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Herramientas GTD
Organice su tiempo y sea más productivo
Bizkaia Enpresa Digitala
27 de mayo de 2010
 HERRAMIENTAS GTD

Presentación
> Ángel Lafuente Echeazarra
> Solid Rock IT acomete múltiples proyectos de
consultoría: ingeniería de sistemas, desarrollo de
software, arquitectura de TICs, formación
> Reto de la planificación interna
­ Empresa pequeña
Labores internas: hay más “gorras” (roles) que personas.
Proyecto externos.
­ Grandes cantidades de información por procesar.
> Objetivo: trasladar resultados de la prospección.
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Estructura del seminario

­ ¿En qué consiste GTD?
El trabajo en la era postindustrial
¿Qué son “cosas”?
El método GTD
Fase: recopilar, procesar, hacer
Recipientes
Revisión diaria y semanal
­ Un ejemplo … sin ordenador.
­ Software para aplicar GTD (I)
Relacionado con el correo
MS Outlook
Thunderbird
Gmail.
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 HERRAMIENTAS GTD

Estructura del seminario

> Software para aplicar GTD (II)
­ Herramientas de gestión de tareas.
Borg, Task Coach
Chandler. ¿Un servidor GTD?
Orientado a GTD: Thinking Rock
­ SaaS
Remember The Milk. RTM
> ¿Qué herramienta elegir?
> Conclusiones

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Búsqueda de la herramienta perfecta

> Más de 10 años probando distintas soluciones.
­ Por iniciativa propia o de la organización.
­ Distintos tipos de herramientas.
Gestión de proyectos.
Correo electrónico.
Agendas personales o colectivas.
Sistemas de tratamiento de incidencias.
ERPs, programas de gestión, hojas de cálculo.
En papel, en el ordenador, en Internet.
En el móvil del trabajo, en el de casa.
> ¿Es la búsqueda de un Santo Grial?

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Nuestra perspectiva (obviamente informática)

> No existen métodos mágicos a priori.
Escepticismo frente a rápido cambio de sistema.
> El factor humano es crítico para que cualquier
metodología organizativa sea exitosa
> Las herramientas no son importantes; lo
importante son las personas.
­ Los informáticos tienden a implantar herramientas, cuando las
organizaciones precisan sistemas de información (SI).
­ Un SI sólo es productivo si hay una buena relación hombre-
máquina (Man Machine Interface)

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Nuestra perspectiva: la regla de Pareto

> Funciona bastante bien en planificación de TICs.
> Aplicando cualquier método de un modo básico
podemos obtener una mejoría notable.

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El problema está en la concepción

> Como en la era industrial
­ Trabajo = puesto de trabajo
­ Límites definidos en el espacio, en el tiempo, en la
responsabilidad y en las tareas.
­ Puede haber mucho trabajo, pero la información proviene por
pocos canales.
­ Las tareas apenas cambian con el tiempo.
> Sólo aplicable a puestos poco cualificados.
> Empresas con una organización jerárquica y
clásica.

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En la era postindustrial
> El entorno profesional es mutable
­ La empresa tiene que afrontar nuevos retos.
­ El trabajo no tiene límites definidos.
Tiempo: horario “flexible”.
Espacio: en la empresa, en casa, de viaje.
Ejemplo: se me ocurrió mientras paseaba.
Desempeñar múltiples roles. Compare su categoría profesional con
sus roles.
­ El aprendizaje es continuo.
­ Procesar la información es parte del trabajo, que muchas
veces es liviano en términos físicos.
­ La información llega por muchos canales y rápido.
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Problemas que surgen

> Ansiedad, estrés.
> Sensación de desbordamiento. Demasiados
frentes abiertos.
> Rechazo al móvil, al correo … porque nos
interrumpen (trabajar en fin de semana).
> Esfuerzos intempestivos.
> Desgaste personal y profesional.
> Nos estresa más lo que NO estamos haciendo.

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Es necesario asumir …
> No nos han enseñado a gestionar nuestro
tiempo.
­ Esto no es planificar proyectos o la producción.
­ Quienes se organizan bien:
Utilizan trucos.
Si una técnica os funciona, atesoradla.
Algunas de las técnicas de GTD son obvias y ya las usamos.
Basados en su experiencia personal.
­ Es una de esas habilidades en la que debemos mejorar.
­ La informática sólo proporciona medios para facilitar ese
objetivo.

