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Gestin del Inventario

La Gestin del Inventario

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Gestin del Inventario

ndice
1. Tcnicas gestin del Inventario

2. Exactitud de Inventarios. Beneficios de una Utopa Logstica.

3. La Contabilidad del Inventario

4. Implementa un programa de conteo cclico

5. Cmo determinar el nivel ptimo de inventarios

6. Cmo realizar un anlisis del stock

Autores Meetlogistics
Aitor Barinaga
Marco Espejo
Antonio Prez
Jose Alberto Teixeira
Ricardo Blanco
Jose Bardo

Libro recomendado
Gestin de Almacenes

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Tcnicas de Gestin del Inventario


Las tcnicas de gestin del inventario o las maneras en que lo gestionemos
impactan directamente sobre la cadena de suministro, hasta el punto de poder
hacer fracasar al negocio. En su base, la gestin del inventario se refiere al
control del flujo de productos y servicios dentro de una organizacin.

Si el nivel de inventario no es correctamente gestionado, puede ser un gran peso


para el cash flow, a la vez que incremente los costes de mantener esos stocks,
prdida de tiempo, as como una ineficiencia en la cadena de suministro y en el
ciclo de venta, incluso con falta de servicio a los clientes y prdida de ventas.

La gestin y optimizacin del inventario es una parte intrnseca del


negocio, en la cual nadie quiere tener un problema, pero que en muchas ocasiones
s los hay, aunque se desconozcan. A continuacin, presento alguna de las
tcnicas de gestin del inventario que son empleadas por diferentes
organizaciones, y que muchas veces la solucin ptima est en el uso de varias de
ellas dentro de nuestras organizaciones:

Just In Time

El mtodo Just In Time (JIT) se centra en reducir el volumen de


inventario que una organizacin tiene en proceso. Es considerada una
tcnica peligrosa ya que compran los materiales slo unos das antes
de ser necesitados para su distribucin, o uso en la lnea de
produccin, por lo que estos llegan justo para su uso. Este mtodo ayuda
a las organizaciones a tener los stocks realmente bajos, y elimina situaciones
donde materiales se acaban convirtiendo en obsoletos almacenados en las
estanteras.

Para poder aplicar este mtodo, antes de implementarlo y de cara a minimizar


riesgos, es necesario conocer la demanda de consumo, incluso si esta es
estacional, mantener unos buenos canales de transporte y proveedores fiables en
el suministro.

Anlisis ABC

Basado en el Principio de Pareto (tambin conocido como la regla del 80-20,


nos dice que el 80% del valor de consumo se basa slo en el 20% de los
materiales). El anlisis ABC es una tcnica muy usada al dividir el stock
que tenemos en tres categoras: A, B, y C, basadas en el nmero de
unidades consumidas anualmente, valor de inventario, y coste
significativo.

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A: Productos con un valor elevado (70% del total) y pequea cantidad (10%)
B: Productos con valor moderado (20%) y moderados en cantidad (20%)
C: Productos de poco valor (10%) y en gran nmero (70%)

La cuestin est en gestionar cada grupo separadamente, no todos los grupos


necesitan la misma atencin y recursos. Un anlisis ABC permite la priorizacin
en trminos de gestin para diferentes productos en inventario, que es donde
ponemos los recursos humanos para trabajar con ellos.

En el caso de productos A, deben ser controlados ms detalladamente, ya que su


rotacin es ms frecuente y continua, sin embargo, productos C, requieren una
mnima atencin, ya que su rotacin es menor por tanto se presuponen mnimas
diferencias de inventario.

Dropshipping

Con esta tcnica de gestin de inventarios se elimina por completo el coste de


mantener el inventario. Se basa en el acuerdo con nuestros proveedores,
de transferir las rdenes de compra de nuestros clientes,
directamente a ellos. Por lo tanto, no es necesario tener productos en stock,
por lo que nos beneficiamos del coste de inventario, adems de poder tener un
ciclo positivo de cash-flow.

Cross-docking

Es una tcnica similar al Dropshipping donde la regla est en no necesitar


almacenamiento, costes de personal o riesgo relacionados con la manipulacin
de inventario. La tcnica se basa en redistribuir la mercanca entrante
en camiones, a otros camiones salientes sin que haya
almacenamiento intermedio, o este sea mnimo.

Bsicamente, esto significa que movemos los materiales de un medio de


transporte a otro con mnimo almacenamiento, o incluso sin el. Son necesarias
reas donde colocar y clasificar los materiales que entran hasta que el envo est
completo para su expedicin. Igualmente es necesaria una red de transporte
considerable para hacer que esta tcnica funcione.

Bulk shipments

Este mtodo se basa en que en casi todas las ocasiones es ms


econmico comprar y enviar productos a granel, por lo tanto es
necesaria una menor reposicin del inventario, con una menor
frecuencia. El envo a granel es una de las tcnicas predominantes en la gestin
del inventario en la industria, puede ser aplicada a productos con una alta
demanda de los clientes.

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La contrapartida de esta tcnica es que es necesario aumentar el dinero


inmovilizado, en el inventario almacenado. Esto ser compensado por el ahorro
en la compra de grandes volmenes. Es por ello que al aplicar esta tcnica no
tendremos en cuenta la cantidad ptima de compra.

Back Ordering

Esta tcnica es muy parecida a la de Drop Shipping, con la diferencia de que no


transfieres las rdenes de compra de los clientes directamente a los proveedores
para que ellos las entreguen.

