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Einführung in SAP ® R/3 ®

Module: FI ® / CO ® / MM ® / SD ® (Ausschnitte) Release Enterprise

Prof. Dr. Joachim Buch

(Ausschnitte) Release Enterprise Prof. Dr. Joachim Buch SAP, SAP Logo, R/2, R/3, mySAP.com, mySAP.com Logo und
(Ausschnitte) Release Enterprise Prof. Dr. Joachim Buch SAP, SAP Logo, R/2, R/3, mySAP.com, mySAP.com Logo und

SAP, SAP Logo, R/2, R/3, mySAP.com, mySAP.com Logo und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen.

Gliederung

1. Einführung in das SAP ® R/3 ® -System

1.1. Allgemeines

1.2. Anpassung an betriebsindividuelle Strukturen

1.3. Module des Systems

2. SAP – Ordnungsbegriffe in FI/CO

3. Einführung in die Systembedienung

3.1. An- und Abmelden

3.2. Das R/3-Fenster

3.3. Matchcode

3.4. IDES ®

4. Grundfunktionen der Finanzbuchhaltung

4.1.

Grundsätzlicher Aufbau der Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung

4.1.1 Konto als zentrales Objekt der Finanzbuchhaltung

4.1.2 Organisation der Finanzbuchhaltung als Haupt- und Nebenbuchhaltung

4.1.

Strukturen / Stammdaten der Finanzbuchhaltung

4.2.1. Anlegen / Ändern / Anzeigen Sachkonto

4.2.2. Anlegen Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten

4.2.2.1. Zentrale Pflege versus Pflege in FI

4.2.2.2. Anlegen von Kreditorenstammdaten - Zentrale Pflege

4.2.2.3. Anlegen von Debitorenstammdaten – Zentrale Pflege

4.3.

Erfassen von Bewegungsdaten in der Finanzbuchhaltung

4.3.1 Vorbemerkungen

4.3.2 Erfolgsneutrale Sachkontenbuchung

4.3.3 Informationssystem

4.3.4 Kreditorische und debitorische Buchungen

4.4.

Bilanz und GuV

5. Komplexe Geschäftsprozesse

5.1. Lieferantenbestellung abwickeln

5.2. Kundenauftrag bearbeiten

6. Grundfunktionen der Kostenrechnung

6.1

Integration Finanzbuchhaltung – Kostenrechnung

6.2.

Strukturen / Stammdaten

6.1.1

Kostenarten

6.1.2.

Kostenstellen / Kostenstellenhierarchie

6.1.3.

Leistungsart

6.1.4.

statistische Kennzahlen

6.2.

Informationssystem

6.3.

Primärkosten erfassen

6.4.

Innerbetriebliche Leistungsverrechnung

6.4.1. Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

6.4.2. Permanente Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

6.4.2.1. Umbuchung von Kosten

6.4.2.2. Direkte Leistungsverrechnung

6.4.3. Periodische Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

Literatur:

Pflichtlektüre:

Hildebrand, Knut / Rebstock, Michael, Betriebswirtschaftliche Einführung in SAP R/3, Mün- chen, Wien 2000 oder spätere Auflagen, Oldenbourg, S. 13 - 119

als Überblick über alle Module:

Möhrlen, Regine / Kokot, Friedrich, SAP R/3 – Kompendium, Haar bei München 1998 oder spätere Auflagen, Markt und Technik-Verlag

Kostenrechnung / Controlling:

Brück, Uwe / Raps, Alfons, Gemeinkosten-Controlling mit SAP, Bonn, 2004

Klenger, Franz / Falk-Kalms, Ellen, Kostenstellenrechnung mit SAP R/3, Braunschweig / Wiesbaden 3. A., 2001 oder spätere Auflagen, Vieweg-Verlag

http://help.sap.com – SAP R/3 and R/3 Enterprise – SAP R/3 Release 4.6 C

betriebswirtschaftliche Grundlagen:

Bea, Franz Xaver, Rechnungswesen, Grundbegriffe, in: Handwörterbuch der Betriebswirt- schaftschaftslehre (HWB), 5. A., Sp. 3697 – 3715

Brink, Hans-Josef, Kostenstellen und Kostenstellenrechnung, in: HWB, 5. A., Sp. 2376-2385

Schierenbeck, Henner, Innerbetriebliche Leistungen, in:HWR, 3. A., Sp 910-920

Olfert, Klaus, Kostenrechnung, 13. A., 2003 oder später

1.

Einführung in das SAP R/3-System

1.1. Allgemeines

SAP ® R/3 ® ist eine Standardsoftware, die sowohl alle betriebswirtschaftlichen Funktionsbe- reiche abdeckt als auch in allen Branchen eingesetzt werden kann. Ein wesentlicher Vorteil des Systems besteht darin, dass die gegenseitigen Abhängigkeiten der betriebswirtschaftli- chen Funktionsbereiche in der Standardsoftware berücksichtigt sind. Solche EDV-Systeme werden als integrierte System bezeichnet.

SAP – steht für Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung - war eines der ersten Softwarehäuser, das ein betriebswirtschaftliches Programmpaket entwickelte, das „realtime“ arbeitete. Realtime bedeutet, dass die Daten, sofort nach der Eingabe verarbeitet werden. Gegensatz ist „Batch“, in diesem Fall werden die Daten gesammelt und zu be- stimmten Zeitpunkten (meistens nachts) weiterverarbeitet. Der wesentliche Vorteil von Real- time-Anwendungen besteht darin, dass die Informationen den Empfängern direkt nach der Eingabe zur Verfügung stehen. R/3 bedeutet also eine Realtime-Anwendung; die 3 steht für die Standardsoftware, die auf Client-Server-Systemen eingesetzt wird. Das „Vorgängermo- dell“, das für Großrechner konzipiert war, heißt R/2.

SAP-R/3 ist eine Standardsoftware für eine Client-Server-Architektur. Als Client-Server- Architektur wird ein dezentrales Rechner-Konzept bezeichnet, bei dem die Verarbeitung auf mehreren, unterschiedlichen Plattformen erfolgt. Der Server stellt verschiedene Dienste zur Verfügung, die vom Client in Anspruch genommen werden. Beispielsweise übernimmt ein spezialisierter Datenbankserver die Suche in umfangreichen Datenbeständen. In R/3 lassen sich grob drei Funktionsbereiche untergliedern: Präsentation, Anwendungslogik und Daten- haltung.

Seit etwa Anfang 1999 bemüht sich die SAP die Zahl der Ansprechpartner in der Hochschul- landschaft zu reduzieren. Sie hat dazu mit einigen Hochschulen (Uni Magdeburg, Technische Universität München) so genannte Hochschulkompetenzzentren (HCC) gegründet, die die Versorgung der angeschlossenen Hochschulen übernehmen. Das HCC stellt die Hardware zur Verfügung und betreibt das R/3-System. Die Hochschulen greifen via Internet zu. HCC’s werden von SAP wie ein Konzern behandelt. Seit WS 2003/2004 ist die FH Ludwigshafen dem HCC Magdeburg angeschlossen. Installiert ist das Release 4.7 C.

1.2. Anpassung an betriebsindividuelle Strukturen

SAP als branchenneutrale Standardsoftware weist eine Fülle von Funktionalitäten auf. Aus diesem Angebot muss jedes Unternehmen die Funktionen auswählen, die seine betriebsindi- viduellen Fragestellungen und Probleme lösen helfen. Die Einstellung / Anpassung des SAP- Systems an die betrieblichen Erfordernisse des jeweiligen Unternehmens wird Customi- zing® genannt. Damit wird die unternehmensneutral ausgelieferte Funktionalität des Sys- tems den spezifischen betriebswirtschaftlichen Anforderungen des einzelnen Unternehmens angepasst. Im Rahmen des Customizing werden hauptsächlich Tabellen eingestellt, die das System steuern. In R/2 ® musste man diese Tabellen noch direkt pflegen (also z.B. Tabellen- name und Spaltenbedeutung wissen); in R/3 erfolgt das Customizing ohne direkten Bezug auf die Tabellen. Im Customizing ist wichtig, dass die richtigen Abläufe in der richtigen Rei- henfolge durchgeführt werden, da die Daten, die im Rahmen des Customizing eingepflegt

werden, aufeinander aufbauen. Deshalb hat SAP eine Struktur hinterlegt, die als Einfüh- rungsleitfaden bezeichnet wird.

Die wachsende Unübersichtlichkeit des Programmpaketes hat SAP weiterhin veranlasst, im Rahmen der Customizing-Funktionalitäten einen Strukturierungselemente für die Einführung und Veränderung/Erweiterung des R/3 Systemes mitzuliefern (Vorgehensmodell). Weiterhin werden Werkzeuge für die Systemeinstellung und deren Dokumentation bereitgestellt.

Im Rahmen des Customizing müssen z.B. die Währung, die Geschäftsjahresvariante, Num- mernkreis für Buchungen und Kostenrechnungsbelege usw. eingestellt werden.

1.3. Module des Systems

SAP deckt alle betriebswirtschaftlichen Funktionsbereiche ab. Alle wesentlichen Funktions- bereiche sind als eigenständiges Modul vorhanden (vgl. Abb. 1).

SDSD FIFI SalesSales && FinancialFinancial DistributionDistribution AccountingAccounting MMMM COCO
SDSD
FIFI
SalesSales &&
FinancialFinancial
DistributionDistribution
AccountingAccounting
MMMM
COCO
MaterialsMaterials
ControllingControlling
Mgmt.Mgmt.
PPPP
AMAM
ProductionProduction
R/3R/3
FixedFixed AssetsAssets
PlanningPlanning
Mgmt.Mgmt.
QMQM
ClientClient // ServerServer
PSPS
QualityQuality
ProjectProject
Manage-Manage-
ABAP/4ABAP/4
SystemSystem
mentment
PMPM
WFWF
PlantPlant Main-Main-
WorkflowWorkflow
tenancetenance
HRHR
ISIS
HumanHuman
IndustryIndustry
ResourcesResources
SolutionsSolutions

R/3 Modul

Bezeichnung

Verwendung

BC

Basic

grundlegende

Steuerung

des

Systems

FI

Financials

Finanzbuchhaltung

/

Erstellung

des Jahresabschlusses

 

AA

Asset Accounting

Verwaltung der Anlagen; Anla- genbuchhaltung

CO

Controlling

 

PS

Project System

Planung und Kontrolle von Pro- jekten (F&E, Anlagenbau)

OC

Office and Communication

 

IS

Industries Solutions

spezielle Branchenlösungen

 

MM

Material Management

Unterstützung

für

Einkauf

und

Logistik

PP

Production Planning

Unterstützung für die Arbeitsvor- bereitung

PM

Plant Maintenance

Instandhaltung

 

SD

Sales and Distribution

Vertriebsunterstützung

 

Abb. 1: Module im SAP-System

Die funktionsorientierten Module (z.B. FI, HR, SD) werden ergänzt durch spezielle Anwen- dungen für Branchen (IS).

2. SAP-Ordnungsbegriffe in FI/CO

Mandant Kontenplan Kontenplan Kostenrechnungskreis Kostenrechnungskreis Buchungskreis Buchungskreis Buchungskreis
Mandant
Kontenplan
Kontenplan
Kostenrechnungskreis
Kostenrechnungskreis
Buchungskreis
Buchungskreis
Buchungskreis

Abb. 5: SAP-Hierarchie der Ordnungsbegriffe (FI/CO) (Quelle: Klenger, S.124)

Mandant

oberster Begriff in der Hierarchie von Ordnungsbegriffen. Jeder Mandant ist eine für sich ab- geschlossene Einheit mit eigenen Stammsätzen und einem vollständigen Satz von Tabellen. In allen Datensätzen wird ein Mandantenschlüssel (als Primärschlüsselfeld) mitgeführt, der die Trennung der Datensätze nach Mandanten gewährleistet. Es handelt sich quasi um eine

geschlossene „Welt“. Üblicherweise stellt man sich unter einem Mandanten einen Konzern vor.

Buchungskreis

Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen Einzelabschluss, wie Bilanzen sowie Gewinn- und Verlust- rechnungen.

Alle Stammdaten der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens müssen einem Buchungskreis eindeutig zugeordnet sein.

Gesellschaft

Eine Gesellschaft ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, für die nach der jeweiligen Handelsgesetzgebung ein Einzelabschluss aufzustellen ist. Ge- sellschaft und Buchungskreis sind i.d.R. deckungsgleich.

Mandant – Buchungskreis

Mandant und Buchungskreis stehen im Verhältnis 1:n, d.h. einem Mandanten können mehre- re Buchungskreise zugeordnet werden.

BeispielBeispiel fürfür eineeine UnternehmensstrukturUnternehmensstruktur

BeispielBeispiel fürfür eineeine UnternehmensstrukturUnternehmensstruktur

SAPSAPSAPSAP SAPSAP UnternehmenUnternehmen UnternehmenUnternehmen MandantMandant MandantMandant TochterTochter--
SAPSAPSAPSAP
SAPSAP
UnternehmenUnternehmen
UnternehmenUnternehmen
MandantMandant
MandantMandant
TochterTochter--
TochterTochter--
FirmaFirma
FirmaFirma
BuchungskreisBuchungskreis
BuchungskreisBuchungskreis
gesellschaftgesellschaft
gesellschaftgesellschaft
WerkWerk
WerkWerk
WerkWerk
WerkWerk
VertriebsVertriebs--
VertriebsVertriebs--
VerkaufsVerkaufs--
VerkaufsVerkaufs--
gesellschaftgesellschaft--
gesellschaftgesellschaft--
organisationorganisation
organisationorganisation
GeschäftsGeschäfts--
GeschäftsGeschäfts--
AbteilungAbteilung
AbteilungAbteilung
SparteSparte
SparteSparte
SparteSparte
SparteSparte
bereichbereich
bereichbereich
LagerhalleLagerhalle
LagerhalleLagerhalle
LagerortLagerort
LagerortLagerort
RRR
R
©
©
SAP AG
SAP AG

Quelle: Voß, Martin, Organisationseinheiten im SAP R/3 System, Schulungsunterlagen des HCC-Kompetenzzentrums Passau

Kostenrechnungskreis

Ein Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Im Kostenrechnungskreis werden die innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildet, wobei die primären Kosten aus dem ex- ternen Rechnungswesen übernommen und nach innerbetrieblichen Gesichtspunkten geglie- dert werden. Stammdaten der Kostenrechnung werden beim Anlegen sowohl dem Kosten- rechnungskreis als auch dem Buchungskreis zugeordnet. Damit ist die Kostenstelle als Ob- jekt auch in der Finanzbuchhaltung bekannt und kann als weiteres Erfassungskriterium ne- ben dem Konto verwendet werden.

Warum ist der Kostenrechnungskreis über den Buchungskreisen angesiedelt? SAP will da- durch die Möglichkeit einer buchungskreisübergreifenden Kostenrechnung schaffen. Dies bedeutet, dass zwei oder mehr eigenständige Unternehmen in einer Kostenrechnung zu- sammengefasst werden. Dies ist sinnvoll, wenn man Verrechnungen zwischen den Gesell- schaften im Rahmen der Kostenrechnung durchführen möchte, statt Rechnungen (ext. Rechnungswesen) zu schreiben. Eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung ist nur bei sehr engen Verflechtungen zwischen den Unternehmen sinnvoll. Die Regel wird sein, dass der Kostenrechnungskreis dem Buchungskreis entspricht. Damit ist auch Kostenrech- nungssicht und Buchhaltungssicht identisch.

Kontenplan

Ein Kontenplan ist ein Verzeichnis der im betrachteten Unternehmen notwendigen Konten. Dieses vom Rechnungswesen definierte Gliederungsschema lehnt sich üblicherweise an ei- nen Kontenrahmen (Industriekontenrahmen, Gemeinschaftskontenrahmen) an. Der Konten- plan ist also die Summe aller in einem Unternehmen verwendeten Konten; wird durch eine Kontenplan-Nr identifiziert.

