MANUAL DE USUARIO

ADDON AFONE
MXICO

ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS

NDICE
Introduccin .................................................................................................................. 4
Funcionalidad ............................................................................................................... 5
Activos......................................................................................................................................5
Adiciones .................................................................................................................................5
Componentes..........................................................................................................................5
Parmetros...............................................................................................................................5
Grupos de Activos ..................................................................................................................5
Ubicaciones.............................................................................................................................5
Traslados de Activos...............................................................................................................5
Dar de baja un activo ............................................................................................................6
Integracin con Compras y Salidas de Inventario .............................................................6
Reportes ...................................................................................................................................6
Instalacin De Software................................................................................................ 7
Requerimientos........................................................................................................................7
SBO 2005 ................................................................................................................................................. 7
SBO 2007 ................................................................................................................................................. 7
SBO 8.8 .................................................................................................................................................... 7
Instalacin ...............................................................................................................................8
Esquema para la implantacin de AFOne .............................................................. 12
Esquema General .................................................................................................................12
Datos.......................................................................................................................................13
Carga Inicial ..........................................................................................................................15
Parmetros................................................................................................................... 18
ndices y Valores de Correccin en SBO ...........................................................................18
Cdigos de Transaccin ......................................................................................................19
Cuentas Contables a Utilizar................................................................................................20
Responsables de Activos Fijos (opcional) .........................................................................20
Grupos de Activo Fijo ...........................................................................................................21
Ubicaciones de Activos .......................................................................................................21
Parmetros Generales..........................................................................................................22
Operacin de AFOne ................................................................................................. 24
Maestro de Activos Fijos ......................................................................................................24
Datos Generales.................................................................................................................................. 24
 Tab Datos Iniciales............................................................................................................................... 25
Tab Depreciacin ............................................................................................................................... 26
Tab Finanzas ......................................................................................................................................... 26
Tab Adiciones / Mejoras..................................................................................................................... 27
Tab Actividad....................................................................................................................................... 28
Tab Saldo Anual .................................................................................................................................. 28
Ingreso de Activos ................................................................................................................29
Ingreso Directo..................................................................................................................................... 29
Ingreso por Factura de Proveedores ............................................................................................... 30
Ingreso por Salidas de Inventario ..................................................................................................... 31

Procesos....................................................................................................................... 32
Mejoras y Adiciones .............................................................................................................32
Dar de Baja ............................................................................................................................33
Traslado de Activos ..............................................................................................................35
Corregir y Depreciar .............................................................................................................36
Contabilizacin y Clculos........................................................................................ 37
Calculo de la Correccin ....................................................................................................37
Calculo de la Depreciacin ................................................................................................38
Contabilizacin .....................................................................................................................38
Reportes ....................................................................................................................... 39
Inicializacin de Reportes....................................................................................................39
Reportes .................................................................................................................................40
Listado de Activos Fijos....................................................................................................................... 41
Depreciacin Mensual ....................................................................................................................... 41
Resumen Depreciacin ..................................................................................................................... 42
Cuentas de Activos ............................................................................................................................ 42
Anlisis de Activos ............................................................................................................................... 43
Notas Contables de A.F. .................................................................................................................... 43
Depreciacin Futura........................................................................................................................... 44

Anexo1.- Ejemplos de Vouchers Generados ......................................................... 45

Correccin de Activos ....................................................................................................................... 45
Correccin de Depreciacin............................................................................................................ 45
Depreciacin de Activos ................................................................................................................... 46
Reversa Depreciacin de Activos.................................................................................................... 46

Anexo2. Ubicaciones de Activos.............................................................................. 47

Ciudades y Comunas......................................................................................................................... 47
Crear Ubicaciones .............................................................................................................................. 48

Anexo3. Creacin de Grupos de Activos ................................................................ 49

INTRODUCCIN
El activo fijo est formado por bienes tangibles que han sido adquiridos o construidos para
usarlos en el giro de la empresa, durante un perodo considerable de tiempo y sin el propsito
de venderlos.

La depreciacin es aquella proporcin del costo del activo fijo cargada a los resultados de un
perodo utilizando una metodologa sistemtica y peridica, de acuerdo a la mejor estimacin
posible del deterioro o uso del bien. Esto se refleja en:

Vida til

Monto Depreciable

Principios de contabilidad generalmente aceptados referentes a los activos fijos:

Los activos inmovilizados deben llevarse al costo de adquisicin o construccin histrico,

ms las revalorizaciones necesarias para reflejar cambios sustanciales en el poder
adquisitivo de la moneda. En todo caso deber castigarse en caso de prdida u
obsolescencia.
Vida til superior a un ao sin intencin de enajenarlos.
Deben contabilizarse reservas por depreciacin con el propsito de cargar a las
operaciones la inversin en activos depreciables durante el perodo de vida til de estos
activos.
La naturaleza y cuanta de los activos restringidos o gravados debe mostrarse en nota a
los estados financieros.
Debe existir uniformidad en el mtodo de depreciacin utilizados.
La correccin monetaria aplicada al rubro del activo fijo debe ser integral (Valor bruto y
Dep. Acumulada).

