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y riesgo operacional
Jos Manuel Pardo lvarez
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y riesgo operacional
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Ttulo: Gestin por procesos y riesgo operacional. PDF
Autor: Jos Manuel Pardo lvarez
ISBN: 978-84-8143-948-9
Impreso en Espaa Printed in Spain
Nota: AENOR Internacional, S.A.U. no se hace responsable de las opiniones expresadas por el autor en esta obra.
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Para mi adorado sobrino Sergio.
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ndice
Agradecimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1. Procesos y procedimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2. Procesos y proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3. Orientacin a procesos, qu es y por qu es tan importante? . . . . . . . . . 29
4. Pero cuntos procesos tengo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4.1. Despliegue de procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4.2. Identificacin de procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
4.3. Denominacin de procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
5. Planteamiento para abordar la gestin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
6. La gestin de los procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
7. Hablamos de gestin de procesos o de gestin por procesos? . . . . . . . . 53
8. Premisas de partida para abordar la gestin de procesos . . . . . . . . . . . . . 57
8.1. Apoyo de la direccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
8.2. El cliente debe ser nuestra obsesin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
8.3. Plan de accin para la implantacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
8.4. Enfoque participativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
8.5. Formacin a los implicados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
8.6. Resistencia a la frustracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
9. Planificacin de procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
9.1. Planificacin global de procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
9.2. Planificacin individual de procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Compre YA! 9.2.1. Diagrama de flujo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
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Agradecimientos
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Introduccin
Los procesos son el elemento principal del sistema de gestin que utiliza para desa-
rrollar su negocio. Si no gestiona adecuadamente sus procesos no estar gestionando
adecuadamente su negocio.
La gestin habitual en muchas organizaciones, sobre todo de tamao pequeo y
mediano, se caracteriza por cierto grado de improvisacin (en algunas excesivo, si
no temerario), con trabajadores autodidactas, donde todos piensan que actan de la
mejor forma posible para su empresa. Priman la transmisin oral del conocimiento y
la toma de decisiones basada en la experiencia, que logran casi siempre los resultados
pretendidos (ser eficaces), pero con un aprovechamiento de los recursos manifiesta-
mente mejorable (la eficiencia se resiente). La preocupacin por los riesgos asociados
a los procesos suele ser escasa o nula.
Este es el contexto y este ser el sustrato para el establecimiento de la gestin por
procesos en muchos casos. No conviene desesperarse, sino afrontar la tarea con rigor
e ilusin, porque se pueden emprender numerosas acciones interesantes, iniciativas
generadoras de valor para su organizacin y que constituyan verdaderos vectores de
crecimiento y progreso.
Se habla mucho de la orientacin a procesos, el enfoque a procesos, de la gestin por
procesos y de la gestin de procesos de negocio (en ingls, Business Process Manage-
ment o BPM), pero mi experiencia es que muchas personas no alcanzan a vislumbrar
la verdadera dimensin de este asunto. Se desarrollan iniciativas para la gestin de los
procesos, pero sin saber muy bien cmo articularlas y, lo que es peor, sin un objetivo
claro y concreto (lo hago porque me han dicho que lo haga, porque una norma lo
exige o porque la competencia ha planteado algo parecido, pero sin entender muy
bien el porqu de las acciones emprendidas y su finalidad ltima).
Ms all de una explicacin coherente de muchas tcnicas y herramientas para la ges-
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tin por procesos, aqu encontrar un contexto y un encaje a todas ellas, lo cual le va
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16 Gestin por procesos y riesgo operacional
a proporcionar una comprensin global de todo este asunto. Esto le har consciente
de la situacin actual de la gestin de sus procesos y le impulsar a pasar a la accin,
emprendiendo cambios para transformar su organizacin y mejorar sus resultados.
La gestin del riesgo asociado a los procesos o gestin del riesgo operacional ha aca-
parado una gran atencin desde su inclusin como requisito en la Norma ISO 9001,
aunque ya exista previamente como tcnica de carcter preventivo. Como parte de la
gestin por procesos, en esta publicacin tambin encontrar propuestas asequibles
para abordar la gestin del riesgo operacional. Mediante mtodos sencillos, podr
identificar y analizar estos riesgos, desarrollar propuestas para tratarlos y conseguir
as procesos con un desempeo ms coherente y con resultados ms fiables.
He tratado de abordar la gestin por procesos con una visin clara y sencilla, dndole
protagonismo a lo operativo y pensando en sus posibilidades reales de implantacin.
Aqu hallar planteamientos conceptuales, propuestas de actuacin, recomendaciones,
ideas y, en muchas ocasiones, informacin que le servir para confirmar o encontrar
alternativas a sus propios planteamientos. Adems, se han incorporado numerosos
ejemplos que le ayudarn a entender correctamente todas las cuestiones expuestas.
Como en otras ocasiones, le deseo una provechosa lectura.
