Einführung in SAP® R/3®

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Module: FI / CO / MM / SD (Ausschnitte)
Release Enterprise

Prof. Dr. Joachim Buch

SAP, SAP Logo, R/2, R/3, mySAP.com, mySAP.com Logo und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die
entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle
anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen.

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Gliederung

1. Einführung in das SAP® R/3®-System

1.1. Allgemeines
1.2. Anpassung an betriebsindividuelle Strukturen
1.3. Module des Systems

2. SAP – Ordnungsbegriffe in FI/CO

3. Einführung in die Systembedienung

3.1. An- und Abmelden
3.2. Das R/3-Fenster
3.3. Matchcode
3.4. IDES®

4. Grundfunktionen der Finanzbuchhaltung

4.1. Grundsätzlicher Aufbau der Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung
4.1.1 Konto als zentrales Objekt der Finanzbuchhaltung
4.1.2 Organisation der Finanzbuchhaltung als Haupt- und Nebenbuchhaltung
4.1. Strukturen / Stammdaten der Finanzbuchhaltung
4.2.1. Anlegen / Ändern / Anzeigen Sachkonto
4.2.2. Anlegen Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten
4.2.2.1. Zentrale Pflege versus Pflege in FI
4.2.2.2. Anlegen von Kreditorenstammdaten - Zentrale Pflege
4.2.2.3. Anlegen von Debitorenstammdaten – Zentrale Pflege
4.3. Erfassen von Bewegungsdaten in der Finanzbuchhaltung
4.3.1 Vorbemerkungen
4.3.2 Erfolgsneutrale Sachkontenbuchung
4.3.3 Informationssystem
4.3.4 Kreditorische und debitorische Buchungen
4.4. Bilanz und GuV

5. Komplexe Geschäftsprozesse
5.1. Lieferantenbestellung abwickeln
5.2. Kundenauftrag bearbeiten

6. Grundfunktionen der Kostenrechnung

6.1 Integration Finanzbuchhaltung – Kostenrechnung
6.2. Strukturen / Stammdaten
6.1.1 Kostenarten
6.1.2. Kostenstellen / Kostenstellenhierarchie
6.1.3. Leistungsart
6.1.4. statistische Kennzahlen
6.2. Informationssystem
6.3. Primärkosten erfassen
6.4. Innerbetriebliche Leistungsverrechnung
6.4.1. Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung
6.4.2. Permanente Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung
6.4.2.1. Umbuchung von Kosten
6.4.2.2. Direkte Leistungsverrechnung
6.4.3. Periodische Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

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Literatur:

Pflichtlektüre:

Hildebrand, Knut / Rebstock, Michael, Betriebswirtschaftliche Einführung in SAP R/3, Mün-

chen, Wien 2000 oder spätere Auflagen, Oldenbourg, S. 13 - 119

als Überblick über alle Module:

Möhrlen, Regine / Kokot, Friedrich, SAP R/3 – Kompendium, Haar bei München 1998 oder
spätere Auflagen, Markt und Technik-Verlag

Kostenrechnung / Controlling:

Brück, Uwe / Raps, Alfons, Gemeinkosten-Controlling mit SAP, Bonn, 2004

Klenger, Franz / Falk-Kalms, Ellen, Kostenstellenrechnung mit SAP R/3, Braunschweig /

Wiesbaden 3. A., 2001 oder spätere Auflagen, Vieweg-Verlag

http://help.sap.com – SAP R/3 and R/3 Enterprise – SAP R/3 Release 4.6 C

betriebswirtschaftliche Grundlagen:

Bea, Franz Xaver, Rechnungswesen, Grundbegriffe, in: Handwörterbuch der Betriebswirt-

schaftschaftslehre (HWB), 5. A., Sp. 3697 – 3715

Brink, Hans-Josef, Kostenstellen und Kostenstellenrechnung, in: HWB, 5. A., Sp. 2376-2385

Schierenbeck, Henner, Innerbetriebliche Leistungen, in:HWR, 3. A., Sp 910-920

Olfert, Klaus, Kostenrechnung, 13. A., 2003 oder später

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1. Einführung in das SAP R/3-System

1.1. Allgemeines

SAP® R/3® ist eine Standardsoftware, die sowohl alle betriebswirtschaftlichen Funktionsbe-
reiche abdeckt als auch in allen Branchen eingesetzt werden kann. Ein wesentlicher Vorteil
des Systems besteht darin, dass die gegenseitigen Abhängigkeiten der betriebswirtschaftli-
chen Funktionsbereiche in der Standardsoftware berücksichtigt sind. Solche EDV-Systeme
werden als integrierte System bezeichnet.

SAP – steht für Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung - war eines
der ersten Softwarehäuser, das ein betriebswirtschaftliches Programmpaket entwickelte, das
„realtime“ arbeitete. Realtime bedeutet, dass die Daten, sofort nach der Eingabe verarbeitet
werden. Gegensatz ist „Batch“, in diesem Fall werden die Daten gesammelt und zu be-
stimmten Zeitpunkten (meistens nachts) weiterverarbeitet. Der wesentliche Vorteil von Real-
time-Anwendungen besteht darin, dass die Informationen den Empfängern direkt nach der
Eingabe zur Verfügung stehen. R/3 bedeutet also eine Realtime-Anwendung; die 3 steht für
die Standardsoftware, die auf Client-Server-Systemen eingesetzt wird. Das „Vorgängermo-
dell“, das für Großrechner konzipiert war, heißt R/2.

SAP-R/3 ist eine Standardsoftware für eine Client-Server-Architektur. Als Client-Server-

Architektur wird ein dezentrales Rechner-Konzept bezeichnet, bei dem die Verarbeitung auf
mehreren, unterschiedlichen Plattformen erfolgt. Der Server stellt verschiedene Dienste zur
Verfügung, die vom Client in Anspruch genommen werden. Beispielsweise übernimmt ein
spezialisierter Datenbankserver die Suche in umfangreichen Datenbeständen. In R/3 lassen
sich grob drei Funktionsbereiche untergliedern: Präsentation, Anwendungslogik und Daten-
haltung.

Seit etwa Anfang 1999 bemüht sich die SAP die Zahl der Ansprechpartner in der Hochschul-
landschaft zu reduzieren. Sie hat dazu mit einigen Hochschulen (Uni Magdeburg, Technische
Universität München) so genannte Hochschulkompetenzzentren (HCC) gegründet, die die
Versorgung der angeschlossenen Hochschulen übernehmen. Das HCC stellt die Hardware
zur Verfügung und betreibt das R/3-System. Die Hochschulen greifen via Internet zu. HCC’s
werden von SAP wie ein Konzern behandelt. Seit WS 2003/2004 ist die FH Ludwigshafen
dem HCC Magdeburg angeschlossen. Installiert ist das Release 4.7 C.

1.2. Anpassung an betriebsindividuelle Strukturen

SAP als branchenneutrale Standardsoftware weist eine Fülle von Funktionalitäten auf. Aus
diesem Angebot muss jedes Unternehmen die Funktionen auswählen, die seine betriebsindi-
viduellen Fragestellungen und Probleme lösen helfen. Die Einstellung / Anpassung des SAP-
Systems an die betrieblichen Erfordernisse des jeweiligen Unternehmens wird Customi-
zing® genannt. Damit wird die unternehmensneutral ausgelieferte Funktionalität des Sys-
tems den spezifischen betriebswirtschaftlichen Anforderungen des einzelnen Unternehmens
angepasst. Im Rahmen des Customizing werden hauptsächlich Tabellen eingestellt, die das
System steuern. In R/2® musste man diese Tabellen noch direkt pflegen (also z.B. Tabellen-
name und Spaltenbedeutung wissen); in R/3 erfolgt das Customizing ohne direkten Bezug
auf die Tabellen. Im Customizing ist wichtig, dass die richtigen Abläufe in der richtigen Rei-
henfolge durchgeführt werden, da die Daten, die im Rahmen des Customizing eingepflegt

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werden, aufeinander aufbauen. Deshalb hat SAP eine Struktur hinterlegt, die als Einfüh-
rungsleitfaden bezeichnet wird.

Die wachsende Unübersichtlichkeit des Programmpaketes hat SAP weiterhin veranlasst, im

Rahmen der Customizing-Funktionalitäten einen Strukturierungselemente für die Einführung
und Veränderung/Erweiterung des R/3 Systemes mitzuliefern (Vorgehensmodell). Weiterhin
werden Werkzeuge für die Systemeinstellung und deren Dokumentation bereitgestellt.

Im Rahmen des Customizing müssen z.B. die Währung, die Geschäftsjahresvariante, Num-
mernkreis für Buchungen und Kostenrechnungsbelege usw. eingestellt werden.

1.3. Module des Systems

SAP deckt alle betriebswirtschaftlichen Funktionsbereiche ab. Alle wesentlichen Funktions-

bereiche sind als eigenständiges Modul vorhanden (vgl. Abb. 1).

SD FI
Sales & Financial
Distribution Accounting
MM CO
Materials
Mgmt. Controlling
PP AM
R/3
Production Fixed Assets
Planning Mgmt.

QM
Quality
Client / Server PS
Project
Manage-
ment PM
ABAP/4 WF
System

Plant Main- Workflow

tenance
HR IS
Human Industry
Resources Solutions

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R/3 Modul Bezeichnung Verwendung

BC Basic grundlegende Steuerung des

Systems
FI Financials Finanzbuchhaltung / Erstellung
des Jahresabschlusses
AA Asset Accounting Verwaltung der Anlagen; Anla-
genbuchhaltung
CO Controlling
PS Project System Planung und Kontrolle von Pro-
jekten (F&E, Anlagenbau)
OC Office and Communication
IS Industries Solutions spezielle Branchenlösungen
MM Material Management Unterstützung für Einkauf und
Logistik
PP Production Planning Unterstützung für die Arbeitsvor-
bereitung
PM Plant Maintenance Instandhaltung
SD Sales and Distribution Vertriebsunterstützung

Abb. 1: Module im SAP-System

Die funktionsorientierten Module (z.B. FI, HR, SD) werden ergänzt durch spezielle Anwen-
dungen für Branchen (IS).

2. SAP-Ordnungsbegriffe in FI/CO

Mandant

Kontenplan Kontenplan

Kostenrechnungskreis Kostenrechnungskreis

Buchungskreis Buchungskreis Buchungskreis

Abb. 5: SAP-Hierarchie der Ordnungsbegriffe (FI/CO) (Quelle: Klenger, S.124)

Mandant

oberster Begriff in der Hierarchie von Ordnungsbegriffen. Jeder Mandant ist eine für sich ab-
geschlossene Einheit mit eigenen Stammsätzen und einem vollständigen Satz von Tabellen.
In allen Datensätzen wird ein Mandantenschlüssel (als Primärschlüsselfeld) mitgeführt, der
die Trennung der Datensätze nach Mandanten gewährleistet. Es handelt sich quasi um eine

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geschlossene „Welt“. Üblicherweise stellt man sich unter einem Mandanten einen Konzern
vor.

Buchungskreis

Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens,
für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann.
Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller
Nachweise für einen gesetzlichen Einzelabschluss, wie Bilanzen sowie Gewinn- und Verlust-
rechnungen.

Alle Stammdaten der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens müssen einem Buchungskreis

eindeutig zugeordnet sein.

Gesellschaft

Eine Gesellschaft ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens,
für die nach der jeweiligen Handelsgesetzgebung ein Einzelabschluss aufzustellen ist. Ge-
sellschaft und Buchungskreis sind i.d.R. deckungsgleich.

Mandant – Buchungskreis

Mandant und Buchungskreis stehen im Verhältnis 1:n, d.h. einem Mandanten können mehre-
re Buchungskreise zugeordnet werden.

Beispiel für eine Unternehmensstruktur

SAP

Unternehmen
Mandant
Tochter-
Tochter-
Firma
gesellschaft
Buchungskreis

Werk Werk

Vertriebs-
Vertriebs- Verkaufs-
gesellschaft-
gesellschaft- organisation
Geschäfts-
Geschäfts-
Abteilung Sparte
bereich Sparte

Lagerhalle Lagerort
R

© SAP AG

Quelle: Voß, Martin, Organisationseinheiten im SAP R/3 System, Schulungsunterlagen des

HCC-Kompetenzzentrums Passau

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Kostenrechnungskreis

Ein Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit, für die eine vollständige, in sich
geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Im Kostenrechnungskreis werden
die innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildet, wobei die primären Kosten aus dem ex-
ternen Rechnungswesen übernommen und nach innerbetrieblichen Gesichtspunkten geglie-
dert werden. Stammdaten der Kostenrechnung werden beim Anlegen sowohl dem Kosten-
rechnungskreis als auch dem Buchungskreis zugeordnet. Damit ist die Kostenstelle als Ob-
jekt auch in der Finanzbuchhaltung bekannt und kann als weiteres Erfassungskriterium ne-
ben dem Konto verwendet werden.

Warum ist der Kostenrechnungskreis über den Buchungskreisen angesiedelt? SAP will da-
durch die Möglichkeit einer buchungskreisübergreifenden Kostenrechnung schaffen. Dies
bedeutet, dass zwei oder mehr eigenständige Unternehmen in einer Kostenrechnung zu-
sammengefasst werden. Dies ist sinnvoll, wenn man Verrechnungen zwischen den Gesell-
schaften im Rahmen der Kostenrechnung durchführen möchte, statt Rechnungen (ext.
Rechnungswesen) zu schreiben. Eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung ist nur
bei sehr engen Verflechtungen zwischen den Unternehmen sinnvoll. Die Regel wird sein,
dass der Kostenrechnungskreis dem Buchungskreis entspricht. Damit ist auch Kostenrech-
nungssicht und Buchhaltungssicht identisch.

Kontenplan

Ein Kontenplan ist ein Verzeichnis der im betrachteten Unternehmen notwendigen Konten.
Dieses vom Rechnungswesen definierte Gliederungsschema lehnt sich üblicherweise an ei-
nen Kontenrahmen (Industriekontenrahmen, Gemeinschaftskontenrahmen) an. Der Konten-
plan ist also die Summe aller in einem Unternehmen verwendeten Konten; wird durch eine
Kontenplan-Nr identifiziert.

Abb. 6. Beispiel für einen Kontenplan (Copyright SAP AG)

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Beziehungen zwischen Mandant - Buchungskreis - Kontenplan

In einem Mandanten hat jedes eigenständige Unternehmen einen eigenen Buchungskreis.

Der Mandant stellt damit einen Konzern oder eine Unternehmensgruppe dar. Jedes dieser
Unternehmen arbeitet mit einem Kontenplan. Ein Unternehmen kann nicht mit mehreren
Kontenplänen arbeiten! In einem Konzern kann ein Kontenplan allerdings von mehreren Un-
ternehmen verwendet werden. Deshalb steht der Kontenplan oberhalb der Buchungskreise
und auch oberhalb der Kostenrechnungskreise. Werden mehrere eigenständige Unterneh-
men (Buchungskreise) in einer gemeinsamen Kostenrechnung geführt, müssen alle Unter-
nehmen den gleichen Kontenplan einsetzen, da es sich bei SAP um ein Einkreissystem han-
delt.

Ein gleicher Kontenplan für mehrere Unternehmen kann sinnvoll sein, wegen Vergleichbar-
keit zwischen Konzerngesellschaften. Nachteil: Zentraler Kontenplanpfleger notwendig, der
für alle beteiligten Konzerngesellschaften sachkundig ist. Bei heterogenen Gesellschaften
entsteht eine Vielzahl von Konten, die von den meisten Unternehmen nicht benötigt werden,
z.B. gibt es im Großhandel keinen Ausschuss, bei Dienstleistungsunternehmen und Energie-
versorgern keine Fertigwarenbestände. Meist gibt es bei heterogenen Konzernen auch nichts
zu vergleichen, da die Unternehmen viel zu unterschiedlich sind. Solche Zentralisierungslö-
sungen sind immer auf ihre Tauglichkeit zu prüfen. SAP sagt nur, dass bestimmte Funktiona-
litäten vorhanden sind. Ob es sinnvoll ist, steht auf einem anderen Blatt.

Aufgabe 1: Organisationseinheiten

Die Unternehmensgruppe SAFCON (SAFCON-Gruppe) besteht aus 3 Unternehmen (SAF-

CON AG, SMETTBO GmbH, RAUPY AG).

Für alle Unternehmen soll SAP eingeführt werden. Es soll ein Gruppenabschluss möglich
sein. Die SAFCON AG und die RAUPY AG sind am selben Standort und wollen den gegen-
seitigen Leistungsaustausch mit Hilfe einer innerbetrieblichen Leistungsverrechnung abwi-
ckeln.

Welche Ordnungsbegriffe werden für die Abbildung in FI und CO benötigt und wie sieht die
Hierarchie aus? Zeichnen Sie das entsprechende Organisationsmodell und begründen Sie
Ihre Lösung.

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Lösung:

Mandant SAFCON-Gruppe

Kontenplan IKR

1 2
Kostenrechnungskreis

Buchungskreis SAFCON RAUPY SMETTBO

SAFCON und RAUPY müssen als eigenständige Buchungskreise (eigene Rechnungsle-

gung) in einem gemeinsamen Kostenrechnungskreis zusammengefasst werden. Nur so sind
gegenseitige Verrechnungen in der Kostenrechnung möglich. Alle drei Unternehmen müssen
den gleichen Kontenplan verwenden, damit ein Gruppenabschluss möglich ist.

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3. Einführung in die Systembedienung
3.1. An- und Abmelden

Anmelden erfolgt durch Anklicken des SAP-Icons auf dem Desktop oder über die Startleiste.
Es erscheint folgender Bildschirm

FB 1 nutzt Mandant 901

Benutzer: Matrikelnummer
Kennwort: Student

Sprache: DE (kann weggelasssen werden)

Dieser und alle weiteren Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP AG. Sie sind zum
Teil aus Platzgründen nur ausschnittsweise abgebildet.

Enter oder (Alle abgebildeten Icons unterliegen dem Copyright der SAP AG)

Das Kennwort muss beim erstmaligen Anmelden geändert werden. Bestätigen Sie die fol-
gende Systemnachricht mit Enter

Abmelden:

Menüfolge: System – Abmelden

Das Skript wurde im Hinblick auf das Release Enterprise durchgesehen. Soweit sich
die Hardcopies nicht inhaltlich geändert haben basieren sie noch auf Release 4.6 B.
Die Hardcopies dienen der Veranschaulichung des Textes und sind nicht als durchge-
hende Falldokumentationen zu verstehen

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3.2. Das R/3-Fenster

Die Navigation in den einzelnen Funktionsbereichen erfolgt mit Hilfe des „Baumes“ im linken
Teil des Bildschirmes. Die Navigation ist dem NT-Explorer vergleichbar. Klick auf + öffnet den
entsprechenden Ast, Klick auf – schließt ihn. Schließt man einen Ast mit tiefer Navigations-
struktur durch – auf den obersten Knoten bleibt der Navigationspfad erhalten. Das bedeutet,
dass man bei gleichem Geschäftsprozess (z.B. Buchung) nicht wieder navigieren muss. Da-
durch wird die Menüstruktur recht schnell unübersichtlich, wenn man verschiedene Ge-
schäftsprozesse durchführt. Anklicken dieses Symbols setzt alle Navigationspfade zurück.

a) Symbole und Menüs

Die Symbolleiste enthält Drucktasten für häufig gebrauchte Funktionen wie z.B. Sichern und
Enter. Die aufgeführten Menüs hängen von der jeweiligen Anwendung ab, die Sie gerade
bearbeiten. Folglich sehen Sie verschiedene Menüs, wenn Sie verschiedene Anwendungen
verwenden.

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Enter-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste in der Symbolleiste oder Drücken der ENTER –Taste auf Ihrer
Tastatur bestätigen Sie die auf einem Bild gemachten Eingaben.

Befehlsfeld

Feld zur Eingabe von Befehlen, etwa Transaktionscodes, Buchstaben für die Direktwahl und
andere Befehle. Eine Transaktion ist eine Folge zusammengehöriger Dialogschritte, um ei-
nen logisch abgeschlossenen Vorgang im SAP-System abzuwickeln (z.B. eine Buchung).
Eine Transaktion kann über das Menü oder über ihren „Namen“ (Transaktionscode) aufgeru-
fen werden.

Sichern-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste sichern Sie Ihre Arbeit.

Zurück-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste gehen Sie eine Anwendungshierarchiestufe zurück. Falls Da-
ten verloren gehen, erscheint ein Dialogfenster, mit einer Warnung. Eventuell können Sie
auch Daten sichern.

Beenden-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Drucktaste beenden Sie die aktuelle Transaktion. Das System kehrt
zum Menübildschirm zurück.

Abbrechen-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste brechen Sie die aktuelle Anwendung ab.

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Suchen-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste können Sie nach Daten suchen, die Sie auf dem aktuellen
Bildschirmbild benötigen.

Ein weiteres wichtiges Fensterelement, das Ihnen im R/3-System immer wieder begegnen
wird, ist das Dialogfenster. Ein Dialogfenster erscheint,
• immer wenn SAP weitere Informationen für die Verarbeitung benötigt
• um Ihnen Informationen anzuzeigen, z.B. Meldungen oder spezifische Informationen zu
Ihrer aktuellen Anwendung.

Hier sehen Sie ein Beispiel:

Die mit einem ? gekennzeichneten Felder im Dialogfenster sind MUSS-Felder und daher
immer mit einer Eingabe zu versehen.

b) Funktionsumfang der Menüleiste

Die folgende Tabelle führt Menüs auf, die auf jedem Bild des R/3-Systems angeboten wer-
den.

Menü Bedeutung
System Im Menü System finden Sie Funktionen, die sich auf das gesamte Sys-
tem beziehen (z.B. Erzeugen Modus, Benutzervorgaben und Abmel-
den).
Hilfe Im Menü Hilfe finden Sie Funktionen, um auf die verschiedenen Formen
der im R/3-System verfügbaren Online-Hilfe zuzugreifen.

Die folgende Tabelle führt Menüs auf, die Sie in der Regel in jeder R/3-Anwendung vorfinden.

Menü Bedeutung
<Objekt> In der Regel ist der erste Menüpunkt (ganz links) nach dem Objekt
(z.B. Material) benannt, mit dem Sie gerade arbeiten. In diesem Menü
finden Sie Funktionen, die sich auf das gesamte Objekt beziehen, wie
z.B. Anlegen, Ändern oder auch Drucken. Außerdem finden Sie in die-
sem Menü die Funktion Beenden mit der die aktuelle Anwendung be-
endet wird.

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Bearbeiten Der zweite Menüpunkt heißt Bearbeiten. In ihm finden Sie Funktionen,
die auf Teile des gerade bearbeiteten Objektes wirken, wie z.B. Mar-
kieren, Editieren, Kopieren. Außerdem finden Sie hier die Funktion Ab-
brechen, mit der Sie eine Anwendung verlassen können, ohne daß das
System die bisher eingegebenen Daten prüft und sichert.
Springen Der dritte Menüpunkt heißt Springen und enthält Navigationsfunktio-
nen, die es Ihnen ermöglichen, direkt auf Bilder der aktuellen Anwen-
dung zu springen. Hier finden Sie auch die Navigationsfunktion Zurück,
mit der Sie der Struktur der Anwendung entsprechend eine Ebene zu-
rückgehen können, wobei das System Ihre Daten prüft und bei inkon-
sistenten Daten einen Korrekturdialog beginnt.

Weiterhin können auch folgende Menüs in der Menüleiste angezeigt werden:

Menü Bedeutung
Zusätze Das Menü Zusätze enthält Funktionen, die das aktuelle Objekt oder
Teilobjekt ergänzen und nicht ständig benötigt werden.
Umfeld Das Menü Umfeld enthält Funktionen, mit denen Sie zusätzliche In-
formationen zu dem aktuellen Objekt erhalten können.
Sicht Das Menü Sicht enthält Funktionen, die die Sicht auf das aktuelle Ob-
jekt verändern, z.B. von einer zweizeiligen auf eine einzeilige Listen-
darstellung umschalten.
Einstell- Das Menü Einstellungen enthält Funktionen, die benutzerspezifische
ungen Voreinstellungen von Anwendungsparametern erlauben.
Hilfsmittel Das Menü Hilfsmittel enthält Funktionen, die objektübergreifend arbei-
ten, z.B. allgemeine Lösch-, Kopier- und Druckfunktionen.

Hinweise zum Arbeitsplatzmenü nach dem Anmelden

In dieser Menüleiste sehen Sie die Hauptmodule des SAP-Systems

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Büro

verschiedene Bürofunktionen wie Terminkalender, Archivierung und Ablage, Nachrichten

Logistik

Unter dem Hauptpunkt Logistik sind folgende betrieblichen Funktionen subsummiert:

Materialwirtschaft, Vertrieb, Produktionsplanung und –steuerung, Instandhaltung, Service-

und Qualitäts-Management

Rechnungswesen

Die Funktionen Finanzwesen (i.W. Buchhaltung), Treasury, Controlling finden sich unter dem
Hauptpunkt Rechnungswesen

Personal

Die wesentlichen Funktionen des Personal-Moduls sind Personalmanagement, Zeitwirt-

schaft, Personalabrechnung

Infosysteme

In den einzelnen Modulen, die sich an den Unternehmensfunktionen orientieren, gibt es je-
weils einen Bereich Infosysteme, der der Wiedergewinnung und Aufbereitung der Informatio-
nen dient. Dadurch ist die Funktion Informationsgewinnung (nur Lesen) von der Menüstruktur
eng mit Pflege (Lesen und Schreiben) verknüpft. Im Unternehmen gibt es jedoch eine Viel-
zahl von Mitarbeitern, die nur Leserechte haben sollen, diese jedoch in allen Modulen. Ohne
einen speziellen Punkt Infosysteme müssten sie ständig die Module wechseln (benutzerun-
freundlich) und für die Systemadministration wäre eine komplexe Zugangsberechtigung zu
verwalten.

