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Sandini Bib

SAP® Business One prozessorientiert anwenden


Sandini Bib
Sandini Bib

Thomas Teufel

SAP® Business One


prozessorientiert anwenden

Die Software für Mittelstand und Konzerntöchter

An imprint of Pearson Education


München • Boston • San Francisco • Harlow, England
Don Mills, Ontario • Sydney • Mexico City • Madrid • Amsterdam
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10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

07 06 05 04

ISBN 3-8273-2098-4

© 2004 by Addison-Wesley Verlag,


ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH,
Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany
Alle Rechte vorbehalten
Lektorat: Rolf Pakendorf, rpakendorf@pearson.de
Produktion: Elisabeth Prümm, epruemm@pearson.de
Satz: mediaService, Siegen (www.media-service.tv)
Druck und Verarbeitung: Kösel, Kempten (www.KoeselBuch.de)
Umschlaggestaltung: Barbara Thoben, Köln
Printed in Germany
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Inhalt
Vorwort 9

Einführung 11
1 Die Bedeutung von SAP® Business One 13
1.1 Die kompakte Lösung 17
1.2 Entscheidungsrelevante Kosten 19
1.3 Positionierung von Business One in der SAP-Welt 22
1.4 Technologie zu SAP Business One 24

2 Kurzüberblick über SAP Business One 27


2.1 Administration 30
2.2 Buchhaltung 31
2.3 Verkauf 32
2.4 Einkauf 34
2.5 Geschäftspartner 35
2.6 Bankenabwicklung 36
2.7 Artikel- und Lagerverwaltung 37
2.8 Endmontage 38
2.9 Kostenrechnung 40
2.10 Berichtswesen 41

3 Marktplatz »www.business-one.de« 43
3.1 Was sind Add-Ons? 45
3.2 Marktplatz-Prinzip 46
3.3 B1-Arbeitsplan 48
3.4 Mobile-PDA-Kontaktbearbeitung 50
3.5 B1-Cash-Kassensystem 52
3.6 B1-TAPI-Telefonschnittstelle 56

4 Modellierung von Geschäftsprozessen 59


4.1 Renaissance des Business Reengineering 61
4.2 Wertschöpfungsketten 62
4.3 Triggerbasierte Prozesskette (TPK) 66

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern 69


5.1 Kontenrahmen und Kontenplan 74
5.2 Prozess Verkaufsartikel 80
5.3 Prozess Preisstrategie 88
5.4 Produktstrukturbearbeitung Verkaufsstückliste 94
5.5 Prozess Profit Center 100
5.6 Prozess Geschäftspartnerstamm – Lead 108

5
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5.7 Prozess Kontaktbearbeitung 114


5.8 Prozess Opportunitätsanalyse 122
5.9 Bruttogewinnanalyse 130
5.10 Prozess Angebotsbearbeitung 136
5.11 Prozess Stufenanalyse/Opportunity-Pipeline 142
5.12 Prozess Kundenauftragsbearbeitung 146
5.13 Prozess Bestandssituationsanalyse 162
5.14 Prozess Automatische Bestellgenerierung aus
dem Kundenauftrag 166
5.15 Prozess Einfuhrdaten 174
5.16 Prozess Wareneingangsbearbeitung 180
5.17 Prozess Eingangsrechnung mit Bezug 190
5.18 Prozess Lieferungsbearbeitung 198
5.19 Prozess Retourenbearbeitung 208
5.20 Prozess Warenausgangsbearbeitung 216
5.21 Debitorenstammbearbeitung 222
5.22 Ausgangsrechnung 228
5.23 Kundenforderungsbearbeitung nach Fälligkeit 236
5.24 Eingangszahlung 242
5.25 Buchungsjournal 248
5.26 Prozess Inventur-/Bestandsbuchungen 254
5.27 Profit Center-Bericht 262

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 267


6.1 Kontenplan und Kontenplanbearbeitung 273
6.2 Prozess Einkaufsartikel 280
6.3 Prozess Preisstrategie – Sonderpreise 290
6.4 Kunde-Geschäftspartnerstamm 302
6.5 Prozess Vorkalkulation Kundenauftrag 308
6.6 Prozess Kundenauftragsbestätigung 316
6.7 Prozess Lieferant – Geschäftspartner 324
6.8 Prozess Bestellungsbearbeitung 334
6.9 Prozess Wareneingang mit Konsignationslager 340
6.10 Eingangsrechnung 348
6.11 Verbindlichkeitenbearbeitung nach Fälligkeit 356
6.12 Prozess Produktstrukturbearbeitung – Montage-/
Produktionsstückliste 362
6.13 Prozess Arbeitsplatz-/ Ressourcenbearbeitung 368
6.14 Prozess Arbeitsplanbearbeitung 376
6.15 Prozess Produktionsauftragseröffnung 386
6.16 Prozess Produktionsanweisung/-freigabe 394
6.17 Prozess Warenausgang für die Produktion zum Arbeitsgang 398
6.18 Prozess Produktionsauftragsdurchführung 406
6.19 Prozess Produktionsauftrags (teil-)rückmeldung 412

6
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6.20 Prozess Seriennummern und Chargen 416


6.21 Prozess WE-Bearbeitung aus Produktion 422
6.22 Kostenstellenrechnung 426
6.23 Prozess Lieferungsbearbeitung mit EAN-Codes 432
6.24 Prozess Kundenauftragsbestätigung 442
6.25 Die Umsatzsteuer mit Business One 448
6.26 Kontoauszüge zum Geschäftspartner 454
6.27 Gewinn- und Verlustrechnung 458

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One 467


7.1 Analysephase (Prozessanalyse-Workshop) 469
7.2 Implementierungsphase (Customizing) 471
7.3 Checklisten 472
7.4 Hardware- und Systemanforderungen für SAP Business One 480
7.5 Datenmigration (Datenimport aus Altsystem) 482
7.6 Systeminitialisierung 483
7.7 Berechtigungskonzept 488
7.8 Individuelle Abfragen (Queries) 490
7.9 Benutzerdefinierte Felder 500
7.10 SAP Business One SDK 6.2 503

Literaturverzeichnis 509

Stichwortverzeichnis 515

7
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8
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Vorwort
Wickelt ein mittelständisches Unternehmen heute Geschäfte ab, sieht das
ganz anders aus als noch vor einigen Jahren. Sind doch viele Betriebe heute
Teil eines Netzes, in dem gemeinsam Produkte hergestellt oder Aufträge
abgewickelt werden. Zum einen lässt sich dies auf den technischen Wandel
zurückführen. Das Internet und seine Möglichkeiten haben die unterneh-
mensübergreifende Zusammenarbeit revolutioniert. Zum anderen wirken
sich betriebswirtschaftliche Überlegungen auf die Unternehmensorganisa-
tion aus. Denn: Bereiche, die sich als Kostentreiber identifizieren lassen, wer-
den verstärkt ausgelagert und von Partnern übernommen.
Die verstärkte Konzentration auf Kernkompetenzen führt zu neuen zwischen-
betrieblichen Kooperationsformen auf horizontaler und vertikaler Ebene. Das
Ergebnis: Der Grad der Zusammenarbeit zwischen Geschäftspartnern, Zuliefe-
rern und Kunden hat sich drastisch erhöht und macht Geschäftsprozesse
zunehmend komplexer. Sie über mehrere Unternehmensgrenzen hinweg
abzuwickeln, wird je nach Anzahl der Beteiligten zur Herausforderung – admi-
nistrativ wie informationstechnisch. Das stellt neue Integrationsanforderungen
an Mittelstandslösungen. Können Großunternehmen und ihre Niederlassun-
gen, Vertriebsstützpunkte und Zulieferer nahtlos miteinander kommunizieren,
lassen sich übergreifende Geschäftsprozesse etablieren. Der Vorteil: Durchgän-
gige Informationsflüsse führen zu konsistenten Daten. Damit erleichtert sich
die Steuerung der Arbeitsabläufe erheblich. Um dies möglichst kostengünstig
zu realisieren, gilt es, Synergien auf IT-Ebene zu nutzen.
Eine moderne Softwarelösung muss aus diesem Grund offen und flexibel
sein. Die Zeiten, als best-of-breed-Lösungen das Nonplusultra waren, sind
passé. Hat man doch erkannt, dass heterogene IT-Landschaften bei vernetz-
ter Zusammenarbeit nicht anpassungsfähig genug sind. Besser eignet sich
eine leistungsfähige und schnell einsatzbereite Unternehmenssoftware, die
über standardisierte Schnittstellen verfügt. Die in diesem Buch vorgestellte
schlüsselfertige Standard-Softwarelösung für kleine und mittlere Unterneh-
Sandini Bib

Vorwort

men »SAP Business One« erfüllt die geforderte Flexibilität. Sie lässt sich
schnell und problemlos anpassen und warten – auch bei sich stetig ändern-
den Geschäftsprozessen. Mühelos kann die IT-Lösung an die Unternehmens-
software von Konzernen oder Geschäftspartnern angebunden werden.
Neben der Flexibilität ist der Funktionsumfang ein weiteres wichtiges Leis-
tungsmerkmal, das von einer mittelstandsgerechten und modernen Standard-
software gefordert wird. In diesem Punkt braucht die »kleine« SAP-Lösung
den Vergleich mit Produkten für größere Marktsegmente nicht zu scheuen.
Denn: SAP Business One wird als stabiles Basissystem mit den notwendigen
Kernfunktionen ausgeliefert. Dazu gehören die Hauptprozesse eines Unter-
nehmens von der Buchhaltung über Einkauf und Administration bis hin zur
Bankenabwicklung. Darüber hinaus sind die gesetzlichen Anforderungen für
den Einsatz in einem bestimmten Land berücksichtigt. Die Standardsoftware
stellt dabei nicht nur einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle Firmenin-
formationen sicher. Vielmehr liefert sie entscheidungsrelevante Berichte und
Dokumente auf Knopfdruck. Bereichsübergreifend steht damit ein Instrument
zur Verfügung, das den Anwender im Tagesgeschäft wirkungsvoll unterstützt.
Wie diese Hilfestellung detailliert aussieht, erfahren Sie in SAP Business One
prozessorientiert anwenden. Der Autor Thomas Teufel beschreibt Schritt für
Schritt die Installation und Anwendung der Standardsoftware im ersten
deutschen Buch zu diesem Thema. Der vorliegende Ratgeber überzeugt
dabei vor allem durch seinen didaktischen Ansatz. Anhand zweier Modellfir-
men kann der Leser nachvollziehen, wie sich bestimmte Prozesse in SAP
Business One abbilden lassen. Detailliert erfährt er, wie ein kleines mittelstän-
disches Handelsunternehmen und ein Industriefertiger die Standardsoftware
von SAP zur Steuerung ihrer Unternehmensprozesse einsetzen. Theorie und
Praxis stehen dabei Seite an Seite: links die Prozesse und rechts die Umset-
zung. Mittels Bildschirmmasken wird stufenweise dargestellt, wie die einzel-
nen Geschäftsabläufe in SAP Business One abgebildet werden.
Auch für Fortgeschrittene bietet sich die Lektüre von SAP Business One pro-
zessorientiert anwenden an. IT-Experten lesen darin nach, wie sich funktio-
nale Erweiterungen über Programmierschnittstellen (Application Program-
ming Interfaces, kurz: APIs) für Anforderungen einer bestimmten Industrie
vornehmen lassen. Zahlreiche Informationen und Tipps, wie zusätzliche Aus-
wertungsmöglichkeiten über Queries und Reports eingerichtet werden kön-
nen, runden das Spektrum ab.
Nun wünschen wir allen Leserinnen und Lesern, dass das vorliegende Buch
sie in adäquater Weise bei der Nutzung von SAP Business One unterstützt
und sie einen möglichst großen Nutzen daraus für ihr Unternehmen ziehen
können.
Walldorf, im November 2003
Dr. Michael Schmitt
Leiter Geschäftsbereich Mittelstand SAP Deutschland AG & Co. KG

10
Sandini Bib

Einführung
Wir stehen wieder vor einer sehr spannenden SAP-Epoche mit dem neuen
Mittelstandsprodukt »SAP Business One«, ähnlich wie 1992/93 mit der
Markteinführung von SAP R/3. Diese neue Produktlinie ermöglicht für jeden
Informatiker, SAP-Consultant, Prozessanalytiker, Strategen neue Möglichkei-
ten neues Geschäft zu generieren. Das vorliegende Buch soll aber primär dem
Unternehmer, Entscheider und Mitarbeiter dienen und ihm aufzeigen, wie
effizient sich SAP Business One einsetzen lässt. Anhand zweier Modellfirmen
• Handelsunternehmen
• Fertigungsunternehmen (Montage)
werden in Kapitel 5 und 6 die einzelnen Geschäftsprozesse im Unternehmen
erklärt und mit SAP Business One realisiert. Die Anwendung der reinen Wirt-
schaftsinformatik ist in Buchform umgesetzt.
Diese Form der Didaktik stellt das Highlight des Buchs dar. Die Prozessbau-
steine werden in Zukunft sukzessive durch die neuen Funktionalitäten von SAP
Business One ergänzt und fortgeschrieben. Kapitel 7 bietet dem Leser einen
möglichen Einführungspfad, angefangen mit der Prozessanalyse, Checklisten,
SetUP, Anpassungen mittels Queries, bis hin zur Add-On-Entwicklung mithilfe
des SAP Business One-SDK.
Für den Entscheidungsträger (Geschäftsführer) sind in Kapitel 1 in kurzer Form
alle wichtigen Informationen zu SAP Business One zusammengefasst, insbe-
sondere die Kosten für Software und Einführung. Selbstverständlich können
sich die Kosten abhängig von der Komplexität eines Unternehmens auch
ändern, aber ein Anhaltspunkt bezüglich der Kosten erschien uns wichtig.
Sandini Bib

Einführung

Ich freue mich außerordentlich, als langjähriger SAP-Mitarbeiter und heute


als SAP-Partner mit der teufel software GmbH in dieser spannenden Zeit mit-
wirken zu können. Ich bin mir sicher, dass die SAP AG genauso wie bei den
größeren Unternehmen mit R/3 auch im Mittelstand Erfolg haben wird. Die
ersten Anzeichen und Erfolgsstorys liegen ja bereits vor. An dieser Stelle
möchte ich mich bei der SAP AG für die SAP-Partnerschaft bedanken, insbe-
sondere bei Vorstand Oswald, Hans-Jürgen Uhink, Christoph Behrendt,
Michael Kramer, Stefan Erdmann-Jesnitzer, Robert Viehmann, Ioannis Nta-
nas, Benno Klein, Uwe Hampp, Jutta Sandmann, Stephanie Röhl, Tal Agassi
und Evelyn Taylor. Auch die Verbundenheit mit den israelischen SAP Manage-
Entwickler soll in diesem Zusammenhang erwähnt werden.

Didaktik im Buch

Ein besonderer Dank gilt meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der teu-
fel software GmbH. Entscheidend zur Realisierung dieses Buchs beigetragen
hat Matthias Münzer, der in aufwändiger Weise die beiden Modellfirmen
aufgebaut hat. Er wird in Kürze ein Übungsbuch SAP Business One prozess-
orientiert anwenden herausgeben.
Unsere SAP-Beraterin Bärbel Scharf hat mit ihrem Wissen in den Schwer-
punkten Buchhaltung und Controlling mitgewirkt. Für Layout, Grafik und
Korrektur möchte ich mich bei Angelina Flad, Mike Plasmati und Christian
Eger bedanken.
Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen und würde mich freuen, wenn
Sie bei weiterem Interesse über www.business-one.de oder per E-Mail
thomas.teufel@teufelsoftware.de Kontakt mit uns aufnehmen.
Spaichingen, November 2003
Thomas Teufel

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Kapitel 1
Die Bedeutung von
SAP® Business One
1.1 Die kompakte Lösung 17
1.2 Entscheidungsrelevante Kosten 19
1.3 Positionierung von Business One in der SAP-Welt 22
1.4 Technologie zu SAP Business One 24
Sandini Bib
Sandini Bib

Die Bedeutung von


SAP® Business One
Mit der neuen Software »SAP Business One« bietet die SAP AG eine
• kostengünstige
• und kompakte
Unternehmenslösung an, die kleine und mittlere Unternehmen (mit ca. 2 bis
250 Mitarbeitern) bei der Umsetzung einer gesamtheitlichen und integrierten
ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) unterstützt. Die Verunsicherung
der mittelständischen Kunden bezüglich der Auswahl einer geeigneten Unter-
nehmenssoftware ist im Zuge der Konsolidierung des ERP-Markts und der stei-
genden Zahl von Insolvenzen kleinerer Softwarehäuser gewachsen und deshalb
werden diese Unternehmen zunehmend auf SAP setzen. Diese Investitions-
sicherheit ist ein bedeutendes Argument für den Einsatz von SAP Business One.
Kleine und mittlere Firmen benötigen ebenso wie größere Unternehmen eine
integrierte Softwarelösung, die sich nach den Prozessen mit der Belegfluss-
optimierung im Unternehmen anpasst. Zu begrüßen ist der von SAP gewählte
Bottom-up-Ansatz bei der Einführung der SAP Business One-Software mittels
des SDK (Software Development Kit). Damit lässt sich eine
• passgenaue und
• schnelle Einführung
realisieren, indem der Mittelständler seine Anforderungen im Regelfall zu
85% durch Standardfunktionen aus dem SAP Business One abdecken kann.
Die verbleibenden 15% lassen sich durch selbst definierte Datenfelder und
Add-On-Programme mittels des SDK zur passgenauen Branchenlösung
modellieren. Aus vorangegangenen Projekten kann unter Umständen auf
bereits vorhandene Add-Ons (kleine Branchen-Zusatzprogramme) anderer
Unternehmen zurückgegriffen werden, die beispielsweise auf dem Internet-
marktplatz www.business-one.de gehandelt werden. Nach diesem Baukas-
tenprinzip lassen sich alle Anforderungen eines Unternehmens abdecken
und realisieren.
SAP hat bei der Auslieferung des SAP Business One-SDK an die SAP-Partner
darauf geachtet, dass die entwickelten Add-Ons auf die Objektstrukturen
von SAP Business One zugreifen und somit release-unabhängig sind. Damit
kann ein mittelständisches Unternehmen diese Branchen-Add-Ons unbe-
denklich mit SAP Business One einsetzen. Ein wichtiges Abgrenzungsmerkmal
gegenüber anderen ERP-Anbietern ist die Ausbaufähigkeit (Skalierbarkeit) in
Richtung der großen SAP-Lösung, die in der Regel von Konzernen eingesetzt
wird. SAP garantiert eine Integration der SAP Business One-Software zu
anderen SAP-Lösungen. Beispielsweise könnte für eine Konzerntochter SAP

15
Sandini Bib

1 Die Bedeutung von SAP Š Business One

Business One dezentral eingesetzt werden und ein Datenabgleich über SAP
NetWeaver zum mySAP Enterprise-System der Konzernzentrale erfolgen.
Oder Sie haben das Managementauswertungssystem Business Information
der SAP im Einsatz und benutzen die von der SAP-Entwicklung garantierten
Integrationsschnittstellen zu mySAP und SAP Business One. Kurzum, der Mit-
telstand orientiert sich an der weitverbreiteten SAP-Software und »segelt« in
den sicheren Hafen von SAP.
Mittlerweile ist die SAP zu einem Gütesiegel im Bereich Software geworden.
Möglicherweise werden künftig sogar Großkunden von ihren Lieferanten
den SAP-Einsatz fordern, so wie sie es vor einigen Jahren mit der Qualitäts-
zertifizierung nach ISO 9001 getan haben. Mit SAP Business One kann sich
der Mittelstand SAP leisten und diese Qualitätsanforderungen erfüllen. Auch
gegenüber der Hausbank kann der Mittelständler mit dem Einsatz von SAP
Business One signalisieren, dass er sein Unternehmen auf eine gesunde
Informationsdatenplattform gestellt hat und einige Informationsanforderun-
gen zu Basel-II auf Knopfdruck liefern kann (vgl. Teufel, e-commerce maga-
zin, 2003, S. 66). Zusammenfassend lassen sich folgende Vorteile für den
Unternehmer aufzeigen:

Abbildung 1.1 Vorteile von SAP Business One

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Sandini Bib

1.1 Die kompakte Lösung 1

1.1 Die kompakte Lösung


Der Mittelstand bzw. kleine Unternehmenseinheiten einer Gruppe (Konzern-
töchter) benötigen in der Regel eine einfache, schnell einsatzbereite und
komfortable Unternehmenssoftware. Mit SAP Business One bietet die SAP
AG eine integrierte Softwarelösung (ein Programm), die speziell auf die indi-
viduellen Bedürfnisse abgestimmt werden kann. Abbildung 1.2 zeigt einen
Funktionsüberblick der integrierten Lösung.

Abbildung 1.2 Die kompakte Lösung mit SAP Business One

SAP Business One ist im Standard exakt mit den Funktionen ausgestattet, die
aus der Erfahrung bei kleinen und mittleren Unternehmen gefragt sind. So
umfasst das Leistungsspektrum folgende Prozessbereiche:
• Kontaktmanagement und Opportunity-Analyse (CRM)
Mit diesen Funktionen verwalten Sie Ihre Kontakte aus Messen, Telefona-
ten etc. und erstellen daraus Angebote. Die Opportunities werden in einer
speziellen Sales Pipeline für das Vertriebsmeeting dargestellt. Daraus las-
sen sich Forecast und die einzelnen Vertriebsmitarbeiter bzw. Handelsver-
treter transparent darstellen.
• Einkauf/Beschaffung
Der Einkäufer findet die Prozesse der Bestellung, des Wareneingangs und
der Eingangsrechnung und kann über die Artikelstammsätze seine Ein-
kaufspreise über Preislisten pflegen.

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Sandini Bib

1 Die Bedeutung von SAP Š Business One

• Lagerverwaltung
Artikelstammverwaltung (Rohstoffe, Halbfabrikate und Fertigartikel) mit
Inventarbeständen, Standardpreislisten und den Lagertransaktionen, wie
Warenausgang, Wareneingang und Umbuchung.
• Administration (Customizing von SAP Business One)
Dieser Bereich wird von einem Administrator gepflegt und umfasst allge-
meine Einstellungen, wie Berechtigungskonzepte zur Benutzerverwal-
tung, Workflow-Definitionen mit Alarmfunktionen, Spracheinstellungen,
Nummernkreise zur Belegverwaltung etc.
• Geschäftspartner
Einheitlicher Satzaufbau für die Geschäftspartner Lieferant, Kunde und
Interessent (Lead), wobei einzelne Datenfelder zum Einkauf und Verkauf
je nach Geschäftsfall erscheinen.
• Kostenrechnung (Controlling)
Profit Center werden mit ihrer Kostenstellenstruktur und nach Gewinn-
und Verlustberichten ausgewertet.
• Endmontage/Produktion
Stücklisten werden definiert, Produktionsaufträge werden mit den Arbeits-
papieren angelegt und die Produkt- und Materialverfügbarkeit wird ge-
prüft und sichergestellt.
• Buchhaltung mit DATEV-Schnittstelle
Einrichtung und Pflege von Konten, Journalbuchungen, Fremdwährungs-
korrekturen, Budgets etc.
• Verkauf/Auftragsabwicklung
Der Verkäufer erstellt Angebote, Kundenaufträge mit Zugriff auf die Ver-
kaufspreislisten der Artikelstammsätze und Rabattstrukturen, Lieferun-
gen, Rechnungen mit OP-Liste etc.
• Fakturierung/Zahlung
Der elektronische Zahlungsverkehr umfasst den Zahllaufassistenten, elek-
tronische Zahlungsavis und das Senden der Daten an die Bank im Format
DTAUS. Dabei werden sowohl Inlands- als auch Auslandszahlungsfor-
mate unterstützt.
• mySAP HR (Personalsystem)
Es werden Integrationsschnittstellen zum bestehenden Personalsystem
mySAP HR bereitgestellt, die je nach Anforderung genutzt werden können.
• Internet Sales
Es werden Integrationsschnittstellen zu dem B2C- oder B2B-Internet Sales
System der SAP bereitgestellt, die je nach Anforderung genutzt werden
können.

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Sandini Bib

1.2 Entscheidungsrelevante Kosten 1


Die aufgeführten Prozessbereiche zeigen, dass sich die meisten Unterneh-
mensprozesse mit dem SAP Business One-Standard abbilden lassen, mit
Ausnahme weiterer PPS-Funktionen (Produktionssteuerungs- und Planungs-
funktionen – siehe dazu Kapitel 3.3 »Add-On: B1-Arbeitsplan«). Der Funk-
tionsumfang ist deutlich geringer als beim herkömmlichen SAP-R/3®, was
bei dieser kompakten Lösung für den Mittelstand beabsichtigt war. Der Mit-
telstand verzichtet lieber auf die eine oder andere Detailfunktion, hat aber
damit ein handliches Softwaregesamtpaket.
Der Umgang mit SAP Business One ist leicht zu erlernen, da sich die Eingabe-
masken des einzelnen Mitarbeiters genau den Abläufen entsprechend ein-
stellen lassen (Benutzermenü). Dadurch werden nur diejenigen Funktionen
konfiguriert, die der Benutzer für seine tägliche Arbeit benötigt. Die ver-
traute Umgebung von Microsoft-Office-Produkten, wie MS Word oder
MS Excel, ermöglicht auch ungeübten Benutzern den schnellen Umgang mit
der Software. Die Oberfläche orientiert sich an diesen Standards und hat
integrierte Schnittstellen zu den MS-Office-Produkten. Das Arbeiten wird in
der Praxis erleichtert, indem in bestimmten Fällen ein Export nach MS Word
oder MS Excel möglich ist und umgekehrt. Betriebswirtschaftliche Berichte
lassen sich mit der innovativen Technologie drag&relate einfach und interak-
tiv erstellen. Beispielsweise kann der Benutzer die beiden Datenfelder mitein-
ander verbinden, indem er das Datenfeld KUNDE mit der Computermaus ver-
schiebt (drag) und auf das Feld LIEFERUNG zieht (relate). Damit erhält er
einen Report, der ihm genau zu diesem Kunden die offenen und geschlosse-
nen Lieferungen als Auswertungsliste generiert. Entscheidungsträger eines
Unternehmens können dadurch ihren individuellen Bericht zusammenstellen
oder auf automatisierte und vorgedachte Unternehmensinformationen von
Standardberichten zugreifen. Dadurch lassen sich fundierte Entscheidungen
treffen und das Unternehmen erscheint transparent.

1.2 Entscheidungsrelevante Kosten


Die Kosten der Neueinführung einer Software lassen sich zum einen in Ein-
führungskosten und zum anderen in laufende Betriebskosten unterteilen.
Zu den Einführungskosten zählen zunächst einmal die Software-Lizenz-
kosten der SAP Business One-Lösung. Der Standardlistenpreis für einen
Arbeitsplatz (Client) ist mit 2500 € mittelstandsgerecht positioniert. Natür-
lich sind nach Mengenstaffeln auch Rabatte von den Vertriebspartnern im
Preis möglich. Die Anpassungskosten zur Einführung der Software können
leicht um den Faktor 1,5 bis 2 im Vergleich zu den Softwarelizenzkosten stei-
gen. Einzelne mittelständische Unternehmen führen deshalb zum Teil selbst
die SAP Business One-Software ein. In diesem Fall ist ein Power-User im
Unternehmen auszubilden. SAP bietet dazu verschiedene SAP Business One-
Kurse an, die bis hin zum zertifizierten SAP-Berater führen.

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Sandini Bib

1 Die Bedeutung von SAP Š Business One

Abbildung 1.3 Entscheidungsrelevante Kosten einer Neueinführung (Quelle: Clasen, 2003)


Allerdings wünscht sich der Unternehmer eines mittelständischen Unterneh-
mens in der Regel ein Rundum-Sorglos-Paket. In diesem Fall bieten verschie-
dene Hardwarehersteller (z.B. Dell Computer mit dem SAP-Partner teufel
software) ein Komplettpaket an (siehe dazu Paketpreis für vier Bildschirmar-
beitsplätze mit SAP Business One auf der nächsten Seite – Stand November
2003).
Das mittelständische Unternehmen kann bei der Einführung von SAP Business
One die in der Regel vorhandenen Computer (PCs mit mindestens Pentium-
III-Prozessoren und mindestens 256 MB RAM Hauptspeicher) benutzen und
hat durch das Rundum-Sorglos-Paket einen vorinstallierten Datenbankserver
mit SAP Business One. Die Architektur von SAP Business One basiert auf
einem Client-Server-Konzept, d.h., die vorhandenen Clients (PC-Arbeits-
plätze) werden ebenfalls mit SAP Business One ausgestattet. SAP generiert
dazu pro Arbeitsplatz-PC einen Lizenzschlüssel. Wird die SAP Business One-
Software eingeführt, so werden die Formulare gestaltet, branchenspezifische
Felder aufgenommen (siehe dazu Kapitel 7.9 »Benutzerdefinierte Felder«),
Altdaten übernommen, Prozesse durchgespielt und zum Schluss die Anwen-
der direkt am Arbeitsplatz geschult. Die Unterstützung durch ein Beratungs-
haus (SAP-Software-Partner) kann gegebenenfalls während der Einführungs-
phase durch Programmierung auch einzelne Integrationen zu anderen
Softwarelösungen vornehmen. Wenn beispielsweise ein Unternehmen schon
ein bestehendes BDE-System (Betriebsdatenerfassungssystem) mit Barcode
im Einsatz hat, dann kann eine Verbindung zwischen SAP Business One und
dem bereits bestehenden System hergestellt werden.
Während der Betriebsphase fallen die monatlichen Service- (Hotline) und
Wartungsgebühren an. Diese werden von den einzelnen SAP-Einführungs-
partnern selbst festgelegt. Beispielsweise errechnet sich beim SAP-Partner
teufel software die Wartungsgebühr aus den SAP-Lizenzkosten bezogen auf
einen Arbeitsplatz wie Abbildung 1.5 zeigt.

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Sandini Bib

1.2 Entscheidungsrelevante Kosten 1

 
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Abbildung 1.4 Komplettpaket SAP Business One einschließlich Hardware

1. Level Support durch den SAP-Partner teufel software = 8%

2. Level Support durch die SAP AG (Release, Updates, Patches) = 10%

= 18%
ca. €40/mtl.
Abbildung 1.5 Lizenzkostenzusammenstellung

21
Sandini Bib

1 Die Bedeutung von SAP Š Business One

Die laufende Betreuung (1. Level Support) wird auf der ersten Stufe ein
SAP-Partner leisten. Erst bei schwierigen Problemen wendet sich das Bera-
tungshaus an den Support der SAP (2. Level Support). Im Rahmen eines War-
tungsvertrags werden so genannte »Hot Packages« bereitgestellt, mit denen
Verbesserungen und Fehlerkorrekturen in das Kundensystem eingespielt wer-
den. Bei unternehmensrelevanten Gesetzesänderungen, werden länderspezi-
fische »Legal Patches« eingespielt. Um eine möglichst lange Nutzungsdauer
von SAP Business One zu erreichen und die Kosten der Einführung über einen
ROI (Return of Investment) zu ermitteln, muss die SAP-Software folgende
Merkmale aufweisen:
• erweiterbar durch Programmierung (SDK)
• skalierbar (weitere SAP-Produkte, wie Internet Sales etc.)
• offen (Standards wie XML werden unterstützt)
Damit lassen sich während der Betriebsphase bestimmte flexible Anpassun-
gen zum Unternehmenswandel vornehmen.

1.3 Positionierung von Business One in der


SAP-Welt
Die Mittelstandsinitiative läuft bei SAP unter dem Begriff SMB (Small and
Midsize Business). Darunter versteht man eine Produktlinie, die zwei Pro-
dukte für den Mittelstand vorsieht. Für den gehobenen Mittelstand hat SAP
durch seine Systemhäuser vordefinierte Branchenlösungen unter dem Namen
All-In-One entwickelt. Früher waren sie unter dem Namen Ready to work
oder Ready to run bekannt. Diese Lösungen basieren auf der großen SAP-
Lösung mySAP (R/3). Sie adressieren in erster Linie mittelständische Unter-
nehmen mit komplexen Anforderungen an ihre Informationstechnologie (IT).
Der Mittelstand, der mit dem Produkt SAP Business One angesprochen wird,
hat im Großteil der Fälle zwischen 2 und 250 Mitarbeitern. Für die klein- und
mittelständisch geprägten Unternehmen waren Produkte von SAP in der Ver-
gangenheit häufig überdimensioniert. Mit SAP Business One ist nun eine Mit-
telstandslösung verfügbar, welche die Geschäftsabläufe zwar abbildet, aber
nicht bis ins letzte Detail geht (unter dem Motto: Weniger ist mehr!).
Die branchenspezifischen Benutzerfelder werden in SAP Business One mit
dem Mittelständler gemeinsam angefügt. Da SAP Business One im Gegen-
satz zu den bisherigen SAP-Produkten nicht in der proprietären Programmier-
sprache ABAP, sondern in C++ geschrieben wurde, bekommt der Kunde ein
kompiliertes Programm. Daher werden Kundenerweiterungen (Add-Ons)
nicht im Standard-Quellcode vorgenommen, sondern nur an vordefinierten
Schnittstellen über die so genannten COM-Objekte (COM – Component
Object Model). Momentan hat der SAP-Implementierungspartner 52 COM-
Objekte zur Verfügung, wie z.B. Lieferant, Kunde, Artikel, Lieferschein, die er
mit den Datensatzstrukturen ansprechen und erweitern kann (DATA-API).

22
Sandini Bib

1.3 Positionierung von Business One in der SAP-Welt 1


Werden Add-On-Programme zu SAP Business One eingesetzt, so bleiben
diese bei einem Release-Wechsel von der SAP unberührt, da sie auf diesen
Objektschnittstellen basieren. Positiv zu bewerten ist, dass diese Erweiterun-
gen keine R/3-Spezialisten mit ABAP-Know-how von SAP benötigen, son-
dern eine Vielzahl an Programmierern mit C++-Programmier-Kenntnissen
ansprechen. Jeder Informatikstudent kennt die objektorientierte Sprache C++
und es ist somit wahrscheinlich, dass es in Zukunft eine Vielzahl an spezifi-
schen Add-Ons zu SAP Business One geben wird (siehe dazu den Add-On-
Marktplatz www.business-one.de).

Abbildung 1.6 Positionierung der SAP-Produkte

Kundenerweiterungen dürften nur in Ausnahmefällen wirklich notwendig


sein, da einem mySAP All-In-One-Kunden der gesamte mySAP-Program-
mierquellcode zur Verfügung steht. Sollte dies doch der Fall sein, so kann der
Kunde den komplett ausgelieferten und erst vor dem Start der Anwendung
interpretierten ABAP-Quellcode direkt an seine Bedürfnisse anpassen. Es
steht dem SAP-Berater dazu eine ABAP-Entwicklungsumgebung zur Verfü-
gung. Bei Durchführung von Erweiterungen (Add-Ons) in mySAP All-In-
One dürfen derzeit ausreichend ausgebildete ABAP-Spezialisten auf dem
Arbeitsmarkt vorhanden sein. Die Schulung für den Bereich mySAP im Ver-
gleich zu SAP Business One dürfte deutlich höher ausfallen, da die Prozesse,
auch wenn diese teilweise vereinfacht sind, im Design und Ablauf denen des
R/3-Systems entsprechen. Mit dem neuen SAP Business One bietet SAP in
der Tat ein interessantes ERP-Produkt für kleine und mittelständische Firmen
an, denen SAP bisher zu groß und zu teuer war. Informationen über Preise

23
Sandini Bib

1 Die Bedeutung von SAP Š Business One

einer mySAP-All-In-One Lösung zu bekommen, hat sich als sehr schwierig


erwiesen. Obwohl es auch bei diesem Produkt Festpreisangebote durch SAP-
Partner gibt, lässt die Beratungseinführung einen großen Spielraum bei der
Preisgestaltung. Die Erfahrung zeigt, dass trotz der Voreinstellung ab Werk
aufgrund der deutlich höheren Komplexität kaum ein Installationsprojekt
unter €100.000 durchgeführt werden kann (vgl. Clasen 2003 und Kapitel
1.2 »Entscheidungsrelevante Kosten«).
Was das Thema Zukunftssicherheit angeht, haben beide Mittelstandspro-
dukte von SAP das As im Ärmel, made by SAP zu sein und somit zu einem
der größten Softwarehäuser zu gehören. Die Gefahr, mittelfristig ohne Soft-
warepartner dazustehen, ist daher als sehr gering einzuschätzen. Es gibt
sicherlich auch andere Mittelstandssoftwarepakete auf dem Markt, die
genauso funktional die Geschäftsprozesse eines mittelständischen Unterneh-
mens abdecken, aber dabei handelt es sich nicht um Software aus dem
Hause SAP. Mittlerweile ist die Marke SAP ein Gütesiegel für Sicherheit
geworden. Das Motto Sicherheit trifft Zukunft ist sicherlich eines der stärks-
ten Argumente für SAP Business One. Andere größere Softwarehäuser posi-
tionieren zwar ihre Mittelstandssoftware genauso für den Mittelstand, kom-
men aber von der Technologie/Betriebssystemerfahrungsseite, während SAP
aus dem Fokus der jahrelangen Geschäftsprozesserfahrung nun das SAP
Business One für den Mittelstand anbietet.

1.4 Technologie zu SAP Business One


Die Bedienoberfläche von SAP Business One lehnt sich sehr stark an Micro-
soft Office an, was die Einarbeitung der Mitarbeiter erleichtert. Betriebswirt-
schaftliche Abfragen, wie beispielsweise nach offenen Aufträgen, lassen sich
schnell durchführen, da die Informationen aus verschiedenen Datenspei-
chern miteinander verknüpft werden (vgl. Fuchs 2003, S. 20).
SAP Business One verwendet die in der Praxis vielfach erprobte Client/Ser-
ver-Technologie und sorgt für eine zweckmäßige und stabile Lastverteilung
der Systemressourcen. Es handelt sich hierbei um eine Fat-Client-Anwen-
dung, bei der die Geschäftslogik auf den Benutzer-PCs läuft. Auf dem Object-
Bridge-Server ist die gesamte Anwendung installiert, worauf von anderen
Applikationen aus zugegriffen werden kann (vgl. Plattner 1991, S. 103–110).
Als Datenbank benutzt SAP Business One (Stand heute) nur die relationale
Datenbank MS SQL. Sie wird auf dem Server installiert und verwendet zur
Sicherung der Konsistenz der Client/Server-Anwendung eine automatische
Versionsverwaltung. SAP Business One unterstützt einen automatischen
Upgrade-Prozess, bei dem die neue Client-Software von der Server-Daten-
bank geladen wird. Alle Benutzer können gleichzeitig arbeiten und erhalten
die komplette, neueste Version des benötigten Datensatzes zur Anwendung.
Datensätze werden weder gesperrt noch muss jemand warten, solange ein
anderer Benutzer ausdruckt oder ein Buchungsvorgang erfolgt. Neben der

24
Sandini Bib

1.4 Technologie zu SAP Business One 1


Server-Datenbank laufen in SAP Business One auf der Server-Seite Backup-
Dienste, E-Mail-Verbindungen und die Lizenzverwaltung. Die Backup-Dienste
sorgen für die notwendige Datensicherheit, wie sie z.B. für Buchhaltungsda-
ten von großer Bedeutung ist. Die Datenbank bietet Schutz vor Datenverlust
und unberechtigtem Zugriff. SAP Business One stellt dafür ein umfassendes
Benutzerberechtigungskonzept bereit. Der Einkäufer kann beispielsweise
nicht auf Rechnungsprüfungstransaktionen zugreifen (Vier-Augen-Prinzip).
Eine weitere Lösung des Datenbankmanagements für SAP Business One ent-
steht derzeit in Zusammenarbeit mit der Firma Sybase. Mit dieser Koopera-
tion wird das Engagement, mittelständische Unternehmen im Bereich des
integrierten Lösungsangebots zu unterstützen, attraktiv verstärkt. Dadurch
werden mittelständischen Firmen mehr Möglichkeiten geboten, ihr operati-
ves Geschäft vielfältiger und flexibler zu gestalten. Als Grundlage des Daten-
bankmanagements in Verbindung mit Sybase kommt zunächst das System
Sybase ASE zur Verwendung und wird später dahingehend ausgebaut, dass
eine mobile und drahtlose Anwendung von Business One, z.B. für Außen-
dienstmitarbeiter, verwirklicht werden kann.
SAP Business One ist ein offenes System, d.h. offen zur Microsoft-Office-Welt.
Jeder Beleg, jede Statistik kann in MS Word oder MS Excel exportiert werden.
Beispielsweise möchte der Vertriebsmitarbeiter seine Preisliste aus SAP Busi-
ness One in MS Excel herunterladen und zur Kalkulation weiterbearbeiten.
Diese Flexibilität ist mittelstandsgerecht und deshalb ist SAP Business One zu
anderen Standardprogrammen offen. Die relationale Datenbank im Einsatz mit
SAP Business One ermöglicht eine Offenheit von Berichten jeglicher Art. In der
Fachsprache spricht man von Queries. Damit lassen sich zu den standardmä-
ßig bereitgestellten Berichten auf sehr einfache Art und Weise Informationen
aus anderen Bereichen für kundenspezifische Berichte zusammenstellen. Ein
Abfrageassistent unterstützt den Anwender in SAP Business One bei der
Generierung eigener kundenspezifischer Berichte. Standardschnittstellen (APIs
– Application Programming Interface) ermöglichen Integrationen zu internen
und externen Datenquellen, wie etwa zu Handheld-Computern (PDA, Mobile
Phones etc.), zu Internet-Sales-Anwendungen oder zu anderen Add-On-Pro-
grammen (siehe dazu Kapitel 3 »Marktplatz »www.business-one.de««).
SAP Business One garantiert das Arbeiten in einer reinen Windows-Umge-
bung mit vertrauten und standardmäßigen Benutzeroberflächen und Funk-
tionen (vgl. SAP Business One, SAP White Paper 2003, S. 8). Deshalb benutzt
SAP Business One auf dem Client-PC die Betriebssysteme von Microsoft Win-
dows 2000 und Windows XP.
Selbst E-Mail- und/oder SMS-Technologie lässt sich als Alarmfunktion mit
Workflow-Eigenschaften einsetzen. Für außergewöhnliche Ereignisse, beispiels-
weise Genehmigungsverfahren bei größeren Bestellungen eines Einkäufers,
lassen sich zur Übergabe von Dokumenten zwischen den Mitarbeitern (in unse-
rem Beispiel zwischen dem Einkäufer und dem Geschäftsführer) automatische
Meldungen per E-Mail und/oder SMS auslösen.

25
Sandini Bib

1 Die Bedeutung von SAP Š Business One

Abbildung 1.7 Technologie von SAP Business One (Quelle SAP AG)

Eine Besonderheit in SAP Business One ist die Technologie Drag & Relate.
Mit dieser Funktion lassen sich interaktiv betriebswirtschaftliche Abfragen
erstellen. Dabei wird durch Ziehen (Drag) der Felder mit der Computermaus
die Verknüpfung der Datenfelder erzeugt und der interaktive Bericht gene-
riert. Die Konsequenz ist, dass man schnell Berichte generieren und darauf
basierend effektive Geschäftsentscheidungen treffen kann. Diese Technolo-
gie ist sehr innovativ in der Unternehmenssoftware SAP Business One einge-
setzt.
Die Vorteile der neuen Lösung mit der eingesetzten Technologie sind:
• Integration
• Offenheit
• Leichte Bedienbarkeit (Windows-Oberfläche)
• Excel/Word-Exportschnittstellen
• Erweiterbarkeit (Branchenausprägung)
• Multinationale Funktionen (Buchhaltungssysteme pro Land)
• Mehrsprachigkeit (in über acht Sprachen verfügbar)
• Migrationsfähigkeit/Skalierbarkeit (Wachstumspfad nach mySAP)
• Anbindung an mySAP-Applikationen durch Exchange-Infrastruktur

26
Sandini Bib

Kapitel 2
Kurzüberblick über
SAP Business One
2.1 Administration 30
2.2 Buchhaltung 31
2.3 Verkauf 32
2.4 Einkauf 34
2.5 Geschäftspartner 35
2.6 Bankenabwicklung 36
2.7 Artikel- und Lagerverwaltung 37
2.8 Endmontage 38
2.9 Kostenrechnung 40
2.10 Berichtswesen 41
Sandini Bib
Sandini Bib

Kurzüberblick über
SAP Business One
SAP Business One erfüllt alle Anforderungen eines mittelständischen Unter-
nehmens an eine integrierte Softwarelösung. Business One ist mit allen
Modulen ausgestattet, die ein Großteil der kleinen und mittleren Unterneh-
men für die Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse brauchen. Das Leistungs-
spektrum der Software umfasst alle wesentlichen Funktionen, beginnend
beim Einkauf, über den Vertrieb, die Endmontage, die Buchhaltung bis hin
zur Bankenabwicklung.
Wenn sich ein Benutzer in SAP Business One anmeldet, wird eine der Win-
dows-Oberfläche angepasste Umgebung geöffnet, in der die verschiedenen
Elemente des Systems dargestellt sind.

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6\PEROOHLVWH

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6WDWXVOHLVWH

Abbildung 2.1 Elemente der Oberfläche von Business One

Über die verschiedenen Menüs in der Menüleiste können alle Bearbeitungs-


funktionen des Systems erreicht werden. Jedes Mal, wenn eine Funktion wie
z.B. die Artikelverwaltung aufgerufen wird, ergänzt das System die Menü-
leiste um einen gleichnamigen Menüpunkt. In der Symbolleiste sind die für

29
Sandini Bib

2 Kurzüberblick über SAP Business One

die Arbeit mit SAP Business One benötigten Bearbeitungsfunktionen als


Symbole dargestellt. Im Hauptnavigationsbereich sind alle Anwendungen
des Systems SAP Business One zusammengefasst. Im Bereich des Benutzer-
menüs lassen sich individuelle Anwendungen und Funktionen darstellen, um
eine schnelle Zugriffszeit – ohne langes Suchen – auf die einzelnen Funktio-
nen zu ermöglichen. In der Statusleiste finden Sie allgemeine Informationen
wie Fehlermeldungen und Informationen zu allen Eingabefeldern. Die Infor-
mationen zu einem Feld werden unten links in der Statusleiste angezeigt,
wenn Sie den Mauszeiger über dem Feld positionieren.
Das System ist in zehn Module untergliedert, die in den folgenden Abschnit-
ten mit ihren wichtigsten Funktionen beschrieben sind.

2.1 Administration
Das Modul »Administration« beinhaltet sämtliche Grundeinstellungen des
Systems wie z.B. Währungsumrechnungskurse, System-Setup, Berech-
tigungskonzept, E-Mail- und SMS-Grundeinstellungen, Online-Alarmfunk-
tionen, Datenimport- und Datenexportfunktionen. Weiterhin können im
Modul »Administration« die Unternehmensdaten gesichert werden und es
kann auch auf Informationen aus Softwaresystemen von anderen Anbietern
zugegriffen werden. SAP Business One bietet die Möglichkeit, mehrere
Mandanten zu verwalten. Mit der Funktion Firma auswählen können Sie
zwischen den einzelnen Firmen im System hin- und herwechseln und bei-
spielsweise jeweils für eine Firma die Geschäftsvorgänge pflegen.

Abbildung 2.2 SAP Business One – Hauptnavigationsbereich: Administration

30
Sandini Bib

2.2 Buchhaltung 2
Ein wesentlicher Bestandteil der Administration ist die Systeminitialisierung,
die durchgeführt werden muss, nachdem eine neue Firma im System ange-
legt wurde. Die wichtigsten Inhalte der Systeminitialisierung sind:
• Definition der Firmendetails
• Allgemeine Einstellungen zum System
• Einstellungen für Belege
• Definition des Kontenplans und der Konten
Die Systeminitialisierung muss durchgeführt werden, um eine reibungslose
Nutzung des Systems nach den unternehmerischen Vorgaben sicherzustellen.
Die Systeminitialisierung dient zur Festlegung, wie die Geschäftsvorgänge
einer Firma im System behandelt werden sollen, und bereitet das System auf
den Einsatz in einem Unternehmen vor. Dadurch wird SAP Business One den
individuellen Bedürfnissen jedes einzelnen Unternehmens angepasst. Die Sys-
teminitialisierung sollte nur für eigendefinierte Firmen durchgeführt werden.
Falls mit SAP Business One mehrere Firmen abgebildet werden sollen, muss
die Systeminitialisierung für jede Firma getrennt durchgeführt werden.

2.2 Buchhaltung
Mit den Funktionen der in SAP Business One enthaltenen Buchhaltung wer-
den alle Vorgänge der Finanzabwicklung erledigt. Diese Vorgänge beinhal-
ten unter anderem Hauptbuch- und Kontokorrentbuchungen, Korrekturen
von Fremdwährungen, Auskünfte über Budgets und deren Festlegung,
Rückstellungen und auch Teile des Berichtswesens, die für die Buchhaltung
und die Unternehmensleitung von Bedeutung sind. Die Integration von
Berichten in der Buchhaltung ermöglicht den unkomplizierten und schnellen
Zugriff auf Finanzauswertungen.
Der Kernpunkt der Buchhaltung ist jedoch der Kontenplan. Dieses Haupt-
buch ist das Verzeichnis aller Sachkonten, die von einer Firma oder mehreren
Firmen gemeinsam verwendet werden. Jedem Mandanten muss ein Konten-
plan zugeordnet werden. Dieser Kontenplan ist der operative Kontenplan,
nach dem im Tagesgeschäft eines Unternehmens die Buchungen für diese
Firma vorgenommen werden. Der Kontenplan enthält zu jedem Sachkonto
eine eindeutige Kontonummer, eine aussagekräftige Bezeichnung und
Informationen, welche die Funktion des Kontos bestimmen. Der Kontenplan
in SAP Business One hat eine Baumstruktur mit fünf Ebenen, deren Struktur
zwischen aktiven Konten und Titeln unterscheidet.
Alle Buchungsbelege, die in einem Unternehmen erzeugt werden, werden
auf einem der im Kontenplan definierten Konten verbucht. Bei nicht sorgfäl-
tiger Handhabung können schnell Fehler passieren. Um diesem Umstand
entgegenzuwirken, gibt es in SAP Business One die Buchungsvorerfassung.
Ein vorerfasster Beleg ist ein Entwurf, der noch keine Werte im Hauptbuch

31
Sandini Bib

2 Kurzüberblick über SAP Business One

erzeugt. In diesem Stadium kann ein Beleg noch einmal überprüft, geändert
und gegebenenfalls ergänzt werden, bevor er verbucht wird.

Abbildung 2.3 Beispiel eines Kontenplans in SAP Business One

In jedem Unternehmen gibt es Transaktionen, die immer wiederkehren. Ein


Beispiel hierfür sind die Personalabrechnungen, die jeden Monat von der
Bank bezahlt werden müssen. Für solche Vorgänge gibt es in SAP Business
One die Funktion der Dauerbuchungen. Zur Durchführung der Buchungen
lassen sich Kontierungsmuster erstellen, die bei Bedarf herangezogen wer-
den. Der Sachbearbeiter kann sich dann bei Fälligkeit einer solchen Dauer-
buchung eine Meldung anzeigen lassen, die ihn auf die Zahlungsfälligkeit
hinweist. Alternativ können solche Buchungen auch automatisiert erfolgen.
Mit den verschiedenen Berichten im Modul »Buchhaltung« lassen sich die
erzeugten Buchungen auf Richtigkeit überprüfen und nachvollziehen.

2.3 Verkauf
Dieses Modul konzentriert sich auf den Vertriebsprozess einer Firma. Der
Vertriebsprozess beinhaltet im Normalfall die verschiedensten Funktionen,
angefangen von der Angebotserstellung, der Auftragserfassung, der Pla-
nung und Ausführung von Lieferungen, dem Aktualisieren von Lagerbestän-
den bis hin zur Erstellung der Ausgangsrechnung an die Kunden. All diese
Funktionen können immer mit Bezug zu einem vorangegangenen Beleg
erfasst werden.
Zunächst einmal sind die unterschiedlichen Verkaufsbelege und ihre Funk-
tion im System zu unterscheiden. Hierbei wird zwischen solchen Belegen
unterschieden, die eine rechtliche Bindung darstellen, und solchen, die nur
intern verwendet werden. Unterschiedliche Verkaufsbelege haben beim
Erfassen auch unterschiedliche Auswirkungen im System:

32
Sandini Bib

2.3 Verkauf 2
• Angebot
Das Angebot, so wie es in SAP Business One dargestellt ist, ist kein recht-
lich bindendes Dokument. Es dient in den meisten Fällen lediglich zur In-
formation. Mit dem Erfassen sind keine mengen- und wertverändernden
Buchungen im System verbunden.
• Auftrag
Bei einem Auftrag kann es sich in verschiedenen Branchen um ein recht-
lich bindendes Dokument handeln. Beim Erfassen von Aufträgen werden
keine wertmäßigen Veränderungen in der Buchhaltung gebucht. Es wird
allerdings die Auftragsmenge in der Bestandsverwaltung als reservierte
Menge geführt. Sie können die Bestellmengen in verschiedenen Berich-
ten, wie z.B. der Bestandsübersicht und an anderen Stellen im System ein-
sehen. Diese Informationen können entscheidend zur Optimierung der
Bestellvorgänge und Lagerhaltung beitragen.
• Lieferschein
Beim Lieferschein handelt es sich definitiv um einen rechtlich bindenden
Beleg. Ohne Lieferschein kann ein Artikel nur ausgeliefert werden, wenn
zuvor schon eine Rechnung erstellt wurde. Mit dem Erfassen im System
wird auch der zugehörige Warenausgang gebucht. Die Ware geht vom
Lager ab und die Bestandsveränderungen werden gebucht. Mit der Be-
standsveränderung ändern sich auch die Werte in der Buchhaltung.
• Rechnung
Die Rechnung ist ebenfalls ein rechtlich bindender Beleg. Es werden die
zugehörigen Konten des entsprechenden Kunden in der Buchhaltung
bebucht. Ist der Rechnung kein Lieferschein vorausgegangen und handelt
es sich um den Verkauf von Artikeln, die auf jeden Fall im Lager geführt
werden, dann werden bei der Rechnungsausgabe auch die Bestände ent-
sprechend korrigiert.
Zusätzlich zu diesen Verkaufsbelegen werden die drei folgenden Geschäfts-
vorgänge in SAP Business One mit eigenen Verkaufsbelegen gehandhabt.
Bei der Rechnung und Zahlung handelt sich um einen so genannten Barver-
kauf, bei dem der Kunde gleich den vollen Rechnungsbetrag bezahlen muss.
Eine Retoure erfolgt auf eine Lieferung, wenn diese nicht zur Zufriedenheit
des Kunden ausgeführt wurde. Eine Gutschrift ist dann erforderlich, wenn
z.B. im Falle einer Rücksendung keine erneute Lieferung einer Ware
gewünscht ist.
In SAP Business One sind die Verkaufsbelege entsprechend ihrer zeitlichen
Abfolge im Hauptnavigationsbereich angeordnet.

33
Sandini Bib

2 Kurzüberblick über SAP Business One

Abbildung 2.4 Anordnung der Verkaufsbelege im Hauptnavigationsbereich

2.4 Einkauf
Im Einkaufsmodul werden alle Aktivitäten in Zusammenhang mit den Liefe-
ranten bearbeitet. Ausgehend von Bestellanforderungen wird der Einkaufs-
prozess über die Lieferung zur Bestellung bis hin zur Lieferantenrechnung
abgebildet. Zu den Lieferungen können noch die Einfuhrdaten erfasst und
zugeordnet werden.
Ebenso wie im Modul »Verkauf« werden auch im Einkauf die Belege dahin-
gehend kategorisiert, ob sie rechtlich bindend sind. Für den Einkauf werden
die folgenden Einkaufsbelege von SAP Business One unterstützt:
• Bestellung
Beim Erfassen der Bestellung findet keine wertmäßige Veränderung in der
Buchhaltung statt. Allerdings werden die Bestellmengen in der Bestands-
führung des Systems geführt. Man kann die bestellten Mengen in ver-
schiedenen Berichten, wie z.B. der Bestandsübersicht, und an anderen
Stellen im System sehen.
• Lieferschein Einkauf
Die Lieferung zur Bestellung wird erfasst, sobald die Ware vom Lieferan-
ten im eigenen Unternehmen eintrifft. Gleichzeitig mit dem Erfassen der
Lieferung zur Bestellung wird auch der Wareneingang in das Lager mit
den entsprechenden Bestandsveränderungen gebucht. Damit ändern sich
auch die Werte in der Buchhaltung.
• Eingangsrechnung
Die Eingangsrechnung veranlasst die Buchung der zugehörigen Konten
für den Lieferanten in der Buchhaltung. Wenn der Eingangsrechnung
keine Lieferung zur Bestellung im System vorausgegangen ist und es sich
um den Einkauf von Artikeln handelt, die im Lager geführt werden, dann
werden mit der Buchung der Rechnung auch die Bestände erhöht.

34
Sandini Bib

2.5 Geschäftspartner 2
Im Falle von Einkaufsbelegen müssen die in das System eingegebenen Daten
identisch mit den Daten auf den Belegen des Lieferanten sein. Die Daten in
der Buchhaltung müssen die Rechnung vom Lieferanten genau wiederge-
ben. Falls es doch zu Differenzen zwischen den Angaben in Ihrem System
und den Angaben auf dem Beleg des Lieferanten kommt, müssen diese Dif-
ferenzen mit dem Lieferanten geklärt werden. Dies kann beispielsweise der
Fall sein, wenn ein Lieferant einen anderen Preis als bei der Bestellung ange-
geben in Rechnung stellt.
Ebenso wie im Verkauf können auch im Einkauf Rücklieferungen an den Liefe-
ranten notwendig sein. In diesem Fall kommen die beiden Belege Retoure und
Gutschrift im System zum Einsatz. Mithilfe der Druckfunktion, die für jeden
Beleg im System vorhanden ist, können beispielsweise zu einer Rücklieferung
an einen Lieferanten, die zugehörigen Papiere beigelegt werden. Dabei lässt
sich der Beleg dem jeweiligen Firmenlayout entsprechend gestalten.

Abbildung 2.5 Beispiel eines Retourenbelegs in SAP Business One

2.5 Geschäftspartner
Dieses Modul enthält das Stammdatenmanagement für Geschäftspartner
mit allen relevanten Informationen über Kunden und Lieferanten sowie Inte-
ressenten. Diese Informationen werden einerseits bei der Abwicklung von
geschäftlichen Transaktionen benötigt und andererseits auch zur Vorberei-
tung von Belegen verwendet.

35
Sandini Bib

2 Kurzüberblick über SAP Business One

Kunden und Lieferanten werden aus der Sicht von SAP Business One unter
dem Begriff Geschäftspartner zusammengefasst. Bei den verschiedenen
Geschäftsvorgängen, wie z.B. dem Erfassen eines Auftrags oder einer Bestel-
lung, unterscheidet das System automatisch, ob es sich um einen Kunden
oder um einen Lieferanten handelt. Bei der Auftragserfassung werden bei-
spielsweise nur Kunden im Auswahlfenster für den Geschäftspartner ange-
zeigt.
Zusätzlich zu Lieferant und Kunde werden so genannte Leads oder Interes-
senten in SAP Business One als Geschäftspartner betrachtet. Auch für diese
werden die Daten, soweit bekannt, im System angelegt, um Marketing- und
Verkaufsaktivitäten steuern zu können. Der Kontakt zwischen Interessenten
und Vertriebsmitarbeitern einer Firma im Rahmen der Verkaufsaktivitäten
erfolgt in Form von Gesprächen, Schriftverkehr und Meetings. Diese Kon-
takte können im System zum jeweiligen Geschäftspartner erfasst werden. Für
Interessenten lassen sich außerdem Opportunities erfassen, um die Absatz-
chancen in Erwartung eines Geschäftsabschlusses auswerten zu können.
Die im System hinterlegten Informationen zu einem Geschäftspartner
bezeichnet man als Stammdaten. Zu den Stammdaten gehören unter ande-
rem folgende Informationen:
• Firmenname inklusive Adressen und Telefonnummern
• Ansprechpartner beim Geschäftspartner inklusive Telefonnummern und
E-Mail-Adressen
• Spezifische Einkaufs- und Verkaufspreislisten
• Zahlungsbedingungen
Die in den Stammdaten hinterlegten Informationen zu den Geschäftspart-
nern können von SAP Business One automatisch für die Bearbeitung von
Geschäftsprozessen herangezogen werden. Beispielsweise werden die für
einen Kunden definierten Zahlungsbedingungen automatisch den Aufträgen
und Rechnungen zugrunde gelegt und an den vorgegebenen Stellen in die
Erfassungsmaske eingebettet.

2.6 Bankenabwicklung
Dieses Modul bearbeitet die komplette finanzielle Abwicklung wie Geldein-
gänge, Schecks, Vorauszahlungen, Kreditkartenzahlungen, Bankenabgleich
und die automatische Abwicklung von Zahlungsvorgängen. Im Bereich der
Bankenabwicklung erfolgt eine grundsätzliche Differenzierung danach, ob es
sich bei einer Zahlung um eine eingehende oder um eine ausgehende Zah-
lung handelt. Eingangszahlungen werden mit den an Kunden gesendeten
Rechnungen verknüpft und Ausgangszahlungen verknüpft man mit einer
von einem Lieferanten erhaltenen Rechnung. Beide Arten der Zahlung kön-
nen in Form von Banküberweisungen, Schecks oder Barzahlungen sowie
Zahlungen mit einer Kreditkarte erfolgen.

36
Sandini Bib

2.7 Artikel- und Lagerverwaltung 2


Eine besondere Form der Zahlung ist die Einreichung eines Schecks. Ein
Scheck, den ein Unternehmen von einem Kunden erhält und der mit einer
Eingangszahlung im System registriert wird, muss zur Scheckverwaltung wei-
tergeleitet werden. Dabei wird aufgrund des Tagesdatums eine Unterschei-
dung zwischen Barschecks und vordatierten Schecks getroffen. Barschecks
werden auf einem laufenden Konto, beispielsweise einem Girokonto,
geführt, vordatierte Schecks auf einem davon getrennten Konto für vorda-
tierte Schecks, die noch eingereicht werden müssen. Die vordatierten
Schecks werden automatisch zu Barschecks, sobald das Fälligkeitsdatum
erreicht wird.

Abbildung 2.6 Ablauf für die Einreichung von Schecks (Quelle SAP)

In SAP Business One ist die Funktion integriert, dass Zahlungen automatisiert
erfolgen können. Hierfür bedarf es im Vorfeld einiger Einstellungen und der
Festlegung von Definitionen. Anfangs müssen zunächst einmal die Zah-
lungsarten bestimmt und den jeweiligen Geschäftspartnern zugewiesen wer-
den. Während des Zahlungslaufs beeinflusst die für einen Geschäftspartner
ausgewählte Zahlungsart die Art und Weise, in der das System Rechnungen
begleicht. Anschließend sind die Standardwerte für die Zahlungsläufe zu
definieren. Damit werden alle allgemein gültigen Informationen für einen
Zahllauf festgelegt. Abschließend können mithilfe des Zahlungsassistenten in
SAP Business One die Filtereinstellungen definiert und der Zahlungslauf akti-
viert werden. Den Zahlungsassistenten kann man sowohl zur Verrechnung
eingehender Zahlungen als auch zur Abwicklung von Zahlungen an Liefe-
ranten verwenden.

2.7 Artikel- und Lagerverwaltung


Hier befinden sich sämtliche Informationen über Artikel, Inventurbestände,
Preislisten, spezielle Preisabstimmungen und Lagertransaktionen eines
Unternehmens.
Mit SAP Business One kann ein Unternehmen alle Artikel verwalten, die es
einkauft, produziert, verkauft oder auf Lager hält. Auch Dienstleistungen
werden im System als Artikel definiert. Dies ist jedoch nur von Bedeutung,
wenn es sich um den Bereich »Verkauf« handelt.

37
Sandini Bib

2 Kurzüberblick über SAP Business One

In SAP Business One erfolgt eine Unterscheidung der Artikel in drei unter-
schiedliche Artikeltypen:
• Einkaufsartikel
Einen Einkaufsartikel beziehen Sie von einem Lieferanten. Um einen Artikel
einkaufen zu können, muss dieser als Einkaufsartikel im System definiert
sein. Nur dann können Sie eine Bestellung für den Artikel im System anlegen.
• Verkaufsartikel
Einen Verkaufsartikel verkaufen Sie an einen Kunden. Um einen Artikel
verkaufen zu können, muss dieser als Verkaufsartikel im System definiert
sein. Nur dann können Sie zum Beispiel einen Auftrag für einen Kunden
mit diesem Artikel im System anlegen.
• Lagerartikel
Sie können die Lagerartikel in Ihrem Lager verwalten. Um einen Artikel in
der Bestandsführung nutzen zu können, muss dieser als Lagerartikel im
System definiert sein. Nur dann können Sie zum Beispiel Warenbewegun-
gen für den Artikel im System buchen.
Eine weitere Typisierung eines Artikels sieht die Betrachtung eines Artikels als
Artikel des Anlagevermögens vor. Ein Artikel des Anlagevermögens ist zwar
ein Einkaufsartikel, er wird aber weder verkauft noch geht er in die Produk-
tion ein. Er wird lediglich unternehmensintern eingesetzt. Bei solchen Arti-
keln handelt es sich zum Beispiel um Computer oder Möbel, die für den
unternehmensinternen Gebrauch verwendet werden.
Für jeden Artikel werden die für einen bestimmten Bereich relevanten Daten im
System erfasst. Diese Daten werden in allen Bereichen, wo sie erforderlich sind,
automatisch vom System herangezogen. Dabei handelt es sich um die Bereiche
Einkauf, Verkauf, Produktion, Verwaltung des Lagers und die Buchhaltung.
So erhält ein Unternehmen mit SAP Business One eine optimale Unterstüt-
zung für seine Geschäftsprozesse. Im Verkauf unterstützt das SAP Business
One-System den Anwender bei der Erfassung von Aufträgen, Lieferscheinen
und Ausgangsrechnungen, indem es automatisch die Preise und die Ver-
kaufsmengeneinheiten sowie den Bruttogewinn kalkuliert. Mit den Artikel-
daten im System können Firmen ihre Lagerhaltung optimieren. Sie haben die
Bestandsmengen jederzeit unter Kontrolle und können parallel zu den Men-
gen bei Bedarf auch die finanziellen Aspekte der Lagerhaltung analysieren.

2.8 Endmontage
Dieses Modul ermöglicht das Festlegen und Arbeiten mit Produktstücklisten,
das Anlegen von Arbeitsaufträgen sowie die Überprüfung und die Dokumen-
tation von Produkt- und Materialverfügbarkeiten. Ein Großteil der Artikel, die
ein Unternehmen vertreibt, setzt sich aus verschiedenen Einzelartikeln
zusammen. Um diese Zusammensetzung in SAP Business One zu beschrei-
ben, bedarf es der Stücklisten. In SAP Business One werden diese Stücklisten

38
Sandini Bib

2.8 Endmontage 2
als Produktstrukturen bezeichnet. Aufgrund der Art der Zusammensetzung
lassen sich verschiedene Produktstrukturen unterscheiden.
In einigen Fällen ist ein Endprodukt das Ergebnis eines kompletten Ferti-
gungsprozesses. In anderen Fällen kann es sich bei dem Endprodukt aber
auch nur um eine Zusammenstellung von Artikeln handeln, die als Set ver-
kauft werden, aber keinen gemeinsamen Fertigungs- oder Montageprozess
haben. Aus diesen Gründen lassen sich die Produktstrukturen wie folgt
unterscheiden:
• Produktionsstücklisten
Die Produktionsstückliste beschreibt ein Endprodukt, in das ein oder mehrere
Komponenten mit unterschiedlichen Mengen eingehen. Die Komponenten
werden während des Produktionsprozesses in das Endprodukt umgewan-
delt. Der Prozess kann z.B. ein Herstellungsverfahren, das Verpacken oder
ein beliebiger anderer Fertigungsprozess sein. Bei den verwendeten Kompo-
nenten kann es sich um physische Artikel oder auch um virtuelle Objekte
(wie z.B. einen Bearbeitungsschritt) handeln.
• Montagestücklisten
Eine Montagestückliste beschreibt ein Endprodukt, wenn es erst kurz vor
dem Verkauf zusammengestellt wird. Das Endprodukt könnte zum Bei-
spiel ein Verkaufsset sein, das aus verschiedenen einzelnen Artikeln
besteht. Zur Definition des Endprodukts wird dann eine Montagestück-
liste verwendet. Das Endprodukt liegt nicht als Gesamtset auf Lager. Die
Einzelkomponenten jedoch sind alle als Artikel im Lager des Unterneh-
mens vorhanden.
• Verkaufsstücklisten
Wie die Montagestückliste beschreibt eine Verkaufsstückliste ein Endpro-
dukt, das erst kurz vor dem Verkauf zusammengestellt wird. Der Unter-
schied zu einer Montagestückliste ist, dass für eine Montagestückliste im
Kundenauftrag lediglich das Endprodukt als Artikel dargestellt wird, wäh-
rend bei Verkaufsstücklisten das Endprodukt und auch die Komponenten
als Positionen im Kundenauftrag erscheinen.
Eine Besonderheit stellt noch die Stücklistenvorlage dar. Sie kann definiert
werden, um bei der Erstellung eines Verkaufsbelegs für das Endprodukt
Änderungen an den Komponenten vornehmen zu können. Man kann dort
die Mengen der einzelnen Komponenten verändern und somit besteht die
Möglichkeit, Komponenten aus der Stückliste zu löschen oder neue aufzu-
nehmen. Die Stücklistenvorlage dient somit als Vorschlagsliste von Artikeln
für den Verkauf, die in der Regel als eine Liste von Artikeln und nicht als End-
produkt mit seinen Komponenten erscheint.
Mit der Funktion Produktionsauftrag können für die in SAP Business One
erfassten Produktionsstücklisten Fertigungsaufträge für ein Endprodukt definiert
und in Produktionsanweisungen umgewandelt werden. Durch die Produktions-
anweisung wird die eigentliche Fertigung gestartet. Ist der Produktionsprozess

39
Sandini Bib

2 Kurzüberblick über SAP Business One

des Endprodukts abgeschlossen, wird der Produktionsauftrag rückgemeldet. Die


Rückmeldung von Produktionsanweisungen kann unter Umständen ein mehr-
stufiges Verfahren sein, falls untergeordnete Endprodukte als Komponenten in
übergeordneten Stücklisten enthalten sind.
Im Vorfeld der Produktion lassen sich noch die fehlenden Teile ermitteln,
damit der Fertigungsprozess ohne Unterbrechung erfolgen kann. Auch die
Darstellung von Empfehlungen über zu produzierende Artikel lässt sich im
Modul »Endmontage« aufrufen.

2.9 Kostenrechnung
Mit diesem Modul wird ein Profit Center-Controlling nach Bereichen oder
Abteilungen durchgeführt. Ein Profit Center kann so definiert werden, dass
für jeden Teil eines Unternehmens oder für eine Einheit in einem Unterneh-
men, die sich mit einer bestimmten betriebswirtschaftlichen Funktion
befasst, eine Kostenstelle festgelegt wird. Eine solche Unternehmenseinheit
kann beispielsweise die Fertigungsabteilung eines bestimmten Produkts sein.
Der Vorgang der Umlegung der Kosten auf die jeweiligen Profit Center wird
in SAP Business One als Aufteilung bezeichnet.
Einige Kosten und Erträge, die in einem Unternehmen entstehen, sind ein-
deutig dem jeweiligen Profit Center der Entstehung zuzuordnen. So kann
z.B. der Aufwand für die Produktion von Metallartikeln und Kunststoffteilen
direkt dem jeweiligen Profit Center mit dem Namen Metallteile oder Kunst-
stoffteile zugeordnet werden, falls ein solches Profit Center festgelegt
wurde. Dies bedeutet, dass für diese Kosten und Erträge eine direkte Auftei-
lungsregel definierbar ist.
Indirekte Kosten und Erträge, die nicht vollständig und direkt durch die Akti-
vität eines Profit Centers entstehen, werden gemäß indirekter Aufteilungs-
regeln auf die einzelnen Profit Center verteilt.
Bei der Verteilung der Kosten können unterschiedliche Verteilungsschlüssel
angewendet werden. Die Kosten können
• prozentual
• in Betragsform
• in Flächen- oder Volumeneinheiten
• oder als Faktor
angegeben werden, wobei die Summe der Werte immer einer Größe von
100% entspricht, auch wenn der tatsächliche Wert größer sein sollte. Die
erstellten Aufteilungsregeln können dann zur besseren Übersicht in einer
Aufteilungstabelle dargestellt werden. Um Aussagen darüber treffen zu kön-
nen, ob verschiedene Profit Center auch wirtschaftlich arbeiten, lassen sich
nach verschiedenen Kriterien Auswertungen im Modul »Kostenrechnung«
erstellen.

40
Sandini Bib

2.10 Berichtswesen 2

Abbildung 2.7 Auswahlkriterien für einen Profit Center-Bericht

2.10 Berichtswesen
Dieses Modul ermöglicht es Ihnen, Berichte über Unternehmensdaten und
Informationen in jeder beliebigen Struktur zu erstellen. Das gilt sowohl für
innerbetriebliche Auswertungen, Lagerberichte, Finanzreports als auch für
Buchhaltungsnachweise. Neben den vordefinierten Berichten besteht in die-
sem Modul auch die Möglichkeit, individuelle Abfragen zu definieren.
Diese unterschiedlichen Anwendungen enthalten eine Menge vordefinierter
Berichte, in denen der Anwender durch Auswahl- und Sortierfunktionen die
Unternehmenskennzahlen nach unterschiedlichsten Aspekten analysieren
kann. Die leicht verständliche Navigation in den einzelnen Berichten erlaubt
es, schnell auf die dem Bericht zugrunde liegenden Detailinformationen
zuzugreifen.

Abbildung 2.8 Einteilung der Berichte in SAP Business One

41
Sandini Bib

2 Kurzüberblick über SAP Business One

Darüber hinaus können vom Anwender selbst beliebige Berichte auf einfa-
che Weise den individuellen Bedürfnissen entsprechend erstellt werden.
Unterstützt wird man dabei von einem Berichts-Assistenten, der Schritt für
Schritt durch die Erstellung einer Systemabfrage führt. Auch ohne umfang-
reiche technische Kenntnisse kann so jeder Benutzer schnell detaillierte
Berichte gemäß dem Informationsbedarf erstellen. Die Ergebnisse aller
Berichte lassen sich in eine MS-Excel-Tabelle oder auch in MS Word exportie-
ren. Somit stehen die Daten einem Unternehmer oder zuständigen Mitarbei-
tern auch außerhalb des Systems zur Verfügung.
Die Funktionen zur Darstellung der Berichte ist in SAP Business One in die
verschiedenen Unternehmensbereiche unterteilt. Abbildung 2.8 zeigt die Ein-
teilung der Funktionen im Hauptnavigationsbereich von SAP Business One.
Das Modul »Berichtswesen« enthält sämtliche Berichte, die in SAP Business
One verfügbar sind. Auch wenn verschiedene Analysemöglichkeiten oder
Berichtsfunktionen in den entsprechenden Modulen bereits integriert sind,
werden die Berichte in diesem Modul nochmals zur Verfügung gestellt.

42
Sandini Bib

Kapitel 3
Marktplatz
»www.business-one.de«
3.1 Was sind Add-Ons? 45
3.2 Marktplatz-Prinzip 46
3.3 B1-Arbeitsplan 48
3.4 Mobile-PDA-Kontaktbearbeitung 50
3.5 B1-Cash-Kassensystem 52
3.6 B1-TAPI-Telefonschnittstelle 56
Sandini Bib
Sandini Bib

3.1 Was sind Add-Ons? 3

Marktplatz
»www.business-one.de«
3.1 Was sind Add-Ons?
Add-Ons sind Zusatzprogramme zu SAP Business One, die mit dem SDK
(Software Development Kit) erstellt worden sind oder eine eigene Integra-
tionsschnittstelle beinhalten. Oftmals entstehen während eines Projekts
Zusatzlösungen, die kundenorientiert entwickelt wurden. Diese Lösungen
werden als Add-Ons bezeichnet und können auch anderen Kunden mit glei-
chen Anforderungen in Zukunft bereitgestellt werden.

Abbildung 3.1 Baukastenprinzip mittels Add-On-Programmen

45
Sandini Bib

3 Marktplatz »www.business-one.de«

Abbildung 3.1 verdeutlicht den Bottom-up-Ansatz zum Aufbau der Unter-


nehmenslösung. SAP Business One wird mit einzelnen Add-Ons zu einer
Branchenlösung komplettiert. Das SAP Business One-SDK ermöglicht über
das User-API und das Daten-API direkten Zugang zu den Business-Objekten.
Diese Objektstruktur ist mit der Programmiersprache C++ oder C# .NET
unter dem Namen COM-Objekte bekannt. Genau diese Technik benutzt das
SAP Business One-SDK und stellt dazu (Stand heute) 52 COM-Objekte zur
Entwicklung von Add-Ons zur Verfügung. Im Wesentlichen bietet sich dem
Softwareentwickler eine Programmiermethode, die es ihm gestattet, alle oder
nur Teile einer SAP Business One-Funktion zu verwenden.

3.2 Marktplatz-Prinzip
Der Marktplatz unter der Adresse www.business-one.de stellt den SAP Busi-
ness One-Benutzern eine Bibliothek an Add-Ons zur Verfügung. Dadurch
ergeben sich folgende Vorteile:
• Der Kunde kann durch angebotene Add-Ons seine Lösung in einem SAP
Business One-Projekt komplettieren.
• Während der Projektdurchführung können Zeit und Kosten eingespart
werden, indem der Business One-Berater bereits verfügbare Add-Ons
einsetzt.
• Durch das mehrmalige Verkaufen eines Add-On-Bausteins werden die
Kosten für das Add-On im Laufe der Zeit herabgesetzt.
• Release-Unabhängigkeit durch das Benutzen der COM-Objekte aus dem
SAP Business One SDK (Data API).
• Der Marktplatz stellt eine Add-On-Plattform für jeden Entwickler dar, der
mit dem SAP Business One SDK entwickelt.
• Unkomplizierte, schnelle Lieferung der SAP Business One-Add-Ons mit-
hilfe des Business-One.de-Marktplatzes.
Die teufel software GmbH ist Sales and Service Partner der SAP AG für das
Produkt SAP Business One und betreibt zur Vertriebsunterstützung den
»B1-Marktplatz für Add-Ons zu SAP Business One« unter der Domain
www.business-one.de. Es werden Add-Ons von verschiedenen Softwareliefe-
ranten angeboten, die mit dem Marktplatzbetreiber einen OEM-Softwarelie-
ferantenvertrag abgeschlossen haben. Dieser Vertrag enthält eine einheitliche
Regelung zum Verkauf von Add-Ons, die dem Käufer das Erwerben von
Zusatzprogrammen zu SAP Business One erleichtert. Der Marktplatzbetreiber
freut sich über die Akzeptanz dieser Add-On-Handelsplattform und begrüßt
jeden weiteren SAP-Channel Partner (SSP), Entwicklungspartner, Entwickler
und Freelancer, der seine Add-Ons zu SAP Business One verkaufen möchte.

46
Sandini Bib

3.2 Marktplatz-Prinzip 3

Abbildung 3.2 Business-One.de-Marktplatz

Jedes Zusatzprogramm, das die Standardfunktionalität von SAP Business


One ergänzt, kann auf dem Business-One.de-Marktplatz zur Verfügung
gestellt werden. Diese Unternehmen und Entwicklungsteilnehmer, werden
als Add-On-Lieferanten bezeichnet. Durch das Unterzeichnen eines Add-
On-Vertrags partizipiert der Lieferant am Verkauf seiner Add-Ons mit einem
im Vertrag definierten Abgabepreis. Der Business-One.de-Marktplatzbetrei-
ber wickelt den Verkaufsprozess ab und liefert dem Kunden die Software mit
Lizenzschlüsseln aus. Der Add-On-Lieferant wird nach dem Verkauf nach
Anzahl der User-Lizenzen vergütet. Die genaue Abrechnung erfolgt mit der
Lizenzschlüsselvergabe nach Anzahl der User für das Add-On. Oder der
Add-On-Lieferant möchte sein Add-On mit einem Einmalpreis verkaufen.
Demnach findet keine Abrechnung nach Usern statt, sondern mit einem
Pauschalabrechnungsbetrag. Der Add-On-Lieferant ist zugleich SW-Herstel-
ler und legt die UVP (unverbindliche Preisempfehlung) fest.
Vorteile:
• SAP Business One wird durch die angebotenen Add-Ons funktional er-
weitert.
• Business-One.de-Marktplatz gibt eine Übersicht einzelner SAP Business
One-Add-Ons.
• Business-One.de-Marktplatz ist frei, unabhängig.

47
Sandini Bib

3 Marktplatz »www.business-one.de«

• Kosten-Sharing der Entwicklungskosten gegenüber dem Erwerber.


• In Kürze werden Add-Ons entstehen, die SAP Business One branchenorien-
tiert (B1-Branchen-Templates) ausrichten.

Abbildung 3.3 Ablauf des Prinzips Marktplatz

3.3 B1-Arbeitsplan
In Fertigungsbetrieben wie z.B. in blechverarbeitenden Unternehmen
kommt es verstärkt vor, dass sowohl Stücklisten als auch Arbeitspläne ver-
waltet werden müssen und diese zum Zeitpunkt der Arbeitsanweisung in
SAP Business One bekannt sein müssen. Deshalb war es notwendig, hierfür
das Add-On B1-Arbeitsplan zu realisieren. Nur so lässt sich gewährleisten,
dass die angestrebte Branchenlösung den Anforderungen von blechverarbei-
tenden Unternehmen genügt.
Dieses Arbeitsplan-Add-On beschreibt die Reihenfolge der einzelnen
Arbeitsvorgänge, die zur Herstellung eines zu fertigenden Erzeugnisses die-
nen. Der Arbeitsplan wird auftragsneutral definiert und dient als Vorlage für
die Kalkulation, für die Durchlauf- und Kapazitätsterminierung, für die Kapa-
zitätsplanung und den Kapazitätsabgleich und später als Handlungsanwei-
sung für die konkrete Produktionsdurchführung. Wesentliche Elemente des
Arbeitsplans sind das verwendete Material, die verschiedenen Vorgänge
sowie die einzelnen Betriebs- und Fertigungshilfsmittel.
Nach Aufruf der Funktion ARBEITSPLAN im Modul »Endmontage« öffnet sich
eine Eingangsmaske zur Erfassung der allgemeinen Daten zum Arbeitsplan. In
diesem Fenster muss der Artikel, zu welchem der Plan erstellt werden soll, fest-
gelegt und eine Plangruppe sowie ein Plantyp zugewiesen werden. In der dar-
auf folgenden Eingabemaske werden die Kopfdaten des Arbeitsplans erfasst.

48
Sandini Bib

3.3 B1-Arbeitsplan 3

Abbildung 3.4 Arbeitsplan Kopfdaten

Nach der Erfassung der Kopfdaten müssen die Arbeitsgänge erfasst werden.
Neben den allgemeinen Angaben zum Vorgang wie Beschreibung, Typ etc.
müssen auch Vorgabewerte wie Arbeitsplatz, Rüstzeit, Maschinenzeit, Per-
sonalzeit und die zu fertigende Menge angegeben werden.

Abbildung 3.5 Arbeitsplan Vorgangsdetails


Über das Feld MATERIAL STÜLI können Stücklistenpositionen des zu fertigen-
den Enderzeugnisses zum Vorgang zugeordnet werden.

49
Sandini Bib

3 Marktplatz »www.business-one.de«

3.4 Mobile-PDA-Kontaktbearbeitung
Mit SAP Business One haben Sie die Möglichkeit, Ihre neuen Kontakte
(Leads), Ihre Kunden und Ihre Lieferanten komfortabel zu verwalten. Die
umfangreichen Funktionen zum Speichern von Informationen und Daten der
Geschäftskontakte gewährleisten, dass keine wichtigen Infos, Telefonnum-
mern oder persönlichen Daten zu einem Kontakt verloren gehen. Lediglich
der Umstand, dass Sie SAP Business One nicht überall mitnehmen können,
schränkt die permanente Kontaktpflege ein.
Mit dem neu entwickelten Add-On B1 Mobile-PDA-Kontaktbearbeitung
und einem mobilen Kommunikationsgerät steht Ihnen nunmehr ein Tool zur
Verfügung, das es Ihnen ermöglicht, an jedem Ort und zu jeder Zeit Informa-
tionen aus Ihrem Geschäftspartnerstamm aufzurufen und neue Kontakte zu
erfassen.
Diese Kommunikationsgeräte (PDAs) ermöglichen das Speichern von Daten
unabhängig von einem PC. Indem Sie Ihren PDA mit sich führen, können Sie
mit geringem Aufwand Ihre Kontaktpflege durchführen und anschließend
wieder im Büro alle Daten an SAP Business One übergeben. Die Vorgehens-
weise, wie die Kommunikation zwischen einem PDA und SAP Business One
funktioniert, beschreibt der folgende Ablauf.

Eingabe der Daten auf dem PDA per Tastatur, Schrifterkennung

Abbildung 3.6 Eingabemaske auf PDA

Die Dateneingabe erfolgt, wie bei den meisten PDAs üblich, mithilfe des
Stifts oder einer kleinen Tastatur, die an den PDA angeschlossen werden
kann. In einem extra für SAP Business One entwickelten Programm zur
Erfassung von Personendaten können unabhängig vom Standort die persön-

50
Sandini Bib

3.4 Mobile-PDA-Kontaktbearbeitung 3
lichen Daten von Geschäftsinteressenten, den so genannten Leads, erfasst
werden. Nach dem Starten der Erfassungsmaske werden die einzelnen Felder
mit dem Stift ausgewählt und die entsprechenden Angaben zur Person ein-
getragen. Weitere Informationen können benutzerspezifisch aufgenommen
werden und durch den Abgleich mit Business One im System erfasst werden.
Im Anschluss an die Eingaben erfolgt die Speicherung der Daten auf dem
PDA durch Anwählen des Feldes INTERESSENT HINZUFÜGEN.

Transfer der Daten auf den PC per Station, Wireless LAN oder
Infrarot
Die Übertragungsarten unterscheiden sich zunächst einmal dadurch, welche
Verbindungsart zum PC vom Anwender verwendet wird. Es stehen grund-
sätzlich drei Möglichkeiten zur Verfügung.
Für den Datenaustausch zwischen dem PDA und dem PC können folgende
Verbindungsarten verwendet werden:
• Docking Station
• Wireless LAN
• Infrarotschnittstelle
Der Transfer der Daten wird einerseits am PC durch Starten der Kommunika-
tionssoftware vorbereitet und andererseits vom PDA aus eingeleitet, indem
man das Menü DATEN EXPORTIEREN aufruft. Zwingend erforderlich ist es,
dass SAP Business One während der Prozedur geöffnet ist, damit der Trans-
fer in das System erfolgen kann. Der Transfer erfolgt danach automatisch
und wird mit einer Statusmeldung beendet.

Abbildung 3.7 Datenübertragung von PDA an PC

51
Sandini Bib

3 Marktplatz »www.business-one.de«

Einlesen der Daten in SAP Business One


Das Einlesen der übertragenen Daten in SAP Business One erfolgt direkt
während des Datentransfers vom PDA. Unter der Voraussetzung, dass SAP
Business One während der Übertragung gestartet ist, gibt es keine Schwie-
rigkeiten mit dem Transfer. Andernfalls wird eine Fehlermeldung auf dem
PDA ausgegeben.

Anzeige der Daten in SAP Business One


Die Anzeige der Transferdaten zu den jeweiligen Interessenten kann nach der
Übertragung in SAP Business One unter der Funktion STAMMDATEN GESCHÄFTS-
PARTNER in der Anwendung Geschäftspartner aufgerufen und eingesehen
werden. Dazu müssen Sie mit den von SAP Business One bekannten Such-
funktionen den gewünschten Interessenten aus der Liste auswählen und in
die Anzeige laden. Im Bearbeitungsmodus können hier Angaben hinzugefügt
oder abgeändert werden. Die erneute Speicherung der Stammdaten des
neuen Geschäftsinteressenten erfolgt durch HINZUFÜGEN.

Abbildung 3.8 Geschäftspartnerbearbeitung in SAP Business One

3.5 B1-Cash-Kassensystem
Das Add-On B1-Cash bildet in Verbindung mit SAP Business One ein kom-
plettes Kassensystem mit integriertem Warenwirtschaftssystem auf PC-Basis.
Die Oberflächen des Kassenterminals können bei Bedarf entsprechend den
Erfordernissen des einzelnen Anwenders angepasst bzw. erweitert werden.
Somit sind das Aussehen und die Funktionen der Kasse den individuellen
Bedürfnissen angepasst.

52
Sandini Bib

3.5 B1-Cash-Kassensystem 3
Die Software kann auf einen einfachen Desktop-Rechner, PDA oder Note-
book portiert werden und individuell über Maus, Tastatur, Touchscreen oder
in Verbindung mit einem Barcode-Lesegerät bedient werden.

       

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Abbildung 3.9 Blockbild B1-Cash

Kassenfunktionen Kassierer
Dem Kassierer stehen mit der Softwarekasse eine Vielzahl von Funktionen
zur Verfügung, die in der nachfolgenden Aufzählung dargestellt sind. Dabei
wird unterschieden, welche Funktionen im System von SAP Business One
erfolgen und welche Funktionen das Add-On bereitstellt.


