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MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE GESTIN
DOCUMENTARIA
SISGEDO 2.0.0

2017
Gobierno Regional de Lambayeque/OFTI Gobierno Regional Arequipa/OPDI
iii

Introduccin

El Sistema de Gestin Documentaria - SISGEDO 2.0.0 es una aplicacin WEB


desarrollada por el Gobierno Regional de Lambayeque e implementada en el Gobierno
Regional de Arequipa, para efectuar el registro, control, seguimiento detallado y estricto
de todos los documentos que se procesan en la Institucin, tanto externos como internos.

El presente documento constituye una gua prctica para que los usuarios accedan a los
servicios del SISGEDO en las mejores condiciones, que les permita navegar y acceder a
los registros para almacenarlos o consultarlos con facilidad.

El Sistema de Gestin Documentara (Versin 2.0.0) est desarrollado con el propsito


de tener un control de documentos a nivel de Entidad Pblica a todo nivel, contar con el
seguimiento de documentos en todas sus etapas desde la creacin hasta su posterior
archivamiento, este manual esta creado para absolver las casusticas principales en el

manejo documentario del Gobierno Regional de Arequipa.

El sistema est diseado en un entorno grfico web, permitiendo un manejo fcil y


amigable al usuario, as como la posibilidad de ser accedido desde cualquier PC,
Smartphone, Tablet, con acceso a Internet.

Concepcin del Sistema

La operatividad del sistema ha sido estructurada de la siguiente manera:

Documentos en Proceso.
Todos aquellos documentos que se encuentran registrados o recibidos en una Unidad
Orgnica u oficina y estn a la espera de ser atendidos.

Documentos por Recibir.


Todos aquellos documentos que han sido derivados de una oficina a otra y se encuentran
pendientes de ser recepcionados o recibidos por esta ltima. Una vez recibidos estos
documentos pasan a estar en el estado de documentos en Proceso.

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Documentos Archivados/Procesados.
Todos los documentos que ya se han atendido y por tanto han pasado a ser archivados.
Esta estructura es controlada por el sistema tanto a nivel de oficina como de usuario. Es
decir controla cules y cuntos son los documentos que un usuario u oficina tiene en
proceso, por recibir y archivados.

Tabla de contenido

Introduccin ............................................................................................................................... iii


Concepcin del Sistema ............................................................................................................. iii
Documentos en Proceso ............................................................................................................. iii
Documentos por Recibir ............................................................................................................ iii
Documentos Archivados/Procesados ........................................................................................ iv
Accediendo al Link del Sistema SISGEDO en la Internet ...................................................... 1
Creacin de acceso directo en el escritorio del sistema SISGEDO ......................................... 3
Ingreso al Sistema Sisgedo ......................................................................................................... 4
Cambiar contrasea de usuario ................................................................................................. 5
Creacin de nuevo documento por mesa de partes .................................................................. 7
Documento(s) por Recibir ........................................................................................................ 13
Creacin de documento nuevo en respuesta de antecedente(s) ............................................ 19
Editar documentos ya creados en proceso .............................................................................. 30
Adjuntar Documentos .............................................................................................................. 33
Eliminar derivacin .................................................................................................................. 38
Creacin de Archivadores ........................................................................................................ 41
Eliminacin de Archivadores ................................................................................................... 47
Modificar nombre de Archivadores ........................................................................................ 48
Documentos para archivar ....................................................................................................... 52
Desarchivar y/o Desajuntar documentos ................................................................................ 57
Reportes Documentos Generados ............................................................................................ 63
Opcin Buscar ........................................................................................................................... 72
Salir del sistema ........................................................................................................................ 76
Bsqueda por expediente para el pblico en general ............................................................ 77
Aplicacin para celulares del Gobierno Regional de Arequipa (App & Play Store) .......... 81

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Anexos ........................................................................................................................................ 87
Anexo 1: Resumen de creacin de documentos por mesa de partes..................................... 87
Anexo 2: Resumen de Recibir documentos............................................................................. 88
Anexo 3: Resumen de crear documentos con antecedente .................................................... 89
Anexo 5: Adjuntar documentos ............................................................................................... 91
Anexo 6: Archivar Documentos ............................................................................................... 92
Anexo 7: Desarchivar y/o desajuntar documentos................................................................. 93
Anexo 8: Tipos de Bloqueo del sistema ................................................................................... 95

Tabla de Imgenes

Figura 1. Buscando link del SISGEDO AREQUIPA en Google ......................................................... 1


Figura 2. Ingresando a SISGEDO despus de la bsqueda en Google ........................................... 1
Figura 3. Link del SISGEDO en la web del Gobierno Regional de Arequipa .................................. 2
Figura 4. Link del SISGEDO en la web de la Gerencia de Educacin de Arequipa ......................... 2
Figura 5. Pgina de inicio del SISGEDO .......................................................................................... 3
Figura 6. Generando icono del SISGEDO en el escritorio .............................................................. 3
Figura 7. Arrastrar al escritorio sin soltar el clic del mouse .......................................................... 4
Figura 8. Resultado despus del arrastrar al escritorio, link creado ............................................. 4
Figura 9. Ingresar usuario, contrasea y cdigo captcha .............................................................. 5
Figura 10. Interfaz inicial una vez ingresado al SISGEDO .............................................................. 5
Figura 11. Clic en CAMBIAR CONTRASEA.................................................................................... 6
Figura 12. Modificar campo de contrasea por una nueva .......................................................... 6
Figura 13. Clic en ACTUALIZAR para confirmar ............................................................................. 7
Figura 14. Mensaje de confirmacin de cambio de contrasea ................................................... 7
Figura 15. Clic en Documentos en Proceso ................................................................................... 8
Figura 16. Clic en Nuevo Documento ............................................................................................ 8
Figura 17. Clic en continuar ........................................................................................................... 9
Figura 18. Tener en cuenta que est activo en la opcin de Origen Externo ............................... 9
Figura 19. Ingresando datos al formulario .................................................................................. 10
Figura 20. Ingresar nmero de folios y asunto ........................................................................... 10
Figura 21. Derivacin del documento ......................................................................................... 11
Figura 22. Aadir para la derivacin ........................................................................................... 11
Figura 23. Grabar para finalizar la derivacin y creacin del documento .................................. 12
Figura 24. Nro. Documento y Nro. Expediente generado despus de Grabar ........................... 12
Figura 25. Documento creado y derivado, situado en la bandeja de Documentos en Proceso . 13
Figura 26. Clic en Documentos por Recibir ................................................................................. 13
Figura 27. Elegir entre usuario actual o todos ............................................................................ 14
Figura 28. Cambiando a todos para recepcin de documentos de otras oficinas ...................... 14
Figura 29. Clic en Buscar.............................................................................................................. 15
Figura 30. Hacer el check respectivo al documento a recepcionar ............................................ 15

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Figura 31. Clic en recepcionar ..................................................................................................... 16


