Código PGH-02 v.

05
Elaboración y Auditoría de Nómina
Página 1 de 9

1. Objetivo y Alcance

Determinar las actividades necesarias en el proceso de Elaboración de Nómina.

Este procedimiento aplica desde la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal

hasta el pago de la liquidación definitiva de prestaciones sociales.

2. Responsable

El responsable por garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente documento

es el (la) Líder del Proceso de Gestión del Talento Humano y el Técnico responsable de
nómina, Técnico responsable de novedades y liquidación, Técnico responsable de
vinculación.

3. Definiciones

3.1 Nómina

Documento en el que una empresa específica la erogación por un servicio prestado.

3.2 Corrección

Acción tomada para eliminar una no conformidad.

Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran

contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.

4. Contenido

N° DE
ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS
ACTIVIDAD
SOLICITUD DE CDP (CERTIFICADO DE
1
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL)

FGT-14 “Carta”
Se solicita al Ordenador (a) del Gasto la Técnico de Nómina –
1.1 Líder el Proceso de
disponibilidad presupuestal mediante carta, 1 día
Gestión del Talento
dejando evidencia de la entrega. FGH-09 “Control
Humano
Salida de
Documentos”

Elaboró Aprobó Validó

Firma Firma Firma

Alejandra Ramírez Acevedo Avilio Villamizar Estrada María Victoria Bautista Bochagá
Fecha 09 de junio de 2016 Fecha 09 de junio de 2016 Fecha 17 de junio de 2016
 Código PGH-02 v.05
Elaboración de Nómina
Página 2 de 9

2 ELABORACIÓN DE NOVEDADES

Técnico de
Para el ingreso de las novedades se debe Novedades y
2.1 tener en cuenta que debe estar ejecutado el N/A Liquidación – N/A
IGH-01 “Ingreso de Datos al Sistema”. Técnico de
Vinculación
Técnico de
Las novedades de nómina se reciben hasta Novedades y
el día 10 de cada mes, las que sean 10 primeros días Liquidación –
2.2 Técnico de N/A
recibidas después de la fecha establecida de cada mes
se aplican en la nómina del mes siguiente. Vinculación –
Secretaria General
Para el caso del personal que se posesiona Técnico de
fuera de la fecha límite para la inclusión de Novedades y
nómina, se reporta la novedad para que sea Liquidación –
2.3 incluido en la planilla de seguridad social en 1 día Técnico de N/A
forma manual ya que no se hace el Vinculación –
respectivo pago del salario. Secretaria General
Para el personal que no se vinculó pero fue Técnico de
afiliado a las entidades de seguridad social Novedades y
se envía mediante “Carta” la solicitud de Liquidación –
2.4 1 día FGT-14 “Carta”
cancelación, novedad que debe ser Técnico de
reportada durante el mes que se efectuó la Vinculación –
afiliación. Secretaria General
La Secretaría General, remite las
novedades del personal posesionado,
notificado y no posesionado mediante el
FGH-01 “Novedades de Nómina”, antes
del día 10 de cada mes.

Recibe novedades de descuento de las

Técnico de
entidades externas tales como:
- Fondo de empleados Novedades y FGH-01
- Cooperativas 10 primeros días Liquidación – “Novedades de
2.5
- Bancos (Libranzas) de cada mes Técnico de Nómina”
- Juzgados Vinculación –
- Seguros Secretaria General
- Cambios de cuentas para pago de
nómina las novedades internas de
descuento para servicios educativos,
administrativos previamente
autorizados por la Dirección
Administrativa.
Si se presenta solicitud de autorización de
libranzas, se efectuará un estudio de Técnico de
capacidad de endeudamiento con el fin de Novedades y
FGH-01
dar trámite. Se recibirán libranzas hasta el 15 primeros días Liquidación –
2.6 “Novedades de
día 15 de cada mes. Las que se reciban de cada mes Técnico de
Nómina”
después de esta fecha se procesarán el Vinculación –
siguiente mes. Secretaria General
Con el fin de garantizar el cumplimiento de
las labores y/o funciones del personal que Decanos(as)
se encuentra vinculado mediante contrato a Directores(as) de
término fijo como lo son los Docentes Departamento
Ocasionales, Docentes Hora Catedra, FGH-03
2.7 Tutores y Pasantes, se deberá reportar a Día 20 de cada Técnico de
“Constancia de
esta dependencia aquellos docentes que no mes Novedades y
Cumplimiento”
cumplieron a cabalidad con su horario de Liquidación –
trabajo establecido, como por ejemplo la Técnico de
persona que no se presentó a laborar Vinculación –
dentro del periodo objeto de informe. Es Secretaria General
 Código PGH-02 v.05
Elaboración de Nómina
Página 3 de 9