Konten; wird durch eine Kontenplan-Nr identifiziert. Abb. 6. Beispiel für einen Kontenplan (Copyright SAP AG) 8

Abb. 6. Beispiel für einen Kontenplan (Copyright SAP AG)

Beziehungen zwischen Mandant - Buchungskreis - Kontenplan

In einem Mandanten hat jedes eigenständige Unternehmen einen eigenen Buchungskreis. Der Mandant stellt damit einen Konzern oder eine Unternehmensgruppe dar. Jedes dieser Unternehmen arbeitet mit einem Kontenplan. Ein Unternehmen kann nicht mit mehreren Kontenplänen arbeiten! In einem Konzern kann ein Kontenplan allerdings von mehreren Un- ternehmen verwendet werden. Deshalb steht der Kontenplan oberhalb der Buchungskreise und auch oberhalb der Kostenrechnungskreise. Werden mehrere eigenständige Unterneh- men (Buchungskreise) in einer gemeinsamen Kostenrechnung geführt, müssen alle Unter- nehmen den gleichen Kontenplan einsetzen, da es sich bei SAP um ein Einkreissystem han- delt.

Ein gleicher Kontenplan für mehrere Unternehmen kann sinnvoll sein, wegen Vergleichbar- keit zwischen Konzerngesellschaften. Nachteil: Zentraler Kontenplanpfleger notwendig, der für alle beteiligten Konzerngesellschaften sachkundig ist. Bei heterogenen Gesellschaften entsteht eine Vielzahl von Konten, die von den meisten Unternehmen nicht benötigt werden, z.B. gibt es im Großhandel keinen Ausschuss, bei Dienstleistungsunternehmen und Energie- versorgern keine Fertigwarenbestände. Meist gibt es bei heterogenen Konzernen auch nichts zu vergleichen, da die Unternehmen viel zu unterschiedlich sind. Solche Zentralisierungslö- sungen sind immer auf ihre Tauglichkeit zu prüfen. SAP sagt nur, dass bestimmte Funktiona- litäten vorhanden sind. Ob es sinnvoll ist, steht auf einem anderen Blatt.

Aufgabe 1: Organisationseinheiten

Die Unternehmensgruppe SAFCON (SAFCON-Gruppe) besteht aus 3 Unternehmen (SAF- CON AG, SMETTBO GmbH, RAUPY AG).

Für alle Unternehmen soll SAP eingeführt werden. Es soll ein Gruppenabschluss möglich sein. Die SAFCON AG und die RAUPY AG sind am selben Standort und wollen den gegen- seitigen Leistungsaustausch mit Hilfe einer innerbetrieblichen Leistungsverrechnung abwi- ckeln.

Welche Ordnungsbegriffe werden für die Abbildung in FI und CO benötigt und wie sieht die Hierarchie aus? Zeichnen Sie das entsprechende Organisationsmodell und begründen Sie Ihre Lösung.

Lösung:

Mandant

Kontenplan

SAFCON-Gruppe

Lösung: Mandant Kontenplan SAFCON-Gruppe IKR Kostenrechnungskreis Buchungskreis 1 2 SMETTBO SAFCON

IKR

Lösung: Mandant Kontenplan SAFCON-Gruppe IKR Kostenrechnungskreis Buchungskreis 1 2 SMETTBO SAFCON
Lösung: Mandant Kontenplan SAFCON-Gruppe IKR Kostenrechnungskreis Buchungskreis 1 2 SMETTBO SAFCON

Kostenrechnungskreis

Buchungskreis

1

Kostenrechnungskreis Buchungskreis 1 2 SMETTBO SAFCON RAUPY

2

Kostenrechnungskreis Buchungskreis 1 2 SMETTBO SAFCON RAUPY

SMETTBO

Kostenrechnungskreis Buchungskreis 1 2 SMETTBO SAFCON RAUPY
Kostenrechnungskreis Buchungskreis 1 2 SMETTBO SAFCON RAUPY
SAFCON RAUPY
SAFCON RAUPY

SAFCON

SAFCON RAUPY

RAUPY

SAFCON und RAUPY müssen als eigenständige Buchungskreise (eigene Rechnungsle- gung) in einem gemeinsamen Kostenrechnungskreis zusammengefasst werden. Nur so sind gegenseitige Verrechnungen in der Kostenrechnung möglich. Alle drei Unternehmen müssen den gleichen Kontenplan verwenden, damit ein Gruppenabschluss möglich ist.

3.

Einführung in die Systembedienung

3.1. An- und Abmelden

Anmelden erfolgt durch Anklicken des SAP-Icons auf dem Desktop oder über die Startleiste. Es erscheint folgender Bildschirm

FB 1 nutzt Mandant 901 Benutzer: Matrikelnummer Kennwort: Student Sprache: DE (kann weggelasssen werden)
FB 1 nutzt Mandant 901
Benutzer: Matrikelnummer
Kennwort: Student
Sprache: DE (kann weggelasssen werden)

Dieser und alle weiteren Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP AG. Sie sind zum Teil aus Platzgründen nur ausschnittsweise abgebildet.

Enter oder

Platzgründen nur ausschnittsweise abgebildet. Enter oder (Alle abgebildeten Icons unter liegen dem Copyright der SAP

(Alle abgebildeten Icons unterliegen dem Copyright der SAP AG)

Das Kennwort muss beim erstmaligen Anmelden geändert werden. Bestätigen Sie die fol- gende Systemnachricht mit Enter

Abmelden:

Menüfolge: System – Abmelden

Das Skript wurde im Hinblick auf das Release Enterprise durchgesehen. Soweit sich die Hardcopies nicht inhaltlich geändert haben basieren sie noch auf Release 4.6 B. Die Hardcopies dienen der Veranschaulichung des Textes und sind nicht als durchge- hende Falldokumentationen zu verstehen

3.2.

Das R/3-Fenster

3.2. Das R/3-Fenster Die Navigation in den einzelnen Funktionsbereichen erfolgt mit Hilfe des „Baumes“ im linken
3.2. Das R/3-Fenster Die Navigation in den einzelnen Funktionsbereichen erfolgt mit Hilfe des „Baumes“ im linken

Die Navigation in den einzelnen Funktionsbereichen erfolgt mit Hilfe des „Baumes“ im linken Teil des Bildschirmes. Die Navigation ist dem NT-Explorer vergleichbar. Klick auf + öffnet den entsprechenden Ast, Klick auf – schließt ihn. Schließt man einen Ast mit tiefer Navigations- struktur durch – auf den obersten Knoten bleibt der Navigationspfad erhalten. Das bedeutet, dass man bei gleichem Geschäftsprozess (z.B. Buchung) nicht wieder navigieren muss. Da- durch wird die Menüstruktur recht schnell unübersichtlich, wenn man verschiedene Ge- schäftsprozesse durchführt. Anklicken dieses Symbols setzt alle Navigationspfade zurück.

a) Symbole und Menüs

setzt alle Navigationspfade zurück. a) Symbole und Menüs Die Symbolleiste enthält Drucktasten für häufig

Die Symbolleiste enthält Drucktasten für häufig gebrauchte Funktionen wie z.B. Sichern und Enter. Die aufgeführten Menüs hängen von der jeweiligen Anwendung ab, die Sie gerade bearbeiten. Folglich sehen Sie verschiedene Menüs, wenn Sie verschiedene Anwendungen verwenden.

Enter-Drucktaste

Enter -Drucktaste Durch Anklicken dieser Taste in der Symbolle iste oder Drücken der ENTER –Taste auf

Durch Anklicken dieser Taste in der Symbolleiste oder Drücken der ENTER –Taste auf Ihrer Tastatur bestätigen Sie die auf einem Bild gemachten Eingaben.

Befehlsfeld

Sie die auf einem Bild gemachten Eingaben. Befehlsfeld Feld zur Eingabe von Befehlen, etwa Transakti onscodes,

Feld zur Eingabe von Befehlen, etwa Transaktionscodes, Buchstaben für die Direktwahl und andere Befehle. Eine Transaktion ist eine Folge zusammengehöriger Dialogschritte, um ei- nen logisch abgeschlossenen Vorgang im SAP-System abzuwickeln (z.B. eine Buchung). Eine Transaktion kann über das Menü oder über ihren „Namen“ (Transaktionscode) aufgeru- fen werden.

Sichern-Drucktaste

(Transaktionscode) aufgeru- fen werden. Sichern -Drucktaste Durch Anklicken dieser Taste sichern Sie Ihre Arbeit.

Durch Anklicken dieser Taste sichern Sie Ihre Arbeit.

Zurück-Drucktaste

dieser Taste sichern Sie Ihre Arbeit. Zurück -Drucktaste Durch Anklicken dieser Taste gehen Sie eine

Durch Anklicken dieser Taste gehen Sie eine Anwendungshierarchiestufe zurück. Falls Da- ten verloren gehen, erscheint ein Dialogfenster, mit einer Warnung. Eventuell können Sie auch Daten sichern.

Beenden-Drucktaste

können Sie auch Daten sichern. Beenden -Drucktaste Durch Anklicken dieser Drucktas te beenden Sie die aktuelle

Durch Anklicken dieser Drucktaste beenden Sie die aktuelle Transaktion. Das System kehrt zum Menübildschirm zurück.

Abbrechen-Drucktaste

kehrt zum Menübildschirm zurück. Abbrechen -Drucktaste Durch Anklicken dieser Taste brechen Sie die aktuelle

Durch Anklicken dieser Taste brechen Sie die aktuelle Anwendung ab.

Suchen-Drucktaste

Suchen-Drucktaste Durch Anklicken dieser Taste können Sie nach Daten suchen, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild

Durch Anklicken dieser Taste können Sie nach Daten suchen, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild benötigen.

Ein weiteres wichtiges Fensterelement, das Ihnen im R/3-System immer wieder begegnen wird, ist das Dialogfenster. Ein Dialogfenster erscheint,

immer wenn SAP weitere Informationen für die Verarbeitung benötigt

um Ihnen Informationen anzuzeigen, z.B. Meldungen oder spezifische Informationen zu Ihrer aktuellen Anwendung.

Hier sehen Sie ein Beispiel:

zu Ihrer aktuellen Anwendung. Hier sehen Sie ein Beispiel: Die mit einem ? gekennzeichneten Felder im

Die mit einem ? gekennzeichneten Felder im Dialogfenster sind MUSS-Felder und daher immer mit einer Eingabe zu versehen.

b) Funktionsumfang der Menüleiste

Die folgende Tabelle führt Menüs auf, die auf jedem Bild des R/3-Systems angeboten wer- den.

Menü

Bedeutung

System

Im Menü System finden Sie Funktionen, die sich auf das gesamte Sys- tem beziehen (z.B. Erzeugen Modus, Benutzervorgaben und Abmel- den).

Hilfe

Im Menü Hilfe finden Sie Funktionen, um auf die verschiedenen Formen der im R/3-System verfügbaren Online-Hilfe zuzugreifen.

Die folgende Tabelle führt Menüs auf, die Sie in der Regel in jeder R/3-Anwendung vorfinden.

Menü

Bedeutung

<Objekt>

In der Regel ist der erste Menüpunkt (ganz links) nach dem Objekt (z.B. Material) benannt, mit dem Sie gerade arbeiten. In diesem Menü finden Sie Funktionen, die sich auf das gesamte Objekt beziehen, wie z.B. Anlegen, Ändern oder auch Drucken. Außerdem finden Sie in die- sem Menü die Funktion Beenden mit der die aktuelle Anwendung be- endet wird.

Bearbeiten

Der zweite Menüpunkt heißt Bearbeiten. In ihm finden Sie Funktionen, die auf Teile des gerade bearbeiteten Objektes wirken, wie z.B. Mar- kieren, Editieren, Kopieren. Außerdem finden Sie hier die Funktion Ab- brechen, mit der Sie eine Anwendung verlassen können, ohne daß das System die bisher eingegebenen Daten prüft und sichert.

Springen

Der dritte Menüpunkt heißt Springen und enthält Navigationsfunktio- nen, die es Ihnen ermöglichen, direkt auf Bilder der aktuellen Anwen- dung zu springen. Hier finden Sie auch die Navigationsfunktion Zurück, mit der Sie der Struktur der Anwendung entsprechend eine Ebene zu- rückgehen können, wobei das System Ihre Daten prüft und bei inkon- sistenten Daten einen Korrekturdialog beginnt.

Weiterhin können auch folgende Menüs in der Menüleiste angezeigt werden:

Menü

Bedeutung

Zusätze

Das Menü Zusätze enthält Funktionen, die das aktuelle Objekt oder Teilobjekt ergänzen und nicht ständig benötigt werden.

Umfeld

Das Menü Umfeld enthält Funktionen, mit denen Sie zusätzliche In- formationen zu dem aktuellen Objekt erhalten können.

Sicht

Das Menü Sicht enthält Funktionen, die die Sicht auf das aktuelle Ob- jekt verändern, z.B. von einer zweizeiligen auf eine einzeilige Listen- darstellung umschalten.

Einstell-

Das Menü Einstellungen enthält Funktionen, die benutzerspezifische Voreinstellungen von Anwendungsparametern erlauben.

ungen

Hilfsmittel

Das Menü Hilfsmittel enthält Funktionen, die objektübergreifend arbei- ten, z.B. allgemeine Lösch-, Kopier- und Druckfunktionen.

Hinweise zum Arbeitsplatzmenü nach dem Anmelden

In dieser Menüleiste sehen Sie die Hauptmodule des SAP-Systems

Hinweise zum Arbeitsplatzmenü nach dem Anmelden In dieser Menüleiste sehen Sie die Hauptmodule des SAP-Systems 15

Büro

verschiedene Bürofunktionen wie Terminkalender, Archivierung und Ablage, Nachrichten

Logistik

Unter dem Hauptpunkt Logistik sind folgende betrieblichen Funktionen subsummiert:

Materialwirtschaft, Vertrieb, Produktionsplanung und –steuerung, Instandhaltung, Service- und Qualitäts-Management

Rechnungswesen

Die Funktionen Finanzwesen (i.W. Buchhaltung), Treasury, Controlling finden sich unter dem Hauptpunkt Rechnungswesen

Personal

Die wesentlichen Funktionen des Personal-Moduls sind Personalmanagement, Zeitwirt- schaft, Personalabrechnung

Infosysteme

In den einzelnen Modulen, die sich an den Unternehmensfunktionen orientieren, gibt es je- weils einen Bereich Infosysteme, der der Wiedergewinnung und Aufbereitung der Informatio- nen dient. Dadurch ist die Funktion Informationsgewinnung (nur Lesen) von der Menüstruktur eng mit Pflege (Lesen und Schreiben) verknüpft. Im Unternehmen gibt es jedoch eine Viel- zahl von Mitarbeitern, die nur Leserechte haben sollen, diese jedoch in allen Modulen. Ohne einen speziellen Punkt Infosysteme müssten sie ständig die Module wechseln (benutzerun- freundlich) und für die Systemadministration wäre eine komplexe Zugangsberechtigung zu verwalten.

Werkzeuge

Unter diesem Menüpunkt sind eine Reihe von Tools zusammengefasst, die über die tägliche Arbeit hinausgehen.

Im Rahmen der ABAP/4-Workbench können Entwickler zusätzliche Programme erstellen und mit dem ABAP/4-Dictionary Informationen über die Datenstruktur gewinnen.

