Revista Científica de FAREM-Estelí. Medio ambiente, tecnología y desarrollo humano. Nº 7 | Año 2 | Julio-Septiembre 2013.
Evaluación del control interno y su incidencia en la cuentas
por cobrar de Foro Miraflor
1 Egresada de la maestría en contabilidad con énfasis en auditoria UNAN-Managua FAREM-Estelí.
Correo electrónico: ley042000@yahoo.com.ar
RESUMEN
En el presente trabajo se realizó la Evaluación del
sistema de control interno y su incidencia en los
procesos de las cuentas por cobrar de la Asociación
de Pobladores y Productores de Miraflor “FORO
MIRAFLOR”, Estelí en el periodo 2010-2011. El
desarrollo de este estudio se hizo tomando en cuenta
el enfoque cualitativo La investigación es estudio
de caso, de tipo descriptivo- explicativo. El universo
estuvo conformado por toda la información financiera
de la Asociación de Pobladores y productores de
Miraflor Moropotente del periodo 2010-2011, tomando
como muestra las cuentas por cobrar.
Es fundamental que se analice la necesidad de
elaborar un manual de crédito, así como la depuración
de las cuentas por cobrar para que la información
presentada en los estados financieros sea oportuna
para la toma de decisiones en la organización.
Palabras Claves: Control Interno, Cuentas por
Cobrar, Credito.
ABSTRACT
In the present Job the Evaluation of the system of
internal control was carried out and: its incident in
the processes of the accounts receivable of the
Association of Settlers and Producers of Miraflor
“FORUM MIRAFLOR”, Estelí in the period 2010-
2011. The development of this study caused taking
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Leyla Marielka Cruz Cruz 1
into account the qualitative focus The investigation
is case study, of descriptive type- explanatory. The
universe was conformed by all the financial news of
the Association of Settlers and producers of Miraflor
Moropotente of the period 2010-2011, taking as
sample the accounts receivable.
It is the need to devise and analyzed the manual
of credit, as well as the purification of the accounts
receivable so that the information presented in the
financial states be opportune of taking decisions in the
organization.
Keywords: Internal control, Accounts receivable,
credit.
INTRODUCCIÓN
El control interno es todo un sistema de controles
financieros utilizados por las empresas, y además,
lo establece la dirección o gerencia para que estas
puedan realizar sus procesos administrativos de
manera secuencial y ordenada, con el fin de proteger
sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la
medida posible, la exactitud y la veracidad de sus
registros contables; sirviendo a su vez de marco de
referencia o patrón de comportamiento para que las
operaciones y actividades en las diferentes áreas de
las empresas fluyan con mayor facilidad.
Debido a la importancia que tiene el control interno
de las cuentas por cobrar, surge la necesidad de
evaluar la incidencia que este tiene en los procesos
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de las cuentas cobrar. Otro motivo esencial para
desarrollar este tema de investigación es contribuir
a un buen desarrollo de las operaciones de cuentas
por cobrar en la organización proponiendo medidas
(recomendaciones) que mejoren los procedimientos
y controles aplicados actualmente, tomando como
referencia nuevos conceptos y lineamientos de control
interno que se dan a nivel mundial en las economías
más desarrolladas; lo que me permitirá aplicar
conocimientos teórico-prácticos adquiridos en el aula
de clase y el campo laboral durante el desarrollo de
mi profesión.
MATERIALES Y MÉTODOS
Para llevar a cabo el estudio de Evaluación del sistema
de control interno y su incidencia en los procesos de
las cuentas por cobrar de la Asociación de Pobladores
y Productores de Miraflor “Foro Miraflor”, Estelí en el
periodo 2010-2011, se utilizaron fuentes primarias con
enfoque cualitativos para la recolección de datos, tales
como la aplicación de entrevista con cuestionarios a
Contador, administrador, Miembros de Junta directiva,
entrevista a miembros del comité de crédito, y
observación directa en campo con el fin de obtener
datos útiles para realizar dicho estudio. También se
hizo una revisión bibliográfica de diferentes libros
y trabajos de grado y documentos facilitados para
la empresa, así como el análisis de la información
recopilada en la empresa.
