AUDITORIA de GESTION de MANTENIMIENTO

(PARTE I)

(RM.Revista Mantenimiento-Chile-N6 - Ao 1991-ISS0716-8616)

ING. J.L. FABRES

Pdte. Asoc. Espaola de Mantenimiento

Considerando la gran cantidad de informacin a entregar, este tema ser tratado en dos
ediciones continuas. En la primera entregaremos la descripcin del proceso y un grfico; en
el prximo nmero los grficos restantes.

VALORACION CUANTITATIVA

1. CONSIDERACIONES Y FUNDAMENTOS

La efectividad de la gestin del Mantenimiento slo puede ser evaluada y medida por el
anlisis exhaustivo de una amplia variedad de factores que, en su conjunto, constituyen la
aportacin del Mantenimiento a la calidad de los servicios prestados por la "Ciudad Sanitaria".

No hay frmulas simples para "medir" el Mantenimiento. Tampoco hay reglas fijas o
inmutables con validez para siempre y en todos los casos. Cualquier planteamiento de anlisis
del Mantenimiento, debe hacerse con la suficiente flexibilidad para admitir todos los posibles
tratamientos individualizados.

La sistemtica para el diagnstico de la gestin del Mantenimiento que aqu se desarrolla, est
diseada para evaluar el grado de calidad con que el servicio de Mantenimiento est
empleando las mejores tcnicas y medios de control actualmente disponibles para alcanzar sus
objetivos. Este mtodo de diagnstico asume que el correcto empleo de estas tcnicas y
controles est, lgicamente, en correspondencia directa con la bondad de los resultados que se
obtengan.

El diagnstico consiste en un detallado y cuidadoso anlisis y calificacin de cada una de las

funciones caractersticas de la gestin del Mantenimiento, agrupadas segn las reas bsicas
que constituyen su campo de actividad. A continuacin las puntuaciones se ponderan y
totalizan para obtener la valoracin de cada rea y el total de la gestin del Mantenimiento.

El mtodo indica, con expresin numrica, las reas que requieren mayor atencin, identifica
los puntos dbiles, apunta las acciones correctivas y ayuda consecuentemente al responsable
de Mantenimiento a establecer sus objetivos. Los diagnsticos sucesivos posibilitan el
seguimiento y medicin de su plan de mejoras.

2. SISTEMTICA GENERAL

2.1. Relacin de las reas y funciones de actuacin

Hemos desglosado las siguientes reas:

- Organizacin. Personal. Relaciones.

- Preparacin y Planificacin del Trabajo.

- Ingeniera. Inspeccin y Mantenimiento Preventivo.

- Compras y Almacenes de Materiales.

- Contratacin.

- Presupuestos de Mantenimiento. Control de costos.

- Eficiencia.

Cada rea de gestin se ha subdividido en las funciones de actuacin correspondientes, cuyo

contenido detallamos al final de este captulo como anexo.

2.2. Ponderacin de reas y funciones de actuacin

Se ponderan sobre 100 la importancia y repercusin relativa de cada rea respecto al total de
la gestin del Mantenimiento.

Se ponderan sobre 100 las funciones dentro de cada rea segn su importancia y repercusin
relativas.

2.3. Calificacin

La calificacin de cada funcin o rea, representa la evaluacin del grado de implantacin,

desarrollo, cumplimiento y efectividad de cada rea o funcin.

Para la calificacin se punta, de acuerdo con la escala ms usual, entre cero (muy mal o
inexistente) y diez (perfecto).

2.4. Tratamiento de datos

A continuacin se operan los datos de las columnas A, B y C en las columnas D y E del estadillo,
segn se indica en los respectivos encabezamientos de cada columna.

2.5. Anlisis de resultados

Con las valoraciones obtenidas para cada rea en la columna D y el total final de la columna E
se tiene una medicin en expresiones numricas de la gestin del Mantenimiento.

Estas calificaciones constituyen su "Anlisis Espectral" y pueden servir tanto para identificar
reas y funciones de mejora, como para comparar resultados con sucesivos diagnsticos.

Hemos considerado que una calificacin global mnima del Departamento de Mantenimiento
para conseguir unos resultados aceptables a la "Ciudad Sanitaria" es de 60 sobre 100.

