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Metodología ZOPP

(es la sigla de la denominación alemana "Ziel Orientierte ProjektPlanung")

Planificación de Proyectos orientada a Objetivos

ZOPP consiste de elementos que se apoyan Se establecen indicadores para objetivos y


mutuamente: resultados/productos (columna 2), éstos se basan en
las fuentes de verificación correspondientes
(columna 3) y permiten establecer el grado de
 El método, constituye una guía para el avance hacia el objetivo.
trabajo en el grupo de planificación.
Los indicadores y la especificación de insumos y
 El enfoque de equipo, como marco de costos permiten realizar el análisis cuantitativo y el
estudio de problemas multisectoriales. seguimiento del proyecto. El análisis cuantitativo
relaciona los objetivos por alcanzar y los fondos e
 La visualización, utilizada para registrar insumos disponibles para este efecto. Los indicadores
definen las fases del proyecto y los objetivos parciales
las contribuciones individuales de los
que deben cumplirse en los plazos establecidos, de
participantes y los resultados de las esta forma se permite un proceso de evaluación y
discusiones. seguimiento.
El método ZOPP es aplicado en el análisis y el trabajo
El equipo ZOPP elabora una recomendación que
de planeamiento porque la experiencia ha mostrado
puede aplicarse directamente en la toma de
que la cooperación es más fácil y exitosa cuando los
decisiones. Los ejecutores del proyecto pueden
participantes pueden ponerse de acuerdo sobre
determinar los objetivos de la cooperación técnica,
objetivos que han sido expresados en la forma más
estimar los costos y riesgos, así también, planificar con
clara posible (análisis de objetivos y matriz de
mayor detalle las contribuciones requeridas de cada
planificación del proyecto).
una de las partes. El ZOPP que se ha elaborado y
aprobado conjuntamente debe ser ajustado y
Los objetivos sólo pueden ser formulados claramente
actualizado periódicamente de acuerdo a las
si las causas y los efectos de los problemas a resolver
experiencias obtenidas. Si se aplica de esta manera,
han sido analizados previamente (análisis de
ZOPP facilita el diálogo sistemático entre los
problemas). Los problemas no son hipótesis
participantes en el proyecto sobre los fines y objetivos
abstractas, por el contrario, afectan a la población,
de la cooperación; es también básico en el proceso
a grupos sociales e instituciones. Por lo tanto, en
de aprendizaje que se desarrolla mediante el análisis
forma previa al análisis de problemas, todos los
de las experiencias conjuntas.
grupos afectados y sus intereses correspondientes
deben ser tomados en cuenta (análisis de la
Los análisis ZOPP de planificación se efectúan a
participación). través de todas las etapas de preparación e
implementación del proyecto; su duración,
Se efectúa un análisis de objetivos en el que se
intensidad y grado de participación son variables.
incluyen también posibles soluciones. Los objetivos
del proyecto son resultado de este análisis; mediante El tamaño del equipo de planeamiento y la duración
la matriz de planificación se ordenan en un esquema
del análisis respectivo depende de los términos de
de objetivos para el proyecto, teniendo las siguientes
referencia del proyecto, el número de participantes
características: Coherencia, plausibilidad y realismo.
puede fluctuar entre 5 y 20. Un "ZOPP" puede durar
entre un día y una semanas. Talleres mayores son
Mediante la matriz de planificación del proyecto,
apoyados por moderadores externos. El personal
elaborada de esta manera, se obtiene a diferentes
ejecutivo que toma las decisiones, motiva al personal
niveles: El objetivo del proyecto que aporta al
y debe enfrentarse con los resultados del proyecto,
objetivo superior; en forma previa, las actividades
juega un papel decisivo. En caso de no poder asistir
realizadas y los resultados/productos alcanzados, los
a la totalidad del análisis ZOPP, ellos deberán por lo
cuales a su vez contribuyen al cumplimiento del
menos tomar parte y ejercer funciones ejecutivas en
objetivo del proyecto (primera columna). Los niveles
el momento de formularse los resultados preliminares,
en la matriz son entrelazados por hipótesis, ellas se
estrategias importantes e directrices. Los resultados
basan en las condiciones que rodean al proyecto; a
ZOPP permiten tomar decisiones en base a un
través de la ejecución de actividades y el logro de
conocimiento más amplio de la realidad, dirigir el
resultados se producen efectos a nivel del objetivo
proyecto y juzgar con mayor precisión las
del proyecto y, en consecuencia, del objetivo
posibilidades de éxito o fracaso; de ninguna manera
superior.
se limita el poder de decisión de las autoridades
contraparte.
Las influencias externas que representan un riesgo
para la implementación del proyecto son " supuestos
importantes" (cuarta columna). Ellas muestran la
dependencia del proyecto con respecto al medio y
permiten apreciar y reducir los riesgos que corre el
proyecto.

