Manual Access

Nombre de la asignatura: Computacin Avanzada
Mes de estudio: Segundo parcial
MANUAL DE ACCESS
DISEO DE UNA BASE DE DATOS ................................................................................................. 6
Conceptos bsicos del diseo de una base de datos................................................................ 6
Qu es un buen diseo de base de datos? ................................................................................ 6
El proceso de diseo ........................................................................................................................... 7
Determinar la finalidad de la base de datos ................................................................................ 8
Buscar y organizar la informacin necesaria............................................................................... 8
Dividir la informacin en tablas ....................................................................................................... 9
Convertir los elementos de informacin en columnas ............................................................ 11
Especificar claves principales ......................................................................................................... 12
Crear relaciones entre las tablas................................................................................................... 13
Crear una relacin de uno a varios .............................................................................................. 14
Crear una relacin de varios a varios .......................................................................................... 15
Crear una relacin de uno a uno................................................................................................... 17
Ajustar el diseo ................................................................................................................................ 18
AJUSTAR LA TABLA PRODUCTOS.................................................................................................. 18
Aplicar las reglas de normalizacin .............................................................................................. 19
Crear tablas en una base de datos............................................................................................... 21
Qu es una tabla?............................................................................................................................ 21
Crear una tabla nueva...................................................................................................................... 22
Crear una tabla en una nueva base de datos ........................................................................... 22
Crear una tabla en una base de datos existente ..................................................................... 22
Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla.................................................................... 22
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos.......................................................... 23
Definir explcitamente el tipo de datos ....................................................................................... 24
Definir explcitamente el formato ................................................................................................. 25

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Abrir el panel Lista de campos ...................................................................................................... 26
Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos.......................................... 28
Guardar una tabla ............................................................................................................................. 31
Definir la clave principal .................................................................................................................. 31
Cambiar a la vista Diseo ............................................................................................................... 32
Establecer o cambiar la clave principal ....................................................................................... 32
Quitar la clave principal ................................................................................................................... 32
Definir las propiedades de los campos........................................................................................ 33
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseo .................................. 34
Definir las propiedades de las tablas ........................................................................................... 37
Relaciones de tablas ......................................................................................................................... 39
Tipos de relaciones de tabla ........................................................................................................... 40
Por qu crear relaciones de tabla? ............................................................................................. 41
Descripcin de la integridad referencial...................................................................................... 42
Ver relaciones de tabla .................................................................................................................... 43
Crear una relacin de tabla ............................................................................................................ 44
Crear una relacin de tabla mediante el panel Lista de campos......................................... 46
Eliminar una relacin de tabla ....................................................................................................... 48
Cambiar una relacin de tabla ....................................................................................................... 48
Establecer el tipo de combinacin ................................................................................................ 50
Exigir integridad referencial ........................................................................................................... 52
Configurar las opciones en cascada ............................................................................................. 53
FORMULARIOS .................................................................................................................................... 55
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario .................................................... 55
Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido .................... 56
Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios

elementos ............................................................................................................................................ 57
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Crear un formulario mediante el Asistente para formularios ............................................... 57
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco................................. 57
Obtener informacin sobre los controles .................................................................................... 59
Descripcin de los diseos de controles ..................................................................................... 60
Obtener informacin sobre la vista Presentacin y la vista Diseo .................................... 63
Ajustar un formulario en la vista Presentacin......................................................................... 63
Ajustar un formulario en la vista Diseo .................................................................................... 64
Agregar controles a un formulario................................................................................................ 65
Crear un formulario con fichas ...................................................................................................... 66
Crear un formulario dividido........................................................................................................... 69
ESTABLECER LAS PROPIEDADES DE UN FORMULARIO DIVIDIDO .................................... 70
FIJAR LA POSICIN DEL SEPARADOR DE FORMULARIO....................................................... 71
Obtener informacin sobre los subformularios......................................................................... 72
Crear un subformulario arrastrando un formulario hasta otro ............................................ 74
Crear un formulario que contiene dos subformularios ........................................................... 75
Crear un formulario que contiene subformularios anidados................................................. 76
INFORMES ............................................................................................................................................ 77
DECIDIR QU DATOS DEBEN COLOCARSE EN CADA SECCIN DEL INFORME ............. 78
DECIDIR CMO ORGANIZAR LOS DATOS DE DETALLE ........................................................ 79
Utilizar diseos de controles para alinear los datos ................................................................ 81
AGREGAR SECCIONES DE ENCABEZADO O DE PIE A UN INFORME O UNA PGINA ... 82
Crear informes sencillos .................................................................................................................. 85
Crear un informe mediante el Asistente para informes ......................................................... 86
Obtener informacin sobre los controles .................................................................................... 88
Ajustar el informe en la vista Diseo........................................................................................... 90
Agregar controles al informe .......................................................................................................... 91
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Ver el informe ..................................................................................................................................... 92
Imprimir el informe ........................................................................................................................... 95
Enviar el informe por correo electrnico .................................................................................... 95
Crear un informe agrupado o un informe de resumen........................................................... 96
Secciones de un informe ................................................................................................................. 98
Crear un nuevo informe agrupado mediante el Asistente para informes ....................... 100
Ordenar y resumir registros ......................................................................................................... 103
Agregar campos u otros controles a un informe existente ................................................. 106
Agregar o modificar el agrupamiento y la ordenacin en un informe existente .......... 107
Crear y utilizar subinformes ......................................................................................................... 117
Subformularios de un informe ..................................................................................................... 119
AGREGAR A UN INFORME UNA TABLA O CONSULTA COMO HOJA DE DATOS ............. 125
CONSULTAS ........................................................................................................................................ 127
Reglas de validacin ....................................................................................................................... 132
TIPOS DE REGLAS DE VALIDACIN .......................................................................................... 133
DNDE USAR LAS REGLAS DE VALIDACIN .......................................................................... 133
LO QUE SE PUEDE INCLUIR EN UNA REGLA DE VALIDACIN ................................... 133

Validar los datos de un campo .................................................................................................... 134
PROBAR LAS REGLAS DE VALIDACIN MEDIANTE UNA CONSULTA............................... 135
Validar datos al escribirlos en un formulario .......................................................................... 136
Referencia a las reglas de validacin ........................................................................................ 137
EJEMPLOS DE REGLAS DE VALIDACIN .................................................................................. 137
SINTAXIS DE LAS REGLAS DE VALIDACIN COMUNES .............................................. 138

USAR CARACTERES COMODN EN LAS REGLAS DE VALIDACIN............................ 140
Ms Formularios ............................................................................................................................... 141
El asistente para formularios ................................................................................................... 142

Editar datos de un formulario .................................................................................................. 145
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La pestaa Diseo de formulario ............................................................................................ 147
Temas .............................................................................................................................................. 149
El grupo Controles ....................................................................................................................... 150
Subformularios ............................................................................................................................. 153
Trabajar con controles (Seleccionar controles). ................................................................ 154
Consultas............................................................................................................................................ 157
Crear una consulta ...................................................................................................................... 158

La Vista Diseo ............................................................................................................................. 159
Aadir campos .............................................................................................................................. 160
Definir campos calculados......................................................................................................... 160
Encabezados de columna .......................................................................................................... 161
Seleccionar filas ........................................................................................................................... 162
Consultas con parmetros .................................................................................................. 163
Las consultas multitabla ............................................................................................................ 165
Combinar tablas ........................................................................................................................... 165
La composicin externa ............................................................................................................. 166
Las consultas de resumen ............................................................................................................ 168
Definicin........................................................................................................................................ 168
Las funciones de agregado ....................................................................................................... 169
Agrupar registros ......................................................................................................................... 171
Incluir expresiones ................................................................................................................. 171
Incluir criterios de bsqueda ............................................................................................ 172
Las consultas de referencias cruzadas...................................................................................... 172
Introduccin .................................................................................................................................. 172

El asistente para consultas de referencias cruzadas ........................................................ 174
La Vista Diseo ............................................................................................................................. 178
Consultas de accin ........................................................................................................................ 178
Consultas de creacin de tabla ................................................................................................... 178
Consultas de actualizacin............................................................................................................ 181
Consulta de datos anexados ........................................................................................................ 183
Consulta de eliminacin................................................................................................................. 185

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DISEO DE UNA BASE DE DATOS
Conceptos bsicos del diseo de una base de datos
Una base de datos correctamente diseada permite obtener acceso a informacin exacta
y actualizada. Puesto que un diseo correcto es esencial para lograr los objetivos fijados
para la base de datos, parece lgico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los
principios de un buen diseo ya que, en ese caso, es mucho ms probable que la base de
datos termine adaptndose a sus necesidades y pueda modificarse fcilmente.
Microsoft Office Access 2010 organiza la informacin en tablas, que son listas y
columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de clculo de
Microsoft Office Excel 2010. Una base de datos simple puede que slo contenga una
tabla, pero la mayora de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podra
tener una tabla con informacin sobre productos, otra con informacin sobre pedidos y
una tercera con informacin sobre clientes.
Cada fila recibe tambin el nombre de registro y cada columna se denomina tambin
campo. Un registro es una forma lgica y coherente de combinar informacin sobre
alguna cosa. Un campo es un elemento nico de informacin: un tipo de elemento que
aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o
registro contendra informacin sobre un producto, y cada columna contendra algn dato
sobre ese producto, como su nombre o el precio.
Qu es un buen diseo de base de datos?
El proceso de diseo de una base de datos se gua por algunos principios. El primero de
ellos es que se debe evitar la informacin duplicada o, lo que es lo mismo, los datos
redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se
produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que
la informacin sea correcta y completa. Si la base de datos contiene informacin
incorrecta, los informes que recogen informacin de la base de datos contendrn
tambin informacin incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos
informes estarn mal fundamentadas.
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Un buen diseo de base de datos es, por tanto, aqul que:

Divide la informacin en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
Proporciona a Access la informacin necesaria para reunir la informacin de las tablas
cuando as se precise.
Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la informacin.
Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generacin de informes.
El proceso de diseo
El proceso de diseo consta de los pasos siguientes:
Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudar a estar preparado para los dems pasos.
Buscar y organizar la informacin necesaria
Rena todos los tipos de informacin que desee registrar en la base de datos,
como los nombres de productos o los nmeros de pedidos.
Dividir la informacin en tablas
Divida los elementos de informacin en entidades o temas principales, como
Productos o Pedidos. Cada tema pasar a ser una tabla.
Convertir los elementos de informacin en columnas
Decida qu informacin desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se
convertir en un campo y se mostrar como una columna en la tabla. Por ejemplo,
una tabla Empleados podra incluir campos como Apellido y Fecha de contratacin.
Especificar claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se
utiliza para identificar inequvocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de
pedido.
Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida cmo se relacionan los datos de una tabla con las
dems tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las
relaciones segn sea necesario.
Ajustar el diseo
Analice el diseo para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros
con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las
tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseo.
Aplicar las reglas de normalizacin
Aplique reglas de normalizacin de los datos para comprobar si las tablas estn
estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.
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Determinar la finalidad de la base de datos
Es conveniente plasmar en papel el propsito de la base de datos: cmo piensa utilizarla

y quin va a utilizarla. Para una pequea base de datos de un negocio particular, por
ejemplo, podra escribir algo tan simple como "La base de datos de clientes contiene una
lista de informacin de los clientes para el envo masivo de correo y la generacin de
informes". Si la base de datos es ms compleja o la utilizan muchas personas, como
ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podra definirse fcilmente en
uno o varios prrafos y debera incluir cundo y cmo va a utilizar cada persona la base
de datos. La idea es desarrollar una declaracin de intenciones bien definida que sirva
de referencia durante todo el proceso de diseo. Esta declaracin de intenciones le
permitir centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.
Buscar y organizar la informacin necesaria
Para buscar y organizar la informacin necesaria, empiece con la informacin existente.

Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la
informacin de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede reunir esos
documentos y enumerar cada tipo de informacin que contienen (por ejemplo, cada
casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que disear
uno para registrar la informacin de los clientes. Qu informacin incluira en el
formulario? Qu casillas creara?
Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que
guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podra contener un nombre de cliente, su
direccin, ciudad, provincia, cdigo postal y nmero de telfono. Cada uno de estos
elementos representa una columna posible de una tabla.
Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente,
enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien ms va a utilizar la base de datos,
pdale tambin su opinin. Ms tarde podr ajustar la lista.
A continuacin, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir

con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos
que contenga las ventas por regin, o un informe de resumen de inventario con los niveles
de inventario de los productos. Es posible que tambin desee generar cartas modelo para
envirselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Disee el
informe en su imaginacin y piense cmo le gustara que fuera. Qu informacin incluira
en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y
para cualquier otro informe que tenga pensado crear.
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Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudar a

identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo,
que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones
peridicas de correo electrnico y desea imprimir un listado de los que han decidido
inscribirse. Para registrar esa informacin, agrega una columna "Enviar corr eo
electrnico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en S o No.
La necesidad de enviar mensajes de correo electrnico a los clientes implica la inclusin de

otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrnico,
tendr que conocer tambin la direccin de correo electrnico a la que stos deben
enviarse. Por tanto, tendr que registrar una direccin de correo electrnico para cada
cliente.
Parece lgico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qu

elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo,
puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las
abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendr que crear un elemento
de saludo. Adems, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado Sr.
Garca", en lugar de "Estimado Sr. Miguel ngel Garca". Esto implicara almacenar el
apellido independientemente del nombre.
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de informacin
en sus partes lgicas ms pequeas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el
apellido, dividir el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe
por nombre, por ejemplo, sera til que el apellido de los clientes estuviera almacenado de
forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a
partir de un elemento de informacin, debe incluir ese elemento en su propio campo.
Piense en las preguntas que le gustara que la base de datos contestara. Por ejemplo,
cuntas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? Dnde viven sus
mejores clientes? Quin es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas
preguntas le ayudar a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.
Una vez reunida esta informacin, ya puede continuar con el

paso siguiente.
Dividir la informacin en tablas
Para dividir la informacin en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por
ejemplo, despus de buscar y organizar la informacin de una base de datos de ventas de
productos, la lista preliminar podra ser similar a la siguiente:
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Las entidades principales mostradas aqu son los productos, los proveedores, los clientes
y los pedidos. Por tanto, parece lgico empezar con estas cuatro tablas: una para los
datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para los datos
sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista,
es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseo
correcto.
Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podra estar tentado a
incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas
en la ilustracin anterior. A continuacin le explicaremos por qu eso no es una
buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuacin:
En este caso, cada fila contiene informacin sobre el producto y su proveedor. Como hay
muchos productos del mismo proveedor, la informacin del nombre y la direccin del
proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco.
Registrar la informacin del proveedor una sola vez en u na tabla Proveedores
distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solucin mucho mejor.
Otro problema de este diseo surge cuando es necesario modificar la informacin del
proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la direccin de un proveedor.
Como sta aparece en muchos lugares, podra sin querer cambiar la direccin en un lugar y
olvidarse de cambiarla en los dems lugares. Ese problema se resuelve registrando la
informacin del proveedor en un nico lugar.
Cuando disee la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si
descubre que est repitiendo la misma informacin en varios lugares, como la direccin de
un determinado proveedor, coloque esa informacin en una tabla distinta.
Por ltimo, suponga que el proveedor Bodega Sol slo suministra un producto y desea
eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la informacin de
direccin. Cmo eliminara el producto sin perder la informacin del proveedor? No puede.
Como cada registro contiene datos sobre un producto, adems de datos sobre un
proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos
separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la informacin sobre los productos y
otra tabla para la informa cin sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto
slo se eliminaran los datos del producto y no los datos del proveedor.
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Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben
almacenar datos nicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos slo debe
contener datos de productos. Como la direccin del proveedor es un dato del proveedor,
pertenece a la tabla de proveedores.
Convertir los elementos de informacin en columnas
Para determinar las columnas de una tabla, decida qu informacin necesita

registrar sobre el tema representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes,
una buena lista de columnas iniciales sera Nombre, Direccin, Ciudad-Provincia-Cdigo
postal, Enviar correo electrnico, Saludo y Correo electrnico. Cada
Registro de la tabla contiene el mismo nmero de columnas, por lo que puede almacenar
informacin sobre el nombre, direccin, ciudad-provincia-cdigo postal, envo de correo
electrnico, saludo y direccin de correo electrnico para cada registro. Por ejemplo, la
columna de direccin podra contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendr
datos sobre un cliente y el campo de direccin, la direccin de ese cliente.
Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar
con mayor precisin las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de
los clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar,
buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la direccin consta en realidad de cinco
componentes distintos: direccin, ciudad, provincia, cdigo postal y pas o regin, y parece
lgico tambin almacenarlos en columnas distintas. Si desea realizar, por ejemplo,
una bsqueda o una operacin de ordenacin o filtrado por provincia, necesita que la
informacin de provincia est almacenada en una columna distinta.
Debe considerar tambin si la base de datos va a contener informacin slo de procedencia
nacional o internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es
preferible tener una columna Regin en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir
provincias del propio pas y regiones de otros pases o regiones. De igual forma, es ms
lgico incluir una columna Regin en lugar de Comunidad Autnoma si va a almacenar
direcciones internacionales.
En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas
de la base de datos.
No incluya datos calculados
En la mayora de los casos, no debe almacenar el resultado de los clculos en las
tablas. En lugar de ello, puede dejar que Access realice los clculos cuando desee
ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo
pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada categora de
producto de la base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que
contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla Productos contiene
una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido
de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se
imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en
una tabla.
Almacene la informacin en sus partes lgicas ms pequeas
Puede ceder a la tentacin de habilitar un nico campo para los nombres
completos o para los nombres de productos junto con sus descripciones. Si
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combina varios tipos de informacin en un campo, ser difcil recuperar datos
individuales ms adelante. Intente dividir la informacin en partes lgicas. Por
ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del
producto, la categora y la descripcin.
Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave
principal de cada tabla.
Especificar claves principales
Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen
inequvocamente cada fila almacenada en la tabla. sta suele ser un nmero de
identificacin exclusivo, como un nmero de identificador de empleado o un nmero de
serie. En la terminologa de bases de datos, esta informacin recibe el nombre de clave
principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar
rpidamente datos de varias tablas y reunir automticamente esos datos.
Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un nmero de producto

que identifica inequvocamente cada producto del catlogo, puede utilizar ese
identificador como clave principal de la tabla, pero slo si los valores de esa columna son
siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave
principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que
los nombres no son exclusivos. Es muy fcil que dos personas tengan el mismo nombre en
la misma tabla.
Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede
quedar sin asignar o vaco
(Porque no se conoce) en algn momento, no puede utilizarlo como componente de
una clave principal.
Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con
varias tablas, la clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las dems
tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse tambin a todos los lugares
donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie reduce la
posibilidad de que se pierda su sincronizacin con las otras tablas en las que se hace
referencia a ella.
A menudo, se utiliza como clave principal un nmero nico arbitrario. Por ejemplo, puede
asignar a cada pe dido un nmero de pedido distinto. La nica finalidad de este nmero de
pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.
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Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una
buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de
datos Autonumrico. Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumrico, Access asigna
automticamente un valor. Este tipo de identificador no es "fctico", es decir, no contiene
informacin objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son
perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una clave principal que
contiene datos sobre una fila, como un nmero de telfono o el nombre de un cliente,
es ms probable que cambie, ya que la propia informacin "fctica" podra cambiar.
Una columna establecida en el tipo de datos Autonumrico suele constituir una buena
clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o ms campos juntos como
clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga
artculos de lnea de pedidos tendra dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id.
de producto. Cuando una clave principal est formada por ms de una columna se
denomina clave compuesta.
Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumrica para
cada una de las tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla
Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores
para la tabla Proveedores.
Crear relaciones entre las tablas
Ahora que ha dividido la informacin en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la

informacin de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye informacin
de varias tablas.
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La informacin de este formulario procede de la
tabla Clientes... ...la tabla Empleados...

...la tabla Pedidos...
...la tabla Productos...
...y la tabla Detalles de pedidos.
Access es un sistema de administracin de bases de datos relacionales. En una base de

datos relacional, la informacin se divide en tablas distintas en funcin del tema. A
continuacin, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la informacin segn se
precise.
Crear una relacin de uno a varios
Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos
de productos. Un proveedor puede suministrar cualquier nmero de productos y,
por consiguiente, para cada proveedor.
Representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la

tabla Productos. La relacin entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto,
una relacin de uno a varios.
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Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos, tome la
clave principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como columna o columnas
adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relacin. En este caso, por ejemplo,
agregara la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Access
utilizara entonces el nmero de identificador de proveedor de la tabla Productos
para localizar el proveedor correcto de cada producto.
La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave
externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla
Productos en una clave externa porque tambin es la clave principal en la tabla
Proveedores.
El punto de partida para la unin de tablas relacionadas se proporciona

estableciendo parejas de claves principales y claves externas. Si no est seguro de las
tablas que deben compartir una columna comn, al identificar una relacin de uno a varios
se asegurar de que las dos tablas implicadas requerirn una columna compartida.
Crear una relacin de varios a varios
Considere la relacin entre la tabla Productos y la

tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto puede
aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber
varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede
haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relacin se denomina relacin de
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varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido
puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios
a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relacin.
Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relacin de varios a
varios. Esto presenta un problema. Para comprender el problema, imagine qu sucedera
si intenta crear la relacin entre las dos tablas.
Agregando el campo Id. De producto a la tabla Pedidos. Para que haya ms de un producto
por pedido, necesita ms de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese
caso, tendra que repetir la informacin de pedido para cada fila relacionada con un nico
pedido, lo que dara lugar a un diseo ineficaz que podra producir datos inexactos. El
mismo problema aparece si coloca el campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendra
varios registros en la tabla Productos para cada producto. Cmo se soluciona este
problema?
La solucin a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la
relacin de varios a varios en dos relaciones de uno a varios. Insertara la clave principal de
cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registrara
todas las apariciones o instancias de la relacin.
Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artculo de lnea de un

pedido. La clave principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las
claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. De pedido no se puede
utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artculos de
lnea. El identificador de pedido se repite para cada artculo de lnea del pedido, por lo
que el campo no contiene valores nicos. Tampoco servira utilizar solamente el campo
Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos
campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro.
En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se
relacionan directamente entre s, sino indirectamente a travs de la tabla Detalles de
pedidos. La relacin de varios a varios entre los pedidos y los productos se representa en
la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios:
La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relacin de uno a varios.
Cada pedido tiene varios artculos de lnea, pero cada artculo est asociado a un nico
pedido.
La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relacin de uno a varios.
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Cada producto puede tener varios artculos asociados, pero cada artculo de lnea hace
referencia nicamente a un producto.
Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un
determinado pedido, as como todos los pedidos de un determinado producto.
Despus de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sera
similar a la siguiente:
Crear una relacin de uno a uno
Otro tipo de relacin es la relacin de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita
registrar informacin complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que
slo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la informacin con frecuencia, y
como almacenar la informacin en la tabla Productos creara un espacio vaco para todos
los productos que no necesitan esa informacin, la coloca en una tabla distinta. Al igual
que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave principal. La
rela cin entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relacin de uno a
uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un nico registro coincidente en la tabla
complementaria. Cuando identifique esta relacin, ambas tablas deben compartir un
campo comn.
Cuando necesite crear una relacin de uno a uno en la base de datos, considere si
puede incluir la informacin de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por
algn motivo (quizs porque se creara una gran cantidad de espacio vaco), puede
representar esa relacin en su diseo guindose por las pautas siguientes:
Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podr definir la relacin
utilizando la misma clave principal en ambas tablas.
Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de
las tablas (cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave
externa.
Determinar las relaciones entre las tablas le ayudar a asegurarse de que tiene las tablas
y columnas correctas. Cuando existe una relacin de uno a uno o de uno a varios, las
tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relacin es
de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relacin.
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Ajustar el diseo
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las
tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la informacin: creando
consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitir encontrar posibles
problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvid insertar durante la
fase de diseo, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.
Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree
formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos segn lo
previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y, si encuentra alguno,
modifique el diseo para eliminar la duplicacin.
Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dar cuenta de que se puede
mejorar. stas son algunas comprobaciones que puede hacer:
Olvid incluir alguna columna? Y, en ese caso, pertenece la informacin a alguna de
las tablas existentes?
Si se trata de informacin sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una
columna para cada elemento de informacin que desee registrar. Si la informacin no
se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva
columna para esa informacin.
Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos
existentes? Si un elemento de informacin se puede calcular a partir de otras
columnas existentes (como un descuento calculado a partir del precio de venta al
pblico), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una nueva
columna.
Ha proporcionada informacin duplicada en alguna de las tablas? Si es as,
probablemente tendr que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relacin de uno
a varios.
Tiene tablas con muchos campos, un nmero limitado de registros y muchos
campos vacos en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a
disear la tabla de forma que tenga menos campos y ms registros.
Ha dividido cada elemento de informacin en sus partes lgicas ms
pequeas? Si necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un
elemento de informacin, incluya ese elemento en su propia columna.
Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene
informacin sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.
Estn representadas todas las relaciones entre las tablas mediante campos
comunes o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios
requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera
tabla.
AJUSTAR LA TABLA PRODUCTOS
Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a

una categora general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podra
incluir un campo que mostrara la categora de cada producto.
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Suponga que despus de examinar y ajustar el diseo de la base de datos, decide
almacenar una descripcin de la categora junto con su nombre. Si agrega un campo
Descripcin de categora a la tabla Productos, tendra que repetir la descripcin de cada
categora para cada producto perteneciente a dicha categora, lo cual no es una buena
solucin.
Una solucin mejor es convertir las categoras en un nuevo tema de la base de datos,
con su propia tabla y su propia clave principal. A continuacin, puede agregar la
clave principal de la tabla Categoras a la tabla Productos como clave externa.
Las tablas Categoras y Productos tienen una relacin de uno a varios: una categora
puede incluir varios productos, pero un producto pertenece nicamente a una categora.
Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles.
Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:
Id. de producto
Nombre
Id1 de producto
Nombre1
Id2 de producto
Nombre2
Id3 de producto
Nombre3
Aqu, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los
dems solamente por el nmero agregado al final del nombre de columna. Si tiene
columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseo.
Un diseo como ste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un lmite
mximo de nmero de productos. En cuanto supere ese lmite, deber agregar un nuevo
grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea administrativa
importante.
Otro problema es que se malgastar el espacio en aquellos proveedores que tengan

menos que el nmero mximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarn
en blanco. El defecto ms grave de este diseo es que muchas tareas son difciles de
realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre.
Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseo con vistas a
dividir la tabla en dos. En el ejemplo anterior, sera conveniente usar dos tablas, una
para proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de proveedor.
Aplicar las reglas de normalizacin
En el siguiente paso del diseo, puede aplicar las reglas de normalizacin de datos
(denominadas a veces simplemente reglas de normalizacin). Estas reglas sirven para
comprobar si las tablas estn estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las
reglas al diseo de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o,
simplemente, normalizacin.
La normalizacin es ms til una vez representados todos los elementos de informacin y
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despus de haber definido un diseo preliminar. La idea es asegurarse de que se han
dividido los elementos de informacin en las tablas adecuadas. Lo que la normalizacin
no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para
empezar a trabajar.
Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseo
adopta lo que se conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente
aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este artculo se
abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayora de los
diseos de base de datos.
PRIMERA FORMA NORMAL
La primera forma normal establece que en cada interseccin de fila y columna de la tabla
existe un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo
denominado Precio en el que se incluya ms de un precio. Si considera cada interseccin
de filas y columnas como una celda, cada celda slo puede contener un valor.
SEGUNDA FORMA NORMAL
La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por
completo de toda la clave principal y no slo de parte de la clave. Esta regla se aplica
cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo,
que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de
producto forman la clave principal:
Id. de pedido (clave principal)
Id. de producto (clave principal)
Nombre de producto
Este diseo infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de
producto depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende
de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece
a una tabla diferente (a la tabla Productos).
TERCERA FORMA NORMAL
La tercera forma normal exige no slo que cada columna que no sea clave dependa de
toda la clave principal, sino tambin que las columnas que no sean clave sean
independientes unas de otras.
O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave
principal y nada ms que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las
siguientes columnas:
IdProducto (clave principal)
Nombre
PVP
Descuento
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Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al pblico (PVP)
sugerido. Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna
que no es clave, la columna Descuento, depende de otra columna que no es clave, la
columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder cambiar
cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si
cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiara en consecuencia e
infringira esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya
clave sea PVP.
Crear tablas en una base de datos
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de
filas y columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos
para almacenar una lista de nombres, direcciones y nmeros de telfono, o una tabla
Productos para almacenar informacin sobre productos. Siempre debe empezar a disear
una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos de base
de datos.
En este artculo se explica cmo crear tablas. Aprender a crear una tabla, a agregar
campos a la tabla y a definir la clave principal de una tabla. Obtendr tambin informacin
sobre los tipos de datos y sobre el modo de definir propiedades de los campos y de la tabla.
Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y disear la base de
datos para determinar las tablas que necesita.
Qu es una tabla?
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada
registro de una tabla contiene informacin sobre un elemento, como un determinado
empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una direccin y un nmero
de telfono. Los registros se suelen denominar tambin filas y los campos, columnas.
Registro o fila
Campo o Columna
La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con informacin sobre
un tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes
tipos, como texto, nmeros, fechas e imgenes.
En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes
que puede crear.
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones
Un catlogo de los productos en venta con precios e imgenes de cada artculo
Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos
Un inventario de equipo o stock disponible
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Debe planear y disear la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un
diseo correcto y evitar as tener que realizar muchos cambios posteriormente. Para
obtener informacin sobre cmo planear y disear una base de datos, vea el artculo
Conceptos bsicos del diseo de una base de datos.
Crear una tabla nueva
Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener slo una tabla,
pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva
base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de
la base de datos, incluidas las tablas.
Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una
base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos,
como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word
2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva
Base de datos en blanco, se inserta automticamente una nueva tabla vaca. A

continuacin, puede escribir datos para empezar a definir los campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la
ubicacin, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicacin.
3. Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en
la vista Hoja de datos.
Crear una tabla en una base de datos existente
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.
Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla
Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir
de una de las plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007.
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Las plantillas de tablas se disearon para que fueran compatibles con las listas de Windows
SharePoint Services 3.0 del mismo nombre.

3. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a
continuacin, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.
Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Los elementos de informacin de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan

en campos (denominados tambin columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos
podra crear campos para el apellido, el nombre, el nmero de telfono y la direccin,
entre otros. Para una tabla Productos, podra crear campos para el nombre del producto,
el identificador del producto y el precio.
Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un
campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007
calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la
informacin en sus partes ms pequeas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un
nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla
general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar bsquedas o clculos con un
elemento de informacin, ponga ese elemento en una columna independiente. Para
obtener ms informacin sobre el diseo de una base de datos y la seleccin de campos,
vea el artculo Conceptos bsicos del diseo de una base de datos.
Un campo tiene determinadas caractersticas que lo definen. Por ejemplo, cada campo
tiene un nombre que lo identifica inequvocamente dentro de la tabla. Tambin tiene un
tipo de datos en consonancia con la informacin que almacena. El tipo de datos
determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar,
as como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada
campo tiene tambin un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las
caractersticas formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato
define el formato de presentacin del campo, es decir, qu apariencia tendr cuando se
muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede
agregar inmediatamente un campo escribiendo informacin en la columna Agregar
nuevo campo.
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Agregar un nuevo campo a una tabla existente

3. En el panel de exploracin, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
4. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo
campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

3. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.
Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
4. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo
campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007/2010 utilizar la
informacin especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si
escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007/2010 examina la
informacin especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de datos del
campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la
informacin especificada, define el tipo de datos en Texto.
Office Access 2007/2010 puede definir la propiedad Formato, segn los datos que
especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y
la propiedad Formato como hora mediana.
Si desea definir explcitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la
opcin proporcionada por Office Access 2007/2010, debe utilizar los comandos del grupo
Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos.
Definir explcitamente el tipo de datos
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de
datos.
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2. Haga clic en el tipo de datos que desee.
Definir explcitamente el formato
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en

Formato.
2. Haga clic en el formato que desee.
Cuando agrega un campo escribiendo informacin en la celda situada debajo del ttulo
Agregar nuevo campo, Office Access 2007/2010 asigna automticamente un nombre al
campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el primer campo, Campo2 para el
segundo campo, y as sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo ms
descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botn secundario del
mouse (ratn) en su ttulo y haciendo clic despus en Cambiar nombre de columna en el
men contextual.
Los nombres de campo pueden contener un mximo de 64 caracteres (letras o nmeros),

incluidos espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que
pueda identificarlos fcilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar
nombres de campo como Apellido, Direccin y Telfono particular.
Agregar campos mediante plantillas de campos
Algunas veces es ms sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que
crearlo manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir
un campo de una lista predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de
campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para
crear un nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel Plantillas
de campos y, a continuacin, arrastrar y colocar una o varias plantillas en la tabla abierta
en la vista Hoja de datos.
Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de caractersticas y propiedades que
describen un campo. La definicin de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un
tipo de datos, una configuracin de la propiedad de formato del campo y un nmero de
propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como
punto de partida para crear un nuevo campo.
1. Asegrese de que la tabla est en la vista Hoja de datos.
2. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo
campo.
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Aparece el panel Plantillas de campos.

3. Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrstrelos a la
tabla. Cuando aparezca la lnea de insercin, coloque el campo en su posicin.
El campo aparece en la hoja de datos.
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual
puede crear un nuevo campo. Pero ste no es el nico punto de partida desde el que
puede crear un nuevo campo. Adems de crear un nuevo campo desde una plantilla de
campo, puede crearlo tambin desde un campo existente en otra tabla.
Agregar un campo de una tabla existente
Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra
tabla. De hecho, es muy probable que algunas de estas tablas estn relacionadas. En una
base de datos relacional, la informacin se almacena en tablas distintas basadas en
temas y, despus, se definen relaciones que proporcionan al sistema de administracin
de bases de datos lo que necesita para reunir la informacin segn se precise. Office
Access 2007/2010 permite crear un nuevo campo agregndolo de otra tabla relacionada
o de otra tabla para la que no se ha creado una relacin. El campo se agrega mediante la
lista de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas de la base de datos.
Abrir el panel Lista de campos

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3. En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo
existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
4. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar
campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos
agrupadas en categoras. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se
muestran dos categoras en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas
relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categora contiene
todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relacin. La segunda categora
contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relacin.
Al hacer clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los
campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el
campo que desee del panel Lista de campos en la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo desde el panel Lista de campos

3. En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo
existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.

5. Haga clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de
esa tabla.
6. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de
datos.
7. Cuando aparezca la lnea de insercin, coloque el campo en su posicin.
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Se inicia el Asistente para bsquedas.

8. Siga las instrucciones para utilizar el asistente.
Cuando termine de utilizar el asistente, aparecer el campo en la tabla en la vista Hoja de
datos.
NOTA Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y despus
se utiliza el Asistente para bsquedas, se crea automticamente una relacin de uno a
varios entre la tabla de la Lista de campos y la tabla abierta.
Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos
Office Access 2007 2 0 1 0 suele detectar correctamente el tipo de datos para un

campo creado en la vista Hoja de datos. Algunas veces, sin embargo, tendr que
modificar la decisin tomada por Access. Por ejemplo, si tiene dos identificadores de
producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador
numrico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la caracterstica de
deteccin automtica de tipos de datos definir un tipo de datos numrico para el
campo. Sin embargo, slo se deben utilizar tipos de datos numricos para los campos
que participan en clculos aritmticos. Normalmente, los identificadores como un
identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.
Si desea definir explcitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando
la opcin proporcionada por Office Access 2007/2010, debe utilizar los comandos del
grupo Formato y tipo de datos de la ficha Datos.
Definir explcitamente el tipo de datos
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de
datos.
2. Haga clic en el tipo de datos que desee.

Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de
datos correcto.
Definir explcitamente el formato
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en

Formato.
2. Haga clic en el formato que desee.
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En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office
Access 2007 2010.
Tipo de datos Almacena Tamao
Texto Caracteres alfanumricos Hasta 255 caracteres.

Se utiliza para texto o para texto y nmeros que no se
emplean en clculos, como Id. De producto.
Memo Caracteres alfanumricos (con una longitud Hasta 1 gigabyte de

mayor de 255 caracteres) o texto con formato caracteres o 2 gigabytes
de texto enriquecido. de almacenamiento (2
bytes por carcter), de los
Se utiliza para texto que contiene ms de 255
cuales puede mostrar
caracteres o que utiliza formato de texto
65.535 caracteres en un
enriquecido. Las notas, las descripciones largas
control.
y los prrafos con formato como negrita o
cursiva son ejemplos comunes de datos para los
que se utilizara un campo Memo.
Nmero Valores numricos (enteros o valores 1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes

fraccionarios). cuando se utiliza para
Id. de rplica.
Se utiliza para almacenar nmeros utilizados en
clculos, salvo los valores monetarios, para los
que se utiliza el tipo de datos Moneda.
Fecha/Hor Fechas y horas. 8 bytes.

a
Se utiliza para almacenar valores de fecha y
hora. Tenga en cuenta que cada valor
almacenado contiene un componente de fecha y otro
de hora.
Moneda Valores monetarios. 8 bytes.
Se utiliza para almacenar

valores monetarios
(importes).
Autonumr Valor numrico nico que Office Access 2007 inserta 4 bytes o 16 bytes cuando se
ico automticamente cuando se agrega un registro. utiliza para Id. de rplica.
Se utiliza para generar valores exclusivos que se
puedan emplear como clave principal. Tenga en cuenta
que en los campos autonumricos los valores pueden
aumentar secuencialmente en un incremento
especificado o aleatoriamente.
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S/No Valores booleanos.
1 bit (8 bits = 1 byte).
Se utiliza para campos Verdadero/Falso que
pueden contener uno de dos valores posibles:
S/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.
Objeto Objetos OLE u otros datos binarios. Hasta 1 gigabyte.

OLE
Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras
aplicaciones de Microsoft Windows.
Datos adjuntos Fotografas, imgenes, archivos binarios, Para los datos adjuntos
archivos de Office. comprimidos, 2 gigabytes.
Es el tipo de datos que se prefiere para Para los datos adjuntos no
almacenar imgenes digitales y cualquier tipo comprimidos, alrededor de
de archivo binario. 700 k, segn la capacidad
de compresin de los datos
adjuntos.
Hipervnc Hipervnc Hasta 1 gigabyte de

ulo ulos. caracteres o 2 gigabytes de
Se utiliza para almacenar hipervnculos y almacenamiento (2 bytes
proporcionar acceso con un solo clic a pginas por carcter), de los cuales
Web a travs de una direccin URL (localizador puede mostrar 65.535
uniforme de recursos) o a archivos a travs de un caracteres en un control.
nombre en formato UNC (convencin de
nomenclatura universal). Puede crear tambin
vnculos a los objetos de Access almacenados en
una base de datos.
Asistent En realidad no es un tipo de datos; inicia el Basado en una tabla o

e para Asistente para bsquedas. consulta: el tamao de la
bsqued Se utiliza para iniciar el Asistente para columna asociada.
as bsquedas y crear un campo que utilice un Basado en un valor: el
cuadro combinado para buscar un valor de otra tamao del campo Texto
tabla, consulta o lista de valores. utilizado para almacenar el
valor.
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SUGERENCIA Para los nmeros de telfono, los nmeros de pieza y otros nmeros que
no se van a utilizar en clculos matemticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en
lugar del tipo de datos Nmero.
Para los tipos de datos Texto y Nmero, puede especificar con mayor detalle el tamao
del campo o el tipo de datos estableciendo un valor en el cuadro de propiedad
TamaoDelCampo.
Guardar una tabla
Despus de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseo. Cuando guarde una
tabla por primera vez, asgnele un nombre que describa la informacin que contiene.
Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o nmeros), incluidos espacios. Por ejemplo,
podra asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de piezas o Productos.
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en

Guardar o presione CTRL+G.
O bien,
Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a
continuacin, haga clic en Guardar en el men contextual.
O bien,
Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido.
2. Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a
continuacin, haga clic en
Aceptar.
Definir la clave principal
La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican
inequvocamente cada fila almacenada en la tabla. Normalmente, hay un nmero de
identificacin exclusivo, como un nmero de Id., un nmero de serie o un cdigo que
sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podra tener un
nmero de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sera, en ese caso, la clave
principal de la tabla.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias caractersticas. En primer
lugar, debe identificar inequvocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar
vaco ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o,
preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de cla ve principal para
reunir rpidamente los datos de varias tablas.
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea
automticamente un ndice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y
otras operaciones. Access comprueba tambin que cada registro tiene un valor en el
campo de clave principal y que ste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente
una clave principal y le asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos
Autonumrico. El campo est oculto en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la
vista Diseo.
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Cambiar a la vista Diseo
1. Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha del documento y, a
continuacin, haga clic en Vista
Diseo.
O bien,
Haga clic con el botn secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel
de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.
O bien,
Haga clic en Vista Diseo en la barra de estado de Access.
Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que
an no tiene ninguna, debe utilizar la vista Diseo.
Establecer o cambiar la clave principal
1. Abra la tabla en la vista Diseo.

2. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de
filas de cada campo.
3. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha

especificado como clave principal.
Quitar la clave principal

2. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese
campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de
todos los campos de la clave principal.
3. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
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El indicador de clave se quita del campo o campos que especific previamente como
clave principal.
NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le
pedir que cree una. Si elige S, se crea un campo Id. Con el tipo de datos Autonumrico
para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo
Autonumrico, Access lo utiliza como clave principal.
Definir las propiedades de los campos
Puede controlar la apariencia de la informacin, impedir que se especifiquen entradas

incorrectas, especificar valores predeterminados, agilizar las operaciones de bsqueda y
ordenacin y controlar otras caractersticas de la apariencia y del funcionamiento
definiendo propiedades de campo. Por ejemplo, puede aplicar formato a los nmeros
para facilitar su lectura o puede definir una regla de validacin que deba
satisfacerse para la informacin especificada en un campo.
El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por
ejemplo, la propiedad SloAnexar slo se aplica a un campo definido en el tipo de datos
Memo. No se puede definir esta propiedad en un campo con otro tipo de datos.
Access utiliza la definicin de las propiedades de un campo al consultar y editar los datos.
Por ejemplo, las propiedades Formato, MscaraDeEntrada y Ttulo afectan al modo en
que la informacin aparece en las hojas de datos de tabla y consulta. Asimismo, todos los
controles de los nuevos formularios o informes basados en los campos de la tabla
heredan de forma predeterminada la misma definicin de propiedades. Para definir el
valor predeterminado de un campo o exigir que el usuario especifique un valor, se usan
otras propiedades que Access obliga a respetar cuando se agregan o se editan datos de la
tabla.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos
1. Abra la tabla en la vista Hoja de datos.

2. Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad.
3. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los
siguientes comandos:
nica define la propiedad Indizado.

Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido
en S, se establece en
No. Si se ha definido en No, se
establece en S.
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En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para

definir otras propiedades de campo, debe abrir la tabla en la vista Diseo.
Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar la vista
Diseo.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseo

2. En la parte superior de la cuadrcula de diseo de la tabla, haga clic en el campo
para el que desea definir propiedades (o desplcese a ese campo mediante las teclas
de direccin).
3. Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrcula de
diseo de la tabla. El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden
definir.
4. En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el
cuadro de la propiedad del campo que desea definir. Tambin puede presionar F6 y
desplazarse a la propiedad con las teclas de direccin.
5. Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho
del cuadro de propiedad, haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de
valores de la propiedad.
Si desea disponer de ms espacio para proporcionar o modificar la configuracin de una

propiedad en el cuadro de propiedad, presione MAYS+F2 para mostrar el cuadro
Zoom. Si va a especificar una mscara de entrada o una expresin de validacin y desea
obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad para mostrar el generador
correspondiente.
6. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de
acceso rpido.
O bien,
Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla
y, a continuacin, haga clic en Guardar en el men contextual.
O bien,
Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en

Guardar o presione
CTRL+G.
En la tabla siguiente se proporciona informacin adicional sobre las propiedades de
campo Tamao Del Campo, Formato y Nuevos Valores.
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Descripcin
Texto Escriba un valor hasta un mximo de 255 caracteres. Los campos de

texto pueden tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de texto ms
grandes, utilice el tipo de datos Memo.
Nmero Seleccione una de las opciones siguientes:
Byte: para valores numricos comprendidos entre 0 y 255. El requisito de
Almacenamiento es de un solo byte.
Entero: para valores numricos comprendidos entre -32.768 y +32.768. El

Requisito de almacenamiento es de dos bytes.
Entero largo: para valores numricos comprendidos entre -2.147.483,648

y +2.147.483,647. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.
SUGERENCIA Utilice un entero largo para almacenar como clave
Externa el valor que aparece en el campo

Autonumrico de clave principal de otra tabla.
Simple: para valores numricos de punto flotante comprendidos entre -3,4

x 10 38 y +3,4 x 1038 y hasta siete dgitos significativos. El requisito de
Almacenamiento es de cuatro bytes.
Doble: para valores numricos de punto flotante comprendidos entre

-1,797 x 10308 y +1,797 x 10308 y hasta 15 dgitos
significativos. El requisito de almacenamiento es de ocho bytes.
Id. de rplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario

para la rplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en
cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la rplica.
Decimal: para valores numricos comprendidos entre -9,999... x 1027 y

+9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.
Autonumrico Seleccione una de las opciones siguientes:
Entero largo: para los valores numricos exclusivos comprendidos entre 1

hasta +2.147.483.648 cuando la propiedad de campo NuevosValores se
ha establecido en Incremento, y entre -2.147.483,648 y
+2.147.483,647 cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha
establecido en Aleatoria. El requisito de almacenamiento es de cuatro
bytes.
Id. de rplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario

para la rplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en
cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la rplica.
Fecha/Hora Seleccione uno de siguientes formatos de presentacin predefinidos:
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Fecha general: muestra el valor mediante una combinacin de la
configuracin de fecha corta y hora larga.
Fecha larga: muestra el valor utilizando la configuracin de fecha larga

definida en las opciones de configuracin regional y de idioma del Panel
de control.
Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd-mmm-aa (14-jul-

06, por ejemplo).
Fecha corta: muestra el valor utilizando la configuracin de fecha corta

definida en las opciones de configuracin regional y de idioma del Panel
de control.
Hora larga: muestra el valor utilizando la configuracin de hora definida en

las opciones de configuracin regional y de idioma del
Panel de control.
Hora mediana: muestra el valor utilizando el formato HH:MM PM., donde

HH es la hora, MM son los minutos y PM es a.m. o p.m. La hora puede
estar comprendida entre 1 y 12, y los minutos entre 0 y 59.
Hora corta: muestra el valor utilizando el formato HH:MM, donde HH es

la hora y MM son los minutos. La hora puede estar comprendida entre 0
y 23 y los minutos entre 0 y 59.
S/No Seleccione una de las opciones
siguientes: Verdadero/Falso: muestra
el valor como Verdadero o Falso.
S/No: muestra el valor como S o

NO En las opciones anteriores, Activado, Verdadero y S son
Equivalentes.
Autonumrico
Seleccione una de las opciones siguientes (slo
para el tipo de datos Autonumrico):
Incremento: inicia el valor en 1 y lo incrementa
en 1 para cada nuevo registro.
Aleatorio: empieza con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a cada
Nuevo registro.
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Definir las propiedades de las tablas
Adems de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda
la tabla y a todos los registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades
de la tabla.
Definir una propiedad de tabla

2. En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.
Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.

3. Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir.
4. Escriba un valor para la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles.
Utilice esta propiedad de tabla Para Proporcionar una descripcin de la tabla
Presentacin Predeterminada Definir la hoja de datos, la tabla dinmica o el grfico

dinmico como la vista predeterminada al abrirse la tabla.
Regla De Validacin Especificar una expresin que debe ser verdadera cuando se
Agregue o se modifique un registro.
Texto De Validacin Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la
Expresin de Regla De Validacin.
Filtro Definir criterios de modo que se muestren nicamente las filas coincidentes en la
Vista Hoja de datos.
Ordenar Por Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de
Ordenacin predeterminada de las filas en la vista Hoja de datos.
Nombre Hoja Secundaria De Datos
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Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista
Hoja de datos y, en caso afirmativo, qu tabla o consulta va a
proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.
Vincular Campos Secundarios
Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja

secundaria de datos que coinciden con el campo o los campos de
clave principal de esta tabla.
Vincular Campos Principales Mostrar el campo o los campos de clave principal de

esta tabla que coinciden con los campos secundarios de la hoja
secundaria de datos.
Alto Hoja Secundaria De Datos

Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas
disponibles de la hoja secundaria de datos (valor
predeterminado) al abrirse, o definir el alto de la ventana de hoja
secundaria de datos de modo que se muestre al abrirse.
Hoja Secundaria De Datos Expandida
Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al

abrirse la tabla.
Orientacin
Definir la orientacin de la vista, segn si el idioma se lee de izquierda a

derecha o de derecha a izquierda.
Mostrar Vistas En SharePoint Indicar si los formularios e informes asociados a esta
Tabla deben estar disponibles en el men Ver de Windows
SharePoint Services si la base de datos se ha publicado en un sitio

De SharePoint.
Filtrar Al Cargar Aplicar automticamente los criterios de filtro de la propiedad

Filtro (estableciendo su valor en S) cuando se abre la tabla en la
vista Hoja de datos.
Ordenar Por Al Cargar
Aplicar automticamente los criterios de ordenacin de la

propiedad Ordenar Por (estableciendo su valor en S)
Cuando se abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Si desea disponer de ms espacio para proporcionar o modificar un valor en el cuadro de

propiedad, presione MAYS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a definir la propiedad
Regla De Validacin en una expresin y desea obtener ayuda, haga clic en
situado junto al cuadro de propiedad Regla De Validacin para mostrar el
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Generador de expresiones..
5. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de

acceso rpido.
O bien,
Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a
continuacin, haga clic en Guardar en el men contextual.
O bien,
Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar

o presione
CTRL+G.
Relaciones de tablas
Uno de los objetivos de un buen diseo de base de datos es eliminar la redundancia de los
datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en
muchas tablas basadas en temas para que cada hecho est representado slo una vez. A
continuacin, se debe proporcionar a Microsoft Office Access
2007 los medios para recopilar de nuevo la informacin desglosada (esto se realiza
colocando campos comunes
en tablas que estn relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente,
primero deber comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuacin,
especificar dichas relaciones en la base de datos de Office Access 2007/2010.
Introduccin
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office
Access 2007/2010 los medios para recopilar de nuevo esa informacin cuando sea
necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que estn relacionadas y se
definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas,
formularios e informes que muestren a la vez la informacin de varias tablas. Por
ejemplo, el formulario que se muestra a continuacin incluye informacin recopilada de
varias tablas:
La informacin de este formulario procede de la tabla Clientes...

...la tabla Pedidos...
...la tabla Productos...
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...y la tabla Detalles de pedidos.
El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de
Id. de pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene
de la tabla Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla
Detalles del pedido. Estas tablas se vinculan entre s de varias formas para recopilar
informacin de cada una e incorporarla al formulario.
Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de
modo que muestren informacin acerca del mismo pedido. Esta coordinacin se lleva a
cabo mediante las relaciones de tablas. Una relacin de tabla hace coincidir los datos de los
campos clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora
de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que
proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave externa de la otra
tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son
responsables mediante la creacin de una relacin de tabla entre los campos Id. de
empleado en las tablas Empleados y Pedidos.
Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...

... y como clave externa.
Tipos de relaciones de tabla
Existen tres tipos de relaciones

de tabla.
Una relacin uno a varios
Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla
Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier nmero de
pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes
puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente,
la relacin entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relacin de uno a varios.
Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos,
tome la clave principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como un campo o
campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relacin. En este caso, por
ejemplo, agregara un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla
Pedidos y le denominara Id. de cliente. Access utilizara entonces el nmero de
identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada
producto.
Una relacin de varios a varios
Considere la relacin entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo
pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto puede
aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos
puede haber varios registros en la tabla Productos. Adems, para cada registro de
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la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de
relacin se denomina relacin de varios a varios porque para un producto puede
haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en
cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las
tablas, es importante que considere ambas partes de la relacin.
Para representar una relacin de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a
menudo denominada tabla de unin, que divide la relacin de varios a varios en
dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos
tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o
instancia, de la relacin. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen
una relacin varios a varios que se define mediante la creacin de dos relaciones
uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos
productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
Una relacin uno a uno
En una relacin uno a uno, cada registro de la primera tabla slo puede tener un
registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relacin no es
comn porque, muy a menudo, la informacin relacionada de este modo se
almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir
una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de
seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la
tabla principal. Cuando identifique esta relacin, ambas tablas deben compartir un
campo comn.
Por qu crear relaciones de tabla?
Puede crear relaciones de tabla explcitamente mediante la ventana Relaciones, o

arrastrando un campo desde el panel Lista de campos Office Access 2007 2010
usa relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de
base de datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla
antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes.
Las relaciones de tabla informan de los diseos de consulta
Para trabajar con registros de ms de una tabla, a menudo se debe crear una
consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de
clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda
tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada
cliente, deber crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla
Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede
especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene
definida una relacin entre las tablas, Office Access 2007 suministrar la
combinacin predeterminada, de acuerdo con la relacin de tabla existente.
Adems, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizar la informacin
recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien
fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las
opciones de la propiedad.
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Las relaciones de tabla informan de los diseos de formulario e informe

Al disear un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la informacin
recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien
fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las
opciones de la propiedad.
Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los
registros hurfanos en la base de datos. Un registro hurfano es el que hace referencia
a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia
a un registro de un cliente que no existe.
Al disear una base de datos, se divide la informacin en tablas, cada una de las
cuales tiene una clave principal. A continuacin, se agregan claves externas a las
tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares
de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las
consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias
de clave principal y clave externa estn sincronizadas. La integridad referencial
sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende
de las relaciones de tabla.
Descripcin de la integridad referencial
Al disear una base de datos, se divide la informacin en muchas tablas basadas en

temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuacin, se proporciona a
Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la informacin, colocando campos
comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relacin de uno a
varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a
la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla
"varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de
la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno".
Suponga que tiene una relacin de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos
y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la
tabla Pedidos, dichos pedidos quedarn "hurfanos" si elimina el registro Transportista.
Los pedidos todava contendrn un Id.de transportista, pero el Id. ya no ser vlido,
porque el registro al que hace referencia ya no existe.
El propsito de la integridad referencial es evitar los registros hurfanos y mantener las
referencias sincronizadas para que esta situacin hipottica no ocurra nunca.
La integridad referencial se aplica habilitndola para una relacin de tabla. Una vez
habilitada, Access rechazar todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial
de esa relacin de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que
cambian el destino de una referencia, as como las eliminaciones que quitan el destino de
una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente
vlida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla
Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice
automticamente todas las filas afectadas como parte de una nica operacin. De ese
modo, Access se asegura de que la actualizacin es completa y la base de datos no tiene
un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye
la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad
referencial, se selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados
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y, a continuacin, se actualiza una clave principal, Access actualiza automticamente
todos los campos que hacen referencia a la clave principal.
Tambin es posible que tenga la necesidad vlida de eliminar una fila y todos los
registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos
relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada
los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opcin
Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin, elimina un registro en la
parte de la clave principal de la relacin, Access eliminar automticamente todos los
campos que hagan referencia a la clave principal.
Ver relaciones de tabla
Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de
base de datos. Se abrir la ventana Relaciones y se mostrarn las relaciones existentes.
Si an no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera
vez, Access le pedir que agregue una tabla o consulta a la ventana.
Abra la ventana Relaciones.

3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic
en Relaciones.
4. Si la base de datos contiene relaciones, aparecer la ventana Relaciones y se

mostrarn las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre
la ventana Relaciones por primera vez, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla.
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo.
5. En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, haga clic en Todas las relaciones.
Se mostrarn todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las
tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto del
cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarn a
no ser que est activada la casilla de verificacin Mostrar objetos ocultos en el
cuadro de dilogo Opciones de exploracin.
.
La clave principal
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Esta lnea representa la relacin
La clave externa
Una relacin de tabla se representa mediante una lnea de relacin trazada entre las
tablas en la ventana Relaciones. Una relacin que no exige integridad referencial aparece
como una lnea delgada entre los campos comunes que admiten la relacin. Si selecciona
la relacin haciendo clic en su lnea, la lnea se har m s gruesa para indicar que est
seleccionada. Si exige la integridad referencial, la lnea aparecer ms gruesa en los
extremos. Adems, aparece el nmero 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la lnea
de relacin y aparece el smbolo de infinito () en la parte gruesa del otro extremo de la
lnea.
Cuando la ventana Relaciones est activa, puede seleccionar los siguientes comandos en
la cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office:
En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas:
Modificar relaciones Abre el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Si selecciona
una lnea de relacin, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la
relacin de tabla. Tambin puede hacer doble clic en la lnea de relacin.
Borrar diseo Oculta de la visualizacin todas las relaciones y tablas en la ventana
Relaciones. Observe que este comando slo oculta las relaciones y tablas, no las
elimina.
Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la
base de datos. El informe slo muestra todas las relaciones y tablas que no estn
ocultas en la ventana Relaciones.
En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones:
Mostrar tabla Abre el cuadro de dilogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar
tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones.
Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.
Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la
tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si an no se muestran.
Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas
relacionadas de la base de datos en la ventana Relaciones. Observe que las tablas
ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto del cuadro de
dilogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarn a no ser que est
activada la casilla de verificacin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo
Opciones de exploracin.
Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algn cambio en el diseo de la

ventana Relaciones, le pedirn que guarde los cambios.
Crear una relacin de tabla
Se puede crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un

campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una
relacin entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si
bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el
mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo
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Autonumrico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Nmero si la
propiedad Tamao del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo,
puede hacer coincidir un campo Autonumrico y un campo de tipo Nmero si la
propiedad Tamao del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos
campos comunes son campos de tipo Nmero, tienen que tener el mismo valor para la
propiedad Tamao del campo.
Crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones

en Relaciones.
4. Si an no ha definido ninguna relacin, aparecer automticamente el cuadro de

dilogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones,
haga clic en Mostrar tabla.
En el cuadro de dilogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas
de la base de datos. Para ver nicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver
nicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las
consultas, haga clic en Ambas.
5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuacin, haga clic en
Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga
clic en Cerrar.
6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo
comn (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la
tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuacin, arrstrelos.
Aparecer el cuadro de dilogo Modificar
relaciones.
7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la
relacin. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en l y seleccione un nuevo
campo de la lista.
Para exigir la integridad referencial de esta relacin, active la casilla de verificacin

Exigir integridad referencial.
8. Haga clic en Crear.
Se dibujar una lnea de relacin entre las dos tablas. Si activ la casilla de verificacin
Exigir integridad referencial, la lnea aparecer ms gruesa en los extremos.
Adems, slo si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial,
aparecer el nmero 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la lnea de relacin y
aparece el smbolo de infinito () sobre la parte gruesa del otro extremo.
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NOTAS
Para crear una relacin uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los
campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un ndice nico. Esto
significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor S (sin
duplicados). Si ambos campos tienen un ndice nico, Access crea una relacin uno
a uno.
Para crear una relacin uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la
relacin (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un ndice nico.
Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor S (sin
duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relacin no debe tener un
ndice nico. Puede tener un ndice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que
la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o S (con duplicados).
Cuando un campo tiene un ndice nico y el otro no, Access crea una relacin uno a
varios.
Crear una relacin de tabla mediante el panel Lista de campos
En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la
vista Hoja de datos arrastrndolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de
campos muestra los campos disponibles de las tablas relacionadas y tambin los de
otras tablas. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a
continuacin, se ejecuta el Asistente para bsquedas, se crea automticamente una
nueva relacin uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la
que se ha arrastrado el campo. Esta relacin, creada por Access, no exige la integridad
referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relacin.
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

3. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la
tabla a la que desee agregar el campo, cree la relacin y haga clic en Vista Hoja de
datos en el men contextual.
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Abrir el panel Lista de campos
En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar

campos existentes.
Aparecer el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos
agrupadas en categoras. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access
muestra los campos en alguna de estas dos categoras del panel Lista de campos:
Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras
tablas. La primera categora contiene todas las tablas que tienen una relacin con la
tabla con la que trabaja actualmente. La segunda categora contiene todas las tablas con
las que la tabla no tiene ninguna relacin.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo ms (+) situado junto a un
nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para
agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a
la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo y crear una relacin desde el panel Lista de
campos
campos existentes.
Aparecer el panel Lista de campos.

2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo ms (+) situado
junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.
3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista
Hoja de datos.
4. Cuando aparezca la lnea de insercin, coloque el campo en su posicin.
Se iniciar el Asistente para bsquedas.
5. Siga las instrucciones para completar el Asistente para bsquedas.
El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuacin, se
ejecuta el Asistente para bsquedas, se crea automticamente una nueva relacin uno
a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha
arrastrado el campo. Esta relacin, creada por Access, no exige la integridad referencial
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de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relacin.
Eliminar una relacin de tabla
Para quitar una relacin de tabla, es preciso eliminar la lnea de relacin en la ventana
Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a
continuacin, haga clic en la lnea. La lnea de relacin aparece con mayor grosor
cuando est seleccionada. Con la lnea de relacin seleccionada, presione
SUPRIMIR. Observe que si se quita una relacin, tambin se quita la integridad
referencial para esa relacin si est habilitada. Como resultado, Access ya no evitar
automticamente la creacin de registros hurfanos en el lado "varios" de una relacin.

Aparecer la ventana Relaciones.

Si an no ha definido ninguna relacin y es la primera vez que abre la ventana
Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de
dilogo, haga clic en Cerrar.
Aparecern todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las lneas de relacin.
5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee eliminar. La
lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada.
6. Presione la tecla SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botn secundario y, a continuacin, haga clic en Eliminar.
7. Puede que Access muestre el mensaje Confirma que desea eliminar de forma
permanente la relacin seleccionada de la base de datos?. Si aparece este
mensaje de confirmacin, haga clic en S.
NOTA Si se est usando alguna de las tablas empleadas en la relacin de tabla, quizs
por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como
puede ser un formulario), no se podr eliminar la relacin. Primero se deben cerrar todos
los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relacin.
Cambiar una relacin de tabla
Para cambiar una relacin de tabla, seleccinela en la ventana Relaciones y, a

continuacin, modifquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y,
a continuacin, haga clic en la lnea para seleccionarla. La lnea de relacin aparece con
mayor grosor cuando est seleccionada. Con la lnea de relacin seleccionada, haga doble
clic en ella o haga clic en Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la ficha
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Diseo. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones.
Realice sus cambios en el cuadro de dilogo Modificar
relaciones

en Relaciones.

Aparecern todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las lneas de
relacin. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de
verificacin Oculto en el cuadro de dilogo Propiedades) y las relaciones no se
muestran a menos que se seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de
dilogo Opciones de exploracin.
5. Haga clic en la lnea de relacin de la relacin que desee modificar. La lnea de

relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada.
6. Haga doble clic en la lnea de relacin.
O
bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en
Modificar relaciones. Aparecer el cuadro de dilogo
Modificar relaciones.
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7. Realice los cambios y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
El cuadro de dilogo Modificar relaciones permite cambiar una relacin de
tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a
ambos lados de la relacin. Se puede definir asimismo el tipo de combinacin o
exigir la integridad referencial y elegir una opcin en cascada.
Establecer el tipo de combinacin
Cuando se define una relacin de tabla, los hechos referentes a la relacin

determinan el diseo de las consultas. Por ejemplo, si se define una relacin entre dos
tablas y, a continuacin, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona
automticamente los campos coincidentes predeterminados basndose en los campos
especificados en la relacin. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales
en la consulta, pero los valores proporcionados por la relacin suelen ser los
correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de
varias tablas hasta de las bases de datos ms sencillas, la configuracin de valores
predeterminados mediante la creacin de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle
beneficiosa.
Una consulta de varias tablas combina la informacin de ms de una tabla haciendo
coincidir los valores de los campos comunes. Esta operacin se denomina combinacin.
Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una
consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El
resultado de la consulta contiene informacin sobre los clientes y los pedidos slo para
las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.
Uno de los valores que se puede especificar para cada relacin es el tipo de combinacin,
que indica a Access qu registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por
ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla
Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de
combinacin predeterminado (denominado combinacin interna), la consulta devolver
nicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes
(denominados campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que an no
han realizado ningn pedido. Para ello, deber cambiar el tipo de combinacin de una
combinacin interna a lo que se denomina una combinacin externa izquierda. Este tipo
de combinacin devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la
relacin y slo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinacin
externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y slo las filas que coinciden con
las de la izquierda.
NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posicin de las

tablas en el cuadro de dilogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones.
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las
tablas de esta relacin y, a continuacin, configurar el tipo de combinacin en
consecuencia.
Establecer el tipo de combinacin
1. En el cuadro de dilogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinacin.
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Aparecer el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin.

2. Haga clic en la opcin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Realizar cambios en el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin

en Relaciones.

Aparecern todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las lneas de
verificacin Oculto del cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) y sus
relaciones no se mostrarn a no ser que est activada la casilla de verificacin
Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin.
O
bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en
Modificar relaciones. Aparecer el cuadro de dilogo
Modificar relaciones.
7. Haga clic en Tipo de combinacin.
8. En el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, haga clic en una opcin y, a

continuacin, haga clic en Aceptar.
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9. Realice cambios adicionales en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Exigir integridad referencial
El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros hurfanos y
mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan
referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es
preciso habilitarla para una relacin de tabla. Una vez habilitada, Access rechazar todas
las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relacin de tabla. Access
rechaza las actualizaciones que cambien el destino de una referencia, as como las
eliminaciones que quiten el destino de una referencia.
Activar o desactivar la integridad referencial

en Relaciones.

verificacin Oculto.

O
bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Modificar
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relaciones. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones.
7. Active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial.
8. Realice cambios adicionales en la relacin y, a continuacin, haga clic en
Aceptar. Tras aplicar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla

relacionada si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal.
En caso contrario, se crean registros hurfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros
coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el
registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese
empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro
principal y todos los registros relacionados en una sola operacin activando la casilla de
verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio
crea registros hurfanos.
Por ejemplo, no se puede cambiar un nmero de pedido en la tabla Pedidos si hay
artculos de lnea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo,
se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados
en una sola operacin activando la casilla de verificacin Actualizar en cascada
los campos relacionados.
NOTAS
Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse

las siguientes condiciones para poder aplicar la integridad referencial:
El campo comn de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un ndice
nico.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepcin: un
campo Autonumrico puede estar relacionado con un campo de tipo Nmero cuya
propiedad Tamao del campo tenga el valor Largo entero.
Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la
integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen
tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que estn
almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada
Puede darse el caso de que haya una necesidad vlida de cambiar el valor en el lado
"uno" de una relacin. En ese caso, es necesario que Access actualice automticamente
todas las filas afectadas como parte de una sola operacin. De ese modo, la actualizacin
es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas
actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opcin
Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial,
se selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin,
se actualiza una clave principal, Access actualiza automticamente todos los campos que
hacen referencia a la clave principal.
Puede que tambin se tenga que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por
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ejemplo, un registro Compaa de transporte y todos los pedidos relacionados de esa
compaa de transporte. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los
registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de
verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina
automticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al
eliminarse el registro que contiene la clave principal.
Activar o desactivar la actualizacin y/o la eliminacin en cascada

en Relaciones.

verificacin Oculto del cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) y sus
relaciones no se mostrarn a no ser que est activada la casilla de verificacin
Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin.