ANEXO AL 2.1. Contenido de las Areas y Funciones de Actuacin

A. 1. Organizacin, Personal, Relaciones

En esta rea calificaremos todos aquellos aspectos relacionados con el organigrama, su

distribucin y organizacin funcional, el personal y su formacin y motivacin as como el nivel
y bondad de las relaciones dentro del departamento y con otros departamentos.
A.1.1. Adecuacin y balance del organigrama

En este apartado valoraremos la estructura funcional y jerrquica del Departamento de

Mantenimiento, la dimensin de la plantilla, la distribucin por turnos, especialidades y reas
de trabajo.

A.1.2. Directrices de mantenimiento

Vamos a calificar en este apartado las normativas de actuacin, instrucciones disponibles y

filosofa de actuacin existente en el Departamento de Mantenimiento.

A.1.3.Formacin y cualificacin del personal

Incluimos aqu todos los aspectos relacionados con la actual formacin de Tcnicos y
Especialistas, Conocimientos generales y especficos de las instalaciones, Formacin de base,
experiencia, etc.

A.1.4.Planes de formacin

Valoramos en este apartado la existencia o no existencia de planes de formacin, as como su

adecuacin a las necesidades del Departamento de Mantenimiento.

A.1.5.Motivacin del personal

En este apartado vamos a calificar, como indica el ttulo del mismo, la motivacin existente, a
todos los niveles jerrquicos, en el Departamento de Mantenimiento, sin tener en cuenta sus
causas ni justificacin.

A.1.6. Comunicacin

Incluimos en este apartado la comunicacin dentro del Departamento de Mantenimiento,

entre los distintos niveles de actuacin, la comunicacin con otros departamentos del Hospital
y eminentemente con los usuarios o responsables de cada planta o edificio. Valoraremos no
slo las buenas relaciones sino tambin el grado idneo de dicha comunicacin.

A.2. Preparacin y Planificacin del Trabajo

La gran masa de trabajos que han de realizarse, requiere un tratamiento organizado desde el
momento en que se detecta la necesidad, hasta su finalizacin en condiciones adecuadas. Todo
este proceso es el que Puntuamos en esta rea.

A.2.1. Sistemtica de rdenes de trabajo (0.T.)

Vamos a calificar en este apartado la organizacin que siguen las 0.T., las firmas de autorizacin
que necesitan, los textos, etc. as como la organizacin administrativa para su control.

A.2.2. Coordinacin de especialidades

Es frecuente en el tipo de trabajos que se realizan, la necesaria intervencin de personal de

distintas especialidades y cuya coordinacin para conseguir un buen resultado es lo que
calificaremos en este apartado.

A.2.3. Establecimiento de programas

Todos los aspectos relacionados con la Planificacin de trabajos son los que valoraremos aqu,
carga de trabajo por especialidad y por sector, preparacin de programas especiales, etc.
A.2.4. Definicin de materiales

Todo trabajo necesita, en mayor o menor grado, unos materiales para su ejecucin, la previsin
de los mismos en cantidad y calidad es lo que vamos a tener en cuenta al valorar esta actividad.

A.2.5.Estimacin de tiempos

Difcilmente puede realizarse ningn tipo de actividad sin estar pendiente de su duracin, la
previsin de la misma y su utilizacin es lo valorado aqu.

A.2.6. Estimacin de fechas de finalizacin

Si es bueno estimar una fecha de finalizacin de cada trabajo, mejor es acertarla. Ambos
aspectos vamos a tener en cuenta al calificar este apartado.

A.2.7. Recepcin de trabajos terminados

El peticionario de cada trabajo ha de ser el receptor del mismo, ya sea en cantidad, calidad y
plazo, su aceptacin o no, es clave para la buena marcha del servicio. Es en el momento de esta
aceptacin cuando puede hablarse de quejas concretas.

Calificamos en este apartado la existencia o no existencia de un mtodo sistematizado as

como de su eficacia.

A.2.8. Evaluacin de necesidades externas

En general para poder evaluar las necesidades de Contratistas, es necesario disponer de la

carga de trabajo y la Planificacin de los mismos recursos propios disponibles, idoneidad,
urgencia del trabajo, etc., y es a partir de estos datos cuando podemos establecer las
necesidades de recursos externos que lgicamente se utilizan para realizar aquellos trabajos
que no puedan serlo por medios propios. Los mtodos y procedimientos utilizados para
establecer esta evaluacin son calificados en este apartado.

A.3. INGENIERIA, INSPECCIN, MANTENIMIENTO PREVENTIVO.

Esta rea cubre los aspectos ms tcnicos que habitualmente deben existir en un
Departamento de Mantenimiento para poder desarrollar sus cometidos principales.

