Unidad II "Administración y Entorno de

las Empresas"

2.1 Introducción
Uno de los grandes motivos para un nuevo análisis es el cambio productivo por
fuerzas y presiones ajenas a la organización. En la década de l970 el mundo se
estremeció con el impacto de los precios del petróleo que se cuadruplicaron y las
organizaciones, desde General Motor. Hasta la oficina de correos, tuvieron que
decidir cómo reconfigurarse para absorber esta circunstancia externa. En la
década de 1990 las nuevas tecnologías de comunicación y procesamiento de
información (desde baratos aparatos de fax y computadoras portátiles, hasta
novedosas computadoras potentes), así como las transformaciones geopolíticas
revolucionaron nuestra concepción de las organizaciones, de hecho, todos estos
factores y muchos más forman parte del ambiente de las organizaciones.

La administración consiste en darle forma consiente y constante a las

organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el
cargo de servirles para alcanzar sus metas. Estas personas se llaman gerentes.
Los gerentes, entrenadores, directores, ejecutivos de ventas, tal vez resulten mas
evidentes en una organización que en otra, pero si estos no tienen una
administración eficaz es probable que fracases.

Se puede definir el entorno como el conjunto de hechos y factores externos a

la empresa relevantes para ella, con los que interacciona y sobre los que puede
influir pero no controlar, que se concretan en un conjunto de normas y relaciones
establecidas que condicionan su actividad.

El papel del entorno en la vida de la empresa es tal, que incluso algunos

autores le dan la categoría de ser uno más de sus elementos, junto con el
elemento humano, el capital y la organización. Dado el grado de interrelación que
existe entre la empresa y el entorno, esta deberá tener una actitud de análisis
permanente del entorno para identificar a tiempo las repercusiones que tiene en
ella. Así, este análisis le permitirá:

o Detectar a tiempo las oportunidades y amenazas que el entorno presenta

para su supervivencia, lo que le permitirá que pueda aprovechar las
primeras y facilitará que transforme las amenazas en oportunidades.
o Identificar los cambios internos que tiene que poner en marcha para
mejorar su relación con el entorno y facilitar su adaptación a él.
 El primer aspecto a abordar en el análisis del entorno es reconocer y clasificar
los factores que en él se manifiestan. Así, se suele distinguir entre los factores que
afectan de forma general o global a todas las empresas y los que afectan de forma
específica a cada una. Estos dos grupos de factores conforman el entorno general
y el entorno específico.

1. Entorno general. Engloba los factores que reflejan las grandes tendencias
de la realidad exterior de la empresa. Son los factores más alejados de la
empresa sobre los que su capacidad de influir es mínima. Estos factores
afectan, más o menos directamente, a todas las empresas.
2. Entorno específico. Los factores del sector en el que opera cada empresa y
por lo tanto inciden directa e inmediatamente en ellas. Al tratarse de
factores más cercanos, la empresa puede ejercer alguna influencia sobre
ellos.

2.2 Modelos de los sistemas abiertos

Un sistema puede definirse como: Un conjunto de elementos dinámicamente
relacionados, en interacción que desarrollan una actividad operación o proceso del
sistema, para lograr un objetivo o propósito, operando con datos/energía/materia,
unidos al ambiente que rodea el para suministrar información/energía/materia.

Ahora la empresa como sistema abierto: son los sistemas que presentan
relaciones de intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Los
sistemas abiertos intercambian materia y energía regularmente con el medio
ambiente. Son eminentemente adaptativos, esto es, para sobrevivir deben
reajustarse.

LA EMPRESA ABIERTA

LA EMPRESA COMO SISTEMA SOCIOTÉCNICO

Es un ente vivo y que en conjunto con las demás empresas conforman el aparato
productivo de la Sociedad. Es toda organización que desarrolla actividades que
culminan con la entrega de bienes y/o servicios que van a satisfacer las
necesidades de un mercado. Dicha empresa ejerce dos funciones:

o A nivel individual: Producir bienes y/o servicios

o A nivel social: Crear riqueza.
 Enfoque de Sistemas

El enfoque de sistemas para administrar, en lugar de abordar los diversos

segmentos de una organización por separado, piensa que la organización es un
sistema único, que tiene un propósito, y está compuesto por partes que se
interrelacionan. Estas posiciones permiten a los gerentes contemplar a la
organización como un todo y como parte del ambiente externo más amplio. El
enfoque de sistemas dice que la actitud de un segmento de la organización afecta
en diferentes grados la actitud de todos sus otros segmentos.

