KAREN DANIELA MONTOYA VILLOTA

3.3 Actividades de Apropiacin del conocimiento

Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el primer

contenido de estudio, es momento de que usted indague en la oficina o unidad
que seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para administrar los
documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Se selecciona la empresa Emcali: En esta empresa cada rea maneja su propio archivo
y cada rea tiene un auxiliar de archivo que se encarga de toda la gestin documental
del rea. En cada rea se encuentra un archivador donde se deben guardar
documentos de hasta 4 o 6 aos, los documentos se guardan de acuerdo a la fecha de
archivo con que se halla registrado en la base de datos de archivo. Los documentos
son guardados en cajas y separados por carpetas, las cajas y las carpetas deben estar
rotuladas con la debida informacin de lo que se encuentre ah adentro, superados los
4 0 6 aos o si el archivo lo requiere por falta de espacio en el archivador, se realiza
una carta de notificacin para informar que documentos y que numero de caja se va a
enviar a la bodega que tiene la empresa especial para guardar el archivo histrico y
este sea custodiado debido a que son documentos necesarios para solucionar
problemas municipales o abrir expedientes de personas que estuvieron vinculadas con
la empresa.

Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo

contenido de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos

La clasificacin de documentos es el proceso de organizacin documental, en la cual se

identifica y establecen agrupaciones documentales, la organizacin incluye una
clasificacin y ordenacin de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas
de retencin documental, es decir, archivo de gestin central y disposicin final.

Segn la Organizacin

De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la empresa.

Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la

documentacin de la organizacin.

Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la

organizacin. Es decir, es independiente de todo proceso archivstico.

Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depsito de informacin

lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
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Archivo descentralizado con control centralizado: Este depsito de archivo se

maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un archivo
descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central.

Segn su Uso

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las
etapas documentales, segn a los requerimientos de la organizacin:

Archivo activo: Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o aos
anteriores que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias laborales,
resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el proceso de
consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservacin y consulta
permanente.

Archivo semi activo: Son los documentos que varan en su periodo de conservacin y
su consulta es menor.

Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los archivos activos ya que
los dems documentos los maneja en archivo central.

Segn su Naturaleza

Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de archivo.

Archivo pblico: Es todo documento que pertenece a las entidades pblicas.

Archivo privado de inters pblico: Son aquellos documentos que por su valor
histrico, investigativo, cientfico o cultural son de inters pblico.

Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o

jurdicas.
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Diagrama de Flujo de las Funciones

INICIO

Control y
Verificacin del
documento

El documento
NO se encuentra
Descarte del
en buen
documento estado?
Sigue Activo?

SI

Almacenamiento
del documento

Recuperacin de
documentos

FIN
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Diagrama de Flujo de la Clasificacin de los Archivos

INICIO

Clasificacin Del
Archivo

NO El archivo lo
Archivo controla una
Descentralizado sola
dependencia?

SI

Archivo
Centralizado

SI El Archivo NO
Archivo Activo tiene un uso Archivo
frecuente? Inactivo

FIN

DIAGRAMA DE FLUJO
Emcali
CAM
Karen Daniela Montoya Villota
ADMINISTRACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
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INICIO

Cada rea identifica,

organiza y archiva sus
documentos.

Los documentos son

guardados hasta 4 0 6
Envo a bodega
aos.

Descarte de SI
El documento
documento
supera los 6
aos?

NO

Clasificacin de los
documentos

NO
Archivo Inactivo Archivo
Activo?

SI

Almacenamiento y
control del FIN
documento
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3.4 Actividad de Transferencia del conocimiento

FORO TEMTICO 1

a) Cul es la importancia de la administracin documental? Cmo se refleja su

finalidad en las empresas, actualmente?
R/: La administracin documental ayuda en la funcin archivstica de las empresas, esta
frmula normas y polticas para facilitar la gestin documental. La administracin
documental de manera responsable vela por los archivos ya sean histricos o activos
que son esenciales para una empresa. La administracin documental tiene un rol
trascendental ya que su fin es el de servir la informacin de forma precisa, gil y
oportuna. Pero la administracin documental tiene un papel muy amplio y no es tan
general ya que se encarga de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la
informacin. Las empresas hoy en da se estn dando cuenta de la importancia de
administrar sus archivos, debido a que con el tiempo su volumen va aumentando y esa
documentacin es realmente importante y no debe ser tirada, al contrario debe ser
revisada y guardada. La finalidad de la administracin documental en las empresas
actualmente es vital para llevar el control adecuado de la informacin para:

Establecer los procedimientos para ejecutar rpidamente los trmites de los

documentos que se procesan.
Proporcionar informacin cierta y rpida de los documentos que tramitan.
Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
Recepcin y Orientacin.
Registro y Distribucin.
Archivo.

b) Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo

027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce

LEY 594 2000

Art. 3. Definiciones: Archivo pblico, funcin archivstica, documento original.

Art. 6. De los planes y programas: Planeacin, asistencia tcnica, ejecucin y

coordinacin.

Art. 7. Archivos: Archivo General del Municipio.

Art. 8. Archivos territoriales: Archivos de entidades de orden municipal.

Art 13. Instalaciones para los archivos.

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ACUERDO 027 DE 2006

Art. 1. A. Acceso a documentos de archivo, archivo del orden municipal, archivo privad
de inters pblico.

C. Clasificacin de documentos, conservacin de documentos.

D. Descripcin documental, documento original y pblico.

F. Fondo documental, funcin archivstica.

S. Sistema integrado de conservacin.

c) Brinde su opinin frente a los aportes de sus compaeros.

R/: Es muy buena, cada uno piensa en la importancia de la administracin documental

en una empresa; ya sea grande o pequea, siempre habrn documentos importantes
para cada rea de la entidad que debern ser archivados con el debido proceso.

BLIBLIOGRAFIA

Administracin documental Actividad

https://www.clubensayos.com/Temas-Variados/ACTIVIDAD-1-ADMINISTRACION-
DOCUMENTAL/1903264.html

http://www.buenastareas.com/ensayos/Presentacion/61738753.html

Clasificacin de los Archivos

https://es.scribd.com/doc/53755479/CLASIFICACION-DE-ARCHIVO

Ley 594/2000

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_594_D
E_2000.pdf

Acuerdo 027/2006

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO
_027_DE_2006.pdf

Diagrama de Flujo

http://es.slideshare.net/amarceve/programa-de-gestin-documental-4335801