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COD:MDSAO13000
ASM – Servizio Professioni Sanitarie . Stesura a cura di: Dott.ssa Chiara Gentile 1
Matera 26/07/2010 La riproduzione è consentita citando la fonte e la bibliografia.
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INDICE
1. PREMESSA ................................................................................................3
2. DEFINIZIONE DI PROCEDURA TECNICO-PROFESSIONALE .................................. 4
3. CRITERI DI BUONA QUALITA’ DELLE PROCEDURE ....................................6
4. MODALITA' DI ELABORAZIONE DI UNA PROCEDURA .............................. 13
4.1 Format della documentazione ................................................................ 14
4.2 Realizzazione di una Procedura ............................................................. 16
4.3 I contenuti di una Procedura .................................................................. 21
5. STESURA DELLE ISTRUZIONI OPERATIVE ............................................... 24
6. CONSERVAZIONE E DISTRIBUZIONE DEI DOCUMENTI ....................................... 26
7. GLOSSARIO..................................................................................................................................... 27
7. BIBLIOGRAFIA.............................................................................................................................. 37
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1. PREMESSA
Alla luce di quanto sopra si è ritenuto utile fornire delle istruzioni essenziali per
compiere un percorso corretto nella redazione e gestione di una procedura, dal
momento in cui si è individuato il bisogno di elaborarla.
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Procedura
“Modalità definite per eseguire un’attività o serie di attività e comunicazioni, tra
loro interrelate, per portare a compimento un servizio per il cliente/utente. Una
procedura deve esprimere chi fa, cosa fa, come è fatto, dove, quando, perché
e chi ne è responsabile”. (Acrreditamento, Certificazione ISO 9001/2000, Eccellenza)
Il termine procedura non indica tutto ciò che invece viene descritto con i
termini:
⇒ Protocollo
⇒ Istruzione operativa
⇒ Linea guida
⇒ Profilo assistenziale
⇒ Regolamenti
Protocollo
“Schema predefinito, localmente concordato, di comportamento ottimale
secondo ragioni, vincoli, obiettivi delle attività in oggetto”. (Acrreditamento,
Certificazione ISO 9001/2000, Eccellenza)
Istruzioni operative
“Disposizione che stabilisce un’azione da compiere o precisa il modo con cui
svolgere un’attività. E’ un documento sintetico e descrittivo, di facile
interpretazione che specifica le varie fasi di uno schema di flusso quando
l’attività (o il “servizio”) da fornire richiede maggiori informazioni o quando sia
necessario trasferire know-how mediante note ed avvertimenti”.
(Acrreditamento, Certificazione ISO 9001/2000, Eccellenza)
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Sono basate sul consenso delle specialità interessate, sulle evidenze cliniche e
tendono, oltre che a garantire l’ appropriatezza, anche al contenimento dei
costi degli interventi e ad arrecare il minor disagio possibile al paziente.
Regolamenti
“Definisce le modalità i comportamento o successione di azioni, definite da
regolamenti formali o dalla normativa che devono essere sistematicamente
ottemperate”. (Acrreditamento, Certificazione ISO 9001/2000, Eccellenza)
Sono atti di ufficio che contribuiscono alla normazione di un’ organizzazione.
Quasi sempre includono i principi ispiratori della struttura, la definizione della
sua politica ed i riferimenti normativi. A corredo della parte riguardante la
pianificazione delle attività e gli obiettivi, possono essere descritti l’organico,
l’organigramma e l’attribuzione delle responsabilità.
Possono essere redatti dai vertici della struttura e diffusi in versione anche
fortemente vincolante in modo tale che le deviazioni dei singoli dalla norme in
esso contenute possono dar luogo a sanzioni di tipo disciplinare.
In altri casi il loro scopo è di regolare i rapporti all’interno e/o con le interfacce
dell’organizzazione in modo da rendere i processi gestionali più coerenti con il
mandato e le disposizioni normative ed i processi tecnico professionali più
efficienti e adeguati alle risorse assegnate.
All’interno dei regolamenti possono essere allegate delle procedure gestionali.
Ad esempio, per quanto concerne la gestione della documentazione, è
sicuramente necessaria una procedura che dia precise regole sulla
registrazione, consultazione e conservazione della documentazione formale
della struttura e che abbia tra gli obiettivi quello di dare la possibilità a tutti gli
aventi diritto di accedere alle informazioni di cui in quel momento c’è necessità.