El estudio es de tipo Descriptivo– explicativo;
inicialmente se describen los diferentes procesos de
control interno utilizados en la organización para las
cuentas por cobrar, luego se explica cómo inciden
el control interno en los diferentes procesos de las
cuentas por cobrar, la población estuvo conformada
por la Asociación de Pobladores y Productores de
Miraflor “Foro Miraflor”, tomando como muestra la
cuentas por cobrar.
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Los datos se analizaron mediante el programa SPS,
para lograr obtener un análisis consolidado de las
entrevistas y cuestionarios que se aplicaron, donde se
muestra la información en tablas sobre la evaluación
de control interno y la incidencia de este en los
diferentes procesos de cuentas por cobrar.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Componentes del control interno
El trabajo realizado en esta tesis es sobre la Evaluación
del sistema de control interno y su incidencia en los
procesos de las cuentas por cobrar de la Asociación
de Pobladores y Productores de Miraflor “FORO
MIRAFLOR”, Estelí en el periodo 2010-2011.”El
Control Interno es un proceso ejecutado por la
junta directiva o Consejo de Administración de una
entidad, por su grupo directivo (Gerencial) y por el
resto del personal, Al realizar entrevista a directivos
de la organización y personal encargado de realizar
contratación de personal el 100% manifiesta que para
la organización es importante contratar personal con
altos valores éticos y morales, ya que consideran
que este un factor muy importante que contribuye a
mantener la armonía del grupo de trabajo.
Un 25% considera que la implementación de controles
internos es responsabilidad de la Junta Directiva, otro
25% considera que es la Dirección y un 50% considera
que esta responsabilidad es de la Administración de la
Organización
Cuando se le pregunto que si un efectivo sistema de
control interno facilitara la seguridad razonable del
cumplimiento de objetivos operacionales y financieros
de la organización un 100% respondió que sí, ya
que ellos consideran que un eficiente control interno
dentro de la empresa ayudaría a disminuir riesgos
en el cumplimiento de los objetivos operacionales
y financieros, brindando seguridad razonable a la
información financiera
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EVALUACIÓN DE RIESGOS
Riesgos operativos
Con relación a las preguntas que si existe manual de
crédito, procedimientos para efectuar un desembolso
y provisión de cuentas incobrables. El 100% de los
entrevistados respondió que la organización no posee
manual de crédito, al igual que no establecen ningún
porcentaje como provisión para cuentas incobrables,
alegando que los créditos no son la razón principal
de la organización; Dentro de los procedimientos
que mencionaron para efectuar un desembolso de
un crédito que ya está aprobado y autorizado por el
comité están: elaboración de Pagare, acta de gastos,
recibo de pago y elaboración de cheque
Se logró constatar en la organización que no existe
manual de crédito y que al momento de realizar el
desembolso del crédito no se establece provisión
por incobrabilidad, al igual que se logro verificar
el procedimiento de desembolso, Considero que
establecer una provisión por incobrabilidad es de
suma importancia porque al momento de extender un
crédito siempre existe el riesgo inherente, es decir no
pago por parte de los beneficiarios, protegiendo así
los resultados presentados en los estados financieros,
ya que al no establecer una provisión los activos
presentados en el balance no reflejan un monto real,
lo cual infla las utilidades presentadas en el estado de
pérdidas y ganancias.
Riesgo Financiero
El personal que ellos consideran que si existe una
adecuada segregación de funciones en cuanto a
las funciones de desembolsos, pagos y compras
que garantizan independencia. Con respecto a
la elaboración de los estados financieros el 100%
respondió que estos se elaboran de forma mensual y
son revisados por el Administrador y Autorizados por
el Presidente de Junta Directiva En la guía de Revisión
de documentos, de observación y cuestionario de
control interno se logro cotejar que los estados
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financieros están debidamente firmados y sellados por
las personas encargadas, y que estos son impresos
de manera mensual.