O bien, en el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Modificar
relaciones. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones.
7. Active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial.
8. Active la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados o
Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas.
9. Realice cambios adicionales en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
NOTA Si la clave principal es un campo Autonumrico, la activacin de la casilla de
verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados no tendr ningn efecto
porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumrico.
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FORMULARIOS
INTRODUCCION
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar
o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para
controlar el acceso a los datos, como qu campo s o filas de datos se van a mostrar. Por
ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver slo algunos de los campos de una
tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario
con slo esos campos, les ser ms fcil usar la base de datos. Asimismo, se pueden
agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones
frecuentes.
Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las
bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los
usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente
atractivo, resultar ms agradable y ms eficaz trabajar con una base de datos, adems
de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access
2007/2010 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, as
como nuevos tipos de formulario y nuevas caractersticas que mejoran el uso de las
bases de datos.
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario
Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando
usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente estn colocados
en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien,
puede modificarlo en la vista Presentacin o Diseo para ajustarlo a sus necesidades.
Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario
1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos
que desee ver en el formulario.
2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin,

se pueden realizar cambios de diseo en el formulario mientras muestre datos. Por
ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para que quepan los datos
si es necesario.
Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relacin uno a varios con la tabla o
consulta usada para crear el formulario, agregar una hoja de datos al formulario basado
en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en
la tabla Empleados y hay una relacin uno a varios definida entre la tabla Empleados y la
tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos
que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del
formulario si se decide que no es necesario. Si hay ms de una tabla con una relacin
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uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja
de datos al formulario.
Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido
Un formulario dividido es una caracterstica nueva de Microsoft Office Access

2007/2010 que permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista
Formulario y una vista Hoja de datos.
Las dos vistas estn conectadas al mismo origen de datos y estn en todo momento
sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se
selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar
o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea
actualizable y el formulario no est configurado para evitar estas acciones).
Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo
formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para
buscar rpidamente un registro y, a continuacin, usar la parte correspondiente al
formulario para ver o editar el registro.
Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido
que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de
datos.
2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido.

ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para que quepan los datos
si es necesario.
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Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios
elementos
Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario simple, ese formulario

muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre
varios registros pero es ms personalizable que una hoja de datos, se puede usar la
herramienta Varios elementos.
que desee ver en el formulario.
2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Ms formularios.

ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para que quepan los datos.
Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se
parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve
ms de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos
proporciona ms opciones de personalizacin que una hoja de datos, como la posibilidad
de agregar elementos grficos, botones y otros controles.
Crear un formulario mediante el Asistente para formularios
Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario,
puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creacin
de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite definir cmo se agrupan y
se ordenan los datos, y usar campos de ms de una tabla o consulta siempre y cuando
defina con antelacin las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener ms
informacin sobre la creacin de relaciones, vea los vnculos en la seccin Vea tambin
de este artculo.
1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Ms formularios y en
Asistente para formularios
2. Siga las instrucciones que figuran en las pginas del Asistente para formularios.
NOTA Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no
haga clic en Siguiente ni en Finalizar despus de seleccionar los campos de la
primera tabla o consulta en la primera pgina del Asistente para formularios.
Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los dems
campos que desee incluir en el formulario. A continuacin, haga clic en Siguiente
o Finalizar.
3. En la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar.
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco
Si el asistente o las herramientas de creacin de formulario no se ajustan a sus

necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario.
Puede ser una forma muy rpida de crear un formulario, especialmente si est pensando
en incluir slo unos pocos campos.
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1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.
Access abre un formulario en blanco en la vista Presentacin y muestra el
panel Lista de campos.
2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla o
las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.
3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en l o arrstrelo hasta el
formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clic en varios campos. A continuacin, arrstrelos todos juntos hasta el formulario.
NOTA El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar en

funcin de qu parte del formulario est seleccionada actualmente. Si no puede
agregar un campo al formulario, seleccione una parte distinta del formulario y
pruebe a agregar el campo de nuevo.
4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al
formulario un logotipo, un ttulo, nmeros de pginas o la fecha y la hora.
5. Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista

Diseo haciendo clic con el botn secundario en el formulario y eligiendo Vista
Diseo . A continuacin, podr usar las herramientas del grupo Controles de la
ficha Diseo.
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Obtener informacin sobre los controles
Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y
trabajar con informacin que mejora la interfaz de usuario, como etiquetas e imgenes.
El control ms comn es el cuadro de texto, pero tambin hay otros controles como
etiquetas, casillas de verificacin y controles de subformulario y subinforme.
Los controles pueden ser controles dependientes, independientes y calculados:
Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla
o una consulta se denominan controles dependientes. Los controles dependientes se
usan para mostrar valores procedentes de los campos de las bases de datos. Los
valores pueden ser texto, fechas, nmeros, valores S/No, imgenes o grficos. Por
ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un
empleado podra obtener esta informacin del campo Apellidos de la tabla Empleados.
Control independiente Los controles que no tienen orgenes de datos (como un
campo o una expresin) son controles independientes. Los controles independientes se
usan para mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes. Por ejemplo, una
etiqueta que muestra el ttulo de un formulario es un control independiente.
Control calculado Un control cuyo origen de datos es una expresin en vez de
un campo se denomina control calculado. Para especificar el valor que se va a usar
como origen de los datos del control, se define una expresin. Una expresin puede
ser una combinacin de operadores (por ejemplo, = y +), nombres de controles,
nombres de campos, funciones que devuelven un nico valor y valores constantes. Por
ejemplo, la siguiente expresin calcula el precio de un artculo con un descuento del
25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio por unidad por un valor constante
(0,75).
= [Precio unidad] * 0,75
Una expresin puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente
de un formulario, o bien, los datos de otro control incluido en el formulario.
Cuando se crea un formulario, probablemente sea ms eficaz agregar y organizar
primero todos los controles dependientes, especialmente si representan la mayora de
los controles en el formulario. Despus se pueden agregar los controles
independientes y calculados que completen el diseo mediante las herramientas del grupo
Controles de la ficha Diseo en la vista Diseo. Un control se enlaza a un campo
identificando el campo del que proceden los datos del control. Se puede crear un control
enlazado al campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos
hasta el formulario. En el panel Lista de campos, se muestran los campos de la tabla o
consulta subyacente del formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, presione
ALT+F8, o bien, en la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar
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campo existente. Cuando se hace doble clic en un campo del panel Lista de campos,
Access agrega al formulario el tipo de control apropiado para ese campo.
Asimismo, se puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en
el propio control o en el cuadro Origen del control de la hoja de propiedades del
control. La hoja de propiedades define las caractersticas del control, como su nombre, el
origen de sus datos y su formato. Para abrir la hoja de propiedades, presione F4.
El panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control
dependiente, por dos motivos:
Access rellena automticamente la etiqueta asociada del control con el nombre del
campo (o el ttulo definido para ese campo en la tabla o consulta subyacente), por lo
que no hay que escribir la etiqueta del control.
Access establece automticamente muchas de las propiedades del control en los
valores apropiados de acuerdo con las propiedades del campo en la tabla o consulta
subyacente (como las propiedades Formato, Lugares decimales y Mscara de
entrada).
Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo a un campo, establezca la

propiedad Origen del control del control en el nombre del campo. Para obtener
informacin detallada sobre la propiedad Origen del control, presione F1 mientras que
el cursor se encuentra en la lista desplegable de la propiedad.
Descripcin de los diseos de controles
Los diseos de controles son guas que permiten alinear los controles horizontal y
verticalmente para proporcionar un aspecto uniforme. Puede considerar que un diseo de
controles es como una tabla donde cada celda contiene un control. Los siguientes
procedimientos le indican cmo se pueden agregar, eliminar o reorganizar los controles
en los diseos de controles.
Los diseos de controles pueden ser de dos tipos:
tabulares y apilados.
En los diseos de controles tabulares, los controles estn organizados en filas y
columnas, al igual que en una hoja de clculo, con etiquetas en la parte superior. Los
diseos de controles tabulares siempre se expanden en dos secciones de un
formulario; en cualquier seccin que haya controles, las etiquetas estarn en la
seccin de arriba.
En los diseos apilados, los controles se organizan verticalmente, al igual que se

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puede ver en un formulario en papel, con una etiqueta a la izquierda de cada control.
Los diseos apilados estn siempre incluidos en una seccin de formulario simple.
Puede contar con varios diseos de controles de distintos tipos en un formulario. Por
ejemplo, puede tener un diseo tabular para crear una fila de datos para cada registro y
uno o varios diseos apilados debajo donde se incluyan ms datos del mismo registro.
Crear un nuevo diseo de control
Access crea automticamente diseos de controles apilados en cualquiera de las
siguientes circunstancias:
Un formulario nuevo se puede crear haciendo clic en Formulario en el grupo
Formularios de la ficha Crear.
Un formulario nuevo se puede crear haciendo clic en Formulario en blanco en el
grupo Formularios de la ficha Crear y, a continuacin, arrastrando un campo desde el
panel Lista de campos hasta el formulario.
En un formulario existente, puede crear un nuevo diseo de controles siguiendo este
procedimiento:
1. Seleccione un control que desee agregar al diseo.
2. Si desea agregar otros controles al mismo diseo, mantenga presionada la tecla
MAYS y proceda a seleccionarlos.
3. Siga uno de estos procedimientos:
En la ficha Organizar, en el grupo Diseo de controles, haga clic en Tabular o en

Apilado .
Haga clic con el botn secundario en los controles seleccionados, elija Diseo y haga
clic en Tabular o Apilado .
Access crea el diseo de controles y le agrega los controles seleccionados.
Cambiar un diseo de controles del formato tabular al apilado y viceversa
Para cambiar un diseo entero de un tipo de diseo a otro:
Seleccione el diseo de controles haciendo clic en el selector de diseo naranja situado
en la esquina superior izquierda del diseo. Se seleccionarn todas las celdas del
diseo.
Siga uno de estos procedimientos:
En la ficha Organizar, en el grupo Diseo de controles, elija el tipo de diseo que
desee (Tabular o Apilado ).
Haga clic con el botn secundario en el diseo de controles, elija Diseo y, a
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continuacin, haga clic en el tipo de diseo que prefiera.
Access reorganiza los controles en el tipo de diseo que usted prefiera.
Dividir un diseo de controles en varios diseos
Puede dividir un diseo de controles en varios diseos siguiendo este procedimiento:
1. Mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en los controles que desee mover
hasta el nuevo diseo de controles.
En la ficha Organizar, en el grupo Diseo de controles, haga clic en el tipo de
diseo que desee para el nuevo diseo (Tabular o Apilado ).
Haga clic con el botn secundario en los controles seleccionados, elija Diseo y, a
continuacin, haga clic en el tipo de diseo que prefiera para el nuevo diseo.
Access crea el nuevo diseo de controles y le agrega los controles seleccionados.
Organizar los controles en un diseo de controles
Puede mover un control dentro de un diseo de controles arrastrndolo hasta la
ubicacin que desee. Al arrastrar el campo, una barra horizontal o vertical indica
dnde se colocar el campo al soltar el botn del mouse.
Puede mover un control de un diseo de controles a otro del mismo tipo. Por
ejemplo, puede arrastrar un control desde un diseo apilado a otro, pero no podr
arrastrarlo hasta uno tabular.
Agregar controles a un diseo de controles
Para agregar un nuevo campo desde el panel Lista de campos a un diseo de
controles existente
Arrastre el campo desde el panel Lista de campos hasta el diseo. Una barra
horizontal o vertical indica dnde se colocar el campo al soltar el botn del mouse.
Para agregar controles existentes a un diseo de controles existente
1. Seleccione el primer control que desee agregar al diseo de controles.
2. Si desea agregar otros controles al mismo diseo, mantenga presionada la tecla
MAYS y proceda a seleccionarlos. Si lo desea, puede seleccionar controles que estn
en otros diseos de controles.
Si el formulario est abierto en la vista Diseo, arrastre los campos seleccionados

hasta el diseo. Una barra horizontal o vertical indicar dnde se colocar el campo al
soltar el botn del mouse.
Si el formulario est abierto en la vista Diseo:
1. En la ficha Organizar, en el grupo Diseo de controles, haga clic en el tipo
de diseo al que est agregando los controles. Si est agregando controles a un
diseo tabular, haga clic en Tabular . Si est agregando controles a un diseo
apilado, haga clic en Apilado . Access crea el nuevo diseo y le agrega los
controles seleccionados.
2. Arrastre el nuevo diseo hasta el diseo existente. Una barra horizontal o vertical
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indicar dnde se colocar el campo al soltar el botn del mouse.
Eliminar controles de un diseo de controles
Eliminar un control de un diseo de controles permite colocarlo en cualquier parte del
formulario sin que ello repercuta en la posicin de los dems controles.
Seleccione el control que desee eliminar del diseo. Para seleccionar varios controles,
mantenga presionada la tecla MAYS y, a continuacin, seleccione los controles que
desee eliminar. Para seleccionar todos los controles del diseo, haga clic en el cuadro
del selector del diseo situado en la parte superior izquierda del diseo.
Siga uno de estos procedimientos:
En la ficha Organizar, en el grupo Diseo de controles, haga clic en Eliminar .

Haga clic con el botn secundario en uno de los controles seleccionados, elija Diseo y,
despus, haga clic en
Eliminar . Access elimina los controles seleccionados del diseo.
Obtener informacin sobre la vista Presentacin y la vista Diseo
Vista Presentacin La vista Presentacin es la vista ms intuitiva que se usa para

modificar los formularios. Se puede usar para llevar a cabo casi todos los cambios en
Office Access 2007. En la vista Presentacin, el formulario se est ejecutando, por lo que
los datos se pueden ver de manera muy similar a como aparecen en la vista Formulario.
Sin embargo, en la vista Presentacin, tambin se pueden realizar cambios en el diseo
de formulario. Dado que se ven los datos durante la modificacin de los formularios, se
trata de una vista muy til para configurar el tamao de los controles o llevar a cabo
casi todas las tareas que afecten a la apariencia y al uso del formulario.
Hay algunas tareas que no se pueden realizar en la vista Presentacin y que requieren
pasar a la vista Diseo. En algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que
hay que cambiar a la vista Diseo para llevar a cabo un cambio determinado.
Vista Diseo La vista Diseo ofrece una vista ms detallada de la estructura de un
formulario. Se pueden ver las secciones Encabezado, Detalle y Pie de pgina de un
formulario. Cuando se muestra en la vista Diseo, el formulario no se est ejecutando en
realidad, por lo que no se pueden ver los datos subyacentes mientras se realizan cambios
de diseo; sin embargo, hay algunas tareas que se pueden realizar ms fcilmente en la
vista Diseo que en la vista Presentacin. Se puede:
Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como etiquetas, imgenes, lneas
y rectngulos.
Editar los orgenes de los controles de cuadro de texto en los propios cuadros de
texto sin usar la hoja de propiedades.
Cambiar el tamao de las secciones de los formularios como, por ejemplo, la
seccin Encabezado del formulario o la seccin de detalle.
Cambiar algunas propiedades de formulario que no se pueden cambiar en la vista
Presentacin (como Vista predeterminada o Permitir vista Formulario).
Ajustar un formulario en la vista Presentacin
Una vez creado el formulario, se puede ajustar fcilmente su diseo en la vista

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Presentacin. Usando los datos reales del formulario como punto de referencia, se
pueden reorganizar los controles y ajustar su tamao. Se pueden colocar controles
nuevos en el formulario y configurar las propiedades del formulario y de sus controles.
Para cambiar a la vista Presentacin, haga clic con el botn secundario en el nombre del
formulario en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista
Presentacin .
Access muestra el formulario en la vista presentacin.
Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del formulario, sus
controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.
Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta
subyacente al diseo de formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una
de las acciones siguientes.
En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos existentes.
Presione ALT+F8.
A continuacin, podr arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de
campos hasta el formulario.
Para agregar un solo campo, haga doble clic en l o arrstrelo desde el panel Lista
de campos hasta la seccin del formulario donde desee incluirlo.
Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic
en los campos que desee agregar. A continuacin, arrastre los campos seleccionados
hasta el formulario.
Ajustar un formulario en la vista Diseo
Se puede ajustar asimismo el diseo de un formulario en la vista Diseo. Se pueden

agregar nuevos controles y campos al formulario agregndolos a la cuadrcula de diseo.
La hoja de propiedades incluye un gran nmero de propiedades que se pueden configurar
para personalizar el formulario.
Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el nombre del
formulario en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo ...
Access muestra el formulario en la vista Diseo.
Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del formulario, sus
controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.
subyacente al formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las
acciones siguientes:
Presione ALT+F8.
A continuacin, podr arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de
campos hasta el formulario.
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Agregar controles a un formulario
Algunos controles se crean automticamente, como el control dependiente que se crea

cuando se agrega al formulario un campo del panel Lista de campos. En la vista Diseo,
se pueden crear muchos otros controles mediante las herramientas del grupo Controles
de la ficha Diseo.
NOTA Muchas de las herramientas del grupo Controles son accesibles nicamente
mientras est abierto el formulario en la vista Diseo. Para cambiar a la vista Diseo,
haga clic con el botn secundario en el nombre del formulario en el panel de exploracin
y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo .
Determinar el nombre de una herramienta
Site el puntero del mouse sobre la herramienta.
Access muestra el nombre de la herramienta.
Utilizar asistentes para controles
Puede usar los asistentes para que le ayuden a crear botones de comando, cuadros de
lista, subformularios, cuadros combinados y grupos de opciones. En la ficha Diseo, en
el grupo Controles, si no est seleccionada la opcin Utilizar asistentes para
controles, haga clic en ella para seleccionarla.
Si prefiere crear controles sin la ayuda del asistente, haga clic en Utilizar asistentes
para controles de modo que no est seleccionada esta opcin.
Crear un control mediante las herramientas del grupo controles

1. Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por
ejemplo, para crear una casilla de verificacin, haga clic en la herramienta Casilla de
verificacin.
2. En la cuadrcula de diseo del formulario, haga clic en el lugar donde desee colocar
la esquina superior izquierda del control. Haga clic una vez para crear un control de
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tamao predeterminado, o bien, haga clic en la herramienta y, a continuacin, arrastre
el puntero del mouse en la cuadrcula de diseo del formulario para crear un control
con el tamao deseado.
3. Si seleccion Utilizar asistentes para controles y el control que est colocando
tiene asociado un asistente, este asistente se iniciar y le guiar para configurar el
control.
4. Si no coloca correctamente el control al primer intento, muvalo de la siguiente manera:
1. Haga clic en el control para
seleccionarlo.
2. Site el puntero del mouse sobre el control hasta que se convierta en una flecha
de cuatro puntas .
3. Haga clic y arrastre el control hasta la
ubicacin deseada.
Si usa un Asistente para controles, puede que el asistente contenga pasos para
ayudarle a enlazar el control a un campo. En caso contrario, mediante este
procedimiento se crea un control independiente. Si el control es del tipo que puede
mostrar datos (por ejemplo, un cuadro de texto o una casilla de verificacin), es
preciso especificar un nombre de campo o una expresin en el cuadro de la propiedad
Origen del control para que se muestren los datos. Para ver las propiedades de un
control, seleccione el control y, a continuacin, presione F4.
Guardar el trabajo
Tras guardar el diseo de un formulario, se puede guardar el formulario tantas veces

como se desea. El diseo permanece intacto, pero los datos actuales se ven cada vez que
se muestra el formulario. Si cambian sus necesidades, puede modificar el diseo o crear
un nuevo formulario basado en el original.
Guardar el diseo del formulario

Guardar o presione CTRL+G.
Asimismo, puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de

acceso rpido, o bien, presionar CTRL+G.
2. Si el formulario no tiene ttulo, escriba un nombre en el cuadro Nombre del formulario
y haga clic en Aceptar.
Guardar el diseo del formulario con otro nombre
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar

como.
2. En el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar
formulario en, seleccione Formulario en la lista Como y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
Crear un formulario con fichas
La adicin de fichas a un formulario permite organizar mejor su contenido y facilitar su
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uso, especialmente si contiene muchos controles. Si se colocan controles relacionados en

pginas separadas del control de ficha, se puede reducir el desorden y facilitar el trabajo
con los datos.
Para agregar fichas a un formulario, se usa la herramienta Control de ficha. Cada pgina
de un control de ficha acta como un contenedor de otros controles, como cuadros de
texto, cuadros combinados o botones de comando. Los siguientes procedimientos
muestran cmo agregar un control de ficha a un formulario.
NOTA
Los siguientes procedimientos suponen que ya se ha creado un formulario y que el
formulario se abre en la vista Diseo.
Para mostrar un formulario en la vista Di se o, en Diseo, en el panel de navegacin,
H aga cl i c con el bot n secun dari o en el formu l ari o y, a con ti nu aci n h aga
cl i c en Vi st a Di se o.
Agregar un control de ficha a un formulario
1. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta Control de

ficha .
2. En el formulario, haga clic en el lugar donde desee colocar
el control de ficha. Access coloca el control de ficha en el
formulario.
Mover controles existentes a una pgina de ficha
1. Seleccione los controles que desee mover a la pgina de ficha. Para seleccionar varios
controles, mantenga presionada la tecla MAYS y, a continuacin, haga clic en los
controles que desee mover.
2. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Cortar.
3. Haga clic en el texto de la etiqueta de la ficha que corresponde a la pgina en la
que desea colocar los controles. Aparecer un cuadro de seleccin en la pgina de
ficha.
NOTA Si el cuadro de seleccin no aparece en la pgina de ficha, los

controles no se asociarn correctamente a la pgina cuando realice el siguiente
paso.
4. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Pegar.
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Access coloca el control o controles en la pgina de ficha. Para confirmar que los
controles estn correctamente asociados a la pgina, haga clic en otra ficha del control
de ficha. Los controles que acaba de pegar deberan desaparecer y volver a aparecer
cuando haga clic en la ficha original.
Arrastrar campos desde el panel de tareas Lista de campos a una pgina de

ficha
1. Seleccione la pgina de ficha a la que desee agregar los campos.

2. En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Agregar campos
existentes.
3. Vaya a la carpeta en la que se encuentran los campos que desee agregar.
4. Arrastre cada campo desde el panel de tareas Lista de campos a la pgina de
ficha. Como alternativa, seleccione varios campos manteniendo presionadas las teclas
CTRL o MAYS mientras hace clic en los campos y arrstrelos a la pgina de ficha al
mismo tiempo.
NOTA A medida que arrastre los campos sobre la pgina de ficha, la pgina
se pondr negra para indicar que los campos se asociarn a dicha pgina.
5. Suelte el botn del mouse.
Access coloca el campo o campos en la pgina de ficha.
Agregar otros controles a una pgina de ficha
Puede agregar otros tipos de controles, como imgenes, botones de comando y

casillas, a las pginas de un control de ficha.
1. Seleccione la pgina de ficha a la que desea agregar el control.
2. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta que
corresponda al tipo de control que desee agregar.
3. Mueva el puntero a la pgina de ficha. A medida que mueva el puntero sobre la

pgina, sta se pondr negra para indicar que el control se asociar a dicha pgina.
4. En la pgina de ficha, haga clic en el lugar donde desee
colocar el control. Access coloca el control en la pgina de
ficha.
Agregar una pgina de ficha nueva
1. Seleccione una ficha, o haga clic en el rea en blanco en la parte superior del control de
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Ficha para seleccionar todo el control.

2. En el grupo Controles de la ficha Diseo, haga clic en Insertar pgina. Como
alternativa, puede hacer clic con el botn secundario en el control de ficha y, a
continuacin, hacer clic en Insertar pgina.
Access agrega una nueva pgina en blanco al final de las pginas existentes.
Reordenar pginas de ficha
1. Haga clic con el botn secundario en una ficha o en el rea en blanco en la parte superior
del control de ficha.
2. Haga clic en Orden de pginas.
3. En el cuadro de dilogo Orden de pginas, seleccione la pgina que desee mover.
4. Haga clic en Subir o en Bajar para colocar la pgina en el orden que desee.
5. Repita los pasos 3 y 4 para cualquier otra pgina que desee mover.
NOTA El comando Orden de pginas no debe confundirse con el comando
Orden de tabulacin. El comando Orden de tabulacin se usa para definir el orden
en el que el cursor avanza por los controles de un formulario cuando se presiona la tecla
TAB.
Cambiar el nombre de una pgina de ficha
1. Haga clic en la ficha cuyo nombre desee cambiar.

2. Si no se muestra el panel de tareas Hoja de propiedades, presione F4 para visualizarlo.
3. En la ficha Todo de la hoja de propiedades, modifique el texto de la casilla de
propiedad Nombre y, a continuacin, presione INTRO.
Eliminar una pgina de ficha
Haga clic con el botn secundario en la pgina que desee eliminar y, a continuacin,
haga clic en Eliminar pgina.
Access elimina la pgina y todos los controles que contiene.
Crear un formulario dividido
Un formulario dividido es una caracterstica nueva de Microsoft Office Access

2007/2010 que permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista
Formulario y una vista Hoja de datos. Las dos vistas estn conectadas al mismo origen
de datos y estn en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo
en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del
formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y
cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no est configurado para
evitar estas acciones).
Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo
formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para
buscar rpidamente un registro y, a continuacin, usar la parte correspondiente al
formulario para ver o editar el registro.
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La parte correspondiente al formulario puede servir como un encabezado atractivo y

funcional de la parte correspondiente a la hoja de datos. Esta tcnica se usa en muchas
bases de datos de plantillas disponibles para Office Access 2007/2010.
Crear un nuevo formulario dividido mediante la herramienta Formulario

dividido
Mediante este procedimiento se crea un nuevo formulario dividido desde cero. El

formulario se basa en una tabla o consulta que se selecciona en el panel de exploracin o
que est abierta en la vista Hoja de datos.
que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de
datos.
2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido.

ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para que quepan los datos si
es necesario.
Convertir un formulario existente en un formulario dividido
Se puede convertir un formulario existente en un formulario dividido estableciendo

algunas de las propiedades del formulario.
1. Abra el formulario en la vista Diseo haciendo clic con el botn secundario del mouse
(ratn) en el formulario en el panel de exploracin y, a continuacin, haciendo clic en
Vista Diseo.
2. Si no se muestra an la hoja de propiedades, presione F4 para que aparezca.
3. Seleccione Formulario en la lista desplegable situada en la parte superior de la hoja de
propiedades.
4. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, en la lista desplegable Vista
predeterminada, seleccione Formulario dividido.
5. Compruebe el formulario en la vista Formulario. Para cambiar a la vista Formulario,
haga doble clic en el nombre del formulario en el panel de exploracin.
Ajustar un formulario dividido
Tras crear el formulario dividido, se pueden realizar algunos ajustes en la vista Diseo o
Presentacin para obtener los resultados deseados.
ESTABLECER LAS PROPIEDADES DE UN FORMULARIO DIVIDIDO
En la tabla siguiente se muestran algunas de las propiedades relacionadas con los

formularios divididos que se pueden establecer en la hoja de propiedades con el fin de
ajustar el formulario. Si no se muestra an la hoja de propiedades, presione F4 para que
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Aparezca. A su vez, compruebe que Formulario est seleccionado en la lista desplegable

situada en la parte superior de la hoja de propiedades. Todas las propiedades de la tabla
se encuentran en la ficha Formato de la hoja de propiedades.
FIJAR LA POSICIN DEL SEPARADOR DE FORMULARIO
Para fijar el separador de formulario en una posicin para que no lo pueda

mover el usuario, siga este procedimiento:
1. Cambie a la vista Diseo haciendo clic con el botn secundario en el formulario en el
panel de exploracin y, a continuacin, haciendo clic en Vista Diseo.
3. Seleccione Formulario en la lista desplegable situada en la parte superior de la hoja de
propiedades.
4. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, establezca el valor de la propiedad
Barra divisora del formulario dividido en No.
5. Establezca el valor de la propiedad Guardar posicin de la barra divisora en No.
6. Cambie a la vista Presentacin haciendo clic con el botn secundario en el
formulario en el panel de exploracin y, a continuacin, haciendo clic en Vista
Presentacin.
7. Arrastre la barra divisora a la posicin que desee (o indique el alto exacto en el
cuadro de la propiedad
Tamao del formulario dividido).
8. Cambie a la vista Formulario para ver el resultado.
El separador queda fijado en la posicin configurada y la barra divisora est oculta.
Agregar o eliminar un campo
1. Si no ve el panel Lista de campos, en la ficha Formato, en el grupo Herramientas,
haga clic en Agregar campos existentes.
2. Busque el campo que desee agregar y arrstrelo hasta la hoja de datos o el formulario.
Si se arrastra un campo a la hoja de datos, ese campo se agrega asimismo al
formulario. De manera similar, si se arrastra un campo al formulario, ese campo se
agrega tambin a la hoja de datos.
3. Para eliminar un campo, es preciso usar la parte del formulario dividido correspondiente
al formulario. Haga clic en el campo para seleccionarlo y, a continuacin, presione
SUPRIMIR.
El campo se elimina tanto del formulario como de la Hoja de datos.
Crear un formulario que contiene un subformulario (formulario de uno a

varios)
Cuando trabaja con datos relacionales (los datos relacionados estn almacenados en
tablas independientes), a menudo necesita ver los datos de ms de una tabla o consulta
en el mismo formulario. Por ejemplo, desea ver los datos de los clientes, pero tambin
desea ver a la vez la informacin sobre los pedidos de los clientes. Los subformularios
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son una herramienta apropiada para ello y Microsoft Office Access 2007/2010
proporciona varias maneras de crear rpidamente subformularios.
Obtener informacin sobre los subformularios
Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se

denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina
subformulario. Una combinacin de formulario y subformulario se denomina a veces
formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario.
Los subformularios son sobre todo eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o
consultas que guardan una relacin uno a varios (relacin uno a varios: asociacin entre
dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se
corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la
tabla relacionada.). Por ejemplo, puede crear un formulario que contiene un
subformulario para mostrar los datos de una tabla denominada Categoras y de otra tabla
denominada Productos. Los datos de la tabla Categoras representan el lado "uno" de la
relacin. Los datos de la tabla Productos constituyen el lado "varios" de la relacin, ya
que cada categora tiene ms de un producto.
El formulario principal muestra los datos del lado "uno" de la relacin.

El subformulario muestra los datos del lado "varios" de la relacin.
En este tipo de formularios, el formulario principal y el subformulario estn vinculados de
modo que el subformulario presenta slo los registros que estn relacionados con el
registro activo del formulario principal. Por ejemplo, cuando el formulario principal
muestra la categora Bebidas, el subformulario muestra slo los productos de la categora
Bebidas. Si el formulario y el subformulario no estuviesen vinculados, el subformulario
mostrara todos los productos y no slo los de la categora Bebidas.
Para obtener los mejores resultados, defina primero todas las relaciones. De este modo,
Access podr crear automticamente los vnculos entre los subformularios y los formularios
principales. Para ver, agregar o modificar las relaciones entre las tablas de una base de
datos, en la ficha Herramientas avanzadas, en el grupo Analizar, haga clic en
Relaciones. Para obtener ms informacin sobre cmo crear relaciones, vea los vnculos
que aparecen en la seccin Vea tambin.
Cuando un control de subformulario tiene un formulario como objeto origen, contiene los
campos del formulario y se puede ver como un nico formulario, un formulario continuo
(formulario continuo: formulario que muestra ms de un registro en la pantalla en la vista
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Formulario.) o una hoja de datos. Basar un subformulario en un objeto de formulario tiene
como ventaja que se pueden agregar campos calculados al subformulario, como [Cantidad]
* [Precio unidad].
Tambin se puede insertar una hoja de datos en un formulario creando un control de
subformulario cuyo objeto origen es una tabla o consulta. Una hoja de datos no es tan
personalizable como un subformulario; por ejemplo, no se puede agregar un campo
calculado a una hoja de datos. Sin embargo, se puede crear un subformulario basado en un
formulario que contiene un campo calculado y, a continuacin, establecer la propiedad
Vista predeterminada del formulario en Hoja de datos. De este modo, se genera un
subformulario de tipo hoja de datos que contiene un campo calculado.
Crear un formulario que contenga un subformulario mediante el Asistente

para formularios
Con este procedimiento se crea una nueva combinacin de formulario y subformulario

mediante el Asistente para formularios.
.
Si no se inicia el asistente. Esto se podra deber a que Access se estuviera ejecutando en
modo de recinto de seguridad, pero no estuviera instalado en el equipo Microsoft Jet 4.0
SP8 o una versin posterior. Para que Access est completamente operativo, se
Requiere Jet 4.0 SP8 o una versin posterior cuando est habilitado el modo de
recinto de seguridad.
2. En la primera pgina del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas,
seleccione una tabla o consulta. En este ejemplo, para crear un formulario
denominado Categoras que muestre los productos de cada categora en un
subformulario, seleccione Tabla: Categoras (el lado "uno" de la relacin uno a
varios).
NOTA No importa la tabla o consulta que elija primero.
3. Haga doble clic en los campos de esta tabla o consulta que desee incluir.
4. En la misma pgina del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas,
seleccione otra tabla o consulta de la lista. En este ejemplo, seleccione la tabla
Productos (el lado "varios" de la relacin uno a varios).
6. Cuando haga clic en Siguiente, suponiendo que ha definido correctamente las
relaciones antes de iniciar el asistente, ste preguntar Cmo desea ver los datos?,
es decir, por qu tabla o consulta. En este ejemplo, para crear el formulario Categoras,
haga clic en Por Categoras. El asistente mostrar un pequeo diagrama del
formulario. El cuadro de la parte inferior del formulario representa el subformulario.
7. En la parte inferior de la pgina del asistente, seleccione la opcin Formulario con
subformularios y haga clic en Siguiente.
8. En la pgina Qu distribucin desea aplicar al subformulario? del asistente,
haga clic en Tabular o en Hoja de datos dependiendo del diseo que desee para el
subformulario. Ambos estilos de diseo ordenan los datos del subformulario en filas y
columnas, pero un diseo tabular se puede personalizar con ms facilidad. Se puede
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agregar color, grficos y otros elementos de formato a un subformulario tabular,
mientras que una hoja de datos es ms compacta, como la vista de hoja de datos de
una tabla. Una vez hecha la seleccin, haga clic en Siguiente.
9. En la pgina Qu estilo desea aplicar? del asistente, seleccione un estilo de
formato para el formulario. Si eligi Tabular en la pgina anterior, el estilo de formato
que elija tambin se aplicar al subformulario. Una vez hecha la seleccin, haga clic en
Siguiente.
10. En la pgina final del asistente, escriba los ttulos que desee para los formularios.
Access asigna nombres a los formularios segn los ttulos que escriba, y etiqueta el
subformulario de acuerdo con los ttulos que escriba para el subformulario.
Tambin en esta pgina, especifique si desea abrir el formulario en la vista Formulario
para que pueda ver o introducir informacin, o si desea abrir el formulario en la vista
Diseo para que pueda modificar su diseo. Una vez hecha la seleccin, haga clic en
Finalizar.
Access crea dos formularios: uno para el formulario principal que contiene el control de
subformulario y otro para el propio subformulario.
Crear un subformulario arrastrando un formulario hasta otro

Use este proceso si tiene dos formularios y desea usar uno de ellos como subformulario
del otro formulario.
1. En la vista Diseo, abra el formulario que desee usar como formulario principal.
2. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, si no est seleccionada la herramienta
Utilizar Asistentes para controles, haga clic en ella para seleccionarla.
3. Arrastre un formulario desde el panel de exploracin hasta el formulario principal.

