UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LAS FUERZAS ARMADAS

UNEFA NUCLEO BARINAS

LA GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DE UN PROYECTO

Informe como requisito parcial del Seminario

Autores:

Sandra Bermdez 16.372.372

Grace Cann 17.810.386

Tutor:
Ing. Csar Espaa

Barinas, abril de 2013.

 INTRODUCCIN

Producto de la globalizacin, las empresas en la actualidad se enfrentan a una

fuerte competencia de mercado, por esta razn es de vital importancia reducir costos
y lograr un desempeo eficiente y eficaz en las organizaciones.
La funcin de procura, compras o adquisiciones, por consiguiente, representa una
gran oportunidad para reducir costos y aumentar beneficios.
La compra ha dejado de ser una actividad ms para convertirse en una estrategia para
las organizaciones y el objetivo de sta estrategia es conseguir para las empresas los
mejores proveedores que puedan abastecer los mejores productos y servicios, todo
esto al mejor precio.
La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las
organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el
40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que
reducciones de costos relativamente pequeas pueden tener un mayor impacto sobre
los beneficios as como en otras reas de la organizacin.
De lo anterior se deduce la importancia que tiene la gestin de las adquisiciones en
el desarrollo de los proyectos de la organizacin por lo cual presente informe tiene
como finalidad presentar de forma concisa todos los aspectos relevantes a la procura
como 9na. rea del conocimiento en la Gestin de Proyectos.
 LA GESTIN DE LAS ADQUISICIONES

Al referirse al proceso de gestin de procura o adquisicin se puede sealar que

este incluye los procesos de compra o adquisicin de los productos, servicios o
resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La organizacin
puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un
proyecto. Adems su radio de accin implica procesos de gestin del contrato y de
control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u rdenes de
compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto.
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto tambin incluye la administracin
de cualquier contrato emitido por una organizacin externa (el comprador) que est
adquiriendo el proyecto a la organizacin ejecutante (el vendedor), as como la
administracin de las obligaciones contractuales contradas por el equipo del proyecto
en virtud del contrato.
A continuacin se presenta una descripcin general de los procesos de Gestin de
las Adquisiciones del Proyecto, a saber:

Planificar las Adquisiciones

Es el proceso de documentar las decisiones de compra para el proyecto,

especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores. Dicha
planificacin requiere de identificar qu necesidades del proyecto pueden satisfacerse
de mejor manera, o deben satisfacerse, mediante la adquisicin de productos,
servicios o resultados fuera de la organizacin del proyecto, y qu necesidades del
proyecto pueden ser resueltas por el equipo del proyecto.
Tambin se puede mencionar que el plan de gestin de las adquisiciones puede
influir en el cronograma del proyecto y estn integradas con los procesos de
Desarrollo del Cronograma, Estimacin de los Recursos de las Actividades, las
decisiones de hacer o comprar, adems de la consideracin de los Riesgos.

La Planificacin de las adquisiciones integra las siguientes secciones de ejecucin:

Entradas

1. Lnea Base del Alcance que describe la necesidad, la justificacin, los requisitos y
los lmites actuales para el proyecto. Consta de los siguientes componentes:

Enunciado del alcance. El enunciado del alcance del proyecto contiene la

descripcin del alcance del producto, la descripcin del servicio y del resultado, la
lista de entregables y los criterios de aceptacin, as como informacin importante
relativa a incidentes tcnicos que podran impactar sobre la estimacin de costos.

Estructura Desglosada del Trabajo (EDT).

Diccionario de la EDT. El diccionario de la EDT y los enunciados del trabajo del

proyecto (SOW) relacionados proporcionan una identificacin de los entregables y
una descripcin del trabajo en cada componente de la EDT requerido para producir
cada entregable.

2. Documentacin de Requisitos, que incluye:

Informacin importante sobre los requisitos del proyecto.

Requisitos con implicaciones contractuales y legales, adems de aspectos

relacionados con la salud, la seguridad, el desempeo, el medio ambiente, los
seguros, los derechos de propiedad intelectual, la igualdad de oportunidad en el
empleo, las licencias y los permisos.