El AddOn de activo fijo permite ingresar y mantener la informacin referente a los activos Fijo
con que cuenta la empresa, de acuerdo a las exigencias legales, considerando la correccin
monetaria y su depreciacin.
FUNCIONALIDAD
Activos
Se maneja una depreciacin financiera, la cual ser registrada en la contabilidad, y en
forma paralela una depreciacin referencial que no es registrada en la contabilidad, pero
que si mantiene la informacin referente a la depreciacin y correccin. Cada una tiene
su propia vida til.
Se manejan nmeros de serie y comentarios por activo.
En finanzas se incorporan las cuentas contables de adquisicin de activos y gastos de
baja de activos.
Los activos pueden asociarse a proyectos y/o a centros de costos

Adiciones
Es posible incorporar adiciones o mejoras a los activos. Por ejemplo para una mquina
se le incorporan o activan los trabajos y materiales necesarios para dejarla en
funcionamiento durante el periodo de puesta en marcha. De esta forma el valor del
activo ser la suma del activo ms todos sus adiciones.

Componentes
Cada activo puede llevar un registro de los componentes que posee de manera
referencial. Por ejemplo un computador podra incluir componentes tales como la
pantalla, el mouse, la CPU. Esta informacin es referencial.

Parmetros
Es posible continuar corrigiendo monetariamente aquellos activos completamente
depreciados.
Existen dos formas de contabilizar la correccin y depreciacin de los activos fijos
Se pueden utilizar o no los proyectos definidos en SBO en el AddOn.
Se manejan los ndices definidos en SBO para corregir los activos y la depreciacin.

Grupos de Activos
Maneja las cuentas contables y los periodos de depreciacin de financiero y referencial.
Esta informacin se utiliza como base para la creacin de activos.

Ubicaciones
Ubicaciones referentes solo a los activos fijos.
Se pueden asociar socios de negocios a ubicaciones, por ejemplo en caso de arriendo de
activos fijos.
Se manejan ciudades y comunas para las ubicaciones.

Traslados de Activos
Se pueden trasladar activos de una ubicacin a otra, de esta forma es posible llevar un
registro de donde se encuentra cada activo y la bitcora de movimientos realizados.
Dar de baja un activo
Realiza el registro contable al dar de baja un activo, determinando valores en base a la
correccin y depreciacin del activo
Una vez dado de baja el activo no se procesa ms.
La parametrizacin de las cuentas contables en el AddOn indican en qu lugar de la
contabilidad se registra este evento.

Integracin con Compras y Salidas de Inventario

Los artculos SBO marcados como activo fijo no inventariables pueden ser ingresados
como activos fijos desde la factura de compras.
Los artculos SBO marcados como activo fijo inventariable pueden ser ingresados como
activos fijos desde una salida de inventario.
Se manejan artculos con nmero de serie.
La informacin relevante para activos fijos es cargada desde los documentos de SBO.

Reportes
Existe una serie de reportes que permiten filtrar y obtener la informacin bajo diversos
conceptos.
Los reportes entregados con el AddOn son modificables por el administrador.
INSTALACIN DE SOFTWARE
Requerimientos
SBO 2005
Microsoft Windows 2000 Server, 2003 Server, XP
Microsoft SQL Server 2000 2005
Microsoft .NET Framework 2.0
SAP Business One 2005A SP01 PL22 o superior

SBO 2007
Microsoft Windows 2000 Server, 2003 Server, 2008 Server, XP, Vista, 7
Microsoft SQL Server 2005 2008
Microsoft .NET Framework 2.0
SAP Business One 2007A SP00 PL35 o superior

SBO 8.8
Microsoft Windows 2003 Server, 2008 Server, XP, Vista, 7
Microsoft SQL Server 2005 2008
Microsoft .NET Framework 2.0
SAP Business One 8.8
Instalacin

Se distribuyen 2 archivos que son los que corresponden a la instalacin.

ActivoFijo2007.exe
ActivoFijo2007.ard (el nombre de archivo podra variar segn la versin)
0020170596ActF.lic (este archivo debe ser solicitado a VisualD)

El tercer archivo, corresponde al archivo de licencia. Este ltimo es necesario para la ejecucin
y funcionamiento del AddOn

La instalacin del AddOn, se realiza segn el procedimiento estndar de SAP Business One, el
cual se describe a continuacin en los siguientes pasos:

1. Registrar el AddOn AfOne en SBO

Men: Gestin add-ons Gestin de add-ons

 Al presionar el botn Registrar add-on, aparecer la siguiente pantalla:

Aqu se debe registrar el AddOn colocando la ruta en donde se encuentran nuestros

archivos de instalacin.

Una vez agregada la ruta, presionar el botn OK.

2. En la pantalla Gestin de add-ons, se deben marcar los parmetros

indicados para el AddOn.

Luego de dar las indicaciones, presionar el botn OK.

3. Una vez registrado el AddOn, se debe instalar en SBO

Men: Gestin add-ons Gestor de add-ons tab. Add-on pendientes

Seleccionar el AddOn pendiente y presionar el botn Instalar

Se abre el instalador del AddOn que es similar a cualquier otra instalacin de software.

Se deben seguir las indicaciones del instalador hasta que finalice.