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Es necesario asumir …
> Es mejor enfatizar en la adaptación que en la
predicción.
­ ¿Cómo puedo planificar mi semana si no sé quién me va a
escribir, llamar o hablar conmigo?
Las interrupciones son inevitables; es parte del trabajo.
Medios de comunicación avanzados y rápidos.
Peticiones continuas de “feedback”.
­ Los métodos tradicionales aplican el principio de causalidad y
unos márgenes de error.
­ La planificación se basa en la experiencia y en la intuición.
Aunque tengamos datos empíricos sobre nuestros procesos,
los modelos disponibles son pobres.

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El método GTD
> Es un método de organización personal
desarrollado por David Allen.
> Getting Things Done: conseguir que las cosas se
hagan.
> Es un método empírico, que recoge buenas
prácticas y las organiza en un flujo (down-top).
> No es método colectivo; es personal.
> Orientado a directivos y personas en puesto de
responsabilidad.

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¿Qué son “cosas”?

> “Cosa” = todo aquello a lo que ha permitido
entrar en su mundo físico o mental y que:
­ No está en el lugar idóneo.
­ No ha decidido el resultado que desea para ello.
­ No sabe cuál ni cuándo será la siguiente acción.
> La mente acumula “cosas” que nos van llegando
y que quedan varadas.
­ No basta con hacer listas de cosas (recordatorio).
­ Hay que convertirlas en acciones.
­ Hay que despejar la mente “cosas” para ser más productivo.

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Convertir “cosas” en acciones

> Pensando en ellas
­ Rastrear, buscar “cosas”
­ Imaginar el resultado de lo que quiero hacer con esa cosa.
­ Anotar al menos la primera acción para alcanzar ese
resultado.
­ Sobre la primera acción:
Debe ser una acción física: llamar por teléfono, escribir un e-mail, ir a
una tienda …
Será el catalizador hacia acciones posteriores. Es como fijar una
variable de una ecuación muy compleja.
> Ejercicio propuesto por David Allen.

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La analogía del despertador

> GTD funciona a nivel subconsciente como un
despertador.
­ El despertador nos ayuda a dormir porque confiamos en que
se suene y nos despierte.
­ Si no tienes despertador, cada cierto tiempo te despiertas
para comprobar qué hora es y no descansas bien.

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 HERRAMIENTAS GTD

Observación de la mente
> ¿Cómo nos comportamos?
­ Cuando tenemos pocos asuntos en mente, los gestionamos
de memoria.
­ Cuando notamos que nuestra memoria a corto plazo se
satura, apuntamos.
­ Las listas de tareas son algo muy natural.
­ GTD es un método avanzado de gestión de listas.

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 HERRAMIENTAS GTD

El diagrama

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Fase 0: espacio y herramientas

> GTD no presta mucha atención al software
­ La información puede estar en múltiples formatos.
­ Baja tecnología (se venden en su web)
Bandejas.
Folios.
Bolígrafos.
Etiquetas y post-its.
Carpetas o subcarpetas.
Archivadores.
Agenda
Necesitan su espacio físico.
­ Alta tecnología (software).Lo veremos más adelante.
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Fase 1: recopilación
> Se trata de detectar “cosas”
­ Espacio físico.
Primero la mesa. Es lo que hay que limpiar primero.
Cajones, armarios, bolsillos, maletines, etc.
Recogeremos sobre todo papel. Por ejemplo: tarjetas de visita o
folletos.
­ Espacio digital.
Correos electrónicos pendientes, enlaces, documentos
­ Espacio mental (el fundamental)
Cada idea en una hoja en blanco.
No es deseable una lista.
No hay que desarrollar las ideas. Buscamos cantidad.

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Fase 1: recopilación
> Las “cosas” se almacenan en una bandeja de
entrada.
­ Bandeja física para papel.
­ Recipiente digital como una carpeta de correo.
> Sobre el papel.
­ No estamos listos para una oficina sin papeles, aunque hay
que ir avanzando en este objetivo.
­ El papel es un formato barato, fácil de usar y bastante
duradero.

