PLANEACIÓN

NATURALEZA DEL ESTUDIO

Auditoría administrativa a la empresa Ejemplo de S.A. de C.V.

ALCANCE

Se pretende llevar a cabo un análisis de toda la empresa para identificar las

áreas con mayor problemática y así mismo proponer alternativas que ayuden a
mejorar la situación actual, por lo que el alcance de esta auditoría es integral.

OBJETIVOS

1. Brindar a la empresa Ejemplo de los elementos necesarios para mejorar su

funcionamiento,
2. Establecer una dinámica de trabajo para mejorar el desempeño organizacional,
3. Satisfacer eficazmente las necesidades de los clientes con que cuenta la
empresa y,
4. Llevar a cabo las acciones procedentes para reposicionar a la empresa en el
mercado.

ESTRATEGIA

Promover un acercamiento con todo el personal de la empresa para

estimular el trabajo en equipo, la mejora continua y el empleo racional de los
recursos de los que dispone para llevar a cabo sus actividades.

JUSTIFICACION

Detener la pérdida de clientes y del segmento de mercado en que participa

la empresa, así como de atraer a nuevos clientes para fortalecer la participación
de la empresa en el mercado.

ACCIONES

1. Formalizar la aplicación de la auditoría,

2. Establecer los mecanismos de coordinación para su ejecución,
3. Consolidar los avances en cada etapa de aplicación de la metodología,
4. Derivar observaciones y recomendaciones específicas para cada función del
proceso y elemento bajo revisión y,
5. Proponer recomendaciones generales, vigilar su implementación y efectuar su
seguimiento.
RECURSOS

Integración de un equipo de ocho auditores (todos ellos estudiantes de

octavo semestre de la asignatura Auditoría Administrativa en la Licenciatura de
Administración) y definición de los requerimientos materiales y tecnológicos
necesarios.

COSTO

El trabajo se llevará a cabo de manera totalmente gratuita, salvo el caso en

que la empresa auditada desee realizar alguna aportación de manera voluntaria a
manera de donativo para la Facultad de Contaduría y Administración de la UNAM.

RESULTADOS ESPERADOS

1. Fortalecer adminstrativamente a la empresa,

2. Dotarla de los instrumentos idóneos para mejorar su rendimiento,
3. Sentar las bases para un crecimiento sostenido a corto y mediano plazos y,
4. Elevar la competitividad de la empresa.

INFORMACION COMPLEMENTARIA

Recopilación y revisión de todo el material normativo, administrativo y

funcional de la empresa como son manuales, procedimientos, estados financieros,
etc.
EXAMEN

De acuerdo con los resultados obtenidos, en forma paralela se realizó un

estudio de la información captada, lo que se tradujo en la determinación de los
criterios y elementos de decisión necesarios para la emisión de juicios sustentados
en los resultados alcanzados.

Con este fin, en forma individual y en equipo, los auditores basados en sus
conocimientos, hicieron uso de las técnicas de análisis administrativo y plasmaron
sus observaciones y conclusiones en los papeles de trabajo.

Es necesario recalcar, que el bloque de técnicas de análisis administrativo

que regularmente facilitan el estudio de una organización no siguen una secuencia
aislada, esto es, no se tiene que seleccionar una y agotarla en forma
independiente de las demás, sino que se interrelacionan para llegar a
conclusiones más estructuradas y mejor sustentadas.

Continuando con el examen, se aplicaron los indicadores de proceso

administrativo, lo que facilitó la organización del rango aceptable para cada
función revisada.

De acuerdo con los resultados obtenidos se determinó la evaluación

siguiente para cada puesto:

DIRECCION GENERAL

La dirección general presenta un funcionamiento "regular" ya que de

acuerdo a la evaluación realizada en los cuatro factores (planeación, organización,
dirección y control) se detectaron algunas deficiencias como las que se mencionan
a continuación:

 En planeación su funcionamiento es muy pobre debido a que sólo acumula 117

puntos de 400 posibles, lo que hace que sea carente en este factor, dándole
una calificación de "mal".
 En organización se encontró que está funcionando de manera "regular" al
acumular 5 puntos de 12 posibles.
 En dirección está operando "bien" al acumular 14 puntos de 16 posibles con
los que ha sido evaluado este factor.
 En control también opera "bien" al sumar 9 puntos de 12 posibles lo que hace
que en suma los cuatro factores acumulen 584 puntos de 1000 posibles para
darle un funcionamiento "regular".