Una vez finalizada la instalacin, se debe realizar un proceso en forma manual, que es
copiar el archivo de licencia en la carpeta donde qued instalado el AddOn.
Generalmente la ruta de esta carpeta es:

C:\Archivos de programa\SAP\SAP Business One\AddOns\VID\Activo Fijo

Despus de dejar el archivo de licencia en la carpeta correspondiente, el AddOn estar

listo para ser inicializado, como se muestra en la imagen:
4. Se debe acceder a SBO como manager, ya que este usuario es el nico que
permite la creacin de la estructura de datos.

La primera vez que se inicie el AddOn, se crear la estructura de datos, su avance se

indica en la parte inferior de la ventana de SBO. Se debe esperar a que la barra que
indica el avance de la instalacin finalice. Una vez terminada, confirme en SBO que se
ha modificado la estructura.

Se recomienda que la primera ejecucin sea realizada sin usuarios ejecutando SBO y
una vez creada la estructura de datos salir de SBO y reingresar.
ESQUEMA PARA LA IMPLANTACIN DE AFONE
Esquema General

En SBO se deben definir los siguientes conceptos y valores en forma previa a la parametrizacin
y uso de este AddOn:
1. ndices y valores de correccin en SBO
2. Cdigos de transaccin
3. Cuentas contables a utilizar
4. Responsables de los activos (opcional)

A continuacin se deben realizar las siguientes tareas directamente en el AddOn:

1. Parametrizacin de AFOne
2. Poblar el maestro de activos
3. Carga masiva de activos (opcional)
4. Parametrizar el uso de reportes

Finalmente las acciones a realizar:

1. Procesar activos
2. Ejecutar reportes
Datos
La carga inicial de datos se realiza a travs de la herramienta para la importacin de datos de
SQL Server, en el ejemplo siguiente se utiliza SQL Server 2005 o bien pueden ser ingresados a
travs de las pantallas provistas por el AddOn.

En caso de utilizar la carga masiva, revisar que los valores utilizados estn definidos
en los parmetros usados por el AFOne.

Los datos que se manejan para cada activo, estn detallados en la siguiente tabla, en ella se
indica si algn campo es opcional

Descripcin Campo Tipo Observaciones

Cdigo grupo de activos U_ItmGrpCd C(8) Grupo de activos, se define en el AddOn
Cdigo del articulo U_ItemCode C(20) Cdigo Artculo Asociado de SAP (opcional)
Descripcin del articulo U_ItemName C(100) Relacin con artculos de SBO (opcional)
Nmero nico factura U_InvNum Int Nmero de factura de compra asociada (opcional)
Fecha Factura U_InvDate Date Fecha real de factura de compra (opcional)
Lnea en factura U_InvLine Int Lnea Detalle de Factura Asociada (opcional)
Cdigo del activo U_ActCode C(20) Identificador nico de activo
Nombre del activo U_ActName C(100) Descripcin de activo
Numero de serie del activo U_ActSerNu C(32) Nmero de serie de activo (opcional)
Cuenta de activo fijo U_CtaActFi C(20) Ver identificacin de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode)
Cuenta correccin activo fijo U_CtaCorAF C(20) Ver identificacin de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode)
Cta correccin deprec. acum. U_CtaCorDA C(20) Ver identificacin de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode)
Cuenta depreciacin acumulada U_CtaDepAc C(20) Ver identificacin de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode)
Cuenta gastos de depreciacin U_CtaGasDe C(20) Ver identificacin de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode)
Cuenta de gasto de Baja U_CtaGasBj C(20) Ver identificacin de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode)
Ver identificacin de la cuenta en SBO.- Puede ser igual a
Cuenta adquisicin de activos U_CtaAdqAc C(20) Cuenta de activos
Ao inicial U_InitYear Int Ao de ingreso al AddOn
Periodo inicial U_InitPer Int Periodo de ingreso al AddOn
Cdigo ubicacin U_LocCode C(8) Cdigo ubicacin, se define en el AddOn
Descripcin ubicacin U_LocName C(100) Descripcin de la ubicacin, se define en el AddOn
Empleado U_U_EmpId C(11) Cdigo empleado, se define en el AddOn
Con depreciacin U_ConDepre C(1) Indica si debe depreciarse.- Valores: Y o N
Ao prximo proceso en AddOn (tab. Deprec.). En carga
Prximo ao U_NextYear Int masiva es mismo ao de ingreso
Periodo de prximo proceso en el AddOn. En carga masiva
Prximo periodo U_NextPer Int es mismo periodo de ingreso
Fecha ingreso U_InDate Date Fecha de ingreso al AddOn
Dado de baja U_DeBaja C(1) Indica si se ha dado de baja.- Valor: N
Fecha de baja U_BajaFec Date Fecha en que se dio de baja.- Nulo
Depr. Rever. al dar de baja U_ValBaja Float Valor de activo reversado al dar de baja.
Observaciones U_Comments C(254) Observaciones (opcional)
Vida til U_VidaUtil Int Periodos restantes por depreciar (tab. Depreciacin)
Valor remanente corregido a la fecha de ingreso (tab.
Valor actual U_CurVal Float Depreciacin)
Deprec. acum. a principios de ao U_DepAcum Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Depreciacin acumulada Nominal U_DepAcumN Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Adiciones anuales Corregidas U_AdicAnuC Float Adiciones anuales Corregidas.- Valor inicial 0
Correccin anual de activo U_CorAnuAc Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Correccin anual depreciacin U_CorAnuDe Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Depreciacin anual U_DepreAnu Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Periodos de vida til U_PerVidaU Int Vida til total del activo
Periodos Depreciados en el AddOn. Si el activo es nuevo
Periodos depreciados U_PerDepre Int este valor es 0
Periodos depreciados Ao U_PerDepYr Int Total de periodos depreciados en aos

Valor original corregido U_OriValCo Float Valor de compra corregido a la fecha de ingreso al sistema
Periodos deprec. originales U_OriPerDp Int Periodos ya depreciados al momento del ingreso
Depreciacin corregida a fecha de ingreso.- Si el activo es
Depreciacin original U_OriDepre Float nuevo valor es 0
Periodos referenciales restantes por depreciar (tab.
Vida til referencial U_VidaUtiR Int Depreciacin)
Valor ref. remanente corregido a la fecha de ingreso (tab.
Valor actual referencial U_CurValR Float Depreciacin)
Deprec. acum. Ref. a princ.de ao U_DepAcuR Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Depreciacin acum. Ref. Nomin. U_DepAcuRN Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Adiciones anual Correg Ref. U_AdicAnuR Float Adiciones anuales Corregidas.- Valor inicial 0
Corr. anual de activo Ref. U_CorAnuAR Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Corr. anual depre. Ref. U_CorAnuDR Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Deprec. anual referencial U_DepreAnR Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Per. de vida til referencial U_PerVidaR Int Vida til referencial total del activo
Periodos ref. Depreciados en el AddOn. Si el activo es
Per. Depreciados referencial U_PRrDepre Int nuevo este valor es 0
Per. Deprec. ao referencial U_PRrDepYr Int Total de periodos referenciales depreciados en aos
Valor de compra referencial corregido a la fecha de ingreso
Valor original corregido U_OriValCR Float al sistema
Periodos referenciales ya depreciados al momento de
Periodos deprec. originales U_OriPerDR Int ingreso
Depreciacin ref. corregida a fecha de ingreso.- Si el activo
Depreciacin original U_OriDeprR Float es nuevo valor es 0
Porcentaje residual U_PorResid Float Porcentaje residual una vez depreciado.- Normalmente 0
Fecha Original U_OriFec Date Fecha de compra (opcional)
Valor Original U_OriVal Float Valor de compra del activo
Cantidad U_Cantidad Float Cantidad de Artculos, sin utilidad en versin actual
Prximo ao depreciacin U_NxYrDepr Int Ao en que se realizar la primera Depreciacin.
Periodo de primera Depreciacin.- Normalmente mes
Prximo periodo depreciacin U_NxPrDepr Int siguiente al ingreso
Ley Bis33 (Solo Chile) U_Bis33 Float Valor calculado.- Valor inicial 0 (referencial)
Bis33 flag (Solo Chile) U_Bis33Flg C(1) Indica si esta afecto a la Ley Bis33.- Valores: Y o N
Factor Deprec. Acelerada U_FacDepAc Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Proyecto U_Project C(8) Proyecto en SBO (opcional)
Centro de costo U_ProfitCt C(8) Centro de Costos en SBO (opcional)
Carga Inicial
Para la primera carga de datos se puede utilizar la herramienta de importacin de datos de SQL
Server, para lo cual se debe seguir la siguiente secuencia:

1. Ingresar origen de datos

2. Si los datos provienen de una planilla en Excel, elegir Microsoft Excel y a continuacin la
ruta donde se encuentra la planilla

3. Presionar Siguiente
4. Indicar base de datos donde se desean cargar los datos

5. Presionar Siguiente
6. Seleccionar opcin: Copiar los datos de una o varias tablas o vistas

7. Presionar Siguiente
 8. Seleccionar la hoja de la planilla Excel que contiene los datos (presionar checkbox)

9. En la columna destino escoger tabla de activos (@VID_AFAS)

10. Presionar Siguiente
11. Presionar Finalizar

Nota: una vez realizada la carga masiva se debe ejecutar la siguiente opcin en SAP BO,

En SBO2005:
Gestin Utilidades Restablecer Restablecer fichero de numeracin

En SBO2007:
Men Ayuda Support Desk Restablecer Restablecer fichero de numeracin

Al ejecutar esta opcin se podrn ingresar activos en forma normal, en caso contrario el
sistema indicar que el activo ya existe.
PARMETROS
ndices y Valores de Correccin en SBO

Existen dos ndices necesarios para la ejecucin correcta de la depreciacin: IPC (ndice que
refleja la inflacin) y UTM (ndice utilizado para activos a afectos al Bis33 Chile).
IPC: Este ndice permite corregir el valor de un activo y su depreciacin de acuerdo a la
variacin de la inflacin. La forma en que debe expresarse es el de una serie, en la cual
se toma un valor de referencia y la inflacin se refleja con respecto a este valor. No se
debe ingresar la variacin porcentual del IPC, sino su ndice. Ver informacin de
ndices de precios o ndices de correccin en banco central o equivalente.

UTM: Funcionalidad para Chile (Solo Referencial). Los montos afectos al Bis33
estn limitados de acuerdo al valor de este indicador (Unidad Tributaria Mensual). Se
debe ingresar el valor mensual.

En SBO para definir los ndices ir a:

Gestin Definiciones Finanzas ndices

Para llenar los valores ir a:

Gestin Tipos de cambio e ndices

El sistema calcular el factor de correccin mensual, tomando el IPC del mes a corregir,
dividindolo por el mes anterior correspondiente menos 1. Este factor ser la base para el
clculo de la correccin monetaria de los activos y la correccin de la depreciacin acumulada.

Nota: El AddOn utiliza el ndice desfasado en un mes, por lo que para el ejemplo, se
ocupar el ndice creado como ICM (ndice de Correccin Monetaria)
Cdigos de Transaccin

Estos cdigos permiten que los registros en el diario, queden marcados de acuerdo a las
categoras definidas. Permitiendo realizar anlisis y revisiones sobre la contabilidad.

El AddOn requiere de tres cdigos (aunque estos cdigos de transaccin pueden ser el mismo):

Cdigo para correccin de activos

Cdigo para depreciacin de activos
Cdigo para correccin de depreciacin

Los cdigos en SBO de definen en:

Gestin Definiciones Finanzas Cdigos de transaccin
Cuentas Contables a Utilizar

En el plan de cuentas de SBO se deben definir las cuentas en las cuales se registrarn los
movimientos contables asociados a los activos.

Las cuentas contables que utiliza AFOne son las siguientes:

Nombre de Cuenta Descripcin Observaciones

Cuenta de Activos Fijos Activos Fijos

Cuenta Correccin de Efecto de la inflacin sobre los REPOMO (Resultado por

Activos Activos posicin Monetaria)
Cuenta Correccin Efecto de la inflacin sobre la
Depreciacin Acumulada Depreciacin Acumulada
Cuenta Depreciacin
Depreciacin Acumulada
Acumulada
Cuenta Gastos
Gastos de los Activos
Depreciacin
Valor remanente del Activo al ser
Cuenta Gastos de Baja
Dado de Baja
Cuenta Adquisicin de Activos Fijos actualizados o solo el Puede ser la misma cuenta
Activos valor de Adquisicin de los Activos que la de Activos Fijos

Para definir en SBO se debe ir a:

Finanzas Plan de cuentas

Responsables de Activos Fijos (opcional)

Permite asignar cada Activo a un responsable, esta persona se define en el maestro de

Empleados de SBO, en:
Recursos Humanos Datos maestro empleados
Grupos de Activo Fijo
Se definen de grupos con el fin de que activos de caractersticas similares sean depreciados en
base a un criterio comn. Esta ventana define las cuentas contables donde se registraran los
movimientos de los activos fijos y los periodos (meses) de vida til para todos los activos que
pertenecen al grupo. Ms informacin en Anexo3.
Las cuentas contables definidas en los grupos son opcionales, ya que las utilizadas en la
contabilidad, son las que se encuentran en cada Activo Fijo del tab. Finanzas.

Ubicaciones de Activos
Permite definir donde se encuentran ubicados los activos para realizar un seguimiento de ellos.
En base a estas ubicaciones es posible realizar el traslado de activos.
Es posible tambin asociar a las ubicaciones, un socio de negocios, esto permite identificar por
ejemplo, la ubicacin de activos en arriendo. Ms informacin en Anexo2.
Parmetros Generales

En estos parmetros se define la forma de operacin del AddOn

Comprobante correccin de activos: Tipo de comprobante que generar el sistema

en el momento de hacer la Correccin Monetaria de los Activos.
Comprobante deprec. activos: Tipo de comprobante que generar el sistema en el
momento de hacer la Depreciacin del Activo.
Comprobante correccin deprec.: Tipo de comprobante que generar el sistema en
el momento de hacer la Correccin de la Depreciacin.
Contabilizar por grupos: Este parmetro determina si la contabilizacin ser realizada
en base a un registro en el diario por activo o bien se agrupar el registro de acuerdo a
los grupos definidos.
ndice de precios (IPC): Determina el ndice utilizado para reajustar los valores de los
activos y su depreciacin. Ver ndices y valores de correccin en SBO o Se define al
nmero de decimales a utilizar y si estos sern redondeados o truncados
Da de contabilizacin: Los registros contables tendrn como fecha de contabilizacin
el mes en que se realiza el proceso y el da ser el indicado en este parmetro. En caso
que el da ingresado sea mayor al ltimo da del mes, se utilizar el da final del mes.
 Valor residual contable: Determina el valor contable de todos los activos cuyo valor
residual por efecto de la depreciacin sea 0.
Utilizar Bis 33: Funcionalidad para Chile (Solo Referencial). Especifica si se usar
o no la franquicia tributaria por la compra de activos fijos
o Porcentaje: indica el porcentaje afecto a la franquicia de los activos
o Tope UTM: indica el tope mximo de la franquicia
o ndice: especifica el ndice utilizado para expresar el tope UTM.
Adiciones aumentan vida til: Indica si las adiciones aumentan o no la vida til del
activo. Si es no, la columna de aumento de vida til en la pantalla de adiciones estar
bloqueada. Si se ha ingresado en las adiciones alguna que modifique la vida til, esta se
mantendr independiente del valor del parmetro.
Corregir activos totalmente depreciados: permite que los activos ya depreciados
continen siendo corregidos
Contabilizar Resultado por posicin Monetaria (REPOMO): Si marca esta opcin
la contabilizacin ser:
Correccin de activos contra Correccin depreciacin acumulada
En caso contrario ser:
Depreciacin acumulada contra Correccin depreciacin acumulada
Reversar Activos dados de Baja: Al marcar esta opcin, se realizara la reversa de las
cuentas, cuando se da de baja un Activo.
OPERACIN DE AFONE
Maestro de Activos Fijos
Se administran los Activos Fijos que posee la empresa.