Access agrega un control de subformulario al formulario principal y vincula el control al
formulario arrastrado desde el panel de exploracin. Access intenta asimismo vincular el
subformulario al formulario principal, basndose en las relaciones definidas en la base de
datos. Si Access no puede determinar cmo debe vincular el subformulario al formulario
principal, las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos
principales del control de subformulario estn vacas. Estas propiedades deben
configurarse manualmente de la siguiente manera:
1. Haga clic con el botn secundario en el formulario principal en el panel de exploracin
y, a continuacin, elija Vista diseo .
2. Haga clic en el control de subformulario para seleccionarlo.
4. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en junto al cuadro de la

propiedad Vincular campos secundarios.
Aparece el cuadro de dilogo Vinculador de campos de subformulario.
5. En las listas desplegables Campos principales y Campos secundarios, seleccione
los campos a los que desee vincular los formularios. Si no est seguro de los campos,
haga clic en Sugerir para que Access intente determinar los campos de vinculacin.
Cuando termine, haga clic en Aceptar.
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Si no ve el campo que desee usar para vincular los formularios, puede que tenga que
editar el origen de registros del formulario principal o secundario para asegurarse de
que contiene el campo de vinculacin. Por ejemplo, si el formulario est basado en una
consulta, debe asegurarse de que el campo de vinculacin est en los resultados de la
consulta.
6. Guarde el formulario principal y cambie a la vista Formulario para comprobar que el
formulario funciona segn previsto.
Abrir un subformulario en una nueva ventana en la vista Diseo
Si desea realizar cambios de diseo en un subformulario mientras trabaja en su
formulario principal en la vista
Diseo, puede abrir el subformulario en su
propia ventana:
1. Haga clic en el subformulario para seleccionarlo.
2. En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Subformulario en nueva
ventana .
Crear un formulario que contiene dos subformularios

Mediante este procedimiento se crean un formulario y dos subformularios con las
caractersticas siguientes:
El formulario principal tiene una relacin uno a varios con el primer subformulario.
El primer subformulario tiene una relacin uno a varios con el segundo subformulario.
El formulario principal contiene ambos controles de subformulario.
Crear el formulario
.
Si no se inicia el asistente, esto se podra deber a que Access se estuviera ejecutando en
modo de recinto de seguridad, pero no estuviera instalado en el equipo Microsoft Jet 4.0
SP8 o una versin posterior. Para que Access est completamente operativo, se
requiere Jet 4.0 SP8 o una versin posterior cuando est habilitado el modo de
recinto de seguridad.
2. En la primera pgina del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas,
seleccione una tabla o consulta para el formulario principal. Por ejemplo,
supongamos que desea crear un formulario denominado Compradores que
contiene dos subformularios denominados Pedidos y Detalles de pedidos. Seleccione
la tabla Clientes (el lado "uno" de la primera relacin uno a varios).
NOTA No importa la tabla o consulta que elija primero.
seleccione una tabla o consulta para el primer subformulario. En este ejemplo, haga clic
en la tabla Pedidos (el lado "varios" de la primera relacin uno a varios) y, a
continuacin, haga doble clic en los campos de esta tabla o consulta que desee incluir.
seleccione una tabla o consulta para el segundo subformulario. En este ejemplo,
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seleccione la tabla Detalles de pedidos (el lado "varios" de la segunda relacin uno a
varios) y, a continuacin, haga doble clic en los campos de esta tabla o consulta que
desee incluir.
6. Cuando haga clic en Siguiente, suponiendo que ha definido correctamente las
relaciones antes de iniciar el asistente, ste preguntar Cmo desea ver los datos?,
es decir, por qu tabla o consulta. En este ejemplo, para crear el formulario Clientes,
haga clic en Por Clientes.
7. Seleccione la opcin Formulario con subformularios.
8. Siga las instrucciones que figuran en las restantes pginas del asistente. Cuando
haga clic en Finalizar, Access crear un formulario principal que contiene dos
controles de subformulario y crear asimismo otros dos objetos de formulario, uno por
cada subformulario.
Crear un formulario que contiene subformularios anidados

Mediante este procedimiento se crean un formulario y dos subformularios con las
caractersticas siguientes:
El formulario principal tiene una relacin uno a varios con el primer subformulario.
El primer subformulario tiene una relacin uno a varios con el segundo subformulario.
El primer subformulario contiene el segundo subformulario.
NOTA Este procedimiento crea dos niveles de subformularios, pero puede repetir el
procedimiento para crear hasta un mximo de siete niveles de subformularios.
1. Cree un formulario que contenga una subformulario. Para obtener ms informacin,
vea la seccin Crear un formulario que contenga un subformulario mediante el
Asistente para formularios.
2. Abra el formulario principal en la vista Diseo.
3. Haga clic en el subformulario para seleccionarlo.
4. En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Subformulario en nueva
ventana .
Access abrir el subformulario en una nueva ventana.
5. Arrastre un formulario, una tabla o una consulta desde el panel de exploracin hasta el
subformulario. Access crea otro subformulario dentro del primer subformulario y crea
un formulario para el subformulario.
Access agrega un control de subformulario al subformulario y vincula el control al

formulario arrastrado desde el panel de exploracin. Access intenta asimismo vincular
entre s los subformularios, basndose en las relaciones definidas en la base de datos. Si
Access no puede determinar cmo debe vincular los subformularios, las propiedades
Vincular campos secundarios y Vincular campos principales del control de
subformulario estn vacas. Estas propiedades deben configurarse manualmente de la
siguiente manera:
1. Haga clic en el control de subformulario para seleccionarlo.
3. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en junto al cuadro de la

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propiedad Vincular campos secundarios.
Aparecer el cuadro de dilogo Vinculador de campos de subformulario.
4. En las listas desplegables Campos principales y Campos secundarios, seleccione
los campos a los que desee vincular los formularios. Si no est seguro de los campos,
Si no ve el campo que desee usar para vincular los formularios, puede que tenga que
editar el origen de registros del formulario principal o secundario para asegurarse de
que contiene el campo de vinculacin. Por ejemplo, si el formulario est basado en una
consulta, debe asegurarse de que el campo de vinculacin est en los resultados de la
consulta.
5. Guarde los formularios y cambie a la vista Formulario y, a continuacin, compruebe
que el formulario funciona segn lo previsto.
INFORMES
Gua para disear informes

Microsoft Office Access 2007 proporciona una serie de herramientas que ayudan a crear
rpidamente informes atrayentes y fciles de leer que presenten los datos de acuerdo con
las necesidades de los usuarios. Puede utilizar los comandos de la ficha Crear para crear
un informe sencillo con un solo clic. Puede utilizar el Asistente para informes para crear un
informe ms complicado, o bien, puede crear un informe agregando usted mismo todos los
datos y elementos de formato. Sea cual sea el mtodo elegido, es probable que realice al
menos algunos cambios en el diseo del informe para que los datos se muestren de la
manera deseada.
Decidir cmo disear un informe
Al disear un informe, debe considerar primero cmo desea organizar los datos en la
pgina y cmo estn almacenados los datos en la base de datos. Durante el proceso de
diseo, podra incluso descubrir que la organizacin de los datos en las tablas no le
permite crear el informe que desee. Esto puede ser una indicacin de que las tablas no
estn normalizadas, es decir, los datos no estn almacenados de la manera ms eficaz.
REALIZAR UN BOCETO DEL INFORME

Este paso no es obligatorio. Quizs opine que el Asistente para informes de Access o la
herramienta Informe (disponibles ambos en la ficha Crear del grupo Informes) le
proporcione un diseo inicial suficiente para el informe. Sin embargo, si decide disear el
informe sin utilizar estas herramientas, quizs le resulte til realizar un boceto del informe
en una hoja de papel dibujando un cuadro para cada campo y escribiendo el nombre del
campo en cada uno de los cuadros. Asimismo, puede usar programas como Microsoft Office
Word 2007/2010 o Microsoft Office Visio 2007/2010 para crear un boceto del informe. Sea
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cual sea el mtodo utilizado, asegrese de incluir suficientes filas para indicar cmo se
repiten los datos.
Por ejemplo, puede utilizar una fila para la informacin del producto, varias filas
Extensibles para las ventas de ese producto y, por ltimo, una fila de totales de ventas del
producto. Esta secuencia se repite para el producto siguiente y as sucesivamente hasta el
final del informe. O bien, quizs el informe sea una simple lista de los datos de la tabla, en
cuyo caso el boceto puede contener slo una serie de filas y columnas.
NOTA Esta tcnica tambin es muy til si disea un informe para otra persona. En este
caso, la otra persona podr dibujar el boceto antes de que usted empiece a trabajar.
Despus de crear el boceto, determine qu tablas contienen los datos que desea mostrar
en el informe. Si todos los datos estn en una sola tabla, puede basar el informe
directamente en esa tabla. Sin embargo, con mayor frecuencia, los datos estn
almacenados en varias tablas que hay que unir en una consulta para poder mostrar los
datos en el informe. La consulta puede estar incrustada en la propiedad Origen Del
Registro del informe, o bien, se puede crear una consulta guardada independiente y basar
el informe en dicha consulta.
DECIDIR QU DATOS DEBEN COLOCARSE EN CADA SECCIN DEL INFORME
Cada informe tiene una o varias secciones. La nica seccin que est presente en todos los
informes es la seccin Detalle. Esta seccin se repite una vez por cada registro de la tabla o
consulta en la que se basa el informe. Las dems secciones son opcionales, se repiten
menos y se suelen utilizar para mostrar la informacin que es comn a un grupo de
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registros, una pgina del informe o todo el informe.
Se pueden agregar secciones de encabezado y pie de grupo mediante el panel

Agrupacin, orden y total en la vista Presentacin o Diseo.
DECIDIR CMO ORGANIZAR LOS DATOS DE DETALLE
La mayora de los informes tienen un formato de tabla o un formato apilado, pero Office
Access 2007/2010 es tan flexible que puede utilizar casi cualquier disposicin de
Registros (registro: conjunto de datos relativos a una persona, un lugar, un evento o algn
otro elemento. Los registros son los equivalentes lgicos de las filas de una tabla.) Y
campos (campo: elemento de una tabla que contiene un elemento de informacin
especfico, como un apellido. Un campo Tratamiento puede contener Don o Doa. Las bases
de datos como Microsoft SQL Server hacen referencia a los campos como columnas.) que
desee.
Formato de tabla El formato de tabla es similar a una hoja de clculo. Hay etiquetas en
la parte superior y los datos estn alineados en columnas debajo de las etiquetas. El
formato de tabla hace referencia a la apariencia similar a una tabla de los datos. Es el tipo
de informe que Office Access 2007 crea cuando se hace clic en Informe, en el grupo
Informes de la ficha Crear. El formato de tabla se presta sobre todo si el informe tiene
un nmero relativamente pequeo de campos que se desea mostrar en un sencillo formato
de lista. En la siguiente ilustracin se muestra un informe de empleados creado con
formato de tabla.
Formato apilado El formato apilado se parece a un formulario que se rellena al abrir

una cuenta bancaria o al realizar una compra de un minorista en lnea. Cada dato tiene una
etiqueta y los campos estn apilados unos encima de otros. Este diseo se presta para
informes que contienen demasiados campos para mostrarlos en un formato de tabla, es
decir, el ancho de las columnas superara el ancho del informe. En la siguiente ilustracin
se muestra un informe de empleados creado con un formato apilado.
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NOTA En el Asistente para informes, este diseo se denomina formato en columnas.

Formato mixto Puede mezclar elementos del formato en tabla y del formato apilado.
Por ejemplo, para cada registro, puede organizar algunos de los campos en una fila
horizontal en la parte superior de la seccin Detalle y organizar otros campos del mismo
registro en uno o varios formatos apilados debajo de la fila superior. En la siguiente
ilustracin, se muestra un informe de empleados creado con un formato mixto. Los
campos Id., Apellidos y Nombre estn organizados con un diseo de controles en tabla,
mientras que los campos Cargo y Telfono del trabajo estn organizados en un formato
apilado. En este ejemplo, se utilizan lneas de cuadrcula para separar visualmente los
campos de cada empleado.
Diseo justificadoSi utiliza el Asistente para informes para crear un informe, puede
optar por utilizar un diseo justificado. Este diseo utiliza el ancho completo de la pgina
para mostrar los registros de la manera ms compacta posible. Naturalmente, podra lograr
los mismos resultados sin utilizar el Asistente para informes pero podra suponerle un
trabajo muy minucioso para obtener una alineacin exacta de los campos. En la siguiente
ilustracin se muestra un informe de empleados creado con el diseo justificado del
Asistente para informes.
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El diseo justificado es un diseo apropiado para mostrar un gran nmero de campos

en el informe. En el ejemplo anterior, si se utilizara un diseo de tabla para mostrar los
mismos datos, los campos sobrepasaran el borde de la pgina. Si se utilizara un diseo
apilado, cada registro ocupara mucho ms espacio vertical, por lo que se desperdiciara
ms papel y el informe sera ms difcil de leer.
Utilizar diseos de controles para alinear los datos
Los diseos de controles son una nueva caracterstica en Office Access 2007/2010.
Los diseos de controles son guas que se pueden agregar a un informe cuando est
abierto en la vista Presentacin o la vista Diseo. Access 2007/2010 agrega
automticamente diseos de controles cuando se utiliza el Asistente para informes para
crear un informe, o bien, cuando se crea un informe haciendo clic en Informe en el
grupo Informes de la ficha Crear. Un diseo de controles es similar a una tabla, donde
cada una de las celdas puede contener una etiqueta, un cuadro de texto o cualquier otro
tipo de control. En la siguiente ilustracin se muestra un diseo de controles en tabla en
un informe.
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Las lneas de color naranja indican las filas y columnas del diseo de controles y slo se
ven cuando el informe est abierto en la vista Presentacin o la vista Diseo. Los diseos
de controles ayudan a lograr una alineacin uniforme de los datos en filas y columnas y
permiten agregar, cambiar de tamao o quitar campos con mayor facilidad. Mediante las
herramientas en el grupo Diseo de controles de la ficha Organizar (disponible en
la vista Presentacin o la vista Diseo), puede cambiar el tipo del diseo de controles y
quitar controles de los diseos de modo que puede colocar los controles en cualquier
lugar del informe.
Agregar o quitar secciones de encabezado o de pie de un informe o una pgina
Tal y como se ha mencionado anteriormente en este artculo, los encabezados y pies son
secciones de informe que se pueden utilizar para mostrar la informacin que es comn
a todo el informe o a cada pgina de un informe. Por ejemplo, puede agregar una
seccin Pie de pgina para mostrar el nmero de pgina en la parte inferior de cada
pgina, o bien, puede agregar una seccin Encabezado del informe para mostrar el ttulo
del informe.
AGREGAR SECCIONES DE ENCABEZADO O DE PIE A UN INFORME O UNA PGINA
1. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en
el informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men
contextual.
2. Compruebe qu secciones hay ya en el informe. Las secciones estn separadas por
barras horizontales sombreadas denominadas selectores de seccin. La etiqueta en
cada selector de seccin indica qu seccin se encuentra inmediatamente debajo.
Cada informe tiene una seccin Detalle y puede contener asimismo las secciones
Encabezado del informe, Encabezado de pgina, Pie de pgina y Pie del informe.
Adems, si hay niveles de agrupacin en el informe, puede que vea encabezados o
pies de grupo (como Archivar como encabezado en la anterior ilustracin). De
forma predeterminada, para asignar un nombre a los encabezados y pies de grupo,
se utiliza el nombre de campo o la expresin que es la base del grupo. En este
caso, el nombre del campo de agrupacin es "Archivar como".
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La seccin Vea tambin incluye un vnculo para obtener ms informacin sobre la

creacin de informes agrupados o resumidos.
3. Para agregar secciones de encabezado o pie a una pgina o un informe, haga clic con el
botn secundario del mouse (ratn) en cualquier selector de seccin y, a continuacin,
haga clic en Encabezado o pie de pgina o Encabezado o pie de pgina del
informe en el men contextual.
NOTA Si la seccin ya est en el informe, Access advierte que se eliminarn la

seccin existente y sus controles.
Ahora puede mover los controles existentes o agregar nuevos controles a las nuevas
secciones.
La seccin Vea tambin incluye un vnculo para obtener ms informacin sobre
cmo agregar campos y otros controles a los informes.
Office Access 2007 siempre agrega las secciones de encabezado y pie de pgina y de
informe en pares. Es decir, no se puede agregar una seccin de encabezado de pgina o
informe sin que se agregue tambin la correspondiente seccin de pie. Si no necesita
ambas secciones, no puede eliminar una seccin pero puede cambiar el tamao de la
seccin que no va a utilizar ajustando su alto en cero (0) para evitar que se agregue
espacio vertical adicional al informe. Coloque el puntero en la parte inferior de la seccin
que no vaya a utilizar hasta que se convierta en una flecha de dos puntas y, a
continuacin, arrastre hacia arriba hasta que la seccin quede oculta. Si hay controles
en la seccin, debe eliminarlos primero para poder ocultar totalmente la seccin.
QUITAR SECCIONES DE ENCABEZADO O DE PIE DE UN INFORME O UNA PGINA
el informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men
contextual.
2. Haga clic con el botn secundario del mouse en cualquier selector de seccin y, a
continuacin, haga clic en Encabezado o pie de pgina o Encabezado o pie de
pgina del informe en el men contextual.
Si va a quitar un par de encabezado y pie de pgina y esas secciones contienen
controles, Office Access 2007/2010 advierte que al eliminar las secciones tambin se
eliminarn los controles y que no se podr deshacer la accin. Haga clic en S para
quitar las secciones y eliminar los controles. Haga clic en No para cancelar la operacin.
Sugerencias para aplicar formato a diferentes tipos de datos
Cuando se crea un informe mediante la herramienta Informe (disponible en la ficha

Crear, en el grupo Informes)
o mediante el Asistente para informes, Office Access 2007/2010 agrega los campos al
informe y crea el control ms adecuado para mostrar cada campo basndose en el tipo
de datos del campo. Si usted va a agregar ca mpos a un informe, el mtodo preferido es
arrastrar cada uno de los campos desde la Lista de campos hasta el informe. Al igual
que en el caso del Asistente para informes o la herramienta Informe, Office Access 2007
crea el control ms adecuado para cada campo basndose en el tipo de datos del
campo. Para la mayora de los tipos de datos, el control (predeterminado) ms
adecuado es el cuadro de texto.
Las secciones siguientes incluyen sugerencias sobre cmo dar formato a algunos de los
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Tipos de datos que son nuevos en Office Access 2007/2010.

Campos multivalor El control predeterminado para un campo multivalor es un
cuadro combinado. Puede parecer una eleccin extraa para un control en un informe ya
que no se puede hacer clic en la flecha de un cuadro combinado en un informe. Sin
embargo, en el contexto de un informe, un cuadro combinado se comporta como un
cuadro de texto. La flecha est visible slo en la vista Diseo.
Si el campo contiene varios valores, estos valores estn separados mediante comas. Si el
cuadro combinado no tiene suficiente ancho para mostrar todos los valores en una sola
lnea y la propiedad Autoextensible del cuadro combinado est establecida en S, los
valores se ajustarn en la siguiente lnea. En caso contrario, los valores se truncarn.
Para establecer la propiedad Autoextensible de un control, abra el informe en la vista
Diseo o la vista Presentacin, haga clic en el control y, a continuacin, presione F4 para
mostrar la hoja de propiedades del control. La propiedad Autoextensible se encuentra
en la ficha Formato y en la ficha Todas de la hoja de propiedades.
Campos de texto enriquecido El control predeterminado de un campo de texto
enriquecido es un cuadro de texto. Si el cuadro de texto no tiene suficiente ancho para
mostrar todos los valores en una sola lnea y la propiedad Autoextensible del cuadro de
texto est establecida en S, los valores se ajustarn en la siguiente lnea. En caso
contrario, los valores se truncarn. Para establecer la propiedad Autoextensible de un
control, abra el informe en la vista Diseo o la vista Presentacin, haga clic en el control
y, a continuacin, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades del control. La
propiedad Autoextensible se encuentra en la ficha Formato y en la ficha Todas de la
hoja de propiedades.
Un campo de texto enriquecido ayuda a dar formato al texto de diversas maneras. Por
ejemplo, varias palabras de un campo pueden estar subrayadas y otras palabras del
mismo campo pueden estar en cursiva. No obstante, se puede establecer un estilo de
formato general para el cuadro de texto que contiene el texto enriquecido. El formato del
cuadro de texto se aplica nicamente al texto al que no se ha aplicado especficamente
formato de texto enriquecido.
ESTABLECER ESTILOS DE FORMATO PARA UN CUADRO DE TEXTO QUE MUESTRA
UN CAMPO DE TEXTO ENRIQUECIDO
1. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el informe en el panel de
exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Presentacin en el men contextual.
2. Haga clic en el cuadro de texto que muestra el campo de texto enriquecido y, a
continuacin, en la ficha
Formato, en el grupo Fuente, haga clic en el estilo de formato que desee aplicar.
Office Access 2007/2010 aplica el formato a todo el texto del campo de texto
enriquecido al que an no se ha aplicado ese tipo (no el valor) de formato en una
vista que admite la entrada de datos, como la vista Hoja de datos de una tabla o
consulta o la vista Formulario de un formulario. Por ejemplo, si una parte del
texto en el campo tiene un color de fuente rojo y se aplica un color de fuente azul
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al cuadro de texto, Access 2007/2010 aplicar el color azul a todo el texto, excepto
al texto al que se ha aplicado de manera individual el formato de color rojo. Otro
ejemplo: si una parte del texto en el campo tiene un tamao de fuente de 11
puntos y se aplica un tamao de fuente de 14 puntos al cuadro de texto, Access
2007/2010 aplicar el tamao de fuente de 14 puntos a todo el texto, excepto al
texto al que se ha aplicado de manera individual el formato de 11 puntos.
Campos de datos adjuntos Los campos de datos adjuntos utilizan un
control especial que no se utiliza para ningn otro tipo de datos. Puede adjuntar
varios archivos a un registro mediante un solo campo de datos adjuntos, pero el
campo slo puede mostrar informacin sobre un archivo de datos adjuntos a la
vez. De forma predeterminada, el control de datos adjuntos muestra un icono o
una imagen, dependiendo del tipo de archivo de los datos adjuntos mostrados por
el control. Si lo desea, puede establecer las propiedades del control de datos
adjuntos de modo que todos los archivos de datos adjuntos se muestren como
iconos o de modo que el campo muestre simplemente un icono de clip y el nmero
de datos adjuntos. Suponiendo que ya utiliza un control de datos adjuntos en el
informe, puede seguir el procedimiento que se describe a continuacin si desea
ajustar las propiedades del control para distintos usos.
Para obtener ms informacin sobre cmo agregar un campo de datos adjuntos a
un informe, vea en la seccin Vea tambin el vnculo referente a cmo adjuntar
archivos y grficos a los registros de una base de datos.
ESTABLECER LAS PROPIEDADES DE PRESENTACIN DE UN CAMPO DE
DATOS ADJUNTOS
1. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el informe en el panel de
exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Presentacin en el men contextual.
2. Haga clic en el control de datos adjuntos. Si an no se muestra la hoja de
propiedades, presione F4 para mostrarla. En la hoja de propiedades, haga clic en la
ficha Formato.
3. Si utiliza el control para mostrar grficos, ajuste el tamao del control de datos
adjuntos de modo que pueda ver todos los detalles que desee
Crear informes sencillos
Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde
los ms sencillos a los ms complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el
origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros
o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe
determinar qu campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qu
tablas o consultas residen.
Despus de elegir el origen de los registros, normalmente le parecer ms sencillo crear
el informe utilizando un asistente para informes. El Asistente para informes es una
caracterstica de Access que le gua por una serie de preguntas y, a continuacin, genera
un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.
Elegir un origen de registros
Los informes constan de informacin extrada de una tabla o consulta, as como de la

informacin almacenada en el diseo del informe, como etiquetas, encabezados y
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Grficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes tambin se conoce
como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir se encuentran
todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se
encuentran en ms de una tabla, le ser ms conveniente utilizar una o ms consultas
como origen de registros. Puede que dichas consultas ya existan en la base de datos, o
bien, puede ser necesario crear consultas especficas que cubran las necesidades del
informe.
Crear un informe mediante la herramienta de informes
La herramienta Informe es la manera ms rpida de crear un informe, porque lo genera

inmediatamente sin solicitarle ningn tipo de informacin. El informe muestra todos los
campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe puede no crear el
producto final terminado que desea obtener en ltima instancia, pero resulta muy til
para ver rpidamente los datos subyacentes. Despus, puede guardar el informe y
modificarlo en la vista Presentacin o en la vista Diseo para que se adapte mejor a sus
propsitos.
1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el
informe.
2. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe.

Access crea y muestra el informe en la vista presentacin.
Despus de ver el informe, puede guardarlo y, a continuacin, cerrar tanto el informe

como la tabla o consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La
prxima vez que abra el informe, Access mostrar los datos ms recientes del origen de
registros.
Crear un informe mediante el Asistente para informes
Puede utilizar el Asistente para informes para ser ms selectivo acerca de los campos que
van a aparecer en el informe. Tambin puede especificar cmo se agrupan y se
ordenan los datos, y puede utilizar los campos de ms de una tabla o consulta, siempre
que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas.
1. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Asistente para informes.
2. Siga las instrucciones de las pginas del Asistente para informes. En la ltima, haga clic
en Finalizar.
En la Vista preliminar del informe, ste aparece tal y como se imprimir. Tambin
puede ampliarlo para ver mejor determinados detalles.
NOTA Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic
en Siguiente ni en Finalizar despus de seleccionar los campos de la primera tabla o
consulta en la primera pgina del Asistente para informes. Al contrario, repita los pasos
para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el
informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuacin, haga clic
en Siguiente o en Finalizar para continuar.
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Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas
Utilice el Asistente para etiquetas para crear fcilmente etiquetas de una amplia
variedad de tamaos.
1. En el panel de exploracin, abra la tabla o consulta que pasar a ser el origen de

registros para las etiquetas haciendo doble clic en ella.
2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas.
3. Siga las instrucciones de las pginas del Asistente para etiquetas. En la ltima, haga clic
en Finalizar.
Access muestra las etiquetas en la Vista preliminar para que pueda verlas tal como
aparecern cuando se imprima. Puede utilizar el control deslizante en la barra de estado
de Access para ampliar sus detalles.
NOTA Vista preliminar es la nica vista que se puede usar para ver varias
columnas; las dems vistas muestran los datos en una sola columna.
Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco
Si no est interesado en utilizar la herramienta Informe o el Asistente para informes,

puede utilizar la herramienta Informe en blanco para crear un informe desde el principio.
Puede resultar una forma muy rpida de crear un informe, especialmente si est
pensando en incluir slo unos pocos campos en l. El siguiente procedimiento muestra
cmo utilizar la herramienta Informe en blanco:
1. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe en blanco.

Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentacin y el panel Lista de
campos (lista de campos: ventana que enumera todos los campos del origen de
registros u objeto de base de datos subyacente, excepto en la vista Diseos de las
pginas de acceso a datos. En esta vista, se enumeran todos los orgenes de
registros y sus campos en la base de datos subyacente.) se muestra a la derecha
de la ventana de Access.
2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que est ms junto a la tabla o
tablas que contienen los campos que desea ver en el informe.
3. Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla
CTRL y seleccione varios campos y arrstrelos al informe al mismo tiempo.
4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un
logotipo, ttulo, nmeros de pginas o la fecha y hora del informe.
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Obtener informacin sobre las secciones del informe
En Access, el diseo de los informes se divide en secciones. Puede ver las secciones del
informe en la vista Diseo. Para crear informes tiles, debe comprender cmo funciona
cada seccin. Por ejemplo, la seccin en la que eligi colocar un control calculado
determina cmo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un
resumen de los tipos de seccin y sus usos:
Encabezado del informe Esta seccin se imprime una vez al principio del informe.
El encabezado del informe se utiliza para ofrecer informacin que normalmente
aparecera en una pgina de portada, como un logotipo o un ttulo y una fecha. Cuando
se coloca un control calculado que utiliza la funcin de agregado Sum (Suma) en el
encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El
encabezado del informe se imprime antes del encabezado de pgina.
Encabezado de pgina Esta seccin se imprime al principio de cada pgina. Por
ejemplo, para repetir el ttulo del informe en todas las pginas se utiliza el encabezado
de pgina.
Encabezado de grupo Esta seccin se imprime al principio de cada grupo de

registros y se utiliza para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe
cuyos datos estn agrupados por productos, el encabezado de grupo se utiliza para
imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado que utiliza
la funcin Suma en el encabezado de grupo, la cantidad resultante de la suma
corresponde al grupo actual.
DetalleEsta seccin se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En
ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.
Pie del grupo Esta seccin se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de
grupo se utilizan para imprimir informacin de resumen para un grupo.
Pie de pgina Esta seccin se imprime al final de cada pgina. Los pies de pgina se
utilizan para imprimir nmeros de pgina o informacin sobre cada pgina.
Pie del informe Esta seccin se imprime una vez al final del informe. Los pies
del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra informacin de
resumen de todo el informe.
NOTA En la vista Diseo, el pie del informe aparece debajo del pie de pgina. Sin
embargo, cuando se imprime el informe o se obtiene la vista previa, el pie del
informe aparece encima del pie de pgina, justo despus del ltimo pie de grupo o
la ltima lnea de detalle en la ltima pgina.
Obtener informacin sobre los controles
Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y le permiten ver y
trabajar con in formacin que enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e
imgenes.
Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla
o una consulta se denominan controles dependientes. Los controles dependientes se
usan para mostrar valores contenidos en los campos de las bases de datos. Los
valores pueden ser texto, fechas, nmeros, valores S/No, imgenes o grficos. El tipo
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ms comn de control dependiente es el cuadro de texto. Por ejemplo, un cuadro de
texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podra obtener esta
informacin del campo Apellidos de la tabla Empleados.
Control independiente Los controles que no tienen orgenes de datos (un
campo o expresin) son controles independientes. Puede utilizar los controles
independientes para mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes. Por ejemplo,
una etiqueta que muestra el ttulo de un informe es un control independiente.
Control calculado Los controles cuyo origen de datos es una expresin en lugar de
un campo son controles calculados. El valor que desea que aparezca en el control se
especifica definiendo una expresin como el origen de los datos del control. Una
expresin es una combinacin de operadores (como por ejemplo = y + ), nombres de
controles, nombres de campos, funciones que devuelven un nico valor y valores
constantes. Por ejemplo, la siguiente expresin calcula el precio de un artculo
con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio unidad
por un valor constante (0,75).
= [Precio unidad] * 0,75
Una expresin puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta
subyacente de un informe, o bien, de un control incluido en el informe.
Cuando cree un informe, posiblemente lo ms eficaz sea agregar y organizar primero

todos los controles dependientes, especialmente si son la mayora de los controles
del informe. Despus puede agregar los controles independientes y calculados que
completen el diseo utilizando las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseo.
Los controles se enlazan con un campo especificando el campo del cual toma los datos el
control. el campo del cual toma los datos el control. Puede crear un control enlazado con
el campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el
informe. El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o consulta
subyacente del informe. Para mostrar el panel Lista de campos, en la ficha Diseo, en
el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.
Como alternativa, puede enlazar un campo con un control escribiendo el nombre del
campo en el propio control o en el cuadro del valor Origen Del Control de la hoja de
propiedades del control. La hoja de propiedades define las caractersticas del control,
como su nombre, su origen de datos y su formato.
Utilizar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un
control por dos motivos:
Un control dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como ttulo
predeterminado el nombre del campo (o el ttulo definido para el campo en la tabla o
consulta subyacente), por lo que no es necesario escribir manualmente el ttulo.
Los controles dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo
de la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato, Lugares
Decimales y Mscara De Entrada). Por tanto, puede estar seguro de que estas
propiedades del campo seguirn siendo las mismas cuando cree un control dependiente
de dicho campo.
Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un
campo, ajuste la propiedad Origen Del Control al nombre del campo.
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Ajustar el informe en la vista Presentacin
Despus de crear un informe, puede ajustar su diseo con precisin trabajando en la

vista Presentacin. Con los datos del informe como gua, puede ajustar el ancho de
las columnas, reorganizar las columnas y agregar niveles de grupo y totales. Puede
colocar nuevos campos en el diseo del informe y establecer las propiedades para el
informe y sus controles.
Para cambiar a la vista Presentacin, haga clic con el botn secundario en el nombre del
informe en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista
Presentacin .
Access muestra el informe en la vista
Presentacin.
Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe as como
de sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.
subyacente al informe. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las
acciones siguientes:
Presione ALT+F8.
Se pueden agregar campos arrastrndolos desde el panel Lista de campos hasta el
informe.
Ajustar el informe en la vista Diseo
Puede ajustar el diseo del informe con precisin trabajando en la vista Diseo. Puede
agregar nuevos controles y campos al informe agregndolos a la cuadrcula de diseo.
La hoja de propiedades le permite tener acceso a un mayor nmero de propiedades que
puede establecer para personalizar el informe.
Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el nombre del
informe en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo .
Access muestra el informe en la vista Diseo.
La hoja Propiedades se utiliza para modificar las propiedades del informe en s y los
controles y secciones que contiene. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.
El panel Lista de campos se emplea para agregar al diseo del informe campos de la
tabla o la consulta subyacentes. Para mostrar el panel Lista de campos, lleve a cabo
una de las siguientes acciones:
Presione ALT+F8.
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Se pueden agregar campos arrastrndolos desde el panel Lista de

campos hasta el informe.
AGREGAR CAMPOS DEL PANEL LISTA DE CAMPOS
Para agregar un solo campo, arrstrelo desde el panel Lista de campos a la seccin
del informe donde desee mostrarlo.
Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clic en los campos que desea. A continuacin, arrastre los campos seleccionados
hasta el informe.
Al colocar los campos en una seccin del informe, Access crea un cuadro de texto
dependiente para cada uno de esos campos e incluye automticamente un control de
etiqueta junto a cada uno de ellos.
Agregar controles al informe
Algunos controles se crean automticamente, como el control de cuadro de texto

dependiente que se cre a al agregar al informe un campo desde el panel Lista de
campos. Se pueden crear otros controles en la vista Diseo mediante las herramientas
del grupo Controles en la ficha Diseo tab.
AVERIGUAR EL NOMBRE DE UNA HERRAMIENTA

Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta.
CREAR UN CONTROL UTILIZANDO LAS HERRAMIENTAS DEL GRUPO CONTROLES
1. Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por
verificacin .
2. Haga clic en la cuadrcula del informe donde desea colocar la esquina superior izquierda
del control. Haga clic una vez para crear un control de tamao predeterminado, o bien,
haga clic en la herramienta y arrstrela en la cuadrcula de diseo para crear un control
que tenga el tamao deseado.
3. Si no coloca correctamente el control al primer intento, muvalo con la ayuda del
procedimiento siguiente:
1. Haga clic en el control para seleccionarlo.
2. Site el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro
puntas .
3. Arrastre el control a la ubicacin deseada.
Este procedimiento crea un control "independiente". Si el tipo de control puede mostrar
datos (un cuadro de texto o casilla de verificacin, por ejemplo), es necesario especificar
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Un nombre de campo o una expresin en la propiedad Origen Del Control para el

control antes de mostrar ningn dato.
MUESTRE LA HOJA DE PROPIEDADES.
Para mostrar la hoja de propiedades en la Vista Diseo, realice una de las siguientes
acciones:
En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.
Presione F4.
Guarde el trabajo
Una vez guardado el diseo del informe, puede usarlo siempre que lo necesite. El diseo
del informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si
cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseo del mismo o crear un
nuevo y similar basado en el original.
GUARDE EL DISEO DEL INFORME

o presione CTRL+G.
Tambin puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso

rpido.
2. Si el informe no tiene ttulo, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y
haga clic en Aceptar.
GUARDE EL DISEO DEL INFORME CON UN NOMBRE DISTINTO

como.
informe en, seleccione
Informe en el cuadro Como y haga clic en Aceptar.
Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrnico
Una vez guardado el diseo del informe, puede usarlo una y otra vez. El diseo del
informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si
nuevo y similar basado en el original.
Ver el informe
Existen varias formas para ver el informe. El mtodo que elija depender de lo que
desea hacer con el informe y de los datos:
Si desea realizar cambios provisionales en los datos que aparezcan en el informe
antes de imprimirlo, o si desea copiar los datos del informe al Portapapeles, utilice la
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Vista Informe.
Si desea poder cambiar el diseo del informe mientras ve los datos, utilice la vista
Presentacin.
Si simplemente desea ver el aspecto del informe cuando se vaya a imprimir, utilice la
Vista preliminar.
NOTA Si el formato del informe cuenta con varias columnas, podr ver slo el diseo
de columna en la Vista preliminar. La Vista Presentacin y la de informe muestran el
informe como una nica columna.
VER EL INFORME EN LA VISTA INFORME
La vista Informe es la vista predetermina que se utiliza cuando se hace doble clic en un
informe en el panel de exploracin. Si el informe no est abierto, haga doble clic sobre
l en el panel de exploracin para verlo en la vista Informe.
Si el informe ya est abierto, haga clic con el botn secundario en el nombre del informe
en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Informes
TRABAJAR CON LOS DATOS EN LA VISTA INFORME
En la Vista Informes, puede seleccionar texto y copiarlo en el Portapapeles. Para
seleccionar filas completas, haga clic y arrastre en el margen derecho las fichas que
desea seleccionar. A continuacin puede copiar estas filas en el Portapapeles siguiendo
uno de estos procedimientos:
En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Copiar.

Haga clic con el botn secundario en las filas seleccionadas y, a continuacin, haga clic
en Copiar.
Mtodo abreviado de teclado Presione CTRL+C.
MOSTRAR SLO LAS FILAS QUE DESEE USANDO FILTROS
Se pueden aplicar filtros directamente al informe sin dejar la vista Informe. Por ejemplo,
si se tiene la columna
"Pas/regin" y se desea ver slo aquellas filas donde est "Canad", siga el procedimiento
siguiente:
1. Busque la palabra "Canad" en el informe y haga clic con el botn secundario sobre ella.
2. Haga clic en Igual a "Canad". Access crear y aplicar el filtro.
CREAR UN FILTRO MS DETALLADO
1. Haga clic con el botn secundario del mouse en el campo que desee filtrar.
2. Haga clic en Filtros comunes.
3. Haga clic en la condicin del filtro deseada.
4. Especifique los criterios.
ACTIVAR Y DESACTIVAR UN FILTRO
Puede alternar entre mostrar contenido filtrado y no filtrado haciendo clic en Alternar
filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. De esta manera no se elimina el
filtro: simplemente se activa y se desactiva.
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QUITAR UN FILTRO
1. Haga clic con el botn secundario del mouse en el campo cuyo filtro desea quitar.
2. Haga clic en Quitar filtro.
Una vez que se haya eliminado un filtro, no se podr volver a activar usando el comando
Alternar filtro. Tendr que volver a crear el filtro.
NOTA Si aplica un filtro a un informe y luego guarda y cierra el informe, el filtro

tambin se guarda. Sin embargo, cuando vuelva a abrir el informe, Access no aplicar el
filtro. Para volver a aplicar el filtro, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar,
haga clic en Alternar filtro.
OBTENER UNA VISTA PREVIA DEL INFORME UTILIZANDO VISTA PRELIMINAR
Haga clic con el botn secundario en el informe en el panel de exploracin y, a
continuacin, haga clic en Vista preliminar en el men contextual.
Puede utilizar los botones de desplazamiento para ver las pginas de un informe
secuencialmente, o para ir directamente a cualquiera de ellas.
Haga clic para mostrar la primera pgina.

Haga clic para mostrar la pgina anterior.
Haga clic para mostrar la pgina siguiente.
Haga clic para mostrar la ltima pgina.
Escriba el nmero de pgina en este cuadro y presione ENTRAR para ir a una pgina
concreta.
En la Vista preliminar, puede acercar la imagen para ver detalles concretos o alejarla
para ver la disposicin de los datos en la pgina. Con el cursor dentro del informe, haga
clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, haga clic de nuevo. Tambin puede utilizar
el control del zoom en la barra de estado de Access para acercar o alejar la imagen.
Para cerrar la Vista preliminar, realice una de estas acciones:

En la ficha Vista preliminar, haga clic en Cerrar vista preliminar.
Haga clic con el botn secundario en el informe en el panel de exploracin y elija
Vista Presentacin o Vista Diseo en el men contextual.
SUGERENCIA Una vez obtenida la vista previa del informe, puede exportar los
resultados a Microsoft Office Word 2007/2010, Microsoft Office Excel 2007/2010 o a
cualquier otro programa de Office. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar
datos, haga clic en el botn del formato que desea y siga las instrucciones.
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Imprimir el informe
Un informe se puede imprimir desde cualquier vista, con independencia de que est
abierto o cerrado. Antes de imprimirlo, es conveniente asegurarse bien de la
configuracin de pgina, como mrgenes u orientacin. Access guarda la configuracin
de pgina junto con el informe, de modo que slo es preciso establecerla una vez. Sin
embargo, podr modificarla posteriormente si cambian sus necesidades de impresin.
CAMBIAR LA CONFIGURACIN DE PGINA
1. Abra el informe en Vista preliminar. Puede cambiar la configuracin de la pgina en
cualquier vista, pero Vista preliminar es mejor porque puede ver inmediatamente el
efecto de cualquier cambio realizado.
2. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseo de pgina, haga clic en
Vertical o en Horizontal para definir la orientacin de la pgina; en Tamao
para establecer el tamao del papel; en Mrgenes para ajustar los mrgenes,
etc.
3. Una vez hecho el cambio, utilice los botones de exploracin para ver varias pginas y
asegurarse de que no se ha creado ningn problema de formato en las pginas
siguientes.
ENVIAR EL INFORME A UNA IMPRESORA
1. Abra el informe en cualquier vista o seleccinelo en el panel de exploracin.

Imprimir. Access mostrar el cuadro de dilogo Imprimir.
3. Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresin o el
nmero de copias.
4. Haga clic en Aceptar.
Enviar el informe por correo electrnico
Puede enviar su informe a los destinatarios como mensaje de correo electrnico en

lugar de imprimir una copia de papel.
1. En el panel de exploracin, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el
botn Microsoft Office y, a continuacin, en Correo electrnico .

2. En el cuadro de dilogo Enviar objeto como, dentro de la lista Seleccionar el
formato de resultados, haga clic en el formato de archivo que desee utilizar.
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3. Rellene los dems cuadros de dilogo que aparezcan.

4. En el programa de correo electrnico, escriba los detalles del mensaje y envelo.
Crear un informe agrupado o un informe de resumen
La informacin suele ser ms fcil de comprender cuando se divide en grupos. Por

ejemplo, un informe en el que se agrupan las ventas por regin puede resaltar
tendencias que, de otra manera, pasaran desapercibidas. Adems, si se colocan los
totales al final de cada grupo en el informe, se puede evitar en gran medida el uso de
una calculadora.
Microsoft Office Access 2007 facilita el uso de los informes agrupados. Se puede crear un
informe agrupado bsico mediante el Asistente para informes, se puede agrupar y
ordenar un informe existente, o bien, se pueden revisar las opciones de agrupamiento y
ordenacin ya definidas.
Descripcin del agrupamiento, las secciones de informe y los controles
Si no conoce los informes agrupados, le ayudar obtener primero un poco de informacin

sobre el agrupamiento y la ordenacin, as como las distintas secciones de un informe o
los diferentes tipos de controles.
AGRUPAR Y ORDENAR
Al imprimir un informe, normalmente se desea organizar los registros en un orden
determinado. Por ejemplo, si imprime una lista de proveedores, quizs desee ordenar los
registros alfabticamente por nombre de compaa.
En muchos casos, no basta con ordenar los registros. Quizs tambin desee dividirlos en
grupos. Un grupo es una coleccin de registros junto con informacin introductoria e
informacin de resumen, como un encabezado. Un grupo se compone de un encabezado
de grupo, grupos anidados (si los hay), registros de detalle y un pie de grupo.
El agrupamiento permite separar visualmente los grupos de registros y mostrar datos
introductorios y de resumen por cada grupo. Por ejemplo, en el siguiente informe vienen
agrupadas las ventas por fecha de envo y se calcula el importe total de ventas de cada
da.
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La fecha presenta el grupo.

El total resumen el grupo.
Puede ver cmo funciona el agrupamiento comparando el informe Lista de productos por
categora (que se muestra en la siguiente ilustracin) con la hoja de datos de su consulta
subyacente, Lista de productos. Tanto en el informe como en la consulta, los productos
estn ordenados por categora, pero en el informe tambin se imprime el nombre de cada
categora en una lnea independiente al principio de cada grupo (en el encabezado de
grupo), as como el nmero de productos de cada categora en una lnea independiente al
final de cada grupo (en el pie de grupo).
El nombre de la categora aparece en cada fila de la hoja de datos.
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El nombre de la categora aparece una vez para cada grupo del informe, en el
encabezado de grupo
El total para la categora aparece al final de cada grupo, en el pie de grupo.
Los registros aparecen como un grupo grande en la hoja de datos.
Los registros para cada categora aparecen como seccin separada en el
informe, precedida por el encabezado de grupo y seguida por el pie de grupo.
El agrupamiento puede realizarse por cualquier campo y expresin por la que se ordene
(hasta 10). El agrupamiento puede realizarse varias veces por el mismo campo o la
misma expresin. En este ltimo caso, Office Access 2007/2010 anida los grupos de
acuerdo con su nivel de grupo. El primer campo por el que se agrupa es el primer nivel
de grupo y el ms significativo; el segundo campo por el que se agrupa es el siguiente
nivel de grupo, y as sucesivamente. En la siguiente ilustracin se muestra cmo Office
Access 2007 anida los grupos.
Cada encabezado de grupo est emparejado con un pie de grupo.

Normalmente se utiliza un encabezado de grupo para mostrar los datos que identifican el
grupo en una seccin independiente al principio del grupo. Normalmente se utiliza un pie
de grupo para resumir los datos del grupo en una seccin independiente al final del
grupo.
Secciones de un informe
En Access, el diseo de los informes se divide en secciones. Para crear informes tiles, es
preciso saber cmo funciona cada seccin. Por ejemplo, la seccin en la que se coloca un
control calculado determina cmo Access calcula los resultados. La lista siguiente
muestra un resumen de los distintos tipos de seccin y de su uso.
Encabezado del informe Se imprime una vez al principio del informe. El
encabezado del informe se utiliza para la informacin que normalmente aparecera en
una pgina de portada, como un logotipo o un ttulo y una fecha. El encabezado del
informe se imprime antes del encabezado de pgina. Cuando se coloca u n control
calculado en el encabezado del informe, se calcula el valor para todo el informe. Por
ejemplo, si se coloca un control que utilice la funcin Suma en el encabezado del
informe, se calcula la suma para todo el informe.
Encabezado de pgina Se imprime al principio de cada pgina. Se utiliza un
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Encabezado de pgina, por ejemplo, para repetir el ttulo del informe en todas las
pginas.
Encabezado de grupo Se imprime al principio de cada grupo de registros y
se utiliza para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos
estn agrupados por producto, el encabezado de grupo se utiliza para imprimir el
nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado que utilice la funcin
Suma en el encabezado de grupo, la suma corresponde al grupo actual.
DetalleSe imprime una vez por cada fila del origen de registros. En la seccin
Detalle se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.
Pie de grupo Se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se
utilizan para imprimir informacin de resumen de sus correspondientes grupos.
Pie de pgina Se imprime al final de cada pgina. Los pies de pgina se utilizan
para imprimir nmeros de pgina o informacin relativa a la pgina.
Pie del informe Se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe
se utilizan para imprimir los totales de los informes u otra informacin de resumen de
todo el informe.
NOTA En la vista Diseo, el pie del informe aparece debajo del pie de pgina. Sin
embargo, cuando se imprime el informe o se obtiene la vista previa, el pie del
informe aparece encima del pie de pgina, justo despus del ltimo pie de grupo o
la ltima lnea de detalle en la ltima pgina.
Controles
Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y
trabajar con informacin que enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e
imgenes. Access admite tres tipos de controles: dependientes, independientes y
calculados. La lista siguiente muestra un resumen de estos controles y de su uso.
Control dependiente Son los controles cuyo origen de datos son los campos de una
tabla o una consulta.
Los controles dependientes se usan para mostrar los valores de los campos de las bases
de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, nmeros, valores S/No, imgenes o
grficos. El tipo ms comn de control dependiente es el cuadro de texto. Por ejemplo,
un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podra
obtener esta informacin del campo Apellidos de la tabla Empleados.
Control independiente Son los controles que no tienen orgenes de datos. Los
controles independientes se utilizan para mostrar informacin, lneas, rectngulos e
imgenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el ttulo de un informe es un control
independiente.
Control calculado Son los controles cuyo origen de datos es una expresin en
lugar de un campo. Para especificar el valor que va a aparecer en el control se define
una expresin como el origen de los datos del control. Una expresin es una
combinacin de operadores (por ejemplo, = y +) , nombres de controles, nombres
de campos, funciones que devuelven un nico valor y valores constantes. Por ejemplo,
la siguiente expresin calcula el precio de un artculo con un descuento del 25 por
ciento multiplicando el valor del campo Precio por unidad por un valor constante (0,75).
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= [Unit Price] * .75
Una expresin puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta
subyacente de un informe, o bien, de un control incluido en el informe.
Cuando cree un informe, posiblemente lo ms eficaz sea agregar y organizar primero
todos los controles dependientes, especialmente si son la mayora de los controles
del informe. Despus, puede agregar los controles independientes y calculados que
completen el diseo mediante las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseo.
Los controles se enlazan con un campo identificando el campo del cual obtiene sus datos
el control. Puede crear un control enlazado con el campo seleccionado arrastrando el
campo desde el panel Lista de campos al informe. (El panel Lista de campos
muestra los campos de la tabla o consulta subyacente del informe. Para mostrar el panel
Lista de campos, realice una de las siguientes acciones:
En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Agregar campos
existentes.
Presione ALT+F8.
Cuando haga doble clic en un campo o lo arrastre desde el panel Lista de campos al
informe, crea un control dependiente.
Asimismo, se puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en
el propio control o en el cuadro para el valor Control Source (Origen Del Control) de
la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las caractersticas del
control, como su nombre, el origen de sus datos y su formato. Para mostrar la hoja de
propiedades, presione F4.
El uso del panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control
dependiente, por dos motivos:
Un control dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como ttulo
predeterminado el nombre del campo (o el ttulo definido para el campo en la tabla o
consulta subyacente), por lo que no es necesario escribir manualmente el ttulo.
Los controles dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo
de la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato, Lugares
Decimales y Mscara De Entrada). Por tanto, puede estar seguro de que estas
propiedades del campo seguirn siendo las mismas cuando cree un control dependiente
de dicho campo.
Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo,
establezca la propiedad
Origen Del Control (Control Source) en el nombre del campo.
Crear un nuevo informe agrupado mediante el Asistente para informes
El Asistente para informes presenta una serie de preguntas y genera posteriormente un

informe basndose en las respuestas. Entre esas preguntas figura la referente a los
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campos que desea utilizar para agrupar el informe. Una vez creado el informe, lo podr
utilizar tal cual o modificarlo segn sus necesidades. Antes de iniciar el Asistente para
informes, es preciso elegir un origen de datos.
Elegir un origen de registros
Los informes constan de informacin extrada de una tabla o consulta, as como de la

informacin almacenada en el diseo del informe, como etiquetas, encabezados y
grficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes tambin se conoce
como origen de registros del informe. Antes de comenzar a crear el in forme, deber
decidir primero qu informacin va a incluir. Entre los campos que elija debern figurar
los campos por los que desee agrupar o que desee resumir. Si los campos que desea
incluir se encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros.
Si los campos se extraen de ms de una tabla, le ser ms conveniente utilizar una
consulta como origen de registros. Puede que dicha consulta ya exista en la base de
datos, o bien, puede ser necesario crear una consulta especfica que cubra las
necesidades del informe.
Para obtener ms informacin sobre las consultas, abra los vnculos en la seccin Vea
tambin de este artculo.
Iniciar el Asistente para informes
1. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Asistente para informes.

Access inicia el Asistente para informes.
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2. Haga clic en la lista desplegable Tablas y consultas y elija la tabla o consulta que
contenga los campos que desee incluir en el informe.
3. Haga doble clic en los campos de la lista Campos disponibles para elegirlos.
Access los mueve a la lista Campos seleccionados. Asimismo, puede hacer
clic en los botones situados entre el cuadro Campos disponibles y el cuadro
Campos seleccionados para agregar o quitar el campo seleccionado, o para
agregar o quitar todos los campos.
4. Si otra tabla o consulta contiene campos que tambin desea incluir en el informe,
haga clic en la lista desplegable Tablas y consultas, elija la otra tabla o consulta y
siga agregando campos.
5. Haga clic en Siguiente cuando termine de agregar los campos.
Agrupar registros en el Asistente para informes
El agrupamiento permite organizar los registros por grupo, por ejemplo, por Regin o por
Vendedor. Los grupos se pueden anidar para poder identificar fcilmente las relaciones
entre los grupos y buscar rpidamente la informacin necesaria. El agrupamiento
tambin se puede utilizar para calcular informacin de resumen, como totales y
porcentajes.
Cuando incluye ms de una tabla en un informe, el asistente examina las relaciones entre
las tablas y determina cmo puede presentar el usuario la informacin.
1. En la pgina del Asistente para informes en la que se pregunta Desea
agregar algn nivel de agrupamiento?, haga clic en uno de los nombres de
campo de la lista y, a continuacin, haga clic en Siguiente.
2. Para agregar niveles de agrupamiento, haga doble clic en cualquiera de los nombres de
campo de la lista para agregarlo al informe.
Asimismo, puede quitar un nivel de agrupamiento haciendo doble clic en el nivel en la
pgina situada a la derecha del cuadro de dilogo. Use los botones de flecha para
agregar y quitar niveles de agrupamiento, y ajuste la prioridad de un nivel de
agrupamiento seleccionndolo y haciendo clic en los botones de prioridad. Access
agrega cada nivel de agrupamiento y lo muestra anidado dentro de su nivel de
agrupamiento primario.
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3. Haga clic en Opciones de agrupamiento para mostrar el cuadro de dilogo Intervalos
de agrupamiento.
4. Opcionalmente, para cada campo de nivel de grupo, elija un intervalo de agrupamiento.

Este intervalo permite personalizar la forma en que se van a agrupar los registros.
En la ilustracin anterior, los registros vienen agrupados por el campo Fecha de
envo, que es un tipo de datos de fecha y hora. El Asistente para informes ofrece
opciones apropiadas para el tipo de campo en la lista Intervalos de
agrupamiento. Por consiguiente, dado que Fecha de envo es un tipo de datos
de fecha y hora, puede optar por agrupar por el valor real (Normal), Ao,
Trimestre, Mes, Semana, Da, Hora y Minuto. Si el campo fuese del tipo de
datos Texto, podra optar por agrupar todo el campo (Normal) o por los primeros
caracteres (del 1 al 5). En el caso de un tipo de datos numrico, puede optar por
agrupar por valor (Normal) o por intervalo en incrementos seleccionados.
Tras seleccionar un intervalo de agrupamiento, haga
clic en Aceptar.
5. Haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente pgina del asistente.
Ordenar y resumir registros
Puede ordenar los registros por un mximo de cuatro campos, ya sea en orden
ascendente o descendente.
1. Haga clic en la primera lista desplegable y elija el campo por el que desee ordenar.
Puede hacer clic en el botn situado a la derecha de la lista para cambiar de orden
ascendente a descendente, y viceversa (Ascendente es el valor predeterminado). De
manera opcional, haga clic en la segunda, tercera y cuarta lista desplegable para elegir
ms campos de ordenacin.
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2. Haga clic en Opciones de resumen si desea resumir alguno de los campos numricos.
Observe que el botn Opciones de resumen slo estar visible si hay uno o
varios campos numricos en la seccin Detalle del informe. El asistente muestra
los campos numricos disponibles.
3. Active la casilla de verificacin en Suma, Promedio, Mn o Mx que desee para incluir

esos clculos en el pie de grupo.
Asimismo, puede optar por mostrar los detalles y el resumen o slo el resumen. En
el ltimo caso, se mostrarn los totales correspondiente a cada valor Fecha de
envo (por ejemplo, si ha seleccionado la casilla de verificacin de Suma), pero se
omitirn los detalles de los pedidos. Tambin puede optar por mostrar un
porcentaje de los clculos totales de las sumas.
5. Siga las instrucciones en las pginas restantes del Asistente para informes. En la ltima
pgina, puede editar el ttulo del informe, que se mostrar en la primera pgina del
Pgina 104 de 187
Informe. Adems, Access guardar el informe con el ttulo como nombre del
documento. Puede modificar tanto el ttulo como el nombre de documento
posteriormente si es necesario.
6. Haga clic en Finalizar. Access guarda automticamente el informe y lo muestra en la
Vista preliminar, donde se ve el informe tal y como quedar una vez impreso.
Puede utilizar los botones de desplazamiento situados en la parte inferior del Panel de
vista pre via para ver secuencialmente las pginas del informe o ir a cualquier pgina del
informe. Haga clic en uno de los botones de desplazamiento o escriba el nmero de
pgina que desee ver en el correspondiente cuadro y, a continuacin, presione ENTRAR.
En Vista preliminar, puede acercar el informe para ver los detalles o alejarlo para ver
cmo estn colocados los datos en la pgina. Con el puntero del mouse (ratn) colocado
sobre el informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, vuelva a hacer clic.
Tambin puede utilizar el control de zoom en la barra de estado.
Ajustar el informe
Es probable que el Asistente para informes no genere exactamente el resultado que

esperaba para el informe. Por ejemplo, quizs desee agregar texto, ajustar los anchos de
columna, agregar un logotipo, etc. Access proporciona dos vistas en las que puede
modificar el informe: la vista Presentacin y la vista Diseo, que se describen
brevemente en esta seccin.
VISTA PRESENTACIN
La vista Presentacin es la vista ms fcil de utilizar para realizar cambios en los
informes y proporciona la mayor parte de las herramientas necesarias para adaptar los
informes. Permite ajustar anchos de columna, reorganizar las columnas, as como
agregar o modificar los niveles de agrupamiento y totales. Puede incluir campos nuevos
en el diseo del informe y configurar las propiedades del informe y de sus controles. La
vista Presentacin tiene como ventaja que se pueden ver los datos mientras se realizan
los cambios en el formato del informe, de modo que se puede ver inmediatamente cmo
los cambios afectan a la presentacin de los datos.
Para abrir un informe en la vista Presentacin, haga clic con el botn secundario en el
informe en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista
Presentacin .
Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe as como
de sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.
Puede utilizar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta
subyacente al diseo del informe. Para mostrar el panel Lista de campos.
VISTA DISEO
Si no es posible realizar un cambio especfico en el informe en la vista Presentacin,
pruebe la vista Diseo. Esta vista muestra la estructura subyacente del informe y
proporciona algunas funciones y herramientas de diseo ms que la vista Presentacin.
Por ejemplo, se puede incluir una mayor variedad de controles en el informe, ajustar con
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Mayor precisin la alineacin de los controles y configurar un nmero mayor de

propiedades que en la vista Presentacin.
Para abrir un informe en la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el informe
en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo .
Agregar campos u otros controles a un informe existente
Cada campo, etiqueta, lnea o imagen que se ve en un informe se ha creado mediante

algn tipo de control. El control ms utilizado en un informe es el cuadro de texto, que
suele utilizarse para mostrar los datos del origen de registros subyacente del informe.
Puede crear cuadros de texto que ya estn enlazados con campos del origen de
registros agregando campos del panel Lista de campos, o bien, puede agregarlos al
informe mientras trabaja en la vista Diseo (pero, en ese caso, usted mismo deber
"enlazarlos" a los campos del origen de registros). La vista Diseo tiene como ventaja
que se pueden agregar muchos otros tipos de controles, adems de los cuadros de texto
dependientes, como rectngulos, saltos de pgina y grficos. En esta seccin se
describen ambos mtodos de agregar controles a un informe.
AGREGAR CAMPOS A UN INFORME EXISTENTE
Se recomienda utilizar la vista Presentacin para agregar campos a un informe, si bien
tambin puede hacerse en la vista Diseo. Para agregar un campo, asegrese de que se
muestra el panel Lista de campos. El panel Lista de campos es una lista de todos los
campos que estn disponibles para su colocacin en el informe. Para ver el panel Lista
de campos, presione ALT+F8.
AGREGAR CAMPOS DEL PANEL LISTA DE CAMPOS
Para agregar un solo campo, arrstrelo desde el panel Lista de campos hasta la
seccin del informe donde desee incluirlo.
Para agregar varios campos a la vez, haga clic en el primer campo que desee incluir,
mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada uno de los dems campos que
desee agregar. A continuacin, arrastre los campos seleccionados hasta el informe.
Al colocar los campos, Access crea un cuadro de texto dependiente para cada uno de
esos campos e incluye automticamente un control de etiqueta junto a cada uno de ellos.
NOTAS
Si agrega un campo de una tabla relacionada, Access agregar el nivel de agrupamiento

adecuado.
Si agrega un campo de otra tabla (no relacionada), Access mostrar un cuadro de
dilogo donde podr especificar cmo desea relacionar la tabla con el origen de datos
existente del informe.
Para ver las relaciones de tabla que ya se han especificado para la base de datos, o
bien, para agregar nuevas relaciones:
En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic
en Relaciones.
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AGREGAR OTROS CONTROLES A UN INFORME EXISTENTE

Cuando agrega al informe un campo del panel Lista de campos, se crea
automticamente un control de cuadro de texto dependiente. Otros controles, como
etiquetas, lneas e imgenes, se pueden agregar cambiando a la vista Diseo y utilizando
las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseo.
DETERMINAR EL NOMBRE DE UNA HERRAMIENTA

Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta.
CREAR UN CONTROL MEDIANTE LAS HERRAMIENTAS DEL GRUPO CONTROLES
Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por
verificacin ..
Haga clic en el diseo de informe en el lugar donde desee colocar la esquina superior
izquierda del control.
Haga clic una vez para crear un control de tamao predeterminado, o bien, haga clic y
arrastre en el informe para crear un control con el tamao que desee.
Si no coloca el control perfectamente al primer intento, lo puede mover
siguiendo este procedimiento: Haga clic en el control para seleccionarlo.
Coloque el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro
puntas y arrastre el control a la ubicacin deseada.
Mediante este proceso se crea un control "independiente". Si el control puede mostrar
datos (por ejemplo, un cuadro de texto o una casilla de verificacin), deber escribir
un nombre de campo o una expresin e n la propiedad Origen del control para que el
control pueda mostrar los datos.
Muestre la hoja de propiedades.
Presione F4.
NOTA Una vez terminado el nuevo informe, asegrese de guardarlo.
Agregar o modificar el agrupamiento y la ordenacin en un informe existente
Si ya tiene un informe y desea ordenarlo o agruparlo, o bien, desea modificar la

ordenacin o el agrupamiento existente del informe, esta seccin le ayuda a hacerlo.
AGREGAR AGRUPAMIENTO, ORDENACIN Y TOTALES EN LA VISTA PRESENTACIN
Puede realizar sencillas operaciones de ordenacin, agrupamiento y creacin de totales
haciendo clic con el botn secundario en los campos en la vista Presentacin y eligiendo
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la operacin que desee en el men contextual. Para cambiar a la Vista Presentacin,
haga clic con el botn secundario en el nombre del informe en
El panel de exploracin y haga clic en Vista Presentacin .
NOTA Si bien en las instrucciones descritas en esta seccin no se utiliza directamente

el panel Agrupacin, orden y total, se recomienda abrir el panel y observar cmo
cambia mientras est trabajando. De este modo, comprender mejor lo que hace Access
y, a medida que le resulte ms fcil trabajar con el panel Agrupacin, orden y total,
podr utilizarlo para aplicar ms ajustes al informe. Para mostrar el panel Agrupacin,
orden y total:
En el grupo Agrupacin y totales de la ficha Formato, haga clic en Agrupar y

ordenar.
Ordenar por un solo campo
Haga clic con el botn secundario en cualquier valor del campo que desee ordenar.
En el men contextual, haga clic en la opcin de ordenacin que desee. Por ejemplo,
para ordenar un campo de texto en orden ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z
. Para ordenar un campo numrico en orden descendente, haga clic en Ordenar de
mayor a menor .
Access ordena el informe de acuerdo segn lo haya especificado. Si est abierto el panel
Agrupacin, orden y total, podr ver que se ha agregado una nueva lnea Ordenar
por para el campo.
Ordenar por varios campos
NOTA Cuando aplica el criterio de ordenacin haciendo clic con el botn secundario en
un campo en la vista Presentacin, slo podr ordenar un campo a la vez. Al aplicar la
ordenacin a otro campo, se quita el criterio de ordenacin del primer campo. El
comportamiento de ordenacin es diferente en los formularios, donde se pueden
establecer varios criterios de ordenacin haciendo clic con el botn secundario en
cada uno de los campos y eligiendo el criterio de ordenacin que desee.
Agrupar en un campo
Haga clic con el botn secundario en cualquier valor del campo en el que desee agrupar.
En el men contextual, haga clic en Agrupar en .