CONTADOR

El puesto de contador opera de forma inadecuada al recibir una calificación

de "mal" tras realizar la suma del puntaje de los cuatro factores antes
mencionados.
 En el factor uno planeación su funcionamiento es "malo" al sumar sólo 12
puntos de un total de 36.
 En el factor dos organización opera de manera "regular" contando con 7 puntos
de los 12 que suma en su totalidad el factor.
 En el factor tres dirección su funcionamiento también es "regular", puesto que
sólo acumula 10 puntos de un total de 16.
 El factor cuatro control también opera "mal" al sólo sumar 10 puntos de 24
posibles; lo que en términos generales le da una suma de 345 puntos.

PROMOTOR DE VENTAS

El puesto de promotor de ventas presenta un funcionamiento calificado

como "malo" tras la suma de los cuatro factores evaluados en la presente auditoría
administrativa.

 El factor uno sólo suma 9 puntos de 24 posibles para calificarle como "mal".
 El factor dos acumula 12 puntos de 24 posibles para ubicarle en un
funcionamiento "regular".
 El factor tres presenta una sumatoria de 14 puntos de los 20 con que cuenta y
lo posicionan en "regular".
 El factor cuatro acumula 9 puntos de 12 posibles para calificarle como "bien", lo
que suma en su totalidad 293 puntos de 600 posibles.

SECRETARIA

El puesto de secretaria opera de manera "regular" una vez sumado el total

de su puntaje en los cuatro factores.

 El factor uno es considerado "regular" tras la suma de 14 puntos de 24

posibles.
 El factor dos acumula también 14 puntos de los 24 que totaliza para evaluarle
como "regular".
 El factor tres se encuentra "muy mal" al sólo sumar 13 puntos de 20 que suma
en su totalidad.
 El factor cuatro se encuentra en un funcionamiento "regular" ya que suma ocho
puntos de 12 posibles. Todo esto hace que sólo acumule 120 puntos de los 200
que tiene en su totalidad el puesto.

GERENTE DE VENTAS

Este puesto presenta un funcionamiento considerado como "malo" al llevar

a cabo la sumatoria de los puntos obtenidos en cada uno de los cuatro factores
evaluados.

 El factor uno tiene un funcionamiento "malo" al contar sólo con 13 puntos de 36

posibles.
 El factor dos opera de manera "regular" al sumar 7 puntos de 12 posibles.
 El factor tres es considerado "regular" toda vez que cuenta con 11 puntos de
los 16 que suma el factor en su totalidad.
 El factor cuatro también se encuentra "regular" al sumar 9 puntos de 16 que
totaliza el factor. En suma los cuatro factores dan un total de 668 puntos de
1400 posibles.

TODA LA EMPRESA

En términos generales, la empresa Ejemplo de presenta un funcionamiento

"regular" toda vez que se acumulan 2022 puntos de 4000 posibles, lo que
representa un 50.55% del 100% que significan los 4000 puntos obtenidos al sumar
la totalidad de la empresa.
A continuación se presenta la gráfica de Gantt que se sigue durante la auditoria
Administrativa a la empresa.
 EVALUACIÓN

Las siguientes tablas representan la evaluación gráfica que se realizó a toda la

empresa en general, así como a cada uno de los integrantes de la empresa, con la
finalidad obtener datos importantes para su evaluación final, la cual se muestra al
final de cada puesto.

Toda la Empresa

Muy Bien Bien Regular Mal Muy Mal

x4 x3 x2 x1 x0
1Planeación 1620 1215 810 405 0
2Organización 840 630 420 210 0
3Dirección 620 465 310 155 0
4Control 920 690 460 230 0
Total 4000 3000 2000 1000

Ponderación de Puestos
Determinación de Factores a Evaluar
Puesto Porcentaje 1Planeación
Directora General 25 2Organización
Contador 20 3Dirección
Gerente de Ventas 35 4Control
Promotora de Ventas 15
Secretaria 5
Total 100

