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Sistema de Control
para las pequeñas y medianas empresas (SICOP)
Rubi Consuelo Mejía
Para diseñar el sistema se Proponer el Sistema de Control más El diagnóstico del control en las Pymes
partió de un marco de refe- adecuado para las Pymes. se realizó analizando los siguientes
puntos:
rencia sobre el deber ser del Desarrollar las guías de acción para
control en cualquier empresa, implantar el Sistema. Los requisitos para implantar un
se comparó este marco de adecuado sistema de control (cultura
referencia con lo encontrado en 2. DESARROLLO DE LA de control, apoyo de la dirección hacia
el control, recursos físicos, humanos,
las Pymes entrevistadas y se INVESTIGACIÓN y financieros disponibles para ejercer
definieron sus necesidades de el control).
Control, lo cual sirvió de base Para efectuar el diagnóstico de cómo
se ejerce el control en las Pymes, se El análisis del proceso administrativo
para modelar el sistema.
realizó una investigación exploratoria- del control (cómo se realizan la
explicativa y se recolectó la información planeación, la organización, la direc-
Para lograr el objetivo general se
a través de entrevistas semiestructuradas ción y el control del control).
establecieron los siguientes objetivos
específicos: a 33 empresas de diferentes sectores. Los componentes del sistema de
control (tomando como referencia
Diagnosticar el estado del control en Adicionalmente se entrevistaron repre-
inicial el control preventivo, ejecutivo,
las Pymes. sentantes de entidades como el Sena,
evaluativo y verificativo).
Acopi, Centro de Desarrollo Empresarial,
Determinar sus necesidades de con alto conocimiento de las Pymes y El análisis estratégico del control
control. sus necesidades de control. (análisis interno y externo del control).
CUADRO 1
Diagnóstico de los Requerimientos de Control
RECURSOS FÍSICOS Y
CULTURA DE CONTROL APOYO
FINANCIEROS
En las Pymes se encontró el deseo de hacer Sólo se cuenta con el gerente quien Consideran que tienen los recursos
las cosas bien toma las decisiones en forma necesarios para ejercer el control
centralizada
Se tienen nociones acerca del control pero
no se tienen herramientas para diseñar un Los gerentes de las Pymes están
sistema de control dispuestos a apoyar más el control
Conciencia de impulsar el autocontrol si les ofrece rentabilidad, estan-
darización de los procesos y
Conciencia de la importancia de la calidad
mejoramiento de la calidad
en los procesos
Poseen código de ética pero no está escrito
El control se encuentra centralizado en la
dirección
El control se ejerce por costumbre y
experiencia
Falta educación y profundización sobre los
componentes de un sistema de control
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El personal involucrado en la ejecución del Tienen los básicos, pero su calidad Predomina la comunicación
control es suficiente podría mejorar informal y no se tiene un marco
En cuanto a la planeación y verificación del normativo estructurado
En su mayoría consideran que los
control existen deficiencias porque se sistemas de información que La estandarización se da princi-
centraliza en el dueño o gerente poseen contribuyen al control palmente en los procesos y no
La capacitación en control no es la más La calidad de la información en los resultados ni en las
adecuada financiera y su entrega tardía son habilidades
algunas de las principales debili-
dades al solicitar préstamos
CUADRO 2
Diagnóstico del Manejo Administrativo del Control
CUADRO 3
Diagnóstico de los Subsistemas de Control
CONTROL PREVENTIVO:
CONTROL PREVENTIVO:
CONTROL FUNCIONAL Y CONTROL EJECUTIVO
ASEGURAMIENTO DE RECURSOS
ESTRUCTURAL
La identificación de riesgos se realiza en Las funciones son definidas por Buena parte de los controles se
forma intuitiva y con base en la experiencia experiencia realizan en los procesos claves
Existe concentración de funciones (control operativo)
No existen metodologías para evaluar los
riesgos, en cuanto a su identificación prima especialmente en la dirección El control administrativo ejecu-
la experiencia tado por la línea media se realiza
No existen metodologías para la
en forma empírica de acuerdo con
Los métodos más usados para manejar los conformación funcional de las
