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BIREME/OPAS/OMS
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Guia de Eventos
Outubro/2003

Sumário
1. Objetivo
2. Envolvidos
3. Documentos de referência
4. Definições e codificações
5. Ciclo do processo
6. Fluxograma
7. Lista das Atividades e das responsabilidades
8. Arquivos
9. Anexos

1. Objetivo e Campo de Aplicação

Este Guia tem por objetivo habilitar os envolvidos para a utilização eficaz do Ciclo do
Processo Eventos, compreendendo a identificação dos envolvidos e suas responsabilidades,
e o detalhamento do fluxograma das atividades com os respectivos formulários.
O campo de aplicação deste Guia é aplicável a todos os tipos e classes de Eventos definidos
no Manual de Eventos.

2. Envolvidos
· Assistente de Eventos
· Supervisor de Eventos
· Cliente interno e externo (OPAS)
· Coordenação de Eventos
· Diretor, gerentes, coordenadores
· Unidade de Compras
· Unidade de Finanças
· Coordenador de ITI

3. Documentos de referência
Manual de Eventos – Item 3

4. Definições e codificações
Manual de Eventos
Existem vários tipos de classes de Eventos baseados no grau de detalhamento necessário.
– Manual de Eventos –item 4.2

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5. Ciclo do processo
5.1 O Ciclo do Processo Eventos compreende as fases e seus responsáveis
indicados na tabela 1:

Fase Responsável
01Concepção Cliente interno e externo1
02Planejamento Coordenação de Eventos
03Preparação Supervisão de Eventos
04Realização Coordenação de Eventos
05Melhorias GA e Coordenação de Eventos
Tabela 1

5.2 O Ciclo está indicado na figura 1

Concepção
Concepção

Planejamento
Planejamento

Preparação
Preparação

Melhorias
Melhorias

Realização
Realização

Figura 1

5.2 Cada fase indicada remete por meio de um “click”, ao fluxograma.

5.3 Cada envolvido seleciona a fase de interesse.

1 OPAS ou diretor ou gerentes ou coordenadores

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6 Fluxograma do processo Eventos

6.1 O fluxograma define as atividades sequenciais para a realização do processo Eventos, e
está indicado na figura 2
10 15
GA_EV_CO_010_10
Estabelecimento Lista quantitativa de
insumos e serviços e as
das características características gerais do 50
gerais do evento
evento

Planejamento e

Dimensionamento
dos recursos
25 necessários

20
GA_EV_CO_20i_10
Check Lists por categoria:
Preenchimento do

quantificação qualificação CheckList por Categoria, 55 58

dos itens selecionados com Quantificação e 52 57
estimativas de preço da

categoria Qualificação dos Itens GA_EV_PL_030_10 GA_EV_CO_20I_10 GA_EV_CO_20E_10 GA_EV_CO_20D_10

selecionados Cronograma detalhado GA_EV_CO_20L_10 Lista de Lista dos Itens de
Lista de Infra Estrut. Equipamentos com
Divulgação
das Atividades do

Evento e Local do Evento preços estimados

27 30 54 56

GA_EV_CO_200_10 Discussão do Feed GA_EV_CO_20A_10 GA_EV_CO_20G_10

Sumário dos Valores Back para GA_EV_CO_20T_10 GA_EV_CO_20P_10
por Categoria aprovação do GA_EV_CO_20C_10
Lista de Insumos
Solicitante Lista de Serviços com preços estimados
65 75 80

47 Cotação de Infra Cotação dos Cotação dos Itens

Estrutura e Local do
Arquivo Equipametos de Divulgação
Evento
de Pedidos 40
Recusados N Aprovação do
Solicitante? 6 7
0 0

S Cotação dos Cotação dos

Serviços Insumos
N 45
84 88 89
N Aprovação do S
Diretor?
GA_EV_PL_040_10 GA_EV_PL_040_10 GA_EV_PL_040_10

82 Mapas de Cotação Mapas de Cotação Mapas de Cotação

86

GA_EV_PL_040_10 GA_EV_PL_040_10

Mapas de Cotação Mapas de Cotação

N 100 90

Aprovação? Cotação dos

Insumos
S

110 115 165

Emissão das Follow-up de

Ordens de Compras Viagens acomodações e
(OC's) e Contratos deslocamentos
117

120 130 140 150 160

Confirmação, Follow-up dos Confecção do

Preparação da Preparação da Instrução e Material Gráfico e
Equipamentos Divulgação
Infra-Estrutura Infra-Estrutura Treinamento para Listados outros para
os Serviços Divulgação