Determinación de Grados

Apreciación Grados Cumplimiento

MUY BIEN 4 81-100%
BIEN 3 61-80%
REGULAR 2 41-60%
MAL 1 21-40%
MUY MAL 0 0-20%

Dirección General
MUY BIEN 250 4 1000
BIEN 250 3 750
REGULAR 250 2 500
MAL 250 1 250
MUY MAL 250 0 0
 Gerente de Ventas
MUY BIEN 350 4 1400
BIEN 350 3 1050
REGULAR 350 2 700
MAL 350 1 350
MUY MAL 350 0 0

Promotora de Ventas
MUY BIEN 150 4 600
BIEN 150 3 450
REGULAR 150 2 300
MAL 150 1 150
MUY MAL 150 0 0

Contador
MUY BIEN 200 4 800
BIEN 200 3 600
REGULAR 200 2 400
MAL 200 1 200
MUY MAL 200 0 0

Secretaria
MUY BIEN 50 4 200
BIEN 50 3 150
REGULAR 50 2 100
MAL 50 1 50
MUY MAL 50 0 0

Totales por Empresa

Directora General 584 4000-100
Gerente de Ventas 688 2022-X
Promotora de Ventas 293
Contador 345 X=50.55%
Secretaria 112 REGULAR
Total 2022

Directora Gerente de Promotora de Toda la

General Contador Ventas Ventas Secretaria Empresa
1Planeación 100 70 150 70 15 405
2Organización 25 10 100 50 25 210
3Dirección 100 20 25 10 0 155
4Control 25 100 75 20 10 230
Total 250 200 350 150 50 1000
 Gerente de Ventas
Muy Bien Bien Regular Mal Muy Mal
x4 x3 x2 x1 x0
1 Planeación 600 450 300 150 0
2 Organización 400 300 200 100 0
3 Dirección 100 75 50 25 0
4 Control 300 225 150 75 0
Total 1400 1050 700 350 0

Gerente de Ventas
Cuestionario

Factor 1. Planeación
4 3 2 1 0
1 X
2 X
3 X
4 X
5 X
6 X
7 X
8 X
9 X
0 2 3 1 3
X3 X2 X1 X0
0 6 6 1 0 Total=13
36=600
13=X
X=217
MAL

Factor 2. Organización
4 3 2 1 0
10 X
11 X
12 X
0 1 2 0 0
X3 X2
0 3 4 0 0 Total=7
12=400
7=X
X=233
 REGULAR

Factor 3. Dirección
4 3 2 1 0
13 X
14 X
15 X
16 X
1 1 2 0 0
X4 X3 X2
4 3 4 0 0 Total=11
16=100
11=X
X=69
REGULAR

Factor 4. Control
4 3 2 1 0
17 X
18 X
19 X
20 X
0 1 3 0 0
X3 X2
0 3 6 0 0 Total=9
16=300
9=X
X=169
REGULAR

TOTAL GERENTE DE VENTAS= 688

 Evaluación Dirección General
Factor Planeación
4 3 2 1 0
1 X
2 X
3 X
4 X
5 X 24 - 40'0
6 X 7-X 117

Factor Organización
4 3 2 1 0
7 X
8 X 12 - 100
9 X 5-X 42

Factor Dirección
4 3 2 1 0
10 X
11 X
12 X 16 - 400
13 X 14 - X 350

Factor Control
4 3 2 1 0
14 X
15 X 12 - 100
16 X 9-X 75

TOTAL 584 Regular

4 3 2 1 0
81 - 100 61 - 80 41 - 60 21 - 40 0 - 20
Planeación 400 300 200 100 0
Organización 100 75 50 25 0
Dirección 400 300 200 100 0
Control 100 75 50 25 0
TOTAL 1000 750 500 250 0

EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PUESTO DE CONTADOR

GRADOS DE 4 3 2 1 0
CUMPLIMIENTO 81-100 61-80 41-60 21-40 0-20
Muy bien Bien Regular Mal Muy mal
PLANEACIÓN 280 210 140 70 0
ORGANIZACIÓN 40 30 20 10 0
DIRECCIÓN 80 60 40 20 0
CONTROL 400 300 200 100 0
TOTAL 800 600 400 200 0

1. CUESTIONARIO FACTOR 1

PLANEACION
4 3 2 1 0
1. Planeación X
2. Visión X
3. Misión X
4. Objetivos X
5. Políticas X
6. Procedimientos X
7. Recursos X
8. Presupuestos X
0 3X1=3 2X2=4 1X5=5 0 3+4+5 = 12

