MANUAL BSICO DE

EXCEL 2016

Ral

Gmez Garca https://

ndice
Qu es Excel? .............................................................................................................................. 3
Moverse por la hoja de Excel ........................................................................................................ 3
Modificar una celda....................................................................................................................... 3
Cambiar el color del fondo y del texto .......................................................................................... 4
Alinear texto en la celda ................................................................................................................ 6
Cambiar tipo de letra ..................................................................................................................... 7
Agrupar filas y/o columnas ........................................................................................................... 8
Inmovilizar filas y/o columnas .................................................................................................... 11
Mostrar u ocultar filas o columnas .............................................................................................. 12
Personalizar la interfaz ................................................................................................................ 14
Las opciones de cortar, copiar y pegar ........................................................................................ 16
Activar o desactivar la rejilla de Excel........................................................................................ 18
Tipos de plantilla en Excel .......................................................................................................... 19
Buscar texto o reemplazarlo en Excel ......................................................................................... 20
Como ordenar una tabla en Excel ............................................................................................... 23
Dar formato a una celda .............................................................................................................. 25
Usar el zoom en Excel................................................................................................................. 28
Sumar celdas en Excel ................................................................................................................ 29
Multiplicar celdas en Excel ......................................................................................................... 31
Insertar una imagen en Excel ...................................................................................................... 32
Atajos de teclado ......................................................................................................................... 37
Aadir y eliminar filas y/o columnas .......................................................................................... 37
Crear saltos de pgina ................................................................................................................. 40
Usar sinnimos y antnimos ....................................................................................................... 42
Crear un enlace a una web........................................................................................................... 44
Crear grficos en barras o columnas ........................................................................................... 45
Insertar un video de YouTube en Excel ...................................................................................... 46
Abrir un libro de Excel en modo lectura ..................................................................................... 50
Detectar si un nmero es par o impar en Excel ........................................................................... 51
Usar el autocorrector en Excel .................................................................................................... 53
Usando horas en Excel ................................................................................................................ 54
Insertar sangra a una celda ......................................................................................................... 58
Usar el traductor de Excel ........................................................................................................... 59
Redondear nmeros en Excel ...................................................................................................... 61
Cambiar el color de la etiqueta de la hoja de Excel .................................................................... 64
Seleccionar celdas en Excel ........................................................................................................ 64

1
Crear grficos de barras rpidamente .......................................................................................... 67
Mostrar todas las frmulas que estamos usando ......................................................................... 68
Poner nombres propios en Excel ................................................................................................. 69
Reemplazar parte de un texto ...................................................................................................... 70
Copiar hoja de Excel ................................................................................................................... 71
Cambiar la orientacin de una tabla en Excel ............................................................................. 74
Calcular un porcentaje en Excel .................................................................................................. 76
Contar caracteres en Excel .......................................................................................................... 78
Comparar dos textos en Excel ..................................................................................................... 79
Proteger una hoja y/o un libro de Excel ...................................................................................... 80
Buscar valores duplicados en Excel ............................................................................................ 82
Eliminar valores duplicados en Excel ......................................................................................... 84
Usar listas desplegables............................................................................................................... 86
Calcular subtotales en Excel ....................................................................................................... 88
Pasar un texto a mltiples columnas en Excel ............................................................................ 91
Combinar celdas en Excel ........................................................................................................... 94
Convertir un Excel en PDF ......................................................................................................... 96
Poner la fecha actual ................................................................................................................. 100
Combinar o anidar funciones en Excel ..................................................................................... 101
Hacer copias de seguridad de Excel .......................................................................................... 101
Calcular la edad o tiempo de trabajo con Excel ........................................................................ 103
Calcular margen de ventas ........................................................................................................ 104
Insertar imgenes en Excel........................................................................................................ 106

2
Qu es Excel?
Excel es una hoja de clculo en la que se pueden crear todo tipo de operaciones.
Est basado en libros con diferentes hojas. Cada libro se podra decir que es un archivo y
este archivo a su vez se divide en subarchivos llamados hojas que a su vez est compuesta
por celdas.

En este tutorial voy a tratar de explicar paso a paso todo lo que la hoja de clculo o Excel
puede hacer, para poder aprovechar todo el potencial que esta potente herramienta puede
ofrecer.

Moverse por la hoja de Excel

Para moverse por la hoja basta con que pulsemos la tecla del intro, esto har que nos
desplacemos a la celda inferior. Si pulsamos el tabulador (tecla encima del bloque
maysculas) nos desplazaremos a la derecha. Tambin podemos usar las flechas del
teclado para desplazarnos en todas las direcciones, adems de poder usar el ratn para ir
rpidamente a la celda que deseemos. Siempre podremos usar el ratn para ir a cualquier
celda con rapidez.

Modificar una celda

Para modificar el tamao de una celda basta simplemente con que nos en la lnea que
divide las celdas y el puntero cambiar al dela imagen, hacemos clic izquierdo y podremos
determinar el ancho de la columna, podemos hacer lo mismo con el ancho de las filas.

Como podemos ver en la siguiente captura, ya hemos cambiado el tamao de la celda,

esto nos permite adaptarla celda a todo tipo de tamao, para tener la informacin siempre
visible.

3
Cambiar el color del fondo y del texto
Cambiar el color de fondo de una celda en Excel es bastante fcil, solamente tenemos que
seleccionar la celda o grupo de celda al que queremos cambiar el color.

Nos dirigimos a la pestaa inicio, y dentro de ella encontraremos una especie de bote de
pintura un poco inclinado. Si hacemos clic directamente sobre l, se cambiar el color de
fondo de las celdas al color que aparezca debajo del cubo. Si nos interesa otro color
tendremos que pulsar en el tringulo invertido que aparece a su derecha. Esto desplegar
un men con abundantes colores para elegir.

Aqu podemos ver el resultado despus de haber hecho clic en el cubo de pintura.

4
Para cambiar el color del texto seguiremos exactamente el mismo procedimiento. Solo
que esta vez pulsaremos en la A que hay en la pestaa de inicio. Esta junto al bote de
pintura. Si pulsamos directamente en la A con una celda seleccionada, el texto que haya
en la celda cambiar al color que est debajo de la A. Tambin si pulsamos sobre el
tringulo invertido se nos desplegar un men con abundantes colores para elegir.

Aqu podemos observar el resultado despus de haber pulsado la A con el color rojo.

Podemos mezclar los colores tanto del fondo de la celda como el de la letra. Eso s, ten
en cuenta de si pones colores muy parecidos puede que no se distinga lo que hay escrito
en la celda. Evita tambin utilizar colores llamativos si tienes pensado imprimir la
informacin contenida en el Excel, ya que puede resultar difcil el entender la informacin
si se imprime en blanco y negro.

5
Alinear texto en la celda
Alinear texto en la celda quiere decir en que parte de la celda va a aparecer el texto que
insertemos en ella. Para poder realizar los alineamientos tendremos que irnos a la pestaa
de inicio y buscar los iconos que aparecen en la imagen de abajo.

En la siguiente imagen podemos ver cmo se pueden alinear el texto dentro de la celda
del Excel.
De Izquierda a derecha y de arriba abajo:
Alineamiento arriba izquierdo, alineamiento arriba y centrado, alineamiento arriba
derecho, alineamiento en el medio e izquierda, alineamiento en el medio y en el centro,
alineamiento en el medio y derecho, alineamiento en la parte inferior e izquierdo,
alineamiento en la parte inferior y centrado y por ltimo alineamiento en la parte inferior
y derecho.

Como podemos ver, el alineamiento es bastante fcil de usar y muy til, sobre todo para
tener un aspecto visual ms atractivo dentro de la hoja de Excel.

6
Cambiar tipo de letra
Excel nos permite poner una amplia variedad de tipos y tamaos de letras. Para poder
hacerlo tenemos que irnos a la pestaa de inicio de Excel.

Ah encontraremos en primer lugar el tipo de letra. Si pulsamos en el tringulo invertido

que hay, se nos desplegar un men con una amplia variedad de tipos de letras. Podemos
elegir la que ms nos guste.

A la derecha del tipo de letra encontraremos un nmero, este nos indica el tamao de la
letra. Si pulsamos en el tringulo invertido se nos desplegar un men para seleccionar el
tamao de la letra.

Las letras A con un tringulo haca arriba y el otro haca abajo, sirven para aumentar o
disminuir en un punto el tamao de la letra que hayamos escrito en la celda del Excel.

7
Las letras que nos aparecen debajo del tipo de letra (N, K, S), la N se utiliza para poner
el texto en negrita, es decir un poco ms gruesa la letra. La K es para poner la letra en
cursiva, un poco inclinada, y la S es para poner el texto subrayado.

Es muy til usar los atajos de teclado para su uso, ya que te permite usar estas tres
opciones sin necesidad de usar el ratn mientras escribes, lo que hace que no pierdas el
ritmo.
Los atajos de teclado son los siguientes:
Pulsamos la tecla Control y la n, en el caso de que queramos poner una palabra en negrita,
volvemos a pulsar la misma combinacin de teclas y se volver a escribir en normal.
Pulsamos control y K para la cursiva y control y S para el subrayado.
Es realmente til cuando escribes con un porttil ya que no tienes que quitar las manos
del teclado.

Agrupar filas y/o columnas

Vamos a suponer que tenemos una gran cantidad de datos en nuestra hoja de Excel y
necesitamos agruparlos para tener una mayor perspectiva o simplemente para ocultar los
datos que no necesitamos. Es importante dejar una fila vaca entre los datos que queremos
agrupar, ya que de otra manera Excel los agrupara en un solo grupo y nos interesa que
nos deje crear varios.

En este ejemplo utilizaremos los datos del mes, cantidad y precio que me he inventado y
vamos a agruparlos para poder examinarlos con ms facilidad.

8
En primer lugar, tenemos que seleccionar el rango de datos que queremos agrupar, un
rango de datos es simplemente seleccionar todas las celdas que queremos en este caso
agrupar. En este caso, seleccionaremos el mes de enero junto con la informacin
contenida en las celdas de cantidad y precio.

Despus nos dirigiremos a la pestaa de Datos.

Y luego pulsaremos el botn de agrupar.

Nos aparecer el siguiente cuadro de texto preguntndonos si queremos agrupar por filas
o columnas. En este caso seleccionaremos por filas.

9
Automticamente nos aparecer a la izquierda de la hoja de Excel la agrupacin que
acabamos de realizar. Si pulsamos sobre el cuadrado con el smbolo en su interior.

Esto ocultar toda la informacin del mes de enero, OJO no se borrar, solo se ocultar.
Basta con hacer clic en el cuadrado con el + en su interior para que vuelva a aparecer la
informacin.

Repetimos el mismo proceso con el mes de febrero y con el mes de marzo.

De esta forma podemos agrupar y ocultar toda la informacin que no necesitemos. Para
realizar este proceso con columnas se hace exactamente de la misma forma solo que
seleccionando columna en lugar de fila.