Funktionen für den System-Administrator zur Verwaltung des Systems

Customizing stellt Werkzeuge für die Systemeinführung und die betriebsindividuellen An- passungen bereit (Vorgehensmodell und Einführungsleitfaden) Customizing-Leitfaden über Menüpfad: Werkzeuge – Customizing – IMG - Projektbearbeitung – SAP-Referenz-IMG

Business Navigator, Business Workflow visualisieren die einzelnen Sichten des R/3- Referenzmodells (Datensicht, Prozesssicht usw.)

System

Hier finden sich verschiedene Systemfunktionen. Wichtig hiervon ist:

Abmelden

Erzeugen Modus / Löschen Modus Mit Hilfe mehrerer Modi können Sie im SAP-System parallel arbeiten. Dies bedeutet, dass Sie in der Kostenrechnung einen Betriebsabrechnungsbogen ansehen können und paral- lel in der Finanzbuchhaltung einen Sie interessierenden Beleg ansehen können, ohne zwischen den Modulen zu wechseln. Ein zweiter Modus verhält sich so, als hätten Sie ein zweites SAP-System zur Verfügung.

Öffnen Sie aufgrund der Systembelastung nicht mehr als 2 Modi.

Hilfe

Verschiedene Hilfefunktionen.

3.3

Matchcode:

Ein Matchode erlaubt es Ihnen, den Schlüssel eines bestimmten Datenbanksatzes (z.B. eine Kontonummer) zu finden, indem Sie im Satz enthaltene Informationen eingeben. Das System zeigt dann eine Liste aller Sätze an, die für die die eingegebenen Kriterien zutreffen. Ein Matchcode kann man sich etwa so vorstellen, wie das Stichwortverzeichnis eines Buches.

so vorstellen, wie das Stichwortverzeichnis eines Buches. Meist sind unterschiedliche Matchcodes vorhanden. Diese
so vorstellen, wie das Stichwortverzeichnis eines Buches. Meist sind unterschiedliche Matchcodes vorhanden. Diese

Meist sind unterschiedliche Matchcodes vorhanden. Diese finden sich dann als Registerleis- te. Die zu suchenden Informationen kann man durch Anklicken dieses Icons im folgenden Dialogmenü eingrenzen.

te. Die zu suchenden Informati onen kann man durch Anklicken dieses Icons im folgenden Dialogmenü eingrenzen.

Beispiel für ein Suchergebnis – verändert sich im Laufe der Zeit durch neu angelegte Konten:

Beispiel für ein Suchergebnis – verändert sich im Laufe der Zeit durch neu angelegte Konten: 19

Aufgabe 2: Matchcode-Suche

Gehen Sie im Mandanten 901 mit Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Stamm- daten – Sachkonten - Einzelbearbeitung – Zentral in die Transaktion zum Verwalten von Sach- bzw. Hauptbuchkonten. Führen Sie im Feld Sachkonto folgende Matchcode-Suchen durch:

a) Die Konto-Nr. aller Konten des BuKrs 1000 in deren Bezeichnung Sonstige vorkommt. Wie muss man den Suchbegriff eingeben, damit die vorhandenen Konten angezeigt wer- den?

b) Das Sachkonto 470000

c) Alle Konten des BuKrs 1000, deren Konto-Nr. zwischen 410000 und 415999 liegt.

d) Alle Konten des BuKrs 1000, deren Konto-Nr. zwischen 1200 und 2400 liegt.

Lösung zu a) Sonstige*

3.4.

IDES

IDES ist die Abkürzung für International Demonstration and Education System. IDES ist ein von SAP entwickeltes Modellunternehmen. Es handelt sich dabei um eine internationale Unternehmensgruppe mit Standorten in Europa, Asien, Nord- und Südamerika.

Normalerweise wird die Software ja ohne Anwendungsdaten ausgeliefert, d.h. die Anwender müssen die betriebsindividuellen Daten wie Organisationsstrukturen, Werksstandorte, Kon- ten, Kostenstellen, Kostenarten usw. erst einmal anlegen. Wenn dies erfolgt ist, kann man die laufenden Geschäftsvorfälle erfassen. Beim Unternehmen IDES hat die SAP sowohl Stammdaten angelegt als auch Geschäftsvorfälle in das System eingegeben. Wir steigen daher in ein bereits existierendes Unternehmen ein, ähnlich einem Mitarbeiter, der nach Stu- dium oder Arbeitsplatzwechsel in einem neuen Unternehmen tätig wird.

Die folgenden Informationen über das Modellunternehmen IDES sollen Ihnen das Arbeiten im Verlauf des Semesters erleichtern. Die folgende Abbildung zeigt den Aufbau der IDES- Gruppe.

Die folgende Abbi ldung zeigt den Aufbau der IDES- Gruppe. Abbildung 7: Aufbau der IDES-Gruppe Im

Abbildung 7: Aufbau der IDES-Gruppe

Im Rahmen der Veranstaltung werden wir uns ausschließlich mit dem deutschen Tochterun- ternehmen der IDES-Gruppe beschäftigen. Dieses Unternehmen (IDES-Deutschland) ist ein integraler Bestandteil der Europa-Gruppe.

IDES-Deutschland ist durch folgende Sachverhalte gekennzeichnet:

Buchungskreis

Gesellschaft

Sitz

Währung

Kontenplan

Produkte

1000

1000

Frankfurt

EUR

INT

Aufzüge, Motorräder,

Autos,

Pumpen,

PC’s,

Glühlampen,

Farben, Tabletten

4.

Grundfunktionen der Finanzbuchhaltung

4.1.

Grundsätzlicher Aufbau der Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung

4.1.1.

Konto als zentrales Objekt der Finanzbuchhaltung

Zentrales Objekt der Finanzbuchhaltung ist das Konto. Alle Geschäftsvorfälle werden in Form von Soll- und Haben-Buchungen auf den Konten erfasst. Um Geschäftsvorfälle auf den Kon- ten erfassen zu können, müssen die einzelnen Konten dem System erst einmal bekannt ge- macht werden. Dies geschieht mit Hilfe eines Kontenstammsatzes. Anschließend können die Geschäftsvorfälle kontenbezogen erfasst werden (Bewegungsdaten).

Stammdaten werden meist vor Aufnahme des lfd. Betriebes angelegt. Sie haben keinen Pe- riodenbezug. Sie gelten so lange, bis sie geändert werden. Sie ändern sich relativ selten.

Bewegungsdaten sind vorgangsorientiert und werden durch den laufenden Betrieb ständig hinzugefügt. Sie haben einen Periodenbezug und zwar i.d.R. über das Datum.

4.1.2. Organisation der Finanzbuchhaltung als Haupt- und Nebenbuchhaltung

Entwicklungsgründe:

Ursprünglich gab es in der Buchhaltung Bestands- und Erfolgskonten, die zur Bilanz und GuV führten. Dieses System kennen Sie aus den Vorlesungen zur Buchhaltung und zum Jahresabschluss. Zunehmende Unternehmensgrößen haben zur Ausweitung der Zahl der Geschäftsvorfälle geführt und auch die Zahl der Lieferanten und Kunden hat beträchtlich zu- genommen. Dies führte zu einer Vielzahl von Buchungen auf den Konten Forderungen und Verbindlichkeiten. Ein einzelner Buchhalter konnte diesen Arbeitsanfall nicht mehr abwickeln, und mehrere Buchhalter konnten nicht mit einem einzigen Forderungs- und Verbindlichkeits- konto arbeiten. Man hat deswegen für jeden Lieferanten und jeden Kunden eine Art Kartei- karte angelegt und die Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen darauf erfasst, d.h. für jeden Lieferanten und für jeden Kunden wurde ein eigenes Konto eingerichtet. Jetzt konnten die Lieferanten und Kunden auf mehrere Buchhalter verteilt werden. Außerdem konnte sehr viel schneller ein Überblick über die Forderungen gegenüber den Kunden bzw. den Verbindlich- keiten gegenüber den Lieferanten gewonnen werden.

Die Karteikarten / Kontenblätter für die Lieferanten wurden zu Kreditorenbuchhaltung

Kreditor:

Fachbegriff des externen Rechnungswesens für den Lieferanten; Kreditoren schicken dem betrachteten Unternehmen Eingangsrechnungen.

Die Karteikarten / Kontenblätter für die Kunden wurden zur Debitorenbuchhaltung.

Debitor:

Fachbegriff des externen Rechnungswesens für den Kunden; Debitoren er- halten vom betrachteten Unternehmen Ausgangsrechnungen.

Debitoren- und Kreditorenkonten sind also Personenkonten. Kreditoren- und Debitorenbuch- haltung bezeichnet man als Nebenbuchhaltungen. Die „normalen“ Bilanz- und GuV-Konten (Sachkonten) bilden die Hauptbuchhaltung.

22

Von Zeit zu Zeit (meist monatlich) wurden die Kreditoren und Debitoren zusammengefasst und die Kreditoren auf ein spezielles Hauptbuchkonto (Kreditorenverbindlichkeiten) und die Debitoren auf ein spezielles Hauptbuchkonto (Debitorenforderungen) übertragen. Dann konnte im Hauptbuch der Abschluss erstellt werden.

Sachkonto: Alle über Bilanz oder GuV abzuschließenden Konten. Auch das Debitoren- konto (Summe aller Debitoren / Forderungen) und das Kreditorenkonto / Verbindlichkeiten) sind Sachkonten.

Diese Organisationsform der Buchhaltung hat auch in die Software von SAP Eingang gefun- den. SAP hat die existierende Organisation der Buchhaltung einfach „abprogrammiert“. Aus der Gesamtheit der Konten wurden die Kundenkonten (Debitoren) und die Lieferantenkonten (Kreditoren) wegen ihrer großen Anzahl und der Besonderheiten (Zahlungsverkehr) in Ne- benbuchhaltungen ausgegliedert. Ebenso werden die Anlagenkonten in eine separates Sub- Modul Anlagenbuchhaltung ausgegliedert. Zum Teil werden auch die Bankkonten (auf- grund von speziellen Erfassungsmasken) ausgegliedert.

Auch die oben beschriebenen Hauptbuchkonten, auf die die Summen der Lieferanten und Kunden übertragen werden, gibt es in SAP. Sie werden Abstimmkonten genannt. Einen klei- nen Unterschied gibt es jedoch. In SAP werden nicht periodisch die Summen auf das Ab- stimmkonto übertragen, sondern jede Buchung parallel mitgeführt. Das Abstimmkonto ist al- so ein Sachkonto, auf dem jede Bewegung der Nebenbuchhaltung, also der Debitoren, der Kreditoren und der Anlagen mitgeführt wird. Diese Technik wird Mitbuchkontentechnik ge- nannt. Über die Mitbuchkontentechnik erfolgt das synchrone Verbuchen der Nebenbuchvor- gänge auf dem korrespondierenden Abstimmkonto des Hauptbuches. Dadurch kann jeder- zeit und nicht nur periodisch (nach Übertrag) ein Abschluss erstellt werden. Abstimmkonten stellen ein Werkzeug dar, um Haupt- und Nebenbuchhaltung zu synchronisieren. Sie dienen nur SAP-internen Zwecken und können nicht direkt bebucht werden.

Ursprünglich wurden Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung ausgegliedert, um die Datenfülle beherrschen zu können. Bei SAP ist die Datenfülle durch die Mitbuchkontentechnik noch an- gewachsen. SAP begründet daher die Ausgliederung mit den Besonderheiten bei der Bear- beitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Natürlich führt das beschriebene Vorge- hen zu einer erheblichen Aufblähung des Buchungsstoffes, aber Ressourcenverschwendung hat SAP eigentlich noch nie interessiert.

In existierenden Unternehmen gibt es nicht nur ein Abstimmkonto für die Lieferanten und ei- nes für die Kunden, sondern in der Regel verweisen zusammengehörige Gruppen von Kon- ten der Nebenbuchhaltung auf ein gemeinsames Abstimmkonto. Zum Beispiel können alle ausländische Debitoren auf ein gemeinsames Abstimmkonto weisen.

Der Geschäftsvorfall „Zahlung der Miete“ wird grundsätzlich mittels des folgenden Buchungs- satzes dargestellt:

Mietaufwand an sonstige Verbindlichkeiten

Augrund der Organisation der FiBu in Haupt- und Nebenbuchhaltung und aufgrund der Mit- buchkontentechnik löst dieser Geschäftsvorfall in SAP folgende Buchungen aus:

23

Mietaufwand an Kreditor(enkonto) und gleichzeitig Belastung des Abstimmkontos

und gleichzeitig Belastung des Abstimmkontos In der Finanzbuchhaltung finden sich also folgende Daten:

In der Finanzbuchhaltung finden sich also folgende Daten:

Daten in der Finanzbuchhaltung Stammdaten Bewegungsdaten Hauptbuch Belege Sachkonten
Daten in der
Finanzbuchhaltung
Stammdaten
Bewegungsdaten
Hauptbuch
Belege
Sachkonten

Nebenbücher

(Geschäftsvorfälle)

Belege Sachkonten Nebenbücher (Geschäftsvorfälle) Debitoren- /Kundenkonten Kreditoren- / Lieferantenkonten

Debitoren- /Kundenkonten

Kreditoren- / Lieferantenkonten

Anlagenkonten

Abb. 9 : Daten in der Finanzbuchhaltung (Quelle: Klenger, S. 143)

4.2.

Strukturen der Finanzbuchhaltung – Pflege der Stammdaten

Wesentliche Stammdaten der Finanzbuchhaltung sind:

Sachkonto

Kreditor

Debitor

4.2.1. Anlegen / Ändern / Anzeigen Sachkonto

Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Stammdaten – Sachkonto - Einzelbearbeitung - Zentral Mit dieser Menüfolge legen Sie das Sachkonto im Kontenplan und im Buchungskreis an.

Die Menüfolgen

ten – Einzelbearbeitung - Im Buchungskreis – sind nicht relevant, da hier das Konto in zwei Schritten (zunächst im Kontenplan, dann im Buchungskreis) angelegt wird. Dieses zweistufi- ge Vorgehen erscheint wenig sinnvoll. Voraussetzung für ein solches Vorgehen ist, dass zwei oder mehr Unternehmen eines Konzerns mit dem gleichen Kontenplan arbeiten, aber nicht alle Konten in den eigenen Buchungskreis übernehmen. Im Kontenplan sind dann alle Konten enthalten, die die beteiligten Unternehmen verwenden. In den einzelnen Buchungs- kreisen jedoch nur eine Teilmenge dieses Kontenplanes. Vereinheitlichungen der Kontenplä- ne von Konzernunternehmen sind grundsätzlich kritisch zu sehen. Besser ist es, jedem Un- ternehmen seinen eigenen Kontenplan zu lassen und jedes Konto dieses Kontenplanes ei- nem Konzernkonto zuzuordnen. In diesem Fall hat jedes Unternehmen einen eigenen Kon- tenplan mit einer eigenen Kontenplanbezeichnung.

– Stammda-

– Stammdaten – Einzelbearbeitung – Im Kontenplan und

Im Einstiegsbild geben Sie die Konto-Nr. und den Buchungskreis an und wählen im Menü Sachkonto – Anlegen oder durch Anklicken dieses Icons. Die Icons daneben dienen dem Anzeigen bzw. Ändern.

Sachkonto – Anlegen oder durch Anklicken dieses Ic ons. Die Icons daneben dienen dem Anzeigen bzw.

Konto wird dem Buchungskreis (Un- ternehmen) zugeordnet

1. Bild für die Sachkontenanlage

ternehmen) zugeordnet 1. Bild für die Sachkontenanlage Eine kurze betriebswirtschaftliche Erklärung der einzelnen
ternehmen) zugeordnet 1. Bild für die Sachkontenanlage Eine kurze betriebswirtschaftliche Erklärung der einzelnen

Eine kurze betriebswirtschaftliche Erklärung der einzelnen Felder erhalten Sie, wenn Sie die Feld- bezeichnung (Text) anklicken und dann auf das gelbe Fragezeichen klicken.

