Procedimiento: Toma Fsica de Inventarios Versin vigente: No.

00
Secretara de Administracin Fecha: 03/06/09
Direccin de Recursos Materiales y Servicios generales
Departamento de Almacn General y de Reconstruccin

Versin vigente No. 01 Fecha: 14/10/09

CONTENIDO

1. Propsito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Polticas

6. a) Diagrama de bloque del procedimiento

b) Desarrollo del Procedimiento

7. Glosario

8. Anexos

Tarjeta para Toma de Inventario

9. Revisin Histrica

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1. Propsito

Establecer los lineamientos para el levantamiento de inventarios en el Almacn General, para

determinar las mermas y los materiales obsoletos as como evitar un incremento desmedido de
las existencias.

2. Alcance

Este procedimiento debe ser observado y aplicado por el Director de Recursos Materiales y
Servicios Generales, el Jefe del Departamento de Almacn General y de Reconstruccin, el
Jefe del Departamento de Auditoria de la Contralora Universitaria y el Jefe del Departamento
de Contabilidad de la Direccin de Recursos Financieros.

3. Responsabilidad y autoridad

Director de Recursos Materiales y Servicios Generales

Responsabilidad: Autoridad:

1. Recibe observaciones y oficio, mismos 1. Autorizar los ajustes que se efecten por
que turna al Departamento de Almacn diferencias encontradas en el conteo de los
General y de Reconstruccin. bienes, e informar a la Direccin de Recursos
Financieros.

Jefe del Departamento de Almacn General y de Reconstruccin

Responsabilidad: Autoridad:

1. Recibir los bienes y servicios con oportunidad,

1. Aceptar o devolver los bienes
as como, controlar la recepcin y entrega de los
suministrados por los proveedores.
bienes vinculados con los centros de costo.
2. Mantener actualizados los inventarios.
3. Verificar y registrar conforme a pedido el
suministro de bienes o servicios por parte de los
proveedores.

Jefe del Departamento de Auditora de la Contralora Universitaria

Responsabilidad: Autoridad:

1. Designar personal para que 1. Emitir reporte de resultados, as como el Acta

acuda al Almacn y apoye a realizar Administrativa
el conteo de bienes. 2. Emite observaciones las cuales remite mediante
oficio a la DRMySG

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Jefe del Departamento de Contabilidad de la Direccin de Recursos Financieros

Responsabilidad: Autoridad:

1. Designar personal para que acuda 1. Ninguna

al Almacn y apoye a realizar el
conteo de bienes.

4. Normatividad aplicable

Ley de la Universidad Autnoma del Estado de Mxico. Ttulo Quinto, De la

administracin y patrimonio universitarios; Artculo 35. Artculo 36, fraccin I.
Estatuto Universitario de la Universidad Autnoma del Estado de Mxico. Ttulo Quinto,
De la administracin y patrimonio universitarios; Captulo III, Del presupuesto y
patrimonio; Artculo 142, Artculo 143, fracciones II, III y IV. Captulo IV, Del control,
auditora y salvaguarda del presupuesto y patrimonio; Artculo 145, fraccin IX.
Norma ISO 9000: 2005 Fundamentos y vocabulario del SGC.
Norma ISO 9001: 2008. Requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad.
Manual de la Calidad de la UAEM.
Procedimiento Control de Documentos.

5. Polticas

En el Departamento de Almacn General y de Reconstruccin, se realizarn dos inventarios

