Evaluacin

de proyectos
I. Para qu evaluamos?

Evaluacin
La evaluacin constituye una fase relevante del ciclo de un proyecto o programa, ya que a travs de ella damos seguimiento
y observamos si logramos o no nuestros objetivos, cmo se han realizado nuestras actividades y cul ha sido el impacto de
nuestra intervencin.

Hemos dicho anteriormente que todo proyecto cultural tiene un impacto en el medio y en los destinatarios a quienes est
dirigido, por este motivo resulta relevante que analicemos: cmo hemos cumplido nuestros propsitos?, cmo hemos
desarrollado las diversas fases del proyecto?, cules han sido las principales dificultades y aciertos de nuestro proyecto?,
cules son las principales consecuencias de la realizacin del proyecto en el medio cultural? La evaluacin si bien constitu-
ye una fase del proyecto, est presente de manera transversal en todo el ciclo.

Diseo y Formulacin Gestin de Recursos Produccin

Ciclo del
Proyecto

Evaluacin

1. QU ES LA EVALUACIN?
La evaluacin es un proceso continuo en un proyecto. Constituye un espacio de anlisis y reflexin de los objetivos que hemos
comprometido y la implementacin de las actividades del proyecto que nos han llevado o no a cumplir nuestros objetivos. El
anlisis se debe basar en informacin y datos recogidos en todas las fases del proyecto para valorar su cumplimiento e impacto.

La evaluacin tiene cuatro elementos fundamentales:

 1. QU ES LA EVALUACIN?
La evaluacin es un proceso con4nuo en un proyecto. Cons4tuye un espacio de
anlisis y reexin de los obje4vos que hemos comprome4do y la implementacin
de las ac4vidades del proyecto que nos han llevado o no a cumplir nuestros
obje4vos. El anlisis se debe basar en informacin y datos recogidos en todas las
fases del proyecto para valorar su cumplimiento e impacto.
La evaluacin 4ene cuatro elementos fundamentales:
Analiza el desarrollo de los obje>vos y ac>vidades que comprome>mos en la
elaboracin del proyecto. Se incluyen aqui todas las ac4vidades para el
cumplimiento de los obje4vos, de esta forma no slo se observan las ac4vidades
realizadas, sino tambin el cronograma del proyecto y los materiales y recursos
nancieros ges4onados y u4lizados.
Genera informacin de cada una de las etapas del proyecto. En el anlisis de las
diversas fases se extrae informacin necesaria como: cumplimiento de las
ac4vidades a travs de la revisin del cronograma del proyecto, ajustes
presupuestarios a travs del ujo de caja, desempeo del equipo y otros. Esta
informacin se extrae en cada una de las fases del proyecto y no slo al nal.
Valora cumplimientos. Cuando contamos con la informacin necesaria podemos
valorar cmo se desarroll el proyecto, se cumplieron los obje4vos?, se
desarrollaron las ac4vidades en el 4empo previsto?, dentro del equipo se
cumplieron las funciones y responsabilidades?, se ges4onaron los auspicios
necesarios?, se ajust el presupuesto a lo programado?, los des4natarios
respondieron a la convocatoria como esperbamos?, se difundio el proyecto
segn el plan realizado?
 Entrega recomendaciones para la toma de
decisiones. Por l4mo, toda la informacin y
valoracin que realizamos slo es importante
si realmente cumple la funcin de entregar
recomendaciones para tomar decisiones
respecto a ajustes a nuestro proyecto en una
nueva versin en diversas materias como:
mejorar el plan de difusin, redenir los
des4natarios, ajustar el presupuesto; o para
entregar informacin para el desarrollo de un
proyecto futuro.
 2. TIPOS DE EVALUACIN

Los 4pos de evaluacin:

