialises des domaines de l'ducation et Recours aux rgles
Nations Unies de la sant et procdures de
l'institution des
Produits spcialiss dont
Nations Unies
le nombre de fournisseurs
est restreint, vaccins et
mdicaments, par exemple

17 On utilise aussi les expressions main-duvre directe, effectifs dpartementaux ou travail direct.

56 FIDA Manuel de passation des marchs

Identification
2. Quelles sont les mthodes
applicables pour les services?
Il nexiste, pour ce qui concerne les services, quune
seule mthode de passation des marchs, parce que
laccent est mis principalement sur les mthodes de
slection des prestataires de services/consultants.
Toutefois, selon la valeur du march, deux processus
de passation des marchs peuvent tre suivis:
demande de propositions, ou
demande de prix.
Les mthodes de slection concernant la passation
des marchs de services sont analyses dans le
ModuleH3.
3. Facteurs de dcision
Dans la majorit des cas, la mthode de passation
des marchs pour une activit donne sera
dtermine par un seuil montaire prtabli. Pour
lAOI, le tableau ci-aprs indique le seuil financier
au-dessus duquel lAOI devient la mthode
obligatoire de passation des marchs dans le cadre
des activits finances par le FIDA:
Catgorie Valeur du march
Biens Plus de 200 000 USD
Travaux de gnie civil Plus de
1 000 000 USD
Services Plus de 100 000 USD
Lorsque le montant du march est infrieur ces
valeurs, on pourra appliquer soit les seuils nationaux
(si ces seuils existent), soit des seuils spcifiques
au projet agrs entre le FIDA et lemprunteur/le
bnficiaire au moment de la ngociation du prt
(voir le ModuleA).
En tout tat de cause, il est important de veiller ce
que les activits ne soient pas scindes en activits de
moindre importance sans aucune autre justification
que dviter lutilisation de la mthode de passation
des marchs spcifie, dfinie par un seuil financier.
Sil est tabli quune telle sparation est intervenue
cette fin, le FIDA ne dlivrera pas lavis de non-
objection concernant le programme avant quune
correction soit effectue.
Inversement, il y aura des cas dans lesquels des
activits de passation des marchs de faible valeur
seront regroupes au sein dun seul appel doffres
pour raliser des conomies dchelle. Dans ces cas,
le montant total estimatif cumul de lappel doffres
sera utilis pour dterminer la mthode de passation
des marchs.
Module F5: Choix duneModule
Bien quils soient considrs comme la position
par dfaut, les seuils montaires ne constituent
pas le seul facteur dterminant dans le choix
dune mthode de passation des marchs. Dautres
institutions financires et donateurs bilatraux sont
en gnral favorables aux appels doffres ouverts/
internationaux; dans le cadre du processus de
planification, toutefois, le choix de la mthode
de passation des marchs devra tenir pleinement
compte des circonstances particulires ou du
contexte de lactivit de passation des marchs.
Par exemple:
Nature des biens ou des travaux faisant lobjet
du march
Certains biens sont hautement spcialiss
et peuvent ntre disponibles que sur certains
marchs mondiaux ou auprs de certains
fournisseurs. Lorsque tel est vritablement
le cas, on peut considrer quil existe une
raison suffisante pour passer outre les ventuels
seuils financiers.
Intrt probable des soumissionnaires internationaux
pour une occasion spcifique de soumissionner
Dans certains cas, et malgr la valeur leve
du march, les fournisseurs ou entrepreneurs
internationaux ne sont pas intresss par
lappel doffres cause de problmes connexes,
comme la scurit, la langue, la coutume ou la
connaissance du pays. Cette attitude se manifeste
en particulier lgard des zones affectes par
des conflits rcents ou en cours, ou lorsque
pourrait se manifester une opposition aux
socits internationales travaillant dans une zone
ou une rgion spcifique dun pays.
Lorsque ces circonstances ont une existence
lgitime et quelles peuvent tre dmontres,
soit par des expriences antrieures, soit par
des dclarations explicites des fournisseurs
internationaux ventuels, il peut savrer plus
judicieux denvisager de limiter les appels
doffres uniquement aux sources rgionales
ou nationales.
Le nombre de fournisseurs nationaux ventuels
Si les biens ou les travaux requis sont largement
disponibles sur une base concurrentielle sur
le march national, il peut tre raisonnable
denvisager de restreindre le processus de
passation des marchs aux seuls fournisseurs
nationaux. Cette dmarche offre aussi lavantage
de soutenir les entreprises nationales.
Inversement, si un besoin se situe en dessous du
seuil prtabli pour lappel doffres international
mais quil est uniquement disponible sur le plan
international, le recours lAOI sera appropri.
FIDA Manuel
mthode de passationdes
F1:deDtermination
passation des
du marchs
besoin
marchs 57
 ventuelles dates cruciales pour la livraison
Sil existe dauthentiques raisons (cest--
dire des raisons qui ne soient pas lies des
manuvres dilatoires) pour lesquelles on
ne dispose pas dun dlai suffisant pour
mettre en uvre un processus complet de
passation des marchs et si le FIDA donne
son approbation , les calendriers de passation
des marchs peuvent tre raccourcis et/ou
dautres mthodes de passation des marchs,
plus rapides, peuvent tre tudies.
La dcision finale concernant la mthode de
passation des marchs utiliser pour chaque activit
spcifique sera examine et agre avec le FIDA dans
le cadre du processus dexamen du plan de passation
des marchs.
4. Rsum
Pour chaque activit de passation des marchs,
on suivra la dmarche prsente dans le tableau
ci-aprs:

Mthodes Quelle sont les mthodes de passation

dfinies des marchs utilises pour le prt/don?

Examiner Quelle est la mthode de passation des

les seuils marchs suggre par les seuils financiers
agrs pour le prt/don?

Examiner Existe-t-il une raison justifiable pour renoncer

d'autres la mthode de passation des marchs
questions suggre par les seuils financiers?

En prenant en compte:
- les seuils financiers; et
Prendre une
- toute autre justification,
dcision
choisir la mthode de passation des marchs la
plus approprie.

Larbre de dcision ci-aprs peut aussi tre utilis

pour donner une indication de la mthode de
passation des marchs susceptible dtre la plus
adquate. On notera toutefois que cet outil ne peut
pas lui seul permettre de manire concluante de
prendre une dcision propos de chaque activit
particulire de passation des marchs, tant donn
que chacune de ces activits sera caractrise par un
ensemble unique de circonstances et de contexte,
comme on la analys dans ce module. Il offre
toutefois un bon point de dpart pour guider le
processus dcisionnel.

58 FIDA Manuel de passation des marchs

Identification
 Choix de la mthode de passation des marchs pour les biens et les travaux

March de
gr gr
Rexaminer les spcifications /
OUI lev le moment de l'appel d'offres /
les conditions du contrat

Infrieur un total
Nombre
cumul de 25% de Valeur Achat au
Faible suffisant de
la valeur originale estime? NON meilleur prix
OUI OUI fournisseurs
du march sur le march
nationaux
international
OUI
Moyen
NON OUI
OUI Achat au
meilleur prix
sur le march
Un seul Un appel Un appel national
Biens/
soumissionnaire d'offres d'offres
Besoin travaux/ Valeur
ou une seule NON NON NON ouvert NON restreint NON
urgent? services estime?
source prcdent prcdent
supplmentaires
ventuels? a-t-il chou? a-t-il chou?

Nombre
suffisant de Appel d'offres
Moyen NON international
fournisseurs
Lorsque le besoin Les besoins urgents Lorsque des biens, Lorsqu'un appel restreint
nationaux
ne peut tre satisfait ne peuvent tre satisfaits services ou travaux d'offres ouvert
que par un seul que par cette mthode. supplmentaires sont n'a pas russi,
OUI
soumissionnaire, Les besoins non urgents ncessaires dans les il peut s'avrer

Module F5: Choix duneModule

pour des raisons peuvent faire l'objet d'une limites prcises au ncessaire de

mthode
OUI
matrielles ou acquisition distincte par titre d'un march lancer un processus

FIDA Manuel
techniques. les mthodes normales. existant et qu'un d'appel d'offres

de
Il ne faut pas abuser du changement de restreint. Moyen Appel d'offres
terme "urgence", qui ne fournisseur n'est national
s'applique pas aux pas souhaitable.

passation
vnements qui auraient
pu tre prvus par

F1:deDtermination
passationdes
l'emprunteur et qui ne

des
Valeur

du
doit pas rsulter d'une
estime?
conduite dilatoire de
sa part.
Si la valeur des

marchs
besoin
marchs
Faible
biens est > ou = Appel d'offres
Rexaminer le besoin. Est-il intressant de le international
fusionner avec un autre besoin pour accrotre 200 000 USD / Si la valeur
la valeur du march afin de le rendre plus intressant des travaux de

59
pour les soumissionnaires et d'un montant assez gnie civil est > ou =
lev pour justifier un appel d'offres ouvert? 1 million d'USD
Module G: Dtermination des sources
dapprovisionnement
Objet du module
La localisation de sources dapprovisionnement pertinentes et fiables, en quantit suffisante, de biens,
de travaux et de services, peut souvent constituer un dfi.
Le prsent module propose une aide se rapportant un certain nombre daspects communs de ce
processus, savoir:
prslection,
manifestations dintrt,
tablissement dune liste restreinte.
Il nest pas conu pour proposer une analyse exhaustive de chaque approche, mais pour constituer un
guide raisonn de certaines bonnes pratiques et approches gnrales pouvant tre adoptes pour faciliter
la dtermination des sources dapprovisionnement.

Champ dapplication
Ce module est un guide des bonnes pratiques et peut par consquent sappliquer toute passation de
march finance par le FIDA.
Lorsque la mthode de passation des marchs est celle de lappel doffres international, ce sont
les Directives de la Banque mondiale concernant les avis gnraux de passation des marchs et la
prslection qui sappliqueront.

1. Prslection Cest donc un outil auquel on peut avoir

(i) Comment la dfinir?
La prslection est utilise pour recenser,
avant linvitation soumissionner et la
soumission des offres dtailles18, les
soumissionnaires possdant les capacits,
les ressources et lexprience adquates pour
excuter un march.
Elle permet dobtenir et dvaluer des
informations sur les qualifications des
soumissionnaires ventuels, en vue de rduire
la participation effective lappel doffres une
liste de soumissionnaires qualifis. Ce rsultat
est atteint en trois tapes: publication dun avis
de prslection, rception des soumissions et
valuation des soumissions par rapport des
critres prdfinis.
(ii) Quand est-elle utilise?
La prslection est utilise pour les biens, les
travaux et les services autres que les services de
consultants. La prslection pour les services de
consultants passe par lobtention et lvaluation
des manifestations dintrt (voir la section 2).
Dans la plupart des dispositions nationales en
matire de passation des marchs, le recours
la prslection nest gnralement pas
obligatoire et il nexiste pas de rgle unique
prcisant quand il faut et quand il ne faut
pas lutiliser.
18 Les termes soumission et offre sont utiliss indiffremment dans le prsent module, et ont la mme signification.
recours quand on le juge utile, mais il est
souvent utilis dans le cadre des appels doffres
internationaux/appels doffres ouverts pour la
passation de marchs (voir le ModuleF5) dune
valeur ou dune complexit particulirement
leves, tant donn que:
la prparation doffres dtailles peut
tre coteuse et cela peut dcourager la
concurrence si les soumissionnaires ont le
sentiment quils sont en face de nombreux
soumissionnaires concurrents;
pour lentit acheteuse, lvaluation dun
grand nombre doffres dtailles peut exiger
beaucoup de temps et de ressources et il
est donc prfrable que le nombre doffres
reues soit grable;
les capacits, les ressources et lexprience
du fournisseur peuvent tre dcisives
pour la bonne excution du march et
lappel doffres devrait tre restreint aux
soumissionnaires qualifis.
La prslection peut galement prsenter des
avantages, toutefois, lorsquil y a un groupe de
marchs semblables ou priodiques, la liste
de fournisseurs qualifis servant alors de base
ltablissement des listes restreintes utiliser
dans les cas dappel doffres international
restreint et dachat au meilleur prix sur le
march, ou pour la dtermination dune source

60 FIDA Manuel de passation des marchs

Identification
 dans le cas de passation de march de gr (iii) Modles
gr. Utilise ainsi, la prslection vite de devoir
rpter les procdures de slection et permet Le FIDA na pas de modle prdfini de prslection,
aussi la prslection dun soumissionnaire tant donn que la plupart des systmes nationaux
jusqu une certaine valeur ou taille dun ou de passation des marchs possdent leurs propres
de plusieurs march(s). formats. dfaut de formats nationaux, on peut
trouver des modles sur les sites Web de la Banque
Lalternative la prslection est reprsente mondiale (http://www.worldbank.org) ou des
par la post-slection. Cette dmarche rpond banques rgionales de dveloppement.
peu prs aux mmes questions que la
prslection, mais elle nest entreprise quaprs (iv) Comment procder
le processus dvaluation concernant une
Une fois prise la dcision de procder une
activit spcifique de passation des marchs.
prslection, lentit acheteuse devra en grer le
La post-slection est analyse de manire plus
processus, en consultation avec les spcialistes
dtaille dans le ModuleL10.
de la passation des marchs et des questions
La dcision dutiliser ou non la prslection ou techniques, dans le cadre de la rdaction et de
la post-slection est gnralement prise au stade lapplication des critres de prslection.
de la planification de la passation des marchs
Le processus de prslection est de fait un mini-
et le facteur temps en est souvent le fondement.
processus dappel doffres, incluant linvitation,
La prslection peut certes garantir que tous les
la rception et lvaluation des candidatures
soumissionnaires inscrits sur la liste restreinte
la prslection. Ces instructions suivent par
sont capables dexcuter le march, mais il
consquent, de manire gnrale, les directives
convient nanmoins de tenir compte du temps
concernant les diverses tapes du processus
que va prendre le processus, et notamment
dappel doffres.
lvaluation des rsultats. Certains des avantages
et des inconvnients de chacun des processus
sont prsents dans le tableau ci-aprs:

Avantages Inconvnients
Prslection - aide l'tablissement de la liste - retarde la publication initiale des appels
restreinte d'offres
- permet de rduire le temps
d'valuation, puisque tous les
soumissionnaires inscrits sur la
liste restreinte rpondent aux
critres minimaux
- permet aussi une conomie de temps
au stade de l'attribution du march,
puisqu'on peut aller rapidement de
l'avant sans que soit ncessaire une
longue post-slection
Post-slection - les appels d'offres peuvent tre - une valuation peut tre entreprise
publis rapidement, sans passer par propos de soumissionnaires dont il
le processus de prslection s'avre ensuite qu'ils ne conviennent pas
- peut entraner des retards entre
l'attribution du march et la passation du
contrat en cours d'excution

FIDA
desManuel
Module
Module G: Dtermination de dapprovisionnement
passation des
F1: Dtermination
sources dumarchs
besoin 61
 1. Choisir un modle.
2. Rdiger un projet de document de prslection
pour le besoin, comprenant les critres de
slection19, une description du type de biens,
(ii) Quand est-elle utilise?
travaux ou services auxquels sapplique la
prslection et le lieu/ladresse, la date limite
et les modalits (courriel ou copie papier) de
soumission des demandes.
3. Rdiger et publier un avis dinvitation une
prslection (on pourra trouver une aide dans
le ModuleK1).
4. Communiquer les dossiers de prslection tous
les candidats qui en font la demande (prcisions
dans le ModuleK1), en veillant au respect
dventuelles priodes minimales de soumission.
5. Recevoir les candidatures jusqu la date limite,
sans oublier que les candidatures tardives ne
doivent pas tre acceptes (voir le ModuleK4).
6. Ouvrir les plis et enregistrer le nom de tous
les candidats. Aucune ouverture publique
nest requise.
7. valuer chaque candidature sur la base des
critres dfinis dans le dossier de prslection
et dterminer, pour chaque soumissionnaire,
sil est ou non retenu. Enregistrer les rsultats
de lvaluation.
8. tablir une liste de soumissionnaires
prslectionns et obtenir lapprobation du
FIDA concernant lvaluation et la liste
des prslectionns. Cette approbation peut
normalement tre obtenue en mme temps
que celle du document dappel doffres.
2. Manifestation dintrt
(i) Comment la dfinir?
On utilise lexpression manifestation
dintrt (EOI) en rfrence un processus de
prslection relatif des services de consultants.
Comme dans le cas de la prslection
concernant des biens, des travaux et des
services autres que des services de consultants,
la procdure de lEOI permet dobtenir et
dvaluer des informations sur les qualifications
et lexprience des soumissionnaires ventuels,
en vue de rduire la participation effective
lappel doffres une liste de soumissionnaires
qualifis. Ce rsultat est atteint en trois tapes:
publication dun avis dappel manifestation
dintrt, rception et valuation des
manifestations dintrt en regard de critres
prdfinis et tablissement dune liste restreinte.
La procdure de lEOI est utilise exclusivement
pour les services de consultants. La plupart des
dispositions nationales en matire de passation
des marchs nen imposent pas lemploi, mais
elle est recommande pour toutes les missions,
lexception des plus petites et des plus simples
(llaboration de la liste restreinte sans recours
la procdure de lEOI est aborde au point 3
ci-dessous).
LEOI sert recenser les consultants (personnes
ou socits) disposant des capacits, du
personnel et de lexprience appropris pour
lexcution dune mission de consultation et
dtablir, sur cette base, une liste restreinte en
vue dinviter de trois six soumissionnaires
qualifis soumettre des propositions
dtailles. La procdure de lEOI offre les
avantages suivants:
la publication dun avis sollicitant les
manifestations dintrt aide lentit
acheteuse recenser les consultants
ventuels qualifis;
il suffit dun petit nombre de consultants
pour prparer des propositions dtailles
et permettre au personnel essentiel de
rester disponible pendant la priode de
validit. Les consultants sont davantage
susceptibles dengager des ressources pour
la prparation des propositions et, le cas
chant, permettre au personnel de rester
disponible, sils ont le sentiment quils
ne sont en concurrence quavec un petit
nombre dautres consultants;
lentit acheteuse ne doit pas investir du
temps et des ressources pour valuer un
grand nombre de propositions dtailles;
le processus dappel doffres est restreint
ceux des consultants dont il a t dmontr
quils possdent les capacits, le personnel
et lexprience appropris pour lexcution
russie du march.

19 La prslection reposera entirement sur la capacit et les ressources dont disposent les soumissionnaires ventuels pour
excuter le march spcifique de manire satisfaisante, en tenant compte a) de leur exprience et de leur excution antrieure de
marchs du mme type; b) de leurs capacits de fournir les biens, travaux ou services requis; c) de leur situation financire; et d) de
leur situation juridique ou fiscale. On indiquera les besoins minimum satisfaire aux fins de lvaluation. Les rfrences peuvent tre
demandes ce stade; on peut aussi en renvoyer la soumission dans le cadre du processus dappel doffres.

62 FIDA Manuel de passation des marchs

Identification
(iii) Modles
Le FIDA na pas de modle prdfini dEOI,
tant donn que la plupart des systmes
nationaux de passation des marchs possdent
leurs propres formats. dfaut de formats
nationaux, on pourra obtenir des modles
auprs des projets financs par la Banque
mondiale (http://www.worldbank.org) ou
des banques rgionales de dveloppement.
(iv) Comment procder
La procdure de lEOI est de fait un mini-
processus dappel doffres, incluant linvitation,
la rception et lvaluation des candidatures
la prslection. Ces instructions suivent par
consquent, de manire gnrale, les directives
concernant les diverses tapes du processus
dappel doffres.
1. Dcider si on est la recherche de
consultants individuels ou de socits de
consultants. Il nest pas de bonne pratique,
estime-t-on, de mlanger individus et
socits, cause de limpossibilit dune
comparaison directe au cours du processus
final dappel doffres. Cette situation
sexplique par le fait que les socits ont des
frais de fonctionnement plus levs, sous
la forme de frais gnraux et dassurance de
responsabilit civile, ce qui nest pas le cas
des consultants individuels; une vritable
comparaison des cots est donc impossible.
Lappel des socits de consultants
prsente toutefois des aspects positifs: pool
dexperts plus large (spcialement prcieux
si la mission implique une approche
dquipe), responsabilit/assurances
collectives, et position financire plus solide,
qui peut rduire la ncessit de versements
dacomptes importants.
2. Rdiger un avis sollicitant les manifestations
dintrt et dans lequel on trouvera:
lindication de lobjet de la recherche
individus ou socits de consultants;
le nom et ladresse de lentit acheteuse;
une brve description du projet, le cas
chant, dont la mission constitue une
composante;
une brve description de la mission
propose;
20 Les rfrences peuvent tre demandes ce stade; on peut aussi en renvoyer la soumission dans le cadre du processus
dappel doffres.
21 Ce rapport constitue une section du rapport dvaluation densemble (voir les modules du groupe L).
Module G: Dtermination
un nonc des critres cls pour
ltablissement de la liste restreinte,
qui se rapporteront lexprience du
postulant, ses qualifications, son
personnel et tout autre facteur en
rapport avec sa capacit daccomplir
la mission avec succs20;
des prcisions sur linformation
inclure dans lEOI, et notamment les
informations ou la documentation
requises pour vrifier ladmissibilit ou
les qualifications du postulant;
des instructions sur le lieu/ladresse, la
date limite et les modalits (courriel ou
copie papier) de soumission de lEOI.
3. Diffuser lavis dEOI en veillant au respect
dventuelles priodes minimales de
soumission (on pourra trouver une aide
dans le ModuleK1).
4. Recevoir les manifestations dintrt
jusqu la date limite, sans oublier que les
candidatures tardives ne doivent pas tre
acceptes (voir le ModuleK4).
5. Ouvrir les plis renfermant les EOI et
enregistrer le nom de tous les postulants.
Aucune ouverture publique nest requise.
6. valuer les EOI en termes de comptences,
dexprience ou de capacits cls requises
par la mission et consigner les rsultats
de lvaluation dans un rapport qui devra
contenir des prcisions sur la liste longue
et sur les notes obtenues par chaque
postulant21.
7. tablir une liste restreinte de trois
six consultants les plus qualifis pour
la mission propose. Obtenir du FIDA
lapprobation de la liste restreinte en
mme temps que celle de la demande de
propositions.
3. tablissement de la liste restreinte
(i) Comment la dfinir?
Ltablissement dune liste restreinte est
le processus de constitution dune liste de
fournisseurs ventuels que lentit acheteuse
invitera directement participer un processus
dappel doffres.
FIDA
desManuel
Module
de dapprovisionnement
passation des
F1: Dtermination
sources dumarchs
besoin 63
(ii) Quand est-elle utilise? 1. tablir une longue liste:

Une liste restreinte sera utilise: laborer une longue liste de fournisseurs
ventuels, partir dun certain nombre de
(a) aprs une prslection ouverte et ayant fait sources dinformation.
lobjet de publicit ou aprs un processus
dEOI dans les cas o un appel doffres ouvert a) Dans un souci de transparence et
est requis (pour des biens, des travaux ou des dquit, lorsquun exercice spcifique
services autres que des services de consultants), de prslection/dEOI a t ralis pour
ou lorsquun processus dEOI a t entrepris une activit particulire de passation
(pour des services de consultants); des marchs, la longue liste ne devrait
inclure que les rponses reues dans le
(b) dans des situations dappel doffres restreint cadre de ce processus, moins que le
et de demandes de prix relatives des biens nombre de rponses cette prslection
ou des travaux lorsquil na pas t procd nait pas t suffisant pour tablir une
une prslection22; longue liste, auquel cas les autres
(c) dans un processus dappel doffres de services sources dinformation numres plus
de consultants o aucun avis dappel bas peuvent tre utilises.
manifestations dintrt na t publi. b) Lorsque aucun exercice spcifique de
En gnral, le seul cas dans lequel un processus prslection/dEOI na t ralis pour
dappel doffres nexige pas ltablissement dune une activit particulire de passation
liste restreinte est celui dun appel doffres ouvert des marchs, ou lorsquun exercice
(international ou national) qui fait lobjet dune spcifique de prslection/dEOI a t
publicit directe sans aucune forme dexercice ralis mais na pas russi obtenir assez
de prslection et o toutes les entreprises sont de rponses pour la prparation dune
habilites soumettre une offre en rponse. longue liste, on pourra utiliser les
sources dinformation suivantes:
(iii) Modles tout exercice gnral de prslection/
dEOI qui aurait t conduit au dbut
Une liste restreinte est simplement une liste
du projet;
de socits ou de personnes avec lesquelles
tout programme dinscription
prendre contact pour un appel doffres
ou base de donnes existants
spcifique. Il ny a par consquent aucun
entretenus par lentit acheteuse ou
modle particulier adopter pour la liste
lemprunteur/le bnficiaire;
elle-mme.
danciennes soumissions reues
Le processus de composition de la liste ou des contrats passs par lentit
restreinte doit nanmoins tre document acheteuse, ou par une autre entit
dans le rapport dvaluation qui sera publi acheteuse, ou par le FIDA;
lachvement de lvaluation des offres (voir les les informations disponibles auprs
modules du groupe L). Les modles de rapports dorganismes professionnels;
dvaluation, largement disponibles, peuvent les chambres de commerce dans le
tre trouvs dans les systmes nationaux de pays emprunteur/bnficiaire et
passation des marchs ou auprs de la Banque ltranger;
mondiale ou des banques rgionales les attachs commerciaux des
de dveloppement. ambassades pour les sources
trangres;
(iv) Comment procder les connaissances existantes
Il est indiffrent, pour ladoption de cette sur le march, recueillies par
procdure, quelle intervienne la suite dune des spcialistes de la passation
prslection ou dun processus dEOI, ou sans des marchs ou des spcialistes
quun tel processus ait eu lieu. techniques;

22 On veillera ce que les motifs du recours lappel doffres restreint soient connus, car cela a une influence sur ltablissement
de la liste restreinte. Les motifs possibles sont de deux types: soit il nexiste quun nombre limit de sources, soit la valeur du
march passer correspond un seuil agr au titre du projet pour un processus restreint. Dans la quasi totalit des cas o
sont utilises les demandes de prix, les motifs sont la valeur relativement peu leve du march passer, se situant au-dessous
du seuil agr au titre du projet pour cette mthode.

64 FIDA Manuel de passation des marchs

Identification
 la recherche sur le march,
sappuyant sur les revues
professionnelles, Internet, les
annuaires professionnels, etc.
Il convient de noter que les fournisseurs
dont les noms apparaissent sur lune ou
lautre liste de fournisseurs radis par
lemprunteur/le bnficiaire ou par le
FIDA ne doivent pas tre inclus dans une
liste (longue ou restreinte).
2. tablir la liste restreinte
partir de la longue liste initiale de
fournisseurs ventuels, on tablira la liste
restreinte de ceux qui, parmi les fournisseurs
ventuels, recevront le dossier dappel
doffres.
Lorsque la concurrence est limite parce
que les biens, les travaux ou les services ne
peuvent tre assurs que par un nombre
restreint de fournisseurs, toutes les sources
ventuelles doivent se retrouver sur la
liste restreinte. Lorsque la concurrence est
limite parce que le march est de valeur
relativement rduite, trois soumissionnaires
au moins23 devront tre inclus sur la
liste restreinte.
Dautres facteurs doivent tre pris en
considration dans le choix menant la
composition de la liste restreinte:
il doit y avoir une rotation entre
diffrents soumissionnaires sur des listes
restreintes successives, cest--dire quun
mme soumissionnaire ne doit pas
figurer chaque fois sur la liste lorsque
les sources sont nombreuses;
les fournisseurs dont on prvoit quils
ne seront pas en mesure de formuler
des offres recevables ou de satisfaire
aux normes de slection ne devront pas
figurer sur la liste;
une liste restreinte ne doit pas
tre intgralement compose de
soumissionnaires appartenant au
mme propritaire;
pour ce qui concerne les produits, la
liste restreinte ne doit pas comporter
uniquement des soumissionnaires
proposant la mme marque de produits;
23 Dans le cas dune activit internationale de passation des marchs, deux pays au moins doivent tre reprsents.
Module G: Dtermination
les fournisseurs dont les noms
apparaissent sur lune ou lautre liste de
fournisseurs radis par lemprunteur/le
bnficiaire ou par le FIDA ne doivent
pas tre inclus dans une liste restreinte;
certains soumissionnaires
prslectionns peuvent dcider de ne
pas remettre doffre. Il est par consquent
recommand dinclure plus de trois
fournisseurs sur la liste restreinte, afin
quau moins trois offres soient reues.
Le nombre de sources retenues doit tre
proportionnel la valeur de la demande
dapprovisionnement, mais il ne sera
gnralement pas suprieur huit;
lorsque les biens, travaux ou services
sont disponibles des prix comptitifs
auprs dau moins trois sources dans le
pays de lemprunteur/du bnficiaire,
la liste restreinte peut ninclure
que des fournisseurs locaux. Les
soumissionnaires internationaux doivent
y tre inclus sil nexiste pas au moins
trois sources locales comptitives ou si
une procdure dappel doffres national
a chou.
4. Rsum
Il existe de multiples moyens de recenser les sources
ventuelles dapprovisionnement; nous avons
examin, dans ce module, trois dentre eux:
prslection,
manifestations dintrt,
tablissement dune liste restreinte.
Il est important de se souvenir quil ny a pas
de rgle unique applicable lutilisation de ces
approches et que, comme on la vu dans la section 3,
le recours la prslection ou une procdure dEOI
ne rend pas moins indispensable ltablissement
dune liste restreinte.
La matrice de base ci-aprs a t tablie pour aider
comprendre quand ces diffrentes approches
peuvent tre utilises, mais il convient de souligner
nouveau que cette dmarche nest ni obligatoire,
ni exhaustive.
FIDA
desManuel
Module
de dapprovisionnement
passation des
F1: Dtermination
sources dumarchs
besoin 65
 Prslection EOI? Comment tablir la liste
restreinte
Appel d'offres ouvert24 Si oui, alors partir de la prslection
Si non, alors Pas de liste restreinte ncessaire
Appel d'offres restreint Si oui, alors partir de la prslection
Si non, alors partir d'autres sources
Demande de prix Non partir d'autres sources
Consultation Si oui partir des rsultats de l'EOI
Petite mission de Si non partir d'autres sources
consultation

24 Dans le cas dune activit internationale de passation des marchs, deux pays au moins doivent tre reprsents.

66 FIDA Manuel de passation des marchs

Identification
ModuleH: Invitation soumettre
des offres
Ce groupe de modules propose une aide gnrale en matire de bonnes
pratiques suivre dans la prparation des invitations soumettre des offres.
Le document dinvitation est au cur du processus dappel doffres. Un document clair, concis et bien
rdig devrait assurer le succs de la procdure de passation des marchs; linverse, un document peu
clair, ambigu et mal rdig entranera une confusion et retardera le droulement du processus. Il est donc
essentiel de parfaire le document pour assurer la russite de toute activit de passation de marchs.
Un bon document dinvitation doit apporter aux soumissionnaires ventuels les informations suivantes:
une description prcise des biens, des travaux ou des services requis;
les rgles relatives au processus dappel doffres;
les critres dvaluation et la mthode qui sera applique;
les ventuels critres de slection que seront appliqus; et
le type et les conditions du march propos.
Ce groupe se compose des trois modules suivants:
H1: Dossier dappel doffres concernant les biens
H2: Dossier dappel doffres concernant les travaux
H3: Dossier dappel doffres concernant les services de consultants
Ces modules ne sont pas conus comme un guide dtaill sur la manire de remplir un modle spcifique
de dossier dappel doffres. Ils constituent, au contraire, un guide dordre gnral relatif aux questions qui
doivent tre prises en compte lors de la prparation de nimporte quel document dinvitation.
Il existe aussi plusieurs dispositions gnriques sappliquant aux trois modules, et il convient de les lire
paralllement. Ces dispositions sont prsentes ci-aprs.

1. Types de dossiers dappel doffres conformment ses Directives concernant la

Il est indispensable, avant daborder la rdaction
dun quelconque projet de dossier dappel doffres,
de poser deux questions centrales:
(i) Quel modle standard utiliser?
lorigine du projet, une dcision aura t prise
par le FIDA, en consultation avec lemprunteur/
le bnficiaire, concernant les modles de dossiers
dappel doffres utiliser dans la conduite des
activits de passation des marchs. Cette dcision
aura t lune des deux suivantes:
a) on peut utiliser, le cas chant, les modles
nationaux existants; ou
b) on doit adopter les modles dautres institutions
financires internationales ou donateurs (comme
la Banque mondiale ou les banques rgionales
de dveloppement).
Il est ncessaire, pour pouvoir respecter cette
disposition, de savoir quels sont les modles dont
lutilisation a t approuve pour le projet spcifique
en question. Lutilisation dun modle non approuv
pourrait conduire le FIDA refuser de dlivrer lavis
de non-objection concernant le projet de dossier
dappel doffres (dans les cas dexamen pralable)
ou dinvoquer une irrgularit de la procdure,
passation des marchs (dans les cas dexamen
a posteriori).
Des modles ont galement t tablis et sont
disponibles, pour la passation de marchs
concernant des fournitures spcifiques telles que
manuels scolaires, produits pharmaceutiques ou
systmes TI.
Pour les marchs de travaux de gnie civil/
construction de valeur leve ou complexes (dun
montant suprieur 5 millions dUSD), il est
recommand dutiliser le dossier dappel doffres
et les formules de contrat publis par la Fdration
Internationale des ingnieurs-conseils (FIDIC) afin
de garantir une protection juridique adquate de
lacqureur au cours de leur excution.
Pour les services de consultants, il nexiste
habituellement que deux types of document:
une brve demande de prix, utiliser pour
les missions de valeur peu leve et de courte
dure; ou
un formulaire complet de demande de
propositions, pour tous les autres besoins
de services.

Module FIDA Manuel de passation

H: Invitation soumettredes
desmarchs
offres 67
(ii) Quelle mthode de passation des
marchs utiliser?
La mthode de passation des marchs utilise25
dterminera habituellement la taille et la complexit
du dossier dappel doffres utiliser. Pour les
marchs de valeur leve ou complexes, le dossier
dappel doffres comportera gnralement un
certain nombre de sections, instructions dtailles,
conditions, critres dvaluation et modles de
soumissions; il peut atteindre de 60 100 pages.
Pour les marchs de valeur peu leve, le document
sera probablement court, de lordre de 3 5 pages
et ne comportera que des informations de base
comme la date de clture des soumissions, les
articles acheter et les instructions minimales
concernant la soumission et lvaluation de loffre.
Le tableau ci-dessous donne un exemple de
quelques mthodes de passation des marchs
applicables aux biens et aux travaux et des types de
documents sy rapportant26. Veuillez noter quil sagit
ici dune simple illustration, de caractre indicatif
et fin dmonstrative: il ne faut pas la considrer
comme une instruction appliquer obligatoirement.
2. Qui doit prparer les dossiers?
Cest lemprunteur/au bnficiaire quincombe
la responsabilit des activits de passation des
marchs; les dispositions oprationnelles doivent
avoir t prises au dbut du projet.
Toutefois, la prparation dun dossier dappel
doffres nest pas une tche facile raliser si lon est
isol. Suivant la valeur et la complexit du march,
elle peut exiger une consultation avec ou des
contributions de la part dautres parties. Il sagira,
par exemple:
de lutilisateur final des biens (sil nest pas
lauteur du document);
de spcialistes techniques;
de ministres de tutelle ou dautres autorits
ou organismes nationaux.
Le rle du FIDA est limit lexamen (pralable
ou a posteriori) des documents dans le cadre de
ses activits de supervision du projet. Il peut certes
formuler des suggestions et des recommandations
au cours de lexamen pralable, mais cela ne dgage
en aucune manire lemprunteur/le bnficiaire de
sa responsabilit.

Mthode de passation Type de document

des marchs
Appel d'offres international
(AOI)
Appel d'offres international
restreint (LIB)
Appel d'offres national (NCB)
Achat au meilleur prix
sur le march national ou
international
Version complte du dossier
d'appel d'offres
Version complte ou version
abrge du dossier d'appel
d'offres
Demandes de prix

25 Voir le ModuleF6.
26 ll nexiste pas de mthode spcifique de passation des marchs pour ce qui concerne les services de consultants.
Laccent est mis, au contraire, sur la mthode de slection, analyse dans le ModuleH3.

68 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
ModuleH1: Dossier dappel doffres
concernant les biens
Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA quelques conseils dordre gnral sur les
lments que devrait inclure le dossier dappel doffres.
Ce module ne fait pas rfrence un modle standard spcifique, mais aborde plutt des questions
relatives aux bonnes pratiques prendre en considration au cours de la prparation ou du rexamen dun
dossier dappel doffres.
On notera que cette fiche couvre seulement des aspects spcifiques de la passation des marchs
concernant les biens et quelle doit donc tre lue paralllement aux autres modules du groupe H qui
fournissent des conseils sur les questions gnriques relatives au dossier dappel doffres.

Champ dapplication
En tant que guide de bonnes pratiques, ce module sapplique tous les marchs dacquisition de biens.

1. Quels lments inclure? ladmissibilit des soumissionnaires;

la date limite jusqu laquelle les
Le modle utiliser dfinira la structure et la teneur
soumissionnaires peuvent demander
densemble du dossier dappel doffres; il existe
des claircissements;
toutefois quelques exigences gnriques auxquelles
la monnaie de la soumission;
doit rpondre tout dossier dappel doffres
la date de prsentation de la soumission;
concernant les biens. On citera notamment:
la date douverture des plis
(voir le ModuleK5);
(i) Les rfrences, points de contact et la dure de validit des soumissions.
accords contractuels
On trouve souvent dans les grands
Cet lment dfinit lacqureur global (par
dossiers dappel doffres une section
exemple le ministre de XYZ), lutilisateur final
intitule informations lintention du
(sil est diffrent du prcdent), les points de
soumissionnaire ou instructions lintention
contact concernant le processus dappel doffres
du soumissionnaire (ITB), contenant des
et le projet au titre duquel le march doit tre
donnes visant aider le soumissionnaire.
pass. Aux fins didentification, chaque activit
de passation de march doit avoir son propre
(iv) Les rgles rgissant le processus de
numro de rfrence, qui sera indiqu sur
le document.
passation des marchs
Il sagit des rgles rgissant la totalit du
(ii) La description et les spcifications processus. Le niveau de dtail sera fonction de
des biens requis la valeur du march concern, mais il faudra au
minimum indiquer:
Cet lment est de toute vidence dimportance
la loi, la rglementation, les instructions ou
capitale tant donn que sans une formulation
lautorit densemble en vertu desquelles la
claire de lnonc des besoins et des
passation des marchs est entreprise (par
spcifications, la passation du march risque
exemple, la loi nationale sur la passation
dtre voue lchec. Le ModuleF2 fournit des
des marchs);
indications aidant la prparation des noncs
ladresse laquelle sera envoye la
des besoins et des spcifications.
soumission, ainsi que les ventuelles
instructions spcifiques (par exemple
(iii) Les informations pertinentes nombre dexemplaires, copies papier ou
concernant la prsentation des images vido, documents/brochures
soumissions fournir, rfrences);
On abordera sous cette rubrique des points les exigences relatives au cautionnement ou
tels que: la garantie de soumission27.

27 Voir le ModuleJ.

Module
Module H1: Dossier FIDA Manuel
H: Invitation
dappel de concernant
doffres passation
soumettredes
desmarchs
les offres
biens 69
(v) Les critres dvaluation et la mthode
qui seront appliqus
Les critres dvaluation doivent tre inclus
dans le dossier dappel doffres, pour plusieurs
raisons, et notamment parce que cela
permettra:
de dterminer si les offres reues rpondront
aux besoins;
de sassurer que toutes les offres seront
values en fonction des mmes paramtres;
et
de communiquer aux soumissionnaires
ventuels des prcisions sur ces critres,
ainsi que sur les bases sur lesquelles sera
prise la dcision dadjudication du march.
La communication de ces informations
tous les soumissionnaires ventuels introduit
lquit et la transparence dans le processus
et donne tous les soumissionnaires la
possibilit dexaminer ces aspects lorsquils
prparent leurs soumissions.
Les critres dvaluation seront spcifiques
chaque activit individuelle de passation des
marchs, mais certains critres, numrs ci-
aprs, sont communs tous les marchs:
comptence/expertise technique;
exprience/antcdents;
cot;
qualit/spcification;
conformit avec les besoins de la
soumission.
Pour la majorit des marchs dachat de biens,
le critre sera probablement le cot total le
plus bas qui rponde la spcification et qui
soit conforme tous les aspects du dossier
dappel doffres.
Si le facteur principal dans la dcision
dadjudication est le temps, et non pas le
cot (voir le ModuleF1 sur la question de la
dfinition des priorits), il faudra galement
noncer les ventuels besoins spcifiques
concernant la livraison et se rapportant au
temps (par exemple livraison une date
donne ou livraison fractionne et chelonne
sur une certaine priode).
Lorsque le cot est le facteur principal, le cot
du transport est une composante significative
du cot global des produits achets. Cest
donc un facteur important dans lvaluation
des soumissions et il doit tre abord dans le
dossier dappel doffres. Les soumissionnaires
auront besoin de savoir quel pourcentage
du transport leur sera imput, quels niveaux
dassurance ils devront souscrire et quand la
livraison des biens sera cense tre acheve. De
mme, les acheteurs doivent savoir quels sont
les lments inclus dans les prix proposs, afin
70 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
quils puissent procder une comparaison
galit entre les diffrentes soumissions.
La manire la plus simple de saisir cette
information et dviter les incertitudes
dinterprtation entre les parties contractantes
consiste utiliser les Incoterms, un ensemble
de rgles destines linterprtation des termes
commerciaux les plus couramment utiliss
dans les changes internationaux, publies
priodiquement par la Chambre de commerce
internationale.
Lobjectif fondamental de chaque Incoterm
est de clarifier la manire dont les fonctions,
les cots et les risques sont rpartis entre
lacheteur et le fournisseur dans le cadre de
la livraison des biens, suivant les exigences
du contrat. Chaque terme prcise trs
clairement les responsabilits du vendeur et
de lacheteur; les termes couvrent un ventail
de situations, allant dun extrme lautre,
cest--dire dune situation dans laquelle tout
relve fondamentalement de la responsabilit
de lacheteur une situation dans laquelle tout
relve fondamentalement de la responsabilit
du fournisseur.
Aux fins de la soumission et de lvaluation,
il est demand que les prix soient formuls
conformment un ou plusieurs des Incoterms,
afin dassurer une continuit entre toutes les
soumissions reues. La version la plus rcente
des Incoterms, ainsi que des instructions
compltes sur leur utilisation, est disponible
sur le site de la Chambre de commerce
internationale (http://www.iccwbo.org/
Incoterms).
On peut citer, parmi les autres critres
dvaluation:
disponibilit de pices de rechange, dun
agent local, dinstallations de service;
cot total de possession (prix, taux
dutilisation des consommables,
priodicit dentretien);
conformit avec les chantillons (voir
ci-aprs);
conditions et dure de la garantie;
compatibilit avec les articles existants;
questions environnementales (produits
ne portant pas atteinte lenvironnement,
niveau de recyclage employ dans la
fabrication, potentiel de recyclage aprs
utilisation);
adaptations visant accorder la prfrence
aux soumissionnaires nationaux (si
lon utilise les systmes nationaux de
passation des marchs, cette disposition
peut tre prvue dans un texte lgislatif
ou rglementaire national ayant pour
objectif de soutenir les soumissionnaires
nationaux).
 La passation des marchs sur la base dun
chantillon peut tre efficace. Il existe un certain
nombre de variantes dans le fonctionnement
de ce systme et lacqureur doit avoir des
ides trs claires sur le rle de lchantillon
dans le processus de passation du march.
Les possibilits sont au nombre de deux:
i) Lacqureur dispose dun chantillon du
produit, de la couleur ou du style auquel
les soumissionnaires doivent se conformer.
Cette situation sobserve gnralement
lorsquinterviennent des questions de
normalisation ou de style dentreprise
(pour les couleurs, par exemple).
Lacqureur indique dans le dossier
dappel doffres quun chantillon est
la disposition des soumissionnaires
pour inspection, prcise quand et o
il peut tre examin et annonce que la
compatibilit avec lchantillon constituera
un facteur cl dans lvaluation. Lorsquon
utilise cette approche, il est de bonne
pratique de demander aux soumissionnaires
de confirmer par crit quils ont examin
lchantillon, ou quils ont eu la possibilit
de le faire, afin dviter toute rclamation
un stade ultrieur du processus;
ii) Lacqureur demande aux soumissionnaires
de soumettre un chantillon de leur
produit en mme temps que leur offre.
Il est essentiel, dans ce cas, dindiquer si les
chantillons fournis sont soit a) considrs
comme donnant une indication du type de
produit, de qualit, de couleur fournir, soit
b) une reprsentation effective du produit
fournir. Dans lhypothse a), lchantillon
est dabord examin au stade de lvaluation
de la soumission; il est ensuite restitu
au soumissionnaire ou conserv pour
information, suivant les dispositions
contenues dans le dossier dappel doffres28.
Dans lhypothse b), lchantillon soumis
en mme temps que loffre est mise en
scurit et constitue une partie du march.
Les biens fournis au titre du march sont
ensuite compars lchantillon afin den
dterminer la conformit. Si les biens ne
correspondent pas lchantillon, ils sont
rejets et le paiement est retenu. Cela se
produit frquemment dans les marchs
dhabillement.
28 La restitution des chantillons aux soumissionnaires nest habituellement pas pratique dans le cas des appels doffres
internationaux cause du cot de cette restitution. Elle convient davantage dans le cas des appels doffres nationaux, o les cots
seront moins levs. Une autre solution consisterait informer les soumissionnaires quils peuvent retirer leur chantillon sils le
souhaitent; dans le cas contraire, lchantillon sera conserv ou limin.
29 Voir le ModuleG.
30 Voir les modules du groupe J.
Module H1: Dossier
(vi) Les critres de slection qui
seront appliqus
Sil ny a pas eu de prslection29, il sera
ncessaire dindiquer les documents que
les soumissionnaires devront fournir pour
dmontrer quils possdent les qualifications
requises pour participer lappel doffres.
Il sagira notamment de:
leur exprience et leurs antcdents
concernant lexcution de marchs
similaires;
leurs capacits en termes de fourniture ou
de livraison des biens;
leur situation financire;
leur statut juridique et/ou fiscal.
On noncera les besoins minimaux satisfaire
aux fins de lvaluation.
(vii) Le type et les conditions du
contrat propos
On considre trs gnralement quil est de
bonne pratique de mettre la disposition
des soumissionnaires un modle du contrat
propos et des conditions contractuelles (y
compris les modalits et le calendrier de
paiement30) auxquelles ils seront soumis au
cas o ils remporteraient un march. Cette
publication prcoce des exigences contractuelles
offre un certain nombre davantages:
elle donne aux soumissionnaires
la possibilit de dcider, en pleine
connaissance du processus de passation
des marchs, sils souhaitent ou non
participer un appel doffres;
en rendant publics ds le dpart le modle
de contrat et les conditions contractuelles,
on vitera dventuelles contestations
futures, les soumissionnaires ne pouvant
pas prtendre ne pas tre informs des
dispositions ou obligations contractuelles
(aspect particulirement pertinent du point
de vue des conditions de paiement);
elle acclre le processus entre ladjudication
du march et la signature du contrat,
puisque le soumissionnaire a dj pris
connaissance du format et des conditions
gnrales du contrat et les a accepts,
ce dont tmoigne le fait quil a soumis
une offre.
Module
FIDA Manuel
H: Invitation
dappel de concernant
doffres passation
soumettredes
desmarchs
les offres
biens 71
ModuleH2: Dossier dappel doffres
concernant les travaux
Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA quelques conseils dordre gnral sur
les lments que devrait inclure le dossier dappel doffres.
Ce module ne fait pas rfrence un modle standard spcifique, mais aborde plutt des questions
relatives aux bonnes pratiques prendre en considration au cours de la prparation ou du rexamen
dun dossier dappel doffres.
On notera que cette fiche couvre seulement des aspects spcifiques de la passation des marchs
concernant les travaux et quelle doit donc tre lue paralllement aux autres modules du groupe H
qui fournissent des conseils sur les questions gnriques relatives au dossier dappel doffres.

Champ dapplication
En tant que guide de bonnes pratiques, ce module sapplique tous les marchs de travaux.

Quels lments inclure? (iii) Les informations pertinentes

Le modle utiliser dfinira la structure et la teneur
densemble du dossier dappel doffres; il existe
toutefois quelques exigences gnriques auxquelles
doit rpondre tout dossier dappel doffres
concernant les travaux. On citera notamment:
(i) Les rfrences, points de contact et
accords contractuels
Cet lment dfinit lacqureur global (par
exemple le ministre XYZ), lutilisateur final
(sil est diffrent du prcdent), les points de
contact pour le processus dappel doffres et
le projet au titre duquel le march doit tre
pass. Aux fins didentification, chaque activit
de passation de march doit avoir son numro
de rfrence spcifique, qui sera indiqu sur
le document.
(ii) La description et les spcifications
des biens requis
Cet lment est de toute vidence dimportance
capitale, tant donn que sans une formulation
claire de lnonc des besoins et des
spcifications, la passation du march risque
dtre voue lchec. Le ModuleF3 fournit des
indications aidant la prparation des noncs
des besoins et des spcifications.
concernant la prsentation
des soumissions
On abordera sous cette rubrique des points
tels que:
ladmissibilit des soumissionnaires;
la date limite jusqu laquelle les
soumissionnaires peuvent demander
des claircissements;
la monnaie de la soumission;
la date de prsentation de la soumission;
la date douverture des plis (voir le
ModuleK5);
la dure de validit des soumissions.
On trouve souvent dans les grands
dossiers dappel doffres une section
intitule informations lintention du
soumissionnaire ou instructions lintention
du soumissionnaire (ITB), contenant des
donnes visant aider le soumissionnaire.
(iv) Les rgles rgissant le processus
de passation des marchs
Il sagit des rgles rgissant la totalit du
processus. Le niveau de dtail sera fonction de
la valeur du march concern, mais il faudra au
minimum indiquer:
la loi, la rglementation, les instructions ou
lautorit densemble en vertu desquelles la
passation des marchs est entreprise (par
exemple, la loi nationale sur la passation
des marchs);

72 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
 ladresse laquelle sera envoye la On peut citer, parmi les autres critres
soumission, ainsi que les ventuelles dvaluation:
instructions spcifiques (par exemple qualifications du personnel essentiel;
nombre dexemplaires, copies papier ou taux de salaire journalier (pour les chantiers
images vido, dessins/plans fournir, de construction long terme, on pourrait
rfrences); inclure les augmentations annuelles des
les exigences relatives au cautionnement ou salaires et les congs pays);
la garantie de soumission31. pourcentage de sous-traitance, tant donn
les possibilits de visites sur le site. que les travaux seront raliss en majorit
par lentrepreneur principal;
(v) Les critres dvaluation et la mthode programme de travail/date dachvement;
qui seront appliqus dessins de conception;
chiffre daffaires annuel en matire de
Les critres dvaluation doivent tre inclus
construction;
dans le dossier dappel doffres, pour plusieurs
matriel et quipement fournir par
raisons, et notamment parce que cela
lentrepreneur;
permettra:
gestion du site/capacit de scurit;
de dterminer si les offres reues rpondront
utilisation de main-duvre, dquipement
aux besoins;
et/ou de matriaux locaux;
de sassurer que toutes les offres seront
cot total de possession (prix, taux
values en fonction des mmes paramtres;
dutilisation des consommables, priodicit
et
dentretien);
de communiquer aux soumissionnaires
conditions et dure de la priode de
ventuels des prcisions sur ces critres,
garantie;
ainsi que sur les bases sur lesquelles sera
questions environnementales prises en
prise la dcision dadjudication du march.
compte dans la conception et, le cas
La communication de ces informations chant, dans lexploitation (par exemple,
tous les soumissionnaires ventuels introduit utilisation de produits ne portant pas
lquit et la transparence dans le processus et atteinte lenvironnement, niveau de
donne tous les soumissionnaires la possibilit recyclage employ dans la conduite des
dexaminer ces aspects lorsquils prparent leurs travaux, utilisation de sources naturelles
soumissions. dnergie);
marge ventuelle de prfrence pour les
Les critres dvaluation seront spcifiques
soumissionnaires nationaux.
chaque activit individuelle de passation des
marchs, mais certains critres, numrs ci-
aprs, sont communs tous les marchs: (vi) Les critres de slection qui
comptence/expertise technique; seront appliqus
exprience/antcdents; Sil ny a pas eu de prslection32, il sera
cot; ncessaire dindiquer les documents que
qualit/spcification; les soumissionnaires devront fournir pour
conformit avec les besoins de dmontrer quils possdent les qualifications
la soumission. requises pour participer lappel doffres.
Il sagira notamment de:
Pour la majorit des marchs de travaux, le
critre sera probablement le cot de ralisation
le plus bas qui rponde aux exigences
techniques et qui soit conforme tous les
aspects du dossier dappel doffres.
Si le facteur principal dans la dcision
dadjudication est le temps, et non pas le
cot (voir le ModuleF1 sur la question de la
dfinition des priorits), il faudra galement
noncer les ventuels besoins spcifiques
concernant la livraison et se rapportant au
temps (par exemple achvement une date
donne en vue dun vnement spcifique).

