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1. O DOCUMENTO NA EMPRESA
Dado que a empresa representa através de documentos os factos relativos à sua actividade, estes
constituem a sua memória e um facto importante para a eficiência e eficácia dos seus serviços.
Um documento é um objecto que reproduz ou representa um facto uma coisa ou uma pessoa,
podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência,
habitualmente escrito, podendo, contudo, assumir outro suporte material além do papel.
2. NORMALIZAÇÃO
2.1. Conceito de normalização
A aplicação generalizada das novas tecnologias e a multiplicação de contactos a nível internacional
tornaram necessário uniformizar critérios e padrões, estabelecendo regulamentos ou normas que
simultaneamente facilitem as comunicações e simplifiquem a organização do trabalho
A existência, a observância e o cumprimento de normas contribui de forma decisiva para uma melhor
vivência facilitando a comunicação, orientando os comportamentos, etc.
As normas são assim conjuntos de regras respeitantes aos vários sectores de uma sociedade
organizada podendo ser internacionais, nacionais ou particulares.
2.2.1. Internacionais
Elaboradas por um organismo internacional. Estabelecem uniformização de normas, estipulando
formatos, dimensões e pesos.
2.2.2. Nacionais
Elaboradas dentro de cada país. Definem orientações com vista à uniformização de procedimentos
e sempre que possível de acordo com as normas internacionais.
2.2.3. Particulares
Encontram-se dentro de cada organização, para funcionamento interno.
moldes, …).
Aos serviços: banca (cartões de crédito, …), seguros (carta verde, …), transportes
(documentação, …), administração (numeração progressiva dos tamanhos de papel), …
Formatos do papel
Proposta de trabalho
Formatos dos envelopes mais conhecidos
Desenhe com uma régua
os vários formatos de
envelopes e compare-os.
ENVELOPE DIMENSÃO (cm)
C6 11,4 x 16,2
DL – Invólucro de Dimensão Longa 11,0 x 22,0
CN – Invólucro para cheque normalizado 11,0 x 16,8
DP – Invólucro de dimensão postal 12,0 x 17,6
Os números devem ser escritos em grupos de 3 algarismos a partir das unidades, quer para a
esquerda (parte inteira), quer para a direita (parte decimal), deixando-se um espaço entre cada grupo,
excepto quando se trate exclusivamente de números inteiros ou decimais formados por 4 ou menos
algarismos. Apenas se devem usar sinais gráficos (ponto ou vírgula) para separar a parte inteira da
parte decimal.
2009-04-13
Ano Mês Dia
3. IMPRESSOS E MINUTAS
Exemplos:
Boletim de matrícula
Modelos de IRS
Folhas de requisição
Fichas de clientes
Fáceis de preencher;
Mais económicos;
Simplificam e normalizam o trabalho administrativo;
Indicam os dados que temos de recolher e como devemos inseri-los;
Reduz o tempo de execução de algumas tarefas;
Normaliza o trabalho administrativo;
Evita esquecimentos ou repetição de informação;
Permite preencher diversos documentos num só.
Ficha de Trabalho
O arquivo e a informação
1. O arquivo – conceito
A palavra arquivo provem do grego “archeion”, que designava o lugar onde os magistrados da Atenas
guardavam os documentos de maior interesse para o estado. Hoje em dia, tem várias acepções:
b) O conjunto de documentos reservados que são conservados pela empresa segundo métodos
de classificação e durante períodos de tempo pré-determinados pela lei ou pelas suas
conveniências;
c) O local onde estes documentos são conservados.
Dirigidos ou mistos
Nível de
Há por vezes vantagens em combinar os dois sistemas anteriores, Informatização:
centralizando a coordenação e fiscalização do sistema geral e Não
descentralizando a informação específica de cada departamento/ informatizados
sector. Parcialmente
informatizados
Totalmente
informatizados
2.2. Frequência de consulta
Activos
São constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso e de que se prevê a
necessidade de consulta frequente.
Semi-activos
Inactivos ou mortos
Contêm documentação que por razoes de ordem fiscal, jurídica, ou histórica deve ser conservada,
sendo a sua consulta feita apenas em casos especiais.
Horizontais
Os documentos são arquivados horizontalmente uns a seguir aos outros, em estantes ou
armários com prateleiras.
