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Procedimiento de
Control de Salidas No
Conformes
Fecha: 21/11/2017
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE SALIDAS NO CONFORMES
VAF-PR-001-UDES Versin: 06 Pgina: 2 de 12
SC-CER440961
1. PROPSITO
Establecer las directrices para identificar y controlar las fallas en los servicios no
conformes, para prevenir su entrega o uso inadecuado, as como tambin las
autoridades y responsabilidades relacionadas con su tratamiento en los diferentes
procesos y/o subprocesos que conforman el Sistema de Gestin de Calidad VAF1 SGC-
VAF.
2. ALCANCE
El procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que han
adoptado el Sistema de Gestin de la Calidad VAF, en los campus de Bucaramanga,
Ccuta y Valledupar.
3. RESPONSABLE
Todo el personal que integra los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF es
responsable por la aplicacin de este procedimiento; siendo el Coordinador de Calidad
el responsable de llevar el control de las no conformidades y salidas no conformes.
Los lderes de los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF, deben asegurar que las
salidas no conformes con los requisitos, se identifiquen y se controlen para prevenir
su uso o entrega no intencional. Se hace apertura de una Salida No Conforme (SNC),
cuando:
1
VAF, Vicerrectora Administrativa y Financiera
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4.1 DESCRIPCIN
Los lderes de los procesos y/o subprocesos, deben controlar el cumplimiento de los
requisitos establecidos, identificando aquellos productos o servicios que no cumplen,
con el fin de evitar su entrega final o uso no intencional por parte de los usuarios u
otras partes interesadas; aplica tambin para los servicios no conformes detectados
despus de la entrega, durante o despus de la provisin de los servicios; tambin se
debe considerar las acciones inmediatas a realizar cuando se materialice el riesgo
identificado en las actividades de los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF,
indicadas en la Tabla de Identificacin y Valoracin del Riesgo VAF-FT-029-UDES.
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Las acciones de contencin se toman cuando se detectan salidas que no cumplen con
lo especificado durante o despus de la provisin de los servicios, el cliente u otra
parte interesada reporta la no conformidad, o por reclamos o quejas recibidos de los
clientes u otras partes interesadas.
La accin de contencin es aquella tomada con el fin de evitar una afectacin mayor
al cliente. Se debe identificar el servicio no conforme y aplicar acciones de
contencin, mientras se analizan las causas de la no conformidad y se definen
acciones para evitar la recurrencia de la salida no conforme.
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5. FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DESCRIPCIN REGISTROS
Dependencia Cargo
INICIO
Se registra en el aplicativo de
administracin del SGC-VAF por el
mdulo Salidas No conformes,
Crear, el Producto o Servicio No
Registro en el aplicativo
una breve descripcin y anlisis de
lo encontrado, indicando
claramente la evidencia objetiva
que sustenta el PNC, adjuntando si
SGC-VAF
es posible el archivo que soporta
el registro.
Identificacin y
Si el producto o servicio No
registro de la
Conforme requiere una Accin, se
Salida No
marca Si en la opcin
Conforme
correspondiente, y se registra por
la opcin Abrir oportunidad de
mejora desde el mdulo de Salidas
No Conformes, para que el
aplicativo registre la incidencia en
el Mdulo Mejoramiento Continuo.
Lder del proceso y/o subproceso
opcin Tratamiento
tratamiento de la situacin de
forma inmediata. Las
correcciones pueden ser:
reproceso, reparacin, liberacin,
desecho o permiso de desviacin;
separacin, contencin,
Tratamiento de devolucin o suspensin de
la Salida No productos y servicios; informacin
conforme al cliente; obtencin de
autorizacin para su aceptacin
bajo concesin del cliente o
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autoridad dentro de la
organizacin.
Si la salida no conforme
corresponde a una nueva
ocurrencia, se aplica el
procedimiento ACPM, una vez
solucionada la salida no conforme.
Registro en el aplicativo
Todos los procesos y/o
subprocesos SGC-VAF
el aplicativo activa la opcin
Subproceso
electrnico indicando al
responsable del seguimiento que
ya puede realizar la verificacin de
la correccin aplicada.
Seguimiento de
la Salida No
Conforme
La Coordinacin de Calidad
Registro en el aplicativo
su conformidad. Debe registrar la
Opcin Seguimiento
verificacin realizada y adjuntar si
es posible el archivo respectivo
SGC - VAF
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Coordinacin de Calidad
Registro en el aplicativo
tiene estado Ejecutado, la
Coordinacin de Calidad realizar
No Conforme
el cierre de la salida No Conforme,
SGC-VAF
SGC-VAF
sealando el registro
correspondiente, Modificar y en la
opcin Estado de la Salida No
Cierre de la No conforme seleccionar Cerrado.
Conformidad y
Archivo
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6. DEFINICIONES
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REPROCESO: accin tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con
los requisitos. (3.6 Trminos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000).
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN
Liliana Naranjo
00 Versin Prueba 16/09/2013
Facilitadora SGC-VAF
Liliana Naranjo C.
Cambio responsables Patricia Pinzn B.
numeral 4.1.1/4.1.3 Amelia Gonzalez
Equipo Facilitador SGC-VAF
Incluye tipo de correcciones numeral
01 19/06/2014
4.3 Gloria Liliana Osorio A.
Representante de la Direccin.
Actualizacin Flujograma de acuerdo
a las modificaciones. Carmen Guerrero
Coordinadora Calidad SGC-VAF
Cambio formatos
VAF-FT-001-UDES
02 VAF-FT-002-UDES Esperanza Rojas 25/07/2014
Coordinadora Gestin Documental
Se elimina Pie de Pagina
Se detalla y profundiza la
descripcin de las siguientes
actividades del procedimiento:
Gloria Liliana Osorio A.
4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, 4.1.4 y 4.1.5.
Representante de la Direccin.
03 25/03/2015
Se eliminan los numerales 4.2, 4.3 y
Carmen Guerrero
4.4
Coordinadora Calidad
Reajuste del Flujograma.
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FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN
Se actualiza el flujograma.
Carmen E. Guerrero G.
05 28/09/2016
Coordinadora de Calidad SGC-VAF
Se actualiza el encabezado por
inclusin en el Logo institucional
de la mencin Vigilada
Mineducacin