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Modalità definite per eseguire un’attività o serie di attività e comunicazioni, tra loro interrelate, per
portare a compimento un servizio per il cliente/utente. Una procedura deve esprimere chi fa, cosa fa,
come è fatto, dove, quando, perché e chi ne è responsabile.
• P - Plan. Programmazione.
• D - Do. Esecuzione del programma,
dapprima in contesti circoscritti.
• C - Check. Test e controllo, studio e
raccolta dei risultati e dei feedback.
• A - Act. Azione per rendere
definitivo e/o migliorare il processo.
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Campo di applicazione
• Dove e quando si applica la procedura.
Riferimenti
• Specificare i riferimenti ad altra documentazione (altre procedure, modulistica
di registrazione).
• Indicare normative o altri documenti di riferimento (ad esempio : linee guida
professionali).
Definizioni
• Chiarimenti rispetto a tecnologie particolari, acronimi o abbreviazioni.
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Una struttura che sia orientata alla qualità dovrebbe disporre di una “mappa”
dei principali processi e di un set di indicatori adeguati per il loro costante
monitoraggio.
La “mappa” consiste in una ricognizione puntuale di tutte le attività svolte che
parte da quelle complesse (macro attività) e progressivamente raggiunge livelli
di dettaglio sempre più specifici con l’individuazione delle linee di attività, delle
singole attività e dei compiti professionali.
Innanzitutto è importante stabilire il criterio logico con il quale suddividere le
macro-attività, esso può rispondere a diverse esigenze:
- facilità di lettura
- completezza dei processi individuati all’interno di ogni macro-attività
- eventuale corrispondenza con aree funzionali interne alla struttura
- eventuale corrispondenza con le macro attività già contenute nel mandato
eventuale corrispondenza a caratteristiche degli utenti ai quali si rivolge la
struttura (fasce di età, o tipo di patologie ecc.)
In questo modo è possibile stabilire una master list di processi per quali
sarebbe opportuno costruire delle procedure.
particolare processo, sia nei termini di “buone pratiche, che Evidance Based
Nursing, Evidance Based Riabilitation sia in riferimento a Protocolli e linee
guida esistenti.
Da ultimo, ma da non tralasciare mai per l’importanza che ha, la raccolta di
informazioni sul campo. Questo è un ottimo presupposto per garantire la
successiva condivisione della nascitura procedura.
Al termine della raccolta di informazioni, il gruppo che dovrà affrontare la
redazione della procedura ha il compito di:
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e) La stesura
Solitamente la stesura di una procedura viene effettuata da un piccolo gruppo
di professionisti, spesso di diverso profilo professionale. Di conseguenza lo
sforzo che si richiede al gruppo è quello di riuscire, per quanto possibile, a
trovare consenso su una pratica comune che poi diventerà procedura scritta.
La condivisione rappresenta l’aspetto più critico nella stesura della procedura,
ma anche l’elemento che ne garantisce di più l’applicazione, l’efficacia e la
stabilità. Di norma il Responsabile della struttura non ha la possibilità di
elaborare in proprio una procedura senza il valido e costruttivo sostegno di
tutte le parti interessate. Ed è anche importante redigere e conservare una
serie di verbali di riunioni o di documenti paralleli che dimostrino chiaramente
che l’elaborazione è avvenuta con la più ampia partecipazione possibile. Questa
accortezza riduce il rischio che, successivamente alla sua diffusione, si creino
conflitti tra gli operatori o tra questi e la leadership.
f) La verifica
A garanzia della correttezza e dell’ adeguatezza, prima della sua diffusione, la
procedura deve essere verificata dal Responsabile delle Procedure e delle
Istruzioni operative, individuato dal Responsabile del Servizio delle Professioni
Sanitarie.
La verifica consiste nel confrontare la procedura redatta con una serie di
parametri che ne convalidino la stesura e nel valutarne la coerenza con altri
documenti, quindi essa :
- deve essere coerente con l’obiettivo che si prefigge
- deve essere sovrapponibile al processo tecnico professionale che intende
descrivere
- deve indicare chiaramente le responsabilità singole per ogni sequenza del
processo
- deve indicare chiaramente le ragioni della sua costruzione, il suo scopo e il
campo di applicazione
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g) L’approvazione e la diffusione
A seguito della verifica della procedura la stessa viene trasmessa al
responsabile della sua approvazione. Questi, che corrisponde al responsabile
del Servizio delle Professioni Sanitarie, il quale ha il compito di esaminare il
contenuto in tutte le sue parti e di valutare se le modalità operative proposte
siano appropriate e coerenti con il mandato, le risorse, gli obiettivi generali e la
pianificazione corrente delle attività di quella determinata struttura.
La valutazione ai fini dell’ approvazione può anche riguardare la onerosità della
procedura in termini di risorse aggiuntive (tecnologiche e/o umane) necessarie
alla sua applicazione, se richieste.
L’atto di approvazione rappresenta inoltre la conferma che la procedura può
essere applicata esclusivamente nel settore indicato come “Campo di
applicazione”.
Se la procedura non venisse approvata può essere o immediatamente
eliminata o rinviata per eventuali correzioni.
h) Il monitoraggio e la revisione
Il monitoraggio dell’implementazione di una procedura deve tener conto di
alcuni parametri tra i quali:
• completezza delle informazioni fornite
• chiarezza delle azioni necessarie e delle responsabilità attribuite
• correttezza delle successione delle azioni
• applicabilità (in quanto tiene conto delle risorse disponibili e del contesto
dato)
• Reperibilità o disponibilità alla consultazione
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PROCEDURA
Cod. IOSAS
TITOLO
Elenco emissioni/approvazioni/revisioni
Autorizzazioni
Rev.
Redazione Verifica Approvazione
Dirigenti Servizio
Data Data Resp. Procedure Data Professioni Sanitarie
Nome di chi ha
0.0 ed Istruzioni Dott. V. Petrara
redatto
Operative Dott.ssa V Saponaro
Distribuzione:
Note:
La responsabilità dell’eliminazione delle copie obsolete dell’istruzione operativa è dei destinatari di questa
documentazione
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All’interno
In Intestazione:
TIPOLOGIA DI DOCUMENTO:
PROCEDURAO ISTRUZIONE COD:IOSAS
OPERATIVA
REV. 0.0
TITOLO Pagina 15/
SOMMARIO
1. SCOPO/OBIETTIVO
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
3. RIFERIMENTI NORMATIVI E DOCUMENTALI
4. ABBREVIAZIONI, DEFINIZIONI E TERMINOLOGIA
5. MATRICE DELLE RESPONSABILITÀ
6. PROCESSO/MODALITÀ OPERATIVE
7. ALLEGATI
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C. CAMPO DI APPLICAZIONE
a. dove e quando si applica la procedura
DEFINIZIONI E TERMINOLOGIA
Attività
Descrizione attività 1 C R C R R C C R R
Descrizione attività 2
Descrizione attività 3
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Attivitàspecifica
Attività specifica
Decisione
Documento
Decisione
Flusso di processo
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In questo modo:
• ognuno potrà ricevere solo l'informazione che gli è effettivamente necessaria
e concentrarsi su questa;
• sarà possibile aggiornare solo i documenti interessati da eventuali
cambiamenti delle modalità operative dell'organizzazione.
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Nella raccolta dei dati diventa necessario, al fine di evitare errori e dare
un'interpretazione personale (soggettiva) delle informazioni raccolte,
focalizzarsi sulla raccolta accurata, cioè ad un basso livello di astrazione, di
tutti i dettagli del processo descritto.
Le classiche domande CHI, A CHI, DA CHI, COSA, COME, QUANDO, DOVE
possono sicuramente aiutare a raccogliere tutti gli elementi utili.
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Per ogni fase del processo, la raccolta di informazioni non potrà essere
considerata terminata sino a che per ogni attività non sia stato chiarito:
• chi svolge un ruolo (attivo o passivo);
• come deve essere eseguita l'attività;
• quali strumenti devono essere utilizzati;
• se e dove è possibile ritrovare traccia della corretta esecuzione dell'attività .
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ISTRUZIONE OPERATIVA
Disposizione che stabilisce un’azione da compiere o precisa il modo con cui svolgere un’attività. E’ un documento
sintetico e descrittivo, di facile interpretazione che specifica le varie fasi di uno schema di flusso quando l’attività
(o il “servizio”) da fornire richiede maggiori informazioni o quando sia necessario trasferire know-how mediante
note ed avvertimenti
(Acrreditamento, Certificazione ISO 9001/2000, Eccellenza)
Per stendere una Istruzione Operativa occorre seguire il seguente modello che
esplicita il contenuto dell’Istruzione Operativa stessa:
⇒ CAMPO DI APPLICAZIONE
(Si individua a quali attività/situazioni o contesto clinico e a quale procedura
dovrà essere applicata)
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Moduli e tabelle
Ad ogni procedura e/o Istruzione Operativa possono essere allegati moduli
(MD) e tabelle (TB).
Deve essere rispettato il format previsto e la codifica sopra descritta.
Modalità di codifica
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I documenti vanno:
• conservati in modo corretto la documentazione;
• sostituiti con le revisioni successive in caso di modifica.
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8. GLOSSARIO
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Piano della Documento che, per uno specifico progetto, prodotto, processo o
qualità contratto, specifica quali procedure, e le risorse associate, devono
essere utilizzate e da chi e quando [UNI EN ISO 9000:2000 P.to 3.7.5].
Nota 1. Le procedure di cui sopra comprendono di regola, quelle
attinenti ai processi di gestione per la qualità ed ai processi di
realizzazione del prodotto.
Nota 2. Un piano della qualità fa spesso riferimento a parti del manuale
della qualità o a procedure.
Nota 3. Un piano della qualità può costituire uno dei risultati della
pianificazione della qualità.
Prestazione Rappresenta l’aspetto di contenuto tecnico specifico della relazione di
sanitaria servizio ed è connotata da livelli di complessità differenti in funzione
della richiesta.
Problema Qualcosa che ci si presenta davanti e che offre opportunità diverse di
approccio, lettura, soluzione (comprende sia l’accezione di “pericolo”
che di “opportunità”).
Procedura Documento descrittivo e prescrittivo che individua uno specifico
processo di erogazione di assistenza e di cure, stabilendone
chiaramente le fasi di svolgimento, i singoli compiti professionali e le
responsabilità ad essi collegate nella realtà locale.
Scopo delle procedure nel modello di riferimento di Sistema Qualità
ISO 9000 è
garantire l’efficacia e l’efficienza del Sistema Qualità, consentendo la
riproducibilità e la
trasferibilità del ‘come si fa’ specifico.
Una procedura deve esprimere chi fa, cosa fa, come viene fatto, dove,
quando, perché e
chi è il responsabile delle attività descritte.
Processo Successione strutturata di attività finalizzate a produrre un risultato
(prodotto, servizio...) che ha valore per il cliente finale.
• Strumenti per il raggiungimento del risultato sono le risorse umane,
le tecnologie, i metodi.
• Il processo è indifferente alla struttura organizzativa (l’organizzazione
formale) pensata per una razionalità interna: le attività che
compongono il processo possono pertanto riferirsi a diverse linee di
responsabilità.
• Definiscono un processo l’evento scatenante, l’input (Vedi), la
sequenza di azioni (che produce il valore aggiunto), l’output (Vedi). Ha
precisi confini e precise interfacce.
• Il processo è descritto da indici e misure quali: tempo di durata,
risorse consumate, volumi di attività, difettosità, rilevazioni, metodi,
tecnologie.
• Si usa il termine “processo” per indicare gli insiemi fondamentali delle
attività aziendali:
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7. BIBLIOGRAFIA
A. A. Franchini, Agenzia Sanitaria Regione Emilia – Romagna “LA DOCUMENTAZIONE DEI
PROCESSI ATTRAVERSO PROCEDURE” 1998
B. LAZIOSANITA’, Agenzia di Sanità Pubblica “Guida per la redazione e gestione delle
procedure tecnico- professionali”
C. P. Morosini, F. Perraro: “Enciclopedia della gestione di Qualità in Sanità”, Centro
Scientifico Editore. 2002
D. Beccastrini S., Gardini A., Tonelli S.: “Piccolo dizionario della Qualità”, Centro Scientifico
Editore, 2001
E. ASM – Servizio Assistenza, : “Procedura Cod. PRSAS001000 La documentazione dei
processi assistenziali attraverso Procedure e Istruzioni Operative” 2007
F. Bruna Magi, Enrico Meregalli, Ulrich Wienand ASR – Agenzia Sanitaria Regione Emilia-
Romagna, “Documento elaborato dal Gruppo Responsabili Aziendali Qualità” 2001
G. ANMDO Associazione Nazionale dei Medici delle direzioni Ospedaliere “Accreditamento,
Certificazione ISO 9001/2000, Eccellenza – Benchmarking delle Direzioni Sanitarie del
Presidio Ospedaliero – Settembre 2005
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