Verticais
Neste sistema, os documentos são colocados verticalmente uns após os outros. Usa-se para
volumes encadernados dossiers e caixa de cartão, vídeos, etc.
Suspensos
Toda a documentação é colocada em pastas ou bolsas de papel kraft continuo, dobrado em
forma de fole, suspensas pela parte superior e em classificadores que deslizem numa estrutura
metálica. As pastas podem apresentar visibilidade superior lateral, ao encontrarem-se colocadas
em gavetas. São muito usados para arquivo dos processos.
Rotativos
Os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou
horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente
guardado em armário próprio.
A informação chega hoje em dia a uma organização vinculada de formas muito variadas: correio
normal, correio electrónico, telecopia, imagens em vídeo ou fixas, anotações ou mensagens áudio,
etc.
Há assim tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos em papel e o arquivo
electrónico da restante documentação. No entanto, os dois sistemas interpenetram-se,
dependendo a sua utilização da dimensão da empresa e do seu sistema de trabalho (ver ponto 5-
o arquivo electrónico e a micro filmagem).
3. Funções do arquivo
reflexão e disciplina, sobretudo na codificação dos documentos, que consiste na sua identificação
através de um conjunto de símbolos predeterminados
Ordenar e arquivar os documentos, de forma a facilitar a sua busca e garantir a sua preservação.
4. Fichas
Estatísticas
As que contem elementos que não se destinam em princípio a sofrer alterações (por ex., fichas
de biblioteca)
Dinâmicas
As que são susceptíveis de permanente actualização (por ex. Fichas de armazém).
“Cegas”
As que se colocam sobrepostas ou umas atrás das outras, ficando visível apenas a primeira.
Parcialmente Visíveis
As que permitem a visibilidade do titulo e / ou outros elementos importantes que são
necessários destacar
Com sinalizadores
As que são acompanhadas de separadores, indicativos/ Sinalizadores/cavaleiros, incorporados
ou não nas próprias fichas (Alfabéticos, numéricos, por assuntos, etc.)
5. Ficheiros
É um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de informação, colocadas numa
ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou móvel próprio.
Horizontais
- Com as fichas em posição horizontal
Verticais
- Com as fichas em posição vertical
De consulta directa
Remissíveis
Remetendo para outros com informações mais pormenorizadas
Tradicionais
Informatizados
Esta necessidade e tanto mais premente quanto maior for a organização, porque haverá um maior
perigo de desconhecimento de informação importante, perda de tempo na procura, ou ate extravio de
documentação, o que se traduz na desorganização dos serviços administrativos que afectara toda a
Empresa.
A gestão eficaz e eficiente da informação passa assim pela organização adequada do arquivo, onde a
electrónica tem vindo a desempenhar um papel cada vez mais relevante.
Quem utiliza o arquivo é responsável pelos processos/ documentos que solicita, e deve rubricar a
ficha de controlo quando os levanta. Se os entregar a qualquer outra pessoa sem dar conhecimento
ao arquivo continuará a ser responsável.
A documentação saída deverá ficar na posse do utilizador o tempo estritamente necessário para o
tratamento do assunto em causa, devendo ser estabelecido um tempo máximo para devolução ( 30
dias, por ex.).
O movimento do arquivo, que se define pela relação entre o número de documentos requisitados por
ano e o número de documentos arquivados:
Se o resultado atingir o 10 % pode considerar-se satisfatório; abaixo deste índice, revela a existência
de material inútil que está a sobrecarregar o arquivo.
Até 0,3%, pode-se considerar razoável a organização; acima deste valor, há que rever o sistema.
Ficha de trabalho
Estabeleça brevemente
1. Os conceitos de:
a) Arquivologia
b) Arquivo empresarial
c) Fichas e ficheiros
d) Circuito administrativo
e) Eficácia do arquivo
6. As funções do arquivista.
1. As condicionantes ergonómicas
De uma forma genérica podemos dizer que o arquivo deve ser funcional e eficaz, obedecendo aos
requisitos seguintes:
O custo do arquivo de um documento (bem como da sua procura) deve ser inferior ao custo da
sua falta ou substituição;
A organização deve ser feita por classes de documentos segundo regras claras pré-definidas,
prevendo a sua extensão e reclassificação futuras;
Deve conservar-se apenas o indispensável e durante o tempo exigindo pela lei (prazos de
conservação e prescrições) ou pelos interesses da empresa.