3. Acuerdos para Trabajar en Equipo:

Son acuerdos legales contractuales entre dos o ms entidades con el propsito de
formar una sociedad o unin temporal de empresas (tambin conocidos como
consorcios), o algn otro tipo de acuerdo definido por las partes. El acuerdo define
los roles de comprador y vendedor para cada una de las partes.

4. Registro de Riesgos:
 El registro de riesgos incluye informacin relacionada con los riesgos identificados,
los propietarios de stos y las respuestas a los mismos.

5. Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos:

Los acuerdos contractuales relacionados con los riesgos incluyen acuerdos por
seguros, garantas, servicios y otros temas, segn corresponda, que son preparados
para especificar la responsabilidad de cada parte ante riesgos especficos

6. Requisitos de Recursos de la Actividad:

Los requisitos de recursos de las actividades contienen informacin sobre
necesidades especficas relacionadas, por ejemplo, con personas, equipos o ubicacin.

7. Cronograma del Proyecto:

El cronograma del proyecto contiene informacin sobre duraciones requeridas o
fechas exigidas relativas a los entregables.

8. Estimaciones de Costos de las Actividades:

Las estimaciones de costos determinadas durante la actividad de adquisicin se
utilizan para evaluar cun razonables son las ofertas y propuestas hechas por los
vendedores potenciales.

9. Lnea Base del Desempeo de Costos:

La lnea de base del desempeo de costos proporciona informacin detallada sobre
el presupuesto planificado a lo largo del tiempo.

10. Factores Ambientales de la Empresa, incluyen, entre otros:

Las condiciones del mercado.

Los productos, servicios y resultados que se encuentran disponibles en el mercado.
Los proveedores, incluyendo el desempeo pasado o su reputacin.
Los trminos y condiciones tpicos para los productos, servicios y resultados, o para
la industria especfica.
Los requisitos locales especficos.
11. Activos de los Procesos de la Organizacin, que incluyen, entre otros:

Las polticas, procedimientos y pautas formales de adquisicin.

Los sistemas de gestin que se tienen en cuenta para desarrollar el plan de gestin
de las adquisiciones y seleccionar los tipos de contratos que se usarn.
Un sistema de proveedores de niveles mltiples establecidos, con datos sobre
vendedores pre-calificados en funcin de su experiencia previa.

Herramientas y Tcnicas

a) Anlisis de Hacer o Comprar

Es una tcnica general de direccin utilizada para determinar si un trabajo

particular puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o
debe ser adquirido a fuentes externas a fin de cumplir con los compromisos
establecidos en el cronograma.
Las restricciones al presupuesto pueden influir en las decisiones de hacer o
comprar. Si se decide efectuar una compra, entonces tambin debe decidirse si se va a
adquirir o alquilar. Un anlisis de hacer o comprar debe tener en cuenta todos los
costos relacionados, tanto directos como indirectos.

b) Juicio de Expertos

Se utilizar el juicio de expertos tcnicos para evaluar las entradas y salidas de este
proceso o para desarrollar y/o modificar los criterios que se aplicarn en la evaluacin
de las propuestas de los vendedores. El juicio de expertos legales puede requerir los
servicios de un abogado para colaborar con los aspectos, trminos y condiciones
especficos de las adquisiciones.

c) Tipos de Contrato:

El tipo de contrato que se utilizar, as como los trminos y condiciones

especficos del contrato, determinan el grado de riesgo asumido por el comprador y el
vendedor.
 De manera general, todas las relaciones legales contractuales se encuadran en una
de las siguientes dos grandes categoras: los contratos de precio fijo o los contratos de
costo reembolsable. Asimismo, existe un tercer tipo hbrido utilizado frecuentemente
y que se denomina contrato por tiempo y materiales. stos consisten en:

Contratos de precio fijo. Esta categora de contrato implica establecer un precio total
fijo para un producto o servicio definido que se va a prestar. Los contratos de precio
fijo tambin pueden incluir incentivos financieros para quienes alcancen o superen
objetivos seleccionados del proyecto, tales como las fechas de entrega programadas,
el desempeo de costos y tcnico, o todo aquello que pueda ser cuantificado y
posteriormente medido.