Wichtige Felder:

Kontengruppe:

betriebswirtschaftlich: Gruppe von gleichartigen Konten (die den gleichen Regeln gehor- chen), z.B. Anlagekonten, Forderungskonten.

In SAP muss jedes Konto einer Kontengruppe zugeordnet werden. Sie steuert das Anlegen von Stammsätzen, z.B. welche Felder beim Anlegen des Stammsatzes gefüllt werden müs- sen oder können.

Konkret steuert die Kontengruppe das Erscheinungsbild der Erfassungsmaske und den Um- fang der Felder, die im Sachkontenstammsatz gespeichert werden sollen (Bildschirmlayout)

- die Art der Nummernvergabe für die Kontonummer

- die Nummernkreise, aus denen die Nummern für die Sachkonten zu wählen sind

Das Bildschirmlayout wird dadurch geregelt, dass beim Customizing der Kontengruppe für jedes Feld der „Feldstatus“ festgelegt wird. Der Feldstatus regelt, ob das Feld ein- oder aus- geblendet ist und ob es ein Muss- oder Kann-Feld ist. Bei der Eingabe der Konten wird dann jeweils die Kontengruppe eingegeben, nach der die Stammdaten erfasst werden sollen. Es

ist logisch, dass für die Anlage eines Anlagenkontos andere Felder benötigt werden, als bei der Anlage eines Forderungs- oder Verbindlichkeitskontos. Die Felder sind zu Feldgruppen zusammengefasst (z.B. Kontensteuerung).

Der Einstieg ins Customizing erfolgt über Werkzeuge – Customizing – IMG - Projektbearbei- tung – SAP-Referenz-IMG. Sie sehen die Struktur des Einführungsleitfadens (linkes Bild) und wählen das entsprechende Modul aus. Im obigen Fall Finanzwesen – Hauptbuchhaltung – Sachkonten – Stammdaten – Vorarbeiten – Kontengruppe definieren (Uhrsymbol) – Suchen des Kontenplanes INT und der Kontengruppe ERG – Markieren durch Klicken auf linkes Quadrat – Icon mit Feldstatus anklicken – anzuzeigende Zeile markieren (Steuerung)– De- tail-Icon. Man erhält das rechte Bild.

(Steuerung)– De- tail-Icon . Man erhält das rechte Bild. Nummernkreise: Mit dem Nummernkreisintervall wird
(Steuerung)– De- tail-Icon . Man erhält das rechte Bild. Nummernkreise: Mit dem Nummernkreisintervall wird

Nummernkreise:

Mit dem Nummernkreisintervall wird festgelegt, aus welchem Nummern-Bereich die Konto- nummer genommen werden darf. Bei externer Nummernvergabe (wird vom Anwender ein- getippt) findet eine Überprüfung statt, ob die eingetippte Nummer aus einem zulässigen Nummernbereich stammt. Bei interner Nummernvergabe vergibt das System eine Nummer aus dem zulässigen Nummern-Intervall. Interne und externe Nummernvergabe ist insbeson- dere bei der Anlage von Debitoren und Kreditoren von Bedeutung.

Für GuV-Konten (Aufwands- und Ertragskonten) ist die Kontengruppe Erfolgskonten ein- zugeben. Bilanzkonten sind mit den Kontengruppe Sachkonten allgemein anzulegen.

Erfolgskonto oder Bestandskonto

Es muss angegeben werden, ob es sich um ein Erfolgs- oder Bestandskonto handelt. Die Detailsteuerung Erfolgskonten ist nur relevant beim Umsatzkostenverfahren.

Bezeichnung in Pflegesprache (EN)

Der Kontenplan INT ist ein internationaler Kontenplan und wird in Englisch gepflegt. Man muss hier Bezeichungen eingeben. Diese können aber in Deutsch erfolgen.

Partnergesellschaft

Macht bei Sachkonten keinen Sinn – nicht auszufüllen.

Konzern-Kontonummer

Jedes Konto des betrachteten Unternehmens wird einem Konzern-Konto zugeordnet. Da- durch ist es möglich, eine Bilanz und GuV in einer konzerneinheitlichen Struktur zu erstellen, ohne dass die einzelnen Unternehmen einen einheitlichen und damit aufgeblähten (Konzern- )Kontenplan übernehmen müssen. Das Konzernkonto muss dem Konzernkontenplan CONS entnommen werden. Normalerweise wird dieser Kontenplan bei Aktivierung des Matchcodes auch angezeigt. Ist dies nicht der Fall, muss der Matchcode „Sachkontonummer im Konten- plan“ aktiviert und das Konto gesucht werden.

im Konten- plan“ aktiviert und das Konto gesucht werden. Durch Anklicken dieses Symbols kann m an
im Konten- plan“ aktiviert und das Konto gesucht werden. Durch Anklicken dieses Symbols kann m an
im Konten- plan“ aktiviert und das Konto gesucht werden. Durch Anklicken dieses Symbols kann m an

Durch Anklicken dieses Symbols kann man einen Suchbegriff eingeben. Eine Fortsetzung der Suche ist durch dieses Icon möglich.

2. Bild für die Anlage eines Sachkontos

2. Bild für die Anlage eines Sachkontos Steuerkategorie Hier kann hinterlegt werden, ob das Konto MWST-relevant

Steuerkategorie

Hier kann hinterlegt werden, ob das Konto MWST-relevant ist und ob es sich um Vorsteuer oder um Ausgangssteuer handelt. Wird hier keine Eingabe gemacht, können keine Bu- chungen mit Umsatzsteuer gemacht werden.

Alternative Konto-Nr. :

frei verfügbares Feld, kann z.B. für eine Kontonummer aus einem Altsystem verwendet wer- den

Einzelpostenanzeige

Wenn auf einem Konto Einzelposten geführt werden sollen, d.h. wenn man die einzelnen Buchungen auf dem Konto sehen will, muss dieses Feld aktiviert werden. Wird es aktiviert, dann ist die Angabe eines Sortierschlüssels notwendig. Hier kann ein beliebiger Sortier- schlüssel ausgewählt werden.

3. Bild für Sachkontenanlage

3. Bild für Sachkontenanlage Feldstatusgruppe: Sie regelt den Erfassungsbildschirm für Bewegungsdaten , also den

Feldstatusgruppe: Sie regelt den Erfassungsbildschirm für Bewegungsdaten, also den Erfassungsbildschirm für Buchungen auf das Sachkonto. Die Feldstatusgruppe hat nichts mit dem Stammdatenbildschirm zu tun.

Es ist daher zu unterscheiden zwischen:

der Anlage eines Sachkontos (mit seinen Stammdaten, z.B. Kto.-Nr., Kto.-Bez.). Hierfür gibt es mehrere Erfassungsbilder, deren genaues Aussehen durch die Kontengruppe gesteuert wird.

den Buchungen auf dem Sachkonto. Dieses „Buchungslayout“ wird durch die Feldsta- tusgruppe im Sachkontenstammsatz festgelegt (z.B. G004). Beispiel: Wenn kostenrech- nungsrelevante Buchungen erfolgen sollen, muss die Feldstatusgruppe Kostenkonten (G004) gewählt werden, andernfalls fehlt das Feld für die Eingabe der Kostenstellen- nummer.

Finanzposition: Hier muss eine Eingabe erfolgen, da das Finanzmanagement aktiv ist. Erfolgt keine Eingabe, führt dies zu Schwierigkeiten bei der Bebuchung des Kontos. Da wir die Funktion Finanzmanagement nicht nutzen, verwenden Sie am besten immer die Finanzposi- tions-Nr. 1136 oder 9993.

am besten immer die Finanzposi- tions-Nr. 1136 oder 9993. 4. Bild für die Anlage eines Sachkontos

4. Bild für die Anlage eines Sachkontos

Damit man die Kontenbezeichnung bei Matchcode-Suchen findet, muss man in diesem Bild die deutsche Bezeichnung angeben.

man die Kontenbezeichnung bei Matchcode- Suchen findet, muss man in diesem Bild die deutsche Bezeichnung angeben.

31

Das Konto wird durch Anklicken des Icons Sichern angelegt. Wenn Daten fehlen, erscheint folgende Meldung:

angelegt. Wenn Daten fehlen, erscheint folgende Meldung: Besonderheiten bei der Anlage von Bestandskonten Bei den

Besonderheiten bei der Anlage von Bestandskonten

Bei den Bestandskonten (schlagen sich in der Bilanz nieder) ist zu unterscheiden, ob es sich um ein Bestandskonto mit Bezug zu einer Nebenbuchhaltung (z.B. Anlagenbuchhaltung) handelt oder nicht. Bestandskonten mit Bezug zu einer Nebenbuchhaltung sind immer Ab- stimmkonten (bitte auf die entsprechende Kontengruppe achten und Abstimmkonto hinterle- gen).

Die folgenden Bildschirmmasken zeigen die Einstellungen bei einem Bestandskonto mit Be- zug zu einer Nebenbuchhaltung am Beispiel eines Anlagenkontos)

die Eins tellungen bei einem Bestandskonto mit Be- zug zu einer Nebenbuchhaltung am Beispiel eines Anlagenkontos)
Bitte achten Sie auf die Kont engruppe, die festlegt, dass es sich um ein Konto

Bitte achten Sie auf die Kontengruppe, die festlegt, dass es sich um ein Konto des Anlage- vermögens handelt. Die nächste Hardcopy zeigt das Folgebild. Hier ist nochmals auf das Abstimmkonto hinzuweisen. Bei den Anlagekonten handelt es sich grundsätzlich um Ab- stimmkonten, da die Einzelbewegungen in der Anlagenbuchhaltung erfasst werden. Dies be- deutet, dass die Anlagekonten nicht direkt bebucht werden können.

Als Feldstatusgruppe ist G007 (Anlagekonten) einzugeben, damit bei den Anlagenzugängen die richtigen Felder gepflegt werden können.

Bei Bestandskonto ohne Bezug zur Nebenbuchhaltung gibt es keine wesentlichen Beson- derheiten.

Bei genauem Vergleich z.B. der „Seite“ Erfassung/Bank/Zins eines Anlagen- und eines Fi- nanzkontos (z.B. 113100) erkennt man, dass unterschiedliche Angaben abgefragt werden. Dies wird wie oben beschrieben über die Kontengruppe gesteuert.

Gleichartige Konten kann man auch über ein Vorlagekonto anlegen. Das ist so eine Art „Blaupause“ für alle weiteren Konten. Aber bitte vorher überzeugen, dass die Einstellungen des Vorlagekontos richtig sind.

Aufgabe 3: Customizing-Einstellungen feststellen

Sie befinden sich im Buchungskreis 1000 des Mandanten 901.

a) Stellen Sie im Customizing fest, welcher Nummernkreis den folgenden Kreditorengruppen zugeordnet ist:

0001

0002

b) Stellen Sie im Customizing fest, welcher Geschäftsjahresvariante der Buchungskreis

1000 zugeordnet ist und was diese Geschäftsjahresvariante bedeutet.

Geschäftsjahresvariante des Buchungskreises 1000

Bedeutung der Geschäftsjahresvariante

Lösung:

a)

Menüfolge: Im Customizing: Finanzwesen – Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung - Kre- ditorenkonten – Stammdaten – Anlegen der Kreditorenstammdaten vorbereiten - Num- mernkreise den Kontengruppen für Kreditoren zuordnen

0001 01

0002 XX

b)

Menüfolge: Im Customizing: Finanzwesen – Grundeinstellungen – Geschäftsjahr - Bu- chungskreis einer Geschäftsjahresvarianten zuordnen

Geschäftsjahresvariante K4 Bedeutung Kalenderjahr, 4 Sonderperioden

Aufgabe 4: Sachkonto anlegen

Sie befinden sich im Buchungskreis 1000 des Mandanten 901.

a) Legen Sie ein Sachkonto für Versandkosten des Unternehmens IDES AG an. Kto-Nr.: 4721XX (XX steht für Ihre Teilnehmer-Nr))

Der Buchungskreis 1000 ist dem Kontenplan INT zugeordnet. Verwenden Sie einen ent- sprechenden Sachkontentext. Verwenden Sie die Finanzposition 1136.

Hinweis: Beachten Sie, dass für den Kontenplan INT die Pflegesprache Englisch ist und der Sachkontentext im Register ‚Schlagw./Übersetzung‘ noch einmal in Deutsch einge- pflegt werden muss!!

b) Um welche spezielle „Kontoart“ handelt es sich beim Konto 2000 und warum ist das so?

Überprüfen Sie Ihre Eingaben anhand des Kontos 472000 und korrigieren Sie gegebenen- falls Ihren Stammsatz.

4.2.2.

Anlegen von Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten

4.2.2.1. Zentrale Pflege versus Pflege in FI

Bei der Anlage von n Kreditoren und Debitoren gibt es zwei Alternativen:

Pflege nur im Modul FI

Zentrale Pflege

Wird der Kreditor/Debitor nur in FI angelegt, ist er nur den Sub-Modulen von FI und dem Mo- dul CO bekannt. Eine Verknüpfung mit anderen Modulen des SAP-Systems (vor allem MM und SD) ist nicht möglich. Erfolgt eine zentrale Pflege, können alle Module des Systems auf den Kreditor/Lieferanten bzw. Kunden/Debitor zugreifen. Die zentrale Pflege hat den Vorteil, dass hier die Systemintegration voll zum Tragen kommt. Sie hat den Nachteil, dass dem Buchhalter Strukturinfomationen der Logistik/Materialwirtschaft bekannt sein müssen.

Ein Kreditor oder Debitor, der zunächst isoliert in FI angelegt wurde, kann nicht durch Än- dern zentral angelegt werden. In diesem Fall erhält man die Fehlermeldung, dass der Kredi- tor für die Einkaufsorganisation 1000 nicht angelegt ist. Will man für einen zunächst in FI iso-

Zentrale Pflege – Anlegen !! Man kann dann die fehlenden Daten nachpflegen.

liert angelegten Kreditor Einkaufsdaten nachpflegen, geht das nur über:

Stammdaten

4.2.2.2. Anlegen von Kreditorenstammdaten - Zentrale Pflege

Hier kommt zum ersten Mal die Integration mit anderen Modulen ins Spiel. Bei den Kredito- ren ist das im wesentlichen die Materialwirtschaft (MM).

Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Stammdaten – Zentrale Pflege – Anlegen/Ändern/Anzeigen

Einstiegsbild:

Zentrale Pflege – Anlegen/Ändern/Anzeigen Einstiegsbild: Eingabe bei externer Nummernver- gabe, freilassen bei

Eingabe bei externer Nummernver- gabe, freilassen bei interner

Regelt Nummernkreis und interne bzw. externe Nummernvergabe – IDES: KRED – interne Vegabe 0001 – externe Vergabe

Im Einstiegsbild sind neben dem Buchungskreis und ev. der Kontonummer noch die Ein- kaufsorganisation und die Kontengruppe einzugeben.

Einkaufsorganisation

Die Einkaufsorganisation ist eine Organisationseinheit des MM und ist eine organisatorische Einheit innerhalb der Logistik. Mit Hilfe der Einkaufsorganisation wird das Unternehmen nach den Erfordernissen des Einkaufs strukturiert. Eine Einkaufsorganisation beschafft Materialien bzw. Dienstleistungen, sie handelt mit einem Lieferanten Einkaufskonditionen aus und ist für diese Geschäfte verantwortlich. Die Einkaufsorganisation ist nach außen rechtlich für alle Einkaufsvorgänge verantwortlich. Die Einkaufsorganisation ist in Einkäufergruppen geglie- dert, die für die operativen Tätigkeiten zuständig sind.