Werkzeuge

Unter diesem Menüpunkt sind eine Reihe von Tools zusammengefasst, die über die tägliche
Arbeit hinausgehen.

• Im Rahmen der ABAP/4-Workbench können Entwickler zusätzliche Programme erstellen

und mit dem ABAP/4-Dictionary Informationen über die Datenstruktur gewinnen.
• Funktionen für den System-Administrator zur Verwaltung des Systems
• Customizing stellt Werkzeuge für die Systemeinführung und die betriebsindividuellen An-
passungen bereit (Vorgehensmodell und Einführungsleitfaden)
Customizing-Leitfaden über Menüpfad: Werkzeuge – Customizing – IMG -
Projektbearbeitung – SAP-Referenz-IMG

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• Business Navigator, Business Workflow visualisieren die einzelnen Sichten des R/3-
Referenzmodells (Datensicht, Prozesssicht usw.)

System

Hier finden sich verschiedene Systemfunktionen. Wichtig hiervon ist:

• Abmelden
• Erzeugen Modus / Löschen Modus
Mit Hilfe mehrerer Modi können Sie im SAP-System parallel arbeiten. Dies bedeutet, dass
Sie in der Kostenrechnung einen Betriebsabrechnungsbogen ansehen können und paral-
lel in der Finanzbuchhaltung einen Sie interessierenden Beleg ansehen können, ohne
zwischen den Modulen zu wechseln. Ein zweiter Modus verhält sich so, als hätten Sie ein
zweites SAP-System zur Verfügung.

Öffnen Sie aufgrund der Systembelastung nicht mehr als 2 Modi.

Hilfe

Verschiedene Hilfefunktionen.

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3.3 Matchcode:

Ein Matchode erlaubt es Ihnen, den Schlüssel eines bestimmten Datenbanksatzes (z.B. eine
Kontonummer) zu finden, indem Sie im Satz enthaltene Informationen eingeben. Das System
zeigt dann eine Liste aller Sätze an, die für die die eingegebenen Kriterien zutreffen. Ein
Matchcode kann man sich etwa so vorstellen, wie das Stichwortverzeichnis eines Buches.

Meist sind unterschiedliche Matchcodes vorhanden. Diese finden sich dann als Registerleis-
te. Die zu suchenden Informationen kann man durch Anklicken dieses Icons im folgenden
Dialogmenü eingrenzen.

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Beispiel für ein Suchergebnis – verändert sich im Laufe der Zeit durch neu angelegte Konten:

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Aufgabe 2: Matchcode-Suche

Gehen Sie im Mandanten 901 mit Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Stamm-

daten – Sachkonten - Einzelbearbeitung – Zentral in die Transaktion zum Verwalten von
Sach- bzw. Hauptbuchkonten.
Führen Sie im Feld Sachkonto folgende Matchcode-Suchen durch:

a) Die Konto-Nr. aller Konten des BuKrs 1000 in deren Bezeichnung Sonstige vorkommt.
Wie muss man den Suchbegriff eingeben, damit die vorhandenen Konten angezeigt wer-
den?

b) Das Sachkonto 470000

c) Alle Konten des BuKrs 1000, deren Konto-Nr. zwischen 410000 und 415999 liegt.

d) Alle Konten des BuKrs 1000, deren Konto-Nr. zwischen 1200 und 2400 liegt.

Lösung zu a) Sonstige*

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3.4. IDES

IDES ist die Abkürzung für International Demonstration and Education System. IDES ist
ein von SAP entwickeltes Modellunternehmen. Es handelt sich dabei um eine internationale
Unternehmensgruppe mit Standorten in Europa, Asien, Nord- und Südamerika.

Normalerweise wird die Software ja ohne Anwendungsdaten ausgeliefert, d.h. die Anwender
müssen die betriebsindividuellen Daten wie Organisationsstrukturen, Werksstandorte, Kon-
ten, Kostenstellen, Kostenarten usw. erst einmal anlegen. Wenn dies erfolgt ist, kann man
die laufenden Geschäftsvorfälle erfassen. Beim Unternehmen IDES hat die SAP sowohl
Stammdaten angelegt als auch Geschäftsvorfälle in das System eingegeben. Wir steigen
daher in ein bereits existierendes Unternehmen ein, ähnlich einem Mitarbeiter, der nach Stu-
dium oder Arbeitsplatzwechsel in einem neuen Unternehmen tätig wird.

Die folgenden Informationen über das Modellunternehmen IDES sollen Ihnen das Arbeiten
im Verlauf des Semesters erleichtern. Die folgende Abbildung zeigt den Aufbau der IDES-
Gruppe.

Abbildung 7: Aufbau der IDES-Gruppe

Im Rahmen der Veranstaltung werden wir uns ausschließlich mit dem deutschen Tochterun-
ternehmen der IDES-Gruppe beschäftigen. Dieses Unternehmen (IDES-Deutschland) ist ein
integraler Bestandteil der Europa-Gruppe.

IDES-Deutschland ist durch folgende Sachverhalte gekennzeichnet:

Buchungskreis Gesellschaft Sitz Währung Kontenplan Produkte

1000 1000 Frankfurt EUR INT Aufzüge, Motorräder,
Autos, Pumpen,
PC’s, Glühlampen,
Farben, Tabletten

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4. Grundfunktionen der Finanzbuchhaltung

4.1. Grundsätzlicher Aufbau der Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung

4.1.1. Konto als zentrales Objekt der Finanzbuchhaltung

Zentrales Objekt der Finanzbuchhaltung ist das Konto. Alle Geschäftsvorfälle werden in Form
von Soll- und Haben-Buchungen auf den Konten erfasst. Um Geschäftsvorfälle auf den Kon-
ten erfassen zu können, müssen die einzelnen Konten dem System erst einmal bekannt ge-
macht werden. Dies geschieht mit Hilfe eines Kontenstammsatzes. Anschließend können die
Geschäftsvorfälle kontenbezogen erfasst werden (Bewegungsdaten).

Stammdaten werden meist vor Aufnahme des lfd. Betriebes angelegt. Sie haben keinen Pe-
riodenbezug. Sie gelten so lange, bis sie geändert werden. Sie ändern sich relativ selten.

Bewegungsdaten sind vorgangsorientiert und werden durch den laufenden Betrieb ständig
hinzugefügt. Sie haben einen Periodenbezug und zwar i.d.R. über das Datum.

4.1.2. Organisation der Finanzbuchhaltung als Haupt- und Nebenbuchhaltung

Entwicklungsgründe:

Ursprünglich gab es in der Buchhaltung Bestands- und Erfolgskonten, die zur Bilanz und
GuV führten. Dieses System kennen Sie aus den Vorlesungen zur Buchhaltung und zum
Jahresabschluss. Zunehmende Unternehmensgrößen haben zur Ausweitung der Zahl der
Geschäftsvorfälle geführt und auch die Zahl der Lieferanten und Kunden hat beträchtlich zu-
genommen. Dies führte zu einer Vielzahl von Buchungen auf den Konten Forderungen und
Verbindlichkeiten. Ein einzelner Buchhalter konnte diesen Arbeitsanfall nicht mehr abwickeln,
und mehrere Buchhalter konnten nicht mit einem einzigen Forderungs- und Verbindlichkeits-
konto arbeiten. Man hat deswegen für jeden Lieferanten und jeden Kunden eine Art Kartei-
karte angelegt und die Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen darauf erfasst, d.h. für jeden
Lieferanten und für jeden Kunden wurde ein eigenes Konto eingerichtet. Jetzt konnten die
Lieferanten und Kunden auf mehrere Buchhalter verteilt werden. Außerdem konnte sehr viel
schneller ein Überblick über die Forderungen gegenüber den Kunden bzw. den Verbindlich-
keiten gegenüber den Lieferanten gewonnen werden.

Die Karteikarten / Kontenblätter für die Lieferanten wurden zu Kreditorenbuchhaltung

Kreditor: Fachbegriff des externen Rechnungswesens für den Lieferanten; Kreditoren

schicken dem betrachteten Unternehmen Eingangsrechnungen.

Die Karteikarten / Kontenblätter für die Kunden wurden zur Debitorenbuchhaltung.

Debitor: Fachbegriff des externen Rechnungswesens für den Kunden; Debitoren er-
halten vom betrachteten Unternehmen Ausgangsrechnungen.

Debitoren- und Kreditorenkonten sind also Personenkonten. Kreditoren- und Debitorenbuch-

haltung bezeichnet man als Nebenbuchhaltungen. Die „normalen“ Bilanz- und GuV-Konten
(Sachkonten) bilden die Hauptbuchhaltung.

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Von Zeit zu Zeit (meist monatlich) wurden die Kreditoren und Debitoren zusammengefasst
und die Kreditoren auf ein spezielles Hauptbuchkonto (Kreditorenverbindlichkeiten) und die
Debitoren auf ein spezielles Hauptbuchkonto (Debitorenforderungen) übertragen. Dann
konnte im Hauptbuch der Abschluss erstellt werden.

Sachkonto: Alle über Bilanz oder GuV abzuschließenden Konten. Auch das Debitoren-
konto (Summe aller Debitoren / Forderungen) und das Kreditorenkonto /
Verbindlichkeiten) sind Sachkonten.

Diese Organisationsform der Buchhaltung hat auch in die Software von SAP Eingang gefun-
den. SAP hat die existierende Organisation der Buchhaltung einfach „abprogrammiert“. Aus
der Gesamtheit der Konten wurden die Kundenkonten (Debitoren) und die Lieferantenkonten
(Kreditoren) wegen ihrer großen Anzahl und der Besonderheiten (Zahlungsverkehr) in Ne-
benbuchhaltungen ausgegliedert. Ebenso werden die Anlagenkonten in eine separates Sub-
Modul Anlagenbuchhaltung ausgegliedert. Zum Teil werden auch die Bankkonten (auf-
grund von speziellen Erfassungsmasken) ausgegliedert.

Auch die oben beschriebenen Hauptbuchkonten, auf die die Summen der Lieferanten und
Kunden übertragen werden, gibt es in SAP. Sie werden Abstimmkonten genannt. Einen klei-
nen Unterschied gibt es jedoch. In SAP werden nicht periodisch die Summen auf das Ab-
stimmkonto übertragen, sondern jede Buchung parallel mitgeführt. Das Abstimmkonto ist al-
so ein Sachkonto, auf dem jede Bewegung der Nebenbuchhaltung, also der Debitoren, der
Kreditoren und der Anlagen mitgeführt wird. Diese Technik wird Mitbuchkontentechnik ge-
nannt. Über die Mitbuchkontentechnik erfolgt das synchrone Verbuchen der Nebenbuchvor-
gänge auf dem korrespondierenden Abstimmkonto des Hauptbuches. Dadurch kann jeder-
zeit und nicht nur periodisch (nach Übertrag) ein Abschluss erstellt werden. Abstimmkonten
stellen ein Werkzeug dar, um Haupt- und Nebenbuchhaltung zu synchronisieren. Sie dienen
nur SAP-internen Zwecken und können nicht direkt bebucht werden.

Ursprünglich wurden Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung ausgegliedert, um die Datenfülle

beherrschen zu können. Bei SAP ist die Datenfülle durch die Mitbuchkontentechnik noch an-
gewachsen. SAP begründet daher die Ausgliederung mit den Besonderheiten bei der Bear-
beitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Natürlich führt das beschriebene Vorge-
hen zu einer erheblichen Aufblähung des Buchungsstoffes, aber Ressourcenverschwendung
hat SAP eigentlich noch nie interessiert.

In existierenden Unternehmen gibt es nicht nur ein Abstimmkonto für die Lieferanten und ei-
nes für die Kunden, sondern in der Regel verweisen zusammengehörige Gruppen von Kon-
ten der Nebenbuchhaltung auf ein gemeinsames Abstimmkonto. Zum Beispiel können alle
ausländische Debitoren auf ein gemeinsames Abstimmkonto weisen.

Der Geschäftsvorfall „Zahlung der Miete“ wird grundsätzlich mittels des folgenden Buchungs-
satzes dargestellt:

Mietaufwand an sonstige Verbindlichkeiten

Augrund der Organisation der FiBu in Haupt- und Nebenbuchhaltung und aufgrund der Mit-
buchkontentechnik löst dieser Geschäftsvorfall in SAP folgende Buchungen aus:

23
Mietaufwand an Kreditor(enkonto)
und gleichzeitig
Belastung des Abstimmkontos

In der Finanzbuchhaltung finden sich also folgende Daten:

Daten in der
Finanzbuchhaltung

Stammdaten Bewegungsdaten

Hauptbuch Belege
(Geschäftsvorfälle)
Sachkonten

Nebenbücher

Debitoren- /Kundenkonten

Kreditoren- / Lieferantenkonten

Anlagenkonten

Abb. 9 : Daten in der Finanzbuchhaltung (Quelle: Klenger, S. 143)

24
4.2. Strukturen der Finanzbuchhaltung – Pflege der Stammdaten

Wesentliche Stammdaten der Finanzbuchhaltung sind:

• Sachkonto
• Kreditor
• Debitor

4.2.1. Anlegen / Ändern / Anzeigen Sachkonto

Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Stammdaten – Sachkonto -

Einzelbearbeitung - Zentral
Mit dieser Menüfolge legen Sie das Sachkonto im Kontenplan und im Buchungskreis an.

Die Menüfolgen ... – Stammdaten – Einzelbearbeitung – Im Kontenplan und ... – Stammda-

ten – Einzelbearbeitung - Im Buchungskreis – sind nicht relevant, da hier das Konto in zwei
Schritten (zunächst im Kontenplan, dann im Buchungskreis) angelegt wird. Dieses zweistufi-
ge Vorgehen erscheint wenig sinnvoll. Voraussetzung für ein solches Vorgehen ist, dass
zwei oder mehr Unternehmen eines Konzerns mit dem gleichen Kontenplan arbeiten, aber
nicht alle Konten in den eigenen Buchungskreis übernehmen. Im Kontenplan sind dann alle
Konten enthalten, die die beteiligten Unternehmen verwenden. In den einzelnen Buchungs-
kreisen jedoch nur eine Teilmenge dieses Kontenplanes. Vereinheitlichungen der Kontenplä-
ne von Konzernunternehmen sind grundsätzlich kritisch zu sehen. Besser ist es, jedem Un-
ternehmen seinen eigenen Kontenplan zu lassen und jedes Konto dieses Kontenplanes ei-
nem Konzernkonto zuzuordnen. In diesem Fall hat jedes Unternehmen einen eigenen Kon-
tenplan mit einer eigenen Kontenplanbezeichnung.

Im Einstiegsbild geben Sie die Konto-Nr. und den Buchungskreis an und wählen im Menü
Sachkonto – Anlegen oder durch Anklicken dieses Icons. Die Icons daneben dienen dem
Anzeigen bzw. Ändern.

25
 Konto wird dem Buchungskreis (Un-
1. Bild für die Sachkontenanlage ternehmen) zugeordnet

Eine kurze betriebswirtschaftliche Erklärung der

einzelnen Felder erhalten Sie, wenn Sie die Feld-
bezeichnung (Text) anklicken und dann auf das
gelbe Fragezeichen klicken.

Wichtige Felder:

Kontengruppe:

betriebswirtschaftlich: Gruppe von gleichartigen Konten (die den gleichen Regeln gehor-
chen), z.B. Anlagekonten, Forderungskonten.

In SAP muss jedes Konto einer Kontengruppe zugeordnet werden. Sie steuert das Anlegen
von Stammsätzen, z.B. welche Felder beim Anlegen des Stammsatzes gefüllt werden müs-
sen oder können.

Konkret steuert die Kontengruppe das Erscheinungsbild der Erfassungsmaske und den Um-
fang der Felder, die im Sachkontenstammsatz gespeichert werden sollen (Bildschirmlayout)
- die Art der Nummernvergabe für die Kontonummer
- die Nummernkreise, aus denen die Nummern für die Sachkonten zu wählen sind

Das Bildschirmlayout wird dadurch geregelt, dass beim Customizing der Kontengruppe für
jedes Feld der „Feldstatus“ festgelegt wird. Der Feldstatus regelt, ob das Feld ein- oder aus-
geblendet ist und ob es ein Muss- oder Kann-Feld ist. Bei der Eingabe der Konten wird dann
jeweils die Kontengruppe eingegeben, nach der die Stammdaten erfasst werden sollen. Es

26
ist logisch, dass für die Anlage eines Anlagenkontos andere Felder benötigt werden, als bei
der Anlage eines Forderungs- oder Verbindlichkeitskontos. Die Felder sind zu Feldgruppen
zusammengefasst (z.B. Kontensteuerung).

Der Einstieg ins Customizing erfolgt über Werkzeuge – Customizing – IMG - Projektbearbei-
tung – SAP-Referenz-IMG. Sie sehen die Struktur des Einführungsleitfadens (linkes Bild) und
wählen das entsprechende Modul aus. Im obigen Fall Finanzwesen – Hauptbuchhaltung –
Sachkonten – Stammdaten – Vorarbeiten – Kontengruppe definieren (Uhrsymbol) – Suchen
des Kontenplanes INT und der Kontengruppe ERG – Markieren durch Klicken auf linkes
Quadrat – Icon mit Feldstatus anklicken – anzuzeigende Zeile markieren (Steuerung)– De-
tail-Icon. Man erhält das rechte Bild.

Nummernkreise:
Mit dem Nummernkreisintervall wird festgelegt, aus welchem Nummern-Bereich die Konto-
nummer genommen werden darf. Bei externer Nummernvergabe (wird vom Anwender ein-
getippt) findet eine Überprüfung statt, ob die eingetippte Nummer aus einem zulässigen
Nummernbereich stammt. Bei interner Nummernvergabe vergibt das System eine Nummer
aus dem zulässigen Nummern-Intervall. Interne und externe Nummernvergabe ist insbeson-
dere bei der Anlage von Debitoren und Kreditoren von Bedeutung.

Für GuV-Konten (Aufwands- und Ertragskonten) ist die Kontengruppe Erfolgskonten ein-
zugeben. Bilanzkonten sind mit den Kontengruppe Sachkonten allgemein anzulegen.

27
Erfolgskonto oder Bestandskonto

Es muss angegeben werden, ob es sich um ein Erfolgs- oder Bestandskonto handelt. Die
Detailsteuerung Erfolgskonten ist nur relevant beim Umsatzkostenverfahren.

Bezeichnung in Pflegesprache (EN)

Der Kontenplan INT ist ein internationaler Kontenplan und wird in Englisch gepflegt. Man
muss hier Bezeichungen eingeben. Diese können aber in Deutsch erfolgen.

Partnergesellschaft

Macht bei Sachkonten keinen Sinn – nicht auszufüllen.

Konzern-Kontonummer

Jedes Konto des betrachteten Unternehmens wird einem Konzern-Konto zugeordnet. Da-
durch ist es möglich, eine Bilanz und GuV in einer konzerneinheitlichen Struktur zu erstellen,
ohne dass die einzelnen Unternehmen einen einheitlichen und damit aufgeblähten (Konzern-
)Kontenplan übernehmen müssen. Das Konzernkonto muss dem Konzernkontenplan CONS
entnommen werden. Normalerweise wird dieser Kontenplan bei Aktivierung des Matchcodes
auch angezeigt. Ist dies nicht der Fall, muss der Matchcode „Sachkontonummer im Konten-
plan“ aktiviert und das Konto gesucht werden.

Durch Anklicken dieses Symbols kann man einen Suchbegriff eingeben. Eine Fortsetzung
der Suche ist durch dieses Icon möglich.

28
2. Bild für die Anlage eines Sachkontos

Steuerkategorie

Hier kann hinterlegt werden, ob das Konto MWST-relevant ist und ob es sich um Vorsteuer
oder um Ausgangssteuer handelt. Wird hier keine Eingabe gemacht, können keine Bu-
chungen mit Umsatzsteuer gemacht werden.

Alternative Konto-Nr. :

frei verfügbares Feld, kann z.B. für eine Kontonummer aus einem Altsystem verwendet wer-
den

Einzelpostenanzeige

Wenn auf einem Konto Einzelposten geführt werden sollen, d.h. wenn man die einzelnen
Buchungen auf dem Konto sehen will, muss dieses Feld aktiviert werden. Wird es aktiviert,
dann ist die Angabe eines Sortierschlüssels notwendig. Hier kann ein beliebiger Sortier-
schlüssel ausgewählt werden.

29
3. Bild für Sachkontenanlage

Feldstatusgruppe: Sie regelt den Erfassungsbildschirm für Bewegungsdaten, also den

Erfassungsbildschirm für Buchungen auf das Sachkonto. Die Feldstatusgruppe hat nichts
mit dem Stammdatenbildschirm zu tun.

Es ist daher zu unterscheiden zwischen:

• der Anlage eines Sachkontos (mit seinen Stammdaten, z.B. Kto.-Nr., Kto.-Bez.). Hierfür
gibt es mehrere Erfassungsbilder, deren genaues Aussehen durch die Kontengruppe
gesteuert wird.

• den Buchungen auf dem Sachkonto. Dieses „Buchungslayout“ wird durch die Feldsta-
tusgruppe im Sachkontenstammsatz festgelegt (z.B. G004). Beispiel: Wenn kostenrech-
nungsrelevante Buchungen erfolgen sollen, muss die Feldstatusgruppe Kostenkonten
(G004) gewählt werden, andernfalls fehlt das Feld für die Eingabe der Kostenstellen-
nummer.

30
Finanzposition: Hier muss eine Eingabe erfolgen, da das Finanzmanagement aktiv ist. Erfolgt
keine Eingabe, führt dies zu Schwierigkeiten bei der Bebuchung des Kontos. Da wir die
Funktion Finanzmanagement nicht nutzen, verwenden Sie am besten immer die Finanzposi-
tions-Nr. 1136 oder 9993.

4. Bild für die Anlage eines Sachkontos

Damit man die Kontenbezeichnung bei Matchcode-Suchen findet, muss man in diesem Bild
die deutsche Bezeichnung angeben.

31
Das Konto wird durch Anklicken des Icons Sichern angelegt. Wenn Daten fehlen, erscheint
folgende Meldung:

Besonderheiten bei der Anlage von Bestandskonten

Bei den Bestandskonten (schlagen sich in der Bilanz nieder) ist zu unterscheiden, ob es sich
um ein Bestandskonto mit Bezug zu einer Nebenbuchhaltung (z.B. Anlagenbuchhaltung)
handelt oder nicht. Bestandskonten mit Bezug zu einer Nebenbuchhaltung sind immer Ab-
stimmkonten (bitte auf die entsprechende Kontengruppe achten und Abstimmkonto hinterle-
gen).

Die folgenden Bildschirmmasken zeigen die Einstellungen bei einem Bestandskonto mit Be-
zug zu einer Nebenbuchhaltung am Beispiel eines Anlagenkontos)

32
Bitte achten Sie auf die Kontengruppe, die festlegt, dass es sich um ein Konto des Anlage-
vermögens handelt. Die nächste Hardcopy zeigt das Folgebild. Hier ist nochmals auf das
Abstimmkonto hinzuweisen. Bei den Anlagekonten handelt es sich grundsätzlich um Ab-
stimmkonten, da die Einzelbewegungen in der Anlagenbuchhaltung erfasst werden. Dies be-
deutet, dass die Anlagekonten nicht direkt bebucht werden können.

Als Feldstatusgruppe ist G007 (Anlagekonten) einzugeben, damit bei den Anlagenzugängen
die richtigen Felder gepflegt werden können.

Bei Bestandskonto ohne Bezug zur Nebenbuchhaltung gibt es keine wesentlichen Beson-
derheiten.

Bei genauem Vergleich z.B. der „Seite“ Erfassung/Bank/Zins eines Anlagen- und eines Fi-
nanzkontos (z.B. 113100) erkennt man, dass unterschiedliche Angaben abgefragt werden.
Dies wird wie oben beschrieben über die Kontengruppe gesteuert.

Gleichartige Konten kann man auch über ein Vorlagekonto anlegen. Das ist so eine Art
„Blaupause“ für alle weiteren Konten. Aber bitte vorher überzeugen, dass die Einstellungen
des Vorlagekontos richtig sind.

33
Aufgabe 3: Customizing-Einstellungen feststellen

Sie befinden sich im Buchungskreis 1000 des Mandanten 901.

a) Stellen Sie im Customizing fest, welcher Nummernkreis den folgenden Kreditorengruppen

zugeordnet ist:

0001 ________________________
0002 ________________________
b) Stellen Sie im Customizing fest, welcher Geschäftsjahresvariante der Buchungskreis
1000 zugeordnet ist und was diese Geschäftsjahresvariante bedeutet.

Geschäftsjahresvariante des Buchungskreises 1000 _____________

Bedeutung der Geschäftsjahresvariante _____________________________
Lösung:

a) Menüfolge: Im Customizing: Finanzwesen – Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung - Kre-

ditorenkonten – Stammdaten – Anlegen der Kreditorenstammdaten vorbereiten - Num-
mernkreise den Kontengruppen für Kreditoren zuordnen
0001 Æ 01
0002 Æ XX
b) Menüfolge: Im Customizing: Finanzwesen – Grundeinstellungen – Geschäftsjahr - Bu-
chungskreis einer Geschäftsjahresvarianten zuordnen
Geschäftsjahresvariante Æ K4
Bedeutung Æ Kalenderjahr, 4 Sonderperioden

Aufgabe 4: Sachkonto anlegen

Sie befinden sich im Buchungskreis 1000 des Mandanten 901.

a) Legen Sie ein Sachkonto für Versandkosten des Unternehmens IDES AG an.
Kto-Nr.: 4721XX (XX steht für Ihre Teilnehmer-Nr))

Der Buchungskreis 1000 ist dem Kontenplan INT zugeordnet. Verwenden Sie einen ent-
sprechenden Sachkontentext. Verwenden Sie die Finanzposition 1136.

