INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN

1. INFORMACIN GENERAL
ORGANIZACIN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
SITIO WEB: www.uniquindio.edu.gov.co
LOCALIZACIN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL: Carrera 15 calle 12 Norte. Armenia, Quindo,
Colombia

Direccin del sitio permanente Localizacin Actividades del alcance o procesos

Carrera 15 calle 12 Norte.
Carrera. 16 nmero 20
15
(ciudad - pas) desarrollados en este sitio
Armenia, Quindo, Direccionamiento, Planeacin Estratgica,
Colombia Gestin de
Apoyo, Acadmico y Gestin Documental,
Docencia,
Comunicacin Estratgica, Administracin
del
Campus, Recursos Acadmicos, Gestin
Jurdica, Gestin Humana y Proyeccin
Social,
Investigacin, Gestin Tics, Gestin de
Biblioteca,
Gestin Financiera, Bienestar Universitario,
Gestin
de Calidad y Auditoras Internas.
Armenia, Quindo, Instituto de Bellas Artes.
Colombia

ALCANCE DE LA CERTIFICACION:
DISEO Y PRESTACIN DE SERVICIOS DE:
EDUCACIN SUPERIOR EN LOS NIVELES POSTGRADO (ESPECIALIZACIN PROFESIONAL,
MAESTRA, DOCTORADO), PREGRADO
(TCNICO PROFESIONAL, TECNOLGICO Y PROFESIONAL), METODOLOGAS PRESENCIAL, A
DISTANCIA Y VIRTUAL EN LAS AREAS DE CIENCIAS DE LA SALUD, CIENCIAS ECONMICAS Y
ADMINISTRATIVAS, CIENCIAS BSICAS, CIENCIAS HUMANAS, INGENIERA, EDUCACIN Y
CIENCIAS AGROINDUSTRIALES.
INVESTIGACIN RELACIONADA CON LAS REAS DEL SABER QUE MANEJA LA UNIVERSIDAD.
PROYECCIN SOCIAL A LA COMUNIDAD EN ASESORA Y CONSULTORA EN LAS REAS DE
EDUCACIN, CIENCIAS BSICAS,
ARTES, HUMANIDADES, SALUD, INGENIERA, CIENCIAS AGROINDUSTRIALES, CIENCIAS
ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS.
Design and services in higher education level graduate (professional Specialization, master's, doctorate),
vocational (career technical, Technological and vocational), methodologies face, a distance and virtual in
the Areas of: the science of health sciences economic and administrative sciences Basic, human sciences,
engineering, education and science agroindustrial.
Design and services related research areas of knowledge to manage the University.
Design and provision of social services projected in the community: advisory and Consultancy in the
areas of education, basic sciences, the arts, the humanities, Health, engineering, science and
agroindustrial economics and administrative.
EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de sistema de gestin de calidad)
No aplica

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1. INFORMACIN GENERAL
CDIGO IAF: CS 37-0 Educacin ; GP 36-0 Administracin del Estado y de la poltica econmica y social
de la comunidad; Prestacin de servicios a la comunidad en su conjunto; Actividades de seguridad social
obligatoria.
CATEGORIA DE ISO/TS 22003 : no aplica
REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTION: ISO 9001 de 2008 y NTC GP 1000 de 2009

REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
Nombre: Luz Stella Lpez Marn.
Cargo: Vicerrectora Administrativa
Correo electrnico viceadmi@uniquindio.edu.co
TIPO DE AUDITORIA: Inicial o de Otorgamiento
Seguimiento
Renovacin
Ampliacin de alcance
Reactivacin
Extraordinaria

FECHA Das de auditora)

Preparacin de la auditora y elaboracin del plan 2015-09-16 0.5
Auditora en sitio 2015-09-17 y 18 3.5
Verificacin complementaria (Si aplica) No aplica No aplica
EQUIPO AUDITOR
Auditor lder Martha Elena Buitrago Q.
Auditor Esther Meja Bernal
Experto Tcnico No aplica
DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTION
ISO 9001 de 2008 NTC GP 1000 de 2009
Cdigo asignado por ICONTEC SC 7307-1 GP 195-1
Fecha de aprobacin inicial 2010-10-20 2010-10-20
Fecha vencimiento: 2016-10-19 2016-10-19

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Determinar la conformidad del sistema de gestin con los requisitos de la norma de sistema de
gestin.
Evaluar la capacidad del sistema de gestin para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales,
reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del sistema de gestin y a la norma de requisitos
de gestin
Determinar la eficacia del sistema de gestin para asegurar que la organizacin puede tener
expectativas razonables con relacin al cumplimiento de los objetivos especificados.
Identificar reas de mejora potencial del sistema de gestin

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Fecha de envo del plan de auditora: 2015-09-16

Los criterios de la auditora incluyen la documentacin del sistema de gestin desarrollada en

respuesta a los requisitos de la norma ISO 9001 de 2008 / documento normativo.

