Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
Salvador
2009.1
ANA CRISTINA DE JESUS ARAÚJO
Salvador
2009.1
Biblioteca do Instituto de Ciência da Informação - UFBA
Inclui anexos.
Orientador : Prof. Ms. Sérgio Franklin Ribeiro da Silva.
Monografia apresentada ao Instituto de Ciência da Informação da Universidade Federal da
Bahia para obtenção do título de Bacharel em Arquivologia.
CDU – 025.171.658.56
CDD – 025.1714
AGRADECIMENTOS
Primeiro a Deus, por ter me dado a vida e sempre me guiou no caminho do bem.
À minha família que sempre me apoiou em todos os momentos de minha vida, em
especial aos meus irmãos Margarida e José que sempre me incentivaram e
apoiaram nos estudos.
A Raimundo Nonato que esteve do meu lado quando eu precisei de ajuda.
Aos meus colegas da turma de 2004.1 pela convivência em especial a Thaís S.
Moreira por ter sido solidária nos momentos mais difíceis, prestativa e minha amiga
desde o inicio do curso até nos dia de hoje e aos professores pela dedicação.
Ao professor Sérgio Franklin que foi meu orientador e pelo apoio recebido na
elaboração deste trabalho e que sempre me incentivou nos momentos difíceis, ele
nunca deixou de acreditar que seria possível.
Aos meus amigos que me deram muita força e acreditaram em mim.
RESUMO
This research verify how the implementation of a quality system can improve the
management of files. Highlights the contribution of ISO 9001 in the management of
information throughout your cycle: production, organization, dissemination and
preservation and restoration. Shows the benefits of applying the tools of quality in the
services file. Introduced the quality system as a factor for promoting continuous
improvement of services. Shows a clear relationship between document
management and quality system through the 5S program, which is an equivalence
between the senses of the file and this program. To prove the theories studied, using
a case study in EMBASE, showing the main actions developed on quality. It was
found that the institution should plan and implement actions necessary monitoring,
evaluation, analysis and improvement to demonstrate compliance of the services
sector of the file and thus ensuring compliance and adherence to the quality system.
Figura 1 – Tradução do 5S
Figura 2 – Gráfico de Pareto
Figura 3 – Estratificação
LISTA DE QUADROS
5S – Cinco sensos
5W 2H – Plano de ação organizado em cinco perguntas: what, when,Who,
why, how e how much
ABES – Associação Brasileira de Engenharia Sanitária e Ambiental
ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas
CCQ - Círculo de Controle da Qualidade
CIA – Conselho Internacional de Arquivo
EMBASA – Empresa Baiana de Água e Saneamento S/A
GQT – Gestão pela Qualidade Total
GDI – Gerenciador da Documentação e Informação
ISO 9000 – Normas de Sistema de Qualidade
NBR – Normas Brasileira
PMSS – Programa de Modernização do Setor de Saneamento
PQB – Programa Qualidade Bahia
PQNS – Prêmio Nacional da Qualidade no Saneamento
TQC – Total Quality Control
TQM – Total Quality Management
TTD – Tabela de Temporalidade Documental
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO.......................................................................................... 10
4 ESTUDO DE CASO.................................................................................. 43
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS...................................................................... 57
6 REFERÊNCIAS......................................................................................... 59
ANEXOS
APÊNDICE
10
1 INTRODUÇÃO
1.2 JUSTIFICATIVA
Outro aspecto que justifica esse trabalho é que existem requisitos na norma
ISO 9001:2000 relacionados com a gestão de documentos, destacando que a
documentação do sistema de gestão da qualidade deve incluir as declarações
documentadas da política e dos objetivos da qualidade, os manuais, os
procedimentos, os registros e os documentos necessários à organização para o
planejamento, a operação e o controle eficazes de seus processos.
1.3 MÉTODO
1.3.2 Universo
Ele argumenta ainda, que a idéia de qualidade é um processo para administrar como
você pode satisfazer as expectativas do cliente, oferecer preços mais competitivos e
obter maior satisfação dos funcionários.
Neste contexto, as normas da Série ISO 9000 estão muito difundidas nas
empresas, pois são utilizadas como referência para documentar e programar um
Sistema da Qualidade. Segundo Valls, (1998 apud ARNULD, 1994 p. 13) um dos
motivos que leva as empresas a implantar as normas é usá-las [...] como uma
ferramenta para a melhoria da qualidade, a fim de melhorar os negócios.”
documentos comprobatórios
4º nível - registros da qualidade
(evidências objetivas)
Quadro 1: Estrutura típica da documentação do sistema da qualidade
Fonte: Valls,Valeria Martins. (1995 p.3)
a) Política da Qualidade:
Intenções e diretrizes globais de uma organização relativas à Qualidade,
formalmente expressas pela Alta Administração. É a definição do caminho a ser
seguido pela empresa para que ela atinja os seus objetivos. Baseados nas diretrizes
estabelecidas no Manual da Qualidade definem o que deve ser feito, quando, onde e
por quem.
b) Manual da Qualidade:
É o principal documento do sistema da qualidade. Declara a política da
qualidade e descreve o sistema da qualidade de uma organização. É uma referência
permanente para a implantação e manutenção do sistema da qualidade.
c) Procedimentos:
Documentos que contém a forma especificada de executar uma atividade.