Pymes la capacidad administrativa de
riesgos son la prevención y la protección,
cada jefe
además de la adquisición de pólizas de
Los niveles jerárquicos son respe-
seguros No existe una orientación o
tados
entrenamiento para ejercer el
Los métodos se centran en proteger
La estructura organizacional es control o autocontrol
especialmente los recursos físicos y el
simple
dinero
Se da primordialmente una norma-
lización de procesos pero sin bue-
na documentación
Generalmente la normalización de
habilidades no se presenta en las
Pymes, y si existe es muy escasa
CUADRO 4
Análisis del entorno de las PYMES
Existe una nueva ley de promoción para la Vulnerabilidad a la variación de El acelerado ritmo de cambio en
creación de Pymes factores económicos tales como la tecnología (producción, siste-
tasas de interés, devaluación, etc. mas) puede llevar a una constante
Las Pymes existentes se ven afectadas por
desactualización e impiden la
la alta carga fiscal Gran capacidad de responder rápi-
modernización debido a sus altos
Obligadas a cumplir normas como llevar damente a los cambios de mercado
costos
contabilidad, seguridad social, código por no poseer grandes volúmenes
laboral de inventario y poder producir en Necesidad de capacitación del
lotes personal para utilizar los avances
tecnológicos
Necesidad de adaptarse a consu-
midores más sofisticados, generar
constantemente nuevos servicios,
mejorar la atención a los clientes,
mejorar la calidad y ser más
innovativos
De las empresas entrevistadas solo una Las decisiones del gobierno afectan
manifestó la importancia del control ante el directamente el control en las
ambiente Pymes (nuevas leyes, impuestos,
políticas de apoyo y protección)
CUADRO 5
Análisis del interior de las PYMES
EDAD TAMAÑO
La mayoría de las empresas entrevistadas son jóvenes o maduras, lo cual La mayoría de las empresas son pequeñas, lo cual
implica: implica que el control se ejerce a través de la
Joven: mayor necesidad de un sistema de control, estructura de poder supervisión directa, el control es centralizado y
centralizada, normalización de procesos requiere que sea más oportuno
Maduras: el sistema de control se hace importante, orientado a la
prevención, el control se va descentralizando, se da control por procesos,
normalización de resultados y habilidades
En la mayoría de las empresas se desarrollan los procesos de forma manual, El gerente es quien ejerce el poder
lo cual implica que el control se ejerce por supervisión directa, el control es
más informal y flexible, se tiene una definición de los procesos. Unos cuantos
procesos son mecánicos y pocos son automatizados
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Al realizar el diagnóstico se pudieron permita mejorar los controles Permite obtener un conocimiento
determinar las necesidades de Control de existentes. profundo de la organización a través
las Pymes, las cuales se relacionan a del análisis de sus procesos, se
continuación: Actualizar, mejorar y mantener los identifican y evalúan los riesgos
sistemas de información. asociados, los indicadores de eficien-
Estructurar un sistema de control que cia y la información necesaria para
Definir las normas básicas para
haga parte de la estrategia corporativa. retroalimentar todo el sistema y
fortalecer el sistema de control.
Apoyar la implementación del siste- posibilitar el mejoramiento continuo
Contar con una estructura organiza- de la empresa.
ma de control con recursos físicos,
cional adecuada que soporte la
humanos y financieros para que Mejora la gestión empresarial con
estrategia corporativa y permita la
contribuya al mejoramiento de la resultados tangibles en productividad,
implantación del sistema de control.
empresa. calidad y empoderamiento.
Establecer mecanismos de enlace que
Sensibilizar al personal con el fin de Permite sensibilizar al personal con el
permitan coordinar las funciones de
lograr un cambio de actitud frente al fin de lograr un cambio de actitud
control en toda la empresa y que
control. frente al control, delegando respon-
irriguen la información acerca del
sabilidades a todos los niveles de la
Diferenciar las etapas de Planeación, control hacia el interior de la
organización.
