Sie sind auf Seite 1von 2

Infoblatt fr Firmenkunden zum elektronischen Kontoauszug

Als Firmenkunde sind Sie verpflichtet, elektronische Kontoauszge bis zum Ende der handels- und
steuerrechtlich mageblichen Fristen aufzubewahren (ebenso war das bisher schon bei papierhaften
Kontoauszgen der Fall). Wenn Sie elektronische Dokumente aufzubewahren haben, gelten in
steuerlicher Hinsicht seit dem 01.01.2015 die so genannten GoBD (= Grundstze zur ordnungsmigen
Fhrung und Aufbewahrung von Bchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
sowie zum Datenzugriff). Im Einzelnen knnen Sie diese z. B. auf der Internetseite
www.bundesfinanzministerium.de nachlesen oder downloaden.

Die wichtigsten Fragen und Antworten haben wir fr Sie hier zusammengestellt:

Werden meine elektronischen Kontoauszge vom Finanzamt bzw. der Betriebsprfung


anerkannt?
Das Bundesfinanzministerium und die obersten Finanzbehrden des Bundes und der Lnder haben
diese Frage beraten und der Kreditwirtschaft Ende Juli 2014 schriftlich mitgeteilt, dass elektronische
Kontoauszge als Buchungsbelege anerkannt werden. Das Dateiformat ist nicht vorgeschrieben, eine
einfache PDF-Datei gengt. Jedoch mssen die Anforderungen der GoBD an die Aufbewahrung
elektronischer Dokumente eingehalten werden. An diese Entscheidung sind alle nachgeordneten
Behrden, also z. B. die Finanzmter vor Ort gebunden.

Darf ich elektronische Kontoauszge ausschlielich in Papierform aufbewahren?


Aufbewahrungspflichtige elektronische Dokumente wie Kontoauszge mssen in elektronischer Form
aufbewahrt werden. Ein Papierausdruck der elektronischen Dateien gengt den steuerlichen
Anforderungen nicht.

Erflle ich die Aufbewahrungspflichten, wenn ich die elektronischen Kontoauszge im


von der Bank eingerichteten elektronischen Postfach lasse?
Das von der Bank eingerichtete elektronische Postfach ist nicht als dauerhafte Archivlsung gedacht. Es
ist daher notwendig, dass Sie Ihre Kontoauszge herunterladen und in Ihrem Buchfhrungssystem
aufbewahren.

Wer ist dafr verantwortlich, dass die Aufbewahrungsplichten erfllt werden?


Ab dem Zeitpunkt des Zugangs der elektronischen Kontoauszge sind Sie als aufbewahrungspflichtiger
Unternehmer allein hierfr verantwortlich.

V-2016-09
Wie muss ich die elektronischen Kontoauszge aufbewahren?
Die GoBD formulieren allgemeine Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Sie
geben keine detaillierten Vorgaben in technischer Hinsicht, sondern nur allgemeine Richtlinien. Die
erforderlichen Manahmen knnen unterschiedlich ausfallen; dies hngt z. B. von der Gre des
Unternehmens ab. Wir haben hier fr Sie einige besonders wichtige Grundstze aufgefhrt:

Die elektronischen Dokumente (Kontoauszge, Rechnungen etc.) mssen fr die Dauer der
Aufbewahrung unvernderbar erhalten bleiben. Das zum Einsatz kommende Verfahren muss
daher die Gewhr dafr bieten, dass alle Informationen die einmal in den Verarbeitungsprozess
eingefhrt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrckt oder ohne
Kenntlichmachung berschrieben, gelscht, gendert oder verflscht werden knnen.

Die Unvernderbarkeit der Daten, Datenstze, elektronischen Dokumente und elektronischen


Unterlagen kann sowohl hardwaremig (z. B. unvernderbare und flschungssichere
Datentrger) als auch softwaremig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Lschmerker,
automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B.
mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewhrleistet werden. Die Ablage von Daten und
elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfllt die Anforderungen der
Unvernderbarkeit regelmig nicht, soweit nicht zustzliche Manahmen ergriffen werden, die
eine Unvernderbarkeit gewhrleisten.

Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu
versehen oder es muss durch organisatorische Manahmen sichergestellt und nachprfbar sein,
dass das elektronische Dokument auch ohne Index verwaltet werden kann.

Eingehende elektronische Handels- oder Geschftsbriefe und Buchungsbelege mssen in dem


Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder
Kontoauszge im PDF-Format). Eine Umwandlung in ein anderes Format ist dann zulssig, wenn
die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschrnkt wird und keine inhaltlichen Vernderungen
vorgenommen werden.

Zusammenfassung: Es reicht nicht aus, wenn Sie die elektronischen Kontoauszge auf einer Festplatte
oder einem Datenstick oder hnlichen Medien speichern, ohne weitere Sicherungsmanahmen zu
ergreifen.
Wie in Ihrem konkreten Fall vorzugehen ist, ob z. B. die Nutzung eines Dokumenten-Management-
systems sinnvoll ist, klren Sie am besten mit Ihrem steuerlichen Berater.

V-2016-09