Baseados nas diretrizes estabelecidas no Manual da Qualidade definem o que deve
ser feito, quando, onde e por quem.
d) Documentos:
Relacionados a um ou mais procedimentos. Definem detalhadamente como o
processo deve ser executado. Nestes documentos normalmente são apresentados
os fluxos de desenvolvimento das atividades, passo a passo.
23
e) Registros da Qualidade:
Documentos que fornecem evidência objetiva das atividades realizadas ou
resultados obtidos. Fornece evidências sobre a extensão do atendimento dos
requisitos para a qualidade ou a eficácia de funcionamento do sistema de qualidade.
O registro documental é a forma básica para demonstrar que um sistema da
qualidade está sendo aplicado. A ISO 9001 no item 4.2.4 - Controle de registros diz
que:
Registros devem ser estabelecidos e mantidos para prover evidências da
conformidade com requisitos e da operação eficaz do sistema de gestão da
qualidade. Registros devem ser mantidos legíveis, prontamente
identificáveis e recuperáveis. Um procedimento documentado deve ser
estabelecido para definir os controles necessários para identificação,
armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte dos
registros.
O papel das Normas da Série ISO 9000, neste contexto, é fornecer diretrizes
básicas que cada empresa, de acordo com sua realidade, toma como base para a
documentação de seus processos de trabalho.
2.6.1 O 5S
A autora afirma, ainda, que para se evitar descarte irresponsável tem-se que
“elaborar Tabelas Documentais e estabelecer os prazos de guardas e descarte dos
documentos”. E a melhor maneira para efetivar o descarte é fazendo um
levantamento dos documentos gerados nos diversos setores da empresa, estudar a
legislação em vigor e aprovar a TTD.
Os principais benefícios do 5S são:
Liberar mais espaço no arquivo;
Eliminar materiais, móveis, papéis, documentos em duplicatas.
Acabar com o desperdício;
Fazer descarte dos documentos;
Reduzir o tempo de procura dos documentos.
29
segurança no trabalho e saúde pessoal.” Neste sentido, esse senso está ligado à
preocupação com a própria saúde, nos aspectos físicos, mentais e emocionais.
De acordo com Lapa (2006, p.1) ter senso de saúde:
Já Gomes (1998, p.34), diz que os benefícios deste senso são: “melhoria das
condições de higiene; melhoria do moral e saúde dos colaboradores; melhoria do
relacionamento interpessoal; melhoria da segurança no trabalho; melhoria da
produtividade.”
Além do ambiente de trabalho saudável, o asseio pessoal acaba também
melhorando, pois os funcionários, ao desfrutarem do ambiente limpo e agradável,
acabam por incorporar hábitos mais sadios quantos à aparência e higiene pessoais.
Quando as pessoas passam a fazer o que tem que ser feito e da maneira
como deve ser feito, mesmo que ninguém veja, significa que existe disciplina. Se a
autodisciplina estiver sendo executada significa que todas as etapas do 5S estão
sendo consolidadas.
Os benefícios são:
32
2.6.3 O fluxograma
O arquivo pode usar essa ferramenta para saber quais são as maiores
incidências de extravio de documentos, perda de processo, demora na recuperação
da informação e, uma vez que o setor identifique essas falhas, elas podem ser
extintas.
O diagrama de Pareto leva esse nome porque foi desenvolvido a partir de uma
constatação do economista italiano Vilfredo Pareto, que identificou as seguintes
características em problemas socioeconômicos:
Gráfico de Pareto
50
45 perdade
40 processo
35
30 demora na
25 recuperação da
20 informação
15
desperdício de
10 tempo
5
0
Estratificação
Figura 4 – Estratificação
Fonte:
Figura 4 - Estratificação
Fonte: LINS (1993, p.155)
mão-de-obra;
metodologias/métodos;
meio ambiente;
mensuração.
1 "Brainstorming" é uma maneira de um grupo gerar muitas idéias em um curto espaço de tempo.
Adaptado de LINS,Bernardo F. E.Ferramentas básicas da qualidade. 1993, p.158.
