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Y PROCESOS JUDICIALES
Contenido
INTRODUCCIN------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
1. OBJETIVOS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 4
2. ALCANCE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
3. TRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------------------ 4
4. PRESENTACIN DE LA SECRETARA JURDICA --------------------------------------------------------- 6
5. TRMITE PARA CONCILIACIONES PREJUDICIALES ---------------------------------------------------- 6
5.1. RECEPCIN Y PASOS PREVIOS PARA EL TRMITE DE UNA CONCILIACIN
PREJUDICIAL PARA BOGOT Y FUERA DE BOGOT ------------------------------------------------------------ 6
5.2. TRMITE PARA AUDIENCIAS DE CONCILIACIN PREJUDICIAL PROGRAMADAS EN
BOGOT ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7
5.3. TRMITE PARA AUDIENCIAS DE CONCILIACIN PREJUDICIAL PROGRAMADAS FUERA
DE BOGOT -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8
5.4. CASOS ESPECIALES DE AGOTAMIENTO DE CONCILIACIN PREJUDICIAL A INSTANCIAS
DEL DAPRE. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8
5.5. INFORMES ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9
6. TRMITE ADMINISTRATIVO PARA PROCESOS JUDICIALES -------------------------------------- 10
6.1.1. RECEPCIN Y PASOS PREVIOS DE LA DEMANDA ------------------------------------------------ 10
6.1.2. VIGILANCIA Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO JUDICIAL ----------------------------------------- 11
6.2. CASOS ESPECIALES DE INICIACIN DE ACCIONES JUDICIALES A INSTANCIAS DEL
DAPRE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
6.2.1. RECEPCIN Y PASOS PREVIOS DE LA DEMANDA ------------------------------------------------ 11
6.3. TRMITE ADMINISTRATIVO PARA ACCIONES CONSTITUCIONALES --------------------------- 12
6.3.1. TRMITE ADMINISTRATIVO PARA ACCIONES DE TUTELA ------------------------------------- 12
6.3.2. TRMITE ADMINISTRATIVO PARA ACCIONES POPULARES, GRUPO Y CUMPLIMIENTO
13
6.3.3. VIGILANCIA Y SEGUIMIENTO PARA ACCIONES POPULARES, GRUPO Y
CUMPLIMIENTO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14
6.4. INFORMES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14
7. DEFENSA JURDICA DE NORMAS ANTE LA CORTE CONSTITUCIONAL ----------------------- 15
8. ESTRATEGIAS DE DEFENSA ACCIONES CONTENCIOSAS Y CONSTITUCIONALES ---- 15
9. METODOLOGA PARA EL CLCULO DE LA PROVISIN CONTABLE Y LA VALORACIN
DEL RIESGO EN CONCILIACIONES PREJUDICIALES Y PROCESOS JUDICIALES ----------------------- 16
10. TRMITE PARA EL PAGO DE SENTENCIAS-------------------------------------------------------------- 19
11. MARCO LEGAL ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 20
12. DOCUMENTOS ASOCIADOS ---------------------------------------------------------------------------------- 20
13. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: ------------------------------------------------------------------------ 20
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MANUAL DE TRMITE ADMINISTRATIVO PARA
CONCILIACIONES PREJUDICIALES Y
PROCESOS JUDICIALES
Proceso asociado: Gestin Jurdica Cdigo: M GJ - 01 Versin 04
INTRODUCCIN
Es as, como este Manual de Procedimiento Administrativo para las Conciliaciones prejudiciales y Procesos
judiciales, ajusta su medio de trabajo a normativas como: la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos en
Colombia del Archivo General de la Nacin, el Manual de Atencin a la Ciudadana M-AU-04 y el Manual
de Gestin Documental M-GD-01 de la Entidad; y a lo dispuesto por el artculo 2.2.3.4.1.3 del Decreto
1069 de 2015, en el que se fija el deber que tienen las entidades de suministrar la informacin requerida
por la Agencia para la Defensa Judicial de la Nacin, a travs del Sistema de Informacin de la Actividad
Litigiosa y de la Gestin Jurdica del Estado Sistema eKOGUI.
Este Manual especifica la labor que se debe desarrollar desde el momento en que se recibe el documento
que da inicio al trmite judicial o extrajudicial en la Secretara Jurdica, contemplando aspectos
administrativos y jurdicos, como lo son la inclusin al Sistema de Informacin de la Actividad Litigiosa y de
la Gestin Jurdica del Estado Sistema eKOGUI y en el Sistema de Vigilancia Judicial con el que cuenta
la Entidad.