importante aclarar que si no se reporta

novedad alguna de incumplimiento, por el
motivo que fuese se da por entendido que
el trabajador cumplió exitosamente con su
labor.
Para el pago de bonificaciones por
Seminarios de Postgrados o cursos de
Educación Continua, la dependencia Oficina de
respectiva (División Administrativa de Planeación
Postgrados o Planeación) entrega en el
formato validado por las firmas División FGH-65
correspondientes la información necesaria 15 primero días Administrativa de “Bonificación No
2.8
para la novedad del docente o del mes Postgrados Constitutiva de
administrativo. Esta información debe Salario”
entregarse con corte a 15 de cada mes, en Técnico de
caso de recibirse extra temporáneo se Novedades y
procesa como novedad del periodo Liquidación
siguiente.
Para el pago de horas extras para los
funcionarios administrativos se debe tener 15 primero días Técnico de
2.9 en cuenta el IGH-22 “Trámite Horas Novedades y N/A
del mes
Extras”. Liquidación
Para el pago de horas adicionales para los
Docentes de Tiempo Completo, Medio
Tiempo, Tiempo Completo Ocasional y 15 primero días Técnico de
2.10 Medio Tiempo Ocasional se debe tener en Novedades y N/A
del mes
cuenta el IGH-23 “Trámite de Horas Liquidación
Adicionales”.
El Auditor deberá verificar que la
información se encuentra registrada en el
sistema, que se cumplió con los requisitos
exigidos para la vinculación. Igualmente
deberá revisar que cada empleado, cuente
con el CDP (Certificado de Disponibilidad
Presupuestal), en donde verificará que el
FGH-66 “Lista de
valor corresponda al costo total del 1 vez por
2.11 Auditor de Nómina Chequeo Auditoría
empleado durante el tiempo que dure su semana
de Nómina”
relación laboral.

Nota. El auditor deberá verificar que el valor

del salario que aparece registrado en el
sistema concuerde con el último título, o en
su de defecto el título más reciente que el
empleado presenta en su hoja de vida.
CONSOLIDACIÓN DE NOVEDADES DE
3
NÓMINA
Ingresa las novedades diariamente al Técnico de
sistema, organiza y consolida en físico el Novedades y FGH-01
3.1 FGH-01 “Novedades de Nómina” y las 5 días hábiles Liquidación – “Novedades de
remite al Técnico de Nómina y a los Técnicos de Nómina”
Técnicos de Vinculación. Vinculación
Técnico de
Los (a) Técnicos de Vinculación validan en Novedades y
3.2 el sistema las novedades reportadas por 3 días hábiles Liquidación – N/A
Secretaria General. Técnicos de
Vinculación
El Auditor solicita al Técnico de Novedades
el FGH-01 “Novedades de Nómina” y el
soporte de las novedades que se reciben 1 vez por
3.3 en la semana, con el fin de verificar si Auditor de Nómina
semana
efectivamente se encuentran o no
registradas en el sistema, de estarlo
 Código PGH-02 v.05
Elaboración de Nómina
Página 4 de 9

verificara que esta se encuentre

correctamente ingresada. Si se evidencia
que faltan novedades por ingresar en el
sistema, debe informarle al Técnico de
Novedades para que este proceda a
realizar el cargue, y si llagase a presentar
inconsistencia alguna en el registro, de la
misma, debe informar para que se realice la
corrección respectiva.

Nota: El auditor es el encargado de

garantizar que el proceso de novedades se
realice correctamente

4 ELABORACIÓN DE NÓMINAS

Con la información reportada en el FGH-01

“Novedades de Nómina” ingresa al FGH-01
4.1 sistema de nóminas, se asocia el salario y 10 días hábiles Técnico de Nómina “Novedades de
el tipo de nómina, se verifica el FGH-03 Nómina”
“Constancia de Cumplimiento”.
Nota 1. El FGH-03 “Constancia de
Cumplimiento” es requisito que solo se FGH-03
4.2 exige para el personal que es vinculado a N/A “Constancia de
término fijo (docentes ocasionales, hora Cumplimiento”
cátedra, tutores y pasantes).
Nota 2. El FGH-03 “Constancia de FGH-03
4.3 Cumplimiento” debe ser remitido hasta el Día 20 de cada “Constancia de
día 20 de cada mes. mes
Cumplimiento”
En caso de presentarse novedades
después del día 15 de cada mes deben ser
reportada por la dependencia pertinente al Dependencia
proceso de Gestión de Talento Humano con competente
4.4 el objeto de realizar los ajustes pertinentes N/A N/A
que solo aplican en los siguientes casos: Técnico de Nómina
abandono de cargo, renuncia, fallecimiento,
declaración de insubsistencia.
El Técnico de Nómina debe entregar al
auditor la pre-nómina correspondiente al
periodo objeto de liquidación. El auditor
debe verificar que en ella se evidencien los
cambios que el haya sugerido en cada una
de las revisiones realizadas. Igualmente
debe verificar que la liquidación se
encuentre correcta, teniendo en cuenta las
novedades de incumplimiento reportadas
por las facultades, también analizar que se
encuentren todas las novedades recibidas
en el tiempo estipulado y que se realicen
4.5 los descuentos de ley como lo son Salud, 21 de cada mes Auditor de Nómina N/A
Pensión y para las personas que adquieran
el derecho la retención en la fuente.

Nota: El Auditor debe verificar que el costo

de la nómina no sobrepase el monto total
expedido en los CDP.
De evidenciarse inconsistencia alguna en la
pre nómina el auditor deberá regresarla al
Técnico de nómina para su respectiva
corrección.
 Código PGH-02 v.05
Elaboración de Nómina
Página 5 de 9

5 PRE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA.

Procesadas las novedades

correspondientes al periodo objeto de
liquidación, se procede a realizar la pre
liquidación de la nómina y verificar que el
cargue de las novedades se realizó
correctamente.
Día 23 de cada
5.1 Técnico de Nómina N/A
Nota. Si al momento de la revisión de la pre mes
liquidación no se evidencian errores, se
procederá a realizar la siguiente actividad.
En caso contrario de encontrarse algún tipo
de error, se deberán hacer las correcciones
necesarias y realizar nuevamente el
proceso.

6 LIQUIDACIÓN DE NÓMINAS

Una vez realizada la pre liquidación de la

nómina, el técnico de liquidación deberá
ejecutar la liquidación definitiva de la
misma, igualmente verificar o constatar que
esta se encuentra de forma correcta.
Técnico de Nómina
6.1 Evidenciada que la liquidación definitiva de 1 día N/A
Auditor de Nómina
nómina se encuentra correcta deberá
entregarse al Auditor encargado para que
proceda a realizar su revisión y dé el visto
bueno para que el líder del proceso autorice
el respectivo trámite.
El Técnico de Liquidación debe entregar al
auditor la liquidación definitiva de la nómina,
en donde se verificara que Ésta esté acorde
con la pre nómina, es decir que no sufra Día 25 de cada
5.2 variación de ningún tipo. El auditor deberá Auditor de Nómina N/A
mes
dar el visto bueno y presentarle un informe
al líder de talento humano, para que esté de
su autorización para el pago de la nómina.
VERIFICACIÓN YCORRECCIÓN DE LA
7
NÓMINA
Ejecutada la nómina se realiza la revisión
de la información asociada a cada
trabajador, para que coincida con la
7.1 información suministrada de salarios, 5 días hábiles Técnico de Nómina N/A
seguridad social, tiempo de servicio,
descuentos, novedades generales.
En caso de inconsistencias se procede a
7.2 realizar la respectiva corrección para 2 días hábiles Técnico de Nómina N/A
generar la nómina.