A.3.1. Diseo y montaje instalaciones existentes

Se valoran nicamente los edificios, instalaciones, equipo y maquinaria actualmente existente,

analizando desde el punto de vista de las necesidades de Mantenimiento, Calidad,
instalaciones, Mantenibilidad, Fiabilidad, etc.

A.3.2. Documentacin tcnica disponible

Analizaremos aqu la cantidad y calidad de la documentacin tcnica disponible: Planos

generales y de detalle, Normas e instrucciones de los fabricantes, Listas de recambios de cada
mquina o instalacin, etc.

La puntuacin se hace sobre la cantidad, calidad y localizacin rpida de lo disponible y

utilizado por los Tcnicos de Mantenimiento, as como del esfuerzo que dicho departamento
hace para su mejora y puesta al da.

A.3.3. Historial equipos

Se trata de valorar la existencia o no de Fichas Historiales de cada equipo donde, adems de
indicar las caractersticas del mismo, se disponga de las principales modificaciones que se le
han realizado, averas, as como los costes anuales de Mantenimiento.

A.3.4.Investigacin sistemtica de averas.

Hemos de valorar tambin si existe por parte del Departamento de Mantenimiento el criterio
de que a travs del anlisis sistematizado de las averas ms frecuentes puedan obtenerse
propuestas para su eliminacin.

A.3.5 Gamas de mantenimiento preventivo

Incluimos en la calificacin de este apartado todos los aspectos relacionados con el

Mantenimiento Preventivo y la Inspeccin, Instrucciones Tcnicas, Programas existentes, etc.

A.3.6. Anlisis de mtodos de trabajo

La ejecucin de los trabajos de Mantenimiento pueden realizarse de forma totalmente

rutinaria o bien partiendo de su anlisis y dando instrucciones detalladas a los operarios,
herramientas a utilizar, etc.

A.3.7. Dotacin demedios de mantenimiento e inspeccin

La realizacin de los trabajos cada da exige ms la utilizacin de mejores y ms precisas

herramientas, disponibles hoy en el mercado, para que la calidad y duracin de los mismos sea
la correcta.

A.4 COMPRAS Y ALMACENES DE MANTENIMIENTO

Esta rea abre los aspectos relacionados con la gestin de Aprovisionamiento de materiales y
recambio para la realizacin de los trabajos de Mantenimiento.

A.4.1. Sistemtica de la gestin de compras

Valoraremos en este apartado aspectos tales como: Seleccin de proveedores, especificaciones

que se dan en los pedidos, circuitos administrativos, negociacin de precios y en general todos
los aspectos relacionados con la organizacin de compras, excepto la recepcin del material
que hemos incluido en el apartado siguiente.

A.4.2. Recepcin de materiales

Se analiza el sistema de control establecido para aceptar los materiales que son comprados:
Calidad y Cantidad de los mismos en correspondencia con el pedido y fiabilidad de la recepcin
son los puntos claves que hemos de valorar.

A.4.3. Locales. Disposicin fsica de los materiales. Localizacin

Valoramos los aspectos fsicos de los Almacenes de Mantenimiento, su idoneidad y

distribucin, limpieza y orden.

A.4.4. Codificacin. Estandarizacin de recambios

Se trata aqu de valorar la situacin en que estos conceptos se hallan actualmente.

A.4.5. Calidad del servicio de los almacenes de mantenimiento

Aqu analizaremos y valoraremos la organizacin que tienen estos Almacenes y el Servicio
prestado a los distintos equipos de Mantenimiento: rotura de stocks, materiales en buen
estado, reserva de materiales, etc.

A.5. CONTRATACIN

Incluimos aqu los aspectos que hemos de analizar para poder valorar la contratacin de
trabajos de Mantenimiento. No incluimos la contratacin temporal de personal que
consideramos debe ser eliminada como prctica habitual de Mantenimiento. Si en un
momento dado es necesario incrementar el personal de Mantenimiento, lo ser para realizar
trabajos de determinadas especialidades. Consideramos ms rentable y operativo buscar a las
empresas adecuadas que realicen estos trabajos.

A.5.1. Poltica de Contratacin de trabajos

Valoraremos en este apartado si realmente existe esta poltica o simplemente se va

improvisando sobre la marcha. Tambin se calificar la bondad y eficacia de la misma.

A.5.2. Especificacin tcnica de los trabajos a contratar.

Un buen contrato normalmente es consecuencia de una buena especificacin de lo que se

quiere. Valoramos en este apartado como se realizan actualmente estas especificaciones, el
alcance y calidad de los mismos.

