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Unidad 1: Administración
y Organización
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1. EL PROCESO ADMINISTRATIVO................................................................................. 1
1.1 EL PROCESO TÉCNICO ..................................................................................... 1
1.2 EL PROCESO ADMINISTRATIVO ........................................................................ 2
1.2.1 PLANIFICACIÓN..................................................................................... 5
1.2.2 ORGANIZACIÓN ...................................................................................14
1.2.3 INTEGRACIÓN ......................................................................................18
1.2.4 EJECUCIÓN ..........................................................................................20
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UNIDAD 1
ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN
1. EL PROCESO ADMINISTRATIVO
En el siguiente paso, el técnico en electrónica hace u ordena por medio del interruptor
general que la estructura empiece a ejecutar la labor para la que fue diseñado; esta
operación se logra a través del suministro de energía a cada componente, de esa
manera, el diodo rectificador tiene “autoridad” para rectificar las corrientes alternas
que se le envían; en forma similar funcionarán cada una de las partes, obteniéndose
con esto que la actuación de cada pieza al estar coordinada con la de las restantes,
hagan una labor en conjunto, de la que resulta la realización del objetivo planeado.
Por último, y para conseguir que este artefacto rinda adecuadamente, el técnico
observará el comportamiento de ciertos puntos que previamente escogió durante la
planificación, haciendo mediciones esporádicas y analizando los resultados. Esta forma
de control le permitirá, en caso de que se encuentren defectos en el funcionamiento
del aparato, planear la forma más adecuada para corregirlos, organizar o
reestructurar la parte dañada, volverlo a su labor de ejecución y nuevamente
controlar su funcionamiento, repitiéndose el ciclo o proceso cuantas veces sea
necesario.
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Con esto podemos establecer que el proceso técnico está constituido por las
siguientes cuatro partes principales:
Con esto podemos establecer que el proceso técnico está constituido por las
siguientes cuatro partes principales:
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De lo anterior vemos claramente que la única diferencia que existe entre el proceso
técnico y administrativo, es que este último tiene una etapa más: la integración, la
cual es necesaria debido a que en una empresa, departamento, oficina o cualquier
organismo similar, el ser humano forma parte de éste y, por lo tanto, es indispensable
seleccionarlo, inducirlo, adiestrarlo y desarrollarlo para que puede desempeñar el
papel que le corresponda.
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Para profundizar en el estudio del proceso administrativo, partimos del hecho de que
nuestro entorno está formado por recursos y que éstos se pueden aglutinar en los
siete recursos generales mostrados en la Fig. 1.1: hombres, maquinas, dinero,
productos, materiales y métodos, y todos inmersos en el recurso tiempo, el cual los
afecta positiva o negativamente.
Máquinas
TIEMPO Dinero ___ FÍSICOS TIEMPO
Productos
Materiales
Al estudiar al ser humano como recurso, concluimos que está formado por
características biológicas, psíquicas y sociales y, además, tiene la facultad de obrar
por reflexión y elección; tales atributos hacen posible que el humano sea el único
recurso que, además de poder mejorar al resto, puede mejorarse a sí mismo, por lo
que se llega a la conclusión de que éste tiene un lugar preponderante en la
organización.
Los recursos tales como maquinas, el dinero, los productos y los materiales, no tienen
comportamiento propio, pero existen y son tangibles; por eso se les llama recursos
físicos.
Por lo que respecta a los métodos, que tampoco tienen un comportamiento volátil,
pero también existen, son intangibles, ya que se trata de las ideas humanas
establecidas para definir cómo hacen las cosas, la tecnología tan ansiada; a éstos se
les denomina recursos técnicos.
Por último, el tiempo, que lo contiene todo y al cual no se le puede modular sino en el
mejor de los casos sólo se le puede aprovechar adecuadamente.
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En esta forma podemos concluir que los recursos que tiene una empresa son de tres
tipos:
Humanos.