 
   
 
 

    
   

S 'LH :DUHQ OLHJHQ S 'HU .XQGH ZlKOW S %DUFRGH ZLUG YRP S $UWLNHOGDWHQ ZHUGHQ
LP 9HUNDXIVUDXP GLH JHZQVFKWH 6FDQQHU HLQJHOHVHQ DXV % DEJHUXIHQ
DXV :DUHQ DXV XQG LQ GDV .DVVHQ
V\VWHP EHUWUDJHQ

   
   





     
   
    


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S =DKOXQJ ZLUG YRQ
6%2 DXI
.XQGHQNRQWR
YHUEXFKW
S .DVVHQVWXU] LQ 6%2
P|JOLFK

Abbildung 3.10 Prozesskette Barcode-Kassensystemabwicklung

• Kassiereran- und Kassiererabmeldung (B1) + Add-On (Kassierer = Ver-


triebsmitarbeiter)
• Kassiererabrechnung (B1-Query) über Vertriebsmitarbeiter
• Pause (B1-Query) über Vertriebsmitarbeiter
• Multikassierersystem (B1) Vertriebsmitarbeiter
• Wechselgeldabrechnung-Schnittstelle zur Kasse

53
Sandini Bib

3 Marktplatz »www.business-one.de«

• Kassensturz (pro Zahlungsmittel)


• Einzahlung/Einnahmen/Auszahlung/Ausgaben (B1)
• An-/Restzahlung, Bezahlte Rechnung (B1)
• Allgemeine Kassiererberichte (B1)

Registrierung
Die Registrierung dient dazu, dem System bekannt zu geben, mit welchem
Mitarbeiter es zu tun hat. Weiterhin soll die Registrierung gewährleisten, dass
unbefugte Personen keinen Zugriff auf die Funktionen der Kasse erhalten.
• Verkäufer- und Kundennummer (B1)
• Dienstleistung (Atelier, Reparatur, Service) (B1)
• Gutscheinverkauf (Gutscheinverwaltung) (B1)
• Artikel/Warengruppe erfassen (B1)
• Multikistenbuchung (B1) – Customizing
• Preisebenen, End- und Zwischensumme (B1)
• Menge/Multiplikation, Artikelrückgabe/Umtausch, Mehrwertsteuer-Aus-
weis (B1)
• Artikelzusatztexte (B1)

Abbildung 3.11 Eingabemaske Softwarekasse

54
Sandini Bib

3.5 B1-Cash-Kassensystem 3
Erlösschmälerungen
Oft werden bei Geschäftsvorfällen Erlösschmälerungen zwischen den Ge-
schäftspartnern ausgehandelt. Diese Schmälerungen können mit der Kassen-
lösung für SAP Business One direkt mit verwaltet werden. Dabei sind folgende
Funktionen möglich:
• Preisnachlass Prozent/Betrag variabel (B1)
• Personal- und Kaufsummenrabatt (B1-Preisliste)

Korrekturen und Stornoarten


Für den alltäglichen Einsatz ist es erforderlich, dass schnell und unkompliziert
mit der Software gearbeitet werden kann. Dabei kann es immer wieder zu
Fehlern bei der Erfassung von Positionen kommen. Das Add-On bietet fol-
gende Möglichkeiten zum nachträglichen Zugreifen auf schon erfasste Artikel:
• Sofortstorno (B1)
• Zeilen- und Bonstorno (B1)
• Summen-/Rabattstorno (B1)

Zahlungsmittel (wird in B1 gehandelt)


Der Text jeder Zahlungsart ist frei gestaltbar. Jede Zahlungsart ist vollständig
parametrisierbar. Als Zahlungsmittel stehen alle in SAP Business One bekann-
ten Zahlungsmittel für die Verwendung in der Kasse zur Verfügung. Auch ein
gemischter Zahlungsausgleich mit unterschiedlichen kombinierten Zahlungs-
mitteln ist möglich. Die häufigsten und bekanntesten Zahlungsarten sind:
• Barzahlung
• Scheck
• Lastschriftenverkehr
• Kreditkarte
Natürlich lassen sich auch Fremdwährungen in das System aufnehmen, damit
in grenznahen Regionen mehrere Währungen verwendet werden können.

Ausdrucke
Ein nachträglicher Belegdruck über die Vorwahl der Bonnummer ist für den
ganzen Tag rückwärts gerechnet möglich. Die Beleggestaltung kann individuell
an die Erfordernisse des Anwenders angepasst werden. Ein automatischer
Belegzwang durch Koppelung an Vorgänge, Zahlungsarten und Tasten kann
auf Wunsch festgelegt werden. Wenn es notwendig sein sollte, kann auch die
Funktion zum Lieferschein- und Rechnungsdruck eingebunden werden.

Sonderfunktionen
Die Lösung beinhaltet noch einige wichtige Sonderfunktionen, die für eine
vollständige Kassenlösung notwendig sind.

55
Sandini Bib

3 Marktplatz »www.business-one.de«

• Kein Verkauf (Nullbon)


• Mehrwertsteuer-Rückvergütung
• Schulungsmode B1-Testmandant
• Pflegefunktionen und Verwaltungsvorgänge

Abbildung 3.12 Barzahlung mit der Softwarekasse

3.6 B1-TAPI-Telefonschnittstelle
B1-TAPI ist die komplette Telefonielösung für die Mittelstandslösung SAP
Business One. Als typische Ausgangsituation in mittelständischen Unterneh-
men findet man häufig die Variante, dass der Adressdatenbestand auf unter-
schiedliche Datenbanken verteilt ist (SAP Business One, CRM, Marketing,
andere Datenbanken, MS Outlook). Aktuelle Adressen und Telefonnummern
müssen aufwändig in diesen Systemen gesucht werden. Telefonnotizen werden
nur sporadisch in eine zentrale Datenbank zurückgespeichert. Anrufer werden
mehrmals nach dem korrekten Namen oder der Kundennummer gefragt.
Die Lösung dieser Problematik bildet das Add-On B1-TAPI. Der CTI Connec-
tor verbindet die SAP Business One-Software mit beliebigen CTI-Servern
und Telefonanlagen und ist nahtlos in SAP Business One integriert.
Die Verwendung dieses Add-Ons ermöglicht neue Serviceleistungen für
Kunden und optimierte Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens.
Bei eingehenden Anrufen werden Daten zum Anrufer (Firma, Ansprechpart-
ner, Kundennummer) und weitere Informationen direkt in SAP Business One
angezeigt. Danach kann per Mausklick in die Kundenakte, die Offene-Pos-
ten-Liste oder andere Bereiche des Systems verzweigt werden. Der Anwender
begrüßt den Anrufer persönlich und kann sich bereits während er den Tele-
fonhörer abnimmt, erste Informationen wie die Artikel der letzten Lieferung
anzeigen lassen. Mit der Ruferkennung über mehrere Datenbanken innerhalb
einer Firma wird sichergestellt, dass z.B. eine Adresse, die im ERP-System
nicht gespeichert ist, trotzdem im CRM-System gefunden wird. Dies ist dann
wichtig, wenn neben SAP Business One z.B. MS Outlook eingesetzt wird.

56
Sandini Bib

3.6 B1-TAPI-Telefonschnittstelle 3

Abbildung 3.13 B1-TAPI-Erfassungsmaske

Das Add-On B1-TAPI ist nicht auf einen bestimmten CTI-Server festgelegt,
sondern arbeitet mit allen TAPI-fähigen CTI-Servern oder Telefonapparaten
(Third- und First-Party-Unterstützung) zusammen. Sie können beliebige CTI-
Server einsetzen und bereits bestehende Installationen weiter nutzen. Die
Anruferkennung ist immer aktiv, unabhängig davon, ob das SAP Business
One-System gestartet ist oder nicht. Auch wenn bei ausgehenden Telefona-
ten die Nummer am Telefonapparat eingetippt wird, ermittelt der Connector,
wer gerade angerufen wird, und zeigt die Adresse an.
Das Add-On B1-TAPI mit dem CTI Connector bietet noch weitere wichtige
Funktionen wie:
• Liste der eingehenden Gespräche – unterteilt in erreicht/nicht erreicht
• Liste der ausgehenden Gespräche – unterteilt in erreicht/nicht erreicht
• Dauer eines Telefongesprächs
• Unterscheidung in interne und externe Gespräche

57
Sandini Bib
Sandini Bib

Kapitel 4
Modellierung von
Geschäftsprozessen
4.1 Renaissance des Business Reengineering 61
4.2 Wertschöpfungsketten 62
4.3 Triggerbasierte Prozesskette (TPK) 66
Sandini Bib
Sandini Bib

4.1 Renaissance des Business Reengineering 4

Modellierung von
Geschäftsprozessen
Die Modellierung von Geschäftsprozessen ist auch im Mittelstand notwen-
dig. Es ist eine irrige Annahme, ein mittelständisches Unternehmen besäße
einfachere Prozesse als größere Unternehmen. Nicht die Größe ist entschei-
dend, sondern die Anzahl der Geschäftsbereiche, die Tiefe einer Organisa-
tionsstruktur, Abwicklungsformen mit den Lieferanten und Kunden etc.
Meistens wird in einem Mittelstandsprojekt der Fehler begangen, dass bei
einer DV-Systemeinführung sofort mit der Gestaltung der Bildschirmmasken
begonnen wird. Die Software steht zwar im Vordergrund, allerdings muss
auch die Frage gestellt werden, welchen Nutzen bzw. welche Verbesserung
man von der neuen Software erwartet. Qualitative Systemeinführungen
haben zu Beginn das Ziel, die betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge und
Wechselwirkungen der einzelnen Organisationseinheiten innerhalb einer
durchgängigen Aufgabenbearbeitung effizient zu gestalten. Es werden
anhand von Belegflüssen die Medienbrüche und die Doppelerfassung von
Daten aufgedeckt. Die Geschäftsprozesse selbst können rollenbasiert, aber
auch übergreifend über mehrere Instanzen einer Organisation aufgezeigt
werden. Immer wieder wird die Effizienz eines Business Reengineering
(Geschäftsprozessgestaltung) neu entdeckt.

4.1 Renaissance des Business Reengineering


In den 90er Jahren erlebte die betriebliche Prozessgestaltung unter dem
Schlagwort »Business Reengineering« den Höhepunkt ihrer Anwendung. In
Europa fanden die Professoren Scheer, Österle und Thome – um nur einige
Größen zu nennen – Beachtung bei der Erstellung von Prozessmodellen. In
den USA wurde Michael Hammer durch das Buch mit dem Titel Business
Reengineering (Hammer/Champy 1994) zum Star-Referenten der amerika-
nischen Wirtschaft. Die SAP entwickelte im Zeitraum von 1992 bis 1997 ein
Referenzprozessmodell für das SAP R/3-System auf Basis der methodischen
Grundlagen der EPK-Methode (Ereignisgesteuerte Prozessketten). Die EPK-
Darstellung zur Modellierung eines Prozesses wurde erstmals am IWi (Insti-
tut für Wirtschaft) angewandt (vgl. Keller, Nüttgens, Scheer, Semantische
Prozessmodellierung 1992) und später durch Professor Scheer von der Wis-
senschaft in die Wirtschaft transferiert. Die Anwendung der EPK-Methode
erfreut sich heute großer Verbreitung, für die Abbildung der Geschäftspro-
zesse für den Mittelstand ist sie jedoch sehr zeitintensiv. Auf Grundlage die-
ser Erfahrungen und in Hinblick auf die Zielgruppe »Mittelstand« wurde die
EPK-Methode vereinfacht und zur Trigger-Prozess-Ketten-Methode (TPK) in
diesem Buch weiterentwickelt und angewandt. Diese Vereinfachung der
Modellierung vernachlässigt die Ereignissymbole, die ein Prozessbild unüber-

61
Sandini Bib

4 Modellierung von Geschäftsprozessen

sichtlich erscheinen lassen und wenig aussagekräftig sind. Damit lassen sich
sehr schnell Prozessabläufe abbilden, die keine umfangreicheren methodi-
schen Grundlagen erfordern. Der Mittelstand benötigt ein einfaches Business
Engineering, ist aber nicht in der Lage, größere Projekte für die Modellierung
zu finanzieren.

Abbildung 4.1 Renaissance des Business Reengineering

4.2 Wertschöpfungsketten
In der Praxis haben sich die Wertschöpfungsketten als eine wichtige Hilfe zu
Beginn einer Unternehmensmodellierung erwiesen. Sie bieten dem Unter-
nehmer, dem Mitarbeiter, aber auch dem Projektmitglied, das die Aufgabe
hat, ein neues DV-System einzuführen, den »roten Faden« durch die Funk-
tionsbereiche eines Unternehmens. Das Wertschöpfungskettendiagramm
von Porter (vgl. Abb. 4.2) gliedert die Prozesskette in primäre und sekundäre
Aktivitäten. Eine weitere Klassifizierung von Prozessketten lässt sich in Füh-
rungs-, Leistungs- und Unterstützungsprozesse vornehmen (vgl. Österle,
Business Engineering – Prozess- und Systementwicklung 1995, S. 130).

Abbildung 4.2 Wertschöpfungskette nach Porter (Porter, Wettbewerbsvorteile 1992, S.62)

62
Sandini Bib

4.2 Wertschöpfungsketten 4
Wir betrachten aus Gründen der Vereinfachung im Mittelstand nur die pri-
mären Aufgabenbereiche. Eine Wertschöpfungskette in der nachfolgenden
Darstellungsform umfasst mehrere Prozessbausteine. Sie werden je nach
Unternehmensszenarium in unterschiedlichen Reihenfolgen adaptiert. Einige
Wertschöpfungsketten können nach abgeschlossenen Projekten auch als
»Best Practice«-Modellketten für andere Unternehmen herangezogen wer-
den. Damit lässt sich wiederum bei der Modellierung für den Mittelstand Zeit
einsparen. Besonderer Wert wurde darauf gelegt, dass die Wertschöpfungs-
ketten von Personen gelesen und analysiert werden können, die nicht unmit-
telbar bei der Erstellung beteiligt waren.
Einige bekannte Autoren in der Modellierung unterscheiden nicht zwischen
Geschäftsprozessen und Wertschöpfungsketten, sondern verwenden die
Begriffe synonym. Andere wiederum betrachten einen Geschäftsprozess als
Teil der Wertschöpfungskette, der organisatorische Grenzen wie Abteilungen
überqueren kann (vgl. Davenport/Short 1990, S. 12–13). Dieses Prozessver-
ständnis wird auch in diesem Buch verfolgt in folgender Form:
• Eine Wertschöpfungskette (WK) ist die Adaption verschiedener Prozess-
bausteine über Unternehmensprozessbereiche hinweg.

Abbildung 4.3 Beispielsstruktur einer Wertschöpfungskette

• Ein Unternehmensprozessbereich (UPB) ist eine organisatorische Einheit


eines Unternehmens. In den meisten Fällen sind diese Bereiche Abteilun-
gen im Unternehmen gleichzusetzen. Zu Beginn eines Projekts kann der
Projektrahmen durch die Auswahl der Unternehmensprozessbereiche ab-
gesteckt werden. Wichtig ist hierbei, dass die einzelnen Prozesse an dieser
Stelle noch nicht detailliert analysiert werden (vgl. Teufel – SAPinfo Wert-
schöpfung pur 1997).
• Ein Prozessbaustein (PB) ist eine Ablaufbeschreibung, bestehend aus einer
oder mehreren Funktionen. Dieser Prozessbaustein kann wiederum Trigger-
ereignisse enthalten und andere Prozessbausteine parallel oder nachfol-
gend ansteuern. Ein Prozess beschreibt eine betriebswirtschaftliche Auf-
gabe, die in der Regel ein Mitarbeiter in einem nicht unterbrochenen
Arbeitsablauf durchführen kann. Beispiele sind hierfür Kundenauftrags-
bearbeitung, Lieferungsbearbeitung, Fakturabearbeitung Bestellungs-
bearbeitung, Wareneingangsbearbeitung etc.

63
Sandini Bib

4 Modellierung von Geschäftsprozessen

Abbildung 4.4 Beispielstruktur eines Prozessbausteins

Die Adaption einzelner Prozessbausteine ist abhängig von den Gegebenhei-


ten eines Unternehmens. In diesem Zusammenhang spricht man von Unter-
nehmensszenarien. Das passende Unternehmensszenarium ist hauptsächlich
abhängig von
• der Branche,
• der Kategorie (Handel, Dienstleistung, Produktion),
• Abwicklungsformen (keine Fertigung/Handel, terminauftragsbezogene
Fertigung, Werkstattfertigung, Serienfertigung, Losfertigung etc.)
eines Unternehmens.

64
Sandini Bib

4.2 Wertschöpfungsketten 4
Folgende Szenarien werden hier aufgelistet, wobei es weitere Mischformen
gibt.

Kategorie Szenarium
Handel Verkauf über Lieferplan mit/ohne Lager
Verkauf an industrielle Abnehmer mit/ohne Lager
Verkauf an Handelsunternehmen mit/ohne Lager
Streckenabwicklung
Ersatzteillieferungsabwicklung
Dienstleistung Projektorientierte Einzelfertigung
Dienstleistungsbeschaffung
Leasinganlagenabwicklung
Projektbezogene Instandsetzung
Reparaturservice
Kundendienstabwicklung
Beratungsdienstleistung
Schulungen
Hotline/Call Center
Produktion Serienfertigung
Terminkundenauftragsbezogene Montage
(ATO – assembly to order)
Terminkundenauftragsbezogene Fertigung
(MTO – make to order)
Losfertigung
Abpackung
Kontinuierliche Produktion (Langläufer)
Regulierte Produktion
Prozessorientierte Produktion
Prozessorientierte entkoppelte Abfüllung
Diskontinuierliche Produktion
Auftragsbezogene Werkstattfertigung
Einzelauftragsbezogene Fertigung Siehe Kap. 6
Projektorientierte Einzelfertigung

Abbildung 4.5 Unternehmensszenarien

65
Sandini Bib

4 Modellierung von Geschäftsprozessen

4.3 Triggerbasierte Prozesskette (TPK)


Die triggerbasierte Prozessketten-Methode (TPK) ist eine Vereinfachung der
bekannten ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK), die erstmals am IWi in
Saarbrücken angewandt (vgl. Keller, Nüttgens, Scheer, Semantische Prozess-
modellierung 1992) wurde. Es werden überflüssige Ereignisse weggelassen,
wodurch sich der gesamte Prozessablauf übersichtlicher und einfacher dar-
stellen lässt. Zusätzlich sind für den Prozessablauf wichtige Ereignisse als
Trigger und Prozesstrigger in der Prozesskette abgebildet.
Die Methode der triggergesteuerten Prozesskette (TPK) beschreibt in ihrem
Grundprinzip den zeitlich-sachlogischen Ablauf von Aufgaben (Funktionen),
die durch Triggerereignisse (Startereignisse) angestoßen werden. Eine weitere
Vereinfachung ist die nicht grafische Darstellung von organisatorischen Einhei-
ten und Entitäten zu einer Funktion. Diese Informationen werden als Text in der
Fußzeile einer Funktion ausgewiesen. Folgende Elemente beinhaltet eine TPK:
• Prozesstrigger, Trigger die zeitlich gesteuert weitere Prozesse, Funktionen
oder Ereignisse anstoßen.
• Trigger, Triggerfunktion zu Beginn eines Prozesses – zeitlich gesteuert.
• Funktion, die beschreibt, was ausgeführt werden soll.
• Organisationseinheit, die beschreibt, welche Mitarbeiterrolle in welchem
organisatorischen Unternehmensbereich die Funktion ausführt.
• Entität (Datenobjekt), die beschreibt, welche Tabelle mit der Ausführung
der Funktion angesprochen wird.
• Kontrolllinie, die den zeitlich-logischen Ablauf aufzeigt (Linie mit Pfeil,
der von oben nach unten verläuft und Triggerfunktionen mit Funktionen
verbindet).
• Relation, die Beziehungen UND, ODER und ENTWEDER ODER können
Funktionen logisch verbinden (bekannt aus der booleschen Algebra).

Abbildung 4.6 Vereinfachung der EPK-Grundstruktur durch die TPK-Grundstruktur

66
Sandini Bib

4.3 Triggerbasierte Prozesskette (TPK) 4


Bei der Verwendung von TPKs für die Prozessmodellierung kommen ver-
schiedene Varianten von Verknüpfungen zwischen den einzelnen Bausteinen
zum Tragen. So kann z.B. eine Funktion direkt auf eine Funktion oder ein
Ereignis folgen, ohne dass ein Verknüpfungselement erforderlich ist. Ein Ver-
bindungselement ist dann nötig, wenn mehrere Prozessbausteine einer
Ebene mit Bausteinen einer anderen Ebene verknüpft werden sollen. Als
Relationen sind bei den TPK folgende Verbindungselemente zu verwenden:
• ODER
• UND
• ENTWEDER ODER
Mit diesen drei Relationen lassen sich alle Kombinationen von Verbindungsar-
ten abbilden. Es gibt lediglich Unterschiede in Bezug darauf, ob eine Relation
als Verteiler (ein eingehender und mehrere ausgehende Kontrolllinien) oder
als Verbinder (mehrere eingehende und eine ausgehende Kontrolllinie) darge-
stellt wird. Eine Verbindung von mehreren eingehenden auf mehrere ausge-
hende Linien ist nicht zulässig und muss daher vermieden werden.

Abbildung 4.7 TPK – Verknüpfungsmöglichkeiten

Ein weiterer Unterschied der TKP-Methode zur EPK-Methode betrifft das


Verständnis des Startereignisses. Bei der TPK-Methode ist das Startereignis
ein Prozesstrigger und es entspricht einem vorausgehenden Prozessbaustein.
Bei der EPK-Methode werden innerhalb des Prozesses Ereignisse definiert,
die nicht unbedingt den Prozessen der höheren Ebene entsprechen müssen.
Alle ausgewiesenen Prozessbausteine in der Wertschöpfungskette haben in

67
Sandini Bib

4 Modellierung von Geschäftsprozessen

der TPK-Darstellung die Bedeutung von Triggerereignissen. Demnach sind


die verbotenen Verknüpfungen der EPK-Methode bei der TPK-Methode
erlaubt, da die Startereignisse eine andere Bedeutung haben und den Pro-
zessbaustein widerspiegeln.

Abbildung 4.8 Beispiel eines TPK-Prozesses

68
Sandini Bib

Kapitel 5
Modellfirma A: Vertrieb von
Investitionsgütern
5.1 Kontenrahmen und Kontenplan 74
5.2 Prozess Verkaufsartikel 80
5.3 Prozess Preisstrategie 88
5.4 Produktstrukturbearbeitung Verkaufsstückliste 94
5.5 Prozess Profit Center 100
5.6 Prozess Geschäftspartnerstamm – Lead 108
5.7 Prozess Kontaktbearbeitung 114
5.8 Prozess Opportunitätsanalyse 122
5.9 Bruttogewinnanalyse 130
5.10 Prozess Angebotsbearbeitung 136
5.11 Prozess Stufenanalyse/Opportunity-Pipeline 142
5.12 Prozess Kundenauftragsbearbeitung 146
5.13 Prozess Bestandssituationsanalyse 162
5.14 Prozess Automatische Bestellgenerierung
aus dem Kundenauftrag 166
5.15 Prozess Einfuhrdaten 174
5.16 Prozess Wareneingangsbearbeitung 180
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.17 Prozess Eingangsrechnung mit Bezug 190


5.18 Prozess Lieferungsbearbeitung 198
5.19 Prozess Retourenbearbeitung 208
5.20 Prozess Warenausgangsbearbeitung 216
5.21 Debitorenstammbearbeitung 222
5.22 Ausgangsrechnung 228
5.23 Kundenforderungsbearbeitung nach Fälligkeit 236
5.24 Eingangszahlung 242
5.25 Buchungsjournal 248
5.26 Prozess Inventur-/Bestandsbuchungen 254
5.27 Profit Center-Bericht 262

70
Sandini Bib

Modellfirma A: Vertrieb von


Investitionsgütern
Die neue SAP Business One Software eignet sich bestens für den Einsatz in
Vertriebsgesellschaften und Kleinunternehmen des Mittelstands. Dabei han-
delt es sich beispielsweise um ausländische Vertriebsgesellschaften, die als
Tochtergesellschaft eines Konzerns mit SAP Business One gesteuert werden
und die eigenen Daten in das große mySAP.com-System des Konzerns über-
führen. In Frage kommen auch selbstständige Vertriebsgesellschaften, die
keine Produktion im engeren Sinne aufweisen. Sie veredeln die Einkaufsware
und kommissionieren sie für den Weiterverkauf.
Die in den folgenden Abschnitten beschriebene Modellfirma mit ihren dazu-
gehörigen Prozessbausteinen verkörpert eine solche Vertriebsgesellschaft
ohne eigene Produktion. Die Modellfirma Waschstraßen_vertrieb vertreibt
bisher im Alleinvertrieb in Europa Kfz-Waschanlagen für Tankstellen, Reini-
gungsunternehmen und andere Nutzer. Diese werden ausschließlich in
Deutschland von der zweiten Modellfirma Waschstraßen_montage montiert,
verpackt und ausgeliefert. Die Montagefirma erhält von der Vertriebsgesell-
schaft einen Auftrag und löst damit die Anlagenproduktion aus. Der Vertrieb
arbeitet mit Vertriebs- und Produktionsstücklisten, da es unterschiedliche Pro-
duktmodelle für die Waschanlagen und Waschstraßen gibt. Auftraggeber
sind einzelne Tankstellen, größere Franchise-Tankstellenketten, die meistens
von Ölfirmen gesteuert werden, oder auch Mietwagenfirmen und Autohäu-
ser, die einen Waschplatz in ihrem Unternehmen integrieren möchten. Bei
Kundenanfragen bzw. -bestellungen bezüglich einzelner Komponenten als
Ersatzteil oder Zusatzkomponenten kann die Vertriebsgesellschaft diese auch
direkt bei den Herstellern der Komponenten beziehen, ohne die Modellfirma B
hinzuziehen zu müssen.
Die Struktur der Vertriebsgesellschaft sieht wie folgt aus: Die Gesellschaftslei-
tung, vertreten durch Herrn Carter, ist verantwortlich für die weiteren Mitarbei-
ter in den Bereichen Marketing, Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung. Die in den
folgenden Abschnitten beschriebenen Prozesse betreffen jedoch vorwiegend
nur die Mitarbeiter im Verkauf, im Einkauf und in der Buchhaltung. Außer für
Entscheidungsprozesse, die durch die Vergabe von Berechtigungen durch Mit-
arbeiter eigenständig durchgeführt werden dürfen, ist ein Eingreifen durch die
Geschäftsleitung notwendig (vgl. Berechtigungskonzept, Kapitel 7.7).
Gegenstand der Vertriebstätigkeit ist der Verkauf von Kfz-Waschanlagen und
Waschstraßen für den Automobilbereich. Das Produkt »Kfz-Waschanlage« ist
keine Waschstraße, sondern eine Waschbox bzw. eine Portalwaschanlage, die
jeweils nur ein Kraftfahrzeug aufnehmen kann. Es handelt sich hierbei um
verkleidete Stahlgestelle, vorwiegend in überdachten Anlagen, die sich vor-
wärts und rückwärts entlang des zu reinigenden Fahrzeugs auf Schienen

71
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

bewegen und die Waschbürsten am Auto rotierend entlang führen. Die Bürs-
ten sind beweglich befestigt, so dass sie sich an die jeweilige Fahrzeugform
angleichen. Diese Waschanlagen werden von der Waschstraßen_montage in
verschiedenen Größenordnungen zusammengebaut und direkt an den jewei-
ligen Kunden geliefert. Für den Fall, dass ein Kunde die Lieferung nicht sofort
entgegennehmen kann, unterhält die Modellfirma ein Lager zur Zwischen-
lagerung. Auch für die Ersatzteile und andere Komponenten existiert ein
Lager. Zum besseren Verständnis des Umfangs solcher Produkte soll die fol-
gende Auflistung der Hauptkomponenten einer Portalanlage dienen.

Abbildung 5.1 Mitarbeiterstruktur in der Waschstraßen_vertrieb

Hauptkomponenten einer Portalanlage Cxxxx für den Einsatz im Kfz-Bereich:


• Stahlrahmen, feuerverzinkt
• Zwei Seitenbürsten, eine Dachbürste
• Zwei Räderwäscher
• Trocknungsanlage, Ventilator

Abbildung 5.2 Produkt – Kfz-Waschanlage (Portalanlage)

72
Sandini Bib

5
• Fahrschienen
• Bedien- bzw. Steuerpult
• Optional können noch einige Komponenten wie z.B. Radmulde/Einfahr-
signalanlage, Vorrichtung für Unterbodenwäsche, Hallentorsteuerung
oder ein Kartenleseterminal hinzukommen oder als Alternativkomponen-
ten benutzt werden.

Abbildung 5.3 Wertschöpfungskette Modellfirma A

73
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Der Vertrieb der Waschstraßen verläuft in gleicher Weise wie der Vertrieb
von Portalanlagen, nur dass die Anlagen nach erfolgter Montage von der
Modellfirma Waschstraßen_montage zum Transport wieder zerlegt werden.
Bis auf diesen Umstand und einige unterschiedliche Komponenten gibt es in
Zusammenhang mit dem Vertrieb keine wesentlichen Änderungen zu den
Waschanlagen.
Sollen in Zukunft weitere Vertriebsgesellschaften im Ausland gegründet wer-
den, so bietet SAP Business One die Möglichkeit, mehrere Mandanten in
einem System zu führen. Die Vertriebsgesellschaft setzt für ihre Vertriebsaktivi-
täten in erster Linie die CRM-Funktionalitäten in SAP Business One ein. Jeder
Vertriebsmitarbeiter kann seine Aktivitäten festhalten und im Gesamtüberblick
stellt die Vertriebspipeline eine Hilfe zur Vorausschau für die produzierende
Gesellschaft in Deutschland dar. Anhand von Auftragswahrscheinlichkeiten
lassen sich somit die Ressourcen für die Montage der Kfz-Waschanlagen bes-
ser steuern.

5.1 Kontenrahmen und Kontenplan


5.1.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Der Kontenplan eines Unternehmens ist ein unerlässliches Hilfsmittel des
Unternehmers für die planmäßige, ordnungsgemäße und sachliche Aufzeich-
nung aller Geschäftsvorfälle. Es finden dabei zwei grundsätzliche Gliede-
rungsprinzipien – die Prozessgliederung und die Abschlussgliederung – eines
Kontenrahmens Anwendung. Beiden Prinzipien gemeinsam ist die Möglich-
keit der Nutzung des Zweikreissystems.
Verschiedene innerbetriebliche Faktoren spielen in der Entscheidung für den
einen oder den anderen Kontenrahmen eine Rolle. Ein einmal gewähltes
Prinzip sollte nach Möglichkeit über einen längeren Zeitraum hinweg beibe-
halten werden. Der Kontenrahmen stellt die einheitliche Ordnung für die
Entwicklung eines betriebsindividuellen Kontenplans dar. Der Kontenplan
eines Unternehmens enthält nur die erforderlichen Konten, ohne dass die
Grundordnung des Kontenrahmens verletzt wird.
In Deutschland finden Kontenrahmen beider Gliederungsprinzipien Anwen-
dung. Der wohl bekannteste nach dem Abschlussgliederungsprinzip aufgestellte
Kontenrahmen ist der Industriekontenrahmen (IKR). Wie das Gliederungsprinzip
bereits beschreibt, orientiert sich dieser Kontenrahmen an den Gliederungsvor-
schriften des Jahresabschlusses, die für alle Kapitalgesellschaften gelten und im
HGB geregelt sind.
Dem Prozessgliederungsprinzip unterliegt der Gemeinschaftskontenrahmen
(GKR). Dieser Kontenrahmen orientiert sich an den betrieblichen Prozessen.

74
Sandini Bib

5.1 Kontenrahmen und Kontenplan 5

5.1.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


SAP Business One bietet im Auslieferungszustand der Software für Deutsch-
land drei typische Kontenpläne, deren Nutzung durch Anwählen in der Basis-
initialisierung der Datenbank erfolgt. Sofern ein Unternehmen keinen dieser
Basispläne verwenden kann, ist die Einrichtung eines benutzerdefinierten
Kontenplans möglich. Das wird jedoch eher die Ausnahme darstellen. In den
meisten Fällen wird es möglich sein, einen der standardisierten Kontenpläne
zu nutzen und diesen dann seinen individuellen Ansprüchen anzupassen.
Kurz vorgestellt sei hier der abschlussorientierte Kontenplan IKR. Er verfügt
über eine sehr gute Vorschlagsbelegung zur Kontenfindung. Im Ausliefe-
rungszustand der Software sind zum Beispiel alle erforderlichen Konten für
eine kontinuierliche Bestandsführung fehlerfrei vorbelegt. Das erleichtert die
Tätigkeiten im Rahmen der Systeminitialisierung wesentlich. Das Abstimmen
auf die innerbetrieblich individuell zu nutzenden Konten bleibt davon unberührt.
Als Standardkontenpläne in SAP Business One sind hinterlegt:
• IKR
• SKR 03
• SKR 04
Die Vertriebsgesellschaft hat sich für den prozessorientierten Kontenrahmen
entschieden. Der bekannteste Kontenplan aus diesem Bereich, der SKR 03,
findet in diesem Betrieb Anwendung. Der Kontenplan wird unmittelbar nach
der Datenbankanlage definiert und ist nach der ersten Erfassung von Bewe-
gungsdaten nicht mehr änderbar. Einzelne Konten können, solange sie keine
Buchungen enthalten, gelöscht werden. Neue Konten lassen sich jederzeit
anlegen. Durch Setzen des Hakens »vertraulich« in den Stammdaten zu
einem Konto wird dieser Kontosaldo nur für bestimmte, mittels Berechtigun-
gen befugte Personen sichtbar.
Jedes im Kontenplan angelegte Konto benötigt eine Kontowährung.
Dadurch wird festgelegt, welche Währungen auf dem Konto erfasst werden
können, aber auch in welchen Währungen das System den Saldo führt. Alle
Geschäftsvorfälle werden standardmäßig in der im System festgelegten
Währung erfasst. Wenn es Geschäftsvorfälle in anderen Währungen gibt,
muss diese Währung manuell an entsprechender Stelle angegeben werden.
SAP Business One unterscheidet drei Währungstypen:
• Landeswährung
Sie ist die in der Systeminitialisierung angegebene Währung.
• Fremdwährung
Fremdwährungen werden in einer eigenen Tabelle im SAP Business One
gepflegt. Nachdem eine Fremdwährung gepflegt ist, steht sie im Konten-
plan als Auswahlmöglichkeit zur Verfügung.

75
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

• Mehrfachwährung
Mit diesem Kennzeichen verbundene Konten können in verschiedenen
Währungen, die außer der Landeswährung alle in der Währungstabelle
gepflegt sein müssen, gebucht werden.
Alle Salden der Hauptbuchkonten werden grundsätzlich auch in der während
der Basisinitialisierung angegebenen Systemwährung geführt.
Beim Kontenrahmen können im Rahmen der Analyse folgende Fragen
gestellt werden:
• Welcher Kontenrahmen ist für mein Unternehmen zweckmäßig?
• Was ist der Unterschied zwischen Kontenrahmen und Kontenplan?

5.1.3 Anwendung des Prozesses


Gleich nach dem Anlegen einer neuen Firma in SAP Business One bedarf es
einer Systeminitialisierung, damit die Vorgaben und Einstellungen, die in
Ihrem Unternehmen festgelegt sind, auch in SAP Business One verwendet
werden. Neben unterschiedlichsten Einstellungen bezüglich der verschiede-
nen Bereiche von SAP Business One ist es vor allem notwendig, die genauen
Firmendetails Ihres Unternehmens festzuhalten. Ein wesentlicher Bestandteil
ist dabei die Basisinitialisierung der Firma. Im Rahmen dieser Initialisierung
wird definiert, welcher Kontenrahmen zum Einsatz kommt und in welcher
Währung das System arbeiten soll.
In den meisten kleinen und mittelständischen Betrieben, für die SAP Business
One hauptsächlich entwickelt wurde, wird als Systemwährung in aller Regel
die eingetragene Landeswährung verwendet. Jedoch kann es durchaus sinn-
voll sein, dass ein Unternehmen eine andere Systemwährung verwendet als
die Landeswährung, beispielsweise in einem Tochterunternehmen eines aus-
ländischen Konzerns.
Zur Durchführung einer Basisinitialisierung wechseln Sie in das Register BASIS-
INITIALISIERUNG in der Funktion FIRMENDETAILS. Dazu rufen Sie in der
Anwendung ADMINISTRATION die Funktion SYSTEMINITIALISIERUNG auf und
wählen dort die Funktion FIRMENDETAILS. Im Fenster der Firmendetails wech-
seln Sie in das Register BASISINITIALISIERUNG. Dort befinden sich die Eingabe-
und Auswahlfelder für den Kontenrahmen, die Landeswährung und die
Systemwährung. Zur schnelleren und einfacheren Basisinitialisierung hat SAP
bereits drei standardisierte Kontenpläne im System zur Auswahl hinterlegt.
Durch Öffnen des Auswahlfelds können Sie einen der vordefinierten Konten-
pläne auswählen oder – in eher seltenen Fällen – einen benutzerdefinierten
Kontenplan hinterlegen. Die Auswahl des Kontenplans sollte mit Bedacht
geschehen, da ein Ändern des Kontenrahmens nach erfolgter Systeminitiali-
sierung nur möglich ist, solange noch keine Buchungen ausgeführt wurden.
Nachdem die erste Buchung in SAP Business One erfolgt ist, haben Sie kei-
nen Zugriff mehr auf das Auswahlfeld des Kontenplans.
Zur Definition des Kontenplans gehören noch einige Grundeinstellungen, die
für die Sachkonten des Plans vorzunehmen sind. Dazu schließen Sie das

76
Sandini Bib

5.1 Kontenrahmen und Kontenplan 5


aktuelle Fenster, wechseln in die Anwendung BUCHHALTUNG und öffnen die
Funktion KONTENPLAN. Hier sind alle Sachkonten des von Ihnen in der Basis-
initialisierung ausgewählten Kontenplans aufgelistet. Sie haben in diesem
Fenster die Möglichkeit, den vordefinierten Kontenplan Ihren Bedürfnissen
entsprechend zu verändern. Dazu ist es zunächst erforderlich, kurz die Struk-
tur eines Kontenplans anzusprechen. In SAP Business One ist der Kontenplan
auf der Basis einer Ebenenstruktur aufgebaut und es wird zwischen Titeln
und aktiven Konten differenziert. Dabei wird ein Titel zum Organisieren und
Anzeigen von Daten in Finanzberichten verwendet. Ein Titel kann mehrere
aktive Konten und weitere Titel unter seiner Bezeichnung zusammenfassen.
So lässt sich die Struktur des Kontenplans beliebig entsprechend Ihrer Erfor-
dernisse verfeinern. Eine Änderung der obersten Ebene wird vom System
nicht zugelassen, da es sich hierbei um die Kontenklassen eines Kontenplans
handelt. Diese sind auch als so genannte Schubladen rechts am Rand des
Fensters KONTENPLAN zur Anwahl aufgelistet.
Um ein neues Konto oder einen Titel anzulegen, klicken Sie auf den Kontenplan.
Bevor Sie im neuen Fenster ein neues Konto oder einen neuen Titel hinzufügen,
klicken Sie auf die Schublade mit der Kontoklasse, in der das Konto oder der Titel
hinzugefügt werden soll. Vergewissern Sie sich, dass sich das Dialogfenster im
Modus Hinzufügen befindet. Um ein Konto oder einen Titel an einer bestimm-
ten Position in einer Kontenklasse zu hinterlegen, drücken Sie die Steuerungs-
taste und gleichzeitig mit der Maus auf das Konto bzw. den Titel, nach dem Sie
den Neueintrag platzieren möchten. Nehmen Sie die erforderlichen Angaben
zur Bestimmung von Code, Name und Währung in den Eingabefeldern vor und
bestätigen Sie abschließend die Aktion durch Klicken auf HINZUFÜGEN.
Solange keine Buchungen für die Konten erfolgt sind, können diese noch
geändert, umbenannt und neu positioniert werden. Die detaillierte Vorge-
hensweise beim Anlegen bzw. bei der Änderung von Konten ist in Kapitel 6.1
»Kontenplan und Kontenplanbearbeitung« beschrieben.
Durch das Kennzeichen Vertraulich bestimmen Sie diejenigen Konten des
Kontenplans, für die nicht alle Systemanwender die Zugriffsberechtigung
bekommen dürfen. Die Autorisierungen legen Sie bei der Vergabe von
Berechtigungen für die einzelnen Anwender von SAP Business One fest
(siehe Kapitel 7.7 »Berechtigungskonzept«).

5.1.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Administration -> Systeminitialisierung -> Firmendetails -> Basisinitialisierung
• Tabelle
OADM, AACT
• Eingehende Trigger
Bestehendes Unternehmen übernehmen, Neugründung einer Firma
• Ausgehende Trigger
Kontenfindung, Sachkonten, Eröffnungssalden festlegen

77
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

78
Sandini Bib

5.1 Kontenrahmen und Kontenplan 5

Prozess 5.1 (a): Anlegen der Datenbank

Prozess 5.1 (b): Auswahl eines Kontenplans

79
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.2 Prozess Verkaufsartikel


5.2.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Unter einem Artikel versteht man in der Handelsbetriebslehre ein Teilelement
einer bestimmten Warenart. Gemäß der Sortimentspyramide ist ein Artikel in
einer systematischen Gliederung einer Warengruppe zugeordnet. Dabei han-
delt es sich beispielsweise um die Warengruppen Bekleidungsartikel, Nahrungs-
mittel, Metallwaren. Diese können sich wiederum in Warengattungen sehr
ähnlich sein. Ein Artikel ist oftmals im Alltag dem Begriff Ware gleichgesetzt. Die
betriebswirtschaftliche Definition unterscheidet aber im folgenden Sinne: Bei-
spielsweise gibt es die Warenart Biere zur Warengattung Getränke. Die Waren-
art Biere besteht wiederum aus den Artikeln Exportbier, Pilsbier etc. Der Artikel
Pils umfasst z.B. Pils der Marke A, Pils der Marke B, Pils der Marke C. Die Sorte
B besteht aus einzelnen Waren, beispielsweise Bügelflasche, 0,5 Liter-Flasche,
eine Kiste mit 20 Flaschen. Nach dieser Einteilung ist eine Ware die kleinste Ein-
heit in einem Handelsunternehmen. Die Bedeutung der Artikel in Handels- und
Industriebetrieben lässt sich an der Warenwirtschaft, dem Wertschöpfungspro-
zess ableiten. Wird der Begriff Artikel in Zusammenhang mit einer Dienstleis-
tung verwendet, so spricht man von einem Leistungserstellungsprozess (Gabler
Wirtschaftslexikon, Band 1, S. 354, und Band 5, S. 1527).

5.2.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Der Kernprozess in SAP Business One ist sicherlich der Artikelstamm. Ohne
ihn lässt sich keine vernünftige Abwicklung der Warenwirtschaft abbilden,
denn er stellt die Gesamtheit aller Informationen dar, die in einem Unterneh-
men eingekauft, gelagert, gefertigt und schließlich verkauft werden. Diese
Informationen werden bei den nachfolgenden Belegen herangezogen,
sobald eine Artikelnummer aus der Artikelverwaltung eingegeben wurde.
Beispielsweise werden Mengeneinheiten, Katalognummern, Preislisten etc.
hinterlegt. In diesem Zusammenhang stellt die Zuordnung der Preisliste eine
sehr wichtige Information im Artikelstamm dar. Die Daten sind auf verschie-
denen Registerkarten abgelegt. Der nachfolgende Prozess zum Verkaufsarti-
kel behandelt nur die relevanten Daten im Rahmen des Verkaufs aus der
Registerkarte VERKAUFSDATEN. Die weiteren Artikelstammdaten werden in
Kapitel 6.2 »Prozess Einkaufsartikel« beschrieben.
Im Rahmen der Artikelverwaltung aus Sicht des Verkaufs können folgende
Fragen gestellt werden:
• Ist der Artikelnummernkreis bei der Initialisierung für eine automatische
Nummernvergabe mit fortlaufender Nummer definiert oder arbeiten Sie
mit einer manuellen Vergabe?
• Vergeben Sie Ihren Artikeln feste Katalognummern?
• Arbeiten Sie mit EAN-Codes bzw. Barcodes?
• Existiert zu Ihren Artikeln eine Zuordnung verschiedener Marken?
• Welche Artikelgruppen führen Sie?

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Sandini Bib

5.2 Prozess Verkaufsartikel 5

5.2.3 Anwendung des Prozesses


Um einen Verkaufsartikel anzulegen, müssen Sie zunächst das Modul LAGER-
VERWALTUNG im Register MENÜ anwählen. Dort finden Sie die Funktion
ARTIKELVERWALTUNG, die zur Erfassung eines Artikels ausgewählt werden
muss. Es öffnet sich ein neues Bearbeitungsfenster. Das Anlegen eines Arti-
kels ist hier zunächst nicht möglich, weil sich die Funktion im Modus Suchen
befindet (am grau hinterlegten Symbol LUPE in der Symbolleiste erkennbar).
Aktivieren Sie in der Symbolleiste das Symbol für den Modus Hinzufügen,
direkt rechts neben dem Symbol LUPE. Nun sind alle Voraussetzungen
geschaffen, um einen Verkaufsartikel anlegen zu können. Im gelb hinterleg-
ten Feld müssen Sie zunächst die Artikelnummer eintragen. Diese kann voll-
ständig Ihren Unternehmensvorgaben angepasst werden. Wenn Ihre Artikel
über eine EAN-Nummer verfügen, tragen Sie diese im dafür vorgesehenen
Feld ein. Nun folgen die Eingaben für die Bezeichnung und die Herkunft des
Artikels. Wählen Sie anschließend eine geeignete Preisliste, die den Preis
Ihres Artikels enthält. Im Anschluss an diese Eingaben müssen Sie die Bestim-
mungsmarkierungen für die Art des Artikels festlegen. Hierzu setzen Sie für
den Verkaufsartikel das entsprechende Kennzeichen. Diese befinden sich im
aktiven Fenster rechts oben. Die weiteren Kennzeichen – Einkaufsartikel,
Lagerartikel oder Artikel des Anlagevermögens – können Sie entsprechend
Ihrer Vorgaben setzen.
Im unteren Bereich befinden sich die Register zur genaueren Definition des
Artikels. Im Register VERKAUFSDATEN legen Sie die Abmessungen des Artikels
fest. Sie bestimmen das Volumen und Gewicht und machen Angaben darü-
ber, mit welchen Einheiten der Artikel beim Verkauf behandelt wird. Im
untersten Eingabefeld des Registers VERKAUFSDATEN wird Ihnen ein Konto
vorgeschlagen. Falls dieses durch den Kontenplan ermittelte Konto nicht mit
dem von Ihnen vorgesehenen übereinstimmt, kann durch Anwählen des
orangefarbenen Pfeils aus dem Kontenplan ein anderes Konto bestimmt
werden. Durch Klicken auf HINZUFÜGEN wird der Artikel im System angelegt.

5.2.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Lagerverwaltung –> Artikelverwaltung
• Tabelle
AITM, AIT1,CUMI, OITG, OITM
• Eingehende Trigger
Entscheidungsprozess über die Aufnahme eines neuen Artikels ins Han-
delsportfolio, Anlegen von Handelsware über Katalognummern
• Ausgehende Trigger
Preisstrategie, Einkaufsartikel, Anlageartikel, Lagerartikel, Kontenplan-
bearbeitung, Artikeleinschränkungen, Artikeleigenschaften, Produkt-
strukturbearbeitung

81
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

82
Sandini Bib

5.2 Prozess Verkaufsartikel 5

Prozess 5.2 (a): Auswahlliste Preislisten

Prozess 5.2 (b): Kennzeichnung der Artikeltypen

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5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

84
Sandini Bib

5.2 Prozess Verkaufsartikel 5

Prozess 5.2 (c): Detaildarstellung Kontenplan

Prozess 5.2 (d): Artikelabmaße

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Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

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Sandini Bib

5.2 Prozess Verkaufsartikel 5

Prozess 5.2 (e): Detaildarstellung Artikelverwaltung

Prozess 5.2 (f): Artikeldetails

87
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.3 Prozess Preisstrategie


5.3.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Ein Unternehmen definiert beschaffungswirtschaftliche und absatzwirt-
schaftliche Preisobergrenzen. Bei der absatzwirtschaftlichen Preisstrategie
wird ein nicht kommagenau zu sehender Zusammenhang zwischen Preis
und Absatzmenge hergestellt. Alternativ werden auch Zusammenhänge zwi-
schen Preis und Marktanteil hergestellt.
Die Preisobergrenzen in der Beschaffung orientieren sich an Preisen, den der
beschaffende Teilnehmer für einen Einkaufsartikel gerade noch bereit ist zu
zahlen. Leitet man solche Beschaffungspreisobergrenzen im Sinne einer
Rückrechnung aus dem Absatzerlös oder Absatzpreis ab, so spricht man
auch von Kostenobergrenzen einzelner Beschaffungsgüter (vgl. Witt 1997,
S. 303–305).

5.3.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Durch Festlegen der unternehmerischen Preisstrategie werden im System die
Daten zur Preisfindung abgelegt. In SAP Business One erscheinen die Arti-
kelpreise in Form von Preislisten. Es können unterschiedliche Preislisten defi-
niert werden. Diese werden im Geschäftspartnerstamm dem Kunden bzw.
Lieferanten unter der Rubrik »Zahlungsbedingungen« zugeordnet. Sobald
ein Beleg zu einem Geschäftsvorfall angelegt wird, werden die Preise für die
hinterlegten Artikel der Preisliste entnommen. Die Preisliste aktualisiert sich
ständig nach verschiedenen Methoden. Das können beispielsweise festge-
legte Einkaufs- bzw. Verkaufspreise entsprechend einer Preisstrategie sein
oder auch die Methode der letzten Preise (letzter Einkaufspreis bzw. letzter
Verkaufspreis). Es besteht ebenso die Möglichkeit, Basispreislisten zu definie-
ren und in weiteren Preislisten anhand eines Faktors darauf Bezug zu neh-
men. Damit lassen sich unterschiedliche Preise für verschiedene Geschäfts-
partner erzeugen. Beispielsweise bekommen seltene Kunden den Faktor 1,2
zugewiesen und bezahlen somit 20% mehr als der Normalpreis vorsieht.
Eine Änderung der grundlegenden Preise erfolgt nur in der Basispreisliste.
Dadurch reduziert sich entscheidend der Pflegeaufwand im Falle von Preis-
änderungen.
Im Rahmen der Preisstrategie können folgende Fragen gestellt werden:
• Wie definieren Sie Ihre Preisfindungslogistik (Basispreise, Faktoren für
Kunden)?
• Arbeiten Sie mit Verkaufs- bzw. Einkaufspreisen, die aus den Preislisten
gezogen werden, oder mit den zuletzt definierten Einkaufs- und Verkaufs-
preisen, die aus den letzten Geschäftsvorfällen resultieren?
• Arbeiten Sie mit Sonderpreisen (siehe dazu Kapitel 6.3 der Modellfirma B)?

88
Sandini Bib

5.3 Prozess Preisstrategie 5


• Werden Sie bei der Preisliste Rundungen zulassen und wenn ja, erfolgt die
Rundung auf den vollen Dezimalbetrag oder auf den vollen Betrag oder
auf die volle Zehnerstelle?
• Nehmen Sie innerhalb der Preislisten eine Zuordnung von Gruppen vor,
damit Sie bei der Berechtigungsvergabe für die Benutzer differenzieren
können, wer welche Preisliste pflegen darf?
• Benutzen Sie für bestimmte Artikel in der Preisliste das manuelle Kennzei-
chen, damit der manuell angepasste Preis immer unverändert bleibt?
• Wie werden die Preise einer Baugruppe oder eines Endartikels mittels ei-
ner Produktstruktur durch Einkaufspreise ermittelt?

5.3.3 Anwendung des Prozesses


In der Modellfirma basieren alle Artikelpreise auf Preislisten. Diese Preislisten
sind unterschiedlich definiert. Es wird unterschieden zwischen Einkaufspreis-
listen, Verkaufspreislisten und Listen für spezielle Kunden. Im System lassen
sich Preislisten mit der gleichnamigen Funktion in der Anwendung Lagerver-
waltung erstellen. Zu Beginn muss mindestens eine Basispreisliste erzeugt
werden, in der alle Artikelpreise hinterlegt sind. Alle anderen Preislisten kön-
nen sich dann auf diese Basisliste beziehen. Die Preisunterschiede entstehen
durch die Vergabe von Faktoren für die einzelnen Listen. Nach dem Aufruf
der Funktion öffnet sich ein neues Fenster, in dem als Vorgabe bereits zehn
Preislisten aufgeführt sind. Diese können Sie nun abändern, indem Sie neue
Namen nach Ihren Vorgaben vergeben. Gehen Sie dazu mit dem Cursor in
das Feld für den Namen der Preisliste. Wenn Sie nun die linke Maustaste kurz
drücken, wechselt das Feld in den Eingabe-Modus und Sie können einen
Namen eingeben. Im nächsten Feld können Sie die Basis für Ihre Preisliste
aus der Auswahlliste auswählen. Diese Auswahl öffnet sich, wenn Sie mit der
Maus im Feld BASISPREISLISTE das Symbol am rechten Rand anwählen. Nun
müssen Sie noch einen Faktor bestimmen, mit dem die Artikelpreise der
Basispreisliste multipliziert werden. Wählen Sie einen Faktor größer als 1,
wenn Sie einen Zuschlag auf die Basispreise erzielen möchten, bzw. eine Zahl
kleiner als 1 für günstigere Preise. Im Feld RUNDUNGSMETHODE legen Sie die
Art fest, mit der Ihre Preise bei der Berechnung gerundet werden. Es stehen
Ihnen verschiedene Möglichkeiten wie z.B. Rundung auf den vollen Betrag
oder Rundung auf volle Dezimalstellen zur Verfügung. Die abschließende
Festlegung der Gruppe dient dazu, dass nur Personen mit entsprechender
Berechtigung die Preisliste bearbeiten können. Informationen zur Vergabe
der Berechtigungen für einzelne Anwender finden Sie in Kapitel 7.7 »Berech-
tigungskonzept«. Die Preisliste wird erzeugt, wenn Sie im aktiven Fenster auf
das Feld AKTUALISIEREN klicken.
Preislisten lassen sich auch nachträglich noch manuell verändern. Dazu wäh-
len Sie die Funktion PREISLISTEN und führen einen Doppelklick auf die Num-
mer der zu ändernden Preisliste aus. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in
dem die Artikel der Preisliste mit den Bezugspreisen dargestellt sind. Sie

89
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

haben nun die Möglichkeit, verschiedene Artikel aus der Liste zu entfernen
oder mithilfe eines Filters die Preisliste entweder zu beschränken oder zu
expandieren. Zum Löschen eines Artikelpreises müssen Sie die entspre-
chende Zeile markieren, da ansonsten alle Preise der Preisliste gelöscht werden.
Eine Zeile markieren Sie durch Anklicken der Zeilennummer. Bei der Verwen-
dung eines Filters können Sie eine Artikelauswahl nach Lieferant, Nummer,
Gruppe oder Eigenschaft eines Artikels treffen.
Hin und wieder kommt es vor, dass eine Preisliste aktualisiert werden muss.
Gründe hierfür sind beispielsweise erhöhte Preise eines Lieferanten oder
auch eine notwendige Angleichung an veränderte Marktbedingungen. SAP
Business One bietet zwei Möglichkeiten zur Aktualisierung einer Preisliste:
Die erste Möglichkeit dient dazu, die gesamte Preisliste, d.h. alle in ihr ent-
haltenen Artikelpreise, zu aktualisieren. Wenn Sie sich in der Funktion PREIS-
LISTE befinden, wählen Sie die Option AKTUALISIEREN GESAMTE PREISLISTE.
Nun können Sie einen anderen Faktor vergeben, mit dem die Preise in der
Preisliste berechnet werden sollen. Die Änderung bestätigen Sie durch Kli-
cken auf AKTUALISIEREN. Möchten Sie nicht alle Preise, sondern nur eine
bestimmte Gruppe von Artikelpreisen aktualisieren, dann müssen Sie die
zweite Möglichkeit AKTUALISIEREN NACH AUSWAHL markieren. Die prinzipi-
elle Vorgehensweise entspricht der oben beschriebenen. Wenn Sie jedoch
abschließend AKTUALISIEREN anwählen, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie
Ihre Kriterien, wie z.B. ein bestimmter Lieferant, auswählen können. Nach
Bestätigen mit OK aktualisiert das System die Preise der von Ihnen ausge-
wählten Artikel.
In den verschiedenen Preislisten können Sie auch manuell Preisänderungen
durchführen. Dazu gibt es in den Preislisten eine Spalte, in der ein Kennzei-
chen gesetzt werden kann, das den Preis als manuell eingegeben markiert.
Dadurch wird dieser Preis bei Änderungen der gesamten Preisliste übergan-
gen. Der Grund für eine solche manuelle Änderung kann beispielsweise eine
Sonderaktion für bestimmte Artikel sein, die dann zu speziellen Konditionen
verkauft werden.
In SAP Business One können Sie nicht mehr verwendete Preislisten auch aus
dem System entfernen. Es muss jedoch gewährleistet sein, dass die zu
löschende Liste nicht mehr im Stammsatz eines Geschäftspartners zur Ver-
wendung vorgesehen ist. Ebenfalls können nur solche Preislisten entfernt
werden, die keinen Bezug mehr zu anderen Listen aufweisen. Dazu müssen
Sie in der Liste, die Sie löschen wollen, alle Referenzen zu anderen Listen auf-
heben. Sind alle diese Vorgaben erfüllt, lässt sich eine Preisliste löschen,
indem Sie ein Feld in der Zeile der zu löschenden Liste anwählen. Gehen Sie
dann in die Menüleiste in das Menü DATEN und wählen Sie dort die Funktion
ZEILE LÖSCHEN. Bestätigen Sie die Aktion durch AKTUALISIEREN. In einem Mel-
dungsfenster erfolgt anschließend nochmals eine Abfrage, bevor die Preis-
liste endgültig gelöscht wird.

90
Sandini Bib

5.3 Prozess Preisstrategie 5


Wenn Sie eine zusätzliche Preisliste in der Liste der Preislisten benötigen, so wäh-
len Sie in der Menüleiste im Menü DATEN die Funktion ZEILE HINZUFÜGEN aus.
Eine besondere Preisliste stellt die Liste letzter Kaufpreis dar. Sie enthält nur
diejenigen Artikel und Preise, zu denen bereits Transaktionen im System
stattfanden. Die Preise dieser Liste werden vom System jedes Mal automa-
tisch aktualisiert, wenn eine der folgenden Transaktionen durchgeführt wird:
• Bei der Eingabe einer Eingangsrechnung
• Bei der Eingabe eines Warenausgangs
• Bei der Eingabe eines positiven Eröffnungssaldos für einen Artikel
• Bei der Eingabe eines positiven Inventurergebnisses, das zu einem Waren-
eingang führt
• Bei der Fertigung eines Produkts mit Produktstruktur, bei dem sich der
Preis des Produkts aus den letzten Kaufpreisen der Komponenten ergibt
• Beim Datenimport
Manuelle Änderungen sind in dieser Preisliste nicht möglich.
Beim Aufruf der Funktion PREISLISTE erweitert sich die Menüleiste um das
Menü PREISLISTE. In diesem Menü finden Sie die Funktion EINSTELLUNGEN,
mit der sich die Vorgaben für die Anzeige der Felder in der Tabelle der Preis-
listen und deren Eingabebereitschaft festlegen lassen.

5.3.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Lagerverwaltung –> Preisliste
• Tabelle
OPLN
• Eingehende Trigger
Verkaufsartikel, Lagerartikel, Einkaufsartikel
• Ausgehende Trigger
Geschäftspartnerstammbearbeitung, Einkaufsrechnung, Warenausgangsbe-
arbeitung, Inventur- und Bestandsbuchungen, Produktstrukturbearbeitung

91
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

92
Sandini Bib

5.3 Prozess Preisstrategie 5

Prozess 5.3 (a): Bestimmung einer Basispreisliste

Prozess 5.3 (b): Preislistenauswahl im Geschäftspartnerstamm

93
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.4 Produktstrukturbearbeitung
Verkaufsstückliste
5.4.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Eine Produktstruktur ist dem Begriff Stückliste gleichzusetzen. Eine Stückliste
ist ein mengenmäßiges Verzeichnis der in ein Endprodukt oder eine Bau-
gruppe eingehenden Erzeugnisse. Die Erzeugnisse können wiederum
Baugruppen sein oder auf unterster Ebene Einzelteile. So kann die analyti-
sche Betrachtung einer Produktstruktur Aufschluss darüber geben, welche
Einzelteile und Baugruppen in welcher Menge beschafft bzw. produziert
werden müssen, um einen Kundenauftrag für ein Endprodukt auszuführen.
Die Genauigkeit der Bedarfsermittlung hängt im Handelsbetrieb wesentlich
von der Breite und Tiefe des Sortiments ab. Die Tiefe gibt die Zahl der ver-
schiedenen Varianten einer Produktart wieder.
Eine Stückliste kann unstrukturiert oder strukturiert vorliegen. Eine unstruk-
turierte Stückliste ist die Mengenübersichtsstückliste, während die Struktur-
stückliste und die Baukastenstückliste strukturierte Stücklisten darstellen. Da
die Stücklisten trotz der unterschiedlichen Gliederungsansätze in vielen Tei-
len übereinstimmen, werden sie weitgehend wie Varianten behandelt. Die
Verknüpfung der jeweiligen Stücklistenebenen wird in Attributen der Struk-
turbeziehung festgehalten, also die Angabe der Menge. Ist die Menge gleich
0, so erscheint die Komponente nicht. Dabei kann eine Strukturbeziehung in
einer oder mehreren Stücklisten vorkommen (vgl. Scheer, Wirtschaftsinfor-
matik 1994, S. 114–124; vgl. Tempelmeier 1988, S. 106–110; vgl. Gabler
Wirtschaftslexikon, Band 4 1988, S. 1051).

5.4.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Für sämtliche Verkaufsvarianten im Vertrieb eines Endprodukts können Sie
Stücklisten definieren, da eine Stückliste alle Komponenten mit ihren Eigen-
schaften beschreibt. Verkaufsvarianten gibt es oft im Handel. In SAP Business
One bilden Sie dazu Baukastenstücklisten ab. Eine Baukastenstückliste ent-
hält nur die Baugruppen oder Einzelteile, die direkt in ein Erzeugnis einge-
hen. Dabei handelt es sich um eine einstufige Liste. Für eine mehrstufige
Stückliste muss also eine weitere Baukastenstückliste definiert werden, wenn
ein Erzeugnis wiederum aus Baugruppen besteht (siehe dazu das Beispiel in
Abbildung 5.4).
Bei der Verkaufsstückliste können folgende Fragestellungen gestellt werden:
• Haben Sie im Verkauf für Ihre Artikel Varianten und bilden Sie diese in
Form von Verkaufsstücklisten ab?
• Bilden Sie Ihre Preisstrategie der Baugruppen über Stücklisten ab?

94
Sandini Bib

5.4 Produktstrukturbearbeitung Verkaufsstückliste 5


• Unterscheiden sich Ihre Verkaufsstücklisten von den Montage- bzw. Pro-
duktionsstücklisten (Einsatz von Universalstücklisten)?
• Werden Sie bei der Preisliste Rundungen zulassen und wenn ja, Rundung
auf vollen Dezimalbetrag oder Rundung auf vollen Betrag oder Rundung
auf volle Zehnerstelle?
• Benutzen Sie die Zuordnung von Gruppen innerhalb der Preislisten, damit
Sie bei der Berechtigungsvergabe für die Benutzer differenzieren können,
wer welche Preisliste pflegen darf?
• Benutzen Sie für bestimmte Artikel in der Preisliste das manuelle Kennzei-
chen, damit der manuell angepasste Preis immer unverändert bleibt?
• Wie werden die Preise einer Baugruppe oder eines Endartikels mittels ei-
ner Produktstruktur durch Einkaufspreise aufgebaut?
• Verkaufen Sie Endartikel, die Dienstleistung (z.B. Einführung, Beratung)
erfordern, und bilden Sie diese Arbeitsstunden als Komponente in der Ver-
kaufsstückliste ab?
• Möchten Sie im Kundenauftrag die Stückliste bei Varianten als Erfassungs-
hilfe einsetzen?

Abbildung 5.4 Baukastenstücklisten

95
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.4.3 Anwendung des Prozesses


In der Modellfirma wird die Struktur einer Portalwaschanlage über eine ein-
fache Vertriebsstückliste abgebildet. Die Erfassung einer Produktstruktur
erfolgt mit der Funktion PRODUKTSTRUKTUR FESTLEGEN im Menü ENDMON-
TAGE.

Auf dem Bildschirm erscheint ein neues Fenster, in dem die Produktstruktur
festgelegt bzw. bearbeitet werden kann. Um eine neue Struktur anzulegen,
müssen Sie zunächst in den Einfüge-Modus wechseln. Möchten Sie eine
bereits existierende Struktur verändern, können Sie diese im Suchen-Modus
aufrufen und entsprechend Ihrer Vorgaben abändern. Durch Anwählen von
AKTUALISIEREN wird die bereits existierende Produktstruktur durch die verän-
derte Struktur ersetzt.
Bevor eine neue Struktur angelegt werden kann, müssen Sie sich vergewis-
sern, dass alle dafür erforderlichen Artikel bereits im System vorhanden sind.
Sollte dies nicht der Fall sein, so müssen zuerst die fehlenden Artikel einge-
pflegt werden. Die Vorgehensweise hierzu finden Sie in Kapitel 5.2 »Prozess
Verkaufsartikel«.
Die erste Eingabe im Fenster PRODUKTSTRUKTUR FESTLEGEN ist die Produkt-
nummer des Endprodukts. Ausgehend von der Namenskonvention in unse-
rer Modellfirma wird eine Portalwaschanlage mit der Produktnummer
»PA1000« als Vertriebsstruktur festgelegt. Sie können die Produktnummer
entweder direkt eintragen oder aus der Artikelliste auswählen. Eine Artikel-
auswahlliste öffnet sich, wenn Sie statt einer Eingabe die Tabulatortaste
betätigen oder das Zeichen »*« in das Feld eintragen und bestätigen. Die
Bezeichnung für das Produkt wird automatisch eingetragen, wenn Sie die
Eingabe bzw. die Auswahl der Nummer bestätigen. Wird aus den verwende-
ten Komponenten eine mehrfache Anzahl Artikel produziert, so kann diese
Anzahl in das Feld rechts neben der Produktnummer eingegeben werden.

96
Sandini Bib

5.4 Produktstrukturbearbeitung Verkaufsstückliste 5


Durch die entsprechende Festlegung des Produkttyps definieren Sie die Art
der Struktur. Es stehen Ihnen vier mögliche Ausprägungen zur Verfügung,
die Verkaufs-, die Montage-, die Produktionsstruktur und eine Vorlage.
Wählen Sie für das Erstellen einer Verkaufsstückliste im Auswahlfeld die Pro-
duktionsstruktur Verkaufsstruktur aus. Die Angabe einer Preisliste dient als
Grundlage zur Ermittlung der jeweiligen Komponentenpreise. Sie können die
Komponentenpreise jedoch auch manuell eingeben, falls die Preise in der für
die Struktur verwendeten Preisliste nicht geführt werden. Diese Preise wer-
den dann automatisch in die Preisliste übernommen.
Nachfolgend können Sie alle Komponenten, die im Fertigartikel verwendet
werden, unter Angabe der verwendeten Menge eintragen. Geben Sie hierzu
entweder die Artikelnummern der Komponenten ein oder lassen Sie sich die
Artikel wieder in einer Auswahlliste anzeigen.
Eine mehrstufige Vertriebsstruktur erhalten Sie, wenn Sie in den Fertigartikel
eine bereits definierte Struktur als Komponente einfügen.
Durch Betätigen der Schaltfläche AKTUALISIEREN werden die Angaben aktua-
lisiert und mit nachfolgender Bestätigung durch Drücken der Schaltfläche
OK wird die neue Struktur in SAP Business One in der Datenbank angelegt.

5.4.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Endmontage –> Produktstruktur festlegen
• Tabelle
ITT1, OITT
• Eingehende Trigger
Verkaufsartikel, Preisstrategie
• Ausgehende Trigger
Produktstruktur, Angebotsbearbeitung, Terminauftragsbearbeitung,
Lieferungsbearbeitung, Ausgangsrechnungsbearbeitung

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Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

98
Sandini Bib

5.4 Produktstrukturbearbeitung Verkaufsstückliste 5

Prozess 5.4 (a): Auswahlliste zur Strukturart

Prozess 5.4 (b): Produktstruktur festlegen

99
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.5 Prozess Profit Center


5.5.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Ein Profit Center ist ein Verantwortungsbereich innerhalb eines Unterneh-
mens, der als unabhängige Organisationseinheit an seinem Erfolg gemessen
wird. Diese organisatorische Einheit des Rechnungswesens gliedert das Unter-
nehmen managementorientiert, d.h. zum Zwecke der internen Steuerung, und
orientiert sich nicht extern am Markt. Vielmehr erfolgt eine interne Orientie-
rung anhand abgegrenzter Verantwortungsbereiche, deren Profitverantwort-
liche nicht nur für die Kosten, sondern auch für Erlöse verantwortlich sind.
Voraussetzung ist, dass sich positive und negative Erfolgsfaktoren durch das
Profit Center eigenständig beeinflussen lassen. Deshalb muss ein Profit Center
unabhängig von umliegenden Organisationseinheiten agieren können. Die
Erfolgsmessung geschieht meistens durch eine Profit Center-Rechnung, die
nach Umsatz- und/oder nach dem Gesamtkostenverfahren durchgeführt wird
(vgl. Teufel/Röhricht/Willems, 1999, S. 198 und Witt, 1997, S. 308).
Die Definition eines Profit Centers umfasst die vier folgenden Merkmale:
• Marktleistung als Aufgabe
• Persönliche Zuständigkeit
• Individuelle Zielformulierung
• Deckungsbeitragsrechnung (DBR) als Profit Center-Erfolgsrechnung
Die Aufgabe zur Erbringung einer Marktleistung grenzt das Profit Center ein-
deutig von anderen Centern im unternehmerischen Sprachgebrauch ab.
Während es allgemein gebräuchlich ist, auch dann von Profit Centern zu
sprechen, wenn es sich eigentlich um Cost Center handelt, ist die definitori-
sche Abgrenzung eindeutig. Ein echtes Profit Center existiert nur in einer
Organisation der Marktbearbeitung, d.h., ein Profit Center gibt es eigentlich
nur dort, wo auf dem Markt etwas verkauft wird.
Das Führungsprinzip eines Profit Centers ist das der persönlichen Zuständig-
keit. Auch hieran lässt sich die Definition genau fixieren. Der zugrunde
gelegte Maßstab zur Leistungsbeurteilung eines Profit Centers und deren
Führungskräfte ist die Deckungsbeitragsrechnung. Die Stufe der Deckungs-
beitragsrechnung, auf der die Zielsetzung eines Profit Centers basiert, ist von
der Kompetenz der dafür zuständigen Führung abhängig. Je weitreichender
die Kompetenzen einer Führungskraft sind, desto tiefer in der Deckungsbei-
tragsrechnung müsste sich der Zielmaßstab finden (vgl. Hauser 2003).

100
Sandini Bib

5.5 Prozess Profit Center 5

Profit Center Service Center Cost Center

Aufgabe Marktleistung Interne Dienst- Produktleis-


leistung tung
Basisleistung
Kundensicht Für externe Für interne Kun- Kunde ist das
Kunden den Unternehmen
als Ganzes
Ergebnisorientie- Erzielt De- Entlastet sich Eine Leis-
rung ckungsbeiträge durch interne tungsverrech-
als Erlösüber- Leistungsver- nung ist nicht
schüsse über rechnung mit- sinnvoll oder
die Produkt- tels marktadä- verursacht zu
kosten quater hohen Auf-
Verrechnungs- wand
preise
Leistungsgeflecht Benötigt Ser- Benötigt Ser- Benötigt Ser-
viceleistungen viceleistungen viceleistungen
anderer anderer anderer
Ressourcensicht Verursacht Verursacht Verursacht
Kosten Kosten Kosten
Ziele Deckungsbei- Standards of Kostenbudget
trag II oder III Performance als Maßstab
als Maßstab und Kostende-
ckungsgrad als
Maßstab
Beispiele Produkt- IT-Bereich Werksfeuer-
management, Fortbildung wehr,
Zweigniederlas- Produktion
sung

Abbildung 5.5 Abgrenzung von Profit Center, Cost Center und Service Center
(Hauser, Profit Centers, Center-Controlling)

5.5.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


SAP Business One ermöglicht durch die Definition von Profit Centern das
Überwachen von Kosten in einzelnen, organisatorischen Bereichen. Profit
Center werden entsprechend der Unternehmensstruktur für auswertungs-
relevante Einheiten gebildet. SAP Business One gestattet über das Anlegen
einzelner Profit Center hinaus die direkte Kostenaufteilung auf verschiedene
Profit Center unter Nutzung der Aufteilungsregeln. Profit Center oder Auf-
teilungsregeln können im Kontenplan einem FiBu-Konto direkt mitgegeben
werden. In den jeweiligen Buchungen wird bei der Auswahl der Sachkonto-
nummer die im Kontenplan verknüpfte Regel als Vorschlagswert ausgegeben.
Vor dem Sichern der Buchung kann dieser Vorschlagswert geändert werden.
Die Aufteilungsregel kann sich während des Geschäftsverlaufs ändern. Zu
diesem Zeitpunkt ist es sinnvoll, eine neue Aufteilungsregel zu definieren.

101
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Profit Center-Auswertungen (Periodenberichte, Monatsberichte, Quartals-


berichte, Jahresberichte etc.) können eine Gewinn- und Verlustrechnung
ausweisen. Entscheidend für den Bericht ist das Datum nach Wertstellung,
Steuer und Buchung.
Im Rahmen der Profit Center-Rechnung können folgende Fragen zur Ana-
lyse gestellt werden:
• Welche Abteilungen führen Sie als Profit Center?
• Wie werden die Aufteilungsregeln bestimmt? Organisieren Sie dazu einen
Workshop der betroffenen Entscheidungsträger?
• Für welchen Zeitraum führen Sie einen Profit Center-Bericht durch?
• Welche Kosten lassen sich direkt zuordnen und welche müssen indirekt
über einen Schlüssel verteilt werden?
Anhand der Profit Center-Rechnung können in Zukunft strategische Ent-
scheidungen derart getroffen werden, dass bei unrentablen Profit Centern
diese Bereiche aufgegeben werden.
Für Profit Center können über eigendefinierte Benutzerfelder im SAP Busi-
ness One weitere Kommentare und Notizen hinterlegt werden. Beispiels-
weise kann ein benutzerdefiniertes Feld den Namen des Abteilungsleiters
(des Profit Center-Verantwortlichen) ausweisen. Oder Sie definieren benut-
zerdefinierte Felder für die Planzahlen zu den Profit Centern, die Sie zu
Beginn eines Geschäftsjahres hinterlegen. Durch eine Abfrage können Sie
dann die Planzahlen mit den Ist-Auswertungen der Profit Center vergleichen.

5.5.3 Anwendung des Prozesses


Ein Profit Center legen Sie an, indem Sie die Funktion PROFIT CENTER ANLE-
GEN in der Anwendung KOSTENRECHNUNG aufrufen. Das Dialogfenster zum
Hinzufügen eines Profit Centers wird geöffnet. Durch Umschalten in den
Suchen-Modus ist es auch möglich, ein bereits erstelltes Profit Center anzei-
gen zu lassen.
Für das Anlegen eines Profit Centers müssen Sie die folgenden Daten einge-
ben: Im oberen Feld müssen Sie eine Kurzbezeichnung oder einen Code ein-
tragen. Dieser darf jedoch nicht mehr als acht Zeichen lang sein. Im mittleren
Feld können Sie dann eine Bezeichnung für das Profit Center vergeben. Den
Sortiercode tragen Sie im unteren Eingabefeld des aktiven Dialogfensters
ein. Der Sortiercode ist ein Kennzeichen, mit dem Sie bei Auswertungen und
Berichten eine gezielte Auswahl der Profit Center treffen können.
Nachdem Sie alle notwendigen Eingaben gemacht haben, können Sie nun
das Profit Center anlegen. Dazu klicken Sie auf HINZUFÜGEN. Beim Hinzufü-
gen eines Profit Centers wird automatisch im System eine Aufteilungsregel
mit gleichem Code und gleicher Bezeichnung generiert. Diese Aufteilungsre-
gel besagt, dass die zu verbuchenden Kosten zu 100% auf dem Profit Center
gebucht werden.

102
Sandini Bib

5.5 Prozess Profit Center 5


Weitere Aufteilungsregeln können Sie jederzeit für die bereits vorhandenen
Profit Center erstellen. Dazu öffnen Sie erneut die Funktion PROFIT CENTER
ANLEGEN und wechseln in den Suchen-Modus (vgl. Kapitel 5.2.3). Nun kön-
nen Sie durch Eingabe von »*« in das Feld PROFIT CENTER eine Auswahlliste
der vorhandenen Profit Center anzeigen lassen. Alternativ können Sie natür-
lich auch die Kurzbezeichnung eines Profit Centers eintragen, dann wird das
Center gleich angezeigt. Betätigen Sie nun die Schaltfläche TABELLE ÖFFNEN,
um die Aufteilungsregeln anzuzeigen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in
dem alle Profit Center und die zugehörigen Aufteilungsregeln aufgeführt
sind. In dieser Tabelle können Sie die Faktoren bereits vorhandener Auftei-
lungsregeln ändern. Um eine Änderung vorzunehmen, müssen Sie nur das
zu ändernde Tabellenfeld anwählen.
Über die Schaltfläche NEUE AUFTEILUNGSREGEL öffnet sich erneut ein Fenster.
In diesem Fenster haben Sie nun die Möglichkeit, eine neue Aufteilungsregel
zu definieren, indem Sie einen Code und eine Bezeichnung für die Regel ver-
geben. Im Feld GESAMTWERT können Sie einen Bezug für die Definition der
unterschiedlichen Faktoren angeben. Dies kann beispielsweise die Gesamt-
fläche eines Gebäudes sein, das von mehreren Profit Centern gemeinsam
genutzt wird und für die Kostenverteilung aufgeteilt werden soll. Es sind Pro-
zentangaben, Beträge und auch Einheiten möglich.
Im unteren Bereich des Fensters tragen Sie diejenigen Profit Center ein, für
die diese Regel Gültigkeit haben soll. Neben der direkten Eingabe der Center
ist natürlich auch wieder die Auswahl über die Auswahlliste möglich. Haben
Sie alle beteiligten Profit Center eingetragen, wird die Aufteilungsregel mit
der Schaltfläche HINZUFÜGEN in das System übernommen. Für jedes Profit
Center können natürlich mehrere Aufteilungsregeln existieren. Die direkte,
automatisch erstellte Aufteilungsregel kann zwar geöffnet und angesehen
werden, aber sie ist nicht veränderbar. Erkennbar ist diese Aufteilungsregel
daran, dass sie den gleichen Code und den gleichen Namen wie das Profit
Center besitzt.

5.5.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Kostenrechnung -> Profit Center anlegen
• Tabelle
OCR1, OPRC
• Eingehende Trigger
Entscheidung für Profit Center-Rechnung, Organisationseinheiten
• Ausgehende Trigger
Profit Center-Bericht nach Wertstellungsdatum, Profit Center-Bericht nach
Buchungsdatum, Profit Center-Bericht nach Steuerdatum

103
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Entscheidung Organisations-
für Profit Center- einheiten sind
Rechnung definiert

Kostenstelle Profit Center:


bekannt u. PC Sortiercode
Nr. und Name
zuweisen zuweisen
anlegen

Sortiercode
Der Sortiercode dient dazu, bei Berichten
und Auswertungen eine gezielte Auswahl
der Profit Center eines bestimmten Sortiercodes
treffen zu können.

Dir. Belastung Vert.matrix


Aufteilungs-
über Ges.wert zw. PC u. Auft.
regel anlegen
bestimmen regeln aufb.

Begriff PC
Profit Center Die Bezeichnung PC dient hier
sind angelegt als Abkürzung für den Begriff
Profit Center.

104
Sandini Bib

5.5 Prozess Profit Center 5

Prozess 5.5 (a): Eingabe Profit Center-Daten

Prozess 5.5 (b): Aufteilungsregeln für Profit Center

105
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

106
Sandini Bib

5.5 Prozess Profit Center 5

Prozess 5.5 (c): Tabelle für Profit Center

Prozess 5.5 (d): Selektionsauswahl für PC-Bericht

107
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.6 Prozess Geschäftspartnerstamm – Lead


5.6.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
In den vergangenen fünf Jahren wurde das Thema der Kundenbeziehung
(CRM – Customer Relationship Management) immer intensiver diskutiert
und mit neuen Programmen IT-technisch unterstützt. Man erkannte, dass
die Kunden nicht zum Zeitpunkt der Auftragsbearbeitung erstmals im Sys-
tem erfasst werden sollten, sondern schon weit früher, zum Zeitpunkt der
Akquisition der potenziellen Kunden (Interessenten). Beispielsweise werden
nach einer Messe sämtliche Kontaktadressen als Interessenten (Leads) in das
CRM-System eingegeben.
Was heißt CRM? Dieser Begriff muss im Sprachgebrauch der Informatik mit-
tlerweile für die verschiedensten Systeme herhalten. Ist in irgendeiner Weise
das Wort Kunde im Spiel, so sprechen die meisten Softwarehersteller von
einem CRM-System. Customer Relationship Management ist ein Werkzeug
zur Neuausrichtung der Kundenfokussierung sowie zur Optimierung des
Verkaufserfolgs eines Unternehmens. CRM-Programme unterstützen die
Integration von Geschäftspartnern, Prozessen und Technologien. Speziell die
Prozesse der kunden- und servicerelevanten Geschäftsbereiche erfahren
dabei Unterstützung. Hierbei sind vor allem die Abteilungen Vertrieb (Innen-
und Außendienst), Marketing, Kundenservice sowie die Call-Center und
Vertriebspartner des Unternehmens betroffen.
Die Funktionalitäten eines CRM-Systems sind mittlerweile sehr unterschied-
lich und weitreichend. Jedoch liegen bei den meisten CRM-Systemen die
Schwerpunkte auf dem Kontakt- und Terminmanagement sowie der Interes-
senten- (Leads) und Kundenverwaltung (vgl. Bölscher, Holzer 2003, Studie
über den Einsatz von CRM-Systemen). Als Lead wird das generelle Interesse
eines bestehenden Kunden oder Interessenten an einer Dienstleistung oder
einem Produkt betrachtet. Leads entstehen auf unterschiedliche Art: auf-
grund von Marketingaktionen (Tele-Sales, Mailing-Aktionen, Messen etc.)
oder infolge der direkten Kommunikation mit dem Kunden aus Vertriebsakti-
vitäten heraus. Die Leads stellen die Basis für den weiteren Sales Cycle (wei-
tere Vertriebsstufen bis zur Auftragserteilung) dar. Leads werden meistens
qualifiziert. Sehr hoffnungsvolle Leads werden als Hot Leads bezeichnet. Das
bedeutet, dass analysiert werden muss, welche Leads für eine weitere Bear-
beitung geeignet sind. Wenn den Vertriebs- und Marketingabteilungen Hot
Leads generiert vorliegen, beginnt die eigentliche Vertriebstätigkeit der
schnellen Weiterverarbeitung. Je schneller die Bearbeitung, desto kürzer ist
der Sales Cycle zum möglichen Geschäftsabschluss, was die Vertriebskosten
entscheidend reduziert. Die meisten Unternehmen arbeiten mit einer ein-
oder zweistufigen Vertriebsstrategie. Entweder werden die Leads direkt wei-
terbearbeitet oder an einen Reseller/Partner weitergegeben.

108
Sandini Bib

5.6 Prozess Geschäftspartnerstamm – Lead 5

5.6.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


In SAP Business One werden die Kunden, Lieferanten und Interessenten
(Leads) zu einem Begriff »Geschäftspartner« zusammengefasst. Für diesen
Geschäftspartnertyp können Sie die Absatzchancen erfassen und die jeweili-
gen Kontakte hinterlegen. Sie erfassen den Namen des Interessenten, even-
tuell handelt es sich auch um fremdsprachliche Namen (Interessenten aus
dem Ausland).
Für angehende Auswertungen legen Sie im Interessentenstamm eine Gruppe
an und weisen Sie diesen Gruppennamen dem erfassten Interessenten zu.
Die Gruppierung ist für spätere Auswertungen eine Suchhilfe und Zusam-
menfassung. Beispielsweise können Sie auch Ihre Interessenten nach Niel-
sen-Gebieten oder Aufteilung in Deutschland, Europa (EMEA) etc. vorneh-
men und so Ihre Interessenten zuordnen. Sie erfassen in der Regel die
Adresse der Firma und den dazugehörigen Gesprächspartner mit Telefon-
nummern und weiteren Kommunikationsdaten. Bekommen Sie aber bei-
spielsweise zu einer Firma mehrere Visitenkarten, so können Sie auch meh-
rere Gesprächspartner eintragen und eine Kontaktperson als Standard
(Hauptansprechpartner) setzen.
Zu jedem Lead können Sie im Feld BEMERKUNGEN bis zu 100 Zeichen lange
Notizen zum potenziellen Kunden hinterlegen. Diese Informationen werden
beispielsweise sofort sichtbar, wenn der Interessent anruft und Sie manuell
den Stammsatz aufrufen oder über die TAPI (Telefon-EDV-Schnittstelle) den
Stammsatz automatisch auf dem Bildschirm angezeigt bekommen. Beispiels-
weise werden Notizen über die Inhalte des letzten Gesprächs erfasst. Wollen
Sie mehr Text zum potenziellen Kunden ablegen, so können Sie mehrere
Texte unter dem Register DETAILS zum Stammsatz ablegen.
Im Rahmen der Lead-Verwaltung können für den Bereich Vertrieb folgende
Fragen gestellt werden:
• Möchten Sie Ihre Leads gruppieren (sehr interessiert, weniger interessiert
etc.)?
• Welche Mitarbeiter haben Zugriff auf die Lead-Stammsätze?
• Ordnen Sie den Leads Ihre Vertriebsmitarbeiter zu, damit Sie die Perfor-
mance der Vertriebsmitarbeiter messen können?
• Verbinden Sie Ihre Lead-Kontaktadressen durch eine TAPI-Schnittstelle
mit Ihrer Telefonanlage?

Hinweis Jeder erfasste Lead kann durch die Auswahlliste mit AKTUALISIEREN
als Kunde übernommen werden. Der Kundenstamm wird dann nur um die
zusätzlichen Daten, wie z.B. Versandart, Zahlungsbedingungen, Buchhal-
tungsdaten, ergänzt.

109
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.6.3 Anwendung des Prozesses


Die Stammdaten eines Leads bzw. eines Geschäftspartners, wie ein Lead in
SAP Business One bezeichnet wird, werden in der Funktion Stammdaten
Geschäftspartner (GP) gepflegt. Diese Funktion befindet sich unter der
Anwendung Geschäftspartner im Hauptnavigationsbereich von SAP Busi-
ness One. Im Fenster, das sich bei der Auswahl der Funktion öffnet, legen Sie
alle relevanten Daten zum Lead fest. Zunächst müssen Sie jedoch in den
Modus Hinzufügen wechseln, da sich die Funktion beim Öffnen im Suchen-
Modus befindet. Wählen Sie dazu das entsprechende Symbol in der Symbol-
leiste an. Nun werden im oberen Bereich des Fensters die allgemeingültigen
Stammdaten zum Geschäftspartner festgelegt.
Im Feld CODE geben Sie einen bis zu 15 Zeichen langen Schlüsselcode zur
eindeutigen Identifizierung des Geschäftspartners ein. Dieser Code ist im
gesamten System einmalig. Falls beispielsweise bereits ein Konto, das im
Kontenrahmen definiert wurde, diesen Code besitzt, so erhalten Sie eine ent-
sprechende Fehlermeldung, dass der Code bereits existiert. Im Feld rechts
daneben legen Sie fest, um welchen Typ von Geschäftspartner es sich hier
handelt. Da wir in unserer Modellfirma einen Interessenten in das System
aufnehmen möchten, ist der Typ Lead auszuwählen. In den beiden Namens-
feldern können Sie die genaue Bezeichnung des Leads eingeben. Das zweite
Feld ist für einen eventuellen fremdsprachlichen Namen gedacht.
Wenn Sie den Geschäftspartner einer bestimmten Gruppe zuordnen möch-
ten, können Sie ihn im Feld GRUPPE entsprechend klassifizieren. Die Zuord-
nung zu einer Gruppe vereinfacht die Auswahl bei späteren Auswertungen
und Berichten von einzelnen Geschäftsbereichen. Falls Sie Ihren Lead keiner
Gruppe speziell zuordnen, wird er von SAP Business One automatisch der
ersten Gruppe der Auswahlliste zugewiesen.
Für den Fall, dass es sich bei dem neuen Lead um einen ausländischen Interes-
senten handelt, haben Sie im Feld WÄHRUNG die Möglichkeit, eine Fremdwäh-
rung festzulegen, die bei allen Geschäftsvorgängen mit dem Geschäftspartner
verwendet wird. Sie können die entsprechende Währung aus der Auswahlliste
anwählen. Sollte die Währung noch nicht in SAP Business One vorhanden sein,
können Sie eine neue Währung durch die Auswahl von NEU DEFINIEREN in das
System aufnehmen.
Die abschließende Angabe der Umsatzsteuer-ID-Nummer ist erforderlich,
weil diese in den zu erstellenden Belegen wieder eingetragen wird.
Im unteren Bereich des Fensters sind zwei Register angeordnet, in denen Sie
weitere Angaben zum Geschäftspartner definieren können. Im Register ALL-
GEMEIN tragen Sie die Daten zur Kommunikation mit dem Partner ein. Das
Passwortfeld dient zum Verbindungsaufbau bei eCommerce-Anwendungen
in Zusammenhang mit diesem Partner. Das Feld ZESSIONSKENNZEICHEN findet
nur in Österreich Anwendung und ist für unsere Modellfirma nicht von

110
Sandini Bib

5.6 Prozess Geschäftspartnerstamm – Lead 5


Bedeutung. Im rechten Teil des Registers können Sie noch Angaben zu einem
bestimmten Ansprechpartner machen, eine weitere ID-Nummer vergeben,
Bemerkungen festhalten und dem Geschäftspartner einen Vertriebsmitarbei-
ter zuweisen, der dann für diesen Lead verbindlich zuständig ist.
Mittels der beiden Felder GÜLTIG und GESPERRT können Sie einen Zeitraum
festlegen, für den der Stammsatz Gültigkeit haben soll. Falls es erforderlich
ist, wenn z.B. ein Kunde nicht bezahlt, können Sie den Stammsatz für wei-
tere Geschäftsvorgänge sperren. Die Sperre kann befristet oder ab einem
bestimmten Datum unbefristet verwendet werden.
Im nächsten Register ANSPRECHPARTNER können Sie einen oder auch meh-
rere Ansprechpartner des neuen Geschäftspartners aufnehmen. Tragen Sie
die Daten zu den einzelnen Mitarbeitern in die dafür vorgesehenen Felder
ein und bestätigen Sie abschließend die Eingabe durch HINZUFÜGEN.
Ein weiteres Register ist für die Erfassung von Adressen vorgesehen. In die-
sem Register definieren Sie die Rechnungsadressen und die eventuell von der
Rechnungsadresse abweichenden Lieferadressen Ihres Geschäftspartners.
Wählen Sie dazu das Feld NEU DEFINIEREN und tragen Sie die Daten im rech-
ten Bereich ein. Während Sie eine beliebige Anzahl von Lieferadressen defi-
nieren können, ist die Anzahl der Rechnungsadressen auf eine Adresse pro
Geschäftspartner beschränkt. Die Rechnungs- und die Empfängeradressen
können Sie später in den verschiedenen Belegen im System aus einer Liste
auswählen.

