PERSONERIA MUNICIPAL DE FR- IDAIG-001

VILLAVICENCIO
PROCESO DE EVALUACION, CONTROL Vigencia:
20/02/2014
Y SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORA Pgina 1 de 7
INTERNA DE GESTION

AUDITORA: PROFESIONAL UNIVERSITARIO ( CONTADOR ALMACEN )

FECHA : Mayo 19 de 2014 PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Dependencia

Contador Almacn

LIDER DE AUDITORIA: EQUIPO AUDITOR: Asesora de control Interno

Asesora de Control Interno

CRITERIOS DE AUDITORA

Constatar que los inventarios individuales correspondan a los que el funcionario tenga
en su poder, as como tambin que estos se encuentren impresos y debidamente
firmados.
Comprobar que se encuentren todas las solicitudes de los funcionarios de bienes de
consumo y sus respectivas entregas con el fin de comprobar y sustentar las cantidades
que informe el kardex y que las mismas se encuentren debidamente firmadas.
Verificar que se encuentren impresos y firmados los inventarios de la entidad.
Cotejar que las altas de almacn correspondan a lo registrado tanto en el inventario
como en el kardex.
Identificar que se est cumpliendo con los procedimientos del rea de almacn.
Verificar que se hayan realizado los estudios comparativos del comportamiento
financiero de la entidad en cada vigencia.
Evidenciar que se ha realizado y entregado el informe de gestin de la dependencia
para la vigencia 2013.
HECHOS RELEVANTES DE LA AUDITORIA

En la vigencia anterior se realiz auditoria al rea de almacn, verificndose algunos aspectos

como inventario de bienes de consumo, kardex, inventarios individuales, entre otros, para esta
vigencia, para la presente auditoria se tendrn en cuenta dems de los aspectos
mencionados anteriormente, el manual de funciones que corresponde al rea, sus
procedimientos y el manejo en general que se le est dando al almacn.

DICTAMEN INTEGRAL
Dando cumplimiento al Programa Anual de Auditoria para esta vigencia, se da inicio al
proceso de Auditoria al rea de Almacn y contabilidad de la Personera Municipal de
Villavicencio. Para el desarrollo de esta Auditoria, se verific que los inventarios individuales
correspondan a los que el funcionario tenga en su poder, as como tambin que estos se
encuentren impresos y debidamente firmados, que se encuentren todas las solicitudes de los
funcionarios de bienes de consumo y sus respectivas entregas con el fin de comprobar y
sustentar las cantidades que informe el kardex, que las altas de almacn correspondan a lo
registrado tanto en el inventario como en el kardex, que se est cumpliendo con los
procedimientos del rea de almacn, que se hayan realizado los estudios comparativos del
comportamiento financiero de la entidad en cada vigencia, que se ha realizado y entregado
el informe de gestin de la dependencia para la vigencia 2013.
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La evaluacin se llev a cabo de acuerdo con las normas de auditora, as como a las polticas
y procedimientos establecidos por la Personera Municipal para el funcionamiento del rea,
por lo tanto se requiri acorde con ellas, de la planeacin y ejecucin del trabajo de manera
que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinin
expresados en el informe. El control incluy el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de
las evidencias y documentos que soportan la gestin, la verificacin del desarrollo de los
procesos y procedimientos propios del rea y el cumplimiento de las disposiciones legales.

RESULTADOS DE LA AUDITORIA
Constatar que los inventarios individuales correspondan a los que el funcionario tenga en su
poder, as como tambin que estos se encuentren impresos y debidamente firmados:

Se revis la carpeta de inventarios individuales y se observa que:

Los inventarios al 1 de enero de 2014 no se encuentran firmados por algunos de los

funcionarios.

Comprobar que se encuentren todas las solicitudes de los funcionarios de bienes de consumo
y sus respectivas entregas con el fin de comprobar y sustentar las cantidades que informe el
kardex:

En la verificacin del kardex manual de artculos de aseo se observa que no estn

firmadas las entregas de los artculos en el mismo.
Se observan algunos artculos con sobrantes o faltantes como resultado del conteo
fsico realizado a una muestra del total de artculos de aseo.

CANTIDAD
ARTICULO CONTEO FISICO
KARDEX

VASOS PARA TINTO 45 46

CAF 56 50
CERA AUTOBRILLANTE 32 42
BOLSA PARA PAPELERA
BLANCA DE 40*60 4 3
CALIBRE 2
AZUCAR 25 27
BLNQUEADOR 48 41
VALLETILLA ROJA 2 0
GUANTES DE CAUCHO 4 2
GUANTES ANTIALERGICOS 2 0
DISPENSADOR 1 0
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AMBIENTADOR EN SPRAY 13 4
JABON LIQUIDO 10 7

