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une réunion
Sommaire
I – Théorie de la réunion
- qu’est ce qu’une réunion ?
- Les différents types de réunion
- Les réunions de travail :
le rôle de l’animateur, les obstacles, les conditions à réunir
II – Les techniques d’animation
- Savoir poser des questions
- Savoir moduler son comportement
- Les différents types de participants
- L’organisation : la salle, la taille du groupe, la qualité de l’information préalable,
l’utilisation des équipements.
III – Annexes
- Les éléments de la situation de communication appelée « réunion »
- Les pratiques de communication en entreprise
- Le schéma de la communication
- Un exercice difficile
- Un exemple de scénario pédagogiqie
Rôle de l’animateur
Dans les réunions d’information ascendantes , l’animateur n’est qu’une oreille
attentive et active .
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Participants
Objectif
Rôle de l’animateur
- Mettre à l’aise
- La présence d’un hiérarchique est souvent cause d’auto
censure
- Utiliser tous les moyens pour faciliter l’expression
( questions écrites et anonymes , petits groupes ,..)
- Faire preuve d’une grande tolérance
- Encourager en permanence
- Éviter que la parole ne soit monopolisée par un individu ou
un groupe
- Recentrer, afin d’éviter les digressions
participants
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Objectif
Rôle de l’animateur
1 – Etre le plus clair possible
2 – S’assurer que tout le monde a entendu et
compris
3 – Faciliter la pose de question , même auprès des
plus timides
4 – Répondre de manière « transparente » , éviter
la langue de bois !
5 – Noter les questions auxquelles il ne peut être
répondu sur l’instant et s’en acquitter dans le
compte rendu
20/11/2008 Jean Bretin 12
Les réunions d’échange
La réunion d’échange se caractérise par l’importance des interactions
dans le groupe aboutissant à une évolution des idées de chacun
Objectif
► L’objectif d’une réunion d’échanges est de
favoriser les communications entre les
membres du groupe , de sorte que chacun
évolue dans ses idées et qu’une réflexion de
qualité supérieure jaillisse de l’ensemble
Rôle de l’animateur
X
X
P
X A Production
X
X
20/11/2008 Jean Bretin 17
les réunions de travail
Rôle de l’animateur
Ces réunions mobilisent , à la fois :
Des techniques d’animation
Des techniques de travail en groupe
adaptées à la situation
- Exemple : MTP du cercle de qualité , méthodologie de projet ,
technique du contrôle des dégâts matériels ( CDM) pour un CHS…
Processus de fonctionnement d’une équipe de recherche en
amélioration des conditions de travail ( ERACT)
Rôle de l’animateur
Dans les réunions de travail , l’animateur de la
réunion est souvent le responsable du projet ,
hiérarchique ou fonctionnel , par rapport aux
participants
IL doit maîtriser les techniques d’animation de
réunion et la méthodologie propre à la nature du
groupe de travail
- L’ordre du jour
- La salle
- La taille du groupe
- La Qualité e l’information
- Savoir utiliser les équipements
3 – La taille du groupe
Il y a une incidence directe entre la taille du groupe et
l’objet de la réunion
si le résultat attendu est de favoriser les échanges ou de
permettre une prise de décision collective , la participation
sera d’autant plus difficile que le groupe sera important
Dans ce cas, on a intérêt soit à sectoriser les réunions si le
nombre est important en les concluant par une réunion
pléniaire , soit à travailler en sous groupes et en temps réel
… selon l’importance du sujet et la profondeur de la
consultation recherchée .
20/11/2008 Jean Bretin 42
L’organisation
4 – La qualité de l’information préalable
Individu A Individu B
Message
E R
R E
Réponse
L’ Emetteur E = celui qui parle , traduit sa pensée en mots : il code
Le Récepteur B = celui qui écoute , cherche la signification des mots , il décode
Dans le codage et le décodage , le rôle du vocabulaire est prépondérant
Si pour les deux , les mots n’ont pas la même signification , la qualité de la
relation est altérée
20/11/2008 Jean Bretin 49
Un exercice difficile !
Synthétiser Capacités
Psycho motrices Accueillir
Analyser Négocier
Organiser Habiletés
physiques Argumenter
Une pratique de
communication
Concernant
Concernant Concernant
L’organisation La communication L’animation