Figura 32. Clic en Grabar para confirmar recepcin ................................................................... 16
Figura 33. Mensaje de recepcin correcta, clic en terminar para finalizar ................................. 17
Figura 34. Bandeja sin documentos para recepcionar, se trasladaron a la bandeja en proceso 17
Figura 35. Clic En Proceso para verificar recepcin de documento ............................................ 18
Figura 36. Clic en buscar, no olvidar que deben de estar en el usuario actual ........................... 18
Figura 37. Confirmacin de documento recepcionado ............................................................... 19
Figura 38. Tener en cuenta el Nro. Expediente ........................................................................... 19
Figura 39. Clic a Documentos en Proceso ................................................................................... 20
Figura 40. Clic en Nuevo Documento .......................................................................................... 20
Figura 41. Ingresar Nro. Expediente del antecedente ................................................................ 21
Figura 42. Mostrando datos del documento antecedente ......................................................... 21
Figura 43. Clic en continuar ......................................................................................................... 22
Figura 44. Documento firmado por el jefe de la Unidad Orgnica. ............................................ 22
Figura 45. Clic en Documento Personal, documento ser firmado por el trabajador. ............... 23
Figura 46. Eleccin del tipo de documento a crear ..................................................................... 23
Figura 47. La primar vez, podemos modificar el correlativo de los documentos ....................... 24
Figura 48. Correccin de correlativo de documento nuevo ....................................................... 24
Figura 49. Ingresar nmero de folios .......................................................................................... 25
Figura 50. Ingresando Asunto del documento nuevo ................................................................. 25
Figura 51. Derivacin del documento nuevo creado .................................................................. 26
Figura 52. Derivacin a personal dentro de la misma oficina ..................................................... 26
Figura 53. Derivacin a una oficina diferente a la nuestra ......................................................... 27
Figura 54. Campo detalle con totalidad de folios antecedentes ................................................ 27
Figura 55. Totalidad de folios, incluyendo el antecedente. ........................................................ 28
Figura 56. Ingresar frase corta en el provedo y dar clic en Aadir ............................................ 28
Figura 57. Listo para grabar la creacin del documento con su respectiva derivacin .............. 29
Figura 58. Mensaje donde nos muestra el nuevo Nro. Documento y Nro. Expediente ............. 29
Figura 59. Documento antecedente y Documento nuevo creado en la bandeja en Proceso .... 30
Figura 60. Clic en el registro creado y clic en EDITAR ................................................................. 30
Figura 61. Modificar datos del Doc. , se puede cambiar el Nro. Expediente y otros datos ........ 31
Figura 62. Aqu se contina con la modificacin de folios y asunto ........................................... 31
Figura 63. Realizado todos los cambios, clic en ACTUALIZAR ..................................................... 32
Figura 64. Mensaje de Actualizacin correcta ............................................................................ 32
Figura 65. Clic en Terminar Actualizacin ................................................................................... 33
Figura 66. Documentos a ADJUNTAR .......................................................................................... 33
Figura 67. Documento antecedente ........................................................................................... 34
Figura 68. Clic en ADJUNTAR ....................................................................................................... 34
Figura 69. Ingresar el Nro. Documento del nuevo registro ......................................................... 35
Figura 70. Ingresar Nro. Documento y GRABAR.......................................................................... 35
Figura 71. Mensaje de accin al adjuntar en forma correcta ..................................................... 36
Figura 72. Al adjuntar, solo prevalece el documento nuevo derivado ....................................... 36
Figura 73. Confirmar si el documento antecedente est correctamente adjuntado ................. 37
Figura 74. Documento adjuntado correctamente ...................................................................... 37
Figura 75. Observando el historial de los documentos adjuntados ............................................ 38
Figura 76. Ir a Documentos en Proceso ...................................................................................... 38

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Figura 77. Clic en Buscar.............................................................................................................. 39


Figura 78. Documento a eliminar derivacin .............................................................................. 39
Figura 79. Clic en el documento y luego Clic en Eliminar Derivacin ......................................... 40
Figura 80. Mensaje para confirmar la Eliminacin de la Derivacin ........................................... 40
Figura 81. Documento despus de quitar la derivacin, ya no est en color verde claro .......... 41
Figura 82. Clic en Catlogos ........................................................................................................ 41
Figura 83. Clic en Archivadores ................................................................................................... 42
Figura 84. Clic en Nuevo Archivador ........................................................................................... 42
Figura 85. Clic si deseo Archivador Personal, figurar el usuario de quien lo creo .................... 43
Figura 86. Usuario que figurar a quien le pertenece el archivador........................................... 43
Figura 87. Archivador No Personal, no figura el nombre de quien crea el archivador ............... 44
Figura 88. Mensaje de confirmacin de archivador creado correctamente ............................... 44
Figura 89. Clic en Buscar para visualizar archivadores creados .................................................. 45
Figura 90. Archivador creado como No Personal ........................................................................ 45
Figura 91. Creacin de Archivador Personal ............................................................................... 46
Figura 92. Diferencia entre Archivador Personal y No Personal ................................................. 46
Figura 93. Clic en el archivador a eliminar .................................................................................. 47
Figura 94. Clic en Eliminar ........................................................................................................... 47
Figura 95. Confirmar, recordar que no debe de contener ningn documento archivado ......... 48
Figura 96. Archivador Personal "EJEMPLO DE PRUEBA 01 - RACERO" ya no figura ................... 48
Figura 97. Para modificar el nombre del archivador, clic en el archivador creado .................... 49
Figura 98. Clic en Editar, solo el usuario que cre el archivador puede modificar sus datos. .... 49
Figura 99. Datos a modificar, formulario listo............................................................................. 50
Figura 100. Cambiando "EJEMPLO DE PRUEBA" A "EJEMPLO DE PRUEBA 01" .......................... 50
Figura 101. Clic en Actualizar ...................................................................................................... 51
Figura 102. Mensaje de confirmacin de cambio de nombre al archivador .............................. 51
Figura 103. Archivador con nuevo nombre ................................................................................. 52
Figura 104. Clic en Documentos en Proceso ............................................................................... 52
Figura 105. Clic en Buscar ........................................................................................................... 53
Figura 106. Clic en el documento a archivar y luego clic en Archivar ......................................... 53
Figura 107. Clic en Forma, elegir Definitivo o Temporal ............................................................. 54
Figura 108. Elegir archivador donde se archivar el documento ................................................ 54
Figura 109. Accin o motivo por el cual se archivara el documento o documentos .................. 55
Figura 110. Mensaje de archivamiento correcto ........................................................................ 55
Figura 111. Documento archivado, ya no figura en la Bandeja en Proceso................................ 56
Figura 112. Ingresar el Nro. Documentos y finalmente Reg. Documento .................................. 56
Figura 113. Confirmacin de archivamiento ............................................................................... 57
Figura 114. Clic en Documentos Archivador/Procesados ........................................................... 57
Figura 115. Ingresar el Nro. Documento antecedente y clic en Buscar ...................................... 58
Figura 116. Documento a desarchivar, con antecedente ........................................................... 58
Figura 117. Clic en Buscar para visualizar ms documentos archivados .................................... 59
Figura 118. Buscar todos los registros ........................................................................................ 59
Figura 119. Se visualiza todos los documentos, tanto archivados como adjuntados ................. 60
Figura 120. Clic en el documento para desarchivar y/o desajuntar ........................................... 60
Figura 121. Mensaje para confirmar si se est seguro para desarchivar .................................... 61
Figura 122. Documento desarchivado ........................................................................................ 61
Figura 123. Clic En Proceso para verificar si realmente se desarchiv ....................................... 62

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Figura 124. Clic en Buscar ........................................................................................................... 62


Figura 125. Documento desarchivado, ahora en la Bandeja en Proceso .................................... 63
Figura 126. Clic en Reportes ........................................................................................................ 63
Figura 127. Formulario de reporte para Documentos Generados por Unidad Orgnica ........... 64
Figura 128. Formulario de reporte para Documentos Recibidos ................................................ 64
Figura 129. Formulario de reporte para Documentos En Proceso ............................................. 65
Figura 130. Reporte de Documentos generados, cambiando fecha de inicio ............................ 65
Figura 131. Reporte de Documentos generados, cambiando fecha hasta ................................. 66
Figura 132. Eligiendo dependencia Gerencia Regional de Educacin Arequipa ......................... 66
Figura 133. Eligiendo Unidad Orgnica dentro de la Gerencia de Educacin ............................. 67
Figura 134. Usuarios dentro de la Unidad Orgnica o todos para hacer el reporte ................... 67
Figura 135. Eligiendo usuario para el reporte de documentos generados ................................. 68
Figura 136. Se puede filtrar por tipo de documento en particular o dejarlo en todos ............... 68
Figura 137. Elegir Unidad Orgnica a donde se derivaron documentos generados ................... 69
Figura 138. Listo para Imprimir, recordar que no todos los campos son obligatorios a llenar .. 69
Figura 139. Reporte de un usuario, no es obligatorio llenar el formulario y darle a imprimir ... 70
Figura 140. Tener en cuenta la venta de bloqueo ventanas emergentes ................................... 70
Figura 141. Clic en la ventana de bloqueo para desbloquear ..................................................... 71
Figura 142. Software Internet Donwload Manager instalado .................................................... 71
Figura 143. Ventana donde debe de mostrarse el reporte solicitado ........................................ 72
Figura 144. Reporte solicitado impreso virtualmente en formato PDF ...................................... 72
Figura 145. Clic en Buscar ........................................................................................................... 73
Figura 146. Formulario de bsqueda .......................................................................................... 73
Figura 147. Tener en cuenta el origen de los documentos, si es Interno o Externo ................... 74
Figura 148. Ingresando un nombre para hacer la bsqueda ...................................................... 74
Figura 149. Resultado de la bsqueda ........................................................................................ 75
Figura 150. Mientras ms datos ingreso a la bsqueda, ser ms exacta dicha bsqueda ....... 75
Figura 151. Resultado de bsqueda ms precisa ........................................................................ 76
Figura 152. Opcin 1 para salir del sistema ................................................................................ 76
Figura 153. Opcin 2 para salir del sistema ................................................................................ 77
Figura 154. Resultado al salir del sistema ................................................................................... 77
Figura 155. Ingresando bsqueda por nmero de documento, para usuarios externos ........... 78
Figura 156. Resultado de la bsqueda ........................................................................................ 78
Figura 157. Historial del primer documento ............................................................................... 79
Figura 158. Clic en el 2do. Documento para ver su historial ...................................................... 79
Figura 159. Historial del 2do. Documento .................................................................................. 80
Figura 160. Clic en el 3er. Documento para ver su historial ....................................................... 80
Figura 161. Historial del 3er. Documento ................................................................................... 81
Figura 162. Bsqueda App de la Regin Arequipa en Android ................................................... 81
Figura 163. App del Gobierno Regional de Arequipa - Regin Arequipa .................................... 82
Figura 164. Pgina de inicio de la App ........................................................................................ 83
Figura 165. Men de la App ........................................................................................................ 84
Figura 166. La bsqueda es por Nro. Expediente ....................................................................... 85
Figura 167. Resultado de la bsqueda ........................................................................................ 86
Figura 168. Observando ms historial de la bsqueda ............................................................... 87

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TUTORIAL SISGEDO
GERENCIA REGIONAL DE EDUCACIN AREQUIPA

Accediendo al Link del Sistema SISGEDO en la Internet


Se ingresa al navegador de su preferencia y digitar el buscador de google, una vez en
dicho buscador digitar SISGEDO AREQUIPA y dar a Buscar con Google.

Figura 1. Buscando link del SISGEDO AREQUIPA en Google

Figura 2. Ingresando a SISGEDO despus de la bsqueda en Google


Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 2
Otra opcin para ingresar al SISGEDO es a travs del portal web del Gobierno Regional
de Arequipa, dando clic en CONSULTA DE TRAMITES, en la pgina inicial de dicho
portal.

Figura 3. Link del SISGEDO en la web del Gobierno Regional de Arequipa

Y una tercera opcion para ingresar al SISGEDO es a traves del portal web de la Gerencia
Regional de Arequipa, dando clik en CONSULTE SU TRAMITE SISGEDO, en la
pgina inicial de dicho portal.

Figura 4. Link del SISGEDO en la web de la Gerencia de Educacin de Arequipa

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 3
Portal web del Sistema de tramite documentario SISGEDO del Gobierno Regional de
Arequipa.

Figura 5. Pgina de inicio del SISGEDO

Creacin de acceso directo en el escritorio del sistema SISGEDO

Figura 6. Generando icono del SISGEDO en el escritorio

Una vez hecho clic en el signo de admiracin del recuadro rojo, sin soltar el mouse,
arrastrarlo al escritorio, de esta manera se crear un acceso directo del portal web de inicio
del SISGEDO.

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 4

Figura 7. Arrastrar al escritorio sin soltar el clic del mouse

Figura 8. Resultado despus del arrastrar al escritorio, link creado

Ingreso al Sistema Sisgedo


Para ingresar al sistema, deber de digitar el usuario y la contrasea proporcionado por el
administrador del SISGEDO y finalmente digitar el cdigo captcha.

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 5

Figura 9. Ingresar usuario, contrasea y cdigo captcha

Interfaz principal del Sistema de Tramite Documentario SISGEDO.

Figura 10. Interfaz inicial una vez ingresado al SISGEDO

Cambiar contrasea de usuario


Una vez que ingrese al SISGEDO, cambiar la contrasea de ingreso, MUY
IMPORTANTE, recordemos que el sistema genera responsabilidades documentarias,
para evitar dichos percances, cambiar la contrasea y por ningn motivo compartirla.

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 6

Figura 11. Clic en CAMBIAR CONTRASEA

Figura 12. Modificar campo de contrasea por una nueva

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 7

Figura 13. Clic en ACTUALIZAR para confirmar

Figura 14. Mensaje de confirmacin de cambio de contrasea

Creacin de nuevo documento por mesa de partes


Para la creacin de un documento nuevo por mesa de partes, en su gran mayora es como
documento nuevo sin antecedente, por lo tanto el procedimiento es el siguiente:

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 8

Figura 15. Clic en Documentos en Proceso

Figura 16. Clic en Nuevo Documento

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 9

CLIC EN CONTINUAR, Si tuviera antecedente, ingresar Nro. Expediente, buscar y


recin continuar.

Figura 17. Clic en continuar

Figura 18. Tener en cuenta que est activo en la opcin de Origen Externo

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 10

Clic para cambiar la fecha si


en el documento en fsico
posee una fecha anterior.