170 175

Form 120 210

Montagem do Cronograma com Criação de um

Evento In Loco Check List Preenchido
Banco de Dados
182

Término e 4
5
Encerramento do Arquivo
Evento de Avaliações
180 205 e Resultados
1
8
5
Indicadores de
Realização do

Evento Preparação e Resultados do

Realização da Evento

Pesquisa
188
187 Form 130
Legenda
Transformação do

Site para divulgação Cronograma com

Atividade Documento Decisão dos resultados

Check List Preenchido

200

Fases 190 195 Avaliação dos

Resultados do
Evento
Form 140
Concepção

Desmontagem do Cronograma com

Planejamento Local Check List Preenchido

Preparação 193

Realização Form 200

Relatório Diário de
Avaliação e Melhorias Não Conformidade e
Ações

Figura 2

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6.2 Foram desenvolvidos 9 check lists que abordam grande parte das necessidades para os
vários tipos de Eventos.
Os check lists são os seguintes:
GA_EV_CO_20I_10 – Infra-estrutura
GA_EV_CO_20A_10 – Alimentação
GA_EV_CO_20T_10 – Logística e Transporte
GA_EV_CO_20E_10 – Equipamentos
GA_EV_CO_20C_10 – Decoração
GA_EV_CO_20D_10 – Design e software – Divulgação
GA_EV_CO_20G_10 – Gráfica
GA_EV_CO_20P_10 – Material de escritório e Papelaria
GA_EV_CO_20L_10 – Local do evento
Nota:
A fim de auxiliar a avaliação esses check lists foram agrupados em:
a) grupo serviços – 20A / 20T / 20C
b) grupo infra-estrutura – 20I / 20L
c) grupo insumos – 20G / 20P
d) grupo equipamentos – 20E
e) grupo divulgação – 20D

6.3 Cada check list contém uma explicação do seu escopo.

6.4 A aplicação do check list, pelo menos na fase inicial deve ser completa e independente do
tipo de evento.
Notas:
(1) Com o uso continuado será possível haver algum outro tipo de seleção, visando trabalhar com check list mais voltado
para determinado tipo de evento.
(2) Dependendo do grau de detalhamento demandado pelo Evento, algumas das atividades podem ser eliminadas,
todavia recomenda-se nesta fase de implantação passar por todas com o objetivo de buscar as melhorias.

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7. Lista das atividades e dos responsáveis
7.1 Concepção
Nº Atividade
Estabelecimento das
10 características gerais do
evento
Lista quantitativa de
15 insumos e serviços e as
características gerais do
evento
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Responsável Descrição form
Preenchimento de um formulário com:
· Definição do produto.
· Definição do tema central.
· Definição do objetivo do evento.
· Estabelecimento de data e duração do
evento.
· Definição da programação e término.
Cliente interno e externo · Definição do público alvo, quantificação e
(OPAS). · qualificação.
Diretor, gerentes, Definição das necessidades áudio visuais. GA_EV_CO_010_10
coordenadores · Atividades sociais.
Requisição de Eventos
· infra estrutura.
Coordenação de Eventos · clima (perfil) do evento.
· Briefing para o local e localização.
· Definição dos recursos disponíveis R$.
· Estratégias de divulgação.
· Infra Estrutura (Web).
Formulário com as características mais
importantes do evento, sem muito detalhes
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Nº Atividade Responsável Descrição Form

