TEMA 1.
Introducción a la dirección y gestión de proyectos

1  Definición, tipos y fases del proyecto. ................................................................. 1 

1.1.  Conceptos de dirección y gestión de proyectos. ........................................................ 2 
A.  Project Management. Concepto. .................................................................... 2 
1.2.  Funciones del Project Management. ........................................................................ 2 
1.3.  El Project Management como director del proyecto. .................................................. 3 
2.  Gestión de proyectos. ....................................................................................... 3 
2.1.  Planificación del proyecto. ....................................................................................... 3 
2.1.1.  Elaboración de la planificación del proyecto. ............................................... 3 
2.1.2.  Descomposición de las fases en actividades y tareas. ................................. 4 
2.1.3.  Estimación de las duraciones de las tareas. ................................................ 4 
2.1.4.  Establecer relaciones de dependencia entre tareas. .................................... 4 
2.1.5.  Asignación de recursos a cada tarea. ......................................................... 4 
2.1.6.  Estimación del coste de cada tarea. ........................................................... 5 
2.2.  Programación del proyecto...................................................................................... 5 
2.3.  Ejecución y seguimiento del proyecto. ...................................................................... 6 
2.3.1.  Desarrollo del proyecto. ............................................................................ 6 
2.3.2.  Seguimiento del proyecto. ......................................................................... 6 
2.3.3.  Control del proyecto. ................................................................................. 6 

 
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1 Definición, tipos y fases del proyecto.

Una buena definición para proyectos, en cuanto se refiere a su dirección y gestión es
la propuesta por “Project Management Institute: “Proyecto es un esfuerzo temporal
encaminado a crear un producto o servicio único” (PMI,1996).

Todos los proyectos presentan unas características comunes:

- Son desarrollados por personas.
- Tienen recursos disponibles y limitados.
- Son planificados, ejecutados y controlados en función de los recursos con los que
cuenta.
La gestión de proyectos se define según la International Project Management Association
(IPMA, 1999) como:

“Un proyecto es una operación en la cual los recursos humanos, financieros y materiales
se organizan de una forma novedosa, para realizar un conjunto de tareas, según unas
especificaciones definidas, con restricciones de coste y plazo, siguiendo un ciclo de vida
estándar para obtener cambios beneficiosos, definidos mediante objetivos cuantitativos y
cualitativos.”

Etapas de un proyecto
La idea de proyecto: Que consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la
cual es posible iniciar el diseño del proyecto. La idea de proyecto puede iniciarse debido a
alguna de las siguientes razones:

Porque existen necesidades insatisfechas

actuales o se prevé que existirán en el futuro si
no se toma medidas al respecto.

Porque existen potencialidades o recursos que

pueden optimizarse y mejorar las condiciones
actuales.

Porque es necesario complementar o reforzar

otras actividades o proyectos que se producen
en el mismo lugar y con los mismos involucrados.

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 Diseño: Etapa de un proyecto en la que se valoran las opciones, tácticas y
estrategias a seguir, teniendo como indicador principal el objetivo a lograr. En esta
etapa se produce la aprobación del proyecto, que se suele hacer después de los
estudios de viabilidad. Una vez dada la aprobación, se realiza la planificación.
 Ejecución: Consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo
previamente.

 Evaluación. Etapa final de un proyecto en la que éste es revisado, y se llevan a

cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, así como sus
resultados, en consideración al logro de los objetivos planteados.

1.1. Conceptos de dirección y gestión de proyectos.

A. Project Management. Concepto.
Según la International Project Management Association, la disciplina de Project
management consiste en:

“la planificación, organización, seguimiento y control de todos los aspectos de un proyecto,

así como la motivación de todos aquellos implicados en el mismo, para alcanzar los
objetivos del proyecto de una forma segura, y satisfaciendo las especificaciones definidas
de plazo, coste y rendimiento. Ello también incluye el conjunto de tareas de liderazgo,
organización y dirección técnica del proyecto, necesarias para su correcto desarrollo”

Consideramos Gestión, cuanto se refiere a los aspectos organizativos, así como los de
tramitación, tareas burocráticas, tareas de gerencia en el sentido de toma de decisiones y
en el de control de la ejecución.

El término dirección, se refiere al nivel jerárquico de quien realiza la función, conlleva

importancia de las decisiones que se adoptan en el proyecto, su repercusión en los
recursos humanos y en los costes. Implica la capacidad de mando sobre los
subordinados.

En ingeniería cuando hablamos de “Project management” nos referimos a los términos

dirección y gestión del proyecto.

1.2. Funciones del Project Management.

Las funciones de gestión se relacionan con la planificación, seguimiento y control del
proyecto, es decir son todas aquellas relativas al empleo de recursos materiales y
humanos del proyecto y las relativas a la organización de la estructura de las tareas del
proyecto.