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1 Procesos y
procedimientos
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18 Gestin por procesos y riesgo operacional
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1. Procesos y procedimientos 19
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20 Gestin por procesos y riesgo operacional
Los procesos de soporte se pueden ver como los de provisin de recursos ms los
de medicin, anlisis y mejora, aunque como soporte podemos considerar tambin
otro tipo de procesos existentes.
Con frecuencia se presenta como duda la diferencia entre proceso y procedimiento.
Una definicin sencilla de estos conceptos aparece recogida en la tabla 1.1.
Concepto Interpretacin
Proceso Qu hacer
Procedimiento Cmo hacerlo
Procedimiento documentado El cmo descrito en un documento
Concepto Reinterpretacin
Proceso Mtodo de trabajo
Compre YA! Procedimiento Documento u otro soporte que explica ese mtodo de trabajo
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1. Procesos y procedimientos 21
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22 Gestin por procesos y riesgo operacional
Analizar y resolver de todas las reclamaciones que los clientes transmiten directa o Una vez recibida la reclamacin, el Responsable de Reclamaciones proceder a su anlisis.
Para ello, es muy importante que localice el expediente completo que contenga la factura o En el caso de que la reclamacin sea interna el proceso a seguir es el siguiente:
indirectamente a la EMPRESA.
pedido que haya generado la reclamacin. Este paso es fundamental para la resolucin de
la reclamacin, ya que en el expediente est toda la informacin que acompaa a cada En primer lugar y tal y como se hace con una reclamacin externa, se deber rellenar
2.- ALCANCE la Plantilla de reclamaciones.
pedido (oferta en caso de que exista, pedido del Cliente, planos u otros documentos que
Todas las reclamaciones de clientes que lleguen tanto interna como externamente a la vayan junto al pedido). Una vez rellenada la plantilla, se le entregar al Responsable de Calidad
EMPRESA. personalmente.
PROCEDIMIENTO DE TRATAMIENTO
El Responsable de Calidad har un anlisis y valoracin de la reclamacin expuesta,
DE RECLAMACIONES 5.3.- ANLISIS DE LA RECLAMACIN
determinando las causas que la han originado y las medidas a tomar. Si es necesario
3.- DEFINICIONES Una vez localizado el expediente, el Responsable de Reclamaciones examinar se generar un procedimiento o una instruccin en el que se recojan los pasos a
detenidamente el contenido del mismo y, en el caso de que la reclamacin sea importante, seguir o se modificar la documentacin ya existente, con la intencin de que no
Reclamacin: Se entiende por reclamacin cualquier queja por parte del cliente o interna, en vuelvan a producirse los problemas que originaron la reclamacin. Si fuera oportuno,
se fotocopiarn aquellas hojas que afecten a su resolucin.
la que se indique que existe un posible incumplimiento de algn requisito pactado. el Departamento de Calidad convocar una reunin a la que asistirn cada una de las
Las reclamaciones pueden llegar por alguna de las siguientes vas: partes, para explicar sus argumentos.
Para cada reclamacin procedente, se informa a la persona afectada de modo que el
- Presencial.
personal est continuamente informado. Una vez llevadas a cabo las acciones resolutivas y las acciones correctivas
- Telefnica.
correspondientes (si procedieran), se informar a la persona que abri la
- Escrita (fax, correo, web y correo electrnico).
El Responsable de Reclamaciones junto con el Responsable del departamento o reclamacin.
departamentos afectados por la reclamacin analizarn las causas de la misma,
4.- REFERENCIAS determinando la causa raz que la ha provocado.
6.- ARCHIVO
Las normas aplicables a este procedimiento son:
5.4.- ACCIONES RESOLUTIVAS PROPUESTAS Y CORRECTIVAS
UNE-EN ISO 9001. Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos Se recomienda que mientras que las reclamaciones estn en curso los expedientes de las
Realizado: Revisado: Aprobado: UNE-ISO 10002. Gestin de la calidad. Satisfaccin del cliente. Directrices para el mismas permanezcan lo ms accesibles posible. Una vez que se cierre la reclamacin, el
Una vez localizado el expediente y analizadas las causas que han originado la reclamacin,
Personal de Responsable de Gerente tratamiento de las quejas en las organizaciones. Responsable de Reclamaciones ser el encargado de su archivo.
el Responsable de Reclamaciones tomar junto con el Responsable del departamento o
Atencin al Cliente Atencin al Cliente departamentos afectados las acciones que se consideren necesarias para la resolucin final
A continuacin, se presenta un cuadro resumen de cmo se van a archivar los documentos
de la misma.