31 Voir le ModuleJ.
32 Voir le ModuleG.

Module
Module H2: Dossier FIDA
dappel Manuel de
H: Invitation
doffres passation
soumettredes
concernant des
les marchs
offres
travaux 73
 leur exprience et leurs antcdents
concernant lexcution de marchs
similaires;
leur capacit dachvement des travaux;
leur situation financire;
leur statut juridique et/ou fiscal.
On noncera les besoins minimaux satisfaire aux
fins de lvaluation.

(vii) Le type et les conditions du

march propos
On considre trs gnralement quil est de
bonne pratique de mettre la disposition
des soumissionnaires un modle du march
propos (march prix forfaitaire ou march
sur devis quantitatif 33) et des conditions
contractuelles (y compris les modalits et
le calendrier de paiement34) auxquelles ils
seront soumis au cas o ils remporteraient un
march. Cette publication prcoce des exigences
contractuelles offre un certain nombre
davantages:
elle donne aux soumissionnaires
la possibilit de dcider, en pleine
connaissance du processus de passation des
marchs, sils souhaitent ou non participer
un appel doffres;
en rendant publics ds le dpart le modle
de march et les conditions contractuelles,
on vitera dventuelles contestations
futures, les soumissionnaires ne pouvant
pas prtendre ne pas tre informs des
dispositions ou obligations contractuelles
(aspect particulirement pertinent du point
de vue des conditions de paiement);
elle acclre le processus entre ladjudication
du march et la signature du contrat,
puisque le soumissionnaire a dj pris
connaissance du format et des conditions
gnrales du contrat et les a accepts,
ce dont tmoigne le fait quil a soumis
une offre.
Pour les marchs de valeur trs leve ou complexes
(cest--dire dun montant suprieur 5 millions
dUSD), il est recommand dutiliser le dossier
dappel doffres et les formules de march publis
par la Fdration Internationale des ingnieurs-conseils
(FIDIC), afin de garantir une protection juridique
adquate de lemployeur au cours de leur excution.

33 Voir le ModuleI2.
34 Voir les modules du groupe J.

74 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
ModuleH3: Dossier dappel doffres
concernant les services de consultants
Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA quelques conseils dordre gnral sur les
lments que devrait inclure le dossier dappel doffres, ainsi quune explication des diffrentes mthodes
de slection pouvant tre utilises.
Les marchs relatifs des services de consultants doivent tre passs selon des conditions spcialises,
exigeant des procdures et des dossiers dappel doffres trs diffrents de ceux concernant les biens et
les travaux. Le dossier dappel doffres standard en la matire est habituellement dsign par lexpression
demande de proposition (DP) et la plupart des systmes nationaux de passation des marchs disposent
de leur propre version de ce document ou utilisent un modle standard propos par un donateur
international. Pour les services de valeur peu leve et de courte dure (par exemple, une tude prenant
un ou deux jours), une autre formule est possible, utilisant un court document de type demande de prix,
dont il existe de nombreux modles largement disponibles dans dautres projets ou systmes nationaux.
Ce module ne fait pas rfrence un modle standard spcifique, mais aborde plutt des questions
relatives aux bonnes pratiques prendre en considration au cours de la prparation ou du rexamen
dun dossier dappel doffres.
On notera que cette fiche couvre seulement des aspects spcifiques de la passation des marchs
concernant les services de consultants et quelle doit donc tre lue paralllement aux autres modules du
groupe H qui fournissent des conseils sur les questions gnriques relatives au dossier dappel doffres.

Champ dapplication
En tant que guide de bonnes pratiques, ce module sapplique tous les marchs de services de
consultants.

1. Quels lments inclure? claire de lnonc des besoins et des spcifications,

la passation du march risque dtre voue lchec.
Le modle utiliser dfinira la structure et la
Le ModuleF4 fournit des indications aidant la
teneur densemble du dossier dappel doffres;
prparation des noncs des besoins (mandat)
il existe toutefois quelques exigences gnriques
relatifs aux services.
auxquelles doit rpondre tout dossier dappel
doffres concernant les services de consultants.
1.3 Les informations pertinentes
On citera notamment:
concernant la prsentation des
1.1 Les rfrences, points de contact et soumissions
accords contractuels On abordera sous cette rubrique des points tels que:
- ladmissibilit des soumissionnaires;
Cet lment dfinit lacqureur global (par exemple
- la date limite jusqu laquelle les
le ministre XYZ), lutilisateur final des services
soumissionnaires peuvent demander des
(sil est diffrent du prcdent), les points de contact
claircissements;
pour le processus dappel doffres et le projet au
- la monnaie de la soumission;
titre duquel le march doit tre pass. Aux fins
- la date de prsentation de la soumission;
didentification, chaque activit de passation de
- la date douverture des plis (voir le ModuleK5);
march doit avoir son propre numro de rfrence,
- la dure de validit des soumissions;
qui sera indiqu sur le document.
- ladresse laquelle sera envoye la soumission,
ainsi que les ventuelles instructions spcifiques
1.2 La description et les spcifications
(par exemple prsentation sous double
des services requis enveloppe35, nombre dexemplaires, copies
Cet lment est de toute vidence dimportance papier ou images vido, rfrences).
capitale tant donn que sans une formulation

35 Lorsque la qualit et le cot sont des facteurs dvaluation dans un systme de points de mrite, les soumissions technique et
financire sont remises dans des enveloppes scelles distinctes. Pour parer au risque de voir le prix propos par le soumissionnaire
influencer lvaluation technique, lenveloppe financire ne sera ouverte quaprs la conclusion et lapprobation de lvaluation
technique. Dans un souci de transparence, une seconde sance publique est consacre louverture des soumissions financires
des soumissionnaires ayant franchi le stade de lvaluation technique. On trouvera des informations plus dtailles dans le
ModuleL6.

Module H3: Dossier dappel doffres FIDA Manuel

concernant
Module de passation
les services
H: Invitation des marchs
de consultants
soumettre des offres 75
1.4 Les rgles rgissant le processus
de passation des marchs
Il sagit des lois, rglementations, instructions
ou autorits densemble en vertu desquelles la
passation des marchs est entreprise (par exemple,
la loi nationale sur la passation des marchs) et qui
rgiront la totalit du processus.
1.5 Les critres dvaluation et la mthode
qui seront appliqus
Les critres dvaluation doivent tre inclus dans le
dossier dappel doffres, pour plusieurs raisons, et
notamment parce que cela permettra:
de dterminer si les offres reues rpondront
aux besoins;
de sassurer que toutes les offres seront values
en fonction des mmes paramtres; et
de communiquer aux soumissionnaires ventuels
des prcisions sur ces critres, ainsi que sur
les bases sur lesquelles sera prise la dcision
dadjudication du march.
La communication de ces informations tous les
soumissionnaires ventuels introduit lquit et
la transparence dans le processus et donne tous
les soumissionnaires la possibilit dexaminer ces
aspects lorsquils prparent leurs soumissions.
Les critres dvaluation seront spcifiques chaque
activit individuelle de passation des marchs, mais
certains critres, numrs ci-aprs, sont communs
tous les marchs:
comptence/expertise technique;
exprience/antcdents;
cot;
qualit/spcification;
conformit avec les besoins de la soumission.
Contrairement la majorit des marchs passs
pour des biens et des travaux, il est peu probable
que, dans le cas des marchs de services de
consultants, le cot le plus faible soit le principal
critre de slection. La comptence gnrale
des consultants, leur exprience pertinente et la
qualit de la proposition technique soumise ont
habituellement une bien plus grande importance
que le simple cot des services, et lvaluation est
par consquent davantage un compromis entre la
qualit professionnelle des services fournis et le
prix de ces services.
Ce compromis est ralis par le biais de lutilisation
dun systme de notation bas sur des points de
mrite dans lequel des points sont attribus pour
les capacits techniques et le cot, suivant des
critres prciss dans la demande de proposition;
il est gnralement recommand dattribuer le
march au soumissionnaire ayant obtenu le plus
grand nombre de points.
36 On trouvera dans les modules L6/L7 et L8 des informations sur lvaluation des services de consultants.
76 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
Lorsquon utilise un systme de notation bas
sur des points de mrite, la ventilation des critres
dvaluation et du nombre de points attribuer
chaque critre est un facteur dcisif pour le processus
dvaluation et pour lobtention dun rsultat
satisfaisant dans le choix de la soumission gagnante.
Plusieurs mthodes de slection des consultants
ont t labores pour aider la dcision
concernant le niveau de compromis entre la qualit
professionnelle des services prests et le cot des
services pour chaque cas spcifique. Chacune de
ces mthodes repose sur des priorits dvaluation
lgrement diffrentes en fonction des circonstances
individuelles de lactivit, et il est essentiel que la
mthode de slection utilise soit rvle dans la DP.
Les mthodes de slection sont les suivantes:
(i) Slection fonde sur la qualit et
le cot (SFQC)
On considre la SFQC comme la mthode de
slection standard (ou par dfaut) pour la
plupart des services de consultants. Elle devrait
tre utilise lorsque:
un compromis est ncessaire entre la qualit
et le cot;
lampleur du travail que reprsente la
mission peut tre dfinie avec prcision et
que le mandat est clair et prcis; et
le client et les consultants peuvent estimer
avec une prcision raisonnable le temps
de travail du personnel ainsi que les autres
contributions et cots attendus
des consultants.
Les aspects ponctuels, tant techniques que
financiers, de chaque soumission reue sont
valus et nots sur un total de 100 points.
Au cours de lvaluation finale36, toutefois,
les notes sont ajustes par lapplication dun
pourcentage de pondration indiqu dans la
DP pour les notes techniques et financires,
avant dtre combines pour obtenir la
note totale.
Le meilleur compromis entre qualit technique
et cot des services est souvent obtenu en
affectant de 70% 80% du total des points aux
caractristiques techniques de la proposition,
et les 20% 30% restants la note financire.
Quel que soit le ratio retenu, il est impratif
quil soit clairement indiqu dans la DP, afin
que les soumissionnaires soient informs de
la pondration applique et quils puissent
en tenir compte dans la prparation de leurs
soumissions.
Les principaux critres dvaluation techniques
(ou critres primaires) doivent aussi figurer
dans la DP. Il sagira notamment de:
 un montant dfini dexprience pertinente
la mission 37;
la qualit de la mthode propose;
les qualifications et lexprience minimales
attendues du personnel essentiel propos.
Suivant la nature de la mission, il pourra
sagir galement:
de dispositions en vue de la formation/du
renforcement des capacits de personnel local 38;
de lampleur de la participation de ressortissants
nationaux parmi le personnel essentiel affect
lexcution de la mission39.
Une fois les critres choisis, le total de 100
points est rparti entre chaque critre technique
en fonction de son importance pour la mission.
Ces points doivent aussi tre dclars dans
la DP.
Le tableau ci-aprs donne un exemple de la
rpartition habituelle des points. Veuillez
noter quil sagit dun simple exemple donn
titre indicatif et que chaque cas devra tre
examin en fonction des critres choisis et des
circonstances spcifiques de la mission.
Critres primaires: Habituellement
entre:
Exprience spcifique 0 et 10 points
pertinente40:
Rponse au mandat et 20 et 50 points
la mthode proposs:
Personnel essentiel41: 30 et 60 points
Formation: 0 et 10 points
Participation de 0 et 10 points
ressortissants
nationaux:
Total 100 points
Note: le total DOIT tre de 100.
Ces critres primaires couvrant un champ
assez vaste, il faut alors les sous-diviser en
critres secondaires pour a) mettre laccent
sur les composantes importantes des critres
et b) contribuer lobjectivit de lvaluation
en faisant en sorte que les fourchettes des notes
attribues par les divers valuateurs soient plus
troites que sils avaient choisir une note
subjective entre, par exemple, 20 et 50 points.
Chaque critre secondaire est assorti dune
note maximum par rapport laquelle il
sera not. Ces notes secondaires sont ensuite
additionnes pour obtenir une note totale pour
les critres primaires. Le nombre de critres
secondaires doit tre rduit au strict minimum
et la DP doit en fournir tous les dtails. Mais
on devra se mfier de ladoption dun trop
grand nombre de critres secondaires, tant
donn que lattribution de moins de 5 points
un critre primaire ou un critre secondaire
risque de le rendre insignifiant du point de vue
de lvaluation.
On peut citer quelques exemples de cette
utilisation des critres primaires prsents dans
le tableau ci-dessus:
pour la rponse au mandat et la mthode:
si lon attribue 40 points au total, ils
pourraient tre rpartis comme suit:
degr dinnovation = 25 points
niveau de dtail = 10 points
programme de travail propos = 5 points
mettant ainsi fortement laccent sur une
proposition technique innovante et moins
sur le programme de travail.
pour le personnel essentiel: il est normal
dutiliser des critres secondaires pour
le personnel essentiel, afin dvaluer ses
qualifications, son exprience technique,
ses connaissances ou son exprience
nationale ou rgionale et, si cet aspect est
pertinent, ses capacits linguistiques. Si
lon attribue galement 40 points ce
critre primaire, ils pourraient tre rpartis
comme suit:
qualifications gnrales42 = 10 points
adquation la mission43 = 15 points
exprience dans le pays/la rgion44
= 15 points
donnant une rpartition assez quilibre des
points entre les critres secondaires.

37 moins quune valuation ait dj eu lieu dans le cadre dun processus de prslection ou dtablissement dune liste
restreinte. Voir le ModuleG.
38 Le transfert de connaissances peut tre lobjectif principal de certaines missions; dans ces cas, sa pondration devra tre
releve pour souligner son importance.
39 Mesure par le nombre de consultants nationaux parmi le personnel essentiel prsent par les socits trangres
ou nationales.
40 Les points accords lexprience peuvent tre rduits si ce critre a dj t pris en compte dans la prslection des
soumissionnaires.
41 Seul le personnel essentiel devrait normalement faire lobjet dune valuation, tant donn que cest lui qui dterminera la
qualit de la performance. Un nombre accru de points devrait tre attribu si la mission propose est complexe.
42 Questions comme lducation et la formation gnrales, les qualifications professionnelles, les annes dexprience, les postes
occups.
43 Exprience spcifique pertinente la mission dans le secteur, le domaine, le sujet, le processus ou lactivit
44 Connaissance de la culture, des systmes administratifs, des organisations et structures gouvernementales, etc.

Module H3: Dossier dappel doffres FIDA Manuel

concernant
Module de passation
les services
H: Invitation des marchs
de consultants
soumettre des offres 77
 On notera toutefois que cest l le total leur prix par loffre la plus basse et en
des points disponibles pour ce critre multipliant le rsultat par 100, suivant
secondaire. Ces points devront ensuite tre lquation:
rpartis entre le personnel essentiel pour
faire apparatre le montant maximum de
Note finale = 100 x Fz
points disponible pour chaque personne.
Fy
Dans un scnario o il pourrait y avoir
trois personnes essentielles requises pour la o Fz = offre prsentant le prix le plus bas
mission, les points pourraient tre rpartis et Fy = prix de la proposition value
comme suit:
chef dquipe = 50%45 LApplication du critre de lvaluation,
Spcialiste 1 = 30% lattribution des points et le calcul des scores
Spcialiste 2 = 20% techniques et financiers sont couverts par les
Cette rpartition informe les modules L6, L7 et L8.
soumissionnaires que le poste de chef
Les procdures standards de la correction
dquipe est considr comme trs
arithmtique et de la correction des autres
important pour cette mission et que
erreurs des prix des offres sappliqueront
le spcialiste1 est considr comme
pour ajuster les prix avant que les points
lgrement plus important que le
viennent attribus chaque offre.
spcialiste2. Elle prcise galement le
nombre maximum de points pouvant tre
attribus chacun des postes, comme suit:

Critres secondaires
Poste Points Qualifications Adquation Exprience Note
(en %) gnrales la mission (15 rgionale/nationale maximum
(10 points) points) (15 points)
Chef dquipe 50 10x50% = 5 15x50% = 7,5 15x50% = 7,5 20
Spcialiste 1 30 10x30% = 3 15x30%= 4,5 15x30% = 4,5 12
Spcialiste 2 20 10x20% = 2 15x20%= 3 15x20% = 3 8

La DP doit aussi prciser la note technique

minimale que doit obtenir une proposition
technique pour pouvoir accder au stade de
lvaluation financire. La note minimale
requise dans ce contexte est habituellement
dau moins 70%.
Enfin, outre la pondration des notes
technique et financire, la DP doit
aussi prciser la formule utilise pour
lattribution des points pour chaque prix
offert. Normalement, le prix offert le plus
bas reoit 100 points et les autres offres
reoivent des points calculs en divisant

En rsum, les tapes suivre en vue de la prparation des critres dvaluation pour la SFQC sont les suivantes:

Dterminer le Dterminer
Convenir de Dfinir les Dterminer le Dfinir les Dterminer
nombre maximum nombre maximum la pondration/le
la pondration critres critres de points pour nombre maximum la note
technique techniques de points pour
techniques chaque critre de points pour technique
et financire primaires chaque critre chaque membre
secondaires technique minimale
technique secondaire de l'quipe

45 En tant que membre principal de lquipe, le chef dquipe doit normalement se voir attribuer davantage de points que tout
autre membre de lquipe, sauf si la performance dun autre spcialiste cl au sein de lquipe est plus importante pour la mission;
dans ce cas, on attribuera davantage de points cette personne pour tenir compte de son importance dans lvaluation.

78 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
(ii) Slection fonde sur la qualit (SFQ)
La slection fonde sur la qualit (SFQ) peut
tre adquate pour les missions complexes
ou hautement spcialises, ou pour celles qui
requirent des innovations et o les meilleures
comptences disponibles sont ncessaires,
indpendamment du prix. Par exemple:
dans les cas o il est difficile de dfinir un
mandat prcis et la contribution requise
des consultants, ainsi que dans ceux o le
client attend des consultants quils fassent
preuve dinnovation dans leurs propositions
(tudes conomiques ou sectorielles du
pays, tudes de faisabilit multisectorielles,
conception dune usine de traitement de
dchets dangereux ou dun plan directeur
urbain, rformes du secteur financier,
par exemple);
pour les missions ayant un impact long
terme et dans lesquelles lobjectif est davoir
les meilleurs experts disponibles (par
exemple, faisabilit et conception de gnie
structural dimportantes infrastructures
comme des grands barrages, tudes sur
les politiques dimportance nationale,
tudes de gestion de grands organismes
gouvernementaux); et
dans les cas o les missions peuvent tre
conduites de manires trs diverses et
o il se peut, par consquent, que les
propositions ne soient pas directement
comparables (par exemple, conseil en
gestion ou tudes sur les politiques dans
lesquelles la valeur des services dpend
de la qualit de lanalyse).
En rsum, les tapes suivre en vue de la prparation des critres dvaluation pour la SFQC sont les suivantes:
Dterminer
Dfinir les le nombre Dfinir les
critres maximum de critres
techniques points pour techniques
primaires chaque critre
secondaires
technique
Module H3: Dossier dappel doffres
tant donn que la slection est fonde
uniquement sur la qualit de la proposition,
sans prise en compte du cot, elle nest que
rarement utilise pour la passation des marchs
financs par les projets.
Lorsquon utilise la SFQ, les tapes suivre en
vue de la prparation des critres dvaluation
sont en majorit les mmes que pour la SFQC,
la diffrence principale tant quil nest pas
ncessaire dintroduire une pondration entre
les notes financire et technique, puisque
ladjudication du march est exclusivement
fonction de la plus haute note technique.
La SFQ prsente quelques autres aspects
spcifiques:
La demande de propositions (DP) ne doit
pas indiquer le budget estimatif, mais
elle peut indiquer le nombre estim de
personnes essentielles et de leurs heures de
travail, en prcisant que cette information
nest fournie qu titre indicatif et que les
consultants ont toute latitude pour proposer
leurs propres estimations.
La DP peut exiger la soumission dune
proposition technique seulement (sans
proposition financire), ou demander
que les deux propositions technique
et financire soient soumises en mme
temps, mais sous double enveloppe. Seule
lenveloppe financire de la proposition
technique ayant obtenu la note la plus
leve sera ouverte.
Si linvitation ne concerne que des
propositions techniques, cest aprs
lvaluation des propositions techniques
que le consultant dont la proposition
aura obtenu la meilleure note sera invit
soumettre une proposition financire
dtaille.
Lentit acheteuse et le consultant
ngocieront ensuite la proposition
financire et le contrat.
Dterminer Dterminer la
le nombre pondration/ le Dterminer
maximum de points nombre maximum la note
pour chaque de points pour technique
critre technique chaque membre minimale
secondaire de l'quipe
FIDA Manuel
concernant
Module de passation
les services
H: Invitation des marchs
de consultants
soumettre des offres 79
 (iii) Slection dans le cadre dun budget
dtermin (SCBD)
Cette mthode est utilise lorsque:
la mission est simple;
la mission peut tre dfinie de manire
prcise; et
le budget disponible pour les services est
strictement limit.
Elle est souvent utilise vers la fin des
projets lorsquil ne reste que des montants
de financement finis sur le compte de prt
et quon ne dispose par consquent daucune
souplesse financire.
Les soumissionnaires sont invits soumettre
leur meilleure proposition technique dans
la limite du prix dtermin et le contrat sera
adjug la proposition technique obtenant la
note la plus leve dans le cadre de ce budget.
Lorsquon utilise la SCBD, les tapes suivre en
vue de la prparation des critres dvaluation
sont en majorit les mmes que pour la SFQC,
la diffrence principale tant quil nest pas
ncessaire dintroduire une pondration entre
les notes financire et technique, puisque
ladjudication du march est exclusivement
fonction de la plus haute note technique
obtenue dans la limite du budget.
En rsum, les tapes suivre en vue de la prparation des critres dvaluation pour la SCBD sont les suivantes:
Dterminer Dfinir Dterminer le
le budget et les critres nombre maximum
le vrifier par de points pour
techniques
rapport primaires chaque critre
au mandat technique
(iv) Slection au moindre cot (SMC)
Cette mthode sapplique la slection de
consultants pour des missions de valeur peu
leve de caractre courant (audits, simple
conception technique ou supervision) pour
lesquelles il existe des pratiques et des normes
professionnelles bien tablies. Il peut aussi
exister des contraintes ou des pressions
budgtaires rendant ncessaire ladoption
du cot comme facteur principal46 dans la
passation de marchs relatifs certains services.
Lexamen des propositions techniques
permet de sassurer quelles obtiennent la
note technique minimale spcifie et le
soumissionnaire le moins disant parmi ceux
ayant obtenu la note de qualification technique
minimale sera choisi comme adjudicataire
du march.
46 Voir le ModuleF1.
80 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
La SCBD prsente quelques autres aspects
spcifiques:
La DP doit indiquer le budget disponible
et inviter les consultants soumettre
leurs meilleures propositions technique
et financire dans des enveloppes scelles
distinctes, sans excder le budget indiqu.
Le budget tant prdtermin, le mandat
devra tre prpar avec soin pour faire
en sorte que le budget et le mandat soient
cohrents et ralistes et pour permettre
aux consultants dexcuter toutes les tches
prvues. On trouvera dans le ModuleF4
des conseils sur la prparation des mandats.
Les propositions techniques seront values
et les soumissionnaires qui obtiennent la
note technique minimale seront invits
louverture publique des plis renfermant
leur proposition financire.
Les soumissionnaires dont les propositions
techniques nobtiennent pas la note
technique minimale se verront renvoyer
leur enveloppe financire cachete.
Toute proposition financire excdant le
budget indiqu sera rejete.
Le consultant ayant soumis la proposition
technique laquelle a t attribue la
meilleure note dans la limite du budget sera
choisi comme adjudicataire du march.
Dterminer le Dterminer la
Dfinir nombre maximum pondration/le Dterminer
les critres
de points pour nombre maximum la note
techniques chaque critre de points pour technique
secondaires chaque membre
technique minimale
secondaire de l'quipe
Lavantage de cette mthode de slection est
quelle permet lentit acheteuse dobtenir
des services comptents au moindre cot. Son
inconvnient, toutefois, est que ladjudication
se faisant sur la base du prix le moins lev
parmi ceux des soumissions ayant obtenu
la note technique minimale, le processus
naboutira gnralement pas lacquisition du
plus haut niveau de qualifications techniques,
dexprience ou dexpertise disponibles. Cet
inconvnient peut certes tre compens par le
prix; cependant, si lon souhaite un meilleur
quilibre entre aspects financiers et techniques,
et en tenant pour acquise lexistence des
ressources financires, il conviendra denvisager
lutilisation de la SFQC.
 Dans le cas de la SMC, les tapes suivre en
vue de la prparation des critres dvaluation
sont en majorit les mmes que pour la SFQC,
la diffrence principale tant quil nest pas
ncessaire dintroduire une pondration entre
En rsum, les tapes suivre en vue de la prparation des critres dvaluation pour la SMC sont les suivantes:
Dterminer
Dfinir les le nombre
critres maximum de
techniques points pour
primaires chaque critre
technique
(v) Slection fonde sur les qualifications
des consultants (QC)
Cette mthode peut tre utilise pour des
missions de trs faible importance pour
lesquelles un processus complet de soumission
et dvaluation de propositions concurrentes
dtailles nest pas justifi.
Dans la mesure o il ne sagit pas dun
processus de soumission complet, il ny a pas
dannonce formelle des notations technique
et financire: les manifestations dintrt et
linformation sur lexprience et la comptence
des consultants pertinentes la mission sont
demandes par le biais dune publicit. La date
limite et ladresse laquelle seront envoyes
la manifestation dintrt et les informations
requises seront indiques dans la publicit,
comme le seront les ventuelles instructions
sur la forme de la soumission (nombre
dexemplaires, copies papier ou images vido).
Bien que les notes techniques ne soient
pas rendues publiques, une commission
dvaluation est charge dvaluer toutes les
soumissions sur la base de quelques critres,
afin de sassurer que lvaluation est aussi
objective que possible. Certains critres
techniques doivent donc tre dfinis par
lentit acheteuse, de prfrence au moment
de la rdaction de la publicit et en tout tat
de cause avant la date de clture des
soumissions.
Comme pour les autres mthodes de slection,
la dfinition des critres techniques doit
prendre en considration les lments suivants:
donnes de base pour dterminer le statut
juridique et lexprience gnrale du
consultant (copies de patentes valables,
documents de dcharge fiscale ou
comptes audits);
ventuelles comptence, connaissance
ou exprience spcifiques requises pour
la mission;
Module H3: Dossier dappel doffres
les notes financire et technique, puisque
ladjudication du march se fait sur la base
de loffre la moins disante rpondant au seuil
technique minimal.
Dterminer Dterminer la
Dfinir les le nombre pondration/ le Dterminer
critres maximum- de points nombre maximum la note
techniques pour chaque de points pour technique
critre technique chaque membre minimale
secondaires
secondaire de l'quipe
qualifications et exprience minimales
attendues du personnel essentiel propos.
Lattribution des points se fera comme dans
les autres mthodes de slection, la principale
diffrence tant quils sont uniquement destins
un usage interne.
Aprs la rception des soumissions, leur
valuation est entreprise sur la base des
critres pralablement agrs; sera retenue
la socit ou la personne considre par la
commission dvaluation comme possdant
les qualifications et les rfrences les plus
appropries.
La socit retenue est ensuite invite
soumettre une proposition plus dtaille
aussi bien technique que financire. Si cette
soumission est juge acceptable sur les
plans technique et financier par lentit
acheteuse, le soumissionnaire est invit
ngocier le march.
(vi) Slection par entente directe (SED)
Comme dans le cas du processus un seul
fournisseur (passation des marchs par entente
directe) pour nimporte quel type de passation
des marchs, la slection de consultants par
entente directe ne procure pas les avantages
de la concurrence en termes de qualit et de
cot; elle manque de transparence et risque
dencourager des pratiques inacceptables.
Elle ne doit donc tre utilise que dans des
circonstances exceptionnelles et uniquement
avec laccord exprs du FIDA.
Toute demande de slection par entente directe
de la part dun emprunteur/bnficiaire devra
tre accompagne dune justification dtaille,
qui fera lobjet dun examen attentif pour
permettre au FIDA de sassurer quil nexiste
pas dautres mthodes de slection possibles
dans ce cas.
FIDA Manuel
concernant
Module de passation
les services
H: Invitation des marchs
de consultants
soumettre des offres 81
 Lapprobation ne peut tre obtenue que sil est
dmontr que cette mthode prsente un net
avantage par rapport lappel la concurrence.
Cela peut se produire, par exemple:
pour les missions qui sont dans le
prolongement naturel dactivits antrieures
menes par le consultant concern;
lorsquune slection rapide est essentielle
(par exemple, dans une situation durgence);
pour les marchs dun montant trs faible;
lorsquune entreprise est la seule possder
les qualifications requises ou lexprience
ncessaire pour la mission considre.
On trouvera ci-aprs un tableau de synthse
reprenant lensemble des diffrentes mthodes
de slection, ainsi quun ordinogramme
indicatif qui servira au choix des mthodes:

Mthode utiliser lorsque l'on Restrictions Critres rvler Base de

de recherche . l'utilisation l'adjudication
slection
SFQC L'quilibre entre la qualit et Aucune Techniques et financiers Note combine la plus
le cot leve
SFQ La plus haute qualit Contraintes Techniques uniquement Note technique la plus
disponible, quel qu'en soit le budgtaires leve
cot

SMC La comptence au moindre Aucune Note technique minimale Prix le plus bas pour une
cot note technique minimale
SCBD La qualit dans le cadre d'un Aucune Budget disponible Note technique la plus
budget dtermin leve dans la limite du
budget
QC Les comptences, les Faible valeur Comptences, Plus haute qualification
connaissances et l'exprience uniquement connaissances et exprience
SED La continuit/la rapidit/ Faible valeur ou S.O. Ngociation
la comptence, les circonstances
connaissances ou une exceptionnelles
exprience uniques

82 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
 Choisir une mthode de slection pour les services de consultants

Existe-t-il une raison justifiant Slection d'un

La valeur
OUI le renoncement un OUI fournisseur
est-elle
processus concurrentiel? unique
peu leve?

NON

Qualifications
NON Les services sont-ils de type OUI des
NON courant et court terme?
consultants

Slection dans
Existe-t-il un Le budget peut-il le cadre
cot OUI NON
Votre priorit budget dtermin? tre dpass? d'un budget
est-elle dtermin
A) le cot,
Voulez-vous
B) la qualit, NON OUI
C) les deux? A) payer le prix le moins lev
Les deux possible pour le service, ou
B) obtenir un quilibre entre une
bonne qualit et un prix

Module H3: Dossier dappel doffres

raisonnable?

Module
Slection au
Qualit Prix le moins moindre cot

FIDA
lev possible

concernant
Manuel
H: Invitation
Un quilibre
Le cot sera-t-il Slection
un facteur dans

les services
OUI fonde
votre dcision
sur la qualit

de passation
d'adjudication?

soumettre
et le cot

des
des
NON

NON

offres
marchs
de consultants
Slection
Reconfirmer: il n'y a pas de contraintes OUI fonde
et la qualit est l'unique critre d'valuation
sur la qualit

83
1.6 Le budget?
Si la SCBD est la mthode de slection retenue,
la communication du budget devient essentielle.
Avec dautres mthodes, la DP prsente
habituellement soit:
une estimation du nombre de personnes
essentielles et de la dure de leur contribution,
soit
le cot estimatif.
Mais il est inhabituel de prsenter les deux lments,
tant donn que prescrire le budget et le nombre
de jours de travail reviendrait essentiellement
fixer les tarifs quotidiens des consultants et pourrait
par consquent limiter la concurrence entre les
soumissionnaires dans ce domaine.
1.7 Les critres de slection qui
seront appliqus
Sil ny a pas eu de prslection47, il sera ncessaire
dindiquer les documents que les soumissionnaires
devront fournir pour dmontrer quils possdent
les qualifications requises pour participer lappel
doffres. Il sagira notamment de:
leur exprience et leurs antcdents concernant
lexcution de marchs similaires;
leur capacit de mener bien les services;
leur situation financire (comptes audits
ou dclarations de solvabilit financire
manant dune banque);
leur statut juridique et/ou fiscal (copies
de patentes valables ou documents de
dcharge fiscale;
dun nonc des besoins minimaux
satisfaire aux fins de lvaluation.
47 Voir le ModuleG1.
48 Voir les modules du groupe J.
84 FIDA Manuel
Dossier de doffres
dappel passation des marchs
1.8 Le type et les conditions du
contrat propos
On considre trs gnralement quil est de
bonne pratique de mettre la disposition des
soumissionnaires un modle du contrat propos
et des conditions contractuelles (y compris les
modalits et le calendrier de paiement48) auxquelles
ils seront soumis au cas o ils remporteraient un
march. Cette publication prcoce des exigences
contractuelles offre un certain nombre davantages:
elle donne aux soumissionnaires la possibilit de
dcider, en pleine connaissance du processus de
passation des marchs, sils souhaitent ou non
participer un appel doffres;
en rendant publics ds le dpart le modle
de contrat et les conditions contractuelles, on
vitera dventuelles contestations futures, les
soumissionnaires ne pouvant pas prtendre ne
pas tre informs des dispositions ou obligations
contractuelles (aspect particulirement pertinent
du point de vue des conditions de paiement);
elle acclre le processus entre ladjudication
du march et la signature du contrat, puisque
le soumissionnaire a dj pris connaissance du
format et des conditions gnrales du contrat
et les a accepts, ce dont tmoigne le fait quil
a soumis une offre.
Les diffrents types de contrats utiliss dans les
marchs de services de consultants sont expliqus
de manire plus dtailles dans le ModuleI3.
ModuleI1: Types de marchs
applicables aux biens
Objet du module
Ce module contient des avis dordre gnral sur les principaux types de marchs habituellement
rencontrs dans la passation des marchs concernant les biens et sur les conditions dans lesquelles
leur utilisation est approprie.

Champ dapplication
Ce module sapplique uniquement la passation des marchs concernant les biens. Dautres modules,
dans ce mme groupe, concernent les types de marchs relatifs aux travaux et aux services.

1. Considrations dordre gnral Les marchs de fourniture uniquement

comporteront gnralement les informations
Tout comme il existe de nombreuses mthodes de
suivantes:
passation des marchs et de slection, il existe aussi
lorigine des fonds;
un certain nombre de types de marchs auxquels
le prix contractuel;
on peut avoir recours en fonction de leur objet.
les conditions de livraison prvues
Les principales considrations, quant au type de au march (par exemple, mthode
contrat, concernent: dexpdition, Incoterms);
la nature et le niveau de dfinition du march; et la date de livraison, calcule partir de
la rpartition du risque entre les Parties la priode de livraison du fournisseur;
contractantes. les conditions contractuelles applicables;
la description/les spcifications des biens
Une troisime considration, dordre moins
conformment la soumission;
essentiel, se rapporte au niveau de supervision que
les modalits de paiement/la mthode
lemprunteur/le bnficiaire peut tre en mesure
de paiement;
dassurer.
la garantie dachvement, le cas chant;
les conditions relatives la livraison/
Types de march
lexpdition, lorsque lexpdition est
(i) Fourniture uniquement organise par le fournisseur;
les exigences en matire dassurance, si les
Dans la majorit des cas, les marchs relatifs
dispositions en la matire doivent tre prises
aux biens concerneront uniquement leur
par le fournisseur;
fourniture. Cela signifie que le march sera
la documentation ncessaire;
considr comme achev lorsque les biens
les prcisions concernant la diffusion de
auront t livrs de manire satisfaisante,
la documentation;
conformment aux Incoterms49 prvus dans
les exigences en matire demballage; et
le march.
les marques dexpdition/ladresse du
Le paiement intgral (ou le paiement final destinataire.
si le march prvoit un paiement anticip 50)
sera effectu la livraison; il est cependant (ii) Fourniture et service
important de noter que les dfinitions de
Ce type de march convient lorsque les biens
livr et de livraison varient suivant les
fournir impliquent un certain lment de
Incoterms. Dans certains cas, livr signifie
service entreprendre par le contractant aprs
matriellement remis entre les mains du client;
la livraison. Il pourrait sagir:
dans la plupart des Incoterms, toutefois, la
de linstallation ou de la mise en service
livraison est rpute intervenue lorsquil est
(usines de transformation, par exemple);
tabli, sur une base documentaire, que les
de lassemblage final (dans le cas de
produits ont t expdis. Il est par consquent
produits fournis partiellement assembls
essentiel de comprendre parfaitement les
ou dmonts aux fins de lexpdition);
Incoterms et ce quils impliquent.

49 Voir le ModuleH1.
50 Voir le ModuleJ.

Module I1: TypesFIDA

Module H: Manuel deapplicables
deInvitation
marchs passation
soumettredes marchs
des
aux offres
biens 85
 de la formation au fonctionnement et/ou Les accords-cadres ont pour objectif de
la maintenance du produit (gnralement minimiser le gaspillage dargent et deffort
limit aux produits hautement spcialiss); que reprsente la prparation de multiples
de la prise en charge directe de lentretien procdures de passation de petits marchs
courant ou de la maintenance. similaires en convenant avec un fournisseur de
prix fixes pendant un laps de temps donn. Le
Le paiement est souvent effectu sparment
regroupement des besoins se traduira par une
pour les deux lments (biens et services)
concurrence accrue entre les fournisseurs pour
et le paiement final ne doit intervenir qu
remporter le droit de fournir tous les besoins
lachvement de la prestation des services
correspondant lobjet de laccord-cadre.
conformment au march.
Les pices de rechange, fournitures de bureau
Le march doit comprendre toutes les
ou fournitures mdicales figurent parmi
informations requises pour les marchs de
les types de biens dont des accords-cadres
fourniture uniquement; mais il doit inclure
permettraient lacquisition de manire efficace.
en outre:
les dates de dbut de chaque lment
de service; 2. Rsum
la ventilation du prix global de manire En rsum:
faire apparatre le prix de chacun des
lments de service; Caractristiques du Utilisation
les modalits de paiement des contrat
diffrents services;
Le contrat est achev la Fourniture uniquement
la responsabilit de chaque partie en livraison des biens
termes de fourniture de main-duvre, Le contrat inclut l'un ou Fourniture et service
dquipement et de services dutilit l'autre des services numrs
publique; ci-dessus
la dure du service et le nombre ncessaire Fourniture rpte sur un laps Accord-cadre
de membres du personnel du contractant; de temps donn
les frais de dplacement arien, les frais
de subsistance, assurances, etc., pour le
personnel du contractant;
la documentation fournir pour
dmontrer lachvement de chaque service
(par exemple, Certificat dachvement
des travaux);
les ventuels dessins et schmas pertinents.

(iii) Accords-cadres
Un accord-cadre (ou march commandes)
peut constituer un moyen efficace, conomique
et souple de passation des marchs de biens,
de travaux ou de services requis de manire
continue ou rptitive sur un laps de temps
donn.
Les accords-cadres sont particulirement utiles
pour les biens, travaux et services facilement
disponibles sur le march local, ou pour les
biens dure de conservation relativement
courte. Bien quil nexiste pas de rgles tablies
relatives lutilisation des accords-cadres,
on estime gnralement que si le niveau des
dpenses annuelles cumules est lev, ou si
le nombre de processus de passation des
marchs entrepris au cours dune mme anne
est suprieur 10 ou 15 pour un groupe de
biens similaires, il conviendrait denvisager
un accord-cadre.

86 FIDA Manuel
Dossier desde
dappel
Passation passation des marchs
doffres
marchs
Module I2: Types de marchs applicables
aux travaux
Objet du module
Ce module contient des avis dordre gnral sur les principaux types de marchs habituellement
rencontrs dans la passation des marchs concernant les travaux et sur les conditions dans lesquelles
leur utilisation est approprie.
Champ dapplication
Ce module sapplique uniquement la passation des marchs concernant les travaux. Dautres modules,
dans ce mme groupe, concernent les types de contrats passs dans les marchs relatifs aux biens et aux
services.
1. Considrations dordre gnral
Tout comme il existe de nombreuses mthodes de
passation des marchs et de slection, il existe aussi
un certain nombre de types de marchs auxquels
on peut avoir recours en fonction de leur objet.
Les principales considrations, quant au type de
march, se rapportent :
la nature et la complexit du besoin;
lenvergure et la dure du march;
le niveau de dfinition du besoin et de llment
de risque/incertitude;
la capacit technique de lemployeur, ainsi que
ses ressources en matire de conception et de
supervision;
le budget;
lexprience antrieure;
le niveau de dfinition du march.
2. Types de march
On considre de manire gnrale quil existe huit
types principaux de marchs de travaux:
marchs forfait (LS); lacqureur au cours de lexcution de ces
marchs sur devis quantitatif Les deux types
(DQ), prix unitaires (UR) les plus courants
ou au mtr;
marchs sur dpenses contrles;
prix forfaitaire;
avec pourcentage;
cot dobjectif (+ incitation ou prime);
fourniture et rection/installation;
conception et construction;
contrats cls en main; et
contrats de gestion.
La plupart des types de march cits ci-dessus
connaissent des ajustements de prix au cours de
leur excution, tenant compte dalas soit
de construction, soit de provisions pour hausse
des prix, soit des deux. Les provisions pour alas
de construction se rapportent des augmentations
ou des rductions du volume du projet (on les
dsigne normalement sous le nom dordres de
modification) tandis que les provisions pour
hausse des prix se rapportent aux variations des prix
dues linflation, des dcisions rglementaires ou
la politique gouvernementale.
Les diffrents types de marchs sont dcrits ci-
dessous, avec de brves observations sur leurs
utilisations, leurs avantages et leurs inconvnients.
On notera que, pour les marchs de travaux de gnie
civil/construction complexes ou de valeur leve
(dun montant suprieur 5 millions dUSD), il
est recommand dutiliser le dossier dappel doffres
et les formules de contrat publis par la Fdration
internationale des ingnieurs-conseils (FIDIC) afin
de garantir une protection juridique adquate de
grands marchs.
(i) Marchs forfait
Dans les marchs forfait, le prix est dtermin
au dbut dun projet et demeure inchang tout
au long de son excution. Cette formule est
adquate si lampleur et le calendrier du projet
sont suffisamment dfinis pour permettre
den estimer les cots avec un haut degr
de prcision.
Module
ModuleI2:I1:
Types
Module de
TypesH:marchs
FIDA
de Manuel applicables
Invitation
marchs soumettreaux
deapplicables
passation des
destravaux
marchs
aux offres
biens 87
 Quand les utiliser Petits travaux ou constructions
bien dfinis de courte dure
Grandes usines de
transformation (cls en main)
Avantages pour Montant fixe pour la
l'emprunteur/le budgtisation
bnficiaire
Facilit de gestion
Peu ou pas de devis quantitatif
Moins de documentation
Inconvnients Aucune souplesse pour des
pour changements
l'emprunteur/le Risque accru pour les
bnficiaire entrepreneurs, entranant des
prix plus levs
(ii) Marchs sur devis quantitatifs (DQ)/
prix unitaires (UR) ou au mtr
Utiliss pour la majorit des projets de
construction, ces marchs reposent sur une
estimation du volume des lots de travaux et
sur des prix unitaires agrs, incluse dans le
march sous la forme dun mtr dvaluation.
Le paiement est fond sur la mesure du volume
des travaux effectus, en appliquant les prix
unitaires agrs. Le prix dfinitif du march
dpend par consquent du volume total des
travaux effectus la date dachvement.
Ce type de march convient, en gnral, aux
projets de construction comportant plusieurs
lots pouvant tre dfinis avec prcision dans
les documents de march. Il nest pas rare
quon associe un march sur DQ pour certaines
parties du projet et un march forfait pour
dautres aspects (par exemple, main-duvre
et matriaux sur la base de prix unitaires et
montant forfaitaire pour les frais de gestion).
Quand les Utiliss pour la majorit des
utiliser projets de construction lorsque la
conception n'a pas t finalise
au stade de l'appel d'offres
Avantages pour Bases quitables pour les
l'emprunteur/le soumissions
bnficiaire Facilitent la comparaison et
l'valuation des offres
Adaptables aux changements
Paiements priodiques suivant
les flux de trsorerie des
marchs
Normalement, peu de diffrence
entre le prix offert et le prix final
du march
Inconvnients Problmes lis aux offres/prix
pour unitaires dsquilibrs
l'emprunteur/le
La prparation et le suivi d'un
bnficiaire march sur DQ dtaill peuvent
prendre beaucoup de temps
(iii) Marchs sur dpenses contrles
Dans la mthode des marchs sur dpenses
contrles, lemployeur convient de payer
lentrepreneur la totalit des dpenses
de main-duvre et de matriaux, plus un
montant agr destin couvrir les frais
gnraux et le bnfice.
Les honoraires pourraient reprsenter un
pourcentage fixe du cot de la main-duvre
et des matriaux (honoraires variables) ou
un montant fixe agr (honoraires fixes)
indpendant du cot total de la main-duvre
et des matriaux. Dans le cas des honoraires
variables, la prime verse lentrepreneur
augmente avec le cot de la main-duvre et
des matriaux. Elle reste par contre inchange,
au montant prdtermin, dans le march
honoraires fixes.
Ce type de march est prfrer lorsque
le volume des travaux nest pas dtermin
ou trs incertain, et que les types de main-
duvre, de matriaux et dquipement
ncessaires sont tout aussi incertains. Il est
souvent pratiqu dans les situations durgence
o la rapidit est un facteur essentiel et qui
ne permettent pas dlaborer une proposition
chiffre en dtail. Il est impratif, dans ce type
de march, de conserver des relevs dtaills
et complets du temps et de tous les matriaux
et quipement utiliss par lentrepreneur pour
les travaux; lemployeur se trouve charg dune
responsabilit accrue, celle de veiller ce que
les dpenses soient surveilles et ce que les
demandes de rglement soient justifies.

88 FIDA Manuel
Dossier desde
dappel
Passation passation des marchs
doffres
marchs
 Les paiements dus lentrepreneur
Quand les Situations d'urgence volutives lachvement du march sont rsums dans le
utiliser (sismes et inondations) avec
honoraires fixes
tableau ci-aprs.
Risque lev et incertitude
(percement de tunnels) avec Si le cot final du les paiements
honoraires variables (%) march s'tablit reprsenteront

Avantages pour Mobilisation prcoce et au cot d'objectif le cot d'objectif plus

l'emprunteur/le dmarrage rapide agr la rmunration agre
bnficiaire L'entrepreneur n'assume que 20% en dessous le cot dfinitif plus
peu ou pas de risques et il n'y du cot d'objectif
a donc pas de paiement de la rmunration agre plus
agr
dpenses imprvues (soit 20% une prime de x% des 20%
d'conomies) d'conomies
Inconvnients Ne convient pas aux appels
pour d'offres concurrentiels 20% au-dessus le cot dfinitif plus
l'emprunteur/le Avec les honoraires fixes, pas du cot d'objectif
bnficiaire la rmunration agre
d'incitation en faveur d'un travail agr moins
de qualit et en temps opportun (soit 20% de
dpassement de une pnalit de x% des 20%
Avec les honoraires avec cots) de dpassement de cots
pourcentage, pas d'incitation
limiter les dpenses
Personnel supplmentaire
Quand les utiliser Dans les situations de forte
ncessaire pour la surveillance
incertitude et de risque non
des dpenses
mesurable
Lorsqu'il est ncessaire
Du fait de lincertitude relative au budget de choisir un march avec
dfinitif, ce type de march nest pas frquent dpenses contrles, mais
dans les projets de dveloppement. avec des incitations
Avantages conomies ou
(iv) Marchs conclus sur la base dpassements de cots
dun cot dobjectif partags en fonction du cot
d'objectif dfinitif
Un march conclu sur la base dun cot
Risque partag par
dobjectif est essentiellement identique
l'employeur et l'entrepreneur
un march sur dpenses contrles auquel
sajoutent des incitations financires. Dans ce Inconvnients pour Ne convient pas aux appels
l'emprunteur/le d'offres concurrentiels
type de march, lemployeur et lentrepreneur bnficiaire
ngocient et se mettent daccord sur le Personnel supplmentaire
ncessaire pour la
cot final du projet le cot dobjectif.
surveillance des dpenses
Une rmunration sera en outre verse
lentrepreneur, en plus du cot dobjectif.
(v) Marchs de fourniture & rection/
titre dencouragement raliser des
conomies, les parties contractantes
installation
conviendront galement de partager les Ces marchs combinent la fourniture de
conomies ou les dpassements de cots biens et de travaux, puisquils comportent la
ventuels, suivant un ratio prdtermin fourniture et linstallation de matriels par
(par exemple, 50/50 ou 60/40). lentrepreneur. La conception et la supervision
sont assures par lemployeur ou par un agent
agissant en son nom.