Datos Generales
Activo Fijo: Identifica en forma nica al activo, se asocia tambin su descripcin en el
campo adjunto.
Grupo de Activo Fijo: (opcional) indica si el activo se asocia a algn grupo, en caso de
ser as se tomaran las cuentas contables del grupo y se ingresarn en el activo.
Nmero de Serie: Permite registrar el nmero de serie del activo fijo
Dado de Baja: Campo informativo, indica si ha sido dado de baja y la fecha en que
esto ocurri.
Fecha Ingreso: fecha en la cual quedar registrado el activo fijo. A partir de esta fecha
podr comenzar la correccin y depreciacin del activo.
Ao: El sistema automticamente asocia el ao de la fecha de ingreso del activo.
Perodo: El sistema automticamente asocia el perodo de ingreso del activo.
Periodos Vida til
o Financiero: Indica el periodo de vida del activo, incluye el aumento por efecto
de adiciones y/o mejoras.
o Referencial: Es el periodo de vida til utilizado para llevar una segunda
depreciacin, esta no ser contabilizada
Activar Depreciacin: Si se desactiva este indicador, al procesar solo se realizar la
correccin del valor del activo.
Afecto a Bis33: Funcionalidad para Chile (Solo Referencial). Registra si el activo
esta o no afecto a esta franquicia, para que opere debe tambin estar activa en los
parmetros.
Primera Depreciacin: Determina el primer periodo en que se realizar la primera
depreciacin. Esto es independiente del proceso de correccin que se efecta al
procesar los activos.
Empleado: Empleado al que se le asigna el activo.
Ubicacin: Ubicacin en que se encuentra el activo.
Tab Datos Iniciales
Valor compra: Indica el valor de adquisicin del activo.
Valor compra corregido: Representa el valor de compra corregido a la fecha de
ingreso del activo. En caso de ser un activo preexistente este valor es el original
corregido de acuerdo a la inflacin.
Fecha compra: Es la fecha de compra del activo
Valor residual %: Indica el valor residual expresado en porcentaje.
Periodos depreciados a fecha de ingreso: Numero de periodos ya depreciados.
Depreciacin corregida a fecha de ingreso: Es el monto total depreciado corregido
a la fecha de ingreso.
Tipo de artculo: Se pueden relacionar los activos con el maestro de artculos de SBO,
en esta versin esta relacin es solo informativa.
Fecha de factura de compra: La fecha de la factura de compra del activo
Nmero de factura: Nmero de la factura de compra.
Lnea en factura: Lnea en la factura de compra. Los tres ltimos valores son solo
informativos.

Nota: Los valores bajo el titulo Referencial son opcionales y representan los valores para
utilizar en la depreciacin referencial.
Tab Depreciacin
Entrega los valores actuales del activo indicando depreciacin, valor del activo, correcciones y
otros.

Tab Finanzas
En este Tab se definen las cuentas contables asociadas a cada activo fijo, si el activo pertenece
un grupo, aparecern las cuentas por defecto asociadas a dicho grupo.
Tambin es posible definir centros de costos y proyectos asociados a los activos, estos valores
sern utilizados en el momento de realizar la contabilizacin del activo.
Tab Adiciones / Mejoras
Indica las adiciones de activos.
Activo Adicionado: activo al que se desea adicionar al activo en consulta.
Valor: monto original de la adicin
Valor activo: valor que se suma al valor del activo.
Periodos adicionales: la nueva vida til que tendr el activo, ser el valor original mas
lo indicado en esta columna (esta opcin se define en Parmetros)

Los componentes son de carcter informativo y complementan la informacin del activo.

Tab Actividad
Muestra los valores mensuales de la depreciacin y la correccin de los activos.
Los valores representan la vida del activo fijo desde su ingreso al sistema.
El botn financiero indica los valores calculados y que sern contabilizados, el botn referencial
indica la vida de la depreciacin referencial.

Tab Saldo Anual

Esta opcin permite visualizar los valores de los activos a principio de ao y corresponden a la
depreciacin y correccin de activos del ejercicio.
Ingreso de Activos
Los activos pueden ser ingresados ya sea directamente en la pantalla de activos o bien a travs
de facturas de compra o salida de mercancas.

