MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO
PLANEACIN INSTITUCIONAL Y GESTIN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
Cdigo: PE02-PRO5 Fecha Versin 04: 01/09/2016

Acta de Comit de Calidad No. 62 de 01/09/2016

Control de documentos
CO NTRO L DE REV ISI ONES

Fecha de Comentario
Versin Modificacin
1.0 03-08-2007 N.A.
Se modifican las normas y el procedimiento en razn a que se
definieron los lineamientos para la codificacin de los documentos
internos, tales como procesos, procedimientos, instructivos y formatos.
2.0 Julio 23 de 2007 Tambin se ajust el alcance de la documentacin del Sistema de
Gestin de Calidad, al excluir del control del dicho procedimiento el
acervo documento del Centro "Arcadio Plazas", en razn a que tiene su
propio control con el aplicativo Winisis
Se traslada el procedimiento del proceso Gestin documental al proceso
de Planeacin Institucional y Gestin de Calidad
Se actualiza el IN1-PE02-PRO5 Instructivo para la elaboracin de
documentos del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin
Septiembre 18 de Nacional de Derecho de Autor, se incluye el nuevo Logo del Sistema de
3.0
2012 Gestin de Calidad, se modifica el Formato F1-PE02-PRO5 del listado
maestro de documentos, el Formato F2-PE02-PRO5 para la elaboracin
de caracterizaciones y la Plantilla PL2-PE02-PRO5 para la elaboracin
de procedimientos

Actualizacin de los cdigos de las Tablas de Retencin Documental

(TRD) de acuerdo a las oficinas productoras correspondientes.
4.0 Septiembre 01 de
2016

Elaborado por: Cargo:

Firma:
Katherine Vela Coordinador de Planeacin y Calidad
Cargo:
Velasco
Revisado y validado Firma:
por: Manuel Mora Presidente Comit de Calidad

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1. OBJETIVO

Determinar las polticas y actividades que se deben cumplir en la Direccin Nacional de

Derecho de Autor para la revisin, actualizacin, modificacin, aprobacin,
identificacin de cambios, divulgacin y prevencin del uso de documentos obsoletos o
desactualizados de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad (SGC).

2. BASE LEGAL

Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno
en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones
Decreto 1826 de 1994 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993
Decreto 4110 de 2004 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la
Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004
Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno
MECI 1000:2005
Decreto 2913 de 2007 Por el cual se modifica el Decreto 2621 de 2006.
Decreto 4485 de 2009 Por medio del cual se adopta la actualizacin de la Norma
Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
NTC-ISO 9000:2000. Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
NTCGP 1000:2009 Norma Tcnica Colombiana de la Calidad en la Gestin Pblica

3. ALCANCE

Este procedimiento inicia cuando se identifica la necesidad de implementar, modificar o

actualizar un documento en los procesos y termina con el archivo conservacin y
proteccin de los documentos del SGC para su uso y consulta permanente en copia
fsica.

4. DEFINICIONES

Aprobacin: Consiste en confirmar que lo determinado en el documento es coherente

con las prcticas de la Entidad y se encuentra ajustado con lo determinado en la
normativa vigente.

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Actualizacin: Cuando un documento se ajusta integralmente

Almacenamiento de documentos: Registrar la informacin de los documentos

elaborados en la Entidad en forma ordenada garantizando su uso y trazabilidad.

Caracterizacin de Proceso: Documento en el cual se identifican objetivos del

proceso, responsables de la ejecucin de las actividades, entradas o insumos del
proceso, salidas o productos del proceso, actividades, recursos que se emplean,
controles definidos para el proceso, proveedores, clientes e indicadores de gestin.

Clasificacin: Descriptores utilizados para ordenar un conjunto de registros, por

ejemplo: orden alfabtico, consecutivo, cronolgicamente, entre otros.

Cliente: Organizacin, persona o proceso que recibe un producto.

Copia Controlada: Copia de un documento sometida a los controles que se describen

en este procedimiento, de manera de asegurar al poseedor del documento que cuenta
con la ltima versin de ste. Su distribucin es efectuada mediante un registro de
entrega de copias controladas.