Access agrega el nivel de agrupamiento y crea un encabezado de grupo para ese nivel.
Si est abierto el panel
Agrupacin, orden y total, podr ver que se ha agregado una nueva lnea
Agrupar en para el campo.
Agregar un total a un campo
Esta opcin permite calcular una suma, un promedio, una cuenta u otro agregado para
un campo. Se agregar un total general al final del informe y se agregarn totales de
grupo a todos los grupos del informe.
Haga clic con el botn secundario en cualquier valor del campo para el que desee calcular
el total.
Haga clic en Total.
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Haga clic en la operacin que desea realizar: Suma, Promedio, Incluir registros
(para contar todos los registros), Incluir valores (para contar slo los registros con
un valor en este campo), Mx, Mn, Desviacin estndar o Varianza.
Access agrega un control de cuadro de texto calculado al pie del informe, lo que crea un
total general. Si el informe tiene niveles de agrupamiento, Access agrega pies de grupo
(si an no los hay) y coloca el total en cada pie.
NOTA Tambin puede agregar totales haciendo clic en el campo para el cual desea
calcular el total y, a continuacin, en la ficha Formato, en el grupo Agrupacin y
totales, haga clic en Totales .

AGREGAR AGRUPAMIENTO, ORDENACIN Y TOTALES MEDIANTE EL PANEL
AGRUPACIN, ORDEN Y TOTAL
El panel Agrupacin, orden y total aporta la mayor flexibilidad cuando desea agregar o
modificar las opciones de agrupamiento, criterios de ordenacin o totales de un informe.
Una vez ms, la vista Presentacin es la vista preferida para trabajar, ya que es mucho
ms fcil ver cmo afectan los cambios a la presentacin de los datos.
MOSTRAR EL PANEL AGRUPACIN, ORDEN Y TOTAL
En la vista Presentacin:
En el grupo Agrupacin y totales de la ficha Formato, haga clic en Agrupar y
ordenar.
En la vista Diseo:
En el grupo Agrupacin y totales de la ficha Diseo, haga clic en
Agrupar y ordenar. Access muestra el panel Agrupacin, orden y total.
Para agregar un nuevo nivel de ordenacin o agrupamiento, haga clic en Agregar un

grupo o Agregar un orden.
Se agrega una nueva lnea al panel Agrupacin, orden y total, y se muestra
una lista de los campos disponibles.
Puede hacer clic en uno de estos nombres de campo o puede hacer clic en expresin
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debajo de la lista de campos para escribir una expresin. Tras elegir un campo o escribir
una expresin, Access agrega el nivel de agrupamiento al informe. En la vista
Presentacin, la presentacin cambia inmediatamente y se muestra el agrupamiento o
criterio de ordenacin.
NOTAS
Si ya se han definido varios niveles de ordenacin o agrupamiento, es posible que

tenga que desplazarse hacia abajo por el panel Agrupacin, orden y total para
poder ver los botones Agregar un grupo y Agregar un orden.
Puede definir hasta 10 niveles de agrupamiento y ordenacin en un informe.
CAMBIAR LAS OPCIONES DE AGRUPAMIENTO
Cada nivel de ordenacin o agrupamiento tiene varias opciones que se pueden
establecer para obtener los resultados deseados.
Para mostrar todas las opciones de un nivel de agrupamiento u ordenacin, haga clic
en Ms en el nivel que desee cambiar.
Para ocultar las opciones, haga clic en Menos.

Criterio de ordenacin Para cambiar el criterio de ordenacin, haga clic en la lista
desplegable de criterios de ordenacin y, a continuacin, haga clic en la opcin que
desee.
Intervalo del grupo Este valor determina cmo se agrupan juntos los registros.
Por ejemplo, puede agrupar por el primer carcter de un campo de texto de modo que
se agrupen todas las entradas que comiencen por "A", todos los valores que comiencen
por "B", y as sucesivamente. En el caso de un campo de fecha, puede agrupar por da,
semana, mes, trimestre, o bien, puede especificar un intervalo personalizado.
Totales Para agregar totales, haga clic en esta opcin. Puede agregar totales en
varios campos y agregar varios tipos de totales en el mismo campo.
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Haga clic en la flecha desplegable de Total de y seleccione el campo que desee resumir.
Haga clic en la flecha desplegable de Tipo y seleccione el tipo de clculo que desee
realizar.
Seleccione Mostrar total general para agregar un total general al final del informe (en
el pie del informe).
Seleccione Mostrar totales de grupo como % de Total general para agregar un
control al pie de grupo que calcula el porcentaje del total general de cada grupo.
Seleccione Mostrar en encabezado de grupo o Mostrar en pie de grupo para
mostrar el total en el lugar deseado.
Una vez elegidas todas las opciones para un campo, puede repetir el proceso y resumir
otro campo seleccionndolo en la lista desplegable Total de. De lo contrario, haga
clic fuera de la ventana emergente Totales para cerrarla.
Ttulo Permite cambiar el ttulo del campo que est resumiendo. Se utiliza para el
encabezado de columna y las etiquetas de los campos de resumen en los encabezados y
pies.
Para agregar o modificar el ttulo:
Haga clic en el texto azul detrs de con ttulo.
Aparecer el cuadro de dilogo Zoom.
Escriba el nuevo ttulo en el cuadro de dilogo y haga clic en Aceptar.
Con/sin una seccin de encabezado Utilice esta opcin para agregar o quitar la
seccin de encabezado que precede a cada grupo. Cuando agrega una seccin de
encabezado, Access mueve el campo de agrupamiento hasta el encabezado. Cuando
quita una seccin de encabezado que contiene controles que no sean el campo de
agrupamiento, Access le pide que confirme si desea eliminar los controles.
Con/sin una seccin de pie Utilice esta opcin para agregar o quitar la seccin de
pie que aparece despus de cada grupo. Al quitar una seccin de pie que contiene
controles, Access le pide que confirme si desea eliminar los controles.
Mantener junto el grupo Esta opcin determina cmo se distribuyen los grupos
en la pgina al imprimir el informe. Quizs desee mantener los grupos en una pgina
para evitar lo mximo posible que haya que dar la vuelta a las pginas para poder ver los
grupos en su totalidad. Sin embargo, esto suele aumentar la cantidad de papel necesario
para imprimir el informe, ya que la mayora de las pginas presentarn espacios en
blanco en la parte inferior.
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No mantener junto el grupo en una pgina Utilice esta opcin si no le importa

que los grupos se dividan por los saltos de pgina. Por ejemplo, un grupo de 30
elementos puede tener 10 elementos en la parte inferior de una pgina y los 20
restantes en la parte superior de la siguiente pgina.
Desea mantener todo el grupo en una pgina? Esta opcin ayuda a
minimizar el nmero de saltos de pgina en un grupo. Si un grupo no cabe en el
espacio restante de una pgina, Access deja ese espacio en blanco y coloca el grupo en
la siguiente pgina. Es posible que los grupos de gran tamao sigan abarcando varias
pginas, pero esta opcin minimiza en la medida de lo posible el nmero de saltos de
pgina dentro del grupo.
Mantener el encabezado y el primer registro juntos en una pgina En el
caso de los grupos con encabezados de grupo, esta opcin asegura que el encabezado
de grupo no se imprimir automticamente en la parte inferior de una pgina. Si Access
determina que no hay espacio suficiente para que se imprima al menos una fila de
datos despus del encabezado, el grupo se colocar en la siguiente pgina.
CAMBIAR LA PRIORIDAD DE LOS NIVELES DE AGRUPAMIENTO Y ORDENACIN
Para cambiar la prioridad de un nivel de agrupamiento o de ordenacin, haga
clic en el fila del panel
Agrupacin, orden y total y, a continuacin, en la flecha arriba o flecha abajo
a la derecha de la fila.
ELIMINAR NIVELES DE AGRUPAMIENTO Y ORDENACIN
Para eliminar un nivel de agrupamiento o de ordenacin, haga clic en la fila que desea
eliminar en el panel Agrupacin, orden y total y presione SUPRIMIR o haga clic en el
botn Eliminar a la derecha de la flecha. Al eliminar un nivel de agrupamiento, si el
campo de agrupamiento estaba en el encabezado o pie de grupo, Access lo mueve a la
seccin Detalle del informe. Se eliminan todos los controles incluidos en el encabezado o
pie de grupo.
CREAR UN INFORME DE RESUMEN (SIN DETALLES DE
REGISTROS)
Si desea mostrar slo totales (es decir, slo la informacin en las filas de los
encabezados y pies), en la ficha Formato, (o en la ficha Diseo de la vista Diseo), en
el grupo Agrupacin y totales, haga clic en Ocultar detalles. De este modo, se
ocultan los registros en el siguiente nivel de agrupamiento inferior, por lo que los
datos de resumen se presentan de manera ms compacta. Si bien los registros estn
ocultos, no se eliminan los controles en la seccin oculta. Haga clic en Ocultar detalles
para restaurar las filas en el informe.
CREAR UN EFECTO DE AGRUPAMIENTO SIN ENCABEZADOS
Puede lograr un efecto de agrupamiento en los informes sin utilizar encabezados. Si quita
los encabezados, se crea un informe ms compacto ya que las lneas de encabezado
ocupan menos espacio vertical.
El procedimiento general implica quitar el encabezado de cada grupo, por lo que cada
campo de agrupamiento se mueve a la seccin Detalle del informe. Para restaurar el
efecto de agrupamiento visual, se establece la propiedad Ocultar duplicados de cada
campo de agrupamiento en S.
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EJEMPLO
Tomemos como ejemplo el siguiente informe agrupado en el que se utilizan
encabezados de grupo:
Como puede comprobar, cada nombre de compaa ocupa una lnea completa, al igual
que cada identificador de pedido.
En este ejemplo, va a modificar el informe para que se parezca al informe de la ilustracin
siguiente:
1. Abra el informe en la vista Presentacin haciendo clic con el botn secundario en el

Panel de exploracin y, a continuacin, haciendo clic en Vista Presentacin .
2. En el grupo Agrupacin y totales de la ficha Formato, haga clic en Agrupar y

ordenar.
NOTA Es conveniente empezar con el grupo de nivel inferior; de lo

contrario, puede que la presentacin del informe le resulte confusa mientras est
trabajando.
3. Haga clic en el nivel de agrupamiento inferior y, luego, en Ms.
4. En la lista desplegable de secciones de encabezado, seleccione sin una seccin de
encabezado.
Cuando se quita un encabezado, Access conserva el cuadro de texto del campo de
agrupamiento movindolo a la seccin Detalle. Sin embargo, es posible que se eliminen
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todos los dems controles que se encuentren en el encabezado de grupo. Access avisar
si se va a eliminar algn control como resultado de esta accin. Si el encabezado de
grupo contiene controles que desea conservar, asegrese de moverlos a otra seccin
del informe antes de llevar a cabo este paso. Deber cambiar a la vista Diseo para
mover los controles a otras secciones.
El informe resultante se muestra en la siguiente ilustracin. Observe que el primer
IdPedido est en la misma lnea que el primer registro de detalle en lugar de
encontrarse en su propia lnea.
Desafortunadamente, el IdPedido se repite en cada lnea de detalle, por lo que resulta

difcil ver con precisin cuntos pedidos hay. Entonces, es til establecer la propiedad
Ocultar duplicados del control del cuadro de texto. Para configurar esta
propiedad, siga el procedimiento que se describe a continuacin:
Seleccione uno de los valores que se repiten.
Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para verla.
En la ficha Formato de la hoja de propiedades, haga clic en la lista desplegable
correspondiente a Ocultar duplicados y, a continuacin, en S.
Los identificadores de pedido duplicados quedan ocultos. Observe que puede
ver de nuevo cuntos pedidos hay y cuntos productos hay por pedido.
5. Para este ejemplo, repetimos el paso 4 para el nivel de agrupamiento Nombre de

compaa. El informe final se parece a la ilustracin siguiente:
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Ahora, el valor Nombre de compaa aparece en la misma lnea que el primer registro
de detalle y la propiedad Ocultar duplicados evita que el valor Nombre de
compaa se repita en cada lnea. En el caso de un informe de gran tamao que use
varios niveles de agrupamiento, esto puede contribuir a ahorrar una cantidad
significativa de papel.
Guardar, imprimir o enviar un informe
Una vez guardado el diseo del informe, puede usarlo muchas veces. El diseo del
informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si
nuevo similar basado en el original.
GUARDAR UN INFORME

o presione CTRL+G.
Puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido.

2. Si el informe no tiene ttulo, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y
haga clic en Aceptar.
GUARDAR EL DISEO DEL INFORME CON UN NOMBRE DISTINTO

como.
informe en, haga clic en
Informe en el cuadro Como y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
IMPRIMIR UN INFORME
Un informe se puede imprimir desde la Vista preliminar, la vista Presentacin, la vista
Diseo, la vista Informe o desde el panel de exploracin. Antes de imprimirlo, debe
revisar la configuracin de la pgina, como los mrgenes y la orientacin. Access guarda
la configuracin de la pgina junto con el informe, por lo que slo es necesario
especificarla una vez. Puede guardar la configuracin ms adelante si cambian las
necesidades.
CAMBIAR LA CONFIGURACIN DE PGINA
1. Abra el informe en cualquier vista.
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2. En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Pgina, haga clic en una opcin.
Tamao permite seleccionar entre varios tamaos de papel o escribir un tamao de

papel personalizado.
Vertical orienta la pgina en sentido vertical.
Horizontal orienta la pgina en sentido horizontal.
Mrgenes permite seleccionar entre varios anchos de margen predefinidos, o

bien, puede hacer clic en Avanzadas para especificar anchos de margen
personalizados mediante el cuadro de dilogo Configurar pgina.
Mostrar mrgenes activa o desactiva la presentacin de los mrgenes (slo en la vista
Presentacin).
Columnas muestra el cuadro de dilogo Configurar pgina. Especifique el nmero
de columnas y el tamao de columna deseados y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
Imprimir slo los datos anula la impresin de las etiquetas que haya en el informe.
Slo se imprimirn los controles enlazados con los datos de la tabla o consulta
subyacente. Esta caracterstica puede resultar til para los informes que se imprimen
ocasionalmente en formularios preimpresos. En estos casos, se puede anular la
impresin de las etiquetas y volver a activarlas cuando se vaya a imprimir el informe en
papel en blanco.
NOTA Si desea usar una configuracin ms detallada de la pgina, haga clic en el

botn Configurar pgina situado en la esquina inferior derecha del grupo Diseo de
pgina para que se muestre el cuadro de dilogo Configurar pgina. Puede utilizar
Configurar pgina para ajustar todos los valores de configuracin disponibles en la ficha
Diseo de pgina, as como para seleccionar una impresora especfica para el informe.
ENVIAR UN INFORME A UNA IMPRESORA
1. Abra el informe en cualquier vista o seleccione el informe en el panel de exploracin.
2. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Imprimir.
3. En el cuadro de dilogo Imprimir, especifique las opciones deseadas, como la

impresora, el intervalo de impresin o el nmero de copias.
ENVIAR EL INFORME POR CORREO ELECTRNICO
Puede enviar el informe a los usuarios como mensaje de correo electrnico en lugar
de imprimirlo en papel.
1. En el panel de exploracin, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el
botn Microsoft Office y, a continuacin, en Correo electrnico .

2. En el cuadro de dilogo Enviar objeto como, haga clic en el formato de archivo que
desee utilizar.
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3. Rellene los dems cuadros de dilogo que aparezcan.

4. Cuando aparezca su programa de correo electrnico, escriba los detalles del mensaje y
envelo.
Crear y utilizar subinformes
Cuando trabaja con datos relacionales (donde los datos relacionados estn almacenados
en diferentes tablas), a menudo necesita ver informacin de ms de una tabla o
consulta en el mismo informe. Por ejemplo, desea ver los datos del cliente y tambin
desea ver la informacin sobre los pedidos del cliente. Los subinformes son una
herramienta til porque permiten mostrar de manera lgica y legible la informacin de
los pedidos en el informe con la informacin del cliente.
Comprender los subinformes
Un subinforme es un informe que se inserta en otro informe. Cuando se combinan

informes, uno de ellos debe servir como informe principal que contiene el otro informe.
Un informe principal es dependiente o independiente. Un informe independiente puede
mostrar datos y tiene una tabla, consulta (consulta: pregunta sobre los datos
almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin en los datos. Una
consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos
para un formulario o informe.) o instruccin SQL (cadena o instruccin SQL: expresin
que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye clusulas
como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas SQL se utilizan en consultas y
e n funciones de agregado.) especificada en su propiedad Origen del registro. Un
informe independiente no est basado en ninguna tabla, consulta o instruccin SQL (es
decir, la propiedad Origen del registro del informe est vaca).
Ejemplo de un informe principal independiente con dos subinformes no
relacionados
Un informe principal independiente no puede mostrar datos propios, pero puede servir
como informe principal para los subinformes no relacionados que se van a combinar.
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El informe principal independiente contiene dos subinformes.

Uno de los subinformes resume las ventas por empleado.
El otro subinforme resume las ventas por categora.
Ejemplo de un informe principal y un subinforme que estn enlazados al mismo
origen de registros
Puede utilizar el informe principal para mostrar registros de detalle, como cada venta de un
ao y, a continuacin, utilizar un subinforme para mostrar informacin de resumen, como
las ventas totales de cada trimestre.
El subinforme resume las ventas anuales por trimestre.

El informe principal muestra las ventas diarias.
Ejemplo de un informe principal y un subinforme que estn enlazados a
orgenes de registros relacionados
Un informe principal puede contener datos comunes de uno o varios subinformes. En este
caso, el subinforme contiene datos que estn relacionados con los datos del informe
principal.
El informe principal muestra el nombre y la ciudad de cada feria.

El subinforme muestra los representantes que van a asistir a cada feria.
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Subformularios de un informe
Un informe principal puede incluir subformularios (subformulario: formulario contenido
dentro de otro formulario o informe.) adems de subinformes y puede incluir tantos
subformularios y subinformes que desee. Adems, un informe principal puede contener
hasta siete niveles de subformularios y subinformes. Por ejemplo, un informe puede
contener un subinforme y ese subinforme puede contener un subformulario o
subinforme, y as sucesivamente hasta un mximo de siete niveles.
Si agrega un subformulario a un informe y, a continuacin, abre el informe en la vista
Informe, podr utilizar el subformulario para filtrar y desplazarse por los registros. El
cdigo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y las macros incrustadas que estn
asociadas al formulario y sus controles seguirn ejecutndose, si bien algunos eventos
estn deshabilitados en este contexto. No se pueden agregar, modificar o eliminar
registros utilizando un subformulario en un informe.
Vincular un informe a un subformulario o subinforme
Cuando se inserta un subformulario o subinforme que contiene informacin que est

relacionada con datos del informe principal, el control del subinforme debe estar
vinculado al informe principal. El vnculo garantiza que los registros mostrados en el
subformulario o subinforme corresponden correctamente a los registros impresos en el
informe principal.
Cuando se crea un subformulario o subinforme mediante un asistente o arrastrando un
objeto desde el panel de exploracin hasta un informe, Access vincula automticamente
el subformulario o subinforme al informe principal si se cumple alguna de las siguientes
condiciones.
Se definen relaciones (relacin: asociacin que se establece entre campos comunes
(columnas) en dos tablas.
Una relacin puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) Para las tablas que
se seleccionan, o bien, se definen relaciones para las tablas subyacentes de las
consultas que se seleccionan.
El informe principal se basa en una tabla con una clave principal (clave
principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de manera
exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo
y debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar
una tabla con claves externas de otras tablas.) y el subformulario o subinforme se basa
en una tabla que contiene un campo con el mismo nombre que esa clave principal y
que tiene un tipo de datos (tipo de datos: caracterstica de un campo que determina el
tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo,
Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado). Idntico o
compatible. Por ejemplo, si la clave principal de la tabla subyacente del informe
principal es un campo Autonumrico y su propiedad TamaoDelCampo est
configurada en Entero largo, el campo correspondiente en la tabla subyacente del
subformulario o subinforme debe ser un campo numrico con su propiedad
TamaoDelCampo establecida en Entero largo. Si selecciona una o varias
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consultas como origen de registros de un subformulario o subinforme, las tablas

subyacentes de las consultas deben cumplir las mismas condiciones.
Crear un subinforme
Si el subinforme se va a vincular al informe principal, asegrese de que los orgenes de

registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o
pgina de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una
consulta o una instruccin SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una
vista, una instruccin SQL o un procedimiento almacenado.) subyacentes estn
relacionados (relacin: asociacin que se establece entre campos comunes (columnas) en
dos tablas. Una relacin puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) Antes de
seguir el procedimiento que se describe a continuacin.
UTILIZAR EL ASISTENTE PARA SUBINFORMES PARA CREAR UN SUBINFORME

1. Abra el informe que desee utilizar como informe principal en la vista Diseo (vista
Diseo: vista que muestra el diseo de los siguientes objetos de base de datos:
tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseo, puede crear
objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.).
2. En el grupo Controles de la ficha Diseo, asegrese de que Utilizar Asistentes
para controles est seleccionado.
3. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en Subformulario/Subinforme

.
4. En el informe, haga clic en el lugar donde desee colocar el subinforme.
5. En la primera pgina del Asistente para subinformes, si desea crear un nuevo
subformulario o subinforme y basarlo en una tabla o consulta, haga clic en Usar
tablas y consultas existentes. Si hay un informe o formulario existente que desee
utilizar como subinforme, haga clic en Usar un formulario o informe
existente, seleccione el informe o formulario en la lista y, a continuacin, haga clic en
Siguiente.
6. Si eligi Usar un formulario o informe existente en la pgina anterior del

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Asistente, omita este paso y vaya directamente al paso 7. De lo contrario, en la lista
Tablas/Consultas, seleccione la tabla o consulta que contenga los campos que desee
incluir en el subinforme y, a continuacin, haga doble clic en los campos que desee en
la lista Campos disponibles para agregarlos al subinforme.
Si piensa vincular el subinforme al informe principal, no olvide incluir los campos

que se van a utilizar para crear el vnculo, incluso si no desea que se muestren.
Normalmente, el campo de vinculacin es un campo Id. En la ilustracin anterior, la
tabla Pedidos es el origen de registros del subinforme, y la tabla Clientes es el origen
de registros del informe principal. Dado que la tabla Pedidos est relacionada con la
tabla Clientes por el campo Id. de cliente, ese campo se agrega a la lista Campos
seleccionados.
NOTA Puede incluir en el informe campos de varias tablas y consultas. Cuando

termine de agregar campos de una tabla, seleccione la siguiente tabla o consulta
en la lista Tablas/Consultas y, a continuacin, agregue los campos que desee.
Haga clic en Siguiente para continuar.
7. En esta pgina del asistente, se determina cmo se va a vincular el subinforme al

informe principal. Si Access encuentra campos que parecen apropiados para vincular el
subinforme al informe principal, el asistente mostrar una lista de posibles sugerencias
de vinculacin.
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Puede seleccionar la sugerencia de vinculacin que ms se ajuste a su caso, o bien, si

no desea vincular el subinforme al informe principal, seleccione Ninguno. Si desea
vincular el subinforme al informe principal pero ninguna de las sugerencias parece
apropiada, haga clic en Definir la ma propia.
NOTA Si el asistente no encuentra campos apropiados para la vinculacin, no

proporcionar una lista de sugerencias de vinculacin y seleccionar
automticamente la opcin Definir la ma propia.
Cuando est seleccionada la opcin Definir la ma propia, el asistente muestra dos

conjuntos de listas.
Bajo Campos del formulario/informe, seleccione los campos del informe principal
que desee utilizar para vincular el informe principal al subformulario o subinforme.
Puede seleccionar hasta tres campos y cada campo seleccionado debe coincidir con
un campo relacionado en el origen de datos del subformulario o subinforme.
Bajo Campos del subformulario/subinforme, seleccione los campos
correspondientes del subformulario o subinforme que estn vinculados a los campos
seleccionados del informe principal.
Para no vincular el subformulario o subinforme al informe principal, asegrese de
que todas las listas estn vacas.
Haga clic en Siguiente para continuar.
8. En la ltima pgina del asistente, escriba un nombre para el subformulario o

subinforme, o bien, haga clic en Finalizar para aceptar el nombre predeterminado.
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Access agrega al informe un control de subinforme (control de subformulario o

subinforme: control que muestra o bien un subformulario en un formulario o bien un
subformulario o un subinforme en un informe.) y lo enlaza (es decir, configura su
propiedad Objeto origen) de la siguiente manera:
Si seleccion Usar un formulario o informe existente en la primera pgina del
asistente, Access enlaza el control de subinforme al informe o formulario que haya
especificado.
Si seleccion Usar tablas y consultas existentes en la primera pgina del asistente,
Access crea un nuevo objeto de informe en el panel de exploracin y, a continuacin,
enlaza el control de subinforme a ese objeto. El nombre del nuevo objeto de informe es
igual que el nombre escrito en la ltima pgina del asistente.
AGREGAR A UN INFORME UNA TABLA, UNA CONSULTA, UN FORMULARIO O UN
INFORME COMO SUBINFORME
Una manera rpida de agregar un subinforme a un informe es abrir el informe principal
en la vista Diseo y, a continuacin, arrastrar un objeto desde el panel de exploracin
hasta el informe principal. Si desea que el subformulario o subinforme est vinculado al
informe principal, asegrese de que los orgenes de registros (origen de registros:
origen de datos subyacente de un formulario, informe o pgina de acceso a datos. En una
base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instruccin SQL. En un
proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instruccin SQL o un
procedimiento almacenado.) subyacentes estn relacionados (relacin: asociacin que
se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relacin puede ser
uno a uno, uno a varios o varios a varios.) y que los orgenes de registros incluyan los
campos que se van a utilizar para vincular el subformulario o subinforme al informe
principal.
el informe que desee utilizar como informe principal y, a continuacin, haga clic en
Vista Diseo en el men contextual.
2. Arrastre una tabla, una consulta, un formulario u otro informe desde el panel de
exploracin hasta la seccin del informe principal donde debe aparecer el subinforme.
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Access realiza una de las siguientes acciones:

Si Access puede determinar cmo se van a vincular los dos objetos, agregar al
informe un control de subinforme. Si se agrega un formulario o informe, Access
enlazar a ese objeto el control de subinforme. Si se agrega una tabla o consulta,
Access crear primero un objeto de informe y, a continuacin, enlazar el control de
subinforme a ese nuevo objeto.
Si Access no puede determinar cmo se van a vincular los dos objetos,
aparecer el Asistente para subinformes. Para continuar, siga el procedimiento
descrito en la seccin Crear un subinforme, empezando por el paso 7.
Despus de completar el asistente, Access agrega el subinforme al informe.
Siga el procedimiento que se describe a continuacin para comprobar que el
subformulario o subinforme est vinculado correctamente al informe principal.
1. Haga clic en el control de subinforme para seleccionarlo.
2. Si an no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.
3. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, compruebe las propiedades Vincular
campos principales y Vincular campos secundarios.
En el caso de un subformulario o subinforme no vinculado, ambas propiedades deben
estar vacas.
En el caso de un subformulario o subinforme vinculado, las propiedades Vincular
campos principales y Vincular campos secundarios deben mostrar los campos
que relacionan los dos objetos. Por ejemplo, si el informe principal muestra informacin
de la tabla Empleados y el subformulario o subinforme muestra informacin de la tabla
Pedidos, la propiedad Vincular campos principales debe mostrar el campo Id. de la
tabla Empleados y la propiedad Vincular campos secundarios debe mostrar el campo
Id. de empleado de la tabla Pedidos.
Puede que estas propiedades deban modificarse para que el subformulario
o subinforme funcione correctamente. Siga este procedimiento.
1. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en el cuadro de la
propiedad Vincular campos principales y, a continuacin, haga clic en .
Aparece el cuadro de dilogo Vinculador de campos de subinforme.
2. En las listas Campos principales y Campos secundarios, seleccione los campos a

los que desee vincular los informes. Si no est seguro de los campos que debe utilizar,
Si no ve el campo que desee utilizar para vincular el informe, deber editar el origen de
registros del informe principal o del subformulario o subinforme para asegurar que
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Contiene el campo de vinculacin. Por ejemplo, si el informe se basa en una consulta,

debe asegurarse de que el campo de vinculacin est presente en los resultados de la
consulta.
3. Guarde el informe principal y cambie a la vista Informe. A continuacin, compruebe
que el informe funciona segn lo previsto.
AGREGAR A UN INFORME UNA TABLA O CONSULTA COMO HOJA DE DATOS
Una hoja de datos es una simple representacin visual de datos, similar a una hoja de
clculo. Cada columna de una hoja de datos representa un campo de la tabla o
consulta de origen, y cada fila representa un registro. Puede utilizar el control
Subformulario/Subinforme para mostrar una hoja de datos en un informe. Esta tcnica se
presta especialmente cuando se desea obtener una presentacin compacta de los datos
pero no se requieren las funciones de formato de un objeto de formulario o informe. Para
agregar una hoja de datos a un informe:
el informe que desee utilizar como informe principal y, a continuacin, haga clic en
Vista Diseo en el men contextual.
2. En el grupo Controles de la ficha Diseo, asegrese de que Utilizar Asistentes
para controles no est seleccionado.
3. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta
Subformulario/Subinforme .
4. En el informe, haga clic en el lugar donde desee colocar el subinforme.
5. Si se inicia el Asistente para subinformes, haga clic en Cancelar para cerrarlo.
7. En el informe, haga clic en el nuevo control de subinforme para seleccionarlo.
8. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la flecha situada en el cuadro
de la propiedad Objeto origen y, a continuacin, haga clic en la tabla o consulta que
desee mostrar en el control de subinforme. Por ejemplo, para mostrar la tabla Pedidos,
haga clic en Tabla.Pedidos.
Access intenta vincular la hoja de datos al informe principal de acuerdo con las
relaciones definidas en la base de datos.
9. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, compruebe las propiedades Vincular
campos principales y Vincular campos secundarios.
Para una hoja de datos no vinculada, asegrese de que ambas propiedades estn en
blanco.
En el caso de una hoja de datos vinculada, asegrese de que las propiedades Vincular
campos principales y Vincular campos secundarios muestren los campos que
relacionan el informe principal con la hoja de datos. Por ejemplo, si el informe principal
muestra informacin de la tabla Empleados y la hoja de datos muestra informacin de
la tabla Pedidos, la propiedad Vincular campos principales debe mostrar el campo
Id. de la tabla Empleados y la propiedad Vincular campos secundarios debe mostrar
el campo Id. de empleado de la tabla Pedidos.
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En algunos casos, es posible que tenga que configurar usted mismo las propiedades de
los vnculos de campo. Para ello, siga este procedimiento.
1. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en el cuadro de la
propiedad Vincular campos principales y, a continuacin, haga clic en .
Aparece el cuadro de dilogo Vinculador de campos de subinforme.
2. En las listas Campos principales y Campos secundarios, seleccione los campos

que desee utilizar para vincular el informe principal a la hoja de datos. Si no est
seguro de los campos que debe utilizar, haga clic en Sugerir para que Access intente
determinar los campos de vinculacin. Cuando termine, haga clic en Aceptar.
Si no ve el campo que desee utilizar para la vinculacin, deber editar el origen de
registros del informe principal o la hoja de datos para asegurar que contiene el campo
de vinculacin. Por ejemplo, si la hoja de datos se basa en una consulta, debe
asegurarse de que el campo de vinculacin est presente en los resultados de la
consulta.
3. Guarde el informe principal y cambie a la vista Informe. A continuacin, compruebe
que el informe funciona segn lo previsto.
Realizar cambios de diseo en un subinforme
Despus de agregar un subinforme a un informe, quizs desee realizar cambios de diseo

en el subinforme o hacer referencia a datos del subinforme en el informe principal. En las
secciones siguientes se proporcionan sugerencias sobre cmo llevar a cabo estas tareas.
ABRIR UN SUBFORMULARIO O SUBINFORME EN UNA NUEVA VENTANA EN LA VISTA
DISEO
Para realizar cambios de diseo en un subformulario o subinforme mientras trabaja en su
informe principal en la vista Diseo, puede abrir el subformulario o subinforme en su
propia ventana.
1. Haga clic en el subformulario o subinforme para seleccionarlo.
2. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Subinforme en nueva

ventana .
NOTA Este comando no est disponible si el control de subformulario o subinforme

est enlazado a una tabla o consulta.
MOSTRAR UN TOTAL DE UN SUBINFORME EN EL INFORME PRINCIPAL
Supongamos que utiliza un subinforme denominado Pedidos que contiene el cuadro de
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Texto Total de gastos de envo, y que ese cuadro de texto calcula la suma de la columna
Gastos de envo. Para mostrar la suma del subinforme en el informe principal, debe
agregar un cuadro de texto al informe principal y, a continuacin, utilizar una expresin
para hacer referencia al cuadro de texto Total de gastos de envo en el subinforme. Para
ello, puede seguir este procedimiento.
1. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el informe principal en el
panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men
contextual.
2. En el grupo Controles de la ficha Diseo, haga clic en Cuadro de texto.