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Fase 2: procesamiento
> Objetivo. Cesta de entrada vacía.
­ Reglas del procesamiento
Secuencialmente de arriba abajo. Hay que evitar la tentación de
procesar sólo aquello que nos gusta.
Procesar las “cosas” de una en una.
Lo que sale de la bandeja de entrada no vuelve.
> ¿Puedo realizar alguna acción con esta “cosa”?
­ Se trata de pensar sobre esa “cosa”.
Ver el resultado deseado.
Decidir la siguiente acción.
­ Dos respuestas con matices: SI y NO.
Parece una estupidez, pero responder es vital para el método

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Fase 2: procesamiento
> Si la respuesta es NO.

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 HERRAMIENTAS GTD

Fase 2: procesamiento
> Si la respuesta es NO.
­ A la basura: lo que decido que no es útil. “No voy a hacer
nada al respecto”.
Enfoque radical: eliminar (para el papel).
Enfoque conservador: archivar (información digital). Marcar correo
como leído.
­ Incubar: “quizás algún día haga algo al respecto”.
­ Al archivo: es material de referencia o consulta.
> Sobre el archivo.
­ En fundamental disponer de un archivo bien organizado.
Es tan difícil en papel como en digital.
Papel: problema logístico
Digital: servidor de ficheros, correo y metadatos.
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 HERRAMIENTAS GTD

Sobre las mesas

> Intuitivamente nos organizamos.

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 HERRAMIENTAS GTD

Sobre las mesas

> Intuitivamente nos organizamos.

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 HERRAMIENTAS GTD

Fase 2: procesamiento
> Si la respuesta es SÍ.

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 HERRAMIENTAS GTD

Fase 2: procesamiento
> Si la respuesta es SÍ.
> ¿En qué consiste la acción?
­ Decidimos cómo actuar en función del resultado que hemos
imaginado con respecto a la “cosa”.
­ Solemos expresarlo en términos de la siguiente acción física.
Llamar a …
Escribir a …
Ir a ...
­ La mayoría de las veces consiste en reunir más información.

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 HERRAMIENTAS GTD

Fase 2: procesamiento
> ¿Es compleja la acción?
­ SÍ. Clasificarla como proyecto.
­ NO.
Si lleva menos de dos minutos, ejecutarla independientemente de su
prioridad relativa.
Si no depende de usted, deléguela.
Si no se puede hacer ahora:
O se especifica una fecha en la agenda
O se pasa a la lista de pendientes (ejecutar cuanto antes)

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Recipientes y listas
> Recipientes básicos
­ Puede haber más o menos según como adoptemos el método
Entrada
Algún día / Quizás.
Proyectos.
Agenda.
Pendientes/Ejecutar cuanto antes.
A la espera de otros.
Archivo para consulta.
> En los recipientes hay listas
­ Una lista no es más que un conjunto de objetos.
­ Listas: listados o carpetas
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Lista agenda y “algún día/quizás”

> Lista agenda
­ Sólo anotar acciones que tengan que ejecutarse en un
momento determinado.
­ NO es necesario fijar la hora.
> Lista “algún día/quizás”
­ Peligro: de ser un “dead end” para acciones.
­ Potencial: nicho de ideas creativas.
­ Cree recordatorios en la agenda para sacar elemento de esa
lista.

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Fase 3: a trabajar
> ¿Por dónde empiezo con la lista “Pendientes”?
­ Lo que no funciona
Listas de tareas diarias. Interrupciones y cambios causan frustración.
Prioridades preestablecidas. Las prioridades varían muy rápido.
­ Modelo triple para escoger la siguiente acción
Contexto: lugar, tiempo disponible, fuerza y prioridad. Categorías o
etiquetas espaciales en esta lista. En casa @home. En la oficina
@office, teléfono @calls, en cualquier sitio @anywhere ...
Buscando el equilibrio entre:
Ejecutar acciones pendientes.
Atender interrupciones y situaciones no previstas.
Procesar nuevas entradas.
Atender tareas en todos los niveles: día a día, proyectos, objetivos
anuales, áreas de responsabilidad, largo plazo (periodicidad variable).

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 HERRAMIENTAS GTD

Proyectos
> El área aneja al método GTD
­ David Allen propone una técnica sencilla basada en
brainstorming que conduzca a un conjunto de acciones
procesables por el método GTD.
­ Las herramientas de gestión de proyectos son compatibles
con GTD
Esas herramientas se aplican a grupos de trabajo.
GTD es un sistema de organización personal. Desde el punto de vista
GTD un proyecto no es sino una secuencia más o menos compleja de
acciones.
­ La lista proyectos trata de dar visión general. No contiene el
material ni los detalles del proyecto, que se gestionarán
aparte.

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 HERRAMIENTAS GTD

Clave del éxito: revisión diaria y semanal

> Cada día.
­ Repasar la agenda.
­ Repasar las lista de acciones pendientes.
­ Trabajar y atender interrupciones y nuevas situaciones (ésta
es la única certeza).

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Clave del éxito: revisión diaria y semanal

> Cada semana actualice el sistema
­ Recopilar:
Papeles, notas.
Correos pendientes
Revisar agenda (ver el panorama)
Citas pasadas: extraer más información.
Citas futuras: qué tengo que hacer.
Vaciar la mente de “cosas”
¿Qué se me ha ocurrido?
¿Qué me preocupa?

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 HERRAMIENTAS GTD

Clave del éxito: revisión diaria y semanal

> Cada semana actualice el sistema
­ Recopilar:
Revisar TODAS las listas.
Proyectos. ¿Nuevas acciones?
Pendientes. Tachar lo realizado. ¿Nuevas acciones?
Algún día / Quizás. ¿Activo algo?
En espera. ¿Qué puedo tachar? ¿Nuevas acciones?
­ Proceso de nuevo mi bandeja de entrada hasta que no
queden “cosas”.

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 HERRAMIENTAS GTD

Sin revisión semanal el sistema se atasca

> ¡Volveremos a tener “cosas” en mente!

> Quien esté libre de pecado …

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 HERRAMIENTAS GTD

Ejemplo con papeles

> Demo con bandejas y recipientes
­ Recipientes
­ Listas.
­ Procesamiento según el diagrama del esquema.
­ Conclusiones.

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 HERRAMIENTAS GTD

Ejemplo con papeles

> Universo personal
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Ejemplo con papeles

> Recopilación de “cosas”
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Ejemplo con papeles

> Resultado del procesamiento de las cosas.
 HERRAMIENTAS GTD

Herramientas software
> ¿Es imprescindible un software?
­ No. Virtudes de GTD:
Es abstracto. Da igual el soporte que tengamos.
No establece restricción alguna sobre la herramienta.
Debe haber recipientes con carpetas que contengan objetos
que tengan información o hagan referencia a cosas.
Debemos poder mover objetos entre recipientes.
Debe tener algún método de archivo.
Debe disponer de agenda.
­ Las herramientas de correo electrónico parecen diseñadas
para GTD. No. Es el correo quien imita la gestión papel.

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 HERRAMIENTAS GTD

Criterio de selección de software

> Herramientas de correo
­ El correo electrónico ya no es sólo un sistema de mensajería;
en la BD de información personal del profesional.
­ El correo canaliza mucha información según el perfil y los
sistemas de información de las empresas. ¿El papel y el
teléfono?
> Herramientas GTD
­ Software orientado a GTD.
­ Catálogo de herramientas GTD.
> Preferimos productos asequibles y que sean
software libre.
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 HERRAMIENTAS GTD

Esquema de evaluación
> Para las herramientas más potentes
­ Descripción de la herramienta.
­ Demo.
­ Ventajas e inconvenientes.
> Selección
­ Vinculadas al correo.
­ Gestores de tareas.
­ SaaS.

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 HERRAMIENTAS GTD

Herramienta: Microsoft Outlook

> Paradigma de gestor de correo profesional
­ MS Outlook es parte de MS Office.
­ Demuestra su verdadero potencial con MS Exchange.
­ Tiene amplia difusión en el entorno corporativo, aunque por
su complejidad suele infrautilizarse.
­ David Allen vende un plugin GTD para MS Outlook.
­ Totalmente orientado a gestión intensiva de e-mail. Modifica
bastante el comportamiento de la herramienta.
­ Incorpora mejoras al método:
Lista “despertador”: activa e-mails en fecha determinadas.
Gestión de proyectos desde GTD.