Hinweis: Beachten Sie, dass für den Kontenplan INT die Pflegesprache Englisch ist und
der Sachkontentext im Register ‚Schlagw./Übersetzung‘ noch einmal in Deutsch einge-
pflegt werden muss!!

b) Um welche spezielle „Kontoart“ handelt es sich beim Konto 2000 und warum ist das so?

Überprüfen Sie Ihre Eingaben anhand des Kontos 472000 und korrigieren Sie gegebenen-
falls Ihren Stammsatz.

34
4.2.2. Anlegen von Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten
4.2.2.1. Zentrale Pflege versus Pflege in FI

Bei der Anlage von n Kreditoren und Debitoren gibt es zwei Alternativen:
• Pflege nur im Modul FI
• Zentrale Pflege

Wird der Kreditor/Debitor nur in FI angelegt, ist er nur den Sub-Modulen von FI und dem Mo-
dul CO bekannt. Eine Verknüpfung mit anderen Modulen des SAP-Systems (vor allem MM
und SD) ist nicht möglich. Erfolgt eine zentrale Pflege, können alle Module des Systems auf
den Kreditor/Lieferanten bzw. Kunden/Debitor zugreifen. Die zentrale Pflege hat den Vorteil,
dass hier die Systemintegration voll zum Tragen kommt. Sie hat den Nachteil, dass dem
Buchhalter Strukturinfomationen der Logistik/Materialwirtschaft bekannt sein müssen.

Ein Kreditor oder Debitor, der zunächst isoliert in FI angelegt wurde, kann nicht durch Än-
dern zentral angelegt werden. In diesem Fall erhält man die Fehlermeldung, dass der Kredi-
tor für die Einkaufsorganisation 1000 nicht angelegt ist. Will man für einen zunächst in FI iso-
liert angelegten Kreditor Einkaufsdaten nachpflegen, geht das nur über: ...Stammdaten –
Zentrale Pflege – Anlegen !! Man kann dann die fehlenden Daten nachpflegen.

4.2.2.2. Anlegen von Kreditorenstammdaten - Zentrale Pflege

Hier kommt zum ersten Mal die Integration mit anderen Modulen ins Spiel. Bei den Kredito-
ren ist das im wesentlichen die Materialwirtschaft (MM).

Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Stammdaten – Zentrale Pflege

– Anlegen/Ändern/Anzeigen

Einstiegsbild:

Eingabe bei externer Nummernver-

gabe, freilassen bei interner

Regelt Nummernkreis und interne

bzw. externe Nummernvergabe –
IDES: KRED – interne Vegabe
0001 – externe Vergabe

Im Einstiegsbild sind neben dem Buchungskreis und ev. der Kontonummer noch die Ein-
kaufsorganisation und die Kontengruppe einzugeben.

35
• Einkaufsorganisation

Die Einkaufsorganisation ist eine Organisationseinheit des MM und ist eine organisatorische
Einheit innerhalb der Logistik. Mit Hilfe der Einkaufsorganisation wird das Unternehmen nach
den Erfordernissen des Einkaufs strukturiert. Eine Einkaufsorganisation beschafft Materialien
bzw. Dienstleistungen, sie handelt mit einem Lieferanten Einkaufskonditionen aus und ist für
diese Geschäfte verantwortlich. Die Einkaufsorganisation ist nach außen rechtlich für alle
Einkaufsvorgänge verantwortlich. Die Einkaufsorganisation ist in Einkäufergruppen geglie-
dert, die für die operativen Tätigkeiten zuständig sind.

Die Form der Beschaffung wird durch die Zuordnung von Einkaufsorganisationen zu Bu-
chungskreisen und Werken festgelegt.
Es gibt folgende Formen des Einkaufs:
- konzernbezogen - eine Einkaufsorganisation beschafft für alle Buchungskreise eines
Mandanten
- unternehmensbezogen - eine Einkaufsorganisation beschafft für genau einen Buchungs-
kreis und dessen Werke

Zur Überwachung der Materialbestände muß es möglich sein, im System die Orte festzuhal-
ten, an denen die Materialien physisch vorhanden sind. Dies erfolgt mittels der Begriffe Werk
und Lagerort. Als Werk bezeichnet man die Unternehmensteile, die Materialien produzieren
bzw. Waren und Dienstleistungen bereitstellen. Die Untergliederung des Unternehmens in
Werke ist eine Untergliederung des Unternehmens aus Sicht der Produktion, Beschaffung,
Instandhaltung und Disposition. Beim Werk handelt es sich um eine organisatorische Einheit
der Logistik. Werke werden in den Modulen PP (Werk als Produktionsstandort), MM (Werk
als Warenlager) und SD (Werk als Auslieferungslager) verwendet.

Jedes Werk gehört zu genau einem Buchungskreis. Damit können die Bestände und die
Werte der Bestände in den einzelnen Firmen getrennt geführt werden.

Im Buchungskreis 1000 ist folgende Einkaufsorganisation hinterlegt:

Einkaufsorganisation Werke Standort

1000 1000 Hamburg
1100 Berlin
1200 Dresden
1300 Frankfurt

36
• Kontengruppe

Die Kontengruppe regelt die nächsten Erfassungsbilder, die Art der Nummervergabe und die
Nummernkreise für die Kreditoren-Stammdaten. Diese Einstellungen werden im Customizing
festgelegt:

37
Wenn Sie einen Stammsatz anlegen, müssen Sie die Kontengruppe angeben. Sie kann nach
dem Anlegen des Stammsatzes nicht mehr geändert werden.

Über Matchcode finden sich für Kreditoren z.B. die beiden Kontengruppen KRED und 0001.
Aus der Zuordnung des Nummernkreises ‚02‘ und der Definition der Nummernkreise im Cu-
stomizing kann man erkennen, dass ‚KRED‘ interne Nummernvergabe zugeordnet ist. Die
Kontengruppe 0001 sieht externe Nummernvergabe vor.

Externe Nummernvergabe ist sinnvoll, wenn man die Kreditoren-Nummern nach einem be-
stimmten System vergeben will. Dies setzt ein gut durchdachtes Nummernsystem, die Erar-
beitung einer Organisations-Richtlinie und deren Befolgung durch die Mitarbeiter voraus.
Doppelte Nummern sind durch Prüfungen in SAP ausgeschlossen.

Bei interner Nummernvergabe werden die Kreditoren-Nummern fortlaufend durch das Sys-
tem vergeben.

Wir wählen die Kontengruppe KRED und gelangen in das Bild zur Pflege der Adresse
(1. Bild). Mit Enter oder ‚nächste Seite‘ gelangen wir in das 2. Bild:

ermöglicht die Verrechnung

der offenen Posten

Jedes Unternehmen in ei-

nem Konzern erhält eine
eindeutige Nummer. Da-
durch können die konzern-
internen Geschäftsvorfälle
(gegenseitige Lieferungen,
Kreditvergaben usw.) er-
kannt werden und im Rah-
men der Konsolidierung
eliminiert werden.

hier kann eine Konzern-Nr. eingetragen werden, wenn der Lieferant zu einem Konzern
gehört

Bei allen Kreditoren/Debitoren der EU muss eine Umsatzsteuer-ID eingegeben wer-

den, bestehend aus DE und einer 9-stelligen Zahl (steht normalerweise auf der Ge-
schäftspost des Geschäftspartners

38
Im 3. Bild werden die Bankverbindungen des Lieferanten eingetragen. Dies ist notwendig für
automatische Zahlungen. Im IDES keine Mußfelder!

Im 4. Bild (Kontoführung) ist das Abstimmkonto wichtig, da es die Verbindung zwischen der
Nebenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) und der Hauptbuchhaltung herstellt.

Abstimmkonto (Muss-Feld):

Für jede Nebenbuchhaltung müssen Sie im Sachkontenbereich mindestens ein Abstimmkon-

to führen. Bevor man also Kreditoren- und Debitorenkonten anlegen kann, muss man zumin-
dest ein Abstimmkonto für die Kreditorenkonten und eines für die Debitorenkonten anlegen.

Wenn Sie auf ein Konto der Nebenbuchhaltung buchen, bucht das System automatisch auf
das entsprechende Abstimmkonto mit. Die Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten
sind typische Abstimmkonten. Abstimmkonten können nicht direkt bebucht werden.

Weiterhin ist die Finanzdispositionsgruppe einzutragen: Kreditoren und Debitoren werden

einer Finanzdispositionsgruppe zugeordnet, die bestimmte Eigenschaften, Risiken oder Arten
der Geschäftsbeziehung widerspiegelt.
Ausprägungen z.B.:
- Kunden – Inland
- Kunden – Ausland
- Großlieferanten

39
Im 5. Bild (Zahlungsverkehr Buchhaltung) wird der Zahlungsverkehr geregelt. Auf die hier
hinterlegten Zahlungsbedingungen wird bei der Bezahlung der Rechnung zurückgegriffen.
Erfolgt also bei der Zahlungsbedingung ‚0002‘ die Ausgangszahlung 10 Tage nach Rech-
nungserhalt, wird vom Zahlungsprogramm automatisch 3% Skonto berücksichtigt.

Die Maske enthält weitere Regelungen für den automatischen Zahlungsverkehr. Rechnungs-
prüfung / Toleranzgruppe: gibt die Größenordnung für Toleranzen zwischen Rechnungsbe-
trag und Zahlungsbetrag an. Im IDES sind das alles keine Mußfelder, jedoch sollte zumindest
das Feld Zahlungsbed gepflegt werden.

6. Bild (Korrespondenz Buchhaltung):

Angaben zu Mahnverfahren, Interne Organisation der Buchhaltung, usw. Keine Mussfelder

im IDES.

40
7. Bild (Einkaufsdaten):

Konditionen: Hier werden die Bedin-

gungen hinterlegt, die allgemein für
Geschäfte mit dem Lieferanten gelten
(Zahlungsbedingungen, Mindestbe-
stellwert, usw)

Bei den Steuerungsdaten, Vor-

schlagswerte Material, Servicedaten
handelt es sich um spezielle Steue-
rungsparameter des Einkaufs.

Über Springen- Einkaufsorganisation

Daten – Einkaufsdaten kann man
sich die Einkaufsdaten (aus MM) an-
sehen – wenn der Kreditor angelegt
ist.

Mußfeld im IDES: Bestellwährung

letztes Bild (Partnerrollen):

regelt, welche Rollen der

Kreditor aus Sicht des Ein-
kaufs annimmt, z.B. Be-
stelladresse, Lieferant.
Einzugeben sind die Kredi-
torennummer und der Kre-
ditorenname

Keine Mußfelder im IDES

Aufgabe 5: Kreditor zentral anlegen

Legen Sie im Buchungskreis 1000 des Mandanten 901 für IDES Deutschland einen zentralen
Kreditor mit interner Vergabe der Kreditorennummer an.

Geben Sie bitte beliebige Adressdaten und als Suchbegriff FH ein. Als Umsatzsteuer-
Identifikation geben Sie als Umsatzsteuer-Nummer DE und eine beliebige 9-ziffrige Zahl an.
Vergeben Sie als Zahlungsbedingung: 14 Tage – 3% Skonto, 30 Tage – 2% Skonto, 45 Tage
– netto. Die Lieferkondition ist „ab Werk“

41
4.2.2.3. Anlegen von Debitorenstammdaten – Zentrale Pflege

Für die zentrale Anlage eines Debitors lautet die Menüfolge:

Rechnungswesen – Finanzwesen – Debitoren – Stammdaten – Zentrale Pflege - Anle-

gen/Ändern/Anzeigen

Der Aufbau der Masken ist nicht vollständig identisch. Bei den Debitoren wurde das Regis-
terkartenprinzip“ schon realisiert.

Bei den Debitoren müssen bei zentraler Anlage zusätzlich die Strukturen des Vertriebsberei-
ches hinterlegt werden (Integration mit dem Modul SD). Damit werden dem Debitoren zusätz-
liche Merkmale (Verkaufsorganisation, Vertriebsweg, Sparte) mitgegeben. Für diese Kriterien
kann dann im Modul SD eine Verdichtung der Debitoren-Bewegungsdaten erfolgen.

Mit Hilfe der Verkaufsorganisation wird im IDES die regionale, nationale oder internationale
Untergliederung des Marktes berücksichtigt. Alle Geschäftsvorfälle des Vertriebs werden
stets innerhalb einer Verkaufsorganisation abgewickelt.

Vertriebswege definieren die Wege des Produktes zum Kunden (Absatzkanäle).

Mit Hilfe der Sparte können Sie bei einem breitgefächerten Produktspektrum Produkte oder
Produktlinien zusammenfassen. Für jede Sparte können Sie kundenindividuelle

42
Vereinbarungen, z.B. über Teillieferungen, zur Preisfindung und über die Zahlungsbedingun-
gen, treffen. Innerhalb einer Sparte können Sie statistische Auswertungen durchführen oder
ein eigenes Marketing aufbauen. Innerhalb eines Vertriebsbereichs können Sie Auswertun-
gen durchführen, in denen Sie z.B. den dort entstehenden Umsatz
analysieren.

Die Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte bildet einen Vertriebs-
bereich.

Verkaufsorganisation:

Die Verkaufsorganisation 1000 übernimmt den Vertrieb von Pumpen, Aufzügen, Beleuch-
tung, Motorrädern, Fahrzeugen, und High-Tech Produkten.
Die Verkaufsorganisation 1020 ist für Konsumgüter, für chemische und pharmazeutische
Produkte und Kosmetika zuständig.

Vertriebsweg:

Vertriebsweg Bezeichnung
10 Endkundenverkauf
12 Wiederverkäufer
14 Service
20 Handelsketten
22 Abnehmer Industrie
24 Abnehmer Pharma

Produktsparten:
Die im IDES verkaufbaren Materialien und Dienstleistungen sind folgenden Produktsparten
zugeordnet:

Sparte Produkt
00 Produkte aller Sparten
01 Pumpen
02 Motorräder
.. ..

Für IDES-Deutschland sind die unten dargestellten Vertriebsbereiche vorgesehen. Man kann
sich die zulässigen Vertriebsbereiche durch Anklicken von ‚Alle Vertriebsbereiche‘ ansehen.
Gibt man eine nicht zulässige Kombination an, ist eine Anlage des Debitors nicht möglich.

43
Besondere Mußfelder beim Debitor:

Allgemeine Daten
Transportzone passend zum Ort (Register Adresse)
Vertriebsbereichsdaten
Versandbedingung Standard
Rechnungstermine Fabrikkalender Deutschland Standard
Ausgangssteuer 1 (steuerpflichtig)

44
CPD-Konten:

Neben diesen normalen Kreditoren- bzw. Debitorenkonten gibt es auch sogenannte CPD-
Konten. CPD ist die Abkürzung für Conto pro Diverse. Für einmalige Geschäfte mit einem
Kreditor oder Debitor richtet man nicht jedesmal einen eigenes Konto (Stammsatz) ein, son-
dern man richtet für alle diese Kreditoren oder Debitoren einen speziellen Stammsatz mit
Hilfe der speziellen Kontengruppe ein. Die spezifischen Daten des Geschäftspartners, wie
die Adresse und die Bankverbindung, werden nicht im Stammsatz, sondern im Beleg einge-
geben. Ein CPD-Konto ist daher ein Konto, auf dem die Verkehrszahlen einer Gruppe von
Geschäftspartnern ausgewiesen werden, mit denen nur einmal oder selten ein Geschäft ab-
gewickelt wird.

Beispiel: Sie haben einem Debitor eine Rechnung zu schreiben, der ausnahmsweise Waren
von Ihnen bezogen hat, da sein Hauptlieferant nicht liefern konnte. In einem solchen Fall
werden Sie die Rechnung auf ein CPD-Konto buchen und keinen separaten Stammsatz an-
legen. Beim Buchen auf ein CPD-Konto verzweigt das System automatisch auf ein Stamm-
datenbild. Dort geben Sie die spezifischen Stammdaten für den Debitor ein, die gesondert
innerhalb des Belegs gespeichert werden.

Aufgabe 6: Debitor zentral anlegen:

a) Legen Sie im Buchungskreis 1000 des Mandanten 901 einen zentralen Debitor an.
Die Debitorennummer lautet 600XX und die Kontengruppe ‚Auftraggeber‘. Der Kunde be-
zieht von unserem Unternehmen verschiedene Pumpen. Es handelt sich um einen End-
kunden.

Geben Sie bitte beliebige Adressdaten und als Suchbegriff FH ein. Als Umsatzsteuer-
Identifikation geben Sie als Umsatzsteuer-Nummer DE und eine beliebige 9-ziffrige Zahl
an. Vergeben Sie als Zahlungsbedingung: Innerhalb von 14 Tagen – 3% Skonto, Inner-
halb von 30 Tagen – 2% Skonto, Innerhalb von 45 Tagen – netto. Vergeben Sie eine
Transportzone. Bei Versandbedingung tragen Sie ‚Standard‘ ein und einen Kundenbezirk,
der zu den Adressdaten passt. Rechnungstermine: ‚Fabrikkalender Deutschland Stan-
dard‘. Der Kunde ist voll steuerpflichtig.

b) Welche Funktion hat das Abstimmkonto?

c) Wodurch wird festgelegt, dass die Ust.Id.Nr. ein Mussfeld ist?

45
4.3. Erfassung von Bewegungsdaten in der Finanzbuchhaltung

4.3.1 Vorbemerkungen

Belegprinzip

Eherne Grundregel der Buchhaltung: Kein Buchung ohne Beleg! Daran orientiert sich auch
SAP. Letztendlich werden die immer noch vorhandenen Buchhaltungsbelege aus Papier in
ein EDV-System übernommen, um sie besser auswerten zu können. Buchungen werden
immer in Belegform gespeichert. Es gelten die Grundregeln der Buchhaltung: Soll- und Ha-
benpositionen müssen Null ergeben, der Buchungsbeleg muss alle wichtigen Informationen
enthalten, um ihn auswerten zu können (Periodenzuordnung über das Datum, Kontonummer,
Betrag usw.). Jeder Beleg besteht aus einem Belegkopf und einer oder mehrerer Belegposi-
tionen. Im Belegkopf werden alle Daten eingegeben, die für den gesamten Beleg gelten (z.B.
Belegdatum, Buchungsdatum, Belegnummer usw.). Die Belegpositionen sind die einzelnen
Soll- bzw. Habenbuchungen. In den Belegpositionen werden die Kontonummern, Beträge,
Buchungsschlüssel usw. angegeben. Auch in der Kostenrechnung orientiert sich SAP am
Belegprinzip, d.h. Sie finden auch „Kostenrechnungsbelege“.

Die wichtigsten Buchungen sind:

• erfolgsneutrale Sachkontenbuchung
• kreditorische Buchung
• debitorische Buchung

4.3.2. Erfolgsneutrale Sachkontenbuchung

Bei der erfolgsneutralen Sachkontenbuchung werden 2 Bilanzkonten angesprochen, es han-

delt sich um einen Aktivtausch oder einen Passivtausch, eine Bilanzverlängerung oder –
verkürzung.

Aufgabe 7:
Aufnahme eines Kredites in Höhe von 1 Mio €.
Der Geldeingang soll dem Postgirokonto zugute kommen. Bisher wurde noch kein Kredit in
Anspruch genommen. Die Kreditverbindlichkeit soll auf einem eigenen Konto erfasst werden.
Legen Sie dazu ein Konto „Bankverbindlichkeiten“ mit der Konto-Nr. 630XX an.

Buchungssatz: Bank an Kreditverbindlichkeiten

Prozesskette beim Durchführen einer Sachkontenbuchung

1. Vorhandensein der anzusprechenden Sachkonten prüfen

2. eventuell Sachkonto anlegen
3. Buchung durchführen

46
1. Kontonummer des Postgirokontos feststellen

Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Stammdaten – Einzelbearbei-

tung - Zentral

Mit Hilfe des Matchcodes ‚Sachkontenbezeichnung im Buchungskreis‘ die Sachkontennum-

mer feststellen. Das Postgirokonto hat die Kontonummer 110000. Mit ‚Sachkonto anzeigen‘
oder entsprechendem Icon das Konto anzeigen.

Das Unternehmen hat bisher noch keinen Kredit in Anspruch genommen. Wir gehen davon
aus, dass über Matchcode kein entsprechendes Verbindlichkeitskonto festgestellt wurde. Es
muss ein Bilanzkonto für den Kredit angelegt werden.

2. Sachkonto anlegen

Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Stammdaten – Einzelbearbei-

tung - Zentral

Legen Sie ein Konto „Bankverbindlichkeiten“ mit der Konto-Nr. 630XX an.
Als Feldstatusgruppe kommen G005, G009, G019 und G032 in Frage. Bei G005 ist bei der
anschließenden Buchung das Valutadatum (erfolgt automatisch), bei G009 das Fälligkeitsda-
tum und bei G032 Valuta- und Fälligkeitsdatum und bei G019 weder noch zu pflegen.

3. Buchung durchführen:

Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Buchung – Sachkontenbeleg

erfassen

Diese Sachkontenbuchung ist eine Enjoy-Transaktion. Das bedeutet, dass dies eine Einbild-
transaktion ist. Dies bedeutet, dass damit Belege auf einem Bildschirm ohne Kontextverlust
erfasst werden können. Die „Sachkontenbuchung Enjoy“ wird parallel zu den bereits vorhan-
denen Erfassungstransaktionen (Allgemeine Buchung) angeboten.

Folgende Funktionen stehen Ihnen auf den Registerkarten zur Verfügung:

- Grunddaten
- Detail

47
 Ampel

• Registerkarte Grunddaten
Geben Sie das Belegdatum und das Buchungsdatum ein. Diese Eingaben sind Mußein-
gaben. Sie können zu diesem Zeitpunkt die Währung wechseln.

Geben Sie in der Tabelle die Daten für die Belegpositionen ein. Als Belegpositionen wer-
den die Soll-Buchung und die Haben-Buchung angesehen. Es sind selbstverständlich
auch Buchungen mit mehrere Soll- und mehrere Habenpositionen möglich (Aufteilungs-
buchungen).

Geben Sie für jede Belegposition Sachkontonummer, Soll/Haben und Betrag ein. Weitere
Daten können durch den Verschieben des Reglers eingegeben werden. Bestätigen Sie
durch Enter. Das System prüft die eingegebenen Daten und kennzeichnet eine geprüfte
Belegposition durch in der Statusspalte der Tabelle.

• Detail

Auf diesem Bild können Sie weitere Felder zur Sachkontenzeile, wie z. B. Zuordnungs-
nummer, (Partner-)Geschäftsbereich, Kostenstelle oder Umrechnungskurs eingeben.

Um automatisch Steuern zu berechnen, markieren Sie das Ankreuzfeld Steuer rechnen.

Beachten Sie, dass es sich bei dem eingegebenen Betrag um den Bruttobetrag handelt.

Wenn Eingaben fehlen, erhält man einen Warnhinweis und kann die Daten nachpflegen. Am
besten durch Markieren der Zeile und Anklicken des Icons ‚Detail‘. Im vorliegenden Fall fehlte
das Fälligkeitsdatum.

48
Durch ‚Zurück‘ kommt man wieder auf den Erfassungsbildschirm für die Buchung.

Die Ampel neben dem Register gibt den Belegsaldo in Belegwährung an:
• rot - Saldo ist ungleich Null
• gelb - ungeprüfter Zustand (Einstiegsstatus)
• grün - Saldo ist gleich Null

Über die Funktion Simulieren erhalten Sie eine Listanzeige, die Ihnen verschiedene Opti-
onen der Datenaufbereitung bietet.

Die Eingabe von Belegart, Kurs, Umrechnungsdatum, übergreifender Nummer sowie Rech-
nungs- und Buchungsdatum ist nur möglich, wenn Sie noch keine Position im Sachkontenbild
erfaßt haben. Nach Erfassen der ersten Sachkontenposition ist auch eine Änderung der Be-
legwährung, des Buchungskreises und des Sachkontos nicht mehr möglich. Wenn Sie die
Daten ändern möchten, müssen Sie zuerst die Sachkontenpositionen löschen.

Im Beispiel ist der Geschäftsvorfall abgeschlossen, die Buchung wird durch ‚Beleg buchen‘
oder durch das Icon Sichern im System abgespeichert. Während des Buchungsvorganges

49
(das ganze wird als Transaktion bezeichnet, die einzelnen Teile des Buchungsvorganges
sind im System als dynamische Programme [DYNPRO] abgespeichert) werden die Eingaben
nur zwischengespeichert. Bei eventuellen Fehlern wird ein Roll-back durchgeführt.

4.3.3 Informationssystem

a) einzelnen Beleg gezielt anzeigen

Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Beleg - Anzeigen

benötigte Informationen:
- Belegnummer
- Buchungskreis
- Geschäftsjahr

Solange die Sitzung nicht unterbrochen wurde, wird die letzte Belegnummer automatisch
angezeigt. Dies ist eine Möglichkeit, die Belegnummer der Buchung zu erhalten, wenn man
sie bei der Buchung nicht notiert hat.

b) Kontensaldo anzeigen

Rechnungwesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Konto – Salden anzeigen

benötigte Informationen:
- Kontonummer
- Buchungskreis
- Geschäftsjahr

Wichtig: Starten der Transaktion über ‚Ausführen‘-Icon

50
Aufriß des monatlichen Saldos (einzelne Geschäftsvorfälle) durch Doppelklick

Hier können unter-

schiedliche Spalten
ausgewählt werden,
z.B. Anzeige der Kos-
tenstellen-Nr.

Durch Doppelklick auf eine offene Position kann man sich den entsprechenden Buchungs-
satz ansehen. Man erhält in der Regel die Soll-Seite der Buchung.

Doppelklick hier führt zum nächsten Bild (Übersicht über Soll- und Habenseite der Buchung):

51
c) einzelne Posten des Kontos anzeigen

In diesem Prozeß zeigen Sie die Hauptbuchpositionen für Ihr Aufwandskonto direkt an, d.h.
ohne Aufriß über die monatlichen Salden.

Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Konto – Posten anzeigen/ändern

benötigte Informationen:
- Buchungskreis
- Kontonummer
- Auswahl der Posten – entsprechendes Feld markieren
Transaktion über ‚Ausführen‘ starten.

52
Durch weitere Doppelklick’s auf die Zeilen mit der gewünschten Information erhält man im-
mer detailliertere Informationen bis zum Beleg.

d) Saldenlisten

Die bisher dargestellten Informationsmöglichkeiten sind auf die Anzeige einzelner oder weni-
ger Konten ausgerichtet. Will man sich einen Überblick über alle Konten verschaffen, emp-
fiehlt es sich eine Saldenliste auszudrucken. Diese Saldenlisten dienen den Buchhaltern im
Zuge der periodischen Abschlüsse (Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr) zur Abstimmung ihrer
Konten. In SAP lassen sich eine Vielzahl von unterschiedlich strukturierten Saldenlisten defi-
niert.

Saldenlisten werden über den folgenden Menüpfad aufgerufen:

Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Infosystem – Berichte zum Hauptbuch –
Saldenlisten - Allgemein

In den folgenden Abbildungen sehen Sie einige Beispiele der vorhandenen Saldenlisten.

Liste „Sachkontensalden“

53
Die Konten sind nach Geschäftsbereichen differenziert.

Liste „Summen- und Saldenliste“

Die beiden obigen Listen stellen die Konten in Form einer nach Kontonummern sortierten
Liste bereit. Es erfolgt keine Strukturierung in Form von Bilanz- oder GuV-Positionen. In klei-
neren Unternehmen wird noch oft auf Basis solcher Listen die Bilanz und GuV per Hand oder
mittels Excel erstellt.

Liste „Strukturierte Saldenliste“

Bei der strukturierten Saldenliste werden die einzelnen Konten nicht nach der Kontonummer
fortlaufend ausgewiesen, sondern strukturiert nach Bilanz und GuV-Positionen. Dies bedeu-
tet, dass man die Konten diesen Positionen zuordnen muß. Wie dies erfolgt, wird im Kapitel
4.4 Bilanz und GuV erklärt.

54
4.3.4 Kreditorische und debitorische Buchungen

Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle werden i.d.R. durch kreditorische oder debitorische Bu-

chungen abgebildet.

Prozesskette beim Durchführen einer kreditorischen Buchung

1. Vorhandensein des Sachkontos prüfen

2. Vorhandensein des Kreditors prüfen
3. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen
4. Rechnung erfassen
5. Rechnungsbelege anzeigen
6. Kreditorensalden, Einzelposten und Belege anzeigen
7. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen
8. Hauptbuchpositionen (Aufwand) feststellen

Beispiel:

Buchung auf Aufwandskonto 472000; Kreditor: 61ZZ; Betrag: 47.600 € (brutto)

(ZZ sind die beiden letzten Ziffern der Bildschirmnummer; ohne Bindestriche)

1. Sachkonto anzeigen

Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Stammdaten – Einzelbearbeitung – Zentral

– Sachkonto anzeigen oder Anzeige-Icon anklicken

Sofern die Kontonummer nicht bekannt ist, muss das Konto über Matchcode gefunden wer-
den.

2. Kreditorenkonto suchen

Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Stammdaten – Zentrale Pflege - Anzeigen

Matchcode verwenden, um über Kreditorenname usw. das Kreditorenkonto zu finden – hier

nicht notwendig, da die Konto-Nr schon angegeben ist.

3. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen

Hinweis: Im Hauptbuch finden sich die Kreditorenverbindlichkeiten auf einem Abstimmkonto.

Wo kann man nachsehen, um welches Abstimmkonto es sich handelt? Im Kreditorenstamm-
satz! Merken muss man sich den Haben- bzw. den Kontensaldo.

4. Rechnung erfassen

Rechnungswesen - Finanzwesen - Kreditoren - Buchung - Rechnung

55
Die Buchungsmaske der kreditorischen Rechnung ist wie die Sachkontenbuchung eine En-
joy-Transaktion und ähnlich aufgebaut.
Der obere Bereich des Bildes bildet den Belegkopf ab. Alle hier eingegebenen Werte bezie-
hen sich auf den gesamten Beleg. Im unteren Bereich des Bildes beginnt die Erfassung der
Belegpositionen. Mußfelder sind an der blauen Schrift zu erkennen. Damit die Umsatzsteu-
er automatisch ermittelt wird, muss unbedingt das Feld „Steuer rechnen“ markiert
werden.

Folgende Eingaben sind zu tätigen:

Feld Eingabe
Kreditor 60ZZ (ZZ steht für die letzten Ziffern der Bildschirm-Nr.)
Rechnungsdatum Bel. Datum im akt. Monat/Jahr (nicht in der Zukunft)
Buchungsdatum Aktuelles Datum (autom.)
Währung/Kurs EUR (automatisch)
Referenz Rechnungsnummer des Kreditors (beliebig; Matrikel-Nr.)
Text beliebig
Betrag 47.600 €
Steuer rechnen Markieren
Steuerkennz. VN (automatisch, wenn Kreditorenstammsatz o.k.)
Zahlungsbed. werden aus Kreditorenstammsatz übernommen
Sachkonto 472000
S/H Soll (voreingestellt)
Betrag 47.600 oder * (bei * Übernahme aus Betragsfeld)

56
Nach Eingabe aller Werte und Enter kann man an der Ampel (rechts neben dem Feld Saldo)
erkennen, ob die Buchung in Ordnung ist. Man kann sich auch durch Simulieren die Buchung
in folgendem Layout noch einmal ansehen.

Buchen Sie die Rechnung durch Betätigen des Symbols Sichern. Das System bestätigt die
Transaktion mit der Ausgabe einer Meldung und der Belegnummer. Notieren Sie sich die
Belegnummer, damit Sie sie später verwenden können.

5. Rechnungsbelege anzeigen

Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Beleg – Anzeigen

benötigte Informationen:
- Belegnummer
- Buchungskreis
- Geschäftsjahr

6. Kreditorensalden, Einzelposten und Belege anzeigen

Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Konto – Salden

Sie zeigen das Kreditorenkonto sowie die monatlichen Salden des Kreditors an. Anschlie-
ßend können Sie einen Aufriß auf die einzelnen Positionen durchführen, aus denen sich die
Salden zusammensetzen. Anschließend kann man sich die Belege, die zuvor gebucht wur-
den ansehen.

Benötigte Informationen:
- Kreditor
- Buchungskreis
- Geschäftsjahr

7. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen

siehe oben

57
8. Hauptbuchpositionen (Aufwand) feststellen

siehe oben

Aufgabe 8: Kreditorische Buchung

a) Die IDES AG hat bei einem Unternehmen Material gekauft. Die Firma SKF Kugelmeier
KGaA hat eine Rechnung über die Versandkosten in Höhe von 50.000 € (netto) ge-
schickt. Die Versandkosten sollen auf Ihr Aufwandskonto 4721XX gebucht werden.

b) Welche weiteren Konten werden bei diesem Geschäftsvorfall noch bebucht?

Ausgangsrechnung buchen

Hier lautet der Buchungssatz: Forderungen an Umsatzerlöse

Bzw. bei Vorliegen einer Nebenbuchhaltung: Debitor an Umsatzerlöse

Die Umsatzerlöskonten befinden sich in der Kontenklasse 8 und das „normale“ Umsatzkonto
„Umsatzerlöse Inland“ trägt die Kontonummer 800000. Dieses Konto ist allerdings kosten-
rechnungsrelevant, so dass hier als zusätzliches Kontierungsmerkmal ein Bezugsobjekt der
Kostenrechnung einzugeben ist.

Daher muss bereits an dieser Stelle kurz auf die Integration von Finanzbuchhaltung und Kos-
tenrechnung eingegangen werden.

Exkurs: Integration Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung

Das gesamte Rechnungswesen besteht im Wesentlichen aus dem externen Rechnungskreis

der Hauptbuchhaltung mit den gesetzlich vorgeschriebenen Nebenbüchern und dem internen
Rechnungskreis der Kosten- und Erlösrechnung. Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung
sind bei SAP als Einkreissystem ausgestaltet. Die Buchhaltung versorgt deshalb die Kosten-
und Erlösrechnung mit allen Aufwands- und Erlösbuchungen.

Die Instrumente einer solchen Integration sind im Einzelnen

• ein gemeinsamer, von Buchhaltung und Kostenrechnung nutzbarer Kontenplan.

• ein durchgängiges Belegkonzept mit Einzelbelegverbuchung nach dem Realtime-Prinzip.
Dies bedeutet im Detail, dass jede Buchung in der Finanzbuchhaltung einen Finanzbuch-
haltungs-Beleg nach sich zieht. Dieser Beleg wird abgespeichert. Die Integration mit der
Kostenrechnung führt dann dazu, dass ein weiterer Beleg (ein Kostenrechnungsbeleg)
erzeugt und abgespeichert wird.
• eine individuelle Eingabe von parallelen Kontierungsmerkmalen für Haupt- und Nebenbü-
cher und Kosten- und Erlösrechnung. Objekte der Kostenrechnung wie Kostenstelle, Kos-
tenträger, Auftrag etc. können als zusätzliche Kontierungsmerkmale in der FiBu mitgege-
ben werden.
• gegenseitiger Verrechnungsfluss von Buchhaltung in die Systematik der Kosten- und Er-
lösrechnung und umgekehrt.

58
Abb. 10: Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung (Quelle: SAP AG)

Die Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung bei den Stammdaten ist einer-
seits dadurch gewährleistet, dass die Finanzbuchhaltung auf die in CO angelegten Stamm-
sätze zurückgreifen kann (z.B. Kostenstellen, Kostenträger, Aufträge). Beim Buchen können–
diese Objekte direkt angesprochen werden. Andererseits muss eine Verzahnung zwischen FI
und CO auch auf der Ebene „Konto“ und „Kostenart“ erfolgen. In den SAP-Systemen ist dies
so geregelt, dass eine 1:1-Beziehung zwischen kostenrechnungsrelevanten Sachkonten und
Kostenarten bestehen muss. Zu jedem kostenrechnungsrelevanten Sachkonto wird eine
(primäre) Kostenart mit der gleichen Nummer angelegt. SAP stellt dann über die Identität der
Nummern die Beziehung zwischen Konto und Kostenart her. Ist keine Kostenart angelegt,
können in der Buchung keine CO-Objekte angesprochen werden. Sind die entsprechenden
Felder als Muss-Felder definiert, ist die Buchung erst möglich, wenn die entsprechende Kos-
tenart angelegt wurde. Ist für ein Sachkonto eine Kostenart angelegt, muss bei jeder Bu-
chung ein CO-Kontierungsobjekt eingegeben werden. Ein Objekt der Kostenrechnung wie
Kostenstelle, Kostenträger, Auftrag etc. muss als zusätzliches Kontierungsmerkmal in der
FiBu mitgegeben werden. Ist keine Kostenart angelegt, können in der Buchung keine CO-
Objekte angesprochen werden. Im Fall der debitorischen Buchung ist dieses CO-
Kontierungsmerkmal das PSP-Element.

Ein alternativer Lösungsansatz für die Zuordnung von Sachkonto und Kostenart besteht dar-
in, im Sachkonten-Stammsatz ein Feld vorzusehen, in das die zugehörige Kostenart einge-
pflegt wird. Dies hat den Vorteil, dass mehrere Sachkonten problemlos zu einer Kostenart
zusammengefasst werden können bzw. die die Systematik der Kostenarten unabhängig von
der Systematik der Sachkonten festgelegt werden kann. Die Lösung von SAP führt dagegen
zu einer Vielzahl von Kostenarten sowie zu einer vollständigen Abhängigkeit der Kostenar-
tenstruktur von der Sachkontenstruktur. Ein weiterer Nachteil der 1:1-Beziehung zwischen
Sachkonten und Kostenarten tritt dann auf, wenn nationale Gesetze die Verwendung speziel-

59
ler Kontenpläne vorschreiben, wie dies z.B. in Frankreich der Fall ist. In diesen Fällen ist es
sehr schwierig das betreffende Unternehmen in eine buchungskreisübergreifende Kosten-
rechnung einzubeziehen, da dessen Kontenplan und damit die Kostenartenstruktur von der
Kostenartenstruktur der übrigen Buchungskreise abweicht.
Die Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung wird im Rahmen der Kosten-
rechnung noch einmal aufgegriffen.

Außerdem sind bei der Erfassung debitorischer Vorfälle zwei weitere Organisationseinheiten
von Bedeutung: Geschäftsbereich und Profit Center:

Wir lernen jetzt neben Buchungskreis und Kontenplan eine dritte Organisationseinheit im
Modul FI kennen: den Geschäftsbereich. Ein Geschäftsbereich in der betriebswirtschaftli-
chen Terminologie ist ein rechtlich nicht-selbständiger Teilbereich eines Unternehmens. I. d.
R. ist er dadurch gekennzeichnet, dass in ihm sämtliche Funktionen (Einkauf, Produktion,
Vermarktung usw) für ein Produkt oder eine Produktgruppe zusammengefasst sind (Objekt-
prinzip, divisionale Organisation). Meist sind Geschäftsbereiche einer Sparte untergeordnet.
Die Leiter der Geschäftsbereiche sind üblicherweise ergebnisverantwortlich. Daher muss für
die Geschäftsbereiche eine Ergebnisrechnung erfolgen. Dies geschieht meist in Form der
kurzfristigen Erfolgsrechnung als Teilgebiet der Kostenrechnung. Einheiten, für die eine in-
terne Erfolgsrechnung erstellt wird, werden als Profit Center bezeichnet. In SAP wird unter
Profit Center eine organisatorische Einheit des Controllings verstanden, die das Unterneh-
men zum Zwecke der internen Steuerung gliedert. Für ein Profit Center können im Rahmen
der KER interne Ergebnisse ermittelt werden.

Zunehmend wird jedoch vorgeschlagen, einzelne Geschäftsbereiche wie rechtlich selbstän-

dige Unternehmen zu betrachten. Daher müssen für diese Geschäftsbereiche Gewinn- und
Verlustrechnungen und Bilanzen erstellt werden (nur für interne Zwecke). Im SAP-
Sprachgebrauch versteht man daher unter einem Geschäftsbereich eine nicht-selbständige
organisatorische Einheit innerhalb eines Buchungskreises, für den trotzdem – aber nur für
interne Zwecke - eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden soll. Der
Geschäftsbereich ist daher ein weiteres Strukturkriterium innerhalb des Buchungskreises.
Damit ist es möglich, alle Verkehrszahlen je Geschäftsbereich zu speichern und auszuwer-
ten.

Diese beiden Organisationseinheiten müssen bei der debitorischen Buchung eingegeben

werden, da sie sich nicht aus anderen Informationen ableiten lassen, die bei der Buchung
erfasst werden. Bei Aufwandsbuchungen können Profit Center und Geschäftsbereich auto-
matisch abgeleitet werden, da sie im Kostenstellenstammsatz hinterlegt werden und damit
aus der Kostenstellennummer abgeleitet werden können.

60
Die wichtigsten Belegarten und Buchungsschlüssel:

Belegart Bedeutung Verwendung für:

DR Debitorenrechnung Ausgangsrechnung an Kunden
DZ Debitorenzahlung Zahlungseingang vom Kunden
KR Kreditorenrechnung Eingangsrechnung von Lieferant
KZ Kreditorenzahlung Zahlungsausgang an Lieferant
SA Sachkonten allgemein erfolgsneutrale Sachkontenbuchung

Buchungsschlüssel Bedeutung
40 Sachkontenbuchung Soll, Sollbuchung bei kreditorischer Bu-
chung
50 Sachkontenbuchung Haben, Habenbuchung bei debitorischer
Buchung
01 debitorische Rechnung (Soll)
31 kreditorische Rechnung (Haben)

Aufgabe 9: Buchung einer Ausgangsrechnung

Das Unternehmen IDES AG hat der Firma PHUNDIX KG in Frankfurt Produkte verkauft. Es
handelt sich um Eigenerzeugnisse. Der Rechnungsbetrag lautet auf 23.800 € (brutto). Die
Produkte wurden vom Profit Center 9999 im Geschäftsbereich 2000 verkauft. Als PSP-
Element ist E-9990 einzutragen.

61
4.4 Bilanz und GuV

Auch hinsichtlich Bilanz und Guv sind im IDES mehrere Berichte zu finden. Der Menüpfad
entspricht weitgehend dem Menüpfad bei den Saldenlisten. Bilanz- und GuV-Informationen
findet man durch
Rechnungswesen - Finanzwesen – Hauptbuch – Infosystem – Berichte zum Hauptbuch –
Bilanz/GuV/Cash flow – Allgemein

Wählt man unter Ist-Ist-Vergleiche den Eintrag Bilanz/GuV aus, erhält man die folgende Bi-
lanz und GuV angezeigt. Bitte geben Sie im Auswahlbildschirm unbedingt die Nummer des
Buchungskreises an, da Sie nur so eine Gesamtbilanz für den Buchungskreis und damit das
betrachtete Unternehmen erhalten. Geben Sie für die Bilanz/GuV-Struktur unbeding INT an,
da nur diese Struktur die Konten des verwendeten Kontenplanes INT verwendet. Wenn Sie
eine andere Struktur angeben, werden Konten anderer Kontenpläne herangezogen, mit de-
nen wir nicht arbeiten.

62
Klassische Liste:

Grid Control:

Tree Control:

63
Um eine solche Bilanz und Guv zu erstellen, reicht es nicht aus, die entsprechenden Konten
nur anzulegen und zu bebuchen, da die einzelnen Konten zu Bilanz- und Guv-Positionen
verdichtet werden. Will man daher eine Bilanz und eine GuV automatisiert erstellen, muß
man
a) eine entsprechende Bilanz- und GuV-Struktur erstellen und
b) die Konten den einzelnen Bilanz- oder GuV-Positionen zuordnen.

Wird ein Konto nach der Stammdatenanlage keiner Bilanz- oder GuV-Position zugeordnet,
fehlt es in der entsprechenden Bilanz- oder GuV-Position und wird zunächst unter der Positi-
on „nicht zugeordnete Konten“ ausgewiesen. Beispiel: Konto 472002 wurde neu angelegt!

In der obigen Abbildung fehlt das Konto unter der Position Post und Versand. Die Hardcopy
unten zeigt das Konto unter den nicht zugeordneten Konten.

a) Erstellung der Bilanz- und GuV-Struktur

Die erstmalige Definition der Bilanz und Guv-Struktur erfolgt zweckmäßigerweise im Custo-
mizing. Dabei ist im Einführungsleitfaden folgender Menüpfad zu durchlaufen:
Finanzwesen – Hauptbuchhaltung – Geschäftsvorfälle – Abschluss – Dokumentieren – Bi-
lanz-/GuV-Strukturen definieren

64
Werden später nur noch einzelne Konten hinzugefügt, kann die Zuordnung dieser Konten
auch direkt im Rahmen der Anlage des Sachkontos erfolgen und zwar mit dem Button Bi-
lanz/GuV-Struktur bearbeiten (siehe dazu auch die Hardcopy auf S. 23 des Skripts).

Im Beispiel wird eine GuV-Position – nämlich Post und Versand – als weitere Untergliede-
rung im Rahmen der Übrigen sonstigen betrieblichen Aufwendungen hinzugefügt. Man
positioniert den Cursor auf die Position, nach der man eine neue Position einfügen will und
aktiviert den Button Positionen anlegen.

65
b) Zuordnung der Konten

Die Zuordnung der Konten kann sowohl im Rahmen des Customizing als auch im Rahmen
der Sachkontenstamm-Anlage erfolgen. Eine Zuordnung im Rahmen des Customizing wird
man bevorzugen, wenn man eine komplette Struktur definiert. Eine Zuordnung im Rahmen
der Stammdaten-Anlage wird man bevorzugen, wenn man nachträglich einzelne Konten ein-
richtet. Aus Effizienzgesichtspunkten empfiehlt es sich, den einzelnen Positionen bestimmte
Nummernintervalle zuzuordnen. Dann sind Konten, die man später im Rahmen dieses
Nummernintervalles anlegt, automatisch der Bilanz- oder GuV-Position zugeordnet. Dies be-
deutet aber gleichzeitig, dass die Struktur von Bilanz und GuV mit der Struktur des Konten-
plans abzustimmen ist.

Im Folgenden wird gezeigt, wie man Konten im Rahmen des Customizing zuordnet:

Hat man die Struktur definiert, kann man Konten zuordnen, indem man die entsprechende
Position anklickt und den Button Konten zuordnen aktiviert. In der Eingabemaske kann man
dann einzelne Konten oder Nummernbereiche eingeben. Beachten Sie bitte, dass Sie defi-
nieren können und müssen, ob nur die Sollseite (S), nur die Habenseite (H) oder der Saldo
(durch Anklicken von S und H) übernommen werden sollen. Welche Einstellungen hier getä-
tigt werden müssen hängt u. a. davon ab, wie Stornierungen etc. erfolgen.

Werden im Rahmen der laufenden Arbeiten in der Buchhaltung nur unregelmäßig neue Kon-
ten angelegt, kann die Zuordnung der Konten zur Bilanzstruktur oder eine Veränderung der
Bilanzstruktur auch aus der Maske der Stammdaten-Anlage heraus erfolgen. Die Zuordnung
des Kontos erfolgt dann im Anschluss an das Anlegen des Kontos.

66
Hat man die für die Anlage des Kontos erforderlichen Angaben getätigt, klickt man auf den
Button Bilanz/GuV-Struktur bearbeiten. Es erfolgt eine Abfrage, ob die geänderten Daten
gesichert werden sollen. Diese Sicherung muss erfolgen, da ansonsten die eingegebenen
Daten verlorengehen. Anschließend wählt man die Bilanz-/GuV-Struktur aus, der man das
Konto zuordnen will (im Buchungskreis 1000 – INT; siehe unten).

Das System verzweigt in das Bild mit der Bilanzstruktur (siehe Customizing), man wählt die
Position, der das Konto zugeordnet werden soll und fügt das Konto über Konten zuordnen
den Konten der Position hinzu.

67
In der folgenden Hardcopy sieht man das Ergebnis: Das Konto 472002 wird nicht mehr unter
den nicht zugeordneten Konten geführt, sondern unter der GuV-Position Post und Versand.

68
5. Komplexe Geschäftsprozesse
5.1. Lieferantenbestellung abwickeln

Prozesskette

1. Materialbestellung erfassen
2. Wareneingang erfassen
3. Wareneingang anzeigen (direkt nach Erfassung)
4. Eingangsrechnung erfassen
5. Anzeigefunktionen
- Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus MM)
- Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus FI)
- Kontensalden nach der Rechnungsbuchung anzeigen
6. Ausgangszahlung mit Scheckbearbeitung erfassen
7. Kontensalden nach Zahlung anzeigen

Beispiel:
Der Einkauf der IDES Deutschland bestellt Zukaufteile. Es soll sich um eine normale Bestel-
lung für das Werk in Hamburg handeln. Das Material ist zunächst für das Materiallager (La-
gerort 0001) bestimmt. Die Bestellung wird von der Einkäufergruppe Dietl (001) abgewickelt.
Das Material wird beim Lieferanten 60ZZ (ZZ = letzte beiden Ziffern der Bildschirm-Nr.) be-
stellt.

Um gegenseitige Blockierungen zu vermeiden, bestellt die

Stückzahl Material Preis

1. Reihe 5 Stück Zylinderköpfe (Material V10) 50 €
2. Reihe 5 Stück Flachdichtungen (100-120) 20 €
3. Reihe 5 Stück Rohling für Laufrad GG (100-210) 50 €
4. Reihe 5 Stück Sechskantschraube (100-130) 0,5 €

Überblick über die Einkaufsstrukturen IDES Deutschland:

Werksstruktur
Werk Bezeichnung Schwerpunkt
1000 Hamburg diskrete Fertigung
1100 Berlin Prozessfertigung
1200 Dresden Serienfertigung
1300 Frankfurt Kundeneinzelfertigung
1400 Stuttgart Serviceleistungen

Struktur der Lagerorte

Werk Lagerort Bezeichnung
1000 0001 Material
1300 0002 Fertigwaren
1400 0003 Wareneingang
0004 FHM
0005 Gefahrstoffe
0006 Außenlager
0088 Warenhaussortiment

69
1. Materialbestellung erfassen

Bei diesem integrierten Geschäftsprozess bildet die Bestellung die erste Komponente. Hier
werden alle Informationen über das Produkt eingegeben, das gekauft werden soll.

Logistik – Materialwirtschaft – Einkauf – Bestellung – Anlegen – Lieferant bekannt

Da die Einkäufer in der Regel die Bestellungen im Rahmen gleicher Organisationsstrukturen

(Buchungskreis, Werk, Einkäufergruppe etc.) abwickeln, kann man diese Einstellungen in
SAP fest hinterlegen. Das bedeutet, dass diese Eingaben nicht immer wieder eingegeben
werden müssen. Die Masken zur Pflege der oben genannten Vorschlagswerte werden durch
den Button Pers. Einstellung aufgerufen und anschließend durch die Registerkarte Vor-
schlagswerte aktiviert

Erste Eingabe bei der Bestellung ist der Lieferant !!

70
Die Bestellmaske enthält 3 Bereiche (Bestellkopf, Positionsübersicht und Positionsdetail), die
mittels dieser Icons angezeigt oder ausgeblendet werden können.

Wenn die folgenden Daten nicht unter „Pers. Einstellungen hinterlegt sind, müssen sie im
Bestellkopf im Register OrgDaten eingegeben werden:

Feld Daten
Einkaufsorg IDES Deutschland
Einkäufergruppe Dietl
Buchungskreis IDES AG

In der Positionsübersicht sind in der Registerkarte Lieferung/Rechnung folgende Eingaben zu

tätigen:

Feld Daten
Material V10
Bestellmenge 5
Nettopreis 50
Währung EUR
Werk 1000
Lagerort 0001

71
Sichern Sie die Bestellung. Das System blendet die Bestellnummer ein. Notieren Sie sich
diese Nummer zur späteren Verwendung.