Elegir tipo de documento,


desplegando el combo, para
luego ingresar el nmero de
documento y las siglas
respectivas (todo).

Figura 19. Ingresando datos al formulario

Colocar solo los folios del


nuevo documento que
se est creando.

Ingresar el asunto del


documento nuevo.

Figura 20. Ingresar nmero de folios y asunto

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 11

Elegir a dond e se derivar, si


es a la propia oficina, nos
dar la opcin para elegir los
usuarios de dicha oficina,
caso contrario solo se
mostrar la unidad orgnica
de destino.

Figura 21. Derivacin del documento

Aadir para la derivacin a


la respectiva unidad
orgnica, se puede aadir
muchas unidades orgnicas,
por ejemplo si es un
documento mltiple.

Figura 22. Aadir para la derivacin

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 12

Figura 23. Grabar para finalizar la derivacin y creacin del documento

Figura 24. Nro. Documento y Nro. Expediente generado despus de Grabar

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 13

Documento nuevo creado y derivado a la respectiva unidad orgnica elegida.

Figura 25. Documento creado y derivado, situado en la bandeja de Documentos en Proceso

Documento(s) por Recibir


En este apartado, se recepcionarn los documentos derivados a nuestra unidad orgnica,
para poder recepcionar un documento(s), debern presentarlo(s) tambin en forma fsica,
caso contrario no se deber recibir, ya que se generan responsabilidades; a continuacin
veremos como recepcionar un documento(s).

Figura 26. Clic en Documentos por Recibir

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 14

Cambiar a TODOS si se est


recibiendo documentos de otras
oficinas, dejar el USUARIO ACTUAL
si se est recibiendo documentos
dentro de la misma oficina.

Figura 27. Elegir entre usuario actual o todos

Figura 28. Cambiando a todos para recepcin de documentos de otras oficinas

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 15

Figura 29. Clic en Buscar

Se pueden recepcionar varios a la vez.

Figura 30. Hacer el check respectivo al documento a recepcionar

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 16

Figura 31. Clic en recepcionar

Figura 32. Clic en Grabar para confirmar recepcin

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 17

Figura 33. Mensaje de recepcin correcta, clic en terminar para finalizar

Figura 34. Bandeja sin documentos para recepcionar, se trasladaron a la bandeja en proceso

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 18

Figura 35. Clic En Proceso para verificar recepcin de documento

Figura 36. Clic en buscar, no olvidar que deben de estar en el usuario actual

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 19

Figura 37. Confirmacin de documento recepcionado

Creacin de documento nuevo en respuesta de antecedente(s)


En este apartado se muestra la creacin de un nuevo documento en respuesta a un
documento origen o antecedente, en nuestro caso el documento origen es: Nro. Doc.
674883 y Nro. Exp. 458553 con 3 folios, esta accin se har siempre en todos los casos
que tenga un documento a responder, muy importante el NUMERO DE EXPEDIENTE.

Cuando se responde a un documento, tener en


cuenta el Nro. Expediente del antecedente (Doc.
Origen), porque el nuevo documento deber de
tener el mismo expediente

Figura 38. Tener en cuenta el Nro. Expediente

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 20

Figura 39. Clic a Documentos en Proceso

Figura 40. Clic en Nuevo Documento

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 21

IMPORTANTE, ingresar el Nro.


Expediente del antecedente
(Doc. Origen), luego clic en
buscar.

Figura 41. Ingresar Nro. Expediente del antecedente

Al hacer clic en Buscar, nos


deber mostrar el documento
que vamos a responder.

Figura 42. Mostrando datos del documento antecedente

Gobierno Regional de Lambayeque/OFTI Gobierno Regional de Arequipa/OPDI


Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 22

Clic en Continuar para ingresar


datos del nuevo documento.

Figura 43. Clic en continuar

El correlativo de documentos a
crear firmados por el jefe del rea
sern diferentes al correlativo de
documento personal firmado por
el trabajador.

Figura 44. Documento firmado por el jefe de la Unidad Orgnica.

Gobierno Regional de Lambayeque/OFTI Gobierno Regional de Arequipa/OPDI


Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 23

El correlativo de documentos
personales a crear sern
diferentes al correlativo
firmado por el jefe del rea.

Figura 45. Clic en Documento Personal, documento ser firmado por el trabajador.

Clic para cambia r la fecha del


documento si se cre en una
fecha anterior al da de su
creacin.

Figura 46. Eleccin del tipo de documento a crear

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 24

Si es la primera vez que creo ese tipo de


documento lo puedo modificar al que me toca,
eso sucede si recin voy a empezar con el
sistema despus del primero de Enero.

Figura 47. La primar vez, podemos modificar el correlativo de los documentos

Como estamos en medio ao, ya se han creado


79 LIBROS, entonces nos toca el 80,
recordemos que la primera vez podemos
ingresar el correlativo que nos toca.

Figura 48. Correccin de correlativo de documento nuevo

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Ingresar solo los folios del nuevo documento que se


est creando y no contar los folios del antecedente
(Observacin: si se le ha sacado fotocopias al
antecedente, los cuento como folios del nuevo
documento que se est creando).

Figura 49. Ingresar nmero de folios

Figura 50. Ingresando Asunto del documento nuevo

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Figura 51. Derivacin del documento nuevo creado

Figura 52. Derivacin a personal dentro de la misma oficina

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Figura 53. Derivacin a una oficina diferente a la nuestra

En el campo detalle al momento de


IMPORTANTE derivar colocar:

Ejemplo:
Se adjunta antecedentes en
3 folios

Figura 54. Campo detalle con totalidad de folios antecedentes

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Adj. Doc. 674883 con 3


folios. Total folios (5).
Adj. Doc. 674883 con 3 folios. Total folios (5).

Figura 55. Totalidad de folios, incluyendo el antecedente.

Para su despacho.
Para su atencin.
Para su conocimiento, etc.
Adj. Doc. 674883 con 3 folios. Total folios (5).

Figura 56. Ingresar frase corta en el provedo y dar clic en Aadir

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 29

Si se va a crear el
documento nuevo y la
entidad a derivar no
tiene o no usa el
SISGEDO, solo llenar los
Se puede aadir en la derivacin a ms
campos hasta ASUNTO
oficinas, solo es ir aadiendo ms unidades
y luego ir a grabar y no
orgnicas, ejemplo: Memos mltiples, etc.
derivar a ningn lado,
despus archivar para
que no nos bloquee el
sistema.

Figura 57. Listo para grabar la creacin del documento con su respectiva derivacin

Figura 58. Mensaje donde nos muestra el nuevo Nro. Documento y Nro. Expediente

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Documento antecedente.

Documento nuevo y derivado, observar


el mismo Nro. Expediente.

Figura 59. Documento antecedente y Documento nuevo creado en la bandeja en Proceso

Editar documentos ya creados en proceso


Recordemos que ante cualquier error cometido en la creacin de un nuevo documento,
tenemos la potestad de poder editar, cambiando el Nro. Expediente, la totalidad de folios
y el asunto, para finalmente actualizar, no olvidar que la nica persona que puede hacer
esos cambios, es la persona que creo el documento, antes de entregarlo a otra oficina.

Figura 60. Clic en el registro creado y clic en EDITAR

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 31

Figura 61. Modificar datos del Doc. , se puede cambiar el Nro. Expediente y otros datos

Figura 62. Aqu se contina con la modificacin de folios y asunto

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 32

Figura 63. Realizado todos los cambios, clic en ACTUALIZAR

Figura 64. Mensaje de Actualizacin correcta

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Figura 65. Clic en Terminar Actualizacin

Adjuntar Documentos
Para adjuntar documentos, debemos de tener en cuenta que previamente se cre una
respuesta a un documentos antiguo (antecedente), y se mantuvo el mismo Nro.
Expediente.

Cuando adjuntamos, debemos de tener en nuestra bandeja en proceso el (los)


documento(s) antecedente(s) y el nuevo documento, si el(los) antecedente(s)
esta(n) archivado(s), devolverlos a la bandeja en proceso.

Figura 66. Documentos a ADJUNTAR

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 34

Clic en el registro antecedente.

Figura 67. Documento antecedente

Clic en Adjuntar.

Figura 68. Clic en ADJUNTAR

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Ingresar el Nro. Documento del nuevo, luego en Acciones,


ingresar el motivo por el cual se adjunta.

Figura 69. Ingresar el Nro. Documento del nuevo registro

El campo Acciones puede quedar en blanco, finalmente clic


en GRABAR.

Figura 70. Ingresar Nro. Documento y GRABAR

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Figura 71. Mensaje de accin al adjuntar en forma correcta

Figura 72. Al adjuntar, solo prevalece el documento nuevo derivado

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Ingresamos el Nro. Documento del nuevo y


clic en Reg. Documento o bien Enter.

Figura 73. Confirmar si el documento antecedente est correctamente adjuntado

Documentos relacionados.

Figura 74. Documento adjuntado correctamente

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 38

Figura 75. Observando el historial de los documentos adjuntados

Eliminar derivacin
En este apartado se muestra la eliminacin de la derivacin, esto puede suceder cuando
derivamos errneamente a otra oficina que no corresponde o simplemente nos
equivocamos al derivar en nuestros documentos mltiples y por all no corresponde.

Figura 76. Ir a Documentos en Proceso

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Figura 77. Clic en Buscar

Figura 78. Documento a eliminar derivacin

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Figura 79. Clic en el documento y luego Clic en Eliminar Derivacin

Figura 80. Mensaje para confirmar la Eliminacin de la Derivacin

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 41

Figura 81. Documento despus de quitar la derivacin, ya no est en color verde claro

Creacin de Archivadores
Aqu se ve la creacin de archivadores, tanto personales como los de oficina, estos
archivadores son muy importantes cuando se bloquea nuestro sistema y podemos archivar
temporalmente, o simplemente ya se dio trmite eligiendo el archivado definitivo.

Figura 82. Clic en Catlogos

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Figura 83. Clic en Archivadores

Figura 84. Clic en Nuevo Archivador

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 43

Figura 85. Clic si deseo Archivador Personal, figurar el usuario de quien lo creo

Figura 86. Usuario que figurar a quien le pertenece el archivador

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 44

Figura 87. Archivador No Personal, no figura el nombre de quien crea el archivador

Figura 88. Mensaje de confirmacin de archivador creado correctamente

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Figura 89. Clic en Buscar para visualizar archivadores creados

Figura 90. Archivador creado como No Personal

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Figura 91. Creacin de Archivador Personal

Figura 92. Diferencia entre Archivador Personal y No Personal

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 47
Eliminacin de Archivadores
Aqu se muestra la eliminacin de archivadores creados, recordemos que para poder
eliminar un archivador debe de estar completamente vaca y la nica persona que puede
eliminarlo es la persona que creo dicho archivador.

Figura 93. Clic en el archivador a eliminar

Figura 94. Clic en Eliminar

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 48

Figura 95. Confirmar, recordar que no debe de contener ningn documento archivado

Figura 96. Archivador Personal "EJEMPLO DE PRUEBA 01 - RACERO" ya no figura

Modificar nombre de Archivadores


Aqu se muestra que la nica persona que pude modificar el nombre a un archivador es la
persona que lo creo, as tenga documentos archivados.

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 49

Figura 97. Para modificar el nombre del archivador, clic en el archivador creado

Figura 98. Clic en Editar, solo el usuario que cre el archivador puede modificar sus datos.

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Figura 99. Datos a modificar, formulario listo

Figura 100. Cambiando "EJEMPLO DE PRUEBA" A "EJEMPLO DE PRUEBA 01"

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 51

Figura 101. Clic en Actualizar

Figura 102. Mensaje de confirmacin de cambio de nombre al archivador

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 52

Figura 103. Archivador con nuevo nombre

Documentos para archivar


Para poder archivar un documento, primero se debi crear un archivador, luego debemos
de tener en cuenta que el documento no se pudo responder dentro del plazo fijado y se
nos bloque el sistema o si ya se dio trmite o tomo conocimiento. Por tal motivo se
archivar temporalmente o definitivamente.

Figura 104. Clic en Documentos en Proceso

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 53

Figura 105. Clic en Buscar

Figura 106. Clic en el documento a archivar y luego clic en Archivar

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 54

Figura 107. Clic en Forma, elegir Definitivo o Temporal

Figura 108. Elegir archivador donde se archivar el documento

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 55

Figura 109. Accin o motivo por el cual se archivara el documento o documentos

Figura 110. Mensaje de archivamiento correcto

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 56

Figura 111. Documento archivado, ya no figura en la Bandeja en Proceso

Figura 112. Ingresar el Nro. Documentos y finalmente Reg. Documento

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 57

Figura 113. Confirmacin de archivamiento

Desarchivar y/o Desajuntar documentos


Aqu se muestra como desarchivar o desajuntar un documento, recordemos que se
desarchiva un documento cuando lo hemos archivado temporalmente, y se desajunta
porque tal vez hemos adjuntado equivocadamente a otro documentos o al Nro. Expediente
que no es lo correcto.

Figura 114. Clic en Documentos Archivador/Procesados

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 58

Figura 115. Ingresar el Nro. Documento antecedente y clic en Buscar

Figura 116. Documento a desarchivar, con antecedente

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 59

Figura 117. Clic en Buscar para visualizar ms documentos archivados

Figura 118. Buscar todos los registros

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 60

Documentos Adjuntados

Documento Archivado

Figura 119. Se visualiza todos los documentos, tanto archivados como adjuntados

Figura 120. Clic en el documento para desarchivar y/o desajuntar

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 61

Figura 121. Mensaje para confirmar si se est seguro para desarchivar

Documento desarchivado ya no figura en la Bandeja de


Documentos Archivados/Procesados

Figura 122. Documento desarchivado

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 62

Figura 123. Clic En Proceso para verificar si realmente se desarchiv

Figura 124. Clic en Buscar

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 63

Figura 125. Documento desarchivado, ahora en la Bandeja en Proceso

Reportes Documentos Generados


En caso de los reportes, aqu se mostrara un reporte de los documentos creados o
generados, recuerde que se puede reportear lo derivados, recibidos, etc., siempre y cuando
se llene los campos respectivos en cada formulario que se nos presente, mientras ms se
llene un formulario el reporte ser ms exacto.

Figura 126. Clic en Reportes

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 64

Figura 127. Formulario de reporte para Documentos Generados por Unidad Orgnica

Figura 128. Formulario de reporte para Documentos Recibidos

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 65

Figura 129. Formulario de reporte para Documentos En Proceso

Figura 130. Reporte de Documentos generados, cambiando fecha de inicio

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 66

Figura 131. Reporte de Documentos generados, cambiando fecha hasta

Figura 132. Eligiendo dependencia Gerencia Regional de Educacin Arequipa

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 67

Figura 133. Eligiendo Unidad Orgnica dentro de la Gerencia de Educacin

Figura 134. Usuarios dentro de la Unidad Orgnica o todos para hacer el reporte

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 68

Figura 135. Eligiendo usuario para el reporte de documentos generados

Figura 136. Se puede filtrar por tipo de documento en particular o dejarlo en todos

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 69

Figura 137. Elegir Unidad Orgnica a donde se derivaron documentos generados

Figura 138. Listo para Imprimir, recordar que no todos los campos son obligatorios a llenar

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 70

Figura 139. Reporte de un usuario, no es obligatorio llenar el formulario y darle a imprimir

Figura 140. Tener en cuenta la venta de bloqueo ventanas emergentes

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 71

Si no se desbloquea el mensaje, dando clic en Mostrar, no imprime ningn


reporte, una vez desbloqueado, volver a darle clic en Imprimir.

Figura 141. Clic en la ventana de bloqueo para desbloquear

En mi caso tengo instalado el Internet Do nwload Manager, motivo por el cual sale el siguiente
mensaje, Start Download para descargar el reporte

Figura 142. Software Internet Donwload Manager instalado

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 72

Para un usua rio sin el software anterior, en esta ventana debe de mostrarse el
reporte solicitado

Figura 143. Ventana donde debe de mostrarse el reporte solicitado

Figura 144. Reporte solicitado impreso virtualmente en formato PDF

Opcin Buscar
En este apartado, se nos muestra que podemos buscar un documento por quien lo firmo,
por fecha, por tipo de documento, etc., mientras ms se llene los campos del formulario
la bsqueda ser ms exacta.

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 73

Figura 145. Clic en Buscar

Figura 146. Formulario de bsqueda

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 74

Figura 147. Tener en cuenta el origen de los documentos, si es Interno o Externo

Se puede ingresar ms datos al


formulario, o datos en particular,
mientras ms datos se ingresen, la
bsqueda ser ms exacta.

Figura 148. Ingresando un nombre para hacer la bsqueda

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 75

Figura 149. Resultado de la bsqueda

Figura 150. Mientras ms datos ingreso a la bsqueda, ser ms exacta dicha bsqueda

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 76

El resultado es ms exacto, recordar que dicho nombre debe de coincidir lo


ingresado por mesa de martes o la oficina que crea un determinado documento.

Figura 151. Resultado de bsqueda ms precisa

Salir del sistema


Para poder salir del sistema, tenemos 2 opciones, hacer clic en Finalizar Sesin o clic en
Salir del Sistema.

Figura 152. Opcin 1 para salir del sistema

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 77

Figura 153. Opcin 2 para salir del sistema

Figura 154. Resultado al salir del sistema

Bsqueda por expediente para el pblico en general


Aqu se muestra que cualquier persona puede buscar sus documentos por expediente,
ingresndolo en el recuadro respectivo, para ello se recomienda que se respete el Nro.
Expediente a la hora de la creacin de nuevos documentos.

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 78

Figura 155. Ingresando bsqueda por nmero de documento, para usuarios externos

Clic en el primer documento para visualizar su historial,


notar la importancia de crear un mismo expediente
para un mismo tema.

Figura 156. Resultado de la bsqueda

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 79

Figura 157. Historial del primer documento

Figura 158. Clic en el 2do. Documento para ver su historial

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 80

Figura 159. Historial del 2do. Documento

Figura 160. Clic en el 3er. Documento para ver su historial

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 81

Figura 161. Historial del 3er. Documento

Aplicacin para celulares del Gobierno Regional de Arequipa (App & Play Store)
Todos podemos tener la aplicacin del Gobierno Regional de Arequipa, tanto en IOS
como Android, recordemos que la bsqueda siempre se dar por el Nro. Expediente, de
all su importancia a la hora de hacer la bsqueda.

Digitar Regin Arequipa.

Figura 162. Bsqueda App de la Regin Arequipa en Android

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 82

Figura 163. App del Gobierno Regional de Arequipa - Regin Arequipa

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 83

Figura 164. Pgina de inicio de la App

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 84

Figura 165. Men de la App

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 85

Ing. Nro. Expediente


para la bsqueda.

Figura 166. La bsqueda es por Nro. Expediente

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 86

Ver Figura 176, para


ver ms historial

Figura 167. Resultado de la bsqueda

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 87

Figura 168. Observando ms historial de la bsqueda


Anexos

Anexo 1: Resumen de creacin de documentos por mesa de partes

Paso 1: Web Inicio.


Paso 2: Ir a Documentos en Proceso.
Paso 3: Ir a Nuevo Documento.

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 88
Paso 4: Clic en continuar.
Paso 5: Clic en Origen Externo.
Paso 6: Elegir la entidad que creo el documento.
Paso 7: En Detalle colocar las observaciones al documento (Ejemplo: Viene con CD,
dicho CD tambin se cuenta como folio).
Paso 8: En Firma ingresar los datos de quien firm el documento.
Paso 9: En Cargo ingresar el cargo de quien firm el documento.
Paso 10: En Fecha debe de coincidir con la fecha impresa en el documento a ingresar.
Paso 11: En tipo de documento, elegir de la lista el tipo de documento que se va a ingresar.
Paso 12: En Nmero y Siglas, ingresar primero el nro. de correlativo y en el otro campo
ingresar todas las siglas de dicho documento, SINO tiene siglas, dejarlo en
blanco.
Paso 13: En Folios, contar el nmero total de hojas del documento y no por caras.
Paso 14: En Asunto, ingresar el motivo por el cual ingresar el documento.
Paso 15: En derivacin, elegir la unidad orgnica a donde derivaremos el documento.
Paso 16: En Provedo, se ingresar una frase corta, como por atender, por corresponder,
etc.
Paso 17: Clic en Aadir.
Paso 18: Clic en Grabar.

Finalmente, plasmar en el sello de registro, el Nro. Documento, el Nro. Expediente, la


hora, fecha y cantidad de folios.
Anexo 2: Resumen de Recibir documentos

Paso 1: Clic en Web Inicio.


Paso 2: Clic en Documentos por recibir.
Paso 3: Si es un solo registro, ingresar nro. de documento, si se van a recibir varios
documentos, clic en Buscar, previamente en Documentos del Usuario, colocar
TODOS si los documentos vienen de otras oficinas, si recibo dentro de la oficina,
dejar por defecto el nombre de usuario.
Paso 4: Clic en uno o varios documentos a recibir.
Paso 5: Clic en Recepcionar.
Paso 6: Clic en Grabar.
Paso 7: Clic en Terminar.

Finamente, los documentos recepcionados pasan a la bandeja de documentos en proceso.