Ejecución y Evaluación del control y organización.
definir los mecanismos para reali- Diferencia las etapas de Planeación,
Formular el esquema evaluativo en la
zarlas. Ejecución y Evaluación del control
empresa, reforzar el manejo de los
y define los mecanismos para
Descentralizar el control delegando indicadores de gestión y la medición
realizarlas.
responsabilidades a todos los niveles de los resultados.
de la organización. Incorpora el análisis del entorno y sus
Crear un mecanismo para evaluar y implicaciones hacia el control.
Definir criterios y metodologías que retroalimentar el sistema de Control.
orienten hacia la forma de realizar el Permite la definición de las normas
A partir de la identificación de las básicas que fortalezcan el sistema de
autocontrol.
necesidades de las Pymes se propone control.
Definir un modelo de fácil aplicación el sistema de control que se ajuste a
ellas. La estructura del sistema, por Establece mecanismos para coor-
y que se integre a los desarrollos que
tanto, cumple con las siguientes dinar las funciones de control en toda
en calidad se han dado en las Pymes.
características: la organización.
Definir como un elemento básico del Formula un esquema evaluativo en la
modelo el análisis del entorno y sus Hace partícipes y responsables del
empresa, lo explica y proporciona los
implicaciones hacia la empresa y sistema de control a todos los
medios para aplicarlos.
hacia el control. empleados, permitiéndoles desarrollar
su juicio, su creatividad y dotándolos Crea un mecanismo para evaluar y
Ampliar la cultura de Control a través de las herramientas necesarias para retroalimentar el sistema de Control.
de la capacitación a todos los llevar a cabo su rol en el sistema de
empleados, tanto en el concepto de Es un sistema flexible que permite
control.
control como en la utilización de las impulsar el cambio organizacional.
herramientas que se diseñen para la Incorpora estratégicamente el control,
Para desarrollar efectivamente el Sistema
aplicación del sistema. no como un esfuerzo aislado de una de
de Control, la empresa debe contar con:
las áreas sino con el liderazgo de la
Diseñar una metodología para la gerencia, que hace posible el com- El apoyo incondicional de la gerencia,
identificación y valoración de riesgos promiso de todas las personas que con recursos físicos, humanos y
a partir del análisis de procesos que conforman la organización. financieros.
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Capacitación a todos los empleados de la empresa en los a las Pymes a mirar, además del presente, lo que ellas pueden
aspectos relacionados con el control y en la utilización de las ser en el futuro y a determinar como conseguirlo.
herramientas que se proponen para la aplicación del sistema.
Es necesario anticiparse a lo que el futuro puede traer y ajustar
Actualización, mejora y mantenimiento de los sistemas de el pensamiento de las Pymes y las acciones a la compensación
información. de cualquier impacto negativo potencial.
Una estructura organizacional adecuada que soporte la Las Pymes tienen que controlar sus acciones y resultados y
estrategia corporativa y permita la implantación del llegar a ser proactivas en la práctica del negocio, en vez de ser
sistema. reactivas. Por esta razón tienen que pensar en cual es el más
adecuado sistema de control y tratar de aplicarlo para lograr sus
3. EL SISTEMA DE CONTROL objetivos.
FIGURA 1
Sistema de Control Organizacional para Pymes (SICOP)
VISIÓN
MISIÓN
PLAN ESTRATÉGICO
SICOP
Las Pymes tienen que controlar sus acciones y resultados y llegar desempeño del sistema de Control. Con
a ser proactivas en la práctica del negocio, en vez de ser reactivas. este sistema se obtiene la retroalimen-
Por esta razón tienen que pensar en cual es el más adecuado tación y se logra el verdadero aprendizaje
organizacional.
sistema de control y tratar de aplicarlo para lograr sus objetivos.
A continuación se detalla cada uno de los
El Sistema de Control Organizacional se compone de tres diferentes subsistemas que componentes del SICOP y se explica con
deben funcionar en forma coordinada. Estos subsistemas son el Sistema Preventivo, ejemplos para lograr un mejor enten-
el Sistema Ejecutivo y el Sistema de Diagnóstico. dimiento de los mismos.
En la figura 2 se presenta el sistema de Control con sus componentes o subsistemas.