5.6.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Geschäftspartner -> Stammdaten Geschäftspartner -> Lead auswählen
bei GP-Code
• Tabelle
ACRD, ACPR, ACR1, CRD1, OCRD
• Eingehende Trigger
Tipp, Mailing-Aktionen, Katalog-Aktionen, Veranstaltungen, Serienbriefe,
Messen, Tele-Marketing (Call-Center)
• Ausgehende Trigger
Kontaktbearbeitung, Angebotsbearbeitung, Kunde-Geschäftspartner, Auf-
tragsbearbeitung

111
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

112
Sandini Bib

5.6 Prozess Geschäftspartnerstamm – Lead 5

Prozess 5.6 (a): Auswahl Geschäftspartnertyp

Prozess 5.6 (b): Kontaktbearbeitung

113
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.7 Prozess Kontaktbearbeitung


5.7.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Die Kontaktbearbeitung ist für Vertriebsbeauftragte wichtig, die mit Kunden
und Interessenten in regelmäßigem Kontakt stehen. Sie können in der Ver-
triebssystemunterstützung (CRM-Programm) Einzelheiten zu jedem Kontakt
aufzeichnen. Alle Mitarbeiter im Unternehmen können auf diese gesammelten
Informationen zugreifen. Gegebenenfalls dienen diese Informationsquellen als
Grundlage für weitere Vertriebsaktivitäten. Die Grundlage für den Aufbau
einer Kundenbeziehung ist der Kundenlebenszyklus. Die Kontaktpflege zum
Kunden hat einen dynamischen Charakter, d.h., man erlebt unterschiedliche
Phasen einer Kundenbeziehung. Die Grundüberlegung des Kundenlebenszyk-
lus (vgl. Haedrich, Tomczak 1996; Koppelmann 1997) vergleicht den Kunden
mit einem Lebewesen, das eine begrenzte Lebenszeit hat. Ein Kontakt zu
einem Unternehmen ist personengebunden. Heute verstehen Sie sich sehr gut
mit dem Einkäufer Herrn Müller, aber übermorgen kann ein neuer Einkäufer
die ganze Beziehung verändern. Eine weitere Anwendung von Kontakten
beruht auf dem Einsatz des Produktlebenszyklus. Sie entwickeln z.B. zusam-
men mit einem Kunden ein neues Produkt, vermarkten es gemeinsam, doch
dann werden die Kontakte schwächer, je weniger sich das Produkt verkaufen
lässt oder wenn es sogar vom Markt genommen wird. Der Kundenlebens-
zyklus beschreibt idealtypische Gesetzmäßigkeiten im zeitlichen Verlauf einer
Kundenbeziehung.

Abbildung 5.6 Kundenbeziehungslebenszyklus

In der Kundenakquisitionsphase werden die Kontakte zwischen dem Anbie-


ter und dem Nachfrager festgehalten. Bei einer differenzierten Betrachtung
lässt sich zwischen der Anbahnungsphase und der Sozialisationsphase unter-
scheiden (vgl. Stauss 2000 und Bruhn 2001, S. 41–57). Werden über die
Akquisitionsphase hinaus (nach einer Auftragserteilung) weitere Kontakte
gepflegt, so beschreiben diese Daten die Kundenbindungsphase und die

114
Sandini Bib

5.7 Prozess Kontaktbearbeitung 5


Wachstumsphase. Die Wachstumsphase schöpft die Kundenpotenziale aus,
indem eine Ausweitung der Kundenbeziehung erfolgt (weitere Projekte, grö-
ßere Aufträge etc.). Die Gefahr, Kunden nach der Wachstumsphase zu ver-
lieren, bezeichnet man als Reifephase. In dieser Phase sind die Potenziale
weitgehend ausgeschöpft. Gerade jetzt müssen Kontakte mit einem beste-
henden Kunden intensiv gepflegt werden, da sonst der Kunde sich abwendet
(Abstinenzphase) und womöglich die Geschäftsbeziehungen ganz auflöst
(Auflösungsphase).

5.7.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Aufbauend auf dem Lead-Geschäftspartnerstamm bietet SAP Business One
CRM-Funktionalitäten (CRM – Customer Relationship Management). Es
können Kontakte zu Geschäftspartnern erfasst werden, die von unterschied-
lichen Mitarbeitern erstellt wurden. Somit kann jederzeit der Geschäftspart-
ner im Detail analysiert werden. Die Kontaktnotizen lassen sich am besten
über eine TAPI-Schnittstelle (Telefonanlagenschnittstelle) realisieren, denn
dann bekommt der Vertriebsmitarbeiter bei einem Telefonat sofort die letz-
ten Kontaktnotizen des Anrufers angezeigt und kann eine weitere Notiz
gleich dazu im System erfassen. Der Geschäftspartnerstamm wird mit der
Telefonnummer gekoppelt. Wenn der Geschäftspartner-Lead später zum
Kunden bzw. Lieferanten wird, lassen sich die weiteren Kontakte aus den
Anwendungen heraus, wie z.B. Erfassen einer Buchung, Quittieren einer Ein-
gangszahlung oder Bearbeiten einer Produktionsanweisung, erfassen. Jeder
wichtige Geschäftsvorfall zu einem Geschäftspartner wird mit einer Kontakt-
notiz erfasst und mitprotokolliert. Eine Anzeige der Kontakthistorie erlaubt
eine Übersicht über alle Geschäftskontakte zu einem bestimmten Geschäfts-
partner.
Im Rahmen der Kontaktbearbeitung können folgende Fragen bei der Ana-
lyse gestellt werden:
• In welchem Umfang nutzen Sie CRM-Funktionalitäten (nur Vertriebsmit-
arbeiter oder auch Servicemitarbeiter und andere)?
• Welche Dialogtypen/Kontaktarten haben Sie definiert?
• Nutzen Sie die Verbindung der Attachments zu den SAP-Belegen
und/oder Office-Dokumenten? Wenn ja, wo werden sie zentral abge-
legt?
Mit den Dialogtypen/Kontaktarten lassen sich die verschiedenen Formen
von Kontakten darstellen, beispielsweise Besuch, Telefonat und Brief. Sollte
beispielsweise aus einem Telefonkontakt direkt ein Geschäft abgeschlossen
werden, kann aus dem Kontakt in einen neuen Verkaufsbeleg (verknüpfter
Beleg), z.B. einen Kundenauftrag, verzweigt werden. Auch können Sie jeder-
zeit erfasste Kontakte zu einem Geschäftspartner suchen. Dabei wechseln
Sie vom Modus Hinzufügen mit der Tastenkombination (Strg)(S) in den

115
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Suchen-Modus. Über die allgemeinen Kontaktdaten lassen sich im Feld


PRIORITÄT die Kontakte nach der Dringlichkeit sortieren.
Eine weitere Funktion der Weiterbearbeitung ist die Kontaktpflege mit Erin-
nerung. In diesem Fall bekommen Sie eine Meldung in der Alarmübersicht
zur gegebenen Zeit. Allerdings müssen Sie für das automatische Senden der
Wiedervorlage die entsprechenden Einstellungen in der Administration vor-
genommen haben. Der Zustand eines Kontakts kann dann von offen in
geschlossen wechseln, falls zu diesem Kontakt keine weiteren Notizen mehr
hinterlegt werden. Natürlich lassen sich noch weitere neue Kontakte erfas-
sen. Dabei werden die Daten des Bearbeiters bzw. des Vertriebsmitarbeiters
übernommen. Abschließend können Kontakte über das Berichtswesen über
Lieferantengruppen bzw. Kundengruppen oder über die Geschäftspartner-
nummer selektiert und ausgewertet werden.

Abbildung 5.7 Funktionen zum Kontaktmanagement in SAP Business One

5.7.3 Anwendung des Prozesses


Zur Kontaktbearbeitung bietet SAP Business One zwei Möglichkeiten. Ent-
weder Sie wechseln direkt aus der Funktion »Stammdaten Geschäftspartner«
in die Kontaktbearbeitung, indem Sie die Schaltfläche GESPRÄCHSPARTNER
auswählen, oder Sie gehen im Hauptnavigationsfeld in die Anwendung
»Geschäftspartner« und wählen dort die Funktion KONTAKTE MIT GESCHÄFTS-
PARTNERN.

Im Normalfall werden Sie Kontakte zu Geschäftspartnern bearbeiten, deren


Stammdaten bereits in SAP Business One aufgenommen wurden. Über das
Feld GP-CODE können Sie dann mit der Suchfunktion, d.h. Eintragen von
»*« in das Feld, eine Auswahlliste öffnen lassen und den gewünschten
Geschäftspartner daraus auswählen. Der Geschäftspartner lässt sich aber
auch direkt über die Eingabe des Codes anzeigen. Das Feld NUMMER auf der

116
Sandini Bib

5.7 Prozess Kontaktbearbeitung 5


rechten Seite wird vom System fortlaufend geführt und gibt Auskunft über
die Anzahl aller Kontakte zum Geschäftspartner.
Der Bereich ist in verschiedene Register unterteilt, in denen die jeweiligen
Kontakte ausführlicher definiert werden können. Im Register ALLGEMEIN tra-
gen Sie zunächst die Informationen zu Art und Inhalt des Kontakts ein. Sie
können sich die unterschiedlichen Eingaben in den Auswahllisten anzeigen
lassen oder neue Eingaben definieren, falls diese noch nicht in den Listen
enthalten sind. Anschließend geben Sie die Termindaten für die Wiederauf-
nahme dieses Kontakts ein. Damit lassen sich auch Wiedervorlagen von offe-
nen Kontakten steuern und anzeigen. Wenn Sie das Kennzeichen für die
Erinnerung setzen, können Sie definieren, nach welcher Zeit Sie eine Info in
Ihrer internen Mailbox erhalten. Damit diese Funktion verwendet werden
kann, muss diese Einstellung jedoch zuvor in der Systemkonfiguration einge-
tragen sein. Nach Erhalt können Sie direkt aus einer solchen Nachricht heraus
in die Kontaktbearbeitung springen.
Mit den beiden Auswahlbuttons OFFENER KONTAKT und GESCHLOSSENER
KONTAKT treffen Sie eine Auswahl, ob ein Kontakt als offen oder als
geschlossen gelten soll. Ein offener Kontakt ist bis zum Abschluss bear-
beitbar, wohingegen ein geschlossener Kontakt keine Bearbeitung zu einem
Thema mehr zulässt. Jedoch wird von SAP Business One beim Schließen
eines Kontakts ein neues Fenster zur Kontaktbearbeitung geöffnet. In den
verbleibenden Registern, INHALT, VERKNÜPFTER BELEG und ANHANG machen
Sie Angaben zum Inhalt eines Kontakts, zur Verbindung zwischen einem
bestimmten Geschäftsvorgang im System sowie zu eventuellen Dateianhän-
gen, die Sie mit dem Kontakt verknüpfen möchten.
Das Fenster zur Kontaktbearbeitung wird immer im Modus Bearbeiten
geöffnet. Um nach einem bereits erfassten Kontakt zu suchen, um ihn even-
tuell zu verändern, müssen Sie in der Symbolleiste das Symbol für den
Modus Suchen auswählen.

5.7.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Geschäftspartner-> Stammdaten GP -> Kontakte mit Geschäftspartnern
• Tabelle
ACR1, ACRD, OCLG, OCLO, OCLS, OCLT
• Eingehende Trigger
Lieferant – Geschäftspartnerstamm, Kunde – Geschäftspartnerstamm,
Lead – Geschäftspartnerstamm
• Ausgehende Trigger
offener/geschlossener Kontakt, Opportunitätsanalyse, Kontaktübersichts-
bericht

117
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

118
Sandini Bib

5.7 Prozess Kontaktbearbeitung 5

Prozess 5.7 (a): Geschäftspartnerauswahl

Prozess 5.7 (b): Detaildarstellung Kontakte mit Geschäftspartnern

119
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

120
Sandini Bib

5.7 Prozess Kontaktbearbeitung 5

Prozess 5.7 (c): Auswahl für Belegart

Prozess 5.7 (d): Kontaktübersicht

121
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.8 Prozess Opportunitätsanalyse


5.8.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Die Opportunitätsanalyse beschreibt die Absatzchance aus qualifizierten
Leads (siehe Vorgängerprozess Geschäftspartnerstammsatz – Lead) und
beinhaltet alle relevanten Daten, die für die Spezifizierung der Zusammenar-
beit mit dem Kunden notwendig sind. Das Ziel muss sein, dem Kunden bzw.
Lead ein Angebot vorzulegen.
Die Definition für Opportunität nach Duden bedeutet erst einmal wirtschafts-
förderndes Verhalten: Zweckmäßigkeit in der gegenwärtigen Situation. In
den meisten Fällen wird das variable Gehalt eines Vertriebsmitarbeiters nach
dem Forecast bewertet. Die Opportunitätsanalyse weist den zu erwartenden
Umsatz aus, den ein Mitarbeiter des Vertriebs eines Unternehmens in einer
definierten Zeitperiode erwirtschaften kann.
Basis der Opportunitätsanalyse sind die gewichteten Absatzwahrscheinlich-
keiten als Prozentangabe. Die engere Kopplung an Einschätzungen des
Absatzverhaltens erlaubt zudem eine genauere Planung. Der zu erwartende
Auftragsbestand (Order Forecast) wird aufgrund der festgelegten Menge
und der Wahrscheinlichkeitsfaktoren in der Opportunitätsanalyse berechnet.
Bei den im Rahmen der Opportunitätsanalyse im Mittelpunkt stehenden
Kunden ist es sinnvoll, disaggregierte Analysen durchzuführen. Die aufge-
führten Kontakte innerhalb einer Opportunity zwischen dem Vertriebsmit-
arbeiter und dem Kunden geben Aufschluss über die Kontaktsituation. Auf
dieser Basis ist der Einsatz von CRM-Tools sinnvoll, welche diese Reports zur
Opportunitätsanalyse in Echtzeit bereitstellen. Der Vertriebsleiter kann zum
einem durch diesen Report die Vertriebsabsatzwahrscheinlichkeit einsehen
und zum anderen seine Vertriebsmitarbeiter besser in ihren Handlungen
beurteilen.

5.8.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Die Opportunitätsanalyse ist in Zusammenhang mit Lead-Geschäftspartnern
oder Kunden-Geschäftspartnern interessant. Es werden die sich anbahnen-
den Opportunities (kommende Aufträge) erfasst und analysiert. Eine Oppor-
tunity beinhaltet die Geschäftspartnernummer (Code) und die relevanten
Verkaufsstufen. Die Verkaufsstufen werden zuvor definiert. Allerdings sind
diese Verkaufsstufen eines Sales Cycle immer produkt- und geschäftsspezi-
fisch. Beispielsweise gibt es andere Verkaufsstufen für ein Dienstleistungs-/
Beratungsgeschäft als für den Verkauf von Konsumgütern an Großmärkte.
Anhand der Vertriebserfahrung lassen sich sehr schnell die Verkaufsstufen
definieren und den jeweiligen Opportunities zuordnen. Wichtig ist die pro-
zentuale Angabe der einzelnen Stufen, d.h., mit welcher Wahrscheinlichkeit
wird der kommende Auftrag eintreffen. Diese Opportunities werden auch

122
Sandini Bib

5.8 Prozess Opportunitätsanalyse 5


später bei dem Report grafisch in einer »Sales Pipeline« (Aufträge in der
Warteschleife) dargestellt.

Abbildung 5.8 Sales Pipeline in SAP Business One

Bei der Erfassung neuer Opportunities kann unter anderem die Quelle (z.B. ein
Lead in Folge einer Messe oder aus einem persönlichen Kontakt) einschließlich
der Bedeutung und des Interessensbereichs zusätzlich erfasst werden. Bei den
allgemeinen Daten wird die Verkaufsstufe mit einer vordefinierten Prozent-
angabe dargestellt. Sind bei diesen Aktionen Dokumente an den Geschäfts-
partner übermittelt worden (z.B. eine Microsoft PowerPoint-Präsentation), so
können diese als Anhang der Opportunity beigefügt werden. Das anstehende
Auftragsvolumen einer Opportunity wird mit einer voraussichtlichen maxima-
len Summe tituliert, wobei das Potenzial, wie Bruttogewinnsumme, separat
erfasst wird. Oftmals ist es sinnvoll, bei einem größeren potenziellen Auftrag
die eigenen Partner und Mitwettbewerber zu erfassen. Diese Informationen
helfen, die Schwächen des Mitwettberbers zu analysieren und gegebenenfalls
das eigene Auftragsvolumen entsprechend abzustimmen. Wurde eine Oppor-
tunity gewonnen oder verloren, so kann dies durch einen so genannten Radio-
button festgehalten werden. Solange die Opportunity sich in der Pipeline
befindet, ist dieses Kennzeichen auf »offen« gesetzt.
Im Rahmen der Opportunitätsanalyse können folgende Fragen gestellt werden:
• Welche Verkaufsstufen gibt es bei Ihnen?
• Arbeiten alle Vertriebsmitarbeiter der Unternehmensphilosophie entspre-
chend vertriebsorientiert?
• Gibt es im Unternehmen verschiedene Verkaufsstufen (Sales Cycles), da Sie
verschiedene Geschäftsbereiche haben mit unterschiedlichen Zielgruppen?
• Hatten Sie bisher Vertriebsbesprechungen, in denen die Opportunities der
Vertriebsmitarbeiter ausgewertet worden sind (Sales Pipeline)?

5.8.3 Anwendung des Prozesses


Eine Opportunitätsanalyse ermöglicht eine Auswertung aller in SAP Business
One erfassten Opportunities. Es können Analysen sowohl für offene als auch
für geschlossene Opportunities durchgeführt werden. Die Funktion Oppor-
tunity-Analyse befindet sich in der Anwendung Geschäftspartner. Wenn Sie
diese Funktion angewählt haben, öffnet das System ein Auswahlfenster, in
dem Sie Ihre Analyse nach den folgenden Kriterien aufbereiten können.

123
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

• Anzeige der Opportunities zu einem Kunden oder zu einer Kundengruppe


• Anzeige der Opportunities nach einem Artikel oder einer Artikelgruppe
• Anzeige der Opportunities zu einem Vertriebsmitarbeiter

Abbildung 5.9 Analysekriterien für Opportunities

In der Modellfirma möchten wir eine Opportunitätsanalyse für einen


Geschäftspartner durchführen. Dementsprechend werden wir die anderen
Kriterien vernachlässigen und hier nur das entsprechende Register GP-
CODES betrachten.
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, eine Opportunitätsanalyse auf die
gewünschten Aspekte einzuschränken. Über die beiden Auswahlfelder
DETAILANZEIGE und GRUPPENANZEIGE bestimmen Sie, ob die Analyse pro
Kunde detailliert oder für eine ganze Kundengruppe erfolgen soll. Die weite-
ren Optionen im Fenster ermöglichen eine Eingrenzung der Auswahl für die
Analyse nach verschiedenen Gesichtspunkten.
Die erste Option zur Eingabe des GP-Codes ermöglicht die Eingabe der Num-
mer eines Geschäftspartners, eines Nummernbereichs für eine Kundengruppe
oder der Eigenschaften für Geschäftspartner, die zur Analyse herangezogen
werden sollen. Mit dem Auswahlfeld ALLE AUSWÄHLEN bietet sich Ihnen die
Möglichkeit, alle hinterlegten Geschäftspartner zur Analyse heranzuziehen.
Mit der Option VERTRIEBSMITARBEITER veranlassen Sie, dass die Analyse eines
oder auch mehrerer Vertriebsmitarbeiter Ihres Unternehmens erstellt wird.
Mittels der Option STUFEN erhalten Sie eine Auswahl verschiedener Ver-
kaufsstufen für eine Analyse. Einen Datumsbereich für das Eröffnungsdatum
bzw. das Abschlussdatum geben Sie mithilfe der Option DATUM an. Mit der
Option BELEGE erreichen Sie eine Beschränkung der Analyse auf die
verknüpften Belege eines bestimmten Typs. Auch die Auswahl mehrerer
Belegarten gleichzeitig ist möglich. Sie beschränken die Analyse von Oppor-
tunities betragsmäßig, indem Sie die Option BETRÄGE benutzen. Hierzu
geben Sie den Bereich der maximal erwarteten Summe ein, einen gewichte-
ten Gesamtbetrag oder die Bruttogewinnsumme. Eine Kombination dieser
Möglichkeiten ist ebenfalls möglich. Die letzte Option dieser Auswahl ist die
Möglichkeit, die Auswahl über den Prozentsatz der Erfolgswahrscheinlichkeit
einzugrenzen. Alternativ lässt sich dies auch über die Verkaufsstufen einrich-
ten. Für die verwendeten Optionen zur Eingrenzung setzt das System eine
Markierung neben die jeweiligen Felder.

124
Sandini Bib

5.8 Prozess Opportunitätsanalyse 5


Die Analyse wird gestartet, wenn Sie nach Abschluss der Angaben die
Schaltfläche OK betätigen. Sie bekommen die Daten der Analyse in einer
Tabelle aufgelistet. In dieser Tabelle können Sie durch einen Doppelklick auf
eine Zeile die zugehörigen Detailinformationen aufrufen.

5.8.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Geschäftspartner -> Opportunity-Analyse, Geschäftspartner -> Opportu-
nity, Geschäftspartner -> Opportunity-Pipeline, Geschäftspartner -> ge-
wonnene Opportunities, Geschäftspartner -> Stufenanalyse
• Tabelle
OOPR, OPR1, OPR2, OPR3
• Eingehende Trigger
Kontaktbearbeitung, Lead – Geschäftspartnerstamm, Kunde – Geschäfts-
partnerstamm, Angebotsbearbeitung
• Ausgehende Trigger
Stufenanalyse, Opportunity-Pipeline, Kundenauftragsbearbeitung

125
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

126
Sandini Bib

5.8 Prozess Opportunitätsanalyse 5

Prozess 5.8 (a): Detaildarstellung Opportunity

Prozess 5.8 (b): Zusammenfassungsdaten zur Opportunity

127
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

128
Sandini Bib

5.8 Prozess Opportunitätsanalyse 5

Prozess 5.8 (c): Mitbewerber einer Opportunity

Prozess 5.8 (d): Grafische Darstellung: gewonnene Opportunities

129
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.9 Bruttogewinnanalyse
5.9.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Der Bruttogewinn eines Produkts kann als sein Deckungsbeitrag angesehen
werden. Der Deckungsbeitrag ist betriebswirtschaftlich gesehen der Betrag,
um den die Erlöse eines Produkts die Kosten für ein Produkt übersteigen.
Formel für den Deckungsbeitrag

Erlöse ./. Kosten = Deckungsbeitrag

Der Deckungsbeitrag bzw. Bruttogewinn nennt den Beitrag, den das Produkt
unter den jeweiligen Bedingungen zur Deckung der Gemeinkosten und zum
Gesamterfolg leistet. Die Bruttogewinnanalyse ist die Analyse des auf die
produzierende Einheit bezogenen Deckungsbeitrags. Sie stellt ein Verfahren
zur kurzfristigen Erfolgsrechnung dar. Die Basis bilden die Grenzkosten.
Formel für den Einkaufspreis

Nettobezugspreis einer Handelsware ./. aller Preisnachlässe


= Einkaufspreis

Formel für den Wareneinstandspreis

Einkaufspreis ./. direkt zurechenbare Nebenkosten = Wareneinstandspreis

Die Grenzkosten werden im Handel auch als Einstandspreis oder Warenein-


standspreis bezeichnet. Grenzkosten sind jene Kosten, die das zu verkau-
fende Produkt benötigt, um physisch zu existieren.
Die Bruttogewinnanalyse dient in Engpasssituationen als Entscheidungskrite-
rium bei der Auswahl des Produktprogramms. Sofern kein Engpass vorliegt,
kann anhand der Bruttogewinnanalyse die Reihenfolge der Produkte auf-
grund ihrer Bruttogewinne zur Produktförderung ermittelt werden. In dem
Fall ist das Produkt mit dem höchsten Bruttogewinn am förderungswürdigs-
ten (vgl. Gabler Wirtschaftslexikon).

130
Sandini Bib

5.9 Bruttogewinnanalyse 5

5.9.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Der Bruttogewinn kann zum einen als Gewinn bezüglich des Einstandsprei-
ses und zum anderen als Gewinn bezüglich des Verkaufspreises mit SAP Busi-
ness One dargestellt werden. Die gewünschte Darstellungsvariante ist bei
den Belegeinstellungen zu definieren.

Abbildung 5.10 Belegeinstellungen in SAP Business One

Innerhalb einer Bruttogewinnanalyse kann die Bezugspreisliste jederzeit ver-


ändert werden. Auf das Drücken des Buttons AKTUALISIEREN sollte dabei aber
verzichtet werden. Das System verändert die aktuelle Anzeige sofort bei der
Preislistenauswahl. Die in den Belegeinstellungen definierten Eintragungen
werden dadurch nicht verändert.

131
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Eine wichtige Voraussetzung für gute Auswertungsergebnisse ist im Fall der


Nutzung der zuletzt berechneten Kosten der häufige Start der Lagerbe-
standsbewertung über alle Artikel, die in den Lagerberichten zu finden sind.
SAP Business One nutzt beim Aufruf der Bruttogewinnanalyse in diesem Fall
den zuletzt berechneten Wert aus der Lagerbestandsbewertung.
Die Bruttogewinnanalyse kann aufgrund der Eingangsparameter ausschließ-
lich für Artikel, die gleichzeitig Ein- und Verkaufsartikel sind, sinnvoll genutzt
werden.
Wird der Gewinn bezüglich des Einstandspreises berechnet, so errechnet das
System den absoluten Bruttogewinn im Verhältnis zum Einstandspreis des
Artikels. Wird der Gewinn bezüglich des Verkaufspreises berechnet, so
errechnet das System den absoluten Bruttogewinn im Verhältnis zum Ver-
kaufspreis.
Die Analysen für den Deckungsbeitrag bzw. für den Bruttogewinn, wie die
Bezeichnung in SAP Business One lautet, würden im Beispiel eines beliebig
angenommenen Artikels wie folgt aussehen:
Ein Artikel wird durchschnittlich zu €100 pro Einkaufseinheit eingekauft.
Dieser Wert entspricht dem Einstandspreis. Im Verkauf werden Erlöse für die-
sen Artikel von €160 pro Verkaufseinheit erzielt. Der Bruttogewinn beträgt
in diesem Fall €60 pro verkauftem Artikel. Prozentual würden im Fall der
Bruttogewinnanalyse bezüglich der Verkaufspreise 37,5% ausgewiesen wer-
den. Würde die Analyse mit Bezug auf den Einstandspreis ausgewiesen, so
würden 60% als prozentualer Gewinn ausgewiesen werden.
Hinter dem prozentualen Gewinnausweis stecken somit folgende Quotienten:
Bezug auf Verkaufspreis: 60/160*100 = 37,5%
Bezug auf Einstandspreis: 60/100*100 = 60%
Die Bruttogewinnanalyse kann an mehreren Stellen in SAP Business One auf
Knopfdruck abgerufen und eingesehen werden: bei der Angebotserstellung,
bei der Auftragsentgegennahme, bei der Lieferung und bei der Ausgangs-
rechnung bzw. bei der Funktion »Rechnung und Zahlung«.
Der Bruttogewinn wird für jeden Artikel eines Belegs einzeln ausgerechnet.
Darüber hinaus summiert SAP Business One alle Zeilen und weist somit den
absoluten und prozentualen Bruttogewinn des Belegs ebenfalls aus.

132
Sandini Bib

5.9 Bruttogewinnanalyse 5

5.9.3 Anwendung des Prozesses


Eine Bruttogewinnanalyse lässt sich in SAP Business One für die Verkaufsbe-
lege Angebot, Auftrag, Lieferung und Rechnungsstellung durchführen.
Wenn Sie einen dieser Belege über die Suchfunktionen in den jeweiligen
Funktionen in der Anwendung Verkauf aufrufen oder bereits bei der Bear-
beitung eines Vorgangs, können Sie sich zu diesem Beleg den Bruttogewinn
anzeigen lassen. Diese Funktion rufen Sie über das Symbol BRUTTOGEWINN
in der Symbolleiste am oberen Bildschirmrand auf.

Abbildung 5.11 Bruttogewinn-Symbol in der Symbolleiste

Nach dem Anwählen des Symbols erscheint ein Fenster mit einer Tabelle, die
alle Positionen, die der Ursprungsbeleg enthält, auflistet. In dieser Tabelle
gibt es unter anderem die Spalten für die miteinander verglichenen Einkaufs-
preise und Verkaufspreise, eine weitere Spalte mit dem Betrag des ausgewie-
senen Bruttogewinns sowie eine Spalte mit dem prozentualen Gewinnanteil.
Die Einstandspreise können sich auf verschiedene Preislisten, die Sie in SAP
Business One definiert und hinterlegt haben, beziehen. Diese Auswahl tref-
fen Sie oberhalb der Tabelle in der Auswahlliste Einstandspreis nach. Mithilfe
der farbigen Pfeile am Anfang einer Zeile lassen sich in der Artikelverwaltung
die einzelnen Artikel nochmals anzeigen. Sie sehen nun die einzelnen Detail-
daten zum Artikel.

5.9.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Verkauf -> Angebot -> Bruttogewinnanalyse, Verkauf -> Auftrag ->
Bruttogewinnanalyse, Verkauf -> Lieferung -> Bruttogewinnanalyse, Ver-
kauf -> Rechnung -> Bruttogewinnanalyse
• Tabellen
ITM1, AIT1, OPLN
• Eingehende Trigger
Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung
• Ausgehende Trigger
keine ausgehenden Trigger

133
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

134
Sandini Bib

5.9 Bruttogewinnanalyse 5

Prozess 5.9 (a): Auswahlliste Preislisten

Prozess 5.9 (b): Bruttogewinn auf Auftrag

135
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.10 Prozess Angebotsbearbeitung


5.10.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Die Geschäftsvorfälle in der Vorverkaufsphase beinhalten die Dokumente
Anfrage und Angebot. Eine Anfrage wird in der Regel per Fax oder E-Mail
oder aber mündlich per Anruf übermittelt. Verbundene Systeme wie z.B. EDI
(Electronic Data Interface) können Anfragen bzw. Abrufe direkt von einem
System in das andere System senden – in diesem Fall in das Verkaufssys-
tem/Liefersystem. Aufgrund der Anfrage wird dann ein Angebot mit dem
angefragten Produktinhalt für den Kunden erstellt.
Ein Angebot ist eine rechtlich verbindliche Offerte an einen Kunden zur Lie-
ferung von Materialien bzw. zur Erbringung von Dienstleistungen zu festen
Konditionen. Wie umfangreich sich ein Angebot gestalten lässt, hängt
jeweils von dem betriebswirtschaftlichen Szenario ab. Ein Lagerverkäufer, der
Produkte an industrielle Abnehmer verkauft, führt die Bearbeitung von Auf-
trägen meistens mit Bezug zu den Angeboten durch. Lagerverkäufer, die
Produkte über den Versand ausliefern, versuchen über verkaufsfördernde
Maßnahmen, wie z.B. einen Verkaufskatalog, dem Endverbraucher das
Angebotsspektrum darzubieten. Auf dem Konsumentenmarkt erfolgt die
Angebotsbearbeitung zum einen über Angebotskataloge, zum anderen über
autorisierte Vertragshändler. Handelt es sich um eine reine kundenanonyme
Lagerfertigung, so kann der Kunde aus den im Katalog standardisierten
Endprodukten auswählen oder diese direkt im Einzel- bzw. Großhandel
beziehen. Bei der auftragsbezogenen Montage (wie in diesem Buch die
Modellfirma B zeigt) werden dem Kunden aus vordefinierten Komponenten
die Produkte angeboten. Auf dem Produzentenmarkt erfolgt die Angebots-
bearbeitung häufig durch Vertriebsmitarbeiter, die direkt mit dem Kunden in
Kontakt stehen (E-Mail, Fax, EDI, Telefon etc.). Auslöser für den Prozess der
Angebotsbearbeitung ist hier in der Regel eine schriftliche Anfrage des Kun-
den per Fax. Der auftragsbezogene Montagefertiger muss vorab die techni-
schen Anforderungen in einem Prototyping bzw. Tooling in Hinblick auf ihre
technologische Machbarkeit prüfen. Erst dann kann er ein qualifiziertes
Angebot abgeben (vgl. Pfohl 1996, S. 69–92).

5.10.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Ein Kundenangebot in SAP Business One umfasst eine oder mehrere Positio-
nen, welche die angebotene Menge eines Materials bzw. einer Service-Leis-
tung enthalten können. Zu Beginn der Angebotsmaske können Sie oberhalb
der Positionentabelle im Register INHALT zwischen den Möglichkeiten ARTI-
KEL oder SERVICE wählen. Wenn Sie z.B. den Menüpunkt ARTIKEL gewählt
haben, so erhalten Sie in den nachfolgenden Positionen die Angabe der ein-
zelnen Artikelnummern mit den dazugehörigen Daten. Wenn Sie eine
Dienstleistung anbieten, so verschwindet das Artikelnummernfeld und Sie

136
Sandini Bib

5.10 Prozess Angebotsbearbeitung 5


können Ihre Leistungen für das Angebot beschreiben. Artikel, die nicht mit
einem Artikelstamm im System hinterlegt sind, können ebenfalls als Service
angeboten werden.

Abbildung 5.12 Artikel/Service – Auswahlbereich

Hinweis Falls Sie ein Angebot erstellen möchten, das sowohl Artikel als auch
Serviceleistungen umfasst, so legen Sie Ihre Leistungsbeschreibungen vorher
als Artikel an. Damit können Sie Leistungen als Artikel in das Angebot mit
aufnehmen. Beispielsweise kann ein Beratungshaus für seine Juniorberater
einen Artikel »Leistung1« anlegen, für seine Seniorberater »Leistung2« und
für seine Projektleiter »Leistung3«. Diese Artikel werden mit Standardpreisen
hinterlegt und können somit nach den Geschäftsvorfällen wieder ausgewer-
tet werden.

Mit dem Erfassen eines Angebots im SAP-System sind weder mengen- noch
wertmäßige Verbuchungen verbunden. Das Angebot kann jederzeit abgeän-
dert werden und bedarf keiner Korrekturbuchung. Bei den Positionen kann
die Gesamtmenge durch den Eintrag von Produktstrukturen (Stücklisten) als
Artikel in verschiedene Teilmengen unterteilt werden. Das Lieferdatum zur
Position erhalten Sie in der Positionsdetailsicht (Doppelklick auf die Positions-
nummer links). Die wichtigsten Positionsfelder, die Sie tabellarisch in der
Angebotsmaske sehen, können Sie durch den Menüpunkt EINSTELLUNGEN
(siehe Icon EINSTELLUNGEN rechts oben) selbst konfigurieren. Im Standard
sehen Sie zur Position die Felder:
• Positionsnummer
• Artikelnummer
• Artikelbeschreibung
• Menge
• Preis
• Steuerkennzeichen
• Gesamtpreis
• Zusatztexte 1 bis 3
Der Preis eines Artikels wird aus der Preisliste gezogen, die im Artikelstamm
hinterlegt ist. Im Angebot selbst lässt sich der Preis nach Bedarf anpassen.
Für bestimmte Geschäftspartner können Sonderpreise vereinbart und hinter-
legt werden, die dann im Angebot gezogen werden.

137
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Abweichend vom Geschäftspartnerstamm kann im Angebot im Adressfeld


zur Lieferung eine andere Adresse angegeben werden. Diese alternative
Adresse können Sie direkt im Angebot neu definieren. Falls Sie mit Einmal-
Kunden arbeiten, so wird empfohlen, zunächst einen Dummy-Kunden als
Geschäftspartnerstamm anzulegen, bevor das Angebot erstellt wird.
Im Rahmen der Angebotsbearbeitung können folgende Fragen gestellt werden:
• Wie ist Ihr Nummernkreis für Angebote definiert (automatisch/manuell)?
• Führen Sie für Service- und Artikelangebote unterschiedliche Nummern?
Arbeiten Sie generell mit Service-Artikeln?
• Arbeiten Sie bei verschiedenen Artikelnummern mit verschiedenen Ange-
botsnummern?
• Arbeiten Sie mit unterschiedlichen Artikelgruppen und verwenden dabei
unterschiedliche Angebotsnummern?
• Erstellen Sie Angebote auch für Einmal-Kunden oder legen Sie generell vor
einer Angebotserstellung den neuen Geschäftspartner als Stammsatz an?

5.10.3 Anwendung des Prozesses


In SAP Business One dient ein Angebot ausschließlich zu informativen Zwe-
cken, d.h., es werden hier noch keine Buchungen in der Buchhaltung vorge-
nommen oder Lagerbestände verändert. Für die Erstellung eines Angebots
wählen Sie die Funktion Angebot in der Anwendung Verkauf. Das System
öffnet ein neues Fenster für die Erfassung des Angebots. Öffnen Sie in die-
sem Fenster die Auswahlliste, um einen Kunden anwählen zu können. Diese
Liste befindet sich im Feld KUNDE und lässt sich durch einmaliges Drücken
der Tabulatortaste, durch die Eingabe von »*« in das Eingabefeld oder durch
Anwählen des Symbols rechts neben dem Feld öffnen. Aus der Liste können
Sie per Doppelklick einen Kunden selektieren, dessen Stammdaten dann in
das Angebotsfenster übernommen werden.
Ist der Kunde, für den das Angebot erstellt wird, nicht im System enthalten,
so müssen Sie die Kundendaten manuell eingeben. Im Feld rechts oben
erscheint automatisch eine Belegnummer. Nur für den Fall, dass das Feld
MANUELL im Vorfeld markiert wurde, müssen Sie diese Nummer selbst eintra-
gen. Tragen Sie anschließend das Belegdatum, das Anfragedatum und ein
Steuerdatum in die vorgesehenen Felder ein, falls diese von den Vorschlags-
werten abweichen.

138
Sandini Bib

5.10 Prozess Angebotsbearbeitung 5


Sind alle Angaben zum Kunden erfolgt, können Sie in der Tabelle die Artikel
eintragen, für die das Angebot erstellt werden soll. Gehen Sie dazu in die
erste Zeile der Tabelle und markieren Sie entweder das Feld für die Artikel-
nummer oder das Feld ARTIKELBESCHREIBUNG.
Sie haben nun die Möglichkeit, einen Artikel entweder aus einer Auswahlliste
eintragen zu lassen oder eine Artikelnummer bzw. eine Artikelbeschreibung
manuell einzugeben. Lassen Sie sich eine Artikelliste anzeigen, indem Sie bei
markiertem Eingabefeld einmalig die Tabulatortaste drücken. Die Suchfunk-
tion mit »*« funktioniert natürlich auch. In der Auswahlliste haben Sie die
Möglichkeit, die Sortierreihenfolge nach der Artikelbeschreibung vorzuneh-
men, wenn Sie mit der Maus einen Doppelklick auf das Feld ARTIKELNAME in
der Kopfzeile der Tabelle ausführen. Danach können Sie im Eingabefeld der
Liste die Anfangsbuchstaben des gewünschten Artikels eintragen. Dadurch
springt die Markierung in der Liste an die Stelle, wo die Artikel mit dem ein-
gegebenen Anfangsbuchstaben beginnen. Durch einen Doppelklick auf die
Zeile des gewünschten Artikels wird dieser in das Angebotsfenster übernom-
men. Handelt es sich bei einem Artikel um eine Vertriebsstruktur, so werden
alle zur Struktur gehörenden Artikel in das Angebot übernommen.
Sind alle Positionen des Angebots erfasst, so können Sie im unteren Bereich
noch Bemerkungen hinterlegen, einen Vertriebsmitarbeiter zuweisen und die
Zahlungsbedingungen bestimmen. Im rechten Abschnitt können Sie noch
einen Rabatt gewähren, wenn Sie in das Eingabefeld einen Prozentsatz ein-
tragen. Mit HINZUFÜGEN übergeben Sie das Angebot nach einer System-
abfrage an SAP Business One.

5.10.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Einkauf -> Angebot
• Tabelle
OQUT, QUT1, QUT2, QUT3
• Eingehende Trigger
Preisstrategie, Verkaufsartikelstammbearbeitung, Lead – Geschäftspart-
nerstamm, Kunde – Geschäftspartnerstamm
• Ausgehende Trigger
Angebot ist erstellt, Auftragsbearbeitung

139
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

140
Sandini Bib

5.10 Prozess Angebotsbearbeitung 5

Prozess 5.10 (a): Einstiegsbild Angebot

Prozess 5.10 (b): Festlegung von Zahlungsbedingungen

141
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.11 Prozess Stufenanalyse/Opportunity-Pipeline


5.11.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Mit der Erfassung eines sehr vielversprechenden Leads im Vertrieb beginnt
das eigentliche Opportunity-Management. Eine Opportunity stellt für ein
Unternehmen eine qualifizierte Möglichkeit dar, Produkte und Dienstleistun-
gen zu verkaufen. Sie ist eine zentrale Hülle des Prozesses Verkauf, aus der
ein Angebot, ein Auftrag oder gar ein Vertrag resultieren kann. Durch die
permanente Fortführung einer Opportunity wird der gesamte Verkaufszyklus
gesteuert. Es ist jedoch nicht zwingend erforderlich, dass eine Opportunity
immer aus einem Lead abgeleitet sein muss. Genauso kann eine Opportunity
als direktes Ergebnis einer Vertriebsaktion, wie z.B. eine Werbeaktion oder
ein Verkaufsgespräch auf einer Messe, entstehen. Das dabei verfolgte Ziel ist
es, anhand der verschiedenen Stufen einer Opportunity einen optimierten
Verkaufsprozess zu generieren und durch Analysen einen Überblick über alle
Verkaufsprojekte und deren Fortschreiten zu erlangen. Mithilfe von solchen
Stufenanalysen lassen sich jederzeit Auswertungen darüber erstellen, wel-
cher Vertriebsmitarbeiter eines Unternehmens wie viel Aufwand in eine
Opportunity steckt und welchen Erfolg dieser Aufwand bringt.

5.11.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Zunächst lassen sich die in den Abschnitten 5.8 »Prozess Opportunitäts-
analyse« und Kapitel 5.10 »Prozess Angebotsbearbeitung« eingegebenen
Daten in einer Stufenanalyse auswerten. Auf der einen Seite werden die Ver-
kaufsstufen gezeigt, wie Sie von Ihnen für den Sales Cycle definiert worden
sind. In den folgenden Spalten werden die Leads (anbahnende Geschäfte)
insgesamt und pro Vertriebsmitarbeiter ausgewertet. Unten in der Analyse
veranschaulicht eine Grafik die Vertriebssituation, wobei je nach Stufen und
Vertriebsmitarbeiter Einschränkungen vorgenommen werden können.
Eine zweite Vertriebsauswertung in SAP Business One ist die Opportunity-
Pipeline. Dieser Bericht zeigt zum einen grafisch die Vertriebs-Pipeline, d.h.,
welche Aufträge in der Zukunft zu erwarten sind, und zum anderen die Ver-
kaufsstufen mit der Angabe der erwarteten Gesamtsumme. Die Analyse der
Opportunity-Pipeline lässt sich durch verschiedene Filter wie z.B. Geschäfts-
partner, Vertriebsmitarbeiter, Stufen u.a. unterschiedlich anzeigen. Die
Berichte zu Umsatzprognosen und zur Bewertung der Vertriebsaktivitäten
liefern selbstverständlich erst dann sinnvolle Ergebnisse, wenn mehrere
Umsatz-Opportunities im System hinterlegt und im Laufe der Zeit aktuali-
siert wurden.
Im Rahmen der Stufenanalyse/Opportunitätsanalyse kann folgende Frage
gestellt werden:
• Hatten Sie bisher Vertriebsbesprechungen, in denen die Opportunities der
Vertriebsmitarbeiter ausgewertet worden sind (Sales Pipeline)?

142
Sandini Bib

5.11 Prozess Stufenanalyse/Opportunity-Pipeline 5

5.11.3 Anwendung des Prozesses


Die Stufenanalyse in Business One finden Sie unter der Anwendung
Geschäftspartner. Sie erhalten ein Auswahlfenster, in dem Sie Ihre Einstellun-
gen für die Statusanalyse vornehmen können. Erfassen Sie entweder einen
Datumsbereich für das Eröffnungsdatum oder einen Bereich für das Endda-
tum von Opportunities, wählen Sie einen oder mehrere Vertriebsmitarbeiter,
für die eine Analyse erfolgen soll, oder geben Sie einen Geschäftspartner-
nummernbereich an, zu dem Sie eine Analyse erstellen möchten.
Durch Drücken der Taste OK veranlassen Sie das System, die Daten aufzube-
reiten und sie grafisch in einem neuen Fenster darzustellen. In dieser Ansicht
sind nun alle Opportunities nach Verkaufsstufen sortiert aufgelistet. Für wei-
tere Einschränkungen bezüglich einer Verkaufsstufe oder eines bestimmten
Mitarbeiters in dieser Anzeige können Sie die Optionen STUFEN oder VER-
TRIEBSMITARBEITER verwenden. Eine detaillierte Darstellung erhalten Sie mit
einem Doppelklick auf die Zeile der Stufe, die Sie genauer betrachten möchten.
Zur Anzeige einer Opportunity-Pipeline müssen Sie in der Anwendung
Geschäftspartner die zugehörige Funktion aufrufen. In einem neuen Dialog-
fenster erhalten Sie einen Überblick über die bestehenden offenen Opportuni-
ties. Die Grafik enthält die Darstellung aller Verkaufsstufen der Opportunities.
Jedes Segment der Pipeline entspricht einer Verkaufsstufe.
Bezüglich der Verkaufsstufen lassen sich unterschiedliche Werte für jedes
Segment darstellen. Wenn Sie im Auswahlfeld ANZEIGEN eine der drei Mög-
lichkeiten ERWARTETER GESAMTBETRAG, GEWICHTETER GESAMTBETRAG oder
ENDPROZENTSATZ wählen, werden die Beträge der Verkaufsstufen entspre-
chend verändert. Eine Liste der in den Stufen enthaltenen Opportunities
erhalten Sie, wenn Sie entweder auf eines der Segmente oder auf eine Zeile
in der darunter liegenden Tabelle doppelklicken. Eine kurze Zusammenfas-
sung der Segmentdaten erhalten Sie durch längeres Klicken auf ein Segment
in der Grafik. Die dynamische Entwicklung der Opportunities können Sie sich
in einer Ballondarstellung vorführen lassen. Hierfür müssen Sie bei geöffneter
Grafik in der Menüleiste das Menü OPPORTUNITY-PIPELINE aufrufen. In
einem neuen Fenster erscheint dann eine Grafik.

5.11.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Geschäftspartner -> Opportunity-Pipeline
• Tabellen
OPR1, OPR2, OPR3, OOPR
• Eingehende Trigger
Opportunity-Analyse, Angebotsbearbeitung
• Ausgehende Trigger
Vertriebsmitarbeitermeeting

143
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

144
Sandini Bib

5.11 Prozess Stufenanalyse/Opportunity-Pipeline 5

Prozess 5.11 (a): Grafische Darstellung: Stufenanalyse

Prozess 5.11 (b): Opportunity-Pipeline

145
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.12 Prozess Kundenauftragsbearbeitung


5.12.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Der Kundenauftrag ist die vertragliche Vereinbarung zwischen einer Ver-
kaufsorganisation und einem Kunden über die Lieferung von Materialien
oder die Erbringung von Dienstleistungen zu definierten Preisen, Mengen
und Zeitpunkten. Ein Kundenauftrag umfasst eine oder mehrere Positionen,
welche die in Auftrag gegebenen Mengen eines Materials, eines Artikels
bzw. einer Leistung enthalten. Die Gesamtmenge einer Auftragsposition
kann in mehrere Gruppen unterteilt sein, welche die verschiedenen Teilmen-
gen mit den dazugehörigen Lieferterminen enthalten. Die Positionen eines
Auftrags können hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung
nach Chargen bzw. eine Auflösung von zusammengesetzten Materialien (in
Form von Stücklisten) möglich. Im Auftrag stehen Funktionen wie z.B. die
Preisfindung und der Nachrichtendruck zur Verfügung.
Häufig erteilen Kunden ihre Aufträge per Telefon, Fax oder E-Mail oder es
kommt in einem persönlichen Verkaufsgespräch zum Abschluss eines Auf-
trags. Bei diesen Formen muss jeweils der Kundenauftrag manuell im System
erfasst werden. Die Möglichkeit, Bestellungen von Kunden im Internet ent-
gegenzunehmen und als Kundenaufträge im Backend-System weiterzulei-
ten, kann eine sinnvolle Ergänzung der üblichen Geschäftsabläufe sein. Das
gilt unter anderem für Kataloggeschäfte oder andere Geschäfte, bei denen
der Kunde schon sehr genau weiß, was er will. In diesem Fall geht es mögli-
cherweise nur um Preisvergleiche verschiedener Anbieter und ein schnelles
Lieferangebot.
Eine weitere Form ohne manuellen Aufwand ist die Nutzung einer EDI-Ver-
bindung mit Ihren Kunden. Hierbei besteht eine feste EDI-Vereinbarung, auf
deren Basis der Kunde in seinem System eine Bestellung erfasst, die in Ihrem
Unternehmen in einen Kundenauftrag umgesetzt wird. Abhängig von der
Ausprägung des Bezugs zwischen Vertrieb und Beschaffung sind mehrere
vertriebsrelevante Szenarien denkbar, die sich auf die verschiedenen Kun-
denauftragsabwicklungen auswirken:
• Lagerverkauf
Der Lagerverkauf befasst sich ausschließlich mit der vertrieblichen Abwick-
lung von Produkten, die ab Lager verkauft werden. Es handelt sich also um
Serienprodukte bzw. Massenwaren, die aufgrund einer Absatzplanung
oder einer Umsatzplanung gefertigt (kundenanonyme Lagerfertigung) oder
selbst wieder beschafft wurden. Diese Produkte können verbrauchs- oder
prognoseorientiert nachbestellt und direkt ab Lager an den Kunden gelie-
fert werden. Es besteht kein direkter Bezug zwischen Vertriebsauftrag und
Beschaffung, die Durchlaufzeit des vertrieblichen Vorgangs ist somit in der
Regel relativ kurz.

146
Sandini Bib

5.12 Prozess Kundenauftragsbearbeitung 5


• Kundeneinzelfertigung
Bei diesem Prozess wird ein Produkt speziell für einen bestimmten Kunden
gefertigt. Im Gegensatz zur Massenproduktion für einen anonymen
Markt, bei der ein Material vielfach gefertigt wird, wird bei der Kunden-
einzelfertigung ein Material speziell für den einen Auftrag hergestellt. Da-
bei können sich im Laufe der Zeit gleiche oder ähnliche Fertigungen wie-
derholen. Bei einzelgefertigten Produkten gibt es in der Regel auch keine
längerfristige Lagerhaltung. Gleichzeitig mit dem Kundenauftrag wird ein
neuer Kostenträger erzeugt, der alle zum Kundenauftrag gehörenden
Plan- und Istwerte sowohl erlös- als auch kostenseitig berücksichtigt. Die
Auswertung des Deckungsbeitrags kann anschließend direkt aus dem
Kundenauftrag erfolgen. Zu unterscheiden sind bei der Kundeneinzelferti-
gung zwei Varianten:
• Assembly-to-Order: Die kundenauftragsbezogene Produktion eines
Erzeugnisses ist das Ergebnis eines im Vertrieb erfassten Kunden-
auftrags, der nicht durch Lagerbestände an fertigen Erzeugnissen ab-
gedeckt ist. Die Komponenten sind jedoch vorgefertigt und stehen ab
Lager zum einstufigen Zusammenbau bereit. Die Montage kann direkt
aus dem Verkauf heraus interaktiv (Montageabwicklung) initiiert wer-
den oder falls gewünscht, erst nach erfolgter Bedarfsplanung durch
Umsetzen des Planauftrags. Die Kundenauftragsabwicklung unter-
scheidet zwischen variantenfreien Erzeugnissen und einstufigen, vari-
antenbehafteten Erzeugnissen ohne Auftragsstückliste.
• Make-to-Order: Die kundenauftragsbezogene Produktion eines Er-
zeugnisses ist das Ergebnis eines im Vertrieb erfassten Kundenauftrags,
der nicht durch Lagerbestände an fertigen Erzeugnissen abgedeckt ist.
Es gibt im Gegensatz zu Assembly-to-Order mehr als eine Fertigungs-
stufe und ein Teil der Komponenten ist nicht durch Lagerbestände ge-
deckt, sondern wird speziell für diesen Kundenauftrag hergestellt oder
beschafft. Die Produktion kann direkt aus dem Verkauf heraus interaktiv
(Montageabwicklung) initiiert werden. Die Kundenauftragsabwicklung
unterscheidet zwischen variantenfreien Erzeugnissen und einstufigen
oder mehrstufigen, variantenbehafteten Erzeugnissen mit/ohne Auf-
tragsstückliste.

147
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.12.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Während die Angebotsbearbeitung (siehe Kapitel 5.10 »Prozess Angebots-
bearbeitung«) lediglich zur Vorbereitung eines Auftrags dient, stellt der Auf-
trag in SAP Business One eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen
dem Unternehmen und einem Kunden dar. Alle Verkaufsbelege haben prin-
zipiell die gleiche Struktur. Sie setzen sich aus dem Belegkopf und beliebig
vielen Belegpositionen (tabellarische Darstellung) zusammen. Die Belegposi-
tionen können wiederum in Positionsdetailbilder durch einen Klick auf die
Positionsnummer aufgeklappt werden. Im Belegkopf werden die allgemei-
nen Daten festgehalten, die für den gesamten Beleg Gültigkeit haben. Dazu
gehören die folgenden Eingabedaten:
• die Nummer des Auftraggebers (des Kunden)
• die Adresse des Lieferungsempfängers
• die Belegwährung und der Währungskurs
• die Auftragsnummer
• das Lieferdatum
Während die Daten im Belegkopf auf alle Positionen des Belegs zutreffen,
sind andere Daten nur für bestimmte Positionen gültig. Diese Daten werden
dann auf Positionsebene gespeichert und beinhalten:
• die Artikelnummer
• die Artikelbeschreibung
• die Menge
• den Preis
• das Steuerkennzeichen
• eventuell gewährte Rabatte
• die Gesamtsumme
Eine Auftragsposition kann im Positionsdetailbild noch weitere Daten bein-
halten. Die Detaildaten umfassen alle Daten, die zur Belieferung des Auf-
trags benötigt werden. Im Rahmen der Kundenauftragsbearbeitung können
Sie auch Dienstleistungspositionen (Services) für immaterielle Güter erfassen.
Es erfolgt dann lediglich eine auftragsbezogene Fakturierung der Servicepo-
sitionen. Der Termin der Fakturierung wird mittels des Lieferdatums explizit
vorgegeben. (Weitere Details zu Services und deren Abwicklung finden Sie in
Kapitel 5.10 »Prozess Angebotsbearbeitung«).

148
Sandini Bib

5.12 Prozess Kundenauftragsbearbeitung 5


Beim erstmaligen Anlegen eines Verkaufsbelegs in SAP Business One, d.h.
ohne Bezug zu einem Vorgängerbeleg (z.B. dem Angebot), werden die
Daten aus den jeweiligen Stammsätzen übernommen. SAP Business One
kopiert die Daten zum Geschäftspartner, die Daten zu einer Belegposition
aus dem Artikelstammsatz und aus relevanten Tabellen (z.B. Preislisten,
Rechnungsadresse etc.). Manchmal nennt der Kundenstamm unterschiedli-
che Adressen, beispielsweise unterschiedliche Lieferadresse und Rechnungs-
adresse für einen Auftraggeber. Jeder Geschäftspartner hat einen eigenen
Debitorenstamm und während der Auftragsbearbeitung kann über den
orangefarbenen Pfeil in die Daten des Debitorenkontos navigiert werden.
Aus dem Artikelstammsatz werden die Daten in die einzelnen Positionen
übernommen, sobald die Nummer eingegeben wurde. Weitere Artikeldaten
wie z.B. das Gewicht, die Länge, die Höhe, das Volumen, ein Barcode, ein
Lager, ein Profit Center etc. werden in die Positionsdetaildaten fortgeschrie-
ben. Diese Daten können für den jeweiligen Vorgang verändert werden.

Abbildung 5.13 Beispiel für Positionsdetaildaten eines Artikels in SAP Business One

Es ist möglich, neue Kundenaufträge mit Bezug zu einem bereits existieren-


den Beleg anzulegen. Wenn ein Kunde z.B. eines Ihrer Angebote akzeptiert,
kann das System alle relevanten Stammdaten, die bereits im Angebot erfasst
wurden, beim Anlegen des Auftrags übernehmen. Sollten Abweichungen
zwischen Angebot und Auftrag vereinbart worden sein, kann man diese
Abweichungen gegebenenfalls ändern. Beim Anlegen eines Kundenauftrags
mit Bezug zu einem anderen Beleg erscheint ein Dialogfenster, das Ihnen
zwei verschiedene Auswahlmöglichkeiten bietet:
• Alle Positionen in den neuen Beleg kopieren (Übernehmen)
• Nur einige der Positionen in den neuen Beleg übernehmen (Positionsaus-
wahl)
In der Standardversion von SAP Business One besteht die Möglichkeit, einen
Kundenauftrag mit Bezug auf ein Angebot, einen Kontrakt und einen Kun-
denauftrag anzulegen und bei der Anlage nach bestehenden Bezugsbelegen
zu prüfen. Wenn Sie einen neuen Beleg anlegen, können Sie auch Positionen
aus mehreren Belegen in den neuen Beleg übernehmen.

149
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Unabhängig davon, ob ein Auftrag mit oder ohne Bezug angelegt wird und
zu welchem Zeitpunkt die einzelnen Aufgaben im Auftrag durchgeführt wer-
den, müssen mit Abschluss der Auftragsbearbeitung unter anderem die
Preisfindung, die Kreditlimitprüfung, die Lieferterminbestimmung, die Mate-
rialreservierung und die richtige Bestimmung des Steuerkennzeichens durch-
geführt sein.
Die Preisfindung basiert auf den im System hinterlegten Preislisten zum
Material (siehe auch Kapitel 6.3 »Prozess Preisstrategie – Sonderpreise«)
sowie kundenspezifischen Sonderpreisen. Innerhalb der Preisfindung muss
sowohl eine Nettowertermittlung als auch eine Bruttowertermittlung mög-
lich sein. Ausgehend vom Bruttopreis des Materials wird über Sonderpreise
oder Rabattgruppen (Abschläge) der Bruttogewinn (Icon oben, Taschenrech-
ner mit $-Geldsack) berechnet.
Die Lieferterminbestimmung hat die Aufgabe, dem Kunden einen realisti-
schen Liefertermin der beauftragten Ware zu nennen. Im einfachsten Fall
müssen lediglich die Auslieferungszeiten ab Lager berücksichtigt werden, im
schwierigsten Fall gehen Produktionszeiten bestimmter Komponenten in die
Lieferterminberechnung mit ein. Bei der Lagerfertigung umfasst dies die
Überwachung des Versands und der Fakturierung. Bei der kundenbezoge-
nen Montage auf dem Produzentenmarkt, in der Zuliefererindustrie und in
der kundenbezogenen Einzelfertigung ist darüber hinaus der Status des Pro-
duktionsfortschritts, z.B. geplant, freigegeben oder fertig gestellt, zu berück-
sichtigen.
Bei der Materialreservierung zum Zeitpunkt der Auftragserfassung werden
keine wertmäßigen Veränderungen in der Buchhaltung verbucht. Allerdings
werden die Auftragsmengen in der Bestandsverwaltung als für Kunden
reservierte Mengen geführt. Sie können die Bestellmengen in verschiedenen
Berichten wie der Bestandsübersicht und an anderen Stellen im System
sehen. Diese Informationen sind wichtig, um Bestellvorgänge und die Lager-
haltung zu optimieren. Sie brauchen diese Informationen auch, um sicherzu-
stellen, dass Kundenwünsche schnell und zufriedenstellend bearbeitet werden
können.
Mit dem Steuerkennzeichen legen Sie die landesspezifische Steuern fest
(siehe dazu im System unter Administration und dort bei Ust.-Gruppe festlegen
die vordefinierten Steuergruppen). Es gibt beispielsweise Konditionsarten für
die Mehrwertsteuer (MwSt) zur Verwendung in einigen europäischen Län-
dern. Zur Steuerermittlung für die USA enthält die Standardversion Kondi-
tionsarten für Verkaufssteuern auf den Ebenen »State«, »County« und
»City« sowie für Steuern auf der Grundlage von Steuerstandort-Codes (»Tax
Jurisdiction Codes«). Als Berechnungsgrundlage dienen dabei die für Kun-
den und Artikel vorgenommenen Einstellungen sowie die im Fenster »Kon-
tenfindung Sachkonten« getroffenen Definitionen. Jede Zeile eines Belegs
(Artikel oder Service) enthält eine Steuergruppe. Anhand dieser Gruppe

150
Sandini Bib

5.12 Prozess Kundenauftragsbearbeitung 5


berechnet das System die Summe der Steuern des Belegs und ermöglicht
Ihnen bei Bedarf die Erstellung verschiedener Steuerberichte.
Wenn Sie einen Beleg bearbeiten, prüft das System zunächst die im Defini-
tionsfenster »Sachkonto« definierte Standard-Steuergruppe und zeigt diese
als Vorschlag an. Wenn Sie den Kunden für den Beleg auswählen, prüft das
System erneut, ob dieser steuerpflichtig, steuerbefreit oder als EC definiert
ist. Falls der Kunde steuerpflichtig ist und Sie im Kundenstammsatz eine
beliebige Steuergruppe zugeordnet haben, überschreibt diese Steuergruppe
die vorgeschlagene Steuergruppe. Wurde für den Kunden keine Steuer-
gruppe definiert, prüft das System für jeden im Beleg ausgewählten Artikel,
ob diesem Artikel im entsprechenden Artikelstammsatz eine Steuergruppe
zugewiesen wurde, und verwendet diese Gruppe in der entsprechenden
Artikelzeile des Belegs. Sie können für jede Belegzeile unabhängig von den
entsprechend den oben genannten Regeln vorgeschlagenen Gruppen auch
eine andere Steuergruppe auswählen.
Folgende Sonderabwicklungen im Kundenauftrag sind noch zu erwähnen:
• Naturalrabatt
Ein Naturalrabatt kann jederzeit als eigene Position im Auftrag ohne Preis
miterfasst werden oder Sie haben zuvor eine eigene Rabattgruppe zum
Artikel definiert und arbeiten mit dieser Rabattgruppe. Es gibt zwei Arten
von Naturalrabatten:
• Dreingabe: Der Kunde bezahlt nur einen Teil der von ihm gewünschten
Ware. Der Rest der Ware ist sozusagen gratis. Die Dreingabe wird auch
als Naturalrabatt inklusive bezeichnet und bedeutet, dass ein Teil der
Bestellmenge als Naturalrabatt gewährt, d.h. nicht berechnet, wird. Bei-
spiel: Von zehn Flaschen Sekt gelten zwei Flaschen als Naturalrabatt.
Wenn Sie also zehn Flaschen bestellen, dann werden zehn Flaschen ge-
liefert, aber nur acht Flaschen berechnet. Sie bestellen in diesem Fall also
inklusive Naturalrabatt.
• Draufgabe: Der Kunde bezahlt die von ihm gewünschte Ware und be-
kommt zusätzliche Ware gratis. Die Draufgabe wird auch als Naturalrabatt
exklusive bezeichnet und bedeutet, dass zusätzlich zur Bestellung einer
bestimmten Menge von Materialien Naturalrabatt gewährt wird. Es
wird also mehr geliefert als bestellt, wobei die Mehrlieferung nicht be-
rechnet wird. Beispiel: Bei vier Kaffeemaschinen gibt der Lieferant zu-
sätzlich ein Paket Kaffee umsonst als Naturalrabatt dazu.

151
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

• Verschiedene Geschäftspartnerrollen
Die Geschäftspartner eines Kundenauftrags werden über verschiedene
Partnerrollen identifiziert. Pro Partnerrolle ist die Partnerart festgelegt,
d.h., ob es sich um einen Debitor, Kreditor (z.B. der Spediteur zur Beförde-
rung der Ware), Ansprechpartner (z.B. der Einkaufsleiter beim Kunden)
oder Personal (z.B. Vertriebsbeauftragte in Ihrem Unternehmen) handelt.
Als die wichtigsten debitorischen Partnerrollen sind hier Auftraggeber,
Warenempfänger, Rechnungsempfänger und Regulierer zu nennen. Diese
sind in der Standardauslieferung als obligatorisch gekennzeichnet, da ein
Kundenauftrag ohne ihre Spezifizierung nicht abgewickelt werden kann.
Die verschiedenen Partner in einem Kundenauftrag werden durch Ein-
gabe des Auftraggebers aus dessen Kundenstamm übernommen. Dies ist
ein Vorschlag, der jederzeit manuell durch den Anwender geändert werden
kann.
• Freigabeverfahren
Für die Erstellung von Verkaufsbelegen können Sie außerdem ein Freiga-
beverfahren in Abhängigkeit verschiedener Kriterien definieren. Wenn Sie
zum Beispiel einen Auftrag erfassen, mit dem das Kreditlimit des Kunden
überschritten wird, können Sie neben einem bestimmten Systemverhalten
und einer Nachricht an den Systembenutzer zusätzlich ein Freigabever-
fahren anstoßen. Das Gleiche gilt für eine Abweichung vom prozentualen
Bruttogewinn in einem Verkaufsbeleg. Erst wenn der entsprechend auto-
risierte Benutzer den Beleg genehmigt hat, kann der Verkaufsvorgang
durchgeführt werden. Informationen zur Definition der Freigabeverfahren
und der zugehörigen Kriterien finden Sie unter der Rubrik Administration
(Customizing) im Handbuch von SAP Business One.
Im Rahmen der Kundenauftragsbearbeitung können folgende Fragen zur
Analyse gestellt werden:
• Verwenden Sie Produkte, die eindeutig über eine Materialnummer defi-
niert werden?
• Haben Sie auch Varianten über Verkaufsstücklisten?
• Gibt es Verträge zur Abnahme bestimmter Mengen?
• Arbeiten Sie mit Naturalrabatt (Dreingabe/Draufgabe)?
• Arbeiten Sie mit Fremdwährungen?

152
Sandini Bib

5.12 Prozess Kundenauftragsbearbeitung 5

5.12.3 Anwendung des Prozesses


Nach der Erfassung des Angebots für einen Kunden (vgl. Kapitel 5.10) und
dessen Freigabe, kann in SAP Business One direkt ein Auftrag ausgelöst wer-
den. Hierzu muss der Kunde in den Adressbereich übernommen werden.
Dies erfolgt mithilfe der Suchfunktion, deren Symbol sich rechts neben dem
Eingabefeld für den Kunden befindet. Wählen Sie den Kunden, dessen
Angebot in einen Auftrag übergehen soll. Für die Modellfirma ist dies der
Kunde 200110, Tankhof Krueger. Die Kundendaten werden in das Bearbei-
tungsfenster für den Auftrag übernommen. Unten im Eingabefenster des
Auftrags befindet sich die Schaltfläche ANGEBOT, die bei Anwahl ein Aus-
wahlfenster mit den Angeboten des Kunden öffnet, die noch nicht in einen
Auftrag übernommen wurden. Aus dieser Liste wählen Sie per Doppelklick
das gewünschte Angebot aus (z.B. die Angebotsnummer 201000005). Nun
können Sie in der Artikeltabelle des ausgewählten Angebots die Artikelaus-
wahl treffen. Lassen Sie Positionen durch Bestätigen mit OK in die Eingabe-
tabelle des Auftrags übernehmen. Sie haben die Möglichkeit, nur Teile der im
Angebot aufgeführten Artikel zu übernehmen oder noch weitere Artikel, die
nicht im Angebot enthalten sind, zusätzlich zu erfassen. Eine Änderung der
Mengenangaben ist ebenfalls möglich, falls diese vom Angebot abweichen
sollten. Für die korrekte Verarbeitung müssen Sie noch ein geeignetes Steuer-
datum in das Datumsfeld eintragen. Sollten die anderen Vorschläge der
Daten nicht mit den von Ihnen gewünschten Angaben übereinstimmen,
können Sie diese Werte auch ändern. Der Auftrag wird durch Klicken auf
HINZUFÜGEN in das System übernommen.

5.12.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Verkauf -> Auftrag, Verkauf -> Auftrag -> Bruttogewinn
• Tabellen
ORDR, RDR1, RDR2, RDR3
• Eingehende Trigger
Opportunitätsanalyse, Auftrag ohne Bezug ist eingetroffen, Angebots-
bearbeitung
• Ausgehende Trigger
automatische Bestellgenerierung aus Kundenauftrag, Lieferungsbearbei-
tung, Forderungen – Bearbeitung nach Fälligkeit, Ausgangsrechnung,
Produktionsauftragseröffnung, Kundenauftragsbearbeitung

153
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

154
Sandini Bib

5.12 Prozess Kundenauftragsbearbeitung 5

Prozess 5.12 (a): Lieferadresse im Auftrag

Prozess 5.12 (b): Liste zu kopierender Artikel

155
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

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5.12 Prozess Kundenauftragsbearbeitung 5

Prozess 5.12 (c): Einstiegsmaske Auftrag

Prozess 5.12 (d): Registerdarstellung Logistikdaten

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5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

158
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5.12 Prozess Kundenauftragsbearbeitung 5

Prozess 5.12 (e): Einstiegsbild Automatische Bestellgenerierung

Prozess 5.12 (f): Registerdarstellung Kontierungsmerkmale

159
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5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

160
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5.12 Prozess Kundenauftragsbearbeitung 5

Prozess 5.12 (g): Projektzuweisung im Auftrag

Prozess 5.12 (h): Auftragsbeleg

161
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.13 Prozess Bestandssituationsanalyse


5.13.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Die Analyse der Bestandssituation wird von einem Disponenten durchge-
führt, dessen Dispositionsliste auch als Beschaffungsstückliste bezeichnet
wird. Meist handelt es sich dabei um Mengenstücklisten, bei denen für ein-
zelne Positionen eine Aufteilung in zwei Listenteile vorgenommen wird –
abhängig davon, ob es sich um Eigenfertigung oder Fremdbeschaffung han-
delt. Diese Stücklisten können weitestgehend aufgegliedert werden. Jeder
Disponent erhält seine Liste mit den ihn betreffenden Positionen. Beispiels-
weise müssen in der Elektrobranche aktive und passive Bauteile beschafft
werden – demnach gibt es eine Dispositionsliste der aktiven Bauteile für den
Einkäufer A und eine andere Dispositionsliste der passiven Bauteile für den
Einkäufer B. Damit die Einkaufsabteilung die Nachbestellungen terminge-
recht durchführen kann, muss die Lagerverwaltung die Bestandshöhe ken-
nen, bei deren Erreichen eine Meldung an die Einkaufsabteilung gegeben
werden muss. Diese Bestandshöhe wird als Meldebestand bzw. Bestellbestand
bezeichnet (vgl. Steinbuch Olfert 1989, S. 210–211 und Wöhe 1986, S. 434).

5.13.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


In SAP Business One lässt sich unter einigen Lagerberichten, die im Standard hin-
terlegt sind, der Bericht Bestandssituation aufrufen. Diese Liste kann als Dispo-
sitionsliste verstanden werden. Angezeigt werden alle Artikel mit den Beständen
• die sich auf Lager befinden,
• die zwar im Lager liegen, aber bereits für die Produktion oder für einen
Kundenauftrag reserviert sind,
• die bereits bestellt, aber noch nicht eingetroffen sind.
• Außerdem wird die verfügbare Menge angezeigt.
In der Spalte des Lagers sind die freien Bestände aufgeführt. Die Bestandsfüh-
rung bildet die physischen Bestände durch die Erfassung aller bestandsverän-
dernden Vorgänge und der daraus resultierenden Bestandsfortschreibungen
in Echtzeit ab. Bei Kundenaufträgen stehen die reservierten Mengen, die für
eine Entnahme zu einem späteren Termin und zu einem bestimmten Zweck
bereitzuhalten sind. Mit Reservierungen stellen Sie sicher, dass ein Artikel ver-
fügbar ist, wenn er gebraucht wird. Außerdem dient die Reservierung dazu,
den Warenausgangsprozess zum Kunden zu erleichtern und zu beschleuni-
gen sowie die Arbeit an der Warenausgangsstelle vorzubereiten. Wichtig ist
auch, dass Reservierungen von der Materialdisposition berücksichtigt wer-
den, so dass ein benötigtes Material rechtzeitig beschafft wird.
Die Bestände werden nicht nur mengenmäßig, sondern auch wertmäßig
geführt. Bei jeder Warenbewegung schreibt das System automatisch die Daten
Mengen- und Wertfortschreibung für die Bestandsführung, Kontierung für die
Kostenrechnung und Sachkonten für die Finanzbuchhaltung über eine auto-
matische Kontenfindung fort. Die Organisationsebene, auf der die Materialbe-

162
Sandini Bib

5.13 Prozess Bestandssituationsanalyse 5


stände wertmäßig geführt werden, ist der Bewertungskreis. Der Bewertungs-
kreis entspricht einem Buchungskreis/Mandanten in SAP Business One.
In der Bestandsführung wird grundsätzlich auf Lagerortebene gearbeitet.
Wenn Sie eine Warenbewegung erfassen, brauchen Sie folglich nur den
Lagerort der Ware einzugeben. Wenn für ein Material eine weitere Untertei-
lung nach Losen erfolgen soll, so kann pro Los eine Charge geführt werden,
die einzeln im Bestand verwaltet wird. Die Bestandsführung kann zahlreiche
eigene und fremde Sonderbestandsformen (z.B. Konsignationsbestände) vom
normalen Bestand getrennt führen. In diesem Fall werden in SAP Business
One mehrere Lager definiert, die eine Umbuchung erfordern. Beispielsweise
lässt sich für einen Lieferanten ein Konsignationslager einrichten, wenn die
Produktion über eine so genannte »verlängerte Werkbank« erfolgt.
Im Rahmen der Bestandssituationsanalyse/Dispositionsliste können folgende
Fragen gestellt werden:
• Welche organisatorischen Einheiten im Unternehmen greifen auf die
Bestandssituationsanalyse/Dispositionsliste zu?
• Benötigen Sie eine Query für Meldebestände, die zu geplanten Bestellun-
gen führen?
• Bedarf es weiterer Unterteilungen beim Bestand z.B. über Chargennummern?

5.13.3 Anwendung des Prozesses


Der Aufruf einer Dispositionsliste in SAP Business One erfolgt über den
Bericht zur Bestandssituation. Diesen Bericht finden Sie im Menü LAGERBE-
RICHTE in der Anwendung Berichtswesen. Im Auswahlfenster können Sie ein-
zelne Artikel oder Bereiche für Artikelnummern zur Anzeige eingeben. Auch
die Auswahl bestimmter Lieferanten ist möglich. Als weitere Auswahlkriterien
dienen die Artikelgruppe und die Artikeleigenschaften. Nach der Bestätigung
der ausgewählten Bestimmungen erscheint eine Summendarstellung. Diese
Darstellung enthält Daten darüber, wie viele von den Artikeln auf Lager sind,
wie viele davon für Aufträge reserviert sind, ob und in welcher Menge sie
bestellt sind, und es wird die Gesamtverfügbarkeit eines Artikels angezeigt.
Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet eine Detailansicht des Artikels.

5.13.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Berichtswesen -> Lagerberichte -> Bestandssituation,
Drag&Relate -> Lagerbestand -> Artikel
• Tabelle
OITW, OPDN, ORDR, POR2, POR3
• Eingehende Trigger
Kundenauftragsbearbeitung, Bestandsanalyse, Produktionsauftragseröff-
nung
• Ausgehende Trigger
Lieferungsbearbeitung, Produktionsauftragseröffnung, Lieferant-GP-Stamm,
Bestellungsbearbeitung

163
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

164
Sandini Bib

5.13 Prozess Bestandssituationsanalyse 5

Prozess 5.13 (a): Bestandssituationstabelle

Prozess 5.13 (b): Negativbestände über Drag & Relate

165
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.14 Prozess Automatische Bestellgenerierung


aus dem Kundenauftrag
5.14.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Der Trend in der produzierenden Industrie weist zunehmend in Richtung
einer flachen Produktion und verringert somit die Wertschöpfungskette in
der Fertigungstiefe. Die Planung und Ausführung von Beschaffungsprozes-
sen gewinnt immer mehr an Bedeutung, da steigende Kosten von Material-
ressourcen sowie der Abbau von Lagerbeständen vorangetrieben werden
muss. Der Anteil von Fremdteilen ist steigend und führt darüber hinaus in
eine enge Partnerschaft mit den Lieferanten/Systemlieferanten.
Die Ermittlung der optimalen Bestellmengen und Bestellzeitpunkte ist zu
einer wichtigen Aufgabe im Unternehmen geworden. Unter Beschaffung
versteht man den Einkauf von Materialien, Bauteilen oder Endprodukten
sowie Betriebsmitteln und Dienstleistungen. Ausgangspunkt eines Beschaf-
fungsprozesses ist der konkrete Bedarf an Materialien in den Fachabteilun-
gen (z.B. Konstruktion, Fertigung) in Form von Anforderungen an den Ein-
kauf.
Der Einkauf schickt bei einem neuen Teil Anfragen an mehrere Lieferanten,
mit dem Ziel, einen geeigneten Lieferanten bezüglich Preis, Qualität und Lie-
fertermintreue zu finden. Die eingeholten Angebote werden in der Regel in
einem Angebotsspiegel miteinander verglichen. Existiert für das zu beschaf-
fende Material ein Lieferant, der die technologisch bedingten Anforderungen
an das Material erfüllen kann, so kann unmittelbar nach der Entscheidung
eine Bestellung für dieses Material ausgelöst werden. Mit dem Zusenden der
Auftragsbestätigung vom Lieferanten ist der Vertrag rechtskräftig. Speziell die
in der Bestellung festgehaltenen Lieferbedingungen und Zahlungskonditio-
nen sind Bestandteil des Vertrags. Mit dem Abschluss des Vertrags wird meis-
tens auch festgelegt, ob ein einmaliger Bestellvorgang geplant ist oder ob die
Vertragsparteien eine längerfristige Zusammenarbeit anstreben und somit
eine Beziehung eingehen in Form eines Lieferantenvertrags.
Ein Lieferantenvertrag ist eine für einen definierten Zeitraum festgelegte ver-
tragliche Vereinbarung mit einem Lieferanten. Das Unternehmen verpflichtet
sich, in einem bestimmten Zeitraum zu speziellen Konditionen eine festge-
legte Menge abzunehmen. Rahmenverträge werden meistens mit Ferti-
gungsunternehmen geschlossen, die nach dem Just-in-time-Prinzip beliefert
werden müssen. Da es aufgrund von unvorhergesehenen Ereignissen inner-
halb des Liefervorgangs immer wieder zu Störungen im Ablauf kommen
kann, ist zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen eine Bestell-
überwachung auf Seiten des einkaufenden Unternehmens notwendig. Zur
Bestellüberwachung gehören die Lieferterminüberwachung, die Qualitäts-
überwachung etc. Meistens erfolgt schon im Vorfeld beim Lieferanten eine
Kontrollanfrage, ob der zugesagte Liefertermin eingehalten werden kann. Im

166
Sandini Bib

5.14 Prozess Automatische Bestellgenerierung aus dem Kundenauftrag 5


schlimmsten Fall droht dem Lieferanten eine Konventionalstrafe, falls dem
Unternehmen z.B. Schaden in Form eines Produktionsausfalls entsteht (vgl.
u.a. Hartmann 1993, S. 380–486).

5.14.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Mit dem Release 6.2 ist es in SAP Business One möglich, automatisch eine
Lieferantenbestellung aus einem Kundenauftrag heraus zu generieren. Bei
der Umsetzung versucht das System, möglichst alle Positionen aus dem Kun-
denauftrag in eine Bestellung zu übernehmen. Allerdings lässt sich die Bestel-
lung auch aufsplitten, falls unterschiedliche Quellen (Lieferanten) involviert
sind.
Die Preise und die Bestellmengen sind nach der Generierung der Bestellung
vertraglich bindend. Erfolgt der Wareneingang nicht zum vereinbarten Termin,
so muss der Einkäufer eine Erinnerung an den Lieferanten schicken. Im Falle
von Teillieferungen einzelner Bestellpositionen werden in Business One durch
eine offene Postenverwaltung die noch fehlenden Teillieferungen zur Bestel-
lung überwacht. Die nachfolgenden Prozesse Wareneingangsbearbeitung
(siehe Kapitel 5.16 »Prozess Wareneingangsbearbeitung mit Bestellbezug«)
und Eingangsrechnung (siehe Kapitel 6.10 »Prozess Eingangsrechnung«)
erfolgen immer mit Bezug zur Bestellung. Wareneingänge ohne Bezug werden
normalerweise abgewiesen. Systemtechnisch könnten sie in SAP Business One
verbucht werden, aber generell wird ein Unternehmen in der Regel nur
Wareneingänge annehmen, wenn es auch Bestellungen dazu gibt.
Aus der Produktion können über den Bericht Produktempfehlungen Bestell-
anforderungen aufgelistet und in Bestellungen umgesetzt werden. In der
Praxis wird versucht, die Mehrzahl von Bestellungen über Bestellvorlagen
(geparkte Belege) zu automatisieren, falls die Bestellung mehrmals in ähn-
licher Weise beim gleichen Lieferanten ausgelöst wird. Der Normalfall ist das
direkte Neuanlegen einer Bestellung. Beim Anlegen einer Bestellung muss
der Einkäufer zunächst den Lieferanten bestimmen. Als Hilfe steht ihm eine
Matchcode-Suche (rechtes Icon neben dem Eingabefeld) zur Verfügung.
Die Daten auf dem Bestellkopf sind für alle nachfolgenden Bestellpositionen
relevant, wie z.B. Zahlungsbedingungen, Lieferdatum, Journaleintrag und
bestimmte Bemerkungstexte. Die Bestellnummer (ob intern vom System ver-
geben oder extern von Ihnen bestimmt) befindet sich als Schlüssel im Bestell-
kopf und dient als Referenznummer für den Lieferanten. Sie können unter
Administration (Customizing von SAP Business One) verschiedene Varianten
von Bestellungen über die Belegnummerierung parametrisieren, die dann
unter der Belegbearbeitung selektierbar sind. Diese Parametrisierung ist sinn-
voll, wenn Sie verschiedene Bestellformulare im Umgang mit dem Geschäfts-
partner nutzen.

167
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Abbildung 5.14 Customizing der Administration in SAP Business One

Für unser ausgewähltes Szenario Fertigwaren-Bestellung ist eine Bestellposi-


tion mit einer Materialnummer erforderlich, d.h., Sie haben im Bestellkopf das
Kennzeichen auf Artikel statt auf Service eingestellt. Weitere Beschaffungsva-
rianten, wie Konsignation, Lohnbearbeitung etc. sind über benutzerdefinierte
Felder realisierbar. In unserem Beispiel wird eine Position im Positionsdetailbild
mit dem Feld BEISTELLUNG für die Lohnbearbeitung versehen (siehe Abbil-
dung 5.15).

Abbildung 5.15 Spalte »Beistellung« für die Lohnbearbeitung

Wenn Sie in der Bestellung einen Artikel als Position anlegen, der direkt in
den Verbrauch geht, dann kann die Kontonummer in der Positionsdetailsicht
eine andere sein. Die Kontonummer (Kostenstelle, Projekt etc.) legt fest, wel-
che Konten bei der späteren Buchung der Rechnung bzw. bei Wareneingang
belastet werden. Eine weitere wichtige Eingabe bei den Artikelpositionen

168
Sandini Bib

5.14 Prozess Automatische Bestellgenerierung aus dem Kundenauftrag 5


dient der Preisbestimmung. Sie können den Nettopreis entweder selbst
bestimmen oder durch das System über die Preislisten automatisch erstellen
lassen (siehe dazu Kapitel 6.3 »Prozess Preisstrategie – Sonderpreise«). Sie
können zusätzliche Informationen pro Bestellposition, Zusatztexte (Bestell-
gründe) oder weitere Texte angeben, die Sie bei dem Positionsdetailbild
selbst einpflegen. Der Ort, wo ein bestimmter Text auf dem Bestellbeleg
erscheint, hängt von der Konfigurierung in der Belegbearbeitung im Aus-
druck ab. Hier wird festgelegt, an welcher Stelle und in welcher Reihenfolge
dieser Text erscheint und ausgedruckt wird. Felder, Bilder, Texte werden auf
Bestellkopfebene und Positionsebene konfiguriert. Die Eingabe der Daten in
der Bestellmaske bedeutet nicht unbedingt, dass die Daten auch alle im
Belegdruck erscheinen. Meistens werden die Zusatztexte im Anschluss an die
Bestellpositionsdaten, wie Artikelnummer, Menge, Preis etc. auf dem Bestell-
formular ausgedruckt. In SAP Business One lassen sich im Artikelstamm auch
Bilder zu den Waren hinterlegen, die bei einer modernen Bestellung mitaus-
gedruckt werden. Somit ist der Artikel für den Geschäftspartner auf den ers-
ten Blick zu erkennen.
Eine wichtige Sonderform stellt die interne Umlagerungsbestellung dar. Mit
dieser Bestellung veranlassen Sie eine Umlagerung von Werk zu Werk. Vor-
aussetzung dafür sind transparente Lagerstrukturen innerhalb des Unterneh-
mens. Daraus ist ersichtlich, welche Artikel sich in internen Lagern befinden
und durch eine Umlagerungsbestellung beschafft werden können.
Eine weitere Sonderform der Bestellung betrifft Musterteile, Werbege-
schenke etc., die ohne Wert angelegt werden. Durch diese Bestellung wird,
wie bei den anderen Bestellungen auch, der Liefertermin überwacht, jedoch
werden die Materialien nicht wertmäßig im Bestand geführt. Sie legen eine
Bestellung mit einem Preis von Null an.
Die Sonderform der Streckenbestellung benötigen Sie, wenn Sie für einen
Dritten die Artikel beschaffen und der Wareneingang zu Ihrem Kunden erfol-
gen soll. Sie vergeben einen Auftrag (Bestellung) an den Lieferanten und
bezahlen auch die Rechnung, nachdem Ihr Kunde von Ihrem Lieferanten die
Ware geliefert bekommen hat. Sie müssen nur Ihrem Lieferanten die Liefer-
adresse Ihres Geschäftspartners mitteilen, der die Ware in Form eines Stre-
ckengeschäfts erhält.
Die Belegausgabe für die Bestellung können Sie manuell anstoßen (Icon
DRUCKER in der oberen Menüzeile). Bevor Sie einen Beleg drucken, können
Sie eine Druckvorschau selektieren und den Ausdruck vorab nochmals über-
prüfen. Möchten Sie sämtliche Bestellungen in einem Batch-Lauf ausdru-
cken, so wählen Sie im Hauptmenü EINKAUF den Menüpunkt BELEGDRUCK
aus. Nun wird Ihnen vor dem Batch-Lauf eine Selektion angeboten, wo Sie
alle z.B. noch nicht gedruckten Bestellungen auswählen können. Sie können
auch nach einem bestimmten Zeitraum oder Nummernkreis selektieren.

169
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Danach werden die Bestellungen im Batch ausgedruckt. Abbildung 5.16


zeigt den Belegdruck:

Abbildung 5.16 Selektionsbild zum Belegdruck

Im Rahmen der Bestellbearbeitung können folgende Fragen zur Analyse


gestellt werden:
• Welche Nummernkreise definieren Sie für die Bestellformulare? Benutzen
Sie mehrere Nummernkreise? Arbeiten Sie mit der automatischen Num-
mernzuteilung oder vergeben Sie die Nummern manuell?
• Welche Arten von Bestellungen treten bei Ihnen auf (Normalbestellung,
Lohnbearbeitung, Streckenbestellung, Bestellung mit Beistellung (Konsig-
nation) etc.?
• Welche Einkaufspreislisten benutzen Sie und wie sind sie gegliedert? Gibt
es für Fertigwaren, Halbmaterialien, Rohstoffe jeweils eine eigene Preis-
liste?
• Welche Positionsdetailfelder möchten Sie benutzen und welche werden in
der Hauptübersicht in der Tabelle zur Übersicht angezeigt?

170
Sandini Bib

5.14 Prozess Automatische Bestellgenerierung aus dem Kundenauftrag 5

5.14.3 Anwendung des Prozesses


Wenn für den Verkauf eines Produkts nicht alle Teile vorrätig sind, müssen
die fehlenden Teile bestellt werden. Dazu rufen Sie in der Anwendung Ein-
kauf die Funktion Bestellung auf. Bestimmen Sie einen Lieferanten, der die
Teile entweder selbst herstellt oder nur als Zwischenhändler vertreibt. Als Lie-
ferant dient uns die Modellfirma »Waschstraßen_montage«, die alle Artikel
für die von der »Waschstraßen_vertrieb« verkauften Produkte einkauft,
eventuell veredelt und montiert. Die Stammdaten des Lieferanten werden
über das Auswahlfeld-Symbol in die aktuelle Maske übernommen. Ändern
Sie die Termindaten für Buchung, Lieferung und Steuerung, falls diese von
den Vorschlagswerten abweichen. Tragen Sie die zu bestellenden Artikel in
die Tabelle ein. Sie können die Artikel mithilfe der verschiedenen integrierten
Suchfunktionen in SAP Business One aus der Auswahlliste übernehmen.
Erfassen Sie die gewünschten Mengen für die Positionen in den dafür vorge-
sehenen Feldern. Bestätigen Sie die Eingaben mit der Taste AKTUALISIEREN
und abschließend die Bestellung durch Anklicken von OK. Die Bestellung
wird in das System SAP Business One übernommen.
Die automatische Bestellung lösen Sie im Auftrag (siehe Kapitel 5.12, »Pro-
zess Kundenauftragsbearbeitung«) aus, indem Sie das entsprechende Kenn-
zeichen im Eingabefenster unter dem Register LOGISTIK anklicken. Wenn Sie
anschließend auf AKTUALISIEREN klicken, wird die Maske für die automati-
sche Generierung der Bestellung geöffnet. Übernehmen Sie die Positionen
des Auftrags von der linken Seite in die rechte Seite und bestätigen Sie die
Einträge. Anschließend erfolgt die automatische Bestellung und das Fenster
wird wieder geschlossen.

5.14.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Einkauf -> Bestellung, Verkauf -> Auftrag -> Register Logistik -> Bestel-
lung -> Aktualisieren
• Tabelle
OPOR, POR1, POR2, POR3
• Eingehende Trigger
Lieferant- Geschäftspartnerstamm, Bestellung ohne Bezug, Einkaufsarti-
kel, Kundenauftragsbearbeitung
• Ausgehende Trigger
Wareneingangsbearbeitung mit Bestellbezug

171
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

172
Sandini Bib

5.14 Prozess Automatische Bestellgenerierung aus dem Kundenauftrag 5

Prozess 5.14 (a): Bestellungsbestätigung einer automatischen Bestellung

Prozess 5.14 (b): Einstiegsbild Bestellung

173
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.15 Prozess Einfuhrdaten


5.15.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Die Meldungen an die Behörden nach internationalen Beschaffungsprozes-
sen richtet sich nach der jeweiligen Wirtschaftszone. Für Europa ist eine
INTRASTAT-Meldung erforderlich, wobei diese Meldung per Diskette oder
Magnetband erfolgt (Ausnahme in Japan – Meldung in Papierform). Im ERP-
System müssen die Meldedaten aus den Einkaufsbelegen festgehalten werden,
die in einer sequentiellen Datei erfasst werden. Es werden nur Einkaufsdaten
weggeschrieben, die im Finanzwesen gebucht und somit für abgeschlossen
deklariert sind. Nach den Meldungen können diese Daten jederzeit aktuali-
siert und wieder überschrieben werden.

5.15.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Wenn Sie Waren aus dem Ausland importieren, können Sie die zugehörigen
Einfuhrdaten der Lieferungen mit SAP Business One verwalten. Sie können
mit dem System den Einkaufspreis inklusive Einfuhrsteuern und anderen
Importgebühren und -ausgaben kalkulieren. Im Einzelnen besteht die Mög-
lichkeit, Importgebühren, Steuern, Transportkosten, Ladegebühren usw. für
den Einkauf der Ware zu erfassen. Die Kosten des Imports werden nach
einem vordefinierten Kalkulationsschema je nach Kostenart verteilt. So wer-
den zum Beispiel Transportkosten nach Gewicht und Volumen der einge-
kauften Artikel verteilt. Zunächst müssen Sie die relevanten Daten im Artikel
hinterlegen. Dann können Sie nach der Erfassung einer Lieferung zur Bestel-
lung aus dem Ausland die Einfuhrdaten in einem eigenen Beleg im System
ablegen. Um die Einfuhrdaten (Meldedaten) für den Artikel im System zu
hinterlegen, bedarf es verschiedener Angaben im Stammsatz des Artikels.
Diese Informationen werden unter der Rubrik der Beschaffungsdaten im
Artikelstammsatz abgelegt. Folgende Angaben werden gemacht:
• Felder LÄNGE, BREITE, HÖHE, VOLUMEN und GEWICHT
In diesen Feldern werden die physischen Ausmaße des Artikels sowie sein
Gewicht angegeben. Diese Angaben bilden die Grundlage für die Berech-
nung von Transport- sowie Lagerkosten einer Lieferung.
• Feld ZOLLGRUPPE
Hier wird die für den Artikel relevante, vordefinierte Zollgruppe bestimmt.
Mithilfe der Zollgruppe werden auf Basis des Einkaufspreises die Einfuhr-
ausgaben in Form von Einfuhrsteuer, Einfuhrgebühren sowie sonstigen
Gebühren kalkuliert.
Operational werden die Einfuhrdaten nach der Lieferung zur Bestellung zeit-
gleich mit der Eingangsrechnung erfasst.
Die Besonderheiten der Belege beim Importprozess entnehmen Sie der nach-
folgenden Aufzählung:

174
Sandini Bib

5.15 Prozess Einfuhrdaten 5


• zum Prozessbaustein: BESTELLUNG
Es werden keine gesonderten Importdaten zum Zeitpunkt der Bestellung
erfasst. Die Bestellung weist wahrscheinlich den Betrag in Fremdwährung
aus. Das Anlegen einer Bestellung empfiehlt sich bei lagergeführten Arti-
keln, damit der Bestand um den Bestellbestand erhöht wird.
• zum Prozessbaustein: WARENEINGANG MIT/OHNE BEZUG ZUR BESTELLUNG
Der Wareneingang kann entweder mit Bezug oder ohne Bezug zur Bestel-
lung erfolgen. Es muss für das Importverfahren nicht zwingend eine Be-
stellung vorher angelegt sein. Jedoch muss eine Lieferung im SAP Business
One existieren, um Einfuhrdaten erfassen zu können. Mit der Lieferung
zur Bestellung werden die Lagerbestände der im Lager geführten Artikel
entsprechend erhöht. Da die Einfuhrdaten auf Basis der Lieferung zur Be-
stellung erstellt werden, sollten Sie sicherstellen, dass Preise und Mengen
im Lieferschein korrekt erfasst sind. Die Preise, die in der Lieferung zur Be-
stellung angegeben werden, sind die Artikelpreise des Lieferanten ohne
zusätzliche Kosten für den Transport der Lieferung. Das bedeutet, dass die
Preise gemäß der Definition FOB (Free on Board/ab Werk) vorliegen. Der
Gesamtbetrag der Lieferung zur Bestellung ist der an den Lieferanten zu
bezahlende Endbetrag. Dieser Betrag ist frei von Vermittlungsgebühren
einzelner Agenturen oder Zwischenlieferanten, die eventuell noch bezahlt
werden müssen.
• zum Prozessbaustein: EINGANGSRECHNUNG
Die Eingangsrechnung wird in der Regel nach der Lieferung erfasst. Sie
steht mit den Einfuhrdaten in keinem Zusammenhang. Sie wird im System
erfasst, damit die Zahlung an den Lieferanten erfolgen kann.
• zum Prozessbaustein: EINFUHRDATEN (IMPORTDATEI)
Der Importprozess der Einfuhrdaten erfolgt mit Bezug zur Lieferung. In
der Regel werden die Einfuhrdaten zeitgleich mit der Eingangsrechnung
erfasst, jedoch sind es zwei voneinander unabhängige Belege. Die Ein-
fuhrdaten werden zum Zweck der korrekten Berechnung der Selbstkosten
(SK) eines Artikels im System hinterlegt. Mit den Einfuhrdaten werden so-
wohl der Einkaufspreis als auch die Importkosten erfasst. Damit können
die Bestandsbewertung, der Bruttogewinn oder andere Kalkulationen auf
Basis der Bestandswerte durchgeführt werden. Nach der Erfassung der
Einfuhrdaten wird der Preis des Artikels in der Preisliste Letzter Kaufpreis
entsprechend aktualisiert, wobei die Ausgaben für die Einfuhr der Ware
berücksichtigt werden. Darüber hinaus werden mit der Erfassung der
Einfuhrdaten auch die entsprechenden Buchungen in der Buchhaltung
angestoßen, um die Kosten der Einfuhr auf den zugehörigen Konten zu
buchen.

175
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Im Rahmen der Einfuhrdaten für die Vertriebsgesellschaft kann folgende


Frage gestellt werden:
• Ist der Artikelnummernkreis bei der Systeminitialisierung für eine interne
Nummernvergabe (automatische Nummernvergabe) mit fortlaufender
Nummer definiert oder arbeiten Sie mit einer externen (manuellen) Num-
mernvergabe?

5.15.3 Anwendung des Prozesses


Damit Sie in SAP Business One die Einfuhrdaten für einen Importvorgang
erfassen können, wählen Sie die Funktion Einfuhrdaten in der Anwendung
Einkauf. Das System öffnet nach der Anwahl der Funktion das Fenster zum
Erfassen des Belegs der Einfuhrdaten. Das Fenster wird im Hinzufügen-
Modus geöffnet. Wollen Sie einen bereits erfassten Beleg für Einfuhrdaten
anzeigen oder bearbeiten, so müssen Sie zunächst mit den bekannten Funk-
tionen in den Suchen-Modus wechseln. Im oberen Teil des Fensters werden
die Daten des Lieferanten und der Zollagentur sowie allgemeine Daten
angezeigt. Wenn mit dem zu erfassenden Import die Lieferungen mehrerer
Lieferanten zusammen geliefert wurden, können Sie alle beteiligten Liefe-
ranten auf einmal auswählen. Weitere Lieferanten wählen Sie einfach aus,
indem Sie die Liste der Lieferanten durch Anklicken des Symbols rechts vom
Feld erneut aufrufen. Wählen Sie den oder die Lieferanten aus der Liste aus
und bestätigen Sie die Wahl mit OK. Bestätigen Sie in dem von SAP Business
One angebotenen Dialogfenster, dass Sie den zuvor ausgewählten Lieferan-
ten nicht überschreiben möchten. Das System nimmt dann den weiteren Lie-
feranten in den Beleg auf. Eine mehrfache Auswahl von Lieferanten ist daran
zu erkennen, dass im Eingabefeld des Lieferanten Sternsymbole erscheinen.
Nach der Auswahl aller Lieferanten können Sie rein informativ im Eingabe-
feld MAKLER die Zollagentur eintragen, sofern Sie die Stammdaten der Agen-
tur im Vorfeld in das System aufgenommen haben.
Das Kennzeichen Akte geschlossen können Sie setzen, falls die Bearbeitung
des Imports zur Zeit der Erfassung bereits abgeschlossen ist. Auch dieses
Kennzeichen dient rein der Information.
Sollten Sie Änderungen des Buchungskreises oder des Buchungs- bzw. Wert-
stellungsdatums vornehmen müssen, können Sie die Vorschlagswerte in den
betreffenden Feldern jederzeit ändern.
In der Tabelle im mittleren Teil des Fensters finden Sie in den verschiedenen
Registern Informationen bezüglich der importierten Artikel. Im Register
ARTIKEL können Sie durch Drücken der Schaltfläche WARENEINGANG (BESTEL-
LUNG) am unteren Rand des Fensters die Liste aller noch offenen Lieferungen
zur Bestellung der ausgewählten Lieferanten anzeigen lassen. Wählen Sie
den oder die Belege aus und fügen Sie diese in die Tabelle ein, indem Sie auf

176
Sandini Bib

5.15 Prozess Einfuhrdaten 5


HINZUFÜGEN klicken. Im unteren Teil des Registers befinden sich Angaben zu
den Einfuhrzöllen und der Gesamtbetrag der Lieferung sowie das Feld für
Bemerkungen, in das der Bezugsbeleg eingetragen wird. Sollten Abweichun-
gen zwischen der erwarteten Zollsumme und der tatsächlichen Zollsumme
bestehen, können Sie den Vorschlagswert der tatsächlichen Summe anglei-
chen.
Im Register KOSTEN haben Sie die Möglichkeit, die für einen importierten
Artikel entstehenden, echten Importkosten auf die einzelnen Positionen zu
verteilen. Die Aufteilung erfolgt nach fixen und variablen Kosten. Um die
Kosten gemäß ihrer Entstehung auf die Artikel zu verteilen, wird mithilfe des
Felds NEUE KOSTEN ein Verteilungsschlüssel bestimmt.
Eine Auflistung aller beteiligten Lieferanten erhalten Sie, wenn Sie in das
Register LIEFERANTEN wechseln. Weitere Informationen zu den einzelnen
Positionen des Imports finden Sie im Register DETAILS. Dort haben Sie auch
die Möglichkeit, die Detaileigenschaften der einzelnen Artikel durch Ankli-
cken des Pfeils in der Zeile aufzurufen.
Das Register JOURNAL ermöglicht es Ihnen, direkt aus dem Register heraus
die Buchung des Buchhaltungsbelegs für die Kosten der Einfuhr hinzuzufü-
gen. Um diese Buchung anzustoßen, müssen Sie nur auf den Button JOUR-
NALBUCHUNG ERSTELLEN klicken und das System öffnet ein weiteres Fenster,
in dem Sie die Buchung erfassen können.
Wenn Sie alle Daten eingepflegt haben, fügen Sie den Beleg durch Klicken
auf HINZUFÜGEN dem System hinzu.

5.15.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Einkauf -> Einfuhrdaten
• Tabelle
OARG
• Eingehende Trigger
Artikelstammbearbeitung, Bestellungsbearbeitung, automatische Bestell-
generierung aus Kundenauftrag
• Ausgehende Trigger
Wareneingangsbearbeitung mit Bestellbezug

177
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

178
Sandini Bib

5.15 Prozess Einfuhrdaten 5

Prozess 5.15 (a): Einkaufsdaten beim Artikelstamm

Prozess 5.15 (b): Detaildarstellung Einfuhrdaten

179
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.16 Prozess Wareneingangsbearbeitung


5.16.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
• Der Wareneingang ist Teil des Beschaffungsvorgangs und auch Teil der
Lagerwirtschaft. Er kann im Rahmen einer Bestellung erfolgen oder auch in
Form ungeplanter Wareneingänge, beispielsweise in der Lagerwirtschaft
(Reststoff-Einlagerung, Teile der Überproduktion etc.). Die Aufgaben der
Wareneingangsbearbeitung beziehen sich nicht nur auf die mengenmä-
ßige Erfassung der Artikel, sondern es müssen auch qualitätsrelevante und
unter Umständen preisrelevante Prüfungen beim Wareneingang berück-
sichtigt werden. Primär hat die Wareneingangsbearbeitung die Aufgabe,
die von einem Lieferanten oder Spediteur angelieferte Ware zu empfan-
gen, einzubuchen und zu quittieren. Es werden die Mengen erfasst, mit
Bestellbezug und gegebenenfalls ohne Bestellbezug, und die sonstigen
Wareneingangsdaten zusätzlich eingegeben. Die ungeplanten Warenein-
gänge sind genauer auf ihre Rechtmäßigkeit hin zu überprüfen. Es treten
allerdings ungeplante Wareneingänge aufgrund von kostenlosen Lieferun-
gen oder aufgrund von Rücklieferungen bzw. Retouren auf. Liegt ein Be-
stellbezug zum Wareneingang vor, so werden die Wareneingangsdaten
der Lieferung mit den entsprechenden Daten der Bestellung gegenüberge-
stellt. Treten Differenzen auf, so besteht eine unerlaubte Überlieferung
oder Unterlieferung. In beiden Fällen ist abzuwägen, ob eine Meldung an
den Lieferanten erfolgen soll. Oftmals ist es auch branchenabhängig, ob
eine Überlieferung Sinn macht oder nicht. Beispielsweise werden bei
Kunststoffteilen mit Absicht ein paar Teile mehr geliefert, um eventuellen
Ausschuss zu kompensieren.
• Beim Wareneingang wird festgelegt, ob die angelieferte Ware in eine Qua-
litätsprüfung überführt wird (Eingangskontrolle), zwischengelagert oder
direkt an die Produktionsstätte geliefert werden kann. Wird die gelieferte
Ware nicht gelagert, sondern sofort verbraucht, so erfolgt eine Aufwands-
kontierung, bestehend aus einem Aufwandskonto und gegebenenfalls
ergänzt um eine Kostenstelle, einen Auftrag oder/und ein Projekt. Die
dazugehörige Buchung erfolgt beim Wareneingang. Wird die gelieferte
Ware gelagert, so erfolgt parallel zum Wareneingang eine Buchung auf ein
Bestandskonto. Die Dauer der Wareneingangserfassung hängt von den
durchzuführenden Q-Prüfungen ab und ob es sich um eine externe oder
interne Beschaffung handelt. Interne Wareneingänge können beispiels-
weise von anderen Produktionsbereichen stammen. Externe Warenein-
gänge werden in der Regel mit einer Q-Prüfung, beispielsweise mit einer
Sichtkontrolle an einer Laderampe oder einer speziellen Qualitätsprüfung
unterzogen. Nach Freigabe wird die Ware für die Produktion freigegeben
und eingelagert. Auch für den nachfolgenden Prozess der Eingangsrech-
nung ist die Freigabe der Q-Prüfung von Bedeutung. Erst dann kann die
Zahlung erfolgen bzw. die Zahlung gesperrt sein. Die Ergebnisse werden
im Warenbegleitschein festgehalten (vgl. Hartmann 1993, S. 480–490).

180
Sandini Bib

5.16 Prozess Wareneingangsbearbeitung 5

5.16.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Der Wareneingang ist Teil des Beschaffungszyklus in SAP Business One und
Schnittstelle zur Bestandsführung. In der Regel werden die gelieferten Mate-
rialien auf den frei verwendbaren Bestand ins Lager gebucht. Findet ein
Wareneingang aufgrund einer Bestellung statt, so können Sie mehrere Über-
prüfungen vornehmen, die den Lieferanten veranlassen, genau die verein-
barten Daten aus der Bestellung einzuhalten (geplante Wareneingänge). Es
werden die offenen Bestellmengen vorgeschlagen, d.h. noch nicht gelieferte
Waren (wichtig beispielsweise, wenn Sie Teillieferungen bekommen). Die
Unterlieferung ist grundsätzlich in SAP Business One zugelassen, da die
Mengenveränderungen pro Position automatisch für den nächsten Waren-
eingang angepasst werden. Wenn Sie vom Lieferanten einen Wareneingang
mit einer Überlieferung bekommen, so können Sie den Bestellbezug herstel-
len und die höhere Menge eingeben. Das System bucht auch die höhere
Menge, wenn Sie es wünschen. Mit dem Wareneingang werden folgende
Mechanismen im Hintergrund durchgeführt:
• Fortschreibung der Mengenfelder
• Fortschreibung Bestands- und Verbrauchskonten

Abbildung 5.17 WE/RE-Kontenpflege (Quelle: SAP AG)

Die automatische Kontenfindung ist ein wesentlicher Vorteil bei dem system-
technisch unterstützenden Beschaffungsprozess. Sie benötigen nur dann die
Eingabe eines Sachkontos, wenn Sie die Warenbewegung auf ein anderes
Konto buchen möchten. Ansonsten findet das System das Sachkonto auto-
matisch. Das unten aufgeführte Beispiel soll die Buchung verdeutlichen, die
nach der automatischen Kontenfindung zum Wareneingang und zur Ein-
gangsrechnung ausgeführt wird.

181
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Sie haben einen Wareneingang von 100 Stück, wobei das Bestandskonto mit
€1000 bebucht wird, da der Artikelpreis mit €10 pro Stück angegeben ist. In
der Buchhaltung wird nicht für jedes Material ein eigenes Konto eingerichtet.
Vielmehr werden verschiedene Materialien mit ähnlichen Eigenschaften auf
einem gemeinsamen Konto zusammengefasst. Ein WE/RE-Verrechnungskonto
ist ein Zwischenkonto zwischen dem Bestands- und dem Kreditorenkonto.
Diese Buchung wird dann bei der Eingangsrechnung mit der Gegenbuchung
auf das Kreditorenkonto ausgeglichen.
Unter der Voraussetzung der kontinuierlichen Bestandsführung mit gleiten-
den Durchschnittspreisen wird der Bestand eines Artikels bei jedem Waren-
zugang neu bewertet:

Menge Lagerbestand * bisheriger Durchschnittspreis = bisheriger Mengenpreis

Zugangsmenge * Eingangsrechnungspreis = Zugangsmengenpreis

Gesamtmenge = Gesamtaufwand

Gesamtaufwand/Gesamtmenge = neuer Durchschnittspreis

Alle folgenden Lagerabgänge werden mit dem neuen Durchschnittspreis


bewertet. Dieser Vorgang wiederholt sich bei jedem Warenzugang.
Der Artikelpreis ist in Preislisten hinterlegt und dem Artikelstamm zugeord-
net. Die Bestandsbuchung unterscheidet nach den zwei Preisquellen Preis-
liste (Standardkosten) und zuletzt berechnete Kosten.
Es stehen Ihnen eine Reihe von Lagerlisten wie:
• Lagersaldenbericht
• Lagerbestandsbewertung
• Liste der Bestandsbuchungen
zur Verfügung, die den Nachweis für die Bewegung darstellen. Parallel können
Sie in die Buchhaltung verzweigen und die für die Bewegung notwendigen
Buchungszeilen auf den Konten der Buchhaltung nachvollziehen (BUCHHAL-
TUNGSBERICHTE -> BUCHUNGSJOURNAL -> SELEKTION LAGERBESTANDSLISTE).

Wenn Sie einen Wareneingang buchen, so erhöht das System in der


Bestandssituationsliste den Bestand um die gelieferte Menge (Spalte »auf
Lager«). Mit der Bestandssituationsliste können Sie jederzeit den aktuellen
Lagerstand abrufen und nach dem Wareneingang nochmals kontrollieren,
ob die Ware auf Lager oder bereits einem Kundenauftrag zugeordnet ist
(reservierte Ware). Zur weiteren Kontrolle können Sie sich einen Report pro
Artikel anzeigen lassen (Lagersaldenbericht), der genau Auskunft gibt, auf
welchem Lager (z.B. Lager 01) die Ware liegt.

182
Sandini Bib

5.16 Prozess Wareneingangsbearbeitung 5


Im Rahmen der Wareneingangsbearbeitung können folgende Fragen zur
Analyse gestellt werden:
• Lassen Sie ungeplante Wareneingänge überhaupt zu? Gibt es in Ihrem
Unternehmen nur Wareneingänge mit Bestellbezug?
• Welche Auswertungen (Lagerlisten) benötigen Sie?

5.16.3 Anwendung des Prozesses


Die Funktion Wareneingang rufen Sie in Business One unter der Anwendung
Einkauf im Hauptnavigationsfeld auf. Die allgemeinen Daten zum Warenein-
gang tragen Sie im oberen Teil des Fensters ein. Suchen Sie in der Liste mit
den bekannten Suchfunktionen den Lieferanten heraus, der die Waren gelie-
fert hat. Mit der Schaltfläche BESTELLUNG lassen Sie sich alle Bestellungen
dieses Lieferanten anzeigen. Wählen Sie daraus diejenige, deren Artikel
geliefert wurden. Für den Fall, dass nicht alle Artikel geliefert wurden, kön-
nen Sie durch Markieren einzelner Zeilen mit gedrückter (STRG)-Taste eine
Auswahl treffen. Die ausgewählten Positionen werden mit OK in die Tabelle
übernommen. Sie können nun die Artikel einer Artikelgruppe zuordnen und
Veränderungen der Vorschlagswerte für das Wertstellungsdatum und das
Steuerdatum vornehmen. Unterhalb der Tabelle im Feld BEMERKUNGEN
wurde der Bezug zur Bestellung in Form der Belegnummer eingetragen. Der
Text im Feld JOURNALEINTRAG wird bei der Buchung mit in die Datenbank
übergeben. Sie können nun noch einen zuständigen Vertriebsmitarbeiter
benennen und abschließend die Zahlungsbedingungen festlegen. Für den
Fall, dass Sie mit dem Lieferanten einen Rabatt vereinbart haben, tragen Sie
diesen im vorgesehenen Feld ein. Die Berechnung wird danach automatisch
berichtigt.

5.16.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Einkauf -> Wareneingang (Bestellung)
• Tabelle
OIGN, OPDN, IGN1, IGN2, IGN3
• Eingehende Trigger
Bestellüberwachung, Bestellungsbearbeitung, Automatische Bestellgene-
rierung aus Kundenauftrag, Material mit Bestellbezug ist eingetroffen
• Ausgehende Trigger
Retourenbearbeitung, Bestellüberwachung, Lagerverwaltungssystem,
Lagersaldenbericht, Lagerbestandsbewertung, Liste der Bestandsbuchun-
gen, Bestandssituationsliste, Eingangsrechnung

183
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Bestell- autom. Bestell.- Material mit


Bestellungs-
überwachung generierung Bestellbezug
bearbeitung
(offene Bestell.) Kundenauftrag eingetroffen
Prozess 6.4 Prozess 5.18

XOR

Material und Funktion


Lieferungs-
Belegscheine Wareneingang
bearbeitung
prüfen aufrufen
Prozess 5.18

XOR

Bestellbezug Retouren- Lieferant


herstellen bearbeitung auswählen

Prozess 5.19

Retoure
Es gibt zwei Arten von Retouren.
Neben der Kundenretoure, bei der der
Lieferbetrieb eine Warenrücksendung
Bestelldaten durch einen Kunden erhält (mögliche
Charge Gründe: fehlerhafte Lieferung, falsche Bestellung
mit WE
auswählen des Kunden), ist die Lieferantenretoure von
abgleichen
Bedeutung, in der das belieferte Unternehmen
Waren an den Lieferanten zurücksendet.

184
Sandini Bib

5.16 Prozess Wareneingangsbearbeitung 5

Prozess 5.16 (a): Wareneingang zur Bestellung

Prozess 5.16 (b): Auswahlliste zum Bezugsbeleg

185
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

XOR

Bestellmenge
identisch mit Überlieferung Unterlieferung
Liefermenge

XOR

Überlieferung Offene
Überlieferung nicht Teillieferung
Bestellungen
akzeptieren akzeptieren akzeptieren
überwachen

XOR

Bestell-
Retouren- Nachricht
überwachung
bearbeitung an Lieferant
(offene Bestell.)
Prozess 6.4
XOR

XOR
Materialart
Lagerort
zuweisen
Material in Material in
Qualitäts- Lagerbestand Sperrbestand
management buchen buchen
Add-On Lager-
XOR verwaltungs-
system
Add-On

186
Sandini Bib

5.16 Prozess Wareneingangsbearbeitung 5

Prozess 5.16 (c): Auswahl zu kopierender Artikel

Prozess 5.16 (d): Darstellung der Buchungsbestätigung

187
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

188
Sandini Bib

5.16 Prozess Wareneingangsbearbeitung 5

Prozess 5.16 (e): Belegbearbeitung im Belegeditor

Prozess 5.16 (f): Beleg: Wareneingang zur Bestellung

189
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.17 Prozess Eingangsrechnung mit Bezug


5.17.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Die Eingangsrechnung ist die Rechnung des Lieferanten und wird mit der
Bestellung und den Materialbegleitpapieren auf Richtigkeit geprüft. Dabei
werden drei Rechnungsprüfungen vorgenommen:
• Sachliche Prüfung (Vergleich der Rechnungspositionen mit den Bestell-
positionen)
• Preisliche Prüfung (Preisabweichung/Mehrberechnung)
• Rechnerische Prüfung (richtige Addition der Beträge)
Der Sachbearbeiter erfasst die Rechnung mit Bestellbezug. Anhand der
erfassten Daten zum Bestellvorgang wird die sachliche Prüfung der Rech-
nung kontrolliert. Abweichungen zwischen der Bestellmenge und der Liefer-
menge werden festgestellt und gegebenenfalls reklamiert.
Schwierigkeiten entstehen dann, wenn der Lieferant eine Teilmenge liefert,
aber schon den Gesamtbetrag für die volle Menge in Rechnung stellt oder
wenn die Rechnung vor der Lieferung eintrifft. In diesen Fällen wird der ideale
Beschaffungsprozess unterbrochen und mit hohem Zeitaufwand werden die
Sachverhalte mit dem Lieferanten geklärt. Das Unternehmen hat bei der Aus-
wahl der richtigen Lieferanten auch darauf zu achten, dass nicht nur der
günstige Preis der Bestellware vorliegt, sondern auch der Geschäftspartner
langfristig die vorgedachten Geschäftsprozesse ideal unterstützt. Über- und
Unterlieferungen können in der Regel über festgelegte Toleranzgrenzen
automatisiert abgefragt und akzeptiert werden. Sind auch diese Grenzen
überschritten, so wird bei der Rechnungsprüfung eine Korrektur erfolgen.
Der Wareneingang prüft die Eingangsrechnung auf mengenmäßige Über-
einstimmung zwischen der tatsächlichen Lieferung und den Rechnungsda-
ten. Es wird eine sachliche Richtigkeit der Eingangsrechnung bestätigt, meist
per Kurzzeichen oder Unterschrift auf der Einkaufsrechnung. Der Einkauf
prüft anschließend die Preise und Konditionen der Eingangsrechnung mit
den Bestelldaten ab.
In den meisten Unternehmen ist der Einkauf aufgrund der Betriebsabläufe
am besten zum Kontieren der Eingangsrechnungen geeignet, denn nur der
Einkauf weiß, aus wessen Anforderungen (Kostenstellen, Projekte oder Auf-
träge) heraus sich die Beschaffung erforderlich gemacht hat. Der Einkauf
wird in den meisten Unternehmen die Einkaufsrechnung zur Zahlung mittels
Unterschrift freigeben. Die Buchhaltung prüft die Eingangsrechnung formal
und wenn mindestens zwei Signaturen (4-Augen-Prinzip) und eine vollstän-
dige Kontierung auf der Eingangsrechnung vorhanden sind, kann die Ein-
gangsrechnung im System verbucht werden.

190
Sandini Bib

5.17 Prozess Eingangsrechnung mit Bezug 5


Ursache für preisliche Abweichungen basieren auf Währungs- und Preis-
schwankungen zwischen Bestell- und Rechnungseingangsdatum. Der Ein-
käufer hat schon bei der Bestellung darauf zu achten, dass der Preis von dem
üblichen Marktpreis nicht zu sehr abweicht und der Lieferant Preisstabilität
garantiert. Die zugesagten Konditionen des Lieferanten sind demnach
bereits bei der Auftragsbestätigung zugesichert. Damit kann bei der Rech-
nungsprüfung eine Korrektur der Zahlung erfolgen. Mit der rechnerischen
Prüfung wird die Kontrolle der Rechnungssumme durchgeführt. Möglicher-
weise liegt ein Rechnungsfehler vom Lieferanten vor oder es wurde eine
Position mehrfach berechnet. Außerdem müssen die Zahlungskonditionen
der Eingangsrechnung mit der Bestellung verglichen werden. Beispielsweise
wurde in der Bestellung 30 Tage Zahlungsziel vereinbart und auf der Ein-
gangsrechnung findet sich die Angabe 10 Tage rein netto. Zur rechnerischen
Prüfung gehört auch die ordnungsgemäße Verrechnung der Material- und
Frachtkosten. Der Frachtanteil muss aus den Materialpositionen herausge-
rechnet werden, damit eine ordnungsgemäße Verbuchung erfolgen kann.
Nach der Buchung ist der Saldo gegenüber der Bestellposition und der Posi-
tion der Eingangsrechnung zum Schluss ausgeglichen (vgl. Oeldorf, Olfert
1993, S. 300–314).

5.17.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Die Eingangsrechnung in SAP Business One erfolgt in der Regel in Bezug zur
Bestellung. Dieser Vorgang ist integrativ mit der Buchhaltung verbunden. Die
Prüfung erfolgt auf Mengen-, Preis- und Terminabweichung in Bezug zur
Bestellung oder zum Wareneingang und erzeugt danach beim Verbuchen
einen offenen Posten auf dem Kreditorenkonto, welches von der Buchhal-
tung mit der Zahlung ausgeglichen wird. Die Kontenfindung kann automa-
tisch im Hintergrund während der Eingangsrechnungsprüfung erfolgen und
das System erzeugt dazu einen Buchhaltungsbeleg, auf dem die entspre-
chenden Konten zur nachträglichen Einsicht aufgeführt sind.
Beim Erfassen einer Rechnung können die Zahlungsbedingungen eingege-
ben werden oder Sie akzeptieren die Vereinbarungen aus der Bestellung. Der
prozentuale Rabatt (Skontobetrag) kann in Netto (ohne Steuer) oder in
Brutto verbucht werden. In der Praxis wird meistens die Eingangsrechnungs-
erfassung von unterschiedlichen Personen vorgenommen. Demnach löst
eine andere Person in der späteren Bankenabwicklung den Zahlungslauf zur
Rechnung aus. Eine im SAP Business One erfasste Eingangsrechnung kann
nicht mehr verändert werden.

191
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Abbildung 5.18 Kontenfindung in SAP Business One

Im Rahmen der Eingangsrechnungsbearbeitung können folgende Fragestel-


lungen zur Analyse gestellt werden:
• Ist der Artikelnummernkreis bei der Systeminitialisierung für eine interne
Nummernvergabe (automatische Nummernvergabe) mit fortlaufender
Nummer definiert oder arbeiten Sie mit einer externen (manuellen) Num-
mernvergabe?
• Benutzen Sie verschiedene Nummernkreise für verschiedene Rechnungen?

5.17.3 Anwendung des Prozesses


In der Anwendung Einkauf müssen Sie die Funktion Eingangsrechnung auf-
rufen und bekommen diese dann anschließend in einem neuen Fenster
dargestellt. Im ersten Schritt ist es wieder erforderlich, den Lieferanten in das
Eingabefeld einzutragen, um den Bezug zu einer Bestellung und/oder einer
Lieferung herstellen zu können. Verwenden Sie dazu die verschiedenen in
SAP Business One vorhandenen Suchmöglichkeiten. Es werden alle zum aus-
gewählten Lieferanten bekannten und benötigten Daten in die Felder ein-
getragen, inklusive der bei der Erfassung der Stammdaten vereinbarten
Zahlungsbedingungen (vgl. Kapitel 5.6 »Prozess-Geschäftspartnerstamm –
Lead«).
Durch Anklicken eines der beiden Felder BESTELLUNG oder LIEFERUNG rufen
Sie den Beleg auf, zu dem ein Bezug hergestellt werden soll. In der Modell-

192
Sandini Bib

5.17 Prozess Eingangsrechnung mit Bezug 5


firma soll zur Lieferung (z.B. Nr. 213000002) die Eingangsrechnung erfasst
werden. Nach Anwählen des Felds Lieferung öffnet sich das Auswahlfenster
mit allen verfügbaren Lieferungen. Mit einem Klick auf den Button AUSWÄH-
LEN werden die Positionen der Lieferung in einer Auswahltabelle angezeigt.
Wenn nicht alle Positionen auf der Rechnung erscheinen sollen, können Sie
hier eine Auswahl treffen. Mit OK veranlassen Sie, dass die Positionen in das
aktuelle Eingangsrechnungsfenster übertragen werden. Im Feld BEMERKUN-
GEN wurde eine Anmerkung eingestellt, mit dem Hinweis auf den Bezug zum
Wareneingang und zur Bestellung. Wenn Sie alle Positionen der Rechnung
erfasst haben und alle anderen Angaben überprüft und gegebenenfalls
angeglichen haben, können Sie die Eingangsrechnung durch Klicken auf
HINZUFÜGEN an SAP Business One übergeben. Falls alle Positionen im Liefe-
rungsbeleg in die Rechnung übernommen wurden, wird der Lieferungsbeleg
aus der Liste der Lieferungen entfernt. Die Vorgehensweise bei der Rech-
nungserfassung mit Bezug auf eine Bestellung verläuft genauso wie bei der
Rechnungserfassung mit Bezug auf einen Lieferschein.

5.17.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Einkauf -> Eingangsrechnung
• Tabelle
OPCH, PCH1, PCH2, PCH3
• Eingehende Trigger
Ausgangsrechnung von Lieferant
• Ausgehende Trigger
Lieferantenverbindlichkeiten nach Fälligkeit, Ausgangszahlung, Offene
Posten-Liste, Klärung von Abweichungen mit Lieferant

193
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

194
Sandini Bib

5.17 Prozess Eingangsrechnung mit Bezug 5

Prozess 5.17 (a): USt.-Gruppentabelle

Prozess 5.17 (b): Auswahlliste zum Bezugsbeleg

195
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

196
Sandini Bib

5.17 Prozess Eingangsrechnung mit Bezug 5

Prozess 5.17 (c): Zahlsperre für Rechnung festlegen

Prozess 5.17 (d): Kontenfindung Einkaufssachkonten

197
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.18 Prozess Lieferungsbearbeitung


5.18.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Das zentrale Formular der Versandabwicklung ist der Lieferschein. Alle weiteren
Versandaktivitäten, wie Kommissionierung, Verpacken, Warenausgangsbear-
beitung und Transportlogistik verwenden als Basis den Lieferscheinbeleg. Eine
Lieferung wird in einer Versandstelle in der Regel zu einem fälligen Kunden-
auftrag erstellt. Dabei werden die wesentlichen Daten aus dem Auftrag über-
nommen und müssen nicht mehr zusätzlich erfasst werden. Die Lieferung löst
die Folgefunktionen wie Druck der Versandpapiere und die Fakturierung aus.
Eine Lieferung beinhaltet in der Regel das Versenden der Ware an externe
Warenempfänger, kann aber auch eine Umlagerung zwischen zwei Werken
bedeuten, die unterschiedlichen Gesellschaften einer Gruppe des Konzerns
angehören. Die Lieferungsabwicklung, oft auch Versandabwicklung genannt,
kann einen Barverkauf darstellen oder im umfangreicheren Abwicklungspro-
zess die Tätigkeiten der Lieferscheinerstellung, Qualitätskontrolle, Kommissio-
nierung der Ware, Verpackung und Transportlogistik umfassen.

5.18.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Ein Lieferschein wird getriggert, wenn ein Kundenauftrag mit Artikeln als
Vorgängerbeleg vorliegt. Die versandrelevanten Daten bezüglich Kunde und
Artikelpositionen werden aus dem Auftrag übernommen, wodurch sich eine
wiederholte Eingabe der Daten im Lieferschein erübrigt. Wird eine Lieferung
nicht auf Basis eines Kundenauftrags erstellt, so müssen alle Daten für die
Lieferung manuell erfasst werden. Wurde eine Dienstleistung im Auftrag
erbracht, so entfällt der Lieferscheinprozess. SAP Business One erlaubt auch
ohne strikte Einhaltung der Verkaufsbelegreihenfolge, dass eine Ausgangs-
rechnung vor einem Lieferschein erstellt und verschickt werden kann. Der
Mittelstand muss oftmals Flexibilität beweisen und auch mal schnell eine
Rechnung erstellen, bevor die Lieferung abgeschlossen ist. In diesem Fall
wird automatisch neben der wertmäßigen Verbuchung eine bestandsmäßige
Verbuchung durchgeführt. Hier sei allerdings empfohlen, dass ein Verkaufs-
beleg im System jeweils mit Bezug auf den Vorgängerbeleg erzeugt wird
(vgl. SAP Business One Benutzerhandbuch – Verkauf Version 6.2, 2003,
S. 5–7), damit der gesamte Verkaufsprozess in SAP Business One abgebildet
werden kann.
Bei der Lieferscheinerstellung wird automatisch der zugrunde liegende Auf-
trag fortgeschrieben. Darüber hinaus können Komplett- und Teillieferungen
vorgenommen werden. Es gibt in SAP Business One keine Belegarten zum
Versand, wie man es aus dem SAP R/3-System kennt, allerdings können ver-
schiedene Belegkreise definiert werden (Abbildungen 5.19 und 5.20).

198
Sandini Bib

5.18 Prozess Lieferungsbearbeitung 5

Abbildung 5.19 Nummernkreis zur Lieferung

Abbildung 5.20 Belegkreise zur Lieferung

199
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Zur Abdeckung der verschiedenen unternehmerischen Anforderungen kann


die Versandabwicklung mit dem Einsatz verschiedener Queries unterschied-
lich gestaltet werden.
Im Rahmen der Gestaltung der Versandabwicklung können folgende Fragen
gestellt werden:
• Aus welchem Nummernkreis (siehe Auswahlfenster) stammt die Beleg-
nummer bei manueller und automatischer Nummernvergabe?
• Muss zur Lieferung ein Kundenauftrag zugrunde liegen oder kann die Lie-
ferung auch ohne Bezug zu einem Auftrag erfasst werden?
• Werden zu einer Lieferung Positionen zugelassen, die keinen Bezug zu ei-
nem Kundenauftrag haben?
• Ist eine Routenermittlung erwünscht und wird diese gegebenenfalls durch
eine Query durchgeführt?
• Soll durch eine Query geprüft werden, ob die Liefermenge den Mindest-
lagerbestand unterschreitet?
• Soll der Lagerort automatisch durch die Artikeleingabe ermittelt werden?
• Ein Kommissioniervorgang umfasst das Entnehmen der Ware aus dem La-
ger und deren Bereitstellung in richtiger Menge und Qualität in einem
Kommissionierbereich (separater Lagerort). Benutzen Sie einen eigenen
Lagerort als Kommissionierbereich?
Restriktionen in SAP Business One zur Lieferung:
• Liefermenge 0 ist nicht erlaubt.
• Es muss pro Kundenauftrag ein separater Lieferschein erfasst werden. Eine
Zusammenfassung ist nicht möglich. Natürlich kann die Lieferung phy-
sisch zusammen erfolgen, das beinhaltet aber dann mehrere Lieferscheine
pro Auftrag.
• Kommissionierung ist möglich, im Standard jedoch nicht vorgesehen.

5.18.3 Anwendung des Prozesses


Enthält ein Auftrag Artikel, die zum Versand an den Kunden gedacht sind, so
muss zu diesen Artikeln in SAP Business One ein Lieferungsbeleg bearbeitet
werden. Diese Bearbeitung findet in der Funktion Lieferung unter der
Anwendung Verkauf statt. Beim Anwählen der Funktion bekommen Sie in
einem neuen Fenster die Erfassungsmaske zur Lieferung angezeigt.
Bestimmen Sie mithilfe der bekannten Suchfunktionen einen Kunden, für
den die Lieferung erfasst wird, oder geben Sie manuell die Kundendaten in
die entsprechenden Felder ein.
Am unteren Rand befinden sich die Schaltflächen zur Auswahl eines Bezugs-
belegs. Sie können wählen zwischen Angebot, Auftrag und – falls vorhanden –
auch Retouren und Vorausrechnungen. Wenn Sie wie im Fall der Modell-

200
Sandini Bib

5.18 Prozess Lieferungsbearbeitung 5


firma eine Lieferung zu einem Auftrag erfassen möchten, haben Sie die
Möglichkeit, die Lieferung entweder mit Bezug auf das Angebot oder auf
den Auftrag zu erfassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche AUFTRAG, dann
erhalten Sie für den ausgewählten Kunden in einem separaten Fenster eine
Auflistung der Aufträge. Aus dieser Liste können Sie den Auftrag durch einen
Doppelklick in die Lieferungsbearbeitungsmaske übernehmen. Zuvor wer-
den die einzelnen Positionen des Auftrags angezeigt, damit Sie einzelne Posi-
tionen selektieren können, falls die Lieferung nicht alle Artikel aus dem Auf-
trag enthalten soll. Genauso können auch mehrere komplette Aufträge
ausgewählt werden. Bestätigen Sie nun die Auswahl, damit die Positionen
übernommen werden. Im unteren Bereich des Fensters erscheint im Feld
BEMERKUNGEN der Hinweis, dass sich die Lieferung auf den Auftrag bezieht.
Sollten andere Vereinbarungen bezüglich der Zahlungsbedingungen getrof-
fen worden sein als die, die im Stammsatz des Kunden hinterlegt sind, kön-
nen Sie diese nachträglich ändern. Auch einen eventuell vereinbarten Rabatt
können Sie in das Feld RABATT eintragen. Die Aktualisierung der Beträge
erfolgt dann automatisch. Bestätigen Sie abschließend mit HINZUFÜGEN,
damit der Beleg in das System aufgenommen werden kann.

5.18.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Administration -> Systeminitialisierung -> Belegeinstellung, Verkauf ->
Lieferung -> Auftrag
• Tabelle
ODLN, OGSP, DLN1
• Eingehende Trigger
Terminauftragsbearbeitung
• Ausgehende Trigger
Kreditkontrolle, Kommissionierung, Ausgangsrechnungsbearbeitung

201
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

202
Sandini Bib

5.18 Prozess Lieferungsbearbeitung 5

Prozess 5.18 (a): Liste offener Aufträge

Prozess 5.18 (b): Detaildarstellung Bezugsherstellung zum Auftrag

203
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

204
Sandini Bib

5.18 Prozess Lieferungsbearbeitung 5

Prozess 5.18 (c): Kreditlimit bei Zahlungsbedingungen

Prozess 5.18 (d): Seriennummernverwaltung

205
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

206
Sandini Bib

5.18 Prozess Lieferungsbearbeitung 5

Prozess 5.18 (e): Druckdarstellung des Lieferscheins

Prozess 5.18 (f): Detailbild Kontenplan

207
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.19 Prozess Retourenbearbeitung


5.19.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Eine Retoure wird in einem Verkaufsprozess dann veranlasst, wenn aufgrund
einer Reklamation eines Kunden Teile der Ware oder die gesamte Lieferung
zurückgeschickt wird. In den meisten Fällen kommt nur ein Teil der Auftrags-
menge zurück. Der Kunde behält die guten Teile der Lieferung, um keine
Verzögerung der nachfolgenden Bearbeitungsprozesse auszulösen, und
schickt die schlechte Ware zurück oder er verschrottet den größten Teil der
schlechten Teile und schickt nur einen Teil als Beweis an den Lieferanten
zurück. Kommt die Retoureware an, so können die Teile wieder ins Lager
eingebucht werden, um eine Prüfung vorzunehmen. Nach der Prüfung der
Ware kann eine Gutschrift erstellt werden oder es erfolgt eine erneute, meis-
tens kostenlose, Lieferung.

5.19.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Nach einer Lieferung kann der Kunde die gelieferte Ware reklamieren, weil
sie bereits beschädigt geliefert wurde oder weil die Qualitätskriterien (z.B.
Toleranzgrenzen eines Präzisionsdrehteils) nicht erfüllt werden. Eine Rekla-
mation kann dann eintreffen, wenn die Lieferung erfolgt ist und die Aus-
gangsrechnung gestellt wurde. In diesem Fall können Lieferscheine oder
Rechnungen aus rechtlichen Gründen nicht im System nachträglich geändert
oder gelöscht werden.
Soll ein Verkaufsvorgang ganz oder teilweise rückgängig gemacht werden,
so muss für die mengenmäßige Korrektur eine Retoure mit dem Warenein-
gang der beschädigten Ware erfasst werden. Damit sind die Bestandsmen-
gen mit den Werten korrigiert. Ein Retourenbeleg ist der Ausgleichsbeleg für
den Lieferschein. Wurde die Ausgangsrechnung an den Kunden schon
gestellt, so muss eine wertmäßige Korrektur in Form einer Gutschrift erstellt
werden. Auf dem Kundenkonto in der Buchhaltung wird der Wert der Gut-
schrift gutgeschrieben und das Ertragskonto um den gleichen Betrag berich-
tigt. Die Umsatzsteuer wird ebenfalls automatisch korrigiert.
In unserem Fall der Modellfirma A wurde zum Zeitpunkt der Retoure die
Ware geliefert, aber noch keine Ausgangsrechnung erstellt. Sie müssen die
Retoure mit Bezug auf den zu korrigierenden Lieferschein erfassen, um den
Zusammenhang zwischen den beiden Vorgängen im System herzustellen.
Solange keine Rechnung für den Vorgang erzeugt wurde, werden nur die
Mengen korrigiert. Wertmäßig ist keine Korrektur notwendig.

208
Sandini Bib

5.19 Prozess Retourenbearbeitung 5


Im Rahmen der Retourenbearbeitung können folgende Fragen gestellt wer-
den:
• Wird eine Retoure nur mit einer Rücksendung der beschädigten Ware ak-
zeptiert?
• Erfassen Sie zu einer Retoure generell einen Wareneingang?
• Reparieren Sie die beschädigte Ware oder produzieren Sie diese neu?

5.19.3 Anwendung des Prozesses


Die aufgrund von Mängeln oder sonstigen Gründen zurückgesandte Ware
muss in SAP Business One als Retoure erfasst werden. Die Erfassung einer
Retoure muss mit Bezug auf den zu korrigierenden Lieferschein erfolgen,
damit der Zusammenhang zwischen diesen beiden Vorgängen im System
definiert ist.
Rufen Sie die Funktion Retoure im Hauptnavigationsfeld in der Anwendung
Verkauf auf. Um den Bezug herzustellen, ist es erforderlich, den Kunden, der
die Retoure veranlasst hat, in das Fenster einzugeben. Dies können Sie entwe-
der manuell oder über die in SAP Business One integrierten Suchfunktionen
machen. Anschließend rufen Sie mit der Schaltfläche LIEFERUNG die Auswahl-
liste mit den Lieferungen auf. Wählen Sie die Lieferung mit den in der Retoure
enthaltenen Positionen. Markieren Sie die Positionen durch Markieren mit
gehaltener (Strg)-Taste und bestätigen Sie die Auswahl. Die Artikeldaten wer-
den in das Retourenfenster übernommen. Sind alle Angaben zur Retoure
gemacht, erfolgt die Übergabe in das System durch Klicken auf HINZUFÜGEN.

5.19.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Verkauf -> Retoure -> Lieferung, Verkauf -> Retoure -> manuelle Erfas-
sung, Einkauf -> Retoure -> Lieferung, Einkauf -> Retoure -> manuelle
Erfassung
• Tabelle
ORDN, RDN1, RDN2, RDN3
• Eingehende Trigger
Ausgangsrechnung, Qualitätssicherung, Lieferungsbearbeitung
• Ausgehende Trigger
Ausgangsrechnung, Gutschrift abgelehnt, Kundenauftragsbearbeitung

209
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

210
Sandini Bib

5.19 Prozess Retourenbearbeitung 5

Prozess 5.19 (a): Einstiegsmaske Lieferung

Prozess 5.19 (b): Detaildarstellung Bezugsherstellung zur Lieferung

211
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

212
Sandini Bib

5.19 Prozess Retourenbearbeitung 5

Prozess 5.19 (c): Auswahl zu kopierender Artikel

Prozess 5.19 (d): Einstiegsbild zur Retoure

213
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

214
Sandini Bib

5.19 Prozess Retourenbearbeitung 5

Prozess 5.19 (e): Kennzeichenfestlegung zur Seriennummernverwaltung

Prozess 5.19 (f): Retourenbeleg

215
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.20 Prozess Warenausgangsbearbeitung


5.20.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Ein Warenausgang, in der Praxis auch Materialabgang genannt, stellt eine
bestandsvermindernde Lagerbewegung dar. Die Mengen der Ware werden
physisch bewegt und ausgebucht. Dieser Vorgang kann intern durch einen
Produktionsauftrag initiiert sein oder extern durch eine Lieferung an den
Kunden.
Materialentnahmen erfolgen nach Anforderungen von unterschiedlichen
Unternehmensbereichen an das Lager, dessen Aufgabe es ist, die Ware für
den Abgang vorzubereiten und die Auslieferung durchzuführen (vgl. Oel-
dorf, Olfert, Materialwirtschaft 1993, S.333–335). Wird ein Warenausgang
im Rahmen der Lieferungsbearbeitung durchgeführt, so sind die Versand-
papiere – gegebenenfalls auch gleich die Ausgangsrechnung – zu berück-
sichtigen. Die Versandstelle hat dafür Sorge zu tragen, dass die Ware in der
angegebenen Menge in den vorgesehenen Lademitteln (Gitterboxen, Palet-
ten, Kartons etc.) an der Abladerampe zum Abtransport bereitsteht. Unter
Umständen werden zusätzlich Speditionsfrachtbriefe, spezielle Zoll- und
Meldepapiere für den Auslandstransport sowie bei gefährlichen Warenliefe-
rungen die Gefahrgutvorschriften mit ausgedruckt.
In der Fertigung kommt es hin und wieder zu unerlaubten Entnahmen der
Ware aus dem Lager. Hier ist das Prinzip des »geschlossenen Lagers« zu
wählen. Damit werden die ungeplanten und unerlaubten Warenausgänge
verhindert, die vom System unbemerkt erfolgen.

5.20.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


In SAP Business One führen Warenausgänge zu einer mengen- und wertmä-
ßigen Bestandsreduzierung. Sie erfolgen in den meisten Fällen in Zusammen-
hang mit der Lieferung im Verkaufsprozess. Unter dem Menüpunkt LAGER-
VERWALTUNG können Warenausgänge auch ungeplant (losgelöst von
Vorgängerprozessen) durchgeführt werden. Jedoch sind Warenausgänge
meistens in Zusammenhang mit betriebswirtschaftlichen Vorgängen zu
betrachten:
• Prozess: Lieferung an den Kunden
Für die Warenausgangsbuchung werden die notwendigen Daten aus der
Lieferung übernommen. Nach dem Verbuchen des Warenausgangs im
Hintergrund sind in SAP Business One die Bestände (Lager, verfügbarer
Bestand) reduziert und die wertmäßige Fortschreibung der Bestandskon-
ten in der Buchhaltung wurde automatisch vorgenommen. Die in der Aus-
wertung »Bestandsituation« den Kundenaufträgen zugeordnete Menge
wird mit Bezug zur Lieferung automatisch reduziert.

216
Sandini Bib

5.20 Prozess Warenausgangsbearbeitung 5


• Prozess: Rücklieferung an den Kunden
Bei Rücklieferungen erfolgt eine Wiederherstellung des Bezugs zum Auf-
trag. Es wird ein weiterer Lieferschein erstellt, der im Hintergrund einen
erneuten Warenausgang verbucht. Um eine Rücklieferung durchzufüh-
ren, muss zunächst festgestellt werden, ob sich die Ware an einem frei
verfügbaren Lagerort befindet. In den meisten Organisationen werden bei
Retouren die Artikel zunächst auf ein Sperrlager gebucht. Erst wenn die
Teile wieder repariert sind, erfolgt eine Umbuchung auf ein freies Lager.
• Prozess: Verschrottung
Wird im Lager eine Beschädigung von Teilen festgestellt, z.B. durch einen
Wasserschaden, der diese Teile unbrauchbar macht, dann werden sie
durch einen separaten Warenausgang aus dem Lager entfernt. Wenn der
Kunde eine Retoure veranlasst und die Ware ist nicht mehr zu reparieren,
dann wird ebenfalls ein separater Warenausgang zur Verschrottung
durchgeführt. Somit können diese Artikel nicht mehr verkauft werden, da
sie unbrauchbar sind.
• Prozess: Materialentnahme für den Produktionsauftrag
Zum Zeitpunkt des Anweisungsdatums im Produktionsauftrag müssen die
Materialien (Rohmaterial, Halbfabrikat/Baugruppen) aus dem Lager ent-
nommen werden. Eine Mengenprüfung im Produktionsauftrag gibt dem
Disponenten Aufschluss darüber, ob das erforderliche Material zur Pro-
duktion bereitsteht. Bei der retrograden Materialentnahme befinden sich
die Komponenten bereits an den Produktionsstätten. Diese werden phy-
sisch im Laufe des Produktionsprozesses verbraucht. Zum Zeitpunkt der
Fertigmeldung steht dann exakt die verbrauchte Menge fest, für die eine
Warenbewegung in der Bestandsführung durchgeführt wird.
• Sonstige Warenausgänge (für Qualitätsprüfung, Anlagen, Instandhal-
tung, aufgrund einer Inventur etc.)

Hinweis Falls Sie Warenbewegungen (z.B. Warenausgänge) für Artikel mit


einem Preis von €0,00 oder €0,01 verbuchen, so kann es zu Fehlern bei der
Lagerbestandsbewertung kommen. Ihre Auswertungen im Berichtswesen
sind dann fehlerhaft.

Hinweis Der Journaleintrag im Warenausgangsformular stellt eine spezielle


Information für die Buchhaltung dar. Das Aufwandskonto wird bei der
Durchführung des Warenausgangs automatisch gefunden.

217
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Abbildung 5.21 Sonstige Warenbewegungen (Quelle: SAP AG)

Im Rahmen der Warenausgangsbearbeitung können folgende Fragen


gestellt werden:
• Welches Aufwandskonto definieren Sie für die Warenausgangsvorgänge
in der Buchhaltung?
• Haben Sie ein geschlossenes Lager?
• Welche Lagerstruktur definieren Sie (freie Lagerorte (Roh-, Halb-, Fertig-
waren), Sperrlager, Labor etc.)?
• Führen Sie vor Abschluss der Versandaktivitäten (Warenausgang der
Ware) noch eine Kreditprüfung durch?

5.20.3 Anwendung des Prozesses


Bei der Anwendung des Prozesses zum Warenausgang muss unterschieden
werden, ob der Ausgang automatisch erfolgt, also durch einen Systemvor-
gang ausgelöst, oder ob er manuell durchgeführt wird.
Auf die automatisch ablaufenden Warenausgänge, wie sie z.B. in Folge einer
Lieferung stattfinden, kann man keinen direkten Einfluss nehmen. Lediglich
die Journale zu diesen Vorgängen können Sie in SAP Business One abbilden
lassen (siehe Kapitel 5.25 »Prozess Buchungsjournal«).

218
Sandini Bib

5.20 Prozess Warenausgangsbearbeitung 5


Um einen manuellen Warenausgang vorzunehmen, wählen Sie die Funktion
Warenausgang in der Lagerverwaltung. Das neu angezeigte Fenster enthält
im oberen Bereich bereits einige Vorschlagswerte, die Sie bei Bedarf abän-
dern können. Hierzu gehört beispielsweise der Nummernkreis oder ein
Datum. Im Auswahlfeld Für den Warenausgang zugrunde gelegte Preisliste
können Sie die Preisliste angeben, die Sie zur Preisfestlegung der Artikel
benötigen.
Im Tabellenbereich des Fensters wählen Sie in den einzelnen Zeilen über die
Suchfunktionen diejenigen Artikel aus, die aus dem Lager entnommen wer-
den sollen. Die Informationen zu den Artikeln werden nach Bestätigung in das
aktuelle Fenster übernommen. Am unteren Ende befindet sich noch das Feld
GESAMT, welches Ihnen den Gesamtbetrag aller Tabellenpositionen ausgibt.
Wenn Sie in der Menüleiste die Funktion WARENAUSGANG öffnen, können
Sie mit ZEILENDETAILS eine detaillierte Ansicht der einzelnen Positionen der
Tabelle darstellen lassen.
Unterhalb der Tabelle können Sie im Feld ANMERKUNGEN noch Einträge ein-
fügen, die z.B. den Grund des Warenausgangs näher beschreiben. Auch das
bereits vorbelegte Feld JOURNALEINTRAG lässt sich überschreiben, wenn ein
anderer Text mit der Erfassung übergeben werden soll. Klicken Sie abschlie-
ßend auf HINZUFÜGEN und bestätigen Sie die anschließende Meldung, so
fügt SAP Business One den manuellen Warenausgang hinzu.
Im Anschluss an die Erfassung können Sie den Beleg erneut aufrufen und
mithilfe der Druckfunktion in SAP Business One zu Papier bringen, falls Sie
dies wünschen.

5.20.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Lagerverwaltung -> Warenausgang, Verkauf -> Lieferung
• Tabelle
OIGE, IGE1, IGE2, IGE3
• Eingehende Trigger
Lieferungsbearbeitung, Retourenbearbeitung, Inventur/Korrekturbearbei-
tung, Umbuchung, Verschrottung, Warenausgang für Qualitätssicherung,
Warenausgang für Produktion zum Arbeitsgang
• Ausgehende Trigger
Inventur/Bestandsbuchung, Bestandssituationsanalyse, Ausgangsrech-
nung, Produktionsauftragsdurchführung

219
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

220
Sandini Bib

5.20 Prozess Warenausgangsbearbeitung 5

Prozess 5.20 (a): Einstiegsmaske Lager festlegen

Prozess 5.20 (b): Lagerdaten im Artikelstamm

221
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.21 Debitorenstammbearbeitung
5.21.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
In der Bilanz eines Unternehmens gibt es Sachkonten und Personenkonten.
Jedes Personenkonto bezeichnet genau einen Gläubiger oder Schuldner. Die
Personenkonten werden in Nebenbüchern geführt. Die Schuldnerpersonen-
konten bezeichnet man als Debitorenkonten. Sie führen den Nachweis der
Schuldverhältnisse im Einzelnen. Mehrere Debitorenkonten können für ver-
schiedene Auswertungszwecke zu Gruppen zusammengefasst werden. Die
Debitorenkonten werden in den unternehmensinternen Bereichen der
Finanzbuchhaltung, der Betriebsbuchhaltung und der Logistik genutzt. Der
Debitorenstammsatz muss all diesen zur Anwendung kommenden Aspekten
genügen. Nur dann kann unternehmensweit auf konsistente Daten zurück-
gegriffen werden.

5.21.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Die Debitorenstammsätze werden in der Rubrik Geschäftspartner gepflegt.
Sie enthalten alle Daten, die in Zusammenhang mit einem Geschäftsfall zu
diesem Kunden im Unternehmen relevant sein können. Ein umfangreich
gepflegter Debitorenstammsatz ermöglicht es, auch zu späteren Zeitpunkten
unproblematisch Nutzungserweiterungen innerhalb des Betriebs vorzuneh-
men. Der Zugriff auf die Debitorenstammsätze kann aus der Rubrik Buchhal-
tung und der Rubrik Verkauf erfolgen.
Die Hauptaufgabe des Debitorenstammsatzes liegt in der eindeutigen Identifi-
kation des Kunden. Durch Festlegen von Parametern im Debitorenstammsatz
werden dem Kundenkonto Funktionalitäten zugeordnet. Jeder Debitoren-
stammsatz weist allgemeine Daten auf, die von allen nutzenden Bereichen
eines Unternehmens benötigt werden. Dazu gehören der Code und der Name
zur eindeutigen Identifikation des Kunden. Darüber hinaus gibt es bereichs-
spezifische Daten, für die einige Beispiele im Folgenden aufgelistet sind.
• Für den Bereich Buchhaltung:
Mitbuchkonto, umsatzsteuerrelevante Angaben, Zahlungsbedingungen
und Angaben für Partnergesellschaften (z.B. zentrale Regulierer)
• Für den Bereich Vertrieb:
Versanddaten, Ansprechpartner, Preisliste und Kreditinformationen.
Die Kodierung bezeichnet das Personenkonto. Eine einmal vergebene Kodie-
rung lässt sich nicht mehr ändern, sofern auf das Konto gebucht wurde. Sie
charakterisiert die Einmaligkeit des Kontos in SAP Business One.

222
Sandini Bib

5.21 Debitorenstammbearbeitung 5
Ein besonderes Personenkonto ist das Konto Einmalkunde. Der dazu anzule-
gende Debitorenstamm wird nur mit Code, Bezeichnung und zugehöriger
Preisliste definiert. Dieser Stammsatz findet fast ausschließlich im Bereich der
Barzahlungskunden Anwendung. Eine Anwendung des Stammsatzes für
Kunden, die nicht häufiger, aber trotzdem auf Rechnung mit späterer Bezah-
lung einkaufen, wird nicht empfohlen.

5.21.3 Anwendung des Prozesses


In der Anwendung Geschäftspartner befindet sich die Funktion Stammdaten
Geschäftspartner, die Sie anwählen müssen, um die Debitorenstammbear-
beitung durchzuführen. In dem Fenster, das sich nach dem Aufruf der Funk-
tion öffnet, werden zunächst die allgemeinen Daten zu einem Geschäftspart-
ner definiert (vgl. Kapitel 5.6 »Prozess-Geschäftspartnerstamm – Lead«). Für
die Debitorenstammbearbeitung ist es wichtig, dass sich die Auswahl des
Geschäftspartnertyps auf Kunde befindet.
Im unteren Bereich des Fensters sehen Sie die Register mit den einzelnen Ein-
gabebereichen. Die Anzahl der angeführten Register ist davon abhängig, ob
Sie sich im Suchen- oder im Hinzufügen-Modus befinden. Wechseln Sie in
das Register BUCHHALTUNG. Dort befinden sich im oberen Bereich die Felder
GESCHÄFTSPARTNER ZUSAMMENFÜGEN, ZUSAMMENFASSUNG ZAHLUNGEN und
LIEFERLISTE. Mit diesen Auswahlfeldern können Sie mehrere Debitoren einem
übergeordneten Stammsatz zuordnen. Dies ist dann notwendig, wenn meh-
rere Niederlassungen eines Unternehmens als Geschäftspartner im System
definiert sind, die Zahlungen jedoch nur von einer zentralen Stelle aus getä-
tigt werden. Im unteren Bereich des Registers machen Sie die Angaben zum
Debitorenkonto und zu dem für den Geschäftspartner gültigen Umsatzsteuer-
status. Die Angaben können jeweils über die Auswahlfelder geändert werden.
Eine Änderung des Kontos ist nur erlaubt, wenn Sie das Ändern von
Abstimmkonten zulassen.

5.21.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Geschäftpartner -> Stammdaten Geschäftspartner (GP) -> Buchhaltung
• Tabelle
ACRD, ACPR, ACR1, CRD1, OCRD
• Eingehende Trigger
Debitor ist anzulegen
• Ausgehende Trigger
Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung

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Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

224
Sandini Bib

5.21 Debitorenstammbearbeitung 5

Prozess 5.21 (a): Währungsauswahlliste

Prozess 5.21 (b): Kreditlimit bei Zahlungsbedingungen

225
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

226
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5.21 Debitorenstammbearbeitung 5

Prozess 5.21 (c): Detaildaten zum Debitor

Prozess 5.21 (d): Buchhaltungsdetails des Debitors

227
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.22 Ausgangsrechnung
5.22.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Eine Ausgangsrechnung ist eine Urkunde, welche die Schuld eines Kunden
für eine Lieferung oder Leistung eindeutig beschreibt. Der abgesandte Han-
delsbrief muss bestimmten gesetzlichen Erfordernissen entsprechen. Das
deutsche Umsatzsteuergesetz widmet mehr als einen kompletten Paragra-
phen der Gestaltung einer Rechnung.
§14 (1), Satz 2 UStG:
Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten:
• den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmens,
• den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers,
• die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lie-
ferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,
• den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung,
• das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und
• den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag.
In Hinsicht auf die Bilanzierung eines Unternehmens sei an dieser Stelle auch
auf das HGB verwiesen, welches diesbezüglich in vielen Paragraphen Aus-
sagen über die Erfassung und Bewertung von Forderungen trifft.
Bestandteil der Ausgangsrechnung sind die Lieferbedingungen, die zwischen
Käufer und Verkäufer vertraglich vereinbart sind. Niedergeschrieben sind sie
häufig in den AGBs des Verkäufers, andernfalls sollten sie auf dem Rech-
nungsbeleg fixiert werden. Dem Wesen nach sind die Lieferbedingungen die
Vereinbarungen bezüglich der Verteilung der Transportkosten sowie der Art
und Weise der Lieferung.
Die wichtigsten Versandkostenarten sind: Rollgeld (Anfuhr an den Versand-
ort bzw. Abfuhr zum Bestimmungsort, z.B. per LKW bis zum Schiff bzw. vom
Schiff per LKW zum Bestimmungsort), Verladekosten, Frachtkosten und Ent-
ladekosten.
Typische Versandarten im Inlandverkehr sind unter anderem: Werk, unfrei,
frei Schiff, frei Haus, frei Waggon, ab hier.
Die gesetzliche Basis hierfür bilden das BGB in verschiedenen Paragraphen
und andere Gesetze und Verordnungen.

5.22.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Ausgangsrechnungen werden in der Rubrik Verkauf formuliert. Basis für die
Erstellung einer Ausgangsrechnung mit SAP Business One können sein:
• ein im System gepflegtes Angebot

228
Sandini Bib

5.22 Ausgangsrechnung 5
• ein im System gepflegter Auftrag
• eine im System gepflegte Lieferung
• eine erfolgte Lieferung ohne Bezug auf eine im System mögliche adminis-
trative Vorstufe
Bereits bei der Systeminitialisierung wurden durch die Beleg- und Druckein-
stellungen die grundsätzlichen Parameter für die Erstellung einer Ausgangs-
rechnung festgelegt.
Da die Vertriebsgesellschaft keine kontinuierliche Bestandsführung hat, wer-
den durch die Erstellung von Ausgangsrechnungen keine Bestandsverände-
rungsbuchungen erzeugt.
SAP Business One unterscheidet grundsätzlich zwei Formen von Ausgangs-
rechnungen:
• die Ausgangsrechnung mit Bezahlung zu einem späteren Zeitpunkt
• die Ausgangsrechnung mit sofortiger Bezahlung (Barkunden)
Durch Auswahl der Debitorstammdaten ist der Rechnungsempfänger mit sei-
nen speziellen buchungsrelevanten Informationen für die Erstellung der Aus-
gangsrechnung vordefiniert. Zu beachten ist unbedingt, dass gleichzeitig mit
den Zahlungsbedingungen die Preisliste ausgewählt wird.
Die Vertriebsgesellschaft erzeugt die meisten ihrer Ausgangsrechnungen an-
hand von bereits erstellten Lieferscheinen. Deshalb wird der Bezug zum Lie-
ferschein (analog wären Angebot oder Auftrag) in der Belegerstellung durch
Auswahl aus der entsprechenden Liste hergestellt.
Wird eine Ausgangsrechnung ohne Bezug auf einen bereits vorhandenen
Beleg erzeugt, so müssen in der Ausgangsrechnung mindestens die geliefer-
ten Artikel mit ihren Mengen oder die erbrachte Leistung genau beschrieben
werden. Es muss also in einem ersten Schritt zwischen Artikel- und Service-
ansicht gewählt werden. Mit der Artikelauswahl erfolgt ein Bezug auf die in
den Zahlungsbedingungen festgelegte Preisliste, deren Preise für den Artikel
nun in der Ausgangsrechnung erscheinen. Der Servicepreis ist unabhängig
von einer in den Zahlungsbedingungen festgelegten Preisliste und in jedem
Fall einzeln einzutragen.
Angaben über gewährte Rabatte auf einen Artikel oder aber auch auf den
gesamten Rechnungsbetrag können gemacht werden.
Die in der Ausgangsrechnungsmaske angezeigten einzelnen Informationen
lassen sich vor dem Hinzufügen alle manuell verändern. Diese Veränderun-
gen gelten dann nur für diesen einen Beleg, wenn sie nicht in den jeweiligen
Tabellen vom Beleg aus gepflegt werden.
Eine erzeugte Ausgangsrechnung wird sofort dem jeweiligen Debitoren-
konto hinzugefügt. In der Folge ist die offene Forderung unmittelbar auf

229
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

dem Mitbuchkonto ablesbar. Eine spätere Belegveränderung ist selbstver-


ständlich nicht möglich.
Eine besondere Ausgangsrechnung sieht sofortige Bezahlung vor. Für diesen
speziellen Vorgang haben wir ein Debitorenkonto »Einmalkunde« im Debito-
renstamm gepflegt. In der Systeminitialisierung wurde dieser Einmalkunde in
der Kontenfindung Sachkonten im Register VERKAUF entsprechend definiert.
Durch das Aufrufen der Rubrik RECHNUNG UND ZAHLUNG wird der Einmal-
kunde bereits vorbelegt. Die Namens- und Adressangaben können für diesen
einen Rechnungsbeleg geändert werden. Sie werden aber nicht im Debito-
renstamm gespeichert. Zur Anwendung kommt diese Art der Rechnungs-
erstellung in unserer Vertriebsgesellschaft bei Barzahlungskunden. Sofort mit
der Erstellung der Ausgangsrechnung bedarf es einer Angabe des Zahlungs-
mittels und des gezahlten Betrags. Sofern der zu zahlende Betrag mit dem
Rechnungsbetrag übereinstimmt, kann der Gesamtbeleg hinzugefügt wer-
den. Es entsteht somit kein offener Posten für das Debitorenkonto des Ein-
malkunden.

5.22.3 Anwendung des Prozesses


Wählen Sie die Funktion Ausgangsrechnung in der Anwendung Verkauf. Der
obere Fensterteil enthält die allgemeinen Daten (Kopfdaten), der mittlere Teil
weist drei Register auf und im unteren Teil befinden sich weitere Eingabefel-
der für allgemeine Festlegungen.
Für die Rechnungserfassung müssen Sie zuerst festlegen, ob es sich bei den
Rechnungspositionen um Artikel oder um Services handelt. Klicken Sie dazu
im Register INHALT im Bereich für die Belegart auf den farbigen Pfeil und
wählen Sie die zutreffende Einstellung. Direkt neben diesem Feld geben Sie
an, ob die Zeilen der Rechnungstabelle nach Artikeln, Basisbelegen oder gar
nicht zusammengefasst werden sollen. Unterhalb des Wertstellungsdatums
können Sie festlegen, in welcher Währung die Rechnung erstellt wird.
Anschließend sollten Sie einen Kunden in das gleichnamige Feld eintragen,
um den Bezug zu einer Lieferung, einem Auftrag und/oder einem Angebot
herstellen zu können. Nutzen Sie dazu die in SAP Business One vorhandenen
Suchmöglichkeiten. Es werden die im System zum Kunden hinterlegten
Daten in die entsprechenden Felder eingetragen.
Durch Anklicken eines der drei Felder ANGEBOT, AUFTRAG oder LIEFERUNG
am unteren Rand des Fensters rufen Sie den Beleg auf, zu dem Sie in der
Ausgangsrechnung einen Bezug herstellen möchten. Es öffnet sich ein Aus-
wahlfenster mit allen verfügbaren Vorgängen. Mit einem Klick auf den But-
ton AUSWÄHLEN in einer Zeile des Auswahlfensters werden die hinterlegten
Artikelpositionen des Vorgangs angezeigt. Wenn nicht alle enthaltenen Positio-
nen auf der Rechnung erscheinen sollen, können Sie hier auch eine Auswahl
treffen, indem Sie mit gedrückter (Strg)-Taste die gewünschten Positionen
mit der Maus auswählen. Mit OK veranlassen Sie im System, dass die einzel-

230
Sandini Bib

5.22 Ausgangsrechnung 5
nen Positionen in das Ausgangsrechnungsfenster übernommen werden. Vor
den Artikelnummern der in der Tabelle enthaltenen Positionen erscheint ein
Pfeil, über den Sie die Details zum Artikel erhalten.
Das nächste Register enthält Logistikdaten zum vorliegenden Beleg. Die Lie-
fer- und Rechnungsadressen aus dem Stammsatz des Geschäftspartners
werden automatisch vorgeschlagen und lassen sich gegebenenfalls für die-
sen speziellen Beleg anpassen. Wenn Sie für diese Rechnung einen Mahnlauf
vorsehen, müssen Sie eine Mahnstufe zuordnen.
Im Register KONTIERUNGSMERKMALE besteht die Möglichkeit, den Ausgangs-
beleg einem definierten Projekt zuzuweisen. Für den Fall, dass Sie den zuvor
gewählten Mahnlauf für diesen bestimmten Beleg nicht anstoßen möchten,
setzen Sie das Kennzeichen für die Zahlungssperre.
Im unteren Anzeigebereich, übergreifend über alle Register, befindet sich das
Feld BEMERKUNGEN. Für den Fall, dass sich die Ausgangsrechnung auf einen
bereits erfassten Vorgang in SAP Business One bezieht, wird eine Anmer-
kung automatisch eingestellt, mit dem Hinweis auf den entsprechenden
Beleg. Auf der rechten Seite befinden sich die summierten Preise über die
Zeilen aller Einzelpositionen. Hier können Sie für den Gesamtbetrag, unab-
hängig von einzelnen Positionsangaben, einen Rabatt gewähren. Übergeben
Sie die Ausgangsrechnung nach Überprüfung der Angaben durch Klicken
auf HINZUFÜGEN an die Datenbank von SAP Business One.
Vor dem Drucken können Sie noch eine Vorschau der Rechnung ansehen,
indem Sie die Funktion Druckvorschau aufrufen. Sie sehen die Rechnung,
wie sie später auf dem Papier erscheinen wird. Änderungen des Rechnungs-
layouts können Sie jederzeit in der Belegbearbeitung vornehmen. Den
Formulareditor rufen Sie auf, indem Sie in der Menüleiste bei AUSGANGS-
RECHNUNG auf die Funktion Belegbearbeitung klicken. Das Menü AUS-
GANGSRECHNUNG erscheint jedoch nur so lange in der Menüleiste, wie Sie
sich in der Funktion befinden. Das Ausdrucken der Rechnung erfolgt durch
Klicken auf das DRUCKEN-Symbol in der Symbolleiste. Folgen Sie dabei den
Systemhinweisen Ihres Rechners.

5.22.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Verkauf -> Ausgangsrechnung
• Tabelle
ADOC, ADO1, ADO2, ADO3, OINV, INV1, INV2, INV3
• Eingehende Trigger
Lieferungsbearbeitung, Serviceerbringung
• Ausgehende Trigger
Eingangszahlung

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5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

232
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5.22 Ausgangsrechnung 5

Prozess 5.22 (a): Festlegungsdetails für Rechnungsstellung

Prozess 5.22 (b): mögliche Bezugsbelege zur Rechnung

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5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

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5.22 Ausgangsrechnung 5

Prozess 5.22 (c): Rechnungsversand per Mail

Prozess 5.22 (d): Rechnungsbeleg

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Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.23 Kundenforderungsbearbeitung nach


Fälligkeit
5.23.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Forderungen aller Art stellen eine Bilanzposition dar. Sie werden nach ver-
schiedenen Kriterien, wie z.B. die Frist oder auch die Art der Forderungen,
gegliedert.
Hier betrachten wir ausschließlich die kurzfristige Forderung. Mit erfolgter
Lieferung an den Kunden entsteht eine Forderung dem Kunden gegenüber.
Die Charakteristik und Art und Umfang der einzelnen Forderung sind in der
Ausgangsrechnung (siehe auch Kapitel 5.22) genau beschrieben. Auch das
vereinbarte Zahlungsziel ist dort exakt fixiert. Die Basis der Bearbeitung der
Kundenforderungen ist das Zahlungsziel.
Mit der vom Lieferanten eingeräumten Möglichkeit, eine Rechnung zu
einem späteren Zeitpunkt als dem der Warenlieferung zu bezahlen, wird
dem Kunden ein zinsloses Darlehen über den Bruttobetrag der Rechnung
gewährt. Die Laufzeit endet mit dem in der Rechnung festgeschriebenen
Zeitpunkt. Zu diesem Zeitpunkt ist die Zahlung der Rechnung als Zahlungs-
eingang auf dem Konto des Lieferanten oder als Bargeldübergabe fällig.
Kommt ein Kunde seiner Zahlungsverpflichtung nicht nach, so kann diese
Forderung angemahnt werden. Ist der Kunde ein Kaufmann im Sinne des
HGB, richtet sich die gesetzliche Zuständigkeit nach dem HGB. Handelt es
sich nicht um einen Kaufmann, kommt das BGB zur Anwendung. In einem
Unternehmen werden die Inhalte der Mahnstufen definiert.
Mit der Mahnung der Forderung wird erneut ein genauer Zeitpunkt der For-
derungsbegleichung definiert. Auch kann eine Verzinsung des Forderungs-
betrags festgelegt werden.
Damit im Zweifelsfall einwandfrei der Nachweis über alle Mahnstufen erbracht
werden kann, empfiehlt sich der Weg des schriftlichen Mahnwesens.
Es besteht die Möglichkeit, dass ein Unternehmen seine Forderungen teil-
weise oder vollständig an Dritte verkauft. Diese Möglichkeit wird häufig im
Rahmen der Fremdfinanzierung des Unternehmens genutzt. Diese beson-
dere Form der Fremdfinanzierung eines Unternehmens bezeichnet man als
Factoring. Im Rahmen des Factoring kauft eine Factoring-Gesellschaft, der
so genannte Factor, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.
Das Factoring hat für ein Unternehmen folgende Vorteile:
• Das Unternehmen erhält sofort das Geld, das ihm seine Kunden schulden.
Durch die Reduzierung der Außenstände wird der Finanzierungsbedarf
(des Unternehmens) somit geringer.

236
Sandini Bib

5.23 Kundenforderungsbearbeitung nach Fälligkeit 5


• Beim echten Factoring trägt der Factor das Risiko, dass der Schuldner
nicht zahlt. Beim unechten Factoring ist ein Rückgriff auf das Unterneh-
men möglich, das seine Forderungen verkauft hat.
• Der Factor übernimmt administrative Aufgaben, wie beispielsweise das
Mahnwesen.
Die Gebühren für das Factoring betragen etwa 10%–15% der Forderungen.
Das Factoring stellt damit eine relativ teure Form der Fremdfinanzierung dar
(vgl. Perridon, L./Steiner, M., 1991, S. 359ff.; Wöhe, G., 1993, S. 896ff.).
Je nach Vertragsgestaltung des Factoring hat das Unternehmen, das seine
Forderungen verkauft hat, nach dem Verkauf unter Umständen nur noch
eine Gesamtforderung in seinem Forderungsbestand, nämlich die Forderung
gegen den Factor.
Unabhängig vom vereinbarten Zahlungsziel in der Rechnung für den Kun-
den oder im Geschäft mit einem Factor muss der Lieferant seinen finanziellen
Verpflichtungen aus dem Geschäft nachkommen. Beispielsweise muss er die
anfallende Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen oder auch seinerseits
Lieferantenrechnungen begleichen.

5.23.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


In der Rubrik Berichtswesen lassen sich die offenen Forderungen auflisten. Je
nach Bedarf können Wertebereiche eingeschränkt werden. Einschränkungen
nach den Debitorkonten zugewiesenen Eigenschaften oder Gruppenzuord-
nungen sind ebenfalls möglich.
Von der sichtbaren Auswertung aus kann in die einzelnen Kundenkonten
verzweigt werden. An dieser Stelle sei nochmals auf die Funktionalität der
gelben Pfeile in SAP Business One hingewiesen, die Ihnen an den so gekenn-
zeichneten Stellen ein tieferes Verzweigen in das System ermöglichen.
Die Erzeugung einer Auswertung über einzelne Debitorenkonten kann für
das manuelle Mahnwesen hervorragend genutzt werden. Mithilfe einer ent-
sprechenden Anfrage ist es möglich, aus dieser Ansicht heraus eine Zah-
lungserinnerung für jeden säumigen Kunden zu erzeugen. Die Automatisie-
rung des Mahnwesens mit SAP Business One erfolgt mit dem nächsten
Release-Stand.
Die Ansicht der Kundenforderungen nach Fälligkeit stellt eine gute Informa-
tionsquelle für die Liquiditätsplanung des Unternehmens dar. Aus dieser
Ansicht heraus lassen sich die Zeitpunkte und Beträge der Einzahlungen
genau ablesen.
Ein Liquiditätsplan für das vierte Quartal 2003 könnte die folgenden Inhalte
haben:

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Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Liquiditätsplan IV. Quartal 2003 Oktober November Dezember

Anfangsbestand
Einzahlungen:
Forderungen aus L & L
sonstige Forderungen
andere Einzahlungen
(z.B. aus Wechsel)
Summe der Einzahlungen
Auszahlungen
von Rückstellungen
von Verbindlichkeiten aus L & L
für Material
für Personal
für Betriebs-/Verwaltungsaufwand
für sonstigen zahlungswirksamen
Aufwand
für GWGs
für Darlehenszinsen
für die USt-Zahllast
Summe der Auszahlungen
Mittelbedarf; Mittelfreisetzung;
Fremdmittelaufnahme; Tilgung
Zahlungsmittelüberschuss;
Zahlungsmittelfehlbetrag

Abbildung 5.22 Tabelle Liquiditätsplan

Im Vorfeld der Inbetriebnahme der neuen Software sollten unter anderem


folgende Fragen beantwortet sein:
• Wie sind die Mahnstufen im Unternehmen definiert?
• Welcher Personenkreis zeichnet sich für das Mahnwesen im Unternehmen
verantwortlich?

238
Sandini Bib

5.23 Kundenforderungsbearbeitung nach Fälligkeit 5

5.23.3 Anwendung des Prozesses


Wenn Sie im Hauptnavigationsbereich von SAP Business One beim Berichts-
wesen die Funktion Kundenforderungen nach Fälligkeit aufrufen, öffnet das
System zunächst ein Auswahlfenster. Im oberen Teil dieses Fensters bestim-
men Sie, welche Kunden und Forderungen für den Bericht berücksichtigt
werden sollen. Als Auswahlkriterium können Sie folgende Bereiche wählen:
• Codenummernbereich der Geschäftspartner
• Kundengruppen
• Eigenschaften der Kunden
• Vergleichsdatum/Intervall/Tage
• Datumsbereich für Buchungs- und/oder Wertstellungsdatum
Sie können den Bericht nach den für die Vorgänge mit einem Kunden
erzeugten Buchhaltungsbelegen erstellen lassen. Diese können dabei sowohl
abgestimmt als auch nicht abgestimmt sein. Wählen Sie für diese Auswahl
die Registerkarte FÄLLIGKEIT NACH JOURNALBUCHUNG und setzen Sie die
Kennzeichen, nach denen Sie den Bericht erstellen wollen. Wenn Sie das
Register FÄLLIGKEIT NACH VERKAUFSBELEG anwählen und dort ein oder beide
Kennzeichen setzen, erfolgt die Erstellung anhand der Verkaufsbelege zu
einem Kunden. Wenn Sie Ihre Angaben bezüglich der Auswahl und der Dar-
stellungsweise des Berichts eingetragen haben, klicken Sie auf OK. Das Sys-
tem erstellt den Bericht und zeigt diesen dann in einem eigenen Fenster an.

5.23.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Berichtswesen -> Kundenforderungen nach Fälligkeit
• Tabelle
OCDT
• Eingehende Trigger
Ausgangsrechnung, Mahnverfahren
• Ausgehende Trigger
keine ausgehenden Trigger vorhanden

239
Sandini Bib

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240
Sandini Bib

5.23 Kundenforderungsbearbeitung nach Fälligkeit 5

Prozess 5.23 (a): Auswahl Kundenanforderungen

Prozess 5.23 (b): Kundenanforderungen nach Fälligkeit

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5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.24 Eingangszahlung
5.24.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Die Finanzwirtschaft betrachtet betriebliche Zahlungsströme in Zusammen-
hang mit der Steuerung eines Unternehmens. Durch die Zahlungsströme
werden die Beschaffung, die Verwaltung und die Verwendung finanzieller
Mittel in allen Lebenszyklusphasen aufgezeigt.

Abbildung 5.23 Zahlungsströme

Ein Hauptziel der finanzwirtschaftlichen Betrachtungen ist die Sicherung der


Liquidität eines Unternehmens. Zwischen Ein- und Auszahlungen kann es zu
zeitlichen Abweichungen kommen. Diese Tatsache erfordert die Bereitstel-
lung finanzieller Mittel. Der Investitionsprozess findet in einem ständigen
Kreislauf statt.

Abbildung 5.24 Schemadarstellung Investitionszyklus

Einzahlungen erfolgen für erbrachte Lieferungen oder Leistungen (Forde-


rungsabbau), aufgrund von Beteiligungsfinanzierungen (z.B. Einlagen) oder

242
Sandini Bib

5.24 Eingangszahlung 5
durch die Beschaffung von Fremdkapital zur Unternehmensfinanzierung
(z.B. Krediteinzahlungen, Gesellschafterdarlehen).
Formen von Einzahlungen sind die Bareinzahlung, die halbbare bzw. bar-
geldsparende Einzahlung und die unbare (bargeldlose) Einzahlung. Der häu-
figste Einzahlungsvorgang dient dem Forderungsabbau und beruht daher
auf einer Ausgangsrechnung (siehe Kapitel 5.22 »Ausgangsrechnung«). Da
die Einzahlungen die grundlegende Basis für die Liquidität eines Unterneh-
mens sind, wird der Unternehmer der Planbarkeit der Einzahlungen ein
besonderes Augenmerk schenken. Durch das Einräumen von Skonti in Ver-
bindung mit einer Terminierung zum Ausgleich der Forderungen schafft das
verkaufende Unternehmen Anreize zur fristgemäßen Einzahlung. Gleichzei-
tig wird der Einzahlungsstrom durch die Terminierung planbar (zur Skonto-
betrachtung siehe Kapitel 6.11, »Prozess Verbindlichkeiten«).

5.24.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Eingangszahlungen können als bare, halbbare oder unbare Zahlungen
erfasst werden. In der Rubrik Bankenabwicklung werden die Einzahlungen
der Kunden bearbeitet. In der manuellen Arbeitsweise wird für jede geleis-
tete Zahlung an dieser Stelle der Buchungsbeleg erzeugt. Mit der Buchung
werden das Kundenkonto und das Geldkonto angesprochen. Es ist grund-
sätzlich möglich, eine Eingangszahlung entweder mit Bezug auf eine Aus-
gangsrechnung oder ohne Bezug auf eine Ausgangsrechnung zu erfassen.
Zahlt der Kunde den Gesamtbetrag der Forderung (gegebenenfalls unter
Abzug eines gewährten Skontos innerhalb der Skontofrist), so erfolgt die
Buchung zur Einzahlung unter Bezug auf die Ausgangsrechnung. SAP Business
One rechnet das gewährte Skonto während der Skontofrist automatisch aus
dem Bruttobetrag der Ausgangsrechnung heraus und verbucht es entspre-
chend der Definition während der Systeminitialisierung. Durch die Bezugnahme
auf die Ausgangsrechnung werden beide Buchungen miteinander ausgegli-
chen. In der OP-Liste (OP = Offene Posten) des Kunden erscheint nach erfolg-
ter Buchung weder die Ausgangsrechnung noch die Eingangszahlung.
Wird eine Forderung vom Kunden in Teilbeträgen beglichen, so erfolgen die
Einzahlungen mit Ausnahme der Schlusszahlung ohne Bezug auf die Aus-
gangsrechnung. Mithilfe des Belegtextes oder anderen geeigneten Möglich-
keiten innerhalb der Belegerstellung sollte jeder Teilzahlung ein schnelles
Zuordnungsmerkmal zur Ausgangsrechnung mitgegeben werden. Solange
eine Forderung nicht komplett ausgeglichen ist, ist es zur vollständigen Abbil-
dung der Geschäftsfälle erforderlich, die ursprüngliche Ausgangsrechnung mit
allen bisher erfolgten Teilzahlungen im Debitorenkonto als OP zu führen. Beim
Erfassen der Schlusszahlung wird ein Bezug zur Ausgangsrechnung und allen
dazugehörigen Teilzahlungen durch die Zeilenmarkierung (die betroffenen
Zeilen des Kundenkontos werden gelb markiert) hergestellt. Mit erfolgter
Buchung der Schlusszahlung ist gleichzeitig die Forderung mit ihren dazugehö-

243
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

rigen Belegen ausgeglichen worden. Würde bei der ersten (oder einer weite-
ren, die nicht der Schlusszahlung entspricht) Teilzahlung ein Bezug zur Aus-
gangsrechnung hergestellt werden, so wäre dieser Beleg in sich nicht
ausgewogen. Deshalb würde SAP Business One einen Differenzbeleg erzeu-
gen, der als neuer OP im Kundenkonto erscheint und die eigentliche Aus-
gangsrechnung und die Teilzahlung ausziffert. Diese Differenzbuchung trägt
den Charakter einer eigenständigen Ausgangsrechnung, hat aber keinen eige-
nen Ausgangsrechnungsbeleg. Da es keine Buchung ohne Beleg geben darf,
sollte man diese Darstellungsvariante zum Abbilden der Forderungsausgleiche
im Interesse des Erfordernisses einer ordnungsgemäßen Buchführung nicht
wählen. Nachdem die Eingangszahlung in SAP Business One erfasst wurde,
muss in einem nächsten Schritt der dazugehörige Kontoauszug des Kreditinsti-
tuts oder der Bank im System erfasst werden. Dieser Vorgang stellt im Prinzip
ein Abschreiben der einzelnen Kontobewegungen vom Kontoauszug dar.
Sind alle Einzahlungen und die dazugehörigen Kontoauszüge erfasst, so
kann die Abstimmung der erfassten Kontoauszüge mit den Ein- und Auszah-
lungen erfolgen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit und der einfacheren
Handhabung empfiehlt es sich, für jeden Kontoauszug einen eigenen
Abstimmbeleg zu erzeugen. Sofern es erforderlich wird, kann jede erfolgte
Abstimmung in SAP Business One zurückgesetzt und der bzw. die betroffe-
nen Belege können erneut abgestimmt werden.

5.24.3 Anwendung des Prozesses


Mit dieser Funktion erfassen Sie alle Zahlungen, die Sie von Kunden erhalten.
Diese können in Form von Banküberweisungen, Schecks oder Barzahlungen
sowie Zahlungen mit einer Kreditkarte erfolgen. Mit diesem Prozess ver-
knüpfen Sie die Eingangszahlungen mit den Rechnungen, die Sie an Ihre
Kunden gesendet haben. Eine Eingangszahlung können Sie in der Anwen-
dung Bankenabwicklung mit der Funktion Eingangszahlung erfassen.
Im neuen Fenster zur Bearbeitung der Eingangszahlung müssen Sie zunächst
über die Auswahlbuttons festlegen, ob die Zahlung von einem Kunden oder
einem Konto stammt. Der Button LIEFERANT dient für die Ausgangszahlung,
ist aber hier mit aufgeführt, weil SAP Business One dafür dieselbe Maske ver-
wendet. In der Modellfirma leistet ein Kunde eine Eingangszahlung, die in das
System aufgenommen wird. Über das Auswahlsymbol rechts neben dem Feld
CODE oder mithilfe der bekannten Suchfunktionen von Business One können
Sie die Stammdaten des Kunden aufrufen und in das Fenster eintragen lassen.
Die Belegnummer wird entsprechend der Vergabe der Nummernkreise auto-
matisch erstellt, kann aber durch Verändern des Nummernkreises oder durch
Anwahl des Feldes MANUELL verändert werden. Die weiteren Angaben und
Einstellungen machen Sie nach Ihren Bedürfnissen.
Nachdem Sie einen Kunden festgelegt haben, werden in der Tabelle alle offe-
nen Rechnungen des Kunden aufgelistet. Wählen Sie den Beleg, für den die
Zahlung erfolgt. Natürlich können Sie auch mehrere Rechnungen gleichzeitig

244
Sandini Bib

5.24 Eingangszahlung 5
markieren. Leistet der Kunde nur eine Teilzahlung zu einer Rechnung, so mar-
kieren Sie die Zeile und ändern den zu zahlenden Betrag im Feld GESAMTZAH-
LUNG entsprechend ab. Jetzt müssen Sie in die Funktion ZAHLUNGSMITTEL
wechseln. Wählen Sie dazu entweder im Menü EINGANGSZAHLUNG die Funk-
tion ZAHLUNGSMITTEL oder klicken Sie auf das dafür vorgesehene Symbol
GELDSÄCKCHEN in der Symbolleiste. In einem neuen Fenster müssen Sie nun
angeben, mit welchem Zahlungsmittel die Bezahlung erfolgt. Dazu stehen
Ihnen die Möglichkeiten Scheck, Überweisung, Kreditkarte und Barzahlung
zur Verfügung. Eine Kombination von verschiedenen Zahlungsmitteln ist
natürlich ebenfalls möglich. Wählen Sie im Fenster die Registerkarten an und
geben Sie die Beträge und die weiteren erforderlichen Daten an.
Handelt es sich um einen Scheck, müssen Sie ein Sachkonto für die Zahlung
angeben, eine Bank und ein Konto auswählen und die Schecknummer ein-
tragen. Falls das Einreichdatum vom Vorschlagswert abweicht, können Sie
das Datum verändern. Wenn der Scheck indossiert werden kann, wählen Sie
das entsprechende Kennzeichen aus. Geben Sie anschließend den Scheckbe-
trag ein.
Wenn Sie eine Zahlung per Überweisung erhalten, müssen Sie im Register
ein Sachkonto, das Überweisungsdatum, eventuell eine Referenz und den
Betrag eintragen.
Wurde die Zahlung mit einer Kreditkarte geleistet, müssen Sie im Register die
Kartendaten eingeben und im Feld GESAMT den damit beglichenen Betrag
angeben. In der Liste BELEGE können Sie die Gutschriftenbelege für die Zah-
lung definieren.
Hat der Kunde bar bezahlt, müssen Sie im Register BAR das Sachkonto fest-
legen und den bezahlten Betrag in das Feld GESAMT eingeben.
Im unteren Bereich des Fensters wird die Gesamtsumme, der jeweils beste-
hende Saldo und der bereits bezahlte Teil angezeigt. Das System erzeugt
durch HINZUFÜGEN der Eingangszahlung einen Buchhaltungsbeleg, der das
angegebene Sachkonto mit der Barzahlung belastet und das Konto des Kun-
den entlastet.