METODOLOGÍA ZOPP- Planificación de Proyectos orientada a Objetivos - GERARDO BECERRA YAÑEZ – Modulo de formulación y evaluación de proyectos 1
 ZOPP es uno de varios métodos de planificación
OBJETIVOS DE ZOPP
 ZOPP ofrece un procedimiento flexible
 ZOPP sólo puede ser tan eficiente como el grupo
Con la aplicación de ZOPP se puede: que aplica el método
 Lograr una definición realista y clara de los  ZOPP facilita lograr un consenso de opiniones en
Objetivos en una perspectiva a mediano y largo el proceso de la planificación
plazo
 ZOPP requiere una aplicación realista
 Mejorar la comunicación y cooperación entre
los participantes a través de la planificación
conjunta; utilizando documentos precisos y CARACTERÍSTICAS DE ZOPP
definiciones claras
 Definir las áreas de trabajo como base del Plan
Operativo  Procedimiento de planificación por
pasos sucesivos
 Establecer la base para el Monitoreo y la
Evaluación del Proyecto  Visualización y documentación
permanente de los pasos
APLICACIÓN DE ZOPP  Enfoque de trabajar en equipo

PASOS PRINCIPALES DE ZOPP

PASOS DE ANÁLISIS MATRIZ de PLANIFICACIÓN


1. Análisis de Problemas del PROYECTO (MPP)
2. Análisis de Objetivos 1. Objetivos / Resultados /
3. Análisis de Participación Actividades
4. Análisis de Alternativas 2. Supuestos Importantes
3. Indicadores Verificables
Objetivamente
4. Fuentes de Verificación

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1. ANÁLISIS DE PROBLEMAS

Es un conjunto de técnicas para:

 Analizar la situación en relación a un ANALISIS DE PROBLEMAS


problema
PUNTOS CLAVES:
 Identificar los problemas principales en
este contexto
 Un problema no es la ausencia de su
 Definir el problema central en la situación solución, sino un estado existente negativo
 Visualizar las relaciones de causa y efecto  Falta de repuestos: Incorrecto
en el Árbol de Problemas
 Equipo no funciona: Correcto

Como se elabora el ARBOL DE PROBLEMAS  La importancia de un problema no está


determinada por su ubicación en el Arbol
 PASO 1. Identificar los principales de Problemas
problemas con respecto a la situación en  Identificar problemas existentes (no los
cuestión posibles, ficticios o futuros)
 PASO 2. Formular en pocas palabras el
problema central  Formular el problema como un estado
 PASO 3. Anotar las causas del problema negativo
central  Escribir un solo problema por tarjeta
 PASO 4. Anotar los efectos provocados por
el problema central
 PASO 5. Elaborar un esquema que muestre ARBOL DE PROBLEMAS
las relaciones de causa y efecto en forma
de un Árbol de Problemas Ejemplo de una empresa de transporte:
 PASO 6. Revisar el esquema completo y
verificar su lógica e integridad

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2. ANÁLISIS DE OBJETIVOS

En este paso del procedimiento: * Modificar las frases existentes


* Añadir frases nuevas en el contexto
Se describe la situación futura que será de las relaciones "medios - fines"
alcanzada mediante la solución de los * Eliminar Objetivos que no sean
problemas efectivos o necesarios
Se identifican posibles alternativas para
el Proyecto

Como se elabora el ARBOL DE ARBOL DE OBJETIVOS


OBJETIVOS
Ejemplo de una empresa de transporte:
PASO 1 Formular todas las condiciones
negetivas del Arbol de Problemas en arbol de objetivos
forma de condiciones positivas que
son: deseadas y realizables en la
práctica
PASO 2 Examinar las relaciones "medios
- fines" establecidas para garantizar la
lógica e integridad del esquema

PASO 3 Si fuera necesario hay que:

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3. ANÁLISIS DE PARTICIPACIÓN