Contratos de costos reembolsables. Esta categora de contrato implica efectuar

pagos (reembolsos de costos) al vendedor por todos los costos legtimos y reales en
que incurriera para completar el trabajo, ms los honorarios que representen la
ganancia del vendedor. Los contratos de costos reembolsables tambin pueden incluir
clusulas de incentivos financieros para los casos en que el vendedor supere o no
cumpla determinados objetivos definidos, tales como los relativos a los costos, al
cronograma o a los objetivos de desempeo tcnico. Tres de los tipos de contratos de
costos reembolsables utilizados ms comunes son los contratos de costo ms
honorarios fijos, los contratos de costo ms honorarios con incentivos y los contratos
de costo ms honorarios por cumplimiento de objetivos.

Contrato por tiempo y materiales. Los contratos por tiempo y materiales son un tipo
hbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costos
reembolsables como de los contratos de precio fijo. A menudo, se les utiliza para
aumentar personal, la adquisicin de expertos y cualquier tipo de apoyo externo
cuando no es posible establecer con rapidez un enunciado preciso del trabajo.
Salidas
1. Plan de Gestin de las Adquisiciones que describe cmo se gestionarn los
procesos de adquisicin, desde la elaboracin de los documentos de la adquisicin
hasta el cierre del contrato. Puede incluir directivas para los contratos a utilizar, la
gestin de riesgos, estimaciones independientes para la evaluacin, acciones del
equipo directivo, documentos de la adquisicin, gestin de mltiples proveedores,
establecer el cronograma e informar el desempeo, las restricciones y asunciones
que podran afectar las adquisiciones planificadas, la vinculacin de las mismas
con los procesos Estimar los Recursos de las Actividades y Desarrollar el
Cronograma, la identificacin de requisitos para obtener garantas de
cumplimiento o contratos, el establecimiento de instrucciones que se
proporcionarn a los vendedores para desarrollar y mantener la EDT,
y las mtricas de adquisiciones que se emplearn para gestionar contratos y
evaluar vendedores, entre otras.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, un plan de gestin de las
adquisiciones puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera
general. El plan de gestin de las adquisiciones es un componente subsidiario del
plan para la direccin del proyecto

2. Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisicin

El enunciado del trabajo para cada adquisicin se elabora a partir de la lnea base

del alcance y slo define la parte del alcance del proyecto que se incluir dentro del

contrato en cuestin. Este tipo de enunciado describe el artculo que se planea

adquirir con suficiente detalle como para permitir que los posibles vendedores

determinen si estn en condiciones de proporcionar los productos, servicios o

resultados requeridos. El nivel de detalle necesario puede variar en funcin de la

naturaleza del artculo, las necesidades del comprador o la forma del contrato

previsto.

Un enunciado del trabajo puede incluir la siguiente informacin: las

especificaciones, la cantidad deseada, los niveles de calidad, los datos de desempeo,

el perodo de desempeo, el lugar de trabajo y otros requisitos. Este tipo de enunciado

puede ser revisado y refinado segn sea necesario, a medida que el proceso de

adquisicin avanza, hasta que se incorpora a un contrato firmado.

3. Decisiones de Hacer o Comprar

Las decisiones de hacer o comprar documentan las conclusiones relativas a los

productos, servicios o resultados que se adquirirn fuera de la organizacin del
proyecto y aqullos que sern desarrollados internamente por el equipo del proyecto.
Esto tambin puede incluir decisiones de obtener plizas de seguros o contratos de
garantas de cumplimiento a fin de tratar algunos riesgos identificados.

4. Documentos de la Adquisicin

Los documentos de la adquisicin se utilizan para solicitar propuestas a posibles

vendedores. Los trminos licitacin, oferta o presupuesto generalmente se utilizan
cuando la decisin de seleccin del vendedor se basa en el precio (como cuando se
compran artculos comerciales o de tipo estndar), mientras que el trmino propuesta
generalmente se emplea cuando otras consideraciones, como la capacidad tcnica o el
enfoque tcnico, son primordiales.
El comprador estructura los documentos de la adquisicin para facilitar la
elaboracin de una respuesta precisa y completa de parte de cada posible vendedor,
as como la fcil evaluacin de las respuestas. Estos documentos incluyen una
descripcin de la forma deseada de respuesta, del enunciado pertinente del trabajo de
la adquisicin y de cualquier disposicin contractual requerida. Cuando se efectan
contrataciones con el gobierno, parte o la totalidad del contenido y estructura de los
documentos de la adquisicin pueden estar definidos por regulaciones.
La emisin de una solicitud de adquisicin a posibles vendedores para presentar
una propuesta u oferta se realiza normalmente conforme a las polticas de la
organizacin del comprador; la solicitud puede ser publicada en peridicos, boletines
comerciales, registros pblicos o Internet.

