Reporte especial: Los 7 Principios Claves para una Efectiva Administración de Proyectos.

Autor: Ing. Rafael Cota, PMP.

Los 7 Principios Claves para una Efectiva Administración de Proyectos.

Introducción.
Cuando una empresa enfrenta el crecimiento también lo hace a difíciles y complejos desafíos. Algunos
de estos son enormes mencionando algunos como coordinación de personal, ejecución de un sin
número de tareas en una secuencia determinada, así como inversión de grandes capitales y tiempo.

En la actualidad la mayoría de las organizaciones exitosas utilizan la aplicación de metodologías de

Administración de Proyectos como una herramienta estratégica para manejar el cambio y lograr los
objetivos de negocio buscados. Enfocándose primariamente en desarrollar un plan de proyecto con
metas y objetivos muy específicos; la administración de proyectos asiste a la organización a entregar
proyectos adecuados en tiempo y presupuesto.

La Administración de proyectos es la herramienta para asignar tareas específicas, para administrar los
recursos disponibles y para entregar proyectos que estén en línea con fechas límite para cada fase de
proyecto. Para realizar esto, la metodología de administración de proyecto típicamente la dividimos en
cuatro fases, que son: Estudio de factibilidad, planeación, implementación y evaluación.

Fase I: Estudio de Factibilidad

Las organizaciones realizan estudios de factibilidad con el motivo de investigar y evaluar oportunidades
de negocio. Para definir las necesidades del proyecto, el estudio de factibilidad básicamente encara la
situación de adaptabilidad a nuevas realidades de mercado. Las organizaciones utilizan el análisis de
necesidades como una herramienta para investigar la oferta y demanda del mercado, nichos de
mercado, posicionamiento y sostenibilidad.

Después de que las necesidades del proyecto han sido identificadas, el estudio de factibilidad
documenta los requerimientos de la solución, identifica soluciones alternativas, evalúa el riesgo
asociado con cada alternativa y selecciona la solución optima para la implementación del proyecto.

Fase II: Planeación

La planeación del proyecto requiere primariamente de técnicas analíticas y habilidades técnicas

diferentes para administrar un proyecto con fechas específicas de inicio y terminación, mientras se
cumple con requerimientos en términos de costo y recursos óptimos. La adopción de estándares y
procedimientos normalizados, ayuda al manejo de las restricciones del proyecto para lograr las metas y
objetivos.

Fase III: Implementación o ejecución del Proyecto

Una exitosa implementación de un proyecto maneja simultáneamente cuatro restricciones

interrelacionadas que son: Recursos, tiempo, costo y alcance del proyecto. Estas restricciones son
interdependientes, ya que si un proyecto necesita ser terminado en un lapso de tiempo corto esto

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significaría un incremento en el costo del proyecto. Simila rmente si el proyecto es grande y complejo el
costo se incrementaría, y la presión sobre tiempo sería mayor.

Las restricciones en recursos se refieren a personas, equipo y materiales utilizados para realizar el
proyecto, asignar tareas y realizar los pasos necesarios para desarrollar y finalizar el proyecto.

Al hablar de tiempo nos referimos al tiempo requerido para la finalización del proyecto, y esto es
determinado por la duración de las diferentes tareas; existen también las dependencias entre las tareas
y la ruta crítica que necesitan ser tomadas en cuenta y aplicadas para finalizar cada tarea en tiempo y sin
acumular retraso que impacte la cadena de tareas subsecuentes.

Cuando nos referimos al costo, estamos hablando del presupuesto asignado al proyecto y los recursos
financieros disponibles para el proyecto hasta su terminación.

El término Alcance de Proyecto se refiere al proyecto en sí mismo y agrupa complejidad del proyecto,
metas, objetivos así como requerimientos específicos.

Fase IV: Cierre y evaluación del proyecto

Durante esta fase de evaluación de proyecto se investiga si las metas y objetivos del proyecto fueron
alcanzados en tiempo y presupuesto. Los objetivos del proyecto definen la razón del proyecto y agrupa
los diferentes pasos a seguir para lograr los beneficios planeados. En la fase de evaluación, la
administración de proyectos enfrenta objetivos específicos, medibles, alcanzables y delimitados en
tiempo que facilita la evaluación final del proyecto.

La administración de proyectos responde a preguntas como ¿Cuando se debe de emprender el

proyecto? ¿Cuánto es el costo? ¿Cómo reaccionar si existe deslizamiento del proyecto con respecto a
período de tiempo originalmente asignado? ¿Cuáles son los cuellos de botella involucrados y como se
van a mitigar? Y reducir cualquier pérdida de ingresos de la organización en caso de retraso en
cualquier fase del proyecto.

El ingrediente más importante de la administración de proyectos, desde mi punto de vista, es la

comunicación. Además de tener un bien definido alcance de proyecto y enfoque a la calidad, la mayoría
del tiempo debe dedicarse a mantener las expectativas en línea con la percepción existente de la
realidad tanto hacia el interior del equipo de proyecto como hacia el exterior. Esto también es hablar de
edificar las bases para futuras mejoras, proyectos y desarrollo de nuevas capacidades y habilidades en
nuestro equipo de trabajo.

Los 7 principios claves de la administración de proyectos.

Ahora que comprendemos en general las diferentes etapas en el ciclo de vida de un proyecto
discutiremos los siete principios claves, que nos guiarán y ayudarán a manejar los proyectos con un
mayor grado de confiabilidad y aumentarán su probabilidad de éxito.

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1. Justificación: Todo proyecto debe tener un valido retorno de inversión. En otras palabras
debemos entender los beneficios que un proyecto aportará antes de comprometernos en un
costo significativo. En el ciclo de vida de un proyecto las circunstancias pueden variar
rápidamente. Si en cualquier momento en la vida de un proyecto el retorno de inversión se ve
claramente comprometido, entonces el proyecto debiera ser desechado y no comprometer más
recursos.
2. Definir roles y responsabilidades: Todos los involucrados en el proyecto necesitan sa ber con
claridad cuál es la naturaleza de su involucramiento, de que es responsable cada persona, y
ante quien son responsables. Una clara definición de roles y responsabilidades aunado a un
buen plan de trabajo sitúa a cada recurso en el lugar y tiempo planeados aumentando la
eficiencia en la implementación del proyecto.
3. Administración por excepción: Los patrocinadores del proyecto deberán evitar involucrarse
directamente en el día a día de la administración de los proyectos, permitir que el líder de
proyecto se enfoque en esta área. La micro administración por parte de un patrocinador en un
proyecto es más un obstáculo que una ayuda. El patrocinador del proyecto debe definir
claramente los límites de costo y tiempo donde el líder de proyecto tiene libertad de
movimiento. Si el líder de proyecto no puede proveer el objetivo del proyecto bajo estas
restricciones, la inquietud debe ser escalada al patrocinador para su solución.
4. Administrar por etapas: Divida el proyecto en pequeñas partes o etapas. Cada etapa marcará un
evento en el proyecto (milestone) donde el patrocinador tomará decisiones. Por ejemplo ¿El
proyecto sigue siendo viable? ¿El riesgo sigue siendo aceptable? Dividir el proyecto en etapas y
comprometerse a una sola etapa a la vez es una est rategia de bajo riesgo que permite al
patrocinador administrar por excepción.
5. Enfocarse al producto o entregable: Es de vital importancia que los clientes del proyecto
pongan mucha atención y dedicación en el producto o entregable que ellos requieren antes de
iniciar el proyecto. Entre más claros sean los requerimientos, más realista y realizable serán los
planes que se produzcan. Esto hace que el proyecto sea manejable y de menor riesgo.
6. Aprendamos de la experiencia: No nos arriesguemos a hacer los mismos errores en cada
proyecto. Consideremos el porqué ciertas tareas salieron correctamente y otras no, e incorpore
la lección aprendida a la forma de abordar el siguiente proyecto. Los humanos tenemos una
increíble capacidad de aprender, pero cuando hablamos de repetir los errores anteriores la
mayoría fallamos en aprender la lección.
7. Ajuste su entorno de proyecto: Cualquiera que sea la metodología de administración que se
aplique debe de ser ajustada a las necesidades del proyecto. En lugar de seguir ciegamente una
metodología, el líder de proyecto debe de ser capaz de adaptar los distintos procedimientos
para satisfacer la demanda de trabajo en puerta. Como planeas un proyecto de dos semanas
por seguro será diferente a como se planea un proyecto de dos años.

En resumen, los principios de administración de proyectos que hemos discutido aquí se aplican
universalmente, sin consideración de lenguaje, geografía o cultura. Estos principios han sido utilizados y
probados durante muchos años, adherirse a ellos aumentara nuestra oportunidad de éxito en los
proyectos.

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