OBJETIVO  Situación actual del grupo y sus


problemas; puntos de vista del grupo
 Ofrecer un panorama de todas las  Intereses, Motivos, Actitudes
personas, los grupos y las
 Necesidades y aspiraciones
organizaciones, que de alguna manera
están relacionados con el Proyecto  Intereses abiertos y latentes
 Incorporar los intereses y expectativas  Motivación (esperanzas, expectativas,
de personas y grupos que pueden ser temores)
importantes para el Proyecto
 Actitudes positivas, neutrales o
negativas frente al cambio (opiniones,
prejuicios, tabúes)
Como elaborar el ANÁLISIS DE
PARTICIPACIÓN:  Capacidades, Potenciales, Limitaciones
 Fortalezas y debilidades en su área de
A. PASO 1 Registrar los grupos, personas e trabajo y sus funciones (conocimientos,
instituciones importantes relacionados habilidades, comportamiento,
con el Proyecto o los que se compromiso)
encuentran en su ámbito de influencia
 Ventajas y desventajas del grupo
B. PASO 2 Formar categorías de los
 Poder e influencia del grupo
mismos: Afectados Beneficiarios,
Cooperantes, Oponentes, Afectados  Tipo de contribución del grupo
Perjudicados
C. PASO 3 Caracterizarlos y analizarlos Implicaciones para la Planificación
D. PASO 4. Identificar las consecuencias del Proyecto en el contexto del
para el desenvolvimiento del Proyecto ANÁLISIS DE PARTICIPACIÓN

ESQUEMA PARA EL ANÁLISIS DE  ¿Cuál sería el grupo meta del


Proyecto?
PARTICIPACIÓN
 ¿De qué manera deberían ser
 Características del Grupo considerados los diferentes grupos en el
contexto del Proyecto?
 Conformación del grupo (miembros,
origen social, religión, aspectos  ¿Cuál debería ser la relación entre el
culturales) Proyecto y los grupos en cuestión?

 Características organizacionales del  ¿Cuál debería ser la relación entre los


grupo (formal, informal, estado legal, diferentes grupos?
misión y objetivos)  ¿Cuáles deberían ser las áreas de
 Estructura (jerarquía, liderazgo, cooperación y coordinación?
funciones)

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4. ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS

 Identificar soluciones alternativas que pueden llegar a ser estrategias del Proyecto
 Seleccionar una o más estrategias potenciales del Proyecto
 Decidir sobre la estrategia a adoptarse por el Proyecto

Como se elabora las ALTERNATIVAS

A. PASO 1: Identificar los Objetivos que no son deseables o realizables


y excluirlos
B. PASO 2: Identificar diferentes etapas de "medios - fines" como
posibles estrategias alternativas para el Proyecto o componentes
del mismo
C. PASO 3: Estimar qué alternativa presenta según su opinión una
estrategia óptima para el Proyecto, utilizando criterios como:

a. Recursos a disposición (capacidad instalada)


b. Probabilidad de alcanzar los Objetivos
c. Factibilidad política
d. Relación costo / beneficio
e. Riesgos sociales
f. Sostenibilidad

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MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO * M P P

 Cuál es la visión del Proyecto? Supuestos importantes a nivel de


Actividades - Resultados - Objetivos del
Objetivo Superior al cual contribuye el
Proyecto (lógica vertical)
Proyecto
 ¿Cómo se puede medir el impacto del
Proyecto?
 ¿Qué se desea lograr con el Proyecto? Indicadores Verificables Objetivamente a
Objetivo del Proyecto y Resultados del nivel de los Resultados y Objetivos del
Proyecto Proyecto (lógica horizontal)

 ¿Cómo se logrará los Resultados del  ¿Dónde se pueden conseguir los datos
Proyecto? necesarios para mostrar el avance y
éxito del Proyecto?
Actividades de los Resultados del Proyecto
Fuentes de Verificación de los Indicadores

 ¿Qué factores externos son


impresindibles para el éxito del  ¿Cuánto costará el Proyecto?
Proyecto? Cuadro de Precios (recursos financieros,
humanos y materiales) y Cronograma

Indicadores Verificables Fuentes de Supuestos


Objetivamente Verificación Importantes

OBJETIVO SUPERIOR  
OBJETIVO DEL
PROYECTO   
RESULTADOS   
ACTIVIDADES Metas, Cronograma, Recursos  Personal, 
Material, Finanzas

Lista de chequeo para la verificación de la descripción resumida de Objetivos /


Resultados / Actividades

 ¿El Proyecto tiene un solo Objetivo?  ¿El hipótesis "cuando Resultados


logrados – entonces Objetivo de
 ¿El Objetivo del Proyecto no es
Proyecto probable" es plausible?
solamente el resumen de los
Resultados?  ¿El hipótesis "cuando Actividades
planificadas realizadas – entonces
 ¿Los Resultados en su totalidad y en
Resultado logrado" es plausible?
su interrelación son necesarios para el
logro del Objetivo del Proyecto?
 ¿Los Resultados no son solamente un
resumen de las Actividades y han sido
descritos como hechos ya realizados?

