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Y
DIRECCIÓN
DE
REUNIONES
* ESPACIO
* TIEMPO
* MÉTODO
* PERSONAS
* DINÁMICA
3
Resp. % %
1.- Aspectos previos a la reunión .................................. 204 17 100
- Preparación ........................................................... 35 2.9 17.2
- Orden del día ......................................................... 62 5.2 30.4
- Asistentes ............................................................... 24 2.0 11.8
- Documentación, información ................................. 19 1.6 9.3
- Estructura espacial ................................................ 5 0.4 2.5
- Aspectos organizativos: local, materiales, hora,
etc. ......................................................................... 27 2.3 13.2
- Duración ................................................................ 32 2.7 15.7
ESTRUCTURA ESPACIAL
ESTRUCTURA 1:
ESTRUCTURA 2:
6
Estructura 3:
Estructura 4:
7
REUNION 1 REUNION 2
A.- TIEMPO B.- TIEMPO DIFERENCIA A.- TIEMPO B.- TIEMPO DIFERENCIA
PREVISTO REAL B-A PREVISTO REAL B-A
PUNTO 1 12 18 +6 20 45 +25
PUNTO 3 10 4 -6 90 40 -50
PUNTO 5 15 18 +3 30 12 -18
META:
* PRODUCIR MUCHAS IDEAS, VARIADAS Y ORIGINALES
REGLAS:
* SE ACEPTAN TODAS LAS IDEAS, NO SE RECHAZA NADA
* EL JUICIO CRITICO SE RETRASA: NO SE CRITICAN LAS IDEAS
NO ENROLLARSE
PUNTO DE PARTIDA:
* UNA PREGUNTA DIVERGENTE, MUY PRECISA Y 'CONCRETA'
10
5 6 4 0.67
SIN TI Y SIN 6 4 7 1.75
AVISO TIEMPO 6 5 6 1.20
6 7 5 0.71
6 7 6 0.86
6 6 5 0.83
6 7 5 0.71
7 42 38 0.90
GRUPOS
TOTAL
MEDIA IDEAS GRUPO CON TI: 17.38
MEDIA IDEAS GRUPO SIN TI: 5.42
Nivel de participación
Número Nivel de
Grupo Asistentes Nada Poco Mucho satisfacción
media
1 11 1 5 5 3.09
2 14 4 6 4 3.29
3 16 5 6 5 3.00
4 17 4 10 3 2.71
5 17 --- 2 15 4.13
TIPOS DE REUNIONES
1.- REUNION DE RECOGIDA DE INFORMACION
(ASCENDENTE)
3.- REUNION-DISCUSION:
CONSULTIVAS
TOMA DE DECISIONES
EVALUACION DE LAS DECISIONES
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PREPARACION
¿ES NECESARIA?
QUE PERSONAS VAN A ASISTIR Y NUMERO
ORDEN DEL DIA-CONVOCATORIA
MOTIVACION DE LA REUNION
TIPO DE REUNION
LUGAR
DIA
HORA
ASPECTOS A TRATAR
METODO DE TRABAJO
DOCUMENTACION ADICIONAL
EL LOCAL
ESTRUCTURA ESPACIAL
MEDIOS MATERIALES
PREVER PUNTOS CONFLICTIVOS
PREVER ASPECTOS ORGANIZATIVOS
ANTELACION SUFICIENTE
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PRESENTACION REUNION
METODO DE TRABAJO
DEFICIENCIAS RELATIVAS AL
MODERADOR-PROCEDIMIENTO
DEFICIENCIAS RELATIVAS A
LOS ASISTENTES
2. ACTITUDES:
- NEUTRALIDAD.
- OBJETIVIDAD.
- ESCUCHA.
3. FUNCIONES:
- HACER HABLAR A TODOS: INVITAR SIN FORZAR.
- RECOGER TODAS LAS OPINIONES CON NEUTRALIDAD
Y OBJETIVIDAD.
- IMPEDIR CUALQUIER INHIBICION MOTIVADA POR
OTRO PARTICIPANTE.
- NO INTERVENIR PERSONALMENTE SOBRE EL FONDO.
4. TECNICAS:
- DE AGRUPACION: Philips 66.
- DE TRABAJO: Torbellino de Ideas.
- OTROS RECURSOS:
. Reformulación.
. Síntesis.
. Combinación de intervenciones.
. Invitación directa.
. Pregunta test.
. Pregunta eco.
. Pregunta rebote.
. Pregunta recuerdo.
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REUNION CONSULTIVA
1. OBJETIVOS:
- CONSULTA.
. RECOGER OPINIONES SOBRE UN TEMA.
. ESTUDIAR CONJUNTAMENTE UN TEMA.
- ANALISIS DE PROBLEMAS.
. ANALIZAR UN PROBLEMA.
. BUSCAR DIFERENTES SOLUCIONES.
2. FASE PREVIA:
- DEFINIR Y DELIMITAR EL PROBLEMA O TEMA.
- PLANTEAR EL PROBLEMA CON ACTITUDES POSITIVAS.
- OFRECER DATOS Y DOCUMENTACION PERTINENTE PARA GANAR
TIEMPO.
4. FASE DE ANALISIS:
- DEFINICION DEL PROBLEMA EN TERMINOS DE NECESIDADES NO
SATISFECHAS.
- ANALISIS DE LAS POSIBLE CAUSAS.
- GENERACION DE ALTERNATIVAS DE SOLUCION.
- EVALUACION DE LAS SOLUCIONES.
5. FUNCIONES ESPECIFICAS:
- DAR SEGURIDAD A LOS PARTICIPANTES.
- AYUDAR A QUE SE EXPRESEN LOS SENTIMIENTOS. NO ACTUAR
COMO JUEZ: COMPRENDER SIN EVALUAR.