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 HERRAMIENTAS GTD

Microsoft Outlook: demo

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 HERRAMIENTAS GTD

Microsoft Outlook: ventajas e inconvenientes.

> Ventajas
­ Rápido de implantar. Para grandes cantidades de e-mail.
­ Gran productividad si dispongo de Exchange con movilidad.
Acceso a la herramienta vía web o desde el móvil.
­ Gestión de proyectos.
­ Software auspiciado por el creador de GTD (Lotus Notes).
­ Integrable con herramientas corporativas de gestión de
proyectos o de otra clase.
> Inconvenientes
­ Muy centrado en el correo. ¿Y mis otras entradas?
­ Software cerrado. Coste de licencia adicional. En inglés.
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 HERRAMIENTAS GTD

Herramienta: Mozilla Thunderbird

> Gestor de correo de software libre
­ Herramienta sencilla y multiplataforma.
­ Se le puede integrar una agenda mediante Mozilla Lightning.
­ No dispone de un módulo específicos de GTD. Hay que
configurar el software para habilitar y no hay un método
recomendado.
Recipientes mediante etiquetas y carpetas de búsqueda.
Lista mediante categorías de tareas en calendarios
Carpetas de proyectos por búsquedas.
Agenda de direcciones.

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 HERRAMIENTAS GTD

Mozilla Thunderbird: demo

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Mozilla Thunderbird: ventajas e inconvenientes

> Ventajas
­ Multiplataforma, software libre y gratuito.
­ Puedo construirme mi propia extensión.
­ En euskera, castellano e inglés.
> Inconvenientes
­ Sin implementación GTD.
­ Sin movilidad es poco productivo. Para ello hace falta un
servidor por detrás (Funambol, Zimbra).
­ Tareas no están vinculadas a correos. Da la impresión de
tener que duplicar el procesamiento.
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Herramienta: Gmail
> Gmail: el servicio SaaS de Google.
­ Gmail es el servicio de correo gratuito para particulares y para
empresas (Google Apps).
­ Gran capacidad y alta disponibilidad. Gestión propia de
contactos.
­ Servicios asociados: Google Calendar (agenda), Google
Docs, Google Reader, etc
­ Interfaz web propio. También accesible por clientes de correo
tradicional.
­ No dispone de un módulo específicos de GTD. Hay que
configurar el software para habilitar y no hay un método
recomendado. Mediante etiquetas y listas de tareas.
 HERRAMIENTAS GTD

Gmail: demo
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Gmail: ventajas e inconvenientes

> Ventajas
­ Disponibilidad y acceso desde el móvil.
­ Calendario con notificaciones SMS gratuitas.
­ Servicio asequible.
> Inconvenientes
­ No dispone de una implementación GTD. (A evaluar.
GTDGmail)
­ Plataforma cerrada. No hay manera que nuestra forma de
adaptar GTD esté garantizada en el futuro.
­ Tareas no están vinculadas a correos. Da la impresión de
tener que duplicar el procesamiento.
 HERRAMIENTAS GTD

Herramientas de gestión de tareas

> Son genéricas, desvinculadas del correo
­ Pueden procesar cualquier tipo de “cosa”.
­ No se mezcla informacióncon la acción. Más abstractas.
­ El correo se convierte en archivo o material de referencia.
Tenemos que procesar la información del e-mail manualmente.
Mejor orientadas a proyectos.
­ Hay una gran cantidad de ellas, pensadas sobre todo como
utilidades de usuario.
­ The winner is … Thinking Rock
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Gestores simples: Task Coach y BORG

> Utilidades simples de usuario.
­ Hay que adaptarlas a GTD.
­ Software libre. Shareware similar.
­ No están integradas con el correo.
­ Pensadas para gestión sencillas.
­ Atrapadas en el PC.
­ Más orientado a proyectos. Task Coach.
­ Pensado para intercambio XML y unirse a BD. Borg.
­ Software libre multiplataforma.
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Gestores simples: Task Coach y BORG

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Proyecto fallido: Chandler

> Enfoque propio. No GTD.
­ Cliente y servidor.
­ Posibilidad de vincular “tareas” con e-mails.
­ Metodología propia a la que hay que adaptarse.
­ Software libre.
­ No ofrece garantías de continuidad. Basado en una
comunidad poco transparente.
­ ¡Una buena idea! Pero sólo eso.
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Proyecto fallido: Chandler