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MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO * M P P

LOGICA VERTICAL

Objetivo Superior
-- --
del Proyecto

Objetivo del
Supuestos
Proyecto

Resultados Supuestos

Actividades Supuestos

LOGICA HORIZONTAL

Objetivo Superior Indicadores Fuentes de


del Proyecto Verificación

Objetivo del Indicadores Fuentes de


Proyecto Verificación

Indicadores Fuentes de
Resultados
Verificación

Especificaciones:
Actividades
Metas, Cronograma, Recursos

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OBJETIVOS, RESULTADOS Y ACTIVIDADES DEL PROYECTO

Cómo llegar al Objetivo de Proyecto

La selección del Objetivo de Proyecto es un proceso de toma de decisión, aplicando


criterios de factibilidad de intervenciones como:
 Factores políticos
 Factores sociales
 Recursos disponibles (capacidad instalada)
 Relación costo / beneficio
 Sostenibilidad

Formulación del Objetivo de Proyecto

 El Objetivo de Proyecto define la intención de mejorar la situación de un grupo en una


región dentro de un período de tiempo definido

Definición de los Resultados

 Los medios para lograr el Objetivo de Proyecto son los Resultados ("objetivos
específicos")
 Lograr los Resultados es el compromiso de la Dirección del Proyecto
Por eso se formulan los Resultados como un estado ya logrado después de la fase actual
del Proyecto

Nota : es de utilidad utilizar el análisis previo, árbol de problemas y árbol de


objetivos

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SUPUESTOS IMPORTANTES

Definición:

Factores externos al control del Proyecto, pero que son


necesarios para el éxito del mismo

Cómo se formulan los Supuestos:

Los Supuestos pueden obtenerse del Arbol de


Objetivos

Los Supuestos se expresan de manera positiva

Los Supuestos se valoran según la importancia y el


grado de probabilidad de verificarse

VALORACION DE LOS SUPUESTOS:

1. PREGUNTA:
¿Es importante el no no tomar en consideración el Supuesto
Supuesto?
» si siga con la 2. PREGUNTA
2. PREGUNTA:
¿Cuán probable
es, que se casi seguro no tomar en consideración el Supuesto
verifique el
Supuesto?
incluirlo en la MPP:
» bastante probable La gestión del Proyecto debe vigilar y
eventualmente influir sobre el Supuesto
» improbable siga con la 3. PREGUNTA
3. PREGUNTA:
¿Puede Modificar la estrategia del Proyecto
modificarse la si Organizar las actividades para influir sobre
estrategia del los Supuestos
Proyecto?
Supuesto letal
» no
ALTO ¡¡¡ Atención !!!

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INDICADORES VERIFICABLES OBJETIVAMENTE

Los Indicadores Verificables Objetivamente fijan el nivel de efectividad necesario


con respecto al logro de los Objetivos y Resultados y constituyen la base para la
evaluación del Proyecto.
Los Indicadores especifican las pruebas empíricas necesarias para comprobar si
los Objetivos y Resultados fueron alcanzados.
El Indicador es el eslabón entre los conceptos usados en la formulación de
Objetivos / Resultados y el nivel empírico de observación / medición
(operacionalización).

El Indicador siempre tiene que contener una


instrucción de medición que fija:

Un parámetro (cifra absoluta o relativa)

y si fuera necesario:

una condición que expresa un nivel


de calidad (estándar)
un período de tiempo

una región

un grupo meta

Hay conceptos que se puede expresar fácilmente en términos cuantitativos:


Producción agrícola (cantidad de un producto cosechado en un cierto lapso
de tiempo).

Existen conceptos que hacen difícil la búsqueda y selección de Indicadores:


Participación comunitaria, Capacidad gerencial, Integración funcional.