Físicos.
Técnicos.
Para un administrador de cualquier nivel (desde el que tiene a su cuidado una sola
persona hasta el director general de la empresa) su función principal es hacer que
todos los recursos a su cargo proporcionen al conjunto los resultados esperados, por
lo que si el único recurso que tiene voluntad propia son las personas a su cargo y, por
lo tanto, son las que pueden manejarse adecuadamente a sí mismos y al resto de
recursos que le son necesarios para desarrollar su trabajo, es adecuado pensar que
administrar es obtener resultados por medio de terceros.
Como se puede apreciar, cada uno de los acontecimientos del proceso administrativo
está dividido en sus elementos, los cuales guardan una disposición secuencial.
Analicemos cada uno de ellos:
1.2.1 PLANIFICACIÓN
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importante del proceso administrativo, pues si no se tiene ningún plan, es
lógico que no se tendrá nada que organizar, integrar, ejecutar o controlar y,
en consecuencia, no existirá la administración.
1 OBJETIVOS
2 POLITICAS
Planificación 3 PROCEDIMIENTOS
4 PROGRAMAS
5 PRESUPUESTOS
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1.2.1.1 OBJETIVOS
Ejemplos de objetivos:
1.2.1.2 POLÍTICAS
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Existen muchos tipos de Políticas de acuerdo con la función en
la cual deben aplicarse (ventas, producción, economía, u otra) y
todas ellas son generalmente normas amplias y dinámicas. Es
necesario que en toda empresa existan las Políticas escritas,
aunque hay casos especiales en que éstas deben ser implícitas,
como lo son aquéllas que norman el criterio sobre asuntos
confidenciales o delicados. La alta gerencia debe decidir cuáles
son las Políticas que deben formar el manual escrito y cuáles
deben entenderse como políticas implícitas y conocidas por un
escogido número de dirigentes.
Ejemplos de Políticas:
1.2.1.3 PROCEDIMIENTOS
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Llenar transformador de
aceite, realizar pruebas 7
eléctricas y de hermeticidad.
Limpiar el conjunto y
enviar a la oficina.
Hacer factura y enviarla
con el transformador al 8
cliente.
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1.2.1.4 PROGRAMAS
1 LIMP-0001 DIA 1 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
2 LIMP-0002 DIA 1 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10
3 LIMP-0003 SEM 5 30 30 30 30 30 30
4 LIMP-0004 QUIN 10 40 40 40 40
5 LUB -0012 DIA 1 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10
6 LUB -0025 SEM 5 15 15 15 15 15 15 15
7 LUB -0007 MEN 30 30 30
8 AJ - 0004 DIA 1 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10
9 AJ - 0056 SEM 5 5 5 5 5 5 5 5
10 INS-0003 DIA 1 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
11 INS-0013 DIA 1 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
12 INS-0045 SEM 5 8 8 8 8 8 8 8
13 INS-0079 DIA 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
14 INS-0025 DIA 1 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
15 INS-0067 DIA 1 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
16 REP-0012 3MS 90 960
17 REP-0035 6MS 180 1440
18 REP-0056 9MS 270 1440
DURACIÓN DIARIA: 83 66 68 93 83 0 0 76 58 83 53 76 0 0 88 93 68 61 58 0 0 83 68 66 53 93 0 0 83 81
PROM. DIARIO: 74
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1.2.1.5 PRESUPUESTOS
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% del
% del Acumulado
Gastos del presupuesto
Concepto presupuesto del año
mes acumulado