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

La auditora se realiz en forma combinada y/o integrada?:

Si No
Auditora combinada auditora integrada ; si aplica, con cules requisitos: ISO 9001 y GP 1000 .

Es aplicable la toma de muestra de sitios permanentes por mltiple sitio, segn condiciones de IAF
MD 1 o ISO/TS 22003, por ejemplo?:
Si No .
Si se aplic toma de muestra de mltiples sitios, indicar cules sitios permanentes se auditaron:

Si es auditora de otorgamiento o renovacin, Se defini el programa de auditora por seguir para el

de certificacin (auditoras de seguimiento anuales y renovacin)) en el ES-P-SG-02-F-030?
Si No . No aplica

Si es auditora de seguimiento, Se verific el programa de auditora? Si No . Este fue

modificado debido a anlisis del equipo auditor
Si No . Se carg en BPM Si No . No aplica

Si es auditora de otorgamiento en etapa 2, fueron ajustados los tiempos de acuerdo con los
resultados de la etapa 1?
Si No . No aplica

Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio (Por ejemplo instalaciones de cliente,
proyectos (de acuerdo al listado de contratos o proyectos entregado por la empresa)?:
Si No No aplica .

Si aplica indicar en cules sitios temporales se realiz auditora? cules proyectos o contratos
fueron auditados mediante visita al sitio o por registros? Indicar que actividades del alcance y
requisitos, fueron cubiertos en cada contrato o proyecto o sitio visitado.

Nombre del Contrato o Proyecto:

Actividades del alcance
Requisitos de la norma auditados en el
contrato o proyecto:
Numero de Contrato ( si aplica)
Cliente:
Localizacin:

La auditora se realiz por muestreo selectivo de evidencias de las actividades y resultados de la

organizacin y por ello tiene asociado incertidumbre por no haber verificado toda la informacin
documentada.
La prestacin del servicio se verific en el programa Doctorado en Ciencias de la Educacin.

Es una auditora de ampliacin?

Si No

En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseo y desarrollo del producto o
servicio (Por ejemplo el numeral 7.3 de la nota ISO 9001), este aplica en el alcance del certificado?:
Si No .
Para auditar el requisito se tom como muestra el programa de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Existen requisitos legales o reglamentarios aplicables al alcance de certificacin?

Si No .

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Se verific la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales aplicables establecidos mediante su
identificacin, la planificacin de su aplicacin, la implementacin y la verificacin por la organizacin
de su cumplimiento
Los principales requisitos son:

o Ley 30 de 1992, por la cual se organiza el servicio pblico de la Educacin Superior.

o Ley 115 de 1994, por la cual se establece la Ley General de Educacin.
o Ley 1188 de 2008, por la cual se regula el registro calificado de programas de educacin superior.
o Ley 1151 de 2007, Plan de Desarrollo Institucional.
o Ley 29 de 1990, por el cual se dictan disposiciones para el fomento de la investigacin
cientfica y el desarrollo tecnolgico.
o Decreto 2566 de 2003, por el cual se establecen las condiciones mnimas de calidad y dems
requisitos para el ofrecimiento y desarrollo de programas acadmicos de educacin superior y
se dictan otras disposiciones.
o Decreto1075 del 26 de mayo de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto nico
Reglamentario del Sector Educacin".
o Ley 594 de 2000 ley general de archivo.

Cundo sea aplicable, existen requisitos legales asociados al funcionamiento u operacin de la

organizacin o los proyectos que realiza, por ejemplo habilitacin, registro sanitario, licencia de
funcionamiento, licencia o permisos ambientales en los que la organizacin sea responsable?:
Si No .

Evidencias de cumplimiento legal

o Resolucin 1296 de 2014-12-30 por la cual se adopta el plan de compras para la vigencia 2015.
o Informe de la contralora departamental sobre Gestin Contractual, logr 94.1 puntos, calificndola
como eficiente.
o Renovacin Registros Calificados tramitados en el ao 2015.

- Msc Biologa Vegetal (Res_MEN_6543) Mayo/12/2015.

- Msc Qumica (Res_MEN_05465) Abril/24/2015.
- Economa (Res_MEN_400) Febrero/11/2015.
- CIDBA Ciencias de la Informacin, Bibliotecologa y archivstica (Res_MEN_07058)
Mayo/19/2015.
- Administracin Financiera (Res_MEN_14031) Septiembre/372015.
- Licenciatura Lenguas Modernas (Res_MEN_12935) Agosto/14/2015.
- Msc Prevencin de Riesgos Laborales (Res_Men_10550) Julio/14/2015.
- Doctorado en Ciencias Biomdicas (Res_MEN_10544) Julio/14/2015.