En este caso, las rdenes de compra s son igualmente transferidas al


proveedor, pero la entrega es por parte nuestra. S tenemos por tanto un
coste por mantener el inventario, pero ya que en cierta manera podemos aadir
ms valor a la cadena de suministro, el beneficio potencial es mayor.

Consigna

Tambin conocido como VMI (Vendor Managed Inventory), en la cual


parte de tu inventario de producto acabado, permanece en los
almacenes de tus clientes, legalmente mantienes la propiedad del
mismo, hasta el momento en el que es vendido.

Igualmente, tu como cliente puedes mantener en tus instalaciones materia prima


de tus proveedores. Ellos mantienen legalmente la propiedad de esos productos,
hasta el momento en el que son usados.

La clave de esta tcnica es buscar el punto ganar-ganar de ambas partes cliente-


proveedor, por lo que merece una entrada aparte en la que describir mis
experiencias con ella.

Cada negocio es diferente, y seguramente la mejor solucin es la utilizacin de un


conjunto de estas tcnicas.

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Autor: Aitor Barinaga

Ingeniero Industrial, por la Escuela Superior de Ingenieros de Bilbao, Master en


Tecnologas de la Informacin por la Universidad de Cranfield (Reino Unido).
Profesor asociado de la Escuela Superior de Ingenieros de Bilbao. En la actualidad
Director Corporativo de Operaciones en Ternua Group.

https://meetlogistics.com/autor/aitor-barinaga/

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Exactitud de Inventarios. Beneficios de una Utopa


Logstica

Identificamos en nuestras empresas los problemas de abastecimiento y los bajos


niveles de servicio al cliente, pero no nos enfocamos en las causas y el impacto
que estas tienen en el planeamiento estratgico de la empresa.

Cuando mencionamos control de inventarios lo primero que relacionamos es la


utopa de poder minimizar las diferencias de los mismos y dejamos de lado los
beneficios que podemos alcanzar al trabajar la exactitud de nuestros registros.

Dentro de los principales beneficios que podemos obtener es la mejora en el nivel


de atencin al cliente, disminucin de costos, confiabilidad de la informacin
para una adecuada gestin de abastecimiento, manejo contable y mejora de los
niveles operativos.

Existe una tendencia por lo general a aceptar como algo natural la inexactitud de
la Data Maestra y ms an, a dar por vlido un dato que ha estado en la empresa
desde siempre Quin lo calcul?, Cmo se determin? No lo podemos definir,
pero lo usamos y difcilmente lo cuestionamos.

Por qu tenemos data inexacta?

Las causas potenciales pueden estar enfocadas a las siguientes premisas;


descuido, procedimientos no vlidos o inexistentes, ineficiencia o
desactualizacin en los registros de informacin, manejo inadecuado de las
ubicaciones y desconocimiento de los tems por parte del personal.

Debemos contemplar el manejo de polticas respecto a los ndices de exactitud


que deberamos mantener a nivel de nuestra data, para ello es importante
identificar las razones operativas y de gestin que generan la inexactitud de
nuestros inventarios y que debern ser minimizadas mediante la mejora de
procesos (recepcin, almacenamiento y despacho), a travs de la mejora continua
debemos identificar aquellas tareas que no generan valor a los procesos o que
aumentan la probabilidad de error en el picking.

Los diversos tipos de toma de inventario son una metodologa de evaluacin de


nuestra data con las unidades fsicas, que permiten identificar y analizar las
causas de las diferencias en nuestros almacenes, pero no representan la
eliminacin de la inexactitud. Al realizar esta tarea se debe considerar que todos
los tems cuentan con diferentes niveles de clasificacin de acuerdo con el valor
de inversin y rotacin. La teora nos indica que, a mayor rotacin, mayor
probabilidad de error operativo. Pero la prctica nos permite identificar que las
diferencias pueden obedecer a diversas causas y en cualquier tipo de tems. Es
por ello por lo que deberemos considerar a todos los tems con el mismo nivel de
importancia.

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El impacto de las diferencias de inventario no queda solo en nuestros almacenes


ya que replica en forma directa en la cadena de suministros, insatisfaccin del
cliente y problemtica para asegurar el punto de pedido al no disponer de los
niveles de inventario que indica nuestra data maestra. Qu ocurre cuando
comprometemos cantidades a nuestros clientes o usuarios y al realizar el
despacho no coinciden las cantidades fsicas? Bajos niveles de servicio conllevan
a la reduccin de mrgenes de rentabilidad; al planificar nuestra compra
identificamos que hemos llegado a nuestro punto de pedido.

Pero qu ocurre si nuestro inventario fsico indica una cantidad distinta? El


abastecimiento debe garantizar que podamos cumplir con los niveles de stocks
deseados para la gestin comercial o de produccin. Pero para alcanzarlo
debemos contar con un registro que proporcione la confiabilidad de la
informacin a planificar.

Un registro para ser considerado eficiente debe contar con una exactitud de
inventario (ERI) del 95 %. Alcanzar el mximo nivel de exactitud es considerado
una utopa logstica y considero correcta la afirmacin ya que la automatizacin
de los procesos minimiza el margen de error, pero no los elimina, al no
contemplar en su totalidad el error operativo generado por el capital
humano. Asegurando los niveles ideales de exactitud de inventarios accederemos
a una oportuna y eficiente planificacin en la reposicin, en la cual deberemos
considerar que nos enfocaremos en las reposiciones programadas y las no
programadas.