del mes a la fecha
a la fecha
120 Oficinas:
120-1 Material 800 106 2.400 102
120-2 Mano de Obra 3.600 112 10.700 100
120-3 Cargos varios 1.100 91 3.400 106
120-4 Sobrecargos 200 80 50 87
Total: 5.700 105 16.550 101
130 Taller de Desmontaje:
130-1 Material 1.500 164 4.200 258
130-2 Mano de Obra 6.000 101 16.000 94
130-3 Cargos varios 1.500 92 5.000 108
130-4 Sobrecargos 900 94 3.000 117
Total: 9.900 105 28.200 105
140 Taller de Limpieza:
140-1 Material 2.500 95 7.800 100
140-2 Mano de Obra 3.600 90 10.600 97
140-3 Cargos varios 900 100 2.700 108
140-4 Sobrecargos 1.000 95 3.200 103
Total: 8.000 94 24.300 99
150 Taller de Bobinado:
150-1 Material 5.250 114 15.000 108
150-2 Mano de Obra 6.700 97 20.500 103
150-3 Cargos varios 2.300 176 6.000 162
150-4 Sobrecargos 800 84 2.400 88
Total: 15.050 109 43.900 111
160 Taller de Secado:
160-1 Material 2.700 96 8.400 112
160-2 Mano de Obra 4.000 97 12.500 104
160-3 Cargos varios 1.800 109 5.500 115
160-4 Sobrecargos 600 109 1.900 116
Total: 9.100 100 28.300 105
Gran Total: 47.750 103 141.250 104
EJERCICIO DE PLANIFICACIÓN
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1 Análisis de la situación:
5 Políticas:
9 Observaciones:
10 Acepto Acepto
(Quien propone el plan) (Quien autoriza el plan)
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1.2.2 ORGANIZACIÓN
1 PUESTOS
ORGANIZACIÓN 2 HOMBRES
3 AUTORIDAD
4 RESPONSABILIDAD
1.2.2.1 PUESTOS
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DESCRIPCIÓN GENÉRICA
OPERACIONES CONTINUAS
a) Anotar la llegada y salida de los transformadores en la F-1 28, firmando como responsable.
b) Revisar la planificación del trabajo de bobinado y sacar del almacén los materiales y
repuestos necesarios para cada trabajo.
c) Verificar con un día de anticipación el programa de cada trabajador, y vigilar la calidad y
cantidad del mismo durante la ejecución de su labor.
OPERACIONES SEMANALES
a) Enviar a las oficinas los datos de tiempo trabajado para fines de pago.
b) Firmar la nómina autorizando el pago del incentivo o tiempo extra.
c) Planear las labores de la próxima semana para el personal a sus órdenes.
d) Hacer el Programa semanal basado en lo planeado.
OPERACIONES MENSUALES
a) Revisar el estado de los aparatos de medición su cargo y verificar su exactitud.
b) Revisar las máquinas bobinadoras, horno de secado, etcétera. Y pasar el reporte de su
estado en la. F-381 al Departamento de conservación.
c) Investigar lo necesario para llenar la forma F-18 “Informe del avance de trabajo” y
enviarlo al Departamento de bobinado.
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OPERACIONES SEMESTRALES
a) Analizar a su Personal y llenar la F-112 “Calificación de méritos”, según lo estipulado,
enviándola al departamento de bobinado.
b) Revisar y preparar sus objetivos creativos para el próximo semestre, a fin de tenerlos
listos para cuando se le soliciten (junio y diciembre de cada año).
OPERACIONES ESPORÁDICAS
a) Dictar memorandos para el jefe del Departamento de bobinado, al jefe da personal y al
jefe de control de calidad, a fin de solicitar o informar sobre asuntos del trabajo.
b) Acatar las órdenes y recomendaciones de su jefe inmediato.
B. ESFUERZO
a) Físico: Prácticamente nulo, pues sólo en ocasiones podrá ayudar a levantar los
transformadores con la pluma del taller.
b) Mental: Atención frecuente y a fondo de sus propias labores, así como de las de obreros
a sus órdenes. Deberá orientar y atender a su personal cuando éste lo solicite o cuando él
lo crea necesario.