5. Criterios de Seleccin de Proveedores:

Los criterios de seleccin se incluyen a menudo como parte de los documentos de

solicitud de adquisiciones. Dichos criterios se desarrollan y utilizan para calificar o
evaluar las propuestas de los vendedores, y pueden ser objetivos o subjetivos.
Los criterios de seleccin pueden limitarse al precio de compra si el artculo que se
va a adquirir est fcilmente disponible a travs de un cierto nmero aceptable de
vendedores. En este contexto, el precio de compra incluye tanto el costo del artculo
como cualquier gasto accesorio, como por ejemplo los gastos de entrega.
Otros criterios de seleccin pueden ser: comprensin de la necesidad, capacidad
tcnica, costo total o del ciclo de vida, riesgo, enfoque de gestin o tcnico,
garanta

6. Solicitudes de Cambio
Las solicitudes de cambio al plan para la direccin del proyecto, sus planes
subsidiarios y otros componentes pueden derivar del proceso Planificar las
Adquisiciones. Las solicitudes de cambio se procesan para su revisin y tratamiento
por medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.

Efectuar las Adquisiciones

Es el proceso que consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un

vendedor y adjudicar un contrato. En este proceso, el equipo recibir ofertas y
propuestas, y aplicar criterios de seleccin definidos previamente a fin de
seleccionar uno o ms vendedores que estn calificados para efectuar el trabajo y que
sean aceptables como tales.
 Efectuar las adquisiciones integra las siguientes secciones de ejecucin:

Entradas

Plan para la Direccin del Proyecto que describe cmo se gestionarn los procesos
de adquisicin, desde el desarrollo de la documentacin de la adquisicin hasta el
cierre del contrato.
Documentos de la Adquisicin
Criterios de Seleccin de Proveedores: pueden incluir informacin sobre las
habilidades requeridas del proveedor, sus capacidades, las fechas de entrega, el
costo del producto, el costo del ciclo de vida, la pericia tcnica y el enfoque con
respecto al contrato.
Lista de Vendedores Calificados: es una lista de los vendedores que han sido
preseleccionados en base a sus calificaciones y experiencia pasada, de modo que
las adquisiciones sean dirigidas slo a aquellos vendedores que estn en
condiciones de ejecutar cualquier tipo de contrato resultante.
Propuestas de los Vendedores, preparadas en respuesta a un paquete de
formularios de la adquisicin, conforman el conjunto de informaciones bsicas que
ser utilizado por un organismo de evaluacin a fin de seleccionar uno o ms
oferentes (vendedores).
Documentos del Proyecto como registro de riesgos y acuerdos contractuales
relacionados con los riesgos.
Decisiones de Hacer o Comprar
Acuerdos para Trabajar en Equipo
Cuando se implementa un acuerdo de equipo, los roles del comprador y del
vendedor ya habrn sido decididos por la direccin ejecutiva. El esfuerzo del
comprador y del vendedor en este proceso consiste en elaborar de manera conjunta un
enunciado del trabajo relativo a adquisiciones que cumpla con los requisitos del
proyecto. Las partes negociarn luego un contrato final que deber ser adjudicado.
Activos de los Procesos de la Organizacin que incluyen las listas de posibles
vendedores calificados previamente y la informacin relativa a las experiencias
pasadas pertinentes con los vendedores, tanto positiva como negativa.
Herramientas y Tcnicas

Conferencias de Oferentes
Denominadas a veces conferencias de contratistas, conferencias de proveedores o
conferencias previas a la licitacin son reuniones con todos los posibles vendedores y
compradores antes de la presentacin de ofertas o propuestas. Se las utiliza para
asegurar que todos los posibles vendedores comprendan de manera clara y uniforme
la necesidad de adquisicin (requisitos tcnicos y contractuales), y que ningn
oferente reciba tratamiento preferencial. Las respuestas a las preguntas pueden ser
incorporadas en los documentos de la adquisicin en forma de enmiendas. Para que
haya equidad, los compradores deben tener especial cuidado en asegurar que todos
los posibles vendedores escuchen cada una de las preguntas de los dems vendedores
potenciales particulares, as como cada respuesta proporcionada por el comprador.