32 = 28
12 = 105

2. CUESTIONARIO FACTOR 2

ORGANIZACIÓN
4 3 2 1 0
9. Estructura X
10. Funciones X
11. Personal X
1X3 = 3 2X2 = 4 0 0 4+3 = 7

12 = 40
7 = 23

3. CUESTIONARIO FACTOR 3

DIRECCION
4 3 2 1 0
12. Línea de autoridad X
13. Dirección X
14. Cambios X
15. Comunicación X
0 3X3 = 9 0 1X1=1 9+1 = 10

16 = 80
10 = 50

4. CUESTIONARIO FACTOR 4

CONTROL
4 3 2 1 0
16. Resguardo de información X
17. Resultados X
18. Control de recursos X
19. Registros contables X
20. Ingresos mensuales X
21. Egresos mensuales X
0 2X4 = 8 1X2 = 2 8+2 = 10

24 = 400
10 = 167

SUMATORIA DEL PUESTO

PLANEACION 105
ORGANIZACIÓN 23
DIRECCION 50
CONTROL 167
TOTAL 345 MAL
EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PUESTO DE PROMOTOR DE VENTAS
GRADOS DE 4 3 2 1 0
CUMPLIMIENTO 81-100 61-80 41-60 21-40 0-20
Muy bien Bien Regular Mal Muy mal
PLANEACIÓN 280 210 140 70 0
ORGANIZACIÓN 200 150 100 50 0
DIRECCIÓN 40 30 20 10 0
CONTROL 80 60 40 20 0
TOTAL 600 450 300 150 0

1. CUESTIONARIO FACTOR 1
PLANEACION
4 3 2 1 0
17. Planeación X
18. Visión X
19. Misión X
20. Objetivos X
21. Políticas X
22. Procedimientos X
4X1=4 2X2=4 1X1=1 0X1=0 4+2+1+0=9

24=280 (9X280)/24= 105 = MAL

9=X

2. CUESTIONARIO FACTOR 2
ORGANIZACIÓN
4 3 2 1 0
23. Estructura X
24. Funciones X
25. Personal X
26. Problemas X
27. Condiciones de trabajo X
28. Incentivos X
3X3=9 2X1=2 1X1=1 0X1=0 9+2+1+0=12

24=200 (12X200)/24=100 = 100 = REGULAR

12=X

3. CUESTIONARIO FACTOR 3
DIRECCION
4 3 2 1 0
29. Línea de autoridad X
30. Dirección X
31. Cambios X
32. Comunicación X
33. Capacitación X
 4X2=8 3X1=3 2X1=2 1X1=1 8+3+2+1=14

20=40 (14X40)/20= 28 = REGULAR

14=X

4. CUESTIONARIO FACTOR 4
CONTROL
4 3 2 1 0
34. Resguardo de información X
35. Resultados X
36. Control de recursos X
3X3=9 9=9

12=80 (9X80)/12= 60 = BIEN

9=X

SUMATORIA DEL PUESTO

PLANEACION 105
ORGANIZACIÓN 100
DIRECCION 28
CONTROL 60
TOTAL 293 MAL
SECRETARIA

PLANEACIÓN

4 3 2 1 0
1 X 24-60
14-X 35
2 X REGULAR

3 X

4 X

5 X

6 X
4*2=8 0 2*2=4 2*1=2 0

ORGANIZACIÓN

4 3 2 1 0
1 X 24-100
14-X 58.3
2 X REGULAR

3 X

4 X

5 X

6 X
0 3*3=9 2*2=4 1*1=1 0

DIRECCIÓN

4 3 2 1 0
1 X 20-100
13-X 0
2 X MUY MAL

3 X

4 X

5
1*4=4 2*3=6 1*2=2 1*1=1 0
 CONRTOL

4 3 2 1 0
1 X 12 40
8-X 26.6
2 X REGULAR

3 X
0 2*3=6 1*2=2
119.9REGULAR

SECRETARIA 4 3 2 1 0
81-100 61-80 41-60 21-40 0-20
PLANEACIÓN 60 45 30 15 0
ORGANIZACIÓN 100 75 50 25 0
DIRECCIÓN 0 0 0 0 0
CONTROL 40 30 20 10 0
TOTAL 200 150 100 50 0