Copia no Controlada: Copia de un documento de carcter informativo que no estar

sometida a registro de distribucin. La distribucin de este tipo de copias es de
exclusiva responsabilidad de la unidad emisora del documento, la cual debe aplicar su
propio criterio para tal efecto. Esta copia debe ser identificada como tal mediante un
timbre que diga "Copia no Controlada"

Divulgacin: Utilizacin de cualquier medio de comunicacin para dar a conocer la

informacin de los documentos del Sistema de Gestin de Calidad de la Entidad.

Documento: Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados

como tales para probar algo. El medio de soporte de los documentos puede ser papel,
disco magntico, ptico, electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de
stos.

Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su

eliminacin pierde su vigencia.

Documentos Externos: Documento generado por una Entidad externa que sirve de

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soporte para el desarrollo de las actividades del proceso.

Dueo o lder de Proceso: son los responsables de la correcta ejecucin de los

procesos a su cargo y de administrar el mejoramiento continuo, para lo cual cuentan
con el apoyo de todos los participantes de su proceso. (Directores, Subdirectores.
Jefes de Oficina, Coordinadores).

Entrada o insumo: es el conjunto de informacin o bienes empleados en el

desarrollo del proceso.

Formato: documento prediseado que facilita la recoleccin de datos. Tambin

recibe la denominacin de formulario, plantilla, forma, etc.

Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes

a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida
por la Entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin.

Identificacin: Nombre y cdigo asignados a un registro o documento.

Intranet: Espacio virtual configurado por la Entidad con el fin de facilitar el acceso a
informacin propia y concerniente al desarrollo de la operacin de la Direccin
Nacional de Derecho de Autor.

Instructivo: Documento que describe en detalle el qu y el cmo de una actividad

o procedimiento especfico. Los instructivos pueden ser de las siguientes clases:

Instructivo de Datos: Describe la forma de diligenciar un formato y el

anlisis de la informacin all consignada.
Instructivo Operativo: Describe de manera detallada la forma de realizar
una tarea u operacin de manera sencilla y clara.

Listado Maestro de Documentos: Relacin ordenada por procesos de los

documentos que forman parte del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) y/o Modelo
estndar de Control Interno (MECI) el cual sirve para conocer la ltima versin
aprobada de un documento.

Manual de Calidad: Es el documento que describe el Sistema de Gestin de Calidad

de la Entidad, en donde se enuncian la Poltica de Calidad y objetivos propuestos.

Manual de Procesos y Procedimientos: Documento que contiene el mapa de

procesos, las caracterizaciones, los procedimientos y documentos identificados

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en la Entidad, para la operacin y control de sus procesos. Para el caso de la

DNDA, se conservarn en medio fsico, el Manual de Calidad, el Mapa de
procesos, los procedimientos de cada proceso y las Actas con las cuales se
actualiza, se modifica, se aprueba, se elimina y se presentan a revisin por la
Direccin los documentos del Sistema, el resto de documentos del Manual de
Procesos y Procedimientos se podr consultar en la pgina de Intranet de la
Entidad.

Mapa de Procesos: Grfica en donde se identifica la interaccin de los procesos

definidos en la Entidad.

Modificacin: Es cualquier cambio fundamental que se considere necesario

realizar en un documento.

Poltica: Directriz que proporciona guas generales que deben cumplirse para la
ejecucin del procedimiento y el mejor desarrollo del proceso.

Proceso: Conjunto de procedimientos con un objetivo comn y relacionados

entre s, de forma organizada, que generan valor a la Entidad.

Procedimiento: Descripcin y actividades secuenciales para desarrollar un

objetivo especfico.

Proteccin: Medidas que se deben tomar para evitar la prdida, deterioro o uso
no autorizado de un documento.

Proveedor: Organizacin, persona o proceso que proporciona un producto.

Recoleccin: Indica la persona responsable por recoger, clasificar y almacenar

un determinado registro.