Programadas

Reposicin enfocada en tems que no generan mayor planificacin debido al


grado de importancia para el abastecimiento. En esta clasificacin podemos
considerar a los tems con importancia C.

No Programadas

Reposicin que evala constantemente la necesidad de abastecimiento. Items de


clasificacin A, cuya importancia est representada por los mrgenes que brinda
a la empresa. Adems, su alta rotacin nos exige asegurar los niveles de stock.

Identificando la metodologa de reposicin podemos trabajar en forma conjunta


con el proveedor los niveles de disponibilidad de inventarios con el objetivo de
minimizar los quiebres de stock. La tendencia de las cadenas de suministros
eficientes necesita de intercambio constante de informacin de sus participantes.
Las variables cuantitativas de una herramienta de planificacin deben ser
monitoreada y complementada con las variables cualitativas que no perciben las
diversas metodologas estadsticas de proyeccin.

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Estas variables son percibidas por el cliente al identificar el comportamiento del


mercado y los proveedores al establecer el comportamiento de las materias
primas.

El Just in Time (JIT) como metodologa de abastecimiento busca reducir los


niveles de inventario al obtener la posibilidad de almacenar la necesidad mnima
requerida dejando de lado los stocks seguridad. Aquel que nos permite hacer
frente ante las variaciones de comportamiento del proveedor y distribuidor.
Entonces el JIT abre las puertas a la incertidumbre en la gestin de los
inventarios.

Gran parte de los mercados productores o comercializadores deben mantener un


inventario que permita minimizar escenarios de quiebres de stock. Existen tems
de mayor sensibilidad a estos escenarios tales como los de importancia A y los
denominados stocks crticos Entonces cmo garantizar los niveles de stock para
estos tems?. Los stocks de seguridad son una herramienta que deber estar
dirigida a los tems que garanticen a travs de su rotacin el flujo de la inversin.
En aquellos de menor importancia y rotacin debern evaluarse los niveles
oportunos de inventario para no considerarlos como capital inmovilizado como
consecuencia del sobre stock.

La identificacin acertada de los niveles mnimos de inventario a travs de una


adecuada gestin de las polticas de stock permitir garantizar el flujo de los
inventarios en la empresa, teniendo como consecuencia inmediata la
optimizacin de los niveles de atencin al cliente y de stock de los proveedores,
garantizando el intercambio de informacin entre los agentes de la cadena
suministros.

Consideremos entonces que para alcanzar la eficiencia de nuestra cadena de


suministros deberemos contar con la exactitud adecuada de nuestros registros
para poder realizar la planificacin oportuna de nuestros niveles de stocks. En la
actualidad son las cadenas de suministros las que generan la competitividad en
los mercados y las que aseguran la satisfaccin del cliente final.

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Autor: Marco Antonio Espejo

Administrador por la Universidad de San Martin de Porres con post grados en


Gestin de la Cadena de Suministros por la misma Universidad y Centrum
Catlica, investigador y columnista logstico en revistas especializadas en la
materia de Mxico, Chile, Per y Argentina, colaborando tambin para el Diario
La Nacin de Argentina y Gestin de Per.

https://meetlogistics.com/autor/marco-espejo/

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La Contabilidad del Inventario

Introduccin contable del inventario

La contabilidad del inventario forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del
negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas,
son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su


principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones,
necesitaran de una constante informacin resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles.

Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancas en trnsito
Mercancas en consignacin
Inventario (final)
Desglose de cuentas asociadas al inventario

El Inventario inicial

Representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que comenz el


periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el
Mayor General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener
movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrar con cargo a
costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente.

Compras

Se incluyen las mercancas compradas durante el periodo contable con el objeto


de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual
fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos,
Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo
deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y
Prdidas o Costo de Ventas.

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Devoluciones en compra

Se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercanca
comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta
cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar a la cuenta compras.

Gastos de compra

Los gastos ocasionados por las compras de mercancas deben dirigirse a esta
cuenta. Tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

Ventas

Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la Empresa
y que fueron compradas con este fin.

Devoluciones en Venta

Est creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

Mercancas en Trnsito

En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el


exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido
compromiso de pago (documentos o giros) por mercancas que la empresa
compr pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no
han sido recibidas en el almacn. Para contabilizar este tipo de operaciones se
debe utilizar esta cuenta.

Mercanca en Consignacin

No es ms que la cuenta que reflejar las mercancas que han sido adquiridas por
la empresa en consignacin, sobre la cual no se tiene ningn derecho de
propiedad, por lo tanto, la empresa no est en la obligacin de cancelarlas hasta
que no se haya vendido.

El Inventario Actual (Final)

Se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario fsico de la


mercanca de la empresa y su correspondiente valoracin. Al relacionar este
inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendr
las Ganancias o Prdidas Brutas en Ventas de ese perodo.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un


departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios
siguiendo el proceso de compras.

