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Tcnicas

documentales
de archivo
La descripcin
archivstica

Vctor Hugo Arvalo Jordn


Tcnicas
documentales
de archivo
La descripcin
archivstica
Vctor Hugo Arvalo Jordn

Tcnicas
documentales
de archivo
La descripcin
archivstica

e-libro.net
Asociacin de Archiveros de Santa Fe, Santa Fe, Argentina
Primera edicin en papel, 1991
Segunda edicin, 1992
Tercera edicin, 1993
Primera reimpresin, 1994
Segunda reimpresin, 1995
Tercera reimpresin, 1996
Cuarta reimpresin, 1997
Quinta reimpresin, 1998
Sexta reimpresin, 1999
Cuarta edicin, 2000
Quinta edicin, 2001

Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta


publicacin puede reproducirse, almacenarse o transmitirse
de ninguna forma, ni por ningn medio, sea este elctrico,
qumico, ptico, de gradacin o de fotocopia, sin la previa
autorizacin escrita por parte del editor o del autor.

Esta obra tambin est disponible en soporte papel, bajo la


modalidad de libro a pedido.

1991, por Vctor Hugo Arvalo Jordn

Primera edicin virtual y en papel, e-libro.net, septiembre


de 2002

ISBN 950-502-006-6
PRLOGO

PRESENTAR un libro del tcnico archivero Vctor Hugo


Arvalo Jordn es una gran satisfaccin personal y
profesional, tanto por la amistad que nos une como
por lo que el presente libro va a representar en el pa-
norama de la Archivstica y Documentacin nacional
y provincial.
Pero antes de hablar de estas Tcnicas Documenta-
les, quiero referirme a sus anteriores publicaciones.
Aunque algunas de ellas de impresin modesta, han
cubierto a satisfaccin las necesidades del mundo de
nivel terciario, precisamente en la carrera de Archivs-
tica, en el Instituto Superior N 12, ya que ha sido el
propulsor de estos estudios. Como consecuencia de ello
fue nombrado Jefe de Seccin, ttulo que corresponde
a lo que comnmente llamamos Director de la carrera.
Su preocupacin por la formacin profesional lo ha
hecho asumir el dictado de ctedras tales como Teo-
ra Archivstica, Grafstica y Diplomtica; Tcnicas
Descriptivas I y II, para las que fue realizado el pre-
sente trabajo; Conservacin y Restauracin documental;
Planificacin archivstica; Informtica; y ha alternado
con Paleografa y Diplomtica; Metodologa de la Inves-
tigacin Histrica; Historia Americana II; en la carrera
de Historia, y en la carrera de Periodismo y Comuni-
cacin Social: Tecnologa Informativa.
Para muchos conocedores de las tcnicas archivol-
gicas estas teorizaciones constituyeron la formulacin
escrita de soluciones lgicas y correctamente funda-
mentadas para solucionar problemas bsicos.
Desde el punto de vista de la prctica, la expe-
riencia archivstica de Vctor Hugo Arvalo Jordn,
inquieto gestor y Miembro Honorario de la Asocia-
cin Entrerriana de Archiveros y de la Asociacin de
Archiveros de Santa Fe (1988), lo ha llevado a publi-
car: Descripcin de documentos por computacin, Mi-
nisterio de Gobierno, Santa Fe, 1983, en impresin
mimeogrfica; Introduccin a la paleografa, Instituto
de Investigaciones Histricas, Facultad de Historia de
la Universidad Catlica de Santa Fe, 1983; Capacita-
cin archivstica, IAFA, Paran, Entre Ros, 1984; Teo-
ra archivolgica, Departamento de Investigaciones
Documentarias, Instituto Superior N 12, 1985, Edi-
cin Maya, Santa Fe, 1987 y 1988; Situacin de los ar-
chivos de Entre Ros, en Cuadernos, Archivologa, N 3,
Santa Fe, 1988; Los centros documentales, Boletn In-
formativo, Instituto de Investigaciones, Facultad de
Humanidades y Arte de la Universidad Nacional de Ro-
sario (Santa Fe), octubre, 1988.
De igual modo, ha presentado trabajos que han sido
considerados de mucho valor archivstico, en jornadas
y congresos de la especialidad, a partir de 1979 hasta
la fecha, y ha integrado el comit evaluador de traba-
jos, as como ha sido vicepresidente de las I Jornadas de
Archiveros de la Provincia de Entre Ros, Paran; vice-

6
presidente de las V Jornadas de Archiveros de Argen-
tina con Proyeccin Latinoamericana, Paran, Entre
Ros y vocal de la Comisin Ejecutiva (decreto 0875 del
4 de abril de 1988) de las VI Jornadas de Archiveros de
la Argentina con Proyeccin Latinoamericana y en las
X Jornadas de Archiveros de la Provincia de Santa Fe.
Sus proyectos y propuestas presentadas en jorna-
das nacionales y provinciales han sido evaluados con
altos conceptos, lo que ha demostrado su eficiente
capacidad planificadora, poniendo mano a la obra y
participando en cursos u organizndolos, ya sea de
Paleografa o Documentacin.
Todo lo dicho no significa la totalidad de los cono-
cimientos de Arvalo Jordn. Hoy nos presenta su li-
bro Tcnicas Documentales y como su autor nos revela
en el contenido, es una unidad de visin y de conjunto
del que se carece en el panorama archivstico argen-
tino y santafesino.
Como aportaciones ms relevantes, quiero sealar:
1) Sistemas de informacin en el ciclo vital del documen-
to; 2) Anlisis documental; 3) Evaluacin del rendi-
miento informativo, 4) Tesauros aplicados a los archivos;
5) Sistema general para descripcin por ordenadores
y 6) Administracin de la informacin.
Para finalizar, estimo que el libro de Vctor Hugo
Arvalo Jordn va a ser un elemento bsico y una obra de
consulta para todos aquellos que deseen introducirse con
profundidad en el mundo de las tcnicas documentales.

J. CATALINA PISTONE
Directora General
Archivo General de la
Provincia de Santa Fe

7
NDICE

Prlogo ..................................................................... 5

INTRODUCCIN ........................................................... 16
Las normas ............................................................. 20
Las normas ISAAD (G) .......................................... 20
Las normas ISAAR (CPF) ....................................... 22
Origen y objetivo del documento normativo ...... 24
Las normas ISO ........................................................ 28
La problemtica documental ................................ 31
Toma de decisiones ............................................... 33

DEFINICIN Y ASPECTOS TERICOS DE LAS TCNICAS


DOCUMENTALES ..................................................... 44
Archivologa y archivos ......................................... 44
La archivologa como ciencia social ................ 49
Archivo ............................................................... 51
Archivos y bibliotecas ....................................... 54
Documento ......................................................... 57
El expediente .................................................... 63
Informacin ....................................................... 67
Aspectos tericos ................................................... 71
Justificacin de las tcnicas documentales ... 80
Programa documental ...................................... 84
Objetivos del programa .................................... 90
Archivos sin auxiliares descriptivos............... 94
Los usuarios ...................................................... 97

LOS CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS ....................... 104


Anlisis de los elementos constitutivos
del documento diplomtico ............................... 105
Protocolo inicial ................................................ 107
El cuerpo............................................................ 109
Protocolo final ................................................... 110
Los caracteres internos y externos del
documento ........................................................... 111
Caracteres externos ......................................... 111
Clase y tipo documental .............................. 111
Contenedor o formato ................................. 121
Cantidad ....................................................... 123
Soporte o forma ............................................ 124
Caracteres internos .......................................... 125
Entidad productora ..................................... 125
Fecha y lugar de produccin ....................... 127
Orgenes funcionales ................................... 128
Contenido sustantivo .................................. 130
Ciclo vital de los documentos .............................. 132
Sistemas de informacin en el ciclo vital ............ 136
Primera etapa ................................................... 137
Segunda etapa ................................................... 138
Tercera etapa .................................................... 140
Cuarta etapa ...................................................... 141

9
ANLISIS DOCUMENTAL ............................................... 144
Elementos del anlisis documental ..................... 144
Criterios............................................................. 149
Anlisis de los tipos documentales ................. 151
Determinacin del tipo de informacin
que se desea obtener ................................. 152
Identificacin del documento ..................... 155
Especificaciones o requerimientos
documentales ............................................. 156
Determinacin de la fuente de obtencin
de datos ...................................................... 158
Forma de obtener datos .............................. 160
Preparacin de los formularios .................. 164
Concepto e importancia de los documentos ....... 165
Presentacin de los documentos ..................... 166
Archivo de los documentos .............................. 167
Requisitos generales de los documentos ........ 167
Sistematizacin de los documentos ..................... 168
Grupo I ............................................................... 169
Grupo II ............................................................. 171
Grupo III ............................................................ 172
Grupo IV ............................................................ 174
Control de gestin para archivos ......................... 178
Ventajas de la aplicacin tecnolgica
por medio de ordenadores ................................. 181
Evaluacin del rendimiento informativo ............ 182
Nociones bsicas ............................................... 182
Finalidades de la evaluacin. La necesidad
de rendimiento ............................................... 183
Limitaciones de la evaluacin ......................... 184
Mtodos de evaluacin del rendimiento ........ 186
Escalas de evaluacin .................................. 186

10
Lineamientos para la presentacin
de los trabajos ..................................................... 187

LA DESCRIPCIN PROPIAMENTE DICHA.


TCNICAS DESCRIPTIVAS ....................................... 189
Inventarios ............................................................. 189
Procedimientos ................................................. 191
Clasificacin de inventarios ............................ 194
Por la unidad de archivo que lo utiliza ...... 195
Por la finalidad del inventario ................... 196
Diseo y diagramacin del inventario ............ 198
Encabezamiento ........................................... 198
Encolumnado ................................................ 201
Datacin ........................................................ 202
Cdigos .............................................................. 203
Inventario y CVD ................................................. 204
Evaluacin de inventarios ............................... 205
Presentacin ...................................................... 207
La catalogacin archivstica ................................. 208
Introduccin ...................................................... 208
Catalogacin de archivos y bibliotecas ........... 214
Catalogacin en las etapas del ciclo
documental ..................................................... 216
La etapa prearchivstica ............................. 217
La etapa archivstica ................................... 220
Soportes de los catlogos ................................. 222
Diagramacin catalogrfica ............................. 225
Elementos de la catalogacin .......................... 227
Ficha catalogrfica general.............................. 228
Encabezamiento ........................................... 229
Cuerpo........................................................... 231
El escatocolo ................................................. 233

11
La ficha erudita, temtica o documental ........ 234
Tipos de fichas .................................................. 235
La utilidad de anotaciones y signos ................ 239
Ficha de publicaciones peridicas .................. 241
Ficha catalogrfica peridica .......................... 242
Diarios ............................................................... 244
Clasificacin de los catlogos .......................... 245
Catlogo de epgrafe .................................... 247
Catlogo de extracto .................................... 247
Catlogo de resumen ................................... 248
Clasificacin de los resmenes............... 248
Redaccin del resumen ........................... 250
Ordenacin de los catlogos ............................ 256
Taxologa............................................................ 257
La indizacin archivstica ..................................... 261
Introduccin ...................................................... 261
Sistemas clasificatorios .................................... 272
Simplificacin de las reglas de indizacin ..... 273
Consejos prcticos ............................................ 276
Los ndices temticos ....................................... 277
Clasificacin ...................................................... 278
Aplicacin de los ordenadores ........................ 281
Construccin de la clasificacin ...................... 282
Los tesauros archivsticos .................................... 284
Introduccin ...................................................... 284
Estructuracin de tesauros. Tcnicas
de compilacin ............................................... 286
Reglas de construccin ..................................... 288
Controles semnticos .................................. 288
Reglas de complementacin ....................... 290
Clasificacin de los tesauros ........................... 291
Tcnicas de acceso a los trminos
del tesauro ...................................................... 292

12
La clasificacin por medio de descriptores ... 295
Listas de encabezamientos y tesauros ............ 297
Las guas archivsticas .......................................... 300
Introduccin ...................................................... 300
Captulos introductorios .................................. 309
El servicio del archivo ...................................... 312
Descripcin general .......................................... 313
La descripcin por medio de ordenadores ......... 315
Introduccin ...................................................... 315
La informacin y el avance tecnolgico.
La documtica ................................................ 318
Los ordenadores ............................................... 322
Ordenadores digitales ...................................... 323
Aspectos generales ...................................... 323
Principales unidades del sistema .............. 326
Momentos para la descripcin ........................ 329
Control de trmites ..................................... 330
Listados ............................................................. 331
Lenguaje y formas de informacin .................. 333
Sistema general para la descripcin
por ordenadores ............................................. 335
Generalidades .............................................. 335
Objetivos ....................................................... 337
Naturaleza del sistema ............................... 338
Elementos del sistema ................................ 339
Datos relativos a la entidad .................... 339
Datos relativos al documento ................. 341
Clasificacin .......................................... 341
Para uso interno .................................... 342
Informacin ........................................... 343
Datos relativos a la informacin ............ 344
La administracin de los documentos ................. 345
Generalidades ................................................... 345

13
Nociones preliminares de las estadsticas ..... 348
Objetivos de la estadstica ............................... 349
Utilizacin de la estadstica ............................ 350
Presentacin de datos. Generalidades ........... 350
Partes de la administracin de la
informacin ..................................................... 352
Tipos de demanda de la informacin .............. 352
Tipos de alimentacin de la informacin ....... 354
Tipos de seleccin ............................................. 355
Tipos generales ................................................. 355
Pronstico .......................................................... 357
Perodos del pronstico ................................... 358
Anlisis de los auxiliares descriptivos ........... 359
Modelos de la demanda .................................... 360
Mtodos empleados para formular
el pronstico ................................................... 363
Definiciones de trminos empleados
en la administracin de la informacin ............ 367

BIBLIOGRAFA ANOTADA .............................................. 370

ANEXO ....................................................................... 379

14
OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO

Que el lector logre:

a) Conocer la naturaleza de la documentacin en ge-


neral, a fin de posibilitar su aplicacin en una esfe-
ra especializada.
b) Comprender los aspectos tericos y prcticos de la
materia que nos ocupa.
c) Comprender los cnones de las tcnicas archivsticas.
d) Incentivar el inters por el estudio, manejo y em-
pleo de las distintas fuentes y servicios de informa-
cin documental.
e) Elaborar los instrumentos descriptivos ms ade-
cuados a la realidad archivstica que se le presente.
f) Conocer el rol que cumple la tarea descriptiva, en
la recuperacin de la informacin.
g) Comprender la importancia de la informacin en la
toma de decisiones.
INTRODUCCIN

SE HACE cada vez ms patente, la necesidad de un ma-


nual que rena distintos sistemas de trabajo y proce-
dimientos, para las variadas formas descriptivas de
documentos, tomando en cuenta la creciente profesio-
nalizacin del personal que se encuentra a cargo de los
archivos, como las exigencias permanentes sobre el
control y correcta administracin documental.
Los distintos auxiliares descriptivos utilizados en
los archivos tienen varios objetivos; entre los ms im-
portantes podemos considerar:
a) Facilitar la gestin documental.
b) Permitir la investigacin, obteniendo recursos
documentales y facilitando aspectos de la informacin.
c) Dar seguridad a los documentos que han sido
descriptos.
d) Controlar el movimiento documental en sus dis-
tintas etapas.
e) Discernir los distintos tipos de informacin: cien-
tfica, tcnica y administrativa.
Cientfica. Perteneciente o relativo a la ciencia, o a
su investigacin. Que posee una o varias ciencias.
Tcnica. Conjunto de procedimientos y recursos
de que se sirve una ciencia o arte. Pericia o habilidad
para utilizar estos procedimientos y recursos.
Administrativa. Perteneciente o relativo a la ad-
ministracin. Que trabaja en la administracin. Rama
del derecho pblico que regula las instituciones y las
actuaciones del poder ejecutivo, sus relaciones con
los administrados y el funcionamiento de los servicios
pblicos.
f) Ubicar al documento en tiempo mnimo.
Las normas ISAAD (G) sealan objetivos que nos son
comunes desde el punto de vista de la descripcin ar-
chivstica, estas normas en teora estn diseadas para:
a) Asegurar la creacin de descripciones coheren-
tes, apropiadas e inteligibles por s mismas.
b) Facilitar la recuperacin y el intercambio de in-
formacin sobre la documentacin de archivo.
c) Hacer posible compartir los encabezamientos
autorizados, y contenidos.
d) Hacer posible la integracin de descripciones
de diferentes depsitos en un sistema unificado1 de
informacin.2

1
Sobre este tema hablamos muy extensamente en la descrip-
cin colectiva y en los sistemas integrados de archivos.
2
Consejo Internacional de Archivos; Proyecto ISAD (G); Norma In-
ternacional General de Descripcion Archivistica. Adoptada por la
Comisin ad hoc sobre Normas de Descripcin. Madrid, 21-24 de enero
de 1992. Secretara de la Comisin delCIA sobre Normas de Des-
cripcin Archivstica, Ottawa, enero de 1992. Original en ingls. Esta
traduccin se realiza solamente para objetivos de referencia; no es
un documento oficial. Comisin ad hoc sobre Normas de Descripcin
Archivstica.

17
Una de las funciones esenciales de un archivo es
tener conocimiento de todos y cada uno de los docu-
mentos que posee la institucin, labor que puede ser
realizada de distintas formas: empleando inventarios,
con una amplia gama de variedades que permite ser
flexibles en cada objetivo archivstico. Los catlogos
son el instrumento ms ampliamente conocido por la
influencia de los biblioteclogos que han trabajado en
archivos, tratando de darle al procedimiento archivsti-
co un tratamiento similar al de las bibliotecas. Tambin
se tiene la colaboracin de guas, ndices, tesauros, bases
de datos, etc., la enumeracin se hace de acuerdo con el
grado intelectivo que se requiere para cada auxiliar.3
Cada uno de estos sistemas es interpretado de
acuerdo con las necesidades de cada archivo, creando
una enorme variedad de auxiliares, muchas veces re-
cargados de informacin, cuando no obsoletos o por lo
general auxiliares cuyos datos se encuentran repeti-
dos, con la consecuente dispersin de informacin y de
trabajo. O en caso contrario, auxiliares muy escuetos,
resumidos que slo cumplen el objetivo de ubicacin.
Otras ayudas de recuperacin: la produccin
de otras clases de ayuda de recuperacin de la infor-
macin depender de las caractersticas especficas
de los archivos, de la forma en que se utilizan y del n-
mero de usuarios. Para algunos archivos muy utiliza-
dos puede ser rentable describir los documentos a nivel
de fichero o de expediente y hasta a nivel de docu-
mento particular. Los asientos individuales pueden
figurar en tarjetas de fichero o tomar forma de calen-

3
An no se cuenta con una normalizacin de la nomenclatura ar-
chivstica, por lo que preferimos citarlos como auxiliares descriptivos.

18
darios resmenes sucintos de documentos aislados
dispuestos por lo general cronolgicamente. Para
algunas clases de documentos, utilizados principalmen-
te para localizar una informacin especfica, los archivos
pueden considerar til elaborar listas: de personas,
lugares, embarcaciones, transacciones, casos jurdicos,
etc. Sin embargo, se debe ser muy prudente para co-
menzar a hacer la descripcin de las clases de do-
cumentos mencionados. No deber iniciarse antes de
tener la seguridad de que los gastos ocasionados se
van a compensar en relativamente poco tiempo con lo
que se economice en costos de personal para propor-
cionar la informacin a los usuarios.4
Es conocido por todos que la herencia documental
sufre grandes prdidas no slo por accidentes y actos
vandlicos, sino tambin por sustracciones, sustitucio-
nes o robos de los que, en el momento adecuado, no se
tiene noticia.
Los auxiliares descriptivos cumplen la funcin de
seguridad cuando estn adecuados a estas necesidades.
Independiente de los actos citados, se produce ms
dao en los archivos, como consecuencia del manejo
de informacin realizado por personas no especializadas
que, desconociendo los mtodos de recuperacin de
informacin, realizan trabajos consuetudinarios sub-
jetivos, que si bien solucionan problemas moment-
neos de las instituciones, no logran un servicio idneo
de informacin adecuada, con las consiguientes con-
secuencias econmicas en estas instituciones.
4
Rhoads, James B., La funcin de la gestin de documento y ar-
chivos en los Sistemas Nacionales de Informacin: estudio del RAMP,
preparado por este autor para el Programa General de Informacin
y Unisist, Pars, Unesco, 1983, 51 pp., 30 cm (PGI-83/WS/21).

19
Son razones valederas para estudiar las distintas
caractersticas dentro de cada sistema propuesto, to-
mando en cuenta los avances tecnolgicos y de la eje-
cucin de auxiliares descriptivos supeditados a un eje
principal de trabajo.

LAS NORMAS

Consecuentemente y con el fin de lograr situacio-


nes de lenguaje comn a la descripcin general de to-
dos los archivos, se plantean normas como las ISAAD (G),
las normas ISAAR y la aplicacin de las normas ISO para
generalizar el trabajo de los archivos.

Las normas ISAAD (G)

El Consejo Internacional de Archivos (CIA) presen-


t un proyecto denominado ISAD (G), que bsica consiste
en una Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica, que fuera adoptada por la comisin ad
hoc sobre Normas de Descripcin. En Madrid entre el
21 y el 24 de enero de 1992 y por la Secretara de la Co-
misin del CIA sobre Normas de Descripcin Archivs-
tica, este trabajo fue distribuido en ingls. La copia se
realiz solamente para servir de referencia, no como
un documento oficial. Pero, en muchas parte se adop-
t directamente y se aplic sin tomar en cuenta nin-
guna consideracin previa.
Los miembros del CIA que han formado parte de la
comisin desde su formacin en 1990 son: Christopher
J. Kitching (presidente), Reino Unido; Hugo L. P. Stib-
be (director del proyecto), Canad; Chislain Brunel

20
(1990-1991) Francia; Michael Cook, Reino Unido; Jan
Dahlin, Suecia; Wendy Duff, Canad; Ana Franqueira,
Portugal; Pedro Gonzlez, Espaa; Christine Petillat,
(1991) Francia; Sharon G. Thibodeau, Estados Unidos;
Habibah Zon Yahaya, Malasia; Charles Kecskemti (di-
rector ejecutivo del CIA); Wolf Buchmann (secretario
de Asuntos Tcnicos); Representante de la Secretara del
CIA ; Axel Plathe, Representante del PGI de la Unesco;
Secretara C/o National Archives of Canad.
El borrador de Reglas Generales para la Descrip-
cin fue preparado por un grupo de la comisin ad hoc
sobre Normas de Descripcin. Fue establecido en la
primera sesin plenaria de la comisin en Hhr Gren-
zausen, Alemania, en octubre de 1990.
El grupo estuvo formado por: Wendy Duff (coordi-
nadora); Michael Cook, Sharon Thibodeau, Hugo Stib-
be (director del proyecto y secretario).
El grupo se reuni en Liverpool, Reino Unido, en
julio de 1991, para completar el borrador que pas por
las etapas de todo proyecto; luego fue discutido, modi-
ficado y ampliado en la reunin plenaria de la comi-
sin, en Madrid, en enero de 1992. Esta participacin
de Espaa permiti que se difundiera en habla hispana
y el entusiasmo espaol adopt formalmente el borra-
dor en esta reunin. Se le conoce como Borrador de
Madrid de la ISAD (G): Norma Internacional General
de Descripcin Archivstica.
El borrador de Madrid de la ISAD (G) fue puesto en
circulacin en febrero de 1992, para ser comentado por
la comunidad archivstica internacional, traducido a
las lenguas oficiales del Consejo Internacional de Archi-
vos y distribuido como ponencia en el XII Congreso
Internacional de Archivos celebrado en Montreal, en

21
septiembre de 1992, siendo discutido en una sesin
abierta. La comisin volvi a reunirse en Estocolmo,
en enero de 1993, para examinar y revisar el documen-
to, respondiendo a los comentarios recibidos de todas
partes del mundo y a los efectuados en la sesin abier-
ta de Montreal. Son las normas adoptadas en algunos
archivos de Europa. No obstante se propuso un pero-
do de cinco aos para revisar este documento, lo cual
ser recomendado por el CIA cuando sea presentado
para su publicacin.5

Las normas ISAAR (CPF)

Esta Norma Internacional de Descripcin para los


documentos corporativos, de personas y familias fue
aprobada en su ltima versin por el Consejo Interna-
cional de Archivos, preparado por la Comisin ad hoc
en Normas Descriptivas en Pars, Francia, entre el 15
y el 20 de noviembre de 1995. Desarrollado con la con-
tribucin de la Unesco.
El grupo formado por Wendy Duff, Jan Dhalin, Chris-
tine Nougaret, Hugo Stibbe (director del proyecto y
secretario), y Michael Cook, miembros de la Comisin
ad hoc de Normas de Descripcin del Consejo Inter-
nacional de Archivos (CIA), se reuni en Estocolmo en
enero de 1993, en la tercera sesin plenaria de la Co-
misin, con el fin de elaborar un documento de trabajo,
propuesto como una norma que estableciera control
en los sistemas archivsticos de informacin.
5
Concilio Internacional en los Archivos. Comisin ad hoc en las
Normas Descriptivas; ISAAR (CPF): Descripcin general de archivos para
los cuerpos corporativos, personas y familias. El ltimo ICA aprob
la versin.

22
El mismo que en noviembre de 1993 celebr una
reunin en Liverpool para tratar los puntos de acceso
en la descripcin archivstica. La norma ideada por el
grupo, peca por sus semejanzas con las normas biblio-
tecarias para el control de autoridad de los encabeza-
mientos, basado en las investigaciones que, sobre este
tema, se estaban realizando en Canad y en Estados
Unidos. La inspiracin de estas normas estaran sus-
tentadas en la labor que la Federacin Internacional
de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA)
ha venido desarrollando a nivel internacional durante
los aos setenta y ochenta, en materia de encabeza-
mientos autorizados, como las Guidelines for authority
and reference entries (IFLA, 1984).
El grupo elabor un anteproyecto que fue examina-
do, modificado y ampliado durante la sesin plenaria
de la comisin ad hoc celebrada en La Haya en octubre
de 1994. Este anteproyecto se difundi entre algunos
miembros de la comunidad archivstica internacional
para que sta presentara sus comentarios. Durante la
sesin plenaria de la comisin celebrada en Pars en
noviembre de 1995, se examinaron los comentarios
recibidos.
Es interesante saber que la Comisin ad hoc de Nor-
mas de Descripcin del CIA manifest su agradecimien-
to a los archivos nacionales de Canad, por la ayuda
proporcionada al secretariado, y a aquellas otras ins-
tituciones, como la Universidad de Liverpool, la Es-
cuela Holandesa de Archivstica (Pases Bajos) y los
archivos nacionales de Francia, que han recibido a la
comisin durante la elaboracin de este documento.

23
ORIGEN Y OBJETIVO DEL
DOCUMENTO NORMATIVO

Dentro de sus actividades de normalizacin, la co-


munidad archivstica reconoce la importancia de una
adecuada presentacin de los elementos informativos
descriptivos, entre los cuales, uno de los ms impor-
tantes es el relativo al contexto de produccin de los
documentos entidad productora.
La norma internacional de descripcin archivstica,
la ISAD (G): Norma Internacional General de Descrip-
cin Archivstica, prev la integracin de esta infor-
macin sobre el contexto en la propia descripcin de
la unidad archivstica el fondo, grupo, la serie o el
expediente, el tipo documental, las unidades documen-
tales. La norma ISAD (G) admite, sin embargo, la po-
sibilidad de tratar autnomamente esta informacin
contextual combinndola con otros elementos infor-
mativos utilizados en la descripcin.
Considera el grupo que existe una serie de moti-
vos que justifican la utilidad de este tratamiento de la
informacin contextual fuera de la descripcin. Esto
significa que la informacin contextual se puede re-
lacionar con la descripcin documental de un mismo
productor que se conserve en ms de un archivo prin-
cipio de pertenencia o bien con las de archivos y obras
bibliogrficas de un mismo productor que se conser-
ven por separado principio de procedencia o con
documentos que todava conserve dicho productor. Es-
tas relaciones son muy limitadas porque hasta el mo-
mento slo facilitan la investigacin histrica. Esto
siempre de acuerdo con los enunciados del documen-
to original.

24
Supuestamente, estas normas deberan permitir
que los diferentes archivos que conservan documen-
tos de un mismo productor puedan intercambiar con
ms facilidad su informacin contextual sobre dicho
productor si sta se ha tratado de una manera norma-
lizada Para ello contamos los archiveros con la des-
cripcin colectiva.
Para este grupo, dicha normalizacin adquiere un
inters internacional cuando el intercambio de infor-
macin contextual traspasa las fronteras nacionales.
(Consideremos que sin necesidad de las normas los
documentos conllevan un inters internacional implci-
to en su contenido sustantivo.) El carcter multinacio-
nal de los archivos actuales y del pasado, producidos
en el desarrollo de actividades como la colonizacin,
la inmigracin o el comercio, est reclamando una nor-
malizacin internacional que permita el intercambio
de la informacin contextual, esta situacin justifica
nuestra opinin de que estas normas son ms para fa-
cilitar solamente la investigacin histrica.
Una norma internacional que pretenda servir de
base para el intercambio de las descripciones relati-
vas a los productores de archivos, debe fomentar la
preparacin de unas descripciones coherentes, pertinen-
tes y explcitas aplicables a las entidades, personas y
familias que sean entes productores. No requerimos
enormes esfuerzos para ello cuando, por caminos ms
archivsticos, lo podemos lograr con una descripcin
colectiva, respetando derechos colaterales.
Esto es perfectamente coherente con una norma-
lizacin ms general de la informacin contenida en
los puntos de acceso de las descripciones archivsticas
o bibliogrficas ya que, en efecto, el nombre del pro-

25
ductor de la unidad de descripcin puede conside-
rarse el principal punto de acceso en la descripcin
archivstica.
En los sistemas bibliotecarios de informacin, el
contenido del punto de acceso es objeto de una des-
cripcin normalizada denominada encabezamiento
autorizado. ste comprende una entrada autoriza-
da la formulacin normalizada del nombre o trmi-
no utilizado como punto de acceso combinada con
otros elementos informativos que describen el conteni-
do de la entrada autorizada o remiten a otras entradas
autorizadas. En un encabezamiento autorizado clsico
estos otros elementos informativos no son ms que los
calificadores fundamentales que sirven para clarificar
perfectamente el contenido de la entrada autorizada,
de manera que en los ficheros de autoridades volu-
minosos se distingan claramente los diferentes enca-
bezamientos autorizados. Con la formacin de bases
de datos actuales, estos encabezamientos autorizados
quedan un poco obsoletos, si bien tienen vigencia para
las objetivos de la Bibliotecologa, en Archivstica se
pueden realizar puntos de acceso en cada campo de
la planilla de una base de datos. A partir de este pun-
to de vista, es obsoleto el anlisis de estas normas.
La descripcin normalizada de un productor de ar-
chivos puede considerarse una clase de encabezamien-
to autorizado que comprende una entrada autorizada
el nombre combinada con otros elementos infor-
mativos que sirven para describirlo o que remiten a
otras entradas autorizadas.
Las descripciones contextuales normalizadas para
archivos, ya que sirven para describir perfectamente
al ente productor y tener un mayor conocimiento de

26
las descripciones relativas a sus archivos, deben utili-
zar en mayor medida que los encabezamientos autori-
zados clsicos, otros elementos informativos distintos
para resaltar esta diferencia. Es preferible denominar a
estas descripciones normalizadas del contexto de pro-
duccin, encabezamientos autorizados archivsticos.
El principal objetivo de este documento consiste
en proporcionar unas reglas generales para el estable-
cimiento de los encabezamientos autorizados archi-
vsticos relativos a las entidades, personas y familias
que figuran como productoras de archivos en las des-
cripciones archivsticas. Con este tipo de normas, se-
ra conveniente preguntarnos si no estamos forzando
la condicin natural del cuerpo descriptivo para que
se sujete y responda a normas internacionales. Los en-
cabezamientos elaborados a partir de estas reglas ser-
virn para normalizar la forma de los nombres de los
productores de archivos, a la vez que para describir
todos aquellos atributos del productor que sean nece-
sarios para comprender el contexto de produccin de
cada conjunto documental.
Un encabezamiento archivstico autorizado, elabora-
do segn esta norma, puede servir tambin para con-
trolar la forma del nombre y la identidad de cualquier
entidad, persona o familia mencionada en cualquiera
de los puntos de acceso de una unidad de descripcin.
Nos preguntamos si este objetivo planteado por el do-
cumento es una labor netamente archivstica o, ms
bien, administrativo-histrica. No se comprende que
los archivos tengan el control desde ese punto de vista.
Si lo consideramos desde el punto de vista informativo,
posiblemente realicemos adelantos en cuanto a infor-
macin, pero no en cuanto a actividades de control.

27
En esta norma se trata slo de algunas de las con-
diciones requeridas para el intercambio de la infor-
macin contenida en los encabezamientos autorizados
archivsticos. A nivel nacional o en cada lengua, debe-
rn elaborarse normas y convenios para la normaliza-
cin de los puntos de acceso. Adems, para que se lleve
a efecto el intercambio de esta informacin de los en-
cabezamientos autorizados archivsticos, es preciso
que los archivos afectados elaboren y utilicen formatos
de intercambio que se adapten a ello. Sera muy con-
veniente impulsar la elaboracin o identificacin de
un formato que se adapte al intercambio internacio-
nal de la informacin contemplada en esta norma. Para
comprender mejor las ventajas y desventajas de esta
norma, incluimos el capitulo de la descripcin colectiva.6

LAS NORMAS ISO

Estas normas, al igual que las anteriores, tienen


una relacin muy estrecha con la Unesco. Desde la crea-
cin del Unisist en 1972, la Unesco ha planteado en el
campo de la informacin, la formulacin permanente y
su publicacin, de directrices para mejorar los sistemas
y servicios de informacin y, para establecer formatos y
prcticas normalizados. La Unesco ha cooperado tam-
bin estrechamente con la Organizacin Internacional
6
International Council on Archives; ISAAR (CPF): International
Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons
and Families, Final ICA approved version, Prepared by the Ad hoc
Commission on Descriptive Standards Paris, France, 15-20 November
1995, The Secretariat of the ICA ad hoc Commission on Descriptive
Standards, Ottawa, 1996.

28
de Normalizacin (ISO) en el establecimiento de nor-
mas y recomendaciones, en particular en los campos
de:
a) La bibliotecologa y la documentacin.
b) La terminologa.
c) El tratamiento de datos.
d) La reproduccin de documentos.
Algunas normas y recomendaciones de la ISO son
producidas gracias al Unisist.
El establecimiento en 1977 del Programa General
de Informacin de la Unesco (PGI) refundi en una mis-
ma divisin:
a) Los sistemas y servicios de informacin cient-
fica y tecnolgica incluida la promocin y el desa-
rrollo del Unisist.
b) La promocin de la documentacin, las bibliote-
cas y los archivos.
El Consejo Internacional de Archivos (CIA) compren-
di claramente la importancia de las directrices y nor-
mas, con miras a una plena capacitacin profesional
de los archiveros y del nmero creciente de investiga-
dores cuyas necesidades atienden.
Desde mediados de los aos setenta, los comits
tcnicos del CIA han preparado manuales de conserva-
cin de archivos y tecnologa del microfilme, as como
normas bsicas relativas al material y equipo de los
talleres de conservacin y reprografa.
El CIA, contando con el apoyo econmico de la Unesco,
estableci un modelo estadstico para las actividades
archivsticas, as como un glosario plurilinge de tr-
minos relacionados con los archivos.
Se escogi entonces como tema de la 18 Mesa Re-
donda Internacional de Archivos, celebrada en Nairo-

29
bi en 1978, el establecimiento y organizacin de las
instituciones de archivos, dedicando atencin a la for-
mulacin de normas y directrices en planes a plazo me-
dio del CIA.
En 1979 el PGI inicia su Programa de Gestin de Do-
cumentos y Archivos (RAMP), estimando la preparacin
de normas y directrices.
La Unesco organiz en Bari, en 1979, una reunin
de expertos, encargados de preparar una lista de las
normas y directrices que necesitan los archiveros y de
recomendar un orden de prioridad. El resultado se
denomin Informe Bari.
La Unesco, contrato mediante, encarg al CIA, eva-
luar las directrices existentes del Unisist, junto a las
normas y recomendaciones de la ISO en el campo de la
informacin, referidas a sistemas y servicios de ges-
tin de registros y archivos.
Se establecen recomendaciones sobre todo para la
recuperacin de informacin cientfica, en la primera
etapa del ciclo vital de los documentos; puesto que los
archivos procuran conservar documentos, que encie-
rren una informacin que tenga inters perdurable y
valor para la investigacin retrospectiva.
Muy relativamente, hasta la dcada del sesenta
los documentos que se encontraban disponibles para
ser transferidos a los archivos solan referirse ms a las
ciencias humanas que a las investigaciones de carc-
ter cientfico o tecnolgico.
Esto se modifica, muy lentamente, en cierto grado
al intervenir cada vez ms los gobiernos en asuntos
cientficos y tecnolgicos, y los registros que crean cons-
tituyen un fiel reflejo de esa intervencin.

30
Comprobada la existencia en los archivos de canti-
dades crecientes de informacin cientfica y tecnolgica,
pasan veinticinco o ms aos antes de que se transfie-
ran a los archivos. Situacin que permite a los inves-
tigadores cientficos pedir informacin ms reciente.
No es probable que los archivos puedan desempear
un papel esencial en los tipos de sistemas y servicios
que constituyen el tema principal del Unisist.
Las normas, directrices y recomendaciones formu-
ladas para facilitar la consecucin de los objetivos del
Unisist carecen mayormente de inters directo para
las necesidades o actividades en materia de archivos,
o que tengan slo una utilidad indirecta.

LA PROBLEMTICA DOCUMENTAL

Los servicios de consultora documental surgen


en los ltimos aos como consecuencia de la proble-
mtica que implica el manejo de documentos en insti-
tuciones que requieren regularizar gran cantidad de
informacin.
El progreso de la informtica no lleg a desarro-
llar completamente la oficina sin papeles. Se calcu-
la que para 1992, una amplia mayora de instituciones
en los Estados Unidos adoptara esta modalidad. Nor-
malmente se aprecia un incremento documental en
las instituciones.
Esta situacin nos lleva a una convivencia de pro-
cesos de informatizacin con interferencia documental,
sin integrarse en el proceso de trmite, adquiriendo
complejidad en los niveles de la administracin pbli-
ca y privada:

31
a) En instituciones con gran cantidad de clientes
o usuarios, como se da en los ministerios de Salud P-
blica y de Educacin, que requieren de grandes siste-
mas de control de documentos.
b) En instituciones con varias sucursales de servi-
cios pblicos, que se dan en ministerios de energa,
cuando no estn privatizados, por la provisin de sis-
temas de energa como agua y corriente elctrica, gas,
etctera.
c) En instituciones con grandes caudales de docu-
mentos por razones jurdicas y/o administrativas.
Los principales problemas que se presentan consis-
ten en la circulacin de gran cantidad de papeles entre
las oficinas, en muchos casos sin necesidad, generando
basura y mezclndose con documentos importantes.
d) Existen ms copias por documento que lo nece-
sario o lo normado.
e) Los archivos crecen desmesuradamente, perdin-
dose su control adecuado
f) Al no estar debidamente organizados, los archi-
vos no producen valiosa informacin para anlisis y
toma de decisiones.
g) Generalmente se desconocen los plazos de con-
servacin asignados o por asignar a cada tipo docu-
mental y se archiva por ms tiempo del asignado.
h) Se pierde mucho tiempo en encontrar documen-
tos de valor, por falta de eficacia.
i) Se extravan documentos sin que se tenga co-
nocimiento de ello.
j) No existe control o se degradan los sistemas so-
bre la produccin documental de la institucin.
Para lograr soluciones es necesario contemplar los
siguientes objetivos:

32
a) Reduccin de costos.
b) Optimizacin de procesos.
c) Mejora en la atencin a usuarios tanto internos
como externos.
d) Produccin de informacin de manera gil y
oportuna.
Para ello es posible la necesidad de:
a) Rediseo de circuitos internos de comunicacin
documental o trmites.
b) Generacin de normativas para el archivo y re-
cuperacin de documentos.
c) Asignacin de plazos de guarda de la documen-
tacin.
d) Reemplazo de algunos tipos documentales por
procesos electrnicos.
e) Implementacin de software que favorezca a la
gestin documental
f) Microfilmacin e informatizacin de archivos
centrales.

TOMA DE DECISIONES

Los archivos son instrumentos bsicos de admi-


nistracin. Gracias a ellos se realizan muchos proce-
sos y funciones operacionales. Comprenden toda la
informacin registrada, producida o recibida por una
organizacin al realizar sus operaciones. La documen-
tacin puede presentarse en la forma tradicional de
documentos escritos en papel y tambin en microfor-
mas o medios legibles por mquina, por ejemplo, cintas
o discos de computadoras, comprende adems foto-
grafas, grabaciones, pelculas y cualquier otro medio

33
de grabacin o transmisin de la informacin cuando
una organizacin realiza sus operaciones.7 La toma
de decisiones es por su esencia una actividad constan-
te del ser humano que realiza en todos los aspectos de su
vida. Las decisiones se toman en forma intuitiva, emp-
rica o como producto de una actividad intelectiva.
Toda institucin o entidad orgnica es considerada
como una reunin de factores: como produccin, natu-
raleza y trabajo, bajo una direccin, para prosecucin
de determinadas satisfacciones o servicios que requie-
re la comunidad. As en la institucin encontramos
recursos humanos y materiales que se combinan para
alcanzar objetivos determinados.
En toda institucin existe una direccin que inte-
gra los diferentes recursos, dirige, coordina y controla
para el logro del fin propuesto.
Las actividades de la institucin se hacen ms com-
plejas al aumentar la presin competitiva y requeri-
mientos legales o de otro orden que impone el cuerpo
social. La direccin de actividad emprica se transfor-
ma en tcnica, involucrando la demanda de especiali-
dades en diferentes reas de su organismo.
La mayor eficiencia en la distribucin, utilizacin
y aplicacin de recursos es el resultado de las decisio-
nes que el elemento humano toma respecto a las al-
ternativas de su propio tiempo.
Es la calidad del elemento humano la que condi-
ciona o determina la calidad de los resultados y permi-
te la gestin de la administracin. En las instituciones
pequeas las decisiones se encuentran generalmente
centralizadas en un individuo; en las instituciones gran-

7
Rhoads, James B., op. cit.

34
des hablamos de la resultante de las decisiones del con-
junto de individuos facultados para tal efecto, situacin
que da origen a la aplicacin de tcnicas de comunica-
cin para lograr la coordinacin.
La toma de decisiones es la actividad esencial en
los puestos ejecutivos. La labor de un ejecutivo consis-
te en actividades de:
a) Planeamiento.
b) Direccin.
c) Integracin.
d) Coordinacin.
e) Control.
Estas actividades forman parte del proceso admi-
nistrativo.
En la etapa de planeamiento, el ejecutivo necesita
fijar objetivos a corto o largo plazo para reas o fun-
ciones bajo su responsabilidad, de acuerdo con los obje-
tivos y polticas generales de la empresa.
Esos objetivos revisten la forma de problemas o
cuestiones a resolver que requieren la formulacin de
programas o planes que deben ser llevados a cabo por
elementos disponibles en cada etapa.
En la planificacin se decide qu objetivos concre-
tar de inmediato, cules se dejan en segundo trmino
y cules se postergan indefinidamente.
Una vez establecida la prioridad de los problemas,
se decide sobre los factores materiales y humanos que se
abocarn a la solucin del problema o a la ejecucin
del plan que se trate. Son decisiones tomadas en las
reas de integracin y organizacin.
Supervisin, informacin y medios de control son
otros aspectos del carcter de las decisiones del nivel
ejecutivo.

35
La toma de decisiones es generalmente un proceso
inconsciente, automtico, estimulado por la filosofa
administrativa de la institucin, as como por el tipo
de organizacin.
En la administracin moderna, se trata de aprove-
char los recursos que la ciencia y la tcnica han puesto
al servicio de la institucin para un mejor cumpli-
miento de sus cometidos en beneficio general. La in-
formacin procesada en los archivos es de elemental
importancia para mejorar las probabilidades de acier-
to en las decisiones adoptadas cotidianamente.
Si en la institucin prevalece la filosofa de aplica-
cin razonable y ponderada de las tcnicas administra-
tivas, y la incentivacin de las tcnicas documentales
correctamente aplicadas por los profesionales de la
informacin, se contar con el ambiente propicio para
que los niveles ejecutivos puedan aplicar mejores re-
cursos para la solucin de problemas.
La literatura tcnica ha evidenciado el inters de
las instituciones en aspectos de las comunicaciones e
integracin de sistemas de informacin.
Es indiscutible que la probabilidad de xito de una
decisin depende de la informacin en la que se basa.
Haciendo a un lado el elemento azar, el elemento suer-
te o casualidad, la decisin ser tanto mejor cuanto
ms adecuada sea la informacin que se utiliza, y esto
se refiere a la informacin sobre antecedentes y a la
que sirve para formular hiptesis sobre los aconteci-
mientos futuros bajo determinadas circunstancias.
La informacin de que puede disponerse es normal-
mente operativa, contable y numrica; aquella sobre
hechos o circunstancias no apreciables numricamente
tambin se tiene en cuenta para la toma de decisiones.

36
En ese aspecto el problema que se plantea al eje-
cutivo responsable por la recopilacin, procesamiento
y presentacin de la informacin dentro de la institu-
cin se refiere a sus actividades y a las del medio en
que se desarrollan; es la seleccin de la informacin
conveniente o necesaria para la toma de decisiones en
todos los niveles de la organizacin.
El diseo de los sistemas de informacin y de los
estados documentales se realiza para producir la in-
formacin necesaria para mejorar la actuacin de los
funcionarios en todos los niveles de la institucin y
contribuir as a la optimizacin de las utilidades. Se
requiere toda una nueva tcnica para presentar infor-
macin en forma oportuna, clara, digerible y til.
Para lograr estos valores en el diseo de la infor-
macin, tenemos en cuenta:
Contienen los documentos alguna informacin
que pueda resultar tal vez necesaria de nuevo a los
responsables que la elaboraron o a otros departamen-
tos gubernamentales?
Contienen decisiones o transacciones importan-
tes o que sienten un precedente para el futuro?
Sirven para aclarar cmo se lleg a tomar una
decisin importante?
Tratan de obligaciones a largo plazo respecto a
otros pases, otras dependencias gubernamentales, or-
ganizaciones e instituciones que no son de carcter p-
blico, o respecto de personas particulares?
Terminar la informacin que contienen siendo
accesible al gran pblico?
Contienen los documentos alguna informacin
que ayude a comprender a personas, lugares, cosas,
fenmenos u otros acontecimientos que sean tiles a

37
investigadores, especialistas de varias disciplinas, abo-
gados, periodistas, escritores o genealogistas?
Es la informacin nica, o existen otras fuentes
que contienen esencialmente la misma informacin en
forma fcilmente utilizable?
Son los datos que figuran en los documentos pu-
ramente informativos, o hay valores intrnsecos relati-
vos a las circunstancias en que se elaboraron? Estn
firmados o formalizados, por ejemplo, por las altas
autoridades legislativas o judiciales por el jefe de Es-
tado o por ministros importantes? Llevan la firma de
conocidas personalidades de la literatura, las artes o
las ciencias? Revisten los documentos en s alguna
importancia artstica o cultural?8
Bsicamente se plantea un intento de realizar una
poltica archivstica universal, pretendiendo estable-
cer normas sobre materias de descripcin utilizables
en todas las variaciones de funciones archivsticas y
aplicables a todo tipo de documentos, si bien debemos
empezar primero por un leguaje propio y comn a la
comunidad profesional archivstica, para posteriormen-
te hablar de normas de procedimiento descriptivo. Jus-
tificando que debera atribuirse una gran importancia
a los millones de documentos cientficos y tecnolgi-
cos producidos por las administraciones pblicas; sin
embargo son muchos los Estados que han creado in-
fraestructuras institucionales y jurdicas para aplicar
programas tradicionales de gestin de documentos sin
poner el debido acento en los documentos cientficos
y tcnicos en poder de los organismos pblicos.9
8
Rhoads, James B., op. cit.
9
Wimalaratne, K. D. G., La informacin cientfica y tecnolgica
que figura en los expedientes de casos y en los archivos de las adminis-

38
Es considerable el avance conceptual de las insti-
tuciones archivsticas con un profundo afianzamiento
cientfico y un estudio metodolgico de la Archivolo-
ga. El volumen de esfuerzo a realizar se diversifica al
afrontar numerosas categoras de archivos que en el
fondo desconocen la informacin que no sea de carc-
ter histrico, social o econmico, cuando no solamente
local.
Los archivos adoptan diversas formas, de acuerdo
con la naturaleza de la institucin que los genera, cada
una de las cuales presenta exigencias especiales en
cuanto al almacenamiento; no es lo mismo el archivo de
un abogado que el de un arquitecto o el de un ingenie-
ro, en cada caso difieren la conservacin y la utilizacin.
En primera instancia se categoriza a los documentos
de acuerdo con los intereses del demandante de in-
formacin, as logramos:
Documentos manuscritos. Escritos en papel, per-
gamino, vitela, tela, papiro y otros medios existentes
hasta el siglo XIX, que utilizan como medio para impreg-
nar sobre el soporte tinta de distintas variedades o l-
pices en forma manual, queda entredicho lo escrito con
mquina de escribir.
Documentos cartogrficos. En muchos casos se
incluye como una generalizacin a los documentos ar-
quitectnicos; stos, por sus caractersticas de construc-
cin en muchos casos son manuscritos, sustentados
principalmente en representaciones grficas y texto
escrito.

traciones pblicas, un estudio del Programa de Gestin de Documentos


y Archivos (RAMP), Programa General de Informacin y Unisist, Pars,
Unesco, 1984, p. 9.

39
Documentos audiovisuales. Negativos y copias
de fotografas y de pelculas; cintas de video; graba-
ciones sonoras en distintos soportes como los cilindros,
discos y cintas magnticas; micropelculas, microtar-
jetas, microfichas y micropelculas y microfichas de
terminal de computadoras.
Documentos legibles a mquina. Informacin que
se elabora, almacena, reproduce y presenta por me-
dio de ordenadores u otro dispositivo electrnico de
procesamiento de datos.
Documentos impresos. Puede parecer una cos-
tumbre rara, pero algunos archivos renen, conservan
y custodian una copia de volantes, folletos, libros y de-
ms documentos impresos producidos por el gobierno
y sus dependencias, se justifica esta situacin por con-
siderarse documentos producidos en una actividad
administrativa.
Los auxiliares descriptivos realizados en los archi-
vos deben propugnar apoyo a un amplio espectro de
ciencias, sobre todo en los documentos modernos, cuyo
contenido es muy diverso y especfico.
Uno de los problemas ms graves de nuestra po-
ca es la falta de control de la produccin documental
que trae consigo una prdida de eficacia de los archi-
vos en su labor de recoleccin reunin y custodia
seguridad, acrecentando los factores que intervie-
nen en la seleccin, sin enumerar los distintos proble-
mas que pueden presentarse al realizar los auxiliares
descriptivos.
Todo esto comporta serios problemas, creando in-
seguridad y desconocimiento de las posibilidades rea-
les de cada archivo, llegando inclusive a un bloqueo
parcial o total de la labor de difusin, tanto en lo que

40
se refiere a la utilizacin de la informacin como el ries-
go que conlleva la prdida de los mismos.
Es evidente que una planificacin institucional debe
procurar formar mnimamente las actividades de los
diversos archivos, conociendo la base material con que
se cuenta. Resulta intil tomar medidas de conservacin
y seguridad de los documentos cuando stos no estn
acompaados de los auxiliares descriptivos adecuados.
La bsqueda e inmediata localizacin de informa-
cin requerida o documentacin que facilite la lectura
de contenidos documentales, se ha convertido en un
problema fundamental en el desarrollo de la investi-
gacin cientfica y en los distintos aspectos burocrti-
cos de las instituciones. Esta necesidad deja de ser un
campo exclusivo de la profesin documental para ex-
tenderse al ciudadano medio, que requiere mayores
conocimientos sobre la amplia variedad de temas que
son de su inters.
Esta necesidad se da sobre todo en el rea de pro-
fesionales no archiveros, que en forma permanente
renen documentos que sern consultados en el futu-
ro mediato o inmediato, con los consiguientes proble-
mas de acumulacin de papeles que entorpecen una
rpida ubicacin de la informacin requerida.
Una de las razones bsicas para denominar este
trabajo Tcnicas documentales es la variedad de tc-
nicas empleadas para lograr una descripcin adecuada
a las necesidades de los usuarios en la recuperacin
de informacin contenida.
Las tcnicas documentales, tratan de aquellos sis-
temas que se pueden emplear en los archivos, para
procesar la informacin almacenada, partiendo del
criterio de que el documento es un segmento de reali-

41
dad. Concretamente, de nada sirve tener un archivo
clasificado y ordenado, si desconocemos los conteni-
dos reales de informacin.
Se emplean desde las tcnicas manuales, hasta las
que utilizan instrumentos modernos y, para cada caso,
se hace un estudio adecuado, de modo que su empleo
nos permita lograr resultados satisfactorios.
Las tcnicas documentales, como muchos campos
de la Archivologa, no pueden estar ajenas al desarro-
llo de la informtica, por la cual se incluyen en el pre-
sente trabajo las nociones elementales o necesarias
para una descripcin automatizada, fundamentos bsi-
cos para lo que se denominara la Documtica, o proce-
so automatizado de los documentos.
La Documtica se sustenta en la concrecin de in-
formacin de carcter cientfico, tcnico o tecnolgico,
producida por todas las fuentes documentales que en
nuestro caso, consideramos desde el punto vista ar-
chivstico, pero no por ello podemos dejar de conside-
rar a las disciplinas smiles como la Bibliotecologa y
documentacin, por lo menos comparativamente.
La participacin del archivero en relacin con los
auxiliares descriptivos, en virtud de su independen-
cia de trabajo, cuando se trata de archiveros profesiona-
les, y teniendo en cuenta los fines de su trabajo, lleva
un criterio diferente al de cualquier otra persona, es
decir, que la finalidad del archivero es la presentacin
de un informe en el cual emite su opinin hablando de
razonabilidad.
El informe del archivero est encaminado, entre
otros fines, a satisfacer determinadas necesidades del
usuario, tales como tener confianza de que la informa-
cin presentada por su despacho es razonablemente

42
correcta y consistente, lo que expresar en su dicta-
men. Su opinin est basada en principios archivsti-
cos aceptados por la generalidad de los profesionales.
La consistencia en la aplicacin de principios ar-
chivsticos aceptados, mencionada en el dictamen del
archivero, tiene por objeto dar al usuario la confianza
de que la comparacin de la informacin por perodos,
posiblemente se ver afectada por cambios en la apli-
cacin de principios de Archivstica generalmente acep-
tados, o bien, se mencionarn los efectos que pueda
tener en los auxiliares descriptivos, un cambio en la
consistencia informativa, debidamente cuantificado.

43
DEFINICIN Y ASPECTOS TERICOS
DE LAS TCNICAS DOCUMENTALES

ARCHIVOLOGA Y ARCHIVOS

LAS TCNICAS documentales del archivo, se desarrollan


en el marco de la Archivologa, por lo que nos es ne-
cesario realizar un anlisis previo sobre algunos as-
pectos que nos conciernen sobre este contexto.
Las tcnicas se convierten en especialidades, al de-
sarrollarse en su contexto, como partes de un conjunto.
Este hecho nos permite considerar necesariamente
un proceso, una evolucin histrica, un desarrollo con-
tinuo con miras al futuro. Susceptible de convertirse
en mtodo, por ser un conjunto de tcnicas empleadas
para la prosecucin de un fin determinado.
Si observamos un expediente, por ejemplo, sabemos
que se realiza un trmite causado por un individuo;
esos documentos son utilizados para determinados fines
burocrticos, los documentos manifiestan contenidos
de realidad, segmentos de la realidad. Un documento de
identificacin es utilizado por su propietario, no slo
como acto de reconocimiento de su identidad, sino como
imperio de un derecho ciudadano.
Podemos asegurar entonces que los documentos
objetivan acciones de modo que un documento sin
objetivacin puede ser una simple curiosidad. De
ah la legalidad de los archivos.
El desarrollo de la documentacin entendida como
tal es posterior, pero si bien no podemos afirmar en
qu momento exacto se da este proceso, s podemos
deducir que al acumularse una cantidad considerable
y suficiente de documentos, se patentiza la necesidad
de clasificar, ordenar y describir, generando la docu-
mentacin propiamente dicha.
Los elementos descriptivos utilizados por los archi-
vos pueden considerarse como primeras formas de la
documentacin especializada, su verdadero desarrollo
surge en las ltimas dcadas.
En la actualidad, los sistemas de informacin de
los poderes pblicos, las instituciones creadas para
facilitar informacin especializada, los avances tecno-
lgicos aplicados a los documentos y a la documenta-
cin, han ampliado el campo de conocimientos sobre
distintos procedimientos, tcnicas y leyes utilizados
por los archivos.
Podemos afirmar con certeza que gran parte de la
economa y el desarrollo de las naciones, se sustenta
en la cantidad y calidad de documentacin e informa-
cin que posee.
La Revolucin Industrial impuls el vertiginoso de-
sarrollo de la documentacin, en Inglaterra ms rpi-
damente que en Francia, al incrementar las mltiples
manifestaciones como en el aspecto agrcola, jurdico,
social y en el aspecto tcnico.
Este cmulo de actividades permite comprender la
importancia que representa la documentacin: Ayer los

45
descubrimientos de los sabios permanecan estrilmen-
te en sus portafolios o en los archivos de las academias
y los fabricantes no sospechaban que la aplicacin de los
mismos poda serles muy til en sus operaciones []
Hoy [] el fabricante consulta al sabio [] existe la
mayor confianza entre el fabricante y el qumico,10 por
consiguiente la necesidad de informacin se hace paten-
te. La fundacin de los Archivos Nacionales de Francia
en l749, genera el principio de centralizacin en ncleos
especficos de los documentos producidos en las activi-
dades administrativas.
Los inventos y su perfeccionamiento continuo ace-
leran ms el flujo documental. La mquina de escribir
y el papel carbnico incrementan la produccin docu-
mental agravada por el continuo crecimiento demogr-
fico, tal como nos confirma Lasso de la Vega, la mayor
preocupacin del siglo XIX es el exceso de produccin
documental.
Los documentos se constituyen como testimonios
fieles del hombre, de su conducta y su trascendencia
manifiesta, determinada por aspectos psicolgicos, cul-
turales, sociales, histricos y religiosos, sobre todo como
una manifestacin permanente de su conocimiento.
Lo cierto es que la voz archivo y su derivado archi-
vologa, han sido mal conceptuados desde sus orgenes
etimolgicos, puesto que hay autores que sostienen su
origen de la raz griega arkein, que significa proteger o
resistir, o de la raz arche, que significa principio u ori-
gen, cuyo derivado corresponde a archeion. Otros auto-

10
Chaptal, extracto de Lindustrie Francaise 1819. Cf. Schuhl,
p. 61, en Ducase, Pierre, Historia de las tcnicas, N 29, Buenos Aires,
Eudeba, pp. 128/129.

46
res sostienen que el trmino archivo deriva del latn
arcivium, archivium, archivum. Esta ltima trascendi
en las lenguas para el concepto de guarda-documentos.
Lo evidente es que en griego se deca chartophila-
kion o grammatophilakion, al lugar donde se deposi-
taba la documentacin, y al encargado o guardin se
lo denominaba chartophilax.11
Lo que actualmente denominamos archivo, en la-
tn se llamaba tabularium, ste contena las tbulas o
registros pblicos, y ms especficamente se llamaba
tabularius al archivo pblico. En cambio al encarga-
do del tabularium se le llamaba cartarius. Logium y
logeum tambin significan archivos en latn.12
Para concluir, el aspecto etimolgico consideramos
definitivamente que la Archivologa deriva del latn
archivium, comnmente utilizado, y las races griegas
logos-ia, se utilizaron para darle el carcter de estu-
dio o tratado logos y la terminacin ia como
determinante de ciencia o disciplina.
Por consiguiente, decimos que la Archivologa es
la ciencia o disciplina que estudia los archivos. Este
concepto resulta ser muy simple, puesto que el trmi-
no archivo ha desarrollado su contenido.
Se hace necesario aclarar que los trminos archi-
vologa, archivstica y archivo no son sinnimos como
generalmente se los emplea. La Archivologa engloba
todo el estudio terico, su fundamentacin e investi-
gacin. La Archivstica se ocupa de las tcnicas que
11
Tanodi, Aurelio, Manual de archivologa hispanoamericana,
teoras y principios, primera parte, 3 reimp., Crdoba, Centro Intera-
mericano de Desarrollo de Archivos, Universidad Nacional de Crdo-
ba, Direccin General de Publicidad, 1979, pp. 1-2, en llamada 1.
12
Diccionario ilustrado latino-espaol, edicin especial, p. 283.

47
se han de emplear en el manejo de la documentacin,
y los archivos son los ncleos repositorios de los do-
cumentos, objeto formal de la Archivologa.
Es conveniente aclarar que si todo hecho social es
irrepetible, en este caso todo hecho orgnico-social tam-
bin lo es en la medida en que es idntico a s mismo.
La generalizacin como tal es un proceso de abstrac-
cin del archivista o archivlogo y no es inherente a
slo una parte de la realidad; como consecuencia la
generalizacin es relativa al campo de aplicacin de
los conocimientos archivsticos y no tiene validez uni-
versal absoluta.
Este concepto permite sobre todo que la Archivo-
loga formule generalizaciones en diferentes grados
de amplitud y profundidad, segn sean sus necesida-
des de acuerdo con su desarrollo propio.13
La Archivologa como ciencia tiene sus variantes
metodolgicas, adecuando las posibilidades de gene-
ralizacin al tipo de institucin o entidad que produce
los documentos, o al punto de vista con que se lo enfo-
que, siempre que ese enfoque guarde relacin con el
objetivo trazado.
De estos conceptos obtenemos que tambin puede
auxiliarse de la metodologa de otras ramas del saber
por su misma naturaleza, adecuando las posibilidades
de generalizacin al tipo de institucin o al punto de vis-
ta con que se lo enfoque, sin apartarse de lo que son sus
principios bsicos como conocimiento y mtodo cient-
fico y, sobre todo, sin referirse a un mtodo privativo.
13
Copes, Mara Isabel, La historia como ciencia. Iniciacin de las
ciencias sociales, UCSF, ficha 1, unidad I, p. 22. La fundamentacin
lograda para la historia es tomada como modelo para la fundamen-
tacin archivolgica.

48
La Archivologa recurre al mtodo administrativo
en su aspecto prctico. Si slo se tratara de eso le da-
ramos la razn a Giulius Batelli por considerarla como
una disciplina pragmtica; pero, al adquirir elemen-
tos del mtodo histrico, puesto que la materia de la
Archivologa es el archivo y su contenido, es una eta-
pa de transicin, un paso crtico al decir del Dr. Tano-
di, al existir una simbiosis histrico-administrativa,
despus de esta simbiosis y la seleccin documenta-
ria, se determina especficamente la calidad histrica
de los documentos.
Pero lo ms importante es la prctica absorcin del
mtodo diplomtico para la determinacin de los ca-
racteres documentales, primer paso para la descrip-
cin que estudiamos en el presente trabajo.
No nos alejan estos conceptos del desarrollo de la
informacin, al contrario, nos acercan cada vez ms a
los centros de documentacin e informacin.