Die Form der Beschaffung wird durch die Zuordnung von Einkaufsorganisationen zu Bu- chungskreisen und Werken festgelegt. Es gibt folgende Formen des Einkaufs:

- konzernbezogen - eine Einkaufsorganisation beschafft für alle Buchungskreise eines Mandanten

- unternehmensbezogen - eine Einkaufsorganisation beschafft für genau einen Buchungs- kreis und dessen Werke

Zur Überwachung der Materialbestände muß es möglich sein, im System die Orte festzuhal- ten, an denen die Materialien physisch vorhanden sind. Dies erfolgt mittels der Begriffe Werk und Lagerort. Als Werk bezeichnet man die Unternehmensteile, die Materialien produzieren bzw. Waren und Dienstleistungen bereitstellen. Die Untergliederung des Unternehmens in Werke ist eine Untergliederung des Unternehmens aus Sicht der Produktion, Beschaffung, Instandhaltung und Disposition. Beim Werk handelt es sich um eine organisatorische Einheit der Logistik. Werke werden in den Modulen PP (Werk als Produktionsstandort), MM (Werk als Warenlager) und SD (Werk als Auslieferungslager) verwendet.

Jedes Werk gehört zu genau einem Buchungskreis. Damit können die Bestände und die Werte der Bestände in den einzelnen Firmen getrennt geführt werden.

Im Buchungskreis 1000 ist folgende Einkaufsorganisation hinterlegt:

Einkaufsorganisation

Werke

Standort

1000

1000

Hamburg

1100

Berlin

1200

Dresden

1300

Frankfurt

Kontengruppe

• Kontengruppe Die Kontengruppe regelt die näc hsten Erfassungsbilder, die Art der Nummervergabe und die Nummernkreise
• Kontengruppe Die Kontengruppe regelt die näc hsten Erfassungsbilder, die Art der Nummervergabe und die Nummernkreise

Die Kontengruppe regelt die nächsten Erfassungsbilder, die Art der Nummervergabe und die Nummernkreise für die Kreditoren-Stammdaten. Diese Einstellungen werden im Customizing festgelegt:

und die Nummernkreise für die Kreditoren-Stammdaten. Diese Einstellungen werden im Customizing festgelegt: 37
und die Nummernkreise für die Kreditoren-Stammdaten. Diese Einstellungen werden im Customizing festgelegt: 37
und die Nummernkreise für die Kreditoren-Stammdaten. Diese Einstellungen werden im Customizing festgelegt: 37

Wenn Sie einen Stammsatz anlegen, müssen Sie die Kontengruppe angeben. Sie kann nach dem Anlegen des Stammsatzes nicht mehr geändert werden.

Über Matchcode finden sich für Kreditoren z.B. die beiden Kontengruppen KRED und 0001. Aus der Zuordnung des Nummernkreises ‚02‘ und der Definition der Nummernkreise im Cu- stomizing kann man erkennen, dass ‚KRED‘ interne Nummernvergabe zugeordnet ist. Die Kontengruppe 0001 sieht externe Nummernvergabe vor.

Externe Nummernvergabe ist sinnvoll, wenn man die Kreditoren-Nummern nach einem be- stimmten System vergeben will. Dies setzt ein gut durchdachtes Nummernsystem, die Erar- beitung einer Organisations-Richtlinie und deren Befolgung durch die Mitarbeiter voraus. Doppelte Nummern sind durch Prüfungen in SAP ausgeschlossen.

Bei interner Nummernvergabe werden die Kreditoren-Nummern fortlaufend durch das Sys- tem vergeben.

Wir wählen die Kontengruppe KRED und gelangen in das Bild zur Pflege der Adresse (1. Bild). Mit Enter oder ‚nächste Seite‘ gelangen wir in das 2. Bild:

oder ‚nächste Seite‘ gelangen wir in das 2. Bild : ermöglicht die Verrechnung der offenen Posten

ermöglicht die Verrechnung der offenen Posten

2. Bild : ermöglicht die Verrechnung der offenen Posten Jedes Unternehmen in ei- nem Konzern erhält

Jedes Unternehmen in ei- nem Konzern erhält eine eindeutige Nummer. Da- durch können die konzern- internen Geschäftsvorfälle (gegenseitige Lieferungen, Kreditvergaben usw.) er- kannt werden und im Rah- men der Konsolidierung eliminiert werden.

werden und im Rah- men der Konsolidierung eliminiert werden. hier kann eine Konzern-Nr. eingetragen werden, wenn

hier kann eine Konzern-Nr. eingetragen werden, wenn der Lieferant zu einem Konzern gehört

Bei allen Kreditoren/Debitoren der EU muss eine Umsatzsteuer-ID eingegeben wer- den, bestehend aus DE und einer 9-stelligen Zahl (steht normalerweise auf der Ge- schäftspost des Geschäftspartners

Im 3. Bild werden die Bankverbindungen des Lieferanten eingetragen. Dies ist notwendig für automatische Zahlungen. Im IDES keine Mußfelder!

Im 4. Bild (Kontoführung) ist das Abstimmkonto wichtig, da es die Verbindung zwischen der Nebenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) und der Hauptbuchhaltung herstellt.

(Kreditorenbuchhaltung) und der Hauptbuc hhaltung herstellt. Abstimmkonto (Muss-Feld): Für jede Nebenbuchhaltung müssen

Abstimmkonto (Muss-Feld):

Für jede Nebenbuchhaltung müssen Sie im Sachkontenbereich mindestens ein Abstimmkon- to führen. Bevor man also Kreditoren- und Debitorenkonten anlegen kann, muss man zumin- dest ein Abstimmkonto für die Kreditorenkonten und eines für die Debitorenkonten anlegen.

Wenn Sie auf ein Konto der Nebenbuchhaltung buchen, bucht das System automatisch auf das entsprechende Abstimmkonto mit. Die Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten sind typische Abstimmkonten. Abstimmkonten können nicht direkt bebucht werden.

Weiterhin ist die Finanzdispositionsgruppe einzutragen: Kreditoren und Debitoren werden

einer Finanzdispositionsgruppe zugeordnet, die bestimmte Eigenschaften, Risiken oder Arten der Geschäftsbeziehung widerspiegelt. Ausprägungen z.B.:

- Kunden – Inland

- Kunden – Ausland

- Großlieferanten

Im 5. Bild (Zahlungsverkehr Buchhaltung) wird der Zahlungsverkehr geregelt. Auf die hier hinterlegten Zahlungsbedingungen wird bei der Bezahlung der Rechnung zurückgegriffen. Erfolgt also bei der Zahlungsbedingung ‚0002‘ die Ausgangszahlung 10 Tage nach Rech- nungserhalt, wird vom Zahlungsprogramm automatisch 3% Skonto berücksichtigt.

Die Maske enthält weitere Regelungen für den automatischen Zahlungsverkehr. Rechnungs- prüfung / Toleranzgruppe: gibt die Größenordnung für Toleranzen zwischen Rechnungsbe- trag und Zahlungsbetrag an. Im IDES sind das alles keine Mußfelder, jedoch sollte zumindest das Feld Zahlungsbed gepflegt werden.

sollte zumindest das Feld Zahlungsbed gepflegt werden. 6. Bild (Korrespondenz Buchhaltung): Angaben zu

6. Bild (Korrespondenz Buchhaltung):

Angaben zu Mahnverfahren, Interne Organisation der Buchhaltung, im IDES.

Buchhaltung): Angaben zu Mahnverfahren, Interne Organisation der Buchhaltung, im IDES. us w. Keine Mussfelder 40

usw. Keine Mussfelder

7.

Bild (Einkaufsdaten):

7. Bild (Einkaufsdaten): letztes Bild (Partnerrollen): Aufgabe 5: Kreditor zentral anlegen Konditionen: Hier werden die

letztes Bild (Partnerrollen):

7. Bild (Einkaufsdaten): letztes Bild (Partnerrollen): Aufgabe 5: Kreditor zentral anlegen Konditionen: Hier werden die

Aufgabe 5: Kreditor zentral anlegen

Konditionen: Hier werden die Bedin- gungen hinterlegt, die allgemein für Geschäfte mit dem Lieferanten gelten (Zahlungsbedingungen, Mindestbe- stellwert, usw)

Bei den Steuerungsdaten, Vor- schlagswerte Material, Servicedaten handelt es sich um spezielle Steue- rungsparameter des Einkaufs.

Über Springen- Einkaufsorganisation Daten – Einkaufsdaten kann man sich die Einkaufsdaten (aus MM) an- sehen – wenn der Kreditor angelegt ist.

Mußfeld im IDES: Bestellwährung

regelt, welche Rollen der Kreditor aus Sicht des Ein- kaufs annimmt, z.B. Be- stelladresse, Lieferant. Einzugeben sind die Kredi- torennummer und der Kre- ditorenname

Keine Mußfelder im IDES

Legen Sie im Buchungskreis 1000 des Mandanten 901 für IDES Deutschland einen zentralen Kreditor mit interner Vergabe der Kreditorennummer an.

Geben Sie bitte beliebige Adressdaten und als Suchbegriff FH ein. Als Umsatzsteuer- Identifikation geben Sie als Umsatzsteuer-Nummer DE und eine beliebige 9-ziffrige Zahl an. Vergeben Sie als Zahlungsbedingung: 14 Tage – 3% Skonto, 30 Tage – 2% Skonto, 45 Tage – netto. Die Lieferkondition ist „ab Werk“

41

4.2.2.3.

Anlegen von Debitorenstammdaten – Zentrale Pflege

Für die zentrale Anlage eines Debitors lautet die Menüfolge:

Rechnungswesen – Finanzwesen – Debitoren – Stammdaten – Zentrale Pflege - Anle- gen/Ändern/Anzeigen

Der Aufbau der Masken ist nicht vollständig identisch. Bei den Debitoren wurde das Regis- terkartenprinzip“ schon realisiert.

wurde das Regis- terkartenprinzip“ schon realisiert. Bei den Debitoren müssen bei zentraler Anlage zusätzlich
wurde das Regis- terkartenprinzip“ schon realisiert. Bei den Debitoren müssen bei zentraler Anlage zusätzlich

Bei den Debitoren müssen bei zentraler Anlage zusätzlich die Strukturen des Vertriebsberei- ches hinterlegt werden (Integration mit dem Modul SD). Damit werden dem Debitoren zusätz- liche Merkmale (Verkaufsorganisation, Vertriebsweg, Sparte) mitgegeben. Für diese Kriterien kann dann im Modul SD eine Verdichtung der Debitoren-Bewegungsdaten erfolgen.

Mit Hilfe der Verkaufsorganisation wird im IDES die regionale, nationale oder internationale Untergliederung des Marktes berücksichtigt. Alle Geschäftsvorfälle des Vertriebs werden stets innerhalb einer Verkaufsorganisation abgewickelt.

Vertriebswege definieren die Wege des Produktes zum Kunden (Absatzkanäle).

Mit Hilfe der Sparte können Sie bei einem breitgefächerten Produktspektrum Produkte oder Produktlinien zusammenfassen. Für jede Sparte können Sie kundenindividuelle

Vereinbarungen, z.B. über Teillieferungen, zur Preisfindung und über die Zahlungsbedingun- gen, treffen. Innerhalb einer Sparte können Sie statistische Auswertungen durchführen oder ein eigenes Marketing aufbauen. Innerhalb eines Vertriebsbereichs können Sie Auswertun- gen durchführen, in denen Sie z.B. den dort entstehenden Umsatz analysieren.

Die Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte bildet einen Vertriebs- bereich.

Verkaufsorganisation:

Die Verkaufsorganisation 1000 übernimmt den Vertrieb von Pumpen, Aufzügen, Beleuch- tung, Motorrädern, Fahrzeugen, und High-Tech Produkten. Die Verkaufsorganisation 1020 ist für Konsumgüter, für chemische und pharmazeutische Produkte und Kosmetika zuständig.

Vertriebsweg:

Vertriebsweg

Bezeichnung

10

Endkundenverkauf

12

Wiederverkäufer

14

Service

20

Handelsketten

22

Abnehmer Industrie

24

Abnehmer Pharma

Produktsparten:

Die im IDES verkaufbaren Materialien und Dienstleistungen sind folgenden Produktsparten zugeordnet:

Sparte

Produkt

00

Produkte aller Sparten

01

Pumpen

02

Motorräder

Für IDES-Deutschland sind die unten dargestellten Vertriebsbereiche vorgesehen. Man kann sich die zulässigen Vertriebsbereiche durch Anklicken von ‚Alle Vertriebsbereiche‘ ansehen. Gibt man eine nicht zulässige Kombination an, ist eine Anlage des Debitors nicht möglich.

Besondere Mußfelder beim Debitor: Allgemeine Daten   Transportzone passend zum Ort (Register Adresse)

Besondere Mußfelder beim Debitor:

Allgemeine Daten

 

Transportzone

passend zum Ort (Register Adresse)

Vertriebsbereichsdaten

 

Versandbedingung

Standard

Rechnungstermine

Fabrikkalender Deutschland Standard

Ausgangssteuer

1 (steuerpflichtig)

CPD-Konten:

Neben diesen normalen Kreditoren- bzw. Debitorenkonten gibt es auch sogenannte CPD- Konten. CPD ist die Abkürzung für Conto pro Diverse. Für einmalige Geschäfte mit einem Kreditor oder Debitor richtet man nicht jedesmal einen eigenes Konto (Stammsatz) ein, son- dern man richtet für alle diese Kreditoren oder Debitoren einen speziellen Stammsatz mit Hilfe der speziellen Kontengruppe ein. Die spezifischen Daten des Geschäftspartners, wie die Adresse und die Bankverbindung, werden nicht im Stammsatz, sondern im Beleg einge- geben. Ein CPD-Konto ist daher ein Konto, auf dem die Verkehrszahlen einer Gruppe von Geschäftspartnern ausgewiesen werden, mit denen nur einmal oder selten ein Geschäft ab- gewickelt wird.

Beispiel: Sie haben einem Debitor eine Rechnung zu schreiben, der ausnahmsweise Waren von Ihnen bezogen hat, da sein Hauptlieferant nicht liefern konnte. In einem solchen Fall werden Sie die Rechnung auf ein CPD-Konto buchen und keinen separaten Stammsatz an- legen. Beim Buchen auf ein CPD-Konto verzweigt das System automatisch auf ein Stamm- datenbild. Dort geben Sie die spezifischen Stammdaten für den Debitor ein, die gesondert innerhalb des Belegs gespeichert werden.

Aufgabe 6: Debitor zentral anlegen:

a) Legen Sie im Buchungskreis 1000 des Mandanten 901 einen zentralen Debitor an. Die Debitorennummer lautet 600XX und die Kontengruppe ‚Auftraggeber‘. Der Kunde be- zieht von unserem Unternehmen verschiedene Pumpen. Es handelt sich um einen End- kunden.

Geben Sie bitte beliebige Adressdaten und als Suchbegriff FH ein. Als Umsatzsteuer- Identifikation geben Sie als Umsatzsteuer-Nummer DE und eine beliebige 9-ziffrige Zahl an. Vergeben Sie als Zahlungsbedingung: Innerhalb von 14 Tagen – 3% Skonto, Inner- halb von 30 Tagen – 2% Skonto, Innerhalb von 45 Tagen – netto. Vergeben Sie eine Transportzone. Bei Versandbedingung tragen Sie ‚Standard‘ ein und einen Kundenbezirk, der zu den Adressdaten passt. Rechnungstermine: ‚Fabrikkalender Deutschland Stan- dard‘. Der Kunde ist voll steuerpflichtig.

b) Welche Funktion hat das Abstimmkonto?

c) Wodurch wird festgelegt, dass die Ust.Id.Nr. ein Mussfeld ist?

4.3.