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PROCESOS JUDICIALES
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1. OBJETIVOS
2. Generar herramientas de trabajo que faciliten la labor del personal a cargo de las conciliaciones
prejudiciales y los procesos judiciales en el rea de litigios, en especial, para aquellos futuros
integrantes de la Secretara.
2. ALCANCE
Las directrices definidas en este manual aplican para todo el equipo de trabajo de la Secretara Jurdica en
especial para el Grupo de Litigios, asesores, tcnicos y secretarias, quienes debern acoger y materializar
estos lineamientos.
3. TRMINOS Y DEFINICIONES
Los trminos y definiciones utilizados en el Manual de Trmite Administrativo para las Conciliaciones
prejudiciales y Procesos judiciales, son los siguientes:
Intervencin Archivstica: Labor que se realiza para la correcta organizacin de los documentos
que se incorporan en los expedientes judiciales que maneja la Secretara, siguiendo los parmetros
establecidos por el Archivo General de la Nacin y el Manual de Gestin Documental M-GD-01 de
la Entidad.
Estrategia de Defensa: Lneas de defensa establecidas para ciertos temas de carcter general,
en especial para aquellos en donde la entidad se encuentra demandada junto con otras entidades,
efectuando reuniones de Mesas Interinstitucionales para determinar un plan de accin como
Nacin.
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Notificacin: Formalidad por la cual un acto extrajudicial, un acto judicial o un fallo es puesto en
conocimiento de los interesados1, esto puede ser por aviso, personalmente, por edicto, por estado,
entre otros.
Recurso de Reposicin: Medio de impugnacin que concede la ley a las partes dentro de un
procedimiento para reclamar ante la autoridad que emiti el acto administrativo o judicial, la
modificacin, aclaracin o revocatoria de la decisin proferida.
Recurso de Apelacin: Medio de impugnacin a travs del cual se solicita al superior jerrquico
de quien emiti la decisin, la revocatoria de una providencia que en el marco de su competencia
profiri.
Etapa Prejudicial: Fase anterior al inicio de un proceso judicial, que busca generar la conciliacin
de un conflicto.
Citacin a Audiencia de Conciliacin y/o Telegrama: Medio por el cual se informa a las partes
la fecha y hora fijada para llevar a cabo la diligencia.
Proceso Ejecutivo: Procesos judiciales donde se busca que de manera coactiva una persona
natural o jurdica cumpla una obligacin, expresa, clara y exigible.
1
RAYMOND GUILLIEN, Jean Vincent. Diccionario Jurdico. Editorial Temis. Bogot 2001.
2
http://enciclopedia.us.es/index.php/Proceso_judicial.
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Comit de Conciliacin del DAPRE: Instancia que est integrada por el Director del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, Secretario (a) Jurdico, Jefe del
rea Financiera y Funcionario Asesor de la Direccin de Operaciones, para asumir una posicin
jurdica frente a pretensiones prejudiciales o judiciales que afecten a la Entidad.
La Misin del Proceso de Gestin Jurdica es garantizar la seguridad jurdica del seor Presidente de la
Repblica y del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica en todos sus actos y
decisiones. En desarrollo de esta labor, la Secretara Jurdica adelanta la revisin y anlisis previos de los
proyectos de actos normativos (Actos Legislativos, Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares y Directivas
Presidenciales) que van a ser sometidos a la firma del seor Presidente de la Repblica, as como la
atencin de procesos y acciones judiciales en que la Entidad haga parte. Las funciones de la Secretara
Jurdica estn sealadas en el artculo 27 del Decreto 672 de 2017.
Los lineamientos expuestos a continuacin van dirigidos a la debida atencin de las Conciliaciones
Prejudiciales a cargo de la Secretara Jurdica, en donde aspectos como su recepcin, trmite y gestin
para las audiencias fuera y dentro de Bogot, e informes, entre otros, deben adelantarse conforme a los
parmetros establecidos en este procedimiento.
5.5. INFORMES
Dentro de los cinco (05) primeros das de cada mes, el abogado remitir el informe de las
solicitudes de conciliacin prejudicial con y sin cuanta radicadas durante ese periodo en
la Entidad y las adelantadas a instancias del DAPRE, as como las conciliaciones objeto
de depuracin, teniendo en cuenta los formatos F-GJ-13 y F-GJ-03 establecidos en el
SIGEPRE, al correo electrnico del funcionario de la Secretara Jurdica que acta como
enlace con el Grupo de Contabilidad y la Oficina de Control Interno, con el fin de que este
consolide la informacin y la remita al Grupo de Contabilidad dentro de los diez (10)
primeros das de cada mes.
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Los procesos judiciales que se encuentren bajo la normatividad de la Ley 1437 de 2011, debern
tener en cuenta, adems, los siguientes pasos:
El abogado o su asistente agendar la fecha y hora fijada por el despacho judicial para
llevar a cabo Audiencia Inicial.
