Guia Metodologica 2011 PDF

Gua de Asistencia Metodolgica 2011
Sistema Gobierno Electrnico Tecnologas de Informacin

Secretara Ejecutiva de Desarrollo Digital Direccin de Presupuestos
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Primera Versin - Marzo 2011
Contenidos
I. Introduccin ....................................................................................................................................................... 3
1.1 Sistema de Gobierno Electrnico Tecnologas de Informacin .................................................. 3
1.2 Gua Metodolgica del sistema de Gobierno Electrnico ............................................................... 4
II. Diagnstico ......................................................................................................................................................... 5
2.1 Que registrar al Actualizar Procesos....................................................................................................... 6
2.2 Que registrar al Caracterizar Procesos y Problemas.......................................................................... 7
2.3 Que registrar al Desarrollar Iniciativas ............................................................................................... 12
2.3.1 Cuadro N 1: Costos generales en proyectos TI ........................................................................... 14
2.3.2 Cuadro N 2: Tabla de desagregacin presupuestaria............................................................... 15
2.4 Que registrar en Priorizacin de cartera ............................................................................................ 16
III. Planificacin .................................................................................................................................................... 18
3.1 Que registrar al elaborar el Plan de Mejoramiento con uso de TIC ........................................... 18
3.1.1 Para declarar el Objetivo General del Proyecto .......................................................................... 19
3.1.2 Para declarar los Objetivos Especficos .......................................................................................... 19
3.2 Que registrar al elaborar el Programa de Trabajo Anual .............................................................. 20
3.2.1 Que registrar al elaborar los indicadores de desempeo, metas y plazos .......................... 21
3.2.2 Cuadro N 3: Detalle de Indicadores obligatorios de analizar ................................................. 22
3.2.3 Para declarar el Cronograma de Trabajo ....................................................................................... 23
3.2.4 Para declarar el Programa de Monitoreo ...................................................................................... 24
3.2.5 Para declarar Cumplimiento de Normativa .................................................................................. 25
3.2.6 Para declarar el Plan de Mitigacin de Riesgos ........................................................................... 26
IV. Implementacin......................................................................................................................................... 28
4.1 Que registrar en el Programa de Monitoreo .................................................................................... 28
4.2 Que registrar en el Seguimiento de Gastos ....................................................................................... 29
4.3 Para realizar Solicitudes de Modificacin de Implementacin .................................................. 30
V. Evaluacin ........................................................................................................................................................ 31
5.1 Que registrar en la evaluacin de resultados de los proyectos (Objetivos especficos) ..... 31
5.1.1 Para registrar resultados de indicadores y metas ...................................................................... 32
5.1.2 Para especificar posibles brechas y propuestas de mejoras .................................................. 32
5.2 Para declarar anlisis en Informe Ejecutivo ...................................................................................... 33
5.3 Que registrar en las acciones de Difusin del Proyecto ................................................................ 35
5.4 Que registrar en la Evaluacin de Gestin del Proyecto ............................................................... 36
5.5 Para registrar en el Retorno de la Inversin .................................................................................... 37
5.6 Para realizar Solicitudes de Modificacin de Evaluacin ............................................................. 37
Anexo N 1 ................................................................................................................................................................ 39
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I. Introduccin
Esta gua constituye un acompaamiento metodolgico, que sugiere

recomendaciones de buenas prcticas para el desarrollo e implementacin
de proyectos TIC en el Estado, en el marco de los objetivos de gestin
establecidos para el sistema de Gobierno Electrnico Tecnologas de
Informacin 2011
1.1 Sistema de Gobierno Electrnico Tecnologas de Informacin
Las razones para crear este sistema, integrado a la Calidad de Atencin a Usuarios, son
bsicamente las siguientes:
El Gobierno Electrnico se concibe como un foco muy importante de desarrollo y
materializacin de una sociedad de la informacin.
Un desarrollo desigual del Gobierno Electrnico entre los diferentes servicios, dificultara
gravemente la operacin del Estado como un todo.
Por otra parte, la Ley N 19.880 sobre Bases Generales de los Procedimientos Administrativos
impone un conjunto de exigencias al Estado, en relacin con los servicios que presta a los
ciudadanos. El cumplimiento de esta ley ser facilitado mediante un adecuado desarrollo del
Gobierno Electrnico y una amplia conectividad entre los diferentes servicios pblicos.
As, el sistema de Gobierno Electrnico considera no slo al usuario final de un servicio pblico,
sino tambin a usuarios al interior de la Administracin, logrando finalmente que todas las
instituciones del sector pblico participen de l, correspondindole a la Secretara Ejecutiva de
Desarrollo Digital, dependiente del Ministerio de Economa, Fomento y Turismo, ser la encargada
de impulsar y validar el desarrollo de este sistema, realizando las acciones necesarias para entregar
una adecuada orientacin y asistencia a los distintos servicios pblicos.
Finalmente, y en concordancia con la Agenda de Modernizacin del Estado, los focos de

desarrollo con tecnologas, para los prximos tres aos, deben ir en relacin con:
Propiciar la interoperabilidad con otros servicios pblicos que se requiera.

Potenciar el servicio de nuevos y/o mejores trmites en lnea.
Disminuir la duplicidad de proyectos similares entre las instituciones pblicas.
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Concretar proyectos que aporten en la disminucin de horas requeridas por el ciudadano

para relacionarse con el Estado.
Reducir costos de operacin en las instituciones.
1.2 Gua Metodolgica del sistema de Gobierno Electrnico
Esta gua metodolgica constituye una herramienta de apoyo para la implementacin del
sistema Gobierno Electrnico Tecnologas de Informacin, el cual forma parte del rea Calidad de
Atencin a usuarios 2011. El objetivo central de este sistema es Contribuir a la ptima utilizacin
de tecnologas de informacin y comunicacin (TIC) para simplificar y mejorar los servicios e
informacin ofrecidos por el Estado a sus usuarios/clientes/beneficiarios, y aquellos procesos
transversales relevantes de las instituciones pblicas, focalizando los esfuerzos en la calidad del
servicio entregado, la pertinencia de los proyectos y la interoperabilidad del Estado, permitiendo la
existencia de informacin sistematizada, oportuna y de calidad que apoye los procesos de toma de
decisin de polticas pblicas. De esta manera, el sistema se compone de 4 etapas de desarrollo,
las que abarcan el diagnstico, diseo, implementacin y evaluacin de proyectos TIC orientados,
preferentemente, a facilitar los trmites de los ciudadanos con el Estado, los cuales pueden
corresponder proyectos de interoperabilidad, si corresponde.
Cabe sealar que esta gua slo constituye un acompaamiento metodolgico, que sugiere
recomendaciones de buenas prcticas para el desarrollo e implementacin de proyectos TI en el
Estado, en el marco de los objetivos de gestin establecidos para el sistema de Gobierno
Electrnico Tecnologas de Informacin 2011, y el no cumplimiento de las sugerencias que aqu
se sealan no implica la no validacin del sistema, puesto que lo nico que permite validar el
sistema al momento de su evaluacin, es el cumplimiento de los objetivos de gestin y del estndar
establecido a travs de los requisitos tcnicos del mismo.
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II. Diagnstico
El Diagnstico es concebido como el anlisis de procesos, en la perspectiva

de sus posibilidades de mejora. En este sentido, es un anlisis orientado a
lograr cambios que contribuyan al logro de los objetivos estratgicos, tanto
de cada institucin como los de Agenda de Modernizacin del Estado. En
consecuencia, en el diagnstico se deber establecer una cartera de
proyectos que contribuya a superar situaciones que afectan la provisin de los
principales servicios o dificultan una gestin operacional eficaz.
Los objetivos del sistema PMG GE de la etapa de Diagnstico son:

La institucin realiza un Diagnstico de uso de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones
(TIC) en los procesos de provisin de sus productos estratgicos (bienes y/o servicios)
entregados a sus clientes/usuarios/beneficiarios y lo registra en el Sistema de Control de
Gestin de Proyectos TI dispuesto por la Red de Expertos. En el marco de la revisin de dichos
procesos, la institucin verifica, entre otros aspectos:
La necesidad de redisear y mejorar con uso de TIC los procesos de provisin de productos
estratgicos.
La necesidad de inter-operar con otros organismos del Estado y/o con otros procesos
dentro de la institucin, identificando los procesos de provisin de productos estratgicos y
transversales que puedan y/o requieran inter-operar.
La existencia y la calidad de los registros de informacin que se mantienen para proveer
los productos estratgicos, considerando al menos el cumplimiento de la normativa vigente
relativa al desarrollo de Gobierno Electrnico.
La necesidad de mejorar uno o ms procesos transversales que contribuyan a la calidad de
los procesos de provisin de bienes y/o servicios.
En base a los resultados del diagnstico realizado, la institucin, con la aprobacin del Jefe
Superior del Servicio, propone a la Red de Expertos una priorizacin de los proyectos de
mejoramiento con uso de la TIC para su validacin tcnica, y los registra en el Sistema de
Control de Gestin de Proyectos TI dispuesto por la Red de Expertos.
El propsito del Diagnstico es establecer una cartera institucional de proyectos TI priorizados.

Para estos efectos, el flujo de trabajo a realizar en esta etapa es:
Actualizar procesos relevantes para la gestin de la institucin
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Caracterizar los procesos (Identificando y describiendo los problemas que se

deriven de la caracterizacin)
Levantar un conjunto de iniciativas que resuelvan los problemas o que capitalicen

las oportunidades identificadas
Establecer la cartera institucional de proyectos, jerarquizando por medio de un

anlisis de factibilidad tcnico econmico, las iniciativas que puedan ser
comprometidos como proyectos
Para desarrollar el anlisis diagnstico con una mirada de proceso, se presentar una gua
metodolgica, preparada por el Organismos Tcnico Validador siguiendo las actividades de
presentacin establecida en el Sistema de Control de Gestin de Proyectos TI dispuesto por la Red
de Expertos.
2.1 Que registrar al Actualizar Procesos
En este primer paso es necesario identificar y/o actualizar los procesos de provisin de
productos estratgicos y los procesos de apoyo transversal que existen en la institucin. Se
establece una definicin base de proceso como una cadena de Actividades que agregan valor y
permiten la entrega de un producto o servicio en un cierto periodo de tiempo.
Para identificar y/o actualizar los procesos, corresponde hacer un mapeo de procesos
institucional, asocindolo a los productos estratgicos o reas transversales existentes y verificando
la continuidad o modificacin respecto de los aos anteriores. Al concluir esta accin, corresponde
definir para cada uno de los procesos existentes en el ciclo de anlisis en curso, lo siguiente:
Insumos: Elementos, recursos e informacin que permiten que el proceso se desarrolle.
Actores: Instituciones; divisiones; secciones; departamentos; y/o cargos que participan