Criterios de Selección de
Indicadores Verificables Objetivamente

Criterios metodológicos generales:

Un Indicador debe ser válido, es decir: ¿Mide el Indicador realmente lo que pretende
medir?

 La validez de un Indicador sólo se puede estimar en base de conocimientos


profundos de una materia / un tema.
 La prueba más simple es el control de plausibilidad ("regla de dedo").

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 Un Indicador debe ser suficiente para cubrir el concepto mencionado el los
Resultados / Objetivos y no sólo un aspecto del mismo.
 Muchas veces es necesario definir más que un Indicador para cubrir el concepto en
cuestión.
 Un Indicador debe ser independiente, es decir, él no debe ser la repetición de una
Actividad o el resumen de Actividades y tampoco la repetición del Resultado.
 La recolección y el análisis de datos requeridos para cumplir la instrucción de
medición especificada en el Indicador deben ser factibles en el marco de los
recursos disponibles por el Proyecto.
 El Indicador sólo debe incluir variables que miden un cambio causado por el
Proyecto mismo y no por esfuerzos de terceros.

FUENTES DE VERIFICACION

Son las fuentes de los datos necesarios para cumplir la instrucción de


medición especificada en el Indicador como prueba de haber alcanzado
los Resultados y el Objetivo del Proyecto.

PREGUNTAS en el contexto de la selección de una


Fuente de Verificación apropiada:

 ¿Hay fuentes de datos ya existentes y explotables?


 ¿Cuán fiables son estas fuentes de datos?
 ¿Se puede fácilmente adaptar estas fuentes de datos según las necesidades del
Proyecto o realizar análisis secundario?
 ¿Es necesario recopilar datos adicionales y/o iniciar estudios? En este caso se debe
tomar en cuenta la disponibilidad de recursos necesarios: personal calificado,
recursos financieros y tiempo.

Si no se identifique ninguna Fuente de Verificación apropiada o aceptable, el Indicador


debe ser rechazado o modificado.
En este caso se tiene que volver al paso anterior y seleccionar un Indicador según los
criterios especificados.

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PLAN OPERATIVO DEL PROYECTO
En esta parte presentaremos el diseño del Plan Operativo o Plan de Operaciones del Proyecto, que
sirve para coordinar entre sí las actividades, su secuencia cronológica y los recursos empleados.
El Plan Operativo Anual (POA) forma la base para el Monitoreo del Proyecto.

SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACION


Estrechamente vinculado con el Sistema de Monitoreo y Evaluación en el contexte de Proyectos es el
Sistema de Información:
Informaciones son conocimientos orientados a una finalidad (información para acción)
Los responsables del Proyecto en primer lugar necesitan informaciones para tomar decisiones.
Datos por si mismos todavía no representan ninguna información. Hay que prepararlos, es decir
analizarlos e interpretarlos, para generar los conocimientos acerca de la finalidad en cuestión.
La cantidad necesaria de informaciones se tiene que estimar con cuidado. Una recolección de
datos sin límites no sirve para generar las informaciones necesarias.

Antes de establecer un Sistema de Información se tiene que aclarar lo siguiente:


 Quién necesita la información?
 Qué tipo de información se necesita?
 Para qué se necesita esta información? Eso determina p.ej. el grado de detalle, el grado de
formalidad, la forma de presentación etc.
 Cuándo se necesita esta información?
 A quién se pasará esta información?

Monitoreo y Evaluación
 Monitoreo y Evaluación forman la base de información necesaria para la Gestión de Proyecto en
todos los niveles que embarca la Matriz de Planificación del Proyecto (MPP).
 Monitoreo significa la observación y el registro sistemático y continuo de acontecimientos
determinados en un período de tiempo. Dentro del marco del método ZOPP el Monitoreo se
refiere en primer lugar al seguimiento de la ejecución de las Actividades.
 En base del Monitoreo se puede hacer la comparación de lo planificado con lo realizado.
 Evaluación significa el control del logro de ciertos estándares o criterios establecidos. Dentro del
marco del método ZOPP la Evaluación se refiere en primer lugar a los Objetivos y Resultados.
 En base de los Indicadores se mide el impacto de las intervenciones al nivel de los Resultados y
Objetivos.
 El Monitoreo también contiene ciertos elementos de evaluación, es decir la interpretación de
datos, por la cual se genera la información.

La Evaluación también puede contener elementos de monitoreo p.ej. al nivel de los


parámetros definidos en los Indicadores.

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