Se evidencian cambios significativos en la organizacin, desde la anterior auditora, por ejemplo

relacionados con alta direccin, representante de la direccin, estructura organizacional, sitios
permanentes bajo el alcance de la certificacin, entre otros?
Si No .
Si aplica, cuales:

o Rector.
o Vicerrectoras Administrativa y Acadmica
o Plan de desarrollo
o 9 de loa 18 procesos cambiaron de lderes, tres misionales, bienestar, control interno, financiera,
planeacin y Direccionamiento.
o Sistema de Informacin gerencial BSC, trabajo en implementacin con aplicativo.

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
o Ampliacin de horarios de los servicios en Bienestar, Biblioteca y Comunicaciones.
o Implementacin de Comit Tcnico de extensin con representantes de cada facultad y frecuencia
quincenal.
o Implementacin de servicio de bolsa de empleo.
o Frecuencia de evaluacin de proveedores de semestral a anual.

Se encontraron controlados los procesos tercerizados, cuyo resultado incide en el producto o servicio
o el alcance del sistema de gestin?
Si No . No aplica .
En caso afirmativo incluir si el control
.Lo ejerce el proveedor del proceso
.Lo ejerce la organizacin en la recepcin del resultado del proceso
.El control esta compartido entre la organizacin y el proveedor

Se evidenciaron las acciones tomadas por la organizacin para solucionar los hallazgos clasificados
como reas de preocupacin, reportados en el informe de la Etapa 1? (Aplica solo para auditoras
iniciales o de otorgamiento):
Si No No aplica .

En el caso de auditora de otorgamiento se puede concluir que la informacin proporcionada por el

cliente en el Formulario de Solicitud de Certificacin Sistemas de Gestin ES-P-CV-10-F-001 es
consistente con lo encontrado en la etapa 1, en cuanto a sitios permanentes, alcance de certificacin,
y dems aspectos claves para determinar el tiempo de auditora en la gua de cotizacin es
consistente? Si No . No aplica .
En caso negativo relaciones si se resolvieron las diferencias en la etapa 1 y no se afecta el resultado
de auditora en trminos de confiabilidad y eficacia de la auditora

Los riesgos identificados previamente por la organizacin se han controlado de manera eficaz
Si No .
En caso positivo la eficacia de control se basa en disminuir la probabilidad? Si No .

Concluir sobre el grado de adecuacin de las medidas de control pertinentes establecidas por la
organizacin a travs de los programas prerrequisitos PPRs y el plan APPCC (aplica para los
esquemas ISO 22000, NTC 5830 y FSSC2000).No aplica

En el caso de auditoras con ISO 13485 existen procesos de esterilizacin?

Si No , No aplica
Si aplica, especificar el mtodo:

En el caso de auditoras con ISO 13485 se evidencia conformidad en requisitos de la gestin del
riesgo?
Si No , No aplica
Si no describir las acciones que la empresa debe emprender en tal sentido.

Se presentaron, durante la auditoria, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditora
inicialmente acordado?
Si No ,
Si aplica, cuales:
Justificacin: La asignacin de grupo auditor se modific por dificultades de salud de la auditora
asignada. Se realiz nueva asignacin de grupo auditor. El plan de auditoria definido y acordado
inicialmente se modific de conformidad con la nueva asignacin.

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Existen aspectos o resultados significativos que incidan en el programa de auditora?

Si No ,

El equipo auditor manej la informacin documentada suministrada por la empresa en forma

confidencial y la retorna a la organizacin, la documentacin, en forma fsica o elimin la entregada
en otro medio, solicitada antes y durante el proceso de auditora

Se recibi la propuesta de correcciones y acciones correctivas para la solucin de no conformidades

el 2015-09-23.

Los planes de accin en correcciones y acciones correctivas fueron aceptados por el auditor lder el
2015-09-23.

En el caso de auditora de seguimiento o renovacin y sin que se ampli el alcance de la

certificacin, se modifica la redaccin del alcance?
Si No .
.

4. CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIN

Mayores 0
Nmero de no conformidades detectadas en esta auditora
Menores 1
Mayores 0
Nmero de no conformidades pendientes de solucin de la anterior auditora
Menores 5
Nmero de no conformidades solucionadas en esta auditora (se incluyen las Mayores NA
no conformidades menores pendientes de la auditora anterior y las no
Menores 5
conformidades mayores identificadas en esta auditora)
Mayores 0
Nmero total de no conformidades que quedan pendientes de solucin
Menores 1

5. HALLAZGOS DE LA AUDITORA
5.1 Oportunidades de mejora
Gestin de Recursos Acadmicos
o Los datos asociados a las solicitudes de soporte de la plataforma tecnolgica para cursos
virtuales, agrupndolos por temas y analizndolos, con el fin de facilitar la identificacin de
aspectos a mejorar.

o La planeacin del proceso de Recursos Acadmicos, apoyndose en alguna herramienta que

facilite la visualizacin integral de las actividades y proyectos del proceso, para facilitar el control
y seguimiento, para hacer correctivos oportunos y para permitir la continuidad del proceso.

Docencia
o El seguimiento a egresados incluyendo tanto el cargo como la empresa donde labora el egresado,
para enriquecer las conclusiones sobre la pertinencia de los programas.

o La planeacin del diseo, realizando cronograma para la realizacin de cada registro calificado
nuevo o a renovarse, con las actividades pertinentes, con el equipo responsable, fechas precisas
de cada actividad y haciendo visibles las actividades de revisin, verificacin y validacin, para
facilitar el seguimiento y la toma de correctivos oportunos.

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5. HALLAZGOS DE LA AUDITORA

o La autoevaluacin de los programas, asegurando concluir sobre los aspectos dbiles y fuertes de
cada uno de los factores analizados, para facilitar la identificacin y comprensin del plan de
mejora del currculo.

Investigacin
o Agilizar la gestin de la herramienta para el seguimiento a los proyectos de investigacin en cada
una de sus fases, con el fin de que esta facilite el seguimiento e identificacin de dificultades, de
manera gil; de esta forma se potencializa la capacidad de la institucin para asumir el crecimiento
del proceso de investigacin.

TICs:

o Agilizar la formalizacin de polticas de seguridad informtica, a fin de unificar la forma de manejo,

el uso adecuado y seguro de las tecnologas y la forma de preservar la informacin involucrada.

o Conviene oficializar la metodologa de desarrollo de aplicaciones de Uniquindo, actualmente

definida y probada, como medio para ordenar, priorizar, planificar estructurar y controlar el
proceso de desarrollo de sistemas de informacin en la entidad.

o Agilizar la implementacin de la mesa de ayuda para facilitar la gestin de TICs en la solucin de

todas las posibles incidencias, sin alterar la atencin de otras actividades del proceso.

Gestin Documental
o Revisar el manejo que se da al indicador de quejas y reclamos, para que refleje la buena gestin
realizada y suministre informacin sobre los aspectos a intervenir.

o Conviene definir metas intermedias en el plan de mejoramiento de Gestin Documental, para que
permitan visualizar los avances y evitar acumulacin de trabajo al final del perodo.

Gestin de Calidad
o Se invita a los lderes de los procesos a respaldar de manera decidida la implementacin y el
seguimiento a la efectividad de las acciones comprometidas como respuesta a los resultados de
auditoras internas y externas, para que las mismas logren la utilidad de proporcionar elementos
para la solucin oportuna de inadecuaciones en los procesos.

o Promover la generacin de mejoras en cada proceso, de manera autnoma, para potenciar el

aprendizaje de los mtodos de solucin de problemas y para dar mayor aprovechamiento al
conocimiento que de los procesos tienen sus ejecutantes.

Gestin Jurdica
o Conviene complementar la informacin del cuaderno de control del proceso, cuando los trmites
se direccionen a otras oficinas, reas o procesos, para asegurar la trazabilidad de cada uno de los
mismos.

o Revisar el Indicador de eficacia de conciliacin, tomando en consideracin los cambios generados

por los actuales requisitos legales.

Comunicaciones:
o Conviene estudiar la norma con el enfoque a este proceso, a fin de implementar controles y
acciones que conlleven a mejorar el ordenamiento de actividades, que faciliten la atencin a los
usuarios de este servicio pero al tiempo el trabajo coordinado y balanceado de Comunicaciones.

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5. HALLAZGOS DE LA AUDITORA

5.2 Hallazgos que apoyan la conformidad del sistema de gestin con los requisitos.

Planeacin
o El enfoque participativo de la formulacin del plan de desarrollo, como tambin la informacin
recabada para tal fin, aseguran su pertinencia.

o El Sistema de Informacin Gerencial basado en BSC, facilita la medicin de indicadores con la

frecuencia deseada y por tanto, facilita la disponibilidad de informacin actualizada para la toma
oportuna de decisiones.

o La entidad logro el puesto 3 en ndice de transparencia a nivel nacional entre las IE de educacin
superior pblica, demostrando su compromiso con combatir la corrupcin.

o El suministro de recursos para adecuacin de espacios en Proyeccin Social, ampliacin de la

sede con la construccin del edificio de bienestar, Mediatorta, entre otras, es coherente con el
propsito de excelencia en el servicio.

o La ampliacin de los horarios para prestacin de servicios en bienestar, biblioteca,

comunicaciones, demuestran la orientacin al cliente.