La archivologa como
ciencia social

Para adecuarnos a este marco referencial, la Archi-


vologa recurre a otras ciencias sociales, entrando en
su campo, la Historia por ejemplo, especialmente en lo
que se refiere al tipo de quehacer. El quehacer es consi-
derado como hecho; los conceptualistas tradicionales
consideran slo hechos consuetudinarios, de rutina
diaria, autnomos, individualizados, hechos que tie-
nen como base a un grupo social cuyo accionar consti-
tuye el meollo de la explicacin.
Este punto de vista es objetable porque el accio-
nar de todo archivo, objeto esencial de la Archivolo-

49
ga, est condicionado, limitado e impulsado por las
condiciones bsicas del organismo al que pertenece,
sean stos pblicos o privados, sea una nacin archi-
vos nacionales o una determinada agrupacin social
archivos privados; asimismo, estas condiciones
bsicas estn reguladas por la estructura econmica,
los factores culturales, de poblacin, etc. Los factores
por los cuales determinados archivos logran mayor de-
sarrollo que otros, hacen que los archivos se convier-
tan en un fiel reflejo de la sociedad que los crea. No
se puede inventar un archivo independiente, sin so-
ciedad que lo produzca o sin elementos orgnicos que
lo supediten.
La herencia cultural en el caso de Amrica
ha dejado huellas profundas en los sistemas de crea-
cin de documentos y su administracin. Uno de los
principales problemas que se presenta con esta situa-
cin es la aplicacin de normas elaboradas en distin-
tas experiencias administrativas con la intencin de
universalizar algunos de los aspectos archivsticos como
la normalizacin general propuesta por un grupo del
CIA (Comit Internacional de Archivos).
En segundo lugar, consideramos la relatividad del
tiempo dentro del concepto social, es decir, los archi-
vos de una sociedad se presentan con el mismo ritmo
de desarrollo que se operan en estas sociedades segn
sea el cambio de sus estructuras. No es lo mismo un
archivo del ao pasado que uno actual, porque las va-
riaciones sociales, econmicas y tecnolgicas han modi-
ficado sus conocimientos y aplicaciones.
Por todo lo expuesto, acordamos entonces, que la
Archivologa es una ciencia social, una ciencia que tra-
ta de los archivos. Al acercarnos cada vez ms a una

50
definicin, observamos que la Archivologa enfrenta
al contenido del archivo. Denominamos continente a
los locales, edificios, equipos y sus contenidos; los ele-
mentos se relacionan con los distintos problemas de
organizacin y mtodo, con los aspectos administrati-
vos y tcnicos de la Archivstica.14
Los archivos son por naturaleza propia autnticos.
No existen los archivos falsos, aun cuando existieran
documentos falsos. Nos detendremos ms sobre estos
puntos cuando efectuemos un estudio del archivo.
Concluimos: la Archivologa es una ciencia social
que trata o estudia los archivos como continente y como
contenidos, cuya finalidad reside en facilitar una me-
todologa adecuada para auxiliar a las ciencias y a la
sociedad. 15

Archivo

Continuando con el marco o contexto del desarro-


llo de las tcnicas documentales, estudiamos a los ar-
chivos, considerados como depsitos de documentos,
como las instituciones ms antiguas de la humanidad,
relacionados estrechamente con los gobiernos; rela-
cin gobierno-archivo que se cumple hasta nuestros
das. En la medida de las particularidades de cada go-
bierno y de su evolucin conjuntamente con las ne-

14
Kecskemeti, Charles, Doctrina archivstica, traducido por Jos
Manuel Garca, Crdoba, Centro Interamericano de Desarrollo de
Archivos, 1980, p. 6.
15
Trabajo extractado de Arvalo Jordn, Vctor Hugo, Teora,
fundamentos y prctica de la Archivologa, Buenos Aires, e-libro.net,
2002.

51
cesidades colectivas, se estructura la formacin de
los archivos actuales.
T. Schellenberg define: [] aquellos registros de
cualquier institucin pblica o privada que hayan sido
considerados a ameritar su conservacin permanen-
te con fines de referencia o de investigacin y que han
sido depositados o seleccionados para ser guardados
en una institucin archivstica.16
Aurelio Tanodi define como archivo a las seccio-
nes de entidades y las instituciones que renen, con-
servan, ordenan, describen, administran y utilizan la
Archivala y, eventualmente, los documentos histri-
cos que no son Archivala.17
Asimismo, las definiciones hablan de documentos
recepcionados, concepto que en la actualidad ha cam-
biando, puesto que el archivo se ampla a todos los
documentos que se encuentran en el organismo pro-
ductor, es decir, el archivo interviene desde que se re-
cepciona la documentacin en el organismo o desde que
es creado. Absorbe todas las fases del ciclo vital de los
documentos. Adems, el archivo ampla continuamen-
te su concepto documental al conservar documentos
no convencionales como los sonoros, audiovisuales,
magnticos, etctera.
Los archivos en s son los custodios de los aconte-
cimientos humanos, aspecto este que valoriza enor-
memente su contenido, teniendo en cuenta que los
documentos custodiados son ejemplares nicos. Lo
cual hace que el papel que desempean los archivos
no se limite slo a conservar y proteger los documen-

16
Tanodi, Aurelio, Manual, p. 5.
17
Ibid., p. 8.

52
tos, sino tambin a difundirlos, a hacerlos accesibles
al conocimiento general.
El archivo es la fiel imagen de la institucin que lo
crea, por eso mismo la produccin indebida de docu-
mentos, los trmites sobrecargados y burocrticos, son
factores que facilitan la prdida o extravo o entrepape-
leo de aquellos documentos que realmente contienen
valor de utilidad para la investigacin y la sociedad
misma.
Tenemos en cuenta entonces que al denominar ins-
tituciones, entidades, etc., extendemos ms el concep-
to; resumiendo todos estos trminos obtenemos que
son entes, en su calidad de sociales, que poseen orga-
nicidad y personera jurdica. Al referirnos a entes,
tomamos en cuenta tambin las secciones, como entes
orgnicos e institucionales.
Por otro lado, el custodiar, seleccionar y adminis-
trar, valen como elementos definitorios, pero limitan
enormemente la funcin objetiva, actividad y objetivi-
dad de los archivos. Si el concepto evoluciona es porque
en la actualidad el archivo asume mayores responsa-
bilidades con relacin al pasado.
El desarrollo de la tecnologa influye y modifica
estos conceptos, por consiguiente, el custodiar, conser-
var, seleccionar, etc., son operaciones tcnicas inheren-
tes al archivo. Entendemos que el archivo es custodio
del patrimonio documental, que es una de las rique-
zas ms autnticas y por tanto valiosas que puede po-
seer una entidad, pueblo o nacin.
El Estado es un propietario relativo de la documen-
tacin, puesto que es producto de una sociedad, perte-
nece a esa sociedad y sus herederos.

53
El fin de todo archivo se traduce en servicio, en-
tendmoslo as, pero ese servicio se realiza a travs
de la transmisin de la informacin de la cual es de-
positario. Si reunimos todas estas piezas tenemos una
definicin del archivo, acorde con sus funciones.
El archivo es todo ente orgnico e institucional en-
cargado de efectuar las operaciones tcnicas necesa-
rias para cumplir la finalidad de suministrar informacin
que sea til a la sociedad en general.

Archivos y bibliotecas

Archivos y bibliotecas estuvieron confundidos en dos


momentos histricos, en la antigedad oriental y en la
Iglesia de Roma en los primeros siglos de su existencia.
Egipcios, hititas y fenicios practicaban la difusin
relativamente restringida del arte de escribir en to-
dos los imperios de Oriente.
La escritura, base de todo el edificio documental
actual, se constitua en monopolio y privilegio de una
sola clase, reclutada principalmente entre el clero, cla-
se numerosa pero muy cerrada y poco permeable a las
clases inferiores.
La rplica similar se da en la Edad Media, sin el
carcter aristocrtico que tuvo en la antigedad. La
escasez de gente apta en el manejo de la escritura fue
grande.
Los jefes de Estado no podan prescindir de una
cancillera organizada, pero no podan encontrar fuera
del clero personal quien supiera escribir; fueron per-
sonas de la Iglesia quienes ayudaron a salir a los re-
yes de este callejn sin salida.

54
Palacio y templo estaban generalmente dispues-
tos de manera contigua en Oriente, lo que favoreci la
estrecha colaboracin poltica y administrativa entre
el templo y la cancillera. El templo fue tambin un
gran dominio agrcola y comercial que provea educa-
cin al clero futuro.
Los descubrimientos asiticos entregan mezclados
documentos polticos, econmicos y textos literarios.
No sabemos si los archivos y bibliotecas de la Antige-
dad se constituyeron con fines administrativos o de
estudio.
Durante la revolucin y la poca napolenica se
realiz el verdadero depsito de archivo, tal como lo
conocemos hoy: la revolucin suprimi las antiguas
provincias del pas y las reemplaz por una nueva di-
visin de territorio en departamentos.
Una cantidad de autoridades y centros administra-
tivos desaparecieron, algunas instituciones fueron pro-
fundamente transformadas o reorganizadas.
La supresin de obispados, iglesias y conventos, as
como los profundos cambios polticos y administrati-
vos, liberaron una enorme cantidad de documentos se-
parados de sus legtimos propietarios.
La exportacin del racionalismo liberal a travs
de todo el continente, provoc en todas partes los mis-
mos efectos que en Francia. Una migracin de docu-
mentos escritos tuvo lugar en todas partes y una vez
pasada la confusin, el racionalismo organizador con-
tinu durante todo el siglo XIX.
La separacin en libros y documentos se implemen-
t en todas partes y pas a ser una evidencia.
Los archivos constituyen el depsito natural don-
de se conservan primero y pueden ser consultadas a

55
continuacin, todas las especies de escritos llamados
de accin o de decisin.
La biblioteca, por el contrario, ser el refugio na-
tural de los escritos llamados pensamiento.

Accin: acto, hecho, actuacin.


Decisin: resolucin, determinacin.

Actuar y decidir son propios de personas o de con-


junto de personas. Los archivos por su parte slo se
ocupan de escritos. Sin embargo, estos escritos de ac-
cin tienen una naturaleza y un origen particular. Son
acciones cuya esencia est constituida, en la inmensa
mayora de los casos, por decisiones.
Emanan de cuerpos oficiales, semioficiales o pri-
vados, o tambin de personas aisladas puesto que ellas
tienen capacidad de actuar y actan efectivamente en
el ejercicio de su capacidad.
La biblioteca a su vez conserva tambin escritos,
pero stos son el resultado del pensamiento literario
o cientfico en el sentido ms amplio de este trmino.
Los autores y responsables de la primera especie
de escritos tuvieron la voluntad de sentar un acto y
este acto de voluntad se encuentra acompaado de es-
critos; los actos privados tienen en el fondo el mis-
mo carcter. Pueden ser actos de una familia, de una
sociedad erudita o de una institucin cualquiera sin
carcter pblico.
Todo escrito centrado alrededor de un acto perso-
nal o de un ente pblico o privado est destinado a ser
conservado en los archivos, sean pblicos o privados.

56
Los archivos tienen la custodia de los escritos de de-
cisin y accin, la biblioteca por su parte conserva los
escritos de pensamiento.18

Documento

El documento es la materia prima de la Diplomti-


ca, de la Archivologa y de las Tcnicas Documentales;
objeto de la Archivologa y las Ciencias de la Docu-
mentacin. Documento en s significa cualquier smbolo
convencional, escrito o dibujado, que puede servir para
suministrar o conservar la informacin. Su definicin
vara de acuerdo con la rama del saber que lo estudia.
En su etimologa, el trmino documento deriva del
vocablo latino documentum, ste a su vez del verbo do-
cere que significa ensear. Se modifica sutilmente de
su ascendencia griega doxein que significa parecer o
ser opinin de alguien. El documento, en sentido am-
plio, es una entidad fsica, simple o compuesta, idnea
para recibir, conservar y transmitir la representacin
descriptiva, emblemtica o fontica de una determi-
nada realidad relevante. El soporte puede ser papel,
vdeo o cinta magnetofnica; la docencia, docere, pue-
de radicar en los signos de la escritura, las imgenes
del vdeo o los sonidos grabados en cinta. En un sentido
estricto, por documento se entiende al recipiente, so-
porte o envase en el que se vierten por escrito mani-
festaciones o declaraciones.
Los documentos pueden ser pblicos cuando estn
autorizados por un notario o un funcionario pblico
competente, con las solemnidades requeridas por la

18
Trabajo extractado de Arvalo Jordn, Vctor Hugo, op. cit.

57
ley; o privados, cuando se redactan las partes concerni-
das en los mismos, por s solas o con la intervencin de
terceros consejeros, asesores, abogados que no po-
seen condicin de funcionarios pblicos pero que estn
capacitados especial y legtimamente para ello.
Los documentos pblicos suponen prueba, aun con-
tra terceros, del hecho que motiva su otorgamiento y
de la fecha de ste; tambin constituyen prueba res-
pecto de los contratantes y sus causahabientes, de las
declaraciones que en ellos hubieran hecho los prime-
ros. Las copias de los documentos pblicos de que exista
matriz o protocolo, impugnadas por aquellos a quienes
perjudiquen, slo tendrn fuerza probatoria cuando ha-
yan sido cotejadas de la forma debida; si resultare al-
guna variante entre la matriz y la copia, se atender
al contenido de la primera.
La fecha de un documento privado no contar, res-
pecto a terceros, sino a partir del da en que hubiera
sido incorporado o inscrito en un registro pblico, des-
de la muerte de cualquiera de los que lo firmaron o bien
desde el da en que se entregara a un funcionario p-
blico por razn de su oficio. Los documentos privados
formalizados para alterar lo pactado en escritura p-
blica no perjudicarn a terceros.
Las tcnicas descriptivas en los archivos se reali-
zan sobre objetos que ensean. Precisando este con-
cepto general, Federico J. Fin y Luis A. Hourcade han
sealado que documento es todo aquello que bajo la for-
ma de relativa permanencia puede servir para sumi-
nistrar o conservar informacin.19

19
Tanodi, Aurelio, Manual, p. 25.

58
Los documentos archivsticos son aquellos que se
producen por entes jurdicos, en el transcurso de las
actividades desarrolladas hacia un fin determinado,
sustentado por los efectos de la comunicacin. Para
decirlo en el lenguaje de la ciencia diplomtica, el do-
cumento est formado por dos elementos fundamen-
tales: la actio jurdica y la conscriptio. El primero se
refiere al hecho, asunto o negocio documentado; y el
segundo indica la puesta por escrito de aquel. Por su-
puesto, si falta uno de ellos no existe tal documento.20
Se define el documento como cualquier soporte de
cualquier ndole que contiene informacin de inters
para una determinada materia.21 Al decir soporte se
especifica como papel, cinta magnetofnica, tela, papi-
ro, pergamino, etc., cualquier objeto que en su conte-
nido guarda un signo determinado como informacin
que deber ser extrada por quien o quienes se interesen.
Bsicamente, los documentos archivsticos pueden
ser clasificados en los siguientes grupos:
Documento privado. Redactado por las partes
interesadas, con testigos o sin ellos, pero sin inter-
vencin de notario o funcionario pblico que le d fe o
autoridad.
Documento producido por las entidades privadas
y los particulares.
Documento pblico. El otorgado o autorizado,
con las solemnidades requeridas por la ley, por nota-
rio, escribano, secretario judicial u otro funcionario
pblico competente para acreditar algn hecho, la mani-
festacin de una o varias voluntades y la fecha en que

20
Tanodi, Aurelio, Manual, p. 18.
21
FID (Federacin Internacional de Documentacin).

59
se producen.22 Documento producido por entidades
pblicas o estatales.
Documentos administrativos. Los provenien-
tes de la autoridad administrativa o los autorizados
por ella. Cualquiera relacionado con la administracin
pblica. El de carcter privado, desde que se incorpo-
ra a un expediente o a actuaciones de ndole adminis-
trativa. El relacionado con la administracin, gestin
econmica y organizacin de los asuntos privados. A
efectos registrales, los que, por reunir autenticidad y
proceder de autoridades o funcionarios pblicos, tie-
nen acceso al Registro de la Propiedad, como admisi-
ble y eficaz titulacin.23
Documentos judiciales. Cualquiera de las reso-
luciones de los jueces o magistrados de las jurisdic-
ciones contenciosa o voluntaria: sentencias, autos y
providencias. Los que forman parte de autos, aun pro-
venientes de una parte y otro interesado que la causa
o requerido de ella. Las comunicaciones a las partes y
a terceros, citaciones, emplazamientos, notificaciones,
edictos, las diversas formas documentales de relaciones
jerrquicas y con otras jurisdicciones o autoridades;
suplicatorios, exhortos, mandamientos, cartas, rde-
nes y despachos y oficios diversos. A los efectos de los
registros de la propiedad, los que cumplen la funcin
de titularidad que en los actos y contratos inscriptos
o inscribibles se requiere.24

22
Gaceta Oficial de Bolivia, Cdigo Civil, publicacin oficial, vi-
gencia desde el 2 de abril de 1976, 1975, p. 344.
23
Piazzali, Luis F., Documentos, conceptos, definiciones, Santa
Fe, 1977.
24
Idem.

60
Documento heurstico-histrico. Escritos, con
existencia propia e independiente, mediante los cuales
quedan garantizados los hechos jurdicos, con arreglo
a formas determinadas que cambian segn la persona,
el tiempo, el lugar y el concepto, de tal manera que es-
tos testimonios escritos resultan idneos para el cumpli-
miento de fines jurdicos.25
Reiterando el concepto, decimos que documento
se aplica a todas las informaciones, cualesquiera sean
sus soportes o sus caractersticas, producidas o re-
cibidas y conservadas por un servicio en virtud de sus
obligaciones legales o en razn de las exigencias de su
actividad propia. En consecuencia, esos documentos
pueden ser materiales escritos, ya sea a mano o a m-
quina, impresos o dibujados y grabados; grabaciones
sonoras, fotografas o negativos. Tambin pueden ser
vistas fijas y datos sometidos a tratamiento, ya sea por
medio de fichas perforadas, impresas o codificadas,
de cintas o de discos magnticos.26
Para el documento desde el punto de vista docu-
mentalista, tenemos la definicin de la FID citada; Amat
Noguera tambin nos da una definicin: Todo conoci-
miento fijado materialmente sobre un soporte, y suscep-
tible de ser utilizado para consulta, estudio o trabajo.
Un utensilio irremplazable para transmitir los cono-
cimientos, las ideas y dar cuenta de los hechos.27
Para Couture de Troismonts es toda base mate-
rial de conocimiento susceptible de emplearse para
la consulta, el estudio o como elemento de prueba. Es
25
Tanodi, Aurelio, Manual, pp. 18-19.
26
Wimalaratne, K. D. G., op. cit., p. 7.
27
Amat Noguera, Nuria, Tcnicas documentales y fuentes de in-
formacin, Barcelona, Bibliograf, 1978, p. 8.

61
simultneamente un soporte, un conocimiento y un
testimonio.28
En concordancia con estas definiciones dadas, com-
prendemos entonces que el documento es la base de
partida, no slo para la Archivologa, sino para las Cien-
cias de la Documentacin. Resumiendo, observamos
que todas las definiciones, de alguna u otra manera,
contienen tres elementos:
a) Un elemento de carcter probatorio.
b) Un elemento tangible, soporte.
c) Un elemento informativo.
Estos tres elementos nos dan un concepto aproxi-
mado de lo que es el documento, y de cules son los
elementos a los que debemos dar mayor importancia
para la descripcin; conceptos muy amplios por cier-
to, porque todo, en realidad, todo lo que existe es un
documento. Si observamos un pedazo de tiza y sabe-
mos obtener un determinado tipo de informacin, ve-
mos que el pedazo nos da continuamente informacin,
primero por el color, la forma nos dar un concepto de
trabajo, de cultura, sus componentes qumicos son otro
tipo de informacin. Los archiveros prefieren delimitar
el concepto, encerrndolo en aquellos documentos pro-
ducidos por una determinada actividad, lo cual ayuda
a limitar los elementos propios de un archivo.
En descripcin, cuando se estudian los caracteres
internos y externos del documento, se consideran esen-
cialmente dos aspectos diferentes:
a) La forma.
b) El contenido.

28
Troismonts, R. Couture de, Manual de tcnicas en Documenta-
cin, Buenos Aires, Marymar/Paideia, 1975, p. 7.

62
Al hablar de caracteres externos nos estamos refi-
riendo entonces a la forma, los datos evidentes, aquellos
aspectos visibles de primera instancia de los documen-
tos: color, tamao, forma; aspectos que determinan su
clasificacin.
Al hablar de caracteres internos nos referimos a
su contenido, los datos latentes, aquellos que es nece-
sario profundizar para conocer.
Estos aspectos son determinantes de las tcnicas
documentales en la Archivologa. As, tenemos que
los documentos se ordenarn por su forma y se clasifi-
carn por su contenido, que son las bases fundamen-
tales de la descripcin.

El expediente

El expediente es el conjunto de papeles de trabajo


que tienen una especial importancia debido a que su
contenido no es nicamente de utilidad para el ejercicio
que se tramita, sino para trmites, consultas y utiliza-
cin posterior; esto se debe a que el expediente con-
tiene informacin orgnica, econmica, de balance, de
control interno, histrico, de actas, etctera.
La utilidad del expediente, se hace efectiva en el
momento que se acude a su consulta sobre diferentes
aspectos del trmite; algunos de stos sern, por ejem-
plo, la seccin en que se encuentran los nombres y ca-
tegoras de los funcionarios y los empleados, as como
la organizacin de las oficinas; por lo que, como se pue-
de ver, el expediente sirve para todos los ejercicios ya
que en l, se puede decir, est la historia de la vida de
una empresa condensada en extractos de actas de asam-
blea, sistemas de contabilidad, de organizacin inter-

63
na, etc. Otros sern extractos de estados financieros
de ejercicios anteriores.
La dinmica del desarrollo de las instituciones mo-
difica permanentemente los distintos procedimientos
y trmites, lo cual hara imposible comprender acti-
tudes pretritas y los cambios que sufren de un ao
para otro. Para el usuario sera muy engorroso y en
cierta forma difcil, poder recabar entre los papeles
de trabajo informaciones de cinco aos atrs, inclusive
para la subsistencia de las instituciones que perma-
nentemente requieren informacin sobre: contratos,
actas, comisiones, cuentas, costos, etctera.
En cambio, al contar el usuario con un legajo, don-
de en forma ordenada le es posible recuperar diver-
sas informaciones de las actuaciones anteriores, podr
sin duda alguna realizar una mejor y rpida recupera-
cin de la informacin requerida y las modificaciones
sufridas en el transcurso del trmite.
La principal razn para que exista el expediente
es precisamente el ahorro de tiempo, que repercute, en
primer lugar, en una actuacin ms acelerada y com-
pleta; en segundo lugar, es un gran auxiliar de la ad-
ministracin, ya que se podr estar ms seguro de que
el personal que realiz las distintas etapas del trmite
podr asumir las responsabilidades consecuentes a su
funcin; de ah la conveniencia de que antes de empe-
zar cualquier descripcin, hay que realizar una revisin
del expediente y tratar de que tenga una clasificacin
que vaya de acuerdo con las necesidades de la misma.
El expediente debe estar planeado en tal forma que
cualquier persona, con ciertos conocimientos previos,
pueda encontrar la informacin histrica, estadstica
o contable de la institucin.

64
Cuando no existe o en los casos que no es posible
consultar el expediente, el usuario tiene que ocupar
mucho tiempo en las investigaciones necesarias para
hacer el planeamiento de su trabajo, de acuerdo con
los procedimientos seguidos por la institucin.
Al estudiar los papeles del expediente, el usuario
evita hacer preguntas, que daran una falta de coope-
racin de los empleados con el usuario, al darse cuenta
de la ignorancia de ste al respecto. Es humano que
una persona que ha estado en un puesto dentro de una
organizacin durante varios aos, no vea con buenos
ojos al usuario, que de un da a otro se va a enterar de
la forma de trabajo de aquel y que posiblemente lle-
gue a dar sugerencias para el mejoramiento de los sis-
temas de trabajo.
En resumen, podemos sintetizar las ventajas del
expediente en los siguientes puntos:
a) Ahorro de tiempo.
b) Papeles de trabajo. Como es natural, durante el
transcurso de la investigacin hay un sinnmero de
trabajos que estn relacionados con actuaciones ante-
riores. En consecuencia, la necesidad del expediente
se refleja precisamente porque en l se encuentra toda
la informacin que recabamos en aos anteriores y que
ser aplicable a las actuaciones subsecuentes.
c) Conocimiento rpido de la institucin.
Cuando un investigador o un archivero van por pri-
mera vez a una institucin, con estudiar los expedien-
tes se dar una idea de la clase de institucin de que
se trata y llegar con la confianza de que conoce la for-
ma de trabajar del mismo, determinando as a qu ren-
glones, durante el curso de su trabajo, les dar mayor
importancia.

65
Una de las bases principales para la formulacin
del programa descriptivo es el expediente. De ah la
conveniencia de que se planteen las diferentes seccio-
nes con base en las necesidades de la institucin.
Del expediente es de donde sale en ltimo trmi-
no la informacin que ms interesa a los investigado-
res y usuarios.
Es conveniente que al formular el expediente se
haga con la idea de que va a ser utilizado por varios
aos consecutivos, por lo que deber constituirse con
carpetas especiales de material suficientemente du-
rable que soporte el trato constante durante un largo
perodo y, como ser manejado por diversas personas,
deber tener claridad completa en sus explicaciones.
Podemos sintetizar la conveniencia del expedien-
te, en los siguientes puntos:
a) La certeza de que al finalizar un trmite, se evi-
dencia que ha seguido las normas preestablecidas y,
en consecuencia, hay menos probabilidades de omitir
alguna revisin de los investigadores y usuarios.
b) Conocer rpidamente los principales aspectos
de la institucin para tener establecido el plan de tra-
bajo descriptivo en las diferentes etapas del trmite.
c) Aparte de conocer aspectos que nos ayudarn al
mejor desarrollo de nuestro trabajo, tendremos una me-
jor comprensin sobre la organizacin de la entidad,
lo que nos ayudar enormemente al conocer las res-
ponsabilidades de cada sector administrativo, las dis-
tintas categoras en que est dividida y, en algunas
ocasiones, la personalidad de la institucin; en una pa-
labra, la organizacin institucional.

66
Informacin

La principal funcin del archivo consiste en pro-


cesar la informacin para acceder a los documentos.
Para brindar una informacin eficiente, conoce cada
uno de los pasos del flujograma documental, desde su
creacin hasta su archivado correspondiente cuando
no interviene en la gnesis documental, persigue al
documento paso a paso, pacientemente, lo clasifica, lo
ordena, lo describe, lo selecciona hasta llegar un mo-
mento en que tiene toda la documentacin depurada,
arreglada convenientemente para que el investigador
y el usuario, puedan absorber la informacin encerra-
da en los documentos.
El estudio terico de la informacin es muy recien-
te, podramos decir que surge despus de la segunda
guerra mundial. Existen dos puntos de vista para estu-
diar a la informacin: como fenmeno y como proceso.
La informacin como fenmeno es considerada como
producida por agentes externos al hombre, que influ-
ye sobre su consciente, modificando su conducta y mo-
tivndolo a tomar actitudes consecuentes.
La informacin como proceso, es una consecuen-
cia de la documentacin que condiciona consciente-
mente a las actividades del intelecto y repercute en
el desarrollo individual y social.
La informacin como proceso corresponde al an-
lisis documental archivstico, como consecuencia de
actividades desarrolladas por el hombre y est sujeta
a la voluntad humana en su creacin, organizada y su-
ministrada segn las necesidades del consultante.
Existe en la actualidad un sinnmero de activida-
des en la informacin, conformando teoras tendien-

67
tes a estabilizarla como ciencia o como disciplina. Al
respecto, existen problemas de terminologa, como en
todas las ciencias y disciplinas en formacin.
Se propuso tambin la palabra Informologa Leu-
polt, que es de difcil aceptacin por el predominio
de otros trminos no adecuados. Informologa sera
un sinnimo de Informatologa, as el problema de la
terminologa contina.
En la actualidad, y an en estudio, existen propo-
siciones para dividir el problema de la informacin,
as se hablara de:
Informologa inorgnica. Se refiere al soporte
que contiene la informacin como el papel, cintas per-
foradas, magnticas, etc. Tal vez sea necesario conside-
rarlo con los diplomatistas y palegrafos que realizan
estudios sobre los soportes en su clasificacin de ma-
terias duras: piedras, metales, mrmol, etc., y las mate-
rias blandas: papel, papiro, pergamino, etc., que alguna
experiencia pueden aportar al respecto.
Informologa orgnica. Hace referencia al hom-
bre como soporte de informacin, un campo muy am-
plio y con perspectivas insospechadas.
Informologa social. Alude a las labores de inves-
tigacin sobre los sistemas de clasificacin y sistemas
descriptivos.
Informologa especializada. Se refiere a insti-
tuciones de cierta especializacin, como las bibliote-
cas y los centros de documentacin. La Informologa
especializada incluye en su mbito a la informacin es-
pecializada como referencia a los aspectos culturales,
cientficos, tcnicos, recreativos, prcticos, etc., tra-
tados normalmente por especialistas de cada materia
especfica.

68
Informologa documentogrfica. Hace referen-
cia a los procesos de clasificacin, anlisis, tcnicas
descriptivas, propiamente a las acciones y activida-
des realizadas por el archivo. Documentografa es un
trmino que intenta acercarse a bibliografa; paralelo
al trmino de archivala propuesto por Aurelio Tanodi.
Informatologa documentalstica. Alude a los
procesos de comunicacin, es equiparable a la comu-
nicacin masiva.
Informatologa tcnica. Se refiere a los medios
mecnicos y electrnicos para el uso de la informacin,
propiamente sera lo que denominamos como Ingenie-
ra de la Documentacin.
En la actualidad se considera a la informacin como
un bien de consumo, es decir, es susceptible de ser co-
mercializado y estudiado desde un punto de vista so-
cioeconmico. Al ser estudiado desde este punto de
vista, aflora el trmino costo de la informacin.
Lamentablemente, la mayora de los gobiernos de
Amrica Latina no han tomado plena conciencia so-
bre este problema, adems de que se requieren inver-
siones de gran escala para una adecuada ordenacin
de sus archivos; stos crecen da a da, el desorden es
mayor en la medida en que crecen y las necesidades
de informacin aumentan en la misma proporcin que
crecen los presupuestos necesarios para corregir es-
tos errores.
La negatividad de eficiencia en la mayora de los
archivos consiste en que la informacin ha sido prepa-
rada con un fin prefijado: servir a la historia nicamen-
te. En la actualidad este concepto est paulatinamente
desechndose. Evidentemente, los ministerios de go-
bierno y de relaciones exteriores pueden producir do-

69
cumentacin histrica, pero qu sucede con los mi-
nisterios de Economa, de Industria y Comercio, de Agri-
cultura?, lo ms probable es que existan documentos
que permitiran la investigacin especializada en es-
tos rubros, toda inversin se justificara desde ese pun-
to de vista.
La mayora de los trabajos de Archivologa que he-
mos tenido la oportunidad de leer se ocupan esen-
cialmente de la clasificacin y la ordenacin, o de la
descripcin documentaria, pero lamentablemente
la informacin no ha sido enfocada sino en trminos
generales, es decir se toma al archivo como servicio
de y para la institucin que lo gener y, posteriormen-
te, para un servicio a la comunidad a travs de los ar-
chivos histricos. Estos dos aspectos son esenciales
en el archivo, pero ello no quiere decir que ste slo
sirve para estos objetivos.
El problema es que en la mayora de los casos, por
el preconcepto que se tiene del archivo, trabaja perso-
nal relacionado con la Historia o las investigaciones
histricas, de ah que se generaliza la idea de que el
archivo sirve nicamente a la Historia.
Tambin es de considerar que la seleccin docu-
mental ha sido elaborada con esas concepciones, es
decir se desecha todo aquello que no sirva para la His-
toria, lo cual es un error lamentable.
La informacin es una clave esencial en el manejo
documental, encerrando una gama de factores de bien
comn. Esencialmente desde el punto de vista del ar-
chivo, la informacin puede servirnos:
a) Para el servicio a la entidad creadora.
b) Para el servicio a la sociedad histrica.

70
c) Para adquirir el conocimiento necesario en la
evolucin social.
d) Como testimonio de la cultura de los pueblos.
e) Como condicionante del comportamiento tanto
individual como del medio social afectado.
f) Como un bien de consumo que, con el desarro-
llo de los pueblos, se hace cada vez ms necesario.
g) Como poder: econmico, poltico, social.

ASPECTOS TERICOS

Describir, como parte componente de las tcnicas


documentales, es representar cosas, sensaciones, pen-
samientos o personas mediante el lenguaje, refiriendo
o explicando sus distintas partes, cualidades o circunstan-
cias; definir una cosa no por sus predicados esenciales,
sino dando una idea general de sus partes o propieda-
des. Esta definicin generalizada, tomada del dicciona-
rio, concepta aproximadamente el acto de describir.
En el quehacer archivstico, utilizamos la descripcin
aplicada al documento.
La aplicacin de conocimientos modernos en la des-
cripcin contribuye en gran manera a una compren-
sin cabal del acto de describir, as tenemos algunos
aportes de la Teora de las Descripciones de Bertrand
Russell, con el consiguiente desarrollo y la interpre-
tacin de Fregue y de Wittgenstein:29
Descripciones definidas. Son aquellas proposi-
ciones especficas que determinan aspectos singula-

Anscombe, G. E. M., Introduccin al Tractatus de Wittgenstein,


29

Buenos Aires, El Ateneo, 1977, pp. 30-31.

71
res que permiten identificar el objeto de estudio. Este
tipo de descripciones definidas son las de mayor uti-
lizacin en el campo archivstico, al utilizar datos pro-
posiciones concretos sobre determinados documentos.
Ejemplo: Decreto Supremo N 2546/82.
Descripciones indefinidas. Consideradas aque-
llas proposiciones que son genricas y determinan
aspectos muy amplios que no permiten identificar el
objeto de estudio, sino de una forma muy abstracta.
Este tipo de descripciones se emplean generalmente
en forma conceptual, muy utilizado para la clasifica-
cin documental. Ejemplo: actas.
Estas dos definiciones auxilian conceptualmente
en la identificacin del documento anlisis documen-
tal, pero no implica que puedan demostrarlo, por-
que la identificacin es un concepto a posteriori.
En la descripcin documental cada descripcin re-
presenta un objeto, las proposiciones que acompaan
en la oracin o el auxiliar descriptivo, y expresa gene-
ralmente lo que se dice con respecto al documento-ob-
jeto; esto nos permite tener una idea de los descriptores.
No siempre todos los datos utilizados en la descrip-
cin pueden utilizarse como descriptores, sino como
auxiliares de conceptos. Es decir, los descriptores ge-
neralmente son nombres propios y reales del objeto o
documento.
Los datos son conceptos o trminos que significati-
vamente no podemos descomponer en unidades expre-
sivas ms pequeas para nuestros propsitos. Pueden
estar estructurados como en el caso de fecha, que para
nuestros anlisis, necesariamente tiene una estructu-
ra de da, mes, ao.

72
La informacin mnima que se puede utilizar en la
descripcin es un nombre y su descriptor:
Ejemplo: decreto, de gobierno
a) Provincial.
b) Nacional.
Tambin puede incluir:
a) Nmero.
b) Lugar (geogrfico).
c) Fecha.
El nombre deber ser elegido entre los trminos
que tengan mayor significacin posible para el usuario.
Estas alternativas nos conducen acertadamente a
pensar que no siempre las descripciones represen-
tan algo real y tangible:
a) Un sustantivo o nombre propio representa
al objeto porque as se llama.
b) Una proposicin puede ser verdadera aun cuan-
do su contenido no sea real; este aspecto es comproba-
ble por el mtodo diplomtico.
c) Una proposicin puede ser falsa aun cuando su
contenido sea real.
d) Una proposicin debe ser verdadera no slo por
su estructura sino tambin por la verificacin del he-
cho al cual se refiere.
La descripcin archivstica consiste en el empleo
de tcnicas que permiten crear auxiliares o instrumen-
tos de informacin, auxiliares de investigacin, que
tienen por objetivo principal poseer un conocimiento
seguro y completo de los documentos existentes en el
archivo, los mismos que son proporcionados al utiliza-
dor, al investigador, usuario o pblico, cubriendo sus
necesidades de informacin. Es un hecho conocido de
todo el mundo que el entorno en que vivimos cambia a

73
un ritmo jams experimentado anteriormente, que los
conocimientos tcnicos acumulados y los recursos in-
formativos crecen exponencialmente y que ya nadie
puede seguir hasta el final del curso de su vida como
lo hacan nuestros padres y nuestros abuelos con los
conocimientos adquiridos durante su estancia en la
escuela. 30
No es suficiente que un archivo est clasificado en
debida forma y ordenado de acuerdo con normas prees-
tablecidas, sea cual fuere su cantidad documental. Es
necesario tener una herramienta adecuada para utili-
zar en sus mximas posibilidades la informacin, al
mismo tiempo que estas herramientas nos permitan
ahorrar tiempo y economa. En la primera Reunin
Interamericana sobre Archivos Washington, DC,
1961 se acord la siguiente definicin de descrip-
cin: El conjunto de actividades que despliega el ar-
chivero para preparar catlogos, ndices, inventarios
y otros instrumentos descriptivos de los documentos.
La descripcin consiste en enunciar los caracteres in-
ternos y externos de los documentos .31
Lgicamente que al hablar de informacin nos re-
ferimos a la documental, como datos necesarios que
le interesan al usuario.
La funcin de la descripcin es la de conocer la exis-
tencia documental constancia de existencia:
a) Para control auxiliares descriptivos de control.
30
Stibic, Vlado, Sistemas de documentacin y archivo en despa-
chos y oficinas. Medios y mtodos, Madrid, ATE, 1982, p. 13.
31
Boletn Interamericano de Archivos, vol. 1, Crdoba, Centro In-
teramericano de Formacin de Archiveros, 1971, p. 88. Corresponde
a la Resolucin N 6. Terminologa archivstica, Glosario de trmi-
nos archivsticos.

74
b) Para la consulta o investigacin.
Entre otros beneficios y objetivos de la descripcin,
podemos citar:
a) Estimular la utilizacin de la informacin, dada
a conocer mediante los auxiliares descriptivos que per-
miten una recuperacin de informacin para la inves-
tigacin, en forma adecuada, rpida y eficaz.
b) Evitar prdidas de informacin obtenida.
c) Ampliar los recursos de informacin de modo que
se pueda utilizar un mayor porcentaje del habitual.
d) Mejorar la organizacin de los conocimientos al-
macenados en los repositorios documentales.
e) Relacionar hechos e ideas que permitan descu-
brir asociaciones y conclusiones ocultas.
La descripcin del documento constituye la parte
ms importante del quehacer archivstico, por cuanto
debe mostrar en detalle, en qu consiste el tipo docu-
mental o clase determinada.
Para alcanzar los fines explcitos de la descripcin,
necesariamente recurrimos a una serie de procedimien-
tos como:
a) Evaluacin de los documentos correspondien-
tes a cada archivo.
b) Eleccin del sistema descriptivo que se ha de
utilizar, teniendo en cuenta las distintas ventajas que
nos brinda cada sistema, incluyendo la utilizacin
de ordenadores.
c) Realizacin de las distintas actividades con el
propsito de complementar toda la informacin refe-
rente al documento.
Estas labores son bastante delicadas porque se debe
obtener la informacin de manera que nos indique el
contenido general de la serie y, al mismo tiempo aque-

75
llos aspectos que pueden caracterizar las diferentes
clases y tipos documentales.
En estos casos, lo que se quiere obtener con la des-
cripcin es un detalle que sirva al mismo tiempo como
identificacin de la serie, y nos d la pauta correcta
de las actividades desempeadas. Un contador no acu-
dir al archivo para preguntarnos por un documento
con tal nmero o tal vez s; generalmente pregun-
tar por el comprobante de pago nmero tanto, pues-
to que es el nombre del tipo documental que utiliza
para identificar al documento, nos dar una fecha aproxi-
mada. En nuestro detalle tendremos entonces: por ti-
pos documentales, comprobantes de pago, de enero a
marzo, suponiendo que la unidad documental encie-
rre esos meses, as nos aproximamos fcilmente al do-
cumento requerido. Es bueno tener en consideracin:
a) Qu contienen los tipos documentales en su
informacin, sobre todo si se trata de formularios para
los que se ha estudiado previamente el tipo de infor-
macin necesaria que deben contener.
b) Cmo se ubica la informacin solicitada, es de-
cir, cules son los mtodos y las herramientas utiliza-
dos en tales acciones.
c) Para qu se guarda la documentacin, a fin de
poder apreciar la finalidad y alcance del trabajo, es-
fuerzo y material empleado con relacin a la impor-
tancia de la informacin reunida.
d) Cundo dejar de tener valor el documento, pues-
to que al cumplirse cierto perodo slo se toma como
referencia o con un mnimo uso de la informacin, lo
que puede no justificar el espacio que ocupa y econ-
micamente hablando la manutencin del documento
exige gastos que pueden ser superfluos. Sobre este as-

76
pecto existe generalmente una legislacin que regula
estos perodos de utilidad de los documentos.
e) Dnde se produce el documento, dnde se efec-
ta el trmite, dnde se archiva.
De acuerdo con las observaciones anotadas, ten-
dremos entonces un concepto ms claro en las tcni-
cas descriptivas.

Denominamos tcnicas descriptivas a la apertura


o empleo de sistemas adecuados a la realidad do-
cumental, que nos permita la recuperacin del
documento y de la informacin contenida.

Al realizar un anlisis sobre el tema de describir,


se nos plantean los siguientes problemas:
Problema 1. El archivero encuentra algo difcil
aprender y comprender lo suficiente sobre la adminis-
tracin que ha de ser beneficiada por los auxiliares
descriptivos, teniendo en cuenta que esta informacin
ha de ser volcada tanto para satisfacer la demanda de
informacin de la entidad productora y como para cu-
brir la demanda del usuario, que no siempre utiliza el
mismo lenguaje de la administracin.
Ocurre que el sistema descriptivo es de lo ms co-
rrecto y excelente, pero no satisface alguna demanda,
caso especfico, el usuario o el investigador.
Cuando se presente este tipo de problemas en el
acto de describir, debemos considerar especficamente
cules son los trminos empleados en la descripcin,
que normalmente obedecen a los conceptos vertidos
subjetivamente por personas que ocupan puestos cla-

77
ves en el tratamiento de la documentacin y de la in-
formacin. Este subjetivismo est sujeto incluso a un
lenguaje local con una comprensin distorsionada de
lo que realmente significa la carga semntica del tr-
mino empleado.
Problema 2. Los usuarios no conocen an las posi-
bilidades de las tcnicas descriptivas en cuanto a ca-
pacidad informativa. Tienen el concepto de que al
encontrar auxiliares descriptivos adecuadamente ela-
borados, han de obtener todas las respuestas acerta-
das al tipo de su demanda de informacin.
Es necesario entonces realizar modelos de auxi-
liares descriptivos que les permitan comprender qu
respuestas han de obtener en su consulta, y que ms
all de los modelos indicados, es necesario realizar
una investigacin interna para obtener los resultados
requeridos.
Problema 3. El archivero puede verse abrumado
por los detalles en cuanto a los elementos en juego para
la descripcin de los documentos. El trabajo descrip-
tivo consiste en estructurar todo un plan para deter-
minar los descriptores, lo que nos proporcionar una
gama de informaciones sobre la situacin planteada.
Este problema suele presentarse cuando existen
desfases y comnmente existen entre los pro-
cedimientos administrativos y los documentos produci-
dos, las polticas de uso de la informacin y la enorme
variedad de facetas presentadas en la administracin.
La descripcin en s es una labor de detalles, pero
el archivero deber tener los conocimientos necesa-
rios para realizarla, volcando sus conocimientos en
esquemas o estructuras, analizando las existentes so-
bre los organigramas y flujogramas.

78
Problema 4. El auxiliar descriptivo ya elaborado,
si tuviera que tomar en cuenta slo a los usuarios, ten-
dra sentido en este aspecto, pero puede que no sea
de mucha utilidad para los archiveros.
Para lograr un diseo fsico de los auxiliares des-
criptivos, stos deben ser realizados en permanente
consulta con las reas afectadas, con conocimientos
actualizados, basados en la demanda de informacin
lgica, evitando un exceso de comentarios aclarato-
rios. Lgicamente que cuantos ms comentarios requie-
ra un auxiliar descriptivo, tcnicamente estar mejor
logrado, pero no ser una herramienta eficaz al servi-
cio de la comunidad de consumo de la informacin.
Superado el concepto de describir, hablamos de
tcnicas documentales como el empleo de diversos co-
nocimientos, tcnicas y mtodos para lograr un proceso
adecuado de la informacin contenida en los documen-
tos de archivo. Al hablar de conocimientos y tcnicas,
nos referimos concretamente al conjunto de compo-
nentes relacionados entre s que tienen por finalidad
la accesibilidad documentaria e informativa. Esta defi-
nicin ha de ser mejor comprendida al estudiar los ca-
racteres internos y externos de los documentos.
La labor descriptiva, bsicamente no es nada ms
que un anlisis de los orgenes de los documentos, de los
tipos documentales que integran la documentacin, in-
cluso los atributos particulares de cada tipo, del lugar y
fecha de su confeccin, de las actividades que resultaron
en su formacin, de los temas que abarcan las actividades
y de los caracteres externos de los documentos.32
32
Vzquez, Manuel, La ordenacin en la metodologa archivsti-
ca, Revista del Archivo General de la Nacin, vol. VIII, Buenos Aires,
1979, ao VIII, p. 27.

79
Con la prctica, se puede observar que el desarrollo
de las tcnicas documentales influye sobre la tradi-
cin archivstica en determinadas reas geogrficas;
as tenemos que la diferencia de la documentacin exis-
tente entre angloamrica e iberoamrica, est dada
por la iniciativa estatal en el caso iberoamericano
y por las concesiones privadas en el caso angloamerica-
no. As es como las colecciones particulares referentes
al perodo colonial no se encuentran en los archivos
sino en las Juntas de Historia. Amrica Latina tiene
una larga tradicin archivstica, propiamente desde
Carlos V.
Norteamrica y Canad inician su preocupacin ar-
chivstica recin en la dcada del 30, pero su desarro-
llo ha sido muy rpido. La preocupacin de Amrica
Latina consiste en lograr un desarrollo en sentido pa-
ralelo a su produccin documental, pero su acervo do-
cumental es mucho mayor. En el empleo de auxiliares
descriptivos, los latinos no siguen la lnea o escuela
americana, sino la espaola, as es como la tradicin
histrica justifica esta tendencia.

Justificacin de las tcnicas


documentales

Un auxiliar descriptivo es la representacin por


escrito de la informacin de documentos especficos.
Por ser producto de actividades de una institucin, se
registran tambin aspectos de la organizacin de la
entidad productora y sirve sobre cualquier objetivo,
para la consulta del usuario quien manifiesta perma-
nentemente necesidades de informacin.

80
Toda toma de decisiones y actos de investigacin,
requieren de una permanente alimentacin de infor-
macin, algunas de estas necesidades son:
a) Saber si existen precedentes sobre determina-
dos actos de la administracin y cules son los proce-
dimientos realizados para la toma de decisiones.
b) Conocer, en el campo de la investigacin, los con-
tenidos documentales, e inclusive, si se han realizado
algunas investigaciones sobre el tema, tanto en lo ad-
ministrativo como en lo cientfico o histrico.
c) Necesidad de informacin en el curso de un tra-
bajo de investigacin. Generalmente, tanto el usuario
como el investigador, requieren de datos precisos, sea
en un trmite o en un trabajo de investigacin en cur-
so, por lo que se hace necesario encontrar y verificar
informacin adecuada a cada una de las necesidades.
El auxiliar descriptivo es el documento resultante
de los anlisis documentales y representar los dis-
tintos aspectos para la evaluacin de documentos, lo
que nos conducir a una seleccin adecuada.
La necesidad de distinguir entre el anlisis docu-
mental y sus tcnicas documentales y considerarlas
en dos etapas separadas del proceso de evaluacin do-
cumental. Se manifiesta en las siguientes razones:
a) El anlisis documental persigue conocer a fon-
do las caractersticas de los documentos y su utilidad
en la administracin. Con este fin se registran los aspec-
tos importantes de la informacin contenida, permitien-
do conocer los mtodos utilizados para la gestacin como
accin y efecto de gestar o gestarse (A. schwangerschaft,
trchtigkeit; F. gestation; I. gestation; It. gestazione;
P. gestao) y gestin como accin y efecto de gestionar
o accin y efecto de administrar (A. fhrung, betrei-

81
bung; F. gestion, dmarche; I. agency, step; It. gestio-
ne, prtiche; P. gesto, gerencia). Figura que se em-
plea como preparacin para el nacimiento de algo del
documento, de modo que se pueda apreciar en conjun-
to, lo que representa el documento y su importancia
dentro de la organizacin. Por ello muchas veces es
necesario programar distintos auxiliares descriptivos
que permitan reconocer las funciones (A. funktion; F.
fonction; I. function; It. funzione; P. funo) como ca-
pacidad de accin o accin propia de los organismos,
como capacidad de accin o accin propia de los car-
gos y oficios de los organismos, actividades como la
facultad de obrar, diligencia, eficacia, o como conjunto
de operaciones o tareas propias de una entidad (A. tti-
gkeit, wirksamkeit; F. activit; I. activity; It. attivit;
P. actividade) y acciones como ejercicio de una poten-
cia; como efecto de hacer; como conjunto de actitudes,
movimientos y gestos cuyo fin es hacer ms eficaz la
comunicacin (A. handlung, wirkung, tat, aktie, klage;
F. actions; I. actions; It. azione; P. aco) o como produc-
toras de documentos, para lo cual usamos lenguajes
convencionales o estructurados. En el anlisis docu-
mental previamente se ha determinado la importan-
cia de cada tipo documental.
b) El anlisis documental centra su atencin en los
contenidos semnticos de cada tipo documental. Como
en una organizacin puede existir una cantidad aprecia-
ble de tipos documentales similares entre s, para no
tener que evaluarlos individualmente, es recomenda-
ble representarlos en una descripcin estandarizada
segn las funciones, acciones y actividades clasifi-
cacin, sin entrar en detalles que diferencian a las
acciones. Estas descripciones estandarizadas, repre-

82
sentan la relacin entre las diversas actividades y los
tipos documentales generalizados. Reflejando obvia-
mente, la organicidad de la empresa.
c) El anlisis documental, siendo bsico para el co-
nocimiento de los tipos documentales, presenta infor-
macin que podr inducir en la interpretacin errnea
de contenidos de informacin de los tipos documenta-
les respectivos. Por ese motivo, la elaboracin de los
auxiliares descriptivos resulta recomendable, puesto
que constituye una tcnica que permite visualizar en
forma real y objetiva a las unidades documentales.
d) Otra justificacin de la tcnicas documentales,
se refiere a la determinacin y asignacin de denomi-
naciones adecuadas al contenido esencial de las uni-
dades documentales.
Es muy comn observar que las organizaciones se
preocupan muy poco por normalizar las denominacio-
nes de las unidades documentales, lo que genera que
en muchos casos existan denominaciones al azar o ar-
bitrarias que no dicen nada del contenido de informa-
cin en las unidades documentales. Pueden observarse
diversidad de nombres para un mismo tipo documen-
tal, lo cual dificulta una administracin adecuada de
la informacin, o bien existen nombres comunes para
documentos diferentes. Fuera de los problemas de or-
den prctico que estas situaciones pueden producir,
tambin ocasionan conflictos en la ordenacin y clasi-
ficacin documental y lgicamente inciden en las tc-
nicas documentales.
e) Mientras que el anlisis documental proporcio-
na datos de los diferentes contenidos de informacin
y tipos documentales, tal cual son en realidad en un
determinado momento, la preparacin de auxiliares

83
descriptivos permite contar con documentos objetivos
y valederos para un tiempo amplio y prudencial.

Programa documental

Normalmente, se tiene por programa documental


a la eleccin de sistemas a realizar en el archivo para
un tratamiento de la informacin efectiva; pero, para
lograr un mejor servicio, incorporamos en el progra-
ma algunos aspectos que permiten al archivero cono-
cer primero la produccin documental, a travs de un
anlisis documental, evaluar la informacin y poste-
riormente administrar la informacin adecuada a las
necesidades de cada archivo.
Para realizar convenientemente un programa do-
cumental es necesario tener un conocimiento metodo-
lgico de las tcnicas del trabajo intelectual, dentro
del cual se encuentra inserto el programa mismo. Se
cumplen as algunas etapas:
Planificacin y control. Es la etapa primaria del
trabajo intelectual; es necesario tomar en cuenta los
distintos planes a llevar a cabo, cules son los inme-
diatos, de acuerdo con las necesidades del archivo, que
se han de describir. Normalmente se realizan accio-
nes a corto, mediano y largo plazo.
Para no perderse en detalles, es necesario tener
una prospectiva cronolgica de las acciones genera-
les; paralelamente realizar una historia cronolgica
de lo que se est cumpliendo. Dentro de la prospectiva,
es necesario controlar los horarios de trabajo, tiempo
en horas por trabajo realizado, que nos permitan co-
nocer los clculos de tiempo y clculos econmicos.

84
Tcnicas de estudio. En esta etapa se aplican las
tcnicas de resmenes, extractos, metodologa a em-
plear, y redaccin de notas, sinopsis documentales y
borradores. Es en esta etapa cuando se realiza un an-
lisis sobre las formas de almacenamiento de la infor-
macin y el inicio de la indizacin.
Documentacin. En esta etapa es necesario consi-
derar sobre todo la actualizacin de la documentacin
con la salvedad de los archivos cerrados, consideran-
do aspectos principales como:
a) Encontrar la informacin solicitada.
b) Reunir datos de acuerdo con la demanda.
c) Seleccionar la informacin de acuerdo con de-
terminados temas.
d) Almacenar estas experiencias, a fin de evitar re-
peticin de investigaciones.
e) Organizar todos aquellos aspectos concernien-
tes a los datos acumulados y acumulables para una p-
tima organizacin de la informacin.
Estos aspectos nos llevan a tener un conocimiento
adecuado sobre las necesidades y hbitos de informa-
cin del rea de influencia de un archivo. Con el fin de:
a) Tener conocimientos de las fuentes y lograr un
aprovechamiento ptimo
b) Lograr mtodos de acceso a la informacin en
sus distintas etapas de organizacin.
Tcnicas de presentacin. Se considera que no
es suficiente efectuar un buen trabajo descriptivo, sino
que es necesario realizar determinadas actividades que
permitan una adecuada presentacin de la informa-
cin, es decir, tener una clasificacin adecuada de cun-
do se presenta un informe, cundo se presenta una ficha
de resumen o informacin verbal, considerndose:

85
a) La estructura del informe.
b) El estilo.
c) El argumento.
Las tcnicas utilizadas en esta etapa, correspon-
den a las empleadas en la metodologa del resumen.
La evolucin de las tcnicas nos conduce a la elabora-
cin de los auxiliares descriptivos.
Elaborar es preparar el material necesario para
la descripcin. ste puede ser el conjunto de medios
audiovisuales, o instrumentos legibles a mquina, o
bien simplemente tarjetas, fichas, o planillas, a los que
hemos denominado tcnicas descriptivas o la redac-
cin de determinados documentos, auxiliar, resme-
nes o guas orientadoras del conjunto de documentos.
Uno de los problemas que se presentan en muchos
archivos, es la carencia de auxiliares correctamente
elaborados.
Existe una abundante literatura sobre este tema,
pero carecemos de manuales con planteamientos des-
criptivos sobre los temas que deben transmitirse en
los diversos niveles, claros, sencillos, fcilmente inte-
ligibles, que conduzcan y orienten la labor de aprendi-
zaje sin mucho desarrollo dogmtico y con dominio de
la realidad administrativa de cada regin.
La mayora de las veces se traducen obras sobre
auxiliares descriptivos preparados para otros lugares
y otras realidades. Esto puede resultar distorsionan-
te. Antes de hacerlo es necesario reflexionar sobre su
aplicabilidad a los casos concretos. Las normas pro-
puestas por el CIA no siempre son una solucin, por la
misma necesidad de profesionalizar en un buen por-
centaje a quienes trabajan en la cuestin archivstica.

86
Otra cuestin de inters es la conveniencia de inter-
cambiar los referidos auxiliares entre las instituciones
semejantes, lo que facilita la difusin y el conocimien-
to de experiencias variadas.
Elaborar esos auxiliares supone dos etapas: una
serie de operaciones previas vinculadas a la bsqueda
de informacin y la ejecucin propia del documento
que es redactarlo, corregirlo, ponerlo a disposicin de
los usuarios; todas formalidades que pueden agrupar-
se en:
a) Redaccin.
b) Tipografa.
En lo que se refiere al aspecto tipogrfico, se to-
man todos los cuidados.
a) La presentacin.
b) La claridad.
c) El tipo de letra,
d) Las relaciones de informacin.
e) Los diagramas.
f) Los mrgenes con resmenes.
g) El uso de colores.
h) Ttulos destacados que faciliten el uso.
Igualmente, el ordenamiento tipogrfico uniforme
y un buen y detallado ndice. Son todos elementos que
deben cuidarse y que redundarn en beneficio de la
fcil comprensin.
Todo auxiliar debe comenzar con una presentacin
de los documentos descriptos. Y esa presentacin debe
hacerse con lenguaje descriptivo; cumpliendo todos
los requisitos formales de la expresin, informando y
proporcionando orientacin mediante datos tcnicos
accesibles y que atienda a la capacidad real de enten-
dimiento de los usuarios.

87
A su vez, para que la exposicin de los auxiliares
descriptivos sea didctica, debe cumplir los siguien-
tes requisitos:
a) Dominio de lo que es objeto de exposicin.
b) Exactitud y objetividad de los datos presentados.
c) Separacin ntida entre lo esencial y lo secun-
dario.
d) Organizacin de las diversas partes.
e) Conclusiones.
Son los elementos que ordenan una exposicin y
la hacen fcilmente inteligible.
Recoleccin de informacin. Toda elaboracin
de auxiliar para un curso comienza con la recoleccin
de la informacin necesaria, que se ubica en los docu-
mentos administrativos, contenida en:
a) Expedientes.
b) Resoluciones.
c) rdenes de servicio.
d) Reglamentos, etctera.
e) Datos que surgen de las tablas.
f) Organigramas.
g) Grficas, etctera.
En la observacin directa de estructuras y proce-
dimientos, en las relaciones de dependencia y vncu-
los jerrquicos; en definitiva, en el anlisis de todo el
complejo mecanismo administrativo, a travs de todo
lo que de l puede expresarse algo.
El anlisis debe hacerse en profundidad, sin des-
cuidar ningn elemento o factor que sea determinante
de la conformacin y ubicacin del documento. Adems,
debe haber una valoracin y seleccin del auxiliar des-
criptivo escogido. Debe preguntarse si la informacin
es pertinente.

88
La organizacin de la comunicacin. La idea que
se tiene de un archivo pasivo, que slo responde a la
demanda de la informacin, es obsoleta. Un archivo
tiene una permanente comunicacin sobre el rea de
su influencia, tanto en la comunicacin de sus conte-
nidos como en el sistema de alimentacin de informa-
cin. Consideremos entonces aspectos como:
a) Programas de difusin de la informacin.
b) Programas de alimentacin documental.
c) Canales y medios de conduccin.
d) Estrategias.
e) Formas.
f) Instrumentos.
Y los distintos sistemas reprogrficos:
a) Grficos.
b) Diapositivas.
c) Filmes.
d) Proyecciones cenitales.
e) Vdeo.
f) Circuitos cerrados.
g) Audiocasetes.
h) Demostraciones.
i) Etctera.
Las tareas de la descripcin por lo general son len-
tas, y las necesidades del archivo son inmediatas, de
ah que el archivero debe estar permanentemente in-
formado sobre los sistemas a emplear en el archivo y
su adecuacin a un bajo costo; teniendo en cuenta la
irreversibilidad de la descripcin. Una vez utilizado
un sistema, no se puede echar abajo todo un trabajo
para empezar otro que aparentemente puede ser til,
por esa razn se busca que los sistemas descriptivos a
emplear, tengan opciones de modificacin sobre el mis-

89
mo trabajo realizado, sin perjudicar lo que ya se tiene
elaborado.
El entusiasmo por las novedades archivsticas, debe
ser moderado, en forma adecuada, bajo riesgo de per-
judicar al archivo con permanentes cambios en las la-
bores de descripcin.

Objetivos del programa

En cierta forma, los objetivos del programa son los


propios de la descripcin. Podemos enumerarlos:
a) Tener un conocimiento amplio sobre los valores
informativos de los documentos, a fin de determinar
el grado de importancia y accesibilidad de cada tipo
documental;
b) Comprobar la existencia documental ingresada,
la que se encuentra en movimiento y la de trmite;
c) Hacer accesibles los documentos, para ello es ne-
cesario hacer un estudio sobre la informacin adminis-
trativa, tecnolgica y cientfica que pueda contener el
documento; la accesibilidad no slo se cuestiona con
el grado de accesibilidad que pueda tener cada docu-
mento, sino tambin como el grado de conocimiento
que se tenga sobre l.
d) Analizar cada una de las etapas a realizar en la
descripcin de manera que no quede trunca por falta
de clculo para cada sistema empleado.
e) Procurar en lo posible, utilizar sistemas que se
integren en el contexto del medio, de modo que se uni-
versalice el sistema y el lenguaje descriptivo.
f) Planificar que la informacin volcada en auxi-
liares descriptivos, sea adecuada para la aplicacin
de medios tecnolgicos, como la informtica.

90
Es necesario tener una idea clara en el programa
de cules son los auxiliares ms importantes o priori-
tarios a realizar, as tenemos:
Registro. El registro es un auxiliar descriptivo com-
puesto por asientos en los que se registran datos que
identifican a los documentos, nos permite llevar con-
trol sobre la produccin de documentos.
Inventarios. Auxiliar descriptivo ms complejo
y amplio que el registro, nos permite llevar control
de movimiento y existencia de los documentos, es un
auxiliar para el archivero, netamente archivstico. En
algunos casos, el inventario permite la consulta de
los usuarios. El inventario se realiza despus de la
ordenacin.
En muchos archivos, el instrumento bsico de re-
ferencia es un inventario o registro, que describe los
documentos en un solo fondo o grupo de documentos.
Debe figurar en primer lugar una breve historia admi-
nistrativa de la institucin que produjo el documento.
La organizacin interna de la ayuda de recuperacin
es generalmente jerrquica y refleja la organizacin
de la dependencia administrativa que produjo el do-
cumento. Los documentos se describen por lo general
a nivel de la serie y cada asiento incluye informacin
sobre el lapso de tiempo, el volumen y disposicin del
documento, as como un resumen de su contenido. En
algunos casos se incluyen anexos en que figuran ma-
teriales como esquemas de archivo, listas de ttulos
de archivadores y otras compilaciones de informacin,
que pueden ser tiles a los investigadores. Los inven-
tarios o registros son lo suficientemente detallados
como para que sean de gran utilidad al personal que
trabaja en los archivos y a los investigadores. En al-

91
gunos repositorios ms pequeos no se publican, sino
que se mantienen en copias a mquina que se utilizan
dentro de la institucin. En centrales ms grandes se
acostumbra publicar (con equipos sencillos, en rstica
y en nmero limitado) los inventarios o registros que
pudieran ser bastante solicitados por los usuarios. En
los ltimos aos se ha tendido a producir esta clase
de ayudas en microforma.33
ndice. Auxiliar descriptivo utilizado para la bs-
queda y recuperacin de la informacin, tiene amplia
relacin con la informtica, y estructurando el lengua-
je, nos permite formar el tesauro.
Guas. Muy necesarias sobre todo en aquellos ar-
chivos no centralizados, en archivos histricos o en archi-
vos con varios fondos documentales. La gua cumple
la funcin de registrar el patrimonio documental de
los archivos.
Ordinariamente describen en trminos generales
todo el conjunto de documentos de una central deter-
minada o una subdivisin importante de una gran cen-
tral de archivos. Los documentos se describen por lo
general ya sea a nivel del fondo o grupo de documen-
tos, ya sea al nivel jerrquico consecutivo, es decir, el
de subgrupo. Estas descripciones van por lo general
precedidas de una breve historia administrativa de la
organizacin que produjo los documentos. Puede se-
guir al asiento una lista de ayudas de recuperacin,
pertinentes y ms detalladas, ya publicadas o indi-
tas. Un ndice por materias del conjunto de la gua es
muy til, ya que en una gua general se describe una
gran variedad de material.34
33
Rhoads, James B., op. cit.
34
Idem.

92
Catlogo. Contrario a lo que se cree, el catlogo
es un auxiliar descriptivo no especficamente del archi-
vo, se utiliza y recomienda para documentos de cierta
importancia, muy selectos en cada archivo.
Al hablar de los diferentes auxiliares descriptivos,
el programa debe contemplar los soportes en los cua-
les se han de efectuar los asentamientos de datos, para
tal efecto tenemos:
Libros y encuadernados. Cuando se trata de li-
bros como soportes, son manuscritos. Los libros de re-
gistro de las entidades, que son tiles y hasta aplicables
a los archivos, contienen informacin suficiente como
llevar un control documental adecuado.
No sucede lo mismo con los encuadernados, que al-
gunas entidades realizan en papeles sueltos y escritos
a mquina o impresos, y cada determinado tiempo o
nmero de fojas los encuadernan, tomando el aspecto
de libro. Este tipo de soportes pueden dar una segu-
ridad en cuanto a la prdida de asientos, registros, etc.,
presentan el inconveniente de que no permiten inter-
calados. Estos libros son tiles para los registros, que
se realizan cuando la documentacin se encuentra en
etapa de inicio de gestin o trmite, por lo que los do-
cumentos son registrados por su cronologa o nmero
de orden, se respeta la procedencia y el orden original.
Fichas. Un buen nmero de instituciones decidie-
ron adoptar este soporte, por la comodidad que repre-
senta para trabajar con ficheros, ya que stos pueden
llevar ordenamiento cronolgico, temtico, numrico,
etc., pudiendo tambin intercalarse fichas cuando se
necesita.
Para trabajar con este tipo de soportes, es necesa-
rio contar con ficheros, dndole algo ms de seguri-

93
dad. Son de fcil extravo los asientos separados en
cada ficha, y es engorroso tener que ordenarlas nue-
vamente. En algunas instituciones las numeran para
facilitar este trabajo o detectar la falta de algunas de
ellas, se usan tambin bolsas de polietileno transparen-
tes, donde se incorporan las fichas para fotocopiarlas.
Este soporte se utiliza por su practicidad en cat-
logos y en ndices.
El programa documental debe abarcar desde el an-
lisis de los documentos hasta la etapa final del archi-
vo, que sera la edicin de los auxiliares descriptivos.
Consideramos entonces que un programa documental
debe contener:
a) Anlisis documental.
b) Identificacin del documento.
c) Control de gestin.
d) Evaluacin rendimiento informativo.
e) Descripcin propiamente dicha.
f) Administracin de la informacin.
g) Anlisis estadstico de la informacin.
Estos conceptos, que estudiamos a lo largo del pre-
sente trabajo, son los que conforman una parte princi-
pal de las tcnicas documentales del archivo.

