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mySAP® SCM Materialwirtschaft

Andrea Bauer/Gisela Gratzl

mySAP® SCM Material-


wirtschaft
Herausgegeben von der CDI

Unterstüzt die Vorbereitung auf die


rollenspezifische SAP-Anwenderzertifizierung

eBook
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10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

07 06 05 04

ISBN 3-8273-2099-2

© 2004 by Addison-Wesley Verlag,


ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH,
Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany
Alle Rechte vorbehalten
Lektorat: Rolf Pakendorf, rpakendorf@pearson.de
Produktion: Elisabeth Prümm, epruemm@pearson.de
Satz: mediaService, Siegen (www.media-service.tv)
Druck und Verarbeitung: Kösel, Kempten (www.KoeselBuch.de)
Umschlaggestaltung: Barbara Thoben, barbarathoben@t-online.de
Printed in Germany
Inhalt
Vorwort 11
Einleitung 13
1 Einführung in R/3 Enterprise 17
1.1 Die SAP AG 19
1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG 20
1.2.1 SAP R/2 20
1.2.2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise 20
1.2.3 mySAP Business Suite, mySAP SCM 22
1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise 27
1.4 Grundlagen der Programmoberfläche 30
1.4.1 SAP R/3-Anmeldung 30
1.4.2 Aus dem System abmelden 36
1.4.3 Kennwort ändern 37
1.4.4 Fenster 39
1.4.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfs 43
1.4.6 Meldungen 47
1.4.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen 48
1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung 52
1.5.1 Anwendungen, Transaktionen und Reports 52
1.5.2 SAP Easy Access 53
1.5.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi 55
1.5.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen 57
1.5.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 60
1.5.6 Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Materialstammsatzes 62
1.6 Reporting 70
1.6.1 Übersicht 70
1.6.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports 71
1.6.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control 71
1.6.4 Informationssysteme 78
1.7 Drucken im R/3-System 79
1.7.1 Ablauf beim Drucken 80
1.7.2 Drucken von SAPscript-Texten im Dialog 80
1.8 Fragen 84
1.9 Lösungen 86
2 Überblick Materialwirtschaft 89
2.1 Darstellung von Geschäftsprozessen 91
2.1.1 Begriffsdefinitionen 91
2.1.2 Unterstützung durch die SAP R/3 Enterprise-Standardsoftware 93
2.1.3 SAP R/3 Enterprise-Tools zur Darstellung und Einführung
von Geschäftsprozessen 97
2.1.4 Ereignisgesteuerte Prozessketten 98
2.2 Anforderungen an ein Logistiksystem 101
2.2.1 Grundfunktionen der Logistik 101
2.2.2 Aufgaben und Ziele der Materialwirtschaft 103
2.2.3 Material- und Informationsfluss in der Logistik 105
2.2.4 Grundfunktionen einer Materialwirtschaft 106
2.3 Leistungsumfang der Materialwirtschaft in R/3 108
2.3.1 Einbettung der Materialwirtschaft in das R/3-System 108
2.3.2 Geschäftsprozesse der Materialwirtschaft in R/3 109
2.4 Überblick über die Internet-Anwendungskomponente
Supplier Workplace der R/3 Enterprise-Materialwirtschaft 112
2.4.1 Technische Voraussetzungen 113
2.4.2 Anmeldung am System 113
2.4.3 Berechtigungen 113
2.4.4 Navigation 113
2.4.5 Integration 114
2.4.6 Funktionsumfang 114
2.5 mySAP SRM, mySAP SCM 115
2.5.1 Beschaffungs- und Lieferanten-Management über das Internet 115
2.6 Fragen 125
2.7 Lösungen 127

3 Stammdaten der Materialwirtschaft 129


3.1 Darstellung organisatorischer Strukturen 132
3.2 Materialstamm 134
3.2.1 Anforderungen an Materialstammdaten 134
3.2.2 Materialart und Branche 134
3.2.3 Sichten des Materialstamms 136
3.2.4 Mengeneinheiten 149
3.2.5 Voreinstellungen pflegen 150
3.2.6 Materialstammdaten pflegen 153
3.2.7 Periodenverschiebung 163
3.3 Leistungsstamm 165

6
3.4 Lieferantenstamm 167
3.4.1 Datenbereiche des Lieferantenstamms 169
3.4.2 Wichtige Datenfelder des Lieferantenstammsatzes 170
3.4.3 Lieferantendaten pflegen 172
3.4.4 CpD-Lieferanten 179
3.5 Einkaufsinformationssatz 179
3.6 Konditionen 185
3.7 Absprachen 186
3.8 Anlieferungsadressen 189
3.9 Praxisfall: Altdatenübernahme 191
3.10 Praxisfall: Definition relevanter Stammdatenfelder 194
3.11 Beispiel Customizing 195
3.12 Fragen 199
3.13 Lösungen 201

4 Materialdisposition 203
4.1 Methoden zur Bedarfsermittlung 205
4.1.1 Bedarfsarten 206
4.1.2 Plangesteuerte Disposition 206
4.1.3 Verbrauchsgesteuerte Disposition 207
4.1.4 Losgrößenermittlung 211
4.2 Geschäftsprozess Materialdisposition 212
4.3 Bedarfsplanung durchführen 212
4.3.1 Anforderungen an die Bedarfsplanung 212
4.3.2 Planungslaufarten 214
4.3.3 Bedarfsplanung im Hintergrund ausführen 214
4.3.4 Bedarfsplanung manuell durchführen 218
4.3.5 Lagerortdisposition 219
4.4 Auswertungen der Bedarfsplanung 220
4.5 Praxisfall: Bestellmengeneinheiten in der Bedarfsplanung 225
4.6 Praxisfall: Verwendung von Dispositionsgruppen 227
4.7 Beispiel Customizing 227
4.8 Fragen 230
4.9 Lösungen 232

5 Einkaufsabwicklung 233
5.1 Anforderungen an die Beschaffung 236
5.2 Bestellanforderungen 237
5.2.1 Bestellanforderungen pflegen 238
5.2.2 Bestellanforderungen freigeben 243
5.2.3 Bestellanforderungen zuordnen 247

7
5.3 Anfragen 248
5.3.1 Anfragen pflegen 250
5.3.2 Listen anzeigen 254
5.4 Angebote 254
5.4.1 Angebote pflegen 256
5.4.2 Angebotsvergleich 259
5.5 Bestellungen 261
5.5.1 Rahmenverträge 263
5.5.2 Besondere Beschaffungsformen 274
5.5.3 Aufbau einer Bestellung 276
5.5.4 Bestellungen pflegen 278
5.5.5 Bestellungen freigeben 287
5.6 Dienstleistungsabwicklung 294
5.6.1 Dienstleistungsbestellung 294
5.6.2 Leistungserfassung 297
5.6.3 Rechnungsprüfung 299
5.7 Nachträgliche Abrechnung 300
5.8 Praxisfall: Streckenkontrakt mit mehreren Materialien 302
5.9 Fragen 305
5.10 Lösungen 307

6 Bestandsführung 309
6.1 Anforderungen an die Bestandsführung 312
6.1.1 Bestandsarten 313
6.1.2 Prinzipien der Materialbereitstellung 314
6.2 Warenbewegungen 316
6.2.1 Wareneingänge 317
6.2.2 Warenausgänge 328
6.2.3 Umbuchungen/Umlagerungen 336
6.2.4 Rücklieferungen an Lieferanten 337
6.3 Besondere Vorgänge innerhalb der Bestandsführung 341
6.3.1 Umlagerungsbestellung 341
6.3.2 Lohnbearbeitung 344
6.4 Inventur 347
6.5 Auswertungen und Listanzeigen der Bestandsführung 353
6.6 Praxisfall: Kontierte Bestellungen 357
6.7 Praxisfall: Warenbewegung aus »Eigenfertigung« ohne PP 359
6.8 Beispiel Customizing 359
6.9 Fragen 362
6.10 Lösungen 365

8
7 Rechnungsprüfung und Materialbewertung 369
7.1 Anforderungen an die Rechnungsprüfung 373
7.2 Geschäftsprozess der Rechnungsprüfung 373
7.3 Buchen von Rechnungen 376
7.3.1 Mehrwertsteuer 378
7.3.2 Skonto 378
7.3.3 Bezugsnebenkosten 379
7.3.4 Rechnung hinzufügen 380
7.3.5 Gutschrift hinzufügen 383
7.4 Automatische Wareneingangsabrechnung 385
7.5 Sperrung und Freigabe von Rechnungen 387
7.6 Kontenbewegungen beim Buchen von Rechnungen 389
7.7 Umbewertung von Material 390
7.8 Praxisfall: Rechnungen ohne Bezug 392
7.9 Beispiel Customizing 393
7.10 Fragen 394
7.11 Lösungen 395

A Anwendungskomponenten der Logistik 399


A.1 LO Logistik Allgemein 401
A.2 MM Materialwirtschaft 402

Stichwortverzeichnis 405

9
Vorwort
Die Reihe »SAP®-Anwenderedition« gibt Antworten auf Fragen, die sich in
der beruflichen Praxis von SAP-Endanwendern häufig stellen. Modular auf-
gebaut, vermittelt sie schrittweise grundlegendes Überblickswissen und
Lösungsverfahren für Standardsituationen. Klar strukturierte Informations-
einheiten und thematisch in sich geschlossene Kapitel gewährleisten dabei
einen schnellen Zugriff auf die gesuchte Fragestellung. Sie machen den Leser
handlungsorientiert und Schritt für Schritt nachvollziehbar mit erprobten
Lösungsstrategien vertraut.
Fälle aus der Praxis sowie Beispiele, die in vielen Kapiteln enthalten sind, stellen
realitätsnahe Problemszenarien vor und beschreiben exemplarische Lösungen.
Das Buch wurde auf der Grundlage des R/3-Releases 4.7 geschrieben.

Der Herausgeber
Der Herausgeber der Reihe, die CDI GmbH in München, hat als überregio-
naler Bildungsträger und Seminaranbieter eine mehr als 25jährige Erfahrung
in der Entwicklung und Gestaltung berufsbezogener und qualitativ hochwer-
tiger Aus- und Weiterbildungsprogramme in den Bereichen EDV, Wirtschaft,
Technik und Schlüsselqualifikationen. Während dieser Zeit entwickelte CDI
circa 500 Unterrichtshandbücher, die sich gemäß der Unternehmensphiloso-
phie durch konsequenten Praxisbezug und Ausrichtung auf die aktuellen
Erfordernisse des Arbeitsmarktes auszeichnen. Mehr als 150.000 Teilnehmer
haben sich mit deren Hilfe neue berufliche Perspektiven eröffnet. CDI gehörte
bundesweit zu den ersten Unternehmen, die Weiterbildungsmaßnahmen für
SAP-Endanwender anboten, und ist seit 1997 »Lizenzierter ATS-Schulungs-
partner der SAP AG im öffentlich-rechtlichen Bereich«. Des Weiteren führt
CDI kundenindividuelle SAP-Seminarprojekte beispielsweise zur Endanwen-
derschulung durch.
Diese Erfahrungen und Konzepte, die auch der »SAP-Anwenderedition« zu
Grunde liegen, stellt CDI seit einigen Jahren in Buchform zur Verfügung.

11
Vorwort

Die Autoren
Andrea Bauer ist als SAP-Beraterin und Seminarleiterin tätig für die it ocean
CONSULTING GROUP GmbH in München. Sie weist langjährige Erfahrung
in SAP Einführungs- und Schulungsprojekten insbesondere für die Anwen-
dungsbereiche Logistik und Projektsystem auf.
Gisela Gratzl hat als SAP-Beraterin und Seminarleiterin der it ocean CONSUL-
TING GROUP GmbH in München mehrjährige Erfahrung in SAP-Projekten
und Schulungen. Schwerpunktmäßig ist sie verantwortlich für die Integration
von Neuerungen bei SAP-Schulungsprojekten.

Danksagung
Peter Türk ist als SAP-Produktmanager und Projektleiter für SAP-Schulungs-
projekte bei CDI tätig. Er begleitete das Buch bei seiner Erstellung und über-
arbeitete Kapitel 1.
Wolfgang Fitznar ist als Bereichsleiter für SAP-Qualifizierung sowie als SAP-
Seminarleiter bei CDI tätig und kann auf eine langjährige SAP R/3-Erfahrung
sowie mehrere Veröffentlichungen verweisen. Er unterstützte die Erarbeitung
dieses Buches mit Rat und Tat.
CDI bedankt sich bei folgenden Mitarbeitern anderer Firmen, ohne deren
Beiträge das Buch nicht zustande gekommen wäre:
Stefan Laroque und Jens Philippi sind Mitarbeiter der Novasoft Consulting
Regionalcenter GmbH in Rüsselsheim. Als Autoren des Vorgängerbuchs zum
Release 4.6 schufen sie die Basis für dieses Buch.
Peter Prokopczuk ist SAP Solution Consultant und Mitarbeiter der it ocean
CONSULTING GROUP GmbH in München. Mit seiner fachlichen Beratung
leistete er wertvolle Hilfe bei der Überarbeitung von Teilprozessen.

12
Einleitung
Der vorliegende Band der »SAP-Anwenderedition« ist modular aufgebaut.
Das heißt, mit Ausnahme des einführenden ersten Kapitels, welches Sie zuerst
lesen sollten und das eine Voraussetzung für das Verständnis der übrigen Kapi-
tel dieses Buches ist, können alle anderen Kapitel in beliebiger Reihenfolge
durchgearbeitet werden.

mySAP® SCM Materialwirtschaft


Mit mySAP Supply Chain Management® (mySAP SCM) bietet SAP eine
Lösung, die durchgängig die Prozesse der gesamten Logistikkette abbilden
kann. Die Basis für SCM besteht aus dem SAP Advanced Planner and Optimi-
zer® (SAP APO), dem SAP Event Manager® (SAP EM), dem SAP Logistics Exe-
cution System® (SAP LES) und SAP R/3® (mit der Anwendungskomponente
»Materialwirtschaft«). mySAP SCM hat Schnittstellen zu anderen Lösungen
der mySAP Business Suite®, die ebenfalls Teile der Materialwirtschaft nutzen.
Die folgende Business Solution Map (© SAP AG) ist eine grafische Übersicht
von Geschäftsprozessen – u.a. der Materialwirtschaft – im Bereich Supply
Chain Management.

Das Buch mySAP® SCM Materialwirtschaft behandelt die folgenden The-


men:
Einleitung

Grundlagen und Handhabung


Im ersten Kapitel werden Ihnen neben dem Basiswissen über R/3-Verfahren
Kenntnisse vermittelt, die Sie bei der täglichen Arbeit mit der R/3-Kompo-
nente »Materialwirtschaft« benötigen. Dies beinhaltet unter anderem die
Handhabung der Programmoberfläche, die Arbeit mit Transaktionen und
Reports und das Drucken.

Geschäftsprozesse
In Kapitel 2 werden zunächst grundlegende Begriffe des Geschäftsprozesses
erläutert; ferner werden die Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen
und der Geschäftssicht des Unternehmens sowie zwischen der Geschäftspro-
zessoptimierung (GPO) und dem Business Process Reengineering (BPR) her-
gestellt. Anschließend wird der Einsatz entsprechender Tools zur Analyse und
Umsetzung von Geschäftsprozessen sowie des SAP-Referenzmodells darge-
stellt und die wichtigsten Prozesse innerhalb der Materialwirtschaft des R/3-
Systems werden beschrieben. Außer grundsätzlichen Fragen erläutert dieses
Kapitel insbesondere Fragen, welche die R/3-Materialwirtschaft betreffen.

Materialwirtschaft
Die Kapitel 3 bis 7 machen Sie mit den wichtigsten Stammdaten in der R/3-
Materialwirtschaft und mit deren Pflege vertraut. Außerdem zeigen sie Ihnen,
wie Sie die Funktionen der Materialdisposition einsetzen und wie SAP R/3
Enterprise Sie beim Einkauf unterstützt. Darüber hinaus erfahren Sie, welche
Möglichkeiten es bei der Bestandsführung gibt und wie die Rechnungsprüfung
unter R/3 abläuft.
Ziel dieser Kapitel ist es, Ihnen einen kompakten und verständlichen Über-
blick über wesentliche Zusammenhänge der Materialwirtschaft zu geben
sowie Ihnen die Funktionen, Abläufe, Geschäftsprozesse und deren wechsel-
seitige Integration aufzuzeigen. Die Verfahren zur Handhabung der betriebs-
wirtschaftlichen Anwendungen in SAP R/3 Enterprise werden detailliert
beschrieben.

Anhang
Im Anhang werden die wichtigsten R/3-Anwendungskomponenten der
Logistik (Allgemein) und der Materialwirtschaft in einer stichwortartigen
Aufzählung aufgelistet. Damit erhalten Sie einen Überblick über die R/3-
Funktionalität in der Materialwirtschaft.

Reihenfolge der Kapitel


Wie bereits erwähnt, sind die Bücher der »SAP-Anwenderedition« modular
aufgebaut. Das bedeutet, dass Sie die Kapitel nicht in der gegebenen Reihen-
folge lesen müssen, sondern weitgehend nach Ihren Bedürfnissen auswählen
können. Auch für R/3-Einsteiger gilt: Die Kapitel sind – bis auf wenige Aus-
nahmen, die in der Abbildung dargestellt sind – voneinander unabhängig.

14
Einleitung

Der modulare Aufbau des Buchs

Abweichungen von Bildern und Abläufen


Wenn Sie mit diesem Buch an Ihrem Arbeitsplatz arbeiten, vergessen Sie
bitte nicht, dass R/3 immer firmenspezifisch angepasst wird. Das heißt, dass
manche Menüs, Bildschirme oder Felder auf Ihrem Bildschirm in einer ande-
ren Form oder möglicherweise gar nicht angezeigt werden.
Damit das System ordnungsgemäß und effizient arbeitet, ist es üblich und
erforderlich, die Zugangsberechtigungen der einzelnen Mitarbeiter auf dieje-
nigen Anwendungen zu beschränken, die sie für ihre Arbeit benötigen (z.B.
mithilfe eines Benutzermenüs). Es kann daher durchaus vorkommen, dass Sie
einige Beispiele nicht nachvollziehen können. Der Grund dafür ist, dass Ihr
Systemverwalter Ihnen für diesen Vorgang keine Berechtigung eingeräumt
hat. Ein weiterer Grund für eine Abweichung kann eine andere R/3-Version
sein. Diesem Buch liegt die Version 4.7 Enterprise zugrunde.

15
Kapitel 1
Einführung in R/3 Enterprise
1.1 Die SAP AG 19
1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG 20
1.2.1 SAP R/2 20
1.2.2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise 20
1.2.3 mySAP Business Suite, mySAP SCM 22
1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise 27
1.4 Grundlagen der Programmoberfläche 30
1.4.1 SAP R/3-Anmeldung 30
1.4.2 Aus dem System abmelden 36
1.4.3 Kennwort ändern 37
1.4.4 Fenster 39
1.4.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfs 43
1.4.6 Meldungen 47
1.4.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen 48
1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung 52
1.5.1 Anwendungen, Transaktionen und Reports 52
1.5.2 SAP Easy Access 53
1.5.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi 55
1.5.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen 57
1.5.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 60
1.5.6 Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Materialstammsatzes 62
1 Einführung in R/3 Enterprise

1.6 Reporting 70
1.6.1 Übersicht 70
1.6.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports 71
1.6.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control 71
1.6.4 Informationssysteme 78
1.7 Drucken im R/3-System 79
1.7.1 Ablauf beim Drucken 80
1.7.2 Drucken von SAPscript-Texten im Dialog 80
1.8 Fragen 84
1.9 Lösungen 86

18
1.1 Die SAP AG 1

Einführung in R/3 Enterprise


In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über
• das Unternehmen SAP®,
• seine wichtigsten Produkte,
• die Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise®.
Am Ende jedes Buchkapitels finden Sie Fragen zum jeweiligen Inhalt und die
entsprechenden Lösungen. Sie können damit Ihren Wissensstand überprüfen.

1.1 Die SAP AG


SAP, dessen Buchstaben für »Systeme, Anwendungen und Produkte in der
Datenverarbeitung« stehen, bezeichnet je nach Zusammenhang sowohl die
SAP AG als auch die Produkte SAP R/2® und SAP R/3® (einschließlich der
Version SAP R/3 Enterprise).
Die SAP AG ist mit deutlichem Abstand Deutschlands größtes und weltweit
drittgrößtes unabhängiges Softwareunternehmen. Sie hat sich sowohl auf
dem deutschen als auch auf dem internationalen Markt zum Marktführer für
betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware entwickelt.

Die SAP AG: Unternehmensdaten und -ereignisse


Betrachten wir zunächst die Firmengeschichte:
• 1972: Gründung der Firma durch fünf ehemalige IBM-Mitarbeiter.
• 1980: 50 der 100 größten deutschen Industrieunternehmen sind Kunde
der SAP AG.
• 1988: Die SAP AG wird börsennotierte Aktiengesellschaft.
• 1992: Auslieferung des ersten SAP R/3-Releases.
• 1993: Die Beschäftigtenzahl beträgt ca. 3.500 Mitarbeiter.
• 1994: Über 2.000 produktive R/3-Installationen und rund 1.700 SAP
R/2-Kunden (Höchststand an R/2-Installationen).
• 1995: Aufnahme in den Deutschen Aktienindex (DAX).
• 1996: Entwicklung erster Branchenlösungen und Vorstellung von ASAP®
(AcceleratedSAP) als Einführungsumgebung für R/3-Projekte.
Das SAP-Release 3.1 wird internetfähig.
• 1998: Ca. 19.000 Mitarbeiter sind für die SAP AG tätig. Neugestaltung
der Oberfläche und des Handlings mit EnjoySAP®.

19
1 Einführung in R/3 Enterprise

• 1999: Vorstellung der E-Business-Plattform mySAP.com (deren Weiter-


entwicklung heute mySAP Business Suite® heißt) als Gesamtpaket aus Lö-
sungen und Service unter Einbindung des Internets. Weltweit über 24.000
Installationen und 5,11 Milliarden Euro Jahresumsatz.
• 2000: Steigerung des Umsatzes auf 6,265 Mrd. Euro.
• 2001: Ca. 23.000 Mitarbeiter sind im Unternehmen beschäftigt.
• 2002: Auslieferung der aktuellen SAP R/3-Version SAP R/3 Enterprise an
Pilotkunden. Der Umsatz beträgt 7,4 Milliarden Euro.
• 2003: Die SAP AG hat mehr als 50.000 SAP-Installationen bei mehr als
18.000 Kunden in über 100 Ländern. SAP R/3 Enterprise ist für alle Kun-
den verfügbar.
Die Mitarbeiterzahl stieg in diesem Zeitraum auf über 28.000 an. SAP R/3
wird in mehr als 30 Sprachen gepflegt, darunter auch in Japanisch und Chi-
nesisch. Neben dem sprachlichen Aspekt ist SAP auf die wichtigsten Wäh-
rungen der Welt ausgerichtet. Die jüngsten Umsatzzahlen zeigen deutlich,
dass der ostasiatische Raum nach den Vereinigten Staaten und Deutschland
ein bedeutender Wirtschaftsraum für die Firma ist.

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG


1.2.1 SAP R/2
Bereits seit 1979 gibt es das SAP R/2-System, dessen Anwendungspro-
gramme für Großrechnersysteme entwickelt wurde. 1994 gab es etwa 1.700
R/2-Installationen. Anfang des Jahres 2003 wurden jedoch nur noch 296
Installationen produktiv genutzt.

1.2.2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise


Der Name SAP R/3 steht weltweit für das führende ERP-Produkt, das als
integrierte, branchenneutrale Standardsoftware auf die Gestaltung aller
unternehmensinternen betriebswirtschaftlichen Prozesse ausgerichtet ist.
Das »R« in den Bezeichnungen SAP R/2 und SAP R/3 ist eine Abkürzung für
Realtime (Echtzeit). Echtzeitverarbeitung bedeutet die sofortige Verbuchung
und Aktualisierung der im Geschäftsprozess anfallenden Daten. Diese Daten
stehen nach dem Speichern sofort allen betriebswirtschaftlichen Anwen-
dungsbereichen zur Verfügung (in SAP R/3 Enterprise – falls erforderlich –
global) und können weiterbearbeitet werden.
Der aktuelle Release-Stand von SAP R/3 (nach SAP R/3 4.6C) ist SAP R/3
Enterprise.
SAP R/3 Enterprise enthält eine Vielzahl von Anwendungskomponenten, die
es ermöglichen, die Geschäftsprozesse der betriebswirtschaftlichen Kern-
funktionen der Bereiche Rechnungswesen, Logistik und Personalwirtschaft
auszuführen (Abb. 1.1).

20
1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG 1

Abbildung 1.1 Anwendungsbereiche von SAP R/3 mit betriebswirtschaftlichen Kernfunktionen

SAP R/3 Enterprise ist integraler Bestandteil der mySAP Business Suite (Abb.
1.2). Es zeichnet sich sowohl durch seine Internetfähigkeit und durch die
konsequente Verknüpfung mit den Lösungen der mySAP Business Suite als
auch durch die Anbindungsmöglichkeit an viele Nicht-SAP-Produkte aus.
Die meisten Lösungen der mySAP Business Suite (z.B. mySAP Supply Chain
Management und mySAP Human Resources) benötigen die Anwendungs-
komponenten des SAP R/3 Enterprise-Systems. Ausnahmen bilden z.B.
mySAP Customer Relationship Management und mySAP Supplier Relation-
ship Management, die auch ohne SAP R/3 Enterprise lauffähig sind.

Abbildung 1.2 Lösungen und mySAP-Komponenten der mySAP Business Suite


(Copyright SAP AG)

21
1 Einführung in R/3 Enterprise

Die Businessplattform mySAP Business Suite einschließlich des Systems SAP


R/3 Enterprise wird in der Vollversion auf über 50 CDs ausgeliefert. Darin
enthalten sind 21 Branchenlösungen (z.B. mySAP Automotive, mySAP Engi-
neering, Construction & Operations, mySAP Chemicals usw.). Als Gesamt-
paket installiert werden über 30 GB Festplattenkapazität belegt.
Nach der Installation eines SAP R/3-Systems fallen noch Einrichtungsarbeiten
an für:
• die Organisationsstruktur des Unternehmens,
• die unternehmensspezifische Anpassung der Geschäftsprozesse,
• das Anlegen der entsprechenden Stammdaten (z.B. Kundendaten, Mate-
rialstammdaten, Konditionen).
Diese Anpassungen an die Bedürfnisse und Gegebenheiten des Kunden wer-
den vorwiegend mithilfe des Customizing vorgenommen. Darüber hinaus
besteht die Möglichkeit, Transaktionen und Reports im R/3-System zu ändern
oder neu zu schreiben. Hierfür stellt SAP eine komfortable Entwicklungsumge-
bung zur Verfügung.
Als weitere Aktivitäten, die vor der Produktivsetzung des Systems noch durch-
zuführen sind, müssen berücksichtigt werden:
• die Übernahme der Altdaten eines Vorgängersystems,
• die Gewährleistung der Sicherheit des Systems über ein Berechtigungs-
konzept.

1.2.3 mySAP Business Suite, mySAP SCM


Der Begriff mySAP Business Suite (ehemals mySAP.com) steht für eine
umfassende Businessplattform, die eine Reihe von beispielhaften Lösungen
enthält. Diese Lösungen versetzen Unternehmen aller Branchen in die Lage,
ihre Geschäftsprozesse Internet-gestützt abzuwickeln und – insbesondere
die logistischen Prozesse unter Einbindung der Mitarbeiter, Kunden und Lie-
feranten – wesentlich zu beschleunigen und zu optimieren.
Die mySAP Business Suite zeichnet sich durch eine offene, flexible Architek-
tur aus, die auch Systeme anderer Anbieter unterstützt. Die komplette Platt-
form mySAP Business Suite gliedert sich in einzelne unabhängige Lösungen,
die nahtlos miteinander verknüpfbar sind und eine Fülle von Leistungsmerk-
malen abdecken. Als branchenübergreifende Lösungen finden Sie:
• mySAP Customer Relationship Management®
• mySAP Supply Chain Management®
• mySAP Enterprise Portal®
• mySAP Marketplace®
• mySAP Business Intelligence®
• mySAP Product Lifecycle Management®

22
1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG 1
• mySAP Human Resources®
• mySAP Financials®
• mySAP Mobile Business®
• mySAP Supplier Relationship Management®
Die Aufzählung muss noch erweitert werden um die technologische Integra-
tions- und Applikationsplattform SAP NetWeaver® und die Lösungen für den
Mittelstand. Auf beide Lösungen wird im vorgegebenen Rahmen nicht näher
eingegangen.

mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM®)


Ziel von mySAP CRM ist die Gestaltung von wertschöpfenden Beziehungen
zwischen einem Unternehmen und seinen Geschäfts- und Endkunden.
Mit dieser Lösung werden alle kundenbezogenen Prozesse innerhalb des
gesamten Kundenbeziehungszyklus (von der Kundenakquisition mit der Erfül-
lung individueller Kundenwünsche über die Auftragsabwicklung bis hin zum
Kundenservice) unterstützt.
mySAP CRM war im Jahr 2002 mit einem Anteil von 21% am gesamten
Softwareumsatz der SAP AG beteiligt.

mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM®)


mySAP SCM zielt auf die komplette Vernetzung und Verwaltung aller Logis-
tikketten des Unternehmens ab. Die unternehmensübergreifende Logistik-
abwicklung – von der Konzeption bis zur Bezugsquellenfindung, von der
Bedarfsplanung bis zum Vertrieb – wird über die unternehmensübergrei-
fende, schnelle Zusammenarbeit aller Beteiligten während des gesamten
Produkt- und/oder Servicelebenszyklus realisiert. Durch die konsequente
Einbindung aller Prozessbeteiligten (Kunden, Zulieferer und Partner) werden
die Verkaufzahlen gesteigert, der Kundenservice optimiert und Kostenein-
sparungen über alle Unternehmensabläufe hinweg erzielt.
mySAP SCM war im Jahr 2002 mit einen Anteil von 20% am gesamten Soft-
wareumsatz der SAP AG beteiligt. Diese Lösung wird weltweit bei z.Z. 5.200
Kunden eingesetzt.

mySAP Enterprise Portal (mySAP EP®; ehemals mySAP Workplace®)


Diese Portallösung wird von SAP auch als Unternehmensportal bezeichnet.
Ihre Aufgabe es ist, sämtliche Informationen – wie SAP-Anwendungspro-
gramme, Datenbanken, nicht SAP-Lösungen, Internetinformationen und
gespeicherte Dokumente – dem Benutzer in übersichtlicher Form zur Verfü-
gung zu stellen. Durch Zugriff über einen Web-Browser oder über mobile
Geräte kann der Anwender auf wichtige rollenspezifische (d.h. seiner Rolle
im Unternehmen entsprechende) Informationen innerhalb der Logistikkette
zugreifen und darauf reagieren. Der Bearbeiter ist so in der Lage, unabhän-
gig von Zeit, Ort und jeweiligem Rechner alle für seinen Bearbeitungsprozess
erforderlichen Informationen (die aus verschieden Datenquellen stammen

23
1 Einführung in R/3 Enterprise

können) aufzurufen, auszuwerten und die so bearbeiteten Informationen für


weitere Aufgaben bereitzustellen.
Die SAP AG hat für die Anwender ihrer Produkte entsprechende Rollen vor-
bereitet. Diese Rollen steuern, auf welche Informationen der Benutzer
zugreifen darf. Auf diese Weise werden die Funktionen aufgabenspezifisch
zur Verfügung gestellt.

mySAP Marketplace
Die Lösung mySAP Marketplace dient der effizienten Abwicklung von
Geschäften mit Lieferanten und Geschäftspartnern. Mit ihr werden virtuelle
Marktplätze (Marktplätze im Internet) verfügbar, über welche die beteiligten
Unternehmen ihren Einkauf, Verkauf und unternehmensübergreifende
Geschäfte abwickeln.
SAPMarkets®, eine Tochtergesellschaft der SAP AG mit Sitz in Silicon Valley
stellt die Marktplatzlösungen der SAP bereit. Diese Marktplatzlösungen wer-
den weltweit bei mehr als 1.200 Unternehmen eingesetzt.

mySAP Business Intelligence (mySAP BI®)


Das Lösungspaket mySAP Business Intelligence (mySAP BI) besteht aus den
branchenübergreifenden Lösungen mySAP Business Information Warehouse
(SAP BW) und mySAP Knowledge Warehouse (SAP KW). Diese Lösungen
können auch unabhängig voneinander eingesetzt werden.
Von zentraler Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens ist nicht nur die
schnelle und effiziente Beschaffung von Informationen, sondern auch deren
Analyse, Bewertung und anschließende Umsetzung in wertschöpfende Ent-
scheidungen und Aktivitäten. Die Lösung mySAP Business Information
Warehouse stellt die komplette Funktionalität eines Data Warehouse bereit.
Sie wird zur Messung, Analyse und Optimierung von Unternehmensprozes-
sen, aber auch (in der Kombination mit Early Warning-Systemen) für Prob-
lemlösungsstrategien genutzt.
Die Lösung mySAP Knowledge Warehouse ist ebenfalls eine Data Ware-
house-Lösung. Sie stellt eine integrierte Umgebung für das Erstellen, Über-
setzen, Präsentieren, Verteilen und Verwalten von Multimedia-Inhalten
bereit (»Autorenwerkzeug«). Darüber hinaus ermöglicht sie es, die Online-
Dokumentation der SAP-Bibliothek zu nutzen und zu ändern und so maßge-
schneiderte Online-Hilfe für betriebliche SAP R/3-Systeme bereitzustellen.

mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM®)


Mit mySAP Product Lifecycle Management wird dem Benutzer eine Lösung
offeriert, die ihm einen Gesamtüberblick über alle produktbezogenen
Geschäftsprozesse vermittelt. Sie unterstützt Unternehmen beim Prozess der
Umsetzung einer Produktidee zur angestrebten schnellen Marktreife des
Produkts. Das betrifft nicht nur die Unterstützung in den Bereichen Entwurf,
Konstruktion, Produktion und Änderungswesen, sondern auch die War-

24
1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG 1
tungs- und Instandhaltungsprozesse. Gleichzeitig wird die Verwaltung tech-
nischer Anlagen ermöglicht und der gesamte Produkt- und Anlagenlebens-
zyklus reflektiert.

mySAP Human Resources (mySAP HR®)


mySAP HR stellt Sachbearbeitern und Führungskräften der Personaladminist-
ration wesentliche Funktionen für die Personalverwaltung zur Verfügung.
Über rollenspezifische Portale stellt diese Lösung wichtige Informationen für
analytische Auswertungen und strategische Entscheidungen bereit und unter-
stützt die Kernfunktionen des HR (Personaladministration, Personalabrech-
nung, Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft und gesetzliches Reporting).

mySAP Financials
mySAP Financials ist ausgerichtet auf die effiziente Verarbeitung und Analyse
von Finanz- und Unternehmensdaten und hilft Unternehmen bei der Ab-
wicklung von Finanztransaktionen. Das betrifft die Budgetierung, Konsoli-
dierung, das Forderungsmanagement und die Finanzierungen sowie die
Zahlungsprozesse. Darüber hinaus hat SAP moderne Zahlungs-, Abrech-
nungs- und Finanzierungsmodelle integriert. Durch leistungsstarke Finanz-
und Geschäftsanalysen wird die Unternehmensleitung bei der strategischen
Entscheidungsfindung unterstützt.
Mit mySAP Mobile Business sind Unternehmen in der Lage, bisherige Mobi-
litätsschranken der Informationstechnologie (starre Netzwerke, Anwen-
dungsprogramme nur über PC/Desktop) zu überwinden. Durch mobile
Geschäftsanwendungen bzw. mobile Portale sind Geschäftsabwicklungen
mit mobilem Charakter möglich geworden, die eine neue und höhere Ser-
vicequalität zur Folge haben.

mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM®)


Diese Lösung ist auf alle Geschäftsprozesse ausgerichtet, die zur Evaluierung
sowie An- und Einbindung von Lieferanten benötigt werden. Schlüsselauf-
gaben dieser Lösung sind die intensive Überwachung und Gegenüberstel-
lung von Lieferantenbeziehungen, die Ermittlung und Bewertung neuer Lie-
feranten, elektronische Such- und Ausschreibungsfunktionen, Unterstützung
bei Verhandlungen mit Lieferanten u.a.

Infrastruktur und Services


Die mySAP Business Suite wird durch mySAP Technology®, eine offene und
sichere Integrationsarchitektur unterstützt, mit der unternehmensweite fle-
xible Business-Lösungen geschaffen und betrieben werden können.
Diese neue internet- und serviceorientierte Plattform ist sowohl für gegen-
wärtige als auch für zukünftige R/3-Lösungen konzipiert. Sie ermöglicht auf-
grund ihrer offenen Architektur die Einbindung einer Vielzahl heterogener
Komponenten und Technologien und öffnet den Zugang zu einem breiten
Spektrum von Services unterschiedlicher Anbieter.

25
1 Einführung in R/3 Enterprise

Mithilfe dieser hochmodernen Plattform ist es möglich, sowohl auf der admi-
nistrativen Seite der IT-Systeme mit offenen Protokollen (WBEM, CIM) als
auch bei der Anwendungsintegration mit verschiedenen Standards (Ver-
zeichnis, XML, Webservice) unter Einbeziehung der offenen Java-Plattform
einzelne Services umzugestalten, weiterzuentwickeln bzw. anzupassen.
Dabei müssen andere Services nicht verändert werden.
Neben der systemtechnischen Absicherung ist die Sicherheit über das
Berechtigungskonzept sowie die Benutzer- und Rollenverwaltung des SAP
Web Application Servers bei allen betriebswirtschaftlichen Anwendungspro-
grammen gewährleistet.
Durch die Schaffung von Schnittstellen zu Microsoft.NET® und die Einbin-
dung der Java-Plattform hat SAP seine Infrastruktur erweitert und für künf-
tige betriebswirtschaftliche Lösungen über das bisherige SAP-Umfeld hinaus
geöffnet.

Branchenlösungen
Branchenlösungen gewährleisten die Anpassung an besonderen Anforderun-
gen einzelner Wirtschaftszweige (Abb. 1.3). Gegenwärtig werden folgende
Branchenlösungen angeboten:
• mySAP Aerospace & Defense®
• mySAP Automotive®
• mySAP Banking®
• mySAP Chemicals®
• mySAP Consumer Products®
• mySAP Financial Service Provider®
• mySAP Engineering, Construction & Operations®
• mySAP Healthcare®
• mySAP Higher Education & Research®
• mySAP High Tech®
• mySAP Industrial Machinery & Components®
• mySAP Insurance®
• mySAP Media®
• mySAP Mill Products®
• mySAP Mining®
• mySAP Oil & Gas®
• mySAP Pharmaceuticals®
• mySAP Public Sector®
• mySAP Retail®
• mySAP Service Providers®
• mySAP Telecommunications®
• mySAP Utilities®

26
1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise 1

Abbildung 1.3 Branchenlösungen und branchenübergreifende Lösungen (Copyright SAP AG)

1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise


Langfristige Ausrichtung
SAP AG, Europas größter Softwareproduzent, der in der Welt nach Microsoft
und Oracle Platz drei der Softwareanbieter einnimmt, ist mit ihren beeindru-
ckenden Ressourcen für Forschung und Entwicklung (gegenwärtig mehr als
7.500 Mitarbeiter in diesem Bereich) die treibende Kraft bei der Entwicklung
von ERP-Lösungen.

Internationalität
Mithilfe von SAP R/3 Enterprise können weltweit agierende und multinatio-
nale Konzerne ihre komplexen betrieblichen Strukturen (z.B. verschiedene
Landesgesellschaften) und betriebswirtschaftlichen Abläufe abbilden. Damit
ist es möglich, in einem einzigen Softwaresystem komplette länderübergrei-
fende Geschäftsvorgänge darzustellen.
Gerade diese Internationalität der R/3-Software bestimmte entscheidend die
Verkaufserfolge der letzten Jahre im Ausland. Trotz starker Konkurrenz von
Oracle im amerikanischen Wirtschaftsraum liegen die Umsatzzahlen der SAP
in den USA weit über denen in Deutschland. Aus der Sicht des Lizenzumsat-
zes ist SAP zum größten Anbieter von Business-Software in der USA gewor-

27
1 Einführung in R/3 Enterprise

den. Selbst die Zuwachsraten in Japan (ca. 22% im Jahr 2002) übertreffen
mittlerweile die des deutschen Marktes.
Anforderungen, die an solche Systeme gestellt werden, sind u.a. die sprachli-
che Vielfalt und die Möglichkeit, mit verschiedenen Währungen arbeiten zu
können sowie über den neuesten Stand gesetzlicher Änderungen (z.B. im
steuerlichen und personalrechtlichen Bereich) zu verfügen. Diese Anforde-
rungen werden von SAP R/3 Enterprise nicht nur erfüllt, sondern auch rich-
tungsweisend beeinflusst. Darüber hinaus stellt der internationale Einsatz
weitere Anforderungen:
• Komplette Abbildung von Konzernstrukturen einschließlich unterneh-
mensübergreifender Geschäftsabläufe im Rahmen der Planung und Ab-
wicklung von internationalen Geschäften
• Unterstützung verschiedener Sprachen und landesspezifischer Datums-
formate
• Einbindung verschiedener Kontenpläne
• Berücksichtigung des nationalen Steuerrechts, steuerlicher Besonderhei-
ten für die Rechnungsprüfung, des landesspezifischen Berichtswesens im
Rechnungswesen und der unterschiedlichen länderbezogenen Verfahren
der Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Personalwirtschaft
• Verschiedene nationale Rechtsvorschriften in der Logistik, z.B. Lagerhal-
tung, Gefahrgutabwicklung etc.
• Einbindung kollaborativer Technologien

Branchenneutralität von SAP R/3 und Branchenlösungen


SAP R/3 bezeichnet eine branchenneutrale Standardsoftware, die in vielen
verschiedenen Branchen eingesetzt wird.
Darüber hinaus gibt es seit Mitte der 90er Jahre eine Reihe von Branchen-
lösungen, die ausgehend vom SAP R/3-Standardsystem entwickelt wurden.
In diesen Branchenlösungen wurde die Funktionalität der Standardsysteme
ergänzt und auf die Erfordernisse verschiedener Wirtschaftzweige (Bran-
chen) zugeschnitten. Die zusätzlichen branchenspezifischen Funktionen der
Branchenlösungen werden in bereits vorkonfigurierten Varianten ausgelie-
fert und verkürzen die Einführungszeit der SAP-Software.

Funktionalität
Mit der konkurrenzlosen Funktionalität von SAP R/3 Enterprise sind Unter-
nehmen in der Lage, alle Geschäftsprozesse einschließlich der Beziehungen
zu anderen Partnern abzubilden.
Beeinflusst durch das Internetzeitalter und die erweiterten Ansprüchen der
New Economy wurde die Plattform mySAP Business Suite als Gesamtpaket
aus Lösungen und Services unter Einbindung des Internets geschaffen.

28
1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise 1
Integration
SAP R/3 Enterprise als voll integrierte Software realisiert über die einfache
Datenhaltung (in einem einzigen DV-System) die Organisation der Informa-
tionsflüsse. Das heißt, Daten und Informationen unterschiedlich strukturier-
ter Geschäftsabläufe werden innerhalb des jeweiligen Unternehmens und
zwischen verschiedenen Unternehmen nahtlos und benutzerfreundlich
integriert. Gleichzeitig ist auch die Integration verschiedener elektronischer
Marktplätze möglich.
Die hohe Skalierbarkeit zeigt sich darin, dass mithilfe mehrerer plattformun-
abhängiger Server Tausende von Systembenutzern von jedem beliebigen
Gerät aus gleichzeitig auf das Portal und damit auf wichtige rollenspezifische
Informationen zugreifen können.

Abbildung 1.4 Nahtlos integrierte Infrastruktur (Copyright SAP AG)

Moderne Programmoberfläche
Die SAP R/3-Programmoberfläche mit ihren Elementen Bildaufbau, Bedien-
regeln, Tastenbelegung, Mausaktionen etc. entspricht weitgehend der von
Microsoft Windows. An fast jeder Stelle des Systems gelten die gleichen
Regeln zur Bedienung der Oberfläche, ob im Rechnungswesen, in der Logistik
oder im Personalwesen. Die Programmoberfläche wird kontinuierlich durch
weitere Elemente verbessert. Zu nennen wären hier viele neue standardisierte
Drucktasten (Symbole, Icons), zusätzliche Tabellenfunktionen (TableCon-
trols), Einbindung der Ampeltechnik und seit dem Release 4.6 die Einbindung

29
1 Einführung in R/3 Enterprise

des SAP Easy Access sowie die durchgängige Anwendung der Registerkarten-
technik zur besseren Übersichtlichkeit der (Dialog-)Transaktionen.

Anpassungsfähigkeit durch Customizing


Mit dem Customizing wird die ausgelieferte SAP-Software den spezifischen
betriebswirtschaftlichen und technischen Anforderungen des Unternehmens
angepasst. Damit kann aber auch eine Erweiterung der SAP-Funktionalität
verbunden sein.
Beim Customizing werden betriebs- und branchenspezifische Vorgaben und
Verarbeitungsregeln in Tabellen abgelegt. Vom R/3-Standard abweichende
Abläufe lassen sich durch Programmierung in der SAP-Entwicklungsumge-
bung realisieren. Die große Anzahl der angebotenen Standardfunktionen
deckt jedoch die meisten Anforderungen ab.

1.4 Grundlagen der Programmoberfläche


1.4.1 SAP R/3-Anmeldung
Anstelle des Begriffs »Anmeldung« sind auch die Begriffe »Login« bzw.
»Logon« gebräuchlich.

Aufruf des SAP Logon


Mit dem SAP Logon (einem Windows-Programm) melden Sie sich von einem
Windows-PC an SAP R/3 an. Das SAP Logon ist der Vermittler zwischen dem
SAP-System und dem SAP GUI-Programm (SAP GUI = SAP Graphical User
Interface®) auf Ihrem PC, welches Ihre SAP-Programmoberfläche erzeugt.
Durch Doppelklick auf das SAP Logon Symbol auf Ihrem Bildschirm rufen Sie
dieses Programm auf (Abb. 1.5). Im Rahmen BEZEICHNUNG wird dann eine
Liste aller von SAP Logon aus verfügbaren SAP-Systeme angezeigt.

Abbildung 1.5 SAP Logon (Copyright SAP AG)

30
1.4 Grundlagen der Programmoberfläche 1
Modifikation der SAP Logon Einträge
Nach Zustimmung durch die SAP-Systemadministration kann im SAP Logon
mithilfe der Taste NEU... der Zugang zu weiteren SAP-Systemen eingerichtet
werden (Abb. 1.6). Über die Drucktaste EIGENSCHAFTEN ist es möglich, beste-
hende Einträge (durch editieren) zu ändern. Die Drucktasten GRUPPEN... und
SERVER ... sollten der Systemadministration vorbehalten bleiben, da für ihre Ver-
wendung bestimmte Voraussetzungen im System geschaffen werden müssen.

Abbildung 1.6 Fenster zum Anlegen eines neuen SAP Logon Eintrags (Copyright SAP AG)

Ermitteln der SAP Logon-Version

Abbildung 1.7 Fenster zum Ermitteln der SAP Logon-Version (Copyright SAP AG)

Da zu einem SAP R/3-System nur bestimmte SAP Logon Versionen passen,


sollten Sie in der Lage sein, diese Version zu ermitteln. Dazu klicken Sie dop-
pelt auf das SAP Logon Symbol (falls Sie das SAP Logon Programm noch

31
1 Einführung in R/3 Enterprise

nicht aufgerufen haben). Klicken Sie danach auf das Dropdown-Menü in der
linken oberen Fensterecke und wählen Sie den Menüpunkt ÜBER SAP
LOGON. Es erscheint das in Abbildung 1.7 gezeigte Fenster, dem Sie die Ver-
sion (den Releasestand) Ihres SAP Logon entnehmen können. Zum Schließen
dieses Fensters klicken Sie auf die Drucktaste OK.

Verbindung zum R/3-System


Wählen Sie im SAP Logon-Rahmen BEZEICHNUNG den gewünschten Eintrag
(Einfachklick auf diesen Eintrag). Durch Klick auf die Drucktaste LOGON stel-
len Sie nun die Verbindung zum SAP-System her. In einem neuen Fenster
erscheint das Anmeldebild (Abb. 1.8).

Abbildung 1.8 Anmeldebild (Copyright SAP AG)

Hier werden Eingaben verlangt, welche die Reaktionen des R/3-Systems wäh-
rend Ihrer gesamten Benutzersitzung (von der Anmeldung im R/3-System bis
zur Abmeldung) beeinflussen. Bevor wir auf das Handling (Ihre Arbeitsschritte
am PC) eingehen, erläutern wir die damit verbundenen Begriffe:

Mandant (Client)
Ein Mandant (Client) ist eine organisatorisch und datentechnisch abge-
schlossene Einheit innerhalb eines R/3-Systems (mit getrennten Stammsät-
zen und einem eigenständigen Satz von Tabellen).
Jeder Mandant wird mit einer eigenen dreistelligen Mandantennummer im
System geführt. Durch Eingabe einer Mandantennummer bei der Anmel-
dung wird gewährleistet, dass mit dieser Anmeldung nur auf die Daten des
ausgewählten Mandanten zugegriffen wird.

32
1.4 Grundlagen der Programmoberfläche 1
Benutzer (User)
Jeder Anwender hat eine eigene Benutzer-ID, die in das entsprechende Feld
des Anmeldebilds einzugeben ist. Mit dem Benutzernamen werden benutzer-
spezifische Voreinstellungen für die Benutzersitzung wirksam, beispielsweise
Zugriffs- oder Änderungsberechtigungen für Daten in einem bestimmten
Buchungskreis.

Kennwort (Password)
Das Kennwort (Passwort) ist benutzerspezifisch angelegt. Bei der Erstanmel-
dung erhält der Benutzer das erste Kennwort (Initialkennwort) vom System-
verwalter. Der Benutzer wird bei seiner ersten Anmeldung vom System auf-
gefordert, das ihm zugeteilte Kennwort zu ändern (in ein persönliches
Kennwort). Er kann es später von sich aus oder auf regelmäßige Anforde-
rung der Systemverwaltung ändern.

Sprache (Language)
Wie bereits erläutert wurde, ist R/3 ist eine internationale Standardsoftware,
die in über 30 Sprachen gepflegt wird.
Darüber hinaus können Texte zu Stammdaten (z.B. zu Materialien) in ver-
schiedenen Sprachen angelegt werden.
Wenn Sie bei der R/3-Anmeldung keine Eingabe in das Sprachfeld vorneh-
men, wird eine voreingestellte Sprache »gezogen«, üblicherweise deutsch
oder englisch. Wollen Sie, dass die SAP-Oberfläche in einer anderen Sprache
angezeigt wird, so müssen sie das Sprachkennzeichen der jeweiligen Sprach-
version eingeben, z.B. »DE« für deutsch oder »EN« für englisch.

Erstanmeldung
Vor der ersten Anmeldung an ein SAP R/3-System benötigen Sie von der
zuständigen SAP-Systemverwaltung
• die Mandantennummer,
• Ihren Benutzernamen,
• das Kennwort (Initialkennwort).
Bei den Eingaben wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Handling zur Anmeldung


Eine erfolgreiche, vom System zugelassene Anmeldung ist Voraussetzung für
das Arbeiten in SAP R/3. Die Abbildung 1.8 zeigt Ihnen das R/3-Anmelde-
bild.

Ausgangspunkt Anmeldebild
1. Geben Sie in das Feld MANDANT Ihre (dreistellige) Mandantennummer ein
(*) und drücken Sie (ÿ) (falls Ihr Cursor nicht automatisch in das nächste
Feld springt; auch dies ist im SAP-System einstellbar).

33
1 Einführung in R/3 Enterprise

(*) Klicken Sie mit der Maus in den rechteckigen Rahmen rechts von der
Feldbezeichnung MANDANT bzw. CLIENT. Wenn in diesem Feld eine andere
Mandantennummer steht, löschen Sie diese mithilfe der Tasten (æ__)
bzw. (Entf). Geben Sie nun über die Tastatur Ihre Mandantennummer ein.
2. Geben Sie in das Feld BENUTZER Ihren Benutzernamen ein und drücken Sie
(ÿ).
3. Geben Sie in das Feld KENNWORT das Kennwort ein und drücken Sie (ÿ).
Die Eingabe des Kennworts erscheint aus Sicherheitsgründen nicht auf
dem Bildschirm. Im Feld KENNWORT sind lediglich Sternchen sichtbar und
Sie können die Cursorbewegung verfolgen.
4. Geben Sie bei Bedarf (siehe oben) in das Feld SPRACHE das gewünschte
Sprachkennzeichen ein.
Wenn Sie nichts in dieses Feld eingeben, wird automatisch diejenige Spra-
che »gezogen«, die der Systemadministrator bei der Konfiguration Ihres
SAP Front End hinterlegt hat.
5. Drücken Sie die Taste (¢).
« Ein neues Fenster erscheint.

Abbildung 1.9 SAP-Einstiegsbild (Copyright SAP AG)

34
1.4 Grundlagen der Programmoberfläche 1
Wenn Sie sich mit Ihrem Benutzernamen zum ersten Mal in R/3 anmel-
den, erscheint ein Dialogfenster zur Änderung des Kennworts. Geben Sie
in dieses Dialogfenster ein neues Kennwort ein. Drücken Sie die Taste
(ÿ), tippen Sie das neue Kennwort nochmals ein und drücken Sie die
Taste (¢). Das Copyright-Fenster erscheint.
Wenn Sie sich später ein weiteres Mal in R/3 anmelden, erscheint in
Schritt 5 das Copyright-Fenster sofort.
6. Drücken Sie die Taste (¢).
« Das SAP-Einstiegsbild (Einstiegsbild SAP Easy Access, Einstiegsbild des
Session Managers) erscheint (Abb. 1.9).

Erfolglose Anmeldeversuche
War eine Anmeldung nicht erfolgreich, so erscheint nach Schritt 5 eine Mel-
dung (am unteren Rand des Anmeldebilds oder in einem gesonderten Fens-
ter), die Sie auf die mögliche Fehlerursache aufmerksam macht.
Um zu verhindern, dass eine unbefugte Person mit Ihrem Benutzernamen
durch Ausprobieren von Kennwörtern in das R/3-System eindringt, stehen
folgende Sperrmechanismen zur Verfügung:
• Drei erfolglose Anmeldeversuche mit einem Benutzernamen führen stan-
dardmäßig dazu, dass R/3 das Anmeldebild schließt. Das System bringt
Sie an den Ausgangspunkt des R/3-Aufrufs zurück, zum Beispiel zum Task
Manager (Programm-Manager) in Windows. Sie können R/3 in diesem
Fall erneut starten.
• Zwölf erfolglose Anmeldeversuche mit dem gleichen Benutzernamen füh-
ren standardmäßig dazu, dass der entsprechende Benutzername gänzlich
gesperrt wird. Selbst eine spätere Anmeldung mit richtigem Kennwort ist
nicht mehr möglich. In diesem Fall muss der Systemverwalter die Sperrung
im R/3-System wieder rückgängig machen und Ihnen ein neues Initial-
kennwort zuteilen.
Der Systemverwalter kann die zulässige Anzahl von Anmeldeversuchen für je-
den dieser beiden Fälle anders beschränken (auf eine Zahl zwischen 1 und 99).

Mehrfache Anmeldung an einem R/3-System


Bei der Anmeldung ist es grundsätzlich möglich, sich mit dem gleichen
Benutzernamen mehrfach an ein System anzumelden. Nach einer Mehr-
fachanmeldung öffnet sich für den Anwender ein Dialogfenster (Abb. 1.10).
SAP weist hier darauf hin, dass für Anmeldungen in R/3 eine Lizenz benötigt
wird. Bestehen Unklarheiten über die Lizenzvergabe, ist es ratsam, sich beim
Systemverwalter zu erkundigen.
Sie haben in SAP R/3 die Möglichkeit, innerhalb einer Anmeldung mehrere
Modi zu öffnen. Mit jedem dieser Modi haben Sie die vollen Möglichkeiten des
SAP R/3-Systems, d.h. Sie können in jedem Modus so arbeiten, als hätten Sie
sich scheinbar mit dem gleichen Benutzernamen mehrfach angemeldet.

35
1 Einführung in R/3 Enterprise

Abbildung 1.10 Informationsbild für Mehrfachanmeldungen an einem System


(Copyright SAP AG)

1.4.2 Aus dem System abmelden


Abmeldung
Mit der Abmeldung beenden Sie eine Benutzersitzung am R/3-System. Sie
sollten sich grundsätzlich aus R/3 abmelden, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz ver-
lassen – besonders dann, wenn Sie Zugriff auf Daten haben, die nicht für
jedermann zugänglich sein sollen.

Abmelden im Anmeldebild
Im Anmeldebild bewirkt ein Klick auf die Drucktaste den Abbruch der
Anmeldung und die Rückkehr zum Ausgangspunkt des R/3-Aufrufs.

Über das Menü System abmelden


Aus jedem SAP-Fenster innerhalb von R/3 können Sie folgendes Abmelde-
verfahren benutzen.
Ausgangspunkt In einem beliebigem SAP-Fenster
1. Sichern Sie noch nicht gespeicherte Daten.
2. Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | ABMELDEN.
« Ein Dialogfenster wird angezeigt, in dem die Abmeldung bestätigt wer-
den soll (Abb. 1.11).
3. Klicken Sie auf die Drucktaste JA.
« Alle R/3-Fenster werden geschlossen. Sie kehren auf die Ebene des Be-
triebssystems zurück.

36
1.4 Grundlagen der Programmoberfläche 1
Ein Klick auf die Drucktaste NEIN brächte Sie in das vorherige R/3-Fenster
zurück.

Abbildung 1.11 Dialogfenster »Abmelden« (Copyright SAP AG)

Die nach dem zweiten Schritt angezeigte Sicherheitsabfrage »Nicht gesicherte


Daten werden verloren gehen. Möchten Sie sich abmelden?« erscheint immer,
auch in den Fällen, in denen keine Daten zu sichern sind.
Alle folgenden Aktionen führen grundsätzlich in das Dialogfenster »Abmel-
den«. Weitere Möglichkeiten der Abmeldung:
• Doppelklicken Sie auf das Dropdown-Menü in der linken oberen Fensterecke.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und auf den Menüpunkt SCHLIESSEN.
• Drücken Sie die Tastenkombination (Alt)+(F4).

1.4.3 Kennwort ändern


Der Systemverwalter kann aus Sicherheitsgründen festlegen, dass der Anwen-
der beispielsweise nach spätestens 14 Tagen sein Kennwort ändern muss. In
einem solchen Fall verwehrt R/3 dem Benutzer ab dem 15. Tag so lange die
Anmeldung, bis er sein Kennwort geändert hat.
Unabhängig davon kann jeder Benutzer sein Kennwort (bei Bedarf) auch in
kürzeren Zeitabständen ändern. R/3 erlaubt jedoch nur eine Kennwortände-
rung pro Tag.

Regeln für die Verwendung von Kennwörtern


R/3 prüft die Gültigkeit eines neuen Kennworts nach folgende Regeln:
• Kennwortlänge zwischen drei und acht Zeichen; die Mindestlänge von
drei Zeichen kann der Systemverwalter auf bis zu acht erhöhen.
• Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden.
• Verwendet werden alphanumerische Zeichen (alle Buchstaben von A bis
Z, alle Ziffern von 0 bis 9 sowie Interpunktionszeichen).
• Als erstes Zeichen darf kein Ausrufezeichen (!), Fragezeichen (?) oder Leer-
zeichen ( ) verwendet werden.
• Drei aufeinanderfolgenden Zeichen, die im Benutzernamen in derselben
Reihenfolge enthalten sind, sind als Kennwort ebenfalls nicht zulässig. So
kann mit dem Benutzernamen »Schwarm« nicht das Kennwort »Arm«
verwendet werden.
• Drei aufeinanderfolgende identische Zeichen am Passwortbeginn sind
verboten (beispielsweise »Rrrums«).

37
1 Einführung in R/3 Enterprise

• Die Zeichenfolgen »pass« und »init« sind für andere Zwecke reserviert
und dürfen als Kennwort nicht verwendet werden.
• Keines der fünf zuletzt verwendeten Kennwörter ist zulässig.

Kennwort ändern
Ausgangspunkt R/3-Anmeldebild
1. Geben Sie die Mandantennummer und den Benutzernamen sowie das
bisher gültige Kennwort ein.
2. Klicken Sie auf die Drucktaste NEUES KENNWORT (NEW PASSWORD).
« Ein Dialogfenster erscheint (Abb. 1.12).
3. Geben Sie in das Feld NEUES KENNWORT das neue Kennwort ein und drü-
cken Sie auf die Taste (ÿ).
« Die eingegebenen Zeichen können Sie nicht auf dem Bildschirm sehen.
Der Cursor springt in das Feld KENNWORT WIEDERHOLEN.
4. Geben Sie das gleiche Kennwort nochmals in das Feld KENNWORT WIEDER-
HOLEN ein.
5. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Das Copyright-Fenster erscheint.
6. Drücken Sie die Taste (¢).
« Das SAP-Einstiegsbild erscheint.

Abbildung 1.12 Anmeldebild mit Drucktaste NEUES KENNWORT und das ihm folgende
Dialogfenster zur Kennworteingabe (Copyright SAP AG)

Kennwort vergessen?
Sie sollten sich Ihr Kennwort auf jeden Fall merken. Falls Sie Ihr Kennwort ein-
mal vergessen haben, kann nur Ihr Systemverwalter Ihrem Benutzernamen
ein neues (Initial-)Kennwort zuordnen, mit dem Sie sich wieder anmelden

38
1.4 Grundlagen der Programmoberfläche 1
können. Auch der Systemverwalter kann Ihr altes Kennwort nicht mehr sicht-
bar machen.

1.4.4 Fenster
Einige Windows-Begriffe
Man unterscheidet Primärfenster mit veränderbarer Größe (z.B. das Anmel-
debild) und Dialogfenster (Sekundärfenster), deren Größe nicht geändert
werden kann, (z.B. das Copyright-Fenster oder das Fenster zur Kennwortein-
gabe). Dialogfenster fordern eine Aktion des Benutzers (im einfachsten Fall
(¢)) und dienen dem Dialog zwischen SAP R/3 und Benutzer.
Das Fenster, in dem gerade gearbeitet wird, bezeichnet man als aktives Fenster.
Blätterleiste (Bildlaufzeile)
Eine Blätterleiste erscheint nur dann (am rechten und/oder unteren Rand)
eines Fensters, wenn Informationen nicht vollständig in dieses Fenster pas-
sen (Abb. 1.13).

Abbildung 1.13 Blätterleisten für die Anzeige von Reports (Copyright SAP AG)

Blätterpfeile (Bildlaufpfeile) an den Enden einer Blätterleiste dienen zum


»Rollen« (»Scrollen«) des Fensterinhalts mithilfe der Maus.
Die Blättermarke beschreibt durch ihre Position innerhalb der Schiebefläche,
welche Stelle des Textes oder der Grafik gerade angezeigt wird.

39
1 Einführung in R/3 Enterprise

Funktionstaste Maus Funktion (Ergebnis)


(Strg)+(Bild½) Ziehen der Blättermarke an Erste Seite oben
den Anfang der Blätterleiste
(Bild½) Klicken oberhalb der Blätter- Vorherige Seite
marke in die Blätterleiste
(Bild¼) Klicken unterhalb der Blätter- Nächste Seite
marke in die Blätterleiste
(Strg)+(Bild¼) Ziehen der Blättermarke an Letzte Seite unten
das Ende der Blätterleiste

Tabelle 1.1 Funktionstasten und Mausaktionen zum Blättern in einem Auswahlfenster

Das SAP-Fenster
Hauptbildbereiche des SAP-Fensters
Mit dem neuen (ab SAP-Release 4.6A ausgelieferten) SAP GUI gliedert sich
das SAP-Fenster in die zwei Hauptbildbereiche Bildkopf und Bildrumpf.
• Der Bildkopf besteht aus
• Menüleiste,
• Systemfunktionsleiste,
• Titelleiste,
• Anwendungsfunktionsleiste.
Dabei bilden die Menüleiste und die Systemfunktionsleiste den sogenann-
ten Bildbanner.

Abbildung 1.14 Das SAP-Fenster (Copyright SAP AG)

40
1.4 Grundlagen der Programmoberfläche 1
• Der Bildrumpf enthält am unteren Rand eine Statusleiste (Statuszeile).
Oberhalb der Statusleiste befindet sich ein Bildschirmbereich, dessen
Gestaltung von der jeweiligen Transaktion abhängig ist. Nach der SAP
R/3-Anmeldung sehen Sie im linken Teil dieses Bildschirmbereichs einen
Navigationsbereich (SAP Easy Access) (siehe Abbildung 1.14).
Menüleiste
Am oberen Rand eines SAP-Fensters finden Sie die Menüleiste mit den
Menünamen. Die Menünamen können sich ändern, wenn Sie zu einem
anderen SAP-Fenster wechseln. Die Menünamen SYSTEM und HILFE sind
jedoch in jeder Menüleiste enthalten. Im rechten Teil der Menüleiste (links
neben dem SAP-Logo) finden Sie (von links nach rechts in dieser Reihen-
folge) das Minimierungssymbol, das Maximierungssymbol und das Symbol
zum Schließen des Fensters. Diese Fensterfunktionen können Sie auch mit-
hilfe des Dropdown-Menüs am linken Rand der Menüleiste ausführen.
Systemfunktionsleiste
Unterhalb der Menüleiste befindet sich die Systemfunktionsleiste (Symbolleiste).
Sie enthält das Befehlsfeld (Kommandofeld) zur Eingabe von Befehlen an das
R/3-System und Drucktasten (Symbole) für häufig verwendete anwendungs-
übergreifende Funktionen. Funktionen wie »Sichern«, »Zurück«, »Beenden«,
und »Abbrechen«, sowie Navigations- und Hilfefunktionen sind hier integriert.
Diese Leiste sieht in jedem SAP-Fenster grundsätzlich gleich aus. Es kann
jedoch sein, dass einige Funktionen abgedunkelt (deaktiviert) sind. Die abge-
dunkelten Funktionen werden in diesem SAP-Fenster nicht benötigt.
Sollte das Befehlsfeld nicht sichtbar (ausgeblendet) sein, so können Sie es wie
folgt einblenden: Klicken Sie auf den Pfeil (das Dreieck) rechts neben der
Drucktaste ENTER .

Abbildung 1.15 Die Systemfunktionsleiste mit eingeblendetem Befehlsfeld (Copyright SAP AG)

Die einzelnen Bestandteile der Systemfunktionsleiste werden weiter unten


näher erläutert.
Weitere Elemente des Bildbanners
Am rechten Rand des Bildbanners sehen Sie das SAP-Logo und ein Wellen-
symbol. Wellenbewegungen bedeuten, dass Ihr R/3-System Datenanforde-
rungen bearbeitet. Die Reaktionszeit des Systems hängt dabei vom Netz-
werk, der verwendeten Hardware und dem Volumen des Datenverkehrs zum
Zeitpunkt der Anfrage ab.

41
1 Einführung in R/3 Enterprise

Titelleiste
Unter der Systemfunktionsleiste finden Sie die Titelleiste. Sie enthält den
erklärenden Fenstertitel und ist in jedem Fenster des R/3-Systems zu sehen.
In Dialogfenstern (z.B. im Copyright-Fenster oder im Fenster zur Kennwort-
eingabe) befindet sie sich am oberen Fensterrand.
Anwendungsfunktionsleiste
Die Anwendungsfunktionsleiste ist unterhalb der Titelleiste eingeordnet. Sie
enthält Drucktasten für anwendungsspezifische Funktionen, die in diesem
SAP-Fenster häufig benutzt werden. So erhält der Benutzer einen schnelleren
Zugriff auf die Funktionen. Alle Funktionen der Anwendungsfunktionsleiste
können Sie auch über die Menüleiste aufrufen.

Abbildung 1.16 Die Anwendungsfunktionsleiste (Copyright SAP AG)

Statusleiste
Am unteren Rand des SAP-Fensters sehen Sie die Statusleiste.

Abbildung 1.17 Die Statusleiste (Copyright SAP AG)

Alle Systemmeldungen (z.B. Hinweise auf falsche Eingaben) werden auf der
linken Seite der Statusleiste ausgegeben. Die rechte Seite der Statusleiste
enthält drei Statusfelder. (Sollten die Statusfelder nicht angezeigt werden, so
können Sie diese Felder durch Klick auf den Pfeil (das Dreieck) am rechten
Rand der Statusleiste einblenden.)
Das erste Statusfeld zeigt (wählbare) Systeminformationen des R/3-Systems
an. Mithilfe der Listbox rechts vom ersten Statusfeld können Sie zwischen
diesen Systeminformationen auswählen, z.B. den Namen des R/3-Systems
nebst Modus und Mandant, den Benutzernamen oder den Transaktionscode
der aktuellen Transaktion.

Abbildung 1.18 Listbox mit Statusinformationen (Copyright SAP AG)

Das zweite und dritte Statusfeld geben Auskunft über den Server, mit dem Ihr
PC verbunden ist bzw. über den Schreibmodus Ihrer Eingaben (OVR = Über-
schreibmodus, INS = Einfügemodus). Durch Klick auf das dritte Statusfeld
wechseln Sie alternierend zwischen Überschreibmodus und Einfügemodus.

42
1.4 Grundlagen der Programmoberfläche 1

1.4.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfs


Wir gehen hier nur auf die Elemente der Menüleiste und der Systemfunk-
tionsleiste ein, da die Titelleiste keine Navigationselemente enthält und da
alle Funktionen der Anwendungsfunktionsleiste auch über die Menüleiste
ausgeführt werden können.

Navigation mithilfe der Menüleiste


Navigation mit der Maus
Wenn Sie in einem SAP-Fenster auf einen Menünamen klicken, sehen Sie die
Menüeinträge (Menüoptionen). Ein Menü besteht aus dem Menünamen und
den Menüeinträgen. Wenn Sie einen Menüeintrag wählen (anklicken), wird
in SAP R/3 eine Aktion ausgelöst. Eine mögliche Aktion ist das Öffnen eines
Untermenüs (Kaskadenmenü, Aktionsmenü). Sie erkennen dies an dem Drei-
eck rechts neben dem Menüeintrag. Durch eine kurze Folge von Klicks auf
derartige Menüpunkte (also über einen Menüpfad) gelangen Sie schließlich
• zur Ausführung einer Funktion.
Dabei könnte es sich um die Ausführung einer Anwendungsfunktion im
gleichen SAP-Fenster handeln (z.B. »Sichern«), es könnte aber auch der
Aufruf eines anderen Anwendungsprogramms erfolgen.
• zu einem Dialogfenster.
Beispielsweise können Sie sich über die Menüpunktfolge SYSTEM | STATUS...
Statusangaben anzeigen lassen. Diesen Fall erkennt man im Menüpfad da-
ran, dass der letzten Menüeintrag des Pfades mit drei Punkten endet.
Navigation mit der Tastatur
Sie können Menüs und Funktionen über die Tastatur auswählen:
• Wenn Sie die Taste (F10) drücken, wird das erste Menü in der Menüleiste
markiert.
• Mithilfe der Cursortasten (æ), (Æ), (½) und (¼) können Sie zwischen
den Menüpunkten navigieren und jeweils einen Menüpunkt markieren.
• Entweder Sie brechen die Auswahl von Menüpunkten mit (Esc) oder
(F10) ab oder Sie rufen die hinter einem Menüpunkt hinterlegte Funktion
(bzw. das hinterlegte Dialogfenster) mit der Taste (¢) auf.
Alternativ dazu haben Sie die Möglichkeit, Menüpunkte über die Tasten-
kombination
(Alt) + (unterstrichener Buchstabe des zu wählenden Menüpunktes)
anzuwählen. Sie können auch diese Auswahl von Menüpunkten mit (Esc)
oder (F10) abbrechen.

43
1 Einführung in R/3 Enterprise

Standardmenüs
In einem SAP-Fenster stehen zwei Standardmenüs in der Menüleiste immer
zur Verfügung:
• Das Menü HILFE bietet Funktionen zum Abruf von Hilfs-Informationen
(Abb. 1.19). Auf die Arbeit mit dem Hilfemenü gehen wir im nächsten
Kapitel näher ein.

Abbildung 1.19 Hilfemenü (Copyright SAP AG)

• Das Menü SYSTEM erlaubt beispielsweise den Einblick in systemspezifische


Informationen, die Abmeldung vom R/3-System und die Einstellung von
Systemparametern (Abb. 1.20).

Abbildung 1.20 Systemmenü (Copyright SAP AG)

Statusfenster
Das Statusfenster enthält technische Informationen. Sie können es von jedem
SAP-Fenster aus aufrufen.

Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster


1. Wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | STATUS.
« Das Statusfenster wird angezeigt.

44
1.4 Grundlagen der Programmoberfläche 1
Wenn Sie mit dem Mauszeiger in ein beliebiges Feld klicken und anschlie-
ßend die F1-Taste drücken, wird eine Dokumentation zu diesem Feld an-
gezeigt.
2. Drücken Sie (¢).
« Das Statusfenster wird wieder geschlossen.

Abbildung 1.21 Statusfenster (Copyright SAP AG)

Arbeit mit der Systemfunktionsleiste


Befehlsfeld
Das Befehlsfeld (Kommandofeld) dient zur Eingabe von Befehlen
(Befehlscodes, alphanumerische Schlüssel). Durch eine geeignete Eingabe in
das Befehlsfeld, die den Transaktionscode der gewünschten Anwendung ent-
hält, kann man jede Transaktion direkt (ohne den Weg über einen Menüpfad)
aufrufen. Wir gehen darauf später näher ein.
Drucktasten und Navigation mit zugeordneten Funktionstasten
SAP R/3 verwendet eine Vielzahl von Drucktasten. Die Systemfunktionsleiste
(Symbolleiste) ist in jedem SAP-Fenster eines Standardsystems gleich. Doch
nicht alle Drucktasten (Symbole, Icons) der Systemfunktionsleiste sind in
allen SAP-Fenstern nutzbar. Die entsprechenden Drucktasten erscheinen
dann abgeblendet. Eine Drucktaste erlaubt es Ihnen, durch Einfachklick die

45
1 Einführung in R/3 Enterprise

zugeordnete Funktion auszuführen. Die Oberfläche einer Drucktaste kann


Text und/oder ein grafisches Symbol (Icon) enthalten.
Funktionstasten
Die Funktionstasten (F1) bis (F12) befinden sich auf der Tastatur. (Gelegent-
lich werden sie mit den Drucktasten verwechselt, die jedoch Elemente der
grafischen Benutzeroberfläche von SAP R/3 sind.) In R/3 sind eine Vielzahl
von Funktionstasten belegt, d.h. mithilfe dieser Funktionstasten (evtl. in
Kombination mit weiteren Tastaturtasten) und ohne Maus können viele R/3-
Funktionen ausgeführt werden, die hinter Drucktasten hinterlegt werden.
Hier wird also ein gewisser Komfort angeboten, da manche Anwender gern
mit Funktionstasten arbeiten. Eine detaillierte Beschreibung aller Drucktasten
der Systemfunktionsleiste sowie der zugeordneten Funktionstasten finden
Sie in dem Buch mySAP Einführung der Reihe »SAP Anwenderedition«.

Funktionstastenbelegung und Quick Info


Anzeige der Funktionstastenbelegungen
Sie können sich in jedem SAP-Fenster die aktiven Funktionstastenbelegun-
gen auf verschiedene Weise anzeigen lassen.
• Wenn Sie mit der Maus einen Menüleistenpfad öffnen (ohne die dahinter-
liegende Funktion aufzurufen), so enthält der Text des letzten Menüpunkts
häufig die zugehörige Funktionstastenbelegung.
• Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Bereich oberhalb der Status-
leiste liefert Ihnen das Funktionstastenmenü (Kontextmenü).
• Stellen Sie den Mauszeiger (ohne Klick) auf eine Drucktaste und bewegen
ihn nicht weiter, so wird normalerweise nach kurzer Zeit ein Quick-Info-
Text angezeigt, der die Funktion der Drucktaste beschreibt und oft eine
Funktionstastenbelegung enthält (Abb. 1.22).

Abbildung 1.22 Anzeige der Quick Info für die Drucktaste LAYOUT-MENÜ (Copyright SAP AG)

46
1.4 Grundlagen der Programmoberfläche 1

1.4.6 Meldungen
R/3 weist den Benutzer mit diversen Meldungen im linken Teil der Status-
leiste sowohl auf erfolgreiche als auch auf fehlerhafte Aktionen hin. Das
Symbol kennzeichnet dabei eine Fehlermeldung (vgl. Abb. 1.23), das
Symbol kennzeichnet eine sonstige Systemmeldung (vgl. Abb. 1.24).

Abbildung 1.23 Meldung in der Statusleiste nach fehlerhafter Materialnummerneingabe


(Copyright SAP AG)
Meldungen erscheinen entweder nur in der Statusleiste oder zusätzlich in
einem Dialogfenster (Abb. 1.25).
Wenn nähere Erläuterungen zu den Meldungen im System hinterlegt sind, so
können Sie diese anzeigen, indem Sie (im SAP-Fenster) auf die Meldung kli-
cken bzw. (im Dialogfenster) auf die Drucktaste HILFE klicken.

Abbildung 1.24 Meldung in der Statusleiste nach erfolgreichem Sichern einer


Materialstammänderung (Copyright SAP AG)

47
1 Einführung in R/3 Enterprise

Abbildung 1.25 Meldung im Dialogfenster nach fehlerhafter Materialnummerneingabe


(Copyright SAP AG)

1.4.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen


SAP-Fenster können eine Vielzahl graphischer Elemente enthalten, u.a.
• Drucktasten
• Felder
• Auswahlknöpfe
• Ankreuzfelder
• Gruppenrahmen
• Register
Auf Drucktasten gingen wir bereits ausführlich ein.

Arbeit mit Feldern


Feldbegriff
Der Begriff des Ein-/Ausgabefelds ist (in programmtechnischer Hinsicht) ein
Oberbegriff für:
• Felder (mit rechteckiger Schablone im Bildschirmbild, in die Sie Ihre Daten
eingeben können und/oder das R/3-System Daten ausgibt)
• Auswahlknöpfe
• Ankreuzfelder
Die Definition der Ein-/Ausgabefelder wird im ABAP Dictionary (Data Dictio-
nary) innerhalb der ABAP Workbench vorgenommen.
(Das ABAP Dictionary ist eine Komponente der ABAP Workbench und dient
zur zentralen Beschreibung und Verwaltung aller im R/3-System verwende-
ten Datendefinitionen. Es ist vollständig in die ABAP Workbench integriert.
Alle anderen Komponenten der ABAP Workbench können aktiv auf die im
ABAP Dictionary enthaltenen Definitionen zugreifen.)
Bei der Definition eines Ein-/Ausgabefelds muss ein Datenelement definiert
werden, das den Datentyp (z.B. numerisch, alphabetisch) enthält und die

48
1.4 Grundlagen der Programmoberfläche 1
inhaltliche Bedeutung des Ein-/Ausgabefelds beschreibt. Es verweist auf eine
sogenannten Domäne, die ebenfalls den Datentyp enthält und die zulässigen
Felddaten beschreibt, z.B. durch Informationen über die Feldlänge (Anzahl
der möglichen Zeichen) und die Anzahl der Dezimalstellen.
(Auswahlknöpfe und Ankreuzfelder haben immer den Datentyp CHAR der
Länge 1. Ein markierter Auswahlknopf oder ein markiertes Ankreuzfelder fül-
len das zugehörige Datenelement mit dem Wert X, ansonsten mit SPACE.)
Die Unterteilung der Felddefinition in Datenelement und Domäne erleichtert
die Übersetzung der Feldnamen in andere Sprachen. Außerdem kann jede im
System enthaltene Domäne zur Definition weiterer Felder verwendet wer-
den. (Bei Änderungen einer Domäne werden die darauf verweisenden Felder
gleichzeitig und konsistent mitgeändert.)
Den Begriff »Feld« benutzen wir im Folgenden für ein Ein-/Ausgabefeld mit
rechteckiger Schablone (im Bildschirmbild). Da der Begriff »Eingabefeld« in der
SAP-Umgangssprache häufig verwendet wird, verwenden wir ihn als Synonym
für »Feld«. Er verdeutlicht den Sachverhalt, dass ein Anwender in dieses Feld
alphanumerische Eingaben (über die Tastatur) vornehmen kann oder muss.
Sie haben Felder bereits aus Benutzersicht kennen gelernt, z.B. im R/3-
Anmeldebild, im Dialogfenster zur Kennworteingabe und im Statusfenster.
Felder dienen zur Eingabe von Daten durch den Anwender und/oder zur
Ausgabe von Daten durch das R/3-System.
Mussfeld, Kannfeld
Das Dynpro prüft Ihre Feldeingaben in verschiedener Hinsicht. Wenn Sie bei-
spielsweise in ein Feld vom numerischen Typ einen Buchstaben eingeben,
wird diese Fehleingabe vom Dynpro automatisch erkannt.
Ein Mussfeld ist ein Feld, in das vom Benutzer Daten eingegeben werden müs-
sen. Mussfelder sind normalerweise durch ein Hakensymbol gekennzeichnet
(vgl. das Feld BENUTZER (USER) im R/3-Anmeldebild). Das Hakensymbol wird
nur dann angezeigt, wenn Sie dieses Feld nicht angeklickt haben.
Sie können ein Fenster mit einem oder mehreren Mussfeldern nur dann
erfolgreich (ohne Fehlermeldung) verlassen, wenn alle Mussfelder mit Daten
gefüllt wurden. Es kann der Fall eintreten, dass Sie in eines von mehreren Fel-
dern Daten eingeben müssen, obwohl in keinem dieser Feldern ein Haken-
symbol hinterlegt wurde. Beispielsweise ist es möglich, dass in einem Fenster
entweder eine Angabe im Feld TAG oder eine Angabe im Feld WOCHE erfor-
derlich ist.
Ein Kannfeld ist ein Feld, in das vom Benutzer Daten eingegeben werden
können. Manche Fenster enthalten nur Kannfelder; diese Fenster können Sie
ohne Dateneingabe erfolgreich verlassen.

49
1 Einführung in R/3 Enterprise

Dateneingabe in Felder und Navigation zwischen Feldern


Bei der Bearbeitung der meisten R/3-Transaktionen müssen Sie Daten in Fel-
der eingeben. Sie haben die Möglichkeit, dies mithilfe der Maus und der Tas-
tatur oder ausschließlich mithilfe der Tastatur zu bewerkstelligen.
Mit der Maus können Sie in ein Feld klicken (wodurch Sie es zur Datenein-
gabe auswählen) und in einem Feld vorhandene alphanumerische Textteile
markieren. Wenn Sie in einem Standardsystem in ein leeres Feld klicken,
springt der Mauszeiger automatisch an den Anfang des Felds. Durch Ankli-
cken des entsprechenden Statusfelds in der Statusleiste können Sie jederzeit
zwischen dem Einfügemodus und dem Überschreibmodus wechseln.
Ihre Daten geben Sie entweder mit der Tastatur oder durch Kopieren aus der
Zwischenablage ein.
Eine ausführliche Beschreibung der Tasten bzw. Tastenkombinationen sowie der
damit verknüpften Funktionen finden Sie in dem Buch mySAP Einführung.
Feldhilfe und Technische Informationen
Hinter den meisten Feldern ist eine Feldhilfe (F1-Hilfe, Schnellhilfe) hinter-
legt, die Sie mit Klick auf die Drucktaste (falls diese Drucktaste vorhanden
ist) oder durch Drücken der Funktionstaste (F1) aufrufen können.
Die Verwendung der Feldhilfe und daran anknüpfende weitere Möglichkei-
ten der Navigation werden nun an einem Beispiel erläutert, das gleichzeitig
zur Illustration der vorangegangenen Ausführungen dient.
Ausgangspunkt SAP-Einstiegsbild
1. Wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | STATUS...
« Das Statusfenster erscheint. Im Feld TRANSAKTION sehen Sie den Namen
der aktuellen Transaktion. Im Feld PROGRAMM(DYNPRO) sehen Sie den
Namen des aktuellen Dynpros.
2. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld MANDANT und drücken Sie die
Funktionstaste (F1).
« Die Feldhilfe des Felds MANDANT wird angezeigt (Abb. 1.26).

Abbildung 1.26 Feldhilfe des Felds MANDANT (Copyright SAP AG)

3. Ziehen Sie den Mauszeiger auf den Text MANDANT IM R/3-SYSTEM.


« Die Farbe des Textes verändert sich und der Mauszeiger nimmt die
Form einer Hand an.

50
1.4 Grundlagen der Programmoberfläche 1
4. Klicken Sie auf den Text MANDANT IM R/3-SYSTEM.
« Eine Definition des Mandantenbegriffs wird angezeigt (Abb. 1.27).

Abbildung 1.27 Definition des Mandantenbegriffs (Copyright SAP AG)

5. Klicken Sie auf die Drucktaste TECHNISCHE INFORMATIONEN . Verlassen


Sie dieses Fenster durch Klick auf das Symbol ZURÜCK .
« Die Technischen Informationen des Felds MANDANT werden angezeigt.
In der Feldgruppe FELD-DATEN sehen Sie das Datenelement SYMANDT
(Abb. 1.28).

Abbildung 1.28 Dialogfenster mit technischen Informationen zum Feld MANDANT


(Copyright SAP AG)
6. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld DATENELEMENT und klicken Sie auf
die Drucktaste NAVIGIEREN .
« Das Datenelement SYMANDT wird im ABAP Dictionary angezeigt. In
der Registerkarte DATENTYP sehen Sie die zugeordnete Domäne mit In-
formationen über die Feldlänge und den Datentyp. An der Blätterleiste
erkennen Sie, dass hier nur ein Teil dieser Registerkarte (und ein Teil der
runden Auswahlknöpfe) angezeigt wird (Abb. 1.29).

51
1 Einführung in R/3 Enterprise

Abbildung 1.29 SAP-Fenster mit Angaben zur Domäne (Copyright SAP AG)

7. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Taste ZURÜCK .


« Die Technischen Informationen des Felds MANDANT werden wieder
angezeigt.
8. Klicken Sie auf die Drucktaste ABBRECHEN .
« Die Feldhilfe des Felds MANDANT wird angezeigt.
9. Klicken Sie auf die Drucktaste SCHLIESSEN .
« Das Statusfenster erscheint.
10. Klicken Sie auf die Drucktaste ABBRECHEN .
« Sie sind wieder am Ausgangspunkt.