De manera general al realizar un control cruzado
entre los resultados de las entrevistas, cuestionario
de control interno, revisión de documentos y guía
de observación se logro comprobar que existe una
adecuada segregación de las diferentes funciones de
importancia dentro de la organización como lo son las
funciones de compras, desembolsos y pagos, estas
se encuentran debidamente autorizadas, lo cual es de
mucha importancia ya que de esta manera se reducen
los fraudes.
Actividades de Control
Políticas y Procedimientos
Tabla N° 1. Están definidas las políticas y
procedimientos para otorgar crédito
Frecuencia Porcentaje Porcentaje
% válido
Válidos Si 1 25 25
No 3 75 75
Total 4 100 100
Como se aprecia en la tabla de resultados un 25%
afirma que existen políticas y procedimientos
establecidos para otorgar un crédito y 75% desconoce
la existencia de dichas políticas y procedimientos.
Mediante la revisión de documentos se logro verificar
que la organización cuenta con un documento
donde se establecen los procedimientos a seguir
para la autorización de un crédito, a demás se logro
verificar que en el manual de control interno no están
integradas estos procedimientos y autorizaciones
para otorgar créditos, pero si se verifico que también
hace referencia a los niveles de autorización de las
demás actividades dentro de la organización.
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Por lo que se considera que es necesario integrar
la parte referida a los créditos dentro del manual del
control interno de la empresa.
Al consultarles sobre las medidas de control
interno de las cuentas por cobrar los entrevistados
mencionan que realizan supervisiones periódicas a
los documentos de cuentas por cobrar, la persona
encargada del registro de cuentas por cobrar no es
la misma que se encarga de recibir el efectivo en
concepto de abonos y cancelaciones.
Autorización adecuada de actividades y
operaciones
De acuerdo a entrevista realizada, un 25%
considera que las decisiones importantes de la
organización están debidamente documentadas un
25% que considera que no están documentadas y
el 50% que considera que solo algunas decisiones
importantes son las que se encuentran debidamente
documentadas y autorizadas y mencionan que
generalmente todas las decisiones importantes de
la organización se encuentran plasmadas en un libro
de actas de la Junta Directiva de la organización, y
libro de actas de reuniones de consejo técnico, en
cuanto a las decisiones referentes a la ejecución
de presupuestos de proyectos se encuentran
debidamente documentadas y autorizadas por las
autoridades competentes encargadas del monitoreo
de los proyectos mediante cartas memorándum o
correo electrónicos .
Al preguntar que quien es el encargado de la
autorización de los créditos, el 100% respondió
que los autoriza un comité de crédito, el cual está
conformado por tres miembros: Presidente de Junta
Directiva, Director Ejecutivo, Director Técnico.
Al realizar la revisión de documentos se logro
observar que existen algunas deficiencias, en cuanto
a los procedimientos de autorización de créditos,
algunas solicitudes de créditos no cuentan con todas
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las firmas de autorizado del comité de crédito, al igual
que existen algunas decisiones importantes que no se
encuentran debidamente documentadas
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Métodos de Evaluación del control interno
Para evaluar el control interno de la organización se
procedió a evaluar partidas claves de la organización
como son Egresos e Ingresos.
Dentro de los egresos se evalúa los controles
aplicables a Desembolsos, pagos y compras, Según
información recopilada al aplicar el cuestionario
de control interno el contador este responde que la
función de desembolso está centralizada, a demás se
cuenta con un análisis de pagos y desembolsos, es
decir que de manera mensual se realiza informe de
los pagos recibidos y de los desembolsos hechos.
Según la guía de revisión de documentos se logro
cotejar que las firmas libradoras de los cheques
emitidos esta en concordancia con las firmas
registradas como libradoras en el banco, además
es importante mencionar que los cheques emitidos
cuentan con dos firmas una firma A y firma B, los
cheques poseen firma del beneficiario.
Al preguntar sobre el control interno relacionado con
los Ingresos y Cobros respondieron que los ingresos
se controlan por separado y según el origen del mismo,
emitiendo recibos oficiales de caja debidamente
prenumerados, membretados y debidamente sellados
y firmados.
La persona encargada de la caja, no tiene nada que
ver con gestión de cobro ya que en la organización
no existe gestión de cobro y los depósitos de abonos
recibidos son depositados frecuentemente.