10
Inmovilizar filas y/o columnas
Para inmovilizar filas y/o abrimos el Excel y nos dirigimos a la pestaa de vista.

Una vez ah nos dirigimos al botn de inmovilizar.

Al hacer clic en el botn nos aparecer el siguiente men despegable.

Inmovilizar paneles sirve para que, al seleccionar una celda, todas las columnas a su
izquierda se queden bloqueadas, es decir que, si nos desplazamos a la derecha de la hoja
del Excel, esas columnas siempre estaran visibles. Lo mismo pasara con las filas
superiores, siempre estarn visibles.
Inmovilizar fila superior sirve para hacer visible siempre la fila superior que hemos
seleccionado, de esta forma podremos ir hacia abajo en la hoja de Excel y seguiramos
viendo esa fila superior que bloqueamos con anterioridad.
Inmovilizar primera columna sirve para hacer visible la primera columna, no importa
cunto nos vayamos a la derecha de la hoja esta columna siempre ser visible.
Cuando pulsemos la opcin correspondiente podremos ver como el Excel nos muestra
una lnea de un grosor superior, lo que nos indica que, al desplazarnos por la hoja, tanto
la fila superior a la celda que se encuentra dentro del crculo rojo, como la columna a su
izquierda, sern siempre visibles.

11
Mostrar u ocultar filas o columnas
Excel tiene una opcin que nos permite ocultar o mostrar las filas o columnas para poder
tener en la pantalla la informacin que nos es realmente til.
En este caso utilizaremos un ejemplo bsico con los meses del ao y unas columnas que
hemos denominado Tipos del 01 al 03.

Para poder ocultar una fila o columna tenemos que seleccionar toda la fila o columna para
ello nos dirigimos al extremo izquierdo en donde aparecen los nmeros o al extremo
superior donde aparecen las letras.
En este caso hemos seleccionado el mes de junio.

Para ocultar la fila nos vamos a la pestaa de inicio, y al botn de formato.

Nos aparecer el siguiente men despegable.

Ah nos dirigiremos al apartado de visibilidad, ocultar y mostrar.

12
Y nos aparecer otro men desplegable donde podremos elegir la opcin que deseemos.

En nuestro caso elegiremos ocultar fila.

Y nos oculta, sin eliminar, la fila con los datos del mes de julio. Tambin pues usar un
atajo de teclado, en este caso sera control + 9, en el caso de una columna sera control +
0 y se ocultara las filas o columnas que tengas seleccionadas.
Para volver a hacerlas visibles solo tienes que volver a ir a la pestaa de inicio, pulsar el
botn de formato, al apartado de visibilidad y seleccionar mostrar filas o columnas, segn
sea lo que hayas ocultado.

13
Personalizar la interfaz
Con las nuevas versiones de Office muchas de las opciones se han movido a otros mens
y submens, pero tienes la opcin de personalizar la interfaz de office para poner o quitar
aquellas opciones que utilices ms o que no utilices.
Para ello solamente tenemos que irnos a la pestaa de archivo.

Y luego hacemos clic en opciones.

Esto nos abrir la ventana de opciones de Excel.

Y aqu nos dirigiremos a personalizar cinta de opciones.

14
Se nos abrir la siguiente ventana de opciones que nos permitir personalizar nuestra
interfaz de Excel.

Con estos mens podemos personalizar completamente la interfaz de Excel para adaptarla
a nuestra forma de trabajar. Tambin te permite crear tus propias pestaas con las
opciones que ms utilices en Excel, de esta manera tendrs en una nica pestaa todas las
opciones que utilices habitualmente. Es Bastante fcil e intuitiva.

Otra opcin que nos permite personalizar la interfaz de Excel es la opcin de barra de
herramientas de acceso rpido.

15
Esta opcin nos permite personalizar los botones que nos aparecern en la parte superior
izquierda de Excel, los botones de acceso rpido.

Podemos personalizar que botones aparecern y en qu orden, lo que nos ahorrar tiempo
a la hora de realizar cosas con el Excel. La mejor manera de personalizar el entorno es
mediante el uso, ya que te permitir descubrir cules son las opciones que usas ms
habitualmente y podrs personalizarlas para tener un entorno agradable, rpido, til e
intuitivo.

Las opciones de cortar, copiar y pegar

Las opciones de pegar de Excel son muy tiles y permiten ahorrar mucho tiempo si se
saben usar. A continuacin, os ensear como sacar provecho a esta potente herramienta.
En este caso, vamos a utilizar una celda en donde hemos introducido una frase en color
rojo y el fondo en azul.

Si pulsamos en copiar la celda y sealamos otra celda donde pegar el contenido y

pulsamos el botn pegar o control y V. Esto pegar en la celda absolutamente toda la
informacin que contenga la celda. Es decir, el tipo de letra, el color, el color de fondo e
incluso las frmulas que estas contengan.

16
Sin embargo, si pulsamos cortar o copiar en una celda y luego pulsamos en el tringulo
invertido que hay debajo del botn de pegar se nos despliega un men que nos permite
personalizar las opciones de pegado.

Este men nos permite pegar la informacin que nosotros queramos, pegar toda la
informacin, solo el formato, la frmula, los valores, los vnculos, etc. Si en ese men
pulsamos en pegado especial, se nos abrir otro men con incluso ms opciones de
pegado.

Ya solo tenis que experimentar un poco las diferentes opciones de pegado para sacarle
el mayor rendimiento.

17
Activar o desactivar la rejilla de Excel
En Excel viene predeterminado la activacin de la rejilla, que son esas lneas que sirven
para saber cuando empieza una fila o columna y cuando termina.

Para desactivarla o volver a activarla solo tenemos que irnos a la pestaa de vista y
hacer clic en el cuadrado que pone lneas de cuadrcula.

Como podemos ver las lneas se ocultan, aunque se puede seguir usando la hoja de
Excel de la misma manera. Para volver a mostrar la rejilla basta con volver a hacer clic
en lneas de cuadrcula.

18
Tipos de plantilla en Excel
Lo primero es decir que es una plantilla. Una plantilla es bsicamente una hoja de Excel
a la cual se le han aadido una serie de caractersticas para realizar una tarea concreta.
Para ello tenemos que irnos a archivo.

Hacemos clic en nuevo.

Tenemos una amplia variedad de plantillas donde elegir que se adaptan a casi todas las
necesidades ms comunes. Estas plantillas a su vez se pueden personalizar para
adaptarse an ms a nuestras necesidades.

19
Buscar texto o reemplazarlo en Excel
Para buscar informacin en una hoja de Excel tenemos una opcin de buscar. Para ello
nos dirigiremos a la pestaa de inicio.

Y a la derecha del todo encontraremos un botn llamado Buscar y seleccionar.

Si hacemos clic en l, se nos despliega un men con diversas opciones de bsqueda.

Es bastante til si tenemos en la hoja de Excel mucha informacin.

Al hacer clic en la opcin buscar nos aparece el siguiente men de bsqueda (Pulsar el
botn de opciones para que se desplieguen todas las opciones).

20
Para buscar la informacin que necesitemos basta con que la escribamos en la caja de
Buscar: y pulsemos el botn de Buscar todos. Automticamente el Excel nos llevar y
nos marcar la primera celda que contenga dicha informacin. Si pulsamos el botn
siguiente nos llevar a la segunda celda que la contenga, y si volvemos a pulsar a la
tercera, y as sucesivamente.

Si hacemos clic en formato nos aparecern dos opciones.

La primera es la de formato, que nos permitir elegir un formato concreto para definir la
bsqueda, por ejemplo, moneda, hora, porcentaje, etc.
La otra opcin es la de elegir un formato que tengamos visible en el Excel, es decir al
hacer clic en esta opcin el cursor cambiar y haremos clic en una celda para copiar el
formato que tenga esta y de esta forma aadirlo a la opcin de bsqueda.

Otras opciones de bsqueda son dentro de: aqu podemos seleccionar la hoja, que nos
buscara la informacin dentro de la hoja de Excel que tengamos activa (ver la pestaa
abajo del Excel). O elegir Libro, que nos buscara en todas las hojas de Excel que tenga el
libro.

La segunda opcin es la de buscar por filas o por columnas, es bsicamente es una opcin
de preferencia en base a si nos interesa buscar la informacin por filas o por columnas.
Y la ltima es la de Buscar en: y tenemos tres opciones: Formulas, valores y comentarios.
Esta opcin sirve para realizar la bsqueda con mayor precisin, ya que buscar la
informacin segn el criterio que le hayamos designado.

21
Adems, tenemos las opciones de coincidir maysculas y minsculas. Esta opcin sirve
para realizar una bsqueda muy concreta y nos buscar lo que hayamos escrito,
exactamente como lo hayamos escrito, es decir que si ponemos la primera letra de un
texto en maysculas nos buscar ese texto con la primera letra en mayscula. Si por
casualidad tenemos ese texto en Excel, pero con la primera letra en minscula, Excel no
lo mostrar, ya que nosotros le hemos solicitado que lo queremos con la primera letra en
mayscula.

La otra opcin es la de coincidir con el contenido de toda la celda. Esto quiere decir que
Excel buscar la celda que contenga exactamente el contenido que hemos puesto para
buscar. Ejemplo si ponemos para la bsqueda el nmero 20, Excel nos mostrar todas las
celdas en las que haya solamente el nmero 20, y no nos mostrar otras opciones que
contengan este nmero, como por ejemplo el 120, el 1020, etc. Esto nos permitir realizar
bsquedas precisas.

Reemplazar:
Excel tambin tiene otra opcin bastante til que es la de reemplazar. Esta opcin nos
permite reemplazar cualquier informacin que por otra. Por ejemplo, supongamos que
hemos introducido mal el nombre de una ciudad, y lo hemos hecho unas 5 veces, el
ponerse a buscar manualmente esa informacin nos hara perder bastante tiempo, sin
embargo, si utilizamos esta opcin podramos solucionarlo en cuestin de segundos.
Simplemente tendramos que poner en buscar el nombre de la ciudad incorrecto y en
reemplazar con el correcto. OJO, Si pulsamos reemplazar todos, automticamente nos
reemplaz toda la informacin que encuentre segn el criterio que le hayamos puesto.
Podemos ir uno por simplemente dndole a buscar siguiente y luego reemplazar.

22
Como ordenar una tabla en Excel
Excel tiene una opcin que te permite fcilmente ordenar la informacin ya sea de mayor
a menor o viceversa o de la A a la Z o viceversa.
Para este ejemplo utilizaremos la siguiente tabla.

Seleccionaremos la celda de la cual queremos que Excel nos ordene, para ello
simplemente haremos clic con el botn izquierdo del ratn en este caso ordenaremos por
valores, seleccionaremos el valor que este ms arriba de la tabla.

Nos dirigimos a la pestaa Inicio.

Y a la derecha encontraremos un botn llamado Ordenar y filtrar.