1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der


Anwendung
1.5.1 Anwendungen, Transaktionen und Reports
Nach der Anmeldung im SAP R/3-System gelangen Sie in das SAP-Einstiegs-
bild. Im Navigationsbereich sehen Sie dann ein SAP Easy Access Menü. Mit-
hilfe dieses Menüs können Sie R/3-Transaktionen aufrufen. Nach Aufruf
einer Transaktion (Anwendung) gelangen Sie in die Anwendungsebene.
Normalerweise sehen Sie als erstes Bild der Anwendung das Einstiegsbild der
Anwendung.
Der Begriff Anwendung bezieht sich im R/3-System entweder auf eine
Anwendungskomponente (z.B. Materialwirtschaft (MM) oder Finanzwesen
(FI)) oder auf eine Funktion auf der Anwendungsebene (Transaktion, Anwen-
dung). Eine Funktion auf der Anwendungsebene (Transaktion, Anwendung)
ist dadurch gekennzeichnet, dass sie einen Transaktionscode besitzt. Jede die-

52
1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung 1
ser Funktionen kann nicht nur über das SAP Easy Access Menü aufgerufen
werden, sondern auch mithilfe des Transaktionscodes. Jede Anwendung (also
jede Funktion auf der Anwendungsebene) umfasst eine Reihe von Anwen-
dungsfunktionen, wie Sichern, Löschen oder Markieren.
Bei den Funktionen auf der Anwendungsebene (Transaktion, Anwendung)
unterscheidet man Dialogtransaktionen und Reporttransaktionen.
Dialogtransaktionen bestehen aus einer Folge von Bildschirmbildern, mit
deren Hilfe der Benutzer mit der Anwendung »kommuniziert«. Den Wech-
sel zum nächsten Bildschirmbild einer Sequenz bezeichnet man als Dialog-
schritt. Jeder Dialogschritt benötigt ein Dynpro (DYNamisches PROgramm).
Dieses steuert
• das Bildschirmlayout
• die Feldeigenschaften
• die Ablauflogik
Die von Dynpros erzeugten Bildschirmbilder werden (zur Abkürzung) im
SAP-Sprachgebrauch häufig ebenfalls als Dynpros bezeichnet. Jede Dialog-
transaktion hat einen Transaktionscode. Ein Teil dieser Transaktionscodes
wurde bereits in SAP R/2 verwendet.
In einer Reporttransaktion wird ein Report über seinen Transaktionscode
gestartet.
Ein Report (Bericht) ist ein ABAP/4-Programm vom Typ »ausführbares Pro-
gramm«. Der Ablauf eines Reports führt normalerweise von der Datenein-
gabe (in das erste Bild, das bei Reports Selektionsbild genannt wird) über die
entsprechende Datenverarbeitung zu einer Datenausgabe (Liste). Für jeden
Report ist es möglich, einen Transaktionscode und ein Selektionsbild zu defi-
nieren, es gibt aber auch Reports ohne Transaktionscode und ohne Selek-
tionsbild. Alle Reports können über den Reportnamen aufgerufen werden.
(Wir gehen darauf in einem späteren Kapitel näher ein.)

1.5.2 SAP Easy Access


SAP-Menü und Benutzermenü
SAP Easy Access bietet (zur Erleichterung und Vereinfachung der täglichen
Arbeit) die Möglichkeit für einen personalisierten (benutzerspezifischen) Ein-
stieg in das SAP-System. Ein Benutzermenü wird im Regelfall von der Sys-
temverwaltung eingerichtet. Es enthält zu einem vorgegebenen Arbeits-
gebiet (z.B. für einen Benutzer aus der Debitorenbuchhaltung) alle für die
normale tägliche Arbeit erforderlichen Einträge (Transaktionen, Berichte oder
auch Web-Adressen) (Abb. 1.30).
Wurde von der Systemverwaltung kein besonderes Menü für Ihre Anmel-
dung festgelegt, dann sehen Sie nach der Anmeldung das SAP-Menü.

53
1 Einführung in R/3 Enterprise

Auch mit einem Benutzermenü können Sie normalerweise im SAP-Einstiegs-


bild das SAP-Menü aufrufen. Sie erreichen dies über den Menüleistenpfad
MENÜ | SAP MENÜ.
Jedes SAP Easy Access Menü hat eine hierarchische Baumstruktur. Die Ele-
mente einer derartigen Struktur nennt man Knoten, Knoten ohne Nachfolger
heißen Endknoten. Die Endknoten eines SAP Easy Access Menüs sind Anwen-
dungen (Transaktionen), alle anderen Knoten sind Menüs. Firmenspezifisch
besteht die Möglichkeit, z.B. Web-Adressen als Endknoten hinzuzufügen.

Abbildung 1.30 Arbeitsgebiet Debitoren mit geöffnetem Menü Buchung (Copyright SAP AG)

Navigation im SAP Easy Access Menü


Da jedem Benutzer das SAP-Menü zur Verfügung steht, erläutern wir das
Folgende am Beispiel des SAP-Menüs. Menüs werden in SAP-Menü durch
Ordner symbolisiert, hinter denen der Menüname steht.
Wenn ein Menü (ausnahmsweise) keine Einträge enthält (z.B. das Menü
Favoriten in einem Auslieferungssystem), ist der Ordner zugeklappt.

54
1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung 1
Wenn ein Menü Einträge enthält , sehen Sie vor dem Ordner ein Dreieck.
• Bei geschlossenem Menü zeigt die Spitze des Dreiecks nach rechts und der
Ordner ist zugeklappt: .
• Bei geöffnetem Menü zeigt die Spitze des Dreiecks nach unten und der
Ordner ist aufgeklappt: . Etwas nach rechts versetzt folgen dann
die Einträge dieses Menüs (mit hellerer Hintergrundfarbe).
Sie können ein geschlossenes Menü öffnen, indem Sie einfach auf das davor
stehende Dreieck klicken. Ebenso können Sie ein geöffnetes Menü schließen.
Die Endknoten eines SAP-Menüs werden in den meisten Fällen durch ein
Anwendungssymbol dargestellt, hinter dem ein Name steht. (Dieser Name
ist nicht immer selbsterklärend. Manchmal ist es hilfreich, ihn zusammen mit
den Namen von einem oder zwei vorangegangenen Menüpunkten zu lesen.)

1.5.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi


Befehlsfeld
Das Befehlsfeld (Kommandofeld) dient zur Eingabe von Befehlen.
Wenn Sie im Befehlsfeld auf die Listbox klicken, sehen Sie eine Histo-
rienliste Ihrer zuletzt verwendeten Befehlscodes in umgekehrter Reihen-
folge. Beispielsweise sehen Sie den Befehlscode »search_sap_menu«, wenn
Sie die oben beschriebene Volltextsuche mithilfe des Befehlsfelds durchge-
führt haben. In der Historienliste stehen sowohl diejenigen Befehlscodes, die
Sie mit der Tastatur in das Befehlsfeld eingegeben haben, als auch die Befehls-
codes der Anwendungen, welche Sie über eine Folge von Menüpunkten
gestartet haben. Durch Klick auf einen Eintrag in der Historienliste holen Sie
diesen Eintrag in das Befehlsfeld. Sie können nun die entsprechende Anwen-
dung mit einem Klick auf die Drucktaste ENTER erneut starten.

Transaktionen
Eine Transaktion (Anwendung) ist aus Sicht der Endanwender ein logisch
abgeschlossener Vorgang im SAP R/3-System. Ein derartiger Vorgang
könnte z.B. das Anlegen eines Materials (eines Materialstammsatzes) im
R/3-System, das Ändern der Adresse eines Kreditors oder das Erzeugen einer
Liste bestimmter Kunden sein.
Ein Transaktionscode ist eine Folge von Zeichen, die eine Transaktion im
R/3-System benennt. Er kann bis zu 20 Zeichen enthalten (A bis Z, 0 bis 9
und Unterstrich »_«).
Jede Transaktion im SAP R/3 Enterprise hat einen Transaktionscode, mit des-
sen Hilfe sie über das Befehlsfeld aufgerufen werden kann.
Bei vierstelligen Transaktionscodes (und vor allem bei Transaktionscodes zur
Pflege von Stammdaten) ist häufig das erste Zeichen ein Kürzel für die
Anwendungskomponente innerhalb des Anwendungsbereiches (F: Finanz-

55
1 Einführung in R/3 Enterprise

wesen) und das zweite Zeichen ein Kürzel für eine Teilkomponente innerhalb
dieser Anwendungskomponente (D: Debitoren, K: Kreditoren). In den
genannten Beispielen (und bei vielen weiteren vierstelligen Transaktions-
codes) steht in der dritten und vierten Stelle des Transaktionscodes die Zif-
fernfolge »01« für »anlegen«, die Ziffernfolge »02« für »ändern« und die
Ziffernfolge »03« für »anzeigen«.
Ermitteln von Transaktionscodes
Sie haben die Möglichkeit, die Transaktionscodes der Transaktionen (Anwen-
dungen) mithilfe der technischen Namen des SAP Easy Access Menüs zu
ermitteln. Wenn Sie die Anzeige der technischen Namen im SAP Easy Access
Menü nicht aktiviert haben, können Sie den Transaktionscode eines einzel-
nen Endknotenpunktes bestimmen, indem Sie ihn markieren und in der
Menüleiste den Pfad ZUSÄTZE | TECHNISCHE DETAILINFORMATION wählen. Sie
sehen dann ein Dialogfenster, das den gesuchten Transaktionscode anzeigt
(Abb. 1.31). Den Transaktionscode einer laufenden (aktiven) Anwendung
können Sie im Statusfenster oder im ersten Statusfeld der Statusleiste ablesen.

Abbildung 1.31 Anzeige technischer Details (Copyright SAP AG)

Modi
In der Abbildung 1.26 sahen Sie, dass man jede Transaktion durch Eingabe
des Befehlscodes »/nxxxx« (»xxxx« = Transaktionscode) in das Befehlsfeld
und Klick auf die Drucktaste ENTER aufrufen kann. Wenn Sie unmittelbar
zuvor innerhalb einer »alten« Anwendung Daten eingegeben haben, sollten
Sie diese Daten sichern, da sie sonst ohne Warnung durch das System verlo-
ren gehen. In manchen Fällen ist dies jedoch nicht unmittelbar möglich, da
das System das Speichern inkonsistenter Daten nicht zulässt. Wenn Sie spä-
ter in der »alten« Anwendung weiterarbeiten möchten, haben Sie die Mög-
lichkeit, die neue Anwendung in einem neuen Modus zu öffnen.
Ein Modus (Session) ist aus der Sicht des Anwenders ein SAP-Fenster. Unmit-
telbar nach der Anmeldung an SAP R/3 arbeiten Sie mit genau einem Modus.
(Bei einer gültigen Anmeldung eröffnet der Benutzer eine Datenbanksitzung
(Session) und gleichzeitig die erste Transaktion mit dem Transaktionscode
SESSION_MANAGER.)
Zusätzlich zu dem oder den bisher vorhandenen SAP-Fenstern können wei-
tere (maximal sechs) Modi geöffnet werden. Programmintern erzeugt der
Applikationsserver für jeden Modus auf der Ebene des Betriebssystems einen

56
1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung 1
Prozess (Task), der einen eigenen Speicherbereich im sog. »Shared Memory«
belegt. Der Systemverwalter spezifiziert die Maximalzahl der Modi (von 2 bis
6), die Sie öffnen können.
In jedem Modus steht Ihnen der gesamte Leistungsumfang des SAP R/3-
Systems zur Verfügung. Mit Modi können in den jeweiligen Fenstern ver-
schiedene Anwendungen parallel bearbeitet werden. Die Funktionen, die Sie
in einem Modus ausführen, beeinflussen die anderen Modi nicht.
Arbeit mit Modi
Modi werden in folgenden Fällen eingesetzt:
• Wenn Sie eine R/3-Anwendungen bearbeiten und eine betriebliche An-
frage sofort beantworten sollen, können Sie hierfür eine neue Anwen-
dung in einem zusätzlichen Modus öffnen, ohne dass Sie die Arbeit in der
laufenden Anwendung abbrechen müssen.
• Wartezeiten, beispielsweise bei einer Erstellung eines komplexen Reports,
können durch das Öffnen einer zweiten Anwendung überbrückt werden.
• Sie können in einem Modus eine SAP-Anwendung ausführen, mit der Sie
noch nicht völlig vertraut sind, während Sie in einem anderen Modus die
SAP-Bibliothek zur Hilfe nutzen.
• Bei manchen Anwendungen, die Sie aufrufen, erzeugt das R/3-System
»von sich aus« einen neuen Modus. Das ist z.B. bei der Pflege der benut-
zereigenen Daten der Fall.
Gründe zum Schließen eines Modus
Das SAP R/3-System verfügt über einen eigenen Sperrmechanismus, um
Zugriffe auf Daten in der Datenbank zu synchronisieren. Dadurch wird ver-
hindert, dass zwei Transaktionen parallel zueinander die gleichen Daten in
der Datenbank ändern und dass inkonsistente Datensätze entstehen.
Solange Sie einen Datensatz (z.B. einen bestimmten Stammsatz) bearbeiten,
sind diese Daten für Änderungen durch andere Benutzer gesperrt.
Sie sollten Sie sich an folgende Regeln halten:

Hinweis Öffnen Sie nur so viele Modi, wie Sie unbedingt benötigen.

Hinweis Schließen Sie jeden nicht mehr benötigten Modus sofort.

Hinweis Minimieren Sie alle Modi, die Sie zwar benötigen, in denen Sie aber
gerade nicht arbeiten.

1.5.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen


Stammdaten und Bewegungsdaten
Stammdaten
Stammdaten sind Daten, die über einen längeren Zeitraum unverändert blei-
ben. Sie enthalten Informationen, die immer wieder in gleicher Weise benö-

57
1 Einführung in R/3 Enterprise

tigt werden. Alle Stammdaten eines bestimmten Objektes werden zu einem


Stammsatz zusammengefasst. Durch diese Zusammenfassung zu einem ein-
zigen Datenbankobjekt (Stammsatz) gibt es im SAP R/3-System keine redun-
dante Datenhaltung der Stammdaten.
Ein Beispiel für Stammdaten ist der Materialstamm. Er enthält Informationen
über alle Materialien, die ein Unternehmen beschafft, fertigt, lagert oder ver-
kauft. Der Materialstamm wird von den Komponenten des SAP genutzt. Ein
Materialstammsatz enthält die Stammdaten eines einzelnen Materials.
Innerhalb des Anwendungsbereiches Logistik werden Materialstammsätze
des R/3-Systems z.B. für folgende Funktionen benötigt:
Stammsätze werden zentral angelegt und können übergreifend (bezüglich
der Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise) verwendet werden.
Die einzelnen Daten eines Stammsatzes werden immer Organisationseinhei-
ten zugeordnet und mittels dieser Zuordnungen in unterschiedlichen Tabel-
len gespeichert. Man spricht dann davon, dass bestimmte Daten eines
Stammsatzes auf der Ebene einer Organisationseinheit erfasst werden.
Beispielsweise werden die Kontonummer und die allgemeinen Daten eines Kre-
ditors (Lieferanten) zentral auf der Mandantenebene erfasst; die buchungs-
kreisspezifischen Daten (Abstimmkonto, Zahlungsbedingungen, Ansprechpart-
ner usw.) werden für jeden Buchungskreis (jede Firma) gesondert (dezentral)
auf der Ebene des Buchungskreises erfasst. Die Daten auf Mandantenebene
stehen allen darunter liegenden Organisationseinheiten zur Verfügung. Das
bedeutet z.B., dass ein Kreditor in allen Buchungskreisen die gleiche (eindeu-
tige) Kontonummer hat.
Bewegungsdaten
Bewegungsdaten sind Daten, die kurzlebig sind. Sie enthalten vorgangsbe-
zogene Informationen. Alle Bewegungsdaten eines bestimmten Vorgangs
werden zu einem Datensatz zusammengefasst und in einer oder mehreren
(durch sog. »Schlüssel« miteinander verknüpfte) Datenbanktabellen gespei-
chert.
Die Erfassung von Bewegungsdaten zu Geschäftsvorgängen erfolgt durch
Buchungen in Belegen.
Beispielsweise werden in der Bestandsführung bei der Erfassung von Mate-
rialbewegungen (Warenbewegungen) Material- und Buchhaltungsbelege als
Nachweis für jede Bewegung erstellt.

Tabellen
Datenbanktabellen
Eine Datenbanktabelle ist ein Datenbankobjekt und besteht aus Spalten
(Mengen von Datenwerten desselben Typs) und Zeilen. Die Felder innerhalb
einer Zeile bilden den Datensatz.

58
1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung 1

Mandant Buchungskreis Geschäftsbereich Werk


100 1000 4000 1000
100 2000 4000 1000
200 1000 2000 2000

Tabelle 1.2 Felder und Datensätze

Die hier gezeigte Tabelle 1.2 dient lediglich zur prinzipiellen (stark verein-
fachten) Darstellung einer Datenbanktabelle. Die Kopfzeile der Tabelle 1.2
enthält die Feldbezeichnungen von vier Datenelementen. Die Datenbank-
tabelle besteht aus drei Datensätzen (Zeilen) und vier Spalten.
Tabellen des ABAP Dictionary
Für jede Datenbanktabelle des SAP R/3-Systems werden die Eigenschaften
und die Reihenfolge der Felder im ABAP Dictionary definiert; das so defi-
nierte Objekt des ABAP Dictionary bezeichnet man üblicherweise ebenfalls
als Tabelle (Tabelle des ABAP Dictionary). Umgekehrt entspricht jedoch
nicht zwangsläufig jeder Tabelle des ABAP Dictionary eine Datenbanktabelle.
Tabellen mit Daten zur Unternehmensstruktur
Diese Tabellen enthalten Organisationseinheiten, z.B. Buchungskreise, Kos-
tenrechnungskreise, Werke, Lagerstandorte und Personalbereiche. Ferner
enthalten sie kundenspezifische Steuerdaten wie Drucker oder Berechtigun-
gen. Tabellen mit Daten zur Unternehmensstruktur werden in den Ausliefe-
rungssystemen der SAP AG teilweise mit Musterwerten gefüllt und müssen
vom Kunden vollständig gepflegt werden.
Tabellen mit Anwendungsdaten
Sie enthalten die Stammdaten sowie die Bewegungsdaten und werden mit-
hilfe der Anwendungen (Transaktionen) gepflegt.

Mandantenabhängigkeit von Tabellen


Eine Tabelle kann entweder für alle Mandanten eines R/3-Systems gelten und
in ihnen verwendet werden (dann ist sie eine mandantenunabhängige Tabelle)
oder für einen bestimmten Mandaten des R/3-Systems (dann ist sie eine man-
dantenabhängige Tabelle). Die Mandantenunabhängigkeit bzw. Mandanten-
abhängigkeit einer Tabelle wird im ABAP Dictionary festgelegt.
Mandantenunabhängige Tabellen
Mandantenunabhängige Tabellen enthalten Daten, die aus der Sicht der
Mandanten eines SAP R/3-Systems von allgemeiner Gültigkeit sind, z.B.
R/3-Systemsteuerdaten, Transaktionscodes und Sprachkürzel.

59
1 Einführung in R/3 Enterprise

Mandantenabhängige Tabellen
In mandantenabhängigen Tabellen werden Daten gespeichert, die nur für
einen Mandanten gelten sollen. Hierzu gehören (mit wenigen Ausnahmen,
z.B Sprachkürzel) die Tabellen mit betriebswirtschaftliche Grunddaten, ferner
alle Tabellen mit Daten zur Unternehmensstruktur und alle Tabellen mit
Anwendungsdaten. Eine mandantenabhängige Tabelle enthält stets den
Mandanten als erstes Feld (an der ersten »Schlüsselposition«).

1.5.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und


Benutzerparameter
Sie können eine Anwendung im SAP-Menü auf verschiedene Weisen starten
(aufrufen):
• Doppelklicken Sie auf das Anwendungssymbol .
• Markieren Sie das Anwendungssymbol und klicken Sie auf ENTER (oder
drücken Sie die Taste (¢) oder drücken Sie die Taste (F2)).
• Markieren Sie das Anwendungssymbol (Einfachklick) und wählen Sie in
der Menüleiste den Pfad BEARBEITEN | AUSFÜHREN.
Nach Aufruf einer Anwendung kommen Sie in die Anwendungsebene. Das
erste Bild einer Anwendung wird als Einstiegsbild bezeichnet. Außer dem
Einstiegsbild enthalten Anwendungen in den meisten Fällen weitere Bild-
schirmbilder (Fenster).
Zum Beenden einer Anwendung im Einstiegsbild klicken Sie auf eine der
Drucktasten ZURÜCK , BEENDEN oder ABBRECHEN . Alternativ können
Sie in der Menüleiste auf den ersten Menünamen und anschließend auf den
Menüeintrag BEENDEN klicken.
Im weiteren Verlauf dieses Kapitels wird beispielhaft eine Anwendung zum
Pflegen von Stammsätzen der Logistik aufgerufen und das Einstiegsbild die-
ser Anwendung dargestellt. Unser besonderes Augenmerk gilt hierbei den
Eingabehilfen der Felder innerhalb des Einstiegsbilds.

Eingabehilfen
Ein R/3-Anwender kann z.B. vor der Aufgabe stehen, ohne Kenntnis der
Materialnummer anhand anderer Informationen einen Materialstammsatz in
einem Datenmassiv von mehreren Tausend oder sogar mehreren Zehntau-
send Materialstammsätzen zu suchen. SAP R/3 Enterprise stellt hierfür mit
den Eingabehilfen ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung.
Nach Aufruf der F4-Hilfe sind folgende Eingabehilfen möglich:
• Suchhilfen
• Trefferlisten
• Festwerte
• Statische Eingabehilfen

60
1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung 1
Suchhilfen
Suchhilfen sind die wichtigsten Eingabehilfen. Eine Suchhilfe ist ein spezielles
Objekt des R/3 Repository, das mit dem Werkzeug ABAP Dictionary (der
ABAP Workbench) angelegt wurde. Suchhilfen beziehen sich normalerweise
auf »große« Datenbestände, die relativ häufig verändert werden.
Man unterscheidet elementare Suchhilfen und Sammelsuchhilfen.
Elementare Suchhilfen
Da Felder immer tabellenabhängig sind, gehört jedes Suchfeld zu einer
Tabelle des ABAP Dictionary.
Von Ausnahmefällen abgesehen bietet eine elementare Suchhilfe dem
Benutzer eine einzelne Bildschirmmaske (Suchmaske) an, die eine Zusam-
menstellung von mehreren Tabellenfeldern enthält. Das Suchfeld muss nicht
zwangsläufig in dieser Zusammenstellung enthalten sein. Zu diesen Feldern
(zu keinem, einigen oder allen) kann der R/3-Anwender seine Informationen
als Selektionskriterien hinterlegen. Nach Start der Suche ermittelt das R/3-
System in der zugehörigen Datenbanktabelle alle Datensätze, deren Daten
bezüglich aller Bildschirmmaskenfelder die entsprechenden Selektionskrite-
rien erfüllen. Die Daten werden in einer Trefferliste ausgegeben, mit welcher
der Benutzer dann weiter arbeiten kann.
Selektionskriterien bestehen aus einer (häufig komplexen) Zusammenstel-
lung von Einzelwerten und Intervallen (ggf. unter Verwendung sog. »Platz-
halter«) sowie aus Vorgaben, in welcher Weise die Elemente dieser Zusam-
menstellung bei der Selektion der Datensätze zu berücksichtigen sind.
Sammelsuchhilfen
Eine Sammelsuchhilfe (Matchcode) ist eine Zusammenfassung mehrerer
unterschiedlicher elementarer Suchhilfen. Im SAP R/3 Enterprise werden
Sammelsuchhilfen als Register dargestellt, wobei jede elementare Suchhilfe
auf einer eigenen Registerkarte zu finden ist.
Trefferlisten
Der Aufruf der Eingabehilfe ((F4)-Hilfe) in Kapitel 2 (zum Feld »Anmeldespra-
che« innerhalb der benutzereigenen Daten) liefert unmittelbar eine Trefferliste.
Wenn Trefferlisten unmittelbar (nach Aufruf der Eingabehilfe/ (F4)-Hilfe) als
Suchhilfe angeboten werden, beziehen sie sich auf »kleinere« Datenbestände,
die relativ selten verändert werden.
Festwerte
Der Wertebereich der Domäne eines Felds wird manchmal durch Festwerte
beschrieben. Gilt dies für das Suchfeld, so können diese Festwerte als Eingabe-
hilfe dienen.
Statische Eingabehilfen
Für Datumsfelder und Uhrzeitfelder sind Kalender- und Uhrzeithilfen vorpro-
grammiert, die als Eingabehilfe angeboten werden können.

61
1 Einführung in R/3 Enterprise

1.5.6 Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines


Materialstammsatzes
Beim Anlegen eines Materialstammsatzes wird unterschieden zwischen:
• Neuanlegen ohne Bezug zu einem bestehenden Material
Hierbei müssen alle benötigten Informationen erfasst werden.
• Anlegen mit Bezug zu einer Vorlage
Beim Anlegen eines Materialstammsatzes mit Vorlage wird während des
Anlegevorgangs Bezug auf ein ähnliches Material genommen, das bereits
in der Datenbank definiert ist. Die Daten des Vorlagematerials werden
vom System als Vorschlagswerte in den neuen Materialstammsatz kopiert.
Diese Vorschlagswerte können überschrieben werden.
• Erweitern eines bestehenden Materialstammsatzes
Das Erweitern eines Materialstammsatzes (z.B. um eine neue »Sicht«) legt
keinen neuen Materialstammsatz an, wird aber mit dem Befehl ANLEGEN
durchgeführt.

Materialnummer
Die Materialnummer ist ein Schlüssel, der das Material eindeutig identifiziert.
Je nach Handhabung im Unternehmen werden »sprechende Schlüssel«
(meist alphanumerisch) oder »nichtsprechende Schlüssel« (numerisch) für
Materialnummern verwendet. Deshalb gibt es im SAP R/3 zwei Arten der
Nummernvergabe: extern und intern. Die Art der Nummernvergabe wird im
Customizing des Materialstamms pro Materialart festgelegt.
Bei externer Nummernvergabe muss der Anwender die Materialnummer
beim Anlegen eines Materialstammsatzes eingeben. Werden alphanumeri-
sche Schlüssel verwendet, kann die »Nummer« des Materials außer Ziffern
auch Buchstaben, Interpunktionszeichen und Leerzeichen enthalten.
Bei interner Nummernvergabe muss der Anwender beim Anlegen eines
Materialstammsatzes keine Materialnummer eingeben, sondern die Mate-
rialnummer wird automatisch und fortlaufend vom R/3-System vergeben.

Branche
Jeder Materialstammsatz wird beim Anlegen einer bestimmten Branche
zugeordnet. Die Branche hat Einfluss darauf,
• welche SAP-Fenster in welcher Reihenfolge angezeigt werden.
• welche branchenspezifischen Felder auf den SAP-Fenstern angezeigt
werden.

Materialart
Um unterschiedliche Materialien den betrieblichen Anforderungen entspre-
chend zu verwalten, werden Materialien mit gleichen Eigenschaften zu Grup-
pen zusammengefasst und einer Materialart zugeordnet. Jedes Material wird
beim Anlegen seines Materialstammsatzes einer Materialart zugeordnet.

62
1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung 1
Die Materialart legt fest bzw. hat Einfluss darauf,
• wie die Nummernvergabe (der Materialnummer) zu erfolgen hat (intern,
extern).
• welche Bilder in welcher Reihenfolge angezeigt werden.
• welche fachbereichsspezifischen Felder zum Erfassen von Daten angebo-
ten werden.
Die Beschaffungsart und die Art der Bestandsführung (z.B. nur mengenmä-
ßig) werden ebenfalls über die Materialart gesteuert. Darüber hinaus hängt
von ihr ab, welche Konten bei Wareneingängen und Warenausgängen
bebucht werden.
Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT |
MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN ALLGEMEIN | SOFORT und klicken
Sie doppelt auf SOFORT.
« Das Einstiegsbild der Transaktion MM01 wird angezeigt (Abb. 1.32).

Abbildung 1.32 Material anlegen (Einstieg) (Copyright SAP AG)

Das oberste Feld MATERIAL dient (bei externer Nummernvergabe) zur Ein-
gabe einer alphanumerischen Materialnummer. Für die Eingabe der Mate-
rialnummer sind im Standardsystem maximal 18 Stellen vorgesehen.
Im Gruppenrahmen VORLAGE dient das unterste Feld MATERIAL zum Anle-
gen eines Materials mit Bezug zu einer Vorlage, das darüber liegende Feld
ÄNDERUNGSNUMMER wird zum Erweitern eines bestehenden Material-
stammsatzes verwendet. Auf beide Felder gehen wir nicht weiter ein.
2. Stellen Sie den Mauszeiger in das oberste Feld mit der Bezeichnung MATERIAL.
« Am rechten Rand dieses Felds erscheint die Drucktaste . Sie zeigt an,
dass mit dem Feld MATERIAL eine Eingabehilfe verknüpft ist.
3. Drücken Sie die Taste (F4) oder klicken Sie auf die Drucktaste .
« Die Eingabehilfe ((F4)-Hilfe) des Felds MATERIAL wird angezeigt.

63
1 Einführung in R/3 Enterprise

Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Sammelsuchhilfe (Abb. 1.33).

Abbildung 1.33 Sammelsuchhilfe des Felds MATERIAL, Registerkarte


MATERIALNUMMER/-KURZTEXT (Copyright SAP AG)

4. Klicken Sie auf die Drucktaste .


« Das Einstiegsbild der Transaktion MM01 wird angezeigt.
5. Geben Sie (für dieses Beispiel) in das Feld MATERIAL per Tastatur die
Zeichenkette (die Materialnummer) »SAP-Einf.buch 4.7« ein. Geben Sie
außerdem in die Felder BRANCHE und MATERIALART mithilfe der entspre-
chenden Listboxen die Werte SERVICE PROVIDER bzw. WERBEMITTEL ein und
klicken Sie auf die Drucktaste ENTER .
« Das Dialogfenster »Sichtenauswahl« wird angezeigt (Abb. 1.34).

Abbildung 1.34 Sichtenauswahl (Copyright SAP AG)

64
1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung 1
6. Wählen Sie die Sichten GRUNDDATEN 1 und GRUNDDATEN 2 durch Klick
auf die entsprechenden Drucktasten.
« Die Hintergrundfarbe der beiden Einträge ändern sich.
7. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Das SAP-Fenster »Material SAP-Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel)«
wird angezeigt (Abb. 1.35).

Abbildung 1.35 Material SAP-Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel) (Copyright SAP AG)

Rechts neben der Bezeichnung MATERIAL befinden sich zwei Felder. Das erste
Feld enthält die alphanumerische Materialnummer »SAP-Einf.buch 4.7«.
8. Rufen Sie die Feldhilfe ((F1)-Hilfe) des zweiten Felds neben der Bezeich-
nung MATERIAL auf.

Abbildung 1.36 Feldhilfe des Felds MATERIALKURZTEXT (Copyright SAP AG)

65
1 Einführung in R/3 Enterprise

Wie Sie sehen, handelt es sich um das Feld MATERIALKURZTEXT (Abb. 1.36).
Der Materialkurztext dient neben der Materialnummer zur weiteren/ge-
naueren Beschreibung das Materials und kann z.B. bei der Listausgabe
eines Reports zusätzlich zur Materialnummer ausgegeben werden. Das
Feld MATERIALKURZTEXT ist ein Mussfeld.
9. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Das SAP-Fenster »Material SAP-Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel)«
wird wieder angezeigt.
10. Zum Beenden der Transaktion klicken Sie auf die Drucktaste BEENDEN
und beantworten Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf
die Drucktaste NEIN.
« Das SAP-Menü wird angezeigt.

Arbeit mit Suchhilfen, Selektionskriterien und Trefferlisten


Auswahl einer elementaren Suchhilfe
Die Darstellung einer Sammelsuchhilfe in Form eines Registers bietet einen
einfachen und leicht verständlichen Weg zum Finden einer geeigneten ele-
mentaren Suchhilfe (Registerkarte). Welche elementare Suchhilfe geeignet
ist, hängt von den Informationen des R/3-Anwender über das zu suchende
Material ab. Registerkarten von Sammelsuchhilfen sind in der Reihenfolge
ihrer Wichtigkeit angeordnet.

Abbildung 1.37 Kartentitel der Sammelsuchhilfe des Felds MATERIAL (Copyright SAP AG)

66
1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung 1
Auf eine Registerkarte greifen Sie zu, indem Sie den Kartentitel anklicken. Bei
umfangreichen Registern (vgl. Abb. 1.33) werden nicht alle Registerkarten
angezeigt. Sie können dann mittels der Blätterpfeile und zu den nicht
sichtbaren Registerkarten blättern. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, mit-
hilfe der Listbox einen Kartentitel (und die entsprechende elementare
Suchhilfe) auszuwählen (vgl. Abb. 1.37).
Es gibt in SAP R/3 Enterprise (abhängig vom Suchfeld bzw. der diesem Such-
feld zugeordneten Sammelsuchhilfe) eine Vielfalt elementarer Suchhilfen.
Diese Vielfalt kann hier nur in den Grundzügen beschrieben werden.
Defaultwerte einer elementaren Suchhilfe und Suche ohne weitere Vorgaben
Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT |
MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANZEIGEN | ANZEIGEN AKT. STAND und kli-
cken Sie doppelt auf ANZEIGEN AKT. STAND.
« Das Einstiegsbild der Transaktion MM03 wird angezeigt.
2. Löschen Sie evtl. vorhandene Einträge im Feld MATERIAL und rufen Sie die
Eingabehilfe dieses Felds auf.
3. Wählen Sie die elementare Suchhilfe MATERIALNUMMER/-KURZTEXT und
klicken Sie auf die Drucktaste SUCHE STARTEN .
« Eine Trefferliste der elementaren Suchhilfe »Materialnummer/-kurz-
text« wird angezeigt (Abbildung 1.38).

Abbildung 1.38 Trefferliste der elementaren Suchhilfe MATERIALNUMMER/-KURZTEXT bei


Vorgabe der Defaultwerte (Copyright SAP AG)

67
1 Einführung in R/3 Enterprise

Die gewählte elementare Suchhilfe wird durch einen grünen Haken


kenntlich gemacht. Sie stimmt mit der entsprechenden elementaren Such-
hilfe der Transaktion MM01 überein.
In der Kopfzeile der Trefferliste stehen die Feldnamen der Suchmaske.
4. Merken Sie sich eine der ausgegebenen Materialnummern und klicken Sie
auf .
« Sie sehen wieder das Einstiegsbild der Transaktion MM03. Das Feld
MATERIAL enthält die Materialnummer der gewählten Zeile.
Hier hätten Sie die Möglichkeit, sich das ausgewählte Material anzeigen
zu lassen. Wir beenden das Handling jedoch an dieser Stelle.
5. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Sie sehen wieder das SAP-Menü.
Die elementare Suchhilfe MATERIALNUMMER/-KURZTEXT enthält Vorschlags-
werte (Defaultwerte) für die Felder SPRACHENSCHLÜSSEL und MAXIMALE
TREFFERZAHL, die vom R/3-System ausgegeben wurden. Der Defaultwert
»DE« (für Deutsch) im Feld SPRACHENSCHLÜSSEL wurde vom R/3-System aus
der Anmeldesprache »gezogen«, der Defaultwert »500« im Feld MAXIMALE
TREFFERZAHL ist ein programminterner Vorschlagswert des Auslieferungssys-
tems. Beide Werte können von Ihnen geändert werden. Sie sollten dabei
jedoch beachten, dass die maximale Trefferzahl die Dauer der Suche beein-
flusst, vor allem bei hoher Systembelastung. Programmintern wird die maxi-
male Trefferzahl durch den Wert 5.000 begrenzt.
Die Vorgaben für die Felder MATERIALKURZTEXT, SPRACHENSCHLÜSSEL und
MATERIAL der Suchmaske sind Selektionskriterien. Selbst wenn Sie nichts in
ein Suchmaskenfeld eingeben, wird diese Vorgabe nach Start der Suche als
Selektionskriterium verwendet. In diesem Fall sind alle Datenbankwerte des
betreffenden Felds zulässig.
Den drei genannten Feldern der elementaren Suchhilfe entsprechen die Spal-
ten der Trefferliste in gleicher Reihenfolge. Wie Sie sehen, erfüllen die Werte
der Trefferliste die Selektionskriterien.
Platzhalterzeichen in Suchmaskenfeldern
In ein Feld kann immer nur ein Wert eingegeben werden. Das gilt auch für
Felder einer elementaren Suchhilfe. Wenn man in ein Suchmaskenfeld nur
einen genauen Wert (z.B. einen vollständigen Materialkurztext) oder keinen
Wert vorgeben könnte, hätte man ein Problem: Der genaue Wert ist oft nicht
(oder nur bruchstückhaft) bekannt, und wenn man keinen Wert vorgibt,
wird die Trefferliste häufig zu groß. Aus diesem Grund gibt es in SAP R/3
Enterprise (abhängig von der jeweiligen elementaren Suchhilfe) sehr diffe-
renzierte Möglichkeiten zur Vorgabe von Selektionskriterien. Diese Möglich-
keiten sind eng mit den Eigenschaften der Indexsuche verknüpft.
Bei der Vorgabe von Selektionskriterien für Suchmaskenfelder dürfen die
Platzhalterzeichen (Jokerzeichen) »+« und/oder »*« verwendet werden.

68
1.5 Vom SAP-Einstiegsbild zur Einstiegsbild der Anwendung 1
Das Zeichen »+« kann innerhalb einer Zeichenkette als Platzhalter für ein
beliebiges einzelnes Zeichen dienen. Wenn Sie z.B. in ein Suchmaskenfeld
mit der Bezeichnung BENUTZERNAME die Zeichenkette »m++er« eingeben
und die Suche starten, liefert die Suchhilfe alle Benutzernamen mit fünf
Buchstaben, die mit »M« beginnen und auf »ER« enden. Das Suchergebnis
für dieses Feld könnte somit aus den Namen »MEIER«, »MAYER« und
»MOSER« bestehen.
Die Zeichenketten »m++er« und »basis-motor*« dieser Beispiele und (im
vorangegangenen Beispiel) der Defaultwert »DE« werden nach Start der
Suche von SAP R/3 als Suchmuster für die Felder MATERIALKURZTEXT bzw.
SPRACHENSCHLÜSSEL verwendet. »*« kann als Platzhalter für eine beliebige
Zeichenkette eingesetzt werden. Wenn Sie z.B. in das Suchmaskenfeld
MATERIALKURZTEXT die Zeichenkette »basis-motor*« eingeben, könnte das
Suchergebnis wie in der Abbildung 1.39 aussehen.

Abbildung 1.39 Trefferliste bei Eingabe von »basis-motor*« in das Suchmaskenfeld


MATERIALKURZTEXT (Copyright SAP AG)

Trefferlisten
Sie haben verschiedene Möglichkeiten zur Arbeit mit Trefferlisten:
• Suchen (Volltextsuche)
• Sortieren nach einer Spalte
• Download
• Anlegen einer persönlichen Werteliste
Eine ausführliche Beschreibung dieser Arbeitsmöglichkeiten finden Sie in
dem Buch mySAP Einführung der Reihe »SAP Anwenderedition«.

Benutzerparameter
Mithilfe von Benutzerparametern (Set-/Get-Parameter) können personali-
sierte Vorschlagswerte des R/3-Systems für bestimmte Felder erzeugt wer-
den. Die überlegte Nutzung dieser Funktion erspart nicht nur Zeit, sondern
verringert auch die Zahl der Fehleingaben. Benutzerparameter sind in vielen
Anwendungskomponenten einsetzbar. Die Palette reicht von Kundenauf-
tragsnummern oder Kontenschlüsseln über Bankleitzahlen, Schecknummern,

69
1 Einführung in R/3 Enterprise

Versandstellen oder Versandeinheiten bis hin zu Lagerorten und Gebäude-


nummern.
Nehmen wir an, Sie arbeiten vorrangig im Buchungskreis 1.000 Ihres Unter-
nehmens. Dann können Sie die Eingabe in das Suchfeld BUCHUNGSKREIS perso-
nalisieren, indem Sie einem geeigneten Benutzerparameter den Wert 1.000
zuweisen. Anschließend wird der Wert 1.000 für diejenigen Felder als Vor-
schlagswert ausgegeben, für deren Definition das Datenelement »Buchungs-
kreis« verwendet wurde. Sie können diesen Vorschlagswert überschreiben.
Ein Vorteil der Benutzerparameter besteht darin, dass sie den zugewiesenen
Wert auch nach einer Abmeldung aus dem R/3-System behalten.
In dem Buch mySAP Einführung ist das Ermitteln und Zuweisen von Benutzer-
parametern ausführlich beschrieben.

1.6 Reporting
1.6.1 Übersicht
Ein ABAP-Report ist ein ABAP/4-Programm vom Typ »ausführbares Pro-
gramm«.
Das Einstiegsbild eines im Dialog aufgerufenen Reports heißt Selektionsbild.
Nach Eingabe der Selektionskriterien und Start der Datenverarbeitung wer-
den die gewünschten Daten aus der Datenbank gelesen und in Form einer
Liste ausgegeben.
Im SAP-Sprachgebrauch bezeichnet Report (Bericht) das Programm, das als
Ergebnis eine Liste erzeugt. Darüber hinaus wird der Begriff »Liste« im
Zusammenhang mit Suchergebnissen verwendet.
Neben den Berichtsbäumen der Anwendungen stehen dafür innerhalb des
hier beschriebenen R/3-Systems die Informationssysteme in der Anwendung
zur Verfügung: FIS (Finanzen), LIS (Logistik), HIS (Personal) und EIS (Execu-
tive Information System).
SAP R/3 Enterprise enthält neben den im Standard ausgelieferten Reports
noch Reportingwerkzeuge, mit denen kundenspezifische Berichte erzeugt
werden können.
Bei häufig benötigten Listen ist es sinnvoll, die verwendeten Selektionskrite-
rien als Variante (Berichtsvariante, Reportvariante) zu speichern.
Die Daten einer Liste können grafisch aufbereitet und (auf den Bildschirm
oder ein anderes Ausgabegerät, z.B. einen Drucker) ausgegeben werden. Sie
haben die Möglichkeit, eine Liste in einem externen Dateiformat auf Ihrem
PC abzulegen, z.B. zur Weiterverarbeitung mit einem Tabellenkalkulations-
programm.

70
1.6 Reporting 1

1.6.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung


eines Reports
Der ABAP/4-Programmkatalog enthält alle Reportprogramme eines SAP
R/3-Systems. Er kann aus jedem SAP-Fenster über die Menüleiste aufgeru-
fen werden. In ihm gibt es besondere Arbeitsmöglichkeiten, die beim Aufruf
eines Reports über das SAP-Menü nicht in jedem Fall angeboten werden.
Insbesondere können bestimmte Reports (im Dialog) nur im ABAP/4-Pro-
grammkatalog ausgeführt werden (z.B. der Periodenverschieber).

Reportnamen
Zu allen Anwendungsbereichen gibt es spezielle Berichte; allein für das Per-
sonalwesen werden mehr als 1.000 Reports im Standard ausgeliefert. Seit
Release 4.6 können Reportnamen aus bis zu 20 Zeichen bestehen. Für einen
Teil der Reportnamen gilt die folgende Namenskonvention:
• Der Reportname ist achtstellig und besteht aus Buchstaben oder Ziffern.
• Die Namen der von der SAP ausgelieferten Reports beginnen mit »R«.
• Zusätzlich vom Kunden erzeugte Reports (Kundenberichte) sollten mit
»Y« oder »Z« beginnen.
• Der zweite bis vierte Buchstabe geben Aufschluss über die Anwendungs-
komponente und das »Arbeitsgebiet«. Beispielsweise steht der zweite
Buchstabe »F« für »Finanzwesen« und die nach »F« folgenden Buchsta-
ben »SK« stehen für »Sachkonten«.
• Die Zeichen fünf bis acht werden zur besseren Unterscheidung der Re-
ports innerhalb des Arbeitsgebiets verwendet.
Eine ausführlichen Beschreibung grundlegender Begriffe des Reporting mit
Übungen finden Sie in dem Buch mySAP Einführung.

1.6.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control


Beschreibung
Ein Control (Steuerelement, z.B. das Table Control) ist aus programmtechni-
scher Sicht eine wiederverwendbare Software-Komponente. Softwareent-
wickler können ein oder mehrere Controls in ihre Anwendungen integrieren
und die bereitgestellten Funktionen nutzen.
Auch das SAP List Viewer (ALV) Grid Control (Kurzzeichen BC-SRV-ALV) ist
eine Komponente von SAP R/3 Enterprise.
SAP List Viewer (ALV) ist seit Release 4.6 die neue Bezeichnung des ABAP
List Viewer (ALV). Mit diesem Release wurde die Bedienung von Listen im
SAP R/3 vereinheitlicht.
Das ALV Grid Control stellt Funktionen (u.a. über Drucktasten in einer
Drucktastenleiste) zur Verfügung, mit denen der Benutzer Daten einer Liste

71
1 Einführung in R/3 Enterprise

beispielsweise sortieren, filtern und summieren kann. Beim Filtern wird die
Anzeige in der Liste auf diejenigen Daten eingeschränkt, die vorgebbaren
»Filterkriterien« genügen.
Normalerweise werden in einer Liste nicht alle Funktionen des ALV Grid Con-
trol angeboten. Die Leiste mit den Drucktasten des ALV Grid Control kann
andererseits Funktionen enthalten, die nicht vom ALV Grid Control gesteuert
werden.

Beispiel: Liste mit Wareneingangsbelegen


Die Anforderungen an eine Reportliste sind je nach Benutzer und Fachbe-
reich in einem Unternehmen unterschiedlich. Zum Beispiel sind für einen
Lagerarbeiter die lagerrelevanten Daten wie Gewicht oder Lieferscheinnum-
mer von Interesse, während für den Einkauf Informationen wie Warenein-
gangsdatum, Bestellnummer und Lieferant von Bedeutung sind.
Im Folgenden behandeln wir ein repräsentatives Beispiel zu den Funktionen
des ALV Grid Control.
Zusätzlich zu dem Ihnen bereits bekannten Funktionsumfang von Reportlis-
ten und zusätzlich zu den im Beispiel erläuterten Funktionen stehen mit dem
ALV Grid Control (abhängig vom Report) noch weitere Funktionen zur Ver-
fügung:
• Mittelwert bilden und löschen
• Maximum/Minimum bilden und löschen
• Aufrisssummenstufe festlegen
• Druckvorschau
• Daten in der Excel-Ansicht bearbeiten
• ABC-Analyse
• Grafik zur Liste anzeigen
Am Beispiel einer Materialbelegliste soll nun das Arbeiten mit dem SAP List
Viewer (ALV) Grid Control erläutert werden.
Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT | BE-
STANDSFÜHRUNG | UMFELD | LISTANZEIGEN | MATERIALBELEGE.
Die Transaktion hat den Transaktionscode MB51. Bei Kenntnis des Trans-
aktionscodes (und mit entsprechenden Rechten) können Sie jede Report-
transaktion über das Befehlsfeld aufrufen.
2. Klicken Sie doppelt auf MATERIALBELEGE und geben Sie Ihre Selektionskrite-
rien ein.
« Das Selektionsbild »Materialbelegliste« wird angezeigt (Abb. 1.40).
Aufgrund des Selektionskriteriums »Bewegungsart 101« wird im Beispiel
nach Wareneingangsbelegen selektiert.

72
1.6 Reporting 1

Abbildung 1.40 Selektionsbild »Materialbelegliste« mit Selektionskriterien


(Copyright SAP AG)

3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS.


« Das Statusfenster wird angezeigt (Abb. 1.41).

Abbildung 1.41 Statusfenster des Reports »RM07DOCS« (Copyright SAP AG)

73
1 Einführung in R/3 Enterprise

Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Reporttransaktion mit dem Report-
namen »RM07DOCS«. Bei Kenntnis des Reportnamens (und mit entspre-
chenden Rechten) kann man jeden Report über den Menüleistenpfad
SYSTEM | DIENSTE | REPORTING aufrufen.
4. Klicken Sie im Statusfenster auf die Drucktaste und im Selektionsbild
auf die Drucktaste .
« Mittels der Programmdokumentation können Sie sich über den Report
informieren.
5. Klicken Sie in der Programmdokumentation auf die Drucktaste und im
Selektionsbild auf die Drucktaste .
« Im Beispiel wird die Liste der Wareneingangsbelege zum Material 100-
120 (Flachdichtung) im Lager 1 des Werks Hamburg auf den Bildschirm
ausgegeben (Abb. 1.42). Sie umfasst Wareneingangsbelege aus den
Jahren 1998 bis 2002. Der (eingerahmte) Listenkopf enthält zwei Zeilen
mit Feldnamen. Die erste Zeile des Listenkörpers enthält Werte (Daten)
zu Feldern der ersten Zeile des Listenkopfes. Alle weiteren Zeilen des
Listenkörpers enthalten Werte (Daten) zu Feldern der zweiten Zeile des
Listenkopfs.

Abbildung 1.42 Grundliste (Copyright SAP AG)

Falls Ihnen zur Anzeige eines oder mehrerer selektierter Objekte die Berechti-
gung fehlt, kann die Liste unvollständig sein. Sie erhalten dann eine Meldung
und die Drucktaste ist aktiviert. Nach Klick auf diese Drucktaste wird eine
Übersicht der vom Reportprogramm durchgeführten Berechtigungsprüfun-
gen gezeigt. Wenn Sie die fehlenden Anzeigeberechtigungen für Ihre Arbeit
benötigen, sollten Sie Ihre Systemadministration benachrichtigen.
Listeneinträge werden durch einen Einfachklick markiert.
Durch Doppelklick auf die erste Zeile des Listenkörpers, Klick auf die
Drucktaste oder über den Menüleistenpfad UMFELD | BESTANDSÜBER-
SICHT gelangen Sie in die Bestandsübersicht des Materials.

74
1.6 Reporting 1
Durch Doppelklick auf eine Belegnummer (im Listenkörper) oder durch
Markieren einer Belegnummer und Klick auf die Drucktaste bzw. über
den Menüleistenpfad UMFELD | MATERIALBELEG zeigen Sie den Material-
beleg an. Wenn Sie stattdessen auf die Position doppelt klicken, wird diese
Position im Materialbeleg markiert.
Nach Markieren einer Belegnummer und Klick auf die Drucktaste oder
über den Menüleistenpfad UMFELD | RECHNUNGSWESENBELEG können Sie
den Rechnungswesenbeleg anzeigen.
Über den Menüleistenpfad UMFELD | BESTELLUNG haben Sie außerdem die
Möglichkeit, die Bestellung aufzurufen, falls es sich um einen »Warenein-
gang zur Bestellung« handelt.
6. Markieren Sie in der Liste einen Eintrag und klicken Sie auf die Drucktaste
DETAIL AUSWÄHLEN .
« Sie sehen eine Liste mit Details zum Wareneingang (Abb. 1.43).
Die R/3-Drucktasten, die (in verschiedenen Variationen) eine Lupe ent-
halten, dienen zur Detailpflege (z.B. zur Detailanzeige).

Abbildung 1.43 Liste mit Details zu einem Wareneingang (Copyright SAP AG)

7. Klicken Sie auf die Drucktaste und klicken Sie in der Grundliste auf die
Drucktaste DETAILLISTE .
« Sie sehen eine Verzweigungsliste mit Details zu allen selektierten Wa-
reneingängen (Abb. 1.44).

75
1 Einführung in R/3 Enterprise

Die Auswahl der Felder und die Anordnung der Werte (Daten) ist in der
Verzweigungsliste anders als in der Grundliste.

Abbildung 1.44 Verzweigungsliste mit Details zu allen selektierten Wareneingängen


(Copyright SAP AG)

8. Klicken Sie auf die Drucktaste .


« Sie sehen die Grundliste.
Sortieren, Filtern und Summieren
Ausgangspunkt Grundliste des Beispiels
1. Über die Drucktasten und können Sie die Grundliste aufsteigend
bzw. absteigend sortieren.
Markieren Sie dazu vorher die Spalte, nach deren Werte die Sortierung er-
folgen soll.
2. Markieren Sie die Spalte BUCH.DAT. und klicken Sie auf die Drucktaste FIL-
TER SETZEN .
« Das Dialogfenster »Filterkriterien für Positionszeile« erscheint (Abb. 1.45).

Abbildung 1.45 Filterkriterien (Copyright SAP AG)

76
1.6 Reporting 1
3. Geben Sie Ihre Selektionskriterien ein (im Beispiel: 01.01.2002 bis
31.12.2002) und klicken Sie auf die Drucktaste .
« Die gefilterten Daten werden angezeigt (Abb. 1.46).

Abbildung 1.46 Liste mit gefilterten Daten (Copyright SAP AG)

4. Markieren Sie die Spalte MENGE IN ERFASSME und klicken Sie auf die
Drucktaste WERTE SUMMIEREN .
« Die summierten Daten werden angezeigt (Abb. 1.47).

Abbildung 1.47 Liste mit summierten Daten (Copyright SAP AG)

77
1 Einführung in R/3 Enterprise

1.6.4 Informationssysteme
Arten des Reporting
Im R/3-System eines Unternehmens kann man zwei Arten des Reporting
unterscheiden:
Standardauswertungen
Hierbei handelt es sich um Reports für das Tagesgeschäft mit Belegdaten und
Stammdaten an der »betrieblichen Basis«. Diese Reports werden im Stan-
dard ausgeliefert.
Reporting über die Informationssysteme in der Anwendung
Hierbei geht es um Standardanalysen aus dem FIS (Finanzen), LIS (Logistik)
und HIS (Personal) innerhalb Ihres R/3-Systems. Diese Informationssysteme
beschränken sich also jeweils auf einen Anwendungsbereich und informieren
darüber sehr detailliert (bis zum einzelnen Beleg).
Beispiel: Um kumulierte Daten über das Geschäftsvolumen zu erhalten, wer-
den Belegdaten, sobald sie in der Buchhaltung freigegeben wurden, an das
Logistikinformationssystem (LIS) übergeben. Im Logistikinformationssystem
stehen Reports für Auswertungen, Exception-Analysen, Planungswerkzeuge
usw. zur Verfügung.

Aufruf von Reports


Aufruf mit der Funktion Reporting
Dieser Aufruf erfolgt über den Menüleistenpfad SYSTEM | DIENSTE | REPORTING.
Aufruf in den Berichtsbäumen der Anwendungen
In den Berichtsbäumen der Anwendungen stehen Standardreports zur Verfü-
gung, die nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten in die Transaktionen
der Anwendungen eingegliedert sind.
Beispielsweise können Sie im SAP-Menü über den Menüpfad LOGISTIK |
MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | PERIOD ARBEITEN | MB5L–
BESTANDSWERTLISTE einen Report aufrufen, den Bestandswert von Materia-
lien für eine vordefinierte Periode (und für weitere Selektionskriterien)
anzeigt. Die Berichtsbäume der Anwendungen enthalten bereits einen Teil
der Reports des betreffenden Informationssystems. Dieser Aufruf erfolgt
innerhalb des Menüpfads über einen Menüpunkt namens INFOSYSTEM.
Hierzu ein Beispiel:
Aufruf in den Informationssystemen der Anwendung
Der Aufruf erfolgt hier im SAP-Menü über den Menüpunkt INFOSYSTEME.

78
1.7 Drucken im R/3-System 1
Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad INFOSYSTEME | LOGISTIK | BESTANDSFÜH-
RUNG | MATERIAL | BESTANDSLISTEN | MMBE – BESTANDSÜBERSICHT.
2. Klicken Sie doppelt auf MMBE – BESTANDSÜBERSICHT.
« Ein Selektionsbild erscheint.
3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS.
« Wie Sie sehen, haben Sie den Report mit dem Namen RMMMBEST
aufgerufen.
Mit der Allgemeinen Berichtsauswahl innerhalb der Informationssysteme
können Sie die dort angebotenen Standardreports ausführen, öffentlich
abgelegte Listen einsehen und selbst Listen ablegen.

Reportwerkzeuge
Neben einer Vielzahl von Standardberichten, die mit dem SAP-System aus-
geliefert werden, können kundenspezifische Berichte mit folgenden Werk-
zeugen erstellt werden:
• SAP Query
• Report Painter
• Report Writer
• ABAP/4-Programmierung
Die drei erstgenannten Werkzeuge sind im SAP-Menü über den Menüpunkt
Infosysteme erreichbar.

1.7 Drucken im R/3-System


SAP R/3 stellt Ihnen vielfältige und komfortable Möglichkeiten zur Verfügung,
um Ihre Ergebnisse professionell aufbereitet im Netzwerk auszudrucken. R/3
unterstützt dabei
• die meistverwendeten Netzwerkdrucker
• alle Windows-kompatiblen Drucker
• Spezialdrucker für Etiketten und Barcode-Listen
Das Spool-System (Komponente BC-CCM-PRN) ist Bestandteil des Compu-
ting Center Management Systems (Komponente BC-CCM) und der Basis
(Komponente BC). Es dient zur Ausgabe von SAPscript-Texten (z.B. Bestel-
lungen und Rechnungen), Reportlisten (z.B. einer Kostenstellenliste) und
Business-Grafiken an ein Ausgabegerät (z.B. Drucker oder Faxgerät).

79
1 Einführung in R/3 Enterprise

1.7.1 Ablauf beim Drucken


Druckvorgang innerhalb des R/3-Systems bis zur Ausgabe der
Druckdaten
Der Druckvorgang läuft innerhalb des R/3-Systems – im Gegensatz zum
Druckvorgang innerhalb der meisten anderen Spool-Systeme – bis zur Aus-
gabe der Druckdaten in zwei Schritten ab:
1. Druckdaten können von einem beliebigen Dialog-Workprozess oder
Batch-Workprozess (auf Veranlassung einer R/3-Anwendung) generiert
werden. Die R/3-Anwendung stellt in diesem Fall einen Verwaltungssatz
in die Spool-Datenbank, der Angaben über den Drucker und das Ausgabe-
format enthält. Die eigentlichen (im Wesentlichen geräteunabhängigen)
Druckdaten werden im SAP-Sprachgebrauch als Spoolauftrag bezeichnet.
Sie werden entweder in die TemSe-Datenablage der Datenbank gestellt
(eine Tabelle, die Temporäre Sequenzielle Objekte verwaltet) oder in eine
gewöhnliche Betriebssystemdatei. Welche der beiden Alternativen ge-
wählt wird, steuert eine Profildatei beim Start des SAP-Dispatchers.
2. Nach Auslösen eines Ausgabeauftrags liest der Spool-Workprozess den Ver-
waltungssatz aus der Datenbank sowie die eigentlichen Druckdaten aus der
TemSe oder der Betriebssystemdatei und bereitet sie für den gewählten
Drucker auf (Formatieren, Einfügen der Drucker-Steuersequenzen).

Ausgabe der Druckdaten


Das weitere Vorgehen ist davon abhängig, wie der angesprochene Drucker
konfiguriert ist.
Ein Ausgabegerät (z.B. ein Drucker) kann aus der Sicht Ihres PC-Betriebssys-
tems über eine lokale Verbindung oder über eine Fernverbindung an das
R/3-System angeschlossen sein. In der Regel empfiehlt sich eine lokale Ver-
bindung zu einem Drucker. Dies ist die schnellste und zuverlässigste Verbin-
dungsart. In diesem Fall bearbeitet der Druck-Manager von Windows NT
(auf dem Windows NT-Server) die R/3-Druckaufträge.
Bei einer Fernverbindung (PC-Verbindung) übergibt das R/3-System die
Druckdaten an das Vermittlungsprogramm SAPLPD, das auf dem PC läuft.
(SAPLPD, der »local print demon«, ist ein im Unix-Umfeld gebräuchlicher
Hintergrundprozess für die Druckausgabe.) Das Vermittlungsprogramm
SAPLPD übergibt die Daten dann zum Druck an den Windows-Druckmana-
ger (auf Ihrem PC).

1.7.2 Drucken von SAPscript-Texten im Dialog


Beispiel: Spoolauftrag für einen SAPscript-Text
SAPscript (Komponente BC-SRV-SCR) ist ein SAP-Werkzeug für das Textma-
nagement und den Formulardruck. Hauptbestandteil ist ein Editor zum Erfas-
sen und Bearbeiten der Zeilen eines Textes.

80
1.7 Drucken im R/3-System 1
Ausgangspunkt SAP-Menü
Nach Aufruf der Druckfunktion im R/3-System wird generell (mindestens)
ein Auswahlbild gestartet, in das (in die) Sie alle erforderlichen Angaben ein-
tragen. Ausnahmen davon gibt es nur beim Drucken aus der Hintergrund-
verarbeitung, oder falls die Übergabe der Daten direkt aus der Anwendung
an das Spool-System erfolgt. Die Auswahlbilder verschiedener Anwendun-
gen können unterschiedlich gestaltet sein.
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad WERKZEUGE | FORMULARDRUCK |
SAPSCRIPT | STANDARDTEXT und klicken Sie doppelt auf STANDARDTEXT.
« Das Einstiegsbild des SAPscript-Editors wird angezeigt (Abb. 1.48).

Abbildung 1.48 Einstiegsbild des SAPscript-Editors (Copyright SAP AG)

2. Geben Sie in das Feld TEXTNAME die Zeichenkette »Zum Beispiel


SAPscript-Druck« ein und klicken Sie auf die Drucktaste ANLEGEN.
« Das SAPscript-Fenster zur Texteingabe wird angezeigt (Abb. 1.49).
Der Textname sollte mit »Y« oder »Z« beginnen, damit er in dem für SAP-
Kunden reservierten »Namensraum« liegt.

Abbildung 1.49 SAPscript-Fenster zur Texteingabe (Copyright SAP AG)

81
1 Einführung in R/3 Enterprise

3. Geben Sie einen Text Ihrer Wahl ein, z.B. »Druck eines SAPscript-Textes«.
4. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste DRUCKEN .
« Das Auswahlbild »Drucken: Allgemeiner Standardtext ...« wird ange-
zeigt (Abb. 1.50).

Abbildung 1.50 Auswahlbild zum Drucken aus dem SAPscript-Editor (Copyright SAP AG)

Die Felder AUSGABEGERÄT, SOFORT AUSGEBEN und LÖSCHEN NACH AUSGABE


enthalten die Festwerte, die Sie in Ihren benutzereigenen Daten gesetzt
haben.
Das Feld NAME enthält den Namen des Spoolauftrags. Dieser Name wird
vom R/3-System vorgeschlagen, kann aber überschrieben werden.
5. Vergeben Sie im Feld TITEL einen aussagekräftigen Namen, z.B. »SAPscript-
Druck«.
Das hilft Ihnen später, diesen Auftrag im R/3-System leichter zu identifi-
zieren.
6. Entfernen Sie den Haken im Feld SOFORT AUSGEBEN durch Klick auf dieses
Ankreuzfeld, da der Spoolauftrag mit diesem SAPscript-Dokument zu-
nächst im R/3-System verbleiben soll.
Sie stellen damit den Ausdruck zurück. Falls Sie das Feld SOFORT AUSGEBEN
markieren, erfolgt ein Sofortdruck, d.h. die Druckdaten werden sofort an
das Ausgabegerät gesendet.
7. Entfernen Sie den Haken im Feld LÖSCHEN NACH AUSGABE.
Nach Abschluss der Arbeit mit einem derartigen Spoolauftrag sollten Sie
ihn sofort löschen!

82
1.7 Drucken im R/3-System 1
8. Klicken Sie auf das Feld NEUER SPOOL-AUFTRAG und drücken Sie die
(F1)-Taste.
« Dieses Feld wird entmarkiert und seine Feldhilfe wird angezeigt
(Abb. 1.51).

Abbildung 1.51 Feldhilfe des Felds »Neuer Spool-Auftrag« (Copyright SAP AG)

9. Markieren Sie dieses Feld und das Feld SPOOL-AUFTRAG ABSCHLIESSEN


mit einem Haken.
10. Tragen Sie in das Feld ABTEILUNG einen beliebigen Text ein, z.B. »Name
d. Abt.«.
Wenn der Ausdruck auf einem gemeinschaftlich genutzten Drucker er-
folgt, ist es sinnvoll, hier Ihren Namen einzutragen, damit der Ausdruck
zugeordnet werden kann.
11. Klicken Sie auf die Drucktaste DRUCKEN.
« Das Auswahlbild wird geschlossen und Sie sehen wieder den
SAPscript-Editor. In der Statusleiste wird die Nummer des Spoolauf-
trags (Spool-Nummer) angezeigt.
12. Klicken Sie auf die Drucktaste und beantworten Sie die Sicherungsab-
frage mit NEIN.
« Sie sehen wieder das Einstiegsbild des SAPscript-Editors.
13. Klicken Sie auf die Drucktaste .

83
1 Einführung in R/3 Enterprise

Beispiel: Ausdruck des SAPscript-Textes


Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Rufen Sie die Transaktion SP02 auf.
2. Markieren Sie den Auftrag SAPSCRIPT-DRUCK.
Sie hätten die Möglichkeit, den Inhalt dieses oder eines anderen Spoolauf-
trags (z.B. eine Bestellung oder Rechnung) über den Pfad SPOOL-AUFTRAG |
WEITERLEITEN | ÜBER SAPOFFICE SENDEN als E-Mail oder Fax zu versenden.
3. Klicken Sie in der Anwendungsfunktionsleiste auf die Drucktaste DRUCKEN
OHNE ÄNDERUNG.
« Der SAPscript-Text wird gedruckt.
« Der Spoolauftrag wird nicht gelöscht.
Sie könnten diesen Text zu einem späteren Zeitpunkt nochmals ausdrucken.
4. Wählen Sie den Menüpfad SPOOL-AUFTRAG | LÖSCHEN und bestätigen Sie
die Sicherheitsabfrage mit JA.
« Der Auftrag wird gelöscht.

1.8 Fragen
1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anmeldeversuche ist/sind richtig?
a) Standardmäßig hat ein Anwender drei Anmeldeversuche – danach ver-
schwindet das Anmeldebild, und er kann R/3 neu aufrufen.
b) Standardmäßig hat ein Anwender insgesamt zwölf Anmeldeversuche –
danach kann er sich selbst mit dem richtigen Kennwort nicht mehr an-
melden.
c) Der Systemverwalter kann die Zahl der erlaubten Anmeldeversuche nur
(auf 4 bis 99) erhöhen.
d) Standardmäßig kann ein Anwender für jedes der vier Felder (Mandant,
Benutzer, Kennwort, Sprache) je zweimal eine ungültige Eingabe machen.
2. Welche der vier Aussagen zum Thema Kennwortvergabe ist/sind richtig?
a) Kennwörter müssen mindestens drei Zeichen lang sein.
b) Standardmäßig sind nur die letzten drei Kennwörter unzulässig.
c) Wer nach dem Urlaub sein Kennwort vergessen hat, kann es beim Sys-
temverwalter erfragen.
d) Damit Sie bei einer Kennwortänderung das neue Kennwort richtig wie-
derholen, müssen Sie sich merken, welche Buchstaben Sie groß ge-
schrieben haben.
3. Welche der drei Aussagen zum Thema Fenster ist/sind richtig?
a) Ein Dialogfenster besitzt keine Menüleiste und kann nicht verschoben
werden.

84
1.8 Fragen 1
b) Außer der Titelleiste und der Menüleiste können wie bei MS Word alle
Fensterleisten über den Menüpfad LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIO-
NEN in der Menüleiste ausgeschaltet werden.
c) Ein Dialogfenster können Sie immer mit (Esc) verlassen.
4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig?
a) Für Benutzer Herbert wird R/3 das neue Kennwort Herbst akzeptieren.
b) Herr May hat pro Monat ein festes Kennwort: Jan, Feb usw. Als er sich
Anfang Mai das neue Kennwort Mai geben will, weist ihn R/3 ab.
c) Nur die Meldungen erscheinen, die in LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTI-
ONEN markiert sind.
d) Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Bereich oberhalb der Status-
leiste zeigt Ihnen die aktuell geltenden Tastenbelegungen an.
5. Welche der vier Aussagen zum Thema Modi ist/sind richtig?
a) Zusätzliche Modi verlangsamen das System.
b) Einen neuen Modus eröffnen Sie über SYSTEM | ERZEUGEN MODUS oder
(wenn Ihnen der Transaktionscode bekannt ist) durch Eingabe von
»/o« und Transaktionscode in das Befehlsfeld der Symbolleiste oder
über das Symbol .
c) Wenn Sie einen Modus auf Symbolgröße verkleinern, läuft eine in
Gang gesetzte Anwendung (z.B. ein Report) nicht weiter.
d) Wenn Sie einen von zwei Modi löschen, werden die erzeugten oder
veränderten Daten nicht gesichert.
6. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig?
a) Der Anwender muss sein Kennwort ändern, wenn die vom System-
betreuer gesetzte Gültigkeit überschritten ist.
b) Der Systembetreuer kann bis zu 3 Kennwortänderungen pro Tag erlau-
ben.
c) Kannfelder sind Felder, die je nach Berechtigung erscheinen oder nicht
erscheinen können.
d) SAP ermöglicht bis zu 12 Modi – der Systembetreuer wird Ihre Modi-
anzahl wegen der Systembelastungen in der Regel auf 3 oder 4 be-
grenzen.
7. Welche der vier Aussagen zu Reports ist/sind richtig?
a) Die gewissenhafte Eingabe von Selektionskriterien hat großen Einfluss
auf die Laufzeit des Reports, die Übersichtlichkeit der Liste und die
Papiermenge.
b) Eine Selektionsoption in Reports ist die Mehrfachselektion – hier können
mehrere Intervalle (z.B. Buchstaben A bis C und K bis M) und Einzelwerte
(z.B. Geburtsdatum 24.12. und 29.2.) als Suchkriterien eingegeben wer-
den.
c) Wenn Sie sich im Selektionsbild eines Reports befinden, können Sie den
Reportnamen über SYSTEM | STATUS ausfindig machen.
d) Viele Reports in R/3 erlauben keine Eingabe von Selektionskriterien –
dazu müssen eigene Firmenreports erstellt werden.

85
1 Einführung in R/3 Enterprise

8. Welche der vier Aussagen zum SAP-Listviewer (ALV) ist/sind richtig?


a) Für jeden Report können bis zu 3 Anzeigevarianten pro Benutzer defi-
niert werden.
b) Der SAP-Listviewer ermöglicht es dem Benutzer den Standardreport
individuell anzupassen, in dem der Benutzer die Spaltenreihenfolge
ändern und nicht benötigte Spalten ausblenden kann.
c) Anzeigevarianten können auch anderen Benutzern zugänglich ge-
macht werden und als Einstiegsvariante definiert werden.
d) Es ist mithilfe des Listviewers möglich Datensätze nach bestimmten Kri-
terien zu Filtern, um so nicht benötigte Zeilen auszublenden.

1.9 Lösungen
1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anmeldeversuche ist/sind richtig?
a) Richtig Standardmäßig hat ein Anwender drei Anmeldeversuche – da-
nach verschwindet das Anmeldebild, und er kann R/3 neu aufrufen.
b) Richtig Standardmäßig hat ein Anwender insgesamt zwölf Anmelde-
versuche – danach kann er sich sogar mit dem richtigen Kennwort nicht
mehr anmelden.
c) Falsch Der Systemverwalter kann die Zahl der erlaubten Anmeldever-
suche nur (auf 4 bis 99) erhöhen.
d) Falsch Standardmäßig kann ein Anwender für jedes der vier Felder
(Mandant, Benutzer, Kennwort, Sprache) je zweimal eine ungültige
Eingabe machen.
Informationen zu den falschen Antworten: Der Systemverwalter kann die
Zahl der erlaubten Anmeldeversuche auch (bis auf 1) verringern; die An-
zahl der möglichen Anmeldeversuche ist nicht feldbezogen.
2. Welche der vier Aussagen zum Thema Kennwortvergabe ist/sind richtig?
a) Richtig Kennwörter müssen mindestens drei Zeichen lang sein.
b) Falsch Standardmäßig sind nur die letzten drei Kennwörter unzulässig.
c) Falsch Wer nach dem Urlaub sein Kennwort vergessen hat, kann es
beim Systemverwalter erfragen.
d) Falsch Damit Sie bei einer Kennwortänderung das neue Kennwort
richtig wiederholen, müssen Sie sich merken, welche Buchstaben Sie
groß geschrieben haben.
Informationen zu den falschen Antworten: Die letzten fünf Kennwörter
sind ungültig; Kennwörter werden verschlüsselt, so dass sie auch ein
Systemverwalter nicht herausfinden kann; zwischen Klein- und Groß-
buchstaben wird nicht unterschieden.
3. Welche der drei Aussagen zum Thema Fenster ist/sind richtig?
a) Falsch Ein Dialogfenster besitzt keine Menüleiste und kann nicht ver-
schoben werden.

86
1.9 Lösungen 1
b) Falsch Außer der Titelleiste und der Menüleiste können wie bei MS
Word alle Fensterleisten über den Menüpfad LAYOUT-MENÜ | OPTIO-
NEN | OPTIONEN in der Menüleiste ausgeschaltet werden.
c) Falsch Ein Dialogfenster können Sie immer mit (Esc) verlassen.
Informationen zu den falschen Antworten: Dialogfenster lassen sich ver-
schieben; im Gegensatz zu MS Word lassen sich die Fensterleisten nicht
ausschalten; in einem Dialogfenster erwartet R/3 häufig eine Entschei-
dung vom Anwender – z.B.: möchten Sie die Bearbeitung verlassen J/N –
in diesem Fall können Sie das Dialogfenster nicht mit (Esc) verlassen.
4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig?
a) Falsch Für Benutzer Herbert wird R/3 das neue Kennwort Herbst ak-
zeptieren.
b) Falsch Herr May hat pro Monat ein festes Kennwort: Jan, Feb usw. Als
er sich Anfang Mai das neue Kennwort Mai geben will, weist ihn R/3 ab.
c) Falsch Nur die Meldungen erscheinen, die in LAYOUT-MENÜ | OPTIO-
NEN | OPTIONEN markiert sind.
d) Richtig Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Bereich oberhalb
der Statusleiste zeigt Ihnen die aktuell geltenden Tastenbelegungen an.
Informationen zu den falschen Antworten: Drei aufeinander folgende
Zeichen sowohl im Kennwort als auch beim Benutzer führen zur Abwei-
sung; Meldungen erscheinen immer in der Statusleiste.
5. Welche der vier Aussagen zum Thema Modi ist/sind richtig?
a) Richtig Zusätzliche Modi verlangsamen das System.
b) Richtig Einen neuen Modus eröffnen Sie über SYSTEM | ERZEUGEN
MODUS oder (wenn Ihnen der Transaktionscode bekannt ist) durch Ein-
gabe von »/o« und Transaktionscode in das Befehlsfeld der Symbol-
leiste oder über das Symbol .
c) Falsch Wenn Sie einen Modus auf Symbolgröße verkleinern, läuft
eine in Gang gesetzte Anwendung (z.B. ein Report) nicht weiter.
d) Richtig Wenn Sie einen von zwei Modi löschen, werden die erzeugten
oder veränderten Daten nicht gesichert.
Informationen zu den falschen Antworten: Anwendungen laufen auch
dann, wenn der Modus auf Symbolgröße verkleinert wurde.
6. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig?
a) Richtig Der Anwender muss sein Kennwort ändern, wenn die vom
Systembetreuer gesetzte Gültigkeit überschritten ist.
b) Falsch Der Systembetreuer kann bis zu 3 Kennwortänderungen pro
Tag erlauben.
c) Falsch Kannfelder sind Felder, die je nach Berechtigung erscheinen
oder nicht erscheinen können.
d) Falsch SAP ermöglicht bis zu 12 Modi – der Systembetreuer wird Ihre
Modianzahl wegen der Systembelastungen in der Regel auf 3 oder 4
begrenzen.

87
1 Einführung in R/3 Enterprise

Informationen zu den falschen Antworten: R/3 erlaubt nur eine Kenn-


wortänderung pro Tag; in Kannfelder muss man nichts eingeben; SAP er-
laubt bis zu 6 Modi.
7. Welche der vier Aussagen zu Reports ist/sind richtig?
a) Richtig Die gewissenhafte Eingabe von Selektionskriterien hat großen
Einfluss auf die Laufzeit des Reports, die Übersichtlichkeit der Liste und
die Papiermenge.
b) Richtig Eine Selektionsoption in Reports ist die Mehrfachselektion –
hier können mehrere Intervalle (z.B. Buchstaben A bis C und K bis M)
und Einzelwerte (z.B. Geburtsdatum 24.12. und 29.2.) als Suchkriterien
eingegeben werden.
c) Richtig Wenn Sie sich im Selektionsbild eines Reports befinden, kön-
nen Sie den Reportnamen über SYSTEM | STATUS ausfindig machen.
d) Falsch Viele Reports in R/3 erlauben keine Eingabe von Selektionskri-
terien – dazu müssen eigene Firmenreports erstellt werden.
Informationen zu den falschen Antworten: Jeder Report erlaubt die Ein-
gabe von Selektionskriterien.
8. Welche der vier Aussagen zum SAP-Listviewer (ALV) ist/sind richtig?
a) Falsch Für jeden Report können bis zu 3 Anzeigevarianten pro Benut-
zer definiert werden.
b) Richtig Der SAP-Listviewer ermöglicht es dem Benutzer den Standard-
report individuell anzupassen, indem der Benutzer die Spaltenreihen-
folge ändern und nicht benötigte Spalten ausblenden kann.
c) Richtig Anzeigevarianten können auch anderen Benutzern zugänglich
gemacht werden und als Einstiegsvariante definiert werden.
d) Richtig Es ist mithilfe des Listviewers möglich Datensätze nach bestimm-
ten Kriterien zu Filtern, um so nicht benötigte Zeilen auszublenden.
Informationen zu den falschen Antworten: Es können beliebig viele An-
zeigevarianten pro Report definiert werden

88
Kapitel 2
Überblick Materialwirtschaft
2.1 Darstellung von Geschäftsprozessen 91
2.1.1 Begriffsdefinitionen 91
2.1.2 Unterstützung durch die SAP R/3 Enterprise-Standardsoftware 93
2.1.3 SAP R/3 Enterprise-Tools zur Darstellung und Einführung
von Geschäftsprozessen 97
2.1.4 Ereignisgesteuerte Prozessketten 98
2.2 Anforderungen an ein Logistiksystem 101
2.2.1 Grundfunktionen der Logistik 101
2.2.2 Aufgaben und Ziele der Materialwirtschaft 103
2.2.3 Material- und Informationsfluss in der Logistik 105
2.2.4 Grundfunktionen einer Materialwirtschaft 106
2.3 Leistungsumfang der Materialwirtschaft in R/3 108
2.3.1 Einbettung der Materialwirtschaft in das R/3-System 108
2.3.2 Geschäftsprozesse der Materialwirtschaft in R/3 109
2.4 Überblick über die Internet-Anwendungskomponente
Supplier Workplace der R/3 Enterprise Materialwirtschaft 112
2.4.1 Technische Voraussetzungen 113
2.4.2 Anmeldung am System 113
2.4.3 Berechtigungen 113
2.4.4 Navigation 113
2.4.5 Integration 114
2.4.6 Funktionsumfang 114
2 Überblick Materialwirtschaft

2.5 mySAP SRM, mySAP SCM 115


2.5.1 Beschaffungs- und Lieferanten-Management über das Internet 115
2.6 Fragen 125
2.7 Lösungen 127

90
2.1 Darstellung von Geschäftsprozessen 2

Überblick Materialwirtschaft
Da bei der Einführung des R/3-Systems die Abläufe in einem Unternehmen
überarbeitet, verändert und gegebenenfalls optimiert werden müssen, erläu-
tern wir im vorliegenden Kapitel zunächst allgemein die Begriffswelt des
Geschäftsprozesses und stellen den Zusammenhang zur Geschäftssicht des
Unternehmens her. Danach werden die Grundlagen der Geschäftsprozessopti-
mierung (GPO) und des Business Process Reengineering (BPR) beschrieben.
Anschließend zeigen wir, wie mit dem Einsatz von SAP-Referenzmodellen und
auf der Grundlage von ValueSAP® und ARIS® die wichtigsten Prozesse inner-
halb der Materialwirtschaft des R/3-Systems abgebildet werden.

2.1 Darstellung von Geschäftsprozessen


Zunächst ist es sinnvoll, einige Begriffe zu definieren, damit die Ausführungen
im Rahmen eines SAP R/3 Enterprise-Einsatzes vertieft werden können.

2.1.1 Begriffsdefinitionen
Geschäftsprozess
Ein Geschäftsprozess beschreibt alle Aktivitäten innerhalb eines Unterneh-
mens, die notwendig sind, um aus einer Kundenanforderung das vom Kunden
gewünschte Ergebnis zu erstellen. Kunden im Sinne von Geschäftsprozessen
sind alle Geschäftspartner, bei denen die Erfüllung der an sie gestellten Anfor-
derungen wichtig für die Marktfähigkeit des Unternehmens ist. Dies sind in
erster Linie die Kunden des Unternehmens, aber auch Lieferanten, der Staat
(gesetzliche Anforderungen), Aufsichtsbehörden und eigene Mitarbeiter (Lie-
feranten von Arbeitskraft).
Da mit Geschäftsprozessen eine Ausrichtung der Aktivitäten im Unterneh-
men auf die Anforderungen des Markts und auf die effiziente Bearbeitung
dieser Anforderungen erfolgen soll, sind interne Stellen in der Regel nicht als
»Kunden« im Sinne von Geschäftsprozessen zu verstehen.
Geschäftsprozesse lassen sich zur besseren Übersichtlichkeit in Teilgeschäfts-
prozesse zerlegen. Ein SAP R/3 Enterprise-Geschäftsprozess besteht aus einer
Verkettung einzelner Funktionen mithilfe von Ereignissen. In der Begriffswelt
von R/3 werden häufig Synonyme wie »Prozesskette« und »Geschäftsvor-
fall« verwendet, was zu einer gewissen Begriffsunschärfe führt. Beispiele für
Geschäftsprozesse in einem Unternehmen sind:
• Auftragsabwicklung
• Bestellabwicklung
• Produktentwicklung
• Kundenservice
• Finanzreporting

91
2 Überblick Materialwirtschaft

Ein Geschäftsprozess betrifft bei einem funktionsorientierten Unternehmen


meist einen oder mehrere Bereiche und Abteilungen. Ist dies der Fall, so
spricht man von bereichsübergreifenden bzw. abteilungsübergreifenden
Geschäftsprozessen.
Beispiele für Bereiche in einem funktionsorientierten Unternehmen sind:
• Verkauf
• Einkauf
• Lager
• Produktion
• Buchhaltung
• Controlling
Der Geschäftsprozess »Bestellabwicklung« ist bereichsübergreifend, da er
mindestens die Bereiche Disposition, Einkauf und Lager umfasst.
Funktionale Abteilungen im Rahmen der Materialwirtschaft sind zum Beispiel:
• Einkauf
• Warenannahme
• Rechnungsprüfung

Teilprozesse
Größere Geschäftsprozesse werden in Teilprozesse zerlegt. So lässt sich der
Geschäftsprozess »Bestellabwicklung« in eine Reihe kleinerer Teilprozesse
auflösen, wie beispielsweise:
• Bestellanforderungsbearbeitung
• Anfrage/Angebotsbearbeitung
• Bestellungsbearbeitung für Lagermaterial
• Warenannahme

Geschäftsprozessoptimierung (GPO)
Der Schwerpunkt bei der Geschäftsprozessoptimierung liegt auf der Verbes-
serung bereits bestehender Abläufe. In der Vergangenheit bildete dieser
Ansatz die Grundlage für Optimierungsmaßnahmen, die auf einzelne Berei-
che und Abteilungen gerichtet waren und daher suboptimal blieben. GPO
wird heute auch für bereichsübergreifende Prozesse eingesetzt. Der Umfang
eines GPO-Prozesses ist beliebig.

Business Process Reengineering (BPR)


Der Begriff »Business Process Reengineering« (BPR, dt.: Konversion) entstand
gegen Ende der 80er Jahre in den USA. Schwerpunkt ist die Neugestaltung
von Geschäftsprozessen. Der Ablauf wird nicht suboptimal verbessert, sondern
grundlegend überdacht. Der Sinn des BPR ist nicht nur eine Verbesserung,

92
2.1 Darstellung von Geschäftsprozessen 2
sondern die flexible Gestaltung (Selbstanpassung) und Entschlackung von
Geschäftsprozessen sowie die Schaffung größerer Freiräume für selbständig
handelnde Mitarbeiter (Flexibilität). Der Prozess definiert sich durch den Markt
des Unternehmens. Dieser Ansatz erfordert einige Radikalität beim Umdenken
und geht von einer Prozessorientierung der Organisation und einem Neuent-
wurf aus. Die Neugestaltung von Geschäftsprozessen im Rahmen eines BPR-
Projekts geht weit über die Optimierung operativer Wertschöpfungsprozesse
hinaus. Sie beeinflusst:
• Organisationen
• Führungsstile
• Know-how der Mitarbeiter
Zu einem BPR-Projekt gehört neben der Vereinfachung von komplexen
Abläufen auch die Absicht, den Wandel in einem Unternehmen als Kon-
stante zu etablieren.

Zusammenhänge
Wenn die Entscheidung fällt, die R/3-Standardsoftware einzusetzen, wird
diese Software sehr häufig als Ordnungsfaktor gesetzt, dem sich nach einer
ersten Annäherung alles unterordnen soll. Oft betrifft die Erwartungshaltung
ausschließlich die Reduktion von »Altlasten«. Die Chance, mit dem Neube-
ginn durch SAP R/3 Enterprise auch ein Reengineering anzugehen, wird
häufig nicht genutzt.

2.1.2 Unterstützung durch die SAP R/3 Enterprise-


Standardsoftware
Die Referenzmodelle von SAP machen es einem Unternehmen einfach, den
potentiellen Funktionsbereich herauszufinden. Innerhalb der SAP-Begriffswelt
wird die Geschäftsprozessoptimierung sehr oft mit einem Business Process
Reengineering gleichgesetzt, obwohl damit zwei völlig unterschiedliche An-
sätze verfolgt werden. Nur ein systematischer Ansatz zur Re-Definition der
Geschäftsziele eines Unternehmens und zur Neugestaltung der Geschäftspro-
zesse (BPR-Projekt) im Rahmen einer Prozessorientierung wird einen Beitrag
zur Sicherung des Industriestandorts leisten.
Auf der Grundlage einer Entscheidung zugunsten von R/3 ist die Neugestal-
tung der Geschäftsprozesse durch Business Process Reengineering relativ
einfach durchzuführen, weil die Informationstechnologie, das entsprechende
SAP-Basissystem sowie die existierenden Hard- und Softwarekonzepte in ein
unternehmensweites System integriert werden. Je mehr das Unternehmen
dem SAP-Standard entspricht, desto einfacher ist die Abbildung der
Geschäftssicht mit den Funktionen von R/3. SAP R/3 Enterprise sollte bevor-
zugt dort eingesetzt werden, wo eine hohe Funktionsabdeckung (bezogen
auf eine ganzheitliche Abbildung) eines Geschäftsprozesses erreicht wird.