El abogado diligenciar la ficha tcnica de comit de conciliacin en el sistema eKOGUI,
en donde conceptuar sobre la viabilidad de conciliar o no, para someterlo a consideracin
del Comit de Conciliacin del DAPRE.
Una vez el abogado termine de diligenciar la ficha tcnica del comit de conciliacin para
asuntos extrajudiciales en el sistema eKOGUI, la remitir por correo electrnico al
Secretario Tcnico del Comit de Conciliacin, mediante la opcin generada por el sistema
eKOGUI, a fin de que ste programe fecha de comit.
El Secretario Tcnico del Comit de Conciliacin del DAPRE informar a los abogados la
fecha y hora programada para llevar a cabo Comit de Conciliacin, por el correo
electrnico.
El abogado o su asistente verificar que el Comit de Conciliacin del DAPRE enve la
Certificacin y/o Acta, donde conste la decisin adoptada por el mismo, para el caso
expuesto.
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Los lineamientos expuestos a continuacin van dirigidos a los Procesos que por Acciones
Constitucionales se adelantan en contra de la Entidad. Se tendrn en cuenta aspectos como
su radicacin, vigilancia, seguimiento, informes, entre otros, conforme a los parmetros
establecidos en este manual.
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Los procesos judiciales que se encuentren bajo la normatividad de la Ley 1437 de 2011, debern
tener en cuenta los siguientes pasos:
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El abogado o su asistente agendar la fecha y hora fijada por el despacho judicial para
llevar a cabo Audiencia de Conciliacin Judicial o Audiencia de Pacto de Cumplimiento,
segn sea el caso.
El abogado diligenciar la ficha tcnica del comit de conciliacin en el sistema eKOGUI,
en donde conceptuar sobre la viabilidad de conciliar y/o pactar cumplimiento o no, para
someterlo a consideracin del Comit de Conciliacin del DAPRE.
Una vez el abogado termine de diligenciar la ficha tcnica del comit de conciliacin en el
sistema eKOGUI, la remitir por correo electrnico al Secretario Tcnico del Comit de
Conciliacin, mediante la opcin generada por el sistema eKOGUI, a fin de que ste
programe fecha de comit.
El Secretario Tcnico del Comit de Conciliacin del DAPRE informar mediante correo
electrnico dirigido a los abogados, la fecha y hora programada para llevar a cabo Comit
de Conciliacin.
6.4. INFORMES
Dentro de los cinco (05) primeros das de cada mes, el abogado remitir el informe de las
demandas a favor y/o en contra del DAPRE con y sin cuanta, fallos a favor y/o en contra
del DAPRE con y sin cuanta, providencias judiciales de desvinculacin del DAPRE, que
durante ese periodo se notificaron a la Entidad, teniendo en cuenta los formatos
establecido por el SIGEPRE: F-GJ-02 (Nuevas Demandas), F-GJ-05 (Fallos en Contra),
F-GJ-04 (Nuevas Demandas y Conciliaciones interpuestas por la Entidad), al correo
electrnico del funcionario de la Secretara Jurdica que acta como enlace con el Grupo
de Contabilidad y la Oficina de Control Interno, con el fin de que este consolide la
informacin y la remita al Grupo de Contabilidad dentro de los diez (10) primeros das de
cada mes.
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2. En los casos judiciales que sean repetitivos v.g. afectados por las captadoras ilegales, DAS,
liquidacin de E.S.E., ejecutivos contractuales, laborales, etc; se establecern parmetros
de defensa enfocados a excluir la responsabilidad de la Entidad.
3. En casos atpicos, se partir de la asesora que ofrezcan los abogados Senior.
4. Para casos especiales se sometern al conocimiento y determinacin de la Secretaria
Jurdica.
5. Para los casos en los cuales varias entidades se encuentren demandadas y el tema sea
repetitivo y de gran impacto nacional, en coordinacin con la Agencia Nacional para la
Defensa Jurdica del Estado se adelantarn reuniones de Mesas Interinstitucionales, donde
de manera concertada se fijen parmetros para la defensa del Estado.
De esta forma, se actualizar el valor de las pretensiones, sin desconocer las distintas unidades
monetarias solicitadas por la parte demandante.
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i. Riesgo de prdida del proceso por relevancia jurdica de las razones de hecho y derecho
expuestas por el demandante.
ii. Riesgo de prdida del proceso asociados a la contundencia congruencia y pertinencia de
los medios probatorios que soportan la demanda.
iii. Presencia de riesgos procesales y extra procesales.
iv. Riesgo de prdida del proceso asociado al nivel de jurisprudencia.