GA_EV_CO_20I_10
infra-estrutura
Preenchimento dos GA_EV_CO_20L_10
Check Lists por
Local do evento
categoria: quantificação
20 e qualificação dos itens GA_EV_CO_20M_10
selecionados Definição com quantificação, qualificação e Material de escritório –
estimativa de gastos de todos os itens necessários Papelaria
no evento: GA_EV_CO_20G_10
· Infra Estrutura Gráfica
· Local do Evento GA_EV_CO_20D_10
· Material de Escritório – Papelaria Design e software –
Coordenação de eventos / · Gráfica Divulgação
· Design e software – Divulgação
Supervisão GA_EV_CO_20C_10
Check Lists por · Decoração
Decoração
categoria: quantificação · Equipamentos
25 qualificação dos itens · Logística e Transporte GA_EV_CO_20E_10
selecionados com · Alimentação Equipamentos
estimativas de preço da
categoria GA_EV_CO_20T_10
Logística e Transporte
GA_EV_CO_20A_10
Alimentação
Sumário dos Valores Valores previstos do conjunto de cada categoria GA_EV_CO_200_10
27 que deve guiar os gastos do evento nas atividades Sumário dos valores por
por Categoria
seguintes. categoria
Discussão da Cliente interno e externoDiscussão, alteração e revisão dos itens contidos
30 negociação Feed Back (OPAS). Diretor, gerentes, GA_EV_CO_200_10
para aprovação do coordenadores. nos Formulários preenchidos anteriormente.
solicitante Coordenação de Eventos

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Nº Atividade Responsável Descrição form

Aprovação do Cliente interno e externo Aprovação ou revisão dos itens nele contidos e os
40 (OPAS). GA_EV_CO_200_10
Solicitante Diretor, gerentes, custos previstos
coordenadores
45 Aprovação do Diretor Diretor Avaliação do Tema e Objetivo do Evento e dos GA_EV_CO_200_10
custos previstos para a sua realização

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7.2 Planejamento
Nº Atividade Responsável Descrição form
GA_EV_CO_010_10
GA_EV_CO_20I_10
Definição quantitativa e qualitativa dos itens GA_EV_CO_20L_10
necessários para a realização do evento GA_EV_CO_20M_10
Preenchimento de formulários padronizados
Planejamento e Coordenação de Eventos / conforme insumos, materiais e serviços GA_EV_CO_20G_10
50 Dimensionamento dos Assistente de eventos Seleção das atividades críticas2, e estabelecimento GA_EV_CO_20D_10
recursos necessários
de um cronograma o mais detalhado possível de GA_EV_CO_20C_10
forma a ter governabilidade sobre as atividades GA_EV_CO_20E_10
Definição das equipes envolvidas
GA_EV_CO_20T_10
GA_EV_CO_20A_10
3
Cronograma detalhado Coordenação de Eventos / Cronograma do evento com a data de início e a GA_EV_PL_030_10
duração de cada item do evento, este cronograma
52 Cronograma de Evento
das atividades do evento Assistente de eventos é o documento que será utilizado durante todo a
Modelo
fase de realização do mesmo.
Lista para subsidiar a aquisição de serviços a GA_EV_CO_20A_10
54 Lista de serviços Assistente de eventos GA_EV_CO_20T_10
serem utilizados no evento
GA_EV_CO_20C_10
Lista de Infra estrutura e Lista para subsidiar a aquisição de infra estrutura GA_EV_CO_20I_10
55 Assistente de eventos para a realização do evento e os requisitos
Local do Evento GA_EV_CO_20L_10
necessários no local do evento
56 Lista de insumos com Assistente de eventos Lista para subsidiar a aquisição de insumos a GA_EV_CO_20G_10
preços estimados serem utilizados no evento GA_EV_CO_20P_10
57 Lista de Equipamentos Assistente de eventos Lista para subsidiar a aquisição de equipamentos a GA_EV_CO_20E_10
com preços estimados serem utilizados no evento