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Autor: Antonio Prez

Ms de cuarenta aos de experiencia como directivo en distintas compaas


nacionales y multinacionales, dirigiendo la Funcin de Logstica. Asesor,
consultor, autor de libros, colaborador en revistas del sector y formador del
curso La Logstica en la Empresa.

https://meetlogistics.com/autor/antonio-perez/

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Implementa un programa de conteo cclico


Nociones generales sobre la importancia e implementacin de un
programa de conteo cclico

Usted abre su billetera y descubre que de los US$ 100 que tan slo 2 das atrs
haba retirado del cajero automtico tan slo quedan US$ 3, insuficientes para
hacer frente al da. Usted revisa sus registros y sabe que an cuenta con US$ 750
en su cuenta. Aprovecha y se dirige a un cajero automtico, solicita retirar US$
100, el equipo procesa la solicitud y prontamente le entrega el monto solicitado.
Cuando retira el recibo, milagrosamente el saldo restante en su cuenta es
exactamente el esperado: US$ 650. Con el efectivo en su billetera y el balance
restante de su patrimonio resguardado de forma segura en su cuenta bancaria, se
dispone a continuar su da.

Este pequeo ejemplo cotidiano, expuesto por Brooks y Wilson (2007), muestra
como usted y su banco gestionan de manera escrupulosa la informacin contable
de sus activos personales. Por qu razn trataramos los inventarios de nuestras
compaas de una manera distinta? Acaso no deberan los registros que
mantenemos para los inventarios ser igual de precisos y completos como aquellos
que se mantienen para nuestras cuentas bancarias?

Para la mayor parte de las compaas, los inventarios son el activo de


corto plazo ms importante. Aun as, pocos los tratan como tal. Un anlisis
cuidadoso del estado de los inventarios de las empresas mostrara que para ms
de la mitad de ellas ste no es preciso. Una empresa que mantiene US$ 15
millones en inventario podra tener fcilmente una desviacin de US$ 500.000
en sus cuentas contables. Esa misma compaa alardeara orgullosamente que a
su caja chica de US$ 500 no le falta un solo centavo. Por alguna misteriosa razn,
los ejecutivos hacen un seguimiento estricto al efectivo, pero apenas ese efectivo
se convierte en materiales, partes o producto terminado, su capacidad o inters
en controlarlo con la misma rigurosidad desaparece.

Por qu y cundo implementar un programa de conteo cclico?

Pero en qu consiste realmente un programa de conteo cclico de inventario y


cul es su finalidad? La definicin ms comnmente utilizada seala que los
conteos cclicos son el proceso en el cual se cuenta una muestra de
inventario para artculos seleccionados, de manera frecuente (diaria
o semanalmente).

Todas las empresas realizan inventarios peridicos anuales o semestrales,


tambin llamados wall to wall (pared a pared), casi exclusivamente como
obligacin para dar cumplimiento a las exigencias que impone la legislacin
tributaria local. Sin embargo, la realizacin de este tipo de inventario poco puede

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hacer para contribuir a alcanzar un mayor control de las existencias, adems de


presentar numerosas desventajas en relacin a los conteos cclicos.

Figura 1. Conteo cclico. Fuente propia

Los conteos cclicos son, a pesar de sus ventajas, apenas un eslabn dentro de un
objetivo ms amplio: determinar y eliminar las causas de las diferencias en los
registros de los inventarios. Es decir, el fin ltimo de un programa de
conteos cclicos no es meramente contar y ajustar las diferencias, sino
establecer un conjunto de pasos posteriores que permitan asegurar
que las diferencias no vuelvan a presentarse. En este sentido, puede
decirse que un programa de conteos cclicos no es ms que un termmetro que
puede indicarnos la magnitud de la fiebre (diferencias entre el lgico y el fsico),
que es sntoma de un problema subyacente (deficiencias en los procesos
operativos que permiten lograr el control de los inventarios).

Esquematizando grficamente el rol de los conteos cclicos, podemos asegurar


que son la primera etapa dentro de un proceso de mejoramiento continuo que
persigue lograr el control de los inventarios:

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Figura 2. Ciclo del conteo. Fuente propia

Los conteos cclicos permiten encontrar el error, es decir, la diferencia entre la


existencia fsica y su registro en el sistema. Sin embargo, existen otras tres etapas
que son necesarias ejecutar para lograr el fin ltimo de este programa: investigar
el error, identificar cul fue la causa que dio origen a la diferencia del inventario
y tomar acciones correctivas para asegurar que no vuelva a presentarse en el
futuro. Cada uno de estos tres pasos posteriores requiere de un entendimiento no
slo de los procesos actuales sino de las mejores prcticas necesarias para
garantizar procesos a prueba de fallos.

A partir de esto, surge la inquietud de cundo es conveniente implementar un


programa de conteo cclico del inventario. La respuesta es simple: siempre.
Siempre, porque un programa de conteo cclico no aplica exclusivamente como
herramienta para alcanzar que el control de las existencias, sino que sus
beneficios pueden trasladarse a otras reas relacionadas como planificacin
logstica o ventas.

Cules son los beneficios de un programa de conteo cclico del


inventario?

El conteo cclico permite obtener mejores resultados que los inventarios fsicos
anuales o semestrales por una serie de razones:
(I) La exactitud del inventario se mantiene en niveles ms altos
continuamente durante todo el ao.
(II) La mayor velocidad en la deteccin de la discrepancia del inventario
permite la identificacin y eliminacin de la causa raz.
(III) La eliminacin de las causas principales de las discrepancias en los

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inventarios conduce a un nivel de precisin del inventario global mucho mayor


que la derivada de contar una o dos veces al ao.
(III) Un programa comprensivo de conteo cclico eliminar el requisito de
cerrar todo el CEDIS una o ms veces al ao para hacer un inventario fsico
wall to wall.