4. Reporte de procesos judiciales al rea de contabilidad y su registro por parte del rea
de contabilidad.
i) Aquellos cuya valoracin de factores, genere como resultado un riesgo de prdida ALTO
con ms del 50% y presenten cuanta, caso en el cual el apoderado deber registrar en el
sistema eKOGUI el valor a provisionar, producto del diligenciamiento del documento Excel
que se encuentra en la base de datos consolidada de la Secretara Jurdica.
Nota: El valor de la pretensin que se deber registrar para diligenciar el formato de Excel
ser el actualizado, ms no el inicial.
ii) Los procesos con fallo condenatorio en primera instancia por el valor de la condena.
iii) Los procesos en los cuales el fallo de segunda instancia haya sido adverso a los intereses
de la entidad, a pesar de que la sentencia de primera instancia hubiera sido a favor.
Nota:
Para el caso de fallos condenatorios en primera o segunda instancia, el abogado o su asistente
remitirn memorando dirigido al ordenador del gasto del DAPRE, con copia al Grupo de
Contabilidad rea Financiera, con la siguiente informacin:
a. Nmero de cdula de los demandantes.
b. Fecha de la admisin de demanda.
c. Porcentaje de la condena que deber asumir el DAPRE.
d. Documentos de la solicitud de pago presentados por el apoderado de los
demandantes.
e. Fecha a partir de la cual se deben calcular los inters
f. Precisar si se debe o no indexar el valor de la condena.
g. Para las sentencias en segunda instancia, fecha de la ejecutoria de la sentencia
Aquellos procesos cuya valoracin de riesgo de prdida genere como resultado una
calificacin MEDIA, BAJA o REMOTA, se debern informar y registrar de la siguiente forma:
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i) Los procesos con probabilidad de prdida MEDIA (superior al 25% e inferior o igual al
50%), debern ser registrados por el apoderado o su asistente en el sistema eKOGUI, con
valor 0 en la provisin. El rea financiera, deber registrar estas pretensiones como
Cuentas de orden.
ii) Los procesos con probabilidad de prdida BAJA (igual o superior al 10% e inferior al
25%), debern ser registrados por el apoderado o su asistente en el sistema eKOGUI,
con valor 0 en la provisin. El rea financiera, deber registrar estas pretensiones
como Cuentas de orden.
iii) Los procesos con probabilidad de prdida REMOTA (inferior al 10%), debern ser
registrados por el apoderado o su asistente en el sistema eKOGUI, con valor 0 en la
provisin. El rea financiera, deber revelar estas pretensiones en las notas de los estados
financieros.
Para todos los casos anteriormente referidos, el abogado o su asistente debern informar al
rea de contabilidad, a travs del formato F-GJ-02 Nuevas Demandas en contra de la
Entidad o F-GJ-05 Fallos por procesos en contra de la Entidad, segn sea el caso, el nivel
de riesgo de prdida del proceso y el valor a provisionar.
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De esta forma, se actualizar el valor de las pretensiones, sin desconocer las distintas unidades
monetarias solicitadas por la parte convocante.
La actualizacin de valores de las pretensiones de los procesos activos, as como de aquellos que
atendiendo a la Metodologa para la Valoracin del Riesgo y la Provisin Contable presenten valor
de provisin, deber realizarse trimestralmente entre la Secretara Jurdica y el Grupo de
Contabilidad del rea Financiera.
De igual forma, los abogados y sus asistentes debern actualizar trimestralmente en el sistema
eKOGUI los valores registrados como provisin contable en los procesos con riesgo de prdida
ALTO.
En los casos de las sentencias en contra de la entidad, se deber tener en cuenta los siguientes
parmetros:
1. Una vez el abogado tenga conocimiento del fallo adverso a los intereses de la entidad o haya
recibido la solicitud de cobro por parte del beneficiario, debe remitir mediante documento en
el Sistema de Gestin de Correspondencia, el expediente al rea Financiera y/o rea de
Talento Humano, segn corresponda, para que se elabore el proyecto de liquidacin,
sealando los criterios necesarios y solicitando adems, que el rea Financiera oficie a la
DIAN hacer inspeccin al beneficiario de la decisin judicial e informar si tiene obligaciones
pendientes.
2. El jefe del rea Financiera del DAPRE solicita a la DIAN, mediante el Sistema de Gestin de
Correspondencia, la inspeccin al beneficiario de la decisin judicial e informar si tiene
obligaciones pendientes.
3. El jefe del rea Financiera y/o de Talento Humano del DAPRE liquida conforme a lo ordenado
en la sentencia y los criterios establecidos por el apoderado de la Entidad, con base en la
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