- AMPLIAR EL HORIZONTE DE SOLUCIONES DE PROBLEMAS.
- HACER PREGUNTAS EXPLORADORAS PERO NO EVALUADORAS.
6. TECNICAS:
- LAS MISMAS QUE PARA LA REUNION DE RECOGIDA DE
INFORMACION.
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2. METODOLOGIA:
A) SI SE TRATA DE UN PROBLEMA:
. DEFINIR EL PROBLEMA.
. DIAGNOSTICO Y ANALISIS DE LAS CAUSAS.
. PROPUESTA DE SOLUCIONES.
. DISCUSION METODICA DE LAS SOLUCIONES.
. ELECCION DE UNA OPCION O DE UNA SERIE
CONJUNTADA.
. PROGRAMACION DE LA ACCION.
B) SI SE TRATA DE OTRO TIPO DE DECISIONES
. ESTABLECIMIENTO DE LOS CRITERIOS
NECESARIOS.
. ESTABLECIMIENTO DE LOS CRITERIOS DESEABLES
U OPTATIVOS.
. BUSQUEDA DE ALTERNATIVAS.
. SOMETER LAS ALTERNATIVAS A LOS CRITERIOS
DESEABLES.
. ANALIZAR LOS EFECTOS NEGATIVOS.
. ELECCION DE UNA ALTERNATIVA.
. PLANIFICACION DE LA PUESTA EN PRACTICA.
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REUNION INFORMATIVA
1. OBJETIVO:
- OFRECER UNA INFORMACION PERTINENTE AL
GRUPO.
- DAR LA INFORMACION PRECISA, EXACTA Y OBJETI-
VA QUE SATISFAGA, EN LO POSIBLE, LAS NECESIDA-
DES DEL DIRECTOR Y DEL GRUPO.
2. ASPECTO PREVIO
- TENER MUY CLARO: LO QUE SE VA A DECIR.
4. METODOLOGIA:
- EXPOSICION DEL TEMA.
- ACLARACION DE DUDAS.
- RESOLUCION DE OBJECIONES
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“Vais a celebrar una reunión en la que pretendéis evaluar las reuniones que habéis celebrado hasta
ahora con el fin de hacer más eficaces las reuniones futuras. Tratad de elaborar un Orden del día para
enviarla a las personas implicadas en dicha reunión.”
TEMA:
ASISTENTES:
TIPO DE REUNIÓN:
OBJETIVO:
MOTIVACIÓN:
1.- AGUADERO FERNÁNDEZ, F., Cómo hacer más eficaces las reuniones: Un
método moderno para alcanzar el éxito, CDN, Madrid, 1990.
2.- ANCONA, L., ACHILLE, P.A., Comportamenti e tecniche di gruppo, Etas
Kompass, Milano, 1976, pp. 123.
3.- BEAL, G. M. y otros, Conducción y acción dinámica del Grupo, Ed. Kapelusz,
Buenos Aires.
4.- BLAKE, R. R., MOUTON, J. S., ALLEN, R.L., El trabajo en equipo: Qué es y
cómo se hace, Ed. Deusto, Bilbao, 1990.
5.- CARTWRIGHT, D., ZANDER, A. (Ed.), Dinámica de gupos, Ed. Trillas,
México, 1972.
6.- COLLINS, E.B., GUETZKOW, H., Psicología social de grupos en la adopción
de decisiones, El Ateneo, Buenos Aires, 1971.
7.- CONQUET, A., - Cómo se participa en una reunión.
- Cómo se prepara y dirige una reunión.
8.- DOYLE, M., STRAUS, D. How to Make Meetings Work, Jove Books, New
York, 1982.
9.- GIBB, J. R., Manual de dinámica de grupos, Ed. Humanitas, Buenos Aires.
10.- LUFT, J., Introducción a la dinámica de grupos, Herder, Barcelona, 1978.
11.- MAIER, N. R. F., Toma de decisiones en grupo, Ed. Trillas, México.
12.- MASONI, V., Guida alle riunioni di lavoro, Ed. Franco Angeli, Milano, Italia,
1990, pp. 175.
13.- OSBORN, A.F., L’imagination constructive. Créativité et Brainstorming, Ed.
Dunod, Paris, 1964, pp 111-124 y 148-260.
14.- MUCCHIELLI, R., - La entrevista en grupo, Ed. Mensajero, Bilbao, 1978,
pp. 200
- La dinámica de los grupos, Ibérico Europea de
Ediciones, Madrid, 19774, pp. 291.
- Preparación y dirección eficaz de las reuniones, Ibérico-
Europeo de Ediciones, Madrid, 19722, pp. 167.
15.- PARKER, G.M., Il gioco di squadra e i suoi uomini, Ed. Franco Angeli,
Milano, Italia, 1992, pp. 204; Título original en inglés: Team Players and
Teamwork. The New Competitive Business Strategy, Ed. Jossey-Bass Inc.,
Publishers, 1990.
16.- ROUSSEAU, G., Las reuniones en la vida de los grupos, Ed. Narcea, Madrid.
17.- SCHEIN, E.H., BENNIS, W.G., El cambio personal y organizacional a través
de métodos grupales, Ed. Herder, Barcelona, 1980, pp. 482.
18.- SHAW, M.E., Dinámica de grupo, Ed. Herder, Barcelona, 1983, pp. 517.
19.- VARNEY, G.H., Come costruire un gruppo di lavoro altamente produttivo, Ed.
Franco Angeli, Milano, Italia, 1991, pp. 191; Título original en inglés: Building
Productive Teams. An Action Guide and Resource Book, De. Jossey-Bass Inc.
Publishers, 1990.