Auditora por procesos

Gua para auditores principiantes. Auditoras por procesos (ISO)

Tradicionalmente los auditores, tanto internos como externos, usan la norma, punto por punto, para
auditar los sistemas de gestin. Pero desde que se incluy en la Norma ISO 9001, la gestin por
procesos, no crees que tiene mucho ms sentido hacer las auditoras por procesos?

Los objetivos principales de una auditora de calidad son:

Verificar que el sistema de la calidad est implantado y cumple continuamente con los requisitos
especificados, y Establecer la eficacia y la eficiencia del sistema en la consecucin de los objetivos de la
calidad establecidos.

Y el enfoque de la gestin por procesos, como ya conoces de sobra, es dividir tu sistema en procesos,
conocer y gestionar las relaciones existentes entre ellos y decidir y emprender mejoras individuales para
cada uno de los procesos (siendo un proceso la actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos, y
que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados).

Para enfocar tu gestin a la gestin por procesos has tenido que hacer un esfuerzo de anlisis, de estudio
a fondo de cmo funciona tu organizacin, qu actividades realiza, qu recursos necesita para realizarlas,
qu entradas y qu salidas tienen, y cules son los resultados ptimos que quiere alcanzar. Las auditoras
que usan el enfoque basado en procesos determinan si el trabajo est gestionado eficazmente para
alcanzar esos resultados ptimos.

T, como auditor buscars determinar si:

Tu organizacin tiene una idea clara de lo que quiere hacer.

Ha identificado los medios para alcanzar los objetivos.
Est midiendo el cumplimiento de esos objetivos.
Y, si lo que se logra se ajusta a las necesidades de las partes interesadas.
Si ests acostumbrado a realizar las auditoras por puntos de la norma, quiz te resulte un poco
complicado cambiar el chip, pero la verdad es que una vez que les coges el truco, las auditoras por
procesos van a ser ms giles, te van a dar ms informacin y para t van a ser mucho ms fciles de
programar.

Por dnde empezar?

Muy fcil, por el mapa de procesos. Cgelo, y programa las actividades de auditora siguindolo.
Despus, slo te queda realizar la auditora para ver cmo funciona cada uno de ellos: Cmo lo
planifican, cmo lo implementan, cmo lo miden y cmo lo mejoran.

Para ejecutar la auditora puedes utilizar una lista de chequeo. La verdad es que nosotros, en general, no
somos partidarios de las listas de chequeo, pero evidentemente tienen dos cosas buenas:
Al tener que desarrollar las preguntas haces un primer anlisis de cada uno de los procesos.
Te ayuda a registrar las evidencias y hallazgos de la auditora.
Aqu te dejamos un ejemplo de auditora al proceso de compras.

Define el alcance del proceso. qu aspectos del proceso de compras se va verificar

Describe el proceso: Entradas?, Salidas? Cmo se resuelven los concursos, adjudicaciones, pedidos?
Cmo se verifica el cumplimiento por parte de los proveedores de las condiciones establecidas en los
contratos?
Me puedes ensear un "pliego de condiciones de contratacin"?. Verificar si son completos y definen con
claridad las caractersticas de los bienes o servicios a adquirir. Otro aspecto importante es que deben
recoger el plazo mximo de entrega de las ofertas y la forma de presentarlas (en sobre cerrados, va e-
mail, ) y la persona o Unidad en donde deben presentarse.
Existe un listado de proveedores? Cada cuanto se revisa? cumplen las condiciones de las ofertas
adjudicadas? Y si no, que se hace?
Las ofertas (por parte de proveedores) se adecuan a los pliegos de condiciones, las condiciones
ofertadas (plazo, calidad, etc.)?
Conoces la poltica de calidad de la empresa? dnde est publicada?
Sabes donde encontrar el manual de calidad?
Conoces los procedimientos que te aplican? Puedes ensermelos?
Qu instrucciones tcnicas utilizas en tu trabajo? Me dices dnde estn si necesitas cons

ultarlas? Me las puedes ensear?

Cmo comprobais que lo entregado se ajusta a lo pedido?
Revisar si la facturacin emitida por el Proveedor, y atendida por la Organizacin, se ajusta a los trminos
del contrato.
Manejas registros al realizar tu trabajo? Sabes cmo estn identificados?
Cmo controlas los documentos con los que trabajas?
Etc.
Creo que con este listado, para nada exhaustivo, te has hecho una idea de cmo se audita por procesos.