al ao, en los ltimos das del mes de julio y en los primeros das del mes de diciembre, de
manera que se contemplen la totalidad de las entradas y salidas registradas.
El jefe del Departamento de Almacn General y de Reconstruccin, deber notificar a las
reas usuarias el perodo que permanecer cerrado el Almacn, por inventario.
El conteo de los bienes se realizar en das hbiles, dentro del horario de trabajo (de las
9:00 a las 14:00 hrs.), para lo cual se organizarn al menos cuatro grupos de trabajo.
En el levantamiento de inventario participarn, al menos, dos representantes de la
Contralora Universitaria y dos representantes de la Direccin de Recursos Financieros.
El jefe del Departamento de Almacn General y de Reconstruccin, autorizar la integracin
de los grupos que se conformen para realizar el inventario.
Como evento previo indispensable para la toma de inventario, ser necesario realizar una
limpieza y reacomodo de los artculos que se encuentren en l, la limpieza ser general y
debe comprender pisos y anaqueles.
El reacomodo deber realizarse de tal forma que cada artculo se encuentre localizado en
un solo lugar y siguiendo el flujo de las claves de los mismos para agilizar su conteo,
excepto los artculos que, por su volumen, se encuentren en un rea ms grande.
Los artculos daados u obsoletos debern separarse fsicamente, a fin de que
posteriormente se tomen las medidas procedentes.

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Al trmino de cada inventario se realizar una minuta en la que la Contralora Universitaria,

la Direccin de Recursos Financieros y la Direccin de Recursos Materiales y Servicios
Generales, acordarn lo conducente con relacin a los bienes de escaso y nulo movimiento.
La seccin de la Tarjeta para la Toma de Inventario, deber permanecer colocada en los
artculos o en los anaqueles correspondientes, hasta que se termine totalmente el
procedimiento, para cualquier aclaracin.
Los ajustes que se efecten por diferencias encontradas en el conteo de los bienes,
debern ser autorizados por el Titular de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios
Generales, informando a la Direccin de Recursos Financieros.
Las actividades que habrn de desarrollarse durante el levantamiento fsico del inventario
sern las siguientes:
a) Acomodar los materiales, segn su naturaleza fsica, de manera que su conteo
sea gil.
b) Formar por lo menos, cuatro equipos para realizar el conteo.
c) Colocar, antes del conteo las Tarjetas para la Toma de Inventario, completas
con sus secciones 1 y 2, adheridas a los artculos que deban contare y tomar
nota del nmero de tarjetas utilizadas.
d) Asentar los datos descriptivos de cada artculo en la seccin 1 y 2 de las
Tarjetas para la Toma de Inventario, actividad que preferentemente deber ser
realizada por el personal del almacn, que conozca mejor los materiales y
suministros.
e) Organizar el conteo, de manera que todas las mercancas sean contadas,
cuando menos dos veces, siguiendo la direccin de las claves de los artculos y,
en sentido especfico, en el croquis de almacn.
f) Registrar los resultados de los conteos en la seccin 1 de la Tarjeta para la
Toma de Inventario), anotando tambin el nombre del jefe del grupo que realiz
el conteo.
g) Comparar las cantidades encontradas en cada conteo, seccin 1 de la Tarjeta
para la Toma de Inventario, si las cantidades de ambos conteos no coinciden,
ser necesario hacer un tercer recuento para precisar la cantidad real de cada
artculo.
h) Anotar, una vez determinada la cantidad real de cada artculo, las diferencias
(sobrante o faltante) que se presenten en la seccin 2 de la Tarjeta para la Toma
de Inventario.
i) Investigar las posibles causas (error de captura, entrega con salidas no oficiales,
etc.) de las diferencias encontradas, si no hay posibilidad de corregir la
diferencia se desprender la seccin dos de la Tarjeta para la Toma de
Inventario y se elaborar una relacin con la totalidad con la totalidad de las
diferencias encontradas.
j) Comprobar, una vez terminado lo anterior, que las Tarjetas para la Toma de
Inventario estn completas segn su orden numrico.
k) Una vez relacionada la seccin 2 de la Tarjeta para la Toma de Inventario, los
resultados se pondrn a disposicin de la Contralora Universitaria y de la
Direccin de Recursos Financieros.
l) Hecho lo anterior, se levanta el Acta Administrativa de la terminacin del acto,
anotando las diferencias para su aclaracin donde firman los responsables de
cada rea involucrada de dicho acto, incluyendo dos testigos.

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6. a) Diagrama de bloque.

Direccin de Recursos Materiales Departamento de Almacn Contralora Universitaria / Direccin

y Servicios Generales General y de Reconstruccin de Recursos Financieros

INICIO

Con base en el calendario para la

toma fsica de inventarios, instruye
al Departamento de Almacn
General y de Reconstruccin con el
propsito de llevar a cabo las
acciones correspondientes para la
toma fsica de inventarios.