93
2 Überblick Materialwirtschaft

Mit dem Einsatz von SAP R/3 Enterprise werden folgende Projektziele ermög-
licht:
• Unterstützung bei der Abbildung komplexer Geschäftsprozesse durch die
umfassende Funktionalität der R/3-Standardsoftware
• Ablösung veralteter Hardware-/Softwarestrukturen und betriebswirt-
schaftlicher Lösungen durch neue Technologien und Verfahren
• Erkennen von Rationalisierungspotentialen durch Offenlegung von Ge-
schäftsprozessen auf Basis der Referenzmodelle
• Abbildung der wesentlichen betriebswirtschaftlichen Anforderungen in
einem einheitlichen, integrierten und erweiterungsfähigen R/3-Konzept
• Paralleler Mengen- und Wertefluss in den logistischen Abläufen in Verbin-
dung mit einer Erhöhung der Kostentransparenz
Die zur Unterstützung der Geschäftsprozesse notwendigen Informationen
werden von SAP R/3 Enterprise an jedem betroffenen Arbeitsplatz aktuell
zur Verfügung gestellt.
Unterstützt wird dies durch
• eine dezentrale Verfügbarkeit der Daten in allen involvierten Abteilungen,
wodurch der Geschäftsprozess effizient bearbeitet werden kann
• eine einheitliche Datenbasis für alle vom Geschäftsprozess betroffenen
Mitarbeiter
Besonders Unternehmen mit unterschiedlichen Sparten und Geschäftsfeldern
profitieren von der umfassenden R/3-Funktionalität, da R/3 für die meisten
Anforderungen Standardlösungen anbietet. Erkauft werden diese Vorteile
jedoch mit einer größeren Komplexität im Rahmen des R/3-Standards. Diese
Komplexität zieht höhere Aufwendungen bei der Einführung nach sich:
• Einarbeitungsaufwand in die Software
• Abstimmungsaufwand zwischen Fachabteilungen
• Abstimmungsaufwand zwischen DV/Org.-Abteilung und Fachabteilungen
Genau genommen sind diese höheren Aufwendungen nicht der SAP-Soft-
ware, sondern generellen Problemen bei der Abbildung der Geschäftssicht
eines Unternehmens durch Software anzulasten.
Mit SAP R/3 Enterprise werden komponentenübergreifende Ablaufbeschrei-
bungen der innerhalb von R/3 realisierten Geschäftsprozesse und Teilpro-
zesse im Rahmen der R/3-Referenzmodelle ausgeliefert. Diese bilden die
Grundlage für eine effiziente Einführungsstrategie und kompensieren größ-
tenteils das Komplexitätssyndrom der SAP-Software.
Oft wird beim Einsatz von Standardsoftware eine Einengung hinsichtlich der
Realisierung der firmenspezifischen Geschäftsprozesse bemängelt, mit der
Begründung, dass der Standard die Geschäftsprozesse angeblich zwingend vor-

94
2.1 Darstellung von Geschäftsprozessen 2
schreibt. Dies trifft für R/3 nur bedingt zu, da hier außergewöhnlich viel Flexibi-
lität geboten wird, und zwar durch:
• die im Customizing vorhandenen Möglichkeiten zur Parametrisierung
• Eingriffe an definierten Schnittstellen (User Exits)
• die Sprachen ABAP/4 und Java
• das integrierte Workflow-Management-Tool
• die Business Add In-Funktionalität zur Anbindung von Industrielösungen
Die Neugestaltung der Geschäftsprozesse bei einem R/3-Einsatz orientiert
sich zunächst an den SAP-Geschäftsprozessen (Referenzmodellen), deren
Funktionalität in einem weiteren Schritt hinsichtlich der Customizing-Mög-
lichkeiten näher untersucht wird.
• Oft werden die Projektziele in einem ersten Anlauf nicht komplett erreicht.
Eine Optimierung muss meist in mehreren Folgeschritten verwirklicht und
zu Ende geführt werden.
• Werden die Ziele erreicht, so müssen diese abgesichert werden. Dazu sind
kontinuierliche Kontrollen der Ziele und gegebenenfalls Korrekturmaß-
nahmen erforderlich.
• Eine weitere Notwendigkeit besteht in der Etablierung des Wandels als
einer Konstante im Unternehmen (Continuous Improvement).

Abbildung 2.1 Neugestaltung der Geschäftsprozesse im Rahmen von R/3

95
2 Überblick Materialwirtschaft

Durch die Möglichkeiten von R/3 ist eine Anpassung an Veränderungen


jederzeit möglich; diese Anpassung wird durch das Customizing entspre-
chend unterstützt. Dennoch kann eine veränderte Aufbau- und/oder Ablauf-
organisation dazu führen, dass die einmal angelegten Geschäftsvorfälle
mühsam DV-technisch in den neugestalteten Geschäftsprozess umgesetzt
werden müssen. Insbesondere kann eine extensive Nutzung der SAP-Infor-
mationssysteme weitreichende Auswirkungen auf die Umsetzungskomplexi-
tät und die DV-Laufzeit haben. SAP R/3 Enterprise sollte auch deshalb nur in
dem Umfang eingesetzt werden, in dem ein unmittelbar ableitbarer Nutzen
entsteht.

Geschäftsprozessorientierte R/3-Einführung
Die Einführung des R/3-Systems sollte sich nicht an den Grenzen einzelner
Anwendungskomponenten orientieren, da die Nutzenpotentiale des integ-
rierten Gesamtsystems und der darin verankerten Geschäftsprozesse nur
dann zum Tragen kommen, wenn eine geschäftsprozessorientierte und damit
applikationsübergreifende Implementierung erfolgt. Grundsätzlich stehen
drei unterschiedliche Strategien zur Einführung von R/3 zur Auswahl:
1. Big Bang: gekennzeichnet durch die gleichzeitige Produktivsetzung meh-
rerer Anwendungskomponenten und/oder Konzerneinheiten zu einem
Stichtag.
• Vorteil: Keine permanenten Schnittstellen zu Altsystemen
• Risiko: Akribische Vorplanung notwendig
2. Seriell oder Step by Step: umfasst die schrittweise Einführung der Anwen-
dungskomponenten.
• Vorteil: Weitergabe von Einführungserfahrung, Verteilung von Investi-
tionen
• Risiko: Permanente Schnittstellen, doppelte Datenhaltung und -pflege.
Die Vorzüge der Integration sind erst spät sichtbar
3. Roll-out: die erste Einführung wird als Musterinstallation auf andere (ver-
gleichbare) Konzerneinheiten übertragen.
• Vorteil: Weitergabe von Erfahrungen der Leitinstallation, verkürzte Ein-
führungszeiten erreichbar
• Risiko: Herausbildung der Kernimplementierung und Erhaltung von
Freiheitsgraden
Die SAP AG versucht jedoch, vor dem Hintergrund der zwingend notwendi-
gen Verkürzung der Einführungszeiten von R/3 den Gedanken einer
geschäftsprozessorientierten R/3-Einführung stark zu forcieren (ValueSAP).
Eine geschäftsprozessorientierte R/3-Implementierung entsteht aus einem
Mix der Einführungsszenarien und der bereits aufgezeigten Merkmale:
• Nutzung der strategischen Unternehmensziele als Steuerungselement
• Ganzheitliche Umsetzung der relevanten Geschäftsprozesse
• Nutzenorientierung

96
2.1 Darstellung von Geschäftsprozessen 2
• Konsequente Nutzung der betriebswirtschaftlichen Möglichkeiten in R/3
• Iteratives Prototyping durch simultane Verfeinerung und Konkretisierung
der Konzeption
• Teamwork und Teamtraining
Die Umsetzung der geschäftsprozessorientierten R/3-Einführung muss durch
ein interdisziplinäres Team erfolgen. Sie beginnt mit einer Trainingsphase für
das Kernteam der Prozessverantwortlichen, um eine gemeinsame Verständnis-
basis zu schaffen. Ein abteilungsübergreifendes Sollkonzept der betroffenen
Geschäftsprozesse und dessen Überprüfung anhand eines iterativ zu entwi-
ckelnden Prototyps im nächsten Schritt stellen sicher, dass Risiken und »Miss-
verständnisse« möglichst frühzeitig und umfassend erkannt werden. Eine
überschaubare Anzahl kompetenter Projektmitarbeitern, die in einem Kern-
team mit weitreichenden Entscheidungskompetenzen organisiert sind, ist
ebenso kennzeichnend für die geschäftsprozessorientierte R/3-Einführung
wie das konsequente Hinterfragen des Nutzens von Detailanforderungen.

2.1.3 SAP R/3 Enterprise-Tools zur Darstellung und


Einführung von Geschäftsprozessen
Die Einführung von mySAP-Lösungen ist sehr vielschichtig. Unter den vielen
Lösungsalternativen müssen diejenigen identifiziert werden, welche die
betriebswirtschaftlichen Anforderungen eines Unternehmens am effizientes-
ten unterstützen. Darüber hinaus sind oft spezifische Erweiterungen not-
wendig. Nur die Offenlegung der betriebswirtschaftlichen Inhalte mittels
grafischer Modelle in Verbindung mit einer effizienten Toolunterstützung
versetzt heute Unternehmen in die Lage, die hohen wirtschaftlichen Nutzen-
potenziale von mySAP schnell und sicher für sich zu erschließen.
Geeignete Werkzeuge für die Einführung von mySAP-Lösungen sind bei-
spielsweise ARIS, Visio oder Intellicorp. Damit ist es möglich, Prozessmodelle
anzuzeigen und zu ändern.
Ein Prozessmodell beschreibt R/3-Prozesse und -Szenarios und deren Bezie-
hungen untereinander. Diese Beziehungen werden grafisch in Form von
ereignisgesteuerten Prozessketten (sogenannte EPKs) und Wertschöpfungs-
ketten dargestellt.
Die Verfügbarkeit sowohl der Collaborative Business-Szenarios als auch des
R/3-Referenzmodells in ARIS for mySAP bietet die Möglichkeit, die Stan-
dardszenarios von mySAP den Unternehmensbedürfnissen anzupassen und
die Geschäftsprozesse des Unternehmens durchgängig zu dokumentieren.
Hierdurch wird die Erarbeitung moderner und realisierbarer E-Business-
Lösungen auf mySAP-Basis wesentlich beschleunigt.
Die von der SAP entwickelte Vorgehensweise ValueSAP beschleunigt die
Implementierung erheblich. Bei ValueSAP ist die Auswahl der benötigten
Standardfunktionen auf der Basis des SAP R/3-Referenzmodells von großer

97
2 Überblick Materialwirtschaft

Bedeutung. ARIS for mySAP ist eines von mehreren geeigneten Tools, um
diese Business Blueprints zu erstellen, denn es erweitert die Inhalte der Q&A-
Datenbank (Question and Answer-Datenbank) um ablauforganisatorische
Zusammenhänge. ARIS for mySAP ist in ValueSAP und in das SAP R/3 Enter-
prise-System integriert. Somit steht das jeweils aktuelle SAP R/3-Referenz-
modell zur Verfügung. Mit ARIS for mySAP besteht eine transparente Ver-
bindung zwischen den Prozessmodellen und dem SAP-System. Der Aufruf
von ausgewählten SAP R/3-Transaktionen aus den Prozessmodellen heraus
ermöglicht bereits sehr früh im Projekt das Testen der Abläufe (Rapid Proto-
typing).

Prozesskette SAP R/3 Enterprise-Referenzmodell


Das SAP R/3 Enterprise-Referenzmodell enthält verschiedene Sichten (Modelle,
Modellbilder), welche die betriebswirtschaftliche Aufbau- und Ablauforganisa-
tion in unterschiedlicher Darstellungsweise wiedergeben.
Am wichtigsten ist die Prozesssicht. Weitere für den Kunden wichtige Sichten
sind die Datensicht, die Funktionssicht, die Organisationssicht, die Informa-
tionsflusssicht und die Kommunikationssicht.
Eine Bearbeitung des SAP R/3 Enterprise-Referenzmodells (Ergänzung und
Modifikation) ist z.B. mit dem ARIS-Toolset möglich.

Implementation Guide (IMG)


Mit dem Implementation Guide (IMG) oder Einführungsleitfaden wird
SAP R/3 Enterprise an die besonderen Anforderungen des Unternehmens
angepasst. Basis hierfür sind die Ergebnisse, welche beim Vergleich der kun-
denspezifischen Modelle mit den SAP R/3 Enterprise-Referenzmodellen erar-
beitet wurden. Zukünftig wird eine Verknüpfung zwischen den ermittelten
Ergebnissen aus dem Business Modeler und den Generierungskomponenten
des Einführungsleitfadens hergestellt. Damit soll eine unternehmensspezi-
fische Generierung des Einführungsleitfadens aus den Ergebnissen der
Geschäftsprozessanalyse ermöglicht werden.

2.1.4 Ereignisgesteuerte Prozessketten


Diese Darstellungsform wurde von der SAP AG zusammen mit dem Saar-
brücker Institut für Wirtschaftsinformatik (Prof. Dr. Scheer) entwickelt. Sie
hat folgende Vorteile:
• Sie ist auch für Mitarbeiter der Fachabteilungen ohne DV-Kenntnisse ver-
ständlich.
• Sie ist Grundlage für die Kommunikation zwischen Fachabteilungen, SAP-
Beratern und DV/Org-Abteilungen.
• Sie gibt Hinweise zur Optimierung von Geschäftsprozessen.
• Sie verringert den Aufwand zur Dokumentation des Sollkonzepts.
• Sie ist die Grundlage für die Endanwenderdokumentation.

98
2.1 Darstellung von Geschäftsprozessen 2
Wichtig ist: Eine ereignisgesteuerte Prozesskette beschreibt nicht (primär),
welche Informationen von Funktion zu Funktion bewegt werden (Informa-
tionsflusssicht). An erster Stelle gilt es, durch die Analyse betrieblicher
Abläufe die geeigneten Ereignisse zu finden – was nicht immer einfach ist.
Eine ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) besitzt folgende Merkmale:
• Sie beginnt mit mindestens einem Ereignis (Startereignis).
• Die Ereignisse lösen eine oder mehrere Funktionen aus.
• Die Funktionen lösen ein oder mehrere Ereignisse aus.
• Die Elemente Ereignis und Funktion werden durch das Element Kontroll-
fluss (eine gestrichelte Linie) verbunden, evtl. in Verbindung mit dem Ele-
ment Verknüpfungsoperator.
• Eine ereignisgesteuerte Prozesskette endet mit mindestens einem Ereignis
(Endereignis).

Abbildung 2.2 Ereignisgesteuerte Prozesskette (Copyright SAP AG)

99
2 Überblick Materialwirtschaft

In einer »erweiterten« EPK sind den Funktionen zusätzliche Elemente zuge-


ordnet:
• Organisatorische Einheit
• Informations-/Material-/Ressourcenobjekt
• Informations-/Materialfluss
• Ressourcen/Organisatorische Einheitenzuordnung, also ein Strich, der die
Zuordnung von Ressourcen und/oder organisatorischen Einheiten zu
einer Funktion verdeutlicht.

Ereignis
Ein Ereignis stellt einen eingetretenen Zustand dar, der weitere Abläufe ver-
ursacht (Funktionen anstößt). Das Ereignis ist das zentrale Steuerungsele-
ment innerhalb eines Prozesses und beschreibt einen betriebswirtschaftlich
bedeutsamen Zustand, der eingetreten ist. Dieses Ereignis löst dann eine
oder mehrere betriebswirtschaftliche Aktivitäten aus. Nur ein eingetretener
betrieblicher Zustand, der eine oder mehrere betriebswirtschaftliche Aktivitä-
ten auslöst, ist ein Ereignis.

Funktion
Eine Funktion zeigt die Umwandlung eines vorhandenen Zustands in einen
neuen Zustand auf. Sie stellt einen betriebswirtschaftlichen Vorgang in einem
Unternehmen dar. Mit diesem Vorgang befasst sich üblicherweise ein Mitar-
beiter. Im R/3-System entspricht eine Funktion in etwa einer Transaktion.
Um eine Funktion auszuführen, sind Informationen notwendig, die so
genannten Inputdaten. Das Ergebnis einer Funktion, die Outputdaten, wird
anderen Funktionen zugeführt. Eine Funktion hat verschiedene Attribute –
wie z.B. unternehmensintern, systemintern, Kannfunktion –, die z.B. für Ver-
gleiche zwischen Soll- und Ist-Zustand wichtig sind.

Verknüpfungsoperatoren
Der Verknüpfungsoperator stellt die Beziehung zwischen Funktion und
Ereignis her. Er macht auch schwierige betriebswirtschaftliche Abläufe durch-
schaubar. Bei der Ereignisverknüpfung wird eine Funktion über einen Ver-
knüpfungsoperator mit zwei oder mehr Ereignissen verbunden. Bei der
Funktionsverknüpfung wird ein Ereignis über einen Verknüpfungsoperator
mit zwei oder mehr Funktionen verbunden.
Da sich zwei Verknüpfungsoperatoren direkt mit einem Kontrollfluss verbin-
den lassen, ist es beispielsweise auch möglich, zwei Ereignisse über zwei
Verknüpfungsoperatoren mit zwei Funktionen zu verbinden. Die Verknüp-
fungsregeln gelten entsprechend.

100
2.2 Anforderungen an ein Logistiksystem 2

2.2 Anforderungen an ein Logistiksystem


Die Logistik nimmt eine integrierende Funktion zwischen Beschaffungs- und
Absatzmarkt ein. Sie soll bei bedarfsorientierten Beständen einen hohen Ver-
sorgungsgrad sicherstellen.
Dabei wurde die Materialwirtschaft in der Vergangenheit primär material-
flussorientiert betrachtet. Mit der zunehmenden organisatorischen Verflech-
tung der Funktionen eines Unternehmens nimmt jedoch auch die Bedeutung
des Informationsflusses zwischen den einzelnen Teilbereichen zu. Die grund-
legenden Informations- und Materialflüsse innerhalb eines Logistiksystems
werden im Rahmen dieses Kapitels behandelt.

2.2.1 Grundfunktionen der Logistik


Die Logistik ist der Oberbegriff für alle Prozesse
• der Herstellung
• der Beschaffung
• der Lagerung
• des Vertriebs von Wirtschaftsgütern
Sämtliche Geschäftsprozesse innerhalb der logistischen Kette zwischen Be-
schaffung und Absatz werden in einem integrierten Logistiksystem bereichs-
übergreifend geplant, gesteuert und koordiniert. Dadurch entfallen zeit- und
ressourcenaufwändige Mehrfachbearbeitungen von Vorgängen in verschie-
denen Unternehmensbereichen.
Die Teilbereiche eines integrierten Logistiksystems sind:
• Produktion
Die wesentlichen Funktionen der Produktion sind die Produktions-,
Bedarfs- und Kapazitätsplanung sowie die Fertigungssteuerung mit der
Festlegung der Lagerhaltungsstrategie und des Fertigungsverfahrens. Eine
weitere Funktion, die eng mit dem Controlling verknüpft ist, ist die Pro-
duktkostenrechnung.
• Materialwirtschaft
Die Materialwirtschaft deckt die Funktionen von der Disposition über den
Einkauf bis zur Bestandsführung, Lagerplatzverwaltung, Lagersteuerung
und Rechnungsprüfung ab. Dabei bilden aktuelle Informationen über
Materialbestände, Verbräuche, geplante Zu- und Abgänge die Grundlage
für marktnahe Entscheidungen.
• Qualitätssicherung
Mithilfe der Qualitätssicherung lassen sich die Abläufe innerhalb des
Logistiksystems mit dem Ziel der Prüfung und Sicherung eines hohen
Qualitätsstandards planen und realisieren.

101
2 Überblick Materialwirtschaft

• Instandhaltung
Unter diesem Begriff versteht man die mit Instandhaltungsmaßnahmen
verbundenen Leistungen (für die eigene Ausrüstung und im Bereich des
Servicemanagements auf verkaufte Anlagen und Produkte).
• Vertrieb
Die Vertriebsabwicklung umfasst die Funktionskette von der Anfrage über
die Auftragsbearbeitung bis zum Versand und der Rechnungsstellung.
Hierbei spielen die Kontrolle der Erzeugnisbestände, Informationen über
Absatzwege, Versandläger und Transportbeziehungen eine entschei-
dende Rolle.
Jeder dieser Teilbereiche wird in R/3 durch eine eigene Anwendungskompo-
nente repräsentiert.

Vertriebsabwicklung

Anfrage Angebot Auftrag Versand Faktura

Produktionsplanung
und -steuerung

Kapazitäts- Produkt-
Programm- Bedarfs- Fertigungs-
planung kosten-
planung planung steuerung
rechnung

Materialwirtschaft

Bestands- Lager- Rechnungs-


Disposition Einkauf prüfung
führung verwaltung

Qualitätsmanagement,
Instandhaltung

Abbildung 2.3 Grundfunktionen der Logistik

102
2.2 Anforderungen an ein Logistiksystem 2

2.2.2 Aufgaben und Ziele der Materialwirtschaft


In der Materialwirtschaft wird, ausgehend vom Produktionsprogramm und
dem Primärbedarf, durch Stücklistenauflösung der Materialbedarf nach Art,
Menge und Termin ermittelt. Aus dem so ermittelten Bruttobedarf wird
durch Vergleich mit den verfügbaren Lagerbeständen der Nettobedarf an
Fertigungs- und Kaufteilen ermittelt.
Materialplanung: Die Materialwirtschaft lässt sich in folgende Bereiche unter-
gliedern:
• Materialbeschaffung
• Materialdisposition
• Lagerung
• Rechnungsprüfung

Abbildung 2.4 Gliederung der Materialwirtschaft

103
2 Überblick Materialwirtschaft

Zu den Aufgaben der Materialplanung gehören:


• die auftragsunabhängige Ermittlung des Materialbedarfs nach Art und
Menge je Erzeugniseinheit (Bedarfsplanung)
• die Planung des erforderlichen Materialbestands
• die Planung der Materialbeschaffung
Im Rahmen der Materialdisposition erfolgt die Materialsteuerung auftrags-
abhängig nach Art, Menge und Termin.
Aufgabe der Materialbeschaffung ist es, die in Bedarfsplänen festgelegten
Materialien einzukaufen, und zwar
• in den erforderlichen Mengen
• zum richtigen Zeitpunkt
• zum günstigsten Preis
• in der gewünschten Qualität

Aufgaben
Zu den Hauptaufgaben der Materialwirtschaft gehört die Beschaffung der
benötigten Güter und die Bereitstellung dieser Güter in der erforderlichen
Menge und Qualität. Das heißt, die Aufgabe der Materialwirtschaft ist die
Sicherstellung der Versorgung eines Unternehmens mit den benötigten
Waren und Dienstleistungen.
Um einen optimalen Materialfluss sicherzustellen, ist ein funktionierender
Informationsfluss zwischen den einzelnen Bereichen eines Unternehmens
eine unerlässliche Voraussetzung.

Ziele
Das Ziel der Materialwirtschaft ist die Bereitstellung des richtigen Materials
• zur richtigen Zeit
• in der gewünschten Menge
• am richtigen Ort
• in gewünschter Qualität
• bei gleichzeitiger Minimierung der damit verbundenen Kosten
Das heißt, im Vordergrund stehen die produktionssynchrone Beschaffung
und die Minimierung der Bestände bzw. die Reduzierung der Kapitalbindung
im Umlaufvermögen.
Das materialwirtschaftliche Optimierungsproblem besteht darin, eine hohe
Lieferbereitschaft (Servicegrad) bei geringer Kapitalbindung und minimalen
Kosten zu erreichen.

104
2.2 Anforderungen an ein Logistiksystem 2
Zielkriterien
Inwieweit eine Materialwirtschaft die an sie gestellten Ziele erfüllt, kann
anhand folgender Zielkriterien überprüft werden:
• Minimale Dispositions- und Beschaffungskosten durch Optimierung der
Bestellmenge
• Geringe Kapitalbindung durch niedrige Lager- und Umlaufbestände
• Gute Kapazitätsauslastung der Fertigungsstellen
• Sicherung eines reibungslosen Fertigungsablaufs
• Hohe Lieferbereitschaft durch gute Lieferbeziehungen und minimale Be-
stellzeiten
• Optimales Beschaffungsmarketing, d.h. langfristige Versorgung durch
Pflege guter Lieferantenbeziehungen

2.2.3 Material- und Informationsfluss in der Logistik


Ein integriertes Logistiksystem, in dem sämtliche Geschäftsprozesse zwischen
Beschaffung, Produktion und Absatz koordiniert werden, kann nur funktionie-
ren, wenn ein reibungsloser Informationsaustausch zwischen den einzelnen
logistischen Teilfunktionen (Vertrieb, Produktion, Materialwirtschaft, Instand-
haltung) stattfindet.

Abbildung 2.5 Material- und Informationsfluss in der logistischen Kette für ein
Fertigungsunternehmen

Dabei ist es die Aufgabe des Informationssystems, die Ereignisse zu erfassen,


zu speichern, zu analysieren und zu interpretieren, die den materialwirt-

105
2 Überblick Materialwirtschaft

schaftlichen Vorgängen zugrunde liegen. Im Sinne eines durchgängigen


Informationsflusses ist darauf zu achten, dass
• die Information konsequent an ihrem Ursprungsort erfasst und für alle
weiteren Verarbeitungen verwendet wird
• bereits einmal erfasste Daten nicht an anderer Stelle doppelt erfasst und
verarbeitet werden
• die stellenorientierte Aufarbeitung der Daten schnell und sicher vorge-
nommen wird
Der Informationsfluss im Bereich Materialwirtschaft geht den realen Güter-
bewegungen teilweise voraus (z.B. Bedarfsermittlung, Materialdisposition
und Einkauf sind den Materialflüssen vorgelagert). Andererseits knüpft ein
Teil des Informationsflusses im Rahmen der Materialbestands- und -bewe-
gungsrechnung an Zu- und Abgänge von Materialien an. Zwischen diesen
vor- und nachgelagerten Materialflüssen besteht ein enger Zusammenhang:
In die Errechnung des Liefertermins und der Bestellmenge gehen einerseits
Daten aus der Bestands- und Bewegungsrechnung ein, auf der anderen Seite
rufen die Ergebnisse dieser Berechnungen Materialflüsse hervor, die sich wie-
derum in der Bestandsrechnung niederschlagen.
Um die unterschiedlichen Zielsetzungen einer Materialwirtschaft möglichst
zu optimieren, müssen Verfahren für einen Informationsfluss organisiert wer-
den, die notwendig sind zur Unterstützung der
• Materialbedarfsplanung
• Materialbeschaffung
• Bestandsführung
• Rechnungsprüfung
• Materialbewertung
Dazu müssen im Unternehmen die folgenden aktuellen Informationen vor-
liegen:
• Zukünftige Entwicklung des Bedarfs
• Beschaffungsmöglichkeiten
• Lagerbestände
• Verbräuche

2.2.4 Grundfunktionen einer Materialwirtschaft


Die oben beschriebenen Anforderungen und Zielkriterien können nur mit
einem integrierten System auf der Grundlage einer gemeinsamen Datenbasis
realisiert werden. Eine gemeinsame Datenbasis bedeutet die konsolidierte
Bereitstellung und Speicherung von beispielsweise Material- oder Lieferan-
tendaten. Der Zugriff auf diese Daten erfolgt aus allen betrieblichen Funktio-
nen, die diese Daten benötigen.

106
2.2 Anforderungen an ein Logistiksystem 2

Abbildung 2.6 Grundfunktionen einer Materialwirtschaft

Die Grundfunktionen einer betrieblichen Materialwirtschaft in einem integ-


rierten System sind:
• Stammdaten
Hierzu gehören beispielsweise Material, Lieferanten, Stücklisten, Kondi-
tionen.
• Materialdisposition
Durch eine Bedarfsplanung und Bestellrechnung sollen optimale Bestel-
lungen und eine ausreichende Lieferbereitschaft sichergestellt werden.
Dazu ist eine durchgängige Verbindung zum Bestellsystem und zur Be-
standsführung notwendig.
• Einkauf
Ein integriertes Einkaufssystem unterstützt den Einkäufer bei der Ange-
botseinholung und Lieferantenauswahl, verringert die Routinetätigkeiten
bei der Anfrage- und Bestellschreibung und gewährleistet material- und
lieferantenbezogene Entscheidungsinformationen.
• Bestandsführung
Im Rahmen der Bestandsführung gehört es zu den Grundanforderungen,
aktuelle Bestände mengen- und wertmäßig möglichst nahe am Ort der
Entstehung zu erfassen und zu verbuchen.

107
2 Überblick Materialwirtschaft

• Rechnungsprüfung
Die Rechnungsprüfung stellt die Verbindung zwischen der Materialwirt-
schaft und dem Rechnungswesen her.

2.3 Leistungsumfang der Materialwirtschaft in R/3


Das R/3-System erfüllt die oben definierten Anforderungen an ein integriertes
Logistiksystem zur Durchführung der Aufgaben der Materialwirtschaft. Im Fol-
genden werden die Integration der Materialwirtschaft in das Gesamtsystem
R/3 sowie die Funktionen und Geschäftsprozesse der Anwendungskompo-
nente Materialwirtschaft dargestellt.

2.3.1 Einbettung der Materialwirtschaft in das R/3-System


Die Komponenten des R/3-Systems zeichnen sich durch einen hohen Integra-
tionsgrad aus. Dadurch ist der Informationsfluss zwischen allen Funktionen im
System gewährleistet.
In der Materialwirtschaft bestehen Schnittstellen zu den folgenden Kompo-
nenten des R/3-Systems:
• Controlling
Die Schnittstelle zum Controlling ist bei den Materialverbräuchen ersicht-
lich. Bei der Materialentnahme steht eine Vielzahl von Kontierungsmög-
lichkeiten zur Verfügung. Die Daten werden automatisch an die Kosten-
rechnung weitergeleitet. Die Kostenrechnung ist ebenfalls betroffen,
wenn Wareneingänge direkt einer Kostenstelle oder einem Auftrag zuge-
ordnet werden.
• Finanzbuchhaltung
Parallel zur mengen- und wertmäßigen Bestandsführung werden bei je-
dem Zu- bzw. Abgang die entsprechenden Konten der Finanzbuchhal-
tung fortgeschrieben. Darüber hinaus werden Daten aus der Rechnungs-
prüfung automatisch an die Buchhaltung weitergegeben.
• Produktionsplanung und Instandhaltung
Die Bedarfsanforderungen vom System Produktionsplanung und der Er-
satzteilbedarf und Leistungsbedarf vom System Instandhaltung werden
den Arbeitsgebieten Disposition bzw. Einkauf übergeben.
• Vertrieb
Schon zum Zeitpunkt der Kundenauftragserfassung kann eine Verfügbar-
keitsprüfung der Bestände durchgeführt werden. Bei Lieferungen werden
die zu liefernden Mengen im Rahmen der Warenausgangsbuchung vom
Gesamtbestand abgebucht.
• Logistics Execution
Diese Komponente beinhaltet die Lagerverwaltung der bestandsgeführ-
ten Materialien. Die Materialwirtschaft greift in ihrem Abwicklungspro-
zess bei Bedarf auf diese eingelagerten Bestände zu.

108
2.3 Leistungsumfang der Materialwirtschaft in R/3 2
• Kundenservice
Ist die Serviceabwicklung im Einsatz und ist dabei ein Materialeinsatz ge-
plant, dann werden die Bedarfsanforderungen an die Disposition bzw.
Bestandsführung übergeben.
• Projektsystem
Bei externen Beschaffungsvorgängen im Projektsystem werden mit Bestell-
anforderungen bzw. Bestellungen weitere Prozesse im Einkauf angestoßen.

2.3.2 Geschäftsprozesse der Materialwirtschaft in R/3


Die Materialwirtschaft im R/3-System deckt innerhalb des integrierten Logis-
tiksystems von der Disposition über den Einkauf bis zur Bestandsführung und
Rechnungsprüfung alle Aufgaben ab.
• Materialdisposition
Die verbrauchsgesteuerte Disposition ermittelt Beschaffungsvorschläge
nach Bestellpunkten oder auf der Basis von Prognoserechnungen. Der er-
mittelte Bedarf wird in Form von Bestellvorschlägen dem zuständigen Ein-
kaufsbereich zugeordnet oder in Form von Fertigungsaufträgen in die
Produktion gegeben. Ein zusätzlicher Bedarf kann über manuell angelegte
Bestellanforderungen erfasst werden.
• Einkauf
Die Vielzahl der Funktionen des Einkaufs reicht vom Erzeugen einer Bestell-
anforderung über das Bearbeiten von Anfragen, Angeboten und Bestellun-
gen bis hin zum Ausdruck der Bestellungen und Rahmenverträge. Die vorlie-
genden Bestellanforderungen werden in Bestellungen oder Rahmenverträge
umgesetzt. Dabei wird entschieden, ob aufgrund vorhandener vertraglicher
Vereinbarungen (Angebote, Rahmenverträge) sofort bestellt wird oder ob
zunächst Anfragen erforderlich sind. Die Bestellungen werden aufgrund der
vorhandenen Daten weitgehend maschinell hinzugefügt. Der Einkaufspro-
zess wird durch Informationen aus der Lieferantenbeurteilung bzw. Lieferan-
tenauswahl unterstützt.
• Bestandsführung
Alle bestandsverändernden Vorgänge wie Wareneingänge, Warenausgänge,
Umlagerungen, Umbuchungen, Reservierungen und Rücklieferungen wer-
den wert- und mengenmäßig durch Transaktionen der Bestandsführung ab-
gedeckt.
Beim Wareneingang werden durch den Bezug zu einer Bestellung alle rele-
vanten Daten vorgeschlagen. Im Lager werden alle bestandsverändernden
Vorgänge, wie Wareneingänge, Rücklieferungen, Umlagerungen, Reser-
vierungen und Warenausgänge, abgebildet. Bei jeder Materialbewegung
wird die Menge fortgeschrieben. Eine Wertfortschreibung erfolgt im Rah-
men der automatischen Kontenfindung.
• Lagerverwaltung
Mit dem Lagerverwaltungssystem können komplexe Lagerstrukturen defi-
niert und verwaltet werden. Die einzelnen Teilläger können als chaotisch

109
2 Überblick Materialwirtschaft

organisierte oder als Festplatzläger verwaltet werden. Dabei werden unter-


schiedliche Ein- und Auslagerungsstrategien sowie eine Gefahrstoffabwick-
lung unterstützt.
• Logistik-Rechnungsprüfung
In der Rechnungsprüfung können eingehende Rechnungen durch Bezug zu
einem Wareneingang oder einer Bestellung schnell erfasst, geprüft und ge-
bucht werden. Dabei werden Informationen aus Materialstamm, Bestellung
und Wareneingang verwendet. Stimmt die Rechnung mit den vorgeplanten
Werten überein, werden automatisch alle Buchungen durchgeführt, und die
Rechnung wird zur Zahlung freigegeben. Beim Überschreiten bestimmter
Toleranzen wird die Rechnung zur Zahlung gesperrt. Darüber hinaus ist es
möglich, eine Rechnung automatisch beim Wareneingang zu erstellen.
• Stammdaten
Für alle Bereiche innerhalb von MM werden die gleichen Stammdaten
verwendet. Diese werden auch von anderen Anwendungskomponenten
des R/3-Systems benutzt. Die einzelnen Funktionen werden in den fol-
genden Kapiteln beschrieben.

Bedarf Bedarf
aus Fach- aus
bereich Disposition

Bedarfsanforderung

Anfrage
an Lieferanten

Angebot Bestellungen bei


des Lieferanten Lieferanten

Wareneingang
zur Bestellung

Lagerbestand Direkt-
verbrauch
Rechnungsprüfung
zur Bestellung

Warenausgang

Produktion Verkauf

Abbildung 2.7 Ablaufdiagramm – Beschaffung bei externem Lieferanten

110
2.3 Leistungsumfang der Materialwirtschaft in R/3 2
Die Abläufe der Beschaffung von einem externen Lieferanten sind in der
Abbildung 2.7 dargestellt. Dieser Ablauf gilt für die in den folgenden Unter-
kapiteln beschriebene Beschaffung von
• Lagermaterial
• Verbrauchsmaterial
• Dienstleistungen
• Lohnbearbeitungsmaterial
Ausgehend von einem Bedarf, der sich im Rahmen der Disposition oder durch
eine manuelle Anforderung aus einem Fachbereich ergibt, wird eine Bestell-
anforderung (Banf) erstellt. Diese Bestellanforderung wird im Einkauf entwe-
der direkt in eine Bestellung umgesetzt, oder es wird zunächst eine Anfrage
an mögliche Lieferanten erstellt. Nach Erfassung des Angebots zur Anfrage
kann dann ebenfalls bei dem gewünschten Lieferanten bestellt werden.
Die Warenlieferung wird in Form eines Wareneingangs mit Bezug zur Bestel-
lung erfasst. Dabei wird entweder die bestellte Menge dem Lagerbestand
zugebucht oder bei einer Bestellung für den Direktverbrauch der in der Bestel-
lung angegebene Kostenträger (Kostenstelle, Auftrag, Projekt) belastet.
Beim Eingang der Lieferantenrechnung kann diese mit Bezug zur Bestellung
oder zum Wareneingang im System erfasst werden. Eventuell auftretende
Differenzen werden angezeigt.

Abbildung 2.8 Ablaufdiagramm – Beschaffung bei anderem Werk (Umlagerungsbestellung)

111
2 Überblick Materialwirtschaft

Die Beschaffung bei einem anderen Werk in Form einer Umlagerungsbestel-


lung (interne Beschaffung) ist in Abbildung 2.8 dargestellt.
Neben der Bestellung, dem Wareneingang und der Rechnungsprüfung im
bestellenden Werk können im liefernden Werk mit der Komponente Vertrieb
(SD) die Lieferung und die Faktura erzeugt werden.

2.4 Überblick über die Internet-Anwendungs-


komponente Supplier Workplace der
R/3 Enterprise-Materialwirtschaft
Mit dem Supplier Workplace (SWP) haben Lieferanten die Möglichkeit, auf
das SAP-System des Herstellers zuzugreifen. Dieser Teilbereich eines B2B-
(Business to Business) Szenarios ist eine Alternative bzw. Ergänzung zu der in
der Materialbeschaffung gängigen Kommunikation über die EDI-Schnitt-
stelle. Die webbasierende Anwendung stellt ein kostengünstiges Medium
dar, das auch kleineren Anbieter die Teilnahme am Wettbewerb im Lieferan-
tenmarkt ermöglicht. Die Internet-Technologie offeriert ihnen, ohne Zeitver-
zögerung Informationen aus dem System des Kunden abzurufen und Liefer-
avise zu erfassen. Kosten und Zeit für Auskünfte, Telefon und die Einrichtung
bzw. den Unterhalt einer EDI-Leitung fallen somit weg. Mit diesem Portal
wird eine größere Zahl potenzieller Zulieferer angesprochen und fördert
somit den Wettbewerb. Langfristig gesehen können dadurch die Produkte
für den Hersteller preisgünstiger werden.
In der Abbildung 2.9 wird ein Prozess so dargestellt, wie er sich bei einem
Lieferanten abspielen kann.

Abbildung 2.9 Supplier Workplace – Prozessablauf (Copyright SAP AG)

112
2.4 Überblick über die Internet-Anwendungskomponente Supplier Workplace 2
Die erforderlichen Daten für den Prozess der Materialbeschaffung sind im
Kundensystem gespeichert und können vom Lieferanten über das Internet
überprüft und abgerufen werden. Die Lieferplanabrufe können auch aktiv
vom Lieferanten bestätigt werden. Anhand der Lieferplaneinteilungen errech-
net der Lieferant seine Bedarfe. Fehlermeldungen im Kundensystem können
ebenfalls durch den Lieferanten eingesehen werden. Sobald der Lieferant die
Waren geliefert hat, kann er den Wareneingang beim Kunden überprüfen.
Nachdem er die Rechnung gestellt hat, kann er die Preisvereinbarungen über
das Internet kontrollieren.

2.4.1 Technische Voraussetzungen


Die erforderlichen Daten für den Supplier Workplace liefert das R/3 Enter-
prise. Die so genannten Alerts (Warnmeldungen oder Hinweise) können ent-
weder aus der Materialbedarfsplanung (MRP) des R/3 oder, wenn die
Anwendungskomponente APO (Advanced Planner and Optimizer) zur Ver-
fügung steht, aus der Planungsmatrix des APO angezeigt werden.

2.4.2 Anmeldung am System


Die Anmeldung erfolgt über einen R/3-User in das R/3. Dieser Absprung
befindet sich auf der Homepage des Herstellers. Auf der Einstiegsseite gibt
der Anwender seine Benutzerkennung ein. Pro Lieferant kann es mehrere
Benutzerkennungen geben, und jeder Anwender sollte die Möglichkeit
haben, mehrere Lieferantenkennungen zu nutzen.

2.4.3 Berechtigungen
Der Lieferant darf nur die Daten, die ihn betreffen, sehen. Nach der Anmel-
dung im System erfolgt eine Berechtigungsprüfung, und das System ruft ein
Menü mit den Funktionen, die der Anwender benutzen darf, auf.

2.4.4 Navigation
Über den Workplace kann der Benutzer in alle Funktionen des Supplier
Workplace springen.
Der Lieferant hat die Möglichkeit, nach vier verschiedenen Kriterien zu
suchen: Er gibt am linken Bildschirmbereich entweder die Lieferantenken-
nung, den Namen des Produkts – wie es beim Lieferanten (externes Produkt)
oder beim Hersteller (internes Produkt) geführt wird – oder die Nummer des
Einkaufsbelegs ein.
Jede dieser Funktionen erzeugt im System eine Liste mit allen zum Suchkrite-
rium gehörenden Dokumenten. In dieser Liste kann der Anwender nach dem
relevanten Beleg oder Dokument suchen.

113
2 Überblick Materialwirtschaft

2.4.5 Integration
Der Supplier Workplace besteht aus Anwendungen der Komponenten Mate-
rialwirtschaft (MM) und Vertrieb (SD), die für das Internet vereinfacht und
auf die wichtigsten Funktionen beschränkt wurden.
Der SWP (Supplier Workplace) bildet Vorgänge des Materialbeschaffungs-
prozesses ab und ist damit wichtiger Bestandteil der Logistikkette.
Die Abbildung 2.10 erläutert den Prozess der Materialbeschaffung über das
Internet. Der Lieferant kann über das Web Informationen aus den Systemen
unterschiedlicher Hersteller abrufen.

Abbildung 2.10 Prozess der Materialbeschaffung via Internet (Copyright SAP AG)

2.4.6 Funktionsumfang
Folgende Funktionen sind im Supplier Workplace verfügbar:
• Anzeige von Einkaufsbeleginformationen
• Anzeige und Bestätigung von Lieferplanabrufen Anzeige von Preisinfor-
mationen
• Anzeige von Wareneingängen
• Anzeige von Gutschriften
• Anzeige der Alerts
• Erfassen und Ändern von Anlieferungen
Wichtig ist: Der Lieferant hat zwar die Möglichkeit, Daten im System seines
Kunden anzusehen, diese Daten werden aber nicht automatisch in sein ERP-
System geschrieben; er muss sie manuell in sein System übernehmen.

114
2.5 mySAP SRM, mySAP SCM 2
Nicht immer reicht der Supplier Workplace für eine befriedigende Lieferan-
ten/Hersteller-Beziehung aus. Die effiziente Abwicklung zwischen diesen bei-
den Geschäftspartnern erfordert oftmals ein umfassenderes Instrumentarium.
Umgesetzt wird dies mit der mySAP Business Suite Lösung Supplier Relation-
ship Management (SRM). Diese branchenübergreifende Lösung nutzt das
Internet und/oder Intranet eines Unternehmens, um die modernen B2B-Sze-
narien abzubilden.

2.5 mySAP SRM, mySAP SCM


2.5.1 Beschaffungs- und Lieferanten-Management über
das Internet
Im Jahre 1999 kam eine neue Lösung für die elektronische Beschaffung hinzu,
das mySAP E-Procurement, welches durch seinen Einsatz im B2B-Procurement
(Business-to-Business) bekannt geworden ist. Später wurde diese Lösung in
SAP Enterprise Buyer umbenannt; nunmehr wird sie durch mySAP SRM
(Supplier Relationship Management) ergänzt. Diese Weiterentwicklung des
E-Procurement dient zur Optimierung der Kunden-Lieferant-Beziehung.
(Siehe unten: Schlüsselbereiche von mySAP SRM.)
Unternehmen aller Couleur nutzen das Internet seit längerem nicht nur dazu,
neue Märkte zu erschließen, sondern auch um die Optimierung ihrer Logistik-
kette und die damit zusammenhängende Beschaffung effektiv voranzutreiben.
Anders als in der Vergangenheit (im klassischen Beschaffungsprozess), wo
der Einkäufer noch im großen Maße direkt mit dem Verkäufer kommuni-
ziert(e), stützt sich der Erfolg von Unternehmen in zunehmenden Maße auf
eine Automatisierung innerhalb der Logistikkette. Dies gilt für Waren- und
Geldströme ebenso wie für Informationen.
Die Beschaffungsabwicklung über das Internet kann einem Unternehmen in
großem Umfang zusätzlichen Nutzen sowie Kosteneinsparungen bringen. Es
hat sich über viele Jahre gezeigt, dass die berühmte 80:20-Regel auch in der
Beschaffung ihre Gültigkeit hat. Diese Regel besagt, dass Unternehmen 80%
Ihres Bedarfs durch 20% der Lieferanten abdecken. Im Umkehrschluss heißt
das: 80% (!) der Lieferanten liefern lediglich 20% des Bedarfs. Jüngste Unter-
suchungen haben ergeben, dass sich dieses Verhältnis ziemlich genau mit dem
Verbrauch an direkten (~80%) und indirekten Materialien (~20%) deckt.
Hinweis Direkte Materialien gehen direkt in die Produktion ein (z.B. Roh-
stoffe) oder sind für den Vertrieb gedacht. Die Beschaffung ist oft kompliziert
und die Zuverlässigkeit der Lieferanten bzw. die hochwertige Produktqualität
stehen im Vordergrund. Indirekte Materialien werden intern für die Instand-
haltung, die Wartung bzw. den Betrieb von Maschinen sowie für die Verwal-
tung gebraucht, wie z.B. Bürobedarf, Büromöbel, PCs.

115
2 Überblick Materialwirtschaft

Abbildung 2.11 Die 80 : 20 Regel

Daraus ergibt sich, dass der administrative Aufwand für indirekte Materialien
unverhältnismäßig groß ist zum eigentlichen Wert der Produkte. Andererseits
ist der Einkaufsprozess direkter Materialien wesentlich komplizierter (Ausschrei-
bungen, Verhandlungen) und erfordert eine genauere Überwachung (Quali-
täts- und Lieferantenauswertung) und Steuerung (Planung, Bestellabwicklung).
Mit mySAP SRM hat ein Unternehmen die Möglichkeit, Teile der Beschaf-
fung zu dezentralisieren und damit die Abteilung Einkauf zu entlasten.
Dadurch kann sich der Einkauf auf wesentliche Aufgaben konzentrieren. Die
Katalogbeschaffung ermöglicht es Anwendern, gewünschte Materialien aus
unterschiedlichen Lieferantenkatalogen auszuwählen und zu bestellen (siehe
auch Workflow, S.123). Selbstverständlich können Positionen auch manuell
in der Bestellung erfasst werden.
Überall dort, wo SAP R/3 als ERP-Software (ERP = Enterprise Resource Plan-
ning), also als operatives System zur (internen) Prozessabwicklung und -opti-
mierung genutzt wird, erweitert das Supplier Relationship Management die
Beschaffung um die Möglichkeiten strategischer Auswertungen (Planung
und Steuerung durch Nutzung des Business Warehouse = BW) und sorgt für
die Integration des Internets im gesamten Beschaffungsprozess. Die Prozesse
und die Zusammenarbeit im Bereich Materialwirtschaft (Material Manage-
ment = MM) finden jetzt zunehmend unternehmensübergreifend statt.
Neben der Beschaffung indirekter Materialien über Kataloge unterstützt
mySAP SRM jetzt auch die Beschaffung direkter Materialien.

Hinweis Enterprise Resource Planning ist die Planung unternehmensweiter


Ressourcen und verbindet Produktions-, Finanz-, Personal-, Vertriebs- und
Materialwirtschaftssysteme.

116
2.5 mySAP SRM, mySAP SCM 2
Hinweis Das Business Warehouse beruht auf einer komplexen Datenbank
mit vielen vorkonfigurierten Inhalten und Informationsmodellen, unterneh-
mensinternen und externen Daten sowie vordefinierten Berichten.

mySAP SRM hat also zum Ziel, die unternehmensübergreifende Zusammen-


arbeit und die gesamte Beschaffungsstrategie sowohl für direkte wie für
indirekte Materialien zu optimieren und damit die Wertschöpfung an der
Beschaffungsseite zu erhöhen bzw. zu Kosteneinsparungen zu kommen.
Dieses soll in erster Linie erreicht werden durch:
• Optimierung der Lieferantenauswahl
• Verkürzung der Beschaffungszeiten
• Verringerung der Prozesskosten
• Zielorientierte Beschaffungsstrategien
Durch die Evaluierung der Unternehmensabläufe z.B. im Einkauf mithilfe von
mySAP SRM ist es möglich, zielgerichtet an diesen Verbesserungen zu arbei-
ten, die Beschaffung zu steuern bzw. zu automatisieren sowie die Zusam-
menarbeit mit Lieferanten (insbesondere bei der Planung) durch eine direkte
An- und Einbindung zu verbessern. Da jedes Unternehmen seine eigenen
Beschaffungsbedürfnisse hat, besteht mySAP SRM aus verschiedenen Kom-
ponenten, welche durch SAP R/3 unterstützt werden.

Komponenten von mySAP SRM


Die Umsetzung der Funktionalitäten in mySAP SRM erfolgt durch einander
ergänzende Komponenten. Da mySAP SRM in verschiedenen Konfiguratio-
nen erhältlich ist, beschränken wir uns hier auf die Beschreibung einiger
wichtiger Komponenten, welche in den Paketen enthalten sind
Hauptkomponenten der SRM-Lösung sind das EBP (Enterprise Buyer Profes-
sional), ein internetgestütztes Beschaffungssystem und Teil des mySAP SRM
E-Procurement sowie das Business Warehouse, ein Data Warehouse zur
Durchführung strategischer Analysen und Auswertungen. mySAP SRM ist
kompatibel mit den Logistikfunktionalitäten des SAP R/3-Systems und ande-
rer ERP-Systeme.
Weitere Komponenten sind
• SUS (Supplier Self Services). Damit können die Lieferanten direkt am Be-
schaffungssystem teilnehmen,
• Der Content Integrator kann gemeinsam mit mySAP SRM für die Harmo-
nisierung von Lieferanten und Materialien sowie für die Ausgabenanalyse
eingesetzt werden.

Überblick mySAP SRM


Ähnlich wie SAP R/3 benötigt auch mySAP SRM ein Gerüst aus Organisa-
tionsstruktur und Stammdaten.

117
2 Überblick Materialwirtschaft

Stammdaten
Die Stammdaten können entweder über bestehende ERP-Systeme (z.B. SAP
R/3) übertragen oder direkt im EBP (Enterprise Buyer Professional) angelegt
werden. Das gilt für den Materialstamm ebenso wie für die Warengruppe
und den Lieferantenstamm. Auch die Benutzerdaten können aus anderen
Systemen in das EBP übertragen werden. Benutzer müssen darüber hinaus
auch als Business Partner angelegt werden (siehe dazu unten Organisations-
struktur).

Achtung Stammdaten im SAP und im EBP können unterschiedliche Bezeich-


nungen haben (vgl. Abb. 2.12)

Abbildung 2.12 Stammdaten im R/3 und EBP

Organisationsstruktur
Die Organisationsstruktur im EBP ist etwas anders aufgebaut als im R/3. Sie
beinhaltet die Organisationseinheiten des Unternehmens, gegliedert nach
Aufgaben und Funktionen (z.B. Einkauf). Die höchste Ebene einer Organisa-
tionsstruktur wird als Wurzel bezeichnet; unterhalb der Wurzel wird die rest-
liche Struktur aufgebaut.
Anders als im SAP R/3 sind jedoch auch die Benutzer im EBP ein zentraler
Bestandteil des Organisationsplans. Das heißt, der Benutzer (User) muss über
eine Struktur, welche mehrere Objekte umfasst, im Organisationsplan einge-
bunden sein. Eines dieser Objekte ist die Planstelle. Planstellen sind die tat-
sächlich zu besetzenden Positionen im Unternehmen (z.B. Einkäufer oder
Sekretärin der Buchhaltung). Weitere Objekte sind der R/3-User, die zentrale
Person und der Geschäftspartner (siehe unten Geschäftspartnerkonzept).

118
2.5 mySAP SRM, mySAP SCM 2

Abbildung 2.13 Beispiel einer Organisationsstruktur der Firma XY (mit Gliederung des Einkaufs)

Geschäftspartnerkonzept
mySAP SRM nutzt das so genannte SAP-Geschäftspartnerkonzept. Dieses
sieht vor, dass jeder, der als (interner oder externer) Geschäftspartner an einem
Geschäftsvorgang beteiligt ist, als Business Partner im System angelegt sein
muss. Dieses gilt für sowohl für Personen wie für Personengruppen oder Orga-
nisationen. Das bedeutet, dass nicht nur Lieferanten oder Ansprechpartner als
Business Partner hinterlegt werden, sondern auch die Mitarbeiter des eigenen
Unternehmens. Im Grunde genommen wird also das Geschäftspartnermodell
mit der Aufbauorganisation verknüpft.
Damit also ein Benutzer an einem Geschäftsvorfall beteiligt werden kann,
muss er nicht nur als User sondern darüber hinaus auch als Business Partner
angelegt werden. Diesem Business Partner können dann Rollen zugeordnet
werden. Die Rolle stellt eine Sammlung von Aktivitäten dar, welche von
einer Person ausgeführt werden. An diese Rollen sind Berechtigungen und
Transaktionen geknüpft, welche die Durchführung bestimmter Anwendun-
gen ermöglichen (z.B. Bestellung anlegen oder Bestellung freigeben).
Beispiel: In der Organisationsstruktur der Firma XY möchte z.B. der User A
einen Drucker bestellen (siehe Abbildung 2.13). Das System prüft, welche
EK-Organisationen der Abteilung des Users A zugeordnet sind und somit
bestellen dürfen. Hierzu gehören die EK-Gruppe Europa und der zentrale EK.
Grund dafür ist, dass:

119
2 Überblick Materialwirtschaft

• die EK-Gruppe Europa der Organisation Europa zugeordnet ist und für die
Organisation Europa (und alle dazugehörigen Abteilungen) bestellen darf
und
• der Zentrale Einkauf der Organisatorisch der »Wurzel« (Firma XY) zugeord-
net ist und für diese und alle dazugehörigen Abteilungen bestellen darf.
Das System prüft weiter, welche dieser EK-Gruppen für die bestellte Produkt-
kategorie sachlich zuständig ist und wählt darum die Einkäufergruppe Europa
als zuständige EK-Gruppe aus.

Hinweis Sollten mehrere zugeordnete EK-Gruppen zuständig sein, wählt


das System die EK-Gruppe auf der niedrigsten Ebene. In der EK-Gruppe sind
dann weitere sachliche Zuständigkeiten und Berechtigungen für die einzel-
nen Einkäufer definiert. Liegen die Organisationsdaten für den Einkauf (EK
Organisation) in einem R/3-System, sind mit den Organisationseinheiten im
EBP keine User verknüpft, da das EBP lediglich für die Weiterleitung der
Werte verwendet wird.

Schlüsselbereiche von mySAP SRM


Die Schlüsselbereiche von mySAP SRM bestehen aus 3 Hauptbereichen (vgl.
Abb. 2.14).

Abbildung 2.14 Schlüsselbereiche von mySAP SRM

Im Folgenden werden die Schlüsselbereiche von mySAP SRM kurz erläutert.

120
2.5 mySAP SRM, mySAP SCM 2
Evaluierung der Beschaffungsstrategie
• Entwicklung der Beschaffungsstrategie
Zweck: Optimierung der Bezugsquellenfindung (welche Lieferanten bzw.
Hersteller kommen in Frage), aber auch der Beschaffung (Auswahl des
Lieferanten) und Produktentwicklung mittels systemseitig unterstützter
Analysen. Durch die Zusammenführung der analysierten Daten aus dem
SAP BW verbessert mySAP SRM den Überblick und die Transparenz.
• Qualifizierung der Lieferanten
Zweck: Verringerung des Aufwands bei der Suche nach Bezugsquellen
durch Auswertung und Verwendung eindeutiger und zeitnaher Informa-
tionen. Unterstützung der Lieferantenprüfung und der Qualifizierung mit
dem Ziel, das Beschaffungsrisiko und die Kosten zu senken.
• Auswahl von Lieferanten
Zweck: Die Ermittlung von Bezugsquellen soll vereinfacht und beschleu-
nigt werden durch den Einsatz strukturierter Anfragen und »Auktionen«.
Hierbei helfen die unter Qualifizierung der Lieferanten erfassten Auswer-
tungen. Es ist möglich, über das elektronische Ausschreibungsverfahren
Ausschreibungen zu veröffentlichen, Auktionen durchzuführen und damit
einen neuartigen Zugang zur Geschäftswelt zu erhalten. Dies kann öffent-
lich oder auch nur für eingeführte Lieferanten geschehen. Hierdurch wird
die Beschaffung von Direktmaterialien effektiv unterstützt.
• Vertragsverhandlungen und -verwaltung
Zweck: Nutzung der Vorteile strategischer Zusammenarbeit bei Vertrags-
verhandlungen durch die Zusammenführung von Informationen auf
Unternehmensebene oder sogar auf unternehmensübergreifender Ebene
(z.B. bei Projektteams).
Anbindung aller Lieferanten
• Supplier Self Services
Zweck: Durch die Anbindung der Lieferanten an mySAP SRM will man
nicht nur den Einkaufsprozess, sondern auch den Verkaufsprozess an
Lieferantenseite verbessern und langfristig zu einer Verschmelzung von
Geschäftsprozessen kommen. Lieferanten können so nicht nur Ihre Pro-
duktkataloge auf den aktuellsten Stand halten, sondern auch Aufträge
abwickeln und sogar Rechnungen erstellen. Der direkte Weg des Lieferan-
ten zum Kunden wird somit geebnet.
• Content Management
Content Management ist ein Prozess, welcher die Informationen zu Pro-
dukten und Lieferanten und die Beschaffung steuert. Das Ziel besteht
darin, zu der unter Supplier Self Services genannten Anbindung eine
Wissensdatenbank (Content) mit aktuellsten Informationen zu Lieferan-
ten und Produkten aufzubauen. Statt Produkte manuell anzulegen ist es
auch möglich, Daten aus anderen Quellen (Marktplätze, Lieferanten) zu
importieren und zu verwalten. Die Inhalte können dann im SAP Enterprise

121
2 Überblick Materialwirtschaft

Buyer bearbeitet werden. Diese Funktionalität lässt sich nicht nur optimal
für indirekte sondern auch für direkte Materialien nutzen.
Einbindung aller Lieferanten
• Operative Bezugsquellenfindung
Zweck: Unter Nutzung zusammenhängender Informationen sollen unvor-
hergesehene Bedarfsanforderungen schnell und effizient in Bestellungen
umgesetzt werden.
• Beschaffung per Self Service (Mitarbeiter Self Service)
Zweck: Entlastung der Einkaufsabteilung durch Einbeziehung dezentralisier-
ter Einkaufsprozesse unter gleichzeitiger Beachtung der Einkaufsbestim-
mungen. Self Service eignet sich in erster Linie für die Beschaffung indirekter
Materialien. Auch Mobile Procurement, also die Beschaffung über mobile
Geräte wie Mobiltelefon oder PDA (Personal Digital Assistant) ist möglich.
Vorteil: dringend benötigte Materialien können sofort bestellt und Geneh-
migungen von überall aus erteilt werden. Neben dem Einkauf können auch
Meldungen oder Workflows bearbeitet werden. Dazu gibt es Funktionen für
das Reporting oder die Instandhaltung.
• Planungs- und produktionsgesteuerte Beschaffung
Zweck: Automatisierte Beschaffung (meist direkter Materialien) unter Ein-
beziehung von Planungs- und Produktionssystemen oder Verknüpfung
der Beschaffung mit vorhandenen Prozessen des SCM (Supply Chain
Management). Hierbei können ebenfalls die bereits erwähnten Ausschrei-
bungsverfahren und auch der SAP APO (Advanced Planner and Optimi-
zer) eingesetzt werden (siehe auch SCM).
• Überwachung von Lieferantenbeziehungen
Zweck: Erfassung des gesamten Spektrums der Lieferantenbeziehungen zur
Sicherung des Erfolgs und der Wirksamkeit der strategischen Beschaffung.

Möglichen Szenarien beim Einsatz von EBP


Wie bereits erwähnt ist es möglich EBP unabhängig von ERP-Systemen zu
nutzen. Deshalb werfen wir jetzt einen Blick auf die verschiedenen Szena-
rien, welche denkbar wären.
• Klassisches Szenario
Hierbei werden die Geschäftsabläufe im eigentlichen ERP-System abgewi-
ckelt.
• Entkoppeltes Szenario
Hier werden einige Teile des Geschäftsprozesses im EBP (z.B. die Bestel-
lung indirekter Materialien), andere wiederum im ERP-System abgewi-
ckelt (z.B. direkte Materialien).
• Erweitertes klassisches Szenario
Der EBP wird für die gesamte Beschaffung genutzt. Das EBP leitet Kopien der
erfassten Schritte (z.B. Bestellungen) an das ERP-System weiter. Die Mate-
rialwirtschaftsfunktionen des ERP werden z.B. für die Lagerhaltung genutzt.

122
2.5 mySAP SRM, mySAP SCM 2
• Standalone-Szenario
Das EBP ist lediglich mit einem FI-System (Rechnungswesen) verbunden;
in diesem Fall wird das EBP als eigenständige Lösung genutzt und der ge-
samte Prozess lokal verarbeitet.

Workflow
Nun kommen wir zu einer Funktion, welche die allgemeinen Abläufe im SAP
R/3 bereits unterstützt, aber durch den Einsatz von mySAP SRM ihre vielfäl-
tigen Möglichkeiten erst voll entfaltet.
Ein Workflow stellt eine ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) dar. Er be-
schreibt, wer was wann und in welcher Reihenfolge bearbeitet.
Die Workflow-Methodik findet auch im EBP (Enterprise Buyer Professional)
Anwendung. Die Verknüpfung der einzelnen Aufgaben werden dabei vom
SAP Business Workflow sichergestellt. So können z.B. standardmäßige Work-
flows für Bestellgenehmigungen, Bestätigungen oder Rechnungen genutzt
werden.
Dafür muss ein Geschäftsprozess definiert werden, welcher die erforderliche
Reihenfolge von Ereignissen festlegt und beschreibt, welche Daten dafür
(meist vorübergehend) zur Verfügung stehen müssen. Dieser Prozess wird in
einem Ereignisdiagramm hinterlegt, das aus dem auslösenden Ereignis und
darüber hinaus aus einzelnen Aufgaben sowie gegebenenfalls erforderlichen
logischen Abfragen besteht.
Die jeweiligen Ereignisse aus dem Diagramm bestimmen, wann etwas
gemacht werden muss. Beispiel: Bestellanforderung (Banf) angelegt und
gesichert.
Was gemacht werden muss, wird durch eine Aufgabe (work item) ausge-
führt. Aufgaben beziehen sich auf die einzelnen Arbeiten, welche im Work-
flow-Prozess auszuführen sind. So kann das Sichern der Banf z.B. eine Funk-
tion aufrufen, die automatisch eine Bestellung generiert. Die Aufgaben
können aber auch zugeordnet werden.
Wer diese Aufgabe bearbeitet, wird durch die Aufbauorganisation und die
hinterlegten Rollen gesteuert. So kann z.B. dem Einkaufsleiter (im Eingangs-
korb eines Mailsystems) die erwähnte Bestellung zur Freigabe (oder als Erin-
nerung zur weiteren Bearbeitung) vorgelegt werden.
Workflow-Beispiel ohne EBP
Sie wollen eine Bestellung aufgeben. Wenn keine Genehmigung erforderlich
ist, wird die Bestellung dem verantwortlichen Einkäufer zur Festlegung des Lie-
feranten oder zum Ausdruck der Bestellung weitergeleitet. Ist eine Genehmi-
gung erforderlich, wird die Bestellung Ihrem Vorgesetzten zur Genehmigung
vorgelegt. Erfolgt keine Genehmigung, dann erhalten Sie eine Nachricht (mit
dem Ablehnungsgrund). Bei Genehmigung wird Ihre Bestellung dem Einkäufer
zugestellt (vgl. Abb. 2.15).

123
2 Überblick Materialwirtschaft

Im EBP wird die Abwicklung über Workflows noch weiter verfeinert, da in


den neuen Beschaffungsprozessen alle Mitarbeiter eingebunden sein kön-
nen. Hier kommt die Funktion Mitarbeiter Self Service zum Einsatz wo mit-
tels Einkaufswagen über Kataloge bestellt wird.

Abbildung 2.15 Beispiel Workflow (vereinfacht)

Workflow-Beispiel mit EBP


Sie möchten einen Flachbildschirm bestellen. Anstatt sich über Formulare an
den Einkauf oder den Vorgesetzten zu wenden, wollen Sie in einen Online-
Katalog schauen und prüfen, ob ein Produkt mit den verlangten Eigenschaf-
ten und zu einen annehmbaren Preis zum gewünschten Termin verfügbar ist.
Im Online-Katalog finden Sie die aktuellsten Daten. Über ausgeklügelte Such-
funktionen können Sie das gewünschte Produkt suchen und sofort einen Pro-
dukt- und Preisvergleich machen. Ferner können Sie den Artikel auf Verfüg-
barkeit prüfen. Wenn Sie mit der Suche und Auswahl fertig sind, können Sie
die Bestellanforderung sichern. Erst damit ist der Vorgang abgeschlossen. Vor
dem Sichern können Sie jederzeit Ihren Einkaufswagen ändern oder löschen.
Abhängig vom gewählten Prozess kann der Enterprise Buyer nach Absenden
der Anforderung automatisch eine Bestellung erzeugen, welche dem bevor-
zugten Lieferanten direkt zugeleitet wird. Als Zwischenstufe könnte noch eine
Genehmigung der Bestellanforderung auf Grund des Bestellwerts notwendig
sein. Wenn der Bestellwert unterhalb einer festgelegten Grenze liegt, kann die
Bestellgenehmigung automatisch erfolgen. Falls nicht, kann die Bestellung
über einen Workflow zur Genehmigung vorgelegt werden. Sie können dabei
den Status der Genehmigung verfolgen.

124
2.6 Fragen 2
Hat der Lieferant ein SAP-System, so kann die Bestellung nahtlos übertragen
werden; der Lieferant kann bei Bedarf eine Auftragsbestätigung zurückschicken.
Die Auftragsbestätigung könnte sogar direkt an Sie geschickt werden. mySAP
SRM ermöglicht ferner die Überwachung des Versands. Trifft die Ware ein, so
kann der Wareneingang – abhängig vom Szenario – entweder im zentralen Wa-
reneingang oder sogar am Arbeitsplatz erfasst werden. Im letzten Fall müssen
Sie den Wareneingang erfassen und mit den Daten der Bestellung abgleichen.
Auch für die Fakturierung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum Beispiel
kann sich der Lieferant direkt über das Web ankoppeln und alle erforder-
lichen Daten (in Bezug auf die Bestellung) eingeben. Ferner kann die Rech-
nung an Sie zur Prüfung gesendet werden. Sie können dann die Rechnung
freigeben (evtl. mit Limits) oder auch ablehnen.

2.6 Fragen
1. Welche Eigenschaften von SAP R/3 Enterprise unterstützen die Neugestal-
tung der Geschäftsprozesse? Welche der vier folgenden Antworten ist/sind
richtig?
a) Umfassende Funktionalität von SAP R/3 Enterprise
b) Integrierte Datenhaltung von SAP R/3 Enterprise
c) Modularer Aufbau von SAP R/3 Enterprise
d) Customizing in SAP R/3 Enterprise
2. Aus welchen Gründen sollten Geschäftsprozesse laufend aktualisiert werden?
Welche der vier folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Oft werden die Ziele in einem ersten Anlauf nicht komplett erreicht.
Eine Optimierung muss meistens in mehreren Folgeschritten verwirk-
licht und zu Ende geführt werden.
b) Die verwendete Software fordert Änderungen der Prozesse.
c) Eine kontinuierliche Kontrolle zur Absicherung der erreichten Ziele und
gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen sind erforderlich.
d) Eine weitere Notwendigkeit ergibt sich aus dem Unternehmensumfeld,
das in ständigem Wandel begriffen ist.
3. Was versteht man unter dem Begriff »Ereignis« der Prozesskette (EPK)?
Welche der zwei folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Ein Ereignis stellt einen erreichten Zustand dar, der weitere Abläufe ver-
ursacht.
b) Ein Ereignis zeigt die Umwandlung eines vorhandenen Zustands in
einen neuen Zustand auf.
4. Was versteht man unter dem Begriff »Funktion« der Prozesskette (EPK)?
Welche der zwei folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Eine Funktion stellt einen erreichten Zustand dar, der weitere Abläufe
verursacht.
b) Eine Funktion zeigt die Umwandlung eines vorhandenen Zustands in
einen neuen Zustand auf.

125
2 Überblick Materialwirtschaft

5. Welche verschiedenen Sichten des SAP R/3 Enterprise-Referenzmodells


gibt es? Welche der acht folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Technische Sicht
b) Prozesssicht
c) Datensicht
d) Funktionssicht
e) Stammdatensicht
f) Organisationssicht
g) Informationsflusssicht
h) Kommunikationssicht
6. Welche der folgenden Begriffe sind Teilbereiche eines integrierten Logistik-
systems? Welche der sechs folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Produktion
b) Materialwirtschaft
c) Kommunikation
d) Qualitätssicherung
e) Instandhaltung
f) Vertrieb
7. Welches sind die Ziele der Materialwirtschaft? Welche der sechs folgen-
den Antworten ist/sind richtig?
a) Bereitstellung des richtigen Materials
b) Bereitstellung zur richtigen Zeit
c) Bereitstellung in der gewünschten Menge und in gewünschter Qualität
d) Bereitstellung am richtigen Ort
e) Erzielung eines guten Verkaufspreises
f) Minimierung der damit verbundenen Kosten
8. Zu welchen Anwendungskomponenten des R/3-Systems bestehen in der
Materialwirtschaft Schnittstellen? Welche der fünf folgenden Antworten
ist/sind richtig?
a) Controlling
b) Finanzbuchhaltung
c) Produktionsplanung, Instandhaltung
d) Vertrieb
e) Personalwesen
9. Welche Aufgaben werden von der Materialwirtschaft im R/3-System ab-
gedeckt? Welche der acht folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Materialdisposition
b) Einkauf
c) Verkauf
d) Bestandsführung
e) Versand
f) Lagerverwaltung
g) Rechnungsprüfung
h) Stammdaten

126
2.7 Lösungen 2
10. Neue Lösungen der SAP unterstützen und verbessern den Ablauf in Einkauf
und Bestellabwicklung. Welche der folgenden Aussagen dazu sind richtig?
a) Der Supplier Workplace ist Bestandteil von SAP 4.7 Enterprise. Damit
können Lieferanten Datenänderungen im SAP-System des Kunden
automatisch in das eigene ERP-System übernehmen.
b) SRM ist eine Lösung von SAP und stellt eine Erweiterung der Bestell-
abwicklung des R/3 Enterprise dar. SRM ist auch ohne R/3 Enterprise
funktionsfähig.
c) Im SRM ist der Enterprise Buyer Professional integriert.

2.7 Lösungen
1. Welche Eigenschaften von SAP R/3 Enterprise unterstützen die Neugestal-
tung der Geschäftsprozesse?
a) Richtig Umfassende Funktionalität von SAP R/3 Enterprise
b) Richtig Integrierte Datenhaltung von SAP R/3 Enterprise
c) Richtig Modularer Aufbau von SAP R/3 Enterprise
d) Richtig Customizing in SAP R/3 Enterprise
2. Aus welchen Gründen sollten Geschäftsprozesse laufend aktualisiert werden?
a) Richtig Oft werden die Ziele in einem ersten Anlauf nicht komplett er-
reicht. Eine Optimierung muss meistens in mehreren Folgeschritten
verwirklicht und zu Ende geführt werden.
b) Falsch Die verwendete Software fordert Änderungen der Prozesse.
c) Richtig Eine kontinuierliche Kontrolle zur Absicherung der erreichten
Ziele und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen sind erforderlich.
d) Richtig Eine weitere Notwendigkeit ergibt sich aus dem Unternehmens-
umfeld, das in ständigem Wandel begriffen ist.
3. Was versteht man unter dem Begriff »Ereignis« der Prozesskette (EPK)?
a) Richtig Ein Ereignis stellt einen erreichten Zustand dar, der weitere Ab-
läufe verursacht.
b) Falsch Ein Ereignis zeigt die Umwandlung eines vorhandenen Zu-
stands in einen neuen Zustand auf.
4. Was versteht man unter dem Begriff »Funktion« der Prozesskette (EPK)?
a) Falsch Eine Funktion stellt einen erreichten Zustand dar, der weitere
Abläufe verursacht.
b) Richtig Eine Funktion zeigt die Umwandlung eines vorhandenen Zu-
stands in einen neuen Zustand auf.
5. Welche verschiedenen Sichten des SAP R/3 Enterprise-Referenzmodells
gibt es?
a) Falsch Technische Sicht
b) Richtig Prozesssicht
c) Richtig Datensicht
d) Richtig Funktionssicht
e) Falsch Stammdatensicht
f) Richtig Organisationssicht

127
2 Überblick Materialwirtschaft

g) Richtig Informationsflusssicht
h) Richtig Kommunikationssicht
6. Welche der folgenden Begriffe sind Teilbereiche eines integrierten Logistik-
systems?
a) Richtig Produktion
b) Richtig Materialwirtschaft
c) Falsch Kommunikation
d) Richtig Qualitätssicherung
e) Richtig Instandhaltung
f) Richtig Vertrieb
7. Welches sind die Ziele der Materialwirtschaft?
a) Richtig Bereitstellung des richtigen Materials
b) Richtig Bereitstellung zur richtigen Zeit
c) Richtig Bereitstellung in der gewünschten Menge und in gewünschter
Qualität
d) Richtig Bereitstellung am richtigen Ort
e) Falsch Erzielung eines guten Verkaufspreises
f) Richtig Minimierung der damit verbundenen Kosten
8. Zu welchen Anwendungskomponenten des R/3-Systems bestehen in der
Materialwirtschaft Schnittstellen?
a) Richtig Controlling
b) Richtig Finanzbuchhaltung
c) Richtig Produktionsplanung, Instandhaltung
d) Richtig Vertrieb
e) Falsch Personalwesen
9. Welche Aufgaben werden von der Materialwirtschaft im R/3-System ab-
gedeckt?
a) Richtig Materialdisposition
b) Richtig Einkauf
c) Falsch Verkauf
d) Richtig Bestandsführung
e) Falsch Versand
f) Richtig Lagerverwaltung
g) Richtig Rechnungsprüfung
h) Richtig Stammdaten
10. Neue Lösungen der SAP unterstützen und verbessern den Ablauf in Einkauf
und Bestellabwicklung. Welche der folgenden Aussagen dazu sind richtig?
a) Falsch Der Supplier Workplace ist Bestandteil von SAP 4.7 Enterprise.
Damit können Lieferanten Datenänderungen im SAP-System des Kun-
den automatisch in das eigene ERP-System übernehmen.
b) Richtig SRM ist eine Lösung von SAP und stellt eine Erweiterung der
Bestellabwicklung des R/3 Enterprise dar. SRM ist auch ohne R/3 En-
terprise funktionsfähig.
c) Richtig Im SRM ist der Enterprise Buyer Professional integriert.

128
Kapitel 3
Stammdaten der
Materialwirtschaft
3.1 Darstellung organisatorischer Strukturen 132
3.2 Materialstamm 134
3.2.1 Anforderungen an Materialstammdaten 134
3.2.2 Materialart und Branche 134
3.2.4 Mengeneinheiten 149
3.2.5 Voreinstellungen pflegen 150
3.2.6 Materialstammdaten pflegen 153
3.2.7 Periodenverschiebung 163
3.3 Leistungsstamm 165
3.4 Lieferantenstamm 167
3.4.1 Datenbereiche des Lieferantenstamms 169
3.4.2 Wichtige Datenfelder des Lieferantenstammsatzes 170
3.4.3 Lieferantendaten pflegen 172
3.4.4 CpD-Lieferanten 179
3.5 Einkaufsinformationssatz 179
3.6 Konditionen 185
3.7 Absprachen 186
3.8 Anlieferungsadressen 189
3.9 Praxisfall: Altdatenübernahme 191
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

3.10 Praxisfall: Definition relevanter Stammdatenfelder 194


3.11 Beispiel Customizing 195
3.12 Fragen 199
3.13 Lösungen 201

130
3

Stammdaten der
Materialwirtschaft
Stammdaten werden in R/3 Enterprise in Form von Stammsätzen hinterlegt.
Das System greift bei der Bearbeitung der Geschäftsprozesse auf die benö-
tigten Stammsätze zu. Stammdaten werden nur einmal zentral im System
gespeichert und in allen Anwendungskomponenten verwendet.
Man unterscheidet folgende Stammdaten:
• Materialstammdaten
Sie enthalten Informationen über Rohstoffe, Handelswaren, Halbfabrikate
und Fertigerzeugnisse. Alle Daten werden fachbereichsübergreifend und
redundanzfrei geführt.
• Lieferantenstammdaten
Alle Daten zu einem Lieferanten oder Kreditor werden in einem Lieferanten-
stammsatz hinterlegt. Einkaufs- und Buchhaltungsdaten werden in einem
gemeinsamen Objekt gespeichert.
• Einkaufsinformationssatz
Der Einkaufsinformationssatz stellt die Beziehung zwischen Material und
Lieferant dar. Es sind z.B. Informationen über laufende Bestellungen eines
Materials abrufbar, und es können lieferantenspezifische Daten zu einem
Material erfasst werden (beispielsweise Lieferantenmaterialnummer, Son-
derkonditionen etc.)
• Konditionen
Konditionen werden zur Preisfindung herangezogen und enthalten Preise,
Zu- und Abschläge sowie Bezugsnebenkosten.
• Absprachen
In Absprachen werden die Konditionen für eine nachträgliche Abrech-
nung (mengen- bzw. umsatzabhängiger Bonus) mit einem Lieferanten er-
fasst. Ein Bonus kann beispielsweise monatlich, quartalsweise oder jährlich
verrechnet werden.
• Leistungsstamm
Im Leistungsstamm werden die Beschreibungen der zu beschaffenden
Dienstleistungen hinterlegt. Über die Leistungskonditionen können die zu-
gehörigen Preise und Konditionen erfasst werden. Dienstleistungen werden
über eigene Funktionen in Einkauf und Bestandsführung abgewickelt.
• Orderbuch
Im Orderbuch werden die zulässigen bzw. gesperrten nicht zulässigen Be-
zugsquellen für ein Material erfasst.

131
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

• Quotierung
Mithilfe der Quotierung können den verschiedenen Lieferanten eines Ma-
terials Quoten zugeordnet werden, falls das Material abwechselnd von
diesen Lieferanten bezogen werden soll.

3.1 Darstellung organisatorischer Strukturen


Im R/3 Enterprise-System lassen sich die firmenspezifischen Organisations-
strukturen modellieren. Dabei kann der Aufbau eines Unternehmens aus
unterschiedlichen Blickwinkeln dargestellt werden. In der Materialwirtschaft
sind zum Teil andere organisatorische Einheiten relevant als im Bereich der
Buchhaltung oder des Vertriebs.
Durch Verknüpfen der einzelnen Organisationseinheiten wird der Aufbau
des Gesamtunternehmens in Form einer hierarchischen Struktur abgebildet.
Im Bereich der Materialwirtschaft sind folgende Organisationseinheiten von
Bedeutung:
• Mandant
Unter Mandant versteht man die Gruppierung bzw. den Zusammen-
schluss von mehreren rechtlich selbständigen Einheiten, die einen gemein-
samen Zweck verfolgen (z.B. Konzern). Der Mandant ist die oberste Stufe
in der Organisationsstruktur. Auf dieser Ebene werden zentrale Steuer-
tabellen gepflegt.
• Buchungskreis
Der Buchungskreis stellt die Ebene der rechtlich selbständigen, bilanzie-
renden Gesellschaft dar.
• Einkaufsorganisation
Die Einkaufsorganisation ist für die Beschaffung von Materialien und
Dienstleistungen sowie für das Aushandeln von Einkaufskonditionen mit
den Lieferanten für ein oder mehrere Werke zuständig. Eine Einkaufsorga-
nisation kann für mehrere Werke zuständig sein, und ein Werk kann von
mehreren Einkaufsorganisationen versorgt werden. Dabei können die
Werke auch unterschiedlichen Buchungskreisen angehören. Innerhalb
einer Einkaufsorganisation können die einzelnen Einkaufstätigkeiten meh-
reren Einkäufergruppen oder Einkäufern zugeordnet werden.
• Werk
Das Werk ist ein zentrales Element der Materialwirtschaft. Es ist die dispo-
nierende und bestandsführende Einheit. Einem Buchungskreis können
mehrere Werke zugeordnet werden. Werke müssen über alle Buchungs-
kreise eindeutig und fortlaufend nummeriert sein.

132
3.1 Darstellung organisatorischer Strukturen 3
• Lagerort
Der Lagerort stellt eine Zusammenfassung von Lagerplätzen innerhalb
eines Werks dar. Materialbestände lassen sich innerhalb eines Werks
getrennt nach Lagerorten führen. Die Nummerierung der Lagerorte kann
sich innerhalb verschiedener Werke wiederholen.

Abbildung 3.1 Organisationsstrukturen in R/3-MM

133
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

3.2 Materialstamm
Alle Daten, die für die Verwaltung eines Materials notwendig sind, werden
zentral in einem Datenobjekt, dem Materialstammsatz, abgelegt. Die meis-
ten Daten können direkt vom Benutzer gepflegt werden, ein Teil wird vom
System fortgeschrieben (z.B. Verwaltungsdaten und Bestandsdaten).

3.2.1 Anforderungen an Materialstammdaten


Unter dem Begriff Material sollen im folgenden alle Einkaufsartikel (Roh-,
Hilfs-, Betriebsstoffe, Handelsware), Halbfertigerzeugnisse, Fertigerzeugnisse
und Dienstleistungen verstanden werden. Auf diese so genannten Material-
arten wird zu einem späteren Zeitpunkt noch näher eingegangen.
Für die Materialwirtschaft ist unter SAP R/3 die Unterscheidung zwischen
Lagermaterial (mengen- und wertmäßige oder nur mengenmäßige Führung
der Bestände) und Verbrauchsmaterial (in der Regel keine Bestandsführung)
von Bedeutung.
Der Materialstamm enthält Informationen über sämtliche Materialien, die
ein Unternehmen beschafft, fertigt, lagert und verkauft. Die verschiedenen
Abteilungen eines Unternehmens, die mit einem Material arbeiten, können
alle auf die gleichen Stammdaten zugreifen. Da jede Abteilung aber auch
unterschiedliche Informationen zu einem Material hinterlegen will, sind
Daten des Materialstammsatzes den verschiedenen Fachbereichen wie Dis-
position, Einkauf, Lager oder Vertrieb zugeordnet. Deshalb kommt dem
Materialstamm eine integrierende Funktion im R/3-System zu.
Für jedes Material wird im Materialstamm ein Stammsatz angelegt, der durch
eine Materialnummer eindeutig identifiziert wird. Es sind zwei Arten der
Nummernvergabe zu unterscheiden:
• Die automatische, bei der die Nummern intern vom System vergeben
werden (dies ist aus organisatorischer Sicht die einfachere Art der Num-
mernvergabe)
• Die externe, bei der die Nummern vom Anwender vergeben werden

3.2.2 Materialart und Branche


Um unterschiedliche Materialien den betrieblichen Anforderungen entspre-
chend zu verwalten, werden Materialien mit gleichen Eigenschaften zu
Gruppen zusammengefasst und einer Materialart zugeordnet. Jedes Material
ist beim Anlegen eines Stammsatzes einer Materialart zuzuordnen.
Die Materialart legt fest:
• wie die Nummernvergabe zu erfolgen hat (intern, extern, Nummernkreis)
• welche Bildschirmbilder in welcher Reihenfolge angezeigt werden
• welche fachbereichsspezifischen Daten zum Erfassen angeboten werden

134
3.2 Materialstamm 3
Die Beschaffungsart und die Art der Bestandsführung (z.B. nur mengenmä-
ßig) werden ebenfalls über die Materialart gesteuert. Darüber hinaus hängt
von ihr ab, welche Konten bei Warenein- und -ausgängen bebucht werden.
In der Regel werden folgende Materialarten unterschieden:
• Rohstoffe – ROH
Stoffe, die fremd beschafft werden und als unmittelbarer Bestandteil in
das zu fertigende Produkt eingehen.
• Hilfs- und Betriebsstoffe – HIBE
Stoffe, die nicht unmittelbar in das zu fertigende Produkt eingehen. Sie
werden im Laufe der Fertigung verbraucht (z.B. Schmiermittel, Treibstoff)
und im allgemeinen fremd beschafft.
• Halbfabrikate – HALB
Eigengefertigte oder fremd bezogene Baugruppen oder Einzelteile, die in
das zu fertigende Produkt eingehen.
• Fertigerzeugnisse – FERT
Erzeugnisse, die im Rahmen der Produktion gefertigt werden und zum
Verkauf bestimmt sind.
• Handelswaren – HAWA
Fremdbeschaffte Materialien, die zum Verkauf bestimmt sind.
• Verpackungsmaterial – VERP
Verpackungsmaterial wird zum Transport von Waren verwendet und der
Ware kostenlos beigegeben.
• Herstellerteilenummer – HERS
Über die zur Herstellerteilenummer gehörige Materialart können Stamm-
sätze mit der Teilenummer des Lieferanten erfasst und mit dem firmeneige-
nen Materialstammsatz verknüpft werden. Diese Informationen können
dann im Rahmen des Beschaffungsprozesses genutzt werden.
Neben der Einteilung von Materialien in Materialarten muss ein Material
einem bestimmten Industriezweig zugeordnet werden. Dies geschieht beim
Anlegen eines Materialstammsatzes durch die Zuordnung zu einer Branche.
Die Branche legt fest:
• welche Bildschirmbilder in welcher Reihenfolge angezeigt werden
• welche branchenspezifischen Felder auf den Bildschirmen angezeigt werden
Standardbranchen sind beispielsweise:
• Anlagenbau (A)
• Chemie (C)
• Maschinenbau (M)

135
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Materialartänderung
Eine Änderung der Materialart ist nur in Ausnahmefällen möglich. Deshalb
muss beim Anlegen eines Materialstammsatzes sorgfältig überlegt werden,
welcher Materialart ein Material zugeordnet wird.
Die Materialart nimmt auf die Abwicklung verschiedener Vorgänge im R/3
Enterprise-System Einfluss. Deshalb überprüft das System bei der Änderung
der Materialart, ob dies überhaupt möglich ist. Eine Änderung der Material-
art ist in den folgenden Fällen ohne Einschränkung möglich:
• wenn keine Bestände des betreffenden Materials vorhanden sind
• wenn keine Reservierungen für das Material ausgelöst wurden
• wenn keine Einkaufsbelege (Bestellungen) zu dem Material vorliegen
Wenn Bestände, Reservierungen oder Einkaufsbelege für das Material vorlie-
gen, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
• Die Bestandswerte der neuen Materialart müssen auf demselben Sachkonto
wie die Bestandswerte der alten Materialart fortgeschrieben werden.
• Für das Material der neuen Materialart muss die mengen- und wert-
mäßige Fortschreibung für alle Werke auf die gleiche Weise erfolgen wie
für das Material der alten Materialart.
Beim Wechsel in eine Materialart, die andere fachbereichsspezifische Daten
zulässt als die alte Materialart, werden
• alle Felder des Fachbereichs, den es nicht mehr gibt, auf ihre Initialwerte
zurückgesetzt
• alle Felder eines Fachbereichs, die durch die neue Materialart zu Mussfel-
dern werden, in einer Liste ausgegeben, die nachträglich gepflegt werden
kann

3.2.3 Sichten des Materialstamms


Da die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens mit dem Material-
stamm arbeiten und unterschiedliche fachbereichsspezifische Informationen
hinterlegen, hat jeder Fachbereich seine eigene Sicht auf die Daten des
Materialstamms:
• Grunddaten
Technische Angaben wie Abmessungen, Werkstoff, Zeichnungsnummer
• Einkauf
Einkäufergruppe und Über- bzw. Unterlieferungstoleranzen
• Disposition
Informationen zur Materialbedarfsplanung, Dispositionsverfahren, Los-
größenverfahren und Sicherheitsbestand
• Lagerung
Lagerungsbedingungen und Verpackungsmaße

136
3.2 Materialstamm 3
• Buchhaltung
Preisinformationen: Standardpreis, Durchschnittspreis und Bewertungstyp
• Prognose
Informationen zur Vorhersage des Materialbedarfs: Prognosemodell und
Prognosezeitraum
• Qualitätsmanagement
Daten zur Prüfung des Materials
• Vertrieb
Informationen zu Verkauf und Versand

Abbildung 3.2 Sichten des Materialstamms

Die pflegbaren Sichten eines Materialstammsatzes werden zusammen mit


der Materialart festgelegt. Die einzelnen Sichten werden im Folgenden mit
ihren wichtigsten Feldern kurz beschrieben. Dabei entsprechen sowohl die
Reihenfolge der Sichten als auch die Felder innerhalb der Sichten dem SAP
R/3-Auslieferungssystem.
Je nach Branche, Materialart oder Werk können einzelne Felder bzw. Feld-
gruppen unternehmensindividuell gesteuert werden. Der Systemverwalter
kann dabei festlegen, um welche Feldart sich bei den einzelnen Feldern/Feld-
gruppen handelt:
• Mussfeld (eine Eingabe in dieses Feld muss erfolgen)
• Kannfeld (eine Eingabe in dieses Feld kann, muss aber nicht erfolgen)
• Anzeigefeld (zur Anzeige eines bereits eingegebenen Wertes)
• Ausgeblendetes Feld

137
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Im R/3 Enterprise haben Sie die Möglichkeit, benutzerdefinierte Material-


stammsichten zu erstellen. Das Auslieferungssystem kann daher auf einfache
Weise geändert werden. Des Weiteren können die einzelnen ausgelieferten
Sichten um kundeneigene Bildbausteine erweitert werden, bzw. können Bild-
bausteine aus den ausgelieferten Sichten entfernt werden. Es ist daher mög-
lich, dass die Bildfolge und die Felder der einzelnen Sichten des Material-
stamms in den verschiedenen R/3-Systemen von der hier beschriebenen
Standardauslieferung abweichen.