activamente en el proceso en particular.
Resultados: Es el o los productos esperados gracias a una adecuada ejecucin del proceso.
Transformacin que se realiza en el proceso: Son las acciones ordenadas en trminos lgicos y
secuenciales dentro del proceso que permiten obtener sus resultados.
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2.2 Que registrar al Caracterizar Procesos y Problemas
Para comenzar, es necesario establecer el nivel de intervencin diagnstica a cada proceso

declarado, para ello se debe responder en la Caracterizacin de proceso, lo siguiente:
Intercambia Informacin con Otras Instituciones: Se refiere a la recepcin o envo de

informacin con otras instituciones del Estado. Este intercambio puede ser electrnico (procesos
en lnea o batch) o fsico (papel)
Cuenta con Registro de Informacin: Corresponde a la declaracin de existencia dentro del

proceso de registros de informacin.
Cantidad de registros de informacin asociados: Indicar la cantidad de tipos de registros de

informacin existentes en el proceso.
Susceptible de Mejora con TIC: Declarar la oportunidad de mejorar y apoyar con tecnologa el
proceso en cuestin.
Ser seleccionado para Diagnstico: Indicar la decisin de seleccionar el proceso para ser
diagnosticado en el presente periodo.
Justificacin: Corresponde detallar las razones que determinaron la decisin de seleccionar, o

no seleccionar, el proceso para diagnstico.
La existencia y declaracin de registros de informacin es fundamental, pues todo proceso es

soportado por sistemas de registro de informacin que permiten acceder a la informacin
rpidamente.
Desde esta perspectiva, la informacin para la gestin pblica no es slo un recurso para
monitorear el proceso. Ms all del control y la evaluacin, interesa que stos provean de
informacin significativa para que las autoridades del servicio y del gobierno, en general, puedan
tomar decisiones que incrementen el valor pblico de los procesos, productos, programas y
polticas.
Desde esta perspectiva, la gestin de la informacin, a travs de la identificacin, descripcin y

registros de la misma, puede definirse en trminos de procesamiento de informacin, dividido
entre reunir informacin, transmitirla, analizarla, almacenarla, liberarla y finalmente emplearla en
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la toma de decisiones, el control y la evaluacin. Conseguir informacin, procesarla y transmitirla

constituyen parte de la gestin, sin la cual no podra valorarse la eficacia, eficiencia y calidad de la
actuacin pblica, no podra realizarse un control de la misma y no se podran corregir las
actuaciones equivocadas. La calidad de los instrumentos de informacin es pues una cuestin clave
para el desempeo de la gestin pblica, al igual que para cualquier tipo de gestin1.
De este modo, el diagnstico de los procesos va a incorporar una identificacin de los

registros de informacin que los sustenta, la cual puede estar en medios electrnicos como
planillas o bases de datos, as como impresos o medios de papel de uso comn en los servicios. Es
importante reconocer los volmenes de tales registros y la forma en que se catalogan, guardan y
localizan. Especficamente, al tratarse de medios electrnicos, es necesario describir el
equipamiento, el sistema operativo utilizado, la solucin TI adoptada y la forma en que se exportan
los datos. Estas caractersticas de los registros de informacin permitirn reconocer su capacidad
de proveer la informacin para la gestin y definir las brechas sobre las cuales se sustentarn las
mejoras.
Por otro lado, s se declara la existencia de un intercambio de informacin con otras

Instituciones, se debe declarar el detalle de esta transferencia, considerando como elemento base
del anlisis la informacin a intercambiar, y la (o las) instituciones con quien las intercambia,
pudiendo existir para un proceso ms de un intercambio, con la misma u otras instituciones, y
ofreciendo o demandado la informacin.
Los antecedentes a declarar para cada intercambio son:
Tipo de intercambio: Se indica s la informacin a intercambiar se ofrece o se demanda para la

(o las) instituciones declaradas.
Canal o medio de transporte: Registra la va mediante la cual se solicita o entrega actualmente

cada uno de los documentos o datos intercambiados.
Formato: Estructura de los documentos o datos usados en el intercambio.
Frecuencia mensual: Nmero de veces que se realiza el intercambio al mes.
1 Metcalfe y Richards, citado en Los instrumentos de informacin para la gestin pblica. Principales deficiencias y propuestas de
reforma. Aurelia Valio Castro. Disponible en: http://eprints.ucm.es/6663/1/9819.pdf (09 de abril de 2010).
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Cantidad: Este nmero da cuenta del total de datos que se traspasan al realizar cada frecuencia
mensual.
Un ejercicio muy sencillo, y que ayudar a conocer una parte importante del intercambio de
informacin que se realiza, es revisar paso a paso el flujo completo de un proceso y detectar las
actividades en las cuales, para el correcto desarrollo del proceso, se demanda informacin de otra
institucin y las actividades en las que se ofrece informacin a otra institucin. Esto proporcionar
muchos datos que servirn para caracterizar la informacin intercambiada. Por ejemplo, permitir
conocer los documentos y cual es la informacin que se intercambia en mayor medida, la
frecuencia y el volumen de intercambio de dichos documentos y cuales son las instituciones con las
que se intercambia informacin de manera ms frecuente.
Finalmente, si s indica que un proceso es declarado para diagnstico, para el cual ya fue
descrita una definicin y su particularidad, es necesario determinar los problemas u oportunidades
que pueden ser abordadas con el apoyo de Tecnologa, pudiendo con ello generar una mejora
sustantiva en la calidad del servicio y/o productos que se desprenden de l.
Al respecto, se entiende como problema todo aquello que dificulta una adecuada ejecucin del
proceso y afecta negativamente la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de polticas
institucionales y en las expectativas de los clientes/usuarios/beneficiarios, y que puede ser resuelto
con resideo e incorporacin de TIC. Se entiende como oportunidad a la incorporacin de
modificaciones que no necesariamente surgen de la identificacin de un problema, sino que de una
posibilidad de mejora o una nueva mirada a la gestin de los procesos.
El producto final de este anlisis es establecer en detalle los problemas y oportunidades de

mejora que afectan el logro de los objetivos estratgicos de la institucin. En este anlisis se
recomienda la participacin de todos los actores relevantes del proceso que se est
diagnosticando, cuestin indispensable para asegurar que se detecten e identifiquen claramente
problemas y oportunidades de mejora que no son visibles ni evidentes para un nico planificador.
Para ello en el sistema se debe declarar lo siguiente:
Nombre del Problema u Oportunidad de Mejora: Nombre corto que permite comprender el
problema ha declarar.
Dimensin del Problema: Establece el mbito en el cual se estructura el problema a declarar.
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Descripcin del Problema: Especifica en detalle las situaciones que son necesarias de modificar
para que el proceso contribuya de mejor manera al logro de los objetivos estratgicos de la
institucin, identificando la actividad o interfaz que est afectando dentro del proceso.
Para cada uno de los problemas declarados, se debe establecer indicadores que den cuenta
de la situacin actual, siendo aquellos que permitan medir el desempeo de los procesos
seleccionados (o registros de informacin), lo cual permita mostrar clara y objetivamente los
niveles de mejora logrados, que afectan positivamente su desempeo y su contribucin a los
objetivos estratgicos de la institucin, una vez que el problema fue superado.
Esta medicin del desempeo de los procesos analizados es un antecedente de priorizacin de

las necesidades de mejora y la decisin de que dichos procesos deban ser intervenidos para
alcanzar mejores resultados.
Adicionalmente, se requiere identificar la brecha existente entre el desempeo actual y el

deseado, lo que permite establecer foco en las acciones que se orienten en reducirla.
Los indicadores de medicin mnimos requeridos en este punto son el Tiempo y Gasto (o
Costo) mensual requeridos para la ejecucin del proceso o servicio, por parte de los
Usuarios/Clientes/Beneficiarios (Ciudadana) y el Estado, los cuales se detallan a continuacin:
Para el ciudadano Para el Estado

Tiempo en horas en: Tiempo en horas en:
Traslado, Atencin presencial
Espera de la atencin, Procesamiento de solicitud
Entrega de lo solicitado Respuesta
Gasto en miles de pesos: Costo en miles de pesos:

Locomocin, Impresin de documentos
Remuneracin no percibida (si Remuneraciones personal de atencin y
aplica) proceso
Espacio fsico de atencin
Almacenamiento
Para la estimacin de estos indicadores, tanto en horas como en costos, se recomienda tener
presente al menos las siguientes alternativas para su levantamiento:
Medicin directa en terreno para calcular tanto las horas requeridas para hacer
actividades en forma presencial como los costos involucrados, que con el rediseo de
proceso y el uso de TIC se eliminarn. Esto permitir tener una lnea base y parmetros
exactos para el clculo solicitado.
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Estadsticas institucionales, tanto de los trmites totales, trmites por medios remotos
particularmente en lnea va Internet-, tiempos totales de proceso para cada trmite,
costos unitario por tipo de trmite, etc., las que permiten medir la informacin
solicitada
Paneles de expertos, que tengan informacin de su experiencia directa en los

beneficios y ahorros para el Estado al utilizar TIC en la provisin de servicios (ej. Costos
en vidas y tratamiento de patologas con sistemas de telemedicina y procedimientos
administrativos para la atencin de pacientes).
Cuestionarios a usuarios (idealmente en lnea), donde se pregunte el tiempo y ahorros

en dinero de hacer los trmites va Internet
Estimacin institucional. Si no es factible obtener la informacin de las fuentes

anteriores, una estimacin institucional podra ser una aproximacin de beneficios, la
que debe estar fundada desde el punto de vista institucional.
Si el problema u oportunidad de mejora guarda relacin con el intercambio de informacin, es

necesario incluir la valorizacin actual del intercambio, el cual puede ser expresado en valor
monetario y/o tiempo requerido para ejecutar el intercambio.
La informacin de los indicadores que se debe incorporar es:
Nombre Indicador: Aspecto especfico del desempeo que ser cuantificado en cada proceso
seleccionado y su contribucin a los objetivos estratgicos de la institucin.
Frmula: Operacin matemtica, necesaria para obtener la medida del indicador.
Unidad de Medida: Mtrica con que se representa el indicador.
Valor Actual: Lnea base o medicin inicial, para evaluar el desempeo de los procesos
seleccionados.
Valor deseado: Valor que cada uno de los indicadores definidos, deber tener para que el
desempeo de los procesos seleccionados sea el adecuado
Dado que existen metas globales de ahorros de tiempo y costos en los proyectos de gobierno
electrnico de Desarrollo Digital para el periodo, se debern incorporar obligatoriamente cuatro
indicadores, con el propsito de establecer la lnea base al ao 2011, utilizar esta estimacin en el
anlisis de factibilidad de iniciativas, y definir los indicadores en la fase de Planificacin. Los
indicadores a establecer son los siguientes:
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2.3 Que registrar al Desarrollar Iniciativas

Con el propsito de resolver los problemas u oportunidades declarados corresponde establecer
iniciativas TI que los resuelvan. Para ello se requiere definir un nombre para cada una de las
iniciativas que resuelven, uno o ms de los problemas u oportunidades declarados en el anlisis
de procesos y registros de informacin, y especificar la propuesta de modificacin que resuelva los
problemas asociados. En una primera aproximacin, es necesario enfocarse slo en las causas de
los problemas y en qu puede hacerse para resolverlos, abstrayndose de cmo hacerlo (la
tecnologa requerida).
Para el desarrollo de las propuestas es recomendable contemplar la participacin de todos los

actores relevantes del proceso, an cuando no estn ligados al rea de Tecnologas de
Informacin. Esto permitir determinar de mejor manera aquellos aspectos que deben y pueden
intervenirse, lo que propicia una toma de decisiones adecuada para la posterior seleccin de la
tecnologa a utilizar. Por otra parte, el desarrollo de esta propuesta permitir avanzar en definir con
mayor claridad cules son los beneficios que se esperan de las mejoras planteadas, as como los
objetivos de un eventual proyecto.
Al especificar las iniciativas con TI es necesario indicar las Alternativas Tecnolgicas que se
considerarn, con el objeto de contar con una visin agregada del tipo de TI a ser utilizadas en los
proyectos y detectar oportunidades de transferencia o sinergia entre ellos.
Como parte del Desarrollo de las Iniciativas, y habiendo declarado las tecnologas requeridas para
su ejecucin, corresponde ahora realizar un Anlisis de Factibilidad desde el punto de vista
econmico financiero, con el propsito de fundar la decisin de hacer la inversin.
El anlisis de factibilidad se inicia clasificando los costos y beneficios - tanto directos como
indirectos - asociados a la iniciativa, con el fin de tener indicadores y mtricas comunes, para lo
anterior deben incorporar los siguientes antecedentes: .
Beneficios (Directos e Indirectos): Todas las mejoras tangibles y cuantificables en trminos

monetarios, teniendo como referencia lo determinado en la lnea base de los indicadores en la
caracterizacin de problemas en cada proyecto. Como tambin, Las mejoras que son difciles de
cuantificar monetariamente y que representan beneficios tales como economas de escala, imagen
institucional, incrementos en capacidades adoptadas por los funcionarios con la implementacin
de iniciativas tecnolgicas
Costo de Inversin (miles de pesos): Corresponde a todos los costos en que se incurrir en el
proyecto, los cuales deben ser detallados de acuerdo al plan de cuentas de DIPRES. Las inversiones
ms recurrentes son en hardware, software, conectividad, consultora de estudios y/o diseo. Esta
informacin se debe ingresar, segn se muestra en Cuadro N 2, en trminos de cantidad de horas
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aplicadas internamente al proyecto y los costos calculados para el periodo de inversin y dos aos
de operacin.
Costo de Inversin (HH): Cantidad de horas profesionales estimadas para implementar la

iniciativa
Calcular Costos: Sobre la base del plan de cuentas de DIPRES se ingresan los costos de la
iniciativa calificada como factible de implementar, lo que es considerado en esta instancia como un
proyecto. (Para una presupuestacin ms analtica se recomienda tener como referencia los tipos
de costos detallados ms adelante que sean aplicables a cada proyecto en el Cuadro N 1)
Una vez estimados, para la iniciativa propuesta, tanto los beneficios expresados en ahorros
directos en miles de pesos para los ciudadanos y la institucin como los costos asociados a ella, se
tiene una base para el clculo de mtricas a utilizar en la evaluacin de la factibilidad econmico
financiera de implementar cada una de las iniciativas propuestas. La mtricas propuestas para
estos efectos son:
Retorno de la Inversin (ROI: Razn del beneficio neto ms la inversin inicial / por la
inversin inicial2.
Pay Back:. Longitud del tiempo hasta que el costo de una inversin se equilibra, siendo esto,
cuanto tiempo, en meses, se recupera la inversin inicial
Se entiende por beneficios netos el total de los beneficios menos el total de gastos durante la
vida esperada de la inversin. Si el beneficio neto es cero en la vida del proyecto, entonces el ROI
indicar que no hay retorno de la inversin.
Factibilidad: Si/No: Esta decisin se decide sobre el anlisis realizado a las mtricas obtenidas
en la evaluacin de la factibilidad econmico financiera, ms los antecedentes de la prioridad
institucional y el impacto en los ciudadanos de la iniciativa, lo cual debe responder si un proyecto
es factible o no.
Justificacin del Resultado: Expresado en trminos de una de las mtricas de rentabilidad de la

futura inversin definidas previamente, con el propsito de orientar la decisin de implementarla y
su priorizacin en la cartera total de iniciativas. Adicionalmente, se debe considerar el nivel de
capacidades tecnolgicas de la institucin, que permitan una adecuada absorcin de la respectiva
iniciativa.
Ahora bien, con el propsito de identificar y estimar los principales costos que involucra un
proyecto, se presenta un listado costos potenciales en que se incurre en las fases investigacin,
2
Fuente: Curley, Martin. Managing Information Technology for Business Value Intel Press
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planificacin, implementacin, operacin, mantenimiento, y transversales para su implementacin

y funcionamiento, lo que puede apoyar una estimacin ms precisa, esto es.
2.3.1 Cuadro N 1: Costos generales en proyectos TI

Planeamiento y desarrollo de mercado Adquisicin de sistemas e Costos Financieros
Anlisis de opciones y planes de negocio implementacin Implementacin de mercado y
Abastecimiento proceso
Investigacin de mercado Hardware Personal
Planes de auditora Software Comunicaciones internas
Contratos de servicio Software customizado Entrenamiento
Hosting de web Mesa de ayuda a clientes
Planeamiento de sistemas y desarrollo
Hardware Personal Call center
Software, comisiones de licencias Comunicaciones internas Marketing y comunicaciones
Soporte de desarrollo Ingeniera de sistemas Incentivos a clientes y
reembolsos
Administracin de programas Test y evaluacin Asesora legal
Diseo y arquitectura de ingeniera de Limpieza de datos y
sistemas conversin
Administracin del cambio y evaluacin Entrenamiento en TIC
de riesgo
Definicin de requerimientos y Operacin de sistemas y
arquitectura de datos mantenimiento
Prueba y evaluacin Hardware y software
Mantenimiento
Estudios de diseo Actualizacin y renovacin
Interfaces con clientes y usabilidad
Transformacin o rediseo de procesos Comisin por licencias
de negocio
Seguridad de sistema Cargos de red de
telecomunicaciones
Accesibilidad del usuario Soporte de operacin y
administracin
Arquitectura de datos Administracin de programas
Arquitectura de red Operacin
Otros costos de la fase de desarrollo Respaldo y seguridad
Instalaciones: oficinas, equipamiento de Mesa de ayuda de TIC
oficinas, etc.
Monitoreo y evaluacin
permanente
Habiendo sido costeado un proyecto, debe declararse de acuerdo a la norma (itemizacin)

dada por DIPRES para esto efectos, completndose la siguiente tabla, considerando los tems de
asignacin presupuestaria preestablecida, siendo esta declaracin, consistente con la solicitud
(julio) y asignacin presupuestaria (diciembre) dada para el ao siguiente, en detalle:
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2.3.2 Cuadro N 2: Tabla de desagregacin presupuestaria

01.HARDWARE
29.06.001 Equipos Computacionales y Perifricos
Insumos, Repuestos y Accesorios Computacionales (Incluye gastos por adquisiciones de
22.04.009
insumos y/o suministros para uso informtico.)
Mantenimiento y Reparacin de Equipos Informticos (Incluye gastos por servicios,
22.06.007 materiales y repuestos necesarios para la mantencin de toda la infraestructura fsica
informtica).
Arriendo de Equipos Informticos (Incluye arriendo de equipos informticos, todo tipo de

22.09.006
perifricos, dispositivos y lneas de comunicaciones)
02.SOFTWARE
Programas Computacionales (Incluye la adquisicin de licencias de uso y/o productos de

29.07.001
software comercial).
Sistemas de Informacin (Incluye la adquisicin de software a la medida y/o adaptado,

29.07.002
cuya propiedad final es del comprador).
Servicios Informticos (Incluye gastos por mantencin o readecuacin de los sistemas

22.11.003
informticos.)
03.CONECTIVIDAD
29.06.002 Equipos de Comunicaciones para Redes Informticas

22.05.005 Telefona Fija
22.05.006 Telefona Celular
22.05.007 Acceso a Internet
22.05.008 Enlaces de Telecomunicaciones
04.PERSONAL
21 Direccin del proyecto
21 Desarrollo
21 Administrativo
05.CAPACITACIN
Capacitacin Informtica (Incluye la fraccin de la asignacin 22.11.002 correspondiente

22.11.002
slo a capacitacin informtica del personal).
21 Horas hombre asistentes a capacitacin

06.CONSULTORA DE ESTUDIOS Y/O DISEO (No se incluyen en este tem los estudios, investigaciones, informes u otros
anlogos que sirvan de base para decidir y llevar a cabo la ejecucin futura de proyectos de inversin o que sean parte
integrante de proyectos de inversin, los que corresponde imputar al tem 31.02 "Proyectos"
22.11.001 Estudios e Investigaciones
22.11.999 Otros
07.PUBLICIDAD Y DIFUSIN
22.07.001 Servicios de Publicidad
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08.TRANSFERENCIAS CORRIENTES (Considera la ejecucin de Programas (tem 24.03) relacionados al diseo y desarrollo
de Sistemas de Informacin; de Equipamiento de hardware y software; y de infraestructura informtica en general).
24.03 Gastos en Hardware

24.03 Gastos en Software
24.03 Gastos en Conectividad
24.03 Gastos en Personal
24.03 Otros
PROYECTOS DE INVERSION INFORMATICOS (Considera proyectos de inversin informticos no imputados en tems

29.06-07: proyectos de diseo y desarrollo de Sistemas de Informacin; proyectos de equipamiento de hardware y
software y proyectos de infraestructura informtica en general.)