2. Localização e instalação
Nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se normalmente centralizada numa única
divisão, que serve todos os sectores; nas grandes empresas, cada sector tende a ter um arquivo
próprio recorrendo frequentemente à informatização para centralizar a informação e possibilitar a
consulta inter-arquivos.
Há que ter igualmente em conta a economia de tempo e esforço na busca e procura, a fluidez dos
circuitos administrativos e a funcionalidade global do sistema.
2.1. A instalação
A eliminação dos ruídos pode ser feita através de insonorização de paredes e soalhos, colocação
de vidros duplos, etc.
3. Equipamentos e Acessórios
Para se poder fazer a melhor escolha, de acordo com as condicionantes já referidas é necessário
conhecer os modelos e características dos elementos do sistema disponíveis no mercado: equipamento
(peça ou peças que irão conter o arquivo, estantes, armários, ficheiros, etc) e acessórios (materiais
auxiliares – fichas, guias, dispositivos de intercalação etc.)
A sua disposição deve ser tão ergonómica quanto possível (distâncias, alturas de
prateleiras, etc.), devendo dar-se particular atenção a distribuição dos dossiers,
de forma a seguir uma ordem lógica ou cronológica, colocando os de consulta mais frequente nos
locais que exijam menor deslocação ou esforço do utilizador.
Da utilização prevista
Quando destinados a simples consulta, em que não é em princípio necessário (ou ate nem
convêm) retirar qualquer elemento, podem (e por vezes devem) ser utilizadas pastas ou dossiers
que obriguem a retirada ao conjunto para o acesso a um documento.
Se pelo contrário se destinam à elaboração de trabalhos ou arquivo vivo, devem ser providos de
argolas, estar suspensas ou introduzidas noutro sistema que possibilite a introdução ou retirada
dos documentos ou a sua troca de posição.
As pastas suspensas, alem da economia de espaço que representam facilitam e tornam mais
rápida a sua localização.
De qualquer forma, os documentos importantes não devem ser furados, clipados ou agrafados
directamente, mas inseridos em bolsas individuais transparentes ou organizados em processos
(dentro de pastas próprias, reunidos com baguettes etc.)
A maior parte das pastas corresponde ao formato A4, embora haja modelos
para outros formatos especialmente A3 e A5.
O volume determina por sua vez a largura da lombada, que oscila entre um ou dois
mm para pastas individuais ou pequenos processos e oito a dez cm para grandes
volumes.
As guias móveis têm tiras de inserção de metal ou de plástico (cavaleiros), enquanto as imóveis
apresentam saliências que servem de índices de consulta (pestanas).
3.4. Ficheiros
O seu tamanho, dimensões e estruturas dependem do tipo de fichas que se destinam a conter.
Entre os vários tipos de ficheiros (horizontais, verticais, suspensos ou rotativos), há que escolher os
que melhor se adaptem as finalidades a que se destinam.
No centro de saúde, por exemplo, em que a documentação dos doentes se encontra reunida em
processos mantidos nos serviços administrativos e é facultada aos gabinetes médicos para
consulta, é de toda a conveniência a utilização de ficheiros rotativos suspensos em armários
fechados, que armazenam um grande numero de pastas suspensas, facilitam a busca e permitem
manter a confidencialidade dos registos.
Como regra geral, devem ser escolhidos ficheiros que permitam uma arrumação rápida e uma
localização fácil.
O prazo de conservação de um documento é o período que deve decorrer deste a data em que e
elaborado ate à data em que vai ser destruído.
Para efeitos fiscais, o prazo de conservação da escrita é de 5 anos (art. 134 do Código da
Contribuição Industrial, art. 52º do Imposto sobre o valor Acrescendo).
A actualização da informação e a destruição (expurgo) dos documentos são hoje mais do que
nunca uma necessidade, para evitar erros, e acumulação desnecessária e contraproducente de
documentos.
5. Segurança
Para além das medidas preventivas a ter em conta na instalação – equipamento anticombustível,
extintores, automáticos, sinalização de alarme, etc. - , há que fazer a previsão de risco relativamente a
deterioração, destruição, extravio ou roubo.