23
Al hacer clic nos despliega un men que nos permite ordenar los valores de menor a
mayor o de mayor a menor, e incluso personalizar el orden que queramos darle.

En este caso haremos clic en ordenar de mayor a menor y este es el resultado.

Como podemos ver, Excel nos ordena todos los datos de mayor a menor.
Para ordenar los nombres realizaremos el mismo procedimiento solo que en este caso
seleccionaremos la primera celda con nombre.

Nos volvemos a dirigir a la pestaa de Inicio y volvemos a pulsar el botn de Ordenar y

filtrar, salvo que en este caso el men que se despliega nos aparecern otras opciones.

Elegimos en este caso de A a Z y este es el resultado.

24
Dar formato a una celda
El formato de celda de Excel se divide en dos, por un lado, tenemos el formato visual, es
decir, el tipo de letra, el tamao, si es cursiva o subrayada, etc. Y por otro, tenemos el que
le otorga una determinada caracterstica, como puede ser el punto de los miles, la coma
de los decimales, que tengo formato moneda, hora o fecha, etc.
Para este ejemplo vamos a utilizar esta simple tabla.

Seleccionamos la celda o conjunto de celdas que deseamos cambiar el formato y nos

vamos a la pestaa inicio y Estilos de celda.

Al hacer clic se nos despliega un men con una amplia variedad de opciones para dar un
formato rpido a nuestra celda. Solamente tenemos que elegir el que ms nos guste y
hacer clic en l.

25
Tambin tenemos otra opcin que nos permite una mayor personalizacin del formato.
Para ello solamente tenemos que irnos a la celda a la cual queremos cambiar el formato,
hacer clic en ella para seleccionarla y luego pulsamos el botn derecho del ratn.
Se nos despliega el siguiente men, hacemos clic en formato de celdas.

Y nos aparecer el siguiente men.

26
Como podemos ver tenemos una amplia variedad de opciones para elegir.
En la pestaa nmero podemos encontrar en primer la categora, aqu, nos permite elegir
que categora queremos que tenga la celda seleccionada. Si queremos que sea nmero,
moneda, fecha, porcentaje, texto, etc.
A la derecha nos aparece la muestra, que es el resultado que obtendremos con las opciones
que seleccionemos.
En Posiciones decimales podemos elegir la cantidad de nmeros que queremos que
aparezcan detrs de la coma. Si queremos que aparezca el punto de los miles marcaremos
la casilla, y luego si el nmero es negativo como queremos que aparezca.
Abajo del todo Excel nos ofrece una explicacin del apartado que tengamos seleccionado.
Cada categora ofrece opciones personalizadas para cada formato.
Aqu podemos ver un ejemplo de cmo quedara el formato que le hemos puesto a las
celdas de ventas. De arriba abajo, moneda, nmero, porcentaje, fraccin y cientfica.

La mejor forma de aprender a usar estos formatos es practicando y probar cual se adapta
ms a nuestras necesidades.

27
Usar el zoom en Excel
Excel tiene una opcin de zoom que nos permite adaptar la cantidad de datos que
queremos ver en pantalla. Para utilizar esta opcin tenemos que dirigirnos a la pestaa de
vista.

Y en la pestaa de vista tenemos estas opciones de zoom.

Si hacemos clic en el primer botn en el que aparece una lupa y debajo zoom, se nos
despliega el siguiente men.

Este men nos permite elegir qu nivel de zoom queremos poner en nuestra hoja de Excel.
El 100% es el nivel de zoom por defecto, si ponemos un porcentaje superior el contenido
de las celdas se ver ms grande. Por el contrario, si elegimos un porcentaje inferior al
100% la informacin se ver ms pequea. En la casilla de abajo tenemos la opcin de
personalizar manualmente el nivel de zoom que queremos poner.
El botn del centro que abajo aparece un 100% sirve para volver a poner el zoom
predefinido, es decir el 100%.
El botn de la derecha sirve para ampliar el rango de celdas que tengamos seleccionado.
En este caso seleccionaremos este conjunto de datos y al hacer clic en el botn de ampliar
seleccin, el rango de datos pasar a ocupar toda la pantalla.

28
Sumar celdas en Excel
Para sumar celdas tenemos principalmente dos opciones, la primera es usar el botn de
autosuma, lo encontraremos en la pestaa de inicio a la derecha del todo.

Este botn es de gran utilidad cuando tenemos que sumar muchos datos que estn en la
misma columna. Para usar esta opcin hay que tener en cuenta que nos sumar todos los
datos que estn por encima de la celda que hayamos seleccionado.
Seleccionamos la celda donde queremos que nos aparezca el resultado.

Al hacer clic en el botn autosuma nos aparecer la siguiente imagen en la celda

seleccionada. Esto nos indica el rango de datos que se van a sumar (dentro de un
rectngulo) y el resultado aparecer en la celda que hemos seleccionado tras pulsar la
tecla intro.

La otra opcin es ms personalizada, ya que nos permite seleccionar una por una las
celdas que queremos sumar. Para ello utilizaremos el siguiente ejemplo.

Vamos a suponer que queremos sumar estos nmeros, pero como podemos ver estn
dispersos y queremos que el resultado nos aparezca en la celda A7 que esta seleccionada
con un recuadro verde.

29
Pulsamos la tecla = y a continuacin escribimos suma y abrimos un parntesis (,
despus solamente tenemos que ir haciendo clic en un nmero y luego pulsar la tecla de
ms +, hacemos clic en otro nmero y la tecla + as hasta que tengamos seleccionados
todos los nmeros que queremos sumar. Excel nos indicar a travs de colores el orden
que hemos ido seleccionando, as como la direccin de la celda. En este caso la primera
celda ha sido A1 y Excel nos lo marca con el color azul, la segunda celda fue C2 en roja,
la tercera B4 en lila y la ltima E5 en verde.

Una vez que hayamos terminado de poner todos los nmeros que queremos sumar
cerramos el parntesis ) y pulsamos la tecla intro. Automticamente Excel nos da el
resultado.

Podemos sumar tantas celdas como queramos y en el orden que queramos.

30
Multiplicar celdas en Excel
Para poder multiplicar dos o ms celdas en Excel simplemente tenemos que irnos a la
celda en donde queremos que aparezca el resultado de la operacin y hacemos clic en
ella.

En la celda escribimos = y hacemos clic en el primer nmero que queremos multiplicar,

luego pulsamos el asterisco * y a continuacin, el siguiente nmero que queramos
multiplicar, luego otra vez asterisco * y el siguiente nmero as hasta que tengamos
sealados todos los nmeros que queremos multiplicar.

Una vez tengamos todos los nmeros solamente tenemos que pulsar la tecla intro y
obtendremos el resultado.

Si por casualidad nos hemos equivocado al introducir algn nmero basta simplemente
con sustituirlo y Excel realizara la operacin de multiplicar automticamente.

31
Insertar una imagen en Excel
Para insertar una imagen en Excel tenemos que irnos a la pestaa de insertar y hacemos
clic en el botn Imgenes.

Al hacerlo se nos abre una ventana para que le indiquemos a Excel que imagen queremos
insertar. La buscamos en nuestro disco duro, la seleccionamos y hacemos pulsamos en el
botn insertar. En mi caso insertar el logo de este Blog.

Y automticamente nos insertar la imagen en el Excel.

32
Excel tambin cambiar la pestaa que tengamos seleccionada a la pestaa de
Herramientas de imagen, Formato.

Esta pestaa nos permite realizar diferentes modificaciones a la imagen que acabamos de
insertar.
Si pulsamos en quitar fondo, Excel tratar de quitarle el fondo a la imagen y nos aparecer
un men con diferentes opciones para eliminar el fondo de la imagen.

Si hacemos clic en el botn de Correcciones se nos despliega un men que nos permite
realizar cambios en la imagen como ajustar la nitidez, el brillo y contraste entre otras
opciones.

33
Si pulsamos el botn de color se nos despliega otro men que nos permite modificar la
saturacin de color, el tono de color, la opcin de volver a colorear entre otras opciones.

Si pulsamos el botn de efectos artsticos se nos despliega un men en el que podemos

aplicar diferentes diseos a nuestra imagen.

Al pulsar el botn de comprimir imgenes se nos abre un men que nos permite realizar
diferentes cambios en la imagen para adaptarla lo mximo posible a nuestras necesidades.

34
Cambiar imagen nos da la opcin de sustituir la imagen que hayamos insertado por otra.

Restablecer imagen nos permite deshacer todos los cambios que hayamos realizado en la
imagen.

El siguiente conjunto de opciones nos permite ponerle un marco a nuestra imagen.

El contorno de imagen nos despliega un men que nos permite modificarle el color del
contorno de la imagen, el grosor y los guiones.

Los efectos de la imagen nos abren un men con el que podemos aplicarle una amplia
variedad de efectos a la imagen.

35
La opcin de diseo de imagen nos despliega un men que hace que la imagen forme
parte de un esquema predefinido de Excel.

El siguiente conjunto de herramientas nos permite realizar varias opciones con las
imgenes.

Traer adelante la imagen (si tenemos varias), con lo que el resto de imgenes aparecern
detrs.
La opcin de enviar atrs realizar la operacin contraria, enviar la imagen seleccionada
al fondo.
El panel de seleccin sirve para seleccionar varias imgenes, esto nos puede ser de
utilidad cuando tenemos muchas imgenes en la hoja de Excel y queremos encontrar
rpidamente esas imgenes.
Agrupar nos da la opcin de unir dos o ms imgenes como si fueran una sola, lo que nos
permite aplicar cambios a todas las imgenes a la vez.
Alinear nos facilita el alineamiento de la imagen con la hoja de Excel.

36
Girar nos permite rotar la imagen para adaptarla a nuestras necesidades.

El ltimo conjunto de herramientas de esta pestaa nos da la opcin de recortar la imagen,

con lo que podremos personalizar que parte de la imagen queremos vez. Tambin tenemos
la opcin de reducir la imagen tanto por el alto, como por el ancho.

Atajos de teclado
Los atajos de teclado son una combinacin de teclas que nos permiten ir directamente a
ciertas funciones de Excel.
Para poder usar estos atajos simplemente tenemos que abrir Excel y pulsar la tecla Alt a
la izquierda de la barra de espacio. Al hacerlo nos aparecern un conjunto de letras y/o
nmeros sobre las pestaas y los botones de mens de Excel.

Basta simplemente con pulsar Alt y luego pulsar una de las letras o nmeros para ir
directamente a esa pestaa o botn. Por ejemplo, si pulsamos Alt y c automticamente
iremos a la pestaa de diseo de pgina.

El atajo de teclado seguir activo con lo que nos aparecern nuevas letras desplegadas
sobre los botones de la pestaa en la que estemos, con lo que podremos ir rpidamente a
cualquier botn de Excel sin necesidad de levantar las manos del teclado.