A. 5.3. Seleccin de Contratistas

El precio no es la nica caracterstica que ha de tenerse en cuenta cuando se decide qu

contratista ha de realizar un determinado trabajo, la profesionalidad de su personal, el
conocimiento que de nuestras instalaciones tenga, la seriedad de la empresa y otras muchas
caractersticas deben contribuir a perfilar una decisin. No perdamos de vista que no siempre
es posible definir un trabajo en sus mnimos detalles y por tanto debe de trabajarse con un
grupo de empresas que estn compuestas por muy buenos profesionales y stos deben ser
homologados.

A.5.4. Supervisin de Contratistas

Es imprescindible, a la hora de valorar este apartado, tener en cuenta quin y

cmo se lleva el control de Contratistas: sus horas de presencia, la calidad de

los trabajos, su duracin, cumplimiento de plazos y Normas de Seguridad,

desviaciones, son otros tantos aspectos que condicionan nuestra calificacin.

A.6. Presupuestos de Mantenimiento

Control de Costos

Calificaremos dentro de esta rea todos los aspectos econmicos que afectan a la gestin de
Mantenimiento, los sistemas existentes, as como los mtodos y procedimientos de control
utilizados se analizan en funcin de su bondad y eficacia.

A.6.1. Preparacin de presupuesto anual de Mantenimiento

El Presupuesto anual es el mximo objetivo econmico que este departamento puede tener. Su
existencia o no, su desglose, el mtodo utilizado para su establecimiento, la participacin de
todos los estamentos y personas implicadas, etc., son aspectos que cuantificamos y valoramos
en este apartado.

A.6.2. Definicin de tipos de Mantenimiento. Tratamiento Contable

Vamos a calificar en este apartado el detalle contable al que llega este presupuesto. La
separacin de los costos de Mano de Obra, Materiales y Contrataciones, el desglose en tipo de
Mantenimiento: Correctivo, Preventivo, Modificativo, etc., los centros de gastos codificados
claramente para Mantenimiento, son puntos incluidos en este apartado y que se valoran en el
mismo.

A.6.3. Documentos de Gestin Econmica

La utilizacin de documentos standard, su periodicidad, as como hasta qu nivel de

informacin se enva a los distintos responsables, son los conceptos que aqu valoramos.

A.6.4. Informatizacin del Control de Costes

Su utilizacin como herramienta para conseguir una sistematizacin del proceso de Control de
Costes en Mantenimiento, la fiabilidad de los datos y superficie son aspectos dignos de
considerar para decidir la aplicacin de medios informticos. La existencia o no de estos
medios es valorada en este apartado.

A.6.5. Seguimiento y Control de Costes.

Independientemente del esquema econmico que el Mantenimiento pueda tener y que ya

hemos calificado en los apartados anteriores, hemos de valorar los sistemas y procedimientos
que se utilizan para seguir y controlar los costes disponibles, as como confiabilidad y eficacia.

A.6.6. Existencia y evolucin de ndices econmicos.

Disponer de unos ndices cronolgicos, que puedan ser comparados en el tiempo as como con
otras instituciones de parecidas caractersticas, resulta de gran utilidad a los responsables de
Mantenimiento en sus distintos niveles. En este apartado valoraremos su existencia o no, as
como su eficacia.

A.7. EFICIENCIA

Los resultados que Mantenimiento consigue se desglosan en distintas reas de su actividad.

Vamos a calificar aqu, si realmente se siguen criterios para medir estos resultados as como el
nivel de los mismos.

A.7.1. Duracin de los trabajos de Mantenimiento.

Rendimiento de la Mano de Obra

Como su enunciado indica, vamos a valorar en este apartado si la duracin promedio de los
trabajos es ms o menos correcta y lgicamente la actividad del personal que realiza los
mismos.

A.7.2. Cumplimiento de los plazos

A.7.3. Calidad de los trabajos realizados

A.7.4. Coste de los trabajos realizados

A.7. 5. Estado de las Instalaciones-Averas

Una poltica de eficaz realizacin de los trabajos de Mantenimiento debe reportarnos, entre
otros beneficios, una disminucin progresiva de las averas as como una visible mejora de las
instalaciones y su calificacin es la que se realiza en este apartado.

A.7.6. Calidad de servicio

La correcta relacin entre el plazo, el coste y la calidad de las acciones que realiza
Mantenimiento para conseguir los resultados adecuados y el grado de satisfaccin suficientes
en los usuarios.