De resultados: mide el cumplimiento de los obje4vos del proyecto ecacia, observa los resultados que se
propusieron al inicio de proyecto y nuevos resultados observados. Apoya la evolucin de los obje4vos
planteados y de la proyeccin futura de ellos.
De proceso: conoce y analiza el funcionamiento de los diversas etapas del ciclo del proyecto, el
cumplimiento del cronograma, del presupuesto, de los roles del equipo de trabajo, del plan de difusin y
otros componentes de todo el desarrollo del proyecto. Mide la eciencia del proyecto.
De impacto: observando los grandes logros del proyecto y los cambios que se producen en el medio, los
beneciarios, nuestra organizacin. Esta evaluacin permite observar y proyectar las consecuencias del
proyecto en el largo plazo.
Para esto se realiza la evaluacin de manera permanente, durante la implementacin del proyecto y cuando
ste naliza.
La evaluacin permanente se desarrolla en todos los ciclos del proyecto. A travs de sta se pueden
detectar problemas y generar soluciones, realizando un seguimiento permanente al cumplimiento de las
ac4vidades dentro del proyecto. Para esto es funda- mental realizar reuniones permanentes de equipo, para
detectar problemas, incumplimientos, o cambios necesarios al proyecto.
La evaluacin nal nos ayuda a detectar en qu medida se han logrado los obje4vos y si han funcionado
adecuadamente las diversas fases del proyecto (diseo, ejecucin, ges4n de los recursos y produccin).
Esta evaluacin se materializa a travs de un Informe Final, donde se muestran todos los resultados del
proyecto, dando a conocer al medio -beneciarios, futuros auspiciadores o patrocinadores- de manera
didc4ca, clara y estratgica los grandes logros y desarrollo del proyecto.
Ejemplo:

En el desarrollo de una muestra arWs4ca y cultural anual en
una comuna determinada podemos evaluar:
Deteccin de falencias y correccin de la marcha de la
muestra en cada ao (evaluacin permanente).
Resultados segn los obje4vos de cada muestra,
especialmente cuan4ta4vos y cualita4vos respecto a la
percepcin y grado de sa4sfaccin de los beneciarios
(evaluacin nal).
Cul es el impacto que ha producido en el medio cultural,
en la ciudad, en los creadores y el pblico el desarrollo de
esta muestra arWs4ca durante tres aos? Evaluar el
impacto slo es posible despus de un 4empo de realizado
el proyecto, teniendo claro el estado de situacin inicial del
entorno antes de realizar la muestra.
 3. QUIENES EVALAN?
La evaluacin puede ser realizada por el equipo humano que ha dirigido el
proyecto o por agentes externos. Esto depende de los obje4vos para los
cuales se realiza. Asimismo, los informen que se divulgan pueden ser
internos o externos y sus caracters4cas y contenidos dependern de los
lectores a los que estn dirigidos y la proyeccin del proyecto.
Cuando la evaluacin la realiza el equipo interno, sta se efecta desde
dentro, autoevaluacin. Para esto el equipo de trabajo va realizando un
seguimiento y evaluacin peridica de las acciones. La dicultad de la
autoevaluacin es que puede cons- truir una visin parcial, al ser el equipo
juez y parte de lo evaluado, lo que muchas veces diculta corregir y
realizar cambios al proyecto. Siendo ms simple y econmica, la
autoevaluacin es fcilmente realizable, pero debe ser planicada desde
el diseo del proyecto para captar la informacin necesaria para la toma
de decisiones en el proceso y nal del proyecto.
Cuando la evaluacin la realiza un agente externo, ste puede tener una
funcin de asesora, supervisin y control del proyecto. A travs de una
evaluacin externa se pueden entregar resultados ms ables, integrando
un rol de asesoramiento para la organizacin a cargo del proyecto. Las
dicultades de este 4po de evaluacin es que se puede percibir como algo
forneo, lo que puede entorpecer la implementacin de medidas de
correccin propuestas.
 II. Criterios metodolgicos y tcnicas

Dentro del proceso de evaluacin podemos dis4nguir dos partes: una cuan4ta4va y una cualita4va;
combinar ambas es bsico para conocer diversos aspectos del proyecto.
La evaluacin cuan4ta4va sera todo aquello que puede ser medido e incluye todo 4po de cuanWas:
can4dad de pblico asistente, medios de comunicacin que cubrieron el proyecto, costos
ges4onados con terceros, can4dad de ar4stas locales en el proyecto, etc.
La evaluacin cualita4va sera todo aquello que se evala va la percepcin de un determinado
tema. Incluye todos los aspectos relacionados con la opinin y percepcin de des4natarios/
beneciarios, evaluadores expertos, medios de comunicacin, y otros.
Para evaluar necesitamos criterios que nos permitan visualizar los alcances que tendrn los
resultados que se obtendrn, aplicando las tcnicas necesarias para:
Evaluacin de ecacia: que observar en qu medida se han logrado los obje4vos del proyecto.
Evaluacin de eciencia: que observa la relacin entre el logro de los obje4vos y los recursos
involucrados en el desarrollo del proyecto.
Evaluacin de impacto: que busca describir las consecuencias para el medio cultural -entorno y
beneciarios de la realiza- cin del proyecto en el mediano y largo plazo, evaluando su
con4nuidad.
Evaluacin de sostenibilidad: que busca comprender los alcances futuros del proyecto y cmo ste
puede mantener y mejorar sus obje4vos a futuro, tomando en cuenta las capacidades de ges4n
interna y el impacto en el medio.
 Ejemplo:

