PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

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PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS AL SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD
NTC – ISO - 9001:2008
NTC – GP - 1000:2009
NTC-ISO/IEC 17025:2005
NTC-ISO/IEC 17020:2002
NTC-ISO/IEC 17021:2011

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. ABREVIATURAS/ DEFINICIONES 3
4. CONTENIDO 4
4.1 ETAPAS DE LA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD 4
5. ROLES DEL AUDITOR INTERNO 10
6. RESPONSABILIDADES 12
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 13
8. ANEXOS 13

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1. OBJETIVO.

Planificar, implementar y mantener el programa de auditorías internas, para determinar si el

Sistema Integral de Gestión es conforme con los servicios que ofrece la Universidad, con los
requisitos de las normas NTC-ISO 9001, NTC-GP 1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17021,
NTC-ISO/IEC 17020 requisitos internos, legales y con los establecidos por la Universidad
Tecnológica de Pereira.

2. ALCANCE.

Las instrucciones de este procedimiento se aplican a todos los procesos, organismos evaluadores de
la conformidad y documentos del Sistema Integral de Gestión de la Universidad Tecnológica de
Pereira.

3. ABREVIATURAS / DEFINICIONES

 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y

evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios
de la auditoría.
 Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia en una auditoría frente a los requisitos
establecidos por las normas. Los hallazgos pueden indicar conformidad, no conformidad u
oportunidad de mejora.
 Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido por la norma
 Oportunidad de Mejora: Actividades recurrentes para aumentar la capacidad de cumplir los
requisitos establecidos por la norma, las cuales pueden surgir de un hallazgo de auditoría,
conclusiones de auditoría y análisis de datos.

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4. CONTENIDO

Las auditorías internas de calidad son coordinadas por la Oficina de Gestión de Calidad, para
verificar el cumplimiento continuo de los requisitos del Sistema Integral de Gestión, internos,
legales y de las normas NTC ISO 9001 NTC-GP 1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17020, NTC-
ISO/IEC 17021.

4.1 ETAPAS DE LA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

4.1.1 Selección de Auditores: La Oficina de Gestión de Calidad selecciona al grupo de auditores

internos los cuales deben ser funcionarios de la Universidad, contratados bajo cualquier modalidad,
cuyo interés particular y voluntario, permite su formación, actualización y participación en los
ejercicios y actividades derivadas de las auditorías internas.

4.1.2 Requisitos y Plan de Carrera de un auditor interno: Los roles de los Auditores Internos
están definidos de la siguiente manera:

Auditor en Formación
Requisitos:
- Desarrollar laborales en la universidad, bajo cualquier modalidad de contratación, en un
periodo no menor a un (1) año.
- Tener formación certificada como auditor ISO 9001, GP 1000, MECI 1000, ISO 17025, ISO 17021
o ISO 17020.
- Contar con el aval de su Jefe inmediato.

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Auditor Júnior
Requisitos:
- Desarrollar laborales en la universidad, bajo cualquier modalidad de contratación, en un
periodo no menor a un (1) año.
- Contar con mínimo 30 horas de experiencia como auditor en formación.
- Contar con cursos de actualización en las versiones vigentes de las normas.
- Obtener calificación mínima de 25 en la evaluación de auditores de la vigencia anterior.

Auditor Profesional
Requisitos:
- Desarrollar laborales en la universidad, bajo cualquier modalidad de contratación, en un
periodo no menor a dos (2) años.
- Contar con mínimo 60 horas de experiencia como auditor júnior.
- Contar con cursos de actualización en las versiones vigentes de las normas.
- Obtener calificación mínima de 35 en la evaluación de auditores de la vigencia anterior.

Auditor Líder
Requisitos:
- Desarrollar laborales en la universidad, bajo cualquier modalidad de contratación, en un
periodo no menor a tres (3) años.
- Contar con mínimo 100 horas de experiencia como auditor júnior.
- Contar con cursos de actualización en las versiones vigentes de las normas NTC-ISO 9001, NTC-
GP 1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17021, NTC-ISO/IEC 17020.
- Obtener calificación mínima de 40 en la evaluación de auditores de la vigencia anterior.