Registro: Documento que presenta evidencia de los resultados obtenidos o de

las actividades realizadas.

Revisin: Actividad que consiste en verificar que el contenido del documento

corresponda a lo que se realiza.

Salida o Producto: Es el resultado de un proceso, puede ser tangible o

intangible.

Sistema de Gestin de la Calidad (SGC): Conjunto de elementos mutuamente

relacionados o que interactan para dirigir y controlar la Entidad con respecto
a la Calidad. Enmarcado en la planeacin estratgica de la Entidad.

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Supresin: Accin de solicitar la exclusin de un documento que hace parte del

Sistema de Gestin de Calidad de la Entidad.

Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, aplicacin o localizacin de todo

aquello que est bajo consideracin.

Versin: Cada una de las variaciones realizadas a un documento el cual genera

un control sobre la cantidad de veces que ste se ha modificado. Cada vez que
se realice una modificacin en el documento cambia dicho nmero, por ejemplo:
Vi, V2, V3...

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Coordinador de Planeacin y Gestin de Calidad

Definir las polticas para la revisin, aprobacin, distribucin y

publicacin o exclusin de los documentos que hacen parte del SGC en
la Direccin Nacional de Derecho de Autor con la implementacin del
procedimiento.
Determinar los lineamientos para la codificacin de los documentos de
la Entidad en el instructivo para la elaboracin de Documentos del
Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Nacional de Derecho de
Autor.
Archivar la ltima copia de cada documento actualizado en medio
magntico y/o fsico, segn corresponda, con el fin de preservar y
proteger la informacin
Mantener actualizado el listado maestro de documentos y el Manual de
procesos y procedimientos
Verificar que en los documentos se identifican los cambios y el estado
de versin vigente.
Revisar los documentos elaborados en cuanto a la metodologa
determinada, una vez aprobados determinar la codificacin.
Garantizar la publicacin y consulta de los documentos vigentes de
cada uno de los procesos.
Implementar acciones para prevenir el uso no intencionado de
documentos obsoletos.

Director, Subdirectores y Jefes de Oficina

Identificar las necesidades de implementar, modificar o actualizar un

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documento en el proceso.
Realizar la revisin y aprobacin mediante firma de los documentos
elaborados o actualizados antes de su publicacin y difusin.
Divulgar en la dependencia de su competencia los documentos del
Sistema de Gestin de Calidad para garantizar su aplicacin
Verificar la coherencia y pertinencia del contenido de los documentos
elaborados.
Es responsabilidad de los dueos de proceso realizar la capacitacin
sobre los procedimientos para garantizar la implementacin de los
mismos en la Entidad.
Los dueos de proceso deben solicitar mediante memorando
justificando la necesidad de la suprimir documentos que hagan parte
del SGC en la Entidad.

Responsabilidad General

Los funcionarios y contratistas de la entidad, en desarrollo de sus actividades,

deben promover la actualizacin de los procedimientos inherentes a su operacin.

6. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIN

El proceso de Gestin Documental debe impartir las polticas para definir

las tablas de retencin documental de todos los procesos de la Entidad, as
como los lineamientos para su actualizacin, los cuales estn consignados
en el procedimiento PE02-PRO6 Control de registros y seguir como
mnimo las siguientes consideraciones:

Los jefes de dependencia son responsables de velar porque los registros

obsoletos sean recolectados y se les aplique la disposicin final segn lo
establecido en las TRD (Tablas de Retencin Documental).
Las TRD (Tablas de Retencin Documental) se regir, por la siguiente
codificacin de acuerdo a cada Oficina Productora

OFICINA PRODUCTORA CDIGO

Direccin General A
Oficina Director A-1
Asesores A-2
Oficina de Registro de Derecho de Autor B
Oficina Asesora Jurdica C del 1 al 4
Proceso Inspeccin y Vigilancia a las SGC C-5
Comit de Conciliacin y Defensa Judicial C-6

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Proceso Control Disciplinario C-7