Ficha de trabalho
1. Na Empresa W, instalada numa rua de grande movimento e ruído, num edifício antigo com
problemas de instalação eléctrica, infiltração de humidade e poeiras, o arquivo encontra-se num
corredor sombrio, em estantes abertas enferrujadas, onde a documentação se encontra guardada a
esmo, em caixas de cartão em mau estado.
Enumere as medidas a tomar para modificar este estado de coisas e recuperar e reorganizar o
arquivo.
De uma forma genérica podemos dizer que a documentação é organizada por um processo segundo
o qual se identificam e agrupam sistematicamente os documentos, de acordo com as suas afinidades
ou características comuns, de modo a formar grupos homogéneos.
Pretende-se assim:
O sistema de arquivo deve ser simples e útil, permitindo o seu futuro aperfeiçoamento, actualização e
expansão.
Para atingir estes objectivos, há que conhecer e saber utilizar racionalmente os sistemas de
classificação, codificação, indexação e ordenação
1.1. Classificação
Classificar é dividir o material segundo determinados critérios a fim de facilitar o seu encontro e
permitir um melhor conhecimento do próprio material.
Muitas vezes a classificação pressupõe a existência de caracteres distintivos que permitem diferenciar
cada um dos elementos. Por exemplo, classificando determinados documentos em bancos. Os
elementos dessa classe poderiam ser distinguidos pelas siglas dos bancos: BNU, CGD, etc.
Quer a classificação, quer a codificação procuram atribuir uma designação, uma identificação, um
“nome” a cada documentos e reagrupá-los depois em alíneas e características semelhantes
Cada um dos métodos de ordenação pode aplicar-se isolado ou em coordenação com os outros. Ex:
Lista telefónica, páginas amarelas.
1.2. Codificação
A codificação designa os símbolos utilizados para codificar os documentos classificados. Esta une as
características dos documentos encontrados na classificação.
Vantagens
Maior número de posições: são 26 símbolos alfabéticos
contra 10 numéricos.
Podem sugerir a identidade dos nomes simbolizados
Desvantagens
Podem ser incómodos e difíceis de ler,
Maior possibilidade de erro na codificação
Símbolos numéricos
Podem ser manuseados mais facilmente;
A sua leitura a compreensão é mais imediata.
Permitem identificar a posição relativa de 2 símbolos assinalando o número de termos que os
separam. Ex: não é evidente que a distância entre f e p seja igual à existente entre 6 e 16
Símbolos alfanuméricos
Permite, quando se tem de classificar um grande nº de termos, utilizar símbolos mais curtos do que
os simples símbolos numéricos. Ex: matrículas dos carros.
Código descrição
13020 Lâmpada de 20 watt
13025 Lâmpada de 25 watt
13100 Lâmpada de 100 watt
Em cada conjunto deixam-se números livres para permitir futuros acrescentos às alíneas
compreendidas na classificação correspondente.
a)
1
2
Formadora Marta Nascimento
25 Abril de 09
Manual de Arquivo
Os códigos decimais
Sucessão decimal dos números
Ex: 1.
1.1.
1.2.
Uma vez que a posição de cada algarismo ou grupo de algarismos tem um significado exacto, o
número dos algarismos compreendidos em cada campo deve ser pré-estabelecido, do mesmo
modo para que não sofram modificações, a sucessão dos diversos campos.
Se o código assumisse esta configuração: 121 5 02 2730 - o seu significado poderia ser o
seguinte: o vendedor 121, pertencente à filial 05, que opera na zona 2, efectuou uma venda do
produto 2730.
Os códigos em grupos são especialmente indicados para uma elaboração mecânica dos dados,
pois podem ser facilmente extraídos e tabelados, qualquer que seja a classificação prevista.
Podem, além disso, ser facilmente memorizados, graças ao claro significado que possuem os
algarismos de acordo com a sua posição.
Este sistema, também conhecido por sistema de Dewey (de Melvil Dewey, que o idealizou em
1873) ou C.D.U. – Classificação Decimal Universal –, constitui uma variante do sistema
ideológico, metódico ou analítico.
Tem por base um plano de divisão das matérias em 10 classes (de 0 a 9), cada uma das quais se
pode subdividir até outras 10 subclasses e assim sucessivamente.
Para a sua implementação terá obrigatoriamente que ser estabelecido um plano de arquivo
elaborado de forma a considerar a limitação decimal e as necessidades futuras.