3.1 Sistema Preventivo
Cada uno de los elementos se puede desarrollar en forma independiente, pero deben
tener una relación entre ellos. En ningún momento se trata de establecer un orden en
Como su nombre lo indica, permite
su implantación pero se sugiere comenzar con un diagnóstico de cómo es el control
anticiparnos a la ocurrencia de los
en la empresa, para luego desarrollar el sistema Preventivo, a continuación el Ejecutivo
riesgos. Se basa en la creación de un
y, finalmente, realizar un nuevo Diagnóstico del desempeño de la empresa y del
ambiente específico en la empresa de tal
Sistema y de esta forma tomar las medidas correctivas necesarias.
forma que contribuya al fortalecimiento
del control. Se une a un esquema de
FIGURA 2
identificación y valoración de riesgos, lo
Elementos del SICOP
cual permite a las organizaciones invertir
en medidas que, al minimizar los riesgos
y al ser de carácter preventivo, repre-
sentan menores costos y pueden ser más
Variables críticas Ambiente de Control
efectivas que las medidas correctivas.
Sistema Sistema Evaluación
Sistema de de Diagnóstico Preventivo Este Sistema está compuesto por dos
Control de Riesgos
diferentes subsistemas: el ambiente de
control y la evaluación de riesgos, como
se muestra en la Figura 3.
Sistema
Ejecutivo FIGURA 3
Elementos del Sistema Preventivo
Autocontrol Actividades de Control
Con el sistema Preventivo se establece la cultura de control necesaria para el desarrollo Ambiente Evaluación
eficiente del Sistema, proporcionando valores y propósitos a todos los empleados de de de
Control Riesgos
la empresa, se determinan las acciones prohibidas en la organización, con lo cual se
evitan riesgos propios del negocio, y se identifican los riesgos generales, con el fin de
evaluarlos y determinar las medidas de control necesarias para evitarlos.
Con el sistema Ejecutivo se proporcionan al empleado, a través del autocontrol, las 3.1.1 Ambiente de Control. La mejor
herramientas necesarias para controlar su labor y para ejecutar las actividades de definición de este término la da el
control en los procesos en los cuales participa y que han sido identificados a partir del Instituto Americano de Contadores
análisis de riesgos. Públicos, así: El ambiente de control
establece el tono de la organización,
Con el sistema de Diagnóstico se cierra el ciclo de Control, al medir el logro de los influenciando la conciencia de control de
objetivos y el desempeño de las variables críticas del negocio, y al monitorear el su gente. Es el fundamento de todos los
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otros componentes del control interno, proporciona disciplina y las cuales capacitan a los estudiantes para alcanzar su más
estructura (AICPA, 1995, SAS 55, SAS 78). alto potencial (Omaha Public Schools, 1998).
El ambiente de control está compuesto por dos elementos Yo creo que los niños son el futuro; enséñales bien y
importantes que se describen en la Figura 4: el sistema de permíteles recorrer el camino. Muéstrales toda la belleza que
creencias y el sistema límite. poseen en su interior. Dáles un sentido de orgullo para
hacerlo más fácil; permite que su risa nos recuerde como
Con el sistema Preventivo se establece la cultura solíamos ser (Omaha Public Schools, 1998).
de control necesaria para el desarrollo efi-
ciente del Sistema, proporcionando valores y Valores para el Éxito del Fondo Mutuo de Ohama
propósitos a todos los empleados de la empresa, (Nebraska). El fondo Mutuo de Omaha ha acogido un
se determinan las acciones prohibidas en la conjunto de valores, llamados Valores para el éxito. Estos 10
valores forman los pilares para una cultura corporativa, que
organización, con lo cual se evitan riesgos
nos ayuda a realizar nuestra visión y cumplir nuestros
propios del negocio, y se identifican los riesgos
objetivos. Nuestros valores compartidos establecen un
generales, con el fin de evaluarlos y determinar
estándar de cómo tratamos los clientes y cómo nos tratamos
las medidas de control necesarias para evitarlos. entre nosotros.