C. RESPONSABILIDAD
a) De las labores propias y del personal a sus órdenes: Una falla en el cálculo de
bobinados o pruebas de calidad puede ocasionar pérdidas hasta por seis mil dólares.
b) De la programación que él elabora: Una falla en este renglón puede ocasionar
pérdidas por varios cientos de dólares.
D. CONDICIONES DE TRABAJO
a) Ambiente circundante: La temperatura promedio del sitio de trabajo es templada, el
lugar es relativamente cómodo y el ruido un poco molesto.
b) Posición: Realiza su trabajo en forma variable, sentado, de pie o en ocasiones
caminando y en una área mediana.
c) Riesgos: En algunas ocasiones se trabaja con una tensión hasta de 13 000 voltios de
corriente alterna; la cual en un accidente puede llegar a causar la muerte.
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1.2.2.2 HOMBRES
1.2.2.3 AUTORIDAD
AUTORIDAD TOTAL
FACULTAD DE CONSEGUIR LA ACCIÓN DE
TERCEROS
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necesite; cuando esto se consigue, automáticamente los
subordinados aceptan la responsabilidad que trae aparejada la
autoridad de que hacen uso, debemos tomar como un axioma
que la autoridad debe delegarse.
1.2.2.4 RESPONSABILIDAD
1.2.3 INTEGRACIÓN
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1.2.3.1 SELECCIÓN
1.2.3.3 ADIESTRAMIENTO
1.2.3.4 DESARROLLO
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1.2.4 EJECUCIÓN
Ejecutar significa "poner por obra una cosa", por lo que, desde el punto de
vista administrativo, podemos decir que la ejecución es una acción del
administrador (gerente o supervisor) para que sus subordinados se
propongan alcanzar los objetivos establecidos en la planificación y
estructurados por la organización.
Ahora bien, debemos distinguir que de los siete recursos generales con que
cuenta toda empresa (tiempo, hombres, máquinas, materiales y otros),
todos, menos el humano, poseen un comportamiento invariable por sí
mismos, y es indiscutible que el comportamiento de los hombres varía
positiva o negativamente debido a sus necesidades, gustos, deseos o
temperamento. Debido a eso, la ejecución se refiere al estudio y aplicación
para comprender y atender el comportamiento de los recursos humanos de
la empresa. Por ello debe considerarse que todo administrador debe tener
conocimientos y aptitudes para crear en sus hombres el interés, el deseo de
progreso y el amor al trabajo; dichos atributos son, en primer lugar, de
carácter, y en segundo, de conocimiento del comportamiento humano; el
estudio de las ciencias sociales, como antropología, psicología, filosofía, o
sociología lo llevarán a entender más a sus semejantes y a sí mismo. Si a
esto se le agrega que dicho administrador posee buenos atributos de
carácter para administrar, logra moverse con éxito en su medio.
1 MOTIVAR
EJECUCIÓN 2 COMUNICAR
3 DIRIGIR
4 COORDINAR
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1.2.4.1 MOTIVACIÓN
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Esto nos hace ver con claridad las llamadas "premisas de
motivación”.
FISIOLÓGICAS
FÍSICAS (NO MOTIVADORAS)
DE SEGURIDAD
DE PERTENENCIA
PSÍQUICAS (MOTIVADORAS) DE ESTIMA
DE AUTOREALIZACIÓN
AUTOREA-
LIZACIÓN
PSÍQUICAS
(MOTIVADORAS)
ESTIMACIÓN (EGO)
DE PERTENENCIA
(SOCIALES)
DE SEGURIDAD
FÍSICAS
(NO MOTIVADORAS)
FISIOLÓGICAS
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1. Necesidades físicas
2. Necesidades psíquicas
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1.2.4.2 COMUNICAR
A tal afirmación, que nos parece muy lógica y básica, sólo nos
quedaría agregarle que el caldo de cultivo para que esto se
produzca, es una buena comunicación.
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3 El receptor.