Se estima que la implementacin de un programa exhaustivo de conteo cclico


permite alcanzar incrementos entre 5% y 10% en la eficiencia operacional.
Estos beneficios se capitalizan mediante el incremento de las ventas apalancado
en mayores niveles de servicio y simultneamente reduciendo los niveles de
inventario. Adicionalmente, es mucho menos costoso resolver potenciales
discrepancias en los inventarios de manera proactiva y preventiva evitando que
afecten el ciclo normal de la cadena de suministro, que hacerlo cuando las
diferencias han ocurrido y han impactado negativamente la operacin.

Con el fin de alcanzar los beneficios establecidos anteriormente, un programa de


conteo de ciclos debe estar en capacidad de ofrecer los siguientes resultados:

Descubrir las causas fundamentales de las discrepancias en los inventarios


y tomar medidas correctivas oportunas para eliminar (o reducir) futuras
desviaciones.
Aumentar la eficiencia de la mano de obra del CEDIS, mejorar el flujo de
productos y mejorar el servicio al cliente, permitiendo la identificacin y
correccin de las discrepancias de inventario antes de que afecten las
operaciones normales del centro de distribucin.
Cumplir con los requisitos establecidos por parte del departamento de
contabilidad y auditores externos para los controles de procedimientos, la
frecuencia de conteo y los niveles de exactitud del inventario que
permitirn la eliminacin de los inventarios fsicos wall to wall.
Proporcionar las herramientas, los procesos y los procedimientos
necesarios para optimizar el despliegue de los recursos de control de
inventario, maximizar la eficiencia del conteo cclico y permitir que el
equipo de Control de Inventario identifique y resuelva rpidamente las
causas de las discrepancias encontradas.
Educar y formar a todo el equipo de distribucin sobre la importancia de
contar con inventarios precisos a nivel de estanteras y de implementar y
ejecutar con xito el programa de conteo cclico.
Proporcionar los medios para rastrear y reportar el cumplimiento y el
desempeo frente a un conjunto de mtricas claves predefinidas y
responsabilizar a los individuos por lograr y mantener niveles de exactitud
de inventario.
Permitir reducciones en los niveles de inventarios de seguridad como
resultado de una mayor precisin y mejores niveles de servicio.

Los beneficios obtenidos de un programa de conteo cclico bien ejecutado


incluyen la reduccin de los costos operacionales, mejores niveles de
servicio y niveles de inventario ms bajos. A continuacin, se enumeran

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algunos de los principales factores que inciden en la reduccin de costos e


incremento de los niveles de servicio asociados con la implementacin de un
programa de conteo cclico.

Eliminacin o reduccin en el manejo de excepciones que ocurre cuando


se encuentran discrepancias de inventario (seleccin de excepciones,
aceleracin de reabastecimiento, etc.).
Eliminacin de los costos y las interrupciones del servicio asociadas a los
inventarios fsicos wall to wall.
Reduccin o eliminacin de las ventas perdidas debido a quiebres de
inventario causados porque el producto no est en el lugar correcto, o el
producto est fsicamente fuera de stock cuando el sistema muestra una
cantidad disponible.
Aseguramiento de que el producto pedido es el mismo producto que se
selecciona y se enva al cliente.
Mayores niveles de exactitud de las existencias que permitirn menores
niveles de inventarios de seguridad en el CEDIS, lo que redundar en
reducciones en el costo de capital y otros asociados.
Menor nmero de rdenes de compra de emergencia para cubrir con
faltantes de inventario inesperados. Esto se traduce en una reduccin de
los costos de compras, pues este tipo de rdenes se caracteriza por
ineficiencias logsticas tpicas de cumplir con requerimientos inmediatos.
Mayor productividad en el CEDIS asegurando que los inventarios estn
disponibles en cada una de las ubicaciones, coincidiendo plenamente con
la informacin disponible en el sistema y eliminando bsquedas
adicionales.

Una de las ventajas ms importantes de mantener una elevada exactitud de


inventario a nivel de estantera es que permite a la empresa aprovechar mejor las
capacidades de su sistema de gestin de almacn (WMS). Un WMS que dirige el
movimiento ptimo de productos y recursos en todo el CEDIS requiere niveles
extremadamente altos de exactitud de inventario para ser eficaz. La exactitud
del inventario es fundamental para lograr plenamente los beneficios
potenciales derivados del uso de un WMS.

Cmo implementar un programa de conteo cclico de inventario?

Si nunca ha puesto en marcha un programa de conteos cclicos o la ha hecho de


manera intermitente o a partir de un conocimiento emprico y desea formalizar
la realizacin de un programa que tenga la capacidad de sostenerse en el tiempo,
debe formularse y responder las siguientes interrogantes.

Definicin de la estrategia.
o Con qu frecuencia se realizarn los conteos?
o Cuntos SKUs sern contabilizados en cada conteo?
o Cul ser el mtodo de seleccin de la muestra?
o Se emplearn tolerancias?

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o Cada cunto tiempo desea darle la vuelta al inventario (contar el


100% de los artculos)?
Ejecucin de los conteos
o Los conteos sern ciegos?
o Cul ser la estructura del equipo responsable de los conteos?
o El equipo estar dedicado de forma exclusiva al programa o ser
una responsabilidad de tiempo parcial?
Actividades post-conteo
o Cules sern los reportes a emplear y quin ser responsable de
monitorearlos?
o Qu herramientas de mejoramiento continuo se aplicarn para
identificar y corregir las causas de las diferencias detectadas?
o Cul ser la poltica de ajustes y quines los responsables de
efectuarlos?