Auditor Interno Contratado Externamente

Requisitos

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- Contar con cursos de actualización en las versiones vigentes de las normas NTC-ISO 9001, NTC-
GP 1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17021, NTC-ISO/IEC 17020.
- Contar con curso de auditor líder en las versiones vigentes de las normas NTC-ISO 9001, NTC-
GP 1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17021, NTC-ISO/IEC 17020.
- Experiencia como auditor interno de mínimo 3 años.

4.1.3 Conformación del Equipo Auditor: La Oficina de Gestión de Calidad conforma los grupos de
auditores y realiza la distribución de los procesos y organismos evaluadores de la conformidad a
auditar, de tal manera que los auditores no auditen su propio trabajo. Cuando se considere
necesario, las auditorías internas al Sistema Integral de Gestión podrán ser realizadas por
profesionales externos, que demuestren experiencia e idoneidad en la labor.

Para el caso de los laboratorios y de acuerdo con el numeral 4.14.1 de la norma ISO 17025, “las
auditorias serán efectuadas por personal formado y calificado, quién será, siempre que los recursos
lo permitan, independiente de la actividad a ser auditada”. Por tanto se programaran auditorias
con un auditor líder externo al laboratorio y un auditor experto del laboratorio.

4.1.4 Programa Anual de Auditorías Internas (SGC-FOR-007-01): Es elaborado anualmente por la

Oficina de Gestión de Calidad, se socializa a los auditores internos según el proceso u organismo
evaluador de la conformidad que les haya sido asignado, posteriormente es enviado a los jefes de
proceso y directores de organismos evaluadores de la conformidad para su conocimiento. El
programa de auditorías Internas garantiza el cumplimiento de los numerales de las normas NTC-ISO
9001, NTC GP-1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17020, NTC-ISO/IEC 17021 y los requisitos
internos y legales.

4.1.5 Plan de Auditoría (SGC-FOR-007-02): Es definido por los auditores internos en compañía de
la oficina de Gestión de Calidad y posteriormente es enviado al Jefe del Proceso o Director del

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organismo evaluador de la conformidad a auditar, con copia electrónica a la Oficina de Gestión de

Calidad

4.1.6 Informe y Lista de Verificación (SGC-FOR-007-03): Los auditores internos diligencian el

formato e incluyen las preguntas que garanticen que se auditarán los numerales de la norma
pertinentes al Proceso u Organismo evaluador de la conformidad a auditar. En el desarrollo de la
auditoría, el auditor registra los hallazgos y la evidencia soporte en el formato Informe y lista de
verificación (SGC-FOR-007-03), e informa las posibles no conformidades detectadas en el proceso al
jefe del Proceso o Director del Organismo.

El informe y lista de verificación diligenciado deberá ser entregadas por el auditor líder a la Oficina
de Gestión de Calidad una vez culminado el proceso de auditoría, este contiene las fortalezas,
oportunidades de mejora.

4.1.7 Reunión de Apertura: Es dirigida por el auditor líder, su propósito es:

a) Confirmar el acuerdo de todas las partes (por ejemplo, auditado, equipo auditor) sobre el
plan de auditoría.
b) Presentar el equipo auditor
c) Asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditoría planificadas y
cumplir lo establecido en la Norma NTC-ISO 19011 en el numeral 6.4.2 “Realización de la
reunión de apertura”.
Confirmar que todas las partes están de acuerdo con el plan de auditoría (auditado,
equipo auditor);
Presentar al equipo auditor;
Asegurar que se pueden llevar a cabo todas las actividades de auditoría planeadas.
El líder del equipo auditor y se deberían tener en cuenta los siguientes elementos, según
resulte apropiado:

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 presentación de los participantes, incluyendo observadores y guías y una

generalidad de sus roles;
 confirmación de los objetivos, alcance y criterios de auditoría;
 confirmación del plan de auditoría y otras disposiciones pertinentes con el
auditado, tales como la fecha y hora de la reunión de cierre, cualquier reunión
intermedia del equipo auditor y la gerencia del auditado y cambios tardíos;
 presentación de los métodos a utilizar durante la auditoría, incluyendo el
informar al auditado que la evidencia estará basada en una muestra de la
información disponible;
 presentación de los métodos para gestionar los riesgos que pueda implicar para la
organización la presencia de los miembros del equipo auditor;
 confirmación de canales formales de comunicación entre el equipo auditor y el
auditado;
 confirmación del idioma a usar durante la auditoría;
 confirmación de que durante la auditoría, el auditado será constantemente
informado del progreso de la auditoría;
 confirmación de que los recursos e instalaciones requeridos por el equipo auditor
están disponibles;
 confirmación de temas relacionados con confidencialidad y seguridad de la
información;
 confirmación de procedimientos relevantes de salud y seguridad y emergencia
para el equipo auditor;
 información sobre el método de reporte de los hallazgos de auditoría, incluyendo
su calificación, de haberla;
 información acerca de las condiciones bajo las cuales se dará por finalizada la
auditoría;
 información acerca de la reunión de cierre;

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 información acerca de cómo dar tratamiento a posibles hallazgos durante la

auditoría;
 información acerca de cualquier sistema usado para recibir retroalimentación por
parte del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditoría, incluyendo
quejas y apelaciones.

4.1.8 Reporte de No Conformidad (SGC-FOR-007-04): El auditor consigna las No Conformidades

encontradas en este formato; este se da a conocer al Jefe del Proceso o Director del Organismo
evaluador de la conformidad auditado durante la reunión de cierre para su aceptación. Cuando
exista conflicto entre el auditor y los auditados con respecto a las no conformidades encontradas
en el proceso, se acudirá a una segunda instancia ejercida por la Oficina de Gestión de Calidad y la
Oficina de Control Interno.
La no conformidad debe redactarse incluyendo los siguientes aspectos:
- Descripción de la No Conformidad.
- Numeral(es) de referencia.
- Evidencia objetiva.

4.1.9 Reunión de Cierre: El auditor líder debe realizar una reunión de cierre al finalizar el proceso
de auditoría, para dar a conocer la totalidad de los hallazgos encontrados en cada proceso, y las
conclusiones de la auditoría (fortalezas, no conformidades y oportunidades de mejora).

Al finalizar la auditoría, el auditor líder envía a la oficina de Gestión de Calidad el Informe y lista de
verificación y el reporte de no conformidad

4.1.10 Seguimiento a cierre de no conformidades: El cierre de las no conformidades encontradas

luego de la Auditoría Interna, es responsabilidad del proceso. Es necesario que los procesos
auditados tomen las correcciones y acciones correctivas de manera inmediata, con el objetivo de
eliminar la no conformidad y la causa de la misma. Las acciones correctivas planteadas deben ser

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registradas en el aplicativo de acciones correctivas, preventivas y de mejora del Sistema Integral de

Gestión como se describe en el procedimiento (SGC-PRO-006).

Los Procesos auditados del Sistema Integral de Gestión, tienen 15 días hábiles a partir de la fecha
de la reunión de cierre de la auditoría para plantear las acciones correctivas y consignarlas en el
aplicativo de acciones. El Proceso contará con máximo 90 días calendario a partir de la realización
de la auditoría interna, para el cierre de las no conformidades.

La Oficina de Gestión de Calidad verificará la eficacia de las acciones tomadas por los procesos
hasta 6 meses después de la realización de la auditoría interna. Se debe revisar la verificación de la
eficacia de las acciones tomadas por el proceso en el siguiente ciclo de auditorías internas.

4.1.11 Informe general de auditoría: Finalizada la auditoría, la Oficina de Gestión de Calidad

realiza este informe, el cual es presentado como insumo para la revisión por la alta dirección.