3. En el informe principal, haga clic en el lugar donde desee colocar el nuevo cuadro de
texto.
5. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, en el cuadro de la propiedad Origen
del control, escriba la siguiente expresin.
=Silnm(EsError([subinformePedidos].[Informe]![Total de gastos de
envo]),0,[subinformePedidos].[Informe]![Total de gastos de envo])
NOTAS
En este ejemplo, podra utilizar la expresin ms sencilla =[subinforme

Pedidos].[Informe]![Total de gastos de envo] pero, si el subinforme no
contiene datos, el control en el informe principal mostrar
#Error. El uso de la funcin EsError dentro de la funcin Silnm, tal y como se
muestra en la primera expresin, asegura que el cuadro de texto en el informe
principal muestra un cero (0) si el subinforme no devuelve ningn dato.
Puede utilizar el Generador de expresiones para crear la expresin haciendo clic en
en el cuadro de la propiedad Origen del control.
6. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Formato en
el valor apropiado (en este caso, Moneda).
7. Guarde el informe y, a continuacin, cambie a la vista Informe para comprobar que el
clculo funciona segn lo previsto.
CONSULTAS
Introduccin a las consultas
Cuando desee revisar, agregar, cambiar o eliminar datos de su base de datos, considere
la posibilidad de usar una consulta.
Al utilizar una consulta, puede responder a preguntas muy especficas acerca de sus
datos que seran difciles de responder mirando directamente la tabla de datos. Puede
usar las consultas para filtrar los datos, realizar clculos con ellos y resumirlos.
Tambin puede usar consultas para automatizar muchas tareas de administracin
de datos y revisar los cambios realizados en los datos antes de confirmarlos.
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Informacin general
Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los
datos o de ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla,
realizar clculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o
eliminar datos de una tabla. Las consultas que se utilizan para recuperar datos de una
tabla o realizar clculos se denominan consultas de seleccin. Las consultas que agregan,
cambian o eliminan datos se denominan consultas de accin.
En este artculo se proporciona informacin bsica acerca de las consultas as como
ejemplos de los diferentes tipos de consultas. Para obtener ms informacin sobre cada
tipo de consulta, busque en la Ayuda o haga clic en los vnculos que aparecen en la
seccin Vea tambin de este artculo.
Tambin puede utilizar una consulta para proporcionar datos para un formulario o
informe. En una base de datos debidamente diseada, los datos que desea presentar
mediante un formulario o informe se encuentran a menudo en varias tablas. Al utilizar
una consulta, puede reunir los datos que desee usar antes de disear su formulario o
informe.
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo.

2. En el panel izquierdo, bajo Categoras de plantillas, haga clic en Plantillas locales.
3. Bajo Plantillas locales, haga clic en Northwind 2007/2010 y, a continuacin, haga
clic en Crear.
4. Siga las instrucciones que aparecen en la pgina Northwind Traders (en la ficha de
objeto Pantalla de inicio) para abrir la base de datos y, a continuacin, cierre la
ventana Cuadro de dilogo de inicio de sesin.
Mirar un subconjunto de los datos de una tabla
Puede que en ocasiones desee revisar todos los datos de una tabla, pero otras veces
quiz desee revisar slo los datos de determinados campos o revisar los datos slo si
ciertos campos cumplen determinados criterios. Para revisar los datos utilizando
criterios, utilice una consulta de seleccin.
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Suponga que desea comprobar una lista de productos y sus precios. Puede crear una
consulta que devuelva la informacin de productos y precios siguiendo este
procedimiento:
1. Abra Northwind 2007/2010.
2. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseo de consulta.
3. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en
Productos.
4. Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla.
5. En la tabla Productos, haga doble clic en Nombre de producto y en Precio
listado para agregar estos campos a la cuadrcula de diseo (cuadrcula de diseo:
cuadrcula utilizada para disear una consulta o un filtro en la vista Diseo de
consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrcula
se conoca antes como la cuadrcula QBE.) de la consulta.
6. En el grupo Resultados de la ficha Diseo, haga clic en Ejecutar.
La consulta se ejecuta y muestra una lista de productos y precios.
Revisar los datos de ms de una tabla a la

vez
Las tablas de una base de datos debidamente diseada establecen relaciones (relacin:
asociacin que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una
relacin puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) lgicas entre s. Estas
relaciones existen en funcin de los campos que las tablas tienen en comn. Cuando
desee comprobar los datos de tablas relacionadas, utilice una consulta de seleccin.
Suponga que desea comprobar los pedidos de los clientes que viven en una
determinada ciudad. Los datos sobre los pedidos y los clientes estn almacenados en
dos tablas de la misma base de datos. Cada tabla tiene un campo Id. de cliente, que
forma la base de una relacin uno a varios (relacin uno a varios: asociacin entre dos
tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se
corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la
tabla relacionada.) entre las dos tablas. Puede crear una consulta que devuelva los
pedidos de los clientes de una determinada ciudad, como Las Vegas, siguiendo este
procedimiento:
3. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en
Clientes y en Pedidos.
4. Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla.
Fjese en la lnea, denominada combinacin, que conecta el campo Id. de la tabla Clientes
con el campo
Id. de cliente de la tabla Pedidos. Esta lnea muestra la relacin entre las dos tablas.
5. En la tabla Clientes, haga doble clic en Compaa y en Ciudad para agregar estos
campos a la cuadrcula de diseo de la consulta.
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6. En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la columna Ciudad, desactive la casilla
de verificacin de la fila
Mostrar.
7. En la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba 'Las Vegas' (incluya las comillas
simples).
Al desactivar la casilla de verificacin Mostrar, se evita que la consulta muestre la
ciudad en sus resultados; al escribir 'Las Vegas' en la fila Criterios, indica que desea
ver slo los registros donde el valor del campo Ciudad sea Las Vegas. En este caso,
la consulta devuelve slo los clientes de Las Vegas : Compaa L y Compaa AA.
Tenga en cuenta que no tiene que mostrar un campo para usarlo con un criterio.
8. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de pedido y en Fecha de pedido para
agregar estos campos a las siguientes dos columnas de la cuadrcula de diseo de la
consulta.
La consulta se ejecuta y muestra una lista con los pedidos de los clientes de Las
Vegas.
10. Presione CTRL+G para guardar la consulta.
Aparecer el cuadro de dilogo Guardar como.
11. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Pedidos por ciudad y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
Formular variaciones de una pregunta utilizando parmetros con una

consulta
Puede que en ocasiones desee ejecutar una consulta que slo se diferencie
ligeramente de otra existente. Puede cambiar la consulta original para usar su nuevo
criterio, pero si desea ejecutar con frecuencia variaciones de una consulta concreta,
considere la posibilidad de usar una consulta de parmetros. Cuando ejecuta una
consulta de parmetros, la consulta solicita los valores de los campos y, a
continuacin, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta.
En el ejemplo anterior, cre una consulta que devuelve los pedidos de los clientes
de Las Vegas. Puede modificar la consulta de modo que le pida la ciudad cada vez que
la ejecute siguiendo este procedimiento:
2. Haga clic en Barra Ancho del panel para mostrar el panel de exploracin.
NOTA Este paso no es necesario si ya se muestra el panel de exploracin.
la consulta denominada Pedidos por ciudad (que cre en la seccin anterior) y, a
3. continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual.

4. En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad,
elimine 'Las Vegas' y, a continuacin, escriba [Para qu ciudad?].
La cadena [Para qu ciudad?] es su solicitud de parmetro. Los corchetes
indican que desea que la consulta solicite un parmetro, y el texto (en este caso,
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Para qu ciudad?) es la pregunta que se muestra en la solicitud.
NOTA No se puede usar ni un punto (.) ni un signo de exclamacin (!) como

texto en el mensaje de solicitud de parmetros.
5. Active la casilla de verificacin en la fila Mostrar de la columna Ciudad de manera
que se muestre la ciudad en los resultados de la consulta.
La consulta solicita que indique un valor
para Ciudad.
7. Escriba Nueva York y, a continuacin, presione ENTRAR.
La consulta se ejecuta y muestra los pedidos de los
clientes de Nueva York.
Pero qu sucede si no sabe qu valores puede especificar? Para que los
parmetros sean ms flexibles, use caracteres comodines como parte del
mensaje:
8. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuacin, en Vista
Diseo.
9. En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad,
escriba Como [Para qu ciudad?]&"*".
En esta solicitud de parmetros, la palabra clave Como, el smbolo de la "y"
comercial (&) y el asterisco (*) entre comillas permiten al usuario escribir una
combinacin de caracteres, incluidos caracteres comodn, para que se devuelva una
gran variedad de resultados. Por ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta
devolver todas las ciudades; si el usuario escribe L, la consulta devolver todas las
ciudades que empiecen por la letra "L" y si el usuario escribe *s*, la consulta
devolver todas las ciudades que contengan la letra "s".
En la solicitud de consulta, escriba Nueva y, a continuacin, presione ENTRAR.
11. La consulta se ejecuta y muestra los pedidos de los clientes de Nueva York.
ESPECIFICAR LOS TIPOS DE DATOS DE LOS PARMETROS
Tambin puede especificar qu tipo de datos debe aceptar un parmetro. Puede
establecer el tipo de datos para cualquier parmetro, pero es especialmente importante
establecer el tipo de datos para los datos numricos, de moneda o de fecha y hora.
Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parmetro, los usuarios ven
un mensaje de error ms til si especifican el tipo de datos equivocado, por ejemplo,
texto cuando se espera moneda.
NOTA Si se establece un parmetro para que acepte datos de texto, cualquier

entrada se interpretar como texto y no se mostrar ningn mensaje de error.
Para especificar el tipo de datos de los parmetros de una consulta, siga este
procedimiento:
1. Con la consulta abierta en la vista Diseo, en la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u
ocultar, haga clic en Parmetros.
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2. En el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta, en la columna Parmetro,

escriba la solicitud de cada parmetro para el que desee especificar el tipo de datos.
Asegrese de que cada parmetro coincida con la solicitud que utiliza en la fila
Criterios de la cuadrcula de diseo de la consulta.
3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos para cada parmetro.
Reglas de validacin
Una regla de validacin limita o controla lo que los usuarios pueden escribir en un campo
de tabla o un control (como un cuadro de texto) de un formulario. Microsoft Office Access
2007 permite validar los datos de diversas maneras y, a menudo, se usan varias de esas
tcnicas para definir una regla de validacin. Las reglas de validacin se pueden considerar
como un conjunto de capas y se pueden usar algunas o todas esas capas para asegurar
que los usuarios escriben correctamente los datos.
Tipos de datos En general, los tipos de datos representan la primera capa de validacin.
Cuando se disea una tabla de base de datos, se define un tipo de datos para cada campo
de la tabla y ese tipo de datos restringe lo que los usuarios pueden escribir. Por ejemplo,
los campos de tipo Fecha/Hora aceptan nicamente fechas y horas, un campo de tipo
Moneda acepta nicamente datos monetarios, etc.
Tamaos de campo Los tamaos de campo son otra capa de validacin. Por ejemplo, si
se crea un campo que almacene nombres, se puede configurarlo de modo que acepte un
mximo de 20 caracteres. De este modo, se puede evitar que usuarios malintencionados
peguen grandes cantidades de texto incoherente en el campo, o bien, que un usuario sin
experiencia escriba por error un nombre y un apellido en un campo diseado para que slo
pueda contener un nombre.
Propiedades de tabla Las propiedades de tabla proporcionan tipos de validacin muy

especficos. Por ejemplo, se puede establecer la propiedad Requerido en S y, como
resultado, obligar a los usuarios a escribir un valor en un campo.
Se puede usar asimismo la propiedad Regla de validacin para requerir que se escriban
valores especficos, y la propiedad Texto de validacin para informar a los usuarios de los
errores. Por ejemplo, si se escribe la regla >100 Y <1000 en la propiedad Regla de
validacin, se obliga a los usuarios a especificar valores comprendidos entre 100 y 1.000.
La regla [FechaFin]>=[FechaInicio] obliga a los usuarios a escribir una fecha de
finalizacin igual o posterior a la fecha de inicio. Si se escribe el texto "Especifique valores
comprendidos entre 100 y 1.000" o "Especifique una fecha de finalizacin igual o posterior
a la fecha de inicio" en la propiedad Texto de validacin, se indica a los usuarios que han
cometido un error y se indica cmo corregirlo.
Mscaras de entrada Se puede usar una mscara de entrada para validar los datos
obligando a los usuarios a escribir los valores de una manera determinada. Por ejemplo,
una mscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir las fechas en un formato
europeo, como 14.04.2007.
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Puede usar algunas o todas estas tcnicas para validar los datos. Algunas de estas
caractersticas, como los tipos de datos, forman parte de la base de datos de forma
predeterminada, pero otras tcnicas, como las propiedades de campo, las reglas de
validacin y las mscaras de entrada, las puede usar a su discrecin.
En este artculo se explica cmo usar las propiedades Texto de validacin yRegla de
validacin en los campos de tabla, consultas y controles de formulario. En este artculo no
se abordan las dems herramientas de validacin, como son los tipos de datos, los tamaos
de campo y las mscaras de entrada.
TIPOS DE REGLAS DE VALIDACIN

Se pueden crear dos tipos bsicos de reglas de validacin:
Reglas de validacin de campo Use una regla de validacin de campo para comprobar
el valor especificado en un campo al salir del campo. Por ejemplo, supongamos que tiene
un campo de fecha y especifica>=#01/01/2007# en la propiedad Regla de
validacin de ese campo. La regla obliga a los usuarios a escribir fechas que coincidan o
sean posteriores al 1 de enero de 2007. Si especifica una fecha anterior a 2007 e intenta ir
a otro campo, Access evitar que salga del campo hasta que solucione el problema.
Reglas de validacin de registro (o tabla) Use una regla de validacin de registro

para controlar cundo puede guardar un registro (una fila de una tabla). A diferencia de las
reglas de validacin de campo, las reglas de validacin de registro hacen referencia a otros
campos de la misma tabla. Las reglas de validacin de registro sirven para comprobar los
valores de un campo con respecto a los valores de otro campo. Por ejemplo, supongamos
que su compaa le obliga a enviar los productos en un plazo de 30 das y, si no lo hace,
deber reembolsar al cliente parte del precio de compra. Podr definir una regla de
validacin de registro como [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 para evitar que
alguien especifique una fecha de envo (el valor del campo FechaObligatoria) demasiado
lejana.
DNDE USAR LAS REGLAS DE VALIDACIN
Se pueden definir reglas de validacin para las tablas y los controles de formularios.
Cuando se definen reglas para tablas, esas reglas se aplican cuando se importan los datos.
Para agregar reglas de validacin a una tabla, se abre la tabla en la vista Diseo y se
configuran varias propiedades de la tabla. Para agregar reglas de validacin a un
formulario, se abre el formulario en la vista Diseo y se agregan las reglas a las
propiedades de los controles individuales.
LO QUE SE PUEDE INCLUIR EN UNA REGLA DE VALIDACIN

Las reglas de validacin pueden contener expresiones, es decir, funciones que devuelven
un solo valor. Las expresiones se pueden usar para realizar clculos, manipular caracteres
o comprobar datos. Cuando se crean reglas de validacin, se usan las expresiones
principalmente para comprobar datos. Por ejemplo, una expresin puede comprobar si
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Existe un valor de una serie de valores, como"Tokio" O "Mosc" O "Pars" O

"Helsinki". Las expresiones tambin pueden realizar operaciones matemticas. Por
ejemplo, la expresin <100 obliga a los usuarios a especificar valores menores que 100. La
expresin ([FechaPedido] - [FechaEnvo]) calcula el nmero de das transcurridos entre
la fecha en que se hizo el pedido y la fecha de envo.
Validar los datos al escribir en los campos de una tabla
Se pueden especificar reglas de validacin para todos los tipos de datos, salvo
Autonumrico, Objeto OLE, Datos adjuntos y campos de tipo Nmero definidos como Id. De
rplica.
Validar los datos de un campo

1. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse(ratn) en la tabla
que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.
2. En la columna Nombre del campo, seleccione el campo que desee cambiar.
3. En la seccin inferior del diseador de consultas, en la ficha General, seleccione el cuadro
de la propiedad Regla de validacin y, a continuacin, escriba la regla de validacin.
O bien, Haga clic en la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en a

continuacin para iniciar el Generador de expresiones y crear una expresin.
Por ejemplo, puede escribir >0 para obligar a los usuarios a especificar valores positivos.
Recuerde que las reglas de validacin de un campo no hacen referencia a otros campos de
la tabla. Si la regla hace referencia a otros campos, se trata de una regla de validacin de
registro.
4. Seleccione el cuadro de propiedad Texto de validacin y escriba un mensaje de

validacin.
Este mensaje depende de la regla de validacin. Escriba un mensaje breve e intente

explicar el error que ha cometido el usuario. Para continuar con el ejemplo del paso
anterior, podra usar Escriba slo nmeros positivos como texto de validacin.
5. Guarde el trabajo.
Validar los datos de un registro

1. Repita los pasos 1 y 2 de la anterior seccin para abrir una tabla en la vista Diseo.
2. En la ficha General, escriba una regla de validacin de registro en el cuadro de

propiedad Regla de validacin.
O bien, Haga clic en a continuacin para iniciar el Generador de expresiones y crear una
expresin.
Por ejemplo, la regla [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 hace referencia a dos

campos de tabla, FechaObligatoria y FechaPedido, y asegura que los usuarios especifiquen
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Fechas de envo que no sean posteriores a un plazo de 30 das a partir de la fecha del
pedido.
3. Guarde los cambios.
Probar las reglas de validacin

1. Abra la tabla que contiene la regla de validacin en la vista Diseo.
2. En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Probar reglas de validacin.
3. Haga clic en S para cerrar el mensaje de alerta e iniciar la prueba.

4. Si se pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en S.
5. Puede que aparezcan varios mensajes de alerta a medida que proceda. Lea las
instrucciones de cada mensaje y, a continuacin, haga clic en S o No, segn proceda, para
realizar o detener la prueba.
PROBAR LAS REGLAS DE VALIDACIN MEDIANTE UNA CONSULTA

NOTA Puede probar las reglas de validacin escribiendo una consulta que compruebe si
hay registros que no cumplen la regla de validacin. Los resultados de esa consulta
muestran exactamente los registros que no cumplen los requisitos de validacin. Por
ejemplo, si establece la propiedad Requerido en S o en No es Nulo, comprobar los
campos cuyo valor no sea nulo.
Access abre una nueva consulta en la vista Diseo y muestra el cuadro de dilogo Mostrar
tabla.
2. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, seleccione las tablas que desee usar en la consulta,
haga clic en Agregar para agregarlas a la consulta y, a continuacin, haga clic en Cerrar.
Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la seccin superior del diseador de
consultas.
3. En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee incluir en la consulta.
O bien, arrastre los campos de la tabla y colquelos en una celda en blanco de la

filaCampo situada en la parte inferior de la cuadrcula de diseo.
Asegrese de agregar el campo que contiene la regla de validacin.
4. En la celda Criterios del campo que contiene la regla de validacin, escriba lo contrario de
esa regla.
Por ejemplo, si usa ENTRE 100 Y 1000, escriba <100 O >1000.
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Validar datos al escribirlos en un formulario

La manera ms fcil y ms rpida de aplicar una regla de validacin a un formulario es
agregar primero la regla al campo de tabla subyacente y, a continuacin, usar las
herramientas de creacin de formulario automatizada incluidas en Access para crear un
formulario. Por ejemplo, en la ficha Crear, en el grupo Formularios, puede optar por la
creacin de un formulario simple, un formulario dividido, un formulario de varios
elementos, etc. Cuando usa una de estas herramientas, los controles del formulario
heredan las propiedades de tabla subyacentes, inclusive las reglas de validacin y el texto
de validacin.
Asimismo, puede aplicar una regla de validacin a un control de formulario abriendo el

formulario en la vista Diseo y agregando una regla a la propiedad Regla de validacin y
el texto del mensaje a la propiedad Texto de validacin del control. Se pueden agregar
reglas de validacin a algunos controles de formulario, no a todos. La manera ms fcil de
determinar si se puede agregar una regla de validacin a un control es abrir el formulario
en la vista Diseo y seguir los pasos descritos en esta seccin.
Recuerde que un control puede tener otra regla de validacin que el campo de tabla al que
est enlazado. Cuando existe un conflicto entre las reglas de validacin, la regla definida
para el campo de tabla tiene prioridad. Asimismo, recuerde que las reglas de controles y
campos de tabla pueden cancelarse mutuamente y, por lo tanto, impedir que se
introduzcan datos. Por ejemplo, supongamos que aplica la siguiente regla a un campo de
fecha de una tabla:
<#01/01/2007#
Y, a continuacin, aplica esta regla al control de formulario enlazado al campo de tabla:
>=#01/01/2007#
El campo de tabla requiere ahora valores anteriores al ao 2007, pero el control de

formulario le obliga a especificar fechas posteriores a ese ao, por lo que no puede
especificar ningn dato. Si lo intenta en estas condiciones, Access le indicar que
especifique fechas anteriores y posteriores a las definidas por las reglas de validacin en
conflicto, por lo que se encontrar en un callejn sin salida.
En los siguientes pasos se explica cmo agregar reglas de validacin a los controles, cmo
bloquear los controles y, por consiguiente, evitar que los usuarios cambien los datos.
Crear una regla de validacin
1. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en el formulario
que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo.
2. Haga clic con el botn secundario en el control que desee cambiar y, a continuacin, haga
clic en Propiedades para abrir la hoja de propiedades del control.
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3. Haga clic en la ficha Todas y, a continuacin, escriba la regla de validacin en el cuadro de

propiedad Regla de validacin.
O bien,
Haga clic en a continuacin para iniciar el Generador de expresiones y crear una

expresin.
4. Escriba un mensaje en el cuadro de propiedad Texto de validacin.
5. Guarde los cambios.
Bloquear un control
1. Siga los pasos 1 y 2 descritos en la seccin anterior para abrir la hoja de propiedades del
control que desee bloquear.
2. Haga clic en la ficha Todas, busque los cuadros de propiedad Activado y Bloqueado y, a
continuacin, siga uno de estos procedimientos:
Para deshabilitar el control (de modo que aparezca atenuado y no est disponible para
tener el foco), establezca el valor de la propiedad Activado en No.
Para que se puedan leer los datos del control pero los usuarios no puedan cambiarlos,
establezca la propiedad Bloqueado en S. Si establece la propiedad Activado en No y la
propiedad Bloqueado en S, el control no aparecer atenuado pero no podr tener el foco.
Validar datos durante las operaciones de Importacin
Cuando se agregan reglas de validacin a una tabla y, a continuacin, se importan datos a

esa tabla, Access aplica las reglas de validacin a los datos importados. La misma regla se
aplica cuando se vincula a datos.
Referencia a las reglas de validacin
En las siguientes tablas se muestra informacin de referencia sobre las reglas de

validacin, inclusive la sintaxis usada por las reglas ms comunes.
EJEMPLOS DE REGLAS DE VALIDACIN
La siguiente tabla incluye ejemplos de reglas de validacin de campo y de registro, adems

de texto de validacin explicativo. Estos ejemplos se pueden adaptar a los datos propios.
REGLA DE VALIDACIN TEXTO DE VALIDACIN
<>0 Especifique un valor que no sea cero.
>=0 El valor debe ser igual o mayor que cero.

O bien,
Especifique un nmero positivo.
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0 o >100 El valor debe ser igual que cero o mayor

que 100.
ENTRE 0 Y 1 Especifique un valor con un signo de

porcentaje. (Se usa con los campos que
almacenan los valores numricos como
porcentajes).
<#01/01/2007# Especifique una fecha anterior a 2007.
>=#01/01/2007# Y <#01/01/2008# La fecha debe ser del ao 2007.
<Fecha() La fecha de nacimiento no puede ser una

fecha futura.
CompCadena(Mays([Apellidos]), Los datos del campo Apellidos deben

[Apellidos],0) = 0 escribirse en maysculas.
>=Int(Ahora()) Especifique la fecha de hoy.
HOM Escriba H para hombre o M para mujer.
COMO "[A-Z]*@[A-Z].com" O "[A-Z]*@[A- Escriba una direccin de correo

Z].net" O "[A-Z]*@[A-Z].org" electrnico vlida que termine en .com,
.net u .org.
[FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 Escriba una fecha obligatoria que no sea

posterior a un plazo de 30 das a partir
de la fecha de pedido.
[FechaFin]>=[FechaInicio] Escriba una fecha de finalizacin que sea

igual o posterior a la fecha de inicio.
SINTAXIS DE LAS REGLAS DE VALIDACIN COMUNES

Las expresiones en las reglas de validacin no tienen ninguna sintaxis especial. En esta
seccin se explica la sintaxis de algunos de los tipos ms comunes de reglas de validacin.
Recuerde que las expresiones y funciones pueden llegar a ser muy complejas, por lo que no
se abordan de manera exhaustiva en este artculo.
Tenga en cuenta estas reglas cuando cree expresiones:
Escriba los nombres de los campos de tabla entre corchetes; por ejemplo:
[FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30.
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Escriba las fechas entre signos de almohadilla (#); por ejemplo:<#01/01/2007#.
Escriba los valores de texto entre comillas dobles; por ejemplo: EN

("Tokio","Pars","Mosc"). Adems, observe que los elementos van separados con una
coma y las listas aparecen entre parntesis.
Adems de estas reglas, en la siguiente tabla se muestran los operadores aritmticos
comunes y ejemplos de cmo usarlos.
OPERADOR FUNCIN EJEMPLO
NO Comprueba si hay valores opuestos. Se NO > 10 (es lo mismo

puede usar delante de cualquier que<=10).
operador de comparacin, salvo NO ES
NULO.
EN Comprueba si hay valores iguales a los EN ("Tokio","Pars","Mosc")

elementos de una lista. El valor de
comparacin debe ser una lista de
valores separados por comas que
aparece entre parntesis.
ENTRE Comprueba si hay un intervalo de ENTRE 100 Y 1000 (es lo mismo

valores. Deben haber dos valores de que >=100 Y <=1000)
comparacin (un valor alto y un valor
bajo) y esos valores deben ir separados
por el separador Y.
COMO Busca cadenas modelo coincidentes en COMO "Geo*"

los campos de tipo Texto y Memo.
NO ES Obliga a los usuarios a escribir valores NO ES NULO

NULO en el campo. Equivale a establecer el
valor de la propiedad de
campo Requerido en S. Sin embargo,
cuando se habilita la
propiedad Requerido y un usuario no
especifica un valor, Access muestra un
mensaje de error poco descriptivo. En
general, el uso de las bases de datos
resulta ms fcil si se utiliza NO ES
NULO y se escribe un mensaje
descriptivo en la propiedad Texto de
validacin.
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Y Especifica que todos los datos que se >= #01/01/2007# Y
especifiquen deben ser verdaderos o <=#06/03/2008#
estar dentro de los lmites especificados. NOTA Se puede usar Y
tambin para combinar reglas de
validacin. Por ejemplo: NO
"Reino Unido" Y COMO "R*".
O Especifica que uno o varios datos enero O febrero
pueden ser verdaderos.
< Menor que.
<= Menor o igual que.
> Mayor que.
>= Mayor o igual que.
= Igual que.
<> Distinto de.
USAR CARACTERES COMODN EN LAS REGLAS DE VALIDACIN

Puede usar en las reglas de validacin cualquiera de los caracteres comodn proporcionados
por Access. Recuerde que Access admite dos juegos de carcter comodn porque admite
dos estndares de Lenguaje de consulta estructurado (SQL), que es el lenguaje que se usa
para crear y administrar las bases de datos.
La informacin recogida en este tema slo se aplicar a bases de datos de Microsoft Access
(.mdb).
VALOR DE REGLA DE VALIDACIN VALOR DE TEXTO DE VALIDACIN

(VALIDATIONRULE) (VALIDATIONTEXT)
<>0 Introduzca un valor distinto de cero.
0 >100 El valor debe ser 0 o mayor que 100.
<#1/1/2000# La fecha debe ser anterior a 2000.
>=#1/1/2000# La fecha debe pertenecer al ao 2000.

y <#1/1/2001#
StrComp(UCase([Apellidos]), Los datos del campo Apellidos deben

[Apellidos],0) = 0 escribirse en maysculas.
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Tambin puede utilizar caracteres comodines en una regla de validacin de campo.
El siguiente ejemplo funciona en una base de datos de Access que utiliza la sintaxis de
Microsoft Jet SQL.

Como "K???" El valor debe constar de cuatro caracteres y

comenzar por la letra K.
El siguiente ejemplo funciona en una base de datos de Access que utiliza una sintaxis
compatible con Microsoft SQL Server (ANSI-92).