Las actividades y funciones de dirección, son aquellas relacionadas con la organización

del proyecto, a la de los recursos humanos y la del sistema (empresa, institución, etc.)
donde se desarrollará el proyecto.

Dirigir, es tomar decisiones, impartir instrucciones, coordinas personar, liderar grupos y

asumir compromisos (contratar un proyecto, seleccionar un proveedor, ordenar un pago,
etc.) al máximo nivel jerárquico.

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Gestionar comprende la definición de las tareas a desarrollar día a día, prever las
necesidades derivadas en las mismas, organizar los medios disponibles, programar los
trabajos que deben efectuarse, asignar los recursos necesarios para ello, ejecutar las
ordenes recibidas, supervisar el cumplimiento de las mismas y adoptar las medidas para
corregir las desviaciones que con respecto el plan de trabajo que se produzcan.

1.3. El Project Management como director del proyecto.

El director de proyectos puede realizar tanto labores de dirección como gestión. En
proyectos de tamaño pequeño, estará encargado de ambas funciones, mientras que en
los proyectos de mayor volumen, en los que la organización que debe realizar el proyecto
está integrada por un mayor número de personas, las labores de gestión de proyectos son
desarrolladas por un segundo nivel jerárquico.

2. Gestión de proyectos.
La gestión del proyecto comprende gestionar los plazos, costes y resultados. Por tanto los
objetivos fundamentales que deben evaluarse a la hora de gestionar un proyecto son:

- Cumplimiento del plazo

- Cumplimiento del presupuesto
- Obtención de los resultados.
Estos objetivos van a depender directamente de los recursos puestos a disposición para
ejecutar / desarrollar el proyecto.

GRAFICO

2.1. Planificación del proyecto.

Para la correcta ejecución del proyecto es indispensable, desde su inicio, planificar
las distintas actividades implicadas, ordenándolas y definiendo sus relaciones de
dependencia y de prioridad así como su distribución en el tiempo. En el ámbito de la
gestión de proyectos, el proceso de planificación consta de las siguientes
operaciones:
- Especificar sus objetivos (definidos en el alcance)
- Estructurarlo en actividades y tareas
- Establecer la secuencia, prioridades y dependencia (relaciones de precedencia)
entre tareas.
- Estimar la duración en dichas tareas.
- Definir los recursos disponibles
- Definir el presupuesto admisible

El programa de la planificación, es la secuencia ordenada de las tareas colocadas en un

calendario, en el que se fija las fechas de inicio y fin.

2.1.1. Elaboración de la planificación del proyecto.

Lo primero que debe hacerse es descomponer las fases del proyecto en
actividades y tareas. Posteriormente se asignará (mediante estimación) la
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duración para cada tarea, seguidamente se establecerán las dependencias entre
las tareas, posteriormente se asignaran los recursos que se prevé que vayan a
ser utilizados para su desarrollo.

2.1.2. Descomposición de las fases en actividades y tareas.

Las tareas obtenidas a partir de la descomposición de las fases y actividades
deben tener un comienzo y final, con unos criterios claros de inicio y final.
Su duración debe estar en un margen. Además, las tareas solo deben tener
asignados aquellos recursos que sean estrictamente necesarios para su
desarrollo.

2.1.3. Estimación de las duraciones de las tareas.

La persona que realiza estas estimaciones debe ser un técnico experimentado,
que posea práctica en la realización de proyectos similares, y tenga el criterio
suficiente para realizar aproximaciones adecuadas. Para elaborar la estimación es
posible utilizar técnicas cuantitativas tales como las analogías, valores estándar,
ratios, previsión estadística, curvas de aprendizaje y simulación.
En caso de que no sea posible recurrir a datos históricos de proyectos semejantes
o que se desconozca el esfuerzo que va a requerir su desarrollo, como puede
suceder en el caso de actividades de investigación, es necesario utilizar un
enfoque probabilista.
Las dos metodologías más extendidas de planificación y programación de
proyectos (CMP y PERT) se encuentra en el enfoque determinista y probabilista
de las mismas.

2.1.4. Establecer relaciones de dependencia entre tareas.

Primeramente se ha de definir el orden en que se deben realizar las diferentes
actividades. Seguidamente debe indicarse el orden de las tareas en relación con
el resto.
Las precedencias y dependencias entre tareas pueden ser de diferente tipo. La
más habitual es la relación fin-inicio, que significa que una tarea no puede
empezar hasta que ha acabad la precedente. También es posible correlacionar
los inicios o (los fines) de dos tareas, denominándose relación inicio-inicio o (fin-
fin).
Del mismo modo, resulta posible establecer un retardo entre el fin de una tarea y
el inicio de la siguiente, o entre los inicios (o los finales) de las mismas.

