External Factors

Opportunities
·         Parents are preferring for high quality education for children
·         Students are being more global and diversity
·         People are getting more informed and demanding flexible learning
·         Dual Language Program (DLP) official launch in primary and secondary schools
·         Computer and information technology increasingly important
·         Distance learning is getting more innovative and attractive
·         People are more connected globally with touch of gadgets

Threats
·         Cost of operation on utilities increased
·         Cost of living increasing day by day
·         Cost of education is increasing rapidly but quality of education is not
·         Limited budget for university from government for this year
·         Retrenchment of professionals and unemployment of fresh graduates are increased
Total Scores
 Weighte Comme
Weight Rating d Score nts

0.1 5 0.5
0.05 2 0.1
0.05 3 0.15
0.1 1.5 0.15
0.1 4.5 0.45
0.05 4 0.2
0.05 2.5 0.125
0
0
0.15 5 0.75
0.1 4 0.4
0.1 4.5 0.45
0.1 5 0.5
0.05 3.5 0.175
1 3.95
 Internal Factors
Strengths
·         Centralized organization for major strategic planning from Board of Governance
·         Decentralized organization for functional management for each school
·         Strong and capable leaders been leading the head of departments
·         High commitment from top management and workers for higher learning institution
·         Research and Development to get grants and innovation to have competitive edge
·         Contribute to society through CSR activities to build a good relationship
·         Promote through advertisement and education fair to local and foreign students
·         International collaboration with other universities and companies
·         Outsourcing of lecturers to other universities
·         Other source of income is from APEX grant and research grant from other organizations 
·         Presence of employees with tacit knowledge an asset to organization
·         Understand the customers’ needs and immediately response to customer enquiry
·         24 hours security and health services provided throughout campuses
·         Admin staffs are encouraged to further their study in the university
·         Man power supplies are accordingly to the needful
·         HRM provided succession plan for outgoing pensioners
·         HRM ensure confidentiality and release of information with authorization
·         Video conference communication save costs of travelling for discussions and meetings
·         Online library system to access information available to all students and employees
·         Emphasize on online learning for distance learning program
·         Embracing to their big data and cloud technology to enhance technology capability
·         Enabling IT solution to automate and simplify the processes
·        Generate income by conducting classes / short courses on the current technology

Weaknesses
·         Inefficient procurement and tender systems
·         Inefficient hiring process especially on operation and support
·         No unique brand showcase and lack of marketing strategy
·         None profit organization due to its social responsibility to nation
·         No financial report provided for public view to analyze the performance of USM
·         Budget allocated by federal government decline this year due to economy downturn
·         Redundant work and resources to handle operations
·         Unnecessary bureaucracy which slow down the decision making
·         Growing aging employees which disrupt career progression of young employees and innovation culture
·         Lack of training during new hire on-boarding to university
·         Inconsistent notification to existing staffs who applied for higher position/grade level
·         HRM do not have a proper filing system
·         Lack of communication among  the units in HRM to achieve goals
·         IT transformation is not consistently aligned with business expectations
·         Data inconsistency in the system produce unnecessary validation
·         Transforming to high technology learning is not slower compare to competitors
·         Low utilization of existing data center and IT infrastructure
·         Lack of knowledge and competencies among employees in ICT
Total Scores
 Weighte Comme
Weight Rating d Score nts

0.10
0.10
0.05
0.05
0.50
0.01
0.01
0.02
0.02
0.10
0.02
0.02
0.05
0.01
0.05
1.11