CÓDIGO: CP-FIS-APY

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y SERVICIOS GENERALES VERSIÓN: 09

FECHA: 28/10/15

Propósito: Atender las necesidades de todos los procesos en materia de bienes, suministros, servicios y garantizar el óptimo funcionamiento y estado de los bienes muebles e inmuebles a cargo de la entidad.

Alcance: Desde la manifestación de la necesidad de un bien, suministro o servicio, hasta la atención final del mismo.

Responsable: Profesional con funciones de Coordinación del Grupo Interno de Recursos Físicos

Participantes (recurso humano) Todos los niveles jerárquicos de la entidad, demás servidores públicos, usuarios externos y proveedores.

GESTIÓN APOYO OPERATIVO DE BIENES Y SERVICIOS

- Se debe efectuar el pedido en el formato “Pedido de Almacén”, que se encuentra en los procedimientos del Proceso Gestión Recursos Físicos, firmado por el responsable de dependencia, dentro de los cinco (5) primeros días calendario del mes, de acuerdo con las necesidades. Esta
solicitud debe tramitarse a través de la herramienta de Gestión Documental Orfeo y se atenderá conforme a lo adquirido en Plan de Compras y las existencias en Almacén.
- Solo se podrá dar de baja aquellos bienes que hayan sido ingresados o devueltos al Almacén.
- Para la entrada de bienes al almacén, se contará con los documentos legales soporte, que permitan el adecuado y suficiente registro de los bienes.
La verificación física del inventario de la Entidad será llevada a cabo por el Almacén General del Grupo Interno de Recursos Físicos junto con los funcionarios y servidores públicos delegados por cada dependencia para su revisión.
- Todo Servidor Público debe cuidar y conservar las instalaciones físicas y los bienes de la Secretaría.
- La Constitución de la caja menor se realizará para cada vigencia fiscal mediante Resolución suscrita por el Representante legal, en la cual se indicará su finalidad y la clase de gastos que se podrán efectuar, previo cumplimiento de lo establecido en la norma
Políticas de operación
GESTIÓN DE SERVICIOS GENERALES
- El Plan Anual de Adquisiciones a cargo de la Dirección Corporativa se elabora teniendo en cuenta los principios de eficacia, eficiencia y efectividad, con el fin de garantizar el adecuado funcionamiento de la Entidad, sujeto al presupuesto asignado en cada vigencia.
- El Grupo Interno de Recursos Físicos recibirá las solicitudes de servicios por medio del correo electrónico servicios.recursos.fisicos@scrd.gov.co, o del formato establecido, diligenciado.
- Los vehículos de propiedad de la SDCRD, o que se encuentren en administración solo podrán destinarse a labores o diligencias netamente oficiales.
- El Profesional designado coordinará el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles de acuerdo con la programación establecida o los planes de Mantenimiento que se realicen para cada vigencia.
- Se lleva a cabo el seguimiento de la ejecución del Plan mediante los documentos soporte de los mantenimientos y servicios atendidos.
- Las áreas usuarias de nuestros servicios deben enviar la programación dentro de los cinco primeros días de cada mes.

Riesgos asociados al proceso Ver Mapa de Riesgos del proceso

Activos de información del proceso N.A.

Indicadores Ver Administrador de Indicadores

Recursos Computadores , Sistema de Información (Linux, Intranet, Aplicativos (SICO, ORFEO)), Teléfono, Impresoras, Materiales y Suministros, Espacio de Trabajo, Servicio de Transporte, Mobiliario, Salas de Reunión, Internet, inmuebles.

Normatividad Ver Normograma

Trámites relacionados N.A.

ENTRADAS DEL PROCESO ACTIVIDADES SALIDAS

Documentación asociada al desarrollo de la

Proveedor Insumos Actividades Producto Grupo de interés
actividad (interna o externa)

ACTIVIDADES DEL PLANEAR

- Presupuesto de inversión de la entidad

- Plan Estratégico Entidad
- Políticas y directrices Proceso de Políticas y Direccionamiento Estratégico
Elaborar el Plan de trabajo del Grupo de acuerdo a los Directrices establecidas para el manejo de los recursos
Proceso de Políticas y Direccionamiento Estratégico - Asesoría y acompañamiento técnico a la entidad y al Informes de gestión Proceso Mejora Continua
lineamientos estratégicos establecidos en la Entidad
sector para la aplicación de instrumentos y Organismos de control.
metodologías de planeación
- Plataforma Estratégica