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 89
Anexo 3: Resumen de crear documentos con antecedente

Paso 1: Clic en Web Inicio.


Paso 2: Clic en Documentos en Proceso.
Paso 3: Clic en Nuevo Documento.
Paso 4: Ingresar en el campo Expediente, el Nro. Expediente del antecedente, clic en
Buscar (verificar que nos muestre los datos del documento antecedente), y
finalmente clic en Continuar.
Paso 5: Clic en documento interno.
Paso 6: En el campo firma y cargo, debe de figurar el nombre y cargo del jefe de oficina,
si le damos clic en DOCUMENTO PERSONAL, deber mostrarnos nuestros
datos (Hacer clic en documentos personal, siempre y cuando uno firme el
documento, ya que nos dar un correlativo diferente al de oficina).
Paso 7: En fecha, debe de coincidir la fecha que est impreso en el documento, para ello
lo podemos modificar.
Paso 8: En tipo de documentos, elegir de la lista.
Paso 9: En nmero y siglas, nos mostrar automticamente el correlativo correspondiente,
la primera vez podemos modificar el correlativo que nos corresponda.
Paso 10: En folios, ingresar los solo los FOLIOS DEL NUEVO DOCUMENTO,
contando por hojas.
Paso 11: En asunto, el tema del documentos.
Paso 12: En derivacin, elegimos la unidad orgnica a donde se deriva el documento, si
es la derivacin dentro de la misma oficina, nos permitir elegir el usuario.
Paso 13: En detalle, nombrar los documentos adjuntados, ejemplo: Adj. doc. 674883
con 3 folios, doc. 674884 con 5 folios. Total folios 10 (porque 10?... porque
se est contando los folios del nuevo documento, que son 2).
Paso 14: En provedo, una frase corta como: Por atender, por corresponder, para
conocimiento, etc.
Paso 15: Clic en Aadir, si tengo documentos mltiples, puedo ir aadiendo para ms
oficinas.
Paso 16: Clic en Grabar.
Paso 17: Clic en Terminar.

Finalmente, debemos de tener en nuestra bandeja de documentos en proceso, dos


registros, uno el antecedente sin color verde, y el nuevo documento derivado en color
verde, con el mismo nro. de expediente, muy importante, si no coinciden los nros. de
expediente, podemos darle clic en el registro, luego en EDITAR y cambiamos el nro de
expediente en el formulario, y para terminar clic en ACTUALIZAR.
Anexo 4: Derivar Documentos

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 90
Paso 1: Clic en Web Inicio.
Paso 2: Clic en Documentos en Proceso.
Paso 3: Clic en Buscar, sin cambiar el usuario.
Paso 4: Clic o Check en el documento.
Paso 5: Clic en derivar.
Paso 6: Elegir la unidad orgnica.
Paso 7: En detalle colocar las observaciones pertinentes.
Paso 8: Ingresar el provedo correspondiente.
Paso 9: Clic en Aadir.
Paso 10: Grabar y terminar.

Finalmente, ya se encuentra en color verde, derivado, listo para ser entregado en la


oficina o usuario correspondiente.

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 91

Paso 1: Clic en Web Inicio.


Paso 2:
Anexo 5: Adjuntar documentos

Clic en Documentos en proceso.


Paso 3: Clic en Buscar.
Paso 4: Clic o check en el documento(s) antecedente(s), sino esta(n) desarchivarlo(s).
Paso 5: Clic en Adjuntar.
Paso 6: Ingresar en nro. de documento del nuevo documento creado.
Paso 7: En acciones colocar el por qu se adjuntan, puede ir en blanco. Paso
8: Clic en Grabar y terminar.

Finalmente, ya estn juntos, lo podemos comprobar ingresando el nro. de documento en


la parte superior derecha y clic en Reg. Documentos.

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 92

Paso 1: Clic en Web Inicio.


Paso 2:
Anexo 6: Archivar Documentos

Clic en Documentos en Proceso.


Paso 3: Clic en Buscar.
Paso 3: Clic o check en(los) documento(s) de la bandeja en proceso.
Paso 4: Clic en archivar.
Paso 5: Elegir la forma: Temporal o Definitivo.
Paso 6: Elegir un archivador que se cre.
Paso 7: En acciones, el motivo por el cual se est(n) archivando el(los) documento(s).
Paso 8: Clic en Grabar y Terminar.

Finalmente, se observa que ya no figuran dichos registros en la bandeja de Documentos


en Proceso.

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Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 93

Paso 1: Clic en Web Inicio.


Paso 2:

Anexo 7: Desarchivar y/o desajuntar documentos

Clic en Documentos Archivados/Procesados.


Paso 3: En registro ingresar el nro. de documentos, si estamos desajuntando, ingresar el
nro. de documentos del antecedente.
Paso 4: Buscar.
Paso 5: Clic o check en el registro a desarchivar o registro a desajuntar. (Importante: Los
documentos que estn en una solo columna debajo del campo registro, estn
archivados; los documentos que estn debajo del campo registro y debajo del
campo adjuntado _al, estn juntos).
Paso 6: Clic en Devolver a EN PROCESO
Paso 7: Clic en Aceptar para estar seguro de la accin a proceder.

Finalmente, dicho documento(s) esta(n) en la Bandeja en Procesos nuevamente.

Gobierno Regional de Lambayeque/OFTI Gobierno Regional de Arequipa/OPDI


Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 94

Paso 1: Clic en Web Inicio.


Paso 2:

Gobierno Regional de Lambayeque/OFTI Gobierno Regional de Arequipa/OPDI


Manual de Usuario SISGEDO 2.0.0 95

Anexo 8: Tipos de Bloqueo del sistema

Bloqueo nro. 1: Por cantidad de documentos dentro de la misma oficina.


Bloqueo nro. 2: Por cantidad de das en el bandeja de Documentos en Procesos (algunas
oficinas pueden tenerlo como mximo hasta 30 das, otras hasta 10 das
por ley.
Bloqueo nro. 3: Por derivacin a otra unidad orgnica o a un usuario dentro de la misma
oficina, recordar que se bloquea la oficina que deriva y la que recibir
el documento (ambas), tenemos 7 das de plazo.

Finalmente, para que no ocurran estos tipos de bloqueo, se recomienda:

Primero: Archivar los documentos que van a demorar tiempo en la bandeja de


documentos en procesos.
Segundo: Al derivar, una vez que se entrega el(los) documento(s) en fsico, hacerlo
recepcionar tambin por el sistema, recordar que tenemos 7 das a partir del da
que se deriva.
Tercero: Para que funcione correctamente el sistema, deber de haber dialogo y
comprensin entre todos los usuarios, y poner de nuestra parte.