Module
ModuleI2:I1:
Types
Module de
TypesH:marchs
FIDA
de Manuel applicables
Invitation
marchs soumettreaux
deapplicables
passation des
destravaux
marchs
aux offres
biens 89
 Quand les Ne sont habituellement utiliss
(vi) Marchs de conception
utiliser que pour les activits telles que
ponts de grandes dimensions,
btiments publics, stations de
pompage, pipelines et pylnes
de transmission
Avantages pour March concernant la fois des
l'emprunteur/le biens et des travaux, avec une
bnficiaire forte composante d'quipement
Un seul entrepreneur responsable
du projet, d'o moins de gestion
du march
March forfait ou combinaison
march forfait/prix unitaires
ou DQ
Conception & construction
Permet l'innovation et
l'exploration des concepts de
pointe en matire de techniques
de conception et de construction
Inconvnients valuation trs complexe
pour du fait des fluctuations des
l'emprunteur/le cots d'quipement et des
bnficiaire cots de possession entre les
soumissionnaires
Habituellement caractriss par
un degr lev de fluctuation des
quantits et des prix, rendant
difficile la budgtisation
90 FIDA Manuel
Dossier desde
dappel
Passation passation des marchs
doffres
marchs
et construction
Dans un march de conception et construction,
lentrepreneur a une responsabilit accrue,
puisquil est responsable la fois de la
conception et de la construction.
Ces marchs sont gnralement limits des
structures simples btiments non complexes,
entrepts et petits projets pour lesquels
rien ne justifie des processus distincts de
conception et de construction. Les composantes
prfabriques produites en grandes quantits et
des dimensions standard sont courantes.
Quand les Pour des structures riger
utiliser assez rapidement et lorsque
l'employeur ne dispose pas d'un
dlai suffisant pour entreprendre
le processus normal de
conception et d'appel d'offres
Habituellement utiliss pour
des besoins simples entrepts,
campements, installations de
stockage, et btiments de
bureaux
Souvent utiliss lorsque le
client ne possde pas de
capacit de conception
Avantages pour Peuvent tre des marchs
l'emprunteur/le forfait
bnficiaire Un seul entrepreneur
responsable du projet, d'o
moins de gestion du march
Permet l'innovation et le recours
aux techniques nouvelles ou de
pointe en matire de conception
et de construction
Solution rapide
Inconvnients Absence de souplesse, la
pour plupart des composantes tant
l'emprunteur/le fabriques des dimensions
bnficiaire et suivant des conceptions
standard
L'entrepreneur assume le risque
de la conception et rclamera
une indemnit supplmentaire
cet effet
L'employeur doit souvent vrifier
les calculs de conception ou
employer un consultant
Difficiles valuer sur une base
comparable
(vii) Contrats cls en main (viii) Contrats de gestion ou PPP
Les contrats cls en main ressemblent aux Les contrats de gestion ou de partenariat public-
marchs de conception et construction en priv (PPP) sont pour lessentiel des contrats
cela que lentrepreneur est responsable la cls en main comportant un financement par
fois de la conception et de la construction. un investisseur dans les cas o le propritaire
La diffrence essentielle, toutefois, est que ne dispose que dun budget ou dune capacit
les contrats cls en main sont gnralement demprunt limits. Les contrats de gestion ou
employs dans des situations plus complexes, PPP courants sont dfinis ci-aprs.
o il nest habituellement pas possible de BOT Construction, exploitation
dterminer ds le dpart toute lenvergure et transfert
du projet et ses spcifications dtailles. BOO Construction, exploitation
et proprit
On emploie souvent, pour les contrats cls
BOOT Construction, exploitation,
en main, un processus dappel doffres en
proprit et transfert
deux tapes. Dans la premire tape, on
DBOM Conception, construction,
sollicite des concepts visant concrtiser
exploitation et maintenance
la vision de lemployeur quant aux travaux
(habituellement dsigns sous le nom
prvus, sur la base de rflexions initiales et
de DBO)
dindications prliminaires. La demande
DBMF Conception, construction,
de propositions relatives au concept peut
maintenance et financement
tre adresse une liste dentrepreneurs
DBOMF Conception, construction,
prslectionns. Le concept rpondant le
exploitation, maintenance et financement
mieux la vision de lemployeur est accepte,
BOLT Construction, exploitation,
et la deuxime tape consiste alors solliciter
location et transfert.
des propositions technique et financire
dtailles sur la base du concept retenu. Un certain nombre dlments doivent faire
lobjet dun examen trs attentif lorsquon
Lentrepreneur tant responsable de
envisage davoir recours ce type de contrat,
lachvement de lensemble du projet, les
et notamment:
contrats cls en main sont normalement
le projet doit tre conomiquement viable
excuts sur une base forfaitaire. Suivant la
pour le secteur public;
dure du contrat, il peut aussi y avoir une clause
le projet doit tre financirement viable
de rvision des prix pour couvrir les hausses
pour le secteur priv;
annuelles de salaires ou des fluctuations
il faut un juste quilibre du risque et de
extrmes des prix du march des matriaux.
la rcompense entre les secteurs public
et priv;
Quand les utiliser Similaires aux marchs de
conception et construction,
le secteur public doit parvenir une
mais beaucoup plus complexes optimisation des ressources.
(par exemple, usines complexes
Le tarif propos (recettes pour linvestisseur) est
de transformation industrielle)
un lment de premier plan dans lvaluation
Avantages pour L'entrepreneur est responsable de loffre.
l'emprunteur/le de l'ensemble des travaux pour
bnficiaire le produit final spcifique et la
contribution de l'employeur,
en termes de temps, est par
consquent trs limite
Inconvnients Trs coteux, car l'entrepreneur
pour assume tous les risques
l'emprunteur/le Comporteront souvent une
bnficiaire formule de rvision des prix, ce
qui rend la budgtisation difficile

Module
ModuleI2:I1:
Types
Module de
TypesH:marchs
FIDA
de Manuel applicables
Invitation
marchs soumettreaux
deapplicables
passation des
destravaux
marchs
aux offres
biens 91
 Quand les utiliser Pour les projets producteurs
de recettes (routes page,
lectricit, eau, transport, sant
et ducation)
Avantages pour Assortis d'un financement, et
l'emprunteur/le donc relativement peu coteux
bnficiaire en termes de dpenses
budgtaires
Apport de ressources et
d'expertise du secteur priv
Meilleure optimisation des
ressources dans la passation
de marchs de services publics
par le biais de la concurrence
Meilleure performance
oprationnelle et commerciale
Cot et risque la charge de
l'investisseur
Inconvnients Exigent une planification et un
pour examen attentifs
l'emprunteur/le Le prix global est lev parce
bnficiaire que l'entrepreneur assume la
plus grande partie du risque
Peut impliquer un risque trs
lev si les recettes attendues
ne se concrtisent pas
92 FIDA Manuel
Dossier desde
dappel
Passation passation des marchs
doffres
marchs
(ix) Accords-cadres
Un accord-cadre (ou march commandes)
peut constituer un moyen efficace, conomique
et souple de passation des marchs de biens,
de travaux ou de services requis de manire
continue ou rptitive sur un laps de temps
donn.
Les accords-cadres sont particulirement utiles
pour les travaux de faible ampleur qui peuvent
tre facilement raliss par des acteurs du
march local. Bien quil nexiste pas de rgles
tablies relatives lutilisation des accords-
cadres, on estime gnralement que si le niveau
des dpenses annuelles cumules est lev,
ou si le nombre de processus de passation
des marchs entrepris au cours dune mme
anne est suprieur 10 ou 15 pour un groupe
dactivits similaires, il conviendrait denvisager
un accord-cadre.
Les accords-cadres ont pour objectif de
minimiser le gaspillage dargent et defforts
que reprsente la prparation de multiples
procdures de passation de petits marchs
similaires en convenant avec un fournisseur de
prix fixes pendant un laps de temps donn. Le
regroupement des besoins se traduira par une
concurrence accrue entre les fournisseurs pour
remporter le droit de fournir tous les besoins
correspondant lobjet de laccord-cadre.
Les remises en tat, rparation et/ou
maintenance de routine de bureaux ou de
terrains figurent parmi les types de travaux dont
des accords-cadres permettraient lacquisition
de manire efficace.
ModuleI3: Types de marchs concernant
les consultants
Objet du module
Ce module contient des avis dordre gnral sur les principaux types de marchs habituellement passs
pour les services de consultants et sur les conditions dans lesquelles leur utilisation est approprie.

Champ dapplication
Ce module sapplique uniquement la passation des marchs concernant les consultants. Dautres
modules, dans ce mme groupe, concernent les types de marchs relatifs aux biens et aux travaux.

1. Considrations dordre gnral Quand les Missions relativement simples

Tout comme il existe de nombreuses mthodes utiliser et bien dfinies, ou missions
de passation des marchs et de slection, il existe dans lesquelles il n'existe pas de
facteurs externes susceptibles
aussi un certain nombre de types de marchs
d'influencer les rsultats et donc
auxquels on peut avoir recours en fonction chappant au contrle
de lobjectif. du consultant
Les principales considrations, quant au type de Avantages Le montant du march est fixe
march, concernent: pour et inclut les honoraires et les
l'emprunteur/ dpenses professionnels
la nature et le niveau de dfinition du march;
le bnficiaire Le risque financier est transfr
et
la rpartition du risque entre les Parties l'entrepreneur/consultant, et aucun
dpassement de cots ne peut
contractantes. tre imput au client
Une troisime considration, dordre moins Il n'y a pas d'lments
essentiel, se rapporte au niveau de supervision remboursables prendre
que lemprunteur/le bnficiaire peut tre en en compte
mesure dassurer. Inconvnients Risque accru pour les
pour entrepreneurs, entranant des prix
l'emprunteur/ plus levs
2. Principaux types de marchs le bnficiaire Les ventuelles conomies
Il existe essentiellement deux variantes des marchs en termes d'honoraires ou de
types pour les services de consultants: dpenses ne bnficient pas
au client
(i) Rmunration forfaitaire
Le paiement du montant forfaitaire peut
Dans les marchs rmunration forfaitaire,
intervenir selon diverses modalits:
le prix est dtermin au dpart et demeure
100% la fin de la mission (ou 10%
inchang au cours de lexcution. La formule
davance et 90% lachvement);
convient dans les cas o lampleur et le
de grandes tapes spcifiques au cours de
calendrier dun projet sont dfinis assez
la mission; ou
clairement pour permettre den estimer le cot
lobtention de rsultats spcifiques
avec un haut degr de prcision.
attendus au cours de la mission.

Module
Module
I3: Types
I1:
Module FIDA
Types Manuel
de marchs
H:
deInvitation
marchs deapplicables
passation
concernant
soumettre des marchs
les consultants
des
aux offres
biens 93
(ii) Au temps pass
Un march rmunr au temps pass est
un march dans lequel le consultant preste
des services sur la base de taux unitaires
pralablement convenus (taux horaire, taux
journalier, etc.) et calcule sa rmunration
en fonction du temps pass lexcution
de la mission. Les dpenses effectives sont
aussi imputes lemprunteur/au bnficiaire,
et rembourses sur la base dun budget
prvisionnel pralablement convenu. Ce
type de march doit prvoir le montant
total maximum des paiements (plafond)
et pourra, mais pas ncessairement, inclure
une provision pour alas dexcution.
Comme dans tous les marchs, le moment
o les paiements sont effectus dpendra du
caractre spcifique du march proprement
dit, de sa dure, du programme de travail et
des rsultats attendus; il est toutefois normal,
pour ce type de march, deffectuer une petite
avance (un paiement maximum de 10% est
habituellement recommand) couverte par une
caution de restitution davance51, suivie par des
paiements chelonns, dclenchs par:
lexpiration dun dlai donn (par exemple
un mois, un trimestre);
lachvement dune tche spcifique; ou
la prsentation/la rception52 dun rsultat
attendu spcifique.

Quand les Largement utilis pour les tudes

utiliser complexes, la supervision de
constructions, les services
consultatifs techniques et les
missions de formation
Utilis lorsque la nature et la
porte des services ne peuvent
pas tre tablies de manire
assez prcise, ou lorsque la
dure et l'tendue des services
sont soumises des variables
chappant au contrle du
consultant
Avantages pour Prix unitaires infrieurs, puisque
l'emprunteur/le le consultant prend un moindre
bnficiaire risque de dpassement de cots
Les conomies ventuelles
bnficient l'emprunteur/au
bnficiaire
Inconvnients Le risque de dpassement
pour de cots est la charge de
l'emprunteur/le l'emprunteur/du bnficiaire
bnficiaire
Le march doit tre suivi et
administr de prs, pour garantir
que la mission se droule de
manire satisfaisante et que
les paiements facturs par les
consultants soient corrects
3. Autres types de marchs
Il existe un certain nombre dautres types de
marchs, mais ils sont rarement utiliss dans la
cadre des projets financs par le FIDA. Dans un souci
dexhaustivit, toutefois, ils sont trs brivement
dcrits ci-aprs.
(i) Accords-cadres
Un accord-cadre (ou march commandes)
peut constituer un moyen efficace, conomique
et souple de passation des marchs pour
des services requis de manire continue ou
rptitive sur un laps de temps donn.
Les accords-cadres sont particulirement utiles
pour les services de faible ampleur qui peuvent
tre facilement raliss par des acteurs du
march local. Bien quil nexiste pas de rgles
tablies relatives lutilisation des accords-
cadres, on estime gnralement que si le niveau
des dpenses annuelles cumules est lev,
ou si le nombre de processus de passation
des marchs entrepris au cours dune mme
anne est suprieur 10 ou 15 pour un groupe
dactivits similaires, il conviendrait denvisager
un accord-cadre.

Les bases sur lesquelles sont effectus les
paiements sont les suivantes:
pour la rmunration, le taux unitaire
convenu multipli par le nombre dunits
prestes;
pour les frais remboursables, les lments
remboursables tablis partir des dpenses
effectives.
Les accords-cadres ont pour objectif de
minimiser le gaspillage dargent et defforts
que reprsente la prparation de multiples
procdures de passation de petits marchs
similaires, en convenant avec un fournisseur de
prix fixes pendant un laps de temps donn. Le
regroupement des besoins se traduira par une
concurrence accrue entre les fournisseurs pour
remporter le droit de fournir tous les besoins
correspondant lobjet de laccord-cadre.

51 Voir le ModuleJ.
52 La question de savoir si le paiement doit seffectuer la prsentation dun rsultat attendu (un rapport) ou sa rception par
le client peut tre ngocie (voir le ModuleM2). Les entrepreneurs prfreront gnralement que le paiement soit dclench par
la prsentation dun produit parce quils peuvent agir sur ce facteur et que cela limine le risque de retards dans les paiements
imputables labsence dune expression de rception par le client. Les acheteurs, quant eux, prfreront que la rception du
produit attendu prcde le paiement afin dtre assurs que ce produit rponde leurs besoins. Il est frquent de parvenir une
solution de compromis, savoir que: si un produit a t prsent sans quaucune observation nait t formule par le client dans
un dlai donn, le processus de paiement est dclench.

94 FIDA Manuel
Dossier desde
dappel
Passation passation des marchs
doffres
marchs
(ii) Marchs avec provision et/ou (iv) Marchs prestations indtermines
commission finale Ce type de march est utilis lorsquon a
Ces marchs sutilisent frquemment dans besoin de services spcialiss la demande
les cas o les consultants (banques ou pour obtenir des conseils ou des services dont
tablissements financiers) sont chargs lampleur et le calendrier de ralisation ne
dentreprendre des activits financires peuvent pas tre dfinis lavance.
spcialises comme la prparation de cessions On y fait couramment appel pour sattacher
ou de fusions dentreprises, ou des oprations les services de conseillers en vue de
de privatisation. lexcution de projets complexes tels que:
La rmunration du consultant comprend panels de mdiateurs spcialiss pour le
une provision et une commission finale, cette rglement de diffrends, experts en matire de
dernire tant normalement exprime en rformes institutionnelles ou de passation des
pourcentage du prix de vente des actifs. marchs, experts pour rsoudre des problmes
techniques, etc., normalement pour une
(iii) Marchs au pourcentage priode dun an ou davantage.
Ces marchs sont communment utiliss Lentit acheteuse et lentreprise se mettent
pour les services darchitectes. Mais ils peuvent daccord sur les taux unitaires de rmunration;
aussi sappliquer, de la mme manire, aux les paiements sont effectus sur la base
spcialistes de la passation des marchs ou du temps de travail rel et des ressources
aux agents des socits dinspection. effectivement utilises.
Dans les marchs au pourcentage, les
honoraires verss au consultant sont
directement lis au cot estimatif ou effectif
du projet de construction, ou au cot des
biens achets ou inspects.
Ces marchs sont ngocis sur la base des
normes du march applicables aux services
et/ou des taux de rmunration exprims en
personnes-mois de ces services, ou bien font
lobjet dun appel la concurrence.
En ce qui concerne les services darchitecture
ou dingnierie, les marchs au pourcentage
nincitent pas une conception ou une
excution conomiques des projets. Lutilisation
de cette formule pour les services darchitectes
nest recommande que si les marchs reposent
sur un cot dobjectif fixe et couvrent des
services bien dfinis.

Module
Module
I3: Types
I1:
Module FIDA
Types Manuel
de marchs
H:
deInvitation
marchs deapplicables
passation
concernant
soumettre des marchs
les consultants
des
aux offres
biens 95
ModuleJ: Modalits de paiement,
cautions, retenues et garanties
Objet du module
Ce module fournit une explication des diffrentes modalits et mthodes de paiement et dcrit les divers
types de cautions souvent utiliss dans la passation des marchs.

Champ dapplication
Comme tous les marchs supposent un paiement, la section 1 de ce module sapplique tous les
marchs passs. tant donn toutefois que tous les marchs nexigent pas de cautions et de garanties,
la section 2 sappliquera uniquement aux cas o de tels instruments sont ncessaires.

1. Paiement appel cette mthode de paiement, car une fois

mise, la L/C ne peut pas tre rvoque: elle leur
Lorsquon rflchit au paiement, deux questions
fournit donc une garantie de paiement. Cette
principales doivent tre prises en considration:
mthode implique des cots, lis aux frais facturs
comment le paiement doit-il tre effectu (mthodes
par linstitution financire pour lmission et la
de paiement) et quand il doit ltre (modalits
gestion de la L/C; il est souvent possible, toutefois,
de paiement). Ces deux aspects sont examins
de ngocier avec le fournisseur afin quil prenne
de manire plus approfondie dans les sections
en charge ces frais, tant dans son propre pays que
suivantes de ce module.
dans le pays dorigine, tant donn que la L/C est
Indpendamment des mthodes et des modalits, essentiellement mise son avantage.
le march doit stipuler la monnaie de paiement, le
Les lettres de crdit ne sont gnralement pas
processus de calcul du taux de change, le cas chant
utilises pour les marchs concernant les services,
et toute ventuelle formule de calcul des intrts en
dans lesquels la dfinition de la bonne fin du
cas de retard des paiements.
march est plus subjective et peut donc difficilement
relever de lapprciation dune institution financire
1.1 Mthodes de paiement (comment indpendante.
le paiement doit tre effectu)
On pourra trouver des prcisions complmentaires
Il existe plusieurs mthodes applicables pour
sur les lettres de crdit, leur utilisation et les
effectuer des paiements aux fournisseurs,
meilleures pratiques ladresse: http://www.sitpro.
entrepreneurs ou consultants. On citera notamment:
org.uk/trade/lettcred.html
le fonds de petite caisse, utilis uniquement pour
les transactions intervenant dans les oprations 1.2 Modalits de paiement (quand
quotidiennes dun projet; paiement doit tre effectu )
le paiement par chque, utilis pour le rglement ce titre, deux aspects secondaires se prsentent:
dans le pays de biens et de services, lorsquil existe combien de temps prendra le transfert du montant
des possibilits dmission de chques sur des payer et quand le paiement peut-il tre demand?
comptes bancaires;
Combien de jours faudra-t-il pour effectuer le
le virement bancaire, utilis pour les versements paiement?
directs sur le compte du fournisseur. Cette mthode
Le dlai standard de paiement dans la passation
est couramment utilise pour les paiements
des marchs publics varie gnralement entre 30
internationaux ou pour les paiements priodiques
et 60 jours compter de la rception53 par lentit
au mme bnficiaire;
acheteuse des biens, travaux ou services.
la lettre de crdit (L/C), qui est un document
Il convient, lors de laccord sur les dlais de
mis par une institution financire (gnralement
paiement, dtre raliste. Les paiements aux
une banque de bonne rputation) et constitue
fournisseurs ou aux entrepreneurs impliquent
un engagement irrvocable de paiement un
souvent de longs processus internes; il est par
bnficiaire sur prsentation des documents
consquent ncessaire dtre le plus ralistes possible
conformes mentionns dans la lettre de crdit.
dans laccord sur les modalits de paiement retenues
Les fournisseurs internationaux font souvent
au titre du march.

53 Comme dfinie par le march.

Module J: Modalits
ModuledeI1: TypesFIDA
Module
paiement,
H: Manuel deapplicables
deInvitation
marchs
cautions, passation
retenues des
soumettreetdesmarchs
aux
garanties
offres
biens 97
Les flux de trsorerie constituent un facteur
important pour les fournisseurs et les entrepreneurs,
qui peuvent offrir des rabais en change
dun paiement rapide cette formule tant
financirement plus avantageuse pour eux. Il est
vrai que plus un fournisseur ou un entrepreneur
doit attendre pour tre pay, plus slvera le prix
des biens, travaux ou services. Aucune des deux
parties au march na cependant avantage ce que
soient promis des paiements rapides si les systmes
ou les procdures qui existent au sein du systme
national ou du projet nen offrent pas la possibilit.
De telles fausses promesses ne peuvent que crer
des difficults au cours de lexcution lorsque le
paiement intervient au-del de la date fixe dans
le march, ce qui peut ternir la rputation, entraner
une hausse des prix pour les marchs futurs, des
demandes dintrts ou, dans les cas les plus
extrmes, des recours juridiques contractuels.
Quand les paiements peuvent-ils tre demands?
Il nest pas systmatique que le paiement soit
intgralement effectu la fin du march. En fait,
ce cas ne se prsente souvent que dans les marchs
les plus simples de fourniture.
Les paiements peuvent tre effectus:
100% lachvement du march;
des tapes chronologiques du march;
sur la base de pourcentages ou de montants
convenus, suivant les prcisions contenues
dans le march;
lachvement de manifestations, de grandes
tapes, de livraisons ou de rsultats attendus.
Paiements anticips
Dans cette formule, trs apprcie par les
fournisseurs et les entrepreneurs, des paiements sont
effectus au dmarrage dun march avant mme la
fourniture des biens ou la ralisation des travaux ou
des services.
Ils constituent une composante standard de
nombreux processus dappel doffres et font souvent
lobjet dune ngociation pralable la signature
du contrat. Les fournisseurs, entrepreneurs et
consultants demandent frquemment un paiement
anticip pour les raisons suivantes:
sagissant des biens: pour couvrir le cot des
matriaux de production,
sagissant des travaux: pour couvrir les cots
de location et/ou dacquisition dinstallations
ou dquipements spcialiss,
sagissant des services: pour couvrir les cots
de mobilisation (voyages ariens, visas).
Ils sassurent ainsi que leur flux de trsorerie ne sera
pas ngatif pendant les premiers stades dexcution
du march.
Bien que cette dmarche soit, dans son principe,
gnralement acceptable, un bon agent de passation
des marchs demandera des explications et
examinera les demandes de paiement anticip pour
sassurer que le montant du paiement anticip est
justifi et authentique. Il demandera par exemple
cet effet au fournisseur, lentrepreneur ou au
consultant dapporter des preuves de la dpense
initiale quils affirment devoir engager et il sassurera
que le montant de lavance demande correspond
bien la dpense effective.
En rgle gnrale, les biens achets dans le
commerce auprs dun ngociant ou dun
concessionnaire ne devraient normalement pas
exiger de paiement anticip. Le fournisseur naura
pas de dpenses initiales excessives supporter et
pourrait mme bnficier dun crdit sur ces biens,
ce qui signifie quil naura en fait effectu aucune
dpense au moment o il livrera les biens.
Des paiements anticips ne devront jamais tre consentis
pour couvrir les dpenses normales lies une activit ou
aux outils du mtier on ne donnera pas une avance
un charpentier pour quil sachte un nouveau marteau.
On observe souvent que les paiements anticips
sont prsents sous la forme dun pourcentage du
prix global du march. Cette prsentation sous la
forme dun pourcentage nest certes pas totalement
incorrecte, mais il serait plus clair, dans le cadre
dun march, dindiquer plutt le montant exact
payer. La raison en est simple: si le chiffre est bas
sur un pourcentage et si le prix de la composante
du march servant de base au calcul du pourcentage
augmente, la valeur de lavance augmente galement,
alors que son augmentation pourrait ne pas
tre justifie.
Si le montant payer est prsent sous la forme
dun pourcentage, il nest pas toujours appropri
dutiliser le prix global du march comme base du
pourcentage. Il doit au contraire tre calcul en
pourcentage de la composante du march
en question.

98 FIDA Manuel
Dossier desde
dappel
Passation passation des marchs
doffres
marchs
 Exemple:
Le prix global du march (PGM) dun
quipement, dont la livraison interviendra
dans six mois, est de 20 000USD.
Ce montant est ventil comme suit:
quipement: 15 000USD
cot dexpdition: 5 000USD
Lentrepreneur demande un paiement
anticip de 10% pour couvrir certains
cots initiaux de production, ce qui est
accept par le responsable des acquisitions.
Lentrepreneur demande donc 10% du
PGM, soit 2 000USD.
Les 2 000 USD reprsentent bien 10%
du PGM, mais ils correspondent en fait
13,3% du prix de lquipement. Le prix de
lquipement tant la seule composante du
march pour laquelle le paiement anticip
devrait sappliquer, le montant demand nest
donc pas correct.
Le montant correct de lavance pour les cots
initiaux de production devrait tre de 10% de
15000USD, soit 1 500USD).
En acceptant de payer 10% du PGM, le client
aurait galement pay une avance sur le cot
dexpdition, ce qui nest pas justifi.
Les ventuels paiements anticips doivent toujours
tre couverts par une garantie mise par une
institution financire avant le paiement (voir ci-
aprs). Effectuer des paiements anticips sans une
garantie constitue un risque financier significatif
pour lacqureur et nest pas recommand.
Une fois effectu, un paiement anticip peut tre
recouvr par tranches ou amorti sur une priode
de six douze mois. Cette priode est normalement
convenue au cours des ngociations contractuelles.
Retenues
Les retenues sont linverse des paiements anticips:
lentit acheteuse retient un pourcentage ou une
somme forfaitaire spcifique en attendant une action
ou un vnement comme:
une dduction des paiements proportionnels,
une mise en rserve de lchancier des
paiements.
Les retenues peuvent tre libres plus rapidement
en change dune garantie ou dun cautionnement
de paiement garantissant la restitution du paiement
au cas o lentrepreneur venait manquer ses
responsabilits ou obligations.
Module J: Modalits
Il existe gnralement deux types de retenues:
Garantie: lorsque la retenue est lie lexpiration
de la priode de garantie concernant les ventuelles
malfaons des articles achets. Le montant de la
retenue varie normalement entre 2,5 et 10% de la
valeur des articles.
Rception dfinitive: lorsque la rception provisoire
a eu lieu, mais sous rserve de la rception dfinitive,
de linstallation ou du dmarrage des articles acquis.
Elle est plus frquente dans les marchs concernant
les travaux.
Dispositions en matire de rvision des prix
Les rvisions de prix ne sont autorises que si
elles ont t expressment prvues par le march
ou par un texte rglementaire; on doit y avoir
recours uniquement pour prendre en compte les
changements dans les circonstances conomiques.
Ces dispositions sappliquent souvent aux marchs
relatifs lemploi de consultants dune dure
suprieure une anne, ou aux marchs de travaux
lorsque les prix des matires premires connaissent
des augmentations annuelles.
Les modifications des prix devront tre approuves
par lacqureur ou, dans le cas de marchs de
travaux, par lingnieur. Dans de nombreux pays,
toutefois, lapprobation doit tre obtenue un
niveau lev au sein du ministre comptent.
Les arrangements concernant la rvision des
prix doivent tre exposs en dtail dans le march,
et la mthode ainsi que la formule clairement
nonces. La mthode sappuie normalement sur
les statistiques relatives linflation publies par
le service central gouvernemental responsable
des statistiques.
Il est normalement plus conomique dutiliser
une mthode de rvision des prix que de verser
une indemnit lentrepreneur/au consultant
pour quil accepte tous les risques dune ventuelle
augmentation des cots; le march devra nanmoins
prciser la limite suprieure de toute rvision
des prix.
ModuledeI1: TypesFIDA
Module
paiement,
H: Manuel deapplicables
deInvitation
marchs
cautions, passation
retenues des
soumettreetdesmarchs
aux
garanties
offres
biens 99
2. Obligations et garanties
2.1 Formes et types
Une obligation est une garantie crite remise par une
partie (la caution) une autre partie (le bnficiaire)
afin de garantir lexcution de certaines obligations
contractuelles entreprises par une troisime partie
(le fournisseur). Elle est utilise pour protger les
fonds publics/du projet en fournissant une garantie
financire en cas dinexcution par un fournisseur,
un entrepreneur ou un consultant.
En matire dobligations, la terminologie distingue
les formes et les types.
Les deux formes dobligations sont les suivantes:
Cautionnements conditionnels. Dans cette forme,
cest lentit acheteuse quil incombe de dmontrer
linexcution par lentrepreneur et la perte associe.
Le paiement est le montant de la perte effective de
lacheteur concurrence de la valeur de lobligation
ou de la garantie.
Cautionnements sur demande. Ils sont payables
sur demande, tout moment et intgralement,
indpendamment de lampleur de la perte de
lacheteur. La demande peut donc toujours tre
formule, que lexportateur ait ou non rempli
ses obligations contractuelles. Lentit acheteuse
peut toutefois tre confronte une demande
reconventionnelle si la demande est formule
de manire non approprie.
Les principaux types dobligations et garanties sont:
le cautionnement de soumission (ou garantie
de soumission)
Ce cautionnement offre lentit acheteuse une
protection pour le cas o elle serait contrainte de
lancer un nouvel appel doffres si ladjudicataire
dcide de ne pas excuter le march qui lui
a t adjug, ou sil ne fournit pas les autres
cautionnements prvus au titre du march.
Il garantit que la soumission est srieuse et
quelle rpond aux exigences de la soumission.
Les cautionnements de soumission sont restitus
ladjudicataire et tous les autres soumissionnaires
lors de lentre en vigueur du march.
la garantie de paiement anticip
Elle est utilise pour garantir tout paiement anticip
effectu par lentrepreneur. Le paiement nest pas
effectu avant que la garantie ne soit reue et le
montant de la garantie est toujours gal la somme
payer. Dans lidal, elle devrait se rduire mesure
que le travail est excut et que le paiement anticip
est gagn.
100 FIDA Manuel
Dossier desde
dappel
Passation passation des marchs
doffres
marchs
la garantie de bonne excution
Elle sert de protection pour le cas o lentrepreneur
manquerait son obligation dexcution du march
et elle constitue souvent une conditionnalit de
lentre en vigueur du march. Si lentrepreneur
manque son obligation dexcution, lentit
acheteuse peut demander la garantie et utiliser
largent pour couvrir le cot supplmentaire
quentranera la ncessit dachever le march.
Les garanties de bonne excution slvent en
gnral 5 ou 10% du prix du march.
2.2 Principes gnraux
Le format et la formulation de lobligation/
de la garantie doivent tre conformes au projet
contenu dans le dossier dappel doffres. Si le
systme national de passation des marchs na pas
son propre format et sa propre formulation, des
modles peuvent tre trouvs auprs des institutions
financires et des donateurs.
Le garant doit jouir dune bonne rputation et
tre acceptable pour lentit acheteuse. Certains
pays exigent quil soit confirm par une institution
financire locale.
Le montant, la monnaie et la dure/validit
doivent tre exacts. La date dexpiration doit tre
au minimum dun mois aprs la date dexpiration
prvue de lvnement ou de la priode, afin de
laisser un dlai suffisant pour la prsentation
des demandes. Toute modification de la date
dachvement du march exige une prorogation
parallle de lobligation.
Les cautionnements de soumission et les garanties
de bonne excution ne sont gnralement pas
recommands pour les services de consultants.
Les cautionnements de soumission sont controverss
parce que lorsque les ngociations chouent,
les raisons de lchec peuvent tre complexes
et imputables galit lentit acheteuse et
lentrepreneur. Lutilisation des garanties de
bonne excution est difficile dans le cas des
marchs concernant les services de consultants,
car lvaluation de lexcution est un processus
trs subjectif et peut entraner une contestation
judiciaire dans laquelle il est difficile de dmontrer
que la performance du consultant est lunique
raison dune mdiocre excution. Les consultants
internationaux peuvent renoncer, en raison des
risques encourus, participer un appel doffres
pour un travail o des garanties de bonne excution
sont ncessaires, rduisant ainsi la concurrence
sur le march.
Toutes les obligations cotent de largent au Enfin, les obligations et garanties sont des
fournisseur, tant donn quil doit payer une instruments financiers (liquidits) et doivent
redevance la caution pour son cautionnement. toujours:
Les cots sont gnralement calculs par la caution tre correctement enregistres;
sur une base trimestrielle et souvent facturs comme tre conserves dans un coffre-fort ou un autre
un pourcentage de la valeur des obligations. Mme lieu sr dans les locaux de lentit acheteuse;
si ces cots ne sont pas extrmes, ils constituent un demeurer vierges de toute annotation;
engagement financier de la part du fournisseur qui tre suivies et gres afin de sassurer quelles
peut par consquent chercher rcuprer ce cot ne parviennent pas trop tt expiration;
en pratiquant des taux lgrement plus levs. tre restitues la date dexpiration si elles
nont pas t utilises;
2.3. Gestion des obligations et garanties tre enregistres et conserves dans le dossier;
Une obligation peut faire lobjet: tre assorties dun mcanisme permettant de
surveiller les dates dexpiration et de prendre
dune prorogation, pour les raisons suivantes: les dispositions en vue de leur renouvellement.
a) ladjudication dun march a t retarde Cette opration devra intervenir quatre semaines
(cautionnements de soumission au moins avant la date dexpiration prvue.
uniquement). Dans de telles circonstances,
tous les soumissionnaires doivent tre invits
proroger leur cautionnement pour une
priode prcise;
b) la date contractuelle de livraison/dachvement
a t modifie. On demandera lentrepreneur
de proroger son cautionnement pour une
priode concidant avec la nouvelle date.
dune restitution, pour les raisons suivantes:
a) le march a t adjug un autre
soumissionnaire (cautionnements de
soumission uniquement);
b) les tches couvertes par lobligation/
la garantie ont t excutes de manire
satisfaisante;
c) la priode de garantie est arrive expiration;
d) la valeur du paiement a t recouvre
(garantie de paiement anticip uniquement).
dune demande, pour les raisons suivantes:
a) lentrepreneur sest retir de lappel
doffres (cautionnements de soumission
uniquement);
b) lentrepreneur na pas excut le march;
c) lentrepreneur na pas respect la garantie
concernant les ventuelles malfaons;
d) lentrepreneur a rejet une demande valable
de prorogation de la garantie (ne sapplique
pas aux cautionnements de soumission).
Une demande de paiement doit tre adresse par
crit la partie mettrice une semaine au moins
avant la date dexpiration, et si possible et de
prfrence, au moins un mois avant.

Module J: Modalits
ModuledeI1: TypesFIDA
Module
paiement,
H: Manuel deapplicables
deInvitation
marchs
cautions, passation
retenues des
soumettreetdesmarchs
aux
garanties
offres
biens 101
ModuleK1: La publication du dossier
dappel doffres

Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les procdures
acceptables en matire de publication du dossier dappel doffres.

Champ dapplication
Ce module sapplique lorsque des orientations sont ncessaires propos des thmes couverts, et quon
ne dispose pas dautres sources de rfrence. Sil existe un systme national de passation des marchs
et quil contient des dispositions acceptes sur ces questions, on utilisera plutt ces instructions.

1. Introduction opration commerciale, ni dun moyen de cration

de recettes pour lentit acheteuse. La question
Le dossier dappel doffres doit tre publi
principale est donc de savoir si le dossier dappel
rapidement afin que les soumissionnaires disposent
doffres sera diffus sous forme lectronique ou sous
dun temps suffisant pour prparer et soumettre leurs
forme de copie papier. La diffusion des documents
offres. Des retards dans la publication du dossier
par voie lectronique supprime toute justification
dappel doffres peuvent avoir pour consquence
leur vente.
une rduction de la concurrence, laquelle pourrait
elle-mme conduire lannulation dun processus Si le choix est fait dimprimer les documents et de
dappel doffres ou une augmentation du prix pay les vendre, lentit acheteuse devra veiller ce que:
pour les biens, les travaux ou les services. 1. un nombre suffisant de copies soit imprim
Les soumissionnaires doivent recevoir les mmes et que des dispositions soient prises pour
informations (cest--dire exactement le mme une rimpression rapide des exemplaires
document) au mme moment, afin de garantir commands;
limpartialit du processus de passation des marchs. 2. des arrangements aient t pris pour recevoir
Il est essentiel de conserver un exemplaire de les paiements et en rendre compte ( savoir
tous les documents publis, pour le cas o les installations scurises de manipulation
soumissionnaires formuleraient des questions des fonds, compte dsign pour recevoir les
ou des rclamations. redevances, tablissement de reus officiels,
dlgation de personnel familiaris avec
2. Quand et comment le processus);
La publication dun dossier dappel doffres est 3. un contrat soit tabli avec les services qui
une tche revenant lentit acheteuse, mais il se chargeront de lexpdition du document
faut dabord, pour cela, que le document ait t par envoi postal recommand ou, plus
approuv: probablement, par service de courrier,
par le FIDA, dans le cas o il procde un en particulier pour les soumissionnaires
examen pralable; ou, internationaux.
lorsquil ny a pas dexamen pralable,
conformment aux niveaux dautorit dtermins
au sein de lentit acheteuse ou de la structure
nationale.
Les dossiers dappel doffres peuvent tre vendus
ou remis titre gracieux. Le choix de lune ou
lautre formule sera arrt par lentit acheteuse
et le FIDA. Si les dossiers dappel doffres sont
vendus, cest uniquement pour rcuprer les frais
occasionns par limpression de volumineux
documents et leur expdition par service de
courrier aux soumissionnaires il ne sagit ni dune

Module K1:Module FIDA Manuel

H: Invitation
La publication de passation
soumettre
du dossier des
des
dappel marchs
offres
doffres 103
3. Le processus dappel doffres ouvert 4. Le processus dappel doffres restreint
1. Prendre les dispositions en vue de la publication 1. Lorsque les documents sont communiqus aux
de lavis (appel doffres ouvert uniquement). soumissionnaires figurant sur une liste restreinte
Cette publicit peut se faire par lintermdiaire ou une liste de prslection, lexpdition des
du site Web des Nations Unies Development documents tous les soumissionnaires doit se
Business et des journaux locaux, rgionaux faire simultanment.
et internationaux.
2. On tiendra un registre de la communication de
2. Les soumissionnaires peuvent demander une tous les documents.
consultation pralable des documents avant
den faire lacquisition. Sil est prvu dautoriser
cette consultation pralable, il faudra prendre
des dispositions pour la rendre possible, et
notamment indiquer dans lavis publi ladresse
et les horaires de cette consultation.
3. Les documents doivent tre expdis rapidement
tous ceux qui rpondent un avis. Si
les documents sont vendus, ils doivent tre
envoys la seconde de deux dates, celle de la
rception de la demande ou celle du paiement
de la redevance.
4. Les redevances reues doivent tre intgralement
comptabilises et dposes sur un compte
dsign.
5. On tiendra un registre de tous les
soumissionnaires ayant reu un document, ce
qui permettra de les contacter au cas o il serait
ncessaire de diffuser un claircissement ou une
extension de loffre. Les informations minimales
suivantes devront figurer dans le registre:
le titre et le numro de rfrence du dossier
dappel doffres, ainsi que la date laquelle
il a t mis en vente et sa date de clture;
le numro de rfrence assign chaque
soumissionnaire achetant le document;
le nom, ladresse et les coordonnes de
lacqureur (tlphone, tlphone mobile,
tlcopieur et adresse de courriel).
6. Dans tous les cas, les soumissionnaires seront
tenus daccuser rception du document.

104 FIDA Manuel

Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
ModuleK2: Sances dinformation
lintention des soumissionnaires
ventuels et visites de site
Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA comme outils au cours du processus
dappel doffres des informations concernant le moment, les raisons et les modalits de lorganisation
de sances dinformation et de visites de site lintention des soumissionnaires ventuels.
Champ dapplication
Ce module sapplique lorsque des orientations sont ncessaires propos des thmes couverts et quon
ne dispose pas dautres sources de rfrence. Sil existe un systme national de passation des marchs
et quil contient des dispositions acceptes sur ces questions, on utilisera plutt ces instructions.
1. Introduction
Les sances dinformation ou les visites de site
lintention des soumissionnaires ne sont pas
obligatoires, mais elles constituent une technique
utile dans les cas o la passation du march est
dune haute technicit cas o on peut sattendre
recevoir un nombre significatif de demandes
dclaircissements et o la connaissance du site
est importante pour la prparation de loffre.
Au cours dune sance dinformation lintention
des soumissionnaires, lentit acheteuse prsente
aux soumissionnaires un expos concernant le
besoin et rpond aux questions afin daider les
soumissionnaires prparer leurs soumissions.
Dans une visite de site, les soumissionnaires ont
la possibilit dinspecter le site sur lequel les biens
seront installs, ou les travaux ou les services
excuts.
Une sance dinformation ou une visite de site
peuvent offrir les avantages suivants:
lentit acheteuse est en mesure de fournir
des informations complmentaires aux
soumissionnaires, de sorte que tous les
soumissionnaires reoivent les mmes
informations;
les soumissionnaires bnficient dune aide
dans la prparation des offres qui devraient tre
fondes sur des informations plus dtailles et
plus prcises, rceptives aux besoins de lentit
acheteuse et moins susceptibles de comporter des
rserves, des conditions ou des avertissements;
lentit acheteuse peut tre informe de questions
ou de problmes imprvus, un stade prcoce
o il est encore temps de modifier, si ncessaire,
le document dinvitation;
les demandes probables dclaircissements
peuvent tre, pour la plupart, traites en
mme temps;
Module
Module K2: Sances dinformation lintention
la possibilit de diffrends contractuels rsultant
dune mauvaise comprhension, de la part
dun soumissionnaire, des besoins de lentit
acheteuse est rduite.
Lorsquon prvoit la tenue dune sance
dinformation lintention des soumissionnaires
et une visite de site, il conviendrait, si possible, de
les faire concider en particulier sil est probable
que des soumissionnaires internationaux doivent
voyager pour y participer. Le besoin de sances
dinformation ou de visites de site lintention
des soumissionnaires doit tre envisag au stade
de la planification de la passation des marchs et
les dispositions adquates doivent tre prvues
dans le dossier dappel doffres.
Les sances dinformation ou les visites de site ne
devraient normalement pas tre ncessaires dans la
mthode de la demande de prix, tant donn quelle
nest utilise que pour la passation des marchs
simples de valeur peu leve.
Des sances dinformation et/ou des visites de site
peuvent tre ncessaires pour des marchs de biens,
de travaux, de services de consultants ou de services
autres que des services de consultants.
2. La sance dinformation
lintention des soumissionnaires
Il est recommand, pour toutes les missions
complexes, dorganiser une sance dinformation
lintention des soumissionnaires. Ce, afin que ces
derniers puissent demander des claircissements
propos de la demande de propositions et recueillir
des informations concernant la mission auprs de
lentit acheteuse ou de lorganisme dexcution.
Une telle sance profitera aussi bien lentit
acheteuse quau soumissionnaire, tant donn que
le processus peut faire apparatre des erreurs ou
omissions aux premiers stades de la procdure.
Module
desK1: FIDA Manuel
H: Invitation
La publication
soumissionnaires du de passation
soumettre
dossier
ventuels des
dappel
et visitesmarchs
des offres
doffres
de site 105
Il est galement recommand, pour les missions
complexes, que les soumissionnaires aient la
possibilit de visiter le site du projet avant la datede
clture des soumissions, afin quils se familiarisent
avec les conditions locales. Cette visite peut
concider, par souci de commodit, avec une sance
dinformation lintention des soumissionnaires.
Un processus de slection transparent amliore
la qualit de la concurrence en crant un climat
de confiance entre les parties concernes, en
rduisant les risques professionnels perus et rels
pour les consultants et en rduisant lapparition
de plaintes et de rclamations. La transparence
dissipe les soupons de discrtion et dinjustice
dans le processus de slection.
2.1 Notes pour les sances dinformation
lintention des soumissionnaires
1. La dcision dorganiser une sance dinformation
lintention des soumissionnaires doit tre
mentionne dans le dossier dappel doffres, en
mme temps que le lieu o elle se tiendra, ainsi
que la date et lheure.
2. Les sances dinformation doivent se tenir au
dbut de la priode dinvitation, pour donner
aux soumissionnaires le temps de prendre en
compte linformation dans la prparation de
leurs offres.
3. Le lieu de la runion doit tre rserv lavance;
il doit tre assez vaste pour accueillir tous les
soumissionnaires intresss. Il se peut que
certains soumissionnaires arrivant la runion
naient pas encore achet le dossier dappel
doffres si celui-ci est vendu: il faudra donc
prendre des dispositions pour quils puissent
lacqurir.
4. Le lieu de la runion doit comprendre des
installations permettant lentit acheteuse
de prsenter, en cas de besoin, un expos aux
soumissionnaires et dinstaller un ordinateur
pour ltablissement dun compte-rendu des
dbats qui deviendra ensuite le
procs-verbal formel de la sance.
5. En rgle gnrale, une sance dinformation
lintention des soumissionnaires pourrait
inclure les points suivants:
ouverture et accueil par lentit acheteuse;
bref expos, de la part de lentit acheteuse,
concernant le besoin;
questions des soumissionnaires et clture.
Si des demandes dclaircissement ont t
reues avant la sance dinformation, elles
peuvent tre utilises pour dterminer lordre du
jour et prparer les rponses. Le personnel charg
de la passation des marchs participant la
106 FIDA Manuel
Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
sance dinformation devra tre inform
de ses responsabilits et des questions et
rponses prvues.
2.2 Mesures prendre aprs la
sance dinformation lintention des
soumissionnaires
Lentit acheteuse devra tablir un procs-verbal
autoris des dbats; il sera communiqu toutes
les organisations ayant reu un exemplaire du
dossier dappel doffres.
Lentit acheteuse devra dterminer sil est
ncessaire de publier, outre le procs-verbal, des
claircissements formels propos de loffre.
Lentit acheteuse devra dterminer sil est
ncessaire, compte tenu des claircissements, de
modifier la date de clture de lappel doffres. La
dcision de reporter la date de clture devra tre
prise rapidement. On conomiserait du temps et
des efforts si elle tait communique en mme
temps que les claircissements.
3. Visites de site
Les soumissionnaires devraient tre encourags,
dans le cas de missions complexes, effectuer
une visite de site pour se familiariser avec les
conditions locales et le contexte professionnel quils
rencontreront au cours de lexcution du march.
Aprs une visite de site, les soumissionnaires sont
mieux informs et donc plus en mesure de formuler
une offre plus prcise et plus adapte: ainsi, les
offres bases sur des hypothses et des donnes
secondaires cdent la place des offres bases sur
des faits et des informations directes. Cela amliore
la qualit des offres et devrait, en consquence,
faciliter le processus dvaluation.
La gestion prcise dune visite de site sera dtermine
par la nature et la taille du site et par le type de
march quil est envisag de passer. Toutefois,
lentit acheteuse doit sassurer que les mesures
ci-aprs soient prises avant toute visite de site:
1. des dispositions ont t prises pour garantir la
sant et la sret de tous les visiteurs du site;
2. tout le personnel est inform de la ncessit
de donner tous les soumissionnaires un gal
accs au site;
3. les soumissionnaires doivent pouvoir visiter
la plus grande partie possible du site et tre
autoriss observer les installations mises
disposition par lentit acheteuse;
4. le personnel ne doit pas fournir des informations
diffrentes diffrents soumissionnaires, car
cela donnerait certains dentre eux un avantage
indu et exposerait lentit acheteuse des
rclamations.
ModuleK3: claircissements,
modifications et annulations des
appels doffres
Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les pratiques
gnrales suivre au cours du processus dappel doffres lorsquils sont confronts la ncessit de
clarifier un appel doffres, de le modifier ou de lannuler.

Champ dapplication
Ce module sapplique lorsque des orientations sont ncessaires propos des thmes couverts, et quon
ne dispose pas dautres sources de rfrence. Sil existe un systme national de passation des marchs
et quil contient des dispositions acceptes sur ces questions, on utilisera plutt ces instructions.

1. Introduction aprs cette date doivent tre rejetes, moins que

Dans lidal, les claircissements, modifications
et prorogations de la date limite des soumissions
ne devraient pas tre ncessaires. Il est toutefois
important, lorsque de telles interventions sont
requises, quelles soient communiques rapidement
et suffisamment avant la date de clture des offres. Il
est galement essentiel que les mmes informations
soient communiques en mme temps tous les
soumissionnaires.
Un usage incorrect des claircissements,
modifications et prorogations peut entraner des
rclamations de la part des soumissionnaires,
dinutiles retards dans le processus dinvitation ou
une rduction du nombre des soumissions.
La prsente section dfinit par consquent quelques
procdures oprationnelles standard concernant
les rponses aux demandes dclaircissement
des soumissionnaires, la communication de
modifications un document dinvitation, et
lapprobation de reports de la date limite de remise
des offres.
2. claircissements de lappel
doffres
Il est fait ici rfrence aux demandes manant des
soumissionnaires propos dun quelconque aspect
de lappel doffres et pouvant avoir t formules
au cours dune sance dinformation lintention
des soumissionnaires ou dans une communication
crite. Lentit acheteuse ne doit ni prparer ni
diffuser dclaircissement en rponse une demande
verbale dun soumissionnaire.
Le dossier dappel doffres doit normalement
indiquer une date limite de soumission des
demandes dclaircissements; les demandes reues
lentit acheteuse ne juge que ce rejet pourrait tre
prjudiciable au processus dappel doffres. Dans
une situation de ce type, il peut tre ncessaire de
reporter la date limite de remise des offres.
2.1 Procdures suivre la rception
dune demande dclaircissement:
1. Inscrire la demande dans un registre.
2. Vrifier si elle a t reue dans le dlai indiqu
dans le document dappel doffres. Dans la
ngative, la demande devra tre ignore,
moins quelle ne fasse apparatre, dans le dossier
dappel doffres, une faille srieuse susceptible
daller lencontre du but de lappel doffres.
3. laborer une rponse la demande
dclaircissement et la transmettre dans le dlai
spcifi dans le dossier dappel doffres. Veiller
ce que toutes les autorisations requises soient
obtenues avant de publier la rponse.
4. Communiquer la demande dclaircissement
et la rponse simultanment tous les
soumissionnaires, sans rvler la source originale
de la demande. La rponse doit tre adresse
tous par la mme mthode. Le courrier
lectronique constitue, lheure actuelle, la
mthode la plus rapide.
5. Conserver une copie dans le dossier de lappel
doffres.

Module
Module K3: claircissements, K1:Module FIDA Manuel
H:etInvitation
La publication
modifications de passation
soumettre
du dossier
annulations des
desdappeldes
appels marchs
offres
doffres 107
Les considrations ci-aprs devront tre prises en
compte dans la prparation de la rponse:
1. Lclaircissement exige-t-il une modification
de la spcification ou des conditions du
dossier dappel doffres?
2. La rponse impose-t-elle aux soumissionnaires
dentreprendre un travail supplmentaire ou
dapporter leurs offres des modifications
profondes qui ne pourraient raisonnablement
pas tre acheves avant la date de soumission?
Dans laffirmative, il faudra envisager de reporter
la date limite de soumission des offres.
Si tel est le cas, on se reportera la section suivante
sur les modifications des appels doffres.
3. Modifications des appels doffres
Les modifications sont des amendements formels
que lentit acheteuse peut choisir dapporter au
document dinvitation, en rponse une demande
dclaircissement dun soumissionnaire ou de sa
propre initiative.
Elles peuvent tre rendues ncessaires par trois
facteurs: des erreurs dans le document original;
des ajustements lune ou lautre partie des
spcifications ou des conditions du dossier dappel
doffres (pouvant rsulter dun claircissement de
lappel doffres, dune visite sur site, ou dune sance
dinformation lintention des soumissionnaires);
ou un report de la date limite de soumission des
offres destin donner aux soumissionnaires
davantage de temps pour prparer leurs offres au
cours de la priode de linvitation soumissionner.
Il est ncessaire, lorsquon annonce une
modification, de sinterroger sur le point de savoir si
elle exige un report de la date limite de soumission
des offres. En effet, toutes les modifications
nexigeront pas un report automatique de la priode
de linvitation soumissionner, mais certaines
raisons peuvent justifier ce report:
modifications du dossier dappel doffres
pouvant exiger des soumissionnaires quils
modifient leurs soumissions et quils
entreprennent un travail complmentaire pour
se mettre en conformit;
demandes de prorogation des dlais formules
par plus dun soumissionnaire, si une rponse
ngative pourrait rduire la concurrence;
vnements imprvus rendant inadquate la
date de clture originellement fixe.
108 FIDA Manuel
Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
Avant de prendre une dcision sur la prorogation
de la priode de linvitation soumissionner, lentit
acheteuse devra consulter:
lutilisateur final, pour sassurer que la rvision
du calendrier est adquate; et
les personnes participant louverture des plis et
lvaluation des soumissions, pour sassurer de
leur disponibilit. Ce point est dune importance
particulire dans les cas o des personnes
spcifiques doivent participer lvaluation en
raison de leur comptence, connaissance ou
exprience spcifiques.
Lorsquon annonce une modification qui nexige pas
de report de la date limite de soumission des offres,
on doit:
1. communiquer la modification tous les
soumissionnaires simultanment et par la mme
mthode. Le courrier lectronique constitue,
lheure actuelle, la mthode la plus rapide;
2. conserver une copie dans le dossier de lappel
doffres.
Lorsquon annonce une modification prvoyant un
report de la date limite de soumission des offres, on
doit outre les mesures 1 et 2 ci-dessus:
3. annoncer les nouvelles date et heure de toute
ouverture publique des plis, afin dviter tout
malentendu;
4. veiller ce que les dispositions prises pour
la rception des soumissions et pour toute
ouverture publique des plis soient rvises et
donner notification cet effet la personne
responsable de la coordination de louverture
des plis; et
5. veiller ce que la commission dvaluation
soit officiellement informe des modifications
apportes au calendrier de passation des marchs
ainsi que du nouveau calendrier.
4. Annulation de lappel doffres
Un processus dappel doffres peut tre annul avant
sa date de clture.
Toute dcision dannulation dun processus dappel
doffres revt une grande importance, car elle
entrane des consquences pour lentit acheteuse
(gaspillage de ressources et perte potentielle
de confiance du march) ainsi que pour les
soumissionnaires (gaspillage de temps et defforts
jusquau moment de lannulation). Il faut aussi
prendre en compte le temps perdu pour le projet.
Compte tenu des consquences ngatives nonces
ci-dessus, la dcision dannuler un processus de
passation des marchs doit tre formellement
autorise par lentit acheteuse et par le FIDA.
Plusieurs causes peuvent justifier lannulation:
le besoin nexiste plus;
le besoin a chang de manire significative,
au point que le processus de passation des
marchs doit recommencer;
le financement nest plus disponible;
il est tabli quil existe une collusion entre
les soumissionnaires;
lannulation est considre comme ncessaire,
dans lintrt de la scurit nationale.
Lorsque lannulation du processus dappel doffres
intervient aprs la publication de lavis mais avant
louverture des plis, lentit acheteuse doit:
donner notification de lannulation tous
les soumissionnaires qui ont achet ou reu
le dossier dappel doffres;
rembourser toutes les redevances provenant de la
vente du dossier dappel doffres (le cas chant);
renvoyer aux soumissionnaires, sans les ouvrir,
les soumissions reues;
donner notification au FIDA ainsi qu tous les
dpartements, units et commissions impliqus
dans le processus dappel doffres.
Les mesures prendre aprs lannulation
dpendront de la raison de cette annulation. Le
tableau ci-aprs contient quelques suggestions
quant aux mesures ultrieures, sur la base des
justifications nonces ci-dessus:

Motif d'annulation tape suivante possible ..