4.1.12 Evaluación de los Auditores: Los auditores internos son evaluados por el Jefe del Proceso
auditado, los auditores líderes y la Coordinación de la Oficina de Gestión de Calidad, mediante el
formato de evaluación de auditores internos (SGC-FOR-007-06), luego se elabora el informe de la
evaluación y se socializan los resultados.

4.1.13 Registros de las Auditorías Internas de Calidad: Se llevan como lo establece el

Procedimiento de Control de Registros (SGC-PRO-003).

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5. ROLES DEL AUDITOR INTERNO

En el desarrollo de las auditorías internas y en la conformación de los grupos auditores, se pueden

desempeñar los siguientes roles, teniendo en cuenta la experiencia, formación y capacitación:

Auditor Funciones Experiencia

• Ayuda en la preparación de la
auditoría
Formación • Presencia la auditoría (no interviene). No requerida
• Colabora en elaboración de los
documentos
• Interviene durante la auditoría.
Júnior No requerida
• Elabora documentos.
• Prepara la auditoría.
• Participa activamente en la auditoría.
Profesional 1 año como Auditor Junior
• Elabora documentos.
• Puede realizar auditorías
• Colabora en la elaboración del
programa anual de auditorías.
• Planea las auditorías.
• Orienta al grupo de trabajo.
• Revisa y aprueba documentos. 1 año como Auditor
Líder
• Toma decisiones con relación al Profesional
desarrollo de las auditorias de su grupo.
• Dirige las reuniones de apertura y
cierre de auditoría.
• Realiza auditorías
Tabla: Roles del auditor interno

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6. RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE RESPONSABILIDADES

 Coordinar las auditorías internas

Oficina  Seleccionar al grupo de auditores internos.
de Gestión de  Elaborar el programa anual de auditorías internas por proceso.
 Dirimir conflictos entre auditor y auditados.
Calidad  Coordinar la evaluación de los auditores internos.
 Elaborar y presentar el informe general de auditorías internas.
Jefe de Proceso
 Ejecutar las acciones correctivas para eliminar la causa y la nueva ocurrencia
Director del
de las no conformidades encontradas en la auditoría interna.
Organismo Evaluador  Hacer seguimiento a los hallazgos encontrados en las auditorías internas.
 Evaluar a los auditores internos de su proceso.
de la Conformidad

 Ejecutar las acciones correctivas para eliminar la causa y la nueva ocurrencia

Personal de la UTP de las no conformidades encontradas en la auditoría interna.
 Hacer seguimiento a los hallazgos encontrados en las auditorías internas.

 Realizar la auditoría interna siguiendo este procedimiento.

 Desempeñar el rol asignado de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento
Auditor Interno  Informar oportunamente a los procesos y a la Oficina de Calidad, acerca de
los resultados de las auditorías.
 Realizar seguimiento y verificación a los hallazgos en cada proceso
auditado, dentro de los plazos establecidos.
 Diligenciar correctamente los formatos.
Oficina de Control
 Dirimir conflictos entre auditor y auditados.
Interno
Tabla: Roles del auditor interno

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NTC-ISO 9000 Sistema de Gestión de Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

NTC-ISO 9001 Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos
NTC-GP-1000 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Requisitos
NTC-ISO/IEC 17025 Norma Técnica Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibración.
Requisitos.
NTC-ISO/IEC 17020 Norma Técnica Criterios Generales para la Operación de Varios Tipos de
Organismos de Inspección.
NTC-ISO/IEC 17021 Evaluación de la Conformidad. Requisitos para los Organismos que Realizan la
Auditoría y la Certificación de Sistemas de Gestión.
NTC-ISO-19011 Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad.

8. ANEXOS

(SGC-FOR-007-01) Programa Anual de Auditorías Internas por Proceso.

(SGC-FOR-007-02) Plan de Auditoría interna de Calidad.
(SGC-FOR-007-03) Informe y Lista de Verificación.
(SGC-FOR-007-04) Reporte de No Conformidad.
(SGC-FOR-007-06) Evaluación de Auditores Internos de Calidad.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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Personal UTP Profesional Calidad Coordinador de Calidad

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