Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
SISTEMA DE GESTIN
DOCUMENTARIA
SISGEDO 2.0.0
2017
Gobierno Regional de Lambayeque/OFTI Gobierno Regional Arequipa/OPDI
iii
Introduccin
El presente documento constituye una gua prctica para que los usuarios accedan a los
servicios del SISGEDO en las mejores condiciones, que les permita navegar y acceder a
los registros para almacenarlos o consultarlos con facilidad.
Documentos en Proceso.
Todos aquellos documentos que se encuentran registrados o recibidos en una Unidad
Orgnica u oficina y estn a la espera de ser atendidos.
Documentos Archivados/Procesados.
Todos los documentos que ya se han atendido y por tanto han pasado a ser archivados.
Esta estructura es controlada por el sistema tanto a nivel de oficina como de usuario. Es
decir controla cules y cuntos son los documentos que un usuario u oficina tiene en
proceso, por recibir y archivados.
Tabla de contenido
Anexos ........................................................................................................................................ 87
Anexo 1: Resumen de creacin de documentos por mesa de partes..................................... 87
Anexo 2: Resumen de Recibir documentos............................................................................. 88
Anexo 3: Resumen de crear documentos con antecedente .................................................... 89
Anexo 5: Adjuntar documentos ............................................................................................... 91
Anexo 6: Archivar Documentos ............................................................................................... 92
Anexo 7: Desarchivar y/o desajuntar documentos................................................................. 93
Anexo 8: Tipos de Bloqueo del sistema ................................................................................... 95
Tabla de Imgenes
Y una tercera opcion para ingresar al SISGEDO es a traves del portal web de la Gerencia
Regional de Arequipa, dando clik en CONSULTE SU TRAMITE SISGEDO, en la
pgina inicial de dicho portal.
Una vez hecho clic en el signo de admiracin del recuadro rojo, sin soltar el mouse,
arrastrarlo al escritorio, de esta manera se crear un acceso directo del portal web de inicio
del SISGEDO.
Figura 18. Tener en cuenta que est activo en la opcin de Origen Externo
Figura 34. Bandeja sin documentos para recepcionar, se trasladaron a la bandeja en proceso
Figura 36. Clic en buscar, no olvidar que deben de estar en el usuario actual
El correlativo de documentos a
crear firmados por el jefe del rea
sern diferentes al correlativo de
documento personal firmado por
el trabajador.
El correlativo de documentos
personales a crear sern
diferentes al correlativo
firmado por el jefe del rea.
Figura 45. Clic en Documento Personal, documento ser firmado por el trabajador.
Ejemplo:
Se adjunta antecedentes en
3 folios
Para su despacho.
Para su atencin.
Para su conocimiento, etc.
Adj. Doc. 674883 con 3 folios. Total folios (5).
Si se va a crear el
documento nuevo y la
entidad a derivar no
tiene o no usa el
SISGEDO, solo llenar los
Se puede aadir en la derivacin a ms
campos hasta ASUNTO
oficinas, solo es ir aadiendo ms unidades
y luego ir a grabar y no
orgnicas, ejemplo: Memos mltiples, etc.
derivar a ningn lado,
despus archivar para
que no nos bloquee el
sistema.
Figura 57. Listo para grabar la creacin del documento con su respectiva derivacin
Figura 58. Mensaje donde nos muestra el nuevo Nro. Documento y Nro. Expediente
Documento antecedente.
Figura 61. Modificar datos del Doc. , se puede cambiar el Nro. Expediente y otros datos
Adjuntar Documentos
Para adjuntar documentos, debemos de tener en cuenta que previamente se cre una
respuesta a un documentos antiguo (antecedente), y se mantuvo el mismo Nro.
Expediente.
Clic en Adjuntar.
Documentos relacionados.
Eliminar derivacin
En este apartado se muestra la eliminacin de la derivacin, esto puede suceder cuando
derivamos errneamente a otra oficina que no corresponde o simplemente nos
equivocamos al derivar en nuestros documentos mltiples y por all no corresponde.
Figura 81. Documento despus de quitar la derivacin, ya no est en color verde claro
Creacin de Archivadores
Aqu se ve la creacin de archivadores, tanto personales como los de oficina, estos
archivadores son muy importantes cuando se bloquea nuestro sistema y podemos archivar
temporalmente, o simplemente ya se dio trmite eligiendo el archivado definitivo.
Figura 85. Clic si deseo Archivador Personal, figurar el usuario de quien lo creo
Figura 95. Confirmar, recordar que no debe de contener ningn documento archivado
Figura 97. Para modificar el nombre del archivador, clic en el archivador creado
Figura 98. Clic en Editar, solo el usuario que cre el archivador puede modificar sus datos.