Tcnicas de Evaluacin de Propuestas

Se definir un proceso formal de revisin de la evaluacin, de acuerdo con las
polticas de adquisicin del comprador. El comit de evaluacin realizar su
seleccin, que deber ser aprobada por la direccin antes de la adjudicacin.

Estimaciones Independientes
En el caso de muchos elementos de adquisicin, la organizacin compradora
puede elegir entre preparar su propia estimacin independiente o contratar los
servicios de un estimador profesional externo, a fin de servir como norma de
comparacin de las respuestas propuestas. En caso de que existan diferencias
considerables en las estimaciones de costos, esto podra ser un indicio de que el
enunciado del trabajo relativo a adquisiciones fue deficiente, ambiguo y/o que los
vendedores potenciales no interpretaron correctamente dicho enunciado o no
pudieron responder integralmente al mismo.

Juicio de Expertos
 El juicio de expertos puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los
vendedores. La evaluacin de las propuestas puede ser realizada por un equipo
multidisciplinario de revisin con experiencia en cada una de las reas cubiertas por
los documentos de la adquisicin y el contrato propuesto. Esto puede incluir
conocimientos especializados en disciplinas funcionales tales como la contratacin,
servicios legales, servicios financieros, contabilidad, ingeniera, diseo, investigacin,
desarrollo, ventas y fabricacin.
Publicidad
Las listas existentes de vendedores potenciales a menudo pueden ser ampliadas si
se colocan anuncios en publicaciones de amplia difusin, tales como peridicos
selectos, o en publicaciones profesionales especializadas. Algunas jurisdicciones
gubernamentales requieren la difusin pblica de ciertos tipos de artculos para
adquirir, mientras que la mayora exige la publicidad de los contratos
gubernamentales pendientes.
Bsqueda en Internet
Internet ejerce una influencia considerable en la mayora de las adquisiciones del
proyecto y en la cadena de suministro de las organizaciones. Mientras que muchos
artculos, componentes y elementos listos para vender pueden ser encontrados
rpidamente en Internet y adquiridos a un precio fijo, las adquisiciones de alto riesgo
y muy complejas que requieren un monitoreo de cerca no pueden obtenerse por este
medio.
Negociacin de Adquisiciones
Las negociaciones aclaran la estructura, los requisitos y otros trminos relativos a
las compras, para que se logre establecer un acuerdo mutuo antes de firmar el
contrato. El lenguaje contractual final refleja todos los acuerdos obtenidos. Los temas
cubiertos deberan incluir las responsabilidades, la autoridad de efectuar cambios, los
trminos y la legislacin aplicables, los enfoques tcnicos y de direccin comercial,
los derechos de propiedad exclusiva, el financiamiento del contrato, las soluciones
tcnicas, el cronograma general, los pagos y el precio. Las negociaciones se cierran
con un documento contractual que puede ser realizado por ambas partes, la
compradora y la vendedora.

Salidas

Vendedores Seleccionados
Los vendedores seleccionados son aquellos para los que, en funcin del resultado
de la evaluacin de la propuesta u oferta, se ha establecido que se encuentran en un
rango competitivo, y quienes han negociado un contrato preliminar que se convertir
en el contrato real cuando se formalice la adjudicacin.

Adjudicacin del Contrato de Adquisicin

A cada vendedor seleccionado se le adjudica un contrato de adquisicin. El
contrato puede tener la forma de una simple orden de compra o de un documento
complejo. Independientemente de la complejidad del documento, un contrato es un
acuerdo legal vinculante para las partes, que obliga al vendedor a proporcionar los
productos, servicios o resultados especificados, y al comprador a retribuir al
vendedor. Un contrato establece una relacin legal sujeta a resolucin en los
tribunales. Los principales componentes de un documento contractual varan, pero en
general incluyen, entre otros:

el enunciado del trabajo o los entregables

la lnea base del cronograma
los informes de desempeo
el perodo de ejecucin
los roles y las responsabilidades
el lugar de desempeo del vendedor
los precios
las condiciones de pago
el lugar de entrega
los criterios de inspeccin y aceptacin
las garantas
el soporte del producto
los lmites de responsabilidad
los honorarios y las retenciones
las sanciones
los incentivos
el seguro y las fianzas de ejecucin
 la aprobacin de los subcontratistas subordinados
el tratamiento de solicitudes de cambio
mecanismos de finalizacin y alternativas de resolucin de controversias. El mtodo
de alternativas de resolucin de controversias puede decidirse por anticipado como
parte de la adjudicacin de la adquisicin.