8 APROBACIÓN NÓMINA

Una vez liquidada y revisada la nómina, se

entrega al Auditor para que la revise y de su
Técnico de Nómina
8.1 visto bueno para que el Responsable o 1 día hábil N/A
Auditor de Nómina
Líder del proceso de Talento Humano
proceda da dar la autorización respectiva.
 Código PGH-02 v.05
Elaboración de Nómina
Página 6 de 9

CIERRE Y CONTABILIZACIÓN DE LA
9
NÓMINA
Aprobada la nómina por el responsable del
Proceso de Talento Humano, el Técnico de Técnico de Nómina
9.1 Liquidación procede a realizar el cierre de la 1 día hábil N/A
Auditor de Nómina
misma.

10 ENTREGA DE NÓMINA

La nómina elaborada en el sistema y la

impresa FGH-12 “Planilla de Nomina” con FGH-12 “Planilla
sus respectivos soportes (FGH-38 de Nomina”
“Relación de Terceros”) firmada por el Líder del Proceso de
Técnico de Nómina y el (la) Líder del Talento Humano FGH-38 “Relación
10.1 Proceso de Gestión del Talento Humano se 2 días
de Terceros”
entregan mediante FGH-35 “Control de Técnico de Nómina
Nómina” al proceso de Gestión FGH-35 “Control
Presupuestal y Contable para realizar la de Nómina”
contabilización de la nómina.
El auditor, deberá verificar que se realicen
de forma correcta los pagos a terceros o
entidades externas, como lo bancos,
juzgados, etc. Para lo cual debe revisar
que en el auxiliar que genere el Técnico de
Novedades se discrimine el nombre del
trabajador por el cual se realiza el pago, el
valor y la obligación a la cual debe
abonarse el descuento practicado. En
caso de evidenciar que faltase por FGH-66 “Lista de
5 primeros días
10.2 relacionar algún descuento que se practicó, Auditor de Nómina Chequeo Auditoría
de cada mes
deberá regresar la información para que de Nómina”
sea corregida.

El auditor debe dar su Vo.Bo, para que el

líder del proceso autorice el giro a estas
entidades.

Debe verificar que el pago se realizó en

forma exitoso.
REMISIÓN DESPRENDIBLES DE
11
NÓMINA
Una vez realizado el cierre y pago de la
nómina, se procede a enviar mediante
correo electrónico el respectivo FGH-37
11.1 desprendible de nómina a cada uno de los 1 día Técnico de Nómina “Desprendible de
empleados FGH-37 “Desprendible de Nómina”
Nómina”
LIQUIDACIÓN Y ENTREGA DE
12
APORTES SOCIALES Y PARAFISCALES
Cerrada la nómina se elabora la planilla de
Aportes Sociales y Parafiscales del
respectivo mes.

El responsable, verifica que en el archivo

plano se identifiquen cada una de las
12.1 novedades presentadas en el periodo de 3 días Técnico de Nómina N/A
liquidación de la nómina y que interfieren
directamente en el pago de aportes
parafiscales y seguridad social, como
ingresos, retiros, licencias no remuneradas,
horas extras, Incapacidades, vacaciones,
entre otras.
 Código PGH-02 v.05
Elaboración de Nómina
Página 7 de 9

De encontrarse correcto, el archivo

disponible para el pago de aportes y
seguridad social, se procede a ingresar o
cargar y validar la información en el
operador correspondiente.

Posteriormente, se remite el archivo al

Proceso de Gestión de Pagaduría y
Tesorería para que procedan a realizar el
respectivo pago y al Proceso de Gestión
Presupuestal y Contable para que realice la
respectiva contabilización.

Nota: Debe dejarse constancia del

respectivo pago.
El auditor verificará que en el archivo
generado como liquidación para pago de
planilla integrada pila (seguridad social y
aportes parafiscales), se encuentren los
ingresos que se efectuaron dentro del mes,
las incapacidades, licencias no
remuneradas, vacaciones dadas dentro del
periodo objeto de cancelación, los
encargos, bonificaciones, horas extras,
retiros y todas aquellas novedades que FGH-66 “Lista de
afecten de forma directa en la planilla. Último y Primer
12.2 Auditor de Nómina Chequeo Auditoría
Igualmente verificar que se estén realizando día del mes
de Nómina”
los aportes correspondientes de acuerdo la
norma que se encuentre vigente a la fecha
del pago, y validar que la información fue
cargada y validada de manera correcta.

Verificar que se realizó de manera éxitos el

pago de aportes y seguridad social del mes
correspondiente.