Fehler werden durch dieses Symbol angezeigt. Durch Anklicken wird die Fehlermeldung ein-
geblendet.

Man kann die Fehlermeldungen abarbeiten, indem man Sie markiert und dann Enter eingibt.

72
Die letzte angelegte Bestellung kann man sich mit Logistik – Materialwirtschaft – Einkauf –
Bestellung – Anzeigen ansehen. Allerdings sind die Felder für Eingaben gesperrt. Will man
eine andere Bestellung ansehen, muss man den Button „Bestellung - Andere Bestellung“
anklicken. Dieser ermöglicht die Eingabe der Bestellnummer bzw. Matchcodesuche

2. Wareneingang erfassen

Die zweite Komponente ist der Wareneingang. Um einen Wareneingang zu erfassen, wählen
Sie folgende Menüfolge:

Logistik - Materialwirtschaft – Bestandsführung - Warenbewegung – Wareneingang – Zur

Bestellung – WE zur Bestellung (MIGO) oder Bestell-Nr. bekannt

Sie erhalten die folgende Maske. Wichtig ist, dass der obige Aufruf zu einer Vielzahl von
Transaktionen führen kann (z.B. Anzeigen Wareneingang, Erfassen einer Nachlieferung
etc.). Der konkrete Geschäftsvorgang kann in der Drop-Down-Liste links oben ausgewählt
werden. Das System merkt sich immer die letzte Einstellung.

Geben Sie die Bestellnummer ein und wählen Sie Enter. Die entsprechende Bestellung wird
angezeigt

73
Bestell-Nummer vergessen ?!
Anstatt die Bestellnummer manuell einzugeben, können Sie auch das Feld Bestellung frei
lassen und eine Matchcode-Suche vornehmen. Es erscheint das Dialogfenster mit den zur
Verfügung stehenden Matchcodes. Wählen Sie z.B. „Einkaufsbelege zum Lieferant“. Geben
Sie die Lieferantennummer ein. Sie erhalten eine Liste von Bestellungen aus. Wählen Sie die
gewünschte Bestellung aus.

Mit Einstellungen – Vorschlagswerte können Sie auch beim Wareneingang Einstellungen

vornehmen, die in Zukunft vorgeschlagen werden. Dies ist sinnvoll, wenn ein Sachbearbeiter
immer nur Wareneingänge für ein bestimmtes Werk erfasst. Für den Lehrbetrieb ist dies nicht
sinnvoll, da Wareneingänge für unterschiedliche Werke erfasst werden. Es ist lediglich sinn-
voll, den Schalter „OK in Zukunft vorschlagen“ zu markieren, da ansonsten jede Bestellposi-
tion angeklickt werden muss und mit OK markiert werden muss.

Beachten Sie die Voreinstellung der Bewegungsart mit 101.

Bewegungsart: Schlüssel für die Art der Materialbewegung (z.B. Wareneingang, Waren-
ausgang, Umlagerung). Abhängig von der Bewegungsart findet das System vorgegebene
Buchungsregeln zum Bebuchen von Konten der Finanzbuchhaltung (Bestands- und Ver-
brauchskonten) und zum Fortschreiben von Bestandsfeldern im Materialstammsatz.

74
Falls Sie bei der Bestellung vergessen haben, den Lagerort anzugeben, tragen Sie diesen im
unteren Teil der Maske bitte nach.

Durch Bestätigung (Kennzeichen OK markieren) der vorgeschlagenen Menge aktualisiert

der Wareneingang automatisch sowohl die Mengenwerte im Bestand als auch die €-Werte in
der Bilanz. In unserem Beispiel ist die erhaltene Menge und die bestellte Menge identisch.
Wählen Sie Buchen bzw. Sichern nachdem alle Bestellpositionen mit OK versehen sind. Kli-
cken Sie auf den Button Übersicht ein und notieren Sie die Belegnummer des Materialbele-
ges, die im linken Bildschirm angegeben ist.

75
3. Wareneingang anzeigen (direkt nach Erfassung)

Logistik – Materialwirtschaft – Bestandsführung – Materialbeleg - Anzeigen

Die Nummer des letzten bearbeiteten Materialbelegs wird vorgeschlagen. Ist dies nicht der
Fall, geben Sie die notierte Nummer des Wareneingangsbelegs ein oder versuchen eine
Matchcode-Suche. Bestätigen Sie durch Enter.

Durch Anklicken „Kopf-Icons“ erhalten Sie die allgemeinen Daten des Beleges, das „Über-
sichts-Icon“ zeigt die Positionen (wie unten gezeigt).

Wählen Sie „Übersicht“ und anschließend Umfeld – RW-Belege oder klicken Sie auf den But-
ton RW-Belege, um sich die Rechnungswesenbelege anzusehen. Im jetzt erscheinenden
Dialogfenster wählen Sie Buchhaltungsbeleg mit Doppelklick aus.

Das System zeigt Ihnen den folgenden Buchhaltungsbeleg:

76
Wenn Sie einen Doppelklick auf die erste der beiden Positionen des Buchhaltungsbelegs
ausführen, erhalten Sie nähere Informationen zur Soll-Buchung. Führen Sie einen Doppel-
klick auf die zweite Zeile aus, erhalten Sie Informationen zur Haben-Buchung. Im Feld Zu-
ordnung sehen Sie die ursprüngliche Bestellnummer, so daß Sie sich diese notieren und an-
sehen können.

77
4. Eingangsrechnung erfassen

Die letzte Komponente Ihres Prozesses ist der Eingang der Kreditorenrechnung. Für die Er-
fassung der Rechnung müssen Sie nur eine minimale Datenmenge eingeben. Wenn die
Mengen und Werte der Bestellung, des Wareneingangs und der Rechnung übereinstimmen,
können Sie die Rechnung nach Buchung der Eingangsrechnung bezahlen. Wenn bezüglich
dieser Mengen und Werte irgendwelche Diskrepanzen bestehen, ist die Rechnung gesperrt
und kann nicht bezahlt werden. Da die Rechnung ihre Verbindlichkeiten erhöht, hat sie wie-
derum Auswirkungen auf die Buchhaltung, die Bilanz (in der Kreditorenbuchhaltung) und das
Cash Management.

Logistik - Materialwirtschaft – Logistik-Rechnungsprüfung – Belegerfassung – Eingangsrech-

nung hinzufügen

Falls ein Dialogfeld für den Buchungskreis erscheint, geben Sie den Buchungskreis 1000 an.
Wählen Sie im Feld Vorgang „Rechnung“ aus.

Geben Sie in diesem Bild folgende Daten ein:

Feld Daten
Belegdatum Rechnungsdatum des Kreditors
Buchungsdatum aktuelles Datum
Referenz Rechnungsnummer des Kreditors
Bestellung Bestellnummer

Stellen Sie in der Praxis sicher, daß das Buchungsdatum der Rechnung nach dem Lieferda-
tum liegt. Wenn Ihr Rechnungsdatum vor dem Lieferdatum liegt, sperrt das System aufgrund

78
einer Zeittoleranz automatisch die Zahlung der Rechnung. Diese Sperre verhindert, daß Sie
eine verfrühte Zahlung für ein Material vornehmen, das entweder zu früh geliefert oder zu
früh in Rechnung gestellt wurde.
Das System schlägt im Positionsübersichtsbereich die abzurechnenden Beträge entspre-
chend der erfolgten Wareneingänge vor. Sie können während der Rechnungserfassung die
Belegnummer (der Bestellung) jederzeit noch ändern, das System schlägt dann die abzu-
rechnenden Positionen des anderen Beleges vor.

Im rechten oberen Bereich sehen sie nun die Lieferantendaten eingeblendet.

Das Feld Saldo zeigt die Differenz zwischen dem eingegebenen Bruttobetrag und dem vom
System vorgeschlagenen abzurechnenden Gesamtbetrag vor. Da das Betragsfeld noch leer
ist, ist der Bruttobetrag identisch mit dem Feld Saldo. Beachten Sie bitte, dass im Feld Betrag
neben dem Warenwert auch die MWST berücksichtigt werden muss.

Nachdem der korrekte Betrag eingegeben ist und mit Enter bestätigt wurde, springt die Am-
pel auf grün. Die Differenz zwischen dem Betragsfeld (manuelle Eingabe) und dem vom Sys-
tem vorgeschlagenen Betrag ist Null. Der Beleg kann gebucht werden, ist aber zur Zahlung
gesperrt. Im FH-Betrieb ist dies ohne Bedeutung.

Durch Anklicken des Buttons Belegstruktur ein wird eine vollständige, übersichtsartige Dar-
stellung der Beleghistorie mit allen bislang zu diesem Einkaufsbeleg und seinen Positionen
erfolgten Aktivitäten dargestellt. Durch Anklicken des Buttons Simulieren lassen sich die
buchhalterischen Konsequenzen des Rechnungsbeleges anzeigen.

Sichern/Buchen Sie mit dem Diskettensymbol. Notieren Sie die Belegnummer der Rechnung.

79
5. Anzeigefunktionen

- Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus MM)

Die Belegstruktur kann man sich im Bereich Rechnungsprüfung anzeigen lassen.

Logistik - Materialwirtschaft - Logistik-Rechnungsprüfung – Weiterverarbeitung – Rech-

nungsbeleg anzeigen

Man gibt die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum oder Tagesdatum an und erhält
die entsprechende Anzeige:

Den linken Teil des Bildschirms erhält man nur dann, wenn die Bestellstruktur aktiviert ist
(Button zum Aktivieren – Deaktivieren).

Um die zur MM-Rechnung gehörige Buchung in FI anzuzeigen, wählen Sie Folgebelege. Sie
erhalten dann den Buchhaltungsbeleg zur Rechnung.

Man kann die Abwicklung des Prozesses und die Belegstruktur auch von der Bestellung aus
ansehen:

Der Status der Bestellung findet sich im Bestellkopf:

80
Die Belegstruktur kann man sich im Positionsdetail unter Bestellentwicklung ansehen:

- Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus FI)

Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Beleg - Anzeigen

oder
Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Konto – Salden anzeigen oder Posten an-
zeigen

81
Um die gebuchten Einzelposten einer Periode anzuzeigen führen Sie einen Doppelklick auf
die Salden der gewünschten Periode aus. Sie erhalten eine Belegübersicht.
Um die Details eines bestimmten Beleges anzuzeigen, wählen Sie in der Belegübersicht die
Belegnummer der Rechnung aus. Die unterschiedlichen Belegarten kann man anhand der
Belegart unterscheiden. Kreditorische Buchungen (Rechnungen) aus FI haben die Belegart
KR, Rechnungen aus MM haben die Belegart RE.

Um zu sehen, wer den Beleg wann angelegt hat, wählen Sie Belegkopf. Um alle Belegzeilen
anzuzeigen, wählen Sie Belegübersicht. Durch Doppelklick auf die Wareneingangszeile der
Rechnung kann man sich die Bestellnummer ansehen bzw. sie steht unter Zuordnung.

Wenn Sie von FI und nicht von MM auf den Buchungsbeleg zugreifen, können Sie die Kette
herauf bis zur Bestellung zurücknavigieren. Wenn Sie sich in einem FI Dokument befinden,
können Sie die Einzelposten aufreißen. Das bedeutet, dass Sie sich zusätzliche Details an-
zeigen lassen wollen. Positionieren Sie den Cursor auf das Feld Belegnummer und wählen
Sie Umfeld - Ursprungsbeleg.

Die Anzeigefunktion aus MM für die Rechnung wird angezeigt.

6. Ausgangszahlung erfassen

Abschließend wird die manuelle Zahlung der Rechnung durchgeführt. Dies beinhaltet das
Ausgleichen der ausstehenden Verbindlichkeit und das Ausdrucken des Schecks für die
Rechnung.

Rechnungswesen - Finanzwesen – Kreditoren - Buchung - Zahlungsausgang - Buchen

82
Geben Sie das Belegdatum ein und wählen Sie ein Bankkonto aus. Geben Sie den Zah-
lungsbetrag und das Konto des Kreditors an.
Hinweis zum Zahlungsbetrag: Der Zahlungsbetrag ergibt sich aus dem Nettobestellwert
zuzüglich 19 % MWST abzüglich eventuell vereinbartes Skonto.

Klicken Sie auf den Button OP bearbeiten und Sie erhalten die folgende Übersicht der offe-
nen Posten des Kreditors.

83
Der von Ihnen eingegebene Zahlungsbetrag wird in der Zeile Erfasster Betrag dargestellt.
Vom System werden diesem Zahlungsbetrag automatisch alle offenen Posten des Kreditors
zugeordnet, da davon ausgegangen wird, dass dieses alle beglichen werden sollen. Durch
Doppelklick auf die Zeilen, die nicht bezahlt werden sollen, kann man die Rechnungen aus
dieser automatischen Zuordnung entfernen. Man muß alle Rechnungen anklicken, die man
nicht bezahlen will. Wenn viele Posten vorhanden sind, ist das Anklicken jeden Postens sehr
mühsam. Es empfiehlt sich dann, alle Posten zu markieren, Sie inaktiv zu setzen und an-
schließend den Posten, den man bezahlen will, mit Doppelklick zu aktivieren.

Besteht Identität zwischen der Zeile Erfasster Betrag und der Zeile Zugeordnet, kann man
die Rechnung bezahlen. Ist dies nicht der Fall erhalten Sie folgende Fehlermeldung.

84
Mit Zurück kommt man in folgendes Bild:

Ein Doppelklick auf die Positionszeile führt zu folgendem Bild, in dem der Betrag korrigiert
werden kann:

85
 Durch erneutes Betätigen von OP bearbeiten ist man wieder im Bild Zahlungsausgang bu-
chen und kann dort sichern.

7. Kontensalden nach Zahlung anzeigen

Zuletzt zeigen Sie das Ergebnis der Zahlung im Kreditorensaldo an.

Rechnungswesen - Finanzwesen – Kreditoren - Konto - Salden anzeigen

Eingabefelder:
Feld Daten
Kreditor Ihre Kreditorennummer
Buchungskreis 1000
Geschäftsjahr Aktuelles Jahr

Ausführen betätigen!!

86
Wählen Sie in diesem Bild die interessierende Periode und Spalte (Soll, Haben oder Saldo)
mit einem Doppelklick aus. Die Einzelposten der betreffenden Periode werden angezeigt:

87
Nach Auswahl der Periode 10 und der Spalte Saldo, können Sie jetzt unmittelbar erkennen,
welche Rechnungen noch offen und welche bezahlt wurden. Mit einem Doppelklick auf die
entsprechende Zeile können Sie sich jetzt die einzelnen Eingaben/Informationen der Bu-
chung und des Kreditors ansehen.

Ein Doppelklick auf das Übersichts-Icon führt zum nächsten Bild, das den Buchungsbeleg in
der Belegübersicht anzeigt.

88
Buchungslogik

Im Rahmen des oben beschriebenen Prozesses werden Buchhaltungsbelege

- beim Wareneingang
- bei der Erfassung der Eingangsrechnung und
- bei der Zahlung erstellt.

- Wareneingang:

Der Buchhaltungsbeleg lautet wie folgt:

Soll: 300000 Rohstoffe 1 (Bestandskonto) € 2.500,--

Haben: 191100 Wareneingang / Rechnungseingang € 2.500,--

Das Wareneingangskonto (191100) ist ein Verrechnungskonto. Jede Zeile, die auf dieses
Konto gebucht wird, repräsentiert entweder eine Position aus dem Wareneingang. Das Sys-
tem gleicht diese Positionen einzeln ab, um Ihre offenen Posten zu ermitteln. Durch die Bu-
chung auf das Bestandskonto Rohstoffe wird der Wareneingang als Posten der Aktivseite der
Bilanz ausgewiesen.

- Eingangsrechnung:

Der Buchhaltungsbeleg lautet wie folgt:

Soll 191100 Wareneingang / Rechnungseingang € 2.500,--

Soll 154000 Eingangssteuer € 400,--
Haben 1015 Wöllner AG (Kreditor) € 2.900,--

Die Haben-Buchung auf das Kreditorenkonto aktualisiert sowohl das Kreditoren-Sachkonto

(Abstimmkonto) als auch das Kreditorenkonto im Nebenbuch (Personenkonto). D.h. es wird
eine zusätzliche Buchung

89
- Zahlung:

Der Buchhaltungsbeleg lautet wie folgt:

Soll 1015 Wöllner AG (Kreditor) € 2.900,--

Haben 113201 Bank2 € 2.813,--
Haben 27600 Skontoertrag € 75,--
Haben 154000 Eingangssteuer € 12,--

Kto. 113 201(Bank) Kto. 300 000 (Rohstoffe) Kto. 191 100(Wareneingang)

2813,- 2500,- 2500,- 2500,-

3 2

Kto. 27 600(Skontoertrag) Kto. 1015 (Kreditor) Kto. 154 000 (Eingangssteuer)

75,- 2900,- 2900,- 400,- 12,-

Kto. 160 000(Abstimmkto)

3a
1 Wareneingangsbuchung 2900,- 2900,-

2 Eingangsrechnung 2a Buchung auf Abstimmkto

3 Zahlung 3a Buchung auf Abstimmkto
2a
Abb. 10: Systematik der Buchungen bei der Beschaffung von Rohstoffen

90
 5.2. Kundenauftrag bearbeiten

In diesem Prozeß wird der integrative Ablauf der Auftragserfassung, der Lieferscheinerstel-
lung, des Warenausgangs, der Übernahme in die Debitorenbuchhaltung mit anschließender
Zahlungserfassung und die Darstellung der entsprechenden Werte im Vertriebs- und Ergeb-
niscontrolling (CO-PA) gezeigt.
Damit Sie alle gespeicherten Informationen schnell anzeigen und als Referenz benutzen
können, ist es wichtig, daß Sie die vom System erteilten Belegnummern notieren.

Prozeßkette

1. Fertigwarenbestände prüfen
2. Kundenauftrag anlegen
3. Kommissionierung und Lieferung
4. Fakturierung
5. Analyse der Debitoreneinzelposten
6. Ergebnisbericht
7. Schnellerfassung des Zahlungseingangs

Beispiel:

Die Verkaufsorganisation 1000 der IDES AG (Buchungskreis 1000) verkauft an einen End-
kunden (Vertriebsweg 10) mittels eines Terminauftrages (Auftragsart TA)

1 Stück

Materialbezeichung
- der Pumpe P-101 P-101 (1. Reihe)
- der Pumpe P-102 P-102 (2. Reihe)
- der Pumpe P-103 P-103 (3. Reihe)
- der Pumpe P-109 P-109 (4. Reihe)

an den Kunden 50ZZ (ZZ = Platz-Nr.).

91
Die Daten im Überblick:

Feld Daten Beschreibung

Auftragsart TA Terminauftrag
Verkaufsorganisation 1000
Vertriebsweg 10 Direktverkauf
Sparte 00 Sparte Pumpen
Auftraggeber 50ZZ Kunden (Platz-Nr.)

Materialnummer P-101 Materialstamm Pumpe

P-102
P-103
P-109
Menge 1
Versandstelle 1000
Buchungskreis 1000
Währung EUR Hauswährung

1. Fertigwarenbestände prüfen

Infosystem – Logistik – Bestandsführung – Material - Bestandslisten - Bestandsübersicht

oder
Logistik – Materialwirtschaft – Bestandsführung – Umfeld – Bestand - Bestandsübersicht

Dies ist deshalb wichtig, da wir in der Vorlesung keine Produktion der Güter durchführen,
sondern aus dem Fertigwarenbestand verkaufen und deshalb gesichert sein muss, dass ge-
nügend Produkte am Lager sind.

92
2. Kundenauftrag anlegen

Im ersten Schritt erhalten Sie eine Anfrage eines Kunden und legen einen Kundenauftrag an.
Der Beleg ist ein Vertriebsbeleg und führt noch zu keiner Buchung in der Finanzbuchhaltung.
Er ist jedoch die Grundlage für die gesamte Verkaufsabwicklung.

Menüfolge:
Logistik - Vertrieb - Verkauf - Auftrag – Anlegen

In der ersten Erfassungsmaske sind folgende Eingabefelderfelder zu pflegen:

Feld Daten
Auftragsart TA
Verkaufsorganisation 1000 (Vertriebsorganisation
Deutschland)
Vertriebsweg 10 (Endkundenverkauf)
Sparte 00 (Spartenübergreifend)

Um die Eingabe zu vereinfachen, wird hier die Sparte 00 eingegeben. Die richtige Zuordnung
des Kundenauftrages zu einer Sparte erfolgt erst, wenn im nachfolgenden Bild das bestellte
Produkt eingegeben wird. Dadurch wird die richtige Zuordnung automatisch vom System ge-
troffen. Ein daraus resultierender Vorteil ist die Möglichkeit in einem Auftrag Artikel ver-
schiedener Sparten anzulegen.

Bestätigen Sie die Eingaben mit Enter. In der nächsten Eingabemaske im Rahmen der Anla-
ge eines Auftrages sind folgende Eingabefelder zu pflegen:

93
Feld Daten
Auftraggeber 50ZZ
Bestellnummer (des beliebige Angabe (informati-
Kunden) ve Eingabe)
Bestelldatum Gestriges Datum
Wunschlieferdatum Wird vom System ermittelt
Preisdatum Vom System vorgeschlagen
Material P-101/P-102/P-103/P-109
Auftragsmenge 1
Mengeneinheit (ME) ST

Falls ein Dialogfenster erscheint, in welchem Sie aufgefordert werden, den Warenempfänger
bzw. die Entladestelle zu spezifizieren, wählen Sie den Warenempfänger 1000 (IDES-DE)
mit Doppelklick aus. Nach Verarbeitung der Belegeingaben erscheint der Nettowert der er-
faßten Verkaufspositionen oben rechts. Zusätzlich wird die Bezeichnung der bestellten Mate-
rialien angezeigt (siehe oben). Falls die vom Kunden bestellten Waren zum Wunschlieferda-
tum nicht verfügbar sind, verzweigt das System automatisch in ein Bild zur Prüfung der Ver-
fügbarkeit. Hier können Sie eine der Lieferoptionen (z.B. Liefervorschlag) selektieren. Das
System R/3 verzweigt dann in das Übersichtsbild zurück.

Notieren Sie unbedingt das Wunschlieferdatum. Sie brauchen es für die Bearbeitung der
Warenauslieferung im nächsten Schritt.

94
Wenn Sie sich weitere Informationen zum Kundenauftrag ansehen wollen, klicken Sie ein-
fach auf die entsprechenden Registerkarten. Weitere Informationen zur Auftragsposition er-

halten Sie, indem Sie die eingegebene Position markieren und wählen. Das System
verzweigt in die Positionsdaten (s.u.).

Sie können sich durch Anklicken der Registerkarten die Daten der jeweiligen Auftragsposition
ansehen. So werden z.B. alle Elemente, die für die Preiszusammensetzung einer Auftrags-
position relevant sind (z.B. Preise, Zuschläge, Abschläge, Frachtkosten, Steuern, usw.) im
Bild „Konditionen“ angezeigt. In diesem Register werden die unterschiedlichen Preiselemente
angezeigt, die vom System R/3 für die Position ermittelt wurden.

95
Durch markieren der Auftragsposition und Anklicken des Icons Details können sie sich
die genaue Versandterminierung ansehen. Um die wichtigsten Versandaktivitäten, wie z.B.
Kommissionierung, Laden und Transport, rechtzeitig zu beginnen, führt das System R/3 eine
automatische Versandterminierung durch. In diesem Bild zeigt das System R/3 die für den
Versand benötigten Angaben an.

Notieren Sie sich das Materialbereitstellungsdatum bzw. das Wunschlieferdatum, da dieses

Datum als Selektionskriterium für die Lieferungserstellung notwendig ist.

Nach dem Sichern des angelegten Kundenauftrags erscheint die Meldung mit der Auftrags-
nummer.

96
3. Kommissionierung und Lieferung

Im zweiten Schritt nehmen wir an, daß die bestellten Pumpen jetzt im Fertiglager zur Verfü-
gung stehen. Die Waren werden zusammengestellt und dem Kunden ausgeliefert. Es wird
ein Warenausgang gebucht. Bei diesem Vorgang entstehen mehrere Belege, darunter ein
Material-, ein Buchhaltungs- und ein Profit-Center-Beleg.

Logistik − Vertrieb − Versand und Transport - Auslieferung – Anlegen – Einzelbeleg – Mit Be-
zug zum Kundenauftrag

Im Eingangsbild sind folgende Eingabefelder auszufüllen:

Feld Daten
Versandstelle 1000
Selektionsdatum Für die Position ermitteltes
Materialbereitstellungs-
oder Transportdispositions-
datum
Auftrag Auftragsnummer
Ab Position bleibt frei
Bis Position bleibt frei

Wurde hier nicht das Tagesdatum (wird automatisch vorgeschlagen) durch das Materialbe-
reitstellungsdatum überschrieben, erhält man folgende Fehlermeldung.

Nach Bestätigung der (richtigen) Eingabewerte erhalten Sie eine Übersicht des Lieferbelegs.
Wenn man sich das Wunschlieferdatum nicht gemerkt hat, kann man auch ein beliebiges
zukünftiges Datum (z.B. im nächsten Monat) eingeben.

97
Durch Markieren der Position und Anklicken des Icons Detail kann man sich wiederum De-
tails der Position ansehen (siehe insbesondere Registerkarte Kommissionierung)

Die Kommissionierung der Lieferung wird durch einen Transportauftrag angestoßen. Dabei
handelt es sich allerdings nicht um einen Transport zum Kunden, sondern um einen Trans-
port aus dem Lager. Der Transportauftrag bildet die Grundlage für die Kommissionierliste, mit
deren Hilfe die bestellte Ware aus dem Lager entnommen wird.