FIGURA 4
Elementos del Ambiente de Control Apertura y Confianza. Motivamos el compartir abierta-
mente las ideas y la información, mostrando fundamental
Sistema de Creencias respeto por el otro también como por nuestra diversidad
Misión de ConAgra: Incrementar la riqueza de sus accio- Preocupación/Atención (Estar aquí ahora). Nos
nistas (ConAgra, 1999). tomamos el tiempo para aclarar nuestras mentes para
enfocarnos en el momento presente, escuchando a
Misión de Omaha Public School: La misión de Omaha nuestros compañeros y clientes, y teniendo el cuidado
Public Schools es proporcionar oportunidades de educación, suficiente para escuchar sus asuntos.
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Liderazgo. Proveemos dirección, Casi la totalidad de los mandamientos Implementación de los métodos esco-
propósito, soporte, motivación y establece los comportamientos prohi- gidos para manejar el riesgo.
reconocimiento al logro de nuestra bidos, lo cual proporciona las acciones
visión, encontrando nuestros obje- Revisión y evaluación del desem-
básicas que se deben evitar; no es
tivos y viviendo nuestros valores. peño.
necesario entonces diseñar un manual
de procedimientos para llevar una buena La opinión sobre este tópico la expresa el
Crecimiento y desarrollo profe-
vida, sólo se deben tener en cuenta los Instituto Americano de Contadores
sional. Nuestro reto es buscar
formas de ser más efectivos como límites. Públicos así:
equipo y como individuos.( Mutual Muchas compañías delimitan el compor- Los riesgos pueden surgir o cam-
of Omaha, 1999). tamiento de sus empleados a través de biar debido a circunstancias tales
Sistema Límite. Otro aporte impor- políticas sobre conflicto de interés, como cambios en el ambiente opera-
tante de Robert Simons es la definición rechazo de regalos, favores u hospitalidad tivo, nuevo personal, nuevos sistemas
de este elemento del ambiente de que podría influenciar las acciones de los de información o rediseño, crecimiento
control en su libro Levers of Control, empleados etc., con el propósito de rápido, nuevas tecnologías, nuevas
así: Los Sistemas Límite delinean el defender la integridad institucional. líneas, productos o actividades,
dominio aceptable de las actividades a reestructuración corporativa, operacio-
los miembros de la organización. Ellos 3.1.2 Evaluación de Riesgos. El
nes en el exterior, pronunciamientos
no especifican ideales positivos; por el término riesgo tiene una variedad de
contables.
contrario, establecen límites basados significados en cada negocio. Es nece-
en los riesgos definidos para el sario establecer la diferencia entre riesgo Los conceptos básicos del proceso de
negocio (Simons, 1995, 39). y evaluación de riesgos. Riesgo se usa evaluación de riesgos probablemente
para describir cualquier situación donde están presentes en cada entidad, sin
Como lo mencionan los autores Garret hay una incertidumbre acerca del resul- importar su tamaño, pero el proceso de
Morgan y Robert Simons, entre otros, la tado que ocurrirá y evaluación de riesgos evaluación es menos formal probable-
idea de establecer límites negativos no es es la identificación y análisis de los mente y menos estructurado en las
único en los negocios. Considere los Diez riesgos relevantes de la entidad que pequeñas y medianas empresas que
Mandamientos del Antiguo Testamento. se le pueden presentar durante el en las grandes empresas. La adminis-
Ellos proveen límites para la vida de los
logro de sus objetivos, formando una tración debe ser capaz de aprender
judeo-cristianos.
base para determinar cómo deben acerca de los riesgos relacionados con
1. Amar a Dios sobre todas las cosas manejarse los riesgos. (AICPA, 1995, sus objetivos, a través de involucrar el
SAS 55, SAS 78). personal directo con los empleados y
2. No jurar su santo nombre en vano
las partes externas (AICPA, 1995,
Se considera que el proceso de admi-
3. Santificar las fiestas SAS 55, SAS 78).
nistración de riesgos está conformado por
4. Honrar a padre y madre los siguientes pasos:
Con el sistema Ejecutivo se
5. No matar Identificación de todos los riesgos proporcionan al empleado, a
significativos que pueden reducir el través del autocontrol, las
6. No cometer actos impuros
valor del negocio. herramientas necesarias para
7. No robar controlar su labor y para
Evaluación de riesgos teniendo en
8. No levantar falsos testimonios ni ejecutar las actividades de
cuenta la frecuencia y severidad de las
mentir control en los procesos en los
pérdidas.