Aadir y eliminar filas y/o columnas

Aadir una fila o columna a una hoja de Excel es algo muy sencillo. Vamos a utilizar esta
tabla de ejemplo para que podis ver como se hace.

37
Una vez que tenemos la tabla tenemos que irnos a la barra de la izquierda en donde
tenemos los nmeros sobre un fondo gris. Al hacer clic en el nmero vemos como Excel
nos seala toda la fila de la hoja de Excel.

Para crear una nueva fila basta con que pulsemos el botn derecho del ratn, en este caso
sobre el nmero 4 para desplegar el men. Luego hacemos clic en insertar.

Como podemos ver Excel nos inserta una nueva fila en la hoja, haciendo que toda la
informacin se desplace hacia abajo.

Hay que tener en cuenta de que, en el caso de las filas, Excel nos crear la nueva fila
arriba de la fila que hayamos seleccionado.
Para insertar una columna en Excel el proceso es exactamente el mismo. En este caso nos
dirigimos a la columna B y hacemos clic sobre la letra para seleccionar toda la columna.

38
Despus pulsamos el botn derecho del ratn y en el men que nos aparece pulsamos en
insertar.

Automticamente Excel nos insertar una columna en la hoja. Hay que tener en cuenta
que al insertar una columna Excel nos la insertar a la izquierda de la columna que
tengamos seleccionada.

Para eliminar una fila o una columna realizaremos la misma accin salvo que en lugar de
insertar haremos clic en eliminar.
Vamos a eliminar la columna B que acabamos de crear, para ello la seleccionamos
haciendo clic izquierdo en la letra B. Despus, pulsamos el botn derecho del ratn y en
el men que aparece hacemos clic en eliminar.

39
Como podemos observar la columna a desaparecido y toda la informacin que tenamos
se ha desplazado hacia la izquierda.

Crear saltos de pgina

Excel nos permite crear saltos de pgina cuando queramos, esto nos facilita decidir qu
informacin contendr la primera pgina, cual la segunda y la tercera, etc.
Para crear el salto de pgina tenemos que irnos a la pestaa de Diseo de pgina.

Una vez que estemos en la pestaa tenemos que seleccionar la celda en donde queremos
que se realice el salto de pgina, para ello bastar con hacer clic en la celda. En este caso
hemos seleccionado la celda con el nmero 10. La celda con el nmero 10 ser la primera
informacin que aparecer en la segunda pgina.

40
Despus nos dirigimos al botn de saltos y hacemos clic en insertar salto de pgina.

Automticamente aparece una lnea un poco ms gruesa encima de la celda con el nmero
10.

Podemos crear tantos saltos de pgina como necesitemos.

Para poder ver cmo nos quedara una vez impreso en el papel, tenemos que irnos a la
pestaa de archivo.

Luego nos vamos a imprimir.

41
Aqu podremos ver que se va a imprimir en la primera pgina y que lo har en la segunda.
Basta con hacer clic en las flechas de abajo. Como se ve en la captura en la primera pgina
nos aparecen los nmeros hasta el 9, el nmero 10 comienza en la segunda pgina. Con
esto tendremos una visin muy clara de la informacin que vamos a imprimir antes de
hacerlo.

Usar sinnimos y antnimos

Excel tiene una opcin que nos permite buscar sinnimos y antnimos. Esto nos puede
ser de mucha utilidad a la hora de realizar informes o trabajos y no queremos estar
repitiendo siempre la misma palabra.
Para usar esta opcin simplemente tenemos que escribir una palabra en una celda de
Excel, en este caso vamos a utilizar comer. Recuerda que tienes que seleccionar la celda
con la palabra de la cual deseas buscar el sinnimo y/o antnimo.

42
Despus nos dirigimos a la pestaa Revisar.

En la pestaa revisar haremos clic en el botn Sinnimos.

Excel nos abrir una ventana a la derecha de la hoja de Excel en donde nos ofrecer una
amplia variedad de sinnimos relacionados con la palabra que hemos seleccionado.
Tambin, nos ofrece sinnimos relacionados haciendo clic en la palabra, desplegando el
tringulo que aparece a la izquierda de la palabra. Adems, en la parte de abajo nos ofrece
los antnimos de esa palabra, as como palabras relacionadas.

Ya no tenemos escusas para estar utilizando siempre la misma palabra cuando trabajemos
con Excel.

43
Crear un enlace a una web
Excel nos permite enlazar contenido de una hoja de Excel a una web. Para realizar esta
accin tenemos que escribir en la celda un nombre o descripcin que nos sirva para
identificar el enlace fcilmente. En mi caso utilizar el nombre de mi blog.

Una vez que tenemos escrita la informacin nos dirigimos a la pestaa de insertar.

A la derecha encontraremos un botn que pone Hipervnculo. Haremos clic en l.

Asegurate de que tienes la celda que quieres usar para enlazar seleccionada.

Se nos abrir una nueva ventana. En donde pone direccin, debemos introducir la
direccin de la pgina web a la que queremos enlazar desde nuestra hoja de Excel.
En mi caso pondr la direccin de mi blog.

Hacemos clic en aceptar y vemos como el texto se pone de un color azul y subrayado.
Esto significa que hemos realizado la accin bien, y cuando hagamos clic en el texto de
esa celda se nos abrir nuestro navegador y nos abrir la web que le hayamos puesto.

44
Crear grficos en barras o columnas
Con Excel podemos crear fcilmente grficos en columnas, para ello necesitamos tener
en nuestra hoja de Excel los datos organizados, es decir, que toda la informacin
relacionada este en una misma columna, en este caso los meses del ao, y en otra columna
contigua este los datos, en este caso es el nmero de veces que se repite en el mes alguna
situacin o cosa.

Una vez que tenemos los datos pasamos a seleccionarlos, para ello basta con hacer clic
izquierdo en la celda de enero y sin soltar el botn arrastrar hasta la celda que contiene el
20 en mayo.

Una vez hemos hecho esto nos vamos a la pestaa de insertar.

Ah encontraremos una amplia variedad de grficos para elegir. En nuestro caso

elegiremos un grfico de columnas.

45
Al hacer clic se nos despliega un men con diferentes tipos de grficos de barras o
columnas. En mi caso elegir el primero de columna en 2D.

Automticamente Excel nos crear el siguiente diseo de grafico en columnas.

Adems, se nos abrir una nueva pestaa en la barra de herramientas que nos permite
poner a nuestro alcance una amplia variedad de diseos, con lo que podremos crear
diseos muy atractivos visualmente fcilmente.

Insertar un video de YouTube en Excel

Para insertar un video de YouTube en Excel tenemos que dirigirnos a la pestaa
Desarrollador.

46
Una vez ah, hacemos clic en el botn de insertar.

Se nos despliega un men, en l hacemos clic en el botn que tiene un destornillador y

una llave, esta abajo a la derecha.

Se nos abrir una nueva ventana, en ella nos movemos hasta encontrar la opcin de
Shockwave Flash Object. Lo seleccionamos y hacemos clic en aceptar.

El puntero del ratn cambiar a una cruz. Ahora tenemos que seleccionar dentro de la
hoja de Excel, el espacio que deseamos que ocupe el video.

47
Una vez hecho, nos aparecer la siguiente imagen. Luego tenemos que hacer clic derecho
dentro de la imagen y en el men que nos aparece elegimos la opcin de propiedades.

Nos aparecer un nuevo men con muchas opciones, la que nos interesa es una que se
llama movie, que es donde insertaremos la direccin del video de YouTube.

48
Solamente queremos introducir el video y no la pgina entera. Para ello nos dirigimos al
video de YouTube que queramos introducir en el Excel. En este caso voy a introducir un
video tutorial de JosemaTube que explica este mismo tutorial.
Una vez que ya tenemos la URL, que es la direccin del video, vamos a modificarla para
poder insertarla en el Excel, ya que lo que nos interesa es solamente el video.

Y la cambiamos por esta.

Lo nico que hemos hecho ha sido borrar watch?, y sustituir el = detrs de la v por una
barra /. Despus le damos a copiar la direccin y nos volvemos a Excel y la pegamos en
el apartado Movie.

Despus cerramos la ventana haciendo clic en el aspa de arriba a la derecha de la ventana.

Y hacemos clic en botn Modo diseo.

Aqu podemos ver el resultado, haciendo clic en el video se reproducir. Recuerda que se
necesita una conexin a internet para que se reproduzca el video.

49
Abrir un libro de Excel en modo lectura
Excel tiene una opcin que permite abrir archivos Excel en solo lectura. Esto sirve para
que podamos visualizar un libro Excel pero que no podamos modificarlo. Es muy til
para cuando tengamos mucha informacin en una hoja y no cambiemos algo
accidentalmente.
Para abrir un libro de Excel en modo lectura, nos dirigimos a la pestaa archivo.

Hacemos clic en abrir.

Hacemos clic en Examinar.

Buscamos el archivo en el directorio que lo hayamos guardado y pulsamos en el tringulo

que hay al lado de abrir.

50
Esto despliega un men de opciones, en ella elegimos la que pone abrir como de solo
lectura.

Esto nos abrir el libro de Excel, pero no nos dejar que realicemos ninguna modificacin,
con lo que podremos mirar todo el libro de Excel sin miedo a que modifiquemos algo de
forma accidental.

Detectar si un nmero es par o impar en Excel

Muchas veces necesitamos operar con nmeros pares o impares y si tenemos mucha
informacin esto puede resultar un poco complicado. Excel tiene una funcin que nos
permite identificar si un nmero es par o impar. Vamos a utilizar estos datos para este
ejemplo.

Nos ponemos en la casilla de abajo del nmero 14 y escribimos la frmula =es.par(*) en

donde el * representa la celda que queramos designar, en nuestro caso ser la B5 que
contiene el nmero 1. Y pulsamos la tecla intro.

51
Excel automticamente nos indica que es falso, es decir, que no es un nmero par.

Ahora vamos a arrastrar la frmula que hemos escrito para ello volvemos a seleccionar la
celda anterior, que ahora pone falso. En la esquina inferior derecha hay un pequeo
cuadrado, ponemos ah el puntero del ratn y vemos como este cambia. Hacemos clic
izquierdo y dejamos pulsado el botn y lo arrastramos hasta la celda que est debajo del
nmero 56, y soltamos el ratn

Excel nos ha copiado la formula en todas las celdas a la que hemos arrastrado el ratn.

Ojo, es importante saber que Excel copia tambin la situacin de las celdas que hayamos
en este caso arrastrado. Eso quiere decir en el caso de este ejemplo que la celda que tena
el nmero 1 era la B5, al arrastrar en este caso a la derecha la frmula tomar como
referencia la informacin que haya en la celda C5, y si seguimos hacia a la derecha tomar
como referencia la D5 y as sucesivamente.
Volvemos a hacer clic izquierdo en el cuadradito de la parte inferior derecha y esta vez
arrastramos haca abajo.