Archivos sin auxiliares


descriptivos

Prcticamente no existen archivos sin auxiliares


descriptivos, por lo menos, sin los auxiliares que conven-
cionalmente denominamos o conocemos. Analicemos:
Todo ncleo documental al que se le aplican las tc-
nicas documentales como la clasificacin, ordenacin,
descripcin y seleccin, se denomina archivo correc-

94
tamente, pero si mnimamente no se le aplican las tc-
nicas documentales, no se considera archivo, sino re-
positorio documental.
Los auxiliares descriptivos nos permiten conocer
la informacin contenida en las unidades documentales,
sobre todo cuando el volumen documental es amplio;
pero sucede que en una administracin no siempre est
toda la documentacin en un solo ncleo o repositorio,
sino que se encuentra en cada centro de actividades,
y su volumen, resulta relativamente pequeo como
para efectuar auxiliares descriptivos. Si bien lo correcto
es que cada uno de estos repositorios debera elaborar
por lo menos un listado de los documentos existentes
en ese sector y remitir una copia al archivo central para
que ste tenga conocimiento cabal de la cantidad do-
cumental y su ubicacin, no siempre se acatan nor-
mas, y en muchos casos, se alega que los documentos
tienen un carcter secreto o reservado a un determi-
nado nmero de funcionarios.
Estos archivos, pequeos en su volumen, no poseen
en su mayora auxiliares descriptivos convencionales.
Algunas entidades utilizan sistemas de localiza-
cin de los documentos no convencionales, especial-
mente carpetas plegadizas folders, que resultan
muy adecuadas cuando se utilizan para archivar uni-
dades documentales que corresponden a un determina-
do tipo documental, como correspondencia recibida o
emitida, siempre que la clasificacin sea lo ms ade-
cuada posible a las necesidades de la entidad. Este tipo
de archivado puede ser tambin temtico. Un ejem-
plo de archivos de dimensiones considerables y que
no requieren prcticamente inventarios o auxiliares
descriptivos convencionales, son los relativos a los se-

95
guros, que trabajan con carpetas colgantes y en orden
alfabtico o numrico, slo hay que tener un conoci-
miento adecuado de la distribucin e instalacin de
las carpetas.
El utilizador, en este caso el funcionario, slo tie-
ne que leer las inscripciones de las pestaas de estas
carpetas para ubicar con facilidad el documento re-
querido. Cada tiempo determinado, de un mes a un
ao, estas carpetas pasan al archivo, que continuando
con el modelo original de la oficina productora, acumu-
la las carpetas en cajas, teniendo la documentacin cla-
sificada por temas o por tipo documental. Tiene sus
desventajas, en el sentido de que algunos temas son
tratados en distintas reas de la institucin, por lo que
se requiere una copia por cada rea necesaria, lo cual
afecta a la clasificacin y satura al archivo con copias
distribuidas en distintas ubicaciones. No es muy reco-
mendable, pero se observa que muchas dependencias
empresariales utilizan este mtodo, especialmente cuan-
do se trata de plizas de seguro, de importacin o de
exportacin, o historias clnicas de hospitales, que se or-
denan de acuerdo con el nmero de pliza o documen-
to de identidad, en el caso de las historias clnicas.
La ordenacin por tipos documentales, presenta
ventajas cuando una determinada institucin respal-
da estos trabajos con el propio personal; no ocurre lo
mismo cuando se trata de instituciones donde se rea-
lizan trmites en los cuales se tienen que colocar di-
versos tipos documentales en un expediente, como en
el caso de los tribunales de justicia, donde el expedien-
te tiene que conservarse tal cual se fue formando.
En estos casos, cuando el usuario requiere infor-
macin, debe tener conocimiento del nmero o del nom-

96
bre, datos que se encuentran en su documento de ase-
gurado. Lo mismo sucede con las historias clnicas. En
aquellos pases que tienen sistemas centralizados de
este tipo documental, las historias clnicas estn ar-
chivadas por el nmero de identidad, por lo que es ms
fcil recuperar la informacin, al solicitarla se encuen-
tra en el nmero de orden correlativo; de ah se explica
lo de auxiliares descriptivos no convencionales, por-
que las carpetas de los seguros, de las historias clni-
cas, que sirven para conservar la documentacin, sirven
al mismo tiempo de auxiliares descriptivos. Pero no siem-
pre es aplicable este sistema a los archivos.
Podramos decir entonces que en casos excepcio-
nales como los citados, la descripcin se encuentra in-
tegrada a la ordenacin de los documentos.

Los usuarios

Una de las razones por las cuales se elaboran auxi-


liares descriptivos, consiste en suministrar servicio
adecuado a los usuarios; es conveniente comprender lo
que significa el trmino usuarios para los archiveros.
El trmino usuario se aplica a la persona que tie-
ne derecho a usar la cosa ajena con cierta limitacin.
En el archivo, el usuario es la persona que hace
uso de su derecho para tener acceso a la documenta-
cin e informacin, con las limitaciones determinadas
por el grado de accesibilidad de los documentos.35
La palabra usuario se emplea en forma general,
pero en realidad son distintas las categoras de usua-
rios que se presentan en los archivos para efectuar

35
Vzquez, Manuel, La ordenacin, op. cit., p. 27.

97
consultas, y cuanto ms cualitativa sea la informacin
que tiene un archivo, mayor ser el nmero de usua-
rios que asistan a efectuar consultas.
Manuel Vzquez, nos da una orientacin del usua-
rio relacionado con los auxiliares descriptivos. En for-
ma resumida: el primer usuario es el administrador o
el funcionario de la institucin donde el documento
cumple su finalidad, para este tipo de consultante, los
auxiliares descriptivos debern ser rpidos y giles,
de modo que tenga la informacin correctamente ser-
vida en el menor tiempo posible.
Para el investigador y el cientfico, deber drse-
le primero una orientacin sobre la documentacin que
se posee, de acuerdo con una metodologa de la inves-
tigacin, los auxiliares descriptivos poseern enton-
ces una terminologa adecuada a estos fines, de modo
que su investigacin posea la exactitud cientfica.
Esta terminologa es fcilmente comprensible cuan-
do el anlisis documental ha sido efectuado de mane-
ra detallada.
Para el consultante particular, la informacin es
generalmente de carcter sencillo, ms fcil de poder
servir, aun cuando no menos importante que las ante-
riores, el usuario particular puede solicitarnos infor-
macin genealgica, catastral, etctera.
Para Pilar Serra Navarro el tipo de consultantes
determina variantes en la comunicacin.36 Nuevamen-
te tenemos a la entidad productora como prioridad ab-
soluta de los usuarios, si bien es conveniente aclarar
que el funcionario consultante del archivo no tiene dere-

36
Serra Navarro, Pilar, Los archivos y el acceso a la documenta-
cin, Madrid, Ministerio de Cultura, 1980, p. 25.

98
cho sobre la totalidad de la informacin que contiene un
archivo, tampoco est eximido de su identificacin y
de la garanta de la devolucin cuando se efecta un
prstamo documental.
El investigador y el particular, de acuerdo con la
legislacin del lugar, tienen acceso a la documenta-
cin que les permita efectuar sus investigaciones en
forma adecuada, por ejemplo en Espaa se provee de
una tarjeta nacional de investigador, lo cual permi-
te una accesibilidad ms amplia y elimina a los visi-
tantes casuales.37
Para Emilia Currs es indispensable la existencia de
los usuarios, condicionante por el cual se efecta toda
la labor documental, y en base al que se llevan a cabo los
procesos documentales e informativos.
Distingue entre los usuarios a aquellos confiados
y desconfiados, de estos ltimos se establece que su
desconfianza surge sobre las dudas de la obtencin de
la informacin que necesitan; para subsanar esta si-
tuacin es necesario orientar, educar al usuario, dar-
le un conocimiento ms amplio en cuanto al servicio
mismo que puede brindar el ncleo documental.
La misma autora, estudiando psicolgicamente al
usuario, nos plantea que el utilizador trmino em-
pleado por algunos autores teme:
a) No estar al da.
b) Tomar decisiones inadecuadas.
c) Utilizar mtodos y sistemas anticuados.
d) No poder leer todo lo referente al tema.
e) Ignorar asuntos primordiales.
37
Currs, Emilia, Las ciencias de la documentacin. Archivolo-
ga, bibliotecologa, documentacin e informacin, Barcelona, Mitre,
1982, p. 185.

99
Para lo cual es recomendable efectuar un estudio
de las necesidades del usuario.
Segn su relacin con el ncleo documental se pue-
den presentar los usuarios conocidos, considerando a
aquellos que asiduamente se presentan a efectuar sus
investigaciones habiendo logrado una relacin cmo-
da con el personal del archivo, lo que les permite des-
envolverse ms fcilmente.
Lo opuesto seran entonces los usuarios descono-
cidos, que se presentan por primera vez y no tienen la
suficiente confianza como para efectuar pedidos so-
bre la informacin que les es necesaria.
Segn su nmero, se pueden presentar usuarios
individuales, que realizan investigaciones por su pro-
pia cuenta y usuarios colectivos, compuestos por va-
rias personas que trabajan en equipo.
Segn el tema de trabajo, se presentarn usuarios
cientficos, poseedores de una ciencia en particular
que les faculta su investigacin, y los usuarios tcni-
cos, similares a los cientficos. Cabra aadir aqu a
los usuarios estudiantes, a quienes se les dicta un tema
para que realicen una investigacin adecuada.
Segn el tipo de trabajo, se presentan usuarios par-
ticulares mencionados al citar a Manuel Vzquez
luego los usuarios investigadores y los usuarios tcni-
co-industriales.38
Cuando la informacin de un archivo es abierta al
pblico para su consulta, el trmino correcto a emplear
sera el de destinatario.
El destinatario de un mensaje puede ser individual
o colectivo; individual cuando se trata del destinata-

38
Currs, Emilia, op. cit.

100
rio del documento al cual fue dirigido, aun cuando este
individuo sea legalmente representante de una ins-
titucin, y colectivo cuando el documento pasa a un
conjunto social como los auxiliares descriptivos repro-
ducidos y difundidos para conocimiento del contenido
documental.
El trmino destinatario es ms amplio que el de
usuario.
Al efectuar el anlisis documental, indicamos el
sistema de consultas que se relaciona ms con el usua-
rio, puesto que es el factor elemental por el cual
se efectan las diversas actividades de la documen-
tacin; influir tambin en la forma cmo elaboremos
los auxiliares descriptivos, a fin de lograr un servicio
ms eficiente.
Ander-Egg relaciona esta descripcin con la inves-
tigacin, de acuerdo con las respuestas que se le den
al usuario.
El centro de documentacin, que podemos consi-
derar como el ncleo documental en lenguaje docum-
tico, responder al investigador como referencias que
describen los documentos susceptibles de contener
informacin solicitada. Aclarando que el usuario no
necesariamente debe consultar los documentos origina-
les para saber si contienen la informacin; los auxilia-
res descriptivos le permiten visualizar los documentos
que necesita para su investigacin.
A diferencia del anterior, el banco de datos le res-
ponder con la informacin solicitada, conjuntamente
con la bibliografa y observaciones sobre la validez de
la informacin proporcionada.39
39
Ander-Egg, Tcnicas de investigacin social, Buenos Aires,
El Cid Campeador, 1983, p. 152.

101
R. Coll-Vinent no utiliza el trmino usuarios, sino
utilizadores, definindolos como consumidores de in-
formacin, haciendo hincapi en la diferenciacin entre
utilizador productor, caso citado de los investigado-
res, el utilizador intermediario y utilizador final, a este
ultimo se otorga la informacin procesada adecuada-
mente a sus necesidades.40
James Rhoads nos explica en su trabajo la aporta-
cin de los archivos a los usuarios, a los que clasifica
en primarios y secundarios. Indica un orden lgico en
el servicio de los archivos:
a) Servir los intereses del gobierno.
b) Poner a disposicin del pblico los documentos
que protegen los derechos ciudadanos.
c) Otras responsabilidades de primera importancia.
d) Ser fuente de ilustracin y mejoramiento para
todos los sectores de la sociedad.
Los gobiernos, a travs del enorme aparato de la
administracin pblica, producen y reciben documen-
tos que comprometen a un gran nmero de personas,
lugares, cosas, acciones y acontecimientos, tal como lo
enuncia Schelemberg.
Los archivos pblicos deben conservar lo ms im-
portante de esa informacin, de utilidad para investi-
gaciones de:
a) Historia.
b) Administracin.
c) Ciencias polticas.
d) Geografa.
e) Economa.

40
Coll-Vinent, Roberto, Los profesionales de la informacin, Ma-
drid, ATE, 1982, p. 71.

102
f) Fenmenos sociales.
g) Ciencia y tecnologa.
Los usuarios primarios son personas que utili-
zan el contenido de los archivos para investigar y uti-
lizar otras formas de presentacin, sean libros, tesis,
artculos y material audiovisual. De esta produccin
se beneficia un mayor nmero de personas a quienes
Rhoads denomina usuarios secundarios.
Los usuarios primarios pueden ser:
a) Especialistas.
b) Estudiantes.
c) Periodistas.
d) Genealogistas.
e) Escritores.
f) Productores de materiales audiovisuales.41
Enumeramos a estos autores para tener un concep-
to de cada uno de los usuarios que puedan presentar-
se en un archivo, y al mismo tiempo que los auxiliares
descriptivos deben estar en proporcional relacin con
los posibles usuarios.

41
Rhoads, James B., op. cit.

103
LOS CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

EL ANLISIS documental nos permite comprender tr-


minos descriptores, as como determinar los objetivos
de la descripcin para que el anlisis resulte comple-
to, comprobando los caracteres del documento. Nos
interesan los objetivos para comprobar la existencia
del documento; los trminos descriptores utilizados
en la lista son adecuados por la objetivacin; una r-
pida recuperacin tanto del documento, como de su
informacin.
Se realiza un estudio completo de los caracteres,
descomponiendo al documento en descriptores gene-
rales para su identificacin, con el fin de lograr un co-
nocimiento integral de los contenidos del archivo.
No se tiene una idea completa del archivo ordenan-
do solamente los soportes.
En un inventario puede describirse, indicando que
tenemos 1000 volmenes de este tipo documental; pero
lo que realmente nos motiva es la utilidad: para qu
sirve conservar y dar ubicuidad al documento.
Todo esfuerzo es objetivo, la utilizacin de descrip-
tores debe realizarse como una aproximacin a los me-
dios informticos. Como un objetivo real, concreto de
las tcnicas documentales.
Tomando su origen de la Diplomtica se realiza una
divisin entre caracteres internos y externos de los
documentos, los cuales significarn los descriptores
ms generalizados.
Al efectuar un estudio de los caracteres de los do-
cumentos, nos referimos a ciertos aspectos fsicos y me-
tafsicos, que actan como factores determinantes en
su identificacin, haciendo posible su descripcin, faci-
litando las labores de identificacin de los documentos
y utilizando factores comunes a todos ellos.
Estos atributos particulares permiten incluso co-
nocer la utilidad que se les dar a los documentos, es-
clareciendo pautas para su conservacin, ubicuidad y
eliminacin cuando sea necesario. La utilidad que se
dar a los documentos, es atributo propio de cada archi-
vo o unidad archivstica, puesto que los usuarios defi-
nen e identifican los modos de consulta de acuerdo con
sus propias necesidades, y no a la de normas preesta-
blecidas que determinen la utilidad y el valor que tie-
ne cada documento.
Los caracteres documentales son en trminos apro-
piados los descriptores por su funcin y utilidad en
los auxiliares descriptivos.

ANLISIS DE LOS ELEMENTOS


CONSTITUTIVOS DEL DOCUMENTO
DIPLOMTICO

El conocimiento de los distintos componentes del


documento, nos permite comprender mejor su natu-

105
raleza y realizar un anlisis de elementos que se pue-
den tomar como descriptores. Estas palabras que tienen
significados precisos, deberan ser las que se estudien
para normalizar, de modo que el lenguaje empleado
en la descripcin sera coordinado e indizado. Los do-
cumentos diplomticos, de acuerdo con esta disciplina,
son considerados en sus distintos componentes dn-
donos una idea adecuada sobre los distintos contenidos
de los documentos actuales, puesto que, histricamen-
te, no han sufrido grandes variantes en cuanto a los
significados, si bien pudieron haberse simplificado las
expresiones y nombres, aparte que nos permiten rea-
lizar un anlisis con miras a un mayor conocimiento
de los elementos descriptores a utilizar en los distintos
aspectos de las tcnicas documentales. Esta divisin
se realiza de acuerdo con la escritura petrificada y
no del soporte.
Se dividen bsicamente en tres partes:
Protocolo inicial, se subdivide a su vez en cuatro
partes:
a) Invocacin.
b) Intitulacin.
c) Direccin.
d) Saludo.
Cuerpo, que se subdivide en:
a) Prembulo.
b) Publicacin.
c) Narracin.
d) Disposicin.
e) Corroboracin.
Protocolo final, que contiene a su vez:
a) Suscripcin.
b) Apreciacin.

106
c) Data.
d) Signos de validacin.
Si bien estas divisiones no se respetan en la actua-
lidad, es de inters que estas partes sean considera-
das en todo documento.

Protocolo inicial

Se llama comnmente protocolo a una ordenada


serie de escrituras y otros documentos que un notario
o escribano autoriza y custodia. Cada notario debera
tener su propio archivo, con un plazo precaucional o
de menor antigedad de veinticinco aos; los mismos
que luego deberan ser trasladados al distrito nota-
rial, que archiva documentos de ms de veinticinco
aos y menos de cincuenta, y los archivos histricos,
ltimos depositarios, deberan custodiar los protoco-
los de ms de cincuenta aos de antigedad.
Se llama tambin protocolo al acta o cuaderno de
actas de un acuerdo, conferencia, etc. y por extensin, a
la regla ceremonial diplomtica o palatina (A. protokoll;
F. protocole; I. protocol; It. protocollo; P. protocolo).
El protocolo en este caso inicial, contina vigente
desde el punto de vista archivstico, se transforma en
el encabezamiento de los auxiliares descriptivos, en
los que enumeramos los datos generales a todos los
documentos que describimos.
El protocolo pierde su sentido original inicio del
documento y es reemplazado por el de su ubicacin
encabezamiento. Al ser un conjunto de reglas de
cortesa y de urbanidad, establecidas para ciertas cere-
monias, toma tambin el sentido de servicio encargado
de hacer cumplir dichas reglas de urbanidad. El proto-

107
colo se refiere tambin a la regla ceremonial diplom-
tica o palatina establecida por decreto o costumbre.
Otro significado sera el de libro en el que el notario
guarda los registros de las escrituras que ha legaliza-
do inventario desde el punto de vista histrico.
El protocolo adquiere el sentido de frmulas con las
que se inician los documentos diplomticos. Sus divi-
siones son:
Invocacin. Accin y efecto de invocar (A. anru-
fung; F. invocation; I. invocation; It. invocazione; P.
invocao). Consiste en una imprecacin a las divinida-
des, invocando su proteccin. En la Edad Media abun-
daban esta clase de invocaciones. Primeramente se us
una cruz plana, luego el signo Chrismen siglos VIII
al IX. Posteriormente se coloca la frase entera, a ve-
ces en latn cuando no en el propio idioma (En nombre
de la Santa e indivisa Trinidad; En Nombre de Dios).
Intitulacin. Esta parte contiene el nombre y gra-
do del dador y/o emisor del documento. As: Carlos I,
por la gracia de Dios, rey de los Francos, patricio de
los romanos, rey de los longobardos, etctera.
Direccin. Accin y efecto de dirigir o dirigirse.
Camino, rumbo, trayectoria. Seas escritas sobre una
carta, fardo, etc., para indicar dnde y a quin se en-
va (A. direktion, fhrung; F. direction; I. direction; It.
direzione; P. direco). En esta parte se consignaban,
como lo expresa su ttulo, todos los datos referentes
al destinatario, ttulos, nombre, cargo y lugar de resi-
dencia o destino del receptor.
Saludo. Accin y efecto de saludar (A. gruss, be-
grssung; F. salut, salutation; I. salutation; It. saluto;
P. saudao). Se emplearon numerosos y variados sa-
ludos en esta primera parte del protocolo inicial.

108
El cuerpo

Considerado como la parte central del documento


y del asunto, el contenido sustantivo de lo que se ha
escrito o se quiere comunicar. Es el conjunto de lo que
se dice en la obra escrita, con excepcin de los ndices y
preliminares, sobrevive desde el punto de vista archi-
vstico, como el encolumnado en el inventario, donde
se vuelcan todos los documentos relativos a los docu-
mentos (A. krper, leib; F. corps; I. body; It. corpo; P.
corpo). El cuerpo o espritu, a su vez se subdivide en:
Prembulo. Exordio, prefacin; rodeo o digresin
antes de entrar en materia (A. vorwort; F. prambule;
I. preamble; It. prembolo; P. prembulo). En esta par-
te se consigna en forma somera lo que contiene el cuerpo
en forma general. Como todo prembulo los conceptos
que se emiten se refieren a lo fundamental que viene
posteriormente y encierra su espritu.
Publicacin o notificacin. Accin y efecto de no-
tificar. Documento en que se hace constar algo. Es el
anuncio del acto que se va a realizar o ejecutar.
Narracin. Accin y efecto de narrar. Parte del
discurso retrico en que se refieren los hechos (A. er-
zhlung; F. narration, rcit; I. narration; It. narrazio-
ne; P. narrao). Es el detalle del asunto principal, la
relacin de hechos. sta es la parte variable de los do-
cumentos, el contenido sustantivo.
Disposicin. Accin y efecto de disponer o dispo-
nerse. Aptitud para algn fin. Precepto legal o regla-
mentario, orden y mandato del superior (A. anordnung,
einrichtung; F. disposition; I. disposition; It. disposi-
zione; P. disposio). Es lo que el dador del documen-
to dispone.

109
Protocolo final

Denominado tambin escatocolo o discurso final,


en los auxiliares descriptivos sobreviven como la da-
tacin en la que se asientan los datos del archivo y de
las personas que confeccionan los auxiliares descrip-
tivos, reviste importancia por cuanto denota la pro-
piedad intelectual de los archiveros. El protocolo se
subdivide en:
Suscripcin. Accin y efecto de suscribir o sus-
cribirse (A. subskription, unterzeichnung; F. souscrip-
tion; I. subscription; It. sottoscrizione; P. subscrio),
referente a la firma del documento. La suscripcin ha
sufrido notables cambios, segn los perodos histri-
cos y pases. Por lo comn todo documento vale por la
firma. En otras pocas la suscripcin no siempre fue
autgrafa.
Apreciacin. Accin y efecto de apreciar, tasar y
percibir debidamente. La apreciacin es solamente
una frmula de buenos augurios.
Data. Indicacin del lugar y tiempo en que se hace
o sucede una cosa. Tiempo en que ocurre o se hace una
cosa. Partida de descargo en una cuenta o inventario
(A. datum; F. date; I. date; It. data; P. data). Es la par-
te del documento que consigna el lugar y fecha en que
se expide el documento. La data iba, como en nuestro
tiempo, al principio o fin del documento. De esta par-
te deriva la datacin para los auxiliares descriptivos.
Signos de validacin. Son firmas autorizadas para
certificar o validar los documentos o generalmente se-
llos oficiales de toda naturaleza.

110
LOS CARACTERES INTERNOS
Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO

Los caracteres internos y externos de los documen-


tos son un paso a la comprensin de los documentos
mismos para poder describirlos, podra considerarse
como el anlisis diplomtico moderno.

Caracteres externos

Los caracteres externos consisten en las distintas


propiedades que conforman la apariencia y estructu-
ra fsica del documento, como ser color, tamao, gro-
sor, etc.; son aquellos que a simple vista nos dan un
indicio de lo que trata el documento. Es decir, que la
parte fsica nos da una idea aproximada sobre el con-
tenido documental que tratamos, si es un formulario,
plano, mapa, nota, carta, oficio, etc. Forma, tamao,
color, etc. son seas particulares del documento, agili-
zan la identificacin visualmente relacionada a la fun-
cin que se realiza y nos dan pautas aproximadas de
sus contenidos.
De acuerdo con la clasificacin hecha por Theodore
R. Schellenberg, tenemos:

Clase y tipo documental

El mismo Schellenberg nos sugiere que para de-


terminar este carcter fsico, debemos respondernos
a la pregunta qu clase de documento es ste? La cla-
se es un orden. Este orden se manifiesta como una de-
terminada cantidad de sujetos u objetos del mismo grado,
calidad u oficio. Se establece entonces un orden en que,

111
de acuerdo con determinadas condiciones intrnsecas
o calidades, se consideran comprendidos diferentes
sujetos u objetos. La clase corresponde a un grupo taxo-
nmico que comprende varios rdenes con muchos ca-
racteres comunes.
La clase conforma un grupo de cualidades que se
integran, caracterizadas por la homogeneidad de con-
diciones de forma y materia. Cuando hablamos de v-
deos, estamos generalizando una clase que se separa de
los expedientes (A. gattung, klasse, vorlesung, lehrstun-
de; F. classe; I. class; It. classe; P. classe).
El tipo documental es un modelo o ejemplar repre-
sentativo de cosa figurada. Es la figura o talle de un
documento; la clase como naturaleza misma de los docu-
mentos. Cada uno de los grandes grupos taxonmicos
en que se pueden dividir las unidades documentales
archivsticas.
Al hablar de clase y tipo, nos estamos refirien-
do a la forma en que se nos presenta a primera vista
el documento. Referente a la clase documental tene-
mos una variedad amplia con la incorporacin de la
tecnologa en la administracin, as tenemos, sin ser
exhaustivos: documentos textuales, manuscritos, car-
togrficos, grficos, de imagen, fotogrficos, cinticos,
legibles por mquina, microfilme, etc.
En cuanto a la tipologa documental, ha generado
una serie de estudios sobre el tema; as tenemos im-
preso, formulario, carta, informe o memorndum, etc.
La tipologa se convierte en una rama de la Archivo-
loga que se dedica al estudio de los tipos documentales.
Tiene por objeto clasificar determinadas creaciones
segn su forma, y establecer entre ellas relaciones se-
gn las afinidades de sus sistemas escriturales, mor-

112
folgicos, sintcticos, etc., estudia los diversos tipos
documentales, teniendo en cuenta sus caractersticas
morfolgicas e interpretacin de los caracteres.
Hoy se tiende a la prctica de una tipologa docu-
mental rigurosamente analtica, que excluye de sus
presupuestos toda consideracin subjetiva del objeto.
Se pretende con ello llegar a clasificaciones o tipifica-
ciones definidas segn modelos de validez universal.
Las dimensiones, el peso, la coloracin, etc., otorgan a
las tipologas analticas un alto grado de objetividad.
La tipologa no es el anlisis de una caracterolo-
ga, y se basa en tres rasgos del carcter:
a) Creacin
b) Actividad.
c) Utilidad para definir los tipos documentales.
La clase establece en cierta forma una clasificacin
para la ordenacin documental, lgicamente al momen-
to de ordenar documentos, no vamos a mezclar planos
y mapas con pelculas o discos.
El tipo documental, contrariamente a lo que se pien-
sa, se caracteriza por sus propiedades extrnsecas, como
puede ser el color, el tamao, la forma. Por ejemplo,
una tarjeta de krdex y un decreto tienen sus caracte-
rsticas plenamente diferenciadas a las de un cheque
bancario.
Generalmente cada oficina tiene un modelo pre-
establecido para determinar la categora del documento.
Si es carta lo ms probable es que el tamao del papel
sea reducido; si es informe suele ser una hoja ms gran-
de que el tamao carta; si es memorndum utiliza la
mitad del papel oficio, etc. Para estos fines algunos
pases establecen normas generales para toda la admi-
nistracin pblica cuando no para la privada inclusi-

113
ve. En la Argentina, IRAM determina las normas por ta-
maos, para aplicar posteriormente a determinados ti-
pos documentales. Por ejemplo: Norma A-4, serie bsica.
La diversidad de tipos documentales que se pre-
sentan al archivero, es consecuencia de las diversas
actividades de la entidad; pero debemos recordar que
existen tipos documentales sino iguales, por lo menos
semejantes en distintas reas de una institucin. Cita-
mos el ejemplo de cartas, que generan todos los sectores,
lo cual es conveniente tener en cuenta al momento de
realizar la clasificacin, la ordenacin y, como con-
secuencia, la descripcin. Los tipos documentales en
algunos aspectos, tendran la categora de lenguaje es-
tructurado, para la formacin de tesauros.
Algunos tipos documentales son especializados, de
ah que se generan formularios propios para cada insti-
tucin. Para facilitar la descripcin, los tipos documen-
tales pueden dividirse en grandes grupos. Schellenberg
clasifica los tipos documentales en comunes, persona-
les, de actividades financieras y judiciales, y de asun-
tos gubernamentales, que caracterizamos grosso modo.
Tipos documentales comunes. Son aquellos que
se producen en todas las actividades, sean stas judicia-
les, econmicas, gubernamentales, etc. Por lo general
sirven de comunicacin entre personas e institucio-
nes. Los ms conocidos son los de correspondencia,
actas, informes, memorndums, notas y telegramas.
Tipos documentales personales. Son ms utili-
zados en un archivo histrico, son documentos produ-
cidos por las personas en sus actividades de carcter
personal. Toda persona produce y acumula documen-
tos, desde el documento de identidad hasta los reci-
bos de compras, desde el certificado de nacimiento,

114
los documentos personales, hasta los de entidades en-
cargadas del cobro de impuestos y servicios, los que se
acumulan en los archivos personales de todo ciudada-
no. Podemos efectuar una pequea clasificacin para
este tipo de documentos:
a) Documentos familiares.
b) Bancarios.
c) De salud.
d) Seguros.
e) Vivienda.
f) Documentos fiscales.
g) De locomocin.
h) De trabajo.
A su vez, por experiencia generalizada, cada uno
de estos clasificadores poseen varios tipos documen-
tales. En los cuadros de las pginas siguientes hemos
destacado los ms comunes.
Los tipos documentales personales generan cierto
malestar en la clasificacin porque corresponden a
una persona jurdica, bajo determinadas circunstan-
cias que no son institucionales, ejemplo: investigadores,
historiadores, intelectuales, escritores, etc. Generan
documentacin particular; en el momento de realizar
la clasificacin pueden plantear interrogantes al no
tener tipificaciones sobre algunos documentos propios
de cada autor, no obstante, algunos trabajos son facti-
bles de clasificar rpidamente, sobre todo cuando se
trata de cartas, correspondencia, en general, el pro-
blema se presenta cuando se encuentran recortes de
diarios, revistas, artculos, memorias, lbumes, biogra-
fas, discursos, apuntes, ensayos, genealoga, etctera.

115
Clasificador Documento Conservacin Orden original
Libreta de
Familiares Permanente Registro Civil
casamiento
Certificado de
Permanente Registro civil
nacimiento
Declaracin de
Permanente Tribunales
sucesin
Sentencia de Tribunales/
Permanente
divorcio Reg. Civil
Extracto de
Bancarios 5 aos Banco
cuenta bancaria
Extracto de Segn Entidad
tarjetas contrato emisora
3 aos de la
Recibo pago de Entidad
fecha de
prstamos otorgante
vencimiento
3 aos de la
Entidad
Pagars fecha de
otorgante
vencimiento
Boletas de
30 das de
depsito y Banco
acreditado
extraccin
Comp. pago
Salud 10 aos Entidad de salud
Hosp. Clnica
Anlisis, Entidad de
Permanente
radiografas Salud
Cuotas mdicas, Entidad de
10 aos
obra social Salud
Fecha de
Seguro Compaa
vencimiento de
Contratos Aseguradora
pliza
Un ao de
Compaa
Primas vencimiento
Aseguradora
ltima cuota
Hasta la
Contrato Locador/
Vivienda entrega
de alquiler inmobiliaria
propiedad
Comprobante de Locador/
10 aos
pago alquiler inmobiliaria
Reglamento de Hasta la venta
Escribana
copropiedad de propiedad
Resumen de Durante
Administrador
expensas propiedad

116
Clasificador Documento Conservacin Orden original
Recibo de
10 aos Administrador
expensas
Titulo de Colegio de
Hasta su venta
propiedad Escribanos
Actas de consorcio Hasta su venta Administrador
Documento por 10 aos/
Locador
mejoras garanta
Recibos
Gas 10 aos Empresa de gas
servicios
Luz 10 aos Empresa de luz
Empresa de
Telfono 10 aos
telfono
Obras Empresa de
Tasas 10 aos
Sanitarias Obras Sanitarias
Municipalidad 10 aos Municipalidad
Hasta Colegio de
Hipoteca
vencimiento Escribanos
Garanta Hasta
Comercio
electrodomsticos vencimiento
Comp. de pago
Fisco 5 aos Banco
impuestos
Permiso de Hasta Div. Trnsito
Automotores
conducir vencimiento Municipal
Tarjeta Mientras sea Registro de la
verde titular propiedad
Recibo de patente 10 aos Dir. Rentas
Diploma de Entidad de
Trabajo Permanente
estudio educacin
Matrcula Entidad
Permanente
profesional otorgante
Contrato Entidad
Permanente
de trabajo otorgante
Entidad
Recibo de sueldo 10 aos
otorgante
Aportes Caja o
Permanente
jubilatorios empleador
Solicitud Caja
Permanente
de pensin correspondiente
Constancia de
Permanente Empresa
remuneracin
Constancia de
Permanente Empresa
prestaciones

117
Tipos documentales financieros y judiciales.
Tal como su nombre lo indica, son aquellos que se produ-
cen gracias a la actividad econmica de una institucin
y dentro de los judiciales, aquellos que se producen
como consecuencia de juicios, procesos, apelaciones,
etc., propios de las actividades de tribunales.
En los documentos financieros, es necesario tener
un conocimiento bsico sobre las actividades y lxico
empleado, a fin de dar el tipo documental ms acertado
posible a la realidad. En la administracin moderna
un buen nmero de los tipos documentales son for-
mularios impresos, como recibos, comprobantes de in-
gresos, asientos diarios, etc., lo cual facilita en cierta
manera la identificacin rpida del tipo documental.
No ocurre lo mismo con los tipos documentales ju-
diciales, debido sobre todo a la diversidad de plantea-
mientos judiciales que se presentan, adems de que
en la ejecucin judicial se producen diferentes tipos
dentro de un mismo expediente.
Tipos documentales de asuntos gubernamen-
tales. En la administracin moderna es el Estado el
que provee mayor cantidad de documentacin, debido
sobre todo a la gran diversidad y magnitud de activida-
des que efecta el gobierno a travs de sus organismos
adyacentes. Asimismo, origina tipos documentales muy
especializados, dando lugar a gran variedad de formu-
larios sobre actividades complejas. Deducimos entonces
que el tipo documental, al ser claramente identificado
por el archivero, est dando tambin a conocer la in-
formacin generalizada de su contenido.42
42
Vzquez, Manuel, Auxiliares descriptivos I (Inventario y gua),
Crdoba, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos (CIDA),
1978, p. 5.

118
Clasificacin de los documentos diplomticos.
De acuerdo con el trmino clase y slo como para lo-
grar una comprensin adecuada de la aplicacin de
este trmino, que no debe confundirse con clasifica-
cin y ordenacin en los archivos, sino que estamos
encarando slo una propiedad o carcter de los docu-
mentos, incorporamos este estudio de clasificacin de
los documentos diplomticos. Se han ensayado nume-
rosas clasificaciones de documentos, justificando al-
gunos criterios, veamos algunos:
Rolandino de Passeggieri. Divide teniendo en
cuenta el contenido contenido sustantivo desde el
punto de vista archivstico) de los documentos en:
originales, copias que pueden, a su vez, ser imitativas,
autgrafas y autnticas y abreviaturas o minutas.
Elio Lodolini. Una clasificacin muy simple, divide
los documentos en: diplomas, libelus, carta y noticia.

Originales

Imitativas
Documentos Copias Autgrafas
Autnticas

Minutas Abreviaturas

Siquel y Roncier. Documento real o apndix, do-


cumentos confirmativos, reescritos no copias sino
documentos rehechos.
De Paoli. La clasificacin de De Paoli es ms com-
prensible para nuestro objetivo de estudio, en virtud

119
de que nos acerca mucho mejor al concepto de los ti-
pos documentales:
a) Documentos pblicos o regios. stos son:
Preceptum. Utilizado mayormente por los reyes
longobardos, merovingios, as como en las cancilleras
imperiales.
Privilegium. Franquicia otorgada por los sobera-
nos. Se confunde a menudo con precepto.
Mundiburdium. Es una clase especial de documen-
tos propios de la Edad Media.
Pactum. Documento o contrato del Estado o sobe-
rano, con particulares, conviniendo condiciones sobre
un negocio o acuerdo comn.
Carta. Conocidas tambin como cartas pueblas
o fueros juzgos. Tienen su origen en la famosa carta
de Juan sin Tierra a los seores. Son tambin concesio-
nes otorgadas, generalmente a las abadas, iglesias,
corporaciones, etc. Podan ser impresas o darse a cono-
cer por bandos. En el primer caso eran llamadas car-
tas-patentes.
Mandatum. Similar a la carta, se utiliz en asuntos
administrativos. Se clasificaban en generales y par-
ticulares, segn la extensin de las facultades que
otorgan el dador del documento.
b) Documentos pblicos pontificios, que seran:
Emanados de la cancillera pontificia. El corriente
y antiguo es la bula, nombre proveniente del sello
que la validaba, que era en forma de bola. Tambin fue-
ron usadas por emperadores romanos y reyes mero-
vingios. En ellas se escriban los actos ms solemnes
de la vida pblica: sucesiones dinsticas, pactos de paz,
actos de gobierno, etc. En el Pontificado la bula ms
antigua es la otorgada en 1155 por Adriano IV. El se-

120
llo de las bulas lleva el anillo del pescador y el mono-
grama papal, de cera rosada.
Por su contenido se dividen en bulas mayores o de
privilegios, que son para los grandes acontecimientos,
y bulas menores o letras, que son las ms comunes.
Segn quien las clasifica, pueden ser:
Bulas consistoriales, que provee el Papa con todos
los cardenales.
Bulas intermedias, otorgadas por el Papa antes de
ser proclamado.
Bulas no consistoriales, otorgadas por el secreta-
rio-canciller con anuencia del Pontfice.
Breves, documentos de puo y letra del Papa. Aut-
grafos. Se redactan en latn.
Documentos privados. Pueden ser:
Testamentos. Siguiendo el Cdigo Civil: En un
acto escrito, celebrado con las solemnidades de ley,
por el cual una persona dispone del todo o parte de
sus bienes para despus de su muerte (art. 3607).
Donacione. Utilizadas en la Edad Media, gene-
ralmente a favor de las iglesias, monasterios, etc.; y
en la poca colonial, testamentos y mandas.
Permutas. Generalmente fueron utilizadas entre
monasterios (libros, cuadros, esculturas, documentos).
Ventas, censos, arrendamientos. Referidos ex-
clusivamente a documentos de carcter agrario. Te-
nan frmulas especiales.

Contenedor o formato

El formato considera la estructura de un documen-


to de archivo que define la forma como se guarda, princi-
palmente por sus caractersticas de tamao y textura.

121
Schellenberg lo denomina formato, y as se esta-
blece en algunos institutos de enseanza archivstica.
Nuestra intencin al utilizar contenedor, es evitar
confusiones entre formato y forma, acercndonos ms
a su significado que es la manera en que son reunidos
los tipos documentales al ser producidos.
El formato indica el tamao. El contenedor indica
recipiente, algo que contiene, en nuestro caso a los
documentos. El contenedor, de acuerdo con su forma
fsica y modo de operacin, lleva distintos nombres o
nominaciones generales que estn de acuerdo con su
propia naturaleza. Theodore R. Schellenberg designa
tres grupos:
Volmenes. Este trmino es tambin biblioteco-
lgico. Se denominan volmenes cuando los documen-
tos pueden ser encuadernados hasta cobrar el aspecto
de un libro. Se denomina tambin libro. Es necesario
aclarar qu clase de volumen es, por ejemplo: Libro de
Cuentas, Libro Mayor, Libro Copiador, Libro de Ac-
tas, etc., y si fueran de un solo tipo documental, espe-
cificar si es un empaste o un cuaderno.
Unidades archivables. Las consideramos como
las ms comunes dentro de la administracin pblica,
puesto que se trata de determinadas estructuras fsi-
cas que permiten colocar los documentos referentes a
un solo asunto. Es necesario tambin aclarar qu cla-
se de unidad es, si se trata de carpeta, legajo, expe-
diente, archivador de palanca, folder, etctera.
Unidades ordenadas deliberadamente. Schellen-
berg denomina estas unidades series de determinada
ordenacin. Si hablamos de series confundimos con la
clasificacin general, es preferible llamarlas unida-
des ordenadas; sera lo que en terminologa inglesa

122
se denomina files que obedecen a un orden determi-
nado por las actividades mismas. Este orden puede
ser alfabtico, numrico, etctera.

Cantidad

La cantidad es una cualidad o propiedad de lo que


puede medirse o numerarse, o de lo que es capaz de
aumento o disminucin (A. menge, quantitt; F. quantit;
I. quantity; It. quantit; P. quantidade). Hablamos ar-
chivsticamente de determinado nmero de unidades
documentales. Fue Aristteles quien hizo de la canti-
dad un gnero supremo categora del ser, atribuible
a un trmino como respuesta a la pregunta cunto?
e inseparable del concepto de divisibilidad. Kant le
otorg significacin trascendental como condicin
de toda experiencia posible y la relacion con los jui-
cios universal, particular y singular. Para Hegel, como
cualidad convertida en negativa, es determinacin
segunda del ser como tal o cualitativo. Por ltimo, para
Engels y para el materialismo dialctico, su altera-
cin es lo que modifica la cualidad.
En la descripcin es muy importante saber la can-
tidad puesto que nos orienta acerca del espacio que
ocupa la documentacin; nos da un clculo aproxima-
do del crecimiento documental anual y nos permite
prever el espacio necesario que se requerira tanto en
el propio archivo administrativo como en los archivos
intermedio e histrico al efectuarse el traslado o la
transferencia.
Es necesario verificar si la documentacin est co-
locada de canto o acostada. Si la documentacin est
de canto, se miden longitudinalmente y paralela al ho-

123
rizonte o al piso; si la documentacin est acostada, se
mide perpendicularmente al horizonte o al piso, indi-
cando en la descripcin la totalidad de documentos en
metros lineales; asimismo es necesario determinar la
cantidad exacta de volmenes y unidades archivables
o de conservacin.

Soporte o forma

La forma es la figura exterior de la materia. Pero


la acepcin que ms nos interesa es como el molde en
que se vaca y forma alguna cosa. Lo cual nos acerca
ms al contenedor, la forma suele considerarse como
sinnimo de formato, lo cual se presta a confusin de
conceptos. La forma tambin nos acerca al concepto
de la formalidad (A. form, Gestalt; F. forme; I. form,
shape, fashion; It. forma; P. forma).
Theodore R. Schellenberg habla de forma, lo cual
confunde fcilmente con formato, de ah que la deno-
minacin de forma es preferible cambiarla por la de
soporte, puesto que el soporte contiene a la informa-
cin, vale decir si est en original o si estn reprogra-
fiadas copias, multicopias, fotocopias, etc., todas
las variedades de reproduccin del original. Tendre-
mos entonces un soporte original o soporte reprogra-
fiado. El soporte ms bien se concepta como apoyo o
sostn de informacin. Como cualquier medio sobre el
que pueden almacenarse datos, es decir, una memoria
para datos. Puede consistir en cintas o discos magnti-
cos, soportes perforados ficha o cinta o formularios
de marcas pticas, papel, pergamino, papiro, metales,
etc. (A. sttze; F. support; I. support; It. supporto, sos-
tegno; P. suporte).

124
En este punto es necesario hablar un poco del conte-
nido del tipo documental, ya que tendramos que sepa-
rarlos en grandes grupos para describirlos, es decir,
es necesario verificar si es el original o la copia la que
se encuentra en el archivo. Si es copia tambin es ne-
cesario aclarar si esa copia es de carbnico, si es a
mquina recopilacin, si es fotocopia del original,
si es fotocopia de copia, si es microfilmada, etctera.

Caracteres internos

Los caracteres internos se refieren ms al conte-


nido del documento, pero hacer una descripcin del
contenido de cada documento resultara una labor pe-
sada e innecesaria, por lo que se ha visto conveniente
resumir aquellos caracteres comunes en todos los do-
cumentos y que a su vez indiquen una referencia docu-
mental que nos permita ubicar y conocer su sentido en
el auxiliar descriptivo. As tenemos que las propieda-
des principales de todo documento son: la entidad pro-
ductora, los orgenes funcionales, la fecha y lugar de
produccin denominada tambin datacin y el con-
tenido sustantivo.

Entidad productora

Todo documento es producto de una actividad, es


decir no hay documento sin accin mediante, por lo
tanto todo documento refleja una accin. Consecuen-
temente existe siempre una entidad que acciona, y
como producto de esa actividad surge el testimonio,
el documento.

125
La entidad productora tiene vital importancia en
la Archivologa, puesto que determina la procedencia
del documento. La procedencia es el origen, o el princi-
pio; toda existencia se sujeta a una procedencia, para
nosotros es el punto de salida de un documento (A. pro-
venienz, herkunft; F. provenance; I. provenience, ori-
gin; It. procedenza; P. procedencia). A la procedencia
es conveniente caracterizarla si es pblica, privada,
religiosa, militar etctera.
La entidad productora y la procedencia del docu-
mento son conceptos correspondientes y sinnimos.
El principio de procedencia indica de dnde pro-
viene el documento y legalmente a dnde pertenece.
Sobre este concepto existen problemas de interpre-
tacin, para evitarlos se realiza un anlisis de la pro-
cedencia y la pertenencia. Schellenberg habla de la
procedencia con carcter archivstico. Por ejemplo, un
expediente ser archivado donde se resuelve y archi-
va y no siempre donde se tramita.
Entonces el principio de procedencia es donde nace,
donde se origina el documento, y el principio de perte-
nencia a donde pertenece, donde queda naturalmente
el documento.
El archivo determina el principio de procedencia
y le otorga ubicacin, razn por la cual hay que tener
en claro la diferencia de conceptos.
La entidad productora determina la procedencia.
Gunnar Mendoza nos hace una clara exposicin sobre
este principio. La procedencia literal sera la del lu-
gar donde nace el documento; la archivstica es el lugar
al cual pertenece el documento.
La entidad productora debe ser necesariamente
descripta en cualquier unidad documental. Alude di-

126
rectamente a la persona jurdica, es decir, el documento
puede ser producido tanto por una persona como por
una institucin. Si es institucin puede dividirse en
dos grandes grupos: los pblicos y los privados. Al
determinar la entidad productora tambin limitamos
el campo del contenido, porque cada institucin tie-
ne sus propias funciones. Si la entidad productora es
una persona, al describir hay que procurar tener en
cuenta la actividad que desempea esta persona den-
tro de la sociedad, lgicamente que esto nos dar una
pauta del contenido documental sin necesidad de leer-
lo todo.
Cuando no est claro el origen de un documento,
tampoco queda claro su valor y su sentido. Para fines
prcticos no es suficiente el nombre de la institucin
productora sino que es preciso poner el nombre del
departamento y la oficina que produjeron el documen-
to. Hay que asentar un nmero de escalones como m-
nimo, escogiendo un trmino medio.

Fecha y lugar de produccin

Todo documento vlido lleva necesariamente la fe-


cha, aun cuando no todos llevan el lugar. Se llama tam-
bin data, de ah el nombre de datacin, nota del tiempo
y lugar en que se hace u ocurre una cosa (A. datum;
F. date; I. date; It. data; P. data). En algunos casos no
hace falta escribir el lugar porque es fcilmente dedu-
cible, o se presume. El lugar es el sitio donde ocurre,
sucede o se efecta algo (A. ort, stelle, platz; F. lieu,
endroit; I. place; It. luogo; P. lugar). As tenemos que
los documentos que sirven para efectuar un trmite
interno de una institucin, no llevan membrete, mu-

127
chas veces se descuida este detalle. La fecha y el lu-
gar son las coordenadas del nacimiento del documento.
La fecha y el lugar de produccin, ms conocidos
como datacin, nos dan una pauta del cundo y del dn-
de, que tambin son descriptores de la ubicacin. El
cundo nos da un orden cronolgico, generalmente es
la datacin la que nos da indicio del principio del or-
den original de los documentos, es decir, en qu orden
fueron creados los documentos, lo que debe ser res-
petado. En los documentos jurdicos cobra enorme
importancia, lo mismo que para las investigaciones,
permite determinar el tiempo de validez del documen-
to, y cuando la clasificacin as lo requiera, permite el
ordenamiento cronolgico.
Un documento puede tener varias fechas. Normal-
mente se usa la ltima fecha, porque es la de la reso-
lucin final.
Fechas topes. Se usan para la descripcin, son la
primera y la ltima fecha de una serie documental o
de una unidad de conservacin.

Orgenes funcionales

Consiste en la funcin o actividad por la cual se


produce el documento. Distinguimos dos clases de fun-
ciones o actividades:
Facilitativas, cuando las actividades se abocan a
facilitar los trmites, meramente burocrticas.
Sustantivas, cuando las actividades hacen a los
fines.
Cuando se realizan las labores descriptivas, es ne-
cesario especificar la funcin o la actividad a la que se
refiere el documento. Schellenberg llama origen funcio-

128
nal, que est relacionado con el tipo documental y con
el nombre de la serie.
El origen funcional es equivalente al contenido sus-
tantivo, cuando el auxiliar descriptivo tiene como uni-
dad de asiento la serie.
Cuando cada asiento es una serie completa, el ori-
gen funcional es el contenido sustantivo. En cambio
cuando es una unidad documental simple, no se usa
origen funcional. En la prctica lo vamos a utilizar po-
cas veces.
Los orgenes funcionales cobran una importancia
vital para el archivero, puesto que determinan la fun-
cin administrativa que motiva la documentacin, al
mismo tiempo que nos indican la causa por la cual fue-
ron producidos. La causa generalmente nos da la im-
portancia del documento, lo que nos hace suponer que
un documento por felicitacin de cumpleaos no cum-
ple la misma funcin ni tiene la misma importancia
que un informe de actividades.
Cuando no es muy claro el origen del documento,
tampoco queda claro su valor y sentido. Al describir
hay que tomar en cuenta esto. Muchas veces no es sufi-
ciente el nombre de la institucin productora, sino que
es necesario poner el nombre del departamento y ofi-
cina que produjeron el documento.
La funcin es bastante genrica para especificar
las labores que desempea una institucin para el lo-
gro de sus objetivos. Para ser ms especficos denomi-
namos actividades, y ms especficamente acciones.
El trmino trmite, enumerado por Schellenberg,
es asimismo genrico, puesto que anuncia una serie
de pasos que sigue un determinado documento para
lograr una resolucin. Estos trminos de funciones,

129
actividades, acciones y trmites son aplicables a toda
administracin y a toda persona jurdica, puesto que
la constancia es el documento mismo.

Contenido sustantivo

Argumento, tema o extracto. Su nombre mismo lo


indica, es el contenido sustancial por el cual ha sido
necesario producir el documento, a este contenido se
lo denomina asunto o tema principal. En la adminis-
tracin moderna se procura que este contenido sea lo
ms preciso posible en la relacin con las actividades
de cada institucin. Se utiliza en la descripcin cuando
se realiza documento por documento, cuando se ela-
boran auxiliares descriptivos como el inventario ana-
ltico y el catlogo.
El contenido sustantivo es el carcter ms amplio,
contiene temas de personas, lugares, cosas, fenme-
na; al decir personas limitamos un poco con personas
jurdicamente constituidas. Al querer hacer un inven-
tario por persona tendremos una gran cantidad de in-
formacin sobre personas.
Esto da una pauta de la validez del documento,
mediante los valores primarios del documento, sobre
la importancia de ciertos de estos factores sobre los
dems. No hablamos de temas, no los archivamos por
tema, dado que es una cuestin ms bibliotecolgica.
En el archivo casi no se usa el tema, ste se encuen-
tra ms que todo en el tipo documental ya que ste
nos da ya una idea cabal del tema. El tema por lo ge-
neral puede referirse a las personas jurdicas y sus
acciones, a los lugares, a las cosas y a la fenmena.

130
Personas. Al hablar de personas nos referimos a
la persona jurdica, es decir, que puede ser una per-
sona como una institucin. Asimismo stas pueden
ser pblicas y privadas, como lo hemos mencionado
anteriormente.
Lugares. Se refieren generalmente a regiones geo-
grficas, asimismo pueden incluirse dependencias en
distintos lugares de la misma institucin. Al descri-
birse, es preferible siempre partir de lo general a lo
particular, es decir regiones, pases, provincias, mu-
nicipios, pueblos, ciudades, villas, etctera.
Cosas. Encierran en su concepto objetos materia-
les. Se subdividirn en dos grupos: los artificiales, en
los que interviene la mano del hombre, los mismos que
se subdividirn de acuerdo con las especialidades a
que corresponden si hablamos de automviles, trac-
tores, maquinarias, generalizaremos como mecnica;
si hablamos de puentes, caminos, represas, generali-
zaremos como ingeniera, etc. y las cosas naturales
que a su vez se subdividirn de acuerdo con los reinos
de la naturaleza, las designaremos minerales, vegeta-
les y animales.
Fenmena. Se refiere sobre todo a las mltiples
manifestaciones fenomenolgicas, como consecuencia
de una organizacin social, tales como polticos, eco-
nmicos, sociales, religiosos, cientficos, militares, etc.
Los perodos cronolgicos son comunes en todo el con-
tenido sustantivo, pudiendo describirse por eras, si-
glos, dcadas, aos, meses o das.

131
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

El Ciclo Vital de los Documentos (CVD) es un paran-


gn con la naturaleza, puesto que se ocupa de la ges-
tacin, nacimiento, vida y muerte, fenmenos que se
observan tambin en los documentos.
Al hacer la comparacin, generamos conceptos ta-
les como gestacin del documento, que es el momento
en que se disea; nacimiento, cuando es creado; vida,
tiempo de utilidad que presta; y muerte, cuando cier-
to tipo de documentos son expurgados al comprobar-
se su inutilidad.
Algunos sostienen que el archivero debe ocuparse
de la vida y la muerte del documento y all termina su
funcin; otros autores sostienen que el archivero debe
preocuparse desde el nacimiento, en el que tiene in-
jerencia directa, y aun hay quienes sostienen que el
archivero debe preocuparse desde su gestacin.
En el momento de crear un nuevo tipo documen-
tal, es necesario consultar al archivero, para no repe-
tir informacin. Su injerencia tiene que ser desde la
gestacin.

Ser viviente Muerte

Ciclo vital Gestacin Nacimiento Vida

Destruccin
Traslado
Documento Transferencia
Conservacin
permanente

132
Decimos muerte del documento por destruccin
premeditada; cuando esto no sucede tenemos el trasla-
do a un archivo intermedio o histrico, transferencia
a un archivo eventual, o su conservacin permanen-
te, si el documento es aprobado para su conservacin.
Aurelio Tanodi hace distincin de tres fases: prear-
chivstica, archivstica e histrica la ltima eta-
pa. Comparte esta opinin Elio Lodolini.

Ciclo vital del documento


(Segn los conceptos de Aurelio Tanodi,
Elio Lodolini, e Ives Perotn)

1. Fase prearchivstica.
2. Fase administrativa.
3. Fase histrica.

Gunnar Mendoza habla de tres etapas pero modi-


fica una primera como activa: la vida del documento.
Una inactiva: la etapa de seleccin documental y una
tercera etapa de conservacin permanente.

Ciclo vital del documento


(Segn los conceptos de Gunnar Mendoza)

1. Fase activa.
2. Fase inactiva.
3. Conservacin permanente.

133
Es necesario observar que en algunos textos se hace
referencia a archivos activos, pasivos, inactivos, vivos
o muertos, porque se refieren al momento de vida del
documento que estn manejando.
Schatz realiza una intercalacin en el concepto,
una edad intermedia del documento, misma que tie-
ne una subclasificacin de acuerdo con la consulta
que se efecta: primaria frecuente, primaria even-
tual, y por ltimo, secundaria, de acuerdo con la fre-
cuencia de consulta del documento.

Ciclo vital del documento


(Segn los conceptos de Schatz)

Fase administrativa

Edad intermedia Primaria frecuente


Primaria eventual
Secundaria

Fase histrica

Manuel Vzquez habla tambin de las tres fases,


pero hace una acotacin: la fase prearchivstica la divi-
de en dos momentos de gestacin, y de trmite. En la
fase administrativa habla de un momento de vigencia.
Y a la fase histrica la deja en esa situacin porque
luego de la finalizacin de la vigencia comienza la eta-
pa para el investigador.

134
Ciclo vital del documento
(Segn los conceptos de Manuel Vzquez)

1. Fase prearchivstica Momento de gestacin


Momento de trmite

2. Fase administrativa Momento de vigencia


Momento de plazo
precaucional

3. Fase histrica

A fin de compulsar las distintas opiniones sobre


las distintas etapas del ciclo vital del documento, rea-
lizamos la conclusin de la siguiente forma:
Etapa activa, incluye los momentos de gestacin
y de trmite.
Etapa inactiva, incluye los momentos de vigencia
y plazo precaucional.
Etapa intermedia, se considera como el momen-
to simbitico, que es cuando se realizan los trmites
para determinar la utilidad del documento para la
posteridad, concluyendo esta etapa con la seleccin
documental.
Etapa de investigacin, considerada en el mo-
mento de la investigacin cientfico-histrica.
Etapa informtica, que consideramos cuando el
documento es procesado en su informacin, culminando
en el momento de difusin, cubriendo la necesidad de
editar los fondos documentales, para un rpido acce-
so a la informacin.
Dado el desarrollo de las comunicaciones, se hace
necesario incorporar el momento telemtico que nos

135
permite enviar la informacin o el facsmile del docu-
mento al lugar requerido.

Ciclo vital del documento (CVD)


(Segn los conceptos de Arvalo Jordn)

1. Fase prearchivstica Momento de gestacin


Momento de trmite

2. Fase administrativa Momento de vigencia


Momento de plazo
precaucional

3. Fase intermedia Momento simbitico


Momento de anlisis

4. Fase de conservacin Momento de investigacin


permanente Momento de la conservacin
y restauracin

5. Fase tecnolgica Momento informtico


Momento multimedia
Momento de difusin

SISTEMAS DE INFORMACIN
EN EL CICLO VITAL

Al enfocar el tema del ciclo vital de los documen-


tos, hemos llegado a una conclusin sobre las etapas
y los momentos durante la vida-proceso de los docu-
mentos, lo cual nos facilita mucho el concepto de in-

136
formacin requerida en cada una de estas etapas. Rea-
lizamos entonces una categorizacin:

Primera etapa

Denominada prearchivstica Tanodi, Lodolini,


Perotn y activa Mendoza. En esta fase se ge-
neran los momentos de gestacin y trmite, aqu ob-
servamos el problema de la dimensin temporal, que
nos facilita analizar los alcances de la informacin con-
tenida en los documentos con relacin al tiempo, y la
dimensin espacial nos da una pauta de los alcances
de la informacin, dentro del inters por la recupera-
cin de la informacin.
Dimensin espacial. Constituida por los lmites
legales y de influencia de la institucin. En esta etapa,
los documentos y la informacin tienen una dependen-
cia directa de la entidad productora, consecuentemente
una vinculacin vertical a los sistemas de informacin
organizacional, siendo sus repositorios o infraestruc-
turas de base los archivos eventuales. Al realizar la
descripcin, se debe tener en cuenta quines han de
requerir inmediatamente la informacin.
Dimensin temporal. Constituida por las series
de carcter estadstico, se observa en esta etapa una
actividad pragmtica de la institucin y una preocu-
pacin consuetudinaria, preocupacin por tomar deci-
siones sobre temas del da.
Esta etapa se denomina tambin fase de produc-
cin de documentos y estara compuesta por los ele-
mentos siguientes:
a) Diseo y gestin de formularios.
b) Preparacin y gestin de la correspondencia.

137
c) Gestin de informes y directrices.
d) Fomento de sistemas de gestin de la informacin.
e) Aplicacin de la tecnologa moderna en dichos
procesos. 43

Segunda etapa

Considerada como la de mayor actividad informa-


tiva, esta etapa es la denominada administrativa por
Tanodi, Lodolini y Perotn; inactiva por Gunnar Mendo-
za, y considerada la edad intermedia por Schatz. Se-
gn Manuel Vzquez se consideran los momentos de
vigencia y de plazo precaucional. Como principal ca-
racterstica de esta etapa se observa un desarrollo
sectorial referido a grupos sociales interactuantes, lo
cual permite la formacin de ciclos de comunicacin
entrelazadas; como consecuencia de los intereses de
carcter social y los de la institucin que entran en
juego, el requerimiento de informacin en esta etapa
es masivo. Se observa que la entidad productora tra-
baja relacionada con el ncleo social que le rodea y sirve
para la entidad social que demanda la informacin. Los
auxiliares descriptivos generalmente tienen un carc-
ter de reserva o acceso.
Dimensin espacial. Est constituida por los m-
bitos de influencia de la institucin sobre los grupos
interactuantes; como consecuencia esta dimensin ser
mucho ms extensa que la anterior. La dimensin es-
pacial se cualifica y cuantifica en funcin de los obje-
tivos, del sentido direccional de la entidad, sobre la
formulacin de objetivos y la adopcin de decisiones.

43
Rhoads, James B., op. cit.

138
Dimensin temporal. Ingresa en el intercambio
de la influencia del medio social, para lo cual la institu-
cin realiza una recogida de datos mediante algunas
actividades principales como la orientacin del trmite
y la determinacin de identidad de la entidad produc-
tora en funcin del medio social, consecuentemente la
distribucin de informacin de carcter escrito u oral,
cumple con las funciones de difusin y comunicacin.
Durante el desarrollo de esta etapa, internamente
la institucin realiza una codificacin de series o ti-
pos documentales determinados y requiere adems,
informacin de los trmites y sectores de control. Se
incorporan las tcnicas propias del archivo: orde-
nacin, clasificacin, y descripcin y podramos decir
una preseleccin sin llegar a una seleccin cientfica-
mente fundamentada. Se cumple entonces la certifi-
cacin de las acciones, funciones, actividades y tareas
institucionales.
A esta etapa podemos llamarla tambin fase de
utilizacin y conservacin de los documentos. Abar-
ca los aspectos siguientes:
a) Creacin y mejoramiento de los sistemas de
archivos.
b) Y de recuperacin de datos.
c) Gestin de registros.
d) Gestin del correo y las telecomunicaciones.
e) Seleccin y manejo de mquinas copiadoras.
f) Anlisis de sistemas.
g) Produccin y mantenimiento de programas de
documentos vitales, funcionamiento de centros de docu-
mentacin y aplicacin, cuando proceda, de la automati-
zacin y la reprografa a dichos procesos.44
44
Rhoads, James B., op. cit.

139
Tercera etapa

Denominada histrica por Tanodi, Lodolini y Pe-


rotn o de conservacin permanente, por Gunnar
Mendoza. Incorporamos en esta etapa el momento sim-
bitico donde empieza la decantacin de los valores.
De acuerdo con el tipo de informacin obtenida y los
valores primarios, tenemos:
a) Administrativos.
b) Legales.
c) Contables.
d) Cientficos.
Y de acuerdo con los valores secundarios:
a) Evidenciables.
b) Informativos.
Tambin se incorpora en esta etapa el momento de la
investigacin; modificndose los grados de accesibili-
dad que permitan a los investigadores acceder libremen-
te a los documentos para sus respectivas investigaciones.
Dimensin espacial. Constituida por el manejo de
informacin incorporada al subconjunto de saber acu-
mulado por el grupo social, por efecto de la decantacin
de valores; la informacin se convierte en especializada.
Esta etapa requiere de un proceso de actualizacin
de la informacin por eliminacin, por integracin al
conjunto del saber acumulado y una vez elaborados los
procesos, ingresamos a una fase de procesamiento de
la informacin, o lo que podramos dar en llamar a una
informacin refinada. Lgicamente que esto nos lleva
a un anlisis de recuperacin de la informacin.
Dimensin temporal. Constituida por un sistema
dinmico y coordinado, porque el investigador se encon-
trar trabajando continuamente con esta informacin.

140
La fase de disposicin de los documentos abarca:
a) La identificacin y descripcin de las series de
documentos.
b) El establecimiento de programas de retencin
y disposicin de documentos.
c) La evaluacin y eliminacin de documentos, y
d) La transferencia a los archivos de documentos
de valor permanente.45

Cuarta etapa

Denominada tambin informolgica, consideran-


do la incorporacin de medios tecnolgicos avanzados.
Incorporamos el momento de difusin, la informacin
se incorpora al mbito social; los procesos seran una
entrada de la informacin, un tratamiento fsico, un al-
macenamiento y un procesamiento de esa informacin
por su vuelta a clasificacin y ordenacin, y finalmente
una salida que sera el mismo momento de difusin.
Tal como habamos anticipado en anteriores captu-
los, se incorpora el momento telemtico, al ser la in-
formacin difundida por los medios tecnolgicos de
comunicacin.