Erfassung von Bewegungsdaten in der Finanzbuchhaltung

4.3.1 Vorbemerkungen

Belegprinzip

Eherne Grundregel der Buchhaltung: Kein Buchung ohne Beleg! Daran orientiert sich auch SAP. Letztendlich werden die immer noch vorhandenen Buchhaltungsbelege aus Papier in ein EDV-System übernommen, um sie besser auswerten zu können. Buchungen werden immer in Belegform gespeichert. Es gelten die Grundregeln der Buchhaltung: Soll- und Ha- benpositionen müssen Null ergeben, der Buchungsbeleg muss alle wichtigen Informationen enthalten, um ihn auswerten zu können (Periodenzuordnung über das Datum, Kontonummer, Betrag usw.). Jeder Beleg besteht aus einem Belegkopf und einer oder mehrerer Belegposi- tionen. Im Belegkopf werden alle Daten eingegeben, die für den gesamten Beleg gelten (z.B. Belegdatum, Buchungsdatum, Belegnummer usw.). Die Belegpositionen sind die einzelnen Soll- bzw. Habenbuchungen. In den Belegpositionen werden die Kontonummern, Beträge, Buchungsschlüssel usw. angegeben. Auch in der Kostenrechnung orientiert sich SAP am Belegprinzip, d.h. Sie finden auch „Kostenrechnungsbelege“.

Die wichtigsten Buchungen sind:

erfolgsneutrale Sachkontenbuchung

kreditorische Buchung

debitorische Buchung

4.3.2. Erfolgsneutrale Sachkontenbuchung

Bei der erfolgsneutralen Sachkontenbuchung werden 2 Bilanzkonten angesprochen, es han- delt sich um einen Aktivtausch oder einen Passivtausch, eine Bilanzverlängerung oder – verkürzung.

Aufgabe 7:

Aufnahme eines Kredites in Höhe von 1 Mio €. Der Geldeingang soll dem Postgirokonto zugute kommen. Bisher wurde noch kein Kredit in Anspruch genommen. Die Kreditverbindlichkeit soll auf einem eigenen Konto erfasst werden. Legen Sie dazu ein Konto „Bankverbindlichkeiten“ mit der Konto-Nr. 630XX an.

Buchungssatz: Bank an Kreditverbindlichkeiten

Prozesskette beim Durchführen einer Sachkontenbuchung

1. Vorhandensein der anzusprechenden Sachkonten prüfen

2. eventuell Sachkonto anlegen

3. Buchung durchführen

1.

Kontonummer des Postgirokontos feststellen

Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Stammdaten – Einzelbearbei- tung - Zentral

Mit Hilfe des Matchcodes ‚Sachkontenbezeichnung im Buchungskreis‘ die Sachkontennum- mer feststellen. Das Postgirokonto hat die Kontonummer 110000. Mit ‚Sachkonto anzeigen‘ oder entsprechendem Icon das Konto anzeigen.

Das Unternehmen hat bisher noch keinen Kredit in Anspruch genommen. Wir gehen davon aus, dass über Matchcode kein entsprechendes Verbindlichkeitskonto festgestellt wurde. Es muss ein Bilanzkonto für den Kredit angelegt werden.

2. Sachkonto anlegen

Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Stammdaten – Einzelbearbei- tung - Zentral

Legen Sie ein Konto „Bankverbindlichkeiten“ mit der Konto-Nr. 630XX an. Als Feldstatusgruppe kommen G005, G009, G019 und G032 in Frage. Bei G005 ist bei der anschließenden Buchung das Valutadatum (erfolgt automatisch), bei G009 das Fälligkeitsda- tum und bei G032 Valuta- und Fälligkeitsdatum und bei G019 weder noch zu pflegen.

3. Buchung durchführen:

Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Buchung – Sachkontenbeleg erfassen

Diese Sachkontenbuchung ist eine Enjoy-Transaktion. Das bedeutet, dass dies eine Einbild- transaktion ist. Dies bedeutet, dass damit Belege auf einem Bildschirm ohne Kontextverlust erfasst werden können. Die „Sachkontenbuchung Enjoy“ wird parallel zu den bereits vorhan- denen Erfassungstransaktionen (Allgemeine Buchung) angeboten.

Folgende Funktionen stehen Ihnen auf den Registerkarten zur Verfügung:

- Grunddaten

- Detail

Ampel
Ampel

Detail
Detail

Registerkarte Grunddaten Geben Sie das Belegdatum und das Buchungsdatum ein. Diese Eingaben sind Mußein- gaben. Sie können zu diesem Zeitpunkt die Währung wechseln.

Geben Sie in der Tabelle die Daten für die Belegpositionen ein. Als Belegpositionen wer- den die Soll-Buchung und die Haben-Buchung angesehen. Es sind selbstverständlich auch Buchungen mit mehrere Soll- und mehrere Habenpositionen möglich (Aufteilungs- buchungen).

Geben Sie für jede Belegposition Sachkontonummer, Soll/Haben und Betrag ein. Weitere Daten können durch den Verschieben des Reglers eingegeben werden. Bestätigen Sie durch Enter. Das System prüft die eingegebenen Daten und kennzeichnet eine geprüfte Belegposition durch in der Statusspalte der Tabelle.

Auf diesem Bild können Sie weitere Felder zur Sachkontenzeile, wie z. B. Zuordnungs- nummer, (Partner-)Geschäftsbereich, Kostenstelle oder Umrechnungskurs eingeben.

Um automatisch Steuern zu berechnen, markieren Sie das Ankreuzfeld Steuer rechnen. Beachten Sie, dass es sich bei dem eingegebenen Betrag um den Bruttobetrag handelt.

Wenn Eingaben fehlen, erhält man einen Warnhinweis und kann die Daten nachpflegen. Am besten durch Markieren der Zeile und Anklicken des Icons ‚Detail‘. Im vorliegenden Fall fehlte das Fälligkeitsdatum.

Durch ‚Zurück‘ kommt man wieder auf den Erfassungsbildschirm für die Buchung. Die Ampel neben dem

Durch ‚Zurück‘ kommt man wieder auf den Erfassungsbildschirm für die Buchung.

Die Ampel neben dem Register gibt den Belegsaldo in Belegwährung an:

rot - Saldo ist ungleich Null

gelb - ungeprüfter Zustand (Einstiegsstatus)

grün - Saldo ist gleich Null

Über die Funktion Simulieren onen der Datenaufbereitung bietet.

die Funktion Simulieren onen der Datenaufbereitung bietet. erhalten Sie eine Listanzeige, die Ihnen verschiedene Opti-

erhalten Sie eine Listanzeige, die Ihnen verschiedene Opti-

erhalten Sie eine Listanzeige, die Ihnen verschiedene Opti- Die Eingabe von Belegart, Ku rs, Umrechnungsdatum, übergrei

Die Eingabe von Belegart, Kurs, Umrechnungsdatum, übergreifender Nummer sowie Rech- nungs- und Buchungsdatum ist nur möglich, wenn Sie noch keine Position im Sachkontenbild erfaßt haben. Nach Erfassen der ersten Sachkontenposition ist auch eine Änderung der Be- legwährung, des Buchungskreises und des Sachkontos nicht mehr möglich. Wenn Sie die Daten ändern möchten, müssen Sie zuerst die Sachkontenpositionen löschen.

Im Beispiel ist der Geschäftsvorfall abgeschlossen, die Buchung wird durch ‚Beleg buchen‘ oder durch das Icon Sichern im System abgespeichert. Während des Buchungsvorganges

(das ganze wird als Transaktion bezeichnet, die einzelnen Teile des Buchungsvorganges sind im System als dynamische Programme [DYNPRO] abgespeichert) werden die Eingaben nur zwischengespeichert. Bei eventuellen Fehlern wird ein Roll-back durchgeführt.

4.3.3

Informationssystem

a) einzelnen Beleg gezielt anzeigen

Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Beleg - Anzeigen

benötigte Informationen:

- Belegnummer

- Buchungskreis

- Geschäftsjahr

Solange die Sitzung nicht unterbrochen wurde, wird die letzte Belegnummer automatisch angezeigt. Dies ist eine Möglichkeit, die Belegnummer der Buchung zu erhalten, wenn man sie bei der Buchung nicht notiert hat.

b) Kontensaldo anzeigen

Rechnungwesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Konto – Salden anzeigen

benötigte Informationen:

- Kontonummer

- Buchungskreis

- Geschäftsjahr

Wichtig: Starten der Transaktion über ‚Ausführen‘-Icon

- Kontonummer - Buchungskreis - Geschäftsjahr Wichtig: Starten der Transaktion über ‚Ausführen‘-Icon 50
- Kontonummer - Buchungskreis - Geschäftsjahr Wichtig: Starten der Transaktion über ‚Ausführen‘-Icon 50

Aufriß des monatlichen Saldos (einzelne Geschäftsvorfälle) durch Doppelklick

Saldos (einzel ne Geschäftsvorfälle) durch Doppelklick Hier können unter- schiedliche Spalten ausgewählt

Hier können unter- schiedliche Spalten ausgewählt werden, z.B. Anzeige der Kos- tenstellen-Nr.

Durch Doppelklick auf eine offene Position kann man sich den entsprechenden Buchungs- satz ansehen. Man erhält in der Regel die Soll-Seite der Buchung.

Man erhält in der R egel die Soll-Seite der Buchung. Doppelklick hier führt zum nächsten Bild

Doppelklick hier führt zum nächsten Bild (Übersicht über Soll- und Habenseite der Buchung):

Soll-Seite der Buchung. Doppelklick hier führt zum nächsten Bild (Übersicht über Soll- und Habenseite der Buchung):

c) einzelne Posten des Kontos anzeigen

In diesem Prozeß zeigen Sie die Hauptbuchpositionen für Ihr Aufwandskonto direkt an, d.h. ohne Aufriß über die monatlichen Salden.

Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Konto – Posten anzeigen/ändern

– Hauptbuc h – Konto – Posten anzeigen/ändern benötigte Informationen: - Buchungskreis - Kontonummer -

benötigte Informationen:

- Buchungskreis

- Kontonummer

- Auswahl der Posten – entsprechendes Feld markieren Transaktion über ‚Ausführen‘ starten.

Durch weitere Doppelklick’s auf die Zeilen mit der gewünschten Information erhält man im- mer detailliertere

Durch weitere Doppelklick’s auf die Zeilen mit der gewünschten Information erhält man im- mer detailliertere Informationen bis zum Beleg.

d) Saldenlisten

Die bisher dargestellten Informationsmöglichkeiten sind auf die Anzeige einzelner oder weni- ger Konten ausgerichtet. Will man sich einen Überblick über alle Konten verschaffen, emp- fiehlt es sich eine Saldenliste auszudrucken. Diese Saldenlisten dienen den Buchhaltern im Zuge der periodischen Abschlüsse (Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr) zur Abstimmung ihrer Konten. In SAP lassen sich eine Vielzahl von unterschiedlich strukturierten Saldenlisten defi- niert.

Saldenlisten werden über den folgenden Menüpfad aufgerufen:

Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Infosystem – Berichte zum Hauptbuch – Saldenlisten - Allgemein

In den folgenden Abbildungen sehen Sie einige Beispiele der vorhandenen Saldenlisten.

Liste „Sachkontensalden“

In den folgenden Abbildungen sehen Sie einige Beispiele der vorhandenen Saldenlisten. Liste „Sachkontensalden“ 53

Die Konten sind nach Geschäftsbereichen differenziert.

Liste „Summen- und Saldenliste“

differenziert. Liste „Summen- und Saldenliste“ Die beiden obigen Listen stellen die Konten in Form einer

Die beiden obigen Listen stellen die Konten in Form einer nach Kontonummern sortierten Liste bereit. Es erfolgt keine Strukturierung in Form von Bilanz- oder GuV-Positionen. In klei- neren Unternehmen wird noch oft auf Basis solcher Listen die Bilanz und GuV per Hand oder mittels Excel erstellt.

Liste „Strukturierte Saldenliste“

Excel erstellt. Liste „Strukturierte Saldenliste“ Bei der strukturierten Sa ldenliste werden die einzelnen K

Bei der strukturierten Saldenliste werden die einzelnen Konten nicht nach der Kontonummer fortlaufend ausgewiesen, sondern strukturiert nach Bilanz und GuV-Positionen. Dies bedeu- tet, dass man die Konten diesen Positionen zuordnen muß. Wie dies erfolgt, wird im Kapitel 4.4 Bilanz und GuV erklärt.

4.3.4

Kreditorische und debitorische Buchungen

Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle werden i.d.R. durch kreditorische oder debitorische Bu- chungen abgebildet.

Prozesskette beim Durchführen einer kreditorischen Buchung

1. Vorhandensein des Sachkontos prüfen

2. Vorhandensein des Kreditors prüfen

3. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen

4. Rechnung erfassen

5. Rechnungsbelege anzeigen

6. Kreditorensalden, Einzelposten und Belege anzeigen

7. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen

8. Hauptbuchpositionen (Aufwand) feststellen

Beispiel:

Buchung auf Aufwandskonto 472000; Kreditor: 61ZZ; Betrag: 47.600 € (brutto) (ZZ sind die beiden letzten Ziffern der Bildschirmnummer; ohne Bindestriche)

1. Sachkonto anzeigen

Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Stammdaten – Einzelbearbeitung – Zentral – Sachkonto anzeigen oder Anzeige-Icon anklicken

Sofern die Kontonummer nicht bekannt ist, muss das Konto über Matchcode gefunden wer- den.

2. Kreditorenkonto suchen

Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Stammdaten – Zentrale Pflege - Anzeigen

Matchcode verwenden, um über Kreditorenname usw. das Kreditorenkonto zu finden – hier nicht notwendig, da die Konto-Nr schon angegeben ist.

3. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen

Hinweis: Im Hauptbuch finden sich die Kreditorenverbindlichkeiten auf einem Abstimmkonto. Wo kann man nachsehen, um welches Abstimmkonto es sich handelt? Im Kreditorenstamm- satz! Merken muss man sich den Haben- bzw. den Kontensaldo.

4. Rechnung erfassen

Rechnungswesen - Finanzwesen - Kreditoren - Buchung - Rechnung

Die Buchungsmaske der kreditorischen Rechnung ist wie die Sachkontenbuchung eine En- joy-Transaktion und ähnlich aufgebaut. Der obere Bereich des Bildes bildet den Belegkopf ab. Alle hier eingegebenen Werte bezie- hen sich auf den gesamten Beleg. Im unteren Bereich des Bildes beginnt die Erfassung der Belegpositionen. Mußfelder sind an der blauen Schrift zu erkennen. Damit die Umsatzsteu- er automatisch ermittelt wird, muss unbedingt das Feld „Steuer rechnen“ markiert werden.

unbedi ngt das Feld „Steuer rechnen“ markiert werden. Folgende Eingaben sind zu tätigen: Feld Eingabe

Folgende Eingaben sind zu tätigen:

Feld

Eingabe

Kreditor

60ZZ (ZZ steht für die letzten Ziffern der Bildschirm-Nr.)

Rechnungsdatum

Bel. Datum im akt. Monat/Jahr (nicht in der Zukunft)

Buchungsdatum

Aktuelles Datum (autom.)

Währung/Kurs

EUR (automatisch)

Referenz

Rechnungsnummer des Kreditors (beliebig; Matrikel-Nr.)

Text

beliebig

Betrag

47.600

Steuer rechnen

Markieren

Steuerkennz.

VN (automatisch, wenn Kreditorenstammsatz o.k.)

Zahlungsbed.

werden aus Kreditorenstammsatz übernommen

Sachkonto

472000

S/H

Soll (voreingestellt)

Betrag

47.600

oder * (bei * Übernahme aus Betragsfeld)

Nach Eingabe aller Werte und Enter kann man an der Ampel (rechts neben dem Feld Saldo) erkennen, ob die Buchung in Ordnung ist. Man kann sich auch durch Simulieren die Buchung in folgendem Layout noch einmal ansehen.

die Buchung in folgendem Layout noch einmal ansehen. Buchen Sie die Rechnung durch Betätigen des Symbols

Buchen Sie die Rechnung durch Betätigen des Symbols Sichern. Das System bestätigt die Transaktion mit der Ausgabe einer Meldung und der Belegnummer. Notieren Sie sich die Belegnummer, damit Sie sie später verwenden können.