Le besoin n'existe plus
Changement significatif du besoin
Le financement n'est plus disponible
Collusion tablie entre les soumissionnaires
Scurit nationale
Aucune mesure ncessaire
Adapter les documents et rmettre l'appel d'offres
Aucune mesure ncessaire
Rmettre l'appel d'offres l'intention
d'un nouveau groupe de soumissionnaires
Envisager une autre approche

Module
Module K3: claircissements, K1:Module FIDA Manuel
H:etInvitation
La publication
modifications de passation
soumettre
du dossier
annulations des
desdappeldes
appels marchs
offres
doffres 109
ModuleK4: Rception des soumissions
Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les procdures
acceptables concernant:
la rception des soumissions;
la clture du processus dappel doffres lorsque la date limite est atteinte; et
la conservation en lieu sr des plis jusquau moment de leur ouverture.

Champ dapplication
Ce module sapplique lorsque des orientations sont ncessaires propos des thmes couverts et que lon
ne dispose pas dautres sources de rfrence. Sil existe un systme national de passation des marchs et
quil contient des dispositions acceptes sur ces questions, on utilisera plutt ces instructions.

1. Introduction En tout tat de cause, les dcisions concernant les

La procdure de rception officielle des soumissions,
de clture du processus dappel doffres et de
conservation en lieu sr des soumissions est
essentielle la garantie de lintgrit du processus,
pour plusieurs raisons:
elle garantit que les offres soumises demeurent
cachetes jusquau moment de louverture des
plis54, afin de favoriser une concurrence loyale;
elle garantit que la clture des soumissions
intervient la date limite, au jour et lheure
prcis et quaucune soumission tardive ne
sera accepte;
elle garantit quun registre sera tenu de toutes
les soumissions reues dans les dlais prescrits,
ce qui contribuera viter louverture de
soumissions tardives le jour de louverture.
mthodes et les modalits de rception des offres
auront d tre prises dans le cadre de la prparation
du dossier dappel doffres et incluses dans ce
dossier dappel doffres au titre des instructions aux
soumissionnaires.
2. Instructions point par point
2.1 En cas dutilisation dun conteneur
pour les soumissions
(i) Lorsque la mthode choisie consiste utiliser
un conteneur, on mettra la disposition des
soumissionnaires, pendant la priode de
linvitation soumissionner, un conteneur
pouvant tre verrouill, dans lequel ils
dposeront leurs offres.

Il appartient lentit acheteuse de prendre les
dispositions requises pour la rception et la
conservation en lieu sr des soumissions jusqu
lheure douverture dsigne.
La mthode dentreposage prfre consiste utiliser
un conteneur verrouill. Cette mthode pourrait
toutefois ne pas tre adapte:
pour les missions complexes, o les documents
sont volumineux; ou
pour les trs petits appels doffres conduits selon
la mthode de lachat au meilleur prix sur le
march national (voir le ModuleF5).
Il est ncessaire, dans ce cas, dadopter une mthode
formelle de rcpisss des soumissions, et de prvoir
un local scuris pour les entreposer.
(ii) Le conteneur devra comporter une ouverture
assez large pour quon puisse y insrer la
plupart des soumissions, mais suffisamment
troite afin quil ne soit pas possible den
atteindre lintrieur et den extraire une
soumission.
(iii) Les soumissions ou les chantillons dont les
dimensions sont trop importantes pour pouvoir
tre placs dans le conteneur devront tre remis
lentit acheteuse qui dlivrera en change un
rcpiss sign prcisant la date et lheure de la
soumission et le nom du fonctionnaire qui la
reue. Le consignataire aura pour responsabilit
dentreposer la soumission dans un local
scuris ou de manire scurise jusqu
louverture des plis; il placera une copie du
rcpiss dans le conteneur afin de garantir que
la soumission soit prise en compte au moment
de louverture des plis.

54 Voir le ModuleK5.

110 FIDA Manuel

Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
(iv) Le conteneur sera verrouill pendant toute 2.2 dfaut de conteneur pour les
la dure de la priode de linvitation soumissions (mthode de rception
soumissionner.
formelle)
(v) Le conteneur sera plac dans un local accessible
(i) Dans le cadre de cette mthode, les
au public pendant lhoraire de travail normal.
soumissionnaires remettent leurs offres
Il pourra devoir tre marqu dune tiquette
ladresse indique dans le document
portant le numro de rfrence du march,
dinvitation. Un ou plusieurs fonctionnaires
au cas o plusieurs conteneurs seraient utiliss
devront tre dsigns comme responsables de
simultanment, pour des appels doffres ayant
la rception et de la conservation en lieu sr des
diffrentes dates de cltures.
offres cachetes jusqu louverture des plis. Un
(vi) On veillera ce que du personnel ait t rcpiss indiquant la date et lheure du dpt
dsign pour prendre en charge la gestion de sera dlivr au soumissionnaire, comme preuve
la clture de lappel doffres et ce quil soit de remise de la soumission avant la date limite.
inform de la date, de lheure et du lieu de
(ii) Lentit acheteuse conserve une copie du
la clture.
rcpiss, dont le contenu dtaill est repris
(vii) Louverture du conteneur sera scelle la date et sur un registre des entres (exemple joint
lheure limites prcises de dpt des soumissions. la fin de ce module). Ce registre des entres est
Lapposition de sceaux ou la fermeture du ensuite remis au prsident de lquipe charge
conteneur doit se faire de manire interdire de louverture des plis, lorsque les soumissions
quiconque dy dposer une soumission tardive. lui sont transmises en vue de cette ouverture,
afin de vrifier que toutes les soumissions ont
(viii) La date et lheure de rception de toute
t comptabilises. Le registre peut aussi tre
soumission reue au-del de la date limite
utilis comme annexe au rapport dvaluation.
seront immdiatement inscrites sur lenveloppe,
sur laquelle sera galement appos un cachet (iii) La clture des soumissions sera gre par
ou une mention Rception tardive Ne le(s) fonctionnaire(s) dsign(s) qui devra
pas ouvrir. (devront) tre sur place, ladresse de rception
des offres avant lheure de la clture des
(ix) Il est recommand que le prsident de
soumissions. Pour des raisons pratiques, il est
lquipe charge de louverture des plis (voir
recommand que tout le personnel participant
le ModuleK5) soit prsent lheure prcise de
la clture soit sur place, pour apporter son
la clture pour en vrifier lheure et sassurer
aide, une heure au moins avant la clture.
quaucune soumission tardive ne soit accepte.
(De nombreuses soumissions seront remises
Il est galement important que le fonctionnaire
au cours de la dernire heure de la priode
charg de la fermeture du conteneur procde
de linvitation soumissionner, et il nest pas
cette opration au moment exact ni avant,
inhabituel de voir une file dattente se former
ni aprs.
au cours des 15 dernires minutes prcdant
(x) Le conteneur scell renfermant les soumissions, la clture).
ainsi que les soumissions et autres articles
(iv) Toutes les soumissions doivent tre transfres
trop grands pour entrer dans le conteneur,
au lieu douverture des plis temps pour cette
seront alors transports jusquau lieu o
ouverture.
seffectuera louverture des plis et confis la
garde de lquipe charge de cette ouverture.
Le conteneur ne doit ni tre ouvert, ni tre
laiss sans surveillance, entre la clture des
soumissions et louverture des plis.

Module K1:Module FIDA

LaModule Manuel
H: Invitation
publication
K4: de passation
soumettre
du dossier
Rception des
des
dappel
des marchs
offres
doffres
soumissions 111
Exemple de Registre des Entres: soumissions ou chantillons

Numro de rfrence du march:

Nom et adresse Heure & date Nombre de N du Contenu (sil tat Nom et
du fournisseur/ de rception colis reus rcpiss est connu) (endommag signature du
consultant do (mois en (documents/ /intact, co signataire
provient le colis toutes chantillons) cachet/
lettres) dcachet)

112 FIDA Manuel

Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
ModuleK5: Ouverture des plis
Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les procdures
acceptables pour louverture des plis.
Champ dapplication
Ce module sapplique lorsque des orientations sont ncessaires propos des thmes couverts et quon
ne dispose pas dautres sources de rfrence. Sil existe un systme national de passation des marchs
et quil contient des dispositions acceptes sur ces questions, on utilisera plutt ces instructions. Lorsque
la mthode de passation des marchs est celle de lappel doffres international, ce sont les procdures
de la Banque mondiale, telles quelles sont exposes dans ses directives, qui sappliqueront.
1. Introduction
Les plis renfermant les offres reues en temps utile
sont gnralement ouverts en public, en prsence
des soumissionnaires. Cette tape est importante
dans le processus dappel doffres, car:
louverture publique des plis contribue
dmontrer la transparence du processus
dappels doffres et renforce la confiance des
soumissionnaires en limpartialit du systme;
la lecture publique des notes techniques et des
prix, lors de louverture des offres financires,
devrait exclure tout diffrend ultrieur
concernant des changements de prix ou des
rsultats de lvaluation;
la procdure formelle, concidant avec la clture
des soumissions, devrait prvenir linclusion
des soumissions tardives dans lvaluation.
Le document dappel doffres indiquera si louverture
des plis sera publique et donnera le cas chant
toutes les prcisions sur le lieu de cette ouverture,
ainsi que sur sa date et son heure.
Lentit acheteuse est charge de veiller ce que la
salle dsigne soit disponible lheure fixe et ce
que sa taille et sa configuration soient adquates.
Divers lments sont prendre en considration
dans le choix dune salle:
combien doffres prvoit-on et combien de
reprsentants des soumissionnaires seront
prsents? Il nest pas rare quun soumissionnaire
soit reprsent par deux ou trois personnes;
quelle devra tre la taille de la salle? Les
reprsentants des soumissionnaires doivent
tre spars des membres de la commission
douverture des plis;
quels objets dameublement sont ncessaires
dans la salle? Le mobilier doit tre suffisant pour
permettre de dballer facilement les offres, de
les distribuer tous membres de la commission
douverture des plis, de permettre chacun de
les examiner et den lire les conclusions. Il est de
pratique normale que tous les soumissionnaires
disposent dun sige;
un ordinateur sera-t-il utilis pour enregistrer
les dtails des offres? Utilisera-t-on un projecteur
pour afficher les informations relatives chaque
offre? Cette pratique est dsormais courante,
car elle constitue un processus transparent
permettant aux soumissionnaires de voir et
denregistrer avec prcision les dtails de chaque
offre, rduisant ainsi le risque derreur et de
plaintes ultrieures.
2. Une enveloppe ou deux
enveloppes
On distingue essentiellement deux types de
procdures dappels doffres:
une procdure une seule enveloppe, dans
laquelle les offres technique et financire sont
places dans la mme enveloppe et ouvertes en
mme temps. Il est donn lecture dun rsum
des dtails, y compris les notes techniques et les
prix, qui sont ensuite inscrits au compte-rendu;
un processus deux enveloppes, dans lequel
une enveloppe (extrieure) renferme deux
autres enveloppes contenant des offres spares,
technique et financire. Lenveloppe contenant
les offres reues en temps utile est ouverte
en public pour en extraire les propositions
technique et financire distinctes quelles
renferment. Les propositions techniques sont
galement ouvertes et la synthse des dtails
est lue et inscrite au compte-rendu. Les
propositions financires demeurent cachetes
jusqu lachvement et lapprobation de
lvaluation technique.
Module K1:Module FIDA Manuel
H: Invitation
La publication deK5:
passation
soumettre
du dossier
Module des
des
dappel
Ouverture marchs
offres
doffres
des plis 113
 Les propositions financires, qui seront ensuite
soumises lvaluation financire, seront
ouvertes publiquement une sance distincte
douverture des plis, une date et une heure
qui seront annonces aprs lvaluation
technique. Il sera galement donn lecture
dun rsum des dtails, y compris les notes
techniques et les prix, qui sont enregistrs.
Le processus deux enveloppes nest gnralement
utilis que pour les marchs relatifs aux services de
consultants, le systme une seule enveloppe tant
utilis pour la plupart des autres passations
de marchs.
3. La crmonie douverture des plis
3.1 Prparatifs en vue de louverture
La salle doit tre prpare avant le moment de
louverture des plis. Le personnel devra veiller
ce que les ressources adquates, matrielles
et humaines, soient disponibles pour grer
efficacement cette ouverture.
(i) On citera, parmi les ressources matrielles
ncessaires une sance efficace douverture
des plis:
une salle accessible aux soumissionnaires,
dispose de manire ce que les
reprsentants des soumissionnaires soient
assis courte distance de la table o il sera
procd louverture. Il est important que
les soumissionnaires soient tmoins de
la procdure douverture des plis plutt
que dy participer;
des fournitures de bureau (ciseaux,
marqueurs) pour louverture et le marquage
des offres;
un exemplaire du dossier dappel doffres,
au cas o il serait ncessaire de se rfrer
aux instructions de linvitation ou
dautres dtails;
des formulaires vierges pour
lenregistrement des dtails des offres;
des feuilles de prsence vierges et des stylos,
pour que tous les soumissionnaires et les
autres personnes prsentes puissent
y apposer leur signature;
il faudra aussi disposer dun accs une
photocopieuse pour distribuer des copies
du procs-verbal de louverture des plis.
(ii) Les ressources humaines devront tre suffisantes
pour un droulement efficace de louverture
des plis:
lquipe/commission charge de louverture
des plis sera compose dau moins trois
personnes. Des membres du comit
dvaluation dsign pourraient en faire
partie, mais on prfrera, dans la mesure
du possible, que lidentit des membres
114 FIDA Manuel
Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
du comit demeure inconnue des
soumissionnaires;
outre les membres de la commission,
devront tre prsents quelques agents
administratifs ayant pour tches
denregistrer toutes les informations dont
il sera donn lecture, de replacer les offres
dans leur emballage dorigine et de sassurer
que la feuille de prsence a bien t remplie.
3.2 La procdure douverture des plis
Tous les reprsentants des soumissionnaires
souhaitant tre prsents doivent signer un registre,
en indiquant leur nom ainsi que le nom et ladresse
de la socit quils reprsentent. Dans certains cas,
les reprsentants des soumissionnaires pourront tre
tenus de prsenter une procuration confirmant leur
statut avant dtre admis.
Le prsident de la commission procdera
louverture formelle de la sance, en prsentant
les membres de la commission et leur rle dans
les dbats et en expliquant les modalits du
droulement de la sance douverture des plis. Il
sera rappel aux reprsentants des soumissionnaires
quils ne doivent pas interrompre la sance.
Les autres tapes sont les suivantes:
1. vrifier, daprs les marques portes sur les
offres, quelles correspondent bien la sance
douverture des plis ;
2. vrifier sil y a eu des retraits et en confirmer
lauthenticit;
3. vrifier que lemballage des offres ne prsente
aucun signe de manipulation indue. En cas
de dommages, lobservation sera releve et
mentionne dans le procs-verbal;
4. ouvrir les plis un par un. On donnera lecture,
pour chaque soumission, des dtails suivants:
(i) nom et adresse du soumissionnaire et noms
de toutes les parties une co-entreprise, un
consortium ou une association;
(ii) confirmation de ce que la soumission est,
ou semble tre, complte;
(iii) ventuelles observations initiales concernant
la prise en compte des exigences. Elles
porteront notamment sur les questions
suivantes:
la soumission a-t-elle t remise
en retard?
lenveloppe tait-elle cachete?
la signature de loffre est-elle correcte?
le nombre dexemplaires requis a-t-il
t fourni?
le cas chant, une garantie de
soumission adquate tait-elle jointe au
reste de la documentation requise?
 le cas chant, les chantillons requis 3.3 Orientations complmentaires
taient-ils joints la soumission? concernant louverture des propositions
si le systme utilis est celui des deux
financires dans le systme deux
enveloppes, y a-t-il une enveloppe
enveloppes
cachete renfermant la proposition
financire (on notera que lenveloppe Lorsquon utilise un systme deux enveloppes,
financire doit rester ferme); les propositions financires ne sont ouvertes
quaprs lachvement et lapprobation/lavis
(iv) dans le processus une seule enveloppe, la
de non-objection de lvaluation technique.
monnaie de la soumission et son prix total;
La premire tape consiste sassurer que tous les
(v) normalement, il ne devrait tre
soumissionnaires dont les propositions atteindront
donn lecture daucune information
le stade de louverture de la proposition financire
complmentaire, sauf disposition expresse
auront t informs dans un dlai suffisant55 avant
contenue dans le dossier dappel doffres;
la sance douverture de lheure, de la date et du
5. attribuer un numro de rfrence unique lieu de cette sance.
chaque offre et inscrire ce numro sur chaque
Bien que la plupart des autres tapes suivre soient
exemplaire du dossier de soumission;
gnralement les mmes que dans les processus
6. tous les exemplaires du dossier sont signs par ci-dessus, il existe quelques lgres diffrences. Le
tous les membres de la commission douverture; processus est le suivant:
7. la prsidence peut choisir douvrir la runion 1. la prsidence accueille les soumissionnaires
par les questions des soumissionnaires, mais la sance douverture des plis contenant les
cela nest pas obligatoire. Si cette formule propositions financires, et les invite tous
est adopte, les rponses donnes devront signer la feuille de prsence;
normalement tre limites aux informations
2. la prsidence explique brivement la procdure
incluses dans le dossier dappel doffres.
qui sera suivie, qui comporte normalement:
La commission ne devra ni rpondre aux
a. la lecture des notes techniques;
questions relatives lacceptation ou au rejet de
b. louverture des propositions financires;
propositions, ni discuter de dtails spcifiques
c. la lecture et lenregistrement des informations
dune proposition ou dun prix. Elle pourra
financires par lentit acheteuse;
utiliser, en rponse de telles questions, la
d. la possibilit pour les soumissionnaires
formule standard la dcision sera prise par la
de poser des questions;
commission dvaluation;
e. la clture de la runion; et
8. la prsidence prononcera ensuite la clture de f. le transfert des propositions pour
la sance douverture des plis, en rappelant aux conservation en lieu sr et valuation;
soumissionnaires quils ne devront pas chercher
3. on procde la lecture des noms et des notes
influencer le processus dvaluation et que
techniques de tous les soumissionnaires dont
la proposition retenue sera annonce en temps
les propositions suivent le processus conduisant
opportun;
lvaluation financire. La commission
9. des copies du procs-verbal de louverture des douverture des plis ne doit discuter en aucune
plis seront distribues aux soumissionnaires. manire les notes techniques ou les rsultats de
Loriginal du procs-verbal sera vers au dossier lvaluation technique;
du march;
4. on vrifie, daprs les marques portes sur les
10. toutes les propositions seront immdiatement offres, quelles correspondent bien la sance
transportes en lieu sr jusqu ce que la douverture des plis; on vrifie sil y a eu des
commission dvaluation soit prte se runir retraits et on en confirme lauthenticit;
pour entamer son travail;
5. on vrifie que lenveloppe financire ne prsente
11. lorsque deux ou plusieurs sances douverture aucun signe de manipulation indue. En cas
de plis concernant plusieurs appels doffres de dommages, lobservation sera releve et
se droulent la mme date, elles devront mentionne dans le procs-verbal;
tre conduites lune aprs lautre: une sance
6. on ouvre les plis un par un. On donnera lecture,
douverture devra tre acheve et enregistre
pour chaque soumission, des dtails suivants:
et les propositions retires de la salle , avant
le dbut de la sance suivante.
55 On recommande habituellement un pravis minimum dune semaine pour sassurer que les soumissionnaires peuvent prendre
les dispositions ncessaires pour tre prsents. moins que tous les soumissionnaires ne soient trs proches du lieu o se
droulera la sance douverture, tout pravis infrieur une semaine risque dtre dfavorable certains dentre eux et donc daller
lencontre du principe dimpartialit.

Module K1:Module FIDA Manuel

H: Invitation
La publication deK5:
passation
soumettre
du dossier
Module des
des
dappel
Ouverture marchs
offres
doffres
des plis 115
 (i) le nom et ladresse du soumissionnaire
et les noms de toutes les parties une
co-entreprise, un consortium ou une
association;
(ii) le nombre dexemplaires de la proposition
financire reus;
4. Rgles principales respecter
loccasion de chaque sance
douverture de plis
1. tre bien organis.
2. Les soumissions tardives doivent tre rejetes.

(iii) la monnaie et le montant total de la
proposition financire. La commission
douverture des plis ne doit formuler aucune
observation quant au prix ou lvaluation
financire;
(iv) normalement, il ne devrait tre
donn lecture daucune information
complmentaire, sauf disposition expresse
contenue dans le dossier dappel doffres;
7. lorsque toutes les propositions financires
pertinentes ont t ouvertes, lues et enregistres,
ainsi que signes par tous les membres de la
commission douverture des plis, la prsidence
peut autoriser les soumissionnaires poser
des questions;
8. la prsidence prononce ensuite la clture de
la sance douverture des plis, en rappelant
aux soumissionnaires quils ne devront pas
chercher influencer lvaluation financire
et que la proposition retenue sera annonce
en temps opportun;
9. des copies du compte-rendu de louverture
des plis sont distribues aux soumissionnaires.
Loriginal du compte-rendu sera vers au
dossier du march;
10. toutes les propositions financires seront
immdiatement transportes en lieu sr
jusqu ce que la commission dvaluation
soit prte se runir;
11. lorsque deux ou plusieurs sances douverture
de plis concernant plusieurs appels doffres
se droulent la mme date, elles devront
tre conduites lune aprs lautre: une sance
douverture devra tre acheve et enregistre
et les propositions retires de la salle , avant
le dbut de la sance suivante.
3. Une fois commence, la sance douverture des
plis ne doit, dans un souci de transparence, tre
ni interrompue, ni reporte.
4. galement dans un souci de transparence, toutes
les activits en rapport avec louverture des plis
concernant la passation dun march donn
doivent tre menes terme en une seule sance.
5. Aucun soumissionnaire ne pourra faire, sans y
tre invit, de communication au cours de la
sance douverture des plis.
6. Aucun soumissionnaire ne sera autoris
interfrer avec le processus douverture des plis,
avec la commission douverture des plis ou avec
la commission dvaluation.
7. Toutes les objections que souhaiterait formuler
un soumissionnaire propos des procdures
ou des dcisions rsultant de louverture des
plis devront tre communiques par crit au
fonctionnaire dsign dans les procdures de
plainte appropries.
5. Modles denregistrement
des ouvertures de plis
On trouvera dans les pages ci-aprs quelques
modles gnriques utiles relatifs aux:
comptes rendus des ouvertures de plis (pour
les mthodes une et deux enveloppes); et
feuilles de prsence.

3.4 Procs-verbal de louverture des plis

Le procs-verbal est prpar par la commission
douverture des plis sur la base des informations
enregistres au cours de la crmonie. Grce
lutilisation de logiciels et de matriel informatique
moderne, certaines organisations peuvent dsormais
remettre aux reprsentants des soumissionnaires le
procs-verbal de louverture des plis immdiatement
aprs la clture de la runion. Le procs-verbal doit
aussi tre expdi ladresse de contact de chaque
soumissionnaire.

116 FIDA Manuel

Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
 Enregistrement des ouvertures de plis (mthode une enveloppe seulement) Page n: sur

Numro de rfrence du march: Heure et date de louverture:

Numro Nom & adresse Nombre Monnaie de la Montant de la Garantie de Retraits ou Divergences
abrge du dexemplaires soumission soumission soumission? modifications observes
soumissionnaire de la Valeur?
soumission
1

Module K1:Module FIDA

Sign:

La publication
Manuel
H: Invitation
..... .......................... ..

Module deK5:
Prsidence de louverture des plis Nom de la prsidence Date

117 du dossier
passation
soumettre
Ouverture
des
dappel
desdes plis
offres
marchs
doffres
 Enregistrement des ouvertures de plis (mthode deux enveloppes Propositions techniques uniquement) Page n: sur

118
Numro de rfrence du march: Heure et date de louverture:

FIDA
Numro Nom & adresse Nombre Garantie de Retraits ou Retraits ou Proposition Divergences observes

Dossier
abrge du dexemplaires soumission? modifications modifications financire

Processus
soumissionnaire des propositions Valeur? reue

Manuel
(ou co-entreprise, techniques cachete?

dappel
dede
consortium ou
association)

doffres
1

soumission
2

passation des marchs

3

Sign:

..... ........................ ..........................

Prsidence de louverture des plis Nom de la prsidence Date

 Enregistrement des ouvertures de plis (mthode deux enveloppes Propositions financires uniquement) Page n: sur

Numro de rfrence du march: Heure et date de louverture:

Numro Nom & adresse Note Monnaie Montant de la Retraits ou Nombre Divergences observes
abrge du technique de la soumission modifications dexemplaires
soumissionnaire soumission de la
(ou co-entreprise, proposition
consortium ou financire
association)
1

Module K1:Module
7

FIDA
La publication
Manuel
H: Invitation
Module
Sign:

deK5:
..... .......................... ..........................

du dossier
passation
Prsidence de louverture des plis Nom de la prsidence Date

119 soumettre
Ouverture
des
dappel
desdes plis
offres
marchs
doffres
Feuille de prsence Page n: sur

Heure et date de louverture:..................................................

Type douverture:
une enveloppe deux enveloppes: Technique / Financire
Numro de rfrence du march:

Nom du participant Reprsentant (Socit) Titre ou fonction

120 FIDA Manuel

Dossier dede
dappel
Processus passation des marchs
doffres
soumission
ModuleL1: Comits dvaluation56 et
rgles gnrales dvaluation
Objet du module
Ce module nonce les bonnes pratiques suivre de manire gnrale pour lvaluation par un comit.
Lvaluation a pour but dvaluer et de comparer de manire objective toutes les soumissions reues,
conformment aux mthodes prtablies, afin de dterminer le soumissionnaire auquel sera attribu un
march. Une valuation ralise dans de bonnes conditions devra faire en sorte que:
la concurrence soit loyale et que tous les soumissionnaires aient une gale possibilit de remporter
des marchs;
les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants achets dans le cadre
du march soient de qualit satisfaisante; et
lentit acheteuse optimise au mieux ses ressources.
La dsignation dun comit charg de lvaluation est une pratique courante: on considre quelle offre
un certain nombre davantages par rapport lattribution des marchs dcide par une seule personne.
On retiendra, parmi ces avantages:
une plus grande responsabilit des membres dun groupe;
une approche plus transparente;
la moindre probabilit quune influence injustifie sexerce sur un comit que sur une personne.

Champ dapplication
La plupart des systmes nationaux de passation des marchs comporteront sans doute des dispositions
relatives une forme ou une autre dvaluation par un comit. Lorsque les valuations utilisent un systme
national, ces dispositions devront tre respectes. Si aucune disposition nexiste dans les procdures
nationales, on trouvera dans le prsent module quelques avis gnriques sur la question. Lorsque la
mthode de passation des marchs est celle de lappel doffres international, ce sont les procdures de
la Banque mondiale, telles quelles sont exposes dans ses directives, qui sappliqueront.

1. Rgles gnrales dvaluation de la date et de lheure de clture de lappel

doffres (voir les prcisions ci-aprs);
En matire dvaluation, les rgles gnrales
labsence de rponse dun soumissionnaire
suivantes sont dapplication:
une demande dclaircissement suffit justifier
une valuation utilisera exclusivement la
le rejet de son offre;
mthode et les critres dvaluation noncs
une soumission rpondant pour lessentiel aux
dans le document dinvitation et tous les critres
besoins est une soumission conforme toutes les
sappliqueront de la mme manire toutes
instructions, exigences, modalits et conditions
les soumissions, en vue de dterminer celle
nonces dans le dossier dappel doffres, sans
qui obtiendra la plus haute valuation;
drogations, rserves ou omissions matrielles;
aucune autre mthode ni aucun autre critre
lorsquune soumission rpond pour lessentiel
dvaluation que ceux stipuls dans le document
aux besoins, le comit dvaluation peut ne pas
dinvitation ne seront utiliss ou introduits;
tenir compte de tout dfaut de conformit, erreur
la dtermination par le comit dvaluation
ou omission ne constituant pas une drogation
du niveau de prise en compte des besoins sera
matrielle, ou y apporter des claircissements ou
fonde sur le contenu mme de la soumission,
des corrections;
sous rserve des ventuels claircissements reus;
le dfaut de conformit, lerreur ou lomission de
le comit dvaluation peut demander par
caractre non matriel seront mesurs en termes
crit aux soumissionnaires dapporter des
montaires dans toute la mesure du possible et
claircissements sur leurs soumissions afin de
pris en compte dans lvaluation financire et la
faciliter lvaluation, mais aucune modification
comparaison des soumissions;
sur le fond des soumissions, y compris une
modification de prix, ne sera admise au-del

56 Parfois galement appels Commissions dvaluation.

Module L1: ComitsModule A:FIDA

VueetManuel
dvaluation rglesde
densemblepassation
du cycle
gnrales desdu
marchs
projet
dvaluation 121
 le comit dvaluation peut corriger des erreurs
purement arithmtiques apparaissant dans les
soumissions, conformment la procdure
nonce dans le document dinvitation;
les soumissionnaires seront informs de toute
correction arithmtique et invits, par crit,
approuver cette correction;
tout soumissionnaire qui nacceptera pas la
correction dune erreur arithmtique sera
exclu et la garantie de soumission57 de ce
soumissionnaire pourra tre perdue;
aucune communication concernant lacceptation
ou le rejet dune soumission, ou dsignant
ladjudicataire, ne doit tre adresse lun
quelconque des soumissionnaires avant que
cette approbation ne soit obtenue.
2. Le comit dvaluation
2.1. Composition
Les comits dvaluation sont gnralement des
comits ad hoc, dsigns pour chaque march
passer par le fond de pouvoir58 de lentit
acheteuse passant le march.
Ils doivent inclure des membres possdant les
comptences, les connaissances et lexprience
pertinentes en rapport, dans la mesure du possible,
avec les exigences du march passer, et par
exemple:
comptences techniques;
reprsentants de lutilisateur final;
comptences en matire de marchs et de
contrats;
comptences en matire de gestion financire
ou danalyse;
expertise dans le domaine juridique.
Le nombre de membres du comit dvaluation
dpendra de la valeur et de la complexit du march
passer, mais ne devra jamais tre infrieur trois.
Les membres du comit dvaluation auront un
niveau adquat danciennet et dexprience, en
fonction de la valeur et de la complexit du march
passer.
Si les comptences ou lexprience requises ne
sont pas disponibles au sein de lentit acheteuse,
le comit dvaluation pourra inclure un membre
extrieur; ce dernier devra toujours dclarer, le cas
chant, lexistence dans le march passer dun
conflit dintrt qui pourrait avoir une incidence sur
son impartialit dans le processus dvaluation.
57 Voir le ModuleJ.
58 Ou le fonctionnaire exerant lautorit de contrle.
122 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
2.2 Rle du prsident
Il est frquent que les membres du comit
choisissent lun dentre eux comme prsident.
Dans certains cas, toutefois, le prsident est
dsign au moment de la constitution du comit.
Ces deux approches prsentent des avantages et
des inconvnients et elles sont donc toutes deux
acceptables.
Le prsident du comit dvaluation joue un rle
important, tant donn quil a gnralement pour
tches de:
veiller ce que tous les membres comprennent
de la mme manire la mthode et les critres
dvaluation utiliser;
superviser et coordonner lactivit des membres
du comit au cours du processus dvaluation,
mais sans donner aux membres dinstructions
sur les dcisions relatives lvaluation ni plaider
auprs deux en faveur dun rsultat spcifique
sur quelque question que ce soit;
veiller ce que lvaluation soit conforme
toutes les exigences et dispositions du
document dinvitation;
prsider toutes les runions du comit
dvaluation et faire en sorte que les dbats
soient productifs, ouverts et participatifs;
veiller ce que tous les membres soient
conscients de leurs responsabilits et notamment
de la ncessaire confidentialit;
veiller la scurit des soumissions et de toute
autre documentation;
veiller ce que les dcisions soient prises en
temps opportun;
grer les communications entre le comit
dvaluation et le soumissionnaire;
sassurer que le comit dvaluation dispose
des ressources adquates;
veiller ce que le rapport final dvaluation soit
tabli de manire exacte et en temps utile.
Le prsident dsign devra tre inform de toutes
ces tches avant daccepter la mission.
2.3 Quand dsigner le comit
Le moment de la dsignation du comit
dvaluation est souvent lune des questions les plus
couramment poses en rapport avec lvaluation.
Cette dsignation peut intervenir divers stades du
processus dappel doffres, chacun prsentant ses
avantages et ses inconvnients, rsums dans
le tableau ci-aprs:
Quand Aspects positifs Aspects ngatifs
Au cours de la Les membres peuvent tre choisis l'avance; le On peut faire valoir que le comit n'est plus
prparation du dossier comit est pleinement inform des critres et des totalement indpendant, et que la sparation
d'appel d'offres, raisons pour lesquelles ils ont t retenus. Cela permet des tches est compromise
afin que le comit de limiter les ventuels dsaccords ou malentendus,
On craint aussi, souvent, que plus la dsignation
puisse apporter une au cours de l'valuation, entre le comit et les auteurs
du comit est prcoce, plus nombreuses seront
contribution aux du dossier d'appel d'offres
les possibilits de voir ses membres tre l'objet
critres d'valuation
La date de clture peut tre fixe en fonction de la de manipulations ou d'actions de lobbying
disponibilit du comit
Lorsque le dossier Les membres peuvent tre choisis l'avance et la date Bien que le comit soit maintenant indpendant
d'appel d'offres est de clture peut tre fixe en fonction de la disponibilit de l'laboration du dossier d'appel d'offres,
soumis l'approbation de l'ensemble du comit. Cela donne galement au on ne peut exclure le risque qu'il soit en
interne ou la demande comit un dlai suffisant pour se familiariser avec le dsaccord avec les critres d'valuation fixs
d'avis de non objection dossier d'appel d'offres, les besoins et les critres dans le dossier d'appel d'offres ou qu'il n'en
du FIDA comprenne pas les intentions
La composition du comit peut tre revue et examine
comme partie de la soumission La seconde proccupation exprime ci-dessus
s'applique encore dans ce cas
Immdiatement aprs Les membres peuvent tre choisis l'avance et le
la publication du dossier comit dispose d'un dlai suffisant pour se familiariser
d'appel d'offres avec le dossier d'appel d'offres, les besoins et les
critres
Juste avant la clture La possibilit d'actions de lobbying auprs des La question est habituellement de savoir qui est
des soumissions membres du comit est minimale s'ils ne sont connus disponible pour siger au comit plutt que de
qu'au dernier moment savoir qui est le mieux plac ou le plus qualifi
cet effet
Le comit ne dispose pas d'un dlai suffisant
pour se familiariser avec le dossier d'appel
d'offres, les besoins et les critres

Comme le montre le tableau ci-dessus, il nexiste 2.4 Les travaux du comit

pas de solution unique cette question. Il est
Avant dentamer le processus dvaluation, les
souhaitable dadopter une attitude proactive en
membres du comit dvaluation devront tenir
termes de choix des membres du comit, de leur
une runion initiale pour examiner la mthode et
participation et du temps disponible pour leur
les critres dvaluation prciss dans le document
prparation; il est donc prfrable de les dsigner
dinvitation et sassurer quils sont parfaitement
le plus tt possible. Cette formule augmente
compris par chacun dentre eux.
toutefois le risque des interfrences potentielles
dont pourraient tre lobjet les membres du comit. Lvaluation des soumissions est ensuite un
processus squentiel comprenant trois tapes
En pratique, la dcision devrait tre prise au cas
dcrites ci-aprs:
par cas, en tenant compte de la complexit et de
la valeur du march et dune estimation quilibre (i) Examen prliminaire, pour liminer les
du risque potentiel associ cette dcision, comme soumissions ne rpondant pas aux exigences
indiqu ci-dessus. Ainsi, quel est le risque dune fondamentales du document dinvitation et
manipulation potentielle du comit si la valeur les soumissionnaires ne remplissant pas les
du march est peu leve? Ou encore, si le march conditions impratives dadmissibilit.
est hautement spcialis et que le comit a besoin
On consultera les modules L2 et L6 pour une
dune contribution technique, peut-on prendre le
explication de ladquation aux besoins et de
risque de ne pas dsigner parmi ses membres un
lexamen prliminaire.
spcialiste qualifi?
(ii) Estimation de ladquation aux besoins et
Comme pour la plupart des questions en rapport
conduite dune valuation technique dtaille,
avec la passation des marchs, la dcision prendre
afin de dterminer si les soumissions rpondent
relve donc de lattnuation du risque, en prenant en
pour lessentiel aux exigences techniques et
compte les circonstances et les exigences uniques de
commerciales du document dinvitation.
chaque activit.
La demande dclaircissements fait partie de
cette tape.

Module L1: ComitsModule A:FIDA

VueetManuel
dvaluation rglesde
densemblepassation
du cycle
gnrales desdu
marchs
projet
dvaluation 123
 Lvaluation technique dtaille des
soumissions variera selon que lvaluation
utilise:
a) une estimation visant dterminer si
la soumission est conforme toutes les
conditions du document dinvitation, ou un
simple systme de notation russite/chec; ou
b) un systme de notation bas sur des points
de mrite.
Dans lhypothse a) ci-dessus, lvaluation
dtaille sera normalement ralise
collectivement par le comit dvaluation,
moins quelle ne soit considre comme
particulirement longue et complexe, auquel
cas les membres du comit peuvent dabord
procder individuellement une valuation
dtaille, avant un examen et un accord sur
les rsultats une runion de lensemble
des membres.
Dans lhypothse b), lvaluation dtaille devra
toujours tre conduite suivant les modalits
dcrites dans le ModuleL2.
Si, au cours de lvaluation, le comit a
besoin dclaircissements de la part des
soumissionnaires, il sera procd suivant
les modalits dcrites dans le ModuleL2.
(iii) valuation financire, pour comparer les
cots des soumissions rpondant aux besoins,
dterminer ladjudicataire et recommander
que le march lui soit attribu.
La comparaison financire devra toujours
tre ralise collectivement par le comit
dvaluation.
2.5 Dossiers et rapports
Tous les dossiers se rapportant lvaluation seront
conservs dans le dossier de lappel doffres aux fins
daudit. Il sagit notamment:
des copies de tous les changes de
correspondance avec les soumissionnaires,
comme des courriers relatifs aux claircissements;
des ventuelles corrections des erreurs
arithmtiques;
des prorogations de la validit des offres;
des fiches individuelles de notation signes
dans le cas de lvaluation base sur des points
de mrite; et
des procs-verbaux de toutes les runions, signs
par tous les membres du comit dvaluation,
pour confirmer que les procs-verbaux
constituent un compte-rendu prcis et complet
de chaque runion.
59 Y compris la dsignation des membres du comit.
124 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
Le comit doit aussi prparer un rapport
dvaluation, sign par toutes les personnes ayant
particip lvaluation. Bien quil nexiste pas
de modle spcifique du FIDA pour le rapport
dvaluation, ce document devra comporter, au
minimum, les informations suivantes:
un historique de la procdure dappel doffres;
le document dinvitation relatif au march qui
a fait lobjet de lvaluation;
la publication de lappel doffres, les
prorogations et les rponses aux demandes
dclaircissements reues des soumissionnaires;
la clture des soumissions et louverture des plis;
un rsum des offres reues et ouvertes, et
notamment les prix dont il a t donn lecture
pour chaque offre;
la slection et la composition59 du comit
dvaluation;
les rsultats de lexamen prliminaire des
soumissions;
les ajustements et corrections;
les rsultats des valuations technique et
financire dtailles et leur comparaison;
les dtails de toutes drogations, erreurs ou
omissions non matrielles acceptes, clarifies
ou corriges et, le cas chant, la manire dont
les drogations ou omissions ont t valorises
et prises en compte dans lvaluation financire;
les raisons pour lesquelles certaines soumissions
auraient t dclares irrecevables et rejetes;
le prix valu de chaque soumission, faisant
apparatre les ventuelles rvisions ou
ajustements leur prix et la conversion en une
monnaie commune;
le classement des soumissions en fonction du
prix valu; des copies des procs-verbaux des
runions du comit dvaluation (habituellement
jointes en annexe);
un nonc de la soumission value la plus
avantageuse, pour chaque lot le cas chant;
les rsultats dune ventuelle post-slection ;
un nonc des dsaccords ventuels et
notamment les raisons de ces dsaccords, les
discussions tenues ce propos et les noms des
membres ayant exprim une opinion divergente;
une recommandation concernant lattribution
du ou des march(s) la soumission, ou
la combinaison de soumissions, ayant
t value la plus avantageuse, ou toute
autre recommandation approprie, comme
lannulation du processus dacquisition ou le
lancement dun nouvel appel doffres; et
les ventuelles questions ou points claircir
avant la passation du march.
Dans le cadre du processus de supervision, le FIDA
cherchera rpondre, lorsquil examinera un rapport
dvaluation, aux questions suivantes:
les informations numres ci-dessus sont-
elles prsentes?
le comit dvaluation est-il parvenu un
consensus?
lvaluation a-t-elle t conduite uniquement
sur la base des critres noncs?
si lvaluation a t base sur les points de
mrite, la procdure a-t-elle t applique de
faon prcise et cohrente?
le fournisseur/entrepreneur est-il adquat
(post-slection)?
quel est ltat davancement des ventuelles
demandes dclaircissements?
la dure de validit de lappel doffres doit-
elle tre proroge?
toutes les questions logistiques ont-elles t
abordes?
certaines soumissions ont-elles t rejetes
au cours de lvaluation dtaille; dans
laffirmative, ce rejet tait-il justifi?
tous les soumissionnaires sont-ils traits sur
un pied dgalit?
lun ou lautre des principes noncs dans les
Directives du FIDA concernant la passation
des marchs a-t-il t compromis?
Module L1: ComitsModule A:FIDA
2.6 Autres dispositions gnrales
Les runions du comit dvaluation ne doivent
normalement se tenir quen prsence de
tous ses membres, sauf sil est impossible ou
matriellement difficile quils puissent tre
tous prsents.
Lorsquun des membres du comit dvaluation
na pas t prsent une runion, il ou elle sera
inform(e) des dbats et des dcisions prises
cette runion. Si le membre absent nest pas
daccord avec lune quelconque des dcisions
prises, il ou elle en informera immdiatement
le prsident du comit dvaluation, qui
convoquera une nouvelle runion pour rsoudre
le point de dsaccord.
Lordre du jour de la runion sera dtermin
par la mthode dvaluation indique dans
les documents dinvitation et coordonn par
le prsident.
Les dcisions du comit dvaluation seront
prises lunanimit, sauf lorsque des notes
individuelles sont requises pour respecter la
mthode dvaluation.
Lorsque le comit dvaluation ne parvient
pas une dcision unanime, les conclusions
et recommandations de la majorit seront
indiques dans le rapport dvaluation.
Lorsque le comit dvaluation nest pas en
mesure de parvenir un accord sur une partie
de lvaluation et que le dsaccord est significatif
et susceptible daffecter les rsultats dune
valuation, le comit devra consulter lautorit
charge de lapprobation.
VueetManuel
dvaluation rglesde
densemblepassation
du cycle
gnrales desdu
marchs
projet
dvaluation 125
ModuleL2: Procdures gnrales
dvaluation concernant les biens,
les travaux et les services autres que
les services de consultants
Objet du module
Le prsent module contient des orientations gnrales sur lvaluation des offres concernant les biens,
les travaux et les services autres que les services de consultants. Il doit tre lu paralllement au module
pertinent la mthode particulire dvaluation utiliser. Il sagira de lun des trois modules ci-aprs:
ModuleL3: valuation des offres concernant les biens;
ModuleL4: valuation des offres concernant les travaux; ou
ModuleL5: valuation des offres concernant les services autres que les services de consultants.
Lvaluation a pour but dvaluer et de comparer de manire objective toutes les soumissions reues, sur
la base dune mthode et de critres prtablis, afin de dterminer le soumissionnaire auquel devrait tre
attribu un march. Une valuation ralise dans de bonnes conditions devra faire en sorte que:
la concurrence soit loyale et que tous les soumissionnaires aient une gale possibilit de remporter
des marchs financs par le gouvernement;
les biens, les travaux et les services achets dans le cadre du march soient de qualit satisfaisante; et
lentit acheteuse optimise au mieux ses ressources.
Les valuations seront diffrentes selon quelles concernent des biens, des travaux ou des services
autres que les services de consultants, mais la mthode dvaluation comportera toujours un certain
nombre dtapes:
un examen prliminaire, pour liminer les soumissions ne rpondant pas aux exigences fondamentales
du document dinvitation et les soumissionnaires ne remplissant pas les conditions impratives
dadmissibilit;
une valuation technique et commerciale, afin de dterminer si les soumissions rpondent pour
lessentiel aux exigences techniques et commerciales du document dinvitation;
une valuation financire; pour comparer les cots des soumissions rpondant aux besoins,
dterminer ladjudicataire et recommander que le march lui soit attribu.
Un ordinogramme rcapitulant cette mthode dvaluation est joint la fin du prsent module.

Champ dapplication
Les principes gnraux noncs dans ce module sappliquent lvaluation des offres concernant les
biens, les travaux et les services autres que les services de consultants. Les aspects techniques des
mthodes applicables dans chaque cas sont exposs, respectivement, dans les modules L3, L4 et L5.
On notera que lorsque la mthode de passation des marchs est celle de lappel doffres international,
ce sont les procdures de la Banque mondiale, telles quelles sont exposes dans ses directives, qui
sappliqueront.
Lvaluation des propositions concernant les services de consultants, au titre de la mthode de demande
de propositions, est analyse dans les modules L6, L7 et L8.

1. Instructions point par point
1.1 Examiner et numrer les exigences,
instructions et critres dvaluation
Le comit dvaluation devra examiner et numrer
les exigences, instructions et critres dvaluation
noncs dans le document dinvitation, sassurer
quils sont clairement compris et demander le
cas chant des claircissement la (ou aux)
personne(s) responsable(s) de ltablissement
du document dinvitation. Lvaluation doit
sappuyer sur les critres spcifis dans le document
dinvitation et aucun critre nouveau ou modifi ne
doit tre introduit.
1.2 Procder un examen prliminaire
Cet examen a pour objet de dterminer si les
soumissions reues respectent les instructions et les
exigences fondamentales du document dinvitation.
Il permet aux valuateurs dliminer les soumissions
les plus faibles, sans y consacrer le temps et leffort
que demande la conduite dune valuation dtaille.