Para la evaluacin de nuestro proyecto podemos trabajar con algunos de
estos criterios, que se ajusten a lo que buscamos como equipo.
En la muestra arWs4ca y cultural en nuestra comuna que se realiza por tres
aos consecu4vos podemos denir los siguientes criterios de evaluacin:
Ecacia: logro de los obje4vos de la muestra.
Eciencia: op4mizacin del uso de los recursos humanos, materiales o
tcnicos y nancieros.
Impacto: a los tres aos evaluaremos el impacto de la nalidad que
persigue la muestra, como la dinamizacin del medio cultural, desarrollo
de la creacin, desarrollo de pblico, entre otras.
Sostenibilidad: cmo se proyecta sostener la muestra en trminos de
ges4n de recursos, diversicando fuentes de nanciamiento para
mejorar el nivel de aporte a la creacin y desarrollo de pblicos.
 Herramientas
La opinin de los agentes relevantes y la informacin y datos vlidos para evaluar el proyecto y
contrastar los indicadores que nos plateamos como desa\os, se puede obtener a travs de algunas
de las siguientes herramientas o tcnicas:
Registros: datos o estads4cas existentes del medio sobre el cual ha querido actuar el proyecto (ver
los datos u4lizados en la jus4cacin del proyecto).
Mediaciones: talonarios de ventas de entradas, vales o boletas de ingresos y gastos, conteo de
asistentes.
Encuestas o Cues4onarios: buscan conocer la opinin de los agentes relevantes del proyecto a
travs de preguntas apli- cadas de manera personal o virtual. Se u4liza una muestra de agentes
relevantes, obteniendo a travs de la encuesta o
cues4onario,
informacin cualita4va y cuan4ta4va. Para desarrollar una encuesta hay que contar con la asesora
de profesionales
expertos.
Entrevistas: se conoce la opinin de los agentes relevantes de forma directa y extensa. Conocer
especialmente elementos
de primera fuente sobre el impacto del proyecto, la opinin de beneciarios y/o agentes de apoyo,
nos permi4ra redirec-
cionar obje4vos o estrategias de manera rpida.
Focus Group: sirve para conocer la opinin, percepcin y posicionamiento del proyecto en un
grupo obje4vo determinado.
Para esto se debe contar con el apoyo de expertos que guen la conversacin grupal para obtener
la informacin que se requiere.
 2. INDICADORES

Para conocer la situacin detallada de las dis4ntas fases del proyecto, es necesario
que el equipo y/o director del proyecto dena indicadores al inicio del proyecto
segn los obje4vos y criterios de evaluacin que perseguimos.
Los indicadores dan informacin precisa de cada fase, comparando sus resultados
en el 4empo de ejecucin del proyecto, y especialmente al nal respecto del
estado programado inicialmente.
Sus caracters4cas son:
Fijados en la etapa de diseo y formulacin del proyecto.
Ligados a los obje4vos especcos que nos hemos trazado.
Conocidos por todo el equipo de trabajo.
Comprobables a travs de medios de vericacin previstos en el diseo.
Perdurables para ir observando su evolucin en el 4empo.
Comparables, para observar indicadores de otros proyectos.
Para construirlos podemos tomar en cuenta las siguientes recomendaciones.
 Conocidos por todo el equipo de trabajo.
Comprobables a travs de medios de verificacin previstos en el diseo.
Perdurables para ir observando su evolucin en el tiempo.

Indicadores
Comparables, para observar indicadores de otros proyectos.

Para construirlos podemos tomar en cuenta las siguientes recomendaciones.

Principales caractersticas para la definicin de buenos indicadores27:

Validez El indicador debe hacer referencia a aquello que realmente procura emdir o apreciar.
Ante diferentes mediciones o recolecciones efectuadas en las mismas circunstancias en las mismas po-
Confiabilidad blaciones y al mismo tiempo, el valor del indicador ser el mismo. En le caso de indicadores cualitativos,
expresados verbalmente, dicha expresin verbal preservar el sentido de lo declarado, no lo distorsionar.
Especificidad Debe ref lejar slo los cambios en la cuestin o facto de anlisis, y no en otros.
Debe ser capaz de registrar los cambios que se producen en la cuestin o factor de anlisis, por ms leves
Sensibilidad
que sean.
Representatividad Cubre todas las cuestiones y los individuos que se espera cubrir.
Claridad Debe ser simple y fcil de interpretar, no ambiguo.
Accesibilidad Los datos a recoger para su interpretacin deben ser de fcil disponibilidad.
Los usuarios deben percibir la utilidad del indicador como un marcador de progreso hacia los objetivos
Utilidad
o de logro de resultados intermedios o finales.
Tanto la recoleccin de la informacin como su procesamiento y difusin resguardarn los derechos de
tica
las personas al anonimato y a elegir si dar o no la informacin (consentimiento informado).
Sinergia El indicador podr especificar o referirse a ms de una variable al mismo tiempo.
La recoleccin de la informacin y el procesamiento posterior es razonable y posible en funcin del pre-
Costo
supuesto disponible y la utilidad esperada (as como su sinergia).
Replicabilidad No es nico para un proyecto, sino que puede ser til para otros proyectos en otras localizaciones.

Para poder utilizar la informacin que emane de la evaluacin de indicadores es necesario definir para cada uno:
 Ejemplo:

En la realizacin de una muestra arWs4ca y cultural en
espacios pblicos en nuestra comuna podemos denir los
siguientes indicadores segn las ac4vidades planicadas.
Ac>vidades
Denicin de >po de ac>vidades
Obje4vo del indicador
Indicador
Meta deseada
Frmula de calco
Medio de vericacin
Resultado del indicador
Denir ac4vidades que se van a realizar
 Denir contenidos de las muestras Denir lugares para su
realizacin Conrmar ar4stas
Ges>n de recursos
Ges4onar canje de espacios publicitarios con medios de
comunicacin Ges4onar auspicios con empresas de la comuna
Campaa de difusin
Diseo de material de aches y volantes y pendones
Impresin de aches volantes y pendones
Distribucin de material impreso
Envo de invitaciones a red de organizaciones y creadores de la
comuna Realizar difusin en medios de comunicacin
Realizacin de la muestra
Instalacin de equipamiento
Coordinacin de equipos de produccin, tramoyas, limpieza, etc.
Evaluacin de los resultados
Elaboracin de informe por parte de encargados de cada rea de la
muestra Reunin de evaluacin con equipo de produccin de la
muestra Realizacin de informe nal de evaluacin
 Envo de invitaciones a red de organizaciones y creadores de la comuna
Realizar difusin en medios de comunicacin
- Realizacin de la muestra

Indicadores ejemplo
Instalacin de equipamiento
Coordinacin de equipos de produccin, tramoyas, limpieza, etc.
- Evaluacin de los resultados
Elaboracin de informe por parte de encargados de cada rea de la muestra
Reunin de evaluacin con equipo de produccin de la muestra
Realizacin de informe final de evaluacin
Indicadores

Objetivo del
indicador
Indicador Meta deseada Frmula de calco
Medio de
verificacin
Resultado del
indicador
N de notas
de difusin en
Lograr un alto % de notas de
60% de las notas la prensa de
porcentaje de difusin en Registro de prensa
de difusin de la distribucin
difusin de la la prensa de de circulacin 50%
muestra en prensa nacional (8)/N de
muestra en la distribucin nacional.
nacional. notas de difusin
prensa nacional. nacional.
en la prensa local y
nacional (16)

Este indicador permitir evaluar el posicionamiento de la Muestra en el medio nacional y la elaboracin de acciones que
segn los resultados, generen estrategias de continuidad o reforma.

Es importante definir para cada proyecto un nmero acotado de indicadores que permitan hacer un seguimiento de los obje-
tivos ms importantes del proyecto, y de esta forma integrar desde el diseo las necesidades de informacin y datos para ob-
tener los medios de verificacin que permitan evaluar los indicadores y visualizar el proyecto en un mediano y largo plazo.

Para finalizar: