Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA 1
Sesión No. 11
Nombre: Gestor de base de datos (Access). Parte II.
Objetivo: al finalizar la sesión, el estudiante conocerá cómo se lleva a cabo el
uso de los formularios para el manejo de información en una base de datos
creada en Microsoft Access 2003.
Contextualización
Las dos partes son de suma importancia, pues sin datos almacenados no existe
una base de datos útil, aun estando magníficamente diseñada.
Introducción al Tema
Ten a la mano tu base de datos creada en la sesión pasada pues con ella será
mucho más rápido y fácil trabajar los puntos vistos en esta sesión.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA 3
Explicación
7.6 Formularios
¿Qué es un formulario?
Los formularios son campos vacíos enlistados de manera lógica que permiten
insertar y definir información en campos de texto y listas de selección que
realizarán acciones en la base de datos.
Iniciará el asistente con una ventana donde se pueden seleccionar los campos
de las diferentes tablas que hemos creado en la base de datos.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA 4
Una vez seleccionados los campos, da clic en el botón siguiente, ahora debemos
acoger aspectos de la parte visual del formulario, tales como son la distribución y
el estilo, primero se mostrará la ventana de distribución, donde puedes
seleccionar una plantilla para la distribución de los campos seleccionados para el
formulario, observa en la vista previa como se mostrarían y selecciona la que
más se adecue a tu necesidad.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA 5
Modificar los formularios es muy fácil, esto con ayuda de la ya conocida Vista
Diseño, en la cual podremos modificar la estructura y demás detalles de nuestro
formulario, para modificarlo, selecciona el formulario desde la ventada Base de
Con ella podrás agregar botones, campos de datos, listas de selección imágenes
etc. Para agregar los elementos da clic en el botón y arrastra hasta la posición
donde desees que aparezca.
7.7 Informes
Este asistente nos guiará de la misma forma que el asistente para formularios,
por lo cual debemos seleccionar las tablas y campos de los cuales deseamos
consultar la información, para eso utilizaremos una ventana igual a la de
selección en formularios.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA 8
Una vez agregados los datos podemos dar prioridad a los agrupamientos de
información, agrega los campos que desees agrupar y la prioridad de estos
utilizando las flechas de agregación y posicionamiento.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA 9
Una vez definido el ordenamiento tenemos que elegir la distribución de los datos,
prueba con las diferentes opciones que muestra la ventana y selecciona aquella
que satisfaga tu necesidad, la vista previa aparece el lado izquierdo,
representado por unas letras X. da clic en siguiente y selecciona un estilo para
esa distribución para finalizar el diseño.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA 10
Ahora ya sólo hay que agregar un nombre al informe para guardarlo, agrega un
nombre que describa el contenido, es más fácil ubicarlo cuando ya se han
generado varios informes.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA 11
7.7.2 Operaciones
7.8.1 Asistentes
Para comprender más a fondo los asistentes, podrías crear varios formularios e
informes combinando las diferentes presentaciones y métodos de agrupamiento
que ofrecen.
Selecciona los datos que deseas importar y da clic en el botón aceptar, esto
importará los datos de forma automática, si Access detecta un error en la
importación debido a tamaño de datos, error de coincidencia de campos por tipo
o número, este te avisará con una alerta que detalla el error.
que se pueden exportar todos los datos contenidos en la tabla a un archivo txt
por ejemplo.
Cuando se vincula una tabla, se puede tener acceso a otra tabla fuera de
nuestra base de datos y a su vez, se puede trabajar con la información como si
estuviera dentro de nuestra base de datos. Para hacer una vinculación dirígete al
menú Archivo en la sección de Obtener datos externos, ahí selecciona la
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA 16
opción Vincular tablas, selecciona la ruta donde está la base de datos que
contiene la tabla a vincular, y da clic en abrir, se te mostrará la siguiente ventana:
En ella se enlistarán las tablas que puedes vincular, selecciona una y da clic en
Aceptar, esto agregará de forma automática la tabla a tu base de datos.
Conclusión
Así también es probable que se tengan que trabajar con bases de datos distintas
y se necesite importar información para complementar nuestra base de datos,
con Access, esto es un procedimiento fácil de realizar y muy conveniente para
los que gestionan la información.
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA 19
Actividad de Aprendizaje
Crea un formulario.
Crea un informe.
Bibliografía