126 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
 Lorsquil ny a pas eu de prslection, lexamen
prliminaire peut aussi servir apprcier si les
soumissionnaires rpondent aux exigences.
Le test dexamen prliminaire est ralis sur la base
dun systme de notation russite/chec, dans lequel
les soumissions qui ne sont pas pour lessentiel
conformes sont rejetes. Les critres utiliser pour
lexamen prliminaire dpendent des exigences et
des instructions du document dinvitation, de sorte
que lexamen prliminaire doit toujours dbuter par
une analyse du document dinvitation afin dtablir
la liste des exigences satisfaire. titre indicatif
uniquement, lexamen prliminaire pourra inclure,
en rgle gnrale, une vrification par laquelle on
sassurera que:
loffre a t soumise suivant le format prescrit;
toute ventuelle garantie de soumission a t
soumise, sous la forme et du montant requis et
valable pendant au moins la priode requise;
loffre a t soumise sans rserves ou drogations
matrielles par rapport aux conditions du dossier
dappel doffres;
loffre a t correctement signe et autorise;
le nombre prescrit dexemplaires de loffre a
t soumis;
loffre est valable pendant au moins la priode
requise;
tous les documents et informations essentiels
ont t soumis;
les ventuels chantillons demands ont t
soumis;
loffre rpond toute autre besoin essentiel
du document dinvitation; et
aucune altration ou modification na t
apporte au dossier dappel doffres, lexception
de celles requises dans le cadre des besoins
de loffre.
On liminera les offres qui ne rpondent pas
toutes ces exigences.
1.3 Estimer la prise en compte des
besoins
Dans le cadre de lvaluation des soumissions,
les valuateurs ont pour mission de dcider si la
soumission rpond aux attentes60 (cest--dire
quelle rpond aux besoins de lentit acheteuse)
ou si elle ne rpond pas aux attentes (cest--
dire quelle ne rpond pas aux besoins de lentit
acheteuse).
En pratique, peu doffres sont parfaites et le test
cl consistera donc dterminer si une offre
rpond pour lessentiel aux besoins. Une offre
rpondant pour lessentiel aux besoins est
dfinie comme une offre conforme toutes les
60 Les modes dvaluation de la prise en compte des besoins prsenteront des diffrences considrables selon que les
valuations concernent les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants. On trouvera par consquent des
indications complmentaires sur lvaluation technique dans les modules L3, L4 et L5 respectivement.
Module
Module L2: Procdures gnrales dvaluation concernant les biens,
L1: Comits
les travaux
instructions, exigences et conditions du document
dinvitation, sans drogations, rserves ou omissions
matrielles. Autrement dit, les erreurs ou problmes
dimportance mineure (ou non matriels) peuvent
tre accepts par les valuateurs ou corrigs par le
soumissionnaire, alors que les offres comportant des
erreurs ou des problmes dimportance majeure (ou
matriels) doivent tre rejets.
En rgle gnrale, une drogation, rserve ou
omission matrielle:
affecterait de manire non ngligeable lampleur,
la qualit ou la performance des biens, travaux
ou services; ou
limiterait de manire non ngligeable les droits
de lentit acheteuse ou les obligations des
soumissionnaires au titre du march; ou
affecterait injustement la position concurrentielle
dautres soumissionnaires sil ny tait pas
remdi.
Cest aux valuateurs quil appartient de dterminer
si une drogation est ou non matrielle et cette
dcision doit tre fonde uniquement sur le contenu
mme de loffre. Des informations complmentaires
ou une connaissance antrieure dun produit ou
dun soumissionnaire ne doivent pas tre prises
en compte.
La dfinition de la nature dune drogation
matrielle ou non matrielle variera selon les
diffrentes procdures dappel doffres, en fonction
des besoins particuliers de chacune. Toutefois, les
dcisions quant ce qui constitue une drogation
matrielle ou non matrielle doivent tre appliques
de manire cohrente toutes les offres faisant
partie du mme processus dvaluation.
Lorsquils devront dcider si une drogation est
ou non matrielle, les valuateurs prendront en
compte limpact sur les facteurs essentiels comme
le cot, le risque, le temps et la qualit du march.
titre indicatif uniquement, on placera sans doute
dans la catgorie des drogations, rserves ou
omissions matrielles:
les calendriers inacceptables de livraison
ou dachvement;
les dtails techniques inacceptables, concernant
par exemple la conception, les matriaux, la
qualit dexcution, les spcifications, normes
ou mthodes; et
les contre-propositions inacceptables sur les
conditions essentielles du march, concernant
par exemple les modalits de paiement, les
rvisions de prix, les pnalits, la sous-traitance
ou la garantie.
et lesModule
dvaluationFIDA
VueetManuel
servicesA:autres lesde
densemble
rgles
que passation
gnrales
services des
du cycle dumarchs
projet
dedvaluation
consultants 127
 titre indicatif uniquement, on placera sans doute la disponibilit de pices de rechange et
dans la catgorie des drogations, rserves ou darticles consommables;
omissions non matrielles: les arrangements de service, comme le besoin
les diffrences minimes dans les calendriers de dun agent local.
livraison ou dachvement, lorsque le temps nest
Comme pour ce qui concerne lvaluation
pas un facteur dcisif;
technique, la norme commerciale doit tre fixe
lomission darticles dimportance mineure;
par les conditions du document dinvitation et
les erreurs arithmtiques;
lvaluation des offres doit servir dterminer si
dautres dtails techniques, concernant par
elles rpondent ou non aux besoins dfinis par cette
exemple la conception, les matriaux, la qualit
norme. Aucun avantage supplmentaire ne sera
dexcution, les spcifications, normes ou
accord aux offres dpassant la norme requise, sauf
mthodes, qui rpondent pour lessentiel aux
lorsque cela se fait par lapplication dautres critres
besoins et sont jugs acceptables par lentit
que le prix voir les modules L3 et L4).
acheteuse; et
des modifications dimportance mineure aux
1.5 Corriger les offres ou demander des
conditions du march juges acceptables par
lentit acheteuse.
claircissements aux soumissionnaires
suivant les besoins
Lorsque les valuateurs estiment quune offre rpond
Lorsque linformation contenue dans une
pour lessentiel aux besoins, ils peuvent renoncer
soumission nest pas claire, le comit peut demander
prendre en compte un dfaut de conformit, une
des claircissements au soumissionnaire. Les
erreur ou une omission contenus dans cette offre, ou
claircissements ne peuvent pas tre utiliss pour
y apporter un claircissement ou une correction on
modifier le prix de loffre (sauf en cas derreurs
trouvera plus bas des prcisions complmentaires.
arithmtiques), pour corriger des drogations
matrielles ou pour apporter dautres changements
1.4 Entreprendre une valuation
significatifs un aspect quelconque de loffre.
technique et commerciale
Les demandes dclaircissement doivent tre
Elle concernera uniquement les offres ayant
adresses au soumissionnaire par crit; la demande
russi au test de rponse aux attentes.
doit indiquer quune rponse crite est requise
Lvaluation technique proprement dite est avant une date donne. Elle doit aussi signaler au
habituellement du type russite/chec; seules soumissionnaire que labsence de rponse de sa
les offres qui rpondent entirement, ou pour part peut entraner un rejet de sa soumission.
lessentiel, aux besoins noncs dans le document
Lorsquune offre comporte des drogations, erreurs
dinvitation sont retenues en vue de lvaluation
ou omissions non matrielles, lvaluateur peut
financire ultrieure. Les offres qui ne rpondent
choisir de les accepter ou de les corriger. Afin que
pas aux besoins sont limines de lvaluation.
lvaluation traite tous les soumissionnaires de
On trouvera dans les modules L3, L4 et L5 des
manire impartiale, le dfaut de conformit doit
prcisions complmentaires sur les aspects
tre valoris et exprim en termes montaires, dans
spcifiques de lvaluation des biens, des travaux et
la mesure du possible. Ce montant doit ensuite tre
des services autres que les services de consultants.
ajout au prix de loffre, uniquement aux fins de
Dans le cadre de lvaluation commerciale, on lvaluation financire pour reflter le prix ou le
dtermine si loffre est totalement ou essentiellement cot de larticle manquant ou non conforme.
conforme toutes les conditions et exigences du
Ainsi, lorsquune offre ninclut pas le prix dune
document dinvitation. Les critres dpendront
pice de rechange ou dun article consommable, le
par consquent du document dinvitation, mais ils
prix de larticle manquant devra tre ajout au prix
pourraient inclure:
de loffre, en utilisant le prix le plus lev cit pour
lacceptation des conditions essentielles du
le mme article dans les autres soumissions.
march, comme le paiement, la garantie et
les pnalits en cas de retard;
le calendrier de livraison des biens dans les
dlais spcifis;
le calendrier dachvement des services
secondaires dans les dlais spcifis, lorsquune
installation et une mise en service ou une
formation de lutilisateur sont ncessaires;

128 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
 titre dautre exemple, si une soumission propose
une date de livraison lgrement plus tardive que
la date requise par le document dinvitation et que
ce retard est jug acceptable par lentit acheteuse,
le retard de livraison pourrait tre valoris et exprim
en termes montaires, sur la base des pnalits
montaires prvues en cas de retard, mentionnes
dans le projet de march.
1.6 Raliser une valuation financire
Seules les offres ayant surmont le stade lvaluation
technique font ensuite lobjet dune valuation
financire qui dterminera loffre la moins disante.
moins que les instructions contenues dans le
document dinvitation nen disposent autrement,
la procdure de dtermination du prix valu de
chaque offre est habituellement la suivante:
partir du prix total de loffre lu publiquement
louverture des plis, linclusion ou lexclusion
de cots particuliers, suivant les indications du
document dinvitation (le document dinvitation
peut, par exemple, donner des instructions
particulires sur linclusion de tous les droits et
taxes dans le prix de loffre, ou sur la dduction
de sommes provisionnelles et de dpenses
imprvues, mais linclusion de tarifs du travail
la journe fixs des prix concurrentiels dans
les offres relatives des travaux);
corriger les ventuelles erreurs arithmtiques.
La procdure suivre pour la correction
des erreurs arithmtiques est normalement
mentionne dans les documents dinvitation,
et cest cette procdure qui doit tre utilise.
Lorsquaucune procdure spcifique nest
indique dans le document dinvitation et que
lon constate que le prix total cit diffre du
prix total obtenu en multipliant le prix unitaire
par la quantit, on retiendra comme valable
le prix unitaire et on corrigera le prix total en
consquence. Les soumissionnaires devront
tre informs de toute correction arithmtique
effectue; ils seront invits faire part de leur
accord par crit;
appliquer les ventuels rabais inconditionnels
offerts par les soumissionnaires. Les
soumissionnaires peuvent tre autoriss
proposer des rabais sur les prix de leurs offres.
Les rabais ou toute autre modification des
prix , ne sont pas autoriss aprs la date de
clture des soumissions et seuls les rabais
inconditionnels devront tre pris en compte
dans le prix valu des soumissions. Les
rabais conditionnels par exemple les rabais
offerts pour un paiement rapide par lentit
acheteuse ne doivent pas tre pris en compte
Module
Module L2: Procdures gnrales dvaluation concernant les biens,
L1: Comits
les travaux
dans lvaluation financire: ils doivent tre
inclus, en tant que condition contractuelle,
si la soumission est accepte. Si le document
dinvitation le prvoit, les soumissionnaires
peuvent tre autoriss offrir des rabais
conditionnels (ou croiss), cest--dire des
rabais conditionns par lattribution simultane
de marchs pour plus dun lot. Les rabais
conditionnels devraient toutefois tre exclus de
lvaluation financire principale. Au terme de
lvaluation financire et aprs la dtermination
de la ou des soumission(s) gagnante(s), une
nouvelle comparaison financire devra tre
effectue pour la prise en compte des ventuels
rabais conditionnels. Cette comparaison
devra dterminer lutilisation optimale des
ressources pour lentit acheteuse, cest--dire la
combinaison dattributions de marchs offrant
le cot total le moins lev;
convertir toutes les offres de manire ce
quelles soient exprimes dans la mme monnaie
dvaluation aux fins de la comparaison, en
utilisant la monnaie ainsi que la source et la date
du taux de change spcifi dans le document
dinvitation;
appliquer une ventuelle marge de prfrence; et
dterminer le prix total valu de chaque
soumission.
1.7 Classer les soumissions
Cette opration a pour objet de dterminer loffre
la moins disante.
1.8 Procder une post-slection
Le cas chant, procder une post-slection
du soumissionnaire le moins disant voir le
ModuleL10.
1.9 Prparer un rapport dvaluation
Ce rapport sera soumis lorganisme dapprobation.
Le ModuleL1 contient des prcisions sur la teneur
dun rapport dvaluation.
et lesModule
dvaluationFIDA
VueetManuel
servicesA:autres lesde
densemble
rgles
que passation
gnrales
services des
du cycle dumarchs
projet
dedvaluation
consultants 129
Procdure dvaluation des offres concernant les biens, les travaux et les
services autres que les services de consultants

Ouverture des plis: l'valuation porte sur les offres

numres dans le compte-rendu d'ouverture des
Ouverture des plis plis, reues en temps utile, ouvertes et lues. Les
soumissions tardives ne sont pas incluses.
Examen prliminaire a pour objet d'liminer les
offres ne rpondant pas aux besoins. Les critres
gnralement retenus portent sur:
- l'inclusion de tous les documents requis sous
Examen un format correct
prliminaire - l'autorisation correcte de l'offre
- une garantie de soumission acceptable
- une dure suffisante de validit de l'offre
- le nombre exact d'exemplaires requis
- l'inclusion des documents et besoins essentiels
RPONDANT
AUX BESOINS NE RPONDANT
PAS AUX BESOINS Rejeter

valuation technique et commerciale: elle porte

sur le respect des exigences techniques et commerciales
valuation du document d'invitation, et par exemple:
Clarifier technique - l'acceptation des conditions cls du march
- l'absence de drogations matrielles
(par crit) et - la conformit technique au calendrier des besoins
commerciale - une date de livraison/d'achvement acceptable
- la comprhension de la mission
- la dotation en personnel et une supervision/gestion
adquates
PAS CLAIR Rpondant pour NE RPONDANT
l'essentiel aux besoins PAS AUX BESOINS Rejeter

valuation financire pour

- corriger les erreurs arithmtiques
- valuer les drogations non matrielles
Confirmer - ajuster pour tenir compte des dfauts de
conformit non matriels
les valuation - ajuster pour tenir compte d'ventuels critres
corrections financire d'valuation supplmentaires
(par crit) - convertir en une monnaie commune (sur la base
du taux de change indiqu dans le document d'invitation)
- appliquer la marge de prfrence ventuelle indique
- comparer les cots totaux
- classer les prix en attribuant le n 1 au prix le plus bas
ERREURS Meilleur
ARITHMTIQUES prix valu
AUTRES Rejeter

Recommandation: recommandation d'attribution

Rapport du march la soumission offrant le meilleur prix
d'valuation valu, rpondant pour l'essentiel aux besoins,
y compris sous rserve de l'ventuelle post-slection requise.
la recommandation La recommandation est soumise dans le rapport
d'attribution d'valuation.
du march

130 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
ModuleL3: valuations spcifiques
concernant les biens
Objet du module
On a prsent, dans le ModuleL2, les composantes de lvaluation concernant les biens, les travaux et
les services autres que les services de consultants rparties en trois tapes:
un examen prliminaire;
une valuation technique et commerciale dtaille;
une valuation financire.
Le prsent module propose des indications pratiques complmentaires prendre en considration dans
lvaluation concernant les biens. Il doit tre lu paralllement au ModuleL1 (comits dvaluation et rgles
gnrales dvaluation) et au ModuleL2 (Procdures gnrales dvaluation concernant les biens, les
travaux et les services autres que les services de consultants).
Loffre obtenant la meilleure valuation sera loffre la moins disante et rpondant pour lessentiel aux
besoins noncs dans le document dinvitation.

Champ dapplication
Le prsent module sapplique uniquement aux valuations concernant les biens. Lorsque les valuations
utilisent un systme national, ces dispositions devront tre respectes. On notera que lorsque la mthode
de passation des marchs est celle de lappel doffres international, ce sont les procdures de la Banque
mondiale, telles quelles sont exposes dans ses directives, qui sappliqueront, au lieu de ce module et
des procdures nationales.
Les valuations des offres concernant les travaux et les services autres que les services de consultants
font lobjet des modules L4 et L5 respectivement. Lvaluation des propositions concernant les services de
consultants, suivant la mthode de demande de propositions, est analyse dans les modules L6, L7 et L8.

1. valuation par rapport la Prenons lexemple dun document dinvitation

spcification
Lvaluation technique concernant les biens est
conduite par rapport la spcification contenue
dans le document dinvitation. Cette spcification
dcrit une norme ou un besoin minimaux,
auxquels les offres doivent rpondre. Les offres
qui natteignent pas cette norme sont considres
comme ne rpondant pas aux besoins. Les offres
gales ou suprieures la norme rpondent
aux besoins.
Lvaluation est ralise sur la base dun systme
de notation russite/chec, de sorte quaucun crdit
ou avantage supplmentaire ne sera accord aux
offres dpassant la norme requise, sauf lorsque
cela se fait par lapplication dautres critres que
le prix (voir ci-dessous). Les offres rpondant pour
lessentiel aux besoins peuvent tre considres
comme ayant surmont lvaluation technique.
spcifiant, pour une photocopieuse, une vitesse
de 25 pages par minute:
loffre A propose une vitesse de copie de 15 pages
par minute et ne rpond donc pas au besoin;
loffre B propose une vitesse de copie de 24
pages par minute et pourrait donc rpondre
pour lessentiel au besoin, si les valuateurs en
dcident ainsi;
loffre C propose une vitesse de copie de 25
pages par minute et rpond donc au besoin;
loffre D propose une vitesse de copie de 33
pages par minute et rpond donc au besoin,
mais elle ne bnficierait daucun avantage
supplmentaire dans lvaluation par rapport
loffre proposant 25 pages par minute.
Examinons quelle serait la diffrence si la
spcification prvoyait une vitesse minimale de
25 pages par minute:
loffre A ne rpondrait toujours pas au besoin;
loffre B sera aussi considre 100% comme
ne rpondant pas au besoin, puisquelle natteint
pas la norme minimale standard;
les offres C et D rpondent toujours au besoin.

Module
Module L1: L3: Module
Comits A:FIDA
valuationsVue
dvaluation etManuel
rglesde
densemble
spcifiques passation
du cycle
concernant
gnrales desdumarchs
les projet
biens
dvaluation 131
Un troisime scnario est possible, dans lequel la
spcification prvoit une vitesse de 20 25 pages
par minute:
loffre A ne rpondrait toujours pas au besoin;
loffre B deviendra aussi considre comme
rpondant 100% au besoin, puisquelle se
situe dans la fourchette requise;
les offres C et D rpondent toujours au besoin.
Il est par consquent important, lors de lvaluation
technique, que tous les aspects de la spcification
technique soient pris en considration et quun avis
technique soit sollicit, le cas chant. En particulier,
un avis technique et un avis de lutilisateur final
sur le but prcis et lutilisation des biens seront
ncessaires pour dterminer si les drogations par
rapport la spcification sont matrielles ou non
matrielles. Ainsi:
ne pas offrir un moteur de la taille spcifie
serait peu prs certainement une drogation
matrielle dans lvaluation dun vhicule;
ne pas offrir la couleur spcifie dun vhicule
pourrait constituer une drogation non
matrielle si le vhicule est destin un usage
gnral, mais pourrait tre une drogation
matrielle si le vhicule est destin tre utilis
par la police ou larme et quil doit avoir une
couleur ou des marques particulires des fins
didentification ou de camouflage.
132 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
2 Application de critres autres
que le prix
En matire de biens, la soumission gagnante est
normalement loffre la moins disante rpondant
aux besoins techniques et commerciaux de lentit
acheteuse, telle quelle a t dtermine par
lvaluation technique. Les entits acheteuses sont
toutefois habilites appliquer dautres critres que
les prix, pour autant que cela soit spcifi dans le
document dinvitation.
Il convient dattribuer un poids relatif aux critres
autres que le prix, ou de les exprimer en termes
montaires chaque fois que cela est possible.
On peut citer, comme exemples de critres autres
que le prix:
une pnalit pour les retards de livraison et/
ou une prime pour une livraison anticipe, sur
la base du calendrier de livraison nonc dans
le document dinvitation. Les pnalits et les
primes pourraient tre exprimes en termes
montaires, en augmentant ou en rduisant le
prix valu dun montant spcifi par jour ou par
semaine davance ou de retard dans la livraison.
Le montant pourrait tre calcul en utilisant les
taux de pnalits normalement appliqus pour
les retards de livraisons;
une pnalit pour les conditions de paiement,
exigeant un paiement avant la date spcifie dans
le document dinvitation. La pnalit pourrait
tre exprime en termes montaires, en calculant
lintrt quaurait rapport largent, sur la base
dun taux dintrt dfini;
linclusion du cot estimatif des pices de
rechange et/ou des articles consommables pour
une priode de fonctionnement spcifie. Cela
pourrait tre exprim en termes montaires,
en demandant aux soumissionnaires de
communiquer les prix dune liste spcifie
darticles, qui serait ajout au prix valu
de loffre;
linclusion des dpenses de fonctionnement et
de maintenance de lquipement pendant sa
dure de vie prvue;
une pnalit ou une prime pour la productivit
ou la performance dun quipement au-dessous
ou au-dessus dun niveau spcifi.
ModuleL4: valuations spcifiques
concernant les travaux
Objet du module
On a prsent, dans le ModuleL2, les composantes de lvaluation concernant les biens, les travaux et
les services autres que les services de consultants rparties en trois tapes:
un examen prliminaire;
une valuation technique et commerciale dtaille;
une valuation financire.
Le prsent module propose des indications pratiques complmentaires prendre en considration dans
lvaluation concernant les travaux. Il doit tre lu paralllement au ModuleL1 (comits dvaluations et
rgles gnrales dvaluation) et au ModuleL2 (Procdures gnrales dvaluation concernant les biens,
les travaux et les services autres que les services de consultants).
Loffre obtenant la meilleure valuation sera loffre la moins disante et rpondant pour lessentiel aux
besoins noncs dans le document dinvitation.

Champ dapplication
Le prsent module sapplique uniquement aux valuations concernant les travaux. Lorsque les valuations
utilisent un systme national, ces dispositions devront tre respectes. On notera que lorsque la mthode
de passation des marchs est celle de lappel doffres international, ce sont les procdures de la Banque
mondiale, telles quelles sont exposes dans ses directives, qui sappliqueront, au lieu de ce module et
des procdures nationales.
Les valuations des offres concernant les biens et les services autres que les services de consultants font
lobjet des modules L3 et L5 respectivement. Lvaluation des propositions concernant les services de
consultants, suivant la mthode de demande de propositions, est analyse dans les modules L6, L7 et L8.

1. valuation par rapport la un calendrier dachvement des travaux rempli

spcification
La mthode applique pour lvaluation concernant
les travaux a pour objet de dterminer loffre
obtenant la meilleure valuation et rpondant aux
besoins noncs dans le document dinvitation.
Elle garantit que lentit acheteuse fasse lacquisition
uniquement de travaux rpondant aux normes
requises et quelle ne paie pas plus que ncessaire
pour lexcution de ces travaux.
Lvaluation technique consiste dterminer si
la soumission est conforme ou conforme pour
lessentiel toutes les modalits, conditions et
besoins du document dinvitation. Les critres
dpendront par consquent du document
dinvitation et pourraient inclure:
lacceptation de conditions contractuelles
essentielles, portant sur le paiement, la rvision
de prix, la garantie, lassurance, les pnalits, le
rglement des diffrends, la responsabilit et
la garantie de bonne excution, ou linclusion
uniquement de drogations de moindre
importance lorsquelles sont juges acceptables
par lentit acheteuse et valorisables dans le cadre
de lvaluation;
dans les dlais spcifis et/ou le respect des
grandes tapes du programme de construction;
lquipement, le matriel, la qualit dexcution
et la conception des normes ou codes spcifis
dans le document dinvitation ou un document
quivalent;
lutilisation des mthodes de construction
spcifies dans le document dinvitation ou
dautres solutions acceptables;
ladquation du personnel cl de lentrepreneur,
en prenant en compte ses qualifications et son
exprience;
une soumission base sur la conception spcifie
dans le document dinvitation ou une autre
conception acceptable, lorsque les solutions
de rechange sont autorises par le document
dinvitation;
la conformit avec la rglementation en vigueur,
comme les dispositions concernant la main-
duvre; et/ou
une sous-traitance conforme aux montants et
la manire autorise par le document dinvitation
et des sous-traitants qui rpondent aux besoins
spcifis dans le document dinvitation.

ModuleModule Module A:FIDA

L4: valuations
L1: Comits VueetManuel
rglesde
densemble
spcifiques
dvaluation passation
du cycle
concernant
gnrales des marchs
lesdu projet
travaux
dvaluation 133
La norme en matire de rponse aux besoins
doit tre dfinie par les modalits, conditions et
besoins noncs dans le document dinvitation et
les soumissions doivent tre considres comme
rpondant aux besoins ou ne rpondant pas aux normalement loffre la moins disante rpondant
besoins par rapport cette norme. Les soumissions
rpondant pour lessentiel aux besoins peuvent tre
acceptes, mais les drogations, erreurs ou omissions
dimportance mineure devront tre valorises et
prises en compte dans lvaluation financire. Aucun
avantage supplmentaire ne sera accord aux offres
dpassant la norme requise, sauf lorsque cela se fait
par lapplication dautres critres que le prix voir
ci-dessous.
Lvaluation technique des soumissions concernant
des travaux exigera une contribution technique de la
part de personnel qualifi dans le domaine pertinent
et de personnel reprsentant lutilisateur final.
134 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
2. Application de critres autres
que le prix
En matire de travaux, la soumission gagnante est
aux besoins techniques et commerciaux de lentit
acheteuse, telle quelle a t dtermine par
lvaluation technique. Les entits acheteuses sont
toutefois habilites appliquer dautres critres que
le prix, pour autant que cela soit spcifi dans le
document dinvitation.
Il convient dattribuer un poids relatif aux critres
autres que le prix, ou de les exprimer en termes
montaires chaque fois que cela est possible.
On peut citer, comme exemples de critres autres
que le prix:
une pnalit pour les retards dachvement et/
ou une prime pour un achvement anticip,
sur la base du calendrier dachvement nonc
dans le document dinvitation. Les pnalits et
les primes pourraient tre exprimes en termes
montaires, en augmentant ou en rduisant le
prix valu dun montant spcifi par jour ou par
semaine davance ou de retard dans la livraison.
Le montant pourrait tre calcul en utilisant les
taux de pnalit normalement appliqus pour
les retards de livraisons;
une pnalit pour les conditions de paiement,
exigeant le paiement de tout montant avant la
date spcifie dans le document dinvitation.
La pnalit pourrait tre exprime en termes
montaires, en calculant lintrt quaurait
rapport largent, sur la base dun taux
dintrt dfini.
ModuleL5: valuations spcifiques
concernant les services autres que les
services de consultants
Objet du module
On a prsent, dans le ModuleL2, les composantes de lvaluation concernant les biens, les travaux et
les services autres que les services de consultants rparties en trois tapes:
un examen prliminaire;
une valuation technique et commerciale dtaille;
une valuation financire.
Le prsent module propose quelques indications prendre en considration dans lvaluation concernant
les services autres que les services de consultants. Il doit tre lu paralllement au ModuleL1 (comits
dvaluations et rgles gnrales dvaluation) et au ModuleL2 (Procdures gnrales dvaluation
concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants).
Loffre obtenant la meilleure valuation sera loffre la moins disante et rpondant pour lessentiel aux
besoins noncs dans le document dinvitation.

Champ dapplication
Le prsent module sapplique uniquement aux valuations concernant les services autres que les services
de consultants.
Les valuations des offres concernant les biens et les travaux font lobjet des modules L3 et L4
respectivement. Lvaluation des propositions concernant les services de consultants, au titre de la
mthode de demande de propositions, est analyse dans les modules L6, L7 et L8.

1. valuation technique et lquipement, le matriel et la qualit dexcution

commerciale dtaille
La mthode applique pour lvaluation concernant
les services autres que les services de consultants a
pour objet de dterminer loffre la moins disante et
rpondant aux besoins noncs dans le document
dinvitation. Elle garantit que lentit acheteuse fasse
lacquisition uniquement de services rpondant
aux normes requises et quelle ne paie pas plus
que ncessaire pour la prestation de ces services.
Lvaluation technique consiste dterminer si
la soumission est conforme, ou conforme pour
lessentiel, toutes les modalits, conditions
et besoins du document dinvitation et rpond
de manire adquate au mandat. Les critres
dpendront par consquent du document
dinvitation et pourraient inclure:
lacceptation de conditions contractuelles
essentielles, portant sur le paiement, lassurance,
le rglement des diffrends et la responsabilit
ou linclusion uniquement de drogations de
moindre importance lorsquelles sont juges
acceptables par lentit acheteuse et valorisables
dans le cadre de lvaluation;
ladquation du personnel cl de lentrepreneur,
en prenant en compte ses qualifications et
son exprience;
des normes spcifies dans le document
dinvitation ou un document quivalent;
la mthode acceptable pour la prestation
des services;
la conformit avec la rglementation en vigueur,
comme les dispositions concernant la main-
duvre; et/ou
la sous-traitance qui ne dpasse pas les montants
et qui soit conforme la manire autoriss par
le document dinvitation et les sous-traitants
qui rpondent aux besoins spcifis dans le
document dinvitation.
La norme en matire de rponse aux besoins doit
tre dfinie par les modalits, conditions, besoins
et mandat noncs dans le document dinvitation
et les soumissions doivent tre considres comme
rpondant aux besoins ou ne rpondant pas aux
besoins par rapport cette norme. Les soumissions
rpondant pour lessentiel aux besoins peuvent tre
acceptes, mais les drogations, erreurs ou omissions
dimportance mineure devront tre valorises et
prises en compte dans lvaluation financire. Aucun
avantage supplmentaire ne sera accord aux offres
dpassant la norme requise, sauf lorsque cela se fait
par lapplication dautres critres que le prix.

Module L5: valuations spcifiques concernant

Module Module
les services
L1: Comits A:FIDA
autres
dvaluation Manuel
Vueet
que de
densemble passation
les services
rgles desdu
du cycle marchs
projet
dedvaluation
gnrales consultants 135
ModuleL6: Procdures gnrales
dvaluation concernant les services
de consultants
Objet du module
Les procdures exactes dvaluation concernant les services de consultants varient en fonction des
diffrentes mthodes de slection (voir le ModuleH3), mais elles comportent toutes les trois tapes
suivantes:
un examen prliminaire, pour liminer les soumissions ne rpondant pas aux exigences fondamentales
du document dinvitation et les consultants ne remplissant pas les conditions impratives de
qualification;
une valuation technique pour estimer, partir dun systme de notation bas sur des points de
mrite, la qualit technique des soumissions par rapport aux critres dvaluation, pour tablir la note
technique de chaque proposition technique et pour dterminer lesquelles, parmi les propositions,
ont obtenu la note technique minimale pour passer au stade suivant de louverture des propositions
financires et de leur valuation;
une valuation et une comparaison financires, pour dterminer la proposition ayant obtenu la meilleure
valuation sur la base des procdures de slection spcifiques et la proposition gagnante quil
conviendrait de recommander comme adjudicataire du march.
Ce module prsente les procdures gnrales suivre pour valuer les offres relatives aux services
de consultants. On trouvera ci-aprs deux modules parallles, mettant laccent sur les deux mthodes
dvaluation les plus courantes et quil conviendra de lire en liaison avec le prsent module, savoir:
le ModuleL7 sur la slection fonde sur la qualit et le cot (SFQC);
le ModuleL8 sur la slection au moindre cot (SMC).
Le ModuleL1 prsente par ailleurs une description de la mthode de slection dun comit dvaluation
et des rgles gnrales applicables en matire dvaluation.

Champ dapplication
Les principes gnraux contenus dans ce module sappliquent toutes les valuations ralises suivant
la mthode de la demande de propositions (DP).

1. Introduction 2. Instructions point par point

Les valuations concernant les services de
consultants ont pour but dvaluer et de comparer
de manire objective toutes les soumissions reues,
sur la base dune mthode et de critres prtablis,
afin de dterminer le consultant adjudicataire du
march. Une valuation relative aux services de
consultants ralise dans de bonnes conditions
devra faire en sorte que:
la concurrence soit loyale et que tous les
consultants aient une gale possibilit de
remporter des marchs financs par
le gouvernement;
le consultant choisi dispose du personnel et de
lexprience appropris pour la prestation russie
des services; et
les services de consultants achets dans le cadre
du march offrent lentit acheteuse un juste
quilibre entre le cot et la qualit, en fonction
des objectifs et des circonstances du besoin
satisfaire.
On lira cette section paralllement aux instructions
point par point dtailles des modules L7 ou L8,
selon le cas.
2.1 Examiner les besoins
Le comit dvaluation devra examiner la liste
des besoins, instructions, mandat et critres
dvaluation spcifis dans le document de DP et
le nombre maximum de points allous chaque
critre. Il faudra sassurer que ces lments sont
clairement compris et demander si ncessaire des
claircissements la personne responsable de la
rdaction du document de DP.
Lvaluation doit appliquer les critres et les notes
spcifis dans le document de DP et aucun critre
nouveau ou diffrent ne peut tre introduit.
Le comit dvaluation devra aussi examiner la
mthode spcifie dans le document de DP et
sassurer quelle est comprise.

136 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
2.2 Procder un examen prliminaire
Lexamen prliminaire a pour objet de dterminer
si les propositions reues sont conformes aux
instructions et exigences fondamentales du
document de DP. Il permet aux valuateurs
dliminer les soumissions les plus faibles, sans
y consacrer le temps et leffort que demande la
conduite dune valuation base sur les points
de mrite. Lexamen prliminaire peut aussi servir
apprcier si les consultants rpondent aux
exigences en matire dadmissibilit.
Le test dexamen prliminaire est ralis sur la
base dun systme de notation russite/chec,
dans lequel les propositions qui ne sont pas pour
lessentiel conformes sont rejetes. Les critres
utiliser pour lexamen prliminaire dpendent des
exigences et des instructions du document de DP,
de sorte que lexamen prliminaire doit toujours
dbuter par une analyse de ce document afin
dtablir la liste des exigences satisfaire. titre
indicatif uniquement, lexamen prliminaire pourra
inclure, en rgle gnrale, une vrification
par laquelle on sassurera que:
la proposition a t soumise suivant le format
prescrit (incluant tous les formulaires et
documents requis, et en particulier le formulaire
de soumission de la proposition);
la proposition a t soumise sans rserves
ou drogations matrielles par rapport aux
conditions du document de DP;
la proposition a t correctement signe et
autorise (y compris lventuelle procuration
requise par le document de DP);
loriginal et le nombre prescrit dexemplaires
ont t soumis;
une proposition financire distincte cachete
a t soumise et que la proposition technique
ne comporte aucun dtail dordre financier;
la proposition est valable pendant au moins
la priode requise;
des curriculum vitae signs des consultants
proposs ont t soumis;
toute documentation supplmentaire demande
dans le document de DP a t soumise.
On liminera les offres qui ne surmontent pas
lexamen prliminaire.
Module L6: Procdures gnrales
Module
L1: Comits
2.3 Procder une valuation
technique dtaille
On ne soumettra une valuation dtaille que les
propositions dont on a estim au cours de lexamen
prliminaire quelles rpondent pour lessentiel
aux besoins.
Les critres effectifs dvaluation, ainsi que le
nombre maximum de points pour chaque critre,
sont dtermins et dcrits dans le document de DP.
Lorsquune valuation technique dtaille utilise un
systme bas sur des points de mrite, la procdure
suivante sera applique:
(i) le comit dvaluation examinera
collectivement les critres et les ventuels
critres secondaires pour sassurer que tous les
membres comprennent de la mme faon les
critres et leur importance relative. Il sagira en
particulier:
de convenir du systme de notation
utiliser pour lvaluation technique,
de convenir des notes utiliser dans le
systme de notation,
de dcider des dfinitions des notes.
Les modules L7 et L8 contiennent des
prcisions spcifiques sur ces aspects;
(ii) le comit dvaluation prparera les feuilles
de notation et les tableaux qui seront utiliss
au cours de lvaluation pour garantir
luniformit de linformation et des donnes
de notation;
(iii) chacun des membres du comit dvaluation
procdera une valuation de manire
indpendante, en examinant chaque
soumission et en attribuant des notes
pour chacune au regard de chaque critre;
lvaluateur inscrira ses notes et signera sa
feuille de notation;
(iv) le prsident du comit dvaluation
convoquera une runion ayant pour objet la
collecte, le collationnement et la comparaison
des notes. Les notes individuelles ne pourront
pas tre recueillies par le prsident ou par tout
autre membre de lquipe en dehors dune
runion du comit dvaluation;
(v) les notes attribues par chaque valuateur
seront regroupes au cours de la runion afin
dtablir une feuille de notation pour chaque
soumission et la note moyenne sera ensuite
calcule pour chaque soumission;
(vi) le comit dvaluation procdera
collectivement une comparaison des
notes de chaque valuateur, pour chaque
soumission, afin de sassurer quil y a eu une
cohrence dans lapproche de lvaluation et
une comprhension commune des critres de
chaque soumission par tous les membres du
comit dvaluation;
Module
dvaluation
A:FIDA
VueetManuel
concernant
dvaluation de
densemblepassation
les services
rgles desdu
du cycle marchs
projet
dedvaluation
gnrales consultants 137
(vii) le comit dvaluation prendra note de
tout cart significatif par rapport la note
moyenne ou des manques de cohrence dans
la notation; ces aspects seront examins et
chaque valuateur expliquera et justifiera ses
notes, le cas chant;
(viii) lorsque le comit dvaluation convient
quil y a eu un manque de cohrence dans
lapproche, ou lorsque les dbats font
apparatre un manque de comprhension
dun critre ou dune soumission, un ou
plusieurs des valuateurs pourront tre
autoriss rviser leurs notes individuelles;
(ix) aucun valuateur ne sera contraint de rviser
ses notes.
Le comit dvaluation dcidera quel membre du
comit dvaluation sera autoris rviser ses notes
et quels soumissions ou critres pourront faire
lobjet dune telle rvision.
Une rvision ne sera autorise que dans la mesure
o elle sera ncessaire pour corriger un ventuel
manque de cohrence de lapproche ou une
vritable erreur de comprhension dun critre
ou dune soumission; seule sera autorise une
rvision spcifiquement approuve par le comit
dvaluation.
En cas de rvision dune note, la feuille de notes
originale sera conserve dans le dossier de
lvaluation et la note rvise sera enregistre sur
une nouvelle feuille de notation.
La rvision dune note devra intervenir le plus tt
possible aprs la runion originale et une nouvelle
runion sera convoque; en attendant cette
convocation dune nouvelle runion, le prsident
du comit dvaluation conservera en lieu sr
tous les exemplaires des feuilles de notations
individuelles et regroupes.
Une fois finalises les notations individuelles, le
calcul de la note technique finale pour chaque
soumission et tous les autres aspects de lvaluation
seront raliss collectivement par le comit
dvaluation.
Le total des notes moyennes pour chaque
proposition est ensuite compar la note minimale
de qualification indique dans le document de DP.
Les propositions nobtenant pas cette note minimale
sont limines et ne feront plus lobjet daucun
examen.
138 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
2.4 Conduire des entretiens,
le cas chant
Des entretiens peuvent tre conduits dans le cadre
dune valuation base sur le systme des points
de mrite, condition que cela soit expressment
mentionn dans le document de DP. Les consultants
devront tre prvenus dans un dlai raisonnable des
dispositions prises en vue dune entrevue. Dans des
limites raisonnables, le comit dvaluation devrait
faire preuve de souplesse quant la date et lheure
exactes de lentrevue, afin de donner au consultant
une possibilit suffisante dy participer. Ce point est
particulirement important lorsque des consultants
trangers sont invits une entrevue.
Les entretiens doivent tre mens aprs lvaluation
par rapport tous les autres critres dvaluation
technique. Dans les cas de la SFQC et de la SMC,
seuls les consultants capables datteindre le seuil
technique minimal devront tre invits des
entretiens.
Les entretiens seront conduits uniquement avec
le personnel ou les consultants essentiels, comme
le chef dquipe.
Ils devront tre grs par le prsident du comit
dvaluation; mais les membres du comit
responsables de lvaluation base sur les points
de mrite participeront galement. Les questions
aborder au cours des entretiens devront tre
planifies et convenues lavance par tous les
membres concerns par lvaluation base sur les
points de mrite.
Un procs-verbal dtaill sera tabli propos de
lentretien, ainsi quau sujet de la discussion et
de la dcision qui lont suivi concernant le nombre
de points attribuer. Ce procs-verbal devra faire
partie du rapport dvaluation technique.
2.5 Dterminer la ou les soumission(s)
pouvant passer au stade de louverture
des propositions financires et de
lvaluation, selon la mthode dvaluation
utilise
2.6 Prparer un rapport dvaluation
technique pour soumission et approbation
Le rapport dvaluation technique devra inclure
les informations suivantes:
le compte-rendu de louverture des plis
contenant les propositions techniques (ainsi
que le procs-verbal, sil en a t tabli un);
les rsultats de lexamen prliminaire, avec une
indication des raisons pour lesquelles certaines
soumissions ont t rejetes et dclares comme
ne rpondant pas dimportants aspects du
mandat;
 les notes techniques attribues par chaque
valuateur chaque proposition;
une synthse des points forts et des points
faibles relatifs de chaque proposition;
une analyse de toutes les diffrences ou carts
significatifs dans la notation et une explication
des ventuelles rvisions des notes;
la note technique totale pour chaque
proposition;
une liste des propositions ayant obtenu la
note technique qualificative minimale et une
recommandation douverture des propositions
financires de ces soumissionnaires; et
une recommandation de rejet de toutes les
autres propositions.
2.7 Informer les consultants
Une fois le rapport dvaluation technique accept,
lacqureur peut aborder la phase suivante du
dialogue avec les soumissionnaires. Il sagira:
dinformer les consultants dont les propositions
financires seront ouvertes de la date, de lheure
et du lieu o se droulera louverture des offres
financires et de procder louverture des
plis le ModuleK5 contient des indications
complmentaires sur louverture des propositions
financires;
dinformer les consultants dont les propositions
ont t rejetes, en indiquant que les enveloppes
renfermant leurs propositions financires
leur seront renvoyes non dcachetes aprs
lachvement du processus dvaluation.
2.8 Procder lvaluation financire
Les propositions de procder lvaluation
financire seront dtermines par la mthode
pertinente (voir le ModuleH3) pour lvaluation
technique.
Lvaluation financire a pour but de dterminer
le prix valu des propositions, de comparer
ces dernires et de dterminer la proposition
gagnante cest--dire celle qui fera lobjet dune
recommandation dadjudication du march.
Lvaluation financire et la dtermination de la
proposition gagnante varieront en fonction des
mthodes dvaluation utilises; les modules L7
et L8 contiennent des prcisions sur la conduite
de lvaluation financire pour deux mthodes de
slection, savoir la slection fonde sur la qualit
et le cot (SFQC) et la slection au moindre cot
(SMC).
Indpendamment de la teneur de ces modules
spcifiques, il existe un certain nombre de bonnes
pratiques dordre gnral, qui sont prsentes ci-
aprs et quil conviendra dadopter moins quil
Module L6: Procdures gnrales
Module
L1: Comits
nen soit dispos autrement par un systme national
de passation des marchs qui aurait t adopt pour
le projet:
dterminer si les propositions financires sont
compltes et ont valu le cot de tous les
intrants correspondants dans la proposition
technique; valuer le cot des ventuels articles
manquants et les ajouter au prix total de la
proposition; dterminer le prix total de la
proposition; le document de DP, par exemple,
pourrait stipuler que tous les droits et taxes
doivent tre inclus dans lvaluation;
corriger les ventuelles erreurs arithmtiques
conformment la procdure expose dans
le document de DP. Lorsquaucune procdure
spcifique nest indique dans le document
de DP et quon constate que le prix total cit
diffre du prix total obtenu en multipliant le prix
unitaire par la quantit, on retiendra comme
valable le prix unitaire et on corrigera le prix total
en consquence. Les soumissionnaires devront
tre informs de toute correction arithmtique
effectue et tre invits faire part de leur accord
par crit;
dterminer si tous les articles ont t inclus dans
la proposition de prix et ajouter le cot de tout
article manquant;
convertir toutes les offres de manire ce
quelles soient exprimes dans la mme monnaie
dvaluation aux fins de la comparaison, en
utilisant la monnaie ainsi que la source et la date
du taux de change spcifi dans le document
de DP;
appliquer une ventuelle marge de prfrence
de prix; et
dterminer le prix total valu de chaque
soumission.
2.9 Prparer un rapport combin
dvaluation pour soumission et
approbation
Un rapport dvaluation combin est un rapport
o sont regroupes les prcisions concernant les
deux valuations, technique et financire. Le rapport
dvaluation technique ayant dj t publi, il est
dusage de prparer un rapport financier spcifique
et de le joindre en annexe au rapport technique.
Module
dvaluation
A:FIDA
VueetManuel
concernant
dvaluation de
densemblepassation
les services
rgles desdu
du cycle marchs
projet
dedvaluation
gnrales consultants 139
Le rapport dvaluation financire devra inclure les
informations suivantes:
le compte-rendu de louverture des plis
contenant les propositions financires (ainsi
que le procs-verbal, sil en a t tabli un), y
compris les prix totaux des propositions et les
notes techniques dont il a t donn lecture
louverture des plis contenant les propositions
financires;
le prix valu de chaque proposition, aprs
corrections ou rvisions ventuelles des prix
et conversion en une monnaie unique;
les notes financires de chaque proposition et
la mthode dattribution des notes financires;
la pondration des notes technique et financire;
la note totale pour chaque proposition;
une recommandation dattribution du march
au soumissionnaire ayant obtenu la note
totale la plus leve, sous rserve dventuelles
ngociations ncessaires;
la monnaie et le prix du march propos, sous
rserve des modifications pouvant intervenir
aprs les ngociations.
Il serait de bonne pratique dinclure dans le rapport
dvaluation financire les domaines ou questions
exigeant des ngociations.
Tous les rapports dvaluation doivent tre signs
par tous les membres du personnel ayant particip
lvaluation.
tapes suivantes
Passer au ModuleL10 (Post-slection), si les
consultants nont pas t prslectionns, puis;
Passer au ModuleM2 (Conduite des
ngociations relatives aux services de
consultants), lorsque ces ngociations sont
ncessaires;
Passer au ModuleM1 (Envoi dune lettre
dacceptation de la soumission), lorsque des
ngociations ne sont pas ncessaires.

140 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
 ModuleL7: valuation des propositions
de services de consultants par le biais
de la slection fonde sur la qualit et
le cot (SFQC)
Objet du module
Ce Moduleprsente la procdure oprationnelle standard suivre pour lvaluation de propositions
de services de consultants, en utilisant la mthode SFQC. Il doit tre lu paralllement au ModuleL6
(Procdures gnrales dvaluation concernant les services de consultants).
Une annexe, jointe au prsent module, contient des indications dtailles quant la manire de dfinir
la notation des critres dvaluation.

Champ dapplication
Les principes gnraux noncs dans ce module sappliquent toutes les valuations effectues au
titre de la mthode de demande de propositions (DP) lorsque la SFQC est utilise comme mthode de
slection (voir le ModuleH3).

1. Introduction consquent, si lon dcide que les aspects techniques

Pour les valuations utilisant la SFQC, le comit
dvaluation combine les points techniques et
financiers pour faire apparatre la proposition ayant
obtenu le plus grand nombre de points. Ce systme
dvaluation est prsent sous forme graphique dans
un ordinogramme la fin du module.
Lvaluation comporte une pondration en faveur
de la qualit par rapport au prix. Le facteur de
pondration relatif aux aspects techniques est de 70
(ou 80), tandis que celui des aspects financiers est
de 30 (ou 20). Le total des poids des valuations
technique et financire doit tre de 100; par
doivent avoir un poids de 70, le poids des aspects
financiers sera de 30. De mme, si le poids de
la technique est de 80, les aspects financiers ne
pseront que 20. La pondration du rapport qualit/
prix devrait tre proche de 80/20 respectivement.
2. Instructions point par point
2.1 Le comit dvaluation examine les
critres dvaluation et tablit la feuille de
notation
Lvaluation technique des services de consultants
doit comporter lexamen des critres requis par le
dossier dappel doffres. Le tableau ci-aprs en donne
un exemple:

Nombre maximum
Critres
de points
(i) Exprience spcifique des consultants pertinente la mission 20
(ii) Adquation de la mthode et du programme de travail proposs pour rpondre au mandat: 30
a) approche technique et mthode 10
b) programme de travail 10
c) organisation et dotation en personnel 10
(iii) Qualifications et comptence du personnel professionnel essentiel du point de vue de la 40
mission:
a) chef d'quipe 15
b) spcialiste de l'approvisionnement en eau et de l'assainissement 10
c) expert des questions juridiques et institutionnelles 10
d) spcialiste des questions socio conomiques 5
(iv) Participation de ressortissants nationaux l'quipe propose 10
Total 100

Module L7: valuation des propositions de services de consultants par L1:

Module le biais de laModule
Comits slection FIDA
dvaluationVueetManuel
A:fonde sur la de
densemble
rgles passation
qualit
gnrales desdu
duetcycle marchs
projet
ledvaluation
cot (SFQC) 141
Lattribution des notes techniques doit se faire
uniquement au moyen des critres spcifis dans
le dossier dappel doffres. Le tableau ci-dessus
constitue donc la base de lvaluation technique, de
sorte que la feuille de notes individuelle type dun
valuateur pourrait tre la suivante:
cela tablit un lien avec la note qualificative. Il est
ensuite important de recenser les propositions dont
la rponse aux besoins est considre comme bonne
ou trs bonne. Enfin, il est seulement ncessaire de
recenser les rponses insuffisantes. Il est de pratique

[Nom du [Nom du [Nom du [Nom du

Noms des consultants
consultant 1] consultant 2] consultant 3] consultant 4]
Max Notes Notes Notes Notes
Critres
(i) Exprience spcifique 20
(ii) Mthode et programme de travail
a) Approche technique et mthode 10
b) Programme de travail 10
c) Organisation & dotation en personnel 10
(iii) Personnel propos
a) Chef d'quipe 15
b) Spcialiste de l'approvisionnement 10
en eau et de l'assainissement
c) Spcialiste des questions juridiques 10
et institutionnelles
d) Spcialiste des questions 5
socio-conomiques
(iv) Participation de nationaux 10
Note totale 100
Classement 2 3 1 4

Note: les critres rels, pour nimporte quelle valuation, seront extraits du dossier dappel doffres. Le tableau ci-dessus nest
quune illustration.

2.2 Le comit dvaluation finalise normale dattribuer des notes sur la base des
la mthode de notation technique catgories suivantes:

Une pratique couramment utilise sest Catgorie Notation*

progressivement instaure pour la notation des
Mdiocre 40%
services de consultants; elle repose sur un systme
prtabli de catgories et de notations qui normalise Satisfaisant 70%
la notation des propositions techniques par les Bon 90%
diffrents valuateurs. Excellent 100%
Avant de recevoir les propositions techniques, les
membres du comit dvaluation devront se mettre * la notation reprsente le pourcentage de la note maximum
disponible
daccord sur la dfinition de chaque catgorie pour
chaque critre (ou critre secondaire). Autrement Ces catgories peuvent tre modifies, mais un
dit, le comit devra convenir des catgories utiliser accord sur ce point devra intervenir avant que
et dfinir la notation pour chacune des catgories. toute valuation ne soit entreprise par le comit
dvaluation. Le systme de notation devra tre
Pour faciliter lattribution des notes et en assurer
dcrit et expliqu dans le rapport dvaluation
la transparence, il est recommand que lchelle
technique.
de notation soit divise en un certain nombre
de catgories distinctes. Cette dmarche a pour Une notation de zro nest pas raliste, car elle
but de permettre la dtermination dune rponse signifierait que le consultant na pas du tout
satisfaisante dans une proposition, tant donn que rpondu au mandat au regard des critres en
question et elle nest donc pas utilise.

142 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
 2.3 Dfinir des catgories pour
chaque critre
tant donn que chacun des critres (ou des critres
secondaires) se rapporte un aspect diffrent de
la proposition, la dfinition des catgories doit tre
prise en considration, afin que chaque valuateur
attribue ses notes sur la base dune dfinition
normalise. Une valuation type pourrait par
consquent aboutir, pour un valuateur, une
feuille de notation technique semblable celle
prsente ci-dessous:
La dfinition des catgories est un exercice difficile,
qui exige une connaissance approfondie du mandat,
des principales questions techniques couvertes par
la mission du consultant ainsi que des qualifications
que devraient possder les consultants. Elle devrait
toutefois amliorer trs sensiblement la qualit
de lvaluation. Noter les propositions sans avoir
recours des catgories de rponse aux besoins
pralablement dfinies laisse chaque valuateur
la responsabilit de la dfinition des catgories,
ce qui aura trs probablement pour effet de rendre
la notation subjective et les rsultats difficiles
comparer.

Nom du consultant Note Consultant 1 Consultant 2 Consultant 3 Consultant 4

Critres maxi Notation Notes Notation Notes Notation Notes Notation Notes
mum
Exprience spcifique de la socit 20 90% 18,0 70% 14,0 100% 20,0 40% 8,0
Mthode & programme de travail 30
a) Approche technique et mthode 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
b) Programme de travail 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
c) Organisation & dotation
10 40% 4,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
en personnel
Personnel propos 40
a) Chef dquipe 15 90% 13,5 70% 10,5 100% 15,0 40% 6,0
b) Spcialiste de lapprovisionnement
10 90% 9,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
en eau et de lassainissement
c) Spcialiste des questions
10 90% 9,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
juridiques et institutionnelles
d) Spcialiste des questions
5 70% 3,5 70% 3,5 100% 5,0 40% 2,0
socioconomiques
Participation de nationaux 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 2,0
Note totale 78,0 70,0 100,0 40,0
Classement 2 3 1 4

Ces chiffres reprsentent les notes dun valuateur et
doivent tre combins aux notes dautres valuateurs
afin dtablir une moyenne et de parvenir une note
technique finale pour lvaluation.
La notation des propositions techniques au moyen
de cette mthode offre les avantages suivants:
(i) elle fournit au comit dvaluation une
dfinition partage des catgories, rendant
lvaluation plus facile et comparable;
(ii) elle minimise le risque de notations manquant
de cohrence ou discrtionnaires;
(iii) elle oblige chaque membre du comit
justifier son valuation individuelle sur la base
dune dfinition commune des catgories,
ce qui a un effet dissuasif sur les valuations
intentionnellement biaises;
(iv) elle renforce la transparence et limpartialit
du processus dvaluation.
Les notations ne doivent pas tre trop rigides. Dans
le cas, probable, o une socit ne remplit pas toutes
les conditions nonces dans les dfinitions de lune
des catgories, alors que cette catgorie particulire
semble mieux reflter lexprience globale spcifique
de la socit que ne le fait la catgorie infrieure, on
pourra la classer dans la catgorie suprieure.
Des indications supplmentaires sur la dfinition
des catgories applicables pour chaque critre sont
prsentes dans lAnnexe A ce module.
2.4 Attribuer les notes financires
Les notes financires doivent tre attribues en
utilisant la mthode spcifie dans le document de
DP. Cette mthode est normalement la suivante:
la note financire de 100 est attribue la
proposition la moins disante;
toutes les autres propositions se voient attribuer
une note financire proportionnelle la
premire, par le biais de la formule:

Module L7: valuation des propositions de services de consultants par L1:

Module le biais de laModule
Comits slection FIDA
dvaluationVueetManuel
A:fonde sur la de
densemble
rgles passation
qualit
gnrales desdu
duetcycle marchs
projet
ledvaluation
cot (SFQC) 143
 Note finale = 100 x Fz
Fy
o Fz = proposition la moins disante et
Fy = prix de la proposition value

Ainsi, si les prix sont les suivants:

Proposition Prix valu de la proposition

A 500 000 USD
B 450 000 USD
C 600 000 USD

la proposition B est la moins disante et il lui sera

attribu 100 points;
la formule sera applique la proposition A
comme suit:
100 x (450 000/500 000) = 90 points;
la formule sera applique la proposition C
comme suit:
100 x (450 000/600 000) = 75 points.