5.24.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Bankenabwicklung -> Eingangszahlung
• Tabelle
OCRP, ODPS
• Eingehende Trigger
Forderungen, Bearbeitung nach Fälligkeit
• Ausgehende Trigger
Kontoauszug ist abgestimmt, Auswertungsanzeige

245
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

246
Sandini Bib

5.24 Eingangszahlung 5

Prozess 5.24 (a): Einstiegsbild Eingangszahlung

Prozess 5.24 (b): Auswahlbild Zahlungsmittel

247
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.25 Buchungsjournal
5.25.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Im Buchungsjournal werden alle finanziellen Transaktionen eines Unterneh-
mens dokumentiert. Sofern verschiedene Nebenbücher in einem Unternehmen
geführt werden, gibt es mehrere Journale. Als Beispiele seien hier das
Kassenbuch, das Rechnungseingangs- und das Rechnungsausgangsbuch
erwähnt. Sie alle geben detailliert Auskunft darüber, welche Bewegung zu
welchem Zeitpunkt erfolgt ist.

Abbildung 5.25 Herkunftsbelege in SAP Business One

Mit der umfassenden Führung des Buchungsjournals wird ein Grundsatz der
ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) erfüllt: die Nachvollziehbarkeit des
einzelnen Geschäftsvorfalls von seinem Ursprung bis zur endgültigen Dar-
stellung (also vom Beleg über das Journal bis zum Konto).
Aus den buchhalterischen Ursprüngen, nämlich dass alle Geschäftsfälle in
einem einzigen Grundbuch, auch Journal genannt, aufgezeichnet werden,
lässt sich heute noch die Nummerierung ableiten: Unabhängig von der Beleg-
art erfolgt eine fortlaufende Nummerierung der Journaleinträge. Erfasst wer-
den im Buchungsjournal die Belegart, das Belegdatum, die Kontierung und
die Beträge jeder Buchungszeile. Sofern von Interesse kann auch der jeweils
buchende Mitarbeiter im Buchungsjournal registriert werden. Das Buchungs-
journal ist betriebswirtschaftlich gesehen Bestandteil bei der Belegarchivie-
rung einer bestimmten Periode (vgl. Werner Kresse Die neue Schule der
Bilanzbuchhalter, Band 1 in verschiedenen Kapiteln).

248
Sandini Bib

5.25 Buchungsjournal 5

5.25.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Das Buchungsjournal von SAP Business One erfasst alle Buchungen, die zu
mengen- oder wertmäßigen Veränderungen führen. Alle Buchhaltungsbe-
lege verweisen auf die Belegart und die Nummer ihres Herkunftsbelegs.
Manuelle Journalbuchungen haben sich selbst als Ursprungsbeleg und ver-
weisen daher auch auf sich selbst. SAP Business One bucht die meisten
Buchhaltungsbelege integrativ, daher kommt der Verweis auf andere Typen.
Das Buchungsjournal kann an diversen Stellen des Systems aufgerufen wer-
den. Je nach Aufrufquelle schlägt SAP Business One die Belegart als Auswahl-
kriterium vor. (Beispiel: Aufruf des Belegjournals aus dem Verkauf heraus. Als
Auswahl werden die Ausgangsrechnungsbelege vorgeschlagen.) Diese Aus-
wahl kann an jeder Aufrufstelle verändert werden. Insgesamt verfügt SAP
Business One über 23 Auswahlmöglichkeiten an verschiedenen Stellen zur
Buchungsjournalanzeige.

Abbildung 5.26 Aufruf des Buchungsjournals z.B. in der Buchhaltung

Zum Verweis auf die einzelnen Belegarten, die beim Buchungsjournal jeweils
in der Tabelle angezeigt werden, nutzt SAP Business One eine Reihe von
Kürzeln. Im Folgenden werden die am häufigsten verwendeten Belegarten
mit ihren Kürzeln aufgelistet:
• JE Journalbuchung
• RE Ausgangsrechnung
• BE Eingangsrechnung
• SI Wareneingang
• LS Lieferung
• RU Kundenretoure
• BR Retoure zum Lieferanten
• KR Kundengutschrift
• BK Lieferantengutschrift

249
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

• IM Umlagerung
• ZL Ausgangszahlung
• BL Eingangszahlung
• ES Eröffnungssalden
• CP Scheckzahlung
• SO Warenausgang
• IM Bestandsbuchung
• AA Produktionsauftrag
• EZ Scheckeinreichung
Im Buchungsjournal werden alle Belege chronologisch aufgelistet. Neben der
Möglichkeit, das Auswertungsergebnis auf eine bestimmte Belegart auszurich-
ten, ist zur Anzeige eine Definition des auszuwertenden Zeitraums erforder-
lich. Dabei können auch einzelne Tage ausgewertet werden. Die Reihenfolge
der Anzeige wird durch die systeminterne Vergabe der Transaktionsnummern
bestimmt. Aufgrund der Belegvielfalt stimmen diese Transaktionsnummern
des Buchungsjournals nicht unbedingt mit den Belegnummern überein. Soll
eine Auswertungsanzeige in ihrer Reihenfolge verändert werden, so kann dies
durch Doppelklicken auf den Spaltenkopf bei gedrückter (Alt)-Taste erwirkt
werden. Es ist dadurch möglich, die Struktur der Auswertung nach Belegarten
(Typ alphabetisch sortiert A–Z oder Z–A), nach Belegdatum (vom ältesten zum
jüngsten Datum oder umgekehrt) oder nach den Belegnummern (von der
niedrigsten zur höchsten oder umgekehrt) zu verändern.
Eine ähnliche Funktionalität weist das Belegjournal auf. Hier gibt es dann
noch umfangreichere Selektionsmöglichkeiten zur Reporterstellung.
Der Bericht »Buchhaltung« bietet eine Sicht auf die Positionen der selektier-
ten Hauptbuch- und Geschäftspartnerkonten. Auch dieser Bericht entspricht
in seiner Funktionalität dem Buchungsjournal (vgl. SAP Schulungsunterlagen
TB 1100 Kapitel 8).
Im Rahmen des Buchungsjournals können folgende Fragen gestellt werden:
• Welche Buchungen sollen angezeigt werden?
• Arbeiten Sie bisher mit Buchungsquerschnitten?

250
Sandini Bib

5.25 Buchungsjournal 5

5.25.3 Anwendung des Prozesses


Das Buchungsjournal finden Sie unter der Anwendung Bankenabwicklung.
Wenn Sie die Funktion anwählen, öffnet sich ein Auswahlfenster, in das Sie
verschiedene Auswahlkriterien und Einschränkungen eingeben, um ein Jour-
nal angezeigt zu bekommen. Sie haben die Möglichkeit, das Journal nach
den unterschiedlichen Originalbelegen anzeigen zu lassen. In der Anwendung
Bankenabwicklung wird von SAP Business One in das Feld automatisch der
Vorschlag Zahlungseingang eingetragen. In anderen Anwendungen, in
denen Sie sich ebenfalls ein Buchungsjournal anzeigen lassen können, ent-
sprechen die Vorschlagswerte den jeweiligen Anwendungen. Wenn Sie eine
andere Auswahl treffen möchten, können Sie dies mithilfe der Auswahlliste
tun.
Sie können einen Datumsbereich festlegen, für den das Journal erstellt wer-
den soll. Ebenfalls lässt sich ein Journal anzeigen, das nur einen bestimmten
Nummernbereich enthält. Wenn Sie die OK-Taste anklicken, wird in einem
neuen Fenster das vom System nach Ihren Kriterien erzeugte Buchungsjour-
nal angezeigt.

5.25.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Buchhaltung -> Buchungsjournal, Verkauf -> Buchungsjournal, Einkauf ->
Buchungsjournal, Bankenabwicklung -> Buchungsjournal, Berichtswesen
-> Buchhaltungsberichte -> Buchungsjournal
• Tabelle
OJDT, JDT1
• Eingehende Trigger
Buchungserfassung
• Ausgehende Trigger
keine ausgehenden Trigger

251
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

252
Sandini Bib

5.25 Buchungsjournal 5

Prozess 5.25 (a): Auswahlfenster Belegjournal

Prozess 5.25 (b): Buchungsjournaltabelle

253
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.26 Prozess Inventur-/Bestandsbuchungen


5.26.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Die Inventur (Materialerfassung/-zählung) kann in verschiedenen Varianten
durchgeführt werden. Es wird zwischen einer Stichtagsinventur und einer
permanenten Inventur unterschieden. In der Regel werden bei einer Inventur
die Artikel im freien Lagerbestand, Sonderbestand und Qualitätsprüfungs-
bestand aufgenommen.
Die Stichtagsinventur ist die körperliche Bestandsaufnahme durch Zählen, Mes-
sen oder Wiegen. Meistens findet sie zeitnah zum Bilanzstichtag (31. Dez.)
statt. Bestandsdifferenzen werden durch Wertfortschreibung oder Wertrück-
rechnung korrigiert. Zur Durchführung werden zweifache Materiallisten
ausgedruckt. Die doppelte Zählung minimiert somit Fehler. Nicht nur die
Mengendifferenzen werden festgestellt, sondern auch unrichtige Teilenum-
mern oder das irrtümliche Einlagern von Materialien an nicht vorhergesehe-
nen Lagerorten.
Der Gesetzgeber lässt nach dem Handelsgesetzbuch (HBG) neben der Stich-
tagsinventur auch eine permanente Inventur zu. Die körperliche Bestandsauf-
nahme kann zu einem beliebigen Zeitpunkt stattfinden. Allerdings wird eine
ordnungsgemäße Lagerbuchführung vorgeschrieben, die mittels eines Systems
den Bestand fortlaufend durch Zu- und Abgänge protokolliert. Die Aufnahme
der Materialien kann laufend während eines Geschäftsjahres erfolgen. Je nach
Wert der Materialien kann häufiger die körperliche Bestandsaufnahme erfol-
gen. Die Einteilung der Materialien in A, B und C gibt Aufschluss darüber, wel-
che Materialien häufig überprüft werden sollten und welche nur vierteljährlich
oder halbjährlich erfasst werden.
Die Bestandsführung ermittelt den Materialbestand, indem die durch die
Bedarfsrechnung realisierten Materialabgänge erfasst und in der Buchhaltung
bewertet werden. Damit lassen sich Nachweislisten über lagermäßige Ände-
rungen der geführten Materialien erzeugen. Die Bestandsführung ermittelt so
die Brutto- und Nettobedarfe für die Bestellabwicklung. Es werden Ausschuss,
ungeplante Verbrauchsmengen und sonstige Fehlmengen ermittelt. Gerade in
der Bestandsführung zeichnet sich ein gutes ERP-System aus, das die Mengen-
erfassung mit der Wertermittlung integriert abbildet (vgl. Oeldorf, Olfert,
6. Auflage 1987, S. 198–209).

5.26.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Die Inventurbearbeitung in SAP Business One gliedert sich in:
• Bestandsaufnahme
• Inventur
• Bestandsbuchung

254
Sandini Bib

5.26 Prozess Inventur-/Bestandsbuchungen 5


Die Bestandsaufnahmen dienen zur Eingabe der Eröffnungssalden der Arti-
kel. Die Erfassung kann lagerortspezifisch erfolgen, indem im Einstiegsbild
der Lagerort angeben wird. Um die Eröffnungssalden mit dem Wert 0 zu
buchen, muss das Kennzeichen »Eröffnungssaldo ohne Preis zulassen«
gesetzt werden.

Abbildung 5.27 Auswahl zur Bestandsaufnahme mit benanntem Kennzeichen

Zur Inventurdurchführung können Sie Inventurlisten für die zu erfassenden


Artikel ausdrucken lassen und anschließend die Ergebnisse im System erfassen.
Jedoch werden durch die Eingabe noch keine Warenbewegungen gebucht.
Die Bestandsbuchung wird nach der Inventur nach einer Artikelauswahl initi-
iert. Die Bestände werden aktualisiert und die Bewertung der Artikel erfolgt
nach den vorgegebenen Preislisten oder nach den zuletzt berechneten Kos-
ten. Damit werden die Buchungen (Zugang oder Abgang) im Lager und in
der Buchhaltung vom System durchgeführt. Die Preisquelle für die Lagerbe-
standsbuchungen legen Sie zu Beginn des Batch-Laufs fest.

Abbildung 5.28 Inventurabwicklung in Business One

255
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

Im Rahmen der Inventur kann folgende Frage zur Analyse gestellt werden:
• Welches Inventurverfahren benutzen Sie (Stichtagsinventur, permanente
Inventur)?

5.26.3 Anwendung des Prozesses


Wenn Sie die Funktion Inventur- und Bestandsbuchungen in SAP Business
One unter der Anwendung Lagerverwaltung aufrufen, erscheint ein Fenster
mit den drei folgenden Registern:
• Bestandsaufnahme
• Inventur
• Bestandsbuchungen
Im Register BESTANDSBUCHUNGEN treffen Sie die Auswahl, für welche Artikel
Sie Eröffnungssalden erfassen möchten. Legen Sie dazu einen Artikelnum-
mernbereich und/oder einen Bereich der Hauptlieferantennummern für die
Auswahl fest. Sie können auch nach Artikelgruppen oder nach Artikeleigen-
schaften auswählen. Mit dem Kennzeichen Eröffnungssaldo ohne Preis
zulassen ermöglichen Sie dem System eine Buchung der Eröffnungssalden
mit dem Wert »0«. Wenn Sie alle Festlegungen getroffen haben, können Sie
die Auswahl mit OK bestätigen. In einem neuen Fenster öffnet SAP Business
One die Liste der Artikel, zu denen Sie nun in den dafür vorgesehenen Fel-
dern die Salden und gegebenenfalls die Preise eingeben können. Nachdem
Sie alle Salden erfasst haben, klicken Sie auf HINZUFÜGEN, um die Werte in
das System zu übernehmen.
Das Register INVENTUR ist zur Vorbereitung einer Inventur oder zur Ergebnis-
erfassung einer Inventur gedacht. Wählen Sie hier entsprechend der bereits
beschriebenen Möglichkeiten die Artikel aus, für die Sie eine Inventur vorbe-
reiten wollen bzw. für die Sie die Ergebnisse nach bereits erfolgter Inventur
eintragen wollen. Wenn Sie bei der Auswahl keine Angaben machen, wer-
den alle Artikel aufgelistet. Die Liste wird wieder in einem separaten Fenster
nach Klicken auf OK angezeigt. Diese Liste drucken Sie nun aus, indem Sie
auf das DRUCKEN-Symbol klicken, oder Sie können die Ergebnisse in die Ein-
gabefelder eintragen.
Definieren Sie im Register BESTANDSBUCHUNGEN die Auswahlkriterien für die
Artikel, für die nach einer Inventur Korrekturen der Lagerbestände erforder-
lich geworden sind. Sie können hier noch zusätzlich festlegen, ob Sie eine
Buchung ohne Preis zulassen möchten und welche Quelle für die Preise ver-
wendet werden soll. Möchten Sie die Preise der zuletzt berechneten Kosten
verwenden, ist zuvor eine Lagerbewertung erforderlich, um die Kosten im
System zu haben. In der Auflistung der Artikel können Sie nun die Korrektu-
ren vornehmen und abschließend mit HINZUFÜGEN an das System übergeben.

256
Sandini Bib

5.26 Prozess Inventur-/Bestandsbuchungen 5

5.26.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Lagerverwaltung -> Inventur-/Bestandsbuchungen
• Tabelle
OITW, OITM
• Eingehende Trigger
Stichtagsinventur, permanente Inventur, Verkaufsartikel, Einkaufsartikel
• Ausgehende Trigger
Preisstrategie, Inventurzyklusbericht, Bestandssituationsanalyse, Lager-
bestandsbericht, Bericht zur Lagerbestandsbewertung

257
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

258
Sandini Bib

5.26 Prozess Inventur-/Bestandsbuchungen 5

Prozess 5.26 (a): Artikelgruppenauswahlliste

Prozess 5.26 (b): Druckvorlage zur Inventurliste

259
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

260
Sandini Bib

5.26 Prozess Inventur-/Bestandsbuchungen 5

Prozess 5.26 (c): Selektionsmaske Bestandsbuchungen

Prozess 5.26 (d): Aktualisierungstabelle nach Inventur

261
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

5.27 Profit Center-Bericht


5.27.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Der Profit Center-Bericht dient zur Auswertung. In einem Unternehmen
wurden nach bestimmten Kriterien Kostenstellen festgelegt und Kostenver-
teilungen vorgenommen. Eine oder mehrere Kostenstellen bilden ein Profit
Center. Meist wird eine organisatorische Einheit (z.B. die Filiale eines Han-
delsunternehmens) oder eine Sparte als Profit Center definiert. Mit dem
Profit Center-Bericht lässt sich die Wirtschaftlichkeitskontrolle einzelner
betrieblicher Einheiten (der Kostenstellen) feststellen. Der Profit Center-
Bericht kann als Grundlage für Unternehmensentscheidungen dienen. Die
Nutzung zur Bewertung und Kalkulation von Kostenträgern ist ebenfalls vor-
stellbar. Die Grundlage dafür ist natürlich eine korrekte Kostenerfassung (vgl.
Hauser 2003).

5.27.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Die Basis für einen Profit Center-Bericht bilden die Buchungen der Finanz-
buchhaltung, die mit Aufteilungsregeln oder Profit Centern verbunden sind.
Buchungen, die nicht mit einem Profit Center oder einer Aufteilungsregel
verbunden wurden, erscheinen nicht in der Auswertung.
Wird eine Aufteilungsregel unvollständig angelegt, so fügt SAP Business One
eine Kostenstelle z_ ein. Dadurch wird gewährleistet, dass keine zu verteilen-
den Kosten unberücksichtigt bleiben, der mit einer solchen noch fehlerhaften
Aufteilungsregel versehene Buchungssatz aber dennoch ausgewogen ist.
Je nach gewünschten Auswertungskriterien ist die Angabe eines Sortiercodes
in den Stammdaten eines Profit Centers sinnvoll. Dieser Sortiercode stellt
einen Knoten für Auswertungszwecke dar. Innerhalb eines wählbaren Zeit-
raums wird nun für einen Bereich ein Profit Center-Bericht aufgerufen, der
zunächst die Kosten und Leistungen des gesamten Bereichs auflistet. Manuell
kann nun auf die nächst tiefere Ebene (z.B. die Kostenstellenebene Bereichs-
leitung, Vertrieb und Service) verzweigt werden. Auch das Verzweigen bis in
die Kostenstellenbereiche Garantieleistung und Reparatur ist innerhalb des
Berichts möglich. In jeder Stufe werden die direkt und die indirekt aufgeteilten
Kosten neben den Gesamtkosten ausgewiesen.
Soll ein komprimiert ausgewiesener Bericht vollständig bis auf die niedrigste
Ebene aufgeschlossen werden, so kann über den Button EXPANDIEREN in
einem Schritt die nächste Auswertung aufgelistet werden. Aus jeder Stufe
heraus kann über den Button KOMPRIMIEREN eine Datenverdichtung auf die
nächsthöhere Knotenebene erreicht werden.
Profit Center und Aufteilungsregeln können zu jedem Zeitpunkt neu in das
produktiv laufende System integriert werden. Die Zuordnung einzelner Profit
Center zu verschiedenen Sortiercodes kann jederzeit erfolgen.

262
Sandini Bib

5.27 Profit Center-Bericht 5

5.27.3 Anwendung des Prozesses


Mit dem Profit Center-Bericht können Sie im Detail auswerten, wie die
Bilanzsituation der einzelnen Profit Center, wie sie in Kapitel 5.5 definiert
wurden, aussieht. Rufen Sie dazu die Funktion PROFIT CENTER-BERICHT auf.
Sie finden diese Funktion entweder in der Kostenrechnung oder bei den
Unternehmensberichten.
Nachdem sich das Auswahlfenster geöffnet hat, können Sie angeben, nach
welchen Kriterien Sie die Auswahl der Profit Center für die Berichtserstellung
einschränken möchten. Sie können einen Bereich für die Profit Center oder
Sortiercodes angeben oder die Auswahl nach Datumsbereichen eingrenzen.
Mit dem Auswahlfeld ZUSAMMENFASSUNG VON bestimmen Sie die Art und
Weise, wie die Aufwands- und Ertragsbuchungen eines Profit Center für die
Anzeige zusammengefasst werden. Eine zusätzliche Zusammenfassung nach
Sortiercodes erreichen Sie durch Setzen des Kennzeichens UNTEN. Klicken Sie
auf OK, nachdem Sie alle gewünschten Einträge vorgenommen haben. SAP
Business One erstellt den Bericht und stellt ihn in einer Ergebnistabelle dar.
Mit den Pfeilen in der ersten Spalte und den Schaltflächen EXPANDIEREN und
KOMPRIMIEREN können Sie in der Tabelle navigieren, um detailliertere Werte
angezeigt zu bekommen.

5.27.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Buchhaltung -> Unternehmensberichte -> Profit Center-Bericht, Kosten-
rechnung -> Profit Center-Bericht
• Tabellen
OCR1, OPRC
• Eingehende Trigger
Aufteilungsregeln, Profit Center
• Ausgehende Trigger
Anzeige der Journaleinträge

263
Sandini Bib

5 Modellfirma A: Vertrieb von Investitionsgütern

264
Sandini Bib

5.27 Profit Center-Bericht 5

Prozess 5.27 (a): Filterungsmaske für Profit Center-Bericht

Prozess 5.27 (b): Profit Center-Bericht

265
Sandini Bib
Sandini Bib

Kapitel 6
Modellfirma B:
Auftragsbezogener
Montagefertiger
6.1 Kontenplan und Kontenplanbearbeitung 273
6.2 Prozess Einkaufsartikel 280
6.3 Prozess Preisstrategie – Sonderpreise 290
6.4 Kunde-Geschäftspartnerstamm 302
6.5 Prozess Vorkalkulation Kundenauftrag 308
6.6 Prozess Kundenauftragsbestätigung 316
6.7 Prozess Lieferant – Geschäftspartner 324
6.8 Prozess Bestellungsbearbeitung 334
6.9 Prozess Wareneingang mit Konsignationslager 340
6.10 Eingangsrechnung 348
6.11 Verbindlichkeitenbearbeitung nach Fälligkeit 356
6.12 Prozess Produktstrukturbearbeitung –
Montage-/Produktionsstückliste 362
6.13 Prozess Arbeitsplatz-/ Ressourcenbearbeitung 368
6.14 Prozess Arbeitsplanbearbeitung 376
6.15 Prozess Produktionsauftragseröffnung 386
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.16 Prozess Produktionsanweisung/-freigabe 394


6.17 Prozess Warenausgang für die Produktion
zum Arbeitsgang 398
6.18 Prozess Produktionsauftragsdurchführung 406
6.19 Prozess Produktionsauftrags (teil-)rückmeldung 412
6.20 Prozess Seriennummern und Chargen 416
6.21 Prozess WE-Bearbeitung aus Produktion 422
6.22 Kostenstellenrechnung 426
6.23 Prozess Lieferungsbearbeitung mit EAN-Codes 432
6.24 Prozess Kundenauftragsbestätigung 442
6.25 Die Umsatzsteuer mit Business One 448
6.26 Kontoauszüge zum Geschäftspartner 454
6.27 Gewinn- und Verlustrechnung 458

268
Sandini Bib

Modellfirma B:
Auftragsorientierter
Montagefertiger
Während sich Modellfirma A (vgl. Kapitel 5) in erster Linie mit den Vertriebs-
aktivitäten von Waschstraßen beschäftigt, ist Modellfirma B, der auftragsori-
entierte Montagefertiger, dafür zuständig, die Bestellungen der Vertriebsge-
sellschaft anzunehmen, zu planen, zu produzieren bzw. zu montieren und für
die Lieferung vorzubereiten. Je nach Kundenauftrag, der von Modellfirma A
angenommen wird, sind in der Montagefirma B Auswirkungen auf die Mon-
tage, die Produktion und in Sonderfällen auch auf die Entwicklung von Anla-
gen zu beachten.
In der Modellfirma B wird im Vorfeld eines Auftrags normalerweise zunächst
ein Angebot von der Vertriebsgesellschaft erstellt. Ausgangspunkt dieses
Angebots ist eine Anfrage des Kunden, die von einem Vertriebsmitarbeiter
bearbeitet und betreut wird. Dabei sind einige Informationen und Parameter
durch den Vertriebsmitarbeiter zu erfassen, damit das gewünschte Produkt
gefertigt und dem Kunden geliefert werden kann. Häufig muss der zustän-
dige Verkäufer mit dem Kunden zusammen die Anforderungen für die kom-
plette Angebotserstellung aufnehmen. Wenn es dabei kundenspezifische
Wünsche zu verwirklichen gibt, wird in Zusammenarbeit mit der Konstruk-
tionsabteilung eine Zeichnung erstellt und diese dann ihre auf technische
Machbarkeit überprüft.

Abbildung 6.1 Vereinfachte Zeichnungsdarstellung

269
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Abbildung 6.2 Vereinfachte Darstellung der Einzelteile

Zum Bereich der Entwicklung gehört es, die Ausgangsmaterialien zu definie-


ren und festzulegen. Sind die Materialien bestimmt, wird im nächsten Schritt
die Beschaffung des Materials durch den Einkauf gestartet. Fast parallel dazu
werden die Daten an die Arbeitsplanung weitergeleitet. Die Arbeitsplanung
prüft, ob der Auftrag im vorgegebenen Zeitrahmen unter fertigungstechni-
schen Gesichtspunkten realisiert werden kann. Anschließend werden die
wesentlichen noch nicht ausgearbeiteten Arbeitsschritte geplant. Sind die
Arbeitspläne hinreichend genau ausgearbeitet und mit den Arbeitsplätzen
verbunden, kann ein Fertigungsauftrag für die Anlage eröffnet werden.
Abhängig von den Kapazitäten der zur Verfügung stehenden Maschinen
und Personen wird der Fertigungsauftrag zur Produktion und Montage frei-
gegeben. Die einzelnen in den Arbeitsplänen festgelegten Arbeitsvorgänge
werden von den Mitarbeitern durchgeführt und anschließend als beendet
gemeldet. Sobald der letzte Vorgang zu einem Auftrag abgeschlossen
wurde, kann der Fertigungsauftrag vollständig rückgemeldet werden. Im
Anschluss können die weiteren Schritte veranlasst werden. Dazu gehört bei-
spielsweise, dass die produzierte Anlage nach den Vorgaben kommissioniert
und verpackt wird und anschließend die Lieferung der Anlage erfolgt. In
Absprache mit dem Vertrieb kann die Anlage entweder direkt an den Kun-
den geliefert werden oder sie wird bis zur Auslieferung an den Kunden zwi-
schengelagert. Im Anschluss an die Lieferung erfolgt für beide Unternehmen
die Erstellung der Rechnung aufgrund der jeweils entstandenen Kosten.
Dabei stellt die Modellfirma B ihre Rechnung an die Modellfirma A, weil
diese ja den Auftrag zur Produktion der Anlage erteilt hat.
Die beiden folgenden Abbildungen veranschaulichen nochmals das Zusam-
menwirken der beiden Modellunternehmen anhand der Wertschöpfungs-
ketten mit den untereinander bestehenden Verbindungen.

270
Sandini Bib

Abbildung 6.3 Wertschöpfungskette Modellfirma A


Die Schraffuren definieren den Übergang des Prozessablaufs von der
Modellfirma A zur Modellfirma B und später wieder zurück.

271
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Abbildung 6.4 Wertschöpfungskette Modellfirma B


Die Schraffuren definieren den Übergang des Prozessablaufs von der
Modellfirma A zur Modellfirma B und später wieder zurück.

272
Sandini Bib

6.1 Kontenplan und Kontenplanbearbeitung 6

6.1 Kontenplan und Kontenplanbearbeitung


6.1.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Nach der Auswahl eines Gliederungsprinzips und eines Kontenrahmens
bedarf es einer individuellen Anpassung des Kontenrahmens an das Unter-
nehmen. Der daraus resultierende Kontenplan, gefüllt mit den Bewegungs-
daten eines oder mehrerer Geschäftsjahre, zeigt alle Geschäftsfälle in zeitli-
cher und sachlicher Ordnung, die das Unternehmen als Ganzes betreffen.
Würden die Geschäftsfälle eines Unternehmens nicht aufgezeichnet, ginge
innerhalb kürzester Zeit der Überblick über die finanzielle Situation des
Unternehmens verloren. Zudem fehlten auch die aus kaufmännischer Sicht
für Vorhaben und Entscheidungen erforderlichen Grundlagen.

6.1.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


In der Modellfirma Waschstraßen_montage entschied man sich aus Gründen
der Stetigkeit ebenfalls für den Einsatz des prozessorientierten Kontenrah-
mens. Wird eine Buchhaltung direkt im Unternehmen geführt, so gesellt sich
neben das Erfordernis der vollständigen Erfassung aller Geschäftsfälle eines
Zeitraums schnell der Wunsch, mithilfe derselben Buchung zu erfahren, wo
die jeweiligen Kosten im Einzelnen entstanden sind. Das Abbilden der Kosten
mittels unterschiedlicher Hauptbuchkonten stellt beim Einsatz einer Software
wie SAP Business One nicht die eleganteste Lösung dar. Grundsätzlich ist es
empfehlenswert, auf die Nutzung der im gewählten Kontenplan bereits vor-
handenen Konten zurückzugreifen. Einzelne für das Unternehmen spezifi-
sche Konten müssen jedoch stets eingepflegt werden. So sind beispielsweise
alle Bankkonten eines Unternehmens bei den verschiedenen Geld- und Kre-
ditinstituten in den Kontenplan aufzunehmen.
Der Kontenplan ordnet alle Hauptbuchkonten in hierarchischer Form. In
SAP Business One wird in diesem Zusammenhang von den Ebenen 1 bis 5
gesprochen. Die erste Ebene bezeichnet die Kontengruppen (z.B. Vermögen,
Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Erlöse, Aufwand, Finanzergebnis). Die Ebe-
nen 2 bis 4 sind entweder aktive Konten oder Titel, die mehrere aktive Kon-
ten zusammenfassen. Die optische Darstellung von Titelkonten im Konten-
plan von SAP Business One erfolgt durch eine blaue Beschriftung der
Konten. Auf der tiefsten, der fünften Ebene gibt es nur noch aktive Konten.
Allerdings können sich diese noch in Mitbuchkonten und manuell buchbare
Konten gliedern. Die Mitbuchkonten werden ausschließlich automatisch
bebucht. Optisch sind sie an der grünen Farbe im Kontenplan erkennbar.
Typische Vertreter der Mitbuchkonten sind die Sammelkonten Forderungen
aus L&L (Lieferung und Leistung) oder auch Verbindlichkeiten aus L&L, die
ausschließlich über das Buchen auf bestimmten Personenkonten anzuspre-
chen sind.

273
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.1.3 Anwendung des Prozesses


In SAP Business One erfolgt die Bearbeitung des Kontenplans in der Anwen-
dung Buchhaltung. Wechseln Sie in die Buchhaltung und rufen Sie dort die
Funktion KONTENPLAN BEARBEITEN auf. Das Hauptmerkmal dieser Funktion
ist, dass Sie mehrere Konten gleichzeitig anzeigen und Änderungen daran
vornehmen können. In einem Auswahlfenster legen Sie durch Setzen der
Kennzeichen fest, welche Bereiche des Kontenplans dargestellt werden
sollen. Sie können sich auch alle Bereiche anzeigen lassen, indem Sie die
Schaltfläche ALLE AUSWÄHLEN anklicken. Wenn Sie Ihre Auswahl mit OK
bestätigen, werden Sie in die Kontenplanbearbeitung weitergeleitet. Auf der
rechten Seite des Fensters befindet sich eine Auflistung aller Konten, die zu
den ausgewählten Bereichen gehören. Klicken Sie mit der Maus in die Zeile,
nach der Sie ein neues Konto einfügen möchten. Mit den beiden Schaltflä-
chen am unteren Rand des Fensters können Sie nun entweder ein Konto in
der gleichen Ebene einfügen oder an der Stelle, an der Sie die Zeile markiert
haben, ein Unterkonto festlegen. Beachten Sie jedoch, dass Sie in der ersten
Ebene nur Unterkonten bzw. in der untersten Ebene lediglich gleichrangige
Konten einfügen dürfen. In der Auflistung der Konten wird nun an der ent-
sprechenden Stelle ein Platzhalter eingefügt. Im linken Bereich des Fensters
müssen Sie einen Kontocode und eine Bezeichnung für den Platzhalter ver-
geben. Bereits existierende Kontencodes können nicht erneut verwendet
werden. Das System zeigt in einem solchen Fall eine Fehlermeldung am
unteren Bildschirmrand. Oberhalb der Eingabefelder befindet sich die Aus-
wahl, ob das neue Konto als Titel oder als aktives Konto eingefügt werden
soll. Titel werden in SAP Business One zur Organisation und Anzeige von
Daten in Finanzberichten angelegt und können mehrere aktive Konten bzw.
mehrere aktive Konten und weitere Titel zusammenfassen. Für bereits beste-
hende Konten lassen sich hier auch die Bezeichnungen abändern. Solange
noch keine Buchungen für ein Konto erfasst wurden, können auch einzelne
Konten mit einem neuen Kontocode versehen werden. Falls das Konto nicht
an der korrekten Stelle in der Liste eingefügt wurde, haben Sie die Möglich-
keit, mithilfe der dargestellten Auswahlfelder die Position eines Sachkontos
nachträglich zu verändern.

274
Sandini Bib

6.1 Kontenplan und Kontenplanbearbeitung 6

6.1.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Buchhaltung –> Kontenplan bearbeiten
• Tabelle
OACT, AACT
• Eingehende Trigger
Kontenrahmen und Kontenplan
• Ausgehende Trigger
Preisstrategie

275
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

276
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.1 (a): Auswahlbild zur Kontenplanbearbeitung

Prozess 6.1 (b): Teildarstellung des Kontenplans

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Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.1 (c): Darstellungsfenster Kontenplan

Prozess 6.1 (d): Detaildarstellung Sachkonto

© teufel software GmbH

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Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.2 Prozess Einkaufsartikel


6.2.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Rohstoffe, Halbfabrikate, Erzeugnisse und Dienstleistungen werden allge-
mein als Material bzw. Artikel bezeichnet. In fast allen Prozessen eines Unter-
nehmens kommen Materialien zum Einsatz, die den Transformationsprozess
beeinflussen (siehe nachfolgende Abbildung). Die erforderlichen Input-Fak-
toren (Einkaufsartikel) bekommen durch den Transformationsprozess einen
Wert, so dass nach dem Wertschöpfungsprozess die erzeugten Produkte
höherwertiger sind als die eingesetzten Produktionsfaktoren.

Abbildung 6.5 Transformationsprozess


(Quelle: Berning, 2001, S.8)

Die Materialdaten werden in einem Materialstammsatz gespeichert, um eine


redundante Erfassung der Daten zu verhindern. Ein wichtiges Unterscheidungs-
merkmal in Bezug auf das Material ist die Materialart. Anhand der Art wird ein
Material identifiziert, also bestimmt, ob es sich um einen Einkaufsartikel, eine
Anlage, eine Handelsware oder ausschließlich um einen Verkaufsartikel han-
delt. Die eindeutige Nummer eines Artikels wird als Ident-Nummer bezeichnet.
Die Vergabe dieser Nummer erfolgt bei Einkaufsartikeln durch den Lieferanten.
Der Einkauf muss für die Fertigung die erforderlichen Materialien (Einkaufsarti-
kel) zur Verfügung stellen. Die Einkaufsartikel sind in der erforderlichen Menge,
Art und Qualität zum richtigen Termin zu beschaffen. Unter dem Aspekt der
Wirtschaftlichkeit müssen die Einkaufsartikel so spät wie möglich angeliefert
werden, damit das Beschaffungslager kostenoptimal geführt werden kann. Die
Materialbedarfe für die Einkaufsartikel werden aus einer Stückliste zum Ver-

280
Sandini Bib

6.2 Prozess Einkaufsartikel 6


kaufsmaterial ermittelt (siehe auch Kapitel 6.12 »Produktstrukturbearbei-
tung«). Werden Chargen für Einkaufsartikel benutzt, so ist darauf zu achten,
dass die wirtschaftliche Chargengröße entscheidend die Produktionskosten
beeinflusst. Eine Charge dokumentiert Eigenschaften eines Artikels wie den
Produktionstag (z.B. Datum der Rohstoffgewinnung), Produktionszeitraum der
Halbfabrikate von einem Zulieferer etc. Es werden Chargennummern vergeben,
unter denen Artikel mit gleichen Eigenschaften zusammengefasst werden. Für
Einkaufsartikel sind Chargen erforderlich, wenn der Kunde für die erzeugten
Produkte eine Nachweispflicht durch Chargennummern verlangt.

6.2.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


In der Artikelverwaltung in SAP Business One werden unter der Registerkarte
BESCHAFFUNGSDATEN die erforderlichen Daten für den Einkaufsartikel fest-
gelegt. Im Falle von neuen Einkaufsartikeln erfolgen Anfragen an mehrere
potenzielle Lieferanten. Für gängige Rohstoffe und wieder zu beschaffende
Baugruppen lässt sich auch ein Hauptlieferant fest hinterlegen. Bei Handels-
waren bzw. Normteilen kann zusätzlich die Katalognummer des Lieferanten
abgespeichert werden. Weitere Daten wie Verkaufsmengeneinheit, Mengen-
faktor zur Verpackungseinheit und Gewichtsmaße werden pro Einkaufsartikel
erfasst. Die Definitionen für die Längen-, Volumen- und Gewichtsmaße wer-
den zuvor in der Lagerverwaltung zentral als Basis hinterlegt.
Ein wichtiges Thema in Bezug auf den Import von Einkaufsmaterialien sind
die zugehörigen Zollnummern. Sie können Zollgruppen hinterlegen und die
Umsatzsteuerpflicht entsprechend anpassen. Die Kalkulation des Einfuhrzolls
erfolgt beim Erfassen der Einfuhrdaten während der Einkaufsabwicklung. Die
Zollgruppen werden separat definiert und beschreiben die Einfuhrzölle, die
Einkaufssteuer sowie die sonstigen Steuern in Prozentwerten.
Die Einfuhrgebühren errechnen sich dann wie folgt:

Einführgebühr = Kaufpreis * (A+(A+1)*B*(C+1))

Unter den Beschaffungsdaten im Artikelstamm von SAP Business One legen


Sie außerdem den Berechnungssatz der Umsatzsteuer fest. Sie wählen eine
der Umsatzsteuergruppen aus, die Sie unter ADMINISTRATION zentral defi-
niert haben (siehe Abbildung 6.6). Die Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer
ist die Besteuerung von Warenlieferungen und hat als Bemessungsgrundlage
das vereinbarte Entgelt.

281
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Abbildung 6.6 Definition von UST-Gruppen in SAP Business One

Im Rahmen der Artikelverwaltung aus Sicht des Einkaufs können folgende


Fragen gestellt werden:
• Welche Zollgruppen definieren Sie?
• Welche Gewichts-, Volumen- und Längenmaße definieren Sie als Basis?
• Beschaffen Sie Materialien aus dem Ausland und benötigen Sie dazu die
Angaben der Außenhandelsdaten (statistisches Bundesamt in Wiesbaden
– gesetzliche Vorschriften über Herkunftsland, Herkunftsregion und Wa-
rennummer)? *
• Achten Sie bei einer Produktneuentwicklung auf die Wiederverwendung
ähnlicher, bestehender Einkaufsartikel (z.B. Mikrochip), um Ihre Einkaufs-
artikelvielfalt zu minimieren und gegebenenfalls Rabatte für größere Ein-
kaufsmengen zu erreichen (Auswirkung auf die Rabattgruppen)?
• Welche Umsatzsteuergruppen benötigen Sie?

6.2.3 Anwendung des Prozesses


Einen Einkaufsartikel können Sie mit der Funktion ARTIKELVERWALTUNG in der
Anwendung LAGERVERWALTUNG anlegen. Das Erfassen eines neuen Artikels
in dem sich öffnenden Fenster ist zunächst jedoch nicht möglich, weil sich die
Funktion im Modus Suchen befindet. In den Hinzufüge-Modus wechseln Sie,
indem Sie das Symbol HINZUFÜGEN in der Menüleiste aktivieren.
Im Anschluss an diese Eingaben müssen Sie nun die Bestimmungsmarkierun-
gen für die Art des Artikels festlegen. Hierzu setzen Sie für den Einkaufsarti-
kel das entsprechende Kennzeichen. Diese befinden sich im aktiven Fenster,
im Bereich rechts oben. Weitere Kennzeichen, wie beispielsweise Einkaufsar-
tikel, Lagerartikel oder Artikel des Anlagevermögens, können Sie nach Ihren
Vorgaben setzen.
*) Das ließe sich über benutzerdefinierte Felder zum Artikelstamm in SAP Business One abbilden.

282
Sandini Bib

6.2 Prozess Einkaufsartikel 6


Im unteren Fensterabschnitt sind die Register zur genaueren Definition des
Artikels angeordnet. Im Register EINKAUFSDATEN können Sie die Abmessun-
gen des Artikels festlegen, das Volumen und Gewicht bestimmen und auch
Angaben darüber machen, in welchen Mengen- und Verpackungseinheiten
der Artikel in Ihrem Unternehmen beschafft wird. Ist der Artikel auch gleich-
zeitig ein Verkaufsartikel, können Sie im Register für die Verkaufsdaten die
dafür vorgesehenen Angaben vornehmen (vgl. Kapitel 5.2 »Verkaufsartikel«).
Im Register ALLGEMEIN finden Sie Informationen darüber, ob der Artikel noch
gesperrt oder bereits freigegeben ist. Sie können festlegen, ob der Artikel zu
einer bestimmten Charge gehört oder ob eine Seriennummernverwaltung
erforderlich ist. Bereits bei der Erfassung der Artikeldaten haben Sie auch die
Möglichkeit, das Lager für den Artikel zu bestimmen. Durch Klicken auf HIN-
ZUFÜGEN wird der Artikel im System angelegt.

6.2.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Lagerverwaltung -> Definitionen -> Zollgruppen festlegen
Lagerverwaltung -> Artikelverwaltung
• Tabelle
AITM, AIT1,CUMI, OITG, OITM
• Eingehende Trigger
Entscheidungsprozess über die Aufnahme eines neuen Artikels ins Han-
delsportfolio, Anlegen von Handelsware über Katalognummern
• Ausgehende Trigger
Preisstrategie, Verkaufsartikel, Anlageartikel, Lagerartikel, Kontenplan-
bearbeitung, Produktstrukturbearbeitung

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Sandini Bib

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.2 (a): EAN-Code im Artikelstamm

Prozess 6.2 (b): Typauswahl im Artikelstamm

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.2 (c): Auswahl Hauptlieferant

Prozess 6.2 (d): Artikel-Einkaufsdaten

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.2 (e): Detaildarstellung Artikelverwaltung

Prozess 6.2 (f): Artikeldetails mit Materialbild

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6.3 Prozess Preisstrategie – Sonderpreise


6.3.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Die Preisstrategie, auch Preispolitik genannt, benennt Maßnahmen zur
Beeinflussung von Preisen. Der Preis eines Produkts resultiert aus den Preis-
vorstellungen des Anbieters und der potenziellen Nachfrager. Der Preis wird
dann festgelegt (vgl. Kotler 1995), wenn:
• zum ersten Mal für ein neues Produkt der Preis festgelegt wird,
• die aktuellen Marktverhältnisse dies erfordern (Veränderungen der Nach-
frage und Kostenstrukturen),
• eine Preisänderung von der Konkurrenz initiiert wird und eine Preisanglei-
chung notwendig ist,
• ein Preis einer Produktfamilie bestimmt bzw. verändert werden muss un-
ter Berücksichtigung der Preise ähnlicher Produkte.
Die Preistheorie geht klassisch davon aus, dass der Preis primär von der nach-
gefragten Menge bestimmt wird. Um unter diesen Annahmen den optimalen
Preis im Sinne der Gewinnmaximierung festzulegen, muss das Unternehmen
einerseits die Preis-Absatz-Funktion kennen und andererseits die Kosten-
Funktion, welche die funktionale Beziehung zwischen den anfallenden Kosten
und der produzierten Menge beschreibt. Die Preis-Absatz-Funktion beschreibt
mit der Preisformel:

x = f (p)

die funktionale Beziehung zwischen dem Absatzpreis p und der erzielbaren


Absatzmenge x innerhalb einer Planungsperiode. In der Regel legt man eine
fallende Preis-Absatz-Funktion zugrunde. Je höher also die Absatzmenge,
desto niedriger ist der Preis. Die Abbildung 6.7 zeigt zwei verbreitete Preis-
Absatz-Funktionen (vgl. Thommen, Achleitner 1999, S. 233–267).

Abbildung 6.7 Preis-Absatz-Funktion

290
Sandini Bib

6.3 Prozess Preisstrategie – Sonderpreise 6


Verschiedene Preis-Absatz-Funktionen lassen sich durch die Preiselastizität
der Nachfrage charakterisieren, die Reaktionen auf Preisänderungen dar-
stellt. Die Preiselastizität ist das Verhältnis der prozentualen Änderung der
Nachfrage nach einem Produkt bei Preisänderungen.
Eine steigende Preis-Absatz-Funktion beschreibt den Snob-Effekt von Pres-
tigeprodukten. Einen hohen Prestigewert haben Produkte, die trotz eines
höheren Preises den preiswerteren Produkten vorgezogen werden.
Für die Preisstrategie ist es wichtig, dass ein Unternehmen seinen Markt
genau kennt. In der Preistheorie stehen folgende Aspekte im Vordergrund:
• sachlicher Aspekt
• räumlicher Aspekt
• personeller Aspekt
Der sachliche Aspekt betrachtet das auf dem Markt angebotene Produkt in
Bezug auf Funktionen und Eigenschaften. Der räumliche Aspekt beschreibt
die Marktgebiete, während der personelle Aspekt die Zielgruppe (Käufer-
gruppe) beschreibt.
Der Markt lässt sich nach folgenden Gesichtpunkten (vgl. Meffert 1997,
S. 490ff.) einteilen:
• vollkommener Markt
• Anzahl und Größe der Teilnehmer
• Intensität der Konkurrenzbeziehungen
• Verhalten der Marktteilnehmer
Ein vollkommener Markt liegt dann vor, wenn alle Marktteilnehmer das
jeweilige Maximum erzielen möchten – der Anbieter die Gewinnmaximie-
rung, der Käufer die Nutzenmaximierung. Gemessen am Marktanteil lässt
sich die Größe des Markts ermitteln. Was die Anzahl der Marktteilnehmer
betrifft, so existieren beispielsweise Märkte mit vielen kleinen Teilnehmern
oder auch mit wenigen großen. Die Intensität der Konkurrenz ergibt sich aus
der relativen Änderung der Nachfragemenge eines Artikels aufgrund einer
relativen Änderung des Preises eines Konkurrenzartikels. Bezüglich des Ver-
haltens von Marktteilnehmern wird bei Markteintritt mit einem neuen Pro-
dukt über mögliche Reaktionen der Konkurrenzanbieter und der Konsumen-
ten nachgedacht.

6.3.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Preise, die nach einer bestimmten Preisstrategie für neue Artikel ermittelt
werden, sind in SAP Business One in Preislisten einzutragen. Da die Ware
meistens an verschiedene Kundengruppen (Marktteilnehmer) verkauft wird,
so z.B. an Großkunden oder Kleinkunden, können zu einem Artikel auch
mehrere Preislisten angelegt werden. Die Kundengruppen werden unter
dem Bereich der Geschäftspartner zentral definiert und können dann später

291
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

zur Zuordnung bei den Preislisten herangezogen werden. Die verschiedenen


Preislisten im System werden jeweils vorgangsbezogen vorgeschlagen und
erzeugen somit unterschiedliche Artikelpreise. Da mehrere Preise für den
gleichen Artikel im System hinterlegt sind, bedarf es einer Logik der so
genannten Preisfindung, die angefangen mit dem speziellsten Preis (Sonder-
preis, Gruppenrabatt etc.) den richtigen Preis für den Vorgang und
Geschäftspartner ermittelt. In welcher Reihenfolge in SAP Business One der
Preis ermittelt wird, zeigt die nachfolgende Abbildung.

Abbildung 6.8 Preisfindung (Quelle: SAP AG)

Beim Anlegen eines Geschäftspartners (Kunde, Lieferant) wird diesem im


Stammsatz eine Preisliste zugeordnet. Aufgrund der zugeordneten Preisliste
wird beim Verkauf eines Artikels an den Kunden der Artikelpreis bestimmt.
Finden Preisanpassungen statt, so werden nur die Basis-Preislisten überarbei-
tet. Alle anderen Preise, die auf der Basis-Preisliste beruhen, sind somit auto-
matisch aktualisiert. Das Beispiel in der nachfolgenden Abbildung 6.9 zeigt,
wie andere Preislisten die Basis-Preisliste als Grundlage verwenden.
Um das Verhältnis zwischen zwei Preislisten zu verändern, wird nur der Fak-
tor geändert. Selbstverständlich kann ein Preis beim Einkauf oder Verkauf
eines Artikels auch vorgangsbezogen im Beleg selbst manuell geändert wer-
den. Die Preisliste Letzter Einkaufspreis wird bei folgenden Transaktionen
automatisch vom System aktualisiert:
• Bei einem positiven Eröffnungssaldo für einen Artikel
• Bei einer Eingangsrechnung
• Bei einem Warenausgang
• Bei einem positiven Inventurergebnis, das zu einem Wareneingang führt
• Bei der Fertigung eines Produkts mit Produktstruktur, bei dem sich der Preis
des Produkts aus den letzten Einkaufspreisen der Komponenten ergibt
• Bei einem Datenimport mit neuen Preisen für einen Artikel

292
Sandini Bib

6.3 Prozess Preisstrategie – Sonderpreise 6

Abbildung 6.9 Preislisten (Quelle: SAP AG)

Solange für einen neuen Artikel keiner dieser Vorgänge stattgefunden hat,
enthält die Preisliste »Letzter Einkaufspreis« diesen Artikel noch nicht.
Um den Aufbau der Preislisten zu Beginn der Systemeinstellung zu erleich-
tern, finden Sie in SAP Business One bereits zehn Preislisten vordefiniert. Sie
können diese Listen abändern, ergänzen oder löschen, um Ihre Preisfin-
dungslogik abzubilden. Benutzer können nur eine Preisliste pflegen, wenn
sie einer Gruppe angehören. Durch die Zuordnung einer Preisliste zu einer
Gruppe wird die Zugriffsberechtigung zum Pflegen einer Preisliste gesteuert.
Nur wenn ein Benutzer zur Pflege einer Preislistengruppe berechtigt ist, kann
er Preislisten abändern (vgl. SAP Business One Lagerverwaltung, 2002).
Darüber hinaus lassen sich Sonderpreise festlegen, die über den normalen
Rabatt im Geschäftspartnerstammsatz hinausgehen. Wurde dem Geschäfts-
partner ein Rabatt zugewiesen, so wird dieser in Bezug auf die Summe der
Artikelpreise im Beleg berechnet. Sonderpreise sind spezielle Preise für eine
Artikelgruppe oder auch nur für einzelne Artikel. Sonderpreise können für
einen bestimmten Zeitraum gelten (z.B. Vertriebsaktionen, Messepreise etc.).
Folgende Sonderpreisszenarios sind möglich:

293
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Merkmal zum
Szenario Szenario
Sonderpreis

1 Geschäftspartner- Festlegen von Sonderpreisen, die zu-


abhängig nächst die Eingabe in der GP-Nummer
erfordern und für die entsprechenden
Artikel gelten.
2 Geschäftspartner- Wenn Sie die Sonderpreise für einen be-
gruppenabhängig stimmten Geschäftspartner in Szenario 1
definiert haben, so können Sie diese für
andere Geschäftspartner oder -gruppen
nach verschiedenen Regeln kopieren.
3 Datumsabhängig Bei der Festlegung von Szenario 1 kann
auf Artikelpositionsebene (Doppelklick
auf die Positionsnummer) eine zeitliche
Begrenzung des Sonderpreises angege-
ben werden.
4 Mengenabhängig Bei einer Bestellung können Sie auf der
Artikelpositionsebene (Doppelklick auf
die Positionsnummer) einen Mengenra-
batt angeben, der Ihnen vom Lieferanten
eingeräumt wurde.
5 Artikelgruppen/ Wenn Sie unabhängig vom Geschäfts-
Rabattgruppen partner Rabatte auf bestimmte Artikel-
bezogen gruppen vergeben möchten, so können
Sie Rabattgruppen festlegen.
6 Geschäftspartner Die Sonderpreise werden zu einer Preis-
unabhängig liste festgelegt und gelten dann, wenn
kein anderer Sonderpreis zu einem Ge-
schäftspartner definiert wurde.

Tabelle 6.1 Möglichkeiten von Sonderpreisen

Sonderpreise können global durch eine Transaktion aktualisiert werden,


indem Sie einen prozentualen Betrag bestimmen, um den sich die Sonder-
preise ändern (Transaktion: Sonderpreise global aktualisieren).
Im Rahmen der Preisstrategie können folgende Fragen zur Analyse gestellt
werden:
• Haben Sie mehrere Preislisten für den gleichen Artikel und aus welchem
Grund unterscheiden sie sich (unterschiedliche Preislisten nach Märkten
etc.)? Welchen Faktor definieren Sie zur Basis-Preisliste?
• Welche vordefinierten Systempreislisten können Sie verwenden?
• Welche Kunden erhalten welche Sonderpreise?
• Gibt es rein artikelbezogene Sonderpreise?
• Welche Sonderpreisszenarien verfolgen Sie?
• Definieren Sie Kundengruppenrabatte?

294
Sandini Bib

6.3 Prozess Preisstrategie – Sonderpreise 6

6.3.3 Anwendung des Prozesses


Sonderpreise in SAP Business One werden sowohl artikelbezogen als auch
kundenbezogen verwaltet. Nachdem für die einzelnen Artikel die Preise in
Preislisten definiert wurden, können Sie unterschiedlich definierte Sonder-
preise für diese Artikel und verschiedene Geschäftspartner hinzufügen.
Wählen Sie dazu im Anwendungsbereich Lagerverwaltung die Anwendung
Sonderpreise und dort die Funktion SONDERPREISE FESTLEGEN. Im ersten
Schritt werden die Sonderpreise für einen Geschäftspartner definiert. In das
neu geöffnete Fenster tragen Sie nun oben in die Felder GP-Code und GP-
Name den Geschäftspartner ein, für den Ihr neu definierter Sonderpreis gel-
ten soll. Natürlich können Sie die von SAP Business One zur Verfügung
gestellten Suchfunktionen verwenden, um die Geschäftspartnerfelder zu
belegen. Wählen Sie nachfolgend aus der Auswahlliste eine Basispreisliste
zur Berechnung der Sonderpreise aus. Möchten Sie Ihre Sonderpreise nicht
auf einer bereits existierenden Preisliste basieren lassen, können Sie im Aus-
wahlfeld OHNE PREISLISTE anwählen. In diesem Fall müssen Sie die Preise
manuell eingeben.
Falls mehrere Artikel mit demselben prozentualen Rabatt versehen werden
sollen, kann im Feld PROZENT RABATT ein Wert vorgegeben werden, der für
alle nachfolgend definierten Artikel herangezogen wird. In die Tabelle pfle-
gen Sie nun die Artikel ein, zu denen Sie die Sonderpreise nach den oben
beschriebenen Vorgehensweisen festgelegen möchten.
Verwenden Sie auch hier die bereits bekannten Funktionen zur Suche und
Auswahl. In der Menüleiste befindet sich unter dem Menü SONDERPREISE
FESTLEGEN ebenfalls ein Befehl ARTIKEL HINZUFÜGEN, den Sie verwenden kön-
nen, um mehrere Artikel gleichzeitig auszuwählen. Dabei können Sie Ihre
Selektion so gestalten, dass Sie nach Artikelcodes, Lieferanten, Artikeleigen-
schaften oder auch nach Artikelgruppen filtern. Kombinationen der Selektio-
nen können ebenso zum Einsatz kommen.

Abbildung 6.10 Filtermaske für die Artikelauswahl

295
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Nachdem Sie alle gewünschten Artikel zu einem Geschäftspartner mit Son-


derpreisen versehen haben, können Sie Ihre Eingaben mit OK bestätigen und
die Eingaben dem System zufügen.
Sollen die Sonderpreise für bestimmte Artikel nur für einen bestimmten Zeit-
raum gelten, so können Sie datumsabhängige Sonderpreise festlegen. Wird
ein solcher Artikel innerhalb dieses definierten Zeitraums veräußert, gilt der
von Ihnen festgesetzte Sonderpreis. Sobald der Zeitraum vorüber ist, gilt für
den Artikel wieder der in der Preisliste hinterlegte normale Preis. Einen
datumsabhängigen Sonderpreis definieren Sie, nachdem Sie die allgemeinen
Sonderpreise festgelegt haben, durch einen Doppelklick auf eine Artikelzeile
in der Tabelle. Ein zusätzliches Fenster mit den Zeilenerweiterungen öffnet
sich und bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Anfangs- und Endtermin zu hin-
terlegen. Drücken Sie abschließend auf AKTUALISIEREN, um wieder in das vor-
herige Fenster zu gelangen. Hier werden nun diejenigen Zeilen, zu denen Sie
datumsabhängige Sonderpreise definiert haben, in blauer Farbe dargestellt.
Die dritte Möglichkeit der Vergabe von Sonderpreisen sind mengenabhängige
Rabatte. Wollen Sie diese Art Sonderpreise nutzen, müssen Sie im Fenster mit
den Zeilenerweiterungen nochmals einen Doppelklick auf eine Artikelzeile
tätigen. Ein neues Eingabefenster mit den Feldern für mengenabhängige Son-
derpreise erscheint. Auch wenn Sie keine datumsabhängigen Sonderpreise
vergeben haben, können Sie mengenabhängige Sonderpreise festlegen. Im
Anschluss an Festlegungen gelangen Sie durch Klicken auf AKTUALISIEREN wie-
der zum Ausgangsfenster zurück.
Wenn Sie Sonderpreise nicht für jeden einzelnen Artikel eines Geschäfts-
partners festlegen möchten, können Sie auch allgemeinere Rabatte in so
genannten Rabattgruppen definieren. Diese Gruppen können von einzelnen
Artikelgruppen, Artikeleigenschaftskombinationen oder von Artikelmarken
abhängig gemacht werden. Rufen Sie zum Festlegen von Rabattgruppen die
gleichnamige Funktion im Bereich SONDERPREISE auf. Nach der Auswahl des
Geschäftspartners können Sie in den Registern entsprechend Rabattgruppen
festlegen. Die Speicherung Ihrer Eingaben erfolgt durch Klicken auf HINZU-
FÜGEN am unteren Ende des Fensters.

296
Sandini Bib

6.3 Prozess Preisstrategie – Sonderpreise 6

6.3.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Geschäftspartner -> Definitionen -> Kundengruppen festlegen
Administration -> Berechtigungen -> Preisliste ->
Preisliste-Gruppennummer
Lagerverwaltung -> Preisliste
Lagerverwaltung -> Sonderpreise
• Tabelle
OPLN, OSPP, OSPG
• Eingehende Trigger
Kunde-Geschäftspartnerstamm, Lieferant-Geschäftspartnerstamm, Preis-
strategie, Artikelstammbearbeitung
• Ausgehende Trigger
Angebotsbearbeitung, Kundenauftragsbearbeitung, Vorkalkulation Kun-
denauftrag, Bestellungsbearbeitung

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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.3 (a): Preislistenbestimmung für Sonderpreise

Prozess 6.3 (b): Rabatte bei Sonderpreisen

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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.3 (c): Zeilenerweiterung für Rabatte

Prozess 6.3 (d): Staffelpreise

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301
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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.4 Kunde-Geschäftspartnerstamm
6.4.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Der Kunde ist ein Käufer von Gütern oder Leistungen. Erstmals wird von
einem Kunden gesprochen, wenn eine Vertragssituation zwischen beiden
Partnern entstanden ist.
In der Geschäftsbeziehung können zu einem Kunden mehrere Prozesse in
verschiedenen Stadien vorliegen. Es gibt langjährige, mehrmalige, aber auch
einmalige Kundenbeziehungen.
Eine Zentralisierung der gesamten Informationen zu einem Kunden, egal
welcher Mitarbeiter des Unternehmens tätig wurde, ist aus Sicht des Ver-
triebs unerlässlich. Im Prinzip sollte dem Vertriebsmitarbeiter per Knopfdruck
und in kürzester Zeit jede relevante Information zum Kunden ermöglicht
werden. Nur wenn diese Bedingungen erfüllt sind, ist es einem Unternehmen
möglich, auch aus verschiedenen Zuständigkeitsbereichen der Mitarbeiter
heraus homogen mit einem Kunden zusammenzuarbeiten.

6.4.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Die Philosophie von SAP Business One ist, alle kundenrelevanten Daten in
einem Stammsatz fortzuschreiben. Dieser Stammsatz wird auch Debitoren-
stammsatz genannt. Er dient den Unternehmensbereichen Buchhaltung und
Vertrieb gleichermaßen. Der Debitoren- oder Kundenstammsatz kann ent-
weder aus einem Lead-Stammsatz generiert oder selbstständig angelegt
werden.
Bei der Generierung aus den Stammdaten eines Lead werden alle bereits
gepflegten Kontakte übernommen. Zum Zeitpunkt der Stammdatenanlage
für das Kundenkonto ist es erforderlich, die Kodierung der Namenskonven-
tion für Debitorenstammdaten anzupassen.
Einem Kundenstammsatz lassen sich verschiedene Rollen zuweisen:
• Auftraggeber
• Regulierer
• Warenempfänger
• Rechnungsempfänger
In der Mehrzahl der Kundenkonten werden alle diese Rollen einem Stamm-
satz zukommen. Im Rahmen der Stammdatenpflege ist es beispielsweise
möglich, einem Regulierer mehrere Warenempfänger zuzuordnen. Dazu ist
es erforderlich, in der Registerkarte BUCHHALTUNG bei den Kundenstamm-
sätzen der Warenempfänger die zusammenfassende Zahlung zu aktivieren
und das Kundenkonto des Regulierers zu hinterlegen.

302
Sandini Bib

6.4 Kunde-Geschäftspartnerstamm 6
Im Stammsatz eines Kundenkontos können neben einer Rechnungsanschrift
mehrere Lieferadressen gepflegt werden. Die erforderlichen Adresseneinga-
ben erfolgen dazu auf der Registerkarte ADRESSE. Werden mehrere Lieferan-
schriften zum Kundenstamm gepflegt, so empfiehlt sich eine eindeutige
Bezeichnung im Feld NAME, denn diese Eintragung findet in der Anwendung
Gebrauch (z.B. beim Erfassen einer Lieferung).
Im Rahmen des Kunde-Geschäftspartnerstamms können folgende Fragen
zur Analyse gestellt werden:
• Sind die Unternehmensstammdaten bereits als Lead hinterlegt?
• Sind Rechnungs- und Lieferadresse identisch?

6.4.3 Anwendung des Prozesses


Die Definition eines Stammsatzes für einen Kunden als Geschäftspartner
kann auf zwei unterschiedliche Arten erfolgen. Einerseits können Sie einen
bereits erfassten Lead ganz einfach in einen Kunden überführen, indem Sie in
der Funktion STAMMDATEN GESCHÄFTSPARTNER die Auswahl LEAD im oberen
rechten Bereich des Fensters abändern in KUNDE.
Falls die Stammdaten neu eingepflegt werden müssen, können Sie auf die
gleiche Weise vorgehen, wie bei der Erfassung der Stammdaten für einen
Lead (siehe Kapitel 5.6, »Geschäftspartnerstamm – Lead«). Nur bei der Aus-
wahl, ob es sich um einen Kunden, Lieferanten oder um einen Lead handelt,
müssen Sie darauf achten, dass die Auswahl Kunde getroffen wurde.

6.4.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Geschäftspartner –> Stammdaten Geschäftspartner -> Kunde auswählen
bei GP-Code
• Tabelle
ACRD, ACPR, ACR1, CRD1, OCRD
• Eingehende Trigger
Lead-Geschäftspartnerstamm
Debitorenstammbearbeitung
• Ausgehende Trigger
Kontaktbearbeitung
Opportunitätsanalyse
Preisstrategie-Sonderpreise
Angebotsbearbeitung
Kundenauftragsbestätigung
Produktionsauftragseröffnung

303
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.4 (a): GP-Zahlungsbedingungen

Prozess 6.4 (b): Kontozuweisung zum GP

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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.4 (c): GP-Gruppenzuweisung

Prozess 6.4 (d): Geschäftspartnereigenschaften

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Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.5 Prozess Vorkalkulation Kundenauftrag


6.5.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Eine Vorkalkulation dient zur Ermittlung der Herstellkosten und um eine sofor-
tige Aussage über die Höhe der Kosten zu ermöglichen. Die Kalkulation basiert
auf dem Mengengerüst der Stückliste für den zu kalkulierenden Artikel. Eine
Kalkulation der Herstell-/Selbstkosten sieht in jedem Unternehmen anders aus,
da dieses Kalkulationssheet in der Regel individuell angepasst wird.
Basierend auf der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung werden die Ein-
zelkosten und Gemeinkosten kalkuliert. Während die Einzelkosten den zu
erstellenden Gütern direkt zugeordnet werden, stellen die Gemeinkosten
eine zuschlagsbedingte Größe dar. Werden Gemeinkosten (indirekte Kosten,
wie z.B. Stromverbrauch, Verwaltungskosten eines Unternehmens) in der
Kalkulation berücksichtigt, so spricht man von einer Vollkostenkalkulation.
Einzelkosten hingegen können auch einem Kostenträger (z.B. Kundenauf-
trag) direkt zugeordnet werden. Diese Zuordnung erfolgt nach dem Verur-
sachungsprinzip (Kostenträgerrechnung). Als typische Einzelkosten gelten
Materialkosten und Fertigungslöhne. Die von Riebel entwickelte Einzelkos-
tenrechnung (Teilkostenrechnung) hat den Zweck, die angefallenen Kosten
möglichst realitätsnah abzubilden.
Die Art der verwendeten Kalkulationsverfahren hängt wesentlich von der Art
der Leistungserstellung ab. Bei einer Fertigung mit homogenen Produkten
eignet sich eine Divisionskalkulation. Bei heterogenen Fertigungsprodukten
ist eine Zuschlagskalkulation oder Bezugsgrößenkalkulation sinnvoll. Die
Zuschlagskalkulation ist in der Praxis am weitesten verbreitet. Im ersten
Abschnitt ordnet die Zuschlagskalkulation den Kostenträgern die für sie in
der Kostenartenrechnung erfassten Einzelkosten zu. Als Ergebnis werden die
Herstellkosten ausgewiesen. Im zweiten Abschnitt werden anteilige Gemein-
kosten »zugeschlagen«, deshalb der Begriff Zuschlagskalkulation. Der nach-
folgende Aufbau stellt das Grundschema der Zuschlagskalkulation dar.

6.5.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Die Vorkalkulation ist ein wichtiger Schritt zur Durchführung des Kundenauf-
trags. Erst nach Durchführung der Vorkalkulation kann eine Kundenauftrags-
bestätigung abgegeben werden (vgl. nachfolgenden Prozess 6.5 »Kundenauf-
tragsbestätigung«). Im Rahmen des Prozessbausteins Vorkalkulation erfolgt
die eigentliche Durchführung der Produktkalkulation mittels MS Excel. Die
meisten Produktkalkulationen, insbesondere im Mittelstand, basieren auf MS
Excel. SAP Business One bietet dazu eine komfortable Excel-Schnittstelle. Die
Kalkulation erfolgt, bevor das Produkt mit einem konkreten Auftrag gefertigt
wird. Sie bildet die Grundlage der Preise (vgl. Prozess 6.3 »Preisstrategie – Son-
derpreise«) und der angepassten Preise für eine Kundenauftragsbestätigung.

308
Sandini Bib

6.5 Prozess Vorkalkulation Kundenauftrag 6

Kalkulationsbestandteile Zuschlag Zuschlagbasis

Materialeinzelkosten

+ Materialgemeinkosten Gemeinkosten der Materialeinzelkosten


Materialstellen

+ Fertigungseinzelkosten

+ Fertigungsgemeinkosten Gemeinkosten der Fertigungseinzelkosten


Fertigungsstellen

+ Fremdleistungen

+ Sonstige Kosten

= Herstellkosten

+ Gemeinkostenzuschläge Gemeinkosten der Herstellkosten


Verwaltung Verwaltungsstellen

+ Gemeinkostenzuschläge Gemeinkosten der Herstellkosten


Vertrieb Vertriebsstellen

= Selbstkosten

Abbildung 6.11 Grundschema zur Zuschlagskalkulation

Im Rahmen der Vorkalkulation können folgende Fragen zur Analyse gestellt


werden:
• Welches Kalkulationsverfahren kommt in Ihrem Unternehmen zur An-
wendung?
• Welchen Detaillierungsgrad soll Ihr Kalkulationsschema aufweisen?
• Stehen Ihnen zur Kalkulation Stücklisten und Arbeitspläne zur Verfügung?
• Welche Arbeitsplätze gibt es in Ihrem Unternehmen und welche Arbeits-
vorgänge können dort ausgeführt werden?
• Wie wollen Sie die Fremdleistungen bewerten?
• Wie sind die Materialien, die zur Erzeugung eines Produkts und damit
auch zur Durchführung der Kalkulation benötigt werden, bezüglich deren
Bewertung zu behandeln?
• Wie wollen Sie die Zuschläge für die Zuschlagskalkulation berechnen?
• Wie wollen Sie die Themen Ausschuss, Sondereinzelkosten, additive Kos-
ten und Rüstkosten kalkulatorisch berücksichtigen?

309
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.5.3 Anwendung des Prozesses


Mit der Funktion des Imports über Artikeldaten können Sie auch die Preise
für SAP Business One nach einer Kalkulation in MS Excel in das System ein-
pflegen. Dabei gibt es die Möglichkeit, alle Stammsätze zu überschreiben
oder nur die veränderten zu aktualisieren. Die gewünschten Daten werden
aus den jeweiligen Zellen der MS Excel-Tabelle in die zugehörigen Felder von
SAP Business One übernommen. Dazu ist es im Vorfeld jedoch erforderlich,
die notwendigen Definitionen für den Datenimport zu konfigurieren. Für die
Kalkulation der Preise in MS Excel gilt die Einschränkung, dass die Daten im
Spaltenbereich von A bis BT sein müssen, damit sie beim Import berücksich-
tigt werden. Eine weitere Einschränkung ist, dass die Anzahl der verwendeten
Zeichen in einem Feld nicht höher sein darf als die Länge des zugehörigen Fel-
des in SAP Business One. Die erlaubten Feldgrößen der Importfelder können
Sie in Kapitel 7.4.1 in den Tabellen nachsehen. Auch einige Mussfelder sind
für den fehlerfreien Datentransfer zwingend erforderlich und können dort
abgerufen werden.
Speziell für den Import einer Preisliste aus MS Excel müssen Sie zum Muss-
feld ARTIKELNUMMER für die Preisinformation noch drei weitere Spalten defi-
nieren. Diese enthalten die Nummer der Preisliste, den Preis in der Preisliste
und die Währung der Preisliste. Dadurch können Sie Kalkulationen auch mit
unterschiedlichen Währungen in SAP Business One importieren. Für den Fall,
dass keine Währung explizit in der Importdatei angegeben wurde, wird für
den Import die vom System verwendete Hauswährung benutzt. Bei der Spal-
tenanordnung müssen Sie beachten, dass die Spalte mit der Preislistennum-
mer links vor der Spalte für die Währung angeordnet sein muss.
Vor dem eigentlichen Importvorgang müssen noch einige Regeln beachtet
werden, damit ein reibungsloser Transfer erfolgen kann:
• Die Tabellen dürfen keine Leerzeilen oder Titel enthalten.
• Die Feldlängen von SAP Business One müssen beachtet werden und dür-
fen nicht überschritten werden.
• Die Mussfelder der Tabellen (Geschäftspartnernummer/Artikelnummer)
dürfen keine Sonderzeichen enthalten. (!,<,>,*,?,%,{,},=).
• Die zu importierende MS Excel-Datei muss vor dem Übertragen geschlos-
sen werden.
• Die MS Excel-Datei muss im txt-Format gespeichert werden.
Danach kann der eigentliche Importvorgang gestartet werden. Aus Gründen
der Sicherheit wird empfohlen, zunächst eine Sicherung der SAP Business
One-Datenbank durchzuführen. Weiterhin ist es empfehlenswert, darauf zu
achten, dass keine weiteren Anwender in der Zeit des Imports am System
angemeldet sind. Rufen Sie die Funktion AUS EXCEL IMPORTIEREN im Menü
DATENIMPORT unter der Anwendung ADMINISTRATION auf. Im Feld DATEN-
TYP FÜR IMPORT muss nun die Auswahl ARTIKEL getroffen werden. In der

310
Sandini Bib

6.5 Prozess Vorkalkulation Kundenauftrag 6


Liste im Tabellenfeld des Importfensters steht jede Zeile für eine Spalte der zu
importierenden MS Excel-Tabelle. Wählen Sie in der Zeile A den Eintrag Arti-
kelcode, in Zeile B den Preislistencode. Zusätzlich zum Preislistencode wer-
den automatisch zwei weitere Zeilen mit den weiteren Preisinformationen
belegt. Danach können noch weitere Zeilen nach Ihren Vorgaben in Abstim-
mung mit SAP Business One belegt werden. Wählen Sie dazu aus den ange-
botenen Listen die entsprechenden Einträge aus.
Im unteren Bereich des Fensters können Sie noch zwei Kennzeichen setzen
für den Fall, dass vorhandene Datensätze mit dem Import aktualisiert wer-
den sollen oder dass die Informationen des Aufwands- und Ertragskontos bei
einer Artikelimportierung aktualisiert werden.
Wenn Sie nun Ihre Eingaben mit OK bestätigen, wird der Windows Explorer
geöffnet, wo Sie die Datei auswählen müssen, die für den Datenimport vor-
gesehen wurde. Der Import startet im Anschluss an die Bestätigung der
Dateiauswahl.
Nach Beendigung des Prozesses erhalten Sie einen Report, in dem alle für
den Import relevanten Informationen aufgelistet werden. Es empfiehlt sich,
diesen Report für eine eventuelle Fehlerrückverfolgung zu speichern.

6.5.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Administration -> Datenimport -> Aus Excel importieren
• Tabelle
AIT1, OITM, IPF1, OIPF, OPLN
• Eingehende Trigger
Kundenanfrage, MS Excel-Kalkulationssheet
• Ausgehende Trigger
Angebotsbearbeitung, Kundenauftragsbearbeitung
Preisstrategie

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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.5 (a): Preislistendetailansicht

Prozess 6.5 (b): Exportfunktion in SAP Business One

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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.5 (c): EXCEL-Kalkulationsbeispiel

Prozess 6.5 (d): Importvorbereitung in SAP Business One

© teufel software GmbH

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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.6 Prozess Kundenauftragsbestätigung


6.6.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Mit der Kundenauftragsbestätigung, im Sprachgebrauch auch als AB bekannt,
wird ein Auftrag rechtsverbindlich. Sie ist im Handelsverkehr eine übliche Form
zur Festlegung des Inhalts abgeschlossener Geschäfte zu Beweiszwecken. Der
Lieferant bestätigt seinem Kunden, dass er die Ware zu einem festgelegten
Preis und Termin liefern kann. Kommt es im Alltag zu Lieferschwierigkeiten, so
muss der Kunde rechtzeitig darüber informiert werden. Im Extremfall kann der
Kunde sich auf die Auftragsbestätigung berufen und Schadensersatz einfor-
dern. Beispielsweise hat der Kunde eine Feinplanung in der Fertigung im Ein-
satz, die ihm wenig Spielraum für Lieferverzögerungen lässt. Führt diese
Lieferverzögerung zu Produktionsausfällen, so entsteht ihm ein Schaden.
Unter Kaufleuten gilt die Nichtbeantwortung einer AB als Einverständnis mit
dem in der AB festgelegten Inhalt. Selbst wenn dieser Inhalt von den Inhalten
des Kundenauftrags abweicht und neue Bedingungen enthält, so gelten diese
Vereinbarungen. Etwaiger Widerspruch muss unverzüglich innerhalb kurzer
Frist erfolgen. Deshalb ist eine AB vom Kunden sorgfältig zu überprüfen und
mit dem vorangegangenen Kundenauftrag zu vergleichen. Der Kunde kann
gegebenenfalls eine neue Auftragsbestätigung erstellen. Kreuzen sich zwei
einander widersprechende Auftragsbestätigungen, so muss keine Seite (Liefe-
rant/Kunde) nochmals widersprechen. In diesem Fall ist eine erneute Vertrags-
verhandlung notwendig (vgl. Gabler Wirtschaftslexikon 2000, Band 1).

6.6.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Wird ein Kundenauftrag bestätigt, so kann in SAP Business One zunächst der
Kundenauftrag erfasst und nach Prüfung durch den Ausdruck bestätigt wer-
den. Im Belegdruck selbst ist die Bezeichnung Auftragsbestätigung enthal-
ten. In unserem Modellfall bestätigt die Modellfirma B der Modellfirma A
den Kundenauftragsbeleg aus dem Prozess »Automatische Bestellgenerie-
rung aus Kundenauftrag«, der ihr zuvor übermittelt wurde. Modellfirma B
erfasst diesen Kundenauftrag und druckt die AB aus. Bevor eine Auftrags-
bestätigung erteilt wird, bedarf es einiger Prüfungen durch den Verkäufer:
• Ist der verkaufte Artikel freigegeben und kann der Liefertermin eingehal-
ten werden?
• Ist der angegebene Preis korrekt (siehe Prozess Vorkalkulation)?
• Wurde eine Kreditkontrolle zum Geschäftspartner veranlasst?

316
Sandini Bib

6.6 Prozess Kundenauftragsbestätigung 6


Wurde ein gültiger Artikel dem Kunden angeboten, aber in der Zwischenzeit
bis zur Erteilung des Kundenauftrags wurde der Artikel gesperrt, so kann keine
Auftragsbestätigung für diesen Artikel erfolgen. Beispielsweise kann aus
Qualitätsgründen ein Artikel gesperrt sein. Im Artikelstammsatz ist unter der
Registerkarte EINSCHRÄNKUNGEN das Sperrkennzeichen zu finden. Der Arti-
kel kann zeitlich begrenzt oder komplett auf unbegrenzte Zeit gesperrt sein.
Nach Überprüfung der Liefertermine kann sowohl auf Auftragskopfebene
als auch auf Artikelpositionsebene das Lieferdatum angepasst werden. Durch
den Einsatz eines Arbeitsplan-Add-On-Programms lässt sich über die Zuord-
nung der Arbeitsplätze mit den hinterlegten Zeiten zur Fertigung eines
bestimmten Artikels der exakte Liefertermin berechnen (vgl. dazu Kapitel 3.3).
Die Art der Kreditlimitprüfung (siehe Abbildung 6.12) variiert in Abhängigkeit
vom Auftragsvolumen (siehe Abbildung 6.13), der Kundenstellung und der
Finanzierungsart. Beim Erfassen eines Verkaufsbelegs prüft das System auch
das Kreditlimit des Kunden und vergleicht es mit den offenen Posten des Kun-
den. Bei Produkten auf dem Konsumentenmarkt wird eine umfangreiche
Kreditlimitprüfung in der Regel nicht durchgeführt. Handelt es sich um teure
Konsumgüter (z.B. Maschinen oder Industrieanlagen), so wird häufig ein
Finanzierungsplan zwischen den Geschäftspartnern vereinbart und auch keine
Kreditprüfung durchgeführt. Für Produkte auf dem Produzentenmarkt wird
dem Kunden meistens ein Kreditlimit im Geschäftspartnerstamm eingeräumt.
Wird innerhalb der Kreditlimitprüfung eine Überschreitung der Höchstgrenze
festgestellt, so erfolgt eine Auftrags- bzw. Liefersperre bis zur Klärung der Zah-
lungen.

Abbildung 6.12 Customizing des Kreditlimits unter dem Menü »Administration«

317
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Abbildung 6.13 Einstellung des Kreditlimit im Geschäftspartnerstamm

Im Rahmen der Auftragsbestätigung aus Sicht des Verkaufs kann folgende


Frage gestellt werden:
• Arbeiten Sie mit Kreditlimits und für welche Geschäftspartner hinterlegen
Sie diese im Stammsatz?

6.6.3 Anwendung des Prozesses


Wie in Abschnitt 6.6.2 beschrieben, werden Auftragsbestätigungen anhand
der gedruckten Belege des Auftrags in SAP Business One abgebildet. Das ist
sinnvoll, weil eine Auftragsbestätigung in aller Regel per Post an den Auf-
traggeber versendet wird. Mit dem in SAP Business One integrierten Beleg-
editor können Sie die Belege nach Ihren Vorgaben und Wünschen gestalten.
Dadurch ist es auch auf einfache Weise möglich, den Auftragsbestätigungs-
beleg mit SAP Business One zu erstellen.
Der Belegeditor öffnet sich, wenn Sie einen Auftrag in der Anwendung VER-
KAUF aufrufen und dann im Menü AUFTRAG in der Menüleiste die Funktion
BELEGBEARBEITUNG anwählen. Die Belegvorlagen werden im Editor so ange-
zeigt, wie sie nach dem Ausdrucken auf dem Papier dargestellt sind, also in
Echtgröße. Die Vorlagen sind bei der Darstellung im Editor in unterschiedli-
che Bereiche aufgeteilt. Jeder dieser Bereiche wird in einer eigenen Farbe
angezeigt und enthält die für den Bereich notwendigen Objekte, wie bei-
spielsweise Textbereiche, Systemfelder oder auch Bilder. Mit dem Belegedi-
tor können der Inhalt und die Eigenschaften sowohl einzelner Bereiche als
auch der gesamten Vorlage verändert werden.

318
Sandini Bib

6.6 Prozess Kundenauftragsbestätigung 6


Eine Belegvorlage ist normalerweise in die folgenden fünf voneinander unab-
hängigen Gebiete unterteilt: Kopfzeile, Berichtsbeginn, Wiederholter Bereich,
Berichtsende und Fußzeile. Diese enthalten jeweils diejenigen Objekte, die zur
Darstellung der Daten im Beleg notwendig sind. Die Objekte in diesen Berei-
chen können Sie beliebig gestalten, hinzufügen, löschen oder verschieben.
Im oberen rechten Bereich des Bildschirms wird ein Feldindex-Fenster ange-
zeigt mit allen in der Vorlage befindlichen Objekten. Der Index ist in die ver-
schiedenen Gebiete unterteilt, so dass eine einfache Navigation innerhalb
der Vorlage möglich ist. Durch einen Doppelklick auf eine Zeile im Indexfens-
ter wird das zugehörige Objekt in der Vorlage zum Bearbeiten ausgewählt.
Als Bearbeitungsmöglichkeiten stehen folgende Optionen zur Verfügung:
• Auswählen von Feldern und Bereichen
• Verändern der Position eines Feldes
• Verändern der Größe eines Feldes
• Einfügen von Daten-, Text-, Grafik- und Kalkulationsfeldern
Zusätzlich zu den Bearbeitungsmöglichkeiten können noch die Beleg-,
Bereichs- und Objekteigenschaften verändert werden. Dazu rufen Sie im
Menü BERICHTSEDITOR die Funktion BELEGEIGENSCHAFTEN auf oder Sie führen
alternativ in der Vorlage einen Doppelklick in den Bereich aus, dessen Eigen-
schaften Sie verändern möchten.
Wenn die Auftragsbestätigung Ihren Vorgaben entspricht, wählen Sie im
Menü BERICHTSEDITOR die Funktion SPEICHERN UNTER, um Ihren Beleg mit
einer eigenen Bezeichnung zu versehen und zu speichern. Der gespeicherte
Beleg wird anschließend in der Belegauswahlliste angezeigt.

6.6.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Administration -> Systeminitialisierung -> Allgemeine Einstellungen ->
Verkauf
Verkauf -> Auftrag -> Druck der Auftragsbestätigung
• Tabelle
ORDR, RDR1, RDR2, RDR3
• Eingehende Trigger
Kunde-Geschäftspartnerstamm, Kundenauftragsbearbeitung, Angebots-
bearbeitung
• Ausgehende Trigger
Automatische Bestellgenerierung, Bestellungsbearbeitung, Produktions-
auftragseröffnung

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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.6 (a): Auftragsfenster mit Lieferdatum

Prozess 6.6 (b): Stammdaten GP-Kreditlimit

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.6 (c): Belegeditor

Prozess 6.6 (d): Druckvorschau Auftragsbestätigung

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6.7 Prozess Lieferant – Geschäftspartner


6.7.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Für die externe Beschaffung werden geeignete Lieferanten identifiziert und
als Geschäftspartner ausgewählt. Die Rolle des Lieferanten ist es, mengen-
und qualitätsgerechte Lieferungen von Materialien (Rohmaterialien, Halbfab-
rikate, Fertigfabrikate für Handelsware) auszuführen. Ist ein Lieferant ein kon-
tinuierlicher Geschäftspartner, so wird er in der Fachsprache als In-Supplier
bezeichnet (vgl. Gabler Wirtschaftslexikon 2000). In-Supplier haben eine
Hauptlieferanten-Anbieterposition. Es besteht eine enge Geschäftsbeziehung
zum Kunden, die als Lieferantentreue bezeichnet wird. Ein Lieferant einer
Ware kann zugleich auch Rechnungssteller und Zahlungsempfänger sein, was
in der Regel auch so ist. Damit ist der Geschäftspartner nach den mengen-
und wertmäßigen Aspekten Lieferant und Kreditor zugleich. Werden logisti-
sche Aspekte innerhalb einer Geschäftsabwicklung betrachtet, so wird der
Geschäftspartner als Lieferant bezeichnet. Handelt es sich um finanzwirt-
schaftliche Geschäftstransaktionen (z.B. Zahlung einer Eingangsrechnung), so
wird der Geschäftspartner als Kreditor bezeichnet. Geschäftspartner für die
Beschaffung werden meistens nach zwei Hauptkriterien ausgewählt:
nach der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit
• Preis
• Lieferbedingungen
• Zahlungsbedingungen
• Zuverlässigkeit/Liefertreue
• Image
und nach der technischen Leistungsfähigkeit
• Qualität der Produkte
• Standard bzw. technische Integrationsmöglichkeiten
• Garantie/Service
• Recyclingmöglichkeit
Für die Lieferantenbeurteilung (vendor rating) werden meistens Punktbe-
wertungsmodelle für ein Gesamturteil zur Hilfe herangezogen. Dabei wird
eine Gewichtung der Einzelwerte in Hinblick auf die verschiedenen Zielkrite-
rien vorgenommen. Bei der Auswahl der Kriterien ist darauf zu achten, dass
ein Kriterium nur einen Sachverhalt umfasst und keine inhaltlichen Über-
schneidungen zu einem anderen Kriterium bestehen (vgl. Sommerer 1994).
Das Ergebnis könnte beispielsweise eine Kategorisierung der Lieferanten in
Form eines A-B-C-Schemas sein. Als A-Lieferanten werden in der Regel die
Hauptlieferanten (In-Supplier) bezeichnet. Fallen aus einem Grund die A-Lie-
feranten für einen Geschäftsfall aus, so wird auf die B- und C-Lieferanten
ausgewichen. Weiterhin spielen natürlich auch subjektive Einflussgrößen

324
Sandini Bib

6.7 Prozess Lieferant – Geschäftspartner 6


(z.B. persönliche Sympathien zwischen Einkäufer und Verkäufer) eine Rolle
bei der Auswahl von geeigneten Lieferanten. Eine vertretbare Entscheidung
lässt sich erst dann treffen, wenn alle Kriterien objektiver und subjektiver Art
berücksichtigt wurden (vgl. Ehrmann – Logistik 2001, S. 279–308).

6.7.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Der Lieferantengeschäftspartnerstammsatz in SAP Business One benutzt den
gleichen Systemaufbau wie für die Geschäftspartner Kunde und Lead vorge-
sehen. Deshalb muss zu Beginn der Geschäftspartnertyp Lieferant festgelegt
werden, bevor der Code (Lieferantennummer) bestimmt wird. Der Code
wiederum ist ein eindeutiges Merkmal zur Identifizierung des Stammsatzes.
Allgemein werden zum Lieferanten bzw. Kreditor die Daten wie Name, Liefe-
rantengruppe, Telefonnummer, Ansprechpartner und Adresse gepflegt. Die
beschaffungsrelevanten Daten sind in weitere Registerkarten geordnet. Es
handelt sich dabei um folgende Daten:
• Zahlungsbedingungen und Zahlungssystem
• Buchhaltungsdaten
• Detaildaten (Bild- und Textbausteine)
Zahlungsbedingungen sind getroffene Vereinbarungen mit dem Geschäfts-
partner über den Zeitpunkt der Zahlung von Verbindlichkeiten (Rechnun-
gen). Die Berechnung des Fälligkeitsdatums basiert auf dem Buchungsdatum
des Einkaufsbelegs. Beispielsweise benutzen Sie die Zahlungsbedingung 14
Tage 3%. Die prozentuale Angabe (Skonto) beinhaltet einen Preisnachlass
bezogen auf den vereinbarten Zahlungshorizont. Die Zahlungsbedingungen
werden im Stammsatz fest hinterlegt, können aber im Einkaufsbeleg zum
Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls (z.B. Bestellung) jederzeit abgeändert wer-
den. SAP Business One bietet auch die Möglichkeit, prozentuale Zinssätze
auf Rückstände zu hinterlegen, falls der Lieferant Ihnen aus Erfahrung diese
weiterberechnet (rein als Information hinterlegt). Weitere Zahlungsvereinba-
rungen mit dem Lieferanten wie prozentualer Gesamtrabatt, Kreditlimit beim
Lieferanten sind im Bereich der Zahlungsbedingungen einzupflegen. Die
gekauften Artikel vom Lieferanten bedürfen einer Zuordnung zur EK-Preis-
liste (vgl. Prozessbaustein: Preisstrategie – Sonderpreise), die zur Berechnung
herangezogen wird. Das Datenfeld MAXIMALE OBLIGO kann optional zum
Geschäftspartner gepflegt werden, wenn mit Schecks gearbeitet wird. Es
benennt die Summe der offenen Rechnungen plus der offenen Schecks.
Letztendlich finden Sie auch zu den hinterlegten Zahlungsbedingungen die
Bankdaten des Lieferanten, die bei einem automatischen Zahlungslauf gezo-
gen werden.
Im Rahmen der Buchhaltungsdaten sind das Verbindlichkeitskonto, der Steu-
erstatus und die Steuergruppe zu pflegen. Konten des Kontenplans und der
Geschäftspartner werden in SAP Business One gemeinsam verwaltet, d.h.,
sie benutzen dasselbe Schlüsselfeld. Daher müssen die Schlüssel von Konten

325
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

des Kontenplans und der Geschäftspartner überschneidungsfrei sein; es kann


also keinen Geschäftspartner mit dem Schlüssel 1610 geben, wenn es schon
ein Konto mit dieser Nummer gibt. Das Verbindlichkeitskonto im Lieferan-
tenstammsatz ist Mitbuchkonto (Verbindung von der Kreditorenbuchhal-
tung zum Hauptbuch). Bei Buchungen (automatische Kontenfindung bei
Geschäftsvorfällen) mit dem Lieferanten-Geschäftspartner werden diese
Buchungen direkt auf dem eingetragenen Hauptbuchkonto getätigt. Das
Hauptbuch ist auf diese Weise jederzeit aktualisiert (siehe Abbildung 6.14).

Abbildung 6.14 Kreditorenkonto zum Hauptbuch (Quelle: SAP AG)

Für ausländische Kreditoren kann in der Kontenfindung ein spezielles Konto


für ausländische Verbindlichkeiten hinterlegt werden. Wird beim Anlegen
eines Stammsatzes als Land der Rechnungsadresse ein Ausland gewählt, so
wird dieses spezielle Konto als Mitbuchkonto vorgeschlagen.
Optional kann zum Kreditor bei den Buchhaltungsdaten ein Verweis auf einen
anderen Geschäftspartnerstammsatz eingetragen werden, der als Zentrale
des Lieferantengeschäftspartners dient. Diese Form dezentraler Lieferanten
mit einer zentralen Rechnungsstellung finden Sie öfter bei Konzerngeschäfts-
partnern. Beispielsweise legen Sie einen Lieferanten »BASF Münster« im Sys-
tem an und tragen bei den Buchhaltungsdaten den Geschäftspartner »BASF
Ludwigshafen« ein, der die Rechnung nach der Lieferung von »Münster«
stellt.

Hinweis Es bietet sich an, für Lieferanten, von denen Sie nur einmal oder
ganz selten Materialien einkaufen, einen DUMMY-Lieferanten (CpD-Liefe-
rant in der Fachsprache) anzulegen. Im Unterschied zu anderen Stamm-
sätzen wird ein Dummy-Lieferantenstammsatz von mehreren Lieferanten
benutzt, um nicht unnötig viele Stammsätze anlegen zu müssen.

326
Sandini Bib

6.7 Prozess Lieferant – Geschäftspartner 6


Im Rahmen der Lieferantenstammsatzverwaltung können folgende Frage-
stellungen zur Analyse gestellt werden:
• Welche Zahlungs- und Lieferbedingungen haben Sie mit Ihren Lieferanten
vereinbart?
• Welche Abstimmkonten/Verbindlichkeitskonten für die Kreditorenbuch-
haltung benutzen Sie?
• Klassifizieren Sie Ihre Lieferanten und wenn ja, nach welchen Eigenschaften?

6.7.3 Anwendung des Prozesses


Das Einpflegen der Stammdaten eines Lieferanten erfolgt analog zur Stamm-
datenerfassung eines Lead und eines Kunden (siehe Kapitel 5.6 »Geschäfts-
partnerstamm – Lead« und Kapitel 6.4 »Kunde-Geschäftspartnerstamm«).
Achten Sie jedoch darauf, dass als Geschäftspartnertyp die Auswahl Lieferant
getroffen wurde. In den verschiedenen Registern im unteren Abschnitt des
Eingabefensters können Sie detaillierte Informationen zum Lieferanten ange-
ben. Diese weichen in einigen Bereichen von den Stammdaten eines Kunden
oder eines Lead ab. Im Register ZAHLUNGSBEDINGUNGEN können Sie aus der
Auswahlliste dem Geschäftspartner eine zuvor festgelegte Zahlungsbedin-
gung zuweisen. Weiterhin legen Sie eine Preisliste fest, die für den Lieferanten
gültig ist. Im weiteren Verlauf können Sie noch die Daten für die Bankverbin-
dung eintragen. Die mit einem Lieferanten vereinbarten unterschiedlichen
Zahlungsmittel, wie z.B. Überweisungen oder Kreditkartenzahlungen, wer-
den im Register ZAHLUNGSSYSTEM in der Tabelle mit den Zahlungsarten nach
der vorherigen Definition im Menü DEFINITION DER ZAHLWEGE angegeben.
Setzen Sie die Kennzeichen für die zu verwendenden Zahlungsarten nach
Bedarf.

6.7.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Geschäftspartner -> Stammdaten Geschäftspartner (GP)
• Tabelle
ACR1, ACRD, ACPR, OCPR, OCQP, OCRD
• Eingehende Trigger
Vertriebskontaktbearbeitung, Einkaufsanalyse
• Ausgehende Trigger
Kontaktbearbeitung, Bestellung

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.7 (a): Hauptnavigationsbereich

Prozess 6.7 (b): Typauswahl beim Geschäftspartner

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.7 (c): Hauptlieferantenzuweisung im Artikelstamm

Prozess 6.7 (d): Lieferantengruppen

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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.7 (e): Kontenzuweisung beim GP

Prozess 6.7 (f): GP-Zahlungssysteme

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6.8 Prozess Bestellungsbearbeitung


6.8.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Die Bestellung kann für verschiedene Beschaffungsprozesse eingesetzt wer-
den. Sie können Materialien für den direkten Verbrauch oder für das Lager
und Dienstleistungen beschaffen. Bei Rohstoffen wird meistens von einer vor-
gegebenen Bestellmenge ausgegangen, die in bestimmten zeitlichen Abstän-
den erfolgt. Diese Bestellmenge basiert auf Vergangenheitswerten und wird
als kontinuierlicher Verbrauch bezeichnet. Bei wertvollen Rohstoffen versucht
man, die zeitlichen Intervalle zur Bestellung zu verkürzen. Je kürzer die zeitli-
chen Intervalle, desto kürzer die durchschnittliche Lagerdauer und Kapitalbin-
dung. Jedes Unternehmen muss nach seinem Geschäftszweck die optimale
Größe der Bestellmenge von wertvollen Rohstoffen ermitteln, die für die Pro-
duktion benötigt werden. Schwierig wird eine optimale Bestellung in Berei-
chen sein, in denen Tagespreise für Rohstoffe existieren. Der Betrieb wird so
disponieren, dass die gesamten Beschaffungskosten ein Minimum erreichen.
Die Gesamtkosten der Beschaffung setzen sich aus Beschaffungskosten, Lager-
kosten und Fehlmengenkosten zusammen (vgl. Wöhe 1986, S. 435–436).

6.8.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Mit Bestellungen können Sie Bedarfe extern decken, d.h., ein Lieferant
erbringt z.B. eine Leistung oder liefert einen Rohstoff. Ebenso können Sie mit
einer Bestellung dafür sorgen, dass ein Material, das in einem Ihrer Werke
benötigt wird, von einem anderen Werk Ihrer Firma intern beschafft, d.h.
umgelagert wird. Die Folgeaktivitäten zu Bestellungen, wie Wareneingänge
und Eingangsrechnungen, werden im System protokolliert (siehe SAP-B1-
Menü EINKAUF -> BUCHUNGSJOURNAL), so dass Sie den Beschaffungsvorgang
überwachen können. Sie können Bestellungen für einmalige Beschaffungs-
vorgänge nutzen. Wenn Sie z.B. bei einem Lieferanten nur einmal ein Material
einkaufen möchten, dann legen Sie eine Bestellung an. Wenn Sie erwägen,
mit diesem Lieferanten eine längerfristige Lieferbeziehung einzugehen, emp-
fiehlt sich die Bestellung als Rahmenvertrag abzuschließen, da Sie hierbei
unter anderem günstigere Konditionen beim Lieferanten erzielen können.
Im Artikelstamm befinden sich Beschreibungen sämtlicher Artikel und Teile,
die ein Unternehmen beschafft, fertigt und lagert. Für das Unternehmen stellt
der Artikelstamm die zentrale Quelle zum Abruf materialspezifischer Informa-
tionen dar. Rohstoffartikel für die Beschaffung bekommen im Artikelstamm
die Kennzeichen Einkaufsartikel und Lagerartikel. Damit sind die Beschaf-
fungsdaten und Lagerdaten zum Artikel zu hinterlegen. Diese Daten werden
bei einer Bestellung herangezogen. Durch die Integration der gesamten Arti-
keldaten in einem einzigen Stamm entfällt das Problem der Datenredundanz
und es besteht die Möglichkeit, dass die gespeicherten Daten sowohl vom
Einkauf als auch von den anderen Bereichen (z.B. Bestandsführung, Rech-
nungsprüfung) gemeinsam genutzt werden.

334
Sandini Bib

6.8 Prozess Bestellungsbearbeitung 6

Abbildung 6.15 Definition eines Rohmaterials

Im Rahmen der Rohstoff-Bestellungsbearbeitung sind folgende Fragestellun-


gen möglich:
• Wie ermitteln Sie die optimale Bestellgröße für wertvolle Rohstoffmateria-
lien?
• Verwenden Sie Informationen wie Mindestbestand und Bestellbestand in
Ihrer Lagerverwaltung?

6.8.3 Anwendung des Prozesses


Im Gegensatz zur automatischen Bestellgenerierung für Teile eines Kunden-
auftrags, wie sie in Kapitel 5.14 beschrieben wurde, ist hier in diesem Prozess
eine manuelle Bestellung von Rohstoffen zur Veredelung bzw. zur Weiterver-
arbeitung für die Montage erforderlich. Die Bestellmaske öffnen Sie in der
Anwendung Einkauf im Hauptnavigationsfeld. Öffnen Sie die Auswahlliste
der Lieferanten durch Drücken auf das Symbol rechts neben dem Lieferan-
teneingabefeld und wählen Sie den Lieferanten aus, bei dem Sie die Artikel
bestellen möchten. Sofern in den Stammdaten zum Geschäftspartner ein
Ansprechpartner hinterlegt wurde, wird dieser automatisch in das Eingabe-
feld übernommen.
Sobald alle Daten zum Lieferanten eingepflegt und auf Richtigkeit überprüft
sind, gilt es nun, die weiteren Kopfdaten zur Bestellung zu überprüfen und
gegebenenfalls anzugleichen. Für jede Bestellung wird nach der Konvention
der Belegnummerierung, die in der Systeminitialisierung definiert wurde,
eine fortlaufende Nummer vergeben. Wenn Sie mehrere Nummernkreise für

335
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

den Bestellbeleg vordefiniert haben, können Sie einen Nummernkreis aus der
Vorschlagsliste auswählen. Die Belegnummer wird daraufhin an die Vorga-
ben angepasst.
In den beiden darunter liegenden Datumsfeldern für das Buchungsdatum
und das gewünschte Lieferdatum ist das Erfassungsdatum der Bestellung
automatisch als Vorschlag eingetragen. Änderungen dieser Daten sind je
nach Wertstellungstag und erwarteter Lieferzeit von Ihnen als Belegerfasser
durchzuführen. Bei der Angabe des Datums müssen keine Punkte zwischen
den Zahlen eingegeben werden. SAP Business One interpretiert die Zahlen
als Datum und setzt die Punkte automatisch an die richtige Stelle. Auch die
Angabe des Jahres in der Datumserfassung kann vernachlässigt werden, für
den Fall, dass sich das aktuelle Jahr mit dem vorgesehenen Datumsjahr
deckt. Das System führt eine Ergänzung des Datums auf das gerade aktuelle
Jahr durch.
Nachdem nun alle Daten im Kopfteil des Fensters erfasst sind, müssen Sie die
Artikelpositionen, die bestellt werden sollen, in die Tabelle eintragen. Grund-
sätzlich muss dabei unterschieden werden, ob es sich bei diesen Artikeln um
bereits im System befindliche Waren handelt oder ob es um völlig neue Arti-
kel geht.
Im ersten Fall können Sie sich mit den in SAP Business One bekannten Such-
funktionen eine Artikelauswahlliste anzeigen lassen, in der Sie dann einzelne
oder auch mehrere Positionszeilen markieren können, um sie in die Tabelle
zu übernehmen. Um mehrere Positionen aus der Liste auszuwählen, gehen
Sie wie folgt vor: Drücken und halten Sie die (Strg)-Taste und markieren Sie
mit der Maus die gewünschten Zeilen in der Auswahlliste. Anschließend kön-
nen Sie die Taste wieder loslassen. Klicken Sie auf das Feld AUSWÄHLEN, um
die markierten Positionen in die Bestelltabelle zu übernehmen. Alle in der
Tabelle befindlichen Artikel werden von SAP Business One mit der Mengen-
angabe von einer Einkaufseinheit versehen. Wollen Sie von verschiedenen
Artikeln mehr als eine Einheit ordern, müssen Sie in der Mengenspalte in den
betreffenden Zeilen eine Mengenänderung vornehmen. Die Angleichung
des Gesamtpreises erfolgt anschließend automatisch.
Im zweiten Fall ist die Vorgehensweise genau gleich, jedoch müssen Sie
zuvor in der Artikelverwaltung einen neuen Stammsatz für den Artikel anle-
gen (siehe dazu Kapitel 6.2 »Prozess Einkaufsartikel«).
Wenn Sie mit Ihrem Lieferanten preisliche Konditionen ausgehandelt haben,
die nicht in der für die bestellten Artikel zugrunde gelegten Preisliste festge-
legt sind, können Sie auch noch die Artikelpreise verändern.
Im Register LOGISTIK sehen Sie die Lieferadresse, wie sie dem Lieferanten auf
dem späteren Bestellbeleg angezeigt wird. In diesem Register können Sie
auch noch kennzeichnen, ob Sie eine Aufteilung der Bestellung erlauben, ob
sie genehmigt werden muss und ob Sie Teillieferungen zulassen möchten.

336
Sandini Bib

6.8 Prozess Bestellungsbearbeitung 6


In SAP Business One ist es möglich, eine Bestellung einem bereits definierten
Projekt zuzuweisen. Wenn Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen
möchten, müssen Sie im Register KONTIERUNGSMERKMALE entweder ein
bestehendes Projekt zuweisen oder ein neues Projekt definieren, zu dem
diese Bestellung erfolgt.
Unterhalb der verschiedenen Registerdaten befinden sich noch weitere Ein-
gabefelder mit allgemeinen Informationen zur Bestellung. So lässt sich bei-
spielsweise der aktuellen Bestellung ein unternehmensinterner Einkäufer
zuordnen. Auch die mit dem Lieferanten vereinbarten Zahlungsbedingungen
befinden sich in diesem Bereich der Maske. Besondere Vereinbarungen, die
sich auf diese Bestellung beschränken und mit im System erfasst werden sol-
len, können Sie im Bemerkungsfeld eintragen.
Die aufsummierten Preise aus den einzelnen Zeilen der Tabelle werden im
rechten Bereich aufgelistet. Wenn Sie mit Ihrem Lieferanten noch zusätzlich
einen Rabatt auf den Gesamtwert der Bestellung aushandeln konnten, kön-
nen Sie diesen entweder prozentual oder als Betrag in das dafür vorgesehene
Eingabefeld aufnehmen.
Nachdem Sie alle Eingaben, Mengen, Preise und sonstigen Bedingungen
überprüft haben, können Sie den Beleg nun durch Klicken auf HINZUFÜGEN
speichern. Für das Versenden der Bestellung bietet SAP Business One ver-
schiedene Funktionen. Rufen Sie dazu den Beleg erneut auf und wählen Sie
zwischen den Optionen AUSDRUCKEN, VERSENDEN PER SOFTWARE-FAX oder
VERSENDEN PER MAIL. Diese Funktionen können Sie in der Symbolleiste am
oberen Rand des SAP Business One-Fensters aufrufen.

Abbildung 6.16 Symbolleistenausschnitt

6.8.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Geschäftspartner -> Stammdaten Geschäftspartner (GP)
• Tabelle
ACR1, ACRD
• Eingehende Trigger
Lieferant-Geschäftspartnerstamm, Einkaufsartikel, Bestellung ohne Bezug
• Ausgehende Trigger
Preisstrategie Sonderpreise, Wareneingangsbearbeitung mit Bestellbezug,
Kundenauftragsbestätigung, Lieferant-Geschäftspartnerstamm

337
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

338
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.8 (a): Lieferdatum der Bestellung

Prozess 6.8 (b): Zeilendetails zur Bestellung

© teufel software GmbH

339
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.9 Prozess Wareneingang mit


Konsignationslager
6.9.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Der Materialeingang, auch Wareneingang genannt, erfolgt in den meisten
Fällen geplant. Das Planen des Wareneingangs setzt voraus, dass die folgen-
den Informationen vor dem Wareneingang bekannt sind:
• Was? (Welches Material?)
• Wie viel? (In welcher Menge?)
• Wann? (Welcher Liefertermin?)
• Woher? (Von welchem Lieferanten?)
• Wohin? (Welcher Bestimmungsort/Lieferadresse?)
Ziel der Planung ist es, den Wareneingangsprozess zu erleichtern und zu
beschleunigen. Sind die Wareneingänge geplant, so lässt sich die Bestands-
disposition bestellter oder eigengefertigter Waren überwachen.
Der Wareneingang ist Teil des Beschaffungsvorgangs und wird unter Ver-
wendung des Lieferscheins des Lieferanten durchgeführt. Bei Abweichungen
zwischen der bestellten Menge und der Lieferung ist zu entscheiden, ob die
Differenzen akzeptierbar sind oder eine Nachlieferung nach einer Teilliefe-
rung verlangt wird bzw. ob das Material teilweise oder komplett nach einer
Qualitätsprüfung zurückgesandt wird.
Oftmals ist ein Wareneingang mit einer Qualitätsprüfung gekoppelt und die
Ware wird demnach zunächst in ein Sperrlager gebucht. Der Wareneingang
ist dann abgeschlossen, wenn dokumentiert ist, wohin das Material (in wel-
ches Lager) gebucht wurde. Beispielsweise kann der Wareneingang Just-In-
Time direkt in ein Zwischenlager im Fertigungsbereich gebucht werden.
Im Rahmen der Warenlieferung bedarf es einer engen Abstimmung zwischen
den Bereichen Einkauf, Lager und Disponent in der Fertigung, damit eine
rasche Zuleitung der Materialien in die Fertigung erfolgen kann. Besonderhei-
ten während der Warenlieferung sind die Abwicklung mit einem externen
Dienstleister (in der Fachsprache unter EDL bekannt), wie z.B. einer Spedition,
oder die Verwaltung von Transporthilfsmitteln, wie Gitterboxen oder Paletten.
Die Transporthilfsmittel werden in der Regel separat verwaltet und berechnet.
Normalerweise befindet sich die Ware nach einem Wareneingang in einem
Hauptlager oder Bereitstelllager. Die Rohstoffe und Halbfabrikate sind bewer-
tet und binden für den Unternehmer Kapital, solange sie nicht verbraucht
sind. Eine Abhilfe für das eigene Lager bietet das Konsignationslager. Es ist
eine spezielle Form der zu beschaffenden Materialien. Die Ware wird vom Lie-
feranten auf seine Kosten in einem Konsignationslager (auch häufig als Aus-
lieferungslager bezeichnet) bereitgestellt. Damit vermindert der Abnehmer
seine Kapitalbindung durch eigene Lagerbestände bei gleichzeitiger Sicherung

340
Sandini Bib

6.9 Prozess Wareneingang mit Konsignationslager 6


eines reibungslosen Fertigungsablaufs. Die Materialentnahmen sind in der
Regel monatlich dem Lieferanten zur Verrechnung zu melden. Werden die
Entnahmen aus dem Konsignationslager gemacht, so sind die Wareneingänge
mengenmäßig zu verbuchen (vgl. Gabler Wirtschaftslexikon 2000).

6.9.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Bei Lieferung einer Ware aufgrund einer Bestellung wird der Wareneingang
mit Bezug zur Bestellung erfasst, was folgende Vorteile bietet: Das SAP Busi-
ness One-System schlägt beim Erfassen des Wareneingangs Daten aus der
Bestellung vor (z.B. bestellte Artikel, Mengen), was sowohl für die Erfassung
als auch die Kontrolle (Über- und Unterlieferungen) beim Wareneingang von
Vorteil ist. Die Eingangsrechnung wird aufgrund der bestellten und der gelie-
ferten Menge geprüft (Grundlage für die Rechnungsprüfung). Die Bewertung
des Wareneingangs erfolgt aufgrund der EK-Preisliste. Wenn beim Erfassen
allerdings Unter- oder Überlieferungen auftreten, so können Sie die kopierte
Menge sowohl reduzieren (Teillieferung) als auch erhöhen (Überlieferung).
Wenn Sie nach einer Teillieferung keinen weiteren Wareneingang erwarten,
so empfiehlt es sich, die Bestellung mit der noch offenen Menge abzuschlie-
ßen, indem sie reduziert wird.
Hinweis Findet ein Wareneingang ungeplant statt, d.h. ohne Bezug zu einer
Bestellung, so kann er trotzdem in SAP Business One eingebucht werden,
obwohl die Vorgängerbelege fehlen. Gerade diese Flexibilität ist oftmals im
Mittelstand gefordert.
Mit dem Erfassen des Wareneingangsbelegs werden automatisch im Hinter-
grund die Sachkonten vom System gefunden. Die Konten werden im Rahmen
der Systeminitialisierung (Einspielen des Kontenplans), der Lagerdefinitionen
und der Kontenzuordnung im Lieferantenstammsatz voreingestellt. Die nach-
folgende Abbildung zeigt die Verbuchung zum Wareneingang.

Abbildung 6.17 Automatische Kontenfindung

341
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Möglicherweise weist eine Ware qualitative Mängel auf und Ihre QS-Abteilung
möchte eine Retoure veranlassen. Diese können Sie mit Bezug zu einem Waren-
eingang (Lieferungsbutton im Retourenbeleg) veranlassen, falls der Warenein-
gang noch nicht berechnet wurde. Sie können auch weitere Positionen in dem
Retourenbeleg hinzufügen, die sich nicht auf den vorangegangenen Lieferbeleg
beziehen.
Die Abwicklung von Wareneingängen in ein Konsignationslager wird erst mit
der Entnahme des Materials gebucht. Konsignationsmaterial ist ein Material
eines Lieferanten, das im eigenen Werk gelagert wird, jedoch im Eigentum
des Lieferanten verbleibt (Wert = 0). Ist die Entnahme erfolgt (beispielsweise
für die Verarbeitung in der Fertigung), so wird sie in den eigenen Bestand
umgebucht (Umlagerung). Erst dann findet die Bewertung des Materials
statt. Der Lieferant wird über die Verbindlichkeit in Kenntnis gesetzt, damit er
seine Rechnung zur Materialentnahme stellen kann. Nicht entnommenes
Material kann zurückgeliefert werden (Retoure). Ein Konsignationsmaterial
kann im Artikelstammsatz unter der gleichen Materialnummer geführt wer-
den wie der eigene Bestand. Die Bestandsmengen werden im Lagerort
getrennt nach Lieferanten geführt. Preise werden lieferantenbezogen durch
Preislisten verwaltet und auf der Bewertungsebene wird solches Material in
der Regel nach dem gleitenden Durchschnittspreis bewertet. Abbildung 6.18
zeigt die einzelnen Schritte einer Konsignationsabwicklung.

Abbildung 6.18 Konsignationsabwicklung

Im Rahmen des Wareneingangs können folgende Fragen zur Analyse gestellt


werden:
• Arbeiten Sie grundsätzlich beim Buchen eines Wareneingangs mit Bezug
zu einer Bestellung oder sind bei Ihnen auch ungeplante Wareneingänge
erlaubt?

342
Sandini Bib

6.9 Prozess Wareneingang mit Konsignationslager 6


• Welche Konten zur automatischen Kontenfindung hinterlegen Sie als Ab-
stimmkonten?
• Wie definieren Sie die Materialbewertung (letzter EK-Preis, gleitender
Preis etc.)?
• Welche Lagerstrukturen benutzen Sie für einen Wareneingang (QS-Sperr-
lager, Hauptlager, Konsignationslager, Bereitstelllager etc.)?
• Welche Prozesse definieren Sie bei Unter- oder Überlieferungen?

6.9.3 Anwendung des Prozesses


Auf einen Bestellvorgang hin werden beim Lieferanten die georderten Waren
zusammengestellt (kommissioniert) und an den Kunden geliefert. Nachdem
die Waren im Wareneingang angekommen sind, muss der Wareneingang
erfasst werden. Dazu rufen Sie in der Anwendung Einkauf die Funktion für
den Wareneingang zur Bestellung auf. Nachdem Sie den Lieferanten ausge-
wählt und aufgerufen haben, können Sie den Bezugsbeleg für diese Liefe-
rung aufrufen. Klicken Sie dazu auf die Auswahl BESTELLUNG am unteren
Fensterrand und wählen Sie die Bestellung mit dem Inhalt der gelieferten
Waren aus. Wenn die Lieferung aus mehreren Bestellungen besteht, können
Sie natürlich auch mehrere Bezugsbelege auswählen. Markieren Sie danach
mit gedrückter (Strg)-Taste diejenigen Positionen, zu denen Waren angelie-
fert wurden. Wenn alle Positionen übereinstimmen, brauchen Sie nur auf OK
zu drücken, dann werden die Daten in die Wareneingangsmaske übernom-
men. Nun müssen die Liefermengen überprüft und eventuell korrigiert wer-
den. Die Speicherung des Belegs erfolgt nach der vollständigen Überprüfung
der Lieferung durch Klicken auf den Button HINZUFÜGEN.

6.9.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Einkauf -> Wareneingang (Bestellung)
• Tabelle
IGN1, IGN2, IGN3, OGSP, OIGN, OPDN
• Eingehende Trigger
Bestellungsbearbeitung, automatische Bestellgenerierung aus Kundenauf-
trag, Lieferavisvorbereitung, Geschäftspartner-Lieferant, Einfuhrdaten
• Ausgehende Trigger
Retourenbearbeitung, Bestandssituationsanalyse, Umlagerung, Lieferungs-
bearbeitung, Warenausgang für Produktion, Qualitätssicherung

343
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

344
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.9 (a): Liste offener Bestellungen

Prozess 6.9 (b): Bestellbezug zum Wareneingang

© teufel software GmbH

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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.9 (c): Liste der verfügbaren Lager

Prozess 6.9 (d): Liste der Bestandsbuchungen

© teufel software GmbH

347
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.10 Eingangsrechnung
6.10.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Eine Eingangsrechnung ist eine Urkunde, die nach Art und Umfang eine Ver-
bindlichkeit unseres Unternehmens eindeutig beschreibt. Sie muss bestimmten
gesetzlichen Erfordernissen entsprechen. Neben den bereits in Kapitel 5.22
»Ausgangsrechnung« beschriebenen Gestaltungskriterien einer Rechnung
kommt auch dem Handelsgesetz eine wichtige Rolle zu. Alle getroffenen Aus-
sagen im Gesetz lassen sich in ihrer Wesentlichkeit wie folgt zusammenfassen:
• Jede Rechnung ist einzeln zu erfassen.
• Forderungen und Verbindlichkeiten dürfen nicht saldiert werden.
• Die Bewertung von Rechnungen zum Bilanzstichtag erfolgt einzeln und
unter Beachtung der Bewertungsvorschriften. So sind Verbindlichkeiten
zu ihrem Rückzahlungsbetrag zu bewerten.
• Ein- und Ausgangsrechnungen (empfangene bzw. abgesandte Handels-
briefe) sind gemäß §257 (1) und (4) i.V.m. (5) HGB sechs Jahre aufzube-
wahren.
Eine Eingangsrechnung weist den Nettowert der bezogenen Lieferung oder
sonstigen Leistung und die darauf entfallende Umsatzsteuer aus.
Die meisten deutschen Unternehmen müssen Umsatzsteuer an das Finanzamt
abführen. Diese umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen haben im Gegenzug
die Möglichkeit, Vorsteuer aus ihren Einkaufsrechnungen geltend zu machen.
Der in der Eingangsrechnung ausgewiesene Betrag der Umsatzsteuer begrün-
det so auch für unsere Montagegesellschaft eine Forderung an das Finanzamt.
Diese Umsatzsteuer wird deshalb auch Vorsteuer genannt.

6.10.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Eingangsrechnungen werden in der Rubrik EINKAUF erfasst. Basis für die
Erfassung einer Eingangsrechnung mit SAP Business One können sein:
• eine im System gepflegte Bestellung
• eine im System gepflegte Lieferung
• eine erfolgte Lieferung ohne Bezug auf eine im System mögliche adminis-
trative Vorstufe
Da die Montagegesellschaft mit kontinuierlicher Bestandsführung arbeitet,
entstehen durch die Erfassung von Eingangsrechnungen unter bestimmten
Umständen Bestandsveränderungsbuchungen.

348
Sandini Bib

6.10 Eingangsrechnung 6

Abbildung 6.19 Bestandsbuchungen

Grundsätzlich gilt bei definierter kontinuierlicher Bestandsführung:


Besteht die Möglichkeit von Bezugnahme auf eine Bestellung oder Liefe-
rung, so muss dieser Bezug in jedem Fall hergestellt werden. Wird eine Ein-
gangsrechnung ohne Bezug auf eine Bestellung oder Lieferung erfasst, so
werden mit der Buchung auch die entsprechenden Lagerzugänge zahlen-
und wertmäßig erfasst.
Wird eine Eingangsrechnung mit Bezug auf eine Lieferung erfasst, so kann
der Preis pro Position der Eingangsrechnung entsprechend gegebenenfalls
angepasst werden. Die mengenmäßige Bestandserhöhung erfolgte bereits
bei der Erfassung der Lieferung.
Wird eine Eingangsrechnung mit Bezug auf eine Bestellung erfasst, so wird
die Bestellmenge des Artikels mengenmäßig um die in der Eingangsrechnung
ausgewiesene Menge verringert und der Lagerbestand erhöht sich mengen-
und wertmäßig der Eingangsrechnung entsprechend.
Durch Auswahl der Kreditorstammdaten ist der Rechnungssender mit seinen
speziellen buchungsrelevanten Informationen für die Erfassung der Ein-
gangsrechnung vordefiniert. Es stehen uns alle zu diesem Lieferanten im Sys-
tem vorhandenen Bestellungen und Lieferungen zur Auswahl.
Die Montagegesellschaft erfasst die meisten ihrer Eingangsrechnungen
anhand von bereits gebuchten Lieferungen. Im Auswahlfenster wird die jewei-
lige Lieferung zur Eingangsrechnung markiert und ihr Inhalt in die Maske zur
Erfassung der Eingangsrechnung übernommen. Alle Zeilenpositionen können
hier, sofern erforderlich, noch bearbeitet werden.

349
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Wird eine Eingangsrechnung ohne Bezug auf einen bereits vorhandenen


Beleg erfasst, so muss zunächst zwischen der Eingabemaske für Artikel und
Service ausgewählt werden. Danach werden die Kreditorstammdaten in die
Eingabemaske geholt und mindestens die gelieferten Artikel mit ihren Men-
gen oder die erbrachte Leistung genau beschrieben. Mit der Artikelauswahl
erfolgt der Bezug auf die in den Zahlungsbedingungen ausgewählte Preis-
liste, deren Preise für den Artikel nun in der Maske zur Erfassung von Ein-
gangsrechnungen erscheinen. Es handelt sich dabei um Vorschlagswerte und
alle Einzelpreisangaben können in dieser Ansicht noch verändert werden,
sofern dies für diesen Beleg oder auch für alle weiteren Belege von diesem
Lieferanten notwendig ist. Der Servicepreis ist unabhängig von einer in den
Zahlungsbedingungen festgelegten Preisliste und in jedem Fall einzeln einzu-
tragen.
Sofern Rabatte gewährt wurden, sind diese entweder auf Positionsebene
oder für den gesamten Beleg zu pflegen.
Eine erzeugte und dem permanenten Datenspeicher zugeführte Eingangsrech-
nung wird sofort dem jeweiligen Kreditorenkonto hinzugefügt. Infolgedessen
ist die offene Verbindlichkeit unmittelbar auf dem Mitbuchkonto ablesbar.
Eingangsrechnungen können zu jedem Zeitpunkt nach ihrer Erstellung immer
wieder aufgerufen werden. Eine spätere Belegveränderung ist selbstverständ-
lich nicht möglich.
Im Rahmen der Eingangsrechnung können folgende Fragen zur Analyse
gestellt werden:
• Ist der Artikelnummernkreis bei der Systeminitialisierung für eine interne
Nummernvergabe (automatische Nummernvergabe) mit fortlaufender
Nummer definiert?
• Arbeiten Sie mit einer externen (manuellen) Nummernvergabe für die
Artikelnummern?
• Verwenden Sie für verschiedene Rechnungstypen unterschiedliche Num-
mernkreise?

6.10.3 Anwendung des Prozesses


Nachdem ein Lieferant Sie mit den bestellten Waren beliefert hat, stellt er Ihnen
die gelieferten Artikel in Rechnung. Möglicherweise liegt die Rechnung bereits
der Lieferung bei. Weitere Möglichkeiten, wie und wann Rechnungen versendet
werden, sind unter anderem der Rechnungsversand per Post oder monatliche
Sammelrechnungen. Jedoch ist es bei allen Rechnungsarten notwendig, die
enthaltenen Daten in das SAP Business One-System zu übernehmen. Starten
Sie dazu in der Anwendung Einkauf die Funktion EINGANGSRECHNUNG. Über-
nehmen Sie zunächst die Lieferantendaten aus der Auswahlliste in den Rech-
nungskopf unter Verwendung der von SAP Business One zur Verfügung
gestellten Möglichkeiten. Wenn Sie nun die Auswahlliste Lieferungen ankli-

350
Sandini Bib

6.10 Eingangsrechnung 6
cken, werden alle noch nicht verbuchten Lieferungen aufgelistet, die es zum
oben eingetragenen Lieferanten gibt. Aus dieser Liste können Sie nun einen
oder auch mehrere Belege auswählen, wenn Sie die Rechnungserfassungsda-
ten enthalten. In einer neuen Auswahl werden nach der Bestätigung der
Bezugsbelegauswahl mit der Taste AUSWÄHLEN alle enthaltenen Positionen zur
Übernahme in die Rechnungsmaske vorgeschlagen. Aus dieser Auflistung kön-
nen Sie nun eine, mehrere oder auch alle Positionen zum Übernehmen in die
Rechnungsmaske markieren. Für die Auswahl von mehreren Positionen müs-
sen Sie wieder die (Strg)-Taste gedrückt halten. Durch erneutes Bestätigen der
Auswahl mit OK übernehmen Sie die ausgewählten Zeilen in die Tabelle des
Eingangsrechnungsfensters.
Wechseln Sie nun in das Register KONTIERUNGSMERKMALE, wenn Sie noch
weitere Einstellungen zur Eingangsrechnung machen möchten. Hier können
Sie beispielsweise eine vorübergehende Zahlungssperre definieren, die ge-
wünschte Zahlungsart festlegen oder die Rechnung einem Projekt zuweisen.
Wenn Sie den Beleg für einen automatischen Zahllauf vorbereiten möchten,
müssen Sie das Zahlungsziel bestimmen, indem Sie das Kennzeichen bei lau-
fend setzen und dahinter die entsprechenden Ziffern eingeben. Wenn Sie
z.B. eine Rechnung in dem Monat senden möchten, in dem der Auftrag
angelegt wurde, sollten Sie nur das Kennzeichen Aktuell in den Zahlungs-
bedingungen setzen. Wenn Sie die Rechnung am Ende des Folgemonats
senden möchten, setzen Sie dieses Kennzeichen und geben Sie im Feld
MONAT eine 1 ein. Wenn Sie die Rechnung am 15. des Folgemonats senden
möchten, setzen Sie das Kennzeichen und geben Sie nur im Feld TAGE die Zif-
fer 15 ein.
Sinnvoll ist es auch, nochmals die Gesamtbeträge der Rechnung zu überprüfen
und bei Unstimmigkeiten eventuelle Änderungen vorzunehmen. Abschließend
können Sie den Beleg an das System übergeben, indem Sie auf den Button
HINZUFÜGEN klicken.

6.10.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Einkauf -> Eingangsrechnung
• Tabelle
OPCH, PCH1, PCH2, PCH3
• Eingehende Trigger
Bestellungsbearbeitung, automatische Bestellgenerierung aus Kundenauf-
trag, Lieferavisvorbereitung, Geschäftspartner-Lieferant, Einfuhrdaten
• Ausgehende Trigger
Retourenbearbeitung, Bestandssituationsanalyse, Umlagerung, Lieferungs-
bearbeitung, Warenausgang für Produktion, Qualitätssicherung

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Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

352
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.10 (a): Eingangsrechnung mit Bestellbezug

Prozess 6.10 (b): Eingangsrechnungsfenster-Preisüberprüfung

© teufel software GmbH

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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.10 (c): Zahlsperre bei Rechnungen

Prozess 6.10 (d): Lieferantenverbindlichkeiten

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355
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.11 Verbindlichkeitenbearbeitung nach


Fälligkeit
6.11.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Verbindlichkeiten aller Art stellen eine Bilanzposition dar. Sie werden nach
verschiedenen Kriterien gegliedert, wie z.B. die Fristigkeit oder auch die Art
der Verbindlichkeiten. Verbindlichkeiten stellen Fremdkapital dar und stehen
auf der Passivseite der Bilanz.
Hier betrachten wir ausschließlich die kurzfristigen Verbindlichkeiten. Mit
erfolgter Lieferung von einem Lieferanten entsteht die Verbindlichkeit. Die
Charakteristik und genaue Beschreibung über Art und Umfang der einzelnen
Verbindlichkeit ist in der Eingangsrechnung (siehe auch Kapitel 6.10 »Ein-
gangsrechnung«) beschrieben. Auch das vereinbarte Zahlungsziel ist dort
genau fixiert. Zur weiteren Bearbeitung der Lieferantenverbindlichkeit stellt
das Zahlungsziel die Basis dar.
Mit der vom Lieferanten eingeräumten Möglichkeit, eine Rechnung zu
einem späteren Zeitpunkt als dem der Warenlieferung zu bezahlen, wird
dem Kunden ein Lieferantenkredit über den Bruttobetrag der Rechnung
gewährt. Diese Form der Außenfinanzierung schont die eigene Kreditlinie
und dieser Kredit ist einfach zu beschaffen. Die Laufzeit endet mit dem in der
Rechnung festgeschriebenen Zeitpunkt. Zu diesem Zeitpunkt ist die Zahlung
zur Rechnung als Zahlungseingang auf dem Konto des Lieferanten oder als
Bargeldübergabe fällig.
Um eine vorzeitige Bezahlung der Lieferantenrechnungen zu erwirken, wer-
den dem Käufer über die Zahlungsbedingungen Skontoprozente angeboten.
Im Rahmen der Produktkalkulation hat der Lieferant natürlich diese Skonto-
prozente einkalkuliert.
Betrachten wir das Beispiel der Zahlungsbedingung von 2% 10 Tage, 30
Tage netto für eine Rechnung in Höhe von €100,00.
€100,00 abzüglich 2% = €98,00
Vom Tag der Rechnungslegung bis einschließlich dem zehnten der Rech-
nungslegung folgenden Tag kann die Rechnung mit €98,00 beglichen wer-
den. Der Kalkulation des Verkäufers entsprechend, stellt das den erforderli-
chen Verkaufspreis des Produkts dar.
Danach beginnt die Kreditfinanzierung. Wird im Bereich 11. bis 30. Tag der
Rechnungsbetrag zu 100% gezahlt, so wurde im Prinzip ein Kredit für maxi-
mal 20 Tage in Anspruch genommen. Das bedeutet, dass €0,67 Zinsen für
den gewährten Lieferantenkredit gezahlt werden müssten.

356
Sandini Bib

6.11 Verbindlichkeitenbearbeitung nach Fälligkeit 6


Es gilt für unser Beispiel folgende Formel:
30 Tage – 10 Tage = 20 Tage (20 Tage entspricht 2%)
360 Tage entspricht x
x = (2% * 360 Tage) / 20 Tage
x = 36% pro Jahr
Daraus ableitend, kann nur empfohlen werden, nach Möglichkeit jede Skonto-
gewährung in Anspruch zu nehmen.
Auch für eine entsprechende Planung der Auszahlungen im Einklang mit den
Einzahlungen gewinnt die Liquiditätsplanung zunehmend an Bedeutung
(siehe dazu Kapitel 5.23 »Kundenforderungsbearbeitung nach Fälligkeit«).

6.11.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


In der Rubrik BERICHTSWESEN lassen sich die offenen Verbindlichkeiten auflisten.
Je nach Bedarf können Wertebereiche eingeschränkt werden. Einschränkungen
nach den Kreditorkonten zugewiesenen Eigenschaften oder Gruppenzuord-
nungen sind ebenfalls möglich.
Von der sichtbaren Auswertung aus kann in die einzelnen Kundenkonten
verzweigt werden. An dieser Stelle sei nochmals auf die Funktionalität der
gelben Pfeile in SAP Business One hingewiesen, die immer an den entspre-
chend gekennzeichneten Stellen ein tieferes Verzweigen in das System
ermöglichen.

Abbildung 6.20 Liste der Verbindlichkeiten mit Auswahlpfeilen

357
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Die Ansicht der Lieferantenverbindlichkeiten nach Fälligkeit stellt eine gute


Informationsquelle für die Liquiditätsplanung des Unternehmens dar. Aus
dieser Ansicht heraus lassen sich die Zeitpunkte und Beträge der Einzahlun-
gen genau ablesen.
Im Rahmen der Verbindlichkeiten können folgende Fragen zur Analyse
gestellt werden:
• In welcher Weise nehmen Sie Rabatte in Anspruch?
• Nutzen Sie Skonti bei Zahlungsbedingungen oder überweisen Sie rein
netto nach Ablauf der Zahlfrist?
• Haben Sie mit Ihren Lieferanten Zahlungsbedingungen vereinbart?

6.11.3 Anwendung des Prozesses


Um einen Überblick über die noch ausstehenden Verbindlichkeiten gegenü-
ber Ihren Lieferanten zu bekommen, können Sie diese in SAP Business One
in einem Bericht anzeigen lassen. Dieser Bericht kann nach den unterschiedli-
chen Kriterien, die in SAP Business One einstellbar sind, aufgelistet und aus-
gedruckt werden. Somit sind Sie immer im Bilde darüber, welche Zahlungen
Sie aufgrund von Lieferungen noch zu tätigen haben. Zur Auswahlmaske mit
sämtlichen Selektions- und Einstellungsmöglichkeiten gelangen Sie durch
Anwahl der Funktion LIEFERANTENVERBINDLICHKEITEN NACH FÄLLIGKEIT in der
Anwendung Berichtswesen.
Als Auswahlkriterium können Sie folgende Bereiche wählen:
• Codenummernbereich der Geschäftspartner
• Lieferantengruppen
• Eigenschaften der Lieferanten
• Vergleichsdatum
• Intervall
• Tage
• Datumsbereich für Buchungsdatum
• Datumsbereich für Wertstellungsdatum
Bei den beiden Filtermöglichkeiten für das Buchungs- und Wertstellungsda-
tum können Sie zur Selektierung zusätzlich noch das Abstimmungsdatum
berücksichtigen.
Sie können den Bericht entsprechend der für die Vorgänge mit einem Liefe-
ranten erzeugten Buchhaltungsbelege erstellen lassen. Diese können dabei
sowohl abgestimmt als auch nicht abgestimmt sein. Wechseln Sie für diese
Auswahl in die Registerkarte FÄLLIGKEIT NACH JOURNALBUCHUNG und setzen
Sie die Kennzeichen so, wie Sie den Bericht erstellt haben wollen. Wenn Sie
das Register FÄLLIGKEIT NACH VERKAUFSBELEG anwählen und dort ein oder
beide Kennzeichen setzen, erfolgt die Erstellung anhand der Verkaufsbelege

358
Sandini Bib

6.11 Verbindlichkeitenbearbeitung nach Fälligkeit 6


zu einem Lieferanten. Sobald Sie Ihre Angaben bezüglich der Auswahl und
der Darstellungsweise des Berichts eingetragen haben, klicken Sie zur Bestä-
tigung der Einstellungen auf OK. Das System erstellt den Bericht und zeigt
diesen dann in einem separaten Fenster an.
Die aufgelisteten Positionen der Tabelle sind so dargestellt, dass sie nach der
Fälligkeit des Buchungsdatums sortiert angezeigt werden. Durch Verändern
des Auswahlkriteriums zur Anzeige im rechten oberen Bereich der Maske
können Sie die Tabelle auch nach der Fälligkeit des Wertstellungsdatums sor-
tieren lassen.
Um in der Tabelle die Verbindlichkeiten von Geschäftspartnern aufzulisten,
die ihre Forderungen in einer anderen Währung als die Systemwährung stel-
len, können Sie in der Währungsauswahl auch eine Fremdwährung festlegen.
Danach werden alle Zeilen der Tabelle in der gewählten Währung dargestellt.
Den erstellten Bericht können Sie anschließend ausdrucken oder anderweitig
versenden. Sie haben die Möglichkeit, den Bericht intern an andere Mitarbei-
ter weiterzuleiten, um die weiterführenden Schritte, wie z.B. eine Zahlung
der Verbindlichkeiten, zu veranlassen. Diese Funktionen sind in der Symbol-
leiste mit den jeweiligen Symbolen zu finden.
Im Menü LIEFERANTENVERBINDLICHKEITEN NACH FÄLLIGKEIT haben Sie zusätz-
lich noch die Möglichkeit, die Gestaltung des gedruckten Berichts im Beleg-
editor Ihren Anforderungen entsprechend anzugleichen. Rufen Sie dazu die
Funktion BELEGBEARBEITUNG auf.

6.11.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Berichtswesen -> Lieferantenverbindlichkeiten nach Fälligkeit
• Tabelle
OCDT, OCRD, OPCH, OVPM
• Eingehende Trigger
Eingangsrechnung
• Ausgehende Trigger
Ausgangszahlung

359
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

360
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.11 (a): Selektionsfeld für Verbindlichkeiten

Prozess 6.11 (b): Lieferantenverbindlichkeiten nach Fälligkeit

© teufel software GmbH

361
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.12 Prozess Produktstrukturbearbeitung –


Montage-/Produktionsstückliste
6.12.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Eine Produktstruktur für ein neues Produkt entsteht meistens in der Kon-
struktionsabteilung und bildet die Grundlage für die Bereitstellung der Zeich-
nungen und die Aufstellung aller benötigten Materialien für die Fertigung.
Stücklisten sind für Endprodukte und Baugruppen gedacht, die sich aus meh-
reren Teilen bzw. Stoffen zusammensetzen. Die Daten im Stücklistenkopf
vermitteln die Werks- bzw. Firmenzugehörigkeit, die Gültigkeitsdauer und
den Status (z.B. Stückliste ist freigegeben), während sich die Stücklistenstruk-
tur mit verschiedenen Arten von Positionen abbilden lässt. Der Stückliste
kommt nicht nur eine Bedeutung im Rahmen der Arbeitsvorbereitung für die
Fertigung zu, sie stellt auch eine wichtige Unterlage für die Vor- und Nach-
kalkulation dar. In den Stücklisten selbst sind dann normalerweise lediglich
die Materialnummern, bei Normteilen noch die Normbezeichnung und die
Mengenangaben enthalten (vgl. Wöhe 1986, S. 424).

6.12.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Eine Produktstruktur beschreibt die verschiedenen Komponenten, aus denen
sich ein Produkt zusammensetzt. Beispielsweise enthält eine Produktstruktur
für ein Fahrrad alle Teile, die zusammen ein Fahrrad ergeben: den Rahmen,
den Sattel, die Räder usw. In der Stückliste erfolgt die Auflistung der montier-
ten, verbauten Baugruppen oder Einzelmaterialien. In SAP Business One ste-
hen Ihnen dazu die Baukastenstücklisten als Stücklistentyp zur Verfügung. In
der Baukastenstückliste geben Sie die Artikel an, die in das Endprodukt oder
in die Baugruppe eingehen, sowie deren Menge. Die Informationen werden
zur Arbeitsvorbereitung der Montage und für die Planung der Bestellungen
der entsprechenden Komponenten und Rohstoffe herangezogen. In SAP
Business One können Produktionsstücklisten, Montagestücklisten, Verkaufs-
stücklisten (siehe auch Kapitel 5.4 »Prozess Produktstruktur-Verkaufsstück-
liste«) und Stücklistenvorlagen als mögliche Stücklistenarten angelegt werden.
Der Unterschied zwischen der Montagestückliste und der Produktionsstückliste
besteht darin, dass bei der Montage kurz vor dem Verkauf das Endprodukt
zusammengestellt bzw. montiert wird. Die Produktionsstückliste hingegen
beschreibt, welche Komponenten während eines Produktionsprozesses in ein
Endprodukt eingehen. Dies kann auch ein Montageprozess oder Verpackungs-
prozess sein, wenn er bestimmte Fertigungsschritte beinhaltet. In der Regel sind
es Herstellungsverfahren mit einem Fertigungsauftrag. In SAP Business One
muss zu einer Produktionsstückliste ein Produktionsauftrag erstellt werden.
Anhand der Produktionspapiere (Produktionsauftrag und Produktionsarbeits-
anweisung) entnehmen Sie die Komponenten gemäß der Stückliste vom
Lager. Es werden die Bestandsbuchungen und Wertbuchungen für die Lager-

362
Sandini Bib

6.12 Prozess Produktstrukturbearbeitung – Montage-/Produktionsstückliste 6


bewegungen durchgeführt. Das Endprodukt wird nach der Fertigung eben-
falls als Lagermaterial geführt, im Gegensatz zu einer Montageliste, denn dort
wird das Endprodukt nicht als Lagermaterial geführt. Oftmals enthält eine
Stückliste nicht nur die physischen Teile als Komponenten, sondern ebenso
die Arbeitsstunden (Leistungen) als eigenständige Komponenten. Stücklisten
in Form von Vorschlagslisten sind Verkaufslisten, die während eines Verkaufs-
belegs (z.B. Angebotsbeleg) die Komponenten so vorschlagen, dass sie gege-
benenfalls noch angepasst werden können. Beispielsweise werden aus einem
Verkaufsset die Mengen der einzelnen Komponenten noch kundenindividuell
abgeändert. Weitere Informationen zu Stücklisten finden Sie in Kapitel 5.4
»Prozess Produktstrukturbearbeitung – Verkaufsstückliste«.
Im Rahmen von Produktions- bzw. Montagestücklisten kann folgende Frage
gestellt werden:
• Möchten Sie Ihre Endprodukte als Lagermaterial führen, was eine Produk-
tionsstückliste erfordert, oder reichen Ihnen Montage- und Verkaufs-
stücklisten?

Hinweis Wird das Endprodukt mit einer Produktionsstückliste angelegt, so


muss das Endprodukt einen Artikelstammsatz als Lagermaterial und Ver-
kaufsmaterial aufweisen. Wird das Endprodukt mit einer Montagestückliste
angelegt, so darf das Endprodukt einen Artikelstamm nur als Verkaufsartikel
beinhalten.

6.12.3 Anwendung des Prozesses


Das Anlegen einer Stückliste erfolgt in der Anwendung Endmontage unter
Produktstruktur festlegen. Die Vorgehensweise entspricht der beim Anlegen
einer Vertriebsstückliste, wie sie in Kapitel 5.4 »Produktstrukturbearbeitung –
Verkaufsstückliste« beschrieben ist. Sie müssen nur darauf achten, dass Sie als
Produktart die Auswahl Produktions- oder Montagestruktur getroffen haben.

6.12.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Endmontage –> Produktstruktur festlegen
• Tabelle
ITT1
• Eingehende Trigger
Verkaufsartikel, Lagerartikel, Preisstrategie
• Ausgehende Trigger
Produktstruktur, Produktionsauftragseröffnung, Angebotsbearbeitung,
Terminauftragsbearbeitung, Lieferungsbearbeitung, Ausgangsrechnungs-
bearbeitung

363
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

364
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.12 (a): Produktstrukturtypen

Prozess 6.12 (b): Mengenfaktoren in der Stückliste

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365
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

366
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.12 (c): Stücklistenauswahl für Produktionsauftrag

Prozess 6.12 (d): Produktstrukturenbericht

© teufel software GmbH

367
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.13 Prozess Arbeitsplatz-/


Ressourcenbearbeitung
6.13.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Unter einem Arbeitsplatz versteht man in der Betriebswirtschaftslehre eine
verfügbare Kapazität (Fertigungsvermögen innerhalb eines Zeitabschnitts).
Arbeitsplätze lassen sich wie folgt kategorisieren:
• Typ 1: Automaten, Maschinen und Anlagen
• Typ 2: Maschinen mit menschlicher Bedienung
• Typ 3: Manuelle Arbeitsplätze durch menschliche Kraft
Bei der Erfassung betrieblicher Arbeitsplätze können auch Arbeitsplatzgruppen
gebildet werden (Abteilungen bzw. Arbeitsgruppen bei Gruppenarbeitsorgani-
sationen). Jeder Arbeitsplatz ist einer Kostenstelle zugeordnet und beinhaltet in
der Regel einen Standortschlüssel (Werkszugehörigkeit). Handelt es sich um
Arbeitsplätze vom Typ 2 und 3, so entsteht im Arbeitsplatzstamm mit der
Angabe der Personalnummer eine Verbindung zum HR (Human Resources).
Die Kapazität eines Arbeitsplatzes ergibt sich aus der normalerweise verfüg-
baren Einsatzzeit. Demnach werden Arbeitsplätze einem Betriebskalender
zugeordnet, der Schichtmodelle und kapazitätsmindernde Zeiten, wie Feier-
tage, Urlaubstage etc., beschreibt. Die normale verfügbare Kapazität weicht in
der Regel von der tatsächlich verfügbaren (effektiven) Kapazität ab. Diese
Abweichung resultiert in der Praxis aus Erkrankungen von Mitarbeitern,
Maschinenstörungen etc. Neben der Normalkapazität wird demnach ein Faktor
(Leistungsgrad) der effektiven Kapazität berücksichtigt, der sich an den Erfah-
rungen des Unternehmers orientiert.

Abbildung 6.21 Verhältnis Normalkapazität zur effektiven Kapazität


(Quelle: Steinbuch, Olfert)

368
Sandini Bib

6.13 Prozess Arbeitsplatz-/ Ressourcenbearbeitung 6


Zur Berechnung der Normalkapazität und des Kapitalbedarfs werden fol-
gende Formeln herangezogen:

Normalkapazität = Schichtzahl * Schichtdauer – Kapazitätsminderungen

Kapazitätsbedarf = (Auftragsmenge * Stückzeit * Rüstzeit) * Leistungsgrad

Der spätere Kapazitätsbedarf im Fertigungsprozess selbst wird durch die


Zuordnung der Arbeitsplätze zu den Arbeitsplänen, über die Terminierung der
Produktionsaufträge, ermittelt. Arbeitsplätze werden in den einzelnen Arbeits-
planvorgängen verwendet. Mithilfe der im Arbeitsplatz gepflegten Daten kön-
nen Sie u.a. in den Vorgängen festlegen, welche Maschinen oder Personen
eingesetzt werden sollen, bzw. zu den Vorgängen Kosten, Kapazitäten und
Termine ermitteln. Oft weichen die Begriffe Arbeitsplatz und Ressource in Pro-
duktionsbetrieben voneinander ab: Einen Arbeitsplatz findet man gewöhnlich
in der diskreten Fertigung, während der Begriff Ressource eine übergeordnete
Bedeutung hat und nicht nur Arbeitsplätze, sondern auch Produktionsanlagen,
Prozesseinheiten sowie alle anderen zur Fertigung zugehörigen Produktions-
mittel (wie z.B. Tankwagen, Füllbehälter, Transportmittel usw.) umfasst (Melle-
rowicz 1981 und Steinbuch, Olfert 1989 S.323–334).

6.13.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Die erweiterte Funktionalität Arbeitsplatz unter SAP Business One ist ein
Add-On, das mit dem Software Development Kit (SDK) der SAP von teufel
software entwickelt wurde. Es ist vollständig in das Look & Feel (gleiches
Bildschirmmaskendesign) von SAP Business One integriert und fügt sich im
Menübaum unter der Rubrik PRODUKTION/MONTAGE zur Navigation ein.
Der Arbeitsplatzstammsatz unter SAP Business One orientiert sich am Auf-
bau des Arbeitsplatzstammsatzes des großen SAP-Systems R/3, damit eine
optimale Integration zwischen Konzerntöchter, die SAP Business One im Ein-
satz haben und Zentrale (Headquarter), die SAP R/3 bzw. mySAP benutzen,
gewährleistet ist.
Zunächst wird im Arbeitsplatzstammsatz eine Arbeitsplatzart ausgewählt.
Mit der Arbeitsplatzart wird bestimmt, welche Daten im Stammsatz des
Arbeitsplatzes gepflegt werden können. Damit wird festgelegt, für welche
Funktionen (z.B. Terminierung oder Kalkulation) der Arbeitsplatz herangezo-
gen wird. Die gängigsten Arten von Arbeitsplätzen sind Personen, Maschi-
nen, Fertigungslinien, Prozesseinheiten, um hier nur einige zu nennen. Zu
jeder Arbeitsplatzart kann individuell festgelegt werden, welche Stammda-
ten gepflegt werden müssen (Musseingabefelder) und in welchen Arbeits-
plänen ein Arbeitsplatz verwendet werden kann. Jeder Arbeitsplatz ist einer
Organisationseinheit (z.B. Werk) und einer verantwortlichen Person zuge-
ordnet. Die Detaildaten zu einem Arbeitsplatz beinhalten die verfügbaren
Kapazitäten. Es werden Kapazitätsarten, wie Maschinenkapazitäten, Perso-
nenkapazitäten oder Schlüssel der Poolkapazität, mit Zeitangabe gepflegt.

369
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Bei einer Poolkapazität handelt es sich um eine Kapazität, die von mehreren
Arbeitsplätzen genutzt werden kann. Sie muss bereits vor der Zuordnung
zum Arbeitsplatz angelegt sein und wird durch einen Schlüssel im Arbeits-
platz bekannt gegeben. Der gesamte Kapazitätsbedarf kann wiederum auf
Vorgangsabschnitte, wie z.B. Rüsten, Bearbeiten, Abrüsten, verteilt werden.
Für die Terminierung eines Produktionsauftrags (beispielsweise in Anlehnung
an ein Leitstand-Add-On) können bestimmte Stammdaten im Arbeitsplatz
hinterlegt werden. Mit der Terminierungsbasis legt man fest, welches Kapa-
zitätsangebot die Grundlage für die Terminierung darstellt. Weiterhin kön-
nen Formeln zur Berechnung der Durchführungszeit hinterlegt werden, d.h.,
für die einzelnen Vorgangsabschnitte Rüsten, Bearbeiten und Abrüsten wird
die Zeit mittels Formeln ermittelt.
Wenn Sie ein Personalsystem (beispielsweise mySAP-HR) zu SAP Business
One einsetzen, so können Sie den Logistik-Arbeitsplatz mit dem HR-Arbeits-
platz verknüpfen, wobei alternativ auch eine Verknüpfung zu einer Organi-
sationseinheit aus dem HR möglich ist. Mit dieser Verknüpfung schaffen Sie
weitere Verknüpfungspotenziale zu anderen HR-Objekten, wie Personen,
Planstellen, Anforderungsprofile und Qualifikationen.
Eine weitere Verknüpfung des Arbeitsplatzes ist die Verbindung zum Con-
trolling über die Kostenstelle, um die erbrachten Leistungen zu erfassen.
Die Arbeitsplätze selbst sind im Arbeitsplan (siehe nächsten Prozess) auf Vor-
gangsebene zugeordnet. Diese Verknüpfung gibt an, an welchen Arbeits-
plätzen die Arbeitsvorgänge bzw. Untervorgänge ausgeführt werden. Zur
Berechnung der Durchführungszeit werden die Formeln aus dem Arbeits-
platz genommen, die jeden Vorgangsabschnitt (Rüsten, Bearbeiten und
Abrüsten) berücksichtigen.
Im Rahmen der Arbeitsplatzbearbeitung können zur Analyse folgende Fra-
gen gestellt werden:
• Erfassen Sie Ihre Arbeitsplätze?
• Ist eine Integration zum Personalwesen erforderlich?
• Wie strukturieren Sie Ihre Arbeitsplätze (Gruppen etc.)?
• Welche Arbeitsplatzarten (Typen) definieren Sie?
• Arbeiten Sie mit Normalkapazitäten oder berücksichtigen Sie auch die
effektive Kapazität?
• Welche Formeln hinterlegen Sie zur Berechnung der Kapazität?
• Benutzen Sie einen eigenen Betriebskalender/Schichtplan?
• Welche Kostenstellen definieren Sie für die Arbeitsplätze im Controlling?

370
Sandini Bib

6.13 Prozess Arbeitsplatz-/ Ressourcenbearbeitung 6

6.13.3 Anwendung des Prozesses


Wenn Sie das SAP Business One-Add-On Arbeitsplatz in Ihr System integriert
haben, können Sie es unter der Anwendung Produktion/Montage aufrufen.
In der Anfangsmaske müssen Sie für den Arbeitsplatz ein Werk zuordnen und
eine Arbeitsplatznummer eingeben. Wenn bereits Arbeitsplätze im System
vorhanden sind, können Sie diese auch über die Auswahl aufrufen.
Um einen neuen Arbeitsplatz anzulegen, müssen Sie anschließend eine
Arbeitsplatzart sowie eine verantwortliche Person bestimmen. Ebenfalls
muss der Standort des Arbeitsplatzes angegeben werden.
Über die Vorgabewerteschlüssel lassen Sie bereits vordefinierte Vorgabe-
werte eines Vorgangs in die dafür vorgesehenen Felder eintragen. Alternativ
haben Sie aber auch die Möglichkeit, eigene Werte anzugeben.
Nach der Eingabe der Werte können Sie sich eine Übersicht der Kapazitäten
in einem Fenster darstellen lassen. Diese Kapazitäten sind nach Maschinen-
kapazitäten und Personenkapazitäten unterteilt. Sie können dem Arbeits-
platz Kapazitäten unterschiedlicher Kapazitätsarten zuweisen.
Mit der Terminierungstaste öffnen Sie ein weiteres Fenster, in dem die Zeitar-
tenerfassung für die Produktionsdurchführung erfolgt. Die Durchführungs-
zeit eines Vorgangs setzt sich aus den drei Vorgangsabschnitten Rüsten,
Bearbeiten und Abrüsten zusammen und wird entsprechend berechnet.
Geben Sie dafür entweder eine Terminierungsbasis vor oder vergeben Sie
eigene Kapazitäten nach Ihren Vorgaben. Die Übergangszeiten zwischen
dem abgeschlossenen Vorgang dieses Platzes und dem nächsten Vorgang
am nächsten Arbeitsplatz können Sie in den dafür vorgesehenen Bereich ein-
tragen.

6.13.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Produktion/Montage -> Arbeitsplatz
• Tabelle
abhängig vom verwendeten SAP Business One-Add-On
• Eingehende Trigger
Produktstrukturbearbeitung – Produktionsstückliste, Vorkalkulation Kun-
denauftrag, Lohn- und Gehalt-Add-On
• Ausgehende Trigger
Arbeitsplanbearbeitung

371
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

372
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.13 (a): Arbeitsplatz-Artbestimmung

Prozess 6.13 (b): Zeitgradschlüssel-Bestimmung

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Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

374
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.13 (c): Preislistenzuordnung

Prozess 6.13 (d): Terminierungsdaten zum Arbeitsplatz

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375
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.14 Prozess Arbeitsplanbearbeitung


6.14.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Der Arbeitsplan mit den Arbeitsvorgängen bildet zusammen mit dem Produk-
tionsauftrag und den Stücklisten die Produktionsprozesse eines Produkts ab.
Die Merkmale des Arbeitsplans sind unter anderem der Arbeitsplanstatus, der
Gültigkeitszeitraum, die alternativen Arbeitspläne und die Daten der Arbeits-
vorgänge mit den Arbeitszeiten durch die Zuordnung der Arbeitsplätze. Die
Arbeitsvorgänge beschreiben die einzelnen Arbeitsschritte, die zur Fertigung
von Produkten benötigt werden. Die einzelnen Arbeitsvorgänge im Arbeitsplan
können auf unterschiedliche Arbeitsplätze (siehe vorheriger Prozess) verweisen.
Ebenso werden zu den Vorgängen Informationen hinterlegt wie beispielsweise
die Vorgangsnummer (Vorgänger, Nachfolger), die Vorgangsbeschreibung und
die Betriebsmittel (Fertigungshilfsmittel). Der Arbeitsplan selbst bezieht sich
immer auf ein zu produzierendes Produkt (Stückliste mit den Materialkompo-
nenten) über den Produktionsauftrag. Der Arbeitsplan ist auftragsneutral, d.h.,
er kann für verschiedene Produktionsaufträge herangezogen werden. Die hin-
terlegten Zeiten (Dauer zur Arbeitsschrittausführung) im Arbeitsplan dienen als
Vorgabewerte für eine spätere Durchlaufterminierung eines Produktionsauf-
trags (beispielsweise in Verbindung mit einem Leitstand der Vorwärts- und
Rückwärtsterminierung).

Abbildung 6.22 Mögliche Zeitanteile eines Arbeitsvorgangs

Zu den Zeiten im Vorgang kann der entsprechende Kostensatz vorliegen. Je


mehr Zeitanteile und entsprechende Kostensätze als Attribute zum Arbeitsvor-
gang vorhanden sind, desto genauer können die Kosten eines Arbeitsschritts
bestimmt werden. Im Controlling selbst werden die Kosten der Arbeitsgänge
dann auf einen Kostenträger (z.B. den Produktionsauftrag) weiterverrechnet
(vgl. Schotten 2001 S.228–229).

376
Sandini Bib

6.14 Prozess Arbeitsplanbearbeitung 6

6.14.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Die erweiterte Funktionalität Arbeitsplan unter SAP Business One ist ein
Add-On, das mit dem Software Development Kit (SDK) der SAP von teufel
software entwickelt wurde. Es ist vollständig im Look & Feel (gleiches Bild-
schirmmaskendesign) von SAP Business One integriert und fügt sich im
Menübaum unter der Rubrik PRODUKTION/MONTAGE zur Navigation ein.
Der Arbeitsplanstammsatz unter SAP Business One orientiert sich am Aufbau
des Arbeitsplanstammsatzes des großen SAP-Systems R/3, damit eine opti-
male Integration zwischen Konzerntöchtern, die SAP Business One im Ein-
satz haben, und Zentrale (Headquarter), die SAP R/3 bzw. mySAP benutzen,
gewährleistet ist.
Es wird im Arbeitsplan selbst unter verschiedenen Arbeitsplantypen unter-
schieden. Der Normalarbeitsplan dient zur Beschreibung einer materialbezo-
genen Fertigung. Der Standardarbeitsplan ist größtenteils materialunabhängig.
Standardarbeitspläne lassen sich als Referenz und als Vorlage zu Normal-
arbeitsplänen verwenden. Standardarbeitspläne können mit interner oder
externer Nummernvergabe angelegt werden. Der Linienplan (Produktions-
menge mit Bezugszeit) dient zur Beschreibung einer materialbezogenen Fer-
tigung innerhalb einer Linie. Der Standardlinienplan dient als Erfassungshilfe
für Linienpläne.
Ein Arbeitsplan ist für einen Produktionsauftrag (Integration zum Prozess
»Produktionsauftragseröffnung«) bzw. Serienproduktionsauftrag bestimmt.
Er beschreibt, welche Arbeitsschritte (Vorgänge) bei der Fertigung in welcher
Reihenfolge an welchem Arbeitsplatz (Integration zum Prozess Arbeitsplatz-/
Ressourcenbearbeitung) ausgeführt werden. Benötigen Sie eine Produktkal-
kulation vor der Fertigung, so geben Sie den erstellten Arbeitsplan an die
Produktvorkalkulation weiter. Im Arbeitsplan selbst sind die geplanten Zeiten
für die Ausführung der einzelnen Arbeitsvorgänge hinterlegt (Vorgabe-
werte). Ein Arbeitsplan bestimmt die Reihenfolge der einzelnen Arbeitsvor-
gänge, die notwendig sind, um schrittweise ein fertiges Erzeugnis herzustellen.
Bilden die Arbeitsvorgänge eine lineare Sequenz, gemäß ihrer Vorgangsnum-
mer, so spricht man von einer Folge. Um komplexere Fertigungsabläufe
abbilden zu können, werden mehrere Folgen miteinander verknüpft. Besitzt
ein Arbeitsplan nur eine Folge, so spricht man von der Stammfolge. Jede
zusätzliche Folge ist zur Stammfolge entweder:
• alternativ oder
• parallel
zu sehen. Es muss demnach entschieden werden, in welcher Struktur die
Arbeitspläne aufgebaut werden. Wird mit alternativen Folgen gearbeitet?
Welche Folgen lassen sich parallelisieren? In der Gestaltung der Arbeitsvor-
gänge im Arbeitsplan verbirgt sich ein hohes Optimierungspotenzial, das sich
später in einer verbesserten Durchlaufzeit auswirkt. Sie entwerfen mit den
Folgen die Grundzüge des Fertigungsablaufs.

377
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Nach Festlegung der Arbeitsfolgen können dem Vorgang je nach Bedarf wei-
tere Objekte untergeordnet werden. Folgende untergeordnete Arbeitsplan-
objekte stehen Ihnen zur Verfügung:
• Untervorgang
• Materialkomponente
• Fertigungshilfsmittel
• QS-Prüfpunkte
Untervorgänge werden in der Praxis benötigt, wenn mehrere Maschinen
oder Mitarbeiter für den gleichen Arbeitsvorgang eingesetzt werden. Unter-
vorgänge können nicht einzeln terminiert werden. Wichtig ist die Angabe,
ob der vorliegende Untervorgang durch Eigenbearbeitung oder Fremdbear-
beitung (verlängerte Werkbank) durchgeführt wird. Diese Angabe beinhaltet
den Steuerschlüssel, der außerdem bekannt gibt, ob Kosten ermittelt und
eine Rückmeldung pro Arbeitsgang ausgeführt wird. Die Zuordnung von
Materialkomponenten kann ausschließlich zum Vorgang (nicht zum Unter-
vorgang) vorgenommen werden. Bei Vorgängen mit Lohnbearbeitung wer-
den die Materialkomponenten automatisch als Beistellmaterialien definiert.
Die Zuordnung der Fertigungshilfsmittel (Betriebsmittel) zum Vorgang erfor-
dert die Existenz eines Fertigungshilfsmittelstammsatzes in Form eines Arti-
kelstamms in SAP Business One.
Im Rahmen der Arbeitsplanbearbeitung können zur Analyse und zum Auf-
bau folgende Fragen gestellt werden:
• Welche Arbeitsplantypen setzen Sie ein?
• Arbeiten Sie mit einer internen oder externen Nummernvergabe bei den
Arbeitsplanstammsätzen?
• Benutzen Sie Ihre Arbeitspläne mit den Zeitvorgabewerten als Grundlage
für Ihre Produktkalkulation (Integrationsschnittstelle notwendig)?
• Wie sind Ihre Arbeitsvorgänge strukturiert (Stammfolge, Folge etc.)?
• Arbeiten Sie mit Untervorgängen?
• Haben Sie Ihre Materialkomponenten allgemein dem Produktionsauftrag
zur Eröffnung zugeordnet oder wünschen Sie eine Materialkomponenten-
zuordnung auf Arbeitsvorgangsebene?
• Ordnen Sie Fertigungshilfsmittel den Arbeitsvorgängen zu oder stehen
diese allgemein im Fertigungsbereich zur Verfügung?
• Benutzen Sie ein QS-System (Qualitätssicherungssystem)? Benötigen Sie
QS-Prüfpunkte als Arbeitsvorgänge?
• Wie steuern Sie die Abwicklung von Fremdarbeitsvorgängen (verlängerte
Werkbank), falls Sie diese benötigen?

378
Sandini Bib

6.14 Prozess Arbeitsplanbearbeitung 6

6.14.3 Anwendung des Prozesses


Nach Aufruf der Funktion ARBEITSPLAN in der Anwendung Produktion/Mon-
tage öffnet sich eine Eingangsmaske zur Erfassung der allgemeinen Daten
zum Arbeitsplan. In diesem Fenster müssen Sie den Arbeitsplan mit einer
Nummer versehen, den Artikel festlegen, zu dem der Plan erstellt wird, und
eine Arbeitsplangruppe sowie einen Plantyp zuweisen. Die Änderungsnum-
mer und das Datum des Stichtags geben Aufschluss über die Aktualität des
Plans. Wechseln Sie mit HINZUFÜGEN in das nächste Fenster, in dem Sie Anga-
ben zu den Kopfdaten des Arbeitsplans machen. Die Kopfdaten enthalten
Angaben zur Verwendung, zum Status, zu den Losgrößen sowie Detailinfor-
mationen zu den Daten der Erstellung und des Verantwortlichen. Ebenfalls
ersichtlich ist hier der letzte Planabruf.
Durch Klicken auf VORGÄNGE gelangen Sie in das Fenster, in dem Sie sämtliche
Teilvorgänge des Arbeitsplans erfassen. Belegen Sie dazu die Tabellenfelder
mit den in der Spaltenüberschrift vorgegebenen Daten. Tragen Sie die Arbeits-
schritte des Arbeitsplans mit Angabe von eventuell existierenden Untervor-
gängen, Vorgänger und Nachfolger ein. Die jeweilige Detailansicht zum
Arbeitsvorgang erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil am Anfang einer Zeile
klicken. Die Detailansichten zu den Arbeitsgängen enthalten einerseits die
Daten für den Vorgang und andererseits die Vorgabewerte, die für den
Arbeitsvorgang hinterlegt sind. Beispiele für diese Vorgabewerte sind die Rüst-
zeit, die Maschinenzeit, die Personalzeit und andere variable Vorgabewerte.
Ebenfalls sind hier auch die Leistungsarten und die Zeitgrade zum Arbeitsplan
hinterlegt.

6.14.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Produktion / Montage -> Arbeitsplan Add-On
• Tabelle
abhängig vom verwendeten SAP Business One-Add-On
• Eingehende Trigger
Arbeitsplatzbearbeitung
• Ausgehende Trigger
Produktionsauftragseröffnung

379
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

380
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.14 (a): Arbeitsplanauswahl

Prozess 6.14 (b): Gültigkeit des Arbeitsplans

© teufel software GmbH

381
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

382
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.14 (c): Losgrößenbestimmung

Prozess 6.14 (d): Vorgänger und Nachfolge-Arbeitsgänge

© teufel software GmbH

383
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

384
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.14 (e): Produktionsstrukturzuordnung

Prozess 6.14 (f): Vorschau Arbeitsplanpapiere

© teufel software GmbH

385
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.15 Prozess Produktionsauftragseröffnung


6.15.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Die Produktionsauftragseröffnung plant die Fertigungsaufträge mit den ent-
sprechenden Zeithorizonten. Planungstools, wie z.B. der Einsatz eines Leitstands,
erstellen zu den Fertigungsaufträgen Belastungsübersichten, die eine Durch-
laufterminierung und Durchlaufzeitverkürzung durchführen. Dabei werden
zunächst die Start- und Endtermine der einzelnen Arbeitsgänge eines Ferti-
gungsauftrags ohne Berücksichtigung von Kapazitätseinschränkungen festge-
legt. Dadurch lässt sich die Durchführbarkeit des festgelegten Endtermins zum
Fertigungsauftrag überprüfen. Als Verfahren kommen hier die Vorwärts-, Rück-
wärts- und Engpassterminierung zum Einsatz. Die Rückwärtsterminierung
ermittelt vom Endtermin ausgehend den spätesten Starttermin. Bei der Vor-
wärtsterminierung wird vom frühesten Starttermin ausgehend der früheste
Endtermin berechnet. Dabei ist allerdings zu beachten, dass innerhalb der Vor-
wärtsterminierung der Plantermin nur realistisch ist, wenn alle geplanten Ein-
satzmaterialien zum Starttermin vorhanden sind. Die Durchlaufterminierung
erfolgt für jeden Produktionsauftrag. Kann der Termin nicht eingehalten wer-
den, so bietet sich zur Reduzierung der Durchlaufzeit das Überlappen oder
Splitten der Arbeitsschritte durch den Einsatz mehrerer Arbeitsplätze an (z.B.
Einsatz gleicher Maschinen, um ein Aufteilen der Teillose zu ermöglichen).
Die Ausführung der Aufgaben Durchlaufterminierung und -verkürzung sind
Aufgaben eines Disponenten oder Werkstattmeisters in einem Unternehmen.
Im Rahmen eines Leitstands wird die Kapazitätsterminierung in einer Belas-
tungsübersicht grafisch oder tabellarisch angezeigt. Die einzelnen Arbeitsgänge
bzw. Arbeitsfolgen sind den verschiedenen Arbeitsplätzen im Fertigungszeitab-
lauf zugeordnet. Die Aufgabe des Disponenten zur Produktionsauftragseröff-
nung ist es, die Abweichungen von Angebot und Nachfrage zu korrigieren, um
damit eine möglichst gleichmäßige Auslastung der Fertigung zu erreichen. Die
Art der Durchführung einzelner Aufgaben hängt wiederum von der Fertigungs-
art und der Organisation ab.
So muss ein Einzelfertiger die Durchlaufterminierung sowohl auf Basis von
Vorlaufzeiten als auch auf der Grundlage von Arbeitsplänen durchführen kön-
nen. Dies ist erforderlich, weil er zu Beginn einer Planung keine vollständigen
Stücklisten und Arbeitspläne vorliegen hat, im Rahmen der Angebotserstellung
jedoch bereits grobe Terminzusagen gegeben werden mussten. Erst im Zuge
des Auftragsfortschritts werden Produktstrukturen (Stücklisten) und Arbeits-
pläne detailliert vervollständigt. Die Planungsdaten sind dann in Hinblick auf
den Endtermin zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Dem Serienferti-
ger liegen im Regelfall alle Detaildaten zur genauen Eröffnung des Produk-
tionsauftrags vor. Die Terminierung kann deshalb vollständig aufgrund von
Arbeitsplänen erfolgen. Arbeitet ein Unternehmen in der Fertigungsorganisa-
tion mit Fließfertigung, so bedarf es keiner Terminierung, da die Betriebsmittel
technologisch bedingt verkettet sind (vgl. Glaser 1992).

386
Sandini Bib

6.15 Prozess Produktionsauftragseröffnung 6

6.15.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Einen Produktionsauftrag zu eröffnen, bedeutet im SAP Business One-Sys-
tem, ihn anzulegen. Im System bezieht sich immer ein Produktionsauftrag
auf eine GP-Nummer (Kunde), da die Produktion im Regelfall auftragsbezo-
gen durchgeführt wird. Wird eine kundenanonyme Produktion durchge-
führt, so kann ein Dummy-Kunde dafür angelegt werden und als Platzhalter
dienen. In unserem Modellfall wird für die Modellfirma A produziert und die
GP-Nummer von A eingetragen.
Zum Produktionsauftrag werden die Artikelpositionen erfasst (Artikel, die
eine Produktionsstruktur/Stückliste beinhalten). Die dafür kalkulierten Her-
stellkosten (HK) werden über eine eigene Preisliste im Produktionsauftrags-
kopf angegeben. Die Kalkulation kann mittels der Stückliste erfolgen, indem
zu den Materialien auch die Dienstleistungssätze angegeben werden, oder
über die verfügbaren Add-On-Programme Arbeitsplatz und Arbeitsplan.
Wird ein Arbeitsplan benutzt, so sind die Zeiten in den Arbeitsplätzen zur
Kalkulation hinterlegt. Zu den einzelnen Artikeln werden die für den Auftrag
terminierten Vorgänge aus dem Arbeitsplan übernommen (Add-On für SAP
Business One). Zu jedem Vorgang gibt es eine Vorgangsnummer, eine even-
tuelle Untervorgangsnummer, die Angabe des Arbeitsplatzes sowie die
Materialkomponenten und Fertigungshilfsmittel (FHM). Die Materialkom-
ponenten stehen zur Eröffnung des Produktionsauftrags (siehe Kapitel 6.17
»Prozess Warenausgang für Produktion zum Arbeitsgang«) bereit. Wird ein
Leitstand als Add-On eingesetzt, so können auf Vorgangsebene der Start-
und Endtermin zum Vorgang sowie die Materialkomponenten zum einzelnen
Arbeitsvorgang mitgeführt werden. Eigendefinierte Benutzerfelder wie z.B.
Auftragskarte, Maschinenbezeichnung etc. können zur besseren Produk-
tionsdurchführung in den Produktionsauftrag aufgenommen werden. Bei-
spielsweise lässt sich eine Auftragskarte individuell über den Belegeditor
anpassen.
Im Rahmen der Produktionsauftragseröffnung aus Sicht der Produktion kön-
nen folgende Fragen zur Analyse gestellt werden:
• Benutzen Sie die Add-Ons Arbeitsplatz sowie Arbeitsplan in der Produk-
tion oder reicht Ihnen eine komplette Beschreibung der benötigten Kom-
ponenten mittels der zur Verfügung stehenden Produktstruktur?
• Wie kalkulieren Sie Ihre Herstellkosten?
• Welche Preisliste benutzen Sie hierfür?
• Benötigen Sie in der Produktion einen Leitstand (Add-On) für eine Vor-
wärts- und Rückwärtsterminierung der Produktionsaufträge auf Vor-
gangsebene?

387
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.15.3 Anwendung des Prozesses


Durch das Anlegen eines neuen Produktionsauftrags in SAP Business One
definieren Sie, dass ein Produkt, das aus mehreren Einzelartikeln besteht und
in einer Stückliste zusammengestellt wurde, entweder für einen Kunden oder
zur Weiterverarbeitung für einen weiteren Arbeitsgang produziert werden
soll. Das Eingangsfenster für die Erfassung eines Produktionsauftrags öffnen
Sie durch Aufrufen der Funktion PRODUKTIONSAUFTRAG im Anwendungsbe-
reich Endmontage.
Wenn der Produktionsauftrag für einen Kunden gefertigt werden soll, müs-
sen Sie in das erste Feld die Nummer des entsprechenden Kunden eintragen.
Nutzen Sie dazu die verfügbare Suchfunktion von SAP Business One. Sofern
das Endprodukt für die Verwendung im eigenen Unternehmen produziert
werden soll, brauchen Sie keine Kundennummer anzugeben. Die Felder mit
der KUNDENNUMMER, dem NAMEN und dem ANSPRECHPARTNER bleiben leer.
Alternativ können Sie jedoch auch im Geschäftspartnerstamm einen Stamm-
satz anlegen, der als Dummy-Kunde verwendet wird, wenn Sie für sich selbst
produzieren.
Als AUFTRAGSDATUM wird Ihnen zunächst das aktuelle Systemdatum vorge-
schlagen. Sie können bei Bedarf ein abweichendes Datum eintragen. Die
Datumsfelder für die Anweisung und für die Fertigmeldung werden erst
dann aktualisiert, wenn die betreffenden Vorgänge durchgeführt werden. Im
Feld für das GEPLANTE FERTIGSTELLUNGSDATUM können Sie einen Termin nach
Ihrem Ermessen vorgeben.
Die Vergabe der fortlaufenden Produktionsauftragsnummer erfolgt automa-
tisch vom System. Sie müssen nur dahingehend Einfluss auf die Nummerierung
nehmen, dass Sie gegebenenfalls einen anderen Nummernkreis festlegen. Dazu
nehmen Sie im Feld SERIE eine andere Auswahl vor als die vom System vorge-
schlagene.
Sie können einen Mitarbeiter in das Feld AUSFÜHRENDER eintragen, falls bei
der Erstellung des Produktionsauftrags schon bekannt ist, von wem der Auf-
trag durchgeführt wird.
Im Anschluss an die Angaben und Einstellungen im Kopf des Fensters kön-
nen Sie nun Artikel in der Tabelle übernehmen. Öffnen Sie dazu das Fenster
AUS LISTE AUSWÄHLEN. Dieses Fenster erhalten Sie, wenn sich der Cursor in
der ersten Spalte einer Zeile der Tabelle befindet und Sie dann die (ÿ)-Taste
drücken. Auch die anderen Suchmöglichkeiten von SAP Business One kön-
nen hierzu verwendet werden. In dieser Auswahl werden nur diejenigen
Artikel angezeigt, für die bereits vorab Produktionsstücklisten im System hin-
terlegt sind. Wenn Sie die Nummer des Artikels bzw. des Endprodukts direkt
in das Feld eingegeben haben, wird die entsprechende Beschreibung vom
System angezeigt.

388
Sandini Bib

6.15 Prozess Produktionsauftragseröffnung 6


Überprüfen Sie nach der Belegung der Tabellenfelder, ob alle Einträge richtig
sind. Falls Sie beispielsweise ein anderes Lager festlegen wollen, auf das die
Fertigteile nach erfolgter Produktion gebucht werden sollen, können Sie eine
Änderung der Angabe in der Spalte Lager vornehmen.
Um zu vermeiden, dass ein Produktionsauftrag wegen fehlenden Materials
nicht rechtzeitig und ordnungsgemäß durchgeführt werden kann, können
Sie durch einen Klick auf das Feld MENGENPRÜFUNG überprüfen, ob die
benötigten Materialien in ausreichender Menge am Lager sind. In einer Auf-
listung werden die Positionen gezeigt, bei denen der Lagerbestand nicht
mehr für die Durchführung des Auftrags ausreicht. Dabei kann es zwar vor-
kommen, dass noch ausreichend Rohmaterial am Lager vorhanden ist, dies
aber bereits für einen anderen Auftrag eingeplant wurde und somit nicht
mehr zur Verfügung steht. Wenn fehlendes Material aufgelistet wird, müs-
sen Sie so früh wie möglich dafür sorgen, dass Sie die fehlenden Artikel bei
einem Ihrer Lieferanten bestellen (siehe dazu Kapitel 6.8 »Prozess Bestel-
lungsbearbeitung«). Nur so sind Sie in der Lage, den Produktionsauftrag bis
zum geplanten Fertigstellungstermin durchzuführen.
Mit dem Feld HINZUFÜGEN wird der Produktionsauftrag im System doku-
mentiert. Auf diese Weise nehmen Sie die Produktion des Artikels in das SAP
Business One-System auf.

6.15.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Endmontage -> Produktionsauftrag
Endmontage -> Produktionsauftrag -> Mengenprüfung
• Tabelle
OWKO, WKO1, OITT
• Eingehende Trigger
Produktstrukturbearbeitung – Produktionsstückliste
Kundenauftragsbestätigung
Warenausgang für Produktion
Leitstand – Umsetzung der Planaufträge
• Ausgehende Trigger
Produktionsanweisung
Produktionsfreigabe

389
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

390
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.15 (a): Kundenbestimmung für Produktionsauftrag

Prozess 6.15 (b): Detailinformation-Fertigstellungsdatum

© teufel software GmbH

391
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

392
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.15 (c): Produktionsauftragspositionen

Prozess 6.15 (d): Meldungsausgabe über fehlende Teile

© teufel software GmbH

393
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.16 Prozess Produktionsanweisung/-freigabe


6.16.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Bevor die Produktionsaufträge in die Realisierungsphase überführt werden,
bedarf es einer Überprüfung, ob alle erforderlichen Materialien mengenmä-
ßig zum geplanten Termin zur Verfügung stehen. Die benötigten Material-
komponenten können zum Freigabezeitpunkt gesperrt sein, müssen aber
zum vorgesehenen Bedarfszeitpunkt bereitstehen. Durch die Fehlteileüber-
prüfung soll sichergestellt werden, dass zur Produktionsdurchführung der
Fertigungsprozess nicht unnötig aufgrund fehlender Materialien unterbro-
chen werden muss. Treten wider Erwarten vor einer Produktionsanweisung
Fehlmengen einzelner Materialkomponenten auf, so ist die Höhe der Fehl-
mengenkosten zu ermitteln. Sie hängt von Möglichkeiten der Verschiebung
oder Veränderung des geplanten Fertigungsablaufs und von der Dauer der
Störung ab. Um einen Stillstand der Fertigung abzuwenden, kann das Unter-
nehmen einen alternativen Lieferanten suchen, der die Versorgungslücke
schließen kann. Die dadurch entstandenen Mehrkosten werden dem in Ver-
zug geratenen Lieferanten in Form von Konventionalstrafen weiter berech-
net. Die Fehlmengenkosten berechnen sich auf der Grundlage möglicher
Preisdifferenzen, entgangener Gewinne durch die Produktionsverzögerung,
Kosten wegen Nichtlieferung (Konventionalstrafe) oder Goodwill-Verluste
(verminderter Auftragseingang).
Sind alle Materialkomponenten zum Anweisungsdatum vorhanden, so kann
die Auftragsfreigabe erteilt werden. Darüber hinaus könnte zum Freigabezeit-
punkt die Betrachtung personalwirtschaftlicher Aspekte und produktionstech-
nischer Abläufe relevant sein. Die personalwirtschaftliche Betrachtungsweise
umfasst die Funktionen der Einsatzplanung bis hin zur Gehaltsabrechnung
nach der Produktionsauftragsrückmeldung. Die produktionstechnische Kette
umfasst die Erstellung der technischen Arbeitsanweisungen zur Produktion,
wie Arbeitsplan, Prüfplan und gegebenenfalls CNC-Programme (vgl. Venitz
1990, S. 90–119 und vgl. Oeldorf, Olfert 2001, S. 262–264).