2.1.5. Asignación de recursos a cada tarea.

Se identificará la persona, equipo, y/o recursos materiales que debe participar en
cada una de las tareas.
La asignación de recursos conlleva dos problemas fundamentales: evitar la
sobreasignación y procurar el equilibrado de cargas de trabajo.
El primero de ellos se produce cuando se dispone de un número insuficiente de
recursos para atender todas las tareas que hay que desarrollar. La manera más

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directa de reducir la duración de un proyecto es conseguir el desarrollo en
paralelo del mayor número de tareas posible.
Sin embargo, cuando se estima la duración prevista para cada tarea
implícitamente se está suponiendo que se dispone de todos los recursos
necesarios para efectuarla. Por tanto, cuando se desarrollan en paralelo varias
tareas que comparten el mismo tipo de recurso, el total de necesidades puede
superar la disponibilidad prevista (conflicto).
La marea más simple de solucionar este problema es contratándolo (personal) o
adquiriendo más recursos de este tipo (materiales).
Uno de los objetivos del director del proyecto es conseguir el mayor
aprovechamiento de la plantilla disponible, es decir, equilibrar su uso.
La situación ideal sería disponer de una plantilla de tamaño medio y conseguir
secuenciar la realización de las tareas de forma que se produzca el menor
número posible de tiempos muertos en la utilización de los recursos.

2.1.6. Estimación del coste de cada tarea.

Una vez estimada la duración y asignados los recursos disponibles a cada tarea,
es posible calcular el coste de la tarea y por consiguiente el coste del proyecto:
- Coste de recursos humanos. Para cada tarea se calculara las horas de recurso
programada que multiplicado por su tarifa resulta el coste de dicho recurso en la
tarea considerada. Sumando el coste de todas las tareas se obtiene el
presupuesto de recursos humanos.
- Coste de materiales. Se obtiene a partir de la lista de materiales definida en el
proyecto.
- Coste de equipamiento. Se contabilizará el alquiler de maquinaria, útiles,
vehículos, elementos fungibles….
Los costes anteriores son directos y su cuantía puede obtenerse por suma de
costes de tarea. Sin embargo, para obtener el presupuesto debe tenerse en
cuenta también los costes indirectos.

 Costes financieros. Serán función del capital financiado y del periodo desde
que se hace el préstamo hasta que se concluye.
 Gastos administrativos. Son gastos indirectos derivados del uso de una
infraestructura organizativa que da soporte al proyecto.

2.2. Programación del proyecto.

Programar un proyecto es dar un paso más en el proceso de planificación. Se puede
considerar que la programación es la planificación detallada del proyecto. Una vez
realizada la planificación, se procede a la programación de los tiempos, en la que se
asignan las fechas de inicio y final para cada tarea.

Es en este momento cuando puede calcularse la duración prevista (planificada) del

proyecto. La técnica clásica de programación de tiempos es el denominado
diagrama de Gantt. Se trata de una herramienta muy útil y de sencilla elaboración.
Sin embargo presenta el inconveniente de su laboriosidad, ya que cualquier
modificación supone reconstruir la práctica totalidad del diagrama.

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Actualmente se utilizan aplicaciones informáticas basadas en los métodos de grafos
orientados (PERT, CPM, etc…)

2.3. Ejecución y seguimiento del proyecto.

2.3.1. Desarrollo del proyecto.

Una vez se ha concluido la planificación, llega el momento de llevarla a la
práctica, poniendo en marca la ejecución del proyecto.

2.3.2. Seguimiento del proyecto.

El seguimiento o verificación del plan consiste en comprobar si los resultados
obtenidos (plazo, coste, calidad) coinciden con los objetivos previstos.
Se analiza si para cada tarea finalizada se ha empleado el tiempo programado, y
si ha sido realizada con los recursos asignados inicialmente.
Las desviaciones en las tareas y recursos programados se traducen en las
correspondientes desviaciones en el coste real frente al presupuestado.

2.3.3. Control del proyecto.

En el proceso de control se analiza la información obtenida durante el
seguimiento, se evalúa su repercusión, se genera las posibles alternativas de
actuación y se decide las respuestas (acciones correctoras) apropiadas para
rectificar la evolución del proyecto.
En la mayoría de ocasiones, las medidas para corregir las desviaciones acaban
usando o consumiendo recursos extra (no planificados) que se traducen en un
incremento sobre el presupuesto.
En caso de no poder restaurar la programación inicial, y una vez adoptadas las
decisiones correspondientes, es necesario reajustar la planificación inicial
(incorporando la desviación producida) con objeto de obtener una planificación
actualizada que sirva de base para la gestión del resto del proyecto.
Así mismo resulta vital la comunicación, a todos los afectados, de los cambios
introducidos, con el fin de asegurar la coordinación de los participantes en el
proyecto.

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