Proposition Prix valu de la Note financire

proposition
A 500 000 USD 90
B 450 000 USD prix le plus bas 100
C 600 000 USD 75

2.5 Pondrer les notes pour calculer la
note totale
Les notes technique et financire doivent
tre pondres en utilisant les coefficients de
pondration noncs dans le document de DP. Ils
se situent normalement entre 70 et 90% pour la note
technique et entre 10 et 30% pour la note financire.
Le total des deux coefficients doit toujours tre
gal 100%. [La pondration peut tre exprime
de deux manires, galement acceptables: sous forme
de pourcentage ou de fraction dcimale, par exemple
80%/20% ou 0,8/0,2].
Pour dterminer les notes pondres, on multiplie
les notes technique et financire effectives par
les coefficients de pondration indiqus dans le
document de DP.
Pour dterminer la note totale, il suffit dadditionner
les notes technique et financire pondres.
Dans le tableau ci-dessous, lexemple prsente
les notes technique et financire obtenues par une
proposition, les coefficients de pondration indiqus
dans le document de DP, le calcul ncessaire, les
notes pondres et la note totale:

Nom du Consultant 1 Consultant 2 Consultant 3 Consultant 4

consultant
Note Note Note Note
Poids Note Note Note Note
pondre pondre pondre pondre
Technique 80% 78% 62,4 70,0 56,0 100,0 80,0 40,0 limin
Financire 20% 90% 18,0 100,0 20,0 75,0 15,0 N/A
Total 80,4 76,0 95,0 S.O

144 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
 Procdure dvaluation des offres concernant les services de consultants
(Slection fonde sur la qualit et le cot)
Ouverture des offres techniques: l'valuation porte
sur les propositions reues en temps utile, ouvertes
Ouverture des
et lues. Les soumissions tardives ne sont pas incluses.
propositions techniques
Les offres financires restent cachetes.
Tri prliminaire: a pour objet d'liminer les propositions
ne rpondant pas aux besoins. Les critres gnralement
retenus portent sur:
l'inclusion de tous les documents requis sous
Tri un format correct
prliminaire l'autorisation correcte de l'offre
une garantie de soumission acceptable
une dure suffisante de validit de l'offre
le nombre exact d'exemplaires requis
l'inclusion des documents et besoins essentiels

Rpondant NE RPONDANT
aux besoins
PAS AUX BESOINS Rejeter

valuation technique dtaille, utilisant le systme

des points de mrite, pour:
Clarifier valuation
attribuer des points sur la base des critres
(par crit) technique noncs dans le document de DP, et
comparer les notes au seuil technique minimal
indiqu dans le document de DP

gal ou
PAS CLAIR suprieur la INFRIEUR LA NOTE
note de qualification DE QUALIFICATION Rejeter

Rapport d'valuation technique: recommande les

Recommandation propositions obtenant la note qualificative technique
d'ouverture minimale recommande pour le passage au stade de
l'ouverture des propositions financires et de
des propositions
l'valuation financire
financires
Recommandation soumise pour approbation dans
le rapport d'valuation technique
Ouverture des Ouverture des propositions financires: ouverture des
propositions plis renfermant les propositions financires. Lecture des
financires notes techniques et des prix

valuation financire pour:

corriger les erreurs arithmtiques
Confirmer les
valuation convertir en une monnaie commune (sur la base du
corrections taux de change indiqu dans le document de DP)
(par crit) financire attribuer les notes financires
pondrer les notes techniques et financires pour
obtenir la note totale de chaque proposition

ERREURS Note totale

ARITHMTIQUES la plus leve AUTRES Rejeter

Rapport d'valuation financire: Recommande, en

Recommandation vue de l'attribution du march, la proposition ayant
obtenu la note totale la plus leve, sous rserve
d'attribution d'ventuelles ngociations requises
du march

Module L7: valuation des propositions de services de consultants par L1:

Module le biais de laModule
Comits slection FIDA
dvaluationVueetManuel
A:fonde sur la de
densemble
rgles passation
qualit
gnrales desdu
duetcycle marchs
projet
ledvaluation
cot (SFQC) 145
Annexe A au ModuleL7
Cette annexe prsente des indications dtailles
sur la dfinition des catgories applicables pour
chacun des critres dvaluation dcrits dans la
section 2.3 de ce module.
Critre: Exprience spcifique
de la socit
(aspects prendre en considration
pour lvaluation)
Le comit dvaluation devra prendre en
considration les aspects suivants dans lvaluation
de ce critre:
Exprience acquise dans des projets similaires.
Dmonstration de succs dans la conduite de
missions similaires.
Exprience acquise dans des zones et des
conditions similaires. Les consultants ont travaill
dans des rgions ou des pays prsentant des
caractristiques physiques, culturelles, sociales
et institutionnelles comparables celles du pays
o sera conduite la mission.
Taille, organisation et gestion. Les consultants
possdent la capacit requise, par exemple
en termes de personnel, dorganisation et
daptitudes la gestion, pour mener bien la
mission. Pour certaines missions, on examinera
le nombre dannes dexistence de la socit
de consultants.
Spcialisation. Il peut tre important, pour
certaines missions, dvaluer les comptences
spcialises des consultants et leur accs des
technologies spcifiques en rapport avec
la mission.
Exprience en matire de transfert de
connaissances et de formation. Lexprience
des consultants en matire de transfert de
connaissances et de formation du personnel
du client (si ces informations sont pertinentes).
On trouvera ci-aprs un exemple de dfinition de
ces catgories, sur la base des points spcifiques
numrs ci-dessus (les dfinitions peuvent varier,
dun cas lautre, suivant les caractristiques de la
mission). Ces dfinitions doivent faire lobjet dun
accord avant le dbut de lvaluation.
Mdiocre. Les consultants nont pas ou peu
dexprience rcente dans le domaine de
la mission et nont pas abord les questions
essentielles spcifiques cette dernire. Les
consultants nont pas une exprience suffisante
de lutilisation des approches et des mthodes
standard requises par la mission. Le personnel
permanent des consultants est insuffisant pour
la mission.
146 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
Satisfaisant. Les consultants ont une exprience
pertinente dans le domaine de la mission, mais
nont pas abord les questions essentielles
spcifiques cette dernire, comme les dlicates
questions sociales ou environnementales. Les
consultants ont une parfaite exprience de
lutilisation des approches et des mthodes
standard requises par la mission. Le personnel
permanent des consultants est suffisant.
Bon. Les consultants ont une vaste exprience
du domaine de la mission et ont travaill dans
des pays prsentant des conditions physiques
et institutionnelles similaires, y compris sur le
plan des questions essentielles. Le personnel
permanent est suffisant et hautement spcialis
pour rpondre aux besoins de la mission et la
socit dispose de ressources supplmentaires
quelle peut mobiliser pour faire face
des besoins imprvus. Les consultants ont
lexprience des approches et des mthodes
de pointe utilises pour faire face aux besoins
spcifiques de la mission.
Excellent. Les consultants possdent des
comptences de pointe exceptionnelles dans
des missions similaires celle envisage. La
qualit et la composition du personnel des
consultants couvrent aisment les besoins de
la mission et garantissent un excellent niveau
dadossement et ce personnel inclut des experts
de haut niveau dans le domaine de la mission.
Les consultants sont considrs comme des
spcialistes de renomme internationale des
approches et des mthodes utilises pour aborder
les questions spcifiques en rapport avec la
mission. Les consultants dploient leurs activits
conformment aux procdures bien tablies de
gestion de la qualit.
Critre: Adquation de la mthode et
du programme de travail
proposs
(aspects prendre en considration
pour lvaluation)
Le comit dvaluation devra prendre en
considration les aspects suivants dans lvaluation
de ce critre:
Comprendre les objectifs de la mission. Dans
quelle mesure lapproche technique et le
programme de travail des consultants rpondent-
ils aux objectifs indiqus dans le mandat?
 Exhaustivit et rponse aux besoins. La
proposition rpond-elle de manire exhaustive
tous les besoins cits dans le mandat?
Clart. Les divers lments sont-ils cohrents
et les points de dcision bien dfinis?
Crativit et innovation. La proposition
comporte-t-elle de nouvelles approches de
la mission ou de nouvelles mthodes qui
contribueraient obtenir de meilleurs rsultats?
Opportunit des produits. Le calendrier dactivit
propos est-il raliste? Les produits demands
seront-ils fournis temps?
Qualit de lutilisation des ressources. Le
calendrier de mobilisation des effectifs est-il
appropri, sans un trop grand nombre dexperts
court terme, ni trop de gnralistes? Le
personnel propos est-il permanent ou compos
de consultants externes? Dans la seconde
hypothse, il faudra vrifier si les consultants
externes ont dj travaill sur des missions
prcdentes avec le personnel permanent des
consultants. Cet aspect devra toujours tre pris
en considration.
Souplesse et adaptabilit. La mthode et le
programme de travail sont-ils souples et
susceptibles de sadapter facilement aux
changements qui pourraient se produire au
cours de lexcution de la mission? Cet aspect
est particulirement pertinent lorsque la mission
se droule dans des contextes potentiellement
changeants.
Niveau technologique. La mthode propose-t-
elle lutilisation de technologies de pointe et
ladoption de solutions innovantes?
Logistique. Si les consultants sont appels
travailler sur des sites loigns, leur approche
des questions logistiques pourrait aussi tre
examine.
Gestion de la qualit. En particulier pour les
grandes missions complexes, le mandat pourrait
inclure la ncessit de fournir un plan de gestion
de la qualit ou une liste dtaille de son
contenu.
Ce critre est habituellement valu par le biais
de lexamen des trois critres secondaires ci-aprs
(uniquement comme indiqu dans le document
de DP):
a) Approche technique et mthode
b) Programme de travail
c) Organisation et dotation en personnel
On trouvera ci-aprs un exemple de dfinition des
quatre catgories pour les trois critres secondaires
cits ci-dessus (les dfinitions peuvent varier,
dun cas lautre, suivant les caractristiques de la
mission.
Module L7: valuation des propositions de services de consultants par L1:
Module
a) Approche technique et mthode
Mdiocre. Lapproche technique ou la mthode
(ou les deux) envisages pour lexcution
dimportantes activits cites dans le mandat
sont inadquates ou trs mal prsentes, ce qui
donne penser que le consultant na pas compris
des aspects importants de la porte des travaux.
La liste du contenu du plan de gestion de la
qualit (si elle est requise par le mandat) est
manquante.
Satisfaisant. Le mode dexcution des diffrentes
activits cites dans le mandat est examin de
manire gnrale. Lapproche est standard et non
pas conue spcifiquement pour la mission. Bien
que lapproche et la mthode soient adquates,
elles ne comportent pas dexamen de la manire
dont le consultant se propose de prendre en
compte les caractristiques vitales de la mission.
Une liste du contenu du plan de gestion de la
qualit (si elle est requise par le mandat) est
prsente, mais elle est de nature gnrale et
ne prend pas en compte les caractristiques
spcifiques de la mission.
Bon. Lapproche propose est analyse de faon
dtaille; la mthode est spcifiquement adapte
aux caractristiques de la mission et assez souple
pour sadapter aux changements qui pourraient
se produire au cours de la prestation des services.
La liste du contenu du plan de gestion de la
qualit (si elle est requise par le mandat) est
adapte aux caractristiques spcifiques de la
mission.
Excellent. Outre les exigences numres ci-
dessus (Bon), dimportantes questions sont
abordes de manire innovante et efficace,
montrant que les consultants ont compris
les principaux problmes de la mission et
quils ont une connaissance exceptionnelle de
nouvelles solutions. La proposition prcise les
moyens damliorer les rsultats et la qualit
de la mission par le recours des approches,
mthodes et connaissances de pointe. Une
description dtaille du plan de gestion de la
qualit est fournie, outre la liste de son contenu
(si ncessaire).
b) Programme de travail
Mdiocre. Le calendrier des activits omet
des tches importantes; la chronologie des
activits et la corrlation entre elles ne sont pas
compatibles avec lapproche ou la mthode
proposes. La squence manque de clart et de
logique.
Satisfaisant. Toutes les activits essentielles
figurent dans le calendrier des activits, mais
elles ne sont pas dtailles. Il existe quelques
discordances mineures entre la chronologie, les
produits de la mission et lapproche propose.
le biais de laModule
Comits slection FIDA
dvaluationVueetManuel
A:fonde sur la de
densemble
rgles passation
qualit
gnrales desdu
duetcycle marchs
projet
ledvaluation
cot (SFQC) 147
 Bon. Le programme de travail rpond bien
au mandat; toutes les activits importantes
figurent dans le calendrier des activits et leur
chronologie est adquate et cohrente avec les
produits de la mission. En outre, les relations
dinterdpendance entre les diverses activits
sont ralistes et conformes lapproche
propose. Les prcisions fournies sont suffisantes
pour faciliter la comprhension du programme
de travail propos.
Excellent. Outre les exigences numres
ci-dessus (Bon), les points de dcision, ainsi
que la squence et la chronologie sont trs
bien dfinis, montrant que les consultants
ont optimis lutilisation des ressources. Un
chapitre spcifique de la proposition explique le
programme de travail en relation avec lapproche
propose. Le programme de travail possde la
souplesse requise pour la prise en compte
des imprvus.
c) Organisation et dotation en personnel
Mdiocre. Lorganigramme est de pure forme,
le plan de dotation en personnel prsente
des faiblesses dans dimportants secteurs et
le calendrier de dotation en personnel est
incompatible avec la chronologie des produits
les plus importants de la mission. La rpartition
des tches et des responsabilits manque de
clart. Les spcialistes proposs nont jamais
travaill au sein dune mme quipe.
Satisfaisant. Lorganigramme est complet
et dtaill, les dispositions en matire de
dotation en personnel sont adquates en
ce qui concerne tant le niveau technique que
la composition et la dotation en personnel
est compatible aussi bien avec la chronologie
quavec les produits de la mission.
Bon. Outre la dfinition donne lalina
Satisfaisant ci-dessus, le personnel est bien
quilibr (cest--dire: bonne coordination,
dfinition claire et prcise des tches et des
responsabilits, pas trop dexperts court terme
et pas trop de gnralistes, correspondance
prcise entre les comptences du personnel et
les besoins et enfin, bon soutien logistique).
Certains membres de lquipe de projet ont dj,
dans une certaine mesure, travaill ensemble.
Excellent. Lquipe propose outre quelle
rpond toutes les exigences dune notation
Bon est intgre; plusieurs de ses membres
ont abondamment travaill ensemble par le
pass; le rle de lemprunteur/du bnficiaire et
son intgration dans la mission sont expliqus
de faon dtaille. La proposition contient
un examen approfondi, montrant que les
consultants ont optimis lutilisation et le
dploiement du personnel avec efficacit
et conomie, sur la base des moyens
logistiques proposs.
148 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
Critre: Personnel essentiel propos
(aspects prendre en considration
pour lvaluation)
Ce critre est habituellement valu par le
biais de lexamen des trois critres secondaires
ci-aprs (uniquement comme indiqu dans le
document de DP):
a) Qualifications gnrales
b) Adquation la mission
c) Exprience de la rgion et de la langue
Le comit dvaluation valuera le personnel
essentiel (le personnel subalterne, de bureau ou
administratif ne sera pas valu). Il conviendra
de prendre en considration les aspects suivants:
Qualifications gnrales. Il est important
dexaminer le nombre dannes dexprience
professionnelle des consultants dans le domaine
technique dans lequel ils auront travailler dans
le cadre de la mission. Aux fins de lvaluation,
la valeur de la formation universitaire antrieure
diminue avec lge. Les experts possdant plus
de dix annes dexprience devront tre valus
sur la base des diplmes universitaires obtenus.
tant donn que lexprience saccumule avec
lge, les membres du personnel gs de 60
ans ou plus sont souvent employs avec succs
dans des missions complexes ou sensibles. Une
longue exprience acquise dans des missions
de consultation peut constituer un avantage,
mais les valuateurs ne devront pas attribuer
des points aux candidats plus gs lorsque
lge nest pas spcialement pertinent pour la
mission. Lorsque la connaissance dapproches,
de mthodes et de technologies modernes est
essentielle, les experts plus jeunes pourraient
tre prfrables ou plus souhaitables.
Adquation la mission. Cet aspect, le plus
important, doit faire lobjet dune valuation
attentive. Les lments essentiels de lvaluation
devront toujours concerner les capacits
appropries, les comptences professionnelles
adquates et lexprience. Alors que laspect
prcdent, qualifications gnrales, value
lexprience gnrale des membres du personnel
dans le domaine technique dans lequel ils auront
travailler dans le cadre de la mission, laspect
adquation la mission a pour objet de
dterminer leur capacit dexcuter les fonctions
spcifiques qui leur sont confies. Lexpert a-t-
il rcemment occup des postes similaires? Si
oui, ces postes avaient-ils une pertinence par
rapport des missions comme celle actuellement
envisage? Le chef dquipe propos a-t-il dj
exerc les mmes fonctions? Si oui, a-t-il eu
grer une quipe semblable lquipe envisage
(taille, disciplines techniques concernes,
combinaison semblable de personnel national
 et expatri, etc.)? Dans quelle mesure les
connaissances et les comptences du personnel
propos rpondent-elles aux besoins de
la mission?
Exprience de la rgion et de la langue. Dans
le contexte de lvaluation de lexprience dans
la rgion, on prendra en compte des facteurs
comme le nombre de missions effectues dans
le pays ou dans des pays dont les cultures, les
systmes administratifs et les organisations
gouvernementales sont comparables. Pour
le personnel expatri, le document de DP
devrait prciser, si ncessaire, les connaissances
linguistiques (langues nationales/locales)
requises pour une communication adquate
dans le pays de la mission. Des points seront
seulement attribus pour la langue locale.
Dans la notation des consultants nationaux, il
conviendra dvaluer leur connaissance de lune
des principales langues de travail du FIDA, au
lieu de la langue locale.
Pour autant que les membres essentiels du personnel
soient admissibles61, ils devront tre valus sur la
base de leur comptence et des qualits requises
pour le poste, indpendamment de leur nationalit.
Les qualifications du chef dquipe seront values
trs attentivement, parce que ce poste joue un rle
cl dans la mission. Si le chef dquipe doit exercer
la fois les fonctions de chef de projet et dexpert,
ses qualifications devront tre values pour
chacune des deux fonctions et les notes attribues
aux deux fonctions proportionnellement au temps
consacr chacune delles (si les deux fonctions
se chevauchent). Des notes compltes ne seront
attribues chaque fonction que si elles peuvent tre
clairement distingues lune de lautre sans affecter
la qualit des services.
Le comit dvaluation devra dterminer, pour
chacun des trois critres secondaires, la dfinition
de chacune des catgories indiques.
On trouvera ci-aprs un exemple de dfinition des
quatre catgories pour chacun des trois critres
secondaires cits ci-dessus.
a) Qualifications gnrales
Mdiocre. Lexpert propos possde moins de dix
annes dexprience pertinente.
Satisfaisant. Lexpert propos possde dix annes ou
plus dexprience professionnelle globale pertinente
la mission, ainsi que les diplmes universitaires et
la formation pertinents.
Bon. Lexpert propos possde plus de 15 annes
dexprience professionnelle globale; une grande
partie de cette exprience a t acquise dans le
cadre de missions de consultation semblables
celle envisage; les ralisations professionnelles de
lexpert, comme sa position au sein de la socit
61 Suivant la dfinition qui en est donne dans les Directives du FIDA concernant la
passation des marchs.
Module L7: valuation des propositions de services de consultants par L1:
Module
et son niveau de responsabilit, ont rgulirement
progress au fil du temps.
Excellent. Lexpert propos possde plus de 20
annes dexprience spcialise dans le domaine
de la mission et il est reconnu comme expert de
haut niveau dans son domaine. Le spcialiste est
pleinement inform des dernires avances dans
sa discipline.
b) Adquation la mission
Mdiocre. Lexpert propos na jamais, ou seulement
de faon occasionnelle, occup un poste similaire
celui prvu dans la mission. Ses qualifications ne
correspondent pas troitement au poste qui lui est
assign. (Par exemple, le poste exige un directeur
de projet trs expriment, alors que la personne
propose est dun niveau relativement moins lev
et peu exprimente).
Satisfaisant. Lexprience de lexpert propos
correspond au poste qui lui est assign; au cours des
dix annes prcdentes, voire davantage, il a occup
avec succs des postes semblables celui offert dans
cette mission, dans au moins un projet de mme
nature. Les comptences de lexpert propos (dans le
domaine professionnel ou dans celui de la gestion,
selon les exigences du poste offert) sont adquates
pour le poste.
Bon. Les qualifications de lexpert sont adquates
pour le poste offert; au cours des dix annes
prcdentes, il a occup plusieurs postes semblables
dans des missions similaires; les comptences de
lexpert propos (dans le domaine professionnel
ou dans celui de la gestion) concident parfaitement
avec le poste et avec les caractristiques de la
mission.
Excellent. Outre quil rpond aux critres numrs
lalina ci-dessus (Bon), lexpert possde des
qualifications et une exprience sensiblement
suprieures celles requises pour des postes
semblables au poste envisag.
c) Exprience de la rgion et de la langue (cet
exemple concerne le personnel expatri):
Mdiocre. Lexpert propos na jamais, ou seulement
de faon occasionnelle, travaill dans des pays
semblables celui o doit se drouler la mission et
sa connaissance de la langue locale est insuffisante
pour lui permettre de communiquer correctement,
oralement et par crit.
Satisfaisant. Lexpert a travaill dans des pays
dont les cultures, les systmes administratifs et les
organisations gouvernementales sont comparables
celles du pays en question; sa connaissance de lune
des langues officielles du FIDA est adquate.
Bon. Au cours des dernires annes, lexpert a
travaill pendant au moins un an dans la rgion o
se droulera la mission; il parle couramment une
des langues officielles du FIDA, ainsi que la
langue locale.
le biais de laModule
Comits slection FIDA
dvaluationVueetManuel
A:fonde sur la de
densemble
rgles passation
qualit
gnrales desdu
duetcycle marchs
projet
ledvaluation
cot (SFQC) 149
Excellent. Outre quil rpond la dfinition de
lalina ci-dessus (Bon), lexpert possde une
connaissance directe et approfondie du pays et de
la langue, rsultant de plusieurs annes dexprience
professionnelle dans le pays.
Si le personnel essentiel propos par les consultants
ne remplit pas pleinement toutes les conditions
nonces dans la dfinition de lune des catgories,
alors que cette catgorie particulire semble mieux
reflter ladquation globale du personnel essentiel
que ne le fait la catgorie infrieure, on pourra le
classer dans la catgorie suprieure
150 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
Critre: Participation de consultants
nationaux parmi le personnel
essentiel propos
(aspects prendre en considration
pour lvaluation)
Dans le contexte de lvaluation, la rpartition
de ces points entre les propositions se fera
proportionnellement au pourcentage de
ressortissants nationaux parmi le personnel essentiel
total propos. (Par exemple, si 10 points sont
attribus ce critre et si 50% du nombre total de
mois-personne ou dheures-personne sont allous
par les consultants des experts ou des consultants
nationaux, la proposition recevra 5 points).
Ce critre ne couvre que laspect quantitatif de
la participation de ressortissants nationaux; les
aspects qualitatifs tels que lexprience du personnel
essentiel national sont pris en compte par les critres
Qualifications du personnel professionnel essentiel
propos et Adquation la mission.
La participation de consultants nationaux en cette
qualit en tant que filiales locales de consultants
trangers ou en tant quexperts individuels devrait
galement tre prise en considration.
ModuleL8: valuation des propositions
de services de consultants par le bais
de la slection au moindre cot (SMC)
Objet du module
Ce module prsente la procdure oprationnelle standard suivre pour lvaluation de propositions
de services de consultants, en utilisant la mthode SMC. Il doit tre lu paralllement au ModuleL6
(Procdures gnrales dvaluation concernant les services de consultants).
Une annexe, jointe au prsent module, contient des indications dtailles quant la manire de dfinir
la notation des critres dvaluation.

Champ dapplication
Les principes gnraux noncs dans ce module sappliquent toutes les valuations effectues au titre
de la mthode de demande de propositions (DP) lorsque la SMC est utilise comme mthode de slection
(voir le ModuleH3).

1. Introduction cas de la SMC, lvaluation financire de chaque

Lvaluation de la SMC ne comporte pas, la
diffrence de la mthode SFQC, de pondration.
Bien que la notation, dans lvaluation technique,
utilise la mme mthode de notation que la SFQC,
toutes les propositions ayant obtenu la note
qualificative minimale sont examines et le march
est attribu la proposition la moins disante.
Le systme bas sur les points de mrite est le mme
que celui utilis dans la mthode SFQC: comme
dans cette dernire, les socits de consultants sont
galement tenues de prsenter simultanment deux
propositions distinctes, technique et financire.
Les propositions financires associes aux offres
ayant obtenu la note qualificative minimale sont
ouvertes en sance publique et il est donn lecture
des prix ainsi que des notes techniques. Dans le
proposition en dtermine le prix valu et le march
est attribu loffre la moins disante.
Ce systme dvaluation est prsent sous forme
graphique dans un ordinogramme la fin
du module.
2. Instructions point par point
2.1 Le comit dvaluation examine les
critres dvaluation et tablit la feuille de
notation
Lvaluation technique des services de consultants
doit comporter lexamen des critres requis par le
dossier dappel doffres. Le tableau ci-aprs en donne
un exemple:

Critres Nombre maximum

de points
(i) Exprience spcifique des consultants pertinente la mission 20
(ii) Adquation de la mthode et du programme de travail proposs pour rpondre au mandat: 30
a) approche technique et mthode 10
b) programme de travail 10
c) organisation et dotation en personnel 10
(iii) Qualifications et comptence du personnel professionnel essentiel du point 40
de vue de la mission:
a) chef d'quipe 15
b) spcialiste de l'approvisionnement en eau et de l'assainissement 10
c) expert des questions juridiques et institutionnelles 10
d) spcialiste des questions socio conomiques 5
iv) Participation de ressortissants nationaux l'quipe propose 10
Total 100

Module L8: valuation des propositions de servicesModule

de consultants par Module
L1: Comits A:FIDA
Vue
ledvaluation
bais de la etManuel
rglesde
densemble
slection au passation
du cycle
moindre
gnrales des
du
cotmarchs
projet
(SMC)
dvaluation 151
Lattribution des notes techniques doit se faire
uniquement au moyen des critres spcifis dans
le dossier dappel doffres. Le tableau ci-dessus
constitue donc la base de lvaluation technique,
de sorte que la feuille de notes individuelle type
dun valuateur pourrait tre la suivante:
cela tablit un lien avec la note qualificative. Il est
ensuite important de recenser les propositions dont
la rponse aux besoins est considre comme bonne
ou trs bonne. Enfin, il est seulement ncessaire de
recenser les rponses insuffisantes. Il est normal

Nom du Nom du Nom du Nom du

Noms des consultants
consultant 1 consultant 2 consultant 3 consultant 4
Max Notes Notes Notes Notes
Critres
(i) Exprience spcifique 20
(ii) Mthode et programme de travail
a) Approche technique et mthode 10
b) Programme de travail 10
c) Organisation & dotation en personnel 10
(iii) Personnel propos
a) Chef d'quipe 15
b) Spcialiste de l'approvisionnement 10
en eau et de l'assainissement
c) Spcialiste des questions juridiques 10
et institutionnelles
Evaluating Proposals for Con-
d) Spcialiste des questions 5
socio-conomiques
(iv) Participation de nationaux 10
sulting Services using Least
Note totale 100
Classement
Cost Selection (LCS)
Note: les critres rels, pour nimporte quelle valuation, seront extraits du dossier dappel doffres. Le tableau ci-dessus nest
quune illustration.

2.2 Le comit dvaluation finalise la dattribuer des notes sur la base des catgories
suivantes:
mthode de notation technique
Une pratique couramment utilise sest
Catgorie Notation*
progressivement instaure pour la notation des
services de consultants; elle repose sur un systme Mdiocre 40%
prtabli de catgories et de notations qui normalise Satisfaisant 70%
la notation des propositions techniques par les Bon 90%
diffrents valuateurs.
Excellent 100%
Avant de recevoir les propositions techniques, les
membres du comit dvaluation devront se mettre * la notation reprsente le pourcentage de la note maximum
daccord sur la dfinition de chaque catgorie pour disponible
chaque critre (ou critre secondaire). Autrement Ces catgories peuvent tre modifies, mais un
dit, le comit devra convenir des catgories utiliser accord sur ce point devra intervenir avant que
et dfinir la notation pour chacune des catgories. toute valuation ne soit entreprise par le comit
Pour faciliter lattribution des notes et en assurer dvaluation. Le systme de notation devra tre
la transparence, il est recommand que lchelle dcrit et expliqu dans le rapport dvaluation
de notation soit divise en un certain nombre technique.
de catgories distinctes. Cette dmarche a pour Une notation de zro nest pas raliste, car elle
but de permettre la dtermination dune rponse signifierait que le consultant na pas du tout
satisfaisante dans une proposition, tant donn que rpondu au mandat au regard des critres en
question: elle nest donc pas utilise.

152 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
2.3 Dfinir les catgories pour
chaque critre
tant donn que chacun des critres (ou des critres
secondaires) se rapporte un aspect diffrent de
la proposition, la dfinition des catgories doit tre
prise en considration, afin que chaque valuateur
attribue ses notes sur la base dune dfinition
normalise. Une valuation type pourrait par
consquent aboutir, pour un valuateur, une
feuille de notation technique semblable celle
prsente ci-dessous:
La dfinition des catgories est un exercice difficile,
qui exige une connaissance approfondie du mandat,
des principales questions techniques couvertes
par la mission du consultant et des qualifications
que devraient possder les consultants. Elle devrait
toutefois amliorer trs sensiblement la qualit
de lvaluation. Noter les propositions sans avoir
recours des catgories pralablement dfinies de
rponse aux besoins laisse chaque valuateur la
responsabilit de la dfinition des catgories, ce
qui aura trs probablement pour effet de rendre la
notation subjective et les rsultats difficiles
comparer.

Nom du consultant Note Consultant 1 Consultant 2 Consultant 3 Consultant 4

Critres maximum Notation Notes Notation Notes Notation Notes Notation Notes
Exprience spcifique de la socit 20 90% 18,0 70% 14,0 100% 20,0 40% 8,0
Mthode & programme de travail 30
a) Approche technique et mthode 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
b) Programme de travail 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
c) Organisation & dotation en
10 40% 4,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
personnel
Personnel propos 40
a) Chef d'quipe 15 90% 13,5 70% 10,5 100% 15,0 40% 6,0
b) Spcialiste de
lapprovisionnement en eau et 10 90% 9,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
de lassainissement
c) Spcialiste des questions
10 90% 9,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 4,0
juridiques et institutionnelles
d) Spcialiste des questions
5 70% 3,5 70% 3,5 100% 5,0 40% 2,0
socio conomiques
Participation de nationaux 10 70% 7,0 70% 7,0 100% 10,0 40% 2,0
Note totale 78,0 70,0 100,0 40,0
Classement 2 3 1 4

Ces chiffres reprsentent les notes dun valuateur et
doivent tre combins aux notes dautres valuateurs
afin dtablir une moyenne et de parvenir une note
technique finale pour lvaluation.
La notation des propositions techniques au moyen
de cette mthode offre les avantages suivants:
elle fournit au comit dvaluation une dfinition
partage des catgories, rendant lvaluation plus
facile et comparable;
elle minimise le risque de notations manquant
de cohrence ou discrtionnaires;
elle oblige chaque membre du comit
justifier son valuation individuelle sur la base
dune dfinition commune des catgories,
ce qui a un effet dissuasif sur les valuations
intentionnellement biaises;
elle renforce la transparence et limpartialit
du processus dvaluation.
Les notations ne doivent pas tre trop rigides. Dans
le cas, probable, o une socit ne remplit pas toutes
les conditions nonces dans les dfinitions de lune
des catgories, alors que cette catgorie particulire
semble mieux reflter lexprience globale spcifique
de la socit que ne le fait la catgorie infrieure, on
pourra la classer dans la catgorie suprieure.
Des indications supplmentaires sur la dfinition
des catgories applicables pour chaque critre sont
prsentes dans lAnnexe A ce module.
2.4 Attribuer les notes financires
Une fois dtermines les propositions qui
obtiennent la note qualificative minimale ou
une note suprieure (reprsentant au moins
les propositions satisfaisantes), le processus
dvaluation financire comportera, afin de
parvenir au prix valu:

Module L8: valuation des propositions de servicesModule

de consultants par Module
L1: Comits A:FIDA
Vue
ledvaluation
bais de la etManuel
rglesde
densemble
slection au passation
du cycle
moindre
gnrales des
du
cotmarchs
projet
(SMC)
dvaluation 153
 Ouverture des offres valuation financire

154
financires
Monnaie Montant Erreurs arithmtiques Conversion en une Omissions non Prix valu

Vue
monnaie unique matrielles

FIDA
Nom des Erreurs (+/-) Total rvis Taux Total rvis Valeur Total Total rvis
commune, et

valuation
consultants rvis dappel doffres.

Manuel
(Notes)

densemble

Consultant 1 US$ 750 000,00
A 5 980,00 755 980,00

desdesoumissions
1,90 1436 362,00 1436 362,00 1436 362,00
Consultant 2 580 000,00
B -8 900,00
lexamen de la proposition de prix pour

passation des marchs

les omissions et erreurs non matrielles,

C -60 864,00
conformment aux dispositions du dossier
la conversion en une monnaie dvaluation

la rvision des prix pour prendre en compte

D 30 000,00
reprer les ventuelles erreurs arithmtiques,

-39 764,00 540 236,00 2,70 1458 637,20 1458 637,20 1458 637,20
Consultant 3 510 000,00 2,70 1377 000,00
E 75 000,00 1452 000,00 1452 000,00
Consultant 4 US$ 680 000,00
F 87 000,00 767 000,00 1,90 1457 300,00
Consultant 5 SAR 1 460 000,00
0,00 1 460 000,00 1,00 1460 000,00 1460 000,00 1460 000,00
premier rang.

Notes: A Rvision pour extension errone dans le Tableau 2 de la proposition

B Rvision pour extension errone dans le Tableau 1 de la proposition
C Rvision pour extension errone dans le Tableau 3 de la proposition (Chef dquipe)
dvaluation financire.

D Rvision pour extension errone dans le Tableau 5 de la proposition (Personnel administratif)

Rvision pour absence de la formation ou du dveloppement des capacits requises dans la proposition
E
(valeur extrait des cots du Consultant 2)
F Rvison pour

Dans lexemple ci-dessus, le prix valu pour le Consultant 1 est le plus bas et cest cette proposition que le rapport dvaluation financire
Loffre la moins disante est alors place au

recommandera ladjudication du march.

typique des propositions et reprsente le type
Le tableau ci-aprs illustre un examen financier

de tableau qui devrait tre au centre du rapport

 Ouverture des offres techniques: l'valuation porte
sur les propositions reues en temps utile, ouvertes et
Ouverture des lues. Les soumissions tardives ne sont pas incluses.
propositions techniques Les offres financires restent cachetes.
Tri prliminaire: a pour objet d'liminer les propositions
ne rpondant pas aux besoins. Les critres gnralement
retenus portent sur:
l'inclusion de tous les documents requis sous un
format correct
Tri l'autorisation correcte des propositions
prliminaire les CV signs
une dure suffisante de validit de l'offre
une proposition financire distincte cachete
pas de rserves ou de drogations matrielles
par rapport au document de DP.

Rpondant NE RPONDANT
aux besoins PAS AUX BESOINS Rejeter

valuation technique dtaille, utilisant le systme

des points de mrite, pour:
Clarifier valuation attribuer des points sur la base des critres noncs
(par crit) technique dans le document de DP, et
comparer les notes au seuil technique minimal indiqu
dans le document de DP.

gal ou
PAS CLAIR suprieur la INFRIEUR LA
note de qualification NOTE DE Rejeter
QUALIFICATION

Recommandation
d'ouverture Rapport d'valuation technique: recommande les
propositions obtenant la note qualificative technique
des propositions minimale recommande pour le passage au stade de
financires l'ouverture des propositions financires et de
l'valuation financire.
Recommandation soumise pour approbation dans le
Ouverture des rapport d'valuation technique.
propositions
Ouverture des propositions financires: ouverture des
financires
plis renfermant les propositions financires. Lecture des
notes techniques et des prix.
valuation financire pour:
Confirmer les corriger les erreurs arithmtiques
valuation convertir en une monnaie commune (sur la base du
corrections
(par crit) financire taux de change indiqu dans le document de DP)
attribuer les notes financires
dterminer la proposition prsentant le prix valu
le plus bas

ERREURS Prix valu

ARITHMTIQUES le plus bas AUTRES Rejeter

Rapport dvaluation financire: recommande, en vue

de lattribution du march, la proposition dont le prix
Recommandation valu est la plus bas, sous rserve dventuelles
d'attribution ngociations requises.
du march

Module L8: valuation des propositions de servicesModule

de consultants par Module
L1: Comits A:FIDA
Vue
ledvaluation
bais de la etManuel
rglesde
densemble
slection au passation
du cycle
moindre
gnrales des
du
cotmarchs
projet
(SMC)
dvaluation 155
Annexe A au ModuleL8
Cette annexe prsente des indications dtailles
sur la dfinition des catgories applicables pour
chacun des critres dvaluation dcrits dans la
section 2.3 de ce module.
Critre: Exprience spcifique
de la socit
(aspects prendre en considration
pour lvaluation)
Le comit dvaluation devra prendre en
considration les aspects suivants dans lvaluation
de ce critre:
Exprience acquise dans des projets similaires.
Dmonstration de succs dans la conduite de
missions similaires.
Exprience acquise dans des zones et des
conditions similaires. Les consultants ont travaill
dans des rgions ou des pays prsentant des
Evaluating
caractristiques physiques, culturelles, sociales Proposals for Con-
et institutionnelles comparables celles du pays
o sera conduite la mission.
sulting Services using
Taille, organisation et gestion. Les consultants
possdent la capacit requise, par exemple
en termes de personnel, dorganisation et
daptitudes la gestion, pour mener bien la Cost Selection (LCS)
mission. Pour certaines missions, on examinera
le nombre dannes dexistence de la socit
de consultants.
Spcialisation. Il peut tre important, pour
certaines missions, dvaluer les comptences
spcialises des consultants et leur accs des
technologies spcifiques en rapport avec la
mission.
Exprience en matire de transfert de
connaissances et de formation. Lexprience
des consultants en matire de transfert de
connaissances et de formation du personnel
du client (si ces informations sont pertinentes).
On trouvera ci-aprs un exemple de dfinition de
ces catgories, sur la base des points spcifiques
numrs ci-dessus (les dfinitions peuvent varier,
dun cas lautre, suivant les caractristiques de la
mission). Ces dfinitions doivent faire lobjet dun
accord avant le dbut de lvaluation.
Mdiocre. Les consultants nont pas ou peu
dexprience rcente dans le domaine de la
mission et nont pas abord les questions
essentielles spcifiques cette dernire. Les
consultants nont pas une exprience suffisante
de lutilisation des approches et des mthodes
standard requises par la mission. Le personnel
permanent des consultants est insuffisant pour
la mission.
Satisfaisant. Les consultants ont une exprience
pertinente dans le domaine de la mission, mais
nont pas abord les questions essentielles
spcifiques cette dernire, comme les dlicates
questions sociales ou environnementales. Les
consultants ont une parfaite exprience de
lutilisation des approches et des mthodes
standard requises par la mission. Le personnel
permanent des consultants est suffisant.
Bon. Les consultants ont une vaste exprience
du domaine de la mission et ont travaill dans
des pays prsentant des conditions physiques
et institutionnelles similaires, y compris sur le
plan des questions essentielles. Le personnel
permanent est suffisant et hautement spcialis
pour rpondre aux besoins de la mission et la
socit dispose de ressources supplmentaires
quelle peut mobiliser pour faire face
des besoins imprvus. Les consultants ont
lexprience des approches et des mthodes
de pointe utilises pour faire face aux besoins
spcifiques
Leastde la mission.
Excellent. Les consultants possdent des
comptences de pointe exceptionnelles dans des
missions similaires celle envisage. La qualit
et la composition du personnel des consultants
couvrent aisment les besoins de la mission et
garantissent un excellent niveau dadossement; ce
personnel inclut des experts de haut niveau dans
le domaine de la mission. Les consultants sont
considrs comme des spcialistes de renomme
internationale des approches et des mthodes
utilises pour aborder les questions spcifiques
en rapport avec la mission. Les consultants
dploient leurs activits conformment aux
procdures bien tablies de gestion de la qualit.
Critre: Adquation de la mthode et
du programme de travail
proposs
(aspects prendre en considration
pour lvaluation)
Le comit dvaluation devra prendre en
considration les aspects suivants dans lvaluation
de ce critre:
Comprendre les objectifs de la mission. Dans
quelle mesure lapproche technique et le
programme de travail des consultants rpondent-
ils aux objectifs indiqus dans le mandat?
Exhaustivit et rponse aux besoins. La
proposition rpond-elle de manire exhaustive
tous les besoins cits dans le mandat?

156 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
 Clart. Les divers lments sont-ils cohrents
et les points de dcision bien dfinis?
Crativit et innovation. La proposition
comporte-t-elle de nouvelles approches de
la mission ou de nouvelles mthodes qui
contribueraient obtenir de meilleurs rsultats?
Opportunit des produits. Le calendrier dactivit
propos est-il raliste? Les produits demands
seront-ils fournis temps?
Qualit de lutilisation des ressources. Le
calendrier de mobilisation des effectifs est-il
appropri, sans un trop grand nombre dexperts
court terme, ni trop de gnralistes? Le
personnel propos est-il permanent ou compos
de consultants externes? Dans la seconde
hypothse, il faudra vrifier si les consultants
externes ont dj travaill sur des missions
prcdentes avec le personnel permanent des
consultants. Cet aspect devra toujours tre pris
en considration.
Souplesse et adaptabilit. La mthode et le
programme de travail sont-ils souples et
susceptibles de sadapter facilement aux
changements qui pourraient se produire au
cours de lexcution de la mission? Cet aspect
est particulirement pertinent lorsque la mission
se droule dans des contextes potentiellement
changeants.
Niveau technologique. La mthode propose-t-
elle lutilisation de technologies de pointe et
ladoption de solutions innovantes?
Logistique. Si les consultants sont appels
travailler sur des sites loigns, leur approche
des questions logistiques pourrait aussi tre
examine.
Gestion de la qualit. En particulier pour les
grandes missions complexes, le mandat pourrait
inclure la ncessit de fournir un plan de gestion
de la qualit ou une liste dtaille de son
contenu.
Ce critre est habituellement valu par le biais
de lexamen des trois critres secondaires
ci-aprs (uniquement comme indiqu dans le
document de DP):
a) Approche technique et mthode
b) Programme de travail
c) Organisation et dotation en personnel
On trouvera ci-aprs un exemple de dfinition des
quatre catgories pour les trois critres secondaires
cits ci-dessus (les dfinitions peuvent varier, dun
cas lautre, suivant les caractristiques de
la mission).
Module L8: valuation des propositions de servicesModule
de consultants par Module
L1: Comits
a) Approche technique et mthode
Mdiocre. Lapproche technique ou la mthode
(ou les deux) envisages pour lexcution
dactivits importantes cites dans le mandat
sont inadquates ou trs mal prsentes, ce qui
donne penser que le consultant na pas compris
des aspects fondamentaux de la porte des
travaux. La liste du contenu du plan de gestion
de la qualit (si elle est requise par le mandat)
est manquante.
Satisfaisant. Le mode dexcution des diffrentes
activits cites dans le mandat est examin de
manire gnrale. Lapproche est standard et non
pas conue spcifiquement pour la mission. Bien
que lapproche et la mthode soient adquates,
elles ne comportent pas dexamen de la manire
dont le consultant se propose de prendre en
compte les caractristiques vitales de la mission.
Une liste du contenu du plan de gestion de la
qualit (si elle est requise par le mandat) est
prsente, mais elle est de nature gnrale et
ne prend pas en compte les caractristiques
spcifiques de la mission.
Bon. Lapproche propose est analyse de faon
dtaille; la mthode est spcifiquement adapte
aux caractristiques de la mission et elle est
assez souple pour sadapter aux changements
qui pourraient se produire au cours de la
prestation des services. La liste du contenu du
plan de gestion de la qualit (si elle est requise
par le mandat) est adapte aux caractristiques
spcifiques de la mission.
Excellent. Outre les exigences numres ci-
dessus (Bon), dimportantes questions sont
abordes de manire innovante et efficace,
montrant que les consultants ont compris
les principaux problmes de la mission et
quils ont une connaissance exceptionnelle de
nouvelles solutions. La proposition prcise les
moyens damliorer les rsultats et la qualit
de la mission par le recours des approches,
mthodes et connaissances de pointe. Une
description dtaille du plan de gestion de la
qualit est fournie, outre la liste de son contenu
(si ncessaire).
b) Programme de travail
Mdiocre. Le calendrier des activits omet
des tches importantes; la chronologie des
activits et la corrlation entre elles ne sont pas
compatibles avec lapproche ou la mthode
proposes. La squence manque de clart et
de logique.
Satisfaisant. Toutes les activits essentielles
figurent dans le calendrier des activits, mais
elles ne sont pas dtailles. Il existe quelques
discordances mineures entre la chronologie, les
produits de la mission et lapproche propose.
A:FIDA
Vue
ledvaluation
bais de la etManuel
rglesde
densemble
slection au passation
du cycle
moindre
gnrales des
du
cotmarchs
projet
(SMC)
dvaluation 157
 Bon. Le programme de travail rpond bien
au mandat; toutes les activits importantes
figurent dans le calendrier des activits et leur
chronologie est adquate et en accord avec
les produits de la mission. En outre, les relations
dinterdpendance entre les diverses activits sont
ralistes et conformes lapproche propose.
Les prcisions fournies sont suffisantes pour
faciliter la comprhension du programme
de travail propos.
Excellent. Outre les exigences numres ci-
dessus (Bon), les points de dcision ainsi
que la squence et la chronologie sont trs
bien dfinis, montrant que les consultants
ont optimis lutilisation des ressources. Un
chapitre spcifique de la proposition explique le
programme de travail en relation avec lapproche
propose. Le programme de travail possde
la souplesse requise pour la prise en compte
des imprvus.
c) Organisation et dotation en personnel
Mdiocre. Lorganigramme est de pure forme,
le plan de dotation en personnel prsente
des faiblesses dans dimportants secteurs;
le calendrier de dotation en personnel est
incompatible avec la chronologie des produits
les plus importants de la mission. La rpartition
des tches et des responsabilits manque de
clart. Les spcialistes proposs nont jamais
travaill au sein dune mme quipe.
Satisfaisant. Lorganigramme est complet et
dtaill; les dispositions en matire de dotation
en personnel sont adquates, en ce qui concerne
tant le niveau technique que la composition;
la dotation en personnel est compatible aussi
bien avec la chronologie quavec les produits
de la mission.
Bon. Outre la dfinition donne lalina
Satisfaisant ci-dessus, le personnel est bien
quilibr (bonne coordination, dfinition claire
et prcise des tches et des responsabilits,
pas trop dexperts court terme et pas trop de
gnralistes, correspondance prcise entre les
comptences du personnel et les besoins, et
bon soutien logistique). Certains membres de
lquipe de projet ont dj, dans une certaine
mesure, travaill ensemble.
Excellent. Lquipe propose, outre quelle
rpond toutes les exigences dune notation
Bon, est intgre; plusieurs de ses membres
ont abondamment travaill ensemble par le
pass; le rle de lemprunteur/du bnficiaire
et son intgration dans la mission sont
expliqus de faon dtaille. La proposition
contient un examen approfondi, montrant que
les consultants ont optimis lutilisation et le
dploiement du personnel avec efficacit et
conomie, sur la base des moyens logistiques
proposs.
158 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
Critre: Personnel essentiel propos
(aspects prendre en considration
pour lvaluation)
Ce critre est habituellement valu par le biais
de lexamen des trois critres secondaires ci-aprs
(uniquement comme indiqu dans le document
de DP):
a) Qualifications gnrales
b) Adquation la mission
c) Exprience de la rgion et de la langue
Le comit dvaluation valuera le personnel
essentiel: le personnel subalterne, de bureau ou
administratif ne sera pas valu. Il conviendra de
prendre en considration les aspects suivants:
Qualifications gnrales. Il est important
dexaminer le nombre dannes dexprience
professionnelle des consultants dans le domaine
technique dans lequel ils auront travailler dans
le cadre de la mission. Aux fins de lvaluation,
la valeur de la formation universitaire antrieure
diminue avec lge. Les experts possdant plus
de dix annes dexprience devront tre valus
sur la base des diplmes universitaires obtenus.
tant donn que lexprience saccumule avec
lge, les membres du personnel gs de 60
ans ou plus sont souvent employs avec succs
dans des missions complexes ou sensibles. Une
longue exprience acquise dans des missions
de consultation peut constituer un avantage,
mais les valuateurs ne devront pas attribuer
des points aux candidats plus gs lorsque
lge nest pas spcialement pertinent pour la
mission. Lorsque la connaissance dapproches,
de mthodes et de technologies modernes est
essentielle, les experts plus jeunes pourraient tre
prfrables ou plus souhaitables.
Adquation la mission. Cet aspect, le plus
important, doit faire lobjet dune valuation
attentive. Les lments essentiels de lvaluation
devront toujours concerner les capacits
appropries, les comptences professionnelles
adquates et lexprience. Alors que laspect
prcdent, qualifications gnrales, value
lexprience gnrale des membres du personnel
dans le domaine technique dans lequel ils auront
travailler dans le cadre de la mission, laspect
adquation la mission a pour objet de
dterminer leur capacit dexcuter les fonctions
spcifiques qui leur sont confies. Lexpert a-t-
il rcemment occup des postes similaires? Si
oui, ces postes avaient-ils une pertinence par
rapport des missions comme celle actuellement
envisage? Le chef dquipe propos a-t-il dj
exerc les mmes fonctions? Si oui, a-t-il eu
grer une quipe semblable lquipe envisage
(taille, disciplines techniques concernes,
combinaison semblable de personnel national
et expatri, etc.)? Dans quelle mesure les
 connaissances et les comptences du personnel
propos rpondent-elles aux besoins de la
mission?
Exprience de la rgion et de la langue. Dans le
contexte de lvaluation de lexprience dans
la rgion, on prendra en compte des facteurs
comme le nombre de missions effectues
dans le pays ou dans des pays dont les cultures,
les systmes administratifs et les organisations
gouvernementales sont comparables. Pour
le personnel expatri, le document de DP
devrait prciser, si ncessaire, les connaissances
linguistiques (langues nationales/locales)
requises pour une communication adquate
dans le pays de la mission. Des points seront
seulement attribus pour la langue locale.
Dans la notation des consultants nationaux,
il conviendra dvaluer leur connaissance de
lune des principales langues de travail du
FIDA, au lieu de la langue locale.
Pour autant que les membres essentiels du personnel
soient admissibles62, ils devront tre valus sur la
base de leur comptence et des qualits requises
pour le poste, indpendamment de leur nationalit.
Les qualifications du chef dquipe seront values
trs attentivement, parce que ce poste joue un rle
cl dans la mission. Si le chef dquipe doit exercer
la fois les fonctions de chef de projet et dexpert,
ses qualifications devront tre values pour
chacune des deux fonctions, et les notes attribues
aux deux fonctions proportionnellement au temps
consacr chacune delles (si les deux fonctions
se chevauchent). Des notes compltes ne seront
attribues chaque fonction que si elles peuvent tre
clairement distingues lune de lautre sans affecter
la qualit des services.
Le comit dvaluation devra dterminer, pour
chacun des trois critres secondaires, la dfinition
de chacune des catgories indiques.
On trouvera ci-aprs un exemple de dfinition des
quatre catgories pour chacun des trois critres
secondaires cits ci-dessus.
a) Qualifications gnrales
Mdiocre. Lexpert propos possde moins de dix
annes dexprience pertinente.
Satisfaisant. Lexpert propos possde dix annes
ou plus dexprience professionnelle globale
pertinente la mission, ainsi que les diplmes
universitaires et la formation adquats.
62 Suivant la dfinition qui en est donne dans les Directives du FIDA concernant la passation des marchs.
Module L8: valuation des propositions de servicesModule
de consultants par Module
L1: Comits
Bon. Lexpert propos possde plus de 15 annes
dexprience professionnelle globale, dont une
grande partie a t acquise dans le cadre de
missions de consultation semblables celle
envisage; ses ralisations professionnelles,
comme sa position au sein de la socit et son
niveau de responsabilit, ont rgulirement
progress au fil du temps.
Excellent. Lexpert propos possde plus de 20
annes dexprience spcialise dans le domaine
de la mission et il est reconnu comme expert de
haut niveau dans son domaine. Le spcialiste est
pleinement inform des dernires avances dans
sa discipline.
b) Adquation la mission
Mdiocre. Lexpert propos na jamais ou
seulement de faon occasionnelle occup un
poste similaire celui prvu dans la mission.
Ses qualifications ne correspondent pas
troitement au poste qui lui est assign. (Par
exemple, le poste exige un directeur de projet
trs expriment, alors que la personne propose
est dun niveau relativement moins lev et peu
exprimente).
Satisfaisant. Lexprience de lexpert propos
correspond au poste qui lui est assign; au cours
des dix annes prcdentes, voire davantage, il
a occup avec succs des postes semblables
celui offert dans cette mission dans au moins
un projet de mme nature. Les comptences de
lexpert propos (dans le domaine professionnel
ou dans celui de la gestion, selon les exigences
du poste offert) sont adquates pour le poste.
Bon. Les qualifications de lexpert sont adquates
pour le poste offert; au cours des dix annes
prcdentes, il a occup plusieurs postes
semblables dans des missions similaires; ses
comptences (dans le domaine professionnel ou
dans celui de la gestion) concident parfaitement
avec le poste et avec les caractristiques de
la mission.
Excellent. Outre quil rpond aux critres
numrs lalina ci-dessus (Bon), lexpert
possde des qualifications et une exprience
sensiblement suprieures celles requises pour
des postes semblables au poste envisag.
c) Exprience de la rgion et de la langue
(cet exemple concerne le personnel expatri):
Mdiocre. Lexpert propos na jamais ou
seulement de faon occasionnelle , travaill
dans des pays semblables celui o doit se
drouler la mission et sa connaissance de la
langue locale est insuffisante pour lui permettre
de communiquer correctement, oralement et
par crit.
A:FIDA
Vue
ledvaluation
bais de la etManuel
rglesde
densemble
slection au passation
du cycle
moindre
gnrales des
du
cotmarchs
projet
(SMC)
dvaluation 159
 Satisfaisant. Lexpert a travaill dans des pays Critre: Participation de consultants
dont les cultures, les systmes administratifs nationaux parmi le personnel
et les organisations gouvernementales sont essentiel propos
comparables celles du pays en question; sa (aspects prendre en considration
connaissance de lune des langues officielles
pour lvaluation)
du FIDA est adquate.
Bon. Au cours des dernires annes, lexpert a Dans le contexte de lvaluation, la rpartition
travaill pendant au moins un an dans la rgion de ces points entre les propositions se fera
o se droulera la mission; il parle couramment proportionnellement au pourcentage de
une des langues officielles du FIDA, ainsi que la ressortissants nationaux parmi le personnel essentiel
langue locale. total propos. (Par exemple, si 10 points sont
Excellent. Outre quil rpond la dfinition de attribus ce critre et si 50% du nombre total de
lalina ci-dessus (Bon), lexpert possde une mois-personnes ou dheures-personnes sont allous
connaissance directe et approfondie du pays par les consultants des experts ou des consultants
et de la langue, rsultant de plusieurs annes nationaux, la proposition recevra 5 points).
dexprience professionnelle dans le pays.
Ce critre ne couvre que laspect quantitatif de
Si le personnel essentiel propos par les consultants la participation de ressortissants nationaux; les
ne remplit pas pleinement toutes les conditions aspects qualitatifs tels que lexprience du personnel
nonces dans la dfinition de lune des catgories, essentiel national sont pris en compte par les critres
alors que cette catgorie particulire semble mieux Qualifications du personnel professionnel essentiel
reflter ladquation globale du personnel essentiel propos et Adquation la mission.
que ne le fait la catgorie infrieure, on pourra le
La participation de consultants nationaux en cette
classer dans la catgorie suprieure
qualit, en tant que filiales locales de consultants
trangers ou en tant quexperts individuels, devrait
galement tre prise en considration.

