Mdulo 1 - Lio 18 - Usando Subtotais Para Anlise de

Dados
Outra funcionalidade bastante til do Excel a possibilidade de, rapidamente, criarmos subtotais
para grupos de dados em uma planilha. Por exemplo, podemos criar subtotais de vendas por
pas, dentro de cada pas podemos criar subtotais por cidade. Ou poderamos criar subtotais por
vendedor ou cliente. A criao de subtotais uma maneira rpida de compararmos o
desempenho de diferentes grupos. Por exemplo, com o clculo de subtotais por vendedor,
podemos comparar, facilmente, o desempenho de cada vendedor.

Nesta lio veremos um exemplo bsico do uso de subtotais. Mais adiante, nos mdulos 3 e 4
voltaremos ao assunto de subtotais, quando falaremos das ferramentas de anlise e simulao
do Microsoft Excel.

Nesta lio veremos um exemplo simples de como criar subtotais por vendedor.

Exerccio 14 Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Exemplo 14.xls e calcular subtotais de vendas

por vendedor - coluna Funcionrio.

1. Abra o Excel.

2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.

3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado.

4. Selecione o arquivo Exemplo 14.xls.

5. Clique em Abrir.

6. Ser aberta uma planilha com uma lista com 830 pedidos.

7. Em primeiro lugar vamos classificar a planilha em ordem crescente do campo Funcionrio.

Clique em qualquer clula da coluna Funcionrio.

8. Selecione o comando Dados -> Classificar. Na janela Classificar selecione as opes indicadas
na Figura 1.61:
Figura 1.61 - Classificando pelo campo Funcionrio.

9. Clique em OK. A planilha ser classificada pela coluna Funcionrio.

10. Selecione o comando Dados -> Subtotais...

11. Ser exibida a janela Subtotais indicada na Figura 1.62:

Figura 1.62 - A janela Subtotais.

12. Na lista A cada alterao em, selecionamos o campo no qual queremos que os subtotais
sejam calculados. No nosso exemplo selecione o campo Funcionrio.

13. Na lista Usar funo, selecionamos qual o clculo de subtotal ser realizado. Por padro
uma Soma, mas tambm pode ser contar o nmero de linhas, Mximo, Mnimo, Mdia, etc.
Selecione Soma.

14. Na lista Adicionar subtotal a, selecionamos o campo no qual esto os valores onde sero
efetuados os clculos. No nosso caso queremos somar o total de vendas para cada funcionrio.
Selecione a coluna Valor.

15. Na parte de baixo da janela temos opes para Substituir os subtotais atuais, caso j
existam subtotais calculados; inserir uma quebra de pgina aps cada subtotal e Resumir abaixo
dos dados. Esta ltimo opo, se marcada, faz com que o excel calcule totais gerais.

16. Suas opes devem estar conforme indicado na Figura 1.62.

17. Clique em OK.

18. O Excel calcula os subtotais e insere uma estrutura de tpicos, no lado esquerdo da planilha.

19. Observe que a estrutura de tpicos apresenta diferentes nveis: 1, 2 e 3 . Por padro so
exibidos todos os registros e tambm os subtotais. Esta visualizao no muito prtica. Para
ver apenas o subtotal por funcionrio, clique no boto com o nmero 2, conforme destacado na
Figura 1.63:
Figura 1.63 - Exibindo o subtotal por funcionrio.

20. Clique no boto 1 da estrutura de nveis. Observe que ser exibido apenas o total geral,
conforme indicado na Figura 1.64.

Figura 1.64 - Exibindo Total Global.

21. Salve a planilha Exemplo 13.xls.

22. Feche o Excel.