45
Rhoads, James B., op. cit.

141
Sistemas de informacin en el ciclo vital
del documento

PRIMERA FASE Prearchivstica Tanodi, Lodolini, Perotn.


Activa Mendoza.
Gestacin y trmite (Vzquez).
Dimensin Lmites de la organizacin:
espacial 1. Dependencia directa de la entidad
productora. 2. Vinculacin vertical a
los sistemas de informacin
organizacional. 3. Infraestructura de
base (archivos eventuales).
Dimensin Series temporales de carcter
temporal estadstico: 1. Actividad pragmtica.
2. Preocupacin consuetudinaria.
SEGUNDA FASE Administrativa Tanodi, Lodolini, Perotn.
Inactiva Mendoza.
Sectoriales Grupos sociales interactuantes,
ciclos de comunicacin entrelazados.
Momentos Vigencia y de plazo precaucional
(Vzquez).
Dimensin mbitos de influencia: 1. Sentido
espacial administrativo. 2. Formulacin de
objetivos. 3. Adopcin de decisiones.
Dimensin Influencia del medio ambiente
temporal social.
Recoleccin de datos: 1. Orientacin
del trmite. 2. Determinacin de
identidad. 3. Distribucin de
informacin escrita y oral.
4. Codificacin clasificatoria.
5. Informacin de trmite y sector de
control. 6. Certificacin de actos,
acciones, funciones, actividades y
tareas.
Tcnicas de archivo: clasificacin,
ordenacin, descripcin,
preseleccin.

142
TERCERA FASE Intermedia Schatz, Arvalo.
Momentos Simbitico y anlisis documental
(Arvalo).
Primario frecuente, primario
eventual, secundarios (Schatz).
Dimensin mbitos de influencia:
espacial 1. Reformulacin de objetivos.
2. Asentamiento institucional.
Dimensin Decantacin de valores, primarios:
temporal 1. Administrativos. 2. Legales.
3. Contables. Fiscales. 4. Cientficos.
Secundarios: 4.1. Evidenciables.
4.2. Informativos.
CUARTA FASE Histrica Tanodi, Lodolini, Perotn.
Conservacin Mendoza, Arvalo.
permanente
Momentos Investigacin y conservacin y
restauracin.
Dimensin Subconjunto del saber acumulado
espacial por el grupo social. Proceso de
actualizacin por eliminacin y por
integracin. Proceso de
recuperacin. mbito de sociedades
intermedias e investigacin
especializada u objetiva. Grados de
accesibilidad.
Dimensin Recuperacin de los procesos
temporal humanos pasados.
Sistema dinmico y coordinado.
QUINTA FASE Tecnolgica Arvalo.
Momento Informtico, multimedia, difusin.
Dimensin Funcin de entrada, tratamiento
espacial fsico de la informacin, funcin de
almacenamiento, funcin de
procesamiento, funcin de salida.
Dimensin Reprografa, mbito social en
temporal general, distribucin de informacin
cualificada.

143
ANLISIS DOCUMENTAL

ELEMENTOS DEL ANLISIS DOCUMENTAL

EL BREVE anlisis que sigue, como un mnimo requisito


de todo archivo, est enfocado en funcin de los aspec-
tos ms problemticos de las tcnicas documentales,
consistente en la evaluacin documental: una tcnica
de la Archivologa intensamente demandada en la ac-
tualidad y sobre todo en nuestro medio.
Esta afirmacin surge de la necesidad de determi-
nar el valor y la importancia relativa de cada uno de
los documentos existentes en las entidades producto-
ras, como fundamento terico y prctico para viabili-
zar la configuracin de un sistema de informacin y
seleccin documental equilibrado, destinado a cubrir
las exigencias de cada institucin.
La etapa de anlisis documental no es lo mismo que
la evaluacin documental que generalmente se utiliza
para la seleccin. El anlisis podra ser ms metodol-
gico en la medida en que comprendamos su naturale-
za, lo que nos permitir entender mejor la naturaleza
de la informacin de los documentos. Es aquella eta-
pa en la cual se determinan los componentes de un do-
cumento, stos pueden ser:
a) Las tareas o actividades que los producen.
b) Los conocimientos que encierran o representan.
c) Las responsabilidades que conllevan.
d) La informacin contenida.
e) La estructura fsica del documento.
Esta etapa se efecta mediante observacin y es-
tudio, y constituye la base fundamental para lograr una
evaluacin real del valor informativo de los documen-
tos, por cuanto es imposible medir o valorar un trabajo
sin conocer previamente qu es y en qu se diferencia
de los dems.
Un programa de evaluacin de documentos, en el
que no se consulte el anlisis documental con la im-
portancia y atencin requeridas, no puede producir re-
sultados aceptables, aun cuando las etapas que sigan
sean efectuadas con mejores tcnicas. No es posible
buscar perfeccionismo en la valoracin misma de los
contenidos documentales, adoptando mtodos de alta
especializacin, si la base del anlisis y el contenido
de las actividades no se conoce o es conocido slo super-
ficialmente. En este sentido, el anlisis documental es
un medio de obtener informacin real sobre cada uno
de los documentos para la posterior elaboracin de auxi-
liares descriptivos.
Pero la importancia del anlisis documental va ms
all de proporcionar informacin para la evaluacin
de documentos. Es una prctica que debe establecer-
se en cualquier archivo que desee desarrollar un sis-
tema adecuado y eficaz de informacin.
En efecto, los diversos factores que estudiaremos
a lo largo del presente trabajo, derivan en gran medi-

145
da del hecho de que estas prcticas se basan en datos
objetivos de los documentos, los cuales pueden ser uti-
lizados para facilitar y mejorar procedimientos de tra-
mitacin y de seleccin documental.
Efectivamente, el proceso de anlisis es un proceso
de conocimiento de los componentes de cada documen-
to en particular en su puesto de trabajo, se obtienen
tambin datos que sirven para analizar la estructura
administrativa, evidencia organizativa, y si existe cla-
ridad en las lneas de comunicacin al efectuarse un
trmite, si los procesos son racionales o si existe un en-
torpecimiento, si existe duplicidad de documentos con
el consiguiente resultado de duplicidad de esfuerzos, o
si las cargas de informacin estn mal distribuidas.
La atencin del archivero est dirigida a la unicidad.
La individualidad de actividades orgnicas, interesan
por su importancia dentro de la evolucin institucional
del hombre en sus actividades como ser, institucional;
al seleccionar las actividades y agruparlas formamos
un todo complejo. Estamos interesados en las activi-
dades comunes, en el modo en que las actividades se
repiten, nuestro propsito es lograr generalizaciones
o leyes concernientes a las actividades institucionales.
Escogemos las actividades, a partir de la importan-
cia de su individualidad dentro de un modo complejo,
por lo que tiene de comn con los dems y la sntesis
no es un complejo nico, sino una generalizacin. El
archivero est interesado en la calidad, individuali-
dad y unicidad para lograr una adecuada descripcin
de la entidad, del todo generalizado.
El tema del estudio de los archiveros es el desarrollo
de los actos humanos en el marco de las instituciones.
Resultado de miles de actos individuales. Individual-

146
mente, estas acciones no pertenecen al dominio de los
archivos, toman en consideracin nicamente los ac-
tos que tienen relacin con los movimientos e intere-
ses de las instituciones.
Se trata de la investigacin descriptiva que com-
porta la narracin e interpretacin de los datos.
a) La necesidad de informacin decisin, co-
nocimiento. Surge al tomar conciencia de la conve-
niencia de buscar datos sobre determinado tema.
b) Anlisis del problema acto, actividad. Cu-
les son los materiales e informacin adecuados sobre
determinado tema o problema, y cmo puede organi-
zarse para su utilizacin.
c) La hiptesis fundamento descriptivo. Es
un conglomerado de conclusiones tentativas sobre ten-
dencias informativas, y sobre tipos y fuentes de origen
de datos obtenibles, junto con procedimientos planea-
dos de antemano para recopilar y clasificar.
d) La evidencia anlisis documental. Tenta-
tivamente se elaboran en trminos de la evidencia sobre
el valor de las mismas y a la luz de sus deducciones
como materia de lectura documental.
e) Comprobacin experimental servicio en la
institucin. El contenido del curso, clasificado, se
somete ahora a comprobacin experimental, como rama
organizada de un programa descriptivo.
f) Evaluacin para necesidades futuras ser-
vicio en el entorno social. En esta fase se llega a la
apreciacin final, basada en la comprobacin experimen-
tal del valor del material compilado, decidindose si
constituye materia para darle un curso permanente.

147
Se considera:
a) El auxiliar descriptivo:
1. Su enunciado.
2. Tipo de auxiliar.
b) Anlisis del auxiliar:
Plan de operacin.
c) Obtencin de datos:
1. Reunin del material.
2. Clasificacin del material.
3. Recoleccin de conclusiones provisionales.
d) Manipulacin e interpretacin de los datos:
1. En relacin al usuario.
2. En relacin a la investigacin.
3. Crtica de los datos.
e) Comprobacin de la veracidad de los datos:
1. Crtica de las fuentes sobre la base de su auten-
ticidad y localizacin.
2. Establecimiento de actividades.
3. Crtica interna, para determinar el significado
de los datos (interpretacin).
4. Exposicin de hallazgos.
f) Composicin y redaccin del auxiliar:
1. Reunin de material.
2. Toma de notas sobre materiales.
3. Detalles de estilo.
4. Notas al pie.
5. Bibliografa.
Como en todo esfuerzo razonado, cabe asumir un
orden definido y una secuencia en el trabajo. El archi-
vero puede incluso que no encuentre la necesidad de
ciertos auxiliares descriptivos, tampoco que un pro-
blema especfico capte la atencin de los usuarios, es
necesario tener un conocimiento profundo sobre la pro-

148
duccin documental de la institucin para encontrar
problemas definidos, aparecen como resultado de la
experiencia personal o como sugerencia de quienes re-
quieren del acopio y reordenacin del material, se con-
vierte en un esfuerzo centralizado en funcin de las
necesidades aceptadas provisionalmente.
La crtica documental trata del valor de los docu-
mentos que se obtienen para su anlisis y aplicacin.
Obtiene juicios sobre las circunstancias de su origen,
mediante el anlisis de los caracteres internos, y por
comparacin con similares u otros documentos ase-
quibles. El examen textual descubre las modificacio-
nes que se producen en los documentos.
La crtica documental es esencial. Logra el juicio defi-
nitivo sobre el significado de los datos reunidos e inter-
preta las exposiciones que brotan del anlisis textual. La
finalidad es averiguar las actividades verdaderas.
El esbozo del auxiliar descriptivo elegido toma for-
ma al iniciarse la experiencia reflexiva por parte del
archivero.
Se prepara una lista de ttulos y encabezamientos
de los auxiliares. stos se han sometido a constante
revisin en el transcurso de todas las fases reflexivas
antecedentes y adquieren forma definitiva.

Criterios

a) El documento ha de ser digno de la descripcin.


b) Las fuentes deben centrase en tipos documen-
tales, lugares y tiempos determinados (localizados me-
diante escrupulosa crtica).
c) El estudio debe ser limitado y factible en tr-
minos de capacidad investigadora; si se requiere ha-

149
cer una nueva fuente de investigacin, es prudente
analizar nuevamente los datos.
d) El auxiliar descriptivo debe ser estructurado lgi-
camente, de acuerdo con los conocimientos archivsticos.
e) La interpretacin de las actividades que se re-
latan, slo cuando es necesario, debe ser la adecuada
a cada caso.
f) Las fuentes de informacin deben ser convenien-
temente sustentadas en la realidad actual.
g) Las fuentes de informacin deben ser autnti-
cas y fidedignas crtica textual.
h) El auxiliar descriptivo debe dejar posibilidades
para realizar investigaciones ulteriores sobre su per-
feccionamiento.
i) El anlisis debe limitarse en funcin del tiem-
po disponible y del costo.
j) Las actividades deben ser comprobadas por lo
menos por dos testimonios independientes.
La investigacin documental interpreta tenden-
cias pretritas de actividades. Desde un punto de vis-
ta, la descripcin trata de actos singulares, recogidos
y descritos ordenadamente, considerando las genera-
lizaciones que pueden deducirse.
En un auxiliar descriptivo correctamente enuncia-
do pueden incluirse aspectos tales como el mrito de
la actividad, la legitimidad y veracidad de las fuentes, la
disposicin lgica de la informacin, la debida inter-
pretacin de las actividades, comprobacin de los datos
utilizados, fuentes originales adems de subalternas,
fuentes localizadas, la admisin de la posibilidad de
investigacin posterior.
Dada la importancia que reviste el anlisis docu-
mental, aun considerndola slo una etapa de la eva-

150
luacin documental, es necesario detenerse en algu-
nas consideraciones:

Anlisis de los tipos


documentales

Al estudiar los caracteres externos, hemos men-


cionado que este carcter fsico consiste en la forma
en la que se nos presenta el documento a primera vis-
ta, pero al efectuar un anlisis ingresamos a una eta-
pa en la cual se determinan, mediante la observacin
y el estudio, las distintas formas de informacin que
componen el documento, para constituir un sistema
archivstico propio de la organizacin, conociendo pre-
viamente qu es esa informacin y en qu se diferen-
cia de las dems.
El anlisis del tipo documental es un proceso de
conocimiento de la informacin de cada documento,
se obtienen datos que sirven para analizar la estruc-
tura organizativa respecto al cumplimiento de cier-
tos principios fundamentales:
a) Si existe claridad en las diferentes lneas de co-
municacin,
b) Si los trmites diseados son racionales o si hay
entorpecimiento (generalmente burocrtico),
c) Si existen procedimientos definidos para la es-
tructuracin del documento,
d) Si hay duplicidad del documento con el consi-
guiente sobreesfuerzo administrativo, etctera.
Algunos aspectos entonces deben ser observados
para lograr los resultados del anlisis.

151
IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO
Denominacin
Cdigos, claves
Ubicacin administrativa
Dependencia 1
2
3
4
Nombre y cargo del firmante
ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS
DOCUMENTALES
Formacin del documento
Experiencias anteriores
Responsabilidades
Habilitacin documental
Exigencias documentales
1. Fecha en que se efectu el anlisis documental
2. Identificacin del archivero analista
3. Detallar los nombres de quienes fueron consultados
Descripcin

Determinacin del tipo


de informacin que se
desea obtener

El tipo y detalle de informacin que se desea de-


pende de la utilizacin que se le quiera dar. Si el obje-
to es obtener informacin para efectos de evaluacin,
se deben estudiar aquellos datos en los que se refleja
el contenido de los documentos, sus derivaciones, re-
querimientos y otras caractersticas que permitan me-
dir su importancia relativa, en cuanto a la utilidad
que puede brindar la informacin.
Si se desea utilizar el anlisis para aspectos de or-
ganizacin y tramitacin, es decir, una completa ges-

152
tin, habr que detallar en mayor grado la informa-
cin sobre los contenidos y componentes del documen-
to y su relacin con los otros documentos, relacin de
contenido, de distribucin en las organizaciones, en
los trmites y en el archivo.
Los objetivos perseguidos por el anlisis, influyen
tambin por la cantidad del grupo de documentos que
se debe analizar. Si se desea obtener informacin ms
detallada para efectos de investigacin de la misma
organizacin que los genera, se estima conveniente
analizar todos los tipos documentales, lo cual es indis-
pensable para la evaluacin ya que no puede obviarse
el estudio analtico de aquellos documentos que son
funcionales a los ya analizados.
No est de ms tratar de obtener el mximo de in-
formacin sobre las unidades documentales, ya que un
conocimientos superficial de ellos, o de los que se consi-
deran representativos dentro del grupo documental,
puede inducir a falsear su contenido por excluir otras
caractersticas importantes.
Cuando se desechan algunos aspectos en la etapa
de anlisis se tendr que estar completamente segu-
ro de que la informacin contenida en ellos estar re-
presentada por otros tipos documentales de similares
caractersticas.
Una forma adecuada de conocer la informacin glo-
bal sobre un determinado tipo documental, se despren-
de del conocimiento del organigrama y sus funciones,
puesto que cada sector encarado en el organigrama
tiene un determinado nmero de actividades esencia-
les a desarrollar; de esta manera podemos claramente
especificar que las oficinas de personal emitirn siem-
pre documentos relacionados con la admisin, con-

153
ducta y retiro de empleados como base fundamental.
Nunca una oficina de personal ha de realizar labores
de contabilidad, de ah que esa oficina emitir docu-
mentacin especializada, que puede denominarse de
acuerdo con su mismo contenido. Por ejemplo: solici-
tudes de trabajo, admisiones de personal, multas por
inasistencias, etc., son documentos tpicos, cuyo con-
tenido ser siempre de caractersticas similares cuan-
do no idnticas.
Estos documentos suelen formar las series dentro
de esa funcin; se comprender tambin que la orde-
nacin de tipos documentales corresponde ms a un
manejo interno de los asuntos de la organizacin.
Siempre que sea posible y sin necesidad de alar-
gar mucho esta etapa, se deben estudiar todos los pa-
sos que se tienen en el organigrama. Deducimos que
se deben estudiar todas las unidades documentales
en relacin con las actividades de cada organismo, espe-
cialmente en aquellas entidades productoras de docu-
mentos en donde no se han realizado anteriormente
este tipo de investigaciones y en las cuales se observa
poca claridad, tanto en las tareas mismas que gene-
ran documentos como tambin en la suficiencia de los
documentos.
En general, los datos bsicos que se deben obtener
del anlisis documental se pueden agrupar en:
a) Identificacin del documento.
b) Especificaciones o requerimientos documentales.
c) Descripcin documental.
d) Evaluacin del rendimiento informativo.

154
Identificacin del documento

Los datos ms significativos del documento son los


siguientes:
a) Denominacin. Es decir, el nombre con el cual
es conocido el documento dentro de la organizacin
administrativa. Cuando este nombre es muy genrico
o ambiguo, como por ejemplo informes, si bien pode-
mos comprender qu actividad contiene el documen-
to, no podemos determinar con exactitud a qu tipo
de informe se refiere. Conviene aclarar, sea especifi-
cando el informe o incluyendo la entidad productora,
as obtenemos informes laborales o bien informes
de auditoria, lo cual nos aproxima mucho ms a un sec-
tor de realidad en la administracin. Es conveniente,
entonces, indagar sobre las denominaciones conocidas,
para poder llegar a normalizarlas y darles su verdade-
ro sentido dentro de la ordenacin y la descripcin.
b) Cdigos y claves. Algunas instituciones moder-
nas han adoptado el sistema de enumerar documentos
en la medida en que stos son producidos, crendose
cdigos alfanumricos para este fin, por ejemplo: DEJ
123/99, indica que la nota corresponde a la Direccin
Ejecutiva (DEJ) y su nmero de orden es el 123, el ao
de gestin es el 1999. Este tipo de notacin facilita
enormemente la ordenacin de documentos, ya que
los mismos se acumulan por la oficina que los produ-
ce y el orden en que son producidos, al mismo tiempo
que estos documentos conservan un orden cronolgico
principio del orden original, puesto que en la me-
dida en que se producen los documentos, sus fechas
son consecuentes, pudiendo separarse por gestiones
o peridicamente al renovarse la numeracin.

155
c) Ubicacin administrativa. Dentro de la orga-
nizacin se determina su ubicacin, tanto de origen
como de almacenamiento, esto tambin establece la im-
portancia de los documentos por su origen jerrquico.
d) Dependencia. El documento ha sido creado en
una oficina que depende de una unidad mayor, por con-
siguiente su informacin puede ser complementaria o
de relacin a esa jerarqua; su informacin no siempre
puede considerarse como completa. Esta relacin de
dependencia merece un estudio ms profundo dentro
de la organizacin de la misma, en lo posible, norma-
lizando los documentos y sus alcances de informacin
contenida. Generalmente sta nos sirve en la clasifica-
cin. Por ejemplo, si en la clasificacin hemos determina-
do varios grupos: econmico, operativo o de organizacin
y mtodos, una nota emitida por contabilidad, depen-
der del grupo econmico y no del operacional.
e) Nombre y cargo del firmante. Cuando se quie-
re obtener sofisticacin en los archivos y sobre todo
cuando se trata de documentos de importancia, es ne-
cesario describir los nombres de intervinientes y fir-
mantes, generalmente con el propsito de establecer
responsabilidades, e incluso porque el usuario o con-
sultante demanda informacin teniendo como nico
dato el nombre de la persona que firm el documento.

Especificaciones o requerimientos
documentales

Esta parte del anlisis, consulta diversos datos com-


plementarios, pero lo esencial es para la evaluacin
de documentos por las caractersticas que se registran.
Tenemos:

156
a) Formacin del documento. Las caractersti-
cas que se requieren para fijar la informacin.
Distribucin de las reas de informacin esencial
y complementaria y reas de referencia. Para apre-
ciar estos requerimientos, se debe obtener informa-
cin sobre diversos tipos documentales para evitar
duplicidad de esfuerzos y datos. Tambin se debe con-
sultar sobre las acciones o actividades que han de ge-
nerar al documento y que implican un determinado
grado de normalizacin.
b) Experiencias anteriores. Corresponde averi-
guar si anteriormente se han efectuado diseos simi-
lares de documentos y si dieron algunos resultados
satisfactorios.
c) Responsabilidades. Conviene determinar el
grado de responsabilidades que encierra el documen-
to y establecer las responsabilidades de informacin,
es decir, en lo posible, establecer una escala de res-
ponsabilidades del tipo de informacin que pueden
suministrar los auxiliares descriptivos, y el tipo de usua-
rios que pueden consultar estos documentos.
d) Habilitacin documental. Todo escrito es ha-
bilitado al ser firmado, el estudio comprender enton-
ces, la adecuacin de la habilitacin, establecindose
escalas en este sentido. Algunos documentos posible-
mente sean habilitados como certificacin por un ar-
chivero, otros requerirn la habilitacin del escribano
para tener validez, esta habilitacin tendr necesa-
riamente una estrecha relacin con las responsabili-
dades que encierra la documentacin del archivo.
e) Exigencias documentales. La continua crea-
cin de documentos impone que stos tengan contenidos
mnimos para su identificacin, como ser, denomina-

157
cin de la entidad productora, datacin, etc. Es conve-
niente un estudio en este sentido de modo que en la
descripcin pueda utilizarse este tipo de informacin.
Los aspectos de la descripcin los hemos fijado con
anterioridad bajo el ttulo Descripcin del documento.
Con la finalidad de dar seguridad sobre el anlisis
efectuado, es necesario detallar adicionalmente datos
como los siguientes:
a) Fecha en que se efectu el anlisis documental,
ya que los contenidos estudiados pueden variar con-
siderablemente con el transcurso del tiempo.
b) Identificacin del archivero analista que efec-
tu el anlisis, a fin de recurrir a l en caso de dudas.
c) Detallar los nombres de quienes fueran consulta-
dos al realizar el anlisis, y de los superiores inmedia-
tos que respaldan la realidad de los datos obtenidos.
Los tres elementos de estudio empleados, identi-
ficacin, especificaciones y descripcin, constitu-
yen las secciones principales del anlisis, y permiten
conocer a fondo los elementos principales que compo-
ne cada unidad documental, siempre y cuando la in-
vestigacin se efecte en forma detenida y se obtenga
la informacin posible.

Determinacin de la fuente
de obtencin de datos

Tericamente el contenido de un documento pue-


de conocerse por la informacin que proporcionan las
distintas unidades generadoras de documentos y lo
que estuviera detallado en los manuales de procedi-
mientos si es que existen. Si se tuviera la certeza de
que las entidades productoras conocen perfectamen-

158
te los documentos que generan, y los manuales fueran
lo suficientemente detallados como para facilitar la
labor de descripcin documental, los archiveros que
efectan el anlisis podran realizar las descripciones
documentales en sus propios lugares de trabajo, dndose
slo el trabajo de ordenar adecuadamente la informa-
cin. En todo caso, ninguna de esas fuentes proporcio-
nar datos fidedignos sobre la documentacin, y ser
necesario recurrir a los propios redactores de docu-
mentos quienes mejor conocen su trabajo y las razo-
nes por las cuales generan la documentacin.
Esta forma de participacin del archivero con los
emisores de documentos, permite una obtencin de
conocimiento real y constituye una forma efectiva
de accin en conjunto, lo cual facilita enormemente el
proceso de anlisis y evaluacin y asegura al archivero
que su trabajo ser ponderado de acuerdo con la in-
formacin suministrada por l mismo. De esta forma
no hay motivo para alegar que hubo desconocimiento
o error en la determinacin de las caractersticas del
documento.
Como en este tipo de investigaciones predominan
juicios humanos, especialmente cuando los trabajos es-
tudiados requieren un mayor conocimiento, se reco-
mienda recurrir a jerarquas ms elevadas, quienes con
un criterio ms amplio de las actividades que desem-
pean, pueden modificar algunos aspectos de la infor-
macin suministrada por los empleados.
En los archivos administrativos, la conformidad,
tanto de las secciones productoras de documentos
como de sus jerarquas y de los archiveros, resulta
esencial para asegurar una informacin correcta, tam-
bin sirve de camino para interesar y facilitar su co-

159
operacin en las restantes etapas del proceso de an-
lisis y evaluacin.

Forma de obtener datos

Bsicamente hay tres formas de obtener la infor-


macin relativa a los contenidos documentales:
a) Sistema de entrevistas.
b) Sistema de consultas
c) Sistema de encuestas.
Estos sistemas pueden tener factores negativos y
positivos, pero cuando se rene la informacin de los
tres sistemas, observamos que tenemos una informa-
cin lo suficientemente abundante como para realizar
el anlisis lo ms cercano a la realidad.
Sistema de entrevistas. Consiste en obtener los
datos relativos al documento, su procedencia, su uti-
lidad, las responsabilidades que encierra, su plazo de
vigencia, sus objetivos, los valores de sus contenidos,
etc.; las entrevistas y cuestionarios merecen algunas
consideraciones.
La entrevista es una conversacin entre dos per-
sonas de las cuales una es el entrevistador y otra el
entrevistado. Casi todas las entrevistas tienen por fi-
nalidad obtener alguna informacin.
Las entrevistas pueden ser estructuradas o dirigi-
das, o no dirigidas. La diferencia es que en esta ltima
la iniciativa queda a cargo del entrevistado en tanto
que, en la primera, se ha preparado de antemano un
cuestionario o serie de preguntas.
Las entrevistas tienen ciertos riesgos. En primer
lugar que el entrevistador tiene que poseer un cierto
conocimiento de la persona del entrevistado, sus do-

160
tes y cualidades, sus actuaciones, para poder moverse
con comodidad.
En segundo lugar, que la entrevista provoca proble-
mas. A veces el entrevistado rehsa responder o falsea
la verdad o se deja llevar por impresiones errneas.
Adems, el lenguaje de la entrevista debe ser aten-
dible y a travs de l el entrevistador debe ganarse la
confianza del entrevistado.
Finalmente, el entrevistador no debe dejar traslu-
cir sus impresiones personales o ideas que puedan in-
ducir por determinados caminos al entrevistado y que
no son realmente los propios. Se entrevista directa-
mente, en su puesto de trabajo, a la persona que tiene
mayor conocimiento sobre los documentos que se ela-
boran en su sector. En un despacho de asesora legal,
no entrevistaremos a la secretaria, que slo recopila
la informacin que ha sido elaborada por el asesor; en-
trevistaremos entonces al asesor y le interrogaremos
sobre los documentos, todo aquello que nos interesa
saber para poder efectuar una descripcin adecuada.
Posteriormente, verificamos todos los datos obteni-
dos, procurando generalizarlos a fin de que los auxilia-
res descriptivos sean lo ms uniformes posible. Para
facilitarnos el registro de datos a obtener, se utilizan
formularios diseados ex profeso y, en algunos casos,
se elaboran guas escritas para tener la seguridad de
que se considerarn todos los aspectos que interesen
al archivo.
La entrevista se complementa con la observacin
directa del trabajo del sector entrevistado para lograr
una comprensin del empleo de la documentacin y
de qu forma pueden los auxiliares descriptivos faci-
litar las actividades de ese sector.

161
Para que la entrevista proporcione los resultados
esperados, es necesario que el entrevistador est ca-
pacitado, tanto en los contenidos de la Archivologa
como en los contenidos del sector entrevistado, sea
este sector una seccin determinada de la administra-
cin, cuando los archivos son administrativos, sea el
sector un cuerpo de investigadores, cuando el archivo
es histrico.
Esta capacitacin del entrevistador, permite no de-
tenerse en detalles que pueden no significar nada para
los objetivos de la descripcin.
Por ltimo, es conveniente informar al personal
que proporciona los datos, de las facilidades que pueden
brindarnos el anlisis documental y de todos aquellos
datos que soliciten y contribuyan a lograr una mayor
cooperacin.
Sistema de consultas. Consiste en obtener los da-
tos relativos a la utilidad del documento, mediante
consultas efectuadas en el mismo archivo, a quienes
le interesan utilizar sus servicios, ms categricamen-
te a los usuarios. Estas consultas van dirigidas a re-
solver los problemas que puedan presentarse sobre la
forma o formas en que son solicitados los documentos,
de modo que los auxiliares descriptivos tengan opcio-
nes; es decir, los usuarios no siempre se acercan a
consultar con un nombre determinado del tipo docu-
mental, o desconocen los contenidos de determinados
tipos documentales, las opciones permitirn entonces
al consultante adecuarse y enterarse de si lo que bus-
ca es realmente un determinado tipo documental o
bien puede encontrar en otros documentos, informa-
cin que le permita desarrollar su conocimiento y tra-
bajo con mayor eficacia.

162
Este sistema tiene mucho en comn con el sistema
de entrevistas, con la diferencia de que cambia el lugar
de la entrevista y cambia el objetivo de las consultas.
Sistema de encuestas. En este sistema, las enti-
dades productoras describen su trabajo con relacin
al documento, respondiendo a las preguntas que se les
formulen en cuestionarios elaborados para este fin.
El cuestionario es una prctica de investigacin
que consiste en un sistema de preguntas que tiene por
finalidad obtener datos.
Los cuestionarios pueden ser de preguntas cerradas
o abiertas. Las primeras son cuando se debe contestar
exclusivamente con un s o un no, cuando se someten
varias alternativas de respuestas entre las que el en-
trevistado debe responder. En los otros abiertos
la respuesta queda librada al entrevistado.
Se recomienda que en todo diseo de cuestionario
se ponga especial atencin al contenido, al vocabulario
y la secuencia de las preguntas de los cuestionarios.
Referente al contenido, hay que pensar si la pre-
gunta es necesaria, si requiere otros apoyos para con-
testarla, si puede hacerlo, etctera
En lo que se relaciona con el vocabulario, si es in-
teligible, si realmente pregunta lo que queremos, si
expresa las posibles alternativas pensadas, etctera.
En lo que se refiere a la secuencia, es conveniente
que se parta de lo general a lo particular, de lo trivial a
lo importante, con un orden lgico que no distorsione
respuestas y no produzca la llamada contaminacin.
Se entiende por tal la influencia que el orden de pre-
guntas puede ejercer en las respuestas.
Si bien es cierto que este sistema puede proporcio-
nar informacin ms ordenada y meditada, requiere

163
por lo general, aclaraciones y comprobaciones, por lo
que a menudo se debe complementar con las entrevistas,
prolongndose en el tiempo empleado para esta etapa.

Preparacin de los formularios

Cualquiera de los sistemas citados anteriormente,


requiere de formularios que permitan la recogida de
datos en forma ordenada y comprensible para quienes
los utilicen posteriormente. Por ello es necesario pres-
tar una atencin esmerada al diseo de los formula-
rios que faciliten estas tareas.
En caso de efectuar las encuestas, es fundamental
presentar preguntas claras y directas y que los for-
mularios sean fcilmente manejables por quienes han
de responder.
En algunos puntos del cuestionario, ser necesa-
rio incluir aclaraciones, instrucciones y oraciones ex-
plicativas, para facilitar la comprensin del contenido
del formulario y de lo que se quiere obtener con l.
Al disear los formularios, para poder efectuar una
buena labor de anlisis documental, se deben conside-
rar los siguientes aspectos:
a) Los espacios destinados a las caractersticas del
documento, deben ser lo suficientemente amplios o
ampliables, para facilitar la anotacin de un mximo
de datos.
b) Sistematizar en forma ordenada las preguntas
que se realicen.
c) Reservar secciones especiales para datos comple-
mentarios que no requieren de amplias descripciones.
d) Tratndose de anlisis, a los efectos de la eva-
luacin de documentos, consultar todos los datos ne-

164
cesarios para este proceso y en la forma ms fcilmen-
te utilizable para su estudio.
e) Es conveniente considerar cules sern las ca-
ractersticas de los campos de informacin que van a
interesar, y consultar las preguntas necesarias para
estos requerimientos. Las caractersticas se analiza-
rn posteriormente.
La preparacin de los formularios deber hacerse
con anticipacin, con el objeto de someter los proyec-
tos a sucesivos ensayos antes de poner en marcha el
programa.

CONCEPTO E IMPORTANCIA
DE LOS DOCUMENTOS

Son la constancia escrita de cada una de las activi-


dades realizadas en la institucin.
En la actualidad, los documentos se presentan en
formularios, generalmente numerados y con duplica-
dos, o en textos impresos con datos especficos y es-
pacios en blanco para completar de acuerdo con cada
situacin relacionada con la actividad objetiva de la
entidad.
Generalmente se confeccionan un original y copias
duplicadas o triplicadas, relacionado el nmero de co-
pias con el trmite, para que cada persona que inter-
viene en la actividad tenga su ejemplar propio.
La numeracin, que evita la separacin de algunos
de ellos, sirve para indicarnos el orden original en el
cual fueron creados. De esta forma se observa que fal-
tan hojas cuando la numeracin no es correlativa.

165
Los documentos adquieren una vital importancia
en la vida institucional, siendo utilizados para:
a) Comprobar la actividad realizada.
b) Control de la entidad.
c) Servir de base para los registros que respaldan.
d) Servir como medio de prueba en juicios.
Dada su importancia, los documentos comerciales
deben ser conservados por la entidad durante un lap-
so de tiempo determinado, generalmente consistente
en varios aos, contados a partir de su fecha de emi-
sin o confeccin.

Presentacin de los documentos

Los documentos generalmente se realizan con co-


pias, lo que hace que en una entidad circulen y se en-
cuentran originales de ciertos documentos y copias o
duplicados de otros.
En cada caso, original, copia y duplicado de un mis-
mo documento, pueden adquirir un significado distin-
to para la entidad.
La entidad, y llamamos entidad a toda institucin
o empresa que posee personera jurdica, genera y emi-
te o recibe documentos emitidos, a su vez, por otras
entidades. Por lo tanto encontramos:
a) Documentos generados y emitidos por la entidad.
b) Documentos recibidos de terceros o institucio-
nes ajenas a la entidad.
En ciertos casos, es necesario realizar documen-
tos internos en la entidad, como constancia de las ac-
tividades que se desarrollan dentro de la misma.
Aun cuando la actividad se realiza en la entidad
misma, muchas veces es necesaria la elaboracin de

166
un documento que la respalde, como constancia y cum-
plimiento, a esto le llamamos burocracia.
Asimismo, se realizan actividades como sistema
de control, para determinar el estado y la ubicacin de
los bienes y establecer las responsabilidades de cada
uno de los participantes de la entidad. As, el archi-
vero realiza los inventarios para conocer el lugar de
los documentos y es responsable de su conservacin y
permanencia.

Archivo de los documentos

Los documentos se guardan en unidades de conser-


vacin, que pueden ser: cajas archiveras, biblioratos,
archivadores de palanca, carpetas, folders, etc. Para
ser guardados debe organizarse un sistema de archi-
vos que permita encontrar inmediatamente cualquier
documento que se solicite. Puede hacerse:
a) Por clientes.
b) Por fechas.
c) Por productos.
d) Otros criterios.
En las entidades productoras de grandes volme-
nes de documentos, como las casas aseguradoras por
ejemplo, los documentos se procesan por ordenado-
res, o bien se filman los documentos y sus archivos son
grandes depsitos de rollos de pelculas.

Requisitos generales
de los documentos

As como para escribir tenemos determinadas cir-


cunstancias obligatorias como el destinatario y el re-

167
mitente, en su mnima expresin, de igual forma exis-
ten ciertos requisitos comunes a casi todos los docu-
mentos de las entidades.
Podramos resumirlos en:
a) Emisin por copias duplicadas, de acuerdo con
la importancia del documento.
b) Fecha de emisin como descriptor es til.
c) Nombre del documento, que deriva en el tipo
documental.
d) Nmero del documento, una amplia cantidad de
instituciones realiza la numeracin correlativa, la mis-
ma nos da la pauta del orden original.
e) Datos nombre y apellido de las personas que
intervienen en la actividad:
1. Comprador y vendedor, si se trata de una factura.
2. Deudor y acreedor, si se trata de un pagar.
3. Propietario e inquilino, si se trata de un recibo.
Independientemente de estos requisitos, cada do-
cumento tiene los suyos propios, en muchos casos res-
paldados por alguna forma legal como un decreto, ley,
etc., as por ejemplo para documentos comerciales se
exige:
a) Clave nica de identificacin tributaria (CUIT) del
comprador y vendedor, con la cual estn inscriptos en
la Direccin General Impositiva.
b) Categora de IVA, nmero de caja de jubilacin e
ingresos brutos.

SISTEMATIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

Organizamos la presentacin de los documentos


comerciales en grupos, esta clasificacin no es archi-

168
vstica sino contable, pero nos permite comprender el
grupo de documentos generados por algunas institucio-
nes o empresas. Realizamos esta agrupacin de acuerdo
con la funcin que cumplen en la comercializacin.

Grupo I
Documentos relacionados con la compraventa.

Grupo II
Documentos relacionados con el transporte de
las mercaderas.

Grupo III
Documentos relacionados con el pago.

Grupo IV
Documentos varios.

Grupo I

Los documentos relacionados con la compraven-


ta tienen tres subgrupos: los que estn relacionados
con el vendedor (nota de compra o pedido), los que
estn relacionados con el comprador (notas de venta
y facturas), los operacionales, de trmite interno de
la institucin.
La relacin se establece entre vendedor y compra-
dor mediante la oferta y pedido de mercadera, a veces
previa correspondencia, para establecer las condicio-
nes de compra y venta. Una vez efectuada la venta, se
enva la mercadera y se confecciona el documento que
respalda la compraventa. Ambos tienen documentos

169
duplicados de su actividad, el expediente, bsicamen-
te, estar compuesto de pocas piezas documentales.
a) Nota de compra o pedido.
b) Nota de venta.
c) Factura.
Posiblemente se adjunten certificaciones que justi-
fiquen las responsabilidades ante el IVA. Si el archive-
ro slo se encarga de guardar documentos, no tendra
que ocuparse de estos aspectos, pero, si consideramos
que el archivero puede disear los trmites de la ins-
titucin, deber conocer algunos de estos aspectos.
No responsable. Persona que realiza actividades no
gravadas con IVA.
Responsable inscripto. Cuando sus ingresos anua-
les superan cierto importe establecido por la DGI.
Responsable no inscripto. Personas cuyo ingreso
no superan dicho importe.
IVA exento. Actividades a las cuales se ha exento de
pagar IVA.
En el ltimo eslabn de la cadena de comerciali-
zacin se encuentra el consumidor final.
En los archivos comerciales el archivero debe sa-
ber tambin que los responsables inscriptos emiten
comprobantes A y B. Los responsables no inscrip-
tos emiten comprobantes C. Responsables inscriptos
emiten: facturas A para responsables inscriptos y
no inscriptos, facturas B para las categoras: no
responsables, exentos y consumidores finales.
Los responsables no inscriptos emiten: facturas C
para responsables inscriptos y no inscriptos, exen-
tos, no responsables y consumidores finales.
Se justifica este conocimiento por la simple razn
de que la factura da lugar a cambios en el patrimonio

170
de ambas partes interesadas. Para el comprador sig-
nifica una adquisicin de bienes aumenta el activo
y un pago al contado disminucin del activo o una
deuda a pagar aumenta el pasivo.
Para el vendedor, aumentan sus derechos de cobro
o sus disponibilidades aumenta el activo, pero dis-
minuyen sus bienes disminucin del activo. Los
documentos en este caso, son un fiel testimonio que
permite realizar comprobaciones posteriores.

Grupo II

Los documentos relacionados con el trasporte de


las mercaderas, son bsicamente los siguientes tipos
documentales:
Remito por el transporte. Es el documento que
acompaa a las mercaderas para su entrega. Sirve
para el control de stas. Son confeccionados por los
transportistas, original y las copias necesarias. El com-
prador se queda con el original, controla las merca-
deras y firma el duplicado, de conformidad, despus
de lo cual se lo entrega nuevamente al transportista.
Carta de porte o gua por tren. Es utiliza-
da generalmente para el transporte de mercaderas
por va frrea. Es emitida por la entidad de ferroca-
rriles como constancia de haber recibido mercaderas
para su transporte.
Conocimiento por barco. Es un documento
similar al anterior, representa un contrato de trans-
porte de bienes que se realiza por vas martima o area.

171
Grupo III

Los documentos relacionados con el pago, bsica-


mente son:
Pagar. Por medio de un pagar una persona pro-
mete pagar a otra, en un tiempo determinado, una suma
de dinero.

IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO


Denominacin Pagar
Cdigos, claves Nmeros correlativos
Ubicacin administrativa Contabilidad
Dependencia 1ro. Empresa
Nombre y cargo del firmante Librador, emisor o pagador: es la persona
que emite y firma el documento. Cuando
llega la fecha de vencimiento, es tambin
quien paga.
ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS
DOCUMENTALES
Formacin del documento Entidad bancaria
Experiencias anteriores Beneficiario: es la persona a cuya orden fue
emitido el documento y quien lo va a cobrar
a su vencimiento. Si el beneficiario cede sus
derechos a otra persona, aparece una tercera
persona que es el tenedor o portador del
documento.
Responsabilidades El cuerpo del pagar, en mano del beneficiario,
significa un derecho a cobro y se representa con la
cuenta documentos a cobrar. El taln del pagar,
en manos del librador, significa una deuda y se
representa con la cuenta documentos a pagar.
Habilitacin documental Legal
Exigencias documentales Este documento consta de dos partes: el
cuerpo y el taln. El cuerpo del pagar es
firmado por el librador, cuando ste contrae
una deuda. El librador que es el deudor)
entrega al beneficiario que es el
acreedor el cuerpo del pagar y se queda
con el taln, para control.
1. Fecha en que se efectu el anlisis documental.
2. Identificacin del archivero analista.
3. Detallar los nombres de quienes fueran consultados.
Descripcin

172
El archivero debe conocer tambin que para deter-
minados documentos se aplican los endosos, como un
acto por el cual una persona transmite a otra un do-
cumento de crdito y todos sus derechos sobre ste.
Este derecho es debidamente respaldado por los do-
cumentos guardados en los archivos.
Para realizar un endoso en un pagar, el benefi-
ciario coloca su firma en el reverso, de ah su nombre
de endorso.
Protesto. Tipo documental que se redacta si el
pagar no es pagado a su vencimiento. Por medio del
protesto se deja constancia escrita de la falta de pago
del pagar. La realizacin del protesto es el paso pre-
vio a la iniciacin de un juicio.
Otra situacin de los requerimientos del documen-
to al realizar el anlisis documental, ser la necesi-
dad de tener conocimientos sobre la ley de sellos. Los
pagars pagan impuesto establecido por la ley de se-
llos. El importe a abonar guarda relacin con el valor
del pagar.
Cheque. Es un documento por medio del cual una
persona paga a otra, utilizando el dinero que tiene de-
positado en una institucin bancaria (pgina siguiente).
Recibo. Este documento sirve como constancia de
un pago realizado.
Existen distintos motivos por los cuales puede rea-
lizarse un recibo: pago de un alquiler, pago de cuotas
de un club, pagos de sueldos, otros.
Por lo tanto, existen distintos modelos de este do-
cumento. Los ms conocidos son los siguientes:
a) Recibo de alquiler.
b) Recibo de sueldos.
c) Recibo comercial.

173
IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO
Denominacin Cheque: tipo documental que permite realizar pagos
utilizando dinero depositado en el banco.
Cdigos, claves Numeracin correlativa
Ubicacin administrativa Contabilidad
Dependencia: empresa 1ro. Banco
Nombre y cargo del firmante
ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS
DOCUMENTALES
Formacin del documento Para poder realizar su estudio, es necesario
conocer primero las distintas formas de los
depsitos bancarios.
Experiencias anteriores Depsitos en cuenta corriente. Depsitos en
caja de ahorro. Depsitos a plazo fijo.
Responsabilidades Orden de pago librada contra un banco.
Habilitacin documental El librador tiene fondos depositados a su
orden.
Exigencias documentales Cuenta corriente o autorizacin para girar
en descubierto.
1. Fecha en que se efectu el anlisis documental.
2. Identificacin del archivero analista.
3. Detallar los nombres de quienes fueran consultados.
Descripcin

El recibo es emitido en dos ejemplares: original y


duplicado.
Original. Est en poder de la persona que ha rea-
lizado el pago.
Duplicado. Est en poder de la persona que ha reci-
bido el pago.

Grupo IV

Documentos varios.
a) Nota de dbito.
b) Nota de crdito.
c) Resumen de cuenta.
d) Vale.
e) Minuta de archivos.

174
Nota de dbito. Es el documento que el vendedor
enva al comprador para indicarle que ha debitado
agregado en su cuenta un importe ms, por un de-
terminado concepto.
Los motivos que originan una nota de dbito pue-
den ser:
a) Diferencia en una factura anterior, por haber
anotado precios inferiores a los que corresponda, o
por algn error.
b) Flete de mercadera enviada.
c) Intereses por demora en el pago.
Uso de una nota de dbito. Se emite en dos ejem-
plares: original y duplicado.
Original. Es recibido por el comprador para quien
representa un aumento de su deuda con el vendedor.
Duplicado. Est en poder del vendedor para quien
representa un aumento de sus derechos a cobrar con
respecto al comprador.
Nota de crdito. Es un documento que el vende-
dor enva al comprador para indicarle que ha descar-
gado disminuido de su cuenta un importe por un
motivo determinado.
Los conceptos que originan una nota de crdito pue-
den ser:
a) Diferencias con una factura anterior, por haber
anotado precios superiores a los que corresponda, o
por algn error.
b) Por rebajas en los precios anteriores.
c) Por devolucin de mercaderas.
Uso de la nota de crdito. Se emite en dos ejem-
plares: original y duplicado.
Original. Lo recibe el comprador, para quien repre-
senta una disminucin de su deuda con el vendedor.

175
Duplicado. Est en poder del vendedor, para quien
representa una disminucin de sus derechos a cobrar
con respecto al comprador.
Resumen de cuenta. Es el documento que el ven-
dedor enva al comprador, en forma mensual, detalln-
dole todas las operaciones realizadas durante dicho
perodo.
Vale. Es un comprobante usado en la vida comer-
cial para circunstancias diversas. Ejemplos:
a) Para remplazar algn otro comprobante que se
ha extraviado.
b) Como constancia de la entrega de bienes que de-
ben ser devueltos: una prenda en el guardarropas, un
envase en un supermercado, etctera.
c) Para obtener artculos de propaganda, en los co-
mercios. Son los premios de una rifa, un programa de
televisin, etctera.
d) Como comprobante de una salida de caja, por
gastos que tienen otra forma de documentos: las es-
tampillas para franqueo, el traslado por tren u mni-
bus, etctera.
e) Como constancia de un anticipo de sueldo, que
luego es deducido al hacerse el pago mensual.
Uso del vale. Slo se emite en original.
Minuta de archivos. Es el documento que se con-
fecciona como comprobante de alguna actividad inter-
na de la empresa, generalmente cuando no tiene otro
tipo de documento que la respalde.

176
Requisitos de los documentos comerciales

Nota de
Nota de dbito y
pedido y de
Concepto de venta Factura Remito crdito
Lugar y fecha de emisin X X X X
Denominacin del
X X X X
documento
Nmero del documento X X X X
Datos del vendedor(incluye
CUIT, Nmero de
inscripcin en Caja de X X X X
Jubilacin e Ingresos
Brutos)
Datos del comprador
X X X X
(incluye CUIT)
Categora con respecto al
X X X X
IVA (comprador y vendedor)
Condiciones de pago X X
Datos de otros documentos X X X X
Cantidad de mercaderas X X X
Detalle de mercaderas X X X
Precio unitario y total X X
Nmero de cuenta del
X X X X
cliente

Nota de
crdito Resumen
Concepto bancaria Cheque bancario
Lugar y fecha de emisin X X X
Denominacin del documento X X X
Nmero del documento X X X
En ciertos
Datos del beneficiario
casos
Datos del librador X
Datos del depositante X X
Datos del banco X X X
Importe en letras y en nmeros X X Nmeros
Lugar de pago X
Forma de realizar el depsito X X
Firma del depositante X
Firma del librador X
Nmero de cuenta corriente del
X X X
titular de sta

177
Requisitos de los documentos comerciales
(continuacin)

Resumen
Concepto Pagar Recibo de cuenta
Lugar y fecha de emisin X X X
Denominacin del documento X X X
Nmero del documento X X X
En ciertos
Datos del beneficiario
casos
Datos del cobrador X
Datos del comprador y vendedor X
Importe en letras y nmeros X X Nmeros
Fecha de vencimiento X
Lugar de pago X
Concepto por el cual se realiza el
X
pago
Forma de realizar el pago X
Detalle de las operaciones
X
realizadas
Firma del cobrador X
Firma de librador X
Motivo por el cual se realiza el
X X
documento

CONTROL DE GESTIN
PARA ARCHIVOS

Los principales objetivos del empleo tecnolgico


en la gestin documental son:
a) Reducir los costos de operacin.
b) Simplificar los procedimientos de trabajo.
c) Obtener informes oportunos.
d) Eliminar al mximo los controles y los procesos
manuales.
Detallamos las necesidades de un archivo, consi-
derando los aspectos de un archivo histrico, admi-
nistrativo o privado:

178
En funcin de actividades operacionales:
a) Control del volumen almacenado.
b) Volumen almacenado diario.
c) Volumen de recuperacin de la informacin diaria.
Estados a obtenerse:
a) Listado del control diario de las salidas de in-
formacin.
b) Estado diario de ingresos documentales.
c) Balance semanal de existencias de documentos,
discriminado por reas y salas.
d) Control diario de seleccin y expurgo documental:
1. Valoracin econmica de la informacin valor
nominal y utilizable.
2. Avisos de plazos de retencin y conservacin de
la documentacin.
3. Listado de documentos de rezago.
En el rea de actividades de administracin:
a) Servicios de conservacin.
b) Volumen documental en conservacin.
c) Costos.
Estados a obtenerse:
a) Control de estados documentales.
b) Control de los inventarios fsicos y de los tiles
de escritorio.
c) Control de consultas y pedidos de documentacin.
d) Estadsticas de:
1. Simulacin de costos de restauracin.
2. Simulacin de costos de conservacin.
rea de actividades de personal:
a) Volumen de empleados.
b) Estados de costos mensual.
Estados a obtenerse:
a) Planillas de haberes.

179
b) Recibos de pago.
c) Planillas de descuentos.
d) Planillas de descuentos desglosados por servicios.
e) Planillas de asignaciones familiares.
f) Planillas de aportes sociales de acuerdo con la ley.
g) Detalles de descuentos.
h) Planillas de sobretiempos.
i) Resmenes de planillas de funciones.
rea de actividades de informacin:
Se requiere el volumen de la documentacin que
se va a almacenar.
Estados a obtenerse:
a) Listado de movimiento documental semanal y
mensual.
b) Obtencin de tendencia informativa por pocas.
c) Costos de operacin por:
1. Volumen de informacin.
2. Informacin almacenada.
3. Informacin calificada.
d) Estadstica de consumo de informacin.
e) Documentacin activa.
f) Control de presupuesto asignado al archivo.
rea de actividad estadstica:
Volumen de informacin a determinar.
Cuadros a obtenerse:
a) Estadsticos.
b) Movimiento documental.
c) Control de reproducciones.
d) Formulacin de modelos informativos.

180
VENTAJAS DE LA APLICACIN
TECNOLGICA POR MEDIO DE
ORDENADORES

Consideramos las siguientes ventajas:


a) Tener listado e inventarios de control diario de
los documentos que ingresan y se almacenan, permite
conocer los plazos precaucionales y los tipos documen-
tales y calcular correctamente los importes por tiempo
de almacenaje de acuerdo con los costos de manteni-
miento y restauracin, y mediante este mismo control,
diariamente se tendr una relacin de los documen-
tos declarados en rezago o seleccionados para el co-
rrespondiente expurgo.
b) Control adecuado sobre la existencia de tem
para la conservacin y restauracin documental, per-
mite que los problemas de falta o exceso de los mis-
mos se eliminen al mximo.
c) La obtencin de un gran nmero de cuadros es-
tadsticos, permite un amplio espectro de usuarios de
la informacin, incluso niveles de decisin.
d) Las modificaciones posteriores al programa en
los procedimientos de trabajo, son fcilmente asimila-
bles por la tecnologa aplicada.
e) Ventajas intangibles de la computacin:
1. Ejecucin de operaciones mltiples y registro
de datos en discos magnticos, simplifica procedimien-
to y ahorro de tiempo.
2. Variedad de entradas y salidas a costos bajos y
de elevada capacidad de procesamiento.
3. El sistema informtico permite elaborar progra-
mas propios o adoptar sistemas y paquetes integrados,
creando fuentes y modalidades de trabajo. Asimismo

181
se puede implementar nuevos trabajos y calidad de pre-
sentacin y lectura fcil.

EVALUACIN DEL RENDIMIENTO


INFORMATIVO

Nociones bsicas

La evaluacin es una funcin que formal o infor-


malmente se ejercita en todos los niveles. Cada vez que
un funcionario pide el traslado de un documento, que so-
licita su destruccin o conservacin permanente o tem-
poral, es porque el documento ha sido evaluado.
Todo documento que es producto de una actividad
o se desarrolla en ella, requiere ser valorado. El re-
sultado puede ser negativo o positivo, de modo que se
aclara la validez de su contenido, permitiendo en un
nuevo documento, corregir o confirmar los valores del
contenido sustantivo, sobre todo la utilidad permanen-
te o temporal.
Este reconocimiento del contenido sustantivo hace
que se defina su lapso de conservacin. Evaluar un do-
cumento quiere decir reconocer la existencia y validez
del mismo.
No evaluar el documento quiere decir continuar
progresivamente ignorndolo, significa anular la ex-
periencia y conocimiento adquiridos a travs de la ac-
tividad humana.
Todo documento genera espontneamente la ne-
cesidad de afirmar y confirmar su informacin y sobre
todo de ser valorado.

182
Cuando en la empresa no existe un procedimiento
formal de evaluacin, sta se verifica en forma aisla-
da y fragmentada que puede ser desde un comentario
apresurado, al traslado incierto de algunos documen-
tos de los que se desconoce si han de ser tiles o no, o
a una sentencia de su destruccin sin comprender sus
necesidades futuras.
En algunas situaciones las evaluaciones estn su-
jetas a objetivos determinados como verificaciones de
balance y auditorias, es decir, prescinden de valores
posteriores al objetivo, no se toma en cuenta la contri-
bucin futura de esa informacin a determinados cam-
pos de los estudios humansticos y cientficos.

Finalidades de la evaluacin.
La necesidad de rendimiento

La evaluacin del documento pone en evidencia los


puntos dbiles del documento que podrn ser corregi-
dos en un futuro prximo mediante la aplicacin de
diversos programas de rendimiento.
Transferencia. La evaluacin, al permitir una gra-
duacin de valores en los documentos, posibilita averi-
guar los elementos potencialmente vlidos y programar
una mejor utilizacin. Al mismo tiempo, pone en evi-
dencia la inutilidad de un documento para cubrir cierta
demanda de informacin administrativa, lo cual defi-
ne en cierto grado su tiempo de traslado donde se con-
siderarn otras cualidades positivas surgidas a travs
de la evaluacin.
Asignacin de valores. La evaluacin permite
una asignacin ms racional en cuanto a la calidad y
la cantidad de informacin, participando inclusive

183
de las responsabilidades que encierran los distintos
documentos.
Distribucin. Una correcta evaluacin permite la
comprensin de una distribucin adecuada de la in-
formacin en los niveles administrativos, cuando el
documento cumple sus finalidades primarias, y una
distribucin en niveles sociales cuando la informacin
cumple sus finalidades secundarias.
Relacin de jerarquas. La evaluacin suminis-
tra al personal relacionado con esta responsabilidad
la posibilidad de establecer un dilogo de importan-
tes consecuencias, a los fines de determinar el tiempo
de vida que se le debe asignar a un documento de-
terminado.
Moral. El mtodo de evaluacin debe satisfacer
las necesidades de un amplio nmero de investigado-
res y usuarios, obligando a un cdigo moral tanto en
el aspecto humano como en el informativo.

Limitaciones de la evaluacin

La evaluacin puede convertirse en un mtodo para


obtener opiniones y no para medir la eficiencia de la
informacin en forma objetiva.
a) El error, consecuencia de los prejuicios relacio-
nados a cierto tipo de informacin de los documentos,
es el error de juicio de un individuo no calificado que
tiende a dar calificaciones o muy altas o muy bajas a
sus documentos, a aquellas caractersticas que son del
agrado o del disgusto de la persona que califica.
b) Otra limitacin es el error de tendencia cons-
tante mediante el cual, muy comn en dependencias
administrativas, se tiende a valorar la informacin ge-

184
neral segn un determinado criterio, utilizando una
nica frmula para todos los documentos, sin tomar
en cuenta los anlisis de cada tipo documental.
c) Tambin existe la tendencia de valorar un docu-
mento de acuerdo con la persona que lo redacta o ela-
bora, influyendo positiva o negativamente en el juicio
de quien evala el documento. Este aspecto se da ge-
neralmente con los documentos producidos por per-
sonajes histricos.
d) La capacidad de los evaluadores. Es convenien-
te facilitar un sistema explicativo de los mecanismos
que se adoptan en una evaluacin, consiguiendo al mis-
mo tiempo que el personal prximo a los evaluadores
adquieran cierta prctica y familiaridad con los tr-
minos archivsticos.
e) Es evidente que la evaluacin no puede ser con-
fiada a una sola persona, se corre el riesgo de tener
un juicio subjetivo o inexacto, por posibles incompren-
siones del sistema que se usa.
f) Hay que evitar un sistema sobrecargado de in-
ciertas caractersticas del documento, pues no dar
resultado tan preciso como un sistema que prevea la
valoracin del comportamiento y utilidad de la infor-
macin acumulada.
g) Si el mtodo de evaluacin incluye la valoracin
de factores forneos a las exigencias del requerimien-
to de informacin, no se puede esperar obtener una
representacin exacta de la eficiencia del subordina-
do en examen.

185
Mtodos de evaluacin
del rendimiento

Son los mtodos simples empleados:


a) Escala de evaluacin:
1. Frases descriptivas, con cierto nmero de gra-
dos con escala grfica.
2. De objetivos.
b) Comparacin:
1. Graduacin.
2. Valoracin por tipos documentales.
3. Distribucin forzada de informacin.
c) Listas de control:
1. Seleccin forzada.
2. Con valores ponderables.

Escalas de evaluacin

Este mtodo se sustenta en la atribucin de cierto


grado a algunos rasgos, inherentes a la informacin y
a la eficacia, que se consideran como los ms indica-
dos para caracterizar al documento que ha de valorar-
se. El mecanismo del mtodo es el siguiente:
a) Se aconseja la categora de los documentos que
se han de valorar.
b) Se averiguan los factores que constituyen obje-
to de valoracin para la categora elegida y que deben
ser especficos del personal a valorar. El nmero de
estos factores puede variar en un mnimo de cinco a
un mximo de 20, segn la importancia y la naturale-
za de la categora elegida.
c) Para cada factor se dan breves descripciones de
comportamiento de la informacin relativa al mismo

186
factor, que corresponda a igual nmero de grados de
valoracin progresiva informacin insuficiente, in-
formacin incompleta, ptima informacin, etc.. Las
frases descriptivas en este caso equivalen a los gra-
dos expresados en valores numricos.
d) Se produce todo un grfico, teniendo en cuenta
generalmente no mantener el orden progresivo, en
los grados de valoracin.

LINEAMIENTOS PARA LA
PRESENTACIN DE LOS TRABAJOS

Todo trabajo rene condiciones, inclusive los for-


mulados dentro del quehacer archivstico, bsicamen-
te tenemos:
a) Cuando los trabajos no se redactan en ordena-
dores, como consecuencia vienen impresos en papel.
Los trabajos, tanto los informes archivsticos como los
auxiliares descriptivos, se presentan escritos a m-
quina en papel blanco sin rayas, de lo contrario, se usan
formularios de buena calidad.
b) Resulta conveniente que los escritos se realicen
de un solo lado de la hoja, a doble espacio de mquina,
esto ltimo facilita la lectura.
c) En los auxiliares descriptivos, el orden o estruc-
tura es el siguiente:
1. Tapa.
2. Texto.
3. ndice.
Tapa. Comprende:
Ttulo del trabajo.
Nombre del archivo o la institucin que lo genera.

187
Lugar y ao.
Texto. Generalmente comprende tres partes:
Introduccin. Breve, de carcter personal, pre-
ferentemente explicativa sobre el manejo de los auxi-
liares o metodologa empleada.
Cuerpo del trabajo. Es el desarrollo de los auxi-
liares; se utilizan los descriptores seleccionados en el
anlisis documental. Las transcripciones textuales que
se utilicen deben figurar dentro del texto del trabajo
a un espacio de mquina y encerrado entre comillas.
Se toma en cuenta que el cuerpo est compuesto
esencialmente por datos especficos obtenidos de la
fuente original y que generalmente no fueron dados a
publicidad.
Conclusin. Se realizan las observaciones o si-
tuaciones especiales que se presentan en el auxiliar
descriptivo; lgicamente, la conclusin no puede contra-
decir a la introduccin.
ndice. Es la nmina referencial de los contenidos
descriptivos, ordenados alfabticamente.

188
LA DESCRIPCIN PROPIAMENTE DICHA.
TCNICAS DESCRIPTIVAS

INVENTARIOS

DENTRO de los distintos sistemas de recuperacin de


la informacin uno de los ms conocidos y utilizados
es el inventario, como una relacin del patrimonio docu-
mental de una institucin, Estado o Nacin. Algunos
autores sostienen que el inventario es un listado de
documentos depositados en un archivo, otros se acer-
can ms a la verdadera funcin del inventario al de-
cirnos que sirve de control y existencia as como para
la ubicacin de los documentos.
Para las grandes instituciones como los gobiernos
provinciales, nacionales o municipales, el inventario
debe tener un valor jurdico convenientemente res-
paldado por la legislacin de cada mbito. Esta toma
de conciencia debe ser realizada por parte de las auto-
ridades. Todos los archiveros deben poseer su inven-
tario, considerado como requisito mnimo del archivo.
Su funcin es darnos la ubicacin y ubicuidad del
documento y control de su existencia.
El trmino ubicuidad hace referencia a un estado
de presencia en varias ubicaciones, es decir, si bien
el documento se encuentra fsica y realmente en una
ubicacin, se puede tener informacin de l median-
te los inventarios.
Vicenta Cortez Alonso establece que el inventario
es un documento que tiene un carcter meramente
localizador, y por lo mismo, no est provisto ms que
de aquellos datos imprescindibles mediante los cua-
les se reconocen los documentos por su calidad, su
fecha y el lugar en que estn emplazados... es de ca-
rcter domstico y para uso de los funcionarios en su
labor de servicio.46
Esta definicin de inventario cumple con uno de
los fines de la descripcin: la ubicacin del documen-
to; asimismo nos da una pauta para la diagramacin
del mismo, misma que observaremos en el subttulo
correspondiente.
Carmen Crespo define al inventario como la rela-
cin sistemtica ms o menos detallada de todos y
cada uno de los elementos que forman un fondo, serie,
etc. documento, expediente, legajo, carpeta) res-
petando su ordenacin.47
Antonia Mantilla Tascn nos dice sobre el inven-
tario que efectuada ya la divisin en grandes grupos
y en unidades documentales y analizados stos, se
proceder a inventariar la documentacin que no es
otra cosa que relacionarla por el mismo orden de su
colocacin.48

46
Vzquez, Manuel, Auxiliares descriptivos, p. 5.
47
dem.
48
Vzquez, Manuel, Auxiliares Descriptivos, p. 6.

190
Theodore R. Schellenberg seala que el inventa-
rio es un asiento que se hace de las series de documen-
tos dentro de un grupo documental o de una coleccin
de papeles privados.49
Los inventarios se efectuaban en la Antigedad es-
cribiendo los asientos sobre libros, lo cual presentaba
el problema visto anteriormente de que no se podan
intercalar asientos. Adems, debemos tener en cuen-
ta que la produccin documental era bastante reduci-
da; en nuestros tiempos, realizar un trabajo de stos
requiere de un mayor nmero de personas encarga-
das de llevar los registros, lo que incide en los costos.
El fin principal de este auxiliar consiste en pro-
bar la existencia de los documentos.
Los fines secundarios se constituyen bsicamente en:
Recuperacin del documento y de la informa-
cin, como fin til. Tambin se la denomina bsqueda.
Control, que nos permite realizar una compulsa
de documentos para su comprobacin en caso de ex-
travo o entre papeleo. Es recomendable realizar un
control trimestral.
Estudio de la documentacin, que estudiaremos
ms extensamente cuando analicemos la administra-
cin de la informacin.