Subdireccin de Capacitacin, Investigacin y Desarrollo D
Subdireccin Administrativa E
Grupo de Recursos Humanos E-1
Gestin Financiera E-2
Grupo de Almacn, Bienes e Inventarios E-3
Grupo de Compras E-4
Gestin de Archivo E-5
Unidad de Control Interno F
Grupo de Planeacin Institucional y gestin de calidad G
Unidad de Sistemas H
Subdireccin Asuntos Jurisdiccionales J
Unidad de Comunicacin y Servicio al Ciudadano K
Centro de Conciliacin y arbitraje 390

Los responsables de los procesos y de la ejecucin de los procedimientos deben

actualizarlos permanentemente frente a la operatividad y normativa que afecte el
desarrollo de las actividades.
Son documentos del SGC del Sistema de Gestin de la Calidad: Manual de la
Calidad, Manual de procesos y procedimientos (Caracterizacin de Procesos,
Procedimientos y formatos y documentos anexos a estos) Planes de Calidad
El Manual de Procesos y Procedimientos se mantendr de manera fsica en la
coordinacin de Planeacin, quien se encargar de su actualizacin de acuerdo
a lo solicitado por los diferentes procesos y del manejo de los documentos
obsoletos
Se conservarn en medio fsico, el mapa de procesos y los procedimientos de
cada proceso, el resto de documentos del Manual de Procesos y Procedimientos
se podr consultar en la pgina de Intranet de la Entidad.
Los responsables de la actualizacin de los documentos deben remitirlos por
medio magntico, va correo electrnico, al proceso de Planeacin Institucional y
Gestin de Calidad, slo se autoriza su impresin cuando est debidamente
revisado y validado, para su aprobacin por Acta firmada por el Representante
de la Direccin y el presidente del Comit de Calidad
La publicacin de los documentos en la Intranet se debe realizar por medio del
proceso de Planeacin Institucional quien solicitar de manera verbal o escrita su
divulgacin a la Unidad de Sistemas.
nicamente se publicarn en la Intranet los documentos que han sido aprobados
por el Representante de la Direccin y/o Comit de Calidad
El Manual de Procesos y Procedimientos, el Manual de Calidad y el Mapa de
Procesos, podrn consultarse de manera fsica en la Coordinacin de
Planeacin, donde reposa la versin original de dichos documentos, sin

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embargo, en la Intranet de la Entidad se dispondr de una copia actualizada y fiel

de esos documentos fsicos del Sistema de Gestin de Calidad de la Entidad
Se entendern como documentos vlidos para el SGC, aquellos que se
encuentren debidamente controlados ya sea en papel o medios magnticos,
segn los criterios de control indicados en el presente procedimiento. En el caso
de existir un documento en los dos formatos, papel y medio magntico, stos
deben ser idnticos en forma y fondo. Solo podrn ser consideradas copias
controladas aquellas que estn almacenadas en los manuales de documentos de
cada rea.
De existir una copia que no est en estos manuales, se debe entender que es un
documento "NO VALIDO" para el SGC
Las responsabilidades para la elaboracin, aprobacin y revisin de los
documentos del SGC de la Direccin Nacional de Derecho de Autor debe
obedecer con lo establecido en la siguiente tabla:

TIPO DE DOCUMENTO ELABORA REVISION Aprobacin

Comit de Control
Representante de la Representante de Interno y calidad a
Manual de calidad Direccin la Direccin travs de Acta de
Comit
Caracterizacin de Dueo o lder del Comit de Control
procesos Proceso y/o Funcionarios Interno y calidad a
Plan de Calidad designados travs de Acta de
Dueo o lder del
Comit y/o
Procedimientos, formatos, Dueo o lder del Proceso
Representante de la
instructivos, guas, Proceso y/o Funcionarios
Direccin a travs de
manuales de operacin designados
Acta

7. FORMATO Y DOCUMENTOS ANEXOS

F1-PE02-PR05: Formato del listado maestro de documentos

F2-PE02-PR05: Formato para la elaboracin de caracterizaciones
PL2-PE02-PR05: Plantilla para la elaboracin de procedimientos.
IN1-PE02-PR05: Instructivo para la elaboracin de documentos del Sistema de Gestin
de Calidad de la Direccin Nacional de Derecho de Autor.