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FB
A A
DESCONOCIDO POR
OTROS
FB = FEED BACK
(PEDIDO POR MÍ)
A = APERTURA
(DADO POR MÍ)
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Cuadro III, área oculta, contiene cosas conocidas por mí, pero
no por otros, ya sea porque sin querer no han salido como
tema de conversación o porque intencionalmente no las he
dado conocer por pena o miedo de ser rechazado.
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1.2.4.4 DIRIGIR
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9 ALTO
MODO 5.5
INTERÉS POR LA GENTE
JUSTICIA Y FIRMEZA
Comunica adecuada y formalmente; instruye en forma
general y ofrece ayuda; los errores y equivocaciones los
considera signos de incapacidad; las dificultades entre
subalternos las atiende de inmediato; los sentimientos en
su contra los analiza y resuelve adecuadamente; la
evaluación de desempeño de su personal considera lo
bueno y lo malo.
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1.2.4.5 COORDINAR
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1.2.4.6 CONTROL
1 MEDIR
CONTROL 2 COMPARAR
3 ANALIZAR
4 CORREGIR
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1.2.4.7 MEDIR
1.2.4.8 COMPARAR
1.2.4.9 ANALIZAR
1.2.4.10 CORREGIR
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MANSE, S. A.
DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN MECÁNICA
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DE CARGA DE TRABAJO
DE PLANEACIÓN
INDICADORES DE CONTROL
DE PRODUCTIVIDAD
DE COSTO
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necesario a fin de seguir desarrollándolos; es conveniente
tener un remanente correspondiente a dos o tres semanas-
cuadrillas para cubrir fluctuaciones que, de otra manera,
ocasionarían pérdidas en mano de obra.
• Trabajos rezagados. Son trabajos que, por motivos
imprevistos, van efectuándose con una programación más
lenta que la esperada.
• Trabajos interrumpidos. Se consideran aquellos trabajos que
por cualquier causa tuvieron que interrumpirse y quedaron
en espera de la solución del problema que les permita
continuar su proceso.
• Trabajos terminados. Son los trabajos que han llegado
felizmente a su término y sólo esperan ser documentados
(requisitados).
• Trabajos requisitados. Son Aquellos trabajos terminados que
ya han cumplido con los requisitos contables necesarios y
que quedarán archivados para posibles aclaraciones o toma
de datos estadísticos.
Trabajos ejecutados
× 100
Trabajos programados
HH reales
× 100
HH proyectadas
a) Eficiencia en el trabajo
HH trabajadas − HH retrabajadas
× 100
HH trabajadas
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c) Nivel de conservación
Costos de conservación
× 100
Valor de las instalaciones
Costos de conservación
× 100
Costos de reposición
e) Cumplimiento de presupuesto
Costo de paro
× 100
Costo de producción
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muchos casos éstos varían sensiblemente de una empresa a
otra; por ejemplo, el indicador:
Costo de paro
× 100
Costo de producción
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CONCLUSIÓN
Lo aquí expuesto es un panorama general del proceso administrativo que consideramos útil
para despertar el interés de todos aquellos técnicos de cualquier nivel que no han tenido
oportunidad de formarse una base de lo que realmente es la administración. Por experiencia
propia, considerábamos al administrador como el oficinista sin méritos técnicos y, por lo tanto,
como una carga para la empresa; años más tarde y con el estudio reiterado de la
administración de empresas llegamos a comprobar que ésta es una ingeniería de alto nivel,
pues en ella intervienen todos los recursos existentes en nuestro hábitat y los cuales deben ser
manejados con habilidad por el administrador de cualquier nivel, sea éste un cabo, sobrestante,
supervisor, gerente o director general. Es muy recomendable que nuestro personal técnico
dedique tiempo para profundizar en el estudio de esta materia si desea escalar por los altos
puestos de la empresa y obtener durante su tránsito las satisfacciones síquicas y físicas tan
esperadas.
FIN DE LA UNIDAD
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