La organización como sistema abierto

Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes
características:

1. Importación (entradas): La organización recibe insumos del ambiente y

necesita provisiones renovadas de energía de otras instituciones, o de
personas, o del medio ambiente material. Ninguna estructura social es
autosuficiente ni auto contenida.
2. Transformación (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la
energía disponible. La organización procesa y transforma sus insumos en
productos acabados, mano de obra, servicios, etc.
3. Exportación (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos
hacia el ambiente.
4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento
de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación-
transformación- exportación.
5. Entropía negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener
el proceso en tópico para reabastecerse de energía manteniendo
indefinidamente su estructura organizacional.
6. Información como insumo: Los sistemas abiertos reciben también
insumos de tipo informativo que proporcionan señales a la estructura sobre
el ambiente y sobre el funcionamiento en relación con éste.
7. Estado de equilibrio y homeostasis dinámica: En este sentido, los
sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo
continuo de energía del ambiente exterior y una continua exportación de
productos del sistema; sin embargo, el cociente de intercambio de energía y
las relaciones entre las partes siguen siendo los mismos.
8. Diferenciación: La organización tiende a la multiplicación y elaboración de
funciones, lo que le trae también multiplicación de roles y diferenciación
interna.
9. Equifinalidad: El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos
caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones
iniciales.
 10. Límites o fronteras: La organización presenta barreras entre el sistema y
el ambiente. Éstos definen el campo de acción del sistema, como también
su grado de apertura con relación al ambiente.

2.3 Medio Externo de las empresas

Las organizaciones existen dentro de un complejo ambiente externo que influye de
la manera de hacer negocios. Los principales factores de este medio externo son
económicos, sociológicos, políticos y tecnológicos. Dentro de este medio externo
hay factores que afectan a la organización de manera inmediata estos son las
acciones, bancos, proveedores, sindicatos y clientes.

Los demográficos estudian los cambios en la población, predicen que la fuerza

laboral se está haciendo vieja, tiene menos experiencia actual, está integrada por
más mujeres que antes, por lo que están cambiando del noreste al sureste, por
números crecientes en nuestro país se deben tomar en cuenta estos cambios,
además se deben considerar las dificultades así como la ética laboral de los
empleados en los planes de la administración para el futuro de la empresa.

Todas las empresas funcionan dentro de diversos medios externos, el más

importante de estos es el político y legal, para asegurar el éxito comercial, todos
los ejecutivos deben tener preparada y asegurar el éxito y el estado actual de la
política y los cambios propuestos de estos medios, ignorar estos cambios en el
área política o en los códigos legales es buscar problemas.

Toda compañía existe dentro de un ambiente tecnológico y la administración

debe decidir:

1. El nivel apropiado de tecnología de la empresa.

2. Que nuevos niveles de tecnología se introducirán.

Una manera eficaz de introducir la tecnología nueva, es que los directivos

consideren términos financieros y humanos. Algunos trabajadores no se pueden
adaptar a otra nueva tecnología y esto será lo que posibilite o no el cambio.
2.4 Medio Interno de las empresas
El medio interno de una empresa consiste en los recursos disponibles para cumplir
con sus metas. Éstos son los recursos humanos, tecnológicos, financieros y
físicos. La labor del directivo, consiste en adquirir estos recursos y hacer uso
eficaz y eficiente de ellos dentro de la empresa.

En esto, la administración de las empresas está en competencia con todas las

demás. Los recursos organizacionales son, por tanto, escasos, y el éxito de la
administración depende de qué tan bien se adquieran y usen estos recursos.

o Recursos Financieros
Todas las organizaciones requieren recursos financieros para permitir sus
operaciones actuales y para tener fondos para el crecimiento. Si esto es
muy rentable, el dinero ganado puede quedarse en la empresa y emplearse
para tener fondos para el crecimiento deseado. Estos fondos se llaman
utilidades retenidas (porque se retienen en la empresa, no se pagan como
dividendos a los accionistas): ésta es la manera más barata de financiar el
crecimiento de la empresa.

Desde una perspectiva de planeación gerencial, lo que hay que hacer es

empatar el uso de fondos con su fuente. El uso de fondos a corto plazo
debe ser financiado con deuda a corto plazo (por ejemplo, un préstamo),
que luego puede ser repagada rápidamente cuando se venda la mercancía
de temporada.