6.16.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Die Überprüfung der Verfügbarkeit der Materialkomponenten im Lager
kann jederzeit bei der Bearbeitung eines Produktionsauftrags erfolgen. Zur
Produktionsanweisung wird eine Liste der Artikel erzeugt, für die die
gewünschte Menge nicht zur Verfügung steht. Die Fehlteilliste der Material-
komponenten zeigt die tatsächlich verfügbare Menge auf Lager, die bestellte
Menge beim Lieferanten und die kundenauftragsbezogene Menge. Aus die-
sen Mengenfeldern errechnet sich in SAP Business One der tatsächlich ver-
fügbare Bestand.
Definition: verfügbarer Bestand = (Lagermenge + Bestellmenge) minus Kun-
denauftragsmenge

394
Sandini Bib

6.16 Prozess Produktionsanweisung/-freigabe 6


Falls keine Mengenprüfung zum Zeitpunkt der Produktionsauftragsanwei-
sung stattfindet, so führt das System eine Prüfung automatisch durch. Das
System erzeugt beim Auftreten einzelner Fehlteile Meldungen, die der Dis-
ponent bearbeiten kann, indem er in die Liste der fehlenden Materialien
springt.
Die Produktionsanweisung ist entweder eine Umwandlung eines Produktions-
auftrags (Arbeitsauftrags) oder eine Neuanlage. Es ist denkbar, dass eine Pro-
duktionsanweisung zeitgleich mit dem Erstellen eines Produktionsauftrags
erfolgt. Sind jedoch entsprechende Produktionsaufträge vorhanden, so sollten
diese auch umgewandelt werden. Zum Anweisungsdatum (Starttermin) wird
das geplante Fertigstellungsdatum vorgeschlagen, das sich jedoch manuell
abändern lässt. Zum Zeitpunkt der Produktionsauftragsanweisung bucht das
System noch keine Bestandsveränderungen.
Im Rahmen der Produktionsauftragsanweisung aus Sicht der Fertigung kön-
nen folgende Fragen gestellt werden:
• Welche vordefinierten Prozesse führen Sie bei Fehlmengen durch, damit
keine größeren Verzögerungen der Produktion eintreten?
• Berechnen Sie die Fehlmengenkosten Ihrem Lieferanten weiter?

6.16.3 Anwendung des Prozesses


Die Neuerfassung einer Produktionsanweisung erfolgt analog zur Erfassung
eines Produktionsauftrags (siehe Kapitel 6.15 »Prozess Produktionsauftrags-
eröffnung«). Lediglich der Auswahlknopf muss auf PRODUKTIONSANWEI-
SUNG gesetzt werden. Auch bei der Umwandlung eines Produktionsauftrags
in eine Produktionsanweisung müssen Sie nur den Auftrag mit den SAP Busi-
ness One-Suchfunktionen öffnen und die Auswahl auf PRODUKTIONSANWEI-
SUNG setzen. Ändern Sie, wenn erforderlich, das Datum der Anweisung. Mit
AKTUALISIEREN wird die Produktionsanweisung gespeichert.

6.16.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Endmontage -> Produktionsauftrag -> Kennzeichen Produktionsanweisung
• Tabelle
OWKO, WKO1, OITT
• Eingehende Trigger
Produktionsauftragseröffnung, offene Produktionsaufträge
• Ausgehende Trigger
Warenausgang für die Produktion zum Arbeitsgang
Produktionsauftragsdurchführung

395
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

396
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.16 (a): Meldung über Materialverfügbarkeit

Prozess 6.16 (b): Auftragsanweisung mit Datum

© teufel software GmbH

397
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.17 Prozess Warenausgang für die Produktion


zum Arbeitsgang
6.17.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Bei einem Warenausgang für die Produktion wird in der Regel davon ausge-
gangen, dass die bereitgestellte Ware in Form eines reservierten Bestands
bereitsteht. Reservierte Materialkomponenten vermindern den verfügbaren
Bestand im Lager und werden zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer vorge-
sehenen Menge zur Verfügung gestellt. Erfolgt eine physische Entnahme des
Materials, so wird von einem Warenausgang gesprochen. Ein Warenausgang
führt zu einer mengen- und wertmäßigen Bestandsveränderung, d.h. Aktuali-
sierung der Lagerlisten und der Bestandskonten in der Buchhaltung. In man-
chen Fällen wird auch zunächst eine Materialumbuchung vom Hauptlager in
das Bereitstelllager der Produktion vorgenommen, bevor der eigentliche
Warenausgang erfolgt. Je nach Organisation wird die Ware unterschiedlich
gelagert, bis sie in der Produktion verbraucht wird. Ein Pufferlager beispiels-
weise hat in der Produktionsorganisation eher einen kurzfristigen Lagercha-
rakter, wird aber auch häufig für Zwischenlagerungen vorgenommen. Ein
Bereitstelllager bzw. Distributionslager kann als zentrale Stelle der Materialien
dienen, bevor sie an die unterschiedlichen Fertigungsstätten verteilt werden
(vgl. Pfohl 2000).
Eine besondere Form der Produktionsversorgung mit Materialien ist das Kan-
ban-System. Kanban heißt auf japanisch Karte und verdeutlicht die Produk-
tionssteuerung nach einem Kartensystem. Die Kanban-Fertigungssteuerung
ist sehr eng verbunden mit dem Prozess der Materialbedarfsplanung. Es wird
versucht, mittels eines Kanban-Regelkreises die Nachschubentwicklung zu
optimieren, um eine schlanke Produktion (Lean Production) zu erzeugen. Die
Methodik des Regelkreises basiert auf der Terminologie Verbraucher und
Quelle, wobei die produzierenden Fertigungsvorgänge die Verbraucher dar-
stellen. Regelkreise legen die Nachschubstrategie fest und steuern die Anzahl
der im Umlauf befindlichen Kanban-Behälter sowie die Gestaltung der Kan-
ban-Karten. Ändert sich der Status eines Behälters z.B. in leer, so löst das einen
Impuls im Regelkreis für den Nachschub aus. Pro Materialbehälter befindet
sich als Kommunikationsmedium die Kanban-Karte zwischen Verbraucher und
Quelle. Über eine Kanban-Tafel kann der Fertigungssteuerer eindeutige Infor-
mationen über Verbraucher und Quellen abrufen und so die Materialverfüg-
barkeit kontrollieren. Kanban benötigt keine Rückmeldung, da sich der Status
automatisch ändert, wenn der Behälter leer ist. Über die Kanban-Tafel ist man
in der Lage, eine Produktionsstraße etc. über Engpässe und Produktionsunter-
brechungen zu steuern. Idealerweise werden deshalb Kanban-Systeme bei
Montagearbeiten eingesetzt (vgl. Berning 2001, S.161–168).

398
Sandini Bib

6.17 Prozess Warenausgang für die Produktion zum Arbeitsgang 6

6.17.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Damit die Fertigung beginnen kann, müssen die erforderlichen Materialkom-
ponenten bereitgestellt werden. Dies erfolgt durch physische Warenausgänge
aus dem Lager, wobei zum Zeitpunkt der Eröffnung die Materialien reserviert
wurden. Durch die Entnahme der Materialkomponenten werden die Werte in
der Buchhaltung fortgeschrieben. Die Materialentnahme kann sowohl
geplant als auch ungeplant erfolgen. Für die Entnahme für Produktions-
aufträge sind Materialentnahmescheine (WA-Belege) notwendig. Geplante
Materialentnahmen können nur für lagerhaltige Komponenten, die reserviert
wurden, durchgeführt werden.
Bei jeder Warenbewegung werden zwei Vorgänge erzeugt:
• Mengenbuchung Materialbeleg (WA-Beleg)
• Wertbuchung Bestandsbuchung (Transaktion: Liste der Bestandsbuchungen)

Abbildung 6.23 Einsicht in die Wertbuchung des Wareneingangs über »Liste der
Bestandsbuchungen«

399
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Aus Sicht der Bestandsführung dokumentiert der Materialbeleg die Mengen-


buchung und aus Sicht der Buchhaltung können Sie über die Transaktion
»Liste der Bestandsbuchungen« die Wertbuchungen einsehen. Über das
Auswahlkriterium Warenausgang lässt sich gezielt der Buchungsbeleg anzei-
gen. Im Buchungsbeleg selbst kann wiederum in die Lagersicht verzweigt
werden und auf der Registerkarte BUCHHALTUNG sehen Sie das Aufwands-
konto bzw. das Erlöskonto.

Abbildung 6.24 Kontensicht

Im Rahmen des Warenausgangs für die Produktion aus Sicht der Fertigung
können folgende Fragen gestellt werden:
• Welche Lagertypen definieren Sie für die Produktion (Bereitstelllager, Dis-
tributionslager, Pufferlager etc.)?
• Arbeiten Sie mit geplanten Warenausgängen oder mit einem Kanban-Sys-
tem?

6.17.3 Anwendung des Prozesses


Damit ein Produktionsauftrag durchgeführt werden kann, müssen die zu
verarbeitenden Materialien an einer bestimmten Stelle, z.B. einer Maschine,
bereitstehen. Dies kann in einem Unternehmen durch so genannte Bereit-
stelllager in der Produktion erfolgen. Damit ist dann eine Umlagerung vom
Lager, in dem sich das Material befindet, in das Bereitstelllager verbunden,

400
Sandini Bib

6.17 Prozess Warenausgang für die Produktion zum Arbeitsgang 6


damit im System nachvollzogen werden kann, wo sich wie viel von einem
Material befindet. Bei der Eröffnung eines Produktionsauftrags werden die
Bestandsmengen bereits bestätigt, so dass kein separater Warenausgang
gebucht werden muss. Die Korrektur des Bestands der am Lager befindlichen
Materialien wird mit der Produktionsfertigmeldung automatisch durchge-
führt.
Eine Umlagerung, hier in der Modellfirma vom Materiallager in ein Bereit-
stelllager in der Produktion, können Sie in der Lagerverwaltung veranlassen.
Öffnen Sie die Funktion UMLAGERUNG. Das daraufhin angezeigte Fenster
enthält im oberen Bereich bereits einige Vorschlagswerte, die Sie bei Bedarf
abändern können. Ein Kunde ist für eine unternehmensinterne Umlagerung
nicht erforderlich. Sie können jedoch einen Dummy-Kunden verwenden, zur
besseren Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit der Umlagerungen. Auch
den Nummernkreis oder ein Datum können Sie nach Bedarf abändern. Im
Feld AB LAGER bestimmen Sie das Lager, von dem der Bestand der Waren in
ein anderes Lager umgebucht wird. Im Tabellenbereich des Fensters wählen
Sie in den einzelnen Zeilen über die Suchfunktionen diejenigen Artikel aus,
die auf das in der Spalte Lager angegebene Lager umgebucht werden sollen.
Die Informationen zu den Artikeln werden nach Ihrer Bestätigung in das
aktuelle Fenster übernommen. Unterhalb der Tabelle können Sie im Feld
BEMERKUNGEN noch Einträge einfügen, die z.B. den Grund der Umlagerung
näher beschreiben. Klicken Sie abschließend auf HINZUFÜGEN und bestätigen
Sie die anschließende Meldung.
Im Anschluss an die Erfassung können Sie den Beleg erneut aufrufen und
mithilfe der Druckfunktion in SAP Business One auf Papier bringen, falls Sie
dies wünschen.

6.17.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Lagerverwaltung - > Umlagerung
Endmontage -> Produktionsauftrag -> Artikelstamm -> Register Lagerdaten
• Tabelle
OITW, OWTR
• Eingehende Trigger
Produktionsanweisung, Produktionsauftragsdurchführung, Bestands-
situationsanalyse
• Ausgehende Trigger
Produktionsauftragsdurchführung, Liste der Bestandsbuchungen

401
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

402
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.17 (a): Bestandssituationsliste

Prozess 6.17 (b): Zugewiesene Kundenaufträge

© teufel software GmbH

403
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

404
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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.17 (c): Lagerdaten in Artikelstamm

Prozess 6.17 (d): Bestandsbuchungsliste

© teufel software GmbH

405
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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.18 Prozess Produktionsauftragsdurchführung


6.18.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Die Auftragskoordination bzw. die Produktionsauftragsdurchführung versteht
sich als Querschnittsaufgabe aller an der Auftragsabwicklung beteiligten Berei-
che (Einkauf, Lager, Arbeitsvorbereitung, Bedarfsplanung, Personal, Controlling
etc.). Handelt es sich um eine auftragsbezogene Fertigung, so findet auch eine
enge Abstimmung mit dem Vertrieb bzw. Versand statt. Viele Produktdaten,
wie Materialien, Stücklisten, Arbeitspläne, liegen zum Zeitpunkt der Produk-
tionsauftragsdurchführung fest. Sie sind im freigegebenen Produktionsauftrag
(Arbeitsmappe) hinterlegt. Die Verfolgung einer auftragsbezogenen Produktion
erfordert die Verknüpfung von Produktionsvorgängen mit dem Kundenauftrag.
Es muss jederzeit möglich sein, zu erfahren, welche Kundenaufträge sich auf
welche Produktionsaufträge beziehen und welchen Rückmeldestatus sie
haben. Während der Produktionsauftragsdurchführung findet eine Auftrags-
überwachung statt, die im wesentlichen eine Fortschrittsüberwachung von Ter-
minen und Mengen vornimmt. Sie dokumentiert die Einhaltung der Start- und
Endtermine, die Anzahl der gefertigten Teile, Ausschuss- und Gutteile sowie die
Wiederaufnahme unterbrochener Arbeitsgänge. Aufwand und Art der Durch-
führung werden entscheidend durch die Fertigungsorganisation mit dem Grad
der Automatisierung beeinflusst (vgl. Philippson, Schotten 1999 S. 9–218).

6.18.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


• Produktionssaufträge werden zur Durchführung und Überwachung der
Fertigung benutzt. Eine Durchführung ist dann möglich, wenn der Pro-
duktionsauftrag freigegeben wurde und die Arbeitspapiere und Material-
komponenten vorliegen. Eine eindeutige Auftragsnummer ist während
der Durchführung von großer Wichtigkeit. Eine Statusverfolgung auf der
Ebene des Arbeitsplanvorgangs lässt eine exakte Produktionssteuerung zu
und dokumentiert den aktuellen Bearbeitungsstand. Die einzelnen Stati
sind von den ausführenden Personen (Disponent, Industriemeister, Wer-
ker etc.) während der Anwendung zu setzen. Bearbeitungsstati lassen sich
auch in SAP Business One im Standard mit benutzerdefinierten Feldern
auf Auftragskopfebene abbilden. Aus Performance-Gründen wird emp-
fohlen, Statusinformationen nur auf Auftragskopfebene zu pflegen.
• Während der Durchführung des Produktionsauftrags kann die Ermittlung
der Arbeitszeit (Einsatzzeit) mittels eines Zutritts- und Zeiterfassungs-
Add-Ons zu SAP Business One erforderlich sein. Die Einsatzzeit gibt an,
wann gearbeitet wurde. Sie basiert auf einem Kalender, der die Arbeits-
tage mit den Feiertagen kennt. Pro Arbeitstag kann der Arbeitsbeginn mit
dem Arbeitsende und den zugehörigen Pausen hinterlegt sein. Zum Ar-
beitsplatzstammsatz lässt sich ein Kalender zuordnen, der dann während
der Durchführung des Produktionsauftrags berücksichtigt wird. In der
Praxis wird in der Regel nicht die komplette mögliche Einsatzzeit eines

406
Sandini Bib

6.18 Prozess Produktionsauftragsdurchführung 6


Arbeitsplatzes herangezogen, sondern es wird ein Nutzungsgrad ermit-
telt. Dieser Nutzungsgrad gibt das prozentuale Verhältnis zwischen der
tatsächlichen Einsatzzeit und der theoretisch möglichen Einsatzzeit wieder.
Während der Produktion ist es dann möglich, eine genaue Terminüber-
sicht der Vorgänge mit den genauen Warte-, Rüst-, Bearbeitungs-, Ab-
rüst- und Liegezeiten abzurufen. Wird auch ein Leitstand benutzt, so kann
anhand eines Gantt-Diagramms die Durchführung des Produktionsauf-
trags grafisch mitverfolgt werden.
Im Rahmen der Produktionsauftragsdurchführung aus Sicht der Fertigung
können folgende Fragen gestellt werden:
• Setzen Sie zur besseren Produktionssteuerung einen grafischen Leitstand ein?
• Benötigen Sie während der Produktion verschiedene Statusinformationen?
• Benötigen Sie die Arbeitsplatz- und Arbeitsplan-Add-Ons?
• Möchten Sie Ihr Zutritts- und Zeiterfassungssystem an SAP Business One
ankoppeln?

6.18.3 Anwendung des Prozesses


Die Produktionsauftragsdurchführung ist ein vom SAP Business One-System
unabhängiger Prozess, der in der Produktionsabteilung durchgeführt wird. Es
gibt Möglichkeiten, die Auftragsdurchführung in SAP Business One mit einem
Leitstand-Add-On zu vervollständigen. Dies ist jedoch nicht in allen Produk-
tionssparten erforderlich. Oftmals reicht es aus, einen aktuellen Status über den
Produktionsfortschritt zu kennen. Dies kann im SAP Business One-System mit-
tels eigendefinierter Felder zum Produktionsauftrag hinzugefügt werden. Die
Vorgehensweise, wie ein benutzerdefiniertes Feld in SAP Business One zu einer
bestehenden Maske hinzugefügt wird, ist in Kapitel 7.9 beschrieben.

6.18.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Endmontage -> Produktionsauftrag -> Benutzerdefinierte Felder ->
Produktionsstatus
• Tabelle
CUFD, CUFV
• Eingehende Trigger
Vorkalkulation Kundenauftrag, Produktionsanweisung, Artikelstamm-
bearbeitung, Arbeitsplatz, Arbeitsplan, Warenausgang für Produktion
• Ausgehende Trigger
Wareneingang aus Produktion, Seriennummern und Chargen, Produk-
tionsauftrags(teil-)rückmeldung

407
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

408
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.18 (a): Auftragskarte

Prozess 6.18 (b): Produktionsanweisungspapier

© teufel software GmbH

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Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.18 (c): Fertigmeldungspapier

Prozess 6.18 (d): Produktionsauftrag in SAP Business One

© teufel software GmbH

411
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.19 Prozess Produktionsauftrags


(teil-)rückmeldung
6.19.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Rückmeldungen zu Produktionsaufträgen sind interne Leistungen, die wäh-
rend der Bearbeitung eines Auftrags vorgenommen werden. Auf dieser
Grundlage können Sie den Fortschritt des Auftrags verfolgen und steuern.
Rückmeldungen beziehen sich auf einen Auftrag, einen Vorgang, einen
Untervorgang oder eine Kapazität eines Vorgangs. In der Regel erfolgt eine
Produktionsrückmeldung mit den Angaben zur produzierten Menge, der
dazu benötigten Leistung (z.B. Arbeitsstunden), an welchem Arbeitsplatz der
Vorgang ausgeführt wurde und wer den Vorgang durchgeführt hat. Durch
die Rückmeldung verändert sich auch der Auftragsstatus auf endrückgemel-
det. Werden die einzelnen Arbeitsvorgänge zurückgemeldet, so bleibt der
Status so lange auf teilrückgemeldet, bis der letzte Vorgang abgeschlossen
wurde (vgl. Scheer, 1990).

6.19.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


• Eine Rückmeldung stellt fest, welche Menge in einem Produktionsauftrag
als Gutmenge und als Ausschussmenge produziert wurde. Rückmeldungen
lassen sich zu einem Auftrag, einem Vorgang (vorausgesetzt, Sie haben das
Add-On Arbeitsplan im Einsatz), einem Untervorgang, einer Einzelkapazi-
tät eines Vorgangs oder einer Einzelkapazität eines Untervorgangs erfas-
sen. Wenn auf Auftragskopfebene eine Rückmeldung in SAP Business One
erfasst wird, so wird das Fertigmeldungsdatum angegeben. Die Vorgänge
werden rückgemeldet im Verhältnis zur rückgemeldeten Gesamtmenge,
falls Sie mit dem Arbeitsplan arbeiten. Es ist möglich, eine Rückmeldung
außerhalb von SAP Business One durchzuführen (z.B. BDE-System) und
die Daten in SAP Business One zu importieren. In der Praxis werden oft-
mals BDE-Betriebsdatenerfassung-Terminals eingesetzt, die eine einfache
Rückmeldung ermöglichen (z.B. BDE-Terminal mit Barcode-Erfassung oder
BDE-Terminal mit Ölschutzfolie an der Maschine). Werden bei der BDE-
Datenerfassung und bei der Übertragung fehlerhafte Rückmeldungen
festgestellt, so werden BDE-Fehlersätze zur Nachbearbeitung erstellt.
Mit Abschluss der Rückmeldung können verschiedene betriebswirtschaft-
liche Vorgänge automatisch angestoßen werden. Zum einen können die
Ist-Kosten zum Produktionsauftrag fortgeschrieben werden. Bei retrograder
Entnahme werden nach der Rückmeldung mit dem Wareneingang für die
Produktion die entsprechenden Bestandsbuchungen durchgeführt.
Im Rahmen der Produktionsauftragsrückmeldung aus Sicht der Fertigung
können folgende Fragen gestellt werden:
• Setzen Sie ein BDE-System zur Rückmeldung ein?
• Melden Sie auf Produktionsauftragskopfebene zurück oder auf Vorgangs-
ebene?

412
Sandini Bib

6.19 Prozess Produktionsauftrags (teil-)rückmeldung 6

Vorteile Nachteile
echtzeitnahe Prozesssteuerung relativ hohe Investitionen
papierarme Fertigung Änderung der Ablauforganisation
(Zustimmung des Betriebsrats)
Dezentralisierung von Entscheidungen eigenständiges Einführungspro-
jekt ratsam
Barcode-Kopplung

Transparenzverbesserung in der Fertigung

Verfügbarkeit von Fertigungsstati

Steuerung voll- bzw. teilautomatisierter


Anlagen

Abbildung 6.25 Vor- und Nachteile beim Einsatz von BDE-Systemen

6.19.3 Anwendung des Prozesses


Eine Rückmeldung eines Produktionsauftrags erfolgt im Anschluss an die
Fertigstellung des Auftrags in der Produktion. Öffnen Sie dazu den bereits
eröffneten und freigegebenen (angewiesenen) Produktionsauftrag, den Sie
nun rückmelden möchten. Rufen Sie dazu die Funktion PRODUKTIONSAUF-
TRAG erneut auf und ermitteln Sie über die möglichen Suchfunktionen den
gewünschten Auftrag. Markieren Sie nun den Auswahlbutton AUFTRAG
FERTIGMELDEN und bestätigen Sie anschließend mit AKTUALISIEREN. Dadurch
werden die bestandsmäßigen Buchungen im SAP Business One-System vor-
genommen. Die Bestände der Rohmaterialien werden reduziert und die
Bestände der fertigen Artikel entsprechend erhöht.

6.19.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Endmontage -> Produktionsauftrag -> Auftrag fertigmelden (Markie-
rung)
• Tabelle
OWKO, WKO1, OITT
• Eingehende Trigger
Betriebsdatenerfassung (BDE-Add-On), Produktionsauftragsdurchführung
• Ausgehende Trigger
Warenausgang für die Produktion zum Warenausgang, Wareneingangs-
bearbeitung aus Produktion, Kostenstellenrechnung

413
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

414
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.19 (a): Produktionsauftragsrückmeldung mit Datum

Prozess 6.19 (b): Informationsmeldung zur Bestandssituation

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415
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.20 Prozess Seriennummern und Chargen


6.20.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Oftmals werden Seriennummern und Chargennummern in der betriebswirt-
schaftlichen Praxis verwechselt. Die Seriennummern werden bei der Durch-
führung einer Serienfertigung verwendet. Eine Serie ist eine definierte
Menge (Los) von gefertigten Erzeugnissen mit gleichen Strukturmerkmalen.
Die Seriennummern können sowohl für Kleinserien (Apparatebau) als auch
für die Massenfertigung (Haushaltsgeräte, KFZ) großer Serien verwendet
werden. Bei fehlerhaften Lieferungen, wie z.B. Rückrufaktionen, erlangen
Seriennummern große Bedeutung.
Eine Sonderform der Serienfertigung ist die Chargenfertigung (vgl. Steinbuch,
Olfert 1989 S. 25–28 und Jahnke/Biskup 1999 S. 19–28). Chargen werden
benötigt, wenn ausgehend von möglichen Regressansprüchen (Produkthaf-
tungsgesetz) die an dem Wertschöpfungsprozess beteiligten Unternehmen
zurückverfolgt werden müssen. Dabei sind sowohl die eingeflossenen Liefe-
rantenchargen als auch die Fertigungschargen zu führen. Bei fehlerhaften
Produkten lässt sich damit nachweisen, welcher Teilprozess mit welchem Pro-
zessverantwortlichen involviert war. Eine Charge ist ein Los (eine Teilmenge)
eines Artikels, das unter den gleichen Fertigungsbedingungen entstanden ist.
Chargen werden bei Anforderungen im Rahmen einer Produkthaftung (z.B.
Automobilbranche, Lebensmittelbranche, Pharmabranche etc.) durchgeführt.
Im Rahmen der Chargenverwaltung werden Materialien einer Chargennum-
mer zugeordnet. Eine Charge wird bei allen Materialbewegungen mitgeführt,
von der Fertigungsrückmeldung bis hin zum Versand. Eventuell ist sogar
schon für die Zukaufteile (Rohstoff, Halbfabrikate) eine Chargenzuordnung
notwendig. Eine Charge kann zuzüglich der Chargennummer das Mindest-
haltbarkeitsdatum (Verfallsdatum), das Wareneingangsdatum, das Her-
kunftsland und den Lagerbestand pro Lagerort als Attribute mitführen. Die
Problematik einer Chargenproduktion ist jedoch die Kennzeichnung der Teile,
so dass bei jeder Bearbeitungsstufe die Chargennummer identifizierbar bleibt
(vgl. Kernler 1995, Schotten 2001 S. 60–62 und Berning 2001 S. 71–74).

6.20.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


In SAP Business One können Sie nach der Aktivierung der Seriennummern-
verwaltung in der Anwendung Administration im Bereich SYSTEMINITIALISIE-
RUNG Artikel anhand Ihrer Seriennummer verfolgen. In der Artikelverwaltung
selbst wird im Stammsatz unter dem Bereich ALLGEMEIN die Verwaltung der
Seriennummern bzw. der Chargennummern ausgewählt. Damit erzeugt das
System fortlaufende Seriennummern (gemäß dem fortlaufenden Zähler im
System), die in den Belegen Lieferschein, Eingangsrechnung, Einkaufsretoure,
Einkaufsgutschrift, Wareneingang, Arbeitsanweisung, Umlagerung wählbar
sind (vgl. SAP Business One Benutzerhandbuch Kapitel 11 – Lagerverwal-

416
Sandini Bib

6.20 Prozess Seriennummern und Chargen 6


tung). Setzen Sie das Kennzeichen auf die Chargenverwaltung, so werden
Chargennummern für Artikel verwendet, die für eine genaue Identifizierung
der Fertigungslose erforderlich sind. (Beispielsweise werden pharmazeutische
Produkte im Bestand nicht nur anhand der Materialnummer, sondern auch
anhand der Chargennummer identifiziert und im Bestand geführt.) Mit der
Chargenabwicklung ist es möglich, nicht nur Produktionseinheiten aus der
eigenen Fertigung, sondern auch Fertigungslose oder Lieferlose vom Liefe-
ranten eindeutig zu identifizieren und separat zu verwalten. Ist ein Artikel
chargenpflichtig, so muss jeder Teilbestand des Materials einer Charge zuge-
ordnet werden. Bei jeder Warenbewegung muss immer die Chargennummer
mit angegeben werden.

Abbildung 6.26 Struktur von Chargendaten

Die Chargenverwaltung ist eine Funktionalität mit Bezug zu sämtlichen


Bereichen der Logistik, insbesondere der Beschaffung, Bestandsführung und
Fertigung. Entscheidend für die Aktivierung der Chargenverwaltung ist das
Kennzeichen in SAP Business One in der Anwendung Administration im
Bereich SYSTEMINITIALISIERUNG.
Im Rahmen der Seriennummern-/Chargennummernverwaltung können zur
Analyse folgende Fragen gestellt werden:
• Arbeiten Sie mit Seriennummern bzw. Chargennummern bei bestimmten
Artikeln?
• Bekommen Sie schon von Ihrem Lieferanten chargenpflichtige Materia-
lien?

417
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Abbildung 6.27 Allgemeine Einstellungen in SAP Business One

6.20.3 Anwendung des Prozesses


Die Verwaltung von Serien- bzw. Chargennummern erfordert, wie bereits
beschrieben, zunächst eine Einstellung, die bereits bei der Systeminitialisie-
rung während der Administrationsphase vorgenommen werden sollte. Eine
nachträgliche Aktivierung der Serien- oder Chargennummernverwaltung ist
jedoch auch möglich. Zur Aktivierung der Verwaltung begeben Sie sich in die
Anwendung Administration und öffnen dort die Auswahl SYSTEMINITIALISIE-
RUNG. Hier befindet sich die Funktion ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN, die Sie
benötigen. Wechseln Sie im Fenster der Einstellungen in das Register ARTI-
KEL. In diesem Register befinden sich nun die Felder zur Aktivierung der
Nummernverwaltung. Wenn Sie das Kennzeichen für die Nummernverwal-
tung angeklickt haben und im Kästchen ein Häkchen gesetzt ist, dann wird
auch das Auswahlmenü für die Nummernart aktiviert. Mit dieser Auswahl
können Sie festlegen, welche Art von Nummernverwaltung Sie in Ihrem
Unternehmen verwenden möchten.
Es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
• Manuelle Seriennummernverwaltung
• Interne Seriennummernverwaltung
• Chargennummernverwaltung
Für den Fall der Chargenverwaltung können Sie anschließend noch angeben,
ob der Chargenstatus ausgegeben werden soll und ob die Verwaltung der
Chargennummern in Kundenaufträgen erfolgen soll.
Nun bestimmen Sie in der Artikelverwaltung in der Anwendung Lagerverwal-
tung zu den Artikeln im Register ALLG., ob ein Artikel unter die Serien- oder
Chargennummernverwaltung fällt oder ob er davon losgelöst behandelt wird.
Wählen Sie einen der Markierungsknöpfe an, werden zusätzliche Kennzei-
chenfelder angezeigt. Bei der Seriennummernverwaltung lässt sich außerdem

418
Sandini Bib

6.20 Prozess Seriennummern und Chargen 6


festlegen, ob die Seriennummern nur bei der Ausgabe angezeigt werden. Für
beide Arten der Verwaltung können Sie zusätzlich das Kennzeichen dafür set-
zen, dass die Ausgabe der Serien- oder Chargennummernauswahl zwingend
erfolgen muss.

6.20.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Administration -> Systeminitialisierung -> Allgemeine Einstellungen ->
Register Artikel
Lagerverwaltung -> Artikelverwaltung -> Register Allg.
• Tabelle
NNM1, NNM2, OIBT, OSRD, OSRI, OSRL, SRI1
• Eingehende Trigger
Einkaufsartikel, Verkaufsartikel
Auftragsrückmeldung
Wareneingang mit Konsignationslager
Lieferungsbearbeitung mit EAN und SSCC-Codes
• Ausgehende Trigger
Wareneingang mit Konsignationslager, Wareneingang aus Produktion,
Produktionsauftragsdurchführung
Lieferungsbearbeitung mit EAN und SSCC-Codes

419
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

420
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.20 (a): Serien- und Chargennummern im Artikelstamm

Prozess 6.20 (b): Chargenverwaltungsfenster

© teufel software GmbH

421
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.21 Prozess WE-Bearbeitung aus Produktion


6.21.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Im Verlauf des Produktionsprozesses durchläuft das Material verschiedene
Lagerstufen (Rohmateriallager, Halbfabrikatlager und Fertigfabrikatlager).
Die Materiallogistik umfasst die Beschaffung, die Produktion und den Ver-
triebsabsatz, wobei die Materialbewegungen innerhalb der Produktion als
innerbetriebliche Logistik bezeichnet werden. Die Materialbeschaffung bein-
haltet alle Maßnahmen, die sich auf die Versorgung der Einsatzmaterialien
beziehen. Die innerbetriebliche Logistik, als ein Subsystem des Produktions-
systems, steuert den Materialfluss innerhalb der Produktionsanlagen. Bei-
spielsweise ist das Kanban-System eine Methode, die automatische Impulse
für die Materialnachfüllung über eine Kanban-Karte gibt. Der Kanban-Status
gibt Aufschluss, ob ein Materialbehälter voll oder leer ist. Nach Produktions-
ende wird der Wareneingang aus der Produktion ebenfalls über Impulse
zurückgemeldet. Die Lieferanten füllen den ersten Quellbehälter (Just-In-
Time) auf und am Ende der Kanban-Kette (Regelkreis) steht der Fertigwaren-
behälter. Die von der Fertigung angelieferten Waren sind im Rahmen der
innerbetrieblichen Logistik auf jeden Fall einzulagern und mit dem Waren-
eingangsschein als Bestätigung für die angelieferte Ware zu quittieren. Die
Ware befindet sich nach der Qualitätsprüfung im Erzeugnislager, wobei die-
ses Lager auch schon das Auslieferungslager sein kann. Die angelieferte
Ware wird aus der Produktion einem Kundenauftrag zugewiesen und als
reservierter Bestand verbucht. Produziert ein Unternehmen kundenanonym,
so wird die Ware als frei verfügbarer Bestand eingelagert. Bei Einzel- und
Kleinserienfertigung empfiehlt es sich, die Bereitstellung der Auftragseinhei-
ten bereits im Lager über reservierte Bestände vorzunehmen.

6.21.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Produktionsauftragsteilrückmeldungen oder Rückmeldungen mit dem Kenn-
zeichen Auftrag fertigmelden bilden den Anstoß für die Durchführung des
Wareneingangs der produzierten Ware in das Fertigwarenlager. Der Rückmel-
deschein ist auf die Menge hin zu überprüfen. Da es sich um einen internen
Wareneingang handelt, müssen bei mengen- und/oder qualitätsbezogenen
Abweichungen vom Kundenauftrag entsprechende Rücksprachen mit der
Produktion erfolgen. Da dies in der Regel schon mit der Produktionsauftrags-
rückmeldung automatisch im System geschehen ist, sind in der Warenein-
gangsbearbeitung festgestellte Fehlmengen auf Verluste im innerbetrieblichen
Transport zurückzuführen. Wird eine Wareneingangsprüfung im Speziellen
durchgeführt, so ist über ein Add-On ein Qualitätsmanagementsystem einzu-
setzen. Neben der räumlichen Zuordnung der Ware (auf welches Lager wird
die Ware gebucht) ist die zeitliche Dimension (Liefertermin des Kundenauf-
trags) von Interesse. Je nach Liefertermin ist zu entscheiden, ob die Ware
zunächst in das Fertigwarenlager oder direkt an die Warenauslieferungsrampe

422
Sandini Bib

6.21 Prozess WE-Bearbeitung aus Produktion 6


gebucht wird. Selbst die Warenauslieferungsrampe wird als Lagerort in SAP
Business One geführt. In diesem Fall werden gleichzeitig die Warenbegleit-
scheine (Palettenschein, Etiketten etc.) gedruckt und vorbereitet.

Abbildung 6.28 Warenbewegungen zum Produktionsauftrag

Im Rahmen der Wareneingangsbearbeitung aus der Produktion kann fol-


gende Frage zur Analyse gestellt werden:
• Müssen bei der Wareneingangsbearbeitung Chargen mitgeführt werden?

6.21.3 Anwendung des Prozesses


Der Wareneingang nach der Produktion erfolgt mit der Rückmeldung des
Produktionsauftrags. Sie haben bei der Auftragseröffnung einen Lagerort für
die Fertigerzeugnisse festgelegt. Auf dieses Lager werden die produzierten
Bestände nun gebucht. Wenn das von Ihnen bestimmte Lager beispielsweise
ein Zwischenlager für die Qualitätssicherung darstellt, ist nach erfolgter QS-
Prüfung erneut eine Umlagerung in das Fertigwarenlager notwendig (siehe
dazu Kapitel 6.17 »Warenausgang für die Produktion«).

6.21.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Endmontage -> Produktionsauftrag -> Rückmeldung
• Tabelle
OITW, OWTR
• Eingehende Trigger
Produktionsauftrags(teil-)rückmeldung
• Ausgehende Trigger
Qualitätssicherung, Bestandssituationsanalyse, Lieferungsbearbeitung mit
EAN/SSCC

423
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

424
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.21 (a): Warenbegleitschein

Prozess 6.21 (b): Buchungskonto im Kontenplan

© teufel software GmbH

425
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.22 Kostenstellenrechnung
6.22.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Das moderne betriebliche Rechnungswesen setzt sich aus dem internen und
dem externen Rechnungswesen zusammen. Das externe Rechnungswesen
umfasst die Finanzbuchhaltung und die Bilanzierung. Innerhalb der Finanz-
buchhaltung werden alle Nebenbücher des Unternehmens geführt. Es dient
primär der Information von Außenstehenden (Gläubiger, Fiskus, Öffentlich-
keit). Es gelten über alle Betriebsarten und Branchen hinweg einheitliche
handelsrechtliche und steuerrechtliche Vorschriften und Gesetze.
Das interne Rechnungswesen, zu dem die Kosten- und Leistungsrechnung
gehört, kann weitgehend betriebsindividuell gestaltet werden. International
gibt es für die Ausgestaltung keine Regelungen mit Gesetzeskraft. Das interne
Rechnungswesen dient der Betriebsführung zu Planungs-, Abrechnungs-,
Steuerungs- und Kontrollzwecken.
Wesentliche Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung sind:
• korrekte Kostenerfassung
• Wirtschaftlichkeitskontrolle einzelner betrieblicher Einheiten (der Kosten-
stelle)
• Bewertung und Kalkulation der Kostenträger
• Bereitstellung von Entscheidungsgrundlagen für die Preis- und Produkt-
politik
• Realisierung einer kurzfristigen Betriebsergebnisrechnung
Im Gegensatz zum externen Rechnungswesen, welches ausschließlich Vergan-
genheitswerte verarbeitet, finden im internen Rechnungswesen außerdem
Kalkulationswerte (Zusatz- und Anderskosten) Berücksichtigung. Während die
Zusatzkosten (z.B. der kalkulatorische Mietansatz für das eigene Grundstück
und Gebäude) gar nicht berücksichtigt werden, werden Anderskosten (z.B.
kalkulatorische Abschreibungen) im externen Rechnungswesen den gesetzli-
chen Bestimmungen entsprechend zum Ansatz kommen. Im internen Rech-
nungswesen fließen die Anderskosten mit der tatsächlichen Beanspruchung
(zugrunde liegt z.B. die tatsächliche Nutzungsdauer und abgeschrieben wird
auf den Wiederbeschaffungswert eines Wirtschaftsguts des Anlagevermö-
gens) und die Zusatzkosten in voller Höhe zusätzlich ein. Die im externen wie
internen Rechnungswesen gleichwertig verarbeiteten Kosten werden Grund-
kosten oder auch aufwandsgleiche Kosten genannt.
Leistungen sind die bewertete Güterentstehung im Rahmen der betriebstypi-
schen Tätigkeit. Es gibt innerbetriebliche Leistungen (mit Kosten bewertete
Leistungen) und die Marktleistung (mit Erlösen bewertete Leistungen).

426
Sandini Bib

6.22 Kostenstellenrechnung 6

Aufwand

Neutraler Aufwand
periodenfremd Zweckaufwand
betriebsfremd
außerordentlich

Grundkosten Anderskosten Zusatzkosten

Kosten

Abbildung 6.29 Kosten

Kosten stellen den bewerteten leistungsbezogenen Güterverbrauch dar.


Zwei Komponenten führen zur Erfüllung dieses Kostenbegriffs:
• mengenmäßiger Güterverbrauch
• leistungsbezogener Güterverbrauch
Mithilfe der Istkostenrechnung (der traditionellen Kosten- und Leistungs-
rechnung) können die folgenden Fragen beantwortet werden:
• Welche Kosten entstehen?
• Wofür werden Kosten verursacht?
• Wo entstehen Kosten?
Die Frage »Welche Kosten entstehen?« beantwortet die Kostenartenrech-
nung. Dabei werden die verzehrten Gütermengen ermittelt und bewertet.
Die Frage »Wofür werden Kosten verursacht?« wird durch die Kostenträger-
rechnung beantwortet.
Die Frage »Wo werden Kosten verursacht?« beantwortet die Kostenstellen-
rechnung.

6.22.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Ist in einem Unternehmen eine auftragsbezogene Auswertung unerlässlich,
so ist es mit SAP Business One möglich, einzelne Aufträge über Kostenstellen
abzubilden. Die Kostenstelle wird in SAP Business One zurzeit als Profit Cen-
ter bezeichnet.
Es wird für jeden Auftrag ein Profit Center angelegt. In der Rubrik KOSTEN-
RECHNUNG kann ein Profit Center einfach und leicht angelegt werden. Dazu
wird der innerbetrieblichen Namenskonvention entsprechend eine Bezeich-
nung für die Auftrags-Kostenstelle eingetragen, die Namenszeile gestattet
eine ausführlichere Beschreibung und in der Zeile Sortiercode kann, sofern
vorhanden, ein Auswertungsknoten angegeben werden. Einem angelegten

427
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Profit Center gibt SAP Business One immer den Prozentwert 100 mit. In die-
sen Profit Centern werden alle Kosten während der Auftragslaufzeit erfasst
und somit ist eine auftragsbezogene Auswertung möglich. Die Erfassung der
Primärkosten kann unmittelbar mit der Aufwandserfassung durch Anfügen
des Profit Centers an das Sachkonto in der Finanzbuchhaltung erfolgen.
Selbst die Verteilungen der Kosten auf verschiedene Aufträge können ent-
weder direkt durch die zeilenweise Eingabe von Sachkonten, verbunden mit
den jeweiligen Profit Centern, erfolgen oder es kann eine entsprechende
Aufteilungsregel zum Einsatz kommen.
Die Aufteilungsregel beschreibt eine Primärkostenverteilung nach festgeleg-
ten Modalitäten. In Hinblick auf die auftragsbezogene Auswertung ist es
vorstellbar, dass beispielsweise immer im selben Verhältnis die Stromkosten
einer Fertigungsmaschine zu erfassen sind. Zeitgleich laufen über unsere Bei-
spielmaschine fünf Aufträge. Alle Aufträge sind gleicher Art und haben
daher einen identischen Stromverbrauch laut Kalkulation. Da auch andere
Aufwandskonten bzw. Kostenarten für dieselben fünf Aufträge im selben
Verhältnis (1:1:1:1:1) bebucht werden müssen, ist es sinnvoll, diese Regel in
SAP Business One zu hinterlegen. Es wird zur Verteilung des gewünschten
Aufwands bzw. der Kosten eine Aufteilungsregel im System für die hundert-
prozentige Aufteilung einmalig angelegt. Dazu werden in die Aufteilungsre-
gel die fünf zuvor angelegten Profit Center als Empfängerkostenstellen
gezogen und mit jeweils 20% belegt. Zum Zeitpunkt der Erfassung des
bewerteten Stromverbrauchs kann in der Finanzbuchhaltung zum Gesamt-
wert der Stromrechnung unserer Beispielmaschine die Aufteilungsregel
angegeben werden. Die Folge davon ist, dass SAP Business One eine auto-
matische Kostenverteilung auf unsere fünf verschiedenen Aufträge zu glei-
chen Teilen vornimmt. Die Kostenverteilung ist allerdings nicht in der
Buchungsmaske ablesbar, sondern ist ausschließlich über den Profit Center-
Bericht (siehe auch Kapitel 5.27) erkennbar.
Aufteilungsregeln enthalt ein prozentuales Verhältnis oder es wird ein fest-
stehender Betrag aufgeteilt. Auch die Gestaltung einer Verteilung z.B.
anhand einer Gesamtquadratmeterzahl ist möglich. Einmal angelegte und
bebuchte Profit Center oder Aufteilungsregeln lassen sich nicht mehr aus
dem System löschen. Aufteilungsregeln lassen sich den jeweils aktuellen
betrieblichen Bedürfnissen entsprechend in ihrer Verteilung anpassen.
Buchungen, die schon vor dem Anpassungszeitpunkt getätigt wurden,
haben nachträglich keinen Einfluss auf die Kostenverteilung. Ändern sich die
Bedingungen einer Aufteilungsregel, so ist es aus Gründen der Übersichtlich-
keit empfehlenswert, eine neue Aufteilungsregel anzulegen. Die Namen von
Profit Centern können den neuen Gegebenheiten immer wieder angepasst
werden. Auch hierbei wird aus Gründen der Übersichtlichkeit empfohlen, bei
umfangreichen Veränderungen besser ein neues Profit Center anzulegen.

428
Sandini Bib

6.22 Kostenstellenrechnung 6

6.22.3 Anwendung des Prozesses


Sie können im Rahmen der Kostenstellenrechnung alle anfallenden Kosten
und Erlöse jedes Geschäftsbereichs Ihres Unternehmens bis ins Detail analy-
sieren. Ein Großteil der Kosten können der jeweiligen Kostenstelle eindeutig
zugeordnet werden. In diesem Zusammenhang spricht man von direkten
Kosten und direkten Erlösen.
Darüber hinaus gibt es aber auch Kosten bzw. Erlöse, die nicht eindeutig
einer Kostenstelle zugewiesen werden können. Dies sind unter anderem die
Verwaltungskosten, die Werbekosten oder die Finanzierungskosten. Diese
Kosten und Erlöse, ob direkt oder indirekt, werden mithilfe von Verteilungs-
schlüsseln, den Aufteilungsregeln, auf die Kostenstellen umgelegt.
Jede Aufteilungsregel beinhaltet Informationen über die Anteile der Kosten
und Erlöse, die jeder Kostenstelle zuzuweisen sind.
Das Anlegen der Aufteilungsregeln erfolgt in der Funktion AUFTEILUNGSREGEL
ANLEGEN in der Anwendung Kostenrechnung. Zuerst müssen Sie ein Kürzel
und eine Bezeichnung für die Regel vergeben und einen Gesamtwert bestim-
men. Dieser kann prozentual sein oder auch einen festen Wert darstellen, wie
z.B. die Fläche eines Gebäudes. Anschließend legen Sie in der Tabelle fest,
welche Profit Center mit welchem Anteil an dieser Aufteilungsregel beteiligt
sind. Achten Sie darauf, dass der oben eingetragene Gesamtwert nicht über-
schritten wird. Zur Auswahl der Beteiligten stehen Ihnen die SAP Business
One-Suchfunktionen zur Verfügung. Abschließend können Sie die Auftei-
lungsregel durch HINZUFÜGEN speichern.

6.22.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Kostenrechnung -> Aufteilungsregel anlegen
• Tabelle
OOCR, OPRC
• Eingehende Trigger
Profit Center, Kosten- und Leistungsrechnung
• Ausgehende Trigger
keine Ausgangstrigger vorhanden

429
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

430
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.22 (a): Profit Center-Tabelle

Prozess 6.22 (b): Kostenzuordnungstabelle

© teufel software GmbH

431
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.23 Prozess Lieferungsbearbeitung mit EAN-


Codes
6.23.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Prozess 5.18 »Lieferungsbearbeitung« (der Modellfirma A) enthält die
betriebswirtschaftliche Beschreibung zur Lieferung. In diesem Zusammen-
hang ist zu erwähnen, dass immer mehr Firmen von der Logistik zum Supply-
Chain-Management übergehen.

Was bedeutet Supply-Chain-Management?


Im Supply-Chain-Management werden unternehmensübergreifende logisti-
sche Prozesse abgebildet, um den Informationsfluss vom Lieferanten zum
Kunden (downstream) und zurück (upstream) detailliert zu beschreiben.
Diese integrative, logistische Prozesskette steigert die Effizienz der Abwick-
lung und stellt somit einen Wettbewerbsvorteil zu anderen Unternehmen
dar, die nicht integrativ mit dem Kunden logistisch vernetzt sind. Als informa-
tionstechnische Infrastruktur zur Steuerung des Materialflusses hat sich u.a.
das ECR-Konzept (Efficient Consumer Response) etabliert. Es beschreibt die
Standards zur automatischen Identifikation (Nummernsystem zur Kenn-
zeichnung logistischer Objekte). Eine bekannte Basistechnologie des ECR ist
das EAN-Nummernsystem (European Article Number) und im Rahmen inter-
nationaler Standards das GTIN (Global Trade Item Number).

Was sind EAN-Codes?


Die Anwendung des EAN-Codes wird in der Regel mit der Barcode-Techno-
logie (Scannereinsatz – OCR-Technologie) automatisiert angewandt. Bar-
codes stellen die EAN-Codes in maschinenlesbarer Strichform (schmale und
breite Striche in einer Sequenz) dar. Sie unterscheiden sich in der Anordnung
der Striche und Strichstärken und kennzeichnen somit die eindeutige Num-
mer. Die EAN-Symbole sind mittlerweile auf unterschiedlichsten Produkten
und Trägermaterialien zu finden.
Im Rahmen einer Lieferung wird in der Regel ein Transportetikett mit Bar-
code erstellt, das z.B. an einer Gitterbox oder Palette der Ware angebracht
ist. So hat sich mittlerweile der EAN-Code in Verbindung mit der Strichcode-
technik für die automatische und sichere Identifikation logistischer Einheiten
bei der Lieferung in der logistischen Supply-Chain etabliert.

432
Sandini Bib

6.23 Prozess Lieferungsbearbeitung mit EAN-Codes 6

Abbildung 6.30 Automatische Identifikationssysteme


(Quelle: Berning, 2002)

Die EAN-Nummern werden weltweit eindeutig für jedes Artikelobjekt vergeben,


damit sind die nicht sprechenden Nummern länder- und branchenübergreifend
einsetzbar. Die Eindeutigkeit der EAN-Nummer wird von einer zentralen Verga-
bestelle (in Deutschland die CCG GmbH in Köln) gewährleistet. Die genaue
Zusammensetzung des EAN-Codes ist seit dem 01.01.2001 neu durch ILN-
Typen geregelt. Die ILN vom Typ 1 ist für kleine Unternehmen vorgesehen,
die keinen großen Nummernvorrat benötigen, während die ILN vom Typ 2
für größere Unternehmen gedacht ist. Die ersten beiden Ziffern der ILN
geben Aufschluss darüber, welche EAN-Vergabestelle die Nummer generiert
hat (40 für Köln). Die letzte Prüfziffer errechnet sich nach einem international
abgestimmten Algorithmus aus den vorangegangenen Ziffern. Die restlichen
zehn Ziffern stehen frei zur Verfügung.

Abbildung 6.31 EAN-Nummer als Barcode

433
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Abbildung 6.32 Aufbau der EAN-Nummernsysteme (Quelle: CCG)

Eine weitere Basistechnologie von ECR ist die EDI (Electronic Data Inter-
change). Diese Technologie beschreibt einen standardisierten Datenaus-
tausch von Belegen. Die Standards können branchenspezifisch ausgelegt
sein. Die EDI-Technik kommt meistens bei Bestellungen, Rechnungen und
Lieferavis (Benachrichtigung vor Eintreffen der Lieferung beim Kunden) zum
Einsatz. Die EDI-Belege werden mit Konvertern in das allgemeine Format für
das ERP-Programm zur Weiterverarbeitung umgewandelt (vgl. Berning,
2002 S. 115–146).

6.23.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


In SAP Business One ist im Artikelstamm der EAN-Code zur Artikelnummer
vorgesehen. Ist in unserem Modellfall eine Lieferscheinabwicklung mit EAN-
Codes vorgesehen, so wird der Lieferschein mit den Transportetiketten
erstellt. Im Belegeditor können zur automatischen Scanner-Erfassung die
Barcodes mit angedruckt werden.
Im Rahmen der Lieferungsbearbeitung mit EAN-Codes aus Sicht des Ver-
kaufs können folgende Fragen gestellt werden:
• Arbeiten Sie mit EAN-Codes?
• Setzen Sie bei Ihren Transportetiketten Barcode-Technik ein?
• Arbeiten Sie bei den Lieferavis mit EDI?

434
Sandini Bib

6.23 Prozess Lieferungsbearbeitung mit EAN-Codes 6

6.23.3 Anwendung des Prozesses


Belege, die in Zusammenhang mit einer Lieferung stehen, können einen
Strichcode enthalten. Über diesen Strichcode lässt sich die Identifizierung
von Waren einfach automatisieren, da nur noch mit einem Barcode-Scanner
der Strichcode eingelesen werden muss. Dies erspart eine Menge Zeit, die
ansonsten für die manuelle Eingabe der Artikelcodes aufgewendet werden
müsste.
Voraussetzung für die Verwendung der Strichcodes ist die EAN-Nummern-
verwaltung bei den Artikelstämmen. In der Funktion ARTIKELVERWALTUNG
existiert dazu ein Eingabefeld, das die EAN-Nummer eines Artikels aufneh-
men kann. Alternativ dazu haben Sie auch die Möglichkeit, die Artikelnum-
mern Ihrer Waren so zu gestalten, dass sie als Barcode zur automatischen
Erfassung verwendet werden können.
Die Darstellung der Nummern als Strichcode auf den Belegen veranlassen Sie
im Belegeditor in der Belegbearbeitung. Um die Lieferung der Waren in der
Modellfirma zu vereinfachen, sollen die Artikel einen Transportschein erhal-
ten. Öffnen Sie dazu die Funktion LIEFERUNG in der Anwendung Verkauf.
Erfassen Sie eine neue Lieferung mit Bezug auf einen Auftrag oder rufen Sie
einen bereits angelegten Datensatz auf. Öffnen Sie die Belegbearbeitung in
der Menüleiste unter dem Menü LIEFERUNG. In einer Auswahl werden alle
zur Lieferung existierenden Belege aufgelistet. Wählen Sie die Belegart
TRANSPORTSCHEIN und führen Sie darauf einen Doppelklick aus. Wenn Sie
nun im Bearbeitungsfenster des Belegs das Feld LIEFERUNG ZEILEN-ARTIKEL-
CODE auswählen, können Sie durch Doppelklicken ein Eigenschaftsfenster
öffnen. Im Register ALLGEMEIN finden Sie die Eigenschaft ALS BARCODE DRU-
CKEN, welche markiert sein muss, damit auf dem ausgedruckten Beleg der
Strichcode aufgeführt wird. Sie können auch den Feldinhalt der EAN-Num-
mer als Barcode zeigen lassen.

6.23.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Verkauf -> Lieferung -> Belegbearbeitung -> Objekteigenschaften -> Re-
gister Allgemein
• Tabelle
OITM, DLN1, DLN2, DLN3, ODLN, OGSP, RDOC
• Eingehende Trigger
Wareneingang aus Produktion, Retourenbearbeitung, Barverkauf
• Ausgehende Trigger
Ausgangsrechnung, Retoure, Add-On Speditionsabwicklung – Transport-
planung

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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.23 (a): Liste offener Lieferscheine

Prozess 6.23 (b): Lieferung in SAP Business One

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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.23 (c): Kreditlimitprüfung für Lieferung

Prozess 6.23 (d): Tabellendetails zur Lieferung

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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.23 (e): Druckvorschau Lieferschein mit Barcode

Prozess 6.23 (f): Verrechnungskontenübersicht

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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.24 Prozess Kundenauftragsbestätigung


6.24.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Auszahlungen fallen für die Beschaffung der betrieblichen Produktionsfakto-
ren an. Sie erfolgen für Tilgungen und Investitionen und führen zum Abbau
der Verbindlichkeiten.
Zum Begleichen einer Verbindlichkeit existieren unterschiedliche Möglichkeiten:
• Barzahlung
Es kommen Metallgeld (Münzen) und Papiergeld (Banknoten) zum Ein-
satz.
• Halbbare bzw. bargeldsparende Zahlung
Ein Teil des Zahlungsvorgangs wird bar und ein Teil bargeldlos bewirkt. Ty-
pische Vertreter sind der Barscheck und der Zahlschein.
• Unbare bzw. bargeldlose Zahlung (Buchgeld oder Giralgeld)
Durch Ausfüllen der notwendigen Formulare wird der Zahlungsverkehr
schnell, rationell und sicher durch ein Kreditinstitut für den Kunden erle-
digt. Typischer Vertreter ist die Überweisung.
• Zahlungsanweisung
Bei dieser Anweisung handelt es sich weder um Bargeld noch um Buch-
geld. Typischer Vertreter ist der Scheck. Er wird nicht an Zahlungsstatt an-
genommen, sondern nur zahlungshalber. Das Schuldverhältnis bleibt so
lange noch bestehen, bis der Betrag dem Konto des Lieferanten gutge-
schrieben ist und der Lieferant über das Geld seinen Bedürfnissen entspre-
chend frei verfügen kann.
Wir unterscheiden zwischen Zahlungen in der eigenen Währung und in
Fremdwährung. Bei Zahlungen in ausländischer Währung sind die Besonder-
heiten des Devisenverkehrs und der Devisenbestimmungen zu beachten. So
schreibt das Außenwirtschaftsrecht bestimmte Formerfordernisse und Mel-
depflichten vor.
In der Regel liegt der Auszahlung eine Eingangsrechnung zugrunde. Aus die-
ser Eingangsrechnung gehen der Bruttobetrag und die Zahlungsbedingungen
für diese Rechnung hervor. Aufgrund einer entsprechenden Zahlungsbedin-
gung kann es sein, dass vom Rechnungsbetrag ein Skontobetrag innerhalb
einer gewissen Frist abgezogen werden kann (vgl. dazu auch Kapitel 6.10
»Eingangsrechnung«).
Bestimmten Vereinbarungen mit dem Lieferanten folgend, kann es Teilzah-
lungen oder Zahlungen in verschiedenen Zahlungsarten zu einer Eingangs-
rechnung geben.

442
Sandini Bib

6.24 Prozess Kundenauftragsbestätigung 6

6.24.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Die Ausgangszahlung in SAP Business One lässt sich in allen Zahlungsarten
abbilden. Es können somit bare, halbbare, unbare und gemischte Zahlungen
erfolgen. In der Rubrik BANKENABWICKLUNG wird die Ausgangszahlung an
Lieferanten bearbeitet. In manueller Arbeitsweise wird für jede geleistete
Zahlung hier der Buchungsbeleg erzeugt. Grundsätzlich ist es möglich, Zah-
lungen mit Bezug auf andere, auf diesem Kreditorenkonto gebuchte Vor-
gänge zu erfassen. Ebenso können Sie Buchungen ohne Bezug auf einen
anderen Beleg des Lieferantenkontos erfassen.
Wird ein Rechnungsbetrag in voller Höhe (gegebenenfalls unter Abzug des
Skontobetrags innerhalb der Skontofrist) bezahlt, so ist der Auszahlungsbe-
leg mit Bezugnahme auf die Eingangsrechnung zu erstellen. Sowie bei der
Belegerstellung dieser Bezug hergestellt wird, erfolgt das Ausziffern der Ein-
gangsrechnung und der dazugehörigen Auszahlung. Beide Positionen
erscheinen nicht mehr auf der OP-Liste zum Kreditor. Innerhalb der Skonto-
frist wird von SAP Business One der Skontobetrag automatisch mit der Zah-
lung gebucht. Die dazu erforderlichen Einstellungen erfolgten während der
Systeminitialisierung im Bereich der Sachkontenfindung.
Wird eine Eingangsrechnung in mehreren Teilbeträgen beglichen, so werden
mit Ausnahme der Schlusszahlung alle Auszahlungsbelege ohne Bezug auf
die Eingangsrechnung erzeugt. Mithilfe des Belegtextes oder anderen Mög-
lichkeiten innerhalb der Belegerstellung sollte jede Teilzahlung ein schnelles
Zuordnungsmerkmal zur Eingangsrechnung mitbekommen. Beim Erfassen
der Schlusszahlung als Beleg wird der Bezug zur Eingangsrechnung und zu
allen Teilzahlungen, die zu diesem Gesamtvorgang gehören, durch das zei-
lenweise gelb Markieren der Einzelbelege hergestellt. Mit der erfolgten
Schlusszahlung kann die Eingangsrechnung mit allen Zahlungen ausgegli-
chen werden, was durch das Markieren der zugehörigen Zeilen erfolgt ist.
Alle Einzelbelege verschwinden somit aus der OP-Liste. Solange eine Ver-
bindlichkeit noch nicht vollständig ausgeglichen ist, ist es zur umfassenden
Abbildung der Geschäftsfälle erforderlich, die ursprüngliche Eingangsrech-
nung mit allen ihren bisher erfolgten Teilzahlungen im Lieferantenkonto als
OP zu führen.
Würde man bei der 1. Teilzahlung einen Bezug zur Eingangsrechnung herstel-
len und somit ein Ausziffern der Eingangsrechnung und der 1. Teilzahlung
bewirken, würde man auch die Erzeugung eines Differenzbelegs erwirken,
der als OP im Lieferantenkonto geführt wird. Diese Buchung hat den Charak-
ter einer Eingangsrechnung. Allerdings gibt es keinen Eingangsrechnungs-
beleg für diese Buchung, da ein derartiger Kauf ja gar nicht existierte. Da es
keine Buchung ohne Beleg geben darf, sollte man diese Darstellungsvariante
von SAP Business One im Interesse einer ordnungsgemäßen Buchführung im
Bereich der Kreditorenbuchhaltung nicht wählen.

443
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Mit jedem erzeugten Ausgangsbeleg werden OP in dem jeweiligen Geld-


konto zum Abgleich erzeugt. Mit dem Erzeugen des Auszahlungsbelegs in
SAP Business One ist die Buchung des bzw. der Geldkonten erfolgt.
Unabhängig von den verschiedenen Ein- und Auszahlungsbelegen sind die
Kontoauszüge der Geldkonten zu erfassen. Besondere Beachtung muss
dabei der Tatsache geschenkt werden, dass es sich dabei eigentlich um ein
Abschreiben des körperlich vorliegenden Kontoauszugs handelt.
Sind alle Auszahlungsbelege und die bzw. der dazugehörige Kontoauszug
erfasst, so können über die Rubrik der Abstimmung die erfassten Kontoauszüge
mit den Aus- und Einzahlungen abgestimmt werden. Es empfiehlt sich, für
jeden Kontoauszug eine Abstimmung zu erzeugen. Die einzelnen Abstimmun-
gen können, sofern erforderlich, zu einem späteren Zeitpunkt wieder zurückge-
setzt werden.
Dieselben Prozessstufen existieren beim automatischen Zahlungsverkehr.
Im Rahmen der Ausgangszahlung mit automatischem Zahllauf können zur
Analyse folgende Fragen gestellt werden:
• Arbeiten Sie mit schriftlichen Zahlungsbelegen oder verwenden Sie On-
line-Banking?
• In welchen Zeiträumen veranlassen Sie Zahlungen?
• Sind Ihre Zahlungsvorgänge bereits automatisiert?
• Können Sie vordefinierte Standards für Ihre Zahlungen verwenden?

6.24.3 Anwendung des Prozesses


Zahlungen unter Verwendung der Option, dass die Zahlläufe automatisch
erfolgen sollen, setzen einige Definitionen und Einstellungen voraus. Zunächst
müssen die Zahlwege festgelegt werden. Gehen Sie dazu in die Anwendung
Bankenabwicklung, öffnen Sie dort die Auswahl ZAHLUNGSSYSTEM und wählen
Sie die Funktion DEFINITION DER ZAHLWEGE. Vergeben Sie in der Erfassungs-
maske einen Zahlungsartcode sowie eine Bezeichnung für die Zahlungsart.
Bezüglich der Zahlungsarttypen können Sie zwischen folgenden zwei Mög-
lichkeiten wählen:
• Ausgang – Zahlungen an Lieferanten (Einkauf)
• Eingang – Zahlungen von Kunden (Verkauf)
Anschließend müssen Sie festlegen, ob als Zahlungsmittel ein Scheck oder
eine Überweisung verwendet werden soll. Diese Einstellung lässt sich jedoch
nur für die Ausgangszahlung festlegen.
Im unteren Bereich befinden sich verschiedene Validierungsoptionen, die Sie
kennzeichnen können, damit sie beim Zahllauf geprüft werden. Sie können
mehrere Kennzeichen kombinieren. Die Auswahlfelder auf der rechten Seite
des Fensters dienen zur eindeutigen Bestimmung der Bank. Es werden nur

444
Sandini Bib

6.24 Prozess Kundenauftragsbestätigung 6


diejenigen Banken in der Auswahlliste aufgeführt, die unter der Funktion
BANKEN FESTLEGEN unter DEFINITIONEN in der Anwendung Bankenabwick-
lung zu finden sind. Bei der Verwendung von Schecks als Zahlungsmittel
können Sie noch Beschränkungen bezüglich des minimalen und maximalen
Betrags vorgeben.
Im nächsten Schritt müssen Sie einige allgemeine Informationen für Ihre
Zahlungsläufe einstellen. Öffnen Sie in der Bankenabwicklung im Auswahl-
bereich ZAHLUNGSSYSTEM die Funktion STANDARDS FÜR ZAHLUNGSLAUF DEFI-
NIEREN. Ein neues Fenster mit den verschiedenen Festlegungsfeldern wird
geöffnet. Hier bestimmen Sie die Toleranztage für den Einkauf, ein Mindest-
skonto für Einkaufsvorgänge sowie einen Mindestbetrag pro Zahlung. Mit
der Auswahl ZAHLWEGE geben Sie die Zahlungsarten an, die beim Zahllauf
zum Einsatz kommen sollen.
Der eigentliche Zahlungslauf wird mithilfe des Zahlungsassistenten aktiviert
und durchgeführt. Starten Sie den Assistenten und folgen Sie den Anweisun-
gen. Diese Anweisungen umfassen acht Schritte. Im ersten Schritt können
Sie entweder einen bereits definierten Assistenten wieder aufrufen oder
einen neuen Assistenten erstellen. Jeweils durch Klicken auf WEITER gelangen
Sie einen Schritt weiter. In jedem Schritt müssen Sie die geforderten Eingaben
zum Zahlungslauf machen, damit die abschließende Aktivierung des Zah-
lungslaufs erfolgen kann.

6.24.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Bankenabwicklung -> Zahlungssystem -> Definition der Zahlwege
Bankenabwicklung -> Zahlungssystem -> Standards für Zahlungslauf
definieren
Bankenabwicklung -> Zahlungssystem -> Zahlungsassistent
• Tabelle
DSC1, OCRP, OCTG, ODSC, OPDF
ORCR, PDF1, PDF2, PDF3, PDF4, PDF5
VPM1, VPM2, VPM3, VPM4, VPM5
• Eingehende Trigger
Lieferungsbearbeitung mit EAN/SSCC
• Ausgehende Trigger
Forderungsbearbeitung nach Fälligkeit, Kontoauszug zum Geschäftspart-
ner, Umsatzsteuer, Gewinn- und Verlustrechnung

445
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

446
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.24 (a): Eingabemaske Ausgangszahlung

Prozess 6.24 (b): Zahlungsassistent in SAP Business One

© teufel software GmbH

447
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.25 Die Umsatzsteuer mit Business One


6.25.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Die Umsatzsteuer ist eine Verkehrssteuer, über die sich der Staat seinen Anteil
an der Wertschöpfung der Volkswirtschaft nimmt. Die Besteuerung regelt das
Umsatzsteuergesetz (UStG). Es wird der Umsatz zwischen einem Unterneh-
mer und einem Abnehmer besteuert. Der Abnehmer kann ebenfalls Unter-
nehmer oder Endverbraucher sein. Die Umsatzsteuer ist auch als Mehrwert-
steuer bekannt. Betrachtet man die Geschäftsbeziehungen zwischen den
Unternehmen in seiner Gesamtheit und dem Finanzamt, so wird tatsächlich
stets nur der Mehr-Wert besteuert. Ein Unternehmen ist für seine umsatzsteu-
erpflichtigen Umsätze per Gesetzeskraft gleichzeitig zum Vorsteuerabzug
berechtigt. Ein Produkt durchläuft, ehe es den Endverbraucher erreicht, unter
Umständen viele Stufen der Werterhöhung. Ein Unternehmer kauft ein Mate-
rial, bearbeitet oder veredelt es, schafft also höheren Wert und veräußert sein
Produkt weiter. Der Materialeinkauf, der mit einer Umsatzsteuer belegt ist,
führt dazu, dass der einkaufende Unternehmer seinem Lieferanten diesen
Steuerbetrag schuldet und begleicht. Gleichzeitig darf der auf der Rechnung
ausgewiesene Steuerbetrag als Vorsteuer dem Finanzamt gegenüber in Abzug
gebracht werden. Somit bleibt beim zunächst einkaufenden, später verkaufen-
den Unternehmen als Zahllast dem Finanzamt gegenüber der in seinem Unter-
nehmen entstandene Mehr-Wert übrig. Mit dieser Darstellungsform wird
auch deutlich, dass ein Unternehmen gleichzeitig Mehrwertsteuerbeträge als
Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt und Vorsteuerbeträge als Forde-
rungen gegenüber dem Finanzamt ausweist.
Das Umsatzsteuergesetz regelt in §2 (1), wer Unternehmer und was ein Unter-
nehmen ist. Im Sinne des Gesetzes ist Unternehmer, wer nachhaltig, selbst-
ständig und gegen Entgelt tätig wird. Fehlt die Gewinnerzielungsabsicht, bleibt
die Definition als Unternehmer davon unberührt. Das Unternehmen umfasst
die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Unternehmers.
Der §1 UStG definiert, was besteuert werden darf. Steuerbare Umsätze sind
definiert als Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein Unternehmer im
Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt. Entgelt ist
alles, was der Leistungsempfänger aufwendet, abzüglich der Umsatzsteuer.
§3 UStG beschreibt in Absatz (1) die Lieferung. Mit der Lieferung wird einem
Dritten als Abnehmer die Verfügungsmacht über einen Gegenstand ver-
schafft. Die Lieferung erfolgt von einem Unternehmer gegen Entgelt. Über
die sonstige Leistung sagt das Gesetz nur aus, dass es Leistungen sind, die
keine Lieferung darstellen [§3 (9) UStG]. Umgangssprachlich könnte man
auch formulieren, dass alles, was nicht der Definition einer Lieferung ent-
spricht, aber von einem Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt
wird, eine sonstige Leistung darstellt und somit zunächst einmal der Umsatz-
steuer unterliegt.

448
Sandini Bib

6.25 Die Umsatzsteuer mit Business One 6


Das UStG verfügt in den weiteren Absätzen und Paragraphen viele Ausnah-
men und regelt jede Form eines Umsatzes. Es wird dabei unter anderem unter-
schieden in in- und ausländische Umsätze. Die ausländischen Umsätze werden
in Umsätze innerhalb des Gemeinschaftsgebiets und in Drittlandumsätze
unterteilt. Zu den klaren und deutlichen Definitionen für das Gemeinschafts-
gebiet und das Drittland sei auf den Artikel 13a der Umsatzsteuerrichtlinien
(UStR) hingewiesen. Es werden auch Steuerbefreiungen ausgesprochen [§4
UStG].
Eine weitere, wesentliche Unterscheidung trifft das Umsatzsteuergesetz bei der
Besteuerung selbst. Ist ein Umsatz dem Gesetz nach steuerbar und steuerpflich-
tig, so muss die Bemessungsgrundlage (BMG) für die Umsatzbesteuerung defi-
niert sein. Danach kann der Steuersatz dem Gesetz entnommen werden. §12
UStG regelt, dass zurzeit 16% der BMG als Umsatzsteuerregelsatz angesetzt
werden. Für bestimmte Ausnahmen, die ebenfalls in diesem Paragraphen auf-
geführt werden, gilt ein herabgesetzter Steuersatz von derzeit 7%. In einer
separaten Anlage zum UStG werden alle Gegenstände aufgelistet, die dieser
7%-Regelung unterliegen. Was nicht in dieser Liste aufgeführt ist, muss mit
dem Regelsteuersatz von derzeit 16% belegt werden.
Das UStG regelt auch, wie in einer Buchhaltung die Aufzeichnungen zur
Umsatzsteuer zu erfolgen haben. Dabei ist innerhalb eines Unternehmens in
den Beschaffungs- und den Absatzbereich zu unterscheiden.
Der Beschaffungsbereich hat die Entgelte für empfangene steuerpflichtige
Lieferungen bzw. sonstigen Leistungen und die darauf entfallenden Steuer-
beträge zu erfassen. Außerdem müssen die BMG für Einfuhren und deren
Einfuhrumsatzsteuerbeträge sowie für den innergemeinschaftlichen Erwerb
(BMG und Steuerbetrag) separat ausgewiesen werden.
Der Absatzbereich hingegen hat folgende Gliederung einzuhalten:
• Ausweis der vereinbarten Entgelte für ausgeführte Lieferungen und Leis-
tungen.
• Die ausgewiesenen Entgelte sind zu trennen nach steuerfreien und steuer-
pflichtigen Entgelten.
• Die steuerpflichtigen Entgelte sind nach den unterschiedlichen Steuersät-
zen getrennt auszuweisen.
Die Aufzeichnungspflicht wird umfassend in §22 UStG geregelt.
Für die Steuererfassung in der Buchhaltung eines Unternehmens gibt es zwei
zulässige Methoden. Das sind das Netto- und das Bruttoprinzip der Verbu-
chung.
Bei der Nettoverbuchung wird dem Gesetzestext direkt Folge geleistet. Auf
die BMG (Nettowert) wird ein definierter Prozentsatz aufgeschlagen. Der Aus-
weis beider Beträge erfolgt identisch im Handelsbrief und in der Buchhaltung.

449
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

Die Bruttoverbuchung bietet sich bei Belegen ohne gesonderten Umsatz-


steuerausweis an. Gemäß UStG kann dieses bei Rechnungen bis zu einem
Gesamtbetrag von €100,00 passieren. Dabei wird entweder mit dem Bruch-
teilsverfahren oder dem Multiplikationsverfahren der Steuerbetrag einzeln
herausgerechnet und entsprechend verbucht.
Den Zeitpunkt der Entstehung einer Steuerpflicht beschreibt das UStG in §13
wie folgt:
• Bei der Berechnung der Steuer nach vereinbarten Entgelten mit Ablauf des
Voranmeldezeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde.
• Bei Entgelten, die vor einer Lieferungs- oder Leistungserbringung verein-
nahmt werden, mit Ablauf des Voranmeldezeitraums, in dem das Entgelt
vereinnahmt worden ist.
Der Steuerzeitraum ist das Kalenderjahr. Mit Ablauf des Kalenderjahres hat
der Steuerpflichtige eine Jahressteuererklärung einzureichen. Unabhängig
von der Jahressteuererklärung hat ein Unternehmen in Intervallen Vorsteuer-
anmeldungen an das Finanzamt zu richten. Das zuständige Finanzamt teilt
auf Anfrage jedem Unternehmen das Intervall mit, in dem eine Umsatzsteuer-
voranmeldung zu erfolgen hat. Die Basis für die Anmeldeintervalle bilden die
Steuerbeträge des/der vorangegangenen Kalenderjahre. Weit verbreitet ist
der monatliche Voranmeldezeitraum. Im UStG sind alle Bedingungen zur
Voranmeldung geregelt. Alle Steuer- und Vorsteuererklärungen sind an
bestimmte Formulare gebunden, die beim Finanzamt abgeholt werden kön-
nen. Dem Unternehmen entstandene und ausgewiesene Zahllasten sind mit
der formularbasierten Erklärung am zehnten Tag nach Ablauf des Anmelde-
zeitraums unaufgefordert zu entrichten.
Da das Konto Vorsteuer ein Bilanzkonto mit Verbindlichkeitscharakter und
die Konten der Ausgangssteuern Forderungscharakter haben, ist ein Saldie-
ren der Buchungen auf diesen Konten nicht sinnvoll. Nur im Rahmen der
Schlussbilanz zu einem Wirtschaftsjahr werden die Salden der einzelnen Kon-
ten miteinander saldiert und die Umsatzsteuerzahllast oder die Umsatzsteuer-
forderung wird als ein Betrag ausgewiesen.

6.25.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Die vielen gesetzlichen Regelungen, die durch das UStG einem Unternehmen
auferlegt sind, können mit SAP Business One umfassend abgebildet werden.
Im Rahmen der Systeminitialisierung wurden bereits die einzelnen USt-
Schlüssel mit den dazugehörigen Konten aktiviert bzw. definiert. SAP Busi-
ness One verfügt über eine Vorbelegung der gängigsten USt-Schlüssel für
die als Standard hinterlegten Kontenpläne. Der Steuerschlüssel kann genutzt
werden, wenn ihm ein Konto aus dem Kontenplan zugeordnet wurde. Für
jeden Steuerschlüssel lassen sich Gültigkeitszeiträume festlegen.
Während allen Ausgangssteuerschlüsseln separate Konten zugeordnet werden
müssen (weil das Gesetz einen gesonderten Ausweis zu jeder Umsatzart for-

450
Sandini Bib

6.25 Die Umsatzsteuer mit Business One 6


dert), ist es möglich, den Vorsteuerschlüsseln ein gemeinsames Konto, nämlich
das Konto Vorsteuer, zuzuordnen. Der Gesetzgeber verlangt beim Vorsteuer-
ausweis lediglich den Ausweis der Steuerbeträge, nicht aufgeschlüsselt nach
den unterschiedlichen Prozentsätzen oder Herkunftsarten an Vorsteuer.
Sind die erforderlichen USt-Schlüssel festgelegt, so erfolgt die Erfassung der
einzelnen Geschäftsfälle unter Zuhilfenahme der USt-Schlüssel. Hinter jedem
Schlüssel verbirgt sich genau eine prozentuale Angabe. Außerdem wird mit
der Nutzung des Steuerschlüssels die Auswertungsposition bereits bei der
Belegerfassung angegeben.
Die USt-Schlüssel können bereits den Stammdaten der Artikel und den
Stammdaten der Geschäftspartner mitgegeben werden. Treffen beispiels-
weise hinterlegte Steuerschlüssel von Artikeln mit Steuerschlüsseln des Debi-
tors aufeinander, so haben die Geschäftspartnerstammdaten Vorrang. Somit
kann im Bereich des Verkaufs die richtige Zuordnung von umsatzsteuerlichen
Bedingungen schon weitreichend vorbelegt werden. Eine Prüfung der kor-
rekten Steuerschlüsselzuordnung bei jeder Belegerfassung ist dennoch uner-
lässlich und bleibt davon unberührt.

6.25.3 Anwendung des Prozesses


Die Umsatzsteuergruppen legen Sie in der Administration fest. In die Tabelle
können Sie alle notwendigen Eintragungen machen, die für die Bestimmung
erforderlich sind.
Sind alle Belege eines Voranmeldezeitraums in SAP Business One erfasst, so
kann für diesen Voranmeldezeitraum ein Umsatzsteuerbericht in der Anwen-
dung Berichtswesen aufgerufen werden. Der aufgerufene Bericht erscheint
nach der Auswahl der Filter- und Auswahlkriterien in komprimierter Form auf
dem Bildschirm. In dieser Darstellungsweise enthält er alle Summen zu jedem
Steuerschlüssel, die z.B. in die Finanzamtsformulare übernommen werden
müssen. Wird der Bericht durch den Button EXPANDIEREN weiter aufgeglie-
dert, so können zu jeder Summe die dazugehörigen Einzelbelege mit ihren
Beträgen abgelesen werden.

6.25.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Berichtswesen -> Buchhaltungsberichte -> Ust-Bericht
• Tabelle
OSTC, OSTT, OSTA
• Eingehende Trigger
Kunde-Geschäftspartnerstamm, Ausgangszahlung
• Ausgehende Trigger
Kontaktbearbeitung, Gewinn- und Verlustrechnung

451
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

452
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.25 (a): Umsatzsteuerdefinitionen

Prozess 6.25 (b): Umsatzsteuer-Bericht

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453
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.26 Kontoauszüge zum Geschäftspartner


6.26.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Mit der Stammdatenanlage zum Geschäftspartner wird gleichzeitig ein
Konto für diesen Geschäftspartner angelegt. In diesem Konto werden alle
Belege, die Geschäftsfälle mit diesem Geschäftspartner betreffen, gesam-
melt. Es trägt den Charakter eines Bilanzkontos. Das Konto gestattet in
jedem Fall Buchungen auf Soll- und Habenseite. Handelt es sich um ein Kun-
denkonto (Debitor), so wird das Konto in ein Sammelkonto für Forderungen
einfließen und Niederschlag auf der Aktivseite der Bilanz finden. Handelt es
sich um ein Lieferantenkonto (Kreditor), so wird das Konto in ein Sammel-
konto für Verbindlichkeiten einfließen und seinen Niederschlag auf der Pas-
sivseite der Bilanz finden. Tritt ein Geschäftspartner sowohl als Kunde wie
auch als Lieferant auf, so müssen für ihn zwei Konten geführt werden, denn
das Handelsgesetz verbietet die Saldierung von Forderungen und Verbind-
lichkeiten [§246 (2) HGB].
Es gibt auch Situationen, in denen ein Debitorenkonto kreditorischen oder
ein Kreditorenkonto debitorischen Charakter im Saldo annimmt. Das passiert
immer dann, wenn beispielsweise der Kunde die Forderungen bereits aus-
geglichen hat bzw. dem Lieferanten gegenüber die Verbindlichkeiten ausge-
glichen wurden und anschließend durch eine Reklamation der Ware eine
Gutschrift erfasst wird. Während des Jahres sind das normale Vorgänge, die
zum Zeitpunkt der Bilanz den jeweiligen Erfordernissen entsprechend bearbei-
tet werden müssen. Das Konto eines Geschäftspartners spiegelt die einzelnen
finanztechnischen Aktivitäten dieser Geschäftsbeziehung vollständig wider. Je
nachdem, wie umfassend die einzelnen Belege erfasst werden, ist über das
Konto genau abzulesen, was wann zu welchen Bedingungen erfolgte.

6.26.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


Das System verwaltet die Kontonummern für Geschäftspartnerkonten gemein-
sam mit den Sachkontonummern, d.h., es nutzt dasselbe Schlüsselfeld. Daher
müssen die Schlüssel von Sachkontonummern und Geschäftspartnernummern
überschneidungsfrei angelegt werden. Die Verwendung einer Namenskonven-
tion für die Kontonummernvergabe ist im Unternehmen unerlässlich. SAP Busi-
ness One ist in den Grundeinstellungen des Systems mit einer externen Num-
mernvergabe für das Schlüsselfeld belegt. Eine interne Nummernvergabe beim
Anlegen von Konten lässt sich über eine Abfrage unproblematisch gestalten.
Das System interpretiert die Kontonummern immer alphanumerisch. In einer
Kontonummer dürfen keine mathematischen Operatoren verwendet werden,
da diese von der SQL-Datenbank falsch interpretiert werden. Unterstriche sind
jedoch erlaubt.
Einmal vergebene Kontonummern lassen sich so lange ändern oder vollstän-
dig löschen, wie keine Transaktion mit dem damit verbundenen Konto erfolgt

454
Sandini Bib

6.26 Kontoauszüge zum Geschäftspartner 6


ist. Sowie eine Transaktion erfolgt ist, kann die Kontonummer weder verän-
dert noch gelöscht werden. Das Konto in seiner Gesamtheit kann dann nur
noch im System gesperrt werden.
Die Verbindung zwischen dem Kundenkonto und dem Kontenplan ist das
Mitbuchkonto, welches bei der Stammdatenanlage eingesetzt wurde. Das
Konto eines Geschäftspartners lässt sich an mehreren Stellen des Programms
einsehen. In der Ansicht der Stammdaten zu einem Geschäftspartner lässt
sich das Konto schnell über einen gelben Pfeil zur Ansicht bringen. Es können
Eingrenzungen zur Auswahl hinsichtlich des Datums und der Anzahl von
angezeigten Transaktionen zum Konto gemacht werden. Außerdem lässt
sich die Anzeige durch einfaches Setzen eines Häkchens zur OP-Liste mit den
vorher eventuell gemachten Einschränkungen (Datum und Anzahl) wandeln.
Über die Einstellungen lassen sich weitere Felder, z.B. das Fälligkeitsdatum,
zur Ansicht bringen.

6.26.3 Anwendung des Prozesses


Von Zeit zu Zeit müssen Sie Ihre Konten abstimmen. Wenn Sie Kontoauszüge
von einer Bank erhalten, müssen Sie diese daraufhin überprüfen, ob die
Transaktionen korrekt nach Ihren Angaben ausgeführt wurden. Sind die
abgezogenen Beträge korrekt, müssen Sie die entsprechenden Soll- und
Habenbuchungen im System nachvollziehen. Dieser Prozess wird Kontoab-
stimmung genannt. In der gleichen Weise stimmen Sie die Konten der
Geschäftspartner ab. Vergleichen Sie die Daten in Ihrem System mit den
Daten, die der Geschäftspartner für die Vorgänge hält. Öffnen Sie das Fenster
»Externen Kontoauszug bearbeiten« unter der Anwendung Bankenabwick-
lung und wechseln Sie bei der Auswahl oben auf GP. Danach können Sie
einen Geschäftspartner bestimmen und die zugehörigen Daten in der Tabelle
eintragen. Alternativ können Sie die Daten auch aus einer Datei übernehmen,
die Sie importieren müssen. Bestätigen Sie die Einträge mit HINZUFÜGEN.

6.26.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
Bankenabwicklung -> Kontoauszüge und Abstimmungen -> Externen
Kontoauszug bearbeiten
• Tabelle
DSC1, OCRP, OCTG, ODSC, OPDF
ORCR, PDF1, PDF2, PDF3, PDF4, PDF5
VPM1, VPM2, VPM3, VPM4, VPM5
• Eingehende Trigger
Ausgangszahlung
• Ausgehende Trigger
Keine Trigger vorhanden

455
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

456
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.26 (a): Eingabefeld für externen Kontoauszug

Prozess 6.26 (b): Auswahlfeld für Kontenabstimmung

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457
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

6.27 Gewinn- und Verlustrechnung


6.27.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist zwingender Bestandteil des Jah-
resabschlusses eines Kaufmanns [§242 (3) HGB]. Es finden alle für den Jahres-
abschluss geltenden Gesetze Anwendung.
In der Gewinn- und Verlustrechnung werden alle Erfolgskonten zusammen-
geführt und zum Abschluss gebracht. Das Ergebnis der GuV ist der Jahres-
überschuss oder Jahresfehlbetrag. Der Jahresüberschuss bzw. -fehlbetrag
wird durch Gewinnverwendungsentscheidungen (Ausschüttungen, Rückla-
genbewegungen) zum Bilanzgewinn bzw. Bilanzverlust weiterentwickelt.
Das gleiche Ergebnis, wie es der GuV-Rechnung zu entnehmen ist, ist auch
aus der Bilanz erkennbar.
Mit der Gewinn- und Verlustrechnung erhält der Unternehmer tieferge-
hende Informationen über die Quellen der einzelnen Aufwände und Erträge.
Handelsrechtlich ist die GuV definiert als Gegenüberstellung der Aufwen-
dungen und Erträge eines Geschäftsjahres [§242 (2) HGB]. Jeder Kaufmann
hat für jedes Geschäftsjahr die Verpflichtung, neben der Bilanz eine GuV zu
erstellen.
Als Aufwand wird im handelsrechtlichen Sinne der in Geld bewertete Güter-
bzw. Leistungsverzehr des Unternehmens verstanden. Der Zeitpunkt der
Aufwandsentstehung (z.B. die Lieferung von Material) ist für das Hinzurech-
nen zu einem Geschäftsjahr maßgebend, nicht der Zeitpunkt der tatsächli-
chen Bezahlung. Aufwand stellt immer Ausgaben dar.
Als Ertrag versteht das Handelsrecht den in Geld bewerteten Güter- bzw.
Leistungszuwachs eines Unternehmens. Dieser Wertzuwachs ist ebenfalls im
Zeitpunkt seiner Entstehung und nicht erst im Zeitpunkt der tatsächlichen
Geldeinnahme zum Geschäftsjahr hinzuzurechnen. Ertrag stellt immer Ein-
nahmen dar.
Für Aufwand und Ertrag gilt, dass der Zeitpunkt der Entstehung und der Zeit-
punkt eines möglichen Geldflusses nicht übereinstimmen müssen. Es gibt
außerdem Aufwände bzw. Erträge, die gar keinen Geldfluss zur Folge haben.
Das betrifft zum Beispiel den Aufwand der Abschreibungen oder den Ertrag
durch das Auflösen stiller Reserven.
Das Steuerrecht interessiert eigentlich nur der Saldo der GuV. Trotzdem hat
jeder Kaufmann seiner Steuererklärung auch eine Gewinn- und Verlustrech-
nung beizufügen, wie in §60 (1) EStDV festgelegt. Sie dient dem Fiskus in
erster Linie zu Kontrollzwecken, z.B. der im Unternehmen ausgewiesenen,
nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben oder der Angemessenheit von Auf-
wendungen.

458
Sandini Bib

6.27 Gewinn- und Verlustrechnung 6


Was das Steuerrecht unter Gewinn versteht, definiert §4 (1) EStG als Unter-
schiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschafts-
jahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des Vorjahres, vermehrt um
den Betrag der Einnahmen und vermindert um den Betrag der Ausgaben.
Unter Beachtung des Maßgeblichkeitsprinzips der Handelsbilanz für die
Steuerbilanz sind steuerrechtliche Spezialvorschriften bei der Gewinnermitt-
lung zu berücksichtigen.
Das Maßgeblichkeitsprinzip wird in §5 (1) EStG definiert und verlangt vom
Kaufmann den Ansatz des steuerlichen Betriebsvermögens nach den han-
delsrechtlichen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, soweit diesen
nicht steuerliche Vorschriften zwingend entgegenstehen.
Für die Kaufleute der Kapitalgesellschaften gelten im Handelsgesetz spezi-
elle, weiterführende Vorschriften. Hier wird für die GuV bezüglich der
Bezeichnung, Reihenfolge und Detailliertheit die gesetzliche Definition aus
§275 HGB bindend. Es wird die Staffelform zwingend vorgeschrieben. Die
früher übliche Form des T-Kontos ist nicht mehr zulässig. Einzelkaufleute
müssen diesen Vorschriften nicht Rechnung tragen. Dennoch wird in diesem
Kapitel ausschließlich auf die Staffelform eingegangen.
Die Darstellung in Staffelform ermöglicht es an jeder Stelle der GuV, Zwischen-
summen zu ziehen. So lässt sich aus der GuV das Ergebnis der Betriebstätig-
keit, das Finanzergebnis, das Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit,
das außerordentliche Ergebnis, die Steuern des Unternehmens und das Jahres-
ergebnis ablesen.
Die GuV-Rechnung im Sinne des §275 HGB ist inhaltlich identisch mit dem
GuV-Konto. Das GuV-Konto kann dadurch allerdings nicht ersetzt werden.
Die Abbildung der Gewinn- und Verlustrechnung darf in Deutschland entwe-
der nach dem Gesamtkosten- oder dem Umsatzkostenverfahren erfolgen.
Beide Verfahren führen zum gleichen Ergebnis. Für jede dieser Positionen
gelten handelsrechtliche Definitionen, die den genauen Inhalt jeder einzelnen
Position charakterisieren. Für individuelle Ermessensspielräume über die Zuord-
nung einzelner Geschäftsfälle bleibt wenig Platz. Dennoch kann es passieren,
dass haargenau derselbe Geschäftsvorfall in zwei charakterlich unterschied-
lichen Unternehmen an zwei verschiedenen Positionen der GuV ausgewiesen
werden muss.
Das Gesamtkostenverfahren vergleicht den Aufwand einer Periode mit der in
ihr erbrachten Leistung. Da die Umsatzerlöse nur einen Teil der Leistung, näm-
lich die abgesetzte Leistung, repräsentieren, sind die Bestandsveränderungen
an FE/UFE und die andern aktivierten Eigenleistungen hinzuzurechnen.
Beim Umsatzkostenverfahren stellt man dem gesamten Verkaufserlös die
dazugehörigen Aufwendungen gegenüber. Das erfordert meist betriebs-
organisatorischen Mehraufwand. So muss z.B. ein zeitgleiches Buchen von
Erlös und Aufwand in der Praxis ermöglicht werden.