Grunddatensicht
In der Grunddatensicht können Sie die technischen Daten eines Materials
hinterlegen. Die Materialkurzbezeichnung und die Basismengeneinheit müs-
sen auf jeden Fall erfasst werden, da sonst ein Wechsel in eine andere Sicht
nicht möglich ist (vgl. Abb. 3.3).

Abbildung 3.3 Material ändern: Grunddaten 1 (Copyright SAP AG)

138
3.2 Materialstamm 3
Im Bereich ZUGEORDNETE KONSTRUKTIONSDOKUMENTE wird die Verknüpfung
zur Dokumentenverwaltung angezeigt (vgl. Abb. 3.4). Daten zur Konstruk-
tionszeichnung können im Bereich KONSTRUKTIONSZEICHNUNG direkt erfasst
werden.

Abbildung 3.4 Material ändern: Grunddaten 2 (Copyright SAP AG)

Einkaufsicht
In dieser Sicht (vgl. Abb. 3.5) können Sie die einkaufsrelevanten Daten pfle-
gen. Dabei müssen eine Einkäufergruppe und eine Warengruppe erfasst
werden, sonst ist ein Wechsel in eine andere Sicht nicht möglich.
Über das Feld VAR. BME können Sie die variable Bestellmengeneinheiten-
Abwicklung aktivieren. Die Bestellmengeneinheit kann dann in der Bestel-
lung abweichend vom Infosatz eingegeben werden.
Mit dem Kontrollkästchen AUTOM. BESTELL. können Sie festlegen, ob Bestell-
anforderungen für dieses Material automatisch in Bestellungen umgesetzt
werden können. Das Kennzeichen muss bei dem entsprechenden Lieferan-
ten ebenfalls gesetzt sein.

139
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Im Feld EINKAUFSWERTESCHL. werden gültige Mahnstufen und Toleranzgren-


zen für den Einkauf festgelegt. Diese dienen bei Anfragen, Bestellungen und
Infosätzen als Vorschlagswerte.

Abbildung 3.5 Material ändern: Einkauf (Copyright SAP AG)

Dispositionssicht
In der Dispositionssicht 1 (vgl. Abb. 3.6) können Sie die Daten zur Bedarfs-
planung pflegen. Das Dispositionsverfahren muss im Feld DISPOMERKMAL
eingegeben werden. Je nach gewähltem Dispositionsverfahren besteht in
bestimmten Feldern Eingabepflicht (beispielsweise im Feld MELDEBESTAND bei
manueller Bestellpunktdisposition).
Das Losgrößenverfahren wird in dem Feld DISPOLOSGRÖSSE festgelegt. Es
bestehen Abhängigkeiten zwischen dem verwendeten Losgrößenverfahren
und den vorzunehmenden Pflichteingaben. Beispielsweise muss beim Auf-
füllen bis zum Höchstbestand im Feld HÖCHSTBESTAND ein Wert eingegeben
werden. Erst nach Eingabe aller Pflichteingaben ist ein Wechsel in eine
andere Sicht möglich.

140
3.2 Materialstamm 3
Mithilfe der Felder RUNDUNGSPROFIL und RUNDUNGSWERT kann eingestellt
werden, auf welche Werte die Losgröße bei der Bedarfsplanung gerundet
werden soll.

Abbildung 3.6 Material ändern: Disposition 1 (Copyright SAP AG)

In der Dispositionssicht 2 (vgl. Abb. 3.7) pflegen Sie weitere Daten für die
Bedarfsplanung. Vorrangig legen Sie im Feld BESCHAFFUNGSART fest, ob es
sich bei diesem Material um eine Fremdbeschaffung oder eine Eigenferti-
gung handelt. Sie können für ein Material auch beide Beschaffungsarten
(Eigenfertigung und Fremdbeschaffung) zulassen. Über die Felder PLANLIE-
FERZEIT und WE-BEARBEITUNGSZEIT wird die Terminierung von Bedarfen für
fremd bezogene Teile gesteuert. Als Vorschlagswert für Bestellungen kann
ein Fremdbeschaffungslagerort definiert werden, in den das Material bei
Wareneingang vereinnahmt werden soll.

141
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Abbildung 3.7 Material ändern: Disposition 2 (Copyright SAP AG)

In der Dispositionssicht 3 (vgl. Abb. 3.8) pflegen Sie Daten für die Prognose-
bedarfe. Über das Feld PERIODENKENNZEICHEN wird gesteuert, in welchen
Intervallen die Verbrauchs- und Prognosewerte des Materials geführt wer-
den. Über die STRATEGIEGRUPPE werden die Planungsstrategien für ein Mate-
rial festgelegt. Ein Beispiel wäre die anonyme Lagerfertigung. Außerdem
wird dort die Verfügbarkeitsprüfung hinterlegt; damit erfolgt eine Steuerung,
ob und wie die Bedarfe erzeugt werden.

Abbildung 3.8 Material ändern: Disposition 3 (Copyright SAP AG)

142
3.2 Materialstamm 3
In der Dispositionssicht 4 (vgl. Abb. 3.9) pflegen Sie unter anderem die Para-
meter für die Stücklistenauflösung. Zusätzlich wird über die Auslaufsteue-
rung geregelt, wie mit einem Material nach Auslauf verfahren werden soll.

Abbildung 3.9 Material ändern: Disposition 4 (Copyright SAP AG)

Prognosesicht
In der Prognosesicht (vgl. Abb. 3.10) werden Daten gepflegt, mit deren Hilfe
Vorhersagen über den Materialbedarf getroffen werden können. Zu diesem
Zweck kann das Prognosemodell im gleichnamigen Feld vorgegeben wer-
den. Geschieht dies nicht, kann das Prognosemodell vom System ermittelt
werden. Durch Ihre Eingabe in das Feld MODELLAUSWAHL geben Sie vor, ob
bei der Modellauswahl ein Trend und/oder saisonale Abhängigkeiten
berücksichtigt werden sollen.
Über das Feld PERIODENKENNZEICHEN kann eingestellt werden, auf welche
Periodendauer sich die Verbrauchs- und Prognosewerte beziehen. Wenn Sie
hier keinen Wert eingeben, wird mit monatlichen Perioden gearbeitet. Es
besteht die Möglichkeit, aus dem Prognosebild des Materialstammsatzes
eine Einzelprognose für dieses Material durchzuführen.

143
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Abbildung 3.10 Material ändern: Prognose (Copyright SAP AG)

Lagerungssicht
In der Lagerungssicht (vgl. Abb. 3.11 und 3.12) können Sie die Lagerungs-
bedingungen, Abmessungen und die Ausgabemengeneinheit pflegen. Der
hier eingegebene Lagerplatz hat rein beschreibenden Charakter. Pro Lager-
ort kann nur ein fester Stellplatz definiert werden. Eine Verwaltung von
Beständen auf Lagerplätzen ist über dieses Feld nicht möglich. Dies ist nur im
Rahmen des Lagerverwaltungssystems (LE-WMS) vorgesehen. Das Feld
LAGERPLATZ kann aber im Rahmen der Inventur als Selektionskriterium für
Zähllisten verwendet werden.
Lagerungsdaten können auf Werks- und auf Lagerortebene definiert wer-
den. Sie sind Voraussetzung für die Bestandsführung mit SAP R/3.

144
3.2 Materialstamm 3

Abbildung 3.11 Material ändern: Werksdaten/Lagerung 1 (Copyright SAP AG)

Abbildung 3.12 Material ändern: Werksdaten/Lagerung 2 (Copyright SAP AG)

145
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Buchhaltungssicht
In der Buchhaltungssicht 1 (vgl. Abb. 3.13) werden die Daten für die Buch-
haltung und Bewertung gepflegt. Für die automatische Kontenfindung in der
Materialwirtschaft ist die Eingabe einer Bewertungsklasse erforderlich.

Abbildung 3.13 Material ändern: Buchhaltung 1 (Copyright SAP AG)

Bei der aktuellen Bewertung des Materials wird u.a. festgelegt, welcher
Preissteuerung das Material aus der Sicht der Buchhaltung unterliegt. Je
nachdem wählt man im Feld PREISSTEUERUNG folgende Kennzeichen:
• S für Standardpreis
• V für Gleitender Durchschnittspreis
• Wählt man die Preissteuerung »S«, wird der Wert des Materials stets nach
diesem Preis berechnet. Haben Warenbewegungen oder Rechnungsein-
gänge einen Preis, der vom Standardpreis abweicht, werden die Differen-
zen auf ein Preisdifferenzkonto gebucht; für die Materialbewertung bleibt
die Abweichung unberücksichtigt.

146
3.2 Materialstamm 3
• Erfolgt die Preissteuerung bei einem Material über »V«, kommt es bei
einer Preisabweichung zu einer automatischen Anpassung im Material-
stammsatz.
• Haben Warenbewegungen oder Rechnungseingänge einen vom gleiten-
den Durchschnittspreis abweichenden Preis, so werden die Differenzen
auf ein Bestandskonto gebucht, es erfolgt somit eine Änderung des Be-
standswerts und des gleitenden Durchschnittspreises.
Mit dem Feld BEWERTUNGSTYP steuern Sie, ob Bestände des Materials
getrennt bewertet werden sollen. Die dem Bewertungstyp zugeordneten
Bewertungsarten werden im Feld BEWERTUNGSART gepflegt (z.B. Bewer-
tungstyp: Herkunftsland; Bewertungsarten: Deutschland, Frankreich, Spa-
nien, ...).
In den Feldern STEUERRECHT. PREIS und HANDELSRECHT. PREIS der Buchhal-
tungssicht 2 werden im Rahmen der Jahresabschlussbewertung die Preise
gespeichert, zu denen das Material aus steuerrechtlicher und handelsrecht-
licher Sicht bewertet wird (vgl. Abb. 3.14).

Abbildung 3.14 Material ändern: Buchhaltung 2 (Copyright SAP AG)

147
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Werksbestandssicht
In der Werksbestandssicht (vgl. Abb. 3.15) wird der gesamte Materialbe-
stand des selektierten Werks angezeigt. Diese Sicht wird automatisch beim
Anlegen des Materials auf Werksebene vom System angelegt und ist rein
informativ.

Abbildung 3.15 Material ändern: Werksbestand (Copyright SAP AG)

Lagerortsbestandssicht
In der Lagerortsbestandssicht (vgl. Abb. 3.16) wird der Materialbestand des
selektierten Lagerorts angezeigt. Auch diese Sicht ist wie die Werksbestands-
sicht rein informativ und wird vom System angelegt.
Eine Gesamtübersicht sämtlicher Lagerort- und Werksbestände zu einem
Material finden Sie in der Bestandsübersicht. Diese wird in Kapitel 6
»Bestandsführung« behandelt. Ausgehend vom Materialstammsatz, Sicht
Lagerortbestand, folgen Sie dem Menüpfad UMFELD | BESTANDSÜBERSICHT.

148
3.2 Materialstamm 3

Abbildung 3.16 Material ändern: Lagerortbestand (Copyright SAP AG)

3.2.4 Mengeneinheiten
Neben der Basismengeneinheit, in der das System die Bestände führt, kön-
nen für einzelne Fachbereiche alternative Mengeneinheiten definiert wer-
den. Alle Mengen, die in anderen Einheiten als der Basismengeneinheit
erfasst werden, werden vom System intern in die Basismengeneinheit umge-
rechnet.
• Die Bestellmengeneinheit gibt die Einheit an, in der ein Material vom Ein-
kauf bestellt wird.
• Die Ausgabemengeneinheit definiert die Einheit, in der das Material aus
dem Lager entnommen wird.
Beim Erfassen des Materialstammsatzes müssen die entsprechenden Umrech-
nungsfaktoren eingegeben werden.

149
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

3.2.5 Voreinstellungen pflegen


Sie haben in R/3 die Möglichkeit, benutzerindividuelle Voreinstellungen für die
Pflege von Materialstammsätzen vorzunehmen. Das heißt, jeder Benutzer
kann die für ihn relevanten Einstellungen für die Branche, zu pflegende Sichten
und zu bearbeitende Organisationsebenen festlegen. Diese Einstellungen wer-
den dann bei jeder Pflege des Materialstamms vom System vorgeschlagen.

Branche vorbelegen
Zur Voreinstellung einer Branche gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN
ALLGEMEIN | SOFORT auf.
« Das Fenster »Material anlegen (Einstieg)« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.17).

Abbildung 3.17 Materialstamm anlegen (Einstieg) (Copyright SAP AG)

2. Geben Sie Branche und Materialart ein.


3. Rufen Sie EINSTELLUNGEN | BRANCHE ... auf.
« Ein Fenster wird angezeigt, in dem die Branche vorbelegt werden kann
(vgl. Abb. 3.18).

Abbildung 3.18 Einstellungen: Branche (Copyright SAP AG)

150
3.2 Materialstamm 3
Wenn Sie das Kontrollkästchen BRANCHE AUF EINSTIEGSBILD AUSBLENDEN
markieren, kann die Darstellung auf dem Einstiegsbild unterdrückt wer-
den. Dies ist sinnvoll, wenn Sie immer mit der gleichen Branche arbeiten.
4. Geben Sie die gewünschten Daten ein.
5. Klicken Sie auf das Symbol , um die Einstellungen zu sichern, oder auf
das Symbol , um die Einstellungen zurückzunehmen.
« Das Einstiegsbild wird angezeigt.

Sichten einstellen
Um Sichten einzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN
ALLGEMEIN | SOFORT auf.
« Das Fenster »Material anlegen (Einstieg)« wird angezeigt.
2. Geben Sie Branche und Materialart ein.
3. Rufen Sie EINSTELLUNGEN | SICHTEN... auf.
« Ein Fenster mit den für die Materialart zur Verfügung stehenden Sich-
ten wird angezeigt (vgl. Abb. 3.19).

Abbildung 3.19 Einstellungen: Sichten (Copyright SAP AG)

4. Wählen Sie die gewünschten Sichten aus.


Sie sollten die Sichten einstellen, die normalerweise bearbeitet werden.
Wenn Sie das Kontrollkästchen SICHTENAUSWAHL NUR AUF ANFORDERUNG
markieren, kann die automatische Sichtenanzeige bei der Pflege des Ma-
terialstamms ausgeblendet werden.

151
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Insbesondere wenn Sie als Erfassungshilfe Materialien mit Vorlage anle-


gen, können Sie über das Kontrollkästchen MARKIERTE SICHTEN ANLEGEN
festlegen, dass die ausgewählten Sichten automatisch angelegt werden,
ohne jedes einzelne Datenbild gesondert bestätigen zu müssen.
5. Klicken Sie auf das Symbol , um die Einstellungen zu sichern, oder auf
das Symbol , um die Einstellungen zurückzunehmen.
« Das Einstiegsbild wird angezeigt.

Organisationsebenen festlegen
Um Organisationsebenen festzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN
ALLGEMEIN | SOFORT auf.
« Das Fenster »Material anlegen (Einstieg)« wird angezeigt.
2. Geben Sie Branche und Materialart ein.
3. Rufen Sie EINSTELLUNGEN | ORGEBENEN... auf.
« Ein Fenster mit den für die Pflege des Materialstamms notwendigen
Organisationsebenen wird angezeigt (vgl. Abb. 3.20).

Abbildung 3.20 Einstellungen: Organisationsebenen (Copyright SAP AG)

4. Geben Sie die gewünschten Daten ein.


Sie müssen die Organisationsebenen eingeben, für die Sie normalerweise
Materialstammdaten pflegen. Wenn Sie das Kontrollkästchen SICHTENAUS-

152
3.2 Materialstamm 3
WAHL NUR AUF ANFORDERUNG markieren, kann bei der Pflege des Material-
stamms die automatische Anzeige ausgeblendet werden.
5. Klicken Sie auf das Symbol , um die Einstellungen zu sichern, oder auf
das Symbol , um die Einstellungen zurückzunehmen.
« Das Einstiegsbild wird wieder angezeigt.

3.2.6 Materialstammdaten pflegen


Vor dem Anlegen eines Materialstammsatzes sollte man folgende Überle-
gungen anstellen:
• Existiert tatsächlich noch kein Materialstammsatz für das Material? (Prü-
fen über Suchhilfe)
• Gibt es bereits ein ähnliches Material im System? (Vorlage dient als Erfas-
sungshilfe)
• Welche Materialnummer soll das Material erhalten?
• Welche Materialart und welche Branche sollen dem Material zugeordnet
werden?
• Wie soll das Material bezeichnet werden?
• In welcher Basismengeneinheit soll das Material im System geführt werden?
Die Sachbearbeiter für die Materialstammsätze haben je nach Notwendigkeit
die Berechtigung, alle oder einzelne Sichten zu bearbeiten.
Das Unternehmen kann so organisiert sein, dass alle Materialstammsätze
von einer zentralen Stelle aus angelegt werden. In diesem Fall ist die zentrale
Stelle für das Erfassen aller fachbereichsspezifischen Daten zuständig. Die
Mitarbeiter aus den einzelnen Fachbereichen ergänzen diese Informationen
durch die Änderungsfunktionen. Das Unternehmen kann auch so organisiert
sein, dass jede Abteilung die fachbereichsspezifischen Daten, mit denen sie
arbeitet, selbst anlegt.

Prozesskette
Der Ablauf beim Anlegen eines Materialstammsatzes ist in Abbildung 3.21
schematisch dargestellt.

Bildfolge
Bei der Bearbeitung von Materialstammsätzen werden die Sichten durchlau-
fen, die ein Materialstammsatz umfasst. Dies geschieht in einer bestimmten
Reihenfolge und betrifft bestimmte Felder. Die Bildfolge und die Feldauswahl
im Materialstamm hängen dabei von folgenden Faktoren ab:
• Es werden nur die Sichten mit der entsprechenden Ablauffolge angezeigt,
für die das Unternehmen R/3-Komponenten einsetzt.
• Die Branche entscheidet wesentlich über Bildfolge und Feldauswahl. Un-
ternehmen des Maschinenbaus verwenden beispielsweise andere Felder
als die Chemiebranche.

153
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Abbildung 3.21 Prozesskette »Materialstamm anlegen« (Copyright SAP AG)

• Die Materialart beeinflusst, welche Sichten eines Materials gepflegt wer-


den können. Handelt es sich bei dem Material z.B. um einen Rohstoff,
werden die Bilder des Vertriebs im Standardsystem nicht angezeigt.
• Wenn Daten beispielsweise nur auf Werksebene erfasst werden, werden
lagerortspezifische Felder in den Sichten ausgeblendet.

154
3.2 Materialstamm 3
Bei der Bearbeitung von Materialstammdaten werden die Bildschirmbilder in
einer bestimmten Reihenfolge durchlaufen. Im Auslieferungssystem sind dies:
• Einstiegsbild: Material, Branche, Materialart, Vorlage
• Fenster »Sichtenauswahl«: z.B. Grunddaten, Einkauf, Buchhaltung
• Fenster »Organisationsebenen«: z.B. Werke, Lagerorte
• Datenbilder: Die Datenbilder werden in Haupt- und Nebenbilder unterteilt
Hauptbilder sind Bildschirmbilder der einzelnen Fachbereiche wie Grund-
daten, Einkauf, Disposition. Sie enthalten die fachbereichsspezifischen Infor-
mationen.
Nebenbilder sind Bildschirmbilder für Zusatzinformationen wie:
• Mengeneinheiten
• Materialkurztexte
• Verbrauchswerte
Die Nebenbilder können teilweise über den benutzerdefinierten Material-
stamm in die Hauptbilder integriert werden.

Materialstammsatz anlegen
Beim Anlegen eines Materialstammsatzes muss unterschieden werden zwi-
schen:
• Neuanlegen ohne Bezug zu einem bestehenden Material – hierbei müssen
alle benötigten Informationen erfasst werden.
• Anlegen mit Bezug zu einer Vorlage – beim Anlegen eines Material-
stammsatzes mit Vorlage wird während des Anlegevorgangs Bezug auf
ein ähnliches Material genommen, das bereits in der Datenbank definiert
ist. Die Daten des Vorlagematerials werden vom System als Vorschlags-
werte in den neuen Materialstammsatz kopiert. Diese Vorschlagswerte
können überschrieben werden.
• Erweitern eines bestehenden Materialstammsatzes – das Erweitern eines
Materialstammsatzes ist keine eigene Funktion, sondern wird immer mit
dem Befehl ANLEGEN durchgeführt.
Es gibt zwei Arten, um einen Materialstammsatz zu erweitern:
• Legt eine Abteilung Daten für ein Material an, so existiert der Material-
stammsatz ab diesem Zeitpunkt in der Datenbank. Will ein Mitarbeiter aus
einem anderen Fachbereich Daten erfassen, muss er den Materialstamm-
satz nicht völlig neu anlegen, sondern lediglich um die Informationen sei-
nes Fachbereichs erweitern.
• Erweitert wird ein Stammsatz auch, wenn Daten des gleichen Fachbereichs
für weitere Organisationsebenen hinterlegt werden (z.B. für andere Werke).

155
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Abbildung 3.22 Standardbildfolge »Materialstammsatz anlegen«

Um einen Materialstammsatz zu erweitern, bzw. anzulegen, gehen Sie wie


folgt vor:
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN
ALLGEMEIN | SOFORT auf.
« Das Fenster »Material anlegen (Einstieg)« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.17).

156
3.2 Materialstamm 3
2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.
Wenn Sie ein neues Material anlegen, vergeben Sie eine Materialnummer,
falls eine externe Nummernvergabe vorgesehen ist. Andernfalls wird die Ma-
terialnummer vom System vergeben. Wählen Sie eine Branche und eine
Materialart. Um ein bestehendes Material zu erweitern, geben Sie die Mate-
rialnummer ein. Wenn Sie auf das Symbol klicken, werden die Felder
BRANCHE und MATERIALART aus dem Materialstammsatz übernommen.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster zur Sichtenauswahl wird angezeigt.
4. Markieren Sie die zu bearbeitenden Sichten, und klicken Sie auf das Sym-
bol .
« Das Fenster zum Erfassen der zu pflegenden Organisationsebenen wird
angezeigt.
5. Geben Sie die gewünschten Organisationsebenen ein, und klicken Sie auf
das Symbol .
« Die erste ausgewählte Sicht wird angezeigt.
Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Solange nicht alle Mussfelder aus-
gefüllt sind, können Sie nicht zur nächsten Sicht wechseln. In der Titel-
leiste des Fensters sehen Sie, die Materialnummer und Materialart des
Stammsatzes, den Sie bearbeiten.
6. Klicken Sie auf das Symbol .
« Die nächste ausgewählte Sicht wird angezeigt.
7. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.
8. Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7, bis alle Sichten bearbeitet sind.
« Nach dem Bearbeiten der letzten Sicht wird ein Fenster zum Sichern der
Daten angezeigt.
9. Klicken Sie auf die Drucktaste JA, um Ihre Eingaben zu speichern, oder auf
die Drucktaste NEIN, um die Funktion zu beenden, ohne die Daten zu
speichern.
« Das Fenster »Material anlegen (Einstieg)« wird angezeigt.

Pflegestatus
Wenn ein Fachbereich seine Daten für ein Material angelegt hat, wird der
Materialstammsatz mit einem entsprechenden Pflegestatus gekennzeichnet.
Dadurch ist es möglich festzustellen, welche Daten bereits gepflegt wurden
und welche noch gepflegt werden müssen.
Damit bestimmte R/3-Komponenten mit dem Materialstammsatz arbeiten
können, ist ein entsprechender Pflegestatus erforderlich. Das heißt, die für die
jeweilige Funktion benötigte Sicht muss für die gewünschte Organisations-
ebene gepflegt sein. Mit der Funktion ERWEITERBARE MATERIALIEN, können sie
überprüfen, ob alle Materialstammdaten von einem bestimmten Fachbereich
gepflegt wurden. Mit ihrer Hilfe lässt sich beispielsweise überprüfen, ob alle re-
levanten Materialstammsätze vom Einkauf gepflegt wurden (Pflegestatus = E).

157
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | SONSTIGE | ERWEITER-
BARE MATERALIEN auf.
« Das Fenster »Erweiterbare Materialien: Einstieg« wird angezeigt (vgl.
Abb. 3.23).

Abbildung 3.23 Erweiterbare Materialien: Einstieg (Copyright SAP AG)

2. Geben Sie die gewünschten Daten ein.


Um beispielsweise alle Rohstoffe anzuzeigen, die vom Einkauf noch zu
pflegen sind, geben Sie im Feld PFLEGESTATUS »E« und im Feld MATERIAL-
ART »ROH« ein.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Erweiterbare Materialien: Übersicht« wird angezeigt (vgl.
Abb. 3.24).

Abbildung 3.24 Erweiterbare Materialien: Übersicht (Copyright SAP AG)

158
3.2 Materialstamm 3
Markieren Sie die Materialien, die Sie pflegen wollen. Falls Sie mehrere
Materialien markieren, werden nacheinander für jedes Material die an-
zulegenden Sichten des Materialstamms zur Pflege angezeigt.
4. Klicken Sie auf die Drucktaste MATERIALIEN PFLEGEN.
« Das Fenster »Material anlegen ...« wird angezeigt.
Falls Sie den Pflegestatus »E« eingegeben haben, wird beispielsweise im
Fenster »Material anlegen« direkt die Sicht Einkauf angezeigt.
5. Geben Sie die gewünschten Daten ein.
6. Klicken Sie auf das Symbol .
« Die nächste Sicht wird angezeigt.
7. Wiederholen Sie die Schritte 5 und 6, bis alle anzulegenden Sichten bear-
beitet sind.
« Nach dem Bearbeiten der letzten Sicht wird ein Fenster zum Sichern
der Daten angezeigt.
8. Klicken Sie auf die Drucktaste JA, um Ihre Eingaben zu speichern, oder
auf die Drucktaste NEIN, um die Funktion zu beenden, ohne die Daten zu
speichern.
« Das Fenster »Material anlegen ...« für das nächste markierte Material
wird angezeigt.
9. Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 8, bis alle markierten Materialien bear-
beitet wurden.
« Das Fenster »Erweiterbare Materialien: Übersicht« wird angezeigt.
10. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Erweiterbare Materialien: Einstieg« wird angezeigt.

Lagerorte anlegen
Um ein Material im Rahmen der Bestandsführung nutzen zu können, muss es
für alle in Frage kommenden Lagerorte angelegt worden sein. Andernfalls sind
keine Warenbewegungen möglich. Die für ein Material benötigten Lagerorte
können komfortabel über eine Sammelerfassung angelegt werden.

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | SONSTIGE | LAGERORTE
ERFASSEN auf.
« Das Fenster »Sammelerfassung Lagerorte: Einstieg« wird angezeigt
(vgl. Abb. 3.25).
Die Selektion kann entweder für alle Lagerorte oder nur für erweiterbare
Lagerorte vorgenommen werden. In der ersten Selektion werden alle be-
reits für das Material angelegten Lagerorte zusätzlich angezeigt.

159
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Abbildung 3.25 Sammelerfassung Lagerorte: Einstieg (Copyright SAP AG)

2. Geben Sie das gewünschte Material und das Werk ein, und drücken Sie .
« Das Fenster »Sammelerfassung Lagerorte: Liste« wird angezeigt (vgl.
Abb. 3.26).
Geben Sie hier alle gewünschten Lagerorte für das Material ein. Falls eine
Lagerortdisposition erforderlich ist, können die entsprechenden Felder
(MELDEBESTAND, FESTE LOSGRÖSSE etc.) gepflegt werden. Im Feld VORLAGE
können Sie einen bereits angelegten Lagerort eingeben, der als Kopiervor-
lage verwendet wird.
3. Wenn Sie alle Lagerorte gepflegt haben, wählen Sie das Symbol .
« Das Fenster »Sammelerfassung Lagerorte: Einstieg« wird angezeigt.

Abbildung 3.26 Sammelerfassung Lagerorte: Einstieg (Copyright SAP AG)

160
3.2 Materialstamm 3
Materialstammsatz ändern
Alle Änderungen, die an einem Materialstammsatz vorgenommen werden,
werden in Änderungsbelegen festgehalten. Diese enthalten unter anderem
folgende Informationen:
• Wann die Änderungen vorgenommen wurden
• Wer die Änderung vorgenommen hat
• Was geändert wurde
Sie können Änderungen sofort vornehmen oder zu einem bestimmten Ter-
min einplanen.
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ÄNDERN |
SOFORT auf.
« Das Fenster »Material ändern (Einstieg)« wird angezeigt.
2. Geben Sie die Nummer des zu ändernden Materials ein.
3. Klicken Sie auf die Drucktaste SICHTENAUSWAHL.
« Das Fenster »Sichtenauswahl« wird angezeigt.
Markieren Sie die gewünschten Sichten. Sie können nur aus den Sichten
auswählen, für die das Material bereits angelegt wurde.
4. Klicken Sie auf die Drucktaste ORGEBENEN.
« Das Fenster »Organisationsebenen« wird angezeigt.
Geben Sie die zu bearbeitenden Einheiten ein. Sie können nur Organisa-
tionseinheiten eingeben, für die der Materialstammsatz bereits angelegt
wurde.
5. Klicken Sie auf das Symbol .
« Die erste ausgewählte Sicht wird angezeigt.
6. Ändern Sie die erforderlichen Daten.
Sie können direkt zu einer anderen Sicht (z.B. Disposition 1) wechseln, in-
dem Sie auf das entsprechende Register klicken. Diese Sicht muss dazu
nicht vorher markiert worden sein.
7. Wenn alle Änderungen vorgenommen wurden, wählen Sie Symbol .
« Das Fenster »Material ändern (Einstieg)« wird angezeigt.
Änderungen können mithilfe der folgenden Menüpfade aus dem Knoten
»Materialstamm« im Fenster »SAP Easy Access« angezeigt werden:
• MATERIAL | ÄNDERUNGEN ANZEIGEN | AKTIVE ÄNDERUNGEN
Sie erhalten eine Liste der bereits vorgenommenen Änderungen zu einem
Material.
• MATERIAL | ÄNDERUNGEN ANZEIGEN | GEPLANTE ÄNDERUNGEN
Sie erhalten eine Liste der geplanten Änderungen eines Materialstamm-
satzes zu einem bestimmten Termin.

161
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Materialstammsatz löschen
Das eigentliche Löschen von Materialstammsätzen ist nur mithilfe eines
Reorganisationsprogramms möglich. Dieses sollte in regelmäßigen Abstän-
den gestartet werden.
Um vom Reorganisationsprogramm gelöscht werden zu können, müssen die
Materialstammsätze in einem ersten Schritt zum Löschen vorgemerkt werden.
Das Setzen von Kennzeichen zur Löschvormerkung auf einer bestimmten
Organisationsebene bewirkt, dass alle hierarchisch untergeordneten Ebenen
mitgelöscht werden. Des Weiteren ist es erforderlich, dass bei der Reorganisa-
tion keine aktiven Verknüpfungen des Materialstammsatzes zu anderen Bele-
gen (beispielsweise noch offene Bestellungen aus dem Einkauf oder der Rech-
nungsprüfung) bestehen. Die Löschvormerkung für ein Material kann sofort
durchgeführt oder für einen bestimmten Termin eingeplant werden.
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ZUM LÖ-
SCHEN VORMERK. | PLANEN auf.
« Das Fenster »Material zum Löschen einplanen: Einstieg« wird ange-
zeigt (vgl. Abb. 3.27).
Das geplante Änderungsdatum muss hier erfasst werden. Sie können über
die Selektionsparameter auf die zu löschenden Organisationsebenen ein-
schränken.

Abbildung 3.27 Material zum Löschen einplanen: Einstieg (Copyright SAP AG)

162
3.2 Materialstamm 3
2. Geben Sie die gewünschten Daten ein, und klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Material zum Löschen einplanen: Datenbild« wird ange-
zeigt (vgl. Abb. 3.28).

Abbildung 3.28 Material zum Löschen einplanen: Datenbild (Copyright SAP AG)

3. Markieren Sie die Bereiche, die Sie löschen wollen, und klicken Sie auf das
Symbol .
Wenn Sie beispielsweise das Feld MATERIAL wählen, werden automatisch
alle Unterpunkte markiert.
4. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Material zum Löschen einplanen: Einstieg« wird angezeigt.
Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit, Materialstammsätze mithilfe
einer Löschvorschlagsliste zum Löschen vorzumerken. Im Fenster »Material
zum Löschen einplanen: Einstieg« rufen Sie hierzu ZUSÄTZE | VORSCHLAGS-
LISTE auf. Diese Liste enthält dann die Materialien ohne Bestände.

3.2.7 Periodenverschiebung
Bestimmte Daten eines Materials werden nicht nur in der laufenden Periode
geführt, sondern auch in Vorperioden. Das betrifft die verschiedenen
Bestandsmengen und Bestandswerte eines Materials (z.B. auf Werks- und
Lagerortebene). Die Übernahme der Werte der Vorperiode (der vergangenen
Periode) in die entsprechenden Felder der Vorperiode und das Setzen einer
neuen (aktuellen) Periode wird durch ein Programm, den so genannten

163
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Periodenschieber, vorgenommen. Dieses Programm wird in der Regel im lau-


fenden Betrieb einmal monatlich am Anfang einer neuen Periode gestartet.
Findet zugleich ein Jahreswechsel statt, so werden außerdem die Werte des
Vorjahrs in die entsprechenden Felder des Vorjahrs übernommen. Solange die
Periodenverschiebung nicht durchgeführt wurde, kann nicht in die neue
Periode gebucht werden (z.B. Bestandsbuchungen, Rechnungsprüfung).
Der Periodenverschieber kann sowohl online als auch als Batchjob gestartet
werden. In der Regel wird das Programm als Hintergrundjob automatisch
monatlich eingeplant und ausgeführt. Die hierzu notwendigen Arbeiten sind
detailliert in dem Buch SAP R/3 Basissystem beschrieben, das ebenfalls in der
Reihe »SAP-Anwenderedition« erschienen ist.
Soll der Periodenverschieber online gestartet werden, gehen Sie wie folgt vor:
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | SONSTIGE | PERIODE
VERSCHIEBEN auf.
« Das Fenster »Periodenverschiebung Materialstamm« wird angezeigt
(vgl. Abb. 3.29).

Abbildung 3.29 Periodenverschiebung Materialstamm – Protokoll (Copyright SAP AG)

2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.


3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Sie erhalten ein Protokoll der Periodenverschiebung (vgl. Abb. 3.30).
4. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Periodenverschiebung Materialstamm« wird angezeigt.

164
3.3 Leistungsstamm 3

Abbildung 3.30 Periodenverschiebung Materialstamm – Protokoll (Copyright SAP AG)

3.3 Leistungsstamm
Im Rahmen der Abwicklung von Dienstleistungen werden analog zu den
Materialstammsätzen so genannte Leistungsstammsätze verwendet. Im Leis-
tungsstamm werden die Leistung beschrieben und einkaufsrelevante Daten
wie Mengeneinheit, Warengruppe und Bewertungsklasse definiert. Die ein-
zelnen Leistungsstammsätze können einem Leistungsverzeichnis zugeordnet
werden.
Die zu pflegenden Datenfelder werden über den Leistungstyp gesteuert. Der
Leistungstyp definiert folgende Verfahren:
• Die Kontenfindung, das heißt, ob und wie vom System die zu bebuchen-
den Sachkonten gefunden werden
• Die Nummernvergabe (extern oder intern)
• Den Organisationsstatus, das heißt, für welche Unternehmensbereiche
Daten im Leistungsstamm hinterlegt und in welchen Bereichen die Stamm-
daten verwendet werden können. Mögliche Bereiche sind Controlling,
Materialwirtschaft und Vertrieb.
Beispiele für im R/3-Standard ausgelieferte Leistungstypen sind:
• Komplettleistung – ALL
Die Pflege der Grunddaten und der Daten für das Controlling ist möglich.
• Basisleistung – GRND
Hier können nur die Grunddaten gepflegt werden.

165
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Um im Einkauf mit Leistungsstammsätzen arbeiten zu können, muss bei der


Anlage der Stammdaten ein Leistungstyp für den Bereich Materialwirtschaft
verwendet werden:
• Dienstleistungen Einkauf – SERV
Die Pflege der Grunddaten und der Daten der Materialwirtschaft ist möglich.
Um einen Leistungsstammsatz anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | LEISTUNGSSTAMM | LEISTUNG | LEISTUNGS-
STAMM auf.
« Das Fenster »Leistung ... anzeigen« wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Leistungsstammsatz hinzufügen« wird angezeigt (vgl.
Abb. 3.31).

Abbildung 3.31 Leistung anlegen: Grunddaten (Copyright SAP AG)

166
3.4 Lieferantenstamm 3
Geben Sie einen Leistungstyp (beispielsweise Dienstleistung Einkauf) und
eine Basismengeneinheit ein. Bei externer Nummernvergabe ist eine Leis-
tungsnummer einzugeben. Zusätzlich können Sie hier beispielsweise eine
Warengruppe für spätere Auswertungen im Einkauf und eine Bewertungs-
klasse für die automatische Kontenfindung pflegen. Um den Stammsatz
einem Standardleistungsverzeichnis zuzuordnen, müssen Sie die Felder
LEISTUNGSBEREICH und STLV-POSITION pflegen. Zu diesem Zweck muss ein
entsprechendes Leistungsverzeichnis bereits im System definiert worden
sein.
3. Falls Sie alle gewünschten bzw. erforderlichen Daten erfasst haben, klicken
Sie auf das Symbol .
« Das Fenster SAP Easy Access« wird angezeigt.
Zusätzlich zur Einzelbearbeitung gibt es die Möglichkeit der Listbearbeitung von
Leistungsstammsätzen. Sie rufen diese Funktion aus dem Knoten »Leistungs-
stamm« im Fenster »SAP Easy Access« über LEISTUNG | LEISTUNGSLISTE auf.

Standardleistungsverzeichnis
Ein Standardleistungsverzeichnis (StLV) enthält einen Katalog von Leistungen,
die in Form von Textbausteinen definiert werden. Ein Leistungsverzeichnis
kann in verschiedene Leistungsbereiche untergliedert werden. Ferner besteht
die Möglichkeit, externe Leistungsverzeichnisse über eine standardisierte
Schnittstelle in das SAP-System zu übernehmen. Ein Leistungsstammsatz
kann auf einen Leistungsbereich und eine StLV-Position verweisen. Um ein
Standardleistungsverzeichnis anzulegen, rufen Sie aus dem Knoten »Leis-
tungsstamm« im Fenster »SAP Easy Access« STANDARD-LV | ANLEGEN auf.

3.4 Lieferantenstamm
Im Lieferantenstamm sind Informationen über die kreditorischen Geschäftspart-
ner eines Unternehmens hinterlegt. Der Kreditor kann gegenüber dem Unter-
nehmen verschiedene so genannte Partnerrollen einnehmen, und zwar als
• Bestellempfänger
• Warenlieferant
• Rechnungssteller
• Zahlungsempfänger
Zum Beispiel kann er als Warenlieferant auftreten, die Rechnung wird jedoch
von der zugehörigen Mutterfirma geschickt.
Da der Lieferant in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer Geschäfts-
partner des Unternehmens gilt, wird der Stammsatz vom Einkauf und von
der Buchhaltung gepflegt.

167
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Abhängig von den organisatorischen Gegebenheiten des Unternehmens


kann der Stammsatz von einer zentralen Stelle gepflegt werden. Es ist aber
auch möglich, die Daten pro Funktionsbereich anzulegen und zu ändern. Die
beim Anlegen des Stammsatzes vergebene Nummer entspricht gleichzeitig
der Kontonummer des Lieferanten für die Buchhaltung.
Der Einkauf greift auf die Lieferantenstammdaten im Rahmen der Anfrage-
erstellung, Angebotsabwicklung und Bestellabwicklung zu. Die Buchhaltung
benötigt den Stammsatz zur Rechnungsprüfung, Rechnungserfassung und
Zahlungsabwicklung.

Abbildung 3.32 Verwendung der Lieferantenstammdaten

168
3.4 Lieferantenstamm 3

3.4.1 Datenbereiche des Lieferantenstamms


Damit trotz des gemeinsamen Stammsatzes für Buchhaltung und Einkauf
jeder Buchungskreis und jede Einkaufsorganisation eigene Daten über die
Geschäftsbeziehungen zum Kreditor (Lieferanten) speichern kann, ist der
Stammsatz in folgende Bereiche unterteilt:
• Allgemeiner Bereich
• Bereich für Buchungskreis
• Bereich für Einkaufsorganisation
Der allgemeine Bereich enthält Daten, die von der Finanzbuchhaltung und
dem Einkauf gleichermaßen benutzt werden:
• Allgemeine Daten, wie Anschrift, Kommunikationsdaten und die Sprache
des Lieferanten
• Daten, die nur von der Finanzbuchhaltung benutzt werden, aber unab-
hängig vom Buchungskreis sind, wie beispielsweise die Bankverbindungen
• Daten, die nur vom Einkauf benötigt werden, aber unabhängig vom Ein-
kaufsbereich sind, wie beispielsweise die Bahnstation
Der Bereich für den Buchungskreis enthält diejenigen Lieferantendaten, die
nur die Finanzbuchhaltung benötigt und die in jedem Buchungskreis unter-
schiedlich sein können. Jeder Buchungskreis muss z.B. ein Abstimmkonto für
den Lieferanten festlegen. Dies kann unterschiedlich sein, wenn die Buchungs-
kreise verschiedene Kontenpläne verwenden. Zu den Buchhaltungsdaten, die
auf der Ebene des Buchungskreises geführt werden, gehören auch die Zah-
lungsverkehrsdaten.
Der Bereich für die Einkaufsorganisation enthält die Daten, die für den Ein-
kauf benötigt werden und die in den einzelnen Einkaufsorganisationen
unterschiedlich sein können. Dazu gehören beispielsweise:
• Informationen über Konditionen (z.B. Bestellwährung, Zahlungsbedin-
gungen, Incoterms, Mindestbestellwert)
• Verschiedene Steuerungsfelder für die Einkaufsabwicklung (diese Kenn-
zeichen dienen als Vorschlagswerte für Einkaufsinfosätze bzw. Einkaufs-
belege und können dort im Einzelfall geändert werden)
• Informationen zu den Partnerrollen
Zu den Steuerungsfeldern zählen unter anderem folgende Kontrollkästchen:
• WE-bez. Rechn.Prüfung
Hier wird festgelegt, ob eine Rechnungsprüfung für jede Wareneingangs-
buchung separat möglich ist. Dies kann im Infosatz oder in der Bestellung
geändert werden.

169
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

• Auto WEAbr. Lieferung


Mit dieser Option wird eine automatische Wareneingangsabrechnung für
Lieferungen im Rahmen der Rechnungsprüfung ermöglicht. Dies kann im
Infosatz oder in der Bestellung geändert werden.
• Bestätigungspflicht
Das Kontrollkästchen »Bestätigungspflicht« steuert, ob vom Lieferanten
eine Auftragsbestätigung verlangt wird. Dies kann im Infosatz oder in der
Bestellung geändert werden.
• AutoBestellung
Das Feld kennzeichnet den Lieferanten für eine mögliche automatische
Bestellabwicklung aus der Bestellanforderung heraus. Für das automatisch
zu bestellende Material muss das Kontrollkästchen im Materialstamm
ebenfalls aktiviert sein.
• Nachtr. Abrechnung
Über das Kontrollkästchen wird gesteuert, ob für den Lieferanten eine Bo-
nusabwicklung möglich sein soll.
• Ret. mit Versandabwicklung
Über dieses Feld wird gesteuert, ob eine Retoure über die Versandabwick-
lung im Vertrieb erfolgen soll.
Des Weiteren können für einzelne Werke oder Lieferantenteilesortimente
abweichende Einkaufsdaten definiert werden. Beispielsweise können für
unterschiedliche Teilesortimente andere Warenlieferanten angelegt werden.

3.4.2 Wichtige Datenfelder des Lieferantenstammsatzes


Jeder Lieferantenstammsatz erhält eine eindeutige Nummer (Kontonummer
des Lieferanten für die Buchhaltung). Diese Nummer ist nötig, um den
Stammsatz in der Buchhaltung oder im Einkauf aufzurufen. Bei der internen
Nummernvergabe vergibt das System beim Anlegen der Stammsätze eine
fortlaufende Nummer; bei der externen Nummernvergabe vergibt diese
Nummer der Benutzer selbst. Das System gewährleistet dabei, dass die Num-
mern immer eindeutig sind. Die Art der Nummernvergabe und die Nummern-
bereiche werden von der Kontengruppe bestimmt.
Kontengruppe
Beim Anlegen eines Lieferantenstammsatzes muss eine Kontengruppe ange-
geben werden. Die Kontengruppe bestimmt:
• die Art der Nummernvergabe für die Lieferantennummer
• den Nummernbereich, aus dem die Lieferantennummer zu vergeben ist
• die Felder, die auf dem Bildschirm angezeigt werden, und ob es sich bei
ihnen um Muss- oder Kannfelder handelt
• ob es sich um einen CpD-Lieferanten handelt
• die Steuerung der notwendigen bzw. möglichen Partnerrollen

170
3.4 Lieferantenstamm 3
Zahlungsbedingung
Zahlungsbedingungen sind Vereinbarungen zwischen Einkäufer und Liefe-
rant, die den Zahlungszeitpunkt von Forderungen und einen eventuellen
Zahlungsnachlass festlegen. Der Lieferant kann einen prozentualen Nachlass
entsprechend den Zahlungsbedingungen auf der Rechnung innerhalb einer
bestimmten Frist gewähren oder ausschließen. Beispiele:
• Zahlbar in 30 Tagen ohne Abzug
• Zahlbar innerhalb von 10 Tagen unter Abzug von 2% Skonto
Zahlungsbedingungen werden im Lieferantenstammsatz festgehalten. Sie
werden im Falle von Bestellungen bei dem Lieferanten vorgeschlagen.

Bankverbindung
Für jeden Kreditor sind fünf Eingabemöglichkeiten je Bankverbindung vorge-
sehen:
• Land
Der Länderschlüssel der Bank (Sitz der Bank) bestimmt, nach welchen
Regeln die restlichen Bankdaten geprüft werden.
• Bankkontonummer
Dieses Feld enthält die Nummer, unter der das Konto bei der Bank geführt
wird.
• Bankkontrollschlüssel
Dieses Feld enthält einen Prüfschlüssel für die Kombination von Bankleitzahl
und Bankkontonummer (speziell für Konten bei ausländischen Banken).
• Banktyp
Ein Schlüssel, mit dem die jeweilige Bank aufgerufen werden kann.
• Einzugsermächtigung
Kennzeichen, ob eine Einzugsermächtigung vorliegt.

Abweichender Zahlungsempfänger
Im Kreditorenstammsatz können die Kontennummern eines abweichenden
Zahlungsempfängers eingegeben werden. Die Überweisungen werden dann
über die Banken dieses Kreditors abgewickelt. Dieses Feld wird nur dann
benötigt, wenn Zahlungen nicht über den Lieferanten, gegen den die Ver-
bindlichkeiten bestehen, erfolgen sollen. Das gleiche gilt für Bankeinzüge
von Forderungen. Abweichende Zahlungsempfänger können im Allgemei-
nen und im buchungskreisspezifischen Bereich eingegeben werden.

Abstimmkonto
Jede Bewegung auf einem Konto der Nebenbuchhaltung (z.B. Rechnungen,
Zahlungen) wird automatisch im Hauptbuch auf einem so genannten
Abstimmkonto mitgebucht. Das Abstimmkonto in der Hauptbuchhaltung ist
somit das Konto, das bei den Buchungen parallel zum Konto der Neben-

171
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

buchhaltung fortgeschrieben wird. Die Integration von Nebenbuchhaltung


und Hauptbuchhaltung wird durch das Abstimmkonto gewährleistet.
Jedem Kreditorenkonto muss im Stammsatz ein Abstimmkonto zugewiesen
werden. Dazu wird im Feld ABSTIMMKONTO die Kontonummer dieses Sach-
kontos eingegeben. In der Regel wird mehreren Kreditorenkonten ein
gemeinsames Abstimmkonto zugeordnet. Das Abstimmkonto wird in der
deutschen Bilanz unter der Bilanzposition »Verbindlichkeiten aus Lieferun-
gen und Leistungen« ausgewiesen.
Abstimmkonten können in beliebiger Anzahl angelegt werden. Das ist vor allem
dann notwendig, wenn die Konten in der Bilanz gesondert ausgewiesen werden
sollen, beispielsweise für
• Verbindlichkeiten Inland
• Verbindlichkeiten Ausland

Partnerrollen
Ein Lieferant kann gegenüber dem eigenen Unternehmen in verschiedenen
Rollen auftreten. Mögliche Rollen sind:
• Bestelladresse
• Warenlieferant
• Rechnungssteller
• Zahlungsempfänger
Dies wird in R/3 Enterprise in den so genannten Partnerrollen abgebildet.
Mithilfe dieser Partnerrollen ist es möglich, einem Lieferanten beispielsweise
einen abweichenden Rechnungssteller (über seine Kreditorennummer) zuzu-
ordnen. Voraussetzung hierfür ist, dass für den Rechnungssteller ebenfalls
ein Lieferantenstammsatz im System hinterlegt ist.

3.4.3 Lieferantendaten pflegen


Für jeden Lieferanten wird nur ein Stammsatz angelegt, der von Einkauf und
Buchhaltung benutzt wird. Dadurch werden
• unterschiedliche Datenbestände vermieden
• Daten der Kreditoren nur einmal erfasst und verwaltet
Außer der Anschrift und dem Namen des Lieferanten enthält der Stammsatz
die folgenden Informationen:
• Namen wichtiger Kontaktpersonen
• Buchhalterische Daten, wie z.B. das Abstimmkonto der Hauptbuchhal-
tung, Bankverbindungen oder Mahnverfahren
• Einkaufsdaten, wie beispielsweise die Bestellwährung, Zahlungsbedingun-
gen, Lieferbedingungen, Partnerrollen

172
3.4 Lieferantenstamm 3
Änderungen der allgemeinen und der Einkaufsdaten im Lieferantenstamm-
satz können sowohl mit sofortiger Wirkung als auch zu einem geplanten
Änderungsdatum vorgenommen werden.

Prozesskette
Der Ablauf beim Anlegen eines Lieferantenstammsatzes ist in Abbildung 3.33
schematisch dargestellt.

Abbildung 3.33 Prozesskette »Lieferant anlegen« (Copyright SAP AG)

173
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Bildfolge
Die Bildfolge, die beim zentralen Anlegen eines Lieferanten durchlaufen
wird, ist in Abbildung 3.34 dargestellt.

Abbildung 3.34 Bildfolge »Lieferantenstamm anlegen«

Lieferant anlegen
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | STAMMDATEN | LIEFERANT |
ZENTRAL | ANLEGEN auf.
« Das Fenster »Kreditor anlegen: Einstieg« wird angezeigt.

174
3.4 Lieferantenstamm 3
2. Geben Sie einen Buchungskreis und eine Einkaufsorganisation und eine
Kontengruppe ein.
Je nach Kontengruppe muss die Lieferantennummer eingegeben werden
(externe Nummernvergabe).
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Kreditor anlegen: Anschrift« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.35).

Abbildung 3.35 Kreditor anlegen: Anschrift (Copyright SAP AG)

Geben Sie die Anschrift, den Suchbegriff sowie Land und Sprache ein. Im
Fensterbereich »Kommunikation« besteht die Möglichkeit über die Druck-
taste WEITERE KOMMUNIKATION für jede Kommunikationsart mehrere Ein-
träge zu erfassen. Beispielsweise können getrennte E-Mail-Adressen für
Ansprechpartner im Einkauf, Disposition und Rechnungsprüfung gepflegt
werden.
4. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Kreditor anlegen: Steuerung« wird angezeigt.
Geben Sie hier die Buchhaltungsdaten ein, die vom Zahlungs- und Mahn-
programm benötigt werden, sowie Daten, die Sie für Auswertungen im
Einkauf benötigen.

175
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

5. Klicken Sie auf das Symbol .


« Das Fenster »Kreditor anlegen: Zahlungsverkehr« wird angezeigt.
Geben Sie die erforderlichen Daten für die Bankverbindungen des Liefe-
ranten ein.
6. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Kreditor anlegen: Kontoführung Buchhaltung« wird an-
gezeigt (vgl. Abb. 3.36).
Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Hier ist beispielsweise das Ab-
stimmkonto für die Hauptbuchhaltung einzugeben.

Abbildung 3.36 Kreditor anlegen: Kontoführung Buchhaltung (Copyright SAP AG)

7. Klicken Sie auf das Symbol .


« Das Fenster »Kreditor anlegen: Zahlungsverkehr Buchhaltung« wird
angezeigt.
Geben Sie die erforderlichen Daten ein.
8. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Kreditor anlegen: Korrespondenz Buchhaltung« wird an-
gezeigt.
Geben Sie die erforderlichen Daten ein.

176
3.4 Lieferantenstamm 3
9. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Kreditor anlegen: Einkaufsdaten« wird angezeigt
(vgl. Abb. 3.37).
Geben Sie die Bestellwährung und weitere Konditionen zum Kreditor
ein. Des Weiteren können Sie verschiedene Steuerungsdaten erfassen,
die bei der Bestellabwicklung berücksichtigt werden.

Abbildung 3.37 Kreditor anlegen: Einkaufsdaten (Copyright SAP AG)

10. Klicken Sie auf das Symbol .


« Das Fenster »Kreditor anlegen: Partnerrollen« wird angezeigt
(vgl. Abb. 3.38).
Hier können Sie abweichende Rechnungssteller und Bestelladressen zum
Kreditor erfassen. Bereits bearbeitete Fenster können Sie aufrufen, indem
Sie beispielsweise SPRINGEN | ALLGEMEINE DATEN | ANSCHRIFT aufrufen.
11. Wenn Sie alles eingegeben haben, klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Kreditor anlegen: Einstieg« wird angezeigt.

177
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Abbildung 3.38 Kreditor anlegen: Partnerrollen (Copyright SAP AG)

Lieferant sperren
In bestimmten Fällen soll verhindert werden, dass Material weiterhin von
einem Lieferanten bezogen wird, beispielsweise dann, wenn er Material von
mangelhafter Qualität liefert. Im Lieferantenstammsatz haben Sie die Mög-
lichkeit, diesen betreffenden Lieferanten zu sperren. Neue Bestellungen bei
diesem Lieferanten sind nicht mehr möglich, sobald das Sperrkennzeichen
gesetzt wurde.
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | STAMMDATEN | LIEFERANT | EIN-
KAUF | SPERREN auf.
« Das Fenster »Kreditor sperren/entsperren: Einstieg Einkauf« wird ange-
zeigt.
2. Geben Sie die Kreditorennummer und gegebenenfalls die Einkaufsorgani-
sation ein.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Kreditor sperren/entsperren: Details Einkauf« wird ange-
zeigt (vgl. Abb. 3.39).
4. Markieren Sie die Bereiche, für die Sie den Kreditor sperren/entsperren
wollen.
Ein Eintrag im Feld SPERRE AUS QUALITÄTSGRÜNDEN wirkt sich nur dann auf
die Bestellabwicklung aus, wenn die Anwendungskomponente Qualitäts-
management im Einsatz ist und für ein betroffenes Material im Material-
stammsatz aktiviert wurde.
5. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Kreditor sperren: Einstieg Einkauf« wird angezeigt.

178
3.5 Einkaufsinformationssatz 3

Abbildung 3.39 Kreditor sperren/entsperren: Details Einkauf (Copyright SAP AG)

3.4.4 CpD-Lieferanten
In der Praxis kann es vorkommen, dass Material nur ausnahmsweise von
einem Lieferanten bezogen wird, beispielsweise, wenn der Hauptlieferant
nicht liefern kann. In solchen Fällen können für Lieferanten, von denen nur
einmal bzw. selten Material bezogen wird, so genannte CpD-Lieferanten-
stammsätze (Conto pro diverse) angelegt werden. Im Unterschied zu ande-
ren Stammsätzen wird ein CpD-Stammsatz für mehrere Lieferanten benutzt
(Sammelkonto). Deshalb dürfen im Stammsatz für CpD-Lieferanten keine
lieferantenspezifischen Daten gespeichert werden. Für diese Fälle steht ein
reduzierter Stammsatz zur Verfügung. Kommt es zu Geschäftsbeziehungen
mit einem solchen Lieferanten, wird dieser Stammsatz herangezogen.

3.5 Einkaufsinformationssatz
Beim Anlegen eines CpD-Lieferantenstammsatzes wird eine eigene Konten-
gruppe verwendet. In dieser sind lieferantenspezifische Felder ausgeblendet.
Bestellanschrift und Bankdaten der Lieferanten müssen dann in der Bestell-
bearbeitung bzw. in der Rechnungsprüfung erfasst und innerhalb des Belegs
gespeichert werden.
Der Infosatz enthält Informationen zu einem Lieferanten und einem Material,
das von diesem Lieferanten bezogen wird. Das heißt, der Infosatz stellt die
Verknüpfung zwischen einem Material- und einem Lieferantenstammsatz her.
Neben allgemeinen Daten einer Lieferbeziehung enthält der Infosatz Daten,
die für jede Einkaufsorganisation und jedes Werk gepflegt werden können.

179
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Beim Erfassen von Bestellungen kann automatisch die Bestellpreisentwicklung


fortgeschrieben werden.
Der Einkaufsinfosatz kann sowohl manuell als auch automatisch über das
Kennzeichen »InfoUpdate« beim Erfassen eines Angebots gepflegt werden.
Die Fortschreibung der Bestelldaten wird ebenfalls über dieses Kennzeichen
gesteuert. Die im Infosatz enthaltenen Angebots- und Bestelldaten (Kondi-
tionen, Zahlungsbedingungen) werden als Vorschlagswerte beim Anlegen
einer Bestellung verwendet.
Um auch für Lohnbearbeitungsbestellungen Preise und Konditionen zu hin-
terlegen, ist es erforderlich, einen speziellen Lohnbearbeitungsinfosatz anzu-
legen (Kennzeichen auf Einstiegsbild).
Für die Abwicklung der Lieferantenkonsignation im Einkauf steht ein Konsig-
nationsinfosatz zur Verfügung, in dem die benötigten Preise und Konditionen
gepflegt werden können.

Prozesskette
Die Möglichkeiten der Infosatzpflege sind in Abbildung 3.40 dargestellt.

Abbildung 3.40 Prozesskette »Infosatz pflegen« (Copyright SAP AG)

180
3.5 Einkaufsinformationssatz 3
Infosatz pflegen
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | STAMMDATEN | INFOSATZ | AN-
LEGEN auf.
« Das Fenster »Infosatz anlegen: Einstieg« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.41).
Geben Sie eine Lieferantennummer, eine Materialnummer und eine Ein-
kaufsorganisation ein. Legen Sie fest, ob Sie einen »normalen« Infosatz,
einen Lohnbearbeitungsinfosatz oder einen Konsignationsinfosatz anle-
gen wollen. In diesem Fall wurde der Infotyp »Normal« ausgewählt.

Abbildung 3.41 Infosatz anlegen: Einstieg (Copyright SAP AG)

2. Klicken Sie auf das Symbol .


« Das Fenster »Infosatz anlegen: Allgemeine Daten« wird angezeigt (vgl.
Abb. 3.42).
Hier können Sie vom Lieferantenstammsatz abweichende Lieferantendaten
pflegen. Zusätzlich können die Lieferantenmaterialnummer, Liefermög-
lichkeiten, die Bestellmengeneinheit und für die Zollabwicklung wichtige
Ursprungsdaten zum Material erfasst werden.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Infosatz anlegen: Einkaufsorganisationsdaten 1« wird an-
gezeigt (vgl. Abb. 3.43).

181
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Abbildung 3.42 Infosatz anlegen: Allgemeine Daten (Copyright SAP AG)

In diesem Fenster können Sie Steuerungsinformationen für den Einkauf


(z.B. geplante Lieferzeit, Normalbestellmenge, Versandvorschriften) und
den Nettopreis eingeben.

Abbildung 3.43 Infosatz anlegen: Einkaufsorganisationsdaten 1 (Copyright SAP AG)

182
3.5 Einkaufsinformationssatz 3
4. Klicken Sie auf die Drucktaste KONDITIONEN.
« Das Fenster »Bruttopreis (PB00) anlegen: Zusatzkonditionen« wird an-
gezeigt (vgl. Abb. 3.44).

Abbildung 3.44 Bruttopreis (PB00) anlegen: Zusatzkonditionen (Copyright SAP AG)

Hier können Sie Zusatzkonditionen wie Frachtkosten, Rabatte und Staffel-


preise hinterlegen. Diese Konditionen werden dann im Falle von Material-
bestellungen bei diesem Lieferanten verwendet.
5. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Infosatz anlegen: Einstieg« wird angezeigt.

Naturalrabatt
Falls der Lieferant einen Naturalrabatt für bestimmte Materialien bietet, kann
dieser in den Konditionen des Einkaufsinfosatzes hinterlegt werden. Es wird
unterschieden zwischen:
• Dreingabe
Sie definieren im Konditionssatz, ab welcher Menge wie viel als Natural-
rabatt geliefert wird (z.B. ab 1.000 kg erhalten Sie pro 100 kg 1 kg als Natu-
ralrabatt). Der Lieferant liefert exakt die bestellte Menge. Der als Dreingabe
definierte Teil wird nicht berechnet.

183
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

• Draufgabe
In diesem Fall erhalten Sie ab einer bestimmten Menge eine zusätzliche
kostenlose Menge in Form eines Naturalrabatts (z.B. ab 1.000 kg erhalten
Sie 5 kg zusätzlich als Naturalrabatt).
Um mit einem Lieferanten Naturalrabatte vereinbaren zu können, muss im
Lieferantenstammsatz in den Steuerungsdaten zur Einkaufsorganisation das
Kennzeichen NATURALRABATT GEWÄHREN markiert werden. Zusätzlich ist das
Kennzeichen NATURALRABATTFÄHIG in der Einkaufssicht des Materialstamm-
satzes zu setzen.

Ausgangspunkt Fenster »Infosatz ändern: Einkaufsorganisationsdaten 1«


1. Rufen Sie ZUSÄTZE | KONDITIONEN auf.
« Das Fenster »Gültigkeitszeiträume Konditionen« wird angezeigt.
2. Wählen Sie einen Gültigkeitszeitraum, und klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Bruttopreis (PB00) ändern: Zusatzkonditionen« wird an-
gezeigt.
3. Rufen Sie ZUSÄTZE | NATURALRABATT auf.
« Das Fenster »Naturalrabatt (M (NR00)) ändern: Selektion« wird ange-
zeigt.
4. Geben Sie die gewünschten Selektionsbedingungen ein, und klicken Sie
auf das Symbol .
« Das Fenster »Naturalrabatt (M) (NR00) ändern« wird angezeigt.
In diesem Fenster können Sie die Konditionen für den Naturalrabatt
Dreingabe pflegen. Im Feld MIND.MGE geben Sie die Menge an, ab der ein
Naturalrabatt gewährt wird. Im Feld VON geben Sie die Menge an, für die
ein Naturalrabatt entsteht. Die Höhe des Rabatts wird im Feld SIND
NAT.RAB hinterlegt. Beispielsweise können Sie angeben, dass ab 1.000 kg
je 100 kg 2 kg als Naturalrabatt gewährt werden (MINDESTMENGE = 1.000,
VON = 100 und SIND NAT.RAB = 2).
5. Um von der Naturalrabattfindung »Dreingabe« zur Draufgabe zu wech-
seln, rufen Sie SPRINGEN | DRAUFGABE auf.
Hier können Sie die Konditionen für die Naturalrabattfindung bei einer
Draufgabe erfassen. Die angegebenen Mengen im Feld ZUSÄTZLICH NR
werden der bestellten Menge zugeschlagen. Über das Feld ZUGABEMATE-
RIAL kann ein anderes Material als Zugabe definiert werden.
6. Klicken Sie auf das Symbol , um Ihre Eingaben zu sichern.
« Das Fenster »Bruttopreis (PB00) ändern: Zusatzkonditionen« wird an-
gezeigt.

184
3.6 Konditionen 3

3.6 Konditionen
Stammkonditionen dienen zur zentralen Preisfindung für Bestellungen. Sie
werden automatisch beim Anlegen in die Bestellung einbezogen. Es gibt fol-
gende Arten von Stammkonditionen:
• Konditionen im Kontrakt
Sie gelten für alle Abrufbestellungen und Lieferpläne, die mit Bezug zu
diesem Kontrakt angelegt werden.
• Konditionen im Infosatz
Sei gelten für alle Bestellungen, die das Material und den Lieferanten des
Infosatzes enthalten.
• Erweiterte Konditionen
Sie werden bei Bestellungen nur dann eingerechnet, wenn die Bestellung
bestimmte Kriterien erfüllt, wie beispielsweise den Rabatt einer Einkaufs-
organisation bei bestimmten Lieferanten.

Preisfindung
Die Preisfindung innerhalb des R/3-Systems erfolgt auf der Basis von:
• Kalkulationsschema
Es wird festgelegt, welche Konditionsarten zulässig sind, in welcher Rei-
henfolge die Konditionsarten in die Nettopreisberechnung eingehen und
für welche Konditionsarten Zwischensummen berechnet werden.
• Konditionsart
Die Konditionsarten bilden Preisfaktoren im System ab. Es gibt z.B. Kondi-
tionsarten für Zu- und Abschläge oder Frachtkosten. Die Konditionsart
bestimmt die Rechenregel und die Bezugsgröße. In der Rechenregel ist
festgelegt, wie der Zu- bzw. Abschlag berechnet wird (z.B. prozentual
oder betragsmäßig). Die Bezugsgröße gibt an, ob sich der Zuschlag oder
Abschlag auf den Bruttopreis oder auf den Nettowert bezieht. Bei einigen
Konditionsarten sind Betrag oder Prozentsatz änderbar, bei anderen wird
dieser Wert vom System festgelegt.
• Zugriffsfolge
Die Zugriffsfolge bestimmt die Reihenfolge, in der die Konditionssätze für
die entsprechende Konditionsart vom System nach einem gültigen Preis
durchsucht werden.
Ein Beispiel zur Preisermittlung unter Verwendung von Kalkulationsschema,
Konditionsarten und Zugriffsfolgen ist in Abbildung 3.45 dargestellt.

185
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Abbildung 3.45 Preisfindung (Copyright SAP AG)

3.7 Absprachen
Eine Absprache ist die Vereinbarung mit einem Lieferanten über einen nach-
träglich zu gewährenden umsatz- oder mengenabhängigen Bonus.
Der vom Lieferanten gewährte Bonus kann für ein bestimmtes Material
mengenbezogen oder für alle Materialien umsatzbezogen monatlich, quar-
talsweise oder jährlich abgerechnet werden. Wie die Abrechnung erfolgen
soll, wird über die so genannte Abspracheart gesteuert. Im Standard unter-
scheidet man zwischen:
• Lieferantenbonus (Abspracheart 1000)
Der Bonusbetrag wird als Prozentsatz des mit dem Lieferanten getätigten
Umsatzes definiert. Für die Abrechnung wird ein so genanntes Abrech-
nungsmaterial verwendet.
• Materialbonus (Abspracheart 2000)
Der Bonusbetrag wird als Absolutbetrag je nach eingekaufter Menge
eines bestimmten Materials definiert.

186
3.7 Absprachen 3
Wenn Sie für einen Lieferant Absprachen pflegen wollen, müssen Sie vorab
im Lieferantenstammsatz in den Steuerungsdaten der Einkaufsorganisation
das Kennzeichen »Nachträgliche Abrechnung« markieren.
Um eine Absprache zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor (die Fensternamen
können je nach gewählter Abspracheart und Konditionsart variieren):

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | STAMMDATEN | NACHTR. ABRECH-
NUNG | LIEF.ABSPRACHEN | ABSPRACHE | ANLEGEN auf.
« Das Fenster »Lieferantenabsprache anlegen« wird angezeigt.
2. Geben Sie die gewünschte Abspracheart ein.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Organisationsdaten« wird angezeigt.
4. Geben Sie die gewünschte Einkaufsorganisation und die Einkäufergruppe
ein.
5. Klicken Sie auf die Drucktaste ÜBERNEHMEN.
« Das Fenster »Bonus anlegen: Übersicht Absprache« wird angezeigt
(vgl. Abb. 3.46).

Abbildung 3.46 Bonus anlegen: Übersicht Absprache (Copyright SAP AG)

6. Geben Sie die gewünschten Daten ein.

187
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Der hier erfasste Konditionsgewährer muss nicht mit dem Lieferanten, bei
dem Sie bestellen, identisch sein. Wenn dies über den Lieferantenstamm-
satz vorgesehen ist, können Sie über das Kennzeichen »Umsatzabgleich«
festlegen, ob vor der Abrechnung ein Umsatzabgleich mit dem Lieferan-
ten erforderlich ist. Der Abrechnungs- und der Absprachekalender werden
über die Abspracheart vorbelegt und können nicht geändert werden.
7. Rufen Sie SPRINGEN | KONDITIONEN auf.
« Das Fenster »Gültige Konditionsarten und Schlüsselkombinationen«
wird angezeigt.
8. Wählen Sie eine Konditionsart mit der zugehörigen Schlüsselkombination.
Über die Auswahl der Schlüsselkombination legen Sie fest auf welcher
Ebene sie Preiskonditionen pflegen wollen. Wenn Sie beispielsweise A001
und Lieferant auswählen, können Sie für einzelne Lieferanten Konditions-
werte erfassen.
9. Drücken Sie das Symbol .
« Das Fenster »Bonus anlegen: Übersicht Bonus (A001)« wird angezeigt
(vgl. Abb. 3.47).
Hier können Sie für einzelne Lieferanten bzw. Materialien die Konditions-
werte erfassen. Es sind auch gestaffelte Konditionen möglich (Rabatt ge-
staffelt nach dem getätigten Umsatz).

Abbildung 3.47 Bonus anlegen: Übersicht Bonus (A001) (Copyright SAP AG)

10. Markieren Sie einen gepflegten Konditionswert und rufen SPRINGEN |


DETAIL auf.
« Das Fenster »Bonus anlegen: Detail Bonus (A001)« wird angezeigt
(vgl. Abb. 3.48).
Bei einem Lieferantenbonus ist hier das Abrechnungsmaterial einzugeben.
Über dieses Material (beispielsweise eigener Materialstammsatz) erfolgt
später z.B. die Kontenfindung bei der Verbuchung der Abrechnung.

188
3.8 Anlieferungsadressen 3
11. Klicken Sie auf das Symbol .
« Die Absprache wird gesichert. Das Fenster »Absprache anlegen« wird
angezeigt.

Abbildung 3.48 Bonus anlegen: Detail Bonus (A001) (Copyright SAP AG)

3.8 Anlieferungsadressen
Falls mehrere Anlieferungsadressen innerhalb eines Werks oder eines Lager-
orts benötigt werden, so können diese im Rahmen der Einkaufsstammdaten
erfasst werden. Bei der Bestellbearbeitung kann dann für jede Bestellposition
eine von der Werksanschrift oder Lagerortanschrift abweichende Anliefe-
rungsanschrift hinterlegt werden. Außerdem kann im Falle der Lohnbearbei-
tung (verlängerte Werkbank) die Anschrift des Lohnveredlers als Anliefe-
rungsadresse angegeben werden, falls einzelne Komponenten direkt dorthin
geliefert werden sollen. Die erfassten Anschriften werden beim Bestelldruck
mit der jeweiligen Bestellposition bzw. im Bestellkopf ausgedruckt.

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | STAMMDATEN | ANLIEFERADRESSEN
auf.
« Das Fenster »Adresspflege: Einstieg Anlieferadressen (Stammdaten)«
wird angezeigt (vgl. Abb. 3.49).

189
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Abbildung 3.49 Adresspflege: Einstieg (Copyright SAP AG)

Über die Eingabe von Selektionskriterien können Sie nach bereits angeleg-
ten Anlieferadressen suchen oder diese ändern.
2. Um eine neue Anschrift anzulegen, rufen Sie ADRESSE | ANLEGEN auf.
« Das Fenster »Adresspflege: Anlegen Anlieferadressen (Stammdaten)«
wird angezeigt (vgl. Abb. 3.50).

Abbildung 3.50 Adresspflege: Anlegen »Anlieferadressen (Stammdaten)« (Copyright SAP AG)

190
3.9 Praxisfall: Altdatenübernahme 3
3. Geben Sie die gewünschten Daten ein.
Sie sollten mindestens einen der Suchbegriffe pflegen, um später einfach
auf die Anschriftsdaten zugreifen zu können.
4. Um zusätzliche Daten zu erfassen, klicken Sie auf das Symbol .
« Im Fenster werden weitere Felder eingeblendet. Sie können dort bei-
spielsweise Daten wie Gebäude, Etage, Abteilung usw. pflegen.
5. Klicken Sie auf das Symbol .
« Die Anlieferungsanschrift wird gespeichert. Das Fenster »Adresspflege:
Anlegen Anlieferadressen (Stammdaten)« wird angezeigt.

3.9 Praxisfall: Altdatenübernahme


Ein wichtiges Thema bei der Einführung eines R/3-Systems stellt die Über-
nahme der Datenbestände aus dem bisherigen DV-System dar. In diesem
Kapitel wird die Vorgehensweise am Beispiel des Materialstamms erläutert,
und es wird beschrieben, welche Punkte zu beachten sind.

Batch-Input-Technik
Die Übernahme von Daten in das R/3-System erfolgt mithilfe der Batch-
Input-Technik. Im Falle des Materialstamms werden dabei alle zum Anlegen
eines Stammsatzes erforderlichen Informationen zunächst in einer sequen-
ziellen Datei und danach in einer so genannten Batch-Input-Mappe gespei-
chert. Diese Mappe wird anschließend abgespielt, das heißt, die in der Mappe
enthaltenen Daten werden als Tastatureingaben des Benutzers beim Anlegen
eines Materialstammsatzes simuliert, und der entsprechende Datensatz wird
angelegt. Die einzelnen betroffenen Tabellen müssen in diesem Fall nicht
bekannt sein. Der Vorteil dieser Vorgehensweise besteht darin, dass alle logi-
schen Prüfungen, die beim manuellen Anlegen eines Materialstammsatzes
durchlaufen werden, ebenfalls erfolgen. Es ist auf diesem Weg also ausge-
schlossen, einen inkonsistenten Datenbestand zu erhalten; dies ist hingegen
möglich, wenn die Daten direkt in die entsprechenden Tabellen geschrieben
werden.

Direct-Input-Verfahren
Beim DI-Verfahren werden die Daten aus der sequenziellen Datei zunächst
einer Datenprüfung unterzogen und anschließend mithilfe von Funktions-
bausteinen direkt in die entsprechenden Tabellen geschrieben, ohne Anwen-
dungsprogramme (Transaktionen) abzuspielen. Auf diese Weise erreicht man
eine bessere Performance als bei der Batch-Input-Technik. Problematisch
kann bei diesem Verfahren jedoch die Datenintegrität sein (Konsistenz der
logischen Prüfungen beider Verfahren; mögliche Programmabbrüche). Des-
halb hat jedes DI-Programm einen Wiederaufsetzmechanismus, der dafür
sorgt, dass die Datenübernahme nach einem Programmabbruch an der rich-
tigen Stelle weitergeführt wird.

191
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Vorgehensweise bei der Batch-Input-Technik


Zu Beginn der Datenübernahme müssen die Altdaten analysiert und im Hin-
blick auf ihre Übertragbarkeit in das R/3-System untersucht werden. Fol-
gende Fragen müssen geklärt werden:
• Welche Datenfelder sind zu übernehmen?
• Welche Datenfelder im R/3-System entsprechen den alten Datenfeldern?
• Welche Datenfelder sind im R/3-System Pflichteingaben?
• Welche Umsetzungsregeln sind bei der Übernahme zu beachten?
Die Umsetzungslogik muss in einem Übernahmeprogramm (z.B. mit dem
Report RMMMBIME oder mit einem selbstgeschriebenen ABAP/4-Pro-
gramm) realisiert werden. Hier werden die Altdaten nach definierten Regeln
in das vorgegebene Satzbett der sequenziellen Datei übertragen.
Die folgenden Schritte müssen bei einer Datenübernahme durchgeführt
werden:
• Erstellen einer Übernahmedatei im Altsystem
• Erstellen des Übernahmeprogramms zum Füllen des Satzbetts der sequen-
ziellen Datei
• Ausführen des SAP-Programms zum Erstellen der Batch-Input-Mappen
(z.B. des Reports RMMMBIM0 oder eines selbstgeschriebenen ABAP/4-
Programms); dabei werden die Daten im SAP-Satzbett verwendet
• Abspielen der Batch-Input-Mappen
Der Ablauf der Datenübernahme ist in Abbildung 3.51 dargestellt.

Abbildung 3.51 Ablauf einer Datenübernahme im Materialstamm mithilfe der


Batch-Input-Technik

192
3.9 Praxisfall: Altdatenübernahme 3
Die Vorgaben für die Erstellung des Übernahmeprogramms können in Form
einer Tabelle dargestellt werden. Dabei werden die Felder des Altsystems den
Feldern des SAP-Satzbetts gegenübergestellt. Die Tabelle 3.1 enthält einen
Auszug aus einer solchen Tabelle für den Materialstamm.

Feldname Typ/ Feldname Typ/


(SAP- Länge (alt) Länge Umsetzungsregel
Satzbett) (SAP) (alt)
Organisatorische Daten analog BMM00
Matnr C18 tei.numm r C8 rechtsbündig mit führenden Nullen
Mbrsh C1 --- »M«
Mtart C4 --- Ableiten aus der Bewertungsklasse:
4000 bis 4019 -> »ROH«
4020 bis 4035, 4456, 4630,
4660 -> »HIBE«
4038 bis 4044 -> »BREN«
4050 -> »VERP«
4095 -> »HAWA«
7900 -> »HALB«
7920 -> »FERT«
Werks C4 tei.werkk C2 tei.werkk = »01« ->
Werks = »0001« setzen
tei.werkk = »02« ->
Werks = »0002« setzen
tei.werkk = »04« ->
Werks = »0004« setzen
tei.werkk = »05« ->
Werks = »0005« setzen
Lgort C4 lag.lgnum C2 »0001«
Bukrs C4 --- »0001«
Bwtar C10 --- bei Materialart »HIBE« muss ein Satz
mit Bewertungsart »Neu« angelegt
werden (vgl. unten bei Bwtty)
Xeib1 --- Buchhaltungssicht
Xeid1 --- Disposition 1
Xeie1 --- Einkauf
Xeie2 --- Einkaufsbestelltext
Xeik1 --- Grunddaten (nur beim Anlegen des
ersten Werks markieren)
Xeil1 --- Lagerung

Tabelle 3.1 Beispiel für eine Umsetzungstabelle

193
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Sichten analog BMMH1


Grunddaten:
Maktx C40 tei.bezei C40
Matkl C9 tei.teigr C4
Zeinr C22 tei.zeich C20
Meins U3 tei.einht C4 Basismengeneinheit
Umsetzung anhand Tabelle
Einkauf:
Ekgrp C3 abhängig vom Werk:
Wrk 01 -> Ekgrp 003
Wrk 02 -> Ekgrp 002
Wrk 04 -> Ekgrp 004
Wrk 05 -> Ekgrp 005
Ekwsl C4 »0001«

Tabelle 3.1 Beispiel für eine Umsetzungstabelle (Forts.)

Nach Fertigstellung des Übernahmeprogramms wird die Übernahme in einem


separaten Mandanten getestet. Dieser Mandant wird aus dem Customizing-
Mandanten kopiert, damit alle durchgeführten Einstellungen beim Testen zur
Verfügung stehen. Nach dem erfolgreichen Abschluss der Tests können die
Daten in den Customizing-/Produktivmandanten übernommen werden.

3.10 Praxisfall: Definition relevanter


Stammdatenfelder
Problemstellung
Im Rahmen einer R/3-Einführung in einem mittelständischen Unternehmen
wurde entschieden, die Stammdaten manuell vom Fachbereich erfassen zu
lassen, da die Qualität der Daten im Altsystem nicht ausreichend war. Es
wurde beschlossen, dass jeder Fachbereich seine Daten im Materialstamm
selbst eingibt. Ein detailliertes Konzept, wie welche Stammdatenfelder in R/3
zu pflegen sind, wurde nicht erstellt. Eine Koordination der beteiligten Fach-
bereiche fand nur unzureichend statt. Die betroffenen Mitarbeiter wurden
nur in begrenztem Umfang geschult.
Nach erfolgtem Produktivstart traten Probleme beim Zusammenspiel der Berei-
che Einkauf, Disposition und Fertigung auf. Man stellte fest, dass beispielsweise
falsche Dispositionsmerkmale, Meldebestände usw. erfasst wurden bzw.
andere für die plangesteuerte Disposition relevante Felder nicht gepflegt waren.
Aufgrund des fehlenden Detailkonzepts und der unzureichenden Schulung war
den Beteiligten die Bedeutung der einzelnen Stammdatenfelder speziell im Rah-
men der Integration der unterschiedlichen Bereiche nicht bewusst.

194
3.11 Beispiel Customizing 3
Lösung
Auch bei einer manuellen Datenübernahme aus einem Altsystem muss eine
tabellarische Aufstellung (vgl. Abschnitt 3.9) ausgearbeitet werden, die fol-
gende Fragen beantwortet:
• Welche Stammdatenfelder sind in SAP für die Abbildung der Geschäfts-
prozesse erforderlich?
• Welche Datenfelder entsprechen im Altsystem welchen Datenfeldern in
R/3?
• Für welche Datenfelder sind Umsetzungsregeln zu definieren?
• Wie sind Felder in R/3 zu füllen, die im Altsystem nicht vorhanden, in R/3
aber erforderlich sind?
Diese tabellarische Aufstellung ist eng mit den Mitarbeitern der einzelnen
Fachbereiche abzustimmen. Dazu ist es erforderlich, im Rahmen von Schu-
lungsmaßnahmen allen Betroffenen ein Grundverständnis für die Abläufe in
R/3 und die Auswirkungen steuernder Datenfelder auf diese Abläufe zu ver-
mitteln. Darüber hinaus sind klare Zuständigkeiten für die Pflege der Stamm-
daten zu definieren.
Durch diese Vorgehensweise wird der Aufwand für die Stammdatendefini-
tion aus der Produktivsetzung in die Projektphase verschoben. Dort lassen
sich Probleme einfacher lösen als im laufenden Produktivbetrieb.

3.11 Beispiel Customizing


Anhand der Materialart und der Warengruppe soll gezeigt werden, welche
Einstellungen im Rahmen des Customizings der allgemeinen Logistikdaten
bzw. im Bereich der Materialstammdaten durchgeführt werden können.

Materialart
Mit der Materialart werden, wie oben beschrieben, die Eigenschaften eines
Materialstammsatzes festgelegt. Entsprechend vielfältig sind die Einstellungs-
möglichkeiten.
Um eigene Materialarten zu definieren oder bestehende zu ändern, gehen
Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt SAP Easy Access


1. Rufen Sie WERKZEUGE | CUSTOMIZING | IMG | PROJEKTBEARBEITUNG auf.
« Das Fenster »Customizing: Projektbearbeitung« wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf die Drucktaste SAP REFERENZ-IMG.
« Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.

195
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

3. Rufen Sie innerhalb der IMG-Struktur R/3 CUSTOMIZING EINFÜHRUNGSLEIT-


FADEN | LOGISTIK ALLGEMEIN | MATERIALSTAMM | GRUNDEINSTELLUNGEN | MATE-
RIALARTEN | EIGENSCHAFTEN DER MATERIALARTEN FESTLEGEN auf.
« Das Fenster »Sicht ›Materialarten‹ ändern: Übersicht« wird angezeigt.
Im rechten Fensterbereich sehen sie die vorhandenen Materialarten.
4. Markieren Sie die gewünschte Materialart, und rufen Sie SPRINGEN | DETAIL
auf.
« Das Fenster »Sicht ›Materialarten‹ anzeigen: Detail« für die ausge-
wählte Materialart wird angezeigt (vgl. Abb. 3.52).

Abbildung 3.52 Sicht »Materialarten« ändern: Detail (Copyright SAP AG)

Der Bildaufbau wird über den Feldbereich FACHABTEILUNGEN gesteuert. Die


dazu notwendigen Informationen sind in einer eigenen Tabelle zu den je-
weiligen Feldreferenzen gespeichert. Die einzelnen Fachabteilungen, für die
ein Material der betreffenden Materialart pflegbar sein soll, sind markiert.
Im Feldbereich INTERNE-/EXTERNE BESTELLUNGEN wird festgelegt, ob interne
Bestellungen (Fertigungsauftrag) oder externe Bestellungen (an Lieferan-
ten) zulässig sind.
Im Feldbereich BEWERTUNGEN wird die Preissteuerung festgelegt. Falls die
Preissteuerung als verbindlich definiert wird, kann sie beim Anlegen eines
Materialstammsatzes nicht mehr geändert werden. Darüber hinaus legen
sie hier fest, welche Sachkonten in der Finanzbuchhaltung fortgeschrie-
ben werden sollen. Dazu wird der Materialart eine »Kontenklassenref«.
zugeordnet. Die Kontenklassenref. legt fest, welche Bewertungsklassen

196
3.11 Beispiel Customizing 3
für die Materialart zulässig sind. Für eine Materialart können damit meh-
rere Bewertungsklassen als zulässig definiert werden. In der Buchhal-
tungssicht im Materialstamm wird die gewünschte Bewertungsklasse
dann ausgewählt. Über diese Bewertungsklasse erfolgt dann die automa-
tische Kontenfindung.
5. Führen Sie im linken Fensterbereich einen Doppelklick auf den Eintrag
Mengen-/Wertfortschreibung aus.
« Das Fenster »Sicht ›Mengen-/Wertfortschreibung‹ anzeigen: Über-
sicht« wird angezeigt (vgl. Abb. 3.53).
Hier wird die Mengen- und Wertfortschreibung pro Bewertungskreis defi-
niert. Eine Wertfortschreibung ohne Mengenfortschreibung ist nicht mög-
lich. Falls keine Mengenfortschreibung eingestellt wird, kann das Material
nicht bestandsmäßig verwaltet werden.
6. Klicken Sie auf das Symbol .
Das Fenster »Struktur anzeigen: Referenz-IMG« wird angezeigt.

Abbildung 3.53 Anzeigen Mengen-/Wertfortschreibung Materialart (Copyright SAP AG)

Warengruppe
Die Warengruppe dient zur Klassifizierung eines Materialstammsatzes bzw.
als Kriterium für Auswertungen im Einkauf (und anderen Bereichen), auch
falls ohne Materialstamm gearbeitet wird. Die einzelnen Warengruppen
werden im Rahmen des Customizing hinterlegt.