Tem a vantagem de agrupar matérias ou assuntos, enquanto o numérico simples os separa. Além
disso, tem uma referência prática, e fácil de aplicar e é uniforme.
Este sistema pode ainda ser alargado (método decimal derivado), considerando mais do que um
algarismo por grupo (normalmente com 100 posições, de 0 a 99).
Conclusão
Assim, na preparação deste plano torna-se necessário definir objectivos a alcançar e conhecer
adequadamente quer o material a classificar, quer as técnicas de classificação.
Só depois de um estudo das exigências efectivas de cada empresa é possível efectuar a escolha de um
sistema de classificação satisfatória.
Os códigos também têm que ser planeados. Cada vez mais, com o crescente número de informação,
há a tendência de se apoiar em códigos para a classificação de dados. No decurso das operações de
codificação deverá ser elaborada a sua descrição que deverá constituir o ponto de partida para
futuras referências. A terminologia adoptada deverá ser sempre normalizada.
Formadora Marta Nascimento
27 Abril de 09
Manual de Arquivo
2. Ordenação
A ordenação dos documentos deve ser feita de acordo com um critério de classificação adequado à
consulta (por nomes, ordem de entrada, datas, assuntos, áreas de vendas, etc.).
Alfabéticos
Numéricos
Ideológicos
Alfanuméricos
Geográficos
Cronológicos
Esta técnica não exclui a possibilidade de se utilizarem outras técnicas de ordenação que, por
vezes, são complementos necessários.
Nota: mesmo que utilizando outro sistema de ordenação, por exemplo o ideológico ou geográfico, estas categorias ordenam-se
alfabeticamente.
Vantagens
Simplicidade no plano de ordenação, pois o nome é o único elemento necessário para
ordenar o material;
Familiaridade como critério de ordenação pois este é um dos mais tradicionais
Elasticidade: é sempre possível inserir novos nomes no local exacto;
Baixo custo: o material pode ser arquivado em aparelhos simples e económicos;
Possibilidade de se encontrar facilmente uma posição
Desvantagens
É fácil surgirem dúvidas e cometerem-se erros. Pode acontecer que as pessoas que
ordenam e as que efectuam a procura não sigam sempre os mesmos critérios;
Quanto mais o material aumenta mais frequentes são os casos de homonímia (repetição
dos nomes)
Uma vez que não há regulamentação vinculativa, possibilita divergências no critério de ordenação,
problemas de homonímia e dificuldade de expansão.
Assim, a sua utilização não pode ser “cega”, sendo necessário estabelecer regras fixas e critérios de
orientação bem definidos, sobretudo relativamente à palavra de ordem, ou seja a palavra-chave que
vai servir de referência para a ordenação.
Na organização das turmas, por ex., considera-se habitualmente o primeiro nome e a ordenação
palavra a palavra, entretanto que na lista telefónica de assinantes se usa a ordenação por apelido.
Dentro destes critérios pode ainda optar-se por uma ordenação alfabética
letra-a-letra ou
palavra-a-palavra.
Embora o ponto de partida seja sempre o da disposição das letras no alfabeto, há que
estabelecer o critério a seguir:
Entre dois nomes com letras iguais, vem em primeiro lugar o que acabar primeiro (tiver menos
letras)
Os nomes designativos por uma inicial precedem qualquer outro que comece por essa inicial
mas não se encontre abreviado
Letra-a-letra
GILB ERTOSILVA
GILGOMES
Exemplos:
Nomes Letra a letra Palavra a palavra
Dr. Santos Guedes ANTONIOFONSECA António Fonseca
António Fonseca JOANAJANEIRO J. Rui Gomes
Joana Janeiro JRUIGOMES Joana Janeiro
J. Rui Gomes MANUELFELIX Manuel Félix
Manuel Félix SANTOSGUEDES Santos Guedes (Dr.)
Sandrine Jesus
Sandro Castro André
P.Pires
Paulo Fonseca
Marialba Foz
Paul Simon
Maria Luz Paulo
Maria Luzia Andrade
Para que a ordenação alfabética seja eficiente é necessário estabelecer regras para garantir a
necessária uniformidade no trabalho efectuado. Estas regras visam:
Facilitar o trabalho de entrada e procura;
Reduzir ao mínimo os casos duvidosos;
Evitar as interpretações subjectivas.
i. Omitem-se os artigos definidos e indefinidos. Ex: Rosa Maria da Silva fica Rosa Maria Silva.