En general, las tareas financieras más importantes que confrontan los

administradores son adquirir los fondos necesarios mediante una
combinación de utilidades retenidas, capital de deuda y capital propio, y
destinar los recursos financieros obtenidos para el uso de la empresa.

El contador, mediante sus registros y procedimientos contables,

proporciona a la administración una perspectiva financiera sobre cómo se
usan los fondos. Los datos contables proporcionan al ejecutivo una
herramienta poderosa para controlar los asuntos financieros de una
empresa.

o Recursos Físicos

Incluyen la planta y equipo de producción, así como las instalaciones para

la distribución y los inventarios de materias primas. La tarea del
administrador es asegurar que las plantas estén localizadas en áreas donde
los valores del lugar sean propicios para la empresa productora y exista una
oferta adecuada de mano de obra.
 También se debe de contarse con una oferta adecuada y confiable de
materias primas. La disponibilidad de materias primas y los valores locales
de la comunidad donde la planta está ubicada, ejercerán influencia en la
toma de decisiones gerenciales. Los administradores periódicamente
evalúan la manera en que los recursos físicos de una empresa se
adquieren y utilizan. Estos recursos finalmente son las herramientas que
usa la administración para mejorar la productividad y asegurar la
rentabilidad.

o Recursos Humanos

Éste satisface las necesidades de la organización de adquirir las

capacidades necesarias para conducir un negocio eficaz y eficiente. Existen
cuatro tareas que el directivo debe enfrentar en el área de los recursos
humanos.

o La primera de éstas es captar los trabajadores necesarios.

o La segunda tarea es poner a los empleados correctos en los puestos
correctos. Esto puede requerir una capacitación amplia del
empleado.
o La tercer tarea que debe enfrentar un ejecutivo en el aspecto de
recursos humanos, es motivar un desempeño humano eficiente que
lleve al trabajador a niveles aceptables de productividad.
o o La obligación final de un gerente es evaluar el desempeño de un
empleado.
o Recursos Tecnológicos Se refieren al nivel de tecnología aplicado dentro
de la empresa. El nivel de tecnología que tiene una empresa puede ser
considerablemente diferente del nivel de tecnología que va a la vanguardia,
y está disponible en el medio externo. La administración debe decidir el
nivel apropiado de tecnología para la empresa respecto a sus metas y a las
capacidades apropiadas de los recursos humanos necesarias para que
apliquen la tecnología.

Puede que la organización no necesite lo último en tecnología para operar

eficazmente, pero sí se requieren altos niveles de capacidades para operar
la tecnología nueva. La empresa puede capacitar a los empleados en las
nuevas habilidades o contratar a nuevos que ya las tengan.
2.5 Cultura Corporativa
La cultura corporativa se define como un conjunto compartido de creencias, mitos
y prácticas. Como en cualquier otro sistema social, esta cultura compartida une y
vincula a las personas. En su investigación, Burt empieza con la cultura
corporativa, pero no se preocupa de las creencias específicas ni de cómo se
forman. En cambio, es la fuerza de la cultura corporativa de una firma en una
industria particular lo que es el foco de su estudio “Competencia, Contingencia y la
Estructura Externa de los Mercados”1, escrito en conjunto con Miguel Guilarte del
Fielding Institute de Santa Bárbara, California, Holly Raider del INSEAD en
Fontaibleau, Francia y Yuki Yasuda de la Universidad Rikkyo en Tokio, Japón.

CULTURA CORPORATIVA:
FACTOR DETERMINANTE PARA EL ÉXITO DE LOS PROYECTOS DE
INVERSIÓN DE LA EMPRESA

Muchas veces la falta de estructura organizacional y un limitado presupuesto

hacen que se establezca como punto de contacto entre la comunidad y la empresa
privada el departamento de relaciones públicas, recursos humanos, publicidad o
mercadeo. Creando entonces, un poco de escepticismo entre los grupos de
interés de la empresa. Es por esta razón, que han surgido en muchas industrias
los muy llamados departamentos de relaciones con la comunidad, asuntos
corporativos, asuntos públicos o asuntos gubernamentales.

En el caso de los bancos es el departamento de reinversión en la comunidad el

que se encarga de crear el enlace entre la empresa y la comunidad, ya que se
creó como resultado de una regulación federal. El área desde dónde se coordinan
las relaciones comunitarias de una empresa nos puede decir mucho sobre el
enfoque, presupuesto y compromiso de esta empresa en la comunidad.

Cada día más empresas reconocen la importancia de su participación en la

construcción en la solución de los problemas del país. Por lo tanto, hay que estar
muy claros en que el perfil de un profesional que trabaja en el área de relaciones
con la comunidad es vital para el éxito de los proyectos de inversión social de la
empresa.

Sin embargo, hay que distinguir en que el perfil del profesional que trabaja para
salvaguardar la imagen pública de una corporación, no debe ser necesariamente
igual al que crea proyectos efectivos de alianzas educativas, o el corre un
programa de voluntariado. Para Nancy Stanford, coordinadora del programa de
voluntariado de MACYS East, su manera simple de comunicarse y su vibrante
personalidad han sido fundamentales para lograr el éxito del programa.

Una persona cuya educación está enfocada en cuidar la imagen de una empresa,
tal vez no pueda estar suficientemente relajada para romper llegar a sus
empleados y mucho menos a la comunidad. Recientemente, empresas como RG,
han tenido mucho éxito como resultado de integral personal con conocimiento en
el negocio, pero con amplia experiencia en el campo social. “Queríamos alguien
que fuese más allá del gabán y corbata” comento Sonia Vásquez, Vice-Presidenta
de Auditoria Interna y Quality Control.

Por otra parte Eugenio Alonso, Oficial de Reinversión en la Comunidad de

Santander, nos articuló la importancia de trabajar la Responsabilidad Social de la
Empresa (RSE) a manera de equipo con las comunidades. “Hay que llevar el
banco a la comunidad y traer la comunidad al banco, ya que al final somos parte
de la misma sociedad” “Para lograr esto reclutamos a alguien con experiencia en
“outreach” comunitario para de esta manera poder ser efectivos a la hora de llevar
nuestro mensaje” El área de capacitación en el manejo de proyectos de inversión
social, es una que todavía está en crecimiento en Puerto Rico. Estados Unidos,
América Latina y Europa proveen muchos recursos para mejorar las capacidades
de los profesionales del sector privado en el área de RSE.

2.6 La Globalización y la Administración

El término “Globalización” lo traduce la ONU del inglés como Mundialización,
tratando de interpretarlo como una gran cobertura de las prácticas o aperturas del
mercado internacional.

Michael Czinkata indica que “la globalización” es un proceso inevitable. El mundo

ha comenzado a ser más homogéneo, y las distinciones entre los mercados
nacionales son insignificantes. Además, para sobrevivir, debemos entender la
importancia de la apertura de nuestro mercado para nuestras compañías y
competidores”.

En la actualidad, existen grandes oportunidades para que las organizaciones

puedan penetrar en nuevos mercados, llegar a más y más potenciales
compradores de sus productos, y ampliar sus horizontes empresariales. Es cierto
que la globalización presenta como contrapartida una fuerte competencia, pero
para las empresas que se encuentren preparadas y listas, esto no representará
mayores dificultades.

La globalización está compuesta por tres factores interrelacionados. La

proximidad, la Ubicación y la Actitud. En conjunto estas tres facetas de la
globalización enmarcan una complejidad, hasta ahora inédita, de las relaciones
que enfrenta un administrador global.
La globalización afecta todos los ámbitos de los sistemas económicos, dentro de
los cuales se encuentra el sector empresarial, el cual debe responder a nuevos
retos, y que además, debe transformar toda su estructura a fin de poder lograr sus
objetivos dentro del nuevo entorno.

Así todas las áreas de la empresa se ven afectadas por las tendencias
globalizadoras. Específicamente el área de producción es una de las más exigidas
dentro del nuevo paradigma. A continuación se presentan algunos de los
principales efectos que genera la globalización en esta área específica de la
empresa:

 Aprovechamiento de economías de escala, es decir el incremento de la

producción y disminución de los costos medios, como consecuencia del
crecimiento de las dimensiones de la empresa o planta industrial al
provocar éste un descenso relativo de los gastos generales y hacer posible
la utilización de unos medios que sólo son rentables en las empresas de
gran tamaño.
 Disminución de los costos de las transacciones internacionales, lo cual
significa una mayor competitividad en los mercados como consecuencia de
la caída de las barreras geográficas institucionales.
 Aumento del progreso e intercambio tecnológico, pues existe más acceso a
tecnologías más nuevas y eficientes.
 Se favorece la estandarización de normas y regulaciones, se fomenta la
creación de centros de excelencia y reduce los costos de investigación pura
y aplicada, pues se permite un flujo información técnica entre países.