Nº Atividade Responsável Descrição form

2 aquelas que mais impactam o evento

3 Ver modelo-exemplo

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58 Lista dos itens de Assistente de eventos Lista para subsidiar a aquisição de itens de GA_EV_CO_20A_10
divulgação divulgação a serem utilizados no evento
60 Cotação dos Serviços Compras e Assistente de Cotação com pelo menos 3 fornecedores4 para os
eventos Serviços do evento
Cotação de Infra Compras e Assistente de Cotação com pelo menos 3 fornecedores para a
65 Estrutura e Local do
eventos Infra Estrutura e o Local do evento
Evento
70 Cotação dos Insumos Compras e Assistente de Cotação com pelo menos 3 fornecedores para os
eventos Insumos do evento
75 Cotação dos Compras e Assistente de Cotação com pelo menos 3 fornecedores para os
Equipamentos eventos Equipamentos do evento
80 Cotação dos Itens de Compras, Assistente de Cotação com pelo menos 3 fornecedores para os
Divulgação eventos e PMI Itens de Divulgação do evento
Registros gerados pela cotação de artigos ou itens
82 Mapas de Cotação dos Compras e Assistente de de uma só categoria5 com os preços de cada item, GA_CP_CO_205_10
Serviços eventos condições de pagamento, prazos de entrega. Mapa de Cotação
Seleção dos mais adequados
Mapas de Cotação de Compras e Assistente de Registros gerados pela cotação de artigos ou itens GA_CP_CO_205_10
84 de uma só categoria com os preços de cada item,
Infra Estrutura e Local do
eventos condições de pagamento, prazos de entrega. Mapa de Cotação
Evento
Seleção dos mais adequados
Mapas de Cotação dos Compras e Assistente de Registros gerados pela cotação de artigos ou itens GA_CP_CO_205_10
86 de uma só categoria com os preços de cada item,
Insumos eventos condições de pagamento, prazos de entrega. Mapa de Cotação
Seleção dos mais adequados
Mapas de Cotação dos Compras e Assistente de Registros gerados pela cotação de artigos ou itens GA_CP_CO_205_10
88 de uma só categoria com os preços de cada item,
Equipamentos eventos condições de pagamento, prazos de entrega. Mapa de Cotação
Seleção dos mais adequados

4 Criar base de dados de fornecedores cadastrados, selecionados e avaliados segundo algum critério.
5 Exemplo: Preparar três mapas distintos: um para alimentos, outro para transporte e outro para decoraç ão, mesmo eles estando no grupo Serviços

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Nº Atividade Responsável Descrição Form

89 Mapas de Cotação dos
Itens de Divulgação
90 Entrega dos Mapas de
Cotação para aprovação
100 Aprovação
Registros gerados pela cotação de artigos ou itens
Compras e Assistente de de uma só categoria6 com os preços de cada item, GA_CP_CO_205_10
eventos condições de pagamento, prazos de entrega. Mapa de Cotação
Seleção dos mais adequados
Compras e Assistente de Entrega dos Mapas de Cotação para aprovação GA_CP_CO_205_10
eventos
Aprovação dos fornecedores selecionados dos
GA mapas de cotação ou envio para redefinição de
outros itens.
Diretor Autorização para a emissão dos pedidos de
compra

6
Exemplo: Preparar três mapas distintos: um para alimentos, outro para transporte e outro para decoraç ão, mesmo eles estando no agrupamento Serviços

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7.3 Preparação

Nº Atividade / Responsável Descrição form

110 Emissão das Ordens de Unidade de Compras Emissão das ordens de compra aprovadas por PAHO 183
compra e contratos quem tem autorização. Ordem de Compra (PO)
Elaboração e Coordenador de Eventos
117 Desenvolvimento do Elaboração e Desenvolvimento do Site do Evento
e Coordenador de ITI
Site do Evento
115 Viagens Assistente de Eventos e Ver fluxograma viagens
Assistente de Viagens
120 Preparação da Infra Criação de base de dados com cadastro de todos
Estrutura os convidados e palestrantes.
Confirmação, instrução Envio das instruções detalhadas a todos os
130 fornecedores de serviços e treinamento para os
e treinamento para os Assistente de Eventos
serviços mais críticos e que impactam o usuário
Serviços contratados
final
Follow-up de Infra e Acompanhamento da confecção, produção,
140 montagem, instalação dos insumos comprados ou
Equipamentos listados
alugados e de Infra de ITI.
Confecção do Material Confecção dos materiais de divulgação, envio aos
150 Gráfico e outros para Coordenação de Eventos
fornecedores para a produção.
divulgação