Calendarios de Recursos
Se documentan la cantidad y disponibilidad de los recursos contratados, as como
las fechas en las que cada recurso especfico puede estar activo u inactivo.

Solicitudes de Cambio
Las solicitudes de cambio al plan para la direccin del proyecto, sus planes
subsidiarios y otros componentes son procesadas para su anlisis y resolucin
mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios

Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

Entre los elementos del plan para la direccin del proyecto que pueden
actualizarse, se encuentran:

la lnea base de costo

la lnea base del alcance
la lnea base del cronograma
el plan de gestin de las adquisiciones

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto que incluyen:

la documentacin de requisitos
la documentacin relativa a la rastreabilidad de requisitos
el registro de riesgos
Administrar las Adquisiciones

Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar

el desempeo del contrato y efectuar cambios y correcciones segn sea necesario.
Tanto el comprador como el vendedor administran el contrato de adquisicin con
finalidades similares. Cada uno debe asegurar que ambas partes cumplan con sus
respectivas obligaciones contractuales y que sus propios derechos legales se
encuentren protegidos. El proceso Administrar las Adquisiciones garantiza que el
desempeo del vendedor satisfaga los requisitos de adquisicin y que el comprador
acte de conformidad con los trminos del contrato legal.

Los procesos de direccin de proyectos que se aplican incluyen, entre otros:

Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto para autorizar el trabajo del vendedor
en el momento oportuno.
Informar el Desempeo para monitorear el alcance, el costo, el cronograma y el
desempeo tcnico del contrato.
Realizar el Control de Calidad para inspeccionar y verificar la conformidad del
producto del vendedor.
Realizar el Control Integrado de Cambios para asegurar que los cambios sean
aprobados correctamente y que todas las personas que necesiten estar informadas de
dichos cambios efectivamente lo estn.
Monitorear y Controlar los Riesgos para asegurar que los riesgos sean mitigados.

Administrar las adquisiciones integra las siguientes secciones de ejecucin:

Entradas

1. Documentos de la Adquisicin que contienen registros completos de respaldo para

administrar los procesos de adquisicin. Esto incluye la adjudicacin del contrato
de adquisicin y el enunciado del trabajo.
2. Plan para la Direccin del Proyecto que describe cmo se gestionarn los
procesos de adquisicin, desde el desarrollo de la documentacin de la adquisicin
hasta el cierre del contrato.
3. Los Contratos
4. Informes de Desempeo que incluye:

La documentacin tcnica elaborada por el vendedor y otra informacin sobre los

entregables suministrada de conformidad con los trminos del contrato.

Los informes de desempeo del vendedor que indican qu entregables han sido
completados y cules no.

5. Solicitudes de Cambio Aprobadas que pueden incluir modificaciones a los

trminos y condiciones del contrato, incluyendo el enunciado del trabajo relativo a
 adquisiciones, los precios y la descripcin de los productos, servicios o resultados
que se suministrarn. Todos los cambios se documentan formalmente por escrito y
se aprueban antes de ser implementados.
6. Informacin sobre el Desempeo del Trabajo (o Rendimiento) que incluye el grado
de conformidad con las normas de calidad, los costos incurridos o comprometidos,
las facturas del vendedor pagadas, se recopila como parte de la ejecucin del
proyecto.

Herramientas y Tcnicas

Sistema de Control de Cambios del Contrato

Define el proceso por el cual la adquisicin puede ser modificada. Incluye los
formularios, los sistemas de rastreo, los procedimientos de resolucin de disputas y
los niveles de aprobacin necesarios para autorizar los cambios; y est integrado con
el sistema de control integrado de cambios.