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GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y SERVICIOS GENERALES VERSIÓN: 09

FECHA: 28/10/15

Procedimiento: Identificación de aspectos y valoración

Documento PIGA
Elaborar el Plan Institucional de Gestión Ambiental de impactos ambientales
Todos los procesos SDCRD Programas PIGA Todos los procesos SDCRD
Anual – PIGA Documento PIGA
Herramienta STORM
Herramienta STORM

Solicitudes de servicios generales (Fotocopiado,

Funcionarios de la SDCRD. - Plan anual de adquisiciones
Transporte, Vigilancia, Empaste etc.) Planear y Priorizar necesidades de bienes y servicios Procedimiento: Plan anual de adquisiciones Todos los procesos de la SDCRD
Todos los procesos SDCRD. - Contratación de los servicios planificados
Solicitudes de servicio de Mantenimiento

ACTIVIDADES DEL HACER

- Bienes muebles e inmuebles en optimas condiciones

Contratar los servicios de Mantenimiento de Procedimiento de Mantenimiento de bienes muebles e
de funcionamiento
instalaciones físicas. inmuebles sedes
- Servicios generales prestados a los funcionarios
Solicitudes de servicios generales (Fotocopiado,
Todos los procesos SDCRD. Transporte, Vigilancia, Empaste etc.) - Atención del servicio o respuesta negativa en caso de
Solicitudes de servicio de Mantenimiento no ser viable la atención del servicio.
Atender y coordinar los servicios generales, al igual que
Procedimiento: Administración de Servicios Generales.
mantener el parque automotor de la SDCRD.
Ficha técnica del vehículo y Programa de
mantenimiento preventivo

Todos los procesos de la SDCRD

Administración de los bienes adquiridos, Realizar
compra de bienes o servicios urgentes, imprescindibles
Bienes y servicios adquiridos
e inaplazables para el funcionamiento de la entidad,
Todos los procesos de la SDCRD
Comunicar directrices a responsables de bienes y
Necesidades de Bienes
servicios con respecto a su manipulación y
mantenimiento
Procedimiento:
- Entrada de bienes al almacén,
- Elaboración, seguimiento y toma física de los
inventarios,
Directrices y controles para mantener los bienes y
- Traslado de bienes devolutivos,
servicios en óptimas condiciones de funcionamiento.
- Baja de Bienes,
Bienes y/o servicios urgentes adquiridos. Inventario
- políticas almacén e inventarios - concesión biblored.
actualizado de bienes y servicios de la SDCRD
Procedimiento: Creación, manejo y control de la caja
menor. Procedimiento:
Responsabilidad en el manejo de bienes y activos
políticas almacén e inventarios - concesión biblored

Presupuesto de inversión de la entidad, Plan

Proceso de Políticas y Direccionamiento Estratégico
Estratégico Entidad, Políticas y directrices, Asesoría y Proceso de Políticas y Direccionamiento Estratégico
Elaborar el Plan de trabajo del Grupo de acuerdo a los Directrices establecidas para el manejo de los recursos
acompañamiento técnico a la entidad y al sector para la Informes de gestión Proceso Mejora Continua
lineamientos estratégicos establecidos en la Entidad
aplicación de instrumentos y metodologías de Organismos de control.
planeación, Plataforma Estratégica

Procedimiento: Identificación de aspectos y valoración

de impactos ambientales Actividades ejecutadas y registradas en la herramienta
Gestor Ambiental Documento PIGA Ejecutar las actividades establecidas en el PIGA Todos los procesos SDCRD
Documento PIGA STORM
Herramienta STORM

Solicitud de CDP, Contratos para registro presupuestal,

Recurso Financiero de acuerdo a la Distribución, CDP
Necesidades de PAC, Necesidades de recursos para
diligenciado, Registro presupuestal, Ejecución de
traslados presupuestales (de funcionamiento), Informe
gastos, Informe de PAC, Ordenes de Pago, Informes
Proceso Gestión Financiera Programar el PAC de la dependencia. Procedimientos: Rerprogrmación de PAC de ejecución de convenios, Informe de operaciones Proceso Gestión Financiera
financieros para firma de Secretaria de Despacho,
recíprocas, Solicitud de trámite para órdenes de pago,
Informes contables internos, Informe de Ejecución de
Causación contable, Información sobre manejo de la
Gastos.
caja menor.

Solución informática implementada, Copia de

seguridad realizada, Incidente técnico solucionado, Utilizar los aplicativos y sistemas (Software y Hardware)
Procedimientos del proceso de Gestión Recursos Requerimientos de Hardware y/o Software, Solicitud de
Proceso Gestión TIC´s Problema técnico diagnosticado, Plataforma informática necesarios para la realización de las actividades del Gestión de TIC's
Físicos reparación y/o mantenimiento de Hardware y Software.
controlada y disponible, Base de datos disponible y proceso
segura, Solución Informática actualizada

Personal competente vinculado, Carpeta de Hoja de

Vida actualizada, Certificaciones expedidas, Nomina,
Requerimientos de personal, Necesidades de Salud
Plan Institucional de Capacitación, Plan de bienestar y Participar en las actividades de Bienestar, Salud Procedimientos del proceso de Gestión de Talento
Proceso Gestión de Talento Humano ocupacional, Bienestar social e incentivos, Documentos Proceso Gestión de Talento Humano
salud ocupacional, Certificaciones expedidas, Actos Ocupacional, Evaluación de Desempeño Humano
para actualizar la hoja de vida.
Administrativos. Informes a la Secretaria de Despacho,
CNSC, DASC.

ACTIVIDADES DEL VERIFICAR

Todos los procesos

- Entidades externas públicas o privadas Procedimiento
- Entidades externas públicas o privadas Verificar la entrega de comunicaciones oficiales contra Documentos recibidos, radicados, entregados y Entidades Públicas.
- Ciudadanos Comunicaciones oficiales externas e
- Ciudadanos planilla de despacho tramitados Entidades Privadas
- Procesos SDCRD internas recibidas y enviadas
Sujetos Titulares de derecho

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GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y SERVICIOS GENERALES VERSIÓN: 09

FECHA: 28/10/15

Servidores públicos de la SDCRD Todos los procesos

Verificar cumplimiento de las disposiciones con respecto
Entidades que trabajan en conjunto con la SDCRD. Documentos recibidos y generados por la SDCRD en Entidades Públicas.
al control de los registros (ubicación, almacenamiento, Indicadores de calidad, Informes de Gestión. Sistema de Alerta Temprana
Servidores públicos encargados del área de archivo. desarrollo de sus funciones Entidades Privadas
tiempo de retención y disposición)
Sujetos Titulares de Derecho Sujetos Titulares de derecho

Gestor Ambiental Herramienta STORM diligenciada Realizar seguimiento al PIGA Herramienta STORM seguimiento Herramienta STORM con el seguimiento actualizado Secretaría Distrital de Ambiente

Proceso Control Interno y Disciplinario

Proceso Mejora Continua
Proceso Control Interno y Disciplinario Plan de Auditoria Atender auditoria Interna PR Auditoria Interna Hallazgos de Auditoria
Proceso Gestión de Recursos Físicos y Servicios
Generales

Apoyo en la definición de indicadores y diligenciamiento Obtener el resultado de los indicadores, seguimiento y Reporte del resultado de indicadores y análisis de los
Proceso Mejora Continua Procedimiento: Manejo de Indicadores Proceso Gestión Mejora Continua
de la hoja de vida de indicadores evaluación mismos.

ACTIVIDADES DEL ACTUAR

Diferentes fuentes (auditorias, indicadores, riesgos, revisión de la Elaborar las acciones correctivas, preventivas y/o de Procedimientos: Gestión Integral de Riesgos; Acciones Acciones correctivas, preventivas o de mejora
Hallazgos identificados Proceso Gestión Mejora Continua
dirección, quejas, reclamos, etc.) mejora correctivas, preventivas y de mejora. formuladas

CONTROL DE CAMBIOS

No. DESCRIPCIÓN

NA Caracterización original

03 Ver radicado 20105000047863 del 25/10/2010

04 Ver radicado 20115000134793 del 28/07/2011

05 Ver solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos, radicado 20137100171403 del 27 de septiembre de 2013

06 Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos 20147100163513 Fecha 01/09/2014

07 Ver solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos, radicado 20155000048693 del 27/02/2015

08 Ver solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos, radicado 20157000231473 del 28/10/2015

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Nombre: Nombre:

Lucila Guerrero Ramírez Lucila Guerrero Ramírez María Cecilia Quiasúa Rincón

Cargo: Cargo: Cargo:

Coordinadora Recursos Físicos Coordinadora de Recursos Físicos Directora de Gestión Corporativa

Firma: Firma: Firma:

Original firmado Original firmado Original firmado

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