Por ltimo, y para que te sirva de apoyo, si es que al final te lanzas a auditar por procesos, te dejamos
un formato genrico de informe de auditora interna, orientado a este modo de auditar.

INFORME DE AUDITORA POR PROCESOS

Si al final te lanzas a hacer auditoras por procesos nos encantara conocer tu experiencia, comprtela
con nosotros.
 Adaptacin a la nueva norma ISO 9001:2015
La norma ISO 9001:2015 se public el 23 de septiembre de 2015. Ahora es necesario comenzar
con los trabajos de transicin, que no es una tarea fcil.

La nueva ISO 9001 2015 trae cambios muy importantes, aunque el ms destacado es la
incorporacin de la gestin del riesgo o el enfoque basado en riesgos en los Sistemas de Gestin
de la Calidad. Aunque es una tcnica normalmente aplicada en las organizaciones hasta ahora no
estaba alineada con el SGC.

La norma ISO 9001 versin 2015 ya puede ser implantada en una organizacin, aunque existe un
periodo de transicin de 3 aos especialmente relevante para aquellas que tengan un certificado
vigente bajo ISO 9001:2008.

Es muy importante no dejar todo el trabajo para el final del citado periodo, pues puedes poner en
riesgo el certificado de calidad de tu organizacin.

En este blog te aportaremos informacin sobre todo lo que gire alrededor de la nueva norma ISO
9001:2015.

Cronologa de la norma ISO 9001. Recorrido hasta su publicacin.

JUN 2012DOCUMENTO DE TRABAJO DE CAMBIOS A LA NORMA

DIC 2012APROBACIN DEL BORRADOR DE ESPECIFICACIONES Y WD

JUN 2013CD PARA COMENTARIOS Y VOTACIN

JUN 2014BORRADOR DIS

JUL 2015BORRADOR FDIS

SEP 2015NORMA INTERNACIONAL (IS)

SEP 2018LOS CERTIFICADOS DE ISO 9001:2008 YA NO SON VLIDOS

Diferencias en la estructura de ISO 9001:2008 e ISO 9001:2015.

ISO 9001:2008

1. Objeto y campo de aplicacin

2. Normas para la consulta
3. Trminos y definiciones
4. Sistema de gestin de la calidad
5. Responsabilidad de la direccin
6. Gestin de los recursos
7. Realizacin del producto
8. Medicin, anlisis y mejora

ISO 9001:2015

1. Alcance
2. Referencias normativas
3. Trminos y definiciones
4. Contexto de la organizacin
5. Liderazgo
6. Planificacin
7. Soporte
8. Operaciones
9. Evaluacin del desempeo
10. Mejora

Anexo SL. Estructura de Alto Nivel que ISO 9001:2015 comparte con
otros sistemas de gestin estandarizados por el comit de
normalizacin ISO.

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN
4.1 Entendiendo la organizacin y su contexto.
4.2 Entendiendo las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
4.3 Establecimiento del alcance del Sistema de Gestin de Calidad.
4.4 Sistema de Gestin de Calidad.
5. LIDERAZGO

5.1 Liderazgo y compromiso.

5.2 Poltica.
5.3 Roles, responsabilidad y autoridad.

6. PLANIFICACIN
6.1 Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades.
6.2 Objetivos de calidad y planificacin.
6.3 Planificacin y control de cambios.

7. SOPORTE
7.1 Recursos.
7.2 Competencia.
7.3 Concienciacin.
7.4 Comunicacin.
7.5 Informacin documentada.

8. OPERACIN
8.1 Planificacin y control operacional.
8.2 Requisitos para los productos y servicios.
8.3 Diseo y desarrollo de los productos y servicios.
8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente.
8.5 Produccin y provisin del servicio.
8.6 Liberacin de los productos y servicios.
8.7 Control de las salidas no conformes.
9 EVALUACIN DESEMPEO
9.1 Seguimiento, medicin, anlisis y evaluacin.
9.2 Auditoras Internas.
9.3 Revisin por la direccin.

10. MEJORA
10.1 Generalidades.
10.2 No conformidades y acciones correctivas.
10.3 Mejora continua.