Y obtendremos el siguiente resultado.

Como podemos ver Excel nos indica con un verdadero las casillas que son pares y falso
las que no lo son.
Para realizar la operacin contraria, es decir que el dato verdadero sea los nmero impares
tenemos que insertar la siguiente formula =es.impar(*), donde el * sera una celda que

52
hayamos elegido. Podemos realizar el mismo procedimiento para copiar la formula a
travs de arrastrarla.

Usar el autocorrector en Excel

Excel incluye una funcin bastante til que es la autocorreccin, esto permite que cuando
escribamos algo que est mal escrito Excel nos lo corrija de manera automtica y as no
perder tiempo y seguir trabajando de manera ininterrumpida.
Para acceder a estas funciones de autocorreccin tenemos que irnos a la pestaa de
archivo.

Nos vamos al apartado donde pone opciones y hacemos clic izquierdo en l.

Se nos abrir una ventana, ah nos dirigimos al apartado de Revisin.

Dentro de esta ventana hacemos clic en el botn que pone opciones de autocorreccin.

53
Se nos volver a abrir otra ventana en donde podremos modificar todas las
autocorrecciones que Excel puede realizar. Tambin nos permite el crear
autocorrecciones propias, con lo que podremos crearlas para adaptarlas a nuestras
necesidades.

Usando horas en Excel

Excel nos permite trabajar con horas. En este ejemplo vamos a explicar a usar el formato
de horas de Excel y a realizar operaciones con es te formato.
En primer lugar nos dirigiremos a una celda y escribiremos la siguiente frmula
=NSHORA(*;*;*) en donde el primer asterisco representa la hora, el segundo los minutos
y el tercero los segundos.

54
Como podemos observar Excel incluso nos muestra una pequea ayuda para que nos
cometamos ningn error al escribir. En este ejemplo escribiremos la siguiente hora
15:45:18. Una vemos hemos escrito nuestra frmula pulsamos intro.

Como vemos en el resultado automticamente Excel nos pone las 3 PM en lugar de las
15 como habamos escrito, adems, no se nos muestran los segundos. Para cambiar esto
seleccionamos la celda con el botn izquierdo y pulsamos sobre ella con el botn derecho
del ratn para que aparezca el men de opciones. Una vez que aparezca hacemos clic
izquierdo en Formato de celdas.

En la nueva ventana que nos aparecer elegimos la opcin de hora. En el apartado de la

derecha Excel nos da una amplia variedad de opciones para personalizar la hora. En mi
caso elegir la opcin que se muestran tanto los segundos como el PM. Y se pulsa el
botn aceptar.

55
Como podemos ver a continuacin, este es el resultado. Podemos probar diferentes
opciones hasta encontrar la que se adapta ms a nuestras necesidades.

Ahora vamos a realizar pequeas operaciones con horas.

Vamos a suponer que necesitamos calcular el nmero de horas que un trabajador ha
trabajado y sabemos el horario de entrada y el de salida. Excel puede calcularnos esta
operacin de forma rpida y sencilla.
En este ejemplo podemos ver un horario de entrada y de salida de trabajadores.

Para realizar este clculo simplemente vamos a restar la hora de salida a la hora de entrada
y el resultado que nos de Excel ser el total de horas trabajadas del trabajador.
Seleccionamos la primera celda de horas trabajadas en este caso es la D2 en ella
escribimos = hacemos clic izquierdo en la hora de salida C2 escribimos el smbolo de
restar - y luego hacemos clic en la hora de entrada B2 y pulsamos la tecla intro.

56
Como vemos en el resultado, nos da exactamente 3 horas que es desde las tres de la tarde
hasta las seis de la tarde. Ahora simplemente hacemos clic izquierdo sobre el cuadradito
de abajo a la derecha el icono del ratn cambiar a una cruz dejamos el botn pulsamos
y arrastramos la frmula hasta la ltima fila en este caso, la de Ramn.

Excel nos da el resultado de todas las horas que han trabajado los diferentes trabajadores,
sin embargo, si nos fijamos en los dos ltimos trabajadores vemos que no nos sale el
resultado. Esto es debido a que se ha producido un cambio de da, debido a que el
trabajador entro a trabajar un da y sali en otro.

Para que Excel nos reconozca este tipo de horas tenemos que cambiar el horario de salida
del trabajador para que Excel lo reconozca como que es del da siguiente y nos realice el
clculo. Simplemente hay que sumar las horas del da siguiente al anterior. Me explico,
si el trabajador sale a las 1 de la madrugada si ponemos 01:00 Excel no nos lo reconocer,
debemos poner en su lugar 25:00. A las 24 horas que tiene un da le sumamos 1 hora del
siguiente da. En el caso de Luis que sale a las 7 de la maana pondremos 24 ms las
horas del siguiente da que son 7. 24+7= 31. Entonces en el horario de salida pondremos
31:00.

57
Al pulsar la tecla de intro Excel automticamente nos corrige las 31 horas y nos pone las
7 del da siguiente y cmo podemos ver, nos calcula sin problemas la operacin y nos da
exactamente el nmero de horas que ha trabajado el trabajador.

Volvemos a repetir la operacin con Ramn, en este caso sumamos a las 24 horas del da
las 4 del siguiente 24+4=28. Escribimos 28:00 en el horario de salida de Ramn. Y Excel
nos da el resultado, como podemos ver Ramn ha estado trabajando desde las 8 de la
maana de un da y ha salido de trabajar a las 4 de la maana del da siguiente. 20 horas
trabajas.

De esta forma podemos calcular fcilmente las horas que trabaja un trabajador con Excel,
basndonos en el horario de entrada y salida.

Insertar sangra a una celda

La sangra es desplazar el texto hacia la derecha o hacia la izquierda, es parecido a pulsar
la tecla tabulacin, pero con un efecto ms pequeo.
Vamos a utilizar este pequeo ejemplo para que nos quede ms claramente a que nos
estamos refiriendo.

Para insertar una sangra tenemos que irnos a la pestaa inicio, ah encontraremos dos
botones, uno para aumentar la sangra y otro para disminuirla.

58
Si seleccionamos la celda con el texto y hacemos clic izquierdo en el botn de aumentar
sangra el texto se desplazar un poco hacia la izquierda.

Si volvemos a pulsar un par de veces ms la palabra se desplazar an ms.

Podemos usar esta opcin para poder centrar el texto en la parte que deseemos de la celda.

Usar el traductor de Excel

Excel tiene un traductor que nos permite traducir el texto de las celdas a diferentes
idiomas. Esto nos puede ser de mucha utilidad si no controlamos bien los idiomas y
necesitamos traducir algn texto dentro de una hoja.
En este ejemplo vamos a traducir esta frase.

Para traducirla tenemos que irnos a la pestaa Revisar.

En la pestaa de revisar encontraremos el botn traducir. Seleccionamos la celda que

queramos traducir y pulsamos el botn.

Excel nos abrir una pequea ventana en la derecha de la hoja.

59
En la parte de arriba aparecer el texto de la celda y justamente abajo la opcin de
traduccin.
Ahora tenemos que elegir en De, el idioma en el que est el texto de la celda. Y en A, el
idioma al que queremos traducirlo.

Si pulsamos el botn insertar Excel automticamente nos sustituir el texto en ingls al

espaol. Como podemos ver a continuacin.

60
Tambin nos ofrece la opcin de copiar en vez de insertar si queremos copiar la traduccin
en otra celda.

Redondear nmeros en Excel

Excel tiene frmulas que nos permiten redondear nmeros para poder trabajar ms
cmodamente o cuando los decimales no son tan importantes.
Para este ejemplo vamos a utilizar la siguiente lista de nmeros.

En el primer ejemplo vamos a redondear hacia arriba. Para ello utilizaremos la frmula
de redondear.mas de Excel. Nos vamos a la celda de al lado del primer nmero y
escribimos la siguiente frmula: =redondear.mas(*;*) en el primer asterisco
seleccionaremos la celda que contiene el nmero, mientras que en el segundo asterisco
escribiremos el nmero de decimales que queremos que nos redondee Excel. Si
escribimos el nmero 0 Excel no utilizar ningn decimal. Una vez escrita la frmula
pulsamos la tecla intro.

Como podemos ver Excel nos redondea el primer nmero a 10.

Realizaremos la misma operacin con el segundo nmero, pero en este caso le pondremos
1 decimal.

61
Como se ve en la siguiente imagen Excel nos redondea el nmero a 8.6.

Realizaremos la misma operacin, pero con los nmeros negativos en este caso
aadindole 2 y 3 decimales al nmero.

Ahora vamos a realizar un redondeo hacia abajo. Para ello utilizaremos la frmula
=redondear.menos(*;*) en donde el primer asterisco representa la celda con el nmero y
el segundo asterisco el nmero de decimales que queremos que Excel nos redondee hacia
abajo.

Como podemos ver en el resultado, Excel nos redondea el nmero hacia abajo y como
le hemos puesto que, sin decimales, Excel nos da como resultado 9.

Repetiremos la misma operacin con el resto de nmeros aadindoles 1 decimal cada

vez.

62
Aqu podemos ver el resultado de ambos mtodos de redondeo.

Excel adems tiene otros dos mtodos de redondeo, el redondeo par y el impar. Esta
funcin no permite el uso de decimales.
El redondeo par nos redondea el nmero que tengamos en la celda seleccionada al
prximo nmero par. Para ello utilizaremos la frmula =redondea.par(*) en donde el
asterisco representa el nmero de la celda que seleccionemos.

Como podemos ver en el resultado en los dos primeros nmeros nos lo redondea a 10.
Esto se debe a que Excel redondea el nmero hacia prximo nmero par que en ambos
casos es 10. Tambin vemos que se produce el mismo resultado con el nmero negativo,
en ambos casos se redondea a -6 ya que es el siguiente nmero par.

Vamos a repetir este ejemplo, pero con el redondeo impar. Para ello escribiremos la
siguiente frmula =redondea.imar(*) en donde el asterisco representa la celda que
contiene el nmero.

63
Hemos seguido los mismos pasos que con los ejemplos anteriores, es decir el primer
nmero sin decimales, el segundo con uno, el tercero con dos, etc.

Con esta imagen podemos tener una visin clara del resultado que obtendremos al utilizar
un mtodo de redondeo u otro.

Cambiar el color de la etiqueta de la hoja de Excel

En este tutorial os voy a ensear cmo cambiar el color de las pginas de Excel. Nos
referimos a las pestaas que encontramos en la parte de abajo a la izquierda de Excel que
pone Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc.

Para ello ponemos el cursor sobre el texto que pone Hoja1 y pulsamos el botn derecho
del ratn. Nos aparecer un men. Ponemos el cursor del ratn en Color de etiqueta y nos
aparecer otro men a la derecha en donde podremos elegir el color que queramos.

Aqu podemos ver el resultado, esto nos puede ser de utilidad cuando tengamos muchas
hojas y queramos agruparlas por colores para que nos sea ms fcil localizar la pestaa
que estemos buscando por el color que tiene.