Nota: omitirem-se os artigos é a opção mais comum. Com a evolução e a diversidade dos dias de
hoje já se vêm também sistemas de ordenação em que estas partículas não são omitidas podendo
optar-se por deixar o artigo como está ou colocando-o entre parêntesis. No entanto, estes artigos
nunca são considerados na alfabetação bem como outros como “e”.
iii. Os títulos são colocados entre parêntesis no final do nome e não são considerados na ordenação
Dr. Fernando Barros Barros, Fernado (Dr)
Arqº Tomás Silveira Silveira, Tomás (Arqº)
Engº Pedro Varela Varela, Pedro (Engº)
Nota: todas estas regras também são aplicadas na ordenação por apelido
Por apelido
i. O apelido surge em primeiro lugar com uma vírgula seguido dos
restantes nomes pela sua ordem natural.
Aníbal Barbosa Barbosa, Aníbal
João Carlos Correia Correia, João Carlos
No caso de mais do que um apelido, é o ultimo que se considera (excepto quando formam
nomes compostos)
Sendo o último apelido igual, é a palavra seguinte que estabelece a ordem a seguir (nome
próprio e depois os restantes apelidos, pela ordem habitual do nome)
Ex.: Joaquim Barbosa Barbosa, Abel
Abel Barbosa Barbosa, Joaquim
Pedro Barbosa Barbosa, Pedro
iii. Os nomes compostos por um substantivo e um adjectivo ligados ou não por um hífen não são
separados.
v. As partículas estrangeiras se escritas com iniciais maiúsculas são consideradas como parte
integrante do nome. O’, D’, Von, Van, Mac, Mc, Du, La, Di, Del, Das, Le.
John O’Brien O’Brien, John
Eric Von Johnson Von Johnson, Eric
vi. Os nomes ligados por apóstrofo são considerandos como uma só palavra:
Armindo Sant’Ana Sant’Ana, Armindo
vii. Os nomes orientais (japoneses, Chineses, Árabes, etc) são registados na ordem em que se
apresentam
Alben Abig Alben Abig
Li Jutang Li Jutang
Mão Tsé tung Mão Tsé Tung
viii. Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome que corresponde ao da família do pai
José Hernadez Xavier Hernandez Xavier, José
Miguel Cervantes Savreda Cervantes Savreda, Miguel
x. Os números que fazem parte do nome, quer no fim, que no início devem ser considerados como
se estivessem escritos por extenso.
2 Sentinelas 2(duas) sentinelas
Forma 85 Forma 85 (oitenta e cinco)
2001 Prendas 2001 (duas mil e uma) prendas
xii. As expressões como por exemplo, Sociedade, Empresa devem ser considerados na ordenação
(deste que façam parte da denominação)
Empresa das Águas Empresa das Águas
Sociedade de Autores Sociedade de Autores
xiii. Caso a designação do ramo de actividade da empresa também faça parte do nome, esta
também é considerada na ordenação
Restaurante O Pitéu Restaurante O Pitéu
Pastelaria Boa Hora Pastelaria Boa Hora
Editora Abril Editora Abril
xiv. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas com ou sem pontos entre as letras devem
ser ordenadas como se o conjunto de letras que os formam fossem uma palavra.
CMF
IEFP
UNESCO
ONU
xv. Quando uma empresa ou instituição for conhecida para além do seu nome por extenso, também
por uma sigla, o arquivista deverá optar pela forma de ordenação que melhor atenda às
necessidades da organização, utilizando sempre o mesmo método.
CGD Caixa Geral de Depósitos
NERA Núcleo Empresarial da Região do Algarve
ANJE Associação Nacional dos Jovens Empresários
AMAL Associação dos Municípios do Algarve
xvi. As empresas com varias filiais são ordenados pela ordem alfabética das localidades
Formadora Marta Nascimento
33 Abril de 09
Manual de Arquivo
xviii. As traduções de nomes estrangeiros, que devem ser ordenados pela designação de origem.
Ex: Bordeaux considera-se Bordeaux e não Bordéus.