5. Rechnungsbelege anzeigen

Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Beleg – Anzeigen

benötigte Informationen:

-

Belegnummer

-

Buchungskreis

-

Geschäftsjahr

6.

Kreditorensalden, Einzelposten und Belege anzeigen

Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Konto – Salden

Sie zeigen das Kreditorenkonto sowie die monatlichen Salden des Kreditors an. Anschlie- ßend können Sie einen Aufriß auf die einzelnen Positionen durchführen, aus denen sich die Salden zusammensetzen. Anschließend kann man sich die Belege, die zuvor gebucht wur- den ansehen.

Benötigte Informationen:

- Kreditor

- Buchungskreis

- Geschäftsjahr

7. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen

siehe oben

8.

Hauptbuchpositionen (Aufwand) feststellen

siehe oben

Aufgabe 8: Kreditorische Buchung

a) Die IDES AG hat bei einem Unternehmen Material gekauft. Die Firma SKF Kugelmeier KGaA hat eine Rechnung über die Versandkosten in Höhe von 50.000 € (netto) ge- schickt. Die Versandkosten sollen auf Ihr Aufwandskonto 4721XX gebucht werden.

b) Welche weiteren Konten werden bei diesem Geschäftsvorfall noch bebucht?

Ausgangsrechnung buchen

Hier lautet der Buchungssatz: Forderungen an Umsatzerlöse

Bzw. bei Vorliegen einer Nebenbuchhaltung: Debitor an Umsatzerlöse

Die Umsatzerlöskonten befinden sich in der Kontenklasse 8 und das „normale“ Umsatzkonto „Umsatzerlöse Inland“ trägt die Kontonummer 800000. Dieses Konto ist allerdings kosten- rechnungsrelevant, so dass hier als zusätzliches Kontierungsmerkmal ein Bezugsobjekt der Kostenrechnung einzugeben ist.

Daher muss bereits an dieser Stelle kurz auf die Integration von Finanzbuchhaltung und Kos- tenrechnung eingegangen werden.

Exkurs: Integration Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung

Das gesamte Rechnungswesen besteht im Wesentlichen aus dem externen Rechnungskreis der Hauptbuchhaltung mit den gesetzlich vorgeschriebenen Nebenbüchern und dem internen Rechnungskreis der Kosten- und Erlösrechnung. Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung sind bei SAP als Einkreissystem ausgestaltet. Die Buchhaltung versorgt deshalb die Kosten- und Erlösrechnung mit allen Aufwands- und Erlösbuchungen.

Die Instrumente einer solchen Integration sind im Einzelnen

ein gemeinsamer, von Buchhaltung und Kostenrechnung nutzbarer Kontenplan.

ein durchgängiges Belegkonzept mit Einzelbelegverbuchung nach dem Realtime-Prinzip. Dies bedeutet im Detail, dass jede Buchung in der Finanzbuchhaltung einen Finanzbuch- haltungs-Beleg nach sich zieht. Dieser Beleg wird abgespeichert. Die Integration mit der Kostenrechnung führt dann dazu, dass ein weiterer Beleg (ein Kostenrechnungsbeleg) erzeugt und abgespeichert wird.

eine individuelle Eingabe von parallelen Kontierungsmerkmalen für Haupt- und Nebenbü- cher und Kosten- und Erlösrechnung. Objekte der Kostenrechnung wie Kostenstelle, Kos- tenträger, Auftrag etc. können als zusätzliche Kontierungsmerkmale in der FiBu mitgege- ben werden.

gegenseitiger Verrechnungsfluss von Buchhaltung in die Systematik der Kosten- und Er- lösrechnung und umgekehrt.

Abb. 10: Integration von Finanzbuchhal tung und Kostenrechnung (Quelle: SAP AG) Die Integration von Finanzbuchhaltung

Abb. 10: Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung (Quelle: SAP AG)

Die Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung bei den Stammdaten ist einer- seits dadurch gewährleistet, dass die Finanzbuchhaltung auf die in CO angelegten Stamm- sätze zurückgreifen kann (z.B. Kostenstellen, Kostenträger, Aufträge). Beim Buchen können– diese Objekte direkt angesprochen werden. Andererseits muss eine Verzahnung zwischen FI und CO auch auf der Ebene „Konto“ und „Kostenart“ erfolgen. In den SAP-Systemen ist dies so geregelt, dass eine 1:1-Beziehung zwischen kostenrechnungsrelevanten Sachkonten und Kostenarten bestehen muss. Zu jedem kostenrechnungsrelevanten Sachkonto wird eine (primäre) Kostenart mit der gleichen Nummer angelegt. SAP stellt dann über die Identität der Nummern die Beziehung zwischen Konto und Kostenart her. Ist keine Kostenart angelegt, können in der Buchung keine CO-Objekte angesprochen werden. Sind die entsprechenden Felder als Muss-Felder definiert, ist die Buchung erst möglich, wenn die entsprechende Kos- tenart angelegt wurde. Ist für ein Sachkonto eine Kostenart angelegt, muss bei jeder Bu- chung ein CO-Kontierungsobjekt eingegeben werden. Ein Objekt der Kostenrechnung wie Kostenstelle, Kostenträger, Auftrag etc. muss als zusätzliches Kontierungsmerkmal in der FiBu mitgegeben werden. Ist keine Kostenart angelegt, können in der Buchung keine CO- Objekte angesprochen werden. Im Fall der debitorischen Buchung ist dieses CO- Kontierungsmerkmal das PSP-Element.

Ein alternativer Lösungsansatz für die Zuordnung von Sachkonto und Kostenart besteht dar- in, im Sachkonten-Stammsatz ein Feld vorzusehen, in das die zugehörige Kostenart einge- pflegt wird. Dies hat den Vorteil, dass mehrere Sachkonten problemlos zu einer Kostenart zusammengefasst werden können bzw. die die Systematik der Kostenarten unabhängig von der Systematik der Sachkonten festgelegt werden kann. Die Lösung von SAP führt dagegen zu einer Vielzahl von Kostenarten sowie zu einer vollständigen Abhängigkeit der Kostenar- tenstruktur von der Sachkontenstruktur. Ein weiterer Nachteil der 1:1-Beziehung zwischen Sachkonten und Kostenarten tritt dann auf, wenn nationale Gesetze die Verwendung speziel-

ler Kontenpläne vorschreiben, wie dies z.B. in Frankreich der Fall ist. In diesen Fällen ist es sehr schwierig das betreffende Unternehmen in eine buchungskreisübergreifende Kosten- rechnung einzubeziehen, da dessen Kontenplan und damit die Kostenartenstruktur von der Kostenartenstruktur der übrigen Buchungskreise abweicht. Die Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung wird im Rahmen der Kosten- rechnung noch einmal aufgegriffen.

Außerdem sind bei der Erfassung debitorischer Vorfälle zwei weitere Organisationseinheiten von Bedeutung: Geschäftsbereich und Profit Center:

Wir lernen jetzt neben Buchungskreis und Kontenplan eine dritte Organisationseinheit im Modul FI kennen: den Geschäftsbereich. Ein Geschäftsbereich in der betriebswirtschaftli- chen Terminologie ist ein rechtlich nicht-selbständiger Teilbereich eines Unternehmens. I. d. R. ist er dadurch gekennzeichnet, dass in ihm sämtliche Funktionen (Einkauf, Produktion, Vermarktung usw) für ein Produkt oder eine Produktgruppe zusammengefasst sind (Objekt- prinzip, divisionale Organisation). Meist sind Geschäftsbereiche einer Sparte untergeordnet. Die Leiter der Geschäftsbereiche sind üblicherweise ergebnisverantwortlich. Daher muss für die Geschäftsbereiche eine Ergebnisrechnung erfolgen. Dies geschieht meist in Form der kurzfristigen Erfolgsrechnung als Teilgebiet der Kostenrechnung. Einheiten, für die eine in- terne Erfolgsrechnung erstellt wird, werden als Profit Center bezeichnet. In SAP wird unter Profit Center eine organisatorische Einheit des Controllings verstanden, die das Unterneh- men zum Zwecke der internen Steuerung gliedert. Für ein Profit Center können im Rahmen der KER interne Ergebnisse ermittelt werden.

Zunehmend wird jedoch vorgeschlagen, einzelne Geschäftsbereiche wie rechtlich selbstän- dige Unternehmen zu betrachten. Daher müssen für diese Geschäftsbereiche Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen erstellt werden (nur für interne Zwecke). Im SAP- Sprachgebrauch versteht man daher unter einem Geschäftsbereich eine nicht-selbständige organisatorische Einheit innerhalb eines Buchungskreises, für den trotzdem – aber nur für interne Zwecke - eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden soll. Der Geschäftsbereich ist daher ein weiteres Strukturkriterium innerhalb des Buchungskreises. Damit ist es möglich, alle Verkehrszahlen je Geschäftsbereich zu speichern und auszuwer- ten.

Diese beiden Organisationseinheiten müssen bei der debitorischen Buchung eingegeben werden, da sie sich nicht aus anderen Informationen ableiten lassen, die bei der Buchung erfasst werden. Bei Aufwandsbuchungen können Profit Center und Geschäftsbereich auto- matisch abgeleitet werden, da sie im Kostenstellenstammsatz hinterlegt werden und damit aus der Kostenstellennummer abgeleitet werden können.

Die wichtigsten Belegarten und Buchungsschlüssel:

Belegart

Bedeutung

Verwendung für:

DR

Debitorenrechnung

Ausgangsrechnung an Kunden

DZ

Debitorenzahlung

Zahlungseingang vom Kunden

KR

Kreditorenrechnung

Eingangsrechnung von Lieferant

KZ

Kreditorenzahlung

Zahlungsausgang an Lieferant

SA

Sachkonten allgemein

erfolgsneutrale Sachkontenbuchung

Buchungsschlüssel

Bedeutung

40

Sachkontenbuchung Soll, Sollbuchung bei kreditorischer Bu- chung

50

Sachkontenbuchung Haben, Habenbuchung bei debitorischer Buchung

01

debitorische Rechnung (Soll)

31

kreditorische Rechnung (Haben)

Aufgabe 9: Buchung einer Ausgangsrechnung

Das Unternehmen IDES AG hat der Firma PHUNDIX KG in Frankfurt Produkte verkauft. Es handelt sich um Eigenerzeugnisse. Der Rechnungsbetrag lautet auf 23.800 € (brutto). Die Produkte wurden vom Profit Center 9999 im Geschäftsbereich 2000 verkauft. Als PSP- Element ist E-9990 einzutragen.

4.4

Bilanz und GuV

Auch hinsichtlich Bilanz und Guv sind im IDES mehrere Berichte zu finden. Der Menüpfad entspricht weitgehend dem Menüpfad bei den Saldenlisten. Bilanz- und GuV-Informationen findet man durch Rechnungswesen - Finanzwesen – Hauptbuch – Infosystem – Berichte zum Hauptbuch – Bilanz/GuV/Cash flow – Allgemein

Wählt man unter Ist-Ist-Vergleiche den Eintrag Bilanz/GuV aus, erhält man die folgende Bi- lanz und GuV angezeigt. Bitte geben Sie im Auswahlbildschirm unbedingt die Nummer des Buchungskreises an, da Sie nur so eine Gesamtbilanz für den Buchungskreis und damit das betrachtete Unternehmen erhalten. Geben Sie für die Bilanz/GuV-Struktur unbeding INT an, da nur diese Struktur die Konten des verwendeten Kontenplanes INT verwendet. Wenn Sie eine andere Struktur angeben, werden Konten anderer Kontenpläne herangezogen, mit de- nen wir nicht arbeiten.

Sie eine andere Struktur angeben, werden Kont en anderer Kontenpläne herangezogen, mit de- nen wir nicht

Klassische Liste:

Klassische Liste: Grid Control: Tree Control: 63

Grid Control:

Klassische Liste: Grid Control: Tree Control: 63

Tree Control:

Klassische Liste: Grid Control: Tree Control: 63

Um eine solche Bilanz und Guv zu erstellen, reicht es nicht aus, die entsprechenden Konten nur anzulegen und zu bebuchen, da die einzelnen Konten zu Bilanz- und Guv-Positionen verdichtet werden. Will man daher eine Bilanz und eine GuV automatisiert erstellen, muß man

a) eine entsprechende Bilanz- und GuV-Struktur erstellen und

b) die Konten den einzelnen Bilanz- oder GuV-Positionen zuordnen.

Wird ein Konto nach der Stammdatenanlage keiner Bilanz- oder GuV-Position zugeordnet, fehlt es in der entsprechenden Bilanz- oder GuV-Position und wird zunächst unter der Positi- on „nicht zugeordnete Konten“ ausgewiesen. Beispiel: Konto 472002 wurde neu angelegt!

ausgewiesen. Beispiel: Konto 472002 wurde neu angelegt! In der obigen Abbildung fehlt das Konto unter der

In der obigen Abbildung fehlt das Konto unter der Position Post und Versand. Die Hardcopy unten zeigt das Konto unter den nicht zugeordneten Konten.

unten zeigt das Konto unter den nicht zugeordneten Konten. a) Erstellung der Bilanz- und GuV-Struktur Die
unten zeigt das Konto unter den nicht zugeordneten Konten. a) Erstellung der Bilanz- und GuV-Struktur Die

a) Erstellung der Bilanz- und GuV-Struktur

Die erstmalige Definition der Bilanz und Guv-Struktur erfolgt zweckmäßigerweise im Custo- mizing. Dabei ist im Einführungsleitfaden folgender Menüpfad zu durchlaufen:

Finanzwesen – Hauptbuchhaltung – Geschäftsvorfälle – Abschluss – Dokumentieren – Bi- lanz-/GuV-Strukturen definieren

Werden später nur noch einzelne Konten hinzugefügt, kann die Zuordnung dieser Konten auch direkt im Rahmen der Anlage des Sachkontos erfolgen und zwar mit dem Button Bi- lanz/GuV-Struktur bearbeiten (siehe dazu auch die Hardcopy auf S. 23 des Skripts).

Im Beispiel wird eine GuV-Position – nämlich Post und Versand – als weitere Untergliede- rung im Rahmen der Übrigen sonstigen betrieblichen Aufwendungen hinzugefügt. Man positioniert den Cursor auf die Position, nach der man eine neue Position einfügen will und aktiviert den Button Positionen anlegen.

Cursor auf die Position, nach der man eine neue Position einfügen will und aktiviert den Button

b) Zuordnung der Konten

Die Zuordnung der Konten kann sowohl im Rahmen des Customizing als auch im Rahmen der Sachkontenstamm-Anlage erfolgen. Eine Zuordnung im Rahmen des Customizing wird man bevorzugen, wenn man eine komplette Struktur definiert. Eine Zuordnung im Rahmen der Stammdaten-Anlage wird man bevorzugen, wenn man nachträglich einzelne Konten ein- richtet. Aus Effizienzgesichtspunkten empfiehlt es sich, den einzelnen Positionen bestimmte Nummernintervalle zuzuordnen. Dann sind Konten, die man später im Rahmen dieses Nummernintervalles anlegt, automatisch der Bilanz- oder GuV-Position zugeordnet. Dies be- deutet aber gleichzeitig, dass die Struktur von Bilanz und GuV mit der Struktur des Konten- plans abzustimmen ist.