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7.4 Realização
Nº Atividade Responsável Descrição Form
Divulgação do Evento nas mais diversas mídias de
160 Divulgação Coordenação de Eventos acordo com o requerido e planejado (interna e
externa)
Follow-up de Ver Viagens Acompanhamento de embarque e desembarque,
165 Acomodações e
acomodação e deslocamento.
deslocamentos
Montagem do evento in Preparação do local do evento para a sua GA_EV_RE_040_10
170 realização; todos os insumos são instalados, Relatório diário de não
loco montados e testados e as equipes de Serviços se conformidades e ações
apresentam. GA_EV_PL_030_10
175 Cronograma com Cronograma com todas as atividades da GA_EV_PL_030_10
CheckList montagem do evento para acompanhamento
Realização e acompanhamento das atividades, GA_EV_RE_040_10
180 Realização do Evento Relatório diário de não
incluindo relatório de gastos não utilizados (diári as
conformidades e ações
e passagens)
GA_EV_PL_030_10
182 Término e Realização das atividades finais do evento
encerramento do evento Coordenação e ou
Realização de uma pesquisa entre os convidados,
Preparação e realização Supervisão de Eventos
185 palestristas e fornecedores a fim de conhecer o
da Pesquisa
graus de satisfação dos participantes do evento.
187 Cronograma com Cronograma com as atividades da realização do GA_EV_PL_030_10
CheckList evento para acompanhamento e checagem.
Transformação do site Disponibilização, no site do evento, de
188 para divulgação dos
informações, conclusões e anais do evento
resultados
Desmontagem do local do evento. GA_EV_RE_040_10
Transporte e destino dos insumos utilizados no
Relatório diário de não
190 Desmontagem do Local evento
conformidades e ações
Realização da limpeza do local para entrega
GA_EV_PL_030_10
formal ao fornecedor.

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Nº Atividade Responsável Descrição form

Cronograma com Cronograma com todas as atividade da
195 desmontagem do evento para acompanhamento e GA_EV_PL_030_10
CheckList
checagem.
Coordenação e ou Relatório preenchido durante toda a fase de
realização do evento com todas as não
Supervisão de Eventos
Relatório diário de não- conformidades encontradas pelo responsável, as
197 GA_EV_RE_040_10
Conformidades e açoes ações tomadas para a solução da não
conformidade e os resultados provenientes destas
ações.

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7.5 Avaliação e Melhorias Contínuas

Nº Atividade Responsável Descrição form
Os responsáveis em conjunto avaliam os
200 Avaliação dos Coordenação de Eventos resultados da pesquisa e os relatórios de não
resultados do evento conformidade gerados durante o evento e geram
os indicadores do evento
Emissão de um relatório à direção da BIREME
com dados e resultados do evento, contendo
indicadores que apontam se os objetivos do
solicitante foram alcançados, se possível e em que
grau, bem como indicadores de desempenho da
equipe a saber:
205 Indicadores de GA e Data da Data da Lapso
resultados do evento Coordenação de Eventos Eficácia de
Atividade Atividade
Tempo
Eficácia da
Concepção 10 40 40-10
do Evento
Eficácia do 40 90 90-40
Planejamento
Criação de um banco de Desenvolvimento de indicadores para avaliar a
210 Coordenação de Eventos eficácia e a eficiência do evento, por exemplo:
dados gastos previstos / gastos efetivos para cada
agrupamento.

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8. Arquivos
8.1 Cada formulário tem a finalidade de mostrar as evid ências objetivas da realização de cada
atividade, além de servir de alimentação ao Banco de Dados que auxiliam o planejamento de
eventos semelhantes.

8.2 Constituem formulários deste Guia os seguintes doc umentos:

GA_EV_CO_010_10 – Requisição de Eventos GA_EV_CO_20I_10
– Infra-estrutura GA_EV_CO_20A_10 – Alimentação

GA_EV_CO_20T_10 – Logística e Transporte

GA_EV_CO_20E_10 – Equipamentos
GA_EV_CO_20C_10 – Decoração
GA_EV_CO_20D_10 – Design e software – Divulgação
GA_EV_CO_20G_10 – Gráfica
GA_EV_CO_20P_10 – Material de escritório e Papelaria
GA_EV_CO_20L_10 – Local do evento
GA_EV_PL_030_10 – Cronograma de Evento Modelo
GA_CP_CO_205_10 – Mapa de Cotação
GA_EV_RE_040_10 – Relatório diário de não conformid ades e ações

8.3 Esses formulários são controlados conforme tabela d o Manual de Eventos – Item 9.3

Tabela de Controle das Revisões deste Guia

Draft 3 todos Correção e adaptação de itens constantes no 2003/08/14

Manual
Draft 1 --- Elaboração e discussão ampla 2003/08/04
No. Item Natureza da revisão Data Aprovação
versão revisado

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