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En cuanto a las autorizaciones de saneamientos de
las cuentas por cobrar la repuesta es que no existen
autorizaciones debido a que nunca se ha realizado
saneamiento a las cuentas morosas o incobrables.
Caja chica y caja general: Estos fondos se
administran de acuerdo a las cuantías, con respecto
a la caja chica el fondo fijo es de C$ 5,000.00 y se
realizan gastos menores a quinientos córdobas según
normativa del manual del control interno, cuando ya
se ha gastado un 70% del fondo fijo de caja chica
se elabora la solicitud de reembolso el cual es
elaborado por el responsable y emitido a la Gerencia
para su aprobación/autorización una vez revisada la
documentación.
Caja General: En caja general se decepcionan todos
los ingresos en concepto de abonos a créditos y
demás ingresos de la organización, dichos ingresos
están soportados con recibos oficiales de caja chica.
Banco: La organización cuenta con 6 cuentas
bancarias de las cuales cuatro son exclusivas para
la ejecución de proyectos, una es para créditos y otra
es de Fondos propios, dichas cuentas se encuentran
debidamente autorizadas y registradas en el banco
a nombre de la organización, poseen dos firmas
libradoras Firma A Y Firma B, en el caso de las cuentas
bancarias que son para ejecución exclusiva de un
proyecto, al momento que este finaliza se procede
a cerrar dicha cuenta y si quedan cheques sin usar
estos son devueltos a la institución bancaria, según
el manual de control interno está prohibido firmar
cheques en blanco.
Conciliaciones bancarias: Las conciliaciones
bancarias de las cuentas son elaboradas de forma
mensual en los primeros diez días hábiles del mes
siguiente, con el objetivo de verificar los saldos en
cuenta corriente.
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Cumplimiento de controles en las cuentas por
cobrar: En cuanto al cumplimiento de controles
de cuentas por cobrar podemos decir que este
es deficiente, ya que en la organización no existe
un manual de crédito donde se especifiquen los
procedimientos a seguir para las cuentas por cobrar,
al igual que no existe ningún tipo de provisión para
cuentas incobrables.
Es importante mencionar que los saldos de las cuentas
por cobrar son cotejados de forma mensual con los
saldos en los estados financieros, aunque dicha
situación no es informada a la Directiva para que esta
tome decisiones importantes al respecto, se constato
que no establecen provisiones por incobrabilidad
debido a que no tienen una política que lo defina,
y por lo tanto no existe ningún porcentaje aplicable
por incobrabilidad de una cuenta, el 100% respondió
que no han estipulado un periodo de tiempo para
considerar una cuenta incobrable en la organización.
PROCESO OPERATIVO
Procedimiento para el otorgamiento de un crédito
Llenado la solicitud: de un préstamo con toda su
documentación (copia de cedula del deudor y fiador,
garantías legales, estudio técnico de factibilidad)
Verificación de la garantía y de la documentación
Análisis de crédito: Aplicación de herramientas
personales, comerciales o agropecuarias en base a las
5 C del análisis de crédito, se determina la capacidad
de pago del solicitante en base a información brindada
por el solicitante al momento de llenar la solicitud de
crédito.
Aprobación o Denegación: El comité de crédito
realiza aprobación o denegación de crédito en base al
análisis que realiza el técnico tomando en cuenta las
recomendaciones técnicas para cada caso.
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Formalización Administrativa: Una vez que el
crédito es aprobado se formaliza, llenando una hoja
de comprobación de datos, luego se programa la
fecha de desembolso y se pasa al área de contabilidad
para que elaboren los documentos correspondientes
(pagare, comprobante y recibo de egreso).
Desembolso: Lectura de los documentos (Pagare,
actas de gastos, plan de pago)
Entrega de efectivo: En contabilidad es donde se
leerá y firmara el comprobante de diario, recibo de
pago y por último la entrega del cheque y plan de
pago.