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Thinking Rock: puro GTD

> Herramienta GTD muy visual
­ La única que implementa el diagrama. Es un asistente de
GTD.
­ Software libre (con matices) y multiplataforma.
­ Genera informes
­ Desde un punto de vista GTD es perfecto.
­ Pero:
No se integra con el correo ni con el archivo.
Atrapada en el PC, salvo iPhone.
No se puede unir a una BD.
­ ThinkingRock es la mejor opción de escritorio.
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Thinking Rock: puro GTD

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Herramienta: RTM
> RTM:Remember The Milk
­ Es un servicio SaaS. Alternativa: Toodledo.
­ Está inspirado por GTD, pero tiene más funciones.
Compartir tareas.
Recordatorios por mensajería instantánea, RSS, calendarios de
Internet.
Integrado en Web 2.0
Contactos y ubicaciones.
Integración sutil con el correo.
­ Es una herramienta web muy completa y sencilla..
­ Versión para iPhone y Android de pago.
­ Dispone de una API por la que poder acceder desde otras
aplicaciones .
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Demo: RTM
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RTM: ventajas e incovenientes

> Ventajas
­ Es una herramienta web. Acceso universal.
­ Integración con e-mail, mensajería instantánea y otras
aplicaciones
­ Sencillo e intuitivo y rápido.
­ Gratis.
> Desventajas
­ Software cerrado.
­ Usabilidad mejorable.
­ No es GTD puro.
> Es la herramienta que recomendamos.
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¿Qué herramienta elegir?

> Obviedad: la que más te ayude.
­ Depende de:
Cómo te llegan las “cosas”. ¿Todo por e-mail? ¿Mucho teléfono?
Qué tecnologías use tu empresa.
Si puedes decidir qué usar.
Si necesitas integración con otras herramientas corporativas.
­ Las herramientas web son el futuro.
­ El acceso desde el móvil da mucha seguridad y es muy
productivo.
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Conclusiones
> Sobre GTD
­ Es un método para mantener la mente despejadas de “cosas”
y ser más productivo.
­ Se centra en la adaptación; no en el control.
­ Es un método independiente de la informática.
­ Es un conjunto de buenas prácticas.
­ No es para dirigir proyectos o grupos de trabajo.
­ Recopilar, procesar, trabajar y revisiones diarias y semanales.
­ Algunas partes del flujo no están bien definidas.
­ Existen técnicas similares. Hay personas con las que no
funciona y existen numerosas críticas al método.
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 HERRAMIENTAS GTD

Conclusiones
> Sobre las herramientas
­ Correo o no correo. That's the question.
­ El problema del papel. ¿Y cómo vinculo a un archivo digital?
­ La mejor solución es la que mejor te apoye. Lo importante es
el método, no el software.
­ Hoy en día la movilidad es un aspecto clave a valorar.
­ Para el PC: Thinking Rock
­ Lo mejor. RTM. ¡Es web!
 HERRAMIENTAS GTD

Proyecto GTD Solid Rock IT

> ¿Tenemos una respuesta satisfactoria?
­ Para Solid Rock IT no.
­ Queremos liderar un proyecto de software libre que cubra la
carencia de una herramienta completa.
­ Queremos un auténtico sistema de sistema de información
GTD enfocado en la integración con sistemas existentes.
­ Buscamos apoyos (aliados, usuarios interesados, beta-
testers patrocinadores .. ) incluso si tu organización no se
dedica a la informática.
­ Contactad con nosotros … SIN COMPROMISO.
­ Queremos empezar en otoño de 2010.

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 HERRAMIENTAS GTD

Proyecto GTD Solid Rock IT

> Necesitamos tu colaboración

info@solid-rock-it.com
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 HERRAMIENTAS GTD

Referencias
­ Libros:
Organízate con eficacia. David Allen. Empresa Activa – Ediciones
Urano 2006. ISBN: 9788496627086.
­ Otros materiales:
Web de David Allen.
Blog de David Allen. GTD Times.
­ Enlaces:
http://delicious.com/solidrockit/seminario-gtd