Determina las fechas para la realizacin

del inventario, genera oficios (O-1) para
solicitar la presencia y apoyo del personal
de la Contralora Universitaria y de la
Direccin de Recursos Financieros;
recaba firma del Director de Recursos
Materiales y Servicios Generales y remite
oficios (O) a las dependencias
mencionadas.
Archiva para su control oficios (1), una
vez que obtiene sello de recibido de la
Contralora Universitaria y de la Direccin
de Recursos Financieros.
Genera aviso o circular para comunicar a
los usuarios del cierre del Almacn, por
inventario.

3
A

Reciben oficio (O) para participar en

el levantamiento fsico de inventario,
designa a dos representantes y les
solicita acudan al Almacn para que
efecten las tareas
correspondientes.
Archiva para su control oficio (O).

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Departamento de Almacn Direccin de Recursos

Usuarios Representantes
General y de Reconstruccin Financieros
de la Contralora Universitaria

A B

Se enteran del cierre del Acuden al Almacn

Almacn y, en su momento, y conjuntamente con
realizan ante ste las personal del mismo,
gestiones realizan el conteo de
correspondientes. los bienes.

Emiten reporte de
resultados, as como el acta
administrativa
correspondientes y turnan al
Departamento de Almacn
General y de
Reconstruccin.

Obtiene el reporte de
resultados del conteo as
como el acta administrativa
y con base en stos,
captura los movimientos de
entrada y salida para emitir
el reporte de cierre del
periodo, mismo que turna a
la Contralora Universitaria.
Archiva para su control el
reporte de resultados del
conteo y el acta
administrativa.

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Direccin de Recursos
Contralora Universitaria Departamento de Almacn Direccin de Recursos
Materiales y Servicios
General y de Reconstruccin Financieros
Generales
C

Analiza el reporte del cierre

del periodo y, en caso de
existir diferencias, emite
observaciones las cuales
remite mediante oficio (O-
1) a la Direccin de
Recursos Materiales y
Servicios Generales.
Archiva para su control
reporte de cierre del 8
periodo, as como, oficio
(1) una vez que obtiene
sello de recibido en este
ltimo. Recibe observaciones y
oficio (O), mismos que 9
turna al Departamento de
Almacn General y de
Reconstruccin.
Recibe observaciones
junto con oficio (O), rene
la documentacin que
respalda las diferencias y
la enva a la Contralora
Universitaria para su
aclaracin.
Actualiza la informacin y
la canaliza a la Direccin
de Recursos Financieros
para la actualizacin de los
10 registros contables. 11
Archiva para su control
observaciones y oficio (O).
Obtiene la documentacin
que respalda las Obtiene la informacin
diferencias derivadas del actualizada derivada del
levantamiento de la toma levantamiento fsico del
fsica del inventario del inventario del almacn y
almacn y la archiva para realiza los registros
su control. contables pertinentes.
Archiva para su control
informacin del inventario
del almacn actualizada.

FIN

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6. b) Desarrollo del Procedimiento

1. Con base en el calendario para la toma fsica de inventarios, la Direccin de Recursos

Materiales y Servicios Generales, instruye al Departamento de Almacn General y de
Reconstruccin con el propsito de llevar a cabo las acciones correspondientes para la toma
fsica de inventarios.

2. El Departamento de Almacn General y de Reconstruccin determina las fechas para la

realizacin del inventario, genera oficios para solicitar la presencia y apoyo del personal de la
Contralora Universitaria y de la Direccin de Recursos Financieros; recaba firma del Director
de Recursos Materiales y Servicios Generales y remite oficios a las dependencias
mencionadas.
Archiva para su control oficios, una vez que obtiene sello de recibido de la Contralora
Universitaria y de la Direccin de Recursos Financieros.
Genera aviso o circular para comunicar a los usuarios del cierre del Almacn, por inventario.