Revisiones del Desempeo de las Adquisiciones

La revisin del desempeo de las adquisiciones es una revisin estructurada del
avance del vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del proyecto, dentro del
costo y en el plazo acordado, tomando el contrato como referencia. Puede incluir una
revisin de la documentacin elaborada por el vendedor y las inspecciones por parte
del comprador, as como auditoras de calidad realizadas durante la ejecucin del
trabajo por parte del vendedor.
El objetivo de una revisin del desempeo es identificar los xitos o fracasos en
cuanto al desempeo, el avance con respecto al enunciado del trabajo relativo a
adquisiciones y el incumplimiento del contrato, lo cual permite al comprador
cuantificar la capacidad o incapacidad demostrada por el vendedor para realizar el
trabajo. Dichas revisiones pueden tener lugar como parte de las revisiones del estado
del proyecto que podran incluir a proveedores clave.

Inspecciones y Auditoras
 Las inspecciones y auditoras solicitadas por el comprador y respaldadas por el
vendedor segn se especifica en el contrato de adquisicin pueden realizarse durante
la ejecucin del proyecto para verificar la conformidad de los procesos o entregables
del vendedor. Si el contrato lo autoriza, algunos equipos de inspeccin y auditora
pueden incorporar personal de adquisicin del comprador.

Informes de Desempeo (Rendimiento)

Los informes de desempeo proporcionan a la Direccin informacin sobre la
efectividad del vendedor en el logro de los objetivos contractuales.

Sistemas de Pago
Generalmente, los pagos al vendedor son procesados por el sistema de cuentas por
pagar del comprador luego de que una persona autorizada del equipo del proyecto
certifique que el trabajo es satisfactorio. Todos los pagos deben ser efectuados y
documentados en estricta observancia de los trminos del contrato.

Administracin de Reclamaciones
Los cambios impugnados y los cambios potencialmente constructivos son aquellos
cambios solicitados respecto de los cuales el comprador y el vendedor no pueden
llegar a un acuerdo sobre la compensacin por el cambio, o incluso sobre si un
cambio ha tenido lugar. Estos cambios impugnados se denominan tambin
reclamaciones, conflictos o apelaciones. Las reclamaciones son documentadas,
procesadas, monitoreadas y gestionadas a lo largo del ciclo de vida del contrato,
generalmente de conformidad con los trminos del mismo. Si las partes no resuelven
por s mismas una reclamacin, puede ser necesario gestionarla de acuerdo con los
procedimientos de resolucin alternativa de conflictos establecidos en el contrato. El
acuerdo de todas las reclamaciones y conflictos mediante la negociacin es el mtodo
preferido.

Sistema de Gestin de Registros

 Es utilizado por el director del proyecto para gestionar la documentacin y los
registros del contrato y de las adquisiciones. Est compuesto por un conjunto
especfico de procesos, funciones de control relacionadas y herramientas de
automatizacin que se consolidan y combinan en un todo, como parte del sistema de
informacin de la direccin del proyecto; ste contiene un registro recuperable de los
documentos contractuales y de la correspondencia.

Salidas

I. Documentacin de la Adquisicin que incluye, entre otros, el contrato de

adquisicin con todos los cronogramas de respaldo, los cambios al contrato no
aprobados y las solicitudes de cambio aprobadas. La documentacin del contrato
tambin incluye toda la documentacin tcnica elaborada por el vendedor y otra
informacin sobre el desempeo del trabajo, tal como los entregables, los informes
de desempeo del vendedor, garantas, los documentos financieros (incluyendo las
facturas y los registros de pago) y los resultados de las inspecciones relacionadas
con el contrato.

II. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Entre los elementos de los activos de los procesos de la organizacin que pueden
actualizarse, se encuentran:

Correspondencia.
Cronogramas y solicitudes de pago.
Documentacin sobre la evaluacin del desempeo del vendedor.

III. Solicitudes de Cambio

El proceso Administrar las Adquisiciones puede generar solicitudes de cambio al
plan para la direccin del proyecto, sus planes subsidiarios y otros componentes, tales
como la lnea base de costos, el cronograma del proyecto y el plan de gestin de las
adquisiciones. Las solicitudes de cambio se procesan para su revisin y aprobacin
por medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
 IV. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
Entre los elementos del plan para la direccin del proyecto que pueden
actualizarse, se encuentran:

El plan de gestin de las adquisiciones que se actualiza para reflejar las solicitudes
de cambio aprobadas que afectan la gestin de las adquisiciones, incluyendo los
impactos en los costos o los cronogramas.