Gobierno Regional de Lambayeque/OFTI Gobierno Regional de Arequipa/OPDI


COBIHINO l[QIDNAL
GOBERNACION REGIONAL REPUBLICA PERUANA
"AO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO"

Arequipa, 23 de octubre del 2017

OFICIO MLTIPLE N 2,o'i{ 2017-GRA/se:,. SEORES:

ABG. VICTOR RAUL CADENAS VELASQUEZ


Vicegobernacin
ABG. JOSE LUIS RODRJGUEZ SILVA
Gerente General Regional
ING. BRUNO GAMBETA PAREDES
Gerente Regional de Promocin de la Inversin
ABG. JAVIER EDUARDO ROSPIGUOSI VEGA
Jefe de ta Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial
ABG. MARCO REVILLA HUARACA
Jefe de ta Oficina Regional de Asesora Jurdica
ABG. JUAN CARLOS AGRAMONTE MOSTAJO
Asesor de Gobernacin
UC. JACKEUNE CHOQUE CUNO
Jefe de ta Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil
CPCC. JUSTA RUFINA MAMANI PALOMINO
Jefe de la Oficina Regional de Administracin
ABG. MARIA DE LOS ANGELES ARISPE DEL CARPIO
Jefe de ta Oficina de Recursos Humanos
ING. CESAR RAMOS ZAMORA
Gerente Regional de Infraestructura
ING. EDY ACA BAYLON
Gerente de Supervisin y Liquidacin de Proyectos
UC. VILMA GONZALES GONZALES
Gerente Regional de Desarrollo e Inclusin Social
ING. FERNANDO JESUS VARGAS MELGAR
Gerente Ejecutivo de Proyecto Especial Majes Siguas-AUTODEMA
ING. JUAN FRANCISCO ALMEYDA CUPE
Gerente Regional de Agricultura
MAG. GUIDO ROSPIGUOSI GAUNDO
Gerente Regional de Educacin
MED. GUSTAVO RONDN FUDINAGA
Gerente Regional de Salud
ABG. CARLOS URA LANDA
Secretarro del Consejo Regional
ABG. MIGEL ANGEL SUCAPUCA ARPASI
Gernete Regional de Energa y Minas
ING. RICHARD CALVO RAMOS
Gerente Regional de Produccin
ABG. JOSE LUIS CARPIO QUINTANA
Gerente Regional de Trabajo y Promocin del Empleo
ARQ. GIOVANNA MANCHEGO MENDOZA
Gerente Regional de Vivienda Construccin y Saneamiento
MAG. BENIGNO SANZ SANZ
Gerente de la Autoridad Regional Ambiental
UC. MIGUEL EUSEO APAZA PEA
Gerente Regional de Comercio Exterior y Turismo
CPC. BERTHA NELLY ZEGARRA DE MATOS
Directora Ejecutiva Proyecto especial COPASA
ECO. CLARA MILUSKA ZAVALETA LAZO
Jefe de ta Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional
UC. CESAR HUANCA AYNA
Jefe de la Oficina de Logstica
SR. HERADIO LARICO LLERENA
Encargado de Trmite Documentario
CPC. CRISTINA SANCHEZ CUENTAS
Jefe de la Oficina de Contabilidad
SR. FRANK ALARCON LLERENA
Jefe de SeNicios
SR. ROMULO CABALLERO GUTIERREZ
Sub Gerente de Discapacitados

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AREQUIPA SOMOS TODOS


COIIERNO IIECIONAl
GOBERNACION REGIONAL
RfPUBUCA PERUANA

"Af.10 DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO"

ING. ELVIS CRDOVA NINA


Sub Gerente de Formulacin de Proyectos
ING. THOMAS CALDERON MOUNA
Sub Gerente de Ejecucin de Proyectos
ABG. RENZO MEDINA MORON
Jefe de la Oficina de Ordenamiento Territorial
ING. JHONY CHACON ADCO
Jefe de la Oficina de Programacii:, e Inversiones
CPC. ALEXANDER ARENAS
Jefe de la Oficina de Presupuesto
SRA. MARTHAVALDIVIA
Encargada de Secretara de Gobernacin
UC. CESAR HUAMANTUMA
Encargado del rea Funcional No Estructurada de Dilogo y Gobernabilidad
SR. JORGE LUIS CHOQUE MAMANI Director
Ejecutivo de UGEL NORTE
SR. MARCO ANTONIO SALAZAR GALLARDO
Director Ejecutivo de UGEL SUR
--

Asunto : PRESICIONES PARA USO DEL SISGEDO


Referencia : Informe N 428-2017-GRA/OPDI

De mi especial consideracin:
Me es grato saludarlos a cada uno de ustedes y a su vez comunicarles que en coordinacin con el
lng. Jorge Luis Rivera Linares (responsable y encargado del SISGEDO 2.0 en el Gobierno Regional de
Arequipa), se han venido llevando a cabo reuniones con personal de las reas de trmite documentario y
secretarias y/o personal que recepciona documentos en las diferentes oficinas de todas las Unidades
Orgnicas del Gobierno Regional de Arequipa; arribndose a las siguientes conclusiones QUE A PARTIR DE LA
FECHA DEBEN SER TOMADAS PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DEL SISGEDO V ATENCIN EN EL TRAMITE DE
DOCUMENTOS, y de esta manera uniformizar las actuaciones administrativas en relacin al antes mencionado
Sistema; cuyo uso es de carcter obligatorio para todo el personal del Gobierno Regional de Arequipa, bajo
responsabilidad. Bajo dicho contexto, las precisiones a seguir son las siguientes:

El SISGEDO 2.0 es de uso obligatorio para todo el personal que labora en las dependencias
del Gobierno Regional de Arequipa. (Directiva N 004-2016-GRA/OPDI y sus modificatorias,
sobre
"Normas y Procedimientos para las Comunicaciones Escritas y Control del Sistema de Gestin
Documentario en el Gobierno Regional de Arequipa"). El incumplimiento de las normas
establecidas en la Directiva, constituye falta de carcter disciplinarlo y se sancionar de
acuerdo a las normas correspondientes, segn la relacin laboral contractual del trabajador,
sin perjuicio de
las acciones de responsabilidad que correspondan.
Si el usuario del SISGEDO no tramita el expediente a su cargo en el plazo perentorio
estabelcido, para no bloquear el sistema, deber archivarlo temporalmente en su carpeta
(Archivador personal) sustentando el motivo.
Ningn expediente tramitado en el SISGEDO debe quedar sin resolver, y en caso corresponda
debe ser enviado al archivo definitivo indicando el motivo.
Cuando un servidor salga de vacaciones, licencia, deje de laborar, sea desplazado a otra
ofician y/o rea, no deber tener ningn documento a su cargo en la bandeja de procesos del
SISGEDO 2.0. ni archivado temporalmente.
La foliacin deber realizarse en nmeros en la parte superior derecha de atrs hacia
adelante y por hoja, en el caso de que este impreso en la parte reversa de alguna hoja,
indicarlo en el campo detalle (observaciones, impreso en ambas caras) en el SISGEDO 2.0.

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GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA

Anexo 01 Ejemplo de foliacin

EN EL SISGEDO
Oficio 058-2017/MXX 5 Folios
Informe 756-2017-GRA/ORA 4 Folios
Oficio 18 6-2017- GRA/OPDI 1 Folio

DOC: 72458
EXP: 50500
DOC: 71638
EXP: 50500
DOC: 70536
EXP: 50500
1. Adjuntar el documento

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Urb. Cesar Vallejo Av. Unin N200
Paucarpata, Arequipa Arequipa
planeamiento@regionarequipa.gob.pe
T. 054-382860 Anexo 3801
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2. En el campo Detalle al momento de derivar colocar por ejemplo Se


adjunta Antecedentes en 9 folios

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