Dentro de la verificacin del kardex que emite el sistema se encuentran vienes de

carcter devolutivo como:
MULTITOMA HORIZONTAL
KIT DE VENTILACION
BANDEJA PORTA EQUIPOS
ORGANIZADOR DE CABLES
JACK CATEGORIA 6
FACE PLATE DE DATOS DOBLES
TROQUEL TRIPLE
MARCACION
CABLE UTP
CANALETA METALICA
ALAMBRE DESNUDO
LINE CORD
KIT DE AMARRE VELCRO
ACOMETIDA ELECTRICA
PUESTA A TIERRA
CABLE TRENZADO
TOMA CORRIENTE BLANCA
CIRCUITOS, TABLERO Y TOMAS
TOMA CORRIENTE NARANJA
TROQUEL CAJA DE REALCE
ACCESORIOS
PLANOS

Se observan algunos artculos con sobrantes o faltantes como resultado del conteo
fsico realizado a una muestra del total de artculos de papelera.

CANTIDAD CONTEO
ARTICULO
KARDEX FISICO

COMPROBANTE DE EGRESO
7 10
FORMATO MINERVA CON CHEQUE

PILAS AAA RECARGABLES C.V. 3 5

SEPARADOR PLASTICO PARA AZ O

2 0
CARPETA C.V.

MARCADOR TABLERO ACRILICO 8 10

SEPARADOR EN CARTULINA 64 325

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PAD MOUSE 30 0

Se revis y confront la entrega de papelera realizada a la delegada de policivo del

28 de noviembre con lo descargado en el kardex y se observa que se el asigna una
almohadilla para sellos a esta delegada y esta no se encuentra relacionada en la
entrega de artculos que se firm.
Se revis la asignacin de consumo de artculos de papelera al Personero Municipal de
fecha 2 de diciembre de 2013 la cual no se encuentra firmada con el recibido de los
elementos.
Hay una asignacin de consumos de elementos de aseo del 27 de diciembre por
medio del comprobante de baja No 54 el cual no se encuentra firmado ni por el
almacenista ni por el funcionario que los recibi, estos artculos se encuentran
descargados en el kardex que se entreg para la auditoria.
En la asignacin de consumo de del 1 de abril del 2014 con el comprobante de baja
No 1, se entregaron unos elementos a la funcionaria Carolina Carvajal Auxiliar de
Servicios Generales el cual no se encuentra firmado ni por el almacenista ni por el
funcionario que la recibi.
Los comprobantes de baja No 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14,15 y 16 emitidos todos
en el mes de abril del 2014, no se encuentran firmados ni por el almacenista ni por los
respectivos funcionarios que recibieron los elementos.
En el kardex manual faltan las firmas de recibido de los artculos por parte de los
funcionarios que las recibieron.
En el Kardex falta sealar con pestaa algunos artculos.

Verificar que se encuentren impresos y firmados los inventarios de la entidad.

Se verific la carpeta que contiene los inventarios generales de la entidad, y se observa

que el inventario general est actualizado y firmado hasta el 31 de diciembre de 2013,
Se evidencia que el ajuste realizado en el mes de enero del 2014 se encuentra impreso
pero falta la firma del Almacenista y del Personero Municipal.

Cotejar que las altas de almacn correspondan a lo registrado tanto en el inventario como en
el kardex:
Dentro de la verificacin de las altas de almacn se observa que en el comprobante
de entrada No 6 de fecha 18 de septiembre del 2013 falta firma del contratista.
El comprobante de entrada No 8 de fecha 23 de noviembre de 2013 se encuentra en
fotocopia.
El comprobante de entrada No 9 de fecha 27 de noviembre de 2013 se encuentra en
fotocopia.
El comprobante de entrada No 17 de fecha 26 de diciembre de 2013, no tiene la firma
del contratista.
El comprobante de entrada No 24 de fecha 31 de diciembre de 2013 no tiene firmas ni
del almacenista ni del contratista.
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Identificar que se est cumpliendo con los procedimientos del rea de almacn.

Se verifican los procedimientos que existen del rea de almacn y se evidencia que no
se est cumpliendo con el de inventarios individuales y con el de ingreso de almacn
con relacin a la asignacin de elementos de consumo, esto con relacin a las
observaciones que se realizaron en esta auditora.

Verificar que se hayan realizado los estudios comparativos del comportamiento financiero de
la entidad en cada vigencia:

Se evidencia que estn los estados financieros comparativos de cada vigencia los
cuales presentan la firma del contador y del representante legal de la entidad.

Evidenciar que se ha realizado y entregado el informe de gestin de la dependencia para la

vigencia 2013:

Con relacin a las funciones que corresponden al cargo de profesional universitario

responsable de desarrollar las funciones de almacn y contador, se solicit como dice
el numeral 2 en la descripcin de funciones esenciales: Elaborar y presentar informes de
gestin y/o planes operativos, evaluar los procesos a su cargo y aplicar los correctivos
necesarios de acuerdo con los resultados del control.

Teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente y en vista de que la dependencia

auditada no tiene Plan Operativo para la vigencia, se solicit el informe presentado
sobre la gestin para la vigencia 2013 a lo cual el profesional universitario David
Fernando Snchez titular en el cargo manifiesta que no se realiz ningn informe de
gestin para dicha vigencia.

Verificacin de las hojas de vida de los vehculos de propiedad de la entidad:

Se solicit las hojas de vida de los vehculos de propiedad de la entidad con el fin de
verificar el historial de cada uno de ellos, mantenimientos recibidos y fechas en los que
se deban realizar los mismos, plizas de seguros de los vehculos y otra informacin en
general, para lo cual el Doctor David Fernando Snchez manifiesta que se tiene
informacin sobre las plizas de los vehculos, sus vencimientos y las altas de almacn
de los mismos, mas no la informacin detallada de cada uno de los vehculos en
cuento a mantenimiento y funcionamiento.

CONSOLIDACION DE HALLAZGOS

Constatar que los inventarios individuales correspondan a los que el funcionario tenga en su
poder, as como tambin que estos se encuentren impresos y debidamente firmados:

De acuerdo con el argumento presentado por usted en la rplica al informe preliminar de

auditora, esta oficina de Control Interno decide dejar en firme las observaciones que
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condujeron a los hallazgos.

Comprobar que se encuentren todas las solicitudes de los funcionarios de bienes de consumo
y sus respectivas entregas con el fin de comprobar y sustentar las cantidades que informe el
kardex:

En cuanto al argumento presentado por su despacho al hallazgo de sobrantes y faltantes en el

conteo fsico de los elementos de consumo, esta oficina de Control Interno decide aceptar los
mismos y levanta las observaciones que condujeron a los hallazgos.

En cuanto al argumento presentado al hallazgo de que falta sealar con pestaa algunos
artculos en el Kardex, esta oficina de Control Interno acepta dicho argumento y levanta la
observacin que condujo al hallazgo.

Teniendo en cuenta que no se present de su parte argumento alguno dentro de la rplica a

los dems hallazgos de este punto auditado esta oficina de control interno deja en firme las
observaciones que condujeron a los mismos.

Verificar que se encuentren impresos y firmados los inventarios de la entidad.

En cuanto al argumento presentado por Usted dentro de la rplica del informe preliminar de la
auditoria, esta oficina de Control Interno decide aceptar el mismo pero deja en firme las
observaciones que condujeron al hallazgo

Cotejar que las altas de almacn correspondan a lo registrado tanto en el inventario como en
el kardex.

Teniendo en cuenta que dentro de la rplica al informe de auditora no se presentaron

argumentos sobre los hallazgos en este punto auditado, esta oficina de Control Interno deja los
mismos en firme.

Identificar que se est cumpliendo con los procedimientos del rea de almacn.

Esta Oficina de Control Interno no encuentra argumento alguno mencionado dentro de la

rplica al informe de auditora por lo tanto deja en firme las observaciones realizadas que
condujeron a los hallazgos

Evidenciar que se ha realizado y entregado el informe de gestin de la dependencia para la

vigencia 2013.

Esta oficina de Control Interno no observa argumentos presentados por su despacho en la

rplica del informe de auditora, por lo tanto procede a dejar en firme las observaciones que
condujeron al hallazgo.
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Verificacin de las hojas de vida de los vehculos de propiedad de la entidad.

Teniendo en cuenta el argumento presentado por usted en la rplica al informe preliminar de
auditoria , esta oficina de control Interno acepta el mismo y levanta el hallazgo, no obstante es
necesario crear las hojas de vida de los vehculos de propiedad de la entidad, con el fin de
tener ms control sobre dichos bienes.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

En trminos generales la Auditoria realizada al rea de almacn y contabilidad arroj unos

resultados que propenden a generar acciones de mejoramiento que dan pie a la constitucin
de Plan de Mejoramiento.

RELACION DE ANEXOS

Inventarios individuales impresos y firmados

Procedimientos correspondientes al rea de Almacn
Altas de Almacn que se hayan generado desde el mes de septiembre del ao 2013 y
las que se hayan generado durante el ao 2014 tanto de bienes de consumo como
devolutivos
Carpetas que contengan el Kardex de la entidad desde el mes de noviembre del ao
2013 hasta el 31 de marzo de la presente vigencia.
Solicitudes de bienes de consumo de los funcionarios desde el mes de noviembre de
2013 hasta el 31 de marzo de la presente vigencia.
Soporte de entrega de los bienes de consumo a los funcionarios desde el mes de
noviembre del ao 2013 hasta el 31 de marzo de la presente vigencia
Soporte de los estudios comparativos del comportamiento financiero de la entidad en
cada vigencia desde el momento en que recibi el cargo.
Soporte de informes de gestin presentados de la vigencia 2013.
Inventario de la entidad con corte al 31 de marzo de 2014.
Carpetas con informacin de las hojas de vida de los vehculos de propiedad de la
entidad

FIRMA LIDER DE AUDITORIA:

VB Jefe Oficina Asesora de Control Interno