459
Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

In Deutschland weit verbreitet ist die Anwendung des Gesamtkostenverfah-


rens. In seiner Gliederung der GuV sind im §275 (2) HGB 20 Positionen defi-
niert, zu denen Aussagen getroffen werden müssen.
Angaben zur Veränderung von Kapital- oder Gewinnrücklagen gehören
nicht in die GuV. Sie werden erst aus dem Jahresüberschuss oder dem Jahres-
fehlbetrag weiterentwickelt.
(Werner Kresse Die neue Schule des Bilanzbuchhalters, Band 1, 1999)

6.27.2 SAP Business One-spezifische Beschreibung


SAP Business One entspricht allen gesetzlichen Erfordernissen der GuV.
Werte, die als Subtrahend auftreten, werden – wie weit verbreitet und damit
üblich – in Klammern ausgeworfen.
Die GuV kann an zwei Stellen in SAP Business One aufgerufen werden:
• über die Rubrik BUCHHALTUNG
• über die Rubrik BERICHTSWESEN
In jedem Fall ist die GuV den Unternehmensberichten zugeordnet.
Die GuV kann als Jahres-, Quartals-, Monats- und Tagesbericht aufgerufen
werden. Durch Angabe bestimmter Einschränkungen (z.B. Auswahl einzelner
Projekte oder Profit Center) lassen sich alle Berichte auch für die jeweils vor-
genommene Auswahl darstellen.
In der GuV-Anzeige ist in der Spalte »Periode« bzw. »Saldo« jeweils die für
die ausgewählte Periode des laufenden Wirtschaftsjahres aufgelaufene
Summe abzulesen. In der Spalte »Aktuelles Jahr« wird der Gesamtwert über
alle Perioden, auch der außerhalb des Berichtszeitraums liegender Perioden,
angegeben. Eine Umbenennung der Spaltenüberschriften wird an dieser
Stelle empfohlen. SAP Business One ermöglicht das Ausdrucken der GuV
ausschließlich mit verbalen Kontenbezeichnungen.
Jede GuV-Darstellung gestattet die Vertiefung in fünf Ebenen bzw. in Analo-
gie die Verdichtung der Daten. Diese fünf Ebenen entsprechen den im Kon-
tenplan eingerichteten Ebenen.
Die übliche Darstellungsform der GuV sieht die Integration von Vergleichs-
zahlen vor. Dazu bietet SAP Business One im Berichtswesen in der Rubrik der
Vergleichsberichte auch einen GuV-Bericht.
Für diesen Bericht gelten die bereits beschriebenen Auswertungs- bzw. Ein-
schränkungskriterien identisch. Bei der Datenpflege ist darauf zu achten,
dass in der oberen Hälfte die Daten der aktuellen Periode und in der unteren
Hälfte die Daten der Vergleichsperiode angegeben werden.

460
Sandini Bib

6.27 Gewinn- und Verlustrechnung 6

6.27.3 Anwendung des Prozesses


Die Gewinn- und Verlustrechnung wird nicht für ein bestimmtes Datum,
sondern für einen festgelegten Zeitraum durchgeführt und sollte den erziel-
ten Gewinn oder Verlust während dieses Zeitraums ermitteln. Sie müssen
dazu zuerst die Einstellungen für die Gewinn- und Verlustrechnung festle-
gen. Definieren Sie im Dialogfenster der Gewinn- und Verlustrechnung das
Querschnittsdatum für den Bericht. Benutzen Sie dazu entweder die Felder
DATUM VON...BIS... oder alternativ die Monatsleiste. Um dort einen Zeit-
raum festzulegen, klicken Sie auf den gewünschten Monat. Wenn Sie einen
Bericht möchten, der Daten über mehrere Monate zusammenfasst, klicken
Sie bei gehaltener (ª)-Taste auf den ersten und den letzten Monat. Wollen
Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung für ein ganzes Jahr, wählen Sie die
Option JAHR. Auch ein Bericht für ein bestimmtes QUARTAL kann erstellt
werden.
Im unteren Bereich befinden sich Kennzeichenfelder, die Sie entsprechend
der gewünschten Anzeigeart setzen oder ignorieren können. Über das Feld
ERWEITERT bekommen Sie eine erneute Auswahl, in der Sie festlegen können,
ob nur bestimmte Projekte oder Profit Center zur Bewertung verwendet wer-
den sollen.
Nach Drücken auf OK wird die Gewinn- und Verlustrechnung auf der Ebene
angezeigt, die im Dialogfenster in der letzten Ausgabe des Berichts festge-
legt wurde. Dabei enthält die erste Ebene nur Primärtitel (Aussteller). Um
eine andere Ebene in der Gewinn- und Verlustrechnung anzuzeigen, klicken
Sie auf die erforderliche Ebene in der Ebenenleiste.
Ebene 2 zeigt bereits Primärtitel und Primärkonten an, Ebene 3 enthält Titel
und Konten und Ebene 4 gliedert die Gewinn- und Verlustrechnung in ein-
zelne Konten auf. Wegen der Überschaubarkeit in der Gewinn- und Verlust-
rechnung werden Aussteller in Rot, Titel in Blau und aktive Konten in
Schwarz angezeigt.

6.27.4 Navigationsinformationen
• Menüpfad
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Berichtswesen -> Unternehmensberichte -> Gewinn- und Verlustrechnung
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AACT, AJDT, CCPD, OFPR
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Kostenstellenrechung, Kontoauszug zum Geschäftspartner, Profit Center-
Bericht, Kontenrahmen und Kontenplan
• Ausgehende Trigger
Keine Trigger vorhanden

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Sandini Bib

6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

462
Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.27 (a): Buchungsjournal

Prozess 6.27 (b): Bilanzdarstellung

© teufel software GmbH

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6 Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger

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Sandini Bib

Modellfirma B: Auftragsbezogener Montagefertiger 6

Prozess 6.27 (c): Auswahlmaske für Gewinn- und Verlustrechnung

Prozess 6.27 (d): Gewinn- und Verlustrechnung

© teufel software GmbH

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Sandini Bib
Sandini Bib

Kapitel 7
Projektvorgehensweise zu
SAP Business One
7.1 Analysephase (Prozessanalyse-Workshop) 469
7.2 Implementierungsphase (Customizing) 471
7.3 Checklisten 472
7.4 Hardware- und Systemanforderungen für
SAP Business One 480
7.5 Datenmigration (Datenimport aus Altsystem) 482
7.6 Systeminitialisierung 483
7.7 Berechtigungskonzept 488
7.8 Individuelle Abfragen (Queries) 490
7.9 Benutzerdefinierte Felder 500
7.10 SAP Business One SDK 6.2 503
Sandini Bib
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7

Projektvorgehensweise zu
SAP Business One
Der Mittelstand akzeptiert keine langen Einführungszeiten von ERP-Systemen.
Er ist zwar gewillt, sein Unternehmen neu zu organisieren, und entschließt sich
deshalb für eine moderne Software wie z.B. SAP Business One. Die Projektvor-
gehensweise muss so standardisiert sein, dass ein mittelständisches Unterneh-
men innerhalb von ein bis drei Monaten mit der neuen Software arbeiten
kann. Je umfangreicher der Anforderungskatalog in Form eines Pflichtenhefts
definiert ist, desto mehr Arbeitsschritte sind zur Einführung der Software not-
wendig. Schwierig wird die Projekteinführung, wenn während eines Projekts
zusätzliche Anforderungen – im Beraterjargon »Sonderwünsche« – dazu kom-
men und somit ungeplant die Projektzeit verlängern. Diese Störeinflüsse lassen
sich jedoch vermeiden, je genauer das Pflichtenheft in Form einer Prozessana-
lyse durchgeführt wird. Im Vorfeld werden in einem Workshop die Anforde-
rungen des Unternehmens in Form von Prozessketten abgebildet.

7.1 Analysephase (Prozessanalyse-Workshop)


Schon während der Auswahlphase einer neuen ERP-Software ist es ratsam, über
das Geschäftsvorhaben des Unternehmens eine Prozesskette aufzubauen. Sie
widerspiegelt den Ist-Ablauf und den Soll-Ablauf mit den jeweiligen Verbesse-
rungspotenzialen. Diese können in der Reduzierung der verschiedenen DV-
Lösungen (Insellösungen), Medienbrüchen oder auch in der Reduzierung der
Anzahl der Formulare liegen. Die Prozesskette muss nicht aufwändig gestaltet
sein (siehe Abbildung 7.1). Sie kann auf einem groben Level über zwei bis drei
DIN-A4-Seiten definiert sein. Zu den einzelnen »Kästchen« (Prozessbausteinen
bzw. Funktionen) können Notizen erfasst werden, die als besonders wichtig
angesehen werden. Beispielsweise wurde bei einem Getränkehändler eine Pro-
zessanalyse durchgeführt. In diesem Fall hat der Kunde beim Artikelstamm seine
Gebindeabwicklung als besonders wichtig angesehen. Beim Prozessbaustein
Kundenbestellung benötigt der Kunde eine mobile Eingabe in Form eines PDAs.
Die Prozesskette kann ein Hilfsmittel zum Festhalten der Kundenanforderungen
darstellen. Weitere Tools zur Bestandsaufnahme und Anforderungsanalyse sind
vordefinierte Checklisten (vgl. Kap. 7.3).
Werden die Prozesse definiert, so muss darauf geachtet werden, dass die Ent-
scheidungsträger eines Unternehmens temporär an dem Workshop teilnehmen
und ihr Know-how aus dem Unternehmen einbringen. Der Berater muss so
intelligent die Fragen zu den einzelnen Prozessen stellen, dass er möglichst viele
Informationen aus den Entscheidungsträgern »herauskitzeln« kann. Im Dialog
werden sehr schnell die Kernprozesse klar und damit lässt sich eine Priorisierung
der späteren Aufgaben ableiten. Es ist notwendig, die Schwachstellen der bishe-
rigen Prozessabläufe zu erkennen, um somit Maßnahmen zur Behebung und

469
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

Optimierung der Prozesse einleiten zu können. Wichtig für die Durchführung


der Maßnahmen sind die Definitionen der dafür verantwortlichen Personen. Die
strukturierte Abarbeitung der Einzelprozesse mithilfe des Maßnahmenkatalogs
lässt sich nur unter Einbeziehung der Mitarbeiter realisieren. Werden die Pro-
zesse verändert, so muss der Mehrwert für das Unternehmen erkennbar sein.
Wichtig aus Prozesssicht sind die Integrationspunkte zu anderen Systemen.
Beispielsweise ist es wichtig zu erkennen, an welcher Stelle die Datenintegra-
tion zu einer verlängerten Werkbank oder zu einer Konzernzentrale existiert.
Die Darstellungsform für die Prozesse kann selbst bestimmt werden, wobei
sich die unten dargestellte Form in der Praxis bewährt hat. Natürlich können
in der Praxis auch parallele Prozesse ablaufen, aber die Unschärfe wird aus
Vereinfachungsgründen in der Darstellung in Kauf genommen. Die Text-
boxen zu den Prozessbausteinen sind bewusst begrenzt gehalten, damit
keine Romane geschrieben, sondern das Wesentliche dazu notiert wird.

Abbildung 7.1 Ergebnis nach einem Prozessanalyse-Workshop (Ausschnitt einer Prozesskette


für einen Getränkehändler)

Die Dauer eines Prozessanalyse-Workshops beträgt in der Regel ein bis zwei
Tage. Diese beschleunigte Durchführung entspricht den Anforderungen des
Mittelstands und ist daher völlig ausreichend.

470
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7

7.2 Implementierungsphase (Customizing)


Eine Systemeinführung ist mit Einstellungen der Software verbunden, d.h.,
es werden nach den Anforderungen des Kunden die Belege, benutzerdefi-
nierten Felder, Reports etc. eingestellt. Außerdem lassen sich unter dem
Menüpunkt ADMINISTRATION in SAP Business One einige Systeminitialisie-
rungen vornehmen, die nicht alltäglich verändert werden. Diese Einstellun-
gen umfassen z.B. die Initialisierung des Kontenplans, der länderspezifischen
Einstellungen oder die Aktivierung bestimmter Bereiche, wie Chargen, Provi-
sionsregelungen, Nummernkreise etc.
Bisher waren bei SAP-Projekten die Kunden von SAP-Beratern betreut wor-
den (Projektgeschäft), was allerdings im Mittelstand nicht immer der Fall ist.
Für die Small-Business-Kunden ist in manchen Fällen aus Kostengründen
sogar eine Selbsteinführung Realität. Für Midsize-Business-Kunden ist nach
wie vor eine Rundum-Betreuung von der Einführung bis hin zu Service-Leis-
tungen gefragt. Folgende Aufgaben stehen während der Implementierungs-
phase an:
• Customizing des Systems entsprechend der Prozesse
• Durchführung von Prozessschulungen
• Gesamtzusammenhang (Wertschöpfungskette)
• Prozessbausteine (Transaktionen)
• Systemschulungen (»Händchen halten«) am Arbeitsplatz
• Controlling der Prozessumsetzung in System und Organisation
• Kennzahlenerhebung
• Prozessdokumentation als Nachweis der Umsetzung
Immer wieder scheitern Einführungsprojekte von ERP-Software daran, dass
die Lösung (Prozessketten) nicht mit der Software umgesetzt werden kann.
Man scheut die Mühen und Kosten, die der Aufbau eines Pflichtenhefts in
Form von Prozessketten erfordert. Der Ärger im Projekt ist damit vorpro-
grammiert, da die inhaltliche Basis fehlt.
Der Projektleiter ist damit angehalten, ein Pflichtenheft zu erstellen, mit den
dazugehörenden Projektsitzungen. Für jeden Prozessschritt werden Zeiten
zur Realisierung hinterlegt, gegebenenfalls Meilensteine als Projekt-Control-
ling. Eine weitere Aufgabe für den Projektleiter ist die Kostenverfolgung für
das Gesamtprojekt. Es muss darauf geachtet werden, dass die für die Soft-
wareeinführung vorgesehenen Mittel ausreichen und der Kostenrahmen
nicht durch weitere Kosten gesprengt wird. Ein Projekt gerät beispielsweise
dann in Verzug, wenn die Prozessbausteine nicht konsequent nach der
Umsetzung getestet und abgenommen werden. Deshalb muss das Unter-
nehmen internen Projektmitgliedern den notwendigen Freiraum für die Pro-
jektrealisierung einräumen. Meistens sind die Mitarbeiter angehalten, diese
zusätzlichen Projektaufgaben neben ihrer alltäglichen Arbeit zu erledigen.

471
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

7.3 Checklisten
Sie stehen vor dem Entscheidungsprozess, für Ihr Unternehmen eine neue
ERP-Lösung einzusetzen, und müssen nun unter den unterschiedlichsten
Anbietern diejenige Lösung auswählen, die am besten auf ihr Unternehmen
zugeschnitten ist. Im Vorfeld des Auswahlprozesses empfiehlt es sich, genau
zu überlegen, was das neue System bieten soll und was sie als Nutzer von der
neuen Software erwarten. Im Zuge dieser Entscheidung gibt es Checklisten,
die sich an der Mittelstandslösung SAP Business One orientieren. Die Beant-
wortung der Fragen dieser Checklisten hilft Ihnen zu beurteilen, ob SAP Busi-
ness One für Ihr Unternehmen geeignet ist und wo es unter Umständen
erforderlich ist, mithilfe des SDK unternehmensspezifische Anpassungen an
die Standardlösung vorzunehmen.
Die Bereiche, zu denen die Fragen ausgearbeitet wurden, sind nach der Vor-
gehensweise des Einführungsprozesses von SAP Business One gegliedert. Im
ersten Bereich werden Fragen zur allgemeinen Situation und Struktur des
Unternehmens sowie zu den administratorischen Aufgaben gestellt. Die Fra-
gen sind in folgender Weise aufgebaut:

Administration

Für wie viele PCs (Clients) möchten Sie die neue


SAP-Software einsetzen?
Ist das Unternehmen Tochter eines Konzerns?
Wenn ja, welche Software verwendet die Konzern-
mutter?
Welcher Kontenplan kommt zum Einsatz?
In welcher Währung wird bilanziert (Systemwährung)?
Wie viele Produktionsstätten hat das Unternehmen mit
welchen Standorten?
Wie viele Filialen gehören zum Unternehmen mit
welchen Standorten?
In welchen Sprachen soll SAP Business One bedient
werden?
Mit welchen Landeswährungen soll SAP Business One
arbeiten?
Soll der Habensaldo mit negativen Vorzeichen ausge-
wiesen werden?
Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr? Wenn
nicht, dann bitte das Geschäftsjahr angeben.
Mit wie vielen Perioden wird gearbeitet
(Monat, Quartal etc.)?
Soll es für alle Arbeitsstätten einen zentralen Server
geben?

472
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7

Einschränkung Arbeiten Sie mit pauschal festgelegtem Obligolimit?


Kundenprozesse Wenn ja, bitte die Höhe angeben.
Arbeiten Sie mit pauschal festgelegtem Kreditlimit?
Wenn ja, bitte die Höhe angeben.
Arbeiten Sie mit pauschal festgelegten Umsatz-
beschränkungen? Wenn ja, bitte angeben.
Arbeiten Sie mit pauschal festgelegten Lieferbeschrän-
kungen? Wenn ja, bitte angeben.
Arbeiten Sie mit pauschal festgelegten Auftrags-
beschränkungen? Wenn ja, bitte angeben.
Sollen Lieferscheinsalden Berücksichtigung finden?
Soll das Dokumentenfreigabeverfahren aktiviert
werden?
Geben Sie bitte die Standardzahlungsbedingung für
Kunden an.
Geben Sie bitte die Standardzahlungsbedingung für
Lieferanten an.

Umsatzprovision Wird Umsatzprovision verkäuferbezogen abgerechnet?


Wird Umsatzprovision artikelbezogen abgerechnet?
Wird Umsatzprovision kundenbezogen abgerechnet?

Budget- Soll mit der Budgetverwaltung gearbeitet werden?


initialisierung
Wenn ja, gibt es Budgetbeschränkungen?
Welche Alarmfunktionen sollen genutzt werden
(Bestellung, Lieferscheine, Buchhaltung etc.)?
Sollen die Alarmfunktionen Bezug auf das Monats-
oder Jahresbudget nehmen?

Dienste Wenn erforderlich: In welcher Weise soll die Wechsel-


kurstabelle gepflegt werden? (manuelle Eingabe oder
Verbindung zu einem Internetanbieter – wenn ja, zu
welchem?)
Soll der Proxy-Server genutzt werden?
Mit welcher Standardlängeneinheit wird gearbeitet?
Mit welcher Standardgewichtseinheit wird gearbeitet?

Artikel Wird mit Seriennummern gearbeitet?


Wird mit Mindesthaltbarkeitsdaten gearbeitet?
Wird mit Chargennummern gearbeitet?

Beleg- Gibt es Formulare mit Standardtexten? Wenn ja, bitte


einstellungen Muster beifügen.
Mit welchen Belegnummernkreisen soll gearbeitet
werden?

473
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

– Angebot, Auftrag, Lieferschein


– Ausgangsrechnung, Gutschrift, Retoure
– Ausfuhrdaten
– Anfrage, Bestellung, Lieferung, Eingangsrechnung
– Gutschrift Eingang, Rücklieferung
– Einfuhrdaten
– Wareneingang, Warenausgang, Umlagerung,
Inventurbeleg
– Produktionsauftrag, Produktionsanweisung
(Arbeitspläne)
– Einzahlung, Auszahlung, Scheckeinreichung
Möchten Sie, dass einzelne Belege anders benannt
werden? Wenn ja, welche und wie?
Soll der Bruttogewinn ausgerechnet werden?
Wenn ja, mit Bezug auf den Verkaufspreis oder mit
Bezug auf den Einstandspreis?
Soll bei der Belegerstellung eine Freigabe unter dem
Mindestlagerbestand erlaubt sein?
Wenn ja, ohne oder mit Warnung?

Definitionen Wie viele Benutzer gibt es?


Gibt es Benutzergruppen? Wenn ja, welche?
Wer wird Super-User? (nur eine Person möglich;
Software-Verständnis und Admin-Verständnis sind
sinnvoll) Der Super-User sollte seitens des Kunden für
die Softwareeinführung verantwortlich sein.
Welche Zahlungsbedingungen nutzen Sie? Bitte für
Ein- und Verkauf getrennt auflisten.
Kommen Provisionsgruppen zum Einsatz?
Werden Vertriebsmitarbeiter eingesetzt? Wenn ja,
bitte namentlich aufführen.
Sind Freigabeverfahren für bestimmte Dokumente
erforderlich? Wenn ja, für welche?

Berichte Welche Berichte werden benötigt?


Liste offener Posten (EK-Belege/VK-Belege)
Auswertungen Forderungen (nach Kunde, Datum etc.)
Auswertungen Verbindlichkeiten (nach Lieferant,
Datum etc.)
Umsatzberichte (Verkaufsanalyse) – quartalsbezogen,
monatlich, jährlich

474
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7

Ausgabenberichte (Einkaufsanalyse) – quartals-


bezogen, monatlich, jährlich
Cashflow/Liquiditätsübersicht
Kontaktübersicht (Akquisitionsliste)
Sachkontenberichte
Projektberichte
Umsatzsteuerbericht an das Finanzamt
Bilanz
GuV
Controllingberichte
Vergleichsberichte
Bestandsberichte, Artikellisten
StüLi-Listen (Produktstrukturlisten)?
Welche Listen fehlen noch, die Sie heute benötigen
und auf die Sie in Zukunft nicht verzichten möchten?

Für den Bereich des Rechnungswesens sind im Vorfeld einer Softwareeinfüh-


rung ebenfalls einige Fragen wichtig, über die man sich Gedanken machen
sollte. Die Fragen sind jedoch nicht vergleichbar mit denen, die im Administra-
tionsbereich gestellt wurden. Die nachfolgenden Fragen sollen Klarheit schaffen,
wenn es bei einem Softwarewechsel um den Bereich Rechnungswesen geht:

Buchhaltung
Mit welchem Kontenplan wird gearbeitet?
Werden Buchungen vorerfasst?
Sollen wiederkehrende Buchungen erfasst werden?
Wenn ja, welche?
Controlling

Ist die Arbeit mit Profit Centern geplant (Kostenrech-


nung)? Wenn ja, nach Möglichkeit Aufstellung beifügen.
Ist die Arbeit mit Kostenstellen geplant? Wenn ja, nach
Möglichkeit Aufstellung beifügen.
Gibt es primäre Kosten, die verteilt werden nach be-
stimmten Vorgaben? Wenn ja, bitte angeben.
Welche Unternehmensberichte werden wofür benötigt?
Nach Möglichkeit bitte Muster der bisherigen Berichte
beifügen; Vorstellungen für zukünftige Berichte bitte
fixieren.
Werden Vorjahresvergleiche gewünscht?

475
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

Bankenabwicklung

Sollen Zahlläufe gemacht werden?


– Eingangszahlungen
– Ausgangszahlungen
Wird mit Scheck bei Eingangszahlungen gearbeitet?
Wenn ja, sollen vordatierte Schecks eingereicht werden?
Wird mit Scheck bei Ausgangszahlungen gearbeitet?
Wie wird das Scheckbuch geführt?
Gibt es eine Liste vordatierter Schecks?
Werden Kreditkarten akzeptiert?
Wie ist die Kreditkartenverwaltung aufgebaut?
Wie werden Kontoauszüge der Banken erfasst?
Bei welchen Kreditinstituten gibt es welche Konten?
Über welche Kreditkarten verfügt das Unternehmen?
Welche Zahlungsziele haben die Kreditkarten?
Welche Zahlungsarten haben die Kreditkarten?
Gibt es weitere Kreditgeber (Gesellschafterdarlehen,
Baukredite etc.)? Wenn ja, welche?
Welche Dokumente müssen gedruckt werden? Bitte
Anzahl der Exemplare angeben.
Arbeiten Sie mit Profit Centern? Wie viele?

Auch die Module für den Ein- und Verkauf müssen auf die Anforderungen
eines Unternehmens abgestimmt sein oder gegebenenfalls angepasst werden.
Dazu sind folgende Fragestellungen zur Klärung der Erfordernisse möglich:

Verkauf

Welche Verkaufsbelege müssen gedruckt werden? Bitte


Anzahl der Exemplare angeben.
– Angebot
– Auftrag
– Lieferschein
– Retoure
– Ausgangsrechnung
– Gutschrift
Arbeiten Sie mit Entwürfen (Kopiervorlagen)?

476
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7

Verkaufen Sie auch Serviceleistungen?


Ist eine manuelle Belegnummernvergabe erforderlich?
Benutzen Sie für Ihre Produkte eine Artikel-Katalog-
nummer?
Welche Verkäufer gibt es und sind sie Gruppen zuge-
ordnet?
Wie organisieren Sie die Preisfindung?
Einkauf

Welche Einkaufsbelege müssen gedruckt werden? Bitte


Anzahl der Exemplare angeben.
– Bestellung
– Lieferschein zur Bestellung
– Rücklieferung
– Eingangsrechnung
– Gutschrift Einkauf
Arbeiten Sie mit einer Rechnungsfreigabe?
Welche Einfuhrdaten werden erfasst (Zollangaben,
Transportkosten etc.)?
Arbeiten Sie mit Beistellungen?
Welche Einkäufer gibt es und sind sie Gruppen zuge-
ordnet?
Arbeiten Sie mit Entwürfen (Kopiervorlagen)?

Ohne die Verbindungen zu Geschäftspartnern wäre kein Unternehmen in


der Lage, Geschäfte zu tätigen. Aus diesem Grund ist es nicht weniger wich-
tig zu erfragen, in welcher Weise die Daten zu den Geschäftspartnern
gepflegt werden sollen. Die möglichen Fragen der Checkliste lauten:

Geschäftspartner
Welche Stammdaten verwalten Sie?
– Kunde/Lieferant
– Lead
– Kunden-/Lieferantengruppen
– Eigenschaften GP (Region etc.)
Möchten Sie mit Verkaufsstufen arbeiten
(Beispiel: Lead, 1. Meeting, 2. Meeting, Angebot,
Gespräch/Bemusterung, Auftrag)?

477
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

Möchten Sie Kontakte (Gesprächsinhalte etc.) gegenüber


Lieferanten/Kunden erfassen?
Umsatz-Opportunity (Welche Kontakte stehen an und
sind vor dem Abschluss)?
Statusanalyse nach Verkäufer(-gruppen)
(abgeschlossen, offen)?
Anzeige geschlossene Opportunities?
Möchten Sie eine Analyse der Sales Pipeline?

Nachdem die Fragen zu den Geschäftspartnern alle abgehandelt sind und


Klarheit über die Möglichkeiten herrscht, wie man die Stammdaten pflegt
und behandelt, muss man sich nun darüber Gedanken machen, wie mit den
Artikeln im neuen Warenwirtschaftssystem umgegangen werden soll. Die
anschließend aufgelisteten Fragen bieten umfangreiche Informationen, wie
die Stammdatenpflege der Artikel behandelt werden kann.

Artikel- und Lagerverwaltung

Welche Artikel verwalten Sie?


– Einkaufsartikel
– Verkaufsartikel
– Lagerartikel
Welche Lager haben Sie (Roh-, Halb- und Fertigteillager)?
Gibt es Artikelgruppen?
Wird nach Artikeleigenschaften gruppiert?
Bei welchen Artikeln unterscheiden sich die Verpackungs-
einheiten zwischen Ein- und Verkauf (z.B. in Kartons
gekauft und in Stück verkauft)? Bitte die Artikel mit den
Beziehungen angeben.
Sind Versandarten zu beachten? Wenn ja, welche?
Wie werden die Preislisten geführt?
Arbeiten Sie mit Sonderpreisen?
Arbeiten Sie mit Rabatten? Wenn ja, mit welchen?
Gibt es Preishierarchien (Staffelpreise)? Wenn ja, welche?
Gibt es Besonderheiten zum WE, WA, Umbuchungen?
Wie findet die Inventur statt (fortlaufende, zum Jahres-
ende etc.)?
Gibt es Kunden-/Lieferantenkatalognummern? Wenn ja,
in welchem Bereich?

478
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7

Arbeiten Sie mit Reservierungen zum Auftrag? Wenn ja,


bitte ein Beispiel anfügen.
Was muss bei nicht verkauften Artikeln beachtet werden?
Vorgehen bei Verlust durch Bruch?

Wenn Ihr Unternehmen kein reines Handelsunternehmen ist, so gibt es


sicherlich auch im Bereich der Produktion Fragen, die beantwortet werden
müssen, um den Entscheidungsprozess in Hinblick auf die Einführung von
SAP Business One zu vereinfachen. In diesem Zusammenhang können die
folgenden Fragen als Hilfestellung zur Entscheidungsfindung dienen:

Produktion/Endmontage

Welche Arten von StüLi (Produktstrukturen) haben Sie?


Wird mit Produktionsauftrag gearbeitet?
Wie sehen die Arbeitspläne (Produktionsanweisungen)
aus?
Wie sind die Produktionsrückmeldungen gestaltet?
Wer hat Zugriff auf die Liste offener
Produktionsaufträge/Anweisungen?
Wie wird die Problematik der Fehlteile abgehandelt?
Reicht eine Produktionsempfehlungsliste (Bestellliste)
aus?
Wie finden Auswertungen (StüLis) bei z.B. Neuanlage
einer StüLi statt?

Wenn all diese Fragen zu den verschiedenen Bereichen, die alle mit der SAP
Business One-Software zu meistern sind, überwiegend positiv beantwortet
wurden, können Sie mit Sicherheit sagen, dass sich SAP Business One als
integrierte Lösung für Ihr Unternehmen eignet. Die Ergebnisse dieser Check-
listen können auch bei der anschließenden Einführung der Software dazu
verwendet werden, die Einstellungen und Definitionen so zu tätigen, dass sie
auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.

479
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

7.4 Hardware- und Systemanforderungen für


SAP Business One
Für die Anwendung von SAP Business One bedarf es einiger Systemvoraus-
setzungen. Diese Mindestanforderungen ermöglichen den uneingeschränk-
ten Einsatz der Software. Um eine reibungsfreie und effiziente Nutzung des
Systems zu gewährleisten, sind die in der Tabelle unter »empfohlen« aufge-
führten Anforderungen erforderlich.

SQL 2000 Server SQL 2000 Workstation

Betriebs- Windows NT Server/Windows Windows


system: 2000 Server 9x/2000/NT/XP
Minimal
CPU: Pentium II 400 Mhz Pentium II 233 Mhz
RAM: 256 MB 64 MB (Windows 95/98)
128 MB (Windows
2000/NT/XP)
Festplatte: 1 GB 200 MB
CD-ROM: x8 x8
Grafik: 256 Farben 256 Farben
Auflösung 640x480 Auflösung 640x480
Netzwerk: UTP-RJ45-Anschlüsse UTP-RJ45-Anschlüsse
Intel, 3Com Nics Intel, 3Com Nics
Protokoll: TCP/IP Protokoll: TCP/IP
nicht unterstützt: IPX/SPX, KOAX nicht unterstützt:
IPX/SPX, KOAX
Software: Internet Explorer 5.5 Internet Explorer 5.5
NT Service Pack 5
Win 2000 – Service Pack 1
Empfohlen
CPU: Pentium III 600 Mhz Pentium II 400 Mhz
RAM: 512 MB 128 MB
Festplatte: 1 GB 400 MB
CD-ROM: x8 x8
Grafik: 24-Bit Farbe, Auflösung 800x600 24-Bit Farbe, Auflösung
nicht unterstützt: Cirrus Logic & 800x600
Tseng nicht unterstützt: Cirrus
empfohlen: ATI AGP Logic & Tseng
Netzwerk: empfohlen: ATI AGP
UTP-RJ45-Anschlüsse UTP-RJ45-Anschlüsse
Intel, 3Com Nic’s Intel, 3Com Nic’s
Protokoll: TCP/IP Protokoll: TCP/IP
nicht unterstützt: IPX/SPX, KOAX nicht unterstützt:
Software: IPX/SPX, KOAX
Internet Explorer 5.5 Internet Explorer 5.5
NT Service Pack 5
Win 2000 – Service Pack 1

480
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7


Als Beispiele für mögliche Konfigurationen, werden drei verschiedene Server-
Typen der Firma Dell vorgestellt.

Einstiegskonfiguration für kleine Unternehmen:


• PowerEdge 600SC Einprozessor Einstiegs-Towerserver
• 1x Intel Pentium 4 Prozessor 2,4 GHz
• 512 MB DDR-SDRAM
• 2x 80 GB IDE Festplatten (RAID1 konfiguriert)
• CERC IDE RAID Controller
• Gigabit Onboard Netzwerkport
• Microsoft Windows 2000 Server
• Microsoft SQL Server
• 3 Jahre Gold Service (24x7 Support mit 4 Stunden Fixtime [nicht in
jeder Region erhältlich])
• PowerEdge 2600 Dualprozessor Arbeitsgruppen-Towerserver
• 1 Intel Xeon Prozessor 2,4 GHz (bis zu zwei Prozessoren und bis zu
3,0 GHz)
• 1 GB DDR-SDRAM
• 2x 36 GB SCSI Festplatten (RAID 1)
• PERC4/Di Onboard SCSI RAID Controller
• Gigabit Onboard Netzwerkport
• Microsoft Windows 2000 Server
• Microsoft SQL Server
• 3 Jahre Gold Service (24x7 Support mit 4 Stunden Fixtime [nicht in
jeder Region erhältlich])
• PowerEdge 2650 Dualprozessor Arbeitsgruppen-Rackserver
• 1 Intel Xeon Prozessor 2,4 GHz (bis zu zwei Prozessoren und bis zu
3,0 GHz)
• 1 GB DDR-SDRAM
• 2x 36 GB SCSI Festplatten (RAID 1)
• PERC4/Di Onboard SCSI RAID Controller
• Gigabit Onboard Netzwerkport
• Microsoft Windows 2000 Server
• Microsoft SQL Server
• 3 Jahre Gold Service (24x7 Support mit 4 Stunden Fixtime [nicht in
jeder Region erhältlich])
Diese Konfigurationen sind auch online in Zusammenhang mit SAP Business
One buchbar.

481
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

7.5 Datenmigration (Datenimport aus Altsystem)


Ein Unternehmen verfügt, wenn es sich nicht gerade um eine neu gegrün-
dete Firma handelt oder andere Umstände dazu führen, dass keine Daten
vorhanden sind, über eine Vielzahl an Daten aus einem bislang verwendeten
Programm. Diese Daten dürfen natürlich durch eine Neustrukturierung der
Software nicht verloren gehen, sondern müssen in das neue ERP-System mit
eingebunden werden. SAP Business One bietet diesen Import von Daten aus
systemfremden Systemen über eine Importschnittstelle an. Damit kann
gewährleistet werden, dass alle wichtigen unternehmerischen Daten der Ver-
gangenheit nach Einführung von SAP Business One wieder zur Verfügung
stehen. Für die Übernahme der Altdaten gibt es die Funktion Datenimport
aus Altsystem als Teil der Standardlösung SAP Business One. Folgende
Schritte müssen zur Datenmigration aus dem Altsystem ausgeführt werden:
• Legen Sie das Datenübernahmeverfahren im Detail fest.
• Führen Sie die manuelle Datenübernahme durch.
• Führen Sie Tests durch.
• Testen und überprüfen Sie den Datenübernahmeplan.
• Nehmen Sie die Testergebnisse ab.
Abhängig davon, welche Daten aus dem Altsystem übernommen werden sol-
len, müssen verschiedene Schritte ausgeführt werden. Es ist jedoch nicht
zwingend erforderlich, dass alle Datenfelder z.B. bei der Geschäftspartner-
übernahme belegt sind. Die Stammdaten zu den einzelnen Geschäftspartnern
können jederzeit in SAP Business One mit weiteren Angaben ergänzt werden.
Um Schwierigkeiten bei der Migration zu vermeiden, sollte jedoch darauf
geachtet werden, dass folgende Datengruppen übernommen werden:
• Kontenplan
• Geschäftspartner
• Artikelverwaltung
• Produktstrukturen
• Journalbuchung
• Kontoauszüge
• Katalognummern
• Sonderpreise
• Anfangslagerbestände
• Marketing- und Verkaufsdokumente
Die zu migrierenden Datengruppen sollten im Statusbericht für SAP Business
One-Implementierungsprojekte dokumentiert werden, damit jederzeit nach-
vollzogen werden kann, was zu welchem Zeitpunkt gemacht wurde. Sie
können hierzu die Datenupload-Funktionen für MS Excel in SAP Business
One verwenden.

482
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7


Bei der Gestaltung der Daten für den Import sollte ganz genau beachtet wer-
den, dass keine Bindestriche oder Minuszeichen in den Datenfeldern der
Kundencodenummer, Benutzernummer etc. verwendet werden. Sollten Sie
Abstandhalter zwischen zwei Silben benötigen, benutzen Sie stattdessen
einen Unterstrich. Der Grund, weshalb dieser Hinweis dringend beachtet
werden sollte, ist, dass SQL keinerlei Bindestriche oder Minuszeichen unter-
stützt.
Ein weiterer Hinweis zur Erleichterung der Migration: Wenn Sie Zahlen ver-
wenden und diese dann noch sortieren wollen, sollten Sie in der Sortierung
führende Nullen verwenden. Damit vermeiden Sie, dass irgendwelche Zah-
len falsch erkannt werden. Verwenden Sie also z.B. die Zahlen 007 und 133,
wenn die Zahlen dreistellig sind.
Folgende Migrationswerkzeuge zur Datenübernahme stehen zur Verfügung:
• Datenmigrationsdienste über MS Enterprise Manager (DTS)
• Upload über Excel (ADMINISTRATION -> DATENIMPORT -> AUS EXCEL IMPOR-
TIEREN)
• Upload über API-Schnittstelle

7.6 Systeminitialisierung
Nach einer Neuinstallation eines Systems wie SAP Business One müssen Sie
das neu aufgesetzte System zuerst einmal auf die Verwendung in Ihrem
Unternehmen vorbereiten. Dazu führen Sie nach dem Erstellen Ihres Man-
danten eine Systeminitialisierung für Ihr SAP Business One durch. In diesem
Abschnitt werden die grundlegenden und speziellen Einstellungen erklärt,
die bei der Systeminitialisierung vorgenommen und erfasst werden müssen
und von besonderer Bedeutung sind. Sie müssen darauf achten, dass diese
Einstellungen von Beginn an sorgfältig vorgenommen werden, da sie nur
unter erschwerten Bedingungen geändert werden können, sobald sich das
System im Produktivbetrieb befindet.
Einige Korrekturen können jedoch über die Funktion JAHRESÜBERTRAGUNG in
SAP Business One durchgeführt werden. Nachdem die ersten beiden Blöcke
eingespielt wurden, werden Sie keine Bewegungsdaten (Finanz-, Einkaufs-
oder Verkaufsbelege) mehr im System haben und so die Änderungen erneut
durchführen müssen. Wenn bereits viele Bewegungsdaten im System vor-
handen sind, die dadurch neu erstellt werden müssten, ist zu überlegen, den
Aufwand überhaupt zu treiben. Nach der Jahresübertragung müssen Sie das
Datum bzw. das Jahr im System aktualisieren.

483
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

Systeminitialisierung: Kontenplan
Die Kontenplaninitialisierung ist das »Herzstück« von SAP Business One. Von
dieser Einstellung sind sämtliche Belegbuchungen betroffen. Diese Einstellung
muss sehr gut überlegt sein, denn nachträglich ist keine Kontenplanänderung
mehr möglich. Als Vorlage wird meistens ein Standardkontenplan herangezo-
gen (in diesem Beispiel SKR03). Falls der Kunde die Buchführung extern z.B.
bei einem Steuerberater vornehmen lässt, muss der ausgewählte Kontenplan
mit dem des externen Buchhalters übereinstimmen. Die integrierte DATEV-
Schnittstelle zu SAP Business One ermöglicht es, dass Sie Ihre Buchhaltungs-
daten einfach und schnell an Ihren Steuerberater weiterleiten können.

Abbildung 7.2 Kontenplaninitialisierung in SAP Business One

Systeminitialisierung: Landeswährung und Systemwährung


Mit der Basiswährungseinstellung können Sie vorgeben, ob Sie zwischen
Landeswährung und Systemwährung differenzieren. Diese können unter-
schiedlich sein, wenn die Firma einer Gruppe bzw. einem Konzern angehört
und die Systemwährung als z.B. US$ festgelegt ist. In diesem Fall würden die
Berichte, Journale, die an den Konzern weitergeleitet werden, in US$ ausge-
stellt werden. Das System führt dann parallel zu allen wertmäßigen Buchun-
gen die Systemwährung US$ sowie die Landeswährung, z.B. €.

Systeminitialisierung: Kontenfindung Sachkonten


Der wohl wichtigste Teil der Systeminitialisierung ist die Kontenfindung. Sie
sollte von Beginn an sehr sorgfältig geplant und mit großer Sorgfältigkeit
durchgeführt werden. Die Anzahl der Konten für Debitoren Inland, Debito-
ren Ausland, Schecks, Bar, Kreditoren Inland, Kreditoren Ausland lässt sich,

484
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7


sobald die erste Buchung auf ein Konto erfolgt ist, nicht mehr löschen oder
ändern. Lediglich den Kontonamen können Sie noch nachträglich verändern.
Wenn Sie im Rahmen der Basisinitialisierung die kontinuierliche Lagerbewer-
tung nicht festgelegt haben, wird Ihnen bei der Systeminitialisierung die
Registerkarte LAGERBESTAND nicht zur Verfügung stehen. Nach einer umfas-
senden Anweisung kann ein Anwender im Regelfall viele Einstellungen selbst
vornehmen.
Auf die nachfolgend aufgelisteten Konten kann nicht mehr verändernd
zugegriffen werden, sobald zum ersten Mal darauf gebucht wurde:
• Umsatz
• Debitoren In-/Ausland
• Schecks
• Bar
• Einkauf
• Kreditoren In-/Ausland
• Lagerbestand
• Gewinn-/Verlustkonto

Abbildung 7.3 Kontenfindung für Sachkonten »Debitoren« in SAP Business One

485
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

Systeminitialisierung: kontinuierliche Bestandsführung


Ist das Feld KONTINUIERLICHE BESTANDSFÜHRUNG markiert, so findet eine
ständige Aktualisierung zwischen Bestandswert und Bestandsmenge statt. In
der Kontenfindung für Sachkonten muss dann das Gewinn- und/oder Ver-
lustkonto zugeordnet werden (siehe Abbildung 7.3). Weiterhin muss jedem
Lager ein Lagerkonto, ein Konto für Herstellkosten und ein Transferkonto
zugeordnet werden.

Abbildung 7.4 Kontenfindung Sachkonten »Bestandsführung« in SAP Business One

Systeminitialisierung: Belegnummerierung
Mit der Belegnummerierung weisen Sie jedem Beleg, den die Firma benutzt,
einen Nummernkreis zu. Über das Feld SERIE können Sie Unterseriennum-
mern anlegen, wenn Sie beispielsweise unterschiedliche Geschäftsbereiche
oder Tochterunternehmen haben. In diesem Beispiel sehen Sie bei SERIE den
Geschäftsbereich »Metall« zugewiesen, während für den Beleg Eingangs-
rechnung »Allgemein« zugewiesen wurde. Nachdem für einen Beleg ein
Nummernkreis angelegt wurde, kann dieser mit dem Anlegen des ersten
Belegs nicht mehr gelöscht werden. Stattdessen können Nummernkreise
geschlossen und ein neuer Nummernkreis angelegt werden.

486
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7

Abbildung 7.5 Belegnummerierung in SAP Business One

Systeminitialisierung: Belegeinstellungen
Für jedes Dokument, das in SAP Business One verwendet wird, können spe-
zielle Einstellungen vorgenommen werden – je nachdem, welche Dokumen-
tenart unter PRO DOKUMENT gewählt wurde. Diese Einstellungen können
auch nachträglich jederzeit wieder geändert werden. Die in den Einstellun-
gen vorgenommenen Änderungen wirken sich aber nur auf zukünftige
Dokumente aus. Bereits existierende Belege sind nicht von der Änderung
betroffen. Ein Sonderfall ist die Dokumentenart Auftrag. Wenn Sie diese zur
Änderung auswählen, wird das Feld ÄNDERUNG VORHANDENER AUFTRÄGE
ZULASSEN angezeigt. Wenn Sie dieses Feld auswählen, können bereits für
einen Kunden angelegte Aufträge noch im Nachhinein geändert werden.
Wurde dieses Feld jedoch aktiviert und ein neuer Auftrag seither angelegt,
kann die Aktivierung nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Eine weiterer Teil der Systeminitialisierung ist die Bestimmung, auf welcher
Grundlage der Bruttogewinn berechnet werden soll. Diese Einstellung erfolgt
im Register ALLGEMEIN über die Einstellung BRUTTOGEWINN BERECHNEN.
Beispiel:

Gewinn/Einstands-
Einkaufspreis Verkaufspreis Gewinn/Verkaufspreis
preis

€25 €50 Ergebnis: 50% Gewinn Ergebnis: 100%


Gewinn

487
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

Die Einstellungen für den Verkaufs- oder Einstandspreis lassen sich zwar
ändern, das kann jedoch Auswirkungen auf den Gewinn-/Verlustbericht
haben und unbeabsichtigte Inkonsistenzen mit sich bringen.

Abbildung 7.6 Belegeinstellungen in SAP Business One

7.7 Berechtigungskonzept
Das Berechtigungskonzept von SAP Business One gewährleistet, dass die
Benutzer keine vertraulichen Informationen lesen bzw. bearbeiten oder
Transaktionen ausführen können, für die sie keine Berechtigung besitzen.
Dieses Berechtigungskonzept wird durch die Funktion BERECHTIGUNGEN im
Menü ADMINISTRATION realisiert. Mit dieser Funktion werden die Berechtigun-
gen der Benutzer von SAP Business One definiert. Dabei können beliebige
Abstufungen vorgenommen werden – vom Superuser, der alle Berechtigungen
besitzt, über den Benutzer mit eingeschränkter Anzeige- und Änderungsberech-
tigung bis hin zum Benutzer ohne Autorisierung.
Es wird bei den Berechtigungen zwischen verschiedenen Anzeige- und
Änderungsberechtigungen und dem kompletten Ausschluss eines Benutzers
von einer Funktion unterschieden. Außerdem können Berechtigungen für
bestimmte Aktionen, wie beispielsweise das Ändern von Preisen oder der
Zugriff auf vertrauliche Konten, vergeben werden.
In der Funktion BERECHTIGUNGEN finden sich alle Funktionen aus dem Anwen-
dermenü in der Liste der Berechtigungen wieder. So können die Berechtigun-
gen der Benutzer für die einzelnen Funktionen individuell vergeben werden.
Für Buchhaltungsbelege gibt es weitere spezifische Funktionen wie zum Bei-
spiel die Genehmigung einer Abweichung vom Kreditrahmen. Damit können
alle erlaubten Aktionen für einen Benutzer genau bestimmt werden.
Zusätzlich zu den Berechtigungen besteht die Möglichkeit, Freigabeverfah-
ren für Vorgänge im Einkauf und Verkauf festzulegen, beispielsweise für das

488
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7


Erhöhen des Kreditrahmens eines Geschäftspartners. Damit ein Benutzer
eine bestimmte Aktion durchführen kann, benötigt er die Genehmigung
eines oder mehrerer Vorgesetzter und solange die erforderliche Freigabe
noch nicht vorliegt, wird die Aktion angehalten.
Vor der Vergabe von Berechtigungen müssen Benutzer im System angelegt
sein. Bei der Definition der Benutzer wird bestimmt, um welchen Benutzer-
typ es sich handelt. Soll ein Benutzer eingeschränkt werden, darf er nicht als
Superuser angelegt werden, weil er dadurch automatisch volle Autorisierung
in allen Bereichen erhält und eine Einschränkung der Berechtigung nicht
mehr möglich ist. Grundsätzlich kann ein Benutzer nur die Aktionen ausfüh-
ren, für die er autorisiert wurde.
Benutzer, die nicht als Superuser definiert wurden, haben keine Autorisie-
rung für die Funktion BERECHTIGUNGEN, der Zugriff auf diese Funktion ist für
diese Benutzer nicht möglich.

Das Bearbeitungsfenster
Wenn die Funktion aufgerufen wird, erscheint das folgende Hauptfenster:

Abbildung 7.7 Berechtigungserfassung

Auf der linken Seite des Fensters sind alle Benutzer des Systems aufgeführt.
Über welche Berechtigung ein Benutzer verfügt, wird in der rechten Spalte
angezeigt, nachdem ein Benutzer durch Anklicken ausgewählt wurde. Dort
können die Berechtigungen verändert werden. Bei einem Superuser ist dies
nicht möglich, da in diesem Fall die Berechtigungen grau unterlegt sind und
sich nicht bearbeiten lassen. Berechtigungen können für gesamte Anwen-
dungen oder für einzelne Unterfunktionen vergeben werden. Über die
orangefarbenen Pfeile gelangt man in die Unterebenen, wo die Berechtigun-
gen für die einzelnen Unterfunktionen definiert werden können.

489
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

Mit den Buttons ERWEITERN und VERRINGERN werden ebenfalls die Unter-
ebenen angezeigt bzw. verborgen.
Es können folgende Berechtigungen vergeben werden:
• Volle Berechtigung
Wird diese Berechtigung zugewiesen, besitzt der Benutzer volle Anzeige-
und Änderungsberechtigung in der Anwendung oder Funktion.
• Keine Berechtigung
Wird diese Berechtigung zugewiesen, besitzt der Benutzer keine Anzeige-
und Änderungsberechtigung in der Anwendung oder Funktion und kann
nicht darauf zugreifen.
• Schreibgeschützt
Wird diese Berechtigung zugewiesen, besitzt der Benutzer nur eine
Anzeige-, aber keine Änderungsberechtigung in der Anwendung oder
Funktion.
• Verschiedene Berechtigungen
Wenn einem Benutzer verschiedene Berechtigungen innerhalb der ge-
samten Anwendung zugewiesen werden, wird automatisch diese Option
aufgeführt (kann nicht im Drop-down-Menü ausgewählt werden).

7.8 Individuelle Abfragen (Queries)


Der Abfrageassistent in SAP Business One ermöglicht das Erstellen von indi-
viduellen Abfragen zu einer Vielzahl von Daten, die im System vorliegen. Mit
dieser Funktion können Sie auf einfache Weise aussagekräftige Kennzahlen
und Auswertungen Ihren individuellen Bedürfnissen entsprechend darstel-
len. Diese Abfragen werden im allgemeinen Sprachgebrauch als Queries
bezeichnet. Es handelt sich um SQL-Datenbankanfragen, die mithilfe des
Assistenten auf den Datenbestand der MS-SQL-Datenbank zugreifen. Der
Abfrageassistent unterstützt Sie bei der Erstellung Ihrer Abfragen. Die Funk-
tion dazu befindet sich in der Anwendung Berichtswesen im Hauptnaviga-
tionsbereich.
Wenn Sie die Funktion starten, werden Sie durch mehrere Bearbeitungsfens-
ter geführt, in denen Sie mit Systemunterstützung Ihre Abfrage definieren.
Wenn Sie eine Abfrage mit dem Abfrageassistenten definiert haben, werden
die Ergebnisse in einem grafisch aufbereiteten Fenster gezeigt, wie Sie es
zum Beispiel auch beim Query-Interface sehen können. Von dort aus ist ein
Direktzugriff auf die in der Abfrage gefundenen Belege und Stammsätze
möglich. Außerdem können Sie sich die Abfrageergebnisse auch in einem
Teilbild darstellen lassen.

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Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7

Abbildung 7.8 Darstellung des Abfrageassistenten

Eine weitere Möglichkeit zur Gestaltung solcher individuellen Abfragen, die


der Standard von SAP Business One nicht integriert hat, ist, diese mit der
Funktion ABFRAGEN selbst zu erstellen. Dies setzt jedoch einiges Verständnis
in Bezug auf SQL-Befehle voraus. Die Abfrage kann dabei mithilfe der in SAP
Business One verfügbaren Optionen wie z.B. Auswahl von Tabellen, Feldern
und Variablen oder durch eine direkte Eingabe in die betreffenden Bereiche
im Dialogfenster des Query-Interface angelegt werden.
Nach dem Öffnen der Funktion erscheint ein Dialogfenster, in welchem Sie
nun auf verschiedene Arten zunächst einmal die erforderlichen Tabellen fest-
legen. Dazu haben Sie folgende zwei Möglichkeiten.
• Drücken Sie auf die (ÿ)-Taste, während sich der Cursor im markierten
Feld links oben befindet. Ein Auswahlfenster mit einer Liste aller SBO-
Tabellen erscheint. Wählen Sie durch einen Doppelklick eine Tabelle aus,
mit der Sie weiterarbeiten möchten. Die Inhalte der markierten Tabelle
erscheinen dann im Tabellenbereich des Abfragefensters. Um weitere
Tabellen auszuwählen, klicken Sie erneut auf die Titelzeile des Tabellen-
bereichs und wählen Sie die (ÿ)-Taste.
• Platzieren Sie den Cursor im Titelfeld des Tabellenbereichs und geben Sie
den gewünschten Tabellennamen ein. Dies setzt jedoch voraus, dass der
Name der benötigten Tabelle bereits bekannt ist. Danach wählen Sie die
(ÿ)-Taste. Um zusätzliche Tabellen auszuwählen, wiederholen Sie den
Vorgang.

491
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

Wenn Sie eine Tabelle ausgewählt haben, erscheinen alle in dieser Tabelle
enthaltenen Felder unmittelbar im Feldbereich des Fensters. Falls die ausge-
wählte Tabelle Felder enthält, die mit einer anderen Tabelle verknüpft sind,
werden diese Felder in Fettdruck hervorgehoben. Wenn Sie ein solches Feld
in den Tabellenbereich ziehen, wird die damit verknüpfte Tabelle zur Liste der
ausgewählten Tabellen hinzugefügt.

Abbildung 7.9 Abfrage-Eingabefenster mit Details

Der rechte Bereich des Hauptfensters enthält die Felder, in denen nach der
Auswahl die entsprechenden Feldelemente angezeigt werden. Es stehen die
folgenden Bereiche zur Verfügung:
• Auswählen: Hier werden die Tabellenelemente eingetragen, die später als
Ergebnis angezeigt werden sollen.
• Von: Dieser Bereich enthält die Quelltabelle mit einer Abkürzung, die für
die weitere Bearbeitung der Abfrage Gültigkeit hat. Aus dieser Quelltabelle
werden die Feldelemente zur Ergebnisdarstellung herausgenommen.
• Wo: In diesem Bereich können bestimmte Selektionskriterien festgelegt
werden, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten.
Die beiden weiteren Felder sind selbsterklärend und können nach Bedarf ein-
gesetzt werden.
Die zusätzlichen Details am rechten Rand des Eingabefensters können Sie
sich zur Vereinfachung hinzuholen.
Mit dem Befehl AUSFÜHREN starten Sie die SQL-Abfrage. Das Ergebnis wird
in einem Dialogfenster angezeigt. Im oberen Bereich werden alle Tabellen,
Felder, Konditionen und sonstigen Parameter, die im vorhergehenden Fens-
ter ausgewählt wurden, in SQL-Format angezeigt. Der untere Bereich ent-
hält die Resultate der SQL-Abfrage.

492
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7


Ein kurzes Beispiel soll die Vorgehensweise der Erstellung einer Abfrage noch-
mals verdeutlichen. Im Beispiel sollen die Belegnummer, der GP-Code, der
Gesamtbeleg und ein 10%-iger Rabatt auf einen Beleggesamtpreis abgefragt
werden.
Dazu ist der folgende arithmetische Ausdruck erforderlich:
T0.DocTotal-T0.DocTotal*10/100

Als weitere Bedingung sollen nur offene Angebote dargestellt werden.

Abbildung 7.10 Abfrageerstellung Beispiel 1

Die generierten Abfragen können Sie nun nach Kategorien sortiert abspeichern
und in Kombination mit benutzerdefinierten Feldern wieder zu bestimmten
Funktionen von SAP Business One in den entsprechenden Masken einsetzen.
Die nachfolgende Tabelle enthält alle in SAP Business One verwendeten
Tabellen, die zur Generierung einer Abfrage herangezogen werden können:

Feld- Feld-
Feldbeschreibung Feldbeschreibung
name name
AACT Sachkonten DLN2 Lieferscheinzeilen –
Ausgaben
ACH1 Schecks zur Zahlung – Zeilen DLN3 Lieferschein –
Ausgaben

493
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

ACHO Schecks zur Zahlung DMW1 Abfrageliste


ACPR Ansprechpartner DRF1 Geparkter Beleg –
Zeilen
ACR1 Geschäftspartner – Adressen DRF2 Geparkte Belege –
Ausgaben
ACRD Geschäftspartner DRF3 Geparkte Belege –
Ausgaben
ADO1 Rechnung – Zeilen DSC1 Bank – Filialcode
ADO2 Rechnungszeilen – Ausgaben E874 835874 Report
-Final record
ADO3 Rechnung – Ausgaben ENT1 entrada – lines
ADOC Rechnung F874 835874 – Filter
ADP1 Objekteinstellungen FRC1 Kat. f. Finanzbericht
erweitert
AIT1 Artikel – Preise H856 857 Bericht –
Datensatz 70
AITM Artikel H874 835874 Report –
Opening record
AIWZ Zusammenfassungs- I874 835874 Report
Assistent -Invoices recor
AJD1 Buchungsjournal – Zeilen IBT1 Chargennummer-
transaktionen
AJDT Buchungsjournal IGE1 Warenausgang –
Zeilen
ALR1 Zu send. Nachrichtenwarte- IGE2 Allg. Lagerabgang
schl. Zeilen – Aus
ALT1 Alarmfunktionen – Benutzer IGE3 Allg. Lagerabgang –
Ausgaben
AOB1 Meldung gesendet – IGN1 Wareneingang –
Benutzer Zeilen
ARC1 Quittungen – Schecks IGN2 Wareneingang –
Ausgaben
ARC2 Quittungen – Rechnungen IGN3 Wareneingang –
Ausgaben
ARC3 Quittungen – Gutschrifts- INV1 Ausgangsrechnung –
belege Zeilen
ARC4 Quittungen – Kontenliste INV2 Rechnungszeilen –
Ausgaben
ARC5 Receipt log vat adjustment INV3 Rechnung –
Ausgaben
ARCT Quittung IPF1 Importdatei – Zeilen
ASHP keine Bezeichnung IPF2 Kosten in Import-
dateien

494
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7

BGT1 Budget – Zeilen ITM1 Artikel – Preise


BTF1 Pool offener vorerf. Bel. ITT1 Produktstruktur –
Untergeord.
CCPD Periodenabschluss JDT1 Buchungsjourn. –
Zeilen
CDC1 Bestätigungsebene – Zeile K874 835874 Report –
Petty cash/Var
CDRO Drag & Relate-Ausgabe- L856 856 report – record
felder 60
CDRU Drag & Relate-Einstellungen LOGN System-Login
CHD1 Scheck f. ZVorsch. – Zeilen MLS1 Verteilerlisten –
Adressaten
CHO1 Schecks zur Zahlung – Zeilen NNM1 Belegnummerierung –
Serie
CIN1 Korrekturrechnung – Zeilen NNM2 Serienstandard
CIN2 Korrekturrechnung Zeilen – OACT Sachkonten
Aus
CIN3 Korrekturrechnung – OADF Adressformate
Ausgaben
CINF Firmeninfo OADM Administration
CLND Journaleinstellungen OADP Druckeinstellungen
CLNU Definitionen – Journal OAIB Eingegangene
anzeige Alarme
CPRF keine Bezeichnung OALC Ladekosten
CRD1 Geschäftspartner – Adressen OALI Alternativartikel 2
CSHS Suchfunktion OALR Alarmfunktionen
CSTN Workstation-ID OALT Alarmvorlage
CTBR Symbolleisten OAOB Meldung gesendet
CUDC Benutzer-Anzeigekat. OARG Zollgruppen
CUFD Benutzerfelder – Beschr. OBGD Budgetkostenuml.
CUFV Benutzerfelder – Bewert. OBGS Budgetszenario
CULG Firmenaktual.-Protokoll OBGT Budget
CUMF Mappe OBNK Erhalt ext. Konto-
auszug
CUMI Artikel OBTD Liste vorerfasster
Belege
CUPC Steuerung aktual. OBTF Vorerfasster Beleg
CUVV Benutzerbewertungen OCDC OCDC-Define
DDT1 Quellensteuerabzug – OCDT Fälligkeiten
Hierarchie

495
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

DLN1 Lieferung – Zeilen OCFL Cashflow f. zus.


Trans.
OCHH Scheckfonds OCHD Scheck f. Zahlungs-
vorschl.
OCHO Schecks zur Zahlung OLGT Längeneinheiten
OCIN Korrekturrechnung OMLS Verteilerliste
OCLG Kontakt mit Kunden u. Lief. OMRC Hersteller
OCLO Ort für Meetings OMTH Abstimmungshistorie
OCLS Kontaktthemen ONNM Belegnummerierung
OCLT Kontakttypen OOCR Aufteilungsregeln
OCMT Konkurrenz OOFR Fehlerursache
OCOG Provisionsgruppen OOIN Zinsen
OCPR Ansprechpartner OOIR Zinsniveau
OCQG GP-Eigenschaften OOPR Opportunity
OCR1 Profit Center – Ladefaktor OOSR Informationsquelle
OCRC Kreditkarten OOST Verkaufsstufen
OCRD Geschäftspartner OPCH Eingangsrechnung
OCRG Kartengruppen OPDF Zahlungsvor-
erfassung
OCRH Kreditfonds OPDN Wareneingang
(Bestellung)
OCRN Währungscodes OPLN Preislisten
OCRP Zahlungsarten OPOR Bestellung
OCRV Kreditzahlungen OPR1 Opportunity – Zeilen
OCRY Länder OPR2 Opportunity –
Partner
OCST Staaten OPR3 Opportunity –
Konkurrenz
OCTG Arten f. Zahlungs- OPRC Profit Center
bedingungen
ODDG Quellensteuerabzug – OPRF Bildschirm-
Gruppen einstellungen
ODDT Quellensteuerabzug – OPRJ Projektcodes
Hierarchie
ODLN Lieferung OPRM Berechtigungs-
struktur
ODMW Datenmigration OPRT Partner
ODPS Einzahlung OPVL Kreditgeber –
Pelecard
ODPT Vordatierte Einlage OQCN Kategorie-ID

496
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7

ODRF Geparkte Belege OQUT Angebot


ODSC Bankcodes OQWZ Dreiecksgeschäft-Nr.
OENT Versandarten ORCN Einzelhandelsketten
OEOY Ende d. Jahrestransfers ORCR Dauerbuchungen
OEXD Aufwandsdefinition ORCT Quittung
OFLT Querschnitt berichten ORDN Retouren
OFPR Buchungsperiode ORDR Auftrag
OFRC Finanzberichtskategorien ORIN Gutschrift
OFRT Finanzberichtsvorlagen ORPC Gutschrift
OGSP Warenlieferung ORPD Retouren
OHSV Hasavsevet-Journalbuchung ORTM Kursdifferenzen
OIBT Chargennr. f. Artikel ORTT VPI- und FW-Raten
OIDC Kennz. OSAL Salida
OIDX VPI-Codes OSCN Kunden-/
Lieferantenkat.nr.
OIGE Warenausgang OSHP Lieferarten
OIGN Wareneingang OSLP Vertriebsmitarbeiter
OIND Dreiecksgeschäft OSPG Sonderpreise für
Gruppen
OINM Lagerjournal OSPP Sonderpreise
OINV Ausgangsrechnung OSQR Standardanfragen
OIPF Importdatei OSRD Int. Chargen u.
Seriennummern
OIRT Zinspreise OSRI Seriennummern f.
Artikel
OISR Serviceanrufe OSRL Seriennummern
OITB Artikelgruppen OSTA Steuerbehörden
OITG Artikeleigenschaften OSTC Steuercodes
OITM Artikel OSTT Steuerbehördentyp
OITT Produktstruktur OTRA Übergang
OITW Artikel – Lager OTRC Journalbuchungs-
codes
OJDT Buchungsjournal OTRT Transaktionsvorlagen
OUDG Benutzereinstellungen OUBR Filialen
OUDP Abteilungen RPD1 Retouren – Zeilen
OUQR Abfragen RPD2 Einkaufsretoure –
Ausgaben

497
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

OUSR Benutzer RPD3 Einkaufsretoure –


Ausgaben
OVPM Lieferantenzahlung RTM1 Kursdifferenzen
OVTG Steuerdefinition RTYP Liste Belegarten
OWDD Belege zur Bestätigung SAL1 Ausgang – Zeilen
OWGT Gewichtseinheiten SCAB keine Bezeichnung
OWHS Lager SCSP keine Bezeichnung
OWKO Arbeitsanweisungen SCUL keine Bezeichnung
OWST Bestätigungsstufe SDEX Dynam.
Erweiterungen
OWTM Bestätigungsvorlagen SDIS Dynam. Schnittst.
(Zeichenfolge)
OWTR Umlagerungen SDRC keine Bezeichnung
PCH1 Eingangsrechnung – Zeilen SDRF keine Bezeichnung
PCH2 Eingangsrechnung – SDRO keine Bezeichnung
Ausgaben
PCH3 Eingangsrechnung – Ausga- SDRQ keine Bezeichnung
ben
PDF1 Zahlungsvorerfassung – SDRR keine Bezeichnung
Schecks
PDF2 Zahlungsvorerf. – SHQR keine Bezeichnung
Rechnungen
PDF3 Zahlungsvorerf. – SINF keine Bezeichnung
Gutschriften
PDF4 Zahlungsvorerf. – Kontoliste SLSC keine Bezeichnung
PDF5 PaymentDraft – SLSD keine Bezeichnung
vat adjustment
PDN1 Liefersch. f. Bestell. – Zeile SPP1 Sonderpreise –
Datenbereiche
PDN2 Einkaufsliefersch. – SPP2 Sonderpreise –
Ausgaben Mengenbereiche
PDN3 Einkaufsliefersch. – SPRG Anwendungsstart
Ausgaben
POR1 Bestellung – Zeilen SRGC keine Bezeichnung
POR2 Bestellung – Ausgaben SRGD keine Bezeichnung
POR3 Bestellung – Ausgaben SRI1 Seriennr.-Trans. für
Artikel
PSAR Rahmen f. Umsatzanalyse- STC1 Steuerkennzeichen –
bericht Zeilen
QUT1 Angebot – Zeilen TRA1 Übergang – Zeilen

498
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7

QUT2 Angebot – Ausgaben TRT1 Transaktionsvor-


lagen – Konto
QUT3 Angebot – Ausgaben TSCD keine Bezeichnung
QWZ1 Dreiecksgeschäft-Nr. UDG1 Standards – Belege
QWZ2 Dreiecksgeschäft-Nr. UDG2 Standards –
Kreditkarten
QWZ3 Dreiecksgeschäft-Nr. USR1 Kurzbefehle
QWZ4 Dreiecksgeschäft-Nr. USR2 Externe Anwendung
ausführen
RCR1 Dauerbuchungen – Zeilen VPM1 Zahlungen –
Scheckzeilen
RCT1 Quittungen – Schecks VPM2 Zahlungen –
Rechnungen
RCT2 Quittungen – Rechnungen VPM3 Zahlungen –
Gutschriftsbelege
RCT3 Quittungen – Kreditkarten- VPM4 Zahlungen –
belege Kontenliste
RCT4 Quittungen – Kontenliste VPM5 Payment vat adjust-
ment
RCT5 Reciept vat adjustment VTG1 Steuerdefinition
RDFL Belegstandards WDD1 Zu genehmigende
Belege – Geneh.
RDN1 Retouren – Zeilen WDD2 Zu geneh. Belege –
Bedingungen
RDN2 Retoure – Ausgaben WKO1 Arbeitsanweisung –
Zeilen
RDN3 Retoure – Ausgaben WST1 Bestätigungsstufe –
Zeilen
RDOC Beleg WTM1 Bestätigungsvor-
lagen – Herstel.
RDR1 Auftrag – Zeilen WTM2 Bestätigungsvor-
lagen – Stufen
RDR2 Auftrag – Ausgaben WTM3 Bestätigungsvor-
lagen – Belege
RDR3 Auftrag – Ausgaben WTM4 Bestätigungsvor-
lagen – Bed.
RIN1 Gutschrift – Zeilen WTR1 Umlagerungen –
Zeilen
RIN2 Gutschrift – Ausgaben WTR2 Umlagerung –
Ausgaben
RIN3 Gutschrift – Ausgaben WTR3 Umlagerung –
Ausgaben
RITM Berichtselement

499
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

RPC1 Gutschrift – Zeilen


RPC2 Gutschrift – Ausgaben
RPC3 Einkaufsgutschrift –
Ausgaben

7.9 Benutzerdefinierte Felder


SAP Business One ermöglicht es Ihnen, für die betriebswirtschaftlichen
Objekte im System beliebige Zusatzfelder zu definieren. Diese Felder stehen
ohne Mengeneinschränkung zusätzlich zu den standardmäßig vorhandenen
Daten in jeder Funktion zur Verfügung, um Informationen über ein Objekt
oder eine Eigenschaft anzuzeigen und zu speichern. Sie können Bilddateien
oder Links in den benutzerdefinierten Feldern hinterlegen.
Einige Möglichkeiten, die Ihnen mit dieser Funktion zur Verfügung stehen:
• Sie können die Kunden und Lieferanten beliebig klassifizieren (zusätzlich
zu den Klassifizierungsmöglichkeiten, die Ihnen die Eigenschaften eines
Objekts bieten).
• Sie können Ergebnisse aus selbst erstellten Abfragen in den Feldern zu
einer Funktion darstellen.
• Sie können Links auf die Webseiten eines Kunden oder Lieferanten erstel-
len, um direkt von SAP Business One ins Internet auf die entsprechende
Seite zuzugreifen.
• Sie können Bilder zu einem Artikel anzeigen (zusätzlich zu dem einen Bild,
das Sie direkt im Stammsatz als Detail ablegen können; die Bilder in den
Benutzerfeldern werden Ihnen direkt auf dem Bildschirm beim Aufrufen
des Artikels mit angezeigt).
Sie können Benutzerfelder auch in die Belegvorlagen mit aufnehmen und die
darin enthaltenen Werte auf den Druckbelegen ausgeben.
Die Vorgehensweise zum Erstellen eines benutzerdefinierten Felds soll
anhand eines kleinen Beispiels erklärt werden.
Öffnen Sie zunächst die Option BENUTZERDEFINIERTE FELDER VERWALTEN in
der Menüleiste unter dem Menü EXTRAS. In der anschließend angezeigten
Tabelle sind acht Bereiche aufgelistet, denen Sie Ihre benutzerdefinierten Fel-
der zuordnen können. Für das Beispiel wählen Sie bitte unter dem Bereich
BELEGE den Eintrag Titel.

500
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7

Abbildung 7.11 Tabelle Benutzerfelder verwalten

Wenn Sie nun in diesem Fenster unten auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN
klicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, wo Sie verschiedene Definitionen
und Merkmale zu dem benutzerdefinierten Feld festlegen können.

Abbildung 7.12 Benutzerdefinierte Felder – Felddaten

Wählen Sie in diesem Fenster die verschiedenen Felder und belegen Sie sie
wie folgt:
Als Titel soll ein Kunde verwendet werden. Die später angezeigte Beschrei-
bung ist die Kundengruppe, als Typ wählen Sie aus dem Menü den Wert
alphanumerisch und die Struktur setzen Sie auf Regulär.

501
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

Nun müssen Sie das Kennzeichen bei den gültigen Werten setzen, damit Sie
die Tabelle (vgl. Abbildung 7.13) zur Eingabe der Werte angezeigt bekom-
men. Zusätzlich werden gleich noch die Standardwerte für das benutzerdefi-
nierte Feld festgelegt. Für unser Beispiel sind das Kunden der Gruppe A und B.

Abbildung 7.13 Festlegen der Felddaten

Jetzt können Sie noch alternativ festlegen, ob das später angezeigte Feld als
Mussfeld dienen und ob ein Index zum Feld erstellt werden soll.
Mit HINZUFÜGEN wird das benutzdefinierte Feld an der zu Beginn festgeleg-
ten Stelle gespeichert.
In den einzelnen Funktionen können nun die Benutzerfelder zusätzlich zu
den Standardfeldern rechts neben dem Fenster dargestellt werden. Dazu
befindet sich, sobald Sie eine Funktion aufgerufen haben, in der Menüleiste
eine Bezeichnung der Funktion. Für das Beispiel wählen Sie einen Auftrag
und öffnen das Menü AUFTRAG in der Menüleiste. Dort befindet sich nun der
Eintrag Benutzerdefinierte Felder als Untermenü, das die Funktion BENUT-
ZERFELDER ANZEIGEN enthält.

Nach der Auswahl dieser Funktion werden die Felder rechts neben dem Auf-
tragsfenster dargestellt und können jederzeit angesprochen werden.

502
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7

Abbildung 7.14 Auftragsfenster mit Benutzerfeld

7.10 SAP Business One SDK 6.2


SAP Business One bietet mit seinem SDK den Anwendern die Möglichkeit,
die bestehende Standardlösung SAP Business One den eigenen Bedürfnissen
und Präferenzen anzupassen. Das SAP Business One SDK besteht aus zwei
Teilen: dem UI-API (User-Interface Application Programming Interface) und
dem DI-API (Data-Interface Application Programming Interface).
Das DI-API ist eine Ansammlung von COM-Objekten (COM – Component
Object Model), welche die Geschäftsobjekte der Anwendung SAP Business
One darstellen. Diese Objekte stellen verschiedene Methoden zur Verfü-
gung, um Daten in der SAP Business One-Datenbank zu manipulieren. So
kann z.B. ein externes Data-Warehouse-System an die Datenbank von SAP
Business One angebunden werden.
Das UI-API besteht aus DCOM-Objekten (DCOM – Distributed Component
Object Model), welche den Zugriff auf die Oberflächenelemente aus SAP
Business One ermöglichen. DCOM stellt einen Standard im Bereich »Ver-
teilte Systeme« dar. Mit dem UI-API können somit Fremdkomponenten oder
eigenentwickelte Programme in SAP Business One integriert werden.
SAP Business One ist eine zweischichtige Client/Server-Anwendung. Die
Client-Anwendung besteht aus einer grafischen Benutzeroberfläche und
Geschäftsobjekten, die den Zugriff auf die Daten ermöglichen. Diese
Geschäftsobjekte greifen dabei direkt via ODBC (ODBC – Open Database
Connectivity) auf die Datenbank zu und kommunizieren nicht mit den Kom-
ponenten der Client-Anwendung.
Die Server-Anwendung hingegen besteht aus einem Fax-, E-Mail- und Tele-
fondienst sowie der Datenbank an sich.

503
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

Eine modifizierte SAP Business One-Installation wird als »Partner Package«


bezeichnet. Ein solches Paket besteht aus zwei Komponenten: der Standard-
SAP Business One-Installation sowie dem Add On-Programm, welches mit
einer geeigneten Installationsroutine sowie geeigneter Benutzerdokumenta-
tion ausgestattet sein muss.
Im Allgemeinen ist ein Verändern von Standard-SAP Business One-Objekten
nicht zulässig. Allerdings hat jedes Objekt sein Attribut für die benutzerdefi-
nierten Felder (UserFields), womit sich die meisten Anpassungen zu den
Kundenanforderungen realisieren lassen.
Die im SDK enthaltenen Objekte lassen sich in die Gruppen
• Business-Objekte und
• Data Access-Objekte
unterteilen. Beim Zugriff über die Business-Objekte werden automatische
Berechtigungsprüfroutinen durchgeführt, die auf dem in SAP Business One
eingerichteten Berechtigungskonzept beruhen. Dies ist bei den Data Access-
Objekten nicht der Fall, da der Zugriff hier direkt auf die Datenbank erfolgt.

Abbildung 7.15 SDK-Entwicklungsoberfläche

Mit dem DI-API kann auf zusätzliche Datenbanktabellen, benutzerdefinierte


Datenbanktabellen und benutzerdefinierte Felder zugegriffen werden.
Zusätzliche Tabellen sind allerdings nicht im SAP Business One Data Dictio-
nary sichtbar. Die im Standard vorhandenen Business-Objekte des DI-API
können nicht auf diese Tabellen zugreifen, hier müssen eigenentwickelte
Objekte oder Data Access-Objekte eingesetzt werden.

504
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7


Benutzerdefinierte Datenbanktabellen können anders als die zusätzlichen Tabel-
len direkt in SAP Business One angelegt und gepflegt werden. Diese Tabellen
sind auch im SAP Business One Data Dictionary sichtbar.
Mit den benutzerdefinierten Feldern kann das Datenmodell von SAP Busi-
ness One erweitert werden, ohne neue Tabellen anzulegen. Da auf diese
benutzerdefinierten Felder mit den Standard-Business-Objekten des SDK
zugegriffen werden kann, ist diese Erweiterung des Datenmodells die emp-
fehlenswerteste.

Verwendung des Data Interface API


Implementiert man mithilfe des DI API eine externe Client-Anwendung, so
gibt es verschiedene Grundlagen, die bei der Implementierung zu berück-
sichtigen sind.
In SAP Business One stellt das Objekt »company« die Datenbank einer Firma
dar. Dieses Objekt ist auch für die Zugriffskontrolle in SAP Business One
zuständig. Dazu müssen die Eigenschaften »Server«, »UserName«, »Pass-
word«, »language« und »CompanyDB« als Parameter für die Verbindung
spezifiziert werden. »Server« steht dabei für den Microsoft SQL Datenbank-
Server, »CompanyDB« repräsentiert die Datenbank auf dem Server. »User-
Name«, »Password« und »language« stehen für den anzumeldenden Benut-
zer, sein Passwort sowie die Sprache, in welcher die Anzeige erfolgen soll.
Über den Aufruf der »connect«-Methode des »company«-Objekts wird die
Verbindung zur Datenbank hergestellt.
SAPbobsCOM.Company XYZ_Company
XYZ_Company = new SAPbobsCOM.CompanyClass()
XYZ_Company.Server="(local)"
XYZ_Company.CompanyDB="SBODemo_DE"
XYZ_Company.UserName="manager"
XYZ_Company.Password="manager"
XYZ_Company.Connect()

Nachdem die Verbindung zur SAP Business One-Datenbank hergestellt


wurde, kann der Zugriff auf die Daten mit den Business-Objekten aus dem
DI-API erfolgen. Um ein Business-Objekt zu erzeugen und eine Referenz
darauf zu erhalten, muss entweder die »GetBusinessObject«- oder die »Get-
BusinessObjectFromXML«-Methode des »company«-Objekts aufgerufen
werden.
WorkOrders lWorkOrders;
lWorkOrders = (WorkOrders)XYZ_Company.GetBusinessObject
(SAPbobsCOM.BoObjectTypes.oWorkOrders);

505
Sandini Bib

7 Projektvorgehensweise zu SAP Business One

Durch Aufrufen der »GetBusinessObject«-Methode wird jeweils ein neues,


leeres Business-Objekt erzeugt. Bevor mit diesem Objekt Daten manipuliert
werden können, müssen die entsprechenden Attribute gesetzt werden. Im
Gegensatz dazu erzeugt die »GetBusinessObjectFromXML«-Methode ein
neues Business-Objekt mit den in der zugrunde liegenden XML-Datei ent-
haltenen Eigenschaften. Die Dokumentstruktur der XML-Datei muss dabei
der Struktur des entsprechenden Business-Objekts entsprechen. Die Busi-
ness-Objekte enthalten Methoden für das Erzeugen (»Add«-Methode),
Aktualisieren (»Update-Methode«), Löschen (»Delete«-Methode) und das
Lesen eines entsprechenden Objektes (»GetByKey«-Methode).

Abbildung 7.16 SDK-Programmieroberfläche

Wenn Daten eines Business-Objekts in SAP Business One manipuliert wer-


den, wird eine Transaktion gestartet. Verläuft die Transaktion erfolgreich,
erfolgt wie bei Datenbankoperationen üblich ein »Commit«-Statement und
die Daten werden gespeichert. Schlägt die Operation fehl, so wird ein »Roll-
back« ausgeführt und die Datenänderung wird rückgängig gemacht. Diese
Art des Transaktions-Handlings reicht aus, solange mehrere Objekte zur glei-
chen Zeit manipuliert werden. Wenn mehrere Objekte gleichzeitig verändert
werden sollen, müssen Start- und Endzeitpunkt der Transaktion mit den
»StartTransaction«- und »EndTransaction«-Methoden des »company«-Objekts
aufgerufen werden. Der Aufruf der »StartTransaction«-Methode startet eine
globale Transaktion, die Änderungen mehrerer Business-Objekte beinhalten
kann. Alle Datenänderungen, die nach diesem Aufruf und vor einem »End-
Transaction«-Aufruf erfolgen, gehören zu einer logischen Einheit. Wenn eine

506
Sandini Bib

Projektvorgehensweise zu SAP Business One 7


dieser Änderungen fehlschlägt, wird die Transaktion beendet und ein Roll-
back ausgeführt. Waren die Datenänderungen erfolgreich, so muss die
Methode »EndTransaction« abschließend aufgerufen werden, so dass die
gesperrten Datensätze wieder freigegeben werden.
Um auf die an früherer Stelle schon angesprochenen benutzerdefinierten
Felder zugreifen zu können, muss das Objekt »UserFields« verwendet wer-
den. Alle Business-Objekte, für welche benutzerdefinierte Felder eingerichtet
werden können, besitzen das Attribut »UserFields«. Über dieses Attribut
erhält man die Referenz auf die benutzerdefinierten Felder.

Verwendung des User Interface API


Das »Application«-Objekt repräsentiert die Oberfläche der SAP Business
One-Anwendung. Mittels einer Instanz dieses »Application«-Objekts lässt
sich der Zugriff auf Fenster, Menüs und andere Oberflächenelemente von
SAP Business One realisieren, es können Ereignisse behandelt und Eigen-
schaften gesetzt werden.
SAPbouiCOM.SboGuiApi gui;
SAPbouiCOM.Application con;
gui =new SAPbouiCOM.SboGuiApi();
gui.Connect();
con = gui.GetApplication(0);

Das »Form«-Objekt stellt ein Fenster in SAP Business One dar. Über die
Referenz eines solchen »Form«-Objekts kann man auf alle darin enthaltenen
Komponenten zugreifen. Um Oberflächenelemente auf einer solchen Form
erzeugen zu können, steht das »Item«-Objekt zur Verfügung, welches ein
solches Element repräsentiert und mit welchem sich Größe, Beschriftung,
Position und Ähnliches manipulieren lassen.

507
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Stichwortverzeichnis

ABAP 22 Basisinitialisierung 485


Abfrageassistent 490 Baukastenprinzip 15
Add-On 15, 45 Baukastenstückliste 94
-Lieferant 47 BDE 412
Administration 30 -Terminal 412
aktive Konten 31 Belegeinstellungen 487
All-In-One 22 Belegnummerierung 486
Anfrage 136 Belegwährung 148
Angebot 33, 136 benutzerdefinierte Felder 20
Anlagen 368 Berechtigungskonzept 30, 488
APIs 25 Berichtswesen 41
Arbeitsplan 48, 376 Beschaffung 166, 324
Arbeitsplatz 368 Bestand 162
Arbeitsschritte 376 Bestandsbuchungen 254
Arbeitsvorgänge 376 Bestandsführung
Arbeitszeiten 376 kontinuierliche 486
Artikel 80, 280 Bestandssituationsanalyse 162
des Anlagevermögens 38 Bestellung 34, 166, 334, 341
Artikelbeschreibung 148 Betriebskosten 19
Artikelnummer 80, 148 Bewertung 341
Artikelverwaltung 37 Bottom-up-Ansatz 15
Assembly-to-Order 147 Branchenlösung 15
Aufteilung 40 branchenspezifische Felder 20
Aufteilungsregel 40 Breite 174
Auftrag 33 Bruttogewinnanalyse 130
Auftraggeber 302 Buchhaltung 18, 31
Auftragsabwicklung 406 Buchungsjournal 248
Auftragsüberwachung 406 Buchungsvorerfassung 31
Aufwand 458 Business Reengineering 61
Ausgangsrechnung 228 C
Auswertungen 41 C#.NET 46
Auszahlungen 442 C++ 22
Chargen 416
Bankenabgleich 36 Abwicklung 417
Bankenabwicklung 36 Nummer 417
Barverkauf 33 Pflicht 417
Basel-II 16 Checklisten 472

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Sandini Bib

Stichwortverzeichnis

Client-Server 20, 24 Fertigungshilfsmittel 376


COM-Objekte 22, 46 Finanzreports 41
Component Object Model (COM) 503 Forderungen 236
Controlling 18 Freigabeverfahren 152
Cost Center 100 Funktion 66
CRM 17, 56, 114 G
CTI 56 Geldeingang 36
Customer Relationship Management Geschäftsbereiche 61
(CRM) 108 Geschäftspartner 18, 35
Customizing 18 Geschäftspartnerstamm 108
D Geschäftsprozesse 61
Data API 46 Gewicht 174
Data-Interface Application Pro- Gewinn- und Verlustrechnung 458
gramming Interface 503 GoB 248
Datenexportfunktionen 30 Grundeinstellungen
Datenimport 30 des Systems 30
aus Altsystem 482 E-Mail- und SMS 30
Datenmigration 482 Gutschrift 33, 35
DATEV 18 GuV 458
Dauerbuchungen 32 H
Debitorenstamm 222 Halbfabrikate 280
Deckungsbeitrag 130 Höhe 174
Dienstleistung 37, 280 Hotline 20
Dispositionsliste 163 I
Distributed Component Object Model Implementierungsphase 471
(DCOM) 503 Import 174
drag&relate 19 Interessenten 108
Durchlaufterminierung 386 Internet Sales 18, 22
Durchschnittspreis 182 INTRASTAT 174
E Inventurbuchungen 254
EAN 432 J
ECR 432 Just-in-time 166
EDI 136, 146 K
Einfuhrdaten 34, 174 Kanban 398, 422
Einführungskosten 19 Kassensystem 52
Eingangsrechnung 34, 190, 348 keine Berechtigung 490
Eingangszahlung 242 Kernprozess 469
Einkauf 17, 34 Konsignationslager 340
Einkaufsartikel 38, 280 Kontaktbearbeitung 114
Einkaufsbelege 34 Kontenfindung 484
E-Mail 25 Kontenplan 31, 74, 273
Endmontage 38 Kontenrahmen 74
EPK 66 Kontierungsmuster 32
-Methode 61 Kontoauszüge 454
Erlöse 130 Konzerntöchter 17
ERP 15 Kosten 19, 130
Ertrag 458 Kostenrechnung 40
Erzeugnisse 280 Kostenstellenrechnung 426
Kreditkartenzahlung 36
Fakturierung 18 Kunde 36, 302
Fat-Client 24 Kundenauftrag 146
Felder Kundenauftragsbestätigung 316, 442
benutzerdefinierte 500 Kundeneinzelfertigung 147
fertiger 269 Kundenforderung 236
Fertigungsaufträge 386 L

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Stichwortverzeichnis

Lagerartikel 38 Open Database Connectivity


Lagerberichte 41 (ODBC) 503
Lagerbewegung 216 Opportunität 122
Lagerverkauf 146 Opportunitätsanalyse 122
Lagerverwaltung 18, 37 Opportunity 36
Landeswährung 484 -Pipeline 142
Länge 174 Order Forecast 122
Lead 36, 108 Organisationsstruktur 61
Legal Patches 22 P
Leistungsspektrum 29 PDA 50
Lieferant 36, 324 Pflichtenheft 469
Lieferantenkredit 356 Preis 148
Lieferdatum 148 Preisabweichung 190
Lieferschein 33 Preisfindung 150
Einkauf 34 Preislisten 88
Liefertermin 150 Preispolitik 290
Lieferung 198 Preisstrategie 88, 290
Lieferungsbearbeitung 432 Produktion 18
M Produktionsanweisung 39
Mailing-Aktionen 108 /-freigabe 394
Make-to-Order 147 Produktionsauftrag 39, 386, 394
Mandant 30 Produktionsauftrags(teil-)
Marktplatz 45, 46 rückmeldung 412
Maschinen 368 Produktionsauftragsdurchführung 406
Material 280, 340 Produktionsauftragseröffnung 386
Materialdisposition 162 Produktionsstücklisten 39, 362
Menge 148 Produktstruktur 94
verfügbare 162 Produktstrukturbearbeitung 362
Mengen- und Wertfortschreibung 162 Profit Center 40, 100, 262
Microsoft Office 24 Projektvorgehensweise 469
Microsoft-Office-Produkte 19 Prozessanalyse 469
Midsize-Business-Kunden 471 Prozessbaustein 63
Migrationswerkzeuge 483 Prozesse 61
Mindestanforderungen 480 Q
Minusbestand 164 Q-Prüfung 180
Mittelstand 16 Queries 25, 490
Modellfirma 71 R
Modellierung 61, 62 Rahmenverträge 166
Montage 267 Ready to work 22
Montagestücklisten 39, 362 Rechnung 33, 190, 228, 348
MS Excel 19, 25 und Zahlung 33
MS Outlook 56 rechtliche Bindung 32
MS Word 19, 25 Regulierer 302
MS-SQL-Datenbank 490 Reklamation 208
MwSt 150 release 15
mySAP 16 Ressourcenbearbeitung 368
mySAP HR 18 Retoure 33, 35, 208
N Rohstoffe 280
Nettobezugspreis 130 ROI 22
NetWeaver 16 Rückmeldung 40, 412
Nummernkreis 486 Rundum-Sorglos-Paket 20
O S
Object-Bridge-Server 24 Sachkonten 31, 222
Offenheit 25 Sales Pipeline 17, 142
Online-Alarmfunktionen 30 SAP 16
SAP Business One 15

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Stichwortverzeichnis

Scheck 36 Umsatzsteuer 448


Scheckverwaltung 37 Unternehmensprozessbereich (UPB) 63
Schreibgeschützt 490 User-Interface Application Programming
SDK 15 Interface 503
Selbsteinführung 471 V
Seriennummern 416 Verbindlichkeiten 356
Service Center 101 Verkauf 18, 32
Skalierbarkeit 15 Verkaufsartikel 38, 80
SMB 22 Verkaufsstückliste 39, 94, 362
SMS 25 verschiedene Berechtigungen 490
Software Development Kit (SDK) 45 volle Berechtigung 490
Softwarekasse 53 Volumen 174
Sonderpreise 290 Vorauszahlung 36
SQL-Befehle 491 Vorkalkulation 308
SSP 46 Vorwärts- und Rückwärts-
Standardkontenplan 484 terminierung 376
Steuerkennzeichen 148 W
Steuern 174 Währungskurs 148
Stückliste 362 Währungsumrechnungskurse 30
Stücklistenvorlage 39 Warenausgang 216, 398
Stufenanalyse 142 Wareneingang 180, 340
Supply-Chain-Management 432 Warenlieferung 340
Support 21 Wartung 20
Systemeinführung 471 WE/RE-Kontenpflege 181
Systeminitialisierung 31, 483 WE-Bearbeitung 422
System-Setup 30 Wertschöpfungsketten 62
Systemvoraussetzungen 480 Windows 25
Systemwährung 484 www.business-one.de 15, 45
T Z
TAPI-Telefonschnittstelle 56 Zahlungsassistent 37
Tax Jurisdiction Codes 150 Zoll 174
Technologie 24
Tele-Sales 108
Titel 31
Toleranzen, Über- und Unter-
lieferungen 341
TPK 66
Transport 174
Trigger 66
triggerbasierte Prozesskette (TPK) 66
Trigger-Prozess-Ketten-Methode
(TPK) 61

518
Sandini Bib

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