37
Os arquivos são atividades meio nas organizações. Portanto fazem parte dos
sistemas básicos, de apoio e que também precisam ser gerenciados.
Assim, a implantação de um programa de gestão documental garante aos
órgãos públicos e empresas privadas o controle sobre as informações que produzem
ou recebem, uma significativa economia de recursos com a redução da massa
documental ao mínimo essencial, a otimização e racionalização dos espaços físicos
de guarda de documentos e agilidade na recuperação das informações.
4 ESTUDO DE CASO
A Embasa tem como visão ser reconhecida como uma empresa de excelência
no setor de saneamento, sendo uma empresa moderna, competitiva, auto-
sustentável, em interação permanente com a comunidade, contribuindo assim para a
qualidade de vida da população do estado da Bahia.
A estrutura organizacional básica da Embasa (anexo A), estabelecida pelo
seu Estatuto e complementada no regimento interno, compreende os seguintes
órgãos: Presidência; Assessorias; Diretorias, Assessorias técnicas, Departamentos e
Divisões.
2
Este texto foi apoiado no texto de OLIVEIRA, Carlos Alexandre de Oliveira. A qualidade no Ambiente de
Trabalho Através do uso dos 5S:O caso do centro de documentação de uma empresa de grande porte na área de
abastecimento de água e esgotamento sanitário. Salvador.2006.1.
46
Definição do Comitê Central - Foi criado o Comitê 5S, formado por seis
47
Documentação.
Esse senso ainda pôde ser aplicado na estrutura do layout físico do setor,
com a intenção de aproveitar o melhor espaço, facilitando a localização de materiais
e os controles destes, a locomoção dos usuários bem como o próprio ambiente em
si, no que diz respeito à iluminação, ao visual, preocupando-se também com o bem-
estar das pessoas no Centro de Documentação. O quadro 3 ilustra como fazer o
senso de ordenação no Centro de Documentação.
ambiente limpo era o que menos se sujava e não o que se limpava toda hora. O
quadro 3 ilustra como fazer o senso de limpeza no Centro de Documentação.
Gomes (1998) vai além quando diz que, este senso refere-se ao estado
atingido com a prática dos três sensos anteriores, acrescido de providências
rotineiras e habituais em termos de higiene, segurança no trabalho e saúde
profissional. Desse modo, este senso significa a harmonia ambiental que se
52
3. Manter a ética;
53
4.6.1 Entrevista
O arquivo por não fazer parte das atividades-fim não representa os objetivos
finais da empresa, pois, ele faz parte das atividades-meio. Sendo assim, ele
desenvolve atividades relativas ao modo e as técnicas necessárias para a
elaboração de um produto ou serviço, por isso não fez parte da certificação da
empresa. Ainda é muito incipiente os arquivos serem certificados pelos órgãos
competentes, só se tem notícias dos arquivos médicos serem certificados.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Pode-se dizer que, para obter qualidade dentro de uma empresa, o sistema
de qualidade desenvolvido deve permitir que as falhas sejam identificadas, o cliente,
tanto externo como interno estejam satisfeitos com os serviços prestados pelo setor.
A eliminação dos desperdícios também está ligada diretamente à qualidade
de uma empresa; uma das principais vantagens da implantação do programa 5S é
manter a eficiência da gestão da qualidade, na a redução de falhas na organização
dos documentos, na identificação, no arquivamento, na limpeza, tanto dos
documentos como do setor e de desperdícios de materiais e tempo.
6 REFERENCIAS
ABNT NBR ISSO 9002: Sistema da Qualidade – Modelo para garantia da qualidade
em produção, instalação e serviços associados.
CROSBY, B. Philip. Quality is Free – The Art of Making Quality Certain. Ed. Penguin
Books – Mentor. 1980.
LIMA, João Diego da Rocha; COUTO, Victor de Souza. Uso das ferramentas de
qualidade.2007.
OSADA, Takashi. Housekeeping 5S: seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke. São
Paulo: Atlas, 1992.
RIBEIRO, Haroldo. 5S: a base para a qualidade total. 6. Ed. Salvador: Casa da
Qualidade, 1994.
SILVA, João Martins da. O ambiente da qualidade na prática: 5S. Belo Horizonte:
Fundação Christiano Ottoni, 1996.
SILVA, Welder Antonio; SANTOS, Patrícia Kelly dos. Gestão de Documentos: Uma
política arquivística capaz de contribuir com um programa de inteligência
competitiva.Arquivística.net. Rio de janeiro, v.3. n 2, p.78-102.Jul./dez.2007.
ANEXOS
APÊNDICE
ENTREVISTA
1- Dados pessoais:
Nome:
Formação profissional:
Quanto tempo está na empresa:
Responsável pelo setor: