Qu es ACCESS?.

En pocas palabras, es un programa para crear y manejar bases de datos.

Qu es una base de datos?. Casi tan fcil como la respuesta anterior.

Alguna vez has buscado en una gua telefnica un numero de telfono?. Seguro que si;
Primero coge en su mano la voluminosa gua telefnica de la provincia, que no es mas que
una "base de datos" que est impresa.

En sus paginas estn todos los nmeros de telfonos, pero usted no lee uno a uno todos
ellos para encontrar uno en particular, as que "filtramos" la gua buscando una poblacin
en concreto e ignorando todas las dems. Aun as el volumen de paginas es demasiado
para leerlo enteras. Por suerte a alguien se le ocurri poner al lado de los nmeros de
telfonos otra columna con el nombre del abonado y su direccin.

Cada pagina es una "tabla", en la que cada columna es un "campo", las tablas de la gua
estn ordenadas, o "indexadas", siguiendo el orden alfabtico por el campo apellido. Es
decir que el campo apellido es la "clave" de la tabla.

Es una suerte que la "base de datos" telefnica est ordenada de esta ltima manera. As
sabiendo la poblacin, el apellido y la direccin, se puede encontrar rpidamente cualquier
nmero de telfono.

Pero existen otras formas de "indexar" la tabla, por ejemplo a travs del "campo"
direccin, en este caso estaramos ante un callejero, es decir sabramos los nombres e
todas las personas que viven en cada calle y sus nmeros de telfonos. O tambin podra
ordenarse por el "campo" numero de telfono, este tipo de guas se llaman "guas
inversas".
A travs de este pequeo ejemplo ya sabemos qu son las bases de datos, los filtros, las
tablas, los campos, los ndices, las claves.. y con un poco de imaginacin podemos
entreveer las posibilidades de un programa que maneje, ordene e indexe grandes bases
de datos para nosotros como pueden ser, adems de guas telefnicas, libros de una
biblioteca, historiales de pacientes, facturas de una empresa, preguntas de los ltimos
exmenes, etc. ..

El entorno de diseo de la base de datos

Vamos a empezar creando una base de datos. Ya que estamos familiarizados con el listn
telefnico, vamos a ver como lo "modernizamos" para que est a la altura de esta nueva
era llena de maravillas tecnolgicas.

Para ello, inicializamos el programa

Pulsamos Inicio, programas, y cliqueamos sobre Microsoft Access.

Se abre una ventana tal como esta

y elegiremos la opcin "Base de datos de Access en blanco" y pulsamos aceptar

Aparece una ventana llamada "Archivo nueva base de datos". Nosotros vamos a
bautizar a nuestra base de datos "Listn Telefnico", y as lo escribimos en el cuadro
"Nombre de archivo". A continuacin pulsamos en el botn "crear".
En la siguiente ventana vemos mltiples opciones

A partir de aqui empezaremos a crear nuestra primera base de datos.

Creacin de la primera tabla:

Creacin de la primera tabla:

Se elige la opcin "crear tabla en vista de diseo".

Surgir la ventana de diseo de tabla

En ella hay varias partes que iremos descubriendo segn vayamos necesitndolas.. por
ahora nos basta saber que en la parte superior es donde definiremos las caractersticas
bsicas de los campos.
En la inferior izquierda podremos concretar ms sus caractersticas segn vayamos
definiendo la columna "tipo de datos".

Y por ultimo en la parte inferior derecha Access nos ayudara contextualmente sobre los
datos relativos a los campos que vamos a disear.

Vamos a empezar por disear nuestra base de datos en la columna de Nombre de campo
introduciremos el nombre que queramos para identificar cada "campo" de nuestra tabla.

Nuestro listin va a tener los siguientes campos:

Nombre, Apellidos, Direccin, Poblacin, CP, N Telfono, Relacin Trabajo.

Seguramente cada uno de nosotros preferiramos cambiar algn campo por otro, aadir
algunos ms o borrar otros... Mas adelante veremos cmo hacerlo y cmo personalizar
esta tabla a nuestras necesidades.
Creacin de la primera tabla II:

-Aadiendo Campos:

En el capitulo anterior habamos dicho que empezaramos diseando nuestra base de

datos introduciendo en la columna de Nombre de campo el nombre que quisiramos para
identificar cada "campo" de nuestra tabla.

Habamos dicho, tambin, que nuestro listn iba a tener los siguientes campos:
Nombre, Apellidos, Direccin, Poblacin, CP, N Telfono, Relacin Trabajo.

Segn vayamos introduciendo los nombres en la columna al salir de cada celda, ya sea
con la tecla return, con los cursores o con el ratn, veremos como en la celda contigua de
la columna "tipo de dato" aparece por si solo la palabra "texto", por ahora vamos a
ignorarlo, y con el ratn seguiremos introduciendo cada nombre de campo en su fila
correspondiente

As es como quedara nuestra tabla con los campos nombrados

Si nos situamos de nuevo en cualquiera de los campos que acabamos de crear veremos
como la zona inferior izquierda muestra los siguientes datos que corresponde a las
propiedades del campo. Y que en la parte inferior derecha surge un texto que nos explica
algo sobre las caractersticas que nos pueden ayudar.

En ella vemos que tenemos predefinidos ciertos valores.

Por ejemplo: "Tamao del Campo" que tiene el valor "50", esto quiere decir que el
numero de caracteres mximo que podemos introducir ser de 50, si quisiramos que un
campo en concreto aceptara mas o menos caracteres solamente tendramos que cambiar
ese valor por otro mas ajustado, por ejemplo quizs en el campo direccin necesitaramos
mas longitud

Y por el contrario, es evidente que el campo N de telfono no necesitaramos tantos... ni

siquiera con todos los prefijos internacionales..

Hay varias propiedades ms, que veremos en el prximo capitulo

Creacin de la primera tabla III:

-Propiedades de los campos:

Hay varias propiedades ms; algunas en blanco como "Titulo" y otras con valores
predefinidos, como "Requerido" que tiene el valor "No".

Segn nos situemos sobre alguna de estas propiedades el texto de ayuda contextual de la
parte inferior derecha cambiara automticamente para explicarnos la funcionalidad de la
propiedad.

Por ejemplo para la propiedad "Requerido" tenemos esta ayuda

Y para "Valor predeterminado" se nos muestra esta otra.

Volvamos a la parte superior de la ventana, en la segunda columna "Tipo de datos", se

nos ha definido por defecto todos los campos como "Texto". Pero si pulsamos sobre
alguno de ellos vemos como se despliega una cortina con diversas opciones
Vamos a seleccionar "Texto" para los cuatro primeros campos. Para CP elegiremos
"Numrico" y le pondremos una "tamao de campo" de 5 caracteres y paro el campo N
de telfono tambin elegiremos "Numricos", y en "tamao de campo" pondremos 9
caracteres.

En realidad, los tipos numricos solo deben utilizarse para campos que participen en
operaciones matemticas, por ejemplo, en una base de datos que gestionase la
contabilidad domestica, necesitaramos operar con los campos ingresos y gastos, para
conocer nuestro ahorro. Sin embargo, es poco probable que sumemos nmeros de
telfonos o restemos cdigos postales, de modo que lo mejor es aplicarles tipos "Texto",
pero de momento y por fines didcticos les asignaremos tipo "Numrico"

Y por ultimo para el campo Relacin laboral" elegiremos el campo lgico "Si/No"

Como hemos visto en la lista de opciones, hay ms tipos de datos que los pocos que
estamos utilizando, iremos descubrindolos segn los necesitemos. Los ms curiosos
pueden tener ms informacin, como ya hemos visto, en la zona inferior derecha de la
ventana
Creacin de la primera tabla IV:

-Aadiendo descripciones de campos a una tabla:

Finalmente la tabla quedar as.

La funcin de cada campo es evidente con solo leer su titulo, pero es posible que alguna
vez el nombre del campo no sea tan significativo. Por ejemplo, la funcin de nuestro
campo "Relacin Laboral",es algo confusa, de l solo sabemos que es un campo lgico
"Si/No", pero eso nos aporta poca informacin . Para tener mas informacin tenemos la
tercera columna.

La tercera columna est titulada "Descripcin":

,
En ella escribiremos la descripcin de la funcin de cada campo, y ser til cuando
estemos utilizando la tabla y no recordemos por ejemplo si cuando crebamos la tabla,
tenamos en mente que el campo "Nombre" se refera solo al primer nombre, o al
segundo nombre, el formato de las iniciales o si inclua o no los apellidos..

As es como quedara mi tabla definitivamente , naturalmente cada uno podr escribir la

informacin que crea mas apropiada para recordar el motivo del campo

Cmo modificar la estructuras de las tablas I:

-Modificaciones

Podemos modificar la estructura de las tablas fcilmente eliminado un campo, insertando otro,
movindolo y por supuesto modificar el contenido de cada fila.

Por ejemplo: Borremos el campo "Relacin laboral" y aadamos el campo "Notas", que ser un
campo "Memo", que al contrario de lo que sugiere su nombre, no es un campo tonto, sino muy
til que puede almacenar nuestras notas sobre cada registro

Vamos a hacerlo paso a paso:

Primero borremos el campo "Relacin Laboral", el nombre tcnico de la operacin es eliminar el

campo, hay dos formas de hacerlo, el primer paso es comn, pulsaremos en el selector de fila
para seleccionarlo

Y para borrarlo pulsaremos la tecla "Supr" o seleccionaremos la accin "Eliminar filas" del men
"Edicin", al que accederemos pulsando el botn derecho del ratn

La tabla quedara de la siguiente forma.

Para aadir el campo "Notas", lo haremos como siempre, situndonos en una fila en blanco e
introduciendo los datos tal como hemos aprendido anteriormente.

La nica diferencia es que en el tipo de datos elegiremos "Memo".