31.02 Otros
31.02.002 Consultoras
TRANSFERENCIAS DE CAPITAL - A OTRAS ENTIDADES PBLICAS (Considera programas informticos de cualquier
naturaleza).
33.03 Otros
2.4 Que registrar en Priorizacin de cartera
La fase final del diagnstico es la priorizacin de las iniciativas, la cual se realiza sobre la base
de criterios que permiten fundar la prelacin de las iniciativas desde la que agrega ms valor
hasta aquella que tiene un aporte menor.
Lo relevante en esta etapa es que exista una consistencia tanto con las directrices de gobierno,
como con las prioridades institucionales.
La justificacin especfica de la priorizacin se determina sobre la base de los siguientes

criterios:
Estimacin de recursos involucrados para cada uno de los proyectos, es decir la cantidad y
disponibilidad de stos y que permiten conseguir los beneficios declarados en el proyecto a
implementar.
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Relevancia del proyecto en trminos de impacto ciudadano y apoyo a las reas estratgicas
de la institucin, es decir, que la iniciativa aporta significativamente tanto a la provisin de
productos y servicios a los usuarios/beneficiarios como a la gestin eficaz y eficiente de los
procesos asociados a los productos estratgicos de la institucin.
Relevancia del producto y/o servicio que se proveen a travs del proceso que se quiere
mejorar con el uso de TIC. Este criterio permite fundar la priorizacin de iniciativas
teniendo en cuenta que la o las herramientas tecnolgicas a incorporar, apoyan
significativamente a optimizar los productos y/o servicios estratgicos de la institucin
Relevancia de la poltica pblica que se quiere mejorar con el uso de TIC, cuando
corresponda. Este criterio se refiere a la prioridad que la autoridades institucional y de
gobierno otorgan a la iniciativa a priorizar, identificando claramente que su contribucin
est directamente vinculada con los compromisos institucionales de gobierno asumidos
por la respectiva institucin.
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III. Planificacin
Al concluir la cartera de proyectos priorizada en el Diagnstico sobre la base del anlisis de
factibilidad tcnico - econmica, se debe establecer el Plan Global en TI para la institucin y su
Programa de Trabajo Anual, estableciendo cronograma de actividades, objetivos, metas y plan de
riesgo, que permitan asegurar el xito de los proyectos.
Los objetivos del sistema PMG GE de esta etapa son:

La institucin elabora el Plan de mejoramiento con uso de Tecnologas de Informacin y
Comunicaciones (TIC), aprobado por el Jefe Superior de Servicio y validado por la Red de
Expertos, para la ejecucin y evaluacin de los proyectos priorizados de acuerdo al diagnstico,
y lo registra en el Sistema de Control de Gestin de Proyectos TI dispuesto por la Red de
Expertos.
La institucin, de acuerdo al presupuesto asignado, elabora un Programa de Trabajo anual

aprobado por el Jefe Superior de Servicio y validado por la Red de Expertos, que incluye todos
los proyectos TI a trabajar durante el ao, para la implementacin del Plan de Mejoramiento
con Uso de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones (TIC) aprobado, y lo registra en el
Sistema de Control de Gestin de Proyectos TI dispuesto por la Red de Expertos.
La institucin define los indicadores de desempeo para evaluar los resultados de los proyectos
priorizados segn el Plan de mejoramiento y uso de Tecnologas de Informacin y
Comunicaciones (TIC) e incorporados en el Programa de Trabajo aprobado por el Jefe de
Servicio, y lo registra en el Sistema de Control de Gestin de Proyectos TI dispuesto por la Red
de Expertos.
3.1 Que registrar al elaborar el Plan de Mejoramiento con uso de TIC
El Plan de Mejoramiento y uso de TIC, est compuesto por el grupo de proyectos que tienen
una prioridad mayor en la cartera de proyectos institucional definida en la etapa de Diagnstico, en
donde la definicin del nmero de proyectos que conforman ese grupo, viene dada por las
definiciones tcnico estratgica de la Institucin para los prximos aos. El plan contiene los
proyectos que la institucin busca desarrollar en el mediano y largo plazo, es por esto que deben
aparecer los proyectos que tienen la mayor prioridad para la institucin.
Para un proyecto que forma parte del Plan de Mejoramiento, se debe definir un Objetivo
General claro y preciso, objetivos especficos que ayudarn a cumplir el objetivo general definido
anteriormente y el tiempo estimado de implementacin, que puede ser de un ao.
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3.1.1 Para declarar el Objetivo General del Proyecto
El objetivo general debe entregar un resumen de los elementos centrales del proyecto. En no
ms de 25 palabras debe ser capaz de describirlo en funcin de su costo, tiempo y desempeo
esperado.
El objetivo general del proyecto es capaz de mostrar la importancia de que sea llevado a cabo
a los miembros de la organizacin, debe ser aceptado y conocido por todos y se deben realizar
todos los esfuerzos por mantenerlo siempre presente y visible para el equipo y dems involucrados
en su realizacin.
Por supuesto, el objetivo general del proyecto debe contribuir a alcanzar de mejor manera los
objetivos estratgicos de la institucin. Si aceptamos que un proyecto busca crear valor en la
organizacin, esa creacin de valor est en gran medida definida por los objetivos estratgicos a
los que se vincula. Adicionalmente, es importante revelar esta relacin para que todos los
involucrados entiendan el aporte que, en el contexto mayor de la organizacin, significa la
realizacin del proyecto. En este sentido, es fundamental que los directivos de la organizacin
tengan claridad sobre este punto, cuestin que ya debi ser trabajado como insumo para el
proceso de priorizacin de iniciativas y generacin del plan de trabajo.
3.1.2 Para declarar los Objetivos Especficos
Para cada uno de los proyectos que se haya priorizado es necesario declarar uno o ms
objetivos especficos, que describen los logros concretos que se deben obtener para alcanzar el
objetivo general planteado en el punto anterior. Estos objetivos se construyen a partir de los
beneficios directos que se espera lograr con el proyecto, y estn por tanto directamente vinculados
a los problemas y oportunidades de mejora identificados en la etapa Diagnstico. Los objetivos
especficos deben estar asociados tanto a los productos esperados del proyecto como a los
resultados declarados en la caracterizacin del proceso en la primera etapa del Diagnstico, y que
es lo que, en concreto, se pretende mejorar en cada una de las reas claves del proceso que se
interviene. Adems, define claramente cual es el alcance real de los resultados esperados con el
proyecto.
Por tanto, es necesario cerciorarse de su consistencia con la identificacin de problemas y

oportunidades de mejora, las propuestas de modificacin y la definicin de los beneficios
esperados. De ser as, bastar que a partir de los beneficios esperados depure el alcance de su
proyecto, determine claramente que es lo que el proyecto va a hacer y que es lo que no va a hacer,
y vuelva a redactarlos de tal forma que se transformen en sus objetivos especficos. Una buena
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manera de hacerlo es comenzar con un verbo en infinitivo que indique la accin principal que el
proyecto llevar a cabo en cada uno de los aspectos clave del proceso que se busca mejorar.
Estos objetivos deben redactarse en no ms de 25 palabras y ser capaz de describirlo en

funcin de su costo, tiempo y desempeo esperado. Por ejemplo, Disminuir un 80% los tiempos
de espera (desempeo esperado), al 31.12.2012 a un costo no superior a los M$15.000 (tiempo y
costo estimados).
Los objetivos especficos obligatorios a alcanzar con el proyecto, deben dar cuenta de Ahorros
en Horas y gastos para el Cliente/Usuario/Beneficiario y/o el Estado (dependiendo s es de
impacto en los servicios que ofrece la institucin o de gestin interna).
Recuerde que el proyecto no es el objetivo en s, sino las mejoras que buscamos con su
implementacin, por lo tanto evite objetivos que slo den cuenta de la implementacin del
proyecto o de alguna de sus funcionalidades (por ejemplo, Contar con un registro centralizado de
la informacin, Ingresar todos los documentos en el sistema, etc), as como aquellos que slo
dan cuenta del uso del mismo (por ejemplo, N de certificados entregados por sistema / Total de
certificados entregados).
Los objetivos que dan cuenta de los problemas y oportunidades de mejora que se busca
satisfacer constituyen quizs las definiciones ms sensibles de su proyecto, pues reflejan de una
forma concreta y mesurable el modo en que el servicio mejorar su gestin. Es especialmente
relevante que los objetivos sean especficos, alcanzables y medibles, relevantes, y en un plazo
determinado, de forma tal que sea posible verificar su cumplimiento.
3.2 Que registrar al elaborar el Programa de Trabajo Anual
El Programa de Trabajo anual debe reflejar TODOS los proyectos de desarrollo tecnolgico que
la institucin tiene planeado ejecutar el ao siguiente, en donde, corresponde tener como punto
de referencia la propuesta y solicitud presupuestaria a presentar en julio de cada ao a la Direccin
de Presupuesto (DIPRES), en una primera instancia, y la Ley de Presupuesto (asignacin
presupuestaria) en Diciembre, cuando se cierra el envo de informacin para validacin a la Red de
Expertos.
Es necesario precisar que este Programa tiene que considerar la cartera de proyectos de
desarrollo tecnolgico que sern ejecutados por terceros, como tambin, los que sern
ejecutados internamente, es por ello que el monto presentado al Sistema de Gobierno Electrnico
Tecnologas de Informacin, siempre debe ser superior al total de la asignacin presupuestaria en
los tems de desarrollo TI para la Institucin. Cuando esta situacin no se cumple, es necesario
justificar las diferencias expuestas, pues el anlisis se har por tems.
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De la cartera de proyectos establecida en el Programa de Trabajo Anual, la Red de

Expertos definir los que finalmente pasarn a ser Compromisos en las etapas de
Implementacin y Evaluacin del sistema de Gobierno Electrnico Tecnologas de
Informacin, eligiendo entre los ms relevantes para mejorar la gestin de la Institucin.
3.2.1 Que registrar al elaborar los indicadores de desempeo, metas y plazos
El objetivo general y los objetivos especficos estn previamente definidos en el Plan de

