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I. OBJETIVO ............................................................................................................................... 2
II. FINALIDAD ............................................................................................................................. 2
III. BASE LEGAL ........................................................................................................................... 2
IV. ALCANCE ............................................................................................................................ 2
V. NORMAS GENERALES ............................................................................................................ 2
VI. NORMAS ESPECFICAS ....................................................................................................... 3
VII. MECANICA OPERATIVA..................................................................................................... 3
1) DE LOS RESPONSABLES DE LOS ARCHIVOS ....................................................................... 3
2) DE LA ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS......................................................................... 4
3) DE LA ELIMINACIN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE. ............................................................................................................................ 4
4) DEL SERVICIO DE INFORMACIN ..................................................................................... 5
5) EXPEDICIN DE ARCHIVOS ................................................................................................ 6
VIII. DISPOSICIONESTRANSITORIAS .......................................................................................... 6
ANEXO 01 ................................................................................................................................... 6
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DIRECTIVA N .-2017
I. OBJETIVO
II. FINALIDAD
Implementar y modernizar el sistema de archivo institucional a fin de atender de una manera gil
y eficiente los requerimientos de informacin efectuados por los usuarios.
Conservar el acervo documentario, preservndolo para generaciones futuras y documentar la
memoria institucional.
Establecer criterios uniformes para la organizacin de los documentos en los diferentes niveles de
archivo de la municipalidad.
Mantener organizada la documentacin de manera integral y orgnica como producto de las
actividades de la Municipalidad Distrital de .
Descongestionar los archivos perifricos de las gerencias y oficinas para el mejor aprovechamiento
de su espacio fsico.
IV. ALCANCE
La presente directiva est dirigida al personal encargado del Archivo Central, que depende de la
Gerencia Municipal, y todos los trabajadores de la Municipalidad que sean responsables de los
archivos de gestin, tanto de documentacin en soporte fsico como digital.
V. NORMAS GENERALES
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2. La transferencia de documentos es un procedimiento archivstico que consiste en el traslado de los
documentos de un archivo
3. La eliminacin de documentos es un procedimiento archivstico que consiste en la destruccin de
los documentos autorizados expresamente.
4. El Archivo Central es el rgano encargado de organizar, gestionar, sistematizar, clasificar,
almacenar la informacin. Sus funciones son organizar y gestionar los documentos transferidos
por todas las Unidades Orgnicas de la Municipalidad Distrital de con el fin de facilitar su
consulta; reunir, identificar, estudiar y valorar las series documentales producidas por las reas;
establecer criterios sobre ordenacin, clasificacin, transferencias, seleccin y eliminacin de
documentos, gestin documental y sobre el tratamiento automatizado de la documentacin;
asesorar y formar a las unidades administrativas en la organizacin de los archivos de oficina;
elaborar instrumentos de control, descripcin y difusin necesarios (guas, inventarios, catlogos)
y formular directivas para el mantenimiento de unas adecuadas condiciones de preservacin y
conservacin de la documentacin depositada en el Archivo.
5. La documentacin perteneciente a los Archivos Perifricos deber, estar debidamente foliado
para ser entregada al Archivo Central.
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c) De proceder dicha transferencia se llenar el Formato de Inventario de Transferencias
que le proporcionar el responsable del Archivo Central, en original y una copia, las que
debern ser debidamente firmadas.
d) La documentacin a transferir debe estar previamente organizada, instalada en unidades
de archivamiento (files manila, archivadores de palanca, paquetes, u otros) y
adecuadamente foliado; caso contrario el Archivo Central no recepcionara la
documentacin.
e) Las unidades de archivo sern rotuladas en la parte visible donde se anotara la Unidad
Orgnica (Gerencia, Oficinas), titos de documentos, serie documental, ao y correlativo
del paquete.
f) El comit evaluador de documentos de la Municipalidad distrital de recibe y verifica el
contenido de las Unidades de Archivo; En seal de conformidad, proceder a remitir las
Unidades de Archivo al responsable del Archivo Central con su respectivo visto bueno.
g) El responsable del Archivo Central, recibe y verifica el contenido de las Unidades de
Archivo; En seal de conformidad, proceder a firmar el formato conservando el original
y devolviendo la copia al archivo remitente.
h) El formato original ser archivado y conservado para futuras consultas sobre
transferencias realizadas al Archivo Central.
2) DE LA ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
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iii) El Jefe de la Oficina Contabilidad y Presupuesto.
iv) El jefe de la Oficina de Abastecimientos
v) Gerente de la unidad cuya documentacin ser evaluada.
vi) Jefe de archivo central quien cumplir la funcin de secretario del comit.
c) El responsable del Archivo Central de la Municipalidad Distrital de elaborara el
Cronograma Anual de Eliminacin de Documentos, el cual ser enviado antes del 31 de
marzo de cada ao, para su aprobacin.
a) FINALIDAD
b) REQUISITOS
i) Para consulta:
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(1) Solicitud escrita del usuario.
(2) Documento de identidad.
ii) Para prstamo:
(1) Solicitud u oficio en caso de usuario particular.
(2) Copia de Documento de identidad.
iii) Para expedicin de copias:
(1) Formato debidamente llenado en caso interno.
(2) Recibo de pago segn TUPA para servicio interno.
(3) Certifica o fedatado.
(4) Identificacin del usuario.
c) ETAPAS:
i) Consulta:
(1) El archivero recibir del usuario, el formato y recibo de pago segn sea el caso.
(2) El archivero ubica el documento requerido.
(3) Seguidamente procede a sacar las copias, coordina la certificacin o su
fedateado y las entrega al solicitante o usuario.
(4) El usuario dejar constancia del servicio requerido.
5) EXPEDICIN DE ARCHIVOS
a) El jefe del Archivo Central a solicitud de las Unidades Orgnicas y del interesado
prestara servicios archivsticos a travs de las modalidades de lectura, consulta,
bsqueda, prestamos, expedicin de copias, etc., de los documentos que custodia.
b) De acuerdo a la solicitud de los usuarios, se emitir las copias respectivas, siguiendo
el procedimiento sealado de la presente directiva.
VIII. DISPOSICIONESTRANSITORIAS
ANEXO 01
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INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
A. INFORMACIN GENERAL:
Ingresar datos de la ubicacin actual del Documento a Transferir
GERENCIA:
..
OFICINA:
..
DATOS DEL PERSONAL Apellidos y Nombres:
DNI:
UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO:
..
NMERO CORRELATIVO DE LA UNIDAD DE CONSERVACIN:
..
TIPO DE DOCUMENTO:
..
NMERO TOTAL DE FOLIOS.
.
D. OBSERVACIONES.
, de. De 201
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