Docencia
o La tendencia a la disminucin de la desercin de estudiantes, lo cual evidencia eficacia en las
estrategias utilizadas para tal fin.

Gestin de Recursos Acadmicos

o La adquisicin de una unidad mvil de produccin audiovisual y la contratacin de un
camargrafo, lo cual genera una mayor capacidad del proceso de Gestin de Recursos
acadmicos para prestar su servicio a la comunidad educativa

Investigacin
o El reconocimiento de Colciencias al Instituto Interdisciplinario de las Ciencias como centro de
investigacin, mediante Resolucin 1057 de 2014, lo cual permite una mayor visibilidad y
confiabilidad para asumir proyectos asociados a dicho centro de investigacin.

o La tendencia al crecimiento de los artculos en revistas indexadas, publicados por los docentes de
planta, lo cual evidencia eficacia en la gestin del proceso de Investigacin, frente a la
investigacin y generacin de conocimiento.

o La gestin para obtener registro de marca para investigaciones lo que har posible lograr
visibilidad y confiabilidad en el sector productivo.

Biblioteca
o La adquisicin del aplicativo KOA como apoyo al servicio de biblioteca, el cual funciona en
ambiente web (ms amigable para el usuario), facilita las reservas, seguimiento a vencidos,
genera alertas como por ejemplo de libros nuevos, dispone de generador de reportes, facilita la
catalogacin de libros, entre otros, facilitando la administracin y uso del servicio de biblioteca.

o La tendencia al crecimiento en la asignacin de recursos para la biblioteca, utilizados para

adquisicin de revistas, libros electrnicos, computadores, entre otros, lo cual ha generado
mejores condiciones en la prestacin del servicio.

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5. HALLAZGOS DE LA AUDITORA

Gestin de Calidad
o La participacin en Encuentro Universitario de Sistemas de Gestin de Calidad en Cali, lo que
demuestra el inters y apertura para conocer las diferentes formas de abordar las normas de
calidad, generando la posibilidad de validar el modelo de la entidad y de visibilizar la gestin
desarrollada.

o El trabajo que se adelanta en planeacin del cumplimiento de la NTC ISO 27001 y en el

diagnstico de cumplimiento de la ISO 17020, ISO 17025, Ohsas 18001, demuestra el
reconocimiento de mejorar otros aspectos organizacionales y el enfoque a la excelencia.

o El esfuerzo para lograr la integracin de auditoras de control interno y calidad, evidencia el

compromiso y flexibilidad para adaptarse a las necesidades y expectativas de los clientes
internos.

General:
o El diplomado para mejorar competencias administrativas, demuestra el reconocimiento del factor
humano en el xito de los procesos.

o La implementacin de foros de discusin como el Comit Tcnico de Extensin con

representantes de cada facultad, lo que hace posible que la planeacin y desarrollo de actividades
de respuesta a las necesidades reales.

Comunicacin con el cliente:

o Plataforma Lime Surbey: y su uso en la realizacin de la encuesta de satisfaccin, facilita su
aplicacin y ampla las posibilidades de modificar el enfoque y contenido de la misma, para
conocer otros aspectos que contribuyen a implementar cambios para incrementar la satisfaccin
de los usuarios.

o El aplicativo nuevo de trmite de quejas y reclamos, permiti incluir criterios adicionales pedidos
en la normatividad, genera respuesta automtica al usuario y posibilita la construccin de datos
estadsticos.

o La adquisicin de software para envi masivo de informacin a egresados, permite mantener

comunicacin permanente con los mismos.

Gestin Jurdica
o El desarrollo de acciones de difusin sobre normativa de tratamiento a derechos de peticin y
actas para unificar criterios y nivelar conocimientos, evitando que la entidad quede fuera del
cumplimiento legal.