Procedimientos

En las instituciones, entidades o empresas, se to-


man en cuenta algunos aspectos para realizar un in-
ventario eficaz. Citamos algunas:

49
Vzquez, Manuel, Auxiliares descriptivos, p. 6.

191
La institucin debe contar con una clasificacin
adecuada realizada por el archivo; es conveniente que
esta clasificacin, basada en su propia organizacin,
sea conocida por todos aquellos que estn comprome-
tidos con los trmites y tenencia de documentos.
El archivo debe contar con una ordenacin ade-
cuada, si es posible transmitir las normas de dicha or-
denacin a las reas correspondientes, de forma tal
que si existen oficinas que retienen documentos cir-
cunstanciales, universalicen las normas del archivo y
apliquen dichos conocimientos.
Los soportes utilizados por el archivo para los in-
ventarios, deben ser generalizados a toda la institucin,
si el archivo utiliza planillas diagramadas, es conve-
niente que los otros sectores tambin lo hagan sobre
el mismo modelo.
El inventario de los documentos debe ser realizado
por el archivo, pero se dan situaciones de institucio-
nes que tienen archivos descentralizados, o bien exis-
ten sectores de la entidad que retienen documentos
por necesidades de trabajo o simplemente por como-
didad: tener a mano los documentos; en estos casos,
el archivo, de comn acuerdo con los niveles ejecuti-
vos, debe asignar responsabilidades a quienes retienen
la documentacin, para que stos realicen el inventa-
rio de lo que tienen en su poder.
Existen instituciones que realizan inventarios por
series, tal como lo realizan los norteamericanos, es de-
cir, cada serie se anota por separado en cada asiento.
Cuando se realizan estos inventarios en sectores que
retienen documentacin, deber hacerse por lo me-
nos, una copia para el archivo, a fin de que este ltimo
tenga conocimiento cabal del patrimonio documental

192
existente en toda la institucin. Lo ideal es asignar
una copia de cada archivo eventual al archivo general
de la institucin, para tener conocimiento adecuado
del volumen de documentacin fuera de los archivos
generales.
Es conveniente que el archivo d las pautas del pro-
cedimiento para realizar el inventario, respetando la
forma en que realiza sus propios procedimientos.
Bsicamente, el inventario debe tener:
a) Ubicacin del documento en:
1. Oficina o sector donde se encuentra,
2. Estantera donde se ordenan los documentos.
3. Estante donde se encuentra el documento que
se ha descrito.
4. Anaquel donde se instal el documento buscado.
b) Nombre de la serie. Si la oficina desconoce el
trmino serie, determinar el nombre que le asigna a
los documentos, as el archivo tiene la posibilidad de
conocer la hermenutica que se desarrolla en cada sec-
tor de la institucin.
c) Fechas topes de las series y la documentacin.
d) Especificar los contenedores o unidades de
conservacin de los documentos, sealando si son en-
cuadernados, legajos, archivadores de palanca, archi-
vadores folders, e indicar el nmero de unidades
por cada serie.
e) Con la finalidad de que el archivo tenga una idea
general de los documentos que le han de ingresar, es
necesario que los archivos eventuales especifiquen las
medidas en metros y centmetros; esto le permite al
archivo prever el espacio que ha de requerir para el
ingreso documental. Las medidas se efectan de las
siguientes maneras:

193
1. En los documentos colocados en posicin verti-
cal, los cuales generalmente son encuadernados y ar-
chivadores de palanca, se mide la longitud desde el
primer documento hasta el ltimo y se expresa en me-
tros lineales.
2. En los documentos colocados de canto, que ge-
neralmente son cajas, se mide la longitud de la prime-
ra caja a la ltima, y la profundidad en el estante, y se
expresa en metros lineales, decmetros, centmetros,
etctera.
3. En los documentos colocados en posicin plana,
recostados, unos encima de otros, en nmeros, se mide
en el sentido de la altura de cada resma y la longitud
que ocupa en los estantes, siempre expresado en sis-
tema mtrico.
f) Es necesario tambin realizar las observaciones
necesarias, estado de los documentos, disposicin por
la cual no se traslada la documentacin al archivo, en-
tre otras.

Clasificacin de inventarios

Existe una enorme variedad de inventarios, tan-


tos como archivos pueden existir, razn por la cual se
ha buscado normalizar la descripcin. El problema no
est en la normalizacin, sino en la capacitacin de pro-
fesionales que se hagan cargo del problema, porque los
archivos no son slo manejo de papeles, es bastante
compleja la funcin del archivero profesional. La clasi-
ficacin que mostramos es slo un muestreo de lo que
necesariamente se puede hacer.

194
Por la unidad de archivo
que lo utiliza

Por la extensin de los asientos o por la finalidad


que persiguen, los inventarios pueden ser esquemti-
cos, de registro y analticos.
Inventario esquemtico. Consiste en hacer un
inventario por series, no por tipos documentales. Nos
representa una breve idea del contenido de cada se-
rie. El esquemtico es aquel que en cada asiento des-
cribe una serie completa.
Inventario por unidad de conservacin. Alu-
diendo a lo que contiene una caja, un archivador de
palanca o un expediente. Este inventario es conocido
por registro general de entrada de legajos y en l se
hace constar por cada legajo su fecha de entrada, pro-
cedencia, idea general del contenido y fechas extre-
mas. El inventario de registro recibe una unidad de
conservacin por cada asiento.
Inventario analtico. Se efecta por tipo documen-
tal, y es normalmente usado para documentos de gran
importancia. Este tipo de inventario puede perfecta-
mente reemplazar al catlogo, por su misma naturale-
za. Resulta muy aconsejable dado que es ms fcil de
realizar que el catlogo. Es de gran ayuda el analtico,
al describir en cada asiento una pieza documental. No
es conveniente para archivos muy grandes.
El inventario analtico tiende a individualizar el
contenido, fecha y localizacin de cada documento.

195
Por la finalidad del inventario

Los inventarios, convenientemente modificados,


cumplen determinados roles en la administracin de
la institucin, entidad o empresa. As observamos:
Para control de trmite. Generalmente este in-
ventario se realiza en las mesas de entradas o corres-
ponden a los libros de entrada, utilizados tambin en
los archivos como inventarios cuando su elaboracin y
registros estn bien realizados. Los mismos se pueden
apreciar en las secretarias de las distintas dependen-
cias donde se registran el ingreso y la salida de los
documentos.
Inventario por remisin. Generalmente se consi-
dera inventario por remisin al de recepcin de docu-
mentos de un archivo general, intermedio o histrico.
Existe confusin de este trmino y la palabra trasla-
dar, entendida como sinnimo de remitir. Por remitir
se entiende correctamente cuando se enva de una de-
pendencia a otra. Archivsticamente hablando, trasla-
dar es mudar de un archivo a otro, sin que se pierdan
los derechos que se ejerce sobre los documentos, as
tenemos que si trasladamos desde la entidad hasta un
archivo intermedio, la entidad productora puede dis-
poner de la informacin y de los documentos y tomar
medidas en convenio con el mismo archivo; pero si
transferimos del archivo intermedio al archivo hist-
rico, la entidad productora pierde los derechos sobre
esos documentos que pasan a ser de dominio pblico
y patrimonio cultural.
Inventario de eliminacin. Casi en desuso en la
actualidad, por la facilidad que se tiene al realizar un
inventario de existencia, se incorporan los datos de

196
eliminacin. Es necesario realizar inventario de la do-
cumentacin eliminada, como constancia de lo actuado.
Puede verse tambin a este inventario bajo el nombre
de inventario de expurgo. Lo que hay que tener en
claro es que estos inventarios son slo parte de la se-
leccin documental.
Inventario de existencia. Considerado como el
ms utilizado, por ser el ms prctico y til, esencial-
mente el ms necesario en primera instancia. En toda
circunstancia de ocupacin de un depsito de pape-
les, es el primer inventario que se practica para tener
un conocimiento real de las circunstancias documen-
tales del archivo.
Inventario de estudio. Tambin se lo conoce como
inventario temtico. En principio, orienta al investi-
gador en distintos campos. Se corre el riesgo de desco-
nocer a fondo el tema al que se refiere el inventario o
bien existe la probabilidad de que en un archivo exista
una cantidad considerable de temas, lo cual obligara
a realizar una enorme cantidad de inventarios, salvo
que se cuenten con sistemas computarizados, que per-
mitan realizar una clasificacin inmediata; no obstan-
te, el trabajo es arduo para este tipo de inventarios,
sobre todo por la poca prctica y conocimiento que se
tiene sobre ellos, salvo para materias histricas que
se realizaban en muchos archivos. Y los resultados no
siempre son satisfactorios.
Inventario topogrfico. Normalmente se incor-
pora al inventario de existencia, porque ste nos indica
en qu rea se encuentra el documento. El inventario
topogrfico realizado sobre varios archivos de una mis-
ma institucin, nos acerca conceptualmente a la ver-
dadera funcin de la gua y de la descripcin colectiva.

197
Inventario sumario. Expresa con brevedad el con-
tenido y fechas extremas de cada expediente, carpeta,
mazo y atado que contengan los legajos. Se aproxima
ms al listado propiamente dicho.

Diseo y diagramacin
del inventario

Sobre este aspecto, lo mismo que para otros auxi-


liares descriptivos, no se puede dar un diagrama de-
finitivo o general. Normalmente se da una base que
luego se adecua a las necesidades de cada archivo. Se
parte de un modelo que con la prctica se perfecciona,
de acuerdo con la hermenutica de cada institucin.
Recin se realiza el diagrama definitivo. Por eso es una
transaccin entre el ideal y la realidad.
Bsicamente est constituido por tres partes, res-
petando los cnones de la Diplomtica:
a) Encabezamiento.
b) Encolumnado.
c) Datacin.

Encabezamiento

El encabezamiento est compuesto por datos de la


institucin o entidad productora y aquellos que son
comunes a todos los documentos que se describen. El
encabezamiento de los inventarios obedece en gran
forma a la naturaleza misma de los archivos, por lo tan-
to, si observamos desde un archivo general, el encabe-
zamiento no va dirigido a la entidad productora sino
al fondo mayor, considerando que las entidades pro-
ductoras dejan de ser datos comunes, pero slo en ca-

198
sos excepcionales. Lo que se debe comprender perfec-
tamente es que los archivos administrativos no deben
depender de las necesidades ni de las prioridades de
los historiadores, sino de los administradores quienes
son, en buen porcentaje, los que utilizan los documen-
tos. Para los historiadores hay tiempo, puesto que los
documentos han de cruzar por distintas etapas, de-
cantaciones y depuraciones, antes de ver realmente
su utilidad histrica. Es ms urgente la informacin
cientfica que se almacena en los archivos, puesto que
pierden actualidad ms rpido que la historia.
De acuerdo con la clasificacin de los inventarios,
que no es exhaustiva, los datos de las distintas partes
del inventario pueden variar; eventualmente los datos
referentes a la identificacin de la entidad productora
o que se asientan en el encabezamiento, pueden con-
sistir en:
Numero de hoja. Necesariamente por la canti-
dad de documentos, es necesario numerar cada hoja
para seguimiento de los datos.
Hay que tomar en cuenta que en muchos casos el
encabezamiento puede consistir en la tapa o car-
tula del inventario.
Entidad productora. Carcter interno del docu-
mento que reflejar de alguna forma, el principio de
procedencia.
Direccin general, departamento, oficina pro-
ductora. Son datos que nos dan una pauta de la clasifi-
cacin y dependencias de los documentos. Nos orientan
en las funciones y actividades en las cuales se origi-
nan y muchas veces se desarrollan y nos permiten rea-
lizar bsquedas por reas de trabajo.

199
Nombre de la serie. Si bien no corresponde rea-
lizar estudios ms profundos desde esta rea, la cla-
sificacin y ordenacin de los documentos realizan
estudios ms profundos sobre las unidades documen-
tales. En trminos generales la serie es una sucesin
de tipos documentales en una secuencia ordenada, y
la suma de todos los trminos de dicha secuencia.
La serie en el caso de los expedientes, es una su-
cesin que se representa como td1, td2, tdn Los td
son tipos documentales como expedientes y cantidad,
distintas entre s; td1 es el primer expediente, td2 el
segundo, y as sucesivamente. Cuando el ltimo expe-
diente aparece en la expresin, es una sucesin finita,
por lo tanto le corresponde las fechas topes, de inicio
y final; si no aparece, es infinita, por lo tanto la pro-
duccin documental contina.
El trmino serie designa la suma de los elementos
o tipos documentales o expedientes en este caso de una
sucesin. Una serie es finita o infinita, dependiendo
de si la correspondiente secuencia de trminos es fi-
nita o infinita.
La teora y el uso de las series infinitas son impor-
tantes en casi todas las ramas de la Archivologa.
Tipo documental. [] se habla con tanta natu-
ralidad de tipo documental que se tiende a creer que
es un trmino universal y antiguo en la archivologa.
No es as, sin embargo. Todo parece indicar que lo he-
mos tomado de Theodore R. Schellenberg, en concre-
to del libro Tcnicas descriptivas.50
50
Vzquez, Manuel, Reflexiones sobre el trmino tipo documen-
tal, trabajo preparado para el concurso docente de la ctedra de Ar-
chivologa General en la Escuela de Archiveros de la Universidad
Nacional de Crdoba, Crdoba, 1987, p. 2.

200
Plazo de conservacin de la serie, decreto que
fija el plazo. Slo para aquellos inventarios que tie-
nen la finalidad de expresar el tiempo de vida de los
documentos, sobre todo en la administracin de las
empresas, donde el espacio y la informacin adquie-
ren dimensiones de responsabilidad y economa.
Unidad de conservacin. Es conveniente deta-
llar si los documentos estn guardados en determina-
das condiciones, en cajas archiveras, archivadores de
palanca, envoltorios, etctera.
Cantidad expresada en metros, cantidad en
unidades. Cuando analizamos uno de los caracteres
externos, la cantidad, explicamos cmo se procede a
medir.
Observaciones a la serie. Es necesario hacer cons-
tar las condiciones en las que se encuentran las series
documentales, si deterioradas, en buen estado, legi-
bles, etctera.

Encolumnado

Cuando se resuelve que la diagramacin de los in-


ventarios debe realizarse por la expresin del enco-
lumnado, analizamos primero qu tipo de inventario
elegimos, de acuerdo con esta eleccin se escogern los
datos a asentar o que son necesarios. El encolumnado
est compuesto por los datos referentes a los documen-
tos y que no son comunes a todos los componentes.
Nmero de asiento. Es muy necesario, sobre todo
cuando los archivos requieren un nmero muy grande
de asientos. Adems, nos permite acceder rpidamen-
te al asiento solicitado y nos da una idea de la canti-
dad de documentos.

201
Nmero interno dentro de la serie. Sobre todo
cuando la serie es muy larga, es conveniente tener una
relacin numrica ascendente que nos permita ubicar-
la con mayor celeridad.
Fechas topes. se colocan la primera fecha y la l-
tima de la serie que describimos, cuando el inventario
trata de las series.
Signatura del archivo remitente, signatura del
archivo receptor. En los casos de traslado y trans-
ferencia de archivos, estas signaturas cobran determi-
nado valor slo de inters para los archivos y no para
los usuarios. Posiblemente tambin les interese a algu-
nos investigadores, slo como verificacin de fuentes.
Observaciones. Las observaciones son pertinen-
tes a los documentos que se asientan.

Datacin

La datacin est compuesta por los datos referen-


tes al archivo y a los responsables de la descripcin.
Obviamente se incluyen el lugar y la fecha en que fue
realizado el auxiliar descriptivo. La datacin prcti-
camente establece el convenio de entrega de los do-
cumentos cuando intervienen dos o ms archivos, por
lo tanto se piden datos que establezcan el marco le-
gal, como si de un contrato se tratara.
a) Lugar y fecha de confeccin.
b) Fecha de recepcin en archivo.
c) Firma del redactor del inventario.
d) Firma del que tild y control la recepcin.
e) Aclaracin de firma y cargo.
f) Sello del archivo.
g) Sello del remitente.

202
Soporte de los inventarios. Si bien hemos trata-
do en captulos anteriores este tema, es conveniente
hacer un anlisis. La ficha es aconsejable cuando se
requiere intercalacin. Es impracticable realizarlo en
libro, porque normalmente tiene intercalacin entre
grupos. Para este auxiliar descriptivo es recomendable
utilizar las planillas, que se encuadernan posterior-
mente. Cuando se trata de fondos documentales cerra-
dos, archivos muertos o fondos histricos en los que no
se requiere la intercalacin de datos, es posible utili-
zar los libros.
De acuerdo con la clasificacin de inventarios, algu-
nos tienen mayor compatibilidad con los soportes como
el libro, en el caso de los inventarios esquemticos.

Cdigos

Los cdigos son combinaciones nicas de caracte-


res, por lo general letras o nmeros, utilizados en las
comunicaciones como medio de identificacin. Se ba-
san en la combinacin de letras, de nmeros o de le-
tras y nmeros que sirve como identificacin oficial
abreviada de organismos, empresas, emisoras de ra-
dio y televisin, compaas de aviacin, etctera.
En lugar de utilizar el nombre idiomtico se asig-
na una letra o nmero cuyo significado es conocido por
pocas personas. Los cdigos requieren un ndice o un
documento intermedio que permita interpretarlos.
La utilizacin de cdigos puede resultar ventajosa
cuando el sistema estudiado as lo permite, pero tam-
bin puede ser un gran obstculo, sobre todo cuando
abundan. Hay que emplearlos slo en casos de mucha
utilidad.

203
Inventario y CVD

El inventario, por ser una herramienta bsica y co-


mn a todos los archivos, cumple sus funciones en las
distintas etapas del ciclo vital de los documentos:
Etapa prearchivstica. ste es el momento de ges-
tacin y de trmite. Una vez culminado el trmite, los
documentos se remiten, bajo inventario, al archivo
correspondiente.
Etapa administrativa. Normalmente en esta eta-
pa se emplea el inventario de remisin. Es recomen-
dable realizarlo por unidades de conservacin.
En el archivo intermedio se prevn los siguien-
tes inventarios:
a) De seleccin y de eliminacin.
b) Inventario de conservacin permanente que pa-
sar posteriormente al archivo general. En algunos
lugares el archivo principal se denomina histrico y
no general. Es preferible denominarlo general y sub-
dividirlo en intermedio e histrico. El intermedio es
netamente administrativo.
c) Inventario topogrfico.
Por regla general, los inventarios de remisin, son
escritos por el emisor en acuerdo con el receptor.
El inventario debe ser hecho por el que enva la
documentacin en acuerdo con el archivero.
En el archivo general todo lo que se recepciona
debe ser inventariado. El archivo general se ocupa de
efectuar las guas, publicaciones, pero los inventarios
debe recopilarlos de acuerdo con su sistema propio. Es
prioritario que haya un inventario en el archivo general.
El archivo general contina recibiendo informacin. El

204
que sepa hacer un inventario en el archivo general,
sabe hacer el de cualquier parte.
Etapa histrica. Supuestamente, los inventarios
en esta etapa son definitivos, corresponde realizar los
estudios de consumo de informacin para cubrir con
inventarios especializados.

Evaluacin de inventarios

Conocer concretamente qu es lo que va a ser con-


siderado como parte del inventario de un archivo, es
bsico, puesto que se puede caer en el error de conside-
rar dentro del inventario, asientos, partidas e tems,
que realmente deban pertenecer a otros auxiliares de
investigacin.
En realidad, para que las existencias documenta-
les sean susceptibles de ser consideradas para el in-
ventario, es necesario que pertenezcan a una entidad
productora, dentro del curso normal de sus operacio-
nes, ya que cualquier situacin en contrario, sera cau-
sa de modificacin al considerar estas existencias.
Sobre esta consideracin general, ser necesario,
consecuentemente, interpretar que el inventario se
forma de:
Documentos terminados:
a) En el archivo de la entidad,
b) Consignados en archivos de terceros, en virtud
de su patrimonio documental,
c) En trmite, ya sea con destino al usuario, o con
destino a la entidad como propiedad de la misma.
Documentos en trmite. Generalmente expedien-
tes, que se convertirn en un plazo razonable, en parte
del patrimonio archivstico; decimos plazo razonable,

205
considerando un trmite dentro del curso normal de
sus operaciones.
Expedientes. Que son un conjunto de tipos docu-
mentales que mediante su ensamble o su transforma-
cin pasan a formar parte del patrimonio archivstico.
Los tres conceptos anteriores implican que tampoco
sern considerados como parte del inventario, aque-
llos documentos que hayan formado parte del patrimo-
nio documental de la entidad, y que se decidi transferir
al archivo general, cuyo patrimonio es generalmente
pblico, puesto que no reunirn los requisitos antes
mencionados, tales como el hecho de ser producidos
normalmente para que pasen a formar parte de las exis-
tencias documentales.
Relacionados con los tres puntos anteriores, son to-
mados en cuenta como parte de los inventarios los expe-
dientes, tipos documentales, unidades de informacin, y
auxiliares descriptivos o de investigacin obtenidos a
travs del proceso de produccin documental.
Evaluar inventarios es aplicar objetivos y costos a
los trabajos descriptivos por unidad de informacin,
para tener una comparacin adecuada de ingresos do-
cumentales, costos descriptivos y mantenimiento de
los documentos como de la informacin, hecho que no
puede conocerse sino hasta el fin de las operaciones
del archivo.
En la prctica existe la posibilidad de evaluar so-
bre diferentes bases; considerando que se obtienen
resultados diferentes es necesario tener una idea exac-
ta del criterio de evaluacin aplicable.
Los efectos de evaluacin de inventarios, tienen
lugar durante dos momentos. La determinacin de uti-
lidades de cada momento, supone como requisito in-

206
dispensable, la correcta descripcin fsica y evalua-
cin tanto del inventario del momento inicial como del
inventario final; este hecho nos hace ver que, son dos los
momentos afectados por la evaluacin de inventarios.
Para que sean ms claras las ideas sobre la reper-
cusin de la evaluacin de los inventarios, es necesa-
rio distinguir dos puntos de vista principales:
a) Desde el punto de vista material.
b) Desde el punto de vista de la informacin.
Desde el punto de vista material. Si el inventa-
rio fue evaluado en el ejercicio anterior sobre bases
subjetivas, es decir que se sobrestima el valor infor-
mativo del inventario, a medida que se presta el ser-
vicio, se registran en los informes costos superiores a
lo real, consecuentemente, la utilidad disminuye. Se
incurre en errores como:
a) Distribucin de informacin no realizada.
b) Incremento en costo, trabajo-hora indebido de
recuperacin de informacin restando utilidades.

Presentacin

La presentacin adecuada de inventarios, depen-


der principalmente de la naturaleza de la institucin,
ya que no siempre el inventario tiene la misma im-
portancia dentro de ellas, sin embargo, a travs de
los procedimientos seguidos en la actualidad, se pue-
de obtener una idea de cul ha sido la forma general de
presentarse.
En cada institucin ser posible distinguir los di-
ferentes inventarios, tales como de traslado y remi-
sin, produccin documental, en trmite, etctera.

207
Es posible que dentro de un mismo inventario se
haga una evaluacin diferente, esto es, evaluar deter-
minado porcentaje sobre un mtodo, y otro porcentaje,
a base de otro. Es recomendable que los diferentes ti-
pos de inventarios se presenten separados con evaluacin
particular para obtener al final un total de inventa-
rios. Posteriormente, mencionar las bases de evalua-
cin a travs de notas descriptivas.
a) Qu clase de inventarios se estn utilizando. As
tendr el archivero oportunidad de planear con cer-
teza qu informacin puede atender inmediatamente
y qu pedidos puede aceptar a plazo.
b) El sistema de inventario usado, en caso de rea-
lizarse recientemente un cambio, dar a conocer a los
que lo ignoran, y lo recordar a los que lo conozcan, que
los planes tienen una variacin, que deben tener pre-
sente puesto que involuntariamente, se puede llegar
a cometer errores costosos, por deficiencia de todos
los implicados en el desarrollo de los inventarios.
Mencionar cul es la base de evaluacin y cul el
procedimiento utilizado.

LA CATALOGACIN ARCHIVSTICA

Introduccin

La catalogacin de los archivos es la ms comn de


las tcnicas empleadas en la descripcin documental,
la ms variada y compleja. Generalmente los cataloga-
dores emplean adaptaciones de modelos bibliogrficos
con la finalidad de satisfacer necesidades especficas
de cada archivo. Estas necesidades obligan al catalo-

208
gador a emplear datos relativos y subjetivos, que le
permitan salir adelante en su labor documental.
Etimolgicamente la palabra catlogo proviene de
las voces griegas kat, que significa sobre y logos, que
significa inscripcin; katlogos, tomando el significa-
do de memoria, inventario o lista de personas y obje-
tos, cosas o sucesos, ordenados de cierta manera.51 En
la literatura griega, el trmino catlogo es utilizado
como la enumeracin de tropas. Dcimo Magno Ausonio
(310-395), poeta latino y preceptor del emperador Gra-
ciano, hace referencia al realizar un anlisis del dci-
mo libro de la Ilada, al catlogo como inventario de
tropas, naves, etctera.
En sus orgenes los catlogos son propiamente in-
ventarios manuscritos, empleados para el estudio de
la astronoma en la descripcin de las estrellas, como
el utilizado por Claudio Tolomeo en el siglo II, en su
obra Composicin matemtica, traducida al rabe con
el nombre de Almagesto. Tambin fue utilizado para
la descripcin de libros y documentos de archivo en
las bibliotecas antiguas como las de Nnive, Babilonia,
Atenas, Tebas, Cartago, Roma y Alejandra, esta lti-
ma utiliz los catlogos razonados, es decir que no so-
lamente se tomaba en cuenta la clasificacin de los
documentos, sino que se realizaba una descripcin
adecuada con comentarios sobre determinada obra.
Cuanto hemos visto hasta aqu, tiene por objeto la
organizacin y orden exterior de la documentacin.
Se puede no slo organizar y ordenar los documentos,
sino tambin el contenido de los mismos. Es por eso

51
Tanodi, Aurelio, Inventario, catlogo e ndices, Crdoba, Uni-
versidad Nacional de Crdoba, Escuela de Archiveros, 1978, pp. 7-9.

209
que decimos que los catlogos son considerados como
ordenacin intrnseca, que dispone los asuntos de la
documentacin con arreglo a un mtodo determina-
do. Frmase catlogo cuando a los asientos de uno o
ms inventarios analticos, de extractos, o resmenes,
se les da previa su transcripcin a tantas papeletas
por asiento como asuntos contengan un orden dis-
tinto del observado en dichos inventarios.
Si bien, por definicin el catlogo es de fcil compren-
sin, su extensin es muy amplia, porque se emplea en
todas las ramas de las Ciencias de la Documentacin-
informacin. Existen catlogos de Bibliotecologa, Ar-
chivologa, Museologa y centros de documentacin e
informacin; aun cuando su naturaleza puede diferir
de un ncleo a otro e independiente de la metodolo-
ga empleada por socilogos, historiadores y cientfi-
cos. A esta variedad de usos de los catlogos hay que
aadir, como decamos en un comienzo, el hecho de que
cada archivo tiene su propia personalidad, sus nece-
sidades particulares en cuanto a recuperacin de la
informacin. No se puede generalizar un modelo cata-
logrfico para todos los archivos como es el caso de las
bibliotecas, pero se presenta un modelo base, sobre el
cual se podr estructurar todo el edificio de la catalo-
gacin archivstica.
La tarea de la catalogacin es bsicamente la de
dividir la informacin en datos comprensibles para la
recuperacin de la informacin, permitiendo incluso,
efectuar clasificaciones de datos sin necesidad de re-
mover los documentos del archivo, de esta forma ob-
tenemos detalles como formatos, tipos documentales,
estado de conservacin o de agregar caractersticas
que interesen en forma cuantitativa o cualitativa.

210
El catlogo difiere del libro de registro tanto como
del ndice. El libro de registro ordena los datos en for-
ma correlativa, asocindose a un nmero de orden, es-
tos datos estn registrados en forma secuencial, en los
catlogos el orden se efecta de acuerdo con la nece-
sidad especfica de la informacin que se desea obte-
ner. Asimismo, el catlogo es explicativo en cuanto al
contenido del objeto descrito, no as el ndice que es
slo una gua esquemtica del orden de las cosas.52 La
catalogacin consiste en describir un documento en sus
partes esenciales para identificarlo en su contenido y
colocacin dentro de una coleccin determinada.53 Esta
definicin permite emplear los catlogos tanto en Bi-
bliotecologa como en Archivologa; en Bibliotecologa
es considerado como la enumeracin y descripcin de
los libros de una biblioteca, segn su clasificacin y
colocacin. 54
El catlogo archivstico se diferencia esencialmen-
te de la bibliografa por la ubicacin, es decir, la bi-
bliografa es una relacin de libros o documentos que
tratan de un asunto determinado, sin determinar su
ubicacin, mientras que el catlogo enumera los docu-
mentos que se custodian en un sitio determinado, espe-
cificando su ubicacin aunque se refieran a distintos
temas o materias.
El catlogo es tan necesario en una biblioteca como
en un archivo, se lo utiliza para efectuar el servicio
de informacin con mayor facilidad y rapidez. Las aba-
das de la Edad Media utilizaban sus respectivos ca-

52
Tanodi, Aurelio, Inventario, pp. 7-9.
53
dem.
54
Loc. cit.

211
tlogos, siendo el ms antiguo de los impresos el de
Aldo Manucio, publicado en 1498 bajo el ttulo de Libri
Graeci impressi, dividido en cinco temas: Gramtica,
Potica, Lgica, Philosophia y Sacra scriptura. En 1503
se public el catlogo de Roberto Esteban, que conta-
ba con l4 divisiones.
El archivo puede tener uno o diez catlogos, lo que
estar de acuerdo con sus propias necesidades y, lgi-
camente, con la cantidad de personal de que dispone
para poder mantener al da cada uno de stos. Pero
es recomendable la existencia de por lo menos el orden
alfabtico de tipos documentales, el temtico clasifica-
do por materias y en orden alfabtico, y el topogrfico
que permite tener la ubicacin de los documentos.
Tambin se tienen en cuenta los catlogos dedica-
dos a algunos documentos que por su importancia y
valor hacen necesaria esta labor, por ejemplo: manuscri-
tos de personajes histricos, o manuscritos antiguos,
incunables, documentos histricos, etc.
En los archivos de la administracin pblica suele
elaborarse el catlogo cronolgico, onomstico, el to-
ponmico, casi inexistente el temtico, y es inexisten-
te el catlogo cientfico, cuya clasificacin obedece a
un ordenamiento lgico de materias.
En algunos archivos se observa la utilizacin de co-
lores (mtodo de coincidencia visual) en los catlogos.
La utilizacin de colores puede ser una ventaja al mo-
mento de clasificar las fichas catalogrficas.
Entendemos entonces por catalogacin a la repre-
sentacin normalizada de los datos documentales para
la localizacin fsica de los documentos ordenados en
forma de catlogo segn los criterios alfabticos de
autores, ttulos y materias, sistemtico y de caracte-

212
rsticas.55 La relacin del catlogo como registro orde-
nado, es fundamental para todas las ciencias y discipli-
nas que hacen uso de este instrumento, pero se modifica
en la medida de las necesidades de cada una de ellas.
Modificacin que obedece al contenido que se descri-
be; as tenemos que en Bibliotecologa ser una rela-
cin ordenada de los libros que contiene.
En 1877 en el Congreso de Bibliotecarios de Lon-
dres, se propuso la sustitucin de catlogos por re-
pertorios bibliogrficos, idea que no prosper. En todo
caso, el termino repertorio documental correspon-
dera mejor a la Archivstica. Aun cuando ms acerta-
do es el cuerpo descriptivo.
Ludivig propuso la formacin de un monocatlogo
nico en el cual figuraran todas las obras publicadas
con indicaciones de las existentes en bibliotecas. Con el
desarrollo de la tecnologa y la aplicacin de la inform-
tica, actualmente hay una tendencia al monocatlogo.
En Archivologa tomamos el catlogo en sentido
ms amplio que el bibliotecario, como lista o fichero
ordenado de coleccin, o la seleccin en forma de colec-
cin hecha con fines de informacin o investigacin56
o como sealan otros autores obra que proporciona
informacin sobre la entidad que produce el documento,
su tipo documental, el lugar y fecha de la confeccin y
la cantidad. Es un escrito descriptivo del documento.
Proporciona datos bibliogrficos y biogrficos. Es un
instrumento que va creciendo a medida que aumentan
los fondos.57

55
Tanodi, Aurelio, Inventario, pp. 7-9.
56
Idem.
57
Loc. cit.

213
Todos estos conceptos permiten comprender dos
aspectos esenciales de la catalogacin: el contenido
sustantivo de los documentos y la ubicacin. La nota
especfica de este instrumento es hacer objeto de la
descripcin a la pieza documental, entendiendo por
tal al documento suelto, considerado como documento
principal (real cdula, real provisin, carta, consulta,
escritura de venta, testamento, etc.), como a la unidad
archivstica (expediente, testimonio de autos).58
El catlogo es entonces una ordenacin intrnse-
ca, es disponer de los datos del documento de acuer-
do con un mtodo determinado.

Catalogacin de archivos
y bibliotecas

La catalogacin de los archivos se diferencia de la


realizada en bibliotecas por la diferente documenta-
cin que se emplea en ambos repositorios.
En los archivos se tienen documentos:
a) Distintos entre s.
b) nicos por su naturaleza.
c) Mltiples en su contenido.
Esto es producto de las diferentes actividades de
las entidades productoras.
En las bibliotecas se cuenta con:
a) Ejemplares especficos.
b) Como producto del pensamiento.
Tal diferencia modifica bsicamente la clasifica-
cin documental.

59
Tanodi, Aurelio, Inventario, pp. 7-9.

214
Los documentos de archivos obedecen sustancial-
mente a la organizacin de la entidad productora, los
documentos de una biblioteca obedecen a un orden
establecido del pensamiento. Si tomamos en cuenta
estas diferencias, comprendemos que en un archivo
muy difcilmente pueda utilizarse un catlogo por autor
o autores, razn por la cual algunos archiveros prefie-
ren emplear este auxiliar descriptivo en colecciones o
en documentos que por su naturaleza es posible cata-
logar. Muy frecuentemente es el uso del catlogo en
las colecciones documentales que no son Archivala, o
cuando, habindose perdido todo ordenamiento origi-
nal, en la reorganizacin se utiliza la tcnica coleccio-
nista. En tal caso, en lugar de cuerpos orgnicos, se
forman colecciones con las caractersticas propias de
stas.59
Algunas colecciones archivsticas se deben a los co-
leccionistas entusiastas que renen documentos de dis-
tintos archivos, de diversas procedencias, que a veces
no tienen relacin alguna, simplemente tienen valor
subjetivo para el propietario, representando gene-
ralmente intereses o valores secundarios histricos,
formndose colecciones histricas arbitrarias en su
generalidad, siguiendo sistemas no metodolgicos.
Este fenmeno no se da con las colecciones de li-
bros, que obedecen siempre a una determinada clasi-
ficacin preestablecida.
El nmero o cantidad de documentos que ocupan
determinado espacio, es otro de los factores que pode-
mos citar como diferencia entre la catalogacin del ar-
chivo y de las bibliotecas. En una biblioteca, los libros

58
Tanodi, Aurelio, Inventario, pp. 7-9.

215
tienen una estructura determinada, encuadernada o
empastada, que permite guardar las hojas adecuada-
mente numeradas y ordenadas en el momento de su
edicin; por el contrario, en un archivo la acumulacin
de piezas documentales con contenidos diferentes, aun
cuando estuvieran relacionados entre s por la determi-
nada actividad, obligara a efectuar catlogos de cada
uno de los documentos o piezas documentales, lo cual
sera un trabajo muy amplio para un archivo cuyo con-
tenido documental supera los tres o cuatro mil metros
lineales y que est en continuo crecimiento.
Empero, los criterios bibliotecarios no pueden apli-
carse a fondos documentales sin algunas modificacio-
nes. Los caracteres internos y externos de los fondos
documentales son diferentes de los caracteres de los
materiales bibliotecarios, y estas diferencias deben
tenerse en cuenta en su ordenacin y descripcin.60
En las bibliotecas, concluimos, la formacin de los
catlogos obedece al contenido sustantivo de los docu-
mentos; en los archivos, a los aspectos orgnicos-fun-
cionales que determinan la creacin del documento.

Catalogacin en las etapas


del ciclo documental

Hemos observado en estudios anteriores, que todo


documento posee un ciclo vital constituido por las dis-
tintas etapas de su utilizacin:

60
Tanodi, Aurelio, Inventario, pp. 7-9.

216
La etapa prearchivstica

Con los momentos de gestacin y trmite que se


manifiestan desde la creacin del documento y cuyo
contenido posibilita la concrecin de funciones, activi-
dades y acciones traducidas en trmites.
Los auxiliares descriptivos, llamados tambin ins-
trumentos de informacin, son sistemas elementales
que permiten tener un control efectivo de los docu-
mentos desde el momento en que se producen. Uno
de los problemas que se plantea el archivero consiste en
la eleccin de los sistemas descriptivos que ha de em-
plear para lograr su cometido con una mayor eficacia.
Las necesidades de poseer auxiliares descriptivos
eficaces se presentan en primera instancia en las mis-
mas dependencias productoras de documentos de una
organizacin, en segunda instancia en los niveles de
ejecucin y en las dependencias encargadas del con-
trol de trmites. Para cubrir estas necesidades, de infor-
macin y control, se elaboran inventarios y catlogos
en sus distintas clasificaciones, logrando cubrir gran
parte de los requerimientos.
En la administracin moderna, la eficacia funcio-
nal depende mucho de la fluidez informativa con que
cuenta, por lo que muchas veces determinados docu-
mentos requieren ser consultados en distintos puntos
de una organizacin, lo cual obligara a reproducir ejem-
plares de aquellos documentos muy solicitados y con-
sultados permanentemente, aumentando el costo y la
burocracia. Los niveles de ejecucin, requieren perma-
nentemente informacin sobre precedentes adminis-
trativos, dedicando especial atencin a resoluciones,
decretos, disposiciones, leyes, etc. Las fichas catalo-

217
grficas favorecen enormemente esta clase de reque-
rimientos informativos, por el contenido que encie-
rran y por el reducido espacio que ocupan.
En niveles administrativos de trmite, las fichas
catalogrficas pueden favorecer la localizacin de per-
sonas relacionadas con las actividades de la institucin,
domicilios, reas toponmicas, asuntos tratados y
por tratar.
El archivo, en la concepcin moderna, no se limita
slo al resguardo de documentos bajo su poder; para
lograr una mayor actividad documental, el control
archivstico se amplia hasta el diseo mismo de do-
cumentos. Un archivero profesional puede muy bien
estar capacitado para disear documentos, de esta for-
ma, el documento, al ser concebido cientficamente,
es clasificado, preordenado, signado en sus plazos de
vigencia y conservacin e inclusive, se determina el
curso que ha de seguir a lo largo de su trmite.
Conociendo la naturaleza del documento, es posi-
ble determinar con anticipacin en qu auxiliares des-
criptivos est comprendido.
En la etapa prearchivstica, no todos los documen-
tos deben ser catalogados, primero porque son pocos
los documentos verdaderamente sustantivos, siendo
una gran mayora los facilitativos.
El archivo de una institucin, con mayor experien-
cia y conocimiento, puede normalizar los documentos
que requieren de una ficha catlogo, asimismo normali-
zarlos catlogos, persiguiendo los siguientes fines:
a) Evitar distorsin de la informacin.
b) Abundancia de auxiliares descriptivos o sinni-
mos, instrumentos de informacin.

218
c) Auxiliares que no contienen todos los datos por
ser temporales.
d) Sumndose la desventaja de que al desaparecer
un documento, los auxiliares slo contienen informa-
cin relativa de sus contenidos. Una normalizacin ca-
talogrfica puede permitir una mayor informacin sobre
documentos extraviados.
Si el documento es sustantivo, la ficha catalogrfi-
ca permite conocer con mayor amplitud la informacin
del contenido sustantivo.
Las fichas catalogrficas tienen la ventaja de ser
adaptadas a los sistemas de ordenadores. No podemos
ignorar las posibilidades futuras de aplicacin de los
catlogos a los medios modernos de comunicacin.
El momento de gestacin y trmite de documentos
es til a la entidad productora o sede de procedencia
y a los usuarios relacionados con las actividades pro-
pias de cada institucin. Esta utilidad nos orienta en
el sentido de que la informacin es requerida en for-
ma interna; el rea de utilidad es muy reducida, lo
mismo que el tiempo de utilidad es circunstancial. Al
efectuar un anlisis documental, determinados do-
cumentos han de tener una vida permanente por sus
valores intrnsecos, stos necesariamente deben ser
catalogados desde el momento mismo de su creacin.
El continuo movimiento documental que exige esta
etapa del ciclo vital obliga, en la mayora de los casos,
a que a los auxiliares descriptivos o instrumentos de
informacin sean elaborados en fichas, ya que presen-
tan mayor facilidad en su manejo, permiten intercalar
informacin, en casos extremos, y hacer una nueva fi-
cha que sustituya a la antigua. Algunas instituciones
tienen por norma que aquellos tipos documentales cuyo

219
valor encierra significados econmicos, histricos, le-
gales, pasen directamente a sus archivos, repartin-
dose reproducciones o copias para los diferentes usos
que se les d; estos tipos documentales por su priori-
dad, requieren ser catalogados con la mxima infor-
macin posible.

La etapa archivstica

En la segunda etapa del ciclo vital, normalmente


los documentos han cumplido los objetivos por los cua-
les han sido creados, pero conservan latentes valores
informativos que han ser evaluados.
Los archivos intermedios cumplen funciones auxi-
liares a las actividades administrativas y al archivo
histrico, este intermediario facilita espacio para los
archivos centrales, colaborando econmicamente con la
administracin en general y permitiendo la simbiosis
momento simbitico administrativo-histrica de
los documentos; esta simbiosis se realiza generalmen-
te en un tiempo prudencial.
Los archivos intermedios un tienen mayor conoci-
miento y experiencia que los archivos de la primera
etapa o edad como lo denominan los espaoles, para
determinar qu documentos deben llevar las fichas
catalogrficas.
El archivo intermedio tiene dos orientaciones que
cumplir, una administrativa, de donde proceden los
documentos y que en cierta forma determinan la im-
portancia de los documentos, y otra histrico-cientfi-
ca. En el archivo intermedio se realizan los estudios
que determinan los plazos de vigencia del documento,
se elaboran las tablas selectivas que permiten un ex-

220
purgo adecuado, terminada esta etapa, ingresan al archi-
vo general denominado histrico en algunos mbi-
tos todos aquellos documentos que no pueden ser
destruidos.
La ltima etapa del ciclo vital es la conservacin
permanente de los documentos que han sido conside-
rados por el valor permanente de su informacin. Estos
documentos recepcionados permanentemente, son los
que han de servir a la investigacin, especialmente
histrica. La consulta documental es ms amplia que
una institucin, los documentos son accesibles no so-
lamente al uso interno de una institucin y sus posi-
bles usuarios, sino que la documentacin es accesible
a toda la ciudadana, el rea de utilidad es muy am-
plia, lo mismo que el tiempo de utilidad es indefinible.
La catalogacin se hace necesaria y esencial en estos
archivos.
El contenido sustantivo de los documentos de un
archivo no se conoce apriorsticamente como en la
administracin, por lo que se requiere de auxiliares
especficos con un mayor nmero de datos, una in-
formacin concisa en su lenguaje pero amplia en su
intencionalidad.
La informacin contenida en un archivo general
histrico no solamente sirve para hacer historia, su
utilidad es ms amplia, no se limita slo a los investi-
gadores y educadores, sino que tambin es til para
especialistas en instituciones, cultura, administra-
cin, arte, economa, antropologa, sociologa, pedago-
ga, entre otras; esta amplia gama de estudios puede
ser facilitada con los catlogos.

221
Soportes de los catlogos

Los soportes utilizados para volcar la informacin


son denominados tambin soportes documentales,
aplicando su sentido ms amplio, puesto que pueden
ser utilizados con sus caractersticas propias por las
bibliotecas, los archivos, los museos, o los centros de
documentacin-informacin. Los soportes documen-
tales son elegidos en razn de la utilidad posterior que
se les d, lo cual influir tambin en su ordenacin, y del
equipo que se emplee para recuperar la informacin.
Estos soportes pueden ser planillas, listados, fichas,
microfilmes o microformas, fichas y cintas perforadas,
cintas magnticas, etctera.
Esta variedad de soportes se debe sobre todo a las
aplicaciones tecnolgicas en la documentacin, el de-
sarrollo de la electrnica y la mecnica al servicio de
la recuperacin de la informacin, que los han favore-
cido enormemente.
Tradicionalmente se emplean fichas, hojas de pa-
pel o cartulina que sirven para guardar datos en forma
ordenada. Es necesario tomar en cuenta que las fichas
han de servir para la transferencia de datos a los me-
dios informticos, razn por la cual hay que planificar
la informacin de modo que podamos adecuarnos a esta
transferencia.
En informtica, las fichas son medios de almacena-
miento de informacin, que consisten en una cartulina
rectangular con un nmero determinado de columnas
que se perforan en cdigo alfanumrico.
La ficha tradicional generalmente es de forma rec-
tangular, de cartulina, las dimensiones pueden variar
de acuerdo con las necesidades de cada archivo, si bien,

222
las dimensiones empleadas estn normalizadas; el ta-
mao mayormente utilizado es el internacional de bi-
bliotecas, de 75 125 mm.
Se utiliza tambin para los catlogos de resme-
nes la de 105 148 mm, aun cuando es posible utilizar
una de mayor tamao en los archivos, de 270 210 mm,
de tipo convencional, sobre todo cuando la extensin de
los contenidos documentales es muy amplia.
Las planillas son recomendables para archivos in-
formticos. Los programas de soporte lgico soft-
ware son bastante cmodos para poder incorporar y
modificar datos.
Existen archivos que por modificaciones en la es-
tructura administrativa, contienen documentos de sec-
ciones que han sido derogadas, en estos casos tambin
es de esperar un catlogo en soporte de planillas al
igual que los archivos cerrados o muertos o inactivos
como son denominadas estas entidades que correspon-
den a instituciones que han dejado de funcionar como
tales o documentos de personas de inters social que
han fallecido. En estos casos la informacin documen-
tal no ha de ser permanentemente interpolada o au-
mentada, tampoco ha de tener grandes variaciones en
su cantidad documental.
Los catlogos por planillas en estos casos pueden
ser publicados con mayor facilidad.
El problema de la publicacin de los catlogos es
discutido permanentemente. Si bien algunas opinio-
nes sostienen que en los archivos pequeos al igual
que en las bibliotecas de poco contenido documental
no es necesaria su publicacin, consideramos que es
inclusive ms econmico para estas instituciones, efec-
tuar publicaciones. Esta actividad favorece el fcil ma-

223
nejo de los impresos en lugar de las fichas catalogrfi-
cas y la vulgarizacin de los contenidos documentales
en los archivos; como un aspecto negativo se conside-
ra el costo de las publicaciones que tendrn que ser
permanentes y actualizadas. En cierta forma, los siste-
mas reprogrficos, entre ellos el fotocopiado, facilitan
una reproduccin rpida de los catlogos, permitiendo
realizar publicaciones peridicas y actualizadas, con
un determinado nmero en pequea escala, de ejempla-
res que son distribuidos en reas afectadas a la investi-
gacin. Las fichas o tarjetas se utilizaron para preparar
catlogos, por primera vez en Francia antes de la Re-
volucin Francesa. Antes de 1876 ao trascendental
en el desarrollo de la profesin bibliotecaria la ma-
yor parte de los catlogos bibliotecarios norteamerica-
nos se preparaban en forma de volmenes impresos.61
En la actualidad, la publicacin de catlogos reali-
zados en fichas, tiene solucin rpida por los servicios
de computacin o por medio de porta-fichas de pls-
tico, al estilo de los jackets de las microformas, lo cual
permite cambiar las fichas catalogrficas para su foto-
copiado, sin tener que realizar el trabajo de recopilar
todo un fichero, con lo que puede incurrirse en erro-
res de datos.
Cuando se habla de soportes en microformas, se
hace referencia a toda clase de microimgenes, sean
transparentes, opacas, enrolladas, fotogramas y tarjetas
de diferentes tamaos. Las microformas son imgenes
fotografiadas y reducidas, por lo que se hace necesa-
rio un aparato lector que ampla nuevamente las im-
genes para poder apreciarlas.

61
Tanodi, Aurelio, Inventario, pp. 7-9.

224
Diagramacin catalogrfica

De acuerdo con los elementos utilizados en la ca-


talogacin, la diagramacin vara tanto en su distri-
bucin como en su tamao y espacios a utilizar.
Esencialmente una ficha catalogrfica se divide en
tres campos principales: encabezamiento, cuerpo o tex-
to, y escatocolo o datacin o colacin como se denomina
en Bibliotecologa. Esta divisin es bsica, pudiendo
llegar a tener ms divisiones de acuerdo con las nece-
sidades de cada archivo, aun cuando lo ideal sera una
normalizacin adecuada.
Manuel Vzquez nos proporciona un modelo de fi-
chas con las divisiones de:
a) Ttulo.
b) Encabezamiento.
c) Contenido sustantivo.
d) Datos para el investigador.
e) Observaciones.
f) Signatura topogrfica.62
El ttulo correspondera al tipo documental, en el
encabezamiento tenemos la sede de procedencia o enti-
dad productora, la serie y la fecha o nmero de iden-
tificacin del documento.
En el contenido sustantivo, referido al documento,
se inscribe el resumen o asunto por el cual ha sido ela-
borado el documento, redactndose en primer trmino
los datos bsicos, sobre todo la accin administrativa,
y si es necesario se incluirn datos complementarios,
como fechas del texto, duracin, lugar de accin y ac-

62
Vzquez, Manuel, Transparencias, dictado de ctedra, Crdo-
ba, 1979.

225
ciones complementarias. Los datos explicativos pue-
den contener motivos y antecedentes de la actividad,
incluyendo personas participantes.63
La ficha catlogo, en los archivos resultan ser ms
complejas que en las bibliotecas. Por las innumerables
personas y actividades que conforman la acumulacin
de documentos, realizar un trabajo de catlogo resulta
muy moroso y la planificacin de las fichas debe ser
cuidadosamente estudiada; una mala planificacin pue-
de traer consigo una prdida de tiempo y economa
para el archivo.
Para comprender mejor las divisiones y los datos
en el modelo de Vzquez, es necesario aclarar algunos
aspectos:
El otorgante es el emisor directo del documento,
la autoridad, y el firmante, el autor en trminos gene-
rales. El destinatario es el receptor directo, pudiendo
ser una persona, conjunto de personas, institucin o
instituciones.
Existe la posibilidad de utilizar ambas carillas de
la ficha, de modo que no se entrecrucen los datos co-
rrespondientes al documento con los del archivo. Las
seis divisiones de la ficha de Vzquez pueden muy bien
ser utilizadas, colocndose en el anverso, el ttulo, enca-
bezamiento, contenido sustantivo, datos para el inves-
tigador o el usuario y las observaciones; en el reverso
la signatura topogrfica y el archivo en el cual se en-
cuentra depositado el documento, incluyendo referen-
cias que permitan relacionar al catlogo con las guas o
los inventarios e ndices que se refieren al documento
en el archivo o posiblemente en otros archivos.

63
Vzquez Manuel, Transparencias

226
Elementos de la catalogacin

Manuel Vzquez presenta los elementos de la cata-


logacin como esenciales y accesorios, los primeros son:
a) Otorgante: nombre y cargo.
b) Destinatario: nombre sin ttulos.
c) Hecho: verbo ms complemento.
Los segundos son:
a) Modo del hecho.
b) Perodos de tiempo.
c) Motivos y causas.
d) Montos de dinero o rubros.64
Antonia Heredia Herrera presenta los elementos
a utilizar en la catalogacin:
a) Fecha completa.
b) Tipologa documental.
c) Autor.
d) Destinatario.
e) Asunto.
f) Datos externos (caracteres).
g) Signatura.65
Aurelio Tanodi presenta como datos imprescindibles:
a) A qu entidad pertenecen (archivos).
b) Signatura (donde se encuentre el documento).
c) Datos cronolgicos y geogrficos (del documento).
d) Tipo documental.
e) Otorgante y destinatario.
f) Contenido.
g) Descripcin externa del documento.
h) Original o copia.

64
Vzquez, Manuel, Transparencias
65
Idem.

227
Se puede observar que los criterios sobre los ele-
mentos a utilizar en la catalogacin son diferentes, aun
cuando en algunos aspectos son semejantes.
Nuria Amat Noguera expone los elementos utiliza-
dos en catalogacin bibliogrfica, lo que nos permite
establecer la diferencia con la catalogacin archivstica:
a) Encabezamiento: signatura de orden de la ficha.
b) Descripcin bibliogrfica.
c) Pie de imprenta.
d) Colacin
e) Notas particulares.
f) Nmero de registro.
g) Signatura (sistema clasificatorio).
Para T. Schellenberg los elementos son denominados
caracteres internos y externos seran los siguientes:
a) Nombre de la entidad productora.
b) Lugar de confeccin.
c) Clase de entidad productora.
d) Tipo documental, ya sea en trminos generales
o especficos.
e) Atributos particulares del tipo documental.
f) Forma de reproduccin.
g) Fechas.
h) Cantidad.66

Ficha catalogrfica general

La ficha catalogrfica general tiene como objetivo


identificar con precisin un tipo documental.
Dimensiones. 75 125 milmetros.
Diagrama. Encabezamiento, cuerpo y escatocolo.

66
Vzquez, Manuel, Transparencias

228
Distribucin de datos. Todos los datos deben ser
extrados de la cartula cuando son expedientes, y de
los encabezamientos cuando son de otro tipo documental.
Encabezamiento. Parte superior de la ficha en la
que se consigna la descripcin: tipo documental.
Cuerpo. Es la parte central de la ficha en la que se
consigna la descripcin: contenido sustantivo.
Escatocolo. Parte inferior de la ficha en la que se
deben indicar:
a) Dimensiones del expediente o documentos.
b) Nmero de expediente o documentos.
c) Nmero de pginas, correctamente folios y fojas.
d) Ilustraciones y mapas.
En el anverso se asentar:
a) Tipo documental.
b) Contenido sustantivo.
c) Datacin

Encabezamiento

Tratamiento del tipo documental. En el enca-


bezamiento se coloca los nombres del tipo documental
con maysculas, separados por coma cuando se trata
de trabajo mecanografiado y con doble subrayado cuan-
do es manuscrito.
El anverso quedar de la siguiente forma:

DECRETO # 0112/90

Ms de dos tipos documentales. Si se estuviera


frente a este caso, se colocan nombre del primer tipo
documental y se agrega y otros, siempre en mays-

229
cula. El anverso de la ficha quedara redactado de la si-
guiente forma:

DECRETO # 0112/90 Y OTROS

Otras posibilidades. Puede ocurrir que los datos


del tipo documental no sean claros e inclusive no aparez-
can en la cartula, pero su causa puede presentarse en
la primera pgina o unidad documental o en cualquier
otro lado. En este caso se colocan apellido y nombres
en el encabezamiento en mayscula y entre corchetes.
En otros casos se trata de documentos annimos,
cuyo tipo documental es identificado en determinado
momento, tambin aqu el nombre se coloca entre cor-
chetes en el encabezamiento.
En lugar de la entidad productora puede aparecer
un smbolo o siglas conocidas en el medio. Debe con-
signarse entre corchetes la entidad productora y a con-
tinuacin el seudnimo.
En caso de recopilaciones de fragmentos de un tipo
documental, ste va entre parntesis.
Cuando se trata de coleccin, recopilacin de obras,
documentos, noticias, etc., debe hacerse la aclaracin
entre parntesis.

DECRETO # 0112/90 Y OTROS


Sobre medidas econmicas precautorias.
En el mbito de la Provincia (antecedentes incluidos).
Del: 20 de enero de 1990.

230
Cuerpo

Orden de los datos. Se indican: contenido sustanti-


vo del expediente o documento, comentario, serie, lu-
gar, entidad productora y fecha.
Cuando se presentan varios tipos documentales, se
toma el nombre del principal. De ser necesario, se acom-
paa a continuacin por el nombre de los otros segn
su importancia, entre parntesis, separado por coma.

MENSURAS, (PLANOS), (INFORMES)


Mensuras realizadas en Colonia California, (pla-
nos del centro poblacional), (informes sobre las men-
suras, 1890, 1895,1914).
Fechas tope: 1888-1914.
Ubicacin: SALA 1-02-23-03.
Observaciones: planos en mal estado.

Expedientes en varios cuerpos. Cuando se tra-


ta de un expediente en varios cuerpos se confeccionan
dos fichas: una general y una por cada cuerpo.
Ficha general. Lleva el nombre del tipo documental
en el encabezamiento, como se ve en la siguiente ficha:

COMPLEJO EDUCATIVO. M. MORENO


1. Anteproyecto. Estudios de factibilidad. 1960.
2. Proyecto. Aprobacin. 1962.
3. Avance de Obra. Reformas. 1965.
4. Avance de Obra. Reformas. 1968.
Cuatro cuerpos.
Fechas tope: 1960-1968 .
Ubicacin: SALA 1-02-23-03.

231
En el cuerpo se coloca el tipo documental general
del expediente y a continuacin el de cada tomo. Lue-
go del ltimo cuerpo se consigna la cantidad de cuer-
pos y las fechas tope de todo el expediente.
Ficha por cada cuerpo. En el encabezamiento se
indica el tipo documental del cuerpo, en el cuerpo el
nombre del cuerpo catalogado y en el escatocolo se hace
la aclaracin entre corchetes del nmero de cuerpo
del expediente completo.

COMPLEJO EDUCATIVO. M. MORENO


Anteproyecto. Estudios de factibilidad. 1960.
[1/4].
Fechas tope: 1960-1968.
Ubicacin: SALA 1-02-23-03.

Anexos, traducciones. En este caso deben con-


feccionarse dos fichas:
a) Encabezada por el tipo documental del expedien-
te en que se encuentra el anexo que nos interesa.
b) Encabezada por el tipo documental del anexo,
en el cuerpo se consigna el tipo documental del mis-
mo, a continuacin el expediente en que se encuentra.
En el escatocolo se indican dimensiones y nmero de
folios que abarca.

INFORME: DIRECTOR VIALIDAD


Aspectos relacionados con la institucin, (Anexo).
Conferencia del 21-08-90.
Fecha: 25-08-90. Santa Fe.
Ubicacin: SALA 1-02-23-06.

232
CONFERENCIA. VIALIDAD. ANEXO
INFORME: DIRECTOR VIALIDAD
Conferencia del 21-08-90.
Fecha: 25-08-90. Santa Fe.
Ubicacin: SALA 1-02-23-06.
15 FOJAS TILES, 32 X 22 mm.

Cuando se trata de una traduccin, va a encabezar


la ficha el tipo documental original del expediente. En
el cuerpo se indica el tipo documental de la misma, y
a continuacin se indica: traduccin (trad.) de y el nom-
bre y apellido del traductor con tratamiento de tipo
documental.
Ausencia de datos. En el caso en que faltan datos
en la cartula del expediente, deben buscarse en el
contenido sustantivo.
Todos aquellos datos que no son tomados de la ca-
rtula deben consignarse entre corchetes.
Cuando falta el lugar se indica: s/l; cuando no se con-
signa fecha: s/f. Puede suceder que falten los dos datos,
en este caso se coloca s.d.d. (sin datacin documental).

El escatocolo

Datos que incluye y orden de los mismos. ste


abarca la parte inferior de la ficha y se indican all el
formato o dimensiones del expediente o documento
entre parntesis (largo ancho) expresado en cent-
metros (cm) y a continuacin el nmero de folios (nro.
folios).
Cuando se trata de una serie en varios expedien-
tes o documentos, el orden es el siguiente: (dimensio-

233
nes) nmero de expediente o documentos y nmero
de pginas de cada uno, separados por punto y coma.
Cuando los expedientes o documentos estn divi-
didos en secciones, se hace el escatocolo del siguiente
modo: (dimensiones), 1 secc., nro. de folios, 2 secc.,
nro. de folios; estos casos estn representados en los
ejemplos de tratamiento del tipo documental y cuerpo.

La ficha erudita, temtica


o documental

La confeccin de fichas de materias e ndices re-


quieren tcnicas similares. La diferencia principal es
que las fichas de catlogo describen el documento, las
fichas del ndice lo identifican. Sin embargo los enca-
bezamientos de materias tanto para catlogos como
para ndices deben seleccionarse del mismo modo. Las
fichas deben ordenarse por regla general relacionan-
do encabezamientos de materias establecidas para las
principales clases de actividad humana.
Los documentos pueden catalogarse eficazmente
con relacin a las funciones que no cambian. Esto pue-
de hacerse con documentos de archivos cerrados, es
decir, documentos que se refieren a funciones que ya
fueron terminadas y, por tanto, no pueden cambiar.
Dimensiones y partes. La ficha erudita, temti-
ca o documental mide 20 cm de largo por 12,5 cm de alto.
Las partes en que se divide son las siguientes: enca-
bezamiento, cuerpo y datos documentales.
Objetivos. Algunos autores difieren sobre la no-
minacin de las fichas, de ah que se toman los tres
nombres: erudita, temtica o documental. El objetivo
es catalogar temas por entidad productora o sede de

234
procedencia y consignar la informacin necesaria para
la investigacin de temas especficos en los documen-
tos de archivo.
Requisitos. Extremar la objetividad, evitando de-
formar datos con juicios o apreciaciones personales o
comentarios ajenos al catalogador. Evitar el exceso de
informacin.
Ventajas. Economa de trabajo tanto intelectual
como temporal.

Tipos de fichas

Fichas de referencia. Esta ficha sirve para orien-


tar al usuario o investigador en la bsqueda de mate-
rial especifico. Los datos que consigna deben ser breves,
concisos e indicar documentos que podemos consultar
sobre un tema cuyas caractersticas estn consigna-
das en el encabezamiento. Esta ficha es fundamen-
tal para relacionar los contenidos de un fichero.

ADMINISTRACIN, CONCEPTO
CONFERENCIA DEL 11-09-90.
(ANEXO DE INFORME).

Fichas de transcripcin. La ficha de transcrip-


cin incluye sin excesos, opiniones fundamentales de
la entidad productora o sede de procedencia consulta-
da. Servirn luego para sustentar el trabajo. Estn
encabezadas por un tipo documental que responde al
contenido y en el cuerpo el trozo trascripto se coloca
entre comillas, ubicndose entre parntesis el nme-
ro de folios en que comienza y termina. Este tipo de

235
fichas tienen gran utilidad para la confeccin de las
guas de archivos y para trabajos sobre las institucio-
nes: historia, organizacin, etctera.
Al pie de la ficha se consigna apellido y nombre del
autor, y tipo documental.

ARCHIVOLOGA, CONCEPTO
PROYECTO DE CREACIN CARRERA
el concepto del archivo, ha sido modificado per-
manentemente a partir de la Segunda Guerra
Mundial (6-7).
Anexo Informe sobre proyecto.
ARVALO, VCTOR HUGO.

Si en la transcripcin se suprimen palabras, stas


deben reemplazarse por tres puntos suspensivos.
Estas fichas, conjuntamente con las de resumen,
son de gran utilidad para la recuperacin de informa-
cin cientfica en los archivos.
Fichas de resumen. La ficha de resumen o reges-
ta se realiza cuando los expedientes pertenecen a un
archivo general. Se suprime todo lo que no hace a la
cuestin central.
Es de suma importancia respetar el original, po-
niendo de relieve las conclusiones, libres de juicios
personales o valorativos. Se encabezan por el tema
central como tipo documental y llevan subtipo docu-
mental cuando queremos hacerlas an ms especficas.
Tanto el primero como el segundo son seleccionados
de acuerdo con el criterio de quien elabora la ficha,
partiendo de lo general a lo particular. Para realizar
el tema del resumen existen mtodos que permiten

236
una capacitacin adecuada. Lo estudiaremos en el prxi-
mo captulo.

ARCHIVOLOGA, CARRERA
PROYECTO
Presentacin de las estructuras posibles para la
conformacin de la carrera de archiveros en la pro-
vincia.
Anexo Informe sobre proyecto.
Sala 1-10-3-15.
Ver Decreto: 110/85; creacin.

Ficha de sntesis. Esta ficha exige al estudioso


una reelaboracin. Esta tarea es la parte bsica del
trabajo del investigador, la ms importante y a la vez
la ms difcil. Consiste en exponer las ideas centrales
del texto con sus propias palabras y llevar a obtener
las ideas fuerza del expediente consultado.
Se extraen las ideas principales de un expediente,
relacionadas con la entidad productora o sede de pro-
cedencia y se introducen elementos personales objeti-
vos y subjetivos. Al hacer una apreciacin del texto,
entra en juego la formacin intelectual de quien ela-
bora la ficha.
En todos los casos, al finalizar la ficha, debe hacer-
se la cita documental correspondiente, indicando en-
tidad productora o sede de procedencia, expediente,
lugar, fecha y folios.
Cuando la ficha abarca ms de un folio, stas de-
ben numerarse y segn las caractersticas del tema en
cuestin en el ngulo superior derecho pueden llevar
tambin una indicacin cronolgica.