Ingreso Directo
Se realiza de forma estndar, teniendo abierto el Maestro de Activos Fijos y presionando sobre
el botn Crear de SBO.

Los datos obligatorios a ingresa son:

Cdigo Activo Fijo
Fecha de Ingreso
Vida til en Financiero y Referencial (en Referencial puede ser cero)
Valor de Compra
Valor de Compra Corregido en Financiero y Referencial
Periodos Depreciados Fecha de Ingreso
Si no se ingresa Grupo de Activos, se debern agregar las cuentas contables en forma
manual, en el Tab. Finanzas
Ingreso por Factura de Proveedores
Cuando un Activo es comprado a travs de SBO, el artculo debe estar parametrizado para ser
incorporado en el activo fijo. Para realizar esto, en la pantalla de Datos Maestros de Artculo
se debe indicar que es un Activo Fijo y que es un Artculo de Compra.

Al emitir la factura de compra en la parte inferior de la pantalla aparecer un botn Activo

Fijo, este nos permite abrir la pantalla de aceptacin de los activos comprados en el AddOn.
Ingreso por Salidas de Inventario
Para ingresar Activos a travs de Salidas de Inventario, el artculo debe estar parametrizado en
la pantalla Datos Maestros de Artculos como Activo Fijo y como Artculo de Inventario.

Al realizar una Salida de Inventario, aparecer el botn Activo Fijo en la parte inferior de la
ventana, similar a la Factura de Proveedores. Al presionar este botn, se abre la pantalla de
aceptacin de ingreso del o los Activos.

Para las Facturas de Proveedores y para las Salidas de Inventario, la identificacin por defecto
del Activo, est dada por la combinacin del tipo de documento + nmero de documento +
nmero de lnea, aunque esta puede ser modificada.

Vida til, valores y otros son tomados desde el documento original y de la relacin que existe
entre el grupo de Activos y el grupo de artculos, desde la pantalla de Grupos de Activo Fijo.
PROCESOS
Mejoras y Adiciones
Se pueden incorporar adiciones o mejoras a los activos, estas modifican el activo ya sea
aumentando su valor, aumentando su vida til o ambos.
Mediante esta opcin se pueden ingresar por ejemplo los costos incurridos en poner al
activo fijo en operacin.
Dar de Baja
Est opcin permite dar de baja un activo, marcndolo como dado de baja y registrando el
valor remanente actualizado en la cuenta contable de Activos dados de baja.

Un activo que est en esta situacin no ser corregido ni depreciado por el sistema.

Para poder Dar de Baja un Activo, este debe estar procesado y contabilizado en el sistema.

El activo queda marcado como dado de baja:

El asiento contable que realiza el proceso de baja, es el siguiente:
Traslado de Activos
Esta opcin permite realizar el traslado de activos de una ubicacin a otra, actualizando la
ubicacin del activo en el maestro de activo fijo.

Tambin es posible imprimir el documento de traslado en esta opcin.

Corregir y Depreciar
Mediante esta opcin se realizan los procesos de correccin, depreciacin y contabilizacin de
los Activos.

Los parmetros que utiliza son el ao y el periodo que se desea procesar.

Procesar: Esta opcin corrige y deprecia los activos fijos ingresados al sistema, es
decir, realizar automticamente las operaciones de corregir y depreciar tomando en
cuenta los datos ingresados en cada uno de los activos con el factor de inflacin
correspondiente.

Contabilizar: Este programa permite centralizar los vouchers generados en el proceso

de correccin y depreciacin de los Activos Fijos ingresados al sistema, tomando en
consideracin los datos ingresados en los maestros del men, y centralizando
contablemente en las cuentas indicadas. Estos movimientos se podrn ver en las
opciones referentes a vouchers contables. Este proceso debe ejecutarse una vez
corregido y depreciado los activos en la opcin Procesar.

Reversar: Esta opcin permite reversar movimientos realizados previamente. En caso

de estar contabilizados, se realizan los movimientos contables que reversan los vouchers
generados en el proceso Contabilizar.
CONTABILIZACIN Y CLCULOS
Los esquemas utilizados por AFOne son descritos a continuacin tanto en sus procesos de
clculo como los de contabilizacin.

Calculo de la Correccin
En primer lugar debemos conocer los ndices mensuales mediante los cuales iremos
actualizando los valores.
Ao Periodo ndices
2006 12 124,11
2007 1 124,23
2007 2 124,61
2007 3 124,40
2007 4 124,93
2007 5 125,65
2007 6 126,43
2007 7 127,61
2007 8 129,05
2007 9 130,45
2007 10 131,93
2007 11 132,34
2007 12 133,34

Un activo que es ingresado a AFOne por ejemplo el ao 2007 en el periodo 4 con un valor de
120.000 se corregir mensualmente de acuerdo con la siguiente tabla. La cantidad de decimales
utilizados en el clculo est dada por el parmetro Decimales en Parmetros Generales.

Ao Periodo ndices Valor Valor Corregido Frmula

2006 12 124,11
2007 1 124,23
2007 2 124,61
2007 3 124,40
2007 4 124,93 120.000 120.000
2007 5 125,65 120.692 120.000 * 125,65 / 124,93
2007 6 126,43 121.440 120.000 * 126,43 / 124,93
2007 7 127,61
2007 8 129,05
2007 9 130,45
2007 10 131,93
2007 11 132,34
2007 12 133,34
Calculo de la Depreciacin
La depreciacin se calcular mensualmente y la depreciacin del ejercicio (ao) anterior se
corregir de la misma manera en que se corrigen los activos.

El clculo mensual se realiza dividiendo el valor neto por la vida til remanente, sin embargo
para los periodos ya pasados se debe ajustar la depreciacin del ejercicio por efecto de la
correccin de los activos. El clculo de este valor es la resta entre la depreciacin calculada
como el valor neto dividido por la vida til remanente multiplicado por los periodos depreciados
del ejercicio.

Este nuevo valor se refleja en la actividad mensual como Corr. Dep. Mes o la correccin de la
depreciacin mensual.

Contabilizacin
Las contabilizaciones realizadas por el AddOn son las siguientes:

Activos Fijos contra Correccin de Activos

Correccin Depreciacin contra Depreciacin Acumulada
Depreciacin Acumulada contra Gastos Depreciacin

En caso que el chekbox Contabilizar Resultado por Posicin Monetaria este marcado, la
contabilizacin a realizar ser:

Activos Fijos contra Correccin de Activos (Repomo)

Correccin Depreciacin contra Correccin de Activos (Repomo)
Depreciacin Acumulada contra Gastos Depreciacin

Para ver ejemplos de los vouchers generados por el AddOn, dirjase al Anexo1
REPORTES
Inicializacin de Reportes
Antes de poder ejecutar los informes, estos deben ser activados previamente. Para activarlos se
debe acceder a la opcin:
Men Herramientas Extensin de Mens Setup Reportes

Aparecer la siguiente pantalla:

En ella se deben ingresar los siguientes parmetros:

Servidor: Se debe ingresar el nombre del servidor.

Usuario: Indica el usuario con acceso SQL Server.
Password: Es el password para acceder a SQL Server.
AppPath: Ruta en la que se pueden almacenar los reportes.
UsrAdm: Es el usuario SBO con autorizacin para administrar los reportes y realizar
modificaciones sobre ellos. Generalmente es Manager.

El Installation Number lo detecta automticamente y el resto de los valores son informativos.

Los reportes pueden ser almacenados en una carpeta especfica, para lo cual se encuentra el
parmetro AppPath en el que se debe indicar la ruta general de los archivos de reportes. Si
esta opcin queda en blanco, se utilizar la carpeta por defecto, que generalmente es
C:\Archivos\SAP\SAP Business One\AddOns\VID\Activo Fijo\Reports\
Reportes

Los reportes son filtrados a travs de una pantalla en la que se pueden elegir diversos criterios
de bsqueda. As por ejemplo, se pueden listar los Activos de una ubicacin determinada o los
Activos con un valor neto en determinado rango de precio, o los Activos de algn Centro de
Costo asociado, etc.
Listado de Activos Fijos
Este reporte entrega un listado ordenado con informacin tal como: Cdigo que se le asign al
Activo, Ao de ingreso, perodos de vida til, perodos por depreciar, etc.

Depreciacin Mensual
Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Cdigos de Activos con los valores depreciados por
mes para un ao especfico, si el ao est en blanco utiliza el ltimo ao procesado.
Resumen Depreciacin
Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Cdigos de Activos con los valores depreciados para
un ao especfico, si el ao est en blanco utiliza el ltimo ao procesado.

Cuentas de Activos
Entrega un listado ordenado por Cuentas contables y Cdigos de Activos con los valores utilizados en la
correccin de los activos.
Anlisis de Activos
Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Cdigos de Activos con los valores de los activos, su
depreciacin y su valor neto.

Notas Contables de A.F.

Entrega un listado ordenado por cuentas contables, indicando mes a mes los valores acumulados del ao
para los activos fijos, la depreciacin acumulada y la depreciacin del ejercicio.
Depreciacin Futura
Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Cdigos de Activos con los valores futuros a
depreciar agrupados por ao.
ANEXO1.- EJEMPLOS DE VOUCHERS GENERADOS
Correccin de Activos

Correccin de Depreciacin
Depreciacin de Activos

Reversa Depreciacin de Activos

ANEXO2. UBICACIONES DE ACTIVOS
Si se desean definir las ubicaciones con ciudades y/o comunas, estas deben ser definidas
previamente.

Ciudades y Comunas

Se deben definir las ciudades y comunas a utilizar en las ubicaciones a crear.

Crear Ubicaciones
Se deben crear de forma estndar presionando el botn de SBO e ingresar la informacin
correspondiente a la ubicacin.
ANEXO3. CREACIN DE GRUPOS DE ACTIVOS
Para crear nuevos Grupos de Activos, se debe realizar de forma estndar, presionando el botn
de SBO e ingresar los datos correspondiente al nuevo grupo, como el nombre del grupo, si
pertenece o no a algn grupo de artculos, la vida til financiera y referencial y por ltimo las
cuentas contables a utilizar, definidas previamente tambin en el men Finanzas Plan de
Cuentas.