Procedimiento para la recuperación de un
préstamo
En la organización se realiza un seguimiento del plan
de inversión: Según los procedimientos y políticas
establecidos, el técnico de cada Zona deben verificar el
uso del préstamo en el primer mes, es decir si el dinero
entregado realmente fue aplicado correctamente por
el beneficiario. Según entrevistas afirman que no se
realiza ningún procedimiento para la recuperación del
crédito como tal.
Proceso administrativo
Arqueo y evaluaciones de las cifras: Al preguntar al
personal administrativo y contable con qué frecuencia
se elaboraban los estados financieros y la frecuencia
de los arqueos a las cuentas por cobrar el 100%
respondió que los estados financieros son elaborados
de forma mensual por el contador general de la
organización y que no se realizan arqueos de cuentas
por cobrar.
Dificultades en el cumplimiento de controles
en la organización: Al realizar entrevista sobre las
dificultades relacionadas al cumplimiento del control
interno respondieron que dentro de las principales
dificultades es la responsabilidad sobre el control
interno.
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Proceso Financiero
Evaluación de las cifras registradas: Al consultar
a los entrevistados que si los saldos de cuentas por
cobrar presentados en los estados financieros están
debidamente saneados, es decir que no poseen en
su estrato montos de cuentas antiguas que deberían
considerarse como incobrables, el contador respondió
que no están saneados ya que dentro del monto total
de cuentas por cobrar existen cuentas que deberían
considerarse como un gasto por incobrabilidad, y
que se estima un porcentaje del 25% considerado
como incobrable del monto total de cuentas por
cobrar registradas y reflejadas en el balance general
para el periodo 2010-2011, esto tomando en cuenta
los periodos de antigüedad del vencimiento de la
obligación.
Tabla Nº 2. Las cuentas incobrables afectan los
resultados presentados en los estados financieros
Frecuencia Porcentaje Porcentaje
% válido
Válidos SI 4 100 100
Según muestran los resultados presentados en la
tabla el 100% consideran que las cuentas que son
consideradas como incobrables dentro del monto
total de las cuentas por cobrar afectan los resultados
presentados en los estados financieros y por ende
afectan la utilidad del periodo.
CONCLUSIONES
Se revisó y comprobó que el Manual de Control
Interno esta desactualizado tomando como referencia
el informe COSO I, es decir no incorpora sus cinco
componentes, los tres objetivos y sus respectivas
normas de regulaciones.
No existe un Manual de Crédito, la organización solo
cuenta con un documento donde se plasman las
políticas y procedimientos establecidos para accesar
a los créditos, pero existía desconocimiento por parte
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de la administración y por lo tanto no existe una
adecuada aplicación de normas y procedimientos en
las cuentas por cobrar.
No existe gestión de cobro en la organización, por
lo que se logró determinar que existe un porcentaje
bastante alto considerado como cuentas incobrables
dentro de la organización.
La aplicación de Controles Internos en la
organización tiene muchas limitaciones, y dentro
de las más importantes se puede mencionar que la
responsabilidad sobre este no está correctamente
definida, por lo que se considera que el control interno
es deficiente.
Los montos de Cuentas por Cobrar presentados en los
estados financieros no son confiables porque en su
estrato contienen cuentas consideradas incobrables
tomando como referencia el tiempo de vencimiento
que tienen.
RECOMENDACIONES
Actualizar el Manual de control Interno, incorporando
los cinco componentes del informe COSO I para
garantizar mayor efectividad en los procesos
operativos, administrativos y financieros.
Elaborar un Manual de Crédito para un mejor
funcionamiento de las cuentas por cobrar.
Definir responsabilidades sobre el Control Interno
para que su aplicación puede ser eficiente y
garantice seguridad razonable de las operaciones
tanto financieras como administrativas y operativas
de la organización.
Realizar gestión permanente de cobro a los clientes
de la organización para disminuir los niveles de
morosidad y de esta manera las cuentas incobrables.
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Hacer una depuración de cartera, a través del análisis
de antigüedad de saldos de manera que los saldos
de cuentas por cobrar presentados en los estados
financieros sean confiables.
Establecer provisiones de incobrabilidad que puedan
ser aplicadas al momento de emitir un crédito, para
posteriormente ser registrados y aplicados cuando se
considere la cuenta como incobrable.
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