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8. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Documento
No. Responsable Dependencia Descripcin soporte

Subdirectores, Jefes Identificar las necesidades de

1 de Oficina/ Todos los implementar, modificar, actualizar o
Profesionales/ procesos eliminar un documento en el proceso
Tcnicos

Subdirectores, Jefes Enviar va correo electrnico al proceso

de Planeacin Institucional y Gestin de Correo
2 de Oficina/ Todos los electrnico!
Profesionales/ procesos Calidad el documento con las
modificaciones solicitadas Memorado
Tcnicos
Realizar la revisin del documento
solicitado a la luz de las normas y de la
operacin del proceso, teniendo en
cuenta el Instructivo para la elaboracin
Funcionario de Documentos del Sistema de Gestin
3 Coordinacin
responsable de de la Direccin Nacional de Derecho de
de Planeacin
calidad Autor
Si el documento necesita correcciones
se devuelve por correo al proceso para
su ajuste si no pasa a la actividad 4

NI Codificar y remitir el documento

Funcionario revisado al proceso por correo
4 Coordinacin electrnico para su impresin y firma del Correo
responsable de electrnico
de Planeacin responsable del procedimiento y/o del
calidad
responsable del proceso
Recibir el documento final, imprimirlo y
enviarlo de manera oficial al Grupo de
Correo
Subdirectores, Jefes Planeacin para la aprobacin por Acta
electrnico
5 de Oficina/ Todos los y la inclusin en el Listado maestro de
Profesionales/ procesos documentos del Sistema de Gestin de
Tcnicos Calidad y en el Manual de procesos y
procedimientos y su publicacin oficial
en la Intranet de la Entidad
Funcionario Recibir los documentos fsicos con los Documentos
6 Coordinacin firmados
responsable de cambios sugeridos y sus respectivas
de Planeacin
calidad firmas y proyectar el Acta

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Documento
No. Responsable Dependencia Descripcin soporte

Proyectar Acta con las adopciones,

Funcionario Acta de
7 Coordinacin modificaciones, actualizaciones y/o
responsable de aprobacin
de Planeacin eliminaciones de los documentos ya
calidad revisados

Firmar el Acta de aprobacin de las Acta de

Jefe y profesionales Oficina
8 adopciones, modificaciones, Aprobacin
responsables de Asesora de
actualizaciones y/o eliminaciones de
calidad Planeacin
los documentos ya revisados

Incluir la nueva versin en el Listado

Listado Maestro
Maestro de Documentos del Sistema de
Profesional Oficina de Documentos
9 Gestin de Calidad, el fsico en el
responsable de Asesora de Manual de
Manual de procesos y procedimientos
calidad Planeacin procesos y
y solicitar su publicacin en la pgina
procedimientos.
de Intranet de la entidad

Archivar los documentos resultantes del

Profesional Oficina
procedimiento teniendo en cuenta las
10 responsable de Asesora de Archivo
directrices del Sistema de Gestin
calidad Planeacin
Documental

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9. FLUJOGRAMA

Identificar las necesidades de implementar, modificar,

actualizar o eliminar un documento en el proceso

Enviar a Planeacin Institucional el documento con las

modificaciones solicitadas

/ Realizar la revisin del documento

Codificar y remitir el documento revisado al proceso por

correo electrnico para su impresin y firma

Codificar y remitir el documento revisado al proceso por

correo electrnico para su impresin y firma

Recibir los documentos fsicos con los cambios

sugeridos y sus respectivas firmas y proyectar el Acta

Recibir los documentos fsicos con los cambios

sugeridos y sus respectivas firmas y proyectar el Acta

Firmar el Acta de aprobacin

Incluir los documentos aprobados en el Listado Maestro

de Documentos del Sistema de Gestin de Calidad y
publicar en la Intranet,

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