237
Fichas que describen la pieza. Pueden ser de
tres clases:
a) Cronolgica.
b) Onomstica.
c) Temtica.
Las que describen la pieza individual son pareci-
das a las listas descriptivas, pero stas estn formadas
por pginas en forma de libro, y aqullas por fichas.
Las fichas que describen la pieza documental den-
tro de las colecciones deben prepararse slo para aque-
llas que revisten importancia. Si bien las colecciones
reunidas por personas interesadas en un determinado
tema, casi siempre tienen carcter artificial. Es obvio
que las piezas dentro de las citadas colecciones, son
entidades fsicamente separables y pueden catalogar-
se en fichas.
Un catlogo organizado por entidades administra-
tivas puede resultar til para revelar las relaciones
documentales que, por diversas razones, no han con-
servado el orden documental original.
Las fichas correspondientes pueden ordenarse para
revelar su origen. Si se considera que las piezas no son
tan importantes para describirse en un catlogo, es
posible revelar su origen con slo identificarlas en n-
dices, sin incluir detalles descriptivos.
La ficha cronolgica se confecciona de la siguiente
manera: en una tarjeta de 10 35 cm, a dos espacios
de mquina y a 12 del margen izquierdo comenzamos
por poner ao, mes, da, lugar. Se confecciona un breve
y claro resumen del documento, un espacio ms abajo
de la fecha. En caso de destacar algn dato necesario
lo colocamos en observaciones.

238
1870 - Julio 13, La Rioja
La Honorable Legislatura enva al Poder Ejecuti-
vo de la Provincia terna de jueces de la primera
instancia.
Observaciones: Es copia.
Sala 1-10-3-15.
Ver Decreto: 11/10/70.

La ficha onomstica. Una de las formas es trans-


cribir en nombre en el encabezamiento.

Almonacid, Vicente
Gobernador de la Provincia.
Disolvi la Cmara Legislativa.
Observaciones: Es copia.
Sala 1-10-3-15.
Vase 1880, 15 de marzo.

La ficha temtica. Si bien observamos tal tipo de


fichas, tambin se utiliza este procedimiento: colocar
en primer lugar el asunto o tema donde antes coloca-
mos la fecha o el nombre y luego transcribimos tex-
tualmente el texto de la ficha cronolgica.

La utilidad de anotaciones
y signos

Un sistema de anotaciones resulta complicado si


proporciona abundancia de datos sobre los documen-
tos. El sistema de anotaciones debe aclarar y no oscu-
recer los detalles de acceso a la documentacin.

239
Cuando se trabaja con fondos documentales, se pue-
den asignar smbolos a los conceptos como:
a) Unidades documentales:
1. Colecciones.
2. Fondos.
3. Grupos.
4. Series.
5. Piezas documentales.
b) rea de depsito:
1. Sala.
2. Estantera.
3. Estantes.
4. Anaquel.
c) Contenedores que guardan documentos:
1. Cajas.
2. Archivadores.
3. Atados, etctera
Un sistema de anotaciones no debe estar compues-
to de smbolos inteligibles, o comprensibles slo para
el archivero que los invent. Normalmente la combina-
cin de letras y nmeros hace posible lograr los fines
que pueden esperarse de las anotaciones. Un sistema
de anotaciones pierde su utilidad a medida que se tor-
na complejo, cuanto ms fcil de comprender, tanto
mejor es el sistema.
Los signos son tiles principalmente para la pre-
paracin de ndices. Los ndices, conviene recordar,
son instrumentos que se emplean para identificar los
documentos que contienen datos sobre determinados
temas. Los datos pueden encontrarse en diversas co-
lecciones y series. Es obvio que las colecciones y las
series que contienen los datos han de identificarse con
exactitud en los ndices, y reiteramos que los smbo-

240
los son instrumentos que hacen posible su identifica-
cin rpida y fcil.
Los smbolos pueden tener utilidad para el archi-
vero que se ocupa del servicio de consulta ya que faci-
litan la identificacin de las piezas documentales. Si
se emplean nmeros, un nmero determinado debe
usarse para un sitio determinado. Para este fin los n-
meros deben referirse preferentemente a:
a) Las salas o reas de depsito.
b) Los estantes dentro de las reas de depsito.
c) Los anaqueles.
El archivero que se ocupa del servicio de consulta
necesita saber con exactitud el lugar que ocupan los
documentos. Esta informacin puede incorporarse en
los catlogos y otros auxiliares descriptivos.
Los smbolos de localizacin son importantes para
desarrollar un sistema eficaz para el control de docu-
mentos en uso.
Con slo escribir en las tarjetas de salida, los sm-
bolos de localizacin, el archivero tiene datos que le
permiten saber de qu lugar fueron sacados los docu-
mentos, y a qu lugar tienen que ser devueltos.

Ficha de publicaciones
peridicas

Si bien sta es una caracterstica propia de la Bi-


bliotecologa, se presentan innumerables casos en que
los archivos se ven obligados a custodiar documentos
o publicaciones peridicas, relacionadas con las activi-
dades de la institucin, como los boletines y las circula-
res, razn por la cual incluimos en nuestro trabajo el
fichado catalogrfico.

241
Las publicaciones peridicas tienen caractersti-
cas propias, como ser:
a) Continuidad, en el sentido que no son trabajos
aislados e independientes, sino que se crean en diferen-
tes volmenes, separados por un determinado tiempo.
b) Progresin numrica, de acuerdo con un orden
cronolgico, se crean partiendo de un nmero menor
a uno mayor.
c) Periodicidad, tiempo o lapso de tiempo que trans-
curre entre una publicacin y otra, pueden ser: dia-
rias, aparecer dos o ms veces al da, bisemanales,
semanales, quincenales, mensuales, bimensuales, tri-
mestrales, cuatrimestrales, anuales, bianuales, trianua-
les o irregulares.
d) Variedad de contenido, dentro de un programa
o planificacin definida y tipo documental uniforme,
lo cual significa que tiene una objetivacin determina-
da y sin lmite de duracin.
Las atribuciones de periodicidad, formato, tipo de
papel, pueden diferir de acuerdo con las necesidades
propias de las publicaciones.
La informacin obtenida de ellas puede ser:
Informacin general, cuando las publicaciones se
dan en mbito amplio.
Informacin especializada, cuando el tema versa
sobre una materia especfica.

Ficha catalogrfica
peridica

Tipo documental. Consideramos a las publicaciones


peridicas desde el punto de vista archivstico, es de-
cir, desde su tipo documental.

242
Encabeza la ficha el nombre del documento. En el
cuerpo se consignan los siguientes datos:
a) Director con tratamiento de autor.
b) Numero de ejemplares publicados.
c) Lugar.
d) Entidad productora.
e) Aos de la primera entrega.
f) Ao de la ltima entrega.
En el escatocolo se indican:
a) Periodicidad.
b) Formato.
c) Nmero de folios.
Si hay grandes diferencias entre el nmero de folios
del primero al ltimo nmero, se colocan ambos.

CUADERNOS DE ARCHIVSTICA
Dirigida por: JUAN PREZ, ao I. Santa Fe. Edi-
torial Maya. 1988.
Irregular (cuatrimestral).
(22 16) 40-50 pginas.

Si se trata de un artculo de un documento, conten-


dr los siguientes datos:
a) Autor del artculo.
b) Ttulo del artculo y datos de la publicacin en
que est incluido.
c) Periodicidad.
d) Formato y nmero de folios.

243
Diarios

Al igual que las publicaciones peridicas, los dia-


rios merecen atencin de parte del archivero, no slo
porque es un material que muchos archivos reciben,
sino porque existen muchos expedientes en los que se
incorporan recortes de peridicos que posteriormen-
te generan problemas en la descripcin documental.
Las hemerotecas, si bien corresponden a la documen-
tacin o a la Bibliotecologa, es un tipo documental
generalizado tambin en los archivos.
La ficha catalogrfica correspondiente es de di-
mensiones algo mayores que la de los documentos,
mide 15 23 cm.
Se consignan los datos en el siguiente orden:
a) Nombre del diario.
b) Lema, si no posee se indica entre guiones sin
lema.
c) Lugar de edicin.
d) Ao de edicin.
e) Periodicidad, si no es todos los das, se consig-
nan entre parntesis los das que aparece.
f) Formato y dimensiones. Se consignan las medi-
das en centmetros y entre parntesis.
g) Nmero de tirada.
h) Nmero de folios.
i) Nmero de columnas de cada folio.
j) Secciones de las que est compuesto el diario.
k) Sede de la redaccin: calle, nmero, ciudad, pro-
vincia, pas.
l) Lugar de conservacin.

244
Clasificacin de los
catlogos

La elaboracin del catlogo es una tarea ardua, re-


quiere de una atencin adecuada y un criterio formado.
Reiteramos que este auxiliar descriptivo tiene bsica-
mente el objetivo de facilitar la investigacin, razn
suficiente para analizar detenidamente los datos que
se han de emplear o de la informacin que se desea fa-
cilitar. Tanto para el inventario analtico ver inven-
tarios como para el catlogo, se confeccionan una o
ms fichas ficha gua principal o fichas auxiliares y
de referencia. La elaboracin de fichas catlogos es
una de las tareas ms importantes de los archivos, y
adems, una de las ms largas y penosas, que requie-
re mayor concentracin mental, inteligencia, criterio
y juicio propio del archivero.67
Los criterios para confeccionar las fichas catalo-
grficas pueden variar de un archivo a otro, de acuer-
do con las necesidades institucionales.
Es recomendable que estas fichas tengan una des-
cripcin con suficientes contenidos para facilitar no
slo la ubicacin inmediata, sino tambin la interpre-
tacin del documento para el investigador, de modo
que el usuario no pierda tiempo tratando de inter-
pretar si son los documentos adecuados a su investi-
gacin. Asimismo, es necesario especificar cuando se
trata de documentacin con contenidos cientficos y
tecnolgicos.
Lgicamente, es necesario en lo posible evitar el
uso de trminos ambiguos o demasiado generalizados,

67
Tanodi, Aurelio, Manual

245
como correspondencia, recibos, emitidos, recibi-
da. Si el tipo documental es muy genrico, es necesa-
rio indicar algn descriptor que permita aclarar ms
el contenido sustantivo del documento.
Normalmente los catlogos se utilizan para des-
cribir unidades menores; pero, eso no significa que no
puedan utilizarse en unidades intermedias y unidades
mayores, si la variedad y el volumen as lo justifican.
Una de las habilidades ms difciles de adquirir
es la de resumir, apuntando lo esencial y tomando slo
lo indispensable del contenido. Aun as, algunos res-
menes pueden necesitar pginas, para su explicacin
(pleitos, actas, cartas, informes, etc.), si se quiere men-
cionar por lo menos lo sustantivo referido a fechas, per-
sonas, lugares, cosas y acontecimientos. Resumiendo,
pues, la redaccin de los catlogos es la ltima de las
fases de un proyecto de descripcin en un doble senti-
do, en el de su tiempo de redaccin, puesto que espe-
ra a las otras dos, y en el de la prioridad para poner
en ellas los recursos que reclama.68
Consideramos que la clasificacin presentada por
Manuel Vzquez es adecuada a las necesidades de un
archivo, elementalmente los divide en dos grupos: por
la extensin con que describen el contenido sustanti-
vo y por el sistema clasificatorio empleado.69
La descripcin del contenido sustantivo se refiere
a la extensin por la cantidad de conceptos, palabras
y expresiones que se han de emplear al efectuar un re-
sumen del documento, el mismo autor, citado en prra-
fo anterior, los clasifica como catlogos de epgrafe, de
resumen y de extracto.
68
Tanodi, Aurelio, Manual
69
Vzquez, Manuel, Auxiliares descriptivos

246
Catlogo de epgrafe

Epgrafe, del griego epigraph, se considera al resu-


men o cita que suele encabezar una obra cientfica o
literaria, o cada uno de sus captulos o divisiones para
indicar su contenido. Es una inscripcin o escrito que
objetiviza a las cartas; la rbrica, en los libros antiguos.
Describe el contenido sustantivo del documento con
una cita o una sentencia breve dando un concepto gene-
ral sobre los contenidos. El trmino epgrafe significa
resumen, cita o sentencia breve. Al realizar un catlogo
de epgrafe, no se requiere de personal especializado
en el tema, podra decirse que es factible de realizar
sin tratamiento alguno, sin gran esfuerzo intelectual.
Tiene el inconveniente de que la informacin es
muy limitada, lo cual no facilita la investigacin ni da
la orientacin necesaria, es ms propio de un inventa-
rio que de un catlogo; pero para el archivero es de gran
utilidad para la ubicacin inmediata del documento.

Catlogo de extracto

Transmite la informacin mediante una o dos fra-


ses recopiladas textualmente. El trmino extracto sig-
nifica resumen de un escrito, pero en Derecho tiene
un significado ms acorde con nuestras necesidades:
como apuntamiento o resumen de un expediente. No
sucede lo mismo que en el catlogo de epgrafe, el ca-
tlogo de extracto requiere de una cierta preparacin
y sobre todo de conocimientos relacionados a la docu-
mentacin de archivos y administracin cuando se
trata de un archivo administrativo, y conocimientos
heursticos cuando se trata de un archivo histrico.

247
En todos los casos, hay que tener un conocimiento
adecuado de los temas cientficos y tcnicos, a fin de
no desperdiciar esta informacin.
La informacin volcada a los catlogos requiere de
un esfuerzo mnimo intelectual, mejorando por sus da-
tos contenidos, las facilidades otorgadas al usuario o
investigador cuando se le brinda informacin.

Catlogo de resumen

Propiamente dicho, expone en forma resumida el


asunto o materia que encierra el contenido sustantivo.
El resumen es la representacin condensada del conte-
nido de un documento, de extensin variable y que re-
fleja o traduce el contenido del documento original.70
El resumen persigue dos finalidades esenciales:
ayudar al usuario en interesarse por el tema, de modo
que posteriormente pueda leer todo el documento, o
bien facilitar al usuario la informacin bsica con el
fin de evitar el manejo de los documentos.

Clasificacin de los resmenes

Los resmenes se dividen, segn la utilizacin que


se les d, en:
a) Indicativo o descriptivo.
b) Informativo o abstractivo.
c) Analtico o de sntesis.
Resumen indicativo. Denominado tambin des-
criptivo, sirve para indicar, dar a entender o signifi-
car con pocas palabras el contenido del documento.

70
Vzquez, Manuel. Auxiliares descriptivos

248
Se redactan superficialmente los temas, proporcionan-
do informacin generalizada del contenido sustantivo.
En este tipo de resmenes se emplean de 10 a 50 pa-
labras como lmites ideales.
Resumen informativo. Denominado tambin abs-
tractivo, sirve para informar, dar noticia. Se redacta
el contenido sustantivo mediante una relacin lgica
de los puntos de vista argumentados, mediante frases
coherentes. En este tipo de resmenes se emplean de
50 a 100 palabras como lmites ideales.
Resumen analtico. Denominado tambin de snte-
sis, sirve para proporcionar al usuario la informacin
completa sobre los contenidos del documento, propia-
mente reemplaza al documento. En este resumen se
distinguen y separan las partes del todo sustantivo,
hasta llegar a conocer las partes verdaderamente sus-
tantivas. Vemos este aspecto en el siguiente acpite.71

TTULO
S T ENCABEZAMIENTO
I O
G P
N O CONTENIDO
A G
T R SUSTANTIVO
U A
R F
A I DATOS PARA EL INVESTIGADOR
C
A

71
Modelo adoptado de Manuel Vzquez.

249
Redaccin del resumen

Al efectuar un resumen se tienen en cuenta dos as-


pectos esenciales: copiar el documento o interpretar.
Por copiar nos referimos a buscar aquellos frag-
mentos cuyos contenidos abunden en informacin y se
constituyan en elementos portadores de informacin,
es decir, de alto contenido semntico.
Por interpretar nos referimos a comprender y ex-
presar bien el asunto o materia que tratamos sobre el
contenido sustantivo, para ello se hace necesario leer,
profundizar sobre los contenidos del documento, ob-
tener los aspectos esenciales y, por ltimo, expresar-
los adecuadamente.
Contenido del resumen. Por su significacin y la
importancia que tiene dentro del catlogo, es necesa-
rio tener en cuenta los siguientes aspectos, que se pre-
sentan en el anverso de una ficha catalogrfica:72

TTULO
ENCABEZAMIENTO
CONTENIDO SUSTANTIVO
DATOS PARA EL INVESTIGADOR
OBSERVACIONES

El propsito de la catalogacin, la razn fundamen-


tal por la cual se elabora el catlogo, determina el tipo
de informacin que quiere facilitarse. Si queremos rea-
lizar un catlogo con carcter cientfico, elegiremos el

72
Modelo adoptado de Manuel Vzquez.

250
tema principal, y la redaccin del resumen estar de
acuerdo con la ciencia que queremos exponer.
El tema del resumen. Generalmente consiste en
el motivo esencial por el cual fue creado el documento
que se cataloga, especialmente se derivan fichas heurs-
ticas o de carcter cientfico-tcnico cuando el docu-
mento posee estas caractersticas.
Si se trata de un expediente, el resumen se efec-
ta basndose en el objetivo por el cual fueron acumu-
lndose los documentos. Si se hiciera una descripcin
de cada pieza documental, los contenidos sustantivos
pueden perder valor, puesto que un expediente posee
documentos de ndole facilitativa. De esa forma, dis-
minuira el inters del investigador. A continuacin
presentamos el reverso de una ficha catalogrfica.73

ARCHIVO
FONDO DOCUMENTAL
SIGNATURA TOPOGRFICA
NMERO DE INVENTARIO
NMERO DE NDICE
NMERO DE GUA

Conclusiones del resumen. Pueden expresarse


por la significacin propia del documento.
En un resumen es necesario tomar en cuenta al-
gunos elementos que podemos clasificar en primarios
y secundarios.
Los elementos documentales primarios responden
esencialmente a las necesidades de la entidad producto-

73
Modelo adoptado de Manuel Vzquez.

251
ra; estarn compuestos por el descriptor inicial, consti-
tuido generalmente por el tipo documental memo-
rando, solicitud, recibo, etc., que es mayormente
utilizado por resmenes indicativos, informativos y
analticos. El tipo documental tiene la ventaja de abre-
viar el contenido documental. Si enunciamos recibos,
es lgico que no nos refiramos a la correspondencia,
porque el nombre propio del tipo documental encierra
en s el significado del documento, razn por la cual
es el ms utilizado en los resmenes.
Otro de los elementos documentales primarios es
el material, materia o asunto del contenido sustantivo,
que se utiliza en los resmenes indicativos o descripti-
vos. Nos basamos en este punto en uno de los princi-
pios enunciados por Schellenberg: El archivero debe
indicar slo aquellos asuntos o materias que dan a co-
nocer la significacin o que facilitan el uso de los do-
cumentos.74 Existe una gran mayora de archivos en
los que no se toma en cuenta este aspecto, generalmen-
te se considera asunto a aquello en que se desen-
vuelve el documento, es decir, pertinente solamente
al dominio de la administracin, institucin o entidad
productora, sin tomar en cuenta que existe una parte
externa a la institucin que tiene enormes posibili-
dades de utilizacin de documentos como elementos
de investigacin. En la actualidad, tal prctica no se
lleva a cabo porque los investigadores desconocen los
contenidos documentales de cada institucin, debido

74
Schellenberg, T. R., Archivos modernos, principios y tcnicas,
La Habana, Instituto Panamericano de Geografa e Historia, Publi-
caciones del Comit de Archivos de la Comisin de Historia, 1958,
p. 45.

252
a la ausencia de auxiliares descriptivos publicados y
sobre todo a la poca utilidad que pueden obtener con
los auxiliares descriptivos actuales.
Otro de los elementos documentales primarios es
la explicacin, que se interpreta como la relacin de
los puntos de vista sobre el contenido sustantivo, y
que puede ser utilizada por los resmenes informati-
vos o abstractivos.
La explicacin es entendida como la exposicin del
asunto para que sea ms perceptible el contenido sus-
tantivo del documento, en ella se manifiesta o revela
la causa o motivo por el cual ha sido creado el docu-
mento. Si el nombre del tipo documental es muy am-
biguo, como correspondencia y en la explicacin se
aclara reclamo, esta simple palabra cambia el senti-
do de la interpretacin del tipo documental y nos da
una pauta ms concreta sobre la causa del documen-
to, es por lo tanto ms perceptible.
Los elementos documentales secundarios, se diri-
gen a las necesidades de los usuarios, que bsicamen-
te respondern a las preguntas: Por qu? Para qu?
Cmo? Por qu se ha iniciado el expediente o se ha
creado el documento? Esta pregunta corresponde a la
causa por la cual se ha iniciado el documento o se lo
ha creado. Generalmente se utiliza en resmenes ana-
lticos. Para qu se ha efectuado el trmite o se ha
creado el documento? La pregunta va dirigida a la fina-
lidad por la cual fue creado el documento, corresponde
conocer los resultados del trmite, o las conclusiones
del documento en s. Cmo fue creado el documento?
Corresponde a la clasificacin textual del documento,
cul fue el procedimiento por el cual se elabor: ma-
nuscrito, impreso, impreso en ordenador, etctera.

253
Podemos tambin aadir a los elementos documen-
tales secundarios las preguntas cundo? y dnde?,
que corresponden a la datacin del documento; pero,
generalmente, los catlogos cronolgicos se sustentan
en el cundo; y los toponmicos, en el dnde.
Requisitos del resumen. El resumen, en cualquie-
ra de sus formas, permite una eleccin de documentos
para la investigacin puesto que los resmenes refle-
jan mayor fidelidad al contenido sustantivo de los do-
cumentos. La elaboracin del resumen requiere de un
esfuerzo intelectual, es necesario personal especiali-
zado con conocimientos en los distintos campos de la
entidad productora y con conocimientos amplios del
anlisis documental.
Es conveniente tener en cuenta que al efectuar el
resumen, hay que cumplir con algunos requisitos que
nos permitan aclarar ms esta labor. Boret, Peyret,
en El resumen del texto (Le resum de texte), citan b-
sicamente tres: claridad, precisin, concisin.75
Claridad. Para cumplir con este requisito, el re-
sumen debe ser metdicamente ordenado, utilizar
trminos adecuados y comprensibles, y evitar en lo
posible la narracin propia.
Precisin. Utilizar palabras justas, y evitar gene-
ralidades o trminos abstractos.
Concisin. Si bien concisin significa brevedad, en
nuestro caso tiene que ser algo ms que brevedad: evi-
tar palabras repetidas cuyo significado es el mismo,
evitar trminos inciertos o dudosos.

75
Currs, Emilia, op. cit.

254
A estos requisitos se pueden aadir los siguientes:76
Fidelidad a la expresin del texto. Evitar dar so-
breentendidos que malograran al catlogo.
Equilibrio. El resumen debe tener una visin esque-
matizada y completa del texto o contenido sustantivo,
teniendo en cuenta, y como norma propia del archive-
ro catalogador, que a un mayor nmero de ideas, ma-
yor ser el riesgo de que el resumen resulte oscuro.
Un gran nmero de conceptos hace que el objetivo prin-
cipal del documento se pierda, pero, a mayor inters
por la claridad, mayor es el riesgo de perder detalles
valiosos del documento, es necesario entonces buscar
un equilibrio adecuado al resumen, de modo que no pier-
da en un exceso de detalles ni falte informacin vital.
Clases de resumen. Hemos observado que los ca-
tlogos adquieren su clasificacin de acuerdo con la
utilizacin que se les da a los resmenes, dividindo-
los en indicativos, informativos y analticos. Roberto
Coll-Vinent recopila la clasificacin de Van Dijk y Van
Slipe77 de nueve tipos de resmenes, tomando en cuen-
ta la extensin de los mismos. Detallamos:
El ttulo. Que en nuestro caso corresponde al tipo
documental, lo cual hemos observado que en muchos
puede constituir un resumen en s mismo. As, si te-
nemos un tipo documental comprobantes de pago,
sabemos que su contenido es de ndole contable, que-
dara por saber algunos detalles como la datacin, a
quin corresponde y las cantidades, pero para la faci-
lidad de ubicacin, nos es suficiente con el ttulo.

76
Coll-Vinent, Roberto, op. cit.
77
Idem.

255
La anotacin del contenido. Que corresponde-
ra a una aclaracin sobre el tipo documental, tal el
caso de comprobantes de pago al que se le aade un
dato, de personal, para ser ms especfico y concreto.
Resumen telegrfico. Normalmente con frases muy
cortas: comprobantes de pago del personal retirado.
Resumen indicativo. Ha sido considerado en an-
teriores ttulos.
Resumen informativo. ste tipo de resumen ha
sido tratado con anterioridad.
Resumen de extracto. Al igual que el anterior, lo
hemos considerado anteriormente.
La resea. Datos que se toman de las partes ms
importantes del documento para hacerlo conocer ms f-
cilmente, no est exento de una crtica de quien redac-
ta el resumen.
El compendio. Como la sntesis de lo ms impor-
tante del documento, es ms amplio que los anteriores.
El texto mismo. Que en este caso sera una repro-
duccin del documento, corresponde ms a la repro-
grafa y no al resumen.

Ordenacin de los catlogos

Una clasificacin parte de un todo que podemos


llamar universo, que es fraccionado por caracteres co-
munes para un anlisis comprensivo.
Cuando se realizan los estudios de la clasificacin
y ordenacin de los documentos, se establecen los prin-
cipios de procedencia y orden original, que facilitan
una clasificacin y ordenacin natural.
Las fichas catalogrficas, en primera instancia, pue-
den ser ordenadas de la misma forma que lo fueron los

256
documentos que las originaron, es decir, se pueden
ordenar de acuerdo con el organigrama de una insti-
tucin, siempre y cuando esta organizacin requiera
de pocos elementos.
Normalmente los documentos estarn ordenados
de acuerdo con los principios, pero las fichas catalogr-
ficas requieren otro orden. Esta ordenacin debe ser
directa, en la forma y utilidad que le damos a la ficha
catalogrfica, se ordena parte por parte. No deben omi-
tirse sus elementos ni ordenarse subjetivamente.
La ordenacin generalmente obedece a la estruc-
tura del encabezamiento, el orden elemental en estos
casos es alfabtico, palabra por palabra, letra por le-
tra, teniendo en cuenta que puede haber variantes de
acuerdo con las necesidades de cada archivo; esas va-
riantes se traducen en sistemas numricos, cronolgi-
cos, temticos-alfabticos.
Las reglas o normas que se utilizan son las mismas
que las empleadas en la clasificacin y ordenacin. Esta
clasificacin y ordenacin pueden realizarse con el auxi-
lio de la Taxologa.

Taxologa

Etimolgicamente taxologa deriva de las voces grie-


gas taxis, arreglo, ordenacin y logos, discurso, estudio.
Se interpreta como la ciencia de las clasificaciones. Al
igual que taxonoma deriva de las voces griegas: taxis,
arreglo, ordenacin y nomos, ley regla, norma. Se in-
terpreta como ley de ordenacin o la manera como de-
ben ser dispuestos los objetos o hechos.78
78
Esta definicin, tomada de un diccionario, satisface nuestras
necesidades de interpretacin terminolgica.

257
La taxonoma es entonces en sentido estricto, la par-
te de las ciencias que determina las leyes o principios
de las clasificacin de los objetos naturales, por exten-
sin se habla de objetos artificiales; en sentido lato es
la ciencia de las clasificaciones.
La taxonoma (taxinoma para unos y taxenoma
para otros) formula tipos y categoras, por lo que se
constituye en el primer momento de elaboracin cien-
tfica experimental.
El rigor cientfico se manifiesta en la necesidad de
agrupacin sistemtica del conocimiento, respondien-
do a tesis o cuestiones, de la misma forma que proce-
demos con el anlisis documental. Al lograr un orden
adecuado de los materiales de investigacin o de estu-
dio, deducimos ms fcilmente los resultados ante los
problemas que se nos presentan.
Es la taxonoma entonces, la ciencia que estudia la
clasificacin de seres y objetos. Es probable que el pri-
mer estudio cientfico sobre documentos consistiera
en el intento de catalogarlas. Las primeras clasifica-
ciones del mundo documental son forzadas y artificiales,
debido a los escasos conocimientos sobre la estructu-
ra de los documentos. Cuando realizamos la clasifica-
cin de los grupos en las instituciones, determinando
las categoras, stas sirven como material para una
clasificacin basada en las relaciones existentes entre
los distintos niveles de la organizacin empresarial.
Las clasificaciones taxonmicas modernas an se ba-
san en estos mismos criterios naturales y simples.
La eficiencia de los auxiliares, instrumentos o me-
dios de trabajo tiene relacin directa con la simplifi-
cacin de los fenmenos, hechos u objetos observados.
El empleo de listas, registros, catlogos, ndices, inven-

258
tarios, guas cada uno con sus divisiones de acuerdo
con el contenido pueden generar estados de confusin.
La taxonoma, laboriosamente seala circunstancias,
condiciones y antecedentes que facilitan extraordina-
riamente la determinacin de causa y clasificacin.
Una buena clasificacin nos da pautas y explica-
ciones suficientes de los hechos, aun cuando emprica-
mente nos aproxima a la naturaleza y cualidades de
los mismos hechos, fenmenos u objetos de estudio,
convirtindose as en un aspecto fundamental de la
investigacin cientfica.
Algunas ciencias estudian directamente los obje-
tos, otras los hechos y los fenmenos de sus procesos.
Al clasificarlas pueden distinguirse aspectos taxonmi-
cos y otros puramente nomolgicos, esto fundamenta
en un amplio campo cientfico una clasificacin de cien-
cias concretas, como Mineraloga, Botnica, Zoologa,
Biologa, y de ciencias abstracto-concretas, como Psi-
cologa y Sociologa.
El secreto del xito de un sistema est en la base
de divisin o criterio usado para la divisin.
Los taxones pueden ordenarse como sistema jerr-
quico, manifestando distintos niveles. Cada nivel su-
perior comprende a todos los taxones de su lnea.
El sistema secuencial contiene a los taxones que
tienen el mismo nivel, se usa como una parte del sis-
tema jerrquico y para cantidades no muy grandes de
asientos.
El sistema diccionario clasifica de manera jerr-
quica, pero cuando uno lo lleva a la prctica, se ofrece
de manera secuencial.
El sistema autnomo clasifica cada caso para re-
solver un problema determinado, de acuerdo con la

259
demanda de informacin especializada en cada archi-
vo. Generalmente este tipo de clasificacin se realiza
en base a las clasificaciones generales como son las cla-
sificaciones Dewey y el CDU.
El sistema semiautnomo clasifica tomando un
sector de la clasificacin general y adaptndolo a una
necesidad especfica. Tanodi y Schellenberg, al igual
que todos los archiveros profesionales, no son parti-
darios del Dewey para archivo. Esto ocurre con todas
las clasificaciones generales.
Los taxones tienen que ser mutuamente excluyen-
tes, lo que en algunos casos no se cumple. Cuando esto
se produce en los archivos, se debe utilizar la referen-
cia cruzada.
El sentido taxonmico tendr un mayor dominio
en las ciencias concretas.
Las relaciones de los objetos estudiados son infini-
tas pero pueden reducirse a algunos principios o tipos
generales que sealan la lgica segn consideracio-
nes logradas apriorsticamente. Cada uno de estos
tipos generales constituyen nuevos rdenes taxonmi-
cos distintos; la atribucin de los nombres y su orde-
nacin en un sistema caen dentro de la sistemtica
la sistemtica es tambin llamada taxonoma. Du-
rand de Gros reduce las relaciones a cuatro.
Relaciones en el orden de la generalidad. Que
se constituyen en las relaciones de semejanza, se ob-
serva a los objetos no por sus operaciones sino por su
naturaleza misma, teniendo en cuenta el conjunto de
caracteres constitutivos, formando una escala segn
el grado de semejanza, empezando por los de menos
extensin y terminando por los menos comprensivos.
Esta relacin se manifiesta en el orden natural de los

260
archivos, en el estudio de la organicidad institucional
y en la clasificacin catalogrfica.
Relaciones en el orden de composicin. O co-
lectividad, esta relacin se constituye, al igual que uno
de los principios de unificacin de las Ciencias de la
Documentacin, por la reciprocidad que existe entre
el todo y la parte o viceversa. Esta relacin es mani-
fiesta, en objetos concretos y no abstractos. Se clasifi-
ca del elemento al conjunto. Esta relacin es utilizada
tambin en la elaboracin de auxiliares descriptivos,
que son partes de una totalidad, del documento en s.
Relaciones en el orden de jerarqua. Se consti-
tuye en el orden de jerarqua, de la subordinacin, de
la misma forma que sucede en una institucin, cuya
relacin se manifiesta en un organigrama.
Relaciones en el orden de evolucin. Que or-
dena a los objetos segn la relacin de origen, del ascen-
dente al descendente.
De Gros observa que existe un carcter comn que
une a los distintos sistemas de clasificacin, consis-
tente en la propiedad que tienen de poder repartirse
en tres categoras: La superioridad puede ser el todo,
ascendente, jefe; La igualdad puede ser congnere, y
la inferioridad, como parte especfica, descendiente.

LA INDIZACIN ARCHIVSTICA

Introduccin

La informacin, como consecuencia de las preocu-


paciones del quehacer archivstico, es considerada en
la actualidad como la materia prima de los sistemas

261
descriptivos, requeridos cada vez con mayor mpetu,
por el enorme y apresurado desarrollo del universo
cientfico y tcnico; la tecnologa exige cada vez mas
estructuras de informacin rpida y comprensible.
Esto implica que la informacin debe ser fcilmen-
te manipulable y asequible a la demanda cada vez ms
generalizada. En la prctica, no resulta tan simple pro-
porcionar informacin resumida y de alto contenido
semntico, menos an poder universalizar su acceso
al comn denominador de los usuarios.
Al hacer referencia a los sistemas descriptivos, como
sistemas de informacin y localizacin del mundo ar-
chivstico, es necesario considerar el desarrollo y uti-
lizacin de los auxiliares descriptivos y su posterior
utilizacin en el medio externo al archivo.
Los ndices cobran una gran importancia desde la
aplicacin de la informtica a los textos y tratamiento
de la informacin. Normalmente se denomina ndice
al listado de documentos, en forma breve y concisa;
pero, tambin se le dice al catlogo con contenidos de
obras en volmenes, ordenados por autores, en forma
alfabtica y cronolgica, para una fcil ubicacin de
las obras o documentos. En la Archivologa, el ndice
corresponde al auxiliar descriptivo que ofrece datos
que se hallan en los documentos, sistemticamente
ordenados.79
Como todo auxiliar descriptivo, su finalidad pri-
mordial es la localizacin de los documentos. El ndice
es necesario para archivero y el documentalista como
procesador de la informacin, como organizador y ana-

79
Vzquez, Manuel, Auxiliares descriptivos

262
lista, y es necesario tambin para usuario, como gua
y control de la informacin disponible.
El ndice es un auxiliar descriptivo que tiene como
caracterstica principal su facilidad para pasar a compu-
tadora. Este auxiliar, cuando se realiza, siempre tiene
que ser un auxiliar descriptivo, es decir que debe lle-
varnos directamente al documento.
La elaboracin de ndices es una actividad bastan-
te compleja si se quiere hacer realmente un trabajo
bueno; requiere de conocimientos tanto administrati-
vos como funcionales de los documentos y la entidad,
as como la demanda de informacin y las posibilidades
de explotacin de la informacin.
Lamentablemente, en la mayora de los archivos,
por no generalizar, existen documentos explotados slo
desde el punto de vista histrico y sociolgico, pero que-
da mucha informacin sin darse a conocer.
El ndice es alternativo con el catlogo u opcional,
sobre todo en documentacin a la que le basta un n-
dice. En igualdad de condiciones, se prefiere el ndice
inmediato. Cuando se decide por el ndice en un ar-
chivo, es necesario tener en cuenta:
a) El inters del usuario.
b) Las caractersticas de la documentacin y del
mismo ndice:
1. Cantidad de datos.
2. Tamao de la ficha.
3. Sistema clasificatorio, etctera.
c) Los lmites de la archivera a la que va a servir
el ndice.
Al conocer los temas ms consultados, o en el su-
puesto de no conocerlos se realiza una pequea encues-
ta, cmo lo piden, etctera.

263
En los tipos documentales legislativos es conve-
niente realizar una divisin en dos clases:
a) Aquellos en los que predomina una poltica ge-
neral, a los que, dicho sea de paso, les viene bien un
catlogo.
b) Aquellos que son rutinarios.
El ndice es siempre recomendable en todos los do-
cumentos en que predominan nminas de personas,
cosas y lugares.
Mientras no ingrese a una computadora conviene
que el ndice tenga un lmite, sea en el espacio o en el
tiempo.
El ndice tiene que ser programado al tiempo que
se programa el catlogo o el inventario analtico, para
mayor facilidad y comprensin del trabajo a efectuar.
Normalmente la utilizacin de los ordenadores elimi-
na las diferencias de trabajo existentes entre inventa-
rio y catlogos e ndices.
Un ndice debe tener el mnimo de datos necesarios.
Ese mnimo est formado por palabras, que el usuario
utiliza como dato de la localizacin o del documento.
Una de las finalidades de la indizacin es la de rea-
lizar un anlisis exhaustivo de los documentos a fin de
darle una cobertura de investigacin mayor.
Por lo expuesto, comprendemos entonces que la
indizacin supone una serie de actividades, preferen-
temente posteriores a la catalogacin del archivo, por-
que uno de los principales problemas consiste en la
extraccin de palabras con una fuerte carga semntica,
expresiva e informativa sobre los contenidos documen-
tales. Lo cual nos hace comprender que la transmisin
del conocimiento se realiza a travs de un lenguaje, en
el cual se fija y transmiten ideas y conocimientos.

264
La ciencia, la tcnica y la comunicacin se realizan
sobre lenguajes, sean escritos, orales o de imagen, y
en la actualidad, permiten la reconstruccin de expe-
riencias comprobatorias o la no repeticin de hechos
cientficos por su actualizacin permanente.
La permanente accin dinmica de las institucio-
nes y la creatividad humana. El lenguaje encierra varios
significados o se expande conceptualmente de acuer-
do con las actividades documentales como reflejos de
las institucionales. Estas actividades ponen de ma-
nifiesto la necesidad de comunicarse, sofisticando un
estilo propio de cada institucin, estructurndose de
una forma particular, que no siempre es conocida por
el usuario.
La Archivologa no est lejos de este fenmeno, tie-
ne su tendencia de crear un metalenguaje, considerando
los trminos propios de la ciencia y la denominacin
del lenguaje universal para la estructura archivstica,
con trminos conceptualizados y aceptados en todos
los niveles archivsticos.
Es una de las razones que normalmente permite
utilizar trminos de la tipologa documental para la
realizacin de los ndices, trminos o vocablos que con-
tienen los atributos documentales y al cual podramos
denominar ndice matriz.
Los ndices no revelan el texto original, pero, de-
bido a la carga semntica de sus trminos, nos permi-
ten aproximarnos a la idea central. Podemos afirmar
que el ndice es un resumen de resmenes. El buen
indizador necesita conocer a fondo los flujogramas docu-
mentarios, con el objeto de ver las distintas utilidades
que se le asigna al documento, sus distintas relacio-
nes con cada sector de trabajo, los distintos requeri-

265
mientos de cada actividad, es decir, conocer el ciclo
documental de cada tipo o clase de documento, de modo
que cuando se empleen los descriptores, sean fcilmen-
te interpretados; adems, es necesario conocer las ter-
minologas archivstica y administrativa.
Bsicamente influyen dos aspectos para un buen
indizador:
a) Una vasta cultura general que le permita ampliar
los horizontes de consulta a los documentos. Se da por
sentado que el indizador tiene que ser un archivero pro-
fesional, cuya formacin le permite ver el amplio espec-
tro de la Archivologa y lo despoja de subjetivismos.
b) Un contacto permanente y directo con la insti-
tucin, en todas sus reas, que le permita apreciar las
utilidades del ndice que se realiza.
El archivero profesional requiere permanentemen-
te del trabajo en equipo; una persona sola no puede
realizar todas las labores del archivo, asimismo, su
labor est ineludiblemente relacionada con todas las
reas de la institucin, actualizndose acerca de las dis-
tintas modificaciones que se dan en la administracin
dinmica.
Los ndices son trabajos de sntesis y condensacin
al mximo, por lo que requieren un mximo trabajo in-
telectual, sobre todo porque estn estrechamente re-
lacionados con los sistemas informticos.
Hay que considerar en la elaboracin de los ndices
la manifestacin habitual de la falta de conocimiento
de la institucin, por un lado, y la enorme variacin de
contenidos documentales por el otro, requiriendo un
sobreesfuerzo para que un archivo cuente con un buen
ndice. Los beneficios que se obtendrn justifican to-
dos los esfuerzos.

266
El problema principal que se presenta en la admi-
nistracin pblica y en muchos casos en la adminis-
tracin privada, es la falta de informacin que tiende
a aumentar mucho ms, en una progresin geomtri-
ca, por lo que se hace necesaria la decisin de adop-
tar medidas tendientes a una poltica de desarrollo
de los archivos. Lamentablemente, los ejecutivos pre-
ocupados bsicamente por los problemas econmicos
directos, no le dan la importancia necesaria al cono-
cimiento patrimonial, resta mucho por hacer an en
los archivos.
El personal que maneje los ndices, que los elabo-
re, para que den resultados ptimos y demostrativos
de la influencia econmica de la institucin, tiene que
ser altamente cualificado, con un trabajo de tiempo
completo.
El ndice es un trabajo muy relacionado con la tec-
nologa. Se considera la entrada (input), el proceso de
la informacin (index) y la salida (output), generando
un estado de costo sobre cada etapa, es decir, si se pre-
tende ahorrar tiempo en el input o entrada, se incre-
menta el gasto en la salida o output, mantenindose
un equilibrio de costos en ambos casos.
Cuando el indizador, documentalista o archivero
sabe cmo se le ha de solicitar el dato, tendr la posi-
bilidad de ahorrar en tiempo y trabajo, resolviendo
rpidamente dudas de la propia elaboracin de datos,
de ah la importancia de un amplio conocimiento so-
bre los usuarios del sistema.
El ndice es muy sutil como sistema clasificatorio,
al agrupar los trminos conceptuales, pero nuestra prin-
cipal preocupacin consiste en la descripcin propia-
mente dicha.

267
El ndice, para ser elaborado eficazmente, debe con-
servar bsicamente tres propiedades:
Lenguaje. El lenguaje empleado en los ndices,
debe ser fiel a la documentacin indizada, de modo que
permita una comprensin fcil del usuario. El lengua-
je est compuesto por los trminos descriptores
por los cuales se dar al usuario el conocimiento de
lo solicitado; para ello es necesario tomar en cuenta:
Clase de palabras. Es preferible utilizar palabras
generalizadas, como precaucin, accin, en lugar de
precautelar o actuar.
Idioma. Preferentemente utilizar el idioma de nues-
tra comprensin, en nuestro caso el castellano, y en el
orden adecuado utilizando todas las letras del castella-
no, incluyendo la ch y la ll. Utilizar los trminos ms
ampliamente usados y conocidos, tanto en la regin
como en la disciplina; en todo caso, utilizar trminos
de referencia: Jimnez, vase Gimnez.
Para nombres y apellidos, respetar las normativas
vigentes, lo mismo que para la transliteracin.
Cuando se usan trminos idiomticos distintos a
los empleados en la indizacin, tomar en cuenta las
normativas idiomticas, as por ejemplo, en ingls y
en portugus, el apellido paterno es el segundo y no
el primero como se estila en castellano.
Al igual que en las guas telefnicas, cuando se re-
pite una palabra, es preferible colocar primero la repe-
tida, y en segundo orden, los nombres de distincin:
Clasificacin
Archivos
Catlogos
Inventarios
Resmenes

268
Es necesario minimizar el empleo de puntuacin,
atenindose a las normativas vigentes sobre omisin
de signos diacrticos signos aplicados a algunas le-
tras para darles un valor especial, signos especia-
les, etctera.
Las siglas se alfabetizan como trminos o vocablos
valorizados como palabras. Al utilizar siglas o acr-
nimos, optaremos por los ms conocidos o corrientes
en el uso.
Los trminos polismicos homnimos, fen-
meno semntico que se da cuando una forma fontica
puede poseer diversos significados; si no se pueden
evitar es necesario aclarar con un parntesis, o notas
de alcance, su significado:

Lima (fruto)
Lima (capital)
Lima (herramienta)

Lo contrario a la polisemia, la polinimia, se presen-


ta cuando un significado tiene distintas formas fonti-
cas en el mismo lenguaje; es necesario darle el mismo
tratamiento que en el caso anterior.
En cuando a la utilizacin del lenguaje, se presen-
tan clasificaciones potenciales como:
Lenguaje natural. Cuando el ndice utiliza datos
con vocablos extrados de los documentos, tal cual fi-
guran, sin alteracin intencional.
El lenguaje natural se utiliza preferentemente en
aquellos documentos que han de ser tiles a la admi-
nistracin, dado que el usuario o investigador ha de
estar ms interiorizado con este tipo de lenguaje. Este
lenguaje produce el ndice matriz, en base a los tipos

269
documentales y, en trminos generales, sera un ndi-
ce por series. Por ejemplo:

Comprobantes
De pago
De ingreso
De cuentas
De diario

Lenguaje tcnico. Cuando el ndice utiliza datos


cuyo significado se refiere a la especializacin cient-
fica o tcnica. En este caso es preferible utilizar un
lenguaje normalizado, de modo que el empleo de cier-
tos trminos sean siempre con el mismo significado y
no con una libre interpretacin.
El lenguaje tcnico se utiliza en los ndices des-
tinados a la recuperacin de informacin cientfica y
tecnolgica de los documentos de archivo, requiere
de un conocimiento muy amplio sobre los trminos
cientficos.
Lenguaje precoordinado. Se denomina as cuan-
do el ndice utiliza datos combinados para una mejor
comprensin del significado documental.
El lenguaje precoordinado se utiliza preferente-
mente en los archivos cuyos temas son muy amplios,
lo cual se presta a confusiones de parte del usuario o
del investigador.
Este lenguaje es utilizado generalmente en el n-
dice documental, denominado ndice directo por Ma-
nuel Vzquez.
El indizador realizar previamente el anlisis co-
rrespondiente del documento, con el propsito de lo-
grar los trminos significativos.

270
Un ejemplo de lo anterior:

Resoluciones
Nombramientos
Juan Arocena
Ricardo Bustamante
Santa Fe

Lenguaje poscoordinado. Se le ha llamado as


porque la coordinacin de trminos se efecta despus
de que se ha realizado el ndice, en el cual se utiliza-
ron trminos muy simples. Este lenguaje presenta una
subdivisin:
Lenguaje poscoordinado pluritrmino. Considera-
do como uno de los ms utilizados. Se realiza con tr-
minos conocidos por los usuarios o investigadores; la
bsqueda de informacin se hace combinando trmi-
nos de acuerdo con las necesidades de investigacin.
Este lenguaje es conveniente utilizarlo en el ndice de
auxiliares, denominado por Manuel Vzquez ndice in-
directo, que consiste sobre todo en tomar referencias
o trminos de los auxiliares descriptivos del archivo,
trminos que son familiares al usuario.
Lenguaje poscoordinado unitrmino. Ms adecuado
a los fines informticos, este lenguaje utiliza trminos
concretos, sin posibilidades de combinacin; la bs-
queda se realiza en forma directa. Para utilizar este tipo
de lenguaje es necesario que el archivo sea pequeo, y
los temas contenidos, definidos porque se presta a con-
fusiones terminolgicas.

271
Sistemas clasificatorios

En la publicacin de todo auxiliar descriptivo, la


redaccin de uno o varios ndices resulta imprescindi-
ble, su presencia o ausencia decide su grado de utilidad.
El ndice reproduce la sucesin de partes, expedientes,
volmenes, folios, acpites, etc. en que se encuentra
clasificado y dividido el o los documentos, con refe-
rencia a los folios que abarcan.
Los ndices ms corrientes son:
a) Onomstico de personas citadas.
b) Geogrfico de lugares citados.
c) Ideolgico de materias o conceptos citados.
De acuerdo con la naturaleza del documento, los
ndices tienen utilidad mayor cuanto ms numerosas
sean las entradas o ttulos que lo componen. La
utilidad del ndice de materiales depender mayor-
mente del volumen o expediente que se describe, consi-
derando que est estructurado segn un orden lgico
intrnseco.
Dentro de la temtica que nos ocupa, los sistemas
clasificatorios a travs de los ndices nos facilitan enor-
memente el trabajo de ubicacin de los documentos,
razn por la cual se le presta importancia.
Los sistemas clasificatorios pueden dividirse en:
Sistemas clasificatorios universales. Son los sis-
temas de uso normalizado, de carcter universal, es
decir, que se pueden emplear en cualquier parte, sien-
do comprendidos perfectamente, ejemplos: CDU , ISO ,
etctera.
Sistemas clasificatorios generales. Son los sis-
temas que abarcan todos los temas, no existe propia-
mente una diferencia con los anteriores.

272
Sistemas clasificatorios autnomos. Creados
con fines especficos, para resolver problemas locales
de informacin o problemas concretos.
Sistemas clasificatorios especializados. Dedica-
dos a la utilizacin de informacin especializada, es de-
cir, dentro de un tema especifico de las ciencias.
Sistemas clasificatorios semiautnomos. Son
sistemas clasificatorios locales, para resolver deter-
minados temas, pero que tienen por finalidad incor-
porarse a sistemas ms amplios.
Como resumen de todos estos sistemas tendramos:
Los sistemas alfabticos generales. Que pue-
den utilizarse en temticos o por asunto, en onoms-
ticos, geogrficos, toponmicos, etctera.
Los sistemas numricos. Que pueden ser emplea-
dos por temas, ser progresivos ascendentes o descen-
dentes, de sistemas decimales, de dgitos terminales o
medios.
Los sistemas cronolgicos. Ascendentes o descen-
dentes, denominados tambin jerrquicos.
Los sistemas mixtos. Como combinaciones de las
anteriores alternativas.

Simplificacin de las reglas


de indizacin

El orden bsico es el alfabeto, palabra por palabra,


excepto en casos en que un arreglo numrico o crono-
lgico sea preferible:

Po X
Po XI
Po XII

273
Ordenar alfabticamente todas las fichas, tanto en
castellano como en idiomas extranjeros siguiendo el
orden que establece el alfabeto castellano principal-
mente con respecto a la ch.
Ordenar palabra por palabra y a su vez, letra por
letra dentro de una palabra. Aplicar el principio nada
antes que algo, por lo tanto una letra vale o una pala-
bra corta precede a una palabra ms larga:

Martn, Onsimo
Martnez, Jos

Ordenar las siglas como palabras, por ejemplo OEA,


ONU, CIDA. Si son poco conocidas se har referencia cru-
zada del nombre desarrollado.
La sigla es la forma breve de un ente corporativo
o un trmino compuesto de un grupo de letras que se
escriben y pronuncian como si fueran una sola pala-
bra. Ejemplo: lser.
Cuando varias entradas o asientos contienen una
palabra escrita con distinta ortografa tal como sicolo-
ga y psicologa, se elige la ms aceptada por el uso y
se hace la referencia cruzada.
Los nombres propios con distintas ortografas o
pequeas variantes deben indizarse en su lugar co-
rrespondiente, pero dejando ficha de referencia cru-
zada en todos los grupos. Se ponen todos juntos por
sonido:

Zabala - Zavala
Gala - Galas
Vlchez - Vilches
Gimnez - Jimnez

274
Los nombres de mujeres casadas se indizan por el
apellido de soltera y el nombre de pila. Conviene es-
cribir el apellido del marido para mejor identificacin,
pero no se toma en cuenta al indizar:

Lpez de Boretti, Mara

Los apellidos dobles se escribirn empezando por


el primer apellido y el nombre de pila, sin tener en
cuenta el segundo:

Vergara Castillo, Lilia

Tngase presente que en portugus y en ingls


el apellido materno va al principio: Jos Pedro Pin-
to Esposel (materno), Jos Pedro Esposel Pinto.
Los apellidos y nombres de lugares de un prefijo
unido o no con apstrofe se indizarn teniendo en cuen-
ta el prefijo sea ste artculo o preposicin, contrac-
cin de ambos, patronmico o aun sustantivo:

Von, Mac, Mc, M

Si no se trata de nombres de personas o lugares,


el artculo inicial de un nombre no se toma en cuen-
ta al indizar y se coloca detrs entre parntesis:

Noticioso Archivero (El)

Para nombres de instituciones puede acordarse to-


mar en cuenta la primera palabra que sigue a un trmi-
no muy repetido. Por ejemplo:

Ca., empresa, instituto, fbrica

275
Consejos prcticos

En la confeccin del ndice, es necesario tomar en


cuenta lo siguiente:
a) Debe proveerse de una cantidad de fichas y de un
tamao proporcionales a la previsible cantidad de fo-
lios citados en cada entrada tem.
b) Leer cada pieza documental con atencin y cada
vez que se encuentre un nombre de persona o de lugar,
se llena una ficha, debajo del nombre se escribe el n-
mero del folio en que se encuentra.
c) Cada nueva ficha ocupar su respectivo lugar
alfabtico.
d) Cada vez que se encuentre un nombre de perso-
na o lugar, se consulta si tiene ficha abierta, en caso
positivo, se aade un nuevo nmero de folio a los exis-
tentes; en caso negativo, se har una nueva ficha.
e) Si se decide publicar ndices por separado, al ela-
borarlos se conforman los grupos ordenados alfabtica-
mente de fichas, de acuerdo con un plan preestablecido;
por ejemplo: un grupo para personas y otro para luga-
res. Si se publican en forma integrada, es suficiente un
solo grupo ordenado alfabticamente.
f) Es recomendable que en la primera lectura del
documento se preste atencin a la elaboracin de los
dos ndices mencionados up supra; para el ndice de
materias, ms complejo y delicado, se realiza una se-
gunda lectura ntegra del documento.
g) Una vez acabado el vaciado del documento, se
transcriben mecanogrfica o electrnicamente las fi-
chas. Se toma en cuenta:
1. Por economa de espacio, se unifican las cifras
cuando son ms de dos paginas sucesivas: por ejem-

276
plo, cuando en una ficha constan los folios 240, 241,
242, 243, 244, al realizar la transcripcin mecanogr-
fica se escribe: 240-244.
2. Se aaden referencias cruzadas en las fichas de
aquellos conceptos que tengan relacin con otros con-
ceptos, despus de los nmeros de folios anotados.

Los ndices temticos

El ndice archivstico no ha logrado todava el de-


sarrollo que tiene el ndice bibliogrfico. Pero, desde
el punto de vista de la experiencia se ha comprobado
que no es nada sensato tomar prestadas las tcnicas
de otras ramas del conocimiento documental para apli-
carlas a documentos producidos por entidades insti-
tucionales, como las correspondientes a archivos. Los
mtodos documentalistas de las bibliotecas han evo-
lucionado en razn de la problemtica propia de la Bi-
bliotecologa y no de la Archivologa.
Los documentos de los archivos son la memoria de
las instituciones, razn suficiente que nos lleva a di-
ferentes accesos en la indizacin. Tener acceso a los do-
cumentos por medio de nombres de personas, cosas y
lugares es obvio, se ha hecho siempre. El problema pa-
rece presentarse cuando se tienen que tomar temas
que no sean histricos.
Consideremos entonces que en estos casos, las cla-
sificaciones no se limitan slo al principio de perte-
nencia ni al principio del orden original, requieren de
un conocimiento bsico de la clasificacin general so-
bre temas varios a los cuales nos impulsa la indiza-
cin. Lo lgico es pensar que, como seala Lionel Bell,
el ordenamiento de los documentos por la proceden-

277
cia administrativa limita el campo de investigacin de
estos documentos.80
Mientras que en las bibliotecas se puede tener ac-
ceso por medio de un simple catlogo clasificado de
todos los fondos, no sucede lo mismo con los archivos,
donde una vez clasificadas todas las entradas en
sus auxiliares descriptivos o auxiliares de referencia
son de naturaleza especfica, por la sencilla razn de
que no existen documentos generales.

Clasificacin

La clasificacin es la agrupacin temtica bajo un


solo encabezamiento. Se emplea en los ndices de archi-
vo, en razn del mtodo, que generalmente es alfabti-
co. As, los encabezamientos tambin son susceptibles
de ordenarse alfabticamente para construir el ndice
como un todo. Pero eso no significa que el ndice est
completamente clasificado. Cuando se tiene una con-
sulta especfica que combina nombres y resmenes, es
ms til tener un ndice donde se puedan chequear
todas las alternativas de acceso y por lo general es pre-
ferible que las entradas se hagan como tems especfi-
cos en lugar de reunirlas en grupos.81 Estas formas
de clasificacin que no consideran la organicidad de la

80
Lionel Bell, B. A., Ordenacin y descripcin, vocabulario con-
trolado en la indizacin de archivos, La administracin moderna de
archivos y la gestin de documentos: el prontuario RAMP, recopilado por
Peter Walne, con la asistencia de un grupo de trabajo del Consejo In-
ternacional de Archivos, Programa General de Informacin y Unisist,
Unesco, Pars, diciembre de 1985, p. 260.
81
Idem.

278
institucin, pareceran destinadas al fracaso, al igual
que su normalizacin.
El indizador debe considerar siempre la probabili-
dad de que el investigador est interesado en el tema A
y pueda interesarse en el tema B. Esto obligara a los
archiveros a pensar en encabezamientos generales que
permitan un mejor acercamiento al concepto de la in-
formacin contenida en los documentos. No es slo fal-
ta de comprensin de esta temtica, sino una falta de
preparacin o capacitacin de quienes estn a cargo
de los archivos, que no les permite vislumbrar en for-
ma adecuada una clasificacin cientfica. En muchos
casos son slo cuestiones personales que perjudican
una visin ms completa de las perspectivas documen-
tales. Existe an personal relacionado con los archi-
vos que consideran que los documentos slo sirven a
los historiadores y a los estudiantes, y eso es una ls-
tima porque desconocen el potencial de sus archivos
en cuanto a informacin cientfica se refiere.
Una de las mayores dificultades que confronta la
indizacin por materias, comparada con la indizacin
por nombres, es la consistencia, estabilidad, coheren-
cia y ausencia de contradiccin; por ello es necesario
realizarnos las mismas preguntas peridicamente: Se
ha indizado de esta forma anteriormente? Se ha in-
dizado con profundidad este tipo documental antes?
Si se hizo, qu lenguaje se us anteriormente?
Con el fin de lograr consistencia, el indizador debe
comprender que si hay un tema particular, deber es-
tar en un grupo particular, empleando el idioma par-
ticular para describirlo mejor.
Lgicamente que hay que considerar que si se pre-
sentan ndices de esta naturaleza, sern pequeos en

279
comparacin con el ndice general. Lo cual debe revisarse
en forma peridica para mantener su consistencia.
Se debe estudiar con calma y seriedad, qu temas
se decidirn y qu grupo o grupos de temas deben es-
tudiarse, inclusive cuando esta decisin se acerca a
una referencia cruzada.
Ahora bien, la clasificacin archivstica si bien es
fcil desde el punto de vista administrativo y respe-
tando los principios y enunciados archivsticos, hace
casi imposible realizar una clasificacin preconsolida-
da, al estilo de las bibliotecas. Las series documentales
de los archivos difieren considerablemente en contenido,
y en muchos aspectos, tambin del lenguaje emplea-
do. Esto nos lleva a recomendar que cualquier clasifi-
cacin slo debe aplicarse a los ndices.
Cuando la indizacin se aplica a las guas de archi-
vo, es preferible tratar que se realicen de una misma
forma, para evitar estados engorrosos de confusin a
la hora de manejar informacin de este tipo. La nece-
sidad en este caso es de ndices especficos de manera
que las entradas como un todo no estn arregladas por
grupos de materia, o ndices generales donde las mate-
rias y los nombres aparecen en un orden, no por sepa-
rado, y de ndices que tengan algn tipo de control de
consistencia.82
Los ndices no pueden darse con la ayuda de m-
quinas, porque las tcnicas hasta ahora desarrolladas
en los sistemas de recuperacin, no se adaptan a la
investigacin de archivos. Menos an el mentado ISIS,
que sirve de gran ayuda a la Bibliotecologa, pero que

82
Lionel Bell, B. A., op. cit.

280
es un desastre para los archivos, cuando los auxilia-
res descriptivos son realmente serios.
La construccin de ndices, temticos y generales
implica por s misma una sucesin de decisiones, desde
la bsqueda de precedentes hasta la toma de las deci-
siones finales. An est sujeto a cambiar de sistema.
La nica ventaja de la informtica es que los n-
dices almacenados, pueden mezclarse para producir
ndices generalizados o realizar selecciones siempre
y cuando sean consistentes.
El anlisis de los lenguajes tambin requiere un
grado de decisiones, establecer normas y parmetros
para dicho lenguaje.

Aplicacin de los ordenadores

Un ordenador facilita mucho el trabajo de la indi-


zacin, si se comprende lo que se quiere realizar y lo
que se desea obtener del ordenador. Se puede presen-
tar con entradas compuestas por palabras gua, pero
hasta qu grado podemos modificar las referencias
de palabras gua como nombres, de personas, lugares,
vehculos, corporaciones o documentos? Los nombres
y materias pueden ser parte de la entrada.
Las materias deben encontrarse de acuerdo con la
clasificacin, pero posiblemente tengamos un enfren-
tamiento de trminos, los mismos que deben ordenar-
se para que no afecten el resultado.
Consideremos algunos posibles:
a) El trmino puede emplearse como trmino gua,
por tanto debemos considerarlo como una entrada.
b) El trmino puede emplearse como sinnimo de
un trmino gua aceptado, en cuyo caso se sustituye

281
por el trmino original, as tenemos referencias cruza-
das de trminos originales y trminos guas.
c) El trmino puede encontrarse listado como un
encabezamiento de un trmino gua, corresponde em-
plear sinnimos, o bien es necesario modificar los tr-
minos de entrada.
d) La palabra gua se encuentra en la clasificacin,
y en este caso volvemos al recurso idiomtico de los
sinnimos.
e) Si el trmino se encuentra con dos significados,
como un homnimo, empleamos sinnimos o buscamos
una nueva clasificacin.
f) El trmino no aparece y el ordenador lo rechaza
por no estar calificado; se debe revisar la clasificacin.
Es obligacin del archivero que trabaja con ndices
considerar estos aspectos que pueden llevar al rechazo
por los sistemas informticos y modificarlos o modifi-
car el sistema de manera que se vuelven aceptables.