PAGO DE LIQUIDACIÓN DEFINITIVA DE

13
PRESTACIONES SOCIALES
Una vez cerrada, cancelada la nómina y la
seguridad social se procede a generar del
sistema informes auxiliares e
independientes, discriminando el tercero o
la entidad a la cual debe realizarse el pago
de los descuentos realizados en el periodo
objeto de liquidación. El técnico de
Novedades, deberá revisar que la
información generada es correcta. En caso
de presentar inconsistencias, deberá revisar
y solucionar. Día siguiente al
cierre de la
13.1 Técnico de Nómina N/A
Una vez se evidencie que la información es nómina
correcta debe pasarla a revisión por parte
del Auditor, quien dará su visto bueno para
que el Líder del Proceso autorice el trámite
para el pago de las mismas.

Una vez se obtenga el visto del Líder del

Proceso, se procede a remitir la información
al área de Gestión de Pagaduría y
Tesorería, discriminando empleado por
empleado el valor a cancelar por cada uno
de ellos y el total a girarle a la entidad
 Código PGH-02 v.05
Elaboración de Nómina
Página 8 de 9

correspondiente.

Una vez realizado el cierre de la nómina, el

técnico de liquidación, verifica el personal
que presentó renuncia voluntaria,
terminación del periodo pactado o
terminación justificada, con el fin de
elaborar la liquidación definitiva de
prestaciones sociales a que este tenga
derecho. Para lo cual debe tener en cuenta
la normatividad vigente a la fecha.

Una vez realizada la liquidación, esta debe

ser aprobada por el Auditor, como requisito
para contar con la aprobación del Líder del
Proceso.

Se remite al proceso de Gestión

Presupuestal y Contable para que realice el
respectivo descargue de la misma y a
Gestión de Pagaduría y Tesorería para
realizar el pago.

Nota. La liquidación debe ser entregada al

empleado como constancia de
cumplimiento por parte de la universidad en
el pago de sus obligaciones, y por lo tanto
deberá ser firmada por las partes
Al momento del retiro definitivo de un
empleado, el auditor debe verificar la
liquidación definitiva de prestaciones
sociales que realiza el técnico de
liquidación de nómina, con el fin de
garantizar que esta se encuentre liquidada
en forma correcta. En caso de presentar
errores debe regresar la liquidación al Día siguiente al FGH-66 “Lista de
13.2 técnico responsable para que realice los cierre y pago de Auditor de Nómina Chequeo Auditoría
cambios pertinentes hasta evidenciarse que la nómina de Nómina”
se encuentra correcta.

Si se evidencia que la liquidación definitiva

de prestaciones sociales se encuentra
correcta, debe poner su VoBo. En el
formato para que pase a la autorización del
líder de proceso.
El auditor debe asegurar que se realizó el
pago de la liquidación definitiva de
Día siguiente al FGH-66 “Lista de
prestaciones sociales y que la misma fue
13.3 cierre y pago de Auditor de Nómina Chequeo Auditoría
debidamente firmada por las partes, con el
fin de asegurar la disolución de la relación la nómina de Nómina”
laboral

5. Documentos de Referencia

NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y

Vocabulario
NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
MECI Modelo Estándar de Control Interno 2014
IGH-01 “Ingreso de Datos al Sistema”
IGH-22 “Trámite Horas Extras”
 Código PGH-02 v.05
Elaboración de Nómina
Página 9 de 9

IGH-23 “Trámite de Horas Adicionales”

6. Historia de Modificaciones

Naturaleza del Fecha de Fecha de

Versión
Cambio Aprobación Validación
Actualización del
procedimiento por 17 de octubre de 25 de octubre de
00
correcciones y cambio de 2007 2007
roles.
Cambio de roles y de
01 30 de abril de 2008 2 de mayo de 2008
procedimientos
Se realiza la modificación de
todas las actividades del
02 procedimiento según acta N° 7 de julio de 2010 12 de julio de 2010
02 del 7 de julio de 2010
Se realiza la modificación del
numeral 4.2 Elaboración de
03 Novedades según acta N° 16 27 de abril de 2015 7 de mayo de 2015
del 27 de abril de 2015
Actualización del
Procedimiento según consta
04 en el acta N° 9 del 09 de junio 09 de junio de 2018 17 de junio de 2016
de 2016.

7. Anexos.

“No Aplica”