Documentos Adjuntados
Documento Archivado
Figura 119. Se visualiza todos los documentos, tanto archivados como adjuntados
Figura 127. Formulario de reporte para Documentos Generados por Unidad Orgnica
Figura 134. Usuarios dentro de la Unidad Orgnica o todos para hacer el reporte
Figura 136. Se puede filtrar por tipo de documento en particular o dejarlo en todos
Figura 138. Listo para Imprimir, recordar que no todos los campos son obligatorios a llenar
En mi caso tengo instalado el Internet Do nwload Manager, motivo por el cual sale el siguiente
mensaje, Start Download para descargar el reporte
Para un usua rio sin el software anterior, en esta ventana debe de mostrarse el
reporte solicitado
Opcin Buscar
En este apartado, se nos muestra que podemos buscar un documento por quien lo firmo,
por fecha, por tipo de documento, etc., mientras ms se llene los campos del formulario
la bsqueda ser ms exacta.
Figura 150. Mientras ms datos ingreso a la bsqueda, ser ms exacta dicha bsqueda
Figura 155. Ingresando bsqueda por nmero de documento, para usuarios externos
Aplicacin para celulares del Gobierno Regional de Arequipa (App & Play Store)
Todos podemos tener la aplicacin del Gobierno Regional de Arequipa, tanto en IOS
como Android, recordemos que la bsqueda siempre se dar por el Nro. Expediente, de
all su importancia a la hora de hacer la bsqueda.
WWW.REGIONAREQUIPA.GOB.PE
De mi especial consideracin:
Me es grato saludarlos a cada uno de ustedes y a su vez comunicarles que en coordinacin con el
lng. Jorge Luis Rivera Linares (responsable y encargado del SISGEDO 2.0 en el Gobierno Regional de
Arequipa), se han venido llevando a cabo reuniones con personal de las reas de trmite documentario y
secretarias y/o personal que recepciona documentos en las diferentes oficinas de todas las Unidades
Orgnicas del Gobierno Regional de Arequipa; arribndose a las siguientes conclusiones QUE A PARTIR DE LA
FECHA DEBEN SER TOMADAS PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DEL SISGEDO V ATENCIN EN EL TRAMITE DE
DOCUMENTOS, y de esta manera uniformizar las actuaciones administrativas en relacin al antes mencionado
Sistema; cuyo uso es de carcter obligatorio para todo el personal del Gobierno Regional de Arequipa, bajo
responsabilidad. Bajo dicho contexto, las precisiones a seguir son las siguientes:
El SISGEDO 2.0 es de uso obligatorio para todo el personal que labora en las dependencias
del Gobierno Regional de Arequipa. (Directiva N 004-2016-GRA/OPDI y sus modificatorias,
sobre
"Normas y Procedimientos para las Comunicaciones Escritas y Control del Sistema de Gestin
Documentario en el Gobierno Regional de Arequipa"). El incumplimiento de las normas
establecidas en la Directiva, constituye falta de carcter disciplinarlo y se sancionar de
acuerdo a las normas correspondientes, segn la relacin laboral contractual del trabajador,
sin perjuicio de
las acciones de responsabilidad que correspondan.
Si el usuario del SISGEDO no tramita el expediente a su cargo en el plazo perentorio
estabelcido, para no bloquear el sistema, deber archivarlo temporalmente en su carpeta
(Archivador personal) sustentando el motivo.
Ningn expediente tramitado en el SISGEDO debe quedar sin resolver, y en caso corresponda
debe ser enviado al archivo definitivo indicando el motivo.
Cuando un servidor salga de vacaciones, licencia, deje de laborar, sea desplazado a otra
ofician y/o rea, no deber tener ningn documento a su cargo en la bandeja de procesos del
SISGEDO 2.0. ni archivado temporalmente.
La foliacin deber realizarse en nmeros en la parte superior derecha de atrs hacia
adelante y por hoja, en el caso de que este impreso en la parte reversa de alguna hoja,
indicarlo en el campo detalle (observaciones, impreso en ambas caras) en el SISGEDO 2.0.
WWW.REGIONAREQUIPA.GOB.PE
EN EL SISGEDO
Oficio 058-2017/MXX 5 Folios
Informe 756-2017-GRA/ORA 4 Folios
Oficio 18 6-2017- GRA/OPDI 1 Folio
DOC: 72458
EXP: 50500
DOC: 71638
EXP: 50500
DOC: 70536
EXP: 50500
1. Adjuntar el documento
WWW.REGIONAREQUIPA.GOB.PE
Urb. Cesar Vallejo Av. Unin N200
Paucarpata, Arequipa Arequipa
planeamiento@regionarequipa.gob.pe
T. 054-382860 Anexo 3801
GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
WWW.REGIONAREQUIPA.GOB.PE
Urb. Cesar Vallejo Av. Unin N200
Paucarpata, Arequipa Arequipa
planeamiento@regionarequipa.gob.pe
T. 054-382860 Anexo 3801