Construccin de la
clasificacin

Cuando existen entradas suficientes como para ma-


nejar una cuestin clasificatoria, es necesario planifi-
carla en primera instancia, efectuar una clasificacin
externa. sta estar compuesta en primera instancia
tomando en cuenta los resultados anteriores, los si-
nnimos y algunos encabezamientos. No lo es todo, pero
por algo se empieza. Luego ser necesario efectuar la
lista de materias con encabezamientos ms amplios con
los cuales estarn asociados los trminos del ndice.
Los encabezamientos forman los elementos de la
clasificacin externa sobre la cual se puede conformar

282
la clasificacin interna. Ahora es cuando debemos exa-
minar cada trmino de la clasificacin.
Para cada encabezamiento, hay un grupo de tr-
minos de ndice asociados que pueden tratarse de si-
nnimos, de lo contrario son trminos subordinados.
A estas alturas, mediante la clasificacin, el ndice
se convierte en un solo cuerpo en el cual un cambio
afecta al ndice.
La clasificacin puede ampliarse en cada etapa
sucesiva cuando se necesite. Siempre que los temas
adecuados estn asociados con un solo encabezamien-
to podrn reagruparlos, y esto permitir cambios en
el nivel y muchas veces desaparecer o adicionar tr-
minos. Ya que ningn trmino puede agregarse al sis-
tema sin colocarlo en la clasificacin, tales adiciones
solamente pueden ocurrir despus de un escrutinio
de los siguientes, lo cual establecer su relativo valor
y asegurar la consistencia de la descripcin.83
En seguida vemos un ejemplo de ndice:

Datacin Clasificacin Trmino de ndice Ubicacin


Argentina Conversaciones anglo- 109
norteamericanas respecto a
Conversaciones anglo- 50-56
brasileras respecto a
Fronteras de 267
Reconocimiento de la 231
frontera
Situacin en 288
Actas Censo de produccin
Garantas de exportacin

83
Lionel Bell, B. A., op. cit.

283
LOS TESAUROS ARCHIVSTICOS

Introduccin

Como parte culminante de la indizacin, tenemos


al tesauro, compuesto en base a lenguajes estructura-
dos; en s, es un lenguaje elaborado por palabras se-
leccionadas sea de lenguaje natural considerado en
acpites anteriores o de lenguaje tcnico especfico de
las disciplinas, tcnicas y ciencias de las que se ocupa.
El tesauro se estructura y controla semntica y je-
rrquicamente por normativas generalizadas para cada
uno de los descriptores o trminos.
Cuando se utiliza la palabra descriptores hablamos
de la unidad ms pequea que compone el tesauro, cuan-
do utilizamos la palabra trmino nos referimos a la aper-
tura de un sistema clasificatorio. Se observa entonces
la doble utilidad del tesauro como clasificador y auxi-
liar descriptivo.
Para una mejor eficacia del empleo de los tesau-
ros, los descriptores se utilizan en base a conceptos.
Concepto como representacin simblica por medio
del lenguaje de una idea abstracta y general.
Es necesario entonces constituir conceptos en fun-
cin del lenguaje, permitindonos un mejor manejo
del lenguaje controlado.
La validez universal que se le da al concepto, se sus-
tenta en la aceptacin universal del signo lingstico
como elemento de comunicacin, es decir que debe exis-
tir una correspondencia entre el significado y el signi-
ficante, elementos que estn ntimamente ligados y no
arbitrariamente; si bien el signo se altera por distin-
tos factores como el tiempo, el uso, el desplazamiento

284
idiomtico es considerado como un fenmeno problem-
tico en el momento de realizar el lenguaje controlado.
Con mayor razn este fenmeno se presenta en los
lenguajes cientficos, tcnicos o disciplinarios. Para
dar una solucin a esta problemtica debemos partir
del principio de que la entidad lingstica existe slo
y cuando hay una asociacin ntima y recproca entre
el significado y el significante.
La unidad lingstica puede ser un signo arbitra-
rio cuando se le toma en forma aislada casa, no
ocurre lo mismo cuando se trata de analizarlo en su
contexto arquitectura, urbanismo, economa.
En la clasificacin documental el concepto adquie-
re una jerarquizacin apropiada de acuerdo con el con-
texto que lo rodea, es decir de aquello que le antecede
y le precede, dejando de ser el concepto arbitrario.
Asimismo cada uno de los descriptores es un compo-
nente de un sistema solidario, adquiriendo un valor
intrnseco ante la presencia de otros valores descrip-
tivos. As tenemos que ...la primera funcin del con-
cepto es la de describir los objetos de la experiencia a
fin de permitir su reconocimiento. La segunda funcin
del concepto es la econmica, a esta funcin est liga-
do el carcter de clasificador del concepto mismo. La
tercera funcin del concepto es la de controlar los da-
tos de la experiencia de tal manera que se establezcan
entre ellos relaciones de naturaleza lgica. Un con-
cepto cientfico sobre todo, no se limita por lo comn
a describir y clasificar los datos empricos, sino que
posibilita la derivacin deductiva de ellos. Una cuarta
funcin del concepto, considerada actualmente como
fundamental en las ciencias fsicas, es la de previsin,
por ella el concepto de organizador, de los conceptos

285
cientficos que no representan, ni describen una cosa,
son los modelos o conceptos matemticos, como ter,
campo (fsica), etc..84

Estructuracin de tesauros.
Tcnicas de compilacin

Tal como hemos estudiado en los lenguajes, la com-


pilacin se puede realizar en forma precoordinada o a
priori y poscoordinada o a posteriori, dada la particu-
laridad terminolgica que adquiere cada uno de los
archivos.
Lo ideal en el trabajo de los tesauros sera combi-
nar ambas formas de compilacin, lo cual asegurara
una mayor eficacia y precisin en la que utilizamos un
repertorio especializado con mayor precisin cientfi-
ca al emplear modismos o regionalismos, sobre todo
en aquellas disciplinas en evolucin como las que com-
ponen las Ciencias de la Documentacin.
Al utilizar un lenguaje poscoordinado, extraemos
un lenguaje documental que nos da ms utilidad den-
tro del sistema en el cual se desarrolla el tesauro.
Si bien sabemos que los archivos presentan carac-
tersticas propias, el empleo objetivo de cada uno de
los archivos variar la funcin clasificatoria, haciendo
resaltar algunos aspectos mientras que otros sern
tratados forma general, pero prestarn utilidad den-
tro del objetivo principal de la Archivologa que es el
de generalizar su lenguaje y metodologa.

84
Currs, Emilia, op. cit.

286
El tesauro nos dar a conocer el carcter de uni-
versalidad o parcialidad de algunos de sus elementos.
Los tesauros presentan un contexto terico deno-
minado campo semntico, en el que se ubican las pri-
meras divisiones clasificatorias sobre el tema que se
trata, lo que correspondera a los denominados gru-
pos compuestos por subgrupos, etc., tal cual se analiza
en la clasificacin y ordenacin documental, tratados
por la Archivologa; determinando una jerarquizacin
de acuerdo con la propia estructura organizativa que
representa.
Hay que considerar que no todas las divisiones tie-
nen igual cantidad de trminos, muchas veces una divi-
sin puede constituir un solo descriptor, la consistencia
en este caso de un tesauro se debe a que cada uno de
los descriptores o trminos han sido elegidos y selec-
cionados con un mismo criterio.
Lo especfico es comprobable mediante la utilidad
para la recuperacin de la informacin.
La construccin del tesauro est regida por nor-
mas universalmente aceptadas que le dan la validez
de su estructura lgico-conceptual.
En acpites anteriores hemos mencionado los aspec-
tos de la sinonimia y de la polisemia que, eficazmente
controladas, evitan una dispersin conceptual del ma-
terial clasificado, tanto en la entrada como en la recu-
peracin de la informacin.
Las relaciones paradigmticas desde lo general a lo
particular mtodo deductivo otorgan al tesauro
una flexibilidad adecuada.

287
Reglas de construccin

Controles semnticos

Los controles semnticos son los mismos que usa-


mos para la confeccin de los ndices, con la diferencia
de que en aqullos trabajamos con estructuras lgico-
conceptuales:
Controles de sinnimos. Se establecen referen-
cias cruzadas de descriptores utilizados en el rea o
regin hacia descriptores de utilizacin universal, em-
pleando las abreviaturas UP usado por y US.
Ejemplo:

Anlisis de documentos
US anlisis de informacin
Anlisis de informacin
UP anlisis de documentos

Control de polisemia. Para evitar una confusin


en el contexto del trmino empleado, se aadir un
modificador al descriptor seleccionado para cada caso
especfico:
a) Para determinarlo, se coloca un sustantivo en-
tre parntesis, ejemplo:

Identificacin (Psicologa)

b) Para calificarlo, se utiliza un sustantivo pospues-


to, ejemplo:

Mtodo: educacional

288
c) Para explicar mejor la conceptualizacin se em-
plean las notas de alcance, siempre y cuando las ante-
riores opciones no sean claras y precisas. Ejemplo:

Cooperacin gubernamental
NA Cooperacin entre gobiernos provinciales de la regin
en este caso se utiliza para restringir el uso.
Incapacidad
NA Incapacidad permanente de realizar trabajos por esta-
do patolgico en este caso se utiliza para definir el uso del
trmino
Horario
NA Aplicado al horario general de trabajo para explicar
los diferentes usos que pueden ser vlidos

Asimismo se utilizan las reglas de ndole general


empleadas en la indizacin.
Otras reglas de ndole general que son utilizadas
en la indizacin son:
a) Suprimir artculos y preposiciones en el inicio
de cada descriptor o trmino.
b) Es preferible utilizar sustantivos y verbos en in-
finitivo. Ejemplo:

Ordenacin [no ordenar]


Clasificacin [no clasificar]

c) Es preferible utilizar el plural para trminos ge-


nricos. Ejemplo:

Documentos

d) Es preferible utilizar el singular para trminos


especficos. Ejemplo:

Correspondencia [trmino genrico (tg) documentos]

289
e) Normalmente se deben utilizar abreviaturas,
siempre y cuando estn generalizadas con el uso coti-
diano. Ejemplo:

ONU, OEA, Unicef, Unesco

f) Hay que escoger los trminos directos y no los


invertidos. Ejemplo:

Planificacin del archivo [y no archivo planificacin del]

Reglas de complementacin

Las reglas de complementacin de la estructura


mencionada de un tesauro son correspondientes a sus
relaciones paradigmticas.
Hablamos de paradigmtico en las relaciones que
existen entre elementos lingsticos como un conjun-
to virtual de elementos que pueden aparecer en un
mismo contexto y en un mismo lugar.
Relaciones jerrquicas. Las relaciones jerrqui-
cas sealan aquellas de subordinacin entre conceptos.
a) De gnero a especie. Ejemplo:

Documentos [trmino genrico].


Carta [trmino especfico.(te)]

b) Del todo a una parte. Ejemplo:

Archivologa
te: Archivos

Relacin tangencial. Rene conceptos relaciona-


dos pero no con una relacin genrica. Puede decirse

290
que se aplica el carcter transitivo de subordinacin
integral. Por ejemplo:

Archivos
Pblicos. [Trmino relacionado:(tr)]

Estos trminos tienen su reciprocidad expresados


inversamente.
Cuando estas relaciones se encuentran bien cons-
truidas no existen problemas para la recuperacin de
informacin. Inclusive pueden evitarse errores de afi-
nidad, con los agregados de niveles de precoordina-
cin, por ejemplo:

Experiencia laboral
tg1. Formacin archivstica
tg2. Formacin
tg3. Profesin
tg4. Profesionalizacin
tg5. Prctica profesional

Este tipo de recursos aumenta el tiempo de bs-


queda, es por ello que para utilizar tesauros en la recu-
peracin de la informacin se recomienda incrementar
la precoordinacin, evitando relacionar trminos que
no se encuentran relacionados con los documentos
clasificados.

Clasificacin de los tesauros

Al igual que todos los auxiliares descriptivos utili-


zados en el archivo, los tesauros tambin son suscep-
tibles de clasificacin, lo que depende de cmo se van
aplicando las reglas antes enunciadas.

291
Algunos de los tesauros ofrecen una mayor precoor-
dinacin, otros en cambio, campos muy amplios cuando
se ocupan de materias de alcance y magnitud bastan-
te grandes, o interrelacionan disciplinas que se en-
cuentran cercanas.
Cuando se trata de tesauros especializados o centra-
lizados la precoordinacin ser mayor, asegurando ser
ms especficos y precisos en el vocabulario utilizado.
Cabe hacer una distincin clasificatoria, entre ma-
crotesauros y microtesauros.
Los macrotesauros son aquellos que se ocupan
de interrelacionar disciplinas cercanas. En Archivolo-
ga podramos hacer un macrotesauro relacionando
por ejemplo: Administracin, Historia, Paleografa y
Grafstica, es decir, todas aquellas disciplinas que se
incorporan en la rama archivstica.
Los microtesauros se refieren a una disciplina,
requieren un mayor desarrollo clasificatorio, adems,
permiten compatibilizar entre sistemas.
Lgicamente, para utilizar un tesauro debern ana-
lizarse las factibilidades del sistema de informacin
en que se aplicar, considerando las alternativas que
se presenten.

Tcnicas de acceso
a los trminos del tesauro

Como hemos visto, el tesauro es un vocabulario es-


tructurado y controlado por normas o reglas dictadas
para su construccin y por el paradigma lingstico de
la disciplina o conjunto de disciplinas, a las cuales est
referido.

292
En la definicin de tesauro hemos observado:
a) Vocabulario estructurado y controlado por nor-
mas o reglas dictadas para su construccin.
b) Paradigma lingstico de la disciplina o conjun-
to de disciplinas a las cuales est referido paradigma
lingstico como conjunto virtual de elementos que pue-
den aparecer en un mismo contexto y en el mismo lugar.
c) Conjunto estructurado del lenguaje natural o len-
guaje cientfico estudiado con anterioridad en ndices.
d) Estructura de trminos con una fuerte carga se-
mntica que es capaz de describir el contenido de los
documentos.
Existen trminos innecesarios para la descripcin
del contenido sustantivo, pero que colaboran en la loca-
lizacin al objetivo principal del archivo; stos tienen
significado tanto en forma espacial como temporal del
documento, pueden ser los mismos tipos documentales,
nombres de instituciones, consideradas como autores
corporativos, lugares geogrficos o distintos compo-
nentes de una institucin. Estos trminos forman parte
de los ndices o anexos, por ejemplo apndices estruc-
turales de la administracin, ndices de instituciones,
ndice de poder ejecutivo, de organizaciones provin-
ciales, nacionales, internacionales, etctera.
Estos ndices permiten la rpida recuperacin de
informacin en los casos de requerimientos de trmi-
nos clasificatorios, que complementan a los descripto-
res ms especficos a la vez que no se constituyen como
una pertenencia especfica de la disciplina correspon-
diente al documento.
La Archivologa presenta muchos aspectos sobre
el tema de relacin, la administracin generalmente
funciona en base a la relacin que tiene con otras ad-

293
ministraciones donde estos ndices permiten y apo-
yan una rpida recuperacin de la informacin.
Asimismo, muchos ndices constituyen una valio-
sa ayuda para justificar la utilizacin de los descrip-
tores. Algunos tesauros se elaboran en funcin de los
auxiliares descriptivos del mismo archivo.
Estos ndices se relacionan con trminos permu-
tados, con la divisin en el campo semntico, son ndi-
ces analticos y grficos flechados, ejemplos:
Los tesauros de educacin de la Unesco estn ge-
nerados por computadora por un sistema facilitado
por la OTI. Este tesauro est compuesto por:
a) Una lista por campos semnticos codificada, nu-
mrica y analticamente.
b) Un cuerpo por orden alfabtico con las relacio-
nes jerrquicas y administrativas.
c) Una lista de trminos que componen la subfa-
ceta y una lista rotada de trminos.
El tesauro de formacin personal elaborado por
CINTEREOR presenta:
En el volumen primero de clasificacin:
a) Campo semntico clasificado.
b) Un cuerpo ordenado por grupos semnticos cla-
sificados donde se presentan adems los trminos con
sus relaciones jerrquicas y administrativas.
En el volumen segundo:
a) Un ndice espaol KOOC.
b) Un ndice ingls KWOC.
c) Un ndice geogrfico en espaol y en ingls.
El tesauro ERIC, realizado por computadora en Ari-
zona, posee un software apropiado para tal efecto, ade-
ms, controla la frecuencia de utilizacin de trminos
que le permiten dar de baja a algunos que se encuen-

294
tran sin utilizacin; da el alta a otros trminos que van
apareciendo, permitiendo una actualizacin constan-
te y despus de un perodo de prueba o consolidacin
en la estructura general. Los ndices son:
a) De nuevos descriptores por orden alfabtico y
sin relaciones.
b) De descriptores dados de baja sin relaciones.
c) ndices descriptores dados de baja en el uso, no
en el sistema.
d) ndices descriptores dados de baja en el siste-
ma, es decir borrados.
e) Una lista alfabtica de descriptores con relacio-
nes jerrquicas.
f) Un ndice KWTC de trminos rotados.
g) Un ndice KWTC.
h) Un ndice de clasificacin por facetas o semntico.
El tesauro de Psicologa, realizado en la Universi-
dad de Buenos Aires, Facultad de Psicologa, es total-
mente manual, lo mismo que su aplicacin. Sirve a la
confeccin de catlogos de fichas de la Biblioteca de la
Facultad de Psicologa de la Universidad de Buenos
Aires, presenta la parte semntica, orden de campo
semnticos codificados con letras y nmeros, y anal-
tico; la parte alfabtica, orden alfabtico de descripto-
res con sus relaciones jerrquicas y asociativas, y un
apndice de actualizacin parte sistemtica y parte
alfabtica con las relaciones ya especificadas.

La clasificacin por medio


de descriptores

La indizacin se constituye tambin como mtodo


clasificatorio, como lo hemos observado anteriormen-

295
te. El fin de una clasificacin es permitir una bsqueda
ms eficaz comn a todos los auxiliares descriptivos,
localizar un documento tratado por mtodos manua-
les o automatizados.
Como fin secundario consideramos permitir orga-
nizar ndices de todo tipo clasificados por los trmi-
nos empleados.
El mtodo de anlisis de documentos es la tarea ms
importante al asignar palabras o descriptores para re-
presentar el contenido y su ubicacin en la clasificacin.
El anlisis documental realizado a comienzos de
este trabajo, expone las distintas formas de ir dilucidan-
do la importancia del documento. Fundamentalmen-
te, el mtodo bsico de nuestro trabajo ser interrogar
al documento, en ese interrogatorio debemos respon-
der a interrogantes como: Cules son las nociones que
merecen atencin en funcin del usuario? Cules son
las nociones que deben retenerse en funcin de la uti-
lidad futura?
Volvemos a la demanda de informacin: Cules
son los trminos asignados a otro documento? Cu-
les seran los trminos que podran asignarse antes
de elegir crear otro nuevo?
Analizar el documento en el caso de la Archivolo-
ga, es analizar los tipos documentales en todas sus
partes; dentro de ello asignar descriptores para nor-
malizar el lxico, que normalmente tenemos analizado
por la tipologa, para normalizar la informacin entre
los diferentes documentos relativos a un mismo tema
o disciplina.
Objetivamente debemos llegar a un grado espec-
fico, a travs de un anlisis crtico sobre la utilizacin
de trminos generales y especficos, y sobre todo, ha-

296
cer un anlisis exhaustivo constituyendo el grado de
clasificacin. Gracias a esto, la descripcin de conte-
nido informativo reconoce el total de conceptos indi-
zables para no perder la pertinencia.
Tomando en cuenta adems que debe existir:
a) Imparcialidad de la clasificacin.
b) Veracidad sobre el contenido del documento.
c) Multiplicidad en la eleccin de trminos en fun-
cin del usuario.

Listas de encabezamientos
y tesauros

La tipologa documental es por excelencia un siste-


ma de clasificacin de la Archivologa. Esta tipologa
aplicada a un tesauro nos demuestra la multiplicidad
de facilidades que nos posibilita el manejo de una ti-
pologa adecuada, y al mismo tiempo, genera una lista
normativa, donde los descriptores o trminos prefe-
renciales de un tesauro son precisamente aquellos que
pueden y deben ser utilizados para la clasificacin y
por su propia relacin para la recuperacin de la in-
formacin.
En la tipologa documental, un trmino contiene
otro en forma sucesiva, hacindose especfica la clasifi-
cacin en relacin con los dems, generando categoras
de listas normativas basadas en el lenguaje natural,
que son:
Los encabezamientos por materia. Hemos ob-
servado a travs de una serie de realizaciones descrip-
tivas, que el nombre asignado a un tipo documental
conlleva el tema o gran parte de la materia que implica
el documento, pero que no representa las estructuras

297
jerrquicas que se requieren para la clasificacin de las
ideas contenidas en estos documentos.
Su representacin, podramos decir entonces, es
lineal dentro del sistema, establecindose una rela-
cin de vase o vase adems.
En los documentos archivsticos, los conceptos no
son lineales sino multidireccionales, es decir que hay
una multiplicidad de relaciones implcitas entre los
conceptos que se mencionan, dada la multiplicidad de
relaciones que tiene una institucin con otras, y que
no pueden ser contempladas en su totalidad dentro
de un sistema lineal.
El sistema multidimensional de un tesauro es ideal
para la clasificacin documental.
En el ciclo del almacenamiento y recuperacin de
informacin no interesa tanto la modalidad empleada
por sistema elegido, sea ste manual, mecnico o au-
tomatizado, sino aquellos factores intelectuales que
intervienen en la clasificacin y bsqueda de informa-
cin; se destaca entonces lo que interesa saber en pro-
fundidad: las funciones conceptuales y las formas en
que se relacionan dentro de un lenguaje documental.
As tenemos por tipologa documental, resolucio-
nes de gobierno, ministeriales, de direcciones, etc. En
lista de encabezamientos de material tendremos rela-
ciones cruzadas y relaciones en un solo sentido, por
ejemplo,

Educacin
Ministerio
Vase Cultura
Direccin

298
En la relacin cruzada sera:

Cultura
Direccin
Vase adems Educacin

El tesauro genera jerarquizaciones y relaciones di-


rectas, as tenemos:

Administracin Pblica
te Administracin de la Salud

Aparte:

Administracin de la Salud
te Servicio de Salud
tr Salud

Corresponde entonces primero definir el concepto


y a partir de l, establecer trminos y relaciones aso-
ciativas y jerrquicas, tomando en cuenta siempre el
valor semntico de la entidad lingstica.
Otro recurso que puede posibilitar un aprovecha-
miento de la clasificacin tanto ms en la recupera-
cin de informacin, es la coordinacin entre conceptos.
Hemos hablado de ndices precoordinados y poscoordi-
nados, entonces tenemos la precoordinacin y la pos-
coordinacin, ejemplo:

Capacitacin
de archiveros
de tcnicos

299
La precoordinacin se realiza con la clasificacin
en la operacin de archivo, hay menor amplitud en la
bsqueda y mayor especificidad en la recuperacin.
En la poscoordinacin tenemos un almacenamiento
de informacin del equipo, hay una mayor amplitud de
bsqueda y menor especificidad de recuperacin. En
una lista de encabezamientos de materias existe una
mayor precoordinacin, pero que no tiene posibilidad
del trmino relacionado.
Los tesauros estn previstos para sistemas pos-
coordinados, y tienen una posibilidad de trmino re-
lacionado que le agrega elasticidad al sistema.
Cuando hablamos de tesauros muy especializados,
la precoordinacin ser mayor, se logra una mayor es-
pecificidad, y es ms preciso el vocabulario que inter-
viene en l.

LAS GUAS ARCHIVSTICAS

Introduccin

Las guas son instrumentos de investigacin en los


archivos, que prestan una gran utilidad cuando se trata
de:
a) Conjunto de archivos de una institucin.
b) Archivos voluminosos.
c) Instituciones archivsticas.
d) Conjunto de archivos de una regin o un pas.
e) Temas concretos de documentos elegidos:
1. Por su naturaleza.
2. Por el tema de investigacin.

300
Las guas tienen el propsito de servir como ins-
trumentos de trabajo, consecuentemente son prcticas
y operativas. No son tratados que exponen problemas
tericos, tampoco son manuales que ensean cmo se
resuelven problemas de trmites e investigacin.
Las guas se proponen facilitar la labor de los usua-
rios, profesionales, investigadores, que deben prepa-
rar la informacin necesaria a fin de que, los planes,
proyectos y tesis, se sometan a la decisin, con un gra-
do aceptable de seguridad de haber incluido los prin-
cipales elementos de juicio. Se procura perfeccionar
el propsito de uso de los recursos informativos.
La gua es un documento a travs del cual se orien-
ta o conduce hacia un objetivo sealado, en este caso,
los documentos.
Est destinada al uso del investigador y es un dis-
curso dividido en secciones. Cada seccin est dividi-
da en:
a) Encabezamiento.
b) Bosquejo.
c) Apuntes.
El encabezamiento contiene:
a) Nmero de seccin.
b) Tema.
c) Mtodo.
d) Tiempo.
e) tiles y equipo necesario.
f) Personal a utilizarse.
g) Medios auxiliares de exposicin.
h) Referencias bibliogrficas y documentarias.
El bosquejo debe contener:
a) Temas principales.
b) Subtemas.

301
Los apuntes son el desarrollo del archivo.
Creemos igualmente que cuando ms detallado es
el bosquejo menos extensos pueden ser los apuntes.
La gua estar integrada por diversos captulos que
son las diferentes lecciones del programa. Toda sec-
cin debe comenzar con un sumario, debe seguir con
el aspecto central y terminar, preferentemente, con
conclusiones sobre lo planteado.
Si es ms breve, menos exigente, ms sinttica, con-
cretamente orienta al usuario pero no tendr todos los
aspectos relacionados con los temas tratados sino ms
bien el bosquejo de los mismos a travs de sus gran-
des lneas.
Si bien existen modalidades diferentes en cuanto
a las estructuras de la informacin, las guas en estos
casos son una salvedad, se limitan a ensear la orga-
nizacin y presentacin de la documentacin estudia-
da como para tomar decisiones sobre la realizacin de
investigaciones efectivas.
La organizacin masiva de los contenidos documen-
tales, pueden generar problemas inclusive contando
con inventarios y catlogos, tanto para el archive-
ro como para los investigadores, estos ltimos requieren
con mayor fundamento de una informacin sustancial
del archivo en el cual piensa realizar una investiga-
cin o en los archivos que puedan tratar un determi-
nado tema. Son evidentes los problemas al elaborar
una gua, sin embargo en la exposicin de los conteni-
dos, se espera llegar a un equilibrio entre el extremo
de la generalidad, que la hace intil, y el detalle exce-
sivo que sera incompatible con la intencionalidad de
la gua.

302
Es algo ms que una simple lista de comprobacin
y control de los documentos. Se utiliza como una he-
rramienta que trata de explicar el significado de cada
asiento descriptivo y aclarar ciertas connotaciones de
determinados tipos documentales. La gua trata a la
informacin con un enfoque que hace aplicable a los
problemas mltiples que plantea la presentacin de
todo tipo de investigaciones, de usarse con flexibilidad
y sentido prctico, orientando al usuario y logrando un
fcil anlisis y evaluacin.
Las guas tienen varias entradas para dilucidar la
informacin, y para satisfacer la necesidad de infor-
mar a los usuarios sobre la totalidad del contenido de
los documentos y de los servicios del archivo, propor-
cionndoles una orientacin general. Debe tomarse
en cuenta que los procesos refinados de acumulacin
y recoleccin de informacin, tienden a efectuarse por
equipos electrnicos de ordenacin.
El archivero es un intermediario entre el investi-
gador y el documento, al realizar una gua del archi-
vo, deja establecido un camino, un mtodo que ensea,
dirige, conduce y encamina al investigador a puerto
seguro.
Cuanto ms elaborada es la gua, tanto mejor po-
dr el usuario y el investigador manejar estructuras
de informacin, de manera simple y rpida.
Toda gua, por su carcter propio, presenta algu-
nas limitaciones:
a) No abarca necesariamente la solucin de proble-
mas propios de cada investigacin. En la gua, algunos
problemas pueden ser mencionados pero slo cuando
es indispensable, sobre todo en la identificacin de de-
terminados grupos documentales.

303
b) No se pretende tampoco ofrecer tratamientos
exhaustivos que prevean soluciones a los problemas
dentro de la amplitud temtica. Posiblemente sea ne-
cesario realzar definiciones para una mejor compren-
sin de sus contenidos.
c) El lenguaje empleado en toda gua, debe ser lla-
no y general, pero si los temas son pocos o la gua es
especfica, el lenguaje debe utilizarse en funcin del
tema abordado.
d) La gua no trata a la informacin como unida-
des temticas dirigidas a campos especficos.
Uno de los problemas principales para la elabora-
cin de las guas consiste en la situacin legal de la
accesibilidad documental, las guas requieren que el
archivo cuente con un conocimiento legal sobre cu-
les son los documentos accesibles y de curso para los
investigadores.
Las guas pueden ser para el investigador o para
los usuarios, un documento a travs del cual se orienta
o conduce la fundamentacin de sus trabajos en inves-
tigaciones, tanto en el plano cientfico como en el per-
sonal propio.
Investigaciones. Bsicamente la gua est desti-
nada al investigador especializado en determinados
temas; principalmente son:
Administrativas. Los archivos constituyen todo un
cuerpo administrativo de la informacin al servicio de
las instituciones.
Es evidente entonces que los lmites eventuales apli-
cados a la comunicacin de los documentos slo afec-
tan temporalmente a stos y a la entidad productora.
Teniendo en cuenta que la aplicacin de las tcni-
cas documentales en los archivos determinan las ca-

304
ractersticas principales de la gua, efectuando la re-
constitucin de un orden metdico de conformidad con
un organigrama administrativo y no una presentacin
de documentos segn el orden de las signaturas, el modo
de clasificar los documentos condiciona la organiza-
cin de la gua.
Personales. Realizadas por una persona, para de-
fender un derecho, realizar investigaciones temticas,
o de inters privado, etctera.
Cientficas. Constituyen una categora de indaga-
ciones realizadas por un investigador o un equipo de
investigadores con una finalidad cientfica.
En estas situaciones, la gua se convierte en todo
un discurso dividido en secciones.
Cada seccin est subdividida en:
a) Encabezamiento, que contiene:
1. Tema.
2. Mtodo.
3. Tiempo.
4. tiles y equipo necesario.
5. Personal a utilizarse.
6. Medios auxiliares de exposicin.
7. Referencias bibliogrficas y documentarias.
b) Bosquejo, que contiene:
1. Temas principales.
2. Subtemas.
El encabezamiento y el bosquejo constituyen el plan
estructural del desarrollo de la investigacin.
c) Apuntes.
Los apuntes sern el desarrollo del plan.
A su vez, a lo largo del desarrollo de la gua es ne-
cesario utilizar el sistema de preguntas. stas deben
tener una finalidad comprensible, dar nfasis a un pun-

305
to y exigir una respuesta definida. Las preguntas tam-
bin deben prepararse previamente y constituir par-
te de la gua.
Creemos a su vez, que cuando ms detallado es el
bosquejo menos extensos pueden ser los apuntes.
La gua archivstica es integrada por diversos ca-
ptulos que son las diferentes secciones del programa
descriptivo. Es conveniente que toda seccin comience
con un sumario, seguido del aspecto central y termi-
ne, preferentemente, con conclusiones sobre lo plan-
teado. Debe ajustarse al tema dispuesto sin excederse
del mismo, evitando en lo posible abundar en detalles
superfluos.
Si es ms breve, menos exigente, ms sinttica, ser
ms concreta la gua que orienta al usuario, pero no
tendr todos los aspectos relacionados con los temas
tratados, sino ms bien el bosquejo de los mismos a
travs de sus grandes lneas.
La gua es, pues, un instrumento de investigacin
que ofrece un panorama general de los conjuntos de
los documentos archivados a los que est dedicada, ge-
neralmente divididos por fondos o series y completados
mediante una exposicin cronolgica de la adminis-
tracin productora y la lista de los correspondientes
instrumentos de investigacin.85
La gua es una visin panormica de los fondos do-
cumentales con las aclaraciones necesarias para una
buena comprensin de los contenidos documentales.
Este auxiliar descriptivo es el resultado de la prc-
tica que se remonta a 1867, con el Inventaire gnral

85
Tanodi, Aurelio, Inventarios, catlogos e ndices, Crdoba, CIDA,
1978.

306
sommaire des Archives de lEmpire, y a 1891, con el
Etat sommaire par sries des documents conservs aux
Archives nationales.86
La redaccin de una gua es la resultante y prolon-
gacin de gran nmero de factores histricos, admi-
nistrativos y de tcnicas de archivo. Si bien es ideal y
prioritaria la elaboracin de una gua de los archivos
de Amrica, resulta algo utpico mientras no se solu-
cionen los problemas generales de cada regin.
Existe la tendencia general de enumerar los siguien-
tes tems en las guas:
El archivo a describir. Comenzando por:
La historia del archivo, narrada en funcin de los
documentos.
La legislacin. Sobre todo en lo concerniente a la
gestin documental para almacenamiento de documen-
tos del archivo descrito, o cmo llega la documenta-
cin al archivo.
Algunos archivos, como los espaoles, colocan ge-
neralmente la fotografa del edificio, planos y horario
de atencin. Conviene saber si hay un sistema integra-
do de archivos.
La reglamentacin de acceso. Se sugiere incluir:
a) Bibliografa que exista sobre el archivo.
b) Servicios de reprografa, microfilme, fotocopias,
etctera.
La institucin productora de los papeles. Si es pbli-
ca conviene poner la ley de creacin y el nombre com-
pleto de la institucin.

86
Tanodi, Aurelio, Inventarios

307
La institucin productora. Comenzando por:
La historia de la institucin, breve y concisa, en re-
lacin a la produccin documental. Destacando la im-
portancia de la institucin.
La bibliografa de la institucin. Si es entidad pri-
vada hay que mencionarla.
Sistema adoptado en la recoleccin de datos. Se
detalla el sistema empleado.
Metodologa empleada en el asiento de datos.
Detallar los criterios empleados para la descripcin
de los asientos de los auxiliares descriptivos incluidos
en la gua. Es preciso que no queden cosas supuestas. En
la explicacin del catlogo incluiremos una diagnosis.
Auxiliar descriptivo de la gua. Teniendo en cuen-
ta que la gua es una visin ordenada de los distintos
fondos que hay, la redaccin de los distintos auxilia-
res se realizar suprimiendo el encolumnado o evitan-
do encerrarlo por lneas. La ordenacin de los fondos
y grupos documentales entre s siguen siendo vlidas.
La gua archivstica no sustituye a otros auxilia-
res descriptivos como los inventarios y catlogos, ni
suple la carencia de stos.
La redaccin de una gua no implica labores de in-
ventarios previos, ya que su carcter es bsicamente
descriptivo.
Toda gua tiene componentes permanentes que
son aquellos datos sometidos a actualizaciones peri-
dicas. Al igual que todos los auxiliares descriptivos
estudiados hasta ahora, y siguiendo el mismo modelo
la gua se estructura en tres partes principales:
a) Captulos introductorios.
b) Reseas descriptivas de los fondos y colecciones.
c) Apndices.

308
Captulos introductorios

Compuestos normalmente por:


Introduccin. Llamada tambin liminar por en-
contrarse al comienzo,87 se refiere nicamente a las
causas que motivaron la redaccin del auxiliar des-
criptivo; normalmente se constituye por:
a) Exposicin de su gnesis.
b) Introduccin general, donde se expone el origen
y la historia de los documentos, su lengua y escritura,
su modo de clasificacin y su accesibilidad.
c) Antecedentes.
d) Finalidad y evolucin de la gua.
e) Caracterizacin y estructura de la gua.
f) Autores, con la mencin de las especialidades y
trabajo que cada uno cual ha realizado para la elabo-
racin de la gua.
g) Glosario de trminos tcnicos o especializados
utilizados.
ndices. El ndice, tanto del trabajo como los n-
dices descriptivos, son partes esenciales de la gua. El
ndice de la gua debe reflejar la estructura completa, a
fin de dar un concepto cabal de los alcances del trabajo.
Debemos considerar en todo caso ndices alfabti-
cos de:
a) Personas, en tipografa versalita.
b) Lugares, en tipografa bastardilla.
c) Materias, en tipografa redonda.
d) Fondos documentales y subdivisiones.
e) Colecciones.

87
Tanodi, Aurelio, Inventarios

309
f) Auxiliares descriptivos. El trmino fichero no
designa ningn auxiliar descriptivo, pues se trata de
un soporte.
Informacin prctica. Para este captulo se re-
quiere un anlisis de los procedimientos del archivo,
de manera que al volcarlos a la informacin de la gua
expongan los servicios del archivo, as como las condi-
ciones de la investigacin. Los subacpites de este ca-
ptulo son:
Domicilio del archivo. El domicilio o los diferen-
tes domicilios cuando se trata de archivos en varios
depsitos o cuando la gua trata de varios archivos; di-
reccin, postal y telegrfica, telfono, das y horas de
apertura al pblico, fechas de cierre anual y das fe-
riados especficos.
Condiciones del servicio. Formalidades que deben
cumplir los usuarios, sean investigadores nacionales
y extranjeros; condiciones de inscripcin, cuando exis-
te un registro de investigadores; documentacin jus-
tificativa que se debe presentar; derechos eventuales
que haya que abonar; la tarjeta de lector; etc., es de-
cir, todo lo relativo a la organizacin de la comunica-
cin documental.
Recursos logsticos. Se incorpora toda la informa-
cin que permita dar a conocer al usuario las diversas
facilidades logsticas que pueden disponer: copias cer-
tificadas, fotocopia, tarifas, microfilmacin y copias
fotogrficas, venta de instrumentos de investigacin
no publicados, biblioteca accesible a los investigado-
res, particularidades de la sala de lectura: utilizacin
de ordenadores, procesadores de imagen, mquinas de
lectura de microfichas, posibilidad de trabajar en gru-
po, etctera.

310
Informacin por correspondencia. Posibilidades y
limitaciones reglamentadas del archivo cuando existe
este servicio.
Accesibilidad documental. Indicacin de la legisla-
cin y reglamentacin relacionadas con el uso y bene-
ficio de los documentos. Se enumeran, las categoras
generales de documentos; las reglas especficas de cada
fondo se exponen en cada fondo.
Procedimiento de solicitudes. Indicaciones sobre
las distintas modalidades para la solicitud de docu-
mentos de acuerdo con las condiciones del usuario.
Trmites que hay que cumplir, fichas que completar,
reglamentacin de prstamos al exterior del archivo
y limitaciones.
Auxiliares descriptivos. El archivo adecuadamen-
te llevado cuenta con auxiliares descriptivos de los
fondos, colecciones, biblioteca, hemeroteca, publica-
ciones documentales, investigaciones realizadas, que
en l se conservan; se detallarn entonces todos estos
aspectos que pueden ser de utilidad para el usuario y
el investigador. Los impresos se presentan conforme
a las reglas bibliogrficas convencionales.
Organizacin de consultas. Es necesario tener un
subacpite sobre aspectos como:
a) Auxiliares descriptivos a disposicin del usuario.
b) Biblioteca.
c) Servicio de informacin.
d) Publicaciones del archivo.
e) Fichero de investigaciones.
f) Centro de documentacin.
g) Servicios culturales.
h) Servicios educativos.
i) Cursos de capacitacin archivstica.

311
j) Servicios de museo y fotografa, etctera.
k) Condiciones de la investigacin.

El servicio del archivo

Este segundo captulo, de carcter ms descriptivo,


est destinado a informar sobre los distintos servicios
del archivo y los fondos encomendados a su custodia.
Su concepcin permite hacer referencia histrica del
pas, provincia o institucin como contexto del desa-
rrollo archivstico. La clasificacin de los documentos
dentro de los fondos y series est condicionada por la
divisin de las circunscripciones administrativas. Este
captulo tambin est compuesto por subttulos:
Alcance jurisdiccional. Conviene dar una exposi-
cin geogrfica e histrica que precise la jurisdiccin
territorial y sus eventuales modificaciones, y resuma
cronolgicamente los puntos esenciales de la historia
administrativa del rea.
Evolucin del archivo. Marcar los aspectos im-
portantes de la evolucin de los archivos que se tratan:
a) Intentos de descripcin colectiva.
b) Proyecto inicial y desarrollo de las labores.
c) Distribucin y periodizacin de los fondos.
d) Orden de los fondos dentro de los perodos his-
tricos.
e) Subdivisiones de los archivos no pblicos.
f) Encabezamiento de los fondos.
g) Contenido.
h) Datacin.
i) Auxiliares descriptivos.
j) Series.
k) Bibliografa.

312
l) Orden topogrfico.
m) Anexos.
n) ndice.
o) Observaciones.
p) Traslados y clasificaciones sucesivos que han
tenido lugar.
q) Eliminaciones fortuitas o sistemticas, men-
cionando las categoras principales de los documentos
afectados.
r) Seleccin de muestras, indicando el mtodo em-
pleado en el muestreo.
s) Microfilmacin de sustitucin.
Procedencia de los documentos. Definir la pro-
cedencia de los documentos de acuerdo con los prin-
cipios archivsticos, indicando en lo posible su lugar
exacto en el organigrama de su procedencia.
Bibliografa general. Cuando el archivo cuenta
con es aspecto.
Bibliografa sobre el archivo. Compuesta por
aquellas obras relativas al archivo, o aquellas que fue-
ron realizadas merced a los documentos del archivo.

Descripcin general

Para su redaccin se recomienda utilizar el mto-


do deductivo de clasificacin, de lo ms amplio a lo ms
pequeo, es decir: fondos, grupos y subgrupos, series,
e incluso por temas, respetando los principios de pro-
cedencia, pertenencia y orden original.
Descripcin del fondo. El fondo abarca un con-
junto de documentos producidos por un organismo, el
mismo que terminolgica y funcionalmente puede des-
componerse en grupos y subgrupos, unidades corres-

313
pondientes a la produccin de unidades administrati-
vas subordinadas a una institucin. Para una mejor
descripcin incorporamos:
Descripcin de la entidad productora:
a) Denominacin.
b) Historia.
c) Bibliografa.
d) Fechas lmite.
e) Importancia material.
Descripcin de cada subdivisin del fondo:
a) Contenido del fondo, que constituye el objeto
real de la gua.
b) Sealizacin sucinta de cada fondo.
Denominacin del fondo. Si respetamos el princi-
pio de procedencia, es evidente que no podemos cam-
biar la denominacin original de la entidad productora.
El problema se plantea cuando existen organismos
que han cambiado de denominacin. En estos casos es
preferible recurrir al ver. En lo tocante a los fon-
dos privados, conviene indicar el nombre de la persona o
de la familia concernida o, si se trata de una institucin
asociacin, organismo, empresa de carcter econ-
mico, etc., el nombre de sta. Por ltimo, en el caso
de que se trate de una coleccin, se indicar su ttulo
usual a menudo el nombre de su autor.88
Cantidad documental. Es conveniente definir las
medidas de los documentos a fin de dar una idea al usua-
rio, sobre el tiempo y trabajo necesario para su labor.
Los metros lineales orientan adecuadamente so-
bre la cantidad documental. El nmero de artculos se
aplica mejor a las series y documentos individualiza-

88
Vzquez, Manuel, Auxiliares descriptivos

314
dos. La cantidad de fojas para expedientes con una de-
manda considerable de informacin.
Las dimensiones del metro lineal [ml] (para docu-
mentos actuales) son:

l metro de longitud.
26 cm de profundidad.
37 cm de altura por trmino medio.
1 pie lineal = 0,305 m.
1 metro cbico 35,315 pies cbicos.

Fechas lmite. Figuran en el encabezamiento de


cada fondo, grupo, subgrupo, series. Se encierran en-
tre parntesis con el fin de sealar su importancia. Si
se trata de copias posteriores, debe indicarse.
Se recomienda la elaboracin de un cuadro sint-
tico de las fechas lmite inicial y final de las dis-
tintas unidades archivsticas.
Ilustraciones, cartografa. Independientemente
de la posibilidad de publicar algunos documentos por
su importancia, las ilustraciones y la cartografa tie-
nen una gran importancia, realzando su prestigio.

LA DESCRIPCIN POR MEDIO


DE ORDENADORES

Introduccin

Se habla de sociedad posindustrial respaldada por


grandes sistemas automatizados, a la cual vamos en-
caminndonos paulatinamente. Hoy en da existen pro-
yectos para crear zonas totalmente automatizadas y

315
realizar el control de las mismas mediante una serie
de ordenadores.
La ciberntica permite que tal situacin pueda ser
establecida; a su vez se admite que, potencialmente,
ser ste un elemento de apoyo para operar cambios
sustanciales en las relaciones sociales de trabajo.
McLuhan seala que El proceso de recepcin y apro-
vechamiento de la informacin es uno de adaptacin
de las casualidades del medio exterior y de nuestro
esfuerzo de vivir bien informados en ese ambiente.89
La informacin constituye una fuerza propulsora
que permite conocer y manejar ms adecuadamente
los recursos. Seala N. Wiener que [] el cientfico
tiende continuamente a descubrir el orden y la orga-
nizacin del universo y participa en el juego contra
el adversario prfido e insidioso personificado por la
desorganizacin.90
En toda investigacin de envergadura, es inaprecia-
ble el auxilio del ordenador; gracias a su capacidad de
reunir informacin y tomar decisiones, puede crear
zonas locales de organizacin en un universo como sis-
tema esttico, para estudiarlo con mayor detenimiento.
Los ordenadores participan en la bsqueda de un
orden, ayudan a descubrir leyes universales y a pre-
decir acontecimientos, pero de ninguna manera se debe
pensar que la mquina podr organizar el universo o
evitar la entropa que permite la supervivencia de la
materia viva, ya que este planteamiento sera absurdo.
Lo ms que podemos esperar es usar la ciberntica para
aprovechar en forma ptima la energa circundante.

89
Arvalo Jordn, Vctor Hugo, Teora, fundamentos
90
Idem.

316
Los ordenadores permiten reformar posiciones
respecto a la visin del desarrollo social, siendo tres
las tendencias generales que en forma general pue-
den observarse:
El tecnocratismo, postura que declara a la tcnica
como un fin en s misma, y no considera error el he-
cho de que el timn de la sociedad quede en manos de
los propietarios de las mquinas.91 Esta visin es par-
cial, ya que antepone a la evolucin integral una revo-
lucin de carcter cientfico-tecnolgico.
Una visin ficticia, ms propia de una obra de cien-
cia ficcin sensacionalista, pero nada real, seala a los
ordenadores como un mal que traer graves consecuen-
cias; afirma que el hombre quedar relegado y ser ma-
nejado por robots o androides, que el desarrollo del
ordenador deshumanizar al hombre sustituyndolo
en sus faenas laborales. Esta es una posicin conser-
vadora, pues estima que el problema est en la mqui-
na y no en las relaciones de trabajo, donde realmente
se debe ubicar.
Un enfoque progresista establece que en torno al
ordenador existe la posibilidad de crear nuevos siste-
mas de trabajo. Existen fbricas manejadas completa-
mente por ordenadores, sin necesidad de mano de obra
directa. Esta posicin considera a la ciberntica no slo
por su potencial en s, sino por su forma y posibilidad
de utilizacin por parte del hombre.92 Es una visin
optimista que no desestima que los ordenadores, y en
general la tecnologa, sean fundamento que pueda crear
una estructura social, suponiendo el papel importan-
te en el devenir de la sociedad.
91
Arvalo Jordn, Vctor, Teora, fundamentos
92
Idem.

317
La informacin y el avance
tecnolgico. La documtica

La profesin archivstica no slo se identifica con


la captura, el procesamiento y la comunicacin de in-
formacin mediante medios manuales o mecnicos, es
un objetivo alcanzar y mantener el ms alto grado de
competencia profesional en el almacenamiento y co-
municacin de informacin eficiente y el uso efectivo
de los recursos. La profesin amplia su alcance ms
all de sus funciones actuales; pero como profesin do-
cumental, su propsito es tambin desarrollar los prin-
cipios y la teora de la documentacin con el propsito
de prever servicios en nuevos campos.
La misin archivstica consiste en seleccionar y co-
municar datos comunes y cientficos, principalmente
para entidades con propsitos de control e informacin.
La Archivstica se justifica por la utilidad de su pro-
ducto final y gran parte de su utilidad descansa en los
procesos de planeamiento y toma de decisiones. Concep-
to que se apoya en la informacin como materia prima
del trabajo documental.
La actividad del archivero est profundamente com-
prometida con el proceso de informacin, bien sea para
usos internos de la entidad, auxiliando fundamental-
mente a la administracin, o bien para uso externo en
donde resulta indispensable para que los usuarios e
investigadores tomen decisiones.
El ordenador surge como un posible instrumento
de cambio; permite eliminar la divisin entre trabajo
fsico y el intelectual, admite la participacin del obre-
ro como complemento de la mquina-herramienta, in-
vitndolo a adoptar una posicin realmente gestora.

318
El 90% de los sabios que han nacido desde que el
hombre pobl la tierra estn an vivos, la humanidad
duplica su bagaje de conocimientos cada cinco aos,
lo que implica la responsabilidad de actualizar per-
manentemente los conocimientos ante la explosin de
la informacin.
El computador tiene mltiples aplicaciones, pues
lo mismo se ha utilizado como equipo fundamental para
enviar un hombre al espacio, que aplicado el control
automtico de los procesos de fabricacin, o para me-
jorar el trnsito de una ciudad; pero cuando se desti-
na a la captura, control y comunicacin de los datos de
una entidad productora es cuando afecta directa y pro-
fundamente la actividad del archivero.
Los libros y registros estn siendo sustituidos por
cintas y discos magnticos capaces de almacenar mi-
llones de caracteres en un espacio relativamente in-
significante.
La computadora es exacta, no se cansa y trabaja a
velocidades que difcilmente pueden ser superadas
por el gnero humano.
Los equipos actuales ms poderosos trabajan a ve-
locidades denominadas nanosegundos, equivalentes a
una millonsima de segundo. Si elevamos un nanose-
gundo a la categora de un segundo y el segundo a su
equivalente proporcional, veremos que un segundo equi-
vale a 32 aos, lo que nos da una mejor idea de la ve-
locidad a la que trabajan estos equipos.
El computador ha logrado una unin ntima con la
telecomunicacin y es capaz de trasmitir informacin
en forma instantnea a lugares remotos utilizando para
este efecto la red telefnica, el tlex, facsmile, o los
canales de transmisin de la energa elctrica.

319
Los ordenadores se utilizan en la actualidad en
centenares de aplicaciones diferentes tales como el
comercio, la industria, ciencia, ingeniera, educacin
y comunicaciones.
En el campo comercial, los ordenadores se utili-
zan para una variedad de funciones de mantenimiento
de registros y contadura, tales como pedidos, control de
inventarios, facturacin y planillas de pago, control
de archivos y de auxiliares descriptivos.
En el campo educativo, los ordenadores se emplean
para administrar ejercicios prcticos a los estudian-
tes en forma individual, y para demostrar principios
en matemticas y ciencia.
Los archivos, as como las bibliotecas, pueden ser
sustituidos en su labor informativa, por ordenadores
conectados con una vasta red de terminales. As, toda
la informacin concerniente a un curso, es posible ob-
tenerla desde la misma terminal, sin necesidad de re-
currir a una biblioteca o archivo. Inclusive la mquina
indica la manera de obtener informacin o prepara-
cin para que elabore una respuesta aceptable. Conjun-
tamente, se puede reforzar la preparacin del sujeto
con ayudas audiovisuales a travs del monitor, colo-
quios y conferencias, prcticas de campo y la tutora
peridica de especialistas en cada materia.
El concepto de oportunidad en la informacin ad-
quiere una dimensin desproporcionada. Los concep-
tos de procesamiento en lnea y a tiempo real, no
son otra cosa que el acceso instantneo a los archivos
del computador para introducir u obtener informacin
sobre los hechos.
El creciente uso de computadores hace posible de-
sarrollar modelos descriptivos hologrficos o para-

320
digmticos que pueden indicar los resultados de di-
ferentes decisiones antes de que se tome una decisin
real. Los elementos de estos modelos son esencialmen-
te datos que proporciona la Archivstica: costos de la
informacin, resmenes, inventarios, informes, cat-
logos, y as sucesivamente.
Este proceso entra tambin dentro de la descripcin
de la Archivstica, ya que comprende el desarrollo de
informacin como base para decisiones administrativas.
El incontenible avance tecnolgico caracterstico
de nuestra poca no pas por alto la actividad del ar-
chivero. Afecta directamente en el proceso de infor-
macin; ninguna actividad del archivo est exenta de
su impacto, el grado del impacto es notablemente di-
ferente en su forma y en su fondo.
El archivero debe obtener conocimientos en mate-
ria de cmputo electrnico, similares a los que tiene
en lo general en materia documental, independiente-
mente de que algunos, como lo es en la cuestin infor-
mativa, opten por desarrollar esa actividad como una
verdadera especializacin.
Es importante notar que, para un nmero ilimitado
de usuarios, las posibilidades de investigacin docu-
mental se hace ilimitada, puesto que no se hace necesa-
rio recurrir a centralizar recursos ni elaborar controles
administrativos sumamente complejos; se evita la ero-
gacin que implica construir centros informativos que
demandan gran cantidad de esfuerzo. Esto puede, sin
embargo, ser base para reducir en grado considerable
el sentido exclusivista de la informacin documental.

321
Los ordenadores

Los ordenadores son mquinas que se dedican al


tratamiento parcial o total de la informacin, constan
de tres fases:
a) Introduccin de la informacin codificada sobre
un soporte adecuado.
b) Proceso de la misma y almacenamiento.
c) Salida en forma legible.
Un ordenador podra definirse como una mquina
que acepta o introduce informacin desde el mundo
exterior, la almacena internamente hasta ser reque-
rida, procesa la informacin almacenada para solucio-
nar o dar una respuesta a un problema particular, y
proporciona o extrae informacin en una forma legible
o comprensible. El ordenador efecta en forma auto-
mtica estas operaciones siguiendo una secuencia de
instrucciones.
Para que un ordenador pueda realizar un trabajo,
en este caso concretamente la aplicacin a las tcni-
cas documentales, debemos tomar en cuenta el proce-
dimiento general al que se somete el ordenador, con
la finalidad de que el trabajo sea automatizado.
Los ordenadores requieren de componentes rela-
cionados entre s.
La secuencia completa de instrucciones que per-
mite al ordenador resolver un problema particular,
recibe el nombre de programa.
Los programas son escritos anticipadamente por
un programador, para luego ser introducidos y alma-
cenados en la mquina. Una vez que los programas
necesarios han sido dispuestos en el ordenador, ste
recibe rdenes para la resolucin automtica de pro-

322
blemas, sin la necesidad de requerir intervencin hu-
mana o control.
Es esta operacin automtica la que distingue a
los ordenadores de un calculador de bolsillo corrien-
te. Los calculadores pueden tambin aceptar o intro-
ducir datos numricos desde su teclado, procesar los
datos efectuando los clculos necesarios, y proporcio-
nar una respuesta en su pantalla de despliegue visual.
Sin embargo, un calculador no puede operar autom-
ticamente, ste debe ser controlado por el operador,
quien alimenta los datos y especifica las operaciones
aritmticas antes de cada clculo. Por el contrario, un
ordenador introduce, almacena, procesa y proporcio-
na informacin en forma automtica, de acuerdo con
los programas almacenados internamente.

Ordenadores digitales

Aspectos generales

En los ltimos aos se ha popularizado el uso de


los miniordenadores. Esto, aparentemente, no debe-
ra ser sino una modificacin cuantitativa respecto a
la situacin prevaleciente. No parece sta la realidad,
pues los miniordenadores ofrecen la posibilidad de un
cambio cualitativo en las implicaciones de la compu-
tacin sobre la vida de las empresas. Esto puede fun-
damentarse en tres aspectos:
La minicomputacin es una tecnologa que pare-
ce ms adecuada a la realidad de las empresas de los
pases en desarrollo, sin que se haya planteado esta
intencionalidad.

323
El diseo de los miniordenadores se orienta prin-
cipalmente hacia el usuario de la informtica, y en muy
poca escala hacia el sistema, como son los equipos con-
vencionales, que requieren ciertos requisitos para ser
econmicamente justificables y tiles.:
a) Una planta de especialistas.
b) Alta eficiencia del proceso.
c) Instalaciones especiales, etctera.
Un cambio cuantitativo de suficiente magnitud pue-
de plantear un cambio cualitativo.
Debe tomarse en consideracin, que el uso de sis-
temas de cmputo para aplicaciones administrativas,
puede ocasionar un incremento neto en los costos, con
beneficios intangibles, de obtener informacin con ma-
yor rapidez, que por lo general no son econmicamen-
te comparables con los costos generados.
Otras reas de aplicacin de los sistemas informti-
cos, son la de apoyo al mejoramiento del sistema produc-
tivo, apoyo de gestin y auxilio en planeacin, como
control de inventarios, programacin de la produccin,
planeacin de la distribucin, anlisis de costos, pro-
yecciones y pronsticos, etctera.
En los archivos, el empleo de los ordenadores tie-
ne un amplio campo, al tratarse del manejo de la in-
formacin en todas sus fases y principalmente en el
empleo de las tcnicas documentales.
Tal como su nombre indica, un ordenador digital
opera en base a datos representados por unidades dis-
cretas o dgitos. Cuando la mayora de nosotros pien-
sa en dgitos, generalmente considera que se trata de
los nmeros decimales 0 al 9. Sin embargo, los orde-
nadores digitales, slo emplean dos dgitos: 0 y 1
para representar la informacin.

324
En un ordenador digital, todas las posibles formas
de informacin: letras del alfabeto, nmeros y smbolos
especiales, se representan por combinaciones predefi-
nidas de los dgitos 0 y 1. Teniendo en cuenta que
los ordenadores digitales slo utilizan dos dgitos, ellos
pueden construirse con circuitos electrnicos consis-
tentes de dos estados operacionales: encendido (ON) y
apagado (OFF). Si un circuito se conmuta electrnica-
mente al estado apagado, entonces representa el dgi-
to 0. Si el circuito se conmuta al estado de encendido,
ste representa el dgito 1.
En virtud de que slo se utilizan dos estados ope-
racionales, los ordenadores digitales pueden disear-
se para operar a velocidades extremadamente altas.
Un ordenador de este tipo resuelve el problema, se le
debe proporcionar una lista de instrucciones que defi-
nan cada etapa en la resolucin del problema. Tal como
se dijo anteriormente, esta lista de instrucciones se
denomina programa. El programa se almacena en el
ordenador a fin de que pueda operar automticamen-
te sin necesidad de requerir intervencin humana o
control.
El trmino miniordenador describe a un grupo de
ordenadores digitales pequeos y de relativo costo bajo,
que fueron presentados al pblico en la dcada del 60.
La organizacin bsica de un miniordenador es muy
similar a la de los ordenadores medianos o de gran es-
cala. Sin embargo, los de mediana capacidad y de gran
escala tienen muchas caractersticas, almacenan mayor
cantidad de informacin y poseen un juego de instruc-
ciones mucho mayor que el de los miniordenadores.
La mayor ventaja de los miniordenadores consiste
en el relativo costo reducido, de estructura compacta,

325
poseen mayor simplicidad de operacin y consumen
menos energa elctrica que los ordenadores media-
nos o de gran escala. Finalmente, al margen de sus
reducidas dimensiones, los miniordenadores pueden
efectuar muchas de las tareas efectuadas por ordena-
dores ms grandes.

Principales unidades
del sistema

Los ordenadores de propsito general estn orga-


nizados en cinco unidades bsicas que funcionan con-
juntamente como un sistema de computacin. Estas
unidades se nombran de acuerdo con la funcin que
ejecutan:
a) Dispositivos de entrada.
b) Procesador central.
c) Dispositivos de salida.
d) Memoria principal.
e) Almacenamiento auxiliar.
Para que un ordenador pueda ejecutar una tarea
especfica, se proporciona informacin a procesar jun-
to con las instrucciones indicativas del proceso.
Dispositivos de entrada. Los datos e instruccio-
nes se transfieren al sistema por medio de una uni-
dad de entrada. Se utilizan diversos dispositivos de
entrada aceptando la informacin desde un nmero
de fuentes diferentes, almacenndolos hasta que se los
necesite.
Memoria. El almacenamiento del ordenador est
organizado en dos secciones principales:
a) Memoria principal.
b) Almacenamiento auxiliar.

326
La memoria principal tiene una velocidad de ope-
racin mucho mayor que el almacenamiento auxiliar,
razn por la que lleva menos tiempo almacenar infor-
macin nueva en esta memoria y extraer informacin
almacenada previamente.
El almacenamiento auxiliar puede aceptar consi-
derablemente mayor cantidad de informacin que la
memoria principal. El almacenamiento auxiliar a me-
nudo se denomina almacenamiento voluminoso o alma-
cenamiento masivo. El ordenador est diseado para
extraer instrucciones desde la memoria principal, pues-
to que es mucho ms rpido que el almacenamiento auxi-
liar. Los programas e informacin que no se utilizan
en un tiempo determinado, se conservan o guardan en
el almacenamiento auxiliar.
Procesador central. Denominado CPU unidad
central de procesamiento, es el ncleo del sistema
de computacin. Controla y supervisa las actividades de
las unidades del sistema, manipula todas las operacio-
nes de proceso. Por ejemplo efecta clculos matem-
ticos o compara valores para determinar su igualdad
o desigualdad. El procesador central recibe todas las
instrucciones del programa almacenado en la memo-
ria principal. Despus de que el CPU procesa los datos,
toda la informacin de utilidad se proporciona al mun-
do exterior por medio de los dispositivos de salida.
Dispositivos de salida. Existen diferentes tipos
de unidades de salida que se utilizan en un sistema.
Algunas de ellas generan copias impresas de la infor-
macin procesada; otras, registran la informacin en
tarjetas perforadas, cintas magnticas, cintas perfo-
radas, discos magnticos, etc.; mientras que otras uni-
dades visualizan la informacin en una pantalla.

327
Mecamtica y soporte lgico. Toda la coleccin
de unidades fsicas que componen un sistema de compu-
tacin se denomina mecamtica hardware. Y la
coleccin de programas necesarios para operar el sis-
tema se denomina soporte lgico software. Ambos
conforman un sistema completo de computacin.
La mecamtica incluye al equipo mismo como las
unidades de entrada, CPU y unidades de salida; es el
conjunto de componentes electrnicos, elctricos, me-
cnicos que soportan la informacin y realizan las ope-
raciones bsicas o juego de instrucciones.
El soporte lgico consiste en todos los programas
que podran utilizarse en un sistema particular; es el
conjunto de instrucciones y datos que, almacenados
en la memoria de la mquina, describen el trabajo a
realizar. Esta fase tambin se la define como progra-
ma, mientras que la mecamtica sera el ejecutor que
realiza el trabajo del tratamiento de la informacin.
Al archivero le interesa conocer la mecamtica com-
puesta de varias unidades con funciones distintas pero
conectadas entre s, por eso se suele hablar de la ar-
quitectura del ordenador, cuando se describen los dis-
tintos componentes de la mecamtica.
En la unidad de entrada se produce la captura de
datos y la verificacin de los mismos. En la captura
de datos existe la posibilidad de error, debido a ele-
mentos humanos; en la verificacin, el nivel de erro-
res admitidos es hasta de un 5%.
En la unidad central de proceso, se efecta la cla-
sificacin de los datos para resolver el problema, la
generacin de las instrucciones, la programacin y
la traduccin.

328
Hablamos de traduccin porque el programa tie-
ne que estar codificado con un cdigo binario que se
denomina lenguaje de la mquina. La CPU se encarga de
extraer de la memoria principal, instrucciones y da-
tos para ejecutar las distintas operaciones mediante
sus circuitos electrnicos, como ser sumas, movimien-
tos de datos entre distintas posiciones de la memoria,
comparacin de los datos, etctera.

Momentos para la descripcin

Generalmente el archivero se pregunta cundo debe


efectuar la descripcin por ordenadores. Primero es
necesario saber si la organizacin donde trabaja cuenta
con ordenadores propios para que el costo sea menor;
decimos esto porque en la actualidad existen organis-
mos que por una suma mensual alquilan los servicios
de una central de cmputos, en ese caso sera necesa-
rio hacer un estudio para saber si el costo de la elabo-
racin de auxiliares descriptivos se justifica. Para ello
tendramos que tener en cuenta al ahorro de tiempo
en elaboracin de auxiliares, el movimiento de perso-
nal, espacio de utilizacin en el archivo, etc. Una vez
comprobada la factibilidad del empleo de ordenado-
res, es necesario tener clasificado y ordenado todo el
material documentario que se encuentra en custodia,
inclusive, si las posibilidades as lo permiten, todo el
material documentario que se encuentre en las distin-
tas oficinas de la organizacin.
Debemos tener en cuenta adems, si lo que se quie-
re es slo lograr un auxiliar descriptivo o un control
de trmites.

329
Control de trmites

Algunos pases, y opcionalmente los ms desarrolla-


dos, han logrado perfeccionar el control de trmites
por computacin, si bien son casos aislados, los resul-
tados son optimistas, porque permite obtener algunas
ventajas.
Cuando se quiere obtener un control de trmite por
computacin, es necesario:
a) Tener todo el archivo debidamente clasificado y
ordenado.
b) Identificacin correcta de los tipos documentales,
de manera que la descripcin se limite a pocas palabras.
c) La institucin debe tener conocimiento completo
del trmite, a fin de no estorbar su desenvolvimiento.
d) Deber estar debidamente respaldado por la le-
gislacin interna o por una disposicin legal ms amplia.
Para lograr un control adecuado de los trmites
por medio de la computacin, es conveniente estudiar
previamente las siguientes fases:
Primera fase. Orientacin de los trmites tanto
para los usuarios como para el personal de la institu-
cin, con el propsito de que la colaboracin en la eje-
cucin del trmite sea completa.
Segunda fase. Recepcin de los documentos, mo-
mento en cual se le da la clave del expediente, o sea
se determina su identificacin.
Tercera fase. Codificacin de la documentacin,
este cdigo puede contemplar incluso la categora del
expediente y los asuntos a tratar.
Cuarta fase. Distribucin de la documentacin re-
cibida en trmite, aquella que haya terminado sus tr-
mites ser remitida al archivo.

330
Quinta fase. Mantener un servicio eficiente sobre
la informacin del estado de los trmites.
Sexta fase. Control del trmite documentario a
travs de procesamiento de datos, sea por medio de
los cdigos, o por el control de la 4ta. fase, es decir, la
misma distribucin documentaria controla e informa
el estado de los trmites.
Sptima fase. El personal de las oficinas que se
encarga de resolver determinado aspecto de los tr-
mites, en la prctica vincula su trabajo dedicado prin-
cipalmente al estudio y la opinin de carcter legal,
contable o administrativo de los documentos que con-
tienen los expedientes.
Octava fase. El equipo de trabajo entrega los re-
sultados finales a los usuarios.
As observamos que existen dos momentos adecua-
dos para efectuar la descripcin de la documentacin.
El primero en el mismo momento en que se origina la
documentacin, y el segundo cuando la documentacin
est debidamente clasificada y ordenada en el archivo.

Listados

De acuerdo con nuestras necesidades y siempre


que la informacin se haya provisto bien analizada,
los ordenadores nos dan la ventaja de poder efectuar
listados en el menor tiempo posible. En los listados
es conveniente tener en cuenta que el usuario nos pre-
guntar en su generalidad:
a) Por la procedencia del documento.
b) Por la gestin.
c) Por la fecha.
d) Por la nominacin de la serie.