No existe una respuesta nica para cada una de estas interrogantes, pues cada
organizacin tiene sus propias particularidades y requiere realizar un anlisis de
las distintas alternativas existentes para seleccionar la que mejor se ajusta a su
realidad. En un prximo artculo ahondaremos en detalle sobre algunos de estos
temas para brindar mayores luces sobre los pros y los contras de las distintas
alternativas.

Autor: Jose Alberto Teixeira

Especialista en gestin de cadenas de suministro, con 14 aos de experiencia,


ejecutando ms de 50 proyectos en 11 pases de Amrica Latina y el Caribe.

https://meetlogistics.com/autor/jose-alberto-teixeira/

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Como determinar el nivel ptimo del inventario


Introduccin

En la gestin de operaciones donde debemos administrar inventarios propios,


bien sean materias primas, materiales, repuestos, productos en proceso y/o
productos terminados, etc, tenemos presiones constantes y opuestas sobre el
nivel ptimo del inventario y magnitud del mismo, las cuales debemos conocer.

Es por ello, que en el presente ensayo me propongo analizar dicha problemtica


desde una ptica operativa de la administracin de los inventarios, no desde la
teora del lote ptimo de compra ni tampoco desde la conveniencia (menor costo)
que analizamos entre el stock a mantener y el costo de pedir, sino desde la gestin
diaria del analista que determina necesidades de compra de materias primas,
insumos, repuestos y otros bienes necesarios que hemos definido oportunamente
como artculos con reposicin de stock. Tambin es similar la operatoria diaria
del planificador de produccin que debe determinar y negociar cuando y cuanto
fabricar de un producto.

Ahora bien, en nuestra cotidianeidad tenemos por un lado la presin externa de


nuestros clientes o la presin operativa interna desde un rea de produccin,
mantenimiento, o un depsito regional, que esperan que siempre dispongamos
de los artculos necesarios para hacer frente a la demanda, es decir que seamos lo
ms parecido a una estantera de supermercados, aspirando a no dar faltantes.
Sostener esta situacin implicara una inversin considerable de dinero en bienes
e infraestructura logstica.

Por el otro se nos presenta la presin administrativa dentro de la empresa,


(generalmente del rea de finanzas) de reducir el capital inmovilizado de artculos
en stock, es decir nuestro inventario medio (y en gastos de operacin). En
contextos inflacionarios la situacin es diferente ya que los productos nos sirven
como proteccin financiera y reserva de valor. En ese caso siempre conviene subir
el tamao del inventario hasta un determinado nivel.

Estas presiones internas o externas y opuestas entre s, implican que debamos


conocer con la mayor exactitud posible nuestro nivel de inventarios,
el ptimo, lo que muchas veces llamo nuestro inventario ideal. De ah surge la
pregunta de qu depende este inventario? Depende de dos variables bsicas en
principio que son (I) demanda y (II) tiempo de reposicin - reaprovisionamiento
lead time (de compra o de produccin) y (III) de otras variables relacionadas
como el nivel de servicio al que aspiramos tener, el stock de seguridad, etc.

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Tipos de Inventario

Para conocer este inventario ideal, comenzaremos definiendo los conceptos y


las variables mencionadas que intervienen en la gestin de inventarios. En primer
orden lo haremos con los tipos de inventarios segn su naturaleza.

1. Inventario cclico o de ciclo. Surge del proceso de abastecimiento. Esta


clasificacin depende de la demanda y del tiempo de reaprovisionamiento. (Ver
stock de maniobra).

2. Inventario en trnsito. tems que estn en movimiento en la cadena de


distribucin. Incluye movimientos hacia/desde clientes externos/internos.

3. Inventario de seguridad. tems que se mantienen en stock por encima del


inventario de ciclo, que nos sirve para protegerse de variaciones hacia el alza de
la D (demanda) y del LT (lead time).

4. Inventario Especulativo. mantenido por razones distintas a las de


satisfacer la demanda, tales como futuros aumentos de precio o previsiones de
escasez.

5. Inventario Estacional. es una de sus formas particulares, en la que se


acumula producto durante el perodo de demanda baja para luego satisfacer el
pico de demanda

6. Inventario Muerto o Inmovilizado. Se refiere a aquellos tems que no


han registrado movimiento en un determinado perodo.

Tiempos del Reaprovisionamiento

Ya definidos los tipos de inventarios, continuaremos con la conceptualizacin


necesaria sobre tiempos de reaprovisionamiento total o ciclo de abastecimiento y
luego con niveles de stock dentro de la gestin.

1. Ciclos de abastecimiento | Lead Time Total | Tiempo de


Reaprovisionamiento. Intervalo de tiempo que transcurre desde el momento
en que se decide que es necesario colocar una orden de reposicin, hasta que esa
orden est fsicamente disponible. Tiempo que transcurre desde el instante en
que se ordena un pedido hasta que se recibe y est disponible para su uso. Por
una cuestin prctica denominaremos:

Lead time previsto. Es el plazo de entrega terico definido.


Lead time normal. Es aquel lapso de tiempo real en el cual todo el
proceso de gestin de abastecimiento se realiza normalmente.
Lead time con demora. Es el plazo de tiempo real en el cual todo el
proceso se retrasa por distintas cuestiones.

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2. Plazo de entrega o lead time del proveedor. Es el tiempo que transcurre


desde el momento que el proveedor recibe la Orden de Compra hasta el momento
que entrega su producto, puede ser normal o con demora.

A modo grfico mostramos el lead time total o ciclo de aprovisionamiento.

Figura 1. Ciclo del Abastecimiento. Fuente propia

Gestin del Stock

Ahora nos referiremos a los distintos niveles de stock dentro de la gestin.

Stock de Maniobra. Es aquel que se encuentra encima del stock de seguridad


y por debajo del stock mximo.

Stock Optimo. Son las cantidades que oscilan entre el stock mximo y punto de
pedido o stock mnimo. Es la zona del stock (ver grfico 1) en la cual nos
deberamos mover regularmente

Stock mximo. Es el nivel mximo de existencias y se da generalmente cuando


ingresa un nuevo pedido al depsito. Este nuevo pedido puede ser de un
proveedor o de la misma fbrica. Generalmente el stock mximo depende del lote
de compra o bien del tamao del lote de produccin, en ambos casos ste lote
podr ser optimo, mnimo o mximo.

Stock Mnimo. Es la cantidad artculos que necesita el proceso para satisfacer


su demanda, mientras espera la llegada de los productos. Este nivel mnimo
supone el lmite inferior de existencias dentro del cual no se debera bajar. Es

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decir el stock mnimo es, por tanto, el valor que permite que las empresas seguir
atendiendo la demanda interna o externa, y su frmula es:

Sm = CxT

C: Consumo o Demanda del producto en das T: Tiempo de


reposicin en das o lead time (LT)

Es fundamental que tanto el consumo como el tiempo de reposicin deben ser


establecidos por cada artculo o unidad de gestin.

Stock Medio. Se calcula como el promedio entre el stock mximo y el stock


mnimo

(SM + Sm) / 2

Stock de Seguridad. Es aquel que se dispone para cubrir los incrementos no


regulares de la demanda y los retrasos en el suministro de los proveedores o en el
ciclo de abastecimiento (Demoras). El nivel del stock de seguridad depende de los
siguientes factores.

Del tiempo de reaprovisionamiento (Lead time).


De la precisin del pronstico. (De la variabilidad de la demanda)
Nivel de servicio esperado.

Punto de pedido o reorden. Es el nivel de existencias que exige la formulacin


de un nuevo pedido a fin de satisfacer las necesidades de consumo.

Consumo o Demanda. En gestin de inventarios se toma consumo o demanda


como sinnimos de lo que se va a utilizar en un determinado periodo de tiempo,
pero voy a hacer una separacin prctica denominando Demanda al consumo
futuro o estimado (Forecast) y Consumo como la cantidad ya utilizada o
consumida, este ltimo es un valor histrico.

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Figura 2. Tipologa de Stocks. Fuente propia.

Ejemplo para calcular stocks

Somos una empresa que nos dedicamos a la comercializacin de 6 artculos (A,


B, C, D, E y F) siendo nuestro objetivo satisfacer al mximo la demanda de
nuestros clientes tratando de no tener faltantes de artculos. Para ello es clave la
gestin eficiente del inventario y contar con el lead time total de cada tem y su
demanda. Adjuntamos cuadro de DEMANDA y LEAD TIME normal y con
demora.

Tabla 1. Consumos y LT

Con estos datos, contamos con lo necesario para establecer los valores tericos de
stock mnimo, stock de seguridad y punto de pedido. S a ello le agregamos el
tamao del lote de compra (ya sea lote ptimo, mnimo o mximo), estamos en

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condiciones de determinar tambin el stock mximo y nuestro objetivo


fundamental del presente trabajo que es determinar el STOCK OPTIMO O
MEDIO Y STOCK DE MANIOBRA.

En el cuadro siguiente vern la determinacin de cada uno de los niveles de stock


para cada artculo, su frmula y clculo, ms un grfico (Grafico 2) que servir
para aclarar an ms los conceptos vertidos en este ensayo.

Tabla 2. Clculo de Stocks

PE: Plazo Normal de entrega | PME: Plazo Mximo de Entrega o entrega con
demora | DM: Demanda | Sm: Stock Mnimo | SM: Stock Mximo | SS: Stock de
Seguridad | PP: Punto de Pedido | T.L.: Tamao del Lote | SMe: Stock Medio o
Promedio

Figura 3. Grfico de stocks

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Conclusin

Como han podido ver, contamos con una herramienta sencilla de utilizar. Con
una simple hoja de clculo podemos disponer de informacin fundamental de
gestin y al relacionarla con el stock actual que contamos en nuestras
organizaciones. Podemos asegurar una ptima administracin de nuestros
inventarios.

No slo de producto terminado sino tambin de insumos, lo cual nos sirve para
determinar de forma correcta nuestro aprovisionamiento ya sea, va compras o
produccin. Con respecto al stock actual debemos asegurar su confiabilidad, tema
que excede al presente artculo.

Esta forma de gestin la he utilizado durante muchos aos y la sigo utilizando,


tanto en las empresas en las que he tenido la responsabilidad de administrar y
optimizar inventarios, sea como analista o responsable (Jefe o Gerente) como
tambin la he sugerido como consultor en las empresas que tienen
inconvenientes con sus inventarios. Es una herramienta fcil y poderosa que me
ha permitido establecer los niveles de inventario eficaces y consecuentemente de
capital de trabajo a inmovilizar dentro de determinados mrgenes. Paralelamente
me ha permitido definir acciones a tomar sea por exceso o defecto de inventario.

Autor: Ricardo Blanco

Especialista en Costos y Logstica, con enfoque en mejoras de Procesos


Operacionales (Industriales y logsticos), Consultor Sr. De OEE para TPMPro y
R&B Management & Consulting, Profesor Universitario, Capacitador en
empresas y Autor de artculos de actualidad para distintos portales como
MeetLogistics, La Economa online, La revista mensual de la Unin Industrial de
Avellaneda. Contador Pblico Nacional.

https://meetlogistics.com/autor/ricardo-blanco/

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Como realizar un anlisis del stock


El anlisis del stock

Una de las mayores preocupaciones en la gestin de almacn es saber la calidad


del stock: hay mucho stock?, hay poco?, el stock que hay es el necesario?,
puede satisfacer la demanda?, ser insuficiente?, sobrar y ser
obsoleto? Algunas de estas cuestiones podemos intentar resolverlas, o mejor an,
anticiparnos a posibles problemas, realizando un Anlisis de Stock.

En qu consiste ese anlisis de stock? Consiste en agrupar las referencias


existentes de acuerdo con determinados parmetros de modo que el
resultado pueda darnos informacin relevante de lo que est pasando
en el almacn.

En este artculo utilizaremos la rotacin como parmetro base del estudio si bien
hay otros parmetros que tendremos en cuenta: Valor del stock, Clasificacin
Comercial, Nmero de Referencias.

Hay que aclarar que la rotacin vara mucho de un sector a otro. Una rotacin
igual a 1 para algunos sectores puede ser muy bueno, para otros es un verdadero
desastre. Para cada negocio concreto, ser necesario saber en qu valores se
mueven los trminos Alta Rotacin, Rotacin Media, Baja Rotacin y No
Rota. Este ltimo s es comn para todos los sectores.

Para Valor de Stock utilizaremos su valor contable y Nmero de


Referencias las que figuran en el Sistema.

En cuanto a la Clasificacin Comercial es el parmetro que nos va a


determinar la importancia de un determinado artculo para la Empresa. Adems,
va a ser el punto de encuentro entre Almacn (Operaciones) y Comercial cuando
no estn ya unidos. Siempre hay una clasificacin Comercial aunque slo sea A-
Artculos en catlogo y B-Artculos no catalogados.

En este estudio vamos a considerar tres grupos:

A - Artculos en catlogo y en Promocin

B - Artculos en Catlogo (sin promocin)

C - Artculos no catalogados

Pongamos un ejemplo

Para hacer todo esto primero necesitamos un listado como el siguiente en el que
aparecern todos los artculos del almacn.

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Tabla 1. Anlisis ABC

Definimos qu consideramos Alta, Media, Baja y Nula rotacin y agrupamos


segn esos valores y la clasificacin Comercial. En el caso anterior se obtendr

Tabla 2. ABC

En este ejemplo sencillo slo hay 1 artculo en cada grupo, en general ser ms
complicado y obtendremos otra tabla con el nmero de referencias de cada grupo.

Si analizamos los datos obtenidos.

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Tabla 3. Agrupacin ABC

1. El 41% No se mueve
2. El 74% de las existencias no est en el catlogo Comercial
3. El artculo en promocin no ha tenido mucha aceptacin

Y como medidas urgentes qu hacer con el artculo 4 y cmo adaptar las


existencias al catlogo, siempre profundizando en las referencias de cada grupo
ya que puede haber referencias estratgicas o que tienen que estar por el tipo de
negocio.

Veamos ahora otro ejemplo (un poco ms complejo y bastante ms real):

Supongamos las mismas rotaciones anuales de antes:

Alta > 7 Rotacin A

Media 3-7 Rotacin B

Baja < 3 Rotacin C

Nula Rotacin N

Despus de clasificar los artculos obtenemos las siguientes tablas. En este caso
ya dos: una con Valor y otra con N de referencias.

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Tabla 5. ABC

Incluyendo los porcentajes por filas y columnas podemos analizar los datos.

1. Filas C y N: Ms de la mitad del almacn en valor no rota adecuadamente.


En referencias peor an.
2. Fila N: El 21% del valor del almacn no se mueve, en referencias aumenta
a 27%. Estos artculos requieren accin inmediata.
3. Fila C: 1/3 del almacn tiene posibilidades de convertirse en fila N en el
futuro y por tanto requieren accin rpida antes de que ocurra.

Y ahora veamos los puntos de encuentro con Comercial

1. Las existencias y el catlogo estn al 50% muy escaso


2. Artculos rotacin A y fuera de catlogo (C) son importantes tanto en valor
como en referencias.
3. Los artculos de rotacin C y en promocin (A) son muchas referencias de
bajo valor unitario. Esto ocurre con frecuencia en artculos importados de
Asia en grandes cantidades.

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Al igual que antes, habr que analizar artculo a artculo antes de tomar
decisiones.

Aunque slo hemos visto unas breves anotaciones, la informacin que se puede
obtener de este tipo de anlisis es tremendamente valiosa y en muchos casos
fundamental para una adecuada gestin del stock de manera no slo correctiva,
tambin preventiva.

Autor: Jose Bardo

Qumico Industrial, Mster en Direccin Tcnica y de Produccin, con amplia


experiencia profesional en Logstica, Compras y Fabricacin

https://meetlogistics.com/autor/jose-bardo/

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