Firma: Firma: Firma: 5.- DESARROLLO generados de este procedimiento:
Estas acciones podrn ser de 2 tipos:
Fecha: 00/00/00 Fecha: 00/00/00 Fecha: 00/00/00 RESPONSABLE DE CRITERIO DE TIEMPO MNIMO DE
A) RECLAMACIONES EXTERNAS REGISTRO
ARCHIVO ARCHIVO
LUGAR
CONSERVACIN
Correcciones: son aquellas acciones realizadas para tratar de solucionar el
problema originado al Cliente. Estas acciones se registran en la Tabla de Plantilla de Responsable de Sistema
5.1.- DESCRIPCIN DE LA RECLAMACIN reclamaciones Orden de cada 3 aos
reclamaciones Reclamaciones informtico
Una reclamacin externa podr venir por distintas vas. Si la reclamacin llega por fax, Acciones correctivas: son aquellas acciones que se llevan a cabo para tratar de que Tabla de Responsable de Sistema
Cronolgico Permanente
correo, web, o correo electrnico se entiende que se expondr en l claramente el motivo de el error cometido no se vuelva a producir. Estas acciones son mucho ms reclamaciones Reclamaciones informtico
la misma. No obstante, ante la menor duda se deber llamar a la persona que lo haya importantes y, por tanto, requerirn mayor atencin y medios. Acta de reunin Responsable de
enviado, para intentar aclararlo. Cronolgico Carpeta Calidad 3 aos
Comit Calidad
Asimismo, el Responsable de Reclamaciones se pondr en contacto con el Cliente y/o el
En el caso de que la reclamacin venga por va telefnica, la persona que atienda al Cliente Delegado Comercial (en funcin de quin haya informado de la reclamacin), para Expediente de la Responsable de Carpeta
Cronolgico 3 aos
deber rellenar la Plantilla de reclamaciones (MOD-PS-01-AC) y entregrsela a la comunicarle las acciones que se van a llevar a cabo. reclamacin Reclamaciones Reclamaciones
Responsable de Reclamaciones para su tramitacin.
Procedimiento rea / Departamento Responsable del proceso Elaborado por Revisado por Aprobado por Pgina
Administracin Tcnico de admn. Jefe de admn. 1 de 1
PE-XX-YY.- GESTIN DE BAJAS DE CLIENTE de clientes
Jefe de admn. de clientes
de clientes de clientes
Director general
Objeto / Alcance Versin Fecha Descripcin del cambio sobre versin anterior
Tramitar las solicitudes de bajas de clientes que renuncien a la prestacin del servicio. 4 00/00/00 Simplificacin del final del proceso.
Entradas: docum. de Salidas: resultados
TCNICO DE ADMINISTRACIN
PERSONAL DE OFICINA referencia, datos, Informacin complementaria / Observaciones parciales o finales.
DE CLIENTES materiales, etc. * Registros a archivar
1. Peticin de baja 1. Si el cliente lo solicita por cualquier otro canal se le informa
Recoger solicitud de
1 de cliente que debe de hacerlo a travs de su oficina.
baja de cliente
Enviar a admn. de
clientes su ejemplar
del impreso tipo X 3
Bloquear operativa
de cliente en sistema
informtico 6
IMPORTANTE: Cualquier copia de este documento, en soporte magntico o papel, se considera COPIA NO CONTROLADA. La nica versin vlida del documento es la que aparece en lnea en el sistema informtico.
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1. Procesos y procedimientos 23
3. ARCHIVO De clientes que prefieren acudir al Defensor del Cliente o una vez que han agotado va
Realizar regularizacin
solicitada
de reclamacin que LA EMPRESA pone a disposicin de sus clientes (apartado 1).
4. REFERENCIAS
A continuacin se recoge la operativa a seguir en segundo caso y en el primer caso el
5. ANEXOS Analizar y captar defensor acta de acuerdo.
informacin
8 8. El Director de Calidad recopila la informacin necesaria. con la colaboracin de los
IMPORTANTE: Cualquier copia de este documento, en soporte magntico o papel departamentos afectados, si procede.
se considera COPIA NO CONTROLADA. La nica versin vlida del documento Aportar informacin al
es la que aparece en el sistema informtico. Defensor del Cliente
9
14. La aceptacin del cliente vincula al banco.
El Defensor del Cliente comunica la resolucin y plazo de la misma por escrito al
Estudiar documentacin
REVISIN APROBACIN enviada por el Director Director de Calidad y al cliente.
de Calidad 10
Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Emitir un dictamen
11
Responder al
reclamante preponiendo
Fdo.: Fdo.: una resolucin 12
Responder al
Carta de resolucin
reclamante proponiendo
del Dfsor. Cliente
una resolucin
FECHA DE 13
REVISIN MODIFICACIN
APROBACIN
NO
1 00/00/00 Acepta la resolucin?
SI
Comunicar al Director
Carta respuesta del
de Calidad la resolucin
Defensor del Cliente
que se habr de tomar 14
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24 Gestin por procesos y riesgo operacional
grama de flujo que muestra esa informacin en forma de grfico. La tabla puede
contener otra informacin, como tiempos de ejecucin, registros, etc. (vase la
figura 1.6).
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Sobre el autor
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Final del fragmento del libro
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