160 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
ModuleL9: Prorogation de la validit
des offres
Objet du module
Ce module cite quelques unes des principales questions envisager lorsquon demande aux
soumissionnaires de proroger la validit de leurs offres.

Champ dapplication
Tous les cas o la prorogation de la validit des offres devra tre demande.

La dure de validit des offres mentionne dans Les soumissionnaires doivent accepter ou refuser
le document dinvitation devrait normalement tre de proroger la validit de leurs offres, mais ils ne
suffisante pour permettre au comit dvaluation sont pas autoriss, sils acceptent la prorogation,
dentreprendre les valuations technique et modifier leur proposition financire, ni aucun
financire ainsi que de les faire approuver et autre lment de leur proposition.
lentit acheteuse de passer un march. Par
Si un consultant ne souhaite pas proroger la validit
consquent, la validit des offres ne devrait
de son offre, elle sera retire de lvaluation.
normalement pas tre proroge.
Dans les cas o une garantie de soumission est
Si, toutefois, une telle prorogation savre ncessaire,
requise, les soumissionnaires qui prorogent la
tous les soumissionnaires encore concerns par le
validit de leurs offres doivent galement proroger,
processus dvaluation devront tre invits, par crit,
de la mme dure, la validit de leur garantie de
proroger la validit de leurs offres pour une dure
soumission. Un soumissionnaire est libre de refuser
supplmentaire spcifie. Cette demande devra tre
de proroger la validit de son offre, sans perdre son
formule dans un dlai raisonnable avant la date
ventuelle garantie de soumission.
dexpiration de la validit des offres, pour laisser un
temps suffisant la rception des rponses. Dans un souci dimpartialit et de transparence,
la date limite des rponses aux demandes de
La demande sera formule de telle manire quune
prorogation de la validit des offres devra tre traite
absence de rponse sera considre comme un refus
de la mme manire que la date de clture des
de prorogation de la validit de loffre. Un modle
offres. Seules les rponses positives reues par crit
de demande de prorogation est joint, pour rfrence,
avant la date limite seront prises en considration.
au prsent module.
Les rponses parvenant aprs cette date ne seront
pas retenues.

Module
Module
Module L1: Comits A:FIDA
L9: VueetManuel
rglesde
densemble
Prorogation
dvaluation de passation
la du des
cycle
validit
gnrales marchs
du
des projet
offres
dvaluation 161
 *** Modle de demande de prorogation de la validit ***
Nous faisons rfrence votre offre ci-aprs et nous demandons par la prsente de
proroger la validit de cette offre, ainsi que la garantie de soumission [supprimer si lappel
doffres ne prvoyait pas de garantie de soumission], afin de nous permettre de mener bien
le processus dvaluation.

Rfrence du march:
Objet du march:
Rfrence de votre offre:
Validit originale de l'offre :
Nouvelle date de validit de l'offre
Indiquer la nouvelle date de validit propose
demande:
N de la garantie de soumission:
Supprimer si la garantie de soumission n'tait pas
Date d'expiration de la garantie de requise
soumission demande:
Veuillez noter que, dans le cas o vous ne souhaiteriez pas proroger la validit de votre offre:
1) votre offre sera retire du processus dvaluation;
2) vous ne perdrez pas votre garantie de soumission, qui vous sera restitue sa date originale
dexpiration. [supprimer sil ntait pas prvu de garantie de soumission]
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir confirmer votre dcision en remplissant la Partie A ou
la Partie B du projet de lettre ci-joint et en nous la faisant parvenir avant le _________________________
[indiquer la date limite de rception des rponses]. Si nous ne recevons pas, dici cette date, votre
confirmation de la prorogation de validit, nous considrerons que vous ne souhaitez pas proroger la
validit de votre offre et votre offre sera retire du processus dvaluation.

PARTIE A: Nous acceptons de proroger la validit de notre offre et celle de la garantie de soumission
[supprimer si lappel doffres ne prvoyait pas de garantie de soumission], comme demand et nous
reconfirmons comme suit:

Nouvelle date de validit de l'offre:

N de la garantie de soumission:
Date d'expiration de la garantie de Supprimer si la garantie de soumission n'tait pas requise
soumission demande:
Nom Signature

Fonction Date

----------------------------------------------------------------------------------------------------------
PARTIE B: Nous ne sommes pas en mesure de proroger la validit de notre offre comme demand.
Ce faisant, nous comprenons que lventuelle garantie de soumission dpose en rapport avec cette
offre ne sera pas perdue et quelle nous sera restitue sa date originale dexpiration.

Nom Signature

Fonction Date

162 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
ModuleL10: Post-slection
Objet du module
Fournir lemprunteur/au bnficiaire et au personnel du FIDA des avis sur le processus de post-slection
dans le cadre du processus dvaluation des offres.

Champ dapplication
Ce module sapplique la passation des marchs concernant les biens, les travaux et les services autres
que les services de consultants.

1. Quest-ce que la post-slection? a) Sil y a eu une prslection, loffre value la

La post-slection sert vrifier si le soumissionnaire
retenu possde les ressources, lexprience et les
qualifications requises pour excuter un march de
manire satisfaisante avant que le march ne lui
soit attribu.
Le prfixe post dans le nom de cette procdure fait
rfrence au fait quelle intervient aprs le processus
dvaluation. La situation est donc linverse de celle
de la prslection, ralise avant le processus
dappel doffres, traite dans le ModuleG.
2. Quand est-elle utilise?
La post-slection est principalement utilise dans la
mthode de passation des marchs sur appel doffres
ouvert, lorsquil ny a pas eu de prslection ou
dtablissement dune liste restreinte.
moins disante rpondant aux besoins devra tre
recommande en vue de lattribution du march
moins que, depuis la date de la prslection:
les qualifications du soumissionnaire, son
propritaire ou son statut juridique ne se
soient matriellement dtriors;
le soumissionnaire nait t charg de travaux
supplmentaires rduisant sa capacit
disponible; ou
le soumissionnaire nait t plac sur une
liste de fournisseurs radis.
b) Sil ny a pas eu de prslection, loffre value
la moins disante rpondant aux besoins devra
tre soumise une post-slection, conformment
aux procdures dcrites dans le dossier dappel
doffres.
La dcision dutiliser la prslection ou la post-
slection est gnralement prise au stade de la
planification de la passation des marchs et le
facteur temps en est souvent le fondement. Un
certain nombre de facteurs, prsents dans le tableau
ci-dessous, doivent tre pris en considration.

Avantages Inconvnients
Prslection aide l'tablissement de la liste restreinte retarde la publication initiale des appels d'offres
permet de rduire le temps d'valuation, puisque
tous les soumissionnaires inscrits sur la liste
restreinte rpondent aux critres minimaux
permet aussi une conomie de temps au stade
de l'attribution du march, puisqu'il peut aller
rapidement de l'avant sans que soit ncessaire
une longue post-slection
Post-slection les appels d'offres peuvent tre publis une valuation peut tre entreprise propos de
rapidement, sans passer par le processus de soumissionnaires dont il s'avre ensuite qu'ils ne
prslection conviennent pas
peut entraner des retards entre l'attribution
du march et la passation du contrat en cours
d'excution

Module L1: ComitsModule A:FIDA

VueetManuel
dvaluation de
densemble
Module
rgles passation
du cycle
L10:
gnrales desdu
marchs
projet
Post-slection
dvaluation 163
La post-slection ne sera normalement pas requise
dans la mthode de la demande de prix, tant donn
que la valeur et la complexit des marchs seront
relativement rduites et que les demandes de prix
seront adresses des fournisseurs connus.
De mme, la post-slection ne sera normalement
pas requise dans la mthode de la demande de
propositions, puisque lexprience et le personnel
de ladjudicataire ont t pris en compte dans
ltablissement dune liste restreinte ou dans le
processus dvaluation.
3. Qui doit leffectuer?
La post-slection sera normalement effectue
par le comit dvaluation. [Le cas chant, un
avis technique sera sollicit, en principe auprs
du membre du personnel ayant fourni les
contributions techniques lvaluation].
4. Comment procder?
A: On trouvera ci-aprs quelques instructions
gnrales sur la conduite de la post-slection
lorsquil ny a pas eu de prslection. Les systmes
nationaux de passation des marchs peuvent
comporter leurs propres variantes sur ces points:
a) avant lmission de lappel doffres, dterminer
les critres de post-slection 63;
b) dterminer le soumissionnaire obtenant la
meilleure valuation par le biais du processus
dvaluation;
c) examiner le document dinvitation pour y
trouver des prcisions sur lensemble de critres
de post-slection et sur les lments de preuve
que les soumissionnaires devront fournir en vue
de la post-slection;
d) examiner les lments fournis par ladjudicataire
et dterminer sils rpondent aux critres.
Demander, le cas chant, au soumissionnaire de
fournir des claircissements ou des informations
actualises (lorsque la post-slection exige
une visite ladjudicataire ou toute autre
vrification susceptible dentraner des
dpenses significatives, il conviendra dobtenir
lapprobation du rapport dvaluation avant
lacceptation du march);
e) lorsquil est tabli que le soumissionnaire ayant
obtenu la meilleure valuation est qualifi,
on inclura cette information dans le rapport
dvaluation et on passera lachvement du
rapport, avec la recommandation dattribution
du march;
63 Les critres reposeront sur la capacit et les ressources dont dispose ladjudicataire pour excuter le march en question de
manire satisfaisante, compte tenu a) de son exprience et de sa performance antrieure dans le cadre de marchs similaires, b) de
ses capacits en termes de fourniture des biens, travaux ou services ncessaires, et c) de sa situation financire. On noncera les
besoins minimaux satisfaire aux fins de lvaluation. Des rfrences devront galement tre demandes.
164 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
densemble
valuation passation des marchs
f) si le march est soumis lexamen pralable
du FIDA, on soumettra le rapport dvaluation
au FIDA;
g) si ladjudicataire nest pas considr comme
qualifi, on procdera une nouvelle post-
slection du soumissionnaire class au
deuxime rang dans lvaluation du prix, et on
recommencera le processus jusqu ce quun
soumissionnaire qualifi soit trouv. Les rsultats
de toutes ces vrifications seront repris dans
le rapport dvaluation, avec une indication
des motifs pour lesquels lun ou lautre des
soumissionnaires a t considr comme non
qualifi et avec une recommandation claire
dattribution du march. Les soumissionnaires
ne devront pas tre informs de leur rejet au
stade de la post-slection avant que les rsultats
de la post-slection ne soient approuvs.
B: Lorsquune prslection a t ralise, il subsiste
quelques aspects mineurs de reconfirmation
prendre en compte, comme indiqu au point 2
ci-dessus. Dans ce cas:
a) examiner le document de prslection pour
y trouver des prcisions sur lensemble de critres
de post-slection et le document dinvitation
pour les informations actualises demandes
aux soumissionnaires;
b) examiner les informations actualises soumises
par ladjudicataire et dterminer si elles
rpondent encore aux critres originaux de
prslection. Demander, le cas chant, au
soumissionnaire des claircissements ou de
nouvelles actualisations;
c) si ladjudicataire est toujours qualifi, inclure
cette confirmation dans le rapport dvaluation
et passer lachvement du rapport, avec la
recommandation dattribution du march;
d) si le march est soumis lexamen pralable
du FIDA, on soumettra le rapport dvaluation
au FIDA;
e) si ladjudicataire nest plus considr comme
qualifi, vrifier les informations de prslection
du soumissionnaire par rapport loffre
classe au deuxime rang dans lvaluation
du prix et rpter le processus jusqu ce
quun soumissionnaire qualifi soit trouv.
Les rsultats de toutes les vrifications sur les
soumissionnaires prslectionns seront repris
dans le rapport dvaluation, avec une indication
des motifs pour lesquels lun ou lautre des
soumissionnaires nest plus considr comme
qualifi et avec une recommandation claire
dattribution du march. Les soumissionnaires
ne devront pas tre rejets avant que les rsultats
de la post-slection ne soient approuvs.
ModuleL11: Annulation de la procdure
de passation des marchs aprs
louverture des plis
Objet du module
Ce module prsente une procdure oprationnelle standard pour lannulation de la procdure de passation
des marchs avant ladjudication dun march.
Sil savre ncessaire dannuler un besoin aprs ladjudication du march, on utilisera le ModuleN3.
Champ dapplication
Ce module sapplique tous les types de passation de marchs. On notera que lorsque la mthode
de passation des marchs est celle de lappel doffres international, ce sont les Directives de la
Banque mondiale concernant lannulation de la passation des marchs aprs louverture des plis qui
sappliqueront.
1. Introduction
Il faut viter, dans toute la mesure du possible,
dannuler une procdure de passation des marchs,
car une telle annulation reprsente une perte de
temps et de ressources, aussi bien pour lentit
acheteuse que pour les soumissionnaires. Cela est
particulirement vrai lorsquelle intervient aprs
la clture de lappel doffres, tant donn que
dimportantes ressources ont dj t dpenses
ce stade.
Nanmoins, et sil existe de bonnes raisons pour
cela, la procdure de passation des marchs peut
tre annule nimporte quel stade prcdant
ladjudication dun march.
On trouvera ci-aprs des informations sur les
bonnes pratiques suivre pour sassurer que les
annulations juges invitables soient traites de
manire approprie et quitable pour tous les
soumissionnaires.
2. Instructions point par point
Reconnatre la ncessit dannuler une procdure
de passation des marchs et les motifs qui
pourraient justifier cette annulation.
Les motifs dannulation dune procdure de
passation des marchs doivent tre approuvs par
le FIDA et, le cas chant, par lventuelle autorit
nationale charge des approbations. On peut en
citer quelques-uns:
le march en question ne rpond plus aucun
besoin;
les lments techniques, contractuels ou autres
ont chang au point quil est prfrable de lancer
un nouvel appel doffres plutt que de modifier
le document dinvitation existant;
le besoin peut tre satisfait par un article
sensiblement moins coteux;
Module L11: Annulation de Module
la procdure
L1: Comits
on possde des preuves de collusion entre les
soumissionnaires;
on ne dispose plus dun financement adquat
pour rpondre au besoin;
aucune offre rpondant au besoin na t reue.
Il est important que lannulation soit dbattue et
agre avec toutes les parties concernes avant une
dcision dfinitive.
Prparer un avis dannulation dune procdure de
passation des marchs et le communiquer dans
des termes identiques tous les soumissionnaires
ayant soumis des offres. Cet avis devra normalement
indiquer les motifs de lannulation, pour viter
que de nombreux soumissionnaires ne formulent
des demandes de renseignements. Il ne sera
pas ncessaire, toutefois, quil contienne une
justification de lannulation.
Renvoyer rapidement les offres non dcachetes
(y compris les propositions financires cachetes
sous pli spar en cas dutilisation de la mthode
de demande de propositions) et les ventuelles
garanties de soumission.
Au cas o lannulation interviendrait aprs
louverture des plis mais avant lvaluation des
offres, informer le comit dvaluation de cette
annulation.
3. Documents/dossiers conserver
Un relev des avis dannulation envoys tous
les soumissionnaires, ainsi que lapprobation de
cette annulation par le FIDA et, le cas chant,
par lventuelle autorit nationale charge des
approbations, devront tre conservs dans le dossier
de lappel doffres. Ce dossier contiendra galement
des informations sur la dcision dannuler la
procdure de passation des marchs, ainsi que
sur les motifs de lannulation.
Module
de passation
A:FIDA
des VueetManuel
marchs
dvaluation de
densemble
aprs
rgles passation desdu
du cycle
louverture
gnrales marchs
projet
des plis
dvaluation 165
ModuleM1: Lettres dacceptation
des offres
Objet du module
Ce module tablit la procdure suivre pour lenvoi dune lettre dacceptation, qui tablira le lien
contractuel en acceptant loffre ou la proposition de ladjudicataire. Il est extrmement important que cette
procdure se droule de manire correcte et approprie, tant donn que lavis dacceptation constitue
normalement un instrument juridiquement contraignant, ayant pour effet lentre en vigueur dun contrat.
Il est important de noter que ce module prsente la procdure la plus couramment utilise pour lenvoi
de lavis dacceptation dune offre. Si le systme national de passation des marchs ou le document
dinvitation stipulent une autre procdure pour lavis ou un autre mode dentre en vigueur du march,
ce sont les modalits indiques par le document dinvitation qui prvaudront.

Champ dapplication
Ce module sapplique aux marchs concernant les biens, les travaux, les services de consultants et les
services autres que les services de consultants.

1. Introduction 2. obtenir toute autre approbation ncessaire, y

Lenvoi dun avis dacceptation de loffre
ladjudicataire constitue un moyen rapide de
formation dun contrat, plutt que dattendre
ltablissement de la totalit du document
contractuel. Cette formule offre plusieurs avantages
potentiels:
le march entre en vigueur plus rapidement,
de sorte que les priodes de livraison ou
de mobilisation dmarrent plus tt et que
lachvement densemble du march devrait
aussi intervenir plus tt;
lorsque la validit de loffre approche de sa
date limite, elle peut tre accepte rapidement
sans quil soit ncessaire davoir recours une
demande de prorogation de la validit, le risque
tant que le soumissionnaire peut ne pas tre
dispos proroger cette validit.
2. Processus de base
Lorsquil est jug ncessaire, lavis dacceptation
de loffre sera mis par lentit acheteuse aprs
obtention de lapprobation de lautorit comptente.
Au cours de la prparation de lavis, lentit
acheteuse devra:
1. sassurer que lapprobation de la dcision
dattribution du march a fait lobjet dune
communication crite. La recommandation
dadjudication du march est contenue dans le
rapport dvaluation et il est donc indispensable
de recevoir lapprobation crite de ce rapport;
compris lapprobation financire dengagement
des fonds requis;
3. sassurer que loffre de ladjudicataire est toujours
valide et que les ventuelles modifications
lappel doffres ont t acceptes par crit par
le soumissionnaire;
4. rdiger lavis dacceptation de loffre voir plus
bas les directives sur son contenu;
5. sassurer que lavis est sign par le signataire
autoris de lentit acheteuse;
6. adresser lavis ladjudicataire, en conservant une
preuve de cet envoi, par exemple un rcpiss
postal. Le march est ds lors entr en vigueur
(sauf si le document dinvitation contient une
indication contraire, si loffre nest plus valide,
ou si lavis dacceptation de loffre contient des
dispositions contraires loffre, cest--dire une
contre-offre);
7. sassurer de la confirmation, par le
soumissionnaire, de sa rception de la lettre
dacceptation de loffre.
3. Contenu de lavis
Le contenu de lavis prsentera, selon la nature du
march, de lgres diffrences.
Pour ce qui concerne les biens, les travaux et les
services autres que les services de consultants,
la lettre dacceptation de loffre devra inclure au
minimum,
le nom et ladresse de lentit acheteuse, qui est
partie au contrat;
le nom et ladresse du soumissionnaire/
fournisseur;

Module FIDA
ModuleA:M1: Manuel
VueLettres de passation
densemble
dacceptation
du cycledes
des
dumarchs
projet
offres 167
 la date de la lettre dacceptation de loffre;
le numro de rfrence de la transaction et
une description succincte des biens, travaux
ou services acheter;
la date et lventuel numro de rfrence de
loffre du soumissionnaire;
une rfrence aux ventuelles modifications
de loffre rsultant dclaircissements ou de
corrections et aux ventuels articles exclus du
march ou aux rvisions des quantits, ou
tout autre dtail;
la monnaie et le prix total du march;
la formule: la lettre dacceptation de loffre
constitue un contrat entre lentit acheteuse et le
soumissionnaire jusquau moment o un contrat
formel sera sign et o le soumissionnaire signera
un contrat et fournira lventuelle garantie de bonne
excution requise dans un dlai nexcdant pas
14 jours compter de la date de la lettre
dacceptation de loffre.
168 FIDAdensemble
Manuel
Attribution
Vue dude passation des marchs
march
La lettre devra tre signe par le signataire
autoris de lentit acheteuse et prciser que le
soumissionnaire devra accuser rception de la lettre
dacceptation de loffre et confirmer quil entreprend
lexcution du march.
Dans le cas des services de consultants, la lettre
dacceptation de loffre devra inclure:
le nom et ladresse de lentit acheteuse, qui
est partie au contrat;
le nom et ladresse du soumissionnaire/
consultant;
la date de la lettre dacceptation de loffre;
le numro de rfrence de loffre accepte;
la formule: la lettre dacceptation de loffre
constitue un contrat entre lentit acheteuse et le
soumissionnaire sous rserve de la conclusion des
ngociations leur satisfaction mutuelle;
la date et lheure des ngociations proposes.
La lettre devra tre signe par le signataire
autoris de lentit acheteuse et prciser que le
soumissionnaire devra accuser rception de la lettre
dacceptation de loffre et confirmer quil participera
aux ngociations la date et lheure spcifies
dans lavis.
4. Documents conserver
Une copie de la lettre dacceptation de loffre,
ainsi quune copie de lapprobation de la lettre par
lautorit habilite, devront tre conserves dans
le dossier de lappel doffres. La preuve de lenvoi
de lavis doit aussi tre conserve dans le dossier
de lappel doffres; ce point est dune importance
capitale, tant donn que le march entre en vigueur
au moment de lexpdition de lavis.
ModuleM2: Ngociation relative aux
services de consultants
Objet du module
Les indications prsentes dans ce module concernent les conditions dans lesquelles des ngociations
sont permises, les domaines pouvant faire lobjet de ngociations et la procdure suivre pour engager
des ngociations avec un consultant.
Champ dapplication
Ce module sapplique uniquement aux marchs relatifs aux services de consultants.
1. Introduction
Les ngociations ont pour but dexaminer et
de finaliser avec ladjudicataire certains dtails
du contrat, avant lattribution du march. Les
ngociations doivent aboutir un contrat acceptable
pour les deux parties, ce qui rduira la probabilit
de diffrends ou la ncessit damendements.
Les ngociations nont pas pour but dapporter
des modifications sur le fond ou dobtenir de
ladjudicataire quil rduise son prix, sauf dans
deux cas:
la mthode de passation des marchs utilise
a t celle du march de gr gr; ou
le prix na pas t lun des facteurs retenus dans
le processus dvaluation des offres (slection
fonde sur la qualit64).
2. Lquipe de ngociation
Lquipe de ngociation, qui en incombe la
responsabilit densemble, est aussi charge de
formuler des recommandations sur les rsultats des
ngociations, en vue de leur approbation. Toutefois,
les ngociations devront toujours tre conduites
par trois personnes au minimum, parmi lesquelles
un agent possdant une connaissance technique
des services faisant lobjet du march et capable de
reprsenter les besoins de lutilisateur final.
Les ngociations doivent normalement tre gres
par un membre expriment de lquipe, mais
dautres spcialistes des marchs ayant une plus
grande exprience ou des comptences particulires
peuvent aussi y tre associs. Cet agent sera ensuite
responsable de la coordination des contributions
dautres agents et veillera ce que les ngociations
soient conduites dans le respect de toutes les rgles
et procdures applicables; il rdigera galement
les procs-verbaux des ngociations, de mme
que les recommandations qui seront soumises
lapprobation de lautorit comptente.
64 Voit le ModuleH3.
Module M2: Ngociation
Si cette participation offre des avantages en termes
de continuit ou de rduction significative des
travaux prparatoires requis, on pourra faire appel
au personnel ayant contribu lvaluation: il
sera dj familiaris avec les besoins de lentit
acheteuse, tels quils sont dfinis dans le document
dinvitation, ainsi quavec avec la teneur de la
soumission gagnante, les raisons pour lesquelles des
ngociations ont t recommandes, les domaines
dans lesquels des ngociations sont ncessaires et les
objectifs de ces ngociations. Le nombre et le type
adquats dagents dpendront du type, de la valeur
et de la complexit du march, des domaines devant
faire lobjet des ngociations et de lampleur de ces
dernires.
Dans la dtermination des membres qui feront
partie de lquipe de ngociation, lentit acheteuse
devra prendre en considration les types de
comptences, de connaissances ou dexprience
ncessaires. Il pourrait sagir:
de comptences en matire de passation
de marchs, y compris une exprience des
ngociations;
de connaissances techniques;
de comptences juridiques;
de reprsentation par lutilisateur final.
Il est important que les membres de lautorit
comptente charge de dlivrer les autorisations
ne soient pas impliqus dans la conduite des
ngociations, mais quils se limitent approuver les
rsultats et les recommandations, afin quils ne se
retrouvent pas en situation de juges et parties.
Module FIDA
ModuleA:M1: Manuel
relative
VueLettres de passation
densemble
auxdacceptation
services des
du cycle marchs
de consultants
des
du projet
offres 169
3. Domaines pouvant faire lobjet
de ngociations
Except dans les cas prvus la section 1 ci-dessus,
les ngociations ne doivent concerner ni le prix
ni le fond des offres ou propositions, mais porter
uniquement sur des dtails dimportance mineure
dordre technique, contractuel ou logistique.
titre indicatif uniquement, on notera que les
ngociations pourront normalement concerner
les domaines suivants:
modifications mineures de dtails techniques,
comme le mandat, la mthode dattribution des
propositions ou la dotation en personnel;
amendements mineurs aux Conditions spciales
du march;
dispositions en matire de mobilisation;
contributions requises de lentit acheteuse;
finalisation des modalits de paiement;
accord sur les calendriers dfinitifs dachvement
pour prendre en compte les ventuels
changements demands par lentit acheteuse;
clarification de dtails qui ntaient pas apparents
ou navaient pas pu tre finaliss au moment
de lappel doffres;
dette fiscale du soumissionnaire.
On naura pas recours aux ngociations pour:
modifier sur le fond la qualit technique ou des
dtails de la proposition, y compris les tches
ou les responsabilits du soumissionnaire;
introduire des modifications matrielles dans les
modalits et conditions contractuelles nonces
dans le document dinvitation;
rduire les tarifs (voir plus haut) ou les dpenses
remboursables, sauf lorsque des modifications
sont ncessaires pour prendre en compte
les ventuels changements agrs dans la
proposition technique; ou
modifier sur le fond nimporte quel lment
constituant un facteur dcisif dans lvaluation
des propositions.
Le soumissionnaire ne devra pas tre autoris
remplacer du personnel essentiel, sauf si lentit
acheteuse et le soumissionnaire conviennent que
des retards dans le processus de passation du
march, des modifications du mandat ou dautres
circonstances chappant au contrle quelle peut
raisonnablement exercer rendent ce remplacement
ncessaire et invitable.
170 FIDAdensemble
Manuel
Attribution
Vue dude passation des marchs
march
4. Le processus de ngociation
Le comit dvaluation aura formul dans le
rapport dvaluation des recommandations
quant lventuelle ncessit de ngociations et
aux questions ngocier. La recommandation
de ngocier devra tre approuve par lautorit
comptente avant le dbut de tout prparatif.
Aprs lapprobation du lancement des ngociations:
1. lentit acheteuse dsignera une quipe charge
de grer les ngociations voir les notes ci-
dessus sur la slection des membres de lquipe;
2. ladjudicataire devra tre invit aux ngociations,
pour lesquelles on lui proposera une heure,
une date et un lieu. La lettre dinvitation pourra
indiquer que loffre du soumissionnaire a t
value comme la soumission gagnante, mais il
est important quaucun engagement contractuel
ne soit pris lgard du soumissionnaire ce
stade (la lettre ne doit faire aucune rfrence
une acceptation de loffre ou lattribution
dun march);
3. les ngociateurs devront, pour se prparer,
examiner le document dinvitation, loffre de
ladjudicataire et le rapport dvaluation, afin
de reprer les domaines dans lesquels des
ngociations sont ncessaires. Pour chacun de
ces domaines, lentit acheteuse devra recenser
et valoriser les objectifs quelle souhaite atteindre
par le biais des ngociations et, dans la mesure
du possible, dfinir les paramtres maximaux et
minimaux de la ngociation;
4. dans le cadre des ngociations avec
ladjudicataire, il sera important que les
ngociateurs sabstiennent dengager lentit
acheteuse de quelconques arrangements ou
accords pendant la ngociation;
5. il est important quun compte-rendu des points
agrs au cours des ngociations soit, leur
conclusion, sign par le soumissionnaire;
6. il conviendra dtablir un compte-rendu
des ngociations et de formuler des
recommandations sur la marche suivre;
7. on sollicitera lapprobation des
recommandations et on suivra la dmarche
approprie. Sil est recommand de poursuivre
les ngociations avec ladjudicataire, ou
dentreprendre des ngociations avec le
soumissionnaire suivant, on reprendra ce
processus partie de ltape 2.
Aprs les ngociations, les recommandations
adresses lautorit comptente peuvent inclure
lune ou lautre des propositions suivantes:
1. passer lattribution du march ladjudicataire,
en y intgrant les rvisions agres au cours des
ngociations;
2. rviser les objectifs des ngociations et les
poursuivre sur des domaines spcifis;
3. mettre un terme aux ngociations, lorsquelles
nont pas permis de parvenir un contrat
acceptable, rejeter le soumissionnaire et
attribuer le march au soumissionnaire class au
deuxime rang ou entreprendre des ngociations
avec lui;
4. annuler la procdure de passation du march,
lorsquon estime que le document dinvitation
original prsentait des failles, que le besoin a
chang, ou que le budget est insuffisant par
rapport au besoin (voir le ModuleL11).
5. Documents conserver
Toutes les ngociations doivent faire lobjet
dun compte-rendu qui devra tre conserv dans
le dossier de lappel doffres dtenu par lentit
acheteuse. Ce compte-rendu devra inclure, au
minimum:
le nom du soumissionnaire avec lequel se
sont tenues les ngociations et les noms de ses
reprsentants;
les noms de tous les agents de lentit acheteuse
ayant particip aux ngociations;
le lieu, la date et lheure des ngociations;
les domaines ayant fait lobjet dune ngociation
et les principaux points ou demandes formuls
par les deux parties;
laccord final ralis dans chaque domaine
de ngociation;
les points ventuels sur lesquels laccord na
pas pu se faire, ou qui exigent une poursuite
des discussions.

Les rsultats des ngociations et les
recommandations qui en dcoulent, doivent tre
approuvs lchelon comptent au sein de lentit
acheteuse, avant que le march ne soit attribu ou
que tout autre engagement ne soit pris vis--vis
dun soumissionnaire.
Le compte-rendu des ngociations doit tre sign
par tous les agents de lentit acheteuse ayant
particip aux ngociations et par le reprsentant
du soumissionnaire.
Toute autre correspondance ou information en
rapport avec les ngociations devra galement tre
conserve dans le dossier dappel doffres, y compris
les lettres invitant le soumissionnaire ngocier et
la prparation, par lentit acheteuse, de sa position
de ngociation.

Module M2: Ngociation

Module FIDA
ModuleA:M1: Manuel
relative
VueLettres de passation
densemble
auxdacceptation
services des
du cycle marchs
de consultants
des
du projet
offres 171
ModuleM3: Prparation et publication
des documents de march
Objet du module
Ce module prsente des indications sur la prparation, lapprobation et la publication des documents
de march.

Champ dapplication
Ce module sapplique aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que
les services de consultants.

1. Introduction une description prcise des biens, travaux ou

Le document de march confirme par crit le
contrat conclu et form entre lentit acheteuse et
le fournisseur, lentrepreneur ou le consultant. Il
dfinit les biens, travaux ou services fournir, le
prix payer pour ces biens, travaux ou services; il
dtermine les droits et obligations de chaque partie.
Le contrat est le statut rgissant ladministration
du march.
Il est par consquent important que le document
de march soit prpar de manire claire et prcise
et quil soit prt attention aux dtails, tant donn
que nimporte quelle erreur ou ambigut peut faire
obstacle lexcution efficace du march.
Cest lentit acheteuse quil appartient de prparer
les documents de march, de les faire approuver et
de les publier.
services achets au titre du march, y compris les
exigences techniques, la quantit et le calendrier
de livraison ou dachvement sur la base de
lnonc des besoins figurant dans le document
dinvitation, et loffre du fournisseur, compte
tenu des ventuelles modifications agres;
le prix total du march et, le cas chant, les
conditions applicables la rvision, lajustement,
la modification ou le nouveau calcul du prix
effectif payer;
les conditions de paiement, y compris la priode
de paiement, la monnaie prvue lchancier et
la documentation requise;
les garanties de bonne excution, si elles sont
ncessaires;
la procdure convenue pour le rglement des
diffrends.

2. Contenu du document de march 3. Prparation du document

de march
Le contenu du document de march dpendra du
La cration concrte du document de march
modle de contrat inclus dans le dossier dappel
comportera habituellement les tapes suivantes:
doffres. Le contenu du contrat et lordre de priorit
sont normalement numrs dans la formule de 1. sassurer que toutes les approbations ncessaires
contrat ou dans les conditions spciales du contrat. au passage la phase contractuelle ont t
titre indicatif uniquement, la liste des documents obtenues;
de march comprendra habituellement les lments
2. sassurer que loffre qui va tre accepte est
suivants:
encore valide;
les Conditions gnrales du march un nonc
des conditions gnrales qui sappliqueront; 3. recueillir des exemplaires de tous les documents
les Conditions spciales du march; qui feront partie du document de march;
une dclaration prcisant que les conditions
spciales du march prvaudront sur les
conditions gnrales et sur lordre de priorit
des autres documents de march;

172 FIDAdensemble
Manuel
Attribution
Vue dude passation des marchs
march
4. compiler le document de march complet, en
incluant tous les documents ncessaires dans
le bon ordre. Sassurer que le contrat ninclut
aucune nouvelle modalit ou condition qui ne
faisait pas partie du dossier dappel doffres ou
qui naient pas t ensuite discutes et agres
avec le soumissionnaire. Il appartient au fond
de pouvoir signant le contrat de sassurer que le
document est conforme la recommandation
contenue dans le rapport dvaluation approuv;
5. prparer le nombre requis dexemplaires
du contrat approuv et relier ou fixer les
pages de telle manire quelles ne puissent
pas tre remplaces ou perdues. Le nombre
dexemplaires sera au minimum de deux un
pour le fournisseur et un pour lentit acheteuse.
(La bonne pratique veut quune fois les deux
exemplaires signs par lentit acheteuse, une
photocopie soit faite du document de march,
afin quil y ait un enregistrement des deux
exemplaires envoys au soumissionnaire. Cette
photocopie sera conserve dans le dossier jusqu
ce que lun des exemplaires soit contresign et
renvoy par le soumissionnaire);
6. le signataire autoris signera, au nom de lentit
acheteuse, tous les exemplaires du contrat;
7. envoyer tous les exemplaires du contrat au
fournisseur, accompagns dune lettre de
couverture lui donnant pour instruction de
contresigner tous les exemplaires, den conserver
un pour ses dossiers et de renvoyer tous les autres
exemplaires signs lentit acheteuse.
Le document de march original sign et renvoy
par le fournisseur doit tre conserv en lieu sr et
une copie place, pour rfrence, dans le dossier
de lappel doffres.

Module M3: Prparation

Module
Module FIDA
A:M1: Manuel
et publication
VueLettres de
densemble passation
desdacceptation
documents
du cycledes
de marchs
des
du
march
projet
offres 173
ModuleM4: Rejet des offres et
compte-rendu aux soumissionnaires
non retenus
Objet du module
Ce module donne des indications gnrales sur la notification aux soumissionnaires du fait quils nont
pas remport un march.
Il donne galement des indications sur le compte-rendu aux soumissionnaires non retenus, lorsquils en
font la demande.

Champ dapplication
Ce module sapplique aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que les
services de consultants.

1. Introduction 2. La lettre aux soumissionnaires

Pour les contrats de valeur leve, la publication des
informations sur lattribution des marchs accrot la
transparence dans la passation des marchs publics.
Il est important de notifier aux soumissionnaires
non retenus quils nont pas remport un march
et de le faire le plus tt possible aprs lentre en
vigueur du contrat, mais aussi de les informer,
sils le demandent, des raisons de leur chec. Cette
pratique de notification et de compte-rendu aux
soumissionnaires non retenus prsente plusieurs
avantages:
la communication ouverte devrait encourager
les soumissionnaires non retenus soumettre
nouveau des offres lors doccasions ultrieures
et les aider soumettre des offres rpondant
davantage aux besoins ou plus concurrentielles.
Cela contribue accrotre la concurrence, ce qui
devrait aboutir, pour lentit acheteuse, une
meilleure optimisation des ressources;
elle offre aux soumissionnaires non retenus une
occasion quitable dintroduire une rclamation,
conformment aux procdures dexamen
administratif en vigueur, sils estiment que la
passation du march na pas t conduite suivant
les rgles. Les demandes dexamen administratif
devant habituellement tre formules dans un
dlai prescrit courant partir du moment o le
soumissionnaire est inform des circonstances
suscitant la rclamation, cette notification
officielle constitue un point prcis de dbut
de cette priode, rendant moins probable des
demandes intervenant longtemps aprs la
dcision faisant lobjet de la rclamation.
non retenus
La procdure standard, pour ce qui concerne la lettre
aux soumissionnaires non retenus, est la suivante:
1. sassurer que le contrat est entr en vigueur avec
ladjudicataire et que lventuelle garantie de
bonne excution a t reue;
2. rdiger une lettre standard pour notifier aux
soumissionnaires non retenus que le march a
t attribu. Cette lettre devra indiquer le nom
de ladjudicataire et le prix du contrat;
3. adresser une copie de la lettre chacun des
soumissionnaires non retenus;
4. lorsquun soumissionnaire non retenu formule
une demande de compte-rendu, prparer et
expdier une lettre de compte-rendu dans les
sept jours suivant la rception de cette demande.
3. Contenu des lettres de
compte-rendu
Lorsquun soumissionnaire non retenu a demand
un compte-rendu plus dtaill propos de sa
soumission, lentit acheteuse peut prparer une
lettre cet effet. Les lettres de compte-rendu devront
tre assez dtailles pour fournir au soumissionnaire
non retenu une explication des raisons pour
lesquelles le march ne lui a pas t attribu, sans
toutefois contenir trop de prcisions ni exiger une
longue prparation.
Les lettres de compte-rendu doivent tre prpares
individuellement pour chaque soumissionnaire
non retenu, car elles ne doivent pas rvler
dinformations sur dautres offres, lexception de
la simple information sur loffre retenue.

174 FIDAdensemble
Manuel
Attribution
Vue dude passation des marchs
march
Les lettres de compte-rendu devront prciser le
stade du processus dvaluation auquel loffre a t
rejete: examen prliminaire, valuation dtaille
ou valuation financire.
3.1 Si loffre a t rejete au cours de
lexamen prliminaire
La lettre contiendra un bref nonc de la ou des
raison(s) du rejet. Par exemple:
votre garantie de soumission na pas t mise
par une institution acceptable;
votre offre na pas t signe et autorise; ou
votre offre ntait pas valide pour la priode
requise.
3.2 Si loffre concernant des biens, des
travaux ou des services autres que les
services de consultants a t rejete au
cours de lvaluation dtaille
La lettre contiendra un bref nonc des motifs pour
lesquels loffre na pas rpondu la norme ou la
spcification technique requise ou tait inacceptable
du point de vue commercial. Par exemple:
votre offre ne rpondait pas la spcification,
tant donn que la taille du moteur tait
insuffisante;
votre offre ne rpondait pas la spcification,
tant donn que la vitesse du processeur tait
insuffisante;
les modalits de paiement proposes dans votre
offre ne correspondaient pas aux conditions
nonces dans le document dinvitation et
nont pas t juges acceptables par le comit
dvaluation; ou
votre personnel de supervision ne possde pas
les qualifications adquates ou lexprience
suffisante pour le march.
3.4 Si la proposition a t rejete au cours
de lvaluation financire
La lettre indiquera:
pour les biens, les travaux ou les services
autres que les services de consultants, que le
soumissionnaire na pas prsent loffre la plus
avantageuse rpondant au besoin;
pour les services de consultants valus par la
mthode SFQC, que le soumissionnaire na
pas soumis la proposition offrant la meilleure
combinaison de qualit et de prix;
pour les services de consultants valus par la
mthode SMC, que le soumissionnaire na pas
prsent loffre la plus avantageuse ayant obtenu
la note qualificative minimale.
Le prix du contrat aura dj t communiqu dans
la lettre de notification aux soumissionnaires non
retenus et, pour les services de consultants, les
notes techniques et les prix auront t lus lors de
louverture des plis contenant les offres financires.
Lentit acheteuse pourra nanmoins reproduire ces
dtails dans les lettres de compte-rendu, par souci
dexhaustivit.
Une fois envoye la lettre de compte-rendu, aucun
autre dbat ou discussion ne devra tre entrepris
avec le soumissionnaire.

3.3 Si la proposition de services de

consultants value par les mthodes
SFQC ou SMC a t rejete au cours de
lvaluation technique dtaille
La lettre indiquera que la proposition na pas obtenu
la note qualificative minimale et contiendra un bref
nonc de ses principales faiblesses. Par exemple:
le personnel essentiel mentionn dans votre
proposition ne possdait une exprience
suffisante de ce type de travail ou du travail dans
les conditions rgnant en (pays ou rgion);
votre chef dquipe ne possdait pas une
exprience suffisante en matire de gestion ou
dexprience professionnel ce niveau; ou
votre mthode ne prenait pas en compte de
manire adquate la composante renforcement
des capacits du mandat, ou naurait pas permis
un transfert de connaissances suffisant.

FIDA
Module M4: Rejet des offres et compte-rendu
Module
ModuleA:M1:
Vue
auxManuel
Lettres de passation
densemble
soumissionnaires
dacceptation
du cycledes
non marchs
des
du
retenus
projet
offres 175
ModuleM5: Passation du march, entre
en vigueur et prise deffet
Objet du module
Ce module prsente la procdure gnrale de prise deffet dun march, aprs la publication dun document
de march ou lmission dun bon de commande.

Champ dapplication
Ce module sapplique aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que les
services de consultants.

1. Introduction 3. Quest-ce que la prise deffet?

Trois tapes importantes se succdent
habituellement aprs lattribution dun march:
passation du march (traite dans le
ModuleM3);
entre en vigueur du march;
prise deffet du march.
Il est important, aprs lattribution dun march, que
les conditions ncessaires soient mises en place pour
permettre aux parties contractantes de remplir leurs
obligations et leurs devoirs.
2. Quest-ce que lentre en vigueur?
Il nest pas rare, dans le cadre de nombreux marchs,
que certaines conditions doivent tre runies pour
que le march entre en vigueur.
Lune des plus courantes concerne la clause de
paiement anticip. Il est de bonne pratique, pour
lentit acheteuse, deffectuer un paiement anticip
uniquement la rception dune garantie pour
paiement anticip. Le paiement anticip sera
gnralement lune des conditions de lentre
en vigueur et il en ira par consquent de mme
pour la garantie pour paiement anticip.
La fourniture dune garantie de bonne excution
par le fournisseur ou lentrepreneur fera galement
partie des conditions dentre en vigueur. Louverture
dune lettre de crdit pourra aussi figurer parmi
ces conditions.
Il peut y avoir dautres conditions, qui seront
prcises au titre des conditions du march
(indiques dans le document dinvitation original),
mais celles cites ci-dessus sont les plus frquentes.
Les conditions dentre en vigueur sont par
consquent des conditions qui doivent tre remplies
pour que lune des parties au contrat, ou les deux,
puissent passer lexcution du march.
La prise deffet du march correspond souvent
la date ou la priode suivant lentre en vigueur et
laquelle on considre que le march a pris effet.
Pour les travaux de gnie civil et les missions de
consultants, elle est galement lie la priode de
mobilisation, mais son importance tient au fait
quelle dtermine le calendrier de dmarrage des
activits ou des tches principales pour lesquelles
le march est pass. Par exemple:
Attribution du march: 1er fvrier
Passation du march: 14 fvrier
[ralisation en
2 semaines]
Entre en vigueur
du march: 10 mars
[3 semaines et demi
pour recevoir la
garantie pour
paiement anticip et
effectuer le paiement
anticip]
Mobilisation du march: 24 mars
[2 semaines plus tard]
Prise deffet du march: 24 mars
[Lquipe du
consultant est prte
dmarrer ses
activits]
Lexemple ci-dessus reprsente un calendrier
raisonnable pour la mise en place dun important
march de services de consultants. Il serait possible
de raccourcir une grande partie des calendriers si
les relations entre lentit acheteuse et la socit de
consultants taient plus troites.
Il nest pas irrationnel de fixer, dans un march,
des priodes limites pour lentre en vigueur, la
mobilisation et la prise deffet comme cibles
atteindre par lentrepreneur/consultant.

176 Manuel de du
Attribution
Vue passation
marchdes marchs
densemble
3.1 Mobilisation du march
Les marchs de services de consultants et de
travaux comprennent souvent une priode de
mobilisation dbutant lentre en vigueur du
march. Cette priode va de lentre en vigueur au
dbut effectif des activits ou des objectifs premiers
du march. Dans le cas des services de consultants,
la mobilisation consisterait rassembler lquipe
de consultants dsigns, organiser, en prenant les
dispositions cet effet, leur transfert vers le pays
daffectation et leur permettre de se constituer en
quipe oprationnelle dans le pays avant dentamer
le travail pour lequel ils ont t choisis. Pour les
marchs de travaux, il sagirait du dlai ncessaire,
partir de lentre en vigueur, pour la mise en place
et lorganisation des ressources ncessaires au dbut
des travaux en termes de spcialistes, dquipes
et dquipement sur le site. Il est rare quune
mobilisation fasse partie des caractristiques des
marchs concernant les biens.
Module M5: PassationModule
4. Processus de base
1. Sassurer que le march a t attribu
correctement et conformment la procdure
mentionne dans le document dinvitation.
2. Sassurer quun exemplaire sign du march ou
quune confirmation de la commande a t reue
du fournisseur et que la passation du march a
t correctement effectue.
3. Sassurer que la ralisation des conditions
dentre en vigueur a t acheve, ou au moins
entame, par lentit acheteuse (garantie de
bonne excution ou garantie pour paiement
anticip reue du fournisseur).
4. Sassurer que lentit acheteuse rpond aux
ventuelles conditions immdiates dentre
en vigueur (versement dun paiement anticip,
ouverture dune lettre de crdit ou aide
lobtention de visas pour le personnel tranger
du fournisseur, etc.).
5. Aborder les ventuels problmes de mobilisation
que rencontreraient le fournisseur/lentrepreneur
ou les consultants (accs au site des travaux,
mise disposition dun bureau pour les
consultants/entrepreneurs, prparation de
lettres dintroduction lattention des services
gouvernementaux parties une tude/enqute,
etc.).
6. Prparer tout autre lment qui pourrait
tre ncessaire en vue du dbut des tches
contractuelles effectives et qui permettra au
fournisseur/entrepreneur ou au consultant de
produire les rsultats attendus.
Tous les documents se rapportant lattribution
du march, sa passation, son entre en vigueur
et, le cas chant, sa mobilisation devront tre
conservs dans le dossier de lappel doffres de
lentit acheteuse.
Module FIDA
du march,
A:M1:
Vue Manuel
entre
Lettres devigueur
densemble
en passation
dacceptation
du cycledes marchs
et prise
des
du deffet
projet
offres 177
ModuleN1: Gestion du march65
Objet du module
Ce module prsente une procdure gnrale de gestion/administration des marchs aprs la publication
dun document de march ou lmission dun bon de commande.
Les procdures dadministration des marchs sont largement dtermines par les modalits et conditions
de chaque march et par la description des besoins concernant les biens, les travaux ou les services. Ce
module ne propose par consquent que des rgles et des principes gnraux et le personnel devra se
laisser guider par le contenu de chaque march.

Champ dapplication
Une bonne gestion est ncessaire pour tous les marchs; cest pourquoi les conseils quil contient
sappliquent au mme titre aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres
que les services de consultants.