Mejoramiento con TIC, sin embargo, es necesario verificar si se mantienen vigentes los indicadores
que fueron asociados a los problemas en la etapa de Diagnstico.
La definicin que ha realizado de los objetivos especficos del proyecto delimit su alcance y
estableci distintas dimensiones o aspectos claves que se buscan mejorar, pero hasta el momento
es slo una definicin nominal. Ahora necesitamos una definicin operativa que nos indique en
forma precisa el significado prctico de cada objetivo o, en otras palabras, que defina como vamos
a evaluar el cumplimiento de cada uno de los objetivos especficos del proyecto.
En el anlisis de problemas y oportunidades de mejora realizada en la etapa de Diagnstico, se

establecieron indicadores que permiten medir el desempeo de las distintas dimensiones o
aspectos claves de los procesos que, producto de dicho anlisis, se decidi intervenir. Dado que los
objetivos especficos del proyecto estn directamente relacionados con el desempeo de dichos
aspectos, los indicadores diseados son la mejor herramienta que se puede utilizar para hacer un
seguimiento que permita evaluar si el proyecto mejora el desempeo del proceso. De todos
modos, en esta etapa el anlisis se ha refinado y puede ser necesario complementar los
indicadores (asociados a problemas) que ya defini con otros que den cuenta de aspectos que no
fueron considerados en el anlisis realizado en la etapa anterior. Si se es el caso, debe cuidar que
los nuevos indicadores provean informacin relevante para el cumplimiento del objetivo especfico
definido.
Cada indicador debe tener una frmula de clculo que debe estar asociada a las variables
sobre las cuales captura informacin y las operaciones que se deben realizar para obtener un valor
del indicador en un momento determinado. Su definicin tiene que ser precisa para que no se
requiera del criterio del observador para interpretar su resultado, y que cualquiera que tenga
acceso a los datos necesarios pueda llegar a los mismos resultados y, adems, permita asegurar
que mide aquello para lo que ha sido diseado.
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Por otro lado, la definicin final de los objetivos especficos requiere establecer una meta para
el valor de cada uno de los indicadores que permita observar las variables que operacionalizan lo
que queremos mejorar. La meta, es el valor esperado para cada uno de los indicadores en un plazo
conocido en el cual esperamos cumplirla. La meta que se plantee deber corresponder, por tanto,
a un valor ubicado entre el valor actual del indicador y el valor deseado definido en el problema, y
si bien es cierto debe ser realista y alcanzable, tambin debe ser ambiciosa, para lo cual es
recomendable establecer metas incrementales y secuenciales.
Para evaluar el cumplimiento de las metas es necesario definir un calendario de mediciones

parciales que permitan observar la evolucin de los resultados esperados. Esta medicin se realiza
una vez que se ha puesto en operacin el proyecto a evaluar. Para este fin es necesario considerar
un tiempo de medicin mnimo de, al menos, seis meses, con al menos tres mediciones, con el
propsito de obtener resultados estables de la operacin del proyecto.
Adems, corresponde declarar una propuesta de medios de verificacin que permitirn

verificar en la etapa de Evaluacin la realizacin de las mediciones y los valores obtenidos.
En relacin a los objetivos Ahorros en Horas para el

especficos,
Cliente/Usuario/Beneficiario y/o el Estado (si y slo s, corresponda para los dos perfiles
un anlisis), que son obligatorios de alcanzar con el proyecto en operacin, corresponde
explicitar los indicadores necesarios de declarar y su formula de clculo. Debe tenerse presente
que estos indicadores debern ser reportados en la etapa de Evaluacin, para lo que es necesario
establecer el procedimiento de captura, proceso, y comunicacin de los resultados. Los indicadores
a establecer se detallan en la siguiente tabla:
3.2.2 Cuadro N 3: Detalle de Indicadores obligatorios de analizar
Nombre del Formula Unidad de Valor

indicador medida esperado
Horas ahorradas suma de todos los tiempos ahorrados:.espera Horas mensuales
por los y trayecto en cada viaje, espera en atencin y
ciudadanos en entrega de lo solicitado, tanto en la
institucin como en otras; y corregir errores,
calculados sobre la base de tiempo promedio
multiplicado por la cantidad de trmites
mensuales
Disminucin de suma de todas las disminuciones de costos: Miles de pesos
costos para los viaje, salarios perdidos, tarifas, antes y mensuales
ciudadanos despus de hacer el trmite en lnea,
calculados sobre cada tipo de gasto promedio
multiplicado por nmero de trmites
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mensuales
Disminucin de Suma de disminucin de las horas de trabajo Horas mensuales
las horas de de funcionarios que participan en atencin
trabajo de presencial, procesamiento, y entrega de lo
funcionarios solicitado relacionadas con los procesos que
son mejorados tecnolgicamente, calculados
sobre la base de tiempo promedio
multiplicado por la cantidad de trmites
mensuales
Disminucin en Suma de disminucin en gastos de: Miles de pesos
gastos asociados impresin; remuneraciones del personal; mensuales
al proceso / asociados al trmite, espacio fsico de
trmite atencin de pblico, y almacenamiento,
calculados sobre cada tipo de gasto promedio
(ver anexo) multiplicado por nmero de
trmites mensuales
Nota: algunos parmetros para este clculo se presentan en el Anexo N 1
3.2.3 Para declarar el Cronograma de Trabajo
Es necesario definir los principales hitos o productos intermedios del proyecto, la secuencia de
actividades requeridas para completarlos, los plazos acordados y la identificacin de los
responsables de su ejecucin.
Para efectos del sistema Gobierno Electrnico Tecnologas de Informacin, deber construir
un cronograma de trabajo, indicando los siguientes antecedentes:
Jefe de proyecto: define el nombre y cargo del profesional responsable de la implementacin y

evaluacin operativa del proyecto comprometido para ejecutar.
Hitos o Entregas: Son eventos, momentos en el tiempo o productos intermedios concretos

cuya existencia es verificable. Estos eventos, momentos o productos deben estar asociados a los
entregables que dan cuenta de los objetivos especficos del proyecto.
Actividades o Tareas: Es el conjunto de acciones, tareas y actividades necesarias para

completar una entrega. Cada entrega debe subdividirse en tantas actividades sean necesarias para
su concrecin. Estas actividades tienen una duracin definida y son las que emplean los recursos de
la organizacin. Por este motivo su ordenada definicin es sumamente importante para estimar
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adecuadamente los esfuerzos requeridos en completar el proyecto. Adems, para una buena
implementacin de un proyecto, los plazos de cada actividad no deberan superar las tres semanas.
Fecha de inicio y trmino: Las fechas de inicio y trmino esperadas de cada una de las
actividades y tareas del cronograma.
Responsable: La unidad o cargo responsable del trmino exitoso de cada actividad del
cronograma.
Una correcta definicin de dichos elementos requiere la participacin, por una parte, de
personas que tengan experiencia en el desarrollo de proyectos similares, y por otro lado, de
personas con la autoridad suficiente como para asegurar los recursos requeridos para completar
cada actividad.
Adems, una adecuada definicin de los entregables, requisitos, supuestos y restricciones del
proyecto, considera los factores ambientales y culturales de la organizacin, como tambin, que se
tenga claridad sobre el total de trabajo requerido para cada uno de los recursos por los dems
proyectos y operaciones en marcha.
Se recomienda tener presente los tiempos asociados a la licitacin de los proyectos que se
contratan externamente, pues su adjudicacin implica tiempos de aprobacin, revisin jurdica, y la
documentacin oficial que genera el contrato. Estos tiempos son relevantes para un cronograma
de trabajo.
Es importante destacar que, para efectos del sistema Gobierno Electrnico Tecnologas de
Informacin, se entender finalizada la implementacin de un proyecto cuando concluya el hito
Puesta en Operacin, el que se presenta por defecto en todo Cronograma de Trabajo incorporado
al Sistema de Control de Gestin de Proyectos TI, dispuesto por la Red de Expertos.
3.2.4 Para declarar el Programa de Monitoreo
El detalle a especificar da cuenta de una estructura de control para realizar el monitoreo y

control de un proyecto en la etapa de implementacin. Para ello es preciso mantener un registro
formal y consolidado del nivel de cumplimiento de los hitos de cada proyecto.
Uno de los beneficios del programa de monitoreo es que en l se puede cuantificar los costos
involucrados en una posible reprogramacin de actividades, que evidencia la cantidad de recursos
no presupuestados inicialmente, y que se gastan porque no se cuenta con informacin que permita
afinar el diseo de los programas de trabajo. Para controlar esta situacin es necesario monitorear
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el avance del proyecto para detectar oportunamente las desviaciones ocurridas y tomar medidas
para cumplir con la asignacin original de recursos.
Para elaborar dicho programa, es necesario especificar, para cada proyecto:
Mecanismos de control: Consisten en la definicin y explicacin del procedimiento mediante el

cual se llevar a cabo el control de cada proyecto.
Frecuencia de control: Detalla la frecuencia de seguimiento en que se realizarn los controles

de avance del proyecto y sus hitos de control.
Requisitos para aceptacin conforme del hito de control: Al ejecutar un programa de trabajo
se debe tener claridad acerca del resultado esperado y las condiciones de satisfaccin a cumplir por
los entregables del hito, de tal manera que se pueda realizar el cierre para cada hito propuesto. As,
se asegura no slo el avance del proyecto, sino tambin la calidad de las actividades desarrolladas.
De esta forma, los requisitos para la aceptacin conforme de cada hito de control, corresponden al
resultado esperado que determina la satisfaccin del cumplimiento de un hito, por ejemplo: las
condiciones que debe cumplir un cierto producto, un informe, el mdulo de un sistema, entre
otros.
Responsables de los hitos de control: Aunque los hitos de control agrupen algunos elementos
definidos en la planificacin, o si difieren de las actividades o hitos principales presentados en los
programas de trabajo, siempre es necesario especificar los responsables asociados para cada uno
de ellos, destacando la unidad o cargo responsable del trmino exitoso de cada hito.
3.2.5 Para declarar Cumplimiento de Normativa
En cada uno de los proyectos que son parte del Programa de Trabajo Anual, se debe gestionar
el cumplimiento de la Normativa respectiva que regule el mbito en el cual se enmarcan los
proyectos. Para esto, es necesario incluir en nuestro cronograma de trabajo, hitos o actividades
que consideren las acciones que signifiquen cumplir con la normativa necesaria.
Para lo anterior, se debe seleccionar la Tipologa en la cual se enmarca el proyecto, realizado

esto, se desplegar una serie de preguntas que evaluaran el nivel de cumplimiento en el que se
est incurriendo a la hora de implementar. Para el presente periodo, solo para la tipologa;
Traspaso de documentos entre instituciones se encuentran habilitadas las preguntas de
caracterizacin, ya que uno de los principales focos al interior de Desarrollo Digital, es ciertamente
fomentar la interoperabilidad de manera correcta entre las instituciones.
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Las preguntas de caracterizacin que se desplegarn, junto con evaluar el cumplimiento de

normativa que se ha considerado hasta ahora, levantar alertas sobre lo que se est incumpliendo
o har sugerencias a considerar en la implementacin. Adems de lo anterior, algunas respuestas a
dichas preguntas, generarn hitos que se cargaran de manera automtica en el cronograma de
actividades, que le permitirn coordinar las acciones necesarias, para el cumplimiento de lo que no
se ha considerado.
Las preguntas de caracterizacin que existen y que debern ser contestadas en caso que un
proyecto considere el Traspaso de documentos entre instituciones, son:
1. El Documento Electrnico a intercambiar tiene codificacin XML Schema?

2. El esquema que representa al Documento Electrnico est inscrito en el AEM?
3. Se utilizar la PISEE para el intercambio de informacin?
4. El intercambio de informacin se realiza en XML 1.0?
5. Se ocupa Web Service para el intercambio de informacin?
6. El Web Service considera estructura de SOBRE o EXPEDIENTE segn D.S 81?
7. La transmisin del Documento Electrnico considera medidas de seguridad?
8. El proyecto considera almacenamiento del Documento Electrnico?
9. Considera temas de seguridad en el repositorio donde almacenar el Documento
Electrnico?
3.2.6 Para declarar el Plan de Mitigacin de Riesgos
Un Plan de Mitigacin de Riesgos para todo el proyecto constituye una herramienta de gestin
de proyectos, normalmente utilizada para identificar en las actividades ms importantes de un
proyecto, el tipo y nivel de riesgos inherentes a ellas, con sus factores exgenos y endgenos
(factores de riesgo).
Igualmente, permite evaluar la efectividad de una adecuada gestin y administracin de los

riesgos que pudieran impactar los resultados y por ende al logro de los objetivos de una
organizacin.
Es necesario establecer un marco de trabajo que asegure una adecuada identificacin tanto de
los riesgos como de las acciones necesarias para enfrentarlos. El Plan de Mitigacin de Riesgos,
requerido en el contexto del sistema de Gobierno Electrnico Tecnologas de Informacin,
considera elementos mnimos para su definicin, estos son:
Riesgo: Consiste en una situacin o hecho contingente que puede constituir una amenaza para
el desarrollo adecuado del proyecto o la entrega de sus productos finales segn lo planificado.
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Nivel de Impacto: Especificar, segn categorizacin indicada ms adelante, la relevancia en la

ejecucin del proyecto del riesgo declarado.
Acciones de Mitigacin: Actividades que se determina ejecutar para aminorar o eliminar el

riesgo declarado, ejecutndose en el minuto que el riesgo se encuentra patente.
Responsable: Profesional responsable de activar las acciones de mitigacin cuando se

requieran.
Fecha de Evaluacin: Indica la fecha en que las acciones deberan ser evaluadas en sus
resultados, estimndose de los riesgos declarados y su posible activacin.
Respecto del nivel de impacto, este se debe clasificar segn se muestra:

Catastrfico: Riesgo cuya materializacin influye gravemente en el desarrollo del proceso y
en el cumplimiento de sus objetivos, impidiendo finalmente que ste se desarrolle.
Mayor: Riesgo cuya materializacin daara significativamente el desarrollo del proceso y
el cumplimiento de sus objetivos, impidiendo que ste se desarrolle en forma normal.
Moderado: Riesgo cuya materializacin causara un deterioro en el desarrollo del proceso
dificultando o retrasando el cumplimiento de sus objetivos, impidiendo que ste se
desarrolle en forma adecuada.
Menor: Riesgo que causa un dao menor en el desarrollo del proceso y que no afecta
mayormente el cumplimiento de sus objetivos.
Insignificante: Riesgo que puede tener un pequeo o nulo efecto en el desarrollo del
proceso y que no afecta el cumplimiento de sus objetivos
Por ltimo, el diseo de un Plan de Mitigacin de Riesgos se enfoca en la identificacin,

medicin y control de estos, velando que la organizacin logre sus objetivos con un menor riesgo
posible. Es por esto que se debe monitorear, estableciendo fechas de control, la ocurrencia (o no)
de las contingencias que pueden afectar los resultados esperados, documentndolas con el fin de
tener historia sobre ellas.
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IV. Implementacin
Una vez elaborada la planificacin y definido el programa de trabajo, es

necesario implementar los proyectos comprometidos y controlar su
ejecucin hasta su Puesta en Operacin.
Implementar los proyectos priorizados en el programa de trabajo anual para el ao en curso.
Registrar los resultados de la implementacin de los proyectos priorizados del programa de

trabajo anual en el Sistema de Registro y Control de Gestin de Proyectos TI dispuesto por la
Red de Expertos, considerando al menos los hitos desarrollados, las dificultades y holguras
encontradas y las modificaciones realizadas respecto a lo programado
4.1 Que registrar en el Programa de Monitoreo

Al momento de realizar la implementacin, es preciso aplicar una metodologa de control y
seguimiento que permita contar con un registro estructurado de la informacin, con el objeto de
ir controlando el avance de cada proyecto y anticipar las dificultades encontradas en su desarrollo.
De esta manera, se pueden tomar acciones adecuadas e informadas frente a desviaciones que
puedan afectar considerablemente la planificacin, como tambin potenciar la generacin de
buenas prcticas institucionales.
En el avance del desarrollo de cada proyecto comprometido, puede surgir la necesidad de

efectuar adecuaciones a lo planeado, pudiendo con ello, ajustarse a los lmites de tiempo y
presupuesto. En tales casos, se debe presentar la justificacin de la desviacin ocurrida (anlisis de
brechas), explicando las medidas adoptadas para solucionarla (propuesta de mejora), los nuevos
compromisos adquiridos y entregar un conjunto de recomendaciones para evitar ese tipo de
desviaciones en desarrollos futuros.
En caso que ocurra algn tipo de desviaciones es necesario sealar los motivos que provocaron
las desviaciones en el anlisis de brechas. En detalle,
El anlisis de brechas est orientado a registrar las causas que provocaron desviaciones de la
planificacin original en el desarrollo de los proyectos, los que pueden producirse por mltiples
factores. Los ms recurrentes son:
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Desviaciones en los recursos del proyecto (horas de trabajo u otros recursos econmicos)
superiores a los presupuestados.
Desviaciones en la duracin de las actividades planificadas.
Desviaciones respecto de la calidad y satisfaccin esperada de los productos resultantes de las
actividades.
Contingencia que obligan a cambiar el cronograma de trabajo (ej. Grandes catstrofes
naturales)
Cuando ocurre una desviacin de lo ejecutado es necesario establecer acciones para minimizar
el riesgo de cumplimiento segn lo planificado. En detalle,
La propuesta de mejoras y/o recomendaciones est dirigida a presentar las medidas

adoptadas para solucionar las eventuales brechas producidas y a indicar posibles recomendaciones
que permitan evitar situaciones similares en desarrollos futuros. Estas propuestas adquieren
relevancia cuando las brechas son significativas y existen dificultades para finalizar los proyectos en
los trminos comprometidos en la planificacin. En tales casos es necesario sealar los nuevos
compromisos necesarios para el buen trmino del proyecto.
4.2 Que registrar en el Seguimiento de Gastos

Adicionalmente, se debe incorporar informacin de seguimiento de gastos presupuestario,
indicando el gasto efectivo de cada partida tal como se muestra en la declaracin de costos de las
potenciales iniciativas en la etapa Diagnstico, para cada proyecto respecto a lo establecido y el
monto an no gastado.
En el caso de haber desviaciones, se debe explicar si se gastar la totalidad presupuestada en

cada partida, y en relacin a lo que falta por gastar, las razones y acciones establecidas para una
buena ejecucin presupuestaria.
Nota importante:
La implementacin de los proyectos que componen el Programa de trabajo anual

en curso tiene la calidad de compromiso a partir de lo reportado en el Plan y
Programa de Trabajo del proyecto en el perodo anterior. En caso que existan
problemas para finalizar durante el ao alguno de los proyectos comprometidos
debido a motivos externos a la institucin, es deber de la Institucin contactarse
oportunamente con la red de expertos del sistema de Gobierno Electrnico para
determinar la forma de abordar esta situacin.
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4.3 Para realizar Solicitudes de Modificacin de Implementacin

Si durante el desarrollo de un proyecto comprometido en el PMG GE, se evidencian brechas
importantes corresponde evaluar, en conjunto con la Red de Expertos, la posibilidad de gestionar
una solicitud de modificacin.
Las posibles modificaciones y el proceso para realizar solicitudes de modificacin es el siguiente:
Justificacin: Explicando detalladamente el porque se solicita la modificacin.

Objetivos: Cuando en el desarrollo del proyecto se identific que el objetivo del proyecto no
ser posible de alcanzar, o en sentido contrario se estn logrando nuevos objetivos o que los
resultados son superiores a los que se estimaron en la fase de Planificacin.
Indicadores, metas y plazos: Las circunstancias y/o contingencias en el desarrollo del proyecto
requieren modificar los indicadores propuestos, las metas comprometidas, y la necesidad de
reprogramar las actividades declaradas en el cronograma de trabajo.
Cumplimiento de normativas
Cronograma de actividades: Explicando detalladamente porque se modifican las fechas de
hitos y/o actividades establecidas en la fase de Planificacin
Programa de monitoreo: Si hay modificaciones en el cronograma de actividades, deber
establecerse la consecuente variacin de las fechas en que se dar cuenta de la ejecucin de
los hitos y/o actividades.
Plan de mitigacin de riesgos: Explicando detalladamente los cambios no identificados en la
fase de Planificacin, como los que se hubiesen presentado posteriormente, que representen
potenciales riesgos y se requiera incorporarlos en el plan de mitigacin.
Las solicitudes de modificacin deben ser aprobadas por el jefe de servicio, y enviadas a la Red
de Expertos en el Sistema de Control de Gestin de Proyectos TI, quienes ponderarn los
antecedentes para resolver su aprobacin o rechazo.
La decisin de la Red de Expertos ser comunicada por el mismo Sistema de Control de Gestin
de Proyectos TI, la cual deber ser aceptada por la contraparte tcnica institucional del sistema,
con lo cual se harn las respectivas modificaciones en el caso de haber sido aceptada la respectiva
solicitud de modificacin.
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V. Evaluacin
Una vez concluida la implementacin y puesta en operacin de los

proyectos priorizados en el programa de trabajo, se ingresa a la etapa de
mayor relevancia: evaluar los impactos en el proceso o servicio, y el
cumplimiento de los objetivos con las mejoras incorporadas. Adems,
corresponde realizar una evaluacin a la gestin del proyecto.
La institucin evala los resultados de cada proyecto concluido del programa de trabajo del
ao anterior, considerando la medicin de los indicadores de desempeo, y lo registra en el
Sistema de Control de Gestin de Proyectos TI dispuesto por la Red de Expertos.
La institucin difunde a los clientes/usuarios/beneficiarios y a sus funcionarios los beneficios de

cada proyecto concluido del programa de trabajo, y lo registra en el Sistema de Control de
Gestin de Proyectos TI dispuesto por la Red de Expertos.
La institucin evala los procesos vinculados a la administracin y/o gestin de cada proyecto
durante su implementacin, y lo registra en el Sistema de Control de Gestin de Proyectos TI
dispuesto por la Red de Expertos.
La institucin deber al menos mantener el grado de desarrollo del sistema de acuerdo a cada
una de las etapas tipificadas.
5.1 Que registrar en la evaluacin de resultados de los proyectos (Objetivos

especficos)
La accin de evaluar resultados tiene como propsito realizar un anlisis comparativo entre los
objetivos y metas definidas en la planificacin, y los resultados que se obtuvieron en la prctica. De
esta forma, se puede determinar en qu medida se cumpli con lo planificado, haciendo posible
aprender de la experiencia.
Para lo anterior, debe:
Registrar el resultado de las mediciones parciales a los indicadores de desempeo

comprometidos
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Especificar, a partir de los resultados de los indicadores, posibles brechas a lo planificado

inicialmente y propuestas de mejoras para optimizar los resultados segn lo esperado.
Analizar en trminos cualitativos los resultados del proyecto en operacin, de acuerdo a un
conjunto de criterios predeterminados, y declararlo en Informe Ejecutivo.
5.1.1 Para registrar resultados de indicadores y metas
A continuacin se presenta un esquema sugerido para el anlisis a partir de los indicadores:
1. Comprobar el correcto funcionamiento de los medios de verificacin asociados a la

medicin de los indicadores. Si estas fuentes de informacin no existen o son poco confiables,
deben proponerse mecanismos formales que permitan obtener los datos requeridos para realizar
la evaluacin.
2. Organizar el calendario de mediciones parciales de los indicadores propuestos en la
planificacin. Se sugiere una frecuencia de medicin mensual, o acorde al ciclo de actividad, de la
que se presente su registro.
3. Proyectar los resultados esperados de acuerdo con la definicin del calendario de
mediciones parciales. Esta estimacin puede hacerse en base a datos anteriores, apoyndose en la
opinin experta de los responsables del proceso que se est interviniendo, o proporcionalmente
segn las fechas respectivas.
4. Evaluar los resultados parciales establecidos en el calendario. Si estos valores reflejan
desviaciones importantes respecto de los resultados proyectados (y, por lo tanto, de las metas y los
plazos establecidos para cumplirlas), es necesario determinar los orgenes de las brechas y
proponer acciones correctivas que permitan asegurar un mejor cumplimiento de las metas.
5.1.2 Para especificar posibles brechas y propuestas de mejoras
Esta actividad consiste en hacer un anlisis de los resultados de cada iniciativa, en relacin
con la lnea base de cada una y los objetivos establecidos en su planificacin. En caso que ocurra
algn tipo de desviaciones es necesario sealar los motivos que provocaron las desviaciones en el
anlisis de brechas. El anlisis de brechas est orientado a registrar las causas que provocaron
desviaciones de las metas definidas en la planificacin original, las que pueden producirse por
mltiples factores.
Cuando ocurre una desviacin en los resultados operativos es necesario establecer acciones
para minimizar el riesgo de cumplimiento segn lo planificado. La propuesta de mejoras y/o
recomendaciones est dirigida a presentar las medidas adoptadas para solucionar las eventuales
brechas producidas y a indicar posibles recomendaciones que permitan evitar situaciones similares
en desarrollos futuros. Estas propuestas adquieren relevancia cuando las brechas son significativas
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y existen dificultades para cumplir con las metas definidas en la planificacin del proyecto. En tales
casos es necesario sealar los nuevos compromisos necesarios para el buen trmino del proyecto.
Nota importante:
Las metas de operacin de los proyectos que componen el Programa de trabajo

tienen la calidad de compromiso a partir de lo reportado en el Plan y Programa de
Trabajo del proyecto en los perodos anteriores. En caso que existan problemas
para cumplir con las metas de alguno de los proyectos comprometidos durante el
ao debido a motivos internos o externos a la institucin, es deber de la
Institucin contactarse oportunamente con la red de expertos del sistema de
Gobierno Electrnico para determinar la forma de abordar esta situacin.
5.2 Para declarar anlisis en Informe Ejecutivo
Como se indicara al inicio de este captulo, uno de los objetivos principales de la etapa de
evaluacin es aprender de la experiencia del desarrollo de los proyectos. Para disponer de este
conocimiento, se requiere contar con un conjunto de criterios bsicos que permitan guiar el
proceso de evaluacin. Es conveniente destacar que no se trata de categoras exclusivas o
exhaustivas (podran considerarse otros aspectos), sino de conceptos elementales que permiten
orientar la evaluacin.
En esta seccin, se especifican cuatro criterios necesarios de observar y comentar para guiar la
elaboracin de informes ejecutivos de los proyectos implementados en el perodo anterior:
Eficacia: Es una medida del cumplimiento de los objetivos especficos sealados para el
proyecto, expresados mediante sus resultados, sin considerar los recursos utilizados para
obtenerlos. La determinacin de la eficacia exige la definicin clara y precisa de los resultados, as
como de los tiempos previstos. Debido a esto, se requiere de una especificacin adecuada de las
metas planteadas para cada indicador en la etapa de planificacin, que deben incluir un valor y un
plazo de cumplimiento en su definicin.
Para guiar la evaluacin de la eficacia del proyecto, se sugiere plantear las siguientes preguntas
para anlisis:
Se han alcanzado los objetivos especficos propuestos para el proyecto?

Se han logrado los resultados previstos de la iniciativa?
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El proyecto ha contribuido a cumplir el objetivo general de la planificacin?
Eficiencia: Es una medida del logro de los resultados del proyecto en relacin con los recursos
requeridos para obtenerlos. Al maximizar la eficiencia, se busca una combinacin ptima de
recursos econmicos, materiales, tcnicos y humanos que permita obtener los mejores resultados.
Para guiar la evaluacin de la eficiencia del proyecto, se sugiere plantear las siguientes
preguntas para anlisis:
Se han respetado los presupuestos planificados originalmente?

Se ha cumplido con el cronograma y los tiempos previstos?
Ha sido ptima la asignacin de recursos en la obtencin de resultados?
Impacto: El impacto es un concepto ms amplio que el de eficacia, ya que no se limita a

verificar el alcance de los efectos previstos, ni se restringe al anlisis de los objetivos especficos
deseados. Por lo tanto, la evaluacin del impacto consiste en el anlisis de toda posible
consecuencia de la iniciativa desarrollada. Se trata de determinar efectos netos, es decir, de
comprobar la relacin causa-efecto entre el proyecto y todos sus resultados, una vez que se
eliminan las consecuencias provocadas por otras acciones.
Los problemas para determinar el impacto de un proyecto se relacionan con la necesidad de

contar con mucha informacin, y el riesgo de generalizar a partir de informacin incompleta. Para
la evaluacin de este criterio, es conveniente recoger la opinin de los usuarios directos y de otros
beneficiarios, con la finalidad de capturar una idea ms completa del contexto global.
Para guiar la evaluacin del impacto del proyecto, se sugiere plantear las siguientes preguntas
para anlisis:
Se han logrado efectos positivos no planificados sobre el pblico objetivo?

Se han producido efectos negativos no planificados sobre el pblico objetivo?
Se han producido efectos de cualquier tipo sobre personas distintas del pblico objetivo,
tanto dentro como fuera de la institucin?
Sustentabilidad: Mide el grado en que los efectos positivos derivados del proyecto continan
una vez que la implementacin ha concluido. En muchos casos, los proyectos provocan mejoras
permanentes. Sin embargo, existen otros casos en los que se requiere de cambios en la forma de
operar, de cooperacin por parte de otros actores involucrados, de inversin de recursos
adicionales asociados a la mantencin de las modificaciones implementadas, etc.
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El anlisis de sustentabilidad est orientado a determinar las condiciones especficas o los

recursos necesarios que permitan continuar con la obtencin de los resultados inciales, con el fin
de asegurar en el tiempo el cumplimiento de los objetivos especficos sealados para el proyecto.
Para guiar la evaluacin de la sustentabilidad, se sugiere plantear las siguientes preguntas para
anlisis:
Puede asegurarse que los resultados actuales del proyecto se mantendrn en el tiempo?
Se requiere de actividades adicionales a las ya realizadas para mantener el nivel de resultados
actual?
Se requiere de recursos adicionales a los ya invertidos para mantener el nivel de resultados
actual?
Con los criterios establecidos previamente, la elaboracin de los informes ejecutivos contendr
una visin ms amplia del logro de resultados. Estos informes deben presentar las conclusiones
obtenidas en forma clara y deben tener una difusin apropiada para que sean tiles en la toma de
decisiones relacionadas con la implementacin de nuevos proyectos.
5.3 Que registrar en las acciones de Difusin del Proyecto
El impacto de un proyecto se incrementa con el nivel de conocimiento y ejecucin operativa de

ste. El conocer, por parte de todos los involucrados en su aplicacin, los potenciales beneficios
derivados del desarrollo del proyecto puede determinar el xito o fracaso de la iniciativa
comprometida, lo cual condiciona la generacin del valor pblico esperado.
Por esto, es necesario que se considere como parte de la evaluacin, los resultados del plan
ideado para difundir los beneficios de los proyectos implementados, el que detalle al menos los
siguientes aspectos:
Pblico objetivo (involucrados): Son los usuarios y beneficiarios directos y los que aplican
operacionalmente los proyectos. En este tem es posible identificar ms de un grupo especfico de
usuarios, segn las caractersticas de cada proyecto. Se debe diferenciar entre uno y otro grupo, ya
que un usuario interno puede requerir un mensaje y/o un canal de comunicacin distinto que un
usuario externo.
Mensaje a comunicar: En este tem se espera la presentacin especfica de los atributos o

cualidades del servicio o producto que se pretende difundir o ya se ha difundido. Es importante
construir un mensaje claro y coherente, con el que se pueda llegar fcilmente a los usuarios,
explicando brevemente de qu se trata el servicio, cules son los beneficios asociados a su uso y
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cmo acceder a l. Eventualmente, es recomendable redactar un mensaje especfico para cada tipo
de usuario definido como pblico objetivo.
Canales de comunicacin: Son los medios de comunicacin ms adecuados para informar a

cada grupo de usuarios, por lo que pueden variar de acuerdo con el pblico objetivo definido.
Algunos ejemplos de canales son: sitio Web, dpticos, revistas, intranet, memorandos, reuniones
informativas, mails, prensa, TV, etc. Cabe sealar que los montos disponibles en el presupuesto
para este tem son por lo general reducidos, por lo que es aconsejable disear programas
especficos y focalizados para cada grupo de usuarios, en vez de utilizar medios masivos de difusin
(de mayor alcance y mayor costo).
Fecha programada y real de difusin: Se debe especificar la fecha programada para su difusin
y la fecha real en que se difundi el mensaje, a cada pblico objetivo, plazo que depender de la
fecha de trmino de los proyectos y de las caractersticas del plan de difusin elaborado.
5.4 Que registrar en la Evaluacin de Gestin del Proyecto
Es necesario comparar los costos, plazos y alcances reales de la solucin implementada

respecto de los que fueron inicialmente planificados para evaluar la gestin realizada en la
implementacin del proyecto y tener una idea clara de las capacidades organizacionales y de los
desafos y reas que es necesario mejorar para la gestin de futuros proyectos.
En particular, en el informe final del sistema se debe evaluar el cumplimiento en los siguientes
aspectos:
Costo: Es necesario que realice una evaluacin sobre los costos planificados del proyecto y los
costos reales del mismo. Haciendo un anlisis de brechas tendiente a identificar claramente las
razones que explican una eventual diferencia, positiva o negativa, entre costos planificados y
costos reales. Adems, en caso que se haya producido una brecha, se debe evaluar la manera en
que la propuesta de mejora diseada, ayudo a cumplir en este aspecto con el proyecto.
Tiempo: Es necesario que realice una evaluacin sobre los plazos planificados del proyecto y los
tiempos reales de desarrollo del mismo, haciendo un anlisis de brechas tendiente a identificar
claramente las razones que explican una eventual diferencia, positiva o negativa, entre plazos
planificados y reales. Adems, en caso que se haya producido una brecha, se debe evaluar la
manera en que la propuesta de mejora diseada, ayudo a cumplir en este aspecto con el proyecto.
Desempeo: Este desempeo tiene que ver con aspectos como calidad, caractersticas,
funcionalidades, alcances y objetivos inicialmente planificados para los proyectos, Es necesario que
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realice una evaluacin sobre el desempeo planificado del proyecto y el desempeo final del
mismo., y si se implementaron tal como se haban definido al inicio del proyecto. Debe evaluar si
existieron brechas, positiva o negativa, entre el desempeo esperado y el real. Por ltimo, en el
caso que haya existido diferencia, debe evaluar si la propuesta de mejora que diseada, ayud a
cumplir en este aspecto con el proyecto.
Finalmente, en forma adicional y producto del anlisis realizado en esta etapa se pueden
establecer, si corresponde:
Nuevos compromisos asociados a las recomendaciones y a los plazos de implementacin.
Otros aspectos del plan, no incorporados en el programa inicial, que consideren propuestas
que mejoren an ms la gestin.
La utilizacin de mtodos ms formales y estandarizados, que permitan la evaluacin del
proyecto, sus procesos y mecanismos asociados, de tal manera de generar, a travs de la
propuesta de nuevas mejoras, una evolucin hacia niveles superiores de madurez, eficacia y
eficiencia.
Es aconsejable que los resultados de la evaluacin se difundan a todos los actores relevantes,
considerando a los gestores del proyecto, las autoridades y tambin los beneficiarios.
5.5 Para registrar en el Retorno de la Inversin
Corresponde indicar el retorno de la inversin ex post del proyecto de acuerdo con las
mtricas calculadas en el anlisis de factibilidad. Este reporte es muy relevante para evaluar el
proyecto y medir la contribucin econmica (valor social) del proyecto y de los recursos
econmicos involucrados
5.6 Para realizar Solicitudes de Modificacin de Evaluacin
Si durante el desarrollo de un proyecto comprometido en el PMG GE, se evidencian brechas

importantes corresponde evaluar, en conjunto con la Red de Expertos, la posibilidad de gestionar
una solicitud de modificacin.
Las posibles modificaciones y el proceso para realizar solicitudes de modificacin es el siguiente:
Justificacin: Explicando detalladamente el porque se solicita la modificacin.

Objetivos: Cuando en el desarrollo del proyecto se identific que el objetivo del proyecto no
ser posible de alcanzar, o en sentido contrario se estn logrando nuevos objetivos o que los
resultados son superiores a los que se estimaron en la fase de Planificacin.
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Indicadores, metas y plazos: Las circunstancias y/o contingencias en el desarrollo del proyecto
requieren modificar los indicadores propuestos, las metas comprometidas, y la necesidad de
reprogramar las actividades declaradas en el cronograma de trabajo.
Las solicitudes de modificacin deben ser aprobadas por el jefe de servicio, y enviadas a la Red
de Expertos en el Sistema de Control de Gestin de Proyectos TI, quienes ponderarn los
antecedentes para resolver su aprobacin o rechazo.
La decisin de la Red de Expertos ser comunicada por el mismo Sistema de Control de Gestin
de Proyectos TI, la cual deber ser aceptada por la contraparte tcnica institucional del sistema,
con lo cual se harn las respectivas modificaciones en el caso de haber sido aceptada la respectiva
solicitud de modificacin.
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Anexo N 1
Parmetros de valorizacin para el modelo de clculo de los indicadores de ahorro
Es importante contar con factores que permitan valorar las variables de impacto estimadas por
los Organismos Pblicos. En particular, estos parmetros de valoracin corresponden a la tasa de
salario de los funcionarios pblicos (por tipo de funcionario), la tasa de salario representativa del
nivel socioeconmico (NSE) de la persona que hace el trmite ante el Organismo Pblico, el costo
de impresin y el precio de un pasaje de bus en la zona urbana.
Estos parmetros pueden ser aportados por el Organismo Pblico o, en subsidio, por el
Administrador de la herramienta de clculo. A modo de ejemplo, se entrega un valor referencial
que sirve como aproximacin al promedio de cada estrato de funcionario.
Tasa de Salario por hora funcionario pblico profesional: Equivalente en $/hora del grado 15 de
la Escala nica.
Tasa de Salario por hora funcionario pblico tcnico: Equivalente en $/hora del grado 20 de la
Escala nica.
Tasa de Salario representativa de ciudadanos solicitantes de trmites: Equivalente en $/hora
del grado 25 de la Escala nica (a menos que por NSE corresponda una tasa mayor).
Costo de producir una hoja impresa: Corresponde a una estimacin del ahorro que genera el
uso de la tecnologa en trminos de papel impreso. Para su estimacin (aproximada), puede
usarse el siguiente mtodo:
o Un tner tiene un determinado rendimiento en trminos de nmero de hojas impresas
o El uso de impresora para imprimir ese nmero de hojas, tiene un costo en materia de
energa elctrica
o Las hojas de papel utilizadas tienen un costo determinado.
o Luego, si se suma el costo del tner, ms el costo de las hojas de papel, ms el costo de
la energa elctrica requerida para que ese tner se utilice completamente, y se divide
por el nmero de pginas impresas, se obtiene una estimacin del costo unitario del
papel impreso.
Valor del pasaje en bus: Costo de un viaje en bus para acceder a la oficina de atencin de
pblico (central o sucursales) del Organismo.
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Gua de Asistencia Metodolgica 2011

Sistema Gobierno Electrnico Tecnologas de Informacin

Esta gua constituye un acompaamiento metodolgico, que sugiere

1.1 Sistema de Gobierno Electrnico Tecnologas de Informacin

Finalmente, y en concordancia con la Agenda de Modernizacin del Estado, los focos de

Propiciar la interoperabilidad con otros servicios pblicos que se requiera.

Concretar proyectos que aporten en la disminucin de horas requeridas por el ciudadano

1.2 Gua Metodolgica del sistema de Gobierno Electrnico

El Diagnstico es concebido como el anlisis de procesos, en la perspectiva

Los objetivos del sistema PMG GE de la etapa de Diagnstico son:

El propsito del Diagnstico es establecer una cartera institucional de proyectos TI priorizados.

Actualizar procesos relevantes para la gestin de la institucin

Caracterizar los procesos (Identificando y describiendo los problemas que se

Levantar un conjunto de iniciativas que resuelvan los problemas o que capitalicen

Establecer la cartera institucional de proyectos, jerarquizando por medio de un

2.1 Que registrar al Actualizar Procesos

Insumos: Elementos, recursos e informacin que permiten que el proceso se desarrolle.

Actores: Instituciones; divisiones; secciones; departamentos; y/o cargos que participan

2.2 Que registrar al Caracterizar Procesos y Problemas

Para comenzar, es necesario establecer el nivel de intervencin diagnstica a cada proceso

Intercambia Informacin con Otras Instituciones: Se refiere a la recepcin o envo de

Cuenta con Registro de Informacin: Corresponde a la declaracin de existencia dentro del

Cantidad de registros de informacin asociados: Indicar la cantidad de tipos de registros de

Justificacin: Corresponde detallar las razones que determinaron la decisin de seleccionar, o

La existencia y declaracin de registros de informacin es fundamental, pues todo proceso es

Desde esta perspectiva, la gestin de la informacin, a travs de la identificacin, descripcin y

la toma de decisiones, el control y la evaluacin. Conseguir informacin, procesarla y transmitirla

De este modo, el diagnstico de los procesos va a incorporar una identificacin de los

Por otro lado, s se declara la existencia de un intercambio de informacin con otras

Los antecedentes a declarar para cada intercambio son:

Tipo de intercambio: Se indica s la informacin a intercambiar se ofrece o se demanda para la

Canal o medio de transporte: Registra la va mediante la cual se solicita o entrega actualmente

Formato: Estructura de los documentos o datos usados en el intercambio.

Frecuencia mensual: Nmero de veces que se realiza el intercambio al mes.

El producto final de este anlisis es establecer en detalle los problemas y oportunidades de

Para ello en el sistema se debe declarar lo siguiente:

Dimensin del Problema: Establece el mbito en el cual se estructura el problema a declarar.

Esta medicin del desempeo de los procesos analizados es un antecedente de priorizacin de

Adicionalmente, se requiere identificar la brecha existente entre el desempeo actual y el

Para el ciudadano Para el Estado

Gasto en miles de pesos: Costo en miles de pesos:

Paneles de expertos, que tengan informacin de su experiencia directa en los

Cuestionarios a usuarios (idealmente en lnea), donde se pregunte el tiempo y ahorros

Estimacin institucional. Si no es factible obtener la informacin de las fuentes

Si el problema u oportunidad de mejora guarda relacin con el intercambio de informacin, es

La informacin de los indicadores que se debe incorporar es:

Frmula: Operacin matemtica, necesaria para obtener la medida del indicador.

Unidad de Medida: Mtrica con que se representa el indicador.

2.3 Que registrar al Desarrollar Iniciativas

Para el desarrollo de las propuestas es recomendable contemplar la participacin de todos los

Beneficios (Directos e Indirectos): Todas las mejoras tangibles y cuantificables en trminos

Costo de Inversin (HH): Cantidad de horas profesionales estimadas para implementar la

Justificacin del Resultado: Expresado en trminos de una de las mtricas de rentabilidad de la

planificacin, implementacin, operacin, mantenimiento, y transversales para su implementacin

2.3.1 Cuadro N 1: Costos generales en proyectos TI

Habiendo sido costeado un proyecto, debe declararse de acuerdo a la norma (itemizacin)

2.3.2 Cuadro N 2: Tabla de desagregacin presupuestaria

Arriendo de Equipos Informticos (Incluye arriendo de equipos informticos, todo tipo de

Programas Computacionales (Incluye la adquisicin de licencias de uso y/o productos de

Sistemas de Informacin (Incluye la adquisicin de software a la medida y/o adaptado,

Servicios Informticos (Incluye gastos por mantencin o readecuacin de los sistemas

29.06.002 Equipos de Comunicaciones para Redes Informticas

Capacitacin Informtica (Incluye la fraccin de la asignacin 22.11.002 correspondiente