2. 2. Classificação numérica
Vantagens e desvantagens
São vários os inconvenientes deste sistema: codificação demorada e com riscos de erro,
dificuldade de encontrar um documento sem o número de ordem que lhe foi atribuído,
pesquisa efectuada em duas fases (descodificação e pesquisa propriamente dita), e
impossibilidade de intercalar novos documentos.
Para facilitar a localização dos documentos, utilizam-se muitas vezes dois jogos de fichas,
constituindo-se um ficheiro de referência alfabética auxiliar, que apenas funcione para saber o
Nº que recebeu o documento que se esta a procurar
A correspondência avulsa pode ser arquivada pelo método numérico em pastas de cores
diferentes. Se houver necessidade de classificar os diversos géneros de documentos, poderão
ser usados guias alfabéticos para os representar, numa combinação dos métodos numéricos,
ideológico e alfabético.
Recebi______do_____Sr. Proprietário do 5º
andar da rua 5 de Outubro, 38
Manual de Arquivo
Também chamada metódica ou analítica trata-se de uma classificação por assuntos ou temas.
Exige ainda outra ordenação (alfabética, cronológica, etc.) dentro de cada grupo considerado.
E muitas vezes usada nas grandes empresas na organização da biblioteca ou de ficheiros remissivos.
…
Informática
Ficção
Ciência
Arte
Pintura
…
Trata-se de um sistema que apresenta grande utilidade para empresas com várias filiais ou grande
número de clientes dispersos por várias zonas geográficas.
A ordenação faz-se pela selecção geográfica (países, distritos, concelhos, localidades) seguida pela
ordenação alfabética dos documentos respeitados a cada grupo, podendo a primeira selecção estar
também por ordem alfabética ou, outra.
Firma X Damaia
FirmaX Coimbra
Firma X Braga
Firma X Aveiro
Clientes
Alves & CA……
E feito com base em datas (de emissão, de recepção, de vencimento, de aquisição, de venda, etc. …).
Embora neste sistema os documentos sejam agrupados sem ter em conta o assunto,
e seja difícil encontra-los sem conhecer a data, esta organização oferece grandes vantagens,
porque não da origem a ambiguidades nem divergências,
não exige pessoal especializado ou com muita prática e permite o acesso rápido aos documentos,
desde que se conheça a data destes.
Na organização dos documentos a pagar, onde se segue a ordem normal, de modo a que o primeiro
a ser visto seja o primeiro a ser pago.
Podem considerar-se 3 tipos de cronologia: rígida, quando é diária, circunstancial, quando considera
factos de rotinas (letras, por ex.), e acidental. Quando é relativa a iniciativas ocasionais (encontro,
conferências, reuniões, etc.).
Formadora Marta Nascimento
36 Abril de 09
Manual de Arquivo
Se não atender as horas/minutos, terá que ser forçosamente combinado com outro método, uma vez
que, dentro do mesmo dia há que ordenar numérica ou alfabeticamente os documentos.
A classificação cronológica pode também aparecer como 2ª classificação (no arquivo de processos
individuais, por exemplo, depois de uma primeira classificação numérica, por ordem de entrada, ou
alfabética, por nomes).
O principal contributo trazido pela informática ao arquivo electrónico é constituído pelos ficheiros e
base de dados.
Os ficheiros electrónicos são ficheiros informatizados que permitem o acesso quase instantâneo a
informação, podendo facultar simultaneamente a sua confidencialidade através de códigos especiais
ou “chaves” de acesso.
A base de dados é um conjunto organizado de informação, exaustivo e não redundante, gerido por
um programa que define o acesso à informação, a sua utilização e a interacção com o utilizador.
Microfilmagem
Consulta de obras raras ou de grande valor sem necessidade de manuseio, evitando assim a
deterioração;
Reprodução fácil e exacta de documentos, facultando a criação de duplicados (sem se ficar portanto
sujeito a um original) e a descentralização da informação;
Correspondência;
Letras e cheques;
Manuais técnicos;
Ficheiros de clientes.
Bancos;
Seguradoras;
Jornais;
Bibliotecas;
Tribunais.
Microfilmagem
Revelação
Arquivo Destruição
Dos Dos
Documentos Documentos
(Expurgo)
Bobine Duplicados
Original De Bobine
Duplicação dos
Jackets
Arquivos dos
diversos Sectores