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Tipos de eventos congresuales:

Congresos – Seminarios – Simposium – Convenciones – Jornadas –


Ferias – Exposiciones, etc.

El mercado de reuniones se define como “el segmento del mercado turístico


que se ocupa de la organización de actos públicos o privados a los que asisten
determinados grupos de personas con una motivación común, ya sea de
carácter político, comercial, empresarial, científico, deportivo, académico o
social”1.

Estos actos se van a ver condicionados por su finalidad, magnitud, la entidad


que lo organiza, etc. Por ello, se han establecido diferentes criterios para
clasificar los diferentes turismos de reuniones.

Respecto a la organización convocante o a los prescriptores, podemos


distinguir dos términos: el turismo asociativo y el corporativo. El primero de
ellos, se caracteriza por ser eventos de convocatoria abierta, es decir, el
organizador no decide qué participantes deben asistir. Suelen estar
organizados por universidades, asociaciones, fundaciones, instituciones
públicas y privadas, etc. (Ejemplo: seminario, simposium). Por el contrario, en
el turismo corporativo, el organizador sí que decide qué personas están
convocadas o los requisitos que deben cumplir (Ejemplo: reunión de trabajo,
viaje de incentivos).

Según el ámbito geográfico en el que se desarrolla el acto, también


encontramos una clasificación diferente; puede ser un ámbito internacional,
nacional o regional. El carácter internacional de un evento no tiene una
justificación concreta. Según el SCB (Spain Convention Bureau), un acto es
internacional siempre y cuando el 40% de las personas inscritas sean al menos
de tres países diferentes. No será necesario que procedan de tres países
distintos si un 90% son extranjeros. La ICCA (International Congress and

1 CABAL DÍAZ, V. y SORET LAFRAYA, P.: Ibídem. pp. 11.


Convention Association) se rige por los mismos parámetros que la SCB y
recoge únicamente en sus estadísticas este tipo de reuniones internacionales.
Finalmente, la UIA (Unión Internacional de Asociaciones), que también analiza
reuniones internacionales, asegura que para que cumplan este requisito deben
tener al menos 300 participantes. De esos participantes, como mínimo, un 40%
serán extranjeros y de 5 nacionalidades diferentes.

Una reunión será nacional cuando no cumpla con los requisitos para ser
internacional, según el SCB, y cuando, al menos, un 40% de los participantes
sea de 3 comunidades autónomas distintas. Por otro lado, será regional si no
cumple con las características de una reunión internacional o nacional.

También podemos encontrar clasificaciones según el tipo de reunión que sea.


En esta tipología, señalamos: los congresos; las conferencias gubernamentales
o públicas; las convenciones, las jornadas, seminarios y simposios; las ferias,
salones y exposiciones; los viajes de incentivos; los “outdoor training”; y el
“coaching” empresarial.

Los congresos2 se consideran, según el SCB, como “reuniones abiertas,


convocadas por asociaciones o instituciones (organizaciones de vocación
pública principalmente) con el fin de hacer una puesta en común sobre los
progresos, investigaciones o teorías de su disciplina o materia”. Se dirigen a
todo el público que esté relacionado con el tema debatido, ya sea científico,
social, económico, tecnológico o profesional (Ejemplo: médico-sanitario). Se
suelen realizar de forma periódica (anual o bianual) y la sede tiende a rotar
cada vez. El número de participantes suele ser de los más elevados dentro del
turismo de reuniones, y su duración es de 2 a 4 días, aproximadamente. Lo
más importante en este tipo de reuniones es el programa científico o tema
principal, así como la categoría de los ponentes. Por tanto, no tienen un
carácter social o de negocios, sino que lo esencial es la presentación y
discusión o debate de un tema. En la recogida de datos, el número mínimo de
participantes exigido para las estadísticas es de 50 personas inscritas que
pernoctan al menos 2 días.

2 CABAL DÍAZ, V. y SORET LAFRAYA, P.: Ibídem. pp. 12-13.


Las Conferencias Gubernamentales o Públicas son de convocatoria cerrada,
donde se acude con invitación. Los organismos debaten asuntos diplomáticos,
políticos o económicos, de forma puntual. Son reuniones de alto nivel y que,
por tanto, exigen generalmente estrictas medidas de seguridad y una
organización muy protocolaria, realizada por expertos que controlen de forma
eficiente todo tipo de situaciones.

Al igual que en estas Conferencias, las Convenciones son también de


convocatoria cerrada y de carácter privado. La convención es una reunión
empresarial, cuya duración media es de 2 a 3 días, con al menos 50
participantes. Está dedicada a comentar objetivos, analizar el avance y las
consecuencias de una planificación seguida, y buscar mejoras y estímulos para
los trabajadores. Por tanto, tiene un carácter comercial. Participan trabajadores,
grupos de sociedades, asociaciones de empresas (“Joint Venture”), o clientes y
proveedores.

Las jornadas, seminarios y simposios se caracterizan por ser reuniones de


especialistas en un tema, y que van a llevar a cabo un diálogo interactivo para
profundizar en la materia. El SCB considera su naturaleza técnica y académica;
cuya vocación puede ser tanto pública como privada. Aquí también se incluyen
los foros y los coloquios. Su duración es menor (1 o 2 días de media) y el
número de participantes también, ya que se exigen unos conocimientos y,
generalmente, pagar una cuota de inscripción para participar. El SCB regula
que, para su estudio, son necesarios al menos 50 participantes y que su
duración alcance las 6 horas en un día.

Los siguientes clasificados son las ferias, salones y exposiciones3. La feria o


salón consiste en la muestra con objetivos comerciales de bienes y servicios. El
lugar de reunión suele ser permanente y se celebra de forma periódica. Se
diferencia de los congresos en todos los elementos añadidos que incluyen
como diseño de stands, expositores, personal de montaje, iluminación, sonido,

3 CABAL DÍAZ, V. y SORET LAFRAYA, P.: Ibídem. pp. 14.


publicidad y lanzamiento de productos, así como la puesta en marcha de actos
paralelos. Las exposiciones siguen unos fines más culturales y menos
comerciales, realizándose de forma puntual y en sedes rotatorias. En esta
tipología se incluyen también los salones monográficos, certámenes y
“Workshops”.

Dentro del ámbito del marketing y de la comunicación interna, más


concretamente, encontramos los viajes de incentivos4. Su finalidad es premiar
con un viaje a los trabajadores por haber alcanzado los objetivos marcados por
la empresa. Pretende ser algo más que un viaje, una experiencia original, llena
de detalles, que continúe motivando a los participantes en su trabajo. Estos
viajes llevan tras de sí una completa planificación y una campaña de promoción
y comunicación del incentivo. Los costes del incentivo se financian con el
porcentaje extra obtenido en los resultados, e incluido en esas metas fijadas.
Pueden ser tanto viajes a larga distancia (Caribe, África), como cruceros, cada
vez más en auge, o viajes cortos, relacionados con la naturaleza o la cultura,
de 3 o 4 días.

4 CABAL DÍAZ, V. y SORET LAFRAYA, P.: Ibídem. pp. 14-16.

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