1. Introduction Ainsi, lentit acheteuse conservera normalement

Une gestion efficace des marchs est essentielle
pour la russite de lexcution et pour la ralisation
des objectifs du march passer. Les procdures
de gestion des marchs sont conues en vue de
garantir que:
le fournisseur excute le march conformment
aux modalits et conditions spcifies dans
le march;
lentit acheteuse remplisse ses obligations et
ses devoirs au titre du march; et
des mesures prventives ou correctives soient
rapidement prises si des problmes surgissent
ou sont prvus.
Lentit acheteuse assume la responsabilit
densemble de la gestion du march, mais elle
fera galement appel dautres ressources, comme
lexpertise technique, les services de paiements,
les services juridiques et les systmes de gestion
des approvisionnements, suivant les besoins. Si
dautres services et systmes sont ainsi utiliss,
lentit acheteuse demeurera responsable du suivi
de leur performance et veillera ce que leurs
activits en rapport avec le march soient acheves
en temps utile et conformment aux rgles de la
passation des marchs. La gestion courante du
march sera souvent assigne un utilisateur final
ou un expert technique.
2. Fonctions de gestion du march
2.1 Dterminer la responsabilit de la
gestion du march
Lentit acheteuse conservera toujours la
responsabilit densemble de la gestion du
march, mais pas ncessairement celle de lactivit
fonctionnelle courante, qui peut souvent tre
entreprise lextrieur de lentit acheteuse si cette
formule est juge adquate.
65 Les termes gestion et administration sont utiliss indiffremment dans ce module et ont la mme signification.
le contrle des modifications du march, des
paiements et du rglement des diffrends, mais
elle pourra charger lutilisateur final des liaisons
courantes avec le fournisseur, lentrepreneur ou
le consultant.
Avant de dcider quelle sera la personne ou lquipe
la plus qualifie pour grer le march, lentit
acheteuse devra examiner un certain nombre
de questions:
la supervision doit-elle tre assure par
une personne disposant de comptences
techniques appropries, dans le cas par exemple
de marchs de construction ou de linstallation
dusines et de machines complexes? Dans
laffirmative, ladministration du march sera
de prfrence confie lutilisateur final ou
un consultant externe;
si la gestion du march risque de prendre
beaucoup de temps ou si elle exige des
comptences qui ne sont pas disponibles au
sein de lentit acheteuse, il conviendra de
nommer un administrateur externe du march,
comme un directeur de projet pour un important
march de construction;
si des biens doivent tre directement livrs
lutilisateur final, ladministration du march
sera de prfrence attribue lutilisateur final ou
au personnel charg de la passation du march;
si un consultant est appel travailler avec
lutilisateur final dans la conduite dune tude,
dans la fourniture davis ou dans le renforcement
des capacits, il sera prfrable de confier la
gestion du march lutilisateur final; un
personnel particulier de contrepartie pourra
devoir tre dsign pour travailler avec
le consultant;

Module A:FIDA Manuel

VueModule de
N1:passation
densemble Gestion
du cycledes marchs
dudu
march
projet 179
 si des services sont prests lappui de la gestion
ou de ladministration gnrale de lentit
acheteuse, il sera prfrable de confier la gestion
du march au membre du personnel responsable
de cette fonction.
2.2 Grer les questions de dmarrage
du march
Le gestionnaire ou lquipe de gestion du march
dsigns devront procder un examen du march
pour bien simprgner des dtails des besoins et du
programme visant y rpondre, et notamment:
i) sassurer quun exemplaire sign du march
soit reu du fournisseur, de lentrepreneur ou
du consultant;
ii) sassurer que la garantie de bonne excution
ou la garantie pour paiement anticip qui
pourraient tre ncessaires soient reues du
fournisseur, de lentrepreneur ou du consultant;
iii) sassurer que lentit acheteuse sacquitte de
ses ventuelles obligations immdiates, comme
le versement dun paiement anticip, louverture
dune lettre de crdit ou laide lobtention
de visas pour le personnel tranger du
fournisseur, etc.;
iv) pour les marchs de grande importance,
prparer un plan dexcution du march faisant
apparatre les grandes tapes comme les dates
de mobilisation, de livraison ou dachvement
de certains rsultats attendus ou de certaines
portions du travail et les obligations de lentit
acheteuse comme assurer laccs au site des
travaux, les paiements ou lapprobation
des rapports.
Le plan dexcution du march est un outil de
gestion dcisif pour garantir que le march est
excut conformment aux prvisions et dans la
limite des obligations contractes ce titre par les
deux parties. Il permet au gestionnaire de formuler
un plan dactivation du march afin de sassurer de
manire proactive que les rsultats attendus soient
reus en temps utile.
2.3 Suivre lexcution
La tche de suivi du march consiste sassurer
que les deux parties au march remplissent leurs
obligations conformment ce march et prennent
les mesures ncessaires pour aborder tout problme
ou tout retard, effectif ou prvu.
Pour les marchs concernant les biens, cette tche vise
principalement faire en sorte que les biens soient
livrs temps, quils soient acceptables pour lentit
acheteuse en termes de quantit, de qualit et de
documentation dappui et que lentit acheteuse
respecte son obligation de payer les biens livrs.
180 FIDAdensemble
Manuel
Gestion
Vue de passation des marchs
du contrat
La gestion des marchs de travaux est souvent
complexe et prend beaucoup de temps, puisquelle
implique la supervision de lavancement des travaux,
la commande de variantes lorsquapparaissent
des conditions imprvues et la mesure du travail
accompli en vue des paiements. Pour les marchs
de grande importance, lentit acheteuse fera
normalement appel un ingnieur surveillant ou
un directeur de projet plein temps, qui exercera
le contrle et la supervision du march au nom de
lentit acheteuse.
Dans la gestion des marchs de services, lobjectif
principal est de veiller ce que les services
soient fournis temps et soient dune qualit
acceptable. Cela peut tre compliqu, tant donn
que lapprciation de la qualit des services, en
particulier des services de consultants, peut tre
subjective et difficile mesurer. Il est par consquent
important dinstaurer une bonne relation de travail
avec le consultant et dexercer un suivi permanent
des services, afin dassurer le succs de lexcution du
march. Lentit acheteuse doit aussi veiller remplir
ses obligations, en particulier lorsque la prestation
des services de consultants dpend de certaines
contributions ou de certaines informations fournir
par lentit acheteuse, ou lorsque le personnel doit
tre disponible pour pouvoir profiter des initiatives
de renforcement des capacits.
Les tches spcifiques ces trois types de marchs
sont dcrites la fin de ce module, dans les annexes
A, B et C.
2.4 Gestion des rclamations
Des rclamations peuvent tre formules dans
nimporte quel type de march et pour de multiples
raisons. Les types les plus courants concernent:
les rclamations en cas de livraisons incompltes
ou de livraisons excdentaires: des rclamations
seront formules en cas de dfaut de conformit
entre les tats tablis par les fournisseurs
attestant du contenu dune expdition et le
contenu constat larrive du chargement.
Ces diffrences peuvent consister en un
dfaut (livraison incomplte) ou un excdent
(livraison excdentaire) par rapport aux
quantits mentionnes dans le march et/ou les
documents accompagnant lexpdition;
les rclamations au titre de la garantie: elles
dpendent des dispositions de la clause de
garantie contenue dans le march. En gnral,
une clause de garantie a pour objet de protger
contre les dfauts dans les matriaux et/ou
les malfaons; ces dfauts napparaissent,
habituellement, que lors de lutilisation des
 biens ou aprs les travaux de construction. Le rglement dune rclamation peut aussi rsulter
Les rclamations au titre de la garantie sont par dune ngociation, selon la raison ou lorigine
consquent adresses au fournisseur, au fabricant de la dfaillance ou du manque de conformit.
ou lentrepreneur pour quils remdient Les fournisseurs remdieront habituellement aux
aux dfauts; erreurs qui leur sont imputables; on peut sattendre
les demandes dindemnisation sont des ce que lentit acheteuse doive, dans certains cas,
rclamations adresses la compagnie reconnatre ses propres dfaillances sil semble
dassurance en cas de perte darticles ou de quelle puisse en tre en partie responsable.
rception darticles endommags.
Si un rglement amiable nest pas possible, on
Laction entreprendre dans lun ou lautre de ces pourra faire appel des modes plus formels de
cas de rclamations devra tre envisage en fonction rsolution des diffrends, voqus dans le
de leurs propres mrites, mais elle comportera en ModuleO.
gnral les tches suivantes:
dtermination dun motif de rclamation: 2.5 Modifications du march
la rception dun rapport de dfaillance ou Lorsque des modifications doivent tre apportes
de manque de conformit, lentit acheteuse au march, un stade quelconque, on consultera le
devra dterminer sil y a lieu de formuler une ModuleN2 pour davantage de prcisions.
rclamation et, dans laffirmative, dterminer
la catgorie de rclamation (soit relevant de
2.6 Achvement du march
lassurance, soit livraison incomplte, tant
donn quil est peu probable que ces rapports Le ModuleN3 prsente des indications sur les
puissent rvler des dfauts relevant de la questions en rapport avec lachvement du march.
clause de garantie). Les rapports devront faire
lobjet dune analyse plus pousse, et tre 3. Dossiers conserver
examins ou discuts avec lutilisateur final avant
Toute la correspondance et la documentation
quune rclamation ne soit adresse la partie
relative la gestion du march devra tre conserve
concerne;
dans le dossier de lappel doffres. On conservera,
dpt dune rclamation: lorsque lon considre
en particulier:
que la rclamation doit prendre la forme dune
toutes les factures et autres documents de
demande dindemnisation, les dispositions
paiement;
ncessaires seront prises pour fournir lagent
toute la documentation relative lexcution
local de la compagnie dassurance des prcisions
du march, comme les bons de livraison, les
sur cette demande et des donnes factuelles
rapports dactivit et autres produits attendus;
lappui de la demande;
toutes les rvisions du march;
si la rclamation se rapporte une livraison
toutes les modifications du march;
incomplte ou excdentaire, une communication
tous les documents se rapportant aux
sera adresse au fournisseur exposant les faits
rclamations formules au titre du march, y
concernant la livraison incomplte et demandant
compris les rclamations au titre de la garantie;
ses propositions de mesures correctives;
tous les documents se rapportant aux diffrends
si la rclamation est formule au titre de la
lis au march et leur rsolution.
garantie, une communication sera adresse au
fournisseur exposant les faits et demandant ses
propositions de mesures correctives;
rglement dune rclamation: les fournisseurs
apporteront dans leur majorit une rponse
une rclamation lorsquils sont lvidence
fautifs. Le rglement de chaque rclamation
dpendra de la prcision et de la solidit des faits
et de lexhaustivit des spcifications techniques
figurant dans le march.

Module A:FIDA Manuel

VueModule de
N1:passation
densemble Gestion
du cycledes marchs
dudu
march
projet 181
Annexe A au ModuleN1: Tches relatives
la gestion des marchs de biens
Dans le cadre des marchs concernant les biens,
le gestionnaire du march sera gnralement
responsable des tches suivantes:
sassurer que les dates auxquelles les livraisons
doivent effectivement avoir lieu sont fixes en
accord avec le fournisseur, sur la base de la date
dentre en vigueur du march;
sassurer, au cours de la priode de livraison,
que la fabrication, le transport et les livraisons
respectent le calendrier;
sassurer que le fournisseur mne bien toutes
les livraisons, cibles ou rsultats attendus; la
tenue dun registre des livraisons effectues
dans le cadre du march est un bon moyen
de contrler et de suivre les rsultats attendus
du march;
assister aux essais ou approuver les chantillons,
le cas chant;
prendre les dispositions en vue de la collecte,
du transport, du ddouanement ou de la
livraison dans les cas o lentit acheteuse est
responsable de lune ou lautre de ces tches;
prendre les dispositions en vue de la rception
et de linspection des biens;
vrifier toute la documentation relative aux
biens (les bons de livraison, par exemple), et
sassurer que cette documentation est correcte
avant de signer;
tablir une liste de tous les articles manquants,
endommags ou ne correspondant pas
la commande et introduire une demande
dindemnisation lencontre de la compagnie
dassurance ou du fournisseur;
182 FIDAdensemble
Manuel
Gestion
Vue de passation des marchs
du contrat
signaler lentit acheteuse tout problme
contractuel ou toute demande de modification
du march;
sassurer que les factures payer et les pices
justificatives sont exactes et prendre les mesures
en vue du paiement;
grer toutes les garanties, comme la garantie
de bonne excution ou les garanties de paiement,
en sassurant quelles sont conserves en lieu
sr, que les prorogations de leurs dates de
validit sont obtenues en temps opportun, le
cas chant, en rduisant leur valeur si ncessaire
et en les librant rapidement une fois que toutes
les obligations ont t remplies;
sassurer que toute la documentation et les
informations relatives aux garanties et aux
rclamations au titre de la garantie sont en
bon ordre;
sassurer que tous les actifs sont inventoris
et tiquets, le cas chant;
sassurer que tous les guides dutilisation,
manuels, licences, etc. sont conservs avec
les biens ou en un lieu appropri; et
sassurer que les biens sont inventoris
dans le registre des lments dactif de
lentit acheteuse et remis lutilisateur final
conformment aux procdures nationales
ou institutionnelles de gestion en matire
de magasins et dapprovisionnement qui
pourraient tre dapplication.
Annexe B au ModuleN1: Tches relatives
la gestion des marchs de travaux
Lorsquil est fait appel un directeur de projet, signaler lentit acheteuse tout problme
lentit acheteuse doit: contractuel ou toute demande de modification
veiller ce que le rle du directeur de projet du march;
soit clairement dfini et en particulier les sassurer que les factures payer et les pices
pouvoirs dont il dispose pour dcider de justificatives sont exactes et prendre les mesures
rvisions du march ayant pour rsultat des en vue du paiement;
changements dans le cot total du march, sa grer toutes les garanties, comme la garantie de
date dachvement, la qualit et la conception bonne excution ou les garanties de paiement,
des travaux et le rglement des diffrends; en sassurant quelles sont conserves en lieu
prendre les dispositions ncessaires pour se sr, que les prorogations de leurs dates de
tenir informe de lavancement du march, des validit sont obtenues en temps opportun, le cas
rvisions dcides et des ventuels diffrends; et chant, en rduisant leur valeur si ncessaire et
dsigner en son sein un gestionnaire du en les librant rapidement une fois que toutes les
march, qui sera le point de contact du directeur obligations ont t remplies;
de projet. sassurer que toutes les dispositions concernant
la rception dfinitive et la mise disposition
Ce gestionnaire du march sera gnralement
sont menes bien et documentes de faon
responsable des tches suivantes:
satisfaisante; et
sassurer que les dates effectives de mobilisation
sassurer que tous les dessins dfinitifs, manuels,
et dachvement sont fixes en accord avec le
etc. sont reus et conservs en un lieu appropri.
fournisseur, sur la base de la date dentre en
vigueur du march;
suivre lavancement gnral des travaux et la
performance du directeur de projet;
soumettre lautorit dsigne, pour
approbation, les ventuelles demandes de
rvision du march ne relevant pas de lautorit
du directeur de projet;

Module A:FIDA Manuel

VueModule de
N1:passation
densemble Gestion
du cycledes marchs
dudu
march
projet 183
Annexe C au ModuleN1: Tches relatives
la gestion des marchs de services
Dans le cadre des marchs concernant les services,
le gestionnaire du march sera gnralement
responsable des tches suivantes:
sassurer que les dates effectives concernant la
mobilisation, les grandes tapes ou les rsultats
attendus et lachvement sont fixes en accord
avec le fournisseur, sur la base de la date dentre
en vigueur du march;
suivre lexcution du march pour sassurer que
les niveaux de service sont maintenus et que les
rsultats attendus sont soumis ou achevs en
temps voulu;
sassurer que tous les rapports requis sont soumis
en temps voulu;
veiller ce que, si ncessaire, lentit acheteuse
fournisse en temps opportun des observations ou
des approbations crites propos des rsultats
attendus ou des rapports;
veiller ce que les ressources, lassistance ou le
personnel de contrepartie fournir par lentit
acheteuse soient mis disposition en temps
utile;
sassurer que les factures payer et les pices
justificatives sont exactes et prendre les mesures
en vue du paiement;
grer toutes les garanties, comme la garantie
de bonne excution ou les garanties de paiement,
en sassurant quelles sont conserves en lieu sr
et que les prorogations de leurs dates de validit
sont obtenues en temps opportun le cas
chant , en rduisant leur valeur si ncessaire
et en les librant rapidement une fois que toutes
les obligations ont t remplies;
notifier par crit au prestataire de service
toute dfaillance dans lexcution ou dans la
ralisation des objectifs; et
sassurer que tous les rapports ou rsultats
attendus sont conservs en un lieu appropri
et diffuss ou mis en uvre selon les besoins.

184 FIDAdensemble
Manuel
Gestion
Vue de passation des marchs
du contrat
ModuleN2: Modifications du march
Objet du module
Ce module prsente des indications gnrales relatives aux modifications apporter un march, le cas
chant, au cours de sa priode dexcution.
Champ dapplication
Les conseils que contient ce module sappliquent au mme titre aux biens, aux travaux, aux services de
consultants et aux services autres que les services de consultants.
1. Introduction
Dans lidal, un march ne devrait pas avoir
besoin dtre modifi aprs sa passation, mais il
peut parfois savrer ncessaire dintroduire des
changements dans ses modalits et conditions ou
dans la description des besoins. Les modifications
du march offrent une mthode juridique formelle
qui permet dintroduire ces changements et de
sassurer que les deux parties les ont approuvs.
Cest lentit acheteuse qui est responsable de
la prparation des modifications du march et
de lobtention de lapprobation de lautorit
comptente et, dans le cas de lexamen pralable,
du FIDA.
2. Instructions de base
1. Dterminer le besoin dune modification
du march: cette tche revient normalement
au gestionnaire/administrateur du march.
Une modification du march est ncessaire
lorsquil convient de changer lune quelconque
des modalits ou conditions du march,
et par exemple la priode de livraison ou
dachvement, la description technique des
biens, travaux ou services, la quantit dun
article achet, le prix, etc.
2. Communiquer lentit acheteuse tous les
dtails de la modification requise.
3. Lentit acheteuse devra discuter de la
modification avec le fournisseur, le cas chant.
4. Prparer la modification du march. La teneur
dune modification du march sera dtermine
par les motifs de cette modification et de la
modalit ou de la condition qui sera modifie.
Quoi quil en soit, toutes les modifications
du march devront inclure au moins les
prcisions suivantes:
le numro de rfrence du march, sa date,
et une brve description de son objet;
le numro de la modification, par exemple
Modification du march n 1, 2, 3;
la date de la modification du march;
une indication claire de la partie du march
qui est modifie, y compris les numros
pertinents des clauses ou annexes;
une indication claire de la modification
introduite, par exemple la priode
dachvement est prolonge, par la prsente,
dune semaine, portant treize semaines
la priode dachvement rvise ou la
quantit prvue pour larticle 3 est accrue par
la prsente de deux (2) units, portant cinq
(5) la quantit totale rvise;
lorsque le prix du march est modifi, une
indication claire du montant correspondant
laugmentation ou la diminution du
prix et le prix total rvis du march, par
exemple le prix du march est augment par
la prsente de 5 000 USD, portant 135 000
USD le prix total rvis du march;
une dclaration indiquant que toutes les
autres modalits et conditions du march
demeurent inchanges; et
une demande adresse au fournisseur,
lentrepreneur ou au consultant, les
invitant faire part de leur acceptation
de la modification. On trouvera ci-aprs,
pour information, un modle propos de
Modification du march.
5. Obtenir lapprobation de la modification du
march par lautorit comptente.
6. Obtenir toutes les autres approbations
ncessaires, y compris lapprobation financire
pour lengagement de fonds supplmentaires.
Module A:FIDA
Module Manuel
VueModule de
N1:passation
densemble
N2: Modifications
Gestion
du cycledes marchs
dudu
march
projet 185
7. Prparer le nombre requis dexemplaires de la 3. Dossiers conserver
modification du march approuve. Le nombre
Une copie de toutes les modifications du march,
dexemplaires sera dau moins deux un pour le
signe par les deux parties, ainsi que lapprobation
fournisseur et un pour lentit acheteuse.
de chaque modification par lautorit comptente,
8. Tous les exemplaires de la modification du devront tre conserves dans le dossier de lappel
march devront tre signs par le signataire doffres.
autoris au nom de lentit acheteuse.
9. Envoyer tous les exemplaires de la modification
du march au fournisseur, accompagns dune
lettre de couverture lui donnant pour instruction
de contresigner tous les exemplaires, den
conserver un pour ses dossiers et de renvoyer
tous les autres exemplaires signs lentit
acheteuse.

186 Manuel de
du passation
contrat des marchs
Vue densemble
Gestion
 *** Modle propos de modification du march ***

Modification du march Numro 1

Date de la modification:..................................................................................................................................

Objet:.....................................................................................................................

Rfrence du march:.....................................................................................................................................

Nous faisons rfrence au march cit ci-dessus pass entre [nom du fournisseur/entrepreneur/
consultant] et le Gouvernement de . en date du . pour [la fourniture/la
construction/la prestation] de [inscrire lobjet du march] et annonons par la prsente la modification
suivante:

[Indiquer ici les dtails de la modification voir lexemple ci-dessous]

Les articles numrs ci-aprs doivent tre ajouts au march et y constituent de nouveaux articles:

Nouvel Prix unitaire

Description Quantit Prix total USD
article USD
25 Pompes pour rseau dassainissement (spcification 1 74 000,00 74 000,00
identique celle de larticle 15)
26 Raccords, tuyaux et accessoires (spcification jeu 12 000,00 12 000,00
identique celle de larticle 16)
27 Pices de rechange et consommables (spcification jeu 3 500,00 3 500,00
identique celle de larticle 17)
Total 89 500,00

Le prix total du march est, par la prsente, [augment/diminu] de [indiquer le montant de laugmentation/
la diminution de la valeur du march], ce qui, en consquence, [augmente/diminue] le prix total du march
par rapport son montant actuel de [indiquer le prix du march avant la modification] pour le porter au
nouveau montant de [indiquer le nouveau prix du march] [inclure les Incoterms si le march porte sur
des biens].

Toutes les autres modalits et conditions du march demeurent inchanges.

Nous vous prions de bien vouloir signer un exemplaire de cette modification et nous le renvoyer, en signe
dacceptation de cette modification.

Avec nos meilleures salutations: Accept au nom de (le fournisseur)

................................................................................. .................................................................................
Signataire autoris pour Signataire autoris pour et au nom de (le fournisseur)

.................................................................................

Module A:FIDA
Module Manuel
VueModule de
N1:passation
densemble
N2: Modifications
Gestion
du cycledes marchs
dudu
march
projet 187
ModuleN3: Achvement du march
Objet du module
Ce module prsente un bref aperu gnral de la procdure suivre pour achever un contrat et procder
la clture du dossier de lappel doffres une fois remplies toutes les obligations contractuelles des deux
parties.

Champ dapplication
Les conseils que contient ce module sappliquent au mme titre aux biens, aux travaux, aux services de
consultants et aux services autres que les services de consultants.

1. Introduction que le montant du paiement total est exact,

compte tenu des ventuelles modifications
Il est important, une fois menes bien toutes
du march, rvisions, variations des prix
les activits et obligations contractuelles, que les
et amortissement des ventuels paiements
marchs fassent lobjet dun examen formel et que
anticips;
le dossier de lappel doffres soit officiellement
que toutes les garanties et titres ont t restitus;
clos. Il est ncessaire de sassurer que le march a
que toute la documentation ncessaire est en
t effectivement conduit son terme et quaucun
place et exacte; et
lment en suspens produit attendu, rclamation,
que lexcution densemble du march a t
paiements, retenues ou garanties na t oubli.
examine et que les ventuelles dfaillances
srieuses ont t repres et rsolues.
2. Instructions de base
Le gestionnaire du march, en liaison avec 3. Documents retenus
ladministrateur dsign du march, est responsable
Lentit acheteuse est tenue de conserver toutes les
de lachvement du march et de la clture du
archives relatives un march, aux fins daudit,
dossier de lappel doffres.
pendant la priode dfinie par les Conditions
Avant la clture du dossier de lappel doffres, gnrales applicables au financement du
le gestionnaire ou ladministrateur du march dveloppement agricole adoptes par le FIDA.
doit sassurer:
que tous les biens ont t livrs, les travaux
achevs et mis disposition, les services prests
et les produits attendus du march reus;
quil ne subsiste pas de cautionnements ou
garanties encore en place;
quil ne subsiste aucune rclamation en cours,
contre le fournisseur ou contre une compagnie
dassurance, concernant des articles manquants
ou endommags;
que tous les paiements ncessaires ont t
effectus;

188 FIDAdensemble
Manuel
Gestion
Vue de passation des marchs
du contrat
ModuleN4: Rsiliation dun march
Objet du module
Ce module prsente la procdure gnrale suivre en vue de la rsiliation dun march aprs son
adjudication.
Lorsquun appel doffres doit tre annul avant lattribution dun march, la procdure appliquer est celle
dcrite dans le ModuleL11.
Champ dapplication
Les conseils que contient ce module sappliquent au mme titre aux biens, aux travaux, aux services de
consultants et aux services autres que les services de consultants.
Introduction
En rgle gnrale, les marchs ne doivent pas tre
rsilis, sauf si cette dcision est invitable. La
rsiliation doit tre considre comme une mesure
de dernier recours, mais elle est parfois ncessaire
et invitable:
pour viter ou minimiser de nouvelles pertes
pour lentit acheteuse ou une performance
insuffisante de la part du fournisseur;
lorsque lexcution du march est devenue
impossible; ou
lorsquun fournisseur ne possde plus les
qualifications requises ou se livre des actes
de corruption.
La responsabilit de la rsiliation des marchs
incombe lentit acheteuse, sous rserve de
lapprobation de cette rsiliation par lautorit
comptente.
2. Principaux motifs de rsiliation
Les motifs de rsiliation dun march dpendront
des modalits et conditions particulires du march
concern. Les notes ci-dessous prsentent des
orientations sur les motifs type de rsiliation dun
march, mais il est essentiel que lentit acheteuse
sappuie sur le document de march lui-mme.
Rsiliation pour raisons de commodit: la plupart
des marchs comportent une clause permettant
lentit acheteuse de rsilier le march pour
raisons de commodit, sans quil y ait eu faute
de la part du fournisseur. Lorsque lentit
acheteuse rsilie pour raisons de commodit,
elle doit payer tous les biens, travaux ou services
achevs de manire satisfaisante avant la date
de rsiliation, ainsi que toutes autres dpenses
encourues par le fournisseur.
Rsiliation pour inexcution: la plupart des
marchs comportent une clause permettant
lentit acheteuse de rsilier le march
lorsque le fournisseur a failli ses obligations
contractuelles ou ne sest pas conform un
accord conclu dans le cadre dun arbitrage
ou dun autre mcanisme de rsolution des
diffrends. Le march prescrit souvent la
procdure par laquelle lentit acheteuse devra
formellement notifier le dfaut au fournisseur et
lui donner le temps ncessaire pour y remdier
avant la rsiliation effective du march. Lorsque
lentit acheteuse rsilie le march pour dfaut
dexcution de la part du fournisseur, elle est
normalement autorise acheter les biens, les
travaux ou les services auprs dune autre source
et imputer au fournisseur original les dpenses
supplmentaires encourues.
Rsiliation pour actes de corruption: la plupart
des marchs comportent une clause permettant
lentit acheteuse de rsilier le march si le
fournisseur sest livr des actes de corruption
ou des manuvres frauduleuses pour obtenir
le march ou dans le cadre de son excution.
Comme dans le cas de la rsiliation pour
inexcution, lentit acheteuse est normalement
autorise acheter les biens, les travaux ou
les services auprs dune autre source et
imputer au fournisseur original les dpenses
supplmentaires encourues.
Rsiliation pour faillite: la plupart des marchs
comportent une clause permettant lentit
acheteuse de rsilier le march si le fournisseur
fait faillite ou devient insolvable. Dans de telles
circonstances, aucune compensation nest
normalement due au fournisseur.
FIDA Manuel
Module A:Module
VueModule de
N1:passation
densemble
N4: Rsiliation
Gestion des
du cycle
dun marchs
dudu
march
projet 189
 Rsiliation pour force majeure: la plupart des 6. mettre lavis de rsiliation et sassurer quil
marchs comportent une clause permettant est bien reu par le fournisseur.
lentit acheteuse de rsilier le march si le
7. Prendre les ventuelles mesures de suivi
fournisseur na pas t en mesure de lexcuter
ncessaires et notamment effectuer les
pendant une priode de temps donne, par suite
paiements dus au fournisseur en vertu du
dun vnement constituant un cas de force
march et signaler au FIDA et aux autorits
majeure. Dans ces cas, lentit acheteuse doit
nationales comptentes linexcution ou les
normalement payer tous les biens, travaux ou
actes de corruption accomplis par le fournisseur,
services achevs de manire satisfaisante avant
lentrepreneur ou le consultant.
la date de rsiliation, ainsi que toutes autres
dpenses encourues par le fournisseur. 8. Si un fournisseur conteste lavis de rsiliation,
la question relvera alors dun processus de
Lentit acheteuse doit noter quun march donne
rglement des diffrends, trait dans le
aussi au fournisseur des motifs de rsiliation,
ModuleO.
parmi lesquels on trouvera notamment le dfaut
de paiement par lentit acheteuse de montants en
souffrance depuis une priode de temps spcifie, 4. Dossiers conserver
la force majeure, ou le fait que lentit acheteuse Une copie de lavis de rsiliation du march, ainsi
ne se soit pas conforme un accord conclu dans quune copie de lapprobation de cette rsiliation
le cadre dun arbitrage ou dun autre mcanisme par lautorit comptente devront tre conserves
de rsolution des diffrends. dans le dossier de lappel doffres.
On devra galement conserver dans le dossier de
3. tapes de base lappel doffres toute autre correspondance ou
Si la rsiliation dun march est envisage, on suivra documentation relative la rsiliation.
les tapes de base ci-aprs.
1. Analyser le march ou le bon de commande, 5. tapes suivantes
pour confirmer les dispositions du march Aucune autre mesure nest ncessaire aprs la
relatives la rsiliation. Dterminer lequel des rsiliation dun march.
motifs de rsiliation sera utilis et sassurer que
Toute nouvelle procdure de passation des marchs
lentit acheteuse est suffisamment justifie
destine remplacer le march rsili devra tre
utiliser le motif choisi. Solliciter un avis juridique
traite comme un processus de passation des
avant de poursuivre.
marchs totalement distinct et dmarrer au stade
2. valuer le montant qui sera d, le cas chant, de la demande. On analysera les causes de la
au fournisseur aprs la rsiliation. rsiliation du march et on veillera ce quelles ne
3. Prparer une note officielle annonant se reproduisent pas dans tout nouveau processus
clairement la rsiliation du march et indiquant de passation des marchs.
les motifs invoqus pour cette rsiliation.
4. Obtenir de lautorit comptente quelle
approuve la note et les motifs de la rsiliation.
Sassurer que lautorit comptente est informe
des ventuelles dpenses lies la rsiliation
du march.
5. Consulter le FIDA propos de la rsiliation et
obtenir son accord.

190 FIDAdensemble
Manuel
Gestion
Vue de passation des marchs
du contrat
ModuleO: Plaintes et diffrends
Objet du module
Ce module prsente des indications gnrales relatives au traitement des plaintes. Les plaintes peuvent
avoir de nombreuses causes, mais le prsent module sintressera aux deux types les plus courants de
plaintes ou de diffrends, savoir:
ceux manant de soumissionnaires non retenus ou mcontents; et
ceux surgissant entre les parties au march.
Si dautres types de plaintes se manifestent, les principes gnraux de ce module peuvent toujours tre
adopts de manire gnrique.

Champ dapplication
Ce module sapplique si, en cas de plainte ou de diffrend, il nexiste pas de dispositions nationales ou si
lon a estim que ces dispositions ne conviennent pas au projet.

1. Plaintes manant des
soumissionnaires non retenus
Dans cette procdure, les soumissionnaires ventuels
ou effectifs peuvent se plaindre dun manquement
une obligation de la part de lentit acheteuse
dans la mise en uvre dune passation de march
spcifique au titre des rgles applicables en matire
de passation des marchs ou du dossier dappel
doffres.
De nombreux pays ont cr un organisme
dexcution pour les marchs publics, auquel
est confie la responsabilit de la supervision
indpendante des procdures de plaintes qui
ne peuvent pas tre rsolues entre les parties
principales.
Demande dexamen. Une demande dexamen devra
normalement comporter:
des prcisions sur le processus de passation de
march pertinent;
des prcisions sur les dispositions contenues
dans la rglementation en matire de passation
des marchs ou sur les procdures dappel
doffres qui nont pas t respectes;
des prcisions sur lomission ou la contravention;
toute pice justificative.
Les demandes dexamen devront normalement tre
soumises dans un dlai de 5 15 jours ouvrables
partir du moment o sont connues les circonstances
en rapport avec la plainte.
Enfin, une plainte peut tre dpose devant un
tribunal si une solution na pas pu tre trouve
par la procdure officielle.
Le processus type, en cas de plainte, comportera
deux tapes.
tape 1 Entit acheteuse
Si un march nest pas encore entr en vigueur,
aucune attribution de march ne peut intervenir tant
que le processus de rglement de la plainte na pas
t achev.
Lentit acheteuse devra sefforcer de trouver une
solution sur la base dun accord mutuel; en cas
dchec de cette tentative, le processus de passation
du march devra tre suspendu et la plainte fera
lobjet dune enqute. Une priode est souvent
dfinie pour la conduite de lenqute et la prise
dune dcision. La dure de cette priode suggre
pourrait tre de 5 jours ouvrables.
Si la plainte est juge fonde, le processus de
passation du march peut tre annul et la
procdure dappel doffres reprise; il peut aussi tre
ncessaire de procder une nouvelle valuation
des offres.
tape 2 Autorit de rgulation
Si une dcision crite nest pas communique dans
le dlai prescrit, ou si le plaignant nest pas satisfait
de la dcision, une nouvelle plainte peut alors tre
dpose devant lAutorit de rgulation.

qui adresser la plainte? La demande dexamen par lAutorit de rgulation

doit tre soumise dans un dlai de dix jours
Dans un premier temps, les plaintes devront tre
ouvrables compter de la publication de la dcision
adresses au bureau principal de lentit acheteuse.
de lentit acheteuse. Une redevance est souvent
Il existe toutefois dans de nombreux pays une
exige, pour dissuader le dpt de plaintes peu
autorit indpendante de rgulation des marchs
srieuses.
publics laquelle est attribue la responsabilit de se
prononcer, en dernier ressort, sur toutes les plaintes.

Module A:FIDA Manuel

VueModule
Module de
densemble
O:
N1:passation
Plaintes
Gestionetdes
du cycle du marchs
diffrends
dumarch
projet 191
LAutorit de rgulation ne prendra normalement
pas en compte une plainte si:
elle nest pas accompagne de la redevance
requise (le cas chant);
elle nest pas conforme aux exigences de la loi
ou de la rglementation applicables;
rien ne prouve quelle repose sur des faits;
elle na pas t prsente dans les dlais requis;
elle se rapporte lexcution du march et non
son attribution;
elle se rapporte aux qualifications dun
soumissionnaire concurrent.
Les plaintes juges recevables auront pour effet de
suspendre le processus de passation du march
moins quil ne soit dintrt public urgent. Une
dcision crite devra tre communique dans un
dlai prescrit suivant la rception de la plainte.
Solutions:
publication dune instruction interdisant
lentit acheteuse dagir de manire non
autorise lavenir;
lAutorit de rgulation annule tout ou partie de
la dcision de lentit acheteuse, lexception de
laction ou de la dcision ayant abouti lentre
en vigueur du march;
annulation de la dcision dachat, lexception
de la partie de la dcision ayant abouti lentre
en vigueur du march;
attribution des dpens au plaignant.
2. Plaintes/diffrends impliquant
les entrepreneurs
On parle souvent, propos de cet aspect, de
rglement des diffrends, tant donn que les
entrepreneurs sont souvent en dsaccord au cours
de lexcution des marchs. On peut citer, parmi les
causes frquentes de diffrends:
un manque de comprhension des risques se
rattachant lexcution dun march, qui peut
tre le fait de lune ou lautre des parties au
march, voire des deux;
un manque de prparation approfondie pour
le march;
labsence de communication entre les parties;
192 FIDAdensemble
Manuel
Gestion
Vue de passation des marchs
du contrat
des hypothses errones sur les implications
du march;
des vnements inattendus ayant une incidence
matrielle sur la capacit dexcuter entirement
le march;
des erreurs de supervision de la part de lentit
acheteuse;
des changements dans les besoins aprs le dbut
des travaux.
Gestion des plaintes/diffrends
On devra sefforcer de rsoudre tous les diffrends
de manire amiable, par des discussions et un
accord raisonnables; au cas toutefois o le diffrend
ne pourrait pas tre rgl, toute plainte formelle
devra tre adresse au chef de lentit acheteuse
pour quil autorise la poursuite dun change de
correspondance ou dune ngociation.
Mesures prendre
Lentit acheteuse examinera le contrat pour
sassurer de la validit de la plainte ou du diffrend.
Il faudra cet effet procder un examen dtaill
des Conditions du march pour dterminer la
position contractuelle.
Lentit acheteuse devra inviter lentrepreneur des
entretiens formels en vue de parvenir une solution
amiable du diffrend. Ces entretiens et les ventuels
accords qui en rsulteront devront faire lobjet
de procs-verbaux et tre approuvs par les deux
parties; les dcisions ventuelles devront tre notes
par crit et approuves au cours de la runion.
Si ces discussions chouent, on devra faire appel
un conciliateur ou un arbitre indpendant, suivant
les indications contenues dans le march. Tous les
marchs de travaux et de services devront inclure des
clauses standard de conciliation et darbitrage.
La clture du march a des consquences
importantes et potentiellement coteuses pour
les deux parties et on devra dployer tous les efforts
possibles pour rgler le diffrend avant datteindre
ce stade.
ModuleP: Passation des marchs avec
la participation des communauts
Objet du module
Les Directives du FIDA concernant la passation des marchs prvoient la possibilit de passation de
marchs avec la participation des communauts et fournissent des indications gnrales sur les diverses
approches susceptibles dtre adoptes.
Ce module fait fond sur ces informations quil complte par des prcisions sur:
les avantages de la participation communautaire;
les considrations devant intervenir dans la conception des projets;
les modalits de passation des marchs et les fonctions des communauts.

Champ dapplication
Ce module sapplique tous les projets financs par le FIDA.

1. Introduction Dans les projets excuts avec la participation

des communauts, le rle de la direction du projet
Lexprience acquise en matire de projets de
ou dautres parties concernes est dexaminer, de
dveloppement agricole et rural, pour lesquels
superviser et dencadrer la passation des marchs,
le FIDA a t un prteur de premier plan, a montr
les dcaissements et lexcution des activits confies
quil est trs souhaitable que les communauts
la communaut, de faon garantir le respect des
concernes participent la conception et
principes et des normes nonces dans les Directives
lexcution des projets. La nature et lampleur de
du FIDA concernant la passation des marchs.
la participation des communauts aux projets
de dveloppement ont volu au fil des ans, La passation des marchs avec la participation de
depuis la fourniture de main-duvre volontaire la communaut ne doit pas tre la seule mthode
ou laide dONG la cration initiale de capacit de passation des marchs admise dans un projet et,
jusqu un rle plus direct et actif pouvant aller en particulier, lappel la concurrence nationale ne
de la dtermination de la nature des sous-projets doit pas tre exclu, dans la mesure o les principes
, plus rcemment, un rle dagent dexcution de fondamentaux de la concurrence, de la transparence
ces projets. En consquence, il est de plus en plus et de lquit doivent tre mis en balance
frquent que les communauts reoivent, emploient avec les avantages quapporte la participation
et grent une part importante des fonds allous communautaire.
un projet et interviennent activement dans le La passation des marchs avec la participation des
processus de passation des marchs. communauts, comme toute autre mthode de
Comme indiqu dans les Directives du FIDA passation des marchs employe dans le cadre de
concernant la passation des marchs, la passation projets financs par le FIDA, doit tre prvue dans
des marchs avec la participation de la communaut les documents de projet et dans laccord de prt
nest pas une mthode distincte de passation des conclu entre le FIDA et lemprunteur/le bnficiaire.
marchs, mais plutt la simplification et ladoption
de mthodes dusage courant (essentiellement
lappel la concurrence nationale, lachat au
meilleur prix sur le march local ou national
et la passation des marchs de gr gr) et leur
application par le biais de la participation de la
communaut bnficiaire ou de ses institutions, soit
en qualit dagents dachat ou dagents dexcution,
soit en qualit dentrepreneurs et de fournisseurs
pour des marchs de fournitures, de travaux et de
services connexes.

Module P: Passation des marchs

Module A:FIDA
avec Vue Manuel de passation
la participation
densemble des
du cycledesdu
marchs
communauts
projet 193
2. Avantages de la participation
communautaire
Lconomie, lefficacit et la justice sociale sont les
principes devant rgir les projets financs par le FIDA
au sein des communauts rurales et relativement
pauvres concernes. Dans ce contexte, on a not que
la participation de la communaut la passation
des marchs apportait les avantages suivants:
meilleure pertinence de laide fournie par le
projet au niveau de la communaut bnficiaire
et activits du projet induites par la demande;
pour la communaut, meilleure appropriation
et autonomisation accrue contribuant la
viabilit long terme du projet et la rduction
de la pauvret;
conomie et efficacit accrues de la passation
des marchs, grce la rduction des frais de
transport et la disponibilit en temps utile des
matriaux l o ils doivent tre mis en uvre;
renforcement des capacits et des comptences
de la communaut;
cration demplois et de possibilits
conomiques au sein de la communaut;
rduction de la charge administrative de
lexcution des projets pour lUCP, grce la
dcentralisation et la dlgation; et
plus grande probabilit datteindre les buts et
objectifs du projet.
3. Considrations devant intervenir
dans la conception des projets
Lenvironnement du projet et les capacits
institutionnelles collectives dont dispose la
communaut pour participer activement et
contribuer son excution sont des lments
essentiels pour faire participer la communaut
la passation des marchs. tant donn que le
contexte conomique et socioculturel dans lequel
fonctionnent les communauts a une grande
influence sur la russite des projets, il convient
de consulter, lors de la prvaluation, les chefs
communautaires, les institutions, les organisations
de base et, lorsquil y en a, les ONG locales
qui oprent dans la zone.
Les responsables de la conception du projet
sont invits examiner les points ci-aprs afin
de dterminer premire vue si et comment la
communaut pourra jouer un rle constructif
et bnfique dans la passation des marchs
prvus par le projet.
194 FIDAdensemble
Manuel de
Participation
Vue de la
passation des marchs
communaut
(i) Cadre rglementaire de lemprunteur/
du bnficiaire
Dans le cadre de lvaluation du systme
national de passation des marchs (voir
le ModuleD), on aura valu le contexte
gnral juridique, politique et rglementaire
dans lequel sont excuts les projets de
dveloppement, ainsi que le degr de
dcentralisation admis et existant dans le pays
en faveur des groupes communautaires, des
organisations de base et des ONG pour leur
permettre de fonctionner efficacement au
niveau du projet.
(ii) Capacits organisationnelles
Il conviendra aussi, toujours partir des
rsultats de lvaluation, de vrifier:
(a) sil existe ou non des organisations
communautaires formelles ou informelles
et si elles sont reprsentatives des intrts
de la communaut;
(b) la capacit institutionnelle des organisations
communautaires assumer des
responsabilits en matire de gestion des
ressources;
(c) lhomognit de la communaut des
bnficiaires et les possibilits dinteraction
harmonieuse au sein de cette communaut
et avec lUCP; et
(d) lexistence de mcanismes visant assurer
le respect des obligations redditionnelles
au sein de la communaut ou, en leur
absence, la possibilit den concevoir et
den introduire.
(iii) Capacits et comptences techniques
On analysera ce propos:
(a) les occupations principales des membres de
la communaut et leur production agricole
ou les autres produits de leur activit,
la lumire des activits envisages pour le
projet, en vue dexploiter les possibilits
dintgration;
(b) les moyens et mthodes employs pour
la passation des marchs de fournitures
et de travaux rpondant aux besoins de la
communaut;
(c) la disponibilit de main-duvre inoccupe
dans la communaut et les priodes
durant lesquelles cette main-duvre est
disponible.
(iv) Comptences administratives
et comptables
valuer les capacits de la communaut
recevoir, prserver, utiliser et justifier
lutilisation de ressources collectives de faon
fiable et dterminer les ventuels besoins de
formation et de renforcement des capacits.
(v) Intermdiaires
Dterminer la prsence et la fonction
des intermdiaires (tels que centres
communautaires, coopratives, ONG, antennes
de banques de dveloppement rural, etc.) qui
oprent au sein de la communaut.
(vi) Analyse cot-avantages
tablir le cot additionnel rsultant de
lassociation de la communaut, et notamment
le cot de la formation, ainsi que les risques et
avantages quantifiables, tels que lamlioration
de la viabilit des activits du projet, une
plus grande efficacit de lexploitation et de
lentretien des quipements construits dans
le cadre des projets, et le partage des cots.
(vii) Contribution de la communaut
des bnficiaires
Dterminer les possibilits de contribution
de la communaut et recenser les lments
matriels et financiers de cette contribution
pour en tenir dment compte dans lestimation
du cot et le plan de financement durant la
conception du projet.
4. Modalits de passation
des marchs
Une fois quon a tabli quil est viable et souhaitable
dassocier les groupes communautaires la
passation des marchs dans le cadre du projet,
ltape suivante consiste dterminer, aussi
clairement que possible, dans le cadre du projet ou
de la composante du projet pour laquelle on prvoit
une participation communautaire, les lments
ci-aprs:
(i) les biens, travaux et services connexes acheter;
(ii) le programme de passation des marchs, fond
sur le calendrier et les objectifs dexcution; et
(iii) le rle jouer par la communaut et/ou ses
reprsentants.
Module P: Passation des marchs
Cette information aidera dterminer les mthodes
de passation des marchs les plus appropries et
le rle et les responsabilits de la communaut dans
le processus. Dans la dtermination des besoins,
on tablit habituellement une distinction entre les
biens, les travaux et les services. Il faut ensuite dfinir
la nature, la quantit et le fournisseur pour chaque
catgorie de march.
Dans certains projets, le plan dachats de la
communaut peut faire partie dun microplan tabli
par la communaut pour lexcution du projet au
niveau local. En pareil cas, le plan dachats devra tre
examin et approuv par lUCP en mme temps que
les microplans de la communaut.
5. Quantit et valeur des marchs
Il est essentiel, pour la planification et la prparation
des marchs, destimer les quantits de biens ainsi
que la nature et le montant des travaux et services
qui devront tre achets avec la participation de
la communaut (voir le ModuleE). Si lon prvoit
des marchs dun montant important, il ne sera
peut-tre pas conomique, rentable ou possible
de respecter le principe gnral de louverture
la concurrence prescrit par les Directives du FIDA
concernant la passation des marchs. Il ne faut
envisager de participation communautaire que
lorsque le montant des marchs est appropri, en
fonction des capacits administratives et financires
estimes de la communaut cible.
Il est frquent que, dans de nombreux projets
concernant lagriculture et le secteur social, les
quantits acheter soient dtermines par la
demande, et quelles ne soient par consquent pas
dfinies avant que le projet ne soit excut par le
biais de sous-projets dinitiative communautaire.
En pareil cas, il peut tre acceptable daffecter une
partie du prt des marchs indtermins,
condition quil existe un arrangement institutionnel
bien dfini en vertu duquel on pourra dterminer
les diffrents besoins devant tre financs par cette
partie du prt et assurer le respect de lobligation
de rendre compte de lemploi des fonds (projets
dentraide entrepris linitiative de la communaut
bnficiaire).
Module A:FIDA
avec Vue Manuel de passation
la participation
densemble des
du cycledesdu
marchs
communauts
projet 195
6. Fournisseurs
Lidentification des fournisseurs est une tape
importante. Les communauts ne peuvent tre
associes la passation des marchs en tant que
fournisseurs ou entrepreneurs que lorsque les biens,
travaux ou services correspondent ceux quelles
produisent ou fournissent couramment. De mme,
elles ne peuvent tre des agents dachat que lorsque
les biens sont facilement disponibles sur le march
local ou lorsque les travaux sont similaires ceux
excuts par les entrepreneurs de la zone du projet,
ou encore lorsque les services sont similaires ceux
fournis par des personnes ou des groupes oprant
proximit.
7. Les groupes communautaires
en tant quagents dexcution
Lorsque des groupes communautaires informels
sont appels jouer le rle dagents dexcution
chargs de passer des marchs, il faut examiner et
valuer leurs capacits institutionnelles. Il faut se
poser, durant la conception du projet ou en tout
cas avant son dmarrage, les questions ci-aprs, afin
de dterminer les investissements en matire de
renforcement des capacits que devront consentir
les groupes communautaires:
(i) Capacit organisationnelle du groupe
Le groupe peut-il se constituer en personne
morale? Dans laffirmative, existe-t-il une
procdure rglementaire cet effet?
(ii) Rglement intrieur
Le groupe a-t-il des rgles rgissant ladhsion,
un rglement intrieur rgissant ses activits et
une information transparente de ses membres?
(iii) Responsabilit des dirigeants
du groupe
Les dirigeants sont-ils lus? qui doivent-ils
rendre des comptes? Ont-ils les comptences
ncessaires pour administrer les procdures
et rendre compte de lemploi des ressources?
(iv) Aptitude recevoir des fonds publics
Lemprunteur/le bnficiaire est-il soumis
une rglementation qui empcherait les
groupes communautaires de recevoir des fonds?
Quelles sont les ventuelles dispositions en
matire de vrification des comptes? Y a-t-il
un tablissement bancaire commercial et,
dans laffirmative, quelles sont les procdures
permettant au groupe davoir accs aux fonds?
196 FIDAdensemble
Manuel de
Participation
Vue de la
passation des marchs
communaut
(v) Capacit de contracter
Le groupe a-t-il le statut juridique ncessaire
lui permettant de contracter? Dans la ngative,
est-il possible de crer cette capacit dans le
cadre du projet?
(vi) Rglement des diffrends
Quels sont les processus formaliss de
rglement des diffrends disponibles?
Comment seront rgls les diffrends au sein
du groupe, entre le groupe et des intervenants
extrieurs et entre le groupe et lUCP? Existe-
t-il des mthodes locales de rglement des
diffrends plus rapides et plus simples que
la communaut respecterait et accepterait?
(vii) Situation financire de la communaut
Quelles sont les capacits contributives de
la communaut, en espces ou en nature?
Comment fera-t-on pour que la contribution
de tous les membres soit quitable? Le groupe
peut-il offrir des srets ou garanties pour
toutes les avances perues dans le cadre
du projet?
8. Les intermdiaires en tant
quagents dexcution
Si la communaut bnficiaire du projet na
pas les capacits institutionnelles requises pour
recevoir des fonds, rendre compte de leur emploi et
administrer correctement la passation des marchs,
lintervention dintermdiaires agissant en son nom
peut savrer indispensable. Ces intermdiaires
peuvent tre des organisations de la socit civile
(OSC), des coopratives, des entreprises prives ou
dautres entits. La direction du projet veillera ce
que les intermdiaires aient les capacits requises
pour sacquitter de leurs tches.
Lorsquon fait intervenir des OSC ou dautres
entits comme agents dexcution pour le compte
de groupes communautaires faibles, il convient
dexaminer, durant la conception du projet, les
aspects suivants:
(i) Statut juridique de lintermdiaire
Rglementation rgissant lenregistrement
(auprs de ltat ou de la communaut locale),
le fonctionnement dans tel ou tel secteur,
laptitude recevoir des fonds publics et
rendre compte de leur emploi et laptitude
participer au projet.
(ii) Rle de lintermdiaire (entrepreneur 9. Procdures et documentation
ou consultant)
Si lintermdiaire a uniquement un rle
de formation ou de supervision du groupe
communautaire, il peut tre engag en qualit
de consultant conformment aux directives
relatives aux consultants. Sil doit faire fonction
dagent dexcution pour participer activement
la construction dinfrastructures avec
lemploi dune main-duvre communautaire,
il peut tre prfrable de lengager en tant
quentrepreneur, soit au moyen dun appel
la concurrence transparent (sil y a plusieurs
intermdiaires disponibles) conformment
aux Directives du FIDA en matire de passation
des marchs, soit de gr gr (sil nexiste
quun seul intermdiaire oprant dans la
zone du projet).
(iii) Viabilit financire et capacits
administratives
Il convient dexaminer les principales
sources de financement de lintermdiaire,
son personnel, sa direction, ses capacits
administratives et son obligation de rendre
compte par le biais daudits indpendants, etc.,
afin de scuriser la gestion des fonds publics
pour le compte de la direction du projet et de
la communaut.
Module P: Passation des marchs
Les concepteurs de projets devront veiller mettre
en place des mcanismes simples mais fiables
pour suivre les diffrentes tapes de la procdure
de passation des marchs, tels que publicit
transparente pour les appels doffres, ouverture
la concurrence (mme au sein de la communaut),
ouverture publique des plis, adjudication au moins-
disant, etc., de faon prserver dans toute la
mesure du possible lintgrit du processus. Il peut
tre ncessaire de simplifier et/ou duniformiser
les dossiers dappel doffres, les contrats, etc., pour
faciliter leur comprhension et leur utilisation par
les membres de la communaut. Il faut autoriser
lemploi de la ou des langues officielles de
lemprunteur pour la rdaction des documents et
des comptes rendus, mais ces documents devront
tre traduits pour les besoins des examens
indpendants faits par le FIDA ou par des
commissaires aux comptes. Il conviendra de prvoir
des procdures appropries pour le suivi et le
contrle rgulier des activits communautaires
de passation des marchs et pour ltablissement
des comptes-rendus pertinents par la direction
du projet.
Module A:FIDA
avec Vue Manuel de passation
la participation
densemble des
du cycledesdu
marchs
communauts
projet 197