Seleccionar celdas en Excel

En este tutorial vais a aprender los diferentes modos que Excel ofrece para seleccionar
celdas.

64
El primero y ms habitual es el hacer clic izquierdo con el ratn sobre una celda para
seleccionarla.

Otro mtodo es usado para seleccionar un rango de celdas que estn contiguos. Basta con
hacer clic izquierdo y dejar el botn pulsado.

La siguiente forma para seleccionar celdas es utilizando la tecla control (Ctrl) del teclado.
Para ello haremos clic izquierdo en una celda y a continuacin pulsaremos la tecla control
y la dejaremos pulsada, ahora haremos clic izquierdo en todas las celdas y/o rangos que
queramos seleccionar.

Tambin podemos usar la tecla shift o maysculas del teclado, la que tiene una fecha
hacia arriba y que comnmente utilizamos para poner maysculas de forma temporal.
Utilizaremos esta forma cuando tengamos que seleccionar muchas celdas que estn
contiguas.
Hacemos clic izquierdo en la primera celda que queramos seleccionar, en este ejemplo
utilizaremos la B2.

Luego nos vamos a la celda B200 pulsamos la tecla shift y la dejamos pulsada y hacemos
clic izquierdo en ella. Excel nos seleccionar todas las celdas desde la B2 hasta la B200.
Tambin podemos utilizar este mtodo para seleccionar rangos que estn juntos.

65
Hay otro modo denominado ampliar seleccin que para usarlo debemos pulsar la tecla F8
de nuestro teclado. Al hacerlo nos aparecer en la barra de debajo de Excel las palabras
de Ampliar seleccin, para decirnos que este mtodo est activado.

Esto es como si tuvisemos siempre la tecla control apretada, pero sin estarlo. El
inconveniente de este mtodo es que solo nos permite seleccionar un rango de celdas que
sea contiguo a la celda que tenamos seleccionada antes de pulsar la tecla F8.

Sin embargo, si pulsamos la tecla shift o maysculas y luego la tecla F8, el texto de la
parte inferior cambiar a agregar a la seleccin.

Esta opcin nos permitir seleccionar celdas o rangos de celdas simplemente con hacer
clic izquierdo en ellas o rango de celdas con dejar el botn izquierdo del ratn pulsado.
Tambin evitar que por accidente deseleccionemos todas las celdas que hayamos
seleccionado previamente.

66
Con estas formas de seleccin podemos aplicar cambios masivos a las celdas ya sea de
formato, color, etc., en lugar de ir una por una.

Crear grficos de barras rpidamente

Excel tiene una opcin que permite crear de forma automtica grficos de barras. Para
ello utilizaremos el siguiente ejemplo: Supongamos que trabajamos en un hotel y
queremos crear rpidamente una grfica comparativa de cmo nos ha ido la semana
comparando los almuerzo y las cenas.

Para realizar una grfica de manera automtica simplemente tendremos que seleccionar
el rango de datos.

Ahora pulsaremos la tecla F11 y Excel nos crear una grfica de barras.

67
De esta forma podremos ver de una forma ms visual como nos ha ido la semana.

Mostrar todas las frmulas que estamos usando

Cuando tenemos muchas frmulas en una hoja podemos a veces equivocarnos al
escribirlas o al copiarlas, lo que al final provoque que no tengamos el resultado que
esperamos. A continuacin, veris una forma que tiene Excel que muestra todas las
frmulas que estamos usando. Utilizaremos este ejemplo en el que se multiplica la celda
A por 2 y el resultado obtenido aparece en la columna B.

Para ver las frmulas que usamos nos dirigimos a la pestaa de frmulas.

Despus pulsamos el botn de Mostrar frmulas.

68
Al hacerlo Excel automticamente nos cambia todas las celdas en las que haya una
frmula y nos la mostrar.

De esta forma podremos descubrir rpidamente si hemos cometido algn error en alguna
de ellas.

Poner nombres propios en Excel

Supongamos que nos han pasado una lista de nombres de una base de datos en una hoja
de Excel, y resulta que todos los nombres vienen en minsculas y tenemos que redactar
un informe. Lgicamente no podemos poner esos nombres en minsculas porque quedara
feo. Excel tiene una funcin que nos permite poner todos esos nombres con la primera
letra en maysculas.

Simplemente tenemos que irnos a la celda contigua al nombre, en este caso nos iremos a
la B2 y escribiremos la siguiente frmula =nompropio(*) en donde el asterisco representa
la celda que contiene el nombre que queremos poner su primera letra en maysculas.

Pulsamos la tecla intro.

69
Para cambiar el resto de nombres de manera automtica solamente tenemos que volver a
seleccionar la celda B1 haciendo clic en ella i nos dirigiremos al cuadradito inferior
derecho, el cursor del ratn cambiar de forma. Hacemos clic izquierdo y lo dejamos
pulsado y lo arrastramos hasta el ltimo nombre.

Y aqu tenemos el resultado.

Como podemos observar nos cambia a mayscula la primera letra de cada palabra que
haya en la celda con lo que no tendremos ningn problema tanto con nombres compuestos
como si se incluyen los apellidos.

Reemplazar parte de un texto

Excel tiene la una opcin que te permite reemplazar parte de un texto por otro. Esto es de
mucha utilidad cuando tenemos que cambiar una parte de una frase porque nos hemos
equivocado y hemos puesto en bastantes celdas ese error.

Supongamos que tenemos una lista de productos y nos hemos equivocado poniendo el
tipo de producto. En este caso el producto no era licor sino zumo. Para ello insertamos
una nueva columna, en el caso de que sea necesaria, y pasamos a escribir la siguiente
frmula =reemplazar(*;*;*;*) en el primer asterisco seleccionaremos la celda en donde
hemos cometido el error. En el segundo asterisco introduciremos un nmero, que ser el

70
lugar por donde queremos empezar a reemplazar, es decir, si ponemos el nmero 1
empezaremos por la primera letra, en este caso la L, si ponemos un dos empezaremos a
reemplazar por la i, y as sucesivamente. En el tercer asterisco pondremos el nmero de
letras que queremos remplazar en este caso reemplazaremos la palabra licor, que contiene
5 letras, as que pondremos el nmero 5. En el ltimo asterisco pondremos entre comillas
la palabra que queremos poner en su lugar, en este caso sera zumo.

Despus pulsamos la tecla intro. Y Excel automticamente nos sustituye esa palabra
dentro de esa frase.

Ahora volvemos a hacer clic en la celda que contiene zumo de manzana para
seleccionarla, ponemos el cursor del ratn sobre la esquina inferior derecha hasta que el
puntero del ratn cambie a una cruz y hacemos clic izquierdo y lo mantenemos. Luego
arrastramos hasta el final de la lista y luego soltamos el botn.

Excel nos sustituir la palabra licor por la de zumo, luego simplemente borramos la
primera columna si no la necesitamos.

Copiar hoja de Excel

En este ejemplo os mostrar como copiar una hoja de Excel en un mismo libro, a otro
libro e incluso a un libro nuevo. Supongamos que empezamos un nuevo ao y queremos
seguir utilizando el mismo modelo de plantilla de Excel que estbamos usando. En este
caso tenemos un libro llamado Gestin 2015 con toda la informacin de ese ao y
queremos pasar el formato que tenemos a un libro nuevo que hemos llamado Gestin
2016 y en el que ya tenemos algunas hojas con informacin, sin embargo, no queremos
llevarnos todas las hojas del libro de Excel solo algunas de ellas. En este ejemplo vamos
a llevarnos todas las hojas excepto la de seguros que con ella crearemos un libro aparte.

71
Para realizar esta accin abriremos el libro denominado Gestin 2015 y nos dirigiremos
a la pestaa archivo.

Haremos clic en abrir y buscamos donde tenemos el libro de Excel denominado Gestin
2016.

Ahora deberamos de tener dos libros de Excel abiertos, Gestin 2015 y Gestin 2016

Nos dirigimos al libro de Gestin 2015 y en l seleccionamos las hojas que queremos
mover hacia el libro de Gestin 2016 que sern todas las pestaas excepto la de seguros.
Para realizar haremos clic izquierdo en el nombre de las hojas mientras tenemos pulsada
la tecla de control (Ctrl) del teclado. Las hojas que seleccionemos se resaltarn sobre las
que no hemos seleccionado.

Sobre el nombre de una de las hojas hacemos clic con el botn derecho del ratn y nos
aparec un men. En l haremos clic izquierdo sobre la opcin de mover o copiar.

72
Nos aparecer un nuevo men, si hacemos cli en la opcin de Al libro: nos permitir
elegir a que libro queremos mover las paginas seleccionadas, puede ser el mismo libro
(Gestin 2015) a otro libro que tengas abierto (Gestin 2016) o a un nuevo libro.
Elegiremos el libro de Gestin 2016. Excel tambin no da la opcin de poner exactamente
antes de que hoja del libro queremos poner las hojas que vamos a copiar, en este caso
seleccionar al final. Es importante el seleccionar la casilla de Crear una copia, si
queremos conservar esas hojas en el libro de Gestin 2015, de lo contrario nos mover
esas pestaas al nuevo libro y queremos que se conserven en ambos libros.

Pulsamos el botn aceptar y Excel nos copiar las hojas al libro de Gestin 2016 y nos
las insertar detrs de revenue tal como le dijimos. El libro de Gestin 2015 seguir
conservando todas las hojas que hemos copiado.

Ahora nos volvemos a ir al libro de Gestin 2015 y seleccionamos la hoja de Seguros y

volvemos a repetir todo el proceso salvo que en este caso en la opcin de al libro
seleccionaremos nuevo libro y marcaremos la casilla de crear una copia.

73
Pulsamos el botn de aceptar y automticamente Excel nos abrir un nuevo libro que
contendr solo la hoja de Seguros, ya solo tenemos que guardar el nuevo libro con el
nombre que queramos y en lugar que deseemos.

Cambiar la orientacin de una tabla en Excel

Muchas veces cuando trabajamos con tablas ya sea por equivocacin, desconocimiento o
porque nos era ms til la manera en que la habamos construido nos vemos obligados a
cambiar la orientacin de la tabla. Es decir, poner las filas en lugar de las columnas y las
columnas en lugar de las filas.
Supongamos que tenemos la siguiente tabla y queremos cambiar en el lugar donde estn
los meses poner las frutas.

Para ello en primer lugar seleccionamos toda la tabla haciendo clic izquierdo y
manteniendo el botn pulsado en la celda A1, arrastramos el puntero del ratn hasta la
ltima celda con informacin, en este caso la celda E4 (175). Despus hacemos clic en el
cuadro de nombres (crculo rojo).

En el cuadro de nombres escribiremos un nombre que nos servir para identificar nuestra
tabla. La llamaremos tablamesfruta.

74
Ahora procederemos a cambiar la orientacin de la tabla, pero para ello tendremos que
seleccionar en la hoja de Excel un nmero de celdas que correspondan con el nmero de
celdas de la tablamesfruta, salvo que intercambiaremos los valores, es decir, si la
tablamesfruta tiene 5 columnas y 4 filas, el nmero de celdas que debemos sealar para
la nueva tabla tiene que tener 4 columnas y 5 filas. Es decir, intercambiaremos los meses
por las frutas. Excel en el cuadro de nombres nos va a indicar el nmero de filas y el
nmero de columnas a medida que vayamos seleccionando celdas por lo que no
tendremos que ponernos a contar las celdas.

Despus nos dirigimos a la barra de frmulas y ponemos los siguiente:

=transponer(tablamesfruta) tal como aparece en la imagen.

75
Seguimos en la barra de frmulas y pulsamos la siguiente combinacin de teclas en el
teclado Control + maysculas + intro. Y Excel nos cambiar automticamente los meses
en las filas y las frutas en las columnas.

Calcular un porcentaje en Excel

En este tutorial os voy a ensear como calcular un porcentaje, para ello nos iremos a la
siguiente tabla que contiene unos meses y los gastos e ingresos producidos en esos meses.

Lo primero que tenemos que hacer es irnos a la siguiente columna sin datos y escribir en
ella porcentaje.

En la primera celda de porcentaje vamos a dividir los gastos entre los ingresos. Para ellos
escribiremos en la celda =B2/C2 en donde B2 representa los gastos del mes de enero y
C2 representa los ingresos tambin de enero.

76
Pulsamos la tecla intro para obtener el resultado.

Ahora vamos a pasar ese resultado a porcentaje, para ello seleccionaremos la celda y nos
dirigiremos a la pestaa de inicio y pulsaremos sobre el botn de porcentaje.

Y nos dar el siguiente resultado.

A continuacin, pondremos el cursor del ratn sobre el cuadradito que aparece en la parte
inferior derecha de la celda hasta que cambie el cursor a una cruz, hacemos clic izquierdo
y dejamos pulsado el botn y arrastramos el cursor del ratn hasta la ltima celda con
informacin. De esta manera Excel nos copiar la frmula en el resto de meses y no
tendremos que ir introduciendo la frmula una por una en cada mes.

77
De esta manera podremos saber qu porcentaje de mis gastos representan mis ingresos.
Si es positivo significa que estamos obteniendo beneficios y en negativo perdidas.

Contar caracteres en Excel

Excel te permite contar el nmero de caracteres que hay en una celda, esto nos puede ser
de utilidad cuando tenemos en Excel textos para descripciones y/o contraseas y
queremos saber cuntas letras tiene ya que necesitamos un nmero concreto de ellas o
porque tenemos que subir esa informacin y nos han puesto un nmero limitado de
caracteres. Vamos a utilizar las siguientes frases de ejemplo.

A continuacin, nos dirigimos a la columna de al lado, B1, en este caso y escribimos la

siguiente frmula: =largo(*) en donde el asterisco representa la celda que queremos
contar el nmero de caracteres.

Como podemos observar Excel nos cuenta el nmero de caracteres incluidos los espacios.

Luego volveremos a seleccionar la celda anterior y pondremos el cursor sobre el

cuadradito inferior derecho hasta que el cursor cambie a una cruz. Hacemos clic izquierdo
y mantenemos pulsado el botn y arrastramos hasta llegar hasta la ltima celda que
queremos contar.

78
Comparar dos textos en Excel
Hay veces en las que tenemos que comparar un nombre o un texto en Excel por ejemplo
si tenemos que actualizar la lista de nombres de los responsables de un departamento de
nuestros proveedores. Supongamos que tenemos la siguiente tabla en donde la primera
fila tenemos los encargados de los diferentes departamentos del ao 2015 y ahora nos han
pasado los encargados para el ao 2016.

Ahora vamos a comprobar cules son las personas que han cambiado. Para ello nos
dirigimos a la columna C y escribimos la siguiente frmula: =Igual(*;*) en donde el
primer asterisco representa el primer texto que queremos comprobar y el segundo
asterisco el segundo texto.

Luego pulsamos la tecla intro.

79
Nos aparecer la palabra falso, ya que cambia el ao. Cuando coincida el texto aparecer
la palabra verdadero, ah sabremos que el responsable del departamento de nuestro
proveedor es el mismo del ao pasado, mientras que si sale falso significar que hay otra
persona encargada de esa persona. Luego volvemos a seleccionar la celda anterior y
pondremos el cursor sobre el cuadradito inferior derecho hasta que el cursor cambie a una
cruz. Hacemos clic izquierdo y mantenemos pulsado el botn y arrastramos hasta llegar
hasta la ltima celda que queremos comparar.

Como podemos ver Excel nos dice cuando coincide el texto de la columna A con el de la
columna B.

Proteger una hoja y/o un libro de Excel

Excel te permite bloquear una hoja o un libro para evitar que alguien pueda modificar el
contenido de este. Para bloquear una hoja de Excel tenemos que dirigirnos a la pestaa
de Revisar.

En ella nos aparecer un botn que pone proteger hoja.

80
Hacemos clic en el botn y nos aparecer un men que nos permite personalizar las
opciones que queremos bloquear en la hoja.

Una vez hemos decidido que opciones vamos a permitir escribimos una contrasea para
proteger la hoja de Excel y pulsamos en aceptar. Nos volver a aparecer una ventana de
confirmacin en donde tendremos que volver a insertar la contrasea.

A partir de ahora la hoja de Excel estar bloqueada segn las opciones que hayamos
decidido. Podremos comprobar si se ha bloqueado con xito porque el botn cambiar a
desproteger hoja.

Si lo que queremos es proteger un libro para evitar que se hagan modificaciones, haremos
clic en el botn de proteger libro localizado en la pestaa de revisar.

81
Nos aparecer un men en cual deberemos introducir una contrasea que nosotros
deseemos.

Nos volver a aparecer otro men para confirmar la proteccin.

Si queremos desproteger la hoja o el libro de Excel bastar con pulsar en el botn de

desproteger hoja o libro.

Nos aparecer una ventana en donde deberemos introducir la contrasea que utilizamos
anteriormente para protegerlo. Una vez desbloqueado podremos modificar tanto el libro
como las hojas.

Buscar valores duplicados en Excel

Excel te permite buscar y resaltar de manera rpida y fcil valores duplicados en una
tabla. Para ello utilizaremos este ejemplo.

82
Lo primero que haremos ser seleccionar toda la tabla.

Luego nos dirigiremos a la pestaa de inicio y haremos clic en el botn de formato

condicional, resaltar reglas de celdas y duplicar valores.

Esto nos desplegar una nueva ventana que nos permitir seleccionar los valores
duplicados de la tabla he hemos seleccionado y como queremos resaltar esos valores
duplicas.

Pulsamos el botn aceptar y Excel nos resaltar los valores duplicados.

83
Podemos realizar la operacin inversa, es decir, seleccionar los valores nicos de la
misma forma, solamente tendremos que cambiar el campo por nico y aplicarle la forma
que queremos que nos los destaque.

Aqu podemos ver como quedara el resultado.

Eliminar valores duplicados en Excel

Supongamos que nos han enviado una tabla en donde nos aparece la informacin
duplicada y queremos eliminar dicha informacin, Excel puede ayudarnos a hacerlo. En
la siguiente tabla podemos observar como la informacin de los meses esta duplicada.

Luego procederemos a seleccionar la tabla, para ello simplemente haremos clic izquierdo
y lo mantendremos en la celda de mes y arrastraremos el ratn hasta el 3800 del mes de
mayo.

84
Para eliminar esa informacin duplicada tenemos que irnos a la pestaa de datos.

Despus nos dirigiremos al botn de quitar duplicados.

Se nos abrir una nueva ventana. En ella debemos elegir que informacin queremos
utilizar como referencia para proceder a eliminar la informacin duplicada. En nuestro
caso marcaremos solo la casilla del mes.

Esto nos eliminar todas las filas que tengan duplicadas el mismo texto. En este caso los
meses. Pulsamos el botn de aceptar y obtendremos el resultado.

85
Usar listas desplegables
En este tutorial os voy a ensear a usar las listas desplegables. Para ello vamos a utilizar
el siguiente ejemplo.

Luego escribiremos el nombre de la lista en este caso sera calificacin de la estancia, y

seleccionaremos la celda en donde queremos que aparezca la lista desplegable.

Una vez que ya tenemos escrito lo que queremos que aparezca en la lista desplegable nos
dirigimos a la pestaa de datos.

Despus haremos clic en el botn de validacin de datos.

86
Nos aparecer una ventana en ella seleccionaremos en el criterio de validacin permitir
lista.

En la ventana nos aparecer una nueva opcin, origen: en ella haremos clic en el cuadrado
de su derecha para seleccionar el rango de datos, es decir la lista de palabras que queremos
que aparezcan en la lista.

Una vez tenemos seleccionados los textos que vamos a introducir en la lista, volvemos a
hacer clic en el botn que hay a la derecha de la validacin de datos. Y pulsamos en
aceptar.

87
A la celda que tenamos seleccionada aparecer un pequeo con un tringulo invertido en
l.

Si hacemos clic en l se nos desplegar el men que hemos creado.

Ya solo tendremos que elegir una de las opciones que queramos.

Calcular subtotales en Excel

En este tutorial vais a aprender como calcular subtotales en Excel. Los subtotales son un
sumatorio de nmeros correspondientes a una parte del total.
Supongamos que tenemos una tabla con los totales de ventas por semanas y meses de
nuestra empresa y queremos que Excel nos calcule los subtotales automticamente.

88
En primer lugar, seleccionamos la tabla con toda la informacin, simplemente pulsamos
con el botn izquierdo del ratn en la celda A1 (mes) y lo mantenemos pulsado y lo
arrastramos hasta la ltima celda con informacin en este caso la C17 (1700).

Para ello nos dirigimos a la pestaa de Datos.

Una vez que estamos en la pestaa de datos nos dirigimos a la derecha del todo y
encontraremos en el apartado de esquema un botn llamado subtotal.

89
Hacemos clic en l y nos aparecer un nuevo men. En este men debemos seleccionar
como deseamos calcular los subtotales. En este caso en la opcin de para cada cambio en:
seleccionamos como queremos que nos lo agrupe en elegimos que por mes. Ya que lo
que queremos es un sumatorio de los datos elegimos en usar funcin sumar. Y en agregar
subtotal a elegiremos la informacin numrica. Las otras opciones son para personalizar
como queremos que nos aparezcan la informacin, si queremos reemplazar subtotales en
el caso de que tengamos, o si queremos que cada grupo nos aparezca en una pgina
diferente y si queremos el resumen arriba o debajo de los datos.

Pulsamos aceptar y Excel automticamente nos agrupa la informacin por meses y nos
calcula los subtotales.

90
Esta opcin nos permite comprimir la informacin visualmente y dejar visible solo los
totales con lo que podremos realizar comparaciones mensuales, adems de ahorrarnos
mucho tiempo y trabajo hacindolo manualmente.

Pasar un texto a mltiples columnas en Excel

Muchas veces cuando exportamos unos datos a Excel de un programa externo o lo
copiamos de una web, al pasar esa informacin en Excel nos pone toda la informacin en
una misma celda, con lo que nos podemos trabajar con ella ya que la necesitamos
separada.
Excel tiene una opcin que te facilita este tipo de separaciones de datos. Supongamos que
pegamos dicha informacin en Excel y el resultamos es el siguiente.

91
Para poder separar cada informacin en una columna con la que poder trabajar debemos
irnos en primer lugar sealar toda la informacin, para ello simplemente haremos clic
izquierdo en la primera celda con informacin y mantendremos pulsado el botn del ratn
y arrastraremos la seleccin hasta la ltima celda con datos.

Despus nos dirigiremos a la pestaa de Datos.

En la seccin de herramientas de datos haremos clic en el botn Texto en columnas.

Se nos abrir una nueva ventana, en ella debemos decirle a Excel como estn separada la
informacin, en este caso est separada por comas por lo que seleccionaremos la opcin
de Delimitados y pulsamos el botn siguiente.

92
En la siguiente ventana elegiremos como separadores la coma y Excel nos ofrecer una
vista previa de como quedarn los datos en la parte baja de la venta. Si la informacin se
adapta a lo que necesitamos pulsamos el botn siguiente.

En esta ventana nos permite elegir el formato de datos de cada columna para adaptar el
resultado a nuestras necesidades. En este ejemplo lo dejaremos todo como esta y
pulsaremos el botn de finalizar.

93
Excel nos separa cada informacin de la tabla en columnas.

Ya solo faltara darle algn formato a la tabla y centrarla para que nos quede bonita y
poder trabajar con ella segn nuestras necesidades.

Combinar celdas en Excel

En este tutorial vais a aprender como combinar celdas. Para ello tenenos que tener claro
que celdas queremos combinar. En este ejemplo utilizaremos la fila 1 para combinar las
celdas y poner en ella invierno y primavera.

94
Para combinar las celdas debemos seleccionar las celdas que queremos combinar.

Nos dirigimos a la pestaa de inicio de Excel.

Y ah nos dirigiremos al botn de combinar y centrar y hacemos clic izquierdo.

Excel nos combinara esas tres celdas que hemos seleccionado en una sola.

En ella escribiremos por ejemplo invierno.

Volvemos a repetir el mismo proceso con las 3 celdas que estn sobre abril, mayo y junio
y escribimos primavera.

Ya solo faltara aadirle a la tabla algn tipo de estilo de celda para dejarla bonita.

95
Convertir un Excel en PDF
En este tutorial voy a ensearos a pasar la informacin contenida en un libro de Excel al
formato pdf para que no se pueda modificar y pueda ser visto en cualquier dispositivo
exactamente como nosotros lo hemos diseado.
Vamos a utilizar el siguiente ejemplo.
En la hoja 1 de Excel tengo la siguiente tabla.

Y en la hoja 2 tengo la continuacin.

Ahora vamos a pasar la informacin contenida en estas dos hojas a un archivo pdf.
Para ello nos dirigimos a la pestaa archivo.

Hacemos clic en guardar como.

96
Si no nos aparece la ruta donde queremos guardar el pdf le damos a examinar y la
buscamos.

Una vez hemos localizado la carpeta donde queremos guardar nuestro archivo en pdf,
escribimos un nombre para que nos sea ms fcilmente localizarlo y que est relacionado
con el contenido.

Despus nos dirigimos al apartado de abajo del nombre de archivo, es decir tipo. Ah
elegimos PDF.

97
Al hacerlo la parte de debajo de la ventana cambiar y nos ofrecer un botn con opciones.

Al hacer clic en el botn de opciones nos aparece una nueva ventana. En ella podemos
personalizar que informacin del Excel queremos pasar a pdf. En este ejemplo elegiremos
todo el libro y pulsaremos aceptar.

98
Volveremos a la ventana anterior en ella haremos clic en el botn guardar. Si tenemos
marcada la casilla de abrir archivo tras publicacin automticamente se nos abrir el pdf
con nuestro visor de pdf predeterminado.

En la primera pgina del pdf nos aparecer la informacin contenida en la hoja 1 de Excel
y en la segunda pgina el contenido de la pgina 2.

99
Poner la fecha actual
Excel tiene una funcin que te permite poner la fecha actual en una celda, es gran utilidad
cuando trabajamos con facturas o documentos en los que la fecha es de importancia.
Para ello seleccionamos la celda en donde queremos que aparezca la fecha.

Despus escribimos la frmula =hoy()

Excel automticamente nos pondr la fecha del da en el que estemos.

100
Combinar o anidar funciones en Excel
Excel permite combinar dos o ms funciones o frmulas para combinar los resultados de
ambas en un solo resultado.
Supongamos que necesitamos hacer un sumatorio de estos nmeros pero que adems
necesitamos trabajar sin decimales, por lo que redondearemos el resultado.

Seleccionamos la celda en donde queremos que aparezca el resultado y en ella escribimos

la siguiente frmula: =redondear.mas(suma(A1:A4);0)

Como podemos ver, la primera frmula sirve para redondear, y dentro de ella
introducimos el sumatorio de las celdas de la A1:A4. Despus del punto y coma
pondremos el nmero de decimales que necesitemos, pondremos 0 para que nos d el
nmero sin decimales. Por lo que al pulsar la tecla intro obtendremos el sumatorio de esos
nmeros, pero redondeado, sin decimales.

Hacer copias de seguridad de Excel

Excel permite el que se cree copias de seguridad para los libros que creemos con Excel.
Para poder crear la copia de seguridad debemos dirigirnos a la pestaa de archivo.

101
Despus nos dirigimos a guardar como.

Seleccionamos la ruta donde queramos guardar el libro de Excel y escribimos el nombre.

Luego hacemos clic en el botn de herramientas.

Nos aparecer un men en donde haremos clic en opciones generales.

Marcamos la casilla de crear siempre una copia de seguridad. Con ello nos aseguraremos
de tener siempre una copia en caso de cualquier imprevisto que pueda daar el libro de
Excel. Adems, nos ofrece otras opciones. Como la de poner contrasea de apertura que
impedir que nadie abra el Excel o contrasea contra la escritura.

102
Pulsamos aceptar y luego en guardar.

Calcular la edad o tiempo de trabajo con Excel

Supongamos que necesitamos calcular la edad de un trabajador o el tiempo que lleva
trabajando en la empresa desde una fecha hasta el da actual. El da actual es 26/11/2015.

En primer lugar, escribiremos la fecha de nacimiento o el da que empez el trabajador.

Despus nos dirigimos a la celda en donde queremos que aparezca el resultado y

escribimos la siguiente frmula. =SIFECHA(*;HOY();"y") el asterisco representa la
celda en donde hemos puesto la fecha. Y nos devuelve el nmero de aos desde la fecha
que hemos introducido hasta la fecha en la que estamos.

Para ponerlo ms claro vamos a aadirle a la frmula la palabra aos. Para ello, volvemos
a seleccionar la celda y en la barra de frmulas escribimos lo siguiente. & aos y
pulsamos intro.

Y obtendremos el siguiente resultado.

103
Excel nos permite especificar an ms la fecha. Para ello volvemos a seleccionar la celda
y nos dirigimos a la barra de frmulas y le aadimos lo siguiente: &
sifecha(*(;Hoy();"ym") & " meses "

Y obtendramos el siguiente resultado.

Y ahora pondremos incluso los das. Se volver a repetir el mismo proceso.

Seleccionamos la celda donde vamos a calcular el tiempo y nos dirigimos a la barra de
frmulas y ah aadimos a la frmula lo siguiente: & sifecha(*;hoy();md) & das

Excel nos mostrar el resultado.

De esta forma podremos calcular con precisin cunto tiempo lleva trabajando un
trabajador o su edad exacta.

Calcular margen de ventas

Supongamos que tenemos una serie de productos y queremos saber cual es el margen de
venta que tenemos, para ello utilizaremos el siguiente ejemplo en el que tenemos una serie
de productos con un precio de coste o fabricacin y el precio al que vendemos el producto.

Para saber que margen tenemos, en primer lugar, seleccionamos la primera celda que
pertenece a la fila del margen (D).

104
Una vez hemos seleccionado la celda nos vamos a la barra de frmulas y escribimos
=(C2-B2)/B2 es decir, el precio de venta menos el precio de coste y el resultado dividido
por el precio de coste.

Pulsamos la tecla intro y obtenemos el resultado.

Volvemos a seleccionar la misma celda D2 (133) y hacemos clic y mantenemos pulsado

en el cuadradito inferior derecho y arrastramos hasta el final de los datos para copiar la
formula.

Al soltar el botn del ratn obtendremos el resultado de todos los productos.

105
Ahora que tenemos el rango de datos an seleccionados nos vamos a la pestaa de inicio,
y pulsamos el botn de porcentaje.

Y ya tendremos el resultado en porcentaje.

El 100% indica que hemos obtenido el doble del precio de fabricacin. Si el resultado es
positivo nos dice que obtenemos beneficios mientras que si es negativo seran perdidas.

Insertar imgenes en Excel

Excel permite insertar una amplia variedad e imgenes en sus hojas, ya sea para ofrecer
un efecto visual ms atractivo o un mayor impacto y evitar la monotona de solo nmeros.
Para ello nos vamos a la pestaa insertar.

Ah encontraremos dentro del apartado de ilustraciones el botn imgenes.

Al hacer clic en l se nos abrir una ventana que nos permitir seleccionar una imagen
que tengamos en nuestro disco duro. Bastar con seleccionarla y darle al botn de
insertar.

106
El botn a la derecha del anterior llamado imgenes en lnea, nos abrir una ventana
para buscar imgenes en la red o en nuestro OneDrive si tenemos uno.

Tambin permite insertar imgenes desde Facebook o Flickr.

Otra opcin es la de insertar formas.

107
Al hacer clic en el botn se nos despliega un men que nos permite insertar una amplia
variedad de formas.

Otra cosa que podemos insertar son los SmartArt. Que son una serie de grficos
prediseados que nos permiten crear esquemas ms fcilmente.

108
Existen una amplia variedad de SmartArt.

Por ltimo, tenemos la captura de pantalla. Esta opcin nos permite insertar en la hoja de
Excel una captura de pantalla de alguna ventana que tengamos abierta en ese momento.
Tambin permite el recortar una parte de la captura de pantalla si solo nos interesa una
parte concreta.

Al insertar cualquier imagen se nos abre una nueva pestaa en Excel, la de formato. En
ella podemos realizar modificaciones a la imagen que hayamos insertado.

109