331
e) Por la numeracin, si los documentos estuvie-
ran numerados.
El archivero tendra que efectuar cuatro listados,
si los hace a mquina cuatro veces le tomar un tiem-
po incalculable. Para ello resulta mejor tener un solo
listado especificando precisamente estos factores, es
decir, que contenga la siguiente informacin:
Nmero, sea del expediente o del documento.
Nombre de la serie, que se conforma por la ge-
neralidad de los asuntos y tipos documentales.
Ubicacin, que se le dio al archivo.
Ao, fechas topes, de acuerdo con las necesidades
de la institucin o del usuario.
Procedencia, indicando el origen del documento.
Este listado puede efectuarse en cuatro formas:
a) Por numeracin, lo que efectuar en forma co-
rrelativa.
b) Por serie, lo que realizar por orden alfabtico.
c) Por gestin, que har en orden cronolgico.
d) Por procedencia, lo que se efectuar por orden
alfabtico.
e) Por origen de la documentacin.
Podemos incluso aadir un encolumnado para las
observaciones, donde el archivero puede colocar da-
tos de utilidad:
a) Si los documentos son originales.
b) Si los documentos son copias.
c) Si tienen antecedentes.
d) La numeracin que les corresponda a los tipos
documentales.
Seleccin. Cuando se tiene el archivo ordenado
por tipos documentales, la seleccin resulta facilita-
da, puesto que la serie determinada estar regida por

332
el tiempo de vida que se le haya otorgado legalmente.
Si se trata de expedientes, los ordenadores pueden brin-
darnos tambin este servicio.
Para cumplir con esta funcin del archivo es necesa-
rio tener una tabla de seleccin, es decir un instrumento
legalizado que nos permita determinar exactamente
el tiempo de vida del documento, dato con que se ali-
mentar la memoria del ordenador, de modo que al
efectuar los listados asiente en una columna el tiem-
po de vida que tiene cada documento.

Lenguaje y formas de
informacin

Al realizar la descripcin en el segundo momento


conviene efectuar algunos trabajos previos que en gran
parte nos ahorran tiempo y espacio.
En muchos casos la descripcin del tipo documental
es demasiado larga para poderla encasillar en los asien-
tos de los auxiliares descriptivos, por lo que el archi-
vero tiene que recurrir a la formacin de un lenguaje
que le permita comprender con facilidad su denomi-
nacin. Por ejemplo, tenemos los tipos documentales
pueden ser incluso expedientes, declaracin de
comisiones por estudios nos resulta un ttulo muy lar-
go, porque hay que tener en cuenta que al transcribir
a los ordenadores, stos nos dan un determinado n-
mero de dgitos por asiento; puede ser de 45, de 90 o
de 120, y tenemos que calcular un determinado nme-
ro de dgitos para especificar slo el tipo documental.
Es ms usual tomar las primeras slabas, as ten-
dramos: de declaracin, dec, de comisin, com; de
estudios, est, y quedara reducido a decomest.

333
Esto constituye en s un lenguaje especfico para
el archivero, que le permite entender su tipificacin;
en todo caso cuando se usa un lenguaje de esta cate-
gora es necesario aclarar en un captulo aparte en el
auxiliar descriptivo que se elabora. Puede tambin em-
plearse un lenguaje numrico, pero resulta muy compli-
cado sobre todo para aquellos archivos que contienen
una gran cantidad de documentos.
La informacin puede necesitarse en diferentes for-
mas, por lo que el archivero deber contestarse a la
pregunta: Cmo solicitan el documento? Si bien algu-
nos documentos son especficos en su denominacin,
como los memorndums y los informes, existen al-
gunos documentos que no siempre tienen un nombre
claro, inclusive las cartas suelen solicitarse como
notas o como oficios, creando confusin en el len-
guaje propio de la institucin, de ah que el archivero
deber contemplar las formas de la informacin.
Ahora bien, eso en cuanto a lo nominal, pero si se
trata de un contenido o asunto ms amplio y se busca
que el usuario pueda utilizar slo el auxiliar descrip-
tivo sin necesidad de recurrir al documento mismo, se
puede efectuar de dos formas principales.
La primera consiste en determinar el factor comn
de los documentos o expedientes, en la misma forma
que la ordenacin por tipos documentales, es decir dan-
do el nombre genrico primero, luego procedindose
a detallar las diferencias. Ejemplo: tenemos una serie
de expedientes por reclamos para el pago de viticos,
al abreviar ser recpagvia, pero en la serie tenemos
una cantidad de personas que hacen estos reclamos,
lo cual nos obligara a buscar expediente por expedien-
te hasta encontrar el que buscamos.

334
En estos casos es necesario citar las personas, as
tendremos series: recpagvia: Julin Arriola, Este-
ban Arce, etc. De manera que podemos ubicarlo por el
nombre con ms facilidad.
La segunda forma es agrupar los documentos por
tipos documentales sin necesidad de alterar su orden
fsico, y sta es una de las facilidades que nos brindan
los ordenadores. Ms claramente: los expedientes se
encuentran debidamente clasificados, ordenados y ubi-
cados en el archivo, pero se requiere informacin de
algunos tipos documentales que estn en los expedien-
tes en su generalidad.
Se puede programar al ordenador de manera que
ste nos indique en qu expediente se encuentran es-
tos tipos documentales sin necesidad de desordenar
fsicamente estas unidades documentales. Siguiendo
con el mismo ejemplo anterior: recpagvia contiene
en sus expedientes una resolucin que aprueba o re-
chaza el reclamo. Los que se aprueban tienen incluidos
un comprobante de pago, y se quiere verificar cules
son y a cunto asciende la suma; el archivero que tiene
previsto este tipo de dato habr preparado una forma
de informacin de manera que nos arroje los resulta-
dos por tipo documental.

Sistema general para la


descripcin por ordenadores

Generalidades

El presente trabajo se fundamenta en la aplicacin


de bases de datos como soportes lgicos, para el alma-
cenamiento, clasificacin y recuperacin de informa-

335
cin contenida en los documentos caracterizados como
propios del archivo, sean stos generales o sectoriales.
La evolucin acelerada de los medios tecnoelectr-
nicos, hace que la materia que nos ocupa las tcnicas
documentales revise permanentemente sus conte-
nidos y sistemas de operacin para la recuperacin del
documento y por ende, de la informacin.
Se considera el procesamiento de datos, como el me-
dio ms eficaz para el almacenamiento, procesamien-
to, recuperacin y difusin de la informacin.
El desarrollo de las bases de datos ha sofisticado
mucho ms los distintos procedimientos que se realizan
con los datos, organizando y estructurando la infor-
macin en forma ptima, sin grandes esfuerzos, prdi-
da de tiempo o complicaciones incluso para el usuario
con conocimientos rudimentarios sobre aspectos tec-
nolgicos o el manejo de ordenadores.
Cada archivo presenta caractersticas propias en
sus necesidades de informacin, que aumentan en for-
ma considerable en la medida en que cada institucin
profundiza mayormente sus conocimientos abarcando
nuevas esferas de actividad.
Estas necesidades son paralelas a las presentadas
por el desarrollo social, econmico y cultural que obli-
gan a tomar decisiones cada vez ms complejas procu-
rando, en la medida de las posibilidades, actualizarse
permanentemente para que la informacin sea eficaz
y racional.
El presente trabajo pretende crear un servicio cen-
tralizado de ordenadores para la informacin y docu-
mentacin, que permita ser consultado por la mayora
de las esferas del conocimiento y de los estudios que
se realizan en todas las instituciones.

336
Adems de lo anterior, la formacin de un sistema
adecuado permite normalizar algunos aspectos gene-
rales de la informacin y facilita el intercambio de in-
formacin interinstitucional.

Objetivos

Entre otras cosas, el presente trabajo:


a) Evita el monopolio de la informacin en los archi-
vos que utilicen el sistema.
b) Promueve los procesos tecnolgicos ampliando
su capacidad receptora de informacin de las disci-
plinas y ciencias requeridas en forma permanente y
actualizada.
c) Provee a cada una de las unidades de estudio,
los instrumentos de investigacin y auxiliares descrip-
tivos para facilitar la accesibilidad a la informacin.
d) Interacta mediante vinculacin directa con archi-
veros de todas las entidades que utilicen este servicio.
e) Capacita permanentemente a archiveros pre-
seleccionndolos de acuerdo con sus requerimientos
informativos y de la utilizacin del sistema.
f) Provee boletines y anuarios con la caracterstica
esencial de la informacin contenida en los archivos.
g) Mantiene un canal de comunicacin con aque-
llos centros documentales que generan informacin
documental de archivos, logrando un intercambio de
informacin adecuada a las necesidades de la institu-
cin que lo requiera.
Como principios especficos del presente trabajo,
podemos citar:
a) Centralizacin, anlisis y evaluacin de los tra-
bajos presentados y custodiados en cada institucin.

337
b) Defensa de los intereses sobre informacin de
cada archivo.
c) Descentralizacin de los aspectos informativos,
cientficos y culturales supeditados en la actualidad
al centralismo de instituciones macro-organizadas.
d) Relevamiento de los valores cientfico-cultura-
les de cada archivo.
e) Defensa de los derechos intelectuales enmarca-
dos en las actividades cientfico-culturales de cada rea
de influencia de los archivos.
f) Integracin de la informacin en el marco de los
requerimientos y necesidades colectivas.

Naturaleza del sistema

Bsicamente tomamos como puntos de referencia


los siguientes aspectos, permitindonos definir y li-
mitar la naturaleza del sistema:
a) Permitir que se eleven el nivel y la calidad de
la enseanza.
b) Facilitar la aptitud de aprendizaje.
c) Diversificar, al mismo tiempo, los campos de in-
vestigacin y su aplicacin en las distintas esferas del
conocimiento.
Comprendemos entonces que por su naturaleza el
sistema se convierte en una herramienta de desarro-
llo, aplicada a planes y estrategias de la recuperacin
de informacin de reas de influencia y decisin de los
archivos.
En las VI Jornadas de Archiveros del Poder Eje-
cutivo y Organismos Descentralizados de la Provincia
de Santa Fe, realizadas en agosto de 1984, el autor
del presente trabajo expuso una propuesta de crea-

338
cin del SIDIN (Sistema de Documentacin e Informa-
cin de la Provincia), que fue elevado oportunamente
al Ministerio de Gobierno mediante expediente del
Archivo General de la Provincia de Santa Fe N 2911/84.
Este trabajo ha servido para concretar la elaboracin
del presente sistema, asimismo, se tomaron experien-
cias anteriores realizadas en el Departamento de In-
vestigaciones Documentarias - Seccin Archivstica,
en los trabajos de Apoyo de la Informtica en la Tarea
de Seleccin Documental, experiencia interdiscipli-
naria realizada entre las ctedras de Seleccin Docu-
mental e Informtica de la carrera de Archivstica y
el Archivo Intermedio de Santa Fe.

Elementos del sistema

Todos los datos y elementos participantes del sis-


tema se conforman en una sola base de datos, de modo
que permita filtrar la informacin de acuerdo con las
necesidades de inventarios, catlogos o listados. Es-
tos datos son:

Datos relativos a la entidad

Entidad productora. Dato histrico. Lugar don-


de el documento es creado, procedencia. La entidad
productora debe ser necesariamente descrita en cual-
quier unidad documental, por ser un factor determi-
nante del principio de procedencia. No confundir con
pertenencia.
Oficina productora. Dato histrico. Lugar espec-
fico donde el documento es creado, lgicamente estar
dentro de la jurisdiccin de la entidad productora.

339
Domicilio. Dato relativo. Corresponde al domicilio
de la oficina productora en su primera etapa, poste-
riormente se modifica por el lugar donde se encuentra
en custodia, puede ser un archivo sectorial, jurisdic-
cional, intermedio o general.
Responsable. Dato optativo. Corresponde optativa-
mente, al responsable donde se encuentra custodiado
el documento una vez finalizado el trmite. Optativo en
cuanto a responsabilidades administrativas, no como
informacin del documento en s.
Pertenencia. Dato relativo. A diferencia de la ofi-
cina productora, el documento puede concluir su ges-
tin en una entidad distinta a la original, por lo que
deja de pertenecer a la entidad creadora, para perte-
necer a la entidad receptora de la comunicacin.
El principio de pertenencia determina el grado de
responsabilidad del poseedor del documento.
Datacin. Dato repetible, dato opcional. Lugar y
fecha de creacin del documento. La fecha se incorpo-
ra de acuerdo con normas establecidas para los distin-
tos pases, en modalidad espaola ser dd-mm-aa, da,
mes, ao.
Norma legal. Dato opcional. Se establece cuando
existen normas especficas para la elaboracin del do-
cumento, inclusive las normas ISO.
Observaciones. Dato opcional. Relativas a la ins-
titucin. Cambios de nombre, instituciones muertas o
histricas, instituciones multinacionales.

340
Datos relativos al documento

Clasificacin

Fondo. Dato histrico. Nombre general de toda la


documentacin producida por una entidad y que se con-
sidera en su magnitud. Caracterzase al fondo como
todo producto documental emanado de una personera.
Grupo. Dato histrico. Nombre que se da a la uni-
dad mayor en la que se puede dividir un fondo docu-
mental. La elasticidad de estas definiciones nos permite
una aproximacin a cualquier tipo de entidad.
Subgrupo. Nombre que se le da a la unidad mayor
en que se puede dividir un grupo.
Seccin. Dato opcional. En la escuela castellana
se utiliza ms el trmino seccin para lo que significa
grupo en el habla anglosajona. En el presente trabajo
empleamos la palabra seccin como un auxiliar de divi-
sin de los subgrupos, a utilizarse cuando la estructura
orgnica a la que pertenece el documento es de una
magnitud mayor o representa excesivas subdivisiones.
Subseccin. Dato opcional. Al igual que el trmi-
no seccin utilizado para el presente trabajo, como una
divisin menor en las estructuras orgnicas, a fin de
lograr una clasificacin mejor argumentada.
Serie. Dato histrico. Unidad intermedia. Una o
ms series conforman el subgrupo o la subseccin, de
acuerdo con el volumen. Se identifica por estar com-
puesta por un mismo tipo documental.
Tipo documental. Dato histrico. Especie a la que
pertenece el documento que se describe, incluimos un
anexo diccionario tentatorio.

341
Para uso interno

Pieza documental. Dato opcional. Cada elemen-


to ms simple que compone una serie. Opcionalmente
se encuentran en archivos o colecciones piezas de va-
lor que ingresan en la descripcin.
Coleccin. Dato opcional. Equivale a grupo docu-
mental y encierra ms un propsito de informacin que
de actividad propiamente dicha.
Contenedor. Dato histrico. Forma en que son re-
unidos los tipos documentales al ser archivados. Para
algunas corrientes, contenedor significa formato. En
este trmino se especifica tanto lo referente a vol-
menes como a unidades archivables.
Soporte. Dato histrico. Tipo, material, o forma
donde se encuentra impregnada la informacin.
Signatura topogrfica. Dato interno. Lugar en
el que se encuentra el documento. Adoptamos el sis-
tema por:
a) Sala.
b) Estantera.
c) Estante.
d) Anaquel.
Identidad. Se refiere a las formas de identifica-
cin del documento, por orden numrico, alfabtico o
alfanumrico.
Datacin. Dato repetible.
Fechas tope. Refiere a las fechas tope de las uni-
dades de documento, de cada uno de los valores espe-
cificados con asterisco.

342
Informacin

Auxiliar descriptivo. Dato histrico. Tipo de auxi-


liar descriptivo en los que figura la informacin del
documento.
Valor administrativo. Dato relativo. Valor de vi-
gencia de la informacin contenida en el documento
con fines y servicios administrativos. Realizado en n-
meros, de acuerdo con los aos de vigencia que pueda
tener la informacin.
Valor legal. Dato relativo. Valor de vigencia de la
informacin contenida en el documento con fines y ser-
vicios legales, o que fueran respaldados por otros do-
cumentos legales. Realizado en nmeros, de acuerdo
con los aos de vigencia que pueda tener la informacin,
incluyendo norma legal cuando la hay.
Valor contable. Dato relativo. Valor de vigencia
de la informacin contenida en el documento con fi-
nes y servicios contables, o que fueran respaldados por
otros documentos de contabilidad. Realizado en n-
meros, de acuerdo con los aos de vigencia que pueda
tener la informacin, incluyendo norma legal-contable
cuando existe.
Valor fiscal. Dato relativo. Valor de vigencia de
la informacin contenida en el documento con fines y
servicios fiscales, o que fueran respaldados por otros
documentos del mismo tema. Realizado en nmeros,
de acuerdo con los aos de vigencia que puede tener
la informacin, incluyendo norma legal-fiscal cuando
existe.
Valor cientfico. Dato relativo. Valor de vigencia
de la informacin contenida en el documento con fi-
nes y servicios cientficos. Realizado en nmeros, de

343
acuerdo con escala establecida o expresada en aos de
vigencia que pueden tener la informacin. Las ramas
cientficas deber ser codificadas de acuerdo con nor-
mas vigentes en cada lugar.
Valor tcnico. Dato relativo. Valor de vigencia de
la informacin contenida en el documento con fines y
servicios tcnicos. Realizado en nmeros, de acuerdo
con escala establecida o expresada en aos de vigen-
cia que pueda tener la informacin. Las ramas tcnicas
deben ser codificadas de acuerdo con normas vigentes
de cada lugar.
Valor tecnolgico. Dato relativo. Valor de vigen-
cia de la informacin contenida en el documento con
fines y servicios tecnolgicos. Realizado en nmeros, de
acuerdo con escala establecida o expresada en aos
de vigencia que pueda tener la informacin. Las ramas
tcnicas deben ser codificadas de acuerdo con normas
vigentes de cada lugar.
Promedio de vigencia. Promedio realizado sobre
los valores otorgados en los campos anteriores, el valor
promedio no debe ser menor de los otorgados ni mayor.

Datos relativos a la informacin

Valor evidencial origen funcional. Dato histri-


co. Funcin administrativa o actividad que motiva la
generacin del tipo documental.
Valor evidencial del programa sustantivo. Dato
histrico. Si el documento es generado por algn plan,
proyecto o programa especial, relacionado con las acti-
vidades de la institucin o entidad, citar el programa.
Valor evidencial temtico. Dato histrico. Tema
al que se encuentra referido el documento.

344
Valor informativo cientfico formal. Dato his-
trico. Si la documentacin alude a temas cientficos,
es necesario formar dos subcampos, uno referido al va-
lor en s, interpretado en aos de vigencia o escala es-
tablecida, y otro referido al tema concreto sobre el cual
se informa.
Valor informativo cientfico aplicado. Dato his-
trico. Igual al anterior.
Valor informativo cientfico natural. Dato his-
trico. Igual al anterior.
Valor cultural referente a personas. Dato his-
trico. Igual al anterior.
Valor cultural referente a cosas. Dato histri-
co. Igual al anterior.
Valor cultural referente a evento. Dato histri-
co. Igual al anterior.
Valor cultural referido a fenmenos. Igual al
anterior.
Valor tecnolgico:
a) Tcnico. Dato histrico. Igual al anterior.
b) Administrativo. Dato histrico. Igual al anterior.
Contenido sustantivo. Dato histrico. Resumen.
Tipo de resumen.

LA ADMINISTRACIN DE LOS DOCUMENTOS

Generalidades

La necesidad de una administracin de la informa-


cin se hace manifiesta cuando el archivo contiene un
volumen considerable de documentos, por ejemplo, los
archivos histricos e intermedios, como sucede con el

345
Archivo Central de Protocolos Notariales de Pars que
conserva protocolos de 141 escribanas de Pars y su
regin de influencia, estos protocolos ocupan aproxi-
madamente 23 kilmetros lineales de estantera. Los
investigadores acceden a ellos mediante auxiliares des-
criptivos, llamados tambien instrumentos de informa-
cin (2.700 ndices diarios llevados por los notarios) y
utilizando soportes ficheros e inventarios confeccio-
nados por los archiveros de dicho archivo.
Tambin se patentiza la necesidad de administrar
la informacin contenida en los auxiliares descripti-
vos en las empresas cuyas actividades son amplias y
producen cantidades documentarias apreciables, como
los archivos de aduanas nacionales, compaas de se-
guros, o empresas multinacionales donde cada sucur-
sal desarrolla sus propios auxiliares descriptivos que
se centralizan en un archivo general, produciendo una
notable cantidad de auxiliares que conforman todo un
sistema, simple o complejo, de proceso de datos sobre
los movimientos efectuados por la documentacin.
Con mtodos matemticos sencillos, pueden reali-
zarse combinaciones para lograr un sistema que permita
al archivero dar atencin a aquellos casos de auxilia-
res descriptivos defectuosos o anormales, haciendo
factible una administracin de informacin cientfica.
Es enorme la complejidad que esto presenta, por la
sencilla razn de que los auxiliares descriptivos no son
estandarizados, no son modelos nicos que se puedan
emplear en todos los archivos, puesto que cada archivo
tiene modalidades propias de trabajo, generando auxi-
liares diferentes con ndole distinta de informacin.
Al encarar el problema de auxiliares, nos hacemos
cargo de la variedad que stos representan, sean es-

346
quemticos, analticos, de remisin, de trmite, etc.,
entre ellos tenemos tambin los de estatus temporal,
como los auxiliares de archivos intermedios y los que
se pueden considerar como auxiliares descriptivos de
sistemas cerrados, como los empleados en archivos
histricos.
La administracin de la informacin, involucra to-
dos los aspectos de una empresa, tanto ms cuanto se
trata de archivos que contienen documentos en per-
manente movimiento, y donde se pretende obtener un
mximo provecho de su informacin.
Bsicamente, podemos decir que el objetivo de la
administracin de la informacin de los auxiliares des-
criptivos, es crear un sistema amplio para los siste-
mas rutinarios de la informacin, que permita mantener
un nivel satisfactorio de la demanda que presentan los
usuarios.
Es necesario tomar en cuenta que existen diferen-
tes puntos de vista sobre el contenido de los auxiliares
descriptivos. Los investigadores generalmente quie-
ren tener una informacin lo ms pormenorizada po-
sible a fin de acercarse lo mejor que se pueda al texto
original del documento; en los archivos generalmente
se comparte el criterio de tener en los auxiliares slo
la informacin imprescindible para su ubicacin y su
contenido.
Para denominar administracin de la informacin
a este estudio, es necesario tener fundamentos ade-
cuados que nos permitan comprender cientficamente
tal trmino. Necesariamente tenemos que cumplir con
una comprensin estadstica, mnima, o lo que significa
el empleo de los aspectos estadsticos, para ello toma-
mos algunos conceptos introductorios.

347
Nociones preliminares
de las estadsticas

Algunos criterios indican que las estadsticas sir-


ven para diversos objetivos, aun para probar la verdad;
otros criterios opinan que slo son cuadros numricos
para realizar demostraciones sobre el nmero de re-
voluciones realizadas por los astronautas o cantidad
de un producto realizado en un determinado tiempo.
La Academia de la Lengua Espaola nos facilita
esta definicin:
a) Estadstica es el censo o recuento de la pobla-
cin, de los recursos naturales industriales, del trfico
o de cualquier manifestacin de un estado, provincia,
etctera.
b) Estadstica es el estudio de los hechos mora-
les o fsicos del mundo que se presentan a remunera-
cin o recuento y a la comparacin de las cifras a ellos
referentes.
c) Rama de las matemticas aplicadas que se ocu-
pa de establecer leyes generales, vlidas para un todo,
a partir de datos correspondientes a muestras extra-
das de ese todo.
Por estadstica debemos entender algo mucho ms
elaborado, y ms amplio y mltiple en el tratamiento
cientfico. Se trata de un conjunto de datos como m-
todo que permite utilizarse inclusive para demostrar
lo contrario de un mismo fenmeno.
El mtodo estadstico permite tomar decisiones res-
pecto a determinados problemas, relaciones con datos
totales o parciales; esa amplitud de empleos del mtodo
estadstico, sugiere una serie de definiciones sobre su
concepto, cada autor puede tener su propia definicin.

348
Puede establecerse entonces que la estadstica es
un conjunto de tcnicas y procedimientos para obte-
ner, describir e interpretar un conjunto de datos, para
fundamentar definiciones y decisiones, y predecir fen-
menos que pueden expresarse en forma cuantitativa.

Objetivos de la estadstica

Los datos estadsticos se recopilan con fines prcticos


o descriptivos, y de conocimiento cientfico indicativos.
El primero comprende la descripcin sucinta de
las caractersticas de grandes conjuntos de observa-
ciones, como la relacin de ingresos y salidas de do-
cumentos del archivo, la distribucin de copias en una
entidad, la produccin documental de un ao, etctera.
Este proceso, considerado como de produccin de
datos, condensa en algunos estadgrafos toda la infor-
macin obtenida, punto de vista que nos interesa como
archiveros.
Esta etapa preliminar consiste generalmente en:
a) Recopilacin.
b) Organizacin.
c) Tabulacin.
d) Representacin grfica de los datos.
e) Determinacin de los estadgrafos, proporcio-
nando en forma resumida una descripcin cuantitati-
va del fenmeno estudiado.
El segundo aspecto considera el anlisis objetivo
de los datos experimentales y de los fenmenos obser-
vados, con la finalidad de formar un concepto del fen-
meno y adoptar decisiones basadas en la informacin
proporcionada por datos de la muestra.

349
Tanto en el campo cientfico como en el adminis-
trativo debe considerarse tambin la prediccin que
permite contestar a preguntas sobre el comportamien-
to del fenmeno en el futuro; una adecuada informacin
preliminar permite responder en forma relativamen-
te aceptable.

Utilizacin de la estadstica

Existen dos formas extremas de utilizacin o acti-


vidades respecto a la estadstica:
a) Una aceptacin indiscriminada, por lo que es muy
fcil equivocarse innecesariamente.
b) Una desconfianza sistemtica, por lo que es po-
sible ignorar muchos hechos.
Una situacin intermedia sera lo ms aconsejable,
porque permite analizar las cifras en forma ordenada
y al mismo tiempo, crtica. Los modernos mtodos es-
tadsticos prcticamente constituyen elementos indis-
pensables en toda ciencia.

Presentacin de datos.
Generalidades

Pueden distinguirse dos clases de datos: cualita-


tivos y cuantitativos, denominados tambin estadsti-
cas de atributos y estadsticas de variables.
Se denomina de atributos a las propiedades de
los fenmenos que son susceptibles de ser expresados
cualitativamente.
Se denominan de variables a las propiedades de
los fenmenos susceptibles de ser medidos cuantitati-
vamente. En una primera etapa nos interesa este as-

350
pecto, con la perfeccin del tratamiento de la informa-
cin ingresamos a las estadsticas de atributos.
Entre las variables se distinguen dos: las directas
y las continuas.
Se considera variables directas a aquellas que slo
pueden tomar ciertos valores en el intervalo conside-
rado, generalmente nmeros enteros y positivos, esto
no es absoluto.
Se considera variables continuas a aquellas que
pueden tomar cualquier valor al intervalo considerado.
Si se analiza el proceso de fabricacin de un cier-
to nmero o producto, en base a observaciones a in-
tervalos regulares, importa conservar el orden de tales
observaciones; en este caso se habla de series crono-
lgicas, de tiempo o histricas.
Cuando en la confeccin de una serie estadstica
no tiene importancia el orden de las observaciones, se
habla de un caso atemporal o no ordinal.
En estadstica puede interesar una sola variable o
atributo, se habla as de un caso unidimensional; pue-
den considerarse dos o ms variables, se habla enton-
ces de un caso bidimensional o multidimensional.
Una vez realizado este anlisis, continuamos con
el trabajo de la administracin de la informacin para
lo cual cumplimos con los siguientes pasos:
a) Analizar las respectivas operaciones archivsti-
cas, asignando el grado de influencia y utilidad de cada
uno de los factores que inciden en la informacin con-
tenida en los documentos.
b) Expresar cuantitativamente cada uno de los fac-
tores que intervienen en la informacin, de modo que
podamos comprender la importancia de cada conteni-
do documental.

351
c) Determinar ptimamente los factores que de-
ben considerarse y cmo deben reducirse los riesgos
de error cuantitativo.
d) Probar que los anlisis son vlidos en situacio-
nes reales.
Como tocamos aspectos abstractos en estos cuatro
puntos, conviene aclarar, cules son los factores de-
nominados partes.

Partes de la administracin
de la informacin

Las partes que cubren toda administracin de la


informacin pueden ser muchas, dependiendo de los
factores que intervienen en cada inventario, catlogo,
gua, lista e ndice, pero podemos generalizar algunos.

Tipos de demanda
de la informacin

Demanda conocida. Se refiere a cuando la infor-


macin que se solicita es conocida, sea porque el usua-
rio est relacionado con la informacin, como es el caso
de los archivos administrativos. Las distintas reas de
produccin documental tienen conocimiento de la in-
formacin contenida en determinados documentos, o
porque su contenido ha sido transmitido por medios
de difusin, por ejemplo, la Constitucin del Estado
es un documento conocido por haber sido publicado,
as como leyes, decretos, resoluciones, etc.; en estos
casos el investigador se presentar con las referen-
cias conocidas.

352
Demanda determinable. Se presenta cuando la
informacin solicitada tiene relacin con otra conoci-
da o en poder del investigador. Por ejemplo, cuando
un historiador realiza un trabajo de investigacin, po-
siblemente tenga una cantidad de informaciones que
hace necesarios una comprobacin, verificacin o com-
plementar algunos trabajos, entonces el investigador
solicita informacin referida a su tema; en este caso la
demanda es determinable, porque existe una aproxima-
cin que nos permite determinar lo que se demanda.
Estos dos tipos de demanda se pueden profundi-
zar aun o subdividir en:
Demanda constante conocida. Cuando de la in-
formacin es conocida su demanda es constante, lo cual
nos da como resultado que para la preservacin del ori-
ginal, se distribuyan copias reprgrafas, ejemplo: le-
yes y decretos.
Demanda constante determinable. En este caso,
la informacin es determinable y su demanda es cons-
tante, ejemplo: las actas de cabildo.
Demanda con tendencia ascendente o descen-
dente determinable. Cierto tipo de informacin es
solicitada en determinadas pocas como ser las fies-
tas patrias y fechas de aniversario. Por ejemplo, para
el 25 de Mayo existe una determinada demanda sobre
la independencia, realizada por investigadores de di-
ferentes categoras, como periodistas, profesores, his-
toriadores, alumnos. A esta demanda la denominamos
demanda con tendencia ascendente; pasado el mo-
mento propicio, pasar a ser demanda con tendencia
descendente determinable, aun cuando esta deman-
da sea demasiado brusca.

353
Demanda de temporada determinable. Sus ca-
ractersticas son similares a las producidas en el acpi-
te anterior, pero que se realiza espordicamente, as
tenemos que para celebrar el centenario de un hroe
nacional, se produce una demanda de temporada de-
terminable.
Demanda desconocida. Cuando el investigador
desconoce en absoluto la informacin contenida en los
auxiliares descriptivos de un archivo, solicita diferen-
tes auxiliares o la gua a fin de tener conocimiento so-
bre los contenidos conservados en el repositorio.
Generalmente este tipo de demanda no es usual,
pero puede darse la situacin de que existen documen-
tos en el archivo que son completamente ignorados,
para lo que se presenta otro factor, el de la introduc-
cin de la informacin en los grupos de poblacin por
medios publicitarios o de difusin.

Tipos de alimentacin
de la informacin

Alimentacin sujeta a la produccin. La alimen-


tacin de informacin de un archivo est sujeta a la pro-
duccin documentaria de las entidades productoras;
esta produccin documentaria est sujeta a las activi-
dades que se desempean en una determinada rea
poblacional.
Alimentacin inmediata. En algunos archivos la
documentacin ingresa inmediatamente de haber sido
creada, sea mediante copias o reprografas, o que se
guarde el original en el archivo y se hagan circular sus
copias.

354
Alimentacin mediata con tiempo conocido.
Este tipo de alimentacin se produce cuando se esta-
blecen en los archivos las normas legales que deter-
minan el tiempo en el cual se efectan las entregas
documentarias. En los archivos administrativos pueden
ser semestrales, anuales, bienales, etc.; en los archivos
intermedios sern de acuerdo con las normas jurdi-
cas, cada 10 aos, 15 aos, etc., lo mismo que para los
archivos histricos.
Alimentacin mediata con tiempo desconoci-
do. Este tipo de alimentacin se produce cuando no
existen normas que establezcan la entrega de docu-
mentos a los archivos. En este aspecto se contemplan
tambin las donaciones de particulares, cuando se rea-
lizan entregas de documentos pertenecientes a perso-
nas particulares o instituciones privadas.

Tipos de seleccin

Con seleccin. Cuando los documentos ingresan


al archivo previamente seleccionados en las entida-
des productoras, para lo que contarn con auxiliares
descriptivos distintos.
Sin seleccin. Cuando los documentos ingresan
al archivo sin ningn tipo de seleccin, y son conser-
vados por un perodo indeterminado.

Tipos generales

Alimentacin limitada. Este tipo de alimentacin


de la informacin se da generalmente en archivos es-
pecializados en determinadas actividades, por ejem-
plo: archivos de enfermedades cardiolgicas.

355
Alimentacin ilimitada. Se da generalmente en
archivos nacionales, donde se recepcionan documentos
de toda ndole, generando una cantidad apreciable de
auxiliares descriptivos.
Informacin perecedera. Algunos archivos tra-
bajan mediante auxiliares descriptivos sobre este tipo
de informacin, tiene por caracterstica principal la
poca utilidad de la informacin. Al determinar su pla-
zo precaucional para la seleccin, se realizan auxilia-
res que brindan un servicio amplio para la utilizacin
de esta informacin.
Informacin imperecedera. Considerada a la con-
tenida en documentos de conservacin indefinida. Estos
documentos, por el valor que representan, conserva-
rn su informacin sin ser seleccionada.
Servicio de informacin rgida. Considerada a
la informacin contenida en los archivos que tienen
carcter de secreto, reservado o confidencial; el servi-
cio en estos casos est destinado slo a personas auto-
rizadas, crendose auxiliares ex profeso.
Servicio de informacin flexible. Como contra-
parte del servicio rgido, esta informacin es accesible
a todo tipo de usuario o investigador. Los auxiliares
descriptivos estarn concebidos para facilitar la con-
sulta de toda clase de investigadores.
Como podemos observar, existen variadas formas
de establecer un programa descriptivo, lo cual se hace
cada vez ms complejo. Para los fines del presente tra-
bajo, nos limitaremos a cubrir determinadas reas que
son de mayor utilidad para los archivos, las cuales po-
demos aislar en tres grupos:
a) Mtodos de pronsticos, considerando que ste
es el punto de partida para desarrollar una adminis-

356
tracin informacin de auxiliares descriptivos en
forma cientfica.
b) Presupuestos econmicos, en funcin de los costos
de la informacin y su conservacin en los repositorios.
c) Niveles de servicio a los usuarios, que tienen por
finalidad determinar un mnimo de inventarios con
un mximo de servicio.

Pronstico

El pronstico, como proyeccin de los datos que se


tienen del pasado hacia el futuro, puede darnos pautas
por el uso que se le da a determinada informacin, el
perodo que comprende la duracin del pronstico y
el mtodo de generar informes sobre lo proyectado.
Cuando hablamos del uso de la informacin, obtene-
mos pautas que nos permiten establecer presupuestos
de gastos en la obtencin y conservacin de los docu-
mentos. Si se tiene un conocimiento real de la deman-
da de informacin por tipologa documental, tenemos
automticamente el mercado de consumo de la infor-
macin, lo cual puede servirnos para posibilitar la edi-
cin de la informacin que obtenga mayor demanda;
asimismo nos orientar en mejor circunstancia sobre
los auxiliares descriptivos, porque obtenemos infor-
macin sobre las necesidades del conocimiento del usua-
rio frente a los auxiliares realizados, permitindonos
perfeccionar el contenido de los auxiliares. Los datos
ms importantes sern la demanda y el pronstico de
la misma, es decir, podemos tener un concepto cerca-
no a la realidad sobre las necesidades que se tienen
sobre determinados auxiliares que hayan ingresado a
una categora de consultas muy frecuentes.

357
Es necesario aclarar que no se habla del pronsti-
co de consumo de la informacin, sino de la demanda;
el consumo de la informacin es lo que el archivo ha
cumplido o satisfecho, que no siempre incluye las solici-
tudes en su totalidad sobre la informacin demandada.
En los archivos administrativos, esta demanda es
un sntoma muy claro sobre la previsin que se puede
tener para determinados documentos.
El pronstico se puede efectuar por distintos mto-
dos, que estudiaremos claramente en este captulo.

Perodos del pronstico

El perodo que debe comprender un pronstico, es


el que cubre el tiempo de ingreso documental ms el
tiempo de revisin de los auxiliares descriptivos, dada
la finalidad del pronstico como gua de la existencia
y estado documental con relacin directa a la deman-
da de informacin.
Un buen pronstico es aquel que se acerca ms a
la demanda real, sin dejarse influenciar por las deman-
das extraordinarias. Teniendo entonces dos caracte-
rsticas principales:
a) El pronstico debe estar relacionado directamen-
te con los cambios reales de la demanda.
b) El pronstico debe ser estable.
Aparentemente estas dos caractersticas son con-
tradictorias, pero se justifican en funcin del servicio
que se presta al usuario y el nivel eficiente del auxi-
liar descriptivo, logrando un equilibrio entre ambas
caractersticas.
Es necesario, antes de ingresar a la metodologa
de pronosticar, distinguir dos aspectos esenciales del

358
pronstico, correspondientes a los factores intrnse-
cos y extrnsecos.
Factores intrnsecos corresponden a los factores
que producen los datos del comportamiento de la de-
manda de informacin en el repositorio mismo, del
cual se desea pronosticar el consumo de informacin.
Factores extrnsecos son los correspondientes a
los factores externos al repositorio, en los cuales po-
demos considerar como susceptibles de un aumento
de demanda de informacin, al ndice de nuevos pro-
fesionales, incremento en las actividades empresaria-
les, etctera.

Anlisis de los auxiliares


descriptivos

El anlisis que se efecta a los auxiliares descrip-


tivos, tiene por finalidad conocer cules son los docu-
mentos ms solicitados, pudiendo tener una escala de
muy solicitado, solicitado, poco solicitado, obvia-
mente se dar atencin en funcin a la demanda de
informacin.
a) Es necesario obtener por cada tipo documental
los siguientes datos:
1. Solicitudes mensuales u anuales por cada tipo
documental. El tiempo se realiza de acuerdo con el vo-
lumen de movimiento de cada archivo, lo cual nos dar
una referencia de las solicitudes que cuentan con ma-
yor demanda.
2. Costo por unidad de tipos documentales.
b) Clasificar los datos de los tipos documentales
en orden descendente por demanda de acuerdo con
los tiempos prefijados para cada archivo.

359
c) Realizar un informe que contenga la tabla de los
tipos documentales de acuerdo con la escala de muy
solicitados, solicitados, o poco solicitados, guardando
relacin con la cantidad de tipos documentales. La can-
tidad de un tipo documental en custodia puede ser muy
grande, y su solicitud en relacin anual puede parecer
muy pequea y a la inversa, un determinado tipo docu-
mental puede ser muy pequeo y su demanda anual
puede parecer muy grande.
De acuerdo con lo expuesto, se pueden categorizar
los documentos en relacin a su demanda; tendramos
esencialmente de tres a cuatro categoras:
a) Categora A (muy solicitado).
b) Categora B (solicitado).
c) Categora C (poco solicitado).
d) Categora D, no mencionada hasta el momento,
que nos dara la pauta de aquellos documentos que no
son solicitados y que por sus caractersticas no pue-
den ser expurgados.
Los lmites de las categoras sern estimativos, de
acuerdo con las normas que cada archivo tiene para
determinar su demanda.

Modelos de la demanda

Los mtodos del pronstico estn relacionados di-


rectamente con el tipo de consumo de informacin en
el medio en cual se desenvuelven. Estos mtodos b-
sicamente pueden ser tres: horizontal, de tendencia,
y de temporada.

360
Demanda de tendencia constante

50

40

30

20

10

0
1er trim. 2do trim. 3er trim. 4to trim.
Demanda Solicitudes Consultas

Al relacionar la demanda y el tiempo determinado


en su representacin grfica de abscisas y ordenadas,
obtenemos una imagen poco clara de la demanda de
informacin, pero se puede observar que la demanda
en su conjunto sigue una lnea horizontal, de ah su nom-
bre. La mejor estimacin de la demanda ser entonces
un promedio general de la demanda pasada, ms una
cantidad adicional que cubra los posibles errores y que
denominaremos existencia o margen de seguridad.

Demanda de tendencia ascendente


70

60

50
Demand a
40
Solicitudes

30 Consultas

20

10

0
1e r trim . 2d o tri m . 3e r trim . 4to trim .

361
Demanda de tendencia descendente

250
mo
10
200
9no to
mo 6
7
150 5to
to
4
100
3ro
50 2do
ero
0 1

En la demanda de tendencia, al ser representada


grficamente, es fcil advertir que sigue lneas ascen-
dentes o descendentes, por consiguiente el mtodo de
pronstico no puede basarse en un simple promedio
de la demanda, debe adems contener factores que to-
men en consideracin la pendiente ascendente o descen-
dente de la curva de demanda.

Demanda de temporada

1er trim.
16% 2do trim.
24% 3er trim.
4to trim.

32%

28%

En la demanda de temporada, al ser representada


grficamente, se observa que tiene puntos mximos a
intervalos de tiempos ms o menos iguales, por lo que
puede llamarse tambin cclico. Un ejemplo de esta de-

362
manda puede ser la necesidad de informacin de un
ncleo poblacional al acercarse fiestas relacionadas
con personajes relevantes de la historia, o las fiestas
patrias, donde el nmero de personas interesadas en
realizar trabajos con el tema es mayor que lo normal.
Consecuentemente, para hacer un pronstico ade-
cuado ser necesario primero, estar seguros de que se
trata de una demanda cclica, y segundo, basar el pro-
nstico de un punto dado, en lo sucedido slo a uno o
ms intervalos iguales al ciclo.

Mtodos empleados para


formular el pronstico

Mtodo emprico. No muy recomendable pero


muy susceptible de ser empleado por su facilidad de
solucin, se basa en un simple promedio efectuado al
momento de hacer una consulta, que generalmente se
presenta cuando el usuario requiere del documento
para extraer informacin. Este mtodo es subjeti-
vo, puesto que no se toma en cuenta el tiempo deter-
minado de la consulta, slo se basa en lo espordico y
momentneo de las consultas.
Mtodo del promedio. Consiste en obtener un
promedio de las consultas y usar este valor como base
del pronstico.
Mtodo del promedio movible. Consiste en man-
tener constantemente las cifras representativas de la
demanda de un nmero n de perodos para que al su-
marlos y dividirlos entre n, se tenga un promedio de
demanda que est en relacin al comportamiento de la
misma demanda. Su desventaja es que no determina
la importancia de la demanda con relacin al tiempo.

363
Mtodo del promedio movible ponderado. Si-
milar al anterior, slo que a cada cifra se le asigna un
porcentaje de influencia para que las cifras ms re-
cientes tengan mayor influencia que las dems.
Por ejemplo, supongamos que tenemos los siguien-
tes datos de los ltimos cinco meses, se han solicitado al
archivo documentos relativos a comprobantes de ingre-
so, estos documentos han sido solicitados como sigue:

Quinto mes 90 solicitudes


Cuarto mes 70 solicitudes
Tercer mes 80 solicitudes
Segundo mes 60 solicitudes
Primer mes 50 solicitudes

Siendo el mes ms reciente el ltimo anotado en


la lista. La ponderacin se realiza empricamente, asig-
nndole a cada mes un porcentaje de influencia distin-
to. Asignemos al ltimo mes de menor influencia por
la tendencia descendente de la demanda de informa-
cin, su porcentaje entonces ser menor:

Quinto mes 30%


Cuarto mes 25%
Tercer mes 20%
Segundo mes 15%
Primer mes 10%

Consecuentemente el pronstico para el prximo


mes sera:

Quinto mes 30% de 90 = 27


Cuarto mes 25% de 70 = 17,5
Tercer mes 20% de 80 = 16
Segundo mes 15% de 60 = 9
Primer mes 10% de 50 = 5

Prximo mes 20% de 70 = 15,5

364
Este mtodo toma en consideracin el orden en que
han sido producidos los datos, puesto que el porcenta-
je vara de acuerdo con el orden. Sin embargo tiene la
desventaja de que los porcentajes de influencia se fi-
jan generalmente en forma arbitraria, convirtindose
en inestable, segunda caracterstica que habamos anun-
ciado para el pronstico. Lo cual implica que para cada
tipo documental a pronosticar, se tenga la necesidad
de contar con una gran cantidad de datos para acer-
carnos ms a la realidad.
Mtodo de ajuste exponencial. Elimina la nece-
sidad de acumular datos histricos por cada clase de
informacin demandada en el pasado, ajustndose en
el pronstico por medio de la variante alfa, minimi-
zndose la informacin sobre cada tipo de demanda.
El mtodo consiste en esencia en un promedio ponde-
rado, cuyos porcentajes de influencia estn en funcin
del nmero de perodos deseados y siguiendo un de-
crecimiento exponencial.
Su idea fundamental consiste en llegar al pronsti-
co considerando las diferencias de un perodo a otro.
Bsicamente existen dos variantes:
a) Mtodo de ajuste exponencial simple.
b) Mtodo de ajuste exponencial doble.
Mtodo de ajuste exponencial simple. Este m-
todo satisface las demandas constantes y de temporada
cuando estos ltimos se manifiestan horizontalmente.
Mtodo de ajuste exponencial doble. Es el m-
todo que satisface las demandas cuando se manifies-
tan temporalmente.
Demanda constante. El hecho de que este tipo de
demanda documental sea constante, sugiere en pri-
mera instancia que la lnea general de la demanda en

365
el grfico ha de ser aproximadamente horizontal. Con-
secuentemente, partiendo de uno de los pronsticos,
podemos llegar a los siguientes, dndole un tratamien-
to especial a las diferencias de un pronstico a otro.
Concretamente, para llegar al nuevo pronstico,
es necesario sumarle al pronstico anterior alfa ve-
ces la diferencia que hay entre el pronstico anterior
y la demanda real.
Formulando el enunciado tenemos: Nuevo prome-
dio es igual al promedio anterior ms alfa por la de-
manda menos el promedio anterior.
Alfa es una variable a la que se le pueden asignar
valores de 0 hasta 1 y sirve para ponderar la influencia
de los datos anteriores y simultneamente determina
la antigedad de los datos que afectan al pronstico.
El valor de la variable tambin determina que el sis-
tema reaccione lenta o rpidamente a los cambios si
se acerca a 0 o si se acerca a 1.
Hagamos un ejemplo para comprenderlo mejor:

Promedio anterior = 20
Demanda documental = 25
Alfa = 0,1

stos son considerados datos histricos, que son


los que obtenemos fcilmente. Primero el promedio
anterior, porque hemos obtenido un promedio de la
demanda pronosticada con anterioridad; la demanda
documental, la obtenemos por la suma de solicitudes
sobre un determinado tipo documental que figuran en
los registros. El valor alfa es ponderado, consideramos
demasiado reciente el pronstico anterior y de una in-
fluencia muy pequea en relacin con otros tipos do-

366
cumentales. As para obtener el nuevo promedio te-
nemos, de acuerdo con lo enunciado anteriormente:
Nuevo promedio (NP) = promedio anterior (20) ms la
variable alfa (0,1) por la resta de la demanda documen-
tal (25) y el promedio anterior (20):

NP = 20 + 0,1 (25 - 20)


NP = 20,5

Suponiendo que alfa en lugar de 0,1 sea 0,7, enton-


ces obtenemos:

NP = 20 + 0,7 (25 - 20)


NP = 23,5

Obtenemos entonces la conclusin de que a un ma-


yor valor de alfa, el sistema reacciona ms rpidamente
a los cambios recientes; cuando la variable es menor,
su influencia es menor, pero tiene la ventaja de servir
por mayor tiempo.

DEFINICIONES DE TRMINOS
EMPLEADOS EN LA ADMINISTRACIN
DE LA INFORMACIN

Para comprender mejor el propsito de la admi-


nistracin de la informacin, es necesario definir o
conceptualizar algunos vocablos bsicos de la admi-
nistracin cientfica:
Pronstico. Consideramos como una conjetura que
se proyecta desde el pasado hacia el futuro, basado en
hechos reales y determinados por clculos estadsticos.

367
Presupuestos econmicos. Es la determinacin
de los costos por cada auxiliar descriptivo que se em-
plea para su realizacin.
Costo total de auxiliares descriptivos. Es la suma
de costos de alimentacin de la informacin, ms los
costos por la preservacin de los documentos en los
repositorios.
Costos de conservacin. Son los valores econ-
micos efectuados para la preservacin, conservacin y
restauracin de los documentos teniendo en cuenta
los seguros, gastos del mobiliario, manejo, deprecia-
cin, etctera.
Costos de la alimentacin. Es el conjunto de cos-
tos realizados para lograr la alimentacin de informa-
cin del archivo.
Tiempo de alimentacin de la informacin.
Considerado al lapso que hay desde que se tiene cono-
cimiento de la carencia de un documento, hasta el mo-
mento en que se puede disponer de l para utilizar su
informacin.
Nivel de servicio. Es el porcentaje de unidades
de informacin de la demanda total con que cuenta el
archivo.
Nivel de adquisicin. Considerado como la can-
tidad de informacin necesaria para satisfacer la de-
manda durante un tiempo determinado, con un nivel
de servicio predeterminado, que consecuentemente
sirve de indicador para iniciar nuevos trmites para
obtener una nueva alimentacin de informacin.
Existencia de seguridad. Es la cantidad de in-
formacin que permite absorber las fluctuaciones de
demanda de informacin con respecto al pronstico,
para cumplir con un nivel de servicio preestablecido.

368
Tiempo de revisin. Es el lapso de tiempo com-
prendido entre dos observaciones del nivel de auxi-
liares descriptivos.
Tiempo de pronstico. Como el lapso de tiempo
comprendido entre la formulacin de un pronstico y
la del siguiente.

369
BIBLIOGRAFA ANOTADA

Arntz, Helmut, Planning of National Overall Docu-


mentation, Library and Archives Infrastructures,
Pars, Unesco, 1974, 44 pp. (COM.74/NATIS/REF.2).
Ilustra las preocupaciones y objetivos comunes de
documentalistas, bibliotecarios y archiveros, y abo-
ga por una colaboracin ms estrecha de esos pro-
fesionales a fin de planificar, crear y mejorar las
infraestructuras nacionales de informacin.
Bell, Lionel, The Archival Implications of Machine-
Readable Records, Archivum, vol. 26 (Actas del
VIII Congreso Internacional de Archivos), 1979,
pp. 85-92. Un estudio internacional conciso, pero
completo, de las prcticas y problemas de las ins-
tituciones de archivos en cuanto a los documentos
legibles a mquina.
Berche, Claire, LUtilisation des Archives par le Grand
Public (Actas del IX Congreso Internacional de Ar-
chivos), 1982, pp. 113-123. Se analiza la funcin de
los archivos como instrumento de educacin y for-
macin popular.
Borsa, Ivn, The Expanding Archival Clientele in the
post-world Ward II Period, Archivum, vol. 26 (Ac-
tas del VIII Congreso Internacional de Archivos),
1979, pp. 119-126. Se estudian las formas en que
en los ltimos aos se han utilizado los archivos
para fines investigativos.
Cangah, Guy, LUtilit Particuliere des Archives dans
les Hays en Voie de Dveloppement, Archivum,
vol. 26 (Actas del Octavo Congreso Internacional
de Archivos), 1979, pp. 171-174. Se ilustra el valor de
los archivos para el planeamiento econmico y para
el desarrollo cientfico y cultural, con ejemplos to-
mados principalmente de la experiencia de Costa
Marfil.
Carroll, Michael E., NATIS, and International Informa-
tion System: Impossible Dream or Attainable Rea-
lity?, The American Archivist, vol. 39, N 3, julio
de 1976, pp. 337-341. Los archiveros expresan su
opinin respecto a la colaboracin con las dems
profesiones de la informacin a fin de crear siste-
mas nacionales de informacin.
Cook, Michael, Una norma internacional para la for-
macin de archivistas y encargados de registros,
Revista de la Unesco de ciencia de la informacin,
bibliotecologa y archivologa, vol. 4, N 2, abril-ju-
nio de 1982, pp. 120-129. Recomendaciones para
superar las diferentes tradiciones en cuanto a forma-
cin del personal de archivos y para armonizar esa
formacin con la de los bibliotecarios documentalistas.
Delmas, B., The training of Archivists: Analysis of the Stu-
dy Programmes of Different Countries and thoughts
on the Possibilities of Harmonization, Pars, Unesco,
1979, 75 pp. (pgi-79/CONF.604/COL.1). Una visin til

371
sobre la formacin del personal de archivos, que exa-
mina, adems, los puntos de convergencia de las dife-
rentes profesiones relativas a la informacin.
DOlier, J.H.; Delmas, B., La planificacin de las in-
fraestructuras nacionales de documentacin, bi-
bliotecas y archivos: esbozo de una poltica general,
Pars, Unesco, 1975, 328 pp. (Documentacin, bi-
bliotecas y archivos: estudio e investigacin, 4). Se
describen los elementos de las infraestructuras na-
cionales de cada uno de los sectores principales de la
informacin y se explica cmo estn relacionados.
Dollar, Charles M., Quantitative History and Archives,
Archivum, vol. 29 (Actas del IX Congreso Interna-
cional de Archivos), 1982, pp. 46-52. Se analizan las
necesidades de los historiadores estadounidenses
dedicados a estudios estadsticos, y sus implicacio-
nes para los archivos legibles a mquina.
Duboscq, Guy, Importancia de los archivos modernos
para los pases en vas de desarrollo, Boletn de la
Unesco para las bibliotecas, vol. 17, N 5, setiembre-
octubre de 1963, pp. 267-271. Ilustra la importan-
cia para el gobierno y los ciudadanos, del acceso a
las diferentes clases de archivos.
Evans, Frank B., Perspectivas en materia de archi-
vos, Revista de la Unesco de ciencia de la infor-
macin, bibliotecologa y archivologa, vol. 4, N 2,
abril-junio de 1982, pp. 78-80. Un estudio sucinto y
profundo de las tendencias modernas en cuanto a ad-
ministracin de documentos y gestin de archivos.
Faye, Bernard, Los edificios para archivos, Revista
de la Unesco de ciencia de la informacin, biblioteco-
loga y archivologa, vol. 4, N 2, abril-julio de 1982,
pp. 92-98. Gua prctica escrita por un arquitecto

372
sobre planeamiento y diseo de repositorios, com-
plementada con planos.
French, E.J., A methodology for Testing and Evaluating
Standars with Special Reference to Information,
Documentation and Related Fields, Pars, Unesco,
1976, 11 pp. (SC.75/WS/102). Recomendaciones para
asegurar una mayor utilidad de las normas.
Garca Belsunce, Csar A., El uso prctico de los archi-
vos (Actas del IX Congreso Internacional de Ar-
chivos), 1982, pp. 77-86. Exposicin de las finalidades
prcticas de los archivos.
Gross, Rainer, Archives im Dienst der Technik, Archi-
vum, vol. 29 (Actas del IX Congreso Internacional
de Archivos), 1982, pp. 87-92. Ejemplos de la im-
portancia prctica de los archivos para la investi-
gacin tecnolgica, tomados principalmente de la
experiencia de la Repblica Democrtica Alemana.
Harrach, Erzsbet C., Archive und Stadtentwicklung,
Archivum, vol. 29 (Actas del IX Congreso Interna-
cional de Archivos), 1982, pp. 93-98. Se analiza la
importancia de los archivos para la planificacin
urbana y la conservacin y reconstruccin histricas.
Harvard-Williams, P.; Franz, E.G., Planning Information
Manpower, Pars, Unesco, 1974, 70 pp. (COM.74/
NATIS/REF.5). Recomienda el establecimiento de
un plan de estudios bsicos para bibliotecarios,
documentalistas y archiveros y da una visin ge-
neral sobre las condiciones existentes en cuanto a
la formacin del personal de archivos.
Hull, Flix, Utilizacin de tcnicas de muestreo en la
conservacin de documentos: estudio del RAMP y di-
rectrices al respecto, Pars, Unesco, 1981 (PGI-81/
WS/26). Examina las tcnicas archivsticas de mues-

373
treo, e incluye un estudio sobre las ventajas e in-
convenientes de su utilizacin, as como ciertas
directrices.
International Council on Archives, Archivum, vol. 17
(La Lgislation Archivistique: I Europa, 1 parte:
Alemania-Islandia), 1971, 270 pp.
, Archivum, vol. 19 (La Lgislation Archivisti-
que: I. Europa, 2 Parte: Italia-Yugoslavia), 1972,
260 pp.
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que: II. frica-Asia), 1972, 246 pp.
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, Archivum, vols. 22-23 (International Directory
of Archives), 1975, 480 pp.
, Archivum, vol. 27 (Labour and Trade Union Ar-
chives), 1980, 190 pp. Estudio internacional sobre los
archivos de los sindicatos y movimientos laborales.
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Federacin Internacional de Documentacin / Consejo
Internacional de Archivos / Federacin Interna-
cional de Asociaciones de Bibliotecarios y de Bi-
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Procesado, 17 pp. Estudio de los problemas y preo-
cupaciones comunes a esas tres organizaciones, y
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Kagombe, Maina D., Oral History and Archives, Ar-
chivum, vol. 29 (Actas del IX Congreso Internacio-
nal de Archivos), 1982, pp. 53-57. Exposicin del

374
valor de las fuentes orales para la educacin y la
investigacin, basada principalmente en la expe-
riencia de Kenya.
Kathpalia, Y.P., Conservation and preservation of Ar-
chives, Revista de la Unesco de ciencia de la infor-
macin, bibliotecologa y archivologa, vol. 4, N 2,
abril-junio de 1982, pp. 99-106. Este artculo es de
particular inters porque recalca la conservacin
preventiva.
Khmeleva, V.V., Les Moyens dInformation et les Ar-
chives, Archivum, vol. 29 (Actas del IX Congreso
Internacional de Archivos), 1982, pp. 129-134. Estu-
dio de la utilizacin de los materiales archivsticos
por la prensa, la radio y la televisin de la Unin
de Repblicas Socialistas Soviticas.
Kromnow, Ake, The Appraisal of Contemporary Ar-
chives, Archivum, vol. 26 (Actas del VIII Congre-
so Internacional de Archivos), 1979, pp. 45-54. Se
examinan las prcticas de eliminacin de documen-
tos y los criterios de evaluacin aplicados en algu-
nos pases.
Lindroth, Jan, Contemporary History and Archives,
Archivum, vol. 29 (Actas del IX Congreso Interna-
cional de Archivos), 1982, pp. 58-63. Examen de los
problemas de archiveros e historiadores, que se
plantean actualmente a causa de la creciente in-
vestigacin de la historia contempornea; se re-
fiere principalmente a Suecia.
Moore, James W.M., The economic Exploitation of
Archives, Archivum, vol. 29 (Actas del IX Congreso
Internacional de Archivos), 1982, pp. 99-102. Anli-
sis de algunos problemas relativos a la utilizacin
de los archivos con fines comerciales y econmicos.

375
Payne, Huhg W.L., Education and Archives, Archi-
vum, vol. 29 (Actas del IX Congreso Internacional
de Archivos), 1982, pp. 124-128. Discusin de la re-
lacin actual y futura, entre los archivos y el pro-
ceso educativo.
Principe, L.S., Everyman and Archives, Archivum,
vol. 29 (Actas del IX Congreso Internacional de Ar-
chivos), 1982, pp. 135-142. Se examina en qu me-
dida utiliza los archivos el hombre de la calle por
inters personal y para investigaciones, por ejem-
plo genealgicas, etctera.
Rhoads, James B., La aplicabilidad de las directrices
del Unisist y de las normas internacionales de la
ISO a la gestin de registros y la administracin de
archivos: estudio del RAMP, Pars, Unesco, 1982, p. 57.
(PGI-82/WS/4). Estudio sobre la aplicabilidad de las
normas internacionales existentes, incluidas algunas
recomendaciones para otras normas necesarias a
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Roper, Michael, The Academic Use of Archives, Archi-
vum, vol. 29 (Actas del IX Congreso Internacional
de Archivos), 1982, pp. 27-45. Un profundo examen
de las tendencias de investigacin acadmica y sus
implicaciones para los archivos.
Sewell, Philip; Mabbs, A.W.; Broome, E.M., Estableci-
miento de un marco legislativo para la aplicacin
de los NATIS, Pars, Unesco, 1977, 65 pp. (CC-76/
NATIS/8). Adems de dar orientacin sobre el mar-
co legislativo de los distintos componentes del sis-
tema nacional de informacin, este trabajo ofrece
una visin general de las funciones de los archivos
nacionales y su relacin con los dems sectores del
gobierno.

376
Tell, Bjrn, Concepcin y planificacin de sistemas na-
cionales de informacin. Documento para planifica-
dores pblicos, Pars, Unesco, 1976, 56 pp. (COM-76/
NATIS/7). Recomendaciones para planificar los sis-
temas nacionales de informacin, que revelan una
justa apreciacin de la naturaleza de la gestin de
documentos y archivos.
Unesco, Draft Guidelines on the Scope, Formulation
and Implementation of National Information Policies,
preparado para la Unesco, 1982, 39 pp. Recomen-
daciones prcticas para preparar y aplicar polti-
cas nacionales de informacin.
Unesco, Sistemas nacionales de informacin (NATIS): ob-
jetivos para una accin nacional e internacional.
Pars, Unesco, 1974, 35 pp. (COM-74/NATIS/3). Ex-
pone los objetivos de la planificacin de los siste-
mas nacionales de informacin.
Unesco, Conferencia intergubernamental sobre el pla-
neamiento de las infraestructuras nacionales de
documentacin, bibliotecas y archivos, Pars, 23 a
27 de septiembre de 1974, Documento de trabajo, Pa-
rs, Unesco, 1974, 50 pp. (COM.74/NATIS/4). Discu-
sin amplia y til de las relaciones existentes entre
archivos, bibliotecas y servicios de documentacin.
Unesco, Meeting of Experts on the Harmonization of
Archival Training Programmes, Pars 26 a 30 de
noviembre de 1979, Final Report, Pars, Unesco,
1979, 12 pp. (PGI-79/CONF.604/COL.7). Incluye una
discusin de las posibilidades y limitaciones para
armonizar los programas de formacin de las dis-
tintas profesiones relativas a la informacin.
Varios autores. La nueva tecnologa de la informa-
cin y los archivos, Revista de la Unesco de cien-

377
cia de la informacin, bibliotecologa y archivolo-
ga, vol. 4, N 2, abril-junio de 1982, pp. 120-129. Un
estudio conciso de las aplicaciones actuales de la
computadora a los archivos respecto a la gestin,
el control intelectual de los archivos, las redes y
los documentos legibles a mquina.
Velette, Jean-Jacques, The role des Archives dans lAd-
ministration et dans la Politique de planification dans
les pays en voie de Dveloppement, Pars, Unesco,
1972, 79 pp. (COM/WS/281). Estudio de la importan-
cia de los archivos para la planificacin nacional.
Verhoeven, F.R.J., The Role of Archives in the Public
Administration and the National Planning Policy
of Developing Countries With Particular Referen-
ce to Southeast Asia, Pars, Unesco, 1972, 73 pp.
(COM/WS/284). Especialmente til por sus expli-
caciones respecto a la manera como los archivos
pueden coadyuvar a la planificacin y al desarrollo
nacionales.

378
ANEXO
Cdigos de lenguas para las guas de fuentes.
Fichas de fondos y colecciones: Punto N 14
(Cdigos internacionales ISO)
Albans alb
Alemn ger
rabe ara
Bable bab
Balear bal
Blgaro bul
Cataln cat
Checo cze
Chino chi
Dans dan
Espaol spa
Esperanto esp
Estoniano est
Eusquera baq
Finlands fin
Francs fre
Gallego gao
Griego clsico grc
Griego moderno gre
Guaran gua
Hebreo heb
Hngaro hun
Ingls eng
Italiano ita
Japons jpn
Judeo-espaol jsp
Latn lat
Nerlands (holands) dut
Noruego nor
Nutka nut
Polaco poli
Portugus por
Rumano rum
Ruso rus
Serbocroata scr
Servio scc
Sin lengua snl
Sueco swe
Tagalo tag
Valenciano val
Cdigo de letras para las guas de fuentes.
Ficha de fondos y colecciones: Punto N 16
Visigtica-mozrabe 01
Carolina 02
Gtica libraria 03
Gtica caligrfica 04
Gtica redonda 05
Gtica cursiva, minscula, bastarda 06
Procesal 07
Cortesana 08
Aragonesa 09
Navarra 10
Bastarda Francesa 11
Humanstica o tlaica, bastardilla, redonda 12
Humanstica cursiva 13
Bastarda espaola 14
Caligrfica de la poca a partir del siglo XVIII 15
Impresa 16
Lenguaje cifrado 17
Mecanografiado 18
Sin letra 19
Gtica impresa 20
Cursiva 21
Caligrfica siglos XVI y XVII 22

380
Cdigos de estado de conservacin
(No se cumplimenta en el caso
de que las condiciones sean buenas)
Para las guas de fuentes. Ficha de fondos
y colecciones: Punto N 17

Acidez de papel &a


Tinta degradante &b
Deterioros locales por adimentos y formatos &c
Humedad &d
Sequedad &e
Decoloracin &f
Contaminacin &g
Polvo &h
Roedores &i
Insectos &j
Hongos &k
Bacterias &l
Moteado o Foxin &m
Destruccin parcial por fuego &n
Deterioro parcial por rotura &
Destruccin parcial por arranque &o
Pliegues o dobleces &p
Deterioro parcial por causas no especificadas &q

Codigos de soporte para las guas de fuentes.


Fichas de fondos y colecciones: Punto N 18
Papel A0
Papiro A1
Pergamino, vitela A2
Cintas magnticas A3
Rollos de microfilme A4
Microfichas A5
Registros sonoros-cintas A6
Registros sonoros-discos A7
Negativos, visual imagen fija A8
Visual imagen animada A9
Placas rayos X B0
Papel con marca de agua B1

381