197
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

Ausgangspunkt SAP Easy Access


1. Rufen Sie WERKZEUGE | CUSTOMIZING | IMG | PROJEKTBEARBEITUNG auf.
« Das Fenster »Customizing: Projektbearbeitung« wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf die Drucktaste SAP REFERENZ-IMG.
« Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.
3. Rufen Sie innerhalb der IMG-Struktur R/3 CUSTOMIZING EINFÜHRUNGSLEIT-
FADEN | LOGISTIK ALLGEMEIN | MATERIALSTAMM | EINSTELLUNGEN ZU ZENTRALEN
FELDERN | WARENGRUPPEN DEFINIEREN auf.
« Das Fenster »Sicht ›Warengruppen‹ ändern: Übersicht« wird angezeigt
(vgl. Abb. 3.54).
Hier können Sie ein Warengruppenkürzel und eine Bezeichnung erfassen.
Über die Berechtigungsgruppe (Spalte BGrp) wird beispielsweise der Pro-
duktkatalog im Rahmen der Internet-Szenarien aufgebaut bzw. kann für
spezielle Benutzerberechtigungen im Berechtigungskonzept genutzt wer-
den.

Abbildung 3.54 Sicht »Warengruppen« ändern: Übersicht (Copyright SAP AG)

4. Klicken Sie auf das Symbol .


« Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.

198
3.12 Fragen 3

3.12 Fragen
1. Welche Arten von Stammdaten gibt es? Welche der folgenden Antworten
ist/sind richtig?
a) Materialstammdaten
b) Lieferantenstammdaten
c) Einkaufsinformationen
d) Konditionen
e) Bestellungen
f) Absprachen
g) Leistungsstamm
h) Orderbuch
i) Quotierung
j) Rechnungen
2. Welche Organisationseinheiten sind innerhalb der Materialwirtschaft rele-
vant? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Mandant
b) Buchungskreis
c) Kostenrechnungskreis
d) Einkaufsorganisation
e) Verkaufsorganisation
f) Werk
g) Lagerort
h) Versandstelle
3. Welche Eigenschaften eines Materials werden über die Materialart fest-
gelegt? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Wie die Nummernvergabe zu erfolgen hat (intern, extern, Nummern-
kreis).
b) Welche Bildschirmbilder in welcher Reihenfolge angezeigt werden.
c) Welche Lieferanten für die Beschaffung zulässig sind.
d) Welche fachbereichsspezifischen Daten zum Erfassen angeboten werden.
4. Welche Materialarten werden standardmäßig unterschieden? Welche der
folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Rohstoffe
b) Hilfs- und Betriebsstoffe
c) Halbfabrikate
d) Fertigerzeugnisse
e) Handelswaren
f) Software
g) Verpackungsmaterial

199
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

5. Nennen Sie die wichtigsten Sichten des Materialstamms. Welche der


folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Grunddaten
b) Einkauf
c) Vertrieb
d) Mengeneinheiten
e) Disposition
f) Lagerung
g) Buchhaltung
h) Absprachen
6. Welche Arten der Neuanlage eines Materialstammsatzes gibt es? Wel-
che der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Neuanlegen ohne Bezug zu einem bestehenden Material
b) Anlegen mit Bezug zu einer Vorlage
c) Erweitern eines bestehenden Materialstammsatzes
7. Welche Partnerrollen kann der Lieferant einnehmen? Welche der fol-
genden Antworten ist/sind richtig?
a) Auftraggeber
b) Warenlieferant
c) Rechnungssteller
d) Rechnungsempfänger
e) Zahlungsempfänger
8. Welche Datenbereiche des Lieferantenstammsatzes gibt es? Welche der
folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Allgemeiner Bereich
b) Bereich für Buchungskreis
c) Bereich für Einkaufsorganisation
d) Bereich für Verkaufsorganisation
9. Was versteht man unter einem Einkaufsinfosatz? Welche der folgenden
Antworten ist/sind richtig?
a) Ein Einkaufsinfosatz enthält Informationen zu einem Lieferanten
und einem Material, das von diesem Lieferanten bezogen wird
(Preise, Versandbedingungen, etc.)
b) Er stellt die Verknüpfung zwischen einem Material- und einem Lie-
ferantenstammsatz her.
c) Er enthält Daten, die pro Einkaufsorganisation und Werk gepflegt
werden können.
d) Er enthält die Verkaufspreise eines Materials.
10. Auf Basis welcher Komponenten erfolgt die Preisfindung im R/3-System?
Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Kalkulationsschema
b) Konditionsart
c) Nachrichtenart
d) Zugriffsfolge

200
3.13 Lösungen 3

3.13 Lösungen
1. Welche Arten von Stammdaten gibt es?
a) Richtig Materialstammdaten
b) Richtig Lieferantenstammdaten
c) Richtig Einkaufsinformationen
d) Richtig Konditionen
e) Falsch Bestellungen
f) Richtig Absprachen
g) Richtig Leistungsstamm
h) Richtig Orderbuch
i) Richtig Quotierung
j) Falsch Rechnungen
2. Welche Organisationseinheiten sind innerhalb der Materialwirtschaft rele-
vant?
a) Richtig Mandant
b) Richtig Buchungskreis
c) Falsch Kostenrechnungskreis
d) Richtig Einkaufsorganisation
e) Falsch Verkaufsorganisation
f) Richtig Werk
g) Richtig Lagerort
h) Falsch Versandstelle
3. Welche Eigenschaften eines Materials werden über die Materialart fest-
gelegt?
a) Richtig Wie die Nummernvergabe zu erfolgen hat (intern, extern, Num-
mernkreis).
b) Richtig Welche Bildschirmbilder in welcher Reihenfolge angezeigt wer-
den.
c) Falsch Welche Lieferanten für die Beschaffung zulässig sind.
d) Richtig Welche fachbereichsspezifischen Daten zum Erfassen angebo-
ten werden.
4. Welche Materialarten werden standardmäßig unterschieden?
a) Richtig Rohstoffe
b) Richtig Hilfs- und Betriebsstoffe
c) Richtig Halbfabrikate
d) Richtig Fertigerzeugnisse
e) Richtig Handelswaren
f) Falsch Software
g) Richtig Verpackungsmaterial

201
3 Stammdaten der Materialwirtschaft

5. Nennen Sie die wichtigsten Sichten des Materialstamms.


a) Richtig Grunddaten
b) Richtig Einkauf
c) Richtig Vertrieb
d) Falsch Mengeneinheiten
e) Richtig Disposition
f) Richtig Lagerung
g) Richtig Buchhaltung
h) Falsch Absprachen
6. Welche Arten der Neuanlage eines Materialstammsatzes gibt es?
a) Richtig Neuanlegen ohne Bezug zu einem bestehenden Material
b) Richtig Anlegen mit Bezug zu einer Vorlage
c) Richtig Erweitern eines bestehenden Materialstammsatzes
7. Welche Partnerrollen kann der Lieferant einnehmen?
a) Falsch Auftraggeber
b) Richtig Warenlieferant
c) Richtig Rechnungssteller
d) Falsch Rechnungsempfänger
e) Richtig Zahlungsempfänger
8. Welche Datenbereiche des Lieferantenstammsatzes gibt es?
a) Richtig Allgemeiner Bereich
b) Richtig Bereich für Buchungskreis
c) Richtig Bereich für Einkaufsorganisation
d) Falsch Bereich für Verkaufsorganisation
9. Was versteht man unter einem Einkaufsinfosatz?
a) Richtig Ein Einkaufsinfosatz enthält Informationen zu einem Liefe-
ranten und einem Material, das von diesem Lieferanten bezogen
wird (Preise, Versandbedingungen, etc.)
b) Richtig Er stellt die Verknüpfung zwischen einem Material- und ei-
nem Lieferantenstammsatz her.
c) Richtig Er enthält Daten, die pro Einkaufsorganisation und Werk
gepflegt werden können .
d) Falsch Er enthält die Verkaufspreise eines Materials.
10. Auf Basis welcher Komponenten erfolgt die Preisfindung im R/3-System?
a) Richtig Kalkulationsschema
b) Richtig Konditionsart
c) Falsch Nachrichtenart
d) Richtig Zugriffsfolge

202
Kapitel 4
Materialdisposition
4.1 Methoden zur Bedarfsermittlung 205
4.1.1 Bedarfsarten 206
4.1.2 Plangesteuerte Disposition 206
4.1.3 Verbrauchsgesteuerte Disposition 207
4.1.4 Losgrößenermittlung 211
4.2 Geschäftsprozess Materialdisposition 212
4.3 Bedarfsplanung durchführen 212
4.3.1 Anforderungen an die Bedarfsplanung 212
4.3.2 Planungslaufarten 214
4.3.3 Bedarfsplanung im Hintergrund ausführen 214
4.3.4 Bedarfsplanung manuell durchführen 218
4.3.5 Lagerortdisposition 219
4.4 Auswertungen der Bedarfsplanung 220
4.5 Praxisfall: Bestellmengeneinheiten in der Bedarfsplanung 225
4.6 Praxisfall: Verwendung von Dispositionsgruppen 227
4.7 Beispiel Customizing 227
4.8 Fragen 230
4.9 Lösungen 232
4.1 Methoden zur Bedarfsermittlung 4

Materialdisposition
Im Rahmen der Materialdisposition wird ein Bestellvorschlag aufgrund eines
Bedarfs (Bedarfssteuerung, Verbrauchssteuerung) oder aufgrund der Unter-
schreitung eines Mindestbestands (Bestellpunktdisposition) ausgelöst.
Die Hauptaufgabengebiete der Materialdisposition sind die Bedarfsrechnung
und die Bestellrechnung. Eine Bestellrechnung kann sich in der einfachsten
Form unmittelbar an die Bestandsführung anschließen. Eine Bestellung wird
ausgelöst, sobald der verfügbare Bestand unter den Meldebestand sinkt.
Häufig geht jedoch die Bestellrechnung von einer Bedarfsrechnung aus.
Bei der Verbrauchssteuerung greift die Bestellrechnung auf die Ergebnisse
der Materialprognose zurück. Bei einer Bedarfssteuerung erfolgt eine Bestell-
rechnung auf der Basis der Nettobedarfsermittlung.

4.1 Methoden zur Bedarfsermittlung


Die folgenden Dispositionsmethoden für Materialien werden unterschieden:
• Auftragsgesteuerte Disposition
Sie vermeidet ein Dispositionsrisiko, da die Bestellmengen jeweils den Be-
darfsmengen entsprechen. Im Prinzip wird jede Bedarfsanforderung in eine
Bestellung umgesetzt.
• Plangesteuerte Disposition
Der Bedarf wird für eine Verbrauchsperiode der Zukunft fixiert. Dadurch
wird eine Absatz-, Produktions- und Beschaffungsplanung ermöglicht. Mit-
hilfe der Stücklistenauflösung wird der erforderliche Brutto-/Nettobedarf
ermittelt. Die plangesteuerte Disposition ermöglicht eine genaue Material-
bereitstellung, so dass mit niedrigen Sicherheitsbeständen und genauen Be-
stellmengen und -terminen gearbeitet werden kann.
• Verbrauchsgesteuerte Disposition
Sie ist ohne Bezug zu einem festen Produktionsplan. Ziel dieser Methode ist
es, zur Wiederauffüllung eines Lagers eine Bestellung so zu terminieren,
dass bis zur Verfügbarkeit des neuen Materials jede Bedarfsanforderung
abgedeckt ist. Man unterscheidet zum einen die Bestellpunktdisposition
(Mengensteuerung) und die rhythmische Disposition (Terminsteuerung).
Voraussetzung für das Funktionieren dieser Dispositionsart ist eine gut
funktionierende (aktuelle) Lagerbestandsführung.

205
4 Materialdisposition

4.1.1 Bedarfsarten
Im Rahmen der Materialwirtschaft werden drei Bedarfsarten unterschieden:
• Primärbedarf
Unter Primärbedarf ist der Bedarf an Enderzeugnissen und verkaufsfähigen
Baugruppen (Ersatzteilen) zu verstehen.
• Sekundärbedarf
Der Sekundärbedarf ist der Bedarf an Baugruppen, Einzelteilen und Roh-
stoffen. Er lässt sich durch eine Stücklistenauflösung unter Verwendung
von Verbrauchsstatistiken (Prognoseverfahren) aus dem Primärbedarf ab-
leiten oder unter Verwendung des Meldebestands und des verfügbaren
Bestands ermitteln.
• Tertiärbedarf
Unter Tertiärbedarf versteht man den Bedarf an Hilfs- und Betriebsstoffen
sowie an Verschleißwerkzeugen für die Produktion. Er kann aufgrund
technologischer Kennzahlen oder verbrauchsgesteuert ermittelt werden.

4.1.2 Plangesteuerte Disposition


Die Methode der plangesteuerten oder deterministischen Disposition wird
angewandt, wenn folgende Kriterien (Bedingungen) für ein Material gegeben
sind:
• Hoher Wert der Ausgangsmaterialien
• Starke Schwankungen des Bedarfs
• Wunsch nach möglichst niedrigen Lagerbeständen
Um eine plangesteuerte Disposition durchführen zu können, müssen folgende
Voraussetzungen erfüllt sein:
• Ein Primärbedarf mit Menge und Termin muss vorliegen.
• Eine Erzeugnisstruktur in Form einer Stückliste muss vorhanden sein.
• Es müssen Informationen über die verfügbaren Bestände zur Ermittlung
des Nettobedarfs existieren.
In der R/3-Standardauslieferung wird das Dispositionsmerkmal »PD« im
Materialstamm für die plangesteuerte Disposition verwendet.
Bedarfsrechnung
Die Hauptaufgabe der Bedarfsrechnung besteht darin festzustellen, welches
Material zu welchem Termin und in welcher Menge benötigt wird. Dabei ste-
hen die Überwachung der Bestände und die Bildung von Bestellvorschlägen
für den Einkauf im Vordergrund.
Während eine Materialprognose grundsätzlich mit Vergangenheitswerten
rechnet, arbeitet die Bedarfsrechnung grundsätzlich zukunftsorientiert. Kun-
denaufträge und Produktionsplan (als Primärbedarf der Zukunft) lassen eine

206
4.1 Methoden zur Bedarfsermittlung 4
mengen- und termingerechte Berechnung des Sekundärbedarfs an Baugrup-
pen, Teilen und Rohstoffen zu.
Eine vollständige Bedarfsrechnung besteht aus einer Brutto- und einer Netto-
bedarfsrechnung. Eine Bruttobedarfsrechnung ist die Auflösung des Primär-
bedarfs in einen Sekundärbedarf, ohne frei verfügbare Lagerbestände zu
berücksichtigen. Werden bei einer Bedarfsermittlung vorhandene Lager- und
Auftragsbestände vom ermittelten Bruttobedarf abgezogen, liegt eine Netto-
bedarfsrechnung vor.

Abbildung 4.1 Verfahren der Bedarfssteuerung

4.1.3 Verbrauchsgesteuerte Disposition


Die Methode der verbrauchsgesteuerten Disposition orientiert sich am ermit-
telten Verbrauch eines Materials. Sie erfolgt ohne Bezug zu Aufträgen bzw.
Absatz- und Produktionsprogrammen. Man unterscheidet die folgenden
Dispositionsverfahren:
• Bei der Bestellpunktdisposition wird überprüft, ob der verfügbare Be-
stand den für das Material festgelegten Meldebestand unterschreitet. Der
Meldebestand wird hierbei entweder vom System auf der Grundlage von
Prognosen ermittelt bzw. angepasst oder vom Disponenten im Material-
stamm fest vorgegeben.
• Bei der stochastischen Disposition wird der zukünftige Bedarf mithilfe einer
Prognose aufgrund der Verbrauchswerte der Vergangenheit geschätzt.
Die vom System prognostizierten Bedarfsmengen werden im Rahmen der Dis-
position übernommen. Bei der Nettobedarfsermittlung wird für jede Periode
überprüft, ob der Prognosebedarf vom verfügbaren Lagerbestand oder durch
fest eingeplante Zugänge des Einkaufs oder der Produktion abgedeckt ist. Bei
einer Unterdeckung generiert das System einen Bestellvorschlag oder einen
Planauftrag.

207
4 Materialdisposition

Mithilfe eines Losgrößenverfahrens wird die Bestellmenge auf der Basis der
Losgröße berechnet. Der Disponent legt das Losgrößenverfahren für ein
Material im Materialstammsatz fest.
Für den vom System ermittelten Bestellvorschlag werden aufgrund der fol-
genden Parameter Termine vorgeschlagen:
• Planlieferzeit
• Freigabetermin der Bestellanforderung (Tag, an dem der Disponent die
Bestellanforderung aktiviert)
• Bearbeitungszeit des Wareneingangs
Je nach Dispositionsverfahren wird der Liefertermin durch Vorwärts- oder
Rückwärtsterminierung bestimmt.
• Bei der Bestellpunktdisposition entspricht der Liefertermin des Lieferanten
der Planlieferzeit und der Bearbeitungszeit für den Einkauf, gerechnet ab
dem Freigabedatum (Vorwärtsterminierung).
• Bei Anwendung von Prognosemodellen entspricht der Liefertermin dem
Datum, an dem das Material benötigt wird minus der Bearbeitungszeit für
den Wareneingang und der Planlieferzeit (Rückwärtsterminierung).

Abbildung 4.2 Ermittlung des Liefertermins

Bestellrechnung
Im einfachsten Fall wird der Meldebestand vom Disponenten aufgrund des
Verbrauchs in der Vergangenheit festgelegt und als feste Mengenangabe im
Materialstammsatz geführt. Eine weitere Form der Bestellrechnung besteht
darin, dass Lager- und Bestellbestand eines Materials dem Bedarf der Wie-
derbeschaffungszeit gegenübergestellt werden:

208
4.1 Methoden zur Bedarfsermittlung 4

Meldebestand =
(Durchschnittsverbrauch * Beschaffungszeit) + Sicherheitsbestand

Der Sicherheitsbestand wird aus dem vorgegebenen Lieferbereitschaftsgrad


und dem Verbrauch ermittelt.
Aus der Berechnung des Meldebestands ergibt sich eventuell die Notwendig-
keit der Fremdbeschaffung. Die zu bestellende Menge resultiert aus der
Bestellmengenrechnung oder Losgrößenermittlung.

Zeitpunkt der Bestellrechnung


Die Bestellrechnung kann grundsätzlich in einem bestimmten periodischen
Rhythmus (rhythmische Disposition) oder unmittelbar nach Feststellung einer
Unterdeckung (Bestellpunktdisposition) erfolgen. Die Bestellpunktdisposition
ist mit der Lagerbestandsführung gekoppelt. Bei jeder Entnahme wird geprüft,
ob der Meldebestand unterschritten ist und damit eine Bestellung erforderlich
wird. Den Zeitpunkt, zu dem eine Nachbestellung erfolgen muss, nennt man
den Bestellpunkt. Der Bestellpunkt ist so zu wählen, dass der noch vorhandene
Lagerbestand zur Abdeckung des Bedarfs während der Wiederbeschaffungs-
zeit ausreicht. Der Meldebestand (Bestellpunkt) wird entweder manuell vom
Disponenten vorgegeben oder maschinell mithilfe von Prognosemodellen
ermittelt. Zusätzlich können externe Bedarfe (z.B. Kundenaufträge, Reservie-
rungen) bei der Berechnung des Bestellpunkts berücksichtigt werden. Mehr-
verbrauch während der Beschaffungszeit sowie ein eventueller Zusatzbedarf
bei Lieferverzögerungen werden durch den Sicherheitsbestand abgedeckt.
In der R/3-Standardauslieferung werden im Materialstamm für die verbrauchs-
gesteuerte Disposition die folgenden Dispositionsmerkmale verwendet:
• Manuelle Bestellpunktdisposition – VB
Der Bestellpunkt wird mittels eines festen Meldebestands im Material-
stamm definiert.
• Maschinelle Bestellpunktdisposition – VM
Der Bestellpunkt wird über den Meldebestand im Materialstamm defi-
niert. Das System ermittelt dabei den Meldebestand je nach Verbrauch.
• Manuelle Bestellpunktdisposition unter Berücksichtigung externer Bedarfe
– V1
Im Unterschied zu »VB« werden bei der Berechnung des Bestellpunkts
auch externe Bedarfe berücksichtigt. Um welche es sich dabei handelt,
kann im Rahmen des Customizing definiert werden.
• Maschinelle Bestellpunktdisposition unter Berücksichtigung externer Be-
darfe – V2
Im Unterschied zu »VM« werden bei der Berechnung des Bestellpunkts
auch externe Bedarfe berücksichtigt. Welche externen Bedarfe berücksich-
tigt werden sollen, kann im Rahmen des Customizing definiert werden.

209
4 Materialdisposition

Abbildung 4.3 Bestellpunktdisposition

Stochastische Disposition
Die stochastische Disposition (Materialprognose) dient zur Ermittlung des
Bedarfs an Materialien aufgrund der Verbrauchsdaten der Vergangenheit. In
regelmäßigen Abständen werden Prognoserechnungen zur Ermittlung des
zukünftigen Bedarfs durchgeführt. Dabei passt sich der maschinell ermittelte
Bedarf der aktuellen Verbrauchssituation an. In der R/3-Standardausliefe-
rung wird das Dispositionsmerkmal »VV« im Materialstamm für die stochas-
tische Disposition verwendet.
Um das richtige Prognoseverfahren wählen zu können, muss das den Ver-
gangenheitswerten zugrunde liegende Prognosemodell erkannt werden.

210
4.1 Methoden zur Bedarfsermittlung 4
Man unterscheidet die folgenden Prognosemodelle:
• Gleichbleibender Bedarfsverlauf
• Trendförmiger Bedarfsverlauf
• Bedarfsverlauf mit saisonalen Schwankungen
• Bedarfsverlauf mit Trends und saisonalen Schwankungen
In der betrieblichen Praxis werden die folgenden Prognoseverfahren ange-
wandt:
• Gleitender Mittelwert
• Gewichteter gleitender Mittelwert (stärkere Trendberücksichtigung)
• Exponenzielle Glättung ohne Trendberücksichtigung
• Exponenzielle Glättung mit Trendberücksichtigung
• Exponenzielle Glättung mit Saisonberücksichtigung
• Korrelationsverfahren

4.1.4 Losgrößenermittlung
Zur Ermittlung der Losgröße (Bestellmenge, Produktionsmenge) können
unterschiedliche Verfahren angewendet werden. Diese lassen sich in drei
Gruppen unterteilen:
• Statische Losgrößenverfahren
Bei den statischen Verfahren wird die Losgröße anhand der im Material-
stammsatz hinterlegten Mengenvorgaben gebildet (z.B. feste Losgröße,
exakte Losgröße, Auffüllen zum Höchstbestand).
• Periodische Losgrößenverfahren
Bei den periodischen Verfahren werden die Bedarfsmengen einer oder
mehrerer Perioden zu einer Losgröße zusammengefasst (z.B. Wochenlos-
größe, Monatslosgröße).
• Optimierende Losgrößenverfahren
Bei den optimierenden Verfahren werden die Bedarfsmengen zusammen
gefasst, indem zwischen losgrößenfixen Kosten und Lagerhaltungskosten
ein Kostenoptimum gebildet wird.
Die Wahl des Losgrößenverfahrens ist vom verwendeten Dispositionsverfah-
ren abhängig. So können beispielsweise bei der manuellen Bestellpunktdis-
position nur statische Losgrößenverfahren ausgewählt werden.

211
4 Materialdisposition

4.2 Geschäftsprozess Materialdisposition


Das R/3-System unterstützt die folgenden Dispositionsmethoden:
• Die plangesteuerte (deterministische) Disposition arbeitet zukunftsorien-
tiert. Sie orientiert sich an den exakt vorliegenden Bedarfsmengen. Basis
ist der Primärbedarf und der durch Stücklistenauflösung gewonnene
Sekundärbedarf.
• Die verbrauchsgesteuerte Disposition rechnet grundsätzlich mit Vergan-
genheitsdaten. Der benötigte Bedarf wird anhand von Prognoseverfahren
oder über den Meldebestand ermittelt.
Das Verfahren wird individuell für jedes Material festgelegt.
Der prinzipielle Ablauf der Materialbedarfsplanung lässt sich wie folgt be-
schreiben:
• Nettobedarfsermittlung
Die Nettobedarfsermittlung überprüft, ob der Bedarf durch den verfügba-
ren Lagerbestand (= Lagerbestand + laufende Bestellmengen – reservier-
ter Bestand) abgedeckt ist.
• Losgrößenberechnung
Bei Bedarfsunterdeckung wird ein Bestellvorschlag generiert. Die Los-
größe für den Bestellvorschlag wird nach dem zuvor festgelegten Verfah-
ren bestimmt.
• Bestellvorschläge
Der Bestellvorschlag ist das Ergebnis der Nettobedarfsermittlung. Bei
Eigenfertigung wird ein Planauftrag erzeugt; bei Fremdbeschaffung kann
zwischen Planauftrag, Bestellanforderung oder Lieferplaneinteilung ge-
wählt werden.
• Kontrollhinweise
Ausnahmemeldungen, z.B. Terminverzug oder Unterschreitung des Si-
cherheitsbestands, werden angezeigt.

4.3 Bedarfsplanung durchführen


Ausgehend von den Anforderungen an die Bedarfsplanung sollen im folgen-
den die Verfahrensschritte bei der Durchführung der Bedarfsplanung im R/3-
System dargestellt werden.

4.3.1 Anforderungen an die Bedarfsplanung


Aufgabe der Materialdisposition ist es, folgende konkurrierende Zielsetzun-
gen stets optimal aufeinander abzustimmen:
• Bestmögliche Lieferbereitschaft des Lagers

212
4.3 Bedarfsplanung durchführen 4
• Möglichst geringe Lagerbestände und damit verbundene Lagerhaltungs-
kosten
• Niedrige Kapitalbindung

Abbildung 4.4 Prozesskette »Materialbedarfsplanung« (Copyright SAP AG)

213
4 Materialdisposition

Eine erfolgreiche Bewältigung dieser Aufgabe setzt voraus, dass die folgen-
den Bedingungen eingehalten werden:
• Zuverlässige Bedarfsrechung oder Materialprognose
• Genaue Bestandsführung und Bestandsmeldungen
• Richtig bemessene Sicherheitsbestände
• Geeignete Dispositionsverfahren
• Optimale Bestell- bzw. Abrufmengen
• Stetige Mengen- und Terminkontrolle

4.3.2 Planungslaufarten
Das R/3-System unterscheidet drei Planungslaufarten:
• Gesamtplanung
Im Rahmen einer Gesamtplanung (Neuplanung) wird die Bedarfsplanung
für sämtliche Materialien, die disponiert werden sollen, neu durchgeführt.
• Veränderungsplanung im gesamten Horizont
Die Materialdisposition wird vorzugsweise als Veränderungsplanung
durchgeführt (Net-Change-Verfahren). Dabei werden nur Materialien ge-
plant, deren Bedarfs- oder Bestandssituation sich verändert hat. Relativ
kurze Laufzeiten ermöglichen eine Wiederholung des Planungslaufs in
kurzen Zeitabständen. Je genauer man die Bedarfszahlen für die Zukunft
ermittelt und je häufiger man nachprüft, desto geringer ist das Risiko einer
Fehlplanung mit zuviel oder zuwenig Material.
• Veränderungsplanung im Planungshorizont
Es werden nur die Materialien in der Planung berücksichtigt, deren Be-
darfs- und Bestandssituation sich innerhalb des Planungshorizonts geän-
dert hat.
Dabei kann die Bedarfsplanung entweder für ein Werk oder für einen Dispo-
sitionsbereich durchgeführt werden. Ein Dispositionsbereich stellt eine selb-
ständig disponierende Einheit innerhalb eines Werks dar.
Dabei kann sich ein Dispositionsbereich entweder aus einzelnen Lagerorten
zusammensetzten oder für einen Lohnbearbeiter-Lieferanten eingerichtet
werden.
Mithilfe des Dispositionsbereichs ist es möglich bestimmte Bereiche innerhalb
eines Werkes getrennt von anderen zu disponieren.

4.3.3 Bedarfsplanung im Hintergrund ausführen


In der Regel wird die Bedarfsplanung in regelmäßigen Abständen als Hinter-
grundjob ausgeführt. Dabei wird meist eine Veränderungsplanung über alle
betroffenen Materialien durchgeführt.

214
4.3 Bedarfsplanung durchführen 4
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALDISPOSITION | BEDARFSPLANUNG |
PLANUNG | GESAMTPLANUNG | ALS HINTERGRUNDJOB auf.
« Das Fenster »Gesamtplanung: Varianten« wird angezeigt (vgl. Abb. 4.5).
Sie können hier eine Variante des Hintergrundjobs zur Bedarfsplanung
auswählen oder selbst eine anlegen. Falls noch keine Varianten in Ihrem
System definiert sind, wird ein Fenster mit einer entsprechenden Meldung
angezeigt.

Abbildung 4.5 Gesamtplanung: Varianten (Copyright SAP AG)

2. Klicken Sie auf die Drucktaste VARIANTE ANLEGEN.


« Das Fenster »ABAP: Varianten« wird angezeigt.
3. Geben Sie den Namen für die Variante ein und drücken Sie (¢).
« Das Fenster »Varianten: Bildzuordnung« wird angezeigt.
4. Klicken Sie auf die Drucktaste (WEITER).
« Das Fenster »Variantenpflege: Report RMMRP000, Variante ...« wird
angezeigt (vgl. Abb. 4.6).
In diesem Fenster können Sie das Werk, für das die Bedarfsplanung durch-
geführt werden soll, im Feld WERK angeben. Über das Feld VERARBEI-
TUNGSSCHLÜSSEL steuern Sie, ob eine Gesamt- oder Veränderungsplanung
durchgeführt werden soll. Über die Erstellungskennzeichen BESTELLANF.
ERSTELLEN, LIEFERPLANEINTEILUNGEN, und DISPOLISTE ERSTELLEN wird gesteu-
ert, ob vom System bei fremd beschafften Materialien grundsätzlich Plan-
aufträge oder Bestellanforderungen bzw. Lieferplaneinteilungen angelegt

215
4 Materialdisposition

werden und ob Dispolisten erstellt werden sollen oder nicht. Das Kenn-
zeichen PLANUNGSMODUS steuert, wie Beschaffungsvorschläge aus dem
letzten Planungslauf behandelt werden sollen (z.B. Planungsmodus 1 –
vorhandene Planungsdaten anpassen). Über das Kästchen TERMINIERUNG
können Sie die Genauigkeit der Terminierung beeinflussen (nur Eck-
termine oder Ecktermine mit zusätzlicher Durchlaufterminierung über den
Arbeitsplan). Mithilfe des Felds PLANUNGSUMFANG kann die Bedarfspla-
nung für mehrere Werke oder Dispositionsbereiche gleichzeitig durchge-
führt werden. Der Planungsumfang ist im Customizing festzulegen. Bei
Eingabe eines Planungsumfangs muss das Feld WERK leer bleiben. Über
die STEUERUNGSPARAMETER ABLAUF können Sie einstellen, ob eine Liste
(Dispoliste) der geplanten Materialien nach einem Planungslauf erzeugt
werden soll und ob Sie den Planungslauf in einer Parallelverarbeitung
ausführen möchten. Mit einer Parallelverarbeitung wird die Laufzeit ver-
bessert. Allerdings sind hierzu einige Einstellungen im Customizing erfor-
derlich. Über User-Exits können Sie den Gesamtplanungslauf gezielt auf
Materialien einschränken, die frei definierte Merkmale erfüllen, z.B. Mate-
rialien eines bestimmten Disponenten. Die Schlüssel werden im Customi-
zing definiert.

Abbildung 4.6 Variantenpflege: Report RMMRP000, Variante WERK0001


(Copyright SAP AG)

5. Geben Sie die erforderlichen Daten ein, und klicken Sie auf die Drucktaste
ATTRIBUTE.
« Das Fenster »ABAP: Sichern Attribute der Variante ...« wird angezeigt.
Geben Sie im Feld BEDEUTUNG den Namen für die anzulegende Variante ein.

216
4.3 Bedarfsplanung durchführen 4
6. Wählen Sie das Symbol .
« Das Fenster »Variantenpflege: Report RMMRP000, Variante ...« wird
angezeigt.
7. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Gesamtplanung: Varianten« wird angezeigt.
8. Markieren Sie die Variante, die Sie einplanen wollen.
9. Klicken auf die Drucktaste EINPLANEN.
« Das Fenster »Gesamtplanung Einplanung: Startzeit« wird angezeigt
(vgl. Abb. 4.7).

Abbildung 4.7 Gesamtplanung Einplanung: Startzeit (Copyright SAP AG)

Hier können Sie das Ausführungsdatum und die -uhrzeit festlegen. Des
Weiteren können Sie den Job einmalig oder periodisch (z.B. täglich,
wöchentlich, monatlich) einplanen.
10. Klicken Sie auf die Drucktaste EINMALIG EINPLANEN.
« Sie erhalten die Meldung, dass der Job eingeplant wurde.
11. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Gesamtplanung: Varianten« wird angezeigt.
12. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »SAP Easy Access« wird angezeigt.

217
4 Materialdisposition

4.3.4 Bedarfsplanung manuell durchführen


Um die Bedarfsplanung im Dialog durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALDISPOSITION | BEDARFSPLANUNG |
PLANUNG | EINZELPL. EINSTUFIG auf.
« Das Fenster »Einzelplanung -einstufig-« wird angezeigt (vgl. Abb. 4.8).

Abbildung 4.8 Einzelplanung -einstufig- (Copyright SAP AG)

2. Geben Sie das einzuplanende Material und das Werk an, und pflegen Sie
die gewünschten Steuerungsparameter. Wenn Sie das Dispositionsergeb-
nis sehen wollen, bevor es gespeichert wird, markieren Sie das Kontroll-
kästchen ERGEBNISSE VOR DEM SICHERN ANZEIGEN.
Sie können die Planung auch über einen Dispositionsbereich durchführen.
Das Werk wird hierbei automatisch gesetzt.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Der Hinweis: »Bitte Eingabeparameter überprüfen« wird angezeigt.
4. Klicken Sie auf das Symbol .
« Die Meldung, dass die Bedarfsplanung für das Material durchgeführt
wurde, wird angezeigt.
Die Ergebnisse des Planungslaufs können in der Dispoliste angezeigt werden.
5. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »SAP Easy Access« wird angezeigt.

218
4.3 Bedarfsplanung durchführen 4

4.3.5 Lagerortdisposition
Im SAP R/3-System kann eine getrennte Disposition für einzelne Materialien
auf Lagerortebene durchgeführt werden. Die einzelnen Lagerortbestände
werden dann im Rahmen der Bedarfsplanung gesondert behandelt. Die
Lagerortbestände sind nicht im verfügbaren Werksbestand enthalten.
Um eine Lagerortdisposition durchführen zu können, müssen im Material-
stamm in der Dispositionssicht die entsprechenden Felder gepflegt werden.

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ÄNDERN | SO-
FORT auf.
« Das Fenster »Material ändern: Einstieg« wird angezeigt.
2. Geben Sie die gewünschte Materialnummer, die Sichten (Disposition) und
die Organisationsebenen (Werk und Lagerort) ein.
« Das Fenster »Material ... ändern (Materialart)« wird angezeigt.
3. Klicken Sie auf das Register DISPOSITION 4.
« Die Sicht »Disposition 4« wird angezeigt.
Wenn Sie unter LAGERORTDISPOSITION im Feld DISPOSITIONSKENNZ. eine »2«
eingeben, wird der Lagerort, für den Sie die Daten pflegen, separat dispo-
niert. Falls das Feld leer gelassen wird, wird der Lagerort mit dem Werksbe-
stand disponiert. Für die Lagerortdisposition können der Meldebestand, die
Auffüllmenge und die Sonderbeschaffungsart gepflegt werden.
4. Klicken Sie auf das Symbol .
« Der Materialstammsatz wird gespeichert. Das Fenster »Material än-
dern: Einstieg« wird angezeigt.
Nach dem Dispositionslauf für dieses Material wird für den separat disponierten
Lagerort ein eigener Bestand in der Dispositionsliste (siehe unten) aufgeführt.
Bei einer Unterdeckung wird bei einer Lagerortdisposition ohne Sonder-
beschaffung eine Reservierung für eine Umlagerung aus dem Werksbestand
angelegt. Bei einer Lagerortdisposition mit Sonderbeschaffung wird ein Plan-
auftrag, eine Banf oder eine Lieferplaneinteilung angelegt. Formen der Son-
derbeschaffung können sein:
• Umlagerungsbestellung
• Fremdbeschaffung
• Eigenfertigung
• Konsignationsbeschaffung

219
4 Materialdisposition

4.4 Auswertungen der Bedarfsplanung


In der Disposition sind die folgenden Auswertungen von Bedeutung:
• Dispositionsliste
Die Dispositionsliste enthält für jedes Material die Ergebnisse des letzten
Planungslaufs. Bestands- und Bedarfsveränderungen nach dem letzten Pla-
nungslauf werden nicht berücksichtigt.
• Aktuelle Bedarfs-/Bestandsliste
In der aktuellen Bedarfs-/Bestandsliste wird die derzeitige Bestandssitua-
tion für jedes Material angezeigt. Berücksichtigt werden auch Verände-
rungen, die nach dem letzten Planungslauf stattgefunden haben.

Dispositionsliste
Bei der Dispositionsliste kann man zwischen der Einzelanzeige (für ein Mate-
rial) und der Sammelanzeige wählen.

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALDISPOSITION | BEDARFSPLANUNG |
AUSWERTUNGEN | DISPOLISTE MATERIAL auf.
« Das Fenster »Dispositionsliste: Einstieg« wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf das Register EINZELEINSTIEG.
Hier müssen Sie das Material und das Werk oder den Dispobereich, für
das Sie die Dispositionsliste bearbeiten wollen, eingeben.

Abbildung 4.9 Dispositionsliste vom 10.09.2000, 22:20 Uhr (Copyright SAP AG)

220
4.4 Auswertungen der Bedarfsplanung 4
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Dispositionsliste vom Datum, Uhrzeit« wird angezeigt
(vgl. Abb. 4.9).
Für das ausgewählte Material werden die einzelnen Bedarfe und geplan-
ten Zugänge mit ihrem Termin aufgelistet.
4. Klicken Sie auf das Symbol (KOPFDETAILS AUSKLAPPEN).
« Im oberen Teil des Fensters werden die dispositionsrelevanten Material-
daten angezeigt. Durch Anklicken der Registerreiter kann zwischen den
einzelnen Bildern gewechselt werden.
5. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Dispositionsliste: Einstieg« wird angezeigt.

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALDISPOSITION | BEDARFSPLANUNG |
AUSWERTUNGEN | DISPOLISTE SAMMELANZ auf.
« Das Fenster »Dispositionsliste: Einstieg« wird angezeigt (vgl. Abb. 4.10).

Abbildung 4.10 Dispositionsliste: Einstieg (Copyright SAP AG)

2. Klicken Sie auf das Register SAMMELEINSTIEG.


In diesem Fenster können Sie über die Register DATUM, AUSNAHMEGRUPPEN,
BEARBEITUNGSKENNZEICHEN und MATERIALDATEN verschiedene Selektionskri-
terien für die Anzeige der Dispositionslisten angeben. Sie können beispiels-

221
4 Materialdisposition

weise alle nicht bearbeiteten Dispolisten oder alle Dispolisten, bei denen
Fehler aufgetreten sind, auswählen.
3. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.
4. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Dispositionsliste Sammelanzeige: Übersicht« wird ange-
zeigt (vgl. Abb. 4.11), mit der Meldung der Anzahl der selektierten
Materialien.

Abbildung 4.11 Dispositionsliste Sammelanzeige: Übersicht (Copyright SAP AG)

Hier können Sie die zu bearbeitenden Materialien markieren und über das
Symbol in die Einzelanzeige für die markierten Materialien verzweigen.
Die Spalte »BestRw« gibt die Bestandsreichweite ohne Zugänge an. In der
Spalte »ZRW« wird die Reichweite inklusive der erwarteten Zugänge dar-
gestellt. Das Bearbeitungskennzeichen der einzelnen Dispolisten wird in
der Spalte »BD« angezeigt. Die Tabelle mit den angezeigten Spalten kann
interaktiv verändert werden (Spalten verschieben oder ausblenden).
5. Wählen Sie das Symbol .
« Das Fenster »Materialliste verlassen« wird angezeigt.
6. Klicken Sie auf die Drucktaste JA.
« Das Fenster »Dispositionsliste: Einstieg« wird angezeigt.

Aktuelle Bedarfs-/Bestandsliste
In der aktuellen Bedarfs-/Bestandsliste sehen Sie die geplanten Zu- und
Abgänge des Materials mit den entsprechenden Terminen sowie die verfüg-
bare Menge zum gegenwärtigen Zeitpunkt.

222
4.4 Auswertungen der Bedarfsplanung 4
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALDISPOSITION | BEDARFSPLANUNG |
AUSWERTUNGEN | BEDARFS/BEST.LISTE auf.
« Das Fenster »Aktuelle Bedarfs-/Bestandsliste: Einstieg« wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf das Register EINZELEINSTIEG.
3. Geben Sie ein Material und ein Werk bzw. einen Dispobereich ein.
4. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Bedarfs-/Bestandsliste von Uhrzeit« wird angezeigt (vgl.
Abb. 4.12 (A)).
5. Doppelklicken Sie auf ein Dispositionselement in der Liste.
« Das System öffnet ein Fenster mit Detailinformationen zum gewählten
Dispositionselement (vgl. Abb. 4.12 (B)). Über die Drucktaste ->
BESTELLUNG kann für das Dispoelement BS-ANF (Bestellanforderung) di-
rekt in das Anlegen einer Bestellung verzweigt werden.

Abbildung 4.12 (A) Bedarfs-/Bestandsliste von Uhrzeit (Copyright SAP AG)

Abbildung 4.12 (B) Bedarfs-/Bestandsliste und Details zum Dispositionselement


(Copyright SAP AG)

223
4 Materialdisposition

6. Klicken Sie auf das Symbol .


« Das Fenster »Bedarfs-/Bestandsliste von Uhrzeit« wird angezeigt.
Über die Drucktasten (ELEMENT ANZEIGEN) oder (ELEMENT ÄNDERN)
können Sie direkt zur Bearbeitungsfunktion für das ausgewählte Disposi-
tionselement (beispielsweise Bestellanforderung ändern) wechseln. Über
UMFELD | NAVIGATIONSPROFIL | BESTELLUNG ANLEGEN. kann eine Bestellanfor-
derung direkt aus der Listanzeige in eine Bestellung umgesetzt werden,
falls diese Funktion im Navigationsprofil für Sie vorgesehen ist.
Falls für Ihren Benutzer noch kein Navigationsprofil zugeordnet ist, können
Sie dies über UMFELD | NAVIGATIONSPROFIL | ZUORDNEN tun. Die Naviga-
tionsprofile können im Customizing definiert werden. Ihre persönlichen Ein-
stellungen zur Bedarfs-/Bestandsliste können Sie über EINSTELLUNGEN | EIN-
STELLUNGEN... pflegen.
7. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster » Bedarfs-/Bestandsliste: Einstieg« wird angezeigt.
Auch bei der Bedarfs-/Bestandsliste gibt es die Möglichkeit der Sammel-
anzeige für mehrere Materialien. Diese Liste rufen Sie über MATERIALDISPOSI-
TION | BEDARFSPLANUNG | AUSWERTUNGEN | BED./BEST. SAMMELANZ im Fenster
»SAP Easy Access« auf.

Abbildung 4.13 Aktuelle Bedarfs- /Bestandsliste: Einstieg (Copyright SAP AG)

224
4.5 Praxisfall: Bestellmengeneinheiten in der Bedarfsplanung 4
Auf dem Einstiegsbild (vgl. Abb. 4.13) haben Sie beispielsweise die Möglich-
keit, die Bedarfs-/Bestandslisten nach Disponenten zu selektieren. Eine zusätz-
liche Einschränkung über BESCHAFFUNGSART oder DISPOMERKMAL ist ebenfalls
möglich. Falls Sie das Kontrollkästchen LISTE VORAB AUFBAUEN markieren, wird
zu allen in Frage kommenden Materialien die aktuelle Bedarfs-/ Bestandssitua-
tion gelesen und in der Sammelliste angezeigt; anderenfalls werden in der Liste
nur die Materialstammdaten angezeigt.

4.5 Praxisfall: Bestellmengeneinheiten in der


Bedarfsplanung
Problemstellung
Oft wird ein Material nicht in seiner Basismengeneinheit beschafft, sondern
im Materialstamm ist eine Bestellmengeneinheit mit einem entsprechenden
Umrechnungsfaktor in die Basismengeneinheit hinterlegt (Registerkarte
MENGENEINHEITEN in den ZUSATZDATEN; vgl. Abb. 4.14).

Abbildung 4.14 Material ändern: Mengeneinheiten (Copyright SAP AG)

Wenn nun im Rahmen der verbrauchsgesteuerten Disposition eine Bestell-


anforderung für dieses Material erzeugt wird, wird die erforderliche Menge
in der Basismengeneinheit berechnet. Bei der Umsetzung der Banf in eine
Bestellung wird die im Stammsatz hinterlegte Bestellmengeneinheit verwen-
det. Hierbei kann es vorkommen, dass durch die Umrechnung der Basismen-
geneinheit in die Bestellmengeneinheit nicht-ganzzahlige Werte auftreten,
also beispielsweise 0,7 Kartons zu bestellen sind. Dies ist insbesondere bei
einer automatischen Bestellabwicklung nicht erwünscht.

225
4 Materialdisposition

Lösung
Um dieses Problem zu umgehen, kann im Materialstamm in der Sicht »Dis-
position 1« das Feld »Rundungswert« verwendet werden (vgl. Abb. 4.15
unten). Dort ist als Rundungswert der gleiche Wert wie der Umrechnungs-
faktor der Bestellmengeneinheit in die Basismengeneinheit zu verwenden.
Damit ist sichergestellt, dass bei der Bedarfsplanung ein Vielfaches dieses
Werts disponiert wird und beim Umsetzen in eine Bestellung nur ganzzahlige
Bestellmengen entstehen.

Abbildung 4.15 Material ändern: Disposition 1 (Copyright SAP AG)

Beispiel
Sie benötigen z.B. 8 Stück eines Materials:
• Bestellmengeneinheit: 1 Karton = 10 Stück
• Rundungswert im Dispositionsbild = 10
• Bei einem Bedarf von 8 Stück wird in der Bedarfsplanung eine Bestell-
anforderung über 10 Stück angelegt.
• Beim Umsetzen in eine Bestellung wird daraus 1 Karton (in Bestellmengen-
einheiten).

226
4.6 Praxisfall: Verwendung von Dispositionsgruppen 4

4.6 Praxisfall: Verwendung von


Dispositionsgruppen
In einem Unternehmen wird auf ein Freigabeverfahren für Bestellanforde-
rungen verzichtet. Deshalb wird im Rahmen der Disposition festgelegt, dass
der Hintergrundjob zur Bedarfsplanung generell nur Planaufträge und keine
Bestellanforderungen erzeugen soll. Dadurch können die Disponenten zu
jedem Material vor der Umsetzung in einen Fertigungsauftrag oder in eine
Bestellanforderung Menge und Termin überprüfen und gegebenenfalls
ändern. Bei einer automatischen Erzeugung von Bestellanforderungen wür-
den diese eventuell sofort vom Einkauf in Bestellungen umgesetzt. Für die
Disponenten besteht dann keine Möglichkeit der Einflussnahme mehr.
Für Handelswaren ist es in diesem Unternehmen nun so, dass die Disposition
vom Einkauf wahrgenommen wird. Das heißt, es ist eigentlich nicht notwen-
dig, zunächst Planaufträge zu erzeugen, da der Einkäufer dem Disponenten
entspricht. Um dieses Problem zu lösen, wurde im Rahmen des Customizings
eine neue Dispositionsgruppe angelegt. Die Dispositionsgruppe wird als Vor-
schlagswert der Materialart für Handelswaren zugeordnet. Über diese Dispo-
sitionsgruppe wird gesteuert, dass im Planungslauf für die zugeordneten
Materialien automatisch Bestellanforderungen erzeugt werden. Damit ent-
fällt für den Einkäufer (= Disponenten) ein doppeltes Umsetzen. Das wäre
nötig, wenn ein Planauftrag über die Bestellanforderung in eine Bestellung
umgesetzt werden müsste. Das Customizing der Dispositionsgruppe wird im
folgenden Abschnitt beschrieben.

4.7 Beispiel Customizing


Anhand des Dispositionsmerkmals und der Dispositionsgruppe soll das Cus-
tomizing der Materialdisposition vorgestellt werden.

Dispositionsmerkmal
Das verwendete Dispositionsverfahren ist ein wichtiges Steuerungselement für
die Bedarfsplanung. Deshalb sollen an dieser Stelle beispielhaft die Möglichkei-
ten des Customizings des Dispositionsmerkmals aufgezeigt werden. Über das
Dispositionsmerkmal werden in R/3 die unterschiedlichen Dispositionsverfah-
ren abgebildet. Hier soll als Beispiel das Dispositionsmerkmal »V1 – Bestell-
punktdisposition mit Berücksichtigung externer Bedarfe« verwendet werden.

Ausgangspunkt SAP Easy Access


1. Rufen Sie WERKZEUGE | CUSTOMIZING | IMG | PROJEKTBEARBEITUNG auf.
« Das Fenster »Customizing: Projektbearbeitung« wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf die Drucktaste SAP REFERENZ IMG.
« Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.

227
4 Materialdisposition

3. Rufen Sie innerhalb der IMG-Struktur SAP CUSTOMIZING EINFÜHRUNGSLEIT-


FADEN | MATERIALWIRTSCHAFT | VERBRAUCHSGESTEUERTE DISPOSITION |
STAMMDATEN | DISPOSITIONSMERKMALE ÜBERPRÜFEN auf.
« Das Fenster »Sicht Dispositionsmerkmale ändern: Übersicht« wird an-
gezeigt.
Sie können hier die bestehenden Dispositionsmerkmale ändern oder aber
eigene Merkmale (auf Basis der bestehenden) definieren.
4. Markieren Sie das Dispositionsmerkmal, das Sie bearbeiten wollen, und
klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Sicht Dispositionsmerkmale ändern: Detail« wird ange-
zeigt (vgl. Abb. 4.16).

Abbildung 4.16 Sicht »Dispositionsmerkmale« ändern: Detail (Copyright SAP AG)

Über das Feld DISPOSITIONSVERFAHREN können Sie beispielsweise mit dem


Wert »B« festlegen, dass es sich bei dem Dispositionsmerkmal um eine
Bestellpunktdisposition handelt. Im Feld INKL. EXT. BEDARF bestimmen Sie,
ob zur Berechnung des Bestellpunkts auch externe Bedarfe verwendet
werden. Über die Kontrollkästchen AUFTRAGSRESERV. und BESTELL-ABRUF

228
4.7 Beispiel Customizing 4
werden Reservierungen zu Fertigungsaufträgen und Bestellabrufe aus
Umlagerungsbestellungen ebenfalls als externe Bedarfe berücksichtigt.
Außerdem kann mithilfe der Kontrollkästchen SICHERHEITSBESTAND und
MELDEBESTAND die automatische Berechnung dieser Werte über eine Prog-
nose definiert werden.
5. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.

Dispositionsgruppe
Dispositionsgruppen können zu folgenden Zwecken verwendet werden:
• um beispielsweise je nach Materialart unterschiedliche Dispositionspara-
meter zu setzen
• zur Gruppierung von Dispositionsparametern
• um eine einfache Erfassung verschiedener Parameter im Rahmen der
Materialstammdatenpflege zu ermöglichen
Ein Beispiel für die Verwendung einer Dispositionsgruppe ist im obigem Praxis-
fall beschrieben.

Ausgangspunkt Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen«


1. Rufen Sie innerhalb der IMG-Struktur SAP CUSTOMIZING EINFÜHRUNGSLEIT-
FADEN | MATERIALWIRTSCHAFT | VERBRAUCHSGESTEUERTE DISPOSITION | DISPO-
SITIONSGRUPPEN | GESAMTPFLEGE DER DISPOSITIONSGRUPPEN DURCHFÜHREN
auf.
« Das Fenster »Dispositionsgruppe« wird angezeigt.
2. Geben Sie das Werk ein, für das Sie die Dispositionsgruppen pflegen wol-
len, und klicken Sie auf die Drucktaste ÜBERSICHT.
« Das Fenster »Sicht ›Steuerungsparameter Disposition Materialebene‹
ändern: Übersicht« wird angezeigt.
3. Markieren Sie den Eintrag, den Sie bearbeiten wollen, und klicken Sie auf
das Symbol , oder legen Sie einen neuen Eintrag an, indem Sie auf die
Drucktaste NEUE EINTRÄGE klicken.
« Das Fenster »Sicht ›Steuerungsparameter Disposition Materialebene‹
ändern: Detail« wird angezeigt (vgl. Abb. 4.17).
Sie können hier Vorschlagswerte für den Planungslauf hinterlegen, die die
Werte des Hintergrundjobs überschreiben. Beispielsweise wird über das
Feld BESTELLANF. ERSTELLEN definiert, ob Bestellanforderungen oder Plan-
aufträge erzeugt werden. Sie können Daten für die Planungshorizonte, die
Vorplanung und die Verfügbarkeitsprüfung pflegen. Diese Daten werden
bei Verwendung der Dispositionsgruppe im Materialstamm automatisch in
diesen übernommen.

229
4 Materialdisposition

Abbildung 4.17 Sicht »Steuerungsparameter Disposition Materialebene« ändern: Detail


(Copyright SAP AG)

4. Gehen Sie auf das Symbol .


« Das Fenster »Sicht ›Steuerungsparameter Disposition Materialebene‹
ändern: Übersicht« wird angezeigt.
Falls Sie einen neuen Eintrag gemacht haben, geben Sie nun die Bezeich-
nung der Dispositionsgruppe ein.
5. Zum Sichern klicken Sie auf das Symbol .
« Die Nachricht »Daten wurden gesichert« wird angezeigt.
6. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Dispositionsgruppe« wird angezeigt.

4.8 Fragen
1. Welche Dispositionsmethoden kann man unterscheiden? Welche der fol-
genden Antworten ist/sind richtig?
a) Auftragsgesteuerte Disposition
b) Plangesteuerte Disposition
c) Bedarfsgesteuerte Disposition
d) Verbrauchsgesteuerte Disposition

230
4.8 Fragen 4
2. Was versteht man unter »verbrauchsgesteuerter Disposition«? Welche
der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Es gibt keinen Bezug zu einem festen Produktionsplan.
b) Es gibt einen Bezug zu einem festen Produktionsplan.
c) Ziel dieser Methode ist es, zur Wiederauffüllung eines Lagers eine Be-
stellung so zu terminieren, dass bis zur Verfügbarkeit des neuen Mate-
rials jede Bedarfsanforderung abgedeckt ist.
d) Man unterscheidet zum einen die Bestellpunktdisposition (Mengen-
steuerung) und die Rhythmische Disposition (Terminsteuerung).
3. Welche unterschiedlichen Bedarfsarten gibt es? Welche der folgenden
Antworten ist/sind richtig?
a) Primärbedarf
b) Sekundärbedarf
c) Tertiärbedarf
d) Materialbedarf
4. Welche Verfahren zur Ermittlung der Losgröße lassen sich unterscheiden?
Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Statische Losgrößenverfahren
b) Statistische Losgrößenverfahren
c) Periodische Losgrößenverfahren
d) Optimierende Losgrößenverfahren
5. Aus welchen Schritten besteht der Ablauf der Materialdisposition unter R/3?
Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Bruttobedarfsermittlung
b) Nettobedarfsermittlung
c) Losgrößenberechnung
d) Bestellvorschläge
e) Kontrollhinweise
f) Ausdruck der generierten Bestellungen
6. Welche konkurrierenden Zielsetzungen in der Materialdisposition gibt es?
Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Eine bestmögliche Lieferbereitschaft des Lagers
b) Möglichst geringe Lagerbestände und damit verbundene Lagerhal-
tungskosten
c) Niedrige Kapitalbindung
d) Niedrige Beschaffungskosten
7. Welche Planungslaufarten gibt es im R/3-System? Welche der folgenden
Antworten ist/sind richtig?
a) Gesamtplanung
b) Gesamtplanung im Planungshorizont
c) Veränderungsplanung im gesamten Horizont
d) Veränderungsplanung im Planungshorizont

231
4 Materialdisposition

4.9 Lösungen
1. Welche Dispositionsmethoden kann man unterscheiden?
a) Richtig Auftragsgesteuerte Disposition
b) Richtig Plangesteuerte Disposition
c) Falsch Bedarfsgesteuerte Disposition
d) Richtig Verbrauchsgesteuerte Disposition
2. Was versteht man unter »verbrauchsgesteuerter Disposition«?
a) Richtig Es gibt keinen ohne Bezug zu einem festen Produktionsplan.
b) Falsch Es gibt einen Bezug zu einem festen Produktionsplan.
c) Richtig Ziel dieser Methode ist es, zur Wiederauffüllung eines Lagers
eine Bestellung so zu terminieren, dass bis zur Verfügbarkeit des neuen
Materials jede Bedarfsanforderung abgedeckt ist.
d) Richtig Man unterscheidet zum einen die Bestellpunktdisposition (Men-
gensteuerung) und die rhythmische Disposition (Terminsteuerung).
3. Welche unterschiedlichen Bedarfsarten gibt es?
a) Richtig Primärbedarf
b) Richtig Sekundärbedarf
c) Richtig Tertiärbedarf
d) Falsch Materialbedarf
4. Welche Verfahren zur Ermittlung der Losgröße lassen sich unterscheiden?
a) Richtig Statische Losgrößenverfahren
b) Falsch Statistische Losgrößenverfahren
c) Richtig Periodische Losgrößenverfahren
d) Richtig Optimierende Losgrößenverfahren
5. Aus welchen Schritten besteht der Ablauf der Materialdisposition unter R/3?
a) Falsch Bruttobedarfsermittlung
b) Richtig Nettobedarfsermittlung
c) Richtig Losgrößenberechnung
d) Richtig Bestellvorschläge
e) Richtig Kontrollhinweise
f) Falsch Ausdruck der generierten Bestellungen
6. Welche konkurrierenden Zielsetzungen in der Materialdisposition gibt es?
a) Richtig Eine bestmögliche Lieferbereitschaft des Lagers
b) Richtig Möglichst geringe Lagerbestände und damit verbundene Lager-
haltungskosten
c) Richtig Niedrige Kapitalbindung
d) Falsch Niedrige Beschaffungskosten
7. Welche Planungslaufarten gibt es im R/3-System?
a) Richtig Gesamtplanung
b) Falsch Gesamtplanung im Planungshorizont
c) Richtig Veränderungsplanung im gesamten Horizont
d) Richtig Veränderungsplanung im Planungshorizont

232
Kapitel 5
Einkaufsabwicklung
5.1 Anforderungen an die Beschaffung 236
5.2 Bestellanforderungen 237
5.2.1 Bestellanforderungen pflegen 238
5.2.2 Bestellanforderungen freigeben 243
5.2.3 Bestellanforderungen zuordnen 247
5.3 Anfragen 248
5.3.1 Anfragen pflegen 250
5.3.2 Listen anzeigen 254
5.4 Angebote 254
5.4.1 Angebote pflegen 256
5.4.2 Angebotsvergleich 259
5.5 Bestellungen 261
5.5.1 Rahmenverträge 263
5.5.2 Besondere Beschaffungsformen 274
5.5.3 Aufbau einer Bestellung 276
5.5.4 Bestellungen pflegen 278
5.5.5 Bestellungen freigeben 287
5.6 Dienstleistungsabwicklung 294
5.6.1 Dienstleistungsbestellung 294
5.6.2 Leistungserfassung 297
5.6.3 Rechnungsprüfung 299
5 Einkaufsabwicklung

5.7 Nachträgliche Abrechnung 300


5.8 Praxisfall: Streckenkontrakt mit mehreren Materialien 302
5.9 Fragen 305
5.10 Lösungen 307

234
5

Einkaufsabwicklung
Ziel der Komponente Einkauf im R/3-System ist es, dem Einkäufer Routinetä-
tigkeiten bei der Anfrageschreibung, Angebotseinholung und Bestellschreibung
abzunehmen. Auf diese Weise steht ihm mehr Zeit für die Lieferantenauswahl,
Preisgestaltung und Beschaffungsmarktforschung zur Verfügung:
• Externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen
• Ermittlung möglicher Bezugsquellen
• Einflussnahme auf die Preisgestaltung
• Reaktion auf Änderungswünsche zu Bestellanforderungen
• Auslösung von Bestellungen, Überwachung der Warenlieferungen
• Einflussnahme auf die Qualität des zu beschaffenden Materials
Der Einkäufer erhält vom Materialdisponenten Bestellanforderungen für die
zu bestellenden Materialien inklusive vorgegebener Menge und vorgegebe-
nem Termin. Diese Bestellanforderungen werden entweder manuell erfasst
(Direktanforderungen) oder im Rahmen der Bedarfsermittlung generiert. Der
Einkäufer kann der Bestellanforderung die gewünschte Bezugsquelle zuord-
nen oder sie aber zur Anfragebearbeitung vormerken.
Mit einer Anfrage wird ein Lieferant zur Abgabe eines Angebots mit Preis,
Liefertermin und Zahlungsbedingungen aufgefordert. Die Anfrage kann
manuell oder mit Bezug auf eine Bestellanforderung angelegt werden.
Eingehende Angebote werden in den Anfragen erfasst. Ein Angebotsver-
gleich kann mithilfe des Preisspiegels durchgeführt werden, um so das beste
Angebot zu ermitteln. Ergänzende Informationen lassen sich durch einen Lie-
ferantenvergleich abrufen. Die Preis- und Konditionsinformationen des
Angebots können, falls gewünscht, in einen Einkaufsinfosatz übernommen
werden, den anderen Lieferanten kann abgesagt werden.
Die Anlage einer Bestellung als vertragliche Vereinbarung mit einem ausge-
wählten Lieferanten zur Lieferung oder Bereitstellung von Waren und Dienst-
leistungen kann durch eine Übernahme von Daten aus vorangegangenen
Bestellanforderungen, Anfragen, Angeboten oder aus anderen Bestellungen
vereinfacht werden.
Der regelmäßige Bezug gleicher Materialien wird durch die Anlage von Rah-
menverträgen unterstützt. Kontrakte ermöglichen die Verwaltung von lauf-
zeitgebundenen Rahmenvereinbarungen mit Lieferanten. Mit Bezug auf
einen Kontrakt können Einzelbestellungen erzeugt werden. Alternativ kann
im regelmäßiger Bedarfe über Lieferpläne eine vereinfachte, automatisierte
Bestellabwicklung erreicht werden.

235
5 Einkaufsabwicklung

5.1 Anforderungen an die Beschaffung


Die im Bestellvorschlag von der Disposition festgelegten Materialien müssen
auf dem Beschaffungsmarkt eingekauft werden, und zwar:
• in den erforderlichen Mengen
• zum richtigen Zeitpunkt
• zu den günstigsten Kosten
Dazu bedarf es einer genauen Kenntnis des Beschaffungsmarkts, um für das
Unternehmen günstige Lieferquellen zu finden und zu nutzen.
Durch die Beschaffungsmarktforschung sollen Informationen über die
Märkte, auf denen die Güter für das Unternehmen bezogen werden, syste-
matisch gesammelt, analysiert und aufbereitet werden. Die Analyse bezieht
sich insbesondere auf:
• die angebotenen Produkte
• die Angebots- und Nachfragestruktur
• die Preisentwicklung
• die wirtschaftliche Entwicklung auf den Beschaffungsmärkten
Die Aussagen über den Beschaffungsmarkt werden getroffen auf der Basis von:
• Marktanalysen
• Marktbeobachtungen
• Marktprognosen
Im Gegensatz zum Materialdisponenten, der von den Bedarfen des Betriebs
und den Lagerbeständen ausgeht, geht der Einkäufer von der Lage am
Beschaffungsmarkt aus. Günstige Rohstoffpreise, Sonderrabatte und andere
vorübergehende Vorzugsangebote ermöglichen den kostengünstigen Ein-
kauf. Wichtige Schnittstellen zur Durchführung der Bestellabwicklung stehen
zum Wareneingang und zur Übergabe der Bestellvorschläge aus der Mate-
rialdisposition bereit.

Angebotswesen
Eine Anfrage ist die Aufforderung an einen Lieferanten, in Form eines Ange-
bots insbesondere Preisangaben zur Lieferung eines Materials zu machen. Für
die Anfrageerstellung bei wiederholt benötigten Materialien muss der Einkäu-
fer auf die gespeicherten Materialstamm- und Lieferantendaten zurückgreifen
können. Erfasste Angebote können dann mittels einer Preissimulation vergli-
chen werden. Die Absageschreiben werden automatisch verschickt.

Bestellabwicklung
Bei der Bestellabwicklung können die Informationen aus den Bestellanforde-
rungen und Angeboten auf einfache Weise in die erforderlichen Bestellungen

236
5.2 Bestellanforderungen 5
übernommen werden. Die Einkaufstätigkeiten müssen laufend überwacht
werden, um auf Marktveränderungen entsprechend reagieren zu können.
Insbesondere die Bestellüberwachung erfordert einen schnellen Informa-
tionsfluss zwischen Einkauf, Wareneingang und Rechnungsprüfung. Fol-
gende Informationen sind z.B. verfügbar:
• Terminüberwachungen des gesamten Bestellbestands nach Lieferanten
• Termintreue des Lieferanten
• Gesamtbestellwerte pro Einkaufsorganisation
• Bestellwertanalysen, Listenanzeigen
Bei der Bestellverfolgung überprüft das System die vom Anwender vorgege-
benen Wiedervorlagezeiten und druckt in entsprechenden Zeitabständen
automatisch Mahnschreiben aus. Das System liefert den aktuellen Status
aller Bestellanforderungen, Angebote und Bestellungen.

5.2 Bestellanforderungen

Abbildung 5.1 Prozesskette »Bestellanforderung anlegen« (Copyright SAP AG)

Eine Bestellanforderung (Banf) definiert den Bedarf an einem Material oder


einer Dienstleistung. Der Einkauf wird hiermit aufgefordert, Materialien in
vorgegebener Menge zu einem vorgegebenen Termin zu beschaffen. Eine
Bestellanforderung kann manuell erfasst werden oder im Rahmen der
Bedarfsplanung entstehen. Es können eigene Freigabeverfahren für Bestel-
lanforderungen definiert werden.

237
5 Einkaufsabwicklung

Die Zuordnung einer Bezugsquelle zu einer Bestellanforderung kann auto-


matisch (falls eine eindeutige Bezugsquelle im System definiert ist) oder
manuell durch den Einkäufer erfolgen. Der Ablauf beim Anlegen einer
Bestellanforderung ist in Abbildung 5.2 schematisch dargestellt.

5.2.1 Bestellanforderungen pflegen


Beim Anlegen einer Bestellanforderung für ein Material mit Stammsatz sind
folgende Schritte erforderlich:
1. Einstiegsbild ausfüllen
2. Positionsdaten im Übersichtsbild pflegen
3. Gewünschte Positionen überprüfen und ändern

Einstiegsbild

Positionsübersicht

Detail

Texte

Statistik

Freigabe-Info

Komponenten

Kontierung

Anlieferadresse

Abbildung 5.2 Bildfolge »Bestellanforderung anlegen«

Beim Anlegen einer Bestellanforderung für ein Material ohne Stammsatz


werden zusätzliche Informationen eingegeben:
• Kurztext zum Material in der Positionsübersicht
• Warengruppe in der Positionsübersicht

238
5.2 Bestellanforderungen 5
• Kontierungstyp in der Positionsübersicht
• Bewertungspreis des Materials auf dem Positionsdetailbild
Es ist möglich, Positionen aus einer vorhandenen Bestellanforderung in die
zu erstellende oder zu ändernde Bestellanforderung zu kopieren. Dazu wird
die Nummer der Bestellanforderung benötigt, aus der die Position übernom-
men werden soll.
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BANF | ANLEGEN auf.
« Das Fenster »Bestellanforderung anlegen« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.3).

Abbildung 5.3 Bestellanforderung anlegen (Copyright SAP AG)

Es handelt sich bei dieser Transaktion um die neu gestaltete EnjoySAP-


Transaktion. Der Aufruf erfolgt immer mit den Einstellungen, die Sie bei
der letzten Nutzung getroffenen haben. Die von Ihnen durchzuführenden
Schritte in dieser Ablaufbeschreibung können deshalb von dem beschrie-
benen Vorgehen abweichen.
2. Klicken Sie gegebenenfalls auf das Symbol -KOPF und das Symbol -
POSITIONSÜBERSICHT.
« Der Bereich der Kopfdaten und die Positionsübersicht zur Bestellanfor-
derung sind geöffnet.

239
5 Einkaufsabwicklung

Bei den Kopfdaten können Sie eine Kopfnotiz eingeben. In der Positions-
übersicht werden die einzelnen anzufordernden Materialien mit der
Menge und dem gewünschten Liefertermin erfasst. Bevor Sie mit der Er-
fassung der Positionsdaten beginnen, können Sie über die Drucktaste
PERS. EINSTELLUNG Voreinstellungen für bestimmte Felder, z.B. Werk und
Einkäufergruppe, machen.
3. Klicken Sie auf die Drucktaste PERS. EINSTELLUNG.
4. Wechseln Sie in die Registerkarte VORSCHLAGSWERTE und klicken anschlie-
ßend auf WEITERE FELDER ....
« Es öffnet sich das Fenster LAYOUT ÄNDERN (vgl. Abb. 5.4).

Abbildung 5.4 Layout ändern (Copyright SAP AG)

5. Selektieren Sie aus der rechten Tabelle AUSGEBLENDETE FELDER die Felder,
die Sie vorbelegen möchten, z.B. Werk und Einkäufergruppe, und über-
nehmen diese mit in die linke Tabelle ANZEIGEFELDER.
6. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit ÜBERNEHMEN.
7. Geben Sie nun Ihre Vorschlagswerte ein (vgl. Abb. 5.5).
Sie können diese Voreinstellungen auch als »immer vorschlagen« kenn-
zeichnen. Damit werden beim nächsten Aufruf der Transaktion BANF ANLE-
GEN die entsprechenden Werte vorgeschlagen.

240
5.2 Bestellanforderungen 5

Abbildung 5.5 Persönliche Wertevoreinstellungen (Copyright SAP AG)

8. Sichern Sie Ihre persönlichen Einstellungen mit .


9. Geben Sie die Materialnummer, die Menge, den Liefertermin, das Werk
und die Einkäufergruppe in der Positionsübersicht ein (vgl. Abb. 5.6).

Abbildung 5.6 Bestellanforderung anlegen: Position ... (Copyright SAP AG)

10. Klicken Sie auf das Symbol .


« Der Kurztext und die Warengruppe zum Material werden angezeigt.
Auch Materialien, für die kein Materialstammsatz im System vorhanden
ist, können angefordert werden. Hierzu geben Sie anstelle der Material-

241
5 Einkaufsabwicklung

nummer im Feld KURZTEXT die Bezeichnung des Materials, die Menge,


die Mengeneinheit, Lieferdatum sowie eine Warengruppe an. Materia-
lien ohne Stammsatz können nur als Verbrauchsmaterial angefordert
werden. Damit ist bereits in der Bestellanforderung über das Feld Kontie-
rungstyp »K« eine Kontierung, z.B. auf die anfordernde Kostenstelle,
notwendig.

Abbildung 5.7 Bestellanforderung anlegen (Copyright SAP AG)

11. Falls die Positionsdetaildaten nicht aufgeklappt sind, klicken Sie auf das
Symbol -POSITIONSDETAIL.
« Der Bereich der Positionsdetaildaten einer Bestellposition wird geöffnet.
In diesem Fenster können Sie zusätzliche Daten zur Bestellanforderungsposi-
tion pflegen. Beispielsweise können Sie den Namen des Anforderers und eine
Bedarfsnummer erfassen, um später nach diesen Kriterien gezielt Bestellan-
forderungen zu selektieren. Falls für das Material kein Bewertungspreis exis-
tiert, muss dieser im Feld BEWERTUNGSPREIS erfasst werden. Wechseln Sie
hierzu in die entsprechenden Registerkarten, z.B. für den Bewertungspreis in
die Registerkarte BEWERTUNG und für die Felder Anforderer und Bedarfsnum-
mer in die Registerkarte ANSPRECHPARTNER. Falls zur Materialposition mindes-
tens eine Bezugsquelle (z.B. Einkaufsinfosatz) existiert, könnte diese über die
Registerkarte BEZUGSQUELLE zugeordnet werden.
12. Zum Sichern Ihrer Bestellanforderung klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Bestellanforderung anlegen: Einstieg« wird angezeigt.

242
5.2 Bestellanforderungen 5

5.2.2 Bestellanforderungen freigeben


Die Freigabe von Bestellanforderungen ist der Vorgang, bei dem die in einer
Bestellanforderung erfassten Positionen zur weiteren Verarbeitung freigege-
ben werden.
Je nach Wert, Warengruppe, Kontierungstyp und Werk kann festgelegt wer-
den, dass eine Banf-Position erst dann in eine Bestellung umgesetzt werden
darf, wenn ein bestimmtes Freigabeverfahren durchlaufen ist, das heißt, eine
Genehmigung erteilt wurde. Die Freigabe einer Bestellanforderungsposition
hängt von folgenden Faktoren ab:
• Freigabebedingungen
In den Freigabebedingungen ist festgelegt, welche Freigabestrategie einer
Bestellanforderung zuzuordnen ist (z.B. abhängig vom Wert der Anforde-
rung oder von der Warengruppe des angeforderten Materials).
• Freigabestrategie
Die Freigabestrategie gibt an, welche Personen in welcher Reihenfolge
eine Bestellanforderung freigeben müssen.
• Freigabekennzeichen
Anhand des Freigabekennzeichens ist ersichtlich, ob eine Position bestellt
werden kann, nachdem sie von einer Person oder Abteilung freigegeben
wurde, oder ob noch weitere Freigaben erforderlich sind.
Bestellanforderungen können einzeln freigegeben werden. Es ist aber auch
möglich, alle Bestellanforderungen, die einem bestimmten Kriterium genü-
gen, mit einem Befehl zur Sammelfreigabe gleichzeitig freizugeben. Darüber
hinaus kann ein Freigabeverfahren mithilfe des Klassensystems von SAP R/3
definiert werden. Dabei können die Kriterien für Banfen, die einer Freigabe
unterliegen sollen, flexibler angegeben werden als beim herkömmlichen Frei-
gabeverfahren ohne Klassifizierung. Das Vorgehen bei der Freigabe einer
Bestellanforderung unterscheidet sich jedoch nicht vom Verfahren ohne
Klassifizierung.
Zusätzlich zur Freigabe einzelner Positionen der Bestellanforderung kann über
die Belegart im Customizing eine Gesamtfreigabe der Banf eingestellt werden.
Ein positionsweises Freigeben ist dann nicht möglich. Bei der Gesamtfreigabe
muss die Freigabestrategie über das Verfahren mit Klassifizierung definiert
werden.

Liste zur Freigabeerinnerung


Mit der Funktion FREIGABEERINNERUNG können Sie sich eine Liste der von
Ihnen zu einem bestimmten Termin freizugebenden Bestellanforderungen
anzeigen lassen.

243
5 Einkaufsabwicklung

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BANF | FREIGEBEN | FREIGABE-
ERINNERUNG auf.
« Das Fenster »Freigabeerinnerung Bestellanforderungen« wird ange-
zeigt.

Hinweis Über zwei Kontrollkästchen können Sie steuern, ob Sie Banfen


zur Positionsfreigabe und/oder zur Gesamtfreigabe anzeigen möchten.

2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein, und wählen Sie das
Symbol .
« Die Liste der Bestellanforderungen, die gemäß Ihren Vorgaben freizu-
geben sind, wird angezeigt.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Freigabeerinnerung Bestellanforderungen« wird ange-
zeigt.

Einzelfreigabe
Mithilfe der Funktion EINZELFREIGABE können Sie Bestellanforderungen ein-
zeln freigeben.

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BANF | FREIGEBEN | EINZELFREIGABE
auf.
« Das Fenster »Bestellanforderung freigeben: Einstieg« wird angezeigt.
2. Geben Sie die Nummer der freizugebenden Bestellanforderung und den
entsprechenden Freigabecode ein. Klicken Sie dann auf das Symbol .
« Das Fenster »Bestellanforderung freigeben: Positionsübersicht« wird
angezeigt (vgl. Abb. 5.8).
3. Markieren Sie die freizugebenden Positionen.
4. Klicken Sie auf das Symbol .
« Ein Fenster mit der für diese Position gültigen Freigabestrategie wird
angezeigt.
5. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Bestellanforderung freigeben: Positionsübersicht« wird
angezeigt.
6. Klicken Sie auf die Drucktaste FREIGEBEN+SICHERN.
« Die markierten Positionen werden freigegeben. Das Fenster »Bestellan-
forderung freigeben: Einstieg« wird angezeigt.

244
5.2 Bestellanforderungen 5

Abbildung 5.8 Einzelfreigabe Bestellanforderung (Copyright SAP AG)

Sammelfreigabe
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BANF | FREIGEBEN | SAMMELFREI-
GABE auf.
« Das Fenster »Sammelfreigabe Bestellanforderungen« wird angezeigt
(vgl. Abb. 5.9 (A)).
Hier geben Sie den Freigabecode ein, mit dem die Freigaben erfolgen sol-
len. Zusätzlich können Sie Kriterien (z.B. Werk, Einkäufergruppe, Dispo-
nent, Liefertermin, Gesamtfreigabe bzw. Positionsfreigabe) zur Auswahl
der freizugebenden Bestellanforderungen eingeben.
2. Klicken Sie auf das Symbol .
« Sie sehen die Listanzeige der freizugebenden Bestellanforderungen ge-
mäß Ihren Selektionskriterien (vgl. Abb. 5.9 (B)).
Die Bestellanforderungen, die Sie freigeben wollen, müssen in diesem
Fenster markiert werden. Einzelne Positionen markieren Sie, indem Sie die
gewünschte Zeile anklicken und (F9) drücken.
3. Rufen Sie BEARBEITEN | MARKIEREN | ALLE MARKIEREN auf.
« Alle Bestellanforderungen in der Liste sind zur Freigabe markiert.

245
5 Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.9 (A) Sammelfreigabe Bestellanforderungen (Copyright SAP AG)

Abbildung 5.9 (B) Sammelfreigabe Bestellanforderungen (Copyright SAP AG)

4. Zum Speichern klicken Sie auf das Symbol .


« Die markierten Bestellanforderungen werden freigegeben. Der Status
in der Listanzeige der Bestellanforderungen ändert sich.
5. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Sammelfreigabe Bestellanforderungen« wird angezeigt.

246
5.2 Bestellanforderungen 5

5.2.3 Bestellanforderungen zuordnen


Sind mögliche Bezugsquellen für ein angefordertes Material erfasst, kann das
System diese automatisch ausfindig machen und der Bestellanforderung
zuordnen. Falls mehrere Bezugsquellen für ein bestimmtes Material im Sys-
tem hinterlegt sind, kann die günstigste Beschaffungsquelle ausgewählt wer-
den. Eine Zuordnung der Bezugsquellen seitens des Systems erfolgt aufgrund
der Informationen in:
• Quotierung
• Orderbuch
• Rahmenvertrag
• Infosatz
Dabei wird nach möglichen Bezugsquellen in der oben angegebenen Rei-
henfolge gesucht. Bezugsquellen für ein Material können ein fester Lieferant
in der Bestellanforderung, ein Infosatz oder ein Rahmenvertrag sein.

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Das Fenster »Bezugsquelle zu Bestellanforderungen zuordnen« wird an-
gezeigt.Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BANF | FOLGEFUNKTIONEN |
ZUORDNEN auf.
In diesem Fenster können Sie die Auswahlkriterien für die zu bearbeiten-
den Bestellanforderungen definieren. Unter anderem können Sie dort die
Selektion auf nur freigegebene Banfen einschränken.
2. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Bezugsquelle zu Bestellanforderungen zuordnen« wird
angezeigt.
3. Markieren Sie in der Liste eine Position, für die Sie einen Lieferanten zu-
ordnen wollen.
4. Rufen Sie in der Menüleiste BEARBEITEN | BEZUGSQUELLE | AUTOMATISCH ZU-
ORDNEN auf.
Falls nur eine Bezugsquelle für dieses Material existiert, wird sie direkt über-
nommen. Bei mehreren Bezugsquellen wird ein Fenster zur Auswahl der ge-
wünschten Bezugsquelle angezeigt. Mit einer Preissimulation kann dabei die
günstigste Quelle ermittelt werden. Kann keine Bezugsquelle über das Sys-
tem ermittelt werden, ist es über die Drucktaste MANUELL ZUORDNEN mög-
lich, einen beliebigen Lieferanten für die Position festzulegen.
5. Zum Speichern klicken Sie auf das Symbol .
« Es wird eine Meldung ausgegeben, falls die Bestellanforderung geän-
dert wurde.
6. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Bezugsquelle zu Bestellanforderungen zuordnen« wird
angezeigt.

247
5 Einkaufsabwicklung

5.3 Anfragen
Anfragen dienen dazu, Angebote über Preise, Lieferzeit, Liefer- und Zah-
lungsbedingungen einzuholen. Sie werden in der Regel maschinell erstellt
und sind an einen oder mehrere Lieferanten gerichtet mit dem Ziel, bis zu
einem festgesetzten Termin ein Angebot zu erhalten. Zusätzlich zur Bestell-
anforderung enthält die Anfrage Informationen über den Lieferanten sowie
Bewerbungs- und Angebotsfristen. Eine Anfrage kann für Lieferanten mit
Stammsatz oder für CpD-Lieferanten (Conto pro diverse) erfasst werden. Bei
CpD-Lieferantenstammsätzen werden die Anschriftsdaten erst beim Erfassen
der Anfrage gepflegt. Der Ablauf beim Anlegen einer Anfrage ist in den fol-
genden Abbildungen 5.10 und 5.11 schematisch dargestellt.

Abbildung 5.10 Prozesskette »Anfrage anlegen (1)« (Copyright SAP AG)

248
5.3 Anfragen 5

Abbildung 5.11 Prozesskette »Anfrage anlegen (2)« (Copyright SAP AG)

249
5 Einkaufsabwicklung

5.3.1 Anfragen pflegen


Die Anfrage ist wie andere Einkaufsbelege fest strukturiert. Der Anfragekopf
enthält allgemeine Informationen, beispielsweise die Lieferantenadresse und
den Anfragekopftext. Der übrige Teil der Anfrage führt positionsweise die
Materialien auf, für die Preisangaben vom Lieferanten erwartet werden.
Wichtige Positionsdaten sind:
• Materialnummer
• Materialkurztext
• Menge und Mengeneinheit
• Angebots- und Liefertermin
Vor dem Anlegen einer Anfrage sind folgende Punkte zu berücksichtigen:
• Es muss eine Aufstellung der entsprechenden Lieferanten vorliegen.
• Wichtige Angebotsfristen (z.B. Frist der Angebotsabgabe) müssen fest-
stehen.
• Wird im Unternehmen mit externer Nummernvergabe gearbeitet, dann
wird eine Anfragenummer benötigt, die innerhalb des zulässigen Num-
mernbereichs liegt.
• Für die Anfrage muss eine Submissionsnummer vergeben werden. Sie
dient dazu, alle Angebote oder Anfragen zu einem Beschaffungsvorhaben
zusammenzufassen. Diese Nummer wird einmal eingegeben und dann
vom System bei jeder Anfrage kopiert.

Anfrage manuell anlegen


Bei einer manuellen Anfrage gibt der Anwender sämtliche Daten der Mate-
rialien ein, für die Konditionsangaben benötigt werden. Es ergibt sich folgen-
der Ablauf:
1. Im Einstiegsbild werden Angebotsfrist, Einkaufsorganisation und Einkäu-
fergruppe eingegeben.
2. In der Positionsübersicht werden zu jeder Position anfragespezifische Infor-
mationen erfasst (z.B. Materialnummer, Anfragemenge, Lieferdatum).
3. Im Bild »Lieferantenanschriften« wird die Lieferantennummer bzw. die voll-
ständige Adresse des Lieferanten eingegeben und die Anfrage gesichert.

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | ANFRAGE/ANGEBOT | ANFRAGE |
ANLEGEN auf.
« Das Fenster »Anfrage anlegen: Einstieg« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.13)

250
5.3 Anfragen 5

Einstiegsbild Kopf Detail

Texte

Statistik

Lieferanten-
anschrift

Position Detail

Texte

Statistik

Einteilungen

Weitere
Funktionen

Anliefer-
adresse

Zusatzdaten

Abbildung 5.12 Bildfolge »Anfrage anlegen«

2. Geben Sie die Angebotsfrist, die Einkaufsorganisation und die Einkäufer-


gruppe ein.
Wenn Sie Vorschlagsdaten zu den Positionen eingeben, werden die ange-
gebenen Werte bei jeder Position vorgeschlagen.
3. Rufen Sie KOPF | DETAIL auf oder klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Anfrage anlegen: Kopfdaten« wird angezeigt.
4. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.
Die Submissionsnummer ist eine eindeutige Kennung für sämtliche Anfra-
gen, die sich auf eine Ausschreibung beziehen. Mithilfe dieser Nummer
kann später ein Angebotsvergleich durchgeführt werden.

251
5 Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.13 Anfrage anlegen: Einstieg (Copyright SAP AG)

5. Klicken Sie auf das Symbol .


« Das Fenster »Anfrage anlegen: Positionsübersicht« wird angezeigt.
In diesem Fenster erfassen Sie die einzelnen Materialien, für die eine
Anfrage angelegt werden soll, mit Menge und Liefertermin.
6. Markieren Sie eine Position.
7. Rufen Sie POSITION | EINTEILUNGEN auf.
« Das Fenster »Anfrage anlegen: Einteilungen Position ...« wird ange-
zeigt.
Falls die Lieferung gestaffelt zu mehreren Terminen nach einem bestimm-
ten Plan erfolgen soll, können Sie diesen hier erfassen.
8. Rufen Sie KOPF | LIEFERANTENANSCHRIFT auf.
« Das Fenster »Anfrage anlegen: Lieferantenanschrift« wird angezeigt
(vgl. Abb. 5.14).
9. Geben Sie die gewünschte Lieferantennummer ein, oder ermitteln Sie die
passende Nummer mithilfe der Matchcode-Suche.

252
5.3 Anfragen 5

Abbildung 5.14 Anfrage anlegen: Lieferantenanschrift (Copyright SAP AG)

10. Klicken Sie auf das Symbol .


« Die Lieferantenanschrift wird angezeigt.
11. Zum Speichern klicken Sie auf das Symbol .
« Die Anfrage für einen weiteren Lieferanten wird angezeigt.
12. Wiederholen Sie die Schritte 9 bis 11 für alle Lieferanten, die diese An-
frage erhalten sollen.
Anfrage über Vorlage anlegen
Als Erfassungsvorlage kann eine Bestellanforderung, eine andere Anfrage oder
ein Rahmenvertrag verwendet werden. In einem Dialogfenster werden die
Nummern der zu kopierenden Vorlage und der Vorlageposition eingegeben.
Sind die Positionen nicht bekannt, wird lediglich die Belegnummer eingege-
ben. In der darauf folgenden Positionsübersicht können die zu kopierenden
Positionen dann einzeln oder blockweise ausgewählt werden.
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | ANFRAGE/ANGEBOT | ANFRAGE |
ANLEGEN auf.
« Das Fenster »Anfrage anlegen: Einstieg« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.13).
2. Geben Sie die Angebotsfrist ein.