3. Contralora Universitaria y la Direccin de Recursos Financieros reciben oficio para participar

en el levantamiento fsico de inventario, designa a dos representantes y les solicita acudan al
Almacn para que efecten las tareas correspondientes.
Archivan para su control oficio

4. Los Usuarios se enteran del cierre del Almacn y, en su momento, realizan ante ste las
gestiones correspondientes.

5. Contralora Universitaria y la Direccin de Recursos Financieros acuden al Almacn y

conjuntamente con personal del mismo, realizan el conteo de los bienes.

6. Contralora Universitaria emite reporte de resultados, as como el acta administrativa

correspondientes y turnan al Departamento de Almacn General y de Reconstruccin.

7. El Departamento de Almacn General y de Reconstruccin obtiene el reporte de resultados

del conteo as como el acta administrativa y con base en stos, captura los movimientos de
entrada y salida para emitir el reporte de cierre del periodo, mismo que turna a la Contralora
Universitaria.
Archiva para su control el reporte de resultados del conteo y el acta administrativa.

8. Contralora Universitaria analiza el reporte del cierre del periodo y, en caso de existir
diferencias, emite observaciones las cuales remite mediante oficio a la Direccin de Recursos
Materiales y Servicios Generales.
Archiva para su control reporte de cierre del periodo, as como, oficio una vez que obtiene sello
de recibido en este ltimo.

9. La Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales recibe observaciones y oficio,

mismos que turna al Departamento de Almacn General y de Reconstruccin.

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10. El Departamento de Almacn General y de Reconstruccin recibe observaciones junto con

oficio, rene la documentacin que respalda las diferencias y la enva a la Contralora
Universitaria para su aclaracin.
Actualiza la informacin y la canaliza a la Direccin de Recursos Financieros para la
actualizacin de los registros contables.
Archiva para su control observaciones y oficio

11. Contralora Universitaria obtiene la documentacin que respalda las diferencias derivadas
del levantamiento de la toma fsica del inventario del almacn y la archiva para su control.

12. Obtiene la informacin actualizada derivada del levantamiento fsico del inventario del
almacn y realiza los registros contables pertinentes.
Archiva para su control informacin del inventario del almacn actualizada.

13. La Direccin de Recursos Financieros obtiene la informacin actualizada derivada del

levantamiento fsico del inventario del almacn y realiza los registros contables pertinentes.

Archiva para su control informacin del inventario del almacn actualizada.

7. Glosario.

Adquirir: Conseguir un bien o servicio por diferentes medios como: trabajo, compra o cambio.

Artculo Normalizado: Es aquel que se encuentra dentro del catlogo establecido por la
UAEM.

Artculo de Costo (No Normalizado): Son aquellos que no se encuentran en el catlogo

establecido por la UAEM y se compran de forma directa.

Dependencia de la UAEM: Son unidades congruentes y coherentes de apoyo administrativo

para ejecutar las decisiones, dictmenes y acuerdos de los rganos de autoridad de quien
dependen despachando los asuntos de su competencia.

DRMySG: Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales

Espacio Acadmico: Se consideran como tal a los planteles de la Escuela Preparatoria,

Organismos Acadmicos y Centros Universitarios.

Nota de Entrega: Es la salida de los artculos del almacn que se entrega al usuario.

Presupuesto: Cmputo anticipado del costo de una obra o de los gastos y rentas de una
corporacin.

Requisicin: Es el documento por medio del cual el usuario solicita los artculos de papelera,
consumibles de cmputo y materiales de aseo.

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SIIA: Sistema Integral de Informacin Administrativa

Suministrar: Proveer a uno de algo que necesita.

Usuario: Persona que tiene derecho de usar de una cosa ajena con cierta limitacin.

8. Anexos.
1. Tarjeta para Toma de Inventario

9. Revisin Histrica.

Nmero Fecha de
de revisin Revis (Puesto) Aprob (Puesto) Descripcin del cambio
revisin

Jefe del Director de Recursos N/A

00 29/05/07 Departamento de Materiales y Servicios
Almacn General Generales

01 14/10/09 Jefe del Director de Recursos Se actualiz la primera

Departamento de Materiales y Servicios pgina, as como los
Almacn General. Generales. Apartados 3, 4 y 5.

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