La lnea base del cronograma. En el caso de que se produzcan retrasos que afecten
el desempeo general del proyecto, puede ser preciso actualizar la lnea base del
cronograma para reflejar las expectativas actuales.

Cerrar las Adquisiciones

Es el proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto e que implica verificar

que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables; actividades
administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros a fin
de reflejar los resultados finales y archivar dicha informacin para su uso en el futuro.
Cerrar las Adquisiciones aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del
mismo. Los trminos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos
especficos para el cierre del contrato.
Cerrar las adquisiciones integra las siguientes secciones de ejecucin

Entradas

Plan para la Direccin del Proyecto.

Documentacin de la Adquisicin: se recopila, clasifica y archiva toda la

documentacin de la adquisicin. Se cataloga la informacin del contrato relativa
al cronograma, al alcance, a la calidad y al desempeo de costos, junto con toda la
documentacin sobre cambios del contrato, registros de pago y resultados de las
inspecciones. Esta informacin puede ser utilizada para las lecciones aprendidas y
como base de evaluacin de contratistas para contratos futuros.
Herramientas y Tcnicas

A. Auditoras de la Adquisicin o revisin estructurada desde el proceso de

Planificar hasta el proceso de Administrar las Adquisiciones. El objetivo de una
auditora de la adquisicin es identificar los xitos y los fracasos que merecen ser
reconocidos en la preparacin o administracin de otros contratos de adquisicin
en el proyecto, o en otros proyectos dentro de la organizacin ejecutante.

B. Acuerdos Negociados
En toda relacin de adquisicin, el acuerdo definitivo y equitativo de todos los
asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a travs de la negociacin es un
objetivo fundamental. En los casos en que no es factible llegar a un acuerdo
mediante la negociacin directa, puede examinarse el empleo de algn mtodo
alternativo para la resolucin de conflictos, incluyendo la mediacin o el arbitraje.
Cuando todo recurso falla, iniciar un litigio en los tribunales es la opcin menos
deseable.

C. Sistema de Gestin de Registros.

Salidas

Adquisiciones Cerradas
El comprador, por lo general mediante su administrador de adquisiciones
autorizado, proporciona al vendedor una notificacin formal por escrito de que el
contrato ha sido completado. Habitualmente, los requisitos para el cierre formal de
la adquisicin se definen en los trminos y condiciones del contrato, y se incluyen
en el plan de gestin de las adquisiciones.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Entre los elementos de los activos de los procesos de la organizacin que pueden
actualizarse, se encuentran:

El archivo de la adquisicin. Se prepara un juego completo indexado de la

documentacin del contrato, incluyendo el contrato cerrado, para su incorporacin a
los archivos finales del proyecto.
 La aceptacin de los entregables. El comprador, por lo general mediante su
administrador de adquisiciones autorizado, proporciona al vendedor un aviso formal
por escrito de que los entregables han sido aceptados o rechazados. Por lo general, los
requisitos para la aceptacin formal de los entregables y la manera de abordar los
entregables que no cumplen con los requisitos se definen en el contrato.

La documentacin sobre lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas, las

experiencias vividas y las recomendaciones para la mejora del proceso deben ser
elaboradas para los archivos del proyecto a fin de mejorar las adquisiciones futuras.

CONCLUSIONES

El manejo de las compras en esta empresa es de suma importancia ya que de ah

depende el buen funcionamiento que se le d a todos los factores que intervienen para
la comercializacin, la empresa tiene la capacidad de proyectar muy bien las
necesidades de insumos y suministros para garantizar un excelente servicio y atencin
al usuario.

Cabe sealar tambin que el seguimiento y control es parte vital en el proceso de

compras, as como a planeacin y los indicadores los cuales hacen del rea de compras
un proceso ms efectivo.
 Asimismo la planeacin y programacin de compras sirve para: evitar demoras,
optimizar costos, controlar la calidad y los inventarios.
 BIBLIOGRAFA

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15)