253
5 Einkaufsabwicklung

3. Rufen Sie in der Menüleiste ANFRAGE | ANLEGEN MIT BEZUG | ZUR BANF auf.
« Das Dialogfenster »Selektion Bestellanforderungen« wird angezeigt.
4. Geben Sie die Nummer der Bestellanforderung ein, oder suchen Sie eine
passende Nummer, indem Sie die Materialnummer eingeben.
5. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Anlegen Anfrage: Kopfdaten« wird angezeigt.
6. Geben Sie die Submissionsnummer ein.
7. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Anfrage anlegen: Auswahlliste Bestellanforderungen«
wird angezeigt.
8. Markieren Sie die Positionen, die in die Anfrage übernommen werden
wollen.
9. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Anfrage anlegen: Positionsübersicht« wird angezeigt.
10. Wiederholen Sie die Schritte 8 bis 13 aus dem Abschnitt »Anfrage manu-
ell anlegen«.
Das Drucken von Anfragen und die Anfrageüberwachung wird im Abschnitt
5.5, »Bestellungen«, behandelt, da die Vorgehensweise bei allen Einkaufsbe-
legen gleich ist.

5.3.2 Listen anzeigen


Listanzeigen der im System gespeicherten Anfragen können über vordefinierte
Listen abgerufen werden. Als Beispiel seien die folgenden Listen genannt:
• Listanzeigen zum Material
Rufen Sie ANFRAGE/ANGEBOT | ANFRAGE | LISTANZEIGEN | ZUM MATERIAL aus
dem Fenster »Einkauf« auf.
• Listanzeigen zum Lieferanten
Rufen Sie ANFRAGE/ANGEBOT | ANFRAGE | LISTANZEIGEN | ZUM LIEFERANTEN
aus dem Fenster »Einkauf« auf.
• Listanzeigen zur Submissionsnummer
Rufen Sie ANFRAGE/ANGEBOT | ANFRAGE | LISTANZEIGEN | ZUR SUBMISSION
aus dem Fenster »Einkauf« auf.

5.4 Angebote
Beim Erfassen eines Angebots werden die Daten aus der zugehörigen
Anfrage vom System übernommen. Zusätzlich müssen noch Preise und Kon-
ditionen erfasst werden. Im Preisspiegel sind die Angebote nach Preisen sor-
tiert aufgelistet, so dass diese miteinander verglichen werden können.
Interessante Angebotsdaten können langfristig in einem Einkaufsinfosatz
gespeichert werden. Dazu muss das entsprechende Kennzeichen in der

254
5.4 Angebote 5
Angebotsposition gesetzt werden. Für Angebote, bei denen das Kennzei-
chen »abgesagt« in der Angebotsposition gesetzt wurde, kann ein Absage-
schreiben gedruckt werden.
Der Ablauf beim Pflegen eines Angebots ist in den folgenden Abbildungen
schematisch dargestellt (vgl. Abbildungen 5.15 und 5.16).

Abbildung 5.15 Prozesskette »Angebot pflegen (1)« (Copyright SAP AG)

255
5 Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.16 Prozesskette »Angebot pflegen (2)« (Copyright SAP AG)

5.4.1 Angebote pflegen


Im R/3-System sind Anfrage und Angebot ein und derselbe Beleg. Die vom
Lieferanten genannten Preise und Konditionen werden in der ursprünglichen
Anfrage erfasst.
• Der Nettopreis wird unter Berücksichtigung der Rabatte oder Zuschläge
des Lieferanten erfasst. Skonto sowie Steuern werden separat berechnet.
• Bei der Bruttopreiseingabe wird der erfasste Bruttopreis automatisch
durch den errechneten Nettopreis ersetzt. Dazu müssen die Konditionen
für die betreffende Position kontinuierlich gepflegt werden.
• Basiert der Angebotspreis auf einer anderen Mengeneinheit als der beim
Anwender gebräuchlichen Bestellmengeneinheit, so werden außer dem
Preis die Bestellmengeneinheit und der Umrechnungsfaktor eingegeben.

256
5.4 Angebote 5
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | ANFRAGE/ANGEBOT | ANGEBOT |
PFLEGEN auf.
« Das Fenster »Angebot pflegen: Einstieg« wird angezeigt.
2. Geben Sie die Nummer der Anfrage ein.
Die Nummer der gewünschten Anfrage können Sie beispielsweise über die
Submissionsnummer suchen, falls Sie diese in der Anfrage gepflegt haben.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Angebot pflegen: Positionsübersicht« wird angezeigt.
4. Alternative: Sie klicken auf das Symbol und gelangen direkt in das
Fenster »Angebot pflegen: Kopfdaten«. In diesem Fall fahren Sie fort mit
Schritt 5.
5. Rufen Sie KOPF | DETAIL auf.
« Das Fenster »Angebot pflegen: Kopfdaten« wird angezeigt
(vgl. Abb. 5.17).

Abbildung 5.17 Angebot pflegen: Kopfdaten (Copyright SAP AG)

257
5 Einkaufsabwicklung

6. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.


Sie können hier Daten eingeben, die für das gesamte Angebot gelten (un-
ter anderem die Referenzdaten, die Angebotswährung und die Zahlungs-
bedingungen).
7. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Angebot pflegen: Positionsübersicht« wird angezeigt.
8. Markieren Sie die Position, für die Sie die Konditionen ergänzen möchten
und rufen Sie POSITION | DETAIL auf.
« Das Fenster »Angebot pflegen: Position ...« wird angezeigt
(vgl. Abb. 5.18).

Abbildung 5.18 Angebot pflegen: Position ... (Copyright SAP AG)

In diesem Fenster geben Sie die erforderlichen Angebotsdaten für eine


spezielle Angebotsposition ein: Im Feld NETTOPREIS geben Sie entweder
den Nettopreis unter Berücksichtigung von Rabatten, Zuschlägen usw.
ein, oder Sie erfassen den Bruttopreis und pflegen die Konditionen in der
Menüleiste: POSITION | KONDITIONEN. Der erfasste Bruttopreis wird bei der
Eingabe durch den berechneten Nettopreis ersetzt. Falls das Angebot in
einem Einkaufsinfosatz gespeichert werden soll, müssen Sie im Feld
INFOUPDATE ein Kennzeichen setzen. Um die Angebotsposition abzusa-

258
5.4 Angebote 5
gen, müssen Sie das Feld ABSAGE-KZ markieren. In diesem Fall wird auto-
matisch ein Absageschreiben an den Lieferanten generiert.
9. Zum Speichern des Angebots klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Angebot pflegen: Einstieg« wird angezeigt.

5.4.2 Angebotsvergleich
Im Angebotspreisspiegel werden die Preise sämtlicher selektierter Angebote
(z.B. auf eine bestimmte Ausschreibung bzw. Submission bezogen) vergli-
chen. Darin sind die Angebotspositionen nach Preisen angeordnet aufgelistet,
beginnend mit dem günstigsten Angebot. Für die Anzeige der Vergleichs-
werte sind folgende Arten des Preisspiegels möglich:
• Mittelwertangebot/Minimalwertangebot – Basis ist ein fiktives Angebot
• Prozentbasis – prozentualer Wert in Relation zum Minimal- oder Mittelwert
• Bezugsangebot – Vergleich mit Musterangebot

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | ANFRAGE/ANGEBOT | ANGEBOT |
PREISSPIEGEL auf.
« Das Fenster »Angebotspreisspiegel« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.19 (A)).
2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.
« Sie können einzelne Angebote anhand ihrer Nummer selektieren oder
aber alle Angebote, bezogen auf eine Submissionsnummer, verglei-
chen. Weiterhin können Sie die Art des Preisspiegels bestimmen und
die Art, wie der Preis berechnet werden soll (z.B. Berücksichtigung von
Skonto und/oder Bezugsnebenkosten).
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Angebotspreisspiegel in Währung EUR« wird angezeigt
(vgl. Abb.5.19 (B)).
Hier wird anhand der eingegebenen Selektionskriterien das günstigste
Angebot ermittelt und mit einer Rangzahl gekennzeichnet. Über die
Drucktaste ZUSATZINFO kann ein detaillierter Vergleich der Zahlungsbedin-
gungen aufgerufen werden.

259
5 Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.19 (A) Angebotspreisspiegel (Copyright SAP AG)

Abbildung 5.19 (B) Angebotspreisspiegel in Währung EUR (Copyright SAP AG)

260
5.5 Bestellungen 5

5.5 Bestellungen
Die Bestellung ist die formale Aufforderung an einen Lieferanten, bestimmte
Waren oder Dienstleistungen zu den angegebenen Bedingungen bereitzu-
stellen. In der Bestellung wird festgelegt, ob das bereitzustellende Material in
den Lagerbestand aufgenommen wird oder in den Verbrauch geht. Darüber
hinaus dient die Bestellung als Grundlage für den Wareneingang und die
Rechnungsprüfung.
Es gibt drei Formen der externen Bestellung:
• Einmalige Bestellungen
• Langfristige Kontrakte mit anschließenden Abrufbestellungen
• Lieferpläne und Lieferplaneinteilungen

Abbildung 5.20 Prozesskette »Bestellung anlegen (1)« (Copyright SAP AG)

261
5 Einkaufsabwicklung

Aufgrund der hohen Prozesskosten erfolgt eine einmalige Bestellung in der


Regel bei Materialien bzw. Dienstleistungen, die unregelmäßig bestellt wer-
den. Abrufbestellungen und Lieferpläne mit Lieferplaneinteilungen werden
vor allem für die Bestellabwicklung regelmäßig wiederkehrender Bedarfe ein-
gesetzt.
Als Erfassungshilfen stehen Bestellanforderungen, Anfragen oder bereits vor-
handene Bestellungen (Vorlagebestellungen) zur Verfügung. Die aktuellen
Konditionen des Lieferanten für das Material werden aus dem Einkaufsinfosatz
in die Bestellung übernommen. Durch die Definition der Einkaufsorganisatio-
nen im Customizing kann ein Buchungskreisübergreifender Einkauf realisiert
werden.
Der Ablauf beim Anlegen einer Bestellung ist in den Abbildungen 5.20 und
5.21 schematisch dargestellt.

Abbildung 5.21 Prozesskette »Bestellung anlegen (2)« (Copyright SAP AG)

262
5.5 Bestellungen 5

5.5.1 Rahmenverträge
Ein Rahmenvertrag ist eine längerfristige Vereinbarung mit einem Lieferan-
ten über die Lieferung von Materialien oder Dienstleistungen zu festgelegten
Konditionen. Diese beziehen sich auf einen definierten Zeitraum und eine
definierte Menge bzw. einen definierten Wert. Man unterscheidet Kontrakte
und Lieferpläne.

Kontrakt
Ein Kontrakt ist eine längerfristige Vereinbarung (Rahmenvertrag) mit einem
Lieferanten, die durch einzelne Abrufe (Abrufbestellung oder Lieferplanein-
teilung) erfüllt wird. Angaben über bestimmte Liefertermine oder Liefermen-
gen sind im Kontrakt nicht enthalten. Beim Anlegen des Kontrakts wird nur
der Zielwert (Wertkontrakt) oder die Zielmenge (Mengenkontrakt) innerhalb
der Laufzeit des Vertrags festgelegt.
Im Falle eines konkreten Bedarfs, werden mit Bezug zum Kontrakt Abrufbe-
stellungen erzeugt. Alternativ kann mit Bezug zum Kontrakt ein Lieferplan
generiert werden, für den Lieferplaneinteilungen durch den Bedarfspla-
nungslauf erzeugt werden. Beim Anlegen der Abrufbestellung oder eines
Lieferplans werden die Informationen aus dem Kontrakt übernommen. Ein-
zelne Lieferungen erfolgen aufgrund der Abrufbestellmengen, in denen die
genaue Bestellmenge und der genaue Liefertermin spezifiziert werden. Über
die Abrufdokumentation zu einer Kontraktposition können erfolgte Abrufe
nachvollzogen werden.

Lieferpläne
Es ist auch möglich, so genannte verteilte Kontrakte anzulegen. Dies sind
buchungskreisübergreifende Rahmenverträge. Eine buchungskreisübergrei-
fende Einkaufsorganisation (Referenzeinkaufsorganisation) erstellt einen Rah-
menvertrag, aus dem andere buchungskreisspezifische Einkaufsorganisationen
Abrufbestellungen mit den zentral verhandelten Konditionen vornehmen.
In vielen Unternehmen werden Produktionsmaterialien mit langfristigen
Bedarfen über Langzeitverträge beschafft. Solche längerfristigen Verein-
barungen mit einem Lieferanten über die Lieferung von Materialien mit fest-
gelegten Konditionen werden in der Regel über Lieferpläne beschafft.
Vorteile der Lieferplanabwicklung liegen in der guten Planbarkeit und auto-
matischen Erstellung von Lieferplaneinteilungen durch das Material Res-
source Planning wie im folgendem beschrieben wird.

Gründe für die Anlage eines Lieferplans


• Beschaffungsvorgänge mit hohem Wiederholungsgrad
• Verkürzung der Bearbeitungszeiten, da eine Lieferplaneinteilung eine
Vielzahl von Bestellungen oder Kontraktabrufe ersetzt
• Durch die Materialbedarfsplanung können die Lieferplaneinteilungen auto-
matisch generiert werden

263
5 Einkaufsabwicklung

• Aufwandsreduzierung bei der Bearbeitung von Bedarfsveränderungen


(Bearbeitung der Dispoliste)
• Überwachung von Zielvorgaben (Menge bzw. Wert)
• Vorhaltung geringer Lagerbestände, da durch den genauen Lieferzeit-
punkt just-in-time-Lieferungen möglich sind
• Verringerung des Belegvolumens, da Einteilungen ein Teil des Lieferplans
und kein eigener Beleg sind

Allgemeines über Lieferpläne


Ein Lieferplan ist ein Rahmenvertrag mit einem Lieferanten, von dem Mate-
rialien zu festgelegten Terminen innerhalb eines Zeitraums zu festgelegten
Konditionen beschafft werden. Sie können einen Lieferplan ohne Bezug oder
mit Bezug auf eine Rahmenvertragsanforderung, einer Anfrage oder einem
anderen Lieferplan anlegen.
Angaben über Liefertermine und Mengen sind im Lieferplan nicht enthalten,
sondern werden über Einteilungen in einem Lieferplanabruf mitgeteilt. Die
Lieferplaneinteilungen können ohne Bezug oder mit Bezug zu einer Bestell-
anforderung angelegt oder automatisch durch die Materialbedarfsplanung
generiert werden.
Automatische Generierung von Lieferplaneinteilungen
Für die automatische Generierung der Lieferplaneinteilungen durch die Dis-
position müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
• Der Lieferplan muss als Bezugsquelle eindeutig festgelegt sein
• Orderbucheintrag mit einem Dispokennzeichen 2 (automatische Liefer-
planeinteilungen)
• Bei der Bedarfsplanung müssen automatische Lieferplaneinteilungen zu-
gelassen sein (Steuerungskennzeichen 3)
Lieferplaneinteilungen haben internen Charakter. Das bedeutet, dass interne
Änderungen an den Einteilungen täglich vorgenommen werden können,
eine externe Weitergabe an den Lieferanten aber erst über die Liefer-
abruferzeugung erfolgt.
Die Lieferplaneinteilungen sind kein eigenständiger Beleg, sondern sind
Bestandteil des Lieferplans.
Verwendung von Fixierungszeiträume
Über die Fixierungszeiträume wird die Verbindlichkeit von Einteilungen fest-
gelegt. Die Einteilungstermine in der näheren Zukunft haben einen höheren
Verbindlichkeitsgrad als die Einteilungstermine in der fernen Zukunft.
Für eine Lieferplanposition gibt es zwei Fixierungszeiträume:
• Der erste Fixierungszeitraum definiert den Zeitpunkt (gerechnet ab dem
heutigen Datum), an dem der Produktionsfreigabezeitraum endet. Der Pro-

264
5.5 Bestellungen 5
duktionsfreigabezeitraum beginnt mit dem heutigen Tagesdatum. Lieferplan-
einteilungen innerhalb dieses Zeitraums gelten als fixiert und verbindlich.
• Der zweite Fixierungszeitraum definiert den Zeitpunkt (gerechnet ab dem
heutigen Datum), an dem der Materialfreigabezeitraum endet. Der Mate-
rialfreigabezeitraum beginnt mit dem Ende des Produktionsfreigabezeit-
raums. Lieferplaneinteilungen innerhalb dieses Zeitraums haben einen
geringeren Verbindlichkeitsgrad.
Lieferplaneinteilungen außerhalb der beiden Fixierungszeiträume fallen in
den Bereich der Planungsvorschau.

Lieferplanarten
Bei Lieferplänen kann mit und ohne Abrufdokumentation gearbeitet wer-
den. Das Arbeiten mit Abrufdokumentation hat den Vorteil, dass Sie sich
jederzeit anzeigen lassen können, welche Einteilungsinformationen Sie an
den Lieferanten übermittelt haben.
Bei Lieferplänen mit Abrufdokumentation werden die aktuellen Einteilungen
dem Lieferanten nicht automatisch übermittelt. Endgültige Einteilungen wer-
den in einem Lieferplanabruf aufgezeichnet. Erst nach Anlage des Lieferplan-
abrufs wird die Übermittlung des Abrufs an den Lieferanten angestoßen. Die
Lieferabrufe informieren den Lieferanten über die endgültige Mengen und
Liefertermine.
Es gibt zwei Arten von Abrufen:
• Lieferabruf
Der Lieferabruf (LAB) informiert den Lieferanten mittelfristig darüber,
welche Mengen eines Materials und zu welchem Termin geliefert werden
soll, z.B. wochen-/tagesgenaue Terminangabe.
• Feinabruf
Der Feinabruf (FAB) informiert den Lieferanten für die nahe Zukunft darü-
ber, welche Mengen eines Materials und zu welchem Termin geliefert
werden soll, z.B. stundengenaue Terminangabe.

Lieferplan anlegen
Lieferpläne können manuell oder über eine Vorlage angelegt werden. Als
Vorlage können Sie Bestellanforderungen, Anfrage/Angebote, Kontrakte
oder andere Lieferpläne verwenden.
Für die manuelle Anlage eines Lieferplans gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Wählen Sie den Pfad MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | RAHMENVERTRAG |
LIEFERPLAN ANLEGEN | LIEFERANT BEKANNT.
« Das Fenster »Lieferplan anlegen: Einstieg (ME31L)« wird angezeigt
(vgl. Abb. 5.22).

265
5 Einkaufsabwicklung

2. Pflegen Sie die Felder LIEFERANT, VERTRAGSART, EINKAUFSORGANISATION


und EINKÄUFERGRUPPE.
3. Bestätigen Sie mit .
« Das Fenster »Lieferplan anlegen: Kopfdaten« wird angezeigt
(vgl. Abb. 5.23).
4. Geben Sie im Feld LAUFZEITENDE das zeitlich gewünschte Ende des Lie-
ferplans ein.

Abbildung 5.22 Lieferplan anlegen: Einstieg (Copyright SAP AG)

5. Bestätigen Sie mit .


« Das Fenster »Lieferplan anlegen: Positionsübersicht« wird angezeigt
(vgl. Abb. 5.24).
6. Pflegen Sie in der Positionstabelle für die einzelnen Positionen alle ein-
gaberelevanten Spalten (Minimum: MATERIAL, ZIELMENGE, WERK) mit den
entsprechenden Daten.
7. Bestätigen Sie mit .
8. Wählen Sie in der Anwendungsfunktionsleiste den Button ZUSATZDATEN
« Das Fenster »Lieferplan anlegen: Position XX: Zusatzdaten« wird an-
gezeigt (vgl. Abb. 5.25).
9. Pflegen Sie die gleichnamigen Felder PLANLIEFERZEIT und WE-BEARBEITET.
10. Sichern Sie Ihre Eingabe mit .
« Das Fenster »Lieferplan anlegen: Einstieg« wird angezeigt. In der Sta-
tusleiste erscheint die Meldung, dass Ihr Lieferplan angelegt wurde
(vgl. Abb. 5.26).

266
5.5 Bestellungen 5

Abbildung 5.23 Lieferplan anlegen: Kopfdaten (Copyright SAP AG)

Abbildung 5.24 Lieferplan anlegen: Positionsübersicht (Copyright SAP AG)

267
5 Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.25 Lieferplan anlegen: Position XX: Zusatzdaten (Copyright SAP AG)

Abbildung 5.26 Lieferplan anlegen: Einstieg (Copyright SAP AG)

268
5.5 Bestellungen 5
Grundsätzlich sind zwei Abwicklungsmethoden bei der Lieferabruferzeu-
gung zu unterscheiden:
• Automatische Lieferabruferzeugung
d.h. automatische Erzeugung in regelmäßigen Rhythmus
• Manuelle Lieferabruferzeugung
d.h. Erzeugung nur auf Anstoß durch den Einkäufer

Pflege von Lieferplaneinteilungen


Angaben über Liefertermine und Mengen werden in den Lieferplaneinteilun-
gen gepflegt. Diese Einteilungen können mit oder ohne Bezug zur Banf
angelegt werden.
Die hier beschriebene Pflege wird bei folgenden Vorgängen eingesetzt:
• Manuelle Anlage (Ausnahme!)
• Manuelle Änderungen
• Änderungen aufgrund von Umterminierungen aus der Dispoliste für bereits
vorhandene Lieferplaneinteilungen

Manuelle Pflege von Lieferplaneinteilungen


Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Wählen Sie den Pfad MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | RAHMENVERTRAG |
LIEFERPLANEINTEILUNGEN | PFLEGEN.
« Das Fenster »Lieferplaneinteilungen pflegen: Einstieg (ME38)« wird
angezeigt (vgl. Abb. 5.27).

Abbildung 5.27 Lieferplaneinteilungen pflegen: Einstieg (Copyright SAP AG)

2. Geben Sie in dem Feld VERTRAG die relevante Vertragsnummer ein. Bestä-
tigen Sie mit .
« Das Fenster »Lieferplaneinteilungen pflegen: Positionsübersicht« wird
angezeigt (vgl. Abb. 5.28).

269
5 Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.28 Lieferplaneinteilungen pflegen: Positionsübersicht (Copyright SAP AG)

3. Markieren Sie die Position, die Sie einteilen möchten und wählen Sie das
Icon Einteilungen (alternativ: Doppelklick oder Menüleiste POSITION EIN-
TEILUNGEN).
« Das Fenster »Lieferplaneinteilungen pflegen: Einteilungen Position xx«
wird angezeigt (vgl. Abb. 5.29).

Abbildung 5.29 Lieferplaneinteilungen pflegen: Einteilungen Position xx


(Copyright SAP AG)

4. Pflegen Sie die Felder DATUMSTYP, LIEFERDATUM, EINTEILUNGSMENGE und


EINKÄUFERGRUPPE.
5. Bestätigen Sie mit .

270
5.5 Bestellungen 5
6. Sichern Sie Ihre Eingabe mit .
« Das Fenster »Lieferplaneinteilungen pflegen: Einstieg« wird angezeigt.
In der Statusleiste erscheint die Meldung, dass Ihr Lieferplan geändert
wurde (vgl. Abb. 5.30).

Abbildung 5.30 Lieferplaneinteilungen pflegen: Einstieg (Copyright SAP AG)

Somit haben Sie nun einem bestehenden Lieferplan die entsprechenden Lie-
ferplaneinteilungen hinzugefügt.

Lieferabruf anlegen
Wie schon erwähnt, wird im Lieferabruf der Lieferant längerfristig informiert,
welche Materialien zu welchen Terminen geliefert werden soll.
Für die manuelle Anlage eines Lieferabrufs gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Wählen Sie den Pfad MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | RAHMENVERTRAG |
LIEFERPLAN | ABRUF ERSTELLEN.
« Das Fenster »Abrufe erstellen (ME84)« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.31).
2. Wählen Sie Ihre gepflegten Einstellungen hinsichtlich der Abrufe (Fein-
oder Lieferabrufe).
Pflegen Sie mindestens das Feld WERK UND SELEKTIONSUMFANG (optional
DISPONENT UND MATERIAL).

Achtung Aktivieren Sie unbedingt in ZUSATZFUNKTIONEN den TESTLAUF.

271
5 Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.31 Abrufe erstellen (Copyright SAP AG)

3. Führen Sie die Abruferstellung mit aus.


« Das Fenster »Abrufe erstellen« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.32).

Abbildung 5.32 Abrufe erstellen (Copyright SAP AG)

272
5.5 Bestellungen 5
Analyse der Nachricht
Eine grüne Ampel zeigt an, dass der Lieferplanabruf zu dieser Position ohne
Fehler generiert werden kann.
Eine rote Ampel zeigt an, dass zu diesen Lieferplanpositionen kein Abruf
erzeugt werden konnte. Hier müssen drei Fehlerkategorien unterschieden
werden:
• Wichtige Fehler aufgrund fehlender oder unvollständiger Daten: Kein
Nachrichtensatz vorhanden, keine Einteilung vorhanden
• Fehlermeldungen, weil aufgrund des Erstellungsprofils kein Abruf erstellt
werden soll
• Es ist kein Nachrichtensatz vorhanden
Mit gelangen Sie zur Einstiegsmaske zurück.
Wenn der Testlauf in Ordnung ist, entfernen Sie das Häkchen Testlauf und
generieren die Lieferabrufe.
Sie haben somit einen Lieferabruf erzeugt.

Optimierte Einkaufsabwicklungen
Automatische Erzeugung von Bestellungen
Die Durchführung der automatischen Erzeugung von Bestellungen empfiehlt
sich, wenn Sie ein sehr gut gepflegtes System haben. Damit ist die Wahr-
scheinlichkeit hoch, dass der Großteil der Banf-Positionen ohne manuelles
Eingreifen in Folgebelege umgesetzt werden kann.
Voraussetzungen hierfür sind:
• Kennzeichnung im Materialstamm AUTOM.BESTELL., das festlegt, dass die
automatische Erzeugung von Bestellungen erlaubt ist.
• Kennzeichnung im Lieferantenstamm, dass automatische Bestellungen
erlaubt sind.
• Die Banf muss bereits zugeordnet sein, um umgesetzt werden zu können.
Wenn es mehrere Bezugsquellen für ein Material gibt, sollten Sie genaue
Kriterien zur Auswahl einer eindeutigen Bezugsquelle im System hinter-
legt haben, z.B. Orderbucheinträge, Regellieferanten und Quotierungen.
Automatische WE-Abrechnung
Die Automatische Wareneingangsabrechnung (ERS = Evaluated Receipt
Settlement) ermöglicht es, den Zahlungsvorgang ohne den Erhalt einer
Rechnung abzurechnen.
Mit dem in der Bestellung eingegebenen Bestellpreis und der beim Waren-
eingang erfassten Liefermenge weiß das System, was für diesen Bestellvor-
gang in Rechnung zu stellen ist. Zahlungsbedingungen und Steuerinforma-
tionen sind ebenfalls aus der Bestellung bekannt. Aufgrund dieser Kenntnisse

273
5 Einkaufsabwicklung

kann das System die entsprechende Rechnung selbst erzeugen und buchen.
Eine Rechnung des Kreditors ist damit überflüssig.
Das Verfahren der Automatischen Wareneingangsabrechnung (ERS) hat fol-
gende Vorteile:
• schnelleres Abschließen eines Bestellvorgangs ist möglich
• Übermittlungsfehler werden vermieden
• Mengen- und Preisabweichungen in der Rechnungsprüfung kommen
nicht vor
Über die automatische Wareneingangsabrechnung wird ein Protokoll geführt,
dessen Ausdruck Sie dem Kreditor als Nachweis der Abrechnung zusenden
können.
Voraussetzungen
• Der Lieferant muss im Kreditorenstamm auf der EinkaufsorgSicht als ERS-
fähig markiert sein, d.h. die Kennzeichen für »automatische WE-Abrech-
nung« und »wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung« müssen ge-
setzt sein.
• Der Wareneingang muss sich auf eine Bestellung/Lieferplan beziehen.
• In der Bestell-/Lieferplanposition müssen die Kennzeichen »automatische
WE-abrechnung« und »wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung«
gesetzt sein.
• In der Bestell-/Lieferplanposition muss ein Steuerkennzeichen gepflegt sein.
• Der Bestellpreis der verwendeten Materialien darf kein Schätzpreis sein.
Ist ein Lieferant als ERS-fähig (Evaluated Receipt Settlement) markiert, wird
beim Anlegen einer Bestellung bei diesem Lieferanten das ERS-Kennzeichen
vorgeschlagen. Das relevante Steuerkennzeichen kann im Einkaufsinfosatz
gepflegt werden. Um dieses bei bestimmten Vorgängen zu verhindern, kön-
nen Sie den Infosatz für das Material und den Lieferanten als nicht ERS-rele-
vant markieren (KZ auf EinkaufsOrgSicht »keine auto WEAbr«). Außerdem
kann das vorgeschlagene ERS-Kennzeichen in einer Bestellposition gelöscht
werden.

5.5.2 Besondere Beschaffungsformen


Die normale Abwicklung eines Beschaffungsvorgangs lässt sich wie folgt dar-
stellen:
• Kauf bei einem externen Lieferanten
• Kauf eines vorhandenen Produkts
• Lieferung der Ware an die »eigene« Firma
• Nach Wareneingang ist die Ware Eigentum »unseres« Unternehmens

274
5.5 Bestellungen 5
Bei der Sonderabwicklung innerhalb der Beschaffung unterscheidet man:
• Interne Beschaffung bei einem anderen Werk (Umlagerungsbestellung)
• Bestellung eines zu fertigenden oder zu veredelnden Materials (Lohnbear-
beitung)
• Lieferung der Ware direkt an den Kunden (Streckenabwicklung)
• Gelieferte Ware bleibt Eigentum des Lieferanten (Konsignation)

Lieferantenkonsignation
Bei einer Konsignation liefert ein Lieferant Material in ein Konsignations-
lager. Die Ware bleibt bis zur Entnahme sein Eigentum. Erst bei diesem
Warenausgang entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten.
Die Rechnung wird in vereinbarten Perioden beglichen.
Beim Anlegen einer Bestellung ist in diesem Fall der Positionstyp »K« für
Konsignation einzugeben.

Lohnbearbeitung
Bei der Lohnbearbeitungsabwicklung erhält der Lieferant Materialien (Kom-
ponenten), aus denen er das bestellte Endprodukt fertigt.
Bei der Bestellung werden die Komponenten, die an den Lieferanten
geschickt werden, angegeben. Dabei können die Komponenten entweder
manuell erfasst oder automatisch über eine hinterlegte Materialstückliste
eingebunden werden.
In der Bestandsführung werden die Komponenten zunächst aus dem frei
verwendbaren Bestand in den Lieferantenbeistellbestand gebucht. Falls die
R/3-Anwendungskomponente Vertrieb (SD) im Einsatz ist, kann die Beistel-
lung über die Versandabwicklung erfolgen. Dabei können dann auch die
benötigten Versandpapiere erstellt werden. Beim Wareneingang des gefer-
tigten Produkts wird der Verbrauch der beigestellten Komponenten im Sinne
einer retrograden Entnahme gebucht. Die Rechnung des Lieferanten wird
mit Bezug zur Bestellung erfasst. Dabei können Mehr- oder Minderverbräu-
che der Komponenten nachverrechnet werden.
Beim Anlegen einer Bestellung ist in diesem Fall der Positionstyp »L« für
Lohnbearbeitung einzugeben.

Streckengeschäfte
Bei der Streckenabwicklung gibt der Auftragnehmer einen Kundenauftrag an
einen externen Lieferanten weiter, der die Waren direkt an den Kunden sendet.

Umlagerung über Umlagerungsbestellung


Mithilfe der Umlagerungsbestellung ist es möglich, eine Umlagerung zwi-
schen zwei Werken auf der Basis einer Bestellung durchzuführen. Als Liefe-
rant wird hier das abgebende Werk (Lieferwerk) verwendet. Nach der
Aulagerung aus dem abgebenden Werk befindet sich das Material im Tran-

275
5 Einkaufsabwicklung

sitbestand des empfangenden Werks. Der Transitbestand ist bewertet, aber


nicht frei verwendbar. Mit dem Wareneingang zur Bestellung im empfan-
genden Werk wird das Material aus dem Transitbestand in den frei verwend-
baren Bestand gebucht. Falls die R/3-Anwendungskomponente Vertrieb
(SD) im Einsatz ist, kann die Lieferung (mit Warenausgangsbuchung) im Lie-
ferwerk über die Versandabwicklung erfolgen. Dabei können dann auch die
benötigten Versandpapiere erstellt werden.
Für eine Umlagerungsbestellung wird eine eigene Bestellbelegart (UB) und
der Positionstyp »U« verwendet.

5.5.3 Aufbau einer Bestellung


Die Bestellung besteht wie auch die anderen Einkaufsbelege aus:
• den Belegpositionen, die Informationen über die bestellten Waren oder
Dienstleistungen enthalten. In jeder Position einer Bestellung können
diese Daten unterschiedlich sein.
• dem Belegkopf, der Informationen über Lieferanten, Zahlungs- und Lie-
ferbedingungen enthält, die für alle Positionen in einer Bestellung gelten
Der Positionsteil des Belegs enthält die spezifischen Daten für die bestellten
Materialien oder Dienstleistungen, wie beispielsweise:
• Materialnummer und Materialkurztext
• Bestellmenge
• Preise, Rabatte
• Preiseinheit, Bestellpreismengeneinheit
• Lieferdatum
• Werk, Lagerort
• Anlieferanschrift:
Als Anlieferanschrift wird die Werksanschrift verwendet. Erfolgt die Ein-
gabe der Bestellposition zusätzlich mit einem Lagerort für den im Customi-
zing eine eigene Anlieferadresse gepflegt ist, so wird diese Lagerortan-
schrift verwendet. Die vom System vorgeschlagene Anschrift kann beliebig
abgeändert werden.
• Vorlagebestellung
• Mahnstufen
• Unter- und Überlieferungstoleranzen
Bei der Steuerung des Bestellvorgangs sind auf Positionsebene der Positions-
typ und der Kontierungstyp von zentraler Bedeutung.

276
5.5 Bestellungen 5
Positionstyp
Der Positionstyp legt die Beschaffungsweise eines Materials fest. Er steuert,
ob eine Bestellposition
• eine Materialnummer erfordert
• eine Kontierung verlangt
• lagerhaltig geführt werden soll
• einen Wareneingang und/oder einen Rechnungseingang erfordert
Falls noch keine Folgebelege existieren (z.B. Wareneingang, Rechnung),
kann der Positionstyp bei Einzelbestellungen nachträglich geändert werden.
Danach kann die Position nur gelöscht und mit einem anderen Positionstyp
neu angelegt werden.
Im R/3-System werden im Standard folgende Positionstypen genutzt:
• Normalposition
Wareneingang und Rechnungseingang können erfolgen.
• Konsignationsposition
Materialnummer und Wareneingang erforderlich; keine Kontierung mög-
lich, da ausschließlich lagerhaltig; Rechnungseingang nicht erforderlich,
aufgrund der Konsignationsabrechnung.
• Lohnbearbeitungsposition
Materialnummer kann genutzt werden, Wareneingang kann erfolgen,
Rechnungseingang erforderlich.
• Streckenposition
Kontierung erforderlich, Wareneingang und Rechnungseingang können
erfolgen.
• Textposition
Wird nicht bestellt, enthält nur zusätzliche Hinweise oder Instruktionen
(z.B. Anforderung eines Ursprungszeugnisses).
• Umlagerungsposition
Materialnummer erforderlich, Wareneingang erforderlich, Rechnungsein-
gang entfällt.
• Dienstleistungsposition
Keine Materialnummer möglich, Kontierung erforderlich.
• Limitposition
Bestellbelegart für Rahmenbestellung (im Standard FO) sowie Rechnungs-
eingang erforderlich; Wareneingang und Kontierung können genutzt
werden.

Kontierungstyp
Für jede Position des Einkaufsbelegs wird festgelegt, ob sie für das Lager oder
für den Verbrauch beschafft wird. In einem Einkaufsbeleg können sowohl kon-
tierte als auch nicht kontierte Positionen vorkommen. Handelt es sich um Ver-

277
5 Einkaufsabwicklung

brauchsmaterial, legt der Einkauf den Verbrauchszweck durch die Vergabe


eines Kontierungstyps fest. Falls noch keine Folgebelege existieren (z.B. Waren-
eingang, Rechnung), kann der Kontierungstyp nachträglich geändert werden.
Der Kontierungstyp bestimmt:
• den Typ der Kontierung (Kostenstelle, Auftrag, Anlage etc.)
• die Konten, die bei der Zahlung der Rechnung zu belasten sind
• die Kontierungsdaten, die erfasst werden müssen
Bei der Beschaffung für das Lager wird das Material nach dem Warenein-
gang gelagert und der Verbrauch in einem eigenen Schritt erfasst. Der Lager-
bestand wird durch die Erfassung des Wareneingangs erhöht und durch die
Erfassung des Warenausgangs abgebaut.
Bei der Beschaffung für den Verbrauch gilt das Material mit dem Warenein-
gang als verbraucht. Beim Erfassen des Wareneingangs wird kein Lagerbe-
stand aufgebaut, sondern die Verbrauchsstatistik wird direkt fortgeschrieben.

5.5.4 Bestellungen pflegen


Beim Anlegen von Bestellungen stehen folgende Möglichkeiten zur Wahl:
• Manuell
Alle Bestelldaten werden manuell erfasst.
• Über Vorlage
Als Kopiervorlage können Bestellanforderungen, Anfragen, Bestellungen
und Kontrakte verwendet werden.
Existiert zu einer Bestellposition ein Einkaufsinfosatz, so werden daraus
bestimmte Felder (wie z.B. Preise, Konditionen und Mengeneinheiten) als
Standardwerte vorgeschlagen.
Bestellungen können zum einen direkt für einen bestimmten Lieferanten
oder aber unter Zuhilfenahme einer Bestellanforderung (über die Banf-
Zuordnungsliste) angelegt werden. Dieser muss jedoch bereits eine Bezugs-
quelle zugeordnet sein.

Bestellposition ohne Materialstammsatz


Es ist ebenfalls möglich, Bestellpositionen ohne Materialstammsatz zu erfas-
sen. Für diese Bestellpositionen müssen ein Kurztext und die Warengruppe
erfasst werden. Falls für die Warengruppe ein Infosatz existiert, kann der
Nettopreis aus diesem Infosatz übernommen werden, andernfalls muss auch
der Nettopreis eingegeben werden.
Über das Customizing des Einkaufs können eine Bewertungsklasse für Waren-
gruppen (zur Kontenfindung) sowie ein Einkaufswerteschlüssel (enthält Mahn-
stufen, Über- und Unterlieferungstoleranzen) hinterlegt werden. Damit ist in
der Bestellposition die Pflege dieser Daten nicht mehr erforderlich, auch wenn
kein Materialstamm verwendet wird.

278
5.5 Bestellungen 5

Einstiegsbild Kopf Detail

Texte

Konditionen

Statistik

Lieferanten-
anschrift

Freigabe-
Position strategie

Abbildung 5.33 Bildfolge »Bestellung anlegen (1)« (Copyright SAP AG)

Position Detail

Texte

Statistik

Einteilungen

Bestätigungen

Kontierungen

Komponenten

Konditionen

Leistungen

Weitere
Funktionen

Anliefer-
adresse

Import

Zusatzdaten

Abbildung 5.34 Bildfolge »Bestellung anlegen (2)« (Copyright SAP AG)

279
5 Einkaufsabwicklung

Bestellung manuell anlegen


Der Aufbau der neuen EnjoySAP-Transaktion ermöglicht dem Anwender im
Release 4.7 eine komfortable Erstellung einer Bestellung. Das entsprechende
Fenster ist in vier Bereiche unterteilt:
Im oberen Bereich geben Sie die Bestellbelegart und den Lieferanten an.
Über die Bestellbelegart legen Sie fest, für welchen betriebswirtschaftlichen
Vorgang Sie eine Bestellung erfassen. Die zweite Ebene enthält die Register
der Belegkopfdaten. Darunter ist im Bereich »Positionsübersicht« eine
Schnellerfassung von Bestellpositionen möglich. Im unteren Fensterbereich
»Positionsdetail« können bei Bedarf die Register der Positionsdaten anzeigt
werden (vgl. Abb. 5.35).

Abbildung 5.35 Bestellung anlegen: Übersicht Arbeitsbereich (Copyright SAP AG)

Nachfolgend wird die Vorgehensweise bei einer manuell anzulegenden


Bestellung beschrieben:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | ANLEGEN | LIEFE-
RANT/LIEFERWERK BEKANNT auf.
« Das Fenster »Bestellung anlegen« wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf das Symbol -KOPF.
« Der Bereich der Kopfdaten zur Bestellung wird geöffnet.
Neben dem Lieferanten müssen im Register ORGDATEN die zuständige
Einkaufsorganisation sowie die Einkäufergruppe und der Buchungskreis
erfasst werden. Über das Register LIEFERUNG/RECHN können Sie Zahlungs-
bedingungen, Währungs- und Lieferdaten pflegen, die für alle Positionen
gelten. Konditionen, die für die gesamte Bestellung gelten sollen, werden

280
5.5 Bestellungen 5
im Register LIEFERUNG/RECHN erfasst. Informationen über bestellte, gelie-
ferte, abgerechnete und angezahlte Mengen und Werte zu der Bestellung
werden im Register STATUS ANGEZEIGT.
3. Klicken Sie auf das Symbol -POSITIONSÜBERSICHT, falls diese noch nicht
geöffnet ist.
« Der Bereich der Positionsübersicht zur Bestellung wird geöffnet
(vgl. Abb. 5.36).

Abbildung 5.36 Bestellung anlegen: Kopfdaten-OrgDaten und Positionsübersicht


(Copyright SAP AG)

4. Erfassen Sie die notwendigen Materialdaten.


Wenn Sie das Feld NETTOPREIS leer lassen, wird der Preis aus dem Infosatz
übernommen, falls ein solcher für Material und Lieferant existiert.
5. Um eine Position mit Bezug auf einen Vorlagebeleg zu erfassen, klicken
Sie auf die Drucktaste BELEGÜBERSICHT EIN.
« Der Fensterbereich »Belegübersicht« wird geöffnet.
Sie können Bestellpositionen mit Bezug zur Anfrage, Bestellanforderung,
Kontrakt oder bereits vorhandener Bestellung erfassen.
6. Klicken Sie auf das Symbol , um nach Vorlagebelegen zu suchen.
« Das Auswahlmenü für Einkaufsbelege wird aufgeklappt.
7. Wählen Sie den Menüpunkt Bestellanforderungen aus.
« Das Fenster »Bestellanforderungen« wird angezeigt.

281
5 Einkaufsabwicklung

8. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein und klicken Sie auf
das Symbol .
« Im Fensterbereich »Belegübersicht« wird das Suchergebnis angezeigt
(vgl. Abb. 5.37).
Über die Definition von Anzeigevarianten können Sie die angezeigten
Daten des Suchergebnisses erweitern oder einschränken.

Abbildung 5.37 Bestellung anlegen: Belegübersicht Suchergebnis Banf (Copyright SAP AG)

9. Klicken auf das Symbol , um eine vorher markierte Position in die Be-
stellung zu übernehmen. Alternativ können Sie den markierten Eintrag
mit der rechten Maustaste auf das Symbol ziehen.
10. Klicken Sie auf die Drucktaste BELEGÜBERSICHT AUS.
« Der Fensterbereich »Belegübersicht« wird geschlossen.
11. Markieren Sie eine Position in der Positionsübersicht.
12. Klicken Sie auf das Symbol -POSITIONSDETAIL.
« Der Bereich der Positionsdetaildaten einer Bestellposition wird geöff-
net (vgl. Abb. 5.38).
Hier können weitere Daten zur Bestellposition erfasst werden. Wenn Sie
vom Lieferanten eine Auftragsbestätigung wünschen und diese vom Sys-
tem überwacht werden soll, müssen Sie im Register BESTÄTIGUNGEN die
Felder BESTÄTSTEU und BESTÄTPFL. ausfüllen. Falls eine Rechnungsprüfung
– bezogen auf jeden Wareneingang zu dieser Bestellung – durchgeführt
werden soll, ist im Register RECHNUNG das Feld WE-BEZ.RP zu markieren.
Falls die Bestellposition kostenlos geliefert werden soll, darf das Kennzei-
chen »RechnEingang« nicht gesetzt werden. Das System setzt den Preis
der Bestellposition dann auf null. Im Register ANLIEFERADRESSE kann eine
abweichende Anlieferungsadresse für diese Bestellposition angegeben
werden.

282
5.5 Bestellungen 5
13. Rufen Sie das Positionsregister KONDITIONEN auf.
« Das Register KONDITIONEN der ausgewählten Bestellposition wird
angezeigt (vgl. Abb. 5.38).
Hier können Zu- und Abschläge zu dieser Position erfasst werden. An-
hand der einzelnen Konditionen ermittelt das System den Effektivpreis
für das Material.
14. Zum Sichern der Bestellung klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Bestellung anlegen« wird angezeigt und es kann direkt
eine neue Bestellung erfasst werden.
Klicken Sie vor dem Speichern auf das Symbol , um sich sämtliche Sys-
temmeldungen zur erfassten Bestellung anzuzeigen. Die Bestellung kann
erst gespeichert werden, wenn keine Fehlermeldungen vorhanden sind.
Können die Fehler, wie zum Beispiel fehlende Stammdaten nicht direkt
behoben werden, ist es möglich über die Drucktaste MERKEN die erfass-
ten Daten zu merken. Dadurch kann die erneute Dateneingabe vermei-
den werden. Nach der Fehlerbeseitigung wird die gemerkte Bestellung
wieder aufgerufen und endgültig gespeichert.

Abbildung 5.38 Bestellung anlegen: Positions-Konditionen (Copyright SAP AG)

283
5 Einkaufsabwicklung

Um Bestellungen aus Bestellanforderungen (mit zugeordneter Bezugsquelle)


anzulegen, stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
• Über die Belegübersicht bei Anlage einer Bestellung
Die Bestellanforderungen werden einzeln aus der Belegübersicht in die
Bestellung kopiert.
• Über die Zuordnungsliste
Die Bestellungen werden einzeln aus einer ausgewählten Anzahl von
Bestellanforderungen angelegt.
• Automatisch
Das System generiert aufgrund vorgegebener Selektionskriterien Bestellun-
gen aus den Bestellanforderungen. Voraussetzung ist, dass im Lieferanten-
und Materialstamm das Kennzeichen »Automatische Bestellung« gesetzt ist.
Bestellungen über Banf-Zuordnungsliste anlegen
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | ANLEGEN | ÜBER
BANF-ZUORDLISTE auf.
« Das Fenster »Zugeordnete Bestellanforderungen bestellen« wird ange-
zeigt.
2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.
Sie können die Bestellanforderungen beispielsweise nach Einkäufer-
gruppe, Einkaufsorganisation, Werk und Lieferanten selektieren.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Zugeordnete Banfen bestellen: Übersicht der Zuordnun-
gen« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.39).
In dieser Liste sehen Sie, welchen Lieferanten Bestellanforderungen zuge-
ordnet sind. In der Spalte »Banfs« wird die Anzahl der zugeordneten Be-
stellanforderungen angezeigt.
4. Markieren Sie die Zeile, die Sie bearbeiten wollen.
5. Rufen Sie in der Menüleiste: BEARBEITEN | ZUORDNUNG BEARBEITEN auf.
« Das Fenster »Bearb.Zuordn.: Bestellung anlegen« mit den allgemeinen
Daten zur Bestellung (z.B. Bestellart, Bestelltermin und Einkaufsorgani-
sation) wird angezeigt.
6. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Belegübersicht: Umsetzen Bestellanforderungen« wird
angezeigt.
7. Markieren Sie die Positionen, die Sie in die Bestellung übernehmen wollen.
8. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Bestellung anlegen: Positionsübersicht« wird angezeigt.
9. Zum Sichern klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Zugeordnete Banfen bestellen: Übersicht der Zuordnun-
gen« wird angezeigt.

284
5.5 Bestellungen 5

Abbildung 5.39 Zugeordnete Banfen bestellen: Übersicht der Zuordnungen


(Copyright SAP AG)

Bestellungen automatisch über Bestellanforderung anlegen


Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | ANLEGEN | AUTOMAT.
ÜBER BANFEN auf.
« Das Fenster »Automatische Bestellerzeugung aus Bestellanforderun-
gen« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.40).

Abbildung 5.40 Automatische Bestellerzeugung aus Bestellanforderungen (1)


(Copyright SAP AG)

285
5 Einkaufsabwicklung

2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.


Sie können die Auswahl beispielsweise nach Einkaufsorganisation, Einkäu-
fergruppe, Werk und Lieferanten eingrenzen. Über Kontrollkästchen kön-
nen Sie für jedes Werk neue Bestellungen erzeugen oder ein detailliertes
Protokoll ausgeben. Wenn Sie das Kontrollkästchen TESTLAUF markieren,
wird das Erzeugen der Bestellungen lediglich simuliert.
3. Wählen Sie im Kästchen DETAILLIERTES PROTOKOLL | ALLE MELDUNGEN.
4. Rufen Sie das Symbol auf.
« Das Fenster »Automatische Bestellerzeugung aus Bestellanforderun-
gen« wird angezeigt.
Falls Sie den Report im Hintergrund ausführen wollen, rufen Sie alternativ
PROGRAMM | IM HINTERGRUND AUSFÜHREN auf.
In der Listausgabe sehen Sie für welche Bestellanforderungen das System
gemäß Ihren Selektionsbedingungen Bestellungen erzeugt hat
(vgl. Abb. 5.41).

Abbildung 5.41 Automatische Bestellerzeugung aus Bestellanforderungen (2)


(Copyright SAP AG)

Auftragsbestätigung erfassen
Um eine Auftragsbestätigung zu erfassen, die zu einer Bestellung vorliegt,
gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | ÄNDERN auf.
« Das Fenster »Bestellung ... angelegt von ...« wird angezeigt.
Innerhalb dieser EnjoySAP-Transaktion wird zunächst immer die letzte
von Ihnen bearbeitete Bestellung angezeigt. In der Regel müssen Sie des-
halb zunächst auch die von Ihnen gewünschte Bestellnummer eingeben.
2. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Bestellung selektieren« wird angezeigt.

286
5.5 Bestellungen 5
3. Geben Sie die gewünschte Bestellnummer ein und klicken Sie auf die
Drucktaste ANDERE BESTELLUNG.
« Das Fenster »Bestellung ... angelegt von ...« für die ausgewählte
Bestellung wird angezeigt.
4. Sofern die Postionsdetaildaten nicht bereits sichtbar sind, klicken Sie auf
das Symbol -POSITIONSDETAIL und dort auf das Register BESTÄTIGUNGEN.
« Der Bereich der Positionsdetaildaten einer Bestellposition wird geöffnet
(vgl. 5.42).

Abbildung 5.42 Auftragsbestätigung erfassen (Copyright SAP AG)

Um zu einer Bestellposition eine Bestätigung erfassen zu können, muss ein


Bestätigungssteuerschlüssel in das Feld BESTÄTSTEUERUNG eingetragen sein.
5. Erfassen Sie die in der Bestätigung angegebenen Daten.
6. Zum Sichern klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Bestellung anlegen« wird angezeigt und es kann direkt
die nächste Bestellung geändert werden.

5.5.5 Bestellungen freigeben


Die Freigabe von Bestellungen ist der Vorgang, bei dem alle in einer Bestel-
lung erfassten Positionen zur Übermittlung an den Lieferanten freigegeben
werden. Eine Freigabe einzelner Positionen ist dabei nicht möglich.
Mithilfe des Klassensystems von SAP R/3 können flexible Kriterien (z.B.
Wert, Warengruppe, Einkaufsorganisation, Werk etc.) definiert werden, die
festlegen, ob eine Bestellung einem Freigabeverfahren unterliegt oder nicht.
Es ist darüber hinaus möglich zu definieren, ob bei einer Änderung der
Bestellung nach erfolgter Freigabe eine erneute Freigabe erforderlich ist bzw.
ob bestimmte Änderungen nicht mehr erlaubt sind.

287
5 Einkaufsabwicklung

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft

Der gesamte Freigabeprozess lässt sich in den SAP Business Workflow des
R/3-Systems integrieren. Dabei wird dem für die Freigabe zuständigen Mit-
arbeiter eine Nachricht über die freizugebenden Bestellungen in den Postein-
gang seines R/3-Systems gestellt. Aus diesem Nachrichtentext kann er un-
mittelbar in die Bearbeitungsfunktion verzweigen.
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | FREIGEBEN | SAMMEL-
FREIGABE auf.
« Das Fenster »Einkaufsbelege Freigeben « wird angezeigt
(vgl. Abb. 5.43 (A)).
2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.
Nur wenn das Kontrollkästchen LISTE MIT POSITIONEN markiert ist, werden
in der Liste sofort auch detaillierte Daten der einzelnen Bestellpositionen
angezeigt.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Es wird die Liste der Bestellungen angezeigt, die gemäß Ihren Vorga-
ben freizugeben sind (vgl. Abb. 5.43 (B)).
4. Markieren Sie die Bestellung, die Sie freigeben wollen, und klicken Sie auf
die Drucktaste FREIGEBEN.
« Der geänderte Freigabezustand der markierten Bestellung wird in der
Liste angezeigt.
5. Klicken Sie auf das Symbol .
« Die freigegebenen Bestellungen werden gesichert. Das Fenster »Frei-
geben Einkaufsbelege« wird angezeigt.

Abbildung 5.43 (A) Einkaufsbelege freigeben (Copyright SAP AG)

288
5.5 Bestellungen 5

Abbildung 5.43 (B) Einkaufsbelege freigeben: Einstieg und Listausgabe (Copyright SAP AG)

Auswertungen und Listanzeigen


Die im System gespeicherten Bestellungen können mithilfe von Listanzeigen
auf vielfältige Weise ausgewertet werden. Einige Möglichkeiten sollen hier
exemplarisch vorgestellt werden:
• Allgemeine Auswertungen zu Einkaufsbelegen
Diese Auswertung kann auch für andere Einkaufsbelege verwendet wer-
den. Über die Nutzung von Anzeigevarianten sowie die Bildung von Sum-
men und Teilsummen kann die ausgegebene Liste individuell angepasst
werden (vgl. Abb. 5.44). Zur weiteren Datenanalyse in einem PC-Pro-
gramm, z.B. für Microsoft Excel, können die selektierten Einkaufsbelege ex-
portiert werden. Sie erreichen die Auswertung aus dem Knoten »Einkauf«
über den Menüpfad BESTELLUNG | AUSWERTUNGEN | ALLGEM. AUSWERTUNGEN.

Abbildung 5.44 Allgemeine Auswertung Einkaufsbelege (Copyright SAP AG)

289
5 Einkaufsabwicklung

• Bestellwertanalyse
Die Bestellwertanalyse zeigt Bestellwerte, bezogen auf eine Einkaufsorga-
nisation, Einkäufergruppe oder einen Lieferanten, an. Die Angabe der
Währung, in der die Analyse durchgeführt werden soll, ist dabei obligato-
risch. Sie erreichen dieses Fenster über das Knoten »Einkauf«, indem Sie
BESTELLUNG | AUSWERTUNGEN | BESTELLWERTANALYSE wählen.
• Überwachen der Auftragsbestätigung
In dieser Liste werden alle Bestellungen aufgelistet, zu denen zum Stichtag
noch keine Auftragsbestätigung eingegangen ist, für die jedoch die Bestä-
tigungspflicht aktiviert wurde. Sie erreichen diesen Befehl im Knoten »Ein-
kauf« über den Menüpfad BESTELLUNG | AUSWERTUNGEN | ÜBERW. BESTÄ-
TIGUNGEN.
• Bestellungen zum Material
Über diese Liste können alle Bestellungen und auch andere Einkaufsbe-
lege zu einem oder mehreren Materialien angezeigt werden (vgl. Abb.
5.45). Die Auswahl kann beispielsweise auf Bestellungen eingeschränkt
werden, bei denen noch kein Wareneingang oder noch kein Rechnungs-
eingang erfolgt ist. Sie erreichen diesen Befehl im Knoten »Einkauf« über
den Menüpfad BESTELLUNG | LISTANZEIGEN | ZUM MATERIAL. Mit dem Symbol
können Sie aus der Listanzeige in die Bestellentwicklung (siehe unten)
der markierten Bestellposition verzweigen.

Abbildung 5.45 Einkaufsbelege zum Material (Copyright SAP AG)

• Bestellentwicklung
Eine Darstellung der Bestellentwicklung enthält Angaben über bisher ein-
gegangene Rechnungen oder erfolgte Lieferungen zu einer bestimmten
Bestellposition. Die Bestellentwicklung für eine bestimmte Bestellung
kann beispielsweise aus dem Knoten »Einkauf« über BESTELLUNG | ANZEI-
GEN angezeigt werden. Dort müssen Sie den Fensterbereich Positionsde-
taildaten öffnen. Zur ausgewählten Position finden Sie im Register BESTELL-
ENTWICKLUNG die Bestellentwicklung (vgl. Abb. 5.46).

290
5.5 Bestellungen 5

Abbildung 5.46 Register Bestellentwicklung zur Bestellung (Copyright SAP AG)

Belege ausgeben
Für jeden Einkaufsbeleg, der im System gespeichert wird, wird ein Ausgabebeleg
erzeugt; dieser wird als Nachricht bezeichnet. Nachrichten werden in eine Nach-
richtenwarteschlange gestellt und können von dort zur Ausgabe auf einem Dru-
cker, auf Telefax usw. manuell oder automatisch freigegeben werden.
Im Rahmen der Nachrichtenfindung können Sie festlegen, wie und wann die
Belegausgabe für einzelne Einkaufsbelege oder Lieferanten erfolgen soll. Die
Nachrichtenfindung wird standardmäßig nach folgenden Kriterien festgelegt:
• Art der Nachricht (Neuausgabe, Mahnung, Auftragsbestätigung)
• Einkaufsbelegart (Anfrage, Bestellung, Rahmenvertrag)
• Einkaufsorganisation
• Lieferant
Die Bedingungen (Konditionen) für die Nachrichtenfindung bei Bestellungen
werden beispielsweise im Knoten »Einkauf« über STAMMDATEN | NACHRICH-
TEN | BESTELLUNG | ANLEGEN gepflegt. Falls hier keine Einträge vorhanden sind,
werden keine Nachrichten erzeugt, das heißt, es können keine Bestellungen
ausgegeben werden.

Bestellungen drucken
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | NACHRICHTEN |
NACHRICHTEN AUSGEBEN auf.
« Das Fenster »Nachrichtenausgabe« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.47 (A)).

291
5 Einkaufsabwicklung

2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.


3. Geben Sie im Feld BELEGART »NB« (Normalbestellung) ein, damit alle Be-
stellungen zu dieser Bestellbelegart angezeigt werden.
4. Geben Sie im Feld VERARBEITUNGSSTATUS eine 0 (nicht verarbeitet) ein, um
alle nicht verarbeiteten Nachrichten zu sehen.
Alle bereits erfolgreich ausgegebenen Nachrichten können selektiert wer-
den, in dem im Feld VERARBEITUNGSSTATUS eine 1 gesetzt wird.
5. Klicken Sie auf das Symbol .
« Im Fenster »Nachrichtenausgabe« wird die Liste der auszugebenden
Nachrichten angezeigt (vgl. Abb. 5.47 (B)).
6. Markieren Sie eine Position.
7. Klicken Sie auf die Drucktaste NACHRICHT ANZEIGEN, um die Nachricht auf
dem Bildschirm auszugeben.
8. Klicken Sie auf die Drucktaste NACHRICHT AUSGEBEN, um die Nachricht aus-
zudrucken.
Der Verarbeitungsstatus der Nachricht wird nach einer erfolgreichen Aus-
gabe auf 1 (verarbeitet) gesetzt. In diesem Fall sehen Sie in der markierten
Position das Symbol . Einen Probedruck können Sie alternativ durch
Anklicken der Drucktaste PROBEDRUCK auslösen. Der Verarbeitungsstatus
wird dadurch nicht verändert.
9. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Nachrichtenausgabe« wird angezeigt.

Abbildung 5.47 (A) Nachrichtenausgabe (Copyright SAP AG)

292
5.5 Bestellungen 5

Abbildung 5.47 (B) Nachrichtenausgabe (Copyright SAP AG)

Mahnen und Erinnern


Bevor Sie eine Mahnung oder Erinnerung an einen Lieferanten schicken kön-
nen, muss zunächst eine entsprechende Nachricht erzeugt werden.
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | NACHRICHTEN |
MAHNEN UND ERINNERN auf.
« Das Fenster »Mahnen und Erinnern von Einkaufsbelegen« wird angezeigt.
2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.
Auch für Kontrakte, Lieferpläne und Anfragen können Sie Mahnung und
Erinnerung erstellen. Um zu prüfen, welche Einkaufsbelege ausgewählt
werden, klicken Sie auf die Drucktaste AUSWÄHLEN. Wenn Sie das Kon-
trollkästchen NACHRICHTEN ERZEUG. U. SICHERN markieren, werden zu allen
Einkaufsbelegen, die Ihren Auswahlbedingungen genügen, automatisch
Nachrichten erzeugt.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Im Fenster »Mahnen und Erinnern von Einkaufsbelegen« werden die
Einkaufsbelege angezeigt, die den eingegebenen Selektionskriterien ent-
sprechen.
4. Markieren Sie die Belege, für die Sie Mahnungen erzeugen wollen.
5. Klicken Sie auf die Drucktaste NACHRICHTEN ERZEUGEN.
« Der Status der Nachrichtenverarbeitung zur markierten Bestellung wird
in der Liste aktualisiert.
6. Zum Speichern klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Mahnen und Erinnern von Einkaufsbelegen« wird ange-
zeigt.
Die Ausgabe der erzeugten Nachrichten erfolgt, wie unter dem Punkt
»Bestellungen drucken« beschrieben.

293
5 Einkaufsabwicklung

Auftragsbestätigungen überwachen
Auftragsbestätigungen für Bestellungen und Mahnungen für fehlende
Bestätigungen werden nach dem gleichen Verfahren erzeugt wie Mahnun-
gen und Erinnerungen.
Rufen Sie dazu im Fenster »SAP Easy Access« über den Knoten »Einkauf«
BESTELLUNG | NACHRICHTEN | ÜBERW. AUFTRAGSBESTÄTIGUNG auf.

5.6 Dienstleistungsabwicklung
Die Dienstleistungsabwicklung im Einkauf ermöglicht die Beschaffung
umfangreicher Dienstleistungen mit anschließender Überwachung der Leis-
tungserbringung und -abrechnung im System. Der Ablauf gliedert sich in die
Schritte:
• Bestellerfassung
• Leistungserfassung
• Rechnungsprüfung

5.6.1 Dienstleistungsbestellung
Für die Dienstleistungsbestellung wird der Positionstyp »D« verwendet. Die
aufgenommenen Leistungen können über eine Leistungsgliederung für die
Bestellung, spätere Leistungserfassung und Rechnungsprüfung strukturiert
werden. In der Bestellung kann
• ohne eine Gliederung der Leistungspositionen gearbeitet werden
• ein Standardleistungsverzeichnis verwendet werden
• eine Gliederung für die einzelnen Leistungspositionen manuell erfasst
werden

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | ANLEGEN | LIEFE-
RANT/LIEFERWERK BEKANNT auf.
« Das Fenster »Bestellung anlegen« wird angezeigt.
Es handelt sich bei dieser Transaktion um eine neu gestaltete EnjoySAP-
Transaktion. Der Aufruf erfolgt immer mit den Einstellungen, die Sie bei
der letzten Nutzung getroffenen haben. Die von Ihnen durchzuführenden
Schritte in dieser Ablaufbeschreibung können deshalb von dem beschrie-
benen Vorgehen abweichen.
2. Klicken Sie gegebenenfalls auf das Symbol -KOPF und das Symbol -
POSITIONSÜBERSICHT.
« Der Bereich der Kopfdaten und die Positionsübersicht zur Bestellung ist
geöffnet.

294
5.6 Dienstleistungsabwicklung 5
Neben dem Lieferanten müssen im Register ORGDATEN der Kopfdaten die
zuständige Einkaufsorganisation sowie die Einkäufergruppe und der
Buchungskreis erfasst werden. Über das Register LIEFERUNG/RECHN kön-
nen Sie Zahlungsbedingungen, Währungs- und Lieferdaten pflegen, die
für alle Dienstleistungspositionen gelten. Konditionen, die für die gesamte
Bestellung gelten sollen, werden im Register LIEFERUNG/RECHN erfasst.
3. Erfassen Sie in der Positionsübersicht die notwendigen Leistungsdaten.
Geben Sie in der Spalte »Positionstyp« »D« ein und in der Spalte »Kon-
tierungstyp« ein »K«. Die Spalte »Material« bleibt leer. In der Spalte
»Kurztext« können Sie eine allgemeine Beschreibung der zu beziehen-
den Leistung ein. Als Bestellmenge geben Sie beispielsweise »1 LE« (eine
Leistungseinheit) ein. Ferner sind die Felder WERK, LIEFERDATUM und WA-
RENGRUPPE zu füllen.
4. Klicken Sie auf das Symbol -POSITIONSDETAIL.
« Der Bereich der Positionsdetaildaten einer Bestellposition wird geöffnet.
5. Rufen Sie das Positionsregister LEISTUNGEN auf.
« Das Register LEISTUNGEN der ausgewählten Bestellposition wird ange-
zeigt (vgl. Abb. 5.48).
In diesem Fenster können Sie entscheiden, ob Sie für Ihre Dienstleistung
eine Gliederung anlegen wollen oder ob alle Leistungspositionen auf
einer Ebene zugeordnet werden sollen.
6. Klicken Sie auf das Symbol , um im Leistungsvollbild eine Gliederung
anzulegen.
« Das Fenster »Leistungsgliederung: LV zur Bestellposition ... pflegen«
wird angezeigt.
Falls Sie bereits Leistungspositionen erfasst haben, kann sich ein Fenster
öffnen und Sie werden nach der Kontierung gefragt.
7. Klicken Sie auf das Symbol .
« Es wird in der linken Fensterhälfte die Leistungsgliederung eingeblen-
det (vgl. Abb. 5.50).
8. Klicken Sie auf das Symbol , um Ihrer Gliederung neue Untergruppen
hinzuzufügen.
« Das Fenster »Gliederungsstufe pflegen« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.49).
Geben Sie eine Gliederungsstufe und einen Text für die Gliederungsposi-
tion ein. Eine Gliederung kann bis zu 4 Gliederungsstufen enthalten.
9. Klicken Sie auf das Symbol .
« Im Fensterbereich der Leistungsgliederung wird die neue Gliede-
rungsstufe hinzugefügt.
10. Markieren Sie eine Gliederungsposition, zu der Sie Leistungen erfassen
wollen.
« In der rechten Bildschirmhälfte wechselt das Fenster auf den Daten-
bereich der Leistungen zu dieser Gliederungsposition (vgl. Abb. 5.50).

295
5 Einkaufsabwicklung

Geben Sie in der Spalte »Leistungsnr.« die Nummer eines bereits defi-
nierten Leistungsstammsatzes ein, und pflegen Sie die Spalten »Menge«
und gegebenenfalls »Preis«. Sie können auch Positionen ohne Leis-
tungsstamm erfassen. Hierzu pflegen Sie die Spalten »Kurztext«,
»Menge«, »ME (Mengeneinheit)« und »Preis«.
11. Geben Sie die gewünschten Daten ein, und klicken Sie auf das Symbol .
« Für jede Position wird das Fenster »Kontierung der Leistung in Zeile
...« angezeigt.
Geben Sie das zu bebuchende Aufwandskonto und eine Kostenstelle ein.
12. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Leistungsgliederung: LV zur Bestellposition ... pflegen«
wird angezeigt.
13. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Normalbestellung ... angelegt von ...« wird angezeigt
(vgl. Abb.5.48).

Abbildung 5.48 Bestellung anlegen: Positionsdetail: Leistungen (Copyright SAP AG)

14. Um weitere Gliederungsstufen mit den zugehörigen Leistungen anzu-


legen, markieren Sie die Bestellposition, zu der Sie eine Gliederung mit
Unterpositionen erstellen wollen, und wiederholen die Schritte 5 bis 13.
15. Klicken Sie auf das Symbol , um Ihre Bestellung zu sichern.
« Das Fenster »Bestellung anlegen« wird angezeigt.

296
5.6 Dienstleistungsabwicklung 5

Abbildung 5.49 Gliederungsstufe pflegen (Copyright SAP AG)

Abbildung 5.50 Leistungsgliederung: LV zur Bestellposition ... pflegen (Copyright SAP AG)

5.6.2 Leistungserfassung
Im Rahmen der Leistungserfassung werden die erbrachten Leistungen zu einer
Dienstleistungsbestellung erfasst. Die Integration einer internen (Arbeitszeit-
blatt, CATS) oder externen Arbeitszeiterfassung (Schnittstelle zum Datenim-
port) ist möglich. Die Leistungserfassung gliedert sich in die Schritte:
• Pflege des Leistungserfassungsblatts
• Abnahme der Leistung

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | UMFELD | LEISTUNGSERFASSUNG |
PFLEGEN auf.
« Das Fenster »Leistungserfassung ....« wird angezeigt.
Bei der Leistungserfassung handelt es sich um eine neu gestaltete En-
joySAP-Transaktion. Der Einstieg in diese Transaktion erfolgt immer mit
den Einstellungen, die Sie bei der letzten Nutzung getroffenen haben. Die
von Ihnen durchzuführenden Schritte können deshalb von dem hier be-
schriebenen Vorgehen leicht abweichen.

297
5 Einkaufsabwicklung

2. Klicken Sie gegebenenfalls auf das Symbol , um die Belegübersicht in


der linken Bildschirmhälfte einzublenden.
3. Klicken Sie auf die Drucktaste ANDERE BESTELLUNG.
« Das Fenster »Bestellung/Erfassungsblatt selektieren« wird angezeigt.
4. Geben Sie die Bestellnummer ein, zu der Sie Leistungsdaten erfassen wollen.
« Die Bestellnummer wird übernommen und das Fenster »Leistungser-
fassung zur Bestellung ...« wird angezeigt.
5. Klicken Sie auf das Symbol .
« Im rechten Arbeitsbereich wird das Fenster »Erfassungsblatt ... hinzu-
fügen« angezeigt (vgl. Abb. 5.51).
Daten zu bereits erfassten Leistungsblättern sehen sie in der Übersicht der lin-
ken Bildschirmhälfte. Die angezeigten Informationen können über Anzeige-
varianten individuell ergänzt oder eingeschränkt werden.
6. Geben Sie einen Kurztext für das neue Erfassungsblatt ein klicken Sie auf
das Symbol .
« In den Datenbereich des Erfassungsblatts können jetzt Leitungen
erfasst werden.
Hier geben Sie die Leistungen ein, die Sie erfassen möchten. Über die
Drucktaste LEISTUNGSSET können Sie beispielsweise die Leistungen aus der
Bestellung in das Erfassungsblatt übernehmen (vgl. Abb. 5.52). Erfassen
Sie zu jeder Leistung die erbrachten Mengen. Eine Überlieferung ist nur
dann möglich, wenn dies in der Bestellposition zugelassen wurde.
7. Zum Sichern klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Erfassungsblatt ... anzeigen« wird angezeigt.

Abbildung 5.51 Erfassungsblatt hinzufügen (Copyright SAP AG)

298
5.6 Dienstleistungsabwicklung 5

Abbildung 5.52 Leistungsselektion (Copyright SAP AG)

Um eine Leistung abzunehmen, gehen Sie wie folgt vor.

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | UMFELD | LEISTUNGSERFASSUNG |
PFLEGEN auf.
« Das Fenster »Leistungserfassung« wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf die Drucktaste ANDERE BESTELLUNG.Klicken Sie gegebenen-
falls auf das Symbol , um die Belegübersicht in der linken Bildschirm-
hälfte einzublenden.
« Das Fenster »Bestellung/Erfassungsblatt selektieren« wird angezeigt.
3. Geben Sie die Bestellnummer ein, zu der Sie Leistungen abnehmen wollen.
« Die Bestellnummer wird übernommen und das Fenster »Leistungser-
fassung zur Bestellung ...« wird angezeigt.
4. Markieren Sie aus der Übersicht ein Erfassungsblatt das Sie abnehmen
möchten und klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Erfassungsblatt ... ändern« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.53).
An der Farbe der Ampel in der oberen rechten Bildschirmhälfte können Sie
den Status des Erfassungsblatts erkennen.
5. Zur Abnahme der Leistung klicken Sie auf das Symbol .
Die Farbe der Ampel wechselt von Rot auf Gelb. Die Abnahme kann zu
diesem Zeitpunkt über das Symbol wieder zurückgenommen werden.
6. Zum Sichern der Abnahme klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Erfassungsblatt ... anzeigen« wird angezeigt.

5.6.3 Rechnungsprüfung
Die Rechnungsprüfung erfolgt entweder zur Bestellung oder zum Leistungs-
erfassungsblatt. Der Ablauf ist mit dem im Kapitel 7 »Rechnungsprüfung
und Materialbewertung«, beschriebenen Ablauf identisch.

299
5 Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.53 Erfassungsblatt ... ändern (Copyright SAP AG)

5.7 Nachträgliche Abrechnung


Im Rahmen der nachträglichen Abrechnung kann das System vom Lieferan-
ten nachträglich gewährte Boni zu bestimmten Stichtagen vom System
ermitteln und abrechnen. Eine kreditorische (Erfassung einer Gutschrift des
Lieferanten) wie auch eine debitorische Abwicklung (Erfassung einer Last-
schriftanforderung an den Lieferanten über die Anwendungskomponente
»Vertrieb (SD)«) ist dabei möglich. Ob ein Material für die nachträgliche
Abrechnung zugelassen ist, kann über ein Kennzeichen im Einkaufsinfosatz
hinterlegt werden. Im Lieferantenstammsatz ist hinterlegt, ob für den Liefe-
ranten eine nachträgliche Abrechnung generell möglich ist. Die Stammdaten
für die nachträgliche Abrechnung werden in einer Absprache (siehe Kapitel 3
»Stammdaten der Materialwirtschaft«) hinterlegt. Falls in der Absprache hin-
terlegt ist, dass ein Umsatzabgleich erforderlich ist, kann erst nach dem
Umsatzabgleich abgerechnet werden.
Im Rahmen der nachträglichen Abrechnung können die folgenden Aktivitä-
ten durchgeführt werden:
• Definition von Absprachen
• Auswertungen zu bestehenden Absprachen
• Umsatzabgleich
• Abrechnung

300
5.7 Nachträgliche Abrechnung 5
Um sich über den aktuellen Status einer laufenden Absprache zu informie-
ren, gehen Sie wie folgt vor:
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | STAMMDATEN | NACHTR.
ABRECHNUNG | LIEFABSPRACHEN | LISTANZEIGEN | LIEFABSPRACHEN auf.
« Das Fenster »Auflistung Lieferantenabsprachen Einkauf« wird angezeigt.
2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.
Sie können einzelne Absprachen auswählen oder beispielsweise alle Ab-
sprachen zu einer Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe anzeigen
lassen. Des Weiteren kann nach dem Status der Abfrage und dem Um-
satzabgleich selektiert werden.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Liste Absprachen Einkauf (Erstellt am ...)« wird angezeigt
(vgl. Abb. 5.54).

Abbildung 5.54 Lieferantenabsprachen Einkauf (Copyright SAP AG)

Aus dieser Liste heraus können Sie sich vorhandene Abrechnungsbelege


oder Daten zu einem durchgeführten Umsatzabgleich anzeigen lassen.
Über den Menüpfad ABSPRACHEN | LISTANZEIGEN | LIEF.UMSÄTZE können Sie
sich den bislang mit dem Lieferanten getätigten Umsatz anschauen. Über
ABSPRACHEN | LISTANZEIGEN | OFFENE EKBELEGE werden die Einkaufsbelege
zu einer Absprache aufgelistet, zu denen noch kein Wareneingang und
keine Rechnung gebucht wurden. Durch Klick auf das Symbol können
Sie die Listen ausdrucken.

301
5 Einkaufsabwicklung

4. Klicken Sie auf das Symbol .


« Das Fenster »Einkauf« wird angezeigt.
Die Abrechnung einer Absprache erfolgt zu den vereinbarten Abrechnungs-
zeitpunkten (monatlich, quartalsweise oder jährlich).

Ausgangspunkt Knoten »Einkauf« im Fenster »SAP Easy Access«.


1. Rufen Sie STAMMDATEN | NACHTR. ABRECHNUNG | LIEFABSPRACHEN | ABSPRA-
CHE | ABRECHNUNG ERSTELLEN | ÜBER REPORT auf.
« Das Fenster »Abrechnung Lieferantenabsprachen Einkauf« wird ange-
zeigt.
2. Geben Sie die gewünschten Selektionsbedingungen ein.
Im Feld ABRECHNUNGSDATUM geben Sie das Fakturadatum ein, zu dem ab-
gerechnet werden soll. Im Feld BUCHUNGSDATUM erfassen Sie das Datum,
zu dem der Buchungsbeleg für die Finanzbuchhaltung erzeugt werden
soll. Sie haben die Möglichkeit, über ein Kennzeichen zunächst einen Ab-
rechnungslauf am Bildschirm zu simulieren.
3. Markieren Sie das Kennzeichen »Abrechnung simulieren«, und klicken Sie
auf das Symbol .
« Das Fenster »Liste Simulation der Abrechnung Absprachen Einkauf
zum ...« wird angezeigt.
In der Liste sehen Sie, ob eine Abrechnung der Absprache möglich ist und
welcher Bonusertrag verbucht würde.
4. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »SAP Easy Access« wird angezeigt.

5.8 Praxisfall: Streckenkontrakt mit


mehreren Materialien
Problemstellung
Im Rahmen der Beschaffung von bedruckten Folien ist in einem Unterneh-
men folgende Situation abzubilden:
Für die Rohfolie besteht mit Lieferant »A« ein Rahmenvertrag. Lieferant »A«
liefert dieses Material an Lieferant »B«, der daraus die Folien »C«, »D« und
»E« herstellt. Mit Bezug auf den Rahmenvertrag mit Lieferant »A« werden
die Folien »C«, »D« und »E« direkt beim Lieferanten »B« bestellt. Die Rech-
nung kommt dann wieder vom Lieferanten »A«.

Lösung
Für die bedruckten Folien werden Materialstammsätze angelegt, die der
Warengruppe »Folien« zugeordnet sind.
Es wird ein Mengenkontrakt für den Lieferanten »A« angelegt. In diesem
Kontrakt wird in der Kontraktposition kein Material eingegeben, sondern es

302
5.8 Praxisfall: Streckenkontrakt mit mehreren Materialien 5
wird der Positionstyp »M – Material unbekannt« verwendet. Darüber hinaus
sind außer der Zielmenge ein Kurztext und die Warengruppe »Folie« in der
Position zu erfassen. In den Partnerrollen zum Kontrakt ist in der Rolle »BA –
Bestelladresse« der Lieferant »B« einzugeben.
Wenn Sie nun eine Bestellung mit Bezug auf diesen Kontrakt anlegen, müs-
sen Sie zunächst eine Materialnummer eingeben, da im Kontrakt kein Mate-
rial angegeben ist. Dieses Material muss der Warengruppe »Folie« zugeord-
net sein. Als Bestelladresse für die Bestellung wird aus dem Kontrakt die
Anschrift des Lieferanten »B« ermittelt. Das heißt, für den Bestelldruck wird
diese Adresse verwendet.

Ausgangspunkt Knoten »Einkauf« im Fenster »SAP Easy Access«


1. Rufen Sie RAHMENVERTRAG | KONTRAKT | ANLEGEN auf.
« Das Fenster »Kontrakt anlegen: Einstieg« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.55).
2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.
Als Lieferant wird der Lieferant, mit dem der Rahmenvertrag abgeschlos-
sen wird, eingegeben. In unserem Beispiel ist dies der Lieferant »A«. Im
Feld VERTRAGSART ist »MK« für einen Mengenkontrakt einzugeben. Sie
müssen zusätzlich die Einkaufsorganisation und die Einkäufergruppe fest-
legen.
3. Rufen Sie KOPF | DETAIL auf.
« Das Fenster »Kontrakt anlegen: Kopfdaten« wird angezeigt.
Geben Sie hier das Laufzeitende des Rahmenvertrags ein.
4. Rufen Sie KOPF | PARTNER auf.
« Das Fenster »Datenhaltungsebenen Partner« wird angezeigt.
5. Markieren Sie die erste Zeile, und klicken Sie auf die Drucktaste EBENE.
« Das Fenster »Pflegen Partner« wird angezeigt (vgl. Abb. 5.56).
Geben Sie bei der Partnerrolle »BA – Bestelladresse« die Lieferantennum-
mer des Lieferanten ein, an den die Abrufbestellungen geschickt werden
sollen. In unserem Beispiel ist dies der Lieferant »B«.
6. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Datenhaltungsebenen Partner« wird angezeigt.
7. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Kontrakt anlegen: Kopfdaten« wird angezeigt.
8. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Kontrakt anlegen: Positionsübersicht« wird angezeigt.
Geben Sie als Positionstyp »M – Material unbekannt« ein sowie einen
Kurztext, die Zielmenge mit Mengeneinheit, den Preis mit Preiseinheit
und die Warengruppe für die Kontraktposition.

303
5 Einkaufsabwicklung

Abbildung 5.55 Kontrakt anlegen: Einstieg (Copyright SAP AG)


9. Klicken Sie auf das Symbol .
« Ihr Kontrakt wird gesichert. Das Fenster »Kontrakt anlegen: Einstieg«
wird angezeigt.

Abbildung 5.56 Kontrakt: Pflegen Partner (Copyright SAP AG)

304
5.9 Fragen 5

5.9 Fragen
1. Welches sind die wichtigsten Aufgaben der Komponente Einkauf? Welche
der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen
b) Ermittlung möglicher Bezugsquellen
c) Einflussnahme auf Preisgestaltung
d) Reaktion auf Änderungswünsche bei Bestellanforderungen
e) Optimierung der Lagerwirtschaft
f) Auslösung von Bestellungen, Überwachung der Warenlieferungen
g) Verkauf von Waren und Dienstleistungen
h) Einflussnahme auf die Qualität des zu beschaffenden Materials
2. Welche Informationen stehen im Rahmen der Bestellüberwachung zur
Verfügung? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Terminüberwachungen des gesamten Bestellbestands nach Lieferanten
b) Termintreue des Lieferanten
c) Gesamtbestellwerte pro Einkaufsorganisation
d) Bestandswerte pro Lager
e) Bestellwertanalysen, Listanzeigen
f) Auftragseingang
3. Welche Faktoren sind für die Freigabe von Bestellanforderungen rele-
vant? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Freigabeklasse
b) Freigabebedingungen
c) Freigabestrategie
d) Freigabekennzeichen
4. Welche Punkte sind beim Anlegen einer Anfrage zu berücksichtigen?
Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Eine Aufstellung der entsprechenden Lieferanten muss vorliegen.
b) Informationen über die wichtigen Angebotsfristen (z.B. Frist der Ange-
botsabgabe) müssen vorliegen.
c) Informationen über Preise müssen vorliegen.
d) Wird im Unternehmen mit externer Nummernvergabe gearbeitet,
dann wird eine Anfragenummer benötigt, die innerhalb des zulässigen
Nummernbereichs liegt.
e) Es empfiehlt sich, für die Anfrage eine Submissionsnummer zu vergeben.
5. Welche Formen der externen Bestellung kann man unterscheiden? Wel-
che der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Einmalige Bestellungen
b) Kurzfristige Rahmenverträge
c) Langfristige Kontrakte mit anschließenden Abrufbestellungen
d) Lieferpläne und Lieferplaneinteilungen

305
5 Einkaufsabwicklung

6. Welche Arten der Sonderabwicklung innerhalb der Beschaffung unter-


scheidet man? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Interne Beschaffung bei einem anderen Werk (Umlagerungsbestellung)
b) Externe Beschaffung bei einem anderen Werk (Umlagerungsbestel-
lung)
c) Bestellung eines zu fertigenden oder zu veredelnden Materials (Lohn-
bearbeitung)
d) Lieferung der Ware erfolgt direkt an den Kunden (Streckenabwicklung)
e) Gelieferte Ware bleibt Eigentum des Lieferanten (Konsignation)
f) Gelieferte Ware bleibt Eigentum des Kunden (Konsignation)
7. Was steuert der Positionstyp einer Bestellung? Welche der folgenden
Antworten ist/sind richtig?
a) Ob eine Bestellposition eine Materialnummer erfordert
b) Ob eine Bestellposition eine Kontierung verlangt
c) Wie eine Bestellposition kontiert werden soll
d) Ob eine Bestellposition gelöscht werden soll
e) Ob eine Bestellposition lagerhaltig geführt werden soll
f) Ob eine Bestellposition einen Wareneingang und/oder einen Rech-
nungseingang erfordert
8. Was steuert der Kontierungstyp einer Bestellung? Welche der folgenden
Antworten ist/sind richtig?
a) Der Typ der Kontierung (Kostenstelle, Auftrag, Anlage, ...)
b) Welche Konten bei Zahlung der Rechnung zu belasten sind
c) Welche Kontierungsdaten erfasst werden müssen
d) Welcher Lagerort beim Wareneingang verwendet werden soll
9. Aus welchen Schritten besteht der Ablauf der Dienstleistungsabwick-
lung? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Bestellerfassung
b) Leistungserfassung
c) Wareneingang
d) Rechnungsprüfung
10. Welche Aktivitäten werden im Rahmen der nachträglichen Abrechnung
unterschieden? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Definition von Absprachen
b) Mahnung von Absprachen
c) Auswertungen zu bestehenden Absprachen
d) Umsatzabgleich
e) Abrechnung
f) Rechnungsprüfung

306
5.10 Lösungen 5

5.10 Lösungen
1. Welches sind die wichtigsten Aufgaben der Komponente Einkauf?
a) Richtig Externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen
b) Richtig Ermittlung möglicher Bezugsquellen
c) Richtig Einflussnahme auf Preisgestaltung
d) Richtig Reaktion auf Änderungswünsche bei Bestellanforderungen
e) Falsch Optimierung der Lagerwirtschaft
f) Richtig Auslösung von Bestellungen, Überwachung der Warenliefe-
rungen
g) Falsch Verkauf von Waren und Dienstleistungen
h) Richtig Einflussnahme auf die Qualität des zu beschaffenden Materials
2. Welche Informationen stehen im Rahmen der Bestellüberwachung zur
Verfügung?
a) Richtig Terminüberwachungen des gesamten Bestellbestands nach
Lieferanten
b) Richtig Termintreue des Lieferanten
c) Richtig Gesamtbestellwerte pro Einkaufsorganisation
d) Falsch Bestandswerte pro Lager
e) Richtig Bestellwertanalysen, Listanzeigen
f) Falsch Auftragseingang
3. Welche Faktoren sind für die Freigabe von Bestellanforderungen rele-
vant?
a) Falsch Freigabeklasse
b) Richtig Freigabebedingungen
c) Richtig Freigabestrategie
d) Richtig Freigabekennzeichen
4. Welche Punkte sind beim Anlegen einer Anfrage zu berücksichtigen?
a) Richtig Eine Aufstellung der entsprechenden Lieferanten muss vorlie-
gen.
b) Richtig Informationen über die wichtigen Angebotsfristen (z.B. Frist
der Angebotsabgabe) müssen vorliegen.
c) Falsch Informationen über Preise müssen vorliegen.
d) Richtig Wird im Unternehmen mit externer Nummernvergabe gear-
beitet, dann wird eine Anfragenummer benötigt, die innerhalb des zu-
lässigen Nummernbereichs liegt.
e) Richtig Es empfiehlt sich, für die Anfrage eine Submissionsnummer zu
vergeben.
5. Welche Formen der externen Bestellung kann man unterscheiden?
a) Richtig Einmalige Bestellungen
b) Falsch Kurzfristige Rahmenverträge
c) Richtig Langfristige Kontrakte mit anschließenden Abrufbestellungen
d) Richtig Lieferpläne und Lieferplaneinteilungen

307
5 Einkaufsabwicklung

6. Welche Arten der Sonderabwicklung innerhalb der Beschaffung unter-


scheidet man?
a) Richtig Interne Beschaffung bei einem anderen Werk (Umlagerungs-
bestellung)
b) Falsch Externe Beschaffung bei einem anderen Werk (Umlagerungs-
bestellung)
c) Richtig Bestellung eines zu fertigenden oder zu veredelnden Materi-
als (Lohnbearbeitung)
d) Richtig Lieferung der Ware erfolgt direkt an den Kunden (Strecken-
abwicklung)
e) Richtig Gelieferte Ware bleibt Eigentum des Lieferanten (Konsigna-
tion)
f) Falsch Gelieferte Ware bleibt Eigentum des Kunden (Konsignation)
7. Was steuert der Positionstyp einer Bestellung?
a) Richtig Ob eine Bestellposition eine Materialnummer erfordert
b) Richtig Ob eine Bestellposition eine Kontierung verlangt
c) Falsch Wie eine Bestellposition kontiert werden soll
d) Falsch Ob eine Bestellposition gelöscht werden soll
e) Richtig Ob eine Bestellposition lagerhaltig geführt werden soll
f) Richtig Ob eine Bestellposition einen Wareneingang und/oder einen
Rechnungseingang erfordert
8. Was steuert der Kontierungstyp einer Bestellung?
a) Richtig Den Typ der Kontierung (Kostenstelle, Auftrag, Anlage, ...)
b) Richtig Welche Konten bei Zahlung der Rechnung zu belasten sind
c) Richtig Welche Kontierungsdaten erfasst werden müssen
d) Falsch Welcher Lagerort beim Wareneingang verwendet werden soll
9. Aus welchen Schritten besteht der Ablauf der Dienstleistungsabwick-
lung?
a) Richtig Bestellerfassung
b) Richtig Leistungserfassung
c) Falsch Wareneingang
d) Richtig Rechnungsprüfung
10. Welche Aktivitäten werden im Rahmen der nachträglichen Abrechnung
unterschieden?
a) Richtig Definition von Absprachen
b) Falsch Mahnung von Absprachen
c) Richtig Auswertungen zu bestehenden Absprachen
d) Richtig Umsatzabgleich
e) Richtig Abrechnung
f) Falsch Rechnungsprüfung

308
Kapitel 6
Bestandsführung
6.1 Anforderungen an die Bestandsführung 312
6.1.1 Bestandsarten 313
6.1.2 Prinzipien der Materialbereitstellung 314
6.2 Warenbewegungen 316
6.2.1 Wareneingänge 317
6.2.2 Warenausgänge 328
6.2.3 Umbuchungen/Umlagerungen 336
6.2.4 Rücklieferungen an Lieferanten 337
6.3 Besondere Vorgänge innerhalb der Bestandsführung 341
6.3.1 Umlagerungsbestellung 341
6.3.2 Lohnbearbeitung 344
6.4 Inventur 347
6.5 Auswertungen und Listanzeigen der Bestandsführung 353
6.6 Praxisfall: Kontierte Bestellungen 357
6.7 Praxisfall: Warenbewegung aus
»Eigenfertigung« ohne PP 359
6.8 Beispiel Customizing 359
6.9 Fragen 362
6.10 Lösungen 365
6

Bestandsführung
Die Teilkomponente Bestandsführung innerhalb der Anwendungskompo-
nente Materialwirtschaft (MM) hat folgende Aufgaben:
• Erfassung aller Materialbewegungen in Wareneingang, Qualitätskontrolle
und Lager
• Mengen- und wertmäßige Führung der Materialbestände
• Erstellung von Belegen, als Grundlage für die Mengen- und Wertfortschrei-
bung und gleichzeitig als Nachweis für die erfolgten Warenbewegungen
• Unterstützung der Inventur
Wenn diese Aufgaben erfüllt werden, sind die Voraussetzungen gegeben,
die Bestandsführung im Sinne einer vorausschauenden Disposition zu erwei-
tern, und zwar durch:
• Anpassung des verfügbaren Bestands anhand der aktuellen Bedarfs- und
Bestandssituation und wenn nötig, durch Generierung von Planvormer-
kungen für das Material
• Fortschreiben der statistischen Daten über die Verbrauchsentwicklung als
Ausgangsbasis für statistische Bedarfsvorhersageverfahren
Bei jeder Materialbewegung wird eine Fortschreibung der Sachkonten der
Finanzbuchhaltung über eine automatische Kontenfindung ausgelöst, und es
erfolgt für die entsprechenden Kostenträger (Kostenstelle, Auftrag etc.) eine
Kontierung für die Kostenrechnung.
Das Bestandsführungssystem gibt Auskunft über Materialbewegungen und
Bestände, und zwar im Einzelnen über:
• Materialbelege und Bestandsübersichten zu einem Material
• Informationen zur Bedarfs- und Bestandssituation
• Werksverfügbarkeit eines Materials
• Sonderbestände eines Materials
Jedes Material, das bestandsgeführt ist, wird durch einen Materialstammsatz
definiert und anhand einer Materialnummer identifiziert. Die Informationen
über die Materialien sind auf folgenden Ebenen organisiert:
• Allgemeine Daten: Diese Ebene enthält Daten, die für jede Firma, jedes
Werk und jedes Lager in gleichem Maße gelten (z.B. die Materialbezeich-
nung oder die Materialart).
• Werksdaten: Diese Ebene enthält werkspezifische Daten wie z.B. die Werks-
bestände.