6. RESULTADO DE LA REVISIN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS

PENDIENTES

A continuacin describa si la organizacin implement o no el plan de accin establecido para solucionar

las no conformidades menores pendientes o las mayores identificadas en esta auditora o si la
organizacin modifico el plan de accin y si se puede concluir fueron eficaces las correcciones y acciones

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 INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
6. RESULTADO DE LA REVISIN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS
PENDIENTES
correctivas implementadas.
NC Descripcin de la no conformidad
(se relaciona el numeral y el
incumplimiento)
1 No se evidencia que se
desarrollen las actividades
de bienestar institucional en
los centros tutoriales
conforme a la planificacin
establecida.
Las jornadas saludables no
se han llevado a cabo de
acuerdo a la planificacin
realizada. Dentro de la
programacin tampoco se
encuentran los centros
tutoriales Pereira y Cartago.
2 No se evidencia que se
asegure la operacin del
proceso de acuerdo a los
criterios establecidos en el
procedimiento.
El procedimiento de compras
y contratacin contempla la
realizacin de actividades
que no se estn llevando a
cabo con respecto a la
evaluacin de proveedores
(cronograma y la aplicacin
semestral de la evaluacin.)
3 No se evidencia que se
asegure la adecuacin de los
requisitos de los productos y
servicios adquiridos.
Contrato 027 de 2014
material pedaggico, se le hace
exigible al contratista la
entrega del material en sitios
no especificados en el
contrato.
4 No se han determinado las
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Evidencia obtenida que soporta la Fue eficaz la
solucin accin? Si/No
La institucin planific e inici a SI.
desarrollar actividades de Se debe verificar la
bienestar en los centros eficacia el ao 2016
tutoriales, las cuales no tuvieron
la acogida prevista. Cambi la
accin por la realizacin de
diagnstico de necesidades
propias de cada sitio.
Actualmente se est realizando
el mismo, ya se ha realizado en
los centros de tutora de Pereira y
Buenaventura. Se espera
terminar en el mes de noviembre
para poderlo incluir en el
presupuesto. Se estima que el
plan de actividades se encuentre
completo para inicio del ao
2016.
Se ha programado el diagnstico
en los atencin Definicin de
estrategias:
Informe de visita centro de tutora
Cartago. Sep 14 de 2015.
Se realizaron dos reinducciones SI
seg desem de 2014 y primero de
2015
Socializacin de procedimientos
Se Revisaron los procedimientos
y se modific la frecuencia
evaluacin de proveedores
Socializacin de segundo
semestre.
Se evidenci en el contrato SI
025con el proveedor Pearson
Educacin de Colombia SAS, que
se indica cantidades y sitios de
entrega. Se defini cronograma
para entrega del material se
colg donde se indican las fechas
de recepcin y su responsabilidad
de verificacin de la entrega.
Se realiz la revisin del SI
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 INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN

6. RESULTADO DE LA REVISIN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS

PENDIENTES
habilidades necesarias para
la competencia del cargo
jefe de internacionalizacin. modific el procedimiento
No se conservan los
soportes que evidencien el
cumplimiento de requisitos
de competencia (habilidades
y experiencia) para el cargo,
tampoco se conserva el
registro de examen de
ingreso.
5 No se evidencia que se
determine, recopile y analice
los datos relacionados con la
satisfaccin del cliente.
No se recopila ni se analiza
informacin pertinente a los
servicios que presta la
oficina de egresados.
procedimiento. Se implement la
requisicin de personal. Se
Vinculacin de personal por
contrato de trabajo a trmino
definido, estableciendo
diferenciacin con los vinculados
para educacin no formal
(instructores) que se realiza por
Academusof . Se verific en la
requisicin de del programa de
ing de alimentos de un auxiliar
administrativos hoja de vida de
Yelissa Angel F, contrato 275
Se planific la encuesta, se SI
realiz prueba piloto de aplicacin
por internet Lime Survey envos
30 de julio y 27 de agosto.
Proyectado tercer envo para
septiembre 30 y en 18 de
diciembre se proyecta el cierre.
Se cuenta con consolidacin de
datos del primer envo. El
resultado es de 98%.

Se evidenci que quedan pendientes de solucin no conformidades de la auditora anterior?:

Si No

7. INFORMACIN RELACIONACIONADA CON LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION

7.1. Anlisis de la eficacia del sistema de gestin certificado
Incluir la tendencia anual de las reclamaciones o quejas pertinentes del cliente (aplica a partir de la
primera auditora de seguimiento en sistemas de gestin de la calidad):

AO QUEJAS RECLAMOS PETICIO DENUNCIAS SUGERENCI FELICITACIO

NES AS NES
2013 231 161 1295 2
2014 111 168 645 16 0 0
2015 47 35 189 3 4 0

En el ao 2014 los asuntos ms recurrentes fueron: Informacin ingreso a la Universidad

Solicitud de clave correo electrnico institucional y Registros.
En el ao 2015 los asuntos ms recurrentes han sido: Informacin ingreso a la Universidad
y Registros.

La entidad reporta la siguiente informacin relacionada con actuaciones

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 INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN

7. INFORMACIN RELACIONACIONADA CON LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION

Actuaciones judiciales 2013 2014 2015
Derechos de peticin 102 108 105
Tutelas 7 32 35
Acciones populares 0 0 5
Acciones de cumplimiento 0 1 0
Demandas laborales 5 0 0
Demandas administrativas 50 24 23
Demandas civiles 0 1 2
Procesos en contra de la 132
Universidad
del Quindo 2012 a 2014
Procesos en que la 6
universidad funge como
demandante 2013 y 2014

Incluir la tendencia de accidentalidad (aplica a partir de la primera auditora de seguimiento en

OHSAS 18001): No Aplica

Incluir la tendencia en las mediciones relacionadas con los aspectos e impactos ambientales
significativos (aplica la primera auditora de seguimiento en ISO 14001): No Aplica.

Se presentaron eventos adversos, notas de advertencia y recordatorios? (aplica - ISO 13845)

Si No . No Aplica

Se presentaron recogidas de producto del mercado? (aplica para otorgamientos NTC 5830, ISO
22000 y FSSC 22000)
Si No . No Aplica

Se tiene establecida una metodologa para el tratamiento de las reclamaciones y quejas de los
clientes y/o solicitudes de las partes interesadas, eventos adversos (Para ISO 13485), recogidas de
producto? (para ISO 9001, NTC 5830, ISO 22000 y FSSC 22000), accidentes, incidentes (para
OHSAS 18001, ISO 14001):
Si No .
La entidad cuenta con el proceso de Gestin Documental, de aplicativo, procedimiento y de recurso
humano dedicado a la recepcin y trmite de peticiones, quejas y reclamos, como tambin con el
soporte jurdico para responder y realizar actuaciones jurdicas.

En el ao 2014 los asuntos ms recurrentes fueron: Informacin para ingreso a la Universidad

Solicitud de clave correo electrnico institucional y Registros.
En el ao 2015 los asuntos ms recurrentes han sido: Informacin para ingreso a la Universidad
y Registros.

Se han presentado comunicaciones con las partes interesadas, incluyendo, si es pertinente, la de

organismos de vigilancia y que estn relacionadas con la actividad del sistema de gestin
correspondiente?
Si No .
Informes de Contraloras Departamental y Nacional, los cuales cuentan con planes de mejoramiento.

Se evidencia el logro de los objetivos de desempeo establecidos por la organizacin en el ltimo

periodo desde la anterior auditora de ICONTEC? (este tem aplica a partir de la primera auditora de
seguimiento y solo para aquellas normas o documentos normativos que contienen requisito de

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7. INFORMACIN RELACIONACIONADA CON LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION

objetivos):
Si No .
Se logr el cumplimiento de los objetivos en un 65%. La entidad estableci acciones frente a los
incumplimientos.

7.2. Recurrencia de no conformidades detectadas en auditoras previas del ciclo de certificacin

A partir de la auditora de otorgamiento o renovacin, indicar contra cules requisitos se han reportado no
conformidades y si existe recurrencia a algn requisito en particular

Auditoria Nmero de no Requisitos

conformidades
Renovacin 2013 3 7.2.3, 7.5.1, 8.2.4
1 de seguimiento del ciclo, ao 2014 5 7.1, 4.1 c, 7.4.2, 6.2.2, 8.4
2. de seguimiento del ciclo, ao 2015 1 8.3
Se evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditoras de ICONTEC en el ciclo de
certificacin?
Si No .

7.3 Anlisis del proceso de auditora interna

El programa de auditora se ejecut en un 100% en los 18 macroprocesos.

Para el ao 2015, y como accin de mejora, se determin ejecutar en dos ciclos, las auditoras internas de
calidad. El ciclo I se realiz en el mes de marzo de 2015, a los macroprocesos: Direccionamiento,
Planeacin Estratgica, Docencia, Investigacin, Proyeccin Social, Administracin del Campus, Gestin
Humana, Gestin Bienestar Institucional, Gestin Financiera, Gestin Tics y Control Interno. El ciclo II
entre el 10 y 26 de junio de 2015, a los macroprocesos Comunicacin Estratgica, Gestin Jurdica,
Gestin Apoyo Acadmico, Gestin Recursos Acadmicos, Gestin Biblioteca, Gestin Documental y
Gestin de la Calidad.

Este ejercicio se desarroll de manera simultnea entre el equipo de auditores de calidad y los
profesionales de la auditoria de gestin.

Durante este ciclo Participaron 30 auditores entre los cuales hay 4 docentes y una auditora en proceso de
formacin. El grupo de auditores es multidisciplinario integrado por personas de la gerencia media, con
especialistas en los temas

El Programa incluye todos los procesos y se tuvo en cuenta la independencia.

Previo a las auditorias los auditores reciben orientacin sobre el propsito y enfoque especfico de las
mismas.
Las listas de verificacin se revisan previamente.
Se cuenta con registros programa, plan, informe, acciones derivadas.

La auditora interna es un mecanismo de retroalimentacin reconocido como elemento de mejora continua

en la entidad
7.4 Anlisis de la revisin del sistema por la direccin
Se cuenta con Acta de revisin por la direccin 05, realizada en la primera semana de 2015.El Sistema de
Gestin de Calidad, cuenta con seguimiento en Comit Coordinador de Control Interno con frecuencia
mensual.
La revisin por la direccin es un mecanismo robusto para retroalimentar al sistema.

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8. Uso del certificado de sistema de gestin y autenticidad del certificado:

El logo o la marca de conformidad de certificacin de sistema de gestin de ICONTEC se usa en
publicidad (pgina web, brochure, papelera, etc) de acuerdo a lo establecido en el reglamento ES-R-
SG-001, Manual de aplicacin ES-M-SG-01? Se utiliza en pgina web
Si No .

En caso de sealar No, por favor describa la situacin encontrada y reprtela El logo o la marca de
conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o envase o embalaje del producto a la vista,
o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto?
Si No

En caso afirmativo indicar la forma y recordar a la organizacin que no est permitido ese uso, de
acuerdo con los requisitos de acreditacin de la norma ISO/IEC 17021-1 y el ES-R-SG-001.

Se evidencia la adecuacin de la informacin contenida en el certificado (vigencia del certificado,

logos de organismos de acreditacin, razn social registrada en documentos de existencia y
representacin legal, direcciones de sitios permanentes cubiertos por la certificacin, alcance, etc.?
Si No .

En caso de sealar No, por favor describa la situacin encontrada y

Si se usa logo del organismo de acreditacin se usan acompaados del logo de ICONTEC?
Si No No se usa el logo del organismo de acreditacin.

En caso de sealar No, por favor describa la situacin encontrada y reprtela

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9 INFORMACION RELACIONADA CON NO CONFORMIDADES Y LOS PLANES DE ACCION PARA SOLUCIONARLAS

Requisito(s)s de la norma,
Accin correctiva
en caso de auditora Anlisis de causas
Descripcin de la no Clasificacin Correccin propuesta y fecha propuesta y fecha
# combinada o integrada (indicar la(s) causas
conformidad / Evidencia (mayor o menor) de implementacin de
indicar la designacin de erices)
implementacin
la norma

1. Determinar la
La Universidad no administracin
tiene establecido la que se aplicar al
identificacin y
No se asegura que el tratamiento del
servicio de
servicio no conforme se servicio no conforme internet,
identifica y controla. con base en las teniendo en
Evidencia: No se registra los caractersticas del cuenta, recursos,
servicios no conformes de servicio del manejo e
biblioteca relacionados con la macroproceso impacto del
1 Menor 8.3 No Aplica
no disponibilidad de internet Gestin Tics, razn
para uso del aplicativo KOA. por la cual no se tratamiento que
Ejemplo: Evento del 2015-09- tena previsto el uso se definir.
13 sobre bsqueda de bases del tratamiento del 27/05/2016
de datos orientado a producto No
estudiantes y docentes. Conforme para la 2. Documentar y
prestacin del establecer
servicio de internet. administracin
para el servicio
de internet.

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15/06/2016

3. Socializar e
implementar la
administracin
que se determin
para el servicio
de internet.
30/06/2016

4. Realizar
seguimiento a la
administracin
del servicio de
internet y
establecer
acciones de
mejora.
21/07/2016

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10. Relacin de registros adicionales que se deben cargar en el sistema informtico bpm (marcar
con una x los documentos que se cargan en bpm) Para uso interno de ICONTEC
No conformidades firmadas por el cliente (se anexan al informe) SI
Cuestionario de evaluacin de FSSC 22000 (solo aplica para este esquema) NA

11. CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-001

Se recomienda otorgar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda no otorgar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda renovar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda reactivar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda ampliar / reducir la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda no ampliar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda suspender la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda mantener la Certificacin del Sistema de Gestin X
Se recomienda cancelar o retirar la Certificacin del Sistema de Gestin
Comentarios adicionales:

Nombre auditor lder: Martha Elena Buitrago Quintero FECHA: 2015 10 07

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditora nicamente a la empresa y no ser divulgado a
terceros sin autorizacin de la empresa.

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