cuales participa y que han sido
9. No desear la mujer de tu prójimo
Consideración de los métodos para el identificados a partir del
10. No codiciar los bienes ajenos manejo de los riesgos. análisis de riesgos.
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Las siete guías propuestas están interrelacionadas. Se sugiere Guía para diseñar las actividades de control: explica cómo a
utilizarlas en el orden de presentación, pero no se hace partir del análisis de riesgos y la identificación de los controles
obligatorio este orden; todo depende de las necesidades de la en los procesos, se definen los controles propuestos, los
Pyme. cuales deben incorporarse en el normal desarrollo de las
actividades, para garantizar un mayor control de los riesgos
Las guías desarrolladas son:
detectados.
Guía para realizar el Direccionamiento Estratégico: en esta
Guía para crear un ambiente de autocontrol: proporciona las
guía se propone la forma de identificar las estrategias más
pautas necesarias para iniciar una cultura de autocontrol en
adecuadas para la empresa, la definición de planes de
acción para el logro de los objetivos establecidos, la la organización. Parte del entendimiento de lo que es el
definición de la estructura organizacional de la empresa y el autocontrol, de cómo evitar la resistencia al cambio que esta
diseño e implementación del sistema de información y cultura genera; además, explica la forma de aplicar el
comunicación. Esta guía no hace parte del Sistema de Control autocontrol en la organización en general, en los grupos de
pero sí es un prerrequisito para implantarlo. trabajo y en las personas.
Guía para crear el Ambiente de Control: proporciona los Guía para evaluar las variables críticas de desempeño:
elementos necesarios para diseñar el sistema de creencias presenta una propuesta de los indicadores que pueden utilizar
en las empresas, con el cual se crean los valores, se definen las Pymes para medir el cumplimiento de sus metas y
los niveles de desempeño deseado y se describe el explica la forma de implementar el sistema de indicadores.
comportamiento que se espera de los empleados; también se
Guía para evaluar el sistema de control: con esta guía se
dan las pautas para definir el sistema límite, que se manifiesta
termina el ciclo del sistema; en ella se explica la necesidad
1. Conformación de un equipo interdisciplinario de trabajo, Con las guías se trata de entregar a las Pymes una herramienta
útil para desarrollar internamente su sistema de control.
2. Identificación de riesgos a través de un análisis sistémico de
las causas de riesgo y el apoyo de cuestionarios de chequeo,
CONCLUSIONES
3. Elaboración de la matriz riesgos-macroprocesos, con el fin
de identificar los riesgos que se presentan en los procesos La mayoría de las Pymes carecen de un Sistema de Control
claves de la empresa, Organizacional que les ayude a manejar los riesgos que les
impiden obtener sus objetivos, debido primordialmente a la falta
4. Calificación de los macroprocesos de acuerdo con su de conocimiento sobre las bondades de contar con un sistema
propensión al riesgo, de control, a la falta de capacitación sobre el tema y a la
5. Identificación de los procesos de la empresa, informalidad con que se manejan estas empresas.
6. Despliegue de los procesos en cuanto a procedimientos y Las Pymes necesitan saber a dónde quieren llegar, cuáles son
actividades e identificación de los riesgos y controles sus objetivos y qué hacer para lograrlos. Partiendo de estas
presentes en las actividades, definiciones pueden establecer la estructura organizacional
apropiada, que permita llevar a cabo sus planes y diseñar los
7. Valoración de los riesgos, sistemas de información y comunicación que apoyen su labor.
8. Establecimiento del perfil de riesgos del proceso, Adicionalmente a lo anterior, deben diseñar y establecer el
sistema de control organizacional que prevenga, informe y corrija
9. Definición de indicadores de riesgos. todas las situaciones que impiden el alcanzar sus metas.
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