311
6 Bestandsführung

• Lagerortdaten: Wichtig sind Informationen über vorhandene Bestände.


Lagerortspezifisch können zum Beispiel Palettierungsdaten erfasst werden.
• Bewertungsdaten: Auf dieser Ebene werden Daten zur Bewertung eines
Materials definiert.
Die Art der Bestandsführung hängt von der Materialart ab. Ein Material kann
gleichzeitig mengen- und wertmäßig, nur mengenmäßig oder weder men-
gen- noch wertmäßig geführt werden:
• Wert- und mengenmäßige Bestandsführung führen zur Fortschreibung
der Bestandsmenge, des Bestandswerts und zur Fortschreibung der Sach-
konten der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung.
• Nur mengenmäßige Bestandsführung führt zur Fortschreibung der Be-
standsmenge.
• Materialien ohne Bestandsführung benötigen keine Lagerungsdaten.

6.1 Anforderungen an die Bestandsführung


Um Bestände planen, analysieren und kontrollieren zu können, sind aktuelle
Informationen über Menge, Wert und Ort der Bestände notwendig. Alle
Zu- und Abgänge müssen aktuell erfasst werden, um nach Lagerorten oder
Werken die jeweiligen Mengen der Lagerpositionen mit ihren Werten jeder-
zeit abrufen zu können. Die zeitsynchrone Verbuchung dieser Vorgänge
(Online-Buchung) ist demnach eine Grundvoraussetzung für den Aufbau
eines integrierten Materialwirtschaftssystems. Materialbestände haben die
Funktion, Bedarfsschwankungen abzufangen bzw. einen Ausgleich zwischen
Herstellungs- und Verbrauchszeitpunkt zu schaffen. Dabei dient die men-
genmäßige Fortschreibung der Bestände als Grundlage für die Materialdis-
position. Die wertmäßige Fortschreibung und Überwachung der Bestände ist
die Voraussetzung für die Betriebsabrechnung im Unternehmen.
Die Anforderungen an ein aktuelles Bestandsführungssystem lassen sich wie
folgt formulieren: Es muss
• Informationen über die aktuelle Höhe und Struktur der Bestände und
deren Veränderung in einem bestimmten Zeitraum liefern
• Informationen über die Verfügbarkeit von Beständen (Reservierungen,
Bestellbestände) bereitstellen
• die Inventur durchführen
• Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Verbrauch überwachen
• eine fehlerfreie Lagerführung und Protokollierung aller Materialbewegun-
gen gewährleisten.
Eine funktionierende Bestandsführung auf der Basis aktueller Daten setzt
deshalb einen reibungslosen Informationsfluss innerhalb des Unternehmens
voraus.

312
6.1 Anforderungen an die Bestandsführung 6

6.1.1 Bestandsarten
Bei der Bestandsführung wird zwischen Lager- und Dispositionsbeständen
unterschieden. Zu den Lagerbestandsarten im R/3-System gehören:
• Frei verwendbarer Lagerbestand
Beim frei verwendbaren Lagerbestand handelt es sich um den tatsächlich
vorhandenen, freien Bestand.
• Sperrbestand
Der Sperrbestand ist nicht frei verwendbar, kann aber in den frei verwend-
baren Lagerbestand oder den Qualitätsprüfbestand umgebucht werden.
In den Sperrbestand wird beispielsweise dann gebucht, wenn die weitere
Behandlung des Materials beim Wareneingang noch unklar ist.
• Qualitätsprüfbestand
Der Qualitätsprüfbestand ist der Bestand an Materialien, der für die Qua-
litätsprüfung vorgesehen ist. Dieser Bestand ist ebenfalls nicht frei ver-
wendbar. Nach erfolgter Prüfung kann jedoch eine Umbuchung in den
frei verwendbaren Lagerbestand vorgenommen werden. Falls das Quali-
tätsmanagementsystem eingesetzt wird, kann eine Umbuchung nur im
Rahmen der Prüfabwicklung erfolgen.
Zu den dispositiven Bestandsarten zählen:
• Bestellbestand
Der Bestellbestand umfasst geplante Zugänge eines Materials aufgrund
von Bestellungen.
• Reservierungsbestand
Der Reservierungsbestand umfasst geplante Abgänge eines Materials für
die Produktion und für Kundenaufträge.
• Sicherheitsbestand
Der Sicherheitsbestand ist ein Materialvorrat, der nicht für die laufende
Produktion zur Verfügung steht, sondern zum Ausgleich von Bedarfs- und
Bestandsabweichungen dient.
• Meldebestand
Der Meldebestand setzt sich aus dem Sicherheitsbestand und dem Ver-
brauch während der Dauer der Beschaffungszeit zusammen. Beim Errei-
chen des Meldebestands wird eine Bestellung ausgelöst.
• Höchstbestand
Der Höchstbestand ist die maximal verfügbare Menge eines Materials.
Außer den üblichen Materialbeständen gibt es Bestände, die aufgrund der
Besitzverhältnisse oder aufgrund des Ortes, an dem sie sich befinden, geson-
dert geführt werden müssen. Beispiele für diese Sonderbestände sind:
• Firmeneigene Bestände, die sich beim Kunden oder Lieferanten befinden
• Bestände von Kunden oder Lieferanten, die im eigenen Unternehmen lagern

313
6 Bestandsführung

Sonderbestände werden für jeden Lieferanten, Kunden oder Kundenauftrag


einzeln geführt.
Die wichtigsten Bestandsarten im R/3-System und ihre Verwendung im Rah-
men der Bestandsführung und Disposition sind in Abbildung 6.1 dargestellt.

Abbildung 6.1 Bestandsarten in der Materialwirtschaft

6.1.2 Prinzipien der Materialbereitstellung


Um ein materialwirtschaftliches Optimum zu erreichen, sind je nach
Betriebsverhältnissen unterschiedliche Bereitstellungsprinzipien zweckmäßig.
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten zur Lösung der Bereitstellungsauf-
gabe: zum einen die Bedarfsdeckung mit Vorratshaltung und zum anderen
die Bedarfsdeckung ohne Vorratshaltung. Bei der Bedarfsdeckung ohne
Vorratshaltung muss zwischen der Bereitstellung aufgrund eines speziellen

314
6.1 Anforderungen an die Bestandsführung 6
Einzelbedarfs und der Bereitstellung aufgrund eines periodenbezogenen
Gesamtbedarfs unterschieden werden. Daraus lassen sich drei Prinzipien der
Materialbereitstellung ableiten, die in der Praxis auch nebeneinander ange-
wendet werden:
• Vorratshaltung
• Einzelbeschaffung
• Fertigungssynchrone Beschaffung

Vorratshaltung
Materialien werden im eigenen Betrieb »auf Abruf« gehalten und stehen bei
einem auftretenden Bedarf sofort oder in kurzer Zeit zur Verfügung. Die
Materialbeschaffung wird (kurzfristig) unabhängig von Auftragseingang und
Fertigungsablauf durchgeführt. Der Bezug größerer Mengen stellt jedoch
höhere Anforderungen an die Materialbedarfsplanung und Bestandsüber-
wachung. Die Vorteile einer Vorratshaltung sind:
• Verbesserung der Marktposition aufgrund großer Abgabemengen, was
die Chance einer aktiven Preispolitik eröffnet
• Ausnutzen von Preisvorteilen durch Bezug großer Mengen
• Sicherung eines kontinuierlichen Fertigungsprozesses für eine begrenzte
Zeitspanne
Die Nachteile einer Vorratshaltung sind:
• Hohes Lagerrisiko
• Hohe Lager- und Zinskosten
• Hohe Kapitalbindung

Einzelbeschaffung
Bei der Einzelbeschaffung wird das Material erst dann bereitgestellt, wenn
ein spezifischer, mit einem Auftrag verbundener Bedarf vorliegt (die Einzel-
beschaffung wird deshalb besonders bei auftragsbezogener Einzel- und
Kleinserienfertigung angewendet).
Die Vorteile der Einzelbeschaffung sind:
• Kein Lagerrisiko
• Kaum Liquidität gebunden
• Zins- und Lagerkosten unerheblich
Die Nachteile der Einzelbeschaffung sind:
• Komplexere Terminierung, da sich durch verspätete Lieferung oder Nicht-
lieferung von Material bzw. durch die Lieferung qualitativer oder quanti-
tativer Fehlmengen Risiken ergeben.
• Höhere Bestellkosten je Bezugseinheit gegenüber anderen Beschaffungs-
arten.

315
6 Bestandsführung

Fertigungssynchrone Beschaffung
Die fertigungssynchrone Beschaffung ist eine Kombination aus den beiden
vorgenannten Prinzipien, die bei der Großserien- und Massenfertigung zum
Einsatz kommt. Dort ist die Fertigung nach dem Fließprinzip die Regel, und
es kann aufgrund der genauen Planung des räumlichen und zeitlichen
Fertigungsablaufs mit der Bestimmung der Ausbringungsmenge auch der
Materialeinsatz genau vorherbestimmt werden. Problematisch ist die Syn-
chronisation von Liefer- und Verbrauchsrhythmus, da nur noch Sicherheits-
bestände zum Ausgleich unvorhergesehener Ereignisse gelagert werden. Die
höheren Bestellkosten, die durch den Bezug kleinerer Mengen entstehen,
können durch eine entsprechende Ausgestaltung von Lieferverträgen ver-
mieden werden (Überwälzung der Beschaffungsaufgaben auf den Lieferan-
ten). Dieses Verfahren ist nur dann vorteilhaft, wenn auch der Lieferant als
Folge einer gesicherten Abnahme mit kostengünstigeren Fertigungslosen
Kosteneinsparungen erzielt.

6.2 Warenbewegungen
Bei der Erfassung von Materialbewegungen werden Material- und Buchhal-
tungsbelege als Nachweis für jede Bewegung erstellt.
Der Materialbeleg beschreibt die Warenbewegung aus Lagersicht und dient
als Nachweis der mengenmäßigen Veränderung durch eine oder mehrere
Bewegungen sowie als Informationsquelle für nachgelagerte Anwendungen.
Alle Positionen des Materialbelegs beziehen sich auf dieselbe Periode und
denselben Kontenplan. Sie können sich aber auf verschiedene Buchungs-
kreise beziehen.
Der Buchhaltungsbeleg beschreibt die Warenbewegung aus Buchhaltungs-
sicht. Ein Buchhaltungsbeleg bezieht sich immer auf einen Buchungskreis. Er
beschreibt die Fortschreibung der Sachkonten der Finanzbuchhaltung und
repräsentiert die wertmäßige Veränderung bei einer Warenbewegung.
Die einzelnen Materialbewegungen werden anhand eines Schlüssels unter-
schieden. Diesen nennt man Bewegungsart. Die Bewegungsart hat Steue-
rungsfunktionen für die Fortschreibung der Mengenfelder, der Bestands- und
Verbrauchskonten und für den Bildaufbau zur Belegerfassung. Beispiele für
Bewegungsarten im Standardsystem sind:
• Wareneingang zur Bestellung (101)
• Rücklieferung an Lieferanten (122)
• Retoure zur Bestellung (161)
• Warenausgang für Kostenstelle (201)
• Umbuchung Werk an Werk (301)
• Umbuchung Lagerort an Lagerort (311)
• Zugang ohne Bestellung (501)

316
6.2 Warenbewegungen 6
• Umbuchung an Lohnbearbeitungs-Beistellbestand (541)
• Entnahme für Verschrottung (551)
• Bestandsaufnahme (561)
• Warenausgang zur Lieferung (601)

6.2.1 Wareneingänge
Die Wareneingangsstelle nimmt die gelieferten Waren an oder lehnt sie bei
unplanmäßigen Lieferungen ab. Die auf dem Lieferschein aufgeführten
Waren und Mengen werden mit den gelieferten Waren und Mengen vergli-
chen. In der Regel ist auf dem Lieferschein die Bestellnummer aufgeführt. Ist
dies nicht der Fall, so kann sie im System mithilfe der Material- und/oder
Lieferantennummer gesucht werden.

Abbildung 6.2 Prozesskette »WE – Bearbeitung (1)« (Copyright SAP AG)

Der Wareneingang sollte immer mit Bezug zu einer Bestellung erfasst wer-
den. Dabei schlägt das System die Daten aus der Bestellung vor. Über- oder
Unterlieferungen können auf diese Weise sofort erkannt werden. Falls keine
Bestellung im System vorhanden ist, wird bei entsprechenden Einstellungen
im Customizing automatisch eine Bestellung zum Wareneingang angelegt.
Dabei werden die Daten aus dem Einkaufsinfosatz über Material und Liefe-
rant verwendet. Auf diese Bestellung kann man sich dann bei einer späteren

317
6 Bestandsführung

Rechnungsprüfung beziehen. Ist das Material für den Verbrauch bestimmt,


übernimmt das System die Kontierung aus der Bestellung, andernfalls wird
das Material in den Lagerbestand übernommen.
Bei der Wareneingangserfassung kann eine Qualitätsprüfung der Ware ver-
anlasst werden. In diesem Fall wird die Ware zunächst in den Qualitätsprüf-
bestand gebucht und ist nicht frei verwendbar. Wird ein Wareneingang unter
Vorbehalt erfasst, kann die Lieferung in ein Sperrlager gebucht werden. Im
Sperrlager wird das Material unbewertet geführt.
Zur Identifizierung der Ware können im Rahmen der Wareneingangsbear-
beitung Warenbegleitscheine und Etiketten gedruckt werden.
Die Wareneingangsdaten werden in der Bestellentwicklung und in der Liefe-
rantenbeurteilung fortgeschrieben. Die Abläufe bei der Wareneingangsbear-
beitung sind in den Abbildungen 6.2 und 6.3 dargestellt.

Abbildung 6.3 Prozesskette »WE – Bearbeitung (2)« (Copyright SAP AG)

318
6.2 Warenbewegungen 6
Offene Bestellmengen
Bei einem Wareneingang (WE) zu einer Bestellung werden vom System die
offenen Bestellmengen einer Position vorgeschlagen. Beim Erfassen der WE-
Position wird die gelieferte Menge mit der offenen Bestellmenge verglichen.
Auf diese Weise stellt das System Unter- und Überlieferungen sofort fest und
meldet diese.
Die offene Bestellmenge gibt die Menge an, die für eine Bestellposition noch
zu liefern ist. Wurde die gesamte Bestellmenge oder mehr geliefert, ist die
offene Bestellmenge gleich null.

Unterlieferungen
Unterlieferungen sind im Standardsystem grundsätzlich zugelassen. In der
Bestellposition kann eine prozentuale Unterlieferungstoleranz festgelegt wer-
den.
Eine Wareneingangsmenge, die kleiner ist als die Bestellmenge minus Unter-
lieferungstoleranz, wird als Teillieferung interpretiert und akzeptiert. Das Sys-
tem weist den Benutzer auf die Unterlieferung hin und berücksichtigt bei der
Dialogmeldung auch die Unterlieferungstoleranz.

Überlieferungen
Im Standardsystem sind keine Überlieferungen zulässig. Sollen Überlieferun-
gen zulässig sein, kann der Einkäufer eine prozentuale Überlieferungstoleranz
in die Bestellposition eingeben. Eine Wareneingangsmenge, die größer ist als
die Bestellmenge plus Überlieferungstoleranz, wird vom System nicht akzep-
tiert. Die Überlieferungstoleranzprüfung kann jedoch innerhalb der Bestellung
im Detailbild der Bestellposition ausgeschaltet werden, indem das Kontroll-
kästchen UNBEGRENZT aktiviert wird. Somit ist eine unbegrenzte Überlieferung
möglich.

Endlieferungskennzeichen
Das Endlieferungskennzeichen gibt an, ob eine Bestellposition als erledigt
gilt. Das heißt, zu dieser Position wird kein weiterer Wareneingang mehr
erwartet. Die offene Bestellmenge ist dann null, auch wenn nicht die
gesamte Menge geliefert wurde. Das Endlieferungskennzeichen kann verge-
ben werden
• von der Einkaufsabteilung in der Bestellposition
• von der Wareneingangsstelle bei der Wareneingangserfassung
• vom System, falls die Menge der Wareneingangsbuchung innerhalb der
Unterlieferungstoleranz liegt
Wareneingangsbuchungen von Restmengen sind noch möglich, verändern
aber den offenen Bestellbestand nicht mehr.

319
6 Bestandsführung

Wareneingang zur Bestellung erfassen


Die Organisation des Wareneingangs muss einen schnellen Informationsfluss
an den Einkauf sicherstellen. Wird eine Ware aufgrund einer Bestellung gelie-
fert, so wird der Wareneingang mit Bezug auf diese Bestellung erfasst.
Daraus ergeben sich folgende Vorteile:
• Beim Erfassen der Wareneingangsdaten werden die Bestelldaten vorge-
schlagen.
• Über- und Unterlieferungen sind bereits beim Wareneingang feststellbar.
• Die Wareneingangsdaten in der Bestellentwicklung und der Lieferanten-
beurteilung werden fortgeschrieben.
• Die Bewertung des Wareneingangs erfolgt aufgrund des Bestell- bzw.
Rechnungspreises.
Ist das Material für das Lager bestimmt, kann der Einkäufer schon bei der
Auslösung der Bestellung einen Lagerort definieren. Bei der Wareneingangs-
erfassung wird dieser Lagerort vorgeschlagen, der angenommen bzw. geän-
dert werden kann.
Ist das Material für den Verbrauch bestimmt, übernimmt das System die
Kontierung (z.B. Kostenstelle, Auftrag, Projekt) aus der Bestellung. Das
Material geht dann direkt in den Verbrauch des angegebenen Kontierungs-
objekts und wird nicht in das Lager gebucht.
Soll ein Material eines Lieferanten einer Qualitätsprüfung unterzogen wer-
den, so wird es zunächst in den Qualitätsprüfbestand gebucht. Beim Waren-
eingang schlägt das System diesen Vorgang automatisch vor. Wenn sich das
Material nach erfolgter Qualitätsprüfung als brauchbar erweist, wird es aus
dem Qualitätsprüfbestand in den frei verwendbaren Bestand umgebucht.
Mit der Erfassung des Wareneingangs unter Vorbehalt kann die Lieferung in
ein Sperrlager (ein Zwischenlager oder eine Sperrzone, WE-Sperrbestand)
gebucht werden. Zu einem späteren Zeitpunkt kann das Material mit Bezug
auf den zuvor erfassten Lieferbeleg in der richtigen Menge dem Lager bzw.
dem Verbrauch zugebucht werden. Im Sperrlager wird das Material unbe-
wertet geführt, und die Bestellung wird nur mengenmäßig fortgeschrieben.
Eine Bewertung erfolgt erst zum Zeitpunkt der Umbuchung ins Lager bzw. in
den Verbrauch.

Die EnjoySAP-Transaktion MIGO


Ab Release 4.7 Enterprise können Sie alle mit einem Wareneingang zusam-
menhängende Vorgänge über die EnjoySAP-Transaktion MIGO der Waren-
eingangsbearbeitung abwickeln. Im Einzelnen sind dies:
• Erfassen von Wareneingängen zu bekannter oder unbekannter Bestell-
nummer
• Stornieren eines Materialbelegs von Wareneingängen

320
6.2 Warenbewegungen 6
• Anzeigen und Ändern eines Materialbelegs von Wareneingängen
• Rücklieferung an Lieferanten erfassen
• Nachlieferung zum bereits erfolgten Wareneingangs, Rücklieferungs- oder
Wareneingangsstornobeleg erfassen. Hierüber kann bei wareneingangs-
bezogener Rechnungsprüfung der direkte Bezug zum ursprünglichen
Wareneingang in der Rechnungsprüfung sichergestellt werden.
• Neu ab Release 4.7: Es ist jetzt auch möglich, die MIGO für die Nachver-
rechnung bei Lohnbearbeitung zu verwenden.
Der Arbeitsbereich der Transaktion MIGO ist in die folgenden vier Bereiche
unterteilt:
• Übersicht
Die Übersicht enthält die letzten zehn Belege, die für Bestellungen, Auf-
träge, Reservierungen, Materialbelege und gemerkte Daten gebucht oder
angezeigt wurden. Dieser Bereich kann aus- oder eingeblendet werden.
• Kopfdaten
Die Kopfdaten enthalten Informationen zu Besteller, Lieferant und Beleg.
Die Kopfdaten sind in Form von Registern, zwischen denen wahlweise
mittels Anklicken der Reiter hin- und hergewechselt werden kann. Dieser
Bereich kann aus- oder eingeblendet werden.
• Positionsübersicht
Die Positionsübersicht ist tabellarisch aufgebaut. Eine individuelle Anpas-
sung dieser Tabelle ist möglich und kann als eigene Anzeigevariante ange-
legt und als Standardeinstellung gespeichert werden.
• Detaildaten
Die Detaildaten entsprechen im Aufbau den Kopfdaten, d.h. in Form von
Registern strukturiert. Hier sind zum Teil die gleichen Informationen wie in
der Positionsübersicht enthalten sowie zusätzliche Details zu Lieferant,
Bestelldaten usw.
Nachfolgend wird exemplarisch der Ablauf eines Wareneingangs zur Bestel-
lung beschrieben:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | WARENBEWEGUNG |
WARENEINGANG | ZUR BESTELLUNG | MIGO BESTELL-NR BEKANNT auf.
« Das Fenster »Wareneingang ...« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.4).
2. Wählen Sie Wareneingang zur Bestellung aus.
3. Suchen Sie eine Bestellnummer, indem Sie auf das Symbol klicken.
« Das Fenster »Suche nach Bestellung« wird angezeigt. angezeigt (vgl.
Abb. 6.5).

321
6 Bestandsführung

Hier können Sie nach verschiedenen Kriterien Bestellungen suchen, falls


Ihnen die Bestellnummer nicht bekannt ist

Abbildung 6.4 Wareneingang zur Bestellung Einstieg (Copyright SAP AG)

4. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.


5. Klicken Sie auf das Symbol .
« In der Übersicht zum Arbeitsgebiet wird das Suchergebnis angezeigt
(vgl. Abb. 6.5).
Es werden alle Bestellungen angezeigt, die den Auswahlkriterien entspre-
chen und zu denen das Material noch nicht vollständig eingegangen ist.
6. Aktivieren Sie die gewünschte Bestellung per Doppelklick.
« Die Positionen der Bestellung werden in den Arbeitsbereich kopiert. Die
Bestellnummer erscheint in der Übersicht und ist rot hinterlegt.
Alle Daten aus der Bestellung sind in die Maske für den Wareneingang
übernommen worden. Über die Registerkarten können Sie alle notwendi-
gen Informationen zur Bestellung anzeigen lassen. In den Kopfdaten kön-
nen Sie beispielsweise Informationen zum Lieferanten entnehmen. In den
Detaildaten finden Sie folgende Register:
• Material
Unter anderem ist hier bei getrennter Bewertung die Bewertungsart
verzeichnet.
• Menge
Menge in der Erfassungseinheit.
Offene Bestellmenge.

322
6.2 Warenbewegungen 6

Abbildung 6.5 Suche nach Bestellungen und Anzeige Suchergebnis (Copyright SAP AG)

• Wo
Hier erfolgen Angaben zur Bewegungsart, Bestandsart, Werk und
Lagerort.
• Bestelldaten
Von hier aus kann in die Bestellung und Bestellentwicklung verzweigt
werden.
• Partner
Hier sehen Sie den Lieferanten und können zum Lieferantenstamm
verzweigen.

323
6 Bestandsführung

7. Klicken Sie in der Positionsübersicht auf eine Zeilennummer.


« Im Arbeitsbereich werden die Register für die Positionsdetaildaten der
selektierten Position eingeblendet.
8. Klicken Sie auf das Register WOHIN.
« Die Registerkarte WOHIN wird angezeigt (vgl. Abb. 6.6).
Zwischen der Positionsübersicht und Positionsdetail sind noch weitere
Schaltflächen, z.B. können Sie mit der Drucktaste Löschen einzelne Posi-
tionen löschen oder über die Menge auf verschiedene Werke/Lager-
orte/Bestandsarten verteilen.

Abbildung 6.6 Wareneingang zur Bestellung: Positionsdaten »Wohin«


(Copyright SAP AG)

9. Wenn alle entsprechenden Eingaben erfolgt sind, markieren Sie POSITION


OK.
10. Klicken Sie auf die Drucktaste PRÜFEN in der Anwendungsfunktionsleiste.
« Die erfassten Daten werden geprüft. Treten dabei Warn- und Fehler-
meldungen auf werden diese im Fenster »Protokolle« angezeigt (vgl.
Abb. 6.7).
Solange eine Fehlermeldung auftritt, kann der Wareneingang im System
nicht gebucht werden. Kann die Fehlerursache dabei nicht sofort beho-
ben werden, ist es möglich, die erfassten Daten über die Drucktaste
MERKEN zusammen mit einer Notiz zu merken. In diesem Fall werden je-
doch noch keine Material- oder Buchhaltungsbelege im System erzeugt.
Nach der Beseitigung des Fehlers können die gemerkten Daten aus der

324
6.2 Warenbewegungen 6
Übersicht zum Arbeitsgebiet durch Doppelklick zurückgeholt und den
Vorgang im System gebucht werden. Die erneute Erfassung der Daten
entfällt.
11. Klicken Sie auf den Button .
« Das Fenster »Wareneingang ...« wird angezeigt.

Abbildung 6.7 Wareneingang Protokolle anzeigen (Copyright SAP AG)

Sonstige Wareneingänge erfassen


Es gibt Bereiche, in denen Zugänge nicht bestellbezogen erfolgen. Diese
Zugänge werden bestellneutral gebucht. Es handelt sich beispielsweise um
folgende Vorgänge:
• Bestandsaufnahme (z.B. bei Übernahme von Beständen aus einem Altsys-
tem)
• Externe Wareneingänge ohne Bestellungen
• Interne Wareneingänge ohne Fertigungsauftrag
• Kostenlose Lieferung von Lieferanten
• Retouren von Kunden ohne Auftrag (Rücklieferung vom Kunden)
Im Vergleich zu Wareneingängen zur Bestellung treten diese Art von Zugän-
gen in der Regel selten auf. Diese Zugänge können Sie sowohl über die
MIGO als auch noch über die herkömmlichen MB* Transaktionen parallel
nutzen. Der Ablauf mit der herkömmlichen Transaktion ist folgender:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | WARENBEWEGUNG |
WARENEINGANG | SONSTIGE auf.
« Das Fenster »Sonstige Wareneingänge erfassen: Einstieg« wird ange-
zeigt (vgl. Abb. 6.8).
2. Rufen Sie in der Menüleiste BEWEGART | EINGANG | OHNE BESTELLUNG | IN
FREI VERWENDBAR auf.
« Die Nummer der ausgewählten Bewegungsart wird vom System in das
Feld BEWEGUNGSART übernommen.
3. Geben Sie das Werk und den gewünschten Lagerort ein.

325
6 Bestandsführung

Abbildung 6.8 Sonstige Wareneingänge erfassen: Einstieg (Copyright SAP AG)

4. Klicken Sie auf das Symbol .


« Das Fenster »Sonstige Wareneingänge: Neue Positionen« wird ange-
zeigt (vgl. Abb. 6.9).

Abbildung 6.9 Sonstige Wareneingänge erfassen: Sammelverarbeitung


(Copyright SAP AG)

326
6.2 Warenbewegungen 6
5. Erfassen Sie Lieferantennummer, Materialnummer und Wareneingangs-
menge.
6. Rufen Sie SPRINGEN | WEITERE FUNKTIONEN | KOPF auf.
« Das Fenster »Sonstige Wareneingänge erfassen: Kopf ändern« wird
angezeigt.
Hier können Sie einen Text für den Belegkopf und die Parameter für den
Druck des Wareneingangsscheins ändern. Zur Auswahl stehen »Einzel-
schein«, »Einzelschein mit Prüftext« und »Sammelschein«. Falls im Mate-
rialstamm entsprechende Etikettenformulare hinterlegt sind, werden mit
dem Wareneingangsschein auch die zugehörigen Etiketten in entspre-
chender Anzahl ausgedruckt.
7. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Sonstige Wareneingänge erfassen: Einstieg« wird ange-
zeigt.

Materialbelege drucken
Für jede Warenbewegung, bei der das Druckkennzeichen gesetzt war, wird
ein Ausgabebeleg erzeugt, der als Nachricht bezeichnet wird.
Im Rahmen der Nachrichtenfindung legen Sie fest, wie die Belegausgabe für
die einzelnen Vorgänge der Bestandsführung aussehen soll und wann die
Belegausgabe erfolgen soll. Die Nachrichtenfindung wird im Customizing
der Bestandsführung eingestellt.
Die Ausgabe der Wareneingangsscheine und Etiketten auf einem Drucker
geschieht wie folgt:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | MATERIALBELEG |
NACHRICHTEN AUSGEBEN auf.
« Das Fenster »Nachrichten aus Warenbewegungen« wird angezeigt.
2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.
Um bereits verarbeitete Nachrichten erneut zu drucken, geben Sie in das
Feld VERARBEITUNGSMODUS eine 2 ein.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Nachrichten aus Warenbewegungen« wird angezeigt
(vgl. Abb. 6.10).
4. Markieren Sie eine Position.
5. Rufen Sie SPRINGEN | ANSICHT auf, um die Nachricht auf dem Bildschirm
auszugeben.
6. Klicken Sie auf das Symbol , um die Nachricht auszudrucken.

327
6 Bestandsführung

Abbildung 6.10 Nachrichten aus Warenbewegungen (Copyright SAP AG)

6.2.2 Warenausgänge
Warenausgänge können als geplante oder ungeplante Entnahmen behan-
delt werden. In der Verbrauchsstatistik werden geplante und ungeplante
Verbrauche getrennt fortgeschrieben. Die Buchung der Materialentnahmen
führt zu einer wert- und mengenmäßigen Reduzierung des Lagerbestands.
Bei geplanten Warenausgängen, die sich auf Reservierungen beziehen, wird
vom System die Entnahmemenge und Kontierung aus der Reservierung vor-
geschlagen.
Eine Warenausgangsbuchung ist auch mit Bezug auf eine Stückliste möglich.
Es werden dann alle Stücklistenpositionen mit den entsprechenden Mengen
in den Warenausgangsbeleg übernommen. Die Stückliste muss hierzu so
angelegt worden sein, dass sie für Warenbewegungen in der Bestandsfüh-
rung benutzt werden kann.
Die Abläufe bei der Erfassung des Warenausgangs sind in den Abbildungen
6.11 und 6.12 schematisch dargestellt.

328
6.2 Warenbewegungen 6

Abbildung 6.11 Prozesskette »Warenausgang (1)« (Copyright SAP AG)

Planung von Warenausgängen/Reservierungen


Reservierungen sind Anforderungen an das Lager, Materialien für den Zu-
oder Abgang zu einem späteren Termin und für einen bestimmten Zweck
bereitzuhalten. Damit soll sichergestellt werden, dass ein Material zu dem
Zeitpunkt, an dem es gebraucht wird, verfügbar ist. Mit SAP R/3 Enterprise
können geplante Entnahmen in Form von Materialreservierungen erfasst
und verwaltet werden.
Materialien können im Rahmen von Reservierungen kontiert werden auf:
• Kostenstellen
• Fertigungsaufträge
• CO-Innenaufträge
• Anlagen
• Projekte

329
6 Bestandsführung

Abbildung 6.12 Prozesskette »Warenausgang (2)« (Copyright SAP AG)

Die Reservierung erfolgt auf Werks- oder auf Lagerortebene. Bei chargen-
pflichtigen Materialien können Reservierungen auch auf Chargenebene
durchgeführt werden. R/3 erzeugt dafür einen Reservierungsbeleg, der als
Nachweis für die Materialanforderung dient. Dabei werden vom System
automatisch folgende Maßnahmen durchgeführt:
• Im Materialstammsatz bleiben der Gesamtbestand und der frei verwend-
bare Bestand des Materials unverändert.
• Der reservierte Bestand wird um die reservierte Menge erhöht.
• In der Disposition vermindert sich der verfügbare Bestand um die reser-
vierte Menge. Dies ist aus der aktuellen Bestands-/Bedarfsliste ersichtlich.
Durch die Reservierung erfolgt ein Eintrag in die Planvormerkdatei.

330
6.2 Warenbewegungen 6
Die folgenden Anweisungen/Arbeitsschritte zeigen, wie eine Reservierung
für einen Warenausgang auf eine Kostenstelle anzulegen ist:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | RESERVIERUNG |
ANLEGEN auf.
« Das Fenster »Reservierung anlegen: Anlegen« wird angezeigt.
2. Rufen Sie in der Menüleiste BEWEGUNGSART | VERBRAUCH | FÜR KOSTEN-
STELLE auf.
« Die entsprechende Nummer wird vom System im Feld BEWEGUNGSART
eingetragen.
3. Geben Sie die gewünschten Daten ein.
4. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Reservierung anlegen: Neue Positionen« wird angezeigt
(vgl. Abb. 6.13).

Abbildung 6.13 Reservierungen anlegen: Sammelbearbeitung (Copyright SAP AG)

In diesem Fenster müssen Sie die Kostenstelle eingeben, für die die Reser-
vierung erfasst wird. Über den Lagerot bestimmen Sie, wo das Material be-
reitgestellt wird. Sie können die Materialien zeilenweise mit den zu reservie-
renden Mengen erfassen. Wenn Sie das Kontrollkästchen »B« markieren,
legen Sie fest, dass Warenbewegungen zu dieser Reservierung erlaubt sind.
5. Klicken Sie auf das Symbol .
« Die Reservierung wird angelegt. Das Fenster »Reservierung anlegen:
Einstieg« wird angezeigt.

331
6 Bestandsführung

Warenausgänge erfassen
Bei jeder Materialentnahme wird automatisch eine Verfügbarkeitsprüfung
der Bestände durchgeführt. Die Verfügbarkeitsprüfung verhindert, dass der
Buchbestand der Bestandskategorien negativ wird. Reicht der Bestand nicht,
wird von R/3 eine Fehlermeldung ausgegeben.
Je nach Bewegungsart werden unterschiedliche Bestände geprüft:
• Warenentnahme in den Verbrauch – prüft den frei verwendbaren Bestand
• Freigabe aus dem Qualitätsprüfbestand – prüft den Qualitätsprüfbestand
• Verbrauch von Konsignationsmaterial – prüft den Konsignationsbestand
Man unterscheidet zwei Arten der Verfügbarkeitsprüfung:
1. Verfügbarkeitsprüfung über die Bestandsart in der Bestandsführung.
Diese Prüfung wird automatisch durchgeführt und kann nicht im System
eingestellt werden. Die Nichtverfügbarkeit eines Materials führt immer zu
einer Fehlermeldung.
2. Prüfung des verfügbaren Bestands in der Disposition. Sie wird im Material-
stammsatz aktiviert und ist im Customizing einstellbar. Es kann festgelegt
werden, ob eine Prüfung stattfinden soll und ob eine Nichtverfügbarkeit zu
einer Fehlermeldung oder zu einer Warnung führt.
Wurde die Warenbewegung anhand einer Reservierung geplant, ist es wich-
tig, dass der Warenausgang sich auf die Reservierung bezieht.
• Die Warenausgangsstelle kann überprüfen, ob tatsächlich ausgegeben
wird, was angefordert wurde.
• Beim Erfassen des Wareneingangs können vom System Daten aus der
Reservierung (z.B. Kontierung, angefordertes Material und Menge) vor-
geschlagen werden.
• Die entnommene Menge wird in der Reservierung fortgeschrieben.
• Der reservierte Bestand vermindert sich nach jeder Entnahme.
Im folgenden Verfahren wird beispielhaft gezeigt, wie ein Warenausgang mit
Bezug zu einer Reservierung erfasst wird:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | WARENBEWEGUNG |
MIGO GI WARENAUSGANG auf.
« Das Fenster »Warenausgang Reservierungen ….« wird angezeigt
(vgl. Abb. 6.14).
2. Suchen Sie eine Reservierung, indem Sie auf das Symbol klicken.
« Das Fenster »Suche nach Reservierung« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.15).
Hier können Sie nach verschiedenen Kriterien Reservierungen suchen,
falls Ihnen die Reservierungsnummer nicht bekannt ist.

332
6.2 Warenbewegungen 6

Abbildung 6.14 Warenausgang erfassen: Einstieg (Copyright SAP AG)

3. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.

Abbildung 6.15 Suche nach Reservierungen (Copyright SAP AG)

4. Klicken Sie auf das Symbol .


« In der Übersicht zum Arbeitsgebiet wird das Suchergebnis angezeigt
(vgl. Abb. 6.16).
Es werden alle offenen Reservierungen angezeigt, die den Suchkriterien
entsprechen.

333
6 Bestandsführung

Abbildung 6.16 Suchergebnis Reservierungen (Copyright SAP AG)

5. Aktivieren Sie die gewünschte Reservierung per Doppelklick.


« Die Positionen der Reservierung werden in den Arbeitsbereich kopiert. Die
Reservierungsnummer erscheint in der Übersicht und ist rot hinterlegt.
Alle Daten aus der Reservierung sind in die Maske für den Wareneingang
übernommen worden. Über die Registerkarten können Sie alle notwendi-
gen Informationen zur Reservierung anzeigen lassen. In den Kopfdaten
können Sie beispielsweise Informationen zum Lieferanten entnehmen. In
den Detaildaten finden Sie folgende Register:
• Material
Hier werden materialrelevante Daten angezeigt.
• Menge
Menge in der Erfassungsmengeneinheit.
Offene Reservierungsmenge.
• Wo
Hier erfolgen Angaben zur Bewegungsart, Bestandsart, Werk und Lager-
ort.
• Reservierung
Von hier aus kann in die Reservierung verzweigt werden.
• Kontierung
Hier sehen Sie das Kontierungsobjekt mit den relevanten Daten zum
Material.

334
6.2 Warenbewegungen 6
6. Klicken Sie in der Positionsübersicht auf eine Zeilennummer.
« Im Arbeitsbereich werden die Register für die Positionsdetaildaten der
selektierten Position eingeblendet (vgl. Abb. 6.17).
Zwischen der Positionsübersicht und Positionsdetail sind noch weitere
Schaltflächen, z.B. können Sie einzelne Positionen löschen oder über
die Menge auf verschiedene Werke/Lagerorte/Bestandsarten verteilen.
7. Wenn alle entsprechenden Eingaben erfolgt sind, markieren Sie POSITION OK.
8. Klicken Sie auf die Drucktaste PRÜFEN in der Anwendungsfunktionsleiste.
« Die erfassten Daten werden geprüft. Treten dabei Warn- und Fehler-
meldungen auf werden diese im Fenster »Protokolle« angezeigt.
Solange eine Fehlermeldung auftritt, kann der Warenausgang im System
nicht gebucht werden. Kann die Fehlerursache dabei nicht sofort behoben
werden, ist es möglich, die erfassten Daten über die Drucktaste MERKEN
zusammen mit einer Notiz zu merken. In diesem Fall werden jedoch noch
keine Material- oder Buchhaltungsbelege im System erzeugt. Nach der
Beseitigung des Fehlers können die gemerkten Daten aus der Übersicht
zum Arbeitsgebiet durch Doppelklick zurückgeholt und den Vorgang im
System gebucht werden. Die erneute Erfassung der Daten entfällt.
9. Klicken Sie auf das Symbol , wenn alles in Ordnung ist.

Abbildung 6.17 Warenausgang erfassen: Details (Copyright SAP AG)

Ein ungeplanter Warenausgang unterscheidet sich vom Warenausgang mit


Bezug auf eine Reservierung in folgenden Punkten:
• Alle für den Warenausgang notwendigen Daten müssen bei der Waren-
ausgangsbuchung manuell eingegeben werden.

335
6 Bestandsführung

• Der Materialbeleg kann Positionen mit unterschiedlichen Kontierungen


oder unterschiedlichen Bewegungsarten enthalten.
• Der Warenausgang wird als ungeplanter Verbrauch vermerkt.
• Der Warenausgang ist keine geplante Entnahme der Disposition.

6.2.3 Umbuchungen/Umlagerungen
Innerhalb eines Unternehmens finden Warenbewegungen nicht nur in Form
von Wareneingängen und Warenausgängen statt, sondern beispielsweise auch
als Umlagerungen zwischen Lagerorten oder Werken. Umbuchungen unter-
scheiden sich von Umlagerungen dadurch, dass keine physischen Warenbewe-
gungen erfolgen, sondern nur Änderungen zwischen den einzelnen Bestands-
arten stattfinden. Umbuchungen sind beispielsweise möglich für:
• Konsignationsbestände
• Kundeneinzelbestände
• Lieferantenbeistellbestände
• Qualitätsprüfbestände
Als Beispiel für eine Umlagerung soll die Umlagerung zwischen zwei Werken
betrachtet werden. Diese kann im Ein-Schritt-Verfahren (Ein- und Auslage-
rung in einem Arbeitsgang) oder im Zwei-Schritt-Verfahren (Ein- und Aus-
lagerung in getrennten Arbeitsgängen) durchgeführt werden.
Ab Release 4.7 Enterprise kann die MIGO auch für Umbuchungen und
Umlagerungen eingesetzt werden.

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | WARENBEWEGUNG |
MIGO_TR-UMBUCHUNG auf.
« Das Fenster »Umbuchung Sonstige« wird angezeigt.
Sollte das entsprechende Fenster nicht angezeigt werden, ändern Sie die
Vorschlagswerte auf UMBUCHUNG und SONSTIGE (vgl. Abb. 6.18).
2. Füllen Sie in die Registerkarte UMBUCHUNG die Felder Material, Werk und
Lagerort aus, sowohl für den abgebenden als auch den empfangenden
Lagerort.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Die Registerkarte UMBUCHUNG zeigt nun die vollständigen Daten der
Umbuchung an.
4. Wenn alle entsprechenden Eingaben erfolgt sind, markieren Sie POSITION
OK. Geben Sie in die Registerkarte MENGE die umzulagernde Menge ein.

336
6.2 Warenbewegungen 6

Abbildung 6.18 Umlagerung erfassen: Neue Positionen (Copyright SAP AG)

5. Klicken Sie auf die Drucktaste PRÜFEN in der Anwendungsfunktionsleiste.


« Die erfassten Daten werden geprüft. Treten dabei Warn- und Fehler-
meldungen auf, werden diese im Fenster »Protokolle« angezeigt.
Solange eine Fehlermeldung auftritt, kann der Warenausgang im System
nicht gebucht werden. Kann die Fehlerursache dabei nicht sofort behoben
werden, ist es möglich, die erfassten Daten über die Drucktaste MERKEN
zusammen mit einer Notiz zu merken. In diesem Fall werden jedoch noch
keine Material- oder Buchhaltungsbelege im System erzeugt. Nach der
Beseitigung des Fehlers können die gemerkten Daten aus der Übersicht
zum Arbeitsgebiet durch Doppelklick zurückgeholt und den Vorgang im
System gebucht werden. Die erneute Erfassung der Daten entfällt.
6. Aktivieren Sie die Drucktaste BUCHEN.
« Es erscheint in der Statusleiste die Materialbelegnummer zur Umbu-
chung.

6.2.4 Rücklieferungen an Lieferanten


Wenn Sie eine bereits gelieferte Ware aus bestimmten Gründen (z.B. wegen
mangelhafter Qualität oder wegen Beschädigung) an den Lieferanten
zurückschicken möchten, können Sie mit dieser Funktion die Ware zurücklie-
fern, auch nachdem Sie den Wareneingang schon gebucht haben.
Wenn Ihnen der Lieferant nach der Rücklieferung eine Ersatzlieferung schickt,
können Sie sich beim erneuten Wareneingang auf die Rücklieferung beziehen.

337
6 Bestandsführung

Rücklieferung über den Versand


Beim Buchen einer Rücklieferung können Sie über die Funktionen des Ver-
sands gehen, wie z.B. Kommissionieren und Verpacken. Sie erhalten dadurch
ausführliche Versandpapiere und Lieferscheine. Die Rücklieferung über den
Versand ist aus folgenden Bestandsarten möglich:
• frei verwendbarer Bestand
• Qualitätsprüfbestand
• gesperrter Bestand
• WE-Sperrbestand
Sie können die Rücklieferung über den Versand bei Normalbestellungen, bei
kontierten Bestellungen mit Materialnummer und bei Bestellungen mit Son-
derbeständen nutzen.

Voraussetzungen
Bei einer Rücklieferung wird entweder auf die zugehörige Bestellung oder auf
den zugehörigen Materialbeleg Bezug genommen. Dann kann das System:
• als Erfassungshilfe Daten vorschlagen (z.B. den Lagerort)
• prüfen, ob die zurückgelieferte Menge die gelieferte Menge nicht über-
schreitet
• die bisher gelieferte Menge vermindern
• andere Fortschreibungen, die beim Wareneingang stattfanden, rückgän-
gig machen (z.B. bei einem Wareneingang in den Verbrauch)
Vor der Erfassung einer Rücklieferung mit Bezug auf eine Bestellung, muss
zunächst festgestellt werden, ob die Ware ins Lager, in den Verbrauch oder in
den WE-Sperrbestand gebucht worden ist. Denn wenn die Ware beim Waren-
eingang in eine bestimmte Bestandsart (z.B. Qualitätsprüfbestand) gebucht
worden ist, muss sie auch aus derselben Bestandsart zurückliefert werden.
Im Rahmen von Rücklieferungen an den Lieferanten unterscheidet man
zwischen:
• Rücklieferung mit Bezug auf den Materialbeleg
• Rücklieferung mit Bezug auf die Bestellung

Rücklieferung mit Bezug auf den Materialbeleg buchen


Dazu wählt man die EnjoySAP-Transaktion MIGO für das Buchen von
Warenbewegungen.
Zusammen mit der Nummer des Materialbelegs wird das Materialbelegjahr
eingegeben. Falls die Nummer des Materialbelegs nicht bekannt ist, kann
auch im Eingabefeld Lieferschein die Lieferscheinnummer eingeben werden.
Wird das Material über die Anwendungskomponente Versand zurückge-
liefert, muss in den Kopfdaten das Kennzeichen über Lieferung gesetzt wer-
den, um eine Lieferung über den Versand zu erzeugen.

338
6.2 Warenbewegungen 6
Rücklieferung mit Bezug auf die Bestellung buchen
Sie wählen die EnjoySAP-Transaktion MIGO für das Buchen von Warenbe-
wegungen. Geben Sie die Bestellung ein. Bei wareneingangsbezogener
Rechnungsprüfung werden alle WE-Positionen angezeigt. Wählen Sie die
Positionen aus, die Sie zurückliefern möchten, legen Sie die Mengen fest,
und wählen Sie als Bewegungsart 122.

Rücklieferung aus WE-Sperrbestand


Falls der Wareneingang in den WE-Sperrbestand gebucht wurde, kann eine
Rücklieferung direkt aus diesem (unbewerteten) Bestand heraus erfolgen. Es
kann ein Warenbegleitschein ausgedruckt werden; die Erstellung von Ver-
sandpapieren ist nicht möglich. Eine Bestellnummer muss angegeben werden.
Bei einer wareneingangsbezogenen Rechnungsprüfung ist eine Rückliefe-
rung nach erfolgter Rechnungsbuchung nur dann möglich, wenn dies im
Customizing zugelassen wurde.
Generell kann ein Warenbegleitschein ausgedruckt werden. Mit Ausnahme
der Rücklieferung aus dem Sperrbestand ist auch die Erstellung von Versand-
papieren, wie zum Beispiel einem Speditionsauftrag, über die Versandfunktio-
nalität der Vertriebskomponente (SD) möglich. Um diese Abwicklung zu nut-
zen, muss im Lieferantenstamm das Kennzeichen »Ret. mit Versandabw.«
gesetzt sein und die Verknüpfung zu einem vorhandenen Debitorenstamm
hergestellt werden. Zusätzlich sind im Materialstamm die Vertriebsdaten zu
pflegen. Der zu pflegende Vertriebsbereich ergibt sich aus den im Customi-
zing hinterlegten Einstellungen.
Am Beispiel einer Rücklieferung zur Bestellung ohne Nutzung der Versand-
abwicklung wird nachfolgend der Ablauf beschrieben:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | WARENBEWEGUNG |
WARENEINGANG | ZUR BESTELLUNG | MIGO- BESTELL-NR BEKANNT auf.
« Das Fenster für den Vorgang »Rücklieferung Materialbeleg« wird an-
gezeigt (vgl. Abb. 6.19).
2. Wählen Sie den Vorgang RÜCKLIEFERUNG ZUM MATERIALBELEG aus.
Mit dem Kontrollkästchen ÜBER LIEFERUNG bestimmen Sie, ob eine Liefe-
rung in der Vertriebskomponente (SD) erzeugt werden soll, um umfang-
reiche Versandpapiere erstellen zu können. Wird das Kontrollkästchen
nicht markiert, erfolgt die direkte Buchung der Warenbewegung. In die-
sem Fall kann nur der Warenbegleitschein als Beleg für den Transport zum
Lieferanten verwendet werden.
3. Suchen Sie einen Wareneingangsbeleg, indem Sie auf das Symbol klicken.
« Das Fenster zur Selektion der »Materialbelegliste« wird angezeigt.

339
6 Bestandsführung

Abbildung 6.19 Vorgang Rücklieferung zum Materialbeleg auswählen (Copyright SAP AG)

Über die Materialbelegliste können Sie nach verschiedenen Kriterien


Wareneingangsbelege zu einer Bestellung suchen. Dort kann auch auf
bestimmte Bewegungsarten eingeschränkt werden. Um nur Material-
belege von Wareneingängen zur Bestellung zu selektieren, geben Sie im
Feld BEWEGUNGSART »101« ein.
4. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein und klicken Sie auf das
Symbol .
« Im Fenster Materialbelegliste wird das Suchergebnis angezeigt.
5. Wählen Sie die zu Ihrer Bestellung gehörige Materialbelegnummer durch
Doppelklick aus.
« Die Materialbelegnummer wird übernommen.
6. Klicken Sie auf das Symbol .
« Die Positionen des Materialbelegs werden in die Positionsübersicht
kopiert.
In der Positionsübersicht können Sie Daten für die Rücklieferung vervoll-
ständigen. Geben Sie hier die Menge ein, die Sie an den Lieferanten zurück-
liefern wollen. Das System schlägt die gesamte Wareneingangsmenge zu
diesem Materialbeleg vor. Ändern Sie den Lagerort, falls die Rücklieferung
nicht aus dem ursprünglichen Wareneingangslagerort erfolgt.
7. Klicken Sie in der Positionsübersicht auf eine Zeilennummer.
« Im Arbeitsbereich werden die Register für die Positionsdetaildaten der
selektierten Position eingeblendet.
8. Klicken Sie auf den Button .
« Das Fenster »Wareneingang ...« wird angezeigt.

340
6.3 Besondere Vorgänge innerhalb der Bestandsführung 6

Abbildung 6.20 Wareneingang zur Bestellung: Positionsdetail Bestelldaten


(Copyright SAP AG)

6.3 Besondere Vorgänge innerhalb der


Bestandsführung
In diesem Abschnitt beschreiben wir die Abläufe in der Bestandsführung, die
bei Umlagerungsbestellung, der Lohnarbeitsabwicklung und der Lieferanten-
konsignation stattfinden.

6.3.1 Umlagerungsbestellung
Mithilfe der Umlagerungsbestellung ist es möglich, eine Umlagerung zwi-
schen zwei Werken auf Basis einer Bestellung durchzuführen. Als Lieferant
wird hier das abgebende Werk (Lieferwerk) bezeichnet. Die Abwicklung lässt
sich in folgende Schritte untergliedern:
• Anlegen der Umlagerungsbestellung (siehe Kapitel 5, »Einkaufsabwick-
lung«). In der Bestellung muss die Materialposition mit dem Positionstyp
U für Umlagerungsposition erfasst werden (vgl. Abb. 6.21)
• Erfassen des Warenausgangs im abgebenden Werk
• Buchen des Wareneingangs zur Bestellung im empfangenden Werk
Alternativ ist es auch möglich, die Warenausgangs- und die Wareneingangs-
buchung in einem Buchungsschritt durchzuführen (entsprechend einer
Umlagerung Werk an Werk).

341
6 Bestandsführung

Abbildung 6.21 Bestellung ändern: Positionsübersicht Umlagerungsbestellung


(Copyright SAP AG)

Warenausgang im abgebenden Werk (Lieferwerk)


Nach der Auslagerung aus dem abgebenden Werk befindet sich das Material
im Transitbestand des empfangenden Werks. Der Transitbestand ist bewer-
tet, aber nicht frei verwendbar. Falls die Anwendungskomponente »Vertrieb
(SD)« im Einsatz ist, kann die Lieferung (mit Warenausgangsbuchung) im
Lieferwerk über die Versandabwicklung erfolgen. Dabei können dann auch
die benötigten Versandpapiere erstellt werden. Bei einer buchungskreisüber-
greifenden Umlagerungsbestellung kann über die Vertriebskomponente
zusätzlich eine interne Rechnung (Faktura) erzeugt werden.

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | WARENBEWEGUNG |
MIGO_GI-WARENAUSGANG auf.
« Das Fenster »Warenausgang Bestellung« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.21).
2. Geben Sie die Bestellnummer Ihrer Umlagerungsbestellung ein oder suchen
Sie und übernehmen Sie diese (Vorgehen wie bei normalem Warenaus-
gang).
Überprüfen Sie die Einträge in den Feldern BEWEGUNGSART (BWA 351, UL
AN TRANSITBESTAND), WERK und LAGERORT. Sie müssen hier das Lieferwerk
und den abgebenden Lagerort angeben.
3. Geben Sie die erforderlichen Daten in die Felder der Registerkarten
DETAILS ZUR POSITION ein.
4. Klicken Sie auf das Symbol (vgl. Abb. 6.22).

342
6.3 Besondere Vorgänge innerhalb der Bestandsführung 6

Abbildung 6.22 Warenausgang in den Transitbestand (Copyright SAP AG)

5. Wenn alle entsprechenden Eingaben erfolgt sind, markieren Sie POSITION


OK.
« Das Fenster »Warenausgang Bestellung« wird angezeigt.
6. Zum Speichern des Warenausgangs im abgebenden Lieferwerk klicken Sie
auf das Symbol .
« Das Fenster »Warenausgang Bestellung« wird angezeigt.
Das Material wurde jetzt in den Transitbestand umgebucht und wird bei
der Wareneingangsbuchung im empfangenden Werk aus diesem aus-
gebucht und dem Bestand des empfangenden Werkes zugebucht. Den
dabei erzeugten Materialbeleg können Sie in der Abbildung 6.23 sehen.

Wareneingang im empfangenden Werk


Mit dem Wareneingang zur Bestellung im empfangenden Werk wird das
Material aus dem Transitbestand in den frei verwendbaren Bestand gebucht.
Der Ablauf der Wareneingangsbuchung entspricht dem Zugang zu einer
Bestellung eines externen Lieferanten.

343
6 Bestandsführung

Abbildung 6.23 Materialbeleg anzeigen (Copyright SAP AG)

6.3.2 Lohnbearbeitung
Bei der Lohnbearbeitungsabwicklung erhält der Lieferant Materialien (Kom-
ponenten), aus denen er das bestellte Endprodukt fertigt. Die Beistellkompo-
nenten, die der Lieferant erhalten soll, werden in der Bestellung angegeben.
Es lassen sich folgende Schritte unterscheiden:
• Anlegen einer Bestellung zur Lohnbearbeitung (vgl. Kapitel 5, »Einkaufs-
abwicklung«)
• Buchen der Beistellmaterialien (Komponenten) in den Lieferantenbeistell-
bestand
• Erfassen des Wareneingangs zur Bestellung

Buchen in den Beistellbestand


Die in der Bestellung angegebenen Komponenten müssen aus dem frei ver-
wendbaren Bestand in den Lieferantenbeistellbestand gebucht werden. Für die
Lieferung des Beistellmaterials an den Lieferanten kann über die Anwendungs-
komponente Vertrieb (SD) eine Lieferung mit Versandpapieren erzeugt werden.
Werden keine umfangreichen Versandpapiere benötigt, kann der Warenaus-
gang auf zwei Arten erfolgen. Die Buchung in den Beistellbestand kann entwe-
der direkt aus der Bestandsführung heraus über eine Umbuchung erfolgen oder
aus dem Einkauf über die Liste der LB-Bestandsüberwachung zum Lieferanten.

344
6.3 Besondere Vorgänge innerhalb der Bestandsführung 6
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | EINKAUF | BESTELLUNG | AUSWERTUNGEN |
LB-BESTÄNDE Z. LIEF. auf.
« Das Fenster »LB-Bestandsüberwachung zum Lieferanten« wird angezeigt.
2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.
Über das Feld Baugruppe schränken Sie auf sämtliche Komponenten ein, die
laut Bestellung zur Baugruppe beizustellen sind. Zusätzlich können Sie über
das Kontrollkästchen NUR LB-BEST. MIT UNTERDECKUNG die Listanzeige auf
Lieferanten/Materialien einschränken, bei denen der Beistellbestand kleiner
als der aufgrund von offenen Bestellungen benötigte Bestand ist.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »LB-Bestandsüberwachung zum Lieferanten« wird ange-
zeigt (vgl. Abb. 6.24).
Wenn Sie auf die Drucktaste Bestandsübers. klicken, wird in die Bestands-
übersicht zu dem markierten Material verzweigt. Aus der Übersicht heraus
können direkt Warenausgänge gebucht oder Lieferungen erzeugt werden.
4. Markieren Sie die Positionen, die Sie umbuchen wollen.

Abbildung 6.24 LB-Bestandsüberwachung zum Lieferanten (Copyright SAP AG)

5. Klicken Sie auf die Drucktaste WARENAUSGANG BUCHEN.


« Das Fenster »Warenausgang buchen« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.25).
6. Ergänzen Sie die angezeigten Daten um den Lagerort sowie die tatsächlich
beigestellte Menge, und klicken Sie auf das Symbol .
« Es wird eine Meldung ausgegeben, dass der Warenausgang gebucht
wurde. In der Übersicht wird für die gebuchte Position die negative
Menge des angezeigten LB-Bestands um die gebuchte Menge reduziert.
7. Zum Beenden klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Einkauf« wird angezeigt.

345
6 Bestandsführung

Abbildung 6.25 Warenausgang buchen aus LB-Bestandsüberwachung zum Lieferanten


(Copyright SAP AG)

Wareneingang zur Lohnbearbeitungsbestellung

Abbildung 6.26 Wareneingang Anzeigen Materialbeleg (Copyright SAP AG)

Beim Wareneingang der gefertigten Baugruppe wird gleichzeitig der Ver-


brauch der Komponenten aus dem Beistellbestand des Lieferanten gebucht
(retrograde Entnahme). Ein Mehr-/Minderverbrauch kann über eine Nach-
verrechnung gebucht werden. Der Ablauf der Wareneingangsbuchung ent-
spricht dem vorgestellten Ablauf eines Wareneingangs zur Bestellung. Abbil-
dung 6.26 zeigt den dabei erzeugten Materialbeleg. Erkennbar ist sowohl
der Zugang ins Lager für die Baugruppe als auch die Entnahmebuchung aus
dem Beistellbestand für die Komponente.

346
6.4 Inventur 6

6.4 Inventur
Zur Bilanzierung der Bestände muss jedes Unternehmen mindestens einmal
pro Geschäftsjahr eine Inventur der Lagerbestände durchführen. Das R/3-
System unterstützt folgende Inventurverfahren:
• Stichtagsinventur
Zum Bilanzstichtag werden alle Bestände des Unternehmens körperlich
aufgenommen. Jedes Material muss gezählt werden. In dieser Zeit ist das
gesamte Lager für Materialbewegungen gesperrt.
• Permanente Inventur
Die Bestände werden laufend während des gesamten Geschäftsjahrs auf-
genommen. Dabei muss sichergestellt sein, dass jedes Material mindes-
tens einmal pro Jahr körperlich aufgenommen wird.
• Stichprobeninventur
An einem Stichtag werden zufällig ausgewählte Bestände des Unterneh-
mens körperlich aufgenommen. Falls die Abweichungen zwischen Zählbe-
stand und Buchbestand hinreichend klein sind, wird davon ausgegangen,
dass die Buchbestände der nicht aufgenommenen Bestände korrekt sind.
• Cycle-Counting
Mithilfe des Cycle-Counting-Verfahrens werden Materialien während des
Geschäftsjahrs mehrfach in bestimmten Zyklen inventarisiert. Welche Ma-
terialien in welchen Zeitabständen aufgenommen werden, wird mithilfe
eines Kennzeichens im Materialstamm gesteuert.
Die Inventur wird in folgenden Schritten durchgeführt:
1. Erstellen der Inventurbelege und Drucken der Inventuraufnahmelisten
2. Sperren der zu inventarisierenden Materialien oder Fixieren des Buch-
bestands zum Inventurzeitpunkt
3. Eingabe der Zählergebnisse
4. Ausgabe von Inventurdifferenzen
5. Erstellen von Nachzählbelegen bei großen Differenzen
6. Ausbuchen der Inventurdifferenzen
Für jedes Material werden die einzelnen Inventuren aufgezeichnet.

Inventurbeleg anlegen
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | INVENTUR | INVENTURBELEG | ANLEGEN auf.
« Das Fenster »Inventurbeleg anlegen: Einstieg« wird angezeigt (vgl.
Abb. 6.28).

347
6 Bestandsführung

Abbildung 6.27 Inventurablauf

Hier können Sie das geplante Zähldatum sowie den Ort der Inventur
erfassen. Weiter besteht die Möglichkeit, eine Buchungssperre zu setzen,
um Materialbewegungen für die aufzunehmenden Materialien zu verbie-
ten. Im Feld INVENTURNUMMER kann eine Nummer oder ein Text erfasst
werden, um für die spätere Bearbeitung mehrere Inventurbelege zu einem
Vorgang zusammenzufassen. Über das Feld GRUPPIERUNGSART kann ein
Kriterium definiert werden, das bei allen erfassten Materialien gleich sein
muss (beispielsweise nur Materialien der Warengruppe 01).
2. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Inventurbeleg anlegen: Sammelbearbeitung« wird ange-
zeigt (vgl. Abb. 6.29).
3. Erfassen Sie die erforderlichen Daten. Im Feld BAR geben Sie die gewünschte
Bestandsart an (z.B. Lager oder Qualitätsprüfung). Das Kontrollkästchen
AME markieren Sie, wenn die Abwicklung in einer alternativen Mengenein-
heit erfolgen soll.
4. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Inventurbeleg anlegen: Einstieg« wird angezeigt.

348
6.4 Inventur 6

Abbildung 6.28 Inventurbeleg anlegen: Einstieg (Copyright SAP AG)

Abbildung 6.29 Inventurbeleg anlegen: Sammelbearbeitung (Copyright SAP AG)

Inventurbeleg drucken
Um die Inventurzählung durchführen zu können, müssen die Inventurbelege
ausgedruckt werden.

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | INVENTUR | INVENTURBELEG | DRUCKEN auf.
« Das Fenster »Inventurbeleg drucken« wird angezeigt.
2. Geben Sie die erforderlichen Selektionskriterien ein.

349
6 Bestandsführung

3. Wählen Sie das Symbol .


« Das Fenster »Drucken:« wird angezeigt.
4. Klicken Sie auf die Drucktaste DRUCKANSICHT.
« Das Fenster »Druckansicht für ...« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.30).

Abbildung 6.30 Inventurbeleg: Druckansicht für ... (Copyright SAP AG)

5. Um den Beleg auszudrucken, klicken Sie auf das Symbol . Andernfalls


klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Inventurbeleg drucken« wird angezeigt.

Inventurzählung erfassen
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | INVENTUR | ZÄHLUNG | ERFASSEN auf.
« Das Fenster »Inventurzählung erfassen: Einstieg« wird angezeigt.
2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Inventurzählung erfassen ...: Sammelbearbeitung« wird
angezeigt (vgl. Abb. 6.31).
4. Erfassen Sie die Zählmengen für die einzelnen Materialien.
Um die Zählmenge null für eine Position zu erfassen, markieren Sie das
Kontrollkästchen NZ.
5. Zum Speichern der Zählung klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Inventurzählung erfassen: Einstieg« wird angezeigt.

350
6.4 Inventur 6

Abbildung 6.31 Inventurzählung erfassen ...: Sammelbearbeitung (Copyright SAP AG)

Differenzliste drucken
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | INVENTUR | DIFFERENZ | DIFFERENZENLISTE auf.
« Das Fenster »Inventurdifferenzliste« wird angezeigt.
2. Geben Sie die gewünschten Selektionsbedingungen ein.
Sie können beispielsweise nach bestimmten Inventurbelegen oder Mate-
rialien selektieren. Darüber hinaus können Sie die Art der Listanzeige aus-
wählen (einfache Liste, gruppiert nach Inventurbelegen, gruppiert nach
Werken).
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Differenzliste drucken« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.32).
Über LISTE | DRUCKEN können Sie die Differenzliste auf einem Drucker aus-
geben. Über die Drucktaste DIFFERENZ BUCHEN können Sie für ausgewählte
Positionen die Inventurdifferenz ausbuchen. Weitere Informationen aus
dem Inventurbeleg können Sie über EINSTELLUNGEN | ANZEIGEVARIANTE | AK-
TUELLE einblenden.
4. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Inventurdifferenzliste« wird angezeigt.
Um bei größeren Differenzen eine Nachzählung zu veranlassen, rufen Sie
über den Knoten »Inventur« im Fenster »SAP Easy Access« die Funktion
INVENTURBELEG | NACHZÄHLEN auf.

351
6 Bestandsführung

Abbildung 6.32 Differenzliste drucken (Copyright SAP AG)

Inventurdifferenzen buchen
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | INVENTUR | DIFFERENZ | BUCHEN auf.
« Das Fenster »Inventurdifferenz buchen: Einstieg« wird angezeigt.
2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Inventurdifferenz buchen ...: Auswahlbild« wird ange-
zeigt (vgl. Abb. 6.33).
Hier sehen Sie für jede Position des Inventurbelegs die Differenzmenge
und den Differenzbetrag. Dort können Sie auch pro Buchungsposition
einen Grund für die festgestellte Differenz erfassen, sofern die dafür not-
wendigen Einstellungen im Customizing vorhanden sind.
4. Markieren Sie die zu buchenden Positionen.

Abbildung 6.33 Inventurdifferenz buchen ...: Auswahlbild (Copyright SAP AG)

352
6.5 Auswertungen und Listanzeigen der Bestandsführung 6
5. Klicken Sie auf die Drucktaste INVENTURHISTORIE.
« Das Fenster »Inventurhistorie anzeigen ...« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.34).
In diesem Fenster werden der Status der Inventur und die einzelnen Men-
genfelder detailliert angezeigt.

Abbildung 6.34 Inventurdifferenz buchen ...: Inventurhistorie anzeigen ...


(Copyright SAP AG)

6. Klicken Sie auf das Symbol .


« Das Fenster »Inventurdifferenz buchen ...: Auswahlbild« wird angezeigt.
7. Zum Buchen wählen Sie das Symbol .
« Das Fenster »Inventurdifferenz buchen: Einstieg« wird angezeigt.

6.5 Auswertungen und Listanzeigen


der Bestandsführung
Die Auswertungen der Bestandsführung lassen sich in Bestandsübersichten,
Materialbewegungslisten und das Bestandscontrolling unterteilen. Mit den
Funktionen des Bestandscontrollings können auf einfache Weise jene Mate-
rialien ermittelt werden, die eine hohe Kapitalbindung, einen ineffizienten
Bestandsanteil, eine Überreichweite oder eine lange Periode ohne Verbrauch
aufweisen und somit einer genaueren Überprüfung bedürfen.
Die Funktionen des Bestandscontrollings erreichen Sie im »Easy Access« über
den Menüpfad LOGISTIK | LOGISTIK-CONTROLLING | BESTANDSCONTROLLING.
Eine Zusammenfassung verschiedener Auswertungen aus dem Bereich
»Bestandsführung« finden Sie im »Easy Access« über den Menüpfad INFO-
SYSTEME | LOGISTIK | BESTANDSFÜHRUNG.

Wichtige Listen außerhalb des Bestandscontrollings sind:


• Materialbelegliste
• Aktuelle Bedarfs-/Bestandsliste

353
6 Bestandsführung

• Bestandsübersicht
• Werksverfügbarkeit
Die aktuelle Bedarfs-/Bestandsliste wird in Kapitel 4, »Materialdisposition«,
behandelt.

Materialbelegliste
Der Materialbeleg beschreibt die Warenbewegung aus Lagersicht und dient
als Nachweis der mengenmäßigen Veränderung durch eine oder mehrere
Bewegungen sowie als Informationsquelle für nachgelagerte Anwendungen.
Über die Materialbelegliste können Warenbewegungen flexibel auf Ebene
von Einzelbelegen ausgewertet werden. Im Release 4.7 kann über Einstellun-
gen im Customizing sowohl die zur Verfügung stehende Selektionsauswahl,
als auch der Informationsgehalt der angezeigten Materialbelegliste beein-
flusst werden. Darüber hinaus haben Sie nun die Möglichkeit über Anzeige-
varianten Informationen aus dem Materialbeleg ein- oder auszublenden.
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | UMFELD | LISTANZEIGEN
| MATERIALBELEGE auf.
« Das Fenster »Materialbelegliste« wird angezeigt.
2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Materialbelege« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.35).

Abbildung 6.35 Materialbelege (Copyright SAP AG)

354
6.5 Auswertungen und Listanzeigen der Bestandsführung 6
Sie sehen jetzt eine Liste der Materialbelege, die den gewählten Selek-
tionskriterien entsprechen. Der Umfang der angezeigten Informationen
hängt von der aktuellen Anzeigevariante ab.

Abbildung 6.36 Wareneingang: Anzeigen Materialbeleg (Copyright SAP AG)

4. Klicken Sie doppelt auf den Materialbeleg, den Sie auswählen wollen.
« Bei »Umbuchungen/Umlagerungen« und »Warenausgängen« wird
das Fenster »Materialbeleg ... anzeigen: Übersicht« angezeigt. Bei Vor-
gängen zu Wareneingängen wird die Anzeige des Materialbelegs der
Wareneingangsbearbeitung angezeigt.
In diesem Fenster sehen Sie den Einzelbeleg, den Sie ausgewählt haben.
Als Beispiel zeigt die Abbildung 6.36 einen Beleg, der über die Warenein-
gangsbearbeitung erzeugt wurde.
5. Klicken Sie im Register BELEGINFO auf die Drucktaste RW-BELEGE.
« Das Fenster »Belegübersicht« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.37). Falls meh-
rere Belege des Rechnungswesens existieren, wird zunächst das Fenster
»Liste der Belege im Rechnungswesen« eingeblendet. Dort können Sie
den Buchhaltungsbeleg oder den Kostenrechnungsbeleg auswählen.

355
6 Bestandsführung

Abbildung 6.37 Rechnungswesen Belegübersicht (Copyright SAP AG)

Bestandsübersicht
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | UMFELD | BESTAND | BE-
STANDSÜBERSICHT auf.
« Das Fenster »Bestandsübersicht: Buchungskreis/Werk/Lager/Charge«
wird angezeigt.
2. Geben Sie die gewünschten Daten ein.
Falls Sie das Kontrollkästchen KEINE NULLBESTANDSZEILEN ANZEIGE nicht mar-
kieren, werden alle Werke/Lagerorte aufgelistet, die für das Material defi-
niert wurden. Dabei ist es unerheblich, ob dort ein Bestand vorhanden ist.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Bestandsübersicht: Buchungskreis/Werk/Lager/Charge«
wird angezeigt (vgl. Abb. 6.38).
In diesem Fenster sehen Sie die Bestände der einzelnen organisatorischen Ein-
heiten, getrennt nach Bestandsarten. Weitere Bestandsarten werden durch
einen Mausklick auf bzw. angezeigt.
4. Markieren Sie ein Werk.
5. Rufen Sie UMFELD | OFFENE BESTELLUNGEN auf.
« Das Fenster »Einkaufsbelege zum Material« wird angezeigt.
Hier werden alle Bestellungen für ein Material aufgelistet, für die noch ein
Wareneingang (Endlieferungskennzeichen der Bestellung nicht gesetzt).
Ebenfalls angezeigt werden Bestellungen mit offenem Rechnungsein-
gang. Für jede Bestellung kann die Bestellentwicklung aufgerufen werden.

356
6.6 Praxisfall: Kontierte Bestellungen 6

Abbildung 6.38 Bestandsübersicht: Buchungskreis/Werk/Lager/Charge


(Copyright SAP AG)

6. Klicken Sie auf die Drucktaste EINTEILUNGEN.


« Das Fenster »Einteilungen Bestellung ...« wird angezeigt.
Hier sehen Sie die Liefertermine (erwarteter Wareneingang) der ausge-
wählten Bestellung.

6.6 Praxisfall: Kontierte Bestellungen


Problemstellung
Bei der Erfassung eines Wareneingangs zu einer kontierten Bestellung erfolgt
kein Zugang ins Lager, sondern in den Verbrauch des jeweiligen Kostenträ-
gers. Der Erfasser erkennt dies bei der Wareneingangsbuchung am Feld
KONTIERTYP und am fehlenden Feld LAGERORT.
Falls zum Zeitpunkt des Wareneingangs die Verbrauchsbuchung nicht direkt
erfolgen, sondern das Material zunächst in das Lager übernommen werden
soll, entsteht ein Problem, da die Verbrauchsbuchung automatisch beim
Erfassen des Zugangs der Bestellung erfolgt. Das gleiche Problem ergibt sich,
wenn nur eine Teilmenge verbraucht wird und der Rest ans Lager gehen soll.

Lösung
Zur Lösung des Problems existieren prinzipiell zwei Ansätze:
• Für bestandsgeführte Artikel werden keine kontierten Bestellungen im Sys-
tem erfasst. Eine Entnahme erfolgt immer aus dem Lager. Diese Lösung
bietet sich an, wenn im Regelfall die kontierten Bestellungen auf das Lager
vereinnahmt werden müssen, anderenfalls zieht sie einen erhöhten Auf-
wand bei der WE-Erfassung nach sich. Diese Lösung gibt zwar eine klare
Handlungsanweisung vor, ist andererseits jedoch wenig flexibel.

357
6 Bestandsführung

• Die Wareneingangsbuchung erfolgt zusammen mit der Kontierung. Der


Zugang zum Lager wird in einem zweiten Schritt mit einer Stornobuchung
»Kostenstelle an Lager« gebucht. Die Entnahme erfolgt dann zum Ver-
brauchszeitpunkt aus dem Lager. Die Lösung ist vorteilhaft, wenn der Zugang
zum Lager die Ausnahme darstellt, ansonsten erfordert sie einen höheren
Aufwand bei der WE-Erfassung. Diese Lösung ist aber flexibler als die erstge-
nannte und nutzt die Möglichkeiten des SAP-Standards besser aus.

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | WARENBEWEGUNG |
MIGO_GI-WARENAUSGANG auf.
« Das Fenster »Warenausgang Bestellung« wird angezeigt.
2. Geben Sie STORNO ZUM MATERIALBELEG ein.
« Das Fenster »Storno Materialbeleg« wird angezeigt.
3. Geben Sie die Belegnummer des entsprechenden Wareneingangs ein.

Abbildung 6.39 Stornobuchung; Warenausgang erfassen: Sammelbearbeitung


(Copyright SAP AG)

4. Klicken Sie auf das Symbol .


« Das Fenster »Stornobuchung Warenausgang erfassen: Sammelbearbei-
tung« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.39).
Hier müssen Sie die Kostenstelle und die gewünschten Materialien und
Mengen angeben.
5. Geben Sie die gewünschten Daten ein.
6. Klicken Sie auf das Symbol .

358
6.7 Praxisfall: Warenbewegung aus »Eigenfertigung« ohne PP 6
Einen Sonderfall stellt die kontierte Bestellung zu Artikeln ohne Material-
nummer dar. Hier kann ein Zugang zum Lager erst dann erfolgen, wenn ein
Stammsatz angelegt und die Bestellung entsprechend geändert wurde. Die
Position wird mit der Materialnummer erfasst. Die WE-Buchung zur Bestel-
lung kann dann wie oben beschrieben abgewickelt werden.

6.7 Praxisfall: Warenbewegung aus


»Eigenfertigung« ohne PP
Problemstellung
Im Rahmen der Einführung der Anwendungskomponente »Materialwirt-
schaft« soll die Fertigung von Materialien (beispielsweise die Eigenfertigung
von Ersatzteilen, die Konfektionierung von Einzelmaterialien zu einem ver-
kaufsfähigen Set) in SAP R/3 abgebildet werden. Dazu soll aufgrund des
geringen Volumens (Wert bzw. Menge) nicht die Anwendungskomponente
»Produktionsplanung und -steuerung (PP)« eingesetzt werden. Abgebildet
werden soll einerseits der Verbrauch von Rohstoffen, andererseits der Zugang
der daraus erstellten Materialien ins Lager. Anfallende Lohnkosten sollen bei
Bedarf ebenfalls erfasst werden können.

Lösung
Um die Kosten der Fertigung zu erfassen, kann in der Kostenrechnung
(Anwendungskomponente CO) ein Innenauftrag »Eigenfertigung« angelegt
werden. Dieser Innenauftrag muss gemäß seiner Auftragsart Materialbewe-
gungen zulassen. Entsprechend den Anforderungen kann ein Auftrag jeweils
für ein Jahr oder einen Monat verwendet werden. Dieser Innenauftrag über-
nimmt quasi die Funktion eines Fertigungsauftrags.
Bei der Entnahme der Rohstoffe wird der Warenausgang kontiert und auf
den Innenauftrag »Eigenfertigung« gebucht (Bewegungsart 261 – »Waren-
ausgang für Auftrag«). Gegebenenfalls kann der Warenausgang auch mit
Bezug zu einer Stückliste erfolgen. Der Wareneingang des »produzierten«
Materials wird anschließend mit der Bewegungsart 521 – »Zugang ohne Fer-
tigungsauftrag« gebucht. Hierbei wird ebenfalls der Innenauftrag »Eigenfer-
tigung« kontiert.
Die Differenz zwischen Zu- und Abgängen bleibt als Saldo auf dem Innen-
auftrag stehen und kann im Controlling abgerechnet werden. Weitere Belas-
tungen (z.B. Lohnkosten) können innerhalb des Controllings ebenfalls auf
den Innenauftrag gebucht werden.

6.8 Beispiel Customizing


Anhand des Endlieferungskennzeichens und der Bewegungsart soll das Cus-
tomizing der Bestandsführung vorgestellt werden.

359
6 Bestandsführung

Endlieferungskennzeichen
Das Endlieferungskennzeichen steuert bei der Erfassung von Warenbewegun-
gen, ob beispielsweise nach einem Wareneingang zu einer Bestellung noch wei-
tere Lieferungen zu erwarten sind. Das Endlieferungskennzeichen kann vom
System werksabhängig automatisch gesetzt werden, wenn die Wareneingangs-
menge innerhalb der in der Bestellung definierten Toleranzen liegt.

Ausgangspunkt SAP Easy Access


1. Rufen Sie WERKZEUGE | CUSTOMIZING | IMG | SPRO_PROJEKTBEARBEITUNG auf.
« Das Fenster »Customizing: Projektbearbeitung« wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf die Drucktaste SAP Referenz-IMG.
« Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.
3. Rufen Sie innerhalb der IMG-Struktur R/3 Customizing-Einführungsleit-
faden den Menüpfad MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG UND
INVENTUR | WARENEINGANG | ENDLIEFERUNGSKENNZEICHEN SETZEN auf.
« Das Fenster »Sicht »Vorschlag Endauslieferungskennzeichen« ändern:
Übersicht« wird angezeigt (vgl. Abb. 6.40).

Abbildung 6.40 Sicht »Vorschlag Endauslieferungskennzeichen« ändern: Übersicht


(Copyright SAP AG)

Für jedes Werk können Sie hier markieren, ob das System das Endliefe-
rungskennzeichen automatisch vorschlagen soll.
4. Zum Beenden klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.

360
6.8 Beispiel Customizing 6
Bewegungsart
Die einzelnen Materialbewegungen werden anhand ihrer Bewegungsart
unterschieden. Die Bewegungsart hat Steuerungsfunktionen für die Fort-
schreibung der Mengenfelder, der Bestands- und Verbrauchskonten und für
den Bildaufbau zur Belegerfassung. Im Folgenden wird ein Überblick über
die Möglichkeiten zum Customizing der Bewegungsarten anhand der Bewe-
gungsart 101 – »Wareneingang zur Bestellung« gegeben. Es können auch
eigene Bewegungsarten auf der Basis bereits vorhandener definiert werden.

Ausgangspunkt SAP Easy Access


1. Rufen Sie WERKZEUGE | CUSTOMIZING | IMG | SPRO_PROJEKTBEARBEITUNG auf.
« Das Fenster »Customizing: Projektbearbeitung« wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf die Drucktaste SAP REFERENZ-IMG.
« Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.
3. Rufen Sie innerhalb der IMG-Struktur R/3 CUSTOMIZING EINFÜHRUNGS-
LEITFADEN | MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | BEWEGUNGSARTEN |
BEWEGUNGSARTEN KOPIEREN, ÄNDERN auf.
« Das Fenster »Feldauswahl« wird angezeigt.
4. Markieren Sie das Kontrollkästchen BEWEGUNGSART, und klicken Sie auf
das Symbol .
« Das Fenster »Arbeitsbereich festlegen: Eingabe« wird angezeigt.
« Das Fenster »Sicht ›Bewegungsart‹ ändern: Detail« wird angezeigt (vgl.
Abb. 6.41).Geben Sie die Bewegungsart 101 ein, und klicken Sie auf
das Symbol .
In rechten Fensterbereich werden die Parameter für die Erfassungssteue-
rung und die Fortschreibungssteuerung gepflegt. Es kann beispielsweise
festgelegt werden, wie der Druck eines Warenbegleitscheins erfolgen soll
(Feld POSITION DRUCKEN) oder ob für die Warenbewegung die Eingabe
eines Grunds erforderlich ist (Feld STEUERUNG GRUND). Darüber hinaus
kann über das Feld STATISTIKRELEVANT die Fortschreibung im Bestandscon-
trolling (BCO) bestimmt werden.
Über den linken Fensterbereich »Dialogstruktur« kann zwischen den
einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten gewechselt werden. Die Auswahl
erfolgt durch Doppelklick auf eine angezeigte Bearbeitungsmöglichkeit.
5. Klicken Sie im Fensterbereich »Dialogstruktur« auf den Eintrag »Verbu-
chungsteuerung/WM-Bewegungsarten«.
« Im rechten Fensterbereich werden die Einstellungen zur Verbuchungs-
steuerung als Tabellenübersicht angezeigt.
Zu jedem Eintrag kann über SPRINGEN | DETAIL ein Detailbild aufgerufen
werden.
6. Zum Beenden klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.

