Instructivo Diligenciamiento de Actas

SISTEMAS DE GESTIN Y CONTROL MAGT04.03.18.P01.
I01
INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI) VERSIN 1
INSTRUCTIVO PARA
FECHA DE
GESTION TECNOLOGICA Y DE LA
INFORMACION
DILIGENCIAR EL LISTADO DE ENTRADA EN 06/may/2015
GESTION DOCUMENTAL ASISTENCIA Y EL ACTA DE VIGENCIA
REUNIN
SISTEMAS DE GESTIN Y CONTROL INTEGRADOS
INSTRUCTIVO LISTADO DE ASISTENCIA Y ACTA DE REUNIN
Versin 1
Cdigo: MAGT04.03.14.12.P01.I03
Macroproceso: Gestin Tecnolgica y de la Informacin

Proceso: Gestin Documental
Marzo 16 de 2015
Este documento es propiedad de la Administracin Central del Municipio Santiago de Cali. Prohibida su alteracin o modificacin
por cualquier medio, sin previa autorizacin del Alcalde.
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SISTEMAS DE GESTIN Y CONTROL MAGT04.03.18.P01.I01
INTEGRADOS
INSTRUCTIVO PARA
FECHA DE
INFORMACION
REUNIN
CONTENIDO
Pg.
CONTENIDO ................................................................................................................... 2
1. OBJETIVO ................................................................................................................ 3
2. ALCANCE ................................................................................................................. 3
3. DEFINICIONES ........................................................................................................ 3
4. LISTADO DE ASISTENCIA ...................................................................................... 4
4.1 ENCABEZADO ......................................................................................................... 4
4.2 ACTA DE REUNIN No............................................................................................ 4
4.3 FECHA ...................................................................................................................... 4
4.4 HORA INICIAL .......................................................................................................... 4
4.5 HORA FINAL............................................................................................................. 5
4.6 LUGAR ...................................................................................................................... 5
4.7 OBJETIVO ................................................................................................................ 5
4.8 CALCULO DE ASISTENCIA ..................................................................................... 5
4.9 CAMPOS A DILIGENCIAR POR LOS ASISTENTES ............................................... 5
5. ACTA DE REUNIN ................................................................................................. 6
5.1 PRIMER SEGMENTO. INFORMACION BSICA DE LA REUNIN ......................... 7
5.2 SEGUNDO SEGMENTO. ASISTENCIA A LA REUNIN.......................................... 7
5.2.1 Asistentes ............................................................................................................... 7
5.3 TERCER SEGMENTO. DESARROLLO DE LA REUNIN ....................................... 8
5.3.1 Orden del da .......................................................................................................... 8
5.3.2 Desarrollo ............................................................................................................... 8
5.3.3 Observaciones generales (Propuestas, Cambios y/ Adiciones) .......................... 9
5.4 CUARTO SEGMENTO. TAREAS Y FIRMAS .......................................................... 9
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INTEGRADOS
INSTRUCTIVO PARA
FECHA DE
INFORMACION
REUNIN
1. OBJETIVO
Establecer los criterios bsicos para el diligenciamiento del formato listado de asistencia
y la elaboracin y redaccin del formato acta de reunin.
2. ALCANCE
Este instructivo aplica para registrar lo tratado, acontecido y acordado en todas las
reuniones que se lleven a cabo en la Administracin Central del Municipio Santiago de
Cali.
3. DEFINICIONES
Los siguientes trminos son aplicables para el propsito de este instructivo
ACTA DE REUNIN. Es el documento en el cual se registran los temas tratados y los

acuerdos adoptados en una determinada reunin, con la finalidad de certificar lo
acontecido, hacer seguimiento a los compromisos y dar validez a lo acordado.
COMUNICACIONES OFICIALES. Serie de documentos generados como soporte del

proceso de comunicacin entre dependencias de una entidad, las organizaciones y/o
partes interesadas
FORMATO. Es una preforma o plantilla para consignar informacin cuantitativa o

cualitativa, que genere evidencia durante la ejecucin o desarrollo de las actividades de
los procesos y que se convertirn en un registro.
LISTADO DE ASISTENCIA. Es el formato que se diligencia para poder controlar y

reportar la presencia o ausencia de las personas convocadas a determinada reunin.
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos

documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de
sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de
archivo.
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4. LISTADO DE ASISTENCIA
Para el correcto diligenciamiento de este formato se debe recomendar a los asistentes

escribir claro, con lapicero de tinta negra y en lo posible en imprenta para evitar
inconvenientes al momento de consolidar listas de correo electrnico. Antes de disponer
el formato para su registro, deben haber diligenciado el encabezado del mismo.
4.1 ENCABEZADO
Describe la informacin bsica de la reunin que se lleva. (DONDE EST EL

ENCABEZADO).
4.2 ACTA DE REUNIN No.
Se coloca el cdigo que corresponde a la Tabla de Retencin Documental de la

dependencia que lidera o convoca la reunin con la Serie y Subserie a la cual
corresponde el tema que se desarrolla seguido del nmero consecutivo del acta.
4.3 FECHA
Fecha del da en que se efectu la reunin. El da se marca en dos (2) dgitos, el mes
se coloca en abreviatura de tres (3) letras, todas en minscula y el ao con sus cuatro
(4) dgitos, separados por la barra oblicua (/), es decir en formato dd/mmm/aaaa.
Ejemplo: 01/ene/2010.
4.4 HORA INICIAL
Hora en la que se da inicio a la reunin, se registra en formato hh:mm a.m /p.m.

Ejemplo: 08:45 a.m.
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4.5 HORA FINAL
Colocar la hora de finalizacin de la reunin, se registra en el mismo formato de la hora

inicial.
4.6 LUGAR
Registre la ubicacin del sitio donde se lleva a cabo la reunin. Ejemplo: Saln Simn
Bolvar, Secretara de Salud - Sala de juntas.
4.7 OBJETIVO
Registre el motivo por el cual se realiz la reunin, iniciando con un verbo en infinitivo
(terminado en ar, er, ir). Recuerde ser conciso y preciso con la informacin. Ejemplo:
Revisar el contexto estratgico del mapa de riesgos del proceso Atencin al Usuario.
4.8 CALCULO DE ASISTENCIA
El clculo de cantidad de asistentes y porcentaje de asistentes se realiza una vez

terminada la reunin. Para ello recoja los folios que se hayan diligenciado, verifique los
renglones en blanco y anule con una lnea horizontal o transversal que cruce los
renglones vacos consecutivos; cuente los asistentes y divida entre el nmero de
convocados, multiplique por cien y esto le dar el porcentaje (%) de asistencia.
4.9 CAMPOS A DILIGENCIAR POR LOS ASISTENTES
El diligenciamiento de estos campos es personal, no es correcto registrar una persona

que no asiste. Los campos incluyen: Nombre, dependencia, telfono, correo electrnico
y firma.
En dependencia se registra el nombre de alguna de las 17 dependencias de la

Administracin Central Municipal, a la cual pertenece el asistente.
El correo electrnico registrado por el servidor pblico o prestador de servicios debe ser
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institucional, es decir con dominio @cali.gov.co.
En el campo telfono se debe colocar preferiblemente el nmero fijo de la oficina. Es

discrecional del asistente colocar el nmero del celular.
5. ACTA DE REUNIN
El acta de reunin da una visin general de la estructura de la reunin, a partir de una

lista de los asistentes, una relacin de las diversas cuestiones planteadas por las
personas que convocan la reunin o por los participantes, y cada una de sus
correspondientes respuestas.
En las comunicaciones institucionales, tanto internas como externas, debe omitirse el

tuteo. El documento original, se presenta sin ningn tachn o enmendadura, con
buena ortografa, reglas gramaticales y puntuacin. Se recomienda la relectura del
texto escrito antes de enviarlo o imprimirlo para minimizar los errores.
Se redacta en tiempo pasado, los prrafos no deben iniciarse con gerundio, ni

redactarse telegrficamente. Si hay votaciones, elecciones y nombramientos en la
reunin, el Acta debe describir el nmero de votos a favor, en contra o en
blanco. Para los nombramientos se registra el nombre completo y los resultados.
Si es necesario mencionar la intervencin de alguno de los participantes a la

reunin se hace con su nombre completo.
Para modificar y aprobar se realiza a travs del correo electrnico institucional,

solo se imprime una copia final para firmas.
El acta de reunin estar acompaada, del listado de asistencia, registros o

documentos soporte que hagan parte integral de la misma y del documento
propiamente dicho.
Aunque las actas de reunin pueden parecer documentos independientes, siempre

deben estar legajadas en su respectiva carpeta, debidamente marcada y cuyas pginas
estarn numeradas, cada acta de manera individual tendr su nmero de consecutivo.
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El acta se debe elaborar inmediatamente despus de finalizada la sesin. Lo ideal ser

hacerlo cuando los hechos sigan frescos en la memoria del responsable de elaborarla.
Tambin es importante que los participantes obtengan una copia de las acciones que se
les han encomendado con la mayor prontitud despus de la reunin.
NOTA: Todas las reuniones deben ser debidamente convocadas por escrito y con la
antelacin adecuada, mediante un documento fsico o electrnico (correo electrnico
institucional) dirigido a los participantes, en el que figurar el orden del da de la
reunin.
5.1 PRIMER SEGMENTO. INFORMACION BSICA DE LA REUNIN
La informacin bsica registrada de la reunin, debe ser igual a la que se describe en el

Formato Listado de asistencia: Acta de Reunin No., Fecha, Hora Inicial, Hora Final,
Objetivo y Lugar.
5.2 SEGUNDO SEGMENTO. ASISTENCIA A LA REUNIN
El registro de asistentes, ausentes e invitados es de vital importancia para la realizacin

de seguimientos, continuidad de acciones, designacin de tareas y responsabilidades
y/o medir el grado de compromiso de los participantes.
5.2.1 Asistentes
La cantidad del registro puede establecerse entre tres (3) y cinco (5) personas, a
rengln seguido, y separados por coma. Cuando el nmero de asistentes supera la
cantidad establecida, se debe colocar preferiblemente los nombres de quienes presiden
la reunin seguidos de la leyenda Ver Listado de asistencia.
Los nombres y los cargos se escribirn con mayscula inicial separados por guion (-) y
entre nombres separados por coma (,). Para el caso de particulares que ejercen
funciones pblicas se escribe seguido del nombre, la palabra Contratista.
Ejemplo: Ana Lourdes Restrepo Valencia Profesional Especializado, Jos Matas

Almeida Rojo Profesional Universitario, Mara Pa Osorio Garzn - Contratista
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En el evento de presentarse ausencias de los convocados, se debe registrar los

nombres de las personas convocadas que no asistieron. Se debe indicar si la ausencia
es justificada o no.
Dado el caso de no registrarse ausencias o invitados, se deber colocar el texto No

aplica
De igual manera registre solo los nombres de las personas que han sido invitadas de
manera expresa a la reunin. En caso de contar con la presencia de alguna persona
notable se dejar constancia en el desarrollo del acta.
5.3 TERCER SEGMENTO. DESARROLLO DE LA REUNIN
5.3.1 Orden del da
En este punto se registra el orden del da, tal cual como se describi en la convocatoria
de la reunin, un tema por rengln y numerados secuencialmente. Ejemplo.
1. Verificacin del Quorum

2. Lectura y aprobacin del acta anterior
3. Seguimiento de actividades y tareas
4.
5.3.2 Desarrollo
Se debe tener en cuenta que el acta recoge lo que realmente se dijo y acord en la
reunin, normalmente en el orden en que sucedi o en un orden ms coherente, con
independencia de que la reunin haya seguido (o ignorado) el orden del da previsto.
Entre estos aspectos generales es importante que se tenga en cuenta la verificacin del
Quorum, lectura y aprobacin del acta anterior, seguimiento de actividades y tareas
cuando as lo amerite.
Es recomendable utilizar redaccin en tercera persona, ser conciso pero cuidadoso de

los temas y conceptos que se declaran en la reunin.
Tenga en cuenta que hay casos que requieren una redaccin exacta del tema tratado y
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en otras oportunidades bastar con definir la idea central, a veces ciertos aspectos que
ocupan una fraccin importante de la reunin son registrados de modo muy resumido,
por ejemplo, "los informes financieros fueron presentados y aprobados", o "se discuti la
cuestin jurdica sin llegar a ningn acuerdo".
Dado que la funcin primaria de las actas es registrar las decisiones tomadas, todas las
decisiones oficiales deben ser incluidas. Si se manifiesta formalmente una propuesta o
sugerencia mocin, tanto si prospera como si es rechazada.
5.3.3 Observaciones generales (Propuestas, Cambios y/ Adiciones)
Aunque generalmente el orden del da incluye un espacio para proposiciones,

comunicaciones y varios, en el evento que no se haya descrito, se identifica en este
espacio las diferentes propuestas que los participantes y/o asistentes a la reunin
hayan realizado, durante su desarrollo o al final de la misma
5.4 CUARTO SEGMENTO. TAREAS Y FIRMAS
Para cerrar el acta se deben registrar de manera precisa las tareas y compromisos que
se establecieron durante el desarrollo de la reunin indicando la actividad, su
responsable y la fecha de ejecucin, este resumen le resultar importante al momento
de realizar seguimiento.
TAREAS Y COMPROMISOS ESTABLECIDOS EN ESTA REUNION

Fecha
Qu Hacer Responsable
Compromiso
Finalmente se cierra el acta con las firmas de quienes por responsabilidad directa o en
sentido de aprobacin del contenido del acta deben hacerlo, la cantidad de firmantes
depende de la dinmica del mismo Comit, Equipo de trabajo o Comisin, aunque en
trminos generales se estila que firma quien convoca o preside y mximo dos
asistentes a la reunin.
Se escribe el nombre en mayscula sostenida; si se trata de Servidores Pblicos debajo
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del nombre se escribe el cargo y la dependencia o entidad a la que pertenece, para el

caso de particulares que ejercen funciones pblicas se escribe debajo del nombre, la
palabra Contratista y la dependencia a la cual pertenece.
Por ltimo registre los anexos que acompaan el acta y la cantidad de folios en letras y
nmeros que componen el Listado de Asistencia de la reunin.
Ejemplo:
NOTA: Se anexa listado de asistencia compuesto por tres (3) folios.
NOTA: El listado de asistencia y el acta de reunin se imprime en papel tamao carta,

por ambas caras de la hoja y se debe cumplir con las dems polticas adoptadas y
adaptadas por la Administracin Central del Municipio Santiago de Cali, en el marco de
Eficiencia Administrativa y Cero Papel y del Programa de Gestin Documental.
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INSTRUCTIVO LISTADO DE ASISTENCIA Y ACTA DE REUNIN

Macroproceso: Gestin Tecnolgica y de la Informacin

Los siguientes trminos son aplicables para el propsito de este instructivo

ACTA DE REUNIN. Es el documento en el cual se registran los temas tratados y los

COMUNICACIONES OFICIALES. Serie de documentos generados como soporte del

FORMATO. Es una preforma o plantilla para consignar informacin cuantitativa o

LISTADO DE ASISTENCIA. Es el formato que se diligencia para poder controlar y

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos

Para el correcto diligenciamiento de este formato se debe recomendar a los asistentes

Describe la informacin bsica de la reunin que se lleva. (DONDE EST EL

4.2 ACTA DE REUNIN No.

Se coloca el cdigo que corresponde a la Tabla de Retencin Documental de la

4.4 HORA INICIAL

Hora en la que se da inicio a la reunin, se registra en formato hh:mm a.m /p.m.

4.5 HORA FINAL

Colocar la hora de finalizacin de la reunin, se registra en el mismo formato de la hora

4.8 CALCULO DE ASISTENCIA

El clculo de cantidad de asistentes y porcentaje de asistentes se realiza una vez

4.9 CAMPOS A DILIGENCIAR POR LOS ASISTENTES

El diligenciamiento de estos campos es personal, no es correcto registrar una persona

En dependencia se registra el nombre de alguna de las 17 dependencias de la

institucional, es decir con dominio @cali.gov.co.

En el campo telfono se debe colocar preferiblemente el nmero fijo de la oficina. Es

El acta de reunin da una visin general de la estructura de la reunin, a partir de una

En las comunicaciones institucionales, tanto internas como externas, debe omitirse el

Se redacta en tiempo pasado, los prrafos no deben iniciarse con gerundio, ni

Si es necesario mencionar la intervencin de alguno de los participantes a la

Para modificar y aprobar se realiza a travs del correo electrnico institucional,

El acta de reunin estar acompaada, del listado de asistencia, registros o

Aunque las actas de reunin pueden parecer documentos independientes, siempre

El acta se debe elaborar inmediatamente despus de finalizada la sesin. Lo ideal ser

5.1 PRIMER SEGMENTO. INFORMACION BSICA DE LA REUNIN

La informacin bsica registrada de la reunin, debe ser igual a la que se describe en el

5.2 SEGUNDO SEGMENTO. ASISTENCIA A LA REUNIN

El registro de asistentes, ausentes e invitados es de vital importancia para la realizacin

Ejemplo: Ana Lourdes Restrepo Valencia Profesional Especializado, Jos Matas

En el evento de presentarse ausencias de los convocados, se debe registrar los

Dado el caso de no registrarse ausencias o invitados, se deber colocar el texto No

5.3 TERCER SEGMENTO. DESARROLLO DE LA REUNIN

5.3.1 Orden del da

1. Verificacin del Quorum

Es recomendable utilizar redaccin en tercera persona, ser conciso pero cuidadoso de

5.3.3 Observaciones generales (Propuestas, Cambios y/ Adiciones)

Aunque generalmente el orden del da incluye un espacio para proposiciones,

5.4 CUARTO SEGMENTO. TAREAS Y FIRMAS

TAREAS Y COMPROMISOS ESTABLECIDOS EN ESTA REUNION

Se escribe el nombre en mayscula sostenida; si se trata de Servidores Pblicos debajo

del nombre se escribe el cargo y la dependencia o entidad a la que pertenece, para el

NOTA: Se anexa listado de asistencia compuesto por tres (3) folios.

NOTA: El listado de asistencia y el acta de reunin se imprime en papel tamao carta,

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