Similar a "K___" El valor debe constar de cuatro caracteres y

comenzar por la letra K.
Ms Formularios
Sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o
consulta. Para crear un formulario tenemos varias opciones. Podemos acceder a todas ellas
desde la pestaa Crear:
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene

todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de
Navegacin.
Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseo y tenemos

que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezca en l. Este mtodo no
se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un
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Autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el

diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms
adelante cmo modificar el diseo de un formulario.
Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en

vez de abrirse en Vista Diseo como la anterior opcin, se abrir en Vista
Presentacin. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente
arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegacin.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en
la creacin del formulario.
Navegacin permite crear un formulario dedicado a la navegacin, que simula la

estructura tpica de mens de una pgina web. Podrs elegir entre seis diseos
distintos.
Ms formularios despliegan un men con otros tipos de formularios disponibles,

como grfico dinmico, tabla dinmica, hoja de datos o el formulario dividido.
El asistente para formularios
El asistente se inicia desde la pestaa Crear > grupo Formularios > botn Asistente
para formulario. Esta es la primera ventana:
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En ella elegimos en qu tabla o consulta se basar el formulario y los campos que

queremos incluir en l.
Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si

queremos sacar datos de ms de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente
que convine los datos y luego crear el formulario sobre ella.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic

sobre el campo y pulsando el botn o simplemente haciendo doble clic sobre el
campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la

lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .
Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y
aparece la siguiente pantalla:
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En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Al

seleccionar una opcin de formato aparecer a su izquierda el aspecto que tendr el
formulario con esa distribucin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver a

continuacin...
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo
tambin ser el nombre asignado al formulario.
En anteriores versiones disponamos de un paso previo que nos permita incorporar

cierto estilo utilizando las distintas opciones de diseo disponibles. En Office 2010 se
opta por eliminar este aspecto esttico en la propia creacin del formulario. Ser ms
adelante cuando lo manipularemos para incorporar estilos, utilizando los temas
disponibles.
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Antes de pulsar el botn Finalizar podremos elegir entre:
Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el

resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:
O bien, Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer

la vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario,
por ejemplo:
Editar datos de un formulario
Debemos abrirlo haciendo doble clic en l, desde el Panel de navegacin. Tambin lo

puedes abrir con el botn derecho del ratn, Seleccionando en el men
contextual.
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El formulario creado mostrar sus datos en la Vista Formulario
Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si

estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la
tabla utilizando la barra de desplazamiento por los
registros que ya conocemos, lo nico que cambia es el
aspecto de la pantalla.
La Vista Diseo de formulario
La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a

Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos
de los controles que veremos ms adelante.
Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de
Navegacin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin en

el men contextual. O bien abrirlo y luego cambiar la vista desde el botn que ya
conocemos de la pestaa Inicio.
Nos aparece la ventana Diseo de formulario:
El rea de diseo consta de tres secciones:
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La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que

aparezca al principio del formulario.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios
registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen
varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo
correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del
formulario.
Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie desde la opcin Encabezado o Pie

del formulario del men contextual de los mismos.
Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las
distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a
colocar los controles dentro del rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las

opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, que tambin puede ver en la imagen
anterior del men contextual del formulario.
La pestaa Diseo de formulario
Las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece cuando entramos

en la Vista Diseo del formulario.
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El primer botn que vemos est localizado en el grupo Vistas, y nos permite pasar de
una vista a otra. Lo utilizaremos mucho.
Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo (la que estamos describiendo
ahora) y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal
como lo tenemos definido en la vista diseo.
Adems disponemos de la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del
mismo modo en que lo hacemos con la Vista Diseo pero con las ventajas de la Vista
Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos
hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto final.
Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grfico
dinmico.
En el grupo Temas encontrar herramientas para dar un estilo homogneo al

formulario.
En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos
de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos
ms adelante. Tambin encontramos algunos elementos que podemos incluir en
el encabezado y pie de pgina.
En el grupo Herramientas podr encontrar el botn Agregar campos

existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de
campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms
cmodo aadirlos en el rea de diseo.
Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar
ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede
a esta pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn .
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Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el

cuadro Propiedades del control seleccionado.
Temas
Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un

formulario. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que utilizar por defecto.
Si cambias el tema, no lo cambiars nicamente al formulario en cuestin, sino a todos
ellos. Esto no implica que no se pueda personalizar alguno de sus elementos de forma
independiente, de hecho podemos hacerlo con las herramientas de la
pestaa Formato.
Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaa Diseo de las Herramientas de

diseo de formulario, en el grupo Temas.
Desde el botn Temas, podremos seleccionar de una amplia lista el que ms nos guste.
En anteriores versiones no existan los temas, sino que en el momento de la creacin del
formulario se utilizaban unas plantillas con un estilo determinado. El concepto es similar,
con la ventaja de que los temas son ms flexibles.
Si habilitamos las actualizaciones de contenido de Office.com, Access se conectar con la

pgina web de Microsoft para adquirir ms temas cuando stos estn disponibles.
Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los estilos con los colores de
nuestra empresa, por ejemplo, podemos pulsar Guardar tema actual... para
conservarlo y utilizarlo en otros formularios.
Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro libro, haremos clic en Buscar
temas... y lo buscaremos entre las carpetas de nuestro equipo, all donde lo hayamos
guardado.
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Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo que

desearas, puedes cambiar alguno de sus aspectos mediante los
botones Colores y Fuentes.
El grupo Controles
Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se

utilizan lo que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra
datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar
un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario
o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de
hacerlos ms legibles.
En el grupo Controles de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada tipo de

controles que se pueden aadir al formulario. Puede verlos todos pulsando la flecha
inferior derecha del recuadro que los contiene:
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el
control haciendo clic con el botn secundario del ratn sobre l. En el men contextual
elegiremos Colocar varios controles.
A partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo
sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el
bloqueo hacemos clic sobre el botn o volvemos a seleccionar la opcin del men
contextual para desactivarla.
El botn activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado

(como en la imagen) al crear determinados controles se abrir un asistente para
guiarnos.
Ahora vamos a ver uno por uno los tipos de controles disponibles:
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Icono Control Descripcin
Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de seleccin,

Seleccionar anulando cualquier otro control que hubiese
seleccionado.
Se utiliza principalmente para presentar un dato

almacenado en un campo del origen del formulario.
Puede ser de dos tipos: dependiente o independiente.
- El cuadro de texto dependiente depende de los

datos de un campo y si modificamos el contenido del
cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando
el dato en el origen. Su propiedad Origen del
Cuadro de texto control suele ser el nombre del campo a la que est
asociado.
- El cuadro de texto independiente permite por
ejemplo presentar los resultados de un clculo o
aceptar la entrada de datos. Modificar el dato de este
campo no modifica su tabla origen. Su
propiedad Origen del control ser la frmula que
calcular el valor a mostrar, que siempre ir
precedida por el signo =.
Sirve para visualizar un texto literal, que

Etiqueta escribiremos directamente en el control o en su
propiedad Ttulo.
Al pulsarlo se ejecutar la accin que se le indique,

tanto acciones personalizadas como acciones
Botn
predefinidas de entre las ms de 30 disponibles en su
asistente.
Control de Permite organizar la informacin a mostrar en

pestaa pestaas distintas.
Para incluir un enlace a una pgina web, un correo

Hipervnculo
electrnico o un programa.
Control de Permite incrustar una pgina web en el formulario,

explorador web indicando su direccin.
Inserta en el formulario un objeto que facilita la

Control de
navegacin por l. Tiene el mismo efecto que crear
navegacin
directamente un formulario de tipo Navegacin.
Permite delimitar una serie de opciones disponibles

Grupo de
que guardan una relacin entre s. Por ejemplo el
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opciones grupo Gnero que podra englobar las
opciones Hombrey Mujer.
Se recomienda utilizarlo cuando no haya muchas
opciones. Si son ms es preferible ahorrar espacio
con cuadros de lista o combinados.
Se definen sus opciones mediante un asistente.
Insertar salto No tiene efecto en la Vista Formulario pero s en

de lnea la Vista Preliminar y a la hora de imprimir.
Es una lista de posibilidades entre las que el usuario

Cuadro
puede escoger si la despliega.
combinado
Se definen sus opciones mediante un asistente.
Representacin grfica de datos que ayuda a su

Grfico
interpretacin de forma visual.
Permite dibujar lneas en el formulario, para ayudar a

Lnea
organizar la informacin.
Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un

grupo de opciones ya creado. Tambin se puede
Botn de
utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el
alternar
campo contiene el valor S, el botn aparecer
presionado.
A diferencia del cuadro combinado, la lista de valores

aparece desplegada en todo momento. Esto favorece
la posibilidad de seleccionar ms de una opcin a la
vez.
Cuadro de lista
Al igual que los cuadros combinados un cuadro de
lista puede tener una o ms columnas, que pueden
aparecer con o sin encabezados. Se define mediante
un asistente.
Permite dibujar rectngulos en el formulario, para

Rectngulo
ayudar a organizar la informacin.

grupo de opciones ya creado, o para presentar un
Casilla de campo de tipo S/No. Si el campo contiene el
verificacin
valor S, la casilla tendr este aspecto , sino este
otro .
Para insertar archivos como un documento Word,

Marco de objeto una hoja de clculo, etc. No varian cuando
independiente cambiamos de registro (independientes), y no estn
en ninguna tabla de la base.
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Esta es la forma ms moderna y ptima de incluir
archivos en un formulario. Equivale a los marcos de
objeto, solo que Datos adjuntos est disponible
Datos adjuntos
para las nuevas bases hechas en Access 2007 o
versiones superiores (.accdb) y los marcos
pertenecen a las versiones anteriores (.mdb).

grupo de opciones ya creado, o para presentar un
Botn de opcin campo de tipo S/No. Si el campo contiene el
valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este
otro .
Para incluir un subformulario o subinforme dentro del

Subformulario/ formulario. Un asistente te permitir elegirlo.
Subinforme En versiones anteriores un formulario no poda incluir
un subinforme, en este aspecto se ha mejorado.
Para insertar archivos como un documento Word,

una hoja de clculo, etc. Varian cuando cambiamos
Marco de objeto de registro (dependientes), porque se encuentran en
dependiente una tabla de la base. Ejemplos: La foto o el
currculum de una persona, las ventas de un
empleado, etc.
Permite insertar imgenes en el formulario, que no

Imagen dependern de ningn registro. Por ejemplo, el logo
de la empresa en la zona superior.
Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn .
Subformularios
Como hemos visto, existe un control para insertar un subformulario dentro del formulario
principal . Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario

jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario.
Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o
consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario
para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los
alumnos matriculados en cada curso.
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para

que el subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro
actual del formulario principal (que el subformulario presente slo los alumnos
matriculados en el curso activo).
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Trabajar con controles (Seleccionar controles).
Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est seleccionado
aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los ms
grandes) y controladores de tamao (los ms pequeos) como vemos en la siguiente
imagen:
A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien

son demasiado pequeos o finos (como en el caso de las lneas), o porque se
encuentran solapados. En estos casos es muy til utilizar la lista desplegable de
seleccin de controles que se encuentra en la parte superior de la Hoja de
Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botn Hoja de Propiedades en la
pestaa Diseo.
Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista
y seleccionar el control que te interesa.
Para seleccionar varios controles, mantener pulsada la tecla CTRL y hacer clic en
cada uno de los controles a seleccionar sobre el formulario.
Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar
el botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo,
vemos que aparece dibujado en el rea de diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn
del ratn, todos los controles que entren en ese cuadrado quedarn seleccionados (no
hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado).
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Aadir controles.- Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, deber
abrir la Lista de campos haciendo clic en el botn Agregar campos existentes en la
Pestaa Diseo.
En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. A continuacin
hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo en el
rea del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access crear
automticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado
al campo.
Tambin podremos aadir campos de otras tablas distintas a la de origen.
Si queremos aadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, utiliza la
seccin Controles y campos que hemos visto en el apartado anterior, lo encontrars en
la pestaa Diseo. Haz clic sobre el tipo de control que queremos aadir, vers que el
cursor ha tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el rea del formulario donde
queremos definir el control, apretamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo
apretado arrastramos el ratn hasta dejar el control del tamao deseado.
Copiar controles.- es muy rpido y til si deseas introducir varios contorles de un

mismo tipo. Slo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el
botn Copiar de la pestaa Inicio (tambin puedes utilizar la combinacin de
teclas Ctrl+C). Luego pgalos en el formulario utilizando el botn Pegar de la
pesaa Inicio o la combinacin de teclas Ctrl+V.
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Este mtodo le ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo tipo.

Es especialmente til si ya le has dado un tamao personalizado al control y quieres
que el resto sean idnticos.
Tenga en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un

nombre diferente. Puedes modificar este nombre desde sus Propiedades, si tienes
abierto el panel o desde su men contextual.
Para mover un control de sitio, haz clic sobre l para seleccionarlo y arrstralo.
Deber hacerlo cuando el cursor tenga la siguiente forma: . De esa

forma movers tanto el propio control como su etiqueta asociada. Si lo que quieres
hacer es mover nicamente un elemento (bien la etiqueta, bien el control que
representa el dato) debers hacer lo mismo pero situndote justo sobre el cuadro gris
de la esquina superior izquierda. As, lo mover de forma independiente.
Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos: se movern
todos.
Cambiar el tamao de los controles.
Para cambiar el tamao de un control hay que seleccionarlo para que aparezcan los
controladores de tamao. A continuacin mover el ratn encima de uno de los
controladores de tamao, cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el
botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamao
deseado.
Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamao

de uno de ellos, se cambiarn todos.
Organizar y ajustar controles
Hemos visto cmo cambiar el tamao y mover los controles de forma manual, pero
existen otras formas de hacerlo. Vamos a ver las opciones disponibles en la
pestaa Organizar.
Elegir la distribucin de los datos.
Desde el grupo Tabla, podemos elegir si queremos que el formulario organice sus
controles de forma apilada o tabular. Para poder utilizar los botones, debers seleccionar
previamente los controles a los que quieras aplicar la distribucin. Normalmente sern
todos ellos.
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Apilado coloca un campo bajo el otro, con la etiqueta a la izquierda y el dato a la

derecha. Por lo tanto, cada registro estar en una pgina independiente y tendremos
que ir utilizando los botones para ir atrs y adelante en los registros.
Tabular, en cambio, coloca las etiquetas en la zona superior y bajo ella todos los
campos organizados por columnas, de forma que cada fila es un registro distinto.
Al utilizar estas distribuciones, los controles quedan bloqueados. No podrs moverlos a

placer o cambiar su tamao de forma individualizada. Estas restricciones nos aseguran
que no romperemos el esquema perfectamente alineado que Access crea. Si quiere ser
libre de modificarlo, debers pulsar el botn Quitar diseo.
Consultas
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una
tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos
consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una
consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente
en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a
calcular).
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Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de
accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. Las
veremos ms adelante.
Consultas especficas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se
tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unin. Estas consultas
no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es
objeto de este curso.
Crear una consulta

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:
Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puede ver
en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de

dilogo:
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla.
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Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la
consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana Vista Diseo de
consultas.
La Vista Diseo
Si observa la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde

aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior
denominada cuadrcula QBE definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo.
Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo
a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un
campo calculado.
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Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando
definamos consultas basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en

el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la
consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos
que se muestren slo los coches vendidos de una determinada marca, no es necesario
mostrar el campo marca, porque sera repetitivo y no aportara informacin adicional.
Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es

una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la
consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por
los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
Aadir campos
Para aadir campos a la cuadrcula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se
colocar en la primera columna libre de la cuadrcula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el
botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos
sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la
derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que
aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos
reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla: as en la lista
desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada.
Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una
columna vaca de la cuadrcula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta

podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').
Definir campos calculados
Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos
sea Calculado tambin podemos incluir campos calculados en las consultas.
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Cundo incluir la expresin en una tabla y cundo en una consulta? La respuesta

depender de cada caso concreto. Si el resultado de la expresin se va a utilizar
frecuentemente en consultas, listados o estadsticas, puede ser ms interesante
guardar el dato en la propia tabla. Si en cambio se trata de un clculo ms especfico
puede ser preferible no utilizar espacio en el disco para conservar estos valores,
definiendo un campo calculado en la consulta.
Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresin
en el espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis ser:
Nombre del campo: expresin
Por ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podramos realizar la siguiente

expresin: Precio con IVA: Precio * 1,18
Al pulsar INTRO se guardar la expresin y se aplicarn ciertos cambios, como

encerrar entre corchetes los campos referenciados o eliminar espacios innecesarios,
etc.: Precio con IVA: [Precio]*1,18
Encabezados de columna
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si

queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante
del nombre del campo y seguido de dos puntos (:). Se suele utilizar sobre todo para los
campos calculados.
Veamos el siguiente ejemplo:
La consulta muestra los modelos de coche vendidos de la marca Ford. Habamos

decidido no mostrar la informacin Marca porque sera reinterativa, pero en tal caso
no tendramos ninguna informacin sobre qu modelos estamos visualizando. Una
posible solucin sera cambiar el nombre de campo Modelo por Modelo Ford, como
puede ver en la imagen, incluyendo en el Campo Modelo Ford: Modelo
As, los encabezados de la tabla se mostrarn as:
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Seleccionar filas
Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de
bsqueda es una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el
resultado de la consulta.
Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para
seleccionar los alumnos de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Para
escribir esta condicin en la cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de la
cuadrcula el campo poblacion y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto
de la condicin o sea ="Valencia".
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner

directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador
asume por defecto el =.
Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que se
encuentra un texto lo encierra entre comillas.
Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para
comparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre
corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condicin precio = coste en la
que precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si
no ponemos los corchetes aadir las comillas y entenderPrecio = "coste", precio
igual al valor Coste no al contenido del campo Coste.
Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para
que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio >
100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y
1199.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el

registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las
condiciones.
Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por
el operador Y.
En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est

comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.
Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:
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Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que
colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes).
Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:
Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha

nacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamente
aparecern aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69,
o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento.
El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por

encontrarse en la misma fila.
Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de

registros.
Consultas con parmetros
A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese

momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la
consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una
determinada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida.
En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro.
Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que

almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.
En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de

datos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta
nos pide Introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:
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En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de

bsqueda que especifique que la Poblacin es igual al Valor a introducir, de esta
manera:
Cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre

corchetes, de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un
nombre de parmetro sino como un valor.
Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el

botn Parmetros de la pestaa Diseo.
En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de

la consulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato.
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La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el

botn Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba
automticamente el tipo del valor introducido por el usuario.
Las consultas multitabla
Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que
deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde
obtiene esos datos.
Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo de consulta)
haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo:
Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la

consulta obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las
filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las
filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y as
sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el
resultado de la concatenacin puede alcanzar dimensiones gigantescas.
Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y

entonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que
al final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y
de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y
nombre del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con
cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos
que combinar las dos tablas.
Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que
relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una
de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho si aadimos a la zona
de tablas relacionadas, estas aparecern automticamente combinadas en la zona de
tablas de la ventana Diseo de Consulta.
Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo

nombre en las dos tablas aunque no exista una relacin definida entre ellas.
Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las
tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo
valor en el campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego
aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente.
Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la consulta de la

siguiente manera:
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Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los
valores de las filas del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan.
Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de
la otra tabla que cumpla la condicin, veamos un ejemplo:
En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no tengan

curso asignado.
Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen
una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa.
La composicin externa
Se utiliza cuando queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una
fila coincidente en la otra tabla.
Este tipo de combinacin se define de la siguiente manera:
Aadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta.
Combinar las dos tablas por los campos de unin:
Hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas.
En el cuadro de dilogo que aparecer haz clic en el botn Tipo de combinacin.
Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin
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Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos
combinados (campos de unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una
combinacin externa deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3 segn lo que queramos
obtener.
Si seleccionamos la opcin 2,
La combinacin aparecer de la siguiente forma:
Si seleccionamos la opcin 3,
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La combinacin aparecer de la siguiente forma:
El sentido de la flecha nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.
Las consultas de resumen
Definicin
En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un

resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas
de resumen, tambin se conocen como consultas sumarias.
Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen
una naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que
corresponden a varias filas de la tabla origen.
Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de
una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que
se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de
resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta
diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de
resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no
permite modificar los datos del origen.
En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que

se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin, en este caso cada
fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la
segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con
una o varias filas de la tabla oficinas.
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Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaa
de Diseo.
En cualquiera de los dos casos se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total:
Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila,
ese valor le indicar a Access qu hacer con los valores contenidos en el campo escrito
en la fila Campo:
Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la
lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen:
Las funciones de agregado
Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado
en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se
pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los
valores contenidos en las filas de la tabla.
Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la

cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda
que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a la
funcin.
A continuacin describiremos esas opciones.
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La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que
se suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o
monetario...). El resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin
mayor.
La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores

contenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo
de dato del resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para
representar el valor del resultado.
La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la

columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos
registros, el resultado es nulo.
La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en

el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado
es nulo.
Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de

resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como
un valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern
los mismos con valores 0 que con valores nulos.
Las opciones Mn y Max determinan los valores

menores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la columna
pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr el
mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico Mn devuelve
el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mn devuelve
el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo fecha, Mn devuelve
la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior.
Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del
grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico
en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto
sobre estas opciones.
La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de
la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero
entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la
columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.
Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la

funcin Cuenta(*) devuelve el nmero de filas por lo tanto contar tambin los
valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opcin Expresin y escribirlo
as:
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Agrupar registros
Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla
y producen una nica fila resultado.
La opcin Agrupar Por permite definir columnas de agrupacin. Una consulta de

resumen sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se
realizan sobre todos los registros del origen.
Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos los
registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupacin y cada grupo as
formado genera una fila en el resultado de la consulta y adems todos los clculos
definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden
obtener subtotales.
Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos que
indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes
agrupndolos por el campo Poblacion. De esta manera la funcin cuenta() la calcular
sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma poblacin). La consulta quedara
as:
Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin.
Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los
registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin.
Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a formar un
nico grupo.
Incluir expresiones
La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un

nombre de columna.
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Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean
funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio(
), DesvEst( ), Mn( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna que aparezcan
con la opcin AgruparPor.
En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden

anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresin puedo
poner Max(nhoras)-Mn(nhoras)pero no Max(suma(nhoras)).
Incluir criterios de bsqueda
La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del
origen de la consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntos
alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tabla
alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definira de la
siguiente forma:
Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no tenga la

opcin Dnde, en este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de la
consulta.
Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de condicin que
en una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por
los operadores OR, AND, NOT), existe una limitacin, en la fila Criterios: no se podr
poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupacin.
Las consultas de referencias cruzadas
Introduccin
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar

una consulta resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de
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Doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la
tabla.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de
los pedidos vendidos. Tenemos que disear una consulta resumen calculando la suma de
los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.
La consulta quedara mucho ms elegante y clara presentando los datos en un formato

ms compacto como el siguiente:
Pues este ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias

cruzadas.
Observe que una de las columnas de agrupacin (empleado) sigue definiendo las filas
que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de
agrupacin (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define
una columna en el resultado, y la celda en la interseccin de un valor de empleado y
un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la funcin de agregado (la
suma de importes).
Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es
mucho ms cmodo y rpido utilizar el asistente.
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El asistente para consultas de referencias cruzadas
Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer clic
en el botn Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaa Crear:
Elegir la opcin Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de dilogo que
aparecer:
Aparece la primera ventana del asistente:
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En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de

donde coger los datos.
En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista
de todas las Consultas o Ambas.
Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una
sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir
una consulta normal para seleccionar las filas que entrarn en el origen o para combinar
varias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa
consulta ser el origen de la consulta de referencias cruzadas.
Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botn Siguiente > para
pasar a la ventana siguiente.
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos
dicho una de las columnas de agrupacin servir de encabezado de filas y la otra como
encabezado de columnas, si una de esas columnas puede contener muchos valores
distintos y los otros pocos, elegiremos la primera como encabezado de filas y la segunda
para encabezado de columnas.
Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el
botn . Al pasar el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la zona
inferior un ejemplo de cmo quedar la consulta; hemos seleccionado el
campo horas que representa al nmero de horas de duracin del curso, y vemos que en
la consulta aparecer una fila por cada valor distinto del campo horas.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la

lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habr en el

resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres
campos hayan en el origen de la consulta.
Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece esta ventana:

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En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas.

Aqu slo podemos elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen,
generar una columna con el valor como encabezado de columna.
En la parte inferior de la ventana se puede ver cmo quedar el resultado, vemos que
al seleccionar el campo Fecha Inicio, aparecer en el resultado de la consulta una
columna por cada valor que se encuentre en la columna Fecha Inicio de la
tabla Cursos.
Pulsando Siguiente, accedemos a la siguiente ventana.
Como el campo que hemos elegido como encabezado de columna, es de tipo Fecha,
el asistente nos permite refinar un poco ms el encabezado de columna con la
siguiente ventana:
Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente querremos los totales

no por cada fecha sino por mes, ao o trimestre por eso el asistente nos pregunta en
esta ventana qu tipo de agrupacin queremos.
Por ejemplo hemos seleccionado el intervalo Mes, pues en el resultado aparecer una
columna por cada mes del ao en vez de por cada fecha distinta. Aqu tambin
podemos apreciar el efecto en la zona inferior de la ventana.
Despus de pulsar el botn Siguiente> pasamos a la siguiente ventana:

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En esta ventana nos pregunta qu valor debe calcular en la interseccin de columna

y fila.
En la lista Funciones: seleccionamos la funcin de agregado que permite calcular ese

valor, y en la lista Campos: elegimos el campo sobre el cual actuar la funcin de
agregado. Por ejemplo hemos seleccionado Numero Curso y la funcin Cuenta, por
lo tanto en cada interseccin tendremos el nmero de cursos iniciados en ese mes con
ese n de horas.
El asistente nos permite tambin aadir a la consulta una columna resumen de cada
fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. En
nuestro ejemplo me dara el nmero total de cursos con el n de horas de la fila. Para
que el asistente aada esta columna tenemos que activar la casilla S, incluir suma
de filas.
Despus de pulsar el botn Siguiente>
En la ventana le preguntar Qu Nombre desea dar a la consulta?
Digite: Cursos por hora y mes, este nombre tambin ser su ttulo.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta, por ejemplo:
O bien, Modificar el diseo, si seleccionamos esta opcin aparecer la

vista Diseo de consulta donde podremos modificar la definicin de la consulta.
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La Vista Diseo
La vista diseo de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de una

consulta resumen con una fila aadida, la fila Tab ref cruz.
Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el asistente.
Normalmente nosotros no tendremos que cambiar el diseo, si quiz el ttulo de las
columnas que no sean encabezado de columna y el orden de las columnas que no sean
encabezado de columna.
Consultas de accin
Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos
almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir
de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o
eliminar registros.
En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale un cuadro de dilogo
para confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla.
Consultas de creacin de tabla
Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el
resultado de una consulta de seleccin. Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo,
tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para
almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos
a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos.
Tambin puede ser til para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para
crear copias de nuestras tablas.
Abrimos una nueva consulta en Vista Diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde
vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla. Diseamos la consulta como una
consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta
aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla.
Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo:
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Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla. Normalmente

crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero
podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la
opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la
base de datos donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta,
por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Por ltimo
hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta:
La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin. En ella definimos la

consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica
diferencia es que en la barra de ttulo despus del nombre de la consulta
pone Consulta de creacin de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta
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haciendo clic sobre el botn de la pestaa Diseo veremos en la
propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de
datos de destino la base de datos donde se crear:
Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla elegir la Vista Hoja de datos (en
el botn Ver), ya que esta opcin nos permite ver el resultado de la consulta sin crear
la nueva tabla. La opcin Ejecutar, en cambio, hace que se cree la nueva tabla con los
datos obtenidos de la consulta.
Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin,
tambin nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.
Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la

consulta y heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no heredan
propiedades como clave principal, ndices, etc.
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Consultas de actualizacin
Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos
almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se
pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o slo los que cumplan una
determinado condicin. Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla
que queremos actualizar. Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo:
A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las

filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la
fila Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que se presenta a continuacin:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas.
En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los
criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar. En la fila Actualizar
a: escribimos la expresin que calcula el nuevo valor a asignar al campo. La expresin
puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresin basada en
campos del origen, tambin podra ser un parmetro.
Esta expresin debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna
indicada. La expresin debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se est
actualizando. Si para el clculo de la expresin se utiliza una columna que tambin se
modifica, el valor que se utiliza es el antes de la modificacin, lo mismo para la condicin
de bsqueda.
Para que la actualizacin afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos
que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de bsqueda. Si la consulta
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No incluye criterio de bsqueda se actualizarn todos los registros de la tabla. En nuestro

ejemplo hemos incluido el criterio de bsqueda [Cdigo postal] = 0, y en la fila Actualizar
a: del campo [cdigo postal] hemos puesto nulo, lo que significa que actualizar el
campo cdigo postal al valor nulo en los registros donde cdigo postal sea igual a cero.
Si actualizamos una columna definida como parte de una relacin, esta columna se
podr actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. Para ver los datos
que se modificarn antes de realizar la actualizacin podemos hacer clic sobre el tipo de
vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el
icono . Al ejecutar la consulta se realizar la actualizacin de la tabla.
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la

fila Actualizar a: sin ms, Access se encargar de aadir las comillas si el campo es de
tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha.
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos est contenido en un campo de

esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo
confunda con un valor fijo de tipo texto y le aada las comillas. Por ejemplo, supongamos
que hemos aadido a la tabla alumnado un nuevo campo Provincia para almacenar en l
la provincia del alumno y como la mayora de nuestros alumnos viven en capital de
provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia de todos los
alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos
cuya localidad no coincida con la provincia.
En la consulta a crear habra de poner en la cuadrcula la columna Provincia y en la

fila Actualizar a: poner [Poblacion] entre corchetes para que Access entienda que tiene
que coger el valor del campo Poblacin.
Tambin podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresin basada en el campo

que estamos actualizando u otro campo que tambin actualizamos en esa consulta. En
estos casos se utilizar, para calcular la expresin, los valores antes de la
actualizacin. Por ejemplo queremos subir un 5% el precio de nuestros artculos, la
expresin a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sera [precio] * 1,1 (esta
expresin es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)).
Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la
consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el
campo que contiene el valor a utilizar para la actualizacin. Por ejemplo supongamos
que hemos aadido un campo horas restantes a la tabla alumnado para guardar el
nmero de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. Podramos crear una
consulta para actualizar ese campo con las horas del curso ya que se supone que al
principio a todos los alumnos les quedar la totalidad de horas del curso. En este caso
el origen de la consulta tiene que contener el campo horas restantes y el
campo horas del curso en el que est matriculado el alumno, por eso habra que
combinar las tablasAlumnado y Cursos. La consulta quedara as:
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Consulta de datos anexados
Las consultas de datos anexados son consultas que aaden filas enteras a una tabla. Los
nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla. La insercin se puede realizar de
una fila o de varias filas de golpe, normalmente cogiendo los datos de otra tabla por eso
una consulta de datos anexados tendr un origen (la tabla o tablas de donde coger los
datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al
de la consulta de creacin de tabla ya que definimos una consulta de seleccin que
permite obtener los datos a grabar y lo que vara es que ahora indicaremos en qu
columna del destino queremos almacenar cada valor. Para crear una consulta de datos
anexados:
Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde
vamos a sacar los datos a insertar en el destino. Diseamos la consulta como una
consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan
los datos a insertar. Haga clic en el botn Anexar de la pestaa Diseo:
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
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Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos

insertar los nuevos registros. Normalmente la tabla estar en la misma base de datos
(opcin Base de datos activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en
este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el
cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla.
De ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de
datos con el botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo
para buscar en el rbol de carpetas la base de datos que queremos. Por ltimo
hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta.
La ventana de diseo ser parecida a la de una consulta de seleccin, en ella definimos

la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica
diferencia es que tiene una nueva fila Anexar a:.
Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el

botn de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de
destino el nombre de la tabla destino y en Base de datos de destino la base de datos
donde se encuentra la tabla destino.
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En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en qu campo de la tabla destino

queremos dejar el valor definido en esa columna. En la fila Campo: indicamos el valor
que queremos se grabe en el campo destino, este valor puede ser un campo del
origen, un valor fijo, o cualquier expresin vlida. Podemos incluir un criterio de
bsqueda para seleccionar del origen los registros que se insertarn en el destino.
Cuando no rellenamos algn campo del destino, el campo se rellenar con el valor que
tenga en su propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no se anexa nada a
los campos Fecha inicial y Fecha final por lo que se rellenarn a nulo (su valor
predeterminado).
Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar valor a
esa columna para que el sistema le asigne el valor que le toque segn el contador, si
por el contrario queremos que la columna tenga un valor concreto, lo indicamos en la
fila Campo:.
Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor,
asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no aade la fila y da
un mensaje de error de 'infracciones de clave'. Por eso en nuestro ejemplo asignamos
al campo Nmero Curso el valor de la expresin [Cdigo Curso] + 1000 para que no se
generen cdigos duplicados que ocasionaran errores (suponiendo que los cdigos de
curso que tenemos actualmente no llegan a 1000).
Si tenemos definido un ndice nico (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que
ya existe en la tabla tambin devuelve el mismo error. Si la tabla
destino est relacionada con otra, se seguirn las reglas de integridad referencial.
Consulta de eliminacin
Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que
cumplen el criterio de bsqueda especificado.
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Abrimos una nueva consulta en vista diseo.
Aadimos la tabla de la que queremos borrar los registros. Hacemos clic en el

botn Eliminar de la pestaa Diseo:
A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las

filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la
fila Eliminar: como puede observar en el ejemplo siguiente:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de
tablas. Se utiliza una combinacin de tablas cuando necesitamos borrar registros de
una tabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de bsqueda.
En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los

criterios de bsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una
columna para indicar de qu tabla queremos eliminar los registros. En este caso
tambin debemos cambiar las propiedades de la consulta para que nos permita
ejecutarla. Haciendo clic en el botn Hoja de propiedades de la pestaa Diseo, y
cambiando la propiedad Registros nicos a S.
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En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opcin Dnde indica un

criterio de bsqueda, y la opcin Desde indica que queremos borrar los registros de la
tabla especificada en esa columna. Por ejemplo:
Con esta consulta eliminamos los cursos (Desde la tabla Cursos) que tengan alumnos
de Valencia (Dnde Poblacin = "Valencia"). Cuando el origen es una sola tabla la
columna Desde no es necesaria. Si NO se indica un criterio de bsqueda, se
borran TODOS los registros de la tabla. Para ver los datos que se borrarn antes de
realizar la eliminacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la
pestaa Inicio.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn . Al ejecutar la consulta se

realizar la eliminacin de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que
va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminacin. Una vez
borrados, los registros no se pueden recuperar. Si la tabla donde borramos
est relacionada con otras tablas se podrn borrar o no los registros siguiendo las
reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. Si no puede borrar todas
las filas que tena que borrar nos manda un mensaje avisndonos que no ha podido
eliminar tantas filas por infringir esas reglas.
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Nombre de la asignatura: Computacin Avanzada

Mes de estudio: Segundo parcial

Conceptos bsicos del diseo de una base de datos................................................................ 6

Qu es un buen diseo de base de datos? ................................................................................ 6

El proceso de diseo ........................................................................................................................... 7

Determinar la finalidad de la base de datos ................................................................................ 8

Buscar y organizar la informacin necesaria............................................................................... 8

Dividir la informacin en tablas ....................................................................................................... 9

Convertir los elementos de informacin en columnas ............................................................ 11

Especificar claves principales ......................................................................................................... 12

Crear relaciones entre las tablas................................................................................................... 13

Crear una relacin de uno a varios .............................................................................................. 14

Crear una relacin de varios a varios .......................................................................................... 15

Crear una relacin de uno a uno................................................................................................... 17

Ajustar el diseo ................................................................................................................................ 18

AJUSTAR LA TABLA PRODUCTOS.................................................................................................. 18

Aplicar las reglas de normalizacin .............................................................................................. 19

Crear tablas en una base de datos............................................................................................... 21

Crear una tabla nueva...................................................................................................................... 22

Crear una tabla en una nueva base de datos ........................................................................... 22

Crear una tabla en una base de datos existente ..................................................................... 22

Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla.................................................................... 22

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos.......................................................... 23

Definir explcitamente el tipo de datos ....................................................................................... 24

Definir explcitamente el formato ................................................................................................. 25

Mes de estudio: Segundo parcial

Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos.......................................... 28

Guardar una tabla ............................................................................................................................. 31

Definir la clave principal .................................................................................................................. 31

Cambiar a la vista Diseo ............................................................................................................... 32

Establecer o cambiar la clave principal ....................................................................................... 32

Quitar la clave principal ................................................................................................................... 32

Definir las propiedades de los campos........................................................................................ 33

Definir las propiedades de las tablas ........................................................................................... 37

Relaciones de tablas ......................................................................................................................... 39

Tipos de relaciones de tabla ........................................................................................................... 40

Por qu crear relaciones de tabla? ............................................................................................. 41

Descripcin de la integridad referencial...................................................................................... 42

Ver relaciones de tabla .................................................................................................................... 43

Crear una relacin de tabla ............................................................................................................ 44

Crear una relacin de tabla mediante el panel Lista de campos......................................... 46

Eliminar una relacin de tabla ....................................................................................................... 48

Cambiar una relacin de tabla ....................................................................................................... 48

Establecer el tipo de combinacin ................................................................................................ 50

Exigir integridad referencial ........................................................................................................... 52

Configurar las opciones en cascada ............................................................................................. 53

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario .................................................... 55

Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido .................... 56

Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios

Mes de estudio: Segundo parcial

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco................................. 57

Obtener informacin sobre los controles .................................................................................... 59

Descripcin de los diseos de controles ..................................................................................... 60

Obtener informacin sobre la vista Presentacin y la vista Diseo .................................... 63

Ajustar un formulario en la vista Presentacin......................................................................... 63

Ajustar un formulario en la vista Diseo .................................................................................... 64

Agregar controles a un formulario................................................................................................ 65

Crear un formulario con fichas ...................................................................................................... 66

Crear un formulario dividido........................................................................................................... 69

ESTABLECER LAS PROPIEDADES DE UN FORMULARIO DIVIDIDO .................................... 70

FIJAR LA POSICIN DEL SEPARADOR DE FORMULARIO....................................................... 71

Obtener informacin sobre los subformularios......................................................................... 72

Crear un subformulario arrastrando un formulario hasta otro ............................................ 74

Crear un formulario que contiene dos subformularios ........................................................... 75