361
6 Bestandsführung

Abbildung 6.41 Customizing Bewegungsarten: »Sicht ›Bewegungsart‹ ändern: Detail«


(Copyright SAP AG)

6.9 Fragen
1. Welches sind die wichtigsten Aufgaben der Bestandsführung? Welche der
folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Erfassung aller Materialbewegungen in Wareneingang, Qualitätskon-
trolle und Lager
b) Mengen- und wertmäßige Führung der Materialbestände
c) Erstellung von Belegen, die als Grundlage für die Mengen- und Wert-
fortschreibung und gleichzeitig als Nachweis für die Bewegungen dienen
d) Fortschreibung der Bestellentwicklung
e) Unterstützung der Inventur
2. Welche Anforderungen werden an ein Bestandsführungssystem gestellt?
Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Informationen über die aktuelle Höhe und Struktur der Bestände und
ihre Veränderung in einem bestimmten Zeitraum
b) Informationen über Lieferanten
c) Informationen über die Verfügbarkeit von Beständen (Reservierungen,
Bestellbestände)
d) Durchführung der Inventur
e) Überwachung der Abweichungen zwischen Soll- und Istverbrauch
f) Gewährleistung einer fehlerfreien Lagerführung, Protokollierung aller
Materialbewegungen

362
6.9 Fragen 6
3. Welche Bestandsarten gibt es? Welche der folgenden Antworten ist/sind
richtig?
a) Freier Lagerbestand
b) Sperrbestand
c) Bestellbestand
d) Sicherheitsbestand
e) Meldebestand
f) Höchstbestand
g) Konsignationsbestände
4. Was versteht man unter einem Materialbeleg? Welche der folgenden
Antworten ist/sind richtig?
a) Er beschreibt die Warenbewegung aus Lagersicht.
b) Er beschreibt die Warenbewegung aus Sicht des Rechnungswesens.
c) Er dient als Nachweis für eine oder mehrere Bewegungen.
5. Was versteht man unter einem Buchhaltungsbeleg? Welche der folgen-
den Antworten ist/sind richtig?
a) Ein Buchungsbeleg beschreibt die Warenbewegung aus Sicht des Lagers.
b) Er beschreibt die Warenbewegung aus Buchhaltungssicht.
c) Er bezieht sich immer auf einen Buchungskreis.
d) Er beschreibt die Fortschreibung der Sachkonten der Finanzbuchhaltung.
6. Welche Bewegungsarten gibt es in der Bestandsführung? Welche der fol-
genden Antworten ist/sind richtig?
a) Wareneingang zur Bestellung (101)
b) Wareneingang zur Rechnung (103)
c) Rücklieferung zur Bestellung (122)
d) Warenausgang für Kostenstelle (201)
e) Umlagerung (301)
f) Warenausgang Bestandsaufnahme (563)
7. Welche Vorteile ergeben sich aus einem Wareneingang mit Bestellbezug?
Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Vorschlag der Bestelldaten beim Erfassen der Wareneingangsdaten
b) Über- und Unterlieferungen bereits beim Wareneingang feststellbar
c) Fortschreibung der Wareneingangsdaten in Bestellentwicklung und
Lieferantenbeurteilung
d) Bewertung des Wareneingangs aufgrund des Bestell- bzw. Rechnungs-
preises

363
6 Bestandsführung

8. Nennen Sie Beispiele für Wareneingänge ohne Bestellbezug. Welche der


folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Bestandsaufnahme (z.B. bei Übernahme von Beständen aus einem
Altsystem)
b) Externe Wareneingänge ohne Bestellungen
c) Interne Wareneingänge mit Fertigungsauftrag
d) Interne Wareneingänge ohne Fertigungsauftrag
e) Kostenlose Lieferung vom Lieferanten
9. Welche Arten der Verfügbarkeitsprüfung gibt es? Welche der folgenden
Antworten ist/sind richtig?
a) Verfügbarkeitsprüfung über die Bestandsart im Rahmen der Bestands-
führung
b) Prüfung des verfügbaren Bestands in der Disposition
c) Prüfung des verfügbaren Bestands durch den Einkäufer
10. Welche Arten der Rücklieferung an Lieferanten unterscheidet man?
Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Rücklieferung zur Bestellung (Bewegungsart 122)
b) Retoure zur Lieferung (Bewegungsart 602)
c) Retoure zur Bestellung (Bewegungsart 161)
d) Rücklieferung aus WE-Sperrbestand (Bewegungsart 124)
11. In welche Schritte lässt sich die Abwicklung der Umlagerungsbestellung
untergliedern? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Anlegen der Umlagerungsbestellung
b) Erfassen des Warenausgangs im abgebenden Werk
c) Umbuchung der Bestände zwischen den Werken
d) Buchen des Wareneingangs zur Bestellung im empfangenden Werk
12. Aus welchen Schritten besteht die Lohnbearbeitungsabwicklung? Wel-
che der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Anlegen einer Bestellung zur Lohnbearbeitung
b) Buchen der Beistellmaterialien (Komponenten) in den Lieferantenbei-
stellbestand
c) Erfassen des Wareneingangs zur Bestellung
d) Erfassen des Warenausgangs der Beistellmaterialien
13. Aus welchen Schritten besteht der Inventurablauf? Welche der folgen-
den Antworten ist/sind richtig?
a) Erstellen der Inventurbelege und Drucken der Inventuraufnahmelisten
b) Sperren der zu inventarisierenden Materialien
c) Eingabe der Zählergebnisse
d) Ausgabe von Inventurdifferenzen
e) Erstellen von Nachzählbelegen bei großen Differenzen
f) Verschrottung von Materialien
g) Ausbuchen der Inventurdifferenzen

364
6.10 Lösungen 6

6.10 Lösungen
1. Welches sind die wichtigstn Aufgaben der Bestandsführung?
a) Richtig Erfassung aller Materialbewegungen in Wareneingang, Quali-
tätskontrolle und Lager
b) Richtig Mengen- und wertmäßige Führung der Materialbestände
c) Richtig Erstellung von Belegen, die die Grundlage für die Mengen-
und Wertfortschreibung bilden und gleichzeitig als Nachweis für die
Bewegungen dienen
d) Falsch Fortschreibung der Bestellentwicklung
e) Richtig Unterstützung der Inventur
2. Welche Anforderungen werden an ein Bestandsführungssystem gestellt?
a) Richtig Informationen über die aktuelle Höhe und Struktur der
Bestände und ihre Veränderung in einem bestimmten Zeitraum
b) Falsch Informationen über Lieferanten
c) Richtig Informationen über die Verfügbarkeit von Beständen (Reser-
vierungen, Bestellbestände)
d) Richtig Durchführung der Inventur
e) Richtig Überwachung der Abweichungen zwischen Soll- und Istver-
brauch
f) Richtig Gewährleistung einer fehlerfreien Lagerführung, Protokollie-
rung aller Materialbewegungen
3. Welche Bestandsarten gibt es?
a) Richtig Freier Lagerbestand
b) Richtig Sperrbestand
c) Richtig Bestellbestand
d) Falsch Sicherheitsbestand
e) Falsch Meldebestand
f) Falsch Höchstbestand
g) Richtig Konsignationsbestände
4. Was versteht man unter einem Materialbeleg?
a) Richtig Er beschreibt die Warenbewegung aus Lagersicht.
b) Falsch Er beschreibt die Warenbewegung aus Sicht des Rechnungs-
wesens.
c) Richtig Er dient als Nachweis für eine oder mehrere Bewegungen.
5. Was versteht man unter einem Buchhaltungsbeleg?
a) Falsch Ein Buchhaltungsbeleg beschreibt die Warenbewegung aus
Sicht des Lagers.
b) Richtig Er beschreibt die Warenbewegung aus Buchhaltungssicht.
c) Richtig Er bezieht sich immer auf einen Buchungskreis.
d) Richtig Er beschreibt die Fortschreibung der Sachkonten der Finanz-
buchhaltung.

365
6 Bestandsführung

6. Welche Bewegungsarten gibt es in der Bestandsführung?


a) Richtig Wareneingang zur Bestellung (101)
b) Falsch Wareneingang zur Rechnung (103)
c) Richtig Rücklieferung zur Bestellung (122)
d) Richtig Warenausgang für Kostenstelle (201)
e) Richtig Umlagerung (301)
f) Falsch Warenausgang Bestandsaufnahme (563)
7. Welche Vorteile ergeben sich aus einem Wareneingang mit Bestellbezug?
a) Richtig Vorschlag der Bestelldaten beim Erfassen der Warenein-
gangsdaten
b) Richtig Über- und Unterlieferungen bereits beim Wareneingang fest-
stellbar
c) Richtig Fortschreibung der Wareneingangsdaten in Bestellentwick-
lung und Lieferantenbeurteilung
d) Richtig Bewertung des Wareneingangs aufgrund des Bestell- bzw.
Rechnungspreises
8. Nennen Sie Beispiele für Wareneingänge ohne Bestellbezug.
a) Richtig Bestandsaufnahme (z.B. bei Übernahme von Beständen aus
einem Altsystem)
b) Richtig Externe Wareneingänge ohne Bestellungen
c) Falsch Interne Wareneingänge mit Fertigungsauftrag
d) Richtig Interne Wareneingänge ohne Fertigungsauftrag
e) Richtig Kostenlose Lieferung vom Lieferanten
9. Welche Arten der Verfügbarkeitsprüfung gibt es?
a) Richtig Verfügbarkeitsprüfung über die Bestandsart im Rahmen der
Bestandsführung
b) Richtig Prüfung des verfügbaren Bestands in der Disposition
c) Falsch Prüfung des verfügbaren Bestands durch den Einkäufer
10. Welche Arten der Rücklieferung an Lieferanten unterscheidet man?
a) Richtig Rücklieferung zur Bestellung (Bewegungsart 122)
b) Falsch Retoure zur Lieferung (Bewegungsart 602)
c) Richtig Retoure zur Bestellung (Bewegungsart 161)
d) Richtig Rücklieferung aus WE-Sperrbestand (Bewegungsart 124)
11. In welche Schritte lässt sich die Abwicklung der Umlagerungsbestellung
untergliedern?
a) Richtig Anlegen der Umlagerungsbestellung
b) Richtig Erfassen des Warenausgangs im abgebenden Werk
c) Richtig Umbuchung der Bestände zwischen den Werken
d) Richtig Buchen des Wareneingangs zur Bestellung im empfangenden
Werk

366
6.10 Lösungen 6
12. Aus welchen Schritten besteht die Lohnbearbeitungsabwicklung?
a) Richtig Anlegen einer Bestellung zur Lohnbearbeitung
b) Richtig Buchen der Beistellmaterialien (Komponenten) in den Liefe-
rantenbeistellbestand
c) Richtig Erfassen des Wareneingangs zur Bestellung
d) Falsch Erfassen des Warenausgangs der Beistellmaterialien
13. Aus welchen Schritten besteht der Inventurablauf?
a) Richtig Erstellen der Inventurbelege und Drucken der Inventurauf-
nahmelisten
b) Richtig Sperren der zu inventarisierenden Materialien
c) Richtig Eingabe der Zählergebnisse
d) Richtig Ausgabe von Inventurdifferenzen
e) Richtig Erstellen von Nachzählbelegen bei großen Differenzen
f) Falsch Verschrottung von Materialien
g) Richtig Ausbuchen der Inventurdifferenzen

367
Kapitel 7
Rechnungsprüfung und
Materialbewertung
7.1 Anforderungen an die Rechnungsprüfung 373
7.2 Geschäftsprozess der Rechnungsprüfung 373
7.3 Buchen von Rechnungen 376
7.3.1 Mehrwertsteuer 378
7.3.2 Skonto 378
7.3.3 Bezugsnebenkosten 379
7.3.4 Rechnung hinzufügen 380
7.3.5 Gutschrift hinzufügen 383
7.4 Automatische Wareneingangsabrechnung 385
7.5 Sperrung und Freigabe von Rechnungen 387
7.6 Kontenbewegungen beim Buchen von Rechnungen 389
7.7 Umbewertung von Material 390
7.8 Praxisfall: Rechnungen ohne Bezug 392
7.9 Beispiel Customizing 393
7.10 Fragen 394
7.11 Lösungen 395
7

Rechnungsprüfung und
Materialbewertung
Die Rechnungsprüfung stellt die Verbindung zwischen Materialwirtschaft und
Rechnungswesen her. Die eingegangenen Rechnungen und Gutschriften wer-
den erfasst und auf sachliche, rechnerische und wertmäßige Richtigkeit
geprüft. Bei der Erfassung einer Rechnung werden folgende Daten verwendet:
• Materialstamm (Kontenzuordnung, Bewertungspreis, Preissteuerung)
• Lieferantenstamm (Abstimmkonto, Zahlungsbedingungen, Lieferanten-
nummer)
• Bestellung (Materialpreis, Liefer- und Zahlungsbedingungen)
• Wareneingang (Bestände, gelieferte Menge, Bezugsnebenkosten)
Daher setzt der sinnvolle Einsatz der Rechnungsprüfung innerhalb des R/3-
Systems voraus, dass auch die Komponenten Einkauf und Bestandsführung
verwendet werden.
Beim Buchen einer Rechnung werden Informationen weitergeleitet an die:
• Materialwirtschaft (Durchschnittspreis, Menge, Bestellhistorie)
• Buchhaltung (Bestandsbuchungen, Verbindlichkeitsbuchungen, Preisdif-
ferenzen)
• Kostenrechnung (Kostenstellen, Innenaufträge)
Zu den Tätigkeiten bei der Rechnungsprüfung gehören:
• die Eingabe der Rechnungsdaten zu den erhaltenen Rechnungen und Gut-
schriften
• das Prüfen der Rechnungsdaten auf ihre inhaltliche Richtigkeit
• das Buchen auf die sich aus der Rechnung ergebenden Konten des Rech-
nungswesens (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung)
• das Fortschreiben wichtiger Daten (z.B. offene Posten und Materialpreise)
• die Bearbeitung von zur Zahlung gesperrten Rechnungen (im Falle zu gro-
ßer Abweichungen von der Bestellung)

371
7 Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Abbildung 7.1 Das Umfeld der Rechnungsprüfung

372
7.1 Anforderungen an die Rechnungsprüfung 7

7.1 Anforderungen an die Rechnungsprüfung


Beim Rechnungseingang muss eine Beziehung zwischen Lieferantenrechnung
und Bestellung bzw. Wareneingang hergestellt werden. In der Rechnungs-
prüfung werden die Rechnungsdaten erfasst und mit den entsprechenden
Bestellangaben verglichen. Nach der Prüfung wird der ermittelte Rechnungs-
betrag zur Zahlung angewiesen.
Rechnungsprüfungssysteme bieten Unterstützung, wenn Preise, Mengen,
Termine usw. von Eingangsrechnungen abweichen, wobei Toleranzgrenzen
vorgegeben werden können.
Die Rechnungsprüfung greift auf Daten aus den vorgelagerten Arbeitsgebieten
»Einkauf« und »Bestandsführung« zurück. Ferner dienen Eingangsrechnungs-
belege als Buchungsbelege in der Finanzbuchhaltung und in der Kostenrech-
nung.
Durch Angabe der Bestell- oder Wareneingangsnummer werden Rechnun-
gen automatisch generiert und auf die entsprechenden Konten gebucht. Der
manuelle Aufwand ist dadurch wesentlich geringer.
Aufgrund der Diskrepanz zwischen den Bearbeitungskosten einer Lieferan-
tenrechnung und deren Wert sowie zur Beschleunigung von Wertflüssen
steht im R/3-System eine automatische Rechnungserstellung in Verbindung
mit dem Wareneingang zur Verfügung. Das heißt, das R/3-System kann so
eingestellt werden, dass automatisch eine Rechnung erstellt werden kann,
wenn ein Wareneingang gebucht wird.
Voraussetzung hierfür ist, dass in der Bestellung und im Lieferantenstamm-
satz das Kennzeichen »autom.WE-Abrechn.« gesetzt ist.

7.2 Geschäftsprozess der Rechnungsprüfung


Um eine Rechnung zu erfassen, müssen die erforderlichen Daten vom Rech-
nungsprüfer eingegeben werden. Bezieht sich die Rechnung auf eine Bestel-
lung, so schlägt das System nach Eingabe der Bestellnummer fast alle Einga-
ben vor. Bei Abweichungen zwischen Bestellung bzw. Wareneingang und
Rechnung sowie beim Überschreiten definierter Toleranzen wird eine War-
nung ausgegeben. Liegen die Differenzen außerhalb der festgelegten Tole-
ranzgrenzen, wird die Rechnung zwar gebucht, jedoch zur Zahlung gesperrt.
Der Ablauf der Rechnungsprüfung ist in den Abbildungen 7.2, 7.3 und 7.4
dargestellt.

373
7 Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Rechnung
mit Bezug ist
eingetroffen

Kreditor
ermitteln

Kreditor
ist ermittelt

Rechnungs-
betrag
erfassen

Rechnungs-
betrag ist
erfasst

Bezugs-
positionen
auswählen

xor

Position mit Position mit Pos. mit Bezug


Bestellbezug Wareneingang/ zu vorgepl.
ausgewählt Bezug ausgewählt Bezugsneben-
und ergänzt und ergänzt kosten erfasst

xor

Saldo
prüfen

Abbildung 7.2 Prozesskette »Rechnungsprüfung durchführen (1)« (Copyright SAP AG)

374
7.2 Geschäftsprozess der Rechnungsprüfung 7

Saldo
prüfen

xor

Saldo ist
ungleich Null

Rechnungs-
positionen
nachbearbeiten

xor

Saldo
ist Null

Sperrgrund
prüfen und
ggf. setzen

Abbildung 7.3 Prozesskette »Rechnungsprüfung durchführen (2)« (Copyright SAP AG)

375
7 Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Sperrgrund
prüfen und
ggf. setzen

Sperrgrund
ist geprüft
und gesetzt

Rechnung
buchen

xor

Rechnung
ist gebucht und
zur Zahlung
gesperrt

Abweichungen
klären
und Rechnung
freigeben

xor

Rechnung ist
gebucht und
zur Zahlung
freigegeben

Abbildung 7.4 Prozesskette »Rechnungsprüfung durchführen (3)« (Copyright SAP AG)

7.3 Buchen von Rechnungen


Eine Rechnung enthält eine Vielzahl von Informationen, z.B.:
• Rechnungssteller
• Bezug zu Bestellung/Wareneingang
• Höhe des Steuerbetrags

376
7.3 Buchen von Rechnungen 7
Falls die Rechnung eindeutig einem Vorgang zugeordnet wird, kann im Rah-
men der Rechnungsprüfung auf bestimmte Vorschlagswerte zurückgegriffen
werden. Dies sind beispielsweise:
• Zahlungsbedingungen
• Zu berechnende Mengen
• Zu erwartende Beträge je Position
Beim Buchen einer Rechnung führt das System folgende Schritte aus:
• Ein Buchungsbeleg wird erstellt.
• Die Buchungen auf die einzelnen Sachkonten werden vorgenommen.
• Der Materialstamm wird fortgeschrieben.
• Die Bestellentwicklung wird fortgeschrieben.
Bei der Erfassung der Rechnungen ermittelt das System die Konten, die für
diese Rechnung bebucht werden müssen, und erzeugt zusätzlich – falls
erforderlich – automatische Buchungen für:
• Preisabweichungen
• Umsatzsteuer
• Skontoverrechnungen
Ergibt sich durch die eingegebenen Werte ein Saldo ungleich null, so muss der
Rechnungsprüfer seine Eingaben entsprechend korrigieren. Eine Verbuchung
ist erst dann möglich, wenn der Saldo der Rechnungspositionen gleich null ist.
Beim Buchen der Rechnung werden bestimmte Daten (z.B. Durchschnitts-
preis) und Statistiken (z.B. Bestellentwicklung) fortgeschrieben. Man unter-
scheidet folgende Arten der Rechnungsprüfung:
• Bestellbezogene Rechnungen
Eine Abrechnung ist für alle Positionen einer Bestellung möglich. Dabei wer-
den alle Lieferungen zu einer Position addiert und gemeinsam gebucht. Für
die berechnete Menge muss zu diesem Zeitpunkt noch kein Wareneingang
erfolgt sein. Der Benutzer muss das Belegdatum, die Bestellnummer, den
Rechnungsbetrag und den Steuerbetrag eingeben. Die übrigen Daten wer-
den aus der Bestellung, der Bestellentwicklung oder den Systemein-
stellungen übernommen.
• Wareneingangsbezogene Rechnungen
Bei der wareneingangsbezogenen Rechnungsprüfung wird jede einzelne
Lieferung separat abgerechnet. Für die berechnete Menge muss der
Wareneingang bereits erfasst sein. Die WE-bezogene Rechnungsprüfung
muss in der Bestellposition vereinbart werden.
• Rechnungen ohne Bezug
Die Buchung erfolgt direkt auf ein Material-, Sach- oder Anlagenkonto.

377
7 Rechnungsprüfung und Materialbewertung

7.3.1 Mehrwertsteuer
In den zu erfassenden Rechnungen ist in der Regel Mehrwertsteuer enthalten.
Dabei wird die Mehrwertsteuer entweder als Prozentsatz oder als Steuerbetrag
angegeben. Diese Steuerdaten müssen beim Bearbeiten einer Rechnung ange-
geben werden. Die entsprechenden Buchungszeilen erstellt das System auto-
matisch. Es überprüft die Stimmigkeit von Rechnungsbetrag, Steuersatz und
Steuerbetrag. Bei Unstimmigkeiten wird der Benutzer gewarnt, die Buchung
wird aber dennoch zugelassen.
Die Steuerdaten werden im Fenster »Rechnung erfassen: Kreditorenposi-
tion« in der Feldgruppe BUCHUNG eingegeben.
Im Feld STEUERBETRAG kann der auf der Rechnung ausgewiesene Steuer-
betrag eingegeben werden.
Falls das Kontrollkästchen STEUER RECHNEN markiert ist, wird der Steuerbetrag
auf der Basis der Eingaben in den Feldern BETRAG und STEUERKENNZEICHEN
berechnet. Es werden dann aber keine automatischen Kleinmengendifferen-
zen gebucht, auch wenn dies im System so eingestellt ist. Das heißt, wenn
die Steuer vom System ermittelt wird, muss der Saldo der Belegpositionen
gleich null sein.
Das Steuerkennzeichen ist ein Schlüssel, über den die Steuerart und der Pro-
zentsatz der Steuern festgelegt werden.

Buchung von Steuern


Die in der Rechnung enthaltene Vorsteuer wird an den jeweiligen Kreditor
gezahlt. Dieser führt sie dann an das Finanzamt ab. Die Gegenbuchung zur
Steuerzahlung erfolgt auf ein eigenes Vorsteuerkonto. Anhand dieses Kontos
und des Umsatzsteuerkontos wird in der Finanzbuchhaltung dann die Diffe-
renz aus erhaltener und gezahlter Steuer errechnet und diese an das Finanz-
amt weitergeleitet.
Fallen unterschiedliche Steuersätze innerhalb einer Rechnung an, so wird für
jedes Steuerkennzeichen eine separate Buchung durchgeführt.

7.3.2 Skonto
Beim Erfassen einer Rechnung werden vereinbarte Zahlungsbedingungen als
Vorschlagswerte übernommen. Diese Daten können überschrieben wer-
den.Beim Erfassen einer Rechnung können Zahlungsbedingungen eingege-
ben werden. Dem Benutzer werden Vereinbarungen aus den Bestellungen
oder aus den Kreditorendaten (z.B. 3% Skonto innerhalb von 10 Tagen, 2%
Skonto innerhalb von 20 Tagen, 30 Tage netto) vorgeschlagen; daneben
kann ein fester Skontobetrag eingegeben werden.

378
7.3 Buchen von Rechnungen 7
Ein Skontobetrag kann auf zwei Arten gebucht werden: Der Betrag geht ent-
weder in das neutrale Ergebnis ein, oder er wird dem Kostenträger (z.B.
Bestandskonto) gutgeschrieben.
• Bruttobuchen
Der Skontobetrag wird beim Buchen der Rechnung nicht berücksichtigt.
Erst nach der Zahlung wird der Betrag dem Konto »Neutrales Ergebnis«
gutgeschrieben.
• Nettobuchen
Beim Buchen der Eingangsrechnung wird der Skontobetrag von einem
Skontoverrechnungskonto auf das Bestandskonto/Kostenkonto gebucht.
Das Skontoverrechnungskonto wird bei der Zahlung ausgeglichen. Beim
Buchen auf ein Bestandskonto sollte das Material zum Durchschnittspreis
bewertet werden, da sonst Abweichungen über ein Preisdifferenzenkonto
gebucht werden und damit letztlich (wie beim Bruttobuchen) in das neu-
trale Ergebnis eingehen.

7.3.3 Bezugsnebenkosten
Man unterscheidet zwei Arten von Bezugsnebenkosten:
• Geplante Bezugsnebenkosten
Dies sind Bezugsnebenkosten, die bereits im Vorfeld der Bestellung mit
dem Lieferanten, Spediteur oder Zollamt vereinbart werden. Sie werden
bei der Bestellerfassung eingegeben. Geplante Bezugsnebenkosten sind
beispielsweise Fracht und Zoll.
• Ungeplante Bezugsnebenkosten
Ungeplante Bezugsnebenkosten sind Kosten, die zum Zeitpunkt der
Bestellung nicht bekannt waren bzw. nicht vereinbart wurden und somit
erst in der Rechnung erfasst werden können.

Bearbeitung geplanter Bezugsnebenkosten


Geplante Bezugsnebenkosten werden für jede Bestellposition in die Bestel-
lung eingegeben.
• Beim Wareneingang wird das Material bzw. das Kostenkonto mit Bezugs-
nebenkosten belastet.
• Die Gegenbuchung erfolgt auf ein spezielles Verrechnungskonto, z.B. auf
ein Frachtverrechnungskonto, das beim Buchen der Bezugsnebenkosten-
rechnung ausgeglichen wird.
Innerhalb der Rechnungsprüfung kann der Benutzer sämtliche Bezugsneben-
kosten einer Bestellung, eines Lieferanten und zu einem Lieferschein auflisten
und so die in Rechnung gestellten Bezugsnebenkosten richtig zuordnen.

379
7 Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Bearbeitung ungeplanter Bezugsnebenkosten


Beziehen sich diese Kosten auf eine Bestellung oder Wareneingang, können
Sie diese in den Rechnungsbeleg aufnehmen. Je nach Einstellung im Custo-
mizing werden die ungeplanten Kosten dann anteilig auf die einzelnen Rech-
nungspositionen verteilt oder auf ein separates Sachkonto gebucht. Wird
eine Rechnung zu Bezugsnebenkosten ohne Bezug erfasst, dann können
diese Kosten vom System nicht zugeordnet werden. Der Rechnungsprüfer
bucht in diesem Fall direkt auf ein Material- oder Kostenkonto.

7.3.4 Rechnung hinzufügen


Im Folgenden soll der Ablauf der Rechnungsprüfung mit Bezug zu einer
Bestellung dargestellt werden.
Dazu wird ab Release 4.7 die Logistik-Rechnungsprüfung (MIR) verwendet.
Die sogenannte »herkömmliche Rechnungsprüfung« entfällt und wird mit
diesem Release nicht mehr gepflegt. Mit dem neuen Design der Logistik-
Rechnungsprüfung wird eine schnelle und einfache Erledigung der einzelnen
Arbeitsschritte unterstützt. Unter anderem sind dies:
• Einbildtransaktion
In einem Bild werden Kopf- und Positionsdaten gepflegt. Es können dort
Rechnungen, Gutschriften, Nachbelastungen und Nachentlastungen
erfasst und gebucht werden.
• Bestellstruktur-Anzeige der Geschäftsvorfälle zur Zuordnung
Folgende Zuordnungen können in der Bestellstruktur angezeigt werden:
Bestellung, Lieferplan, Leistungserfassungsblatt, Lieferschein und Frachtbrief.
Folgende Funktionen sind innerhalb der Logistik-Rechnungsprüfung möglich:
• Rechnungskürzung
• Rechnungsprüfung im Hintergrund
• Rechnungsplan/Limitbestellung
• Neubewertung
• Erweiterte Nachrichtenausgabe

Logistik-Rechnungsprüfung
Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten
Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | LOGISTIK-RECHNUNGSPRÜFUNG | BELEG-
ERFASSUNG | MIRO – EINGANGSRECHNUNG HINZUFÜGEN auf.
« Das Fenster »Rechnungsprüfung« wird angezeigt (vgl. Abb. 7.5).
Abhängig von Systemeinstellungen und Ihren Benutzerparametern er-
scheint zunächst ein Fenster zur Eingabe des Buchungskreises.

380
7.3 Buchen von Rechnungen 7
Der Bildschirm ist im Wesentlichen in zwei Bereiche unterteilt. Im oberen
Teil können die Kopfdaten über mehrere Register (Grunddaten, Zusätze,
Steuer, ...) gepflegt werden. Im unteren Teil werden die Bestellungen auf-
gelistet, die für eine Rechnungserfassung gemäß der eingegebenen Such-
kriterien in Frage kommen. Die verwendete Anzeigevariante wird aufgrund
Ihrer letzten Auswahl vom System vorgeschlagen.
2. Geben Sie die gewünschten Kopfdaten ein.
Im Register GRUNDDATEN ist der Rechnungsbetrag im Feld BETRAG einzu-
geben. Falls die Mehrwertsteuer ermittelt werden soll, muss das Kontroll-
kästchen STEUER RECHNEN im Register STEUER markiert werden. Das System
errechnet dann die Steuer aus dem Nettobetrag und dem Steuerkennzeichen
der einzelnen Positionen und zeigt sie im Feld STEUERBETRAG. Ungeplante
Nebenkosten können im Register ZUSÄTZE erfasst werden.
Geben Sie in der Registerkarte BESTELLBEZUG die Art des Bezugs (Bestel-
lung/Lieferplan, Lieferschein Lieferant etc.) oder sowie im folgenden Feld
die Belegnummer bzw den Lieferanten ein, oder suchen Sie diese über die
Eingabe des Lieferanten im Match-Code Fenster.
Es werden die Belegpositionen der zugeordneten Belege übernommen.
Die Nettosumme der markierten Positionen wird angezeigt und dem
erfassten Rechnungsbetrag gegenübergestellt. Aus diesem Fenster ist ein
Verzweigen in die einzelnen Bestellungen bzw. die Bestellentwicklung
möglich. Innerhalb der Rechnungspositionen können die folgenden Kenn-
zeichen gesetzt werden:

Abbildung 7.5 Eingangsrechnung erfassen (1) (Copyright SAP AG)

381
7 Rechnungsprüfung und Materialbewertung

• »Na« (Kennzeichen Nachbelastung)


• »En« (Endrechnungskennzeichen)
• »Ma« (manuelles Sperren der Rechnungsposition)
Nicht markierte Positionen können über die Drucktaste entfernt werden.
3. Wählen Sie die gewünschten Bestellpositionen aus und bestätigen Sie die
Eingabe.
Rechts oben wird der Saldo aus dem Rechnungsbruttobetrag und dem Be-
trag aus den markierten Bestellungen angezeigt. Die Ampel ist grün, wenn
der Saldo innerhalb der festgelegten Toleranzen für Kleindifferenzen liegt.
Falls die Ampel gelb ist, wird die Rechnung zur Zahlung gesperrt, kann aber
gebucht werden. Bei einer roten Ampel kann die Rechnung nicht gebucht
werden (vgl. Abb. 7.6).
Falls die Rechnung noch nicht gebucht werden soll, besteht die Möglich-
keit den Beleg über die Drucktaste MERKEN zu sichern, ohne eine Buchung
in der Finanzbuchhaltung durchzuführen.
4. Klicken Sie auf das Symbol zum Buchen der Rechnung.
« Das Fenster »Rechnungsprüfung« wird angezeigt.
Ein Buchen der Rechnung ist nur möglich, wenn keine Fehler mehr vorlie-
gen. Ansonsten wird ein Fenster mit der Fehlerliste angezeigt.

Abbildung 7.6 Eingangsrechnung erfassen (2) (Copyright SAP AG)

382
7.3 Buchen von Rechnungen 7
Rechnung anzeigen
Eine gebuchte Rechnung können Sie sich wie folgt über die Bestellung anzei-
gen lassen:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | LOGISTIK-RECHNUNGSPRÜFUNG | WEITERVER-
ARBEITUNG | RECHNUNGSBELEG ANZEIGEN auf.
« Das Fenster »Rechnungsbeleg anzeigen « wird angezeigt.
2. Geben Sie die Rechnungsnummer ein, und klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster RECHNUNGSBELEG ANZEIGEN wird angezeigt.
Hier werden die einzelnen Rechnungspositionen angezeigt.
3. Klicken Sie auf die Drucktaste FOLGEBELEGE.
« Das Fenster »Liste der Belege im Rechnungswesen« wird angezeigt.
Dieses Fenster wird nur angezeigt, wenn mehr als ein Rechnungswesen-
beleg existiert (beispielsweise ein Buchhaltungsbeleg und ein Kostenrech-
nungsbeleg).
4. Markieren Sie den gewünschten Buchhaltungsbeleg.
« Das Fenster »Belegübersicht« wird angezeigt (vgl. Abb. 7.7).
Hier werden die einzelnen Konten, die bebucht wurden, angezeigt.

Abbildung 7.7 Belegübersicht (Copyright SAP AG)

7.3.5 Gutschrift hinzufügen


Bei der Erfassung von Gutschriften eines Lieferanten lassen sich zwei Fälle
unterscheiden:
• Gutschrift in Höhe einer bereits bezahlten Rechnung. Die Gutschrift ent-
spricht quasi einem Stornieren der gebuchten Rechnung.

383
7 Rechnungsprüfung und Materialbewertung

• Gutschrift über einen Teilbetrag einer bereits bezahlten Rechnung, bei-


spielsweise eine Gutschrift im Rahmen einer Rücklieferung von fehlerhaf-
tem Material (siehe Kapitel 6 »Bestandsführung«).
Im Folgenden soll die Erfassung einer Gutschrift zu einer Rücklieferung mit
Bezug auf eine Bestellung beispielhaft dargestellt werden.

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | LOGISTIK-RECHNUNGSPRÜFUNG | BELEG-
ERFASSUNG | MIRO-EINGANGSRECHNUNG HINZUFÜGEN auf.
« Das Fenster »Eingangsrechnung hinzufügen« wird angezeigt.
2. Wählen Sie im Feld VORGANG den Eintrag Gutschrift aus.
Abhängig von Systemeinstellungen und Ihren Benutzerparametern er-
scheint zunächst ein Fenster zur Eingabe des Buchungskreises.
3. Geben Sie die gewünschten Kopfdaten ein.
Im Register GRUNDDATEN ist der Bruttobetrag der Gutschrift im Feld BETRAG
einzugeben. Falls die Mehrwertsteuer ermittelt werden soll, muss das Kon-
trollkästchen STEUER RECHNEN im Register STEUER markiert werden.
4. Wählen Sie das Suchkriterium LIEFERANT aus und geben die LIEFERANTEN-
NUMMER ein.

Abbildung 7.8 Gutschrift erfassen (Copyright SAP AG)

384
7.4 Automatische Wareneingangsabrechnung 7
5. Klicken Sie auf das Symbol .
« Es erscheint eine Auswahl an Bestellbelegen, die bereits für den ent-
sprechenden Lieferanten erzeugt worden sind.
6. Geben Sie den Nettobetrag und die Menge in der Belegzeile ein, auf die
sich die Gutschrift bezieht.
7. Klicken Sie auf das Symbol .
Rechts oben wird der Saldo aus dem Gutschriftsbruttobetrag und dem
Betrag aus der markierten Bestellung angezeigt. Die Ampel ist grün, wenn
der Saldo innerhalb der festgelegten Toleranzen für Kleindifferenzen liegt.
Falls die Ampel gelb ist, wird die Rechnung zur Zahlung gesperrt, kann
aber gebucht werden. Bei einer roten Ampel kann die Rechnung nicht
gebucht werden (vgl. Abb. 7.8).
8. Klicken Sie auf die Drucktaste SIMULIEREN.
« Das Fenster »Beleg simulieren in EUR (Belegwährung)« wird angezeigt
(vgl. Abb. 7.9).
Im Fenster werden die einzelnen Buchungszeilen mit den entsprechenden
Sachkonten angezeigt.
9. Klicken Sie auf das Symbol zum Buchen der Rechnung.

Abbildung 7.9 Beleg simulieren (Copyright SAP AG)

7.4 Automatische Wareneingangsabrechnung


Um die Abwicklung der Rechnungsprüfung zu vereinfachen, kann mit einem
Lieferanten vereinbart werden, dass eine Abrechnung zu den erfolgten
Wareneingängen automatisch durchgeführt wird.
Dies bedeutet einerseits, dass der Lieferant keine Einzelrechnungen mehr
stellen muss und andererseits, dass eine aufwändige Rechnungsprüfung ent-
fällt, da das System die Rechnungen zum Bestellwert automatisch erstellt.

385
7 Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Eine automatische Wareneingangsabrechnung (ERS-Abwicklung) mit einem


Lieferanten ist nur dann sinnvoll und möglich, wenn es keine Differenzen
zwischen dem Bestellwert und dem Rechnungswert gibt.
Um eine automatische Wareneingangsabrechnung mit einem Lieferanten
durchführen zu können, müssen im Lieferantenstammsatz die Kennzeichen
»auto. WEAbr. Lieferung« und »WE-bez. Rechnungsprüfung« gesetzt sein.
Für einzelne Materialien können diese Kennzeichen im Einkaufsinfosatz auch
wieder zurückgenommen werden. Darüber hinaus ist in der Bestellung eine
Änderung noch möglich, falls im Einzelfall eine automatische Abrechnung
nicht gewünscht wird.
Das Vorsteuerkennzeichen sollte bereits im Infosatz eingetragen werden,
damit nicht in jeder Bestellung eine Pflege erforderlich ist.
Wenn die Bestellungen und die Wareneingänge zu diesen Bestellungen im
System erfasst wurden, kann eine automatische Abrechnung erfolgen. Der
Ablauf ist im Folgenden beschrieben:

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | LOGISTIK-RECHNUNGSPRÜFUNG | AUTO-
MATISCHE ABRECHNUNG | MRRL-AUTOMATISCHE WARENEINGANGSABRECH-
NUNG auf.
« Das Fenster »Automat. Wareneingangsabrechnung (ERS) mit Logistik-
Rechnungsprüfung« wird angezeigt.
Hier können Sie verschiedene Abgrenzungskriterien eingeben, zu denen
vom System eine automatische Abrechnung durchgeführt werden soll
(z.B. Lieferant, Buchungskreis, Einkaufsbeleg). Über das Feld BELEGAB-
GRENZUNG legen Sie fest, wie Bestellungen bzw. Materialbelege zu Rech-
nungen zusammengefasst werden sollen (z.B. eine Rechnung pro Liefe-
rant oder eine Rechnung pro Bestellung). Über das Kontrollkästchen
TESTMODUS können Sie das Ergebnis vorab in einer Liste darstellen.
2. Geben Sie die gewünschten Selektionskriterien ein, und klicken Sie auf das
Symbol .
« Das Fenster »Automat. Wareneingangsabrechnung (ERS) mit Logistik-
Rechnungsprüfung« wird angezeigt.
In der Liste sehen Sie, welche Belege automatisch abgerechnet wurden
(vgl. Abb. 7.10).
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Automat. Wareneingangsabrechnung (ERS) mit Logistik-
Rechnungsprüfung« wird angezeigt.

386
7.5 Sperrung und Freigabe von Rechnungen 7

Abbildung 7.10 Automat. Wareneingangsabrechnung (ERS) mit Logistik-


Rechnungsprüfung (Copyright SAP AG)

7.5 Sperrung und Freigabe von Rechnungen


Es gibt unterschiedliche Gründe, die einen Rechnungsempfänger veranlassen
können, eine Rechnung zur maschinellen Zahlung zu sperren.
Wenn eine Rechnung erfasst wird, schlägt das System bestimmte Werte vor.
Diese ergeben sich aus der Bestellvereinbarung oder dem Wareneingang.
Wenn eine Rechnung von diesen Vorschlagswerten abweicht, müssen die
Ursachen dafür gefunden werden.
Es wird immer die gesamte Rechnung gesperrt, auch wenn die Rechnung nur
in einer Position Abweichungen aufweist. Eine Rechnung, für die ein Sperr-
grund vorliegt, wird vom System in zwei Schritten gebucht:
• Die Kontenbewegungen, die sich aus der Rechnung ergeben, werden
gebucht.
• Die Rechnung erhält ein Kennzeichen »Zahlungssperre«. Damit kann die
Rechnung von der Finanzbuchhaltung nicht bezahlt werden.
Für die einzelnen Abweichungen können Toleranzen definiert werden:
• Liegt die Abweichung innerhalb der Toleranzgrenze, so wird sie vom Sys-
tem akzeptiert und ohne Meldung gebucht.
• Liegt sie außerhalb, dann erhält der Benutzer eine Meldung, und die
Rechnung wird zur Zahlung gesperrt.
In jedem der beiden Fälle kann jedoch die Rechnung gebucht werden.
Eine Rechnung kann aus folgenden Gründen (in der SAP-Terminologie) zur
Zahlung gesperrt werden:
• Abweichungen in einer Rechnungsposition (Menge, Preis, Bestellpreis-
menge, Termin, Qualität)
• Betragshöhe einer Rechnungsposition
• Manuelles Sperren
• Stochastisches Sperren (stichprobenartige Überprüfung)

387
7 Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Gesperrte Rechnungen freigeben


Eine gesperrte Rechnung kann nur für alle Rechnungspositionen gleichzeitig
freigegeben werden, da eine Rechnung nur als Ganzes bezahlt werden kann.
Zur Freigabe stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
• Die Einzelfreigabe
• Die Sammelfreigabe
• Die automatische Freigabe
Bei der Logistik-Rechnungsprüfung und der herkömmlichen Rechnungsprü-
fung wird die gleiche Funktion zur Freigabe gesperrter Rechnungen verwendet.

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. RufenSieMATERIALWIRTSCHAFT|LOGISTIK-RECHNUNGSPRÜFUNG|WEITERVER-
ARBEITUNG | GESPERRTE RECHNUNGEN FREIGEBEN auf.
« Das Fenster »Freigeben gesperrter Rechnungen« wird angezeigt.
2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein (z.B. Kreditor).
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Freigeben gesperrter Rechnungen« wird angezeigt (vgl.
Abb. 7.11).
Der Aufbau der angezeigten Liste hängt von den Systemeinstellungen
(definierten Anzeigevarianten) ab.
Die einzelnen Sperrgründe für jede Rechnung sind durch ein »X« gekenn-
zeichnet.
4. Markieren Sie den Sperrgrund, den Sie löschen wollen.
5. Klicken Sie auf die Drucktaste Sperrgrund.
« Der gelöschte Sperrgrund wird in grüner Farbe markiert.
6. Zum Speichern Ihrer Änderungen klicken Sie auf .
« Das Fenster »Freigeben gesperrter Rechnungen« wird angezeigt.

Abbildung 7.11 Freigabe gesperrter Rechnungen, Liste (Copyright SAP AG)

388
7.6 Kontenbewegungen beim Buchen von Rechnungen 7

7.6 Kontenbewegungen beim Buchen von


Rechnungen
Die im R/3-System verwendeten Konten werden in einem Kontenplan defi-
niert. Für die Rechnungsprüfung sind folgende Konten von Bedeutung:
• Kreditorenkonto
In der Nebenbuchhaltung wird für jeden Kreditor ein eigenes Konto ein-
gerichtet. Auf dieses Konto werden alle den Kreditor betreffenden Beträge
gebucht. Eine Buchung auf das Kreditorenkonto ist nicht gleichbedeutend
mit einer Zahlung.
• Bestandskonto
Nicht für jedes Material wird im R/3-System ein eigenes Konto eingerichtet,
sondern es werden verschiedene Materialien mit ähnlichen Eigenschaften
auf einem gemeinsamen Konto (z.B. Rohstoffe) zusammengefasst. Welches
Konto einem Material zugeordnet ist, wird beim Anlegen des Materials im
Materialstammsatz durch die Bewertungsklasse festgelegt.
• WE/RE-Verrechnungskonto
Das WE/RE-Verrechnungskonto ist ein Zwischenkonto, welches das Be-
stands- mit dem Kreditorenkonto verbindet. Beim Wareneingang wird der
zu erwartende Rechnungsnettobetrag vom Bestandskonto auf das WE/RE-
Verrechnungskonto gebucht. Diese Buchung wird dann beim Rechnungs-
eingang zugunsten des Kreditorenkontos ausgeglichen.
Beim Buchen eines Wareneingangs werden folgende Kontenbewegungen
ausgeführt:
• Der Wert der Lieferung (Bestellnettopreis * Wareneingangsmenge) wird
dem Bestandskonto gutgeschrieben.
• Das WE/RE-Verrechnungskonto wird mit diesem Betrag belastet.
• Mit dem Buchen der Rechnung wird nun das WE/RE-Verrechnungskonto
ausgeglichen. Die Gegenbuchung erfolgt auf dem Kreditorenkonto. Gege-
benenfalls wird die Vorsteuer verrechnet.
Das Buchungsschema für die Brutto- bzw. Nettobuchung einer Rechnung ist in
der Abbildung 7.12 dargestellt.
• Bewertung zum Standardpreis
Je nach Art der Preissteuerung im Materialstamm werden Preisabwei-
chungen entweder auf dem Bestandskonto oder auf einem Preisdifferen-
zenkonto gebucht.
Das Material wird immer zu dem im Materialstamm hinterlegten Preis
bewertet. Bei Warenbewegungen oder Rechnungen mit abweichenden
Preisen werden die Differenzen auf ein Preisdifferenzenkonto gebucht.

389
7 Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Bruttobuchung einer Rechnung

Bestandskonto WE/RE Kreditor Bank


1 100 2 100 100 1 3 100 100 2 100 3

Nettobuchung einer Rechnung

Bestandskonto WE/RE Kreditor Bank


1 100 3 2 2 100 100 1 3 100 100 2 97 3

Skonto-
verrechnung
2 3 3 3

1 Buchung des Wareneingangs


2 Buchung der Rechnung
3 Zahlung

Abbildung 7.12 Kontobewegungen in der Rechnungsprüfung

• Bewertung zum Durchschnittspreis


Der Preis des Materials im Materialstamm wird bei Preisabweichungen
automatisch angepaßt. Das heißt, Differenzen, die bei Warenbewegun-
gen oder Rechnungen (vgl. Abb. 7.13) dargestellt.

7.7 Umbewertung von Material


Eine Änderung des Materialpreises (Standardpreis/Durchschnittspreis) im
Materialstamm ist nicht direkt möglich, da infolge einer solchen Änderung
der Bestandswert (= Materialpreis * bewerteter Bestand) des Materials auf
dem Bestandskonto in der Finanzbuchhaltung nicht mehr korrekt wäre. Eine
Änderung eines Materialpreises ist deshalb nur durch die Vornahme einer
Preisänderung/Umbewertung möglich. Dabei wird zum einen der Preis im
Materialstamm geändert, zum anderen ein Beleg in der Finanzbuchhaltung
erzeugt. In diesem Buchhaltungsbeleg wird der Wert des Bestandskontos
korrigiert. Die Gegenbuchung erfolgt beispielsweise auf ein Konto »Auf-
wand/Ertrag aus Umbewertung«.

390
7.7 Umbewertung von Material 7




Abbildung 7.13 Kontobewegungen bei Preisänderungen

Ausgangspunkt SAP Easy Access, Anwendungsbereich Logistik, Knoten


Materialwirtschaft
1. Rufen Sie MATERIALWIRTSCHAFT | BEWERTUNG | MATERIALPREISÄNDERUNG |
MATERIALPREIS ÄNDERN auf.
« Das Fenster »Preisänderung Übersichtsbild« wird angezeigt.
2. Geben Sie das gewünschte Werk und den Buchungskreis ein.
Der Materialpreis wird nur im angegebenen Werk geändert.
3. Klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Preisänderung Übersichtsbild« wird angezeigt
(vgl. Abb. 7.14).
Geben Sie hier die gewünschten Materialien mit den neuen Materialpreisen
ein. Der bisherige Preis wird im Feld AKTUELLER BEWERTUNGSPREIS angezeigt.
4. Zum Buchen des Belegs klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Preisänderung« wird angezeigt.

391
7 Rechnungsprüfung und Materialbewertung

Abbildung 7.14 Preisänderung Übersichtsbild (Copyright SAP AG)

7.8 Praxisfall: Rechnungen ohne Bezug


Problemstellung
Der Wareneingang zu einem Material wurde als »Zugang ohne Bestellung«
erfasst, weil zum Zeitpunkt der Erfassung keine Bestellung im System vorlag.
In diesem Fall erfolgt der Zugang ins Lager zum Durchschnittspreis aus dem
Materialstamm. Die Gegenbuchung erfolgt nicht auf dem WE/RE-Verrech-
nungskonto, sondern auf einem anderen, in der automatischen Kontenfin-
dung eingestellten (Verrechnungs-)Konto, z.B. auf dem Konto »Verrechnung
Zugang ohne Bestellung«.
Soll nun eine Rechnung zu diesem Vorgang erfasst werden, kann kein Bezug
zu diesem Wareneingang hergestellt werden, da keine Bestellung existiert. Die
Rechnung muss deshalb manuell (ohne Bezug) erfasst werden. Die Gegen-
buchung zum Kreditor erfolgt zum einen auf dem beim WE bebuchten Ver-
rechnungskonto und bei Differenzen zwischen Wareneingangswert und Rech-
nungswert auf dem Bestandskonto des Materials. Nur so kann sichergestellt
werden, dass der Durchschnittswert im Materialstamm aktuell ist.
Dabei stellt sich das Problem, den Wareneingang richtig zuzuordnen, um die Dif-
ferenz zwischen Wareneingangswert (= Durchschnittspreis*Menge) und Rech-
nungswert zu ermitteln. Eventuell ist eine Rückfrage beim Lieferanten erforderlich.
Lösung
Da sich der richtige Wareneingang der zu erfassenden Rechnung meist nicht
mit Sicherheit ermitteln lässt, kann ein Bezug nur hergestellt werden, wenn
vor der Erfassung des Wareneingangs nachträglich eine Bestellung angelegt
wird. Zu dieser Bestellung können dann der Wareneingang und die Rech-
nungsprüfung erfolgen.

392
7.9 Beispiel Customizing 7

7.9 Beispiel Customizing


Als Beispiel für das Customizing der Rechnungsprüfung beschreiben wir das
Festlegen der Toleranzgrenzen für das Sperren von Rechnungen. Die Tole-
ranzgrenzen regeln, ab welcher Abweichung eine Rechnung vom System zur
Zahlung gesperrt wird. Für jeden Abweichungsgrund kann ein Absolutbetrag
und/oder ein Prozentwert angegeben werden. Des Weiteren kann die Prü-
fung der Toleranzwerte deaktiviert werden.

Ausgangspunkt Fenster »Einführungsleitfaden anzeigen«.


1. Rufen Sie innerhalb der IMG-Struktur R/3 CUSTOMIZING EINFÜHRUNGSLEIT-
FADEN|MATERIALWIRTSCHAFT|RECHNUNGSPRÜFUNG|LOGISTIK-RECHNUNGS-
PRÜFUNG | RECHNUNGSSPERRE | TOLERANZGRENZEN FESTLEGEN auf.
« Das Fenster »Sicht Toleranzgrenzen ändern: Übersicht« wird angezeigt.
Für jeden Buchungskreis können die Daten zu den einzelnen Toleranz-
schlüsseln (beispielsweise PP – Preisabweichung, ST – Terminabweichung)
gepflegt werden.
2. Markieren Sie einen Eintrag, und klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster »Sicht Toleranzgrenzen ändern: Detail« wird angezeigt
(vgl. Abb. 7.15).
Pflegen Sie die Ober- bzw. Untergrenzen, oder legen Sie fest, dass keine
Prüfung durchgeführt werden soll.
3. Zum Beenden klicken Sie auf das Symbol .
« Das Fenster » Einführungsleitfaden anzeigen« wird angezeigt.

Abbildung 7.15 Sicht »Toleranzgrenzen« ändern: Detail (Copyright SAP AG)

393
7 Rechnungsprüfung und Materialbewertung

7.10 Fragen
1. Auf welche Daten wird im Rahmen der Rechnungsprüfung zurückgegrif-
fen? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Materialstamm (Kontenzuordnung, Bewertungspreis, Preissteuerung)
b) Lieferantenstamm (Abstimmkonto, Zahlungsbedingungen, Lieferan-
tennummer)
c) Bestellung (Materialpreis, Liefer- und Zahlungsbedingungen)
d) Kundenauftrag (Verkaufspreis, Versand- und Zahlungsbedingungen)
e) Wareneingang (Bestände, gelieferte Menge, Bezugsnebenkosten)
f) Warenausgang (Bestände, gelieferte Menge)
2. Welches sind die wichtigsten Aufgaben der Rechnungsprüfung? Welche
der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Die Erfassung der eingegangenen Rechnungen und Gutschriften
b) Die Prüfung der Rechnungen auf sachliche, rechnerische und preisliche
Richtigkeit
c) Die Buchung der aus der Rechnung resultierenden Kontenbewegung
d) Das Fortschreiben wichtiger Daten (z.B. offene Posten und Material-
preise)
e) Die Nachbearbeitung von gesperrten Rechnungen (wegen zu großer
Abweichungen vom Bestellvorgang)
3. Welche Daten werden beim Buchen einer Rechnung erzeugt bzw. fortge-
schrieben? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Ein Buchungsbeleg wird erstellt.
b) Ein Materialbeleg wird erstellt.
c) Die Buchungen auf die einzelnen Sachkonten werden vorgenommen.
d) Der Materialstamm wird fortgeschrieben.
e) Der Lieferantenstamm wird fortgeschrieben.
f) Die Bestellentwicklung wird fortgeschrieben.
4. Welche Arten der Rechnungsprüfung werden unterschieden? Welche der
folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Bestellbezogene Rechnungsprüfung
b) Wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung
c) Lieferungsbezogene Rechnungsprüfung
d) Rechnungen ohne Bezug
5. Welche Arten von Bezugsnebenkosten gibt es? Welche der folgenden
Antworten ist/sind richtig?
a) Geplante Bezugsnebenkosten
b) Ungeplante Bezugsnebenkosten
c) Speditionsrechnungen
6. Aus welchen Gründen (in der SAP-Terminologie) kann eine Rechnung zur
Zahlung gesperrt werden? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Abweichungen in einer Rechnungsposition (Menge, Preis, Termin)
b) Betragshöhe einer Rechnungsposition

394
7.11 Lösungen 7
c) Falsche Artikelbezeichnung auf der Rechnung
d) Manuell
e) Stichprobenartige Überprüfung (stochastisches Sperren)
7. Welche Konten sind im Rahmen der Rechnungsprüfung von Bedeutung?
Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Kreditorenkonto
b) Debitorenkonto
c) Bestandskonto
d) Aufwandskonto
e) WE/RE-Verrechnungskonto
f) Erlöskonto
8. Was versteht man unter dem WE/RE-Verrechnungskonto? Welche der
folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Es ist ein Zwischenkonto zwischen Bezugsnebenkosten- und Kreditoren-
konto. Beim Wareneingang wird der zu erwartende Bezugsnebenkos-
tenbetrag vom Bezugsnebenkostenkonto auf das WE/RE-Verrechnungs-
konto gebucht. Diese Buchung wird dann beim Rechnungseingang
zugunsten des Kreditorenkontos ausgeglichen.
b) Es ist ein Zwischenkonto zwischen Bestands- und Kreditorenkonto.
Beim Wareneingang wird der zu erwartende Rechnungsnettobetrag
vom Bestandskonto auf das WE/RE-Verrechnungskonto gebucht.
Diese Buchung wird dann beim Rechnungseingang zugunsten des Kre-
ditorenkontos ausgeglichen.
9. Warum ist eine direkte Änderung des Materialpreises im Materialstamm
nicht möglich? Welche der folgenden Antworten ist/sind richtig?
a) Eine Änderung des Materialpreises (Standardpreis/Durchschnittspreis) im
Materialstamm ist deshalb nicht möglich, da durch eine solche Änderung
der Bestandswert (= Materialpreis * bewerteter Bestand) des Materials auf
dem Bestandskonto in der Finanzbuchhaltung nicht mehr stimmen würde.
b) Eine Änderung des Materialpreises im Materialstamm ist immer möglich,
da die Konten der Finanzbuchhaltung automatisch angepasst werden.

7.11 Lösungen
1. Auf welche Daten wird im Rahmen der Rechnungsprüfung zurückgegriffen?
a) Richtig Materialstamm (Kontenzuordnung, Bewertungspreis, Preis-
steuerung)
b) Richtig Lieferantenstamm (Abstimmkonto, Zahlungsbedingungen,
Lieferantennummer)
c) Richtig Bestellung (Materialpreis, Liefer- und Zahlungsbedingungen)
d) Falsch Kundenauftrag (Verkaufspreis, Versand- und Zahlungsbedin-
gungen)
e) Richtig Wareneingang (Bestände, gelieferte Menge, Bezugsnebenkosten)
f) Falsch Warenausgang (Bestände, gelieferte Menge)

395
7 Rechnungsprüfung und Materialbewertung

2. Welches sind die wichtigsten Aufgaben der Rechnungsprüfung?


a) Richtig Die Erfassung der eingegangenen Rechnungen und Gutschriften
b) Richtig Die Prüfung der Rechnungen auf sachliche, rechnerische und
preisliche Richtigkeit
c) Richtig Die Buchung der aus der Rechnung resultierenden Konten-
bewegung
d) Richtig Das Fortschreiben wichtiger Daten (z.B. offene Posten und
Materialpreise)
e) Richtig Die Nachbearbeitung von gesperrten Rechnungen (wegen zu
großer Abweichungen vom Bestellvorgang)
3. Welche Daten werden beim Buchen einer Rechnung erzeugt bzw. fortge-
schrieben?
a) Richtig Ein Buchungsbeleg wird erstellt.
b) Falsch Ein Materialbeleg wird erstellt.
c) Richtig Die Buchungen auf die einzelnen Sachkonten werden vor-
genommen.
d) Richtig Der Materialstamm wird fortgeschrieben.
e) Falsch Der Lieferantenstamm wird fortgeschrieben.
f) Richtig Die Bestellentwicklung wird fortgeschrieben.
4. Welche Arten der Rechnungsprüfung werden unterschieden?
a) Richtig Bestellbezogene Rechnungsprüfung
b) Richtig Wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung
c) Falsch Lieferungsbezogene Rechnungsprüfung
d) Richtig Rechnungen ohne Bezug
5. Welche Arten von Bezugsnebenkosten gibt es?
a) Richtig Geplante Bezugsnebenkosten
b) Richtig Ungeplante Bezugsnebenkosten
c) Falsch Speditionsrechnungen
6. Aus welchen Gründen kann eine Rechnung zur Zahlung gesperrt werden?
a) Richtig Abweichungen in einer Rechnungsposition (Menge, Preis,
Termin)
b) Richtig Betragshöhe einer Rechnungsposition
c) Falsch Falsche Artikelbezeichnung auf der Rechnung
d) Richtig Manuell
e) Richtig Stichprobenartige Überprüfung (stochastisches Sperren)
7. Welche Konten sind im Rahmen der Rechnungsprüfung von Bedeutung?
a) Richtig Kreditorenkonto
b) Falsch Debitorenkonto
c) Richtig Bestandskonto
d) Richtig Aufwandskonto
e) Richtig WE/RE-Verrechnungskonto
f) Falsch Erlöskonto

396
7.11 Lösungen 7
8. Was versteht man unter dem WE/RE-Verrechnungskonto?
a) Falsch Es ist ein Zwischenkonto zwischen Bezugsnebenkosten- und Kre-
ditorenkonto. Beim Wareneingang wird der zu erwartende Bezugsneben-
kostenbetrag vom Bezugsnebenkostenkonto auf das WE/RE-Verrech-
nungskonto gebucht. Diese Buchung wird dann beim Rechnungseingang
zugunsten des Kreditorenkontos ausgeglichen.
b) Richtig Es ist ein Zwischenkonto zwischen Bestands- und Kreditoren-
konto. Beim Wareneingang wird der zu erwartende Rechnungsnettobe-
trag vom Bestandskonto auf das WE/RE-Verrechnungskonto gebucht.
Diese Buchung wird dann beim Rechnungseingang zugunsten des Kredi-
torenkontos ausgeglichen.
9. Warum ist eine direkte Änderung des Materialpreises im Materialstamm
nicht möglich?
a) Richtig Eine Änderung des Materialpreises (Standardpreis/Durchschnitt-
spreis) im Materialstamm ist deshalb nicht möglich, da durch eine solche
Änderung der Bestandswert (= Materialpreis * bewerteter Bestand) des
Materials auf dem Bestandskonto in der Finanzbuchhaltung nicht mehr
stimmen würde.
b) Falsch Eine Änderung des Materialpreises im Materialstamm ist immer
möglich, da die Konten der Finanzbuchhaltung automatisch angepasst
werden.

397
Anhang A
Anwendungskomponenten
der Logistik
A.1 LO Logistik Allgemein 401
A.2 MM Materialwirtschaft 402
Anwendungskomponenten der Logistik A

Anwendungskomponenten der
Logistik
In diesem Anhang erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Anwen-
dungskomponenten der Materialwirtschaft und der allgemeinen Logistik.
Eine vollständige Übersicht aller Anwendungskomponenten erhalten Sie mit-
hilfe der Transaktion SE81.
Die nachfolgende Auflistung enthält drei Hierarchieebenen sowie die Kurz-
zeichen der Anwendungskomponenten, welche in der Praxis zumindest für
die ersten zwei Hierarchieebenen häufig benutzt werden.
Darüber hinaus dokumentiert diese Übersicht die umfassende Funktionalität
der betriebswirtschaftlichen R/3-Anwendungen im Umfeld der Material-
wirtschaft.

A.1 LO Logistik Allgemein

LO-MD Grunddaten Logistik


LO-MD-MM Materialstamm
LO-MD-BP Geschäftspartner
LO-MD-BOM Stückliste
LO-MD-SN Serialnummern
LO-MD-PC Produktkatalog
LO-MD-MG Warengruppe
LO-PR Prognose
LO-PR-MOD Prognosemodelle
LO-PR-SEL Modellauswahl
LO-PR-MTD Prognoseverfahren
LO-PR-MON Modellüberwachung
LO-PR-REF Referenzmaterial in der Prognose

LO-VC Variantenkonfiguration
LO-VC-CP Konfigurationsprofil
LO-VC-DEP Beziehungswissen
LO-VC-VFU Variantenfunktionen

401
A Anwendungskomponenten der Logistik

LO-VC-CHR Merkmalsbewertung
LO-VC-MAT Materialvarianten
LO-VC-LOI LO-Integration

LO-ECH Änderungsdienst
LO-ECH-MRC Änderungsstammsatzverwaltung
LO-ECH-OBJ Angeschlossene Objekte
LO-ECH-LST Änderungsdienstlisten
LO-ECH-CDK Änderungsbelege

LO-LIS Logistik-Informationssystem
LO-LIS-REP Berichtswesen
LO-LIS-PLN Planung
LO-LIS-DC Datenbeschaffung
LO-LIS-LIB Logistik-Info-Bibliothek
LO-LIS-EWS Frühwarnsystem

A.2 MM Materialwirtschaft

MM-CBP Verbrauchsgesteuerte Disposition


MM-CBP-CBP Verbrauchsgesteuerte Disposition
(siehe PP-MRP)
MM-CBP-POP Beschaffungsvorschlag)
MM-PUR Einkauf
MM-PUR-GF Grundfunktionen
MM-PUR-VM Lieferant/Materialbeziehung und Konditionen
MM-PUR-SQ Bezugsquellen
MM-PUR-RFQ Lieferantenanfrage/-angebot
MM-PUR-OA Lieferantenrahmenverträge
MM-PUR-REQ Bestellanforderungen
MM-PUR-PO Bestellungen
MM-PUR-ES Dienstleistungsabwicklung

402
Anwendungskomponenten der Logistik A

MM-IM Bestandsführung
MM-IM-GF Grundfunktionen
MM-IM-GR Wareneingang
MM-IM-GI Warenausgang und Rücklieferung
MM-IM-ST Umlagerung/Umbuchung
MM-IM-RS Reservierungen
MM-IM-PI Inventur
MM-IM-VP Bilanzbewertungsverfahren
MM-IM-ML Materialledger

MM-SRV Dienstleistung
MM-SERV-MD Stammdaten
MM-SERV-SR Leistungsverzeichnis
MM-SERV-PR Preisfindung/Konditionen
MM-SERV-IP Rechnungsplan

MM-FT Aussenhandel
MM-FT-GOV Meldungen an Behörden

MM-IV Rechnungsprüfung
MM-IV-GF Grundfunktionen
MM-IV-LIV Lieferantenrechnungen
MM-IV-LIV-PP Rechnungsvorerfassung
MM-IV-MP Materialpreisänderungen
MM-IV-CA Verrechnungskontenpflege
MM-IS Informationssystem
MM-IS-PU Einkaufsinformationssystem
MM-IS-IC Bestandscontrolling
MM-IS-VE Lieferantenbeurteilung
MM-EDI Electronic Data Interchanges
MM-EDI-PUR Einkauf
MM-EDI-IV Rechnungsprüfung

403
Stichwortverzeichnis

Abrechnung 302 automatische Rechnungserstellung 373


Abrechnungsmaterial 186 automatische Wareneingangs-
Abrufbestellung 263 abrechnung 386
Abrufdokumentation 263 B
Absageschreiben 255, 259 B2B-Procurement 115
Absatzmarkt 101 Banf 225
Absprache 131, 186, 301 Banf siehe Bestellanforderung
Abstimmkonto 169, 371 Bankverbindung 171
Abweichender Rechnungssteller 172 Basismengeneinheit 149, 225
Abweichungen 387 Batch-Input-Mappe 191
Aktuelle Bedarfs-/Bestands- Batch-Input-Technik 191
liste 220, 222, 353 Bearbeitungszeit 208
Alternative Mengeneinheiten 149 Bedarfsermittlung 235
Änderungsbeleg 161 Bedarfsplanung 104, 214
Anforderung 106 Bedarfsrechnung 205, 206
Anfrage 109, 235, 236, 248 Bedarfsschwankungen 312
Listanzeigen 254 Bedarfsunterdeckung 212
pflegen 250 Bedarfsverlauf 211
pflegen mit Vorlage 253 Beistellbestand 344, 346
Angebot 109, 235, 236, 248, 254 Beistellmaterial 344
Angebotsfrist 248 Beistellung von Komponenten 275
Angebotspreisspiegel 259 Belegdatum 377
Angebotsvergleich 235 Belege 311
Angebotswesen 236 Belegerfassung 316, 361
Anlieferanschrift 276 Belegkopf 276
Anlieferungsadressen 189 Belegposition 276
Anlieferungsanschrift 189 Benutzerdefinierter Materialstamm 138
Anzeigevariante 282 Bereitstellungsprinzipien 314
Auftragsbestätigung 286 Beschaffung 101, 104, 235
Überwachen 290, 294 Anforderungen 236
Auftragseingang 315 Beschaffung bei einem anderen Werk 112
auftragsgesteuerte Disposition 205 Beschaffung bei einem externen
Ausgabebeleg 291 Lieferanten 111
Ausgabemengeneinheit 144, 149 Beschaffungsart 63, 135
Ausnahmemeldungen 212 Beschaffungsmarketing 105
automatische Bestellabwicklung 225 Beschaffungsmarkt 236
automatische Bestellung 139, 170, 284 Beschaffungsmarktforschung 236

405
Stichwortverzeichnis

Beschaffungsprozess 235 Bewertungspreis 371


Beschaffungszeit 209 Bewertungstyp 147
Bestandsart 313, 332, 348 Bezug 392
Bestandsaufnahme 325 Bezugsnebenkosten 379
Bestandscontrolling 353 Bezugsquelle 131, 235, 247
Bestandsführung 106, 107, 109, 275, 311, Bonus 131, 186
371 Branche 134, 135, 153
Bestandsführungssystem 312 Voreinstellung 150
Aufgaben 311 Bruttobedarf 103
Bestandskonto 379, 389 Bruttobedarfsrechnung 207
Bestandsmenge 312 Bruttobuchung 379, 389
Bestandsrechnung 106 Bruttopreis 256
Bestandsübersicht 356 Buchbestand 347
Bestandsüberwachung 315 Buchhaltung 108, 167, 168, 371
Bestandswert 136, 312 Buchhaltungsbeleg 316, 355
Bestellabwicklung 236 Buchungsbeleg 377
Bestellanforderung 109, 225, 235, 237 Buchungskreis 132, 316
Bestellanforderung ohne Materialstamm- Buchungsschema 389
satz 238 Business Process Reengineering 92, 93
Bestellbestand 313 Business to Business 112
Bestellbezogene Rechnung 377 C
Bestelldaten 320 Content Management 121
Bestellempfänger 167 Continuous Improvement 95
Bestellentwicklung 290, 318, 320, 377 Conto pro diverse (CpD) 179, 248
Bestellkosten 315 Controlling 108, 359
Bestellmengeneinheit 139, 149, 225, 256 CpD-Lieferant 179, 248
Bestellposition 377 Customizing 95, 359
Bestellpreisentwicklung 180 Cycle-Counting 347
Bestellpunkt 209 D
Bestellpunktdisposition 207 Datenfelder 192
Bestellrechnung 205, 208 Datensicht 98
Bestellüberwachung 237 Datenübernahme 191, 192
Bestellung 236, 261, 320, 371 Satzbett 192
Aufbau 276 Umsetzungsregel 192
aus Bestellanforderung 284 Debitorenstamm 339
Dienstleistungsposition 277 Dialogstruktur 361
Formen/Arten 261 Dienstleistungen 131
Konsignationsposition 277 Dienstleistungsabwicklung 165, 294
Limitposition 277 Dienstleistungsbestellung 294
Lohnbearbeitungssposition 277 Differenzen 373
merken 283 Differenzliste 351
Normalposition 277 Direct-Input-Verfahren 191
pflegen 278 Direktanforderung 235
pflegen mit Vorlage 278 Disponent 227
Prozessablauf 262 Disposition 101, 311, 330
Streckenposition 277 Dispositionsbereich 214
Textposition 277 Dispositionsgruppe 227, 229
Umlagerungsposition 277 Dispositionsliste 220
Bestellverfolgung 237 Dispositionsmerkmal 209, 227
Bestellvorschlag 206, 207, 212, 236 Dispositionsverfahren 140
Bestellwertanalyse 290 dispositive Bestandsarten 313
Betriebsabrechnung 312 Dokumentenverwaltung 139
Bewegungsart 316 Draufgabe 184
Customizing 361 Dreingabe 183
Bewertung 146, 320 Druckkennzeichen 327
Bewertungsklasse 146 Durchschnittspreis 371, 379, 390, 392

406
Stichwortverzeichnis

EBP 117, 118, 120, 122, 123, 124 Freigabe 243


Eigenfertigung 359 Bestellung 287
Einbettung der Materialwirtschaft 108 Freigabe Bestellanforderung 243
Einführungsleitfaden 98 Freigabe von Rechnungen 388
Einkauf 101, 107, 109, 371 Freigabebedingung 243
Einkaufsbeleg Freigabecode 245
Allgemeine Auswertung 289 Freigabeerinnerung 243
Aufbau 276 Freigabekennzeichen 243
ausgeben 291 Freigabeprozess
mahnen und erinnern 293 Workflow 288
zum Material 290 Freigabestrategie 243
Einkaufsbelegübersicht 284 Freigabetermin 208
Einkaufsinformationssatz 131 Freigabeverfahren 243
Einkaufsinfosatz 180, 235, 278 Bestellanforderung 237
Einkaufsorganisation 132 Bestellung 287
Einkaufssystem 107 mit Klassifizierung 243
Einkaufswerteschlüssel 140, 278 Funktion 99, 100
Ein-Schritt-Verfahren 336 Funktionalität 94
Einzelbeschaffung 315 Funktionssicht 98
Einzelfreigabe 244 Funktionstasten 46
Einzelschein mit Prüftext 327 Funktionsverknüpfung 100
Elemente 99, 100 G
Endlieferungskennzeichen 319, 356 Gefahrstoffabwicklung 110
Customizing 360 Gegenbuchung 392
Enterprise Buyer Professional 117, 118, Gesamtfreigabe 243
123, 127, 128 Gesamtplanung 214
Enterprise Resource Planning 116 Geschäftsjahr 347
Entnahme 328 Geschäftspartnerkonzept 118, 119
EPK 99, 100 Geschäftsprozess 91, 92, 93, 94, 96, 98
Ereignis 99, 100 Geschäftsprozessoptimierung 92, 93
Ereignisverknüpfung 100 Geschäftssicht 93, 94
Erinnerung 293 Gliederungsstufe 295
ERS 274 Güterbewegungen 106
ERS-Abwicklung 386 Gutschrift 300, 383
Ersatzteilbedarf 108 H
Erweiterbare Materialien 157 Halbfabrikate 135
Erzeugnisstruktur 206 Handelswaren 135
externe Bedarfe 209 Herstellerteilenummer 135
F Herstellung 101
Fachbereich 134 Hilfs- und Betriebsstoffe 135
Faktura 342 Höchstbestand 313
Feinabruf 265 I
Feldauswahl 153 IMG 98
Feldgruppen 137 Implementation Guide 98
Fertigerzeugnisse 135 Industriezweig 135
Fertigungsablauf 315 Informations-/Material-/Ressourcen-
Fertigungsauftrag 359 objekt 100
Fertigungslos 316 Informations-/Materialfluss 100
Fertigungssteuerung 101 Informationsfluss 106
Fertigungsynchrone Beschaffung 316 Informationsflusssicht 98, 99
Finanzamt 378 Infosatz 247
Finanzbuchhaltung 108, 316, 373 Konditionen 183
Fortschreibungssteuerung 361 pflegen 181
Fracht 379 Prozesskette 180
Frachtverrechnungskonto 379 Innenauftrag 359
Frei verwendbarer Lagerbestand 313 Instandhaltung 102, 108

407
Stichwortverzeichnis

Integration 108 Lagerplatz 133, 144


Inventur 311, 312 Lagerrisiko 315
Inventurbeleg 347 Lagerung 103
Inventurdifferenz 347 Lagerungsdaten 312
Inventurdifferenzen buchen 352 Lagerverwaltung 109
Inventurhistorie 353 Leistungsabnahme 299
Inventurnummer 348 Leistungsbedarf 108
Inventurverfahren 347 Leistungserfassung 297
Inventurzählung 350 Leistungserfassungsblatt 297
J Leistungsgliederung 294
Jahresabschlussbewertung 147 Leistungsstamm 131, 165
K Leistungsstammsatz 167
Kalkulationsschema 185 Leistungstyp 165
Kapazitätsauslastung 105 Leistungsverzeichnis 165
Kapitalbindung 104, 213, 315, 353 Leistungsvollbild 295
Kleinserienfertigung 315 Lieferabruf 265
Kommunikationssicht 98 Anlegen 271
Komponente 344 Lieferant 313
Konditionen 131, 256 Kontonummer 168
Konditionsart 185 Partnerrollen 167
Konsignation 275 sperren 178
Konsignationsinfosatz 180 Lieferantenabsprache 301
Konsignationslager 275 Lieferantenauswahl 107, 109, 235
Konten 389 Lieferantenbeistellbestand 275, 344
Kontenbewegungen 389 Lieferantenbeurteilung 318
Kontenfindung 146, 196, 311, 392 Lieferantenbonus 186
Kontenplan 316, 389 Lieferantenkonsignation 275
kontierte Bestellung 357 Lieferantenrechnung 373
Kontierung 320 Lieferantenstamm 131, 167, 339, 371
Kontierungsobjekt 320 Abstimmkonto 171
Kontierungstyp 243 Allgemeine Daten 169
Normalposition 278 anlegen 173
Kontrakt 263 Bildfolge 174
Kontrollfluss 99, 100 Buchhaltungsdaten 169
Kostenlose Bestellposition 282 Datenbereiche 169
kostenlose Lieferung 325 Einkaufsdaten 169
Kostenrechnung 311, 371, 373 Konditionen 169
Kostenrechnungsbeleg 355 Kontengruppe 170
Kostenstelle 108 nachträgliche Abrechnung 300
Kostenträger 357, 379 pflegen 172
Kreditor 167, 392 Sammelkonto 179
Kreditorendaten 378 Sperrkennzeichen 178
Kreditorenkonto 389 Zahlungsempfänger 171
kreditorischer Geschäftspartner 167 Lieferantenvergleich 235
Kunde 313 Lieferbeleg 320
Kundenservice 109 Lieferbereitschaft 105, 212
L Lieferplan 263
Lagerbeschaffung 278 Fixierungszeitraum 264
Lagerbestandsart 313 Lieferplan anlegen 265
Lagerhaltungskosten 211, 213 Lieferplanarten 265
Lagermaterial 134 Lieferpläne 263
Lagerort 133 Lieferpläne allgemein 264
anlegen 159 Lieferplaneinteilung 263
Sammelerfassung 159 anlegen 269
Lagerortdisposition 219 automatische Generierung 264
Lagerortsbestandssicht 148 Lieferschein 317

408
Stichwortverzeichnis

Liefertermin 106 Mehrwertsteuer 378


Liefervertrag 316 Meldebestand 207, 208, 313
Lieferwerk 275, 341 Mengenkontrakt 263, 302
Logistics Execution 108 mengenmäßige Bestandsführung 312
Logistikkette 101 MIGO 320
Logistiksystem 101 Mitarbeiter 94, 100
Lohnarbeit 341, 344 Mitarbeiter Self Service 122, 124
Lohnbearbeiter-Lieferanten 214 Mittelwert 211
Lohnbearbeitung 275 N
Lohnbearbeitungsinfosatz 180 Nachlieferung 321
Losgrößenberechnung 212 Nachricht 291, 327
Losgrößenverfahren 140, 208 Verarbeitungsstatus 292
M Nachrichtenfindung 291, 327
Mahnstufen 140 Kriterien 291
Mahnung 293 Nachträgliche Abrechnung 300
Mandant 132 Nachverrechnung 346
Massenfertigung 316 Naturalrabatt 183
Material 134 pflegen 184
Materialanforderung 330 Net-Change-Verfahren 214
Materialart 134, 154 Nettobedarf 103
ändern 136 Nettobedarfsermittlung 207, 212
Bildaufbau 196 Nettobedarfsrechnung 207
Customizing 195 Nettobuchen 379
Mengen- und Wertfortschreibung 197 Nettobuchung 389
Materialbedarfsplanung 315 Nettopreis 256
Materialbeleg 316, 324, 335, 337, 354 Nummernvergabe 63, 134, 170
Materialbelegliste 340 O
Materialbereitstellung 314 Offene Bestellmenge 319
Materialbeschaffung 103, 106 offene Posten 371
Materialbewegung 109, 311 Online-Buchung 312
Materialbewertung 106 optimierende Losgrößenverfahren 211
Materialbonus 186 Optimierte Einkaufsabwicklungen 273
Materialdisposition 103, 107, 109, 205, 236 Orderbuch 131, 247
Materialentnahme 108, 328 Organisationseinheit 132
Materialfluss 104 Organisationssicht 98
Materialplanung 103 Organisationsstrukturen
Materialprognose 206 Materialwirtschaft 132
Materialstamm 131, 134, 226, 371 Organisatorische Einheit 100
ändern 161 P
Anforderungen 134 Partnerrolle 172
Bildfolge 138 Partnerrollen 303
löschen 162 Periodenschieber 164
Löschvormerkung 162 periodische Losgrößenverfahren 211
Mengeneinheiten 149 permanente Inventur 347
Organisationsebenen einstellen 152 Planauftrag 207
Pflegestatus 157 plangesteuerte Disposition 205, 206, 212
Sichten einstellen 151 Planlieferzeit 141, 208
Materialstamm pflegen 153 Planvormerkdatei 330
Bildfolge 153 Positionstyp 277
Standardbildfolge 156 Preisabweichungen 377
Voreinstellungen 150 Preisänderung 390
Materialstammsatz 311, 330 Preisdifferenzenkonto 389
Materialstammsatz anlegen 155 Preisfindung 185
Materialstückliste 275 Übersicht 185, 186
Materialwirtschaft 101, 108, 371 Preisgestaltung 235

409
Stichwortverzeichnis

Preissimulation 247 Sachkonten 377


Preisspiegel 254, 259 Saldo 377
Preissteuerung 389 Sammelfreigabe 243, 245
Preisvorteile 315 Sammelschein 327
Primärbedarf 206 Schnittstellen 108
Produktion 101 Sekundärbedarf 206
Produktionsplanung 108 Servicegrad 104
Produktionsplanung und -steuerung 359 Sicherheitsbestand 209, 313, 316
Produktionsprogramm 103 Sichten 98
Prognose 207 Sichten des Materialstamms
Prognosemodell 143, 210 Buchhaltung 137, 146
Prognoserechnung 210 Disposition 136, 140
Prognoseverfahren 211 Einkauf 136, 139
Projektsystem 109 Grunddaten 136, 138
Prozess kette 99 Lagerung 136, 144
Prozesskette (EPK) 99 Prognose 137, 143
Prozesssicht 98 Qualitätsmanagement 137
Q Vertrieb 137
Qualität 104 Skonto 171
Qualitätsprüfbestand 313 Skontobetrag 378
Qualitätsprüfung 318, 320 Skontoverrechnung 377
Qualitätssicherung 101 Skontoverrechnungskonto 379
Quotierung 132, 247 Software 93, 94
R Sonderabwicklung der Beschaffung 275
Rahmenvertrag 109, 247, 263, 302 Sonderbestand 313
Realisierung 94 Sonderbestände 311
Rechnung 373 Sonstige Wareneingänge 325
Rechnungen ohne Bezug 377 Spedition 379
Rechnungsbetrag 373 Sperrbestand 313
Rechnungsprüfung 106, 108, 110, 261, 318 Sperren von Rechnungen 387
Rechnungssteller 167, 376 Sperrgrund 387
Rechnungsstellung 102 Sperrlager 318, 320
Rechnungswert 392 SRM 115
Rechnungswesen 108, 371 Stammdaten 107, 110
Referenzeinkaufsorganisation 263 Stammdaten der Materialwirtschaft 131
Referenzmodell 94, 95, 98 Stammkonditionen 185
Referenzmodelle 93 Standardleistungsverzeichnis 167
Reorganisationsprogramm 162 Standardlösungen 94
Reservierung 312, 328, 329 Standardpreis 389
Reservierungsbestand 313 statische Losgrößenverfahren 211
Ressourcen/Organisatorische Steuerbetrag 376
Einheiten 100 Steuerkennzeichen 378
Retouren 325 Steuersatz 378
retrograde Entnahme 275 Stichprobeninventur 347
Rohstoffe 135 Stichtagsinventur 347
Routinetätigkeiten 107 stochastische Disposition 207, 210
Rücklieferung 321, 384 Stornobuchung 358
Rücklieferung mit Bezug auf den Streckenabwicklung 275
Materialbeleg 338 Streckengeschäft 275
Rücklieferung mit Bezug auf die Stückliste 206, 328
Bestellung 339 Stücklistenauflösung 103, 205, 206
Rücklieferung über den Versand 338 Submissionsnummer 250, 251, 259
Rücklieferung vom Kunden 325 Supplier Relationship Management 115
Rückwärtsterminierung 208 Supplier Self Services 117, 121
Rundungsprofil 141 Supplier Workplace 112
Rundungswert 141, 226 SUS 117

410
Stichwortverzeichnis

Symbole 45 Warenausgang 109


Synchronisation 316 Warenausgangsstelle 332
T Warenbegleitschein 318, 339
Teilgeschäftsprozess 92 Warenbewegung
Teillieferung 319 Einführung 316
Teilprozess 92, 94 Wareneingang 109, 236, 261, 320, 371, 392
Tertiärbedarf 206 Wareneingang zur Bestellung 320
Toleranzgrenze 387, 393 Wareneingangsbezogene Rechnung 377
Toleranzgrenzen 373 Wareneingangsbezogene Rechnungs-
Transaktion 100 prüfung 339
Transitbestand 276, 342, 343 Wareneingangserfassung 317
Trend 211 Wareneingangsschein 327
U Wareneingangswert 392
Überlieferung 317, 319 Warenentnahmen 332
Überlieferungtoleranz 319 Warengruppe 139
Übernahmeprogramm 192 Customizing 197
Umbewertung 390 Warenlieferant 167
Umbuchung 336 WE/RE-Verrechnungskonto 389
Umlagerung 275, 336 WE-Bearbeitungszeit 141
Umlagerungsbestellung 112, 275, 341 Werk 132
Umrechnungsfaktor 226 Werksbestandssicht 148
Umsatzabgleich 300 Werksverfügbarkeit 311
Umsatzsteuer 377 Wertfortschreibung 109
Umsatzsteuerkonto 378 Wertkontrakt 263
Umsetzungstabelle 193 wertmäßige Bestandsführung 312
ungeplanter Warenausgang 335 Wiederbeschaffungszeit 208
Unterlieferung 317, 319 Workflow 95, 116, 123, 124
Unterlieferungstoleranz 319 Z
Unterstützung 94 Zählbestand 347
V Zahlung 110, 373
Veränderungsplanung 214 Zahlungsabwicklung 168
Verbrauchsbeschaffung 278 Zahlungsbedingung 171
Verbrauchsbuchung 357 Zahlungsbedingungen 371, 377
Verbrauchsentwicklung 311 Zahlungsempfänger 167
verbrauchsgesteuerte Disposition 109, Zahlungssperre 387
205, 207, 212 Ziel 95
Verbrauchsmaterial 134, 318 Zielkriterien 105, 106
Verbrauchsstatistik 328 Zoll 379
Verbrauchswert 207 Zugriffsfolge 185
Verbrauchszeitpunkt 312 Zuordnung einer Bezugsquelle 238
Verbuchung 107 Zuordnungsliste 284
verfügbarer Bestand 311 Zwei-Schritt-Verfahren 336
Verfügbarkeitsprüfung 108, 332
Verknüpfungsoperator 99, 100
Verpackungsmaterial 135
Versand 102
Versandabwicklung 275, 276, 339
Versandpapiere 339, 342
Versorgungsgrad 101
verteilte Kontrakte 263
Vertrieb 102, 108
Vorratshaltung 315
Vorschlagswerte 377
Vorsteuerkonto 378
Vorwärtsterminierung 208

411
Die it ocean CONSULTING GROUP GmbH, München, wurde 1999 gegrün-
det und ist seitdem hauptsächlich auf dem Sektor Beratung, Schulung und
Projektmanagement tätig.
Im Einzelnen betrifft dies:
• Unterstützung in der Projektabwicklung, Projektmanagement
• Geschäftsprozessgestaltung und -optimierung
• Beratung und Realisierung von SAP®-Projekten im Bereich ERP, CRM,
SRM, SCM, PLM, BI, EP, Technology für Konzerne und Mittelstand
• Training und Coaching der Anwender zum effektiven Einsatz neuer ERP-
Standardsoftware.
• Migrationsberatung und –durchführung bei Releasewechsel
• ERP-Standardschulungen
Insbesondere im SAP®-Umfeld etablierte sich das Unternehmen dank zahl-
reicher Projekte in unterschiedlichen Branchen und Disziplinen.
Mit der CDI verbindet die it ocean Consulting Group GmbH schon seit län-
gerem eine erfolgreiche Zusammenarbeit, u.a. mit der Erstellung dieses
neuen Fachbuchs.
Für die Erstellung dieses Buchs waren die beiden folgenden Autorinnen
zuständig:

Andrea Bauer, Gisela Gratzl,


SAP-Consultant SAP-Consultant
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Bei Fragen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte an:
mailto:info@pearson.de

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