Der Transportauftrag wird als Folgefunktion aus der Lieferung heraus erzeugt.

Folgefunktionen – Transportauftrag anlegen

Es folgt ein Dialogbild mit der Abfrage, ob gesichert werden soll. Die Frage ist unbe-
dingt mit Ja zu beantworten; ansonsten wird die Lieferung nicht gespeichert. Damit
wird die Lieferung gesichert und es erfolgt eine Verzweigung in den Transportauftrag.

98
In diesem Bild bedienen Sie folgende Eingabefelder:

Feld Daten
Lagernummer 010
Werk 1000
Lieferung Wird vom System vorge-
schlagen
Hell/Dunkel Ablauf D
Kommimenge übernehm. 2

Ein Transportauftrag zur Kommissionierung der Liefermengen wird erzeugt. Die Option 2
(Kommimenge übernehm) bewirkt, daß die Warenausgangsbuchung für die Lieferung gleich-
zeitig erfolgt.

In diesem Bild Sichern betätigen.

Beim Warenausgangsbeleg zu einer Lieferung wird sowohl ein SD-Beleg als auch ein FI-
Beleg erstellt, mit dem Bestandsmengen und – werte fortgeschrieben werden.

Der Buchungssatz des FI-Beleges lautet:

Herstellkosten des Umsatzes (Soll) an Bestand Fertige Erzeugnisse (Haben)

99
Mögliche Fehler und ihre Korrektur:

Warenausgangsbuchung vergessen:

Wenn die „Auslieferung“ bereits angelegt wurde, kann die Warenausgangsbuchung mittels
folgendem Pfad nachgeholt werden.

Logistik − Vertrieb − Versand und Transport – Buchung Warenausgang – Auslieferung Ein-

zelbeleg
oder
Logistik − Vertrieb − Versand und Transport – Auslieferung – Ändern - Einzelbeleg

Transportauftrag vergessen:

Der Transportauftrag kann mittels folgendem Pfad nacherfasst werden:

Logistik − Vertrieb − Versand und Transport – Auslieferung – Ändern – Einzelbeleg

Enter Folgefunktionen – Transportauftrag anlegen

4. Fakturierung

¾ Fakturierung vornehmen

Die Fakturierung ist die abschließende Aktivität im Vertrieb. Wenn Sie eine Faktura erstellen,
nehmen Sie stets Bezug auf einen Referenzbeleg, d.h. im folgenden Fall auf die Lieferung
der einen Pumpe. Erst bei diesem Vorgang wird der Umsatz und die Forderung gegenüber
dem Kunden in der Finanzbuchhaltung gebucht.

Logistik − Vertrieb − Fakturierung - Faktura − Anlegen

Normalerweise steht in dieser Erfassungsmaske im Feld Beleg die Nummer der eben ange-
legten Lieferung. Sollte dies nicht der Fall sein, geben Sie bitte die notierte Liefernummer des
letzten Vorganges ein.

100
Nach Eingabe von Ausführen (Uhrsymbol) erhalten Sie:

Im obigen Bild machen Sie einen Doppelklick auf die von Ihnen angelegte Fakturaposition.

Das System zeigt im folgenden Bild detaillierte Faktura-, Preis-, Buchhaltungs- und Auftrags-
daten zu dieser Position an. Beachten Sie bitte, dass die Anzeige mehr als eine Bildschirm-
seite umfaßt. Um alle Daten anzusehen, müssen Sie daher über den Bildschirm scrollen.

101
Wählen Sie Positionspartner.

Im nächsten Bild werden die verschiedenen Partner angezeigt, die an diesem Geschäftsvor-
fall beteiligt sind. Rechnungsempfänger und Auftraggeber haben die gleiche Kundennummer.
In unserem speziellen Fall soll die Rechnung jedoch von einem anderen Debitor reguliert
werden. Der Regulierer (der die Rechnung zahlt) hat die Nummer 1050.

102
Diese Struktur ist im Debitoren-Stammsatz hinterlegt, siehe unten:

Unter Konditionen kann man sich die Preisermittlung für die Pumpe ansehen.

Kehren Sie durch Zurück zum Bild Übersicht Fakturapositionen zurück, Sichern Sie und no-
tieren Sie die Faktura-Nummer. Falls die Fakturanummer nicht angezeigt wird, wählen Sie in
diesem Bild Faktura - anzeigen, dann ist die Fakturanummer im Feld „Faktura“

Der Vorgang bedeutet nicht nur, daß die Faktura im Vertriebssystem gesichert wurde, son-
dern auch, daß die Fakturadaten automatisch an die Finanzbuchhaltung, das Profit-Center
und die Ergebnisrechnung weitergeleitet wurden. Die Daten fließen auch in das Treasury,
jedoch wird dafür kein Beleg erstellt.

103
¾ Anzeigefunktionen im Rahmen von MM

- Faktura ansehen

Logistik − Vertrieb − Fakturierung - Faktura − Anzeigen

Die Faktura-Nummer ist bereits im Feld eingetragen. Mit Enter oder Anklicken von Faktura-
positionen können Sie sich die einzelnen Faktura-Positionen nochmals anzusehen. Mit Dop-
pelklick auf die Faktura-Positionen erhalten Sie die Details der Position (Hardcopies siehe
oben).

104
- Rechnungswesenbelege ansehen

Logistik − Vertrieb − Fakturierung - Faktura − Anzeigen

Durch Anklicken des Buttons „Rechnungswesen“ erscheint ein Dialogfenster (s.o). Die Liste
enthält 6 unterschiedliche Belege des Rechnungswesen. Mit Hilfe dieses Dialogfensters kön-
nen Sie in die einzelnen Module verzweigen und sich die entsprechenden Belege ansehen.

Folgende Belege sehen wir uns näher an:

™ Buchhaltungsbeleg
™ Beleg der Ergebnisrechnung
™ Kostenrechnungsbeleg

™ Buchhaltungsbeleg

Doppelklicken Sie auf Buchhaltungsbeleg.

Die Forderung und der Umsatz wurden auf den Geschäftsbereich 1000 (Maschinenbau) ge-
bucht wurden. Das Material P-103 wurde im Werk 1000 (Hamburg) produziert und gehört der
Sparte 01 (Pumpen). Diese Kombination führte zu einer Buchung auf diesem Geschäftsbe-
reich. Den Geschäftsbereich kann man sich durch Variation der Anzeigevariante anzeigen.

Mit Zurück gelangen Sie in die Belegübersicht zurück.

105
™ Ergebnisrechnungsbeleg

Doppelklicken Sie auf Ergebnisrechnung.

Unter Merkmale, kann man sehen, welche Merkmale dem Geschäftsvorfall zugeordnet wur-
den.
Unter Wertfelder werden Betragsfelder für Erlös, Skonto etc. angezeigt.
Unter Herkunftsdaten wird z.B. der zugehörige Kundenauftrag angezeigt.
Unter Verwaltungsdaten werden Anlegedatum, Erfasser etc. angezeigt.

Mit Zurück gelangen Sie in die Belegübersicht zurück.

106
™ Kostenrechnungsbeleg

Doppelklicken Sie auf Kostenrechnungsbeleg.

Klicken Sie auf das Zeichen vor der Beleg-Nr.

Die Objektart ERG im Bild Belege Istkosten bedeutet, daß es sich hier um ein Ergebnisobjekt
handelt. Der Umsatz wurde auf der „Kostenart“ 800000 (Umsatzerlöse Inland) erfasst.

5. Analyse der Debitoreneinzelposten

Mit der Faktura ist die Forderung gegenüber dem Kunden gebucht worden.

Menüfolge:
Rechnungswesen - Finanzwesen – Debitoren – Konto – Posten anzeigen

Eingabefelder:
Feld Daten
Debitor (Regulierer) 1050
Buchungskreis 1000
Offen zum Stichtag Datum, das ca 10 Tage nach
Tagesdatum liegt
Offene Posten x (markieren)

Beim Kunden Becker (Debitor 1000) weicht der Regulierer (Zahler) vom Auftraggeber und
vom Rechnungsempfänger ab (das hat mit den Partnerrollen im Debitoren- bzw. Kreditoren-
stammsatz zu tun). Sie müssen somit die Debitornummer 1050 angeben, die von der Kun-
dennummer abweicht.

Sie erhalten eine Liste aller offenen Rechnungen dieses Debitors. Im Feld Zuordnung stehen
die Lieferscheinnummern (Liefernummer aus dem 2. Vorgang). Sofern zahlreiche offene
Posten vorliegen, sortieren Sie diese nach dem Belegdatum (neuester Vorgang oben).

Doppelklicken Sie auf den Beleg, den Sie eben gebucht haben. Es wird die erste Position
des Beleges angezeigt. Es handelt sich um die Buchung der Forderung. Das Abstimmkonto
des Debitors in der Bilanz ist das Konto 140000 (Forderungen Inland) in der Hauptbuchhal-
tung. Als weitere Informationen werden unter anderem die Skontobasis und die Zahlungsbe-

107
dingungen geliefert. Das Basisdatum ist das Datum, auf das sich die Fristen für die Skonto-
fälligkeit und die Nettofälligkeit beziehen.

Hier kommen Sie in die

Belegübersicht

Hier können sie sich zwi-

schen den Positionen des
Buchungssatzes hin- und
herbewegen.

Wenn Sie auf das Icon Weitere Daten klicken bekommen Sie u. a. das Dispositionsdatum
("Dispo-Datum") angezeigt, unter dem die Fortschreibung des zu erwartenden Zahlungsein-
gangs in die Finanzdisposition erfolgt (siehe unten). Dies bedeutet, dass das System für den
entsprechenden Tag einen Zahlungseingang prognostiziert und dadurch eine Liquiditäts-
planung auf Basis der einzelnen Geschäftsvorfälle erfolgt.

Das Datum wird vom System unter Einbeziehung verschiedener Informationen wie "Basisda-
tum im FI-Beleg der Faktura" und "bisheriges Zahlungsverhalten des Debitors" ermittelt.
Speziell durch den Einfluß dieser zweiten Komponenten ("bisheriges Zahlungsverhalten") ist
das Dispo-Datum für Sie u.U. nicht auf den ersten Blick nachvollziehbar. Es müßte dazu ein
Exkurs in die Kundenkredit-Kontrolle gemacht werden.

Gehen Sie in die Belegübersicht zurück und führen Sie einen Doppelklick auf der Erlöszeile
aus. Sie erhalten das folgende Detailbild, das die Erlösbuchung betrifft.

Markieren Sie in diesem Bild das Feld Mehr.

108
Sie erhalten ein Dialogfeld, in dem das Profit Center angegeben wird. Das Profit Center 1010
steht für Hochleistungspumpen und wurde aus den Auftragsdaten abgeleitet (z.B. aus dem
verkauften Produkt).

Klicken Sie in diesem Dialogfenster auf das Feld Ergebnisobjekt.

Sie erhalten Information über die Ableitungen auf das Ergebnisobjekt (siehe unten).

109
6. Schnellerfassung des Zahlungseingangs

Einige Tage nach Zusendung der Rechnung erhalten Sie die Zahlung für die versandten
Pumpen. Die Zahlung müssen Sie jetzt in der Debitorenbuchhaltung eingeben.

Rechnungswesen - Finanzwesen – Debitoren - Buchung - Zahlungseing. schnell

Bedienen Sie folgende Eingabefelder:

Feld Daten
Buchungskreis 1000
Buchungsdatum Tagesdatum
Bankkonto 113100
Währung EUR
Referenz beliebige Nummer
Belegdatum Tagesdatum
Valutadatum Tagesdatum

Wählen Sie Zahlungen erfassen.

Das System R/3 meldet eventuell, daß das Belegdatum in der Zukunft liegt. Überspringen
Sie die Meldung mit Enter.

Bedienen Sie im obigen Bild folgende Eingabefelder:

Feld Daten
Debitor (Regulierer) 50ZZ
Betrag Bruttopreis ./. Skonto

110
Falls keine Informationen über den Betrag vorliegen, öffnen Sie einen neuen Modus, wählen
Faktura anzeigen und lassen sich die Faktura anzeigen, die Sie jetzt bezahlen wollen. Kli-
cken Sie Preiskonditionen an (Icon ganz unten, ganz rechts) und ermitteln Sie den Zah-
lungsbetrag. Hat die Bestellung mehrere Positionen, wählen Sie Springen – Kopf – Preiskon-
ditionen Kopf.

Wählen Sie OP bearbeiten.

Die nächsten Bilder zeigen die Folgen, die entstehen, wenn der Rechnungsbetrag nicht um
das Skonto gekürzt wird.

Die offenen Posten des Kunden werden im Bild Schnellerfassung Zahlungseing:Offene Pos-
ten bearbeiten aufgelistet. Selektieren Sie den auszugleichenden Posten mit Doppelklick im
Feld EUR Brutto, so daß die Schrift in der Zeile farbig wird. Die eventuellen weiteren Zeilen
müssen schwarz sein (Wenn nicht, bitte die farbig markierten Beträge mit Doppelklick im
Feld EUR Brutto entselektieren, die Sie dem erfaßten Betrag nicht zuordnen wollen)

Sie erkennen, dass der Rechnungsbetrag um das Skonto gemindert werden muss. In der
vorherigen Bildschirmmaske wurde der ungekürzte Rechnungsbetrag eingegeben. Zur Kor-
rektur klicken Sie auf Übersicht. Sie kommen in die Belegübersicht des Zahlungsvorganges
(siehe unten).

111
Durch Doppelklick auf die Buchungszeile in obiger Maske können Sie den Betrag ändern. Sie
geben 27.409,87 € ein (siehe oben). Nach Korrektur des Betragsfeldes wählen Sie OP bear-
beiten und kommen wieder in die Übersich mit den offenen Posten zurück. Erfasster Betrag
und zugeordneter Betrag stimmen jetzt überein, so dass der Zahlungseingang jetzt verbucht
werden kann.

Beleg buchen oder Icon Sichern wählen

¾ Anzeige der erfolgten Zahlung

Die erfolgte Zahlung kann man sich auf dem Debitorenkonto ansehen.

Menüfolge
Rechnungswesen - Finanzwesen – Debitoren - Konto – Posten

Markieren Sie jetzt das Feld Ausgeglichene Posten und wählen Sie Enter.

112
6. Grundfunktionen der Kostenrechnung

6.1. Strukturen / Stammdaten

Überblick:

Kostenstellen - betrieblicher Teilbereich, für den Kosten erfaßt werden, Orte der Kosten-
entstehung

Kostenarten - Kostenarten dienen der Klassifikation von Kosten. Kostenarten klassifi-

zieren den betriebszweckbezogenen bewerteten Verbrauch von Produk-
tionsfaktoren

Leistungsarten - Bezugsgrößen; Maßeinheiten, um Kosten für interne Leistungen verur-

sachungsgerecht zu verrechnen

stat. Kennzahlen - Bezugsbasen für innerbetriebliche Leistungsverrechnung

6.1.1. Kostenarten

Die Kosten- und Erlösartenrechnung stellt den Teil der Kostenrechnung dar, in dem die wäh-
rend einer Abrechnungsperiode angefallenen Kosten erfaßt und gegliedert werden. Es han-
delt sich also weniger um eine Rechnung als vielmehr um eine geordnete Erfassung von Da-
ten, die die Basis einer Kostenrechnung bildet.

In einem integrierten Rechnungswesen, wie es das R/3-System darstellt, ist eine besondere
Erfassung der Kosten nicht notwendig, weil jeder kostenrechnungsrelevante Geschäftsvorfall
detaillierte Informationen nicht nur über die Kostenart, sondern auch über die Kontierungsob-
jekte (Kostenstellen, Kostenträger usw.) an die Kostenrechnung liefert. Jeder Verbrauchs-
vorgang in der Materialwirtschaft, jede Fakturierung im Vertriebssystem (= Erlös), jede Ein-
gangsrechnung fließt direkt über das Sachkonto (= Kostenart) dem jeweiligen Kontierungsob-
jekt zu.

Bei den Kostenarten werden primäre und sekundäre Kosten unterschieden.

Primäre Kostenarten – Verbrauch unternehmensextern – also vom Markt - bezogener Güter

und Dienstleistungen (Nummernkreis: 4XXXX). Ausprägungen siehe Abb. 12.

Die Kostenarten stehen in engem Zusammenhang mit den Sachkonten der Finanzbuchhal-
tung, da das SAP-R/3-System aus Sicht der Kostenrechnung als Einkreissystem aufgebaut
ist. Einkreissystem bedeutet, daß die primären Kostenarten sowie die Erlösarten aus den
Aufwandskonten der Gewinn- und Verlustrechnung übernommen werden und somit kein
zweiter Abrechnungskreis für die Kostenrechnung aufgebaut wird. Die Strukturen und Orga-
nisationseinheiten des Finanzwesens müssen Sie beim Anlegen von Kostenarten berück-
sichtigen.

Dies bedeutet, dass die primären Kostenarten den Sachkonten der Finanzbuchhaltung ent-
sprechen. Somit muss jedem Sachkonto eine primäre Kostenart mit identischer Nummer zu-
geordnet werden. Eine primäre Kostenart kann nur dann angelegt werden, wenn zuvor im
Kontenplan ein entsprechendes Sachkonto verzeichnet und im Finanzwesen ein entspre-

113
chendes Konto angelegt wurde. Beim Anlegen prüft das SAP-R/3-System, ob ein entspre-
chendes Konto im Finanzwesen angelegt wurde. Falls Sie noch kein Sachkonto angelegt
haben, können Sie direkt aus dem Anforderungsbild über Umfeld - Anlegen Sachkonto in die
entsprechende Stammdatenpflege der Finanzbuchaltung verzweigen.

Umgekehrt können keine Kontierungsobjekte der Kostenrechnung (Kostenstelle, Kostenträ-

ger) bei einer Buchung eingegeben werden, wenn keine Kostenart vorhanden ist.

Ist dem Sachkonto (Aufwandskonto) eine Kostenart zugeordnet, ist es kostenrechnungsrele-

vant. In diesem Fall muss bei jeder Buchung auf das Konto entweder eine Kostenstelle oder
ein Innenauftrag angegeben werden. Somit stehen am Periodenende die Daten gegliedert
nach Kostenarten und Kostenstellen/Innenaufträgen für Analysen zur Verfügung.

Sekundäre Kostenarten – Sie entstehen bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

und stellen somit abgeleitete Kostenarten dar. Es sind Kosten innerbetrieblicher Leistungen
(z.B. einer Instandhaltungsleistung), die sich aus den primären Kosten der die Leistungen
erbringenden Kostenstelle (z.B. Personalkosten, Materialkosten, Energieverbrauch der
Werkstatt) und den Kosten der in Anspruch genommenen innerbetrieblichen Leistungen (z.B.
eigenerstellter Strom) zusammensetzen. Durch die Einführung sekundärer Kostenarten ist es
möglich, für jede Kostenstelle die direkt zurechenbaren Kosten (hierbei handelt es sich im-
mer um primäre Kosten) und die zugeschlüsselten Kosten getrennt zu zeigen.

114
Sekundäre Kostenarten lassen sich ausschließlich in der Kostenrechnung anlegen und ver-
walten. Sie dienen der Abbildung des innerbetrieblichen Werteflusses im Rahmen der Kos-
tenstellenrechnung. Beim Anlegen von sekundären Kostenarten prüft das System, ob das
Konto bereits im Finanzwesen vorhanden ist. Ist dies der Fall, so kann die sekundäre Kos-
tenart in der Kostenrechnung nicht angelegt werden.
Ist Plan Abw. .....
Primäre Gehälter 1.000
Kosten
Abschreibungen 2.000
5.000
Reisekosten
10.000
Raummieten
:
Summe primäre Kosten 17.000

Sekundäre verr. Poolfahrzeuge

1.000
Kosten
1.000
verr. Energiekosten
-16.000
verr. Raumkosten

Summe sekundäre Kosten -14.000

Kostenstellensaldo 3.000

Abb. 11: Primäre und sekundäre Kosten im Betriebsabrechnungsbogen

Die Unterscheidung zwischen primären Kosten und sekundären Kosten erfolgt über den
Kostenartentyp.

¾ Primäre Kostenart bearbeiten:

Menüfolge:

Rechnungswesen – Controlling - Kostenartenrechnung – Stammdaten – Kostenart – Einzel-

bearbeitung - Anlegen primär, Anzeigen, Ändern

Beim erstmaligen Aufruf der Kostenrechnung im Rahmen einer Arbeitssitzung ist der Kosten-
rechnungskreis einzugeben.

Nachdem Sie den Kostenrechnungskreis eingegeben haben, erhalten Sie folgendes Ein-
stiegsbild. Als Kostenartennummer ist die Nummer des korrespondierenden Sachkontos ein-
zutragen. Achten Sie darauf, dass der Beginn des Gültigkeitszeitraums immer mit dem Ge-

115
schäftsjahresbeginn übereinstimmt. Da sich der Kostenartenplan dauerhaft ist, sollte die Gül-
tigkeit nicht auf ein Geschäftsjahr beschränkt werden

Die Maske für die weiteren Eingaben erhält man durch Anklicken des Übersicht-Buttons.

Die Bezeichnung der Kostenart wird aus dem Sachkonto übernommen, kann jedoch abge-
ändert werden. Mit dem Kostenartentyp wird einerseits unterschieden, ob es sich um primä-
re oder sekundäre Kosten handelt und andererseits eine detailliertere Strukturierung der Kos-
tenarten durchgeführt. In obigem Bild sehen Sie die unterschiedlichen Strukturen bei den
Primärkosten. Sie sehen, dass auch die Erlösarten und die Erlösschmälerungen mit Hilfe des
Menüs Kostenart anlegen gepflegt werden. Der Kostenartentyp 3 und 4 wird benötigt, wenn
man aperiodisch entstandene Aufwendungen im Rahmen der Kostenrechnung periodisieren
will oder wenn man kalkulatorische Kosten berücksichtigen will. Normalerweise sind aperio-
disch entstehende Ausgaben bereits in der Finanzbuchhaltung zu periodisieren.

116
¾ Sekundäre Kostenart bearbeiten:

Menüfolge:

Rechnungswesen – Controlling - Kostenartenrechnung – Stammdaten – Kostenart – Einzel-

bearbeitung - Anlegen sekundär, Anzeigen, Ändern

Folgende Kostenartentypen sind von Bedeutung:

Kostenartem mit dem Kostenartentyp 41 (Gemeinkostenzuschläge) werden verwendet, um
Kosten von Kostenstellen mittels Zuschlägen an interne Aufträge weiterzuverrechnen. Dies
kann z.B. bei Instandhaltungsaufträgen, selbsterstellte Anlagen etc. der Fall sein.

Kostenartem mit dem Kostenartentyp 42 (Umlage) werden im Rahmen pauschaler Umlagen

verwendet. Dies kann z.B. die Umlage der Raumkosten nach qm, der Stromkosten nach in-
stallierten kW etc. sein.

Kostenartem mit dem Kostenartentyp 43 (Verrechnung von Leistungen) werden genutzt, um

die Verrechnung innerbetrieblicher Leistungen nach Inanspruchnahme durchzuführen. Ver-
rechnung der Stromkosten nach gemessenen kWh, Verrechnung von Instandhaltungsleis-
tungen nach erfassten Reparaturstunden.

117
¾ Kostenartengruppen anlegen, ändern, anzeigen, kopieren:

Da die Kostenarten den Sachkonten der Finanzbuchhaltung entsprechen, ist ihre Zahl relativ
groß. Dies hat eine geringe Übersichtlichkeit zur Folge und macht den Einstieg in die Kos-
tenanalyse schwieriger. Die Kostenarten sollten deshalb hierarchisch strukturiert und ver-
dichtet werden. Es empfiehlt sich die Kostenarten zu Kostenartengruppen zusammenzufas-
sen. Dadurch gewinnt man eine größere Übersichtlichkeit, ohne auf Details verzichten zu
müssen, da ein Drill Down bis auf die einzelne Kostenart jederzeit möglich ist.

ZUORDNUNG D. KOSTENARTEN ZU KA-GRUPPEN IN DER KOSTENSTELLENRECHNUNG

Kostenarten- Kostenarten- KOSTENART

gruppe untergruppe NR. BEZEICHNUNG

a) primäre Kostenarten

1900 1190 40000 BERATERLEISTUNGEN DR

1900 1190 40100 HONORARE FREIE MA
1900 1190 40200 LABORLEISTUNGEN
1900 1290 40500 LIEF/MONT.V.BAUTEIL.
1900 1290 48580 MIETE/INST.FREMDGER.
1900 1290 48810 GERINGW.WG PROJ.BEZ.
1900 1290 48820 WOHNUNGSEINRICHT.
1900 1290 48890 AUSRÜSTUNGSGÜTER
1900 1390 47310 BUERO-/SCHREIBARB FR
1900 1390 47320 ÜBERSETZUNGSARB. FR
3510 3510 41100 VERG.HILFSKR., INL.
3510 3510 42100 GEH. STAMMPERS. INL.
3510 3510 42600 GEH.TECH.STAMM.AUSL
3510 3510 42700 GEH.STAMM.AUSL.O.GMK
3900 3110 41500 LOHN,GEH.OERTL.PERS.
3900 3110 42800 ABFINDUNGEN
3900 3110 42900 SAMMELKONTO GEHÄLTER
3900 3110 42910 VERGUETUNG HILFSKR.
3900 3210 43110 SOZIALVERS. FFM
3900 3210 43120 SOZIALVER.BAUST.AUSL
3900 3210 43130 BEITR. Z. BERUFSGEN.
3900 3210 43190 SONST. SOZ. ABGABEN

Abb. 12: Zuordnung der Kostenarten zu Kostenartengruppen

118
Kostenartengruppen können für eine Übersichtliche Darstellung im BAB genutzt werden. Die
mit * oder ** oder *** bezeichneten Kostenartengruppen stellen die Verdichtungsebenen bei
den Kostenartengruppen dar. Die Gehälter sind den Personalkosten, diese wiederum den
Primärkosten und diese der Belastung insgesamt untergeordnet. Durch Anklicken des Sym-
bols für „Aufreißen/Komprimieren“ kann der Detaillierungsgrad festgelegt werden.

Menüfolge für die Pflege der Kostenartengruppen:

Rechnungswesen – Controlling - Stammdaten -Kostenartengruppe -

Anlegen/Ändern/Anzeigen

119
Um Kostenartengruppen zu kopieren, wählen Sie im jeweiligen Einstiegsbild der Gruppen-
pflege Gruppe - kopieren.

Hinweis:

Kostenarten und Kostenartengruppen können auch in der Kostenstellenrechnung angelegt

werden.

120
6.1.2 Kostenstellen / Kostenstellenhierarchie

¾ Kostenstellenstruktur

Bevor Sie Kostenstellen anlegen, müssen Sie eine hierarchische Kostenstellenstruktur

definieren (Kostenstellenhierarchie). Kostenstellenhierarchien geben Ihnen die Möglichkeit,
flexibel und nach Ihren spezifischen Reporting- bzw. Analyseanforderungen Daten anzuzei-
gen und Verdichtungen durchzuführen. Die Kostenstellenhierarchie ermöglicht bereichsweise
Verdichtungen, so daß Kosten für alle organisatorischen Teileinheiten eines Unternehmens
berichtet werden können. Mit Hilfe der Kostenstellenhierarchie faßt das System die Kosten
der untergeordneten Kostenstellen zusammen. Ansonsten wären manuelle Zusammenfas-
sungen der einzelnen Kostenstellen notwendig, wenn kostenstellenübergreifende Kostenin-
formationen benötigt werden. Die Verdichtung erfolgt mittels "Knotenkostenstellen“. Durch
die Einführung einer Kostenstellenhierarchie können Kosten bei der Hierarchie-Ebene aus-
gewiesen werden, der sie als Kostenstellen-Einzelkosten zugerechnet werden können (Ein-
zelkosten- und Deckungsbeitragsrechnung).

Zu jedem Kostenrechnungskreis gibt es genau eine Standardhierarchie. Diese ist dadurch

gekennzeichnet, daß der oberste Knoten dieser Hierarchie im Stammsatz des Kostenrech-
nungskreises hinterlegt ist (Customizing). In der Standardhierarchie müssen alle Kostenstel-
len enthalten sein! Bei Auswertungen innerhalb der Standardhierarchie werden (systemsei-
tig) alle Kostenstellen vollständig erfaßt. Sie können neben der Standardhierarchie beliebig
viele weitere Kostenstellenhierarchien anlegen. Die übrigen Hierarchien werden als Alterna-
tivhierarchien bezeichnet.

Jede Kostenstelle muß beim Anlegen einer Gruppe der Standardhierarchie zugeordnet wer-
den. Somit ist sichergestellt, daß die Standardhierarchie alle Kostenstellen des Kostenrech-
nungskreises enthält.

Wie wird dies sichergestellt? Dadurch, daß jede Kostenstelle in ihrem Stammsatz auf den
ihr übergeordneten Knoten verweist. Eine Kostenstelle kann ohne Zuordnung zu einem Kno-
ten nicht angelegt werden.. Die Zuordnung der Kostenstelle zur untersten Hierarchiestufe
kann nur im Kostenstellenstamm verändert werden. Die Zuordnung einer Kostenstelle zur
untersten Hierarchiestufe kann nicht in der Standardhierarchie geändert werden. In der Stan-
dardhierarchie können nur „Knoten“ umgehängt werden.

Den einzelnen Knoten dürfen entweder weitere Knoten oder Kostenstellen untergeordnet
sein

¾ Kostenstellenhierarchie anzeigen

Menüfolge:

Rechnungswesen – Controlling – Kostenstellenrechnung – Stammdaten – Standardhierar-

chie – Anzeigen

121
Durch Anklicken der +-Zeichen vor den Knoten kann man den entsprechenden Teilbaum ex-
pandieren. Das heißt die nächste Ebene wird angezeigt. Man kann auch mit der rechten
Maustaste expandieren, dann wird der komplette Teilbaum expandiert. Das bedeutet, dass
alle Knoten der Kostenstellenhierarchie angezeigt werden, die unterhalb des markierten Kno-
tens liegen. Expandiert man den obersten Knoten mit der rechten Maustaste wird alles ex-
pandiert. Aber Vorsicht: es gibt kein Icon für Komprimieren.

Im linken Teil des Bildschirmes kann man nach Knoten oder Kostenstellen durch Eingabe der
KST-Nummer oder der Kostenstellenbezeichnung suchen. Wurde ein Wert gefunden und im
linken Bereich angezeigt, kann man sich z.B. den entsprechenden Teilbaum mittels Doppel-
klick auf den Wert anzeigen.

Durch Anklicken dieses Icons wird der Bildschirm „geteilt“ und die Stammdaten des gerade
markierten Objektes werden angezeigt.

Ein Doppelklick auf die einzelne Kostenstelle bzw. den Knoten führt zur Anzeige des Stamm-
satzes im unteren Teil.

122
Mit den blauen Pfeilen kann man sich in den vorangegangenen „Ansichten“ bewegen. Mit
diesem Icon bewegt man sich eine Hierarchiestufe nach oben.

¾ Kostenstellenhierarchie ändern

Das Umschatlen zwischen Anzeige- und Änderungsmodus erfolgt durch Anklicken des „Stif-
tes“ oder aus dem Menübaum durch „Ändern“.

Die Bezeichnungen lassen sich im unteren Bildschirmteil verändern (erkenntlich am weiß

unterlegten Feld). Zusätzliche Hierarchieebenen lassen sich im Menü „Bearbeiten“ oder
durch diese Buttons einpflegen.

123
¾ Anlegen einer Kostenstelle

Menüfolge:

Rechnungswesen- Controlling – Kostenstellenrechnung – Stammdaten – Kostenstelle - Ein-

zelbearbeitung - Anlegen

Kostenstellennummer eingeben und auf Stammdaten oder Enter klicken.

Sämtliche Stammdaten (Leistungsarten, Kostenstellen usw.) müssen für den gesam-

ten Planungs- bzw. Abrechnungszeitraum gültig sein. Sie müssen daher ab dem 1.1.
des Jahres angelegt sein. Falls als Beginndatum versehentlich ein späterer Termin
angegeben wurde, kann diese Eingabe nicht mit der Funktion „Ändern“ korrigiert wer-
den. Es ist notwendig, die jeweiligen Stammdaten noch mal für den fehlenden Zeit-
raum anzulegen. Beispiel: Eine Kostenstelle ist für den Zeitraum 2.3.2008 bis
31.12.9999 angelegt worden. Damit eine korrekte Abwicklung der innerbetrieblichen
Leistungsverrechnung im gesamten Jahr erfolgen kann, muss die Kostenstelle noch-
mals für den Zeitraum vom 1.1.2008 bis 1.3.2008 angelegt werden.

Die Kostenstellenarten sind durch das Customizing festgelegt worden. Beispielhaft für die
Customizing-Aktivitäten der Pfad unten.

124
Das folgende Bild zeigt die Tabelle mit den Customizing-Einstellungen für die Kostenstellen-
arten.

125
Wie oben schon ausgeführt, ist der unterste Knoten der Standardhierarchie anzugeben, da-
mit sichergestellt wird, dass die Kostenstelle in der Standardhierarchie einem Knoten zuge-
ordnet wird.

Beim Anlegen der Kostenstelle müssen Felder für Geschäftsbereich und Profit Center gefüllt
werden. Wenn das Profit Center fehlt, kommt Warnung „trotz aktiver Profit Center Rechnung
wurde kein PC eingegeben“. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Profit Center-
Rechnung aktiv ist und die Zuordnung der Geschäftsvorfälle zum Profit Center z.T. mit Hilfe
der Kostenstellennummer erfolgt.

Welchen Hintergrund hat die Hinterlegung des Geschäftsbereichs im Kostenstellen-

stamm?

Was wollen wir?

Um einzelne Geschäftsbereiche eines Unternehmens wie rechtlich selbständige Unterneh-
men betrachten zu können, sollen für diese Geschäftsbereiche Gewinn- und Verlustrechnun-
gen und Bilanzen erstellt werden. Der Geschäftsbereich ist daher ein weiteres Strukturkriteri-
um innerhalb des Buchungskreises. Damit ist es möglich, alle Verkehrszahlen je Geschäfts-
bereich zu speichern und auszuwerten.

Solche Bilanzen /GuV’s für Geschäftsbereiche lassen sich auf unterschiedlichen Wegen er-
stellen. Einige mögliche Lösungen und deren Auswirkungen:

• die einzelnen Konten werden nach Geschäftsbereichen differenziert - unüberschaubarer

Kontenplan, häufige Fehlkontierungen
• mittels Customizing wird ein Geschäftsbereich angelegt und das Feld "Geschäftsbereichs-
bilanz ermöglichen" wird aktiviert und damit Eingabemöglichkeit für eine Geschäftsbe-
reichs-Nr. während der Buchung - Doppeleingaben; Inkonsistenzen, da KST-Nr. und Ge-
schäftsbereichs-Nr. eingegeben werden muß
• wenn die Geschäftsbereichs-Nr. zusätzlich im Stammsatz der Kostenstelle hinterlegt ist,
kann der Geschäftsbereich aus der Kostenstellenangabe im Beleg abgeleitet werden, so
daß keine Angabe der GB-Nr. im Beleg erforderlich ist.

Die Objekte des Controllings (beispielsweise Kostenstellen und Innenaufträge) haben die
Funktion einer Kontierungshilfe, da der Geschäftsbereich aus den Stammsätzen abgeleitet
werden kann. Wird bei einer Primärbuchung auf eine Kostenstelle kontiert, so kann der zu-
gehörige Geschäftsbereich aus dem Kostenstellenstamm ermittelt und die Buchung dem kor-
rekten Geschäftsbereich zugeordnet werden. Somit braucht im Buchungsbeleg der Ge-
schäftsbereich nicht manuell gesetzt zu werden, sondern kann vom System automatisch
gesetzt werden. Damit werden Fehlkontierungen bei der Belegerfassung minimiert.

126
Exkurs:

allgemeine Aussagen zur Abbildung von Strukturen und Hierarchien

immer schlecht, wenn Strukturen oder Hierarchieinformationen im Rahmen von Bewegungs-

daten mitgegeben werden. Dies ist der Fall, wenn die Geschäftsbereichs-Nr. in jeder Bu-
chung mitgegeben wird:

Kontonr Bezeichnung KST GB-Nr. Betrag

40000 Material 12 1 4000,-
40000 Material 21 2 5000,-

Warum?
Weil die Struktur in den Bewegungsdaten fest hinterlegt ist und Strukturänderungen Ände-
rungen in den Bewegungsdaten erfordern, z.B. um Zeitvergleiche machen zu können

Alternative:

Bewegungsdaten:

Konto-Nr. KST-Nr. Betrag

40000 12 4000,-
40000 21 5000,-

Strukturdaten:

KST-Nr. GB-Nr.
11 1
12 1
21 2

Im Bild Steuerung kann man eingeben, welche Rechengrößen für die Kostenstelle erfasst
werden dürfen – es wird festgelegt, welche Rechengrößen gesperrt sind. Die übrigen Bilder
enthalten Informationen zur weiteren Kennzeichnung der Kostenstellen (Anschrift, Telefon-
nummer etc.) und sind keine Muss-Felder.

Nach dem Erfassen aller Daten: Sichern nicht vergessen !!!

6.1.3. Leistungsarten

Maßeinheiten, um die Kosten der internen Leistungen verursachungsgerecht zu verrechnen

(Bezugsgrößen in der GPKR, Kostentreiber in der Prozesskostenrechnung). Die Leistungen,
die in den Kostenstellen erbracht werden, werden durch Leistungsarten abgebildet. Einer
Kostenstelle können eine, mehrere oder keine Leistungsart(en) zugeordnet werden.

127
Beispiele für Leistungen von Kostenstellen im Bereich der Fertigung sind Maschinenstunden
oder gefertigte Einheiten.

Durch die Abnahme der Leistungen einer Kostenstelle von anderen Kostenstellen, Aufträgen,
Prozessen usw. werden die Ressourcen der leistenden Kostenstelle in Anspruch genommen.
Zur Verrechnung der Leistungen werden die Mengen erfaßt, die für eine bestimmte Leis-
tungsart angefallen sind. Diese Leistungsmengen werden mit einem Verrechnungspreis (Ta-
rif) bewertet. Die Weiterverrechnung von innerbetrieblichen Leistungen über Leistungsarten
erfolgt nach dem Schema Menge x Preis. Der Verrechnungspreis (Tarif) wird getrennt nach
fixen und variablen Anteilen geführt.

Die Tarife für die Leistungsarten einer Kostenstelle können vom Benutzer eingegeben wer-
den oder vom System aufgrund der den Leistungen zugerechneten Kosten berechnet wer-
den. Es kann sowohl ein Tarif auf Basis der Plankosten als auch auf Basis der Istkosten er-
mittelt werden.

¾ Leistungsart anzeigen / anlegen

Rechnungswesen- Controlling – Kostenstellenrechnung – Stammdaten – Leistungsart - Ein-

zelbearbeitung – Anlegen/Anzeigen/Ändern

128
Im Feld Leistungseinheit ist anzugeben, welche Leistungseinheit (Stück, Stunde, qm, m, km,
kW etc) der Leistungsart zugrundeliegt.

Mit Hilfe des Feldes Kostenstellenarten kann man die Verwendung der Leistungart auf be-
stimmte Kostenstellen beschränken.

Mit dem Leistungsartentyp wird gesteuert, ob und wie eine Leistungsart verrechnet wird. Die
folgende Tabelle zeigt eine Übersicht über die möglichen Leistungsartentypen und ihre Ver-
wendung in der Kostenstellenrechnung.

129
Leistungsartentypen für Plan- und Istverrechnung

Leistungsartentyp Bedeutung Verwendung

1 Leistungsart, deren Istleistung z.B. meßbare (Fertigungs-)Lei-
direkt erfaßt und verrechnet stungen Berechnung über Ist-
wird menge * Plantarif
2 Leistungsarten, deren Leis- Retrograde Ermittlung der Leis-
tungsmengen aus der Summe tungsmenge über Empfängerbe-
der auf den einzelnen Empfän- zugsbasen
gern mittels Bezugsbasen er-
rechneten Leistungsaufnahmen
resultieren
3 Leistungsarten, deren Istlei- Maschinelle Verrechnung der
stung indirekt im Rahmen der Leistungsmengen über Empfän-
indirekten Leistungsverrech- gerbezugsbasen
nung verrechnet wird
4 Leistungsarten, die nicht ver- Leistungsart kann verwendet
rechnet werden werden, um auf den Senderkos-
tenstellen ausschließlich geleis-
tete Mengen und keine Werte zu
erfassen

Abb. 13: Übersicht über Leistungsartentypen

Leistungsartentyp 1 (manuelle Erfassung, manuelle Verrechnung)

Für Leistungsarten dieses Typs werden die Leistungsmengen manuell geplant.
Die Istleistungsmengen werden im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung
vorgangsbezogen erfaßt.

Leistungsartentyp 2 (indirekte Ermittlung, indirekte Verrechnung)

Für Leistungsarten dieses Typs wird eine Leistungsartenplanung auf der Senderkostenstelle
durchgeführt.
Die Leistungsmengen können maschinell durch Addition der Bezugsbasen in den Empfän-
gerkostenstellen ermittelt werden. Es können Gewichtungsfaktoren eingesetzt werden, die
pro Senderkostenstelle definiert werden können.

Leistungsartentyp 3 (manuelle Erfassung, indirekte Verrechnung)

Für Leistungsarten dieses Typs werden die Leistungsmengen manuell geplant.
Istleistungsmengen erfassen Sie vorgangsbezogen im Menü der Kostenstellenrechnung über
Istbuchungen – Senderleistungen. Sie können dabei keine Empfängerobjekte angeben.
Die Verrechnung der Leistungsmenge im Plan und Ist erfolgt maschinell über hierzu zu defi-
nierende Sender-/Empfängerbeziehungen. Das SAP-R/3-System ermittelt die zu verrech-
nende Leistungsmenge pro Empfänger aus dem Verhältnis der Bezugsbasen aller Empfän-
ger. Die manuell geplante oder gebuchte Leistungsmenge wird dabei komplett an die Emp-
fänger weiterverrechnet. Dies hat zur Folge, daß die Leistungsarten im Plan nach Ausfüh-
rung der indirekten Leistungsverrechnung immer abgestimmt sind.

130
Leistungsartentyp 4 (manuelle Erfassung, keine Verrechnung)
Für Leistungsarten dieses Typs werden die Leistungsmengen manuell geplant.
Die Erfassung der Istleistungsmenge erfolgt vorgangsbezogen im Menü der Kostenstellen-
rechnung über Istbuchungen - Senderleistungen. Sie können dabei keine Empfängerobjekte
angeben. Eine Verrechnung an andere Objekte ist nicht möglich.

Die Verrechnungskostenart legt fest, unter welche sekundäre Kostenart für die Weiterver-
rechnung der Leistungsart herangezogen wird. Es können mehrere Leistungsarten über die-
selbe Verrechnungskostenart verrechnet werden. Es können mehrere Leistungsarten über
dieselbe Verrechnungskostenart verrechnet werden. Die Verrechnungskostenart muss eine
sekundäre Kostenart mit dem Kostenartentyp 43 sein.

Für eine direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung auf Basis der manuellen Er-
fassung von Ist- oder Planmengen ist daher der Leistungsartentyp 1 zu wählen.

6.1.4. statistische Kennzahlen

Rechnungswesen- Controlling – Kostenstellenrechnung – Stammdaten – Statistische Kenn-

zahlen - Einzelbearbeitung – Anlegen/Anzeigen/Ändern

Statistische Kennzahlen sind Zahlen zur Charakterisierung von Kostenstellen, Leistungsar-

ten, Aufträgen, Geschäftsprozessen und Profit Centern. Statistische Kennzahlen können als
Basis für interne Verrechnungen, wie beispielsweise für Verteilung und Umlage, verwendet
werden.

Beispiel: Die Kosten für die Kantine werden auf die einzelnen Kostenstellen entsprechend
der Anzahl der dort beschäftigten Mitarbeiter umgelegt. Hierfür ist es erforderlich, die Anzahl
der Mitarbeiter je Kostenstelle als statistische Kennzahl zu erfassen.

131
Kennzahlentyp:

Statistische Kennzahlen können in zwei Ausprägungen definiert werden:

• als Festwert
• als Summenwert

Kennzahlen, die als Festwert definiert werden, werden ab der Buchungsperiode in allen fol-
genden Buchungsperioden des Geschäftsjahres gebucht.

132
Die statistische Kennzahl "Mitarbeiter" sei als Festwert definiert. In Periode 1 des Geschäfts-
jahres werden 10 Mitarbeiter auf die Kostenstelle 4100 gebucht. Dies bewirkt, daß in den
Perioden 2 bis 12 ebenfalls 10 Mitarbeiter gebucht werden.
In Periode 6 wird die Mitarbeiterzahl auf 15 erhöht. In Periode 6 werden daher 15 Mitarbeiter
auf die Kostenstelle gebucht. Dies bewirkt, daß in den Perioden 6 bis 12 jeweils 15 Mitarbei-
ter gebucht werden.

Kennzahlen, die als Summenwert definiert werden, werden ausschließlich in der jeweiligen
Buchungsperiode gebucht.

Die statistische Kennzahl "Telefoneinheiten" sei als Summenwert definiert. In Periode 1 des
Geschäftsjahres werden 1000 Telefoneinheiten auf die Kostenstelle 4100 gebucht. Dies be-
wirkt, daß 1000 Telefoneinheiten nur in Periode 1 gebucht werden.

Kennzahlentyp und Planung

Bei Festwerten wird der geplante Wert in alle Perioden (Monate) übernommen. Der Kenn-
zahlentyp „Festwert“ ist bei Rechengrößen zu verwenden, die nicht kumulierbar sind.

Beim Kennzahlentyp „Summenwert“ wird der für das Jahr geplante Wert auf die Perioden
(Monate) aufgeteilt. Der Kennzahlentyp „Summenwert“ wird bei Rechengrößen verwendet,
die kumulierbar sind.

133
6.2. Informationssystem

In der Kostenartenrechnung stehen die folgenden Berichte zur Verfügung.

Rechnungswesen – Controlling – Kostenartenrechnung – Infosystem – Berichte zur Kosten-

/Erlösartenrechnung
oder
Infosysteme – Rechnungswesen – Controlling –Berichte zur Kosten-/Erlösartenrechnung

Es handelt sich hierbei im wesentlichen um kostenartenweise gegliederte Übersichten für

unterschiedliche Organisationseinheiten wie Buchungskreise (Gesamtunternehmen) oder
Geschäftsbereiche. Darüber hinaus finden sich Standard-Reports für die Abstimmung zwi-
schen Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung und zum Kostenfluss.

Die folgende Abbildung zeigt die kostenartenweise Aufgliederung der Kosten des Buchungs-
kreises IDES AG nach Geschäftsbereichen.

134
Ob alle Buchungskreise des Kostenrechnungskreises oder nur ein bestimmter Buchungs-
kreis angezeigt werden sollen, wird im linken Teil durch Anklicken geregelt.

135
Im Rahmen der Kostenstellenrechnung sind folgende Standardberichte vorhanden:

Menüfolge:
Rechnungswesen – Controlling – Kostenstellenrechnung – Infosystem – Berichte zur Kos-
tenstellenrechnung
oder
Infosysteme – Rechnungswesen – Controlling –Berichte zur Kostenstellenrechnung

136
Im Einstiegsbild ist die Betrachtungsperiode und das Betrachtungsobjekt einzugeben. Es
können die Werte von Hierarchieknoten, einzelne Kostenstellen oder fortlaufende Kostenstel-
len-Nummern eingetragen und angesehen werden. Hierarchieknoten (im IDES immer mit
H....) werden unter Kostenstellengruppe, einzelne Kostenstellen bzw. fortlaufende Kosten-
stellen-Nummern werden unter Werte eingetragen.

Man erhält den folgenden BAB.

Hier können weitere Spalten eingeblendet werden, sofern vorhanden.

137
Durch Eingabe einer Kostenartengruppe kann man sich den BAB in der Struktur dieser Kos-
tenartengruppe ansehen.

Durch Sicht – Zeilenhierarchie kann man den Detaillierungsgrad (Alles Komprimieren / Alles
Expandieren) wählen. Durch Anklicken dieser Icons kann man einzelne Abschnitte expandie-
ren oder komprimieren.

138
Durch Doppelklick auf eine Zeile (Kostenart) kann man sich die Einzelposten anzeigen las-
sen. Dabeimuss man dieses Menü noch einmal ausfüllen.

Durch Anklicken der Anzeigevariante kann man bestimmte Felder ein- bzw. ausblenden. Die
eingeblendeten Felder stehen im linken Teil des Fensters Anzeigevariante definieren, die
ausgeblendeten im rechten Fenster. Durch Anklicken des Feldes und Pfeil nach links kann
man Felder einblenden. Durch Anklicken und Pfeil nach rechts wird ausgeblendet.

139
6.3 Primärkosten erfassen

Primärkosten werden durch Buchungen in der Finanzbuchhaltung (Sachkontenbuchungen,

kreditorische Buchungung), durch Abwicklung von Bestellungen in MM, durch Übergabe von
Lohn- und Gehaltskosten aus HR, durch Übernahme der Abschreibungen aus der Anlagen-
buchhaltung usw. erfasst.

6.4. Innerbetriebliche Leistungsverrechnung

6.4.1. Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

In SAP R/3 existieren folgende Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung:

• Umbuchung
• Direkte Leistungsverrechnung
• Umlage
• Verteilung
• indirekte Leistungsverrechnung
• Fixkostenvorverteilung

Dabei unterscheidet man permanente und periodische Verrechnungen. Permanente Ver-

rechnungen finden jederzeit und zu jedem beliebigen Zeitpunkt innerhalb der Betrachtungs-
periode (Monat) statt. Permanente Verrechnungen sind mit den Buchungen der Finanz-
buchhaltung zu vergleichen. Periodische Verrechnungen werden einmal am Ende der
Rechnungsperiode (Monat) durchgeführt.

Umbuchung und direkte Leistungsverrechnung sind Verfahren der permanenten Verrech-

nung. Umlage, Verteilung, indirekte Leistungsverrechnung, Fixkostenvorverteilung und die
periodische Umbuchung sind Verfahren der periodischen Verrechnung.

Um die periodischen Verfahren ausführen zu können, müssen sogenannte Verrechnungszyk-

len definiert werden.

• Bei der Umbuchung werden Kosten in Form von Geldbeträgen von einer auf andere Kos-
tenstellen "umgebucht".
• Bei der direkten Leistungsverrechnung werden innerbetriebliche Leistungen mit einem
Preis versehen und die Empfänger-Kostenstellen werden mit den abgenommenen Men-
geneinheiten der innerbetrieblichen Leistung belastet. Typischer Fall: Reparaturkostenver-
rechnung mit Hilfe von Werkstattstunden und Werkstattstunden-Verrechnungssatz. Jeder
einzelne Vorgang wird erfasst.
• Bei Umlage und Verteilung werden Verrechnungsstrukturen zwischen Kostenstellen defi-
niert. Mit Umlage und/oder Verteilung kann man z.B. das Stufenleiterverfahren abbilden.
• Die indirekte Leistungsverrechnung kombiniert die periodischen Verrechnungsstrukturen
von Umlage/Verteilung mit der mengenorientierten Verrechnung der direkten Leistungs-
verrechnung
• Die Fixkostenvorverteilung ist ein spezielles Verfahren, um Fixkosten auf die Kostenstellen
zu verteilen. Dabei wird davon ausgegangen, dass die leistenden Kostenstellen ihre Be-
triebsbereitschaft - und damit ihre Fixkosten - nach den geplanten Leistungsabnahmen
dimensionieren. Entsprechend werden die variablen Kosten nach tatsächlicher Inan-
140
 spruchnahme, die Fixkosten nach der geplanten (nicht nach der tatsächlichen) Inan-
spruchnahme verrechnet.

6.4.2. Permanente Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

6.4.2.1. Umbuchung von Kosten

Menüfolge: Rechnungswesen- Controlling - Kostenstellenrechnung - Istbuchungen – manuel-

le Umbuchung Kosten – Erfassen/Anzeigen/Ändern

Bei der Umbuchung wird eine Kostenstelle entlastet und eine oder mehrere andere Kosten-
stellen werden mit Kosten belastet. Die entlastete Kostenstelle wird Sender-Kostenstelle, die
belasteten Kostenstellen werden als Empfänger-Kostenstellen bezeichnet. Be- und Entlas-
tung erfolgen unter einer primären Kostenart. Neben Sender, Empfänger und Kostenart ist
der Geldbetrag, der umgebucht werden soll, anzugeben.

Eingabefelder sind Periode (ev. schon voreingestellt), alte Kostenstelle, neue Kostenstelle,
Kostenart und Betrag sowie erklärende Texte.

Für die Erfassung von Umbuchungen stehen zwei unterschiedlich Erfassungsmasken zu

Verfügung: Listerfassung (siehe Hardcopy oben) und Einzelerfassung (siehe Hardcopy un-
ten).

Im Detailbild kann nur eine einzelne Umbuchung erfasst werden. Das Listbild eignet sich so-
wohl für eine als auch für mehrere gleichartige Umbuchungen. Ich empfehle das Arbeiten mit
dem Listbild.

141
Umbuchung mittels Detailbild:

Kritik:

Belastungen und Entlastungen der Kostenstelle erfolgen unter derselben Kostenart. Dadurch
vermischen sich primäre und sekundäre Kosten. Im Extremfall kann es vorkommen, dass die
Höhe der primären Kosten nicht erkennbar ist. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn man eine
Kostenstelle hat, die die Mietkosten sammelt und dann vollständig weiterverrechnet. Erfolgt
dies mit Hilfe der Umbuchung saldieren sich Belastung und Entlastung auf der Kostenstelle
unter der primären Kostenart Mietkosten zu Null. Dies mindert die Transparenz und er-
schwert die Kostenplanung und Kostenkontrolle.

Das Ergebnis der Umbuchung kann man sich im Betriebsabrechnungsbogen ansehen. Ein-
zelposten lassen sich auch ohne den Betriebsabrechnungsbogen ansehen, indem man im
Menü den Einzelpostennachweis aufruft.

142
Manchmal möchte man nicht alle Einzelposten der Kostenstelle sehen, sondern sie nach ei-
nem Merkmal filtern. Dazu muss man sich die entsprechende Spalte markieren, den Button
"Filter" (Trichter-Symbol) aktivieren und die entsprechenden Merkmalsausprägen eingeben.

6.4.2.2. Direkte Leistungsverrechnung

Bei der direkten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden die erbrachten innerbe-

trieblichen Leistungen erfaßt, bewertet und verrechnet. Es wird jeder Sachverhalt einzeln in
Form der Gleichung Menge x Plan-Preis bewertet. Die empfangende Kostenstelle wird mit
dem Produkt aus abgenommener innerbetrieblicher Leistung und Plan-Kostensatz der leis-
tenden Kostenstelle belastet. Die Erfassung und Verrechnung erfolgt in Form einzelner „Bu-
chungssätze“, d.h. die Leistungen werden einzeln verrechnet. Nachteil: hoher Erfassungs-
aufwand

Der Plantarif kann im Zuge einer geschlossenen Plankostenrechnung ermittelt werden oder
in Form eines politischen Preises hinterlegt werden. Politische Preise sind Verrechnungs-
preise, die nicht auf der Planung gegenseitiger Leistungsverpflechtungen beruhen, sondern
willkürlich gesetzt werden. Dies geschieht entweder aus Vereinfachungsgründen oder zu
Steuerungszwecken.

Wenn man eine Leistungsverrechnung durchführen will, muß man die Leistungsart (Bezugs-
größe) kennen. Darüber hinaus ist es notwendig, festzustellen, ob bei der leistenden Kosten-
stelle schon ein Planpreis hinterlegt wurde.
Leistungsart anzeigen (zeigt Stamm-Infos zur Leistungsart)

Menüfolge: Rechnungswesen - Controlling – Kostenstellenrechnung – Stammdaten – Leis-

tungsart - Einzelbearbeitung – Anlegen/Ändern/Anzeigen

143
Im Feld Verrechnungskostenart wird die sekundäre Kostenart angegeben, unter deren
Nummer die innerbetriebliche Leistung verrechnet und im BAB ausgewiesen wird.

Tarife ansehen (Preis, mit der die Leistung verrechnet wird)

Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling - Kostenstellenrechnung – Planung - Leistungs-

erbringung / Tarife – Anzeigen

144
Die Leistung wird mit Vollkosten weiterverrechnet, so daß hier der Verrechnungssatz 80 €/h
beträgt.

Leistungsart planen (Verrechnungspreise und Leistungsmengen hinterlegen)

Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling - Kostenstellenrechnung – Planung - Leistun-

gerbringung / Tarife – Ändern

Nach Anklicken des Übersichtsbuttons wird die Maske für die Planung der Jahreswerte an-
gezeigt. Man gibt dann die geplante Jahresleistung - in unserem Fall 5 Mitarbeiter mit 1600
Arbeitsstunden im Jahr - an. Anschließend wird der Planpreis hinterlegt - in unserem Fall in
Form eines politischen Preises.

Durch Anklicken des Buttons "Perioden" wird in eine Maske verzweigt, die zeigt, wie die Pe-
riodenwerte der geplanten Größen zeigt.

145
Es ist erkennbar, dass die geplante Jahresleistung von 8.000 Stunden gleichmäßig auf die
einzelnen Perioden heruntergebrochen wurde. Der Planpreis gilt für alle Perioden. Will man
saisonale Schwankungen der Leistung (z.B. Urlaubszeit, Weihnachten, viele Feiertage) oder
unterschiedliche Preise im Jahresverlauf (z.B. unterjährige Anpassung wegen Gehaltserhö-
hung im Juni) berücksichtigen, muß man in diesem Menu die Daten überarbeiten.

Man kann auch sofort die Periodenwerte planen. Man muss dann aber berücksichtigen, dass
die Jahreswerte verzerrt werden, wenn man nur einzelne Perioden plant (siehe folgende
Hardcopies).

146
Durchführen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling - Kostenstellenrechnung – Istbuchungen – Leis-

tungsverrechnung – Erfassen/Anzeigen/Stornieren

Auch hier gibt es wieder eine Listerfassung und eine Einzelerfassung. Da die Listerfassung
übersichtlicher ist, verwenden wir die Listerfassung.

In dieser Maske sind die Informationen für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung ein-
zupflegen. Dabei handelt es sich um:

- Umfang der Leistung (Menge)

- Leistungseinheit
- Sender-Kostenstelle
- Empfänger-Kostenstelle
- Leistungsart, die für die Verrechnung herangezogen wird.

6.4.3. Periodische Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

Allen Verfahren der periodischen innerbetrieblichen Leistungsverrechnung sind folgende

Schritte gemeinsam:

• Sender-Kostenstelle festlegen (Wer will Kosten weiterverrechnen?)

• Empfänger-Kostenstellen festlegen / anlegen (An wen sollen die Kosten verrechnet wer-
den?)
• weiterzuverrechnende Primärkosten festlegen (Welche Kosten sind zu verrechnen - alle
Kosten der Kostenstelle oder nur bestimmte Kostenarten?)

147
• Bezugsgröße festlegen / anlegen (Nach welchen Kriterien sollen die Kosten verrechnet
werden?)
– "Leistungsart"
– statistische Kennzahl
• Bezugsgröße mit Werten versehen
• Zyklus anlegen

6.4.3.1. Umlage

• es werden primäre und sekundäre Kosten verrechnet

• Kostenarten der Senderkostenstelle werden kumuliert und mittels einer Umlagekostenart
auf die empfangenden Kostenstellen verteilt
• Originalkostenarten des Senders gehen verloren
• Sender- und Empfänger werden im Kostenrechnungsbeleg dokumentiert

Vorgehen zur Durchführung der Umlage

a) Sender und Empfängerstruktur festlegen und feststellen

Die Umlage erfolgt von der Senderkostenstelle 152XX auf die Empfängerkostenstellen
- 1000
- 1200
- 1210
- 1220
- 1230.

Diese Kostenstellen sind in der Kostenstellengruppe H 1120 zusammengefaßt. Deshalb kann

später auch die gesamte Kostenstellengruppe angegeben werden.

b) Schlüssel oder Bezugsgröße für die Umlage festlegen

Es gibt zwei Möglichkeiten:

1. Bezugsgröße – in SAP als Leistungsart bezeichnet
2. Schlüssel – in SAP als stat. Kennzahl bezeichnet

Zunächst muß man sich davon überzeugen, ob die Leistungsart / statistische Kennzahl
schon vorhanden ist oder noch angelegt werden muß.

• Leistungsart anzeigen - siehe oben

148
• statistische Kennzahlen anzeigen

Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling - Kostenstellenrechnung – Stammdaten - Statis-

tische Kennzahlen – Einzelbearbeitung - Anlegen/Ändern/Anzeigen

Im Stammsatz der statistischen Leistungsart wird die Nummer der statistischen Kennzahl, die
Bezeichnung und die Einheit angegeben. Bei statistischen Kennzahlen gibt es im Gegensatz
zu Leistungsarten einen Kennzahlentyp. Dieser regelt, ob es sich um einen Kennzahl han-
delt, die im Jahresverlauf kumuliert werden kann (Stunden, Telefoneinheiten, km usw.) oder
ob es sich um eine Kennzahl handelt, die nicht kumuliert werden darf (z.B. Mitarbeiter, qm).
Für Kennzahlen, die kumulierbar sind, muss der Kennzahlentyp auf Summenwerte, bei nicht
kumulierbaren Kennzahlen auf Festwerte eingestellt werden. Bei Summenwerten werden die
Jahreswerte auf die Monate heruntergebrochen, d.h. gezwölftelt. Bei Festwerten wird der
Planwert für alle untergeordneten Perioden (z.B. Monate) übernommen.

Die Werte, die die Bezugsgrößen bzw. die statistischen Kennzahlen annehmen, können als
Planzahlen und als Istzahlen hinterlegt werden. Als Planzahlen hinterlegt man die Werte
immer dann, wenn die Zahlen sich im Verlauf des Jahres nicht oder nur kaum verändern. Ein
Beispiel im Rahmen der stat. Kennzahlen ist die Fläche der Kostenstelle. Bezugsgrößen oder
stat. Kennzahlen müssen als Istzahlen hinterlegt werden, wenn sie starke Schwankungen im
Jahresverlauf aufweisen und wenn die Kosten der einzelnen Perioden diese Schwankungen
auch abbilden sollen. Ein Beispiel hierfür im Rahmen der stat. Kennzahlen wären Telefon-
einheiten.

Dann muß geprüft werden, ob Werte für die einzelnen Kostenstellen bei der ausgewählten
Leistungsart erfaßt sind. Dabei muß zwischen Plan und Ist unterschieden werden (s.o.).

• Erfassung der Werte bei einer Bezugsgröße (stat. Kennzahl) prüfen (Plangrößen)

Rechnungswesen – Controlling - Kostenstellenrechnung – Planung - Statistische Kennzahlen

– Ändern/Anzeigen

149
Das obige Bild zeigt im Übersichtsbild, dass für die Kostenstelle 1000 unter der stat. Kenn-
zahl Fläche 100 qm geplant wurden. Unten ist das Periodenbild zu sehen. Es handelt sich
um einen Festwert, d.h. der Planwert wird in jede Periode übernommen.

Bei einem Summenwert wird die geplante Menge auf alle Perioden des Geschäftsjahres ver-
teilt. Die Planleistung von 1.600 Stunden wird auf die 12 Perioden aufgeteilt. Dieses Vorge-
hen wurde bei der Leistungsart demonstriert.

150
• Erfassung der Werte bei einer Bezugsgröße (stat. Kennzahl) prüfen (Istgrößen)

Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling – Kostenstellenrechnung – Istbuchungen - Statis-

tische Kennzahlen – Erfassen/Anzeigen

c) Umlagekostenart

Die Umlage erfolgt unter einer speziellen Umlagekostenart mit dem Kostenartentyp 42. Es
werden zur Dokumentation Einzelposten geschrieben.

Als Umlagekostenart fungiert die Kostenart 632500 „Umlage Raumkosten“

d) Umlagezyklus anlegen

• Vorgehensweise

Um Umlage, Verteilung oder indirekte Leistungsverrechnung ausführen zu können, müssen

Verrechnungszyklen definiert werden. In diesen Zyklen werden die Sender-Empfänger-
Beziehungen definiert. Ein Zyklus besteht aus einem Zykluskopf mit grundlegenden Informa-
tionen zur gesamten Umlage sowie beliebig vielen Zykluspositionen (Segmente). Verrech-
nungszyklen für Plankosten und Istkosten werden separat definiert.

Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling – Kostenstellenrechnung – Periodenabschluss –

Einzelfunktionen – Verrechnungen - Umlage
In der aufgerufenen Transaktion: Zusätze – Zyklus – Anlegen

151
Wichtig: Das Anfangsdatum des Zyklusses muss immer der 1. des jeweiligen Monats sein.
Beginnt man einen Zyklus mitten im Monat, kann man für diesen Monat keine Umlage durch-
führen.

In der ersten Maske des Umlagezyklus (Zykluskopf) werden die für den gesamten Zyklus
geltenden Merkmale festgelegt. Wichtig ist hier insbesondere das Feld "iterativ". Sowohl bei
wechselseitiger Leistungsverrechnung als auch bei der Verwendung mehrerer Segmente
muss das Kennzeichen iterativ aktiviert sein, da ansonsten die Segmente nicht hierarchisch
abgearbeitet werden, d.h. das zweite Segment berücksichtigt die Ergebnisse des ersten
Segments nicht.

Anhängen Segment und definieren der Umlagestruktur

Die einzelnen Umlagestrukturen (Sender-/Empfängerbeziehungen) werden in Segmenten

verwaltet. In jedem Segment kann eine Kostenstelle, eine Kostenstellengruppe (Knoten) oder
ein Bereich numerisch zusammenhängender Kostenstellen (alle Kostenstellen von 1000 bis
2000) entlastet werden. In den Segmenten (Zykluspositionen) werden die eigentlichen Umla-
geregeln definiert. Sie beschreiben insbesondere die Sender- / Empfängerbeziehungen und
die Bezugsgröße, die für die Umlage herangezogen wird.

Zunächst ist die Registerkarte Segmentkopf zu pflegen:

152
Im obigen Bild wird festgelegt, dass die Umlage unter der Kostenart 630000 erfolgen soll.

Im Bereich Senderwerte wird festgelegt, ob Plankosten oder Istkosten umgelegt werden.

Für Plan- und Istkosten kann definiert werden, ob die kompletten Kosten der Kostenstelle
(gebuchte Beträge) oder ein fester Betrag z.B. 500.000 € unabhängig von den tatsächlichen
Istkosten (Feste Beträge) oder ein fester Tarif verrechnet wird. Bei einem festen Tarif wird die
Senderkostenstelle mit dem Produkt aus Sendertarif und Empfänger-Bezugsbasis entlastet.
Beispiel: Die Kantine soll auf die Empfänger-Kostenstellen mittels eines festen Betrags je
Mitarbeiter entlastet werden. Fester Tarif ist dann dieser Betrag (z.B. € 30 je Mitarbeiter und
Monat). Empfänger-Bezugsbasis sind die Mitarbeiterzahlen in den Empfänger-Kostenstellen.
Weiterhin kann definiert werden, ob die Plan- bzw. Istkosten der Kostenstelle vollständig (100
%) oder nur zum Teil weiterverrechnet werden sollen.

In der obigen Hardcopy wurde im Bereich Senderwerte festgelegt, dass die auf die Sender-
Kostenstelle gebuchten Istkosten umgelegt werden. Die auf der Senderkostenstelle ge-
buchten Beträge werden zu 100 % umgelegt – es verbleibt also kein Rest auf der Senderkos-
tenstelle.

Im Bereich Empfängerbezugsbasis wird festgelegt, ob die Empfänger nach variablen Antei-

len, festen Beträgen, festen Prozentsätzen oder festen Anteilen belastet werden.

¾ Die Kosten können auf den Empfänger nach variablen Anteilen verrechnet werden. Als
Maßgrößen für die variablen Anteile kommen Istkosten, Plankosten, statistische Kenn-
zahlen, Leistungsarten in Betracht. Dies wird unter Art var. Anteile festgelegt.

¾ Bei einer Verrechnung nach festen Beträgen wird für jede Kostenstelle ein fester Betrag
definiert, um den die Sender-Kostenstelle entlastet und der Empfänger belastet wird. In
diesem Fall sind in der Maske "Bezugsbasen" die Beträge einzutragen.

153
¾ Bei der Verrechnung nach festen Prozentsätzen werden %-Sätze statt eines €-Betrages
bei den Kostenstellen hinterlegt. Beispiel: Die Kosten der Kostenstelle A werden zu 30 %
an die Kostenstelle B und zu 70 % an die Kostenstelle C verrechnet.

¾ Bei der Verrechnung nach festen Anteilen werden statt %-Sätzen Anteile definiert. Bei-
spiel: Von den Kosten der Kostenstelle A gehen 50 Anteile an die Kostenstelle B und 150
Anteile an die Kostenstelle C.

In der Registerkarte Sender / Empfänger ist die Sender-Kostenstelle und die Empfänger-
Kostenstelle(n) bzw der Empfängerknoten zu definieren. Die Umlage erfolgt von der Kosten-
stelle 15201 (Sender) zum Knoten H1120 (Empfänger). Man kann auch Umlagen auf andere
Empfängerobjekte als Kostenstellen durchführen. Dies ist ebenfalls aus unterem Bild ersicht-
lich.

Die Registerkarte Senderwerte braucht nicht gepflegt zu werden, da die entsprechenden

Einstellungen bereits im Segmentkopf vorgenommen wurden.

In der Registerkarte Empfängerbezugsbasis muss die spezielle Leistungsart oder stat.

Kennzahl, die für die Verrechnung zu Grunde gelegt wird (Maßgröße) definiert werden. Man
kann sowohl einzelne Leistungsarten/stat. Kennzahlen als auch Gruppen als Verrechnungs-
grundlage verwenden.

154
Verwendet man variable Anteile, kann man die Maßgröße (z.B. km, Mitarbeiter) durch Ge-
wichtungsfaktoren für einzelne Kostenstellen differenzieren. Diese Gewichtungsfaktoren wir-
ken dann so ähnlich wie Äquivalenzziffern. Dadurch ist es möglich einerseits für alle Kosten-
stellen die gleiche Maßgröße zu verwenden, andererseits die Kostenverursachung in den
einzelnen Kostenstellen zu differenzieren. Beispiel: Die Raumkosten werden nach qm umge-
legt. Der Vorstand hat besonders ausgestattete Büros und erhält daher den Gewichtungsfak-
tor 2, um die höheren Kosten abzubilden. Diese Einstellungen nimmt man in der Registerkar-
te Empf.gew.faktoren vor.

Bei der Durchführung der Verrechnung werden die Segmente nacheinander verarbeitet. Die
nachgelagerten Segmente berücksichtigen die in den vorgelagerten Segmenten verrechne-
ten sekundären Kosten. Durch entsprechende Abfolge der Segment kann man z.B. das Stu-
fenleiterverfahren definieren.

e) Umlage starten

Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling – Kostenstellenrechnung – Periodenabschluss –

Einzelfunktionen – Verrechnungen - Umlage

155
Hier können mehrere Zyklen nacheinander gestartet werden.

Zunächst ist eine Testlauf durchzuführen, um zu prüfen, ob die Umlage korrekt ist. Dies ist
vor allem notwendig, da ein Produktivlauf alle anderen Anwender stört. Erst wenn die Umla-
ge fehlerfrei getestet ist, sollte Testlauf deaktiviert werden und die Umlage tatsächlich ver-
bucht werden.

Nach korrekter Durchführung der Umlage wird folgendes Protokoll ausgegeben:

Durch Anklicken des Buttons Segmente kann man sich nähere Informationen zu den einzel-
nen Segmenten ansehen (Umlagekostenart, Umfang der Entlastung beim Sender):

Der Button Sender zeigt nähere Informationen zum Sender:

156
Der Button Empfänger zeigt nähere Informationen zu den Empfängern:

Treten Probleme bei der Durchführung der Umlage auf, wird dies durch „Warnung“ ange-
zeigt.

Die Warnmeldungen kann man sich unter Springen – Meldungen – Gesamt ansehen.

157
Die Fehlermeldungen sind oft nicht besonders aussagefähig. Bei Fehlermeldungen sollte
überprüft werden:

¾ Wurden Empfängerkostenstellen definiert?

¾ Wurde die Nummer der Leistungsart / stat. Kennzahl in der Registerkarte Empfängerbe-
zugsbasis angegeben?
¾ Wurden Werte für die Leistungsart bzw. stat. Kennzahl bei den empfangenden Kosten-
stellen erfasst?
¾ Wurden ev. Istwerte bei Leistungsart / stat. Kennzahl erfasst und im Segmentkopf unter
Art var. Anteile eine Umlage gemäß Planwerten hinterlegt?
¾ Wurde die Senderkostenstelle mit Kosten bebucht, und zwar in dem Monat für den die
Umlage durchgeführt wurde? Meldung: Senderbasis ist 0

Zusammenfassung:

Die Umlage dient zum Abrechnen primärer und sekundärer Kosten in der Kostenstellenrech-
nung. Eine Verrechnung mittels Umlage kann erfolgen, wenn die Zusammensetzung der Ko-
sten für die Empfänger keine wichtige Information ist. Beispielsweise ist bei der Umlage der
Kantine nicht interessant, welchen Anteil die Lebensmittel, die Energie- und Personalkosten
an den umgelegten Kantinenkosten haben.

Umlagen sind in Form von Zyklen zu definieren. Ein Zyklus kann mehrere Segmente beinhal-
ten. Dadurch kann prinzipiell die komplette Umlagestruktur in einem Zyklus definiert werden.
Aus Performance- und Verrechnungsgesichtspunkten können jedoch auch mehrere Zyklen
gebildet werden, die nacheinander in der Reihenfolge der Eingabe abgearbeitet werden.

Die Aufteilung in mehrere Zyklen kann aus folgenden Gründen sinnvoll sein:

• Teilbereiche des Unternehmens können durch Aufteilung in Zyklen getrennt - auch zeitlich
getrennt - verrechnet werden. Im Fehler- und Änderungsfall müssen nicht alle Sender-
Empfängerbeziehungen storniert/gelöscht und neu ermittelt werden.
• Es können aufeinander aufbauende Verrechnungszyklen abgebildet werden. So können
z.B. die Hilfskostenstellen in einem ersten, die Endkostenstellen in einem folgenden Zyk-
lus verarbeitet werden.
• bei voneinander abhängigen Zyklen (ein Zyklus verwendet das Ergebnis eines vorange-
gangenen Zyklus) ist auf die richtige Reihenfolge bei der Ausführung zu achten.

158
6.4.3.2. Verteilung

Im Rahmen der Primärkostenverteilung werden primäre Kosten (aber keine sekundären Kos-
ten) unter Beibehaltung der Originalkostenart nach definierten Schlüsseln verteilt.

λ es werden nur primäre Kosten verrechnet

λ es muß jede primäre Kostenart auf der Senderkostenstelle separat verteilt werden
λ Originalkostenart des Senders bleibt erhalten
λ die innerbetriebliche Leistungsverrechnung erfolgt nicht unter einer besonderen Kostenart
λ existiert die Kostenart auch als primäre Kostenart beim Empfänger, ist dennoch ein ge-
trennter Berichtsausweis von primären und sekundären (verteilten) Kosten möglich
λ Sender- und Empfänger werden im Kostenrechnungsbeleg dokumentiert

Auch bei der Verteilung ist ein Zyklus anzulegen. Die Definition des Zyklusses erfolgt wie bei
der Umlage. Die Verteilung folgt dem Prinzip der Umlage, auch die Masken sind nahezu i-
dentisch. Die Verteilung muss eingesetzt werden, wenn man eine sogenannte Primärkosten-
rechnung durchführen will. Dies ist ein Kostenrechnungssystem, bei dem man die ursprüngli-
chen Kostenarten in der Kostenstellenrechnung separat führt, um dann bei den Kostenträ-
gern ihre jeweiligen Anteile feststellen zu können. Das System wurde z.B. für energieintensi-
ve Branchen vorgeschlagen, um zu sehen, welchen Anteil die Energiekosten an den Ge-
samtkosten der Kostenträgers ausmachen. Die Verteilung kann eingesetzt werden, wenn
man auf einer Kostenstelle unterschiedliche Kostenarten sammelt und diese Kostenarten
getrennt weiterverrechnen möchte. Beispiel: Auf einer Kostenstelle werden Büromaterial-
Kosten und Telefonkosten gesammelt. Die Büromaterialkosten sollen nach Mitarbeitern, die
Telefonkosten nach Telefoneinheiten weiterverrechnet werden. Man muss dann die beiden
Kostenarten mit dem jeweiligen Schlüssel separat weiterverrechnen.

159