Im Folgenden wird gezeigt, wie man Konten im Rahmen des Customizing zuordnet:

gezeigt, wie man Konten im Rahmen des Customizing zuordnet: Hat man die Struktur definie rt, kann

Hat man die Struktur definiert, kann man Konten zuordnen, indem man die entsprechende Position anklickt und den Button Konten zuordnen aktiviert. In der Eingabemaske kann man dann einzelne Konten oder Nummernbereiche eingeben. Beachten Sie bitte, dass Sie defi- nieren können und müssen, ob nur die Sollseite (S), nur die Habenseite (H) oder der Saldo (durch Anklicken von S und H) übernommen werden sollen. Welche Einstellungen hier getä- tigt werden müssen hängt u. a. davon ab, wie Stornierungen etc. erfolgen.

Werden im Rahmen der laufenden Arbeiten in der Buchhaltung nur unregelmäßig neue Kon- ten angelegt, kann die Zuordnung der Konten zur Bilanzstruktur oder eine Veränderung der Bilanzstruktur auch aus der Maske der Stammdaten-Anlage heraus erfolgen. Die Zuordnung des Kontos erfolgt dann im Anschluss an das Anlegen des Kontos.

Hat man die für die Anlage des Kontos erfo rderlichen Angaben getätigt, klickt man auf

Hat man die für die Anlage des Kontos erforderlichen Angaben getätigt, klickt man auf den Button Bilanz/GuV-Struktur bearbeiten. Es erfolgt eine Abfrage, ob die geänderten Daten gesichert werden sollen. Diese Sicherung muss erfolgen, da ansonsten die eingegebenen Daten verlorengehen. Anschließend wählt man die Bilanz-/GuV-Struktur aus, der man das Konto zuordnen will (im Buchungskreis 1000 – INT; siehe unten).

zuordnen will (im Buchungskr eis 1000 – INT; siehe unten). Das System verzweigt in das Bild

Das System verzweigt in das Bild mit der Bilanzstruktur (siehe Customizing), man wählt die Position, der das Konto zugeordnet werden soll und fügt das Konto über Konten zuordnen den Konten der Position hinzu.

In der folgenden Hardcopy sieht man das Er gebnis: Das Konto 472002 wir d nicht

In der folgenden Hardcopy sieht man das Ergebnis: Das Konto 472002 wird nicht mehr unter den nicht zugeordneten Konten geführt, sondern unter der GuV-Position Post und Versand.

wir d nicht mehr unter den nicht zugeordneten Konten geführt, sondern unt er der GuV-Position Post

5.

Komplexe Geschäftsprozesse

5.1. Lieferantenbestellung abwickeln

Prozesskette

1. Materialbestellung erfassen

2. Wareneingang erfassen

3. Wareneingang anzeigen (direkt nach Erfassung)

4. Eingangsrechnung erfassen

5. Anzeigefunktionen

- Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus MM)

- Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus FI)

- Kontensalden nach der Rechnungsbuchung anzeigen

6. Ausgangszahlung mit Scheckbearbeitung erfassen

7. Kontensalden nach Zahlung anzeigen

Beispiel:

Der Einkauf der IDES Deutschland bestellt Zukaufteile. Es soll sich um eine normale Bestel- lung für das Werk in Hamburg handeln. Das Material ist zunächst für das Materiallager (La- gerort 0001) bestimmt. Die Bestellung wird von der Einkäufergruppe Dietl (001) abgewickelt. Das Material wird beim Lieferanten 60ZZ (ZZ = letzte beiden Ziffern der Bildschirm-Nr.) be- stellt.

Um gegenseitige Blockierungen zu vermeiden, bestellt die

 

Stückzahl

Material

Preis

1. Reihe

5

Stück

Zylinderköpfe (Material V10)

50

2. Reihe

5

Stück

Flachdichtungen (100-120)

20

3. Reihe

5

Stück

Rohling für Laufrad GG (100-210)

50

4. Reihe

5

Stück

Sechskantschraube (100-130)

0,5 €

Überblick über die Einkaufsstrukturen IDES Deutschland:

Werksstruktur

Werk

Bezeichnung

Schwerpunkt

1000

Hamburg

diskrete Fertigung

1100

Berlin

Prozessfertigung

1200

Dresden

Serienfertigung

1300

Frankfurt

Kundeneinzelfertigung

1400

Stuttgart

Serviceleistungen

Struktur der Lagerorte

Werk

Lagerort

Bezeichnung

1000

0001

Material

1300

0002

Fertigwaren

1400

0003

Wareneingang

0004

FHM

0005

Gefahrstoffe

0006

Außenlager

0088

Warenhaussortiment

1.

Materialbestellung erfassen

Bei diesem integrierten Geschäftsprozess bildet die Bestellung die erste Komponente. Hier werden alle Informationen über das Produkt eingegeben, das gekauft werden soll.

Logistik – Materialwirtschaft – Einkauf – Bestellung – Anlegen – Lieferant bekannt

Da die Einkäufer in der Regel die Bestellungen im Rahmen gleicher Organisationsstrukturen (Buchungskreis, Werk, Einkäufergruppe etc.) abwickeln, kann man diese Einstellungen in SAP fest hinterlegen. Das bedeutet, dass diese Eingaben nicht immer wieder eingegeben werden müssen. Die Masken zur Pflege der oben genannten Vorschlagswerte werden durch den Button Pers. Einstellung aufgerufen und anschließend durch die Registerkarte Vor- schlagswerte aktiviert

durch die Registerkarte Vor- schlagswerte aktiviert Erste Eingabe bei der Bestellung ist der Lieferant !! 70
durch die Registerkarte Vor- schlagswerte aktiviert Erste Eingabe bei der Bestellung ist der Lieferant !! 70

Erste Eingabe bei der Bestellung ist der Lieferant !!

Die Bestellmaske enthält 3 Bereiche (Bestellkop f, Positionsübersicht und Positionsdetail), die mittels dieser Icons
Die Bestellmaske enthält 3 Bereiche (Bestellkop f, Positionsübersicht und Positionsdetail), die mittels dieser Icons

Die Bestellmaske enthält 3 Bereiche (Bestellkopf, Positionsübersicht und Positionsdetail), die mittels dieser Icons angezeigt oder ausgeblendet werden können.

Wenn die folgenden Daten nicht unter „Pers. Einstellungen hinterlegt sind, müssen sie im Bestellkopf im Register OrgDaten eingegeben werden:

Feld

Daten

Einkaufsorg

IDES Deutschland

Einkäufergruppe

Dietl

Buchungskreis

IDES AG

In der Positionsübersicht sind in der Registerkarte Lieferung/Rechnung folgende Eingaben zu tätigen:

Feld

Daten

Material

V10

Bestellmenge

5

Nettopreis

50

Währung

EUR

Werk

1000

Lagerort

0001

Sichern Sie die Bestellung. Das System blendet die Bestellnummer ein. Notieren Sie sich diese Nummer zur späteren Verwendung.

Fehler werden durch dieses Symbol angezeigt. Durch Anklicken wird die Fehlermeldung ein- geblendet.

Durch Anklicke n wird die Fehlermeldung ein- geblendet. Man kann die Fehlermeldungen abarbeiten, indem man Sie
Durch Anklicke n wird die Fehlermeldung ein- geblendet. Man kann die Fehlermeldungen abarbeiten, indem man Sie

Man kann die Fehlermeldungen abarbeiten, indem man Sie markiert und dann Enter eingibt.

Fehlermeldung ein- geblendet. Man kann die Fehlermeldungen abarbeiten, indem man Sie markiert und dann Enter eingibt.

Die letzte angelegte Bestellung kann man sich mit Logistik – Materialwirtschaft – Einkauf – Bestellung – Anzeigen ansehen. Allerdings sind die Felder für Eingaben gesperrt. Will man eine andere Bestellung ansehen, muss man den Button „Bestellung - Andere Bestellung“ anklicken. Dieser ermöglicht die Eingabe der Bestellnummer bzw. Matchcodesuche

die Eingabe de r Bestellnummer bzw. Matchcodesuche 2. Wareneingang erfassen Die zweite Komponente ist der

2. Wareneingang erfassen

Die zweite Komponente ist der Wareneingang. Um einen Wareneingang zu erfassen, wählen Sie folgende Menüfolge:

Logistik - Materialwirtschaft – Bestandsführung - Warenbewegung – Wareneingang – Zur Bestellung – WE zur Bestellung (MIGO) oder Bestell-Nr. bekannt

Sie erhalten die folgende Maske. Wichtig ist, dass der obige Aufruf zu einer Vielzahl von Transaktionen führen kann (z.B. Anzeigen Wareneingang, Erfassen einer Nachlieferung etc.). Der konkrete Geschäftsvorgang kann in der Drop-Down-Liste links oben ausgewählt werden. Das System merkt sich immer die letzte Einstellung.

werden. Das System merkt sich immer die letzte Einstellung. Geben Sie die Bestellnummer ein und wählen
werden. Das System merkt sich immer die letzte Einstellung. Geben Sie die Bestellnummer ein und wählen

Geben Sie die Bestellnummer ein und wählen Sie Enter. Die entsprechende Bestellung wird angezeigt

Bestell-Nummer vergessen ?! Anstatt die Bestellnummer manuell ei nzugeben, können Sie auch das Feld Bestellung

Bestell-Nummer vergessen ?! Anstatt die Bestellnummer manuell einzugeben, können Sie auch das Feld Bestellung frei lassen und eine Matchcode-Suche vornehmen. Es erscheint das Dialogfenster mit den zur Verfügung stehenden Matchcodes. Wählen Sie z.B. „Einkaufsbelege zum Lieferant“. Geben Sie die Lieferantennummer ein. Sie erhalten eine Liste von Bestellungen aus. Wählen Sie die gewünschte Bestellung aus.

Mit Einstellungen – Vorschlagswerte können Sie auch beim Wareneingang Einstellungen vornehmen, die in Zukunft vorgeschlagen werden. Dies ist sinnvoll, wenn ein Sachbearbeiter immer nur Wareneingänge für ein bestimmtes Werk erfasst. Für den Lehrbetrieb ist dies nicht sinnvoll, da Wareneingänge für unterschiedliche Werke erfasst werden. Es ist lediglich sinn- voll, den Schalter „OK in Zukunft vorschlagen“ zu markieren, da ansonsten jede Bestellposi- tion angeklickt werden muss und mit OK markiert werden muss.

tion angeklickt werden muss und mit OK markiert werden muss. Beachten Sie die Voreinstell ung der

Beachten Sie die Voreinstellung der Bewegungsart mit 101. Bewegungsart: Schlüssel für die Art der Materialbewegung (z.B. Wareneingang, Waren- ausgang, Umlagerung). Abhängig von der Bewegungsart findet das System vorgegebene Buchungsregeln zum Bebuchen von Konten der Finanzbuchhaltung (Bestands- und Ver- brauchskonten) und zum Fortschreiben von Bestandsfeldern im Materialstammsatz.

Falls Sie bei der Bestellung vergessen haben, den Lagerort anzugeben, tragen Sie diesen im unteren
Falls Sie bei der Bestellung vergessen haben, den Lagerort anzugeben, tragen Sie diesen im
unteren Teil der Maske bitte nach.

Durch Bestätigung (Kennzeichen OK markieren) der vorgeschlagenen Menge aktualisiert der Wareneingang automatisch sowohl die Mengenwerte im Bestand als auch die €-Werte in der Bilanz. In unserem Beispiel ist die erhaltene Menge und die bestellte Menge identisch. Wählen Sie Buchen bzw. Sichern nachdem alle Bestellpositionen mit OK versehen sind. Kli- cken Sie auf den Button Übersicht ein und notieren Sie die Belegnummer des Materialbele- ges, die im linken Bildschirm angegeben ist.

Button Übersicht ein und notieren Sie die Belegnummer des Materialbele- ges, die im linken Bildschirm angegeben

3.

Wareneingang anzeigen (direkt nach Erfassung)

Logistik – Materialwirtschaft – Bestandsführung – Materialbeleg - Anzeigen

Die Nummer des letzten bearbeiteten Materialbelegs wird vorgeschlagen. Ist dies nicht der Fall, geben Sie die notierte Nummer des Wareneingangsbelegs ein oder versuchen eine Matchcode-Suche. Bestätigen Sie durch Enter.

Durch Anklicken „Kopf-Icons“ erhalten Sie die allgemeinen Daten des Beleges, das „Über- sichts-Icon“ zeigt die Positionen (wie unten gezeigt).

sichts-Icon“ zeigt die Positionen (wie unten gezeigt). Wählen Sie „Übersicht“ und anschließend Umfeld –

Wählen Sie „Übersicht“ und anschließend Umfeld – RW-Belege oder klicken Sie auf den But- ton RW-Belege, um sich die Rechnungswesenbelege anzusehen. Im jetzt erscheinenden Dialogfenster wählen Sie Buchhaltungsbeleg mit Doppelklick aus.

wählen Sie Buchhaltungsbeleg mit Doppelklick aus. Das System zeigt Ihnen den folgenden Buchhaltungsbeleg: 76

Das System zeigt Ihnen den folgenden Buchhaltungsbeleg:

Wenn Sie einen Doppelklick auf die erste der beiden Position en des Buchhaltungsbelegs ausführen, erhalten

Wenn Sie einen Doppelklick auf die erste der beiden Positionen des Buchhaltungsbelegs ausführen, erhalten Sie nähere Informationen zur Soll-Buchung. Führen Sie einen Doppel- klick auf die zweite Zeile aus, erhalten Sie Informationen zur Haben-Buchung. Im Feld Zu- ordnung sehen Sie die ursprüngliche Bestellnummer, so daß Sie sich diese notieren und an- sehen können.

4.

Eingangsrechnung erfassen

Die letzte Komponente Ihres Prozesses ist der Eingang der Kreditorenrechnung. Für die Er- fassung der Rechnung müssen Sie nur eine minimale Datenmenge eingeben. Wenn die Mengen und Werte der Bestellung, des Wareneingangs und der Rechnung übereinstimmen, können Sie die Rechnung nach Buchung der Eingangsrechnung bezahlen. Wenn bezüglich dieser Mengen und Werte irgendwelche Diskrepanzen bestehen, ist die Rechnung gesperrt und kann nicht bezahlt werden. Da die Rechnung ihre Verbindlichkeiten erhöht, hat sie wie- derum Auswirkungen auf die Buchhaltung, die Bilanz (in der Kreditorenbuchhaltung) und das Cash Management.

Logistik - Materialwirtschaft – Logistik-Rechnungsprüfung – Belegerfassung – Eingangsrech- nung hinzufügen

Falls ein Dialogfeld für den Buchungskreis erscheint, geben Sie den Buchungskreis 1000 an. Wählen Sie im Feld Vorgang „Rechnung“ aus.

Geben Sie in diesem Bild folgende Daten ein:

Feld Daten Belegdatum Rechnungsdatum des Kreditors Buchungsdatum aktuelles Datum Referenz Rechnungsnummer des
Feld
Daten
Belegdatum
Rechnungsdatum des Kreditors
Buchungsdatum
aktuelles Datum
Referenz
Rechnungsnummer des Kreditors
Bestellung
Bestellnummer

Stellen Sie in der Praxis sicher, daß das Buchungsdatum der Rechnung nach dem Lieferda- tum liegt. Wenn Ihr Rechnungsdatum vor dem Lieferdatum liegt, sperrt das System aufgrund

einer Zeittoleranz automatisch die Zahlung der Rechnung. Diese Sperre verhindert, daß Sie eine verfrühte Zahlung für ein Material vornehmen, das entweder zu früh geliefert oder zu früh in Rechnung gestellt wurde. Das System schlägt im Positionsübersichtsbereich die abzurechnenden Beträge entspre- chend der erfolgten Wareneingänge vor. Sie können während der Rechnungserfassung die Belegnummer (der Bestellung) jederzeit noch ändern, das System schlägt dann die abzu- rechnenden Positionen des anderen Beleges vor.

Im rechten oberen Bereich sehen sie